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- INSTRUCTIVO ^ ^ ' - * -

P A R A

LA ELABORACIÓN DE LIBROS DE CAJA

DE LAS ASOCIACIONES DE PADRES DE FAMILIA.

Elaboró: Rosa Sandra Hernández R. Marzo 2012

«IH • 5.

PRESENTACIÓN

Bajo las normas que establecen los reglamentos se ha elaborado el presente instructivo, con la finalidad de asesorar debidamente a los integrantes de las Asociaciones de Padres así como al personal directivo y docente, unificando criterios y formas para la elaboración de los libros de caja de las Asociaciones de Padres de Familia, (y su revisión por la supervisión escolar) del Sector VII de Educación Preescolar de la Secretaria de Educación en el estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

Los objetivos de las Asociaciones, Reglamento, atribuciones y demás lineamientos generales se recomienda sean consultados en los documentos que ex profeso se han entregado.

Esperamos que con el presente instructivo, se aclaren algunas dudas y que la labor de asesores de los directivos y docentes con las Asociaciones de Padres, en la captación, organización, distribución y ejecución de los recursos, materiales y económicos de acuerdo a cada comunidad, redunden en beneficio de una Escuela digna con educación de calidad. í^\„j .«i r-u.-,í

LIBRO DE CAJA

1. El l ibro de caja será de pasta gruesa o delgada y en este caso de 20 hojas, (cuaderno de contabi l idad). 2. Las hojas deben estar fol iadas y cada hoja dividida en cuatro co lumnas.

3. En la pr imera hoja contendrá la leyenda: • ' • • • - - •" '•

4. 5. 6.

7. 8.

9.

"Libro que consta de hojas útiles, para la elaboración del Libro de Caja (ingresos y egresos) de la Asociación de Padres de Familia del Jardín de Niños Clave 30DJN ubicado en la localidad de municipio de _ _ _ _ _ perteneciente a la Zona Escolar 110-1, Sector VII de Educación Preescolar de la Secretaría de Educación y Cultura del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave,

a de del 200 : / v r ' v - ^

1*rc:>,<^ CAi c ^\, n oc-oo i'í irciL 1 ^ No debe contener tachaduras o enmendaduras, borrones o corrector. Todas las anotaciones se registrarán con tinta negra. h Las hojas que por equivocación se "hechen a perder", no se desprenderán, se registrará la palabra CANCELADA. El lado izquierdo de la hoja será util izada para escribir los ingresos y la parte derecha para los egresos. En la parte superior de cada hoja izquierda, se asentará la palabra INGRESOS, el mes correspondiente y el año. En la parte superior de cada hoja derecha del mes, se asentará la palabra EGRESOS.

10. En la escritura de ingresos y egrooos será a renglón seguido. No se deiaran renglones en "blanco",

11 . INGRESOS: ^' - - - ^ i i„,..r

Son los ingresos de dinero, que se manejen en el mes que se registre y se asentarán como se presenta en el ejemplo a continuación, para detallar su orden. (También se encuentra en la i lustración).

• Ingresos. Mes y año. • Saldo del mes anterior, (o año lectivo anterior cuando se inicia éste). • Cooperaciones voluntarias: Son las que se recauden cada mes de cada uno de ios grupos de

menor a mayor grado. Ejem.: 1" , 2°, 3°. .Las unitarias solo manejarán un talonario y el total de ingresos del mes será ia suma de los recibos.

• Suma de cooperaciones voluntarias. • Otros conceptos. En este apartado se consideran: Mañanitas Mexicanas, refrigerios, rifas,

donaciones de Autoridades o particulares, ventas o cualquier otro ingreso, etc. • Suma de otros conceptos. • Suma de ingresos. - , . . . „ , • Menos suma de egresos. r e - . • ' • Saldo para el próximo mes. ( o año en los casos de fin de curso). • En el caso de que durante el mes no existieran ingresos, ver i lustración. •

12. Aba jo de la cant idad del saldo para el próximo mes, se marcaran dos rayas, que indican que las operac iones esta cerradas o concluidas.

13. Reng lones abajo, en un mismo renglón se pondrán nombre y f i rma del Presidente de la A.P.F. Sel lo de la A.P.F . y nombre y f i rma del tesorero de la misma.

14. Renglón abajo, el nombre y f i rma de la directora del plantel y sello del Jardín de Niños. 15. Este será revisado mensua lmente por la supervis ión, entregando debidamente requisi tado con nombres ,

f i rmas y sel lo.

16. E G R E S O S : En esta hoja se registrarán todos los gastos o sal idas de dinero, que igualmente durante el mes se hayan real izado, por medio de notas de compra, facturas, recibos. En este apar tado se hace la aclaración que los Vales, son documentos provis ionales que se can jearán poster iormente por una nota de compra, factura o recibo, por lo tanto no debe aparecer en el l ibro de caja c o m o comprobante de compra .

• En la parte superior de la hoja se escribirá la palabra E G R E S O S . • En el siguiente renglón en la pr imera co lumna se anotarán en orden numér ico progres ivo, del 01

a l . . . . Numero de notas, facturas o recibos del mes. Durante el año escolar se inicia con Nó. 01 hasta terminar el ciclo escolar.

• En la co lumna siguiente, se anotará la fecha del documento , igualmente en orden de fecha progresivo. , k

• En la tercera co lumna se detal lará brevemente el concepto de la nota, que serán exc lus ivamente y en este orden para: 1. Material educat ivo. 2. Material de aseo. 3. Mobil iario y reparación del mismo. " - * - % . . ; . ' , > ^ . , ' • 4. Mantenimiento. -

•• 5. Gastos administrat ivos, (copias, material para registros, l ibretas, listas de asistencia, etc. Detal lando en forma clara y breve, para qué o para quién. . . qué grupo, etc.)

6. Otros gastos. (Material de consumo para eventos o celebraciones. Grat i f icaciones a personal no adscrito al Jardín, (para lo cual su contratación deberá de constar en el Libro de Actas y Acuerdos y estar aprobado por los padres de famil ia), prestamos para rifas, etc.

7. En la cuarta co lumna se especif icará el costo y junto a la cant idad se señalará con una letra y color correspondiente, a que apartado pertenece de los siguientes:

• Ampl iac ión, Mantenimiento y construcción. M en c o l o r r o j o . • Equipo y Mobil iario. E en color azul. : t.:--: ^ >: • Material didáct ico. ' ' . ' • • • Otros Gastos. ' ' ' • ' o P M r o l . • n.-*r,-?ni.> • Grat i f icaciones. G en color negro.

Esta modal idad favorecerá su clasif icación, cuando se reporten en el Corte Anual de Movimiento de fondos.

17. Los libros estarán forrados con papel de un solo color. (Libro de caja, libro o libreta de notas y ta lonar ios) . Y plástico transparente. Rotulados cada uno con el nombre del Jardín de niños y en los ta lonar ios: Nombre del Jardín, grado, grupo y número de talonario en su caso. * Por ser documentos oficiales, se les solicita evitar adornos sobrepuestos o d ibujados en los l ibros o en el interior de las hojas.

18. Deberá estar anexado (pegado), en el interior de la portada, el Programa de act iv idades de la A.P.F. , y al término del año escolar, el corte anual , con nombres, f i rmas y sel los.

19. Se recomienda que en la realización de Inauguraciones, visitas de Autor idades o eventos cívicos o educat ivos, si se ofrece un refrigerio, estos se realicen de manera modesta, para evitar gastos tanto al Jardín de Niños como a los padres de famil ia, o buscar alguna alternativa para este evento.

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^^ • 1 ^ -

Como la palabra lo indica, será todo lo que en dinero ingrese a la Tesorería de la Asociación de Padres, por los siguientes conceptos que se clasif icarán en:

COOPERACIONES VOLUNTARIAS: • Son las estipuladas por acuerdo de la S.P.F. y deberán constar en el Libro de Actas y Acuerdos. • Estas serán detal ladas por grados y grupos (en los casos de Jardines completos) y será lo que se

recaude en cada mes. Ejem.: (sub total) (totales)

1°. A. del recibo NÓ. al recibo Nó. $ ^ $ 1 °. B. del recibo Nó. al recibo Nó. $ ; ' - ; f f ^ $ Total de cooperaciones voluntar ias: * $ Jardines Unitarios: ^ , . _ . r . A., ó 1°., B., ó. 2°. Del recibo Nó. al recibo Nó. $ $ _ ! _

O T R O S CONCEPTOS: ^ . á ;J ; En este apartado se especif icarán:

• Mañanitas Mexicanas. (Kermesse nó.) ' --^^-^ ' ' ' * • Refrigerio. (Los jardines que lo manejen) • Rifas. Aquí se detallará: Rifa de boletos con valor de $ c/u.

Ejemplo en la gráfica y se anotará en ia co lumna correspondiente el TOTAL de ingreso por rifa, NO LA GANANCIA, ya que en egresos se anotará el importe de la factura o nota de la compra del artículo rifado.

DONACIONES: Se considerará las donaciones aportadas por particulares o autor idades. Aparecerá el recibo correspondiente de la donación con los nombres completos del donante. . - r ^ - =. -Esta aportación deberá aparecer en el libro de Actas de la A.P.F. n =-'i' ^ • .

i - . ,- • : , • I a

VENTAS: • ^ " " ' " ' ' " " " ^ " ' ' Se señalará y relacionarán los eventos que se realicen con este fin, o venta de algún material, etc. Ejemplo: Venta de antojitos en evento escolar: $ $ Venta de ventana: $ $

'5

E G R E S O S

J E R A R Q U I Z A C I O N DE G A S T O S .

Egresos indica todas las sal idas de dinero de la tesorería de la A.P.F. , que se generen durante los meses del año escolar, y la cooperación recaudada por la mesa direct iva. Se uti l izará exc lus ivamente en este orden para:

. MATERIAL EDUCATIVO. 6 ©3ííi«íf« • >• '

• MATERIAL DE ASEO.

• MOBIL IARIO Y REPARACIÓN DEL MISMO. ^ ?'

. P R O P O R C I O N A R LOS SERVICIOS DE M A N T E N I M I E N T O , L IMPIEZA Y O T R O S Q U E SE REALICEN C O N PERSONAL NO PROPIO DEL PLANTEL, EN BENEFIC IO DEL JARDIN DE N IÑOS. (En este apar tado la contratación del personal deberá estar autor izado por los padres de famil ia y constar en el Libro de actas correspondiente. . > . .

. G A S T O S ADMIN ISTRATIVOS. m<^K>&íiB^^ ' ' - '. . - " Copias fotostát icas.

•> Material para registros escolares. (Libretas, lapiceros, listas de asistencia, etc.)

• O T R O S GASTOS. ^ ^ . ^ Material de consumo para: ^ < i , - ' '

' Eventos. u -Celebraciones.

• Prestamos para rifas. (Deberá aparecer en el cuaderno de notas, la nota o factura del artículo que se compró para rifar o especif icar si fue donación de personal docente, padre de famil ia u a lgún part icular).

NOTA IMPORTANTE:

• Nuevamente se recuerda, que en la realización de Inauguraciones, visitas de Autor idades o eventos cívicos o educat ivos, si se ofrece un refrigerio, estos se real icen de manera modesta, para evitar gastos, tanto al Jardín de Niños como a los padres de famil ia o buscar a lguna alternativa. r^o motiss^^ ^•'^ ^í'í::i'.^y^ . ^

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6

T A L O N A R I O S DE RECIBOS DE C O O P E R A C I O N E S V O L U N T A R I A S

Recibí de La cantidad de Por concepto de:

Sello en la parte desprendible del recibo.

1. Los manejará el tesorero de la Asociación de Padres de Famil ia. . - ^

2. Todos los recibos estarán fol iados.

Preferentemente se solicita que los talonarios sean los que distr ibuye la supervis ión escolar, ya que

cont ienen todos los datos necesarios.

3. Cada recibo constará de original y copia. (Original para el padre de famil ia y copia para el talonario) 4. Cada recibo deberán estar sel lados original y copia con el sello de la A.P.F. , entre las pa labras:

Presidente y Tesorero, -fnn-i «p' jtJ 5. Nombre y f i rma del presidente y tesorero de la A.P.F. en cada recibo.

6. En la parte de atrás de cada recibo, l levara el nombre y f i rma de cada vocal , si es que están encargadas de la recaudación de cooperaciones.

7. Todos los recibos estarán escritos con tinta. ^-WH

8. Si existe una equivocación en la hechura del recibo, se cancelará sin desprender del ta lonar io, escribiendo la palabra cancelado en original y copia. Si el recibo fue entregado se recuperará el original, para anexar lo a la copia y cancelar original y copia.

9. Todos los recibos cancelados constarán de original y copia, cancelando con letra. 10. Al termino de cada mes, se pegará un separador con los datos de los ingresos, los n i jmeros de los

recibos (del recibo # al # ). En la pestaña se señalará el mes. 1 1 . Cada talonario estará forrado con papel del mismo color del Libro de Caja y del cuaderno de notas.

Plástico transparente y con los datos del Jardín de Niños, grado, grupo y número de talonario. • Cuando se utilice más de un talonario de cada grupo, se sugiere numerar los progres ivamente.

Ejemplo: 1" . A Talonario # 1. 1 °. A. Talonario # 2. ; J.. ,H _ < , . M , I ' . r . i . - - - ^ ^

12. En el caso de los Jardines de Niños unitarios, se utilizará un talonario para los grupos.

f rsé a í A i J f i - . . 6 . , i

RECIBO

c d 031 'm F A C T U R A S , N O T A S O RECIBOS

FACTURAS: • Son formatos que entregan las casas comercia les y regularmente cuentan con los datos

impresos del establecimiento y su R.F.C. • Deberán estar a nombre del Jardín de Niños o a la Sociedad de Padres de Famil ia, no a

part iculares, docentes ni direct ivos. • Estarán firmadas y selladas por el presidente y tesorero de la Sociedad. ~in.^Tí>-Wí

NOTAS:

RECIBOS:

Especif icarán el artículo que se compró, cant idad, precio y total. Se anexará el comproban te de caja registradora. Se hará una excepción en las compras en las local idades y que no cuentan con caja registradora. Pero se solicita preferentemente que las compras sean en comercios establecidos. Se escribirá en la nota, nombre y f i rma de la persona que realizó la compra y el nombre y f i rma de quien realizó el pago. ^ --'.xj*. i Deberán contener el sello del comercio con los datos del R.F.C. Deberán estar f i rmadas y sel ladas por el presidente y tesorero de la A.P.F. '

Estos se extenderán por pago de honorar ios, servicios prestados, etc. Deberá contener los datos exactos de la persona contratada, en el orden: servicio prestado, lugar y fecha, nombre completo de la persona, domici l io, R.F.C. y nombre y f i n i a . Como registro l levará: sel lo, nombre y f i rma del presidente, tesorero y director de la escuela. Deberá estar f i rmado y sel lado por el presidente y tesorero de la A.P.F.

Ejemplo de la elaboración de un recibo:

Bueno Por S Recibí del Jardín de Niños Clave: ubicado en La cantidad de $ (con letra), por concepto de pago por el servicio de:

que se realizó en el Jardín de Niños arriba señalado. Maltrata, Ver., a de del año

R E C I B I Sr.

Nombre y firma Domicilio completo.

R.F.C.

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v C U A D E R N O DE NOTAS DE C O M P R A

C C J - O T Í _ ^ / : « i: 14

, 00.08 í ; j . " 1 » . / \

1. Se recomienda sea un cuaderno fol iado, de hojas blancas y tamaño profesional . f ~' 2. Las notas se pegarán progresivamente, en el orden que se asiente en el Libro de Caja. 3. La numeración se hará dentro de un círculo color rojo, en el ext remo superior izquierdo, que

cancelará parte de la nota, factura o recibo y la hoja. ,

Ejemplo:

Pegar...

4. Se util izaran las hojas por los dos lados " ' ~ ' ' " 5. Las notas se pegarán ( a lo ancho de la parte superior) según su tamaño 1, 2 ó 3 en cada hoja, para

ahorrar espacio. 6. Preferentemente no se adornarán las hojas con dibujos, guías, etc. 7. En la parte superior de cada hoja al inicio del mes, se señalará el mes. Ejem.: E N E R O , F E B R E R O ,

etc. 8. Algunos libros o libretas de notas, han presentado con una pestaña señalando el mes y ha servido de

mucho.

I N G R E S O S DEL MES DE A G O S T O DEL 2004

SALDO DEL ANO ANTERIOR: $ 100.00 Cooperaciones Voluntarias: 1°. A. Recibo del Nó. al Nó. $ 50.00 1°. B. Recibo del Nó. al Nó. $ 7 0 . 0 0 2°. (2°.-1. ó. 2°.-2. etc.) del Recibo Nó. al Recibo Nó. $ 80.00 Suman cooperaciones voluntarias: $ 200.00 Otros conceptos: Mañanita Mexicana. $ 50.00 Venta de refrigerio. $ 50.00 Rifa de 50 boletos a $ c/u. $ 150.00 Donación económica del Sr. $ 50.00 Venta de $ 50.00 Suman otros conceptos: $ 350.00 Suman Ingresos: $ 650.00 Menos Egresos del mes: $ 500.00 Saldo para el próximo mes: $ 150.00

Nombre y firma del Presidente de la A P F SELLO Nombre y firma del Presidente de la A.P.F.

Nombre y firma de la directora del plantel. SELLO

12

E G R E S O S . '?:k<3flfM\

01 16 08 04 Compra de 30 cepillos dentales para el grupo de 1°.A. $ 250.00 D 02 20 08 04 Compra de material de aseo (escoba, cepillo). $ 50.00 0 03 21 08 04 Reparación de 4 sillitas del grupo de 1°. B. $ 50.00 M 04 21 08 04 Copias fotostáticas de Actas de Nacimiento de 30 niños del Jardín. $ 25.00 0 05 21 08 04 Recibo de la supervisión por pago de flete de libros de 3er. Grado. $ 25.00 0 06 22 08 04 Compra de una licuadora para Rifa. Según Factura Nó. $ 100.00 0

Suman Egresos del Mes: $ 500.00

¡

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INGRESOS DEL MES DE SEPTIEMBRE DEL 2004

SALDO DEL MES ANTERIOR: $ 150.00 Cooperaciones Voluntarias: $ 0.00 Otros conceptos: $ 0.00 Suman Ingresos: $ 150.00 Menos Egresos del mes: $210.00 Saldo para el próximo mes: ( $ 60.00 )

í seno \ Nombre y firma del PresicJente de ia A P . F \e y firma dei Presidente de la A P.F

^

í sello \

Norriufc y firma de la directora dei piantei V

EGRESOS

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07 01 09 04 Compra De 50 tijeras para todos los grupos. $ 100.00 D 08 03 09 04 Compra de material de limpieza, (jerga, jabón, cloro. $ 40.00 0 09 25 09 04 Compra e instalación de 2 cristales para ventanas de aula de 1°. A. $ 40.00 E 10 29 09 04 Gratificación por servicios prestados. Podar pasto de áreas verdes. $ 30.00 G

Suman Egresos: $210.00

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INGRESOS DEL MES DE O C T U B R E DEL 2004

SALDO DEL MES ANTERIOR. ($ 60.00) Cooperaciones Voluntarias: 1°. A. Recibo del Nó. al Nó. $ 30.00 1°. B. Recibo del Nó. al Nó. $ 50.00 2°. U.Recibo del Nó. al Nó. $120.00 Suman cooperaciones voluntarias: $ 200.00 Otros conceptos: Venta de $ 60.00 Suman otros conceptos: $ 60.00 Suman Ingresos: $ 200.00 Menos Egresos del mes: $ 0.00 Saldo para el próximo mes: $ 200.00

Nombre y firma del Presidente de la A.P.F. t'..-LLO Nombre y firma del Presidente de la A.P.F.

Nombre y firma de la directora del plantel. SELLO

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EGRESOS

NO HUBO EGRESOS.

Elaboró el instructivo: R. Sandra Hernández Rodríguez. / 2000

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