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Handbuch Schulversion

USER MANUAL

© 2017 Stephan BartunekStephan Bartunek

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Handbuch Schulversion © 2017 Stephan Bartunek

Table of Contents

1. Notenmanager Schulversion 9

1.1 Lizenzbedingungen ............................................................................................................ 10

1.2 Versions-Historie ............................................................................................................... 11

1.3 Administrator Handbuch .................................................................................................. 14

Allgemeine Informationen ........................................................................................... 151.3.1Auswahl des Datenbanksystems ................................................................................................................ 151.3.1.1

Systemvoraussetzungen ............................................................................................................................... 181.3.1.2

Informationen zur ASV ................................................................................................................................. 181.3.1.3

Installation .................................................................................................................. 191.3.2Installationsvariante A ................................................................................................................................ 211.3.2.1

Installationsvariante B ................................................................................................................................ 231.3.2.2

Unattended Setup .......................................................................................................................................... 241.3.2.3

PostGreSQL als Datenbank .......................................................................................................................... 261.3.2.4

PostGreSQL Server-Installation ............................................................................................................ 271.3.2.4.1

PostGreSQL Client-Installation ............................................................................................................ 291.3.2.4.2

PostgreSQL konfigurieren ...................................................................................................................... 291.3.2.4.3

Tutorial: Konfiguration von PostGreSQL ............................................................................................ 331.3.2.4.4

Umstieg auf PostgreSQL ............................................................................................................................... 391.3.2.5

Planung ..................................................................................................................................................... 401.3.2.5.1

Downloads ............................................................................................................................................... 411.3.2.5.2

PostgreSQL install ieren ......................................................................................................................... 421.3.2.5.3

PostgreSQL anpassen ............................................................................................................................. 451.3.2.5.4

PostgreSQL-Installation testen ............................................................................................................. 461.3.2.5.5

ODBC-Treiber install ieren ..................................................................................................................... 461.3.2.5.6

PostgreSQL für Notenmanager konfigurieren .................................................................................... 461.3.2.5.7

Verzeichnisstruktur anlegen ................................................................................................................. 461.3.2.5.8

NMSync install ieren ............................................................................................................................... 461.3.2.5.9

Daten überspielen ................................................................................................................................... 461.3.2.5.10

Systemeinstellungen prüfen .................................................................................................................. 461.3.2.5.11

Parallelbetrieb Jet/PostgreSQL ............................................................................................................. 461.3.2.5.12

Updates ....................................................................................................................... 461.3.3Informationen zu Programmupdates ........................................................................................................ 461.3.3.1

Notenmanager Schulversion ....................................................................................................................... 461.3.3.2

Manuelles Update ................................................................................................................................... 471.3.3.2.1

Webupdate (halbautomatisch) ............................................................................................................ 481.3.3.2.2

NMUpdate (automatisiert) .................................................................................................................... 491.3.3.2.3

NMAdmin ........................................................................................................................................................ 511.3.3.3

Einrichten .................................................................................................................... 511.3.4Datenbank festlegen ..................................................................................................................................... 511.3.4.1

Erster Programmstart ................................................................................................................................... 531.3.4.2

Fächerspiegel anlegen ................................................................................................................................. 531.3.4.3

Wie führt man einen SQL-Patch aus? ........................................................................................................ 571.3.4.4

Programmbedienung ................................................................................................... 591.3.5NMAdmin ........................................................................................................................................................ 591.3.5.1

4


Table of Contents

Ab- und Andocken von Reitern .............................................................................................................. 591.3.5.1.1

Hauptfenster ............................................................................................................................................ 601.3.5.1.2

Status ................................................................................................................................................. 601.3.5.1.2.1

Benutzer ............................................................................................................................................. 611.3.5.1.2.2

Info ..................................................................................................................................................... 611.3.5.1.2.3

Hilfe .................................................................................................................................................... 611.3.5.1.2.4

Menü "Daten" ........................................................................................................................................... 621.3.5.1.3

Fächer ................................................................................................................................................ 621.3.5.1.3.1

Fächerspiegel ................................................................................................................................... 621.3.5.1.3.2

Klassen .............................................................................................................................................. 621.3.5.1.3.3

Lehrer ................................................................................................................................................. 641.3.5.1.3.4

Schüler ............................................................................................................................................... 641.3.5.1.3.5

Unterricht .......................................................................................................................................... 641.3.5.1.3.6

Menü "Datenimport" .............................................................................................................................. 641.3.5.1.4

aus WinQD ....................................................................................................................................... 641.3.5.1.4.1

aus ASV .............................................................................................................................................. 641.3.5.1.4.2

Schülerdaten aktualisieren ........................................................................................................... 641.3.5.1.4.1

Anwendungsdaten aktualisieren .................................................................................................. 641.3.5.1.4.2

AP-Noten importieren ..................................................................................................................... 641.3.5.1.4.3

Import neues Schuljahr .................................................................................................................. 641.3.5.1.4.4

Teilimport zum Halbjahr ................................................................................................................ 641.3.5.1.4.5

ASV Exportdatei analysieren ......................................................................................................... 641.3.5.1.4.6

ASV AP-Notendatei analysieren .................................................................................................... 641.3.5.1.4.7

Menü "Datenexport" ............................................................................................................................... 641.3.5.1.5

Halbjahresleistungen an WinQD ................................................................................................. 641.3.5.1.5.1

an ASV ................................................................................................................................................ 641.3.5.1.5.2

Zeugnisnoten .................................................................................................................................... 641.3.5.1.5.1

Menü "Wartung" ..................................................................................................................................... 641.3.5.1.6

WinQD-Indizes wiederherstellen ................................................................................................. 651.3.5.1.6.1

Q11 ..................................................................................................................................................... 651.3.5.1.6.1

Q12 ..................................................................................................................................................... 651.3.5.1.6.2

Doppelte Notendatensätze löschen ............................................................................................. 651.3.5.1.6.2

Zeugnisbemerkungen kopieren ..................................................................................................... 651.3.5.1.6.3

ASV-DatensatzIDs aktualisieren ................................................................................................... 651.3.5.1.6.4

Datenbank prüfen ............................................................................................................................ 651.3.5.1.6.5

Datenbankreparaturen ................................................................................................................... 651.3.5.1.6.6

ASV Exportdatei anonymisieren ................................................................................................... 651.3.5.1.6.7

ASV AP-Exportdatei anonymisieren ............................................................................................. 651.3.5.1.6.8

Menü "Einstellungen" ............................................................................................................................. 651.3.5.1.7

Wahlfach Notenstufen ................................................................................................................... 651.3.5.1.7.1

Bericht-Zuordnungen ...................................................................................................................... 651.3.5.1.7.2

Zeugnis-Zuordnungen ..................................................................................................................... 651.3.5.1.7.3

Zeugnis Teilbemerkungen .............................................................................................................. 651.3.5.1.7.4

Systemeinstellungen ....................................................................................................................... 651.3.5.1.7.5

Einstellungen für Berichte ............................................................................................................. 651.3.5.1.7.6

Lizenzdaten ....................................................................................................................................... 651.3.5.1.7.7

5


Table of Contents

Menü "Hilfe" ............................................................................................................................................. 651.3.5.1.8

Handbuch (Online) .......................................................................................................................... 651.3.5.1.8.1

Software-Abo bestellen .................................................................................................................. 651.3.5.1.8.2

über NMAdmin ................................................................................................................................. 651.3.5.1.8.3

Datenaustausch mit ASV ............................................................................................. 651.3.6Datenexport aus ASV .................................................................................................................................... 651.3.6.1

Schritte zum Umstieg auf ASV ..................................................................................................................... 681.3.6.2

Neues Schuljahr anlegen ............................................................................................................................. 721.3.6.3

Vorarbeiten in der ASV ........................................................................................................................... 721.3.6.3.1

Vorarbeiten in NMAdmin ....................................................................................................................... 731.3.6.3.2

Datenimport aus ASV .............................................................................................................................. 741.3.6.3.3

Lösen von Problemen ............................................................................................................................. 801.3.6.3.4

Schülerdaten aktualisieren ......................................................................................................................... 831.3.6.4

Teilimport zum Halbjahr ............................................................................................................................. 851.3.6.5

Abschlussprüfung mit ASV (RS) ................................................................................... 881.3.7Überblick ........................................................................................................................................................ 881.3.7.1

Vorbereitende Schritte ................................................................................................................................. 891.3.7.2

Ablaufplan für den Administrator ............................................................................................................. 921.3.7.3

Jahresfortgangsnoten in die ASV übertragen ........................................................................................... 951.3.7.4

AP-Daten in den Notenmanager übertragen .......................................................................................... 1011.3.7.5

Lösen von Problemen ................................................................................................................................. 1061.3.7.6

Probleme beim Datenaustausch ........................................................................................................ 1091.3.7.6.1

Probleme im AP-Dialog ........................................................................................................................ 1101.3.7.6.2

Zeugnisse erstellen ................................................................................................... 1111.3.8Übersicht ...................................................................................................................................................... 1111.3.8.1

Zeitplan ......................................................................................................................................................... 1121.3.8.2

Organisatorische Arbeiten und Einstellungen ...................................................................................... 1141.3.8.3

Termine ................................................................................................................................................... 1141.3.8.3.1

Zeugnislizenz ......................................................................................................................................... 1161.3.8.3.2

Zeugnisart .............................................................................................................................................. 1161.3.8.3.3

Zeugnislayout .............................................................................................................................................. 1171.3.8.4

Zeugniskopf ............................................................................................................................................ 1171.3.8.4.1

Obere Bemerkung .................................................................................................................................. 1181.3.8.4.2

Fächerspiegel mit Noten ...................................................................................................................... 1191.3.8.4.3

Altes Zeugnislayout ...................................................................................................................... 1191.3.8.4.3.1

Eigene Fächerspiegel .................................................................................................................................. 1201.3.8.5

Gefährdungsmitteilung zum Zwischenzeugnis ...................................................................................... 1231.3.8.6

Terminkalender ......................................................................................................... 1241.3.9

1.4 Schulleitungs Handbuch ..................................................................................................... 0

1.5 Benutzerhandbuch .......................................................................................................... 126

Noteneingabe, Notenberechnung ............................................................................. 1261.5.1Notendialog ................................................................................................................................................. 1271.5.1.1

Noten erfassen ............................................................................................................................................ 1291.5.1.2

Notenberechnung ........................................................................................................................................ 1321.5.1.3

Realschule .............................................................................................................................................. 1321.5.1.3.1

6


Table of Contents

Gymnasium ............................................................................................................................................ 1321.5.1.3.2

Wirtschaftsschule ................................................................................................................................ 1331.5.1.3.3

FOS ........................................................................................................................................................... 1331.5.1.3.4

Klassenleitung ........................................................................................................... 1331.5.2Ablaufplan Abschlussprüfung ................................................................................................................. 1331.5.2.1

1.6 Technische Informationen .............................................................................................. 137

PostgreSQL ................................................................................................................ 1371.6.1

1.7 Lösen von Problemen ..................................................................................................... 138

Problem beim Notenabgleich: "Heimversion nicht auf dem neuesten Stand" ......... 1381.7.1

2. Notenmanager Berichtemodul 141

2.1 Vorbemerkung zur Beta-Version .................................................................................... 142

2.2 Überblick .......................................................................................................................... 142

2.3 Installation ....................................................................................................................... 144

2.4 Hinweise zum Datenschutz ............................................................................................. 144

2.5 Erster Programmstart ..................................................................................................... 144

2.6 Technische Hilfe ............................................................................................................... 145

2.7 Berichtedesigner ............................................................................................................. 145

Login .......................................................................................................................... 1452.7.1

Das Designerfenster ................................................................................................. 1462.7.2

Kategorien verwalten ................................................................................................ 1472.7.3

Berichte definieren .................................................................................................... 1472.7.4

Berichtsvorlagen bearbeiten ..................................................................................... 1492.7.5

Programmeinstellungen ............................................................................................ 1532.7.6

2.8 NMBerichte ...................................................................................................................... 153

Überblick ................................................................................................................... 1532.8.1

Schritt für Schritt ........................................................................................................ 1532.8.2

2.9 NMBViewer ...................................................................................................................... 161

Überblick ................................................................................................................... 1622.9.1

Installation ................................................................................................................ 1622.9.2

Einstellungen ............................................................................................................. 1622.9.3

2.10 Tutorials ........................................................................................................................... 163

Eine Berichtvorlage erstellen .................................................................................... 1632.10.1

Bedingungsfelder manuell definieren ....................................................................... 1652.10.2

3. Häufig gestellte Fragen 171

3.1 Schulversion .................................................................................................................... 172

Administrator ............................................................................................................. 1723.1.1Wie kann ich eine Klasse auf zwei andere aufteilen (Sport, Religion, ...)? ...................................... 1723.1.1.1

Wie bindet man einen eigenen Briefkopf ein? ...................................................................................... 1733.1.1.2

7


Table of Contents

Wie führt man einen SQL-Patch aus? ..................................................................................................... 1753.1.1.3

Beim "Schülerdaten aktualisieren" werden ausgetretene Schüler nicht gelöscht ......................... 1773.1.1.4

4. Allgemeine Informationen 179

4.1 Fragen zum Datenschutz ................................................................................................. 180

4.2 Terminologie .................................................................................................................... 180

Notenschluss ............................................................................................................. 1804.2.1

Notenvollständigkeit ................................................................................................. 1804.2.2

Index 181

Notenmanager Schulversion

10



1 Notenmanager Schulversion

Handbuch

der


1.1 Lizenzbedingungen

Lizenznehmer

Die Notenmanager Schulversion sowie das Zeugnismodul werden pro Schulnummerlizensiert. Schulen, die mehrere Schularten unter einem Dach verwalten, benötigendaher für jede Schulart eine eigene Lizenz.

Eine einmal erworbene Lizenz ist nicht übertragbar.

Umfang einer Lizenz

Die Lizenz erlaubt es dem Lizenznehmer, die Notenmanager Schulversion auf beliebigvielen Rechnern der Schule (vernetzt und unvernetzt) zu installieren.

Die Lizenz beinhaltet zudem:

· Die zeitlich unbegrenzte Nutzung der erworbenen Version.

· Alle fehlerbereinigenden Updates (Bug Fixes) für die erworbene Programmversion.

· Alle Service-Updates für diese Version.

In den Bereich Service-Updates fallen Anpassungen an veränderte schulrechtlicheSituationen wie z. B. geänderte Notenberechnung, geänderte BayEUG Artikel oderSchulordnungsparagraphen

· Alle Funktions-Updates, die im laufenden und dem folgenden Schuljahr nach Erwerbder Lizenz veröffentlicht werden.

Funktions-Updates sind Updates, die die vorhandenen Programme (Schulversion,Zeugnismodul) um neue Funktionen erweitern sowie neue Zusatzprogramme (z. B.Berichtemodul).

11



Aktualitäts-Abonnemont

Um dauerhaft neue Programmversionen und somit neue Funktionen nutzen zu könnenmüssen Sie ein Aktualitäts-Abonnemont abschließen. Pro Schuljahr fällt dabei eineGebühr an, die aktuell bei 120 € pro Jahr liegt. Die neue Lizenz wird zusammen mit derRechnung jeweils zum 01.09. eines Jahres per Email verschickt.

Wichtig für Bestandskunden mit Kaufdatum vor dem 01.09.2014: Wenn Sie auchzukünftig Interesse an Funktionsupdates haben schließen Sie noch im Schuljahr 2014/15ein Aktualitätsabonnement ab. Ein späterer Einstieg wird als Wiederaufnahme einesstillgelegten Abonnement behandelt (s. u.).

Verlängerung bzw. Kündigung des Abonnements

Sofern ein Abonnement nicht bis zum 31.07. eines Jahres gekündigt wird verlängert essich automatisch um ein weiteres Jahr.

Die Kündigung des Abonnements erfolgt formlos per Brief, Fax oder Email.

Abonnement wieder aufnehmen

Ein gekündigtes Abonnement kann jederzeit wieder aufgenommen werden. Die Kostenfür die Wiederaufnahme richten sich nach der Dauer der Unterbrechung. Pro Schuljahrwird eine Jahresgebühr angerechnet, maximal aber die Kosten für den Neukauf.

Beispiel: Bei einem Kaufpreis für die Schulversion von 460 € und einerAbonnementgebühr von 120 € pro Jahr ergeben sich für die Wiederaufnahme folgendeKosten:

AnzahlpausierteSchuljahre

Kosten für die Wiederaufnahme

1 120 €

2 240 €

3 360 €

4 460 €

1.2 Versions-Historie

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07.03.2017 - Version 4.4.34

Bug Fix: Nachträgliches Ändern von Zeugnisnoten wurde verhindert.

14.02.2017 - Version 4.4.32

Bug Fix: Leistungsbilanz FOS

12.02.2017 - Version 4.4.31

Bug Fix: Entwertung untere Zeugnisbemerkung erzeugt ungewolltes "-"

Bug Fix: Fehlerhafte Anzeige der Gewichtungen für Schulaufgaben beiLegasthenieberechnung

05.02.2017 - Version 4.4.29

Bug Fix RS-Zeugnis altes Layout: Fehler bei Anzeige des Fachs "BwR"

Bug-Fix: Problem mit Noten, die in der Heimversion eingetragen und vor dem Abgleichwieder gelöscht wurden

09.01.2017 - Version 4.4.27

Bug Fix: Legasthenie-Eintragungen auf Notenbogen und "Schülerdaten einsehen"korrigiert

Gymnasium: In den diversen Berichten wurden die Paragraphen an die neueBayScho/GSO angepasst

Wirtschaftsschule: für die 9. Jahrgangsstufen sowie für die 10/2 das Wahlpflichtfachaus dem Zeugnis entfernt

Alle Schularten, nur Abonnenten: im Notenauszug kann man Notenschnitt und JFNgetrennt voneinander aus-/einblenden.

Alle Schularten, nur Abonnenten: im Zeugnisdialog für das Jahreszeugnis kann man nachNotenschluss eine Zeugnisnote direkt im Dialog ändern.

11.12.2016 - Version 4.4.26

Der Notenabgleich (auch NMSync) überarbeitet, um alle neuen Datenfelder für dieLegasthenieberechnung in die Heimversion zu transferieren

Bug-Fix: Zeugnisdialog des Sekretariat-Zugangs

Anpassungen am Gymnasiums-Zeugnis.

22.11.2016 - Version 4.4.24

Bug Fix: Legasthenieeinstellungen und Legasthenieberechnung

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21.11.2016 - Version 4.4.23

Bug Fix: Gesamtnotenliste bei Legasthenie

Einstellungen unter "NMAdmin > Daten > Klassen" werden auch für den Zwischenberichtübernommen

Bug-Fix: Notenänderung beim Nachdruck eines AP-Zeugnisses (Realschule) direkt imZeugnisdialog

20.11.2016 - Version 4.4.22

Korrektur der Datenbank für Legasthenieeinstellungen

Bug Fix (Postgresql-Datenbank): der Briefkopf für Ordnungsmaßnahmen undZwischenberichte wird wieder korrekt geladen und angezeigt

Bug Fix: Anzeigeproblem Absinkende Leistungen

In der Notentabelle sind für die Legastheniker beide Schnitte einsehbar: der bessereSchnitt wird in der Tabelle angezeigt, der schlechtere Schnitt wird sichtbar, wenn derMauszeiger über den besseren Schnitt verweilt

Zweite und dritte Klassenleiter bekommen Zugriff auf die Fehltage (nur Abo)

13.11.2016 - Version 4.4.20

Umfassende Anpassungen an die neuen Vorgaben zur Legasthenie

04.10.2016 - Version 4.4.17

Bug Fix: Umschalten auf Vorjahr (nur Abo, nur Postgresql)

12.09.2016 - Version 4.4.15

Bug Fix: Programmeinstellungen für Vorjahr (nur Abo, nur Postgresql)

06.09.2016 - Version 4.4.13

Bug Fix: Weitere Klassenleiter (nur Abo)

04.09.2016 - Version 4.4.11

Startversion für Schuljahr 2016/17

Administrator und Schulleitung können nach der Anmeldung auf die Vorjahresdatenumschalten (nur Postgresql)

Weitere Klassenleiter mit entsprechenden Zugriffsrechten

Datum für "Absinkenden Leistungen" fest einstellbar

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Zeugnisse im neuen Layout auch linksbündig druckbar

Fehlerlogdatei "nmsvlog.txt" wird jetzt im Datenbankverzeichnis (bei Verwendung einerJet-Datenbank) bzw. auf das "Basisverzeichnis" (bei Verwendung eine Postgresql-Datenbank; Parameter "nmbasisverzeichnis") gespeichert

04.02.2016 - Version 4.3.24

31.01.2016 - Version 4.3.23

27.01.2016 - Version 4.3.22

10.01.2016 - Version 4.3.21

29.11.2015 - Version 4.3.19

22.11.2015 - Version 4.3.18

13.10.2015 - Version 4.3.17

10.10.2015 - Version 4.3.16

07.10.2015 - Version 4.3.15

27.09.2016 - Version 4.3.14

15.09.2015 - Version 4.3.13

27.08.2015 - Version 4.3.12

18.08.2015 - Version 4.3.11

1.3 Administrator Handbuch

Dieses Handbuch unterstützt beim der Installation, Einrichtung und Wartung derNotenmanager Software-Suite und liefert dafür notwendige technische Informationen.

Ab dem Schuljahr 2014/15 werden die meisten administrativen Aufgaben über dasNotenmanager Admin-Tool (NMAdmin) erledigt. Nur ein kleiner Teil der Einstellungenund Aktionen muss noch in der Notenmanager Schulversion direkt ausgeführt werden.Aber auch diese Funktionen werden demnächst in den NMAdmin umziehen.

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Arbeiten mit der Online-Hilfe

Die Struktur der Online-Hilfe orientiert sich an den Aufgaben, die sich im Laufe einesSchuljahres einem Administrator stellen. Da sich einige Schritte wiederholen findet manunter Umständen nicht auf Anhieb den Korrekten Abschnitt. Bitte nutzen Sie dann dieSuchfunktion links unten im Navigator. Darüber finden Sie dann zu dem gewünschtenBegriff alle vorhandenen Einträge.

Einstieg in die Administration

Noch vor der Installation sollten Sie sich die Allgemeinen Informationen zumNotenmanager und seinen Zusatzprodukten durchlesen. Mit Hilfe dieses Wissens fälltes Ihnen dann leicht, bei der Installation und Einrichtung des Systems gleich dierichtigen Entscheidungen zu treffen.

1.3.1 Allgemeine Informationen

Noch vor der Installation des Notenmanagers sind eine Reihe von Entscheidungen zutreffen, die die Installation und den Praxiseinsatz des Programms wesentlichbeeinflussen. Eine Änderung der Grundkonfiguration (z. B. die zugrunde liegendeDatenbank) kann unter Umständen sehr aufwändig sein und gegebenenfalls erst zumZeitpunkt eines Schuljahreswechsels durchgeführt werden.

Lesen Sie sich daher bitte die folgenden Kapitel durch noch bevor Sie die Installationbeginnen.

1.3.1.1 Auswahl des Datenbanksystems

Als der Notenmanager 1998 das Licht der Welt erblickte waren (vernetzte) Computer inLehrerzimmern noch eher die Ausnahme, von echten Servern ganz zu schweigen.

Bei der Auswahl der zugrunde liegenden Datenbank fiel die Entscheidung zugunstenMicrosofts JET-Datenbank-System, die damals wie heute z. B. auch die Basis für dieAccess-Datenbankanwendung aus Microsofts Office Paket ist. Daher solcheDatenbanken auch gerne als Access-Datenbank bezeichnet.

Inzwischen gab es einen enormen Wandel in der Schul-IT. Die Anzahl der Rechner, dieden Lehrern dauerhaft zur Verfügung stehen, hat deutlich zugenommen und auch dieVernetzung ist an den meisten Schulen inzwischen auf dem neuesten Stand. DieVernetzung der Computer mit einem leistungsfähigen Server ist inzwischen eher dieRegel als die Ausnahme.

Seit dem Schuljahr 2012/13 kann der Notenmanager daher auch zusammen mit demDatenbank-Server PostGreSQL verwendet werden. Dieses

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Datenbankmanagementsystem ist auch grundlage für die neueSchulverwaltungssoftware ASV und ist daher an den meisten Realschulen undGymnasien schon installiert.

Die folgenden Informationen sollen Ihnen die Entscheidung für das passendeDatenbanksystem erleichtern.

JET-Datenbank ("Access-Datenbank")

Das JET-Datenbank-System ist dateibasiert, d. h. alle Daten (auch Metadaten) werden ineiner einzelnen Datei gespeichert. Um von einem Clientprogramm wie demNotenmanager auf diese Datenbank zugreifen zu können muss diese Datenbankdatei imNetzwerk in einer Freigabe bereit liegen.

Vorteile

· Einfaches Handling der Datenbank: Um das System auf einen neuen Rechner zuübertragen reicht es aus, einfach diese Datenbankdatei zu kopieren.

· Einfache Datensicherung: Es reicht aus, einfach eine Kopie der Datenbankdateianzufertigen - im einfachsten Fall über den Windows-Explorer.

Nachteile

· Multi-User-Zugriff: JET-Datenbanken sind zwar grundsätzlich mehrbenutzerfähig, aberbei steigender Anzahl von Zugriffen leidet die Performance und die Stabilität.Systembedingt muss bei jedem Clientzugriff die gesamte Datendatei einmal gelesenwerden. Wenn sich am Ende des Schuljahres die Größe der Datenbank auf 20 MB odermehr aufgebläht hat kommt es dann beim Start des Notenmanagers zu spürbarenWartezeiten.

· Stabilität: JET-Datenbank sind bekanntermaßen anfällig bei Schwankungen in derNetzwerkleistung. Kommt es zu einem Verbindungsabbruch wird die Datenbank unterUmständen in einen Zustand versetzt, der keine weiteren Zugriffe mehr gestattet -weder lesend noch schreibend. Die Datenbank lässt sich dann zwar in der Regel ohneDatenverlust reparieren (Zusatzprogramm "dbreparieren.exe"), für einen strapaziertenAdministrator aber ein Nervenkitzel, der nicht unbedingt sein muss.

· Datensicherheit bzw. Datenschutz: Da die Datenbank in einer Freigabe auf dem Serverliegt ist sie letztendlich für jeden eingeloggten Benutzer zugänglich. Selbst wenn dieFreigabe versteckt wird kann ein Benutzer mit wenig technischem Know-How dieDatenbank ausfindig machen, auf seinen USB-Stick kopieren und dann in Ruhe"knacken" um an die Daten zu kommen.

PostGreSQL-Datenbankserver

Bei einem Datenbankserver handelt es sich um einen Dienst, der auf einem zentralenServer im Netzwerk läuft. Um Daten aus einer Datenbank abrufen zu können muss sichder Client zunächst mit Benutzername und Passwort am Datenbankserver anmelden. DerDatenbankserver nimmt dann die Anfragen von Clients entgegen, holt die angeforderten

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Daten aus der Datenbasis und reicht diese dann an die Clients weiter. Die Datenwerden dabei - je nach System - in einer oder mehreren Dateien in einem oder inmehreren Verzeichnissen im Dateisystem gespeichert, auf die nur der Datenbankserverselber Zugriff haben muss.

Vorteile

· Stabilität: Der größte Vorteil des PostGreSQL-Servers im Vergleich zur JET-Datenbank.Selbst mehrere Dutzend zeitgleiche Anfragen bringen ein solches System nicht ausdem Gleichgewicht. Ist die Netzwerkverbindung schlecht werden die Daten imZweifelsfall noch einmal geschickt. Die Leistung und Geschwindigkeit desDatenbankservers ist dabei natürlich von der Leistung des Netzwerkservers abhängig,auf dem er installiert wurde.

· Performance: Bei der Kommunikation zwischen Client und Datenbankserver werdenimmer nur die tatsächlich angefragten Daten (zzgl. einiger Metadaten) übermittelt.Die Belastung für das Netzwerk ist dadurch so gering wie möglich und Kommunikationungleich schneller.

· Zusätzliche Funktionen: Die höhere Performance des PostGreSQL-Datenbankserversermöglicht im Notenmanager einige Funktionen, die bei der Verwendung einer JET-Datenbank deaktiviert sind um die Stabilität des Systems nicht zu gefährden. Zudiesen Funktionen gehört z. B. ein ausführliches Notenlog (Protokollierung allerNotenänderungen) sowie eine Übersicht über angemeldete Benutzer.

· Datensicherheit: Die Datendateien des PostGreSQL-Datenbankservers liegen auf demzentralen Netzwerkserver in einem Bereich, auf den nur der Datenbankserver selberund (im Normalfall) der Netzwerkadministrator Zugriff haben. Insbesondere sind dieseDateien/Verzeichnisse im Netzwerk freigegeben. Der einzige Weg, Daten zuextrahieren, führt über den Datenbankserver selber.

Nachteile

· Installationsaufwand: Vor der Nutzung des Notenmanagers muss zuerst derDatenbankserver installiert werden. Dies sollte in einem Netzwerk auf einem Servergeschehen. Für Einzelplatzinstallationen kann/muss PostGres auch auf dem Client-Rechner installiert werden.

· Datenbankhandling: Ein einfaches Kopieren einer Datenbank ist nicht möglich (oderzumindest nicht ratsam). Transferieren der Datenbank auf einen anderen Rechneroder auch die Datensicherungen müssen über spezielle Programme geschehen, diezusammen mit dem PostGres-Datenbankserver installiert werden (pgAdmin undpgDump).

Empfehlung des Programmierers

Wenn Sie den Notenmanager nur einmal unverbindlich testen wollen oder tatsächlichnur eine Einzelplatzinstallation benötigen ist die Verwendung der JET-Datenbank dieeinfachere Lösung. Bedenken Sie aber, dass es momentan keine sichere Möglichkeit

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gibt, die Daten einer JET-Datenbank fehlerfrei in eine PostGreSQL-Datenbank zuüberführen. Ein späterer Umstieg könnte also schwierig werden.

In allen anderen Fällen ist die Verwendung des Datenbankservers dringend empfohlen.Selbst bei wenigen Rechner im Netzwerk ist die Stabilität und Performance vonPostGreSQLdeutlich höher, von der Sicherheit der Daten ganz zu schweigen.

1.3.1.2 Systemvoraussetzungen

Server

Der Server wird von den Notenmanager-Programmen hauptsächlich als Fileservergenutzt. Hierfür sollten Sie insgesamt ca. 500 MB freien Festplattenspeicher einplanen.Das Server-Betriebssystem (Windows, Linux) spielt dabei keine Rolle. Auch auf einemschnellen NAS wurde der Notenmanager schon erfolgreich installiert und genutzt.

Falls Sie sich für den Einsatz zusammen mit einem PostGreSQL-Datenbankserverentscheiden beachten Sie bitte die entsprechenden Systemvoraussetzungen für diesen.Die Dimensionierung des Servers hängt letztlich davon ab, welche weiteren Funktionener erfüllen soll (Anmeldeserver, Exchangeserver, ...). Notenmanager undDatenbankserver können natürlich auch auf zwei verschiedenen Server installiertwerden.

Client

· Betriebssystem: Windows Vista oder höher, empfohlen wird mind. Windows 7 (Linuxund OS X werden nicht unterstützt)

· Arbeitsspeicher: mindestens 1 GB Arbeitsspeicher, empfohlen werden mindestens 2GB

· Festplattenspeicher: mindestens 50 MB (abhängig vom Installationsumfang)

· Bildschirmauflösung: Mindesten 1024 x 768

· Installiertes .net-Framework 4.0

1.3.1.3 Informationen zur ASV

Seit dem Schuljahr 2013/14 Läuft in Bayern der Umstieg von der altenSchulverwaltungssoftware WinSV auf die neue ASV. Den Anfang haben dabei dieRealschulen und Gymnasien gemacht, die weiteren "Notenmanager-Schularten"Wirtschaftsschule, Fach-/Berufsoberschule folgenden dann erst in ein paar Jahren.

Dieser Umstand macht es notwendig, dass der Notenmanager noch eine Zeit langkompatibel zu beiden Schulverwaltungsprogrammen bleibt. Allseits gewünschteFunktionen (z. B. mehrere Briefadressen für Schüler) müssen behutsam eingebautwerden und stehen dann auch nicht gleich allen Schularten zur Verfügung.

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Datenaustausch Notenmanager - ASV

Auf Seiten der ASV gibt es seit Oktober 2013 eine XML-Exportschnittstelle fürNotenvewaltungsprogramme, die auch der Notenmanager nutzt. Diese Schnittstelleexportiert, Schüler-, Klassen-, Lehrer- und Unterrichtsdaten in eine passwortgeschützteZip-Datei. Aus dieser Datei können die Daten dann mit dem Programm NMAdminausgelesen und in die Notenmanager-Datenbank übertragen werden. Damit können dieImportaufgaben "Neues Schuljahr", "Schülerdaten aktualisieren" und "NeueSchülerimportieren" erledigt werden.

Seit Mai 2014 existiert eine zweite Schnittstelle für die Übertragung von Zeugnisdatenvom Notenmanager in die ASV sowie - für die Realschulen - eine Schnittstelle zurÜbertragung von Abschlussprüfungsdaten aus der ASV in den Notenmanager.Übertragen werden jeweils Zeugnisnoten sowie Zeugnis- und Vorrückungsdaten. DerAustausch von Einzelnoten und Zeugnisbemerkungen ist nicht möglich.

Hinweise zur Datensicherheit

Beim Verarbeiten der verschlüsselten Zip-Datei bzw. der darin enthaltenen Datenschreibt NMAdmin keine unverschlüsselten Daten in das Dateisystem, auch nicht in einetemporäre Datei. Alle Daten werden im Arbeitsspeicher entzippt, entschlüsselt,verarbeitet und wieder gelöscht bzw. wieder verschlüsselt im Dateisystem gespeichert.

1.3.2 Installation

Die Notenmanager Schulversion ist eine Mehrbenutzer-Datenbankanwendung. Aufeinem zentralen Server (Windows, Linux, leistungsfähige NAS) wird dazu entweder eineDatenbank in einer Netzwerk-Freigabe abgelegt (dateibasierte Jet-Datenbank) oder einDatenbankserver installiert (PostGreSQL). Der Notenmanager greift dann von einemoder mehreren Clientrechnern aus auf diese Datenbank zu.

Installationsdateien

· Programmdateien: dazu gehört das Hauptprogramm NManagerSV.exe sowei einigeZusatzprogramme, die für bestimmte Funktionen aufgerufen werden. AlleProgrammdateien müssen zusammen in einem Verzeichnis liegen, damit derNotenmanager ordnungsgemäß ausgeführt werden kann.

· Client-Dateien: Als der die Entwicklung des Notenmanager 1998 begann warMicrosofts ActiveX-Technologie gerade top-aktuell. Auch die NotenmanagerSchulversion 4 nutzt noch diese Technologie. Die verwendeten (ActiveX-) Dlls müssenzwingend auf den Computern lokal installiert werden, üblicherweise in das System32-Verzeichnis.

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· Datenbank: Der Notenmanager kann entweder mit einer Jet-Datenbank ("Access-Datenbank") oder zusammen mit einem PostGres-Datenbankserver betrieben werden.Die Datenbank muss auf jedem Fall auf einem Server abgelegt werden, der von allenClient-Computern erreichbar ist.

· Gemeinsame Dateien: Neben der Datenbank gibt es noch eine Reihe weitererDateien auf die alle Notenmanager-Installationen zugreifen können müssen. DieseDateien werden in das gleiche Verzeichnis wie die Jet-Datenbank installiert. Wird einPostGres-Datenbankserver eingesetzt wird trotzdem ein Verzeichnis für die Datenbankund die gemeinsamen Dateien erstellt. Die Jet-Datenbank bleibt dann allerdingsungenutzt.

Einzelplatzinstallation

Wenn Sie z. B. zu Testzwecken den Notenmanager netzwerkunabhängig auf einemRechner installieren wollen empfiehlt sich einfacherweise die Verwendung der Jet-Datenbank. Auch in diesem Fall empfiehlt es sich aber, die Datenbank und diegemeinsamen Dateien NICHT in das Programmverzeichnis zu legen, da es dann unterUmständen zu Problemen mit Zugriffsrechten kommen kann.

Natürlich können Sie auch auf dem Rechner den PostGres-Datenbankserver installierenund dann die Schulversion zusammen mit diesem einrichten. Der Vorteil ist dann, dassper Datensicherung und Rücksicherung (Backup und Restore) die Daten einfach auf einePostGres-basierte Client-Serverinstallation übertragen werden können.

Serverinstallation

Abhängig von der Leistungsfähigkeit der Computer und der Netzwerkverbindung(Stabilität und Geschwindigkeit) gibt es verschiedene Möglichkeiten den Notenmanagerim Netzwerk zu installieren.

Variante A (empfohlen)

Auf dem Netzwerkserver werden sowohl die Datenbank als auch die Programmdateieninstalliert. Datenbank und Programmdateien können im gleichen Verzeichnis liegen,müssen aber nicht. Auf jeden Fall muss für die Benutzer des Notenmanagers der Zugriffauf die Verzeichnisse im Netzwerk freigegeben werden.

Auf den Client-Rechnern werden dann nur die Dlls installiert sowie ein Icon auf demDesktop abgelegt, das den Notenmanager aus der Server-Freigabe heraus startet.

Variante B

Auf dem Netzwerkserver liegt nur die Datenbank in einer Freigabe, die Programmdateienund die Dlls werden auf jedem Client lokal installiert.

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Vorteil: beim Programmstart ist die Belastung des Netzwerkes niedriger ist, da nur dieDaten aus der Datenbank übertragen werden müssen, nicht aber das Programm selber.Vor allem wenn Teile der Übertragungsstrecke über ein WLAN laufen bringt dieserhebliche Geschwindigkeitsvorteile. Bei kabelgebundenen Netzwerken mitÜbertragungsgeschwindigkeiten von 100 Mbit/s oder mehr ist derGeschwindigkeitsgewinn aber nicht zu spüren.

Nachteil: die Pflege des Systems ist wesentlich aufwändiger. Die regelmäßigen Updatesmüssen dann auf allen Rechnern durchgeführt werden und auch im Supportfall ist dieFehlersuche wesentlich schwieriger, da die Logdateien auf den Client-Rechnern undnicht zentral auf dem Server liegen (wie bei Variante A).

1.3.2.1 Installationsvariante A

Auf dem Netzwerkserver werden sowohl die Datenbank als auch die Programmdateieninstalliert. Datenbank und Programmdateien können im gleichen Verzeichnis liegen,müssen aber nicht. Auf jeden Fall muss für die Benutzer des Notenmanagers der Zugriffauf die Verzeichnisse im Netzwerk freigegeben werden.

Auf den Client-Rechnern werden nur die Dlls installiert sowie ein Icon auf dem Desktopabgelegt, das den Notenmanager aus der Server-Freigabe heraus startet.

Serverinstallation

Falls Sie einen Windowsserver im Einsatz haben können Sie das Installationsprogrammwahlweise direkt auf dem Server oder auch von einem Client aus starten. Nur im erstenFall haben Sie dann die Möglichkeit die Client-Dateien auf dem Server zu installieren, sodass Sie den Notenmanager auch direkt auf dem Server starten können.

Falls Sie die Serverinstallation von einem Client aus starten müssen die notwendigenVerzeichnisse für Programmdateien und Gemeinsame Dateien vorab erstellt undfreigegeben werden.

1. Starten Sie das Installationsprogramm.

2. Klicken Sie im Willkommensdialog auf [Weiter].

3. Lesen Sie sich im folgenden Dialog die Lizenzvereinbarungen und denHaftungsausschluss durch. Wählen Sie dann "Ich akzeptiere die Vereinbarung" undklicken Sie auf [Weiter].

4. Im Dialog "Ziel-Ordner wählen" legen Sie nun fest, in welchen Ordner dieProgrammdateien installiert werden sollen. Falls Sie das Installations direkt auf demServer gestartet haben wird das benötigte Verzeichnis gegebenenfalls vomInstallationsprogramm selber erstellt. Falls Sie das Setup auf einem Client ausausführen ( z. B. wenn Sie einen Linux-Server im Einsatz haben) muss dieentsprechende Freigabe auf dem Server schon vorab erstellt werden. Klicken Sie

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anschließend auf [Weiter].Info: Sie können auf die Freigaben sowohl über Netzwerklaufwerke als auch überUNC-Pfade (\\Servername\Freigabe) zugreifen. UNC-Pfade müssen manuelleingegeben werden.

5. Sie befinden sich jetzt im Dialog für die Komponentenauswahl. Für alle benötigtenInstallationsvarianten gibt es in der Klappbox bereits vorkonfigurierteInstallationstypen.Wenn Sie das Setup auf dem Server ausführen und den Notenmanager auch auf demServer nutzen wollen wählen Sie bitte "Vollständig - Client und Server" aus,ansonsten "Serverinstallation". Klicken Sie dann wieder auf [Weiter].

6. Jetzt müssen Sie festlegen, wo Sie die Datenbank und die gemeinsamen Dateienablegen wollen. Sie können das gleiche Verzeichnis wählen wie für dieProgrammdateien oder eine andere Freigabe auf dem Server verwenden. DieEntscheidung hängt letztendlich von der Konfiguration Ihres Servers bzw. IhrerBackup-Strategie ab. Klicken Sie anschließend auf [Weiter].Info: Sie können auf die Freigaben sowohl über Netzwerklaufwerke als auch überUNC-Pfade (\\Servername\Freigabe) zugreifen. UNC-Pfade müssen manuelleingegeben werden.

7. Die nächsten beiden Seiten beschäftigen sich mit den Verknüpfungen im Startmenüund auf dem Desktop. Falls Sie die Client-Dateien nicht auf dem Server mitinstallierthaben können Sie natürlich auf alle Verknüpfungen verzichten.

8. Im letzten Fenster erhalten Sie noch einmal eine Übersicht über die getroffenenEinstellungen. Klicken Sie auf [Installieren] um die Installation zu starten.

Clientinstallation

Auf dem Client müssen nun nur noch die Client-Dateien installiert sowie das Desktop-Icon und eventuell die Einträge in das Startmenü erstellt werden.




4. Im Dialog "Ziel-Ordner wählen" wählen Sie die Freigabe auf dem Server aus, in dieSie die Programmdateien installiert haben (siehe Serverinstallation Punkt 4). KlickenSie anschließend auf [Weiter].Info: Sie können auf die Freigaben sowohl über Netzwerklaufwerke als auch überUNC-Pfade (\\Servername\Freigabe) zugreifen. UNC-Pfade müssen manuelleingegeben werden.

5. Im Dialog für die Komponentenauswahl wählen Sie bitte "Clientinstallation (nurSystemdateien)" aus und klicken Sie auf [Weiter].

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6. Im nächsten Dialog legen Sie den Pfad zur Datenbank fest (siehe ServerinstallationPunkt 6). Klicken Sie anschließend auf [Weiter].Info: Sie können auf die Freigabe n sowohl über Netzwerklaufwerke als auch überUNC-Pfade (\\Servername\Freigabe) zugreifen. UNC-Pfade müssen manuelleingegeben werden.

7. Die nächsten beiden Seiten beschäftigen sich mit den Verknüpfungen im Startmenüund auf dem Desktop. Das Desktop-Icon sollten Sie auf jeden Fall erstellen lassten,das Startmenü ist dagegen Optional.


1.3.2.2 Installationsvariante B

Auf dem Netzwerkserver wird nur die Datenbank in einer Netzwerk-Freigabe abgelegt,die Programmdateien und die Dlls werden auf jedem Client lokal installiert.

Serverinstallation

Legen Sie bitte vor der Installation auf dem Server eine Freigabe an, in der Sie dieDatenbank und die gemeinsamen Dateien installieren wollen. Starten Sie dann dasInstallationsprogramm auf einem Client-Rechner.



3. Im Dialog "Ziel-Ordner wählen" sollten Sie die Voreinstellungen nach Möglichkeitbeibehalten. Klicken Sie auf [Weiter].

4. Sie befinden sich jetzt im Dialog für die Komponentenauswahl. Für alle benötigtenInstallationsvarianten gibt es in der Klappbox bereits vorkonfigurierteInstallationstypen. Wählen Sie für diese Installation die Variante "Vollständig - Clientund Server" aus und klicken Sie dann wieder auf [Weiter].

5. Jetzt müssen Sie festlegen, wo Sie die Datenbank und die gemeinsamen Dateienablegen wollen. Wählen Sie die Freigabe auf dem Server aus die Sie im Vorfeldangelegt haben. Klicken Sie anschließend auf [Weiter].Info: Sie können auf die Freigaben sowohl über Netzwerklaufwerke als auch überUNC-Pfade (\\Servername\Freigabe) zugreifen. UNC-Pfade müssen manuelleingegeben werden.



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Im Laufe dieser Installation werden sowohl die Gemeinsamen Dateien und dieDatenbank auf dem Server abgelegt und gleichzeitig auch der erste Client eingerichtet.Für die weiteren Clientrechner verfahren Sie wie folgt.

Clientinstallation

Die Installation auf allen anderen Clients läuft dann wie folgt ab.




4. Im Dialog "Ziel-Ordner wählen" sollten Sie die Voreinstellungen nach Möglichkeitbeibehalten. Klicken Sie auf [Weiter].

5. Im Dialog für die Komponentenauswahl wählen Sie nun "Clientinstallation (mitlokaler Programminstallation)" aus und klicken Sie auf [Weiter].

6. Im nächsten Dialog legen Sie den Pfad zur Datenbank fest (siehe ServerinstallationPunkt 5). Klicken Sie anschließend auf [Weiter].Info: Sie können auf die Freigaben sowohl über Netzwerklaufwerke als auch überUNC-Pfade (\\Servername\Freigabe) zugreifen. UNC-Pfade müssen manuelleingegeben werden.



1.3.2.3 Unattended Setup

Je größer die Anzahl der Clientrechner desto aufwändiger wird es natürlich von Platz zuPlatz zu laufen und den Notenmanager zu installieren.

Um den Administrationsaufwand zu verringern kann das Installationsprogramm auch imSilent-Modus gestartet werden und eignet sich somit auch zur Ferninstallation über dasNetzwerk über die verschiedensten Kanäle.

Kommandozeilen Parameter

Um das Installationsprogramm im Silent-Modus auszuführen müssen alle benötigtenInformationen per Kommandozeile übergeben werden. Die wichtigsten Parameter sindim Folgenden aufgeführt (bitte Groß-/Kleinschreibung beachten!).

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/VERYSILENT

Führt die Installation ohne jegliche Benutzerinteraktion undStatusinformationen durch.

/DIR="Programmverzeichnis"

Legt das Installationsziel für die Programmdateien fest. Fehlt derParameter wird automatisch in das Verzeichnis C:\Programme\beSoft\NMSchulversion installiert. UNC-Pfade sindmöglich.

/dbdir="Datenbankverzeichnis"

Legt das Installationsziel für die Datenbank und die GemeinsamenDateien fest. Fehlt der Parameter wird automatisch dasProgrammverzeichnis verwendet. UNC-Pfade sind möglich.

/dbname="Datenbankname"

Diesen Parameter benötigten Sie nur, falls Sie später einmal einenClient nachinstallieren und den Namen der Notenmanager-Datenbank manuell geändert haben.

/TYPE=Installationstyp

Entsprechen der oben besprochenen Installationsvarianten:

· full (Vollständig - Client und Server)

· server (Serverinstallation)

· thinclient (Clientinstallation - nur Systemdateien)

· fatclient (Clientinstallation - mit lokaler Programminstallation)

Beispiele

Die unten aufgeführten Beispiel gehen davon aus, dass auf dem Server mit dem Namen"verwaltung" ein Verzeichnis mit dem Namen "nm" angelegt und als versteckteFreigabe "nm$" für den Zugriff durch die Lehrer freigegeben wurde.

Unterhalb von "nm" wir d das Verzeicnis "nmprog" für die Programmdateien und dasVerzeichnis "nmdb" für die gemeinsamen Dateien und die Datenbank angelegt.

Auf den Clients wird ein Laufwerksmapping angelegt (Netzwerklaufwerk) das auf dasVerzeichnis "nm" auf dem Server verweist und den Laufwerksbuchstaben "N" erhält.

Installationsvariante A

NMSV4Setup.exe /VERYSILENT /DIR="\\verwaltung\nm$\nmprog" /TYPE=thinclient /dbdir="\\verwaltung\nm$\nmdb"

oder

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NMSV4Setup.exe /VERYSILENT /DIR="N:\nmprog" /TYPE=thinclient /dbdir="N:\nmdb"

Installationsvariante B

NMSV4Setup.exe /VERYSILENT /TYPE=fatclient /dbdir="\\verwaltung\nm$\nmdb"

oder

NMSV4Setup.exe /VERYSILENT /TYPE=fatclient /dbdir="N:\nmdb"

1.3.2.4 PostGreSQL als Datenbank

Nach zwei Jahren Testlauf an der Realschule Herrieden steht ab dem Schuljahr 2014/15allen Schulen die Möglichkeit offen, von der Jet-Datenbank auf den PostGreSQL-Serverzu wechseln.

Die Vor- und Nachteile der einzelnen Datenbanksysteme wurden unter im Abschnitt "Auswahl des Datenbanksystems" schon gegenübergestellt. Der Umstieg bringt aberauch Funktional einige Änderungen mit sich:

· Notenabgleich mit Heimversion: bei Verwendung der Jet-Datenbank wurden direkt ausder Schulversion heraus die Daten von einer Jet-Datenbank (Schulversion) in eineandere (Transportmedium) kopiert. Durch die nun unterschiedlichenDatenbanksysteme muss der Notenabgleich bei Verwendung von PostGreSQL über einexternes Programm erfolgen (NMSync). Dieses wird in einem Unterverzeichnis derSchulversion installiert und dann aus der Schulversion heraus aufgerufen. Der Prozessdes Notenabgleichs dauert daher etwas länger, bietet dafür aber ein ausführlicheresSynchronisations-Protokoll.

· Datensicherung: eine Datensicherung aus dem Programm heraus ist nicht möglich.Wie bei der ASV-Datenbank empfiehlt es sich, die Datensicherung über ein Script zulösen, das auf dem Server täglich (oder auch mehrfach täglich) ausgeführt wird.

· Supportanfragen: momentan (August 2014) gibt es noch keine einfache Möglichkeit,die Datenbank der Schulversion zu kopieren, anonymisieren, verschlüssen und zuverschicken. Sollte es zu Problemen vor Ort kommen, für die ein Blick in die Datenbanknotwendig ist, müssen die entsprechenden Schritte "manuell" mit Hilfe desPostGreSQL-Administrationstolls PGAdmin durchgeführt werden.

Für wen empfiehlt sich der Umstieg?

Langfristig sollten alle Schulen auf den PostGreSQL-Server umsteigen. Dies empfiehltsich schon auf Grund der größeren Datensicherheit und Stabilität. Trotzdem wird dieUnterstützung für Jet-Datenbank noch einige Jahre weiterlaufen.

Jedoch bleibt zu bedenken, dass bei allen neuen Software-Systemen Kinderkrankheitennicht auszuschließen sind. Erfolgreich getestet wurde der Notenmanager mit

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PostGreSQL nur an der Schulart Realschule. Grundsätzlich sollte das Zusammenspiel ananderen Schularten genauso gut funktionieren, der Teufel steckt aber eben häufig imDetail. Für das Schuljahr 2014/15 sollten Ihnen folgende Kriterien helfen, eineEntscheidung zu treffen.

· Notenmanager-Kenntnisse: Für Notenmanager Neulinge ist der Einsatz der Jet-Datenbank anzuraten. Die Supportmöglichkeiten sind besser und zu denEinstiegsschwierigkeiten kommen dann nicht auch noch Umstiegsschwierigkeitenhinzu.Insbesondere sollten Sie aber bereits Kenntnisse über den Ablauf eines Schuljahres imNotenmanager haben, damit Sie immer frühzeitig wichtige Funktionen testen. WennSie sich z. B. erst zwei Tage vor dem Zeugnistermin mit dem Zeugnisdruckbeschäftigen wird es schwer, im Problemfall noch rechtzeitig Hilfe zu leisten.

· IT-Kenntnisse: Installation von Software und Treibern, Kenntnisse inNetzwerkkonfigurationen (IP-Adressen, Ports, Firewall), bearbeiten vonKonfigurationsdateien mit einem Editor, ... In diesen Bereichen sollten Sie Erfahrungund Übung mitbringen.

· Nervenstärke des Admins: Wenn Sie kleinere Aussetzer und Detailprobleme mit einemAchselzucken überstehen, sich gerne mit dem Entwickler über Probleme austauschenund auch einmal ein bis zwei Tage auf eine Problemlösung warten können, dann sollteder Umstieg kein Problem darstellen. Wenn Sie auf einen reibungslosen Ablauf imgesamten Schuljahr Wert legen, dann sollten Sie vielleicht noch ein Jahr abwarten.

· Nervenstärke des Kollegiums/der Schulleitung: Wenn Ihnen bei jedem Problem gleichein ganzes Kollegium und/oder die Schulleitung im Nacken sitzt wäre dies einKriterium, den Umstieg noch etwas zu verschieben. Wenn die Kollegen aber einen"notenmanagerfreien Tag" gelassen für andere Dinge nutzen ...

· Schwierigkeiten mit Jet-Datenbank: Sicherlich ein starkes Kriterium. Sollte es IhrerSchule immer wieder zu Verbindungsproblemen mit der Jet-Datenbank gekommensein, so dass Sie immer wieder auf "dbreparieren.exe" zurückgreifen mussten, danndürfte sich der Mehraufwand für den Umstieg auf PostGreSQL mit dem Zeitaufwand(und Stress) für defekte Jet-Datenbank aufwiegen.

Tragen Sie aber auf jeden Fall auch im Hinterkopf, dass für Realschulen und Gymnasienim Schuljahr 2014/15 auch erstmalig der Datenimport aus der ASV stattfindet. Auch daswird sicher den einen oder anderen Problemfall mit sich bringen.

Aus Entwicklersicht wäre es wünschenswert, wenn sich an jeder Schulart einige Schulenfinden, die als "early adopter" den Umstieg wagen wollen.

1.3.2.4.1 PostGreSQL Server-Installation

Im Schuljahr 2013/14 sind alle Realschulen und Gymnasien auf dieSchulverwaltungssoftware ASV umgestiegen. An den meisten dieser Schulen solltePostGreSQL bereits im lokalen Netzwerk installiert sein.

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Wenn Sie den Notenmanager zusammen mit einem PostGreSQL-Server verwendenmöchten können Sie dann entweder den bereits vorhandenen PostGreSQL-Server nutzenoder im Netzwerk einen zweiten Server installieren.

Bei Verwendung des vorhandenen PostGreSQL-Servers

Folgende Daten wurden bei der PostGreSQL-Installation festgelegt und werden für dieKonfiguration des Notenmanagers benötigt:

· Passwort des Benutzerkontos "postgres"

· Der Port, auf dem PostGreSQL kommuniziert (Standard: 5432)

· Das Datenbankverzeichnis (nicht das Programmverzeichnis!); Wenn Sie dieStandardeinstellungen nicht geändert haben wäre dies C:\ProgramFiles\PostgreSQL\9.x\data

Sofern Sie bei der Installation der Onlinedokumentation der ASV gefolgt sind müsste anIhrer Schule ein Installationsprotokoll bzw. ein Kennwortformular vorliegen, das dieseInformationen enthält.

Installation eines zweiten PostGreSQL-Servers

Es gibt durchaus Gründe, die für die Installation eines weiteren PostGreSQL-Serverssprechen:

· Die vorhandene Installation wurde dezentral (z. B. im Rechenzentrum der Stadt oderdes Landkreises) durchgeführt und Sie haben keinen administrativen Zugang

· Der Netzwerkserver mit der PostGreSQL-Installation für ASV erledigt bereits weitereAufgaben (Anmeldeserver, Domänencontroller, Exchange-Server, ...) und arbeitet ander Leistungsgrenze

· Aus Sicherheitsgründen wollen Sie einen zweiten Server bereit halten, der bei Ausfalldes "ASV-Servers" auch die ASV-Datenbank verwalten kann.

Sie können mehrere PostGreSQL-Installationen auf dem gleichen Server laufen lassen.So können Sie z. B. auch verschiedene PostGreSQL-Versionen auf dem gleichen Rechnerlaufen lassen. Bei der Installation eines zweiten PostGreSQL-Servers auf einem Rechnerwird für den zweiten Server (zumindest unter Windows) automatisch ein anderer Portgewählt (z. B. 5433).

Empfehlung: Steht in Ihrer Verwaltung nur ein Server für alle Aufgaben zur Verfügung,dann nutzen Sie am besten einen vorhandenen PostGreSQL-Server auch für denNotenmanager. Sollten Sie einen zweiten Server zur Verfügung haben wäre eine zweiteInstallation sicherlich sinnvoll (insbesondere unter dem Aspekt des Ausfalls einer derbeiden Server).

Auch wenn die zwei Installationen auf einem Computer möglich ist wird diese ausdrücklich nicht empfohlen.

http://www.asv.bayern.de/wiki/installation/windows/postgresql

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Die Installation kann gemäß der Onlinedokumentation der ASV durchgeführt werden.Bitte notieren Sie sich unbedingt die oben genannten Informationen (Passwort, Port,Datenbankverzeichnis).

1.3.2.4.2 PostGreSQL Client-Installation

Während die mit Microsofts .Net-Framework entwickelten Programme NMAdmin undNMBerichte die notwendigen Datenbank-Provider selber mit bringen muss für dieNotenmanager Schulversion auf allen Client-Rechner ein PostGreSQL ODBC-Datenbanktreiber installiert werden. PostGreSQL.org empfiehlt die jeweils neuesteTreiberversion zu installieren. Diese finden Sie im Downloadverzeichnis vonPostGreSQL.org.

Klicken Sie auf der obigen Seite auf "msi" und laden Sie sich den neuesten Treiberherunter. Zum Zeitpunkt Juli 2014 wäre dies die Datei psqlodbc_09_03_0300-1.zip.

Wichtig: Die Notenmanager Schulversion ist eine 32bit Anwendung. Installieren Sie alsoimmer (auch) die 32bit Variante des Treibers. Sie können zusätzlich die 64bit Varianteinstallieren (psqlodbc_09_03_0300-x64-1.zip), für den Notenmanager ist das aber nichtrelevant.

1.3.2.4.3 PostgreSQL konfigurieren

Um Ihnen das Einrichten von PostgreSQL zu erleichtern können Sie sich von derNotenmanager-Homepage das Konfigurationsprogramm NMPGSetup herunterladen.

Im Netzwerk ist ein PostgreSQL-Datenbankserver in der Version 9.0 oder höherinstalliert. Dies dürfte im Rahmen der Einführung der ASV an den meisten Schulen derFall sein. Da die Schulversion direkt mit dem PostgreSQL-Server kommuniziert muss aufdem Netzwerkserver der entsprechende Port (standardmäßig 5432) in der Firewallgeöffnet werden.

Überblick

Auch bei Verwendung des Datenbankservers PostgreSQL speichert der Notenmanageralle Daten in einer Datenbank. Dabei wird folgende Nomenklatur verwendet:

· Die Datenbank, die die Daten des laufenden Schuljahres speichert, trägt immer denNamen bsnmXXXX, wobei XXXX für die vierstellige Schulnummer steht.

· Die Supportdatenbank, die für Hilfeleistungen des Notenmanager-Supports benötigtwird, trägt immer den Namen bsnmXXXXsupport.

· Für den Zugriff auf den Datenbankserver und somit auch auf die Datenbank wird einPostgreSQL-Benutzer mit dem Namen nmsvXXXX angelegt.

Durch diese Bezeichnungen ist es problemlos möglich, auch mehrere Schulen auf demgleichen Datenbankserver zu hosten. Durch die unterschiedlichen Benutzernamen ist ein


http://www.postgresql.org/ftp/odbc/versions/

http://www.postgresql.org/ftp/odbc/versions/

http://zips.notenmanager.net/NMPGSetup.zip

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nicht autorisierter Zugriff auf eine fremde Datenbank ohne Wissen der Zugangsdatennicht möglich.

Netzwerkkonfiguration von PostgreSQL

Um den PGSetup-Assistenten nutzen zu können müssen Sie das Recht haben, von IhremRechner aus mit Administratorrechten auf den Datenbankserver zugreifen zu können.Wenn Sie den Setup-Assistenten direkt auf dem Server ausführen müssen Sie in derRegel keine Änderungen am System vornehmen.

Wenn Sie von einem Clientrechner aus arbeiten (z. B. im Falle eines Linux-Servers) wirdeine Anpassung in der Authentifizierungsdatei pg_hba.conf notwendig sein (siehe auch Technische Informationen zu PostgreSQL ). Sie finden diese Datei im Unterverzeichnis"Data" Ihrer Postgres Installation (z. B. C:\Program Files\PostgreSQL\9.1\data). ÖffnenSie die Datei mit einem Text-Editor und gehen Sie an das Ende der Datei. Dort finden Sieeine Reihe von Einträgen der Form

host datenbankname benutzername ip-adresse authentifizierungsmethode

zum Beispiel

host all all 127.0.0.1/32 trust

Bitte ergänzen Sie die folgenden drei Einträge:

host all all 192.168.1.0/24 md5

host bsnm4711 nmsv4711 192.168.1.0/24 md5

host bsnm4711support nmsv4711 192.168.1.0/24 md5

Ersetzen Sie bitte jeweils "4711" mit Ihrer eigenen Schulnummer und "192.168.1.0" mitder IP-Adresse Ihres Netzwerkes (Hinweis: Die IP-Adresse eines typischischenNetzwerkes erhält man, wenn man die letzte Stelle der IP-Adresse eines Computersdurch eine 0 erstetzt. Hat Ihr Netzwerkserver z. B. die IP-Adresse 192.168.100.1 dann istdie Netzwerkadresse 192.168.100.0/24).

Der erste Eintrag wird nur während der Installation mit PGSetup benötigt. Er stelltsicher, dass jeder Benutzer von jedem Rechner in Ihrem lokalen Netz sich an jedeDatenbank auf dem Server mit Hilfe des Benutzernamens und seines Passwortsanmelden kann. Nach der Installation sollten Sie diesen Eintrag unbedingt wiederlöschen oder mit "#" zumindest auskommentieren.

Die beiden anderen Einträge bleiben dauerhaft erhalten. Sie legen fest, dass sich derBenutzer "nmsv4711" (wird später von der Schulversion und NMAdmin verwendet und

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während der Installation angelegt) von jedem Rechner im Netzwerk 192.168.1.0/24 ausan den Datenbanken "bsnm4711" und "bsnm4711support" anmelden kann.

WICHTIG: Wenn Sie die Authentifizierungsdatei pg_hba.conf ändern müssen Sieanschließend den PostGreSQL-Server neu starten! Erst dadurch werden dieÄnderungen wirksam. Falls auf dem gleichen PostGreSQL-Server auch die ASV-Datenbank läuft sollten Sie sicherheitshalber den DSS vorher stoppen.

Konfiguration von PostgreSQL mit Hilfe von PGSetup

PGSetup übernimmt für Sie die Einrichtung von Benutzerkonten auf demDatenbankserver und erstellt die Notenmanager-Datenbank mit allen Tabellen undDatenbankabfragen. Um diese Aufgaben erfüllen zu können fragt der Setup-Assistentnach dem Start von PGSetup folgende Informationen von Ihnen ab:

· Postgres-Passwort: Bei der Installation von PostgreSQL wird automatisch auch immerein Datenbank-Benutzer mit dem Namen Postgres angelegt. Dies ist dasAdministratorkonto und nur mit Hilfe dieses Benutzerkontos können neue Benutzerund neue Datenbanken angelegt werden.PGSetup benötigt das Passwort des Benutzers Postgres um sich mitAdministratorrechten mit dem Server verbinden und einen Notenmanager-Benutzerbzw. die Notenmanager-Datenbank anlegen zu können.

· Schulnummer: In Postgres können die Datenbanken mehrererNotenmanagerinstallationen und mehrerer Schulen angelegt werden. Um diejeweiligen Benutzerkonten und Datenbanken unterscheiden zu können bekommen sieals Namenssuffix die Schulnummer angehängt.

· NMSV Benutzerpasswort: Legen Sie hier ein möglichst komplexes, mindestens 14Zeichen langes Passwort für den Notenmanager-Benutzer an. Dieses Passwort wirdspäter verschlüsselt im System hinterlegt und muss zur Notenmanagernutzung nichtjedesmal neu eingegeben werden.

Wichtig: hinterlegen Sie dieses Passwort an einem sicheren Ort.

· DB-Server-IP/Name: Geben Sie hier die IP-Adresse des Computers an, auf dem derPostgreSQL-Datenbankserver installiert wurde (z. B. 192.128.123.1). Alternativ könnenSie auch den Netzwerknamen des Computers angeben (z. B. server1).

· DB-Server-Port: Standardmäßig kommuniziert ein PostgreSQL-Datenbankserver überden Port 5432. Sollten Sie bei der Installation von Postgres einen anderen Port gewählthaben ändern Sie die Vorgabe entsprechend ab.

Wenn Sie alle Eingaben getätigt haben klicken Sie auf den Button [Start]. PGSetup führtdann folgende Aktionen auf dem Datenbankserver durch:


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1. PGSetup meldet sich als Benutzer postgres am Datenbankserver an und legt dortzuerst eine sogenannte 'Benutzerrolle' mit dem Namen nmuser an. Anschließendwird eine sogenannte 'Loginrolle' mit dem Namen nmsvXXXX angelegt, wobie XXXXfür die angegebene Schulnummer steht.

2. Im nächsten Schritt erstellt PGSetup die Notenmanager-Datenbank mit dem NamenbsnmXXXX. Auch hier steht XXXX wieder für Ihre Schulnummer. Als Besitzer derDatenbank wird der Benutzer nmsvXXXX eingetragen.

3. Für die weiteren Schritte sind jetzt keine administrativen Rechte mehr nötig. PGSetupmeldet sich als Benutzer postgres ab und unter dem Namen nmsvXXXX neu an.

4. Jetzt werden alle Tabellen und Datenbankabfragen erstellt. Jeder Vorgang wird imAusgabefenster mit einer Erfolgs- oder Misserfolgsmeldung quitiert.

5. Nach Abschluss der Installation erstellt PGSetup eine Konfigurationsdatei mit demNamen nmsv.conf. Aus dieser Datei liest später die Schulversion alle notwendigenInformationen zum Verbindungsaufbau mit dem PostgreSQL-Server aus.

Wenn Sie PGSetup direkt aus dem Notenmanager-Programmverzeichnis gestartet habenwird die Konfigurationsdatei automatisch am richtigen Ort erstellt. Ansonsten müssenSie die Datei noch manuell in das Programmverzeichnis kopieren.

Vergessen Sie nicht jetzt noch den Eintrag

host all all 192.168.1.0/24 md5

aus der Datei pg_hba.conf zu löschen.

Problembehandlung

Während des Tests gab es in Einzelfällen das Problem, dass mit den oben genanntenEinträgen in der pg_hba.conf ein Zugriff auf die Notenmanager-Datenbank nicht möglichwar. In diesem Fall können Sie testweise den Eintrag

host bsnm4711 nmsv4711 192.168.1.0/24 md5

in

host bsnm4711 nmsv4711 192.168.1.0/24 trust

abändern.

Datenübernahme aus JET-Datenbank

Falls Sie den Notenmanager schon zusammen mit einer JET-Datenbank(nmdaten04.mdb) verwenden können Sie mit Hilfe von PGSetup die Daten undEinstellungen übernehmen lassen. Setzen dazu einfach den Haken vor der

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entsprechenden Option aus und wählen Sie dann die Datenbank über den Dateidialogaus.

Unbedingt beachten!

Die Datenübernahme wurde mehrfach getestet und die resultierende PG-Datenbank warjeweils voll funktionsfähig. Trotzdem wird nicht empfohlen, das Produktivsystem imlaufenden Schuljahr auf PostgreSQL umzustellen.

Sie können die Datenübernahme durchführen um sich ein Testsystem ausNotenmanager und PostgreSQL zu erstellen und diese Kombination dann einer Prüfungzu unterziehen. Der Umzug des Produktivsystems zu PostgreSQL sollte aber erst zumSchuljahreswechsel erfolgen.

Sie können dann PGSetup problemlos ein zweites Mal durchlaufen lassen. Bei allenSchritten bietet Ihnen der Assistent dann an, bestehende Objekte (Benutzerkonten,Datenbank) beizubehalten oder noch einmal neu zu erstellen.

1.3.2.4.4 Tutorial: Konfiguration von PostGreSQL

Falls Sie nicht nur Notenmanager-Administrator sondern auch ein halbwegs versierterSystemadministrator sind haben die Informationen aus den vorangegangenenAbschnitten vermutlich schon gereicht um den Notenmanager erfolgreich einzurichten.

Für den Fall, dass Sie sich hier aber auf Neuland bewegen, biete ich Ihnen in diesemAbschnitt eine Schritt-für-Schritt-Anleitung. Bitte beachten Sie, dass Sie für einigeSchritte sich direkt am Netzwerkserver anmelden müssen und dafür die entsprechendenRechte benötigen. Im Zweifelsfall müssen Sie diese Anleitung zusammen mit IhremSystemadministrator abarbeiten.

· Der PostGreSQL-Datenbankserver ist schon auf einem Netzwerkserver installiert

· Sie haben Administrativen Zugriff auf diesen Server, also den Benutzernamen und dasPasswort eines Administratorenkontos auf dem Server.

· Auf dem Rechner (beliebiger Client oder der Netzwerkserver), auf dem Sie PGSetuplaufen lassen wollen, ist das .net-Framework 4 installiert.

· Sie haben PGSetup heruntergeladen und die Zip-Datei auf dem oben genanntenRechner entpackt.

· Auf dem Netzwerkserver ist der Port des PostGreSQL-Server (5432) in der Firewall füreingehende Verbindungen geöffnet.

· Falls Sie Daten aus der bisherigen Access-Datenbank übernehmen wollen:

· NMAdmin muss auf dem neuesten Stand sein und Sie müssen mit NMAdmin über"Wartung" die Datenbankstruktur prüfen lassen.

· NMSchulversion muss auf dem neuesten Stand sein.


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Benötigte Daten

· PostGreSQL Benutzername (üblicherweise "postgres") und Passwort (wurde währendder Installation von PostGreSQL festgelegt)

· Port des Datenbankservers

· IP-Adresse und Name des Netzwerkservers

· Die Schulnummer Ihrer Schule

Szenario für dieses Tutorial

· Das lokale Netzwerk hat die Adresse 192.168.1.0, d. h. alle Computer in diesemNetzwerk haben IP-Adressen aus dem Bereicht 192.168.1.1 bis 192.168.1.254

· Der Netzwerkserver (in dem Fall ein Windows-Server) hat den Namen "servervw" unddie IP 192.168.1.1

· Der Benutzer "postgres" hat bei der Installation das Passwort "pgpwd!" bekommen.

· Der PostGreSQL-Datenbankserver wurde mit der Portnummer "5432" eingerichtet.

· Die gesamte Installation führen wir vom Client-Computer mit dem Namen "lehrer1"durch. Auf diesem Rechner ist das .net-Framework 4 installiert.

· Die Schulnummer lautet 4711

Schritt-für-Schritt

Sie können die Konfiguration von PsotGreSQL für den Notenmanagereinsatz direkt amNetzwerkserver vornehmen. In diesem Fall können Sie die Schritte 1, 2, 5 und 13auslassen.

1. Zunächst wird PostGreSQL für Installation vorbereitet. Dazu starten wir am Rechner"lehrer1" die "Remotedesktopverbindung". Unter Windows 7 finden Sie diese unter"Alle Programme > Zubehör > Remotedesktopverbindung.

2. Im Feld hinter "Computer" tragen wir die IP-Adresse des Servers ein, in unseremSzenario also 192.168.1.1. Nach einem Klick auf [Verbinden] wird jetzt eineVerbindung mit dem Server hergestellt. Dabei werden Sie normalerweise nach demBenutzernamen und dem Passwort des Administrators gefragt.

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3. Öffnen Sie im Windows-Explorer auf dem Server jetzt das Daten-Verzeichnis desPostGreSQL-Servers. Standardmäßig ist dies das Unterverzeichnis "Data" desPostGreSQL-Verzeichnisses. Sollten Sie PostGreSQL in der Version 9.1 installierthaben wäre dies das Verzeichnis "C:\Program Files\PostGreSQL\9.1\data".

Tipp: Falls Sie das Datenverzeichnis nicht finden können lassen Sie Windows nachder Datei "pg_hba.conf" suchen. Diese liegt in diesem Daten-Verzeichnis und genaudiese Datei müssen wir bearbeiten.

4. Öffnen Sie Datei "pg_hba.conf" mit dem Windows Editor. Bewegen Sie sich an dasEnde der Datei. Suchen Sie die folgenden Zeilen:

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5. Wir müssen nun einen Eintrag ergänzen, der es uns erlaubt, mit einem Rechner ausunserem Netzwerk mit dem Datenbankserver Kontakt aufzunehmen. Dieser Eintraglautet:

Im Klartext bedeutet dies: Alle Benutzer dürfen sich von allen Rechnern im Netzwerk192.168.1.0 aus an allen Datenbanken des PostGreSQL-Servers anmelden. DieserEintrag wird nur für die Konfiguration benötigt und später aus Sicherheitsgründenwieder gelöscht.

6. Wir ergänzen nun noch einen zweiten Eintrag in der "pg_hba.conf". Dieser bleibtdauerhaft erhalten:

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Im Klartext bedeutet dies: Der Benutzer "nmsv4711" - diesen Benutzernamen wird derNotenmanager dann nutzen - darf sich an der Datenbank bsnm4711 von allen Rechnerim Netzwerk 192.168.1.0 aus anmelden.

Die Nummer "4711" ersetzen Sie bitte durch Ihre Schulnummer.

7. Damit sind die Vorarbeiten abgeschlossen. Wir speichern und schließen den Editorund starten jetzt PGSetup auf dem Rechner "lehrer1" (oder eben auf dem Serverselber).

8. Füllen Sie die Felder aus. Entsprechend unseres Szenarios ist als PostGres-Passwort"pgpwd!" einzugeben, die Schulnummer ist 4711, die Server-IP 192.168.1.1 und derServerport 5432. Als "NMSV Benutzerpasswort" sollten Sie in langes und sicheresPasswort wählen. Dieses Passwort wird vom Notenmanager intern verwendet, Siemüssen es also in der Folge nie wieder eingeben. Es gibt also keinen Grund, sich auf"test" oder "1234" zu beschränken.

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9. Ich möchte auch gleich die Daten aus einer bestehenden Jet-Datenbank übernehmen.Dadurch bleiben die Passwörter und Programmeinstellungen bestehen, wenn dereigentlich Umstieg auf PostGreSQL zum Schuljahreswechsel vollzogen wird. NachSetzen des entsprechenden Hakens kann man die Datenbank auswählen.

10. Klicken Sie jetzt auf [Start] und die Konfiguration und die Datenübernahme zustarten. Je nach Netzwerkumgebung kann das durchaus eine gewisse Zeit inAnspruch nehmen, seien Sie gegebenenfalls ein bisschen geduldig.

11. Im Erfolgsfall meldet sich PGSetup mit "Datenbank erfolgreich erstellt. Bittebeachten Sie die Meldungen." wieder. In der Liste der Meldungen sollten im Idealfallnur Meldungen mit "OK:" und keine mit "Fehler:" zu finden sein.

12. Im Programmverzeichnis wurde eine Datei mit dem Namen "nmsv.conf" erzeugt.Wenn Sie diese Datei in das Programmverzeichnis des Notenmanagers kopieren wirder die in dieser Datei gespeicherten Informationen zum Verbindungsaufbau mit demPostGreSQL-Server verwenden. (Die gleiche Datei können Sie auch für NMAdmin undNMBerichte verwenden.)

13. Zum Abschluss müssen wir jetzt noch einmal an den Server um dort aus der Datei"pg_hba.conf" die Zeile

host all all 192.168.1.0/24 md5

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zu löschen.

14. Im Programmverzeichnis von PGSetup finden Sie jetzt eine Datei mit dem Namennmsv.conf, die folgende Zeilen enthält:

Der Parameter "dbfile" bleibt beim Einsatz des Datenbankservers ungenutzt, dierestlichen Parameter erklären sich von alleine. Kopieren Sie diese Datei jetzt in dasVerzeichnis, aus dem Sie die Notenmanager Schulversion (oder auch NMAdmin,NMBerichte, ...) starten. Anhand der dort aufgeführten Werte stellen dann dieNotenmanagerprogramme die Verbindung zur Datenbank her.

Für NMAdmin und NMBerichte müssen Sie diese Datei dann in nmadmin.conf bzw.nmberichte.conf umbenennen.

Hinweis: Sie können in einer Testinstallation zwischen PostGreSQL und JET-Datenbankwechseln, in dem Sie in der nmsv.conf (nmadmin.conf, nmberichte.conf) folgendeÄnderungen vornehmen:

a. Ergänzen Sie hinter dbfile = den Pfad zur JET-Datenbank (im Szenario also "dbfile =H:\NM\nmdaten04").

b. Ändern Sie den Datenbank-Typ auf "jet", also "dbtype = jet".

1.3.2.5 Umstieg auf PostgreSQL

Wie im Abschnitt Auswahl des Datenbanksystems erläutert, empfiehlt es sich improduktiven Einsatz einen Datenbank-Server statt der dateibasierten Jet-Datenbank zuverwenden: ein Datenbank-Server ist schneller, stabiler und sicherer.

Um den Umstieg so leicht wie möglich zu gestalten habe ich die anfallenden Arbeiten in12 Schritte aufgebrochen. Jeder Schritt ist klar erklärt, umfasst nur wenige Aufgaben und

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kann innerhalb von 15 Minuten erledigt werden. So kann ein Notenmanager-Betreuer in12 Hohlstunden mit 12 Tassen Kaffee den Umstieg vollziehen.

Der Umstieg ist dabei sozusagen unverbindlich. Legen Sie einfach während deslaufenden Schuljahres los, vielleicht nach dem Zwischenzeugnis. Der laufende Betriebdes Notenmanagers wird dadurch überhaupt nicht berührt, das neue System wirdeinfach parallel aufgesetzt. Nach dem letzten Schritt besitzen Sie immernoch einefunktionierende Jet-Datenbank (nmdaten04.mdb) als produktives System und zusätzlicheinen ebenfalls funktionierenden PostgreSQL-Datenbank-Server, den Sie im restlichenSchuljahr immer wieder mal testen können.

Zum neuen Schuljahr entscheiden Sie sich dann, wie Sie in Zukunft verfahren wollen.Führen Sie den Datenimport einfach mit dem System durch, mit dem Sie im neuenSchuljahr arbeiten wollen.

WICHTIG: die Umstellung des produktiven Systems während eines Schuljahres wirdausdrücklich nicht empfohlen. Es besteht ein gewisses Restrisiko, dass bei derÜbertragung der Noten, Notendaten, Leistungsnachweise einzelne Daten verlorengehen.

1.3.2.5.1 Planung

Zugegeben, gleich dieser erste Schritt könnte unter Umständen etwas länger als 15Minuten dauern. Das hängt letztendlich davon ab, ob Sie umfassende Berechtigungen inIhrem System haben (Notenmanager-Betreuer und Systemadministrator inPersonalunion) oder einen Systembetreuer, ein Systemhaus oder eine zentraleVerwaltungsstelle (Landratsamt, Stadtverwaltung) mit einbeziehen müssen.

PostgreSQL ist eine Datenbank-Server oder auch Datenbank-Managment-System(DBMS), also eine Software. Diese Software muss auf einem Netzwerk-Server (gemeintist hier die Hardware) installiert werden und muss von allen Client-Rechnern auserreichbar sein.

Die folgenden Punkte sollen Ihnen die Entscheidung erleichtern, wohin und wie SiePostgreSQL installieren.

In Ihrem Netzwerk ist bereits ein PostgreSQL-Server vorhanden?

Wenn Sie eine Realschule oder ein Gymnasium sind wird in Ihrer Schulverwaltung seit2014 die Verwaltungssoftware ASV eingesetzt. Da die ASV ebenfalls einen PostgreSQL-Server benötigt ist ein solches System bei Ihnen also auf jeden Fall vorhanden. Esempfiehlt sich dann in der Regel, auch die Notenmanager-Datenbank auf diesemPostgreSQL-Server abzulegen. Die Planungsphase wäre in diesem Fall dann schonabgeschlossen.

Ausnahme: ASV im regional-zentralen Betrieb

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Unter Umständen läuft die ASV bei Ihnen im sogenannten "regional-zentralen Betrieb".In dem Fall ist PostgreSQL auf einem Netzwerk-Server des Sachaufwandsträgersinstalliert. Das ist aus technischer Sicht überhaupt kein Problem für den Notenmanager.Allerdings werden für bestimmte Installationsschritte Administratorrechte aufPostgreSQL benötigt und die entsprechenden Zugangsdaten liegen Ihnen dann sicherlichnicht vor. Auch im Notenmanager-Alltag kann es in bestimmten Supportfällen notwendigoder hilfreich sein, direkt auf die Datenbank zugreifen zu können.

Je nachdem wie eng der Kontakt und die Zusammenarbeit mit dem Sachaufwandsträgerist sollten Sie sich überlegen, für den Notenmanager einen eigenen PostgreSQL-Serverauf einen schulinternen Server zu installieren. Die beiden Systeme kommen sich dabeinicht in die Quere.

Kein PostgreSQL-Server vorhanden: Wahl des Installationsortes

PostgreSQL ist grundsätzlich nicht besonders anspruchsvoll bei der Hardware. Sogareine Installation auf dem Kleinstrechner "Raspberry Pi" ist möglich.

Die Leistungsfähigkeit der benötigten Hardware hängt ganz wesentlich davon ab, wieviele Clientrechner parallel auf den Server zugreifen werden. In einer typischenSchulsituation (ca. 20 Clients) empfiehlt es sich, den vorhandenen Netzwerk-Server auchfür PostgreSQL zu verwenden.

Sollte noch gar kein Netzwerkserver vorhanden sein oder soll der vorhandeneNetzwerkserver nicht zusätzlich belastet werden reicht für PostgreSQL ein "kleiner"Server. Es gibt Schulen, die den Notenmanager mit PostGreSQL auf einem sogenanntenNAS-System betreiben. Hier sollten Sie sich dann aber von einem Systemhaus beratenlassen.

1.3.2.5.2 Downloads

Legen Sie sich ein Verzeichnis auf einer Netzwerkfreigabe an und laden Sie sichfolgende Installationsdateien herunter:

· Den jeweils aktuellen PostgreSQL-Server für Windows finden Sie unter http://www.enterprisedb.com/products-services-training/pgdownload#windows.Laden Sie sich bitte passend für Ihr Server-Betriebssystem die 32bit oder 64bit Versionherunter.Den PostgreSQL-Server für Linux sollten Sie normalerweise über das Repository IhrerLinux-Distribution beziehen können, alternativ stehen über obigen Link auchInstallationsdateien für Linux bereit.

· Den aktuellen ODBC Datenbanktreiber finden Sie unter http://www.postgresql.org/ftp/odbc/versions/msi/. Da die NotenmanagerSchulversion eine 32bit Anwendung ist benötigen Sie auch einen 32bit Treiber.Hinweis: Es hat sich gezeigt, dass die neuesten Treiber nicht unbedingt die besten fürden Notenmanager sind. Der Treiber in der Version 09.03.0300 scheint momentan diewenigsten Probleme zu bereiten.

http://www.enterprisedb.com/products-services-training/pgdownload#windows

http://www.postgresql.org/ftp/odbc/versions/msi/

https://ftp.postgresql.org/pub/odbc/versions/msi/psqlodbc_09_03_0300.zip

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· NMPGSetup für das Einrichten des Datenbankservers und das Umziehen der Daten: http://zips.notenmanager.net/NMPGSetup.zip

· Für den Notenabgleich mit der PostgreSQL-Datenbank benötigt die Schulversion dasZusatzmodul NMSync: http://zips.notenmanager.net/nmsync.zip

1.3.2.5.3 PostgreSQL installieren

Falls schon eine PostgreSQL Installation vorhanden ist ...

... können Sie diesen Schritt übersprigen. Allerdings werden für die Konfiguration desNotenmanagers einige Daten benötigt, die während der PostgreSQL-Installationfestgelegt wurden:

· Das Passwort des Benutzerkontos "postgres"

· Die IPv4 Adresse des Servers, auf dem Sie PostgreSQL installieren

· Der Port, auf dem PostgreSQL kommuniziert (Standard: 5432)

· Das Datenbankverzeichnis (nicht das Programmverzeichnis!); Wenn Sie dieStandardeinstellungen nicht geändert haben wäre dies C:\ProgramFiles\PostgreSQL\9.x\data

Sofern Sie bei der Installation der Onlinedokumentation der ASV gefolgt sind müsste anIhrer Schule ein Installationsprotokoll bzw. ein Kennwortformular vorliegen, das dieseInformationen enthält.

Installation des PostgreSQL-Servers

Im Folgenden ist die Installation unter Windows beschrieben. Wie die Installation aufeinem Linux-Server durchgeführt werden kann ist in der Onlinedokumentation der ASVbeschrieben.

· Melden Sie sich am Netzwerkserver an und starten Sie das Installationsprogramm.

· Im Begrüßungsbildschirm klicken Sie auf [Next].


http://zips.notenmanager.net/nmsync.zip


http://www.asv.bayern.de/wiki/installation/linux/postgresql

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· Im folgenden Dialog legen Sie das Verzeichnis für die Programminstallation fest. Diessollten Sie unverändert übernehmen. Klicken Sie also einfach auf [Next].

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· Im dritten Dialog wird das Verzeichnis festgelegt, in dem PostgreSQL die Datenbankanlegt und die Konfigurationsdateien abspeichert. Dieses Verzeichnis können Sie aneigene Bedürfnisse anpassen. Einsteigern wird aber empfohlen, das vorgeschlageneVerzeichnis unverändert zu übernehmen.Wichtig: Notieren Sie sich den Dateipfad. Einige Konfigurationsdateien, die in diesemVerzeichnis liegen, müssen in einem späteren Schritt manuell geändert werden.

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1.3.2.5.4 PostgreSQL anpassen

Sicherheitskonzept von PostgreSQL

Für PostgreSQL können Sie sehr detailiert festlegen, welcher Benutzer von welchemRechner aus auf eine bestimmte Datenbank zugreifen kann. Diese Einstellungen werdenin der Datei pg_hba.conf vorgenommen, die Sie in dem Datenverzeichnis finden, dassSie während der Installation von PostgreSQL festgelegt haben. Im Standardfall wäre dasalso das Verzeichnis C:\Program Files\PostgreSQL\9.x\data. Sie können diese Datei miteinem beliebigen Texteditor bearbeiten.

Erläuterung der Angaben

Wenn Sie die Datei öffnen sind schon eine Reihe von Einträgen vorhanden (ganz unten).Jede Zeile stellt einen Eintrag dar und gliedert sich in fünf Spalten mit folgendenBedeutungen:

· TYPE: Typ der Verbindung. Hier sollten Sie immer "host" eintragen.

· DATABASE: Name der Datenbank, zu der eine Verbindung aufgebaut werden soll.

· USER: Name des Benutzers, der die Verbindung zu der Datenbank herstellen möchte.

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· ADDRESS: IP-Adresse eines einzelnen Rechners oder ein Bereich von IP-Adressen(Netzwerk-Adresse). Nur von Rechnern mit passenden IP-Adressen können dannVerbindungen zur Datenbank hergestellt werden.

· METHOD: Legt fest, wie sich der Benutzer beim Datenbankserver authentifizieren(Identität ausweisen) muss. Im Allgemeinen sollte hier "md5" eingetragen werden(bedeutet, es muss ein verschlüsseltes Passwort übermittelt werden), während derEinrichtung oder bei Verbindungsproblemen können Sie hier auch vorübergehend"trust" eintragen (bedeutet, dass kein Passwort benötigt wird).

-Server neu starten nach Änderung, passender Eintragn

- bei Installation nachtragen: Portfreigabe auf Server.

1.3.2.5.5 PostgreSQL-Installation testen

1.3.2.5.6 ODBC-Treiber installieren

1.3.2.5.7 PostgreSQL für Notenmanager konfigurieren

1.3.2.5.8 Verzeichnisstruktur anlegen

1.3.2.5.9 NMSync installieren

1.3.2.5.10 Daten überspielen

1.3.2.5.11 Systemeinstellungen prüfen

1.3.2.5.12 Parallelbetrieb Jet/PostgreSQL

1.3.3 Updates

1.3.3.1 Informationen zu Programmupdates

Wenn ein neues Update für eines der Notenmanager-Programme zur Verfügung stehtwird dies über folgende Kanäle bekannt gemacht:

· Online Forum "Informationen zu Update": Ein Posting beschreibt kurz die Neuerungender Version und verweist gegebenenfalls auf die entsprechenden Kapitel imHandbuch. Um automatisch über Updates informiert zu werden können Sie diesesForum abonnieren.

· RSS-Feed: Im Notenmanager RSS-Feed finden Sie nicht nur Informationen zu Updatessondern werden auch auf andere aktuelle Themen hingewiesen (u. a. Bug-Reports).Sie können den RSS-Feed über Ihren Browser oder mit den gängigen RSS-Apps aufSmartphones abonnieren.

1.3.3.2 Notenmanager Schulversion

In aller Regel werden Updates über folgende Kanäle bekannt gemacht:

http://forum.notenmanager.net/forumdisplay.php?fid=33

http://www.notenmanager.net/feeds/Notenmanager.xml

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1. Notenmanager ForumIm Unterforum Sonstiges > Informationen zu Updates werden ausführlicheBeschreibungen und wichtige Hinweise zu den aktuellen Updates gepostet. Überdieses Forum kann man sich auch in der Update-Historie zurückbewegen.

2. Notenmanager RSS-FeedNeben anderen Informationen zum Notenmanager (Vorankündigungen, bekannteProbleme, aktuelle Entwicklungen) werden über den RSS-Feed auch Updatesangekündigt. Die Feeds enthalten nur kurze Informationen zu den Änderungen und inder Regel einen Link auf das entsprechende Posting im Forum.

Hinweis: In seltenen Fällen gibt es Updates, die weder im Forum noch im RSS-Feederwähnt werden. Es handelt sich dabei um Fehler- oder Problembehandlungen füreinzelne Schulen, die keine Relevanz für andere Schulen haben. Solche Updates könnenSie problemlos ignorieren.

Um automatisch benachrichtigt zu werden sollten Sie zumindest das Forum mit denUpdateinformationen "abonnieren". Sie erhalten dann bei jedem neuen Updateautomatisch eine Email mit dem Forumslink zugeschickt.

Alternativ können Sie sich in Ihrem Browser, auf Ihrem Smartphone oder Ihrem Tabletden Notenmanager RSS-Feed einrichten. Die Adresse lautet: http://www.notenmanager.net/feeds/Notenmanager.xml.

Installation von Updates

Alle Updates (zumindest die, die im laufenden Schuljahr veröffentlicht werden)beschränken sich auf den Austausch einzelner Dateien. In der Regel ist nur dieProgrammdatei der Schulversion (NManagerSV.exe) betroffen. Es müssen keine Dlls aufden lokalen Rechnern installiert oder ausgetauscht werden, es werden keine Einträge indie Windows-Registry oder andere Systemänderungen vorgenommen.

Folgende Updatevarianten stehen Ihnen zur Verfügung:

· Manuelles Update

· Webupdate (halbautomatisch)

· NMUpdate (automatisiert)

1.3.3.2.1 Manuelles Update

Sie laden sich aus dem Downloadbereich der Schulversion das Update als Zipdateiherunter, entpacken die Zipdatei in ein beliebiges Verzeichnis und kopieren dann denkompletten Inhalt in das Programmverzeichnis des Notenmanagers.

WICHTIG: Führen Sie diesen Vorgang am besten NICHT am Server und NICHT mitAdministratorrechten durch. Sonst kann es vor allem auf Windows-Servern passieren,dass Sie den Notenmanager nur noch mit Administratorrechten starten können. Dieslässt zwar durch Änderungen an den Zugfriffsrechten auf das Verzeichnis/die Dateien

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http://forum.notenmanager.net/

http://forum.notenmanager.net/forumdisplay.php?fid=33



http://zips.notenmanager.net/nmsvupdate.zip

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wieder korrigieren, aber man erspart sich Zusatzarbeit und Zeit bei der Fehlersuche,wenn man das Update mit normalen Benutzerrechten durchführt.

1.3.3.2.2 Webupdate (halbautomatisch)

Am Notenmanager als Administrator angemeldet finden Sie im Menü "Wartung" denUnterpunkt "Webupdate". Nach einem Klick auf diesen Menüpunkt beendet sich dieSchulversion und der Webupdater startet (vermutlich zusammen mit einer Meldung derWindows-Benutzerkontensteuerung).

Nach einem Klick auf [Update überprüfen] werden zunächst Steuerinformationen ausdem Internet heruntergeladen und das Ergebnis (neue Version, Anzahl Dateien)angezeigt.

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Erst nach einem Klick auf [Download] wird das eigentliche Update gestartet. DieDateien werden einzeln heruntergeladen und in das Zielverzeichnis kopiert.

WICHTIG: Wenn Sie den Notenmanager von allen Clients aus vom Server starten kannder Webupdater die Programmdatei nur austauschen, wenn zu diesem Zeitpunkt keinClient-Rechner auf die Programmdatei zugreift. Sollte die Programmdatei noch blockiertsein kommt es zu folgendem Verhalten:

· Der Webupdater fordert Sie auf, den Computer neu zu starten.

Leider funktioniert dies nicht immer zuverlässig. Das Resultat ist dann, dass dieProgrammdatei ganz verschwunden ist.

Lösung des Problems: starten Sie das Webupdate erneut, in dem Sie imProgrammverzeichnis des Notenmanagers das Programm "update.exe" manuell starten.Die Programmdatei wird dann nachgeladen und installiert.

1.3.3.2.3 NMUpdate (automatisiert)

Wie im Abschnitt Manuelles Update zu lesen ist, sind die Schritte zur Durchführungeines Updates nicht sehr komplex. Mit Hilfe des Programms NMUpdate und demAufgabenplaner Ihres Servers (Cronjobs) können Sie so den Updateprozess komplettautomatisieren und in einen Zeitraum verschieben, in dem der Notenmanager sichernicht mehr genutzt wird (frühe Morgenstunden).

Diese Updatevariante können Sie nur dann sinnvoll nutzen, wenn die NotenmanagerProgrammdatei zentral auf einem Server abgelegt ist (s. Installationsvariante A ).

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Außerdem setzt NMUpdate das .Net-Framework 4.5 von Microsoft voraus.

Für Linux-Server: NMUpdate ist ein reines Konsolenprogramm ohne graphischeBenutzeroberfläche. Daher sollte das Programm ohne jegliche Änderungen auch unterMono laufen.

Installationsverlauf

NMUpdate ...

· ... lädt eine Datei mit Versionsinformationen von der Notenmanager-Homepageherunter,

· ... vergleicht die Versionsnummer der installierten Programmversion mit der aktuellenim Internet,

· ... lädt das Update als Zipdatei herunter (gleiche Datei wie beim manuellen Update),

· ... entpackt die Datei in ein temporäres Verzeichnis,

· ... kopiert die Dateien in das Programmverzeichnis

· ... und räumt anschließend wieder auf.

Die Kommunikation mit dem Internet erfolgt über das Http-Protokoll, Sie müssen alsogegebenenfalls die Firewall entsprechende einrichten.

Die notwendigen Informationen für diesen Prozess liegen in der Datei nmupdate.conf.

Installation und Konfiguration von NMUpdate

NMUpdate (Download) wird als Zipdatei verteilt und besteht aus drei Dateien

· NMUpdate.exe

· update.dll

· nmupdate.conf

Kopieren Sie die drei Dateien in ein beliebiges Verzeichnis auf dem Server. Passen Siedann den Inhalt der Konfigurationsdatei nmupdate.conf an Ihre Bedingungen an:

· Url_VersionsDatei = http://zips.notenmanager.net/updateinfo/CurrentVersionSV.txtLassen Sie diese Zeile bitte unverändert. Sie legt den Pfad zu denVersionsinformationen auf der Notenmanager-Homepage fest.

· Url_UpdateDatei = http://zips.notenmanager.net/nmsvupdate.zipAuch diesen Eintrag belassen sie. Er legt den Pfad zur Downloaddatei fest.

· Pfad_LokaleProgDatei = [Serverpfad zur Programmdatei]\NManagerSV.exeÜber diesen Pfad legen Sie den Pfad zur Notenmanager Programmdatei auf IhremServer fest (lokaler Programmpfad). Über diesen Pfad findet NMUpdate dieProgrammdatei und kann die Version auslesen.Beispiel: Pfad_LokaleProgDatei = D:\NMSV\NManagerSV.exe

http://zips.notenmanager.net/nmupdate.zip

http://zips.notenmanager.net/updateinfo/CurrentVersionSV.txt

http://zips.notenmanager.net/nmsvupdate.zip

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· Pfad_LokalesProgVerzeichnis = [Serverpfad zum Programmverzeichnis]Tragen Sie hier noch einmal nur den Pfad zum Verzeichnis ein. In dieses Verzeichniswerden die Programmdatein kopiert.Beispiel: Pfad_LokalesProgVerzeichnis = D:\NMSV

· Interaktiver_Modus = 0Über diesen Parameter können Sie steuern, ob NMUpdate automatisch durchläuft (0)oder nach jedem Updateschritt auf eine Bestätigung des Benutzers wartet (1). SetzenSie den Wert 1 am Anfang zum Testen des Ablaufs und ändern Sie ihn dann zumAutomatisieren auf 0.

Wenn Sie die Einstellungen getätigt haben lassen Sie NMUpdate am besten nachMitternacht über den Aufgabenplaner starten.

1.3.3.3 NMAdmin

NMAdmin kommt mit einem integrierten Updatemodul. Nach dem Programmstart suchtdas Programm automatisch nach Updates im Internet. Steht eine neue Version zurVerfügung wird Ihnen das in der Statuszeile unten rechts angezeigt.

Klicken Sie auf den Update-Hinweis wird das Update sofort gestartet. NMAdmin wirddann beendet, die neuen Dateien installiert und anschließend NMAdmin automatischwieder gestartet.

1.3.4 Einrichten

1.3.4.1 Datenbank festlegen

Beim Programmstart muss der Notenmanager Schulversion mitgeteilt werden, welcheDatenbank für die neue Session genutzt werden soll.

Windows Registry

Dies ist momentan (Stand Nov. 2013) noch die voreingestellte Methode. Wird demNotenmanager beim ersten Programmstart nicht auf eine der anderen beiden Weisen (s.unten) ein Datenbankpfad mitgeteilt öffnet sich ein Dateidialog zur Datenbankauswahl.Wenn Sie eine Auswahl getroffen haben (standardmäßig ist es die nmdaten04.mdb ausdem Installationsverzeichnis) wird dieser Pfad in der Windows Registry in dem PfadHKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\beSoft\nmSV gespeichert.

Auf diesen Zweig der Registry hat nur ein Administrator (Domäne, Lokal) Schreibzugriff.Daher muss dieser erste Programmstart zum festlegen der Datenbank mitAdministratorrechten erfolgen.

Konfigurationsdatei

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Alternativ kann im Programmverzeichnis des Notenmanagers eine Konfigurationsdateimit dem Namen nmsv.conf angelegt werden. Diese enthält dann folgende Einträge(Zeilen):

Beim Einsatz einer Jet-Datenbank ("Access"-Datenbank, Endung mdb)

dbfile = [Pfad zur Datenbank, UNC-Pfade sind möglich;Bsp: X:\NM\nmdaten04.mdb oder \\server1\nm\nmdaten04.mdb]

dbtype = jet

Beim Einsatz eines PostGreSQL Datenbankservers

In diesem Fall wird die Konfigurationsdatei bei der Installation mit Hilfe des ProgrammsPGSetup automatisch mit den richtigen Werten erstellt (siehe PostGreSQLKonfiguration )

dbtype = pg

nmbasisverzeichnis = [Verzeichnis für gemeinsame Dateienwie trenn.mdb, ordkopf.gif, elektronisches Siegel, ...]

dbserverport = [Port des Datenbankservers, normalerweise5432]

dbserver = [Name oder IP des Datenbankservers, z. B.server1 oder 192.168.123.1]

dbname = bsnmXXXX [XXXX steht für die Schulnummer; Bsp:bsnm0608]

dbuser = nmsvXXXX [XXXX steht für die Schulnummer; Bsp:bsnm0608]

dbpassword = [verschlüsseltes Passwort]

Kommandozeilen-Parameter

Sie können dem Notenmanager auch direkt beim Programmaufruf über denParameter /dbf= einen Pfad zur Jet Datenbankdatei übergeben. Dazu klicken Sie mit derrechten Maustaste auf das Notenmanager-Symbol, wählen Eigenschaften und setzen indem Feld Ziel hinter "... \NMangerSV.exe" den Parameter ein (auch hier sind UNC-Pfademöglich). Beispiel:

X:\NM\NManagerSV.exe /dbf=X:\NM\nmdaten04.mdb

Wenn Sie den Notenmanager zusammen mit einem PostGreSQL Datenbankserververwenden können Sie über den Kommandozeilen-Parameter /cfg= den Dateinamen derKonfigurationsdatei festlegen, die beim Programmstart ausgelesen werden soll.

WICHTIG: Die Konfigurationsdatei MUSS im Programmverzeichnis liegen! Geben Sie nurden Dateinamen ohne den Pfad an. Beispiel:

X:\NM\NManagerSV.exe /cfg=nmsv_rs.conf

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Reihenfolge der Abarbeitung

Der Notenmanager lädt zuerst die Pfadangaben aus der Windows Registry. Unabhängigdavon, ob dort ein Pfad eingetragen ist oder nicht, wird nach der Konfigurationsdateinmsv.conf gesucht. Ist sie vorhanden werden die Daten aus der Konfigurationsdateiübernommen und die Daten aus der Registry verworfen.

Gleiches geschieht mit dem Kommandozeilen-Parameter: ist dieser vorhanden wirddieser übernommen und alle anderen Daten verworfen.

Findet sich an keinem Ort eine gültige Pfadangabe öffnet sich ein Dateidialog.

Vor- und Nachteile der jeweiligen Varianten

Welche Variante Sie wählen hängt unter anderem auch davon ab, wie Sie denNotenmanager installiert haben und wie die Situation vor Ort ist.

Die Variante Kommandozeilen-Parameter empfiehlt sich vor allem dann, wenn Sie miteiner Programminstallation verschiedene Datenbanken verwalten müssen (z. B. mehrereSchularten unter einem Dach). Der Nachteil diese Variante ist, dass Sie nur beiProgrammaufrufen über das betreffende Icon funktioniert.

Ruft ein Benutzer den Notenmanager z. B. direkt aus dem Programmverzeichnis auf wirdunter Umständen - wenn z. B. in der Registry eine andere Pfadangabe gespeichert ist -eine falsche Datenbank geöffnet.

Bei lokal installiertem Notenmanager (nur die Datenbank liegt auf dem Server) wäre dieWindows Registry Variante zu bevorzugen. Der Pfad kann dann nicht von den Benutzernaus Versehen geändert werden.

Liegt das Programm aber auf dem Server ist die Konfigurationsdatei zu bevorzugen. ImSinne einer einfachen und zentralen Administration reicht dann eine Änderung an dieserDatei um alle Notenmanager-Installationen automatisch auf die richtige Datenbank zulenken.

1.3.4.2 Erster Programmstart

1.3.4.3 Fächerspiegel anlegen

Über die Fächerspiegel wird im Notenmanager festgelegt, welche Fächer in welcherReihenfolge auf das Zeugnis gedruckt werden. Der Notenmanager bringt für alleSchularten fest einprogrammierte Fächerspiegel mit, so dass Sie sich eigentlich nichtweiter um die Fächerspiegel kümmern müssen.

Wenn Sie aber beim Zeugnisdruck sich vom festen Fächerspiegel lösen wollen (z. B.beim Druck des Abschlusszeugnisses der Realschule) müssen Sie für die entsprechendeJahrgangsstufe und Ausbildungsrichtung einen eigenen Fächerspiegel definieren.

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Beim Zeugnisdruck ermittelt die Schulversion für jeden Schüler die Jahrgangsstufe unddie Ausbildungsrichtung, sucht in der Datenbank den passenden Fächerspiegel undwendet ihn dann gegebenenfalls an. Wird zu dieser Kombination aus Jahrgangsstufeund Ausbildungsrichtung kein Fächerspiegel gefunden fällt das Programm auf die festeingebauten Fächerspiegel zurück. So ist also auch ein Mischbetrieb möglich, d. h. füreinige Zeugnisse wird ein eigener Fächerspiegel verwendet, für andere dieStandardfächerspiegel.

Wichtig: Damit die Notenmanager Schulversion auch tatsächlich die eigenenFächerspiegel anwendet muss eine entsprechende Option in denProgrammeinstellungen aktiviert werden (s. unten).

Vorgehensweise

Zum Einrichten von Fächerspiegeln gibt es zusätzlich auch ein Video-Tutorial.

1. Starten Sie NMAdmin und melden Sie sich an.

2. Öffnen Sie das Menü "Datenbank > Fächerspiegel"

3. Wenn Sie den Dialog das erste Mal öffnen sind noch keine Fächerspiegel vorhanden,der Dialog ist noch weitgehend leer.

Die Felder haben folgende Bedeutung:

Jgst Jahrgangsstufe, für die dieser Fächerspiegel gelten soll

AR Ausbildungsrichtung, für die dieser Fächerspiegel gelten soll

Rel. Position des Faches Religion (1 - 30): Im Zeugnis wird hinter dieFachbezeichnung "Religion" zusätzlich noch in Klammern dasBekenntnis gedruckt. Um zu wissen, bei welchem Fach dieser

http://nmhilfe.notenmanager.net/video/nmadmin/NMAdminFaecherspiegel/NMAdminFaecherspiegel.html

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Zusatz gedruckt werden muss, legen Sie in diesem Feld diePositionsnummer fest. In den meisten Fällen ist dies die 1 (=erste Stelle im Zeugnis).

P01 bisP30

Positionen um Zeugnis. Ordnen Sie jeder Positionsnummer dasentsprechende Fach zu. Nicht benötigte Positionen bleiben leeroder erhalten ein "-".

Klicken Sie auf diesen Button, um den Fächerspiegel zu löschen.Achtung: Durch einen BUG in der aktuellen NMAdmin-Versionkönnen Sie einen eben angelegten Fächerspiegel nicht gleichwieder löschen. Schließen Sie dann zunächst den Dialog undöffnen Sie ihn wieder.

In der Regel ähneln sich die Fächerspiegel für die einzelnenJahrgangsstufen oder Ausbildungsrichtungen. Über diesen Buttonkönnen Sie einen Datensatz duplizieren.

4. Klicken Sie in der Zeile mit dem "+" am Anfang in das Feld für die Jahrgangsstufe undtragen Sie diese ein. Dadurch wird ein neuer Datensatz angelegt.

5. Geben Sie die Ausbildungsrichtung und die Position des Faches Religion für diesenFächerspiegel ein.

6. Belegen Sie jetzt die einzelnen Positionen mit den Fachkürzeln. Sie könnenfolgendermaßen vorgehen:

a. Auswahl mit der Maus über die Klappboxen.

b. Eingabe mit der Tastatur. Geben Sie die Buchstaben eines Fachkürzels raschhintereinander ein bis es im Feld angezeigt wird. Anschchließend drücken Sie dieTabulatortaste, um in das nächste Feld zu gelangen.

7. Zum Abschluss drücken Sie die Eingabetaste, dadurch wird der Datensatzgespeichert. Geben Sie so die einzelnen Fächerspiegel der Reihe nach ein. Der Dialogsollte dann in etwa wie folgt aussehen:

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Wichtig: Verwenden Sie immer nur die Basiskürzel eines Faches, also z. B. Rel, M, IT,S, niemals "abgeleitete" Kürzel wie EvR, KR, M I, IT-CAD, Sm, Sw, ...

8. Wenn Sie mit der Eingabe der Fächerspiegel fertig sind schließen Sie den Dialog undöffnen Sie die Systemeinstellungen über "Einstellungen > Systemeinstellungen".

9. Setzen Sie im Bereich "Zeugnis" den Haken vor "Eigene Fächerspiegel verwenden".

10. Damit ist die Definition der Fächerspiegel abgeschlossen.

Hinweise zum Fächerspiegel für das Abschlusszeugnis der Realschule

Mit der Einführung der ASV im Schuljahr 2013/14 wurde der Fächerspiegel für dasAbschlusszeugnis im Vergleich zur WinSV reduziert. Er umfasst jetzt nur noch folgende

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Fächer (in dieser Reihenfolge): Rel, Eth, D, E, F, M, IT, Ph, Ch, B, G, Ek, WR, Sk, BwR,Sow, S, Mu, Ku, W, TG, HE

1.3.4.4 Wie führt man einen SQL-Patch aus?

Nicht immer beruhen Fehler oder Probleme im laufenden Betrieb auf einem Fehler imProgramm. Da der Notenmanager seine Daten aus zwei unterschiedlichen Programmenbezieht (WinSD, WinLD) kann es zu Inkonsistenzen in der Datenbank undentsprechenden "Nebeneffekten" kommen.

Durch die Ausführung eines oder mehrere SQL-Befehle können die Fehler in derDatenbank in der Regel behoben werden. Ein SQL-Patch ist nichts anderes als eineTextdatei, die die benötigten SQL-Befehle enthält. Der Notenmanager liest die Befehleder Reihe nach ein und führt sie aus.

HINWEIS: Im Moment können nur SQL-Patchdateien ausgeführt werden, die direkt vomProgrammierer stammen. Damit soll verhindert werden, dass sich ein ambitionierterSystembetreuer die Notenmanager-Datenbank irreperabel zerschießt. Aus diesem Grundsind die Patchdateien intern signiert.

So führen Sie einen SQL-Patch durch:

1. Stellen Sie sicher, dass niemand mit dem Notenmanager arbeitet bzw. auf dieDatenbank zugreift.

2. Führen Sie auf jeden Fall eine Datensicherung aus (entweder manuell durch kopierender Notenmanagerdatenbank nmdaten04.mdb oder aus dem Programm heraus).

3. Melden Sie sich als Admin am Notenmanager an.

4. Klicken Sie auf das Menü Wartung und dort auf den Eintrag SQL Patch.

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5. Klicken Sie im folgenden Fenster auf das Ordnersymbol, um einen Dialog für dieDateiauswahl zu öffnen. Wählen Sie die Datei aus, die Sie zugeschickt bekommenhaben.

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6. Klicken Sie auf [SQL-Patch ausführen], um die SQL-Befehle auszuführen undbestätigen Sie die folgende Sicherheitsabfrage.

1.3.5 Programmbedienung

1.3.5.1 NMAdmin

1.3.5.1.1 Ab- und Andocken von Reitern

Neu in NMAdmin 1.1 ist die Möglichkeit, die in Reitern angeordneten Fenstermoduleneu zu sortieren, abzudocken oder seitlich anzudocken.

Ein Video erklärt Ihnen die Vorgehensweise.

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1.3.5.1.2 Hauptfenster

Geben Sie hier den Text ein.

1.3.5.1.2.1 Status

Der Startbildschirm soll ihnen einen schnellen Überblick über die wichtigstenInformationen geben.

Status-Informationen

Programmverzeichnis Verzeichnis, aus dem NMAdmin gestartet wurde

Datenbank Über diesen Schalter kann die Datenbank für dieAnwender gesperrt (rot) und freigegeben (grün)werden.Benutzer, die noch angemeldet sind, könnenungehindert weiterarbeiten. Benutzer, die sich neu anmelden wollen, werdenabgewiesen.

http://nmhilfe.notenmanager.net/video/nmadmin/NMAdminDockmanager/NMAdminDockmanager.html

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Noteneingabe Über diesen Schalter wird die Noteneingabeklassenübergreifend gesperrt.Die Benutzer können keine Noten mehr eingeben aberansonsten normal weiterarbeiten.

AngemeldeteLehrer/Rechner

Gibt die Anzahl der aktuell angemeldeten Lehrer oderRechner an.

Die Funktion ist noch nicht vollständig implementiertund steht nur bei Verwendung einer Postgresql-Datenbank zur Verfügung.

Termine Die wichtigsten Termine für die Funktionalität desNotenmanagers.

Klassendaten Kerndaten zu den einzelnen Klassen.

Statuszeile

Version Versionsnummer des installierten NMAdmin

Verbunden mit Datenbank, mit der NMAdmin aktuell verbunden ist

Update Status Ein grüner Haken zeigt an, dass NMAdmin in deraktuellsten Version installiert ist.

Wird das "Schild"-Symbol angezeigt, steht ein Updatezum Download bereit. Klicken Sie das Symbol an umdas Update zu starten.

1.3.5.1.2.2 Benutzer


1.3.5.1.2.3 Info

Notenmanager allgemein

In der Liste stehen die letzten Notenmanager RSS-Feed-Einträge zum Abruf zurVerfügung. Durch Auswahl eines Eintrags wird im Textfenster der Inhalt des Feedsangezeigt.

Nächste Aufgaben

Noch nicht implementiert.

1.3.5.1.2.4 Hilfe

Ruft diese Online-Hilfe in einem Browserfenster innerhalb von NMAdmin auf.

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1.3.5.1.3 Menü "Daten"

Über dieses Menü können Sie Dialoge aufrufen, die Änderungen am Datenbestanderlauben:

· Fächer

· Fächerspiegel

· Klassendaten

· Lehrer-/Benutzerdaten

· Schülerdaten

· Unterrichtsdaten

1.3.5.1.3.1 Fächer


1.3.5.1.3.2 Fächerspiegel


1.3.5.1.3.3 Klassen

Über diesen Dialog können Sie alle klassenbezogenen Daten bearbeiten:

Merkmal Beschreibung

Klassenleiter Wählen Sie das Lehrerkürzel desKlassenleiters aus der Klappbox aus.

Klassenleiter gez. Über diese Option legen Sie fest, ob für denKlassenleiter im Zeugnis eineUnterschriftenzeile oder ein "gez. VornameNachname, Dienstbezeichnung" gedrucktwird.

Zeugnisunterzeichner Wählen Sie hier das Lehrerkürzel desMItglieds aus der Schulleitung aus, das fürdiese Klasse die Zeugnisse unterzeichnensoll.

Zeugnisunterzeichner vorangestellt Stellvertreter des Schulleiters unterzeichnendie Zeugnisse mit einem vorangestellten "I.

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A." oder "I. V.". In dieses Textfeld können Siedie gewünschte Abkürzung schreiben.

Zeugnisunterzeichner gez. Über diese Option legen Sie fest, ob für denunterzeichnenden Schulleiter eineUnterschriftenzeile oder ein "gez. VornameNachname, Dienstbezeichnung" gedrucktwird.

ACHTUNG: Wenn Sie diese Option aktivierenist ein vorangestelltes I. A. oder I. V. nichtmehr möglich. Tragen Sie in diesem Fallimmer das Kürzel des Schulleiters/derSchulleiterin in das Feld"Zeugnisunterzeichner" ein.

Unterzeichner Titel Wenn Sie dieses Feld leer lassen wirdabhängig vom Geschlecht desZeugnisunterzeichners "Schulleiter" oder"Schulleiterin" über das Unterschriftenfeldgedruckt. Durch eine entsprechendeEintragung in diesem Feld können Sie einenanderen Text festlegen (z. B. ein neutrales"Schulleitung").

Elektronisches Siegel Aktivieren Sie diese Option um einvorhandenes elektronischers Siegel auf dieZeugnisse drucken zu lassen. Der Pfad zumelektronischen Siegel wird über dieSystemeinstellungen festgelegt.

ACHTUNG: diese Option hat aufZwischenzeugnisse keine Auswirkungen, dadiese generell nicht gesiegelt werden.

Zeugnisart Legen Sie hier die Zeugnisart für die Klassefest. Klassenleiter können nur für die hierfestgelegte Zeugnisart Zeugnisdatenerfassen, ändern und die zugehörigenZeugnisse drucken.

Als Administrator können Sie unabhängig vonder Einstellungen jederzeit jede Zeugnisartbearbeiten und drucken.

Jahrgangsstufe Nur Realschule und Gymnasium: dieJahrgangsstufe, der diese Klasse zugeordnet

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ist. Dieses Feld kann nicht bearbeitet werden.

Notenschluss Dieser Datum legt den letzten Tag fest, andem die Kollegen noch Noten für diese Klasseeintragen können. Nach Ablauf diesesDatums ist weder eine Noteneingabe nochein Notenabgleich mit der Heimversionmöglich.

Notenfreigabe Dieses Datum legt den ersten Tag fest, andem eine Noteneingabe (und einNotenabgleich) wieder möglich ist.

Beachten Sie, dass dieses Datum immer nachdem Notenschluss liegen muss. Liegt dasDatum vor dem Notenschluss kommt es nichtzur Sperrung der Noteneingabe.

Sammeländerungen

Wenn Sie Daten mehrere Klassen auf einmal ändern wollen markieren Sie diesezunächst in der Klassenliste. Sobald zwei oder mehr Klassen markiert sind werden dieFelder für die Sammeländerung aktiviert.

1.3.5.1.3.4 Lehrer


1.3.5.1.3.5 Schüler


1.3.5.1.3.6 Unterricht


1.3.5.1.4 Menü "Datenimport"

1.3.5.1.4.1 aus WinQD

1.3.5.1.4.2 aus ASV

1.3.5.1.5 Menü "Datenexport"

1.3.5.1.5.1 Halbjahresleistungen an WinQD

1.3.5.1.5.2 an ASV

1.3.5.1.6 Menü "Wartung"

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1.3.5.1.6.1 WinQD-Indizes wiederherstellen

1.3.5.1.6.2 Doppelte Notendatensätze löschen

1.3.5.1.6.3 Zeugnisbemerkungen kopieren

1.3.5.1.6.4 ASV-DatensatzIDs aktualisieren

1.3.5.1.6.5 Datenbank prüfen

1.3.5.1.6.6 Datenbankreparaturen

1.3.5.1.6.7 ASV Exportdatei anonymisieren

1.3.5.1.6.8 ASV AP-Exportdatei anonymisieren

1.3.5.1.7 Menü "Einstellungen"

1.3.5.1.7.1 Wahlfach Notenstufen

1.3.5.1.7.2 Bericht-Zuordnungen

1.3.5.1.7.3 Zeugnis-Zuordnungen

1.3.5.1.7.4 Zeugnis Teilbemerkungen

1.3.5.1.7.5 Systemeinstellungen

1.3.5.1.7.6 Einstellungen für Berichte

1.3.5.1.7.7 Lizenzdaten

1.3.5.1.8 Menü "Hilfe"

1.3.5.1.8.1 Handbuch (Online)

1.3.5.1.8.2 Software-Abo bestellen

1.3.5.1.8.3 über NMAdmin

1.3.6 Datenaustausch mit ASV

1.3.6.1 Datenexport aus ASV

Für den Export von Schulverwaltungsdaten für Notenverwaltungsprogramm bietet dieASV eine Schnittstelle an, die Schüler-, Lehrer-, Klassen-, Fächer- und Unterrichtsdatenin eine XML-Datei exportiert.

Diese XML-Datei wird mit Passwort verschlüsseltes Zip-Datei gespeichert, die vonProgrammen externer Anbieter gelesen werden kann.

Um diese Datei zu erzeugen gehen Sie wie folgt vor (Link zum Video):

1. Melden Sie sich an der ASV mit ausreichenden Rechten an. Von den ASV Standard-Rollen muss dies entweder die Schulleiter-Rolle oder Sekretariatskraft sein.

2. Wählen Sie den Menüpunkt "Datei - Verwaltung - Schnittstellen".

http://nmhilfe.notenmanager.net/video/nmadmin/ASVExport/ASVExport.html

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3. Wählen Sie im folgenden Dialog in der rechten Liste "Export für eineNotenverwaltung" aus (Screenshot nicht mehr ganz aktuell!) und klicken Sie auf [Start].

4. Markieren Sie im nächsten Dialog Ihre Schule und klicken Sie auf [Weiter].

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5. Geben Sie im Dateidialog einen beliebigen Namen für die Exportdatei an und klickenSie auf [Speichern].

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6. Der Export dauert je nach Rechen- und Netzwerkleistung eine gewisse Zeit.Abschließend erhalten Sie folgende Meldung:

Wenn Sie gleich Anschließend am gleichen Rechner den Datenimport bzw. dasAktualisieren der Schülerdaten starten können Sie das Zip-Passwort durch dieTastenkombination Strg + V im entsprechenden Dialog einfügen.

1.3.6.2 Schritte zum Umstieg auf ASV

Wenn die Schulverwaltung im laufenden Schuljahr von WinSV auf ASV umgestellt wirdmüssen eine Reihe von Vorarbeiten durchgeführt werden, damit sich der Notenmanagerauch mit der ASV versteht.

Für die Schularten Realschule und Gymnasium sind diese Schritte im Schuljahr 2013/14vollzogen worden. In das neue Schuljahr starten diese Schularten direkt mit einemDatenimport aus ASV, um das neue Schuljahr im Notenmanager anzulegen.

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Der wichtigste Punkt ist hierbei die eindeutige Zuordnung der Schülerdatensätze ausdem Notenmanager zu den Schülerdatensätzen in der ASV. Dies geschiehtnormalerweise beim Datenimport am Anfang des Schuljahres. Bei einem Umstieg imlaufenden Schuljahr muss diese Zuordnung über den Punkt "Wartung > ASV-DatensatzIDs aktualisieren" nachgeholt werden.

Anschließend werden die Schülerdaten nur noch in der ASV gepflegt. DieNotenmanagerfunktionen "Neue Schüler importieren" und "Schülerdaten aktualisieren"wurden dafür entsprechend angepasst.

Hinweis: Die in der Schulversion aufgeführten Menüpunkte "Neue Schüler importieren"und "Schülerdaten aktualisieren" bleiben erhalten und können auch weiterhin für denDatenaustausch mit der WinSV genutzt werden (z. B. für den Fall, dass es Probleme mitder ASV gibt).

Der Datenaustausch mit der ASV läuft ausschließlich über das Notenmanager Admin-Tool (NMAdmin.exe), das Sie sich über die Notenmanager-Homepage herunterladenkönnen.

Wichtig: halten Sie unbedingt die Reihenfolge der folgeden Schritte ein um einenDatenverlust zu vermeiden.

Gehen Sie wie folgt vor (Link zum Video):

1. Erstellen Sie die Exportdatei der ASV .

2. Führen Sie ein Update auf die aktuellste Schulversion durch, mindestens Version4.1.25

3. Machen Sie eine Datensicherung der Notenmanager Datenbank.

4. Sorgen Sie dafür, dass der Notenmanager von keinem Kollegen genutzt wird.

5. Starten Sie NMAdmin und melden Sie sich an.

6. Wählen Sie im Menü "Wartung" den Punkt "Datenbankstruktur prüfen".

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http://zips.notenmanager.net/NMAdminSetup.exe

http://nmhilfe.notenmanager.net/video/nmadmin/NMSchuelerdatenaktualisierenASV/NMSchuelerdatenaktualisierenASV.html

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NMAdmin nimmt jetzt alle erforderlichen Änderungen an der Datenbankstruktur derNotenmanager-Datenbank vor um sicherzustellen, dass die Daten aus der ASV auchimportiert werden können. Sollte Sie anschließend keine Erfolgsmeldung erhaltenbrechen Sie den Vorgang hier ab und wenden Sie sich an den Support.

7. Um einen Datenaustausch mit der ASV in beiden Richtungen zu ermöglichen musseine eindeutige Zuordnung der Notenmanager-Datensätze zu den ASV-Datensätzenexistieren. Normalerweise geschieht diese Zuordnung beim ersten Datenimport amAnfang des Schuljahres.

Da der Umstieg jetzt mitten im Schuljahr geschieht muss diese Zuordnung nunnachgeholt werden. Wählen Sie jetzt im Menü "Wartung" den Punkt "ASV-DatensatzIDsaktualisieren".

8. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie die Exportdatei aus der ASV auswählen können.Weiterhin müssen Sie hier das Passwort angeben, mit dem die ASV diese Exportdateiverschlüsselt hat.

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Beachten Sie die Hinweise im Fenster: Falls Sie den Export aus der ASV am gleichenRechner und unmittelbar vorher vorgenommen haben, befindet sich das Passwort derExportdatei in der Windows Zwischenablage. Sie müssen dann nur in dasPasswortfeld klicken und die Tastenkombination Strg + V zu drücken, um dasPasswort einzufügen.

Klicken Sie anschließend auf [Start].

9. NMAdmin versucht nun anhand von Name, Vornamen, Klasse und Geburtsdatum zujedem Schüler in der ASV-Exportdatei den passenden Schüler in der Notenmanager-Datenbank zu finden. Gelingt diese Zuordnung eindeutig, so wird für den Schüler inder Notenmanager-Datenbank das entsprechende "lokale Differenzierungsmerkmal"der ASV gespeichert.

Alle Datensätze, die NMAdmin nicht oder nicht eindeutig zuordnen konnte werdendann im folgenden Dialog angzeigt.

10.Für die manuelle Nacharbeit wählen Sie einen Datensatz in der linken Liste (NM-Datenbank) aus so dass er blau hinterlegt ist. Anschließen wählen Sie aus derrechten Liste den passenden ASV-Datensatz aus und klicken dann auf [Zuordnen].Wenn Sie die Listen abgearbeitet haben klicken Sie auf [Schließen].

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Hinweis: In bestimmten Situationen können Schüler in der linken oder rechten Listeübrig bleiben, z. B. wenn in der ASV neue Schüler aufgenommen wurden die noch nichtin den Notenmanager überspielt wurden.

Mit diesen Schritten ist die Zuordnung der Datensätze abgeschlossen. im NächstenSchritt sollten Sie gleich ein "Schülerdaten aktualisieren " durchführen um diezusätzlichen Daten aus der ASV in den Notenmanager zu übertragen.

1.3.6.3 Neues Schuljahr anlegen

In diesem Kapitel bekommen Sie erklärt, wie Sie mit Hilfe von NMAdmin imNotenmanager ein neues Schuljahr anlegen und den Datenimport aus der ASVdurchführen.

Ab dem Schuljahr 2014/15 benötigen die Schularten Realschule und Gymnasium dasNMAdmin-Tool in der Version 1.1 (oder höher), um mit Hilfe der Daten aus der ASV dasneue Schuljahr anlegen zu können.

Bitte führen Sie vor dem Start in ein neuest Schuljahr für alle Notenmanager-Programmeein Update auf die neuesten Versionen durch.

1.3.6.3.1 Vorarbeiten in der ASV

Mit der Einführung der ASV als Schulverwaltungssoftware haben sich einigeVeränderungen ergeben. Anders als zuvor müssen die Schulen die kompletteUnterrichtssituation bis ins Detail innerhalb der Software festlegen. Anders als inWinLD, in der nur Schülerzahlen eingetragen wurden, ist in der ASV nun auch einedefinitive Zuordnung von Schülern zu den einzelnen Unterrichten durchzuführen. EinGroßteil dieser Zuordnungen geschieht automatisch, vor allem bei geteiltenUnterrichten muss dies aber manuell erfolgen.

Für den Datenimport in den Notenmanager bedeutet dies nun, dass sich NMAdmindarauf verlässt, dass die Schüler bereits den Unterrichten zugeteilt wurden. Andersausgedrückt: beim Import führt NMAdmin keine Zuordnung von Schülern zu Unterrichtendurch. Alle fehlenden oder falschen Zuordnungen der ASV müssen dann imNotenmanager nachgearbeitet werden.

Es empfiehlt sich daher, den endgültigen Datenimport erst dann durchzuführen, wennalle Planungsarbeiten in der ASV abgeschlossen sind.

Notwendige Vorarbeiten in der ASV

Bitte prüfen Sie folgende Punkte ab.

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· Für alle Klassen wurde ein Klassenleiter eingetragen

· Für alle Klassen wurde die Klassenart korrekt eingetragen. InsbesondereOrganisatorische Klassen sollten den entsprechenden Eintrag besitzen, da sie sonstversehentlich importiert werden können.

· Alle Unterrichte sind verteilt und mit Lehrerkürzeln versehen.

· Intensivierungsstunden wurden als solche markiert (Gymnasium).

· Profilstunden wurden als solche markiert (Gymnasium).

· Integrierte Lehrerreserve wurde als solche markiert.

· Allen Unterrichten der Matrix wurden Schüler zugeordnet.

Optionale Vorbereitungen

IT (Realschule) / NuT (Gymnasium)

Beim Import bezeichnet NMAdmin die Unterrichte mit IT bzw. NuT und hängt - sofern inder Klasse mehrere Unterrichte zu diesen Fächern existieren - eine Gruppenbezeichnungan. Falls Bezeichnungen der Form IT-CAD, IT-Inf, ... bzw. NuT-B, Nut-Ph, ... erwünschtsind können Sie folgendermaßen vorgehen:

· Öffnen Sie in der ASV den Dialog "Fächer"

· Wählen Sie IT bzw. NuT aus der Fächerliste

· Wechseln Sie auf die Seite "Einstellungen"

· Im Bereich "Fachgruppen" wird die Anzahl der Spalten sowie die Bezeichnung derSpalten festgelegt. Standardmäßig sind diese mit 1, 2, 3, 4, ... durchnummeriert.

· Für IT: Wenn Sie eine Spaltenbezeichnung mit C, I oder T beginnen (gefolgt vonweiteren Zeichen oder Ziffern) macht der Notenmanager daraus IT-CAD, IT-Inf undIT-TV.

· Für NuT: Wenn Sie eine Spaltenbezeichnung mit B, P oder I beginnen (gefolgt vonweiteren Zeichen oder Ziffern) macht der Notenmanager daraus NuT-B, NuT-Ph,NuT-Inf.

1.3.6.3.2 Vorarbeiten in NMAdmin

· Führen Sie ein Update auf die neueste Programmversion durch.

· Führen Sie den Menüpunkt Wartung > Datenbank prüfen mit aktivierter Option"Datenbankstruktur" aus.

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· Damit die Sportunterrichte gleich richtig importiert werden und wenig manuelleNacharbeit notwendig ist löschen Sie zuerst für das Fach Sport (Fachkürzel "S") denASV-Schlüssel.

Öffnen Sie dazu in NMAdmin über das "Daten"-Menü den Fächerdialog, suchen Sie dasFach "S", klicken Sie auf den Button [Bearbeiten] und löschen Sie den ASV-Schlüssel inder entsprechenden Spalte raus. Für die Fächer "Sm" und "Sw" lassen Sie bitte die ASV-Schlüssel stehen.

Wenn Sie diese Änderung vor dem Import vergessen kann es passieren, dass alle "Sm"-Unterrichte die Bezeichnung "S" bekommen. Das ist nicht weiter schlimm, führt aber zumanueller Nacharbeit.

1.3.6.3.3 Datenimport aus ASV

Beim Datenimport werden von NMAdmin folgende Daten NICHT importiert:

· Schüler, die ein Austrittsdatum eingetragen haben, dass vor dem aktuellen Datumliegt

· Schüler in Klassen, die als organisatorische Klassen markiert sind.

· Lehrer ohne Lehrerkürzel

· Unterrichte, die in der Unterrichtsmatrix als Intensivierungsstunde markiert undeinstündig sind.

· Unterrichte, die in der Unterrichtsmatrix als Profilstunde markiert sind undeinstündig sind.

· Unterrichte, die in der Unterrichtsmatrix als Integrierte Lehrerreserver markiertsind. Achtung: Unterrichtsteilungen, die eine Folge der besonderen Eintragung derintegrierten Lehrerreserve sind, lassen sich nicht eindeutig identifizieren. Siewerden daher sicherheitshalber mit importiert.

Vorgehensweise

Erstellen Sie zuerst eine Datensicherung der Notenmanager-Datenbank, um denZustand des Vorjahres zu konservieren. Das erleichtert Ihnen das Nachdrucken vonZeugnissen etc.

Bei Verwendung einer PostGreSQL-Datenbank können Datensicherungen (momentan)nicht aus den Notenmanager-Programmen heraus erstellt werden. Dies muss entwederüber ein Script oder manuell über PGAdmin geschehen.

Erstellen Sie jetzt mit der ASV eine Exportdatei wie unter Datenexport aus ASVbeschrieben. Starten Sie anschließend NMAdmin.

1. Wählen Sie im Menü "Datenimport > aus ASV > Import neues Schuljahr" aus.

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2. Wählen Sie über den entsprechenden Button die von der ASV erstellte Exportdateiaus (Dateiname kann natürlich abweichen) und geben Sie das Passwort ein. Wurdeder ASV-Export unmittelbar vorher am gleichen Rechner durchgeführt reicht es aus,im Textfeld "Passwort" die Tastenkombination Strg + V zu drücken. Klicken Sieanschließend auf [Weiter].

WICHTIG: Falls Sie noch eine Testlizenz nutzen tragen Sie in das Feld Schulnummerunbedingt Ihre richtige Schulnummer ein (und nicht die Demo-Schulnummer).

3. Legen Sie Ihre Schulart fest und klicken Sie auf [Weiter].

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4. Im nächsten Dialog legen Sie das Schuljahr fest. Im normalfall stehen Ihnen dasletzte, das aktuelle und die zwei nächsten Schuljahre zur Verfügung. Änderungennehmen Sie anhand des Schiebereglers vor.

Die Zeugnistermine für das aktuelle und das zukünftige Schuljahr sind im Programmhinterlegt und werden automatisch eingestellt. Klicken Sie auf [Weiter].

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5. Legen Sie jetzt die Verteilung der Notenspalten fest und klicken Sie auf [Weiter].

WICHTIG: Diese Einstellung kann im Laufe des Schuljahres nicht mehr geändertwerden. Falls Sie erst noch Rücksprache halten müssen brechen Sie den Import andieser Stelle ab. Alternativ können Sie natürlich auch den Import später noch einmalwiederholen.

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6. Wählen Sie nun die Klassen aus, die Sie mit dem Notenmanager verwalten wollen.Bitte wählen Sie hier keine organisatorischen Klassen aus (Probeunterricht,Austritte, ...).

Hinweis: Beim Datenimport liest der Notenmanager nur die Daten von Schülern ein,die kein Austrittsdatum erhalten haben. Sollten Sie einen Testimport mit Daten desVorjahres durchführen wundern Sie sich also nicht, dass die Abschlussklassen leersind.

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7. Im letzten Schritt können Sie festlegen, wie in Klassen, die sich aus Schülern mitunterschiedlicher Ausbidlungsrichtung zusammensetzen, differenzierte Unterrichtekenntlich gemacht werden sollen.

Sie können auf eine Kennzeichnung ganz verzichten oder die Ausbildungsrichtung, dieKlassengruppenkennung bzw. die Matrixspaltenbezeichnung nutzen. Im Dialog istjeweils der Speicherort dieser Daten in der ASV aufgeführt.

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8. Starten Sie nun den Datenimport mit einem Klick auf [Fertig stellen]. Die weiterenBearbeitungsschritte (Unterricht bearbeiten etc.; s. PDF-Handbuch) müssen vorerstnoch mit der Administratorenkonsole der Schulversion durchgeführt werden.

1.3.6.3.4 Lösen von Problemen

An dieser Stelle finden Sie Hilfestellungen zum Lösen von immer wiederkehrendenImportproblemen. Bevor Sie sich an das Forum oder den Support wenden sollten Sie dieInformationen auf dieser Seite überfliegen, ob nicht auch Ihr Problem hier schonaufgeführt ist.

Auf jeden Fall sollten Sie immer folgende Punkte beachten:

1. Sind alle Programme (Schulversion und NMAdmin) auf dem neuesten Stand?

2. Haben Sie in NMAdmin die Datenbankstruktur prüfen lassen (Menü Wartung)?

3. Haben Sie in der Schulversion die Datenbank prüfen lassen (Menü Wartung)?

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Ein Unterricht wurde nicht importiert

Problem: ein Unterricht wird in der Schulversion unter "Unterricht bearbeiten" nichtangezeigt. Die Datenbank wurde bereits geprüft.

Am günstigsten ist es, die Spur des Unterrichts zu verfolgen.

Schauen Sie zuerst in der Unterrichtsmatrix der ASV nach, ob dort der Unterricht korrektmit Stundenzahl und Lehrerkürzel angelegt ist. NMAdmin importiert keine Unterrichte,die als Intensivierungsstunde oder Profilstunde markiert sind! Sollte hier eine falscheEintragung bei "Abweichung" stehen bleibt der Unterricht daher vielleichtunberücksichtig.

Sind die Daten dort korrekt, schauen Sie als nächstes mit NMAdmin in die Exportdatei.Dazu rufen Sie in NMAdmin den Menüpunkt "Datenimport > aus ASV > ASV Exportdateianalysieren".

Wählen Sie die Exportdatei aus und tragen Sie das Passwort ein, klicken Sieabschließend auf [Laden].

Je nach Geschwindigkeit des Rechners brauchen Sie jetzt etwas Geduld. NMAdmin lädtdie Datei und reichert sie mit zusätzlichen Daten an, um sie für den Laien leichterverständlich zu machen. Wenn die Daten geladen wurden klicken Sie auf das kleineDreieck vor dem Schulnamen.

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Dem Aufbau der Exportdatei entsprechend finden Sie hier vier Unterelemente. Für denMoment interessiert uns der Bereich "unterrichtselemente". Wenn Sie hier wieder aufdas kleine Dreieck vor "Unterrichtselemente" klicken wird eine Liste aller Unterrichte inder Exportdatei geöffnet.

Diese Liste können Sie nun nach beliebigen Spalten sortieren oder auch Gruppieren.Zum Gruppieren ziehen Sie bitte einen Spaltenkopf (z. B. den mit der Beschriftung"lehrkraft_resolved") nach oben in den Kopfbereich für die Gruppierung.

Zum löschen einer Gruppierung fahren Sie mit dem Mauszeiger in der Gruppierungszeileauf "lehrkraft_resolved" und klicken dann auf das kleine "x" zum Löschen.

Suchen Sie nun nach dem vermissten Unterricht in der Exportdatei. Wenn Sie ihn findenprüfen Sie, ob er korrekt aufgeführt wird, also weder als Intensivierungs- noch alsProfilstunde und dass die Unterrichtsart "Pflichtunterricht" ist ("unterrichtsart_resolved"= P).

Wenn der Unterricht in der Exportdatei mit korrekten Daten in der Exportdatei steht undtrotzdem nicht importiert wurde werfen Sie als nächstes einen Blick in die Logdatei vonNMAdmin. Sie heißt nmadmin_log.txt und ist im Programmverzeichnis von NMAdmin zufinden. Während des Datenimports wird für jeden Unterricht ein Eintrag in die Logdateigeschrieben, entweder mit Erfolgs- oder Fehlermeldung. Mit diesen Informationenkönnen Sie dann den Notenmanager-Support oder das Forum kontaktieren.

Einem Unterricht wurden keine Schüler zugeordnet

Problem: Im Dialog "Unterricht bearbeiten" sind dem Unterricht keine Schülerzugeordnet. Die Datenbank wurde bereits geprüft.

Prüfen Sie zunächst in der ASV über die Unterrichtsmatrix, ob dem Unterricht überhauptSchüler zugeordnet wurden ("Schüler im Kurs"). Sind die Einstellungen korrekt schauenSie in die Exportdatei.

Gehen Sie zunächst vor wie oben, hangeln sich aber in der Dateistruktur über "Klassen >Klassengruppen" zunächst zu einem beliebigen Schüler des Unterrichts und wählen beiihm "besuchte_faecher" aus. Überprüfen Sie in der Liste, ob der betreffende Unterrichtin dieser Liste zu finden ist. Taucht die Fachbezeichnung in der Liste auf, das Feld

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"unterrichtselement_resolved" ist aber leer, dann sind die Eingaben in der ASV nichtstimmig. Ansonsten kontaktieren Sie den Support.

Die Bezeichnung der Unterrichte weicht von der ASV ab

Dies ist nicht wirklich ein Problem. Beim Import liest NMAdmin die Daten in derReihenfolge aus der Exportdatei, wie sie von der ASV geschrieben wurde. DieFachbezeichnungen werden auf das "Basiskürzel" gestutzt und dann bei Bedarf ein (1)oder (2) angehängt. So kann es passieren, dass D_1 und D_2 aus der ASV nicht zu D (1)und D (2) werden, sondern dass die Unterrichte gerade vertauscht wurden (aus D_1 wirdD (2) und umgekehrt). Das hat aber für die Funktionalität und die Rückübertragung vonNoten keine Relevanz.

1.3.6.4 Schülerdaten aktualisieren

Schülerdaten werden ausschließlich in der ASV gepflegt. Bei Änderungen müssen dieseaus der ASV exportiert und über die Funktion "Schülerdaten aktualisieren" in denNotenmanager übernommen werden.

Im Unterschied zum Datenaustausch mit der WinSV werden das Aktualisieren vonSchülerdaten und das Importieren von neuen Schülern (sofern vorhanden und erwünscht)in dieser Funktion zusammengefasst.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Erstellen Sie die Exportdatei der ASV .

2. Starten Sie NMAdmin und melden Sie sich an der Notenmanager-Datenbank an.

3. Wählen Sie im Menü "Datenimport" den Unterpunkt "aus ASV - Schülderdatenaktualisieren" aus.

4. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie die Exportdatei aus der ASV auswählen können.Weiterhin müssen Sie hier das Passwort angeben, mit dem die ASV diese Exportdateiverschlüsselt hat.

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Beachten Sie die Hinweise im Fenster: Falls Sie den Export aus der ASV am gleichenRechner und unmittelbar vorher vorgenommen haben, befindet sich das Passwort derExportdatei in der Windows Zwischenablage. Sie müssen dann nur in dasPasswortfeld klicken und die Tastenkombination Strg + V zu drücken, um dasPasswort einzufügen.


5. Es öffnet sich ein Dialog mit einer Fortschrittsanzeige und einer Fehlerliste.

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In der Fehlerliste werden sowohl Fehler bei der Datenübernahme angezeigt als auchSchüler aufgeführt, die in der Notenmanager-Datenbank nicht gefunden wurden. Sofernes sich um neu eingetretene Schüler handelt können Sie diese dann per Klick auf[Übernehmen] in den Notenmanager übernehmen (noch nicht implementiert!).

1.3.6.5 Teilimport zum Halbjahr

Im Laufe eines Schuljahres kann es aus unterschiedlichen Gründen passieren, dass dieUnterrichtsverteilung bzw. die Zuteilung der Lehrer zu den Unterrichten geändert werdenmuss.

Kleinere Änderungen nimmt man in der Regel über den Dialog "Unterricht bearbeiten" inder Schulversion vor. Sollten umfangreiche Änderungen anfallen, die auch in dieUnterrichtsmatrix der ASV eingepflegt werden, dann können diese im Rahmen eines"Teilimports" übernommen werden. Dabei werden nur die neuen Lehrer und die neueZuteilung der Lehrer zu den Unterrichten aus der ASV übernommen. Änderungen derSchülerzuteilung zu den Unterrichten müssen stets manuell im Notenmanager erledigtwerden.

Auch wenn die Funktion "Teilimport zum Halbjahr" heißt (zu dem Zeitpunkt fallen amhäufigsten größere Änderungen an) kann sie natürlich zu jedem beliebigen Zeitpunkt imSchuljahr aufgerufen werden, um Änderungen aus der ASV einzulesen.

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Funktionsweise

Nach dem Import neuer Lehrkräfte (dazu gibt es kein optisches Feedback) werdenzunächst - wie am Anfang des Schuljahres - alle Unterrichte aus der ASV-Exportdateieingelesen und "vorverarbeitet". Anschließend versucht das Programm so weit wiemöglich eine automatische Zuordnung zu schaffen.

· Zuerst werden unveränderte Unterrichte anhand von Fachkürzel und Lehrkraftkürzelindentifiziert und einander zugeordnet. Dies geschieht in mehreren Durchläufen:

1. Zuordnung auf Grund der exakten Schreibweise (also auch Berücksichtigung derGroß-/Kleinschreibung).

2. Zuordnung wie im ersten Durchlauf, allerdings ohne Überprüfung derGroß-/Kleinschreibung.

3. Zuordnung unter Berücksichtigung von Gruppenbezeichnungen (wie z. B. (1),(2), ...).

4. Zuordnung von IT-/NuT-Unterrichten.

· Anschließend werden Unterrichte zugeordnet, bei denen sich die Lehrkraft geänderthat. Sofern sich eine eindeutige Zuordnung zwischen ASV-Daten und Notenmanager-Daten finden lässt wird diese automatisch übernommen. Ansonsten muss dieZuordnung manuell durchgeführt werden.

Vorgehensweise

Starten Sie NMAdmin, melden Sie sich an und wählen Sie im Menü "Datenimport" denUnterpunkt "aus ASV > Teilimport zum Halbjahr".

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· Klicken Sie auf [...] (1) um einen Dateiauswahldialog zu öffnen. Wählen Sie die ASV-Exportdatei aus.

· Tragen Sie das Passwort ein (2) oder drücken Sie Strg+V um es aus derZwischenablage einzufügen.

· Klicken Sie auf [Laden] (3), um die Daten aus der ausgewählten Datei einzulesen.

· Nach Aufruf einer Klasse - die erste Klasse wird nach dem Laden automatisch geladen- startet sofort die automatische Zuordnung.

· Identische Unterrichte in Notenmanager und ASV werden mit einem dunkelgrünen"=" in der Spalte "Zuordnung" gekennzeichnet.

· Unterrichte mit neuen Lehrkräften, die NMAdmin automatisch zuordnen konnte,werden mit einem orangenen "<=" gekennzeichnet.

· Die beiden unten stehenden Listen enthalten die Unterrichte, die NMAdmin nichtautomatisch zuordnen konnte. Wählen Sie in jeder Liste einen Eintrag aus und klickenSie auf den Button (4), um diese beiden Unterrichte einandern zu zuordnen.

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· Fehlerhafte Zuordnungen können Sie über den Button [Rückgängig] wieder aufheben(Mehrfachauswahl möglich).

· Wenn Sie alle Zuordnungen durchgeführt haben klicken Sie auf [Zuordnungenspeichern] (5). Damit werden die Änderungen in die Datenbank geschrieben.

· Sie können die nächste Klasse entweder über die Klassenliste auf der linken Seiteauswählen oder mit den Navigationsbutton (6) durch die Liste steuern.

Bitte beachten Sie:

1. NMAdmin speichert nicht automatisch. Wenn Sie ohne manuelles Speichern zu eineranderen Klasse wechseln werden alle Zuordnungen verworfen.

2. Wenn in der Liste der zugeordneten Unterrichte lauter "=" erscheinen sind alleUnterrichte unverändert. Ein Speichern ist dann nicht notwendig und Sie könnengleich zur nächsten Klasse wechseln.

1.3.7 Abschlussprüfung mit ASV (RS)

1.3.7.1 Überblick

Zusammenspiel der Programme ASV und Notenmanager

Um Fehler und Inkonsistenzen bei der Datenerfassung zu vermeiden werden auchzukünftig alle AP-Daten nur in der Schulverwaltungssoftware ASV erfasst. Für die AP-Funktionen greift der Notenmanager dann auf die Datenbasis der ASV zu, verarbeitet dieDaten und stellt sie dann in Form von Dialogen, Listen und Statistiken dar.

Anders als bei der WinSD ist aber ein direkter Zugriff auf die ASV-Datenbank nichtvorgesehen. Das liegt auch daran, dass dies je nach Installationsvariante der ASVtechnisch gar nicht möglich ist. Die Daten werden grundsätzlich in Form von XML-Dateien, die in verschlüsselten und passwortgeschützten ZIP-Dateien gespeichertwerden, ausgetauscht.

Grundsätzlicher Ablauf

Nach Notenschluss (zum Testen gerne auch früher) werden die vom Notenmanagerberechneten Jahresfortgangsnoten mit Hilfe einer Austauschdatei vom Notenmanager indie ASV übertragen. Dort werden dann wie schon zuvor in der WinSD die Noten dereinzelnen Prüfungsteile erfasst (die Maske ist praktisch identisch, man muss ich kaumumgewöhnen). Vor jeder AP-Konferenz (Ausnahme: Prüfungskonferenz "FeststellungJFN") müssen dann diese Daten wieder per Austauschdatei in den Notenmanagerübertragen werden. Der AP-Dialog greift dann also nur noch auf die eigeneNotenmanager-Datenbank zu, eine Verbindung zum Server mit der ASV-Datenbank istnicht notwendig (näheres unter Ablaufplan für den Administrator ).92

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Zeugnisbemerkungen

Zum aktuellen Zeitpunkt (Ende April 2016) gibt es keine Schnittstelle, über dieZeugnisbemerkungen zwischen Notenmanager und ASV ausgetauscht werden könnten.Wenn Sie planen, die Abschlusszeugnisse mit der ASV zu drucken, müssen Sie dieZeugnisbemerkungen entweder direkt in der ASV erfassen oder per "Kopieren undEinfügen" von einem in das andere Programm übertragen.

Druck Abschlusszeugnisse

Im Notenmanager ist seit 2014 ebenfalls ein Zeugnisformular für das Abschlusszeugnisder Realschule integriert.

1.3.7.2 Vorbereitende Schritte

Updates

· Bringen Sie die Notenmanager Schulversion auf den neuesten Stand.

· Stellen Sie sicher, dass NMAdmin aktuell ist. Dies sollten Sie vor jedemDatenaustausch mit der ASV kontrollieren.

· Auch die ASV sollte stets auf dem neuesten Stand sein. Bitte aktualisieren Sieinsbesondere auch die Anwendungsdaten (Schnittstellen) und Wertelisten.

Datenbank prüfen

Es wird empfohlen, vor dem ersten Datenaustausch zur Abschlussprüfung dieDatenbankstruktur der Notenmanagerdatenbank überprüfen zu lassen. Damit stellen Siesicher, dass alle Datenfelder, dir für AP-Dialoge benötigt werden, angelegt wurden.Starten Sie dazu NMAdmin und klicken Sie im Menü "Wartung" auf "Datenbank prüfen".

Im folgenden Dialog wählen Sie die Option "Datenbankstruktur" und klicken Sie dann auf[Prüfung starten].

Wichtig: Sollten während des Prüfprozesses Fehlermeldungen erscheinen notieren Siesich den Inhalt so genau wie möglich und melden Sie sich beim Support.

Anwendungsdaten aktualisieren

Die Notenübertragung zwischen ASV und Notenmanager geschieht anhand vonDatensatz-IDs. Schüler werden über ihr "lokales Differenzierungsmerkmal" eindeutigidentifiziert, bei Fächern ist es der "ASV-Schlüssel". Nur wenn diese Daten aktuell undkonsistent sind kann eine Datenübertragung gelingen.

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Beim Datenimport am Anfang des Schuljahres wurden diese Datensatz-IDs bereits vonder ASV in die Notenmanager-Datenbank übernommen. Die beiden ersten Schritte derfolgenden Anleitung sollen sicherstellen, dass evtl. in der ASV neu angelegte Fächernoch in den Notenmanager übernommen werden.

· Starten Sie in der ASV einen "Export Notenverwaltung" wie unter Datenexport ausASV beschrieben. In NMAdmin wählen Sie dann im Menü "Datenimport" den Punkt"aus ASV - Anwendungsdaten aktualisieren".

· Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie die Exportdatei aus der ASV auswählen können.Weiterhin müssen Sie hier das Passwort angeben, mit dem die ASV diese Exportdateiverschlüsselt hat. Wählen Sie aus den Importoptionen nur "Fächerdaten aktualisieren" und"Klassendaten aktualisieren" aus.

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Wichtig: Normalerweise nimmt die Aktualisierung nur wenig Zeit in Anspruch (beiPostgres-Datenbank nur wenige Sekunden). Daher erhalten Sie keine optischeRückmeldung über den Fortschritt des Datenimports. Nach Abschluss derAktualisierung sollte - je nach ausgewählter Option - eine Meldung in folgender Formerfolgen:

· Öffnen Sie im Menü "Daten" den Dialog "Fächer" (der Dialog wurde im Vergleich zurVorversion stark geändert).

· Für jedes Fach, zu dem es an Ihrer Schule einen Unterricht gibt, muss in der Spalte"ASV-Schlüssel" ein 10-stelliger Zahlencode stehen. Wenn zu einem Fachkürzel auch"abgeleitete" Fachkürzel gibt darf dieser Zahlencode nur für das "Basis-Fachkürzel"eingetragen werden, nicht für die Kürzel mit den Gruppenbezeichnungen.

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Beispiel: im folgenden Screenshot sehen Sie, dass Biologie mit dem Basis-Kürzel "B"den ASV-Schlüssel 0300100100 zugeordnet bekommen hat, während für dieGruppenkürzel "B (1)" und "B (2)" die Spalte leer ist. Genauso ist mit Mathematik,Physik, ... zu verfahren, d. h. der Schlüssel darf nur bei "M", "Ph", ... eingetragen sein.

Sollte es abweichende Fächerkürzel in ASV und NM geben müsse Sie den ASV-Schlüssel manuell an die richtige Stelle kopieren.

Beispiel: Das Fach "Wirtschaft und Recht" wird bei Ihnen im NM möglicherweise nochmit "WiR" abgekürzt, in der ASV lautet das Kürzel aber "WR". Beim Import der Datenhat dann NMAdmin das Fach "WR" neu angelegt und dort auch den ASV-Schlüsselhinterlegt. Diesen müssen Sie nun kopieren und manuell in den Datensatz für dasFach "WiR" eintragen, anschließend bei "WR" herauslöschen.

Dazu klicken Sie zunächst rechts oben im Dialog auf den Button [Bearbeiten] um dieTabelle zu aktivieren. Nun können Sie die Zellen der Datensätze per Doppelklickaktivieren und wie gewohnt markieren, kopieren und einfügen.

1.3.7.3 Ablaufplan für den Administrator

Die folgende Übersicht führt alle Arbeitsschritte auf, die für die Abwicklung derAbschlussprüfung der Realschule vom Administrator erledigt werden müssen. EinigePunkte fallen nur an, wenn der Zeugnisdruck im Notenmanager erledigt werden soll.

Zeitpunkt

Aufgabe

Nach 2.Notenbild, ca.AnfangMai

Zeugnisart auf Abschlusszeugnis einstellen (NMAdmin > Daten >Klassendaten )

Zeugnistermin einstellen (NMAdmin > Einstellungen >Systemeinstellungen)

Notenschluss festlegen (NMAdmin > Daten > Klassendaten )

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Bei Zeugnisdruck mit Notenmanager: Zeugnisunterzeichner(Vorsitzende(r) des Prüfungsausschusses) einstellen (NMAdmin >Daten > Klassendaten )

Bei Zeugnisdruck mit Notenmanager: Fächerspiegel für 10.Jahrgangsstufe anlegen

Bei Zeugnisdruck mit Notenmanager: "Neues Zeugnislayout" und"Eigene Fächerspielgel" aktivieren (NMAdmin >Einstellungen >Systemeinstellungen)

Bei Zeugnisdruck mit Notenmanager: Einstellungen für"Zeugnisbemerkung im Blocksatz" (NMAdmin >Einstellungen >Systemeinstellungen) überprüfen

Einstellungen für die Mitteilung der Jahresfortgangsnoten vornehmen(Schulversion > Einstellungen > Berichte anpassen)

ca. 10TagevorNotenschluss10. Jgst.

Sicherstellen, dass für alle Schüler der 10. Jahrgangsstufe dasMerkmal "Ausbildungsrichtung" und bei Schülern derAusbildungsrichtung 3b auch das "1. Wahlpflichtfach" korrekteingestellt sind (NMAdmin > Daten > Schüler).

Testübertragung der Jahresfortgangsnoten in die ASV (Datenexport anASV )

Kontrolle, ob AP-Dialog 1 Daten korrekt anzeigt

Bei Zeugnisdruck aus Notenmanager: gegebenenfallsZeugnisbemerkungen vom Zwischenzeugnis für das Abschlusszeugnisübernehmen (Wartung > Zeugnisbemerkungen kopieren)

Kontrolle des Zeugnisdrucks.

ACHTUNG: zu dem Zeitpunkt werden noch keine Noten angezeigt!

ca. 1WochevorNotenschluss10. Jgst.

Heimversionsnutzer daran erinnern, rechtzeitig den Notenabgleichvorzunehmen

Notenschluss10. Jgst.

Jahresfortgangsnoten vom Notenmanager in die ASV übertragen(Datenexport an ASV )

ACHTUNG: Ab diesem Zeitpunkt werden Notenänderungen nur noch inder ASV durchgeführt!

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Zur Vorbereitung der Konferenz die Funktion des AP-Dialogs 1überprüfen

AP-Konferenz"Festsetzungder JFN"

Gegebenenfalls die Kollegen über die Informationen in der Schülerliste(Farben, Symbole) aufklären

Gegebenenfalls die Mitteilungen über die Jahresfortgangsnotenausdrucken (können Klassenleiter auch selber machen )

Nachmdl.Prüfungen inNichtprüfungsfächern

Noten der mdl. Prüfungen in die ASV eintragen (lassen)

AP-Noten aus ASV in Notenmanager übertragen


AP-Konferenz"Neufestsetzung derJFN"

Gegebenenfalls die Kollegen über die Informationen in der Schülerliste(Farben, Symbole) aufklären

Nachschriftl.Prüfungen

AP-Noten aus ASV in Notenmanager übertragen


Bei Zeugnisdruck aus Notenmanager: bei den Schülern, bei denen jetztschon die Gesamtnoten feststehen und diese in der ASV schoneingetragen sind, kann ab jetzt der Zeugnisdruck getestet werden.

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1.3.7.4 Jahresfortgangsnoten in die ASV übertragen

Vor der Übertragung der Jahresfortgangsnoten müssen Sie unbedingt die vorbereitendenSchritte durchgearbeitet haben. Ansonsten laufen Sie Gefahr, dass dieNotenübertragung scheitert oder einen "Datensalat" anrichtet.

1. Starten Sie NMAdmin und wählen Sie im Menü "Datenbank" den Punkt "Klassen".Stellen Sie sicher, dass für die 10. Klassen die Zeugnisart Abschlusszeugnis ist bzw.ändern Sie die Zeugnisart entsprechend ab.

2. Wählen Sie im Menü "Datenexport" den Punkte "ASV - Zeugnisnoten".

3. Es öffnet sich der Dialog für den Zeugnisnotenexport. Wählen Sie das Zielverzeichnisfür die Exportdatei aus und aktivieren Sie die gewünschten Optionen. Markieren Siedann die zu exportierenden Klassen, in diesem Fall also die 10. Klassen.

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4. Klicken Sie auf [Start], um den Notenexport zu starten. Es öffnet sich ein Fenster, dasden Fortschritt des Exports anzeigt. Wenn alles ohne Fehler abläuft sollte der Dialogam Ende wie folgt aussehen.

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Hinweis: NMAdmin schreibt beim Export die Zeugnisnoten nicht nur in dieExportdatei sondern übernimmt genau diese Noten auch in die eigeneAbschlussprüfungs-Datenbank. Nach erfolgreichem Export ist dann der Datenbestandin ASV und Notenmanager identisch. Ein Datenimport von ASV in den Notenmanagerfür die folgende 2. Prüfungskonferenz (Festsetzung Jahresfortgangsnoten) ist dahernicht nötig (und momentan auch gar nicht möglich; Stand 17.05.2014).

5. Klicken Sie auf [Schließen]. Es folgt eine Meldung, die Ihnen das Zielverzeichnis, denDateinamen (lautet immer "NMzuASV_Notenexport.zip") sowie das zufälliggenerierte Passwort anzeigt. Das Passwort wird zusätzlich in die Zwischenablagekopiert, so dass Sie es in ein beliebiges Programm kopieren können. Wenn Sie denImport in die ASV vom gleichen Rechner aus vornehmen liest die ASV das Passwortsogar automatisch aus der Zwischenablage.

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6. Klicken Sie auf [OK] und starten Sie die ASV.

7. Melden Sie sich mit ausreichenden Rechten an der ASV an und wählen Sie "Datei -Verwaltung - Schnittstellen".

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8. Wählen Sie aus der Liste der Schnittstellen "Import von Zeugnisnoten nach ASV" aus.

9. Klicken Sie auf [Start] und im folgenden Dialog auf [Datendatei auswählen].Wählen Sie die vom Notenmanager erzeugte "NMzuASV_Notenexport.zip" aus.

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10.Sofern das Passwort nicht mehr in der Zwischenablage gespeichert ist öffnet sichjetzt ein Dialog zur Passwortabfrage.

Geben Sie das Passwort ein und klicken Sie auf [OK].

11.Die Export-Datei wird jetzt von der ASV-Schnittstelle einer Prüfung unterzogen.

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Klicken Sie auf [Weiter] und den eigentlichen Import zu starten.

12.Nach Abschluss des Imports sollten Sie folgende Meldung erhalten:

Bestätigen Sie mit einem Klick auf [OK] und schließen Sie anschließend dasDialogfenster der Schnittstelle.

1.3.7.5 AP-Daten in den Notenmanager übertragen

Die ASV-Schnittstelle "Abschlussprüfung-Export" schreibt alle Daten aus derAbschlussprüfungsmaske in eine XML-Datei, die NMAdmin anschließend einlesen kann.Gehen Sie wie folgt vor:

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1. Melden Sie sich mit ausreichenden Rechten an der ASV an und wählen Sie "Datei -Verwaltung - Schnittstellen".

2. Wählen Sie aus der Liste der Schnittstellen "Abschlussprüfung-Export" aus.

3. Klicken Sie auf [Start]. Es öffnet sich der Dialog für den AP-Export.

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4. Nach einem Klick auf [Weiter] erscheint ein Dateidialog. Wählen Sie dasZielverzeichnis aus und geben Sie einen aussagekräftigen Dateinamen ein.

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5. Sobald Sie auf [Speichern] geklickt haben startet der Datenexport. Nach einemerfolgreichen Export wird Ihnen das Passwort der erzeugten Zip-Datei angezeigt.Wenn Sie den Import in den Notenmanager nicht am gleichen Rechner und gleich imAnschluss vornehmen können müssen Sie sich das Passwort notieren. Ansonstenkönnen Sie es in NMAdmin mit Strg+V einfach in den entsprechenden Dialogeinfügen.

6. Starten Sie jetzt NMAdmin und melden Sie sich als Administrator an.

7. Wählen Sie im Menü "Datenimport - aus ASV - AP-Noten importieren" aus.

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8. Wählen Sie die Zip-Datei aus, die von der ASV erstellt wurde. Klicken Sie dann in dasPasswortfeld und drücken Sie Strg+V. Sofern es sich noch in der Zwischenablagebefand wird nun das Passwort eingetragen. Ansonsten müssen Sie es manuelleingeben. Klicken Sie dann auf [Start].

9. Nach dem Import zeigt Ihnen NMAdmin eine Übersicht über die importierenDatensätze und die aufgetretenen Fehler.

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Hinweis: Die Fehlermeldung "Keine AP-Daten in der ASV-Datei gefunden" bedeutet,dass NMAdmin den Schüler in der Exportdatei zwar gefunden hat, dort aber keine AP-Daten für den Schüler gespeichert sind. Dies tritt insbesondere dann auf, wenn Sieversuchen, direkt nach dem Zeugnisnotenimport in die ASV die AP-Daten in denNotenmanager zurückzuspielen. Die Schnittstelle "Export derAbschlussprüfungsleistungen (RS)" schreibt nur für die Schüler Daten in die Datei, beidenen der AP-Datensatz über die Eingabemaske manuell geändert wurde. Dies trifftaber normalerweise erst dann zu, wenn tatsächlich Prüfungsleistungen eingetragenwurden.

10.Klicken Sie zum Abschluss auf [Schließen]. Jetzt können Sie mit der Schulversion denAP-Dialog öffnen und die Daten aus der ASV einsehen.

1.3.7.6 Lösen von Problemen

Technisches Hintergrundwissen

Die folgenden Abschnitte geben einen Einblick in die internen Programmabläufe und dieDatenbankstruktur. Im Laufe des Abschlussprüfungsprozesses Probleme auftauchenkönnen diese Informationen Ihnen helfen, die Ursache zu lokalisieren.

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Die Notenmanager-Datenbank

Für jeden Schüler und jedes seiner Fäche speichert der Notenmanager einenNotendatensatz, in dem alle Noten aus Schulaufgaben, Kurzarbeiten, Stegreifaufgabenund mündlichen Leistungsbeiträgen gespeichert werden - zusammen mit dennotwendigen Metadaten. Im Laufe eines Schuljahres greift der Notenmanager immer aufdiese Datensätze zu und berechnet jeweils ad hoc aus diesen Daten die aktuellenNotenschnitte und Jahresfortgangsnoten (JFN). Die Änderung einer Note schlägt sichalso sofort nieder, wenn ein Zeugnis neu gedruckt oder ein Notenbericht geöffnet wird.Auch der Konferenzdialog für Zwischen- und Jahreszeugnisse greift stets auf dieaktuellen Daten zu.

Das Handling der Abschlussprüfung weicht gravierend davon ab. Hier spielt derNotenmanager nur die Rolle eines "Datenaufbereiters" oder eines "Datenvisualisierers".Dazu wird ein in der Notenmanager-Datenbank ein Bereich eingerichtet, in dem die ausder ASV importierten Noten und Metadaten gespeichert werden, um sie von dort aus fürdie diversen Dialoge und Berichte aufzubereiten und auszuwerten.

Die Daten, die in den AP-Dialogen, in den Berichten zur AP und im Abschlusszeugnisgedruckt werden stammen so alle aus der ASV und sind vom restlichen Teil derNotenmanager-Datenbank komplett getrennt. Das bedeutet also, das Noteneingabendurch Kollegen oder Administrator im Notenmanager keinerlei Einfluss auf die Daten inden AP-Funktionen haben.

Notenübertragung in die ASV

Die gesamte Notenverwaltung rund um die AP wird in der ASV durchgeführt. AlleInformationen zu Prüfungen, Prüfungsverzicht, Überwiegen der JFN, Ausgleich zwischenPrüfungsfächern etc. werden direkt in der ASV erfasst.

Einzig die JFN werden nach Notenschluss der 10. Klassen vom Notenmanager in die ASVübertragen. Beim Aufruf des entsprechenden Menüpunktes geschieht folgendes:

· NMAdmin lädt für jeden Schüler jeweils alle Notendatensätze und berechnet aus demaktuellen Notenbild die JFN. Falls eine pädagogische Note eingetragen wurde wirddiese Note als JFN herangezogen.

· Anschließend schreibt das Programm diese Noten in die Exportdatei. Jeder Eintrag inder Exportdatei enthält dabei folgende Daten:

· Fachkürzel

· zugehöriger ASV-Schlüssel (Erklärungen hierzu weiter unten)

· Notenwert

· Datum

· Gleichzeitig werden genau dieselben Noten in den Bereich der Notenmanager-Datenbank geschrieben, in dem die AP-Daten hinterlegt werden.

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Sofern dann im Anschluss diese Notendatei auch gleich in die ASV importiert wird habenASV und Notenmanager im Bereich der AP-Funktionen exakt die gleichen Noten.

AP-Daten von ASV in den Notenmanager übertragen

Nachdem die JFN in die ASV übertragen wurde können Eintragungen nur noch in der ASVvorgenommen werden. Es sei an der Stelle noch einmal wiederholt: eineNoteneintragung im Notendialog des Notenmanagers hat keinen Einfluss mehr auf dieim AP-Dialog angezeigten Noten. Sollte es noch zu Änderungen in den JFN kommen,dann müssen die JFN entweder noch einmal in die ASV übertragen werden oder dieÄnderungen parallel in der ASV geändert werden (manuell).

Wurden Änderungen in der AP-Daten der ASV vorgenommen müssen diese über dieentsprechende Schnittstelle in den NM übertragen werden. Dabei werden immer alleDaten komplett übertragen (nicht nur Änderungen) und vom NM komplett eingelesen.Alle im NM bereits vorhandenen AP-Daten werden dabei überschrieben.

Achtung: zum aktuellen Zeitpunkt (Schuljahr 2014/15) exportiert die ASV-Schnittstellenur dann die Daten eines Schülers, wenn für ihn eine Änderung in den AP-Datenvorgenommen wurde. Dazu gehört z. B. die Eintragung einer mdl. Prüfung inNichtprüfungsfächern (auch das "V" für Verzicht) und natürlich die Eintragung alleranderen Prüfungsergebnisse.

Für Schüler, bei denen nur die importierten JFN aus dem NM eingetragen sind, exportiertdie ASV-Schnittstelle nur leere Datensätze. Dies führt beim Import auf Seiten vonNMAdmin dann zu den Meldungen der Form "Keine AP-Daten in ASV gefunden".

Bedeutung der "ASV-Schlüssel"

Beim Datenaustausch mit der WinSV wurden Fächer und die zugeordneten Unterrichteimmer anhand ihrer Fächerkürzel identifiziert. Das machte die Daten zwar für Menschengut lesbar, den Datenaustauch aber auch fehleranfällig da unterschiedliche Schulen(und Schularten) auch unterschiedliche Fächerkürzel benutzen konnten (noch nichteinmal die Kürzel in WinSD und WinLD mussten gleich sein).

Mit Einführung der ASV gab es nun eine grundlegende Änderung. Jedes Fach hat nureine bayernweit einheitliche Schlüsselnummer, in der ASV in den Fächerdaten als "Amtl.Fachschlüssel" bezeichnet. Das Fach Deutsch z. B. die Schlüsselnummer "0100500100".Darüberhinaus gibt es in der ASV nun noch ein "Amtl. Fachkürzel" und ein "Schuleig.Fachkürzel".

Um beim Datenaustausch ASV - NM die Noten den richtigen Fächern zuweisen zukönnen werden nur die Schlüsselnummern verwendet. Eine Note, die vomNotenmanager in die ASV übertragen wird und den ASV-Schlüssel "0100500100" trägt(siehe oben) wird in der ASV dann in das Datenfeld für die Deutschnote geschrieben.Ebenso geschieht es auf dem umgekehrten Weg von ASV in den Notenmanager.

Da in den verschiedenen Schulen und Schularten durchaus unterschiedliche Fachkürzelverwendet werden können (z. B. bei EvR/Ev, KR/RK, Ch/C) muss daher in der

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Notenmanager-Datenbank hinterlegt werden, welches Fachkürzel für welches Fachsteht. Dies geschieht über NMAdmin > Daten > Fächer, indem dort der Amtl. Schlüssel(im NM immer ASV-Schlüssel genannt) in die entsprechende Spalte geschrieben wird.

Beispiel: der ASV-Schlüssel für evangelische Religion lautet "0200200100". Wenn Sie anIhrer Schule für dieses Fach das Kürzel "Ev" verwenden wollen, dann tragen Sie dortdiesen Schlüssel ein. Wollen Sie das Fach lieber mit "EvR" abkürzen, dann tragen Sie denSchlüssel nur dort ein.

Wichtig ist, dass

1. Jeder Schlüssel immer nur einem Fach zugordnet sein darf. Wenn Sie z. B. denSchlüssel "0200200100" sowohl bei Ev als auch bei EvR eintragen gibt es Fehler inder Übertragung.

2. Alle Unterrichte im Notenmanager müssen dann natürlich auch mit diesemFächerkürzel bezeichnet werden, sonst klappt der Notenaustausch nicht.

So läuft der Import der AP-Daten ab

Um den Prozess zu verstehen hilft es, mit NMAdmin unter "Datenimport > aus ASV > ASVAP-Notendatei analysieren" direkt in die Exportdatei zu schauen.

Folgende Schritte laufen beim Einlesen der AP-Datenab:

· Der Notenmanager durchläuft alle Klassen, Klassengruppen und Schüler.

· Für jeden Schüler durchläuft er die Abschlussprüfungsfächer.

· Er liest von jedem Fach den ASV-Schlüssel aus (z. B. "0100500100").

· Jetzt wird in der Notenmanager-Datenbank in der Fächertabelle nach diesem ASV-Schlüssel gesucht.

· Sofern NMAdmin fündig wird liest er jetzt das zu diesem ASV-Schlüssel gehörigeFächerkürzel aus (im obigen Beispiel "D").

· Jetzt schaut er nach, ob der Schüler einen Unterricht mit diesem Fach belegt hat.

· Falls er fündig wurde trägt er die Prüfungsleistung ein, falls nicht gibt es dieFehlermeldung "In der NM-Datenbank wurde kein Notendatensatz für dieses Fachgefunden".

1.3.7.6.1 Probleme beim Datenaustausch

NMAdmin erstellt die Transportdatei nicht

(wird noch ergänzt)

Fehlermeldung beim Import: Keine AP-Daten für Schüler XY in ASV

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Für Schüler, bei denen nur die importierten JFN aus dem NM eingetragen sind, exportiertdie ASV-Schnittstelle nur leere Datensätze. Dies führt beim Import auf Seiten vonNMAdmin dann zu den Meldungen der Form "Keine AP-Daten in ASV gefunden".

Fehlermeldung beim Import: In der NM-Datenbank wurde keinNotendatensatz für dieses Fach gefunden

NMAdmin ist es nicht gelungen, für das genannte Fach aus der ASV-Datendatei denpassenden Notendatensatz im Notenmanager zu finden. In der Regel ist dies auf einProblem mit den ASV-Schlüsseln zurückzuführen. Lesen Sie hierzu die Informationen zuASV-Schlüsseln und zum AP-Datenimport durch.

1.3.7.6.2 Probleme im AP-Dialog

Das Wahlpflichtfach in der Gruppe 3b wird nicht korrekt angezeigt

Während in den Ausbildungsrichtungen 1, 2 und 3a mit Ph, BwR und F dasWahlpflichtfach fest vorgegeben ist stehen im Zweig 3b mehrere Möglichkeiten zuAuswahl. Damit der Notenmanager im AP-Dialog das richtige Fach anzeigen kann mussdas Merkmal "Ausbildungsrichtung" in den Schülerdaten korrekt ausgefüllt sein.

Wir ein solcher Schüler der Gruppe 3b im AP-Dialog ausgewählt laufen folgendeProzesse ab:

1. Der Notenmanager liest für diesen Schüler den Eintrag für das 1. Wahlpflichtfach ausder Notenmanager-Datenbank aus.

2. Anschließend sucht das Programm in der Liste der von diesem Schüler belegtenFächer nach dem Fach, dass dieses Fachkürzel trägt.

3. Die zu diesem Fach gehörigen Daten werden dann aus der Datenbank gelesen undeingetragen.

Wenn das Wahlpflichtfach also nicht richtig angezeigt wird können folgende Ursachenvorliegen:

· Bei den Schülern der Ausbildungsrichtung 3b ist überhaupt kein Wahlpflichtfacheingetragen.

· Das Kürzel im Merkmal "Ausbildungsrichtung" in den Schülerdaten stimmt nicht mitdem Fachkürzel des zugehörigen Unterrichts überein (z. B. Werken: in denSchülerdaten ist "We" als 1. Wahlpflichtfach eingetragen, der Unterricht wird aberunter "W" geführt).

Achtung: in der WinSD wurde das 1. Wahlpflichtfach ein Datenmerkmal direkt in denSchülerdaten festgelegt. In der ASV ist das nicht mehr der Fall. Das Merkmal "1.Wahlpflichtfach" ist dem Unterricht zugeordnet, der dann von den Schülern belegt wird.

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Wird also der Unterricht - z. B. Werken - für eine bestimmte Klasse in der ASV nicht alsWahlpflichtunterricht eingerichtet, so gelangt die Information über das Wahlpflichtfachauch nicht in die Notenmanager-Datenbank.

Bei Note 5/6 in einem Prüfungsfach wird eine mdl. Prüfung inNichtprüfungsfächern angeboten

Dieser Fall tritt immer dann auf, wenn der Notenmanager ein Fach nicht alsPrüfungsfach identifizieren kann.

Folgende Prozesse laufen beim Auswerten der Daten ab:

1. Das Programm durchläuft alle Notendatensätze des Schülers.

2. Anhand des ASV-Schlüssels des zugehörigen Faches wird festgestellt, ob das Fachein Prüfungsfach ist.

3. Entsprechend der Auswertung unter 2. wird das Fach mit der Note dann in die Listeder mdl. Prüfungen aufgenommen oder eben nicht.

Wenn also ein Fach fälschlicherweise in die Liste der Nichtprüfungsfächeraufgenommen wird können folgende Ursachen vorliegen:

· Bei den Schülern der Ausbildungsrichtung 3b ist überhaupt Wahlpflichtfach oder einfalsches Fächerkürzel eingetragen (s. o.).

· Der ASV-Schlüssel in der Fächertabelle ist nicht vorhanden oder beim falschen Facheingetragen. Beispiel: Ist der ASV-Schlüssel für Physik (0300500100) nicht bei "Ph"sonder bei "P" eingetragen, der Unterricht des Schülers (Gruppe 1) wird aber mit"Ph" abgekürzt, dann wird dieses Fach nicht als Prüfungsfach identifiziert.

1.3.8 Zeugnisse erstellen

Wenn Sie zur Schulversion des Notenmanagers auch das Zeugnismodul erworben habenkönnen Sie (und die Klassenleiter) den gesamten Zeugnisdruck innerhalb desNotenmanagers abwickeln. Dazu ist kein weiterer Datenaustausch mit WinSV oder ASVnotwendig.

Die folgenden Abschnitte erklären die Abläufe und Einstellungen, die für einenerfolgreichen Zeugnisdruck notwendig sind.

1.3.8.1 Übersicht

Zusammen mit dem Zeugnismodul können Sie aus dem Notenmanager herausZwischenzeugnisse, Jahreszeugnisse und für die Realschule auch Abschlusszeugnissedrucken. Für einen reibungslosen Ablauf am Zeugnistermin sind eine Reihe vonEinstellungen zu bestimmten Zeitpunkten vorzunehmen. Der Zeitplan gibt Ihnen eineÜbersicht der über das Schuljahr verteilten Aktionen, die Beschreibung der einzelnenEinstellungen finden Sie in den folgenden Kapiteln.

Organisatorische Arbeiten und Einstellungen

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Hierunter fallen alle Einstellungen, die terminlich einen reibungslosen Ablaufgewährleisten sollen. Darunter fällt aber auch die Information der Kollegen, damit dieseihre Noten rechtzeitig aus den Heimversionen überspielen und nicht vor dem Problemeines blockierten Notenabgleichs stehen.

Zeugnislayout

In diesem Abschnitt werden alle Einstellungsmöglichkeiten und Parameter erklärt, diedas Layout des Zeugnisses beeinflussen.

1.3.8.2 Zeitplan

Termin

Aktion Erklärung

BeginndesSchuljahres

Zeugnistermineeinstellen

Die Zeugnistermine, vor allem der desZwischenzeugnisses, spielen programminterneine wichtige Rolle (Trennung der Halbjahre,Notenvollständigkeit, Berichte ...) . Es wirddaher empfohlen, diese gleich zuSchuljahresbeginn korrekt einzutragen.

Dezember

LizenzschlüsselZeugnismodul prüfen

Mitte/EndeDezember

Zeugnisart"Zwischenzeugnis",Notenschluss undNotenschluss M/Veinstellen

Der genaue Termin hängt davon ab, ob Sieauch Notenbildbericht herausgeben. Generellgilt, dass Sie den Notenschluss so früh wiemöglich festlegen sollten. Nur so können Siesicherstellen, dass dieser Termin dann auchrechtzeitig in die Heimversion der Kollegenübertragen wird.

Anfang/MitteJanuar

ZeugnisrelevanteEinstellungenvornehmen

Schulname, Zeugnisunterzeichner,Zeugnisdatum, Druckeinstellungen(Druckfarbe für Notenfelder), ...

EndeJanuar/Anfan

Noteneinsicht fürFachlehrer aktivieren

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gFebruar

EndeJanuar/AnfangFebruar

Schülerdatenaktualisieren

Noch einmal sicherstellen, dass Name,weitere Vornamen etc. auf dem aktuellenStand sind.

Zeugnistermin

Datensicherungerstellen

Zeitpunkt: Freitag nachmittag nach demZeugnisdruck

Funktion "NeuesHalbjahr" starten

Insbesondere wichtig, wenn einige KlassenNotenbilder und kein Zwischenzeugniserhalten. Durch die Funktion "NeuesHalbjahr" werden auch für die Schüler dieserKlassen die Zwischenzeugnisnoten fixiert.

April/Mai

Zeugnisart"Jahreszeugnis" bzw."Abschlusszeugnis"einstellen

Notenschlusseinstellen

Mai ZeugnisrelevanteEinstellungen prüfen

· Zeugnistermine

· Zeugnisunterzeichner (können vomZwischenzeugnis abweichen!)

· elektronisches Siegel

· eigene Fächerspiegel (falls verwendet)

· neues oder altes Layout

AnfangJuli


Zeugnis


114



termin

Zeugnistermin

Notenübertragung inASV

wichtig insbesondere für Gymnasien wg.ausgelaufener Fächer

1.3.8.3 Organisatorische Arbeiten und Einstellungen

· Zeugnistermine einstellen

· Lizenzschlüssel Zeugnismodul prüfen

· Zeugnisart einstellen

· Einstellungen für das Zeugnislayout

· Unterzeichner

· elektronisches Siegel (nur Jahreszeugnis)

· Fächerspiegel

· neues/altes Zeugnislayout

· Hintergrundfarbe Notenfelder

· Noteneinsicht Fachlehrer

· Schülerdaten aktualisieren

1.3.8.3.1 Termine

Zwischen-/Jahres-/Abschlusszeugnistermin

Termin der Zeugnisausgabe. Insbesondere der Zwischenzeugnistermin muss unbedingtfrühzeitig im Schuljahr korrekt eingestellt werden, da er zusätzlich auch denHalbjahreswechsel markiert.

Die Zeugnistermine können im Hauptfenster von NMAdmin oder unter NMAdmin >Einstellungen > Systemeinstellungen > Termine festgelegt werden.

Notenschluss

Der Notenschluss markiert den letzten Tag, an dem die Kollegen noch Noten für eineKlasse eintragen können. Am folgenden Tag sind keine Noteneintragungen mehrmöglich und auch beim Notenabgleich mit der Heimversion werden für diese Klassekeine Noten mehr importiert.

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Der Notenschluss wird für jede Klasse einzeln festgelegt: NMAdmin > Daten > Klassen

Notenfreigabe

Die Notenfreigabe markiert den ersten Tag, an dem die Kollegen wieder Noten für dieseKlasse eintragen können. Der Zeitraum zwischen Notenschluss und Notenfreigabe solltemöglichst klein gewählt werden. Die Notenfreigabe sollte aber auf jeden Fall erst dannerfolgen, wenn die Zeugnisse gedruckt und alle Folgearbeiten (neues Halbjahr starten)abgeschlossen sind.

Die Notenfreigabe wird für jede Klasse einzeln festgelegt: NMAdmin > Daten > Klassen

Notenschluss Mitarbeit und Verhalten

In der aktuellen Programmversion wird der Notenschluss für Mitarbeits- undVerhaltensnoten noch übergreifend für alle Klassen eingestellt. Er markiert den letztenTag, an dem die Kollegen noch Mitarbeits und Verhaltensnoten eintragen können.

Der Notenschluss wird festgelegt über NMAdmin > Einstellungen >Systemeinstellungen > Termine > Notenschluss M/V

Mitteilung "Vorrückung"

Am Ende des Schuljahres kann über den Notenmanager der Bericht "Vorrückung"gedruckt werden, der die Vorrückungsoptionen eines an sich durchgefallenen Schülersbenennt. Dieser Bericht enthält drei Daten:

1. Datum des zitierten Elternbriefs: Falls Sie im Vorfeld einen Elternbrief zurErläuterung der Vorrückungsoptionen verteilen können Sie über dieses Datum aufden Brief Bezug nehmen. Lassen Sie das Datumsfeld leer, dann wird derentsprechende Passus im Elternbrief nicht gedruckt.Einstellung: Schulversion > Einstellungen > Einstellungen > Termine > Datum deszitierten Elternbriefs

2. Rückmeldung bis: Über dieses Datum legen Sie fest, bis wann die Eltern dasRückmeldeschreiben an die Schule zurückgeben müssen.Einstellung: Schulversion > Einstellungen > Einstellungen > Termine > Rückmeldungbis

3. Datum der Mitteilung: Hier legen Sie das Datum im Kopf des Elternanschreibensfest.Einstellung: Schulversion > Einstellungen > Einstellungen > Termine > Datum derMitteilung

Datum für Gefährdungsschreiben zum Zwischenzeugnis

Schüler der 9. und 10. Klassen an der Realschule bekommen zum Zwischenzeugnis einseparates Schreiben, in dem die Gefährdung des Klassenziels bzw. des Bestehens der

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Abschlussprüfung festgestellt wird. Dieses Schreiben kann entweder mit dem aktuellenDruckdatum oder mit dem Datum des Zwischenzeugnisses versehen werden. Die Optionlegen Sie über Schulversion > Einstellungen > Einstellungen > Zeugnis >Zwischenzeugnis > Zwischenzeugnisdatum für Mitteilung verwenden.

1.3.8.3.2 Zeugnislizenz

Um mit dem Notenmanager auch Zeugnisse (und Zwischenberichte/Notenbilder)drucken zu können benötigen Sie eine zusätzliche Zeugnislizenz. Sie erhalten denLizenzschlüssel in einer Textdatei (Zeugniskey Schulname.txt) und müssen diesen dannin das Programm einlesen. Dies können Sie entweder mit der Schulversion oder mitNMadmin erledigen.

Schulversion > Einstellungen > Zusatzlizenzen

oder

NMAdmin > Einstellungen > Lizenzdaten

Klicken Sie jeweils auf den entsprechenden Button und wählen Sie im folgendenDateidialog die Textdatei mit dem Lizenzschlüssel aus. Nach dem Einlesen wird derLizenzschlüssel im Dialog angezeigt und in der Datenbank gespeichert.

1.3.8.3.3 Zeugnisart

Die Klassenleiter können über den Dialog "Zeugnisse bearbeiten/ändern/drucken"immer nur auf die Zeugnisart zugreifen, die vom Administrator für die jeweilige Klasseeingestellt wurde.

Sie sollten nach der Fertigstellung eines Zeugnisses (Zwischenberichts/Notenbilds)möglichst bald auf die nächste Zeugnisart umstellen, damit die Klassenleiter nichtversehentlich die falschen Daten bearbeiten.

Die können die Einstellungen in beiden Programmen durchführen:

Schulversion

Wählen Sie Schulversion > Zeugnis > Zeugnisse vorbereiten, markieren Sie alle Klassen,die Sie umstellen möchten und wählen Sie dann aus der Klappbox oben die neueZeugnisart aus.

NMAdmin

Wählen Sie NMAdmin > Daten > Klassen, markieren Sie alle Klassen, die Sie umstellenmöchten und wählen Sie im Bereich "Sammeländerung" die neue Zeugnisart aus.

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1.3.8.4 Zeugnislayout

Das Zeugnislayout gliedert sich in folgende Elemente:

· Zeugniskopf: Schulname, Schülerdaten

· Obere Bemerkung (nur Gymnasium und Wirtschaftschule): Bemerkung zu Mitarbeitund Verhalten

· Fächerspiegel mit Noten

· Bemerkung: Bemerkungstext für FOS und Realschulen, untere Bemerkung fürGymnasien/Wirtschaftsschulen; hier werden auch Wahlfachbemerkungen,Gefährdungen etc. erfasst

· Zeugnisfuß: Zeugnisunterzeichner, Siegel, Vorrückungstext, ...

In den folgenden Abschnitten wird erläutert, wie Sie das Layout der einzelnen Elementebeeinflussen können.

1.3.8.4.1 Zeugniskopf

Schulname

Im Zeugnisformular stehen drei Zeilen für Zeugnisnamen zur Verfügung. In der erstenZeile wird immer der Schulname gemäß Lizenzschlüssel gedruckt, eine Änderung ist vorOrt nicht möglich. Sollte sich der Schulname ändern oder Sie eine andere Schreibweisewünschen müssen Sie einen neuen Lizenzschlüssel anfordern.

Die Zeilen zwei und drei des Schulnamens können Sie wie folgt festlegen: Schulversion >Einstellungen > Einstellungen > Schuldaten oder NMAdmin > Einstellungen >Systemeinstellungen > Schule.

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Ausbildungsrichtung

Der Passus zur Ausbildungsrichtung (Wahlpflichtfächergruppe) wird durch dasentsprechende Merkmal in den Schülerdaten gesteuert.

Schülername

Im Zeugnis wird das Merkmal "Alle Vornamen" gedruckt. Der Nachname wird gesperrtgedruckt.

1.3.8.4.2 Obere Bemerkung

Für die obere Bemerkung steht nur ein beschränkter Platz zur Verfügung. Reicht der Platzfür den Text nicht aus verringert der Notenmanager den Zeilenabstand bis zu eineroptisch vertretbaren Grenze.

In den Zeugniseinstellungen (Schulversion > Einstellungen > Einstellungen > Zeugnis)können Sie eine maximale Anzahl von Zeilen für die obere Bemerkung festlegen. DieKlassenleiter erhalten dann beim Überschreiten des Grenzwertes eine Warnung.

Wichtig: Wenn Sie in den Systemeinstellungen (NMAdmin > Einstellungen >Systemeinstellungen > Zeugnis) "Neues Zeugnislayout" aktivieren verwender der

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Notenmanager beim Zeugnisdruck eine Proportionalschrift. Das ermöglicht auch längereTexte in oberer und unterer Bemerkung.

1.3.8.4.3 Fächerspiegel mit Noten

Im Notenmanager sind zwei verschiedene Zeugnislayouts hinterlegt (allerdings nochnicht für alle Schularten gleichermaßen):

· ein "altes Layout", das sich in der Gestaltung an dem Zeugnislayout der WinSVorientiert und einen fixierten Fächerspiegel mit sich bringt;

· ein "neues Layout", das wie das Zeugnisformular der ASV etwas moderner gestaltetist und dessen Fächerspiegel sich vom Benutzer anpassen lässt.

1.3.8.4.3.1 Altes Zeugnislayout

Einstellungen

Um das alte Zeugnislayout zu nutzen melden Sie sich an NMAdmin an, öffnen denDialog "Einstellungen > Systemeinstellungen" und deaktivieren die Optionen "NeuesZeugnislayout" und "Eigene Fächerspiegel".

Aufbau des Fächerspiegels

Die Fachbezeichnungen sind fest im Programmcode hinterlegt und entsprechen demZeugnismuster aus der WinSV (hier das Beispiel für die Realschule).

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Jedem Fach ist also eine feste Position (Positionsnummer) im Zeugnislayout zugeordnet.Um die Noten der Schüler an die richtige Positionsnummer im Zeugnis setzen zu könnenmuss der Notenmanager wissen, welches Fächerkürzel dem jeweiligen Fach zu zuordnenist.

Diese Einstellung wird in der Schulversion über den Dialog "Datenbank > Fächerliste"vorgenommen. Alternativ können Sie im NMAdmin unter "Daten > Fächer" diePositionsnummer anpassen (Spalte "Pos").

In der Fächerliste müssen nur die Fächer angepasst werden, die bei Ihnen tatsächlich imEinsatz sind, d. h. deren Fachkürzel den verschiedenen Unterrichten zugeordnet wurden.

Beispiel

Mit dem Umstieg auf die ASV sind leider einige Fachkürzel im Vergleich zur WinSVgeändert worden, so dass die Notenzuordnung teilweise nicht funktioniert. Hier eineErläuterung an zwei Beispielen.

1. Chemie

Traditionell (zumindest an der Realschule) mit "Ch" bezeichnet ist die neue Bezeichnungin der ASV jetzt einheitlich über alle Schularten "C". In der Fächerliste existieren jetztmehrere verschiedene Fächerkürzel für das Fach Chemie ("Ch", "Ch I", "Ch II/III" abereben auch "C" und evtl. "C I", "C II/III"). Als neu importiertes Fach hat "C" in derFächerliste zunächst keine Positionsnummer, so dass die Note im Zeugnis nichterscheint.

Sie müssen jetzt - entsprechend des obigen Zeugnismusters - für das Fachkürzel"C" (und evtl. auch "C I", "C II/III") die Positionsnummer auf 9 setzen. Nach einemanschließenden "Datenbank prüfen" in NMAdmin oder Schulversion werden jetzt für alleUnterrichte, die das Kürzel "C" verwenden, die Noten korrekt ins Zeugnis übernommen.

2. Religion

Grundsätzlich gilt hier das gleiche wie für das Fach Chemie, allerdings sind natürlichalle Bekenntnisse betroffen. Sie müssen also "K", "KR", "RK", "EV", "Ev", "EvR" oder wieauch immer die Unterrichte bezeichnet sind auf die Postionsnummer 1 setzen (mitanschließendem "Datenbank prüfen"). Ethik hat aber seine eigene Positionsnummer 2.

1.3.8.5 Eigene Fächerspiegel

Für die Schularten Wirtschaftsschule, Realschule und Gymnasium sind die Fächerfolgen(Fächerspiegel) für den Zeugnisdruck entsprechend der offiziellen Vordrucke fest imProgramm hinterlegt.

Möchte man von dieser Fächerfolge abweichen gibt es die Möglichkeit, über NMAdminfür jede Jahrgangsstufe und Ausbildungsrichtung individuelle Fächerspiegel anzulegen.Diese Fächerspiegel legen fest

1. welche Fächer überhaupt auf dem Zeugnis gedruckt werden und

121



2. in welcher Reihenfolge diese Fächer gedruckt werden.

Zum jetzigen Zeitpunkt (Schuljahr 2013/14) ist diese Funktion noch "experimentell". Fürdie FOS ist diese Variante der Standard und funktioniert momentan fehlerfrei. Für andereSchularten liegen noch keine Praxiserfahrungen vor.

Umstellen auf eigene Fächerspiegel

Ob Sie eigene Fächerspiegel verwenden wollen oder nicht stellen Sie über denMenüpunkt "Einstellungen - Systemeinstellungen" fest.

Setzen Sie im Bereich "Zeugnis" den Haken für die Option "Eigene Fächerspiegel".

Durch Setzen und Entfernen dieses Hakens können Sie jederzeit zwischen denvorgefertigten und selbsterstellten Fächerspiegeln hin und her schalten.

Hinweis: Beim Zeugnisdruck über die Schulversion versucht der Notenmanager für jedenSchüler anhand der Jahrgangsstufe und er Ausbildungsrichtung den passendenFächerspiegel zu finden. Ist ein solcher Fächerspiegel nicht vorhanden wird automatischauf die vorgefertigten Fächerspiegel zurückgegriffen. Auf diese Weise können Sie alsoden Zeugnisdruck mit eigenen Fächerspiegeln auf bestimmte Klassen beschränken.

Erstellen der eigenen Fächerspiegeln (Link zum Video-Tutorial)

Öffnen Sie in NMAdmin das Menü "Datenbank" und wählen Sie "Fächerspiegel".

http://nmhilfe.notenmanager.net/video/nmadmin/NMAdminFaecherspiegel/NMAdminFaecherspiegel.html

122



Es öffnet sich der folgende Dialog.

Wenn Sie einen neuen Fächerspiegel anlegen wollen beginnen Sie einfach damit, dieoberste Zeile auszufüllen. Die Spalten haben folgende Bedeutung:

Spaltenbezeichnung

Bedeutung Erklärung

Jgst Jahrgangsstufe

Jahrgangsstufe, für die dieser Fächerspiegel gilt.

AR Ausbildungsrichtung

Ausbildungsrichtung, für die dieser Fächerspiegelgilt.

Rel. Zeugnisposition des FachesReligionslehre

Beim Zeugnisdruck muss das Fach "Religionslehre"um ein Kürzel für das Bekenntnis ergänzt werden. Danicht an allen Schularten Religionslehre das gleicheKürzel hat (im Beispiel oben Rel), muss die Positiondes Faches noch einmal extra kenntlich gemachtwerden.

P01 -P30

Zeugnispositionen 1 bis 30

Für jede Position im Zeugnislayout finden Sie eineSpalte mit einer Klappbox, aus der Sie das Fachkürzelauswählen können. Alternativ können Sie die Kürzel

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auch über Tastatur eintragen und mit derTabulatortaste zur nächsten Spalte springen.

Hinweise zur Bedienung:

· Klicken Sie ein Zeile an (so dass sie farbig hinterlegt ist) und klicken Sie in dieserSpalte auf den Papierkorb, um den Fächerspiegel zu löschen.

· Klicken Sie ein Zeile an (so dass sie farbig hinterlegt ist) und klicken Sie in dieserSpalte auf den das Kopieren-Symbol, um den Fächerspiegel zu duplizieren.

· Ein Datensatz wird gespeichert, sobald Sie die Zeile per Mausklick auf eine andereZeile verlassen oder die Eingabetaste drücken.

1.3.8.6 Gefährdungsmitteilung zum Zwischenzeugnis

Zum Zwischenzeugnis bekommen alle Schüler, für die das Erreichen des Klassenziel alsgefährdet gilt, einen entsprechenden Hinweis an die Erziehungsberechtigten.

In den Jahrgangsstufen 5 bis 8 werden diese Hinweise direkt in die Zeugnisbemerkungaufgenommen. Da sich Schüler der 9. und 10. Jahrgangsstufen mit dem Zwischenzeugnisunter Umständen bewerben möchten wird für sie in der Regel dieGefährdungsmitteilung als separates Schreiben erstellt und verschickt.

Hinweis: Wenn Sie auch für die Jahrgangsstufen 9 und 10 den Gefährdungsvermerkdirekt auf das Zeugnis drucken wollen aktivieren Sie bitte die Option NMAdmin >Einstellungen > Systemeinstellungen > Zeugnis > 04 - Jgst. 9/10 ZwischenzeugnisGefährdung in Bemerkung. Die folgenden Ausführungen sind dann nicht weiterrelevant.

Integrierter Bericht

Ein entsprechendes Gefährdungsschreiben ist fest in den Notenmanager integriert. DasLayout kopiert das Schreiben aus der "alten" Schulverwaltungssoftware WinSD. Bei denGefährdungsstufen "gefährdet" und "sehr gefährdet" werden nur die Fächer mit Note 5oder 6 aufgelistet, bei "bei weiterem Absinken" auch Fächer mit der Note 4. Dabei wirdnur die Zeugnisnote und nicht der Zeugnisschnitt berücksichtigt.

Gedruckt wird der Bericht über den Zeugnisdialog (Bereich Mitteilungen). Dabei müssenSie beachten, dass zuerst eine Gefährdungsstufe für den Schüler einstellt werden mussbevor der Bericht gedruckt werden kann.

Einstellungsmöglichkeiten

124



· Datum des Schreibens: Sie können entweder das tagesaktuelle Datum drucken lassenoder das Datum des Zwischenzeugnisses. Legen Sie dies über die Option Schulversion> Einstellungen > Einstellungen > Zeugnis > Zwischenzeugnis >Zwischenzeugnisdatum für Mitteilung verwenden fest.

· Unterzeichner: Sie können die Einstellungen bzgl. handschriftlicher Unterschrift bzw."gez." aus dem Zwischenzeugnis übernehmen. Schulversion > Einstellungen > Einstellungen > Zeugnis > Zwischenzeugnis >Einstellungen für 'gez.' für Mitteilungen übernehmen

Eigener Bericht

Mit Einführung der Betaversion des Berichtemoduls können Sie einen eigenen Berichtfür Gefährdungsmitteilung entwerfen und in die Schulversion integrieren. Gehen Siedabei wie folgt vor:

· Entwerfen Sie mit dem Berichtedesigner einen eigenen Bericht. Das Berichtemodulbringt eine Vorlage z_MitteilungZZ.nbt mit, die Sie Ihren eigenen Ansprüchen gemäßanpassen können.

· "Installieren" Sie den Berichte-Viewer NMBViewer.exe. Dieses Programm wird späteraus dem Zeugnisdialog der Schulversion heraus aufgerufen um den Berichtanzuzeigen.

· Legen Sie mit NMAdmin fest, welche Berichtdatei der Gefährdungsmitteilungzugeordnet werden soll. Wenn Sie aus dem Zeugnisdialog eine Mitteilung druckenwollen sucht die Schulversion nach dieser Berichtdatei, befüllt sie mit den Daten desSchülers und zeigt sie über NMBViewer an.NMAdmin > Einstellungen > Berichtzuordnungen > Zeugnisberichte > MitteilungZwischenzeugnis

Die Vorarbeiten sind damit abgeschlossen. Um die eigenen Berichte nutzen zu könnenmüssen Sie im Zeugnisdialog zuerst die Option 'Externe Berichte' anhaken und dann aufden Button für den Druck klicken.

Hinweis: wenn die Option nicht zur Verfügung steht kann es sein, dass ...

· die Schulversion NMBViewer nicht findet;

· das .net-Framework 4 nicht auf dem Rechner installiert ist.

1.3.9 Terminkalender

Die folgende Übersicht soll Sie durch das Notenmanager-Schuljahr begleiten, damit Sieimmer über die nächsten notwendigen Schritte informiert sind.

125



Zeitpunkt

Aktion Erklärung

AnfangSeptember

Update derNotenmanager-Programme

Eintragen der Abo-Lizenz

BeginndesSchuljahres

Zeugnistermineeinstellen

Die Zeugnistermine, vor allem der desZwischenzeugnisses, spielen programminterneine wichtige Rolle (Trennung der Halbjahre,Notenvollständigkeit, Berichte ...) . Es wirddaher empfohlen, diese gleich zuSchuljahresbeginn korrekt einzutragen.

Dezember

LizenzschlüsselZeugnismodul prüfen

Mitte/EndeDezember

Zeugnisart"Zwischenzeugnis",Notenschluss undNotenschluss M/Veinstellen

Der genaue Termin hängt davon ab, ob Sieauch Notenbildbericht herausgeben. Generellgilt, dass Sie den Notenschluss so früh wiemöglich festlegen sollten. Nur so können Siesicherstellen, dass dieser Termin dann auchrechtzeitig in die Heimversion der Kollegenübertragen wird.

Anfang/MitteJanuar

ZeugnisrelevanteEinstellungenvornehmen

Schulname, Zeugnisunterzeichner,Zeugnisdatum, Druckeinstellungen(Druckfarbe für Notenfelder), ...


Noteneinsicht fürFachlehrer aktivieren



Noch einmal sicherstellen, dass Name,weitere Vornamen etc. auf dem aktuellenStand sind.

Zeugnistermi


Zeitpunkt: Freitag nachmittag nach demZeugnisdruck

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n

Funktion "NeuesHalbjahr" starten

Insbesondere wichtig, wenn einige KlassenNotenbilder und kein Zwischenzeugniserhalten. Durch die Funktion "Neues Halbjahr"werden auch für die Schüler dieser Klassendie Zwischenzeugnisnoten fixiert.

April/Mai

Zeugnisart"Jahreszeugnis" bzw."Abschlusszeugnis"einstellen

Notenschlusseinstellen

Mai ZeugnisrelevanteEinstellungen prüfen

· Zeugnistermine

· Zeugnisunterzeichner (können vomZwischenzeugnis abweichen!)

· elektronisches Siegel

· eigene Fächerspiegel (falls verwendet)

· neues oder altes Layout

AnfangJuli


Zeugnistermin


Zeugnistermin

Notenübertragung inASV

wichtig insbesondere für Gymnasien wg.ausgelaufener Fächer

1.5 Benutzerhandbuch

1.5.1 Noteneingabe, Notenberechnung

In diesem Abschnitt finden Sie Informationen zur Noteneingabe und Notenberechnung.Neben der allgemeinen Programmbedienung werden auch die Berechnungsmethoden -insbesondere für Legasthenie - für die einzelnen Schularten sowie schulartspezifischeFunktionen erläutert.

127



1.5.1.1 Notendialog

Im Notendialog können Sie

· Noten erfassen und ändern

· Kopfdaten von Leistungsnachweisen erfassen

· Gewichtungen von Notenspalten ändern

· Gesamtnotenliste, Abgabelisten und das Notenbuch ausdrucken

· die Notenvollständigkeit prüfen

Titelzeile (1)

In der Titelzeile wird der Notenschluss für den nächsten Zeugnistermin angezeigt. AmStichtag können noch Noten bis 24 Uhr eingetragen werden, danach wird dieNoteneingabe gesperrt.

Symbolleiste (2)

Über die Symbolleiste können Sie folgende Funktionen aufrufen:

· Klassen: wechseln Sie über die Dropdown-Liste zu einem anderen Unterricht.

· Abgabeliste: ruft den Druckdialog für Abgabelisten auf.

· Gesamtnotenliste: ruft den Druckdialog für Gesamtnotenlisten auf.

· Gewichtungen: öffnet einen Dialog, über den Sie die Gewichtung für jedeNotenspalte sowie - je nach Schulart - die Gewichtung der großen zu den kleinenLeistungsnachweisen einstellen können.

· Notenvollständigkeit : überprüft die eingetragenen Leistungen auf Vollständigkeit.Sind alle notwendigen Noten vorhanden wird vor den Schülernamen ein grüner Hakengesetzt, ansonsten erscheint ein roter Punkt. Bewegen Sie den Mauszeiger über einenSchülernamen wird Ihnen angezeigt, welche Noten der Notenmanager vermisst.

180

180

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· Notenbuch: bietet die Möglichkeit, alle erfassten Noten als PDF auszudrucken.

· Noten abgleichen: startet den Notenabgleich mit der Heimversion (USB-Stick).

Daten von Leistungsnachweisen (3)

Wenn Sie eine Spalte für schriftliche Leistungsnachweise aktivieren können Sie Datendes Leistungsnachweises erfassen. Diese werden u. a. auf der Abgabeliste gedruckt.

· Art der Arbeit: entsprechend der gewählten Spalte wird das Feld vorbelegt, kann aberdurch einen beliebigen Text ersetzt werden.

· Arbeitszeit

· Thema

· Geschrieben am: Tag, an dem der Leistungsnachweis durch die Schüler erbrachtwurde.

· Zurückgegeben am: Tag, an dem die Arbeiten (oder Ergebnisse) an die Schülerzurückgegeben wurden.

· Abgegeben am: Tag, an dem die Arbeit an das Sekretariat/den Fachschaftsleiter/dieSchulleitung gegeben wurde.Hinweis: Je nach Einstellung durch den Administrator wird dieses Feld nichtfreigegeben sondern später beim Eingang im Sekretariat bearbeitet.

Für Spalten mit mündlichen Leistungsnachweisen können in der Schulversion keineDaten für Leistungsnachweise gespeichert werden. Ausnahme: wenn Sie als "Art derArbeit" eine Stegreifaufgabe angeben (z. B. weil Ihnen die Zahl der Spalten fürStegreifaufgaben nicht ausreichen) werden die Eingaben in den Feldern ebenfallsgespeichert.

Noteneingabetabelle

siehe Noten erfassen

Spalteninformationen (4)

Unter jeder Notenspalte wird die Gewichtung der der Notenschnitt der angezeigt.

Notengebung abgeschlossen (5)

Wenn Sie den Haken für diese Option setzen können Sie dem Klassenleiter bzw. derSchulleitung signalisieren, dass Sie die Notengebung für diesen Unterrichtabgeschlossen haben, d. h. es werden keine weiteren Noten bis zum Zeugnisterminhinzukommen. Entweder sind die Noten vollständig erfasst oder für die noch fehlendenNoten liegen ausreichende Begründungen vor.Diese Information ist für den Klassenleiter/die Schulleitung insofern wichtig, da ab

129

129



diesem Zeitpunkt die Auswertung bzgl. vorliegender Gefährdungen etc. Sinn machen undder Klassenleiter/die Schulleitung nicht erst bis Notenschluss warten muss.

1.5.1.2 Noten erfassen

Schülerinfo (1)

In dieser Spalte werden über Symbole Zusatzinformationen zu einem Schüler angeboten.

Info-Symbol Der angemeldete Benutzer besitzt die Berechtigung, denNotenbogen des Schülers einzusehen. Ein Doppelklick auf dasSymbol öffnet den Notenbogen in einem Vorschaufenster.

GelbesBuch

Bei dem Schüler liegt eine (isolierte) Rechtschreib-/Lesestörungvor, er erhält einen Nachteilsausgleich. Welcher Art derNachteilsausgleich ist darf aus Gründen des Datenschutzes nichtim Programm gespeichert werden.

Rotes Buch Bei dem Schüler liegt eine (isolierte) Rechtschreib-/Lesestörungvor, er erhält Notenschutz, d. h. bei der Notenberechnung werdendie mündlichen Noten stärker gewichtet (s. Abschnitt zurNotenberechnung für Legastheniker für die einzelnen Schularten.

GrünerHaken(Notenvollständigkeit

)

Das Notenbild für den Schüler ist vollständig.

Roter Punkt(Notenvollständigkeit

)

Bei dem Schüler wurden fehlende Noten festgestellt. Bewegen Sieden Mauszeiger über den Schülernamen um weitere Informationenzu erhalten.

180

180

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Noteneingabe

Klicken Sie zunächst auf einen Spaltenkopf (2) um eine Spalte zu aktivieren. Dieaktivierte Spalte ändert ihre Farbe (3) und die Felder für die Daten desLeistungsnachweises werden freigegeben. Sie können jetzt die Noten für die Spalte überdie Tastatur eingeben.

Nach der Eingabe eines Notenwertes (1-6) oder eine Punktezahl (0-15) springt dasEingabefeld automatisch in die nächste Zeile. Bei einstelligen Punktezahlen (0-9)können Sie entweder per Eingabetaste zur nächsten Zeile wechseln oder die Punktzahlmit führender 0 zweistellig eingeben (00-09).

Vorhandene Noten werden ohne Nachfrage überschrieben! Zum Löschen von Notensetzen Sie das Eingabefeld einfach auf die gewünschte Note und drücken Sie dieEntfernen- oder Backspace-Taste.

Hat ein Schüler einen schriftlichen Leistungsnachweis versäumt und wird diesen nichtnachholen, können Sie in das Feld ein "X" eintragen (z. B. 1. Schulaufgabe bei Schüler Nr.6 im obigen Screenshot). Eine fehlende Schulaufgabe wird dann bei derNotenvollständigkeitsprüfung nicht moniert.

Hinweis: Im zweiten Halbjahr können Noten aus dem ersten Halbjahr von einemnormalen Benutzer nicht mehr geändert werden, da eine solche Änderung ein neuesZwischenzeugnis verlangen würde. Die Noten werden daher im Notendialog ausgegrautdargestellt. Notwendige Änderungen können dann nur noch vom Notenmanager-Administrator durchgeführt werden.

Die Sperrung betrifft immer nur die einzelnen Noten, nicht die gesamte Spalte, d. h. eineSpalte mit Noten aus dem ersten Halbjahr kann auch im zweiten Halbjahr noch genutztwerden.

Notenauszeichnungen

Zusammen mit den Notenwerten können Sie zusätzliche Informationen in dieNotentabelle eingeben.

Tendenzen+/-

Sie können Tendenzen einer Note erfassen, indem Sie zuerst die Tendenz(+ oder -) eingeben und dann den Notenwert. Wichtig: Tendenzen werdennicht in den Notenschnitt eingerechnet!

n Geben Sie ein "n" gefolgt von der Note ein, um eine Nachholschulaufgabezu markieren. Eine solche Note wird dann nicht in den Schnitt desLeistungsnachweises eingerechnet (z. B. 1. Schulaufgabe bei Schüler Nr. 4im obigen Screenshot).

u Hat ein Schüler in einem schriftlichen Leistungsnachweis die Note 6 aufGrund von Unterschleif erhalten, können Sie diese Note durch Drücken der

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Taste "u" hervorheben. Die Note 6 wird dann mit einem Ausrufezeichenversehen (z. B. 1. Stegreifaufgabe bei Schüler Nr. 5 im obigen Screenshot).

e Ersatzprüfungen können Sie mit einem "e" gefolgt von den Notemarkieren. Bei der Notenvollständigkeitsprüfung wird dann die Anzahl derschriftlichen kleinen Leistungsnachweise nicht geprüft. Tragen Sie dieErsatzprüfung in einer Spalte für mündliche Leistungsnachweise einwerden auch keine fehlenden mündlichen Leistungen beanstandet.

Wichtig: Wenn Sie die Ersatzprüfung höher gewichten wollen müssen Sieeine eigene Spalte für diese Note wählen.

m Durch ein vorangestelltes "m" kann eine mündliche Schulaufgabe markiertwerden. Dies ist nur für Schüler wichtig, die auf Grund einer (isolierten)Rechtschreib-/Lesestörung eine gesonderte Berechnung erhalten. Nurdann kann der Notenmanager diese Schulaufgabe mit der korrektenGewichtung verrechnen.

Anzeige des Notenschnitts

Für Legastheniker mit besonderer Berechnung (rotes Buch vor dem Namen) berechnetder Notenmanager automatisch beide Schnitte: "Normalschnitt" und"Legasthenieschnitt". Je nach Systemeinstellungen zeigt der Notenmanager automatischden besseren der beiden Schnitte an. Bewegen Sie den Mauszeiger über denNotenschnitt und warten Sie kurz. In einem Tooltip-Fenster wird dann der jeweils andereSchnitt angezeigt.

Beispiele:

· Normalschnitt: 3,56; Legasthenieschnitt 2,85. Im Notendialog wird "2,85" angezeigt,im Tooltip-Fenster erscheint "N: 3,56".

· Normalschnitt: 3,44; Legasthenieschnitt 3,60. Im Notendialog wird "3,44" angezeigt,im Tooltip-Fenster erscheint "L: 3,60".

Zusatzinfos

Die letzten drei Spalten werden folgende Informationen angezeigt:

· PN: liegt ein Notenschnitt im Bereich für eine pädagogische Note (der Bereich wirdvom Administrator festgelegt), so wird ein Fragezeichen angezeigt (s. Schüler Nr. 3 imobigen Screenshot). Über einen Rechtsklick in diese Spalte öffnet sich ein Dialog zumErfassen von pädagogischen Noten.

· G: liegt bei einem Schüler eine Gefährdung vor (JFN 5 oder 6) wird zusätzlich eineWarnung angezeigt (s. Schüler Nr. 4 im obigen Screenshot).

· T: wenn Noten mit Tendenzen (+/-) eingetragen werden addiert der Notenmanager dieTendenzen entsprechend der Notengewichtung auf. Ergibt sich insgesamt eine

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positive Tendenz wird ein grünes, bei insgesamt negativer Tendenz ein rotes Dreieckangezeigt. Es handelt sich also nicht um eine zeitliche Tendenz.

1.5.1.3 Notenberechnung


1.5.1.3.1 Realschule

Standardberechnung

Die Noten aller Spalten werden entsprechend der eingetragenen Gewichtung aufaddiertund durch die Gesamtgewichtung dividiert. Der Schnitt wird auf zwei Dezimalengerundet.

Legasthenieberechnung

Wird ein Schüler in der Noteneingabetabelle mit einem roten Buch markiert, so wird die"Legasthenieberechnung" angewendet. In dem Fall werden alle schriftlichen großen undkleinen Leistungsnachweise ungeachtet der eingetragenen Gewichtung einfachgewichtet, die mündlichen Leistungen gemäß der eingetragenen Gewichtungen. Wurdeein Schulaufgabe mit einem "m" also schriftliche Schulaufgabe markiert, so wird dieseentsprechend der Gewichtung für diese Notenspalte verrechnet.

1.5.1.3.2 Gymnasium

Standardberechnung

Noten werden immer anhand der Spaltengewichtungen verrechnet. Es wird jeweils einNotenschnitt für die großen und für die kleinen Leistungsnachweise errechnet und nachzwei Dezimalen abgeschnitten. Der Gesamtschnitt wird aus den beiden Teilschnittenentsprechend der Einstellungen im Gewichtungsdialog gebildet und ebenfalls nach zweiDezimalen abgeschnitten.


Es werden folgende Schnitte gebildet und auf zwei Dezimalen abgeschnitten:

· große schriftliche Leistungsnachweise (gsLNW)

· kleine schriftliche Leistungsnachweise (ksLNW)

· große mündliche Leistungsnachweise (gmLNW; die Leistungsnachweise werden beiden großen Leistungsnachweisen eingetragen und mit einem "m" gekennzeichnet)

· kleine mündliche Leistungsnachweise (kmLNW)

Der Gesamtschnitt wird dann wie folgt berechnet und nach zwei Dezimalenabgeschnitten:

133



[(gsLNW x 2 + ksLNW) : 3 + (gmLNW x 2 + kmLNW) : 3] : 2

1.5.1.3.3 Wirtschaftsschule

Standardberechnung

Berechnung


Berechnung

1.5.1.3.4 FOS

Standardberechnung

Berechnung


Berechnung

1.5.2 Klassenleitung

Im diesem Abschnitt finden Sie Informationen über Funktionen, die der Notenmanagerspeziell für Klassenleiter zur Verfügung stellt.

Außerdem werden Ablaufpläne für immer wiederkehrende Aufgaben zur Verfügunggestellt.

1.5.2.1 Ablaufplan Abschlussprüfung

Aufgaben bis zum Notenschluss

Notenabgleich mit Heimversion

Beim Notenabgleich werden nicht nur Ihre Noten zwischen Schul- und Heimversionabgeglichen sondern auch die aktuellen Jahresfortgangsnoten sowie Textbausteine fürZeugnisbemerkungen und wichtige Termine in Ihre Heimversion überspielt. Aus diesemGrund sollten Sie ab April regelmäßig einen Abgleich durchführen, damit Sie auch zuHause immer mit den aktuellen Daten arbeiten können.

Mitarbeits- und Verhaltensnoten drucken

Nach Ablauf der Frist zur Eintragung von Mitarbeits- und Verhaltensnoten können Siesich eine Liste der Noten mit berechnetem Notendurchschnitt aus dem Notenmanagerausdrucken lassen. Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten:

134



1. Öffnen Sie den Berichtedialog, wechseln Sie in den Bereich mit den Berichten fürKlassenleiter, wählen Sie "Mitarbeit und Verhalten" aus und klicken Sie auf [Drucken].

2. Öffnen Sie den Dialog zur Eingabe der Mitarbeits- und Verhaltensnoten und klickenSie auf die entsprechenden Schaltflächen.

Zeugnisbemerkungen eingeben

Für die Eingabe der Zeugnisbemerkungen stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zurVerfügung.

1. Eingabe in der SchulversionDas Zeugnismodul der Schulversion bietet ihnen auch während der Eingabe derBemerkungen einen optimalen Zugriff auf alle Informationen eines Schülers. EineAnleitung hierfür finden Sie weiter unten.

2. Eingabe in der HeimversionIm Vergleich zur Schulversion fehlt Ihnen hier die Möglichkeit, zu einem Schüler einenNotenbogen anzeigen zu lassen und auch die Silbentrennung ist in der Heimversionnoch nicht implementiert.Bitte beachten Sie: Die Bemerkungen werden nicht automatisch beimNotenabgleichen mit in die Schulversion überspielt sondern müssen extra über denMenüpunkt "Datenaustausch mit Schulversion > Zeugnisbemerkungen exportieren"auf das Transportmedium gespielt werden. Außerdem findet kein Abgleich derBemerkungen statt, die Daten der Heimversion überspielen immer die Daten derSchulversion.

3. Erfassen mit einer TextverarbeitungWenn Sie eher Wert auf eine zuverlässige Rechtschreibprüfung legen, die derNotenmanager noch nicht beherrscht, dann können Sie die Bemerkungen auch miteiner normalen Textverarbeitung schreiben. Wie Sie das Dokument dann speichernmüssen und wie Sie die Bemerkungen dann in den Notenmanager importierenkönnen, finden Sie weiter unten beschrieben.

Bemerkungen ausdrucken und auslegen

Öffnen Sie den Dialog zum Erfassen, Ändern und Drucken von Zeugnissen. Links untenfinden Sie zwei Schaltflächen, mit denen Sie sich die Liste der Bemerkungen entwederals Vorschau anzeigen oder gleich ausdrucken lassen können. Am Ende der Liste drucktdas Programm automatisch eine Liste der Fachlehrer Ihrer Klasse mit einem Feld zumabzeichnen.

Den gleichen Bericht erhalten Sie auch, wenn Sie den Berichtedialog öffnen, in denBereich für den Klassenleiter wechseln und dort den Bericht Auswählen.

Notengebung abgeschlossen und Notenvollständigkeit prüfen

Als Klassenleiter obliegt Ihnen die Aufgabe, die vollständige und korrekte Notengebungin Ihrer Klasse sicher zu stellen. Hierbei unterstützt der Notenmanager wie folgt:

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1. Im Bereich "Zeugnis" können Sie einen Dialog "Notengebung abgeschlossen"aufrufen, über den Sie feststellen können, welche Fachlehrer Ihrer Klasse schon alleNoten beisammen haben und dies durch setzen des entsprechenden Hakens in derNotentabelle signalisieren. Nur in diesen Fächern lohnt es sich, eine Notenprüfunglaufen zu lassen.

2. Für die Notenprüfung öffnen Sie den Berichtedialog (Bereich "Allgemein") undwechseln dort in den Bereich "Klassenleiter". Der Bericht "Notenvollständigkeit"überprüft in diesem Fall alle Fachunterrichte Ihrer Klasse.

Der Notenmanager prüft die Noten auf folgende Kriterien:

· Anzahl der Schulaufgaben: Es wird nicht geprüft, ob die Anzahl der Schulaufgabennach RSO korrekt ist (wg. der Möglichkeit von bewerteten Projekten oder demErsetzen von Schulaufgaben durch Kurzarbeiten können hier keine zuverlässigenAussagen getroffen werden), sondern nur, ob alle Schüler eines Unterrichts diegleiche Anzahl von Schulaufgaben eingetragen haben.

· Anzahl der kleinen Leistungsnachweise: Es wird geprüft, ob die Anzahl der kleinenLeistungsnachweise den Vorgaben der RSO entspricht. Wird eine Note mit einem "e" als Ersatzprüfung (siehe Notenauszeichnungen )markiert werden keine fehlenden Noten bemängelt.

· Anzahl der echten mündlichen Noten: Es wird geprüft, ob die erforderliche Anzahl derechten mündlichen Noten eingehalten wurde.

Nach Notenschluss, vor der 2. Prüfungskonferenz (Festsetzung derJahresfortgangsnoten)

Korrekturen der Bemerkungen vornehmen

Entsprechend der Notizen der Kollegen auf der Bemerkungsliste können Sie jetzt dieletzten Korrekturen an den Zeugnisbemerkungen vornehmen. Jetzt ist auch derZeitpunkt, an dem Sie durch klicken auf die Schaltfläche [Silbentrennung] dieFormatierung der Zeugnisbemerkungen verbessern können. Sollte der Notenmanager einWort gar nicht oder nicht wie gewünscht trennen, so gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Markieren Sie das Wort per Doppelklick.

2. Klicken Sie auf [Trenndialog].

3. Tragen Sie in der zweiten Zeile (Trennung) das Wort mit seinen Trennungen ein.Beispiel: zu-frie-den

4. Klicken Sie zuerst auf [Übernehmen] und anschließend auf [Schließen].

Artikelfälle und Sportbefreiungen eintragen

Öffnen Sie den Dialog "Zeugnis erfassen/ändern/drucken", wählen die betroffenenSchüler der Reihe nach aus und wählen aus den entsprechenden Klappboxen den Artikel(Art. 53: Verbot der Wiederholung; Art. 54: Verbot der Wiederholung der

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Abschlussprüfung; Art. 55: Höchstausbildungsdauer überschritten) bzw. dieSportbefreiung aus.

Notenvollständigkeit prüfen, Fehlermeldungen prüfen

Nach Notenschluss sollten Sie auch noch einmal eine finale Notenprüfung vornehmenund die verbleibenden Fehlermeldung klären.

Listen für die Konferenz drucken:

· Anwesenheitsliste

· gefährdete Schüler, Artikelfälle

· Begründungen für pädagogische Noten

· Zeugnisbemerkungen

· Mitarbeits- und Verhaltensnoten

· Leistungsbilanz mit Wahlfachnoten, Sportbefreiungen, Gefährdungen undArtikelfällen, so wie im Zeugnisdialog erfasst.

Nach der 2. Prüfungskonferenz

Mitteilung der Jahresfortgangsnoten drucken

Nach der zweiten Prüfungskonferenz bekommen die Schüler die Jahresfortgangsnotenüber einen Ausdruck mitgeteilt. Dieser Ausdruck dient auch der Anmeldung zurmündlichen Prüfung in Nicht-Prüfungsfächern.

· Öffnen Sie den Berichtedialog.

· Wechseln Sie in den Bereich "Klassenleiter".

· Wählen Sie den Bericht Mitteilung JFN AP aus.

· Falls Sie mehrere (Ko-) Klassenleitungen haben wählen Sie noch die richtige Klasseaus der Liste.

· Vor dem Druck sollten Sie noch einmal alle Schüler kontrollieren, ob inVorrückungsfächern mit den Noten 5 oder 6 das Feld "mögliche mündliche Prüfung"korrekt angekreuzt ist.

· Drucken Sie den Klassensatz oder auch einzelne Schüler (gezielte Mehrfachauswahl istüber Strg- bzw. Hochstelltaste möglich).

Nach der 5. Prüfungskonferenz

Zeugnisdaten überprüfen

Falls es während der Konferenzen noch Änderungen bei Bemerkungen oder Artikelfällengab, vergessen Sie nicht, diese noch zu ergänzen.

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1.6 Technische Informationen

1.6.1 PostgreSQL

Die Benutzerverwaltung eines Datenbankservers funktioniert ähnlich der einesNetzwerkservers. Um sich am Server anmelden zu können benötigt man einBenutzerkonto ('Rolle' genannt) mit einem Benutzernamen und ein Benutzerpasswort.Nur wenn der Benutzername bekannt und das Passwort richtig ist kann man sich amServer anmelden und mit den Datenbanken arbeiten.

Um zu regeln, welcher Benutzer bestimmte Datenbankobjekte (Datenbanken, Tabellen,Abfragen, ...) nutzen kann, gibt es datenbankintern eine Rechteverwaltung.

Zusätzlich kennt PostgreSQL noch einen Mechanismus, der die Sicherheit schonwährend des Anmeldeprozesses erhöht. In der Konfigurationsdatei pg_hba.conf wird inzeilenweisen Einträgen festgelegt, ob sich ein Benutzer an einer bestimmten Datenbankanmelden darf und aus welchem Netzwerk heraus (bzw. mit welchem Rechner) dieseAnmeldung erfolgen kann.

Ein Eintrag in die Datei enthält folgende Informationen hinter dem Schlüsselwort"host" (es gibt noch weitere Schlüsselwörter, Details finden Sie in der Online-Dokumentation von Postgres):

· Datenbankname: der Name einer Datenbank, die in Postgres angelegt wurde.Ersatzweise "all", wenn der Eintrag sich auf alle Datenbanken beziehen soll.

· Benutzername: der Name eines Benutzers, der in Postgres angelegt wurde.Ersatzweise "all", wenn der Eintrag sich auch alle Benuzter beziehen soll.

· IP-Adresse: hier steht entweder die Adresse eines einzelnen Rechners (z. B.127.0.0.1/32 oder ersatzweise "localhost") oder eines Netzwerkes (z. B.192.168.123.0/24). Der Eintrag bezieht sich dann auf genau diesen Rechner bzw. aufalle Rechner des besagten Netzwerkes.

· Authentifizierungsmethode: Hier wird festgelegt, ob bzw. wie sich ein Benutzeranmelden kann. Mögliche Werte wären "trust" (man kann sich ohne Benutzernameund Passwort anmelden), "password" (man muss ein Passwort angeben, dieses wirdnicht verschlüsselt übertragen) oder "md5" (Benutzeranmeldung mit verschlüsseltemPasswort). Aus Sicherheitsgründen sollte man hier immer "md5" angeben.

Will sich ein Benutzer an Postgres anmelden wird die Liste der Einträge von oben nachunten durchgearbeitet bis für den Benutzer ein zutreffender Eintrag gefunden wurde.Dieser wird dann auch angewendet, alle folgenden Einträge ignoriert.

Für die Kommunikation zwischen Notenmanager und Postgres müssen Sie zwei Einträgein der Datei mit einem Text-Editor ergänzen:

host datenbankname benutzername ip-adresse authentifizierungsmethode

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host all all 192.168.1.0/24 md5

host bsnm4711 nmsv4711 192.168.1.0/24 md5

Ersetzen Sie bitte jeweils "4711" mit Ihrer eigenen Schulnummer und "192.168.1.0" mitder IP-Adresse Ihres Netzwerkes.

Der erste Eintrag wird nur während der Installation mit PGSetup benötigt. Er stelltsicher, dass jeder Benutzer von jedem Rechner in Ihrem lokalen Netz sich an jedeDatenbank auf dem Server mit Hilfe des Benutzernamens und seines Passwortsanmelden kann. Nach der Installation sollten Sie diesen Eintrag wieder löschen oder mit"#" zumindest auskommentieren.

Der zweite Eintrag bleibt dauerhaft erhalten. Er legt fest, dass sich der Benutzer"nmsv4711" (wird später von der Schulversion verwendet und während der Installationangelegt) von jedem Rechner im Netzwerk 192.168.1.0/24 an der Datenbank"bsnm4711" anmelden kann.

1.7 Lösen von Problemen

1.7.1 Problem beim Notenabgleich: "Heimversion nicht auf dem neuesten Stand"

Informationen

Um einen reibungslosen Datenaustausch zwischen Heim- und Schulversion zugewährleisten ist es notwendig, dass beide Programm stets auf einem aktuellen Standsind. Deshalb prüft die Schulversion bei jedem Notenabgleich welche Versionsnummerbei Ihnen zuhause installiert ist. Diese Versionsnummer wird wiederum bei jedemNotenabgleich in der Heimversion auf das Transportmedium geschrieben.

Ursachen und Fehlerbehebung

1. Ihre Heimversion ist tatsächlich nicht auf dem neuesten Stand. Führen Sie in diesemFall ein Update auf die neueste Version durch. Die einfachste Variante ist einWebUpdate über das Hilfemenü. Sie können aber auch jederzeit die aktuelle Versionvon der Notenmanager Homepage herunterladen und installieren.

2. Sie haben gerade das Transportmedium neu erstellt und gleich anschließend einenNotenabgleich gemacht. Da Sie in diesem Fall noch einen Notenabgleich mit derHeimversion gemacht haben befindet sich auf dem Transportmedium auch keineVersionsnummer. Daher wird die Fehlemeldung ausgelöst. Machen Sie zuerst einenAbgleich in der Heimversion und synchronisieren Sie dann noch einmal in der Schule.

http://www.notenmanager.net

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3. Heimversion und Schulversion greifen nicht auf das gleiche Transportmedium zu. DieSchulversion sucht dann an der falschen Stelle nach der Versionsnummer und gleichtauch mit den falschen Daten ab. Gehen Sie wie folgt vor:

· Schließen Sie Ihren USB-Stick in der Schule an den Rechner an und überprüfen Siez. B. mit dem Windows-Explorer, welchen Laufwerksbuchstaben Ihr USB-Stickbekommen hat.

· Starten Sie die Schulversion und erstellen Sie das Transportmedium neu.Übernehmen Sie am besten den vorgeschlagenen Ordner "X:\nm2005-[IhrLehrerkürzel]", wobei hier "X" stellvertretend für den LaufwerksbuchstabenIhres USB-Sticks steht.

· Schließen Sie Ihren USB-Stick an Ihren privaten Rechner an und überprüfen Sieauch hier den Laufwerksbuchstaben Ihres USB-Sticks.

· Starten Sie die Heimversion und öffnen Sie im Menü "Einstellungen" den Punkt"Transportmedium ändern".

· Kontrollieren Sie den dort angezeigten Ordnernamen für die Daten. Sollte derLaufwerksbuchstabe nicht stimmen oder der Ordnername anders lauten, dannklicken Sie auf das Ordnersymbol und wählen Sie den richtigen Ordner mit derrichtigen Datei (im Beispiel also "X:\nm2005-[IhrLehrerkürzel]") aus. Speichern Siedie Änderungen.

· Führen Sie jetzt in der Heimversion einen Notenabgleich durch.

Notenmanager Berichtemodul

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2 Notenmanager Berichtemodul

Handbuch

für das


(Beta-Version)

2.1 Vorbemerkung zur Beta-Version

Beta-Versionen dienen zum Softwaretest außerhalb des behütetenEntwicklungscomputers. Programme in diesem Stadium sind weder fehlerfrei noch imFunktionsumfang vollständig. Ein Einsatz unter Produktivbedingungen ist daher fürsolche Programm nicht ratsam.

Dies gilt auch für die aktuell vorliegende Version des Notenmanager-Berichtemoduls.Mit der aktuellen Programmversion können Ordnungsmaßnahmen und allgemeineSchreiben an Schüler oder Eltern erstellt werden. Einige solcher Berichte (Mitteilungenzum Zwischenzeugnis, Bericht Vorrückung) können in die Schulversion eingebundenwerden, die meisten aber noch nicht (insbesondere noch nicht dieOrdnungsmaßnahmen).

Wie das Programm selber ist auch das Handbuch bzw. die Hilfe-Datei noch imEntwicklungsstadium. Selbsterklärende Dialoge oder solche, die denen in derNotenmanager-Schulversion ähneln, werden hier oftmals nur in Stichworten erklärt.Hauptaugenmerk lag auf allen nicht so offensichtlichen Bedienungsschritten, die dannmit Screenshots und detailierteren Texten erläutert werden. Allerdings gehen dieAuffassungen von "offensichtlich" und "intuitiv" bei Programmierern und Nutzernoftmals deutlich auseinander. Geben Sie mir daher bitte nicht nur Rückmeldungen zumProgramm sondern auch zum Handbuch.

2.2 Überblick

Einsatzgebiet

NMBerichte gibt Ihnen die Möglichkeit individuell gestaltete Berichte zu erstellen. Dazustellt Ihnen das Programm eine Textverarbeitung zur Verfügung, die Ihnen den Zugriffauf die Notenmanagerdatenbank sowie berechnete Datenfelder ermöglicht. Somit

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können Sie eine Reihe der fest im Notenmanager integrierten Berichte durch eigeneVorlagen ersetzen (z. B. Ordnungsmaßnahmen, IT-Bescheinigungen, Elternbriefe, ...).

Hinweise zur Beta-Version: Bisher sind nur wenige Berichte direkt in die Schulversionintegrierbar (Übersicht). In der Regel müssen Sie die Berichte mit dem Berichtemodulausdrucken.

Wie Sie Berichte in die Schulversion integrieren können lesen Sie im Abschnit NMBViewer

Funktionskonzept

NMBerichte arbeitet nach dem Serienbriefkonzept.

· Mit der integrierten Textverarbeitung wird das Layout und der Text des Schreibenserstellt.

· In das Dokument können dann Serienbrieffelder eingebettet werden.

· Über einen Dialog werden die Empfänger des Schreibens ausgewählt.

· Beim Drucken (später auch Versenden per Email) werden die Serienbrieffelder mitden Daten aus der Notenmanagerdatenbank gefüllt und somit individuelle Schreibenerstellt.

Um nicht jedes Mal bei Null anfangen zu müssen kann der AdministratorVorlagendateien erstellen (z. B. ein Verweismuster, ein Mitteilungsmuster, ...) und füralle Kollegen zugänglich ablegen. Aber auch jeder Lehrer kann solche Vorlagenentwerfen und entweder nur für sich selbst nutzen oder ebenfalls allen Kollegen zurVerfügung stellen.

In Schulversion integrierbare Berichte

Folgende Berichte können, nachdem sie mit dem Berichtedesigner erstellt wurden, auchaus der Schulversion heraus gedruckt werden:

· Bericht Vorrückung (Schulversion > Zeugnis > Bericht Vorrückung)Im entsprechenden Dialog muss der Button "Externe Berichte" verwendet werden.

· Mitteilung Zwischenzeugnis (Schulversion > Zeugnisdialog)Im Zeugnisdialog muss der Haken für "Externe Berichte" gesetzt werden.

· Absinkende Leistungen (Schulversion > Extras)Im entsprechenden Dialog muss der Button "Externe Berichte" verwendet werden.

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2.3 Installation

Das Setupprogramm für NMBerichte heißt NMBerichteSetup.exe. Das Programm kopiertalle Programmdateien in das gewählte Zielverzeichnis, erstellt Desktopicons, fragt denPfad zur Notenmanagerdatenbank ab und erstellt aus dieser Information eineKonfigurationsdatei (nmberichte.conf).

Die verwendeten Programmmodule benötigen keine Registrierung im System, das heißtSie können das Programmverzeichnis auch einfach auf einen USB-Stick kopieren undNMBerichte von dort starten.

2.4 Hinweise zum Datenschutz

Nach der aktuellen datenschutzrechtlichen Lage (Stand: Januar 2011) ist es Schulennicht erlaubt, Ordnungsmaßnahmen dauerhaft in einer Datenbank oder im Dateisystemzu speichern. Spätestens nach dem Versand einer Ordnungsmaßnahme an dieErziehungsberechtigten (oder den volljährigen Schüler) muss die Ordnungsmaßnahme(gemeint ist das Schreiben, nicht der Eintrag in den Notenbogen) wieder gelöschtwerden.

Mit NMBerichte können Sie beim Erstellen eines Berichts selber entscheiden, ob Siediesen im Dateisystem speichern oder (nach dem Drucken) löschen/verwerfen möchten.Das Programm besitzt in der aktuellen Version keine Funktion, die gespeicherte Berichteautomatisch löscht. Ob und in welcher Form eine solche Funktion nachgerüstet wirdsteht noch nicht fest.

2.5 Erster Programmstart

Das Berichtemodul legt alle Daten und Einstellungen direkt in derNotenmanagerdatenbank ab. Der Pfad zur Datenbank wird in der Datei nmberichte.confabgelegt. Ist diese Datei beim Programmstart nicht vorhanden oder enthält sie keine(korrekten) Pfadinformationen, so erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis und esöffnet sich der Windows System-Dateidialog um die Notenmanagerdatenbankauszuwählen. Der ausgewählte Pfad wird dann in der nmberichte.conf in der FormNMDbFile = \\Server\Pfad\nmdaten04.mdb gespeichert.

Anschließend öffnet sich der Login-Dialog über den Sie sich wie in der NotenmanagerSchulversion anmelden können.

Wichtiger Hinweis:

Als erstes sollten Sie gleich über das Einstellungen-Menü das Vorlagenverzeichniseinstellen. Wählen Sie ein Verzeichnis, dass von jedem Rechner und für jeden Benutzererreichbar ist. Die Benutzer benötigen Schreib- und Leserechte auf dieses Verzeichnis.

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2.6 Technische Hilfe

Bei technischen Problemen aber auch bei Fragen und Anregungen richten Sie sich bitte

· bevorzugt an das Notenmanagerforum http://forum.notenmanager.net (hierbekommen Sie am schnellsten eine Antwort),

· ansonsten per Email an [email protected] (Antworten erhalten Sienachmittags).

2.7 Berichtedesigner

Das Berichtemodul arbeitet mit Berichtsvorlagen und Berichtsdefinitionen.

Berichtsvorlagen

Die Berichtsvorlagen sind Textdokumente, die ganz normal im Dateisystem - bevorzugtauf dem Server - gespeichert werden. Gestaltet werden diese Textdokumente mit der imBerichtemodul integrierten Textverarbeitung. In die Textdokumente kann derAdministrator Serienbrieffelder einbetten, die auf die Daten in derNotenmanagerdatenbank (oder auch auf berechnete Werte) verweisen. VomAdministrator entworfene Vorlagen tragen die Dateiendung "nbt".

Berichtsdefinitionen

Zu jeder Berichtsvorlage benötigt das Berichtemodul noch zusätzliche Informationen, diedann in der sogenannten Berichtsdefinition in der Notenmanager-Datenbankgespeichert wird. Folgende Daten werden zu jedem Bericht gespeichert:

· Der Dateiname und der Speicherort der Berichtsvorlage.

· Der Name, unter dem der Bericht in der Auswahlliste angezeigt werden soll.

· Eine Kurzbeschreibung für den Bericht.

· Die Kategorie, unter der der Bericht angezeigt werden soll.

· Ob Berichte, die mit dieser Vorlage erstellt werden, auf dem Notenbogenverzeichnet weden sollen (und falls ja, mit welchem Kürzel).

Hinweis: Mehrere Berichte (bzw. Berichtsdefinitionen) können auf die gleicheBerichtsvorlage verweisen. Somit ist es z. B. auch möglich, ein und dieselbeBerichtsvorlage in mehreren Kategorien aufzuführen.

2.7.1 Login

In den Berichtedesigner (Berichtdesigner.exe) kann sich nur der Notenmanager-Administrator einloggen, daher ist das Benutzername mit "x" vorbelegt. Das Passwort

http://forum.notenmanager.net

mailto:[email protected]

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für den Administrator ist das gleiche wie für die Notenmanager-Schulversion. Nacherfolgreichem Login öffnet sich das Hauptfenster des Berichtdesigners .

2.7.2 Das Designerfenster

Über das Hauptfenster des Berichtedesigners können Sie

· Kategorien verwalten

· Berichte definieren

· Berichtsvorlagen erstellen und bearbeiten

· Programmeinstellungen ändern

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2.7.3 Kategorien verwalten

Kategorien dienen dazu, die erstellten Berichte zu gruppieren und dem Benutzer einschnelleres Auffinden zu ermöglichen.

Neue Kategorie anlegen

Klicken Sie auf den gleichnamigen Button, legen Sie im folgenden Dialog denKategorienamen fest und klicken Sie auf speichern.

Kategorie ändern

Klicken Sie auf [Kategorie ändern]. Im folgenden Dialog können Sie dann dieKategoriebezeichnung bearbeiten.

Kategorie löschen

Eine Kategorie kann nur gelöscht werden, wenn ihr keine Bericht mehr zugeordnet ist.

2.7.4 Berichte definieren

Um einen einen neuen Bericht in das Berichtemodul aufzunehmen müssen Sie zuersteine Berichtsdefinition anlegen. Wählen Sie zuerst aus der linken Liste die Kategorie

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aus, unter der Sie den Bericht speichern wollen. Klicken Sie dann auf [Neuen Berichterstellen] und füllen Sie die Felder auf der rechten Seite des Dialogs aus.

ID

Wird beim Speichern automatisch vergeben und ist nicht editiertbar.

Name

Geben Sie hier einen Namen, unter dem der Bericht später in den AuswahllistenBenutzer angezeigt wird.

Kategorie

Die Kategorie müssen Sie bereits vor dem Anlegen eines neuen Berichts festlegen.Momentan ist es nicht möglich, die Kategorie eines Berichts nachträglich zu ändern.

Bericht in Notenbogen eintragen

Setzen Sie einen Haken vor diese Option, wenn Berichte, die auf Basis dieser Vorlageerstellt werden, auf dem Notenbogen in der Rubrik "Ordnungsmaßnahmen undHinweise" aufgeführt werden sollen.

Kürzel im Notenbogen

Dieses Feld ist nur editierbar, wenn die oben genannte Option aktiviert wurde. ImProgramm sind schon eine Reihe Kürzel vordefiniert (entsprechend der Kürzel, wie Siedie Notenmanager Schulversion verwendet). Sie können aber auch noch weitere Kürzelanlegen).

Dateiname

Legen Sie einen Dateinamen fest, unter dem die Textvorlage für diesen Bericht imDateisystem gespeichert werden soll.

Verzeichnis

Das Feld ist mit dem unter "Einstellungen -> Vorlagenverzeichnis" festgelegtemVerzeichnis vorbelegt und Sie sollten dieses nach Möglichkeit so beibehalten. WollenSie ein anderes Verzeichnis verwenden, dann achten Sie bitte darauf, dass dieses vonallen Notenmanager-Rechnern erreichbar sein muss.

Beschreibung

In diesem Feld können Sie eine kurze Beschreibung für den Bericht eintragen. DieseBeschreibung wird den Benutzern später zusammen mit dem Berichtnamen angezeigt,so dass sich der gewünschte Bericht schneller auffinden lässt.

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Wenn Sie alle Felder ausgefüllt haben klicken Sie anschließend auf [Speichern]. Damitwird in der Notenmanager-Datenbank ein Datensatz mit der Berichtsdefinition angelegtund gleichzeitig im Vorlagenverzeichnis eine leere Vorlagendatei mit dementsprechenden Namen erstellt. Lesen Sie weiter unter Berichtsvorlagen bearbeiten .

2.7.5 Berichtsvorlagen bearbeiten

Klicken Sie im Hauptdialog des Berichtedesigners auf [Vorlage bearbeiten] um dieintegrierte Textverarbeitung zu öffnen. Hier können Sie den Bericht erstellen und mitSerienbrieffeldern ergänzen.

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Die Textverarbeitung bietet ihnen die üblichen Funktionen: Formatieren von Zeichen undAbsätzen, Einfügen von Bildern, Tabellen, Textfeldern und Aufzählungen, Definieren vonKopf- und Fußzeilen, Spaltensatz und verschiedenes anderes mehr. Für das Erstellen vonBerichtvorlagen sind natürlich in erster Linie die Serienbrief- und Bedingungsfelderinteressant.

Auf der rechten Seite finden Sie alle momentan verfügbaren Serienbrieffelder (Rubriken:Allgemeine Daten, pers. Daten). Per Doppelklick können Sie die gewünschten Felder ander aktuellen Cursor-Position einfügen. Um Ihnen die Arbeit beim Erstellen der Vorlagenweiter zu vereinfachen gibt es auch für einige geschlechtsspezifische Formulierungen,für die Sie normalerweise Bedingungsfelder erstellen müssten (s. unten ),vordefinierte Serienbrieffelder (Rubrik: Pronomen). Auch diese können Sie einfach perDoppelklick einfügen.

Um die Serienbrieffelder und Bedingungsfelder mit Musterdaten zu füllen können Sieüber die Symbole und zwischen Daten- und Felddarstellung hin und her schalten.

Sofern Sie sich mit Textverarbeitungsprogrammen auskennen sollten Sie sich rechtschnell zurecht finden. Im Folgenden werden nur einige Funktionen und Besonderheitenerläutert.

Datei-Menü

Öffnen

Der Öffnen-Dialog funktioniert ein bisschen anders als bei anderen Programmen. Überdiesen Dialog können Sie zwar wie gewohnt eine beliebige andere Textdatei öffnen(unterstützt werden neben den Notenmanager Berichtformaten außerdem noch Word-

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Dateien (.doc, .docx) und das rtf-Format), nach dem Öffnen der Datei bleibt aber derursprüngliche Dateiname (eben der für die aktuell bearbeitete Vorlage) erhalten. Es istsomit nicht nötig, nach dem Öffnen noch ein "Speichern unter" auszuführen und dieGefahr, unbeabsichtigt die geladene Originaldatei zu überschreiben ist gebannt.

Speichern

Der Speicherndialog verhält sich wie bei anderen Textverarbeitungen auch.

Speichern unter

Der Speichern unter-Dialog arbeitet wiederum abweichend: Sie können hiermit dieaktuelle Datei unter einem beliebigen anderen Namen und Dateiformat speichern (z. B.um eine Vorlage für einen anderen Bericht vorzubereiten), es bleibt aber der bisherigeDateiname und das bisherige Dateiformat der aktuell bearbeiteten Vorlage eingestellt.

Vorschau

Keine Beschreibung notwendig.

Drucken


Beenden


Einfügen-Menü

Datei

Sie können den Inhalt einer anderen Datei an der aktuellen Cursor-Position einfügenlassen. Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie eine neue Vorlage auf Basis einer bereitsvorhandenen Vorlage erstellen wollen.

Bild

Sie können Bilder und Graphiken in folgenden Dateiformaten an der Cursor-Positioneinfügen: Bitmap (.bmp), Tagged Image Format (.tif), Windows Metafile (.wmf), PortableNetwork Graphics (.png), JPEG (.jpg, .jpeg) und Graphics Interchange Format (.gif).

Klicken Sie nach dem Einfügen eines Bildes mit der rechten Maustaste auf das Bild undwählen Sie "Bild formatieren", um das Layout und den Textfluss zu bearbeiten. BeachtenSie dabei bitte auch die Seite "Speicheroptionen". Hier können Sie festlegen, ob Sie inder Vorlage nur den Dateinamen oder das gesamte Bild einbetten wollen.

Textfeld

Über Textfelder können Sie Textelemente frei im Dokument positionieren. Klicken Siemit der rechten Maustaste auf den Rahmen eines Textfeldes um Layout, Position undGröße zu bearbeiten.

Bedingungsfeld

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Nutzen Sie diese Funktion, um Textformulierungen von bestimmten Datenbankinhaltenabhängig zu machen.

Öffnen Sie zuerst die Klappbox hinter "Wenn" und wählen Sie das gewünschte Datenfeldaus. Momentan stehen hier nur wenige Datenbankfelder zur Verfügung. In der finalenVersion werden hier auch berechnete Felder (Artikel, Klassenziel/Gefährdung, Anzahl5er/6er, ...) zur Auswahl stehen.

Im nächsten Schritt wählen Sie aus der zweiten Klappbox den Vergleichsoperator (gleich,größer, kleiner, ...) aus und tragen in das dritte Feld den Vergleichswert ein. Achtung:Groß-/Kleinschreibung wird hier unterschieden, d. h. wenn Sie auf das DatenbankfeldGeschlecht prüfen wollen, müssen Sie hier ein großes M oder W eintragen! Achten Sieauch darauf, dass keine zusätzlichen Leerzeichen in das Vergleichsfeld geraten, dadiese mit ausgewertet werden.

In das Feld "Dann schreibe" tragen Sie den Text ein, der gedruckt werden soll, wenn dieAussage zutrifft, im Feld "sonst schreibe" den Text für alle anderen Fälle.

Klicken Sie abschließend auf [Einfügen] um das Bedingungsfeld im Dokument zuerstellen. Im Dokument selber erscheint dann ein nicht editierbares Feld wie z. B.{Geschlecht=M|Klassensprecher|Klassensprecherin}. Um das Bedingungsfeld zubearbeiten führen Sie einfach einen Doppelklick darauf aus.

Weitere Informationen über Bedingungsfelder, insbesondere wie man komplexere,verschachtelte Bedingungen umsetzt, finden Sie in den Tutorials .165

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2.7.6 Programmeinstellungen

In den Programmeinstellungen können Sie den Pfad zur Notenmanagerdatenbank undzum Vorlagenverzeichnis festlegen.

Momentan erreichen Sie über diesen Dialog auch den Bereich "Aufgaben". Hier könnenSie die gespeicherten Textvorschläge verwalten.

2.8 NMBerichte

Mit NMBerichte erstellen Sie Berichte, die auf Daten aus der Notenmanager-Datenbankzugreifen können und die Sie individuell gestalten können. Diese Hilfedatei soll Ihnenden Einstieg in die Arbeit mit dem Programm erleichtern. Dazu gibt es zunächst eine allgemeine Eklärung der Funktionsweise und dann eine Schritt für SchrittAnleitung für das Erstellen eines ersten eigenen Berichts. Im Anschluss finden Siedann eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Programmdialoge sowie den einenoder anderen Tipp für den Einsatz im Alltag.

2.8.1 Überblick

Im Schulalltag gibt es immer wieder die Notwendigkeit, ein Schreiben an dieErziehungsberechtigten von einem oder mehreren Schülern zu schicken. In der Regelsind dies Mitteilungen, Ordnungsmaßnahmen, allgemeine Elternbriefe aber auchNotenberichte (z. B. wegen absinkender Leistungen) oder Zeugnisse/Bescheinigungen(z. B. die Teilnahme an den verschiedenen Modulen im IT-Unterricht).

Solche Schreiben können Sie mit NMBerichte bequem erstellen. Das Programm arbeitetdabei nach dem Serienbriefkonzept, das Sie eventuell schon von anderenTextverarbeitungsprogrammen kennen. Die Vorgehensweise sieht dabei wie folgt aus:

· Sie erstellen das Schreiben mit einer Textverarbeitung (ist in NMBerichte integriert).Sie können den Text und das Layout entweder völlig neu erstellen oder Sie greifen aufVorlagen und Musterbriefe zurück, die der Administrator oder auch andere Kollegen imSystem bereitgestellt haben.

· Anstatt konkreter persönlicher Daten wie Adresse, Name, Klasse etc. verwenden SiePlatzhalter (auch Serienbrieffelder genannt), die später beim Drucken oder Versendenvom Programm mit den Daten der Empfänger gefüllt werden.

· Schließlich legen Sie noch fest, wer dieses Schreiben erhalten soll.

NMBerichte ist dabei so gestaltet, dass alle Schritte möglichst bequem und mit wenigenMausklicks erledigt werden können. Lesen Sie nun weiter in der Schritt für SchrittAnleitung für einen ersten Bericht.

2.8.2 Schritt für Schritt

Szenario

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Für drei Schüler aus drei unterschiedlichen Klassen soll eine Nacharbeit in derkommenden Woche anberaumt werden.

Vorgehensweise

· Starten Sie NMBerichte per Doppelklick auf das Programmsymbol.

· Tragen Sie zuerst Ihr Lehrerkürzel ein. Um in das Feld für das Passwort zu gelangendrücken Sie die Tabulatortaste oder klicken Sie mit der Maus in das Textfeld. GebenSie dann das Notenmanagerpasswort ein und drücken Sie die Eingabetaste oderklicken Sie auf [OK].

· Es öffnet sich das Hauptfenster, das die wichtigsten Funktionen einerTextverarbeitung bereitstellt. Sie können jetzt das Schreiben von Grund auf neuerstellen oder auf eine Vorlage zurückgreifen. Da für eine Nacharbeit sicher eineVorlage bereit steht klicken Sie jetzt rechts auf [Berichtvorlage wählen].

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· Wählen Sie in der linken Liste (Kategorie) den Eintrag "Ordnungsmaßnahmen" aus.

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· In der rechten Liste erscheinen dann alle Vorlagen, die der Administrator im Systembereitgestellt hat. Sollte keine Vorlage für eine Nacharbeit vorhanden sein können Siedie nächstbeste Variante (Hinweis, Verweis) wählen.

· Wenn Sie eine Vorlage anklicken wird sie im Vorschaufenster angezeigt und darübereine Beschreibung angezeigt (sofern vorhanden). Klicken Sie auf [Übernehmen].

· Zurück im Hauptfenster klicken Sie nun auf [Empfänger auswählen].

· Um die drei Schüler auszuwählen lassen Sie im linken Menü die Kategorie "Klassen"ausgewählt. Klicken Sie dann der Reihe nach die Klassen an und wählen Sie dann denSchüler per Doppelklick aus.

Wichtig: setzen Sie auf keinen Fall den Haken vor einer Klasse. Dadurch wird diegesamte Klasse ausgewählt, d. h. alle Schüler der Klasse würden das Schreibenerhalten.

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· Kontrollieren Sie noch einmal in der Liste der ausgewählten Schüler ob dort alleNamen korrekt auftauchen. Steht ein falscher Schüler in der Liste wählen Sie diesenmit der Maus aus und klicken Sie dann auf den roten Linkspfeil. Klicken Sie jetzt auf[Übernehmen].

· Zurück in der Textverarbeitung können Sie jetzt das Schreiben anpassen. Dabei solltenSie stets die in der rechten Liste dargestellten Serienbrieffelder nutzen und nicht diekonkreten persönlichen Daten verwenden. Nur so stellen Sie sicher, dass bei mehrerenEmpfängern sämtliche Daten und Pronomen korrekt ausgegeben werden.

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Ein Beispiel: Um den Satz "Für Ihren Sohn habe ich daher einen Nacharbeitstermin am12.07.2011 angesetzt." zu schreiben gehen Sie wie folgt vor.

· Schreiben Sie "Für " mit Leerzeichen am Ende.

· Klicken Sie in der Liste der Serienbrieffelder zuerst auf die Rubrik"Geschlechtsspezifisch" und machen Sie dann einen Doppelklick auf"Ihren/Ihre".

· Setzen Sie hinter das Serienbrieffeld ein Leerzeichen.

· Doppelklicken Sie auf das Serienbrieffeld "Sohn/Tochter".

· Ergänzen Sie den restlichen Text " habe ich daher ...".

· Um ein Serienbrieffeld wieder zu löschen klicken Sie es einfach mit der Maus einmalan und drücken Sie die Entfernen-Taste.

· Zur Kontrolle der Eingaben klicken Sie auf das Symbol . Die Serienbrieffelder werdendann mit den Daten des ersten Empfängers gefüllt. Über die Navigationssymbolekönnen Sie sich dann durch alle Empfänger durchklicken. Über das Symbol gelangen Sie wieder zurück in die Serienbriefansicht.

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· Speichern Sie nun den neu erstellten Bericht durch Klick auf die entsprechendeSchaltfläche. Sie können natürlich auch das Diskettensymbol in der Symbolleiste oderden Menüpunkt Datei - Speichern anklicken. Wenn Sie Tastenkombinationenbevorzugen drücken Sie Strg + S.

· Folgende Daten müssen angegeben werden:

· Berichtname: Geben Sie einen aussagekräftigen Namen für den Bericht an, z. B."Nacharbeit am ...". Aus Datenschutzgründen dürfen im Berichtnamen keineSchülernamen verwendet werden!

· Verzeichnis: In der aktuellen Version kann das Verzeichnis nicht vom Benutzergeändert werden. Im (vom Administrator festgelegten) Vorlagenverzeichnis wirdfür Sie ein Unterverzeichnis mit Ihrem Lehrerkürzel angelegt und für alle Berichtegenutzt.

· Kürzel im Notenbogen (nur für Ordnungsmaßnahmen): Die Art einerOrdnungsmaßnahme wird im Notenbogen über ein Kürzel deutlich gemacht (H fürHinweis, V für Verweis, NA für Nacharbeit, ...). Wenn Sie eine Vorlage für eine

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Ordnungsmaßnahme verwendet haben ist hier das richtige Kürzel bereitsvoreingestellt. Sie können es aber auch nachträglich abändern.

· Kurzbeschreibung (nur für Ordnungsmaßnahmen): geben Sie hier einen kurzen Textfest, der im Notenbogen für diese Ordnungsmaßnahme gedruckt werden soll.

· Beschreibung (optional): Falls Sie diesen Bericht später als Vorlage für weitereSchreiben verwenden wollen oder wenn Sie diesen Bericht als Vorlage auchanderen Kollegen verfügbar machen möchten können Sie hier einen kurzen Abrissdes Inhalts hinterlegen.

· Empfängerliste mit speichern: Wenn Sie diese Option anhaken werden zusammenmit dem Schreiben auch alle Empfänger gespeichert. Dies ist insbesonderehilfreich, wenn Sie die Arbeit an einem Schreiben unterbrechen müssen oder eineVorlage häufig an die gleichen Empfänger verschickt werden muss.

· Privater Bericht: Standardmäßig wird ein neu erstellter Bericht so abgespeichert,dass er in der Berichtauswahl unter "Meine Berichte" nur für Sie sichtbar ist.Wollen Sie Ihren Bericht auch anderen Kollegen zur Verfügung stellen, danndeaktivieren Sie diese Option. Der Bericht wird dann allen Kollegen unter"Öffentliche Berichte" angezeigt. In diesem Fall sollten Sie unbedingt eineBeschreibung zu dem Bericht abgeben (s. o.).

· Klicken Sie nun auf [Speichern] um den Bericht abzuspeichern.

· Zuletzt muss der Bericht noch gedruckt werden. Klicken Sie dazu auf[Drucken/Versenden].

· Das Programm wechselt nun automatisch in die Datenansicht.

· Falls Sie mehrere Empfänger festgelegt haben erscheint eine Abfrage, ob Sie nurden aktuell sichtbaren Datensatz oder für alle Empfänger drucken wollen.

· Wenn Sie nur den aktuellen Datensatz drucken wollen erscheint sofort ein Dialogzur Druckerauswahl, über den Sie den Druck dann starten können.

· Wollen Sie für alle Datensätze drucken wollen öffnet sich zuerst noch einVorschaufenster, in dem Sie sich durch alle Seiten durchscrollen können(Sicherheitsmaßnahme, um massenweise Fehldrucke zu vermeiden). Den

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eigentlichen Druckvorgang starten Sie dann über das kleine Druckersymbol indiesem Vorschaufenster.

2.9 NMBViewer

Momentan befindet sich die Notenmanager Programm-Suite im technologischenUmbruch. Neue Programme wie NMAdmin, NMSync und auch das Berichtemodul werdenauf Basis des .net-Frameworks von Microsoft programmiert. Um diese Module in dieSchulversion zu integrieren sind kleine Hilfsprogramm notwendig, die von derSchulversion aus aufgerufen werden, wenn ein Benutzer eine der neuen Funktionenanfordert.

NMBViewer ist eines von diesen Hilfsprogrammen. Berichte werden mit dem Designererstellt, im Dateisystem hinterlegt und dann mit Hilfe von NMBViewer aus derSchulversion heraus angezeigt.

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2.9.1 Überblick

Momentan befindet sich die Notenmanager Programm-Suite im technologischenUmbruch. Neue Programme wie NMAdmin, NMSync und auch das Berichtemodul werdenauf Basis des .net-Frameworks von Microsoft programmiert. Um diese Module in dieSchulversion zu integrieren sind kleine Hilfsprogramm notwendig, die von derSchulversion aus aufgerufen werden, wenn ein Benutzer eine der neuen Funktionenanfordert.

NMBViewer ist eines von diesen Hilfsprogrammen. Berichte werden mit dem Designererstellt, im Dateisystem hinterlegt und dann mit Hilfe von NMBViewer aus derSchulversion heraus angezeigt.

· Download: http://zips.notenmanager.net/NMBViewer.zip

· Installation

· Einstellungen

2.9.2 Installation

· Erstellen Sie ein Unterverzeichnis "NMBViewer" im Programmverzeichnis derNotenmanager Schulversion. Wird die Schulversion von allen Clients von einerFreigabe auf dem Server gestartet reicht es, das Unterverzeichnis in dieser Freigabe zuerstellen. Ist die Schulversion auf allen Clients lokal installiert muss auch dasNMBViewer-Verzeichnis auch auf allen Clients im Programmverzeichnis erstelltwerden.

· Kopieren Sie den Inhalt der Downloaddatei NMBViewer.zip in das Unterverzeichnis

Weitere Installationschritte sind nicht notwendig. Beim Programmstart prüft dieSchulversion die Existenz des Verzeichnisses "NMBViewer" sowie der PRogrammdateiNMBViewer.exe. Sofern vorhanden wird die entsprechende Funktionalität freigeschaltet.

2.9.3 Einstellungen

Wenn Sie Berichtvorlagen mit dem Berichtedesigner erstellen werden diesenormalerweise im Vorlagenverzeichnis abgelegt (NMAdmin > Einstellungen >Systemeinstellungen > Vorlagenverzeichnis). Bei der Wahl des Dateinamens gibt eskeinerlei Einschränkungen oder Vorgaben, Sie können sich Ihr eigenes System anlegen.

Die Zuordnung der Berichtvorlagen zu den einzelnen Funktionen erfolgt über NMAdmin> Einstellungen > Bericht-Zuordnungen.

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http://zips.notenmanager.net/NMBViewer.zip

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Dort stellen Sie bitte für jede Berichtart die passende Vorlagendatei ein:

2.10 Tutorials

2.10.1 Eine Berichtvorlage erstellen

In diesem Tutorial leite ich Sie schrittweise durch die Erstellung einer neuenBerichtsvorlage. Dabei gehe ich von folgenden Voraussetzungen aus:

· Auf dem Server befindet sich bereits ein zentrales Vorlagenverzeichnis (im Beispiel: \\server\nm\vorlagen).

· In dem Vorlagenverzeichnis befindet sich die mit dem Berichtdesigner ausgelieferteMustervorlage "o_Mitteilung.nbt".

· Der Berichtedesigner wurde schon einmal gestartet und die Datenbank korrekteingestellt (siehe Erster Programmstart ).

Wir erstellen eine neue Vorlage für einen Verweis.

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1. Starten Sie den Berichtdesigner und melden Sie sich mit dem Adminpasswort derSchulversion an.

2. Wählen Sie in der Kategorienliste "Ordnungsmaßnahmen" aus. Sollte diese Kategorienicht vorhanden sein, dann

a. klicken Sie auf [Neue Kategorie anlegen],

b. tragen Sie in das Textfeld "Ordnungsmaßnahmen" ein und

c. klicken Sie auf [Speichern].

3. Klicken Sie unter der Berichteliste auf [Neuen Bericht erstellen].

4. Als "Namen" tragen Sie nun "Verweis" ein.

Anmerkung: Sie können auch mehrere Verweisvorlagen erstellen, die Sie danneindeutig bezeichnen sollten. So könnten Sie z. B. einen "Verweis mit Bitte umRücksprache" und einen "Verweis ohne Bitte um Rücksprache" erstellen, oder gleicheinen "Verweis wg. Rauchen", ...

5. Da Verweise im Bereich "Ordnungsmaßnahmen" auf dem Notenbogen aufgelistetwerden sollen setzen Sie nun den Haken bei "Bericht im Notenbogen eintragen".

6. Für das "Kürzel im Notenbogen" wählen Sie entsprechend "V" aus der Klappbox aus.

7. Im Feld "Dateiname" tragen Sie einen Dateinamen für den Bericht ein, z. B."o_Verweis.nbt". Der Berichtedesigner erstellt beim Speichern eine neue, leereVorlagendatei mit diesem Namen im Vorlagenverzeichnis.

8. Im Feld "Verzeichnis" sollte "\\server\nm\vorlagen" voreingestellt sein. Sie solltendiese Vorgabe nach Möglichkeit nicht ändern.

9. Geben Sie nun noch eine Beschreibung in das entsprechende Feld ein. Insbesonderewenn Sie zu einer Ordnungsmaßnahme mehrere verschiedene Vorlagen erstellen istdas für die Kollegen sehr hilfreich bei der Suche nach der passenden Vorlage.

10.Klicken Sie nun auf [Speichern] um den Bericht zu erstellen. Er sollte jetzt in derBerichtsliste aufgeführt werden.

11.Wählen Sie den neuen Bericht "Verweis" in der Liste aus und klicken Sie rechts auf[Vorlage bearbeiten]. Es öffnet sich eine Textverarbeitung.

12.Öffnen Sie das Dateimenü und wählen "Öffnen". Wählen Sie die mitgelieferte"o_Mitteilung.nbt" aus. Der Berichtedesigner öffnet jetzt diese Datei und speichertsie gleich unter dem Namen "o_Verweis.nbt" ab.

13.Als erstes tauschen Sie den Briefkopf auf. Klicken Sie den Briefkopf der RS Herriedenan und drücken Sie die Entf-Tasten. Wählen Sie dann im Menü Einfügen - Bild undwählen Sie die passende Datei über den Dialog aus.

14.Klicken Sie den Briefkopf mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Bildformatieren.

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15.Als "Positionierung" wählen Sie "Objekt mit Text verschieben", als horizontaleAusrichtung nehmen Sie "Links".

Anmerkung: Wählen Sie auf keinen Fall "Feste Position auf der Seite:...". Das führt beimspäteren Seriendruck dazu, dass die Briefköpfe aller Seiten auf der 1. Seite landen undselber keinen Briefkopf mehr haben.

16.Der linke Rand der Graphik stimmt nun mit dem Adressfeld überein, die vertikalePosition können Sie durch verschieben mit der Maus Ihren Wünschen anpassen.

Wichtig: Liegt die linke obere Ecke der Graphik außerhalb der Seitenränder, so wird sienicht gedruckt. Sie müssen also den oberen Seitenrand eventuell auf 0,5 cm reduzieren.

17.Ändern Sie nun noch den Text in der Absenderzeile und den Ort beim Datum ab,setzen Sie den Betreff auf "Verweis".

18.Lassen Sie nach "[Briefanrede]," eine Zeile frei und setzen Sie den Cursor an dieerste Position. Machen Sie dann in der rechten Liste unter "Pronomen" einenDoppelklick auf "Ihr/Ihre". Ergänzen Sie ein Leerzeichen und Doppelklicken Sie auf"Sohn/Tochter". Die Datenfelder werden automatisch an der Cursorposition eingefügtund in eckige Klammern geschrieben.

19.Um ein Datenfeld zu löschen klicken Sie es an (es wird dann grau hinterlegt) unddrücken Sie die Entf-Taste.

20.Zum Testen klicken Sie jetzt in der Symbolleiste auf ("Daten anzeigen"). DerBerichtdesigner holt sich aus der Datenbank zum Testen je einen Datensatz einesmännlichen und eines weiblichen Schülers. Über die entsprechenden Symbole könnenzwischen diesen Datensätzen navigieren. Mit ("Textfelder anzeigen") kommen Siewieder in die Entwurfsansicht.

21.Speichern Sie nun den Bericht über das Diskettensymbol (oder natürlich Datei -Speichern oder Strg+S) und schließen Sie die Textverarbeitung.

22.Der Bericht steht den Kollegen nun im Berichtemodul zur Verfügung.

Die eben erstellte Vorlagendatei "o_Verweise.nbt" können Sie nun als Basis für weitereBerichte heranziehen.

2.10.2 Bedingungsfelder manuell definieren

Mit Bedingungsfeldern können Sie Textformulierungen von bestimmtenDatenbankinhalten abhängig machen.

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Öffnen Sie zuerst die Klappbox hinter "Wenn" und wählen Sie das gewünschte Datenfeldaus. Momentan stehen hier nur wenige Datenbankfelder zur Verfügung. In der finalenVersion werden hier auch berechnete Felder (Artikel, Klassenziel/Gefährdung, Anzahl5er/6er, ...) zur Auswahl stehen.

Im nächsten Schritt wählen Sie aus der zweiten Klappbox den Vergleichsoperator (gleich,größer, kleiner, ...) aus und tragen in das dritte Feld den Vergleichswert ein. Achtung:Groß-/Kleinschreibung wird hier unterschieden, d. h. wenn Sie auf das DatenbankfeldGeschlecht prüfen wollen, müssen Sie hier ein großes M oder W eintragen! Achten Sieauch darauf, dass keine zusätzlichen Leerzeichen in das Vergleichsfeld geraten, dadiese mit ausgewertet werden.

In das Feld "Dann schreibe" tragen Sie den Text ein, der gedruckt werden soll, wenn dieAussage zutrifft, im Feld "sonst schreibe" den Text für alle anderen Fälle.

Klicken Sie abschließend auf [Einfügen] um das Bedingungsfeld im Dokument zuerstellen. Im Dokument selber erscheint dann ein nicht editierbares Feld wie z. B. {Geschlecht=M|Klassensprecher|Klassensprecherin}. Um das Bedingungsfeld zubearbeiten führen Sie einfach einen Doppelklick darauf aus.

Komplexere Bedingungen manuell erstellen

Der Dialog für Bedingungsfelder ist lediglich für einfache bzw. einzelne Bedingungenausreichend. Komplexere Ausdrücke müssen manuell erstellt werden. Klicken Sie dazuauf das "+" vor dem Wort Code um das entsprechende Textfenster zu öffnen.

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Aus den Eingaben in den Textfeldern wird der Code zusammengesetzt und kann jetztbeliebig angepasst werden.

Hinweis: der umgekehrte Weg funktioniert nicht! Wenn Sie das Codefeld schließen wirdder Inhalt gelöscht und die in den Textfeldern eingetragenen Daten wieder aktiv.

Um eigene, komplexe und verschachtelte Bedingungen zu erstellen stehen Ihnenfolgende Notationen zur Verfügung:

Notation Beschreibung Beispiel

[Datenfeldname]

Wird beim Drucken/Anzeigen desBerichts durch den Inhalt desDatenfeldes ersetzt.

[Rufname]

[Textmännlich /Textweiblich]

Setzt geschlechtsspezifische Texte inden Ausdruck.

[sein/ihr]

{Bedingung|Text wahr|Text falsch}

Wertet eine Bedingung aus und setztdavon abhängig einen der beiden Texteein. Die Bedingung setzt sich aus einemDatenfeldnamen (ohne eckigeKlammern), einem Vergleichsoperatorund einem Vergleichswert zusammen (indieser Reihenfolge).

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= Inhalt des Datenfeldes undder Vergleichswert sindgenau gleich

Klasse=08a

<> Inhalt des Datenfeldes undder Vergleichswert sindunterschiedlich

Jahrgangsstufe<>5

< Inhalt des Datenfeldes istkleiner (nummerisch) bzw.liegt vor(alphanummerisch) demVergleichswert

Nachname<G

> Inhalt des Datenfeldes istgrößer (nummerisch) bzw.liegt hinter(alphanummerisch) demVergleichswert

Nachname>G

~ Inhalt des Datenfeldesenthält den Vergleichswert

Geburtsdatum~2001

$ Setzt einen Zeilenwechsel in denAusdruck

Ein Beispiel Schritt für Schritt

Bedingungsfelder können in einander geschachtelt werden. Am besten lässt sich das aneinem Beispiel erklären.

In den Bericht "Mitteilung Vorrückung" soll die Liste der Fächer mit der Note 5 bzw. Note6 gedruckt werden:

- mangelhafte Leistungen in den Fächern M, Ph

- ungenügende Leistungen in den Fächern B, Ek

Dabei muss berücksichtigt werden, dass ein Schüler eventuell nur 5er oder 6er hat unddass es sich auch nur um ein einzelnes Fach handeln kann (dann muss "Fach" statt"Fächer" geschrieben werden).

1. Schritt: {FaecherNote5>|- mangelhafte Leistungen in den Fächern [FaecherNote5]|}

Die erste Bedingung sorgt dafür, dass der Satz für die Fächer mit Note 5 nur erscheint,enn die Liste der Fächer mit Note 5 (Datenfeldname "FaecherNote5") größer ist als"Nichts" (daher steht rechts neben > kein Zeichen mehr)ist. Der zweite Teil derBedingung (für den Fall, dass die Bedingung nicht zutrifft) bleibt einfach leer.

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2. Schritt: {FaecherNote5>|- mangelhafte Leistungen {FaecherNote5~,|in den Fächern|im Fach} [FaecherNote5]|}

Abhängig von der Anzahl der Fächer muss die Formulierung noch angepasst werden. DerText "in den Fächern" aus Schritt 1 wird nun durch ein zweites Bedingungsfeld ersetzt.Enthält die Liste der Fächer ein Komma, dann befinden sich dort mehrere Fächer und eswird der Text "in den Fächern" gedruckt, ansonsten "im Fach".

3. Schritt: {FaecherNote5>|$- mangelhafte Leistungen {FaecherNote5~,|in den Fächern|im Fach} [FaecherNote5]|}

Der Feinschliff. Vor den Satz "- mangelhafte Leistungen ..." wird noch ein $ gesetzt.Dadurch wird für den Fall, dass dieser Satz gedruckt werden muss, ein Zeilenwechselerzwungen.

Insgesamt ist das Ergebnis nun wie folgt: Hat der Schüler keine Note 5 in einemVorrückungsfach wird einfach gar nichts gedruckt (so als wäre das Bedingungsfeld garnicht da). Hat er eine Note 5, dann wird eine neue Zeile begonnen und der Satzgedruckt.

Im Bericht "Mitteilung Vorrückung" sieht das dann insgesamt etwa so aus:

"... [Ihr/Ihre] [Sohn/Tochter] hat das Klassenziel wegen

{FaecherNote5>|$- mangelhafte Leistungen {FaecherNote5~,|in den Fächern|im Fach}[FaecherNote5]|}{FaecherNote6>|$- ungenügender Leistungen {FaecherNote6~,|in denFächern|im Fach} [FaecherNote6]|}

nicht erreicht."

Häufig gestellte Fragen

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3 Häufig gestellte Fragen

In den folgenden Rubriken finden Sie häufig gestellte Fragen und Standardprobleme beider Konfiguration und Bedienung, denen Sie im Laufe Ihres "Notenmanager-Lebens"sicher einmal begegnen werden.

3.1 Schulversion

3.1.1 Administrator

3.1.1.1 Wie kann ich eine Klasse auf zwei andere aufteilen (Sport, Religion, ...)?

Das Problem stellt sich immer wieder einmal: Gruppen aus einer Klasse sind zu klein,Gruppen aus zwei Klassen zu groß. Also soll eine Klasse auf zwei andere aufgeteiltwerden.

Ein Konkretes Beispiel:

Die 10 Jungs der Klasse 7b sollen in Sport auf die Klassen 7a und 7c aufgeteilt werden.So gehen Sie vor:

1. Öffnen Sie den Dialog Unterricht bearbeiten.

2. Wählen Sie die Klasse 7b und dort den Unterricht "Sm" aus.

3. Klicken Sie auf den Button [Teilen]. Der Notenmanager legt jetzt automatisch dieUnterrichte "Sm (1)" und "Sm (2)" an. Alle Jungs der 7b befinden sich in der Gruppe(1).

4. Die Schüler, die mit der 7a Sport machen sollen, bleiben in der Gruppe (1), dieanderen werden in die Gruppe (2) verschoben. Markieren Sie dazu diese in derSchülerliste und klicken Sie auf den Button [zu Gruppe 2].

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5. Jetzt müssen die Lehrkräfte noch angepasst werden. Die Gruppe (1) muss dengleichen Sportlehrer wie die 7a, die Gruppe (2) den gleichen Sportlehrer wie dieGruppe (2) zugeteilt bekommen. Wählen Sie dazu die jeweiligen Unterrichte aus,klicken Sie auf [Ändern] und wählen Sie das richtige Lehrerkürzel aus.

6. Im letzten Schritt werden jetzt die beiden Gruppen mit den anderen Klassenzusammengekoppelt. Wählen Sie in der 7b den Unterricht "Sm (1)" aus und klichenSie auf [Koppeln].

In der rechten Liste (Momentan gekoppelter Unterricht) steht nur der eben ausgewählteUnterricht, in der linken Liste (Koppelbarer Unterricht) stehen alle koppelbarenUnterrichte (das sind alle Unterrichte des gleichen Lehrers). Wählen Sie links nun denUnterricht "7a Sm" aus und klicken Sie auf [->]. Die Unterrichte sind jetzt gekoppelt undSie können den Dialog schließen. Die gleichen Schritte müssen Sie dann noch einmal für"Sm (2)" und die 7c durchführen.

3.1.1.2 Wie bindet man einen eigenen Briefkopf ein?

In viele Berichte lässt sich eine Graphikdatei als Briefkopf einbinden. Der Notenmanagerkann grundsätzlich die Graphikformate Bitmap (.BMP), Metafile (.WMF), erweitertesMetafile (.EMF) sowie GIF (.GIF) und JPEG (.JPG) lesen. Brauchbare Ergebnisse erreicht

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man allerdings nur mit WMF- und EMF-Dateien, da nur diese vektororientiert arbeiten.Die Bitmapformate (und natürlich auch das komprimierte JPEG) sehen sofort unscharfaus, wenn Sie nicht in der exakten Auflösung wieder gedruckt werden.

Hier liegt auch das Problem beim Einscannen von vorhandenen Briefköpfen. Die Scannererzeugen im Normalfall Bitmapformate (meist TIFF) oder/und komprimieren die Dateien(JPEG). Scannt man die Vorlagen mit einer höheren Auflösung, als man Sie später überden Drucker ausgibt, ist entweder die Größe nicht korrekt oder der Druck wird unscharf.

Hat man also den Briefkopf nicht in einem Vektorformat vorliegen (andere, nichtunterstützte Vektorformate können meist in WMF oder EMF umgewandelt werden), soist es am günstigsten, den Briefkopf neu zu entwerfen. Das geht natürlich mitGraphikprogrammen wie zum Beispiel Photoshop, Corel Draw oder Gimp. Aber auch dasZeichenprogramm OpenOffice Draw des kostenlosen OpenOffice kann erstellteZeichnungen als WMF/EMF exportieren (so habe ich den Briefkopf der RealschuleHerrieden erstellt).

Mitteilungen, Ordnungsmaßnahmen, Elternbriefe

Speichern Sie die gewünschte Bilddatei unter dem Namen "Ordkopf.xxx" in dasDatenbankverzeichnis des Notenmanagers. "xxx" steht hier stellvertretend für dieEndung des entsprechenden Bildformats, also "bmp", "gif", "jpg", "wmf" oder "emf".Öffnen Sie dann die Programmeinstellungen und wechseln Sie auf die SeiteOrdnungsmaßnahmen.

Briefkopf drucken: Aktivieren Sie diese Option, wenn der Notenmanager seinennormalen Briefkopf (Schulname links, Adresse und Kontaktdaten rechts) drucken soll.

Bilddatei einbinden: Diese Option muss natürlich aktiviert werden, wenn die Bilddateimit gedruckt werden soll. Bzgl. der Position der Bilddatei ist folgendes zu beachten:Liegen die eingestellten Werte im "nicht bedruckbaren Bereich" des Druckers (je nachModell bis zu 1,7 cm!), so wird die Bilddatei überhaupt nicht geruckt!

Absenderzeile drucken: Über diese Option können Sie die Absenderzeile für Kuverts mitSichtfenster drucken lassen. Deaktivieren Sie diese Option, wenn der eingebundeneBriefkopf selber eine Adresszeile enthält.

Zwischenbericht

Für den Briefkopf des Zwischenberichts (Notenbildberichts) gilt vergleichbares. DieEinstellungen nehmen Sie über die Seite Zwischenbericht vor. Anders als bei denOrdnungsmaßnahmen können Sie der Bilddatei aber einen beliebigen Namen wählenund dann über den Dateidialog auswählen.

Wichtig: Auch hier sollten Sie zum Speichern das Datenbankverzeichnis wählen, da Siehier sicher sein können, dass jeder Benutzer darauf zugreifen kann. Außerdem sollten

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Sie den Pfad als UNC-Pfad eingeben, um Fehler durch unterschiedlicheLaufwerksbuchstaben (Mappings) zu vermeiden. Beispiel: \\server\notenmanager\zwbericht.emf.

3.1.1.3 Wie führt man einen SQL-Patch aus?

Nicht immer beruhen Fehler oder Probleme im laufenden Betrieb auf einem Fehler imProgramm. Da der Notenmanager seine Daten aus zwei unterschiedlichen Programmenbezieht (WinSD, WinLD) kann es zu Inkonsistenzen in der Datenbank undentsprechenden "Nebeneffekten" kommen.

Durch die Ausführung eines oder mehrere SQL-Befehle können die Fehler in derDatenbank in der Regel behoben werden. Ein SQL-Patch ist nichts anderes als eineTextdatei, die die benötigten SQL-Befehle enthält. Der Notenmanager liest die Befehleder Reihe nach ein und führt sie aus.

HINWEIS: Im Moment können nur SQL-Patchdateien ausgeführt werden, die direkt vomProgrammierer stammen. Damit soll verhindert werden, dass sich ein ambitionierterSystembetreuer die Notenmanager-Datenbank irreperabel zerschießt. Aus diesem Grundsind die Patchdateien intern signiert.

So führen Sie einen SQL-Patch durch:

1. Stellen Sie sicher, dass niemand mit dem Notenmanager arbeitet bzw. auf dieDatenbank zugreift.

2. Führen Sie auf jeden Fall eine Datensicherung aus (entweder manuell durch kopierender Notenmanagerdatenbank nmdaten04.mdb oder aus dem Programm heraus).

3. Melden Sie sich als Admin am Notenmanager an.

4. Klicken Sie auf das Menü Wartung und dort auf den Eintrag SQL Patch.

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5. Klicken Sie im folgenden Fenster auf das Ordnersymbol, um einen Dialog für dieDateiauswahl zu öffnen. Wählen Sie die Datei aus, die Sie zugeschickt bekommenhaben.

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6. Klicken Sie auf [SQL-Patch ausführen], um die SQL-Befehle auszuführen undbestätigen Sie die folgende Sicherheitsabfrage.

3.1.1.4 Beim "Schülerdaten aktualisieren" werden ausgetretene Schüler nicht gelöscht

It's not a bug, it's a feature.

Während der Prozedur "Schülerdaten aktualisieren" werden geänderte Schülerdaten ausASV/WinSV eingelesen und - beim Austausch mit ASV - auch gleich neue Schüleraufgelistet, die dann in den Notenmanager übernommen werden können. Schüler, die inder ASV/WinSV als ausgetreten markiert sind, werden nicht automatisch imNotenmanager gelöscht oder in die AUS-Klasse verschoben.

In vielen Fällen muss für einen austretenden Schüler noch ein Notenbogen/Notenbildmit allen bisher gebildeten Noten ausgedruckt und in den Schülerakt gegeben werden.Der Zeitpunkt, zu dem diese Verwaltungsaufgaben erledigt werden, kann durchaus nachdem Zeitpunkt des Austritts liegen.

Bei einer automatischen Löschung könnte es also passieren, dass ein in der ASV alsschon ausgetreten markierter Schüler aus dem Notenmanager gelöscht wird, bevor alleFachlehrer ihre Noten eingetragen haben und der Klassenleiter den Notenbogen druckenkonnte.

Daher müssen Schüler im Notenmanager stets manuell in die AUS-Klasse verschobenwerden.

Allgemeine Informationen

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Allgemeine Informationen

4 Allgemeine Informationen

4.1 Fragen zum Datenschutz

4.2 Terminologie


4.2.1 Notenschluss

Der Notenschluss markiert den Stichtag, an dem noch bis 24 Uhr Noten eingegeben bzw.von der Heimversion in die Schulversion überspielt werden können. Ab diesem Terminkann der Klassenleiter bzw. die Schulleitung davon ausgehen, dass alle Notenvollständig sind.

Wichtig für Heimversionsnutzer: Auch in der Heimversion können am Stichtag desNotenschlusses noch Noten bis 24 Uhr eingetragen werden. Wenn Sie aber versuchen,nach Notenschluss diese Noten noch in die Schulversion zu übertragen, werden dieseautomatisch verworfen.

4.2.2 Notenvollständigkeit

Der Notenmanager kann für Sie die Vollständigkeit der Noten überprüfen. Die Kriteriensind momentan noch fest im Programm hinterlegt und richten sich den Vorgaben derRSO:

· In einstündigen Fächern werden pro Halbjahr mindestens zwei kleineLeistungsnachweise gefordert.

· In zweistündigen Fächern werden pro Halbjahr mindestens zwei kleineLeistungsnachweise gefordert, mindestens einer davon muss eine "echte" mündlicheLeistung sein.

· In drei- und mehrstündigen Fächern werden pro Halbjahr mindestens zwei kleineLeistungsnachweise gefordert, mindestens einer davon muss eine "echte" mündlicheLeistung sein.

· In Fächern mit Schulaufgaben wird nur geprüft, ob alle Schüler die gleiche Anzahl vonSchulaufgaben eingetragen haben. Die Anzahl von Schulaufgaben selber wird nicht geprüft. Das hat unterschiedlicheGründe, z. B. weil

o Schulaufgaben durch Leistungstest ersetzt werden können,

o die Verteilung von drei Schulaufgaben auf zwei Halbjahre unterschiedlich gelöstwerden kann

o ...

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Index

- B -Bedingungsfelder manuell definieren 165

Berichte definieren 147

Berichtedesigner 145

Berichtsvorlagen bearbeiten 149

- D -Das Designerfenster 146

- E -Eine Berichtvorlage erstellen 163

Erster Programmstart 144

- H -Hinweise zum Datenschutz 144

- I -Installation 144

- K -Kategorien verwalten 147

- L -Login 145

- N -NMBerichte 153

- P -Programmeinstellungen 153

- S -Schritt für Schritt 153

- T -Technische Hilfe 145

- U -Überblick 153

ha ndb uchs lversio - notenmanagerzips.notenmanager.net/notenmanagerhandbuch.pdf · this page is...

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