h2 pers effectiviteit tm

8/14/2019 H2 Pers Effectiviteit TM

1/23

Projectmanagement Vaardigheden - reader

Persoonlijke Effectiviteit entimemanagement

Inleiding

Tijd kun je niet maken, tijd krijg je.

De werkdruk wordt de laatste jaren steeds hoger. Niet zonder reden horen en

lezen we steeds meer over information overflow, stress en burn-out. En toch

heeft iedere dag maar vierentwintig uur. Werken we maximaal veertig uur per

week, slapen we in een werkweek ook nog ns veertig uur en doen de overige

veertig uur iets wat we over het algemeen vrijetijdsbesteding kunnen noemen.

Het begon vanmorgen vroeg al. Ik was nog maar nauwelijks binnen of Gerrit

stak zijn hoofd om de hoek van de deur met de mededeling dat de projectgroep

een ingelaste vergadering had belegd om tien uur. Er waren problemen met de

levering van de apparatuur en daar moest over gesproken worden. En ja, je

begrijpt dat ze geen beslissingen zonder mij daarover durven nemen.

Wil ik vervolgens net mijn PC opstarten om de weekoverzichten te maken,

komt Hennie binnen met een verhaal over het reclamebureau dat zich niet aan

zijn afspraken zou houden en of ik maar zo vriendelijk wilde zijn om ns even

met die accountdirector te bellen. Afijn, om half negen komt de grote baas

binnen met het verhaal dat hij die middag een klantenseminar zou moeten

openen, maar helaas, hij moest komen opdraven bij de raad van bestuur en of

ik maar voor hem wilde invallen. Nee, ik had me vandaag voorgenomen om

een aantal stukken voor te bereiden, maar daar is niks van gekomen. Straks

als de kinderen naar bed zijn, ga ik eerst die weekoverzichten maar in elkaar

draaien. Dat wordt weer een latertje vanavond

Acritas BV -1-


2/23


1. Time management

Heeft u eigenlijk wel tijd om deze tekst door te lezen? Hoe laat is het nu? Wat

had u eigenlijk op dit tijdstip willen doen?

We leven in een tijd waarin alles veel sneller lijkt te gaan dan vroeger. We

stappen in het vliegtuig en luttele uren later staan we op Trafalgar Square in

Londen, de Champs Elysee in Parijs of Times Square in New York. We zijn

geabonneerd op twee kranten, drie weekbladen, 5 (vak)bladen, kijken s avonds

naar drientwintig televisienetten en rennen aan het einde van de dag bij de

supermarkt langs voor een magnetronmaaltijd die in drie minuten (ping!) op

tafel staat.

Ook binnen organisaties moet alles veel sneller. We krijgen steeds meer taken

toebedeeld, hebben een vol geplande agenda (en zijn daar nog trots op ook) en

rennen van de ene vergadering naar de andere bespreking:

Schatje, het wordt laat vanavond. Ja, die offerte moet absoluut vanavond de

deur uitIk weet dat we afgesproken hadden met Jos en Jenny.Ja, vier

weken geleden alJa, ik weet dat ze speciaal voor ons kooktAh nee, dit is

niet de tiende keer deze maand, misschien de zevende of de achtste

Schatje? Schatje? Hallo??

In de kern is tijd nog kostbaarder dan goud of diamanten, want tijd is leven. We

hebben maar een beperkte hoeveelheid tijd tot onze beschikking en kunnen er

niet meer bij maken of kopen. De tijd die achter ons ligt is er niet meer. De

remedie is om efficint met onze tijd om te gaan. Daarom moeten we de tijd

managen:

Time management is het geheel van methoden en technieken gericht op een

optimaal gebruik van de beschikbare tijd.

Doordat tijd beperkt is, worden we af en toe gedwongen stil te staan bij devraag of we onze tijd wel goed gebruiken. Kan het beter? Kan het efficinter?

Kan het effectiever?

Acritas BV -2-


3/23


2. Het begint met energie

De wekker loopt af en als een gespannen veer springt u uit bed. Binnen twintig

minuten moet u in de auto zitten. U heeft zich gedoucht en aangekleed, een

glas (melk, water, prik, sinaasappelsap) achterover geslagen, snel de kop op de

voorpagina van de krant gelezen, uw schoenen aangetrokken, nog een keer

naar boven gerend om uw tanden te poetsen, jas aangetrokken, tas gepakt en

de deur uitgerend. En nu staat u in de file en heeft u er de pest in.

Zon begin is helemaal fout. Begin de dag rustig. Gun uzelf s morgens de tijd

om wakker te worden. Nuttig een goed en lekker ontbijt, besteed tijd aan uw

persoonlijke verzorging en neem de tijd voor een rustige rit naar uw werk.

Eenmaal op kantoor gekomen, neemt u de dingen die voor vandaag op de

planning staan rustig door: wat zijn de hoofdtaken die moeten worden

uitgevoerd? Wat moet er worden voorbereid en welke papieren zijn daarbij

nodig?

Aan het einde van de werkdag neemt u de tijd om even rustig af te sluiten: wat

heb ik gerealiseerd vandaag? Welke taken heb ik toch niet kunnen uitvoeren en

moeten dus naar morgen worden doorgeschoven? U kunt dan al de

dagplanning voor morgen opstellen, zodat u daar s avonds niet meer over

hoeft te piekeren, maar met een gerust hart naar huis kunt gaan en ontspannen

(het werk van u afzetten).

2.1 Bioritme

Ieder mens heeft zijn eigen ritme. Sommige mensen zijn vroeg in de morgen

helder en alert, maar zakken na de lunch in. Anderen zijn niet vooruit te

branden voor ze minstens drie koppen koffie op hebben, maar kunnen zonder

enig bezwaar tot negen of tien uur s avonds doorgaan. Er zijn ochtend- en

avondmensen.

Soms heeft u perioden dat u zich minder goed voelt, dat u zich niet kunt

concentreren, dat het allemaal niet mee lijkt te zitten. Op andere momenten

echter, lijkt alles vanzelf te gaan, kunt u bergen werk aan en lijken problemen

zichzelf op te lossen. Dat heeft te maken met uw bioritme.

Vanaf de geboorte heeft ieder mens te maken met een aantal terugkerende

cycli. Deze cycli of bioritmen benvloeden u op alle mogelijke manieren, vaak

zonder dat u zich daarvan bewust bent.

Bioritmen benvloeden niet alleen uw lichaam, maar ook uw geest en uw

emoties. De drie belangrijkste cycli zijn de lichamelijke, de emotionele en de

verstandelijke cyclus.

Acritas BV -3-


4/23


Fig. 1: Kenmerken cycli bioritme

In de eerste helft van een cyclus hebben we te maken met een opgaande lijn,

op de helft daalt de cyclus om aan het einde op een dieptepunt te komen.

Daarna stijgt de lijn weer.

Aan het begin, op het hoogte- of dieptepunt van een cyclus en aan het einde

ervan heeft u een kritieke dag, wat dramatischer klinkt dan het in feite hoeft te

zijn. Op een kritieke dag kan er vaak opeens iets veranderen in uw leven. Nu

kunt u een verandering toelaten of tegenhouden. Dus wat u met een kritieke

dag doet, is vooral aan uzelf.

De lichamelijke cyclus

In de positieve fase van uw lichamelijke cyclus voelt u zich goed, uw conditie is

opperbest, u bent enthousiast en kunt de hele wereld aan.

Als de lijn naar beneden gaat, is het alsof het allemaal maar niet wil lukken, u

voelt zich niet optimaal en het werk valt u zwaar. Op de dag dat uw cyclus

maximaal is (de zevende dag; een kritieke dag) zult u waarschijnlijk de beste

prestaties kunnen leveren. Op de 18e dag, ook een kritieke dag, zult u zich alles

behalve optimaal voelen. Neem uzelf op die dag in acht.

Dat betekent niet dat u zich moet opsluiten in uw kamer en niets zou moeten

ondernemen! U bent gewoon niet in topvorm. Accepteer dat, maar doe verder

gewoon wat u moet of wilt doen.

Acritas BV

Cyclus Dagen Kenmerken

Intellectueel 33 Studievermogen, geheugen,

analytisch denken, logica,

beslissingen nemen.

Fysiek 23 Kracht, uithoudingsvermogen,

weerstand tegen ziekte.

Emotioneel 28 Geestelijke stabiliteit,

gevoeligheid, humeur,

stemmingen.

-4-


5/23


Hetzelfde geldt voor uw gezondheid. U zult in het negatieve deel van de cyclus

bijvoorbeeld bevattelijker zijn voor koudjes, griep. Maar laat dat geen reden zijn

om binnen te blijven.

Acritas BV -5-


6/23


De emotionele cyclus

Bij de emotionele cyclus gaat het vooral om uw gevoelens, uw gevoeligheid, de

manier waarop u met anderen om gaat.

Ook hier geldt weer dat er schommelingen zijn en in dit geval speciaal hoe u

zich emotioneel voelt. Deze cyclus heeft te maken met hoe u zich tegenover

anderen gedraagt, hoe u omgaat met ruzie, onenigheid, of u positief of

pessimistisch bent, of u zelfvertrouwen heeft of juist een gebrek daaraan.

De verstandelijke cyclus

Hier gaat het om het denkvermogen, uw gezonde verstand, uw vermogen om

dingen snel te doorzien en goede beslissingen te nemen. In de positieve fase

bent u goed geconcentreerd en kunt u snel en effectief studeren. In de

negatieve fase gaat dat allemaal minder goed en als u in zon periode een

examen moet doen, zou u zich extra in acht moeten nemen: vroeg naar bed,

zorgen voor een goede conditie. In zon periode zal het niet vanzelf gaan, maar

ook hier geldt: de cyclus is geen fatalistische gegeven, u kunt uzelf oppeppen

Acritas BV -6-


7/23


3. Doelen stellen

Om onze tijd efficint en effectief in te kunnen delen, moeten we onszelf doelen

stellen en ons telkens weer afvragen wat we eigenlijk willen bereiken. Dit

kunnen doelen op zowel priv- als werkgebied zijn. Zonder onszelf doelen te

stellen, weten we ook nooit of we bereikt hebben wat we wilden bereiken, want:

Als je niet weet waar je naartoe gaat, hoe weet je dan dat je aangekomen

bent?

De doelen die wij onszelf stellen, moeten aan een aantal criteria voldoen:

doelen moeten concreet, meetbaar en haalbaar zijn. De SMART-criteria die

voor planning en projectmatig werken bruikbaar zijn, kunnen ook in de

persoonlijke effectiviteit worden toegepast.

Concreet

Een doelstelling als ik moet nog ns wat aan mijn algemene ontwikkeling doen

heeft geen zin. Wat gaat u eraan doen en wat gaat u precies doen? En

wanneer? Hoe gaat u dat doen? In de praktijk kan zon doelstelling jarenlang

blijven zweven, zonder dat er iets van terechtkomt. Veel beter is een

doelstelling in de vorm van: Volgende maand start ik met een cursus politieke

wetenschappen bij het Coornhert Instituut.

Meetbaar

Een doelstelling moet ook meetbaar zijn. Een doelstelling als we gaan meer

doen aan klantentevredenheid is niet meetbaar. Wat zal de uitkomst zijn?

Klanten die meer tevreden zijn? Hoeveel tevreden dan? Wat gaat u er allemaal

voor doen om dat te bereiken?

Veel beter is een doelstelling als Tussen nu en 31 december willen we het

aantal klachten van klanten reduceren met 50%. Deze doelstelling is meetbaar.

We hoeven alleen maar het aantal klachten te tellen.

Haalbaar

Als laatste moet een doelstelling ook haalbaar zijn. We kunnen ons natuurlijk

alles ten doel stellen, maar een niet haalbare doelstelling werkt uitermate

frustrerend. Houd dus altijd de realiteit in het oog!

Acritas BV -7-


8/23


4. Prioriteiten

Werkdoelen formuleren betekent dat u per dag/week/maand kritisch naar uw

taken kijkt en besluiten neemt over wat u wilt bereiken. De volgende stap is dan

om alle taken in volgorde van haalbaarheid en belangrijkheid te zetten: het

toekennen van prioriteiten.

4.1 80/20-regel

De ene taak is belangrijker dan de andere. Het is dan ook de kunst om de

taken eruit te lichten, die van doorslaggevende betekenis zijn. Daarbij moet de

80/20 regel in het oog worden gehouden. Deze, door de Italiaanse econoom en

socioloog Vilfredo Pareto ontwikkelde, regel houdt in dat 20% van het ene

fenomeen 80% van het andere oplevert. Zo kunnen we stellen dat 20% van de

klanten 80% van de winst oplevert. Is het dan zo vreemd dat de aandacht

voornamelijk uitgaat naar die 20% klanten?

Zo is het ook in het uitoefenen van taken. Vaak resulteert 80% van de tijd die u

nodig heeft om taken uit te oefenen in 20% van het resultaat en resulteert 20%

van de tijd in 80% van het resultaat.

Die 80% van uw tijdsbesteding gaat meestal op aan veelvuldig terugkerende,

weinig interessante routinewerkzaamheden. Het gaat echter om die 20%

belangrijke taken die 80% rendement oplevert!

4.2 A-, B- en C-taken

Eigenlijk gaat time management over planning. Het is verbazend te constateren

dat zoveel mensen hun activiteiten niet plannen. In hun agenda staan alleen

afspraken voor besprekingen of vergaderingen en verder laten zij zich leiden

door wat de dag brengt. En dat terwijl de essentie van time management het

plannen is: het maken van uw eigen plan, vooruitdenken en bovenal de baas

over uw eigen tijd zijn.

Acritas BV -8-


9/23


Wanneer we een takenpakket analyseren, maken we onderscheid tussen

belangrijke en minder belangrijke taken, de zogenaamde A-B-C indeling:

A-taken Belangrijke taken

20% van het werkDeze taken kunnen alleen door uzelf worden uitgevoerd en

zijn van het grootste belang voor het vervullen van uw

functie. Zij leveren immers 80% van de resultaten op.

B-taken Minder belangrijk dan A-taken

20% van het werk

Deze taken kunnen worden gedelegeerd en u kunt volstaan

met het controleren/toetsen van de voortgang en het

resultaat.

C-taken Routinewerkzaamheden die 60% van het werk beslaan,

zoals post doornemen, telefoongesprekken voeren,kopiren, enz.

Fig. 2: Indeling in A-, B- en C-taken

Deze A-B-C analyse betekent niet dat we ons voortaan alleen nog maar met A-

taken gaan bezighouden, de B-taken aan een ander overdragen en de C-taken

helemaal niet meer uitvoeren. We zorgen er alleen voor dat er in onze

dagindeling een evenwichtige verdeling gaat ontstaan tussen de drie

verschillende soorten taken:

A-taken 1 2 per dag inplannen totaal 3 uur

B-taken 2 3 per dag inplannen totaal 2 uur

C-taken totaal 1 uur

Onvoorzien totaal 2 uur

Bij een achturige werkdag resteren er met deze indeling 2 uur die we kunnen

besteden aan:

Zaken die gedurende de dag om onze aandacht vragen en niet in te

plannen zijn. Dat is belangrijk, want er gebeuren vaak elke dag dingen die

niet kunnen worden voorzien, maar die wel onze aandacht nodig hebben.

Het bijwerken en aanvullen van de planning (activiteitenschema) op basis

van de dingen die die dag gebeurd zijn.

Acritas BV -9-


10/23


4.3 Planning door het jaar

We kennen allemaal regelmatig terugkerende werkzaamheden, die we lang van

tevoren kunnen inplannen. Daarom kunnen we op tijd een kwartaal-, maand-,week- en dagplanning maken.

Voorbeeld:

Jaarlijks: ondernemingsplan met begroting;

Maandelijks: maandelijkse productieschemas opstellen;

Wekelijks: productiestatistieken maken;

Dagelijks: productiecijfers controleren.

Al deze periodieke activiteiten kunnen worden onderverdeeld in deeltaken en in

de agenda ingepland.

Het is belangrijk om de planning op papier (of beeldscherm) te maken.

Wanneer u dat niet doet, gaat u zaken vergeten, met alle kwalijke gevolgen

voor de planning van dien. Het maken van een schriftelijke planning heeft ook

een belangrijk psychologisch effect: het afstrepen van een taak die gedaan is,

is uitermate motiverend.

Doordat u de planning op papier heeft gemaakt, kunt u dagelijks controleren of

u uw doelen heeft bereikt of dat er nog zaken naar de volgende dag moeten

worden doorgeschoven. Bovendien kunt u bij het schriftelijk plannen buffertijdeninbouwen, zodat u er redelijk zeker van kunt zijn dat u geen problemen krijgt

met uw ingeplande activiteiten.

Acritas BV -10-


11/23


5. De tijdvreters

We stelden het al eerder: tijd kun je niet maken, voor ieder mens zit er

vierentwintig uur in een dag. Het is daarom belangrijk dat u meester bent over

uw eigen agenda. De meeste mensen worden overstelpt met afspraken die

anderen en zijzelf maken, waardoor er te weinig tijd overblijft om alle taken

goed uit te voeren. Daarom is het belangrijk de juiste keuzes te maken. Want

daar komt het op aan bij time management: het maken van de juiste keuzes.

Er is een groot aantal tijdvreters; omstandigheden of activiteiten die ons veel

tijd kosten. We zullen de belangrijkste behandelen.

5.1 Het bedrijf

Structuur en cultuur

Sommige bedrijven zijn streng hirarchisch georganiseerd. Alles is keurig

vastgelegd en zelfs de kleinste beslissing moet door het allerhoogste college

worden genomen. Er wordt veel controle op de werkzaamheden uitgevoerd en

de vrijheid van de medewerkers is minimaal. Wanneer medewerkers weinig of

geen beslissingsbevoegdheid hebben en alles waar een beslissing over moet

worden genomen via memos ter goedkeuring aan het management moet

worden voorgelegd, zal een organisatie nooit slagvaardig kunnen optreden.

Bovendien leidt dit tot intellectueel luie medewerkers: er wordt niet nagedacht,

alleen maar uitgevoerd.

De andere zijde van het spectrum is een organisatie waarin de medewerkers

een heel grote beslissingsbevoegdheid hebben en waar praktisch alle

beslissingen on the spot worden genomen. Wanneer in een dergelijke

organisatie niet duidelijk is hoever de beslissingsbevoegdheid van een

medewerker reikt en wat de doelstellingen van de organisatie zijn, leidt dit

natuurlijk tot chaos, tot allerlei initiatieven die soms haaks kunnen staan op het

bedrijfsbelang.

De hirarchie in de organisatie zal niet belemmerend, maar faciliterend moeten

zijn. Het dient duidelijk te zijn wie, wat en met welk doel doet, waarbij efficiency

en effectiviteit centraal moeten staan.

Onduidelijkheid over taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Iedere functie bestaat uit de driedeling taken, verantwoordelijkheden en

bevoegdheden. In goed functionerende organisaties zijn deze drie zaken voor

iedereen duidelijk; medewerkers hebben allemaal een functieomschrijving

waarin (exact of globaal) staat aangegeven wat er van ze wordt verwacht. Daarkan geen misverstand over bestaan.

Acritas BV -11-


12/23


Bovendien hebben goed functionerende organisaties hun processen op orde.

Dit betekent dat iedere afdeling haar plaats weet in het geheel van de

bedrijfsvoering en bedrijfsprocessen en volledig op de hoogte is van hetgeen de

voorgaande afdeling in het proces doet en wat de nakomende afdeling in het

proces van haar verwacht.

Zijn er geen functieomschrijvingen en is het proces niet goed (of helemaal niet)

beschreven, dan kan er veel tijd verloren gaan door onduidelijkheid; men weet

niet van elkaar wat men doet. Het gevolg is dat bepaalde taken dubbel worden

uitgevoerd en andere taken helemaal niet worden gedaan. Dit langs elkaar

heen werken leidt uiteindelijk tot demotivatie, niet alleen intern bij de eigen

medewerkers, maar ook extern bij de klanten; die weten immers niet wat ze

aan het bedrijf hebben.

5.2 De medewerker

De belangrijkste reden dat u te weinig tijd heeft, bent u echter zelf. Een groot

deel van de tijdproblemen wordt veroorzaakt door uw eigen instelling. We

zagen al dat het voor efficint tijdgebruik noodzakelijk is doelen te stellen. Doen

we dit niet, dan zijn we voortdurend met de waan van de dag bezig. Alles wat

op ons bureau belandt, is op dt moment het belangrijkste. Prioriteiten worden

door anderen bepaald en wisselen daardoor met het uur. We stellen onszelf

geen deadlines, willen teveel ineens en hebben onrealistische ideen over de

hoeveelheid werk die we in n dag aankunnen.

Delegeren

Iets anders, dat ons parten kan spelen is de angst om zaken te delegeren. We

zagen al dat 80% van ons werk bestaat uit routinematige werkzaamheden. Een

groot deel van dit soort werk zou zonder bezwaar door iemand anders kunnen

worden gedaan, hetgeen ons lucht geeft om belangrijker zaken op te pakken.

Wanneer we delegeren wil dat zeggen dat we taken overdragen aan anderen,

maar dat we zelf wel verantwoordelijk blijven voor het eindresultaat. Het

betekent dan ook dat we wel de vinger aan de pols moeten houden bij de

uitvoering.

Delegeren is een kunst op zich. Weinigen kunnen er goed mee overweg. Men

is meestal geneigd taken zelf te blijven uitvoeren, onder het motto dat niemand

het zo goed en snel kan als ik zelf. Natuurlijk, zeker de eerste keren dat een

taak door een collega wordt uitgevoerd zult u er tijd in moeten steken om ervoor

te zorgen dat de kwaliteit gewaarborgd is, maar na verloop van tijd hoeft u

steeds minder te instrueren en te controleren en gaat u tijd besparen, die u aan

andere zaken kunt besteden.

Acritas BV -12-


13/23


Chaos op de werkplek

Sommige mensen werken op een soort vuilnisbelt van papier: overal liggen

stapels mappen, verslagen, rapporten, losse papieren, notities en briefjes:

maar ik weet exact waar alles ligt is vaak het verweer. De praktijk wijstechter dikwijls uit dat deze mensen veel tijd kwijt zijn aan het zoeken van

stukken, laat staan wanneer een ander iets zoekt in hun archief. Dan is het

helemaal zoeken naar een speld in een hooiberg. Wanneer we structuur

aanbrengen in de chaos zal blijken dat we veel sneller efficinter en daardoor

effectiever kunnen werken.

Bij het aanleggen van een archief moeten we onderscheid maken tussen de

lange en korte termijn. We moeten ons afvragen welke dossiers we vaak nodig

hebben en welke dossiers maar een enkele keer. De zaken die we bijna

dagelijks nodig hebben moeten we onder handbereik hebben. Een logische

plaats hiervoor is het bureau: maak voor alle dossiers die min of meer dagelijks

nodig zijn een hangmap met een duidelijke vermelding op de ruiter en berg

deze dossiers op alfabetische volgorde op in de hangmappenlade van uw

bureau.

Alle overige dossiers die minder frequent nodig zijn, kunt u opbergen in een

archiefkast of een centrale archiefruimte. Ook hiervoor kunt u hangmappen

gebruiken, maar er zijn ook archiefdozen die hiervoor uitstekende diensten

kunnen bewijzen.

Zaken die vandaag aan de orde zijn of moeten komen, kunt u in een bakje op

het bureau of in de bovenste lade van het bureau leggen. En ineens is uw

bureau opgeruimd. Maak er een gewoonte van om de dingen waar u niet mee

bezig bent direct op de juiste plaats op te ruimen. Gestructureerd werken

betekent dat u niet meer tijd dan strikt noodzakelijk kwijt bent aan het zoeken

van stukken.

De post

Ben je net lekker bezig, komt de post.De verleiding is dan groot om direct alle

enveloppen open te maken en van alles te gaan bekijken en lezen. Doe dit niet.

Acritas BV -13-


14/23


Plan op de dag een bepaald tijdstip in voor het behandelen van de post: alles

van tafel en de aandacht bij hetgeen we hebben binnengekregen. Soms wordt

er iets van ons verwacht, er moet een formulier worden ingevuld, er moet

antwoord worden gegeven. Handel dit soort zaken zoveel mogelijk direct af;

weg is weg. Doet u dit niet dan zult u de komende twee weken datzelfdeformulier of diezelfde brief nog tien of vijftien keer in uw handen hebben en

weer wegleggen. Zaken waar u meer tijd voor nodig heeft dan de vijftien of

dertig minuten die u heeft ingepland voor de post, bergt u op in uw bureau-

archief. Die activiteit plant u in.

E-mail

Tie-dommkondigt een e-mailtje zich aan.De verleiding is dan groot om direct

te kijken waarover het gaat en het dan ook maar meteen af te handelen. Doe

dit niet. Plan op de dag diverse tijdstippen in (bijvoorbeeld 4) voor het

behandelen van de e-mail, alles van tafel en de aandacht bij hetgeen we

hebben binnengekregen.

Soms wordt er iets van ons verwacht, er moet een verslag of rapport worden

opgestuurd, er moet antwoord worden gegeven. Handel dit soort zaken zoveel

mogelijk direct af; weg is weg. Doet u dit niet dan dreigt het gevaar dat u het

vergeet of dat u het mailtje print en nog tien of vijftien keer in uw handen zult

hebben en weer wegleggen.

Zaken waar u meer tijd voor nodig heeft dan de vijftien of dertig minuten die u

heeft ingepland voor de e-mail, bergt u op in uw bureau-archief. Die activiteit

plant u in.

Maak mappen in uw e-mail aan, waarin u mailtjes stopt die bewaard moeten

worden en afgehandeld zijn. Verwijder alle onbelangrijke mail direct. Zorg dat u

inbox zo schoon mogelijk is, zodat u overzicht heeft in wat nog behandeld moet

worden.

Telefoon!

De telefoon is een prima communicatiemiddel dat veel tijd kan besparen. U kunt

sneller iets communiceren en krijgt onmiddellijk feedback. Iets wat met

schriftelijke communicatie natuurlijk niet mogelijk is. Wanneer u zelf

telefoongesprekken moet voeren, kunt u daar ook het beste tijd voor inplannen

en een aantal telefoontjes achter elkaar afwerken.

Zeker wanneer u een moeilijke taak onder handen heeft, kan een inkomend

telefoongesprek u helemaal uit uw concentratie halen.

Acritas BV -14-


15/23


Daarom is het helemaal niet vreemd en onverstandig om in zulk soort gevallen

gedurende een bepaalde tijd uw telefoongesprekken te laten afvangen door

een collega of de receptioniste. U kunt zich dan volledig concentreren op uw

taak, waardoor deze eerder af is.

NB: Hetzelfde geldt voor onaangekondigde bezoekers. Wanneer dit een collega

is die binnenloopt, zeg dan dat zijn bezoek nu niet uitkomt, maar dat u zelf

vanmiddag of morgen wel even langs zal lopen. Voor onaangekondigde

bezoekers van buiten geldt hetzelfde als voor inkomende telefoontjes: laten

afvangen bij de receptie: Meneer/mevrouw .. mag nu niet gestoord worden.

Vergaderingen en besprekingen

Ik vergader, dus ik ben belangrijk. Veel mensen zijn aanhangers van deze

gedachte. Het maakt niet uit waarover het gaat, als ze maar aanwezig kunnen

zijn, want ze horen er bij te zijn. Dit is natuurlijk onzin. Vergaderen heeft een

doel, men wil tot besluitvorming komen en voor dat doel is een aantal mensen

bijeen; de mensen die een bijdrage kunnen leveren.

Wanneer we de principes van time management toepassen, dienen we ons bij

elke uitnodiging voor een vergadering of bespreking af te vragen wat onze

bijdrage aan het geheel is. Is dat niet meer dan het aanhoren van hetgeen er

wordt besproken, dan kunnen we ook volstaan met het achteraf toegestuurd

krijgen van de notulen. Efficint met uw tijd omgaan, betekent dus onder

andere alleen vergaderen als het echt nodig is.

Gezelligheid

Ja, maar, hoe zit het dan met de onderlinge sfeer, de gezelligheid? Alle

maatregelen die we hebben genoemd zijn gericht op efficiency en effectiviteit.

Gaan we dan niet helemaal voorbij aan de sociale functie die werken toch ook

heeft? Nee, want u zult zien dat, wanneer u op deze manier te werk gaat u

ineens tijd over gaat houden. En daarbij vindt u dan ook tijd om even bij te

praten met collegas. Door gestructureerd te werk te gaan bouwt u voor uzelf

overzicht en rust, zodat u meer tijd overhoudt voor sociaal belangrijke zaken,

zoals bijvoorbeeld elke dag een kwartiertje koffiedrinken met collegas of het

bewonderen van de pasgeborene van een collegaatje.

Leer nee zeggen

De belangrijkste tijdvreter van allemaal is misschien wel ons onvermogen om

nee te zeggen. Om de lieve vrede of omdat we menen dat het tot ons

takenpakket behoort pakken we alles aan wat een ander aan ons kwijt wil, tot

we zo ongeveer bezwijken onder de werkdruk. Een belangrijk aspect van

succesvol time management is dan ook het besef dat we op een vriendelijke,

maar besliste manier moeten opkomen voor onszelf; we moeten leren assertief

te zijn.

Acritas BV -15-


16/23


6. Time management en assertiviteit

Time management goed toepassen, vereist een flinke dosis assertiviteit.

Assertiviteit in combinatie met time management heeft alles te maken met het

vermogen om nee te zeggen. Nee bespaart u enorm veel tijd. Stelt u zich

voor dat uw manager naar u toe komt met de vraag: wil je hier even naar

kijken. Dat is meestal de manier waarop we elkaar klussen in de maag splitsen.

Nooit wordt er gezegd: Dit is een onverwachte rotklus die ongetwijfeld je hele

planning in de war gooit.Altijd is er sprake van even, maar al die evens bij

elkaar betekenen wel dat u de hele dag bezig bent met brandjes blussen.

Het probleem is echter dat wanneer we nee zeggen, we daar een reden voor

moeten hebben, terwijl bij ja nooit naar de reden wordt gevraagd. Maar

realiseer uzelf dan wel, dat wanneer u ja zegt tegen een ander, u daarmee

waarschijnlijk neezegt tegen uzelf.

Waarom is nee zeggen nu zo moeilijk? Waarschijnlijk omdat de ander gebruik

maakt van uw zwakke plekken. Voorbeelden van zwakke plekken zijn:

Schuldgevoelens;

Onzekerheid;

Angst voor conflicten;

Angst om anderen te ergeren;

De wil om de sfeer goed te houden.

6.1 Assertief gedrag

Assertiviteit is iets anders dan agressiviteit. Wanneer u assertief bent, bent u

bereid voor uzelf op te komen zonder de ander onnodig te denigreren of te

kwetsen. Assertief zijn betekent dat u bereid bent uw ideen, gedachten en

gevoelens op een eerlijke en directe manier te uiten, zonder de rechten van

iemand anders aan te tasten.

Acritas BV -16-


17/23


Assertief gedrag bestaat uit drie delen:

U verweren tegen de eisen die anderen aan u stellen;

Het opvangen van het ongenoegen van de ander;

Het actief opkomen voor uw eigen behoeften.

U verweren tegen de eisen die anderen aan u stellen

Deze techniek bestaat uit drie handelingen:

a. Doorvragen totdat u exact weet wat de ander van u wil;

b. Instemmen met de waarheid die in de woorden van de ander zit of met het recht

van de ander op zijn mening;

c. Vertellen dat u niet wilt doen wat de ander vraagt.

U zoekt dus eerst uit wat de ander nu eigenlijk van u wil, zodat dat heel duidelijk

en concreet voor u is.

Vervolgens bent u het zo veel mogelijk met de ander eens, zonder dat u

daarmee zegt dat u zelf ongelijk hebt. In geen geval verdedigt u uw eigen

mening of behoefte of legt deze uit, omdat u daarmee kwetsbaar wordt. U gaat

dus ook niet argumenteren.

Daarna zegt u, steeds met dezelfde woorden (echon), dat u niet wilt doen wat

de ander van u vraagt. En daarbij wordt u niet kwaad.

Het opvangen van het ongenoegen van de ander

Nee zeggen kan leiden tot ongenoegen bij de andere partij. Beperk u in uw

reactie daarop tot het uiterst nauwkeurig samenvatten van wat de ander zegt,

leg daarbij de nadruk op de gevoelens van de ander en controleer dat op

juistheid. Ga niet sputteren, verdedigen of tegenspreken. Wanneer u goed

samenvat, heeft dat een descalerend effect en ziet u de woede van de ander

bedaren. Nadat u de gevoelens van de ander heeft samengevat, is er ruimte

uw eigen gevoelens te uiten, alweer zonder de ander aan te vallen.

Een voorbeeld:

A valt aan: Wat je zei vond ik misselijk! Van jou verwacht ik dat je voor

me opkomt. Een goede collega? Je bent een stiekeme rotzak!

B vat samen: Je bent woedend, want je voelt je door me verraden, op een

achterbakse manier. Klopt dat?

A reageert: Precies!

B uit gevoel: Daar schrik ik van. Ik kan er slecht tegen wanneer je tegen me

schreeuwt.

Acritas BV -17-


18/23


Actief opkomen voor uw eigen behoeften

De vorige twee technieken waren passief van aard. Het daadwerkelijk opkomen

voor de eigen behoeften is een actieve techniek. Ze werkt het best wanneer u

de drie volgende stappen neemt:

a. Uw wil uiten; zeggen wat de ander concreet moet doen of laten, op de volgende

manier: Ik wil dat jij;

b. Persoonlijk oordelen; uw oordeel geven, positief of negatief, over wat de ander

doet of gedaan heeft, op de volgende manier: Ik vind het goed dat je, maar ik

waardeer niet dat je;

c. Onderhandelen met positieve of negatieve valuta om tot een voor beide partijen

bevredigende afronding te komen: Als jij dit regelt, dan zal ik voor jou, Als je

het niet doet, dan zal ik ook niet voor jou.

De grote moeilijkheid bij het hanteren van deze technieken is dat het niet alleen

maar technieken zijn. U moet er werkelijk achter staan. Dat moet ook aan uw

non-verbale gedrag te merken zijn. U kunt uw wil alleen maar effectief uiten als

u weet wat u wilt, er zeker van bent dat u dat ook wilt en er ook (in

overdrachtelijke zin) voor wilt betalen.

6.2 Delegeren

Moet u alles zelf doen? Of kunt u iets aan een collega of een ondergeschikte

overlaten? Veel mensen hebben er moeite mee een deel van hun werk aananderen over te dragen. Als het al gebeurt, bekruipt u vaak het gevoel Ik doe

het zelf in de helft van de tijd en nog beter ook.

Toch is delegatie een belangrijk hulpmiddel om tijd te winnen. Iemand die in

staat is taken te delegeren, slaat twee vliegen in n klap: ten eerste wordt

hijzelf verlost van teveel werk en ten tweede heeft hij een tevreden

medewerker, indien die graag meer verantwoordelijkheden wil dragen.

Delegeren is niet het afschuiven van taken en verantwoordelijkheden.

Delegeren is het overdragen van taken en daarmee samenhangende

bevoegdheden die eigenlijk deel uitmaken van uw functie aan anderen

(meestal lager) in de organisatie. Door delegatie wordt de medewerker

medeverantwoordelijk voor het bereiken van het resultaat. De leidinggevende

blijft echter eindverantwoordelijk en zal de medewerker, die een taak

gedelegeerd krijgt, moeten coachen (adviseren en controleren) en de voortgang

en de kwaliteit van het resultaat moeten bewaken.

Acritas BV -18-


19/23


Delegeren heeft een aantal voordelen:

Delegeren maakt tijd vrij voor ander werk;

Delegeren verlegt en breidt het niveau van wat iemand kan doen uit naar

wat hij kan controleren; Delegatie ontwikkelt initiatief, vakbekwaamheid, kennis en competentie

van anderen (ondergeschikten);

Delegatie handhaaft het beslissingsniveau.

Stappen om effectief te delegeren

1. Maak voor uzelf duidelijk wat er gedaan moet worden. Opschrijven helpt;

2. Zoek bij de gewenste taak de meest geschikte medewerker;

3. Wanneer u delegeert, zorg er dan voor dat u alles goed uitlegt. Stel vragen om na

te gaan of de taak volledig begrepen is;4. Houdt de communicatiekanalen open. Maak duidelijk dat u beschikbaar bent voor

advies en overleg;

5. Stel uw verwachtingen niet zo hoog dat degene die de taak krijgt overgedragen

alleen maar kan falen;

6. Houdt vorderingen in de gaten, maar kom niet direct in actie bij de eerste tekenen

van mislukking. Geef iemand de tijd om zijn fouten te herstellen;

7. Treedt op als leraar/coach en niet als agent. Ga na wat er fout gaat en los dit

samen op;

8. Kijk naar wat er is gedaan en laat zien dat u het bereikte resultaat waardeert.

Acritas BV -19-


20/23


7. Afspraak is afspraak

In Nederland komen we op zakelijke afspraken op tijd. Komt u vijf minuten later

dan hoeft u daarover niet te bellen, maar verontschuldig u wel bij binnenkomst.

Houd er rekening mee dat op het afgesproken moment voorrijden, niet betekent

dat u dan ook op tijd bij uw zakelijke relatie binnenstapt; het vinden van een

parkeerplaats kost vaak tijd ook als er een parkeergarage is u moet vaak

even bij de receptie wachten voordat u zich kunt melden, soms moet u worden

opgehaald, maar ook als u mag doorlopen kan het zijn dat u moet wachten bij

de lift, etc.

Komt u meer dan vijf minuten te laat, kondig dat tijdig aan. Denk niet dat het feit

dat u uw latere komst meldt op zichzelf al een excuus is: bied dus ook uw

verontschuldigingen aan voor het feit dat u de agenda van de ander in de war

brengt. Komt u met de auto dan vormt een normale, dagelijkse file geen excuus

voor te laat komen, evenmin als het zoeken van een parkeerplaats: met beide

had u rekening moeten houden.

Alleen werkelijke onvoorziene omstandigheden kunt u aanvoeren als oorzaak:

pech, ongeluk, noodweer. Voor oponthoud in het openbaar vervoer geldt iets

vergelijkbaars: trein gemist is geen excuus, maar een ongeluk, spontane

staking of kapotte trein of rails vallen onder de noemer onvoorzien.

Niettemin: excuses blijven nodig, ook al bent u buiten uw schuld om te laat.

Weet u van tevoren dat de kans bestaat dat u wat later komt, zeg dat dan

(bijvoorbeeld als twee afspraken nauw op elkaar aansluiten). Of houd een slag

om de arm: Tussen drie uur en kwart over drie ben ik bij je.

Houdt X u op zodat uw afspraak met Y in de knel dreigt te komen, bel Y dan in

het bijzijn van X en meldt dat het later wordt; hopelijk begrijpt X deze

overduidelijke hint. Praat X maar door, wacht dan een pauze in het gesprek af

en trek het naar u toe door in een paar volzinnen samen te vatten wat X zei en

rond het gesprek in n moeite door af met zoiets als Helaas moet ik nuverder, anders kom ik te laat, laten we hierover een andere keer doorpraten.

Een bezoeker die te lang blijft, kunt u moeilijk wegsturen. Vermijd deze situaties

bijvoorbeeld door met een collega af te spreken dat hij of zij de volgende

bezoeker of een vergadering meldt wanneer het gesprek meer dan een kwartier

uitloopt.

Acritas BV -20-


21/23


Komt u te laat op een vergadering of andere bijeenkomst ga dan zonder

misbaar en zonder mensen te storen zitten. Is het een klein gezelschap en

pauzeert de spreker even, dan kun u zich verontschuldigen. Later kunt u

eventueel toelichten aan de spreker of de voorzitter waardoor u verlaat was.

Bent u meer dan een halfuur te vroeg voor een zakelijke afspraak, bel dan even

op en informeer heel bescheiden of de bespreking wat naar voren geschoven

kan worden: Alleen als het goed uitkomt, ga voor mij geen andere dingen

verzetten. Wat u nooit moet doen als u te vroeg bent: in het zicht van de

receptioniste gaan zitten. Zoek liever uw toevlucht in de horeca, een park of

een museum.

7.1 Afspraak verzetten

Een afspraak afzeggen en/of verzetten is altijd vervelend voor anderen. Zegdus niet: Sorry, het gaat niet door. Kleed de boodschap hoffelijk in: Het spijt

me vreselijk, het kan helaas niet anders want. Heel vervelend, want ik had u

graag willen spreken. Noem niet een tiental redenen en oorzaken, dat klinkt

verdacht. En reden is genoeg en blijkbaar is die voor u zo belangrijk dat u de

afspraak moet verzetten. U kunt volstaan met Het spijt me heel erg, maar het

is me onmogelijk. Zouden we onze afspraak naar een ander moment kunnen

schuiven?.

7.2 Kennismaken en voorstellen

Bij zakelijke kennismakingen is het van belang dat u elkaar kunt plaatsen.

Noem in n adem uw naam, functie of afdeling en de organisatie waar u

werkt: Annemarie Bakker, ik werk op de personeelsafdeling van X. Stelt u

mensen aan elkaar voor, doe dat ook met functie en bedrijf. U staat

bijvoorbeeld te praten met Jeltje van Haren en Piet Smit komt erbij staan:

Jeltje, dit is Piet Smit, onze salesmanager, Piet, dit is Jeltje van Haren, zij

werkt bij Laarhuis.

Of bent u in gesprek met uw (nog jonge) collega Joke Bogel van een ander

bedrijf en uw baas, Jeroen Taks, komt eraan: Meneer Taks, dit is Joke Bogelvan Brak-zonneweringen; Joke, dit is mijn baas, de heer Taks. Al zegt u tegen

uw baas Jeroen, in gezelschap van derden is het meneer althans zo kan dat

bij uw bedrijf gaan. In andere bedrijven heerst wellicht een andere cultuur en

stelt u hem voor met Mijn baas, Jeroen Taks. Bekleedt Joke Bogel zelf een

hogere functie en is zij niet veel jonger dan uw directeur, stel hem dan aan haar

voor en noem zijn naam eerst. U kunt het ook aan degenen die kennismaken

zelf overlaten om hun namen en functies te noemen: Kennen jullie elkaar?.

Acritas BV -21-


22/23


Assertiviteit op het werk Oefensituaties

InstructieKies uit onderstaande situaties n situatie die geschikt en van toepassing is.

Wijs een tegenspeler aan voor de situatie(s) die u wilt oefenen. U gaat aan de

slag (5 minuten), bespreek na aan de hand van de feedback van de derde

persoon (5 minuten), en probeer opnieuw (5 minuten). Daarna komen de

andere twee mensen aan bod met de door hen gekozen situatie.

Punten voor observatie

Lukt het de hoofdrolspeler zijn wil door te zetten (of tegenstand te bieden

tegen de wil van de ander) zonder aan te vallen (agressief gedrag)?

Vraagt de hoofdrolspeler door als hij de ander niet begrijpt?

Stemt de hoofdrolspeler in met de waarheid in de woorden van de ander of

met het recht van de ander op een eigen mening, zonder zijn eigen mening

prijs te geven?

Houdt de hoofdrolspeler vol te zeggen dat hij iets wil (of niet wil)?

Oordeelt de hoofdrolspeler zonodig over het gedrag van de tegenspeler?

Onderhandelt de hoofdrolspeler zonodig met de tegenspeler over een voor

beiden aanvaardbare oplossing?

Alle onderstaande situaties kunnen ook vanuit de rol van de tegenspeler

gekozen worden.

Niet vrij

Een medewerker wil zijn vakantiedagen opnemen op een moment waarop u

hem niet kunt missen. Kies uw tegenspeler; werk eerst samen de situatie

verder uit.

Nieuwe auto

Een collega vraagt s ochtends of hij uw (splinternieuwe) auto s middags mag

lenen, omdat de zijne een onderhoudsbeurt krijgt en hij boodschappen moet

doen. Uw collega heeft vaak kleine schades. U voelt er weinig voor. Kies een

tegenspeler. Beide partijen bereiden zich individueel op het spel voor.

Verkassen

Een collega vraagt voor een vergadering uw kamer te leen. U voelt daar weinig

voor. U zult al uw spullen van de vergadertafel moeten wegruimen en er zal

gerookt worden. Bovendien wilt u zelf vandaag rustig op uw eigen kamer een

nota schrijven. U staat wel een beetje bij hem in het krijt; uw collega is de

hulpvaardigheid zelve. Kies een tegenspeler.

Acritas BV -22-


23/23


Jubileum

U bent 10 jaar bij uw organisatie. Uw jubileum nadert. U vangt op dat men een

viering vol verrassingen voorbereidt. U had uw jubileum het liefst ongemerkt

voorbij laten gaan. U zoekt de gangmaker achter de plannen op en maakt hem

dit duidelijk. Kies uw tegenspeler. Deze werkt met een ander uit uw subgroepzijn rol verder uit.

Wiens taak?

Uw chef(fin) draagt u werk op, wat volgens u niet tot uw taken behoort, maar tot

de zijne/hare. U heeft het razend druk en voelt bijzonder weinig voor deze

opdracht. Kies uw chef(fin). Werk voor het spel de situatie samen iets verder

uit.

Overwerk

U draagt een medewerker overwerk op. Dat komt hem slecht uit. U houdt vol,

omdat anders andere afspraken, gebaseerd op zijn karwei, in het gedrang

komen. Kies uw tegenspeler.

Wederdienst

Een collega vraagt u commentaar op een door hem geschreven stuk. Hij heeft

dat ook eens voor u gedaan. Het moet snel gebeuren want morgen moet hij dat

stuk verdedigen op een stafvergadering. U heeft vandaag geen tijd en

vanavond wilt u met uw partner naar de film. Kies uw tegenspeler.

Halvetaresse

Een collega van een andere afdeling zit omhoog omdat zijn secretaresse ziek

is. Hij weet dat uw secretaresse het niet zo druk heeft en heeft al vaker gezegd

dat u best zou toekunnen met een parttime kracht. Nu wil hij haar de komende

week voor halve dagen lenen. U wilt dat niet. Kies uw tegenspeler.

Paraferen is controleren

Een nieuwe medewerker heeft er bezwaar tegen dat alle stukken van zijn hand

door u, zijn chef, geparafeerd moeten worden. Hij wil dat hij daar vrijstelling van

krijgt. Hij vindt die gedwongen parafering middeleeuws, ambtelijk, vernederenden weinig efficint. Kies uw medewerker.

Landverovertje

Uw chef(fin) pleegt regelmatig landverovertje door stukken van uw werk te

doen. Soms komt dat goed uit, meestal niet. Praat met hem/haar. Kies uw

chef(fin).

Druk, druk, druk

Uw chef zou u coachen bij een karwei dat nieuw voor u is. Hij lijkt van goede

wil, maar het komt er almaar niet van. Druk, druk, druk. Maak nu een concrete

afspraak voor n of meer begeleidende gesprekken. Kies uw chef.

h2 pers effectiviteit tm

Documents