Alfresco Guide Utilisateur

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Table des matiresAlfresco Guide Utilisateur....................................................................................................................1Accder la GED de l'Aten..................................................................................................................3

Via un client FTP.............................................................................................................................3Onglet Gnral.......................................................................................................................3Onglet Avanc........................................................................................................................3

Connexion au dpt....................................................................................................................4Via un client HTTP..........................................................................................................................5

Votre tableau de bord..................................................................................................................6Modifier votre profil...................................................................................................................7Configurer l'affichage de votre tableau de bord..........................................................................8

Dfinition Dashlet..................................................................................................................8Espace collaboratif..............................................................................................................................11

Dfinition Espace collaboratif...................................................................................................11Accder au dpt de l'ATEN..........................................................................................................11

Dfinition Dpt ou entrept de documents.............................................................................11L'interface......................................................................................................................................12

Colonne de navigation..............................................................................................................13Vue simplifie, vue dtaille.....................................................................................................14Aperu du document dans le navigateur...................................................................................15Visionneuse de documents........................................................................................................15

Ajouter du contenu.........................................................................................................................16Travail collaboratif.........................................................................................................................17

Actions sur les documents.........................................................................................................17Rle Lecteur ........................................................................................................................17Rle Contributeur ................................................................................................................17Rle Coordinateur ...............................................................................................................17

Tlcharger................................................................................................................................18Modifier hors-ligne...................................................................................................................18Annuler ldition.......................................................................................................................19Remplacer par une nouvelle version.........................................................................................19Copier / dplacer un dossier ou un document...........................................................................20Supprimer un dossier / un document.........................................................................................20Mettre des espaces ou documents en favoris............................................................................21Slection multiple de dossiers et documents.............................................................................22Gestion des permission pour les Coordinateur ou Propritaire d'espace..................................23

Interface de gestion des permissions....................................................................................23Hritage des droits d'accs...................................................................................................23Dfinir des droits locaux......................................................................................................24Tableau des rles..................................................................................................................25

Dmarrer un workflow..............................................................................................................26Dfinition Workflow............................................................................................................26Typologies de workflow.......................................................................................................26Exemple de workflow..........................................................................................................27

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Accder la GED de l'Aten

Via un client FTP

Pour accder a la GED de l'Aten en utilisant le protocole FTP (File Transfer Protocol), lancez l'application Filezilla, ouvrez votre Gestionnaire de sites (Fichiers => Gestionnaire de sites), cliquez sur le bouton Nouveau site et renseignez le comme ceciConfiguration du client FTP

Onglet Gnral

Onglet Avanc

Cliquez sur le bouton Connexion pour vous connectez au dpt

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Connexion au dpt

Vous pouvez ds prsent travailler sur vos documents, les permissions sur ceux-ci sont identiques celle de l'interface web que nous verrons plus loin.

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Via un client HTTP

Pour accder lapplication la GED de l'Aten, ouvrez votre navigateur et connectez-vous en vous authentifiant avec votre identifiant et votre mot de passe.

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Votre tableau de bord

Le tableau de bord Alfresco Share est votre tableau de bord, il est personnalisable et regroupe lesinformations concernant vos activits dans lapplication. Votre tableau de bord vous est propre, il ny a que vous qui pouvez le consulter.

Le tableau de bord personnel vous permet davoir une vue densemble de vos activits dansles diffrents sites collaboratifs auxquels vous participez.

Vous pouvez tout moment revenir sur votre espace personnel en cliquant sur Mon tableau de bord , en haut gauche.

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Modifier votre profilVous pouvez diter votre profil pour le modifier, le complter, pour cela cliquez sur le lien Voir le profil complet

Puis cliquez sur Modifier le profil Vous pouvez renseigner les champs du formulaire.

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Configurer l'affichage de votre tableau de bordIl est possible de changer la configuration par dfaut du tableau de bord. Pour cela utilisez le bouton personnaliser le tableau de bord .

Dfinition Dashlet

Vous pouvez changer la disposition de laffichage en modifiant le nombre de colonnes afficher, de faon rpartir les dashlets sur la fentre de votre navigateur web.

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DashletElment graphique prsent sous la forme d'un cadre qui appelle un service ou une fonctionnalit et accessible depuis le tableau de bord personnel ("ex : dashlet "mes documents" ou "activits de mes sites") ou depuis le tableau de bord d'un site collaboratif (ex : activits du site, derniers documents ajouts...). Le tableau de bord est compos de dashlets, le composant mon profil est une dashlet.

La page permettant de modifier la disposition du tableau de bord comporte deux parties, une premire agissant sur le nombre de colonne de laffichage.

Vous pouvez ajouter, enlever, dplacer les dashlets selon vos envies, en les faisant glisser vers la position souhaite dans la colonne souhaite.

Pour supprimer une dashlet, glissez la sur dans la corbeille.

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Attention, quand on diminue le nombre de colonnes d'affichage, les dashlets des colonnes masques disparaissent. Il faut d'abord rpartir les dashlets utiles sur les colonnes afficher.

Liste des principales dashlets : Mes sites : Permet de lister les sites collaboratifs auxquels vous avez accs. Tous les sites

sont lists sans distinction des rles que vous avez dans ces sites. Vue web : Permet dafficher le contenu dun site web extrieur. On peut modifier le nom de

cette dashlet et imposer la taille en hauteur daffichage du site web visualis. Activits de mes sites : Permet davoir une information sur les activits des sites dans

lesquels vous tes membres (dpts de documents, modifications.)

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Espace collaboratif

Dfinition Espace collaboratif

Accder au dpt de l'ATEN

Dfinition Dpt ou entrept de documents

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Espace collaboratifUn espace collaboratif est un espace de travail numrique accessible plusieurs usagers ou groupes dusagers.Cet espace collaboratif permet de partager, produire et/ou co-produire des documents numriques. A cela sajoute un ensemble de services de planification, dorganisation, de communication et dinformation.Diffrents rles sont allous aux usagers afin de leur donner des droits gradus sur les diffrents services.

Dpt ou entrept de documentsSystme de fichiers virtuels o sont stocks les documents lectroniques.

L'interface

La fentre est divise en 4 :

une colonne navigation une barre d'outil une zone actions sur les espacesou documents

(apparat au survol de la souris)

une zone de contenu

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Colonne de navigationLa colonne Navigation

Cette colonne permet daccder rapidement aux espaces de l'entrept

Dans la vue Documents : Le menu Vrouills par moi affiche la liste des

documents que vous avez vrouill pour une dition hors-ligne.

Vous avez la possibilit de vous constituer une liste de favoris dans les documents. Cliquer sur Mes favoris vous en affichera la liste.

La vue Rfrentiel :Permet de naviguer dans les espaces du dpt la manire d'un navigateur de fichier.

La vue Catgorie :Permet de naviguer dans les espaces du dpt par catgorie.

La vue Tags : Permet de filtrer le contenu par mot-cls.

Une poigne sur la bordure droite de la colonne permet de rgler sa largeur.

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Vue simplifie, vue dtailleLa vue simplifie permet dafficher la liste des dossiers et documents avec un minimum dinformations (nom, date de modification, nom de la dernire personne avoir modifi le dossier / document).

La vue dtaille affiche, en plus, la taille de llment, une description, la liste des tags associs.

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Aperu du document dans le navigateur

Afin de voir un document dans un nouvel onglet du navigateur prfrable si vous devez le lire enintgralit choisir licne Aperu dans le navigateur dans la colonne actions droite du document

Visionneuse de documents

En cliquant sur le titre dun document ou sur la vignette associe, vous accdez la visionneuse de contenu.Outre le contenu du document, vous pouvez visualiser les dtails du document ainsi que les mtadonnes, tags, commentaires, permissions, historiques des versions associs au document.

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Ajouter du contenuL'ajout de document, de contenu ou d'espaces se fait via la barre d'outil :

L'ajout de document (bouton Ajouter) se fait via une interface Flash qui permet l'envoi de plusieurs documents simultanment.

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Travail collaboratif

Actions sur les documentsLes actions possibles sur un document ou un espace sont dpendantes de vos accs :

Rle Lecteur

Rle Contributeur

Rle Coordinateur

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Les actions rcurrentes : Tlchargement sur votre poste de travail Modifier hors-ligne : verrouille le fichier et le tlcharge sur votre poste de travail Mettre jour : met jour le fichier dans le dpt, versionne les modifications et

libre la copie

Tlcharger

Vous pouvez tlcharger un un document sur votre poste de travail.

Attention, lorsque vous slectionnez un lment verrouill, vous tlchargez la dernire version archive dans la bibliothque de documents. Il est important de raliser que cette version peut ne pas tre jour. Le document tant en cours de modification par un autre membre du site, une version plus rcente peut exister en dehors de la bibliothque.

Cliquez sur Tlcharger. Une fentre vous invite ouvrir ou enregistrer le fichier. Choisissez d'enregistrer le fichier sur votre ordinateur. Une fois le tlchargement termin, fermez la bote de dialogue.

Modifier hors-ligne

Ldition dun document hors-ligne cre une copie de travail du fichier concern. Alors que l'lment d'origine reste dans le rpertoire, les membres du site ne peuvent que visualiser ou tlcharger le fichier (voir note ci-dessus).

Une icne , , en regard du fichier, vous indique que vous avez verrouill le document. Le document apparat galement dans la liste Verrouills de la colonne navigation.

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Pour les autres membres, le document apparat verrouill , vous voyez galement l'diteur en cours.

Une fois tlcharg sur votre ordinateur, vous pouvez modifier le document, puis dposer la nouvelle version dans son espace.

Annuler lditionLe document est libr. Il est nouveau disponible et ditable.

Attention : L'annulation de l'dition ne peut se faire qu' partir de la liste d'affichage des documents Verrouills .

Remplacer par une nouvelle version

Une fois vos modifications en mode hors-ligne termines, vous devez dposer votre document modifi sur l'espace.

Cliquez sur Mettre jour

La fentre Mettre le fichier jour apparat. cliquez sur le bouton Slectionner le(s) fichier(s) ajouter . localisez sur votre poste de travail le(s) fichier(s) ajouter. validez en cliquant sur Ouvrir l'lment ajouter apparat alors dans la liste.

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indiquez si la rvision est mineure ou majeure dans la zone Commentaires, tapez les informations relatives aux mises jour apportes au

fichier. cliquez sur le bouton Ajout de fichiers pour valider lopration. un indicateur vous informe de la progression du tlchargement. Lorsque la progression affiche 100% pour tous les fichiers, cliquez sur OK pour terminer

lopration.Le document est alors libr. Il est nouveau disponible et ditable.

Il est conseill de vrifier que vos modifications ont bien t prises en compte, en utilisant la visionneuse, en cliquant sur le titre ou la vignette du document.

Copier / dplacer un dossier ou un document

Dans la colonne Actions (disponible au survol) relative au dossier (document) concern, cliquez sur Plus puis Copier ou dplacer vers .

Attention : Ne pas confondre laction Copier, qui nest possible que vers un autre espace du dpt, avec Tlcharger, qui permet davoir une copie sur son ordinateur.

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Supprimer un dossier / un documentDans la colonne Actions (disponible au survol) relative au dossier (document) concern, cliquez sur Plus puis Supprimer le dossier (document) .

Mettre des espaces ou documents en favoris

L'toile la gauche d'un document permet de le marquer comme favori. Les lments marqus comme favoris apparaissent dans la vue Mes Favoris de la colonne navigation pour un accs plus facile.

Ces documents favoris apparaissent galement sur la dashlet Mes documents du tableau de bord personnel sous longlet favoris .

Une fois le document marqu favori, ltoile devient pleine : Cliquer sur un contour d'une toile permet de marquer l'lment comme un favori. Cliquer sur une toile pleine permet de retirer la mention favori pour llment.

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Slection multiple de dossiers et documents

La slection multiple de plusieurs lments (dossiers ou documents) vous permet de raliser une mme action sur cette slection.Pour slectionner plusieurs lments de la vue en cours, il suffit de cocher les cases gauche des lments souhaits.

Les actions autorises sur cette slection sont disponibles dans lentte lments slectionns .

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Attention : Vous ne pourrez pas Tlcharger plusieurs documents avec cette mthode. Lestlchargements se font un par un. Pour tlcharger plusieurs documents ou dossiers en mme temps utilisez le client FTP.

Gestion des permission pour les Coordinateur ou Propritaire d'espace

Interface de gestion des permissions

Les permissions se rglent soit par espaces soit par documents. Pour accder l'interface de gestion des permissions, sur un espace ou un document dans la zone action cliquez sur + Autres et enfin sur Grer les permissions

A partir de cet interface vous pouvez grer les permissions sur le contenu slectionn.

Hritage des droits d'accs

Le contenu slectionn hrite des droits de son parent. Il suffit de cliquer sur le bouton pour dsactiver l'hritage.

Les droits hrits du parent sont centraliss dans le cadre Droits d'accs hrits.

Les droits spcifiques au contenu slectionn sont rassembls dans le cadre Dfinir les droits d'accs locaux

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Dfinir des droits locaux

Cliquez sur Ajouter un utilisateur / groupe pour ajouter un accs local

Dans le champs de recherche, tapez les 3 premires lettres du groupe ou de l'utilisateur qui vous souhaitez donner un accs. Cliquez sur Recherche et Ajouter.

Enfin slectionnez le rle que vous souhaitez attribuer ce groupe d'utilisateur ou cet utilisateur.

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Tableau des rles

De faon synthtique, on peut retenir :

Un lecteur ne peut que lire les lments auxquels il a accs. Concernant les fichiers, il peut les copier ou les tlcharger. Le lecteur ne peut pas remplacer par une nouvelle version le document d'un autre sauf si son rle est pass collaborateur ou coordinateur sur ce document.

Un contributeur ne peut pas modifier, supprimer ou dplacer les lments crs par d'autres ; il peut simplement les commenter. Il peut, par contre, crer de nouveaux lments sur lesquels il a tous les droits.

Un collaborateur peut modifier les lments crs par d'autres, mais ne peut pas les supprimer ou les dplacer. Il peut, par contre, crer de nouveaux lments sur lesquels il a tous les droits.

Le coordinateur a tous les droits sur le site (gestion des accs et des rles, paramtrages des outils et du tableau de bord du site, actions sur tous les lments).

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Dmarrer un workflow

Dfinition Workflow

Typologies de workflow

On distingue gnralement deux types de Workflow :

Le workflow procdural correspondant des processus mtiers connus et faisant l'objet de procdures pr-tablies : le cheminement du workflow est plus ou moins statique;

Le workflow ad hoc bas sur un modle collaboratif dans lequel les acteurs interviennent dans la dcision du cheminement : le cheminement du workflow est dynamique.

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Workflow (flux de travail)

On appelle workflow la modlisation et la gestion informatique de l'ensemble des tches accomplir et des diffrents acteurs impliqus dans la ralisation d'un processus mtier.

Un processus mtier reprsente les interactions sous forme d'change d'informations entre divers acteurs tels que :

des humains,

des applications ou services,

des processus tiers.

De faon pratique, un WorkFlow peut dcrire :

le circuit de validation,

les tches accomplir entre les diffrents acteurs d'un processus,

les dlais respecter,

les modes de validation

Il fournit en outre, chacun des acteurs, les informations ncessaires pour la ralisation de sa

tche.

Exemple de workflow

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Via un client HTTPVotre tableau de bordModifier votre profilConfigurer l'affichage de votre tableau de bordDfinition Dashlet

Espace collaboratifDfinition Espace collaboratifAccder au dpt de l'ATENDfinition Dpt ou entrept de documents

L'interfaceColonne de navigationVue simplifie, vue dtailleAperu du document dans le navigateurVisionneuse de documents

Ajouter du contenuTravail collaboratifActions sur les documentsRle Lecteur Rle Contributeur Rle Coordinateur

TlchargerModifier hors-ligneAnnuler lditionRemplacer par une nouvelle versionCopier / dplacer un dossier ou un documentSupprimer un dossier / un documentMettre des espaces ou documents en favorisSlection multiple de dossiers et documentsGestion des permission pour les Coordinateur ou Propritaire d'espaceInterface de gestion des permissionsHritage des droits d'accsDfinir des droits locauxTableau des rles

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