7/25/2019 Guide-GED

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Prparer la mise en place dun projet de GED

Accompagner les ulisateurs au changement

Assurer la prennit de la soluon

Ce guide a t ralis en partenariat avec la Soluon de Geson dInformaon dEntreprise

GUIDE GED

RECHERCHE

TRACABILITE CONFIDENTIALITE

WORKFLOW MOBILITE

CONFORMITE

COMMENT PREPARER SON PROJET DE GED

POUR EN TIRER LES BENEFICES ESCOMPTES ?

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Aujourdhui30%desprojets[informatiques]naboutissentpas,50%dpassentlebudgetinitialementprvuettoujours60%

nerespectentpaslesdlais daprs une tude de SIA PARTNERS. Cela peut tre d une sous-valuation de limplication des

diffrents acteurs du projet, une mauvaise dfinition du primtre du projet ou encore un manque de matrise des rsultats

attendus. Les consquences sont importantes pour une entreprise puisque cela reprsente un cot, mais aussi une perte de

bnfice, de confiance et de motivation des collaborateurs. Un projet de Gestion Electronique de Documents (GED) saborde

de la mme faon que nimporte quel projet de mise en place dune application informatique. Cest en ralit un projet

dentreprise, qui ncessite linvestissement dhommes, de moyens et la dfinition des processus. Sa russite repose sur les

mmes principes : la bonne dfinition des besoins des utilisateurs, laccompagnement au changement de tous les acteurs etla prise en main de la solution afin quelle puisse voluer en parallle de lvolution des besoins de lentreprise.

DEFINIR SON PROJET

Les besoins des futurs utilisateurs du logiciel sont au centre de la dmarche dun projet de GED et peuvent tre dtermins

par un audit dans lentreprise, lequel fait office de cadrage fonctionnel et recense les informations ncessaires au projet. On

y rpertorie la prsentation du projet et ses objectifs, les types de documents grs, les profils utilisateurs, le rle du

prestataire, les autres applications avec lesquelles le logiciel devra sintgrer, le primtre fonctionnel, les prestations, le

cadrage de la rponse avec les dlais du projet. Cette tape permet de spcifier les caractristiques fonctionnelles requises

et de dterminer avec prcision le type de solution adquate. Cela vite de se lancer dans la recherche de solutions non

adaptes, par exemple en dterminant si les besoins concernent davantage des procdures ou des processus

documentaires,

et en sorientant en consquence soit vers un BPM (Business Process Management), soit vers une GED.

RECHERCHER DES INFORM TIONS

A titre indicatif, on peut citer diffrents analystes internationaux

rfrences

dans les secteurs de la GED et de lECM

(Entreprise Content Management). Le Gartner et le Forrester sont les plus connus. Ils publient chaque anne des matrices

ou classements, le Magic Quadrant du Gartner et le rapport du Forrester, qui permettent de comparer les meilleures

solutions du secteur. Il existe aussi des groupes danalyse de tendances numriques, dditeurs et de prestataires comme le

CXP qui propose un guide des diteurs (Gamix), des analyses de chaque logiciel ralises par les consultants du CXP, et des

services de conseil pour accompagner les prospects dans leur recherche dinformations. Top Ten Reviews est le site informatif

pour trouver toutes les nouveauts et critiques en matire de logiciels. Dautres sites de rfrencement en France existent

comme ged-de-France.fr, ou le site de lassociation Aproged, qui vous donneront un tat des lieux des solutions existantes.

Enfin, vous pouvez rencontrer ces acteurs lors de salons annuels comme Documation ou les Salons Solutions.

COMMENT PREPARER SON PROJET DE GED

POUR EN TIRER LES BENEFICES ESCOMPTES ?

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PREPARER LA MISE EN PLACE DU PROJET DE GED DANS LENTREPRISE

Une solution de GED efficace est avant tout une solution moins complexe.

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RE LISER LETUDE DES SOLUTIONS DE GED

Les sites internet des diteurs sont souvent trs gnralistes et ne font pas tat des possibilits de paramtrage. La

dmonstration du produit reste donc ltude la plus complte de la solution. Cette tude est loccasion dimpliquer tous les

utilisateurs au projet, en les invitant aux dmonstrations. La russite du projet dpend de leur adoption du produit, et il est

utile de provoquer la confrontation produit/utilisateur relativement tt dans le processus de dcision. Cela peut aussi tre

loccasion de passer en revue lutilisation documentaire dune majorit dutilisateurs, de vrifier que la solution est en

adquation avec leurs habitudes, et quil ny a pas de difficults utiliser le logiciel.

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Siuneentreprisesous-estimelesressourcesenpersonneltechniquencessairespourdployer

etgrerlasolution,ousilesemploysneserendentpascomptedesavantagesduneGED,la

solutionseraprobablementconsidrecommeunchec.

CONSEIL : LISTE DE CARACTRISTIQUES INTGRER DANS LTUDE DE CONCURRENCE

voluvit : Une GED simple d'ulisaon et facile dployer peut tre installe en seulement quelques jours.

Les entre- prises peuvent tester le logiciel en lanant leur projet de GED au sein d'un seul dpartement ou en

automasant un ou deux processus criques, et ensuite en dployant la soluon progressivement.

Ouverture : Les soluons de GED ne doivent pas seulement tre faciles uliser, mais aussi faciles intgrer

aux systmes d'entreprise existants an que le contenu soit consultable en direct et accessible toutes les

applicaons ulises par les employs.

Flexibilit : Une technologie exible permet d'adapter rapidement une soluon de GED aux besoins de

lentreprise.

Scurit : Les autorisaons automaques et congurables permeent aux entreprises de contrler l'accs aux

informaons condenelles.

Extensibilit : Capacit du logiciel tre dploy facilement que ce soit en nombre de licences ou en primtre

opraonnel.

Agilit : La capacit de la soluon sadapter rapidement et facilement tous les changements de lentrepriseet de son environnement.

CONSEIL : LISTE DE CARACTERISTIQUES EFFICACES POUR LUTILISATEUR FINAL

Des courbes dapprentissage courtes : Lintgration de linterface Windows permet aux utilisateurs de

travailler comme ils le souhaitent, avec un accs facile aux dossiers et aux documents et des fonctions simples

de glisser-dposer.

Boosters de productivit :

Linformation recherche doit tre trouve instantanment par les utilisateurs

finaux. Et l'organisation des fichiers ne doit pas exiger des structures de dossiers complexes ou entraner des

fichiers en doublon dans la GED. La solution de GED devrait galement faciliter la collaboration entre les

groupes et les quipes de projet, tant l'intrieur quavec l'extrieur de l'organisation.

Mobilit :

Pour rpondre aux exigences de mobilit d'aujourd'hui, de nombreuses solutions de GED proposent

laccs l'information de nimporte quel endroit partir dappareils intelligents. Les capacits d'accs mobile

devraient rpondre aux attentes des utilisateurs en termes de performances et de capacits.

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CHOISIR UNE SOLUTION D PTEE SON ENTREPRISE

Les dmonstrations sont un premier aperu des performances de la solution mais elles ne sont parfois pas suffisantes, par

exemple si certains dpartements ont des besoins spcifiques ou si les processus de lentreprise sont extrmement prcis et

soumis des contraintes uniques. A tout moment de la phase de prospection, le prospect a la possibilit de demander une

maquette ou un POC (Proof Of Concept). La maquette permet lutilisateur de tester les fonctionnalits de la solution dans

son environnement. Lutilisation est restreinte certaines actions courantes et permet davoir une approche plus

personnalise du logiciel. Le POC consiste en un paramtrage avanc de la solution en fonction des besoins standards et

spcifiques des utilisateurs. La maquette est recommande en dbut de processus de prospection, pour confirmer que le

logiciel correspond aux exigences fonctionnelles, alors que le POC est plus couramment demand en phase de dcision pour

une configuration complte du logiciel et un test dutilisation auprs de tous les collaborateurs.

PREP RER LINST LL TION DE L SOLUTION D NS LENTREPRISE

La dure dinstallation dune solution varie en fonction des besoins et dpendent de la solution et des prestataires. En

revanche, quelques recommandations peuvent tre applicables afin que celle-ci soit la plus efficace possible : laborer un

planning dtaill avec les diffrentes phases dintgration et veiller au bon respect des dlais, prvoir une formationadministrateur complte pour assurer lautonomie fonctionnelle sur le logiciel, rassembler lensemble des processus de

chaque dpartement pour faciliter le paramtrage de la solution.

COMMUNIQUER SUR LES BENEFICES DE L SOLUTION EN MONT DU PROJET

Le projet implique un investissement de lensemble de lorganisation tant dans le questionnement sur lefficience des

processus que sur limplication des utilisateurs pour utiliser le logiciel choisi, ou encore sur les moyens attribus par les

dcideurs. Il est donc prfrable, avant mme de commencer son projet, que lensemble des collaborateurs soient conscients

des avantages et bnfices du projet pour lentreprise, mais aussi pour chaque fonction ou dpartement spcifique. La

dmarche de la DSI sera donc mieux comprise et la rsistance au changement des utilisateurs moindre. Vous pouvez

tlcharger le livre blanc ECM sur notre site ged.fr ; vous y trouverez de nombreuses infographies dmontrant les pertes dues

une mauvaise gestion documentaire et les bnfices raliss avec une GED. En communiquant ces informations, vous

sensibiliserez les membres de votre entreprise ces problmatiques.

IMPLIQUER LES UTILIS TEURS

Limplication des utilisateurs est au centre du projet : leur bonne volont sadapter de nouveaux processus, leur adoptionet utilisation du logiciel, leur motivation pour faire avancer le projet, sont autant dlments qui permettent la russite du

projet. Diffrentes actions peuvent tre mises en place pour favoriser cette implication, comme la participation au choix de la

solution lors de dmonstration, lamorce dun dialogue afin de prendre en compte leur avis et de ne pas imposer le produit,

une communication continue tout au long du projet pour informer chaque collaborateur des volutions, des runions par

dpartement pour leur permettre dexprimer les changements utiles leurs fonctions.

IMPLIQUER LES DECIDEURS

Limplication des dcideurs permet de donner du crdit au projet. Sil est soutenu et cautionn par les dirigeants, il sera moins

remis en question par lensemble de lentreprise. De plus, cela renforcera lesprit de collaboration dans lentreprise. En outre,

si le projet est encourag par les dcideurs, il sera moins difficile de les convaincre dinvestir dans le dploiement des solutions

ou dans des formations supplmentaires.

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ACCOMPAGNER TOUS LES UTILISATEURS AU CHANGEMENT

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PROPOSER DES FORM TIONS D PTEES

Chaque prestataire propose une offre de formation modulable et personnalise au profil de lutilisateur. Ces

formations adaptes sont utiles car elles garantissent lautonomie de lutilisateur sur le logiciel. Cette tape est

cruciale ladoption de la solution. Il est recommand dopter pour une formation professionnelle car elle sera

adapte laccompagnement au changement. En effet ces formations prodiguent un discours et des exercices

pratiques pdagogiques et ludiques qui permettront lutilisateur dentrer dans une dmarche participative et

non passive, avec par exemple un systme de certification qui sera plus gratifiant.

SE F IRE CCOMP GNER UPRES DE SON PREST T IRE

Il est recommand de poursuivre laccompagnement par le prestataire aprs linstallation du logiciel. Son

expertise et ses conseils permettent chaque tape de lvolution de votre solution, de vous guider sur la

marche suivre et les bnfices possibles. Pour sassurer dun accompagnement continu, il est judicieux de

prvoir dans le devis initial un budget de prestations et de conseil.

RE LISER DES BIL NS REGULIERS

Les bilans peuvent tre faits diffrents niveaux. Ils permettent de veiller ce que la solution corresponde

toujours aux processus des diffrents services, et de sassurer que les utilisateurs exploitent la solution de

manire optimale. Il est conseill de faire rgulirement ces bilans pour assurer en continu la bonne efficience

de la solution aprs lengouement initial de sa mise en place.

NTICIPER LE CH NGEMENT

Les besoins des utilisateurs, la lgislation, les rglementations, les processus de lentreprise, lenvironnement

conomique, et mme limplication des promoteurs de la GED au sein de lentreprise, sont autant dlments

qui sont susceptibles de remettre en question le bon fonctionnement de la solution dans le temps. Il faut donc

tre trs vigilant que des formations soient systmatiques chaque recrutement, et que lvolution desbesoins soit toujours prise en compte par les administrateurs de la GED.

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Depuis plus de dix ans, les consultants de StreamDesign se sont spcialiss dans laccompagnement des

entreprises dans leur projet de GED. Du conseil lintgration dune solution dECM ou de GED, en passant

par la formation et laccompagnement au changement, la socit vous aide chaque tape du projet. Avec

plus dune centaine de rfrences, les experts de StreamDesign se sont spcialiss dans de nombreux

secteurs dactivit comme par exemple dans lIndustrie des biosciences avec Roche Diagnostics, les

tlcommunications avec Numricble ou encore lIndustrie cosmtique avec Clarins. Dcouvrez tous leurs

domaines dexpertise en les contactant.

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CONSEIL : RECAPITULATIF DES POINTS DATTENTION

Dfinir son projet avant mme de commencer les recherches, afin davoir une ide

prcise du primtre fonctionnel, du budget, des dlais et des attentes utilisateurs.

Impliquer les utilisateurs finaux ds le dbut du projet pour garantir une adoption

rapide.

Demander une maquette ou un POC pour sassurer de ladquation de la solution avec

les exigences de lentreprise.

Accompagner au changement lensemble de lentreprise pour garantir une meilleure

collaboration et une plus grande russite du projet.

Prvoir un budget de formation et de prestations, indispensables loptimisation de la

solution et sa prennit.

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M-Files, la solution qui vous aide trouver les documents en fonction de ce quil sagit et non

pas do cest rang, grce aux mtadonnes.

Cest un logiciel dECM simple, immdiatement mis en place dans lentreprise par les

administrateurs.

Il a un trs fort taux dadoption par les utilisateurs grce son intgration Windows.

Il sintgre la plupart des logiciels (SAP, SAGE, Outlook, )

Vos documents sont accessibles de nimporte quel endroit et de nimporte quel appareil,

mme si vous navez pas de connexion internet.

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