DivisionforPlanningandDevelopmentofEducationSystemsUNESCO

ED/PDE/PER/2011/EMIS

Version0.1–Juillet2011

Guidedel’administrateur

Tabledesmatières

INTRODUCTION..................................................................................................................................5

QU’EST-CEQUELASOLUTIONOPENEMIS?.................................................................................................5

CHAPITRE1- CONCEPTSDEBASEDANSOPENEMIS.........................................................................7

1.1- SYSTÈMEÉDUCATIF......................................................................................................................71.2- STRUCTURESADMINISTRATIVES.......................................................................................................81.3- UNRÉPERTOIREDESÉTABLISSEMENTSÉDUCATIFS...............................................................................91.4- L’INFORMATIONSTOCKÉEDANSOPENEMIS......................................................................................9

CHAPITRE2- ARCHITECTUREETPRINCIPESDEDÉPLOIEMENT.......................................................11

CHAPITRE3- PARAMÉTRERUNEBASEDEDONNÉESAVECOPENEMISBUILDER............................16

3.1- INSTALLATIONDUSERVEURDEBASEDEDONNÉESETDULOGICIELOPENEMISBUILDER.............................163.2- LANCEMENTDEL’APPLICATION,IDENTIFICATIONETCONNEXIONÀLABASEDEDONNÉES............................163.3- PRÉSENTATIONDELAFENÊTRED’ACCUEILETDESMENUS....................................................................173.4- LESCONNEXIONSAUXBASESDEDONNÉES.......................................................................................193.5- LESSTRUCTURESADMINISTRATIVES................................................................................................203.5.1- PREMIÈREÉTAPE:LAGESTIONDESDÉCOUPAGESETDESSOUS-DÉCOUPAGES............................................203.5.2- SECONDEÉTAPE:LAGESTIONDESUNITÉS..........................................................................................253.5.3- TROISIÈMEÉTAPE:GESTIONDEL’ARBORESCENCEDESUNITÉS................................................................303.5.4- CONCLUSION:...............................................................................................................................343.6- LESSTRUCTURESÉDUCATIVES.......................................................................................................343.6.1- CRÉERUNSYSTÈMEÉDUCATIF:LES9ÉTAPES......................................................................................353.6.2- MODIFIERUNSYSTÈMEÉDUCATIF.....................................................................................................423.6.3- ACTIVEROUDÉSACTIVERUNPROGRAMMEÉDUCATIF...........................................................................493.6.4- SUPPRIMERUNSYSTÈMEÉDUCATIF...................................................................................................503.6.5- MODIFIERUNPROGRAMMEÉDUCATIF..............................................................................................503.7- PERSONNALISATIONDELABASEDEDONNÉES...................................................................................543.7.1- LESANNÉESSCOLAIRES....................................................................................................................543.7.2- LABASEDONNÉES..........................................................................................................................563.7.3- GESTIONDESINFRASTRUCTURES.......................................................................................................633.7.4- LESFINANCES................................................................................................................................703.7.5- LESOPTIONS..................................................................................................................................73

CHAPITRE4- ADMINISTREROPENEMISAVECOPENEMISUSER....................................................75

4.1- GESTIONDESCAMPAGNESDECOLLECTE..........................................................................................754.1.1- QU’EST-CEQU’UNECAMPAGNEDECOLLECTE?...................................................................................75

4.1.2- GÉRERLESCAMPAGNESDECOLLECTE.................................................................................................754.2- LESCAMPAGNESDECOLLECTEPOURLESÉTABLISSEMENTSÉDUCATIFSDÉCONNECTÉS................................784.2.1- GÉNÉRERUNEBASEDEDONNÉESD’ÉTABLISSEMENT(S).........................................................................784.2.2- IMPORTERUNEBASEDEDONNÉESD’ÉTABLISSEMENTS..........................................................................794.2.3- EXPORTERDESDONNÉESDEPUISUNESTATIONDETRAVAILOPENEMISUSER...........................................794.2.4- IMPORTERDESDONNÉESDANSUNESTATIONDETRAVAILOPENEMISUSER.............................................804.3- GESTIONDESUTILISATEURS..........................................................................................................814.3.1- AJOUTERUNCOMPTEUTILISATEUR....................................................................................................824.3.2- MODIFIERUNCOMPTEUTILISATEUR..................................................................................................824.3.3- SUPPRIMERUNCOMPTEUTILISATEUR................................................................................................824.3.4- SUSPENDREUNCOMPTEUTILISATEUR................................................................................................824.3.5- CHANGERDESDROITSUTILISATEUR...................................................................................................824.4- GESTIONDESREGISTRESINDIVIDUELS.............................................................................................844.4.1- AJOUTERUNEFICHEINDIVIDUELLE.....................................................................................................854.4.2- MODIFIERUNEFICHEINDIVIDUELLE...................................................................................................854.4.3- SUPPRIMERUNEFICHEINDIVIDUELLE.................................................................................................86

CHAPITRE5- ANNEXES..................................................................................................................87

5.1- STRUCTUREDELABASEDEDONNÉES..............................................................................................875.2- ENVIRONNEMENTDEDÉVELOPPEMENT...........................................................................................875.3- CONTROLESDESAISIE(MICROSOFTENTERPRISELIBRARY)....................................................................87

INTRODUCTION

L’informationestaucœurduprocessusdedécision.Quelquequesoit leniveauadministratifconcerné,depuisl’établissement scolaire jusqu’aux décideurs politiques au niveau central, l’ensemble des acteurs du systèmeéducatifsontquotidiennementconfrontésaubesoind’informationpourlaprisededécisionetlagestiondeleursactivités.

Ainsi, un système d’information largement déployé et autant que possible, uniformisé, est la base de toutprocessus de gestion, de planification, de suivi et d’évaluation d’un système éducatif. A chaque échelonadministratifcorrespondunbesoinspécifiqueeninformation,ciblésurlesbesoinsdel’acteur.Enretour,chaqueéchelonproduitdel’information.

Tandisqu’unegrandepartdecetteinformationprovientdesétablissementséducatifs,d’autresdonnéesissuesdebasesdedonnéesnationales,régionalesoulocalesalimententellesaussilesystème.C’estpourquoilaqualitéd’unsystèmed’informationtientenpartieàsacapacitéàgérerdesvolumesimportantstoutengarantissantlacohérenceetlafiabilitédesdonnées.Unecampagnedecollected’informationsdequalitéauniveaulocal,celuides établissements éducatifs, conditionne la pertinence d’une vue régionale, qui elle-même remontera sesdonnéesauniveaucentralpourdesdécisionspolitiqueséclairéess’inscrivantdansladurée,àcourt,moyenoulongterme,etce,pourlepaystoutentier.

LesSystèmesd’InformationpourlaGestiondel’Education(SIGE),constituentunensembled’outils,deméthodesetdeprocessusorganisationnelspourlagestiondesfluxd’informationdusystèmeéducatif.

Auniveau international, partout les SIGEs voient le jour, avec des niveaux de complexité très variés selon lescontextesnationaux.Depuislessystèmesd’informationentièrementmanuelsbaséssurdesformulairespapier,jusqu’auxsystèmesentièrement informatisés, lessolutionstechniquesmisesenplacesontdiversesetvariées.L’émergenceetlapropagationdecessolutionsillustrentbiencettenécessitécommuneàchaquepaysquiestdecollecterunminimumd’informationdanscedomaine.C’estlaraisond’êtredenotrelogicielOpenEMIS.

Pourtant, même lorsqu’il existe déjà un Système d’Information pour la Gestion de l’Éducation (SIGE),l’informationn’estpastoujoursexploitée,outrèspartiellement.Ils’agitenpartied’unproblèmedeprésentation:lesdonnéessontéditéesdansdestableauxstatistiqueslinéairessansanalysesupplémentaire.Lesresponsablespolitiques,décisionnaireset autres initiateursdeprogrammesontbesoinde clarté,dedocuments intelligiblesfacilesàinterpréteretdemoyenspermettantlaplanificationetlamiseenplacedepolitiqueséducatives.MalgrélamultiplicationdesSIGEs,cetypededocumentsfaitencoresouventdéfaut.

QU’EST-CEQUELASOLUTIONOPENEMIS?OpenEMIS(EducationManagementInformationSystem–Systèmed’InformationpourlaGestiondel’Education)estunesolutionlogiciellegénériquedéveloppéeparl’UNESCOpourstocker,géreretanalyserdesinformationsissuesd’unsystèmeéducatifnationaldansuneinfrastructureinformatisée.Lasouplessedesonarchitectureetsonadaptabilitéluipermettentd’êtredéployéedansdescontextesnationauxtrèsvariés.

DiffusésurunmodèleOpenSource,lecodesourceduprogrammeestdisponible,éditable,etréutilisablepourlesresponsablesnationauxsouhaitantdéployer lasolutionlogicielle,permettantainsiuneadaptationcontextuellepréciseduproduit.OpenEMISestéquipéd’interfacesconvivialesreposantsurunestructuredebasededonnéesévoluéecapabledegéreraisémentplusieursannéesd’exploitationdel’information.

La solution OpenEMIS est composée de deux logiciels: OpenEMIS Builder et OpenEMIS User. Ces deuxprogrammes en interaction sont complémentaires et exploitent une base de données1pour le stockage del’information.

OpenEMISBuilderestinstalléauniveaucentral(surunestationdetravailconnectéeauserveuroudirectement sur celui-ci) par les administrateurs du SIGE pour structurer la base de données. Lesinformationsdescriptivescontenuesdanslestablesdecettebasepeuventêtrepersonnaliséespour

refléterdelamanièrelaplusprécisepossiblelesspécificitéspropresaucontextenationaloùestdéployéleSIGE.

OpenEMISUser,quantàlui,peutêtredéployésurdesstationsdetravailjusqu’auniveaulocalpouryinteragir avec labasededonnées. Selon lesdroits conféréspar l’administrateur auniveau central,l’utilisateuraccéderaàdifférentesinterfacesdesaisieetd’analysededonnéesquiluisontpropres,

utilesauniveaunationalmaisaussiausien,qu’ilsoitrégionaloulocal.

1LabasededonnéesesthébergéepardéfautsurunserveurMySQl.Ilestcependantpossibled’opterpourd’autresplateformesdeserveurdebasededonnéestellesqueMicrosoftSQlServer,ORACLEouPosGRESSQL.

Chapitre1- CONCEPTSDEBASEDANSOPENEMIS

Chaquepayspossèdesespropresstructureséducativesetadministratives.C’estpourquoiOpenEMISsebasesurdes concepts génériques capables néanmoins de s’adapter à la variété des situations nationales. Il est ainsipossible,grâceàOpenEMISBuilder,destockerplusieurstypesd’informationmaisaussidegénérerdesdonnéespropres aux contextes éducatifs et administratifs, et ce, en accord avec les concepts déterminés au niveaucentral. D’autre part, OpenEMIS recensant l’ensemble des établissements éducatifs du pays, son architectureintègreégalementdes liaisonspermettantune lecturesimpledesrattachementsdecesétablissementsà leursdivisionsadministratives.

1.1- SYSTEMEÉDUCATIFUnSystèmeÉducatifdansOpenEMISeststructuréparniveauxd’enseignement,comprenantounondescycles.Pour chacun d’eux, il est possible de définir des orientations de programmes ainsi que différentes filièresd’enseignement. Une combinaison spécifique de ces éléments (Niveau, Cycle, Orientation, Filière) génère unobjetconceptuelappeléProgrammeÉducatif(Figure1).

FIGURE1:SYSTEMEEDUCATIFETPROGRAMMESEDUCATIFS

Un Programme Éducatif est caractérisé par sa durée (généralement héritée du niveau ou du cycle auquel ilappartient) et donc généralement par plusieurs années d’études comprenant chacune des sujets (matièresenseignéesdansl’annéed’étude)etpermettantpourcertainesd’aboutiràundiplôme(Figure2).

Général

Spécialisé

Arts

Sciences

Industrie

Commerce

3

6

11

15

18

ans

NIVEAUXORIENTATIONSDEPROGRAMMES

CHAMPSD’ÉTUDES

Programmeéducatif

ProgrammeÉducatif

ProgrammeÉducatif

FIGURE2:PROGRAMMESEDUCATIFS,ANNEESD’ETUDES,SUJETSETDIPLOMES

Si nécessaire, OpenEMIS peut traiter plusieurs Systèmes Éducatifs simultanément. Cette flexibilité permet lapriseencomptedecontextesnationauxfédérauxavecdegrandesvariationsdans lastructurationduSystèmeÉducatif selon l’état fédéral concerné, ou encore la transition entre deux Systèmes Éducatifs dans le cas deréformesstructurelles.

1.2- STRUCTURESADMINISTRATIVESLa solution OpenEMIS permet de partitionner l’espace national selon des découpages variées: découpageadministratif (ex: pays, états/régions, districts), découpage administratif spécifique au secteur de l’éducation(académies,secteurs),découpageadministratifspécifiqueàdestypologiesgéographiques(zonesrurales,zonesurbaines)…

Dans le logiciel, le concept de «Division» est utilisé pour représenter chaque découpage. Une Division estconstituée de Sous-divisions hiérarchiquement subordonnées (ex pays, états/régions/districts). Chaque Sous-divisioncontientdesUnitésgéographiques.Letableau1donnequelquesexemples:

Division Sous-division Unités

DécoupageadministratifPays

États/RégionsDistricts

PaysARégionA1,RégionA2

DistrictA1.1,A1.2,A2.1etA2.2

Découpageadministratifspécifiqueausecteuréducatif

PaysAcadémiesSecteurs

PaysAAcadémieA1,AcadémieA2

SecteurA1.1,SecteurA1.2SecteurA2.1,SecteurA2.2

Découpageadministratifspécifiqueàunetypologiegéographique(rural/urbain)

PaysTypedezoneSoustype

PaysARural/urbain

Ruraléloigné,Ruralpériurbain,Urbaincentral,Urbain

périphérique

ArtsDiploma

TABLEAU1:STRUCTURESADMINISTRATIVES-EXEMPLESDEDIVISIONS,SOUS-DIVISIONSETUNITES

Pendantl’exploitationdulogiciel,chaquesited’enseignementd’unétablissementserarattachéàuneUnitédanschacunedesDivisionsdéfiniesdans lesystème.Par lasuite, lorsde laphasedeconsolidationetd’analysedesdonnées, l’information collectée dans les établissements pourra être facilement agrégée par Division/Sous-division/Unité

1.3- UNREPERTOIREDESÉTABLISSEMENTSÉDUCATIFSOpenEMISpermetdevisualiseretdegérerunrépertoiredel’ensembledesÉtablissementsÉducatifsdisponiblesdanslepays(approchesectorielle).LesÉtablissementsÉducatifssontdesétablissementstelsquedesécolesoudesuniversitésdispensantunenseignement.

Peuventaussiêtreprisencomptedesétablissementsdusecteurnonformel.UnÉtablissementÉducatifdispensedesProgrammesÉducatifs surdes Sitesd’enseignement (Figure3) qui sonteux-mêmes rattachésàuneUnitéissued’uneDivisionAdministrative.

EXEMPLEUne école primaire (Établissement Éducatif) dispense des cours basés sur un Programme Éducatif pour écolePrimaire dans un Site d’enseignement rattaché à une Unité (Division administrative). Les écoles primaires ontgénéralement un seul site d’enseignement pour dispenser leur programme mais les grands établissements,commedesuniversités,peuvent,quantàeux,dispenserdifférentsProgrammesÉducatifs répartis surplusieurssitesselonledomained'études(parexemple:ingénierie,médecine,sciencessociales…).

FIGURE3:EXEMPLED’UNESTRUCTUREEDUCATIVECOMPRENANTUNETABLISSEMENTEDUCATIFDIVISEENDEUXSITESD’ENSEIGNEMENTDISPOSANTDELEURSPROPRESPROGRAMMESEDUCATIFSETRATTACHESADEUXDIFFERENTESUNITES

ADMINISTRATIVES

1.4- L’INFORMATIONSTOCKEEDANSOPENEMISLa solution OpenEMIS permet de stocker jusqu’à 4 types d'information au niveau des établissements. Lasélection des informations disponibles ou non pour la collecte s’effectue sous OpenEMIS Builder. Chaqueopérateurdesaisiedoitensuitesaisirl’ensembledesinformationspoursonousesétablissements(Figure4):

• L'information descriptive : Elle inclut les informations générales et détaillées sur l'institution deformation.

• Données agrégées: Pour chaque Établissement Éducatif, l’opérateur de saisie est invité à entrer desdonnéesconcernant lesélèves/étudiants, lepersonneléducatif, lepersonnelnonéducatif, lesclasses,les classes à multi niveaux ou à double vacation, les livres de classe, les bâtiments, les salles et lematériel. Ces informations sont saisies dans des tables dédiées et sont rattachées au(x) site(s)d'enseignement (corps non enseignant, bâtiments, salles, matériel) ou désagrégées au niveau duProgrammeÉducatif(élèves/étudiants,corpsenseignant,classes,manuels).

• Registres individuels: Pour chaque Établissement, il est possible de répertorier des donnéesindividuellespour lesélèves/étudiants, lesenseignants, lepersonnelnonenseignant ;cettepossibilitérestefacultativeetdépendaussidelacapacitéàrécoltercestypesdedonnées.Danslecasoùdetellesinformations seraient enregistrées, il est possible d’en générer automatiquement des donnéesagrégées.Cesdonnéessontsaisiesauniveaude(s)site(s)d'enseignement(s)(corpsnonenseignant)ousontdésagrégéesauniveaudesProgrammesÉducatifs(élèves/étudiants,corpsenseignant).

• Données financières: Pour chaque site d’enseignement, les opérations financières peuvent êtreajoutéesdanslabaseafindefaciliterlagestiondesbudgetsdel’établissement.

RAPPEL: (1) Selon les souhaits de personnalisation du pays, certaines saisies d’informations peuvent êtredésactivées via OpenEMIS Builder (2) Le systèmeOpenEMIS gérant le stockage de données pluriannuelles, lesinformations enregistrées dans le système sont spécifiques à une année scolaire. Chaque année, lesadministrateurspourrontcréerunenouvelleannéescolairepourlasaisiededonnées.

Niveauxdestockagedesinformations

ÉtablissementÉducatif

Sited’enseignement ProgrammeÉducatif

Type

dedo

nnée

s

Donnéesagrégées

NA • Corpsnonenseignant• Bâtiments• Locaux• Matériel

• Élèves/étudiants• Corpsenseignant• Classes• Livresscolaires

RegistresindividuelsNA • Corpsnonenseignant • Élèves/étudiants

• Corpsenseignant

Autres

Informationdescriptive

• Informationdescriptive

• Finance

NA

TABLEAU2:TYPESETNIVEAUDESTOCKAGEDEL’INFORMATIONDANSOPENEMIS

Chapitre2- ARCHITECTUREETPRINCIPESDEDEPLOIEMENT

Sans données, un système ne peut fonctionner de manière rationnelle et par conséquent, aucune décisionopérationnelle efficacenepeut êtreprise.Un SIGEest unmoyende fournir unebased’informationpartagéepourdesprisesdedécisionàchaqueniveaud’unSystèmeÉducatif.L’informationdoitpouvoircirculeràtraverschaqueniveauopérationnel,etchaqueniveaudoitêtreenmesuredeproduireune informationadaptéeàsesproblématiques(Figure5).

FIGURE4:FLUXETBESOINSENINFORMATIONSDANSUNSIGE

LasolutionOpenEMISreposesurunebasededonnéescentrale,stockantl’ensembledel’informationcollectéepar des stations de travail. Par défaut, la solution serveur proposée est la solutionOpenSourceMySQL. Il estcependantpossible,enfonctiondesspécificitésnationales,d’hébergerlabasededonnéessurd’autresserveurs(PosGRES,MicrosoftSQLServer,ORACLE…).

Lastructuredel’informationdanslabasededonnéesluiconfèreunfonctionnementgénériqueluipermettantd’êtreadaptéeaucontextenational2.CetteadaptationsefaitgrâceaulogicielOpenEMISBuilder.LesStructuresAdministrativesetÉducativesysontdéfinies,ainsiquelescatégoriesd’informationsdevantêtrestockéesdanslabase. Une fois l’adaptation terminée, la base de données est déployée sur l’ensemble des infrastructuresnationales.Lesopérationsdesaisie,degestionetd’analysededonnéess’effectuentensuitedepuisdesstationsdetravailéquipéesdulogicielOpenEMISUseretconnectéesauxinfrastructuresserveurnationales.

Lors dudéploiement de la solutionOpenEMIS et dans tous les cas de figures, c’est la capacité à exploiter lesconnexions informatiques en réseau (LAN ou Internet) qui conditionne l’ensemble de la structure dedéploiementretenue.Partantduprincipequ’unpaysnedisposeparforcémentd’infrastructuresinformatiqueshomogènessur lestroisniveaux, lasolutionOpenEMISseveutflexibleetcapabledes’adapteràcesdifférentscontextes(Figure6).

2Pouruneinformationdétailléesurlastructuredelabasededonnées,voirl’annexeXXX

FIGURE5:ENBLEU,LECYCLEDEPRODUCTIONDEDONNEESAVECDESSITED’ENSEIGNEMENTCONNECTESAINTERNET.ENORANGE,LESETAPESSUPPLEMENTAIRESPOURDESSITESNONCONNECTES

Afin de bien comprendre l’efficacité et d’illustrer le caractère flexible de cette solution logicielle, il convientd’exposerquelssontlesdifférentsschémasorganisationnelsdedéploiementd’OpenEMIS.

Il existe toutefois une notion commune pour chaque cas de figure: au niveau central,unSystèmedeGestiondeBasedeDonnées(MySQL)estinstallésurunserveur.C’estdepuiscemêmeserveurousurunestationdetravailquiluiestconnectéequelelogicielOpenEMISBuilderpourracréerl’architecturedelabaseetdéterminerlesdroitsdesutilisateurs.Lesstructuresadministrativesetéducativesysontparamétrées,enaccordavec lecontextepolitique,administratifetgéographiquedupays.Unefois lesdonnéescollectées,ellesserontintégréesàcettebasededonnées.Leserveurenplacerecensedoncl’ensembledesdonnéescollectéesdanslepaysquipermettrontauxanalystesetstatisticiensdetraiterlesinformationsutilesauxdécisionnaires.

Casn°1:Basededonnéescentraliséeetstationsdetravailconnectées

Le schéma de déploiement le plus simple repose sur un serveur central unique auquel toutes les stations detravail se connectent, qu’elles soient au niveau local ou régional. Ce mode de déploiement suppose desinfrastructuresréseautrèsdéveloppées.Enoutre,l’inconvénientdececasdefigureestunrisquedesurchargedu serveur central et donc une diminution de sa réactivité pour répondre aux multiples sollicitationspermanentesàl’échellenationale(Figure7).

FIGURE6:VUEGENERALED'UNDEPLOIEMENTCONNECTESANSDELOCALISATIONREGIONALEDEDONNEES

Casn°2–Basededonnéesdécentraliséeetstationsdetravailconnectées

Demanière à éviter une sollicitation trop importante du serveur central, il est préférable de délocaliser unepartie de la base de données vers le niveau régional (Figure 8) où des serveurs «esclaves» servent alors derelais.Larépartitiondechargeavecdesserveursrégionauxpermetainsiuneoptimisationdesfluxdedonnées:Les stations de travail de chaque région se connectent à leurs serveurs régionaux respectifs et non plus auserveurcentral.Leserveurcentralnejoueplusquelerôlede«chefd’orchestre»,engarantissantlaréplicationde l’information sur l’ensembledes serveurs régionaux.Cettearchitecture supposequ’il existeune connexioninternet/réseaurapideentreleserveurcentraletlesserveursesclaves.Leparamétragederépartitiondechargesentre les serveurs est une opération qui nécessite une bonne connaissance des serveurs MySQL. Pour uneinformation détaillée sur le sujet, reportez-vous à la documentation MySQL Server à l’adresse suivante:http://dev.mysql.com/doc/refman/5.0/fr/index.html

Danslescas1et2,lesstationsdetravailauniveaulocaldisposentd’OpenEMISUserpourquelesopérateursdesaisie intègrent les données propres à leurs établissements éducatifs. Ces informations vont directement etautomatiquementenrichir labasededonnéessoitauniveaucentral (Figure7), soitauniveaurégionalqui lui-mêmemettraensuiteàjourleserveurcentral(Figure8).

FIGURE7:VUEGENERALED'UNDEPLOIEMENTCONNECTEPARTIELLEMENTDELOCALISEAUNIVEAUREGIONAL

Casn°3:Lessitesd’enseignementnesontpasconnectés

Sicertainssitesd’enseignementnesontpasconnectésàinternet,lefluxd’informationnepeutsefaireentempsréel.LesmisesàjoursefontalorsselonuncycledéterminépréalablementparleMinistèredel’Éducation(Figure6). Dans ce cas, une première manipulation se fera en début d’année scolaire pour que les établissementsdéconnectéspuissentdisposerd'informationsactualiséessurlerépertoireetleprofildesélèves/étudiants,desenseignantsoudel’équipeadministrative.Cetteinformation,plutôtqued’êtrestockéesurunserveurcentralourégional,seradirectementstockéesurlastationdetravaildel’opérateurdedonnées.Celui-cimettraàjourdoncà jour ses données relatives au cycle de collecte en cours.De lamêmemanière, à la fin de lamise à jour, leMinistèredevracollectercesdonnéespourlesintégrerdanslabasededonnéesauniveaurégional/central.

Plusconcrètement,celasignifiequ’unepartiedelabasededonnéescentrale,correspondantàl’informationdusited’enseignementdéconnecté, est installée auniveau local (directement sur la stationde travailOpenEMISUser) pour stocker les informations. La mise à jour des données du site sera faite par des procéduresd'exportation et d'importation via OpenEMIS User (voir section??). Un fichier est généré au format SQL auniveau central/régional, et installé sur la station de travail déconnectée (Exemple: école1.SQL). Une fois lesdonnéeséditées,unnouveaufichierSQLmisà jourseragénérépar lastationdetravailetpourraensuiteêtreenregistrésurunsupportdestockageamovibletelqueleCDROM,uneclefUSBouunedisquettevoire,échangéparcourriels(Figure9).IlestensuiteimportédanslabasededonnéescentraleourégionaleviaunestationdetravailOpenEMISUserconnectée.

FIGURE8:VUEGENERALED'UNDEPLOIEMENTENPARTIEDECONNECTEAVECDELOCALISATIOND'UNEPARTIEDELABASEDEDONNEESETIMPORT/EXPORTDEFICHIERSSQLVIASUPPORTSDESTOCKAGEAMOVIBLESOUCOURRIELS

REMARQUE:Selonlecontextenational,l’utilisationdequestionnairespapierspeutégalementêtrerequise.Danscecas,lesformulairesserontdistribuésdanslesétablissementséducatifsetl’opérateurdesaisiesechargeradeles intégrer dans le système au niveau régional ou national via les interfaces par défaut proposées dansOpenEMISUser.Ilestégalementpossiblepourunpaysdedévelopperunmoduledesaisiesimplifié,parfaitementadaptéàsesquestionnaires,etdelefairecommuniquéaveclabasededonnéesOpenEMIS.L’environnementdedéveloppementOpenSourcedeOpenEMISfournittouslesoutilsnécessairesauxéquipesinformatiquesnationalespourcela.

Chapitre3- PARAMETRERUNEBASEDEDONNEESAVEC

OPENEMISBUILDER

OpenEMISBuilderestdotéd’uneinterfacesimpleetconvivialepourpersonnaliseretadapterlastructuredelabasededonnéesenaccordaveclecontextenational.Ildoitêtreinstallésurunserveurcentralousurunestationde travail directement reliée à celui-ci afin d’être mis en relation avec un gestionnaire de base de données(MySQL). Il doit être paramétré avant le déploiement d’OpenEMIS User et peut être ajusté avant chaquenouvellecampagnedecollecteenfonctiondesdonnéesnécessairespourcelle-ci.

Le kit d’installation d’OpenEMIS Builder est disponible sur un CD-ROM.Une fois installé sur votre ordinateur,vouspouvezlancerl’applicationendouble-cliquantsurl’icônesetrouvantsurlebureau.

ATTENTION: OpenEMIS Builder permet d’effectuer desmodifications importantes de la base de données. Parconséquent, ilnedoitêtreutiliséquepardesutilisateurs/administrateursqualifiésetenaucuncasdiffuséàungrandnombred’utilisateurs.

Avantdetravaillersurunebasededonnées,Ilestfortementconseilléd’empêchertouteconnexionàcettebasepard’autresutilisateurs.

REMARQUE:BienquepardéfautlesystèmeOpenEMISreposesurlegestionnairedebasededonnéesMySQL,ilest tout à fait possible d’utiliser un autre gestionnaire. Cette opération doit être effectuée par l’équipeinformatiquenationaleenéditantlecodesourcedulogicieletenyréférençantlenouveauconnecteurADO.

3.1- INSTALLATIONDUSERVEURDEBASEDEDONNEESETDULOGICIELOPENEMISBUILDER

Lesconfigurationsrequisespour l’installationduserveurdebasededonnéesetdeOpenEMISBuildersont lessuivantes:

• ServeurdebasededonnéesOpenEMIS:o MySQlServer5.1.34ouplusrécent.

• StationdetravailOpenEMISBuilder:o WindowsXPouplusrécent;o MicrosoftDotnetFramework3.5avecSP1.

LeserveurMySQLdoitêtreconfigurécorrectementpourêtreaccessibleenréseauouviaintranet/internet3.Uncompteadministrateur(généralement«root»)doitégalementêtrecréé.REMARQUE:Sibesoin,OpenEMISBuilderpeutdirectementêtreinstallésurleserveurOpenEMIS.

3.2- LANCEMENTDEL’APPLICATION,IDENTIFICATIONETCONNEXIONALABASEDEDONNEES

3Pourplusdedetailssurl’installationetlaconfigurationduserveurMySQL,sereporterausiteMySQL.com

Unefoislelogiciellancé,unefenêtreapparaîtafindevousconnecteràunserveurOpenEMIS,ouvrirunebasededonnéesexistanteouencréerunenouvelle(Figure10).

FIGURE9-BOITEDEDIALOGUED'IDENTIFICATIONETDECONNEXIONALABASEDEDONNEES

Cettefenêtrecomprendcinqchampsàrenseigner:

• Serveur: Inscrivezlenomoul’adresseIPduserveurMySQLauquelvoussouhaitezvousconnecter,ou

faitesvotresélectiondanslemenuhistoriqueaprèsavoircliquésurleboutonjusteàsadroite( ).

• Login:Entrezvotreidentifiantd’utilisateur.

• Motdepasse:Entrezlemotdepasseassociéàvotrelogin.

• Port:EntrezlenuméroduportMySQL.Pardéfaut,lavaleur(3306)estdéjàinscrite.

• Basededonnées:Sélectionnezunebasededonnéesexistante.SivousêtesAdministrateurhabilitéàen

structurerunenouvelle,cliquezsurleboutonàdroite( )afindelanommer,puisvalidez.

3.3- PRESENTATIONDELAFENETRED’ACCUEILETDESMENUSVousêtesàprésentdans le logicielOpenEMISBuilderet connectéau serveurMySQL. L’interfaced’OpenEMISBuilderestbasiqueetvousinviteàgérerrapidementl’essentiel.

En haut de cette fenêtre se situe lemenu de l’application. Il comporte 5 choix (Fichier, Système,Personnalisation,Langues,Àpropos)répartishorizontalementetgrâceauxquelsvousallezpouvoiradministrerlabasededonnées(Figure11).

FIGURE10:LESMENUSDANSOPENEMISBUILDER

ATTENTION:Ladispositiondecemenuestdansunordrelogiqueallantdegaucheàdroite.Dansuncontextedecréation d’une nouvelle structure de base de données, il est donc vivement conseillé de débuter par le menu«Système»etde terminerpar lemenu«Personnalisation»enayant suivi demanière séquentielle chacundeleursitems.Lerespectrigoureuxdecetordreconditionnelecaractèreopérationneldelabasededonnées.

- Menu«Fichier»Le menu «Fichier» contient deux choix possibles: «Déconnexion» et «Fermer OpenEMISBuilder».Vouspourrezdepuiscettesectionquitterl’applicationouvousdéconnecterdelabasededonnéesactivepourensolliciteruneautreoupourencréerunenouvelle(Figure12).

FIGURE11:MENU"FICHIER",CHANGERDEBASEDEDONNEESOUQUITTERL'APPLICATION

ATTENTION: Opter pour le choix «Fermer OpenEMIS Builder» vous déconnecte de la base dedonnéespuisfermel’application.

- Menu«Système»Cemenucomportedeuxsous-menus:«Gérer lastructureadministrative»et«Gérer leSystèmeÉducatif». C’est une section essentielle où se déterminent les fondements des structures de labasededonnées(Figure13).Ilestprimordialdedébuterunparamétragedebasededonnéesparcettepartiecarcen’estqu’aprèsavoirgérécesparamétragesquevousobtiendrezdesstructuresprêtesàêtrepersonnaliséesdanslemenuquisuit.

FIGURE12:MENU"SYSTEME",GERERLESSTRUCTURESADMINISTRATIVESETEDUCATIVES

- Menu«Personnalisation»Ce menu comporte cinq sous-menus: «Années scolaires», «Base de données»,«Infrastructures»,«Finances»et«Options»(Figure14).C’estdanscettepartiequelesstructuresadministrativesetéducatives seront complétéespardifférents champsd’informationspropresaucontextenationaletenadéquationaveclesdonnéesrequisesauniveaucentral.

FIGURE13:MENU"PERSONNALISATION",COMPLEMENTSD'INFORMATIONENACCORDAVECLECONTEXTENATIONAL

- Menu«Langues»Ce menu permet de déterminer la langue dans laquelle on souhaite exploiter le logiciel etl’ensembledesoncontenu(Figure15).

FIGURE14:MENU«LANGUES»,DETERMINERLALANGUED’UTILISATIOND’OPENEMISBUILDER

- Menu«Àpropos»Cemenucomportelenumérodeversiondulogiciel,lesinformationslégales,desadressesutilesetlenomdesconcepteursdulogiciel(Figures16et17).

FIGURE15:MENU"APROPOS"

FIGURE16:MENTIONSLEGALESETNUMERODEVERSIONDULOGICIELOPENEMISBUILDER

3.4- LESCONNEXIONSAUXBASESDEDONNEESOpenEMISBuildervousdonnelapossibilitédebasculerfacilementd’unebasededonnéesàuneautreoudevousdéconnecterd’unebaseactivepourencréerunenouvelle.

- Pourvousdéconnecterdelabaseactive,cliquezdansleMenuFichierpuissurDéconnexion(Figure18).

FIGURE17:DECONNEXIONDELABASEDEDONNEESACTIVE

- CliquezsurleboutonOuilorsquelemessagedeconfirmationdedéconnexionapparaît.- CliquezànouveaudansleMenuFichierpuissurConnexion(Figure19)pourrevenirsurlafenêtre

debienvenuedulogiciel.Reportez-vousàlasection3.2(Lancementdel’application,identificationetconnexionàlabasededonnées)pourfairevotrechoixselonsivoussouhaitezvousconnecteràunebasededonnéesexistanteousivoussouhaitezencréerunenouvelle.

FIGURE18:MENU"FICHIER",CHANGERDEBASEDEDONNEESAPRESS'ETREDECONNECTE

3.5- LESSTRUCTURESADMINISTRATIVESCettepartieestessentiellecarellepermetdegérerlesdécoupagesdel’espacenationalselondifférentscritères(ex: découpage spécifique au secteur de l’éducation, découpage spécifique à des typologies géographiques,etc.).Danslelogiciel, letermede«Division»estparfoisemployépourdésignerundécoupage.Lesdifférentesétapesduprocessusdecréationd’unestructureadministrativevousamènentàparamétrerethiérarchiser lessous-divisionsainsiquegérerlesunitésquileurssontrattachées.

Pour gérer les structures administratives, cliquez dans le menu système puis choisissez l’option «gérer lastructureadministrative»(Figure13).

Lacréationetlagestiondelastructureadministrativesedéroulenten3étapes:

3.5.1- PREMIEREETAPE:LAGESTIONDESDECOUPAGESETDESSOUS-DECOUPAGESCepremierongletestcomposéde?partiesactives(Figure20).Lesparties«Découpagesdisponibles»et«Sous-découpages» comportent 3 boutons pour créer, modifier ou supprimer un enregistrement. Une section«Hiérarchie»vouspermetdevisualiseretgérerunehiérarchieauseindessystèmesadministratifs.Deuxflèchesdecontrôlepermettentdemonteroudescendreunsous-découpageauseind’undécoupageenfonctiondelaposition hiérarchique que vous souhaitez obtenir. Un bouton de suppression est prévu pour retirer un sous-découpaged’unsystèmeadministratif.

FIGURE19:STRUCTURESADMINISTRATIVES,ETAPE1/3

3.5.1.1- CRÉERUNDÉCOUPAGE AprèsavoircliquésurleboutonAjouter,unefenêtrevousinviteànommerlenouveaudécoupage(Figure21).CliquezsurOKpourvalider.Lenouveaudécoupageapparaîtdanslasection«Découpagesdisponibles».

FIGURE20:AJOUTERUNDECOUPAGE

REMARQUE:Vouspouvezcréerautantdedécoupagesquevouslesouhaitez.Ilvousfaudracependanttouslesstructurerafindelesrendreopérationnelsdansl’ensembledelabase.

3.5.1.2- MODIFIERUNDÉCOUPAGE Danscettepartie,lamodificationd’undécoupagerevientseulementàlerenommer.Sélectionnezledécoupageque vous souhaitez renommer puis cliquez sur le boutonModifier. Puis lorsque la fenêtre «Éditer une géo-

division»apparaît,effacezsoncontenupourysaisirlenouveaunom(Figure22).CliquezsurOKpourvalider.Lenouveaunomdudécoupageapparaîtdanslasection«Découpagesdisponibles».

FIGURE21:MODIFIERUNDECOUPAGE

ATTENTION:Lamodificationd’unnomdedécoupageestrépercutéesurl’ensembledelastructure.Lenouveaunomseraainsiemployédanstoutlelogiciel.Unetellemodificationdevraitêtreaccompagnéed’unenoteauprèsdesutilisateursdanslecasoùdestableauxstatistiquesseraientdéjàéditéssousl’anciennom.

3.5.1.3- SUPPRIMERUNDÉCOUPAGE Seul un découpage pour lequel il n’existe ni unité, ni sous-découpage, est supprimable. Pour les autres, unefenêtre de confirmation apparaît (Figure 23) mais l’enregistrement n’est pas supprimé de la fenêtre«Découpages disponibles». Vous devrez vous reporter à l’étape 2 «Gestion des unités» pour suivre laprocéduredesuppressiondesunités,puisreveniràl’étape1poursupprimerlessous-découpagescontenusdansle découpage. Une fois ces étapes effectuées, sélectionnez le découpage que vous souhaitez supprimer puiscliquez sur le bouton Supprimer. ATTENTION: Celui-ci disparaît alors sans avertissement de la section«Découpagesdisponibles».

FIGURE22:MESSAGEDECONFIRMATIONDESUPPRESSIONDEDECOUPAGE

3.5.1.4- DECOUPAGEPRINCIPALETDECOUPAGE(S)SECONDAIRE(S)Il existe dans le logiciel Builder une notion de découpage principal. Cette fonction est prévue à des finsergonomiques.Ainsi,undécoupagedésignécommeprincipalapparaitrapardéfautentêtedelistedansunecasedéroulanteouuntableauoùtouslesdécoupagesdoiventfigurer.

Pourdéterminerundécoupageprincipalparmilalistedelafenêtre«Découpagesdisponibles»,sélectionnez-lepuiscliquezsurlebouton«PromouvoirenDécoupagePrincipal»sicelui-ciestactif.Siilnel’estpas,c’estqu’ilestd’oresetdéjàconsidérécommetel.Ilnepeutyavoirqu’unseuldécoupageprincipal.

3.5.1.5- CRÉERUNSOUS-DÉCOUPAGE Sélectionnezd’abordledécoupageauquelvousvoulezattribuerlenouveausous-découpage.AprèsavoircliquésurleboutonAjouter,unefenêtrevousinviteànommerlenouveausous-découpage(Figure24).CliquezsurOKpour valider. Le nouveau sous-découpage apparaît dans la section «Sous-découpages». Il est aussiautomatiquement intégré dans l’arborescence du découpage que vous aviez présélectionné dans la fenêtre«Hiérarchie».

FIGURE23:AJOUTERUNSOUS-DECOUPAGE

REMARQUE:Iln’ypasdelimitequantitativedanslacréationdessous-découpages.

3.5.1.6- MODIFIERUNSOUS-DÉCOUPAGE Lamodificationd’un sous-découpageneportequesur lenomdecedernier. Sélectionnezun sous-découpagepuiscliquezsur leboutonModifier.Lafenêtre«Renommerunsous-découpage»apparaît,saisissez lenouveaunom (Figure 25). Cliquez surOK pour valider. Le nouveau nom du sous-découpage apparaît dans la section«Sous-découpages».

FIGURE24:MODIFIERUNSOUS-DECOUPAGE

ATTENTION: La modification d’un nom de sous-découpage est répercutée sur l’ensemble de la structure. Lenouveau nom sera ainsi employé dans tout le logiciel. Une tellemodification devrait être accompagnée d’unenoteauprèsdesutilisateursdanslecasoùdestableauxstatistiquesseraientdéjàéditéssousl’anciennom.

3.5.1.7- SUPPRIMERUNSOUS-DÉCOUPAGE Seul un sous-découpage pour lequel il n’existe pas d’unité est supprimable. Pour les autres, une fenêtre deconfirmationapparaît (Figure26)mais l’enregistrementn’estpassuppriméde la fenêtre«Sous-découpages».Vousdevrezvousreporteràl’étape2«Gestiondesunités»poursuivrelaprocéduredesuppressiondesunités,puisreveniràl’étape1pourpouvoirsupprimerunsous-découpage.Unefoiscesétapeseffectuées,sélectionnezle sous-découpage que vous souhaitez supprimer puis cliquez sur le bouton Supprimer. ATTENTION: Celui-cidisparaîtalorssansavertissementdelasection«Sous-découpages».

FIGURE25:MESSAGED'INFORMATIONDESUPPRESSIONIMPOSSIBLED'UNSOUS-DECOUPAGE.

3.5.1.8- HIERARCHIEDESSOUS-DECOUPAGESAUSEINDESSYSTEMESADMINISTRATIFS

La partie «Hiérarchie» est une section où vous visualisez et gérez la répartition hiérarchique des sous-découpages administratifs au sein des découpages. Il est essentiel de bien observer les arborescences et derespecter une logique cohérente où les sous-découpages seront répartis vers les bons découpages et ce, demanièreàobtenirenhautlessous-découpageslesplusimportantsetdetrouverendessousceuxquileursontsubordonnés.

Par défaut, la création d’un nouveau sous-découpage le fait automatiquement apparaître dans la section«Hiérarchie», au sein même du découpage sélectionné dans la partie «Découpages disponibles». Il estnéanmoinspossibled’enajouteroud’ensupprimer.

3.5.1.9- AJOUTERUNSOUS-DECOUPAGEDANSLASECTION«HIERARCHIE»Sélectionnez le sous-découpage que vous souhaitez ajouter en gardant le doigt appuyé sur votre souris puisprocédezàunglisser/déplacer(Figure27)pourledéposerdansledécoupagevouluenrelâchantleclicdesourisjusteau-dessusdecelui-ci(Figure28).

FIGURE26:AJOUTD'UNESOUS-DECOUPAGEDANS"HIERARCHIE"PARGLISSER/DEPLACER

FIGURE27:DANSCETEXEMPLE,LESOUS-DECOUPAGE"DEPARTEMENTS"AETEAJOUTEAUDECOUPAGEADMINISTRATIF

3.5.1.10- GERERLAHIERARCHIEDESSOUS-DECOUPAGESSélectionnez le sous-découpage que vous souhaitez déplacer dans l’arborescence puis cliquez sur les flèches

bleues(HautetBas)pourlefixeràlapositiondésirée( )

3.5.1.11- SUPPRIMERUNSOUS-DECOUPAGEDANSL’ARBORESCENCE. Sélectionnez lesous-découpagequevoussouhaitezsupprimerdans lasection«Hiérarchie»puiscliquezsur leboutonSupprimerÀ l’issue de cette première étape, un ou plusieurs découpages administratifs ont été créés et pour chacund’eux,dessous-découpagesontétéattribuésethiérarchisés.Cliquezsur leboutonSuivantpourpasserà lasecondeétapeportantsurlagestiondesunitésàrattacherauxsous-découpages.

Remarque:LeboutonAnnulervouspermetdesortirduprocessussansenchaineraveclesdeuxétapessuivantes.Lesmodificationsapportéesdanscettepremièrepartieserontnéanmoinssauvegardées.

3.5.2- SECONDEETAPE:LAGESTIONDESUNITESCettesecondeétapeconcernelagestiondesunitésaffiliéesauxsous-découpagesadministratifs.Cetongletestconstituédetroisparties:unmenudéroulantcontenant tous lessous-découpagesexistants, tousdécoupagesconfondus.Untableauconstituédetroiscolonnes(Nom,Coded’identificationetZipCode)àl’intérieurduquellesnouvellesunitéspeuventêtrecrééesoumodifiées.Unmoduled’importationd’unitésissuesd’uneéventuellebasededonnéesexistante(Figure29).

FIGURE28:LASECONDEETAPEDECREATIONDESTRUCTUREADMINISTRATIVE,LAGESTIONDESUNITES

Quelle que soit l’action désirée, la première phase consiste à sélectionner dans le menu déroulant le sous-découpagesur lequelonveutagir.Cliquezsur laflèchedecemenupourfaireapparaître l’ensembledessous-découpagesdisponiblesetfaitesvotresélection(Figure30).

FIGURE29:SELECTIOND'UNSOUS-DECOUPAGE

3.5.2.1- AJOUTERDESUNITÉSMANUELLEMENTChoisissez le sous-découpage dans le menu déroulant. Sélectionnez la première cellule vide de la colonne«Nom»pourquecelle-cideviennebleue(Figure31)puiscliquezunesecondefoispourquelecurseur«texte»clignotantapparaisseetentrezlenomdelanouvelleunité(Figure32).

FIGURE30:SELECTIONDELACELLULEDANSLAQUELLEONVEUTSAISIRLENOMDELANOUVELLEUNITE

FIGURE31:LECURSEURESTDANSLACELLULEOULENOMDELANOUVELLEUNITEDOITETRESAISI

Utilisezcettemêmeméthodepoursaisir les informationsdelanouvelleunitédanslestroiscolonnes«Nom»,«Code d’identification» et «Zip code». Vous pouvez créer autant d’unités que vous le souhaitez de cettemanière.Lecoded’identificationestuneinformationutiliséeauniveaunational.Il identifiedemanièreuniqueune unité administrative. Il est donc indispensable de saisir cette information de manière rigoureuse enrespectantbiensonformatdesaisie.Outrelecoded’identificationnational,ilestpossiblederenseignerlecodepostaldechaqueunité.

Attention:Bienqu’il soit conseilléde renseigner l’intégralitédes champsd’unenouvelleunité, seul lenomestindispensable. Si vous ne remplissez que la cellule «Code d’identification» et/ou «Zip code», un messaged’erreurapparaitra(Figure33).

FIGURE32:LACELLULECORRESPONDANTAUNOMDELANOUVELLEUNITENEPEUTETREVIDE

3.5.2.2- IMPORTERDESUNITESDEPUISUNEBASEDEDONNEESEXISTANTECliquezsurleboutonImportezdesunitéspourfaireapparaîtrelafenêtredumoduled’importation(Figure34).

-Présentationdel’interface

-Choisirlasous-divisionadministrativedanslaquelleimporterlesdonnées

«sous-division»est-illemeilleurterme?Peut-êtrefaudrait-ilreprendreletermede«sous-découpage»dansunsoucisdecohérence.

- Paramètres de connexion: nom du serveur ou adresse IP, identification de l’utilisateur, ouverture du port,sélectiond’uneBD,sélectiond’unetable.

-Expliquerlaprocédured’importationdeschamps«nom»et«IDcode»

- Expliquer l’utilisation des champs «nom», «Zipcode» et «code d’identification» pour l’exécution d’unerequête.

-Importerlesliens:Expliquercettepartie

FIGURE33:FENETRED'IMPORTATIOND'UNITEDEPUISUNEBASEDEDONNEESEXISTANTE.

3.5.2.3- MODIFIERDESUNITÉSLamodification des données concernant les unités s’effectue selon la même logique que pour en créer unenouvelle.Ilestpossibledemodifierlecontenudetouteslescellules.

Sélectionnez la cellule contenant l’information que vous souhaitezmodifier en cliquant une première fois surcelle-ci(Figure35).

FIGURE34:SELECTIOND'UNECELLULEPOURENMODIFIERLECONTENU

Cliquezunesecondefoispourquelecontenudelacellulesoitsélectionnéenbleuetsupprimez-le.Lacelluleestvideetvouspouvezsaisirlanouvelleinformationdanslacellule(Figure36).

FIGURE35:LACELLULESELECTIONNEEESTVIDEETPRETEPOURLASAISIE

3.5.2.4- SUPPRIMERDESUNITÉSLasuppressiond’uneunités’effectueensélectionnantd’abordl’ensembled’uneligne(Figure37).Cliquezdanslapartiegriseàgauchedelalignepourlasélectionnerentièrement.PuiscliquezsurleboutonSupprimer.

Il est possible de supprimer plusieurs unités à la fois en sélectionnant préalablement toutes les lignescorrespondantesenmêmetemps:

Sicelles-ci sontsuperposées,cliquezetmaintenez leclicdans lapartiegriseàgauchede lapremièreoude ladernière ligne. Puis montez ou descendez jusqu’à obtenir en bleu toutes les lignes que vous souhaitezsélectionner(Figure38).RelâchezleclicdelasourispuiscliquezsurleboutonSupprimer.

Silesunitésquevoussouhaitezsupprimernesontpassuperposées,faitesvotresélectiondanslapartiegriseàgaucheenmaintenantlatoucheCTRLdevotreclavierenfoncée(Figure39).Lorsquetoutesleslignesquevoussouhaitezsupprimersontbleues,cliquezsurleboutonSupprimer.

FIGURE36:SELECTIOND'UNELIGNEENTIERE

FIGURE37:SELECTIONDEPLUSIEURSLIGNESSIMULTANEMENT

FIGURE38:SELECTIONDEPLUSIEURSLIGNESNONSUPERPOSEES

Cettesecondeétapeapermisdecréer,d’importer,demodifieroudesupprimerdesunitésdesous-découpagescréésprécédemment.LeboutonPrécédentplacéenbasàdroitevouspermetderevenirsibesoinàlapremièreétape. Le bouton Suivant vous amène quant à lui à l’étape 3. Dans cette prochaine et dernière étape, lavisualisationdel’arborescenceduoudessystèmesadministratifspermettraderattacherlesunitésdupluspetitsous-découpageadministratifàunsous-découpagehiérarchiquementsupérieur.

3.5.3- TROISIEMEETAPE:GESTIONDEL’ARBORESCENCEDESUNITESÀ l’issue de cette dernière partie, la ou les structures administratives seront complètes et opérationnelles. Ils’agitdanscettetroisièmeétapedeventiler lesunitéscréesdans laprécédenteétapevers lesdifférentssous-découpagesplacéshiérarchiquementau-dessusdansl’arborescencedelastructure.

Cetonglet est constituéde troismenusdéroulants interactifs permettant la sélectiond’undécoupage,de sessous-découpages et de leurs unités. Ainsi sélectionnée, la structure apparaît dans la partie «Arborescence».Grâceauxflèchessituéesentreelles,lesdeuxcolonnesplacéesàgauchepermettentquantàellesdeprocéderàla répartition des plus petites unités administratives aux unités issues du sous-découpage hiérarchiquementsupérieur(Figure40).

FIGURE39:ETAPE3,REPARTITIONDESUNITESDANSLASTRUCTUREADMINISTRATIVE

ATTENTION: Il est indispensable de procéder de manière hiérarchique durant cette étape. Une fois votredécoupage administratif sélectionné, vous devez débuter la procédure en sélectionnant d’abord le sous-découpagesituéenhautdumenudéroulant«Sélectionnerunsous-découpage».Cetteméthodeestàobserverrigoureusement car elle conditionne la cohérence de toutes les liaisons hiérarchiques. Vous pourrez ainsivisualiserl’intégralitédevotrestructureadministrativedanslapartie«Arborescence»unefoislesrépartitionseffectuées.

3.5.3.1- SELECTIONDUDECOUPAGE,DESSOUS-DECOUPAGESETDESUNITESCliquezsurlaflèchedupremiermenudéroulantintitulé«Sélectionnerundécoupage».Choisissezdanscelui-ciledécoupageadministratifpourlequelvousaurezensuiteàchoisirunsous-découpage(Figure41).

FIGURE40:SELECTIOND'UNDECOUPAGEDANSLEPREMIERMENUDEROULANT

Procédezdelamêmefaçonpoursélectionnerl’undessous-découpagesaffiliésaudécoupagequevousvenezdechoisir(Figure42).

FIGURE41:SELECTIOND'UNSOUS-DECOUPAGEDANSLESECONDMENUDEROULANT.

Sélectionnezenfinunedesvaleursd’unitéparmitoutescellescrééesdansl’étape2duprocessusdecréationdelastructureadministrative.

FIGURE42:SELECTIOND'UNEUNITEDANSLETROISIEMEMENUDEROULANT.

La sélection complète terminée, la partie «Unités inférieures disponibles» répertorie alors automatiquementl’ensembledesunitésissuesdupluspetitsous-découpagedusystèmeadministratif.

Dansl’exempleutilisépourillustrerleprocessus,lesdépartements(dept1,2,3et4)doiventêtreventilésverslesdifférentesrégionsapparaissantdansletroisièmemenudéroulant«Sélectionneruneunité».

3.5.3.2- LAVENTILATIONDESUNITESINFERIEURESDISPONIBLESVERSL’UNITESELECTIONNEE

Les liaisons s’effectuent après avoir sélectionné une ou plusieurs unités inférieures disponibles parmi cellesprésentesdanslapartiegauche.

- Lasélectionet la liaisond’uneseuleunité :Cliquezsur l’unitédisponibledésiréeafinquecelle-cisoitsurlignéeenbleu(Figure44).Cliquezensuitesurlaflèchebleuepointantverslapartie«Unités liéesà l’unitésélectionnée».L’unitésélectionnéeapparaîtdans lapartie«Unités liéesàl’unitésélectionnée»(Figure45).

FIGURE43:SELECTIOND'UNESEULEUNITEPARMICELLESDISPONIBLES

FIGURE44:LIAISONDEL'UNITEDISPONIBLEVERSL'UNITESELECTIONNEE

- Lasélectionet la liaisondeplusieursunités superposées :Cliquezetmaintenez leclicdesouris sur la première ou la dernière unité disponible parmi toutes celles que vous souhaitezrépartir. Montez ou descendez ensuite votre souris afin de les voir toutes surlignées en bleu.Relâchezleclicdelasouris,lasélectionestterminée(Figure46).Cliquezensuitesurlaflèchebleuepointantverslapartie«Unitésliéesàl’unitésélectionnée».Lesunitéssélectionnéesapparaissentdanslapartie«Unitésliéesàl’unitésélectionnée»(Figure47).

FIGURE45:SELECTIOND'UNITESDISPONIBLESSUPERPOSEESVERSL'UNITESELECTIONNEE

FIGURE46:LIAISOND'UNITESDISPONIBLESSUPERPOSEESVERSL'UNITESELECTIONNEE.

- La sélection et la liaison de plusieurs unités non superposées : Cliquez sur une unité,pressez etmaintenez la touche CTRL de votre clavier pour continuer la sélection d’autres unités(Figure 48). Cliquez ensuite sur la flèche bleue pointant vers la partie «Unités liées à l’unitésélectionnée». Les unités sélectionnées apparaissent dans la partie «Unités liées à l’unitésélectionnée»(Figure49).

FIGURE47:SELECTIOND'UNITESDISPONIBLESNONSUPERPOSEESVERSL'UNITESELECTIONNEE

FIGURE48:LIAISONDESUNITESDISPONIBLESNONSUPERPOSEESVERSL'UNITESELECTIONNEE

3.5.3.3- RENDREDISPONIBLEUNEOUDESUNITESDEJALIEESEn cas demodifications nécessaires, il est possible, en observant lamêmeméthode, de sélectionner une ouplusieurs unités depuis la partie «Unités liées à l’unité sélectionnée» pour la ou les replacer dans la partie«Unitésinférieuresdisponibles».

3.5.3.4- ARBORESCENCEAu fur et àmesure des sélections et des liaisons, la partie «Arborescence» vous donne simultanément unereprésentationvisuelledelastructureadministrative.

3.5.3.5- VALIDATIONLeboutonPrécédentsituéenbasàdroitedel’ongletpermetderevenirsinécessaireàl’étape2.Bienquecenesoitpasobligatoiredanslelogiciel,ilestconseillédeliertouteslesunitésafindepouvoiryrelierultérieurementdes sites d’enseignement. Cliquez sur le bouton Valider lorsque l’arborescence de la ou des structures estcomplèteetcohérente.L’ongletsefermeetvousrevenezalorsaumenuprincipal.

3.5.4- CONCLUSION:Ces trois étapes ont permis de constituer la ou les structures administratives constituant ainsi un ou desdécoupages(oudivisions)dedifférentesnatures.Dessous-divisions(ousous-découpages)ontensuiteétécrééespuis hiérarchisées. Idemdans l’étape suivantepour la création (ou l’importation) d’unités pour lesquelles desvaleursontpuêtresaisiespuisaffiliéesàdesunitésissuesdusous-découpagederangimmédiatementsupérieurdanslahiérarchiedelastructure.Lesstructuresadministrativesdelabasededonnéessontdoncopérationnellesàceniveaudeparamétrage.

Comme il l’a déjà étémentionné, il est très important de suivre le cheminement logique préconisé de par ladispositiondesmenusdanslafenêtred’accueil.LacréationdesStructuresÉducativesdoitdoncvenircomplétermaintenant l’ensemble du processus car pendant l’exploitation du logiciel, chaque site d’enseignement d’unétablissementserarattachéàuneUnitédanschacunedesDivisionsdéfiniesdanslesystème.Parlasuite,lorsdelaphasedeconsolidationetd’analysedesdonnées,l’informationcollectéedanslesétablissementspourraêtreainsifacilementagrégéeparDivision/Sous-division/Unité.

3.6- LESSTRUCTURESÉDUCATIVESCette section permet de créer une ou plusieurs Structures Éducatives. En effet, certains contextes peuventjustifierlacoexistencedeplusieurssystèmes,commecelapeutêtrelecasparexempledansunÉtatfédéraloùchaqueÉtatdoitpouvoirappliquerseschoixstratégiquesenmatièred’éducation,oulorsqu’unsystèmeencoursdoitêtreremplacéparunnouveau etqu’ilyadoncunetransitionentre lesdeuxsystèmesdurantuncertainlapsdetemps.

LesStructuresÉducativescomprennentdemultiplesélémentsconstituantaufinaldesProgrammesÉducatifs.Leprocessus de création intègre donc différentes étapes durant lesquelles il s’agira de déterminer des niveauxd’enseignements, des cycles éventuels, des orientations de programmes et des filières. Les durées desprogrammesvarientenfonctionduniveauouducycleetpourchacunedesannéesd’étude,ilestpossibledanslelogicield’intégrerdessujets(matières)ainsiquedesdiplômes.

Pourdébuter lacréationd’unestructureéducative,cliquezdans lemenu«Système»puisoptezpour lechoix«GérerleSystèmeÉducatif».

Cetongletestconstituéd’unepremièrepartienommée«SystèmesÉducatifs»àpartirdelaquelleilestpossibledecréer,modifierousupprimerdesStructuresÉducatives.Lasecondepartienommée«ProgrammeÉducatifs»reprend lesnomsdes structurespour visualiserdansunearborescence les tousProgrammesÉducatifsqui lescomposentetpermetégalementleurmodificationouleursuppression(Figure50).

EnhautàdroitesesitueunboutonClassification InternationaleTypede l’Éducation(C.I.T.E)permettantl’ouvertureetlaconsultationduCITE1997,documentauformatPDFprésentantdesconcepts,desdéfinitionsetdesclassificationsnormalisésenmatièredestructureéducativedeparlemonde.

FIGURE49:ONGLET"STRUCTUREEDUCATIVE"

3.6.1- CREERUNSYSTEMEÉDUCATIF:LES9ETAPESCliquezsurleboutonAjouterpourdébuterlaprocéduredecréation.

3.6.1.1- ÉTAPE1:NOMMERLASTRUCTUREEntrezlenomdelanouvellestructuredanslacaseprévueàceteffetpuiscliquezsurSuivant(Figure51).

FIGURE50:CREATIOND'UNESTRUCTUREEDUCATIVE,ETAPE1/9

3.6.1.2- ETAPE2:LISTEDESNIVEAUXAVECLENOMBREDECYCLESCette fenêtrepermetd’ajouteroude supprimer lesniveauxéducatifs ainsi que leurs éventuels cyclesdans lastructure.Commeill’estconseillédansleparagraphesituéenhautàdroitedelafenêtre,baserlastructurationdesniveauxselonlaclassificationC.I.T.E(ouISCEDenanglais)peuts’avérerutilepourlestraitementsstatistiques(Figure52).

FIGURE51:ETAPE2DELACREATIOND'UNESTRUCTURE,LESNIVEAUXETCYCLES

Cliquez sur le boutonAjouterpour accéder à la fenêtre permettant de nommer le niveau et d’indiquer sonnombredecycles(Figure53).

FIGURE52:NOMMERLENIVEAUETINDIQUERLENOMBREDECYCLE

Unefoisleniveaunommé,utilisezlesflèches(hautetbas)pourmodifierlavaleurdunombredecyclesassociéàcelui-ci. Lorsque ces champs sont renseignés, ce nouvel enregistrement apparaît en ligne dans un tableaucomposédedeuxcolonnes«Level»et«Nombredecycles»(Figure54).

FIGURE53:TABLEAUDEVISUALISATIONDESNIVEAUXETDELEURSCYCLES

LeboutonSupprimerpermetderetirerunenregistrementdutableau.Cliquezsurlapartiegriseàgauchedelaligne afin de la voir entièrement surlignée en bleue et sélectionnée. Cliquez ensuite sur le boutonSupprimerpourl’effacer.

Répétez ces opérations jusqu’à obtention de tous les niveaux et cycles requis pour cette structure. CliquezensuitesurleboutonSuivantpouraccéderàl’étape3duprocessus.

3.6.1.3- -ETAPE3:LISTEDESNIVEAUXCYCLES,DUREESETAGESD’ADMISSIONCettefenêtreestcomposéed’untableaurécapitulantlesniveauxetlistantautantdelignesquedecyclesentrésdurantl’étape2.Lacolonne«ID»correspondàl’identifiantduprogrammeencoursdecréation.Cettedonnéen’est pasmodifiable. Seules les colonnes «NomduNiveau/Cycle», «Âged’admission» et «Durée» peuventêtremodifiées.Pourcefaire,cliquezunepremièrefoisdanslacelluleappropriéepourlasélectionner,puisunesecondefoisafinquelecurseurtexteapparaisseetvouspermettelasaisie.

Pardéfaut,lenomd’unProgrammeÉducatifestlaconcaténationdel’ensembledestermescorrespondantauxélémentsquileconstitue.IlpeutêtreutilederenommerleNiveau/Cycledéjàdanscetteétape.Dansl’exempleutilisé,Unniveau«secondaire»aétécréécomprenantdeuxcycles.Lepremiercyclecorrespondaux4annéesdecollège (6e-5e-4e-3e), le secondauxannéesde lycée (2nde-1ère-Terminale). La cellule«Secondaire cycle1» seradonc renommée«Collège»et la cellule«Secondairecycle2» serraquantàelle renommée«Lycée» (Figure55).

FIGURE54:RENOMMERUNNIVEAU/CYCLE

Pardéfaut,lesâgesd’admissionetlesduréesontpourvaleur«1».Lesduréesdoiventcorrespondreaunombred’années d’étude. Cliquez dans chaque cellule «Âge d’admission» et «Durée» afin d’indiquer les bonnesvaleursenprenantsoindevérifier lacohérencedes informations (Figure56).Ainsi, commedans l’exempleci-dessous,l’âged’admissionaucollègeestde11ansetladuréeestde4ans.L’âged’admissionaulycéeàrentrerestdonclogiquementde15ans.

FIGURE55:SAISIEDESAGESD’ADMISSIONETDESDUREESPOURCHAQUENIVEAU/CYCLE

3.6.1.4- ETAPE4:LISTEDESORIENTATIONSDEPROGRAMMEPARNIVEAU/CYCLECettefenêtreestconstituéed’unmenudéroulantcomposédesNiveaux/Cyclescréésdans l’étapeprécédente.Sélectionnezlesniveauxpourlesquelsuneoudesorientationsdeprogrammeseraientàdéfinir.Cliquezdanslescellulessituéesdanslacolonne«Orientationdeprogramme»pourpouvoirsaisirlesnomsdecesorientations.Ànoter que si aucune orientation n’est mentionnée, un item «pas d’orientation» sera créé dans la base dedonnées.Dans l’exemple ci-dessous, desOrientationsdeprogrammenommées«Technique» et «Générale»sontsaisispourleCycle«Lycée»duNiveau«Secondaire»(Figure57).

FIGURE56:AJOUTDESORIENTATIONS"TECHNIQUE"ET"GENERALE"AUNIVEAU«SECONDAIRE»ETCYCLE"LYCEE"

UnefoislesOrientationsdeprogrammesaisies,cliquezsurleboutonSuivantpouraccéderàl’étape5.

3.6.1.5- ETAPE5:LISTEDESFILIERESPARORIENTATIONDEPROGRAMMEDanscette interface,unpremiermenudéroulant répertoriechaqueNiveau/Cycle.Si ilexisteuneouplusieursorientations de programme pour un Niveau/Cycle sélectionné dans ce menu, celles-ci apparaissent dans lesecondmenudéroulant.L’interactiondecesdeuxmenuspermetdoncdesélectionnerindividuellementchaqueorientation de programme par Niveau/Cycle afin d’y attribuer d’éventuelles filières. Cliquez dans les cellulessituéesdans lacolonne«Filières»poursaisir lenomdesnouvelles filières.Dans l’exemple illustréci-dessous,

des filières «Scientifique», «Langues» et «Littérature» sont créées dans l’orientation de programme«Générale»duNiveau/Cycle«Lycée»issuduNiveau«Secondaire»(Figure58).

FIGURE57:CREATIONDEFILIERE(S)DANSUNEORIENTATIONDEPROGRAMME

Lesfilièresainsicréées,cliquezsurleboutonSuivantpouraccéderàl’étapesuivante.

3.6.1.6- ETAPE6:LISTEETDUREEDESPROGRAMMESÉDUCATIFSDans cette fenêtre, un tableau récapitulatif à 3 colonnes recense l’identifiant, les noms des ProgrammesÉducatifsainsique leursduréesrespectives.Commerappeléprécédemment, lenomd’unProgrammeÉducatifest la concaténation de l’ensemble des termes correspondant aux éléments qui le constitue. Dans cetteinterface, le nom des programmes est donc composé également des filières qui viennent d’être créées pourchaqueorientationdeprogramme.Ilestpossibleiciderenommerlesprogrammesencliquantd’aborddanslacellulecorrespondantpourlasélectionner,puisdecliquerunesecondefoispourquelecurseurtexteapparaisseetqu’ilsoitpossibled’effectuerlasaisie.Pardéfaut,leProgrammeÉducatifhéritedeladuréeduNiveau/Cycledans lequel il se trouve. Selon cettemêmeméthode, lesduréespeuventêtremodifiéesafindedéterminer sibesoin des années d’étude plus ou moins longues en fonction des filières. Dans l’exemple ci-dessous, les 3annéesd’étudedesNiveaux/Cycles«Lycée»avec l’orientationdeprogramme«Technique»doiventvarierenfonctiondesfilières(«ComptabilitéGestion»,«Secrétariat»,«Sanitaireetsocial»).

FIGURE58:MODIFICATIONDESNOMSETDUREESDESPROGRAMMESENFONCTIONDESFILIERES

3.6.1.7- ÉTAPE7:LISTEDESDIPLÔMESCette étape est facultative et permet, si besoin, d’ajouter un diplôme à un Programme Éducatif. Dans cettefenêtre,unmenudéroulantrépertorietous lesProgrammesÉducatifset letableausituéendessouspermet lasaisied’éventuelsdiplômespourlesprogrammessélectionnésdanslemenu.Danscenouvelexempleci-dessous,Lediplôme«BaccalauréatS»estcréépourleProgrammeÉducatif«Lycée-Générale-Scientifique».

FIGURE59:CREATIONDUDIPLOME"BACCALAUREAT"POURLAFILIERESCIENTIFIQUE

Unefoisleoulesdiplômescréés,l’essentieldesProgrammesÉducatifsestopérationnel.Ilestdoncpossibleàcestade de sauvegarder et fermer le processus de création de structure éducative en cliquant sur le boutonSauvegarderet fermersituéenbasàdroitedelafenêtre.Sitoutefoisvoussouhaitezpersonnaliserd’avantagelesprogrammes,cliquezsurleboutonSuivantafind’atteindrel’étape8duprocessus.

3.6.1.8- ÉTAPE8:LISTEDESANNÉESD’ÉTUDESPar défaut, le terme de «Grade» est employé pour désigner une année d’étude. Cette avant-dernière étapepermet de personnaliser les dénominations correspondant aux différentes années d’étude d’un ProgrammeÉducatif.

Cette fenêtre comporte un menu déroulant nommé «Sélectionner un Programme Éducatif» permettant desélectionner un programmeen vuede déterminer un nompar annéed’étude. Cliquez sur lemenudéroulantpourfaire lasélection, letableau listealorsautomatiquementdemanièrecomplète leprogrammechoisien lepartitionnantenautantdelignesqued’annéesd’étude.Dansl’exempleci-dessous,Les3annéesduniveau«Préprimaire/grade 1, 2 et 3» peuvent être renommées de la manière suivante: «grade 1 = Petite section dematernelle»,«grade2=Moyennesectiondematernelle»et«grade3=Grandesectiondematernelle».

FIGURE60:PERSONNALISATIONDESNOMSDEPROGRAMMESEDUCATIFSPARANNEED'ETUDE

Cliquez sur le bouton Suivant situé en bas à droite de la fenêtre lorsque les nouveaux intitulés par annéesd’étudeontétésaisis.

3.6.1.9- ÉTAPE9:SUJETSENSEIGNÉSCetteultimeétapepermetde compléter chaqueannéed’étuded’unProgrammeÉducatif avecdes sujets (oumatières)«génériques»ainsiquelenombred’heuresàdispenserparanpourcettematière.

Cette fenêtre est composée de trois parties principales. En haut se situe un menu déroulant intitulé«Sélectionnerungrade»quirecensel’intégralitédesProgrammesÉducatifsannéeparannée.Danslecadreàgauche sont inventoriés les sujets (oumatières) à attribuer aux programmes. Ce cadre dispose également detroisboutonspermettantdecréer,renommerousupprimerdessujets.Danslecadrededroite,deuxcolonnesnommées«Annéed’étude»et«Heuresrequises»listentrespectivementleoulessujetsdésignésetlenombred’heuresrequisparanpourcesmatières.Seulecettesecondecolonneestaccessibleafindesaisirmanuellement

lavaleurdésirée.UnboutonSupprimerde la listeestplacéenbasàgauchedececadreafindesupprimerunenregistrement si nécessaire. Entre lesdeux cadres se trouveunbouton composéd’une flèche indiquantunedirectionallantdegaucheàdroite(Figure62).

FIGURE61:ETAPE9,L'ATTRIBUTIONDESUJETSAUXPROGRAMMESPARANNEESD'ETUDE

Pourattribuerdessujets,cliquezsurlemenudéroulantpoursélectionneruneannéed’étuded’unProgrammeÉducatif. Sélectionnez ensuite un sujet parmi la liste globale du cadre de gauche. Dans le cas où le sujet àattribuer n’apparaîtrait pas dans la liste, cliquez sur le boutonNouveaupuis entrez le nom du sujet dans lafenêtrequi apparaît alors (Figure63). Cliquez sur leboutonOK pourque lenouveau sujet apparaissedans laliste.

FIGURE62:AJOUTD'UNSUJETALALISTEGLOBALE

Une fois le sujet sélectionné, cliquez sur la flèchesituéeentre lesdeuxcadrespourvoir lamatièreapparaîtredanslecadrededroite.Pardéfaut,lenombred’heuresrequisparanest0.Cliquezdanslacellulecorrespondantàcenombred’heureafind’entrerlavaleurvoulue(Figure64).

FIGURE63:ATTRIBUTIOND'UNSUJETAL'ANNEED'ETUDED'UNPROGRAMME

ATTENTION: Le logiciel requiert au minimum 1 sujet par année d’étude d’un programme. Dans le cas oùmaintenirunetellelistedesujetsseraittropcompliqué,ilestalorsconseillédecréerunsujetgénériquenommé«pas de sujet» qui sera à attribuer à chaque programme et pour lequel le nombre d’heures requis seral’additiondunombretotald’heuresdecours,touteslesmatièresconfondues,dansuneannée.

Poursupprimerunematièreoumodifierlenomd’unsujetducadre«Listeglobaledessujets»,sélectionnezunsujetpuiscliquezsurleboutonRenommerafindesaisirlenouveaunom,ousurleboutonEffacerdanslecasoùilseraitsouhaitabledelesupprimerdelaliste.

Poursupprimerunelignedanslecadre«Sujetsliésaugrade»,cliquezsurlapartiegriseàcôtédelaflèchenoiredelalignepourlasélectionnerentièrementetlavoirsurlignéeenbleu.CliquezensuitesurleboutonSupprimerdelalistesituéenbasducadre.L’enregistrementdisparaîtalorsdelaliste.

Àl’issuedecettedernièreétape,lastructureéducativeestprêteetopérationnelle.CliquezalorssurleboutonValiderpourenregistrerl’intégralitédelastructureéducative.

3.6.2- MODIFIERUNSYSTEMEÉDUCATIFL’accès aux systèmes et Programmes Éducatifs du pays se fait en cliquant dans le menu «Système» et enchoisissantl’option«GérerleSystèmeÉducatif».Lalistedessystèmescréésapparaîtdanslecadredegauche.PourapporterdesmodificationsàunSystèmeÉducatif,sélectionnezlesystèmedansla listepuiscliquezsur leboutonModifiersituéàdroiteducadre.Unefenêtre«ÉditerleSystèmeÉducatif»apparaît,offrantdifférentespossibilité de modification parmi les niveaux, cycles, orientations de programmes et filières. Un modulespécifiqueestégalementdisponibledans lapartie inférieuredroitede lafenêtrepouractiveroudésactiverunprogramme.Cetteoptionpermetderendreinvisibles,sansêtreeffacées,lesdonnéesrelativesàunprogrammesicelui-cin’estplusdispensé(Figure65).

FIGURE64:FENETRE"EDITERLESYSTEMEEDUCATIF"UTILEAUXMODIFICATIONSDEPROGRAMMES

Cette fenêtre est composée de 4 partiesnommées «Informations principales», «Orientations deprogrammes»,«Matières»et«ProgrammesÉducatifs».Chacuneoffrantdifférentsniveauxdemodification.Ànoterquelasection«Matières»nedevientaccessiblequ’aprèsavoircliquésurleboutonSauveretcontinuerde la section «Orientations de programmes» et de lamêmemanière, la partie «Programmes Éducatifs» nepeutêtremodifiéequ’aprèsavoircliquésurleboutonSauveretcontinuerdelapartie«Matières».

3.6.2.1- INFORMATIONSPRINCIPALESNomduSystèmeÉducatif:

Cette partie sert à renommerun SystèmeÉducatif. Cliquez dans le champ texte pour effacer l’anciennometsaisirlenouveau.CliquezensuitesurleboutonSauverpourenregistrerlamodificationousurAnnulersivousnesouhaitezpasenregistrerlenouveaunom(Figure66).

FIGURE65:MODIFICATIONDUNOMDUSYSTEMEEDUCATIF

Niveauxdisponibles:

Les noms des niveaux du Programme Éducatif apparaissent dans cette section où les noms peuvent êtremodifiés.Cliquezunepremièrefoissurlalignedésiréepourlasélectionner,puiscliquezunesecondefoispourquelecurseurtextevouspermettelamodificationdunomduniveau.CliquezensuitesurleboutonSauverpourenregistrerlamodificationousurAnnulersivousnesouhaitezpasenregistrerlenouveaunom(Figure67).

FIGURE66:MODIFICATIONDESNOMSDESNIVEAUXDISPONIBLES

Niveaux/Cyclesdisponibles:

Ce tableau est constitué de trois colonnes (Nom de niveaux/cycles, Âge d’admission et Durée) dont chaquecontenu de cellule est modifiable. Cliquez une première fois sur la cellule désirée pour la sélectionner, puiscliquezuneseconde foispourque lecurseur textevouspermette lasaisiedunouveaunomoude lanouvellevaleur.CliquezensuitesurleboutonSauverpourenregistrerlamodificationousurAnnulersivousnesouhaitezpasenregistrerlamodification(Figure68).

FIGURE67:MODIFICATIONDESNOMS,AGESD’ADMISSIONETDUREEDESNIVEAUX/CYCLES

3.6.2.2- ORIENTATIONSDEPROGRAMMESDans la seconde partie, les modifications possibles portent sur les orientations de programmes. Un menudéroulant recense tous les niveaux/cycles, la partie située en dessous indique les orientations de programmeliéesauniveau/cyclesélectionnédanslemenu.

Ajouteruneorientationdeprogramme

Cliquerdans lemenudéroulantpour choisir leniveau/cycleauquel vous souhaitezajouteruneorientationdeprogramme.Pardéfaut,uneligne«pasd’orientation»estenregistréeetapparaîtlorsqu’aucunen’aencoreétédéfiniepourunniveau/cycle.Cliquezdanscettecelluleafinde remplacer lamention«pasd’orientation»parl’intituléde l’orientationdeprogrammequevoussouhaitezajouter (Figures69).Cliquezensuitesur leboutonSauveretcontinuerpourenregistrer.

FIGURES68:AJOUTD'UNEORIENTATIONDEPROGRAMMEDANSUNNIVEAU/CYCLEQUIN'ENN'APAS

Danslecasoùilyauraitdéjàuneoudesorientationsdeprogrammesdéfiniespourleniveau/cyclesélectionnédans lemenu déroulant, cliquez dans la cellule vide à droite de la partie grisée où se situe un astérisque. Lecurseurtexteapparaîtetvouspermetalorslasaisiedunomd’unenouvelleorientationdeprogramme.CliquezensuitesurleboutonSauveretcontinuerpourenregistrer(Figure70).

FIGURE69:AJOUTD'UNEORIENTATIONDEPROGRAMMEDANSUNNIVEAU/CYCLEQUIENDISPOSEDEJA

Modifierlenomd’uneorientationdeprogramme

Modifieruneorientationdeprogrammerevientàlarenommer.Pourcefaire,cliquezunepremièrefoissurcelle-ci afin de la voir sélectionnée en bleu. Cliquez une seconde fois pour voir le curseur texte apparaître vouspermettantlasaisie.CliquezensuitesurleboutonSauveretcontinuerpourenregistrer.

Supprimeruneorientationdeprogramme

Poursupprimeruneorientationdeprogramme,sélectionnezd’abordunniveau/cycledans lemenudéroulant.Cliquezensuitesurlapartiegriseàgauchedelaligneenquestion.Lalignetouteentièreestalorsentièrementsélectionnée et surlignée en bleu. Cliquez sur le boutonEffacerpuis sur le boutonOuilorsque lemessage de

confirmationde suppressionapparaît (Figures71et72).Cliquezenfin sur leboutonSauver et continuerpourenregistrerlamodification.

ATTENTION:Lasuppressiond’unélémentd’unestructureéducativerequiertlaplusgrandeattention.Eneffet,une tellemodification entrainera également suppression de toutes les données qui lui sont rattachées. Cetteopérationrestetoutefoissansincidencedanslecasoùl’exploitationdelabasededonnéesdansOpenEMISUsern’auraitpasencoredébutée.

FIGURES70:SELECTIONPUISSUPPRESSIOND'UNEORIENTATIONDEPROGRAMME

FIGURE71:MESSAGEDECONFIRMATIOND'UNESUPPRESSIOND'ORIENTATIONDEPROGRAMME

3.6.2.3- FILIÈRESCettepartiepermet la création, lamodificationou la suppressiond’une filière rattachéeàuneorientationdeprogramme. Elle n’est accessible qu’après avoir cliqué sur le bouton Sauver et continuerde la partie«Orientationsdeprogrammes».Ilesttoutefoispossiblederevenirsurcetteprécédentepartieencliquantsurlebouton RetourAuquel cas, la partie «Matière» redevient grisée et inaccessible. À noter enfin que le menudéroulantdecettesectioncontienttouteslesorientationsdeprogrammes,quelquesoitleniveau/cyclerestéensélectiondanslemenudéroulantdelapartie«Orientationsdeprogrammes».

Ajouterunefilière

Cliquerdans lemenudéroulantpourchoisir l’orientationdeprogrammeà laquellevoussouhaitezajouterunefilière.Cliquezàdeuxreprisesdanslacellulevideàdroitedelapartiegriséeoùsesitueunastérisque.Lecurseurtexteapparaîtetvouspermetalorslasaisiedunomd’unenouvellefilière.CliquezensuitesurleboutonSauveretcontinuerpourenregistrer(Figure73).

FIGURE72:AJOUTERUNEFILIEREAUNEORIENTATIONDEPROGRAMME

Modifierunefilière

Modifier une filière revient à la renommer. Pour ce faire, cliquezunepremière fois sur celle-ci afinde la voirsélectionnéeenbleu.Cliquezuneseconde foispourvoir lecurseur texteapparaîtrevouspermettant lasaisie.CliquezensuitesurleboutonSauveretcontinuerpourenregistrer.

Supprimerunefilière

Poursupprimerunefilière,sélectionnezd’aborduneorientationdeprogrammedanslemenudéroulant.Cliquezensuite sur la partie grise à gauche de la ligne en question. La ligne toute entière est alors entièrementsélectionnée et surlignée en bleu. Cliquez sur le boutonEffacerpuis sur le boutonOuilorsque lemessage deconfirmationde suppressionapparaît (Figures74et75).Cliquezenfin sur leboutonSauver et continuerpourenregistrerlamodification.

ATTENTION:Lasuppressiond’unélémentd’unestructureéducativerequiertlaplusgrandeattention.Eneffet,une tellemodification entrainera également suppression de toutes les données qui lui sont rattachées. Cetteopérationrestetoutefoissansincidencedanslecasoùl’exploitationdelabasededonnéesdansOpenEMISUsern’auraitpasencoredébutée.

FIGURE73:SELECTIONPUISSUPPRESSIOND’UNEFILIERE

FIGURE74:MESSAGEDECONFIRMATIOND’UNESUPPRESSIONDEFILIERE

3.6.2.4- PROGRAMMESÉDUCATIFSCettesectionseprésentesousformedetableauconstituéde4colonnes«Niveau/cycle»,«NomduProgrammeÉducatif»,«Durée»et«Statut».UnboutonActiver/Désactiverse trouveenhautàdroitedece tableau.Enbas de celui-ci se trouvent 2 boutons, Retouret Terminer. Par défaut, tous les programmes constituant unSystèmeÉducatif sont enmode«Enabled» écrits en vert et donc actifs. Tous les ProgrammesÉducatifs avectouteslesannéesd’étudessontreprésentésdanscetableau(Figure76).

Commepourlesdeuxprécédentesparties,cettesectiondevientaccessibleaprèsavoircliquésuccessivementsurlesboutonsSauveretcontinuerdelapartie«Orientationsdeprogrammes»puis«Matières».

Cettepartiepermetd’activeroudedésactiverunProgrammeÉducatifauseind’unestructureéducative.Cequisignifieque leProgrammeÉducatifn’estpassupprimé, lesdonnéesquiontpuêtregénéréessontsimplementrenduesinvisiblesdansOpenEMISUsermaisellesrestentstockéesdanslabasededonnées.CesdonnéesserontànouveauvisiblesdansOpenEMISUserdèslorsqueleprogrammeestréactivédepuiscettepartie.

FIGURE75:"PROGRAMMESEDUCATIFS",ACTIVATIONETDESACTIVATIONDESPROGRAMMES

3.6.3- ACTIVEROUDESACTIVERUNPROGRAMMEÉDUCATIFCliquez sur la ligne correspondant au Programme Éducatif à activer ou à désactiver pour qu’elle soitsélectionnée,c’estàdiresurlignéeentièrementenbleu(Figure77).

FIGURE76:SELECTIOND'UNPROGRAMMEEDUCATIFAACTIVEROUDESACTIVER

Cliquez ensuite sur le bouton Activer/désactiver. Si le programme était activé, c’est à dire avec la valeur«Enabled» inscriteenvertdans la colonne«Statut»,alorsunmessagedeconfirmationapparaît (Figure78).CliquezsurOuisivoussouhaitezconfirmerladésactivation.Siaucontraire,leprogrammeétaitdésactivé,c’estàdire avec la valeur«Disabled» inscrite en rougedans la colonne«Statut», alors le programme s’activemaisdanscecas,sansmessagedeconfirmation.

FIGURE77:MESSAGEDECONFIRMATIONDEDESACTIVATIOND'UNPROGRAMME

Lorsque les opérations d’activation ou de désactivation sont terminées, cliquez sur le bouton Terminerpourvalider toutes les modifications apportées au Système Éducatif et revenir sur l’onglet principal «StructureÉducative».Sitoutefoisvoussouhaitezapporterdenouvellesmodificationsauxpartiesprécédentes,cliquezsurleboutonRetourpouryaccéder.

3.6.4- SUPPRIMERUNSYSTEMEÉDUCATIFL’accès aux systèmes et Programmes Éducatifs du pays se fait en cliquant dans le menu «Système» et enchoisissantl’option«GérerleSystèmeÉducatif».Lalistedessystèmescréésapparaîtdanslecadredegauche.PoursupprimerunSystèmeÉducatif,sélectionnezlesystèmedanslalistepuiscliquezsurleboutonSupprimersituéàdroiteducadre.Unmessagedeconfirmationdesuppressionapparaît.CliquezsurleboutonOuisivoussouhaitezréellementvaliderlasuppression(Figure79).

FIGURE78:MESSAGEDECONFIRMATIONDESUPPRESSIOND'UNSYSTEMEEDUCATIF

ATTENTION: La suppressiond’un SystèmeÉducatif signifie que toutes les données générées avec ce systèmeserontsuppriméesdelabasededonnées.

3.6.5- MODIFIERUNPROGRAMMEÉDUCATIFL’accèsauxProgrammesÉducatifsdupayssefaitencliquantdanslemenu«Système»etenchoisissantl’option«Gérer le Système Éducatif». La liste des programmes créés apparaît dans le cadre de droite lorsquel’arborescencedesSystèmesÉducatifsestdéveloppéeencliquantsurlesymbole«+».Àladifférenceducadrerecensant les Systèmes Éducatifs, le cadre «Programmes Éducatifs» liste tout le programme, y compris lesdifférentes années d’étude.Modifier un Programme Éducatif se fait en 3 étapes. Il est possible d’ajouter undiplôme, personnaliser le nom des années d’études, compléter le Programme Éducatif avec les sujets oumatières«génériques»pourchaqueannéed’enseignementainsiquelenombred’heuresrequis.

Pour modifier un Programme Éducatif, sélectionnez le programme dans la liste puis cliquez sur le boutonModifiersituéàdroiteducadre.

3.6.5.1- ETAPE1:LISTEDESDIPLÔMESCette étape est facultative et permet, si besoin, d’ajouter un diplôme à un Programme Éducatif. Dans cettefenêtre, le Programme Éducatif sélectionné apparaît en grisé dans le menu déroulant et le tableau situé endessouspermetlasaisied’éventuelsdiplômes.Dansl’exempleci-dessous,Lediplôme«BaccalauréatS»estcréépourleProgrammeÉducatif«Lycée-Générale-Scientifique»(Figure80).

FIGURE79:CREATIONDUDIPLOME"BACCALAUREAT"POURLAFILIERESCIENTIFIQUE

Unefoisleoulesdiplômescréés,IlestpossibleàcestadedesauvegarderetfermerleprocessusdemodificationdeProgrammeÉducatifencliquantsur leboutonSauvegarderet fermersituéenbasàdroitedelafenêtre.Sitoutefois vous souhaitez modifier d’autres éléments du programme, cliquez sur le bouton Suivantafind’atteindrel’étape2duprocessus.

3.6.5.2- ETAPE2:LISTEDESANNÉESD’ÉTUDESPar défaut, le terme de «Grade» est employé pour désigner une année d’étude. Cette étape permet depersonnaliserlesdénominationscorrespondantauxdifférentesannéesd’étuded’unProgrammeÉducatif.

Cettefenêtrecomporteunmenudéroulantnommé«SélectionnerunProgrammeÉducatif»danslequelseulleprogramme sélectionné. Dans l’exemple ci-dessous, Les 3 années du niveau «Pré primaire/grade 1, 2 et 3»peuvent être renommées de la manière suivante: «grade 1 = Petite section de maternelle», «grade 2 =Moyennesectiondematernelle»et«grade3=Grandesectiondematernelle»(Figure81).

FIGURE80:PERSONNALISATIONDESNOMSDEPROGRAMMESEDUCATIFSPARANNEED'ETUDE

Cliquez sur le bouton Suivant situé en bas à droite de la fenêtre lorsque les nouveaux intitulés par annéesd’étudeontétésaisis.

3.6.5.3- ÉTAPE3:SUJETSENSEIGNÉSCette ultime étape permet de compléter chaque année d’étude du ProgrammeÉducatif sélectionné avec dessujets(oumatières)«génériques»ainsiquelenombred’heuresàdispenserparanpourcettematière.

Cette fenêtre est composée de trois parties principales. En haut se situe un menu déroulant intitulé«Sélectionnerungrade»quirecenselesdifférentesannéesd’étudesduProgrammeÉducatif,annéeparannée.

Dans lecadreàgauchesont inventoriés lessujets (oumatières)àattribueràceprogramme.Cecadredisposeégalementdetroisboutonspermettantdecréer, renommerousupprimerdessujets.Dans lecadrededroite,deux colonnes nommées «Année d’étude» et «Heures requises» listent respectivement le ou les sujetsdésignésetlenombred’heuresrequisparanpourcesmatières.Seulecettesecondecolonneestaccessibleafindesaisirmanuellementlavaleurdésirée.UnboutonSupprimerdelalisteestplacéenbasàgauchedececadreafindesupprimerunenregistrementsinécessaire.Entre lesdeuxcadres se trouveunboutoncomposéd’uneflècheindiquantunedirectionallantdegaucheàdroite(Figure82).

FIGURE81:ETAPE9,L'ATTRIBUTIONDESUJETSAUPROGRAMMEPARANNEESD'ETUDE

Pour attribuer des sujets, cliquez sur lemenudéroulant pour sélectionner une année d’étude du ProgrammeÉducatif. Sélectionnez ensuite un sujet parmi la liste globale du cadre de gauche. Dans le cas où le sujet àattribuer n’apparaîtrait pas dans la liste, cliquez sur le boutonNouveaupuis entrez le nom du sujet dans lafenêtre qui apparaît alors (Figure 83). Cliquez sur le boutonOKpour que le nouveau sujet apparaisse dans laliste.

FIGURE82:AJOUTD'UNSUJETALALISTEGLOBALE

Une fois le sujet sélectionné, cliquez sur la flèchesituéeentre lesdeuxcadrespourvoir lamatièreapparaîtredanslecadrededroite.Pardéfaut,lenombred’heuresrequisparanest0.Cliquezdanslacellulecorrespondantàcenombred’heureafind’entrerlavaleurvoulue(Figure84).

FIGURE83:ATTRIBUTIOND'UNSUJETAL'ANNEED'ETUDEDUPROGRAMME

ATTENTION: Le logiciel requiert au minimum 1 sujet par année d’étude d’un programme. Dans le cas oùmaintenirunetellelistedesujetsseraittropcompliqué,ilestalorsconseillédecréerunsujetgénériquenommé«pas de sujet» qui sera à attribuer à chaque programme et pour lequel le nombre d’heures requis seral’additiondunombretotald’heuresdecours,touteslesmatièresconfondues,dansuneannée.

Poursupprimerunematièreoumodifierlenomd’unsujetducadre«Listeglobaledessujets»,sélectionnezunsujetpuiscliquezsurleboutonRenommerafindesaisirlenouveaunom,ousurleboutonEffacerdanslecasoùilseraitsouhaitabledelesupprimerdelaliste.

Poursupprimerunelignedanslecadre«Sujetsliésaugrade»,cliquezsurlapartiegriseàcôtédelaflèchenoiredelalignepourlasélectionnerentièrementetlavoirsurlignéeenbleu.CliquezensuitesurleboutonSupprimerdelalistesituéenbasducadre.L’enregistrementdisparaîtalorsdelaliste.

Àl’issuedecettedernièreétape,leProgrammeÉducatifaétémodifiéetestopérationnel.CliquezalorssurleboutonValiderpourenregistrerl’intégralitédesmodificationsapportéesauProgrammeÉducatif.

SupprimerunProgrammeÉducatif

L’accèsauxProgrammesÉducatifsdupayssefaitencliquantdanslemenu«Système»etenchoisissantl’option«Gérer le Système Éducatif». La liste des programmes créés apparaît dans le cadre de droite lorsquel’arborescence des Systèmes Éducatifs est développée en cliquant sur le symbole «+». La suppression d’unProgramme Éducatif signifie que toutes les données générées dans la base de données pour ce programme

seront également supprimées. Il convient donc d’être extrêmement prudent d’autant qu’il est possible dedésactiversimplementunprogramme.Pourcela,reportez-vousàlasectionDdelapartie«ModifierunSystèmeÉducatif».

Pour supprimer un Programme Éducatif, sélectionner le programme dans le cadre puis cliquez sur le boutonSupprimer.Unmessageconfirmationapparaît,cliquezsur leboutonOuipourconfirmer lasuppression(Figure85).

FIGURE84:MESSAGEDECONFIRMATIONDESUPPRESSIONDEPROGRAMMEEDUCATIF.

LeboutonFermerclostouslesprocessusdecréationetdemodificationdesstructuresetProgrammesÉducatifs.L’onglet«Structureéducative»sefermepourreveniràlafenêtred’accueildulogiciel.

CONCLUSION: Dans cet onglet «Structure éducative», des Systèmes Éducatifs sont créés et peuvent êtremodifiés ainsi que leurs différents programmes. Avec le Système Administratif, l’élaboration d’un SystèmeÉducatifconstitueunepartieessentielleauparamétraged’OpenEMISBuilder.Lapersonnalisationdelabasededonnéespeutinterveniràcestadeafindelavoircomplétéepardesdonnéespropresaucontextenational.

3.7- PERSONNALISATIONDELABASEDEDONNEESLapersonnalisationdelabasededonnéesestprévueafind’adapterdifférentschampsd’informationaucontextenational.Quecesoitauniveauéducatifouadministratif,cesdifférentesétapespermettentdepréparerlabasededonnéesplusprécisémentauniveaudessitesd’enseignement,desinfrastructures,dupersonnelouencoredes financesdesétablissements. Lagestiondesannées scolairesetdecertainsparamètrespropresau logicielsontaussiabordésdanscettepartie.

3.7.1- LESANNEESSCOLAIRESL’accèsauparamétragedesannéesscolairessefaitencliquantsurlemenu«Personnalisation»puissurl’option«Années scolaires». La fenêtre qui apparaît est constituée d’un tableau où sont répertoriées les annéesscolaires. À partir de cette fenêtre sont déterminées les périodes d’une campagne de collecte qui, dans cecontexte,correspondentàdesannéesscolaires.

Danslelogiciel,uneannéescolairedoitêtrenomméeetdisposerd’unedatededébutetd’unedatedefin.Deuxchampsviennentégalementprécisersi l’annéescolaireestencoursetsielleestdisponible,c’estàdiresi sesdonnéespeuventêtremodifiéesounon.

Àpriori,unecampagnedecollectededonnéesestorganiséeannuellementetcaléechronologiquementsuruneannéescolaire.

Exemple:PourlaFrance,lacampagne2010-2011correspondàl’annéescolairedébutantenSeptembre2010etseterminantenJuillet2011.

Néanmoins,ilestpossiblededéterminerunepériodequisoitdifférented’uneannéescolaire.

Exemple:Dans lecadred’unenouvellemiseenplacede lasolutionOpenEMISdansunpays,onpeut imaginerqu’unesériedetestssoitlancéedansquelquesrégionsseulementetsurunepériodedequelquesmois.Lapériodedecollecteneseraalors,danscecas,pascaléesuruneannéescolairecomplète.

3.7.1.1- AJOUTERUNEANNÉESCOLAIRENommerd’abord lapériodeque l’onsouhaitecréer.Cliquezdans lacase«Nom»de lapartie inférieurede lafenêtrenommée«Ajouteruneannéescolaire». Indiquerensuite lesdatesdedébutetde findepériodepuiscliquer sur le bouton ajouter. Par défaut, une période ou année scolaire créée n’est ni «en cours» ni«disponible».Ilconviendradoncd’appliquerlesstatutsadéquatspourendébuterl’exploitation.

Exempledenom:«2010-2011»siils’agitd’uneannéescolairedémarranten2010etfinissanten2011.

3.7.1.2- L’ANNÉESCOLAIREENCOURSCette notion permet d’indiquer si une année est en exercice. C’est à dire que les données collectées serontattribuéesàcettepériode.

Sélectionnezlaligne,lesboutonsgrisésdeviennentalorsactifs,puiscliquezsurleboutonEncourspourfairedecette période la seule dans laquelle on pourra entrer des données. Les valeurs des colonnes «En cours» et«Disponible»passentalorsde«Non»inscritesenrouge,à«Oui»inscritesenvert.Pardéfinition,uneannéeencoursestforcémentuneannéedontlesdonnéessontdisponibles.

Ànoterenfinqu’onnepeutdéterminerqu’uneseulepériodeencoursàlafois.

3.7.1.3- DISPONIBILITÉD’UNEANNÉESCOLAIRESélectionnezlalignepuiscliquezsurleboutonDisponiblerendvisiblesenlectureseulelesdonnéesrentréessurcettepériode.Lavaleurdelacolonne«Disponible»passealorsde«Non»inscriteenrouge,à«Oui»inscriteen vert. À l’inverse, rendre une période indisponible signifie qu’il sera impossible de visualiser les donnéescorrespondantes.Par conséquent,unepériode rendue indisponiblenepeutêtreuneannéeen coursetuneannéeencoursestobligatoirementdisponible.

3.7.1.4- SUPPRIMERUNEANNÉESCOLAIRECette opération consiste à supprimer une période et donc toutes ses données. Il convient donc d’êtreextrêmementprudentdanscettepartie.SélectionnezlalignevouluepuiscliquezsurleboutonSupprimer.AprèsavoircliquésurleboutonOuidumessagedeconfirmation,lalignedisparaîtdutableau.

3.7.2- LABASEDONNEESCettepartiesertàadapterlabasededonnéesaucontextenational.Différentscritèressontproposéssousformed’onglets dans une fenêtre nommée «Adaptation base de données». On peut ainsi compléter le niveaud’informationdusystèmeéducatif,enparticulierdesétablissementsetdupersonnel,ajouterdeschampsauxtablesouencoreapporterdesprécisionssurlescatégoriessocioprofessionnellesousimplementsurlastructuremêmedulogicielauniveaudesabréviationsutiliséesoupourconfigurerlecomptedel’utilisateurprincipal.

3.7.2.1- ONGLETÉTABLISSEMENTSÉDUCATIFS

Cetongletcomportedeuxpartiesnommées«Secteurs»et«Catégoriesd’établissement».Pourchacuned’elle,desboutonsAjouter,ModifieretSupprimersontplacésàdroitedescadres.

Lapartie«secteur»permetdecréer,supprimeroumodifier(lenomseulement)lesecteurd’unétablissement.Ils’agitd’indiquericiparexemplesi ils’agitd’établissementsprivés,publics,ouéventuellement,rattachésàuneONG…

Lapartie«Catégoried’établissement»permetdecréerdesdésignationsse rapportantauNiveauduSystèmeÉducative.Parexemple«Écoleélémentaire»,«Collège»ou«Université»sontdescatégoriesd’établissementséducatifsquiserontainsiattribuésauxNiveaux«primaire»,«Secondaire»et«Supérieur».

Attention:pourcesdeuxparties,unesuppressionimpliqueladisparitiondetouteslesdonnéesliées.

3.7.2.2- ONGLETPERSONNELSCetongletestprévupourgérerdescatégoriesdepersonnelséducatifsendistinguantlepersonnelenseignantdupersonnel administratif. Ces catégories peuvent être attribuées à un Système Éducatif en particulier oumutualisées,c’estàdirerenduescommunesàtouslesSystèmesÉducatifsdupays.

Cette partie est composée de deux cadres nommés «Enseignants» et «Personnels administratifs». Pourchacunedecessous-parties,deuxmenusdéroulantspermettentdechoisirleSystèmeÉducatifetlesniveauxquilecomposent.Descasesàcocher«mutualisé»offrentlapossibilitédedéterminerdescatégoriesdepersonnelscommunesàtouslesSystèmesÉducatifsdupays.

Pour créer,modifier ou supprimer une catégorie spécifique à un système, sélectionnez d’abordune structureéducative dans le premier menu déroulant. Sélectionnez ensuite le niveau de la structure pour lequel voussouhaitezgérerdescatégoriesdanslesecondmenudéroulant.

Pour créer, modifier ou supprimer une catégorie commune à tous les Systèmes Éducatifs du pays, cochezd’abordlacase«mutualisé».Lesmenusdéroulantsdeviennentalorsgrisésetinactifs.

Ilestpossibleainsid’optimiserlestraitementsstatistiquesenutilisantdescatégoriescommunesauxstructuresmaisaussidepersonnaliserlesdonnéespropresàchaqueniveauéducatifdechaquesystème.

3.7.2.3- ONGLETCATÉGORIESSOCIOPROFESSIONNELLESCettepartieseprésentesousformedetableaudans lequel ilestpossibledecréer,modifierousupprimerdescatégories socioprofessionnelles utiles aux traitements statistiques. Cette partie a pour but de fournir desinformationsquantaumilieusocialetprofessionneldontsontissuslesélèvesouétudiants.Lacolonne«Title»doit comporter ladésignationde la catégorie socioprofessionnelle. La colonne«National ID»permetquantàelled’attribuerunidentifiantnationalauxcatégories.

La création: Cliquez une première fois dans la cellule blanche de la colonne «Title» pour la sélectionner.Lorsquecelle-cidevientbleue,cliquezunesecondefoispourlecurseurdesaisiedetexteapparaisseetsaisissezlenomde la catégorie socioprofessionnelle. Procédezde lamêmemanièrepour la cellule correspondant à lacolonne«NationalID».CliquezsurleboutonValiderpourenregistrerlanouvellecatégorie.

La modification: Cliquez une première fois dans la cellule à modifier de la colonne «Title» afin de lasélectionner. Lorsque celle-ci devient bleue, cliquez une seconde fois pour le curseur de saisie de texteapparaisseetmodifiezlenomdelacatégoriesocioprofessionnelle.Procédezdelamêmemanièrepourlacellulecorrespondantàlacolonne«NationalID».CliquezsurleboutonValiderpourenregistrerlamodification.

La suppression : Cliquez dans la partie grise à gauche de la ligne que vous souhaitez supprimer afin de lasélectionnerentièrement.Lorsquecelle-cidevientbleue,pressezdirectementlatoucheSUPPRdevotreclavier.ATTENTION:iln’yaaucuncontrôleetaucunmessagedeconfirmationdesuppression.LaligneseradirectementsuppriméemêmesurvousnecliquezpassurleboutonValider.

3.7.2.4- ONGLETABRÉVIATIONSCettepartiesertàdéfinirdesabréviationspour leschamps«Masculin»,«Féminin»et«Total»quisontdestermestrèsfréquemmentutilisésdanslasolutionOpenEMIS.Cliquezdirectementdansleschampstextespour

ensaisirlescontenussouhaités.Cliquezsurlesymbole pourenregistrervotresaisie.

3.7.2.5- ONGLETCHAMPSADDITIONNELSDanscettesection,unmenudéroulantrecense5tablespourlesquellesilestpossibled’ajouterdeschampsenvued’adapterleSystèmeÉducatifdelabasededonnéesaucontextenational.Les5tablessont:

- Établissementséducatifs

- Sitesd’enseignement

- Étudiant

- Enseignant

- Personneladministratif

Cetongletestcomposéd’unmenudéroulantnommé«Nomdelatable»,d’uncadreinactifoùapparaîtlalistedeschampsnonmodifiables,d’untableauàdeuxcolonnes(«Name»et«Type»)avecàsadroite,deuxboutonsAjouteretSupprimer.

Créerunchampadditionneldansunetable.

Sélectionnezd’abordunetabledanslemenudéroulant«Nomdelatable»puiscliquezsurleboutonAjouter.3nouveaux éléments apparaissent alors dans la partie grise située à droite de l’onglet. La procédure consisted’abordàsaisir lenomutilisédans labasedecenouveauchampdans lapartie«Nomde l’attributenbase».Cliquez ensuite dans lemenudéroulant nommé«Type de l’attribut»afin de déterminer la nature du champparmileschoixproposés:

• VARCHAR(45):Variabletextelimitéeà45caractères.

• INT(10)UNSIGNED:Entiernumériquecomprisentre0et4294967295.

• FLOAT:Nombreàvirguleflottante.

• DATE:ChampdetypeDate

• BOOLEAN:Attributdontlavaleur(0ou1)signifie«oui»ou«non»oubien«vrai»ou«faux».(touteautrevaleurque0estconsidéréeégaleà1)

• ENUM:Une énumération ENUMest une chaîne dont la valeur est choisie parmi une liste de valeursautoriséeslorsdelacréationdelatable(ColonneVALUEàrenseigner).

Saisissezenfin lenom longduchamp telqu’il apparaitradans les logicielsBuilderetUser.Cliquez surValiderpour voir apparaître lenouveau champdans le tableaunommé«Listedes champsadditionnels».Cliquez surAnnulersivoussouhaitezannulerlacréationdunouveauchampetreveniràl’étatinitialdel’onglet.

ATTENTION: Il est indispensable de connaître les types et le fonctionnement d’un champ avant de le créer.Pour plus d’informations sur les différents types de champs utilisés dans MySQL, reportez-vous à l’adressesuivante:http://dev.mysql.com/doc/refman/5.0/fr/column-types.html

Supprimerunchampadditionnel.

Cliquez dans la partie grise à gauche de la ligne que vous souhaitez supprimer afin qu’elle soit entièrementsurlignée en bleu et donc sélectionnée. Cliquez ensuite sur le bouton Supprimer.Attention: il n’existe aucun contrôle à ce niveau. Il convient donc d’être vigilant quant la suppression d’unchampadditionnel,surtoutdanslecasoùdesinformationsauraientdéjàétécollectées.

Iln’estpaspossibledemodifierlenomouletyped’unchampadditionneldéjàcréé.Ilestdoncrecommandédesupprimerlechampàmodifieretdelecréerdenouveauenapportantlesmodificationsvoulues.

3.7.2.6- ONGLETUTILISATEURPRINCIPALCettedernièrepartiedelafenêtredepersonnalisationdelabasededonnéespermetdegérerlaconfigurationducomptedusuperadministrateurdelasolutionOpenEMISBuilderetUser.Pardéfaut,touteslesvaleursdeschamps sont grisées et inaccessibles. Cliquez sur le bouton Modifier pour accéder aux différentes parties àrenseigner.

3.7.2.7- CONCLUSIONCeclasseuràongletsapermisd’adapter labasededonnéesaucontextenational. Leniveaud’informationdusystèmeéducatifoudelastructuremêmedulogicielapuêtreainsicomplété.CliquezsurleboutonFermerpourrevenirensuiteàlafenêtred’accueil.

3.7.3- GESTIONDESINFRASTRUCTURESL’accèsauparamétragedesinfrastructuressefaitencliquantsurlemenu«Personnalisation»puissurl’option«Infrastructures».Cettefenêtreàtroisongletspermetderecueillirdesinformationsconcernantleslocauxdessitesd’enseignementainsiqueleursétatsetlesdifférentséquipementsdontilsdisposent.

3.7.3.1- ONGLETINFRASTRUCTURESCette partie est composée de trois parties principales nommées «Types de local», «Natures des murs» et«Étatdesmurs».Expliquer«Mutualisé».

La partie «Types de local» est constituée d’une case à cocher «mutualisé», de deux menus déroulantsinteractifscontenantrespectivementtous lesSystèmesÉducatifsdupaysainsique lesdifférentsNiveauxde lastructure désignée. Le cadre en dessous contient, quant à lui, les différents types qui peuvent être créés,modifiésousupprimésgrâceauxboutonssituésàsadroite.Lacaseàcocher«mutualisé»permetd’indiquersides types de locaux sont communs à tous les sites d’enseignement de tous les Systèmes Éducatifs du pays(exemple: toilettes, cantines, bibliothèques…). Certains types de locaux ne peuvent cependant pas êtreconsidérés comme mutualisés. Par exemple pour certaines filières techniques très spécifiques qui seraientconcentréessurunseulsitedanstoutlepays,destypesdelocauxquileurssontproprespeuventêtrecréés.

Créeruntypedelocal

Déterminezd’abord si le typede local seramutualiséounon. Si c’est le cas, cochez la case«mutualisé», lesdeuxmenusdéroulantsdeviennentalors inaccessibles. Si cen’estpas le cas, sélectionnez le SystèmeÉducatifdans le premier menu déroulant, puis le Niveau pour lequel vous souhaitez créer un type de local. Cliquezensuitesur leboutonAjouterpoursaisir lenomdutypede localdans la fenêtre«Ajouteruntypede local».CliquezsurleboutonOkpourvoirapparaîtrelenouveautypedelocaldanslecadre.

Modifieruntypedelocal

Sélectionnez le typede localpuis cliquez sur leboutonModifier.Une fenêtreapparaît vous rappelant lenomactuel, une seconde zone de texte vierge est située en dessous pour que vous y saisissiez le nouveau nom.CliquezsurleboutonValiderpourenregistrerlamodification.

Supprimeruntypedelocal

Sélectionnezuntypedelocalpuiscliquezsurleboutonsupprimer.CliquezsurleboutonOuidanslafenêtredeconfirmationdesuppression.Lalignedisparaîtducadre.

Lapartie«Naturedesmurs»permetdecréer,modifierousupprimerdes informationsrelativesauxmursdeslocauxdessitesd’enseignement.

Créerunenaturedesmurs

Cliquez sur le bouton Ajouter situé à droite du cadre. Nommez ensuite la nature du mur dans la zone quiapparaîtpuiscliquezsurleboutonOk.

Modifierunenaturedesmurs

SélectionnezlanaturedesmurspuiscliquezsurleboutonModifier.Unefenêtreapparaîtvousrappelantlenomactuel, une seconde zone de texte vierge est située en dessous pour que vous y saisissiez le nouveau nom.CliquezsurleboutonValiderpourenregistrerlamodification.

Supprimerunenaturedesmurs

Sélectionnezunenaturedesmurspuiscliquezsurleboutonsupprimer.CliquezsurleboutonOuidanslafenêtredeconfirmationdesuppression.Lalignedisparaîtducadre.

Ladernièrepartie«Étatdesmurs»permetdecréer,modifierousupprimerdes informationsrelativesà l’étatdesmursdeslocauxdessitesd’enseignement.

CréerunÉtatdesmurs

Cliquez sur le bouton Ajouter situé à droite du cadre. Nommez ensuite la nature du mur dans la zone quiapparaîtpuiscliquezsurleboutonOk.

Modifierunétatdesmurs

Sélectionnez l’étatdesmursàmodifierdans la listepuis cliquez sur leboutonModifier.Une fenêtreapparaîtvousrappelantlenomactuel,unesecondezonedetexteviergeestsituéeendessouspourquevousysaisissiezlenouveaunom.CliquezsurleboutonValiderpourenregistrerlamodification.

Supprimerunétatdesmurs

Sélectionnezunétatdesmurspuiscliquezsurleboutonsupprimer.CliquezsurleboutonOuidanslafenêtredeconfirmationdesuppression.Lalignedisparaîtducadre.

3.7.3.2- ONGLETINFRASTRUCTURESDanscettepartie,ilestpossibledegérerlesbâtimentsendéterminantdescatégoriesetleursappartenances.Ilpeut être ainsi utile de les différencier en fonction de leurs natures (exemples: «aux normesde l’année x»,«fixes» ou «mobiles»…), mais aussi de les identifier comme appartenant à l’État ou mis à dispositiongratuitement,ouencoreexploitésenlocation.

Lesdeuxcadres«Catégoriesdebâtiments»et«Appartenancedesbâtiments»disposentdesboutonsAjouter,ModifieretSupprimer.

Pourcréerunecatégorieouuneappartenance,cliquezsur leboutonAjouterpourensaisir lenompuissur leboutonOkpourvaliderl’ajout.

Pourmodifier le nomd’une catégorieoud’uneappartenance, sélectionnez la dans le cadepuis cliquez sur leboutonModifier. Une fenêtre apparaît vous rappelant le nom actuel, une seconde zone de texte vierge estsituéeendessouspourquevousysaisissiez lenouveaunom.Cliquezsur leboutonValiderpourenregistrer lamodification.

Poursupprimerunenregistrement,sélectionnez-ledans lecadrepuiscliquezsur leboutonSupprimer.CliquezsurleboutonOuidanslafenêtredeconfirmationdesuppression.Lalignedisparaîtducadre.

3.7.3.3- ONGLETÉQUIPEMENTSIls’agitd’indiquerdanscetongletquelssontleséquipementsenplaceetdansquelsétatsilspeuventêtre.

Lapartie«Typesdel’équipement»estconstituéed’unecaseàcocher«mutualisé»,dedeuxmenusdéroulantsinteractifscontenantrespectivementtous lesSystèmesÉducatifsdupaysainsique lesdifférentsNiveauxde lastructure désignée. Le cadre en dessous contient, quant à lui, les différents types qui peuvent être créés,modifiésousupprimésgrâceauxboutonssituésàsadroite.Lacaseàcocher«mutualisé»permetd’indiquersidestypesd’équipementsontcommunsàtouslessitesd’enseignementdetouslesSystèmesÉducatifsdupays(exemples:téléphones,ordinateurs,mobiliers…).Certainstypesd’équipementsnepeuventcependantpasêtreconsidérés comme mutualisés. Par exemple pour certaines filières techniques très spécifiques, des typesd’équipementquileurssontproprespeuventêtrecréés.

Reportez-vousà l’onglet«Infrastructure» situéplushautpour les instructionsà suivrepasàpasen création,modificationousuppressiond’unenregistrement.

3.7.4- LESFINANCESL’accèsàlafenêtredesfinancessefaitencliquantsurlemenu«Personnalisation»puissurl’option«Finances».Cette fenêtre est composée de quatre cadres permettant de recueillir des informations relatives aufonctionnement financier d’un établissement éducatif. Les éléments du cadre «Natures des opérations»permettront, en pouvant être sélectionnées dans le menu déroulant, de déterminer des types de catégoriesd’opérations dans le cadre du même nom. De la même manière, ces types de catégories d’opérationsapparaitrontdansunmenudéroulantetpermettrontdecréerdescatégoriesd’opérationsdanslecadresuivant.

Cette partie permet d’indiquer la nature, la source de financement ainsi que des catégories (qui elles-mêmescomprendrontdifférentstypes)d’opérationsfinancières.

Le terme «Opérations» comprend ici les dépensesmais aussi les éventuelles recettes d’un ÉtablissementÉducatif.

3.7.4.1- NATUREDESOPERATIONS

On détermine ici les dépenses ou les recettes d’un établissement. Il peut s’agir de dépenses ponctuelles ourécurrentes, d’investissements en matériels, de travaux ou encore de dons... Utilisez les boutons Ajouter,ModifierouSupprimerpourgérerlesenregistrementssouhaitésdanscettepartie.

3.7.4.2- SOURCESDEFINANCEMENTCettepartiesertàréférencerlesdifférentesprovenancespossiblesdefondsperçusparl’établissement.Ilpeuts’agir d’une subvention de l’État, d’un don, de subventions d’une ONG ou encore de fonds récoltés par uneassociation de parents d’élèves… Utilisez les boutons Ajouter, Modifier ou Supprimer pour gérer lesenregistrementssouhaitésdanscettepartie.

3.7.4.3- TYPESDECATEGORIESD’OPERATIONSLemenudéroulantsituéenhautdecettepartierecenselesopérationsdéfiniesdans«Naturesdesopérations».Ilestpossibleicid’endéfinirlesdifférentstypes.

Exemples: Des salaires, des dépenses de missions ou un loyer pour les opérations de nature «dépensesrécurrentes».Dumatérielinformatiquepouruneopérationdenature«Investissement».Ouencoreunerecetteexceptionnelle (non récurrente)provenantd’une collected’uneassociationdeparentsd’élèvespour cequidesopérationsdenature«Dons»…

Sélectionnez uneNature d’opérations dans lemenu déroulant, puis utilisez les boutonsAjouter,Modifier ouSupprimerpourgérerlesenregistrementssouhaitésdanscettepartie.

3.7.4.4- CATEGORIESD’OPERATIONSLemenudéroulantsituéenhautrépertorie lesdifférentstypesdecatégoriesd’opérationscréésdans lapartie«Types de catégories d’opérations». On détermine donc ici plus précisément quelles sont les catégoriesd’opérationspourchaquetype.

Exemple: Les salaires du personnel enseignant ou administratif sont des catégories de l’opération de type«salaires»dontlanatureest«dépensesrécurrentes».

Sélectionnez un type de catégorie d’opérations dans le menu déroulant, puis utilisez les boutons Ajouter,ModifierouSupprimerpourgérerlesenregistrementssouhaitésdanscettepartie.

Lanaturedesopérations,lasourcedefinancement,descatégoriesetdestypesd’opérationsfinancièresontétégérés dans cette partie de la personnalisation de la base de données. Les différents traitements statistiquespermettront ainsi d’analyser aussi des données relatives au fonctionnement financier des établissementséducatifs.

3.7.5- CLIQUEZSURLEBOUTONFERMERLORSQUETOUSLESELEMENTSDECHACUNDESCADRES

SONTGERES.LESOPTIONSL’accèsà la fenêtredesoptionssefaitencliquantsur lemenu«Personnalisation»puissur«Options».Cettefenêtreestcomposéededeuxongletsnommés«Données»et«OutilsMySQL».

Dans l’onglet «Données», une liste de cases à cocher permetde gérer les données accessibles pour la saisiedansOpenEMISUser.Cochezoudécochezlescasesenfonctiondesbesoinsstatistiquesetdesdroitsattribuésauxdifférentsopérateursdesaisiedanslesétablissementséducatifs.

L’onglet«OutilsMySQL»permetdelocaliserlesfichiersexécutablespermettantleslancementsdesapplicationsMySQLAdministratoretMySQLQueryBrowser.

Cliquez sur les boutonsParcourir à droite des chemins d’adresses pour accéder à une fenêtre d’explorationWindowsetlocaliserlesfichiersexécutablescorrespondantàcesapplications.

CliquezsurOkpourvalidervossélectionsetretourneràlafenêtred’accueilousurAnnulerpourretourneràlafenêtred’accueilsansenregistrer.

Chapitre4- ADMINISTREROPENEMISAVEC

OPENEMISUSER

4.1- GESTIONDESCAMPAGNESDECOLLECTE

4.1.1- QU’EST-CEQU’UNECAMPAGNEDECOLLECTE?UnecampagnedecollecteestunepériodedurantlaquelledesopérateursdesaisieentrentdesdonnéesdanslelogicielOpenEMISUser. Ces campagnes sont chronologiquement synchronisées avec les années scolaires.Desbesoinsd’informationsponctuelset/oulocaliséspeuventnéanmoinsjustifierlaplanificationd’unecampagnedecollecte sur d’autres dates et pour des zones géographiques ou administratives ciblées. Dans un contexte«classique» de déploiement de la solutionOpenEMIS, tous les Établissements Éducatifs sont donc amenés àrenseignerlabasededonnéesencontinu,toutaulongdel’annéescolaire.Cesdonnéescollectéessontensuiteconsolidéesetanalyséesauxniveauxrégionaletnational.

Le système OpenEMIS gère la base de données qui stocke les informations pour les campagnes de collectesuccessives.Lesanalystespuislesdécideurspolitiquesontalorsunevueprécisedusystèmeéducatifsuruneouplusieursannéespermettantainsid’engagerdespolitiquespertinentes, carenaccordavec le fonctionnementréeldesétablissements.

La collecte proprement dite s’effectue, soit en temps réel tout au longde l’année lorsque l’établissement estconnecté au système via internet. Soit demanière différée grâce auxmodules d’importation et d’exportationd’OpenEMISUser.Ils’agitdanscecasd’utiliserdessupportsdestockagesamovibles(clefUSB,CDROM…)pourmettreàjourlabasededonnéeauxniveauxlocal,régionaloucentral.

4.1.2- GERERLESCAMPAGNESDECOLLECTE.Àchaquenouvellecollecte,oncrééunecampagnedansOpenEMISUserencliquantdanslemenuAdministrationpuissurGestiondesannéesscolaires.

La fenêtrequiapparaîtestconstituéed’untableauoùsontrépertoriées lesannéesscolaires.Àpartirdecettefenêtresontdéterminées lespériodesd’unecampagnedecollectequi,danscecontexte,correspondentàdesannéesscolaires.

Danslelogiciel,uneannéescolairedoitêtrenomméeetdisposerd’unedatededébutetd’unedatedefin.Deuxcolonnesviennentégalementprécisersi l’annéescolaireestencoursetsielleestdisponible,c’estàdiresisesdonnéespeuventêtremodifiéesounon.

Àpriori,unecampagnedecollectededonnéesestplanifiéeannuellementetcaléechronologiquementsuruneannéescolaire.

Exemple:Lacampagne2009-2010estencours,doncdisponible,etcorrespondàl’annéescolairedébutantle1erSeptembre2009etseterminantle1erJuillet2010.

4.1.2.1- AJOUTERUNEANNÉESCOLAIRENommerd’abord lapériodeque l’onsouhaitecréer.Cliquezdans lacase«Nom»de lapartie inférieurede lafenêtrenommée«Ajouteruneannéescolaire». Indiquerensuite lesdatesdedébutetde findepériodepuiscliquer sur le bouton Ajouter. Par défaut, une période ou année scolaire créée n’est ni «en cours» ni«disponible».

Ilconviendradoncd’appliquerlesstatutsadéquatspourendébuterl’exploitation.

4.1.2.2- L’ANNÉESCOLAIREENCOURS

Cette notion permet d’indiquer si une année est en exercice. C’est à dire dont les données collectées serontattribuéesàcettepériode.Pardéfaut,lenomdel’annéeencoursestsurlignéenvert.

Sélectionnez la lignepuis cliquez sur leboutonEn cours pour fairede cettepériode la seuledans laquelleonpourraentrerdesdonnées.Unmessageapparaitpourconfirmerlamodification.Lesvaleursdescolonnes«Encours»et«Disponible»passentalorsde«Non» inscritesenrouge,à«Oui» inscritesenvert.Pardéfinition,uneannéeencoursestforcémentuneannéedontlesdonnéessontdisponibles.

Ànoterqu’onnepeutdéterminerqu’uneseulepériodeencoursàlafois.

4.1.2.3- DISPONIBILITÉD’UNEANNÉESCOLAIRESélectionnezlalignepuiscliquezsurleboutonDisponiblerendvisiblesetmodifiableslesdonnéesrentréessurcettepériode.Unmessageapparaitpourconfirmerlamodification.Lavaleurdelacolonne«Disponible»passealorsde«Non»inscriteenrouge,à«Oui»inscriteenvert.Àl’inverse,rendreunepériodeindisponiblesignifiequ’il sera impossible de saisir des données.Parconséquent,unepérioderendueindisponiblenepeutêtreuneannéeencoursetuneannéeencoursestobligatoirementdisponible.

4.1.2.4- SUPPRIMERUNEANNÉESCOLAIRECetteopérationconsisteàsupprimerunepériodedecollecteetdonctoutessesdonnées.Ellen’estdoncrenduepossibledanslelogicielqu’àconditionqu’aucunedonnéenesoitrattachéeàcettepériode.SélectionnezlalignevouluepuiscliquezsurleboutonSupprimer.AprèsavoircliquésurleboutonOuidumessagedeconfirmation,lalignedisparaîtdutableau.

4.2- LESCAMPAGNESDECOLLECTEPOURLESÉTABLISSEMENTSÉDUCATIFSDECONNECTES.OpenEMIS User dispose de modules d’exportation et d’importation permettant la gestion des collectes dedonnéeslorsqu’iln’yapasdeconnexioninternetdansunouplusieursétablissementséducatifs.

Si une région (ou découpage administratif) comprend un ou plusieurs établissements déconnectés, le Super-Administrateurgénèredepuis labasededonnéescentraleunebasededonnéesd’établissementscomprenantl’ensemble des établissements éducatifs déconnectés. Le Super-Administrateur doit alors aussi paramétrer lecompte utilisateur de l’Administrateur Régional pour que celui-ci dispose des droits lui permettant de gérerl’ensemble des établissements éducatifs concernés (voir la section Gestion des utilisateurs). Cette base dedonnéesd’établissementsestenvoyéeàl’administrateurrégionalquiimporteracefichier,puisexporteraàsontourautantdefichiersqued’établissementséducatifsdéconnectés.Ilenverraenfin(parclefUSB,CDROM…)àchaqueopérateurdesaisielocallefichierdebasededonnéesquicorrespondsonétablissement.

4.2.1- GENERERUNEBASEDEDONNEESD’ETABLISSEMENT(S)Ouvrez l’annuairedesétablissements.Affinezvotrerechercheencliquantsur leboutonChercheretdéfinissezunesélectionpermettantl’affichagedesétablissementséducatifsdelarégionconcernée.Sélectionnezleoulesétablissementsdéconnectésparmicettesélection.

Cliquezsurleboutond’exportationdanslabarred’outil.Unefenêtreavecunmenudéroulantapparaîtvousinvitantàchoisirunmoded’exportationparmi5choixpossibles:

• Basededonnéescomplete

• Seulementlastructure

• Seulementlesdonnéesdescriptive

• Générerunebasededonnéesd’établissement(s)

• Exporterlesdonnéesd’unétablissementdéconnecté

Sélectionnez le mode «Générer une base de données d’établissement(s)». La case à cocher «1 fichier parétablissement»vouspermetdechoisird’exporterunseul fichier regroupant toutes lesdonnéespour tous lesétablissements ou, si cette case est cochée, de générer autant de fichiers que d’établissements sélectionnés.CliquezsurleboutonOkpourvalidervotrechoix.

UnefenêtreWindows«Enregistrersous»apparaîtetvousinvitealorsàlocaliserlerépertoireoùvoussouhaitezstocker le fichier. En cas d’utilisation d’une clef USB (préalablement connectée), celle-ci apparaît dans cettefenêtreencliquantsur«Postedetravail»etilestdoncpossibled‘yenregistrerdirectementlefichierSQL.

4.2.2- IMPORTERUNEBASEDEDONNEESD’ETABLISSEMENTSMenu«Administration»puis«Importerdesdonnéesétablissements».

Cliquez sur leboutonSélectionner… pour accéder à l’explorateurde fichierspermettantde localiser le fichierSQLàimporter.SélectionnezensuitelaoulesannéesscolairesàimporterpuiscliquezsurleboutonImporter.

Importerunebasededonnéesd’établissementsauniveaurégional????

L’importdelabasededonnéesd’établissementauniveaulocal ????

Quelssontensuitelesexportsetimportsàfairedurantlacampagneetàl’issuedecelle-ci?

Une fois le fichier SQL réceptionné par l’établissement, l’opérateur de saisie pourra lancer le moduled’importationd’OpenEMISUserpour intégrer le fichier sur sapropre stationde travail. Lesdonnéespourrontêtreainsiintégréeslocalementdanslesystème.Puis,selonuncycleconvenuaveclesadministrateursdelabase,l’opérateurdevraàsontourprocéderàl’exportationdesonfichierquiseraalorsenrichidetouteslesdonnéesdesonétablissement.

4.2.3- EXPORTERDESDONNEESDEPUISUNESTATIONDETRAVAILOPENEMISUSERL’exportation d’un fichier SQL peut se faire de différentes manières dans OpenEMIS User. Par défaut, unopérateurde saisienepeut l’effectuerquepour sonpropreétablissement.Mais si lesdroitsutilisateurs le luipermettent,ilpeutaussiexportercefichierpourunouplusieursautresétablissementsenmêmetemps.Auquelcas,ildevrapréalablementleoulesdésignerparmil’annuairedesétablissements.

Cliquezdanslemenu«Basededonnées»puissur«Exporterlesdonnées»danslesous-menu«Outils».

Cetteactionouvreautomatiquementl’annuairedesétablissementsetuneboitededialoguevousinvitantàdésignerunétablissementéducatif.

Sélectionnez le ou les établissements puis cliquez sur le bouton d’exportation dans la barre d’outils del’onglet«Annuairedesétablissements».

Une fenêtre avec un menu déroulant apparaît vous invitant à choisir un mode d’exportation parmi 5 choixpossibles:

o Basededonnéescomplète

o Seulementlastructure

o Seulementlesdonnéesdescriptives

o Générerunebasededonnéesd’établissement(s)

o Exporterlesdonnéesd’unétablissementdéconnecté

Cliquezsurlemoded’exportationvoulupuissurleboutonOk.

UnefenêtreWindows«Enregistrersous»apparaîtetvousinvitealorsàlocaliserlerépertoireoùvoussouhaitezstocker le fichier. En cas d’utilisation d’une clef USB (préalablement connectée), celle-ci apparaît dans cettefenêtreencliquantsur«Postedetravail»etilestdoncpossibled‘yenregistrerdirectementlefichierSQL.

4.2.4- IMPORTERDESDONNEESDANSUNESTATIONDETRAVAILOPENEMISUSER

4.3- GESTIONDESUTILISATEURSLe logiciel OpenEMIS User comprend 5 différents niveaux d’utilisateurs. À chaque niveau correspondant uncertains nombre de droits, c’est à dire d’accès à des fonctions d’administration du logiciel. Chaque niveaudisposed’unaccèsenlectureetenécrituresurlesdonnéesliéesauxunitésinférieures.

Typedecompte Description

Super-Administrateur Ce niveau est le plus haut dans la hiérarchie des utilisateurs. LeSuper-Administrateuraaccèsàtouteslesfonctionsdulogiciel.IlestceluiquidétermineralescomptesetlesdroitsdesAdministrateurs.

Administrateur

Les administrateurs peuvent créer des comptes de statut inférieur.Ils ont accès à toutes les données en lecture et en écriture. Ilspeuvent également gérer l’ouverture et la fermeture des annéesscolaires. Sonunique restrictionest denepaspouvoirmodifier lesparamètresducompteduSuper-Administrateur.

Administrateurrégional

L’administrateur régional dispose de tous les droits sur sa régionmaisilnepeutnéanmoinsgérerlescampagnesdecollecte.

Opérateurdedonnées(oudesaisie)

Ce sont généralement les chefs d’établissements éducatifs. Ilsdisposentdedroitssurunouplusieursétablissementsetdetouslessites d’enseignements liés. Il a accès en lecture seule à l’annuairecompletdesétablissements.

Analyste

L’analyste n’a accès à aucune donnée. Sa fonction est purementstatistique et ne peut donc comprendre aucune notion demodificationdedonnée.

L’accèsauxcomptesutilisateurssefaitparlemenu«Administration»puis«Gestiondesutilisateurs».L’ongletquis’afficherecensetouslesutilisateursclasséspartype.

:Ajouterunutilisateur(destatutégalouinférieur)

:Éditeruncompteutilisateur.Accessibleaussiendouble-cliquantlel’utilisateur.

:Supprimerl’utilisateur.

:Suspendrelecompteutilisateur.

: Le bouton Filtre permet d’afficher uniquement les catégories d’utilisateurs désignés dans le menudéroulant.

4.3.1- AJOUTERUNCOMPTEUTILISATEUR

Cliquezsurlebouton danslemenuboutondel’onglet.

Renseignezd’abordtous leschamps, l’accèsaumenudéroulant«Droitsutilisateur»seraensuiteaccessibleetvouspourrezdétermineralorsletypedecompte.CliquezsurSauverpourenregistrerlenouveaucompte.

4.3.2- MODIFIERUNCOMPTEUTILISATEUR

Cliquezsurlebouton oudouble-cliquezsurla lignecorrespondantàl’utilisateurpouréditersafiche.Tousleschampsetparamètressontaccessibles.Lapartie«dernièreconnexion»vousinformesurladateetl’heureàlaquellecetutilisateurs’estconnectéaulogicielladernièrefois.

4.3.3- SUPPRIMERUNCOMPTEUTILISATEURSeulslescomptesdestatutséquivalentsouinférieurssontsupprimables.Sélectionnezlalignecorrespondantà

l’utilisateurquevoussouhaitezsupprimer.Cliquezensuitesurlebouton .CliquezsurOklorsquelemessagedeconfirmationapparaît.

4.3.4- SUSPENDREUNCOMPTEUTILISATEUR

Cliquez sur le bouton ou éditer la fiche de l’utilisateur pour cocher la case «Suspendre le compte». Lecompten’estpassupprimémaissimplementrenduindisponible.Décocherlacaseréactivelecompteutilisateursuspendu.

4.3.5- CHANGERDESDROITSUTILISATEUR

Cette fonction permet de déterminer un type de compte de statut équivalent ou inférieur à celui qui est

connectéetquigèrecetteprocédure.Lesdroitsactuelsetlesnouveauxdroitssontaffichésavecunrésumédes

fonctions possibles pour chacun d’eux. Dans la partie inférieure de la fenêtre, des boutons et

permettentdegérerdesdroitspourdesdécoupagesadministratifs.

Cliquezsurlebouton pouraccéderàlafenêtredesdécoupagesadministratifs.

Utilisezlesmenusdéroulantspourdéterminerlesdifférentsdécoupagesadministratifspourlesquelsl’utilisateurpourrautilisersoncompte.Touslesétablissementsliésàcedécoupageluiserontalorsaccessibles.

Leoulesdécoupagessélectionnésapparaissentdanslafenêtre«changerlesdroitsutilisateurs».

Pour supprimerundécoupageattribuéàuncompteutilisateur, sélectionnez-ledans la listepuiscliquezsur le

bouton .

IMPORTANT:Dans lecadred’unecampagnedecollecteavecdesétablissementséducatifsdéconnectés, ilestindispensable d’allouer aux utilisateurs des droits sur les découpages correspondant à la base de donnéesd’établissements.

4.4- GESTIONDESREGISTRESINDIVIDUELSLesregistresindividuelspermettentdegérerlesfichesindividuellesdesélèves,desenseignantsetdupersonnelnon-enseignant d’un établissement éducatif. Ces informations ont pour but d’identifier de manière uniquechaque individu et de disposer d’informations utiles aux traitements statistiques. Les catégories d’individusconditionnent le type d’informations requis. Par exemple, seuls les élèves requièrent des données sur lescatégoriessocioprofessionnellesdesparents.

Cliquezsurlemenu«Administration»puissur«Gestiondesregistresindividuels».

Lesboutonsdel’ongletGestiondesregistresindividuels:

- Lemenudéroulantrecenselescatégoriesderegistresindividuelsconsultables:Élèves,PersonnelEnseignantetPersonnelnon-enseignant.

- Cliquezsurlebouton pourafficherdansletableaulerésultatdevotrechoixdumenudéroulant.

- Lebouton permetd’ajouteruneficheindividuelle.

- Lebouton permetdesupprimeruneficheindividuellepréalablementsélectionnéedansletableau.

- Ledouble-clicsurunelignedutableaupermetd’éditersaficheindividuellepourlaconsulterouenmodifierlecontenu.

4.4.1- AJOUTERUNEFICHEINDIVIDUELLESélectionnezdanslemenudéroulantlacatégoriederegistredanslaquellevoussouhaitezajouterunefichepuis

cliquezsurlebouton .Cliquezensuitesurlebouton pouraccéderàlafenêtredecréationdefiche.

La nature des informations et le nombre d’onglets à renseigner varient selon le type de fiche. Dans la partieinférieuredelafiche,uncadre«curriculum»serviraàvisualiseretéditerlesinformationsaccumuléesaufildesannéesetqui,ellesaussi,serontpropresautypederegistresauquelestrattachél’individu.

Une donnée commune, indispensable et unique aux trois catégories est requise: Le champ ID National. Cechamp doit être composé selon un format bien précis, d’abord deux lettres puis huit chiffres: XX12345678.Inscrivez l’ID national de l’individu puis cliquez sur Valider pour, dans un premier temps, vérifier si celui-cin’existepasdéjà,puisl’enregistrerlecaséchéant.Unefoiscréé,leschampsdeviennentactifsetaccessiblesensaisie.

Remplissez ensuite tous les champs proposés sur chaque onglet puis cliquez sur le bouton pour lesenregistrer.Unmessaged’informationapparaîtsicertainschampsobligatoiresontétéoubliés.

Fermezlafenêtreencliquantsurlacroixenhautàdroiteaprèsavoirsauvegardél’ensembledesinformationsdelaficheindividuelle.

4.4.2- MODIFIERUNEFICHEINDIVIDUELLESélectionnezdanslemenudéroulantlacatégoriederegistredanslaquellesetrouvelaficheàéditerpuiscliquez

sur lebouton pourafficher la liste.Double-cliquezsur la lignecorrespondantà l’individupouraccéderà lafenêtre«Ficheindividuelle»oùtouteslesinformationssontregroupées.

Pourrendreleschampsdesdifférentsongletsdisponibles,cliquezd’abordsurl’icône situéenhautàgauchedelafenêtre.

Ilestindispensabledecliquersurleboutonenregistrer avantdefermerunefiche.

4.4.3- SUPPRIMERUNEFICHEINDIVIDUELLESélectionnezdanslemenudéroulantlacatégoriederegistredanslaquellesetrouvelaficheàéditerpuiscliquez

sur le bouton pour afficher la liste. Cliquez ensuite sur le bouton puis sur Oui dans la fenêtre deconfirmationdesuppressionpoursupprimerl’enregistrement.

Chapitre5- ANNEXES

5.1- STRUCTUREDELABASEDEDONNEESStructuredelabasededonnéesOpenEMIS:schémasetdescriptiondestables

5.2- ENVIRONNEMENTDEDEVELOPPEMENT

5.3- CONTROLESDESAISIE(MICROSOFTENTERPRISELIBRARY).Codesource

AfaireBuilder

- Remplacergradeparannéesd’études- OK-Pouvoirselectionnerdsetape9plusieurssujetsàlafoisdanslalisteglobale- Virerrankorderdansmodifsystèmeeducatif- Raffraichir la liste des programmes educatifs qd on clique sur boutoins sauver dans editer le

systèmeeducatif(genrechangementdunbd’années)- Boutonediterleprogrammeeducatifdansmodificationsysteduc.

- ENATTENDANTLAFINALISATIONDESLOGICIELS,PEUT-ETREFAUDRAIT-ILINSERERDES«POINTSDEVIGILANCE» SUR DES PARTIES DANS LESQUELLES CERTAINES MANIPULATIONS POURRAIENTOCCASIONNÉES DES DOMMAGES SUR LA BASE, DES PERTES DE DONNÉES OU DES PLANTAGESSÉVÈRES.