guida all’utilizzo partecipanti
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Guida all’utilizzo: partecipanti
(data pubblicazione 22/06/2012)
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Indice
Indice ............................................................................................................................................................ 2
Introduzione ................................................................................................................................................. 3
Requisiti minimi richiesti per partecipare ad un meeting ........................................................................... 4
Test di autodiagnosi ..................................................................................................................................... 5
Accesso al pannello di controllo utente ....................................................................................................... 8
Pannello di controllo utente ........................................................................................................................ 9
Calendario Meeting.................................................................................................................................... 10
Imposta Account ........................................................................................................................................ 11
Serve Aiuto? ............................................................................................................................................... 13
Come accedere ad un meeting online ....................................................................................................... 14
La meeting room ........................................................................................................................................ 17
La meeting room: pannello generale ......................................................................................................... 20
La meeting room: pannello presentazioni ................................................................................................. 22
La meeting room: pannello lavagna interattiva ......................................................................................... 24
La meeting room: pannello primo piano ................................................................................................... 26
Come accedere ad un meeting archiviato ................................................................................................. 27
Suggerimenti per un buon uso del servizio................................................................................................ 28
Come installare le cuffie con microfono integrato in ambiente Windows ................................................ 29
Come installare la webcam in ambiente Windows.................................................................................... 32
Cosa fare in presenza di malfunzionamenti ............................................................................................... 33
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Introduzione
skymeeting è un servizio di videocomunicazione via web che permette agli utenti di:
→ incontrarsi, collaborare e condividere documenti all’interno di una riunione virtuale → organizzare eventi, seminari e web meeting per gruppi fino a centinaia di partecipanti → erogare assistenza e consulenza in modalità audio, video e chat di testo
skymeeting è estremamente facile da usare, non richiede particolari conoscenze tecniche né dispositivi hardware dedicati (es. schede o monitor specifici); non necessita di alcuna preventiva installazione di software, sia lato cliente che lato amministratore (ad eccezione del plug-in Adobe Flash, già installato nella maggior parte dei computer); per funzionare correttamente è sufficiente disporre di un PC multimediale (dotato di webcam e cuffie con microfono integrato, in caso di utilizzo interattivo), un browser ed una connessione Internet in banda larga.
skymeeting è multipiattaforma: può essere utilizzato da qualunque computer sia in ambiente Windows, Mac o Linux.
Le sessioni sono gestite da un conduttore, che può essere supportato durante i meeting da uno o più relatori.
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Requisiti minimi richiesti per partecipare ad un meeting
Computer
→ Intel Pentium IV 3.0 GHz - 512 MB RAM → Windows XP/Vista/7/MAC OSX 10.4 e succ. → Scheda audio full duplex → Risoluzione schermo 1024 x 768
Flash Player
→ Versione 9.0.115.0 e succ.
Browser
→ Internet Explorer 7 e succ. → Firefox 3.5 e succ. → Chrome 6.0 e succ. → Safari 4.0.4 e succ. → Opera 9.6 e succ.
Accessori multimediali
→ Webcam (almeno 320x240 con 15 f.p.s) → Cuffie USB con microfono integrato → Mousepen1
Connessione Internet
Per condurre un meeting con l’uso di audio, video ed in presenza di più partecipanti contemporanei, è necessario disporre di una connessione Internet veloce (xDSL - fibra) con almeno 512 Kb/s in download e 256 Kb/s in upload.
I requisiti di banda aumentano con l’uso delle funzionalità avanzate Super Size, Primo Piano e Screen Sharing. Attivazioni contemporanee di più funzionalità avanzate possono condurre all’assorbimento di picchi superiori a 2Mb/s.
Firewall
Le funzionalità base della videoconferenza di skymeeting funzionano anche in presenza di firewall, è comunque consigliato, per minimizzare problematiche di latenza, l’intervento di apertura delle porte 1935 e 19362 (in sola uscita, per il protocollo TCP).
Per agevolare il controllo dei requisiti delle postazioni che si devono collegare in videoconferenza è disponibile un test di autodiagnosi all’indirizzo http://live.skymeeting.net/systemtest.
1 Accessorio raccomandato per disegnare a mano libera utilizzando lo strumento della lavagna interattiva. 2 La porta 1936 deve essere obbligatoriamente aperta per poter usare la funzionalità di Screen sharing.
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Test di autodiagnosi
Il test di autodiagnosi è lo strumento creato per controllare che la postazione dalla quale si sta eseguendo il test sia idonea ad effettuare sessioni di videoconferenza.
Per poter fruire al meglio del sistema di videoconferenza skymeeting è opportuno aprire le porte 1935 e 1936 sul router/firewall aziendale (e su tutte le postazioni su cui si vuole usare il servizio di videoconferenza). Le porte vanno aperte in sola uscita, sia per il protocollo UDP che per quello TCP; gli indirizzi verso cui aprire le connessioni sono stream1.skymeeting.net e stream2.skymeeting.net3.
Se il router/firewall permette l’impostazione del QoS è consigliato impostare una priorità alta al traffico in uscita verso gli indirizzi dei server skymeeting (stream1.skymeeting.net e stream2.skymeeting.net).
Se il router/firewall permette di configurare il bandwidth throttling è consigliato effettuare una configurazione che garantisca, a ciascuna postazione, valori minimi di 400 Kb/s in upload e di 800 Kb/s in download da dedicare al servizio di videoconferenza (tali requisiti soddisfano anche l’uso della funzionalità di screen sharing con dimensioni dello schermo di 1024x768; fluttuazioni da questi valori possono intervenire in funzione della dimensione dello schermo da condividere e dei contenuti presentati).
Con l’ausilio del test di autodiagnosi è possibile diagnosticare eventuali problemi (es. impostazioni webcam, firewall, ecc.) e controllare che gli interventi effettuati dai tecnici IT siano risolutivi.
L’accesso avviene tramite la URL http://live.skymeeting.net/systemtest; se il plug-in Flash non è installato correttamente si verrà invitati a scaricarlo dal sito Adobe.
Al termine del test verrà presentata una schermata riassuntiva di questo tipo:
Fig. 1 — Test di autodiagnosi
3 La restrizione di accesso ai soli server skymeeting è un ulteriore rafforzativo alla sicurezza della rete aziendale.
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I valori riportati nell’esempio di fig. 1 sono riferiti ad una postazione idonea a partecipare sessioni di videoconferenza sia in modalità di conduttore che di partecipante con utilizzo delle funzionalità avanzate Super Size, Primo Piano e Screen Sharing.
Requisiti (1)
In quest’area sono elencate le caratteristiche del computer in termini di software installato e necessarie abilitazioni:
→ Flash Player: versione del plug-in flash installato - rappresentato da quattro gruppi di cifre dove il primo a sinistra è il più significativo (10.0.12.36 in questo esempio).
→ Javascript: stato di javascript - può essere abilitato o disabilitato (abilitato in questo esempio). → OS: sistema operativo installato sul computer (Windows Vista in questo esempio). → Browser: browser installato sul computer e utilizzato per eseguire il test (Internet Explorer 7 in
questo esempio). → Schermo: risoluzione dello schermo - può essere corretta oppure non corretta (corretta in
questo esempio). → Pop-up: stato del blocco pop-up - può essere nessun blocco oppure blocco attivo. Il blocco
potrebbe essere causato dal browser, da un antivirus oppure da una qualche toolbar aggiuntiva (nessun blocco in questo esempio).
Connessione (2)
In quest’area sono elencate le caratteristiche di connettività a disposizione della postazione da cui si sta effettuando il test:
→ Stato connessione: un breve messaggio indica se le caratteristiche rilevate permettono o meno di poter utilizzare le funzioni base del servizio di videoconferenza (la connessione è adatta in questo esempio).
→ RTMP (1935): OK se la porta è aperta - FAIL se la porta è chiusa (OK in questo esempio).
La chiusura della porta 1935 può essere causa di prestazioni scadenti.
→ RTMP (1936): OK se la porta è aperta - FAIL se la porta è chiusa (OK in questo esempio).
La funzionalità di Screen Sharing richiede obbligatoriamente l’apertura della porta 1936.
→ RTMPT (80): OK se la porta è aperta - FAIL se la porta è chiusa (OK in questo esempio). → Download: velocità di download rilevata - valore espresso in kilobit al secondo (4157.6 Kb/s in
questo esempio). → Upload: velocità di upload rilevata - valore espresso in kilobit al secondo (3776.6 Kb/s in questo
esempio). → Latenza: valore di latenza rilevato - valore espresso in millisecondi (41 ms in questo esempio).
La latenza rappresenta il tempo di propagazione dell’informazione; valori di latenza superiori a 150 ms possono essere la causa di prestazioni scadenti (audio/video frammentato o in ritardo).
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Impostazioni audio/video (3)
In quest’area è riportato lo stato della webcam e sono presenti i tasti di impostazione delle periferiche audio/video:
→ Stato della webcam: se si vede la propria immagine, la webcam è configurata correttamente; se si vede lo schermo bianco, la webcam potrebbe essere in uso da un altro applicativo - ad esempio un programma di instant messaging o il software di configurazione della webcam -(configurata correttamente in questo esempio).
→ Imposta webcam: premendo il tasto apparirà il pannello di controllo di Adobe Flash Player per l’impostazione della webcam.
→ Imposta microfono: premendo il tasto apparirà il pannello di controllo di Adobe Flash Player per l’impostazione del microfono.
→ Test audio: premendo il tasto verrà effettuato il playback di un file audio “Se riesci a sentire questo messaggio significa che il tuo audio è settato correttamente”. Se non si sente nulla è opportuno controllare il kit audio che si sta utilizzando.
→ Ripeti test: premere per eseguire nuovamente il test. Può essere utile ripetere in sequenza il test per analizzare fluttuazioni di connettività.
Se uno o più requisiti non vengono soddisfatti ( ), è comunque possibile provare a partecipare alla videoconferenza. In questo caso non c’è garanzia di ottenere prestazioni adeguate, né che si possano utilizzare tutte le funzionalità.
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Accesso al pannello di controllo utente
L’accesso al pannello di controllo utente avviene inserendo le credenziali (inviate dall’amministratore) nell’interfaccia di accesso presente alla URL https://live.skymeeting.net/login:
Fig. 2 — Accesso al pannello di controllo utente
Per accedere è necessario inserire le credenziali fornite dall’amministratore durante la creazione dell’account. In fase di accesso è possibile selezionare la lingua preferita tra quelle disponibili, il sistema ricorderà la scelta effettuata per gli accessi successivi.
Nel caso in cui si sia dimenticata la password, è possibile riceverla all’indirizzo e-mail associato alla username scelta. È sufficiente cliccare la voce Clicca qui per procedere con la richiesta.
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Pannello di controllo utente
Una volta effettuato l’accesso verrà presentata questa interfaccia:
Fig. 3 —Pannello di controllo utente
Calendario Meeting
Visualizzazione dell’elenco dei meeting privati a cui si è stati invitati, possibilità di selezione di uno dei meeting ed entrare nella meeting room per partecipare.
Imposta Account
Modifica delle impostazioni dell’account: dati personali, e-mail, username e password.
Serve Aiuto?
Una raccolta di materiale di supporto tecnico per un corretto utilizzo della piattaforma di videoconferenza skymeeting.
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Calendario Meeting
In questa sezione è possibile controllare il calendario dei meeting privati a cui si è stati invitati:
Fig. 4 — Calendario Meeting
Per partecipare ad un meeting è necessario premere il tasto Accedi in corrispondenza dell’evento scelto.
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Imposta Account
In questa sezione è possibile visualizzare e modificare le informazioni relative al proprio account:
Fig. 5 — Impostazioni utente
Nome
Inserire in questo campo il nome da associare a questo account.
Cognome
Inserire in questo campo il cognome da associare a questo account.
Inserire l’indirizzo di posta elettronica da associare a questo account. Questo indirizzo sarà utilizzato per ricevere gli inviti ai meeting.
Verificare che l’indirizzo e-mail inserito sia VALIDO; in caso contrario, non sarà possibile ricevere inviti ai meeting né l’invio della password.
Username
Inserire in questo campo la username da associare a questo account.
Password
Inserire in questo campo la password da associare a questo account.
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Conferma password
Inserire in questo campo la stessa password inserita nel campo precedente. Questo è un meccanismo di sicurezza per assicurarsi di aver inserito la password correttamente.
Una volta completato l’inserimento delle informazioni, cliccare su Salva per confermare l’inserimento. Per annullare le impostazioni e tornare al menu principale, cliccare sul logo skymeeting in alto a sinistra.
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Serve Aiuto?
In questa sezione è possibile accedere alle risorse tecniche di supporto alla piattaforma di videoconferenza skymeeting:
Fig. 6 —Serve Aiuto?
System Test
In questa sezione è possibile verificare la connessione internet, la corretta configurazione audio/video e le impostazioni generali del computer, per maggiori informazioni consultare la sezione relativa al Test di autodiagnosi.
Guide
In questa sezione è possibile consultare i manuali d’uso (compresa la presente guida) e le guide rapide di riferimento.
Risorse
In questa sezione è possibile trovare le risposte alla domande più frequenti (FAQ) suddivise per categoria e la documentazione tecnica di supporto (White Paper).
Video Tutorial (coming soon)
In questa sezione è possibile accedere ai video tutorial: brevi filmati di spiegazione delle funzionalità di skymeeting (di prossima pubblicazione).
La lingua in cui verranno presentate le risorse di aiuto è quella scelta per l’accesso al pannello di controllo.
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Come accedere ad un meeting online
Per accedere ad un meeting online è necessario disporre delle credenziali di accesso generate dall’amministratore/conduttore che ha convocato il meeting.
L’accesso al meeting è previsto in 3 modalità, dipendente dal tipo di meeting convocato:
→ Meeting live: tramite una e-mail di invito personalizzata inviata dal conduttore → Meeting live: tramite accesso alla entry page comunicata dal conduttore → Meeting privato: tramite accesso dal pannello di controllo utenti.
Accesso tramite e-mail di invito personalizzata (meeting live)
Se il conduttore del meeting intende convocare i partecipanti tramite il sistema di invito automatico di skymeeting, il partecipante invitato riceverà una e-mail di invito personalizzata contenente URL di accesso al meeting, data, ora, titolo e chiavi di accesso (login e password)4.
Alla data e ora prefissati, cliccare sulla URL5 di accesso al meeting riportata nella email di invito. La mail di invito live è compatibile con Microsoft Outlook; pertanto, 15 minuti prima dell’orario programmato per il meeting, scatterà un promemoria con le informazioni di accesso immediato alla sessione.
Prima di partecipare ad un meeting si raccomanda di verificare che la postazione dalla quale ci si sta collegando sia correttamente configurata e risponda ai requisiti minimi richiesti per partecipare ad una videoconferenza. Eseguire il test di autodiagnosi.
Fig. 7 — Esempio e-mail invito ad un evento live
4 Le chiavi di accesso vengono riportate per permettere al partecipante di accedere, in alternativa, tramite la entry page.
5 Alcuni client di posta potrebbero non interpretare correttamente il link codificato;in questi casi è necessario copiare manualmente il link nel
browser.
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Accesso tramite entry page (meeting live e archiviati)
Se il conduttore del meeting intende convocare i partecipanti tramite accesso alla entry page, lo stesso provvederà ad inviare le credenziali di accesso al meeting: URL di accesso al meeting, data, ora, titolo e chiavi di accesso (login e password)6.
Una volta aperta la pagina verrà visualizzato nella colonna di sinistra l’elenco dei Live meeting e nella colonna di destra l’elenco degli Eventi registrati disponibili:
Fig. 8 — Entry page di skymeeting
L’accesso agli eventi è controllato tramite il riconoscimento di username e password7:
Fig. 9 — Maschera di login
Una volta effettuato il login, verrà visualizzata l’interfaccia utente di skymeeting e sarà possibile comunicare in diretta con il conduttore e gli altri partecipanti.
6 Le chiavi di accesso vengono riportate anche nella e-mail di invito automatico, per permettere al partecipante di accedere, in alternativa,
tramite la entry page. 7 Nel caso in cui il conduttore del meeting non abbia previsto una password (es. webinar) sarà sufficiente inserire la username.
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Accesso tramite pannello di controllo utente (meeting privato)
Per partecipare ad un meeting di tipo privato, è opportuno effettuare l’accesso tramite il pannello di
controllo utente. Solitamente chi convoca un meeting provvede ad inoltrare una mail di invito dove
sono riportate le credenziali di accesso all’area riservata8.
Fig. 10 — Esempio e-mail invito ad un evento privato
8 Le credenziali di accesso possono anche essere inviate separatamente, l’operazione è a discrezione di chi crea l’utente.
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La meeting room
La meeting room è la stanza virtuale dove è possibile assistere a seminari, in cui collaborare e scambiare opinioni e contenuti in tempo reale. L’interfaccia utente apparirà o nella figura riportata di seguito:
Fig. 11 — Interfaccia utente
Le due macro-aree in cui è organizzata sono:
→ Area video: situata sulla sinistra dell’interfaccia - riservata alle immagini video dei partecipanti. → Area strumenti collaborativi: situata sulla destra dell’interfaccia - comprende tre pannelli
selezionabili dalla barra del menù: Generale - Presentazioni - Lavagna.
In aggiunta, in alto a destra trova posto la toolbar dei comandi che fornisce al conduttore gli strumenti necessari per condurre il meeting ed interagire con i partecipanti.
Area video
Il conduttore che gestisce la sessione di videoconferenza è visualizzato nello spazio in alto (1); i vari partecipanti collegati via audio e video sono visibili nello spazio in basso (2). In questo esempio è attivo solo il video del conduttore.
Quest’area dell’interfaccia resta attiva durante l’intera sessione. Il conduttore può abilitare e disabilitare gli schermi video dei vari partecipanti; questo consente di gestire un numero pressoché illimitato9 di utenti, che ascoltano e vedono la videoconferenza e possono intervenire in diretta. Il conduttore può scegliere di visualizzare la propria immagine anche in formato Supersize o Primo piano.
9 Il numero di partecipanti contemporanei ad un meeting è regolato dalle condizioni contrattuali sottoscritte.
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Toolbar comandi
Fig. 12 — Pannello comandi
La toolbar dei comandi mette a disposizione le seguenti funzionalità:
1. Stato trasmissione 2. Pannello utenti 3. Richiesta di parola 4. Test autodiagnosi 5. Passa alla modalità a schermo fisso/adatta schermo 6. Esci dal meeting
Stato trasmissione
L’indicatore colorato può assumere i seguenti valori:
→ Verde – connessione buona, la videoconferenza non subirà rallentamenti. → Giallo – connessione critica, ci potrebbero essere ritardi e frammentazioni. → Rosso – connessione assente, impossibile collegarsi con il server.
Cliccando sull’indicatore colorato si apre un piccolo menu che indica il tempo di latenza (28 ms in questo esempio), la banda utilizzata in upstream ovvero quello che si sta inviando al server (98.2 kb/s in questo esempio) e in downstream ovvero quello che si sta ricevendo dal server (83.5 kb/s in questo esempio).
Fig. 13 — Controllo connessione
Queste informazioni sono utili per diagnosticare lo stato della connettività della postazione, soprattutto se si presentano difficoltà di collegamento (es. audio/video frammentato).
Pannello utenti
Cliccando sul tasto (2) viene visualizzato il pannello con la lista dei partecipanti correntemente attivi all’interno del meeting. La finestra può rimanere attiva in semitrasparenza oppure può essere chiusa e riaperta in qualsiasi momento.
Richiesta di parola
Qualora un partecipante desideri intervenire in diretta audio/video in videoconferenza, potrà cliccare sul tasto Chiedi la parola (3) e attendendo l’abilitazione. Durante l’attesa di abilitazione il tasto si
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commuterà in orologio; ad attivazione avvenuta, il tasto si commuterà in un led rosso lampeggiante10 ad indicare che il partecipante è in diretta.
Test autodiagnosi
È possibile eseguire il test di autodiagnosi anche durante il meeting, per verificare la corretta impostazione del computer e la qualità della connessione internet. Per i dettagli si rimanda al capitolo Test di autodiagnosi.
Passa alla modalità a schermo fisso/adatta a schermo
Permette di impostare le dimensioni dello stage del browser e la modalità di visualizzazione a dimensione fissa oppure adattare l’interfaccia allo schermo (l’interfaccia elastica è la modalità predefinita).
Esci dal meeting
Permette di terminare la sessione corrente chiudendo tutti gli streaming del conduttore e dei partecipanti.
Modalità corretta di uscita dal meeting. Terminare un meeting chiudendo il browser potrebbe generare problemi in fase di riproduzione della sessione archiviata.
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Il significato è il medesimo dell’indicatore delle videocamere quando sono attive e stanno registrando.
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La meeting room: pannello generale
Il pannello Generale rappresenta l’area di ingresso al meeting; propone l’immagine di personalizzazione (1) caricata in fase di impostazione della meeting room e un abstract dell’argomento trattato durante il meeting (2):
Fig. 14 – Pannello generale
Attivazione postazione
Sia che il conduttore abbia abilitato la postazione del partecipante di sua iniziativa, sia dietro richiesta del partecipante, al primo accesso apparirà la finestra di controllo di Adobe Flash Player per autorizzare l’accesso al microfono ed alla webcam; per essere abilitato ad interagire in audio/video, il partecipante dovrà cliccare su Consenti:
Fig. 15 — Consenso privacy
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Accertarsi che la casella Ricorda sia selezionata solo se il tasto Consenti è stato premuto.
È possibile chiedere la parola anche se non si dispone di una webcam ma solo di cuffie con microfono: in questo caso sarà possibile interagire con gli altri partecipanti sarà via audio. Le immagini video degli altri partecipanti saranno comunque visibili al partecipante privo di webcam.
Cronologia chat
Questa sezione è dedicata alla funzione di chat testuale, con cui dialogare pubblicamente con tutti i partecipanti o privatamente con il conduttore. Questi può consentire la pubblicazione dei messaggi provenienti da tutti i partecipanti o pubblicare solo i messaggi che ritiene opportuno condividere.
Per inviare un messaggio al conduttore, cliccare sul tasto (3) e digitare il messaggio nel box Invia chat. Se si desidera inviare un messaggio privato al conduttore, selezionare la casella Invia al conduttore: in questo caso il messaggio non sarà visibile agli altri partecipanti.
Tutti i messaggi pubblici verranno visualizzati in ordine cronologico nel box Cronologia chat.
Come condividere un file durante il meeting
Durante la sessione di videoconferenza è possibile caricare un file che gli altri partecipanti potranno scaricare e salvare sul proprio computer. Cliccando sul tasto Condividi file (4), apparirà una nuova finestra che permetterà di ricercare sul PC il file da condividere. skymeeting accetta file in formato .doc, .xls, .ppt, .pdf, .jpg, .gif, zip11. Una volta selezionato il file, cliccare sul tasto Upload: il documento sarà visualizzabile da tutti i partecipanti, che potranno aprirlo in un’altra finestra del browser e salvarlo sul loro hard disk.
Per un corretto funzionamento del comando di file sharing, è necessario verificare nelle impostazioni del browser che Javascript sia abilitato e che il blocco dei pop-up sia DISABILITATO. Eseguire il test di autodiagnosi.
Fig. 16 — Maschera upload
La chat e i file trasferiti sono considerati contenuti volatili, non disponibili nelle sessioni registrate.
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Formati non supportati direttamente possono essere trasferiti solo se preventivamente aggregati in un archivio ZIP.
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La meeting room: pannello presentazioni
Questa sezione è riservata alle presentazioni predisposte dal conduttore in formato Power Point, PDF o Flash (grafica, animazioni e suoni) e immagini .JPG anche ad alta risoluzione per supportare il meeting online. Il conduttore può passare a ciascun partecipante il controllo di scorrimento della sequenza delle slide:
Fig. 17 — Pannello presentazioni
Il conduttore può trasferire a ciascun partecipante il controllo remoto delle presentazioni che, tramite il pannello (1), consente di scorrere le varie slide12, visualizzare il puntatore13 ed effettuare operazioni di zoom e pan (es. per evidenziare particolari di immagini in alta risoluzione).
Tramite il pannello (2) invece è possibile effettuare delle annotazioni grafiche sulla slide attiva:
Fig. 18 — Pannello comandi
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Le annotazioni fatte non sono rimosse quando si passa da una slide all’altra; l’utente le deve cancellare volontariamente usando lo
strumento gomma. 13
Il puntatore segue il movimento dell’operatore con un certo ritardo, non è un errore ma la reale velocità con cui viene percepito dai
partecipanti.
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In particolare, sono disponibili le seguenti funzioni:
1. Strumento evidenziatore. 2. Strumento per tracciare a mano libera. 3. Strumento per tracciare linee. 4. Strumento per inserire annotazioni testuali. 5. Comando per impostare la dimensione degli strumenti precedenti. 6. Comando per impostare il colore degli strumenti precedenti. 7. Comando di cancellazione delle annotazioni fatte (selettive per strumento o totali).
La modalità di presentazione costituisce una delle principali funzionalità collaborative di skymeeting.
Le annotazioni fatte sulle slide sono contenuti volatili, non disponibili nelle sessioni registrate.
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La meeting room: pannello lavagna interattiva
La lavagna interattiva permette a tutti i partecipanti al meeting di annotare usando gli strumenti di disegno e di grafica (1). È possibile aggiungere note per sottolineare alcuni concetti o idee:
Fig. 19 — Pannello lavagna interattiva
Qualsiasi nota apportata con la lavagna interattiva sarà visualizzabile istantaneamente a tutti i partecipanti. Ogni nota può essere cancellata con l’apposita funzione (icona gomma).
Tramite il pannello (1) è possibile effettuare le annotazioni:
Fig. 20 — Pannello comandi
in particolare, sono disponibili le seguenti funzioni:
1. Strumento per bloccare la lavagna e iniziare le annotazioni. 2. Strumento per impostare il colore di sfondo della lavagna. 3. Strumento evidenziatore 4. Strumento per tracciare a mano libera.
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5. Strumento per tracciare linee. 6. Strumento per inserire annotazioni testuali. 7. Comando per impostare la dimensione degli strumenti precedenti. 8. Comando per impostare il colore degli strumenti precedenti. 9. Comando di cancellazione delle annotazioni fatte (selettive per strumento o totali).
Per utilizzare la lavagna, cliccare sull’icona del lucchetto. Il conduttore ha sempre priorità rispetto ai partecipanti e può revocare il controllo al partecipante che la sta usando.
L’utilizzo di una tavoletta grafica consente di ottenere eccellenti prestazioni nell’utilizzo di questa funzione, in particolare se si utilizzano i disegni a mano libera.
Le annotazioni fatte sono contenuti volatili, non disponibili nelle sessioni registrate.
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La meeting room: pannello primo piano
Il pannello Primo Piano mette a disposizione del conduttore la possibilità di attivare il video di un partecipante – o del conduttore stesso – ad una risoluzione VGA 640x480 (16 volte superiore alla risoluzione standard - 4 volte superiore alla risoluzione Super Size del conduttore):
Fig. 21 — Pannello primo piano
Questa funzionalità è particolarmente indicata per mettere in risalto l’intervento dello speaker di turno durante un meeting o per configurare una situazione face-to-face tra due team di lavoro (es. conduttore in Supersize e speaker di turno in Primo Piano).
La funzione Primo Piano richiede maggior consumo di banda (circa 400 Kb/s) e l’utilizzo di webcam di alta qualità. Si raccomanda di verificare preliminarmente l’effettiva connettività disponibile eseguendo il test di autodiagnosi.
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Come accedere ad un meeting archiviato
È possibile accedere ad un meeting archiviato attraverso la stessa e-mail di invito personalizzato utilizzata per accedere al meeting online, oppure attraverso la entry page comunicata dal conduttore.
Il meeting archiviato sarà visibile solo successivamente all’avvenuta registrazione del meeting a cura del conduttore. La colonna di destra della entry page riporta l’elenco degli enti registrati .
Una volta effettuato il login verrà visualizzata l’interfaccia skyreplay dedicata agli eventi registrati:
Fig. 22 — Interfaccia per eventi registrati
L’interfaccia skyreplay presenta i seguenti comandi di riproduzione audio/video:
1. Start/Stop: avvia e ferma il playback 2. Pausa: sospende il playback 3. Avanti: sposta il cursore in avanti di 1 minuto 4. Indietro: sposta il cursore indietro di 1 minuto 5. Cursore: indica il posizionamento relativo alla lunghezza totale del meeting (per un
posizionamento più rapido utilizzare il puntatore del mouse)
Spostamenti multipli in rapida successione possono alterare la corretta sincronizzazione dei flussi audio/video, soprattutto in presenza di connessioni internet non adeguate.
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Suggerimenti per un buon uso del servizio
In questa sezione sono riportate alcune delle casistiche più ricorrenti cui si può andare incontro durante
l’utlizzo di skymeeting, sono altresì presenti alcuni suggerimenti per l’installazione di cuffie e webcam.
Per ulteriori approfondimenti si rimanda alla sezione Risorse dove sono presenti i documenti di FAQ
divisi per aree tematiche:
→ FAQ Generali → FAQ Utilizzo → FAQ Tecniche → FAQ Audio-Video
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Come installare le cuffie con microfono integrato in ambiente Windows
Esistono due modelli di cuffie per PC:
1. con collegamento tramite gli appositi spinotti 2. con collegamento tramite porta USB
Nel primo caso, sugli spinotti è riportato un simbolo (microfono o cuffia) che corrisponde ai simboli riportati sulle prese (normalmente colorate di rosa per il microfono e di verde o di nero per la cuffia). Nei modelli con porta USB è sufficiente collegare le cuffie ad una porta USB del PC.
Fig. 23 — Cuffie con porta USB e con spinotti
Regolazione del volume/1
La maggior parte dei modelli di cuffie dispongono di un comando manuale del volume.
Effettuare una prima regolazione del microfono selezionando il cursore e assicurandosi che non sia attivo il tasto mute (se presente).
Fig. 24 — Cursore di regolazione volume
Regolazione del volume/2
Se non si riesce a trasmettere o ricevere alcun suono, assicurarsi che il microfono sia in funzione.
Sulla barra menu del desktop fare doppio click sull’icona del volume: apparirà la finestra di selezione del volume di Windows dove si potrà attivare e disattivare l’audio per il microfono e regolarne il volume.
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Fig. 25 — Pannello di controllo volume/registrazione di Windows
Regolazione del volume/3
Un’ulteriore selezione del volume può essere effettuata direttamente all’interno della sessione di videoconferenza. Cliccare con il tasto destro del mouse in una qualunque area dell’interfaccia, selezionare dal menù la voce Impostazioni e cliccare sull’icona del microfono: apparirà la seguente finestra di controllo:
Fig. 26 — Regolazione microfono
Selezionare il modello tra quelli proposti nel menu a tendina e regolarne opportunamente il livello di sensibilità.
Ricordarsi di selezionare la casella Riduci eco.
Test del microfono
Per testare il microfono selezionato, parlare con un tono di voce normale e controllare l’indicatore sul lato sinistro della finestra; quando la barra colorata rimane nella zona gialla, il microfono è sufficientemente sensibile.
Per aumentare o diminuire la sensibilità del microfono, muovere il cursore della barra volume di registrazione rispettivamente a destra o a sinistra. Se Adobe Flash Player non riuscisse ad identificare nessun microfono o altre periferiche audio installate sul PC, verrà visualizzato automaticamente il messaggio “Nessun microfono rilevato”. In questo caso fare riferimento alle istruzioni del PC o delle cuffie, per verificare che tutto sia installato correttamente.
Le impostazioni del microfono tramite Adobe Flash Player sono subordinate alle impostazioni di Windows; effettuare una verifica preliminare accedendo al pannello di controllo del volume di Windows.
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Riduzione dell’eco
Se la riproduzione audio è accompagnata da eco è possibile intervenire per ridurla direttamente all’interno di una sessione di videoconferenza, mediante le impostazioni di Adobe Flash Player.
Cliccare con il tasto destro del mouse in una qualunque area dell’interfaccia e selezionare dal menù la voce Impostazioni. Cliccare sull’icona del microfono e selezionare il modello in uso nel PC.
Fig. 27 — Riduzione eco
Selezionare la casella Riduci Eco e regolare il volume finché l’effetto eco non sarà scomparso o ridotto sensibilmente.
Casse acustiche
L’utilizzo delle casse deve essere limitato alle sessioni di videoconferenza in sola ricezione, in cui per interagire con gli altri partecipanti non si utilizza audio e video (es. web meeting, seminari, corsi di formazione) ma esclusivamente la funzione di chat di testo; in tutti gli altri casi, per evitare l’insorgenza di eco acustico agli altri partecipanti (effetto Larsen), le casse devono essere SCOLLEGATE e sostituite da cuffie o auricolari con microfono integrato.
Disturbi dell’audio
Può accadere che la trasmissione audio sia rallentata o subisca interruzioni: il problema, nella maggior parte dei casi, è dovuto ad una velocità di trasmissione troppo bassa o instabile. Potrebbe inoltre essere causato da un livello di sensibilità del microfono regolato troppo basso, in questo scenario l’algoritmo di soppressione dell’eco taglia tutto il parlato che sta al di sotto della soglia di sensibilità impostata rendendo la percezione del parlato frammentata.
Ritardo audio/video
Talvolta può accadere che durante la trasmissione il segnale audio/video arrivi con un leggero ritardo agli altri partecipanti, o che il segnale audio non sia perfettamente sincronizzato con il video: questo fenomeno è generalmente collegato ad una connessione internet della postazione insufficiente o instabile; le stesse condizioni di traffico della rete possono generare un ritardo, che si considera fisiologico fino a 1-1,5”. È buona norma di comportamento durante un meeting online parlare a turno senza interrompere, attendendo alcuni secondi prima di intervenire: in tal modo si riduce notevolmente la percezione del ritardo.
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Come installare la webcam in ambiente Windows
Per installare una webcam sul PC, è consigliato seguire le istruzioni di set-up fornite dal costruttore.
Per procedere all’installazione, occorre disporre di un account con diritti di amministratore e seguire le seguenti istruzioni14:
1. per prima cosa installare il software e seguire le istruzioni a video 2. durante l’installazione verrà richiesto di collegare il cavo della webcam ad una porta USB 3. posizionare la webcam sulla base d’appoggio 4. collegare la webcam alla porta USB 5. terminare l’installazione del software e dell’hardware
Driver di installazione della webcam
Per installare la webcam è necessario un driver, che di norma viene installato automaticamente insieme al software della webcam. È possibile inoltre scaricare gratuitamente da internet, dal sito del produttore, il driver specifico e aggiornato per quel tipo di webcam.
Selezione della webcam
È possibile che Adobe Flash Player non selezioni automaticamente la webcam appena installata (es. nel caso in cui sia presente nel sistema più di un dispositivo di cattura video).
Per una corretta selezione, posizionarsi all’interno di una sessione di videoconferenza, cliccare con il tasto destro del mouse in una qualunque area dell’interfaccia e selezionare dal menù la voce Impostazioni. Cliccare sull’icona della webcam, apparirà la finestra di controllo dalla quale selezionare la webcam che si intende utilizzare:
Fig. 28 — Accesso webcam
14
I passi indicati sono la sequenza standard da seguire per l’installazione della maggior parte delle webcam in commercio; attenersi in ogni
caso alle istruzioni fornite dal costruttore.
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Cosa fare in presenza di malfunzionamenti
Utilizzando il VoIP integrato nella piattaforma, la qualità audio può subire notevoli variazioni in funzione degli accessori utilizzati e delle impostazioni software.
La tabella seguente riporta le possibili combinazioni di accessori audio e il relativo livello di prestazioni.
Dispositivi Descrizione Giudizio Note
Cuffie USB con microfono integrato
Eccellente
raccomandato per singoli utenti
Cuffia auricolare wireless
Eccellente
raccomandato per singoli utenti
Casse acustiche esterne e Voice Tracker Array Microphone USB
Eccellente
raccomandato per postazioni con più utenti contemporanei
Cuffie analogiche con microfono integrato
Buono
richiede configurazione impostazioni scheda audio
Casse acustiche esterne e microfono USB esterno
Sufficiente
rischio eco acustico moderato
Notebook con microfono e casse integrate
Sconsigliato
rischio eco acustico
elevato
Casse acustiche esterne e microfono integrato nella webcam
Sconsigliato
rischio eco acustico
elevato
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Si sente il ritorno della propria voce (effetto eco)
→ Controllare se le casse del PC sono collegate: per eliminare fastidiosi ritorni audio in cuffia (effetto “Larsen”) spegnere le casse ed utilizzare esclusivamente cuffie con microfono integrato.
→ Verificare che tutti gli utenti connessi abbiano le casse disattivate. → Accertarsi che la casella Riduci eco nel pannello di controllo di Adobe Flash Player sia
selezionata: per accedere a tale finestra cliccare con il tasto destro del mouse su un’area qualsiasi dell’interfaccia, selezionare poi Impostazioni e cliccare sull’icona del microfono.
Il volume del microfono non è corretto
→ Cliccare con il tasto destro del mouse su un’area qualsiasi dell’interfaccia, selezionare la voce Impostazioni; apparirà il pannello di controllo di Adobe Flash Player, cliccare sull’icona del microfono, parlare con un tono di voce normale e controllare l’indicatore sul lato sinistro della finestra; quando la barra colorata indica giallo, il microfono è sufficientemente sensibile. Per aumentare o diminuire la sensibilità del microfono muovere il cursore della barra rispettivamente a destra o a sinistra.
→ Quasi tutti i modelli di cuffie dispongono di un comando manuale del volume. Controllare la regolazione del microfono della cuffia selezionando il cursore, assicurarsi che eventuali comandi di “mute” non siano attivi.
→ Assicurarsi inoltre che il microfono sia in funzione controllando i settaggi di Windows. Sulla barra delle icone (zona orologio) fare doppio click sull’icona del volume: apparirà la finestra di selezione del volume di Windows:
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L’audio è disturbato
Può accadere che la trasmissione audio sia rallentata o subisca interruzioni: di solito il problema è dovuto ad una velocità di trasmissione troppo bassa o instabile. È raro che l’interruzione possa essere di lunga durata. Si consiglia di:
→ Disattivare eventuali programmi che possono drenare banda al servizio di videoconferenza (es. posta elettronica, antivirus, ecc.).
→ Controllare i valori di latenza sia del conduttore che dei partecipanti collegati, utilizzare a tale scopo il led diagnostico dello Stato trasmissione.
→ Eseguire il Test di autodiagnosi e contattare il reparto IT per controllare i risultati ottenuti.
L’audio non è sincronizzato con il video
Può accadere che durante la trasmissione il segnale audio e video arrivi con un leggero ritardo agli altri partecipanti o che il segnale audio non sia perfettamente sincronizzato con il video: questo fenomeno è generalmente collegato ad una connessione internet insufficiente o instabile dei partecipanti; le stesse condizioni di traffico della rete possono generare un ritardo, che si considera fisiologico fino a 1-1,5”. Si consiglia di:
→ Controllare i valori di latenza, utilizzare a tale scopo il led diagnostico dello Stato trasmissione. → Eseguire il Test di autodiagnosi e contattare il reparto IT per controllare i risultati ottenuti. → È buona norma di comportamento durante un meeting online parlare a turno senza
interrompere, attendendo alcuni secondi prima di intervenire: in tal modo si riduce notevolmente la percezione del ritardo durante la trasmissione.
→ Chiudere tutte le applicazioni non necessarie. → Controllare che la connessione Internet dei partecipanti non sia condivisa da terzi e quindi
insufficiente. → Verificare se la Rete Internet è in una fase di congestione per il traffico intenso.
L’immagine video non è fluida
Può accadere che la trasmissione dell’immagine sia rallentata, di solito il problema è dovuto ad una velocità di trasmissione troppo bassa o instabile. È raro che l’immagine si possa bloccare del tutto; suggerimenti:
→ Disattivare eventuali programmi che possono drenare banda al servizio di videoconferenza (es. posta elettronica, antivirus, ecc.).
→ Controllare i valori di latenza sia del conduttore che dei partecipanti collegati, utilizzare a tale scopo il led diagnostico dello Stato trasmissione.
→ Eseguire il Test di autodiagnosi e contattare il reparto IT per controllare i risultati ottenuti. → Durante la sessione online, si consiglia di evitare movimenti bruschi e frequenti, cercando di
mantenere una posizione costante. → Chiudere eventuali applicazioni non necessarie e assicurarsi che le risorse CPU siano sufficienti a
gestire il carico di lavoro generato dalla webcam. Tramite il Task Manager controllare che il livello di utilizzo della CPU non salga mai oltre il 60%. Per eseguire il Task Manager premere il tasto destro del mouse sulla barra dei programmi e selezionare la voce dal menu a tendina.
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Il video presenta colori alterati (es. molto saturi)
→ Direzionare opportunamente eventuali fonti luminose e/o schermare punti luce (es. finestre). → Se con il kit video è stato installato un software di personalizzazione del dispositivo, provare ad
effettuare le opportune regolazioni tramite esso.
La webcam non è riconosciuta
Può accadere che l’audio funzioni perfettamente ma che non venga trasmessa alcuna immagine dalla webcam. Suggerimenti:
→ Controllare che non sia attiva qualche altra applicazione che tiene bloccata la webcam (es. Skype, il pannello di controllo della webcam oppure lo stesso Test di autodiagnosi di skymeeting). Chiudere tutti i programmi in esecuzione - anche quelli con cui è stata installata la webcam - e ripetere la procedura di accesso a skymeeting.
→ Potrebbero esserci più dispositivi di streaming installati e quello selezionato non è quello corretto, in questo caso seguire le istruzioni nella sezione Selezione della webcam.
Non si riesce ad accedere (schermo bianco)
Può accadere che nel momento in cui si prova ad effettuare l’accesso venga presentata una schermata bianca invece dell’interfaccia di skymeeting. Questo sta ad indicare che il plug-in Flash non è correttamente installato nel browser oppure che ne è stato inibito il funzionamento. Installare il plug-in Flash o rivolgersi all’amministratore di sistema per farsi abilitare il plug-in.
Non si riesce ad accedere (messaggio di utente già presente)
La piattaforma di videoconferenza skymeeting impedisce l’accesso a due partecipanti che utilizzano le stesse credenziali di accesso (stesso username), se questo è il motivo, contattare il conduttore per farsi dare una nuova username. In alcune situazioni, dopo il crash del browser, oppure a seguito di un “buco” di connettività, può succedere che il tentativo di accesso dia il messaggio di errore di utente già presente, in questa situazione, solitamente, è sufficiente attendere qualche minuto prima di effettuare un nuovo tentativo di accesso (nel caso in cui si sia verificato un crash del browser è consigliabile riavviare la macchina per eliminare qualsiasi traccia di sessione pendente).