guía 02 comandos formulas y funciones 2007

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MICROSOFT EXCEL 2007 Operaciones Básicas

Comando Deshacer: Permite retroceder o rechazar un cambio que haya realizado en mi documento,

puedo utilizar lo siguiente:

Clic en el menú Edición, luego clic en el submenú deshacer.

Clic en el icono de la barra de acceso rápido.

Presionar las teclas Ctrl + Z

Nota: se puede deshacer o rechazar varias acciones realizadas en el libro.

Comando Rehacer o Repetir: Permite repetir varias veces una acción, es necesario saber que solo

podemos repetir la última acción realizada.

Esto se hace de la siguiente manera:

Clic en el menú Edición, luego clic en el submenú repetir.

Clic en el icono de la barra de Estándar.

Presionar las teclas Ctrl + Y

Borrar contenido de una celda: Excel permite eliminar totalmente el contenido de una celda, quitar

solo los formatos u otros cambios. Para ello primero nos colocamos en la celda que se desee modificar

o eliminar algo, luego hacemos clic en Edición y elegimos la opción Borrar, ahí aparece las opciones

que se pueden realizar.

Nota 1: Si se desea borrar el texto de la celda bastará con colocarse en la celda y se presiona la tecla

suprimir. Pero si solo se desea modificar algo de lo que está escrito sin necesidad de eliminarlo, se

puede usar la Barra de Fórmulas o presionar la Tecla F2, previamente nos colocamos en la celda

donde se desea corregir o modificar lo que está escrito y luego de modificarlo se presiona la tecla Enter.

Nota 2: Todo lo que sea texto se alinea originalmente hacia el lado izquierdo de la celda y lo que son

datos numéricos al lado derecho.

Ir a una celda de manera rápida

Para poder ir a una celda de manera rápida podemos utilizar el cuadro de coordenadas y ahí se escribe

el lugar a donde se desea ir por ejemplo A34, B55, luego presionar la tecla ENTER.

Es importante saber que una coordenada es la intersección de una columna con una fila.

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Copiar y pegar

Se utilizan los siguientes pasos:

1. Nos colocamos en la celda que se desea copiar, presionamos Ctrl + C, o Edición Copiar.

Observaremos que en la celda o celdas que se desean copiar aparece el efecto filas de hormigas

negras, esto indica que se puede copiar.

2. Nos colocamos en la nueva celda donde se desea pegar la copia, y se presiona Ctrl + V o Edición

Pegar.

Nota: Existe una opción en Excel que es la de PEGADO ESPECIAL, esta permite copiar totalmente

como esta el contenido de alguna celda, copiar solo lo que esta escrito sin el formato, copiar solo el

formato, etc, para esto se sigue el primer paso mencionado anteriormente y luego se hace clic en

FLECHITA ICONO PEGAR, ahí aparecen opciones rápidas o se puede seleccionar PEGADO

ESPECIAL, donde aparecen más opciones, se elige la que se desea y listo.

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Elaboración de Series Personalizadas

Ejercicio 1: rellenar datos automáticamente

1. Abra un nuevo libro de Excel.

2. En la celda A1 ingrese el número 1.

3. Seleccione la celda A1 y desde el botón de arrastre, haga clic y arrastre hasta la celda A5.

4. En la celda B1 ingrese el número 1.

5. Seleccione la celda B1 y desde el botón de arrastre, haga clic y arrastre hasta la celda B5,

mientras mantiene presionada la tecla Ctrl.

6. En la celda C1 ingrese la palabra EXCEL.

7. Seleccione la celda C1 y desde el botón de arrastre, haga clic y arrastre hasta la celda C5.

8. En la celda D1 ingrese EXCEL 2007.

9. Seleccione la celda D1 y desde el botón de arrastre, haga clic y arrastre hasta la celda D5.

10. En la celda E1 ingrese EXCEL 2007.

11. Seleccione la celda E1 y desde el botón de arrastre, haga clic y arrastre hasta la celda E5,


12. En la celda F1 ingrese la fecha de hoy.

13. Seleccione la celda F1 y desde el botón de arrastre, haga clic y arrastre hasta la celda F5.

14. En la celda G1 ingrese la fecha de hoy.

15. Seleccione la celda G1 y desde el botón de arrastre, haga clic y arrastre hasta la celda G5,


16. OBSERVE QUÉ SUCEDIÓ EN CADA CASO Y SAQUE SUS PROPIAS CONCLUSIONES.

17. Cambie el nombre de la Hoja 1 por EJERCICIO 1. Para ello, puede hacer doble clic sobre la

etiqueta y reemplazar el texto, o hacer clic con el botón secundario sobre la etiqueta y seleccionar la

opción Cambiar nombre del menú contextual.

Ejercicio 2: otra forma rápida de rellenar datos

1. Pase a la Hoja2

2. Seleccione el rango A1:B5

3. Escriba EXCEL 2007 (se escribirá en la celda A1. Asegúrese que el rango permanezca

seleccionado)

4. Presione simultáneamente las teclas Ctrl y Enter.

5. ¿QUÉ PASÓ?

6. Cambie el nombre a Hoja 2 por EJERCICIO 2

Otros conceptos básicos

Rango de celdas: cuando seleccionamos más de una celda hablamos de un “rango”, por ejemplo,

A1:B5 significa que estamos afectando un rango formado por 10 celdas, ya que los dos puntos (:)

significan “hasta”. En cambio, si nombramos a un rango A1;B5, afectamos solo 2 celdas (A1 y B5),

ya que el punto y coma (;) significa “y”. Más adelante, cuando veamos funciones, comprenderemos

mejor este concepto.

Alineación predeterminada de texto y números: de forma predeterminada, los caracteres de

texto se alinean a la izquierda, y los números a la derecha. Excel reconoce como números a los

números enteros, decimales, fechas y horas. Es decir, que pueden ser utilizados en operaciones de

cálculo.

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Guardar un libro: Excel permite poder guardar y poderle además darle una contraseña, para hacer esto se

tiene que seguir los siguientes pasos:

1. Clic en BOTON DE OFFICE.

2. En el cuadro que salga se elige el lugar donde se desea guardar y se escribe el nombre y se hace

clic en guardar.

Abrir un libro: Excel permite poder abrir libros, para hacer esto se tiene que seguir los siguientes pasos:

1. Clic en BOTON DE OFFICE, ABRIR.

Se busca el lugar donde se desea guardar

Se escribe el nombre de nuestro archivo

Al concluir se hace clic para aceptar los cambios.

Para colocar una contraseña.

Se busca el lugar donde se guardo el archivo

Al haber encontrado el archivo se lo selecciona con un clic y luego se hace clic en el botón abrir, si pidiera una contraseña se escribe la contraseña y se acepta y listo

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Operaciones de cálculo en Excel

Para Excel, una fórmula es una ecuación que nos permite realizar cálculos con los valores que

tenemos ingresados en la hoja de cálculo. Para que Excel identifique que estamos solicitando que

realice un cálculo, toda fórmula debe comenzar con el signo = (igual).

Para relacionar en una fórmula los distintos valores que vamos a utilizar en un cálculo, tenemos

que usar operadores. Los operadores básicos de Excel son:

+ SUMA

- RESTA

* MULTIPLICACIÓN

/ DIVISIÓN

En una fórmula podemos usar valores constantes, como por ejemplo, =5+2. El resultado será, por

supuesto, 7; sin embargo, si tuviéramos que cambiar esos valores, el resultado será siempre 7. En

cambio, si en la fórmula utilizamos referencias a las celdas que contienen los valores, el resultado

se modificará automáticamente cada vez que cambiemos alguno o ambos valores. Por ejemplo, si

en las celdas A1 y B1 ingresamos valores constantes y los utilizamos en una fórmula para

calcular la suma, podemos escribir =A1+B1 y de este modo, si modificamos cualquiera de esos

valores, el resultado se ajustará automáticamente a los valores que encuentre en las celdas a las

que se hace referencia en la fórmula.

Cálculos combinados

Cuando en una misma fórmula tenemos que realizar diferentes tipos de cálculo, Excel resolverá

las operaciones dentro de la fórmula con un determinado orden de prioridad, siguiendo el criterio

matemático de separación en términos. De este modo, el resultado de =3+4+5/3 es 8,67 que

resulta de:

7

Si necesitamos obtener otro tipo de resultado, podemos introducir paréntesis en la fórmula, para

indicarle a Excel que primero debe realizar los cálculos que se encuentran dentro de ellos. De este

modo, el resultado de =(3+4+5)/3 es 4, que resulta de:

Orden de prioridad El orden de prioridad que aplica Excel para realizar los cálculos básicos que encuentra en una misma fórmula es:

1º) Cálculos entre paréntesis

2º) Multiplicación y división

3º) Suma y resta

ABRIR LIBRO EJERCICIOS, DESARROLLAR LA HOJA OPERACIONES

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Formulas simples y conjunto de fórmulas

ABRIR LIBRO EJERCICIOS, DESARROLLAR LA HOJA FORMULAS

Operadores:

* Multiplicación

/ División

+ Suma

- Resta

Ejemplo 1

Supongamos que se desea saber cuánto ganarán los empleados, se sabe la cantidad de días que

trabajaron y el precio por cada hora trabajada, que es de 30 soles, se realiza la

siguiente fórmula:

=B2*C2 Esta fórmula se escribirá en la coordenada D2.

Nota: como luego se tendría que modificar solo la fila, es decir sería =B3*C3, =B4*C4,

=B5*C5 y así sucesivamente, entonces bastará con realizar bien una formula y se

podrá utilizar el botón de arrastre y Excel automáticamente realizará los cálculos

correspondientes, siempre y cuando el cambio de las filas sea correlativo.

Ejemplo 2

Se tiene que calcular la GRATIFICACIÓN, este corresponde al 9% del TOTAL

En la Celda F2 se escribiría =D2*9%,y luego usar el botón de arrastre.

Ejemplo 3

Supongamos que pide hallar el PAGO NETO, para ello a la columna TOTAL

(D1), se le tiene que sumar las cantidades de las columnas AUMENTO (E1) y

GRATIFICACIÓN (F1), y a ese resultado restarle los DESCUENTOS (G1 H1 y

I1), se realizaría lo siguiente.

=(D2+E2+F2)-(G2+H2+I2) Esta fórmula se escribiría en la coordenada J2

Nota: de igual manera luego se podrá utilizar el botón de arrastre y arrastrar

hacia abajo, para que Excel automáticamente realice los cambios respectivos. Además observemos

que se tiene que usar paréntesis para separar argumentos y Excel realice los cambios correctamente.

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Ejemplo 4

Supongamos que se nos pide luego sumar todos los valores de las columnas e ir colocándolos al

costado de SUMA TOTAL es decir en (B10), en ese caso se realiza lo siguiente:

=B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8 Esta fórmula se escribe en la coordenada B10

Nota: en este caso luego se tendría que realizar lo mismo para las otras columnas,

PAGO X DÍA, AUMENTO, GRATIFICACIÓN, DESCUENTO 1, DESCUENTO 2,

DESCUENTO 3 y PAGO NETO por ejemplo para la columna AUMENTO sería así:

=E2+E3+E4+E5+E6+E7+E8, si observamos solo cambia en forma correlativa las

filas otra vez podríamos usar el botón de arrastre.

También se podría utilizar el botón de arrastre pero en este caso se puede arrastrar, hacia el lado

derecho y Excel automáticamente realizaría los cálculos respectivos.

Ejemplo 5

Supongamos que se nos pide luego PROMEDIAR todos los valores de la columna PAGO NETO e ir

colocándolos al costado de PROMEDIO DE PAGO NETO es decir en (B11), en ese caso se realiza lo

siguiente:

=(B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8)/7 Esta fórmula se escribe en la coordenada B11

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FUNCIONES EN EXCEL

ABRIR LIBRO EJERCICIOS, DESARROLLAR LA HOJA FUNCIONES BASICAS

Previamente halla Total (S/.) y Total (US$)

FUNCIÓN SUMA: permite realizar la suma de varias coordenadas a la vez. =SUMA(RANGO)

En la coordenada D9 nos piden sumar el total de la columna D SINTAXIS DE LA FUNCIÓN

=SUMA(RANGO) Donde rango es el conjunto de coordenadas que tienen una coordenada de inicio, hasta una coordenada final, separada por dos puntos. En este caso en al coordenada D9 escribimos =SUMA(D4:D8), ENTER. Para la coordenada E9 escribimos =SUMA(E4:E8) ENTER.

FUNCIÓN MAX: permite calcular y mostrar el valor más alto de un conjunto de coordenadas.

=MAX(RANGO)

Por ejemplo en la coordenada (B15) se desea saber LA MAYOR CANTIDAD, en ese

caso se utilizaría la función:

=MAX(B4:B8) ENTER

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FUNCIÓN MIN: permite calcular y mostrar el valor más pequeño de un conjunto de coordenadas.

=MIN(RANGO)

Por ejemplo en la coordenada (B16) se desea colocar cual es el PRECIO

UNITARIO MÁS BAJO, en ese caso se utilizaría la función:

=MIN(C4:C8)

FUNCIÓN PROMEDIO: permite calcular y mostrar el promedio de un

conjunto de coordenadas.

=PROMEDIO(RANGO)

Por ejemplo en la coordenada (B13) se desea colocar cual es el PROMEDIO DE

TOTAL (S/.), en ese caso se utilizaría la función:

=PROMEDIO(D4:D8)

OJO, si se desea obtener un promedio más preciso, se puede añadir a esta función la FUNCION

REDONDEAR

=REDONDEAR(PROMEDIO(RANGO);0)

=REDONDEAR(PROMEDIO(D4:D8))

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ABRIR LIBRO EJERCICIOS, DESARROLLAR LA HOJA FUNCION CONTAR Y CONTARA.SI

FUNCIÓN CONTARA Y CONTAR.SI

FUNCIÓN CONTARA: Permite contar la cantidad de elementos que se encuentran en determinado

rango. SINTAXIS

=CONTARA (RANGO)

FUNCIÓN CONTAR.SI: Permite contar la cantidad de elementos o datos que se encuentran en

determinado rango, tomando en cuenta un criterio, el cual debe de ESTAR ENTRE COMILLAS SOLO SI LO QUE SE CUENTA ES UN DATO DE TIPO TEXTO O DATO COMBINADO SINTAXIS

=CONTAR.SI (RANGO;CRITERIO) si los datos son NUMEROS =CONTAR.SI (RANGO;“CRITERIO”) si los datos son TEXTO =CONTAR.SI (RANGO;“>CRITERIO”) si los datos son COMBINADOS

En la coordenada D18, deseo mostrar la

cantidad de alumnos que hay.

Se utiliza

=CONTARA(B6:B15)


cantidad de alumnos que les gusta WORD.

Se utiliza

=CONTAR.SI(C6:C15;"Word")


cantidad de alumnos que pagan 350

Se utiliza

=CONTAR.SI(E6:E15;350)

NOTA: si luego de escribir mi función, presiono ENTER y me sale

un error, verifica y cambia el punto y

coma por la coma.

Para las demás coordenadas D20, D21, D22,

D23, D24, D25 Y D26 se utiliza la función

CONTAR.SI, tomando en cuenta el RANGO y

lo que se desee mostrar, recuerde, que lo que

se debe de contar debe estar entre

COMILLAS SOLO SI ES TEXTO.


cantidad de alumnos que pagan 350

Se utiliza

=CONTAR.SI(E6:E15;250)

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ABRIR LIBRO EJERCICIOS, DESARROLLAR LA HOJA FUNCION CONTAR Y CONTARA.SI

FUNCIÓN SI: permite realizar cálculos o mostrar valores teniendo en cuenta condiciones lógicas

=SI(CONDICION,CALCULO) =SI(CONDICIÓN,RESULTADO)

Por ejemplo tomando en cuenta la siguiente tabla

En este caso para resolver esta planilla se tiene que usar la FUNCION SI,

COORDENADA G6

=SI(F6>=10.5,"APROBADO","DESAPROBADO")

COORDENADA H6

=SI(B6>=14,"PASO","LLEVAR OTRA VEZ")

COORDENADA I6

=SI(C6>=17,"PASO","LLEVAR OTRA VEZ")

COORDENADA J6

=SI(D6>=16,"PASO","LLEVAR OTRA VEZ")

COORDENADA K6 =SI(D6>=15,"PASO","LLEVAR OTRA VEZ")

NOTA: Si manda error, cambie el punto decimal por coma. Además cambie la separación de argumentos en vez de coma

coloque punto y coma.

guía 02 comandos formulas y funciones 2007

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