grip op ontwikkelingen wmo, jeugdhulp, participatiewet€¦ · grsk en het bestuur (college van...
TRANSCRIPT
1
Monitoring van het Sociaal Domein
Grip op Ontwikkelingen
Wmo, Jeugdhulp, Participatiewet
2
Titel: “Monitoring van het sociaal domein, grip op ontwikkelingen” Opdrachtgever: Gemeenschappelijke Regeling Kempengemeenten Auteurs: Matthijs de Jong, Marly Kiewik (Deloitte Consulting) Reviewer: Rob Sijm (Deloitte Consulting) Status van het document: Concept Versie: 10
3
Datum: 11 mei 2015
Inhoudsopgave
Introductie 4
- Het sociaal domein in de Kempen
- De gevolgen van de uitbreiding van taken in het licht van monitoring
- Monitoring binnen het sociaal domein in de Kempen | bedrijf en beleid
- Leeswijzer
Monitoring van bedrijf 7
- Operationele informatie (dashboard)
o Indicatoren
o Werkproces
- Managementinformatie en verantwoording (marap)
o Indicatoren
o Werkproces
Monitoring van beleid 17
- Beleidsinformatie (berap)
o Indicatoren
o Werkproces
- Kwalitatieve duiding van de beleidscijfers
o Werkproces
o Inrichting focusgroepen
o Warme overdracht aan de raden
Afsluiting en aanbevelingen 26
Bijlage 1 – Uitkomsten raadsessies 28
Bijlage 2 – Monitoring Participatiewet en Wmo 31
Bijlage 3 – Indicatoren die niet zijn meegenomen 36
Bijlage 4 – Doelen uit het meerjarenbeleidskader jeugdhulp 2015-2019 37
I
4
Introductie
Vanwege de decentralisaties in het sociaal domein zijn de Kempengemeenten per 1 januari 2015
verantwoordelijk geworden voor een groter aantal taken. Deze decentralisaties zijn
doorgevoerd omdat vanuit het Rijk wordt aangenomen dat gemeenten bepaalde
taken effectiever, met minder bureaucratie en goedkoper kunnen leveren. Met de
decentralisatie van taken hebben de gemeenten de vrijheid gekregen om – binnen
gestelde kaders – het beleid omtrent de uitvoering van taken naar eigen inzicht te
vormen. In 2015 moeten gemeenten nog zorgcontinuïteit bieden, waardoor het
budget voor een deel al vastligt, vanaf 2016 krijgen gemeenten de volledige ruimte
om een nieuw dienstverleningsmodel toe te passen.
Het sociaal domein in De Kempen
Binnen het sociaal domein staan de drie transitieterreinen: Jeugdhulp,
Maatschappelijke Ondersteuning en Werk en Inkomen centraal. Daarnaast zijn er
veel aanverwante beleidsterreinen, zoals onderwijs, cultuur en sport, die ook onder
het sociaal domein in de Kempen vallen. In deze rapportage geven we een overzicht van monitoring met
betrekking tot de drie transities, met de focus op jeugdhulp.
Jeugdhulp
Vanaf januari 2015 is door de decentralisatie van Jeugdhulptaken, maar ook door de inwerkingtreding van
de Wet Passend Onderwijs per 1 augustus 2014, het beleidsterrein jeugdhulp uitgebreid. Hiermee gaan de
Kempengemeenten nu over alle jeugdhulp. Om de Jeugdhulptaken goed op te pakken hebben de
Kempengemeenten begin 2014 een beleidskader (Meerjarenbeleidskader Jeugdhulp in De Kempen)
vastgesteld en hebben de gemeenten in het najaar van 2014 de verordening jeugdhulp vastgesteld. Om de
Jeugdhulptaken uit te voeren is een dienstverleningsmodel ontworpen dat ten grondslag ligt aan een
uitvoeringsorganisatie, namelijk het Centrum voor Jeugd en Gezin + (CJG+).
Maatschappelijke Ondersteuning
Net als bij het beleidsterrein jeugdhulp zijn ook voor het beleidsterrein Maatschappelijke Ondersteuning per
1 januari 2015 taken gedecentraliseerd. De gemeentelijke taken binnen het beleidsterrein zijn aangevuld
met de transitie van AWBZ-taken (namelijk extramurale begeleiding en een klein deel persoonlijke
verzorging). Monitoring blijft plaatsvinden volgens de gebruikelijke afspraken, zie hiervoor bijlage 2.
“Om te kunnen sturen en
beheersen op bestaande en
nieuwe taken in het sociaal
domein is een volledige,
actuele en betrouwbare
informatievoorziening
nodig.”
De verantwoordelijkheden van de Kempengemeenten in het sociaal
domein zijn toegenomen. Het is daarom belangrijk dat de
Kempengemeenten effectief kunnen sturen en beheersen. Om dit te
kunnen doen is een goed werkende informatievoorziening nodig. In
dit document wordt de monitoring voor jeugdhulp beschreven, in
samenhang met monitoring binnen het gehele sociaal domein.
5
Werk en Inkomen
Binnenkort wordt de Visie op de Participatiewet door de gemeenteraden in de Kempen behandeld (juli
2015). Na behandeling van de visie worden de doelstellingen uit deze visie vertaald naar indicatoren, die
worden meegenomen in de monitor. De wijze van monitoring in het kader van de Participatiewet
(aanvullend op de huidige taken) maakt onderdeel uit van de besluitvorming omtrent de Re-
integratieverordening die begin juli 2015 aan de gemeenteraden ter vaststelling wordt aangeboden.
Gelijktijdig met het voorleggen van deze verordening wordt het voorstel monitoring Participatiewet
aangeboden (als aanvulling op bestaande monitoring Werk & Inkomen, zie bijlage 2).
Monitoring op deze drie transities vindt gescheiden plaats, waarbij wel de noodzakelijke dwarsverbanden
worden gelegd indien nodig.
Tabel 1: Dwarsverbanden monitoring Jeugdhulp, Wmo en Participatiewet
Jeugdhulp Wmo Participatiewet
Indicatoren worden via dit
document vastgesteld
Bestaande indicatoren “zorg”
(zie bijlage 2)
Bestaande indicatoren “werk &
inkomen” (zie bijlage 2) en
nieuwe indicatoren in het licht
van de nieuwe Participatiewet
worden in het voorjaar van 2015
opgesteld op basis van het
nieuwe beleidskader
Oplevering informatie via de
ISD/GRSK, Combinatie
Jeugdzorg en KING
Oplevering informatie via
ISD/GRSK en KING
Oplevering informatie via
ISD/GRSK en KING
3D: Gezamenlijk te monitoren: starten met meten aantal 2D- en 3D-casussen, de plaats (Wmo-loket,
CJG+, Werkplein) waar de casus binnenkomt en waar de regie wordt belegd:
- Aantal 3D casussen: gezinnen/huishoudens met een stapeling van voorzieningen (zowel
jeugdhulp als Wmo als Participatiewet of in een andere combinatie)
- Aantal 2D casussen: gezinnen/huishoudens met een stapeling van voorzieningen (zowel
jeugdhulp als Wmo of Participatiewet of in een andere combinatie)
- Instroom casussen Jeugdhulp, Wmo en Participatie per plaats (Wmo-loket, CJG+ of Werkplein)
- Plaats coördinatiefunctie (regie) per casus
- Budgetuitputting per transitie gerelateerd aan het totale budget sociaal domein
De gevolgen van de uitbreiding van taken in het licht van monitoring
De uitbreiding van de taken kan meer slagkracht bieden in het sociaal domein en meer mogelijkheden om
te komen tot integraal beleid en samenhang in de uitvoering. Een goede (volledige1, actuele en
betrouwbare) informatievoorziening is één van de belangrijkste speerpunten voor de Kempengemeenten
om hier grip op te krijgen. Met een volledige, actuele en betrouwbare informatievoorziening zijn keuzes
beter te maken, wat leidt tot effectiever beleid en een effectievere uitvoering met een hoger
maatschappelijk rendement. Ook leidt een goede informatievoorziening ertoe dat het management van de
GRSK en het bestuur (College van B&W) beter kunnen sturen op resultaat en beter risico’s kan beheersen.
Daarnaast is een goede informatievoorziening nodig voor een degelijke verantwoording aan stakeholders,
waaronder de raad. Kortom, een goede informatievoorziening is noodzakelijk om binnen het sociaal domein
keuzes te kunnen maken, te sturen en beheersen, om verantwoording af te leggen en om continu te
verbeteren.
Monitoring binnen het sociaal domein in De Kempen | bedrijf en beleid
In deze notitie wordt het onderscheid gemaakt tussen het monitoren van de prestaties van de onderdelen
bedrijf en beleid.
Onderdeel bedrijf: uitvoeringsorganisatie
Onder het onderdeel bedrijf wordt de uitvoeringsorganisatie verstaan. Binnen deze notitie ligt de focus
daarbij op jeugdhulp. Dit vanuit de prestaties die voor het CJG+ als uitvoeringsorganisatie nodig zijn om
1 Waarbij volledig niet wordt gedoeld op “alle” informatie, maar de “minimaal benodigde” informatie.
6
grip te krijgen op de dagelijkse praktijk. De monitor bedrijf zorgt ervoor dat de kwartiermaker2 van het CJG+
bijvoorbeeld het gebruik van de beschikbare financiële middelen kan beheersen en kan sturen op een
betere kwaliteit van de uitvoering. De monitor bedrijf helpt de kwartiermaker CJG+ ook om bijvoorbeeld
verantwoording af te leggen over de geleverde prestaties van het CJG+ aan de directie en het bestuur
(College van B&W).
Onderdeel beleid: de staat van de Kempische samenleving
De monitoring van het onderdeel beleid gaat in op de staat van de Kempische samenleving. Met deze
informatie worden de ontwikkelingen gemeten die betrekking hebben op het uitgevoerde beleid. Het vormt
ook informatie waarmee bepaald wordt op welke thema’s capaciteit en middelen worden ingezet en of
beleidsaanpassingen nodig zijn. Tevens vormt het de informatie op basis waarvan beleid wordt afgestemd
met maatschappelijke partners.
Implementatie
In deze notitie wordt ook de implementatie van de monitoronderdelen bedrijf en beleid voorbereid. Dat
betekent dat voor elk onderdeel de prestatie- en resultaatindicatoren zijn geformuleerd, actoren zijn
benoemd en bijbehorende werkprocessen zijn uitgewerkt.
Leeswijzer
Deze notitie is opgedeeld in een hoofdstuk over de monitoring van bedrijf en de monitoring van beleid. Om
zicht te krijgen op mogelijke scenario’s voor de toekomst is het hoofdstuk ‘doorkijk richting de toekomst’
opgenomen In de afsluiting is een samenvatting weergegeven en staan aanbevelingen opgenomen over de
te zetten stappen op basis van deze notitie. De bijlagen bestaan uit de uitkomsten van de raadsessies,
bestaande monitoroverzichten Werk & Inkomen en Wmo en tot slot uit een bijlage met een uitleg over
verschillente type indicatoren en indicatoren die niet zijn meegenomen.
2 De functie van kwartiermaker staat gelijk aan de functie van afdelingshoofd.
7
Monitoring van bedrijf
In dit hoofdstuk ‘bedrijf’ is de monitoring van het onderdeel ‘bedrijf’ uitgewerkt. Om zo overzichtelijk mogelijk
te zijn is de monitoring in drie categorieën uitgewerkt:
1. Operationele informatie
2. Managementinformatie
3. Overige informatie
Per categorie zijn de werkprocessen uitgewerkt, waarin helder wordt gemaakt hoe de monitoring wordt
ingericht en wie daarvoor verantwoordelijk is. Per categorie wordt inhoudelijk ingegaan op de uitgewerkte
informatieproducten met daarin gegevens over de gewenste indicatoren, bijbehorende werkprocessen en
verantwoordelijken.
Tabel 2: Categorieën monitoring bedrijf
Categorie Omschrijving
1. Operationele
informatie
Kortcyclische (tweewekelijkse) informatiestroom waarmee de leiding3 van het
CJG+ kan sturen en beheersen. Denk hierbij aan:
- het bewaken van doorlooptijden
- het inzichtelijk houden van de budgettaire uitputting per
Kempengemeente
- het beheersen van de caseload
2. Management-
informatie
Cyclische informatiestroom waarmee de leiding van het CJG+ inzicht creëert in
het presteren, en waarmee het CJG+ het College van B&W informeert. Denk
hierbij aan:
- verantwoording over de inzet van de budgetten
- instroom en uitstroom van nieuwe cliënten in relatie tot caseload
- overzicht van de geleverde prestaties door het CJG+
3 Met leiding van het CJG+ doelen we op de kwartiermaker CJG+, de coördinatoren van het Kempenteam voor
Jeugdhulp (KTJ) en de Lokale Ondersteuningsteams (LOT’s).
De jeugdhulptaken zijn in De Kempen ondergebracht in een nieuwe
uitvoeringsorganisatie, het CJG+. De kwartiermaker van het CJG+
moet aan de hand van een monitor ‘bedrijf’ goed kunnen sturen op
de uitvoering van alle jeugdhulptaken. Daarnaast kunnen de
prestaties van het CJG+ hiermee worden verantwoord. In dit
hoofdstuk wordt een toelichting gegeven op het onderdeel ‘bedrijf’
van de monitor voor jeugdhulp.
8
3. Overige
informatie
Taken en verantwoordelijkheden in het kader van monitoring die niet tot één van
de bovenstaande categorieën gerekend kunnen worden. Denk hierbij aan:
- de levering van informatie aan het CBS
- toets op datakwaliteit (juist gebruik en interpretatie van gegevens)
- steekproefsgewijze checks (naleving van regels inclusief privacy)
Operationele informatie
Onder de categorie ‘operationele informatie’ valt het kortcyclische sturen. Het is de bedoeling dat de
kwartiermaker (en coördinatoren) van het CJG+ tweewekelijks informatie genereert die gebruikt wordt om
direct te kunnen sturen en beheersen. Het uitgangspunt is dat deze informatie overzichtelijk gepresenteerd
wordt en dat de informatieverzameling functioneel is. Alleen de informatie die nodig wordt gegenereerd,
zodat goed leiding kan worden gegeven aan het primaire en ondersteunende proces binnen het CJG+.
Informatieproducten bij operationele informatie
Voor de categorie operationeel is één informatieproduct uitgewerkt: een compact digitaal dashboard (geen
rapportage) met de laatste stand van zaken van het CJG+. De frequentie waarmee dit dashboard wordt
gegenereerd wordt nader afgestemd door het CJG+ met de ISD en GRSK, in eerste instantie wordt
uitgegaan van een tweewekelijks dashboard. Het dashboard wordt door de leiding van het CJG+ gebruikt
om actueel zicht te houden op het functioneren van het CJG+. Hierdoor kan direct gestuurd worden op
(beïnvloedbare) activiteiten, budget en resultaten. De informatie in het dashboard is afkomstig uit
authentieke bronsystemen (GWS, Key2Financiën en informatie van Combinatie Jeugdzorg en handmatig
bijgehouden excelbestanden). In onderstaand overzicht staat uitgewerkt welke indicatoren in het dashboard
worden opgenomen.
Tabel 3: Gegevensoverzicht dashboard
Informatie Type Omschrijving
Uitputting financiën
(per budget)
Risicoindicator op
basis van prognoses
De verhouding tussen de geprognosticeerde uitgaven
(bedrijfsvoeringskosten en programmakosten) jeugdhulp
en werkelijke uitgaven wordt per gemeente inzichtelijk
gemaakt. De indicator geeft weer in welke mate de twee
afwijken (en hoe risicovol die afwijking is).
Inzet capaciteit
(per team)
Risicoindicator op
basis van prognoses
De verhouding tussen de geprogosticeerde ureninzet en
werkelijke ureninzet (van de Lokale Ondersteuningsteams
(LOT’s) per gemeente, het Kempenteam voor Jeugdhulp
(KTJ) en het Adviserend Expertteam (AET), met flexibele
schil). De indicator geeft weer in welke mate de prognoses
en werkelijke ureninzet afwijken en geeft aan hoe groot (
en daarmee risicovol) de afwijking is.
Inzet
specialistische hulp
(alle individuele
voorzieningen
jeugd) per type
Risicoindicator op
basis van prognoses
Indicator die aan de hand van nieuwe beschikkingen
aangeeft hoeveel specialistische hulp er wordt ingezet en
wat voor trend er daarmee wordt gevolgd (stijgen, gelijk,
dalen). Hiermee is kortcyclisch te monitoren op resultaat.
Slechts voor een deel is dit aspect beïnvloedbaar. Het kan
immers zijn dat in een bepaalde periode binnen de
Kempengemeenten veel dure voorzieningen met verblijf
moeten worden ingezet, bijvoorbeeld omdat een
multiprobleemgezin van een andere gemeente verhuist
naar één van de Kempengemeenten of omdat huisartsen,
jeugdartsen en medisch specialisten een wettelijke
verwijsbevoegdheid hebben.
Caseload (teams,
individuele
medewerkers)
Risicoindicator
Indicator die aangeeft 1. hoe hoog de caseload is voor de
teams en individuele medewerkers, en 2. hoe de caseload
onderling is verdeeld.
9
Doorlooptijden
(normtijden) Risicometing
Meting die aangeeft bij welke cliënten er een
normoverschrijding dreigt of plaatsvindt, met de benodigde
informatie om direct in te kunnen grijpen.
Actoren bij operationele informatie
Om te komen tot kortcyclische sturing aan de hand van een dashboard met operationele informatie is
onderstaand werkproces uitgewerkt. Omdat verschillende personen een rol spelen in de werkprocessen is
in tabel 3 een actorenoverzicht opgenomen.
Tabel 4: Actorenoverzicht bij dashboard
Functie Organisatie Taken en verantwoordelijkheden
Functioneel
applicatiebeheerder
GWS
ISD Het tweewekelijks op overeengekomen tijdstippen sturen
van gegevensoverzichten.
Functioneel
applicatiebeheerder
K2F
GRSK Het tweewekelijks op overeengekomen tijdstippen sturen
van gegevensoverzichten.
Contactpersoon
hoofdaannemer
jeugdteams
Combinatie
Jeugdzorg
Het tweewekelijks op overeengekomen tijdstippen sturen
van gegevensoverzichten met betrekking tot de inzet van
capaciteit per team, en aanvullende afgesproken
monitoringsgegevens zoals cliënttevredenheid.
Beleidsmedewerker
monitoring CJG+
Verantwoordelijk voor het verzamelen van de benodigde
informatie, naast geautomatiseerde informatie, om te komen
tot het dashboard, het vullen van het dashboard en deze
sturen naar de leiding van het CJG+.
Leiding CJG+
(kwartiermaker en
coördinatoren LOT
en KTJ)
CJG+ In ontvangst nemen en acteren op basis van het dashboard.
Het hieronder opgenomen werkproces is het benodigde werkproces om te komen tot een dashboard voor
operationele informatie in het kader van kortcyclische sturing. In het schema staan cijfertjes bij iedere taak.
Onder het schema is per cijfer de taak verder uitgewerkt.
Werkproces voor kortcyclisch sturen
Figuur 1: Werkproces voor kortcyclisch sturen
Tabel 5: Werkproces voor kortcyclisch sturen uitgewerkt
10
Levering gegevensset door
applicatiebeheerder GWS van
ISD De Kempen
In de gegevensset van GWS die via de applicatiebeheerder
GWS (ISD De Kempen) worden geleverd staan de data en
informatie die gebruikt worden als input voor het dashboard. De
inhoud van de gegevensset is met deze notitie al bepaald en
afgestemd met de ISD.
De applicatiebeheerder van het GWS-systeem is
eindverantwoordelijk voor de levering van de gegevensset, ook
als de levering geautomatiseerd plaatsvindt.
Iedere vrijdag4 wordt de gegevensset door de
applicatiebeheerder van het GWS-systeem aan de
beleidsmedewerker monitoring van het CJG+ geleverd.
Periodiek vindt afstemming plaats met de beleidsmedewerker
monitoring om de informatiebehoefte te herijken.
Aanvullend op de gegevensset van GWS, levert de
contactpersoon van de hoofdaannemer van de jeugdteams,
Combinatie Jeugdzorg, gegevens aan over noodzakelijke
operationele zaken (bezetting, ziekte, inzet flexibele schil en
overige bijzonderheden).
Levering gegevensset door
applicatiebeheerder
Key2Financiën (K2F) van de
GRSK
In de gegevensset van de GRSK staan de data met betrekking
tot de financiële huishouding van het CJG+. De inhoud van de
gegevensset is met deze notitie al bepaald en afgestemd met de
GRSK.
De applicatiebeheerder van het K2F systeem
eindverantwoordelijk voor de levering van de gegevensset, ook
als de levering geautomatiseerd plaatsvindt.
Iedere vrijdag wordt de gegevensset door de
applicatiebeheerder van het K2F (op termijn GWS) aan de
beleidsmedewerker monitoring van het CJG+ geleverd.
Periodiek vindt er afstemming plaats met de beleidsmedewerker
monitoring om de informatiebehoefte te herijken.
Toets gegevenssets door
beleidsmedewerker
monitoring van het CJG+
De beleidsmedewerker monitoring van het CJG+ ziet iedere
vrijdag/maandag toe op een goede ontvangst van de
gegevenssets. De beleidsmedewerker is verantwoordelijk voor
het bewaken van de datakwaliteit.
De beleidsmedewerker kan deze datakwaliteit verbeteren door
toe te zien op goed gebruik van het informatiesysteem door het
CJG+ en door met de applicatiebeheerders overeen te komen
periodiek een kwaliteitscheck te doen.
Op initiatief van de beleidsmedewerker wordt periodiek met de
applicatiebeheerders overlegd om de informatiebehoefte te
herijken. Uitgangspunt is alleen de informatie te verzamelen die
noodzakelijk is voor het doel van het dashboard.
Ook is de beleidsmedewerker monitoring verantwoordelijk om
een periodiek overleg (voorstel: iedere donderdag tijdens het
coördinatorenoverleg) te plannen met de leiding van het CJG+,
dit zijn de kwartiermaker en de coördinatoren LOT en KTJ, om
ook aan de gebruikerskant de informatiebehoefte te herijken.
Dat maakt de beleidsmedewerker monitoring de spil in het
koppelen van de vraag en het aanbod van informatie.
Verwerking gegevensset door
de beleidsmedewerker
monitoring van het CJG+ tot
een functioneel dashboard
Op basis van de ontvangen gegevenssets is de
beleidsmedewerker monitoring verantwoordelijk om te komen tot
een functioneel dashboard.
Dat betekent dat de beleidsmedewerker monitoring de gegevens
waar nodig bewerkt en analyseert, om vervolgens het format
voor het dasboard in te vullen.
De beleidsmedewerker is verantwoordelijk om te toetsen of het
dashboard voldoet en pleegt zonodig aanpassingen in het
format.
4 Hierbij moet rekening worden gehouden met vervanging tijdens vakanties of wegens ziekte.
11
Overdracht dashboard naar
de kwartiermaker van het
CJG+ in een vast overleg en
formulering acties
Het dashboard wordt door de beleidsmedewerker monitoring
van het CJG+ warm overgedragen aan de kwartiermaker van
het CJG+ tijdens een vast overleg.
Deze overdracht vindt tweewekelijks plaats op maandag tijdens
een vast overleg met de kwartiermaker die ze agendeert voor
het overleg op de donderdag met de coördinatoren.
Een warme overdracht betekent dat de beleidsmedewerker
tijdens het overleg opmerkelijke uitkomsten nader kan toelichten
en hierover advies kan geven.
Tijdens het overleg worden de resultaten vanuit het dashboard
besproken.
Op basis van het dashboard worden acties benoemd, deze
acties kunnen generiek voor het CJG+ bedoeld zijn of het zijn
acties die voor een specifieke LOT of het KTJ bedoeld is.
In het laatste geval is één coördinator verantwoordelijk voor het
oppakken van de actie.
Omdat het gaat om kortcyclisch sturen zijn de acties zo
geformuleerd dat de effecten op termijn van één a twee weken
waar te nemen zijn.
De acties worden bijgehouden in een actielijst en worden
afgesloten wanneer het beoogd resultaat is bereikt.
De kwartiermaker van het CJG+ is eindverantwoordelijk voor het
benoemen en behalen van de acties, de beleidsmedewerker
monitoring houdt de actielijst bij, de coördinatoren zijn
verantwoordelijk voor het opvolgen van de acties die op hen
betrekking hebben.
Het is mogelijk dat een dashboard niet alle inzichten verschaft. Het
wordt daarom aanbevolen om het overleg ook te gebruiken om
relevante inzichten vanuit de praktijk te delen die niet worden
meegenomen in het dashboard maar op basis waarvan wel
gehandeld dient te worden.
De overeengekomen acties
worden opgevolgd, gevolgd
en bij het behalen van het
beoogd doel afgesloten
De overeengekomen acties worden door de leiding van het
CJG+ opgevolgd.
Omdat de actie op de actielijst staat wordt de actie ook gevolgd
en wordt over het opvolgen van de actie gerapporteerd.
Aan de hand van de dashboard kan worden vastgesteld of het
opvolgen van de actie tot de gewenste resultaten heeft geleid.
De kwartiermaker van het CJG+ is eindverantwoordelijk voor de
actielijst.
Wanneer een actie is behaald wordt deze gearchiveerd.
De beleidsmedewerker monitoring is verantwoordelijk voor het
beheer van de actielijst en de archivering van afgesloten acties.
To-do om direct te komen tot monitoring op operationeel niveau
De stappen die gezet die moeten worden om direct te komen tot monitoring van operationele informatie:
1. Afstemming door de beleidsmedewerker monitoring met de andere actoren genoemd in het
actorenoverzicht om hen voor te bereiden op de start van monitoring op operationeel niveau;
2. Inplannen tweewekelijkse overleggen met de leiding van het CJG+ en de periodieke overleggen
met de applicatiebeheerders en leiding van het CJG+ over de informatiebehoefte;
3. Van start. Maak op het begin wat tijd vrij en plan ad hoc een overleg met de kwartiermaker CJG+
om de dashboard en het werkproces zo snel mogelijk goed werkend te hebben.
4. Realiseren van het cognos/script GWS, dat nu nog niet in gebruik is.
Managementinformatie (en verantwoording)
De categorie ‘managementinformatie (en verantwoording)’ heeft betrekking op de planning & controlcyclus.
Uitgangspunt bij deze categorie is dat het CJG+ aansluit bij de cycli van de GRSK, zoals die van de ISD.
Figuur 2: P&C cyclus
12
P&C cyclus
In figuur 1 is de standaard P&C-cyclus weergegeven,
zoals die ook door de GRSK wordt gehanteerd5. Dat
betekent dat er twee maal per jaar verantwoording wordt
afgelegd over de prestaties, namelijk in de jaarrekening
en tussentijds in een halfjaarlijkse bestuursrapportage
(berap). Net als de ISD zal het CJG+ gebruik maken van
managementrapportages (marap’s), die net als bij de
ISD, kwartjaarlijks worden verstrekt aan de Colleges van
B&W.
Strategisch control
Daarnaast zal het CJG+ zich meer richten op strategisch control. Bij strategisch control wordt gericht
gestuurd op het behalen van de strategische doelen.
Informatieproducten managementinformatie
De voor het onderdeel ‘managementinformatie’ uitgewerkte informatieproducten zijn de marap en de berap.
Oftewel, de kwartjaarlijkse managementrapportages en de halfjaarlijkse bestuursrapportages. De marap is
de rapportage waarin de leiding van het CJG+ de stand van zaken communiceert aan de colleges (in
praktijk de poho’s). De berap is de rapportage waarmee het college zich verantwoordt richting de raad. De
formats voor de rapportages staan in de bijlage, met daarbij een gebruikersinstructie. Hieronder staat de
informatie die wordt opgenomen in de maraps. In de berap staat de informatie meer op hoofdlijnen, minder
technisch en meer gericht op verantwoording van de inzet van middelen, het bereiken van prestaties en
behalen van uitkomsten. Een overzicht met de wijze waarop de informatie wordt opgehaald en gemeten
staat in de bijlage.
Tabel 6: Informatieoverzicht managementrapportage (marap)
Informatie Type Omschrijving
Doelrealisatie
Casussen LOT en
Kempenteam
Prestatieindicator
(KPI uit contract6)
Toets op het behalen van de doelstellingen vanuit het
gezinsplan (norm is 80%).
Cliënttevredenheid
Casussen LOT en
Kempenteam
Prestatieindicator
(KPI uit contract)
Op basis van het cliënttevredenheidsonderzoek, uitgevoerd
door de hoofdaannemer jeugdteams (norm is een 7).
Zelfredzaamheid
Casussen LOT en
Kempenteam
Prestatieindicator
(KPI uit contract)
Stijgen treden op basis van de zelfredzaamheidsmatrix per
cliënt bij afsloten hulptraject (norm is 1 trede)
Opschalingsprincipe
Casussen LOT en
Kempenteam
Prestatieindicator
(KPI uit contract)
Verhouding specialistisch:KTJ:LOT (norm is ‘pyramidevorm’:
20-30-50).
Budgetuitputting Risicoindicator
De verhouding tussen de geprognosticeerde uitgaven en
werkelijke uitgaven per budget. De indicator geeft weer in
welke mate de twee afwijken.
Inzet capaciteit Risicoindicator
De verhouding tussen de geprognosticeerde
capaciteitsinzet van LOT, KTJ en AET en de werkelijke
inzet. De indicator geeft weer in welke mate de twee
afwijken. Hierin moet ook rekening worden gehouden met
inzet op collectieve activiteiten.
Inzet specialistische
hulp (per zorgtype) Risicoindicator
Inzet van de typen specialistische hulp aan de hand van de
uitgaven. Behoort tot de in de VISD door KING/CBS
gevraagde gegevens. Op basis van deze gegevens, en aan
de hand van een trendanalyse, wordt aangegeven of het
CJG+ het presteert het gebruik van specialistische
jeugdhulp naar beneden te brengen.
5 Afgestemd met controller van de GRSK (dhr. L. Theuws)
6 In het contract met de hoofdaannemer van de jeugdteams zijn deze KPI’s reeds afgesproken.
13
Rechtmatigheid
financiële inzet7
Effectiviteits-
indicator
Relatie inzet middelen (geld):productie (aantal
specialistische trajecten, aantal KTJ/LOT-trajecten)
Instroom
(leefgebieden) Beleidsinformatie
Verhouding vanuit welke leefgebieden de instroom
plaatsvindt.
Pgb/ZiN Beleidsinformatie Gebruik specialistische hulp (per zorgtype) uitgesplitst naar
Persoonsgebonden Budget en Zorg in Natura.
Verzoeken tot
informatie Beleidsinformatie
Aantal verzoeken waarbij om informatie wordt gevraagd om
het gebied van jeugdhulp.
Vragen die niet
leiden tot een
vervolg
Beleidsinformatie
Aantal vragen die niet leiden tot een vervolg inzet (inzet
collectieve inzet, inzet LOT of Kempenteam, inzet
specialistische jeugdhulp, inzet pgb)
Actorenoverzicht bij monitoring
Hieronder volgt een actorenoverzicht met de taken en verantwoordelijkheden van deze actoren.
Tabel 7: Actorenoverzicht bij totstandkoming marap en berap
Functie Organisatie Taken en verantwoordelijkheden
Beleidsmedewerker
monitoring CJG+
Verantwoordelijk voor het verzamelen van de benodigde
informatie om te komen tot de rapportages, het maken van
de conceptrapportage (dit is de rapportage met alleen de
cijfers), deze overhandigen aan de kwartiermaker van het
CJG+, de kwartiermaker CJG+ ondersteunen in het
finaliseren van het product en de kwartiermaker CJG+
ondersteunen in het faciliteren van de processen die
volgen op de rapportages.
Kwartiermaker
CJG+ CJG+
Voert regie over het finaliseren van de rapportages en
overhandigen van de definitieve rapportages, faciliteren
van de processen die volgen op de rapportages.
Beleidsmedewerkers
Jeugd
CJG+
Ondersteunen de kwartiermaker in het kwalitatief duiden
van de kwantitatieve inzichten uit de conceptrapportage en
het formuleren van aanbevelingen en voorstellen.
Coördinatoren
LOT/KTJ CJG+
Ondersteunen de kwartiermaker in het kwalitatief duiden
van de kwantitatieve inzichten uit de conceptrapportages
en het formuleren van aanbevelingen en voorstellen.
Contactpersoon
hoofdaannemer
Combinatie
Jeugdzorg
Het tweewekelijks op overeengekomen tijdstippen sturen
van gegevensoverzichten met betrekking tot de inzet van
capaciteit per team. Hierin moet ook rekening worden
gehouden met inzet op collectieve activiteiten. Daarnaast
worden aanvullende afgesproken monitoringsgegevens
door de hoofdaannemer aangeleverd.
Financial controller GRSK
Verantwoordelijk voor het verkrijgen van de benodigde
informatie om te komen tot de ‘financiële input’ voor de
bestuursrapportages (halfjaarlijkse berap, en jaarrekening).
De financial controller van de GRSK is verantwoordelijk
voor het opstellen van de financiële verantwoording in
deze rapportages.
Functioneel
applicatiebeheerder
GWS
ISD
Verantwoordelijk voor het overhandigen van de vooraf
overeengekomen gegevensset op een overeengekomen
tijdstip voor de benodigde input in de rapportages.
Functioneel
applicatiebeheerder
K2F
GRSK
Verantwoordelijk voor het overhandigen van de vooraf
overeengekomen gegevensset op een overeengekomen
tijdstip voor de benodigde input in de rapportages.
Financieel
medewerkers Kempengemeenten
Ondersteunen de colleges in het nader duiden van de
financiële cijfers.
Colleges Kempengemeenten Ontvanger van de maraps. Hiermee verkrijgen de colleges
actueel inzicht in de stand van zaken en kunnen zij in
7 Ook de accountant zal hierop toetsen.
14
overleg met de kwartiermaker van het CJG+ (bedrijf) of
met de beleidsmedewerker jeugd (beleid) over afwijkingen
en over wijzen van bijsturen. De colleges zijn tevens de
afzender van de bestuursrapportages, waarmee
verantwoording wordt afgelegd aan de raad over de stand
van zaken ten opzichte van de begroting. De
portefeuillehouder welzijn draagt zorg voor de
(kwantitatieve) duiding van de cijfers.
Raden Kempengemeenten
Geen bij de maraps, ontvangen wel de
bestuursrapportages (beraps). Is in de cyclus
verantwoordelijk voor het uitvoeren van de controlerende
taak.
Maatschappelijke
partners Divers
In de participatiesamenleving zijn de maatschappelijke
partners ook stakeholder in het CJG+, tevens beschikken
zij over de kennis en expertise om het verhaal achter de
cijfers te betrekken. De maatschappelijke partners worden
daarom betrokken in de P&C-cyclus bij de nadere duiding
van de cijfers.
Werkproces bij marap
De managementrapportage (marap), wordt uitgebracht aan het einde van het eerste en derde kwartaal
(maart en december). Het vormt daarmee de opmaat voor de bestuurlijke rapportage en de jaarrekening.
De marap is de rapportage van de leiding van het CJG+ aan de directie van de GRSK, en ter kennisname
aan het College van B&W. Vergeleken met de bestuurlijke rapportages is de managementrapportage
technischer en wijdt meestal meer uit in detail. Het maken van de managementrapportage volgt het
onderstaande werkproces.
Het maken van de marap volgt het onderstaande werkproces
Figuur 3: Werkproces voor marap
Tabel 8: Werkproces marap uitgewerkt
15
Levering gegevensset via
verschillende
kanalen
De benodigde gegevens voor de rapportages worden via
verschillende kanalen aan de beleidsmedewerker monitoring
gestuurd.
De meeste gegevens komen vanuit het GWS-systeem (het
cliëntregistratiesysteem enhet financieel systeem).
De gegevens vanuit dit systeem wordt verzonden door de
applicatiebeheerder van ISD de Kempen.
Overige gegevens worden geleverd door de hoofdaannemer van
de jeugdteams, of worden door het CJG+ verzameld.
Welke gegevens verzameld worden en in welke frequentie is
elders in dit document opgenomen.
De beleidsmedewerker monitoring van het CJG+ is
eindverantwoordelijk voor de volledigheid, actualiteit en kwaliteit
van de gegevensset.
Toets gegevenssets door
beleidsmedewerker
monitoring van het CJG+
De beleidsmedewerker monitoring ontvangt de gegevensset en
checkt deze op volledigheid, actualiteit en kwaliteit.
De beleidsmedewerker monitoring gebruikt de gegevenssets
vervolgens om de informatie, inzichten en indicatoren samen te
stellen die gebruikt worden voor de rapportage.
Verwerking gegevensset door
de beleidsmedewerker
monitoring van het CJG+ tot
een eerste rapportage
De beleidsmedewerker monitoring maakt vervolgens een eerste
rapportage.
Deze rapportage kent vooral cijfers en nog nauwelijks
toelichtende tekst, anders dan een feitelijke toelichting die de
beleidsmedewerker monitoring op basis van de kwantitatieve
analyse kan maken.
Overdrachteerste rapportage
naar de leiding van het CJG+
in een vast overleg en
formulering acties
De beleidsmedewerker monitoring draagt vervolgens de
rapportage over aan de kwartiermaker CJG+, die daarmee
eigenaar wordt van het vervolgproces om te komen tot een
eindproduct.
De beleidsmedewerker monitoring is verantwoordelijk voor een
warme overdracht, waarbij er een mondelinge toelichting
plaatsvindt op de cijfers.
De beleidsmedewerker monitoring neemt deel aan het
vervolgproces als adviseur en ondersteuner van de
kwartiermaker CJG+.
Afronding rapportage door
kwartiermaker CJG+
De kwartiermaker CJG+ bestudeert de rapportage en is
verantwoordelijk om de juiste expertise in te schakelen en met
de juiste personen af te stemmen.
Op basis hiervan schrijft de kwartiermaker de toelichting op de
cijfers.
Na het schrijven van de toelichting is de managementrapportage
af.
Overdracht definitieve
rapportage aan de directie en
het bestuur door
kwartiermaker CJG+
De kwartiermaker CJG+ overhandigt de definitieve rapportage
aan de directie van de GRSK en het College van B&W ter
kennisname (en in het kielzog de relevante actoren zoals de
financieel adviseurs, beleidsmedewerkers etc).
De levering vindt plaats gelijktijdig met de levering van andere
GRSK-marap’s, zoals die van de ISD.
Toelichting definitieve De kwartiermaker CJG+ verzorgt een warme overdracht aan het
16
rapportage aan de directie en
het bestuur door
kwartiermaker CJG+
bestuur, middels een presentatie van de cijfers.
Samen met de directie wordt gereflecteerd op de cijfers in de
marap. Het College van B&W ontvangt de marap ter
kennisname.
Formulering verbeteracties
door CJG+
Op basis van de maraps formuleert het CJG+ verbeteracties,
bijvoorbeeld door de kwartiermaker CJG+, samen met de
coördinatoren van de jeugdteams en de beleidsmedewerkers.
Rapportage geformuleerde
acties in berap
Op basis van de marap, de reflectie op de marap door bestuur
en door professionals en maatschappelijke partners wordt er
een documentje opgeleverd met concrete acties.
De leiding van het CJG+ stuurt op deze acties en rapporteert
over de ondernomen acties (en uitkomsten) in de berap.
17
Monitoring van beleid
Tabel 9: Categorieën monitoring beleid
Categorie Omschrijving
Beleidsinformatie
Halfjaarlijkse informatiestroom waarmee de gemeenteraden hun controlerende rol
kunnen uitoefenen. Denk hierbij aan:
- het bewaken van de budgettaire uitputting
- het sturen op beleidsdoelstellingen
Deze gegevens worden kwalitatief geduid door focusgroepen (zie hieronder voor
een toelichting).
Bestuursinformatie (en verantwoording)
De bestuursrapportage (berap) betreft de tussentijdse rapportage en de eindrapportage van het College
van B&W aan de raad. Anders dan de marap is dit een document waarmee de raad haar controlerende
taak kan uitvoeren. En anders dan de marap is dit geen productie van het CJG+, maar van de GRSK.
Uiteraard zit het CJG+ wel in de coproductie en levert de benodigde input.
De tussentijdse rapportage verschijnt na een half jaar
De eindrapportage, of jaarrekening, verschijnt aan het einde van het jaar
In de rapportages wordt verantwoording afgelegd over de prestaties in relatie tot de plannen, die in
bijvoorbeeld de begroting zijn gepresenteerd. Naast inzet en beheersing van budgetten, gaat het ook over
het behalen van maatschappelijke effecten. Het volgende werkproces ligt ten grondslag aan de realisatie
van de berap.
Input voor berap: meerjarenbeleidskader jeugd en raadsessies monitoring
Monitoring van beleid gaat over het gericht sturen op het bereiken van wenselijke maatschappelijke
effecten. Deze maatschappelijke effecten staan benoemd in het meerjarenbeleidskader jeugdhulp 2015-
2019 (MJBK). In bijlage 4 zijn de doelen nogmaals weergegeven.
Met de gedecentraliseerde taken komt ook beleidsvrijheid mee. Dat
betekent meer slagkracht om te sturen op een goed sociaal domein.
Om de impact van beleid zo groot mogelijk te maken worden de
beleideffecten gemeten en vormt informatie input voor nieuw te
vormen beleid. Die informatiestromen komen samen in de monitor
beleid en komen terug in de bestuursrapportage (berap).
18
Tabel 10: Informatieoverzicht bestuursrapportage (berap)
Informatie Type Omschrijving
Gezinsplan Prestatieindicator Percentage van de cliënten met een gezinsplan
Caseload Beleidsinformatie Informatie over de ontwikkeling van de caseload in relatie tot
de ingezette capaciteit
Specialistisch Effectiviteits-
indicator
1. Gemiddelde doorlooptijd van beschikking tot inzet zorg; 2.
Duur inzet zorg; 3. Vervolg behandeling cliënt
Doelrealisatie
Casussen LOT en
Kempenteam
Prestatieindicator
(KPI uit contract8)
Toets op het behalen van de doelstellingen vanuit het
gezinsplan (norm is 80%)
Cliënttevredenheid
Casussen LOT en
Kempenteam
Prestatieindicator
(KPI uit contract)
Op basis van het cliënttevredenheidsonderzoek, uitgevoerd
door de hoofdaannemer (norm is een 7)
Zelfredzaamheid
Casussen LOT en
Kempenteam
Prestatieindicator
(KPI uit contract)
Stijgen treden op basis van de zelfredzaamheidsmatrix per
cliënt bij afsloten hulptraject (norm is 1 trede)
Opschalingsprincipe
Casussen LOT en
Kempenteam
Prestatieindicator
(KPI uit contract)
Verhouding specialistisch:KTJ:LOT (norm is ‘pyramidevorm’:
20-30-50)
Budgetuitputting Risicoindicator
De verhouding tussen de geprognosticeerde uitgaven en
werkelijke uitgaven per budget. De indicator geeft weer in
welke mate de twee afwijken
Inzet capaciteit Risicoindicator
De verhouding tussen de geprognosticeerde
capaciteitsinzet van LOT, KTJ en AET en de werkelijke
inzet. De indicator geeft weer in welke mate de twee
afwijken
Inzet specialistische
hulp (per zorgtype) Prestatieindicator
Inzet van de typen specialistische hulp aan de hand van de
uitgaven. Behoort tot de in de VISD door KING/CBS
gevraagde gegevens. Op basis van deze gegevens, en aan
de hand van een trendanalyse, wordt aangegeven of het
CJG+ het presteert het gebruik van specialistische
jeugdhulp naar beneden te brengen
Rechtmatigheid
financiële inzet
Effectiviteits-
indicator
Relatie inzet middelen (geld):productie (aantal
specialistische trajecten, aantal KTJ/LOT-trajecten)
Instroom
(leefgebieden) Beleidsinformatie
Verhouding vanuit welke leefgebieden de instroom
plaatsvindt
Pgb/ZiN Beleidsinformatie Gebruik specialistische hulp (per zorgtype) uitgesplitst naar
Persoonsgebonden Budget en Zorg in Natura
8 In het contract met de hoofdaannemer van de jeugdteams zijn deze KPI’s reeds afgesproken.
19
Het maken van de berap volgt het onderstaande werkproces
Figuur 4: Werkproces voor berap
Tabel 11: Werkproces berap uitgewerkt
Levering gegevensset via
verschillende kanalen
De benodigde gegevens voor de rapportages worden via
verschillende kanalen aan de financial controller van de GRSK
en de beleidsmedewerker monitoring toegestuurd.
De meeste gegevens komen vanuit het GWS-systeem (het
cliëntregistratiesysteem en het financieel systeem).
De gegevens vanuit dit systeem wordt verzonden door de
applicatiebeheerder van ISD de Kempen.
Overige gegevens worden geleverd door de contactpersoon van
de hoofdaannemer van de jeugdteams, Combinatie Jeugdzorg,
of worden door het CJG+ verzameld.
Welke gegevens verzameld worden en in welke frequentie is
elders in dit document opgenomen.
De beleidsmedewerker monitoring van het CJG+ is
eindverantwoordelijk voor de volledigheid, actualiteit en kwaliteit
van de gegevensset.
Toets gegevenssets door
beleidsmedewerker
monitoring van het CJG+
De beleidsmedewerker monitoring ontvangt de datasets en
checkt de sets op volledigheid, actualiteit en kwaliteit.
De beleidsmedewerker monitoring gebruikt de gegevenssets
vervolgens om de informatie, inzichten en indicatoren te maken
die gebruikt worden voor de rapportage.
Verzameling financiële
gegevens door de financial
controller van de GRSK
De financial controller van de GRSK verzamelt de financiële
gegevens om de financiële kant van de rapportage te maken.
20
Opstellen bestuurlijke
rapportage door financial
controller van de GRSK
De financial controller van de GRSK maakt vervolgens de
bestuurlijke rapportage.
De controller is verantwoordelijk voor het opleveren van het
conceptproduct, de beleidsmedewerker monitoring levert de
benodigde en vooraf overeengekomen input op.
In deze rapportages staat alleen het cijfermatige stuk, aangevuld
met feitelijke toelichting op basis van de kwantitatief verkregen
inzichten.
Overdracht
conceptrapportage aan
kwartiermaker CJG+
De controller draagt de conceptrapportage (het onderdeel met
betrekking tot jeugd) over aan de kwartiermaker CJG+.
Deze is verantwoordelijk voor het schrijven van de toelichting op
de cijfers en de verantwoording, en wordt daarbij ondersteund
door de beleidsmedewerker monitoring.
Aanvulling conceptrapportage
door kwartiermaker CJG+
De kwartiermaker CJG+ zorgt ervoor dat gebruik wordt gemaakt
van de juiste (intern aanwezige) expertise en dat de juiste
afstemming wordt gevonden.
Op basis van hun input wordt een toelichting en verantwoording
geschreven.
Afronding definitieve
rapportage door financial
controller GRSK
De financial controller van de GRSK ontvangt de toelichting en
verantwoording van de kwartiermaker CJG+ en is
verantwoordelijk om met deze input tot een eindproduct te
komen.
Versturen eindrapportage
(berap) door financial
controller
Het eindproduct is een berap van de GRSK waar ook het
onderdeel jeugd staat beschreven.
Dit eindproduct wordt vervolgens door de financial controller
verstuurd.
Toelichting definitieve
rapportage aan de raad door
het
College
van B&W
In een raadsessie wordt de berap toelichting. In deze sessie legt
het College van B&W verantwoording af.
21
Kwalitatieve duiding berap &
formulering acties door
focusgroepen
(maatschappelijke partners)
Tevens wordt de raadsessie gebruikt voor nadere duiding van
de cijfers.
Dit gebeurt door de portefeuillehouder(s) welzijn samen met de
leiding van het CJG+ en maatschappelijke partners.
Tijdens deze sessie wordt de rapportage in zijn geheel belicht,
maar er wordt ook ingegaan op een specifiek thema.
Dit thema wordt door het College van B&W gekozen en
ambtelijk voorbereid.
Voor dit alles geldt dat de kwartiermaker CJG+
eindverantwoordelijk is en dat de beleidsmedewerker monitoring
ondersteunt.
Rapportage geformuleerde
acties in berap
Op basis van de berap, de reflectie op de berap door het
College van B&W en door professionals en maatschappelijke
partners wordt er een documentje opgeleverd met concrete
acties.
De leiding van het CJG+ stuurt op deze acties, rapporteert over
de ondernomen acties (en uitkomsten) en voert eventuele
benodigde beleidsaanpassingen door.
Kwalitatieve duiding van de beleidscijfers
De kwalitatieve duiding van de cijfers gebeurt op twee manieren:
- Reflectie op de berapcijfers door focusgroepen
- Warme overdracht van de berapcijfers aan de gemeenteraden
Reflectie op de berapcijfers door focusgroepen
De cijfers van de berap worden nader geduid door focusgroepen. De focusgroepen bestaan uit
professionals die functioneren in het dienstverleningsmodel van het CJG+, en maatschappelijke partners
die een aandeel hebben in relatie tot het dienstverleningsmodel “jeugdhulp in de Kempen”.
De focusgroepen worden begeleid door de portefeuillehouder(s) welzijn in samenwerking met de
kwartiermaker van het CJG+ en de beleidsmedewerker monitoring. Met de focusgroepen wordt
gediscussieerd op basis van hun ervaringen en expertise naar hun percepties, ideeën en meningen omtrent
de uitvoering van het jeugdbeleid door het CJG+, ter duiding van de berapcijfers. Elke participant krijgt de
gelegenheid aan het woord te komen, de setting van de sessie is een interactief gesprek.
22
Het reflecteren op de berapcijfers volgt het onderstaande werkproces
Figuur 5: Werkproces voor kwalitatieve duiding met focusgroepen
Tabel 12: Werkproces duiding (reflectie) vanuit focusgroepen uitgewerkt
Ontvangst van de berap door
de leden van de focusgroep
Ontvangst van de berap door de leden van de focusgroep. Dit is
de reeds vastgestelde berap (de versie die ook het College van
B&W ontvangt).
De verzending gebeurt door de beleidsmedewerker monitoring,
die tevens verantwoordelijk is voor een warme overdracht van
het stuk (en het stuk dus voorziet van een begeleidend
schrijven).
Let wel dat de keuze ook kan zijn om de focusgroep samen te
stellen op basis van inzichten vanuit de berap, in dat geval zit er
nog een stap voor en dat is ‘bepalen samenstelling focusgroep,
op basis van de uitkomsten van de berap’.
In dit geval wordt intern (coördinatieteam en beleidsteam CJG+,
met de eindverantwoordelijkheid voor en uiteindelijke beslissing
door de kwartiermaker CJG+) de keuze gemaakt voor een
focusgroep (of focusgroepen).
Voorbereiding focusgroep op
een specifiek thema
Tevens wordt de focusgroep voorbereid op een specifiek thema
en deze wordt afgebakend, zodat de sessie met de focusgroep
zo productief mogelijk verloopt.
De afweging is hoe deze thema’s worden bepaald.
De eerste optie is om dit in overleg met het beleidsteam en
coördinatieteam te bepalen, waarbij de beleidsmedewerker
monitoring op basis van de marap suggesties doet en waarbij de
kwartiermaker CJG+ uiteindelijk beslist over het te kiezen
thema.
Een tweede optie is om de focusgroep zelf thema’s aan te laten
dragen, waarbij de kwartiermaker CJG+ wel uiteindelijk beslist
over het te kiezen thema.
De derde optie is een combinatie tussen optie één en twee. Het
uiteindelijk overeengekomen thema wordt met de focusgroep
gecommuniceerd.
23
Facilitering interactieve sessie
met focusgroep
De focusgroep komt bijeen in een sessie van ongeveer twee
uur.
De groep bestaat uit 6 tot 10 personen, die allen de gelegenheid
krijgen aan het woord te komen.
De sessie wordt gefaciliteerd en een interactieve groepssetting
wordt gewaarborgd.
De vorm van de sessie is een gesprek.
Benoemen acties op basis
van het gesprek met de
focusgroep
Op basis van het gesprek met de focusgroep worden acties
benoemd.
Deze acties hoeven niet door de focusgroep zelf benoemd te
worden, maar volgen idealiter op basis van een analyse van het
gesprek.
Deze analyse en het benoemen van acties gebeurt door de
beleidsmedewerker monitoring, in overeenstemming met de
kwartiermaker CJG+ en in afstemming met het coördinatieteam
en het beleidsteam van het CJG+.
De acties worden vervolgens gedeeld met de focusgroep.
Idealiter is dit een mededeling, de focusgroep wordt niet
gevraagd te reageren.
Rapportage acties in berap
Over de uitkomsten van de acties wordt gerapporteerd in de
berap.
Sommige acties zullen wat meer tijd vragen voordat resultaat
zichtbaar is, in dat geval wordt er gerapporteerd over een
tussenstand.
Daarnaast communiceert het CJG+ met de leden van de
focusgroep over de resultaten van de acties.
Hierbij geldt de afweging of het verstandig is om breder te
communiceren dan alleen met de groep, om te voorkomen dat
maatschappelijke partners zich buitengesloten voelen.
Zowel het rapporteren als het communiceren over de resultaten
van de acties is een taak van de beleidsmedewerker monitoring.
De afweging wordt gemaakt door de kwartiermaker CJG+.
Inrichting focusgroep(en)
Een belangrijke afweging die gemaakt moet worden voordat begonnen wordt aan het werken met de
focusgroepen is hoeveel het er zijn, wat het onderwerp is dat de leden van de focusgroep verbindt en de
keuze van de leden van de focusgroep:
- Deelnemers focusgroepen;
o Veiligheid: politie, …
o Vrije tijd: sport-, muziek-, …verenigingen, …
o Medisch: huisartsen, POH-ers jeugd-GGZ, jeugdarts
o Onderwijs: VO, PO
o Loketten: Wmo-loket medewerkers, medewerkers sociale dienst
o Een vertegenwoordiging van de gemeenteraden
o Wmo-adviesraden van Bergeijk, Eersel en Reusel-De Mierden (afgevaardigden jeugd)
en het POP Bladel
- Selecteren deelnemers focusgroepen per sessie; De keuze voor de leden van de focusgroep
heeft betrekking op de representativiteit van de groep. Dat betekent dat inzichtelijk wordt gemaakt
welke maatschappelijke partners en professionals te maken hebben met het geselecteerde
onderwerp, en op basis hiervan een representatieve selectie wordt gemaakt. Voor het onderwerp
medisch zou je bijvoorbeeld kunnen kiezen voor een groep van 4 huisartsen, een kinderarts, een
ggd-arts, de wijkverpleegkundige en de LOT-medewerker van het leefgebied medisch.
- Aantal focusgroepen; De hoeveelheid focusgroepen is een afweging tussen de hoeveelheid
informatie die je wilt ontvangen om zinvol bezig te zijn, en de capaciteit die beschikbaar is om die
informatie te verwerken en acties op te volgen. De groepen dienen een bepaalde focus te hebben
om functioneel te zijn. Met andere woorden, de groepen kunnen niet over ‘alles’ gaan. Dat
betekent dat de keuze voor de hoeveelheid focusgroepen ook te maken heeft met de
onderwerpen waar deze voor ingezet worden. Het advies is om met één of twee pilots te
24
beginnen, zodat kan worden ingeschat hoeveel tijd het CJG+ kwijt is en duidelijk wordt wat het
rendement is van de focusgroepen. Op basis van de pilots kan dan worden afgewogen op welke
onderwerpen er wordt gewerkt met focusgroepen.
- Onderwerp focusgroepen; Het onderwerp dat de groepen verbindt is bijvoorbeeld de leefgebieden
die in relatie tot het dienstverleningsmodel zijn aangeduid, bijvoorbeeld onderwijs of medisch. Het
kan ook gaan over een specifiek of actueel onderwerp, bijvoorbeeld alcoholmisbruik of het
gebruikmaken van het sociale netwerk bij hulpvragen. De groepen kunnen permanent zijn (we
hebben altijd een focusgroep onderwijs) of tijdelijk (we hebben vanwege specifieke ontwikkelingen
tijdelijk een focusgroep alcohol).
- Onderwerpen focusgroepen wanneer de raad betrokken is; De Colleges van B&W bepalen de
onderwerpen van de focusgroepen waar de gemeenteraden bij betrokken zijn. De gemeenteraden
hebben aangegeven dat ze geinteresseerd zijn in actuele thema’s en/of bijzonderheden.
Warme overdracht van de berapcijfers aan de raden
Uit de opbrengsten van de raadsessies blijkt dat raadsleden voorkeur hebben voor een warme overdracht
van de bestuurlijke rapportages aan de raad. Tijdens de raadsessies is ook de vorm besproken hoe dit er
bij voorkeur uit moet komen te zien. Aan de hand hiervan is gekozen voor de volgende vorm:
- In een apart hiervoor georganiseerde raadsessie een warme overdracht van de bestuurlijke
rapportages aan de raden door de colleges, de leiding van het CJG+ en een selectie van
maatschappelijke partners.
- Tijdens de sessie wordt de berap in zijn algemeen behandeld en wordt één thema apart belicht.
De raadsessie wordt voorbereid door de beleidsmedewerker CJG+ die verbonden is aan de gemeente
alwaar de raadsessie wordt gehouden, ondersteund door de beleidsmedewerker monitoring. Het apart te
belichten thema wordt in afstemming met het College van B&W ambtelijk voorbereid en uitgewerkt, aan de
hand van opvallende cijfers in de berap. De uit te nodigen maatschappelijke partners zijn verbonden aan de
thema. De selectie en uitnodiging gebeurt door het CJG+, in afstemming met het College van B&W.
Het doel van de warme overdracht is om de wereld achter de cijfers te laten zien. Omdat we richting een
participatiesamenleving bewegen kan niet alleen de gemeentelijke uitvoer dat verhaal nog vertellen, maar
zijn ook maatschappelijke partners betrokken bij dat verhaal.
Strategisch control
Voor het beleidsdomein is ook gekozen voor strategisch control. Dat betekent dat er gericht wordt gestuurd
op het behalen van strategische doelen.
- Strategische control is de verantwoordelijkheid van de beleidsmedewerker monitoring.
- Dat betekent dat deze medewerker er op toeziet dat strategisch control mogelijk wordt. Daarvoor
zijn een aantal stappen nodig:
o Het meerjarenbeleidskader geeft nu vooral richting. De volgende stap is om een duidelijk
stip op de horizon te zetten, door concrete (smart) strategische doelen te formuleren op
basis van de inhoud van het MJBK. Dus waar staan wij over vier jaar? Hoe concreter
hoe beter stapsgewijs toe te werken is richting dat eindstation. (wij geven al een goede
voorzet voor het concretiseren van de strategie uit het meerjarenbeleidsplan)
o Het strategisch control wordt ingebed in de P&C-cyclus. Dat betekent dat geprofiteerd
kan worden van de mogelijkheden vanuit de PDCA, en dat er ook verantwoording wordt
afgelegd over het behalen van de strategische doelen. Wat betekent de inbedding van
strategisch control in de P&C?
In de voorbereidingsfase (planfase) van de de P&C-cyclus worden de
strategische doelen meegenomen in de P&C-documenten, zoals het jaarplan.
Dat betekent dat de langetermijndoelstellingen (4 jaar) wordt vertaalt naar een
stap van één jaar. Die vertaling wordt gedaan door de beleidsmedewerker
monitoring, in afstemming met het beleidsteam jeugd.
Nu de jaardoelen staan vastgelegd wordt er tussentijds gemonitord, waarnodig
bijgestuurd en verantwoord. Strategisch control gaat volledig mee in de
staande P&C-cyclus
De uiteindelijke verantwoording vindt plaats in de afsluitende jaarrekening
- De beleidsmedewerker monitoring vervult in relatie tot strategisch control een adviesfunctie. Dat
betekent dat de medewerker naar aanleiding van de cijfers/uitkomsten adviseert over
handelingsmogelijkheden
- Het instrument dat voor strategisch control wordt ingezet is de monitor beleid. Uit deze monitor
worden de cijfers gehaald op basis waarvan wordt gestuurd.
25
Lokale informatie voor beraps
Vanuit de eigen systemen wordt data ontsloten. Dit zijn de volgende type data:
- Gebruik voorliggende structuren ten opzichte van overheidsgefinancierde zorg
- Vergroten van zelfredzaamheid en participatie onder cliënten
- Inzet lichtere vormen van zorg ten opzichte van zwaardere vormen van zorg
Aanvullende beschikbare monitoring voor beraps
De monitor sociaal domein die de Kempen kan worden aangevuld met beschikbare monitoring. De
informatie vanuit deze bestaande monitors vormen input voor de Kempische monitor voor het sociaal
domein.
Tabel 13: Beschikbare monitoring (landelijk)
Monitor Organisatie Wat meet deze monitor?
Sociaal Domein
Kwaliteit Instituut Nederlandse
Gemeenten (KING) met de VNG
via waarstaatjegemeente.nl
Inzicht in gebruik, early warning items,
cliëntervaring en toegankelijkheid van
specialistische jeugdzorg (regionaal ingekocht)
Privacy Landelijke Huisartsenvereniging
(LHV) Inzicht in de naleving van privacy
Tabel 14: Beschikbare monitoring (lokaal)
Monitor Organisatie Wat meet deze monitor?
Burgerrollen Alleen in Eersel: via
waarstaatjegemeente.nl
Op kernniveau tevredenheid en betrokkenheid
op verschillende leefdomeinen meten
GGD Monitor
Jeugd GGD
De Jeugdmonitor is een samenvatting van
informatie, op papier en op
internet, over de situatie van de jeugd in de
Kempen. Indicatoren die worden meegenomen,
zijn: jongeren en gezin, gezondheid en welzijn,
onderwijs, arbeid, veiligheid en justitie
De relevante informatie uit bovenstaande monitorinstrumenten dient voor de Kempen nog te worden
geselecteerd en bewerkt.
Informatieproducten berap
Vanuit alle beschikbare informatie worden de maatschappelijke effecten/staat van het sociaal domein in de
Kempen gepresenteerd. Hiervoor wordt informatie vertaald tot indicatoren en beleidsrelevante inzichten. Dit
gebeurt door de beleidsmedewerker monitoring. Het informatieproduct is als het ware een brochure aan de
hand waarvan het gesprek met beleidsmaker en beleidsbepalers plaatsvindt. Dit vormt vervolgens de basis
voor participatieve beleidsvorming, samen met maatschappelijke partner
26
Afsluiting en aanbevelingen
Hieronder volgen aanbevelingen voor doorontwikkeling van monitoring en grip op calamiteiten.
Voorstel jaaragenda
We stellen voor een jaaragenda te delen met de gemeenteraden, Wmo-adviesraden en overige
maatschappelijke partners. Een voorstel voor deze agenda kan zijn:
MAAND ONDERDEEL ROL VOOR MAATSCHAPPELIJKE PARTNERS
april marap -
april berap Cijfers berap die inhoudelijk te verklaren zijn, bespreken en
duiden, eventueel gekoppeld aan een thema
juni vaststellen format Alleen in 2015: de Wmo-adviesraden adviseren over het
format monitoring
juli marap -
september vaststellen format Alleen in 2015: de gemeenteraden stellen het format
monitoring vast
oktober marap -
oktober berap Cijfers berap die inhoudelijk te verklaren zijn, bespreken en
duiden, eventueel gekoppeld aan een thema
december/januari marap -
Voorstel doorontwikkeling monitoring
Daarnaast is het van belang dat de monitor in de toekomst wordt aangescherpt indien nodig. Het sociaal
domein en de transformatie zijn nog volop in beweging. Dit levert nieuwe vragen, inzichten en
mogelijkheden op. Voor de doorontwikkeling kan gebruik worden gemaakt van de input van
maatschappelijke partners, bijvoorbeeld tijdens de reguliere bijeenkomsten in het kader van de duiding van
de cijfers in de berap, zoals hierboven in het schema aangegeven. Het uitgangspunt is wel dat de basisset
voor zowel bedrijf als beleid zo stabiel mogelijk blijft, om ontwikkelingen over de jaren heen te kunnen
volgen.
Opmaat naar integraal budget
Om minder voorzichtig te hoeven zijn met het inzetten van hulp “vanuit andere transities” (voorbeeld:
dagbesteding voor jeugdigen met arbeidsmatig karakter), kan het verstandig zijn te onderzoeken of kan
worden toegewerkt naar integrale budgettering binnen de Kempengemeenten. Voordeel hiervan is dat
geredeneerd wordt vanuit maatwerk en niet vanuit budgetten.
Nu er een voorstel ligt voor een monitor voor zowel bedrijf als
beleid, willen we verder kijken richting de toekomst. Welke
aanbevelingen kunnen worden meegenomen om monitoring in te
bedden en in de toekomst aan te scherpen? Welke zaken moeten nog
worden opgepakt voor het calamiteitenprotocol?
27
Voorstel vaststellen sociaal calamiteitenplan
Voorstel is om op korte termijn het definitieve format sociaal calamiteitenplan (voor de drie transities
gezamenlijk) vast te stellen via de colleges. Suggesties uit de raadsessies (zie bijlage 1) zijn hierin
verwerkt.
Aanlevering gegevens voor CBS
Verschillende contactpersonen zijn verantwoordelijk voor het volgen van de ontwikkelingen omtrent
informatiemanagement richting andere (hogere) overheden en onderneemt actie wanneer nodig. Dit komt
omdat per gemeente een eigen contactpersoon moet worden aangemeld. Dit zijn in de Kempen:
Bergeijk Xander Koster
Bladel (nog geen reactie van Fiona)
Eersel Pieter Brekelmans
Reusel-De Mierden Marjo Luttels
Rolinvulling beleidsmedewerker monitoring
De beleidsmedewerker monitoring jeugdhulp krijgt in deze notitie een prominente rol toebedeeld. Echter ligt
de eindverantwoordelijkheid van monitoring bij de kwartiermaker CJG+. De beleidsmedewerker monitoring
faciliteert vanuit een dienstverleningsovereenkomst. Los van wat elders aan taken is beschreven gaat hij
ook nog over een aantal specifieke taken.
Monitoring regionaal
Op het niveau van regio Eindhoven is specialistische jeugdhulp ingekocht. Hiervoor is een
dienstverleningsovereenkomst (DVO) opgesteld, die taken en verantwoordelijkheden aan de Gemeente
Eindhoven geeft. Eén van de verantwoordelijkheden is contractmanagement, waarbij prestatiemanagement
hoort. Dat betekent dat Eindhoven toeziet op de overeengekomen prestaties die de gecontracteerde
jeugdhulpaanbieders leveren. Voor het managen van die prestaties zijn prestatiemanagers aangesteld
(Miranda Vink, Joanna Bos, Cor van Willigen, Bart van den Biggelaar, Marjon Veenendaal, Peter de Goede
en Ruud van den Broek). Voor het managen van die prestaties hebben deze prestatiemanagers een beeld
nodig. Vooralsnog is er geen monitor in ontwikkeling die op basis van kwantitatieve gegevens inzicht geeft
in de prestaties van de jeugdhulpaanbieders. Dat betekent dat er geen objectieve informatievoorziening is
over de prestaties van de specialistische jeugdhulpaanbieders.
De beleidsmedewerker monitoring jeugdhulp vertegenwoordigt de Kempengemeenten op dit thema in de
regio. De beleidsmedewerker is verantwoordelijk voor het (in afstemming) benoemen van de belangen van
de Kempengemeenten en deze in de regio vertegenwoordigen.
Steeksproefsgewijze control (kwaliteit)
Steeksproefsgewijs wordt de kwaliteit van de dienstverlening voor jeugdigen gecontroleerd. Dat geldt voor
de kwaliteit van de eigen dienstverlening, alsmede de dienstverlening die wordt ingekocht (zoals
bijvoorbeeld het adviserend expertteam). De reden om dit steeksproefsgewijs te controleren is omdat de
kwaliteit van de dienstverlening niet kwantitatief wordt vastgelegd, maar omdat er wel behoefte is om de
kwaliteit inzichtelijk te maken. De beleidsmedewerker monitoring maakt een plan voor het verrichten van
steekproefsgewijze control waarin het volgende benoemd staat:
- Doel van de control en de wijze waarop over de resultaten wordt gerapporteerd
- De aandachtsgebieden van de steekproeven
- De frequentie en de wijze waarop deze onderdelen worden gewaardeerd
Naleving regelgeving en afspraken
Om risico’s te beperken, maakt de beleidsmedewerker monitoring samen met de beleidsmedewerker
kwaliteit een plan voor het bewaken van de regelgeving en afspraken, waaronder privacy, waarin het
volgende benoemd staat:
- Doel van naleving van wetgeving en afspraken en de wijze waarop over de resultaten wordt
gerapporteerd
- De aandachtsgebieden waarop compliance zich richt, met in ieder geval aandacht voor:
o Privacyregelgeving
o Opschalingsprincipe
o Datakwaliteit
- De frequentie en de wijze waarop de controle plaatsvindt en hoe deze wordt gewaardeerd
28
Bijlage 1 – Uitkomsten raadsessies
Programma raadsessies
Tijdens de raadsessies, waarvoor ook de Wmo-adviesraden en het POP Bladel waren uitgenodigd, is
stilgestaan bij:
- Toelichting monitor jeugdhulp (informatief)
- Monitoring jeugdhulp – onderdeel bedrijfsvoering (informatief)
- Monitoring jeugdhulp – onderdeel beleid (informatief – interactief – meningsvormend) met de
commissie inwoners wordt van gedachten gewisseld over maatschappelijke effecten en concrete
resultaten, die als basis dienen voor maatschappelijke effectindicatoren jeugdhulp
- Calamiteiten jeugdhulp/sociaal domein (informatief)
Data raadsessies
De verschillende raadsessies hebben plaatsgevonden op:
Gemeenteraad Datum
Bladel 14 april 2015
Bergeijk 10 maart 2015
Eersel 3 maart 2015
Reusel-De Mierden 2 april 2015
Uitkomsten raadsessies ten aanzien van monitoring
Gemeenteraad Onderwerp Suggesties en/of uitkomst
Bergeijk Algemeen
- Informatiestroom op gang brengen en wekelijks
beheersen/sturen.
- Niet alleen op verzoek van de raad het gesprek aan gaan. Ook
als er wat te melden is.
- Van Kempische krachtsessie naar reflectie bijeenkomsten.
- Inzicht in het goed functioneren van de keten. ‘Hoe sluitend is de
keten’? Bijvoorbeeld de samenwerking met huisartsen en
scholen.
- Een algemene overdracht van informatie is noodzakelijk, zodat
vervolgens besloten kan worden om te richten op een specifiek
thema.
Indicatoren
- Géén doel is om zorgconsumptie te laten verminderen, wel een
doel is dat passende ondersteuning plaatsvindt.
- Begin bij de ouders: meet de eigen kracht.
- Doelrealisatie/kwalitatieve info: biedt reflectie.
In alle vier Kempengemeenten Bergeijk, Bladel, Eersel en Reusel-
De Mierden, hebben raadsessies plaatsgevonden om wensen rondom
monitoring jeugd met elkaar te verhelderen en om zicht te krijgen op
de werking van het calamiteitenprotocol. In onderstaande tabellen
worden de suggesties en uitkomsten van de raadsessies weergegeven.
29
- Bied inzicht in de werking van ketens.
- Focus ook op doelgroepen (bijvoorbeeld aan de hand van de
alcoholmonitor).
- Naast evaluatie, bied ook ruimte voor innovatie.
Bladel Algemeen
- Met partners in gesprek gaan is belangrijk, maar vooral als er
een aanleiding is. Het college moet in staat zijn om de
gemeenteraad te informeren.
- Vooral interesse in trends en opmerkelijke afwijkingen.
- Leeftijdsgrens tot 18 en tot 23 goed duiden in de rapportages:
waar heb je het over?
- Zorgstructuur is een verkeerd woord als het gaat om
ondersteuning op scholen, gebruik liever
ondersteuningsprofielen.
- Een kleine gemeenschap als Bladel kan ook tot het mijden van
zorg leiden, omdat men het liever niet wil delen in de
gemeenschap. Hier moet bij stil worden gestaan.
Indicatoren
- Van belang is om de beleving van de mensen zelf in beeld te
brengen, bijvoorbeeld door de tevredenheid te meten.
- Het meten van gegevens moet menselijk blijven, daarom sluit
het idee van focusgroepen waarmee in gesprek wordt gegaan
erg aan.
- Lukt het de generalist om echt regie te voeren, kan dat worden
gemeten?
- Hoeveel manuren slokt een casus op?
- De termijnen van afhandeling zijn ook interessant.
- Informatie over wachtlijsten.
- Graag in kaart brengen wanneer er opschaling van het LOT
naar het KTJ plaatsvindt.
- Caseload is ook interessant, kunnen de teams het aan?
Eersel Algemeen
- De inzet moet zijn: een gelukkig kind.
- Jeugdmonitor meenemen.
- Monitoren moet niet eenzijdig gebeuren, maar met partners.
- De grens tussen kaders en stellen en uitvoeren zit tussen het
opstellen van maatschappelijke effectindicatoren (beleid) en
prestatie-indicatoren van de teams (uitvoering)
- Komen zowel kwantitatieve als kwalitatieve gegevens terug bij
monitoring? Ja.
Indicatoren
- Snelheid inzet op hulpvraag.
- Goede schoolprestaties.
- Tevreden cliënten.
- Afname zorggebruik (minder dure zorg, meer zelf regie),
bijvoorbeeld binnen .. jaar afname van .. %.
- 3D in samenhang aangeboden.
Reusel-De Mierden
Algemeen
- In de beginfase zal men meer rapporteren om gericht bij kunnen
te sturen.
- Niet alle rapportages hoeven naar de raad. Maak ze
opvraagbaar, of geef significante ontwikkelingen tussentijds door
aan de raad.
- Een ‘periodiek gesprek’ is alleen nodig als er een aanleiding
voor is (urgentie). De vorm van dit gesprek is afhankelijk van de
cijfers. Zijn de cijfers goed, of zijn ze zorgelijk?
- Wordt er niet teveel geregistreerd? De bureaucratie moet tot een
minimum beperkt worden. Dit principe moet terugkomen in de
ontwikkeling van een monitoringsinstrument.
- Privacy is belangrijk in de ontwikkeling van een
monitoringsinstrument.
- Maatschappelijke partners kunnen helpen bij het duiden van de
cijfers.
30
Indicatoren
- Belangrijk is de vraag hoe tevredenheid (van cliënten) en de
afname van het aantal cliënten zich tot elkaar verhouden, dit kan
door het meten van:
o Uitstroom (kijken of cliënten ook weer terug komen in
de hulpverlening ‘draaideur’, of dat ze na een
hulpverleningstraject weer op eigen benen kunnen
staan)
o Tevredenheid
- Met de indicator van uitstroom wordt de vraag behandeld wat de
effectiviteit van het nieuwe jeugdbeleid is.
- Bij de indicator uitstroom dient er gekeken te worden naar het
intakegesprek en het evaluatiegesprek – dus begin + einde – en
dan dient er gekeken te worden of de cliënt minder afhankelijk is
geworden.
- Op basis van de lijst van opgesomde effecten en opmerking
over het woord ‘effectief’: Wat is effectief? Effectief is
vooruitgang voor het cliënt, gebaseerd op het gezinsplan. Wat is
de inhoudelijk overweging om te stoppen met zorg?
- De lijst met indicatoren wordt niet te lang, uitgangspunt is
handen aan het bed.
Uitkomsten raadsessies ten aanzien van calamiteiten
Gemeenteraad Onderwerp Suggesties en/of uitkomst
Bergeijk
Wat gebeurt er bij
grensoverschrijdende
calamiteiten?
- Wie is dan eigenaar en regisseur? En hoe wordt er met
de betrokken gemeenten geschakeld? Wie heeft in dat
geval doorzettingsmacht?
Hoe kunnen wij ons
goed voorbereiden
op calamiteiten?
- Door te oefenen met calamiteiten. Hoe gaat de
communicatie bijvoorbeeld met ketenpartners? Het is
belangrijk te bepalen hoe zij worden betrokken.
Bladel
Wat is het verschil
tussen een crisis en
een calamiteit?
- Van een calamiteit is sprake wanneer er
maatschappelijke onrust ontstaat naar aanleiding van
een incident.
Kan de media niet
juist uitkomst bieden
bij een calamiteit?
- Dat kan, maar altijd goed afgewogen. De persoon of het
gezin in kwestie moet beschermd kunnen worden voor
bepaalde aandacht en berichtgeving.
Eersel
Wat gebeurt er
wanneer de
burgemeester niet
aanwezig is bij een
calamiteit?
- Dan wordt de eerste loco-burgemeester (wethouder)
ingeschakeld ter vervanging. Als dit de wethouder welzijn
is, wordt dit de tweede loco-burgemeester.
Wanneer wordt de
IVC-er
geinformeerd?
- Al bij dreiging van een incident.
Kan de Inspectie ook
rechtstreeks naar de
gemeenteraad
terugkoppelen?
- Nee, de gemeenteraad wordt alleen geinformeerd na
afloop van een onderzoek. Deze informatie gaat over of
de gemeente(n) en haar partners al dan niet goed
hebben gehandeld en tot welke eventuele aanpassingen
dit leidt.
Reusel-De Mierden
Hoe verhoudt de
driehoek zich tot het
calamiteitenteam?
- Het calamiteitenteam binnen het voorgestelde
calamiteitenprotocol volgt bestaande structuren. Het
protocol voor jeugd is in die zin ook niet nieuw, we
maken gebruik van wat al werkt.
Hoe voorkomt een
calamiteitenteam
tunnelvisie in de
oordeelsvorming?
- Het kan een gevaar vormen dat bijvoorbeeld valse of
overdreven meldingen worden opgeblazen (met alle
gevolgen van dien). Dit is een gevaar dat in de staande
structuur deels wordt getackeld. De samenstelling van
31
het calamiteitenteam is gemêleerd, breed en objectief,
en valt binnen een stevige governance. Daarnaast kan
tunnelvisie worden getackeld door het (structureel)
simuleren van calamiteiten, en zo te oefenen.
Wat gebeurt er
wanneer een
calamiteit de
gemeentegrenzen
overstijgt?
- Vergelijk het calamiteitenplan met het GBT -> Wanneer
een calamiteit het lokale overstijgt gaat de zaak over
naar een regiogemeente. Maar in het geval van
subregionaal/interlokaal niveau is het nog onvoldoende
duidelijk. Dit moet uitgewerkt worden. ‘Wie heeft
doorzettingsmacht?’
32
Bijlage 2 – Monitoring
Participatiewet en Wmo
Huidige activiteiten in relatie tot monitoring vanuit de Participatiewet (voorheen Werk & Inkomen) &
Wmo, centraal vanuit ISD De Kempen.
Onderdeel Inhoud
Bedrijfsplan
Vlak voor het kalenderjaar
O.a.
- Missie en visie
- Afspraken dienstverlening per gemeente
- Bedrijfsvoering o.a. formatie
- Informatievoorziening
- Voorlichting
- Financiën
- Beleidsproducten (werk, inkomen en Wmo)
- Nieuwe ontwikkelingen
- Knelpunten en risico”s
- Overzicht activiteiten
- Overzicht prestatie-Indicatoren – deze worden ook in de
programmabegroting van de gemeente overgenomen
Jaarrekening
Voor 1 maart
Specifiek voor de onderdelen:
Werk
- Financieel (incl. resultaat)
- Klantenbestand + ontwikkelingen
- Aanvragen
- Instroom/uitstroom
- Details uitgaven participatiebudget/inzet re-integratieproducten
Inkomen
- Bijzondere bijstand en minimaregelingen
- Aantal ingediende aanvragen bijzondere bijstand
- Lasten bijzondere bijstand
- Uitgaven per categorie
- Schuldhulpverlening (aantallen en lasten)
Wmo
- Aantal voorzieningen Wmo
- Aantal ingediende Aanvragen
- Specificaties ten aanzien van de voorzieningen apart (hulp bij het
huishouden, vervoersvoorzieningen, rolstoelvoorzieningen,
woonvoorzieningen)
Ten aanzien van bovenvermelde onderwerpen ook inhoudelijke
toelichting ten opzichte van voorgaande jaren en toelichting afwijkingen
en verklaringen
Prestatie-indicatoren:
In de jaarrekening wordt over de in het bedrijfsplan beschreven
prestatie-indicatoren gerapporteerd en wordt beschreven waarin
voldaan is aan de indicatoren.
33
Bezwaar en beroep, dwangsom en klachten
Aantallen, inhoud en status.
Begroting,
meerjarenraming en
toelichting op de
beleidsterreinen
Voor 15 april
Idem als voor jaarrekening waarbij ontwikkelingen worden meegenomen
en beleidsonderdelen financieel worden vertaald en inhoudelijk
toegelicht.
Managementrapportage
+ kernkaarten per
gemeente
Per kwartaal
Relevante resultaatgegevens werk, inkomen en zorg/Wmo (kwantitatief
en financieel) over het afgelopen kwartaal + toelichting.
Managementrapportages vormen ook basis voor input 1e en 2e berap
gemeente (wijzigingsvoorstellen ten aanzien van in de begroting
opgenomen cijfers) indien nodig.
Samenvatting verwerkt in “kernkaart”.
Extra activiteiten als gevolg van transities Participatiewet en Wmo
Participatiewet
Wijze van monitoring in het kader van de Participatiewet (aanvullend op de huidige taken) wordt gekoppeld
aan de Verordening Participatie (die begin juli 2015 aan de gemeenteraad ter vaststelling wordt
aangeboden).
Met het voorleggen van de Verordening zal tevens een voorstel aan de gemeenteraad worden voorgelegd
hoe de monitoring zal worden ingevuld (als aanvulling op bestaande taken).
Aandacht voor onder meer: nieuwe instrumenten, cijfers en aantallen + toelichting en resultaten (waaronder
ook ervaringen van klanten).
Hieronder volgt een overzicht van bestaande monitoring van de Wmo en Participatiewet (Werk & Inkomen)
vanuit de ISD.
Wmo
Overlegtafel (afvaardiging zorgaanbieders) in het kader van “begeleiding” die in 2015 wordt voortgezet.
Activiteiten overlegtafel zijn met name gericht op monitoring “begeleiding” en ontwikkelagenda
(transformatie).
In jaarlijkse cyclus documenten ISD (zie bovenstaand) worden nieuwe taken Wmo opgenomen en
gemonitord.
De vraag ligt voor of er begin 2016 een breed klanttevredenheidsonderzoek Wmo kan worden uitgevoerd
(meten ervaringen over 2015). Hiervoor zijn in de meerjarenraming nog geen middelen opgenomen.
Overig (per gemeente verschillend)
- Verantwoordingsnotitie met GGD-monitor over de door de gemeenteraad geformuleerde Wmo-
resultaten uit het beleidskader (Bladel)
- Klanttevredenheidsonderzoeken Wmo in ISD-verband (Eersel)
- Kempenbreed is tot een aantal jaren terug periodiek aan SGBO opdracht gegeven een
klanttevredenheidsonderzoek uit te voeren. Vanwege bezuinigingen is dit onderzoek de laatste
jaren niet meer uitgevoerd.
- In de gemeente Eersel is op eigen initiatief in 2013 nog een klanttevredenheidsonderzoek Wmo
uitgevoerd (Eersel)
- Gemeentelijk onderzoek “Waar staat je gemeente”. In 2014 uitgevoerd met specifieke vragen
rondom Wmo (Eersel)
34
Voorbeeld: Kernkaart Eersel (opgesteld door de ISD) Werk&Inkomen en Zorg (Wmo)
Werk
Aantal BUIG-uitkeringen op einde jaar
2012 2013 30-9-2014 prognose 2014 toename 2014
98 120 115 134 -4%
Aantal NWW op einde jaar
2011 2012 2013 31-8-2014 toename 2014
276 372 492 498 1%
Klantenprofielen BUIG
Werkklant Zorgklant A Zorgklant B Rustklant Totaal
20 35 42 18 115
Aantal aanvragen BUIG op einde jaar
2011 2012 2013 2014 t/m 30-09
79 52 73 36
Lasten BUIG
2012 2013 begroot 2014 prognose 2014 prognose t.o.v. begroting 2014
1.181.949 1.425.416 1.715.500 1.655.000 -60.500
Baten BUIG (definitief budget 2014)
definitief BUIG 2014
Progn. lasten BUIG 2014
tekort 2014
1.347.453 1.655.000 -307.547
Toelichting Werk Bij het opstellen van de begroting 2014 is uitgegaan van een toename van het BUIG-bestand met 12%. Tot en met het 3e kwartaal is er echter sprake van een afname met 4%. Ten opzichte van het 2e kwartaal (114) is het aantal uitkeringsgerechtigden in het 3e kwartaal met 1 toegenomen tot 115. Het aantal aanvragen ligt beduidend onder het niveau van 2013. In september is het definitieve BUIG-budget 2014 bekendgemaakt. Dit is € 16.982 hoger dan het in juni aangekondigde nader voorlopige budget BUIG 2014. De gerealiseerde volume- en lastenontwikkeling tot en met het 3e kwartaal is vertaald in de prognose voor de lasten 2014. Inkomen
Aantal aanvragen bijzondere bijstand
2011 2012 2013 2014 t/m 30-09
323 309 370 307
Lasten bijzondere bijstand
2012 2013 begroot 2014 prognose 2014
179.286 226.358 196.000 196.000
Aantal aanvragen schuldhulpverlening
2011 2012 2013 2014 t/m 30-09
28 24 26 12
Toelichting Inkomen In Eersel is het aantal aanvragen bijzondere bijstand hoger dan na het derde kwartaal van 2013. Zowel het aantal adviesgesprekken als het aantal aanvragen schuldhulpverlening is lager dat in 2013. Vergeleken met het eerste half jaar van 2014 zet de trend dus door. De aanvragen die in behandeling worden genomen door ISD de Kempen zijn steeds complexer. In het voorliggend veld worden door ketenpartners de minder complexe zaken in behandeling genomen.
35
Zorg (Wmo)
Aantal voorzieningen op einde jaar
2012 2013 30-9-2014
Hbh 446 441 438
Vervoer 748 655 679
Rolstoel 176 183 171
Woning 85 90 92
Totaal 1.455 1.369 1.380
Aanvragen WMO
2012 2013 30-9-2014
Vervoer 140 164 133
Woning 91 42 37
Rolstoel 64 70 44
Hhb 96 64 52
Kantelgesprek 0 87 41
Totaal 391 427 307
Uren Zorg in natura (ZIN) en PGB op einde van jaar
2012 2013 30-9-2014
ZIN 4.328 4.452 4.586
PGB 1.652 1.459 1.225
Totaal 5.980 5.911 5.811
Lasten WMO
2013 begroot 2014 prognose 2014
Hbh 1.013.560 1.024.000 1.024.000
Vervoer 476.616 462.000 462.000
Rolstoel 127.786 120.000 120.000
Woning 138.592 150.000 150.000
Totaal 1.756.554 1.756.000 1.756.000
Toelichting Zorg Hoewel het aantal voorzieningen stabiel is gebleven, is het aantal nieuwe aanvragen wat minder dan in 2013. Het aantal uren Hbh dat is geïndiceerd, wordt nog steeds lager. De verwachting is dat de uiteindelijke uitgaven in lijn zullen zijn met de halfjaar cijfers zoals deze in augustus zijn aangeleverd. Bezwaar en beroep
Aantal ingediende bezwaar- en beroepschriften
2011 2012 2013 2014 t/m 30-09
4 3 4 1
Overzicht bezwaar beroep, klachten, dwangsom
openstaand 1-1-2014
ingediend 2014
afgehandeld 2014
openstaand
Bezwaar 2 1 3 0
Beroep 3 0 3 0
Klachten 0 0 0 0
Dwangsom 0 0 0 0
Toelichting bezwaar en beroep Het aantal ingediende bezwaarschriften is zeer beperkt.
36
Bijlage 3 – Indicatoren die niet zijn
meegenomen
Hieronder volgt de uitleg bij de verschillende typen indicatoren:
- KPI/Prestatieindicator: 'meetlat' die de prestatie van personen of organisaties in beeld brengt
- Risicoindicator: 'meetlat' die de risico’s binnen organisaties in beeld brengt
- Effectiviteitsindicator: 'meetlat' die de effectiviteit van personen of organisaties in beeld brengt.
Dit worden ook wel uitkomst- of outcome-indicatoren genoemd.
- Beleidsinformatie: kwalitatieve informatie zonder normen om beleid gericht te kunnen
doorontwikkelen
Hieronder volgt een overzicht van indicatoren die uiteindelijk zijn geschrapt om de overzichten zo compact
en bewerkbaar mogelijk te houden.
Tabel 5: Weggelaten indicatoren in informatieoverzicht managementrapportage (marap)
Informatie Type Omschrijving
Instroom
(‘huisartsen’) Beleidsinformatie
Verhouding verwijzingen van medisch bevoegden
(huisartsen, kinderartsen, medisch specialisten) naar
specialistische jeugdhulp:CJG+.
Zorgstapeling Beleidsinformatie Stapeling van zorgvormen per cliënt (geclusterd)
Bezwaar en beroep Beleidsinformatie Aantal bezwaar en beroepprocedures (gegrond/ongegrond)
Klachten Prestatieindicator Aantal klachten (gegrond/ongegrond)
Doorlooptijden Beleidsinformatie
Gemiddelde doorlooptijden van aanvraag tot ondersteuning
(gedifferentieerd). Tevens informatie over
normoverschrijdingen en doorlooptijden crisistrajecten.
Eigen kracht Beleidsinformatie Gebruik eigen kracht in gezinsplannen (%)
Eigen netwerk Beleidsinformatie Gebruik eigen netwerk, dan wel vrijwilligersorganisaties, in
gezinsplan (%)
CJG+ Effectiviteits-
indicator
1. Verhouding opstarten en afsluiten casussen; 2.
Gemiddelde lengte van casuïstiek
Collectief/
burgerinitiatieven Beleidsinformatie
Aantal collectieve arrangementen/ondersteunde (burger-
)initiatieven
Verhouding
welzijnsbudget –
jeugdbestedingen
Beleidsinformatie Inzet in het voorliggende veld in verhouding tot inzet in het
professionele veld
De top 10 indicatoren aangedragen door Jeugdzorg Nederland:
- Indicator 1: doelrealisatie per einddoel
- Indicator 2: cliënttevredenheid resultaten
- Indicator 3: reden beëindiging hulp
- Indicator 4: vermindering problematiek
- Indicator 5: herhaald beroep op hulp
- Indicator 6: zwaarte vervolghulp
- Indicator 7: reden beëindiging beschermingsmaatregel
- Indicator 8: uitblijven nieuwe beschermingsmaatregel
- Indicator 9: reden beëindiging jeugdreclassering
37
- Indicator 10: uitblijven recidive
Bijlage 4 – Doelen uit het
meerjarenbeleidskader Jeugdhulp
2015-2019
Met de gemeenteraden is nagedacht over maatschappelijke effecten die als basis dienen voor jeugdhulp in
de Kempengemeenten en voortkomen uit maatschappelijke doelen. Deze maatschappelijke doelen zijn al
door de gemeenteraden vastgesteld in het meerjarenbeleidskader jeugdhulp in de Kempen 2015-2019.
De strekking hiervan is dat de jeugdhulp in de Kempen “dichtbij, in samenhang en effectief” wordt
vormgegeven.
Voorbeelden van maatschappelijke effecten uit het meerjarenbeleidskader, op basis van de vastgestelde
maatschappelijke doelen, zijn:
De uit het meerjarenbeleidskader jeugdhulp benoemde meetbare resultaten voor 2017 zijn als volgt. In
2017:
- Beschikken professionals van het lokale ondersteuningsteam en het Kempenteam over de
competenties en bevoegdheden om snel en adequaat te signaleren, gezinnen in hun eigen kracht
te ondersteunen, adviseren, door te verwijzen en (specialistische) hulp te coördineren ten
behoeve van een samenhangend gezinsplan.
- Worden gezinnen die onvoldoende zelfredzaam zijn, bij problemen op verschillende leefgebieden,
die zich melden of worden gesignaleerd, ondersteund door het Kempenteam.
- Is er bij ondersteuningsvragen op verschillende leefgebieden een eenduidig gezinsplan met
criteria voor de ondersteuning, opgesteld door het lokale ondersteuningsteam of Kempenteam,
samen met de verantwoordelijke ouder(s) of gezaghebbenden.
- Wordt alle ondersteuning zoveel mogelijk in het dagelijks leven van het gezin aangeboden.
Specialistische inzet buiten deze setting vindt alleen plaats als de problematiek en/of de
veiligheidssituatie dat nadrukkelijk vereisen wat tot uiting komt in het gezinsplan en na raadplegen
van het Adviserend Expertteam.
- Is Jeugdhulp, indien nodig, afgestemd met interventies in of rondom het gezin op het gebied van
veiligheid, (passend) onderwijs, opvang, werk en inkomen, maatschappelijke ondersteuning,
(jeugd)gezondheidszorg, vrije tijd en wonen.
- Is de inzet van specialistische zorg verminderd ten opzichte van 2015 en 2016.
- Is er een heldere en inzichtelijke ondersteuning- en zorgstructuur in en om de scholen, ingericht
door scholen en gemeente.
38
Tijdens de raadsessies hebben we het verband gelegd met de indicatoren aan de hand van een
doelenboom, hieronder weergegeven en aan de hand van voorbeelden ingevuld:
39
-
Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a
legally separate and independent entity. Please see www.deloitte.com/about for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and
its member firms.
Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of
member firms in more than 150 countries, Deloitte brings world-class capabilities and high-quality service to clients, delivering the insights they need to address their
most complex business challenges. Deloitte has in the region of 200,000 professionals, all committed to becoming the standard of excellence.
This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the
“Deloitte Network”) is, by means of this publication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your
finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte Network shall be responsible for any loss whatsoever
sustained by any person who relies on this communication.
© 2015 Deloitte The Netherlands