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はじめに みなさんは売掛金や買掛金の管理、どうなされていますか？ 一般的には売掛金や買掛金の管理はエクセルと会計ソフトの 2 つを使って管理されている方が多いと思いますが、実はそこには効率化出来るポイントがたくさんあります。 また、一言で「売掛管理」「買掛管理」といっても、請求業務、入金事務、入金督促等、様々な付随業務が発生します。 通常は、この付随業務はエクセルで、会計処理は会計ソフトで、という流れになるかと思いますが、クラウド会計ソフト freeeでは「バックオフィス最適化」をコンセプトに、こういった売掛金や買掛金に関するバックオフィス業務を全て一元化させることが出来ます。 もう、この作業はエクセルで、あっちの作業は会計ソフトで、といった面倒なことは不要です。 このガイドで是非、売掛金や買掛金の管理を freeeで効率化していただき、本業にフォーカスできる環境が整備出来れば幸いです。

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※本資料では説明の便宜上、「売掛金」と「買掛金」について下記のような意味合いで解説しております。 「売掛金」→売掛金、未収入金、未収収益といった債権のこと 「買掛金」→買掛金、未払金、未払費用といった債務のこと

Index

1. 売掛金と買掛金を管理する意味とは？

2. 売掛金と買掛金の管理の一連の流れ

3. freee を使った売掛金の管理

4. freee を使った買掛金の管理

5. 全銀フォーマットを使って買掛金の支払業務を楽に

6. 経費精算機能で経費精算の支払作業から開放される

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1. 売掛金と買掛金を管理する意味とは？ ◯売掛金を管理する意味って何？ そもそも売掛金を管理する意味とは何でしょうか？ 売掛金とは、サービスや商品は先方に納品はしているけど、まだその対価となるお金をもらっていない状態のことをいい、一般的には「債権」と呼ばれています。 後日お金を支払ってもらうという性質上、相手にお金を請求する事務手続き、その後ちゃんとお金を期日通りに支払ってもらっているかの入金管理といった作業が発生します。 またこれに加えて売掛金の仕訳を計上する、という経理作業も発生します。 特に入金管理をしっかり行わないと、会社として本来もらえるはずだったお金を取りっぱぐれてしまう、ということに繋がるため非常に重要な作業といえますね。

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◯買掛金を管理する意味って何？ 買掛金とは、サービスや商品は受けているけど、まだその対価となるお金を支払っていない状態のことをいい、一般的には「債務」と呼ばれています。 後日お金を支払うという性質上、期日通りにお金を支払う、といった作業や支払漏れがないかといった確認作業が付随的に発生します。 これに加えて売掛金と同様に買掛金の仕訳を計上する、という経理作業も発生します。 支払管理をしっかり行わないと、先方との信用関係が一気に崩れ、今後の営業活動に多大な損害が生じる可能性があります。 またしっかり支払業務を行わないと、先方に訴訟を起こされてしまうという可能性も否定出来ないため重要な作業です。

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2. 売掛金と買掛金の管理の一連の流れ ◯売掛金管理 売掛金の管理を行う場合、「日々の業務でやること」、「最低でも月に１回やること」、「決算時に行うこと」、の 3つの作業に大きく分かれます。 会社ごとに様々な方法はありますが、一般的には下記のような流れとなります。 ■�日々の業務でやること 売掛金が発生し、入金がなされるまでのフローは下記の図のようになります。 請求書の作成作業は、ワードやエクセルを利用しているケース、手書きで作成しているケース等様々です。 また一連のフローを管理するために、エクセルで作成した売掛金管理表で入金管理をされているケースが一般的といえます。

①請求書の

作成・送付

②会計ソフトで売掛金の計上

売掛金管理表（エクセルで作成）で入金管理

③売掛金の入金あり

④会計ソフトで売掛金の消込

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■�最低でも月に１回行うこと 最低でも月に１回は入金漏れがないかを確認します。 この作業を行わないと、本来もらえるはずであったお金がもらえないため、非常に重要な作業です。 また入金がない得意先へは督促作業も必ず行い、督促をしてもなお入金がない場合は、今後の取引継続の可否も検討しましょう。

売掛金管理表 （エクセルで作成）

入金がある得意先

入金がない得意先

督促を行う

問題なし

期日通りに入金があったか確認 督促をしても入金がない場合は今後の

取引継続の可否を検討する

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■�決算時に行うこと 決算時には売掛金の残高が想定している数字になっているか、会計ソフトの貸借対照表で確認をします。 取引先別に必ず残高の確認を行い、マイナスになっていないか、消し込み漏れがないかを確認します。 また可能であれば、先方が認識している買掛金と、当社が認識している売掛金の金額に差異がないか残高確認をするとより確実といえます。

貸借対照表

貸借対照表で下記の 2点のチェックを行います ① 取引先別の売掛金の残高が想定しているものになっているか

② 入金があったにも関わらず消し込みがなされていない売掛金がないか

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◯買掛金管理 買掛金の管理も売掛金と同様に、「日々の業務でやること」、「最低でも月に１回は行うこと」、「決算時に行うこと」、の 3点があります。 ■�日々の業務でやること 買掛金が発生し、支払がなされるまでのフローは下記のようになります。 また一連のフローを管理するために、エクセルで作成した買掛金管理表で支払管理をされているケースが一般的です。 月に一度まとめて請求書が来る場合は、毎月この作業を行います。

①先方から

請求書が到達

②会計ソフトで買掛金の計上

③買掛金の支払を行う

④会計ソフトで買掛金の消込

買掛金管理表（エクセルで作成）で支払管理

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■�最低でも月に１回行うこと 最低でも月に１回は支払漏れがないかを確認します。 この作業を行わないと、支払が必要な取引先へ支払が行われず、後の信用問題や、訴訟されるリスク等もあるため非常に重要です。

■�決算時に行うこと 決算時には売掛金と同様に買掛金の残高が想定している数字になっているか、会計ソフトの貸借対照表で確認をします。 取引先別に必ず残高の確認を行い、マイナスになっていないか、消し込み漏れがないかを確認します。 また可能であれば、先方が認識している売掛金と、当社が認識している買掛金の金額に差異がないか残高確認をするとより確実といえます。

買掛金管理表 （エクセルで作成）

支払済の

取引先

支払を忘れていた得意先

問題なし

先方に連絡をした上で支払を行う

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まとめ ①従来までは複数資料を利用して売掛金と買掛金を管理していた

②売掛金は請求書作成、会計ソフトへの入力、入金管理に複数資料を利用していた

③買掛金は会計ソフトへの入力と、支払管理に複数資料を利用していた

④入金管理と支払管理は経営管理上、非常に重要な作業

貸借対照表

貸借対照表で下記の 2点のチェックを行います ③ 取引先別の買掛金の残高が想定しているものになっているか

④ 支払を行ったにも関わらず消し込みがなされていない買掛金がないか

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3. freee を使った売掛金の管理 ここまでご覧いただいた通り、売掛金の一般的な管理には「ワードで作成する請求書」・「会計ソフト」・「エクセルで作成した売掛金管理表」といった複数の資料が必要となります。 そこで freeeでは、売掛金の管理に関する作業を全て freeeに一元化することで、「ワード」「会計ソフト」「エクセル」の複数資料を使う必要がなくなり作業を効率化することが可能です。 ◯freee での売掛金管理の全体像 freeeでの売掛金管理の特徴としては、下記のように freee内で全ての作業を完結することが出来る点です。 ①�請求書機能を利用して売掛金を計上 ②�オンラインバンキングを同期して売掛金を消し込む ③�売掛レポートを使って入金管理をする ④�売掛レポートで取引先別の残高を確認する それでは１つ１つの作業について確認していきましょう。

計上 消込

入金管理

残高確認

全て freeeで完結

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①�請求書機能を利用して売掛金を計上 freeeでは請求書作成機能をご用意しています。 請求書機能を利用すると、自動的に売掛金が計上される仕組みになっているため、ワードで請求書を作成して、その後、会計ソフトへ売掛金の入力をする、といった作業はもう不要です。 例えば「freee株式会社」へ税込 32,400円の請求書を作成すると、自動的に 32,400円の売掛金が計上されます。

請求書を作成する際に、「取引先」と「入金期日」を予め入力しておけば後々の入金管理の際に役立ちます。 是非入力しておきましょう。

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もちろん、freeeの請求書機能を使わずに、売掛金を計上することも可能です。その場合は、「未決済」という区分で 1つ取引を登録します。

こちらも上記と同様に、「取引先」と「入金期日」を予め入力しておけば後々の入金管理の際に役立ちます。 是非入力しておきましょう。

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②�オンラインバンキングを同期して売掛金を消し込む freeeではオンラインバンキングを同期することで、従来まで手作業で行っていた消込作業を可能な限り自動化することが出来ます。 例えば、先ほどの例で考えてみます。 振込手数料の 500円が引かれ、31,900円が freeeに同期している楽天銀行に振込まれました。 32,400円が消し込む取引となるため、チェックを入れます。

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その後、差額である、500円分の手数料を入力します。

これで登録を行えば、売掛金の消し込み作業は完了です。 従来まで必要であった複数資料への入力は不要となり、全て freee上で完結することが出来ました。 また、入金が「いつ」あったのか、といったものは全て freeeが自動的に取得するため、オンラインバンキングを同期すれば、通帳とにらめっこするといった作業はもう不要です。

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もちろんオンラインバンキングを利用していない場合でも、消し込み作業は簡単です。 通帳等から入金があったことを確認し、該当の消し込みたい取引から「決済を登録」を選択することで簡単に消し込み作業を完結することが出来ます。

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③�売掛レポートを使って入金管理をする freee では売掛金の残高や入金の有無を確認することが出来る売掛レポートをご用意しています。 このレポートを利用することで入金期日が近い売掛金はどれなのか、入金期日が過ぎているにも関わらずまだ消し込みがなされていない売掛金はどれなのか、といったことが一目瞭然です。

従来まで会計ソフト、入金管理を行うための「売掛金管理表」の複数資料を利用していたとすれば、これからは全て freeeで完結させることが出来ます。

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入金の督促が必要な取引先も全て売掛レポートで分かります。 例えば、今日が 2015 年 12 月 1 日なのであれば、freee 株式会社について決済期日が過ぎている（2015年 11月 30日が決済期日）にも関わらず入金がまだということが分かります。 この取引先へは入金の督促をする必要があるため、電話やメール等で督促を行いましょう。

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④�売掛レポートで取引先別の残高を確認する 入金管理用に利用していた売掛レポートですが、決算時に利用することも可能です。 決算時には主に下記 2点を確認しましょう。 1. 取引先別の売掛金の残高が想定している金額になっているか 2. 入金があったにも関わらず消し込みがなされていない売掛金がないか

例えば、下記の売掛金の金額は 11月末日時点での残高となります。 11月末日で一旦決算を締めるのであれば、下記の金額で問題ないかを確認します。

また日付を確認し、あまりにも発生日が古い売掛金が残っていないか等も確認します（下記のように 8 月に計上されているといったように、あまりにも古い売掛金がないかを確認することが出来ます）。

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【【CC ooll uummnn】】資資金金シショョーートトししなないいたためめににはは？？ これまでご紹介してきた通り、売掛金の管理のためには必ず入金管理を行い、決められた期日通りに入金があったかを確認します。 これは、例えば売掛金の回収が遅れてしまったため、結果的に買掛金の支払に手元資金が足りない、という資金ショートを起こさないために非常に重要な作業です。 そして買掛金の支払が出来ないことが影響し、信用関係が崩れ、結果的に資金ショートして黒字倒産してしまった、というのは実はスモールビジネスに非常に多い倒産例です。 上記のような悲しい結末を迎えないためには、「資金繰り」をしっかりと把握しておくことが重要です。 「売掛金は期日通りに入金されているか」「買掛金の支払期日までに資金は用意出来るか」といった基本的なことを管理しておくだけで充分です。 freeeではこういった資金繰りを簡単に管理出来る「資金繰りレポート」もご用意しておりますので是非ご利用下さい。

ままととめめ ①売掛金の計上には請求書機能を利用する ②売掛金の消込作業は、オンラインバンキングを同期すると効率化出来る

③入金管理は売掛レポートで行う ④決算時に売掛レポートで残高の確認を行う

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4. freee を使った買掛金の管理 売掛金と同様に買掛金も会計ソフト以外に、複数の資料を利用しているケースが多くあります。 freeeでは、買掛金の管理に関する作業を全て一元化することが出来るため、「会計ソフト」と「エクセル」といったように、複数資料を使う必要がなくなり作業を効率化することが可能です。 是非、freeeを使って買掛金管理の作業の「バックオフィス最適化」を行っていきましょう。 ◯freee での買掛金管理の全体像 freeeでの買掛金管理の特徴としては、下記のように freee内で全ての作業を完結することが出来る点です。 ①�ファイルボックスを使って買掛金を計上 ②�オンラインバンキングを同期して買掛金を消し込む ③�買掛レポートを使って支払管理をする ④�買掛レポートで取引先別の残高を確認する それでは１つ１つの作業について確認していきましょう。

計上 消込

支払管理

残高確認

全て freeeで完結

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①�ファイルボックスを使って買掛金を計上 freee ではファイルボックスというファイル管理機能をご用意しています。 先方から請求書を受け取ると、freeeのモバイルアプリや専用のスキャナーを利用して、freee上に画像ファイルとして取り込みます。

ファイルボックスには OCR機能があるため、推測出来る項目については推測を行います。

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読み取った請求書を「未決済」とし、入金期日と取引先を入力しておきます。 ファイルボックスを使って登録をすれば、自動的に買掛金が計上され、取引先や支払期日も一元管理することが出来ます。 もちろん、freeeのファイルボックス機能を使わずに、買掛金を計上することも可能です。その場合は、「未決済」という区分で 1つ取引を登録します。

こちらも上記と同様に、「取引先」と「支払期日」を予め入力しておけば後々の支払管理の際に役立ちます。 是非入力しておきましょう。

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②�オンラインバンキングを同期して買掛金を消し込む freeeではオンラインバンキングを同期することで、従来まで手作業で行っていた消込作業を可能な限り自動化することが出来ます。

消し込む未決済取引を選択して登録を行えば、買掛金の消し込み作業は完了です。 従来まで必要であった複数資料への入力は不要となり、全て freee上で完結することが出来ました。 また、支払が「いつ」「いくら」あったのか、といったものは全てfreeeが自動的に取得するため、オンラインバンキングを同期すれば、通帳とにらめっこするといった作業はもう不要です。

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もちろんオンラインバンキングを利用していない場合でも、消し込み作業は簡単です。 売掛金と同様に、該当の消し込みたい取引について「決済を登録」を選択することで簡単に消し込み作業を完結することが出来ます。

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③�買掛レポートを使って支払管理をする freee では買掛金の残高や支払の有無を確認することが出来る買掛レポートをご用意しています。 このレポートを利用することで支払期日が近い買掛金はどれなのか、支払期日が過ぎているにも関わらずまだ消し込みがなされていない買掛金はどれなのか、といったことが一目瞭然です。

従来まで会計ソフト、支払管理を行うための「買掛金管理表」の複数資料を利用していたとすれば、これからは全て freeeで完結させることが出来ます。

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支払期日が近い買掛金を確認することも出来るため、「いつ」「いくら」支払があるのか、といった資金繰りを確認することも可能です。 例えば、今日が 2015年 12月 1日なのであれば、「freee食品」と「合同会社 freee」への支払が今月中に来るということが分かります。 支払予定日に手元資金が用意出来るかどうかも合わせて確認をしておきます。

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④�買掛レポートで取引先別の残高を確認する 支払管理用に利用していた買掛レポートですが、売掛レポートと同様に決算時に利用することも可能です。 決算時には主に下記 2点を確認しましょう。 1. 取引先別の買掛金の残高が想定している金額になっているか 2. 支払を行ったにも関わらず消し込みがなされていない買掛金がないか

例えば、下記の買掛金の金額は 11月末日時点での残高となります。 11月末日で一旦決算を締めるのであれば、下記の金額で問題ないかを確認します。

また日付を確認し、あまりにも発生日が古い買掛金が残っていないか等も確認します。

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まとめ ①買掛金の計上にはファイルボックス機能を利用する ②買掛金の消込作業は、オンラインバンキングを同期すると効率化出来る

③支払管理は買掛レポートで行う ④決算時に買掛レポートで残高の確認を行う

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5. 全銀フォーマットを使って買掛金の支払業務を楽に ところで、皆さんは買掛金の支払業務はどのようになされていますでしょうか？ オンラインバンキングを利用していたとしても、会計ソフトで買掛金の「残高」及び「どこに」「いつ」支払うべきかを確認し、そして実際にオンラインバンキングで一つ一つ振込作業を行う必要がありました。 帳簿からの転記ミス等も多く発生し、非常に苦労をしているという方も実際のところ多いのではないでしょうか。 freee ではこういった振込作業を簡単にするために、「全銀フォーマット」という簡単に振込作業を行うことが出来る機能をご用意しております。 「全銀フォーマット」とは全国銀行協会連合会が規定する振込依頼書のフォーマットのことをいい、このフォーマットを使うことで従来まで非常に大変だったオンラインバンキングでの振込作業を簡単に行うことが可能です。

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「買掛レポート」から振込を行いたい未決済取引にチェックを入れて、「一括振込ファイルを作成する」を選択します。

自社の振込口座を初回のみ入力します。

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振込先の銀行口座情報を初回のみ入力します。

ダウンロードした総合振込依頼ファイルをご利用のオンラインバンキングへアップロードすると、振込作業を簡単に行うことが出来ます。

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【Column】取引先の情報を freee に予め入力しておくとこんなに便利に みなさんは取引先の管理はどのようにされていますでしょうか？ 取引先の住所や振込先口座をエクセルで管理し、それを元に請求書の作成や振込を行っている、という方は実はとても多いです。 freeeでは「バックオフィス最適化」のために、こういった取引先管理機能もご用意しております。 freeeに取引先の情報を予め入力しておけば、自動的に請求書の送付先、先ほどご紹介した全銀フォーマットの振込先口座、といったように自動的に反映されます。 もうエクセルで管理した取引先マスターから、手入力で転記する必要はありません。 取引先の情報は全て freeeに一元化し、バックオフィス最適化を目指していきましょう。

取引先情報を入力

請求書

全銀フォーマット

自動で転記

自動で転記

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6. 経費精算機能で経費精算の支払作業から開放される freee では経費精算のフローやモバイルアプリと会計ソフトを連動させることで、面倒な経費精算機能を簡単に行うことが可能です。 従来までの経費精算の問題点としては下記のものがありました。 ! 経費精算の処理には、ある程度まとまった時間が必要 ! 何に使った領収書か等、紙の管理が煩雑 ! 記入ミスや不備のため差し戻す際、本人まで戻すのに時間がかかる ! 経費精算のデータをもとに、会計処理は別途行わなければならない

従業員側は下記のように利用した領収書をスマホ等で撮影し、freeeのモバイルアプリを利用し経費精算を申請します。 ①経費申請

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承認を行うと、取引を登録する画面になるため、この経費精算に係る取引を登録します。 まだお金を支払っていないため「未決済」としておきます。 ②経費申請の承認後

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経費精算機能と給与計算 freeeを利用している場合は、経費精算金額を給与計算 freeeの給与明細に反映させることが可能です。 ③経費精算の連動画面

④給与明細へ反映後

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従来まで非常に煩雑であった経費精算の処理も全て簡単に行うことが可能です。 もう、この人の経費精算は承認がまだで、この経費精算の会計処理はしていて、この人の給与明細に反映させないと、なんて非常に複雑な作業は不要です。 給与計算 freee も全銀フォーマットで総合振込依頼ファイルを出力することが出来るため、その後の振込手続も非常に簡単です。 ■今今ままでで

■ここれれかからら

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最後に freeeを使った売掛・買掛管理ガイドいかがでしたでしょうか？ 売掛金や買掛金は会社にとって根幹となるとても重要な作業ですが、その処理の煩雑さから色々な担当者から敬遠されがちです。 しかし、この基本的な箇所について freeeを使うことで効率化し、しっかりと入金管理及び支払管理を行うことが出来れば、強い経営体制をつくることが可能です。 freeeでは「バックオフィス最適化」をコンセプトに、下記のような売掛金や買掛金を簡単に管理することが出来る機能をご用意しております。 " オンラインバンキングとの同期 " 請求書 " 売掛レポート " ファイルボックス " 買掛レポート " 全銀フォーマット " 経費精算 " 給与計算 freee 是非、こういったバックオフィス最適化に関する機能を利用し、売掛・買掛管理作業を効率化してみましょう。 このガイドを利用することで、皆様が本業にフォーカス出来る環境が整備出来ましたら幸いです。