gobierno de puerto rico administraciÓn … · administracion de servicios generales reglamento...

GOBIERNO DE PUERTO RICO ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS GENERALES

REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS PÚBLICOS EN LA RAMA EJECUTIVA DEL GOBIERNO

DE PUERTO RICO

ADMINISTRACION DE SERVICIOS GENERALES

REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS PÚBLICOS EN LA RAMA EJECUTIVA DEL GOBIERNO DE PUERTO RICO

ÍNDICE

PARTE PRIMERA – NORMAS GENERALES ----------------------------------------------------------------5 SECCIÓN A: INTRODUCCIÓN-------------------------------------------------------------------------5 ARTÍCULO: 1 TÍTULO CORTO--------------------------------------------------------------------------5 ARTÍCULO: 2 BASE LEGAL------------------------------------------------------------------------------5 ARTÍCULO: 3 PROPÓSITO-------------------------------------------------------------------------------5 ARTÍCULO: 4 POLÍTICA PÚBLICA---------------------------------------------------------------------5 ARTÍCULO: 5 ALCANCE----------------------------------------------------------------------------------6 ARTÍCULO: 6 JURISDICCIÓN---------------------------------------------------------------------------6 ARTÍCULO: 7 RELACIÓN CON OTRAS NORMAS-------------------------------------------------6 ARTÍCULO: 8 INTERPRETACIÓN DE PALABRAS Y FRASES---------------------------------6 ARTÍCULO: 9 DEFINICIONES DE TÉRMINOS------------------------------------------------------6 SECCIÓN B: FUNCIONES Y OBLIGACIONES DEL PROGRAMA DE

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS PÚBLICOS Y DE LAS DEPENDENCIAS-----------------------------------------------------------------------14

ARTÍCULO: 10 CONTENIDO DEL PROGRAMA----------------------------------------------------14 ARTÍCULO: 11 DEL PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS

PÚBLICOS--------------------------------------------------------------------------------15 ARTÍCULO: 12 DE LAS DEPENDECIAS--------------------------------------------------------------16 ARTÍCULO: 13 CREACIÓN DE DOCUMENTOS----------------------------------------------------16 ARTÍCULO: 14 ORGANIZACIÓN, MANTENIMIENTO Y USO DE DOCUMENTOS-------16 ARTICULO: 15 DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS------------------------------------------------16 ARTÍCULO: 16 INFORME ANUAL DE DOCUMENTOS RETENIDOS------------------------17

PARTE SEGUNDA- ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS------------------------------------------17 SECCIÓN A: SOBRE CREACIÓN DE DOCUMENTOS----------------------------------------17

ARTÍCULO: 17 PROPÓSITO-----------------------------------------------------------------------------17 ARTICULO: 18 RESPOSABILIDAD DE LAS DEPENDENCIAS---------------------------------17 ARTICULO: 19 NORMAS----------------------------------------------------------------------------------18 ARTICULO: 20 ADMINISTRACIÓN DE CORRESPONENCIA ARTE DE REDACCIÓN

Y PREPARACIÓN DE ESCRITOS)------------------------------------------------18 ARTICULO: 21 ADMINISTRACIÓN DE INFORMES-----------------------------------------------19

ARTICULO: 22 ADMINISTRACIÓN DE DISEÑO Y CONTROL DE FORMULARIOS-----21 ARTICULO: 23 ADMINISTRACIÓN DE DIRECTRICES-------------------------------------------23 ARTICULO: 24 ADMINISTRACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN PROCESAMIENTO

DE DATOS--------------------------------------------------------------------------------25 SECCIÓN B: ORGANIZACIÓN, MANTENIMIENTO Y USO DE DOCUMENTOS-------27 ARTÍCULO: 25 PROPÓSITO-----------------------------------------------------------------------------27

ART ÍCULO: 26 ADMINISTRACION DE CORREOS------------------------------------------------27 ARTÍCULO: 27 ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS-----------------------------------------------28 ARTÍCULO: 28 ADMINISTRACIÓN DE EQUIPO Y MATERIALES PARA

DOCUMENTOS-------------------------------------------------------------------------30 ARTÍCULO: 29 ADMINISTRACIÓN DE COPIAS----------------------------------------------------31 ARTÍCULO: 30 ADMINISTRACIÓN DE MICROGRAFÍA------------------------------------------36 ARTÍCULO: 31 PROPÓSITO-----------------------------------------------------------------------------47 ARTÍCULO: 32 FORMULACIÓN DE LOS PLANES DE RETENCIÓN-------------------------47 ARTÍCULO: 33 DISPOSICIONES CONTENIDAS EN LOS PLANES DE RETENCIÓN---48

ARTÍCULO: 34 APLICACIÓN DEL PLAN DE RETENCIÓN--------------------------------------49 ARTÍCULO: 35 NORMAS PARA UNA RETENCIÓN SELECTIVA DE DOCUMENTOS--49

ARTICULO: 36 RETENCIÓN DE DOCUMENTOS DE VALOR PERMANENTE------------49 ART ÍCULO: 37 PREPARACIÓN DE LOS PLANES GENERALES DE RETENCIÓN------50

ARTÍCULO: 38 PLANES GENERALES DE RETENCIÓN Y DISPOSICIÓN-----------------50 ARTÍCULO: 39 SOLICITUDES PARA DISPOSICIÓN---------------------------------------------51 ARTÍCULO: 40 APROBACIÓN DE PETICIONES PARA DISPONER-------------------------51 ARTÍCULO: 41 CERTIFICACIÓN------------------------------------------------------------------------51 ARTÍCULO: 42 CERTIFICACIÓN DE LA DEPENDENCIA----------------------------------------51 ARTÍCULO: 43 EXTENSIÓN DE PERÍODOS DE RETENCIÓN--------------------------------51 ARTÍCULO: 44 CANCELACIÓN DE AUTORIZACIÓN PARA DISPONER-------------------51 ARTÍCULO: 45 DEROGACIÓN DE APROBACIÓN PARA DISPONER-----------------------52 ARTÍCULO: 46 AUTORIZACIONES DE EMERGENCIA PARA DISPONER-----------------52 ARTÍCULO: 47 CONSERVACIÓN-----------------------------------------------------------------------53 ARTÍCULO: 48 VENTA DE PAPEL---------------------------------------------------------------------53 ARTÍCULO: 49 TRASLADO DE DOCUMENTOS DE UNA DEPENDENCIA A OTRA----53 ARTÍCULO: 50 DOCUMENTOS DE DEPENDENCIAS QUE CESAN-------------------------54 ARTÍCULO: 51 RESTRICCIONESD EN EL USO DE LOS DOCUMENTOS-----------------54 ARTÍCULO: 52 EXCEPCIONES-------------------------------------------------------------------------54 ARTÍCULO: 53 TRASLADO DE DOCUMENTOS---------------------------------------------------54 ARTÍCULO: 54 ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS ESENCIALES----------------------55 PARTE TERCERA: ADMINISTRACIÓN DE DOCUEMENTOS PÚBLICOS

ELECTRÓNICOS-----------------------------------------------------------------------56

ARTÍCULO: 55 TÍTULO------------------------------------------------------------------------------------56

ARTÍCULO: 56 INTRODUCCIÓN------------------------------------------------------------------------57

ARTÍCULO: 57 POLÍTICA DE DOCUMENTOS PÚBLICOS ELECTRÓNICOS-------------58 ARTÍCULO: 58 REVISIÓN DE LA POLÍTICA DE DOCUMENTOS

PÚBLICOS ELECTRÓNICOS-------------------------------------------------------78

PARTE CUARTA: ASESORAMIENTO Y AYUDA TÉCNICA QUE OFRECE EL PROGRAMA-----------------------------------------------------------------------------79

ARTÍCULO: 59 SERVICIOS OFRECIDOS------------------------------------------------------------79

ARTÍCULO: 60 INTERVENCIONES--------------------------------------------------------------------79

PARTE QUINTA: DISPOSICIONES FINALES----------------------------------------------------------81 ARTÍCULO: 61 DEROGACIÓN--------------------------------------------------------------------------81 ARTÍCULO: 62 CLÁUSULA DE SEPARACIÓN------------------------------------------------------81 ARTICULO: 63 VIOLACIONES Y PENALIDADES--------------------------------------------------81 ARTÍCULO: 64 VIGENCIA---------------------------------------------------------------------------------81

PARTE PRIMERA - NORMAS GENERALES

SECCIÓN A: INTRODUCCIÓN

ARTÍCULO 1: TÍTULO CORTO

Este Reglamento se conocerá como el Reglamento para la Administración de Documentos Públicos de la Rama Ejecutiva del Estado Libre Asociado de Puerto Rico.

ARTÍCULO 2: BASE LEGAL

Este Reglamento se adopta en virtud de las facultades conferidas al Administrador de la Administración de Servicios Generales en el Artículo 20 de la Ley Núm. 164 del 23 de julio de 1974, según enmendada, conocida como “Ley de la Administración de Servicios Generales”, y en el Artículo 4, incisos a, b, c, d y e, y el Artículo 4a, incisos 1, 2, y 3, de la Ley Núm. 5 del 8 de diciembre de 1955, según enmendada, conocida como “Ley de la Administración de Documentos Públicos de Puerto Rico”.

ARTÍCULO 3: PROPÓSITO

Este Reglamento se adopta con el propósito de establecer en un solo cuerpo jurídico todas las normas sustantivas que regulan la administración de documentos públicos en la Rama Ejecutiva. Con estas normas garantizaremos efectividad, economía y agilización en la administración de documentos públicos desde su creación, mantenimiento, uso y disposición en todas las dependencias gubernamentales de la Rama Ejecutiva del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, incluyendo los gobiernos municipales y las corporaciones públicas. ARTICULO 4: POLITICA PUBLICA El crecimiento acelerado de documentos públicos trae consigo la necesidad de implantar procedimientos que permitan al Gobierno de Puerto Rico preservar y conservar su contenido evitando los riesgos de deterioro y a la vez, disminuir los espacios ocupados por éstos, de manera que se establezca una gestión más eficiente y se reduzca el costo de su almacenaje. Considerando que la conservación de dicha documentación administrativa, tanto en formato electrónico como en soporte papel, está íntimamente relacionada con el derecho de acceso a la información pública, se persigue ampliar el acceso ciudadano a la documentación pública maximizando los recursos tecnológicos disponibles. En vista de lo anterior, se aprueba este Reglamento con el propósito de que los documentos públicos del Gobierno de Puerto Rico estén disponibles al público general, por medio del Internet. De esta forma se mejorará la prestación de servicios a la ciudadanía, el acceso a dicha información y se preservará de forma más segura y duradera información valiosa para el beneficio de las generaciones futuras.

ARTÍCULO 5: ALCANCE

Este Reglamento aplicará a toda dependencia de la Rama Ejecutiva del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, conforme a lo establecido en la Ley Núm. 5 del 8 de diciembre de 1955, según enmendada, y todo jefe de dependencia y funcionario o empleado del gobierno, designado como Administrador de Documentos en la dependencia y a quien el Administrador del Programa de Administración de Documentos de la Rama Ejecutiva haya autorizado

funciones de administración de documentos, tendrá que cumplir las disposiciones de este Reglamento.

ARTÍCULO 6: JURISDICCIÓN

Toda gestión de administración de documentos que se efectúe en las dependencias se regirá por las normas establecidas en este Reglamento y en las normas establecidas en el Reglamento Núm. 2538 de la Administración de Servicios Generales, conocido como “Reglamento de Administradores de Documentos”, y en las disposiciones de cualquier otro reglamento que se promulgue por el Administrador de Servicios Generales en virtud de la Ley Núm. 5 del 8 de diciembre de 1955, según enmendada, y el Artículo 20 de la Ley Núm. 164 del 23 de julio de 1974, según enmendada.

ARTÍCULO 7: RELACIÓN CON OTRAS NORMAS

Las disposiciones de este Reglamento no se interpretarán aisladamente sino conjuntamente con otros reglamentos y normas que rigen algún aspecto de la administración de documentos en la Rama Ejecutiva.

ARTÍCULO 8: INTERPRETACIÓN DE PALABRAS Y FRASES

Las palabras y frases usadas en este Reglamento se interpretarán según su contexto y el significado sancionado por el uso corriente y común, con excepción de aquellas que se definen más adelante.

ARTÍCULO 9: DEFINICIONES DE TÉRMINOS

Las siguientes frases y palabras usadas en este Reglamento tienen el significado que a continuación se expresa:

1. Administración de Documentos – la organización, planificación, dirección, capacitación, control, promoción y otras actividades gerenciales relacionadas con la creación, uso, mantenimiento, conservación y disposición de documentos.

2. Administrador de Documentos - empleado responsable de administrar el Programa

de Administración de Documentos en su respectiva dependencia.

3. Administrador del Programa - el Administrador de Servicios Generales, funcionario designado por la Ley 5 del 8 de diciembre de 1955 para administrar y reglamentar en la Rama Ejecutiva el Programa de Administración de Documentos Públicos y facultado a extender nombramientos especiales de Administrador de Documentos, previa designación y recomendación de los jefes de las dependencias.

4. Archivero - El Archivo General de Puerto Rico.

5. Archivo General - el Archivo General del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, creado por la Ley 5 del 8 de diciembre de 1955.

6. Dependencia Gubernamental - incluye todo departamento, agencia, entidad corporativa, junta, comisión, cuerpo, negociado, oficina y todo organismo gubernamental existente o que en el futuro se creare en la Rama Ejecutiva, los municipios y corporaciones públicas.

7. Disposición de Documentos - actividad relacionada con la destrucción de documentos

que han cumplido su periodo de retención fijado y han perdido toda utilidad para la actividad de la dependencia, autorizada por el Administrador de Programa; el traslado de documentos al Archivo General cuando lo solicita el Archivero por su valor histórico o permanente; o el traslado de documentos de una dependencia a otra.

8. Documento - todo papel, libro, folleto, fotografía, fotocopia, película, microforma, cinta magnetofónica, mapa, dibujo, plano, cinta magnética, disco, video cinta o cualquier otro material leído por máquina y cualquier otro material informativo independientemente de su forma o características físicas. El material bibliográfico o de museo adquirido para propósitos de exposición, consulta u otros relacionados y las publicaciones no están incluidos en esta definición excepto por lo que se provee en el número siguiente. [Ley Núm. 5 del 8 de diciembre de 1955].

9. Documento Público - todo documento que se origine, conserve o reciba en cualquier dependencia del gobierno de acuerdo con la ley o en relación con el manejo de los asuntos públicos y que se haya de conservar permanentemente o según su periodo de retención como prueba de las transacciones o por su utilidad administrativa, valor legal, fiscal, cultural o informativo, según sea el caso, y un ejemplar de todas las publicaciones de las dependencias gubernamentales. Incluirá todo documento que expresamente así se declare por cualquier ley vigente o que en el futuro se apruebe.

10. Documento Privado - todo aquel que no se haya incluido en la definición de documento público.

11. Documentos Confidenciales - documentos bajo la custodia de las dependencias gubernamentales y cuya divulgación está protegida, controlada o prohibida por Ley o Reglamento.

12. Gobierno - el Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, incluyendo todas y

cada una de las dependencias que componen las tres Ramas del Gobierno, sus subdivisiones políticas y la Oficina del Contralor.

13. Ley - Ley Núm. 5 del 8 de diciembre de 1955, según enmendada, conocida como “Ley

de la Administración de Documentos Públicos”.

14. Mantenimiento y Uso de Documentos - cualquier actividad de los Programas de Administración de Documentos de las dependencias que conlleve la localización de documentos, el archivo, recobro de información, consulta y manejo de documentos archivados en o para las dependencias, el trámite de documentos recibidos por cualquier medio para cualquier propósito, la selección y utilización de equipo.

15. Inventario y Plan de Retención de Documentos - informe que describe

detalladamente todas las series documentales de una dependencia fijando períodos de retención para éstas, especificando aquellas que deberán conservarse por su valor permanente.

16. Programa - el Programa de Administración de Documentos Públicos para todas las

dependencias de la Rama Ejecutiva, incluyendo las corporaciones públicas y los municipios.

17. Series Documentales - documentos que poseen características en común, que son archivados, usados, trasladados y dispuestos como unidad.

18. Período de Retención - período de tiempo fijado durante el cual deben retenerse los documentos luego del cual pueden disponerse.

19. Acceso (access) - Derecho, modo y medios de localizar, usar o recuperar información.

20. Aplicación - En el contexto de esta Política se utiliza como sinónimo de software.

21. Aplicaciones ofimáticas - Los paquetes de software que llevan a cabo una variedad

de funciones de manejo de oficina tales como procesadores de palabras, aplicaciones de publicación, hoja de cálculo, correo electrónico, transmisión de facsímil y recibo, imagen documental, reconocimiento de carácter óptico (OCR), flujo de trabajo y manejo de datos. Estas aplicaciones se utilizan generalmente para generar, convertir, transmitir o recibir documentos de negocio.

22. Autenticidad - Un récord es auténtico cuando se puede probar que: a. es el que se alega que es, b. ha sido creado o enviado por la persona que se alega

haberlo creado o enviado, y c. ha sido creado o enviado en el momento que se alega.

23. Bases de datos - En relación con récords electrónicos, es un conjunto de elementos de

datos que contiene al menos un archivo o un grupo integrado de archivos que se hacen disponibles a varios usuarios.

24. Captura - Capturar un documento es el proceso por el cual se determina que un récord

tiene que crearse o mantenerse por un determinado período de tiempo. 25. Captura de los récords - Establece una relación entre el récord, su creador y el

contexto del negocio que lo originó, coloca el récord y sus relaciones dentro de un sistema de récords y lo vincula a otros.

26. Certificado de autoridad (Certificate Authority - CA) - Una organización confiable que

puede aceptar solicitudes de certificados por suscriptores, emite certificados digitales y mantiene información sobre el estatus de los certificados o coordina para que terceras personas confiables lleven a cabo estos servicios. Nota: En algunos casos, un Certificado de Autoridad (CA) puede ser definido de modo más reducido como “El CA es una colección de equipos y programas de computadora y los individuos que la operan” (Housley and Polk, p.44). [The National Archives. Record Management Guidance for PKI Digital Signature Authenticated and Secured Transaction Records].

27. Ciclo de vida de los récords - Un concepto archivístico que describe el período de

vida de un récord, desde su creación o recibo hasta su disposición final. El ciclo de vida de los récords se divide en las siguientes etapas: creación/recibo, mantenimiento y uso, retiro, disposición final y uso continuo. [NARA Glossary].

28. Conjunto de serie documental - Material documental agrupado junto, ya sea física o

virtualmente, para cualquier propósito. Los conjuntos pueden ser innatamente jerárquicos. [NARA Glossary].

29. Conservación - Procesos y operaciones envueltos en asegurar la supervivencia técnica e intelectual de los récords auténticos a través del tiempo. [NARA Glossary].

30. Contenido - La manera en la que los elementos están organizados, interrelacionados y

representados (displayed). [The Society of American Archivists. A Glossary of Archival and Records Terminology].

31. Contexto - Las circunstancias organizacionales, funcionales y operacionales que

rodean la creación, recibo, almacenaje o utilización de un material y su relación con otros materiales. [The Society of American Archivists. A Glossary of Archival and Records Terminology].

32. Conversión (conversión) - proceso de cambio de un soporte a otro o de un formato a

otro de documentos de archivo. NOTA: Conversión es usualmente el proceso más común empleado para preservar material digital. En algunas ocasiones se refiere también a migración; conversión se relaciona con migración en que ambos procesos trabajan interrelacionados y puede ser considerado especialmente para la preservación o conservación a largo plazo.

33. Cumplimiento - Los sistemas de récords deben ser manejados de acuerdo con todos

los requerimientos que surgen del negocio actual, el ambiente regulador y las expectativas de la comunidad en la que la opera la organización. El personal que cree los récords debe comprender cómo estos requerimientos afectan las acciones de negocio que el propio personal lleva a cabo. El cumplimiento del sistema de récords con tales requerimientos debe ser evaluado regularmente y los récords de estas evaluaciones deben retenerse para propósitos de evidencia.

34. Documentos de archivo (récords) - Información creada o recibida, conservada como

información y prueba, por una organización o un individuo en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales.

35. EDMS - Se define EDMS como “un conjunto de aplicaciones de programas y equipos

que electrónicamente maneja documentos electrónicos contenidos en un sistema de tecnología de información, utilizando equipos de computadoras y aplicaciones para manejar, controlar, localizar y acceder la información en el sistema electrónico”. [ANSII-AIM-ARMA, TR-48-2006. Revised Framework for Integration of Electronic Documents Management Systems and Electronic Records System].

36. Elementos de dato - Unidad de un dato por la cual se especifican los valores de

admisión, definición, identificación y representación por medio de un conjunto de atributos.

37. Estándares - Referencia o punto de referencia para establecer una práctica o calidad

deseables.[ARMS<http://archives.un.org/unarms/en/unrecordsmgmt/unrecordsresources/glossaryofrecordkp.html>].

38. Estructura - La sustancia intelectual de un documento, incluyendo texto, datos,

símbolos, numerales, imágenes y sonido. [The Society of American Archivists. A Glossary of Archival and Records Terminology].

39. Evidencia - Material capaz de probar o desmentir un hecho. [ARMS- <http://archives.un.org/unarms/en/unrecordsmgmt/unrecordsresources/glossaryofrecordkp.html>]

40. Fiabilidad - Un récord fiable es aquel cuyos contenidos pueden ser confiados como una

representación completa y precisa de las transacciones, actividades o hechos que los atestiguan y en los cuales se pueden depender en el transcurso de transacciones o actividades subsiguientes. Los récords deben ser creados en el momento de la transacción o el incidente con el que se relacionan, o poco tiempo después, por los individuos que tienen conocimiento directo de los hechos o por instrumentos utilizados rutinariamente para llevar a cabo la transacción dentro del negocio.

41. Firma digital - El resultado de la transformación de un mensaje por medio de un sistema criptográfico utilizando llaves que permitan que una fuente confiable pueda determinar (1) si la transformación fue creada utilizando la llave privada que corresponde a la llave pública en el certificado digital del suscriptor o quien firme; (2) si el mensaje ha sido alterado desde que se hizo la transformación. [The National Archives. Record Management Guidance for PKI Digital Signature Authenticated and Secured Transaction Records].

42. Firma electrónica - El término “firma electrónica” significa el método de firmar un

mensaje electrónico que (a) identifica y autentifica a una persona en particular como la fuente del mensaje electrónico; e (b) indica la aprobación de dicha persona de la información contenida en el mensaje electrónico. [The National Archives. Record Management Guidance for PKI Digital Signature Authenticated and Secured Transaction Records].

43. Flujo de trabajo (workflow) - Las tareas, procedimientos, organizaciones o personas,

información requerida de entrada y salida, y herramientas necesarias para cada paso de un proceso de negocio. Un acercamiento desde la perspectiva de flujo de trabajo para analizar y manejar un proceso de negocio puede combinarse con un acercamiento de programación dirigido a un objetivo que suele enfocarse en documentos, datos y bases de datos.

44. Indización (indexing) - Proceso por el que se establecen puntos de acceso para

facilitar la recuperación de documentos o de la información.

45. Infraestructura de llave pública (Public Key Infrastructure (PKI) - Conjunto de políticas, procesos, plataformas de servidor, programas (software) y terminales (workstations) utilizados para administrar certificados y pares de llaves públicas/privadas, incluyendo la capacidad para emitir, mantener y revocar certificados de llave pública. [The National Archives. Record Management Guidance for PKI Digital Signature Authenticated and Secured Transaction Records].

46. Integridad - La integridad de un récord se refiere a que está completo e inalterado. Es

necesario proteger al récord contra alteraciones no autorizadas. Las políticas y procedimientos para el manejo de los documentos públicos deben especificar qué añadiduras o anotaciones pueden hacerse a un récord luego de creado, bajo qué circunstancias se pueden autorizar tales añadiduras o anotaciones y quién tiene autorización para hacerlas. Cualquier anotación, adición o eliminación autorizada que se le efectúe a un récord debe ser indicado explícitamente y fácil de encontrar.

47. ISO (International Organization for Standardization) - Es una federación mundial de entidades para estándares nacionales. El trabajo de preparar estándares internacionales normalmente es llevado a cabo por los comités técnicos de ISO. Cada entidad afiliada que esté interesada en un tema por el cual se ha establecido un comité técnico, tiene el derecho de ser representado en ese comité. Organizaciones internacionales, gubernamentales o no, en coordinación con ISO, también forma parte del trabajo. ISO colabora estrechamente con la Comisión Electrotécnica Internacional (International Electrotechnical Commission (IEC) en todos los asuntos correspondientes a la estandarización electrotécnica.

48. Manejo de contenido empresarial (Enterprise Content Management - ECM) -

Tecnologías, herramientas y métodos utilizados para capturar, manejar, guardar conservar y entregar contenido a través de una empresa. [ARMS <http://archives.un.org/unarms/en/unrecordsmgmt/unrecordsresources/glossaryofrecordkp.html>]

49. Manejo de documentos públicos electrónicos - Documentos públicos se refiere a

“todo documento que se origina, recibe o conserva en cualquier dependencia del Estado de acuerdo con la ley o en relación con el manejo de los asuntos públicos y que se haya de conservar permanente o temporalmente como prueba de las transacciones o por su utilidad administrativa, valor legal, fiscal, cultural o informativo, según sea el caso, o que se haya de destruir por no tener valor permanente, ni utilidad administrativa, legal, fiscal, cultural o informativa y una copia de todas las publicaciones de las dependencias gubernamentales. También se entenderá por documento público todo documento que expresamente así se declare por cualquier ley vigente o que en el futuro se apruebe”. [Ley Núm. 5 del 8 de diciembre de 1955]. En este caso, los documentos públicos están conservados en medios electrónicos.

50. Manejo de la información - Planificación, control y explotación de los recursos de

información dentro de una dependencia. 51. Mensaje de correo electrónico (electronic mail message) - Un documento creado o

recibido por medio de un sistema de correo electrónico, incluyendo anotaciones breves, documentos narrativos formales o sustantivos y cualquier anejo como procesadores de palabras y otros documentos electrónicos que pueden ser transmitidos junto con el mensaje.

52. Metadatos (metadata) - Datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos de archivo y su gestión a lo largo del tiempo.

53. Migración (migration) - Acción de trasladar documentos de archivo de un sistema a otro, manteniendo la autenticidad, la integridad, la fiabilidad y la disponibilidad de los mismos.

54. No rechazo (non-repudiation) - Pasos que toma una dependencia para proveer la

seguridad, mediante el uso de un registro de auditoría, de que un emisor no niegue ser la fuente de un mensaje, y que un receptor no pueda negar el recibo de un mensaje. [The National Archives. Record Management Guidance for Agencies Implementing Electronic Signature Technologies].

55. Preservación (preservation) - Procesos y operaciones realizados para garantizar la permanencia intelectual y técnica de documentos de archivo auténticos a lo largo del tiempo.

56. Procesos Electrónicos – incluye cualquier uso de computadoras o cualquier otro equipo electrónico para conducir una transacción o negocio, para almacenar datos o récords, o para transmitir comunicación o información (bien sea texto, voz o imágenes visuales). Los procesos electrónicos, no solo comprenden lo relacionado al equipo electrónico, sino el personal involucrado, políticas y procedimientos que hacen que el “sistema” trabaje adecuadamente. [Department Of Justice,2000].

57. Récord - Se define como récord: “Recorded information, regardless of medium or

characteristics, made or received by an organization in pursuance of legal obligations or in the transaction of business.” (ARMA, 2007). Para efectos de los documentos que caen en la categoría de documentos públicos y que son generados o creados a través de un medio electrónico, se les considerará récord electrónico.

58. Recordkeeping electrónico - Refiérase a Manejo de Documentos Públicos

Electrónicos. 59. Récord electrónico (electronic record) - Información grabada en una forma que

requiere de una computadora u otra máquina para procesarla y que satisface la definición legal de un récord de acuerdo con la sección 3301 del Título 44 del Código de los Estados Unidos.

60. Registro (registration) - Acto por el que se atribuye a un documento de archivo un

identificador único al introducirlo en un sistema.

61. Registro de auditoría - Un medio electrónico para rastrear la interacción con los récords dentro de un sistema electrónico para que cualquier acceso al récord dentro del sistema electrónico pueda quedar documentado mientras ocurre o posteriormente. Un registro de auditoría puede identificar acciones no autorizadas en relación con los récords, por ejemplo modificaciones, eliminaciones o adiciones.

62. Re-validación - Re-confirmar el proceso de validación por una firma electrónica

validada previamente. [The National Archives. Record Management Guidance for Agencies Implementing Electronic Signature Technologies].

63. Seguridad de los récords electrónicos (security of electronic records) - Las

dependencias deben implantar y mantener un programa efectivo de seguridad de los récords que incorpore lo siguiente: (a) Asegura que sólo el personal autorizado tiene acceso a los récords electrónicos (b) Provee para resguardo y recuperación de los récords para proteger contra la pérdida de información (c) Asegura que el personal de la dependencia se adiestre apropiadamente para salvaguardar récords electrónicos que sean susceptibles o secretos. (d) Minimiza el riesgo de alteraciones no autorizadas o eliminación de récords electrónicos. (e) Asegura que la seguridad de los récords electrónicos está incluida en los planes de seguridad de los sistemas de computadora que se preparan según el Acta de Seguridad de Computadoras de 1987. [NARA 36 CFR Part 1234.2]. En el aspecto de la seguridad hay que tomar en consideración la seguridad física y lógica en el diseño. La seguridad física significa el acceso al centro de cómputos y la lógica es la seguridad que se establece a través del control de la

plataforma y sistemas. 64. Serie de récords (expediente) - Unidades de archivo o documentos ordenados de

acuerdo con un sistema de clasificación o mantenidos como una unidad pues resultan de la misma acumulación o proceso de clasificación, de la misma función o actividad; que tengan una forma particular; o por alguna otra relación que surja de su creación, recibo o uso. [The Society of American Archivists. A Glossary of Archival and Records Terminology]. [The National Archives. Record Management Guidance for Agencies Implementing Electronic Signature Technologies].

65. Sistema de correo electrónico (electronic mail system) - Aplicación de computadora

utilizada para crear, recibir y transmitir mensajes y otros documentos. Se excluyen de esta definición utilidades de transferencia de archivo (aplicaciones de transmiten archivos entre usuarios pero no retienen ningún dato de transmisión), sistemas de datos utilizados para recopilar y procesar datos que han sido organizados en archivos de datos o bases de datos, ya sea en computadoras personales o unidades principales (mainframe), y documentos de procesadores de palabras no transmitidos en un sistema de correo electrónico.

66. Sistemas de colaboración - Un sistema de colaboración incluye en su universo las

aplicaciones de mensajería y otros. Sin embargo, se hace la salvedad de que no significan lo mismo por lo que resulta más propio, para fines del presente documento, referirse al primer término y no al segundo.

67. Transacción - La unidad más pequeña de una actividad de negocios. [ARMS-

<http://archives.un.org/unarms/en/unrecordsmgmt/unrecordsresources/glossaryofrecordkp.html>]

68. Transformación - El proceso, o los resultados de un proceso, de reformatear o de lo

contrario cambiar la manera en que el material documental electrónico se codifica digitalmente para reducir o eliminar la dependencia en los software o hardware específicos, al mismo tiempo que se conserva la autenticidad. [NARA Glossary].

69. Uso práctico - Un récord es utilizable cuando se puede localizar, recuperar, presentar e

interpretar. Debe ser capaz de presentarse posteriormente ligado directamente a la actividad o transacción de negocio que lo produjo. Los vínculos contextuales de los récords deben portar la información necesaria para el entendimiento de las transacciones que los crearon y utilizaron. Debe ser posible identificar un récord dentro del contexto de las funciones y actividades de negocio más amplias. Los vínculos entre récords que documentan una secuencia de actividades deben mantenerse.

70. Validez - Para conservar un documento público en formato electrónico es fundamental

que contenga las cuatro características que garantizan la validez (trustworthiness) de la información desde la perspectiva del manejo de los documentos. Estas características son autenticidad, integridad, fiabilidad y uso práctico. Además, es importante que el récord conserve su contenido, contexto y estructura. Es decir, que se conserve el contenido total de la información que relaciona al récord dentro del contexto en que fue creado y utilizado, conservando su formato o estructura. [The National Archives. Record Management Guidance for Agencies Implementing Electronic Signature Technologies].

71. Validación (conversión de datos) - Los procedimientos y métodos que se utilizan para verificar que el récord electrónico ha sido convertido de forma exitosa y que cualquier persona puede asegurar que la autenticidad se ha mantenido. De acuerdo con Pearce-Moses, validación es “el proceso de establecer veracidad” y va de la mano con la autenticación. Un manual debe describir los procedimientos para asegurar la calidad a través del proceso de conversión, incluyendo aquellos que prueban e informan resultados de exámenes y los errores y pasos que se han tomado para corregirlos. Los procedimientos de garantía de calidad (quality assurance) también deben enumerar los pasos necesarios para asegurar un ambiente seguro y controlado para el proceso de conversión. [ANSI/ARMA 16-2007. The Digital Record Conversion Process: Program Planning, Requirements, Procedures].

72. Verificación - Es un proceso de calidad que se utiliza para evaluar si un producto,

servicio o sistema cumple o no con la regulación, especificación o condiciones impuestas al principio de una etapa de desarrollo. La verificación puede estar en desarrollo, a escala o en producción. Usualmente esto es un proceso interno.

SECCIÓN B: FUNCIONES Y OBLIGACIONES DEL PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS PÚBLICOS Y DE LAS DEPENDENCIAS

ARTÍCULO 10: CONTENIDO DEL PROGRAMA

Los jefes de las dependencias establecerán los mecanismos necesarios para facilitar las funciones del Administrador de Documentos de su dependencia y proveerán para que en sus respectivas dependencias se organicen Programas de Documentos que:

1. Provean controles efectivos en la creación, organización, ordenación, mantenimiento, seguridad, uso y disposición de los documentos en las dependencias.

2. Cumplan con el Programa de Administración de Documentos de la Rama Ejecutiva en la

aplicación, de normas, procedimientos y técnicas diseñadas a mejorar la administración de documentos, que aseguren la conservación y seguridad de los documentos de valor continuo y que faciliten la segregación y disposición de todos los documentos de valor temporero luego de obtener la autorización del Programa.

3. Cumplan fielmente con las disposiciones de la Ley de Administración de Documentos

Públicos y los reglamentos promulgados en virtud de ésta. ARTÍCULO 11: DEL PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

PÚBLICOS

1. Administrador de Documentos- Funcionario responsable del funcionamiento y supervisión del Programa de Administración de Documentos en su dependencia y es el representante autorizado del jefe de la dependencia ante el Programa de Administración de Documentos Públicos en lo relacionado a la administración de documentos de la dependencia.

http://en.wikipedia.org/wiki/Verification

2. Adiestramiento- El Programa de Administración de Documentos Públicos está obligado a mantener informados a los Administradores de Documentos de la Rama Ejecutiva mediante adiestramiento. Para asegurarse de cumplir fielmente esta obligación el Programa proveerá a los Administradores de Documentos copia de la Ley y Reglamentos del Programa y aquella información o guías, material normativo o procedimientos que considere necesarios para que éstos ejecuten correctamente sus funciones.

3. Asesoramiento- El Programa ofrecerá el asesoramiento necesario en administración de documentos a los Administradores de Documentos de las dependencias mediante visitas que los Funcionarios, Especialistas o Técnicos del Programa hagan a los mismos. Se les ofrecerá, además, asesoramiento mediante visitas que los Administradores de Documentos hagan al Programa; mediante llamadas telefónicas y comunicaciones escritas o electrónicas.

4. Fiscalización- El Programa evaluará la actividad de administración de documentos

públicos en la dependencia para determinar si se está llevando a cabo de acuerdo con la Ley, reglamento y guías del Programa. Para asegurar esto el Programa hará intervenciones o evaluaciones de la labor que estén realizando los Administradores de Documentos.

A. Dónde y cómo Efectuar la Intervención

1) La intervención se llevará a cabo en la propia dependencia mediante:

a) Encuestas de evaluación con cuestionarios al respecto.

b) Entrevistas al Administrador de Documentos y personal concernido

c) Observación de las operaciones de administración de documentos

d) Intervenciones directas esporádicas en los trabajos de los Administradores de Documentos en su dependencia; observando si se cumple con las disposiciones de la Ley de Administración de Documentos Públicos y los reglamento promulgados en virtud de ésta.

B. Informe de Intervención

El Programa preparará, para la firma del Administrador del Programa, un informe con hallazgos y recomendaciones para implantar o mejorar las diferentes fases que componen la administración de documentos.

ARTÍCULO 12: DE LAS DEPENDENCIAS

Los jefes de las dependencias vienen obligados a facilitar, colaborar y coordinar toda función de administración de documentos con el Programa de Administración de Documentos Públicos de la Rama Ejecutiva. A los efectos que los jefes de las dependencias cumplirán con lo siguiente:

1. Establecerán los mecanismos necesarios para facilitar las funciones de todos los Administradores de Documentos.

2. Serán responsables de que la función de administración de documentos en sus

dependencias esté en armonía con el Reglamento del Programa de Administración de Documentos Públicos y el Reglamento de Administradores de Documentos.

3. Proveerán los mecanismos adecuados para que internamente se coordine la

producción de la información necesaria para intervenir a los Administradores de Documentos en cuanto a la aplicación por éstos de las normas establecidas por el Programa de Administración de Documentos de la Rama Ejecutiva.

ARTÍCULO 13: CREACIÓN DE DOCUMENTOS

Las dependencias establecerán sistemas y controles adecuados para asegurar que las decisiones y política pública importante permanezcan en forma documental, que los documentos de uso administrativo se reduzcan a lo necesario, y se evite la acumulación de documentos y proliferación de equipo para archivar. En esta fase de la documentación deben utilizarse las técnicas más avanzadas para la redacción de escritos, trámite de la correspondencia, diseño y control de formularios, sistema de directrices e informes y reducción de archivos duplicados mediante el control de copias y fotocopiadoras.

ARTÍCULO 14: ORGANIZACIÓN, MANTENIMIENTO Y USO DE DOCUMENTOS

Se establecerán medidas para mejorar y analizar de manera continua los asuntos relacionados con manejo y distribución de la correspondencia, clasificación de documentos y sistemas de índices, el uso adecuado de materiales y equipo para archivar, reproducción de documentos y normas y procedimientos en la producción de trabajo, para asegurar que los documentos sean conservados de la manera más económica y efectiva y que se obtenga la máxima utilidad de éstos.

ARTÍCULO 15: DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS

Se establecerán medidas para que los documentos de valor continuo sean retenidos permanentemente, y para que los que hayan cumplido su periodo de retención y perdido todo valor para la dependencia, se pueda solicitar su disposición. Procedimientos efectivos para lograr estos propósitos son la preparación del Inventario y Plan de Retención, el traslado de documentos inactivos a Centros de Documentos o al Archivo General de Puerto Rico cuando éste los solicite, la microfilmación o conversión electrónica de los así lo ameriten y la destrucción de aquellos que han cumplido su período de retención fijado y que no tienen valor alguno y que el Programa haya autorizado a disponer.

ARTÍCULO 16: INFORME ANUAL DE DOCUMENTOS RETENIDOS

Cada dependencia deberá someter al Programa de Administración de Documentos de la Rama Ejecutiva, treinta días después del cierre de cada año fiscal, un informe sobre el “status” de su Inventario y Plan de Retención de Documentos. Debe informar cualquier cambio tal como: creación o eliminación de series documentales.

PARTE SEGUNDA - ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

SECCIÓN A: SOBRE CREACIÓN DE DOCUMENTOS


El Artículo 4 de la Ley Núm. 5 de 1955, según enmendada, faculta al Administrador de Servicios Generales a reglamentar sobre cualquier fase relacionada con el Programa de Administración de Documentos Públicos que sea necesario reglamentar para el buen funcionamiento del mismo. Específicamente esta sección requiere que se provea para los controles efectivos en la creación de documentos incluyendo el crear una adecuada documentación de la organización, funciones, política pública, decisiones, procedimientos y trámites esenciales que provean la información necesaria para proteger los derechos legales y financieros del gobierno y de personas directamente afectadas por las actividades de la dependencia.

a. Controles efectivos en la creación de documentos deben incluir todo tipo de documentos y en todos los niveles de la dependencia, incluyendo oficinas centrales y oficinas regionales. Específicamente existen cuatro tipos de documentos que requieren actuación continua y son comunes a todas las dependencias: correspondencia, informes y directrices. Generalmente la información que contienen se conserva en papel, pero puede estar en tarjetas, cintas magnéticas, CD, micropelículas, documentos electrónicos y otros medios.

ARTÍCULO 18: RESPONSABILIDADES DE LAS DEPENDENCIAS

1. El jefe de cada dependencia para cumplir con las disposiciones de la Ley Núm. 5 del 8 de diciembre de 1955, según enmendada, debe observar las normas establecidas en esta sección. Estas responsabilidades y normas son esenciales en el control de documentos de la dependencia. Factores como el tamaño, organización y funciones de la dependencia y su actividad de documentación pueden atemperar el cumplimiento con estas normas:

Cada jefe de dependencia debe:

a. Asignar a la Oficina de Sistemas y Procedimientos de la dependencia la

responsabilidad de desarrollar, a nivel de toda la dependencia, las normas y procedimientos uniformes para la administración del trámite de la correspondencia, diseño de los formularios, preparación de los informes, directrices y una adecuada documentación.

b. Aquellas dependencias de gran tamaño, organización y complejidad establecerán

controles a nivel de negociado, departamentos, áreas y oficinas, pero estos controles funcionaran bajo el plan general de la dependencia.

c. Emitir una directriz estableciendo los objetivos y responsabilidades en el control de

la creación de los documentos. Copia de la misma debe enviarse al Programa de Administración de Documentos Públicos de la Rama Ejecutiva.

ARTÍCULO 19: NORMAS

Para asegurar la adecuada y correcta creación de los documentos las siguientes normas aplicarán a cada dependencia:

1. Los documentos de un trámite oficial en una dependencia debe completarse según

requerido:

a. Para facilitar la información a la autoridad nominadora y sucesores de éstos.

b. Para facilitar información a la Rama Legislativa, otras dependencias autorizadas, y a personas interesadas, sobre la manera que se llevan a cabo las transacciones del gobierno.

c. Para proteger los derechos fiscales, legales y otros derechos del gobierno y de

personas afectadas por las transacciones del gobierno.

2. Con particular interés, al formular y llevar a cabo la política pública del gobierno, los funcionarios del gobierno son responsables de incluir en los documentos de sus dependencias toda la información esencial de sus actividades importantes. Decisiones y hechos importantes (de persona a persona, conferencias por teléfono) deben ser incluidas en un documento. Deben tomarse minutas de reuniones importantes de Juntas, Comités y reuniones de funcionarios y éstas con la copia de la agenda y documentos incidentales de dichas reuniones deben formar parte del documento.

3. Las normas programáticas y los procedimientos de las dependencias del gobierno

deben emitirse en directrices y copia de éstas, aún las canceladas deben ser parte importante del archivo oficial.

4. Los procedimientos de las oficinas deben ser revisados continuamente para determinar

su efecto en la creación de documentos. Cuando se justifique, esos procedimientos deben revisarse, consolidarse o eliminarse para mantener la creación de la documentación al mínimo. En adición, los requisitos específicos, para la administración de correspondencia, informes, formularios, directrices, documentos legibles por máquinas y documentos incidentales a éstos deben observarse según se establece en los próximos artículos.

ARTÍCULO 20: ADMINISTRACIÓN DE CORRESPONDENCIA (ARTE DE REDACCIÓN Y PREPARACIÓN DE ESCRITOS)

La fase de la Administración de Correspondencia tiene como objetivo el limitar la correspondencia a los requisitos esenciales, para mejorar la calidad de la correspondencia que sea necesaria y proveer para su creación una forma económica y efectiva. 1. Definición de “Correspondencia”- Término genérico que se refiere cartas, cartas,

informes, memorandos y mensajes que se reciben o se envían en papel o por medios electrónicos.

2. Requisitos Cada dependencia al establecer controles efectivos en la creación de documentos debe:

a. Establecer la forma oficial a ser utilizada en las comunicaciones oficiales de la

dependencia.

b. Establecer normas uniformes para la cantidad y tipo de copias requeridas, su distribución y propósito.

c. Emitir guías sistemáticas, para la creación de correspondencia, con las

modificaciones necesarias para prácticas especiales de algunas dependencias.

d. Implantar normas para el uso de membretes, papel de reproducción, modelos de memorandos y sobres.

e. Revisar continuamente las prácticas y procedimientos de creación de

correspondencia para mejorarla y simplificarla.

f. Las normas, guías e instrucciones para la Administración de Correspondencia deben, ser escritas, de fácil acceso para referencia y revisión. Deben estar disponibles para aquellos que redactan, revisan, firman, transcriben y archivan correspondencia.

3. Implantación del Sistema

Las siguientes medidas son esenciales en un Programa de Administración de Correspondencia:

a. Prepare únicamente aquella correspondencia y copias que sean esenciales.

b. Use cartas formularios cuantas veces sea necesario.

c. Redacte cartas cuidadosamente planificadas, fáciles de leer y entender, que

respondan a las necesidades del destinatario.

d. Prepare correspondencia que sea consistente en estilo, formato, limpia, atractiva en apariencia y correctamente editada aplicando las reglas normales de gramática y ortografía.

e. Desarrolle e implante procedimientos que faciliten el envío y trámite de la

correspondencia interna incluyendo la correspondencia electrónica.

f. Revise periódicamente tomando muestras de la correspondencia de la dependencia, para determinar si cumple con las normas establecidas para la preparación de la misma

ARTÍCULO 21: ADMINISTRACIÓN DE INFORMES

La administración efectiva de informes requiere un esfuerzo organizado y continuo para lograr economía y mejorar la calidad de los informes; para asegurar que a los funcionarios de las dependencias se les provea de la información exacta, en el momento y en el formato más adecuado para su uso al momento de tomar decisiones. Incluye el producto de los sistemas y procedimientos de la dependencia, al igual que los sistemas de informes mismos. También incluye los informes entre la dependencia y con el envío de éstos.

1. Definiciones

a. Informe - información que se transmite para ser usada estableciendo política pública; planificando, controlando y evaluando operaciones y ejecución; haciendo decisiones administrativas o preparando otros informes. La información puede estar en forma narrativa, estadística, gráfica u otra forma y puede estar impresa en papel, electrónicamente u otro medio.

b. Informar - proceso por el cual la información para un informe es recopilada, organizada, tramitada y retenida.

c. Requisito de Informe Interno - cualquier responsabilidad que implica informes

preparados y utilizados exclusivamente en una dependencia.

2. Responsabilidades de las dependencias

a. Cada dependencia, al establecer controles efectivos en la creación de documentos, se espera que establezca un programa apropiado y uniforme en sus responsabilidades internas de informar. En éste se:

1. Establecerán e implantarán normas y procedimientos para identificar

información necesaria para la planificación, control y evaluación.

2. Establecerán e implantarán normas y procedimientos para el diseño de sistemas para informar a la gerencia, incluyendo el diseño de los informes utilizados en esos sistemas.

3. Establecerán e implantarán normas y procedimientos para iniciar, identificar,

revisar, aprobar, preparar y distribuir los informes internos requeridos.

4. Proveerán la información gerencial esencial relacionada con el número y clases de informes en uso e informes que requieren una cantidad significativa de personal y otros recursos, los costos estimados para desarrollarlos, uso y operación.

5. Revisarán periódicamente los informes aprobados para determinar su

necesidad, si es adecuado su diseño y economía en su preparación y uso.

6. Asegurarán que todos los estatutos y leyes aplicables han sido considerados al preparar el informe.

b. Publicarán normas, guías e instrucciones desarrolladas para el manejo de

informes, las cuales deberán ser diseñadas para fácil revisión y referencia. Deben estar disponibles para los usuarios y para la revisión y evaluación por parte del Programa de Administración de Documentos Públicos.

c. La aprobación, modificación, y aprobación de un informe interno deberán estar basados en una evaluación de costos-objetivos.

d. Las siguientes peticiones de informes están exentas de las normas establecidas en esta sección, sin embargo, peticiones internas de informes que se lleven a cabo en una dependencia para contestar a este tipo de peticiones se regirán por estas disposiciones:

1. Peticiones de la Rama Legislativa o por las respectivas Comisiones.

2. Peticiones de la Rama Judicial por órdenes de la Corte u otras

determinaciones judiciales.

3. Peticiones del Gobernador mediante directrices ejecutivas.

4. Peticiones, de la Oficina de Gerencia y Presupuesto, de coordinación, revisión de programas y requerimientos de justificación legislativa.


Las siguientes normas son esenciales en un programa de informes:

a. Establecer y mantener un inventario de informes recurrentes internos y externos.

b. Desarrollar los sistemas de informes que mejor sirvan a la Administración.

c. Analizar todos los informes inventariados y sometidos para determinar si:

1. La información es adecuada, necesaria, significativa y útil.

2. La información es obtenida de la mejor fuente y en la forma más sencilla.

3. La frecuencia del informe es consistente con el momento en que la información se necesita.

4. El costo estimado de recopilar la información no excede su valor administrativo.

d. Requerir que cada petición para un informe nuevo o revisado explique cómo se

va a utilizar el informe.

e. Requerir que cada informe sea respaldado por una directriz con instrucciones o guías al respecto.

ARTÍCULO 22: ADMINISTRACIÓN DE DISEÑO Y CONTROL DE FORMULARIOS

El objetivo de la Administración de Formularios es aumentar la efectividad de los mismos, utilizando diseños adecuados y procedimientos correctos; para reducir los costos incidentales incurridos en completar, utilizar y lograr economías en el diseño, impresión, almacenaje y distribución de éstos.

1. Definición Un formulario es un escrito con espacios vacíos para completar con un propósito. La información, puede ser cartas, tarjetas y o reproducidos en alguna forma. Algunos

renglones específicos impresos que no tienen espacios para completar como: cláusulas de contratos, hojas de instrucciones, avisos, marbetes o rótulos; pueden ser considerados como formularios cuando es ventajoso el identificarlos y controlarlos como formularios para propósitos de referencia, impresión, almacenamiento, distribución y uso con otros formularios.

2. Responsabilidades de las dependencias Cada dependencia, al proveer para un efectivo control sobre la creación de documentos, se espera que establezca un programa apropiado para la administración de los formularios de su propia creación.

En esta fase de formularios la dependencia establecerá:

a. Normas y procedimientos para someter, revisar, aprobar e identificar los

formularios de su creación.

b. Implantará las normas sobre el análisis y diseño de formularios, contenidas en la “Guía para la Administración de Formularios” emitida por el Programa de Administración de Documentos Públicos.

c. Establecerá e implantará normas para la reproducción, almacenaje y

distribución de los formularios aprobados.

d. Proveerá información esencial concerniente a la cantidad, tipos y los costos de reproducción y almacenaje de los formularios en uso.

e. Proveerá para la revisión periódica de todos los formularios aprobados en

cuanto a su necesidad y diseño y para posibles economías en su reproducción, almacenamiento y distribución.

f. Las normas, guías, procedimientos e instrucciones, desarrolladas para la

administración de formularios se harán en forma impresa y serán diseñadas para fácil referencia y revisión. Deben estar rápidamente disponibles para aquellos que diseñan y aprueban formularios.


Para una administración de formularios efectiva las siguientes acciones son generalmente básicas en las dependencias:

a. Establecer y mantener un inventario de todos los formularios de la

dependencia.

b. Analizar y revisar todos los formularios inventariados y los formularios sometidos para aprobación en el futuro de acuerdo con las normas, guías y principios contenidos en la “Guía para la Administración de Formularios”.

c. Asignar un número de codificación y la fecha de edición a cada formulario

aprobado.

d. Revisar toda Solicitud de Diseño de Formularios propuestos y la reproducción de formularios aprobados ya en uso para velar porque los formularios sean producidos y puestos a la disposición, rápida y económicamente.

Específicamente se velará porque:

1. Se utilicen los métodos de impresión y distribución de formularios más

efectivos y económicos que guarden proporción con la calidad requerida y con el uso que se le va a dar al formulario.

2. Establecer normas para adecuados niveles de inventarios perpetuos de existencia de estos formularios.

3. La cantidad de formularios solicitada es compatible con los requisitos del

procedimiento e inventario de existencia de formularios.

4. Tener un plan aceptable de distribución para que los formularios estén disponibles cuando y donde se necesiten.

e. Requerir que cada formulario esté respaldado por una directriz que dé

instrucciones sobre cómo completar la información, someterlo y usarlo. Esto no se aplica a aquellos formularios que se explican por sí solos usados por un mismo elemento organizacional como una oficina división u oficina regional.

f. Requerir que cada requisición de un nuevo formulario justifique que el mismo es esencial.

ARTÍCULO 23: ADMINISTRACIÓN DE DIRECTRICES

La Administración del Sistema de Directrices tiene como objetivo facilitar la parte administrativa y las operaciones de la dependencia proveyendo las instrucciones al empleado, produciendo instrucciones completas, fáciles de entender, accesibles y revisables y desarrollando y distribuyendo instrucciones rápidas y económicamente.

1. Definición de Directrices

a. Una directriz es una comunicación escrita, la cual inicia o gobierna una conducta o procedimiento. Las directrices usualmente se imprimen como circulares, memorandos, avisos, reglamentos, órdenes y manuales e incluyen información para incluir en manuales de política administrativa y operaciones.

b. Algún material informativo normalmente está exentos de incluirse en el

Programa de Administración de Directrices de la dependencia. Estos incluye información al público como: publicaciones profesionales, comunicados de prensa, anuncios de programas, catálogos y listas de precios.

c. Las directrices internas como las externas están incluidas en un Programa

de Administración de Directrices.

2. Responsabilidades de las Dependencias

a. Cada la dependencia, al proveer controles efectivos sobre la creación de documentos, se espera que establezca un programa apropiado para la administración de directrices de la dependencia. Para este propósito deberá:

1. Establecer y mantener un sistema para la clasificación, codificación y

sustitución de las directrices la dependencia. 2. Establecer e implantar normas y procedimientos para el inicio,

preparación, revisión, aprobación, reproducción, distribución, y control de las directrices propuestas de la dependencia.

3. Establecer e implantar patrones para el formato y el estilo editorial de

las directrices de la dependencia. 4. Revisar periódicamente las directrices que componen el sistema para

determinar su necesidad y actualizar para identificar asuntos que se han anulado y que deben sustituirse originando nuevas directrices.

5. Revisar, continuamente las directrices para mejorar su diseño y su

parte operacional. 6. Mantener una colección de las directrices significativas que

documenten la organización, las funciones, la política administrativa, las decisiones y procedimientos de la dependencia. Esta colección será una parte integral de la documentación de la dependencia por lo que se debe conservar permanentemente.

b. Las guías, normas e instrucciones desarrolladas para la administración de

directrices se harán en forma de publicación y será diseñada, para fácil referencia o uso y revisión. Debe estar prontamente disponible para aquellos funcionarios responsables de originar, y aprobar directrices.

3. Implantación del Programa de la Dependencia

La dependencia podrá considerar las siguientes acciones que son generalmente básicas para la administración de un programa de directrices: Establecer patrones para el formato, tipografía, organización, compilación y distribución de las directrices de la dependencia específicamente: a. Use páginas de 8” X 11½” como norma. b. Use páginas separadas para fácil revisión. c. Use el Correo Electrónico para informar. d. Imprima en ambos lados del papel. e. Numere e identifique las directrices para facilitar la revisión y adición de páginas

f. Identifique el material temporero del permanente con algún distintivo que lo

pueda reconocer inmediatamente uno del otro. g. Perfore de antemano todas las páginas para facilitar su encuadernación. Se

recomiendan tres perforaciones de 3/8 cada una. h. No permita los cambios a lápiz o tinta.

i. Distribuya sobre una base de “debe saberlo” y “debe llevarlo a cabo”.

j. Analice todas las directrices propuestas para su inclusión en el sistema para

determinar si:

1. La directriz es necesaria.

2. No existe duplicidad o conflicto con otras directrices.

3. La directriz armoniza con leyes pertinentes, órdenes ejecutivas, reglamentos y política administrativa de la dependencia.

4. Hay coordinación apropiada y se han obtenido las

autorizaciones.

5. La distribución propuesta incluye a las unidades administrativas que las van a usar, pero estará limitada a “los empleados que deben saberlo”.

k. Analice todas las directrices sometidas para ser incluidas en el sistema para que

armonicen con el estilo de la dependencia, y con los criterios de formato y estilo editorial.

ARTÍCULO 24: ADMINISTRACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN PROCESAMIENTO DE DATOS

El objetivo de la administración de documentos para procesamiento automático de datos es asegurar un efectivo y económico proceso usando técnicas en el registro y conservación de instrucciones electrónicas y procedimientos operacionales, estableciendo normas para el mantenimiento, conservación y disposición apropiada de documentos legibles por máquinas; desarrollando normas y procedimientos óptimas para los locales de computadoras y las áreas relacionadas y revisar continuamente esas prácticas de trabajo para mejorar.

1. Definición

Administración de documentos de procesamiento de datos automático incluye mantener un inventario de documentos legibles por máquina, existentes en cada archivo, y toda la documentación necesaria conservándolos en facilidades adecuadas, según instrucciones dadas, mientras se lleva a cabo revisiones periódicas para verificar su elegibilidad.

Documentar procesamiento de datos automáticamente, consiste en presentaciones gráficas detallando la secuencia funcional y operacional; las características físicas del archivo; registrar métodos de información incluyendo la estructura básica de codificación; registrar sistema de información, arreglo de documentos, planos impresos (formularios) e instrucciones básicas.

2. Responsabilidades de la Dependencia

Para proveer controles efectivos sobre la creación de documentos cada dependencia debe establecer un programa apropiado para la administración de documentos en procesamiento de datos automáticos. Para esto debe:

a. Determinar el tipo de documentos que se van a usar y mantener para la

operación del procesamiento de datos.

b. Prescribir el tipo de máquina a usarse, las normas necesarias para clasificar, rotular, registrar y archivar.

c. Emitir normas de retención y disposición para la administración de

documentos del procesamiento de datos.

d. Revisar, continuamente, las prácticas de la dependencia para archivar los documentos procesados mecánicamente, mejorar éstas y simplificarlas.

e. Las normas, guías e instrucciones desarrolladas por la agencia para el

manejo del Programa de Administración de Documentos en el procesamiento de datos deben ser publicadas en forma que se puedan usar fácilmente como referencia y para fines de revisión.


Cada dependencia debe establecer normas para la administración de documentos legibles por máquinas y emitir instrucciones y guías en la forma, de manuales o folletos de acuerdo con las normas apropiadas.

Específicamente estas normas deben incluir:

a. Identificar los documentos procesados por máquina por métodos de clasificación

y rotulación. b. Métodos de archivo y control para localizar los documentos legibles por

máquina. c. Conservar los documentos legibles por máquina por medio del uso de planes de

disposición, medios apropiados para almacenaje y técnicas de conservación. d. Preparar planes de disposición de documentos usados en el procesamiento de

datos.

e. Preparar formularios y formatos para registrar las instrucciones del programa, gráficas funcionales y operacionales para el flujo del trabajo, planos, libros de codificación y las instrucciones básicas para realizar la tarea.

SECCIÓN B: ORGANIZACIÓN, MANTENIMIENTO Y USO DE DOCUMENTOS


El Artículo 4, incisos b (3) y b (7) de la Ley Núm. 5 del 8 de diciembre de 1955, según enmendada, faculta al Administrador de Servicios Generales a reglamentar en lo relativo a normas sustantivas y procesales que deberán seguirse en los sistemas de archivo en las dependencias bajo su jurisdicción y sobre cualquier otra materia relacionada con el Programa de Administración de Documentos Públicos y que sea menester reglamentar para el buen funcionamiento del Programa. Específicamente esta Sección establece normas en lo relativo a la organización, mantenimiento y uso de los documentos públicos. Para cumplir con estas disposiciones en las dependencias:

1. El Administrador de Documentos debe asumir la responsabilidad para el desarrollo e implantación de un programa para la administración de correo, archivo, documentos esenciales, administración de copiadoras y equipo y material de archivo y las otras fases de la administración de documentos públicos. Cuando por su gran tamaño y compleja estructura organizacional, la dependencia debe establecer controles a nivel de negociado, Áreas, Programas, u Oficinas. Estos funcionarios bajo el plan estructural de la dependencia.

2. El jefe de la dependencia emitirá una directriz estableciendo objetivos, responsabilidades y designado la autoridad pertinente. Copia de esta directriz deberá enviarse al Programa de Administración de Documentos Públicos de la Rama Ejecutiva.

ARTÍCULO 26: ADMINISTRACIÓN DE CORREOS

El objetivo de la Administración de Correos es proveer a un costo mínimo los métodos más rápidos y eficientes la tramitación del correo que llega o sale dentro de una dependencia. Se deben utilizar procedimientos adecuados para reducir al mínimo el tiempo y costo del flujo de trabajo utilizando equipo, materiales e instrumentos de trabajo modernos. En general la operación deberá llevarse a cabo en forma simple para aumentar la efectividad.

1. Definición del Correo

Consiste de cartas, comunicaciones electrónicas, memorandos, tarjetas, documentos, paquetes, publicaciones y otro tipo de comunicación recibida para distribución o despacho.


a) Cada dependencia establecerá un sistema apropiado para la Administración de

Correo para proveer un control efectivo en el trámite de documentos. El mismo consistirá en:

1. Establecer normas y procedimientos para el recibo, control, entrega,

recogido y envió de correo.

2. Implantar los sistemas recomendados en la guía “Normas y Procedimientos para Trámite de Correo”.

3. Proveer información esencial sobre el volumen y tipos de correspondencia

procesada y tiempo requerido, para entrega interna y externa.

4. Revisar continuamente la práctica y procedimientos para mejorar o simplificar su tramitación.

b) Publicar guías e instrucciones desarrolladas por la dependencia en formularios

diseñados para fácil referencia y revisión. Deben estar al alcance de los supervisores del correo y mensajeros. Proveer amplia información a los usuarios del correo y servicios de mensajería.


Las actividades básicas en las Oficinas de Correo son las siguientes:

a. Entrega de la correspondencia recibida lo más rápido posible.

b. Establecer límite de tiempo para contestar la correspondencia. Dar prioridad a la

de la Autoridad Nominadora.

c. Limitar control y seguimiento solamente a la correspondencia importante según su contenido.

d. Utilizar al máximo y propiamente los servicios y facilidades del Correo Federal.

e. Desarrollar e implantar normas y procedimientos que faciliten la contestación, revisión y firma de correspondencia a contestar.

f. Proveer control central en los servicios de mensajeros estableciendo horarios

de rondas internas y externas.

ARTÍCULO 27: ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

La Administración de Archivos tiene como objetivo organizar los archivos de la dependencia para facilitar el recobro de la información que se conserva en los mismos cuando se necesite, asegurar una completa documentación y facilitar la selección y retención de documentos de valor permanente y la disposición de documentos. Todos los servicios deben realizarse con un máximo en economía de personal, equipo y materiales.

1. Definición de Archivos

Lugar donde se conservan documentos públicos o particulares e históricos. Conjunto de estos documentos así conservados.

a. Archivar

Proceso de guardar para conservar en un mismo sitio, clasificados todo documento o expedientes relacionados con un individuo o firma, o con cierta

división geográfica, o sobre asunto en forma tal que estén protegidos contra deterioro, destrucción o pérdida y que a la vez se facilite su localización y manejo en cualquier momento.

b. Clasificación

La ordenación de documentos en grupos tomando como guía los procedimientos establecidos. Esta se hace antes de archivar los documentos.

c. Responsabilidades de la Dependencia

Cada dependencia al proveer controles sobre la creación de documentos deberá establecer sistemas adecuados de administración de archivos. Estos cubrirán lo siguiente:

a. Establecer normas y procedimientos para:

1. Clasificar, ordenar y archivar documentos

2. Proveer servicios de referencia de los documentos archivados

3. Colocar archivos activos en lugares accesibles según lo establece la

guía para el uso de esos documentos. b. Implantar el sistema de clasificación en los archivos y utilizar las Guías que

ofrece el Programa de Administración de Documentos.

c. Revisar el sistema periódicamente para determinar si es adecuado y su grado de efectividad.

1. Se publicarán y diseñarán guías e instrucciones para la

administración de archivos para fácil referencia y revisión.


Las siguientes actividades son básicas para una efectiva administración de archivos. Implantar un sistema organizado de clasificación y archivo para:

a. Lograr la máxima uniformidad y fácil mantenimiento y uso de los documentos

de la dependencia. b. Facilitar la disposición de documentos de acuerdo con el Inventario y Plan de

Retención. c. Facilitar la consolidación de las series documentales que se encuentren

archivadas en diferentes lugares. d. Establecer oficialmente la localización de los archivos prohibiendo que se

mantengan fuera del lugar autorizado.

e. Establecer un servicio de referencia sistemático para facilitar la búsqueda, préstamo y re-archivo de documentos.

f. Archivar diariamente los documentos recibidos. g. Establecer uniformidad en el equipo y materiales de archivo y servicios de

referencia.

ARTÍCULO 28: ADMINISTRACIÓN DE EQUIPO Y MATERIALES PARA DOCUMENTOS

La administración de equipo y materiales para documentos tiene como objetivo asegurar que el equipo y materiales necesarios, para las operaciones con documentos se ajusten a las necesidades de la dependencia en cuanto a procedimientos, operación, economía y para que se usen apropiadamente. En el mercado hay gran variedad de equipo y materiales modernos. A esos efectos deberá ofrecer asesoramiento para que se asegure el uso correcto y adecuado de equipo y materiales especiales que se adquieren.

1. Definición

Se incluye en equipo y materiales: los gabinetes de archivo, tablilleros, archivos visibles, archivos mecanizados, guías para archivos, cartapacios, cubiertas y material usado en la creación y mantenimiento de documentos y manejo de correo. Se incluye, además, computadoras, entre otros.


Cada dependencia debe proveer controles sobre la creación de documentos estableciendo un sistema adecuado en la administración de equipo y materiales de documentos. Esta fase cubrirá:

a. Preparar normas para la uniformidad en la compra de equipo y

materiales para documentos a usarse por la dependencia y estas normas cubrirán aspectos como:

1. Someter, revisar y aprobar la solicitud para compra de materiales y

equipo por parte de la unidad a cargo de esta función.

2. Uso apropiado de equipo y materiales en uso al presente.

b. Revisión continúa del uso adecuado del equipo y material para asegurar la utilización apropiada.

c. Proveer para una continúa revisión en el desarrollo de nuevos adelantos en administración de equipo y materiales y su posible aplicación en los sistemas de la dependencia.

d. Preparar y distribuir normas, guías e instrucciones en la administración de equipo y materiales para fácil referencia y revisión.


Los siguientes pasos son básicos:

a. Reducir la necesidad de equipo, mediante plan de disposición de documentos. Liberar espacio en los equipo y evitar la compra de nuevo equipo.

b. Usar el equipo regular que aparece en catálogo de compra del gobierno.

Solo se comprará equipo especial justificando para ello y aprobado. c. Revisar la Solicitud para Compra de Equipo para determinar su

necesidad y uso. d. Revisar equipo comprado y arrendado para determinar su

mantenimiento.

ARTÍCULO 29: ADMINISTRACIÓN DE COPIAS

Este Artículo provee asistencia a las dependencias en las prácticas del manejo de copias y equipo de reproducción. Aunque las normas aquí contenidas son para uso general, las normas para el manejo de equipo pertenecen específicamente a copiadoras y duplicadoras que no se usan en una imprenta. No se aplica a la reproducción de récords en micrografía, fotografía o leídos por máquinas, ni al equipo relacionado con éstos. Para las normas en relación con récords micrográficos, véase la parte de micrografía. El Programa de Administración de Documentos de la Rama Ejecutiva proveerá guías y asistencia técnica a las dependencias para evaluar su sistema, normas y procedimientos sobre la fase de administración de copias y uso de fotocopiadoras.

1. Definiciones

Para el propósito de este Artículo, se aplicarán las siguientes definiciones:

a. Copia - duplicado de un documento creado previamente b. Copiador - máquina que produce copias en papel directamente, sin que

se necesite crear otro patrón intermedio para cada original. c. Duplicador - máquina que produce copias en papel mediante el uso de

un patrón intermedio. d. Copiar - hacer copias por medio de un copiador o un duplicador.

2. Objetivo

El manejo de copias intenta asegurar la creación eficiente de las copias necesarias y la eliminación de las innecesarias.


Usar criterios apropiados para hacer copias, así como para el buen manejo del equipo. Cada dependencia deberá:

a. Determinar la necesidad de hacer copias.

Todas las decisiones sobre administración de copias, deben ser basadas en el conocimiento de las necesidades, por lo que éstas en cada dependencia, deben estar documentadas.

Deben incluir lo siguiente:

1) Promedio mensual de copias necesitadas. 2) Características físicas del material copiado rutinariamente. 3) Promedio de hojas por documento. 4) Promedio de copias por documento. 5) Por que se necesitan las copias. 6) Justificar urgencia de la necesidad de las copias y por qué.

b. Relacionar el equipo con las necesidades de copias.

1) Las copiadoras y duplicadoras tienen capacidades opcionales, y

varias limitaciones en su operación, como capacidad productiva por tarifas. La producción efectiva se obtiene cuando se relaciona apropiadamente las capacidades.

Algunas entidades organizacionales tienen necesidades suficientes que justifican el uso a tiempo completo de una o más máquinas. Sin embargo, frecuentemente el mejor balance se consigue cuando todas o una parte de las necesidades de una entidad se unen con las necesidades de otra y el equipo se comparte.

2) Cuando se decide la clase de equipo a adquirirse y su

localización hay que considerar los costos directos como los indirectos de las copias. El costo directo incluye el precio de alquiler o compra del equipo; costo de mantenimiento y materiales; salarios a tiempo completo de los operadores del equipo.

El costo indirecto incluye los gastos generales y el costo del

tiempo usado por el personal solicitando y consiguiendo el servicio. Las dependencias deben seleccionar el equipo que satisfaga sus necesidades, de acuerdo con la evidencia documentada, al costo más bajo considerando todos los gastos.

3) Para asegurar el uso apropiado del equipo, las dependencias deben establecer para cada máquina, un límite máximo y mínimo, en la cantidad de copias que se van a producir por mes, el número de páginas y las copias por página permitidas para cada documento, y el total de copias a reproducirse de cualquier documento. Las guías deben reflejar la capacidad operacional máxima y eficiente de la máquina y el volumen mínimo para lograr economías en su uso. Estas instrucciones deben adherirse a la máquina para informar su capacidad y el uso que debe dársele. Si el uso, varía significativamente del establecido debe hacerse otra evaluación de las necesidades y de un equipo más apropiado, o dar servicio alternado.

c. Adiestramiento.

Los empleados que reproducen copias deben ser adiestradas, en la operación apropiada del equipo. También los supervisores deben ser instruidos sobre las siguientes prácticas y asegurarse que se van a implantar las mismas: 1) Asignar las tareas de copiar a empleados de bajo nivel salarial y

usar operadores a tiempo completo, cuando el costo de un operador pueda balancearse con la economía.

2) Agrupar los trabajos para evitar viajes innecesarios a la copiadora 3) Determinar con precisión el número de copias necesitadas por

cada tarea y producir solamente esa cantidad. 4) Circular al personal una sola copia del documento cuando sea

suficiente, en lugar de preparar copias independientes para cada empleado.

5) Fotocopiar los formularios, publicaciones y otro material

informativo de los originales, en lugar de fotocopiarlos. 6) Aceptar copias que sean legibles y usables en vez de insistir en

tratar de obtener una copia perfecta. 7) Evitar reproducir copias innecesarias, fijando la cantidad exacta

en el control de la máquina. 8) Hacer una prueba con una copia sencilla para asegurarse que no

se reproducirán copias inútiles si el equipo no funcionara bien.

9) Siempre que sea práctico, copiar en ambos lados del papel.

d. Registro de Mantenimiento.

Para identificar equipo que no use apropiadamente o cuando otra clase

de equipo, resulte más efectivo o económico, debe registrarse la información necesaria sobre cada equipo. Los registros deben ser custodiados a nivel superior en la dependencia, de manera que se asegure el uso efectivo al comparar el equipo con las necesidades y controlar los costos. Se requieren la siguiente información:

1) Marca, modelo, número o nombre y número de serie. 2) Tipo de adquisición (arrendamiento o compra) y fecha de

instalación. 3) Estipulaciones esenciales del plan de arrendamiento o el precio

de compra así como puntos importantes del plan de mantenimiento, si lo hay.

4) Número de copias producidas mensualmente. 5) Características del equipo como velocidad, accesorios

significativos o especiales y cualquier requisito eléctrico. 6) Registro de reparaciones y mantenimiento fuera de lo rutinario. 7) Información sobre localización del equipo, oficinas a las que da

servicio; si hay alguna restricción para usar la máquina.

e. Cotejar las Requisiciones para Equipo.

La Solicitud de Adquisición de Equipo debe ser revisada por personal de alto nivel para asegurar la adquisición e instalación más económica del equipo. La revisión debe incluir: 1) Determinación de las necesidades de copias en la oficina

solicitante. 2) Análisis del uso actual que el solicitante da al equipo. 3) Determinar si la oficina solicitante puede compartir el equipo

existente, adquirir equipo propio o combinar ambas alternativas. 4) Determinar si algún otro método de reproducción será práctico. 5) Análisis del costo y/o beneficio de cualquier alternativa factible

sobre equipo, incluyendo qué será más económico: compra o alquiler.

6) Determinar la mejor localización para el equipo.

f. Revisar las normas sobre la adquisición de materiales.

Los métodos de adquisición para materiales como: tinta y patrones duplicadores deberán revisarse por lo menos una vez al año. Opciones como convenios para comprar, adquisición por cantidades grandes y compras a través del Programa de Compras pueden ayudar a conseguir precios más bajos.

g. Promover Responsabilidad.

Las dependencias deben desarrollar procedimientos que aumenten el conocimiento de los administradores sobre el costo de las copias producidas por su organización. Un método para desarrollar responsabilidad y cuidado en el manejo del costo, podría ser la inclusión de fondos para copiar en el presupuesto operacional de los niveles prácticos más bajos de la dependencia.

h. Revisar el Esfuerzo en el Manejo de Copias.

Las dependencias deben realizar una revisión anual para determinar qué cambios se hacen necesarios para cumplir con los requisitos de este reglamento. Las prácticas llevadas a cabo, serán intervenidas para determinar si existen normas y procedimientos que puedan ser mejorados. Los documentos deben ser revisados para identificar áreas específicas en donde pueda mejorarse para que haya progreso en la administración de equipo.

i. Determinar el Objetivo.

De acuerdo con la revisión hecha las dependencias deben establecer anualmente objetivos hacia el mejoramiento del servicio de copias y la reducción de costos. Los objetivos deben ser específicos y el progreso obtenido de su realización, debe ser mensurable. Un objetivo puede ser reducir en 10% durante el año fiscal, los gastos generales en el costo del equipo. Desde luego, no se recomienda el mismo objetivo para todas las unidades organizacionales ya que la posibilidad de mejoras, puede variar entre las unidades. Algunas unidades pueden reducir los costos en más de 10% sin disminuir el servicio de copias. Los objetivos deben establecerse para las unidades organizacionales y deben reflejar el grado corriente de efectividad de cada unidad en el manejo de sus actividades de copias.

j. Informe Anual.

Cada dependencia someterá un informe anual para el 1 de diciembre de cada año. Se hará otro informe separado por cada oficina que compone la dependencia incluyendo la Oficina Central y las operaciones de campo. El informe ayudaría a la dependencia y al Programa de Administración de Documentos de la Rama Ejecutiva a determinar normas en el volumen y costo de copiar.

ARTÍCULO 30: ADMINISTRACIÓN DE MICROGRAFÍA

El Artículo 4a (1) de la “Ley de la Administración de Documentos Públicos” faculta a los Administradores de Programas a autorizar a los jefes de las dependencias bajo sus respectivas jurisdicciones a reproducir por medio del proceso de microfotografía, fotocopia, reproducción fotográfica en miniatura u otra copia fotográfica, o cualquier otro método de reproducción electrónico, aquellos documentos públicos que se encuentren bajo su custodia que merezcan ser conservados, así reproducidos. Este Artículo provee normas y procedimientos para el uso de la tecnología de micrográfica en las fases de creación, uso, recobro, conservación y disposición de documentos públicos y sobre el asesoramiento y ayuda técnica que ofrece el Programa de Administración de Documentos Públicos de la Rama Ejecutiva a las dependencias en esta fase de la administración de documentos. También actualiza las normas de controles de calidad para que reflejen los adelantos tecnológicos y mejoren las prácticas micrográficas en las dependencias del gobierno.

1. Definiciones

a) Micropelícula con calidad archivística película con base de plata que reúne los requisitos de mejores prácticas para la conservación de los documentos públicos usando la Microfilmación. Algunos de estos estándares son establecidos por entidades norteamericanas e internacionales como la ANSI. ISO, ARMA,AIIM, entre otros1:

1) ANSI/NAPM IT9.13- ANSI/NAPM IT9.1-xxxx For Imaging Media (Film) – Silver Gelatin Type – Specifications for Stability sets limits for the amount of thiosulfate allowed in the emulsion of various film products for different levels of image permanence.

2) xxxx For Imaging Media – Photographic Films, Papers, and Plates – Glossary of Terms Pertaining to Stability clearly defines words and ideas used in the world of photography, including the microfilm industry; can be most instructive to periodically review this document in order to be certain of the definition of words used by professionals in the industry.

3) ANSI/NAPM IT9.11-xxxx For Imaging Media – Processed Photographic Films – Storage sets forth various environmental and other requirements for the containers and vaults used to safely store photographic film used for recording images that have various retention periods.

1 Estos estándares y otros relacionados están siendo revisados contantemente por lo que es conveniente

su revisión continua.

4) ANSI/NAPM IT9.15-xxxx For Imaging Media (Photography) – The Effectiveness of Chemical Conversion of Silver Images Against Oxidation – Methods for Measuring describes tests that may be used to determine the degree to which metallic silver in processed film products has been converted to silver sulfide when the images have been treated with a polysulfide solution. This conversion is especially useful in protecting silver film images from oxidation (redox) when exposed to an environment that is harmful to silver film images.

5) ANSI/NAPM IT9.17-xxxx For Photography – Determination of Residual Thiosulfate and Other Related Chemicals in Processed Photographic Materials – Methods Using Iodide-Amylose, Methylene Blue, and Silver Sulfide The most widely used of these test methods is the Methylene Blue.Use of the Iodide-Amylose method is required when testing for residual thiosulfate in photographic papers having incorporated developing agents. The Silver Iodide method is used when films have been processed more than two weeks prior to testing for residual thiosulfate. This time consuming test method is relatively insensitive when compared with the Methylene Blue method.

6) ANSI/AIIM MS18-xxxx Micrographics – Splices for Imaged Microfilm – Dimensions and Operational Constraints describes acceptable methods for joining two pieces of processed microfilm having silver images; certain methods are unacceptable as they are likely to damage adjacent images or have a deleterious effect on their life expectancy.

7) ANSI/AIIM MS23-xxxx Practice for Operational Procedures/Inspection and Quality Control of First Generation, SilverMicrofilm of Documents describes, in detail, how to inspect silver-based film images of camera original microfilm for varioustypes of filming and other defects.

8) ANSI/AIIM TR20-xxxx Environmental and Work Place Safety Regulations Affecting Film Processors identifies many potential hazards for persons working in the microfilm industry and describes how to work safely in spite of them.

9) ANSI/ISO 3334-xxxx* Microcopy ISO Test Chart No. 2 – Description and Use in Photographic Documentary Reproduction It is standard practice to make a quantitative evaluation of the resolving power of microfilm recording systems. This standard describes the physical attributes of the various precision images on test targets that are photographed in order to accurately measure the resolution of photographic images recorded on microfilm.

10) American National Recommended Practice for Inspection of Stored Silver-Gelatin Microforms For Evidence of Deterioration. ANSI/AIIM MS45-1990.

11) American National Recommended Practice for Microfilming Printed Newspapers on 35mm Roll Microfilm. ANSI/AIIM MS111-1994.

12) American National Recommended Practice for Operational Procedures/Inspection and Quality Control of Duplicate Microforms of Documents and From COM. ANSI/AIIM MS43-1998.

13) American National Recommended Practice for Operational Procedures/Production, Inspection and Quality Assurance of First-Generation, Silver Microforms of Documents. ANSI/AIIM MS23-1998.

14) American National Standard - Micrographics - Splices for Imaged Microfilm - Dimensions and Operational Constraints. ANSI/AIIM MS18-1992.

15) American National Standard for Information and Image Management - Recommended Practice - Microfilming Public Records on Silver Halide Film. ANSI/AIIM MS48-1999.

16) American National Standard for Photography (Chemicals) - Residual Thiosulfate and Other Chemicals in Films, Plates, and Papers - Determination and Measurements. ANSI/PH 4.8-1985.

17) Photography - Determination of residual thiosulfate and other related chemicals in processed photographic materials - Methods using iodine-amylose, methylene blue and silver sulfide. ISO 18917:1999.

18) American National Standard for Imaging Media -- Processed Safety Film. ANSI/PIMA IT 9.11 - 1998.

19) American National Standard for Imaging Media (Film) - Silver-Gelatin Type - Specifications for Stability. ANSI/NAPM IT9.1-1996.

20) American National Standard for Media (Film) - Photographic Processed Films, Plates, and Plates - Filing Enclosures and Storage Containers. ANSI/PIMA IT9.2-1998.

21) American National Standard for Imaging Media - Photographic Activity Test. ANSI/NAPM IT9.16-1993.

22) American National Standard - Micrographics - Splices for Imaged Microfilm - Dimensions and Operational Constraints. ANSI/AIIM MS18-1992.

23) American National Standard for Micrographics - Microfiche. ANSI/AIIM MS5-1992 (R1998).

24) American National Standard Dimensions for 100-Foot Reels for Conventionally Threaded Processed 16mm and 35mm Microfilm. ANSI/AIIM MS34-1990.

25) American National Standard Specification for Imaging Materials - Photographic Films - Specification for Safety Film. ANSI/NAPM IT9.6-1991(R1996).

26) Eye-Legible Information on Microfilm Leaders and Trailers and on Containers of Processed Microfilm on Open Reels. ANSI/NISO Z39.62-2000.

27) Photography - Processed photographic materials - Photographic activity test for enclosure materials. ISO 14523:1999.

28) Imaging materials - Processed photographic films, plates and papers - Filing enclosures and storage conditions. ISO 18902:2001(E).

29) Imaging materials - Photographic films - Specifications for safety film. ISO 18906:2000(E).

30) Imaging materials - Processed safety photographic films - Storage practices. ISO 18911:2000(E).

31) International Standard for Photography - Determination of Residual Thiosulfate and Other Related Chemicals in Processed Photographic Materials - Methods Using Iodine-amylose, Methylene Blue and Silver Sulfide. Geneva, Switzerland: International Organization for Standards, 1999.

32) Specifications for the Microfilming of Books and Pamphlets in the Library of Congress. Washington, DC: Library of Congress, 1973.

33) Specifications for the Microfilming of Newspapers in the Library of Congress. Washington, DC: Library of Congress, 1972

b) Microfilmación a la Salida del Computador “Computer Output Microfilm” (COM)-micropelícula que contiene información producida de un documento archivado en el computador, el cual es convertido de impulso magnético a palabras o números.

c) “Microfilme”

1. Una película virgen y sin desarrollar cuyas características son

para uso microfotográfico. 2. Es el proceso de grabar micro-imágenes en película. 3. Es una película de gránulos finos y de alta resolución que

contiene una imagen considerablemente menor en tamaño en relación con el documento original.

4. Microforma - término utilizado para definir cualquier medio que

contenga microimágenes.

d) Microfotografía - la tecnología de microfilmar documentos e información bajo los sistemas de microformas.

e) Microimagen - una unidad informativa como una página de un texto o un

dibujo, que ha sido reducida a un tamaño bien pequeño y no se puede leer sin ser ampliada.

f) Documento permanente - cualquier documento que se haya determinado por

una autoridad competente como que posee suficiente valor histórico, legal, informativo que requiera su continua retención por el gobierno.

g) Microfilme original - es “microfilme” bien sea producido por métodos de COM,

o métodos usuales, y no importa si son en emulsión o base. h) “Microfilme” original de plata - es un original de plata que reúne los requisitos

del Federal Standard Núm. 125a. Film Photographic Processed (for permanent record use).

i) Negativo duplicado de plata - un duplicado negativo de plata de la segunda

generación que reúne los requisitos del Federal Standard. No.125a producido de un negativo original o un negativo positivo original.

j) Master positivo de plata - es un microfilm positivo de la segunda generación

que reúne los requisitos del Federal Standard No. 125a producido por un negativo original o un positivo original.

k) Sistema micrográfico - configuración de equipo y procedimientos para la

producción, reproducción, mantenimiento, recobro, exposición o uso de microformas.


Cada dependencia deberá:

a. Emitir normas y procedimientos internos para someter, renovar, solicitar aprobación de los sistemas y aplicaciones micrográficas propuestas en armonía con el Reglamento del Programa de Administración de Documentos Públicos de la Rama Ejecutiva.

b. Preparar procedimientos para evaluar la eficiencia y efectividad de los

sistemas y aplicaciones micrográficas. c. Revisar periódicamente los sistemas micrográficos para que estén de

conformidad con las normas y procedimientos establecidos. d. Mantener un inventario completo del equipo microfotográfico de la

dependencia, tal como: cámaras, procesadoras, duplicadoras. El inventario, como mínimo incluirá: clase de equipo, nombre del manufacturero, modelo, fecha de adquisición, localización y si ha sido adquirido por compra o arrendamiento.

e. Distribuir material informativo a supervisores y personal a cargo de

desarrollar u operar sistemas sobre los estándares micrográficos y cualquier información relacionada con las ventajas y limitaciones de los sistemas micrográficos.

f. Asignar a una oficina o funcionario específico la responsabilidad para la

revisión y aprobación de todos los sistemas micrográficos. La oficina o funcionario responsable revisará los sistemas funcionando y propuestos para asegurarse que están completos y que contienen toda la información que se describe en el Inciso 4.

g. Someter al Programa de Administración de Documentos Públicos de la

Rama Ejecutiva copia de las directrices emitidas en relación con este inciso.

3. Responsabilidades del Programa de Administración de Documentos Públicos

de la Rama Ejecutiva

El Programa de Administración de Documentos Públicos deberá:

a. Divulgar a las dependencias las normas y criterios necesarios para desarrollar, evaluar y operar sistemas micrográficos:

Esto incluye:

1) Información para familiarizar a usuarios potenciales con la

tecnología micrográfica y sus aplicaciones.

2) Métodos y procedimientos para llevar a cabo estudios de viabilidad.

3) Criterios para estimar costos y guías para comparar sistemas

existentes y propuestos con sus alternativas. 4) Estándares para microfilmar, formatos y guías para la selección

apropiada de sistemas micrográficos para aplicaciones específicas.

5) Estándares y guías para evaluar la eficiencia y efectividad

continúa de los sistemas micrográficos. b. Analizar las prácticas gubernamentales para determinar las áreas en que

la aplicación de la microfotografía mejorará la eficiencia y efectividad en la creación y uso de los documentos y de la información.

c. Realizar inspecciones periódicas de los proyectos micrográficos en las

dependencias.

d. Aprobar o desaprobar solicitud de las dependencias para disponer de los documentos originales microfilmados.

4. Análisis de Sistemas Micrográficos

a. Se realizará un análisis incluyendo costo/beneficio antes de tomar la decisión de establecer un sistema micrográfico.

El análisis de costo/beneficio incluirá:

1) Un examen de los sistemas en función para evaluar la necesidad

y uso de los documentos o la información. 2) La consideración de alternativas a la microfotografía incluyendo

tales medidas como:

a. Revisar el Inventario y Plan de Retención para proveer para el traslado a Archivos Inactivos de la dependencia, o la disposición de documentos por destrucción, por traslado a Centros de Documentos, Archivos Intermedios o traslados al Archivo General de Puerto Rico.

b. Mejorar los procedimientos de recobro y distribución de documentos en papel.

3) La consideración de todos los métodos viables de crear las

microformas, tales como:

a. Compra, arrendamiento o arrendamiento-compra de equipo.

b. Compartir el equipo microfotográfico existente en la

dependencia. c. Utilizar las facilidades microfotográficas de otra

dependencia. d. Contratar los servicios de una compañía privada.

4) Un análisis del volumen de trabajo y personal adiestrado

necesario para operar y mantener el sistema micrográfico. 5) Un examen de las necesidades del usuario cuando se determine

grado de reducción, formato, procedimientos de control de calidad, equipo lector y adiestramiento.

6) Una revisión para asegurar la compatibilidad de las microformas,

utilizadas en la dependencia y aquellas usadas para proveer información a otras dependencias y al público.

La alternativa seleccionada deberá ser el sistema más efectivo y de menos costo a menos que otros beneficios intangibles necesiten una decisión alterna.

5. Procedimientos para Solicitar Autorización para Efectuar Proyectos de

Documentos y Disponer de los Documentos Originales

Las dependencias interesadas en microfilmar documentos bajo su custodia solicitaran al Administrador del Programa mediante el formulario “Análisis de Documentos para Proyectos de Microfotografía”. Se usará un formulario para cada serie documental a microfilmar.

6. Preparación

a. La integridad archivística de las series documentales originales

autorizadas para disposición, asegurando que las microformas originales son sustitutas adecuadas de los documentos originales y que sirven el propósito para los cuales tales documentos fueron creados y conservados. Estas copias deben ser completas y contener toda información del documento original.

b. Los documentos deben ordenarse, identificarse y hacerse índices de

manera que puedan ser localizados. Por lo menos los documentos deben incluir información identificando la dependencia y unidad administrativa, título de los documentos, el número o identificación para cada unidad de película, la clasificación de seguridad, si alguna; fechas, nombre u otra información que identifique el primero y último documento que se incluye en la unidad de película.

c. Todos los índices, registros o recursos de búsqueda de información,

deben ser localizados al frente de los documentos a microfilmarse.

7. Microfilmado

a. Las micropelículas utilizadas para hacer fotográficas o micro-fotográficas de documentos permanentes deberán cumplir con los requisitos establecidos en el standard “ANSI PH 1.25, Specifications for Safety Photographic Film; PH 1.28, Specifications for Photographic Film for Permanent Records; PH 1.29, Methods for Determining the Curl of Photographic Film and shall comply with Federal Standard No. 125b para asegurar la protección de documentos permanentes que no estén en micropelículas que reúnan estos requisitos, se deberá duplicar éstas de tal forma que cumplan con los mismos. En aquellos casos que los documentos no sean permanentes el negativo de cámara deberá cumplir con estas disposiciones.

b. Las micropelículas serán organizadas de acuerdo con el “Standard

Recommended Practice of First Generation Silver Halide Microfilm of the National. Micrographics Association MSL”-1972.

c. Aquellos sistemas que produzcan micropelículas de documentos

originales bajo el sistema COM deberán cumplir con los requisitos establecidos en el “standard MS1- 1971 “Quality Standards for Computer Output Microfilm” y el “standard MS2 1976 Format and Coding for Computer Output Microfilm, ambos de la “Association for Information and Image Management”.

8. Procesado de Micropelículas

Las micropelículas producidas de documentos permanentes que se espera disponer, una vez microfilmadas, éstas deberán ser procesadas de tal forma que los residuos de tiosulfato no excedan un microgramo por centímetro cuadrado en áreas expuestas. En aquellas áreas no expuestas un óptimo de residuo de 0.7 por centímetro cuadrado es requerido. Se realizará un mínimo de una prueba por cada 10 rollos producidos de un pedazo de dos centímetros cuadrados de micropelícula no expuesta. Aquellas dependencias que microfilmen documentos no permanentes que se espera disponer, se les requerirá que cambien los químicos de su reveladores por cada 10 rollos revelados; en caso de contrato de servicio se exigida el mismo requisito.

9. Normas de Calidad

a. La resolución mínima aceptable para microformas producidas de

documentos permanentes será la establecida en el “standard MS 104-1983 Practice for Inspection and Quality Control of First Generation Silver-Halide Microfilm”.

b. La densidad fotográfica mínima de las microformas de documentos

permanentes y no permanentes será la establecida en el ANSI/AIIM-M.

c. Las copias de microformas de documentos permanentes y no permanentes deberán reunir las normas de calidad de resolución y densidad para copias, según establecido en el mencionado “Standard MS 104 - 1983”.

d. Las micropelículas a través del computador COM deberán cumplir con

las normas de calidad “NMA Standard MSI - 1971 Quality Standards for Computer Output Microfilm”.

10. Microformas y Formatos

Las siguientes normas se observarán en las microformas producidas por las dependencias.

a. Los formatos descritos en “ANSI Standard MS-14-1978” para películas

en rollos de 16 MM. y 35 MM se utilizarán para microfilmar documentos en rollos de 35 mm. Cuando se microfilme en 35 mm. para aplicaciones de tarjetas de abertura el formato 2 prescrito en “MIL-STD 399 A Military Standard Microform Formats” será mandatario.

b. Para microfilmar documentos en microficha los formatos prescritos en

MIL-STD 399 A y los estándares y especificaciones establecidas en éstas se utilizarán cuando apliquen al tamaño de los documentos a microfilmarse.

11. Conservación

Las copias de microformas originales de documentos permanentes y no permanentes podrán ser conservadas bajo las mismas condiciones ambientales que se conservaron los documentos en papel. Los negativos de cámara de documentos permanentes y no permanentes se conservarán de acuerdo con los siguientes:

a. Los rollos o carretes que se utilicen para conservar los negativos de

cámara deben cumplir con el “Standard PH 1.43 1976 Cores for Photographic Film Roles” de la “American National Standard Institute”.

b. Las cajas para conservar los negativos de cámara deben estar hechas

de materiales inertes. Los envases deben ser sellados. Los envases de cartón están prohibidos para el almacenamiento de copias de trabajo a menos que el cartón esté libre de ácidos.

c. Los lugares utilizados como bóveda de negativo de cámara deben ser

resistentes al fuego y no serán para otros propósitos como almacenamientos de otros materiales, espacio de oficina o áreas de trabajo. Se deben tomar medidas de protección contra inundaciones, polvo, huracanes, desastres en general y la contaminación ambiental.

d. Condiciones ambientales requeridas:

1) La humedad relativa máxima no debe exceder el 40%, la mínima será de 20%.

2) La temperatura máxima aceptable será 70oF. Un cambio máximo

de temperatura del 5% será aceptable en un término de 24 horas.

3) El ambiente donde se conservan los negativos de cámara deberá estar libre de contaminación ambiental de químicos, residuos de papel y otros agentes contaminantes. En un área donde se archivan micropelículas permanentes no se podrán archivar películas en base de nitrato o de emulsión que no sea de plata.

Este tipo de películas no podrán ser conservadas en un cuarto contiguo que comparta el mismo sistema de ventilación, debido a que los gases desprendidos de estos destruirán los negativos de cámara.

12. Inspección

a. Un 10% del total de negativos de cámara y las copias correspondientes

cuyos documentos originales han sido dispuestos deben ser inspeccionados una vez al año.

La muestra se tomará de la siguiente forma: 70% de las microformas seleccionadas no deben haber sido inspeccionadas antes, 20% deben haber sido inspeccionadas la última ocasión y 10% deberá ser el grupo control. Este grupo control debe ser una muestra representativa de todas las microformas existentes desde la microforma más antigua hasta la más reciente. Los resultados de estas pruebas deben ser mantenidos en expedientes para inspección por el Programa de Administración de Documentos Públicos de la Rama Ejecutiva. Estos informes deberán incluir por lo menos las siguientes informaciones:

1) La cantidad de microformas que tienen la dependencia cuyos

documentos originales se ha autorizado su disposición. 2) La cantidad de éstas, inspeccionadas anteriormente, a la fecha o

fechas de inspección. 3) Las condiciones de las microformas inspeccionadas

anteriormente. 4) Defectos encontrados en cada micropelícula. 5) Las acciones tomadas relacionadas con éstos defectos.

b. Cualquier dependencia que tenga un negativo de cámara deteriorado,

según se desprenda de una inspección de película, (emulsión de plata) debe producir otra copia.

c. Los negativos de cámara y sus copias correspondientes a documentos permanentes que se espera disponer una vez microfilmados deben certificar que las micropelículas producidas cumplan con los requisitos técnicos del Standard “Recommended. Practice Inspection and Quality Control of First Generation Silver-Halide”. Los negativos de cámara y sus copias producidas de documentos no permanentes deberán cumplir con los requisitos mencionados en el referido “Standard MS104 - 1983”.

Los negativos de cámara y sus copias producidas de documentos no permanentes deben cumplir con los requisitos mencionados en el referido “Standard MS 104 – 1983”, excepto los requisitos de residuos químicos y así certificado. Aquellas dependencias que generan negativos de cámara no permanentes deben cambiar los químicos de sus reveladores por cada 10 rollos producidos. En el caso de contrato de servicio este requisito será exigido

13. Guías para el uso de microformas

a. El negativo de cámara nunca será para propósitos de referencia. De

este se harán las copias que se necesiten para referencia. Cuando se necesite más de una copia del negativo de cámara se hará una copia del mismo, la que se denominará copia maestra. Ésta será utilizada en sustitución del negativo de cámara para duplicar las micropelículas necesarias. El proceso de duplicado deberá garantizar que los negativos de cámara no se rompan o se ensucien.

14. Disposición de Micropelículas

Microformas que contengan información confidencial debe aplicársele todas las disposiciones de ley o reglamento que le aplique. Las micropelículas que hayan cumplido con su período de retención podrán disponerse de acuerdo con los procedimientos establecidos en este Reglamento para la disposición de documentos públicos tomando en consideración lo siguiente:

a. El negativo de cámara, o un duplicado más una copia (de plata, diazo, o

vesicular) para documentos permanentes, de cada documento microfilmado por la dependencia, deberá ser revisado para mayor exactitud. Las microformas deben conservarse en un depósito intermedio o al Archivo General de acuerdo con el período de retención fijado para estas en el Inventario y Plan de Retención de la dependencia.

b. Las microformas deben ser identificadas con la información que

identifique la dependencia, títulos de los documentos, o series documentales, número, de identificación para cada película, clasificación de confidencialidad si alguna, fechas comprendidas, nombres o cualquier otro dato que identifique los primeros y documentos de la película y una certificación de un oficial de la dependencia que indique que las

microformas fueron producidas en el curso normal de las operaciones de la dependencia y que estas son copias fieles y exactas de los documentos originales.

15. Servicios Disponibles

Los siguientes servicios que presta el Programa de Administración de Documentos Públicos de la Rama Ejecutiva están disponibles para las dependencias:

a. Asesoramiento técnico en el diseño e implantación de proyectos o

programas de conservación de documentos, reducción de volumen, producción de copias de seguridad, hacer copias duplicadas, o mejorar el sistema de recobro de información en general.

b. Aprobación y autorización recomendar especificaciones para adquisición

de equipo.

c. Evaluaciones de proyectos de microfilmación aprobados.

d. Información actualizada de los usos de la microfotografía, nuevas técnicas y adelantos en esta tecnología.

16. Solicitud de Servicios

Aquellas dependencias que deseen asistencia técnica en microfilmación deben solicitarla mediante comunicación escrita al Administrador del Programa de Administración de Documentos Públicos de la Rama Ejecutiva, quien referirá la solicitud al Programa de Administración de Documentos Públicos para su evaluación y recomendación.


Para la disposición de documentos en las dependencias es esencial el uso del Inventario y Plan de Retención aprobado para promover una pronta y ordenada reducción en la cantidad de documentos en cada dependencia del gobierno y los municipios. Cuatro elementos básicos deben estar presentes en la preparación del Inventario y Plan de Retención de Documentos de la dependencia:

1. Realizar el inventario completo de todos los documentos de la dependencia. 2. La formulación de una norma referente a la disposición de cada serie

documental. 3. La aplicación de los planes de retención para llevar a cabo la destrucción o

traslado de documentos. 4. La identificación y selección de documentos permanentes de acuerdo con los

planes de retención.

ARTÍCULO 32: FORMULACIÓN DE LOS PLANES DE RETENCIÓN

Los siguientes pasos deben llevarse a cabo para la preparación del Inventario y Plan de Retención de la dependencia:

1. Cada dependencia debe preparar y mantener actualizado el plan de retención

de documentos bajo su custodia en lo concerniente al contenido, volumen, espacio y equipo ocupado. Para todas las dependencias estos planes de retención deben ser completados al año después de la creación de la dependencia.

2. Identificar claramente y describir las series documentales contenidas y contener

instrucciones para que, una vez aprobado, se puedan aplicar inmediatamente. Tienen que ser adaptables al uso de toda la dependencia, para que cada oficina tenga instrucciones sistemáticas para la disposición o retención de los documentos bajo su custodia.

3. Todos los planes de retención deben considerar los sistemas de archivos

existentes, para que la disposición de documentos pueda llevarse con el mayor volumen de documentos.

4. Los materiales no documentales como copias extras conservadas para

propósitos de referencia (copias no reglamentarias), documentos procesados que constituyen documentos de trabajo y otros similares que no deben convertirse en documentos, no deben incorporarse a los archivos oficiales de la dependencia. Hasta donde sea posible el material no requerido con el propósito documental, que se puede disponer de él, no debe enviarse al Archivo Inactivo. En aquellos casos en que archivos transitorios de estos materiales sean conservados en equipo de archivar, éstos deben ser controlados por medio de instrucciones en los planes de retención.

5. Los planes de retención deben revisarse anualmente para llevar a cabo aquellos

cambios necesarios para mantenerlos actualizados.

ARTÍCULO 33: DISPOSICIONES CONTENIDAS EN LOS PLANES DE RETENCIÓN

Los planes de retención deben proveer para:

1. La disposición, de aquellas series documentales que hayan cumplido los periodos de retención fijado y que han perdido todo valor para justificar su futura retención. Los procedimientos para obtener autorización para disponer están establecidos en las “Normas y Procedimientos para la Preparación, Análisis y Aprobación del Inventario y Plan de Retención de Documentos Públicos”.

2. El traslado a un Archivo Inactivo de la dependencia de aquellos documentos que

se consultan con poca o ninguna frecuencia y de los cuales no se puede disponer inmediatamente, por no haber cumplido su período de retención, pero que no es necesario mantenerlos en equipo y espacio de oficina. Estos documentos inactivos serán mantenidos en el Archivo Inactivo pendientes de su traslado o disposición.

3. La retención de un volumen mínimo de documentos, que se usan con mucha frecuencia, en espacio y equipo de oficina compatibles con una operación eficiente.

4. La identificación de documentos permanentes de acuerdo con los planes de

retención. 5. El traslado al Archivo General de Puerto Rico de los documentos de más de 50

años, excluyendo los archivos de Protocolos Notariales en los Registros de Propiedad, a la fecha de haberse aprobado la Ley de la Administración de Documentos Públicos. Se trasladarán, además, los documentos que el Archivo General de Puerto Rico solicite en traslado.

ARTÍCULO 34: APLICACIÓN DEL PLAN DE RETENCIÓN

El jefe de cada dependencia debe tomar las medidas necesarias para que se aplique el plan de retención para una máxima economía de espacio, equipo y personal y se agilice el recobro de información. Dos copias de cada directriz y del Inventario y Plan de Retención relacionadas al Programa de Administración de Documentos de la Rama Ejecutiva, deben remitirse a dicho Programa.

ARTÍCULO 35: NORMAS PARA UNA RETENCIÓN SELECTIVA DE DOCUMENTOS

El jefe de cada dependencia producirá y conservará aquellos documentos y otra forma de información que contenga la documentación, funciones, política pública, decisiones, procedimientos y transacciones esenciales, adecuadas y convenientes. El Administrador del Programa en la Rama Ejecutiva establecerá normas para la retención selectiva de aquellos documentos de valor permanente y proporcionará ayuda a las dependencias en la aplicación de estas normas a los documentos bajo su custodia. La siguiente norma se aplicará a la retención y disposición de los documentos de las dependencias:

1. Los Inventarios y Planes de Retención preparados por cada dependencia de

todos los documentos bajo su custodia identificarán los documentos de valor permanente y así lo harán constar.

2. También especificarían periodos de retención para los documentos que no son

de valor permanente.

ARTÍCULO 36: RETENCIÓN DE DOCUMENTOS DE VALOR PERMANENTE

En cada dependencia los siguientes cuatro criterios básicos deben considerarse en la selección de documentos de valor permanente.

1. Realizar el inventario completo de los documentos bajo su custodia de la dependencia.

2. Desarrollar un plan de retención identificando las categorías de los documentos

de valor permanente que provienen de las funciones de la dependencia.

3. Identificar documentos o series documentales, específicamente en las categorías determinadas para retención en armonía con un plan general de retención de documentos públicos del Programa de Administración de Documentos de la Rama Ejecutiva.

4. Ordenar, segregar y conservar los documentos identificados en el inciso 3 de

este Artículo.

ARTÍCULO 37: PREPARACIÓN DE LOS PLANES GENERALES DE RETENCIÓN

1. El Programa de Administración de Documentos Públicos de la Rama Ejecutiva proveerá a las dependencias los Planes Generales de Retención tan rápidamente como éstos sean producidos.

2. Dentro de los seis meses después de recibido el Plan General de Retención, la

dependencia revisará el mismo con el propósito de asegurarse que todos los documentos descritos en éste son retenidos y periódicamente trasladados al Archivo Intermedio o al Archivo General de ser documentos de valor permanente.

3. Hasta que no se produzca el Plan General de Retención prevalecerá el

Inventario y Plan de Retención preparado por la dependencia y aprobado por el Programa de Administración de Documentos Públicos de la Rama Ejecutiva.

4. Los Inventarios y Planes de Retención de Documentos tienen que ser revisados

anualmente por la dependencia de manera que pueda recomendar cualquier cambio necesario al Programa de Administración de Documentos Públicos de la Rama Ejecutiva.

5. El Programa de Administración de Documentos Públicos llevará a cabo

intervenciones periódicas para asegurarse que lo provisto en el Artículo 35 Inciso 4 se cumpla.

ARTÍCULO 38: PLANES GENERALES DE RETENCIÓN Y DISPOSICIÓN

1. El Programa de Administración de Documentos Públicos establecerá normas para la retención selectiva de documentos de valor continuo.

2. No se destruirá, enajenará, obsequiará o se dispondrá de documento alguno

perteneciente a cualquier dependencia a menos que sea de conformidad con lo dispuesto en este Reglamento.

3. El Administrador del Programa en la Rama Ejecutiva puede promulgar Planes de

Retención autorizando la disposición después de haber transcurrido el tiempo fijado de retención, de documentos de distintas formas o características comunes a algunas o varías dependencias si tales documentos han perdido todo valor administrativo, legal, investigativo u otro valor que requiera su retención.

4. Estos Planes Generales constituirán autoridad para disponer de los documentos

incluidos y descritos en éstos.

Los Planes Generales de Retención de Documentos pueden ser aplicados por el Archivero General a documentos bajo la custodia del Archivo General de Puerto Rico a su discreción.

ARTÍCULO 39: SOLICITUDES PARA DISPOSICIÓN

La solicitud para autorización de disposición de documentos deben ser iniciadas por la dependencia sometiendo el formulario ASG-378 “Lista de Disposición de Documentos”. La dependencia preparará la lista obteniendo la información del Inventario y Plan de Retención de Documentos aprobado por el Programa de Administración de Documentos Públicos.

ARTÍCULO 40: APROBACIÓN DE PETICIONES PARA DISPONER

Después de evaluada la información contenida en el ASG-378 “Listas de Disposición de Documentos”, el Programa de Administración de Documentos Públicos aprobará y remitirá las listas y se abstendrá de ordenar la destrucción de documento alguno hasta recibir comunicación del Archivero General sobre los documentos en dichas listas que deben trasladarse al Archivo General de Puerto Rico por ser de interés permanente o de valor informativo o histórico. El Programa de Administración de Documentos Públicos autorizará el traslado de éstos al Archivo General y la destrucción de los restantes. La dependencia cumplirá fielmente las instrucciones del Programa, excepto en casos que ocurran hechos imprevistos los que notificará inmediatamente al Programa.

ARTÍCULO 41: CERTIFICACIÓN

La firma del ASG- 378 “Lista de Disposición” por el Administrador de Documentos o el jefe de la dependencia constituirá una certificación de que los documentos han cumplido su período de retención fijado y han perdido todo valor para dependencia.

ARTÍCULO 42: CERTIFICACIÓN DE LA DEPENDENCIA

Toda “Lista de Disposición de Documentos” debe contener la siguiente certificación: “Los documentos incluidos en esta lista no están en litigio, ni relacionados con reclamaciones contra el Estado, ni han sido señalados en los informes finales del Contralor de Puerto Rico.” Esta certificación debe indicarse en la propia lista, al final de la columna “Observaciones de la Dependencia” al someterse al Programa de Administración de Documentos.

ARTÍCULO 43: EXTENSIÓN DE PERIODOS DE RETENCIÓN

En una emergencia o cuando necesite retenerlos, el jefe de la dependencia podrá retener documentos cuya disposición ha sido autorizada. Luego que se normalice la situación podrá disponer de dichos documentos cuando así se considere que procede administrativamente.

ARTÍCULO 44: CANCELACIÓN DE AUTORIZACIÓN PARA DISPONER

En una emergencia o cuando sea necesario para mayor eficiencia en las operaciones del Gobierno, el Programa de Administración de Documentos podrá cancelar aprobaciones de períodos de retención en Inventarios y Planes de Retención previamente aprobados. Estas cancelaciones pueden aplicarse a partidas de series documentales en dichos Inventarios y Planes de Retención o puede aplicar a todas las aprobaciones existentes para ciertos tipos específicos de documentos en alguna o todas las dependencia del Gobierno. Si es aplicable a más de una dependencia, la notificación se hará mediante circular emitida y firmada por el

Administrador del Programa.

ARTÍCULO 45: DEROGACIÓN DE APROBACIÓN PARA DISPONER

Los Inventarios y Planes de Retención aprobados pueden ser derogados mediante aprobación de Inventarios y Planes de Retención aplicables a los mismos documentos, excepto que dicho plan específicamente provea que ambos planes, el anterior y el subsiguiente, son aplicables a discreción de la dependencia.

ARTÍCULO 46: AUTORIZACIONES DE EMERGENCIA PARA DISPONER

Bajo las siguientes condiciones especiales se puede disponer mediante dispensa del Programa de Administración de Documentos Públicos relevando de la obligación de cumplir las disposiciones establecidas en el Artículo 39:

1. Cuando se determine que los documentos constituyan una amenaza continúa para la salud, vida o propiedad, el jefe de la dependencia informará al Programa de Administración de Documentos Públicos, especificando la naturaleza de los documentos, títulos de las series documentales y años comprendidos, su localización y volumen y la naturaleza del peligro.

Si el Programa de Administración de Documentos en consulta con el Archivero General de Puerto Rico concurre con la determinación de la dependencia, se le informarán las instrucciones al efecto. Sin embargo, si la determinación es en relación con películas con base de nitrocelulosa que se han deteriorado, la dependencia observará lo siguiente:

a. Cuando películas con base de nitrocelulosa se deterioren hasta el punto

que esté blanda, emita olores nocivos, contenga burbujas y gaseosas o se haya degenerado en un polvo corrosivo y el jefe de la dependencia determine que constituya una amenaza a la salud o propiedad deberán eliminarse inmediatamente:

1) Coordinando para su destrucción o procesamiento de manera que

se salve su contenido de plata. 2) Enterrándola en el vertedero, si su contenido de plata no es

suficiente o por cualquier otro método adecuado.

b. Tales películas deben removerse de edificios habitados de la manera más rápida posible.

c. Aquellas películas que deban quemarse deben sumergirse en tanques

llenos de agua y trasladarse a un lugar remoto aprobado por las autoridades pertinentes para ser utilizado para quemar desperdicios. Los rollos deben destruirse preferiblemente uno a uno y bajo ninguna circunstancia más de 25 libras de éstas deben quemarse al mismo tiempo.

La producción rápida de gases nocivos producidos al quemar los rollos es extremadamente peligrosa, especialmente si se incineran en un horno o un lugar cerrado.

Dentro de los treinta días después de la destrucción de las películas el jefe de la dependencia someterá un informe escrito al Programa de Administración de Documentos describiendo la naturaleza de las películas y cómo y cuándo y en qué forma la destrucción se llevó a cabo.

ARTÍCULO 47: CONSERVACION

1. Cuando los documentos hayan cumplido su período activo fijado y deban permanecer por algún tiempo inactivo serán trasladados al Archivo Inactivo, que debe establecer y organizar la dependencia, donde permanecerán hasta que se pueda disponer de ellos. Los documentos serán empaquetados, rotulados, separados por asunto y años comprendidos y se conservarán en buen estado, observando lo dispuesto en la “Guía de Archivos Inactivos” emitida por el Programa de Administración de Documentos.

2. La dependencia tomará las precauciones necesarias para proteger sus

documentos contra riesgos de fuego, huracán y otros desastres y velará porque los lugares para conservar tengan suficiente vigilancia y estén a prueba de humedad y sequedad excesiva estén libres de sabandijas y tengan suficiente ventilación e iluminación natural y artificial.

ARTÍCULO 48: VENTA DE PAPEL

Con el propósito de promover el reciclaje de papel y documentos, una vez el Programa de Administración de Documentos haya autorizado la disposición de los documentos y éstos estén destruidos en forma irreproducible, los mismos podrán ser vendidos al mejor postor por el jefe de la dependencia o por el Administrador de Servicios Generales, una vez cumplido con todos los procedimientos administrativos aplicables. Se requerirá la trituración de los documentos de carácter confidencial, según disposiciones de ley o reglamento, a la Compañía de Reciclaje. El Administrador de Documentos Públicos y dos empleados de la dependencia deberán ser testigos de la destrucción y firmarán el ASG- 552 “Acta de Destrucción o Traslado de Documentos Públicos” indicando que vieron cuando se destruyeron los documentos. La dependencia se quedará con una copia y enviará el original del acta al Programa de Administración de Documentos Públicos. Documentos como películas, grabaciones y otros pueden venderse de la misma manera que los documentos considerados papeles. Todas las ventas se realizarán igual que con los procedimientos establecidos para la venta de material excedente. Los ingresos que se devenguen de estas ventas ingresarán a una cuenta especial en el Departamento de Hacienda acreditándole a cada dependencia los fondos correspondientes a la misma, conforme a las disposiciones de la Ley Núm. 12 del 19 de enero de 1995. Aquellos papeles que no se consideran documentos, según la ley, los cuales se van a disponer en grandes cantidades, como formularios obsoletos o dañados, publicaciones y otros, se consideraran propiedad excedente y a los efectos se dispondrá de ellos como provee el Administrador de Servicios Generales en su Reglamento sobre Propiedad Excedente. Los ingresos devengados de la venta de papel, si se vendiere, ingresarán al Fondo General previo el reembolso a la Administración de Servicios Generales por los gastos incurridos.

ARTÍCULO 49: TRASLADO DE DOCUMENTOS DE UNA DEPENDENCIA A OTRA

Ningún documento podrá ser transferido de una dependencia a la custodia de otra sin la

autorización del Programa de Administración de Documentos Públicos. Dicha autorización será solicitada mediante petición escrita en la cual se incluya:

1. Una descripción breve de los documentos a transferirse, incluyendo el volumen

en pies cúbicos. 2. Un informe de las restricciones si algunas, impuestas en el uso de los

documentos. 3. Número de referencias por mes de los documentos, con información de la

dependencia y personas que usan los documentos y propósitos del uso. 4. Número de personas, si algunas, asignadas al manejo de los documentos. 5. Información sobre la localización física y organizacional de los documentos. 6. Información de razones del traslado. 7. Justificación del traslado de los documentos de más de cinco años. 8. Copias del acuerdo del traslado entre las dependencias.

ARTÍCULO 50: DOCUMENTOS DE DEPENDENCIAS QUE CESAN EN FUNCIONES

El traslado de documentos de dependencias que cesan en funciones se realizará sujeto a las disposiciones de esta Sección y una vez aprobados se realizarán sin reembolsar dinero a la dependencia de origen, excepto que medie un acuerdo entre los mismos.

ARTÍCULO 51: RESTRICCIONES EN EL USO DE LOS DOCUMENTOS

Siempre que los documentos trasladados estén sujetos a restricciones para su uso mediante estatuto, Orden Ejecutiva o determinación de la dependencia, tales restricciones continuarán en efecto después del traslado. Las restricciones impuestas mediante determinación de la dependencia podrán dejarse sin efecto por acuerdo de éstos.

ARTÍCULO 52: EXCEPCIONES

No es necesaria la aprobación del Programa de Administración de Documentos Públicos para traslado de documentos cuando:

1. Los documentos se trasladan a un Archivo Intermedio. 2. Los documentos se prestan para uso oficial. 3. El traslado de los documentos o funciones es requerido por legislación, Orden

Ejecutiva, Plan de Reorganización o por determinaciones específicas producidas al efecto.

ARTÍCULO 53: TRASLADO DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO

El Archivero estará autorizado para requerir el traslado de los siguientes documentos:

1. Todo documento existente bajo la soberanía española.

2. Todo documento que tenga más de cincuenta años de existencia, excluyendo

aquella que por ley se requiera su retención adicional o permanente en determinada dependencia.

3. Todo documento público que haya pertenecido a una dependencia que ha

cesado en sus funciones, a menos que tales documentos hayan sido trasladados por ley a otra dependencia del Gobierno.

4. Todo documento público, independientemente de su antigüedad, que a juicio de

los Administradores del Programa de Administración de Documentos Públicos se considere haya perdido su utilidad administrativa.

5. Todo documento público, independientemente de su antigüedad, que haya sido

reproducido conforme se establece en el Artículo 7 de la Ley Núm. 5. El traslado al Archivo no procederá para los documentos descritos en los párrafos 1 y 2, cuando el Administrador del Programa que corresponda, certifique por escrito que los documentos deben quedar bajo custodia para usarse en la administración corriente de los asuntos de las dependencias bajo su jurisdicción.

ARTÍCULO 54: ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS ESENCIALES

1. Requisitos

Las normas para un programa de protección de documentos esenciales fueron emitidas en la Carta Circular ASG-83-2 “Guía para la Preservación de Documentos Esenciales”, mediante la cual se impartió instrucciones a las dependencias para que tomen medidas preventivas de protección a los documentos vitales, y que estas medidas se incorporen a los respectivos Planes de Emergencia de las dependencias.

2. Definiciones

Documentos esenciales son aquellos vitales e indispensables, que no pueden ser reemplazados inmediatamente luego de un desastre y que son requeridos para la continuidad de las funciones de la dependencia.

Se clasifican en tres clases:

a. Primera categoría - documentos que contienen información esencial

para conducir operaciones de supervivencia durante el desastre, que incluyen planes operacionales de diversos servicios de emergencia.

b. Segunda categoría - documentos que contienen información esencial en

la fase de recobro, inmediatamente después de ocurrido el desastre para establecer las estructuras y responsabilidades del gobierno, incluyendo por ejemplo, documentos relacionados con la salud pública, protección de vidas, propiedad, etc.

c. Tercera categoría - documentos que contienen información esencial en

la fase de recobro luego del desastre para restablecer los derechos

básicos de los individuos y cuerpos corporativos, incluyendo derechos legales, de Propiedad, títulos y otros.


a. Se requiere a la dependencia un fuerte respaldo a este programa para

que llene las necesidades en emergencias. Deben identificarse correctamente los documentos esenciales de la dependencia. Las dependencias deben estar conscientes de que durante o inmediatamente después de una emergencia aquellas personas que usarán los documentos pueden no ser las mismas personas que los usan bajo condiciones normales.

b. La dependencia, al identificar sus documentos esenciales, debe mantener el volumen de estos a un nivel manejable y los procedimientos de recobro de información deben requerir el menor esfuerzo posible. El programa debe ser simple y conciso evitando lo más posible los procedimientos complejos y dificultosos.

c. El programa de protección de documentos esenciales en la dependencia

debe revisarse anualmente. Puede considerarse efectivo si los documentos seleccionados como esenciales tienen información actualizada, están completos, adecuadamente protegidos, accesibles e inmediatamente usables.

4. Protección y Conservación de los Documentos Esenciales

a. El Programa de Administración de Documentos proveerá asesoramiento

para la protección y conservación de los documentos esenciales.

b. En general, los documentos esenciales pueden ser protegidos contra pérdida de información mediante la combinación pertinente de los siguientes métodos:

1) Dispersión - Conservando copia de éstos en lugares seguros 2) Uso de duplicados - aumentando el número de copias y

distribuyéndolas en diferentes locales de la dependencia. 3) Conservándolos en bóvedas - usando cajas fuertes o construyendo

bóvedas. 4) Mejorando la capacidad de protección de las facilidades -

aumentando su resistencia al fuego y a otros peligros existentes.

PARTE TERCERA: ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS PÚBLICOS ELECTRÓNICOS

ARTÍCULO 55: TÍTULO

Esta política se conocerá como Política de Documentos Públicos Electrónicos de la Rama Ejecutiva y en lo sucesivo se hará referencia a la “Política”.

ARTÍCULO 56: INTRODUCCIÓN

El derecho constitucional de acceso a la información gubernamental, derivado de otros derechos constitucionales, y garantizado por la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, exige y requiere la conservación, preservación, y accesibilidad de los documentos públicos a la ciudadanía en general. El Programa de Administración de Documentos Públicos de la Administración de Servicios Generales (PADP-ASG) del Estado Libre Asociado de Puerto Rico es el encargado de gestionar una sana administración de los documentos públicos en la Rama Ejecutiva. Su propósito es establecer un programa sistemático de conservación de documentos, que en consideración a su valor histórico, legal, administrativo o informativo merecen preservarse por mucho más tiempo, y la eliminación de aquellos documentos que no solamente carecen de valor permanente, sino que además han perdido ya toda su utilidad administrativa. Todo documento público constituye un registro de una acción o un récord. A todos los récords se le debe asignar un período de retención durante el cual habrán de conservarse y permanecer inalterados, manteniendo su validez por el tiempo que sea requerido. Los récords electrónicos se crean o se capturan principalmente a través de dos formas:

de sistemas internos como las aplicaciones ofimáticas o por la entrada de datos en las diferentes aplicaciones y sus bases de datos; o

de sistemas que permiten importar o recibir información como son las transacciones electrónicas, los sistemas de colaboración y la digitalización, entre otras.

Para conservar un documento público en formato electrónico es fundamental que contenga las cuatro características que garantizan la validez (trustworthiness) de la información desde la perspectiva del manejo de los documentos. Estas características son autenticidad, integridad, fiabilidad y uso práctico. Además, es importante que el récord conserve su contenido, contexto y estructura. Es decir, que se conserve el contenido total de la información que relaciona al récord dentro del contexto en que fue creado y utilizado, conservando su formato o estructura. Para manejar efectivamente el documento público electrónico dentro de un programa sistemático que garantice su validez es necesario establecer un sistema de administración de documentos públicos que se encargue de la conservación de los documentos en formato electrónico a través de su período de retención. Este sistema se conoce como recordkeeping electrónico y, para efectos de esta Política, se conocerá también como la Política de Documentos Públicos Electrónicos de la Rama Ejecutiva. Por las implicaciones legales que conlleva el mantener los récords a través de su ciclo de vida, la conversión de los procesos de

uno manual a electrónico debe atender los siguientes cuatro asuntos2: Disponibilidad del record por el tiempo requerido, validez legal, confiabilidad y cumplimiento regulatorio. Los departamentos de Sistemas de Información de cada dependencia son los que tienen la responsabilidad de crear esa infraestructura, mantenerla y proveer mecanismos y controles necesarios para que cualquier documento electrónico cumpla con los requisitos de seguridad que permiten mantener y salvaguardar su validez. De esta forma se protegen los documentos y se garantiza su valor legal y financiero en cumplimiento con los estatutos reglamentarios, asegurando los documentos y la efectividad en la operación. Por lo tanto, los Administradores de Documentos y el Departamento de Sistemas de Información en coordinación con las diferentes áreas, divisiones o departamentos de la dependencia a la que pertenecen, deben desarrollar los procedimientos para garantizar el fiel cumplimiento de esta Política. Como resultado, la función del Administrador de Documentos tiene que atemperarse a la nueva realidad operacional para el fiel cumplimiento de la Política y los procedimientos que de ella se generen. Como preámbulo a esta Política se preparó un Informe Final, que deberá servir como referencia o complemento a la misma y al cual deberá acudirse en la eventualidad de duda o necesidad de información adicional. Finalmente, esta Política incluye un glosario.

ARTÍCULO 57: POLÍTICA DE DOCUMENTOS PÚBLICOS ELECTRÓNICOS

A. Propósito

Todas las entidades gubernamentales tienen la obligación de mantener apropiadamente los récords a través de su ciclo de vida. El propósito para mantener esos récords se hace para garantizar: (1) la transparencia fiscal a la hora de conducir sus deberes ministeriales, (2) el fiel cumplimento con requisitos estatutarios y regulatorios, (3) el de proveer la información necesaria para proteger el interés público en el caso de existir una disputa. Actualmente, los sistemas de manejo de documentos basados en papel (paper-based) satisface la necesidad de retener los documentos durante su ciclo de vida. Sin embargo, el mantener estos récords públicos en formato electrónicos tiene que hacerse a través de procesos electrónicos en una forma legalmente responsable.3

El propósito de esta Política de Documentos Electrónicos es garantizar:

2 Department of Justice, “Legal Considerations in Designing and Implementing Electronic processes: A

Guide for Federal Agencies” November 2000 3 El gobierno federal de los Estados Unidos de Norte América ha implementado unas guías para la implementación

efectiva del manejo de documentos electrónicos. Pueden hacer referencia a los siguiente reglamentos, estatutos y

guías:

1. Government Paper Elimination Act (GPEA), Pub. L. No. 105-277, §§1701-1710 (1998)

2. “Procedures and Guidance; Implementation of the Government Elimination Act” 65 FR 25508, May 2000

(“OMB Guidance”)

3. “Electronic Records and Signatures in Global and National Commerce Act” (E-SIGN) (Pub. 106-229, § 1,

June 30,2000, 114- Stat. 464, codified at 15 U.S.C. §§ 7001-7006)

4. National Archives and Records Administration (NARA) 36 C.F.R. §1234 (1999)

que se puedan crear, mantener, proteger y conservar los récords y documentos necesarios para cumplir con todos los aspectos legales y de negocio a través de su período de retención;

que los récords electrónicos puedan conservar su autenticidad, integridad, fiabilidad y uso práctico en cumplimiento con los requerimientos de los estándares que apliquen a cada dependencia;

que los récords se puedan conservar durante el tiempo necesario, de acuerdo con las regulaciones establecidas por el Reglamento Núm. 23 del Departamento de Hacienda (para la Conservación de Documentos de Naturaleza Fiscal o Necesarios para el Examen y Comprobación de Cuentas y Operaciones Fiscales), el Inventario y Plan de Retención de la dependencia; y

que se disponga de los récords, conforme a la ley y reglamentación aplicable, una vez completados sus períodos de retención.

B. La Política de los Documentos Públicos Electrónicos

La Política requiere que el Programa de Administración de Documentos Públicos Electrónicos cumpla con los siguientes criterios:

proveer los mecanismos para oficializar el documento como

récord; proveer los mecanismos para poder distinguir un récord transitorio

de un récord permanente; permitir la clasificación adecuada de los récords o establecer

metadatos; permitir la asignación de períodos de retención; permitir localizar, acceder y presentar la información de forma

significativa; establecer los mecanismos para vincular los récords que se

producen aislados en unidades documentales y clasificados bajo series documentales;

proveer suficiente capacidad para almacenar y conservar los documentos durante su ciclo de vida;

establecer la seguridad que permita salvaguardar su autenticidad, integridad, fiabilidad y uso práctico; y

facilitar la disposición de los récords.

Para la eficaz y efectiva implantación de esta política cada dependencia debe establecer unas guías o procedimientos para las siguientes áreas:

Captura de documentos, incluyendo la digitalización, transacciones electrónicas, sistemas colaborativos, video y sonido

Clasificación de los documentos electrónicos Asignación de períodos de retención

Establecer el Inventario y Plan de Retención Disposición de los documentos electrónicos Determinación del tipo de resguardo digital Diseño e implantación de un Plan de Recuperación de Desastre

Diseño e implantación de un Plan de Continuidad de Negocio Diseño e implantación de un Plan de Migración de la Información Diseño e implantación de un Plan de Conversión de la

Información Diseño e implantación de un Plan de Seguridad de Datos Establecimiento de mecanismos para el traslado de documentos

permanentes al Archivo General de Puerto Rico, según se dispone en el Reglamento Núm. 4284 de la Administración de Servicios Generales

Estas guías y procedimientos servirán de base para la evaluación del Programa de Documentos en cada dependencia.

C. Ciclo de vida de los documentos

El ciclo de vida de un documento electrónico se refiere a las etapas que atraviesa el documento público electrónico desde que se crea, recibe, transmite o se conserva hasta que se dispone. Se divide en una etapa de planificación y tres etapas que son la creación/captura, uso y conservación y la disposición de los documentos. La planificación es la etapa que define cómo se van a controlar y administrar los documentos públicos desde el punto de vista legal4 y de cumplimiento. Es donde se especifica por qué es importante el documento, si es por razones operacionales, legislativas u otras, quién es el custodio del documento, cuándo se necesita acceder y cómo y dónde va a tomar lugar su captura.

1) La creación y captura de los documentos

Los récords electrónicos se crean o se capturan principalmente de dos formas: a través de sistemas internos como son los programas de oficinas y las aplicaciones o por medio de sistemas electrónicos que permiten importar o recibir información, como son las transacciones electrónicas, sistemas de colaboración y la digitalización, entre otras. La captura, en un sistema de manejo de récords electrónicos, se refiere al proceso de determinar que un récord tiene que crearse y mantenerse dentro de una dependencia por un determinado espacio de tiempo porque contiene alguna utilidad administrativa, valor legal, fiscal, cultural o informativo. Esto incluye los récords que son creados y recibidos por la dependencia. Para llevar a cabo este proceso es necesario establecer previamente:

... el valor documental, ... el mecanismo para su clasificación e indexación, ... el control de acceso a los documentos y ... el período de retención.

Los récords que son capturados y administrados en sistemas de manejo o recordkeeping electrónico tienen que poder:

4 Favor de hacer referencia al “Procedures and Guidance; Implementation of the Government Elimination Act”

65 FR 25508, May 2000 (“OMB Guidance”)

... describir el récord en su contenido, en el contexto en que fue generado y la estructura en la cual se originó,

... permitir que el documento sea una representación exacta de una acción,

... permitir que el récord sea localizado, accedido y presentado en forma significativa y

... establecer un mecanismo que permita vincular los documentos que se generan por separado en una unidad documental y clasificada bajo una serie documental.

Todo récord que se va a mantener en formato electrónico a través de su ciclo de vida, al momento de captura del documento, tiene que:

crearse el metadato que define la particularidad de ese récord y asignarse el período de retención.

2) Establecer el metadato

El metadato es la información que describe la historia, rastreo o manejo de un documento electrónico que no necesariamente se encuentra en la forma impresa. El sistema debe proveer:

un mecanismo en el cual las características de contenido, estructura y contexto, junto con la clasificación o metadato de ese documento, se puedan establecer desde su creación;

un mecanismo que permita vincular los documentos que se generan por separado en una unidad documental o expediente y, que a su vez, puedan ser clasificados bajo una serie documental;

un proceso para hacer mandatorio que se asigne el período de retención a la hora de capturar el documento; y

un esquema definido de clasificación para los metadatos, lo cual va a permitir acceder el documento de forma rápida y efectiva.

La clasificación del récord debe identificar lo siguiente:

... la transacción o la actividad de negocio que presenta el documento,

... la localización de la transacción o la actividad dentro del sistema organizacional de clasificación,

... la clasificación con todos los datos correspondiente a la cual pertenece o está ligada esa transacción,

... la estructura organizacional a la que pertenece y ... la clasificación apropiada de acuerdo con su valor legal o de

negocio.

Al establecerse el récord, debe haber un mecanismo de seguridad de los datos que salvaguarde la autenticidad, integridad, fiabilidad y uso práctico de ese récord a través de su ciclo de vida. Su uso práctico se establece cuando el récord puede ser localizado, accedido, presentado e interpretado de forma significativa a través de todo su ciclo de vida. Una de las formas más comunes de acceder los récords es a través de índices y motores de

búsquedas. Un ejemplo del contenido del metadato dentro de un esquema de clasificación es:

... fecha en que se originó el récord; ... el propósito del documento; ... persona que recibe o destinatario; y ... persona que origina la actividad o transacción.

Es responsabilidad del Departamento de Sistemas de Información crear un procedimiento para la captura del metadato, y los mecanismos para indexar y buscar la información dentro de un sistema de recordkeeping electrónico.

3) Uso, mantenimiento y conservación de los documentos públicos electrónicos

Las funciones de archivar, clasificar, ordenar y almacenar los documentos deben estar diseñadas y documentadas de manera veraz y concisa, apropiada para maximizar el uso de esos récords y permitir fácil acceso a través de su ciclo de vida. Para llevar a cabo estas funciones hay que establecer unos procedimientos y guías para la clasificación de la información que vaya a tono con las necesidades de las áreas de la dependencia. Los récords o documentos públicos electrónicos no pueden ser alterados y deben mantener su validez con las mismas propiedades o características de contenido, estructura y contexto desde sus inicios. Estos récords tienen que conservarse durante el período de retención que requieran. Este período de retención es el mismo que un récord archivado en forma física. Todas las dependencias están obligadas a crear, mantener y resguardar todos los documentos públicos electrónicos de acuerdo con los formatos y los procedimientos que se hayan establecido por el Departamento de Sistemas de Información en coordinación con el Administrador de Documentos.

4) Política de retención y conservación de los documentos públicos electrónicos

Todo documento público tiene que ser conservado durante su período de retención. El propósito es que permita:

... conservar el récord como una entidad física; ... conservar el contexto, estructura y contenido; y ... mantener la accesibilidad de esos récords por el tiempo que sea

requerido.

La conversión y la migración de datos son las que se considerarán estrategias de conservación a largo plazo. Estas no deben confundirse con la que se denomina copiar, la cual se utiliza a corto plazo para la rutina de resguardo (backups), que es necesaria para la conservación de los

documentos activos y semiactivos de una dependencia. Existen cinco tipos de conversión para récords electrónicos (se proveen ejemplos):

... medio: conversión de un medio a otro (de cinta magnética de 8mm a cinta lineal digital);

... plataforma: convertir de una plataforma a otra (Microsoft a Unix); ... formato: convertir de un formato a otro (Word a WordPerfect); ... récord: conversión de una estructura de récord a otra (récords de

sistemas legacy a bases de datos integradas); y ... negocio: conversión de un récord debido a un cambio en los

procesos de negocios o requisitos (cambios a aplicaciones Web).

Debido a que la mayoría de las dependencias mantienen las aplicaciones en donde se procesan las operaciones críticas, es necesario establecer un Plan de Migración en donde se documenten, diseñen y desarrollen estrategias para la migración de los datos. Ningún sistema de recordkeeping que contenga documentos públicos electrónicos podrá ser sustituido por otro sistema sin un Plan de Migración5 aprobado por el Programa de Administración de Documentos Públicos de la Rama Ejecutiva. Estos planes de conversión y migración deben formar parte de los procedimientos que establezca la dependencia en la implantación de la Política de Documentos Públicos Electrónicos. Será responsabilidad de cada dependencia crear los planes de conversión y migración de datos. La conservación de los récords es satisfactoria cuando:

... responde adecuadamente a cambios en la tecnología que puedan

afectar la forma en que se procesan los récords; ... se establece el contexto de los récords basado en las estructuras

organizacionales que le dan el marco de referencia; ... prevalece el contenido, estructura y contexto del récord

electrónico (en el caso de que la estructura cambie, como ocurre con los documentos microfilmados o digitalizados, el formato y sus características deben prevalecer);

... se establece la definición del metadato para la clasificación y acceso rápido del documento;

5 “Electronic data are frequently transferred or converted from one storage medium or software system to another.

In this process (sometimes referred to as "data migration"), important information, such as formatting and the

structure and content of electronic forms, may be lost, or even the record itself destroyed unless appropriate steps are

taken. Similarly, unless such changes are thoroughly documented, it can be difficult to demonstrate that the critical

information was not changed in the process. In transition between systems, agencies sometimes maintain multiple,

overlapping systems, particularly in the transition from paper to electronic based systems. Because information

from all systems may be required to be maintained under the Federal Records Act, and may be needed for various

purposes, agencies should address retention issues for all systems, even overlapping ones”, “Legal Considerations in

Designing and Implementing electronic processes: A guide for Federal Agencies”, US Department of Justice,

November 2000, Chapter II Legal issues to consider in “going paperless” Section 2 (Will the information be

retained?)

... se hace la clasificación de los documentos electrónicos y cómo se describen y se agrupan, de modo que puedan ser presentados de manera consistente; y

... se monitorean y se auditan las listas de clasificación de documentos de modo que los récords puedan ser encontrados en una secuencia apropiada.

5) Disposición de documentos públicos electrónicos

Ningún récord puede ser destruido sin la previa aprobación del PADP-ASG, en conformidad con el Reglamento Núm. 4284. El Sistema de Recordkeeping electrónico que se implante debe proveer el mecanismo para la disposición de documentos de acuerdo a Parte Segunda, Sección B de este reglamento. Ante cualquier discrepancia en los períodos de retención, deberá prevalecer aquél de mayor rigurosidad. En el caso de documentos públicos o récords que hayan excedido su período de retención y estén siendo escrutados, bien sea por una acción legal (litigation hold) o un proceso de auditoría, deben conservarse y mantenerse disponibles hasta que dicha investigación se complete. Deberá imponerse un período de retención indefinido a todo documento que se sospeche será objeto de litigio, a partir de que se conozca esa posibilidad. Tal retención indefinida cesará en un período razonable luego de finalizado el litigio o transcurrido el período prescriptivo.

D. Procesos y controles de Recordkeeping Electrónico Los controles que garantizan la protección de los documentos deben iniciarse desde el momento en que se crean. Los procesos que se desarrollan para establecer el recordkeeping electrónico deben ser fiables y en cumplimiento legal6. Para lograrlo, el sistema debe contener las siguientes características:

Contenido Asegurarse que el contenido está completo en la transacción. El proceso electrónico debe proveer salvaguardas de forma que se pueda establecer sin lugar a dudas que toda la información relacionada a ese evento o transacción está completa y es fiable.

Procesamiento Que el proceso electrónico capture toda la información relevante como cuándo y cómo el documento fue enviado y recibido, la fecha, la fuente, el contenido y si ese documento fue subsecuentemente alterado. Los sistemas electrónicos tienen que ser designado para capturar toda la información relevante.

6 “Electronic processes can be designed in such a way that the electronic transactions and their terms can be recorded

in a legally adequate manner.”, “Legal Considerations in Designing and Implementing electronic processes: A guide

for Federal Agencies”, US Department of Justice, November 2000, Chapter I WHY AGENCIES SHOULD

CONSIDER LEGAL RISK, section A (legal Issues Involved in Conversion to Electronic Processes)

Identidad El sistema electrónico debe recoger la información relevante necesaria para identificar la persona que somete la comunicación o transacción. Para transacciones importantes, particularmente de aquellos que requieren una verificación de identidad, o que crea una obligación legal, es posible que se requiera que el sistema electrónico emplee un proceso de firmas electrónica.

Intención de las partes El sistema electrónico debe crear un mecanismo que pruebe la intención de las partes.

1) Implantación del Sistema de Manejo de Documentos Públicos Electrónicos

Al implantar un sistema de manejo de documentos públicos electrónicos, se deben considerar los siguientes puntos:

... establecer un proceso sistemático para desarrollar una estructura de documentos y nomenclatura para nombrarlos;

... establecer procedimientos electrónicos7 específicos para que la creación, manejo y conservación de esos documentos se mantengan en formato electrónico a través de su ciclo de vida; e

... implementar un sistema de manejo de documentos/récords, como son las aplicaciones para manejo de procesos críticos, sistemas de colaboración o los Enterprise Content Management (ECM).

Para lograr una implementación exitosa un recordkeeping electrónico debe permitir que:

... se determinen los récords que deberían ser creados en cada proceso de negocio e información que es necesario incluir en dichos documentos;

... se decida la forma y la estructura en que se deberían crear y capturar en el sistema los documentos, y las tecnologías que tienen que usarse;

... se determinen los metadatos que deberían crearse junto con el récord y a lo largo de los procesos relacionados con él, y cómo se vincularán y gestionarán dichos metadatos a lo largo del tiempo;

... se determinen los requisitos de recuperación, uso y transmisión de un récord durante los procesos de negocio o por otros posibles usuarios y el tiempo de conservación necesario para el cumplimiento;

7 “The term "electronic processes" includes any use of computers or other electronic devices to conduct transactions

or business, to store data or records, or to transmit communications or information (whether text, voice or visual

images). Electronic processes encompass not only the hardware and software applications, but also the personnel,

procedures, and policies that make the system work properly.”, “Legal Considerations in Designing and

Implementing electronic processes: A guide for Federal Agencies”, US Department of Justice, November 2000,

INTRODUCTION

... se decida cómo organizar los récords de manera que se cumplan los requisitos necesarios para su uso;

... se evalúen los riesgos que resultarían de la ausencia de récords que confirmen las actividades realizadas;

... se preserven los récords y se permita su acceso a lo largo del tiempo, con el propósito de satisfacer las necesidades de la organización y las expectativas de la sociedad;

... se cumplan los requisitos legales y reglamentarios, las normas aplicables y la política de la organización;

... se garantice que los récords se conserven en un ambiente seguro; ... se garantice que los récords sólo se conserven durante el período

de tiempo necesario o requerido; y ... se identifiquen y evalúen las oportunidades para mejorar la eficacia,

eficiencia o calidad de los procesos, las decisiones y las acciones que puedan derivarse de una mejor creación o manejo de récords.

Desde el punto de vista programático, el sistema tiene que proveer la capacidad para:

... preparar el inventario de los documentos con los períodos de retención propuestos;

... validar los períodos de retención una vez ASG le devuelva a la dependencia el Inventario y el Plan de Retención;

... preparar la lista de disposición de documentos para someterla a ASG (el sistema tiene que validar que los documentos que se pongan en la lista de disposición sean parte del Inventario y el Plan de Retención);

... permitir la transferencia de los documentos al Archivo General de Puerto Rico en el caso de que sean solicitados, tanto originales como digitalizados; y

... disponer de los récords de acuerdo con el Reglamento Núm. 4284.

Desde el punto de vista operacional y funcional, el sistema de administración de documentos públicos electrónicos deberá:

... cumplir con los requisitos reglamentarios y administrativos de la dependencia;

... contener políticas y procedimientos eficientes y debidamente documentados en donde se tome en consideración factores como la asignación de responsabilidades de los administradores de documentos y una metodología formal para sus usuarios;

... servir como el récord oficial para cualquier actividad de negocio que sea generada por el sistema;

... producir resultados efectivos que sean consistentes para cada récord que se origina en función de la actividad que está efectuando;

... mantener unos enlaces precisos para todas las transacciones que apoyan el récord que se creó;

... ser creados por usuarios autorizados; ... continuar reflejando el contexto, la estructura y el contenido;

... permitir que los récords creados por el sistema puedan ser borrados;

... ser capaz de exportar los récords a otros sistemas sin pérdida de información; y

... poder exportar el contenido, estructura y contexto del récord.

2) Implantación de un sistema de auditoría y monitoreo de documentos públicos electrónicos

Existen tres razones por las cuales es importante monitorear y auditar los sistemas de forma periódica:

... asegurarse que están en cumplimiento con los estándares de la organización; con los requisitos reglamentarios y las mejores prácticas.

... asegurarse que puedan ser aceptados como evidencia de ser requerido en una corte; y

... mejorar la ejecutoria de la organización.

E. Seguridad y la protección de los documentos públicos electrónicos

El aspecto más crítico en la infraestructura tecnológica es el diseño e implantación de la seguridad y de los esquemas de clasificación de acceso a la información. En el caso de los documentos públicos electrónicos, su función principal es salvaguardar la validez de los récords a través de su ciclo de vida. Los sistemas que se utilizan para el recordkeeping electrónico que protege el documento a través de su ciclo de vida se conoce como los Sistemas de Desarrollo del Ciclo de Vida. Al seleccionar el nivel apropiado de control de seguridad para salvaguardar y proteger los documentos, se debe determinar:

cuán críticos son esos documentos; cuáles son los riesgos que existen con respecto a la información que se

guarda; y qué mecanismos son los adecuados y, de serlos, si están vigentes, de

modo que se pueda detectar cualquier vulnerabilidad en el sistema.

La autenticidad, integridad, fiabilidad y uso práctico son las cuatro características que definen la validez de la información desde el punto de vista de manejo de récord electrónico. A continuación se describen:

Autenticidad – prueba que el récord es lo que se alega que es y que la persona que lo envía es quien verdaderamente lo creó y envió. Para propósitos de recordkeeping electrónico, el récord para ser auténtico tiene que implementar unas políticas y procedimientos que controlen la creación, transmisión, recibo y mantenimiento de los récords para asegurar que estos, una vez creados, son autorizados e identificados y que están protegidos de que se les pueda añadir, borrar o alterar información.

Integridad – garantiza que el récord está completo y que no ha sido alterado. Desde el punto de vista de su manejo, hay que establecer políticas y procedimientos que no permitan hacer alteraciones sin

autorización. El otro aspecto importante es que la estructura del récord, es decir, su formato físico y lógico y la relación entre los elementos de los datos (contexto, contenido y estructura), deben permanecer física o lógicamente intactos.

Fiabilidad – establece con certeza que el récord es una fiel representación de la transacción; actividad por la cual se puede constatar que es genuino.

Uso práctico – acredita que el documento pueda ser localizado, accedido, presentado e interpretado de forma significativa. Es decir, que pueda acceder toda la información necesaria para ser capaz de conectarse a la actividad o transacción que la produjo.

La Política, adopta el estándar de seguridad ISO 177998, que consta de los siguientes pasos:

Conducir un Análisis de Riesgo

Establecer una Política de Seguridad

Hacer un inventario de activos

Definir los roles y asignar responsabilidades

Establecer la seguridad física

Documentar los procedimientos operacionales (de manual a electrónicos)

Determinar el control de acceso

Coordinar un Plan de Continuidad de Negocio Entre las medidas que se deben seguir están:

Crear un ambiente en el cual la captura de los documentos esté de acuerdo con las mejores prácticas9.

Asegurar el cumplimiento de la seguridad de política corporativa y de los procedimientos organizacionales, y desarrollar nuevas políticas cuando no existan.

Monitorear el uso de la Política para asegurar que existe el cumplimiento. Se deberá proveer soluciones en caso de que exista una falla de seguridad.

Para los récords electrónicos, se debe establecer el uso de contraseña y cualquier otro mecanismo de control de seguridad10. El mecanismo de seguridad que típicamente se utiliza en las firmas electrónicas caen mayormente en tres categorías: (1) PIN contraseña, llaves privadas para

8 Este estándard se utiliza para el diseño de la arquitectura de seguridad de la infraestructura tecnológica. Para la

implantación de los procesos electrónicos que sustituyan los documentos basados en papel favor de hacer referencia

a las siguientes guías.

a) “Procedures and Guidance; Implementation of the Government Elimination Act” 65 FR 25508, May 2000

(“OMB Guidance”)

b) “National Archives and Records Administration (NARA) 36 C.F.R. §1234 (1999)

c) “Legal Considerations in Designing and Implementing electronic processes: A guide for Federal

Agencies”, US Department of Justice, November 2000 9 Para la digitalización de los documentos puede hacer referencia a la Guía de Digitalización que forma parte de los

documentos suplementarios que acompañan a este reglamento. 10

The National Institute of Standards and Technology has recognized that use of a combination of authentication

techniques can "substantially increase" the security of an authentication system.

hacer una firma digital, (2) token o tarjetas inteligentes y (3) sistemas biométricos.

Trabajar en coordinación con el Departamento de Sistemas de Información para darle continuidad y mantenimiento a los planes de recuperación de desastre, continuidad de negocios y migración y/o conversión de datos.

El Departamento de Sistemas de Información deberá implementar procedimientos para resguardo de datos (secure back-up) y salvaguardar la información de fallos técnicos.

1) Control de acceso

La división que esté encargada de la seguridad de los datos establecerá el control para el acceso a los documentos en coordinación con las diferentes áreas. Se deben tomar en consideración los siguientes factores:

... Los récords se harán disponibles para la continuación de una acción. ... La gerencia de cada departamento o división determinará los accesos

correspondientes. La División de Seguridad de Datos se encargará de proveer los mecanismos para el control de acceso.

... Cualquier desviación de la política de acceso tendrá que ser documentada para propósitos de establecer un registro de auditoría.

... Un correo electrónico que constituya una transacción administrativa, legal, fiscal, cultural o informativa debe ser tratado como un documento público. El Departamento de Sistemas de Información deberá establecer los procedimientos relacionados con el acceso y la privacidad interna de la información.

... Se asignarán contraseñas para cada usuario como medida para asegurar la integridad y confidencialidad interna de la información que se transmite a través del correo electrónico. Esta contraseña debe: Ser privada, no compartida Difícil de adivinar Cambiarse cada cierto tiempo Cambiarse inmediatamente se sospeche que está en

riesgo

2) Non-repudiation

Todo sistema de colaboración o de transacciones electrónicas tienen que tener un mecanismo de Non-repudiation. Este mecanismo protege una de las partes, como es en el caso de las firmas electrónicas o en el envío de correo electrónico, en donde se solicita del sistema un recibo de envío y de lectura. Es decir, establece la identidad de las personas que participaron en la transacción dentro y fuera de la entidad.11

11

Agencies should carefully examine the processes that they will be converting to electronic processes, and

determine what information must be collected from each transaction. In adopting electronic processes, agencies

should ascertain whether the following four specific types of information should be captured and retained: (1)

content of the transaction, including all records that comprise the substance of the transaction or filing; (2) records

that contain information about how the transaction was processed, including dates received and changes or

Entre los servicios que se configuran están:

... Evidencia de origen y verificación: Prueba que la persona que lo envía es quien creó el mensaje (récord firmado electrónicamente). La persona a quien se le envía, tiene que crear un punto de origen de certificado utilizando un servicio de non-repudiation.

... Evidencia de que se envió el mensaje: Esto prueba que el récord electrónicamente firmado fue enviado. El recipiente tiene que crear y enviar una prueba de origen de ese certificado utilizando el servicio de entrega autorizada.

... Estampar la fecha y la hora de la transacción: Ese servicio marca la fecha y la hora en que se creó la transacción.

... Facilidad de almacenaje a largo plazo: Es usado para guardar el certificado de origen y el recibo. Estos certificados son los que se utilizan como evidencia de que la transacción o acción se llevó a cabo.

... El Adjudicador: Es el que se utiliza para transigir una disputa basada en evidencia almacenada si el que lo envía o el que recibe el récord firmado electrónicamente hace un reclamo falso.

Es importante que los Administradores de Sistemas establezcan la infraestructura de seguridad necesaria para las aplicaciones de oficina (o documentos ofimáticos), correo electrónico, aplicaciones y bases de datos y transacciones electrónicas. Es responsabilidad del Departamento de Sistemas de Información proveer los mecanismos de seguridad para que las dependencias puedan definir los roles y responsabilidades que sean cónsonos con los procedimientos operacionales y funcionales del manejo de los récords.

F. Políticas específicas

1) Aplicaciones de oficina (documentos ofimáticos) En casi todas las dependencias, las operaciones de oficina que generan documentos electrónicos utilizan aplicaciones ofimáticas, que para efectos de esta Política tales aplicaciones incluyen los procesadores de palabras, hojas de cálculo electrónicas, programas de presentaciones, sistemas de gestión de base de datos, programas de publicaciones y de comunicaciones y cualquier otra aplicación que se utilice para las tareas funcionales y operacionales dentro de la dependencia. Muchas de las dependencias utilizan programas de manejo de documentos

modifications that were made in records; (3) a means to authenticate the identity of all people who participated in

the transaction both inside and outside the agency, and the scope of each person's participation; and (4) for

appropriate transactions, a means for establishing the intent of the participants to enter into the transaction or

agreement.”, “Legal Considerations in Designing and Implementing electronic processes: A guide for Federal

Agencies”, US Department of Justice, November 2000, Chapter II Legal issues to consider in “going paperless”

section 1 (Will the electronic process gather necessary information?)

Electronic Document Management System (EDMS) para el manejo de todos los archivos que se generan a través de aplicaciones ofimáticas. En un EDMS las funciones típicas se resumen en:

... Check-in/ Check-out de documentos dentro del repositorio electrónico

... Integración con aplicaciones que se pueden editar o capturar ... Mecanismos de acceso a la información ... Control de acceso (seguridad) ... Historial / registro de auditoría ... Revisión del documento y aprobaciones en el flujo de trabajo ... Control de versiones

A pesar de que los documentos en proceso no se consideran documentos públicos, su manejo apropiado es indispensable para trazar un historial de su evolución. Por esta razón se debe establecer un mecanismo de control para las versiones de los documentos. Una vez el documento se oficializa y se registra como documento público o récord, se tiene que mantener de forma electrónica a través de un recordkeeping electrónico por todo su ciclo de vida.

2) Correo electrónico

Los departamentos de Sistemas de Información de las dependencias deberán establecer un sistema para que se oficialicen como récords aquellos mensajes de correo electrónico, en la comunicación interna y externa, que reflejen transacciones y operaciones con repercusión legal o de negocios. El correo electrónico que de alguna manera evidencia una transacción administrativa, legal, fiscal, cultural o informativa se considera un documento público. El sistema deberá proveer para que los mensajes de correo electrónico que no se oficialicen como récords, sigan el curso normal de resguardo establecido por el área de Sistemas de Información. A esos documentos no se les asignará período de retención. Al oficializar como récord un mensaje de correo electrónico, se tiene que asignar un período de retención durante el cual se salvaguarde la integridad, autenticidad y seguridad de ese récord. Para aquellos mensajes de correo electrónico que se constituyan en récords públicos se deberán establecer mecanismos para garantizar:

La oficialidad del récord al momento de la captura del mensaje de correo electrónico. Es decir, el contenido de la información, en el contexto en el cual fue originado y la estructura y formato utilizado.

Los mensajes deberán conservarse con:

1. El contenido del mensaje

2. El encabezado, que contiene el conjunto de metadatos tales como remitente, destinatario, fecha y hora de la transacción, entre otros

3. Documentos anejados al mensaje, si alguno 4. Todos los mensajes/correos relacionados con ese

documento (si fuera parte de un intercambio)

Se clasificarán dichos récords de acuerdo con su contenido, utilizando los metadatos adecuados.

Se asignará un período de retención de acuerdo con la clasificación del documento, es decir, basado en su valor administrativo, legal, histórico y fiscal.

Se establecerá la forma de disponer de ese récord una vez se complete el período de retención.

Se organizará la disposición de esos récords una vez se cumpla su período de retención. Los récords provenientes del correo electrónico que van a ser destruidos tienen que estar incluidos en las listas de disposición. Estos récords tienen que ser aprobados por un supervisor antes de ser destruidos. Se debe utilizar el formulario ASG-PADP-378 (o el que estuviera vigente), y ser debidamente firmado por el Administrador de Documentos, antes de disponer de ellos.

Se proveerán mecanismos adecuados para el almacenaje de los mensajes de correo electrónico que se constituyan como récords. Debido a que muchos de estos récords tienen períodos de retención extensos, se tiene que establecer un mecanismo que permita transferir la información, intacta, a una nueva tecnología para evitar la obsolescencia de ese sistema. La información que se transfiera tiene que mantener el contexto, formato y contenido que se estableció desde el inicio, salvaguardando la integridad del récord. El Plan de Migración se tiene que establecer para garantizar la accesibilidad de ese récord durante el ciclo de vida del documento.

En los casos en que el documento oficial sea la versión electrónica del mensaje, solamente dicha copia deberá mantenerse durante el período de retención.

De ser manual (de forma impresa) la manera de conservar los mensajes de correo electrónico constituidos como récords, el sistema de archivo deberá incluir los siguientes elementos:

1. El contenido del mensaje 2. El encabezado (header), que contiene el conjunto

de metadatos (metadata) tales como remitente, destinatario, fecha y hora de la transacción, entre otros

3. Documentos anejados al mensaje (attachments), si alguno

4. Todos los mensajes/correos relacionados con ese documento (si fuera parte de un intercambio)

Se establecerán mecanismos de seguridad que garanticen la protección de los mensajes de correo electrónico constituidos en récords. Entre los mecanismos mínimos a ser establecidos están:

Establecer niveles de seguridad y privilegios para los diferentes tipos de usuarios.

Utilización de contraseñas. Establecer reglas para el envío de correo

confidencial. Codificar (encrypt), donde fuera necesario, el

contenido de los datos utilizando protocolos como firma digitales para envío de correo.

Implementar, donde fuera necesario, el uso de Firmas Digitales para asegurar la autenticidad del récord electrónico. Es decir, que una vez transmitido el récord codificado desde una computadora, al ser recibido por la otra computadora, se pueda verificar que proviene de una fuente confiable.

Monitoreo del uso del correo. Establecer políticas para bajar programas. Política de uso por terceros (consultores y

contratistas). Control de virus. Control de spam.

Establecer un sistema de Firewall que permita verificar los

paquetes de información provenientes de Internet de cada usuario dentro de la RED, con capacidad de Packet Filtering para analizar pequeños paquetes de datos y asegurarse que siguen las reglas establecidas en el FIREWALL y que contenga Proxy Servicing.

Se establecerá un sistema para el resguardo de los datos que esté fundamentado en la política de seguridad de los datos. El sistema que se seleccione no puede ser propietario. El sistema de resguardo estará complementado con un Plan de Migración de Datos para evitar su obsolescencia.

Estará prohibida la utilización de servicios alternos como gmail.com, yahoo.com o hotmail.com. Bajo ningún concepto se considerarán como récords oficiales electrónicos mensajes de correo electrónico que provengan de tales fuentes alternas.

Los organismos gubernamentales que así lo requieran suplementarán esta Política con elementos más específicos aplicables a sus condiciones particulares.

3) Aplicaciones y Bases de Datos

Las aplicaciones y bases de datos contienen gran parte de la información

crítica de la dependencia, razón por la cual es importante conservarla durante el período de todo su ciclo de vida y establecer mecanismos para su resguardo efectivo y validez. Originalmente, las dependencias que automatizaban funciones operacionales lo hacían utilizando sistemas mainframe donde la información era centralizada y los “documentos públicos” que se generaban como producto de las transacciones de los sistemas se imprimían como evidencia y récord para su conservación por el período de retención asignado. Como ejemplo de estos sistemas se encuentran los de nómina y finanzas, que procesan la información de donde se generan “productos finales”, como son los cheques, y estos son los que finalmente se registran como récords o documentos públicos. En algunas de las dependencias, en un esfuerzo de establecer un recordkeeping electrónico, se desarrollan métodos de resguardo de récords como los sistemas COLD (Computer Output to Laser Disk) que sirven para conservar los datos, tales como los récords de transacciones e informes, en uno o más discos ópticos. Con estos sistemas no existe la necesidad de imprimir o convertir en microficha la información durante su ciclo de vida. En este escenario es sumamente importante la creación, captura y conservación del metadato que acredite la evolución de las aplicaciones y bases de datos. Los récords electrónicos pierden su utilidad si no contienen la información contextual ni los metadatos que atestigüen y evidencien su valor documental. La información contextual se refiere a aquella información que indica cuándo, por quién y para qué propósito los récords fueron creados o para quién, por quién y cuándo fueron comunicados. En un ambiente gubernamental la información contextual podría incluir:

Agencia o agencias que registran o mantienen el récord. Otras agencias que son o están asociadas con los récords. Identificación del autor, destinatario y fecha del documento. Propósito del récord de cumplir con las funciones propias de la

agencia. Frecuencia con la que los récords son o serán utilizados. Valor o significado del récord en relación con la función de la

agencia. El tipo de recordkeeping utilizado en función del récord. Relación, si alguna, del récord con otros récords o materiales,

incluyendo vínculos con información suplementaria o relacionada, como las notas, anejos y recibo de correo electrónico.

Existencia de alguna ley, acuerdo, práctica, procedimiento, arreglo o entendido en relación con el récord.

El diseño apropiado del sistema, desde el punto de vista operacional y funcional, y el desarrollo de un esquema para la creación de metadatos, proveen los cimientos para cualquier sistema válido (trustworthy) de control, manejo y administración de documentos. A través de su implantación apropiada se puede ir:

protegiendo, manteniendo y asegurando el valor de los documentos como prueba;

asegurando la accesibilidad y uso de los documentos a largo plazo;

favoreciendo la comprensibilidad de los documentos; asegurando la autenticidad, integridad, fiabilidad e integridad de

los documentos; contribuyendo a gestionar los derechos de autor; protegiendo la confidencialidad de los documentos; favoreciendo la recuperabilidad, sostenibilidad e interoperabilidad

de los documentos a través de los sistemas que los gestionan; proporcionando vínculos entre los documentos y el contexto de su

creación y uso; manteniendo su estructura y legibilidad de forma fidedigna e

inteligible; identificando el entorno tecnológico en que se crearon los

documentos y los sucesivos entornos tecnológicos en que han sido utilizados; y

soportando una migración eficiente y completa.

Cualquier sistema de Manejo de Récords tiene que proveer las siguientes características:

Marcar o registrar el documento electrónico para que no se pueda alterar (read-only).

Proteger el récord de modificaciones o daños. Clasificar el récord de acuerdo con la taxonomía de

categorización de la dependencia. Marcar o registrar el récord como récord esencial (vital). Asignar período de retención al récord (reglas para disponer del

documento). Permitir congelar o descongelar las reglas de disposición. Aplicar controles de acceso y de seguridad (las reglas de

seguridad del récord electrónico pueden ser diferentes del documento electrónico original (source) en el EDMS).

Mecanismo para la disposición de los documentos una vez terminado el período de retención y no estén bajo escrutinio legal o de auditoría.

Mantener el metadato histórico/organizacional que mantiene el contexto institucional del récord en caso de un cambio organizacional.

Historial y registro de auditoría.

El sistema donde residan las aplicaciones y bases de datos debe permitir su crecimiento (scalability) sin perder la calidad en sus servicios; además, debe ser modular, extensible, interoperable, reusable y heredable dentro de sus estructuras jerárquicas y los diversos dominios y plataformas.

4) Transacciones electrónicas

Cuando se generan o reciben transacciones electrónicas con dependencias

externas es necesario establecer un mecanismo en el cual las transacciones se registren de forma apropiada. Es responsabilidad de la dependencia asignarle el tiempo reglamentario de acuerdo con su necesidad operacional, valor legal o la percepción de riesgo. Existen dos formas de riesgo, que son las más comunes, relacionadas con los récords y las firmas electrónicas:

el legal12 o cualquier otro reto que pueda confrontar un récord electrónico a través de su ciclo de vida; y

la pérdida que sufriría una dependencia o un individuo en el caso de que un récord que contiene la firma electrónica no esté debidamente asegurado.

5) Transacciones y Firmas electrónicas

Para mantener un control y registro de las transacciones electrónicas, tanto internas como externas, que conlleve el uso de firmas electrónicas, tiene que crearse un mecanismo estandarizado que permita que éstas sean procesadas de forma segura, salvaguardando siempre la validez de los récords. Para lograr este objetivo tiene que crearse una infraestructura tecnológica conocida como infraestructura de llave pública, Public Key Infrastructure (PKI), que consiste en “unas políticas, reglas, procesos, plataforma de servidores, aplicaciones y estaciones de trabajo que son usados con el propósito de administrar certificados, pares de llaves públicas y privadas (public-private key pairs), incluyendo la habilidad de emitir, mantener y revocar certificados de llaves públicas”. Entre los beneficios que provee establecer un PKI para el manejo de las transacciones electrónicas está:

Autenticidad - la firma tiene la misma validez que la firma en manuscrito.

Confidencialidad - la transmisión es segura, sólo la recibe la persona a quien se envía.

Integridad - provee un mecanismo para detectar si un documento firmado ha sido manipulado.

No repudio - garantiza de forma irrefutable que la transacción se llevó a cabo.

12

Las transacciones electrónicas pueden ser consideradas válidas y legalmente admisibles. “The Comptroller

General has concluded, for example, that contracts formed using some electronic technologies may constitute valid

obligations of the government for purposes of 31 U.S.C. §1501, so long as the technology used provides the same

degree of assurance and certainty as traditional "paper and ink" methods of contract formation. “Legal

Considerations in Designing and Implementing electronic processes: A guide for Federal Agencies”, US

Department of Justice, November 2000, Chapter II Legal issues to consider in “going paperless” section B, part 1

(The importance of writings)

La implantación de un sistema electrónico para manejar transacciones deberá capturar todas las transacciones de récords PKI que caen dentro de la definición de documento público. Además, el metadato necesario para la identificación, búsqueda y disposición de las transacciones debe ser capturado a la “hora o cerca de la hora” en que se efectúa la transacción. Para efectos de recordkeeping, la seguridad se inicia desde el momento en que se crea el récord porque es desde ahí que se inicia la firma electrónica o cualquier otra forma de transferencia electrónica. Cualquier iniciativa tecnológica que conlleve transferencia electrónica, con o sin la firma electrónica, tiene que establecer mecanismos y procedimientos para:

Permitir el rastreo automático de todas las actividades relacionadas con la captura de los récords que se relacionan en un registro de auditoría (audit trail) o en una bitácora, incluyendo la identificación del individuo que inicia la actividad, fecha y hora de la actividad.

Retener los “Recordkeeping Trust Documentation Sets” al menos por el mismo período de tiempo que el de la transacción que contiene la firma electrónica a la que pertenecen.

Establecer los controles internos para conservar la integridad y la veracidad del sistema que se desarrolle para el manejo y procesamiento de las transacciones electrónicas.

Proveer un mecanismo para la clasificación o creación del metadato. Esos atributos deberán ser transferidos a cualquier sistema que se establezca para recordkeeping.

Proveer un mecanismo para identificar y mantener control sobre el período de retención.

6) Conservación de la validez de los récords públicos electrónicos

Uno de los retos más importantes, cuando se hace referencia a documentos electrónicos, es poder conservar el trustworthiness del récord a través de todo su ciclo de vida. La forma en que se implemente en las dependencias variará de acuerdo a cuán crítica es la información y el análisis de riesgo que se haya efectuado. Para demostrar la autenticidad de un récord electrónico es necesario:

mantener una documentación adecuada a la hora o cerca de la hora en que se efectuó la transacción de la firma digital,

tener la habilidad de re-validar la firma digital y desarrollar un mecanismo de registro de auditoría para la

aceptabilidad de la firma electrónica. En el caso de establecer el trustworthiness en firmas digitales, NARA (1999) y el DOJ (2000)13 que establece los estándares de firmas

13

“Electronic Records and Signatures in Global and National Commerce Act” (E-SIGN) (Pub.L. 106-229, § 1, June

electrónicas adoptados en esta Política, presenta dos opciones:

mantener una documentación adecuada y efectiva de la validez de los récords, como el trust verification record, que son aquellos récords que la dependencia encuentra necesarios para documentar una acción en el tiempo, o cerca del tiempo, en que el récord fue creado y

tener la capacidad de re-validar la firma digital. Para asegurar que un récord firmado electrónicamente sea trustworthy, la dependencia deberá:

crear y mantener documentación de los sistemas que van a ser utilizados para crear firmas electrónicas;

asegurarse que los récords que contienen firmas electrónicas son creados y custodiados en un ambiente seguro que proteja los récords de cambios no autorizados o destrucción;

implantar unos procedimientos por escrito para la creación, uso y manejo de récords que contienen firmas electrónicas;

crear y mantener los récords de acuerdo con los procedimientos establecidos; y

adiestrar adecuadamente al personal en su uso. En el caso de tener un PKI, no se pueden depender de una entidad externa que maneje esas transacciones (récords) a menos que exista un contrato que obligue a la parte contratada al mantenimiento apropiado de esas transacciones. Es responsabilidad de la dependencia mantener el control de la llave del PKI que autentica los récords y hacer las pruebas necesarias tomando las debidas precauciones. Algunas de estas medidas pueden ser la documentación que prueba la identidad y el acuerdo de los suscriptores.

ARTÍCULO 58: REVISIÓN DE LA POLÍTICA DE DOCUMENTOS PÚBLICOS ELECTRONICOS

La infraestructura tecnológica es dinámica y cambiante. Esto trae consecuencias tanto en lo tecnológico como en lo operacional. Esta Política ha sido preparada utilizando como marco normativo la Constitución del ELA, las leyes, reglamentos y estándares vigentes, y haciendo referencia a parámetros tecnológicos actuales, con una apreciación de los cambios previsibles en tecnología. No obstante, es necesaria la constante revisión de esta Política para atemperarla a los nuevos cambios tecnológicos y a las necesidades particulares de cada dependencia. Podemos decir que este es un documento vivo y en constante renovación. Aunque es el Administrador de Documentos el que hace cumplir las normativas del Programa de cada dependencia, será necesario revisar esta Política de acuerdo a la evolución de los procesos para mantenerla actualizada conforme a los cambios que se generan periódicamente. Todos los cambios en la Política tienen que estar debidamente documentados.

30, 2000, 114 Stat. 464, codified at 15 U.S.C. §§ 7001 -- 7006)

PARTE CUARTA: ASESORAMIENTO Y AYUDA TÉCNICA QUE OFRECE EL PROGRAMA

ARTÍCULO 59: SERVICIOS OFRECIDOS

El Programa de Administración de Documentos Públicos ofrece adiestramiento, asesoramiento o ayuda técnica a las dependencias sobre las actividades de administración de documentos como se describen en este Artículo y conduce estudios, evaluaciones e intervenciones en diferentes fases de la administración de documentos.

1. Asesoramiento sobre Programas de Administración de Documentos

El Programa de Administración de Documentos Públicos ofrece asesoramiento a las dependencias mediante visitas en las fases de administración de documentos públicos de acuerdo con las leyes, reglamentos, guías y demás directrices al respecto. Ofrece, además, adiestramientos formales en administración de documentos públicos en los cuales se analiza cada una de las fases que componen la administración de documentos.

2. Ayuda Especializada y Técnica

A solicitud de las dependencias, el Programa de Administración de Documentos Públicos realiza estudios y evaluaciones en una o más de las fases de administración de documentos públicos en la dependencia.

a. Se define el estudio general de sistemas de documentación como

un análisis sistemático de costo/beneficio que identifica y define los requisitos de los sistemas para una administración eficiente y económica y los métodos alternos para satisfacer estos requisitos; y recomienda las mejoras para un efectivo sistema de documentos para la aprobación de parte de la gerencia. El estudio general de los sistemas de documentos cubre todos los procesos de administración y operacionales.

3. Solicitud de Servicios

Las dependencias que deseen los servicios de asesoramiento y ayuda especializada o técnica en cualquiera de las fases de administración de documentos públicos deben comunicarse con el Programa de Administración de Documentos Públicos de la Rama Ejecutiva mediante comunicación escrita. Se ofrecen estudios en microfilmación, documentos electrónicos trámite de correspondencia, control de copias y fotocopiadoras, archivo, formularios, utilización de espacio y equipo para documentos y en otras fases de la administración de documentos públicos.

ARTÍCULO 60: INTERVENCIONES

1. Intervenciones realizadas por el Programa de Administración de Documentos Públicos

El inciso (b), subinciso (6), del Artículo 4 de la Ley Núm. 5 del 8 de diciembre de

1955, según enmendada, dispone que el Administrador del Programa de Administración de Documentos Públicos, por medio del Programa de Administración de Documentos Públicos, debe realizar cuantas evaluaciones considere necesaria sobre las prácticas y la efectividad de la administración de documentos en las dependencias de la Rama Ejecutiva y de los gobiernos municipales. Estas evaluaciones podrán realizarse mediante intervenciones a los Administradores de Documentos en cuanto a la aplicación por estos de las normas establecidas por el Administrador del Programa y sobre cualquier otra materia relacionada con el Programa y que sea necesario reglamentar para el buen funcionamiento del mismo. Se inspeccionaran los documentos o las prácticas y programas de administración de documentos de cualquier dependencia con el propósito de someter recomendaciones para mejorar la administración de las prácticas y programas de administración de documentos.

2. Intervenciones Realizadas por el Administrador de Documentos de la

dependencia

Cada dependencia periódicamente debe evaluar sus programas internos de administración de documentos con la frecuencia y profundidad que le permitan sus recursos. Estas intervenciones las llevará a cabo el Administrador de Documentos de la dependencia.

3. Acción e Informe Sobre la Intervención

Cada dependencia debe someter al Administrador de Programa un plan de acción implantando las recomendaciones contenidas en el informe de intervención el cual debe redactarse dentro de los próximos tres meses a partir de la fecha en que se envió el informe final de intervención al jefe de la dependencia.

El Plan de Acción de la dependencia debe incluir: a. Las acciones específicas que la dependencia considera llevar a cabo

sobre cada recomendación contenida en el informe de intervención. Si la dependencia no considera implantar una recomendación debe indicar en el plan de acción por qué no lo hará.

b. El mes y año en que se propone completar cada acción planificada.

4. Informe del Progreso de Implantación del Plan de Acción

Cada dependencia debe someter al Administrador del Programa un informe semestral de progreso sobre la Implantación del Plan de Acción hasta que el plan de acción de la dependencia sea implantado. El Programa de Administración de Documentos Públicos:

1. Analizará el Plan de Acción de la dependencia para determinar si el

mismo es adecuado para implantar las recomendaciones contenidas en el informe de intervención.

2. Someterá comentarios a la dependencia sobre el Plan en dos meses.

3. Notificará a la dependencia cuando no se requieran más informes de

progreso.

5. Evaluaciones y Estudios Interagenciales

El Administrador del Programa podrá conducir inspecciones o estudios de administración de documentos que sobre la revisión a los programas y prácticas de más de una dependencia y que examinen las interacciones y relaciones entre dependencias en cuanto a documentos y administración de documentos.

PARTE QUINTA: DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO 61: DEROGACIÓN

Por la presente queda derogado el Reglamento Núm. 4284 de la Administración de Servicios Generales, según enmendado, conocido como “Reglamento para la Administración de Documentos Públicos de la Rama Ejecutiva del Estado Libre Asociado de Puerto Rico”, que fuera aprobado en junio de 1961, o cualquier otra disposición, carta circular, orden administrativa, memorando, comunicación escrita o instrucción anterior en todo cuanto sea incompatible con lo dispuesto en este Reglamento.

ARTÍCULO 62: CLÁUSULA DE SEPARACIÓN

Si cualquier disposición de este Reglamento o la aplicación del mismo a cualquier persona o circunstancia fuese declarada inconstitucional, tal declaración no afectará las demás disposiciones ni la aplicación del Reglamento que pueda tener efecto sin necesidad de las disposiciones declaradas inconstitucionales o nulas y a tal efecto se declara que las disposiciones de este Reglamento son separables unas de otras.

ARTÍCULO 63: VIOLACIONES Y PENALIDADES

Cualquier violación a las disposiciones de este Reglamento constituirá delito menos grave y convicta que fuere la persona, será castigada con pena de reclusión no mayor de seis (6) meses o multa no mayor de quinientos (500) dólares o ambas penas a discreción del tribunal.

ARTÍCULO 64: VIGENCIA

Este Reglamento entrará en vigor treinta (30) días después de su radicación en el Departamento de Estado del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, de acuerdo con las disposiciones de la Ley Núm. 170 del 12 agosto de 1988, según enmendada, conocida como “Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme del Estado Libre Asociado de Puerto Rico”. Aprobado en San Juan, Puerto Rico, hoy día ______de _________ de 2010.

/Fdo. / ADMINISTRADOR