mafiavnboy.ucoz.net · giáo viên: phùng nguyễn thanh phong giáo trình microsoft word phần...

Giáo viên: Phùng Nguyễn Thanh Phong Giáo Trình Microsoft Word

Phần 1: MICROSOFT WORD CHƯƠNG I: ĐẠI CƯƠNG VỀ MICROSOFT WORD

I. GIỚI THIỆU Microsoft Word là một phần mềm xử lý văn bản cao cấp, cho phép thực hiện các chức năng cơ

bản mà bạn đã tìm thấy trong đa số phần mềm xử lý văn bản như: in đậm, in gạch dưới, in nghiêng, canh lề văn bản hoặc kiểm tra lỗi chính tả. Ngoài ra Word còn cung cấp các chức năng tinh vi, cầu kỳ trong ngành in tài liệu hoặc tự động hóa công việc soạn thảo văn bản, tạo các biểu mẫu, hoặc trộn văn bản với các mẫu hình đồ họa.

Ngoài ra, Word còn cung cấp một bộ thiết kế mẫu về dạng các tài liệu có sẵn gọi là Letter Wizard để bạn chọn.

II. KHỞI ĐỘNG CHƯƠNG TRÌNH MICROSOFT WORD Word có thể được khởi động theo ba cách như sau: • Từ trình đơn Start của Windows.

+ Bấm nút Start, chọn Programs > Microsoft Word • Từ thanh Microsoft Office ở góc trên phải màn hình

+ Bấm nút Microsoft Word hay + Bấm nút New Office Document và trong hộp thoại New Office Document chọn Blank Document.

Sau khi khởi động xong, màn hình Word hiện lên như sau:

1

Thanh tiêu đề Thanh trình đơn Thanh công cụ chuNn Thanh định dạng chuNn

N út Split

Thước ngang Thanh cuộn ngang

Thước dọc

Thanh trạng thái Thanh cuộn ngang Thanh công cụ vẽ N út lật trang

III. MÀN HÌNH CỦA WORD Màn hình của Word gồm các thành phần sau:

1/ Cửa sổ trình ứng dụng Microsoft Word (Microsoft Word window) Cửa sổ trình ứng dụng Word gồm các thành phần sau:

a. Thanh tiêu đề (Title bar)


Hàng đầu tiên trên đỉnh màn hình gọi là thanh tiêu đề cho biết tên chương trình là Microsoft Word. N ếu cửa sổ soạn thảo được phóng lớn (maximize) thì tên tài liệu sẽ nằm ở thanh tiêu đề này. Tên tài liệu là tên văn bản mà bạn đang mở để làm việc. Word đặt tên mặc định cho tài liệu là Document # với # là một số, ứng với số lần tạo lập tài liệu mới.

b. Nút điều khiển trình đơn Word (Word control menu icon) Là ô nhỏ nằm phía trái thanh tiêu đề. Để kích hoạt trình đơn này ta có thể dùng mouse

bấm vào ô này hoặc nhấn Alt+Spacebar thì khung trình đơn hiện lên: Các mục chọn trong trình đơn này ảnh hưởng trực tiếp tới cửa sổ Word. Restore Phục hồi cửa sổ Word trở lại trạng thái cũ Move Di chuyển cửa sổ Word Size Đặt lại kích thước cửa sổ Word Minimize Thu nhỏ cửa sổ Word thành một biểu tượng trên thanh Taskbar Maximize Phóng lớn cửa sổ Word chiếm toàn màn hình Close Đóng lại cửa sổ Word (tức là thoát khỏi Microsoft Word)

c. Các nút thu nhỏ (Minimize), phóng lớn (Maximize), phục hồi (Restore) và Đóng (Close) Là các ô nằm bên phải thanh tiêu đề. Gồm 3 ô vuông: Ô thứ nhất gọi là Minimize, ô thứ

hai là Restore, nếu cửa sổ Word ở trạng thái bình thường thì nút này là Maximize. N út Minimize : thu nhỏ nhỏ cửa sổ Word thành một biểu tượng trên thanh Taskbar. N út Restore : phục hồi cửa sổ Word trở lại trạng thái cũ. N út Maximize : phóng lớn cửa sổ Word chiếm toàn màn hình.

d. Thanh trình đơn ngang (Menu bar) Trình đơn thanh ngang gồm 9 nhóm lệnh của Word, từ trái sang phải như sau: File Edit View Insert Format Tools Table Window Help

e. Thanh công cụ (Toolbar) N ằm ngay dưới thanh trình đơn ngang là hai thanh công cụ Standard Toolbar và

Formatting Toolbar gồm các nút lệnh cho phép thực hiện các thao tác thường sử dụng trong quá trình soạn thảo. Mỗi khi bạn đưa con trỏ chuột đến các nút lệnh thì tên các nút lệnh (Tooltip) sẽ hiện ra bên dưới các nút này. • Thanh công cụ chuNn (Standard Toolbar): gồm các nút sau:

Nút Tên gọi Công dụng New Tạo một tài liệu mới theo khuôn mẫu (template) mặc định Normal, giống

như menu File>New, tuy nhiên menu File>New cho phép chọn một khuôn mẫu cho tài liệu sẽ tạo.

Open Mở một tài liệu đã có trên đĩa giống như menu File>Open (Ctrl+O) Save Lưu tài liệu đang soạn thảo lên đĩa, giống như menu File>Save (Ctrl+S) Print In toàn bộ tài liệu ra giấy giống như menu File>Print Print Preview Xem tài liệu trước khi in, giống như menu File>Print Preview Spelling and

Grammar Kiểm tra lỗi chính tả và văn phạm (tiếng Anh), giống như menu Tools> Spelling and Grammar (F7)

Cut Cắt khối văn bản hay hình ảnh đã chọn vào bộ nhớ đệm (Clipboard), giống như menu Edit>Cut (Ctrl+X)

Copy Chép khối văn bản hay hình ảnh đã chọn vào bộ nhớ đệm (Clipboard), giống như menu Edit>Copy (Ctrl+C)

Paste Dán nội dung trong bộ nhớ đệm (Clipboard) vào tài liệu, tại vị trí điểm chèn, giống như menu Edit>Paste (Ctrl+V)

Format Painter Sao chép định dạng Undo Lấy lại (phục hồi) thao tác trước đó, giống như menu Edit>Undo

(Ctrl+Z) Redo Làm lại thao tác vừa mới làm, giống như menu Edit>Redo/Repeat

(Ctrl+Y) Insert Hyperlink Tạo một liên kết trong trang web, giống như menu Insert>Hyperlink

(Ctrl+K) Web Toolbar Bật/tắt thanh công cụ tạo lập trang web Tables and Borders Bật/tắt thanh công cụ kẻ khung và tô nền (Tables and Borders)

2


/ Insert Table Tạo (chèn) bảng vào tài liệu, giống như menu Table>Insert Table Insert Rows Chèn thêm hàng vào bảng Insert Microsoft

Excel Worksheet Chèn bảng tính Excel vào tài liệu.

Columns Định dạng tài liệu hay khối văn bản đã chọn thành nhiều cột giống như menu Format>Columns

Drawing Toolbar Bật/tắt thanh công cụ vẽ (Drawing Toolbar) Document map Hiển thị tài liệu dưới dạng hai khung: khung chứa các tiêu đề và khung

chứa nội dung tài liệu Show/Hide Hiện/giấu các ký tự không in được (Nonprinting characters) trên tài liệu

Zoom Điều chỉnh tỷ lệ hiển thị tài liệu trên màn hình, giống như menu View>Zoom

Office Assistant Hiện hộp thoại trợ giúp

• Thanh định dạng chuNn (Formatting Toolbar): gồm các nút sau:

Nút Tên gọi Công dụng Style Dùng để chọn một style, mặc nhiên là N ormal

Font Chọn font chữ, giống như menu Format>Font thẻ Font (Ctrl+Shift+F)

Font Size Chọn cỡ chữ, giống như menu Format>Font thẻ Font (Ctrl+Shift+P)

Bold Bật/tắt kiểu chữ đậm (Ctrl+B)

Italic Bật/tắt kiểu chữ nghiêng (Ctrl+I)

Underline Bật/tắt kiểu chữ gạch dưới (Ctrl+U)

Align Left Canh ngay hàng đoạn văn bản theo lề trái (Ctrl+L)

Center Canh đoạn văn bản vào giữa hai lề (Ctrl+E)

Align Right Canh ngay hàng đoạn văn bản theo lề phải (Ctrl+R)

Justify Canh ngay hàng đoạn văn bản đều hai bên lề trái và lề phải

(Ctrl+J)

Nubering Đánh số tự động các đoạn, giống như menu Format>Bullets and

Numbering

Bullets Tạo các ký hiệu gạch đầu hàng cho các đoạn, giống như menu

Format> Bullets and Numbering

Descrease

Indent ĐNy đoạn văn bản qua trái một khoảng tabstop

Increase Indent

ĐNy đoạn văn bản qua trái một khoảng tabstop

Borders Kẻ khung, giống như menu Format>Borders and Shadding

Highlight Làm nổi bật đoạn văn bản cần chú ý

Font Color Chọn màu cho chữ, giống như menu Format>Font thẻ Font.

• Bật/tắt thanh công cụ: dùng một trong các cách sau: Cách 1: Bấm nút mouse phải lên thanh trình đơn hay bất kỳ thanh công cụ nào.

Một menu xuất hiện gồm tên các thanh công cụ, thanh nào có dấu √ đứng trước là thanh này đang hiện, muốn tắt, bấm chọn thanh này một lần nữa. N gược lại, thanh nào không có dấu √ đứng trước là thanh đó đang tắt, muốn hiện, bấm chọn thanh này.

Cách 2: Chọn menu View>Toolbars, các bước còn lại giống như cách 1. Cách 3: Chọn menu Tools>Customize xuất hiện hộp thoại Customize. Bấm chọn thẻ (tag)

Toolbars, trong khung Toolbars bấm chọn (hay bỏ chọn) ở các thanh tương ứng. Sau đó, bấm nút Close.

f. Thanh trạng thái (Status bar)

3


N ằm ở hàng cuối cùng của cửa sổ, cho biết những thông tin liên quan đến tài liệu của bạn đang soạn thảo. Trên thanh này có các thông tin như sau:

Thanh trạng thái chia làm 3 khung: • Khung thứ nhất: cho biết các thông tin về trang, gồm:

Trang hiện tại: Page xx Phân đoạn (secsion) hiện tại: Sec yy Trang hiện tại trên tổng số trang : xx/zz

• Khung thứ hai: cho biết vị trí của điểm chèn (con trỏ) (insert point). At: Khoảng cách từ đầu trang đến điểm chèn hay hàng hiện tại là bao nhiêu

(inch, cm). Ln xx: Số hàng tính từ đầu trang đến vị trí của điểm chèn. Col yy: Số cột (ký tự) tính từ lề trái đến vị trí của điểm chèn.

• Khung thứ ba: cho biết tình trạng của một số phím. REC: Bật/tắt chế độ ghi (record) macro (ghi lại các thao tác đang làm thành

macro). EXT: Bật/tắt chế độ mở rộng việc chọn khối văn bản. OVR: Bật/tắt chế độ ghi chồng hay ghi đè (Overtype).

2/ Cửa sổ tài liệu (Document window) Là cửa sổ nằm bên trong cửa sổ Word, dùng để soạn thảo văn bản, gồm các thành phần

sau: a. Thanh tiêu đề (Title bar)

Chứa tên văn bản, nếu cửa số này được phóng lớn toàn màn hình thì thanh tiêu đề của cửa sổ tài liệu và cửa sổ Word nhập vào làm một, cùng chứa tên trình ứng dụng Microsoft Word và tên văn bản.

b. Nút điều khiển trình đơn tài liệu (Document control menu icon) Nút này nằm bên trái thanh tiêu đề, dùng để di chuyển, thay đổi kích thước khung cửa

sổ tài liệu hiện bạn đang làm việc. Để kích hoạt trình đơn này ta có thể dùng mouse bấm vào ô này hoặc nhấn Alt+dấu – thì khung trình đơn hiện lên:

Các mục chọn trong trình đơn này chỉ tác động đến cửa sổ tài liệu. Restore Phục hồi cửa sổ tài liệu trở lại trạng thái cũ Move Di chuyển cửa sổ tài liệu Size Đặt lại kích thước cửa sổ tài liệu Minimize Thu nhỏ cửa sổ tài liệu thành một biểu tượng ở đáy cửa sổ Word Maximize Phóng lớn cửa sổ tài liệu lấp đầy cửa sổ Word. Close Đóng lại cửa sổ tài liệu (tức là đóng tài liệu đang soạn thảo)

c. Các nút thu nhỏ (Minimize), phóng lớn (Maximize), phục hồi (Restore) và Đóng (Close) Là các ô nằm bên phải thanh tiêu đề. Gồm 3 ô vuông: Ô thứ nhất gọi là Minimize, ô thứ

hai là Restore, nếu cửa sổ tài liệu ở trạng thái bình thường thì nút này là Maximize. N út Minimize : thu nhỏ nhỏ cửa sổ tài liệu thành một biểu tượng ở đáy cửa sổ Word. N út Restore : phục hồi cửa sổ tài liệu trở lại trạng thái cũ N út Maximize : phóng lớn cửa sổ tài liệu lấp đầy cửa sổ Word

d. Thước (Ruler) Gồm hai thước: thước ngang và thước dọc (thước dọc chỉ hiện ra trong chế độ Page

Layout). Thước dùng để: • Điều chỉnh lề trái, lề phải của trang giấy (Left, Right margin) và lề trên, lề dưới của trang

giấy (Top, Bottom margin). • Định khoảng cách thụt vào (Indent), đặt các điểm canh cột (tabstop). • Định khoảng cách cột, bảng biểu * Chọn đơn vị đo trên thước: chọn menu Tools > Options, xuất hiện hộp thoại Options.

Chọn thẻ General và mở hộp Measurements Units chọn đơn vị đo (inches, centimeters, …)

4


* Bật/tắt thước: chọn menu View > Ruler.

Chú ý: Ở chế độ Normal bạn không thấy được thước dọc. e. Các thanh cuộn (Scroll bar)

N ằm ở hàng cuối cùng và bên phải cửa sổ tài liệu là hai thanh cuộn ngang và cuộn đứng. Các thanh cuộn này chỉ sử dụng với con chuột.

Thanh cuộn ngang (Horizontal Scrollbar): dùng di chuyển văn bản theo chiều ngang từ trái sang phải và ngược lại. Bấm nút , để cuộn màn hình qua lại theo chiều ngang.

Thanh cuộn đứng (Vertical Scrollbar): dùng di chuyển văn bản lên trên hoặc xuống dưới. Bấm nút hay để cuộn màn hình lên hay xuống một hàng. Bấm nút hay để xem trang trước hay trang kế của tài liệu.

Bấm và kéo hộp cuộn để cuộn màn hình lên, xuống, qua lại nhanh hơn. f. Nút phân đôi cửa sổ tài liệu

Trên đầu thanh cuộn đứng có một nút hình chữ nhật ( ) gọi là nút tách cửa sổ tài liệu (Split Box) dùng để chia cửa sổ tài liệu làm hai khung, tạo thuận tiện khi làm việc với một tài liệu nhiều trang.

Để chia cửa sổ tài liệu thành hai khung, bạn đưa con trỏ chuột vào nút này, con trỏ chuột trở thành , bấm và kéo thanh Split để chia cửa sổ làm hai phần.

Để di chuyển qua lại giữa hai khung của tài liệu: nhấn F6 hay bấm chuột vào khung muốn chuyển đến.

Muốn bỏ phân đôi cửa sổ: dùng chuột kéo nút Split về vị trí cũ hay chọn menu Window>Remove Split.

Bên trái thanh cuộn ngang có ba nút dùng để chọn cách hiển thị tài liệu lên màn hình, gồm các nút: Normal View, Online Layout View, Page Layout và Outline View.

g. Vùng văn bản N ằm ngay dưới thước là một vùng rộng, trắng và lớn để nhập văn bản vào. Có một vạch

đứng nhấp nháy gọi là điểm chèn (con trỏ) để biểu thị vị trí ký tự sẽ được nhập vào văn bản và một vạch nằm ngang gọi là dấu kết thúc văn bản (End of document mark) để chỉ vị trí chấm dứt văn bản (chỉ hiện ra trong chế độ Normal).

IV. CÁCH SỬ DỤNG TRÌNH ĐƠN VÀ LỰA CHỌN CÁC MỤC TRONG HỘP THOẠI 1. Chọn lựa một lệnh trên trình đơn

5


a. Dùng mouse Bấm chuột lên trình đơn muốn mở. Lúc này xuất hiện trình đơn kéo xuống với bảng liệt

kê các lệnh của trình đơn. Muốn chọn lệnh nào đó trên trình đơn này, bạn bấm con trỏ chuột vào lệnh đó. Để đóng trình đơn kéo xuống, bấm chuột bên ngoài trình đơn này.

Một lệnh được chọn có 3 hình thức thực hiện: 1. Các lệnh đơn giản tác động trên văn bản đang soạn thảo: Là các lệnh sẽ thực hiện ngay liền

sau khi chọn lệnh. Thông thường các lệnh này được bố trí thành các nút lệnh trên thanh công cụ. Thí dụ: Các lệnh Copy, Cut, Paste của trình đơn Edit

2. Các lệnh về thiết lập lại môi trường làm việc: Là các lệnh khi được chọn, sẽ có ký hiệu √ đứng trước tên lệnh. Đối với lệnh này, ảnh hưởng của lệnh vẫn còn, mặc dù đã thoát ra khỏi Word. Để chấm dứt ảnh hưởng, chọn lại lệnh đó (khi đó ký hiệu √ sẽ mất đi).

3. Các lệnh cần thêm một số thông tin bổ sung khi thực hiện: Là các lệnh có có ba dấu chấm ở sau tên lệnh. Khi chọn các lệnh thuộc loại này sẽ hiển thị một hộp thoại yêu cầu và nhắc nhở người sử dụng cung cấp một số thông tin cần thiết.

b. Dùng bàn phím Thực hiện các bước sau:

• N hấn phím Alt hay F10 để mở thanh trình đơn ngang. Dùng phím mũi tên phải hay mũi tên trái để dời ô sáng đến lệnh muốn chọn và nhấn Enter. Hoặc nhấn Alt + ký tự đại diện cho trình đơn kéo xuống (ký tự có dấu gạch dưới).

• Dùng phím mũi tên xuống hay mũi tên lên dời thanh sáng đến lệnh muốn chọn rồi nhấn Enter.

• Để đóng trình đơn kéo xuống, nhấn Esc. Đóng thanh trình đơn ngang, nhấn phím Esc một lần nữa.

2. Chọn các mục trên hộp thoại. N ếu bạn chọn lệnh có dấu ba chấm theo sau trong trình đơn kéo xuống thì Word sẽ hiện

hộp đối thoại yêu cầu bổ sung thêm thông tin cần thiết. Thí dụ: Khi bạn chọn mục Print ... trên trình đơn File. Hộp thoại sau đây xuất hiện:

Các hộp thoại có thể khác nhau về nội dung nhưng thường gồm một số mục sau:

• Command button: là những nút hìnnh chữ nhật dài sẽ thi hành một thao tác thuộc chức năng của lệnh khi nhấn nút này.

6


Thí dụ: N út có chữ OK hoặc Cancel dùng chấp nhận hoặc hủy bỏ những thay đổi trên hộp thoại này.

• Tunnel-through command button: cũng là một nút nhấn nhưng nó lại cho phép mở thêm hộp thoại khác. Thí dụ: N út lệnh Option... của hộp thoại Print

Muốn chọn các nút này bạn dùng chuột bấm trên chúng, hoặc có thể nhấn phím Tab để chuyển đến nút này (sẽ có một khung chữ nhật bao quanh tên nút lệnh) rồi nhấn Enter hay nhấn Alt + ký tự đại diện.

• Option button: Đây là những nút tròn cho phép chọn một trong những nút liên quan, để chọn nút nào bấm chuột trên nút đó hoặc nhấn Alt + ký tự đại diện. Thí dụ: N út All

• Check box: Đây là những ô vuông cho phép đánh dấu √ là được chọn. N ếu có một nhóm check box thì chọn bao nhiêu cũng được. Để chọn ô nào bấm chuột trên ô đó hoặc nhấn Alt + ký tự đại diện. Thí dụ: N út Collate

• Text box: Đây là một ô chữ nhật cho bạn đánh dữ kiện vào. Thí dụ: Pages • List box: Gồm 2 phần: ô nhập liệu chữ nhật và hộp danh sách. Khi một hộp thoại được mở thì

ô này hiện sẵn giá trị mặc nhiên. Thí dụ: Name, Print What Để cung cấp hoặc chọn thông tin, dùng cách sau: ♦ N hập thông tin mới: bấm mouse vào trong ô nhập hoặc nhấn Alt + ký tự đại diện và nhập

vào thông tin mới. ♦ Chọn thông tin từ List box: gồm các bước

+ Mở hộp danh sách kéo xuống: bấm chuột vào nút mũi tên ở bên phải hộp hoặc nhấn Alt + ký tự đại diện.

+ Chọn thông tin: bấm mouse vào mục thông tin muốn chọn hoặc dùng phím mũi tên lên/ xuống dời thanh sáng đến mục thông tin cần chọn. Lúc này, trong ô nhập liệu hiện thông tin vừa chọn từ hộp danh sách.

3. Cách chọn nút bấm trên thanh công cụ Có hai loại nút bấm:

• N út bấm chọn lệnh theo dạng đồ họa: Bấm chuột vào nút sẽ hiện một mô hình bên dưới nút này. Bấm mouse vào mô hình và kéo sao cho vệt sáng bao trùm mô hình muốn chọn và thả chuột. Khi đó, Word sẽ chèn thêm đối tượng vừa chọn vào văn bản ngay tại điểm chèn. Thí dụ: N út bấm Columns, Table.

• N út bấm cho kết quả ngay: bấm chuột vào nút muốn chọn. Word sẽ thực hiện lệnh ngay liền. Thí dụ: N út bấm New, Open, Save.

V. THOÁT KHỎI WORD Chọn một trong các cách sau:

• Bấm đúp chuột tại nút điều khiển Word (Word Control menu icon). • Bấm nút Close ⌧ của cửa sổ Word. • Chọn menu File > Exit. • N hấn tổ hợp phím tắt Alt+F4.

Chú ý: N ếu khi thoát khỏi Word mà tài liệu đang soạn thảo chưa lưu giữ thì Word sẽ hiện hộp thông báo sau:

Chọn: • Yes: lưu giữ tài liệu và thoát khỏi Word. • No: thoát khỏi Word và không lưu giữ tài liệu. • Cancel: không thoát khỏi Word.

7


CHƯƠNG II:

CÁC THAO TÁC TRONG SOẠN THẢO VÀ ĐNNH DẠNG TÀI LIỆU

I. TẠO MỘT TÀI LIỆU MỚI

Muốn tạo một tài liệu mới bạn có hai cách sau: • Bấm nút New trên thanh công cụ chuNn. • Chọn menu File > New. Hộp thoại New xuất hiện, bạn có thể chọn một khuôn mẫu (template) cho

tài liệu hay chọn Blank Document và bấm nút OK.

II. NHẬP VĂN BẢN

Khi đã mở một tài liệu mới lúc đó Word sẵn sàng cho phép soạn thảo văn bản mới. Sau đây là một số điểm cần chú ý khi đánh văn bản vào: • Điểm chèn hay con trỏ: là một gạch đứng nhấp nháy, khi đánh văn bản vào thì chữ sẽ xuất hiện

phía bên trái con trỏ và con trỏ sẽ nhích qua phải. • Các phím di chuyển con trỏ:

Home/End: về đầu/cuối hàng PageUp/PageDown: lên/xuống một trang màn hình Ctrl+Home/Ctrl+End: về đầu/cuối tài liệu

• Phím Backspace và Delete: Hai phím này dùng để sửa lỗi sai khi nhập, phím Backspace dùng xóa ký tự bên trái con trỏ, phím Delete xóa ký tự bên phải con trỏ.

• Chế độ Insert và Overtype: Word mặc định khi nhập văn bản là ở chế độ đánh chèn (Insert), nghĩa là chèn thêm vào bên trái con trỏ. Còn chế độ Overtype là đánh chồng lên khi bạn soạn thảo trong chế độ này nó sẽ thay thế các ký tự nằm phía bên phải con nháy. Để chuyển sang chế độ này, bạn bấm chuột vào nút OVR trên thanh trạng thái.

• Phím Enter: Phím này dùng để kết thúc một đoạn đồng thời sang một đoạn mới. Khi đó Word sẽ chèn thêm vào cuối đoạn một ký hiệu gọi là dấu phân đoạn (paragraph mark). N hấn Enter nhiều lần sẽ tạo ra các đoạn trống.

• Phím Shift + Enter: Phím này dùng để sang hàng mới mặc dù chưa đến cuối hàng. Hàng mới này vẫn còn thuộc đoạn cũ. Khi đó Word sẽ chèn thêm vào cuối hàng một ký hiệu gọi là dấu xuống hàng (Newline). * Các dấu phân đoạn (¶) và xuống hàng (↵) sẽ hiện ra trên màn hình khi bấm nút Show/Hide trên thanh công cụ chuNn.

8


• Cuốn từ (Word wrap): Khi bạn nhập văn bản đến cuối hàng thì Word tự động cuốn các từ vượt quá lề phải xuống hàng kế, hiện tượng này gọi là word wrap.

III. MỞ MỘT TÀI LIỆU ĐÃ CÓ TRÊN ĐĨA Bấm nút Open hoặc chọn menu File > Open trên thanh công cụ chuNn. Hộp thoại Open xuất

hiện:

Để mở một tập tin trước hết bạn phải biết tên tập tin và nơi lưu giữ nó.

• Chọn kiểu tập tin muốn mở ở hộp danh sách File of type, mặc định là Word Documents. • Chọn ổ đĩa, folder chứa tập tin muốn mở ở hộp danh sách Look in. • Chọn tập tin muốn mở trong khung danh sách tập tin ở bên dưới hộp Look in. • N ếu cần, hãy xác định thời điểm hiệu chỉnh, sửa đổi lần cuối ở hộp Last modified (mở hộp Last

modified và chọn một thời điểm: today, any time, last week, this week, last month, this month). • Bấm nút Open hay nhấn Enter.

Chú ý: + Bạn có thể bấm đúp vào tên tập tin muốn mở trong khung danh sách tập tin thay vì bấm nút Open.

+ Công dụng của một số nút bấm trong hộp thoại Open.

Nút Tên gọi Công dụng Up One Level Trở về folder (thư mục) cha. Search the web Tìm tập tin muốn mở trên WWW

Look in Favarites Tìm tập tin muốn mở trong danh sách các tập tin thường dùng (Favorites).

Add to Favorites Thêm tập tin vào danh sách các tập tin thường dùng.

List Hiển thị các tập tin trong khung danh sách tập tin dưới dạng danh sách (tên tập tin).

Details Hiển thị các tập tin trong khung danh sách tập tin dưới dạng chi tiết (tên tập tin, kích thước, kiểu tập tin, ngày, giờ hiệu chỉnh lần cuối cùng).

Properties Hiển thị bảng thuộc tính của tập tin đang chọn ở bên phải khung danh sách tập tin.

Preview Xem trước nội dung của tập tin đang chọn.

9


Commands and Settings

Mở trình đơn lệnh kéo xuống để thực hiện lệnh hay thiết lập các tùy chọn trong hộp thoại Open.

IV. LƯU GIỮ TÀI LIỆU 1. Lưu giữ tài liệu lần đầu tiên

Khi tài liệu mới nhập vào chỉ mang tên tạm thời là Document1, do đó khi lưu giữ vào đĩa ta phải đặt cho nó một cái tên, gán tên ổ đĩa, folder (thư mục) nó sẽ được lưu vào.

Muốn lưu giữ một tài liệu mới, bấm nút Save trên thanh công cụ chuNn hoặc: 1. Chọn menu File > Save (Ctrl+S) hoặc nhấn phím F12. Hộp thoại Save As xuất hiện. 2. Trong hộp File Name đánh vào tên tập tin. 3. N ếu đồng ý với tên ổ đĩa và thư mục hiện hành thì bấm nút Save, nếu không thì bạn chọn lại tên

ổ đĩa và thư mục thích hợp trong hộp Save in. Hộp thoại Save As bao giờ cũng xuất hiện khi bạn lưu giữ tài liệu mới lần đầu tiên.

Công dụng của các nút bấm trong hộp thoại Save As... giống như trong hộp thoại Open.

2. Lưu giữ tài liệu hiện hữu Sau khi đã lưu giữ tài liệu lần đầu tiên, bạn có thể lưu giữ lại (cùng tên, đường dẫn), bằng

cách bấm nút Save trên thanh công cụ chuNn hoặc chọn menu File > Save (Ctrl+S). 3. Đóng lại một tài liệu.

Sau khi đã hoàn tất việc soạn thảo một tài liệu và đã lưu giữ nó, hoặc để mở một tài liệu mới hoặc nghỉ ta cần đóng tài liệu này lại. Để đóng một tài liệu chọn menu File > Close, hoặc bấm nút Close ⌧ hay bấm đúp nút điều khiển tài liệu (Document control menu icon) của cửa sổ tài liệu.

Chú ý: + N ếu trước khi đóng tài liệu mà bạn chưa lưu giữ, Word sẽ hiện hộp thông báo sau:

Chọn: • Yes: lưu giữ và đóng tài liệu.

10


• No: đóng và không lưu giữ tài liệu. • Cancel: không đóng tài liệu.

V. CÁC CHẾ ĐỘ HIỂN THN TÀI LIỆU Khi tạo một tài liệu thì tài liệu này hiện lên màn hình ở chế độ mặc nhiên gọi là Normal

View, Word cung cấp cho chúng ta xem văn bản theo nhiều cách khác nhau. 1. Normal view

Đây là cách hiển thị mặc nhiên của tài liệu, tài liệu được trình bày liên tục từ trên xuống dưới, các chỗ ngắt trang được thể hiện bằng các một đường chấm chấm. Khi tài liệu đang ở trong chế độ này ta có thể thấy: • Cách định dạng của đoạn văn. • Cách canh lề đoạn văn bản, khoảng cách thụt so với lề trái, lề phải. • Các khoảng cách nhảy gọi là điểm canh cột. • Các hàng văn bản. • Các dấu ngắt trang, ngắt cột.

Để chuyển qua chế độ Normal View, bạn chọn menu View > Normal hoặc bấm nút Normal View ở bên trái thanh cuộn ngang.

2. Page Layout View Tài liệu đang soạn thảo sẽ hiển thị theo từng trang in một cách chính xác nhất, có nghĩa là

văn bản sẽ được in ra đúng như bạn thấy trên màn hình. Trong chế độ này, ngoài phần thân của tài liệu mà bạn thấy được trong chế độ Normal, bạn còn thấy được phần tiêu đề đầu trang (Header), tiêu đề cuối trang (Footer), các đường biên của văn bản (Text boundaries) và thước đứng.

Để chuyển qua chế độ Page Layout View, bạn chọn menu View > Page Layout hoặc bấm nút Page Layout View ở bên trái thanh cuộn ngang.

3. Outline View Chế độ này cho hiển thị những tiêu đề chính (Heading) của tài liệu, có thể chỉ cho hiển thị

tiêu đề các cấp không cho hiển thị văn bản. Do đó đối với những tài liệu dài thì với cách hiển thị này giúp bạn dễ dàng sao chép, di chuyển các tiêu đề và thân tiêu đề.

Để chuyển qua chế độ Outline View, bạn chọn menu View > Outline hoặc bấm nút Outline View ở bên trái thanh cuộn ngang.

4. Print Preview Ở chế độ này toàn bộ trang giấy in ra sẽ hiện trên màn hình. Ở chế độ này có thể hiệu

chỉnh văn bản, thay đổi biên, di chuyển tiêu đề đầu trang và tiêu đề cuối trang. Muốn chuyển qua chế độ Print Preview, bạn chọn menu View > Print Preview hoặc bấm

nút Print Preview trên thanh công cụ chuNn. IV. DI CHUYỂN TRÊN TÀI LIỆU

1. Di chuyển con trỏ bằng mouse Bạn đưa con trỏ chuột về nơi bạn muốn chuyển đến và bấm. N ếu muốn di chuyển về vùng

tài liệu không nằm trên màn hình thì trước tiên bấm chuột trên thanh cuộn để cho hiện lên phần tài liệu muốn chuyển đến. Có hai cách để làm việc này: • Sử dụng mouse và hộp cuộn

+ Đưa con trỏ chuột vào hộp cuộn (Scroll box) . + Kéo hộp cuộn lên hoặc xuống trên thanh cuộn. + Thả chuột ra khi hộp cuộn đã ở vùng văn bản muốn xem. + Đưa con trỏ vào vị trí muốn chuyển đến và bấm chuột.

• Sử dụng mũi tên cuộn, thanh cuộn + Muốn chuyển về đầu/cuối tài liệu bạn đưa con trỏ về mũi tên cuộn lên hoặc cuộn xuống

. + Bấm và giữ chuột. N hả chuột ra khi thấy văn bản cần xem hiện lên.

VII. CÁC THAO TÁC TRÊN KHỐI VĂN BẢN 1. Chọn khối văn bản

a. Sử dụng mouse

11


12

+ Một khối văn bản: Bấm và giữ chuột tại điểm đầu hoặc kết thúc rồi lôi chuột về phía đối nghịch. Khối văn bản được chọn sẽ đổi màu.

+ Một từ: bấm đúp trên từ này. + Một dòng: bấm trên thanh chọn ở bên trái dòng văn bản. + Nhiều hàng: bấm trên thanh chọn ở đầu một hàng sau đó kéo con trỏ về trên hoặc dưới. + Một câu: bấm và giữ Ctrl rồi bấm chuột bất cứ chỗ nào trên câu. + Một đoạn: bấm đúp trên thanh chọn ở bên trái đoạn hay đưa con trỏ ngay trên đoạn văn,

bấm ba lần. + Toàn bộ tài liệu: Bấm và giữ Ctrl rồi bấm trên thanh chọn.

b. Sử dụng bàn phím TỔ HỢP PHÍM CHỌN Shift + → Một ký tự bên phải Shift + ← Một ký tự bên trái Shift + ↑ Một hàng bên trên Shift + ↓ Một hàng bên dưới Shift + Home Từ con trỏ đến đầu hàng văn bản Shift + End Từ con trỏ đến cuối hàng văn bản Ctrl + A Toàn bộ văn bản

2. Hủy bỏ việc chọn khối văn bản - Bấm con trỏ chuột ở ngoài khối văn bản được chọn. - N hấn bất kỳ phím mũi tên nào.

3. Xóa khối văn bản - Để xóa bỏ khối văn bản đã được chọn, bạn nhấn phím Delete hoặc Backspace. - N ếu vô ý lỡ xóa một khối văn bản thì có thể phục hồi lại bằng cách sử dụng nút Undo trên thanh công cụ chuNn hay nhấn Ctrl+Z..

4. Thay thế khối văn bản được chọn - Chọn khối văn bản cần thay thế. - N hập vào văn bản mới, khi đó những gì thuộc khối văn bản cũ bị xóa đi và nó được thay thế bởi

những gì vừa mới nhập vào. 5. Di chuyển khối văn bản

- Di chuyển một khối văn bản có thể có các cách sau: + Sử dụng nút Cut và Paste trên thanh công cụ chuNn. + Chọn lệnh Cut và Paste trên trình đơn Edit. + Sử dụng chuột.

a. Sử dụng chuột - Chọn khối văn bản muốn di chuyển. - Đưa con trỏ chuột vào khối văn bản được chọn. - Bấm và giữ nút trái chuột. Con trỏ chuột trở thành ⏐ - Kéo con trỏ chuột ⏐ về vị trí muốn chuyển đến và thả chuột ra.

b. Sử dụng trình đơn Edit - Chọn khối văn bản. - Chọn menu Edit > Cut. - Di chuyển con trỏ về vị trí nơi muốn chuyển đến. - Chọn menu Edit > Paste.

6. Sao chép văn bản - Bạn có thể sao chép một khối văn bản theo nhiều cách như sau:

+ Chọn nút Copy và Paste trên thanh công cụ chuNn. + Chọn lệnh Copy và Paste trên trình đơn Edit. + Sử dụng phím Copy và Shift + F2. + Sử dụng chuột. a. Sử dụng Copy và Paste

- Chọn khối văn bản. - Chọn menu Edit > Copy.


13

- Di chuyển con trỏ chuột về vị trí muốn chép. - Chọn menu Edit > Paste.

b. Sử dụng chuột - Chọn khối văn bản. - Đưa con trỏ chuột về vị trí mới muốn chép. - Giữ phím Ctrl và bấm chuột. Con trỏ chuột trở thành +⏐ - Kéo con trỏ chuột +⏐ về vị trí muốn chép đến và thả chuột ra.

Chú ý: Bạn có thể dùng nút phải chuột để thực hiện di chuyển hay sao chép khối văn bản như sau: - Chọn khối văn bản. - Đưa con trỏ chuột về vị trí mới muốn di chuyển hay chép . - Di chuyển: + Giữ phím Ctrl và bấm nút phải chuột.

+ Giữ phím Ctrl+Shift và bấm nút phải chuột. VIII. ĐNNH DẠNG TÀI LIỆU

Sau đây là một số định nghĩa mà bạn cần phải biết: + Một tài liệu có thể chia ra làm nhiều đoạn văn (paragraph). Mỗi đoạn văn có thể gồm một hoặc

nhiều hàng. + Phân đoạn (section) có thể là một hay nhiều đoạn hoặc cũng có thể là trọn một tài liệu và có thể có

các định dạng riêng cho mỗi phân đoạn. + Một câu văn có thể bao gồm nhiều từ và kết thúc bởi một dấu chấm câu. Đoạn văn là sự kết hợp

bởi nhiều câu văn. + Một hàng văn bản có thể có một hoặc nhiều từ cách nhau bởi khoảng trắng. + Tập tin là tất cả văn bản chứa trong tài liệu.

Word phân biệt bốn cấp định dạng từ cao xuống thấp: • Định dạng trang (Page Formatting) • Định dạng phân đoạn (Section Formatting) • Định dạng đoạn văn (Paragraph) • Định dạng ký tự (Character Formatting)

Đơn vị đo lường dùng để định dạng văn bản là: points (pt), picas, inches (“), centimeters (cm). 1 inch = 2.54 cm 1 point = 1/12 inch 1 pica = 12 points

1. Định dạng trang. a/ Khổ giấy (Paper Size)

Giấy dùng để in có thể dùng hai loại như sau: - Giấy in từng tờ rời. - Giấy liên tục do trục kéo.

Trang giấy được xác định bởi khổ giấy. Khổ giấy mặc nhiên là Letter (8.5”x11”), tuy nhiên cũng có thể chọn lại khổ giấy và hướng in trên giấy như sau: 1. Chọn menu File > Page Setup. Hộp thoại Page Setup xuất hiện. 2. Chọn thẻ Paper Size. Tiếp theo chọn một trong các mục sau:

• Trong hộp Paper size: chọn khổ giấy mà bạn muốn in ra hoặc bạn có thể đưa vào ô Width (chiều ngang) và ô Height (chiều dài) cho kích thước khổ giấy.

• Trong khung Orientation chọn hướng in: + Portrait (mặc nhiên): in theo hướng giấy để dọc. + Landcape: in theo hướng giấy để nằm ngang.

• Trong hộp Apply to bạn chọn phạm vi áp dụng các lựa chọn trên cho tài liệu: + Whole document: toàn bộ tài liệu. + This point forward: từ vị trí con trỏ đến phân đoạn kế sau. + This section: phân đoạn hiện tại + Selected section: các phân đoạn được chọn. + Seclected text: các đoạn văn bản được chọn.

• Khung Preview xem thử kết quả của các lựa chọn. • N út lệnh Default: Lưu các ấn định này vào tập tin khuôn mẫu Normal và các ấn định này trở

thành các giá trị mặc nhiên cho các trang của tài liệu nào sau này được tạo lập dựa trên khuôn mẫu Normal.dot.


b. Lề trang (Margins)

Trong Word phân ra các loại lề trang như sau: • Lề trên (Top margin): khoảng cách từ mép trên của giấy đến hàng đầu tiên của tài liệu. • Lề dưới (Bottom margin): khoảng cách từ mép dưới của giấy đến hàng cuối cùng của tài

liệu. • Lề trái (Left margin): khoảng cách từ mép trái giấy đến cột đầu tiên bên trái của tài liệu. • Lề phải (Right margin): khoảng cách từ mép trái giấy đến cột cuối cùng bên phải của tài

liệu. • Lề đóng tập (đóng kim) (Gutter margin): phần chừa thêm (không tính lề) ở lề trái và lề phải

dùng đ tài liệu thành tập. ể đóng

14

Lề trên (Top margin)

Vùng tiêu đề đầu trang (Header area)

Em đi, chàng theo sau Em chẳng giám đi mau Sợ chàng chê hấp tấp Dáng gian nan không giàu

Vùng tiêu đề cuối trang (Footer area)

Lề dưới (Bottom margin)

Lề phải Lề trái

Để ấn định lề trang giấy bạn làm theo một trong hai cách sau: + Dùng trình đơn 1. Chọn văn bản hoặc phân đoạn muốn thay đổi lề. 2. Chọn menu File > Page Setup. Hộp thoại Page Setup xuất hiện. 3. Chọn thẻ Margins.


• Trong các các ô Top, Bottom, Left, Right, Gutter bạn hãy nhập các số đo cho phù hợp. • Trong khung From Edge: định vị trí cho tiêu đề đầu trang (Header) và tiêu đề cuối trang

(Footer). Tiêu đề đầu trang (Header), tiêu đề cuối trang (Footer): là phần văn bản nằm ở đầu, cuối mỗi trang trong tài liệu như: tên tài liệu, tác giả, số trang. + Header: khoảng cách từ mép trên giấy đến hàng đầu tiên của tiêu đề đầu trang. + Footer: khoảng cách từ mép dưới giấy đến hàng cuối cùng của tiêu đề cuối trang.

• Mirror margins: Trang được in hai mặt đối xứng nhau. Khi chọn mục này các ô Left, Right sẽ đổi thành Inside (lề trong) và Outside (lề ngoài). Các lề trong và lề ngoài sẽ thay đổi trên các trang chẵn và lẻ của tài liệu.

Sau khi đã ấn định xong các lựa chọn, bạn bấm nút OK. + Thay đổi lề bằng thước - Chuyển sang chế độ Page Layout bằng cách bấm nút Page Layout View ở bên trái thanh cuộn

ngang. - Đưa con trỏ chuột đến biên của thước (đường phân cách giữa phần sáng và tối của thước ngang

hay thước dọc), con trỏ chuột biến thành mũi tên hai chiều. - Bấm và kéo biên thước sang trái/ phải hay lên/xuống để thay đổi lề. Chú ý: N ếu bạn muốn có số đo chính xác, hãy giữ phím Alt trong khi kéo. Khi đó, số đo của các lề

sẽ hiện trên thước. 2. Định dạng một phân đoạn

a. Tạo một phân đoạn Phân đoạn dùng để chia tài liệu ra làm nhiều phần và mỗi phần này có thể được định dạng

riêng rẽ. Để chèn một dấu ngắt phân đoạn vào tài liệu, các bước tiến hành như sau:

• Di chuyển con trỏ về nơi muốn đặt dấu ngắt phân đoạn. • Chọn menu Insert > Break. Hộp thoại Break xuất hiện. • Trong khung Section Break, chọn một trong các mục chọn sau:

15


MỤC CHỌN PHÂN ĐOẠN BẮT ĐẦU TỪ Next Page: Đầu trang kế tiếp của tài liệu Continuous: Sau phân đoạn kế trước trên cùng

một trang. Even Page: Trang chẵn kế tiếp Odd Page: Trang lẻ kế tiếp • Bấm nút OK.

b. Xóa bỏ một dấu ngắt phân đoạn - Chuyển sang chế độ Normal hay bấm nút Show/Hide trên thanh công cụ chuNn. - Di chuyển con trỏ đến dấu phân đoạn muốn xóa (là đường chấm chấm có tên End of section #). - N hấn phím Delete hoặc Backspace. Khi đó, phân đoạn này sẽ có định dạng là của phân đoạn kế sau.

3. Định dạng đoạn văn + Sang hàng mềm: Word tự động sang hàng khi đã đủ số từ trên một hàng. + Sang hàng cứng: N hấn phím Shift +Enter và khi đó Word chèn dấu ký hiệu sang hàng cứng

(N ewline) vào cuối hàng. + Sang trang mềm và cứng: Word tự động sang trang khi đã có đủ số hàng trên một trang, còn

sang trang cứng là tại một nơi nào đó trong tài liệu, bạn muốn sang trang mới một cách bất thường. Để sang trang cứng, bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl+Enter.

+ N ếu định dạng chỉ một đoạn, bạn để con trỏ vào đoạn này, còn định dạng cho nhiều đoạn, bạn phải chọn các đoạn này.

a. Thụt hàng (Indentation) Muốn hàng đầu tiên của đoạn hay cả đoạn thụt lùi vào trong từ lề trái, lề phải, bạn có thể

thực hiện bằng một trong hai cách như sau: + Dùng các nút Marker indent trên thước ngang

- Trên thước ngang có nút Indents marker , dùng để ấn định khoảng cách thụt hàng vào so với lề trang. Công dụng của các nút này như sau:

Nút Tên gọi Công dụng

First line indent Thay đổi khoảng cách thụt vào của hàng đầu tiên của đoạn. Hanging indent Thay đổi khoảng cách thụt vào của hàng thứ hai trở đi của đoạn. Left indent Thay đổi khoảng cách thụt vào của cả đoạn tính từ lề trái.

Right indent Thay đổi khoảng cách thụt vào của cả đoạn tính từ lề phải.

- Bấm và kéo các nút trên để thay đổi khoảng cách thụt hàng. Chú ý: N út Hanging indent và Left indent luôn đi cặp với nhau nên khi kéo một nút thì cả hai

nút cùng di chuyển theo. N út First line di chuyển độc lập với các nút Hanging indent và Left Indent, bạn hãy xem các thí dụ bên dưới.

Đây là thí dụ về đoạn văn bản chưa được ấn định thụt vào từ lề trái (Left indent), lề phải (Right indent), thụt đầu hàng (First line) hay thụt vào từ hàng thứ hai trở đi (Hanging indent). Bạn nhận thấy các hàng văn bản trong đoạn nằm sát lề trái và lề phải của trang, các Marker indent nằm ở sát biên thước.

Đây là thí dụ về đoạn văn bản được thụt đầu hàng 1” (First line).

Bạn nhận thấy các hàng đầu tiên của đoạn được thụt vào trong 1” so với các hàng khác trong đoạn và nút First line dịch chuyển đến vị trí 1” trên thước ngang.

16


Đây là thí dụ về đoạn văn bản được thụt vào từ hàng thứ hai trở đi 1” (Hanging

indent). Bạn nhận thấy từ hàng thứ hai trở đi thụt vào trong 1” so với hàng đầu tiên của đoạn và nút Hanging indent cùng với nút Left indent dịch chuyển đến vị trí 0.5” trên thước ngang, nút First line đứng yên.

Đây là thí dụ về cả đoạn văn bản được thụt vào từ lề trái 1” (Left indent). Bạn nhận thấy toàn bộ đoạn thụt vào trong 1” so với lề trái và nút Left indent cùng với các nút Hanging indent , Left indent dịch chuyển đến vị trí 1” trên thước ngang.

Đây là thí dụ về cả đoạn văn bản được thụt vào từ lề phải 1” (Right indent). Bạn nhận thấy toàn bộ đoạn thụt vào trong 1” so với lề phải và nút Right indent dịch chuyển đến vị trí 4” trên thước ngang.

+ Dùng phím Tab - Chọn menu Tools > Options và chọn thẻ Tab. - Đánh dấu hộp chọn Tabs and backspace set left indent. * Thụt đầu hàng (First line) - Đưa con trỏ về hàng đầu tiên của đoạn và nhấn phím Tab nhiều lần cho đến khi để hàng đầu

tiên thụt vào theo như mong muốn. * Thụt vào từ hàng thứ hai trở đi (Hanging indent) - N hập văn bản mà bạn muốn xuất hiện ở phần đầu bên trái đoạn. - N hấn phím Tab - N hập văn bản mà bạn muốn xuất hiện ở bên phải đoạn cho đến khi văn bản cuốn xuống

hàng thứ hai. Đưa con trỏ về đầu hàng thứ hai và nhấn phím Tab cho đến khi hàng thứ hai thụt vào theo ý muốn.

* Thụt vào cả đoạn từ lề trái (Left indent) - Đưa con trỏ về hàng thứ hai của đoạn và nhấn phím Tab cho đến khi cả đoạn thụt vào theo ý

muốn. * Để hủy bỏ thụt hàng, bạn nhấn phím Backspace.

+ Dùng trình đơn - Chọn menu Format > Paragraph. Hộp thoại Paragaph xuất hiện. Chọn thẻ Indents and

Spacing.

17


- Trong ô Left, Right của khung Indentation nhập vào số đo hay bấm trên các mũi tên lên và

xuống để tăng hoặc giảm khoảng cách thụt hàng cả đoạn từ lề trái, lề phải. - Trong ô Special chọn First line hay Hanging và nhập vào số đo hay bấm trên các mũi tên

lên và xuống để tăng hoặc giảm khoảng cách thụt của hàng đầu tiên hay hàng thứ hai trở đi của đoạn.

Chú ý: Bạn có thể tăng hay giảm thụt hàng cho cả đoạn (Left indent) bằng cách bấm các nút

Incerease Indent / Descrease Indent trên thanh công cụ định dạng. b. Canh ngay hàng văn bản

Word cho phép nhiều cách canh ngay hàng khác nhau để trình bày hình thức văn bản. Trên thanh công cụ định dạng có các nút canh ngay hàng như sau:

• (Align Left): Canh ngay hàng bên trái nhưng bên phải hình răng cưa

• (Center): Canh ngay vào giữa hai lề trái và lề phải

• (Align Right): Canh ngay hàng bên phải nhưng bên trái hình răng cưa

• (Justify): Canh ngay hàng bên trái và bên trái phải Muốn canh ngay hàng các đoạn văn bản, bạn làm theo các bước sau đây:

- Chọn các đoạn văn bản muốn canh ngay hàng. - Trên thanh công cụ định dạng, bấm vào nút canh ngay hàng mà bạn muốn. * Bạn cũng có thể canh ngay hàng bằng menu Format > Paragraph và chọn thẻ Indents and Spacing. Sau đó, trong hộp Alignment chọn Left/Centered/Right/Justified để canh ngay hàng bên trái/vào giữa/bên phải/đều hai bên trái và phải cho các đoạn văn bản. c. Thay đổi khoảng cách đoạn và khoảng cách hàng

Bạn có thể thay đổi khoảng cách giữa các đoạn trong tài liệu và giữa các hàng trong một đoạn văn như sau: - Chọn các đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi khoảng cách đoạn và khoảng cách hàng. - Chọn menu Format > Paragraph. Hộp thoại Paragaph xuất hiện. Chọn thẻ Indents and Spacing

(xem hình trên). - Trong ô Before, After của khung Spacing nhập vào số đo hay bấm trên các mũi tên lên/xuống để tăng hoặc giảm khoảng cách giữa đoạn được chọn với đoạn trước và đoạn sau nó.

18


Chú ý: Khoảng cách giữa các đoạn bằng tổng khoảng cách After của đoạn trước và khoảng cách Before của đoạn sau. Do đó, bạn nên ấn định một trong hai khoảng cách này.

- Trong hộp Line spacing của khung Spacing, bạn chọn một trong các khoảng cách hàng sau: • Single Khoảng cách hàng đơn. • 1.5 lines Khoảng cách hàng rưỡi (bằng 1,5 hàng). • Double Khoảng cách hàng đôi. • At least Khoảng cách tối thiểu giữa các hàng có thể chấp nhận được. N ếu khoảng

cách này nhỏ hơn chiều cao của ký tự có cỡ chữ (size) lớn nhất trên hàng, Word sẽ tự động điều chỉnh khoảng cách hàng sao cho lớn hơn 20% chiều cao của ký tự có cỡ chữ lớn nhất trên hàng.

• Exactly Khoảng cách hàng cố định theo chỉ định của bạn. N ếu ký tự nào có cỡ chữ (size) vượt quá khoảng cách này sẽ bị mất phần đầu và khi in ra sẽ bị in chồng lên hàng trên.

• Multiple Khoảng cách hàng bằng với số lần hàng đơn. Chú ý: Khi chọn At least, Exactly hoặc Multiple bạn phải cung cấp giá trị cho ô nhập liệu At. - Bấm nút OK. d. Điểm canh cột

Mặc nhiên, các điểm canh cột (tab stop) trên thước cách nhau 0.5 inch. Trên thước ngang, các điểm canh cột này là các dấu chấm nhỏ cách đều nhau. Mỗi khi bạn nhấn phím Tab, con trỏ được dịch chuyển đến một điểm canh cột tương ứng trên thước. Bạn có thể thay đổi khoảng cách giữa điểm canh cột mặc định này và hơn nữa, bạn có thể thiết lập vị trí các điểm canh cột cùng với kiểu canh cột cho các đoạn được chọn theo ý muốn. Khi bạn thiết lập một điểm canh cột mới, các điểm canh cột mặc nhiên sẽ bị xóa hết.

Thay đổi khoảng cách mặc định giữa các điểm canh cột - Chọn menu Format > Tabs. Hộp thoại Tabs xuất hiện.

- Trong hộp Default tab stops, nhập vào số đo mới hay bấm hay bấm trên các mũi tên lên và

xuống để tăng hoặc giảm khoảng cách mặc định này. - Bấm nút OK. Thiết lập các điểm canh cột

+ Sử dụng nút Tab Align trên thước ngang - Chọn đoạn văn muốn thay đổi điểm canh cột. - Bấm nút Tab Alignment, nút nằm ở đầu trái thước kẻ bạn sẽ thấy một trong bốn kiểu điểm

canh cột hiện lên: • Điểm canh cột trái • Điểm canh cột phải • Điểm canh cột giữa • Điểm canh cột theo dấu chấm thập phân

19


- Sau đó bạn sẽ bấm vào một vị trí trên thước ngang mà bạn muốn đặt điểm canh cột và tiếp tục làm như vậy cho các điểm canh cột còn lại.

* Để xóa các điểm canh cột trên thước, bạn bấm vào điểm canh cột muốn xóa trên thước và kéo ra khỏi thước.

* Để dịch chuyển các điểm canh cột trên thước, bạn bấm vào điểm canh cột muốn dịch chuyển và dời sang trái hay phải đến vị trí mong muốn.

+ Dùng menu - Chọn menu Format > Tabs. Hộp thoại Tabs xuất hiện (xem hình trên). * Ô Default tab stops dùng để thay đổi khoảng cách mặc nhiên cho các điểm canh cột. * Khung liệt kê Tab Stop Positions cho biết các điểm canh cột đã được đặt. - Trong hộp Tab Stop Positions, nhập vào một số đo chỉ vị trí của điểm canh cột. - Trong khung Alignment, chọn một chọn kiểu canh cột.

+ Left: điểm canh cột trái + Right: điểm canh cột phải + Center: điểm canh cột trái + Bar: điểm canh cột là đường kẻ đứng + Decimal: điểm canh cột dấu chấm thập phân

- Trong khung Leader chọn ký tự dùng để nối giữa điểm canh cột đang đặt với điểm canh cột đứng ngay trước. + 1 (none): không chọn ký tự nối 3 -------: ký tự nối là dấu gạch ngang + 2 ……. : ký tự nối là dấu chấm 4. ____: ký tự nối là dấu gạch dưới

- Bấm nút Set để đặt điểm canh cột vừa xác lập vào khung liệt kê Tab Stop Position. - Tiếp tục làm như vậy cho các điểm canh cột còn lại. - Sau khi đặt xong các điểm canh cột, bấm nút OK. * Để xóa một điểm canh cột trong khung liệt kê Tab Stop Position, chọn điểm canh cột này và

bấm nút Clear. * Để xóa tất cả các điểm canh cột đã đặt, bấm nút Clear All.

d. Các tổ hợp phím tắt (shortcut key) dùng trong định dạng đoạn

Phím tắt Công dụng Ctrl + L Canh ngay hàng bên trái. Ctrl + E Canh ngay vào giữa hai lề. Ctrl + R Canh ngay hàng bên phải. Ctrl + J Canh ngay hàng đều hai bên trái và phải. Ctrl + M Tăng Left indent lên 1 tabstop mặc nhiên (Default tabstop).

Ctrl + Shift + M Giảm Left indent xuống 1 tabstop mặc nhiên. Ctrl + T Tăng Hanging indent lên 1 tabstop mặc nhiên.

Ctrl + Shift + T Giảm Hanging indent xuống 1 tabstop mặc nhiên. Ctrl + 1 Khoảng cách hàng đơn. Ctrl + 2 Khoảng cách hàng đôi Ctrl + 5 Khoảng cách 1,5 hàng.

Ctrl + 0 (số không) Thêm/bỏ một hàng trống trước một đoạn (Spacing Before = 12 pt) Ctrl + Q Hủy bỏ các định dạng đoạn, trả về các giá trị mặc định (Default).

4. Định dạng ký tự Font chữ là tập hợp các kiểu dáng khác nhau của ký tự. Trong khi soạn thảo văn bản bạn

có thể chọn nhiều font chữ khác nhau, đi kèm với font chữ là cỡ chữ của chúng. Việc chọn các kiểu chữ và cỡ chữ của ký tự làm cho văn bản trông đẹp mắt hơn.

Để chọn font chữ và cỡ chữ bạn tiến hành các bước như sau: a. Dùng thanh công cụ định dạng - Chọn đoạn văn muốn định dạng hoặc di chuyển con nháy về vị trí bắt đầu định dạng. - Trên thanh công cụ định dạng, bạn cho thực hiện một trong các thao tác đây: - Bấm nút trên hộp Font và hộp Font size để chọn font chữ và cỡ

chữ. Bạn có thể bấm con trỏ vào hộp Size và nhập vào cỡ chữ từ 1 đến 1638 point .

- Bấm nút Bold , Italic , Underline để thêm hay bỏ kiểu chữ đậm (Bold), nghiêng, (Italic), gạch dưới (Underline). Bạn xem các thí dụ bên dưới. Đây là hàng văn bản được định dạng với font VN I-Book, cỡ chữ 11 point.

20


Đây là hàng văn bản được định dạng với kiểu chữ đậm. Đây là hàng văn bản được định dạng với kiểu chữ nghiêng. Đây là hàng văn bản được định dạng với kiểu chữ gạch dưới. Đây là hàng văn bản được định dạng với kiểu chữ đậm, nghiêng và gạch dưới.

b. Dùng trình đơn - Chọn khối văn bản bạn muốn thay đổi font chữ và cỡ chữ hoặc từ vị trí con trỏ trở đi. - Chọn menu Format > Font. Hộp thoại Font xuất hiện và bạn chọn thẻ Font.

- Trong hộp Font chọn font chữ, hộp Size chọn cỡ chữ, hộp Style chọn kiểu chữ: bình thường

(Normal), đậm (Bold), nghiêng (Italic), đậm và nghiêng (Bold-Italic). - Trong hộp Underline, chọn kiểu gạch dưới, gồm các kiểu đường sau:

21


Kiểu gạch dưới Hình dạng + N one: không gạch dưới Không gạch dưới + Single: nét đơn. Gạch dưới bằng nét đơn

+ Double: nét đôi. Gạch dưới bằng nét đôi + Word Only: chỉ gạch dưới các từ bằng nét đơn, không gạch dưới khoảng trắng giữa các từ.

Gạch dưới các từ bằng nét đơn

+ Dotted: nét chấm chấm. Gạch dưới bằng nét chấm chấm + Thick: nét dầy. Gạch dưới bằng nét dầy + Dash: nét gạch ngang. Gạch dưới bằng các nét gạch ngang + Dot Dash: nét chấm gạch. Gạch dưới bằng nét chấm gạch + Dot Dot Dash: nét chấm chấm gạch. Gạch dưới bằng nét chấm chấm gạch + Wave: nét dợn sóng. Gạch dưới bằng nét dợn sóng

* N ếu không gạch dưới bạn phải chọn None trong hộp này. - Trong khung Color chọn mầu cho ký tự. Mầu Auto thường trùng với màu Black (đen). - Trong khung Effects bạn chọn các hiệu ứng khác cho ký tự. Ý nghĩa của các tùy chọn đó là:

Hiệu ứng Hình dạng + Strikethrough: gạch ngang ký tự. Gạch ngang ký tự + DoubleStrikethrough: gạch ngang ký tự hai nét. Gạch ngang ký tự hai nét + Superscript: chỉ số trên (số mũ). 1st, 10th, x2 + y2 = 1 + Subscript: chỉ số dưới (số mũ). a1, H2O, CO2 + Shadow: chữ có bóng. TTạạoo bbóónngg cchhoo cchhữữ ((SShhaaddooww)) + Outline: chữ chỉ có đường viền bao quanh.

+ Emboss: chữ nổi lên TT

22

Tạạạooo ccchhhữữữ nnnổổổ iii (((EEEmmmbbbooossssss))) + Engrave: chữ lõm xuống. TTTạạạooo ccchhhữữữ lllõõõmmm (((EEEnnngggrrraaavvveee))) + Small Caps: đổi tất cả thành chữ hoa nhỏ (bằng 60% chữ hoa bình thường)

ĐổI THÀN H CHữ HOA N Hỏ (SMALL CAPS)

+ All Caps: đổi tất cả thành là chữ in hoa. ĐỔI THÀN H CHỮ IN HOA + Hidden: Nn ký tự, không thấy trên văn bản.

* Hình dạng của font chữ, cỡ chữ và các hiệu ứng khác vừa chọn sẽ được trình bày trong khung Preview ở bên dưới.

- Sau khi chọn xong, bạn bấm OK.

Chú ý: N ếu bạn muốn tất cả các lựa chọn trên trở thành mặc định (Default) cho các lần sử dụng sau, hãy bấm nút Default. Word sẽ hiện một hộp thông báo, yêu cầu bạn xác nhận việc lưu giữ các định dạng trên vào tập tin khuôn mẫu Normal. Bạn bạn nút Yes để đồng ý.

d. Các tổ hợp phím tắt (shortcut key) dùng trong định dạng ký tự

Phím tắt Công dụng Ctrl + Shift + F Thay đổi font chữ Ctrl + Shift + P Thay đổi cỡ chữ

Ctrl + > Tăng cỡ chữ lên một nấc (nudge) trong hộp Font size. Ctrl + < Giảm cỡ chữ lên một nấc (nudge) trong hộp Font size. Ctrl + ] Tăng cỡ chữ lên một point. Ctrl + [ Giảm cỡ chữ lên một point.


Ctrl + B Tắt/mở kiểu chữ đậm Ctrl + I Tắt/mở kiểu chữ nghiêng Ctrl + U Tắt/mở kiểu chữ gạch dưới

Ctrl + Shift + A Đổi tất cả thành chữ hoa Ctrl + Shift + K Đổi tất cả thành chữ hoa nhỏ Ctrl + Shift + D Tắt/mở gạch dưới nét đôi. Ctrl + Shift + W Tắt/mở gạch dưới các từ.

Shift + F3 Đổi chữ hoa thành chữ thường/chữ thường thành chữ hoa/chữ đầu của từ thành chữ hoa.

Ctrl + Shift + H Ẩn (giấu) / hiện văn bản. Ctrl + dấu = Tắt/mở in chỉ số dưới (Subscript). Ctrl + dấu + Tắt/mở in chỉ số trên (Superscript).

Ctrl + Shift + Q Chuyển sang font chữ Symbol. Ctrl + Shift + dấu * Hiển thị các ký tự không in được trên màn hình.

Ctrl + Shift + C Sao chép định dạng. Ctrl + Shift + V Dán định dạng đã sao chép. Ctrl + Spacebar Hủy bỏ tất cả các định dạng ký tự, trả về các giá trị mặc định.

5. Chèn ký hiệu (Symbol) vào văn bản Bạn có thể chèn các ký tự không có trên bàn phím hay không in ra được vào văn bản. Các

ký tự này gọi là ký hiệu (Symbol). Muốn chèn một ký hiệu vào văn bản, bạn làm như sau: - Đặt con trỏ ngay vị trí muốn chèn. - Chọn menu Insert/Symbol. Hộp thoại Symbol xuất hiện. Chọn thẻ Symbols. - Trong hộp Font chọn font có chứa các ký hiệu muốn chèn như: Symbol, Wingdings, … - Dùng chuột hay các phím mũi tên để chọn ký hiệu cần chèn, khi đó ký hiệu này sẽ được phóng

lớn. - Bấm nút Insert để chèn vào văn bản và làm tiếp như vậy cho các ký hiệu muốn chèn khác. * N út lệnh AutoCorrect dùng để đưa ký hiệu này thành một mục từ của AutoCorrect. * N út lệnh Shortcutkey dùng để gán một tổ hợp phím tắt cho một ký hiệu thường sử dụng.

- Chọn thẻ Special Character để chèn các ký tự đặc biệt như: Copyright ©, Registered ®, …

23


- Bấm chuột vào hàng chứa ký tự đặc biệt muốn chèn và bấm nút Insert để chèn vào văn bản. - Tiếp tục làm như vậy cho các ký tự đặc biệt khác. * N ếu không chọn ký hiệu hay ký tự đặc biệt nào, bấm nút Cancel. - Bấm nút Close để đóng hộp thoại Symbol. 6. Ký tự hoa lớn đầu đoạn (Drop Cap)

Drop Cap là cách trình bày ký tự đầu tiên của đoạn văn bản lớn lên, nằm trên nhiều hàng liên tiếp ở bên trong hay bên ngoài của đoạn. Các Drop Cap thường được sử dụng tại nơi bắt đầu các chương của một quyển sách hay cách thức để làm nổi bật một đoạn nào đó trong tài liệu. Bạn hãy xem thí dụ về Drop Cap bên dưới.

24


icrosoft đã từng tạo ra quá trình kỳ lạ cho mục tiêu gần như phổ biến về việc cài đặt và cấu hình tự động, ít tốn công sức cho các ứng dụng và nâng cấp mới. Office 2000 đến với chúng ta gần như là một ý tưởng cho bất kỳ chương trình nào chúng ta đã

nhìn thấy - nó tuyệt vời như một ứng dụng cắm-là-chạy (plug-and-play application).

MĐể tạo ký tự hoa lớn đầu đoạn, bạn làm như sau:

- Đưa con trỏ vào đoạn hay chọn các đoạn muốn tạo ký tự hoa lớn đầu đoạn.

- Chọn menu Format > Drop Cap. Hộp thoại Drop Cap xuất hiện. Ý nghĩa của các tùy chọn trong hộp thoại này: � None: Hủy bỏ Drop Cap đã có trước đó. � Dropped: Ký tự được Drop Cap nằm bên trong đoạn

và văn bản bao xung quanh ký tự này. � In Margin: Ký tự được Drop Cap sẽ nằm riêng bên

ngoài đoạn ở mép lề trái, văn bản không bao xung quanh ký tự này mà thụt vào trong.

� Font: Chọn font cho ký tự được Drop Cap. � Line to Drop: Định chiều cao của ký tự được Drop

Cap, tính bằng số hàng). � Distance from Text: Ấn định khoảng cách từ văn

bản đến ký tự Drop Cap. Chú ý: N ếu bạn đang soạn thảo văn bản trong chế độ

Normal, Word sẽ tự động chuyển sang chế độ Page Layout để hiển thị ký tự hoa lớn đầu đoạn.

7. Chuyển khối văn bản thành chữ hoa. - Chọn khối văn bản muốn đổi từ chữ thường thành chữ hoa. - Chọn menu Format > Change Case. Hộp thoại Change Case xuất hiện:

- Ý nghĩa của các lựa chọn:

+ Sentence case Các ký tự đầu tiên của câu văn được viết hoa. + Lowercase Đổi tất cả các ký tự trong khối văn bản thành chữ thường. + Uppercase Đổi tất cả các ký tự trong khối văn bản thành chữ hoa. + Title case Đổi các ký tự đầu tiên của các từ trong khối văn bản thành chữ hoa. + Toggle case Hoán đổi chữ thường thành chữ hoa và ngược lại.

8. Đánh dấu đầu đoạn (Bullet) và đánh số tự động (Numbering) Word còn cung cấp cho bạn một cách định dạng đầu mỗi đoạn có đánh số thứ tự tự động

(Numbered) hoặc đánh dấu bằng các ký hiệu (Bulleted). Trên thanh công cụ định dạng, có nút

Numbering và Bullets , bạn chỉ cần bấm nút này, Word sẽ tự động điều chỉnh Hanging indent và thêm số thứ tự hay ký hiệu vào đầu mỗi đoạn với các lựa chọn của lần trước đó được lưu trong hộp thoại Bullets and Numbering. a. Đánh dấu ký hiệu đầu đoạn văn (Bulleted List) - Chọn menu Format > Bullets and Numbering. Hộp thoại Bullets and Numbering xuất hiện, chọn

thẻ Bulleted sẽ hiện ra 8 khung thể hiện 8 cách đánh dấu ký hiệu khác nhau để chọn.

25


* Khung None dùng để hủy bỏ đánh dấu ký hiệu đầu đoạn. - Bấm chọn một trong 7 khung có sẵn để chọn ký hiệu đánh dấu đầu đoạn. N ếu bạn muốn chọn

một ký hiệu đánh dấu khác hay ấn định lại các tùy chọn cho việc sử dụng bullets theo ý muốn, hãy bấm nút Customize, xuất hiện tiếp hộp thoại Customize Bulleted List.

• Khung Bullets Character: trình bày lại các ký hiệu đánh dấu đầu đoạn của hộp thoại trước đó.

Ký hiệu được chọn sẽ có khung chữ nhật bao quanh . • Bấm nút Font sẽ hiện hộp thoại Font giống như menu Format > Font để chọn font, kiểu, kích cỡ

và mầu cho ký hiệu. • N ếu muốn chọn một ký hiệu khác thì bấm nút Bullet… sẽ hiện hộp thoại Symbol. Cách chọn một

ký hiệu trong hộp thoại Symbol giống như cách làm trong menu Insert> Symbol. Sau khi chọn xong, Word đóng hộp thoại này và ký tự được chọn sẽ xuất hiện trong khung Bullets Character thay thế cho ký hiệu đã chọn trước đó.

• Trong ô Indent at của khung Bullet position, ấn định khoảng cách thụt vào của ký hiệu từ lề trái, mặc định là 0”.

• Trong ô Indent at của khung Text position, ấn định khoảng cách thụt vào (hanging indent) của văn bản từ lề trái, mặc định là 0.25”.

26


* Để hủy bỏ tác dụng tạo ký hiệu đánh dấu đầu đoạn � Bấm chuột vào lại ngay nút Bullets. � Hoặc chọn menu Format > Bullet and Numbering, chọn thẻ Bulleted và bấm vào khung

None. � Hoặc nhấn phím Ctrl + Q..

b. Đánh số thứ tự tự động đầu đoạn văn (Numbered List) - Chọn menu Format > Bullets and Numbering. Hộp thoại Bullets and Numbering xuất hiện, chọn

thẻ Bulleted sẽ hiện ra 7 khung thể hiện 7 cách đánh số thứ tự khác nhau để bạn chọn.

* Khung None dùng để hủy bỏ đánh số thứ tự tự động đầu đoạn. - Bấm chọn một trong 7 khung có sẵn để chọn cách đánh số tự động. N ếu bạn muốn chọn một

cách đánh số khác hay ấn định lại các tùy chọn cho việc sử dụng đánh số tự động theo ý muốn, hãy bấm nút Customize, xuất hiện tiếp hộp thoại Customize Numered List.

- Trong hộp văn bản của khung Number format, bạn có thể nhập các ký tự đứng trước hay/và sau

số thứ tự thay cho ký tự định sẵn, bạn có thể nhập tiếng Việt nhưng các dấu tiếng Việt không thể hiện ra trong hộp này, chẳng hạn như (1), [1], Điều 1:. Khi đó, các đoạn sẽ được đánh số thứ tự như sau: (1) Hướng dẫn sử dụng (2) Bảo hành

[1] Hướng dẫn sử dụng [2] Bảo hành

Điều 1: Hướng dẫn sử dụng Điều 2: Bảo hành

27


(3) Sửa chữa [3] Sửa chữa Điều 3: Sửa chữa • Bấm nút Font sẽ hiện hộp thoại Font giống như menu Format > Font để chọn font, kiểu, kích cỡ

và mầu cho số thứ tự. • Trong hộp Number style, chọn kiểu đánh số thứ tự. • Trong ô Start At, nhập hay bấm trên các mũi tên lên và xuống để ấn định giá trị bắt đầu cho

danh sách đánh số thứ tự. • Trong khung Numbered position chọn:

+ Trong hộp danh sách cách canh thẳng hàng số thứ tự. + Trong ô Aligned at, ấn định khoảng cách thụt vào của số thứ tự từ lề trái, mặc định là 0”.

• Trong hộp Indent at của khung Text position, ấn định khoảng cách thụt vào (hanging indent) của văn bản từ lề trái, mặc định là 0.25”.

* Để hủy bỏ tác dụng tạo ký hiệu đánh dấu đầu đoạn � Bấm chuột vào lại ngay nút Numbering. � Hoặc chọn menu Format > Bullet and Numbering, chọn thẻ Numbered và bấm vào khung

None. � Hoặc nhấn phím Ctrl + Q..

9. Đóng khung đoạn, trang và tô nền cho văn bản a. Dùng thanh công cụ Tables and Borders - Chọn các đoạn muốn đóng khung hay/và tô nền.

- Bấm nút Tables and Borders . Thanh công cụ Tables and Borders hiện ra.

- Trong hộp Line Style , chọn kiểu đường (nét) kẻ.

- Trong hộp Line Weight , chọn độ dầy của đường kẻ.

- Trong hộp Border Color , chọn màu cho đường kẻ.

- Trong hộp Shading Color , chọn mầu tô cho nền.

- Bấm nút để hiện hộp chọn cạnh để kẻ khung và bấm vào các nút Outside/Top/Bottom/Left/Right để đóng khung / kẻ đường bên trên/bên dưới/bên trái/bên phải đoạn.

- N út All Border,Inside Border, Inside Horizontal Border, Inside Vertical Border dùng để kẻ các đường ngang và dọc bên trong một bảng (table).

- N út No Border dùng để hủy bỏ đóng khung đoạn. - Sau khi đóng khung đoạn xong, bấm nút Close ⌧ để đóng thanh công cụ Tables and Borders.

Chú ý: + N ếu khi đóng khung mà bạn chỉ chọn một khối văn bản, không phải là một đoạn thì Word chỉ đóng khung khối văn bản này.

+ Bạn có thể dùng nút Borders trên thanh công cụ định dạng để đóng khung với kiểu đường kẻ và độ dầy đã chọn trước đó.

b. Dùng trình đơn - Chọn các đoạn muốn đóng khung hay/và tô nền. - Chọn menu Format > Borders and Shading. Hộp thoại Borders and Shading xuất hiện. Chọn thẻ

Borders. - Trong khung Setting chọn các hình thức đóng khung có sẵn:

+ None: không đóng khung. + Box: đóng khung đoạn. + Shadow: đóng khung đoạn có bóng. + 3–D: đóng khung tạo hiệu ứng 3–D. + Custom: đóng khung theo ý muốn.

28


* N ếu muốn lựa chọn hình thức kẻ khung theo ý muốn bạn làm như sau: - Trong hộp Style chọn kiểu đường kẻ khung và trong hộp Color chọn mầu cho đường kẻ. - Trong hộp Width chọn độ dầy của đường kẻ. - Trong khung Preview có hiện một khung chữ nhật thể hiện đoạn văn bản muốn kẻ khung, bạn

bấm vào các cạnh muốn kẻ khung hay các nút tương ứng bên trái và bên dưới khung này.

- Trong hộp Apply to, chọn Paragraph hay Text để đóng khung cho đoạn hay khối văn bản. * Bấm nút Options, hộp thoại Border and Shading Options xuất hiện để bạn ấn định khoảng cách

từ văn bản đến các đường kẻ trên, dưới, trái, phải. Bạn nhập hay bấm trên các mũi tên lên/ xuống trong các hộp Top, Bottom, Left, Right để ấn định giá trị cho các khoảng cách này. Khung

Preview sẽ thể hiện theo các lựa chọn của bạn. * N út Show Toolbar: hiển thị thanh công cụ Tables and Borders.

29


* Để đóng khung trang giấy, bạn chọn thẻ Page Border.

- Các lựa chọn của thẻ Page Border giống như thẻ Borders. Tuy nhiên, có một vài khác biệt nhỏ

như: + Thêm hộp Art để chọn đường kẻ là các hình ảnh. + Hộp Apply to có các lựa chọn phạm vi kẻ khung như sau: ♦ Whole document: Toàn bộ tài liệu. ♦ This section: Phân đoạn hiện tại.

30


♦ This section – First page only: Chỉ trang đầu tiên của phân đoạn hiện tại. ♦ This section – Except first page: N goại trừ trang đầu tiên của của phân đoạn hiện tại.

* Bấm nút Options, hộp thoại Border and Shading Options xuất hiện để bạn ấn định khoảng cách từ văn bản hay từ mép giấy đến các đường kẻ trên, dưới, trái. Bạn nhập hay bấm trên các mũi tên lên/ xuống trong các hộp Top, Bottom, Left, Right để ấn định giá trị cho các khoảng cách này. Khung Preview sẽ thể hiện theo các lựa chọn của bạn.

- Khung Margin: Ấn định khoảng cách từ các đường kẻ đến văn bản. + Top, Bottom, Left, Right: Khoảng cách từ văn bản hay từ mép giấy đến các đường kẻ, tùy thuộc

lựa chọn trong hộp Measure from là Text hay Edge of page. + Measure from: Chọn khoảng cách tính từ văn bản (Text) hay mép giấy (Edge of page).

- Khung Options: Ấn định các lựa chọn cách kẻ khung. + Align paragraph borders and table edges with page border: Các đường đóng khung đoạn và đường đóng khung bảng thẳng hàng với đường đóng khung trang. N ếu có đoạn hay bảng nào mà đường kẻ vượt ra ngoài đường đóng khung trang sẽ được thu ngắn lại, trùng với đường đóng khung trang.

+ Surround header, Suround footer: đóng khung tiêu đề đầu trang, tiêu đề cuối trang. - Khung Preview: hiển thị kết quả tướng ứng với các lựa chọn của bạn.

Chú ý: Các lựa chọn trên chỉ hiện ra khi bạn chọn Text trong hộp Measure from. + Always display in front: đường đóng khung luôn luôn nằm lớp trên cùng (trên tất cả các đối

tượng khác).

* Để tô nền, bạn chọn thẻ Shading - Trong khung Fill, chọn mầu nền cho đoạn văn. - Trong khung Patterns, mở hộp Style và chọn một kiểu hoa văn cho nền, mở hộp Color và chọn

mầu cho hoa văn. - Trong hộp Apply to, chọn Paragraph hay Text để tô mầu cho đoạn hay khối văn bản.

Chú ý: Bạn có thể sử dụng hộp Highlight trên thanh công cụ định dạng để tô mầu nền cho một khối văn bản.

31


IX. TIÊU ĐỀ ĐẦU TRANG VÀ TIÊU ĐỀ CUỐI TRANG

Tiêu đề đầu trang (Header) và tiêu đề cuối trang (Footer) là phần văn bản chứa những thông tin lặp đi lặp lại ở đầu và cuối mỗi trang như tên chương, tên sách, tên tác giả, số trang, ...

1. Tạo một tiêu đề đầu trang và tiêu đề cuối trang Để tạo tiêu đề đầu trang và tiêu đề cuối trang cho tài liệu, bạn làm như sau:

- Chọn menu View > Header và Footer. Thanh công cụ Header and Footer xuất hiện:

Sau đây là công dụng của các nút trên thanh công cụ Header and Footer:

Nút bấm Tên gọi Công dụng

Insert AutoText Chèn các mục từ AutoText

Insert Page Number Chèn số trang vào tiêu đề.

Insert Number of Pages Chèn tổng số trang của tài liệu

Format Page Number Hiện hộp thoại định dạng số trang

, Date, Time Chèn ngày và giờ hệ thống.

Page Setup Hiện hộp thoại Page Setup để ấn định tiêu đề đầu trang và cuối trang cho các trang chẵn và trang lẻ, trang đầu tiên.

Show/Hide document

text Cho hiện/Nn văn bản chính của tài liệu. N ếu Nn, chỉ thấy tiêu đề trang.

Same As Previous Lấy tiêu đề đầu trang, tiêu đề cuối trang

của phân đoạn trước áp dụng cho phân đoạn hiện tại.

Switch between Header

and Footer Chuyển lên xuống giữa tiêu đề đầu trang và tiêu đề cuối trang.

32


Show Previous Chuyển qua tiêu đề đầu trang, cuối trang

của trang trước (nếu có).

Show Next Chuyển qua tiêu đề đầu trang, cuối trang

của trang kế (nếu có).

Close Đóng thanh công cụ Header and Footer.

- Bạn bấn nút Switch between Header and Footer để chuyển đến tiêu đề đầu trang hay cuối trang muốn nhập nội dung.

- N hập vào khung chữ nhật chấm chấm Header hay Footer các đoạn văn bản dùng làm tiêu đề đầu trang/cuối trang và định dạng các đoạn này (nếu cần).

- Để chèn số trang, tổng số trang, ngày giờ, … bạn lần lượt bấm vào các nút tương ứng trên thanh

công cụ Header and Footer.

2. Tạo tiêu đề đầu trang/cuối trang cho trang chẵn và trang lẻ khác nhau

Bạn có thể tạo một tiêu đề đầu trang và tiêu đề cuối trang cho trang chẳn khác và trang lẻ khác nhau. Bạn làm theo các bước sau đây: - Chọn menu View > Header và Footer. Thanh công cụ Header and Footer xuất hiện.

- Bấm nút Page Setup , hộp thoại Page Setup của thẻ Layout xuất hiện.

- Trong khung Header and Footer, bạn chọn đánh dấu ô Different odd and even và bấm nút OK. - Khi đó tiêu đề đầu trang/cuối trang sẽ hiện ra là:

Odd Page Header , Event Page Header. Odd Page Footer , Event Page Footer.

- Bấm nút Show Next hoặc nút Show Previous để chuyển về trang chẵn và trang lẻ và lần lượt tạo ra tiêu đề đầu trang/cuối trang cho các trang chẵn và trang lẻ.

- Sau khi hoàn tất, bấm nút Close để trở về tài liệu chính. 3. Tạo tiêu đề đầu trang, tiêu đề cuối trang khác với trang đầu tiên của tài liệu

33


Bạn có thể tạo một tiêu đề đầu trang và tiêu đề cuối trang khác với trang đầu tiên của tài liệu. Bạn làm theo các bước sau đây: - Chọn menu View > Header và Footer. Thanh công cụ Header and Footer xuất hiện.

- Bấm nút Page Setup , hộp thoại Page Setup của thẻ Layout xuất hiện. - Trong khung Header and Footer, bạn chọn đánh dấu ô Different first page và bấm nút OK. - Khi đó tiêu đề đầu trang, cuối trang sẽ hiện ra là: First Page Header, First Page Footer. - Di chuyển về tiêu đề đầu trang/cuối trang của trang đầu tiên và tạo tiêu đề cho trang này. - Di chuyển về tiêu đề đầu trang/cuối trang của các trang còn lại và tạo tiêu đề cho các trang này. - Bấm nút Close.

4. Xóa một tiêu đề đầu trang/ cuối trang - Di chuyển con trỏ về phân đoạn mà bạn muốn xóa một tiêu đề đầu trang và tiêu đề cuối trang - Bấm đúp vào tiêu đề đầu trang hay cuối trang hoặc chọn menu View > Header and Footer. - Chọn tiêu đề đầu trang/cuối trang bạn muốn xóa sau đó nhấn phím Backspace hoặc Delete. - Bấm nút Close.

X. IN TÀI LIỆU 1. Chọn máy in

Trước tiên, để in ra một tài liệu bạn cần phải xác định máy in đang nối đến máy tính của bạn là máy in loại gì, và việc cài đặt máy in đúng không.

Để kiểm tra việc này bạn chọn menu File > Print. Hộp thoại Print xuất hiện, bạn thấy ở trong khung Printer ở hộp Name hiện lên tên của máy in đang được cài đặt. N ếu máy in này không đúng với máy in đang cài trên máy của bạn có thể chọn lại bằng cách bấm vào mũi tên xuống của hộp này và chọn máy in đang nối đến máy của bạn.

2. Xem lại văn bản trước khi in (Print Preview) Trước khi in tài liệu để cho khỏi tốn giấy và mất thời gian in ta có thể xem trước tài liệu sẽ

in ra như thế nào, nếu có gì sai sót ta có thể chỉnh sửa lại ngay. Cách thức để xem tài liệu trước khi in trong Word thông thường là chuyển sang màn hình Print Preview. Cách chuyển: 1. Mở tài liệu muốn hiển thị theo chế độ Print Preview.

2. Chọn menu File > Print Preview hay bấm nút Print Prerview trên thanh công cụ chuNn.

Khi bạn ở chế độ Print Preview thì thanh công cụ Print Preview hiện lên:

Sau đây là tên và công dụng của các nút này:

Nút Tên gọi Công dụng

Print In tài liệu theo các chế độ mặc định của Word.

Magnifier Cho phép chuyển đổi giữ chế độ Print Preview và chế độ soạn thảo.

One Page Cho hiển thị một trang mà thôi.

Multiple Page Cho hiển thị 2 hoặc nhiều trang.

Zoom Control Điều khiển phóng to hoặc thu nhỏ.

View Ruler Hiển thị thước kẻ nằm và đứng để chỉnh sửa các biên.

Shrink to Fit Làm giảm số trang, nếu trang cuối cùng của tài liệu chỉ có một vài hàng thì Word sẽ tự động điều chỉnh văn bản sao cho các hàng này có thể nằm gọn trong một trang.

Full Screen Hiển thị trọn trang giấy trên màn hình.

Close Thoát khỏi Print Preview.

Help Hiển thị phần trợ giúp.

3. In toàn bộ tài liệu Muốn in toàn bộ một tài liệu bạn làm các bước như sau:

1. Cho mở tài liệu muốn in.

34


2. Bấm nút Print trên thanh công cụ chuNn. 3. Hoặc chọn menu File > Print. Hộp thoại Pritnt xuất hiện.

4. Trong khung Page range, chọn All và bấm nút OK, lúc này máy in sẽ in tài liệu ra giấy.

4. In ra một phần tài liệu + Cách 1:

Chọn phần tài liệu muốn in, rồi chọn menu File > Print. Khi hộp thoại Print hiện lên bạn chọn đánh dấu Seletion trong khung Page range xong rồi bấm nút OK. + Cách 2:

N ếu bạn biết rõ phần tài liệu muốn in nằm từ trang nào đến trang nào, bạn có thể chọn menu File > Print. Khi hộp thoại Print xuất hiện, bạn chọn đánh dấu Pages rồi nhập vào hộp này các trang muốn in phân cách bởi dấu phNy. Dùng dấu gạch ngang để in giữa từ trang đầu đến trang cuối.

Ví dụ: Muốn in các trang 2, 4, 5, 6 và 8 thì bạn nhập vào hộp Pages: 2, 4–6, 8.

35


CHƯƠN G III : BẢNG BIỂU

Bảng biểu là công cụ giúp trình bày dữ kiện loại văn bản hoặc dữ liệu theo cột và hàng, ngay hàng thẳng lối. Trên các bảng biểu bạn có thể đưa vào trong các ô những dữ kiện thuộc loại văn bản, loại số, hình ảnh, công thức. Bảng biểu là một hình chữ nhật gồm nhiều hàng và nhiều cột, cột được đánh số thứ tự từ trái sang phải với những mẫu tự A, B, C ... còn hàng được đánh số thứ tự từ trên xuống dưới với các số 1, 2, 3...

Word tự động đóng khung bảng mỗi khi bạn tạo một bảng mới. N ếu bạn hủy bỏ đóng khung cho bảng, Word sẽ cung cấp một khung lưới (Gridlines) phác thảo cho bạn nhìn thấy các ô. Khung lưới này không in ra giấy mà chỉ giúp bạn dễ dàng nhận diện ô nào đang làm việc.

I. TẠO MỚI MỘT BẢNG Bước đầu tiên bạn phải biết bảng gồm có bao nhiêu hàng và bao nhiêu cột. Trước tiên bạn phải

tạo một bảng rỗng mà bạn có thể điền dữ kiện vào sau. Có hai cách để làm việc này: + Sử dụng nút Insert Table của thanh công cụ chuNn. Đây là cách dễ nhất để tạo một bảng

rỗng. + Sử dụng menu Table > Insert Table. + Dùng công cụ Draw Table.

1. Sử dụng thanh công cụ chuẩn - Đưa con trỏ về vị trí muốn tạo bảng. - Bấm nút Insert Table trên thanh công cụ chuNn. Một khung lưới hiện ra. - Giữ nút trái chuột và kéo con trỏ chuột rảo qua khung lưới này để chọn số hàng, số cột muốn có,

cuối cùng thả nút chuột ra khi khung lưới đã hiện đúng số hàng, số cột cho bảng muốn tạo. Lúc này khung bảng trống thực thụ hiện lên màn hình. Con trỏ sẽ nằm ở ô đầu tiên của

bảng và bạn có thể nhập văn bản vào các ô. 2. Sử dụng menu

- Đưa con trỏ về vị trí muốn tạo bảng. - Chọn menu Table > Insert Table ..., hộp thoại Insert Table xuất hiện.

- Trong ô Number of columns, Number of rows nhập vào số hàng, số cột (hay bấm vào nút để

tăng/giảm số cột, số hàng). - Trong ô Column width nhập vào bề rộng của cột (hay bấm vào nút để tăng/giảm số cột, số

hàng), nếu chọn Auto thì Word sẽ tự động chia đều bề ngang của trang cho số cột mà ta vừa khai báo.

- Bấm nút OK. Một bảng có đúng số hàng, số cột mà bạn vừa chọn được tạo ra. 3. Sử dụng công cụ Draw

- Chọn menu Table > Draw Table hay bấm nút để mở hộp thoại Tables and Borders và bấm

nút Draw Table .. Con trỏ chuột trở thành , kéo mouse để vẽ một khung chữ nhật. - Tiếp tục dùng mouse để vẽ các đường dùng để chia cột và vẽ các đường ngang để chia hàng. - N hấn phím Esc hay bấm vào nút Draw Table lần nữa để kết thúc tạo bảng.

II. LÀM VIỆC VỚI BẢNG 1. Di chuyển con trỏ trong bảng

36


• Di chuyển nhanh đến một ô: bấm chuột vào ô đó. • Di chuyển đến ô kế tiếp theo hàng ngang: Tab. N ếu trong ô có chứa văn bản thì khi bấm phím

Tab sẽ chọn luôn ô này. N ếu con trỏ nằm ở ô cuối cùng của bảng (ô ở góc dưới bên phải), nhấn phím Tab sẽ tạo thêm một hàng mới.

• Di chuyển đến ô trước đó theo hàng ngang: Shift + Tab. • Về ô đầu tiên/cuối cùng của một hàng: Alt + Home/Alt + End. • Về ô đầu tiên/cuối cùng của một cột: Alt + Page Up/ Alt + Page Down. • Lên/xuống một hàng trong cùng một cột: phím ↑, ↓ • Qua trái/phải một ô (nếu ô chưa có dữ liệu): phím ←, →. N ếu ô có dữ liệu, con trỏ sẽ qua

trái/phải một ký tự. 2. Nhập dữ liệu vào bảng

- Đưa con trỏ vào ô muốn nhập dữ liệu. - N hập dữ liệu bình thường, nếu bề rộng của ô không đủ chứa các từ nhập vào, Word sẽ cuốn từ

này xuống hàng. Bạn cũng có thể nhấn Shift + Enter hay Enter để xuống hàng hay sang đoạn mới.

- Khi văn bản được đem xuống hàng thì Word sẽ tự động mở rộng chiều cao của ô. 3. Các thao tác chọn trong bảng

a/ Chọn một hay nhiều ô : Đưa con trỏ về sát bên trái ô của ô muốn chọn, giữ phím Shift và nhấn phím End. : Đưa con trỏ chuột vào bên trong cạnh trái của ô muốn chọn, con trỏ chuột trở thành và

bấm chuột. b/ Chọn một hay nhiều hàng

: Đưa con trỏ về sát bên trái của ô đầu tiên của hàng muốn chọn, giữ phím Shift và nhấn Alt + End.

: Đưa con trỏ chuột ra ngoài cạnh trái của hàng muốn chọn, con trỏ chuột trở thành và bấm chuột, hay bấm đúp chuột tại một ô bất kỳ trong hàng.

: Đưa con trỏ vào hàng muốn chọn và chọn menu Table > Select Row. c/ Chọn một hay nhiều cột

: Đưa con trỏ về sát bên trái của ô đầu tiên của cột muốn chọn, giữ phím Shift và nhấn phím Alt + Page Down.

: Đưa con trỏ chuột trỏ vào cạnh trên cùng của cột muốn chọn, con trỏ chuột trở thành và bấm chuột, hay giữ phím Alt và bấm chuột tại một ô bất kỳ trong cột.

: Đưa con trỏ vào cột muốn chọn và chọn menu Table > Select Column. d/ Chọn cả bảng

: Đưa con trỏ vào trong bảng và nhấn Alt + Shift + 5 (bên phần phím số). : Giữ phím Alt và bấm đúp chuột tại một ô bất kỳ trong cột.

: Đưa con trỏ vào bảng và chọn menu Table > Select Table. 4. Điều chỉnh bề rộng ô, cột, hàng

a/ Thay đổi độ rộng cột - Có 3 cách thay đổi độ rộng cột. Cách 1: Kéo đường biên giữa các cột hay kéo ô vuông Move Table Column trên thước ngang. - Đưa con trỏ chuột vào đường biên phải của cột muốn thay đổi độ rộng, con trỏ chuột trở thành

(hay đưa con trỏ chuột vào ô vuông Move Table Column trên thước ngang, con trỏ chuột trở thành ).

- Kéo con chuột qua phải để mở rộng cột, kéo chuột qua trái để thu hẹp cột. Khi đã vừa ý, thả nút trái mouse ra.

Chú ý: • N ếu chọn một hay nhiều ô thuộc một cột thì Word chỉ thay đổi độ rộng các ô đã chọn. • Khi bạn thay đổi độ rộng cột bằng cách kéo đường biên giữa các cột thì chỉ có một cột bên phải và

một cột bên phải đường biên thay đổi độ rộng (chiều rộng của bảng không đổi).

37


• N ếu giữ phím Shift trong khi kéo thì chỉ có một cột bên trái đường biên thay đổi độ rộng cột (chiều rộng bảng của bảng thay đổi).

• N ếu giữ phím Ctrl + Shift trong khi kéo thì chỉ có một cột bên trái và tất cả các cột bên phải đường biên thay đổi độ rộng cột (chiều rộng bảng của bảng không thay đổi).

• Khi bạn thay đổi độ rộng cột bằng cách kéo ô vuông Move Table Column thì chỉ có cột bên trái đường biên thay đổi độ rộng (chiều rộng bảng của bảng thay đổi).

Cách 2: Điều chỉnh các cột có cùng độ rộng. - Chọn các cột muốn có cùng độ rộng.

- Chọn menu Table > Distribute Columns Evenly hay bấm nút trên thanh công cụ Tables and Borders.

Cách 3: Dùng menu Table > Cell Height and Width - Chọn các cột muốn điều chỉnh độ rộng, nếu không chọn cột nào cả thì Word chỉ điều chỉnh cột

chứa điểm chèn. N ếu có một ô được chọn thì chỉ có độ rộng của ô đó được điều chỉnh. - Chọn menu Table > Cell Height and Width. Hộp thoại Cell Heigh and Width xuất hiện, chọn thẻ

Column.

- Trong ô Width of column <n>, bạn nhập độ rộng cột theo ý muốn, hay bấm vào nút để tăng/

giảm độ rộng cột. - Trong ô Space between columns, bạn ấn định khoảng trống giữa các cột. Khi đó, độ rộng cột còn

trống để nhập văn bản là: Width of column <n> – Space between columns. - Bấm nút Previous Column/ Next Column để điều chỉnh độ rộng cột kế trước / kế tiếp. - Bấm nút Autofit để Word điều chỉnh các cột có độ rộng vừa với độ rộng của văn bản dài nhất có

trong ô bất kỳ thuộc cột đó. - Chọn OK. b/ Thay đổi chiều cao hàng - Word tự động điều chỉnh chiều cao của hàng theo số hàng của văn bản mà bạn nhập vào trong ô,

nghĩa là khi Word tự động sang hàng mới thì hàng sẽ được tự động mở rộng chiều cao. - Việc thay đổi chiều cao hàng cũng giống như thay đổi độ rộng cột và cũng có ba cách như trên. Cách 1: Kéo cạnh dưới của hàng (Phải chuyển sang chế độ Page Layout). - Đưa con trỏ chuột vào cạnh dưới của hàng, muốn thay đổi chiều cao hàng, con trỏ chuột trở

thành (hay đưa con trỏ chuột vào ô vuông Adjust Table Row trên thước dọc, con trỏ chuột trở thành ).

- Kéo con chuột lên trên để giảm chiều cao hàng, xuống dưới để tăng chiều cao hàng theo ý muốn. Cách 2: Điều chỉnh các hàng có cùng chiều cao. - Chọn các hàng muốn có cùng chiều cao.

- Chọn menu Table > Distribute Columns Evenly hay bấm nút trên thanh công cụ Tables and Borders.

Cách 3: Dùng menu Table > Cell Height and Width

38


- Chọn các hàng muốn điều chỉnh chiều cao hàng, nếu không chọn hàng nào cả thì Word chỉ điều chỉnh hàng chứa điểm chèn.

- Chọn menu Table > Cell Height and Width. Hộp thoại Cell Heigh and Width xuất hiện, chọn thẻ Row.

- Trong ô Height of rows 1–2: chọn Auto, At least hay Exactly.

* At least: chiều cao hàng tối thiểu, nếu chiều cao của văn bản trong ô vượt quá số tối thiểu khai báo trong hộp At thì Word sẽ tự động điều chỉnh chiều cao hàng cho vừa – ngược lại (không vượt quá) thì Word sẽ tự động thêm vào các hàng trắng.

* Exactly: chiều cao hàng cố định, nếu chiều cao của văn bản trong ô vượt quá số tối thiểu khai báo trong hộp At thì Word sẽ tự động điều chỉnh chiều cao hàng cho vừa – ngược lại (không vượt quá) thì Word sẽ tự động thêm vào các hàng trắng.

* Auto: Word sẽ tự động điều chỉnh chiều cao hàng cho vừa với chiều cao của văn bản có trong ô.

- Trong ô At: bạn khai báo chiều cao tối thiểu (At least) hay cố định (Exactly), hay bấm vào nút để tăng/giảm chiều cao hàng.

- Trong khung Indent From Left: ấn định khoảng cách thụt vào tính từ lề trái của trang đến cạnh trái của bảng.

- Hộp chọn Allow row to break across pages: cho phép ngắt trang giữa các hàng (mặc định). - Trong khung Alignment chọn một trong 3 nút lựa chọn:

Left: canh bảng sát lề trái. Right: canh bảng sát lề phải. Center: canh bảng vào giữa hai lề.

- Bấm nút Previous Row hay Next Row để chọn hàng kế trước hay hàng kế tiếp và tiếp tục chỉnh. - Bấm nút OK.

5. Thêm hoặc bớt hàng, cột, ô bảng biểu a/ Thêm hàng mới * Thêm một hàng ở cuối bảng: - Đưa con trỏ về ô cuối cùng của bảng và nhấn phím Tab. * Thêm một (hay nhiều) hàng vào giữa bảng - Chọn số hàng muốn thêm vào (hàng thêm vào sẽ nằm bên trên các hàng đã chọn này).

- Bấm nút Insert Rows trên thanh công cụ chuNn hay chọn menu Table > Insert Rows. * N ếu chỉ chèn một hàng thì không cần chọn, mà chỉ cần đưa con trỏ vào hàng mà hàng chèn thêm

vào sẽ nằm bên trên hàng này. b/ Thêm cột mới * Thêm một (hay nhiều) cột vào giữa bảng. - Chọn số cột muốn thêm vào bảng (cột thêm vào sẽ nằm bên trái các cột đã chọn này).

- Bấm nút Insert Columns trên thanh công cụ chuNn hay chọn menu Table > Insert Columns. * Thêm một (hay nhiều) cột vào bên phải bảng

39


- Đưa con trỏ vào sát cạnh phải của bảng và chọn menu Table > Select Column (hay trỏ con trỏ chuột vào bên trên, sát cạnh phải của bảng, con trỏ chuột trở thành và bấm mouse để chọn).

- Bấm nút Insert Columns trên thanh công cụ chuNn hay chọn menu Table > Insert Columns. 6. Xoá cột hay hàng

- Chọn các hàng hoặc các cột muốn xóa. - Chọn menu Table > Delete Rows hoặc Delete Columns.

7. Chèn thêm ô - Chọn số ô muốn thêm vào (chọn qua bên phải và xuống bên dưới), Word sẽ chèn thêm các ô mới

vào bên trên hoặc bên trái các ô đã chọn.

- Bấm nút Insert Cells trên thanh công cụ chuNn hay chọn menu Table > Insert Cells. Hộp thoại Insert Cells xuất hiện. Chọn: • Shift cells right: chèn thêm các ô vào bên trái các ô chọn và đNy các ô chọn qua phải. • Shift cells down: chèn thêm các ô vào bên trên các ô chọn và đNy các ô chọn xuống dưới. • Insert entire row: chèn thêm hàng. • Insert entire column: chèn thêm cột.

- Bấm nút OK. 9. Xóa bỏ ô

- Chọn các ô muốn loại bỏ gỡ khỏi bảng. - Chọn menu Table > Delete Cells. Xuất hiện hộp thoại Delete Cells. Chọn:

• Shift cells left: xóa các ô đã chọn và đNy bên phải qua trái. • Shift cells up: xóa các ô đã chọn và đNy bên dưới lên trên. • Delete entire row: xóa bỏ hàng. • Insert entire column: xóa bỏ cột.

- Bấm nút OK. 10. Nối nhiều ô thành một ô

- Chọn các ô muốn nối lại thành một ô.

- Chọn menu Table > Merge Cells hay bấm nút Merge Cells trên thanh công cụ Tables and Borders.

11. Tách một ô thành nhiều ô Để tách một ô ra làm nhiều ô, bạn làm như sau:

- Chọn các ô muốn tách.

- Chọn menu Table > Split Cells hay bấm nút Split Cells trên thanh công cụ Tables and Borders. Hộp thoại Slpit Cells xuất hiện:

- Trong ô Number of column và ô Number of row, nhập vào số ô muốn chia. - Đánh dấu hộp chọn Merge cells before split, nếu bạn muốn nối các ô đã chọn trước rồi mới tách

thành nhiều ô. - Bấm nút OK.

12. Tách một bảng thành hai bảng Để tách một bảng thành hai bảng, bạn làm như sau:

- Đưa con trỏ nằm trên hàng mà từ vị trí này bạn muốn tách bảng thành hai bảng. - Chọn menu Table > Split Table hoặc nhấn Ctrl + Shift + Enter. Chú ý: Để nhập lại hai bảng được tách ra từ một bảng trước đó bạn đưa con trỏ vào vùng trống

giữa hai bảng và nhấn Delete. 13. Hiệu chỉnh bảng

a. Xóa bỏ văn bản trong bảng biểu Để xóa từng ký tự dùng phím Delete hoặc Backspace, hoặc có thể chọn hàng hoặc cột

muốn xóa văn bản chứa trong đó, sau đó nhấn phím Delete. b. Di chuyển / sao chép văn bản trong nội bộ bảng biểu

40


Muốn di chuyển/sao chép văn bản trong các ô của bảng, bạn có thể dùng các lệnh Cut, Copy và Paste trên trình đơn Edit hoặc nút Cut, Copy và Paste trên thanh công cụ chuNn. Việc di chuyển, sao chép văn bản trong bảng giống như trên văn bản bình thường.

c. Định dạng văn bản các ô bảng biểu Việc định dạng nội dung văn bản trong các ô của bảng cũng tương tự văn bản bình

thường. Có thể cho chọn khối văn bản rồi cho in đậm, nghiêng, gạch dưới. Để đặt một điểm canh cột trong bảng biểu bạn có thể dùng thước ngang hoặc menu Format > Tab. Để di chuyển con trỏ đến điểm canh cột trong bảng, bạn nhấn Ctrl + Tab. Bạn cần lưu ý rằng, các văn bản trong các ô là độc lập với nhau, nghĩa là bạn có thể định dạng văn bản trong các ô cạnh hoàn toàn khác nhau.

14. Tạo một bảng từ một văn bản hiện có Bạn có thể chuyển một văn bản thành dạng bảng với điều kiện là phải tách rời văn bản

bằng cách dấu phNy, dấu canh cột. Để tiến hành việc chuyển đổi thực hiện các bước như sau: - Chọn văn bản muốn chuyển đổi thành bảng biểu. - Chọn menu Table > Convert Text to Table. Hộp thoại Convert Text to Table xuất hiện:

- Các ô Number of columns, Number of rows, Column width giống như menu Table > Insert

Table. - Trong khung Separate text as chọn một trong ba phân cách như sau: Paragraph (dấu phân đoạn)

Tabs (ký tự Tab), dấu phNy hay bấm vào nút Other và trong hộp bên phải nhập vào ký tự dùng làm dấu phân cách.

- Bấm nút OK. 15. Thêm đường viền và tô nền mờ cho bảng

Word tự đóng khung bảng mỗi khi bạn tạo một bảng mới. Thỉnh thoảng bạn cũng muốn thay đổi kiểu đóng khung bảng và tô nền mờ một số ô, lúc đó bạn làm như sau: a. Thêm đường viền/ đóng khung

Có 3 cách sau: * Sử dụng Table Auto Format

Bạn theo các bước sau đây: - Di chuyển con trỏ về bảng muốn cho đóng khung. - Chọn menu Table > Table AutoFormat. Hộp thoại Table AutoFormat xuất hiện.

41


- Trong khung Formats hãy chọn kiểu (mẫu) khung mà bạn muốn áp dụng vào bảng. - Trong khung Format to Apply và Apply Special Formats to bạn cứ đánh dấu các ô này rồi quan

sát tác dụng của chúng. - Bấm nút OK. * Sử dụng menu Format > Borders and Shading. - Chọn các ô hoặc toàn bộ bảng muốn đóng khung. - Chọn menu Format > Borders and Shading trên trình đơn Format. Hộp thoại Borders and

Shading xuất hiện, chọn thẻ Borders.

- Trong khung Setting, chọn Grid. - Trong khung Style, chọn kiểu đường viền làm khung. - Bấm nút OK.

42


* Sử dụng thanh công cụ Borders. - Bấm nút Tables and Borders hay chọn menu Table > Tables and Borders.

- Trong hộp Line Style , chọn kiểu đường (nét) kẻ.

- Trong hộp Line Weight , chọn độ dầy của đường kẻ.

- Trong hộp Border Color , chọn màu cho đường kẻ.

- Trong hộp Shading Color , chọn mầu tô cho nền ô/bảng.

- Bấm nút để hiện hộp chọn cạnh để kẻ khung và bấm vào các nút Outside/Top/Bottom/Left/Right để đóng khung/kẻ đường bên trên/dưới/trái/ phải ô/bảng.

- Bấm nút All Border, Inside Border, Inside Horizontal Border, Inside Vertical Border để kẻ các đường ngang và dọc bên trong một bảng (table).

- N út No Border dùng để hủy bỏ đóng khung ô/bảng. - Sau khi đóng khung đoạn xong, bấm nút Close ⌧ để đóng thanh công cụ Tables and Borders. b. Tạo nền mờ (Shading)

Muốn nhấn mạnh một số ô hoặc toàn bộ bảng để lưu ý người đọc, bạn có thể tô nền mờ một vài hoặc tất cả các ô của bảng, để thực hiện thao tác này bạn theo các bước sau: - Chọn các ô muốn in tô nền mờ. - Chọn menu Format > Borders and Shading. Hộp thoại Borders and Shading xuất hiện, chọn thẻ

Shading. - Lần lượt chọn các tùy chọn cho việc tô nền mờ. Bạn có thể xem lại chương2, phần VIII. 9. b. để

biết ý nghĩa của các tùy chọn này. 16. Định dạng đoạn bên trong bảng

Mỗi ô trong bảng có thể chứa các đoạn văn bản riêng biệt. Vì vậy, bạn có thể định dạng các đoạn trong các ô là hoàn toàn độc lập với nhau. Việc định dạng các đoạn văn bản bên trong một ô hoàn toàn giống như viêc định dạng các đoạn văn bản bình thường. a. Đổi hướng của văn bản trong một ô - Chọn các ô muốn mà bạn muốn đổi hướng trình bày văn bản chứa bên trong ô.

- Chọn menu Format > Text Direction … hay bấm nút Change Text Direction trên thanh công cụ Tables and Borders. Hộp thoại Text Direction – Table Cell xuất hiện.

- Trong khung Orientation, chọn một hướng trình bày cho văn bản bằng cách bấm chọn một trong

3 hộp chứa hướng văn bản. Kết quả chọn hướng sẽ hiện ra trong khung Preview. - Bấm nút OK.

43


b. Canh biên văn bản theo chiều đứng - Chọn các ô muốn mà bạn muốn canh biên. - Bấm nút mouse lên các ô đã chọn, xuất hiện menu phụ, chọn Alignment. Xuất hiện tiếp menu phụ

thứ hai, bạn chọn một trong ba kiểu canh biên sau:

văn bản nằm sát cạnh trên của ô văn bản nằm chính giữa theo chiều đứng của ô. văn bản nằm sát cạnh dưới của ô.

- Bạn cũng có thể bấm các nút Align Top , Center Vertically , Align Bottom trên thanh công cụ Tables and Borders để canh biên văn bản trong ô theo chiều đứng.

III. SẮP THỨ TỰ TRONG BẢNG Bạn có thể sắp thứ tự dữ kiện trong một bảng theo một cột hay nhiều cột. Có hai cách sắp thứ

tự dữ kiện trong một bảng. 1. Dùng nút lệnh của thanh công cụ Tables and Borders

Dùng nút lệnh khi bạn chỉ muốn sắp thứ tự dữ kiện theo một cột. Các bước làm như sau: - Đưa con trỏ vào ô bất kỳ của cột mà bạn muốn sắp thứ tự dữ kiện của cột này và bấm nút:

• : sắp thứ tự tăng dần (Sort Ascending).

• : sắp thứ tự giảm dần (Sort Ascending). 2. Dùng menu

- Đưa con trỏ vào ô bất kỳ của cột mà bạn muốn sắp thứ tự dữ kiện của cột này. - Chọn menu Table > Sort. Hộp thoại Sort xuất hiện.

- Trong hộp Sort By, chọn cột dùng làm khóa chính để sắp xếp. • Trong hộp Type, chọn kiểu của dữ kiện (Text, Date, Number), tuy nhiên hãy để Word tự động

xác định kiểu dữ kiện. • Chọn Ascending hay Descending để sắp xếp tăng dần hay sắp xếp giảm dần.

- Trong khung Then By, chọn cột dùng làm khóa phụ để sắp xếp (trong trường hợp khóa chính có dữ kiện bị trùng).

- Trong khung My list has chọn: • Header row: nếu bảng có chừa hàng đầu tiên làm hàng tiêu đề, khi đó Word sẽ chừa hàng này

ra và không đưa vào danh sách sắp thứ tự. • No header row: nếu bảng không có hàng tiêu đề.

- Bấm nút OK để sắp thứ tự. IV. TÍNH TOÁN TRONG BẢNG

Word cho phép thực hiện một số phép tính đơn giản trong bảng, thao tác như sau: - Đưa con trỏ vào ô chứa kết quả tính toán.

44


- Chọn menu Table > Formula … Hộp thoại Formula xuất hiện.

- Trong hộp Formula, nhập công thức muốn tính toán sau dấu =. - Trong hộp Number format, chọn dạng thể hiện số (kết quả của công thức). * N ếu muốn sử dụng hàm trong công thức, bạn có thể nhập trực tiếp hay chọn từ hộp Paste

function - Bấm nút OK.

Cách ghi địa chỉ ô: - Địa chỉ ô: các ô được ghi địa chỉ như sau: A1, B2, C3, … trong đó ký tự đứng trước chỉ cột, số đứng sau chỉ số hàng:

A B C 1 A1 B1 C1 2 A2 B2 C2 3 A3 B3 C3

- Địa chỉ phạm vi (vùng): gồm nhiều ô liên tiếp nhau được ghi như sau: ghi địa chỉ ô đầu tiên (góc trên bên trái), dấu :, địa chỉ ô cuối cùng (góc dưới, bên phải). Ví dụ: A1:C2 → là phạm vi gồm 6 ô: A1, A2, Ả, B1, B2, B3.

- N goài các ghi địa chỉ phạm vi như trên, Word còn cho phép sử dụng cách ghi khác với ý nghĩa như sau: • ABOVE: gồm các ô kể từ ô nằm ngay bên trên cùng cột với ô đang nhập công thức và lên

trên cho đến khi gặp ô chứa giá trị không phải là kiểu số. • BELOW: gồm các ô kể từ ô nằm ngay bên dưới cùng cột với ô đang nhập công thức xuống

dưới cho đến khi gặp ô chứa giá trị không phải là kiểu số. • LEFT: gồm các ô kể từ ô nằm ngay bên trái cùng hàng với ô đang nhập công thức qua trái

cho đến khi gặp ô chứa giá trị không phải là kiểu số. • RIGHT: gồm các ô kể từ ô nằm ngay bên phải cùng hàng với ô đang nhập công thức qua phải

cho đến khi gặp ô chứa giá trị không phải là kiểu số.

45


CHƯƠNG IV:

VĂN BẢN NHIỀU CỘT Trong phần này sẽ trình bày văn bản theo nhiều cột. Word cho phép phân chia văn bản ra thành

hai hay nhiều cột, bề rộng các cột và khoảng cách giữa các cột có thể khác nhau. Việc chia tài liệu thành nhiều cột có thể được áp dụng cho toàn bộ tài liệu hoặc cho một phần tài liệu mà thôi.

+ Theo mặc nhiên việc chia thành cột được áp dụng cho toàn bộ tài liệu, nghĩa là tài liệu chỉ có một phân đoạn duy nhất.

+ N ếu tài liệu có nhiều phân đoạn thì chỉ có phân đoạn hiện hành (chứa con trỏ) là được chia thành nhiều cột.

+ Để một phần tài liệu được chia thành nhiều cột, trước tiên bạn phải chọn văn bản này rồi áp dụng định dạng văn bản thành nhiều cột.

I. ĐNNH DẠNG VĂN BẢN DẠNG NHIỀU CỘT (CỘT BÁO) Bạn phải chuyển sang chế độ Page Layout thì văn bản mới hiển thị đầy đủ các cột. Trong chế

độ Normal văn bản chỉ hiển thị một cột ở bên lề trái tài liệu. + N ếu tài liệu chỉ có một phân đoạn và muốn cho định dạng toàn bộ tài liệu thì để con trỏ nằm

đâu cũng được. + N ếu chỉ định dạng một phần văn bản của tài liệu thì cần phải chọn phần văn bản này. Khi chọn,

nhớ chừa lại dấu phân đoạn (¶) cuối cùng của phần văn bản này. + N ếu tài liệu gồm nhiều phân đoạn thì đưa con trỏ về phân đoạn muốn định dạng.

1. Dùng nút lệnh Column

- Bấm nút Column trên thanh công cụ chuNn, một khung biểu thị số cột hiện ra. Kéo chuột qua phía tay phải để chọn số cột sau đó thả nút chuột ra.

2. Dùng menu lệnh Column - Chọn menu Format > Column. Hộp thoại Column xuất hiện.

- Khung Preset: chọn cách chia cột theo mặc định của Word. • One: hoàn trả lại văn bản về tình trạng không chi cột. • Two/Three: chia văn bản thành 2 hay 3 cột bằng nhau. • Left/Right: chia văn bản thành 2 cột không bằng nhau với bề rộng cột trái/phải bằng nửa bề

rộng cột phải/trái. - Ô Number of columns: ấn định số cột bằng cách nhập vào số cột hay bấm nút để tăng/giảm số

cột. - Hộp chọn Line between: chọn để tạo đường kẻ giữa các cột. - Trong khung Width and Spacing, ấn định bề rộng các cột và khoảng cách giữa các cột.

46


• Hộp chọn Equal column with: chọn để các cột có cùng bề rộng. • Ô Width: điều chỉnh bề rộng cột. N ếu các cột cùng bề rộng, Word tự động ấn định bề rộng cột

dựa theo số cột đã chọn, nếu bạn không chấp nhận với cách ấn định này, có thể nhập vào số đó mới. N ếu bề rộng cột khác nhau, nhập bề rộng cột cho từng cột. Bạn có thể bấm vào nút

để tăng/giảm bề rộng. • Ô Spacing: điều chỉnh khoảng cách giữa các cột, nhập vào số đo mới hay bấm vào nút để

tăng/giảm khoảng cách. - Khung Apply to: chọn cách áp dụng chia cột vào văn bản, tùy theo văn bản được chọn hay vị trí

con trỏ đang đứng mà bạn có các lựa chọn sau: • Whole document: áp dụng chia cột cho toàn bộ tài liệu. • This point forward: áp dụng chia cột từ vị trí con trỏ trở đi.

Lưu ý: Trước đó, bạn phải đặt một dấu phân chia section trước con trỏ. • Selected text: chỉ áp dụng chia cột cho phần văn bản được chọn. • Selected sections: chỉ áp dụng chia cột cho các phân đoạn (section) được chọn. • This section: chỉ áp dụng chia cột cho phân đoạn hiện hành (đang chứa con trỏ).

- Khung Preview: hiển thị cách chia cột đã chọn. - Sau khi ấn định các tùy chọn theo ý muốn, bạn bấm nút OK.

II. CHÈN THÊM DẤU NGẮT CỘT Khi định dạng văn bản dạng nhiều cột, Word sẽ tự động ngắt các cột. Trên tài liệu, điểm ngắt

cột được xem như là điểm mà một cột kết thúc và khởi đầu một cột khác. Tuy nhiên các điểm ngắt cột này không đúng theo ý muốn, chẳng hạn như tiêu đề của một đoạn lại nằm ở cuối một cột, (đúng ra phải nằm ở đầu cột kế), do vậy bạn phải chèn một dấu ngắt cột trước tiêu đề này để đưa tiêu đề này sang đầu cột kế. Các bước thực hiện như sau:

- Đưa con trỏ đến vị trí muốn chèn dấu ngắt cột. - Chọn menu Insert > Break. Hộp thoại Column xuất hiện.

- Đánh dấu nút chọn Column Break rồi chọn OK, hoặc nhấn Ctrl+Shift+Enter.

III. THAY ĐỔI KHOẢNG CÁCH GIỮA CÁC CỘT VÀ BỀ RỘNG CỘT BẰNG INDENT MARKER

N goài cách thay đổi khoảng cách giữa các cột và bề rộng bằng menu lệnh, bạn có thể dùng các nút Indent marker trên thước để thay đổi chúng. Các bước thực hiện như sau:

1. Thay đổi khoảng cách giữa các cột - Đưa con trỏ vào phần văn bản nhiều cột muốn thay đổi khoảng cách cột. - Đưa con trỏ chuột vào biên của Indent marker trên thước, mouse trở thành mũi tên hai chiều

, . - Bấm và kéo để thay đổi khoảng cách giữa cột.

2. Thay đổi bề rộng cột - Đưa con trỏ vào phần văn bản nhiều cột muốn thay đổi bề rộng. - Đưa con trỏ chuột vào giữa Indent marker trên thước, mouse trở thành mũi tên hai chiều

. -Bấm và kéo để thay đổi bề rộng cột. * N ếu giữ phím Alt trong khi kéo mouse sẽ hiện số đo trên thước.

47


CHƯƠNG V:

TEXT BOX, AUTOSHAPE, PICTURE, WORD ART I. GIỚI THIỆU CHUNG • Text Box là một khung mà bên trong có thể chứa văn bản hay một hình ảnh. Khung này có thể đặt bất

kỳ vị trí nào trong văn bản. • AutoShapes là các mẫu hình (shapes) đã được Word tạo sẵn, cho phép người dùng tạo ra các mẫu

hình như hình vuông, tròn, hình sao, … một cách nhanh chóng. • Picture là các hình ảnh có sẵn trên đĩa, cho phép người dùng đưa vào văn bản để trang trí. • Word Art là một chương trình của bộ Microsoft Office cho phép người sử dụng tạo ra các dạng chữ

đẹp. Tất cả các mẫu nói trên, trong chương này sẽ được gọi bằng tên chung là đối tượng (object)

hay chính xác hơn đó là các đối tượng đồ họa (graphic object), đối tượng vẽ (drawing object). II. TẠO (HAY CHÈN) CÁC ĐỐI TƯỢNG

Lưu ý: Bạn phải chuyển sang chế độ Page Layout thì mới tạo được các đối tượng. 1. Tạo (hay chèn) một text box vào văn bản

- Chọn menu Insert > Text Box hay bấm nút Text Box trên thanh công cụ Drawing, con trỏ biến thành dấu thập .

- Di chuyển con trỏ đến nơi muốn đặt góc trên bên trái của text box. - Bấm và giữ chuột, kéo chuột qua phải, một khung hiện ra. Khi kích thước khung đạt được như ý

muốn, bạn thả chuột. 2. Đặt một text box bao quanh một văn bản có sẵn

- Chọn khối văn bản muốn đặt vào trong một text box. - Chọn menu Insert > Text Box hay bấm nút Text Box trên thanh công cụ Drawing.

3. Tạo một mẫu hình (AutoShapes)

- Bấm nút Drawing trên thanh công cụ chuNn để hiện thanh công cụ Drawing ở trên thanh trạng thái.

- Bấm nút AutoShapes, xuất hiện một menu AutoShapes sau: - Chọn một nhóm có chứa hình muốn tạo, một menu phụ xuất hiện chứa các công cụ của nhóm.

Bấm chọn dụng cụ tương ứng với hình cần vẽ. * N ếu muốn sử dụng nhiều công cụ của một nhóm, dùng chuột kéo thanh tiêu đề của khung (tương ứng với nhóm) và thả vào cửa sổ soạn thảo.

* N ếu muốn vẽ đường thẳng, mũi tên, hình chữ nhật (hay hình vuông), hình elip (hay hình tròn) thì bấm chọn các nút công cụ vẽ tương ứng trên thanh công cụ vẽ.

a. Giới thiệu các nhóm AutoShape

b. Cách vẽ chung - Bấm chọn công cụ vẽ, đưa con trỏ chuột vào cửa sổ tài liệu, con trỏ chuột có hình dấu thập . - Bấm chuột vào một vị trí muốn vẽ trong tài liệu và kéo chuột để vẽ hình.

48


* N ếu muốn vẽ một hình nhiều lần thì bấm đúp vào công cụ vẽ rồi thực hiện vẽ, khi muốn kết thúc vẽ bấm mouse vào công cụ vẽ đó một lần nữa hay nhấn phím Esc.

* Trong khi kéo chuột để vẽ AutoShapes mà bạn: • Giữ phím Shift để vẽ đường thẳng nằm ngang, đường thẳng đứng, đường xiên góc 450 (trong

trường hợp vẽ đường thẳng) • Giữ phím Shift để vẽ các hình có dạng đều như hình vuông, tròn, tam giác đều, hình sao năm

cánh (hay 4 cánh), lục giác đều, … • Giữ phím Ctrl để ấn định điểm bắt đầu vẽ (điểm mà bạn bắt đầu bấm và kéo chuột) làm tâm,

từ đó vẽ bung ra. c. Cách vẽ vài hình đặc biệt

Bạn có thể vẽ các hình đặc biệt như: đường cong (curve) có n điểm uốn, đa giác n cạnh hay đường cong tự do (freeform), đường cong liên tục (scribble). Các hình vẽ đặc biệt này nằm trong nhóm Lines của nút lệnh AutoShapes.

Đường cong (curve) - Đây là đường cong Bezier có n điểm uốn. Bấm nút Curve trong nhóm Lines và lần lượt bấm

chuột để ấn định điểm uốn (muốn đường cong uốn tại chỗ nào thì bấm chuột tại đó) và kéo chuột tạo độ cong cho đường. Để kết thúc, bấm chuột tại điểm khởi đầu của đường cong hay bấm đúp chuột tại một điểm bất kỳ.

Đường tự do (freedom)

- Đường này dùng để vẽ một đa giác, đường gấp khúc hay vẽ một đường cong tự do. Bấm nút Freeform trong nhóm Lines của nút lệnh AutoShapes. + Vẽ một đa giác, đường gấp khúc: Lần lượt bấm chuột tại các đỉnh của đa giác hay đường gấp

khúc. Để kết thúc, bấm chuột tại đỉnh khởi đầu của đa giác hay bấm đúp chuột tại một điểm bất kỳ của đường gấp khúc.

+ Vẽ một đường cong tự do: Bấm và kéo chuột để vẽ các đường cong tự do. Để kết thúc, bấm chuột tại điểm khởi đầu của đường cong hay bấm đúp chuột tại một điểm bất kỳ. N goài ra, còn có một số hình vẽ khác trong nút lệnh basic AutoShapes như: các dạng cơ

bản (Basic Shapes), các mũi tên dạng khối (Block Arrows), các hình vẽ dùng trong sơ đồ khối (Flowchart), các hình dạng sao và băng rôn (Stars and Banners), các dạng hộp chú thích (CallOut).

Chỉnh sửa hình dạng một AutoShapes dạng Curve, Freedom, Scribble - Bấm nút phải chuột lên đối tượng AutoShapes muốn chỉnh sửa, xuất hiện một menu:

- Chọn mục Edit Points. Khi đó trên đối tượng sẽ hiện ra vô số các ô đen nhỏ gọi là point (điểm). - Để thay đổi hình dạng của đối tượng, bạn thực hiện một trong các thao tác sau: • Di chuyển một điểm: đưa con trỏ chuột vào điểm muốn di chuyển, con trỏ trở thành , kéo

chuột để di chuyển điểm này đến vị trí mới.

49


• Thêm một điểm: đưa con trỏ chuột có dạng đến vị trí mà bạn thêm một điểm mới, giữ hai phím Ctrl + Shift và bấm chuột, hay bấm chuột phải chuột chọn Add Point, một điểm mới sẽ được thêm vào.

• Xóa bỏ một điểm: đưa con trỏ vào điểm muốn xóa bỏ, giữ phím Ctrl, con trỏ chuột trở thành× và bấm chuột hay bấm chuột phải chuột chọn Delete Point, điểm này sẽ biến mất và đối tượng sẽ bị đổi dạng.

d. Gõ văn bản vào AutoShapes Một số hình AutoShapes cho phép gõ văn bản bên trong chúng. Để gõ văn bản vào

AutoShapes bạn thực hiện các bước như sau: • Bấm nút phải chuột lên hình AutoShapes sẽ chứa văn bản, xuất hiện một menu thu nhỏ. • Chọn mục Add Text. Con trỏ sẽ xuất hiện bên trong hình AutoShapes. • Chọn font chữ và gõ văn bản. Gõ xong, bấm chuột bên ngoài hình AutoShapes để kết thúc.

e. Thay đổi hướng trình bày văn bản bên trong AutoShapes Mặc định văn bản trong hình AutoShapes trình bày theo hướng nằm ngang. Tuy nhiên bạn

có thể thay đổi hướng trình bày của văn bản nằm bên trong một AutoShapes, các bước thực hiện như sau: • Chọn hình AutoShapes có chứa văn bản muốn thay đổi hướng trình bày.

• Chọn menu Format > Text Direction hay bấm nút Change Text Direction trên thanh công cụ Tables and Borders. Hộp thoại Text Direction – Text Box xuất hiện.

• Trong khung Orientation, chọn một hướng trình bày cho văn bản bằng cách bấm chọn một

trong 3 hộp chứa hướng văn bản. Kết quả chọn hướng sẽ hiện ra trong khung Preview. • Bấm nút OK.

Chú ý: Khi văn bản trong AutoShapes ở hướng đứng, các nút canh biên văn bản, nút Bullets, nút Numbering, nút Increase indent, nút Decrease Indent (trên thanh công cụ định dạng) sẽ thay đổi như sau:

hay

f. Thứ tự của các đối tượng (Order) Khi làm việc với các đối tượng, bạn cần nắm vững nguyên tắc sau:

• Các đối tượng có thể nằm xếp chồng lên nhau (nằm trên nhiều lớp – layer), đối tượng nằm ở lớp dưới sẽ bị đối tượng ở lớp trên che khuất.

• Đối tượng được tạo (vẽ) sau, mặc nhiên sẽ nằm trên đối tượng được tạo trước. • Các đối tượng có thể nằm trên văn bản, cũng có thể nằm dưới văn bản.

Để thay đổi thứ tự (Order) của các lớp (layer) đó, bạn thực hiện các bước sau: • Chọn đối tượng muốn thay đổi thứ tự. • Bấm nút Draw trên thanh công cụ Draw và chọn Order hay bấm nút phải chuột lên đối tượng,

xuất hiện menu thu nhỏ, chọn mục Order. Xuất hiện tiếp một menu: • Chọn:

+ Bring to Front: đem đối tượng lên lớp trên cùng (trên tất cả các đối tượng khác). + Send to Back: đem đối tượng xuống lớp dưới cùng (dưới tất cả các đối tượng khác).

50


+ Bring Forward: đem đối tượng lên trên một lớp + Send Backward: đem đối tượng xuống dưới một lớp. + Bring in Front of Text: đem đối tượng lên trên văn bản. + Send Backward: đem đối tượng xuống dưới văn bản.

i. Nhóm các đối tượng thành một đối tượng Khi tạo nhiều đối tượng và cho chúng nằm gần nhau để tạo thành một hình ảnh nào đó.

N ếu bạn có nhu cầu di chuyển hình ảnh này đi thì rõ ràng là ta phải di chuyển tất cả các đối tượng riêng lẻ đó và điều này thật bất tiện và mất nhiều thời gian. Vì thế, Word cho phép bạn nhóm các đối tượng có liên quan với nhau thành một đối tượng duy nhất. Để nhóm (Group) các đối tượng lại với nhau, bạn thực hiện các bước sau: • Chọn tất cả các đối tượng cần nhóm lại với nhau. Có hai cách để làm công việc chọn này:

Cách 1: Chọn đối tượng đầu tiên, nhấn giữ phím Shift khi chọn các đối tượng còn lại.

Cách 2: + Bấm vào nút Select Objects trên thanh công cụ Draw, con trỏ chuột có dạng .

+ Kéo chuột để tạo một khung chữ nhật bao quanh các đối tượng muốn nhóm lại, lúc này trên mỗi đối tượng đều xuất hiện các quai (handle) (là các ô vuông nhỏ) cho biết tất cả đã được chọn.

• Bấm nút Draw trên thanh công cụ Draw và chọn Group hay bấm nút phải chuột lên các đối tượng đã chọn, xuất hiện menu thu nhỏ, chọn mục Grouping > Group.

j. Tách (rã) một đối tượng nhóm thành nhiều đối tượng Khi cần tách một đối tượng nhóm (là tập hợp của nhiều đối tượng) ra làm nhiều đối tượng

riêng lẻ, bạn thực hiện các bước như sau: • Chọn đối tượng nhóm muốn tách thành nhiều nhóm. • Bấm nút Draw trên thanh công cụ Draw và chọn Ungroup hay bấm nút phải chuột lên các

đối tượng đã chọn, xuất hiện menu thu nhỏ, chọn mục Grouping > Ungroup. Chú ý: + Đối với các hình ảnh có nguồn gốc là các tập tin có phần mở rộng là .wmf thì bạn có thể

dùng menu lệnh Ungroup để “ra” hình ảnh đó thành nhiều chi tiết, hoặc cũng có thể chi tiết của hình này rồi ráp với hình khác bằng menu lệnh Group.

+ N ếu muốn nhóm lại các đối tượng đã tách thành nhiều đối tượng, bạn bấm nút Draw trên thanh công cụ Draw và chọn Regroup.

+ Để chọn các đối tượng nằm chìm dưới văn bản, bạn làm như sau:

• Bấm nút Select Objects trên thanh công cụ vẽ, con trỏ chuột trở thành . • Bấm chuột chọn đối tượng bình thường.

h. Quay và lật đối tượng (Rotate or Flip) Đối với đối tượng vẽ và AutoShapes bạn có thể quay hoặc lật chúng theo ý muốn. Còn các

đối tượng là hình ảnh (picture), biểu thức (equation) không áp dụng chức năng này được. • Chọn đối tượng cần quay hoặc lật. • Bấm nút Draw trên thanh công cụ Draw và chọn Rotate or Flip. Xuất hiện menu: • Chọn:

+ Free Rotate: quay đối tượng theo góc tùy ý. + Rotate Left: quay đối tượng sang trái một góc 900. + Rotate Right: quay đối tượng sang phải một góc 900. + Flip Horizontal: lật đối tượng theo chiều ngang (lật theo trục đối

xứng là trục đứng). + Flip Vertical: lật đối tượng theo chiều đứng (lật theo trục đối xứng

là trục ngang). Thao tác quay: Bấm chọn đối tượng muốn quay, xung quanh đối tượng sẽ xuất hiện 4 nút tròn màu

canh lá cây, đây là 4 tâm quay. Đưa con trỏ chuột vào một trong 4 nút này để chọn tâm quay và kéo chuột để quay. Quay xong, bấm chuột vào nút Free Rotate lần nữa (hay một vị trí bất kỳ bên ngoài đối tượng) để kết thúc quay.

III. CÁC BƯỚC ĐỂ TẠO MỘT ĐỐI TƯỢNG VẼ 1. Chọn công cụ vẽ

51


- Bấm nút Line , Arrow , Rectangle , Oval , Text Box , WordArt để vẽ đường thẳng, đường thẳng có mũi tên ở đầu, hình elip, hộp văn bản, chữ nghệ thuật.

2. Tiến hành vẽ - Bấm mouse vào một vị trí trong khung hình muốn và kéo để tạo đối tượng vẽ.

3. Chọn mầu đường viền, mầu tô nền

- Bấm nút Line Color một bảng màu xuất hiện để chọn một màu cho đường viền. - Bấm nút Fill Color một bảng màu xuất hiện để bạn chọn một màu tô cho nền.

4. Chọn kiểu đường viền, đường gạch ngang

- Bấm nút Line Style , Dash Style , Arrow Style sẽ hiện ra một bảng tùy chọn để bạn chọn kiểu đường viền, đường gạch ngang, hình dạng mũi tên.

5. Tạo bóng và hiệu ứng 3-D

- Bấm nút Shadow , 3-D sẽ hiện ra một bảng lựa chọn để bạn chọn hình dạng bóng cho việc tạo bóng và độ sâu cho hiệu ứng 3-D.

52


- Bấm nút Shawdow Settings … để hiện thanh công cụ Shadow Setting như sau với các công dụng:

Bóng đi xuống

Bóng đi qua phải

Tắt/mở bóng Chọn màu cho bóng

Bóng đi lên

Bóng đi qua trái

- Bấm nút 3-D Settings … để hiện thanh công cụ 3-D Setting như sau để bạn điều chỉnh thêm về hiệu ứng 3 chiều. Công dụng của các nút lệnh trên thanh công cụ 3-D Setting.

Nút lệnh Công dụng Nút lệnh Công dụng Tắt /mở 3-D. Ấn định hướng nhìn cho 3-D.

Xoay 3-D theo trục ngang. Chọn hướng rọi. Xoay 3-D theo trục đứng. Chọn dạng bề mặt.

Ấn định độ sâu cho 3-D. Chọn màu cho phần nổi.

- Ấn định độ sâu cho 3-D: bấm nút này, sẽ hiện ra một khung cho phép chọn một độ sâu (tính bằng point), có các giá trị từ 0 → Infinity (không giới hạn) hay bấm vào hộp Custom và nhập vào một giá trị tùy ý.

- Ấn định hướng nhìn cho 3-D: bấm nút này, sẽ hiện ra một khung cho phép chọn hướng nhìn. Có thể chọn Perspective hay Parallel để nhìn đối tượng theo hướng phối cảnh hay hướng song song.

- Chọn hướng rọi: bấm nút này, sẽ hiện ra một khung cho phép chọn hướng rọi. Có thể chọn thêm độ sáng, gồm có: Bright: sáng, Normal: sáng bình thường, Dim: mờ.

- Chọn dạng cho bề mặt: bấm nút này, sẽ hiện ra một khung cho phép chọn dạng bề mặt, gồm có: + Wire frame: đối tượng ở dạng “sợi”, chỉ có khung, không có bề mặt. + Matte: dạng hơi mờ. + Plastic: dạng bóng, sáng. + Metal: dạng tối sẫm.

IV. CÁC THAO TÁC TRÊN ĐỐI TƯỢNG

1. Chọn một đối tượng

- Đưa con trỏ chuột vào bên trong đường biên của đối tượng, sao cho mouse trở thành và bấm chuột.

- Khi đó đối tượng sẽ có 4 ô vuông nhỏ ở 4 góc và 4 ô vuông nhỏ ở 4 cạnh gọi là quai (handle).

2. Thay đổi kích thước đối tượng

- Chọn đối tượng muốn thay đổi kích thước. - Đưa con trỏ chuột về quai nào muốn thay đổi kích thước, khi nào con chuột biến thành mũi tên

hai chiều ( , , , ) kéo chuột, khi đối tượng đạt được kích thước mong muốn thì thả. 53


3. Ấn định văn bản bao quanh đối tượng * Một đối tượng có thể nằm trên (hay dưới) văn bản và được gọi là không cùng nằm một lớp

(layer) với văn bản. Bạn cũng có thể quy định cho đối tượng nằm cùng một lớp với văn bản, trong trường hợp này văn bản sẽ bao quanh đối tượng và được gọi là Wrap text.

- Chọn đối tượng muốn ấn định văn bản bao quanh. - Chọn menu Format > Picture (hay Text Box, AutoShapes tùy theo đối tượng bạn chọn). Hộp

thoại Format Picture (hay Text Box, AutoShapes) xuất hiện. Chọn thẻ Wrapping.

- Trong khung Wrapping style, chọn một kiểu văn bản bao quanh đối tượng. • None: đối tượng không nằm cùng lớp với văn bản, nghĩa là văn bản không bao quanh đối

tượng. • Square: văn bản sẽ bao quanh đối tượng theo một khung hình vuông giới hạn đối tượng. • Tight: văn bản sẽ bao quanh đối tượng theo một đường biên giới hạn đối tượng. • Throught: nếu đối tượng có kẻ hở thì một phần văn bản sẽ lấn vào bên trong đối tượng tại vị

trí có khe hở). • Top & bottom: văn bản sẽ nằm trên và dưới đối tượng và đối tượng sẽ nằm giữa.

- Trong khung Wrapping to, chọn hướng bao quanh đối tượng của văn bản. • Both sides: văn bản bao quanh đối tượng ở mọi phía. • Left: văn bản bao quanh đối tượng chỉ ở bên trái, bên phải để trống. • Right: văn bản bao quanh đối tượng chỉ ở bên phải, bên trái để trống. • Largest side: văn bản bao quanh đối tượng chỉ ở phía nào có khoảng trống nhiều nhất.

- Trong khung Distance from text, ấn định khoảng cách giữa đối tượng và văn bản bao quanh nó khi Wrap text. • Top/Bottom: khoảng cách từ cạnh trên/dưới của đối tượng đến văn bản. • Left/Right: khoảng cách từ cạnh trái/phải của đối tượng đến văn bản.

4. Di chuyển đối tượng bằng chuột - Chọn text box muốn di chuyển. - Đưa con trỏ chuột đến đường biên của đối tượng sao cho con trỏ chuột biến thành mũi tên 4

chiều . - Bấm và kéo chuột về vị trí mới muốn đặt text box, khi text box đã ở vị trí thích hợp thì thả chuột.

Chú ý:

54


- Giữ phím Alt trong kéo mouse để di chuyển text box theo ý muốn (không di chuyển mỗi lần từng nấc (nudge) 0.1 inch hay 0.1 centimeter).

- Có thể dùng các phím mũi tên để di chuyển, giữ thêm phím Ctrl để di chuyển text box theo ý muốn (giống như giữ phím Alt trong khi kéo chuột).

5. Xóa một đối tượng - Chọn đối tượng muốn xóa. - N hấn phím Delete.

6. Đặt hay gỡ bỏ đường viền, tô mầu nền cho đối tượng là text box Để đặt hay gỡ bỏ đường viền quanh text box, bạn làm theo các bước sau:

- Chọn text box muốn đặt/gỡ bỏ đường viền, tô mầu. - Chọn menu Format > Text Box và chọn thẻ Color and Line. Hộp thoại Format Text Box xuất

hiện

- Trong hộp Color chọn mầu tô cho nền text box.

* Đánh dấu hộp chọn Semitranperent để ấn định mầu bán trong suốt. - Trong khung Line, ấn định mầu, dạng, kiểu, bề dầy đường viền • Color: chọn một mầu cho đường viền hay chọn No Line để không đặt đường viền. • Dashed: chọn đường viền có dạng là các nét chấm chấm, chấm gạch, … • Style: chọn một kiểu đường viền.

Chú ý: Bạn có thể dùng các nút Fill Color , Line Color trên thanh công cụ để đặt/gỡ bỏ đường viền, tô mầu nền cho text box.

III. HÌNH ẢNH Với Word ta có thể minh họa nội dung tài liệu bằng cách đưa vào các hình ảnh. Hình ảnh đưa

vào tài liệu có thể từ nhiều nguồn khác nhau. Word tương thích khá nhiều với các chương trình đồ họa hiện có trên thị trường.

1. Chèn hình ảnh vào tài liệu a. Chèn hình ảnh từ thư viện các hình ảnh của Microsoft Clip Gallery - Chọn menu Insert > Picture > Clip Art. Hộp thoại Microsoft Clip Gallery 3.0 xuất hiện:

55


- Chọn thẻ Clip Art. - Trong khung danh sách Catergories bên trái chọn chủ đề hình ảnh muốn chèn vào. - Trong khung hình ảnh bên phải, chọn hình ảnh muốn chèn vào tài liệu và bấm nút Insert (hay

bấm đúp ngay tại hình ảnh muốn chèn). b. Chèn hình ảnh từ các tập tin hình ảnh có sẵn trên đĩa - Chọn menu Insert > Picture > From File. Hộp thoại Insert Picture xuất hiện. - Trên hộp Look in chọn ổ đĩa, thư mục chứa tập tin hình ảnh muốn chèn. - Trong khung danh sách, chọn tập tin hình ảnh cần chèn.

- Bấm nút Preview để xem trước hình ảnh muốn chèn. - Hộp chọn Float over text: ấn định hình ảnh nằm trên văn bản hay nằm cùng lớp với văn bản. - Bấm nút Insert (hay bấm đúp vào tên tập tin hình ảnh). Hình ảnh đã chọn được chèn vào tài liệu.

56


b. Chèn hình ảnh từ Clipboard

Muốn chép một hình ảnh từ một ứng dụng khác vào tài liệu Word, bạn thực hiện các bước sau: - Mở chương trình đồ họa và tạo hình ảnh hay mở tập tin hình ảnh muốn chép vào tài liệu Word. - Chọn hình ảnh hoặc một phần hình ảnh mà bạn muốn chép vào. - Trên trình đơn Edit của chương trình đồ họa, chọn lệnh Copy hoặc nhấn Ctrl+C. - Chuyển qua tài liệu Word, đưa con trỏ về vị trí muốn đặt hình ảnh.

- Bấm nút Paste trên thanh công cụ chuNn hoặc chọn menu Edit > Paste (hay nhấn Ctrl+V). * N ếu muốn nối kết giữa hình ảnh này với tập tin nguyên thủy thì chọn menu Edit > Paste Special.

2. Định dạng hình ảnh a. Thanh công cụ Picture

Nút Tên nút Công dụng

Insert Picture Chèn hình ảnh vào tài liệu

Image Control Chỉnh màu hình ảnh gồm có: Automatic: tự động, lấy theo mầu tự nhiên của hình ảnh (mặc nhiên). Grayscale: mầu của ảnh lấy theo thang độ xám. Black & White: mầu của ảnh lấy theo trắng – đen. Watermark: làm cho ảnh trở thành mờ đi – sử dụng nút này khi nào muốn ảnh trở thành một hình mờ làm nền cho văn bản (watermark).

More Contract tăng độ tương phản.

Less Ccontract Giảm độ tương phản.

More Bright tăng độ sáng.

Less Bright Giảm độ sáng.

Crop xén hình, thao tác như sau:

• Chọn hình ảnh muốn xén hình và bấm nút Crop • Đưa con trỏ chuột vào các quai (handle) của hình ảnh, con trỏ chuột

có dạng , kéo chuột tại một trong 8 quai của hình ảnh ngược vào trong ảnh để xén bớt (nếu kéo ngược ra ngoài sẽ tăng thêm phần trắng).

57


Line Style chọn kiểu cho nét viền bên ngoài hình ảnh.

Wrap Text định kiểu văn bản bao quanh hình ảnh. Edit wrap points: Ấn định văn bản bao quanh ảnh theo ý muốn. Khi bạn bấm nút này, xung quanh hình ảnh sẽ xuất hiện vô số các ô vuông đen gọi là các điểm giới hạn văn bản bao quanh. Dùng chuột kéo các ô vuông đen này để định vị trí văn bản bao quanh.

Format Picture hiện hộp thoại Format Picture dùng để định dạng hình ảnh.

Set Tranperent Color

đổi một mầu nào đó của ảnh thành trong suốt. Khi bấm nút này, con chuột có dạng , bấm vào phạm vi chứa mầu mà bạn muốn đổi sang trong suốt Thường nút này chỉ có hiệu lực đối với các tập tin ảnh có phần mở rộng là .bmp hay .pcx.

Reset Picture lấy lại tình trạng ban đầu của hình ảnh.

b. Hiệu chỉnh một hình ảnh * Đối với các hình ảnh có nguồn gốc là các tập tin .bmp hay .pcx thì để hiệu chỉnh, bạn bấm đúp

lên hình ảnh (hay bấm nút chuột phải lên hình ảnh và chọn Bitmap Image Object > Edit) và tiến hành sửa đổi ảnh trên nền ứng dụng đã tạo ra hình ảnh đó.

* Đối với các hình lấy từ các tập tin có kiểu .wmf thì việc chỉnh sửa được thực hiện như sau: - Bấm đúp lên hình ảnh (hay bấm nút chuột phải lên hình ảnh và chọn Edit Picture), Word cho

hiện hình ảnh trên một cửa sổ riêng biệt, đồng thời có thêm thanh công cụ Edit Picture. - Khi đó, hình ảnh sẽ được bao quanh bởi một đường biên (boundary), bạn thực hiện hiệu chỉnh

hình ảnh theo ý muốn. Chẳng hạn: • Tô mầu các thành phần khác nhau của hình ảnh. • Vẽ thêm (thay đổi) các chi tiết của hình ảnh. • Dùng chuột kéo một thành phần của hình ảnh ra khỏi đường biên để hủy bỏ (hay bấm chuột

chọn thành phần muốn bỏ và bấm phím Delete). - N út Reset boundary: mỗi lần bấm thì Word sẽ tạo một đường biên mới bao quanh tất cả các đối

tượng vẽ đang có trên màn hình đang hiệu chỉnh, và hình ảnh sẽ gồm tất cả các đối tượng sẽ nằm trong đường biên.

- Để kết thúc việc hiệu chỉnh, bạn bấm chuột vào nút Close Picture hay chọn menu File > Close & Return …

IV. WORD ART 1. Tạo mới một đối tượng Word Art

- Bấm chuột vào nút Insert Wird Art trên thanh công cụ vẽ hay chọn menu Insert > Picture > Word Art. Hộp thoại WordArt Gallery xuất hiện:

58


- Bấm chọn một kiểu WordArt trong khung danh sách và bấm nút OK. - Xuất hiện hộp thoại Edit WordArt Text.

- Trong hộp Font, Size chọn font chữ và cỡ chữ.

- Bấm nút , để chọn kiểu chữ đậm, nghiêng. - Bấm chuột vào khung chứa hàng chữ “Your Text Here” và gõ vào hàng chữ của bạn. Hàng chữ

mới này sẽ thay thế hàng chữ “Your Text Here”. - Bấm nút OK.

2. Tạo các hiệu ứng cho WordArt - Bấm chuột chọn đối tượng WordArt. - Bấm chuột vào các nút trên thanh công cụ WordArt tương ứng với công việc muốn thực hiện. a. Giới thiệu thanh công cụ WordArt

Bình thường, khi bạn tạo xong một đối tượng WordArt thì thanh công cụ WordArt cũng xuất hiện trên cửa sổ soạn thảo. N ếu thanh công cụ này không xuất hiện, bạn chọn menu View > Toolbars > WordArt.

Nút Tên nút Công dụng

Insert WordArt tạo một WordArt mới.

Edit Text sửa đổi nội dung của WordArt đang chọn.

59


WordArt Gallery mở hộp thoại WordArt để chọn kiểu.

Format Object định dạng đối tượng (dùng chung cho tất cả các đối tượng vẽ).

WordArt Shape chọn các hình dáng cho WordArt. Sau khi chọn đối tượng WordArt và bấm nút này sẽ xuất hiện hộp sau:

Bấm chọn một hình dáng cho WordArt đã chọn.

Free Rotate quay đối tượng đã chọn theo một góc tùy ý (dùng chung cho tất cả các đối tượng, trừ đối tượng Picture).

WordArt Same letter heights

chữ hoa và chữ thường có cùng chiều cao (mặc nhiên chữ hoa cao hơn chữ thường)

WordArt Vertical Text

đối hướng chữ viết theo chiều ngang thành theo chiều đứng.

Aligment canh biên WordArt, gồm có: • Left Align: canh trái, Center: canh giữa, Right Align: canh

phải • Word Justify: mở rộng khoảng cách giữa các từ để nội dung

WordArt trải đều trong khung. • Letter Justify: mở rộng khoảng cách giữa các ký tự để nội

dung WordArt trải đều trong khung. • Strech Justify: kéo dãn các ký tự để nội dung WordArt trải

đều trong khung.

Character Spacing

định khoảng cách giữa các ký tự của WordArt (xem cách thao tác ở bên dưới).

Thao tác: + Bấm chọn đối tượng WordArt và bấm nút Character Spacing, xuất hiện menu: + Chọn: • Very Tight: các ký tự rất sát nhau. • Tight: các ký tự sát nhau. • Normal: bình thường. • Loose: khoảng cách giữa các ký tự được tăng lên (thưa ra). • Very Loose: khoảng cách giữa các ký tự rất thưa. • Custom: khoảng cách giữa các ký tự là tỉ lệ % do ta gõ vào trong hộp này (Normal:

100%) • Kern Character Pairs: tự động điều chỉnh khoảng cách giữa các cặp ký tự để nâng

tính thNm mỹ như: W và A, T và O

CHƯƠNG VI :

MỘT SỐ CHỨC NĂNG HIỆU CHỈNH VĂN BẢN

60


I. THAY THẾ NHÓM KÝ TỰ TRONG VĂN BẢN Để thay thế nhóm ký tự trong văn bản bằng một nhóm ký tự khác, bạn thực hiện các bước như

sau: 1. Chọn menu Edit > Replace hay nhấn Ctrl+H. Hộp thoại Replace xuất hiện.

2. Ý nghĩa của các tùy chọn trong hộp thoại Replace

• Find what: nhập vào nhóm ký tự cần tìm. Word cho phép lưu 4 nội dung tương ứng với 4 lần tìm kiếm tiếp nhau. Do đó, bạn có thể bấm nút để chọn lại các lần tìm trước đó.

• Replace with: nhập nhóm ký tự dùng để thay thế nhóm ký tự trong hộp Find what. • Search: hướng tìm kiếm trong văn bản.

+ All: tìm toàn bộ văn bản + Down: tìm từ vị trí con trỏ trở xuống. + Up: tìm từ vị trí con trỏ trở lên.

• Match case: có phân biệt chữ hoa, chữ thường trong quá trình tìm. • Find what words only: từ tìm kiếm phải giống y như từ trong hộp Find what (tìm trọn từ). N ếu không chọn hộp chọn này, Word chỉ tìm đúng một phần của từ, chẳng hạn như tìm từ ‘anh’ mà trong văn bản có các từ ‘thanh’, ‘chanh’, ‘khanh’ đều xem như là tìm thấy.

• Sound like: tìm các từ phát âm giống nhau, nhưng viết hơi khác nhau, như color và colour, center và centre.

• N út Format: tìm nhóm ký tự có kèm các định dạng của chúng. Khi bấm nút này, một menu sau hiện lên, cho phép chọn định dạng tương ứng với Font, Paragraph, Tabs, … Các định dạng này sau khi chọn sẽ ghi bên duới các hộp Find what và Replace with.

• N út No Formtting: xóa bỏ các định dạng ghi bên dưới các hộp Find what và Replace with.

• Special: tìm các ký tự đặc biệt để thay thế như: dấu phân đoạn: ¶ • Find Next: tìm tiếp nhóm ký tự mà không thay thế. • Replace: chỉ thay thế nhóm ký tự vừa tìm thấy bằng nhóm ký tự trong hộp Replace with. • Replace All: thay thế tất cả các nhóm ký tự tìm thấy trong văn bản bằng nhóm ký tự trong

hộp Replace with. • More/Less: hiện/giấu các tùy chọn ấn định cách thức tìm kiếm. • Cancel: không tìm kiếm nữa, trở về cửa sổ soạn thảo.

II. TÌM NHÓM KÝ TỰ TRONG VĂN BẢN Để tìm nhóm ký tự trong văn bản, bạn thực hiện các bước như sau:

1. Chọn menu Edit > Find hay nhấn Ctrl+F. Hộp thoại Find xuất hiện.

61


2. Ý nghĩa của các tùy chọn trong hộp thoại Find giống như hộp thoại Replace ở trên.

III. SỬ DỤNG AUTO TEXT Chức năng Auto Text là để nhập nhanh một nhóm từ (hay đoạn văn bản) vào tài tài liệu một

cách tự động thông qua một tên tắt của nhóm từ này mà không cần phải nhập đầy đủ nhóm từ này. Điều này giúp bạn nhập nội dung vào tài liệu được nhanh chóng, nhất là khi nhóm từ này thường xuất hiện nhiều lần trong tài liệu.

Thí dụ: N ếu bạn thường nhập nhóm từ Việt N am trong tài liệu, bạn có thể nhập vào một tên tắt, chẳng hạn vn.

N hóm từ Việt N am gọi là nội dung và tên tắt vn gọi là mục từ (entry). 1. Tạo mới một mục từ cho AutoText

- N hập nội dung của mục từ và định dạng nếu cần. Sau đó chọn nhóm từ hay đoạn văn bản này (hay đối tượng đồ họa), nếu bạn muốn đưa cả các định dạng đoạn vào, nhớ chọn cả dấu phân đoạn của đoạn văn.

- Chọn menu Insert > AutoText, chọn New hay nhấn phím Alt+F3. Hộp thoại Create AutoText xuất hiện:

- Gõ tên tắt cho AutoText cho mục từ vào hộp Please name your AutoText entry (thường là các từ ngắn gọn, mang tính gợi nhớ), không chứa khoảng trống.

- Bấm nút OK. 2. Tái hiện nội dung (sử dụng) mục từ AutoText

- Đưa con trỏ đến vị trí cần tái hiện. - N hập tên mục từ cần tái hiện và nhấn phím F3. - N ếu quên mục từ hay quên nội dung của một mục từ, chọn menu Insert > AutoText … chọn

AutoText. Hộp thoại AutoCorrect của thẻ AutoText xuất hiện.

62


- Chọn tên tắt của mục từ trong khung danh sách, nội dung của mục từ sẽ hiện trong khung

Preview. Khi chọn đúng mục từ cần sử dụng, bấm nút Insert. 3. Xóa bỏ mục từ AutoText

- Chọn menu Insert > AutoText … chọn AutoText. Hộp thoại AutoCorrect của thẻ AutoText xuất hiện.

- Trong khung danh sách, chọn mục từ muốn xóa và bấm nút Delete. IV. SỬ DỤNG AUTOCORRECT

Chức năng AutoCorrect là tự động sửa sai, nghĩa là khi bạn gõ vào một “từ bị sai” thì Word sẽ tự động sửa thành “từ đúng” (với điều kiện tính năng AutoCorrect được bật). Tuy nhiên, bạn nên hiểu rộng hơn, tức là “từ sai” và “từ đúng” mang nghĩa tương đối, phụ thuộc vào ý muốn của người sử dụng Word. Do tính chất này, nên nhiều người cố tình tạo ra các từ sai (là các từ ở dạng viết tắt) và Word sẽ tự động sửa lại thành “từ đúng” (tức là các từ hoàn chỉnh, chính là nội dung của từ viết tắt).

Thí dụ: N ếu bạn thường nhập nhóm từ “Việt N am” trong tài liệu, bạn có thể tạo một từ sai là “vn” và khi nhập từ sai “vn” Word tự động sửa thành từ đúng Việt N am.

1. Bật/tắt tính năng AutoCorrect - Chọn menu Tools > AutoCorrect … xuất hiện hộp thoại AutoCorrect.

63


- Dưới đây là ý nghĩa của các lựa chọn trong hộp thoại AutoCorrect.

• Correct TWo INitial CApitals: tự động sửa một từ có hai ký tự đầu tiên viết hoa bằng cách đổi ký tự viết hoa thứ hai thành chữ thường. N ếu bạn dùng font chữ Việt, không nên chọn mục này khi nhập các từ hoa bắt đầu bằng nguyên âm có dấu, khi đó các dấu sẽ bị hạ thấp xuống (vì mỗi nguyên âm có dấu gồm hai ký tự: ký tự nguyên âm và ký tự dấu). Thí dụ: N hập từ Ấm Áp Word tự động sửa thành Am Ap (dấu mũ ^ và dấu sắc thấp xuống).

• Capitalize first letter of sentences: tự động viết hoa ký tự đầu của một câu. • Capitalize names of days: tự động viết hoa ký tự đầu tiên khi nhập thứ trong tuần bằng

tiếng Anh. • Correct accidental usage of cAPS LOCK key: tự động sửa các từ bị lỗi khi đã bật phím

CapsLock mà lại nhấn thêm phím Shift. Thí dụ: lOTUS thành Lotus. • Replace text as you type: bật tính năng AutoCorrect, nghĩa là mỗi khi gõ “từ sai” thì Word

sẽ tự động sửa thành “từ đúng”. Bên dưới là danh sách các “từ sai” (cột bên trái) và các “từ đúng” tương ứng (cột bên phải).

• Ô Replace và ô With: dùng để mục từ AutoCorrect (xem phần 2/ bên dưới) • Plain text: hủy bỏ các định dạng khi tái hiện nội dung mục từ. • Formatted Text: tái hiện nội dung mục từ cùng với các định dạng của nó. • N út Add: Thêm mục từ AutoCorrect vào danh sách. • N út Delete: Xóa bỏ một mục AutoCorrect không dùng đến nữa.

2. Tạo mục từ AutoCorrect a/ Tạo trực tiếp mục từ trong menu Tools > AutoCorrect - Chọn menu Tools > AutoCorrect … xuất hiện hộp thoại AutoCorrect. - Trong ô Replace, nhập tên mục từ (“từ sai” hay từ viết tắt). - Trong ô With, nhập vào “từ đúng” hay nội dung của từ viết tắt. - Bấm nút Add và nút OK. b/ Tạo mục từ thông qua một nhóm từ hay một đoạn văn bản có sẵn

64


- N hập nội dung của mục từ (“từ đúng” hay nội dung của từ viết tắt) và định dạng nếu cần. Sau đó chọn nhóm từ hay đoạn văn bản này (hay đối tượng đồ họa), nếu bạn muốn đưa cả các định dạng đoạn vào, nhớ chọn cả dấu phân đoạn của đoạn văn.

- Chọn menu Tools > AutoCorrect … xuất hiện hộp thoại AutoCorrect. Khối văn bản vừa chọn được chứa trong ô With.

- Trong ô Replace, nhập tên mục từ (“từ sai” hay từ viết tắt). - Bấm nút Add và nút OK.

3. Tái hiện nội mục từ AutoCorrect - N hập tên mục từ, thường là “từ sai” hay từ viết tắt. Khi nhập xong, nội dung của mục từ sẽ tự động hiện ra.

3. Xóa mục từ AutoCorrect - Chọn menu Tools > AutoCorrect … xuất hiện hộp thoại AutoCorrect. - Trong khung danh sách, chọn mục từ AutoCorrect muốn xóa. - Bấm nút Delete và nút OK.

V. SỬA LỖI CHÍNH TẢ TIẾNG ANH (SPELLING) Chức năng Spelling giúp bạn sửa lỗi chính tả tiếng Anh theo cách viết của người Mỹ (như

center thay cho centre) sau khi đã nhập xong văn bản. Tuy nhiên chức năng này, không kiểm tra được ngữ nghĩa và ngữ pháp của các câu văn.

Để sửa lỗi chính tả tiếng Anh, bạn làm như sau: - Đưa con trỏ đến vị trí mà từ đó trở xuống muốn kiểm tra lỗi chính tả.

- Bấm nút Spelling hay chọn menu Tools > Spelling and Grammar. Word sẽ tiến hành kiểm tra, nếu gặp một từ nào bị lỗi sẽ hiện hộp thoại Spelling and Grammar: English (United States).

- Ý nghĩa các mục lựa chọn trong hộp thoại này:

• Not in Dictionary: N ếu Word tìm thấy một từ không có trong từ điển của Word sẽ tô đen từ này trong tài liệu, đồng thời hiển thị trong khung bên dưới.

• Suggestions: Khung danh sách hiển thị các từ đề nghị thay cho từ bị lỗi. Bạn có thể chọn một từ đúng trong khung danh sách này.

• N út Ignore: bỏ qua từ được phát hiện ở ô Not in Dictionary, không sửa lỗi gì cả. Thường là các từ về địa danh, tên riêng, …

• N út Ignore All: bỏ qua tất cả các từ phát hiện ở ô Not in Dictionary, nếu gặp lại lần nữa trong tài liệu.

• N út Add: thêm từ phát hiện ở ô Not in Dictionary vào từ điển của người sử dụng (sẽ lưu giữ trong tập tin Custom.dic).

• N út Change: thay thế bằng từ đúng trong khung Suggestions. Bạn có thể bấm mouse vào khung Not in Dictionary để sửa lại từ cho đúng.

• N út Change All: thay thế tất cả các từ bị lỗi nếu gặp từ này lần nữa trong tài liệu.

65


• N út AutoCorrect: đưa từ bị lỗi sai ở ô Not in Dictionary và từ đúng (chọn từ khung danh sách Suggestions) vào AutoCorrect thành một mục từ mới. Sau này, nếu gặp lại từ sai này, Word sẽ tự động sửa lỗi. N ếu mục từ này có rồi, Word sẽ hiện hộp thông báo sau:

+ Chọn Yes, để định nghĩa lại mục từ này hay chọn No để hủy bỏ việc thêm mục từ này.

• Check grammar: kiểm tra ngữ pháp của từ trong câu. • N út Options: Hiển thị hộp thoại Spelling & Grammar (giống như khi bạn chọn menu Tools

> Options và chọn thẻ Spelling & Grammar) để bạn xác lập các lựa chọn cho việc sửa lỗi chính tả và ngữ pháp.

66

Giaùo vieân: Phuøng Nguyeãn Thanh Phong Giaùo Trình Microsoft Word

CHƯƠNG VII :

TRỘN IN THƯ (MAIL MERGE) Hằng ngày, thường có các công việc liên lạc bằng thư tín như: • Một công ty gửi giao dịch đến các khách hàng. • Một trường học gửi thư thông báo đến học sinh, sinh viên. Các thư này có nội dung giống nhau, chỉ khác nhau phần họ, tên, địa chỉ của khách hàng,

học sinh, sinh viên. Thông thường, bạn tạo sẵn danh sách các khách hàng, học sinh, sinh viên gồm các thộng

tin như: họ tên, chức vụ, địa chỉ để khi cần thì cho máy tính in ra hàng loạt thư gửi cho khách hàng (học sinh, sinh viên) với các thông tin được lấy từ danh sách trên. Danh sách này gọi là Mailing List. Sau đó, bạn sẽ tạo ra một mẫu thư chuNn thích hợp cho một mục tiêu nào đó (thí dụ: thư mời họp, quảng cáo...), rồi yêu cầu máy tính kết hợp với Mailing List in ra một thư gửi cho khách hàng.

Word cung cấp cho bạn một công cụ Mail Merge (trộn in thư) để giải quyết vấn đề trên một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Để thực hiện việc trộn in thư (Mail Merge) bạn phải có hai tập tin: • Tài liệu mẫu (Main document). • Dữ liệu nguồn (Data source). Tập tin tài liệu mẫu là tài liệu chứa văn bản và đồ họa dùng làm mẫu cho mỗi bản tài liệu

in ra, trong đó có một số chỗ chừa trống để sau này điền họ tên, địa chỉ, ngày giờ. Ví dụ như mẫu thư thông báo mời họp, thiệp mời trong đó có các chỗ như: họ tên, địa chỉ, ngày giờ để trống. Còn tập tin dữ liệu nguồn là một tập tin loại văn bản (dạng bảng) hay cơ sở dữ liệu (bảng tính) chứa các thông tin mà bạn dùng để điền vào các chỗ chừa trống trong tập tin tài liệu chính. Ví dụ như danh sách họ tên và địa chỉ khách hàng (học sinh, sinh viên) để in thư mời họp.

Trong tài liệu mẫu, bạn có thể thêm những chỉ thị đặc biệt gọi là Word Field, dùng để yêu cầu Word in dữ liệu nguồn ở đâu, khi nào thì nhảy trang, nhảy hàng nghĩa là khi Word trộn dữ kiện của tài liệu mẫu và dữ liệu nguồn, Word sẽ thay thế những Word Field bởi những thông tin thích ứng trích từ tập tin dữ liệu nguồn.

Để thực hiện công việc trộn in thư, bạn phải qua các bước sau: Bước 1: Tạo một tài liệu mẫu bao gồm phần văn bản, đồ họa. Trên tài liệu mẫu này, có

chừa trống một số chỗ mà dữ liệu sẽ lấy từ tập tin dữ liệu nguồn (được chèn vào ở giai đoạn trộn).

Bước 2: Tạo tập tin dữ liệu nguồn chứa những thông tin sẽ thay thế những Merge Fields. Bước 3: Chèn những Merge Fields vào các chỗ chừa trống trên tài liệu mẫu và thực hiện

trộn in thư. I. TẠO LẬP MỘT TÀI LIỆU MẪU (MAIN DOCUMENT)

Muốn tạo tài liệu mẫu (Main Document), ví dụ thư mời họp chẳng hạn, bạn làm theo các bước sau đây:

1. Mở một thư mẫu hiện hữu hay cũng có thể bắt đầu tạo một bức thư mẫu mới (có thể dựa trên một Template có sẵn).

2. Chọn menu Tools > Merge. Hộp thoại Mail Merge Helper xuất hiện: 3. Trên khung Main document bấm nút Create, xuất hiện một menu phụ xuất hiện với 5

mục chọn: Form Letters, Mailing Labels, Envelopes, Catalog.

67


Chọn From Letters, lúc này một hộp thông báo xuất hiện, yêu cầu bạn chọn cửa sổ tài liệu đang làm việc (Active Window) hay mở một cửa sổ tài liệu mới (New Main Document).

4. Chọn Active Windows (hoặc New Main Document). Hộp thoại Mail Merge Helper

xuất hiện trở lại, và bên dưới nút Create sẽ hiển thị loại và tên tài liệu mẫu. Tới đây bạn đã tạo xong tập tin tài liệu mẫu và bạn có thể hiệu chỉnh tài liệu mẫu thông qua nút Edit.

5. Khi bấm nút Edit, Word sẽ hiển thị loại và tên tập tin tài liệu mẫu. N ếu tài liệu mẫu không đúng loại thì bấm nút Create rồi chọn đúng loại tài liệu mẫu. Word cho hiện lên hộp thông báo, bạn chọn Change Document Type để thay đổi loại tài liệu mẫu hay New Main Document nếu muốn tạo một tài liệu mẫu mới.

68


Muốn chọn một tài liệu mẫu khác, phải đóng hộp thoại Mail Merge Helper bằng cách bấm nút Close, rồi mở tài liệu mẫu, chọn lại menu Tools > Mail Merge lần nữa. 6. Khi bấm nút Edit và chọn loại và tên tài liệu mẫu thì cửa sổ soạn thảo tài liệu mẫu

hiện ra cùng với thanh công cụ Mail Merge, loại và tên tài liệu mẫu sẽ hiện ra trên thanh tiêu đề.

7. N hập vào nội dung thư mẫu và nhớ chừa những khoảng trống để sau này chèn các Merge Field vào.

View Merge DataFirst Record

Previous Record Merge to new Document Mail Merge Find Record

Edit Data Source

Check of Errors Mail Merge Helper

Last RecordN ext Record

Merge to Printer

N ếu tại thời điểm này muốn nhập liệu từ tập tin dữ liệu nguồn thì bấm nút Mail Merge Helper và bấm nút Get Data.

8. Lưu giữ tài liệu mẫu. II. TẠO MỘT TẬP TIN DỮ LIỆU (DATA SOURCE)

Để tạo tập tin dữ liệu bạn tiến hành các bước sau:

1. N ếu bạn đang trong cửa sổ soạn thảo tài liệu mẫu thì bấm nút Mail Merge Helper trên thanh công cụ Mail Merge, hộp thoại Mail Merge Helper xuất hiện.

69


2. Trong khung Data Source, bấm nút Get Data. một menu phụ xuất hiện gồm 3 mục chọn: Create Data Source, Open DataSource, Use Address Book, Header Options.

• N ếu bạn có sẵn một tập tin dữ liệu với đầy đủ mNu tin và hàng tiêu đề thì chọn mục Open Data Source.

• N ếu có sẵn một tập tin dữ liệu nhưng chưa có hàng tiêu đề (Header Row) thì chọn mục Header Options.

• N ếu chưa có tập tin dữ liệu thì chọn Create Data Source, hộp thoại Create Data Source xuất hiện.

3. Trong khung Field name in header row,Word liệt kê các vùng tin thông dụng trong các

loại tâp tin dữ liệu, như tựa đề (Title) tên (FirstName), họ (LastName), chức vụ (JobTitle), … Bạn thực hiện các thao tác sau: • Xóa bỏ các tên vùng không sử dụng trong tập tin mẫu: Chọn một tên vùng muốn

xóa trong khung liệt kê và bấm nút Remove Field Name. • Tạo thêm vùng mới: Trong khung Field name, nhập vào tên vùng mới và bấm nút

Add Field Name (hay nhấn Enter). Tên vùng mới này sẽ hiện ra trong khung liệt kê.

• Thay đổi thứ tự các tên vùng: chọn một tên vùng trong khung liệt kê và bấm nút

, để di chuyển tên vùng đến vị trí muốn đặt. Ví dụ: Để xóa bỏ tên vùng FirstName, bạn chọn tên vùng này bấm nút

Remove Field Name. Tại khung Field name bạn có thể đổi tên vùng FirstName thành Holot và muốn cho tên vùng Holot được thêm vào danh sách các tên vùng, bạn bấm nút Add Field Name (hay nhấn Enter) thì vùng Holot được thêm vào danh sách trong khung liệt kê.

4. Sau khi đã tạo xong tên các vùng tin của tập tin dữ liệu, tức là tạo xong cấu trúc tập tin dữ liệu nguồn, bấm OK, lúc này Word hiện lên hộp thoại Save As yêu cầu lưu giữ tập tin dữ liệu nguồn.

70


5. Trong khung File name, nhập vào tên tập tin rồi bấm nút Save. 6. Word cho hiện hộp thông báo cho phép bạn lựa chọn:

• Edit Data Source: nhập các mNu tin (record) cho tập tin dữ liệu nguồn. • Edit Main Document: hiệu chỉnh tài liệu mẫu và chèn các Merge Field vào (nếu tập

tin dữ liệu nguồn đã có sẵn và không cần hiệu chỉnh hay nhập thêm) N ếu chọn Edit Data Source thì hộp thoại Data Form hiện lên đúng theo cấu trúc

đã tạo ở bước trên:

7. Trong hộp thoại Data Form nhập dữ liệu vào từng vùng tin của các mNu tin và nhấn

Enter.

71


• Sau khi nhập xong một mNu tin, bấm nút Add New, thì một mNu tin mới có các vùng tin để trống để nhập dữ liệu

• Để xóa bỏ mNu tin hiện tại (đang hiển thị), bấm nút Delete. • Để hủy bỏ mọi thay đổi vừa thực hiện trên mNu tin hiện tại, bấm nút Restore.

• Để di chuyển đến các mNu tin, bạn bấm các nút First , Last , Previous

, Next để di chuyển tới mNu tin đầu tiên, cuối cùng, đứng trước hay sau mNu tin hiện hành (trong ô Record có hiển thị số thứ tự của mNu tin).

8. Sau khi tạo xong tập tin dữ liệu nguồn bạn có thể xem tập tin này ở dạng bảng bằng cách bấm nút View Source, lúc này tập tin dữ liệu nguồn hiện ra dưới dạng một bảng và một thanh công cụ mới xuất hiện gọi là Datebase Toolbox.

Nút Công dụng

Data Form Trở về hộp thoại Data Form

Manager Fields Thêm, bớt, đổi tên các vùng dữ liệu.

Add New Record Thêm một mNu tin mới lên tập tin dữ liệu.

Delete Record Xóa bỏ mNu tin trên tập tin dữ liệu.

Sort Ascending Sắp xếp các mNu tin dựa trên một vùng mục tin theo thứ tự tăng.

Sort Descending Sắp xếp các mNu tin dựa trên một vùng mục tin theo thứ tự giảm.

Insert Database Cho chèn những mNu tin được chọn của tập tin căn cứ dữ liệu lên tập tin dữ liệu của Mail Merge.

Update Fields Cập nhật một vùng để cho ra kết xuất.

Find Record Truy tìm một mNu tin khi đang ở trên cửa sổ tập tin dữ liệu hộp thoại Find in Field sẽ hiện lên.

Mail Merge Main

Document

Khi đang ở trên tập tin dữ liệu muốn chuyển qua tài liệu mẫu.

9. Bấm nút OK để kết thúc việc nhập dữ liệu cho các mNu tin. III. ĐƯA (CHÈN) CÁC VÙNG TIN (MERGE FIELD) VÀO TÀI LIỆU MẪU

1. Thanh công cụ Mail Merge Nút Công dụng

Đưa một vùng tin (Merge Field) từ tập tin dữ liệu nguồn vào tài liệu mẫu

Đưa một Field Code của Word vào tài liệu mẫu tại vị trí con trỏ.

View Merge Data Cho hiển thị những mNu tin dữ liệu đầu tiên được trộn vào tài liệu mẫu như thế nào.

First Record Trở về mNu tin đầu tiên của tập tin dữ liệu nguồn.

Previous Record Chuyển đến mNu tin kế trước của tập tin dữ liệu nguồn.

Goto Record Chuyển đến mNu tin có số thứ tự hiển thị trong ô Record của tập tin dữ liệu nguồn.

N ext Record Chuyển đến mNu tin kế tiếp của tập tin dữ liệu nguồn.

Last Record Chuyển đến mNu tin cuối cùng của tập tin dữ liệu nguồn.

72


Mail Merge Helper Trở về hộp thoại Mail Merge Helper

Check for Errors Kiểm tra lỗi phát sinh trong quá trình trộn tài liệu mẫu và tập tin dữ liệu.

Merge to N ew Document

Xuất kết quả trộn ra một tập tin tài liệu mới.

Merge to Printer Xuất kết quả trộn ra máy in

Mail Merge Khi đang ở trên tài liệu mẫu, có thể đặt những mục chọn để trộn

Find Record Tìm các mNu tin.

Edit Data Source Hiển thị các mNu tin của tập tin dữ liệu nguồn khi đang ở tài liệu mẫu (hộp thoại Data Form), để hiệu chỉnh.

2/ Đưa (chèn) các vùng tin (Merge Field) vào tài liệu mẫu 1. Đưa con trỏ đến chỗ chừa trống đầu tiên trong tài liệu mẫu mà bạn muốn dữ liệu được

lấy từ tập tin dữ liệu và hiện lên trong tài liệu mẫu, bấm nút . Một danh sách gồm các tên vùng của tập tin dữ liệu nguồn hiện ra, bạn chọn một tên vùng muốn chèn.

2. Tiếp tục như vậy cho các chỗ chừa trống khác trong tài liệu mẫu. Ví dụ: Đưa con trỏ đến sau từ “Kính mời:”, sau đó bấm nút Insert Merge Fields và

chọn tên vùng “DAN HXUN G” trong hộp danh sách, cứ thế tiếp tục. Để ý rằng các tên vùng tin (Merge Fields) chèn vào sẽ hiện lên với màu xám nếu

không có màu xám thì cho hiện xám lên bằng cách chọn menu Tools > Options và chọn thẻ View. Sau đo, trong hộp kéo xuống Fields shading chọn Always. Chú ý: • Để tiến hành việc chèn, trước tiên phải mở tài liệu mẫu cho hiện lên màn hình. N ếu đang

mở tập tin dữ liệu thì có thể bấm nút Mail Merge Main Document trên thanh công cụ Database, khi đó tài liệu mẫu sẽ hiện ra.

• Khi tài liệu mẫu được hiển thị, có thể nhập vào hay hiệu chỉnh văn bản, đồ họa trên tài liệu mẫu nghĩa là những thông tin muốn cho hiện lên, không thay đổi từ bản này qua bản kia.

IV. TRỘN TẬP TIN DỮ LIỆU VỚI TÀI LIỆU MẪU Muốn trộn một tập tin dữ liệu với tài liệu mẫu, bạn làm theo các bước sau đây:

1. Trong tài liệu mẫu, bấm nút View Merge Data để xem thử kết quả trộn trước khi in hay đưa kết quả vào một tập tin mới). N ếu không xảy ra lỗi trong quá trình trộn thì Word sẽ đưa dữ liệu của mNu tin đầu tiên của tập tin dữ liệu nguồn hiện lên trong tài liệu mẫu. N út này hoạt động như công tắc chuyển đổi giữa các tên vùng và dữ liệu thực tế của chúng. Muốn xem tiếp kết quả dựa trên dữ liệu của các mNu tin kế tiếp,

bấm nút . 2. Muốn trộn tài liệu mẫu với tập tin dữ liệu, bấm một trong các nút sau:

• Merge to New Document để lưu giữ kết quả trộn vào một tập tin mới.

• Merge to Printer để đưa kết quả trộn ra máy in. Khi đó, Word sẽ trộn và in một tài liệu cho mỗi mNu tin của tập tin dữ liệu nguồn.

• Check for errors để kiểm tra việc trộn có lỗi gì không.

• Mail Merge hiển thị hộp thoại Merge để chọn cách trộn và các mNu tin của tập tin dữ liệu nguồn được trộn.

73


− Merge to: chọn cách trộn:

♦ New document: đưa kết quả trộn vào một tập tin mới. ♦ Printer: đưa kết quả trộn ra máy in. ♦ Electronic mail: đưa kết quả trộn ra thư điện tử (e-mail) ♦ Electronic fax: đưa kết quả trộn ra fax điện tử.

− Records to be merged: ấn định các mNu tin được trộn. ♦ All: tất cả các mNu tin của tập tin dữ liệu. ♦ From x to y: từ mNu tin x đến mNu tin y của tập tin dữ liệu.

− When merging records: ấn định cách in khi có các vùng trong tập tin dữ liệu là trống. ♦ Don’t print blank lines when data fields are empty: không in các hàng trống

khi vùng dữ liệu là trống. ♦ Print blank lines when data fields are empty: in các hàng trống khi vùng dữ

liệu là trống. Chú ý: • Thay vì chọn nút lệnh trên thanh công cụ, bạn có thể chọn lệnh Mail Merge trên trình

đơn Tools. Lúc này hộp thoại Mail Merge Helper xuất hiện trở lại với các nút lệnh trong khung Merge the data with the document để bạn thực hiện việc trộn. Bấm nút Merge sẽ xuất hiện hộp thoại Merge giống như phần trên.

74


V. HIỆU CHỈNH TẬP TIN DỮ LIỆU

– Bấm nút Edit Data Source trên thanh công cụ Mail Merge. Hộp thoại Data Form xuất hiện. 1/ Nhập thêm một mẩu tin mới

– Bấm nút Add New và nhập nội dung cho mNu tin mới này. 2/ Xóa một mẩu tin

– Chọn mNu tin cần xóa trong hộp Record và bấm nút Delete để xóa mNu tin này. 3/ Thêm, đổi tên, xóa tên vùng

– Bấm nút View Source, cửa sổ tập tin dữ liệu xuất hiện. Bấm nút Manage Fields , hộp thoại Manage Field xuất hiện.

– Trong hộp Field name, nhập tên vùng và bấm nút Add để thêm một tên vùng mới. – Chọn tên vùng cần xóa hay đổi tên trong khung danh sách Field name in header row và

bấm nút Remove để xóa hay nút Rename và nhập tên vùng mới để đổi tên vùng.

75


– Bấm nút Mail Merge Main Document , để quay trở về cửa sổ tài liệu mẫu.

76