giáo dục kinh doanh 7 - tôi vận hành một doanh nghiệp như thế nào?

GIÁO DỤC KINH DOANH

Giáo dục Kinh doanh trong nhà trường, các cơ sở ñào tạo nghề và kỹ thuật

Chủ ñề 7 Tôi vận hành một doanh nghiệp như thế nào?

Các tác giả

George Manu Robert Nelson John Thiongo

Klaus Haftendorn

Biên dịch, Chỉnh sửa và Biên tập sang tiếng Việt

Lê Vân Anh Hoàng Văn Dương Trịnh Thị Anh Hoa

Nguyễn Thị Hoàng Yến

&

Một số Chuyên gia của Viện khoa học Giáo dục Việt Nam

Văn phòng Tổ chức Lao ñộng Quốc tế (ILO) tại Việt Nam

Trung tâm Đào tạo Quốc tế (ITC) của ILO, Turin, Ý

Bản quyền thuộc Trung tâm Đào tạo Quốc tế (ITC) của ILO 2008

Xuất bản phẩm này ñược bảo vệ bởi Điều 2 của Công ước Bản quyền Toàn cầu. Các yêu cầu sao chép, dịch thuật hay chuyển ñổi một phần hay toàn bộ nội dung phải xin phép Trung tâm Đào tạo Quốc tế của ILO. Trung tâm sẵn sàng tiếp nhận các yêu cầu như vậy. Tuy nhiên, các trích ñoạn ngắn có thể ñược sao chụp mà không cần giấy phép nếu như có chú thích rõ về nguồn tài liệu.

Giáo dục Kinh doanh

ISBN: 978-92-9049-487-4

Xuất bản lần ñầu 1996 Xuất bản lần thứ hai 2000 Xuất bản lần thứ ba 2002 Xuất bản lần thứ tư 2004 Xuất bản có hiệu chỉnh 2005 Xuất bản có hiệu chỉnh 2007 Xuất bản có hiệu chỉnh 2008 Xuất bản thí ñiểm tiếng Việt lần ñầu tháng 12 năm 2006 Xuất bản thí ñiểm tiếng Việt có hiệu chỉnh lần hai tháng 9 năm 2007 Xuất bản thí ñiểm tiếng Việt có hiệu chỉnh lần ba tháng 12 năm 2007 Xuất bản thí ñiểm tiếng Việt có hiệu chỉnh lần bốn tháng 02 năm 2009 Xuất bản thí ñiểm tiếng Việt có hiệu chỉnh lần năm tháng 11 năm 2009

Các ñịa danh sử dụng trong các xuất bản phẩm của Trung tâm Đào tạo Quốc tế của ILO tuân thủ cách làm của Liên hiệp quốc. Việc trình bày các tài liệu của cơ quan này không hàm ý thể hiện quan ñiểm hay bất kì ñiều gì khác về phía Trung tâm liên quan tới thể chế của các quốc gia, khu vực hay vùng lãnh thổ hoặc của các cơ quan quyền lực, hay liên quan tới ranh giới hoặc biên giới. Các tác giả của những bài viết, nghiên cứu và các công trình khác chịu hoàn toàn trách nhiệm về quan ñiểm thể hiện trong những bài viết, nghiên cứu hay công trình khác mà họ thực hiện và việc xuất bản không có nghĩa là Trung tâm ủng hộ các quan ñiểm ñược thể hiện trong tài liệu.

Có thể nhận ñược các ấn phẩm của Trung tâm, cũng như danh mục các ấn phẩm mới khi liên hệ với ñịa chỉ sau:

Phòng ấn phẩm

Trung tâm Đào tạo Quốc tế của ILO

Viale Maestri del Lavoro 10

10127 Turin, Italy

Tel: +39 11 693-6693

Fax: +39 11 693-6352

E-mail: [email protected]

http://www.itcilo.org

Phòng thư viện

Văn phòng ILO tại Hà Nội, Việt Nam

48-50 Nguyễn Thái Học

Hà Nội, Việt Nam

Tel: +8443 734 09 02

Fax: +8443 734 09 04

Email: [email protected]

http://www.itcilo.org

Giáo dục Kinh doanh Chủ ñề 7: Tôi vận hành một doanh nghiệp như thế nào?

3

Lời nói ñầu

Nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam là một nước có dân số trẻ và ñang gia tăng. Hàng năm có khoảng hơn một triệu thanh niên gia nhập thị trường lao ñộng ñể tìm kiếm việc làm. Chính phủ Việt Nam ước tính ñến năm 2010 sẽ cần phải tạo ra khoảng tám triệu chỗ làm việc mới ñể ñáp ứng nhu cầu việc làm ngày càng tăng. Điều hết sức quan trọng là thanh niên khi gia nhập thị trường lao ñộng cần phải có trình ñộ giáo dục và kĩ năng cần thiết ñể tìm việc.

Tổ chức Lao ñộng Quốc tế (ILO) ñã xây dựng bộ tài liệu Giáo dục Kinh doanh (KAB) bao gồm các tài liệu ñào tạo về Giáo dục Kinh doanh. Bộ tài liệu KAB ñược xây dựng như cầu nối trong quá trình học viên chuyển từ ghế nhà trường ra nơi làm việc. Nó cung cấp cho thanh niên những kiến thức và kĩ năng quan trọng trước khi khởi sự kinh doanh và trang bị cho họ không những kiến thức về cách thành lập doanh nghiệp mà còn về cách làm việc hiệu quả với các doanh nghiệp vừa và nhỏ và các doanh nghiệp khác.

Năm 2005, ILO ñã giới thiệu bộ tài liệu KAB tại Việt Nam thông qua Chương trình thí ñiểm về Việc làm cho Thanh niên. ILO ñã hỗ trợ Viện Khoa học Giáo dục Việt nam (VNIES), thông qua nhóm chuyên gia của VNIES xây dựng Giáo trình mới về Giáo dục Kinh doanh (KAB) cho các trường Trung học Phổ thông (THPT) ở Việt Nam bằng cách dịch và chỉnh sửa bộ tài liệu KAB sang tiếng Việt.

Từ năm 2006 ñến 2008, với sự hỗ trợ tài chính từ Dự án PRISED của SIDA-ILO/VCCI (Giảm nghèo thông qua hỗ trợ tổng thể phát triển doanh nghiệp nhỏ) và từ Văn phòng ILO tại khu vực châu Á - Thái Bình Dương (ILO ROAP) tại Băng Cốc, VNIES và Trung tâm Đào tạo và Phát triển Nguồn nhân lực (TS-HRD) thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo (MOET) ñã hợp tác với ILO tại Việt nam triển khai thí ñiểm giáo trình KAB tại các trường THPT, Trung tâm Giáo dục Thường xuyên và Dạy nghề (TTGDTX-DN), Trung tâm Kỹ thuật Tổng hợp – Hướng nghiệp (TTKTTH-HN) tại các tỉnh: Thanh Hoá, Nghệ An, Đà Nẵng, Quảng Ngãi, TP Hồ Chí Minh, Trà Vinh và Bình Phước. Kết quả của những chương trình thí ñiểm này ñã ñược các cơ quan tham gia ñánh giá rất cao. Sau thí ñiểm, VNIES thể hiện mong muốn lồng ghép một số phần quan trọng của KAB vào chương trình sách giáo khoa mới cho hệ thống trường THPT trong tương lai. TS-HRD cũng rất quan tâm ñến việc chỉnh sửa lại KAB ñể có thể ñưa KAB trở thành một môn học tự chọn chính thức trong hoạt ñộng giáo dục nghề phổ thông của các TTGDTX-DN, TTKTTH-HN.

Phiên bản mới 2009 có chỉnh sửa này là lần xuất bản thứ năm của KAB bằng tiếng Việt. Phiên bản chỉnh sửa bằng tiếng Việt lần này có những ñặc ñiểm sau: có những ý kiến phản hồi từ những chương trình thí ñiểm trước ñây; có ý kiến ñóng góp của các ñại biểu ñã tham gia lớp tập huấn cho Giáo viên (TOT) tại Đà Lạt vào tháng 12 năm 2008; có những cập nhật lồng ghép nhận thức về giới của các chuyên gia về giới ñến từ Văn phòng ILO ROAP tại Băng Cốc, Thái Lan; có các bài học mới, ñồng thời soạn theo cấu trúc và các bước giảng của phiên bản gốc có chỉnh sửa năm 2008.

Từ năm 2008-2010, thông qua Dự án Thị trường Lao ñộng của ILO-EC-MoLISA và với sự hợp tác của Tổng cục Dạy nghề thuộc Bộ Lao ñộng - Thương binh và Xã hội (MoLISA), ILO tiếp tục thí ñiểm chương trình KAB tại 10 Cơ sở dạy nghề thuộc các tỉnh Ninh Bình, Đà Nẵng, Lâm Đồng, Thành phố Hồ Chí Minh, Bến Tre nhằm mục tiêu xây dựng một Chiến lược dài hạn về KAB cho hệ thống giáo dục nghề nghiệp của Việt Nam.

Xin chuyển lời cảm ơn ñặc biệt ñến PGS-TS. Lê Vân Anh, Ths. Trịnh Thị Anh Hoa, Ths. Nguyễn Thị Hoàng Yến thuộc VNIES, ông Hoàng Văn Dương (ILO) và các chuyên gia về Giới ñến từ Văn phòng ILO ROAP tại Băng Cốc, Thái Lan - những người ñã tham gia trong quá trình biên dịch, chỉnh sửa và hoàn thiện bộ giáo trình Giáo dục Kinh Doanh phiên bản 2009 này. Xin chân thành cảm ơn những ñóng góp kỹ thuật trong việc xây dựng tài liệu gốc ban ñầu của GS.TS. Nguyễn Hữu Châu, PGS.TS. Đào Thái Lai (VNIES), ông Lê Ngọc Châu, bà Trần Lan Anh, bà Phạm Nguyên Cường và các Giáo viên cao cấp SIYB, bà Đỗ Thị Thanh Bình, bà Đào Mai Thanh, ông Bas Rozemuller và ông Kees Van Der Ree (ILO), các giáo viên và cán bộ quản lí tham gia chương trình thí ñiểm KAB ở các tỉnh.

Tháng 11 năm 2009

Rie Vejs Kjeldgaard

Giám ñốc

Văn phòng ILO tại Hà Nội, Việt Nam


4

Chủ ñề 7

Tôi vận hành một doanh nghiệp như thế nào?

Mục tiêu của Chủ ñề:

� Giúp cho học viên xác ñịnh và ñánh giá ñược các phương pháp, kỹ thuật khác nhau có tác ñộng ñến việc quản lí một doanh nghiệp.

Các bài học của chủ ñề: Trang

BÀI 1: TUYỂN DỤNG VÀ QUẢN LÍ LAO ĐỘNG (2 TIẾT) ............................... 5

BÀI 2: QUẢN LÍ THỜI GIAN (2 TIẾT) ...................................................... 23

BÀI 3: LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP (2 TIẾT) ............................................. 33

BÀI 4: QUẢN LÍ BÁN HÀNG (2 TIẾT) ....................................................... 39

BÀI 5: SỬ DỤNG CÔNG NGHỆ TRONG DOANH NGHIỆP NHỎ (1 TIẾT) ....... 47

BÀI 6: HIỂU BIẾT VỀ NHỮNG CHI PHÍ CỦA MỘT DOANH NGHIỆP (3 TIẾT) 53

BÀI 7: QUẢN LÍ KẾ TOÁN - TÀI CHÍNH (5 TIẾT) ...................................... 71

BÀI 8: SỬ DỤNG CÁC BÁO CÁO TÀI CHÍNH (3 TIẾT) ................................ 87


5

BÀI 1: TUYỂN DỤNG VÀ QUẢN LÍ LAO ĐỘNG (2 TIẾT)

I. Mục tiêu Sau khi học xong bài này, các học viên sẽ có khả năng:

• Xác ñịnh ñược tầm quan trọng của việc lựa chọn và quản lí lao ñộng trong doanh nghiệp;

• Xác ñịnh và ñánh giá ñược nhu cầu tuyển dụng lao ñộng cho doanh nghiệp nhằm tuyển ñược ñủ người, ñúng người và giao ñúng việc;

• Xác ñịnh ñược cách làm và các bước tiến hành tuyển dụng, giao việc và hướng dẫn cho người lao ñộng mới làm quen với công việc;

• Tự ñánh giá ñược năng lực của bản thân trong quản lí lao ñộng với tư cách là chủ doanh nghiệp.

II. Nội dung bài học 1. Xác ñịnh tầm quan trọng của tuyển dụng lao ñộng, quy trình tuyển dụng và giao việc

cho nhân viên mới trong doanh nghiệp.

2. Tổ chức tuyển chọn lao ñộng, xác ñịnh ñộng cơ của người lao ñộng khi tham gia tuyển chọn.

3. Tính cách và kĩ năng của người quản lí lao ñộng trong doanh nghiệp.

4. Thực hành sắm vai quản lí lao ñộng trong doanh nghiệp, bao gồm phân công sắp xếp các vị trí công việc, quản lí từng vị trí lao ñộng.

III. Tài liệu và phương tiện • HÌNH CHIẾU 1, 2, 3, 4

• BÀI TẬP 1, 2, 3

• TÀI LIỆU PHÁT TAY 1, 2, 3

• Máy chiếu

• Giấy bút dành cho các nhóm hoạt ñộng

IV. Gợi ý các hoạt ñộng dạy học Hoạt ñộng 1: Xác ñịnh tầm quan trọng của tuyển dụng lao ñộng, quy trình tuyển dụng và giao việc cho nhân viên mới trong doanh nghiệp.

1. Giáo viên chia học viên thành ba nhóm theo cách ñếm số 1,2,3, những người có cùng một số vào cùng một nhóm, ñặt tên các nhóm là nhóm 1, nhóm 2 và nhóm 3. Giáo viên yêu cầu học viên ñọc TÀI LIỆU PHÁT TAY 1 theo nhóm, yêu cầu các nhóm ghi tóm tắt những ñiều quan trọng trong việc lựa chọn người lao ñộng có khả năng nhất cho doanh nghiệp, quy trình tuyển dụng, quy trình giao việc và hướng dẫn kèm cặp cho nhân viên mới.

2. Giáo viên phát cho mỗi nhóm 1 tờ giấy A0, bút viết và yêu cầu từng nhóm 1 trả lời những những câu hỏi sau: Tuyển ñủ người, ñúng người, giao ñúng việc có tầm quan trọng như thế nào ñối với một doanh nghiệp? Doanh nghiệp có thể tìm kiếm nguồn lao ñộng ở những ñâu? Doanh nghiệp có thể tiếp cận người lao ñộng tiềm năng thông qua những kênh nào?


6

Nhóm 2 trả lời những câu hỏi sau: Quy trình tuyển dụng gồm những bước nào? Khi tiến hành giao việc và hướng dẫn nhân viên mới làm quen với công việc cần theo những nguyên tắc nào? Khi hướng dẫn một nhân viên mới làm quen với công việc, người ñược giao nhiệm vụ hướng dẫn cần chuẩn bị những gì? Nhóm 3 trả lời những câu hỏi sau: Người lao ñộng thường có những quan tâm và mong muốn gì khi vào làm việc cho một doanh nghiệp? Doanh nghiệp cần ñáp ứng như thế nào về những quan tâm và mong muốn của người lao ñộng mới?.

3. Giáo viên yêu cầu ñại diện các nhóm lên trình bày kết quả thảo luận của nhóm, giáo viên khuyến khích học viên thảo luận và bổ sung ý kiến về kết quả trình bày của từng nhóm.

4. Giáo viên chiếu HÌNH CHIẾU 1, kết hợp TÀI LIỆU PHÁT TAY 1 ñể khái quát hoá nội dung về tầm quan trọng của tuyển dụng lao ñộng, quy trình tuyển dụng, quy trình giao việc và hướng dẫn nhân viên mới làm quen với công việc, những quan tâm và mong muốn của người lao ñộng và cách thức ñáp ứng mong muốn và nguyện vọng của người lao ñộng mới.

Kết luận:

• Tài sản lớn nhất mà doanh nghiệp có ñược không phải là nhà xưởng, trang thiết bị, hay hàng hoá dự trữ trong kho mà chính là người lao ñộng.

• Nếu muốn tổ chức một doanh nghiệp làm ăn có lãi và phát triển thì cần hiểu sâu sắc tầm quan trọng của việc tuyển dụng ñúng người ñối với công việc ñặt ra và tổ chức quản lí tốt vị trí lao ñộng ñược phân công.

• Để tuyển ñược ñúng người và giao ñúng việc, cần có một quy trình tuyển dụng chặt chẽ. Khi nhận một nhân viên mới vào làm việc, cần giao nhiệm vụ thật cụ thể cho họ và chỉ ñịnh một nhân viên cũ hướng dẫn cho nhân viên mới. Người ñược giao nhiệm vụ hướng dẫn cho nhân viên mới cần phải chuẩn bị tốt những nội dung sẽ hướng dẫn.

Hoạt ñộng 2: Tổ chức tuyển chọn lao ñộng, xác ñịnh ñộng cơ của người lao ñộng khi tham gia tuyển chọn.

1. Giáo viên nêu vấn ñề: “Làm thế nào ñể tuyển dụng và giữ ñược lao ñộng có chất lượng cao cho doanh nghiệp?”, yêu cầu một số học viên nói lên suy nghĩ của họ về vấn ñề vừa nêu. Giáo viên nhấn mạnh rằng việc tuyển dụng ñược người tài và giữ ñược họ làm việc lâu dài cho doanh nghiệp là chìa khoá thành công ñối với doanh nghiệp.

2. Giáo viên yêu cầu học viên quay lại nhóm cũ ở hoạt ñộng 1 và ñọc BÀI TẬP 1 theo nhóm, yêu cầu các nhóm trả lời 4 câu hỏi ở phần cuối của BÀI TẬP 1 lên giấy A0.

3. Giáo viên mời ñại diện một nhóm lên trình bày kết quả thảo luận của nhóm, giáo viên yêu cầu các học viên khác tranh luận và bổ sung thêm ý kiến cho kết quả vừa ñược báo cáo.

4. Giáo viên hỏi học viên tại sao doanh nhân cần tuyển lao ñộng. Khi học viên trả lời ñể “Làm việc”, hãy hỏi doanh nhân có cần phải làm cho người lao ñộng cảm thấy thú vị và hạnh phúc với công việc ñược giao hay không và vì sao. Giáo viên nhấn mạnh rằng khi người lao ñộng cảm thấy hạnh phúc, họ sẽ làm việc tốt hơn, lãng phí thời gian của doanh nghiệp ít hơn (nói cách khác là tăng năng suất hơn) và không ñể cho mình rảnh rỗi và nhàm chán. Tuyển dụng và giữ ñược người tài sẽ mang lại nhiều lợi ích và giảm chi phí cho doanh nghiệp, bởi việc tuyển dụng ñược người tài thường tốn kém cả chi phí lẫn thời gian.

Lưu ý lồng ghép về giới:

1. Để lồng ghép nhận thức về giới vào bài giảng, giáo viên nêu một số câu hỏi sau ñể tìm hiểu và phân tích về giới với học viên: Nhân viên nam và nhân viên nữ có những sự khác


7

nhau như thế nào về nhu cầu và mong muốn? Doanh nhân cần xem xét những yếu tố nào khi tuyển dụng lao ñộng nữ? Yêu cầu học viên ñưa ra những biện pháp thực hành trên thực tiễn ñể tuyển dụng và giữ ñược lao ñộng nữ có năng lực cho doanh nghiệp.

2. Một cách khác ñể thực hiện BÀI TẬP này phù hợp hơn với nhận thức về giới, giáo viên có thể cho học viên sắm vai về một tình huống tuyển dụng. Có hai ứng cử viên gồm một nam và một nữ ñược một doanh nghiệp mời ñến phỏng vấn ñể tuyển dụng cho hai vị trí công việc vốn vẫn ñược xem là công việc “ñặc thù” phù hợp cho một giới nào ñó. Nhưng trong tình huống này lại ngược lại, (ví dụ người nam ứng tuyển vào vị trí giáo viên mẫu giáo, người nữ ứng tuyển vào vị trí thợ cơ khí của một xưởng hàn). Hãy ñể họ nói tại sao họ quan tâm và yêu thích công việc này? Chủ doanh nghiệp sẽ làm gì ñể ñáp ứng sự quan tâm của họ? Làm sao ñể việc ñánh giá năng lực và quyết ñịnh tuyển dụng sẽ là khách quan và công bằng và không phân biệt nam nữ hoặc vì giới tính của họ?

Kết luận:

• Việc tuyển dụng lao ñộng cần chú ý từ khâu tạo và tìm kiếm nguồn lao ñộng, tổ chức tuyển chọn có mục ñích, phân công lao ñộng có sự hướng dẫn giám sát.

• Đặc biệt người quản lí cần chú ý tới những quan tâm mong muốn và nguyện vọng của người lao ñộng khi tham gia vào hoạt ñộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ñể ñảm bảo tuyển dụng ñược lao ñộng có chất lượng cao.

• Việc tuyển dụng ñược người tài thường tốn kém cả chi phí lẫn thời gian, khi ñã tuyển dụng ñược người tài, doanh nghiệp cần có chính sách và phương pháp phù hợp ñể giữ ñược họ làm việc lâu dài cho doanh nghiệp, ñiều này sẽ mang lại nhiều lợi ích và giảm chi phí cho doanh nghiệp.

Hoạt ñộng 3: Tính cách và kĩ năng của người quản lí lao ñộng trong doanh nghiệp.

1. Giáo viên nói rằng việc quản lí lao ñộng trong doanh nghiệp ñạt hiệu quả hay không có liên quan mật thiết ñến tính cách và kĩ năng quản lí người lao ñộng, doanh nhân cần phát triển những tính cách và kĩ năng phù hợp phục vụ việc quản lí lao ñộng trong doanh nghiệp.

2. Giáo viên chiếu cho học viên xem HÌNH CHIẾU 2, hướng dẫn thảo luận về tính cách cần thiết của người quản lí lao ñộng ñể bước ñầu phát triển kĩ năng của người quản lí. Yêu cầu học viên ñưa ra một tình huống kinh doanh mà theo ñó từng tính cách có thể ñược bộc lộ. Yêu cầu học viên ñịnh nghĩa từng tính cách theo nghĩa quản lí doanh nghiệp.

3. Giáo viên sử dụng HÌNH CHIẾU 3 ñể thảo luận về những tính cách quản lí lao ñộng mà doanh nhân cần hoặc không cần thể hiện. Yêu cầu học viên ñưa ra những tình huống kinh doanh mà theo ñó doanh nhân cần bộc lộ hoặc không cần bộc lộ những tính cách ñó.

4. Giáo viên yêu cầu học viên ñọc BÀI TẬP 2, sau ñó cả lớp cùng xác ñịnh mức ñộ quan trọng cho từng ñiểm mạnh về quản lí của doanh nhân. Yêu cầu học viên thảo luận về mức ñộ quan trọng của từng ñiểm mạnh. Đưa ra những ví dụ về sử dụng từng ñiểm mạnh trong bối cảnh kinh doanh thực tế.

Kết luận:

• Để quản lí tốt người lao ñộng, người chủ lao ñộng (hoặc doanh nhân) cần phát triển những tính cách và kĩ năng cần thiết ñể ñáp ứng yêu cầu quản lí phù hợp.

• Kĩ năng quản lí không phải có ñược do bẩm sinh, doanh nhân cần thường xuyên quan sát, lắng nghe và học hỏi người lao ñộng của mình và không ngừng nâng cao kĩ năng quản lí.


8

Hoạt ñộng 4: Thực hành sắm vai quản lí lao ñộng trong doanh nghiệp

1. Giáo viên phát TÀI LIỆU PHÁT TAY 2 về mô phỏng phân công trách nhiệm và chia lớp thành các nhóm nhỏ với 5 học viên cho một nhóm, mỗi học viên trong nhóm sẽ ñóng một trong các vai sau: chị Hồng, ông Du, cô Quyên, ông Bích, ông Kiên. Yêu cầu học viên ñọc tài liệu và chuẩn bị cho vai diễn của mình, cần sắp xếp cho các nhóm ngồi cách xa nhau khi họ ñọc tài liệu và chuẩn bị vai diễn.

Bước 1: Từng nhóm cùng nhau thảo luận về tiểu phẩm và xác ñịnh những ưu tiên về công việc mà chị Hồng cần phân công cho người khác ñảm nhận. Những công việc nào cần ưu tiên trước, những công việc nào cần ưu tiên sau. Chị Hồng là chủ doanh nghiệp cần phải thuyết phục và thống nhất ñược với những thành viên khác trong doanh nghiệp về thứ tự ưu tiên theo thang ñiểm từ 1-5 (1 là ưu tiên thấp nhất, 5 là ưu tiên cao nhất). Cho học viên khoảng 20 phút ñể hoàn thành công việc này.

Bước 2: Giáo viên giải thích với cả lớp rằng những yếu tố sau cần phải ñược tính ñến khi xếp thứ tự ưu tiên: (1) Cố gắng giảm thời gian làm việc hết mức có thể cho chị Hồng vì chị ñang phải làm việc rất nhiều giờ trong một ngày; (2) Giải toả bớt những công việc vụn vặt mang tính hành chính và tạp vụ cho chị Hồng ở mức cao nhất có thể; (3) Tăng cường uy tín và vị thế của chị Hồng với tư cách là chủ doanh nghiệp; (4) Xem xét khả năng cải thiện năng suất lao ñộng của nhân viên. Khi các nhóm ñã hoàn thành xếp loại ưu tiên, người ñảm nhận ñóng vai chị Hồng nên ghi kết quả lựa chọn của nhóm lên một tờ giấy, giáo viên có thể tổng hợp kết quả của các nhóm lên một tờ giấy A0 như sau:

Trách nhiệm

Nhóm 1

Nhóm 2

Nhóm 3

Nhóm 4

Nhóm 5

Nhóm 6

Tổng ñiểm lựa chọn của lớp

1. Làm báo cáo tuần

2. Tổ chức việc vui chơi hàng tuần

3. Kiểm hàng tồn kho

4. Gọi và trả lời ñiện thoại

5. Trả lời ñiều tra

6. Những cuộc họp ñặc biệt

Sau khi các nhóm ñã lựa chọn xong, giáo viên cộng ñiểm lựa chọn theo hàng ngang và viết tổng ñiểm lựa chọn của lớp theo từng hàng tương ứng với từng trách nhiệm. Khi có tổng ñiểm của tất cả các hàng, giáo viên ñánh dấu hàng có tổng ñiểm cao nhất và hàng có tổng ñiểm thấp nhất. Nhóm nào có tổng ñiểm tương ứng với tổng ñiểm của cả lớp sẽ thắng cuộc trong trò chơi sắm vai này.


9

Một số câu hỏi thảo luận:

a. Chị Hồng có nên uỷ quyền cả sáu trách nhiệm không? Tại sao?

b. Chị Hồng nên ñảm nhận công việc nào? Tại sao?

c. Chị Hồng cần xem xét thêm những yếu tố nào nữa khi uỷ quyền?

d. Những yếu tố ñầu tiên cần xem xét khi uỷ quyền công việc cho nhân viên là gì?

2. Giáo viên yêu cầu học viên làm BÀI TẬP 3 về loại lao ñộng cần có ñể triển khai hoạt ñộng kinh doanh có trong tài liệu.

3. Giáo viên tổ chức thảo luận với học viên (hoặc chia học viên theo nhóm) ñể lập ñược danh sách những lao ñộng cần cho một siêu thị, một phòng khám, một nhà hàng, một trường học. So sánh danh sách của học viên với HÌNH CHIẾU 4 ñể thảo luận và kết luận.

Kết luận:

• Để thành công, doanh nhân phải là người quản lí tốt.

• Doanh nhân không nhất thiết phải gánh vác hết mọi công việc của doanh nghiệp, doanh nhân cần biết uỷ quyền cho nhân viên, thiết lập một tập thể ñoàn kết, luôn hỗ trợ và hợp tác với nhau.

• Khi phân công và uỷ quyền cho nhân viên, cần xác ñịnh rõ kết quả mong ñợi, ưu tiên và thời hạn hoàn thành công việc.

V. Kết luận chung

• Con người là tài sản lớn nhất của doanh nghiệp, vì vậy cần có phương pháp tuyển dụng khoa học và chính sách lao ñộng hợp lý ñể tuyển và giữ ñược người tài cho doanh nghiệp.

• Để quản lí tốt, chủ doanh nghiệp cần quan sát, học hỏi và lắng nghe người lao ñộng và luôn học hỏi nâng cao kĩ năng quản lí của mình.

• Chủ doanh nghiệp cần phải uỷ quyền và giao việc cho nhân viên, khi uỷ quyền và giao việc, cần xác ñịnh rõ kết quả mong ñợi, ưu tiên và thời hạn hoàn thành công việc.

VI. Gợi ý kiểm tra và ñánh giá 1. Tài sản lớn nhất của doanh nghiệp là gì?

A. Nhà xưởng

B. Con người

C. Thiết bị

D. Hàng hoá dự trữ trong kho

Đáp án: B (Tham khảo Phần kết luận của hoạt ñộng 1)


10

2. Khi thực hiện vai trò là người quản lí, trong số những việc sau, doanh nhân nên làm những việc gì và không nên làm những việc gì. Hãy viết những chữ cái tương ứng phía sau cụm từ:

Nên làm: Không nên làm:

A. Thể hiện sự quan tâm ñến tâm tư tình cảm của người khác

B. Thể hiện sự gương mẫu

C. Phê phán nhân viên trước mặt người khác

D. Ghi nhận vai trò của mỗi cá nhân

E. Tạo cho nhân viên có cảm giác bất an khi họ không hoàn thành nhiệm vụ

F. Tạo sự tin cậy ở nhân viên

G. Khuyến khích nhân viên tự ra quyết ñịnh

H. Nghĩ hộ cho nhân viên

I. Độc ñoán

J. Suy nghĩ hạn hẹp

Đáp án – Nên làm: A, B, D, F, G; Không nên làm: C, E, H, I, J

(Tham khảo Phần kết luận của các hoạt ñộng 2,3,4)


11

CHỦ ĐỀ 7, Bài 1

TÀI LIỆU PHÁT TAY 1

Tuyển dụng và giúp người lao ñộng mới làm quen với công việc

A. Quá trình tuyển dụng

Việc tuyển dụng rất quan trọng ñối với doanh nghiệp cũng như người ñược tuyển dụng. Từ ñây sẽ bắt ñầu mối quan hệ giữa các lợi ích ñược hưởng và trách nhiệm phải hoàn thành, trong trường hợp ngược lại, khi các lợi ích và trách nhiệm không ñược ñáp ứng như mong ñợi của ñôi bên, doanh nghiệp có thể phải ñương ñầu với một chuỗi sai lầm.

Hai ảnh hưởng chủ yếu ñối với việc tuyển chọn nhân công là các thủ tục và quy trình ñược sử dụng ñể tuyển chọn. Doanh nghiệp thông báo tuyển dụng cho một vị trí làm việc, xử lý các ñơn xin việc, cách thực hiện phỏng vấn và lựa chọn, giới thiệu người lao ñộng mới vào vị trí làm việc là tất cả các yếu tố quan trọng trong quy trình tuyển chọn, cần cố gắng không làm xáo trộn nhân sự quá lớn trong quá trình này.

1. Nguồn lao ñộng tiềm năng:

• Bên trong doanh nghiệp (ngay tại doanh nghiệp)

• Tìm kiếm qua các quảng cáo

• Các cơ sở dịch vụ việc làm

• Các cơ sở ñào tạo

• Những người lao ñộng cũ

• Những lao ñộng hiện tại

2. Quá trình lựa chọn

• Mẫu ñơn xin việc

• Phỏng vấn

• Kiểm tra bằng cấp và các giấy chứng nhận (nếu cần)

• Kiểm tra kĩ năng của người xin việc

B. Quá trình giúp người lao ñộng mới làm quen với công việc

Nói chung, trong ngày làm việc ñầu tiên, người lao ñộng mới sẽ ñược giới thiệu sơ bộ về doanh nghiệp. Người lao ñộng mới nên ñược giới thiệu làm quen với những người lao ñộng khác, về tổng quan, về toàn bộ quá trình hoạt ñộng và chỉ dẫn thật chính xác công việc mà người lao ñộng mới phải ñảm nhiệm, phù hợp trong toàn bộ hoạt ñộng của doanh nghiệp. Với những chỉ dẫn rõ ràng và sự kèm cặp, hợp tác tốt trong giai ñoạn ban ñầu này sẽ giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm cả thời gian và tiền bạc trong việc ñịnh hướng cho nhân viên mới.


12

Điều quan trọng ñể một người lao ñộng mới bắt ñầu công việc của mình một cách thuận lợi, là việc giúp cho họ làm quen với công việc một cách phù hợp, từ ñó sẽ có thể ñưa lại năng suất cao hơn, lợi nhuận nhiều hơn trong tương lai làm việc của người lao ñộng.

1. Bốn nguyên tắc cơ bản trong việc giúp người lao ñộng mới làm quen với công việc :

a. Chuẩn bị những vấn ñề cần thiết cho người lao ñộng mới

b. Mô tả công việc cụ thể

c. Thực hành thử việc, có sự giám sát

d. Theo dõi cả quá trình tiếp theo

2. Sáu nhân tố giúp người lao ñộng mới làm quen với công việc

a. Hiểu biết về công việc

b. Bố trí một người lao ñộng ñang làm tại doanh nghiệp có kinh nghiệm ñảm nhiệm vai trò là người kèm cặp và hướng dẫn

c. Phân chia công việc thành nhiều phần ñơn giản hơn ñể chuẩn bị cho lao ñộng mới tập sự

d. Lập thời gian biểu tập sự cho lao ñộng mới

e. Bố trí khu vực làm việc

f. Đánh giá công việc của người lao ñộng mới theo từng ngày

C. Sự quan tâm, mong muốn của người lao ñộng

Cách thức trả lương: Với người lao ñộng, lương là một phần quan trọng trong việc làm của họ. Họ mong muốn ñược hưởng lương ñúng với kĩ năng và năng lực mà họ ñóng góp cho công việc sản xuất kinh doanh. Nếu doanh nhân muốn thu hút và giữ ñược những người lao ñộng tốt, họ cần phải cân nhắc mức tiền công của các doanh nghiệp khác trả cho những vị trí làm việc tương tự, ñể trả mức lương tương xứng và ñủ hấp dẫn ñối với người ñó.

Phụ cấp và phúc lợi: Tất cả các loại phụ cấp và phúc lợi về nghỉ ngơi dưỡng sức, nghỉ phép, nghỉ lễ, tết là có ý nghĩa rất lớn ñối với người lao ñộng. Vì vậy, các doanh nhân cần thiết lập chính sách về phụ cấp và phúc lợi cho người lao ñộng.

Mối quan hệ của người lao ñộng: Người lao ñộng không chỉ quan tâm ñến mức lương cao và các phụ cấp, phúc lợi mà ñiều có ý nghĩa lớn hơn với họ là sự hài lòng trong công việc. Doanh nhân có trách nhiệm cung cấp những ñiều kiện vật chất tốt nhất và ñảm bảo rằng quan hệ giao tiếp với nhân viên là quan hệ hai chiều.

Các ñiều kiện làm việc: Sức khoẻ, các tiện nghi và sự an toàn với người lao ñộng, cũng như một ñiều kiện làm việc tốt cho họ, có liên quan thực sự ñến các doanh nhân. Một môi trường tốt có thể khuyến khích làm việc hiệu quả hơn và ngăn ngừa tai nạn lao ñộng xảy ra, từ ñó sẽ mang lại lợi nhuận tốt hơn cho doanh nghiệp.

Ví dụ: Một khu nhà làm việc cần phải có hệ thống thông gió, làm mát và làm ấm, ánh sáng tốt và ñiều kiện vệ sinh lao ñộng phù hợp, cùng với các ñiều kiện thuận lợi về bảo hộ lao ñộng; phải có hộp thuốc sơ cứu và số ñiện thoại của bác sĩ là những nội dung bắt buộc theo luật ñịnh về công tác an toàn vệ sinh lao ñộng của mỗi doanh nghiệp.


13


HÌNH CHIẾU 1

TUYỂN DỤNG VÀ GIÚP NGƯỜI LAO ĐỘNG MỚI LÀM QUEN VỚI CÔNG VIỆC

A. Qui trình tuyển dụng

1. Xác ñịnh nguồn lao ñộng

2. Qui trình lựa chọn

B. Quá trình giúp người lao ñộng làm quen với công việc

1. Các nguyên tắc hay hướng dẫn

2. Chuẩn bị cho việc giúp người lao ñộng mới làm quen với công việc

C. Sự quan tâm, mong muốn của người lao ñộng

1. Cách thức trả lương

2. Phụ cấp và phúc lợi

3. Mối quan hệ của người lao ñộng trong doanh nghiệp

4. Các ñiều kiện làm việc


14


BÀI TẬP 1

Tuyển dụng một Người lao ñộng mới

Dũng ñã lập và ñiều hành trạm sửa chữa ôtô của mình hơn 20 năm. Anh tự làm tất cả công việc một mình: từ bơm dầu, chữa máy, giữ sổ sách, bơm lốp, lái xe kéo và quét sàn. Dũng rất thân thiện với mọi người xung quanh. Anh làm việc chăm chỉ và luôn làm vừa lòng khách hàng của mình. Công việc kinh doanh của anh ñang tiến triển tốt. Thực tế, công việc tiến triển quá tốt và Dũng cảm thấy không thể làm một mình thêm nữa. Anh quyết ñịnh phải tuyển một thợ phụ. Đối với Dũng quyết ñịnh việc ñó thật không dễ chút nào. Anh ñã làm việc một mình suốt từng ñấy năm. Anh biết tất cả các vấn ñề nảy sinh trong các cơ sở kinh doanh nhỏ khác trong vùng với những kinh nghiệm ñể tìm kiếm và giữ ñược những người công nhân tốt. Nhưng Dũng nghĩ rằng, nếu anh ñi theo con ñường chính thống ñể chọn người thì anh sẽ không gặp phải những vấn ñề mà những người khác ñã gặp. Dũng cho rằng:

Tôi có 2 vấn ñề cần quan tâm: Thứ nhất là tìm ñược ñúng người phù hợp với công việc, thứ hai là giữ ñược họ sau khi họ ñã ñược kèm cặp, vì những doanh nghiệp khác thường lôi kéo người lao ñộng ñã biết nghề, nhất là những người lao ñộng ñã ñược ñào tạo và thạo việc. Để chắc chắn chọn ñược ñúng người, tôi sẽ làm những việc sau:

1. Hình dung xem thợ phụ sẽ làm những công việc gì và những công việc gì tôi phải tự làm.

2. Viết bản mô tả tất cả các việc mà người lao ñộng mới phải làm. Tôi sẽ miêu tả chi tiết công việc ñể người giúp việc biết chính xác việc mà anh ta hay cô ta sẽ làm.

3. Viết ra những yêu cầu (tiêu chuẩn) của người cần tuyển. Việc kinh doanh của tôi là rất quan trọng và tôi muốn người thợ phụ hiểu rõ công việc của xưởng sửa chữa và người ñó cần biết làm hài lòng khách hàng.

4. Sau khi tôi hoàn thành các công việc trên, tôi sẽ viết quảng cáo tìm người. Tôi sẽ quảng cáo quanh vùng này và khu vực lân cận. Càng nhiều ứng viên thì càng có nhiều cơ hội ñể tôi tìm ñược người mà mình cần.

Và ñây là quảng cáo tìm người của Dũng:

Tìm Thợ phụ cho xưởng sửa chữa ôtô Cơ hội tốt cho người lao ñộng

- Tuổi từ 20 và 45

- Ngăn nắp, trung thực và tin cậy

- Cần có kinh nghiệm trong công việc ở xưởng sửa chữa ô tô

- Địa chỉ gửi thư: Xưởng sửa chữa ôtô Dũng, Đồi Đông. ĐT:

- Hạn chót nộp hồ sơ:


15

5. Tiếp theo tôi sẽ:

(a) Xem các ñơn ñăng ký và nếu có lá ñơn nào có thể chấp nhận ñược, tôi sẽ mời chủ nhân của nó ñến gặp tôi.

(b) Tôi sẽ thực hiện phỏng vấn những người ñến xưởng. Tôi ñã làm công việc kinh doanh này khá lâu, nên tôi nghĩ rằng sẽ nhận ra ngay ñược người phù hợp với công việc ở xưởng sửa chữa ngay khi tôi gặp họ. Đồng thời, ñể chắc chắn hơn, tôi sẽ hỏi họ một số câu hỏi.

(c) Khi ñã thấy thích một người, tôi sẽ ñề nghị người ñó phục vụ một vài khách hàng, ví dụ như: bơm mỡ, thay dầu, lái xe kéo, v.v... Rất nhiều người sẽ nói với tôi rằng, họ làm ñược việc nhưng khi thử họ làm không tốt. Chính ñiều này cho tôi cơ hội ñể xem xét cần ñào tạo người ñó như thế nào. Tôi không ngại ñào tạo ai ñó, nhưng tôi không thể bỏ ra một năm ñể làm việc này.

Tiếp theo, tôi sẽ kiểm tra kỹ hơn ứng viên mà tôi thích nhất, về phẩm chất và năng lực chuyên môn phù hợp với công việc ñược mô tả. Họ sẽ phải nói với tôi: họ ñã làm việc ở ñâu, họ từ ñâu ñến và ai là người biết rõ họ nhất. Tôi biết nhiều doanh nhân bị lừa dối. Khi lần ñầu tiên tiếp xúc người ñó có vẻ rất tốt, nhưng sau ñó, họ mới nhận ra người lao ñộng ñó có vấn ñề rắc rối. Vì vậy, tôi sẽ kiểm tra trước ở những người hiểu rõ về người lao ñộng ñó (ñặc biệt là người chủ trước ñây), xem họ có ý kiến xấu nào không. Tôi sẽ gặp trực tiếp những ông chủ cũ của họ, bởi vì nhiều doanh nhân không muốn nói về vấn ñề nhân sự qua ñiện thoại hay thư.

Tôi sẽ chọn người tốt nhất cho công việc. Tôi sẽ không loại trừ những người bị tàn tật, miễn là người ñó làm ñược công việc tôi cần. Tôi chỉ cần một người lao ñộng, vì vậy tôi sẽ giao cho họ những việc mà tôi nghĩ rằng họ có thể làm tốt. Tôi sẽ trả cho họ mức lương cao tính theo giờ. Nếu người lao ñộng muốn nhiều hơn, tôi có thể trả hơn. Một vài người quản lí có thể trả tiền cho thợ phụ theo mỗi chiếc xe họ bơm mỡ hay thay dầu. Như thế là không tốt vì thợ phụ có thể ép khách hàng sử dụng dịch vụ này mặc dù họ không cần và từ ñó làm mất khách hàng.

Khi tôi có ñược thợ phụ thực sự tốt. Tôi muốn chắc rằng họ sẽ làm việc vui vẻ. Tôi nghĩ nếu tôi làm một ông chủ tốt, người thợ phụ sẽ ở lại với tôi. Theo tôi người chủ tốt là người có các ñặc trưng sau:

(a) Hiểu người khác

(b) Không quá chặt chẽ với người lao ñộng

(c) Trao cho người lao ñộng một phần trách nhiệm

(d) Luôn biết cùng trao ñổi thân thiện với người lao ñộng

(e) Là người biết lắng nghe

(f) Công bằng với công nhân khi hoàn thành tốt công việc.

Tôi chắc rằng, nếu tôi làm ñược những việc ñó, tôi sẽ có một thợ phụ tốt và sẽ giữ ñược họ ở lại làm việc.

Câu hỏi thảo luận:

1. Các bước Dũng ñã nghĩ khi tuyển dụng lao ñộng là gì, hãy liệt kê các bước này. Thảo luận về các bước ñó?

2. Bạn có ñồng ý với ý kiến của Dũng về một người chủ tốt không? Tại sao?

3. Bạn có cho rằng khả năng quản lí nhân sự (lao ñộng) là kĩ năng quan trọng mà chủ doanh nghiệp cần phải có không? Tại sao?

4. Thuật ngữ “quản lí nhân sự” có nghĩa là gì?


16


HÌNH CHIẾU 2

TÍNH CÁCH CẦN CÓ CỦA NGƯỜI

QUẢN LÍ LAO ĐỘNG

Chỉ dẫn: Đưa ra các tình huống kinh doanh, mà theo ñó các kĩ năng quản lí cần phải có.

Khả năng thích nghi

Tính linh hoạt Khả năng tháo vát

Tính cảnh giác Kĩ năng giao tiếp Tính nhạy cảm

Sự tin tưởng Tính chín chắn Khả năng làm trụ cột

Kĩ năng truyền thông

Tính rộng lượng Khả năng hướng dẫn

Tính sáng tạo Tinh thần lạc quan Tính khoan dung

Nghị lực Tính kiên nhẫn Nhiệt tình sôi nổi

Hăng hái Có khả năng thuyết phục

Biết lắng nghe

Kĩ năng ñánh giá Tự tin Chấp nhận rủi ro


17


HÌNH CHIẾU 3

PHÁT TRIỂN KĨ NĂNG QUẢN LÍ

Khi quản lí lao ñộng, người chủ cần:

NÊN - Kiên ñịnh, trước sau như một

- Công bằng và trung thực

- Xây dựng sự nhiệt tình

- Khuyến khích mọi người ñặt câu hỏi

- Khuyến khích người lao ñộng ra quyết ñịnh

- Làm cho người lao ñộng tin tưởng

- Cởi mở

- Thực sự lắng nghe

- Hiểu ñược sự khác biệt giữa các cá nhân

- Là một tấm gương tốt (gương mẫu)

- Quan tâm ñến tâm tư, tình cảm của người lao ñộng KHÔNG NÊN

- Tranh cãi

- Độc ñoán, khắt khe hay yêu cầu quá mức

- Không biết ñiều, làm những việc vô lý

- Dấu giếm sự thật

- Ngăn cản tính chủ ñộng, sáng tạo

- Ngăn cản các ý kiến, ý tưởng

- Nghĩ thay người lao ñộng (bao biện)

- Không chỉ dẫn rõ ràng

- Làm theo sở thích (tuỳ hứng)

- Khiển trách người lao ñộng trước mặt người khác

- Suy nghĩ hẹp hòi


18


BÀI TẬP 2

Đánh dấu “x” vào cột nào phản ánh năng lực quản lí của người chủ doanh nghiệp

5: rất cần, 4: cần, 3: bình thường, 2: không cần lắm, 1: không cần.

Năng lực quản lí của người chủ doanh nghiệp Mức ñộ

5 4 3 2 1

1. Biết cùng làm việc với người khác

2. Phấn ñấu trở thành người kiên ñịnh và tích cực

3. Giúp ñỡ mọi người hoàn thành nhiệm vụ

4. Không bị khuất phục trước sai lầm và các vấn ñề liên quan ñến công việc

5. Tổ chức tốt và hoàn thành kế hoạch ñã ñề ra

6. Hiểu biết rõ về mục tiêu của doanh nghiệp

7. Sẵn sàng học hỏi những kĩ năng mới

8. Có thể diễn ñạt rõ ràng

9. Có thể tự tin diễn ñạt bằng văn bản

10. Dám ñối mặt và giải quyết những thách thức trong công việc

11. Luôn có ñộng cơ hoàn thành mục tiêu công việc

12. Lắng nghe vấn ñề mấu chốt và ý kiến cho người lao ñộng

13. Biết cách giải quyết các vấn ñề nhàm chán và căng thẳng

14. Có thể thích nghi và ñiều chỉnh vị trí khi hoàn cảnh thay ñổi

15. Không che dấu khuyết ñiểm và chấp nhận lời phê bình

16. Biết cách phê phán và không làm người lao ñộng phật ý

17. Trước khi ra quyết ñịnh, cần cân nhắc kỹ càng các tác ñộng cơ bản có thể xảy ra

18. Đánh giá về người lao ñộng phải trên cơ sở thực hiện công việc chứ không nên dựa vào tình cảm

19. Nhận rõ tầm quan trọng của việc lập kế hoạch


19



Mô phỏng: Phân công trách nhiệm

Hồng bắt ñầu tự bán phụ tùng ôtô ñược 10 năm. Kể từ ñó, công việc tiến triển ñều ñặn. Hiện tại, cô chịu trách nhiệm quản lí tất cả 23 nhân viên tại một văn phòng lớn, công việc quá nhiều và thường không ñủ thời gian.

Hồng ñã nghĩ về công việc kinh doanh của mình và quyết ñịnh cần phải uỷ quyền cho một số nhân viên vì: a) cô thường xuyên phải làm việc 60 giờ thay vì 40 giờ một tuần; b) áp lực phải hoàn thành công việc quá lớn, khiến cô hay chỉ trích các nhân viên của mình; c) cô hầu như mất ngủ, vì các vấn ñề kinh doanh. Tối hôm qua, cô ñã lập một danh sách các nhiệm vụ mà cô có thể phân công cho 4 người trong số những lao ñộng của mình.

1. Báo cáo hàng tuần cần 3 giờ ñể chuẩn bị. Việc viết báo cáo có thể dễ dàng giao cho ông Du, nhưng trong báo cáo này sẽ có một số dữ liệu tài chính mà trước ñây nhân viên không ñược biết. Các dữ liệu này không có gì bí mật, nhưng Hồng cảm thấy cô sẽ mất khả năng kiểm soát nếu mọi người biết ñược tình hình tài chính của mình.

2. Có một phần việc vui vẻ hàng tuần mà Hồng luôn thích làm. Cô Quyên cũng thích làm công việc này (thậm chí có thể làm tốt hơn Hồng), nhưng Hồng muốn giữ công việc này cho mình vì nó giúp cho cô gần gũi hơn với người lao ñộng của mình và tăng ñiều kiện giao tiếp. Công việc này thường chiếm 2 giờ trong một tuần.

3. Một công việc rất ñều ñặn hàng tuần là kiểm hàng trong kho và nó chiếm 1 tiếng rưỡi. Trước ñây, Hồng ñã phân công công việc này cho người khác, nhưng cuối cùng cô phải ñảm nhận lại vì sự phàn nàn của người lao ñộng do một vài lần việc tính toán bị sai.

4. Việc gọi ñiện (khoảng một tiếng) hàng ngày vào lúc 16 giờ ñể báo số liệu cho các nhà cung cấp phụ tùng. Hồng luôn từ chối uỷ quyền cho người khác, bởi vì nếu làm không chính xác, cô sẽ bị ông Bích (chủ công ty cung cấp phụ tùng lớn nhất trong khu vực) phê bình. Tuy nhiên, ông Kiên có khả năng làm tốt công việc này mà không bị quá tải.

5. Hồng luôn thực hiện việc cung cấp nội dung khảo sát hàng ngày cho Văn phòng hiệp hội kinh doanh (khoảng 30 phút), vì cô có dịp cùng uống cà phê và trao ñổi công việc kinh doanh với các chủ doanh nghiệp khác.

6. Hồng trực tiếp ñiều khiển cuộc họp hàng tuần (khoảng 1 giờ) với các nhân viên chủ chốt, bởi vì cô cho rằng, cô cần phải biết ñược mọi vấn ñề diễn ra trong cuộc họp ñó.


20

Chủ ñề 7: Bài 1

BÀI TẬP 3

Điền danh sách các chức danh của người lao ñộng cần có cho mỗi loại hình doanh nghiệp sau. Cho mỗi loại chức danh, ñánh dấu “U” nếu cần người lao ñộng không có Kĩ năng, ñánh dấu “SS” nếu cần người lao ñộng có một ít Kĩ năng, ñánh dấu “S” nếu cần người lao ñộng có Kĩ năng tốt.

LOẠI HÌNH DOANH NGHIỆP

Bệnh viện BẢN CHẤT CỦA CÁC KỸ NĂNG

1. _______________________________

2. _______________________________

3. _______________________________

4. _______________________________

5. _______________________________

U KHÔNG CÓ KỸ NĂNG – có rất ít hoặc không có kĩ năng sử dụng thiết bị.

SS CÓ MỘT ÍT KỸ NĂNG – ñã ñược ñào tạo một ít trong quá trình lao ñộng và sử dụng ñược một số thiết bị ñặc biệt khi cần.

S CÓ KỸ NĂNG TỐT – ñã ñược ñào tạo tốt và sử dụng ñược những thiết bị phức tạp và cao cấp.


21

Trường học

1. _______________________________

2. _______________________________

3. _______________________________

4. _______________________________

5. _______________________________




Siêu thị

1. _______________________________

2. _______________________________

3. _______________________________

4. _______________________________

5. _______________________________




Nhà hàng

1. _______________________________

2. _______________________________

3. _______________________________

4. _______________________________

5. _______________________________





22

CHỦ ĐỀ 7: Bài 1

HÌNH CHIẾU 4

Ví dụ về các loại hình doanh nghiệp và những người lao ñộng cần có ñể thực hiện các công việc kinh doanh

SIÊU THỊ Nhân viên kiểm tra thực phẩm Nam/nữ nhân viên khuân vác Nhân viên kiểm hàng Cán bộ Quản lí Sản xuất Cán bộ Quản lí Kho hàng Cán bộ Quản lí hàng thực phẩm Nhân viên giám sát quầy sách báo Nhân viên giám sát hàng bánh mì Nhân viên vệ sinh Thư ký BỆNH VIỆN Y tá, Trợ lý y tá Bác sỹ phòng khám ña khoa Dược sỹ Chuyên gia dinh dưỡng Nhân viên hướng dẫn Nhân viên hành chính Bác sỹ ñiều trị chuyên khoa Kỹ thuật viên phòng chiếu, chụp hình ảnh Thủ quỹ Thư ký Nhân viên nấu ăn Bảo vệ Nhân viên vệ sinh Bác sỹ tâm lý Tình nguyện viên Tài xế xe cứu thương Nhân viên ño thị lực, huyết áp, thính giác Trợ lý phòng thí nghiệm Bác sỹ phẫu thuật

NHÀ HÀNG Nhân viên nấu ăn Bếp trưởng Nhân viên lễ tân Nhân viên dọn dẹp, vệ sinh Nhân viên pha chế ñồ uống Nam phục vụ bưng bê Nữ phục vụ bưng bê Quản lí nhà hàng Thủ quỹ Nhân viên giám sát, quan sát Nhân viên quầy bar TRƯỜNG HỌC Giáo viên Nhân viên giám sát Y tá Thư ký Nhân viên thư viện Tài xế xe buýt ñưa ñón học viên Bảo vệ Hiệu trưởng Nhân viên thông tin, liên lạc Nhân viên tư vấn Nhân viên phụ trách phòng học ña phương tiện Người nấu ăn Cố vấn


23

BÀI 2: QUẢN LÍ THỜI GIAN (2 TIẾT)


• Hiểu thời gian là một nguồn lực mà các doanh nhân phải quản lí;

• Có một số kĩ năng thiết lập mục tiêu, lên khung thời gian và xác ñịnh hạn chót cho mỗi hoạt ñộng;

• Có thái ñộ tích cực trong thực hiện kế hoạch theo thời gian.

II. Nội dung bài học 1. Xác ñịnh giá trị thời gian ñối với một doanh nghiệp.

2. Một số kĩ năng khác nhau về sử dụng và quản lí thời gian.

3. Thực hành sử dụng biểu ñồ thời gian.

III. Tài liệu và phương tiện • TÀI LIỆU PHÁT TAY 1, 2

• HÌNH CHIẾU 1, 2

• BÀI TẬP 1

• Máy chiếu

• Giấy A0 và bút dạ

IV. Gợi ý các hoạt ñộng Hoạt ñộng 1: Thảo luận và xác ñịnh giá trị thời gian ñối với một doanh nghiệp.

1. Giáo viên nói với học viên rằng thời gian là một thứ không thể giữ lại ñược, ta có thể ñể nó trôi mất khi một ngày qua ñi mà công việc không ñược giải quyết. Yêu cầu học viên trao ñổi nhằm xác ñịnh giá trị thời gian ñối với một doanh nghiệp.

2. Giáo viên yêu cầu học viên nêu ví dụ về những công việc họ muốn làm từ lâu nhưng vẫn chưa làm ñược như: ñọc một cuốn sách, ñến thăm một người bạn ốm, hẹn ñưa em trai/gái xem bảo tàng…

3. Giáo viên yêu cầu học viên phân tích nguyên nhân không thực hiện ñược những dự ñịnh ñã ñặt ra; tác hại của việc không thực hiện ñược kế hoạch, không sử dụng hiệu quả thời gian. Ví dụ: Năm cũ ñã sắp hết và vẫn còn bao nhiêu công việc ñã lên kế hoạch mà vẫn chưa làm ñược, một cảm giác bề bộn và không biết phải làm như thế nào, nếu làm như kế hoạch cũ sẽ mất tính thời sự của vấn ñề cần giải quyết, công việc trở nên thiếu tính khoa học, thiếu kế hoạch và lãng phí về thời gian…

Kết luận:

• Thời gian của một doanh nghiệp cần ñược coi như một tài sản, như một ñiều kiện ñể tìm kiếm cơ hội tạo lợi nhuận của doanh nghiệp ñó.


24

• Thời gian ñược sử dụng hiệu quả cần ñược hiểu là thời gian thực hiện cho tất cả các công việc mà doanh nghiệp coi là quan trọng nhất.

Hoạt ñộng 2: Một số kĩ năng khác nhau về quản lí thời gian

1. Giáo viên yêu cầu học viên ñọc TÀI LIỆU PHÁT TAY 1, yêu cầu học viên nêu câu hỏi thắc mắc về nội dung tài liệu, giáo viên giải thích những ñiều mà học viên chưa hiểu.

2. Giáo viên yêu cầu học viên chọn và nêu những mục mà học viên cho là quan trọng nhất trong TÀI LIỆU PHÁT TAY 1. Những ý kiến của học viên nêu cần ñược mọi người trao ñổi ñể hiểu rõ 12 mục ñó ñối với người quản lí trong doanh nghiệp. Ví dụ: khi nêu mỗi mục mà học viên quan tâm, cần giải thích: Nội dung mục ñó là gì? tại sao cần phải có mục này?

3. Giáo viên chiếu HÌNH CHIẾU 1 ñể hình dung toàn bộ TÀI LIỆU PHÁT TAY 1. Học viên trao ñổi và nêu vấn ñề từ những hiểu biết của mình về kỹ thuật quản lí thời gian, cách sử dụng thời gian có hiệu quả khi vận dụng những kĩ năng chi tiết, giá trị của những kĩ năng này.

4. Trao ñổi và nêu ví dụ minh hoạ cho một số khái niệm: quản lí tốt thời gian; xếp thứ tự ưu tiên các hoạt ñộng của một doanh nghiệp; tiết kiệm thời gian; sử dụng thời gian, lập biểu ñồ thời gian…

5. Giáo viên chiếu HÌNH CHIẾU 2 và yêu cầu học viên nghiên cứu công cụ lập danh sách những việc phải làm trong doanh nghiệp.

6. Giáo viên yêu cầu học viên lập nhóm từ 5-7 người và mỗi nhóm tự chọn một doanh nghiệp với một loại hình kinh doanh cụ thể, trao ñổi và lập danh sách các việc phải làm ñối với doanh nghiệp ñó. Các nhóm thảo luận và viết kết quả lên giấy A0.

7. Giáo viên yêu cầu ñại diện mỗi nhóm lên trình bày kết quả với cả lớp. Các thành viên khác tham gia trao ñổi về những kĩ năng cần thiết cho một doanh nhân trong việc lập danh sách các việc phải làm.

Kết luận:

• Có nhiều cách quản lí thời gian ñối với một doanh nghiệp, doanh nhân cần sắp xếp công việc hết sức hợp lý ñể trong khoảng thời gian thực tế ñể có thể giải quyết ñược tất cả mọi việc và có ñược chất lượng công việc cao - ñây gọi là kĩ năng quản lí thời gian.

Hoạt ñộng 3: Thực hành sử dụng Biểu ñồ thời gian.

1. Giáo viên hướng dẫn học viên làm BÀI TẬP 1: Bạn sử dụng thời gian như thế nào? bằng cách phát BÀI TẬP 1 cho học viên kèm theo mẫu Biểu ñồ thời gian từ… ñến (theo các ô 30 phút).

2. Giáo viên yêu cầu học viên lần lượt thực hiện bằng cách ñiền vào ô trống ñơn vị thời gian và công việc theo cách xác ñịnh mục tiêu, hoạt ñộng, thậm chí xác ñịnh trước kết quả của hoạt ñộng cần ñạt ñược ñối với từng công việc trong từng thời gian.

3. Giáo viên yêu cầu học viên xác ñịnh các công việc ưu tiên và thời gian ñạt kết quả ñể tính ñến sự sắp xếp hợp lý hay không, khi xây dựng kế hoạch thời gian.

4. Giáo viên tổ chức cho học viên trao ñổi về kết quả làm BÀI TẬP 1 với nhau, rút kinh nghiệm về cách xây dựng biểu ñồ thời gian như thế nào là tốt nhất ñể sử dụng quỹ thời gian hợp lý và có hiệu quả cao nhất.

5. Giáo viên phát TÀI LIỆU PHÁT TAY 2 cho học viên ñọc, trả lời những câu hỏi của học viên nêu ra nếu có, kết luận bài học bằng cách nhấn mạnh những nội dung sau.


25

Lưu ý lồng ghép về giới:

1. Các nghiên cứu về sử dụng thời gian trên toàn thế giới ñã chỉ ra rằng có sự khác nhau rất ñáng kể giữa phụ nữ và nam giới về việc sử dụng thời gian của họ cho những công việc ñược trả công và không ñược trả công. Phụ nữ trên thế gới hàng ngày thường làm việc nhiều giờ hơn nam giới (cả công việc trong gia ñình lẫn công việc ngoài xã hội) và phụ nữ ít có thời gian ñể nghỉ ngơi và thư giãn. Điều này là do phụ nữ cùng một lúc ñang phải ñảm nhận quá nhiều vai trò khác nhau. Giáo viên cần giúp học viên nhận thức rõ vấn ñề này khi phân tích kĩ năng quản lí thời gian ñể tìm giải pháp giúp phụ nữ có nhiều thời gian hơn cho công việc kinh doanh. Giáo viên khuyến khích học viên tranh luận về trách nhiệm chia sẻ và trò chuyện về công việc trong gia ñình giữa phụ nữ và nam giới, giữa vợ và chồng… từ ñó góp phần tăng hiệu quả sử dụng thời gian và nguồn lực của gia ñình, của doanh nghiệp.

2. Giáo viên có thể sử dụng biểu ñồ phân tích về sử dụng thời gian sau ñể chỉ ra sự khác nhau giữa nam và nữ về sử dụng và phân bổ thời gian.

- Có những sự khác nhau ñáng kể nào về những loại hoạt ñộng mà nam và nữ dành thời gian nhiều hơn?

- Những sự khác nhau về sử dụng thời gian này có ảnh hưởng như thế nào ñến sự thành công của kinh doanh?

- Có những cách nào mà nam và nữ cần áp dụng ñể cải thiện việc sử dụng thời gian?


• Thời gian là thứ không thể giữ lại ñược. Vì thế ñối với các doanh nghiệp cần phải biết cách sử dụng và quản lí tốt thời gian của mình.

• Để sử dụng và quản lí tốt thời gian, cần xác ñịnh mục tiêu và thời hạn, chỉ ñịnh thời gian cho mỗi hoạt ñộng quan trọng.

• Cần sáng tạo trong giải quyết các công việc cụ thể, sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, tìm kiếm cơ hội ñể tiết kiệm thời gian và sử dụng chúng có hiệu quả nhất.

VI. Gợi ý kiểm tra và ñánh giá 1. Doanh nhân phải quản lí thời gian hiệu quả. Để tiết kiệm thời gian, doanh nhân và

người quản lí doanh nghiệp cần làm những gì trong số những công việc sau. Hãy chỉ ra những câu ñúng.

A. Lập bảng thời gian biểu

B. Cố gắng làm hết tất cả mọi công việc

C. Ghi chép

D. Không hoặc ít phân công, uỷ quyền

E. Làm việc theo khối thời gian

F. Xác ñịnh mục tiêu cụ thể

Đáp án BÀI TẬP: A, C, E, F (Tham khảo: HÌNH CHIẾU 1)


26



Kĩ năng quản lí thời gian

Quản lí thời gian cũng giống như thói quen làm việc ñúng giờ. Sử dụng hợp lý thời gian ñơn giản là việc ñạt ñược hiệu quả công việc cao nhất trong khoảng thời gian nhất ñịnh. Sau ñây là vài cách hướng dẫn sử dụng hợp lý thời gian.

Xác ñịnh mục tiêu cụ thể trong ngày. Bạn cần hiểu rõ cái gì bạn muốn hoàn thành trong mỗi ngày. Trước khi bắt ñầu công việc, cần phải lên danh sách các mục tiêu quan trọng. Nên bắt ñầu công việc từ những mục tiêu quan trọng nhất, rồi ñến những việc tiếp theo cho ñến khi hoàn thành tất cả công việc. Không nên ñể cho các tác ñộng bên ngoài ảnh hưởng ñến việc hoàn thành nhiệm vụ của bạn.

Mục tiêu chính ñòi hỏi toàn bộ sự tập trung. Sự cố gắng làm việc của chính bạn cho ñến khi ñạt ñược mục tiêu. Tránh xa các lý do tạm ngừng công việc hay làm bạn ñãng trí. Bạn nên lập lịch làm việc hàng ngày ñể nhân viên có thể làm việc chủ ñộng (không cần có bạn).

Tự thúc ñẩy. Thông thường các doanh nhân thường khuyến khích các nhân viên hăng say làm việc. Hầu hết mọi người ñều có thể hoàn thành những công việc mà họ thích làm. Tuy nhiên, doanh nhân có thể tự thúc ñẩy ñể ñạt ñược năng suất cao trong các công việc mà họ phải làm.

Thiết lập thời hạn cuối. Công việc có thể hoàn thành tốt hơn nếu bạn thiết lập thời hạn cuối với những mục tiêu cụ thể. Nhưng bạn cần ñảm bảo rằng giới hạn cuối này phải thực tế. Một khi bạn ñặt ra, bạn phải làm tất cả ñể có thể ñạt ñược thời hạn cuối này.

Sử dụng ñiện thoại. Điện thoại, ñiện thoại di ñộng là phương tiện kết nối thông tin giữa bạn và thế giới công việc của bạn. Thư từ ñôi lúc cũng cần thiết, nhưng chỉ có thể sử dụng chúng ở mức ñộ hạn chế. Các vấn ñề có thể giải quyết nhanh chóng hơn bằng cách sử dụng ñiện thoại, mạng ñiện thoại. Một lá thư chỉ cung cấp thông tin một chiều trong khi giao dịch bằng ñiện thoại có thể cho ta thông tin 2 chiều.

Ghi chép. Giữ cuốn sổ tay trong mọi lúc. Viết vào ñó các vấn ñề thiết yếu trong các cuộc họp, các giao dịch qua ñiện thoại, thảo luận với các nhân viên hay khách hàng, hay ñơn giản nhất là những gì bạn nghĩ. Ghi nhanh những suy nghĩ của bạn, những ý tưởng và ghi cả những việc như: Các cuộc hẹn trong tương lai, những việc cần làm, tên và số ñiện thoại.

Không làm tất cả. Một người già ñã nói rằng: “Nếu bạn muốn làm ñược việc gì, hãy ñể một người bận rộn làm việc ñó”. Doanh nhân rất bận rộn, nhưng các hoạt ñộng của họ ñều có mục ñích. Họ chỉ tập trung cho các hoạt ñộng quan trọng. Để ñạt ñược mục tiêu ñã ñịnh, các doanh nhân làm các công việc dẫn tới các kết quả quan trọng. Với các công việc ñã lựa chọn, không nên cố hoàn thành tất cả cùng một lúc. Hãy học cách nói “không” với các hoạt ñộng lãng phí thời gian, mà không liên quan trực tiếp ñến các mục tiêu ñược ưu tiên.


27

Làm việc theo khối thời gian. Cố gắng thực hiện một nhiệm vụ chính trong một khối thời gian (3 hay 4 giờ) của một ngày, bạn sẽ cảm thấy nó hiệu quả nhất. Thời gian biểu cho các hoạt ñộng khác cũng nên theo cách này. Nếu những khối thời gian qua bữa trưa, hãy chuẩn bị bữa ăn sáng thật tốt và bỏ qua bữa trưa. Làm việc yên tĩnh trong 3 hay 4 giờ có thể sẽ rất năng suất khi xử lý các tình huống hay vấn ñề ñặc biệt. Mặc dù rất khó phân phối thời gian cho mỗi hoạt ñộng, thường chỉ có cách duy nhất ñể giải quyết các vấn ñề ñặc biệt.

Đặt các câu hỏi trước khi bắt ñầu làm việc. Mọi việc ñều có thể ñược thực hiện có hiệu quả hơn. Trước khi bạn bắt ñầu hãy ñảm bảo trả lời ñược những câu hỏi: Cái gì? Ở ñâu? Khi nào? Ai? Tại sao? Các câu trả lời cho các câu hỏi ñó sẽ giúp bạn xác ñịnh ñược nhiều cách có hiệu quả hơn ñể hoàn thành công việc. Với mỗi bước của hoạt ñộng, tự hỏi mình: “Tại sao mình cần phải làm việc này?” Câu trả lời của bạn sẽ giúp giải quyết các nhiệm vụ thiết yếu của hoạt ñộng.

Định hướng hành ñộng. Mỗi khi bạn phải quyết ñịnh giải quyết một vấn ñề, hãy phác hoạ các bước ñặc trưng của hoạt ñộng rồi mới bắt ñầu. Khi ñã bắt ñầu, hãy cố gắng tối ña. Việc ñịnh hướng hoạt ñộng giúp bạn không phải lo lắng về các vấn ñề. Hơn nữa, nếu bạn nhìn mỗi vấn ñề như một cơ hội cải cách tiềm năng, bạn sẽ nắm bắt cách thức giải quyết vấn ñề một cách sáng tạo và ñổi mới.

Hãy suy nghĩ. Suy ngẫm là hành ñộng học ñược từ các hoạt ñộng trong quá khứ, hiện tại và tương lai. Hầu hết mọi người không nghĩ kỹ càng về những gì họ làm, việc dành thời gian ñể suy nghĩ rất khó khăn. Tuy nhiên, có thể có thời gian một mình với suy nghĩ và ý tưởng của mình, ví dụ trước khi ñi ngủ; khi ñi du lịch; ñợi chờ phương tiện giao thông; ñi bộ một mình. Sử dụng thời gian này ñể suy ngẫm về công việc của mình.

Lập kế hoạch chi tiết cho ngày hôm sau. Vào thời ñiểm cuối cùng của mỗi ngày làm việc, hãy chuẩn bị thời gian biểu cho ngày tiếp theo. Điều này sẽ giúp bạn bắt ñầu một ngày mới tốt ñẹp hơn. Cuối ngày cũng là thời gian tốt ñể xem xét cách bạn ñã sử dụng thời gian lãng phí hay sử dụng không hiệu quả. Viết ra những thời gian lãng phí, bạn sẽ tránh ñược những lỗi tương tự trong tương lai.

Học từ những kinh nghiệm của bạn. Nhìn lại kinh nghiệm ñã qua giúp bạn quyết ñịnh những vấn ñề thú vị, hữu ích và những hoạt ñộng trì trệ, lãng phí thời gian và không có ích. Trong tương lại, bạn sẽ ñối mặt với những vấn ñề tương tự, ñiều ñó sẽ cho bạn chọn lựa các hoạt ñộng có giá trị và hiệu quả nhất.

Câu hỏi về cách sử dụng thời gian của bạn. Để quản lí thời gian thích hợp, hãy trả lời các câu hỏi sau:

• Hoạt ñộng nào tôi không nên làm hay nên phân công cho người khác?

• Hoạt ñộng nào ñược quyết ñịnh ñưa vào danh sách các thứ tự ưu tiên?

• Các hoạt ñộng của tôi liệu có thể hoàn thành với thời gian hợp lý chưa ?

• Trong một thời gian tôi có thể tập trung vào một hoạt ñộng không?

Cố gắng nhớ các kĩ năng ñể quản lí tốt thời gian. Những kĩ năng tiết kiệm thời gian này giúp bạn cải thiện hoạt ñộng kinh doanh của bạn.


28


HÌNH CHIẾU 1

CÁC KĨ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN

■ Xác ñịnh mục tiêu cụ thể trong ngày

■ Có ñộng cơ rõ ràng

■ Thiết lập thời hạn cuối

■ Sử dụng ñiện thoại bàn, ñiện thoại di ñộng

■ Ghi chép

■ Không làm tất cả

■ Làm việc theo các khối thời gian

■ Đặt câu hỏi trước khi bắt ñầu làm việc

■ Định hướng hành ñộng

■ Hãy suy ngẫm

■ Lập kế hoạch chi tiết cho ngày hôm sau

■ Học từ những kinh nghiệm

■ Nghĩ về cách sử dụng thời gian của bạn


29


HÌNH CHIẾU 2

LẬP KẾ HOẠCH CÁC VIỆC PHẢI LÀM

Những việc phải làm trong ngày: Ngày:

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

Việc chính của ngày hôm nay: .............................................................................

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

Thứ tự

ưu tiên

Việc phải làm Các cuộc hẹn

Tên Địa chỉ Điện thoại


30


BÀI TẬP 1

Phân tích việc sử dụng thời gian của bạn

Lập biểu ñồ thời gian, viết ra các hoạt ñộng ñặc trưng và giải quyết khi nào hoạt ñộng của bạn là cần thiết hay không. Một ví dụ về biểu ñồ thời gian ñược trình bày ở trang sau. Trong bảng có 16h ñể làm các công việc (trung bình số giờ hầu hết mọi người còn thức). Biểu ñồ này ñược chia thành các phần 30 phút; ñó là cơ hội ñể học viên trình bày giờ làm việc trên cột “thời gian”, một số người bắt ñầu làm việc ở các thời ñiểm khác nhau.

Biểu ñồ này có các ô trống ñể ghi thời gian, hoạt ñộng, mục tiêu và kết quả. Mỗi hoạt ñộng mô tả một mục tiêu cụ thể, với kết quả ñược ghi ở cột “ñầu ra”. Độ dài của cột “thời gian” và “ñầu ra” liên quan ñến “mục tiêu” ñược ñưa ra khá rõ ràng về hiệu quả của việc tiêu tốn thời gian dành cho mỗi hoạt ñộng. Cuối mỗi ngày, ñánh dấu vào những hoạt ñộng không cần thiết và cố từ bỏ nó trong tương lai.

Các học viên ñiền ñầy ñủ vào biểu ñồ cho 1 tuần và chỉ ra chính xác họ ñã sử dụng thời gian của mình như thế nào trong mối liên quan tới mục tiêu. Trên thực tế, học viên có thể làm một số việc không liên quan ñến mục tiêu chính của họ. Chỉ khen thưởng những thời gian quan trọng mà hoạt ñộng của học viên có hiệu quả. Hộp trên cùng của biểu ñồ thời gian có ñủ chỗ cho việc trình bày mục tiêu của ngày và ngày tháng thực hiện. Tập trung vào việc hoàn thành mục tiêu chính giúp cho học viên hoàn thành kết quả tích cực khi kết thúc một ngày.

Nếu có thể, học viên sử dụng biểu ñồ thời gian hàng ngày trong 3 hoặc 4 tuần, ñiều này giúp họ quyết ñịnh bao nhiêu thời gian cho mỗi hoạt ñộng khác nhau, những loại việc ñược họ coi là quan trọng và các kết quả từ mỗi hoạt ñộng khác nhau. Việc tổng kết ñược thực hiện vào cuối tuần.

Có vài ñiều có thể ñược hoàn thành trong suốt tuần. Kết quả thu ñược từ biểu ñồ thời gian trong quá trình một tuần làm việc hay lâu hơn có thể giúp nhìn lại các hoạt ñộng ñã qua và hướng dẫn cho các hoạt ñộng trong tương lai ñể cho thời gian ñược sử dụng hiệu quả nhất.

� Người kinh doanh thường lãng phí thời gian vì những tình huống sau:

• Nói chuyện về vấn ñề nhân sự không liên quan ñến công việc

• Họp nhóm trong thời gian dài hay không cần thiết

• Quá nhiều thời gian tạm ngừng công việc

• Tổ chức kém

• Uỷ quyền quá ít hay không uỷ quyền

• Không quyết ñoán

• Đến muộn hay ñãng trí


31


BÀI TẬP 1 (tiếp)

BIỂU ĐỒ THỜI GIAN

Nhiệm vụ chính:................................................. Ngày:...............................

Thời gian Địa ñiểm Hoạt ñộng Kết quả ñầu ra

:00

:30

:00

:30

:00

:30

:00

:30

:00

:30

:00

:30

:00

:30

:00

:30

:00

:30

:00

:30

:00

:30

:00

:30

:00

:30

:00

:30


32



Để có ñược thành công, tất cả các doanh nhân phải là các nhà quản lí tốt. Tuy nhiên, hầu hết các nhà quản lí lại không phải là doanh nhân. Con người là nguồn lực quan trọng nhất trong kinh doanh. Điều quan trọng ñối với doanh nhân là tuyển dụng ñược người có chất lượng nhất. Mọi người lao ñộng ñều có thể trở thành thành viên của một nhóm, và ñể hoạt ñộng kinh doanh thành công, mỗi thành viên của một nhóm phải làm việc trong sự hợp tác với các thành viên khác.

Bên cạnh việc quản lí nhân sự, quản lí tiền bạc cũng là chức năng then chốt trong hoạt ñộng của một doanh nghiệp. Doanh nhân cần phải cân ñối nhu cầu tài chính cho hoạt ñộng kinh doanh với nguồn tài chính giới hạn của doanh nghiệp. Nguồn tiền nhập vào doanh nghiệp thông qua việc bán ñược hàng (có doanh thu) và nguồn tiền xuất ra theo yêu cầu kinh doanh cần phải ñược ghi chép chính xác. Vì các doanh nhân thường lạc quan và tháo vát, nên một báo cáo tài chính chuẩn xác sẽ cung cấp bức tranh hiện thực về tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Ngày nay, việc xác ñịnh công nghệ thích hợp ñã trở nên cởi mở với các doanh nghiệp nhỏ, bao gồm cả ñiện thoại và công nghệ máy tính. Một doanh nghiệp cực nhỏ có thể thuê ñiện thoại và sử dụng máy tính ở các cửa hàng cafe internet. Một số doanh nghiệp nhỏ về công nghệ như các công ty kế toán tập trung vào việc hỗ trợ các doanh nghiệp nhỏ. Rất nhiều thông tin miễn phí cho người sử dụng ñược cài sẵn trong máy tính. Nhiều doanh nhân không chỉ sử dụng ñiện thoại cho việc quản lí doanh nghiệp, mà còn quản lí công việc nhà.

Quản lí bán hàng là cần thiết. Nếu như lượng hàng bán ñược không ở mức bao trùm cả chi phí kinh doanh và lợi nhuận, thì việc kinh doanh là không thành công. Thành công của kinh doanh ñược quyết ñịnh bởi mức ñộ hàng bán ñược.

Nếu muốn kinh doanh thành công, các doanh nhân phải có khả năng quản lí thời gian của mình. Trong nhiều trường hợp, họ có nhiều công việc liên quan cần thực hiện ñồng thời. “Nếu bạn muốn làm ñược cái gì ñó, hãy tin có một người bận rộn thực hiện nó”. Trong hầu hết các trường hợp, câu nói trên là ñúng. Và sự thật, các doanh nhân là những người rất bận rộn, nhưng họ có kĩ năng quản lí thời gian và các nguồn lực ñể hoàn thành các mục tiêu kinh doanh.


33

BÀI 3: LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP (2 TIẾT)


• Xác ñịnh ñược những cách thức khác nhau mà qua ñó một nhà cung cấp có thể góp phần vào sự thành công của một doanh nghiệp;

• Áp dụng ñược những kiến thức ñã học ñể lựa chọn nhà cung cấp các dịch vụ cho doanh nghiệp của mình;

• Rèn luyện khả năng lắng nghe và tập hợp thông tin về các nhà cung cấp.

II. Nội dung bài học 1. Tìm hiểu các thông tin về cách thức hoạt ñộng của các nhà cung cấp các dịch vụ khác

nhau liên quan ñến doanh nghiệp.

2. Rèn luyện kinh nghiệm lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp.

III. Tài liệu và phương tiện • TÀI LIỆU PHÁT TAY 1

• HÌNH CHIẾU 1

• Giấy A0, bút viết bảng

• Máy chiếu

IV. Gợi ý các hoạt ñộng dạy học Hoạt ñộng 1: Tìm hiểu các thông tin về cách thức hoạt ñộng của các nhà cung cấp khác nhau liên quan ñến doanh nghiệp.

1. Giáo viên tổ chức cho học viên ñọc TÀI LIỆU PHÁT TAY 1 ñể làm quen với một số thông tin, thuật ngữ về các nhà cung cấp cho các doanh nghiệp. Giáo viên yêu cầu học viên nêu câu hỏi và tổ chức thảo luận ñể cùng nhau trả lời những câu hỏi mà học viên nêu ra.

2. Giáo viên hỏi học viên: Theo các bạn, những bước nào là quan trọng nhất trong 8 bước thiết lập quan hệ với nhà cung cấp và vì sao?

3. Giáo viên hỏi học viên: Những bước nào hoặc công việc cụ thể nào trong 8 bước thiết lập mối quan hệ với nhà cung cấp là khó thực hiện nhất và vì sao?

4. Giáo viên khuyến khích học viên thảo luận và ñưa ra các ý kiến của các em. Giáo viên dùng HÌNH CHIẾU 1 ñể hướng dẫn cả lớp thảo luận theo ñúng trọng tâm.

Kết luận:

• Nhà cung cấp ñóng vai trò rất quan trọng trong sự thành công của một doanh nghiệp.

• Chủ doanh nghiệp cần tìm hiểu ñầy ñủ thông tin trước khi lựa chọn nhà cung cấp cho doanh nghiệp của mình.


34

Hoạt ñộng 2: Rèn luyện kinh nghiệm lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp

1. Giáo viên hỏi học viên: Trong cuộc sống hàng ngày, khi quyết ñịnh mua một hàng hoá hay dịch vụ nào ñó, người ta thường làm như thế nào? Và có ñi theo những bước lựa chọn nhà cung cấp như hướng dẫn ở phần trên không? Vì sao có, vì sao không?

2. Hỏi học viên: Đã bao giờ các bạn chọn sai nhà cung cấp chưa? Nếu có vì sao?

3. Giáo viên yêu cầu mỗi học viên tự nghĩ về một nhu cầu mua một mặt hàng hay một dịch vụ nào ñó vào tuần tới và yêu cầu họ mô tả các bước mà họ sẽ thực hiện ñể chọn ñược nhà cung cấp phù hợp.

4. Giáo viên yêu cầu một số học viên lên chia sẻ suy nghĩ của mình với cả lớp.

Kết luận:

• Cần học hỏi những kinh nghiệm trong lựa chọn các nhà cung cấp thích hợp ñể kinh doanh có hiệu quả.

• Mỗi lần mua hàng hoá hay dịch vụ từ một nhà cung cấp, hãy rút ra một số kinh nghiệm ñể có thể cải thiện việc lựa chọn nhà cung cấp cho doanh nghiệp.


• Nhà cung cấp có vị trí hết sức quan trọng ñối với doanh nghiệp bởi họ cung cấp các sản phẩm và dịch vụ khác nhau phục vụ công việc kinh doanh.

• Cần tìm hiểu ñầy ñủ thông tin về những cách thức cung cấp sản phẩm/dịch vụ của nhà cung cấp trước khi quyết ñịnh lựa chọn cho mình nhà cung cấp phù hợp nhất.

• Mỗi lần mua hàng hoá hay dịch vụ từ một nhà cung cấp, hãy rút ra một số kinh nghiệm ñể có thể cải thiện việc lựa chọn nhà cung cấp cho doanh nghiệp.

VI. Gợi ý kiểm tra và ñánh giá 1. Hãy xếp các bước lựa chọn nhà cung cấp bằng cách xếp các chữ cái tương ứng vào ñúng thứ

tự 8 bước lựa chọn nhà cung cấp.

A. Chọn nhà cung cấp tốt nhất

B. Thanh toán cho nhà cung cấp

C. Đặt hàng

D. Xác ñịnh các nhà cung cấp tiềm năng

E. Xác ñịnh nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp

F. Liên hệ với các nhà cung cấp và nhận báo giá bằng văn bản

G. Kiểm tra hoá ñơn

H. Kiểm tra hàng ñã nhận ñược (số lượng, chất lượng,…)

Đáp án: Thứ tự lựa chọn như sau: E, D, F, A, C, H, G, B (Tham khảo HÌNH CHIẾU 1)


35



Thiết lập mối quan hệ với các nhà cung cấp

Khi tiến hành mua sắm hàng hoá, vật tư cũng như trang thiết bị từ những nhà cung cấp, doanh nhân luôn phải tuân theo các bước cụ thể dưới ñây:

Bước 1: Xác ñịnh nhu cầu kinh doanh của bạn. Thông qua các cuộc khảo sát nghiên cứu thị trường, bạn sẽ biết ñược khách hàng của bạn là ai và họ cần sản phẩm gì? Nhu cầu của khách hàng sẽ quyết ñịnh:

• Vật tư và thiết bị mà cơ sở kinh doanh của bạn cần cho sản xuất ra hàng hoá ñể phục vụ khách hàng.

• Các sản phẩm bạn mua từ những nhà cung cấp ñể bán lại cho khách hàng.

• Số lượng hàng hoá cần dự trữ.

• Giá vốn thanh toán cho số lượng vật tư hay hàng hoá ñược mua từ nhà cung cấp.

• Thời ñiểm cần thiết ñể nhận vật tư hay hàng hoá từ những nhà cung cấp.

Bước 2: Xác ñịnh các nhà cung cấp tiềm năng. Quyết ñịnh chọn những nhà cung cấp hàng hoá, vật tư hay các trang thiết bị bằng cách:

• Hỏi ñồng nghiệp của bạn, những doanh nghiệp bạn hàng của bạn và những người khác. Cố gắng tìm xem các ñối thủ cạnh tranh của bạn thường hay mua hàng ở ñâu.

• Liên hệ với những tổ chức hỗ trợ các doanh nghiệp nhỏ, ví dụ Phòng thương mại của ñịa phương ñể có thể xác ñịnh các nhà cung cấp trung thực và ñáng tin cậy.

• Tìm kiếm trên các báo, tạp chí, thời báo kinh tế thương mại hay trên các niên giám ñiện thoại ñể biết ñược tên cũng như ñịa chỉ của các nhà cung cấp tiềm năng.

• Đối với từng nhà cung cấp, phải xem họ kinh doanh cung cấp loại hàng hoá, vật tư hay thiết bị nào, giá cả, giảm giá dịch vụ phân phối, trả góp cũng như các chương trình khuyến mại của họ ra sao.

• Tham khảo ý kiến của các doanh nghiệp khác về mức ñộ tin cậy của từng nhà cung cấp. Ví dụ: Họ có thường xuyên giao hàng ñúng hạn không? Họ có nhận lại những hàng hoá hay vật tư bị trả về không? Trách nhiệm của họ như thế nào về chất lượng hàng hoá và vật tư mà họ ñã bán? Họ có trung thực trong công việc kinh doanh hay không?


36

Bước 3: Liên hệ với nhà cung cấp bằng cách: Đích thân ñến tận cơ sở của họ, qua thư từ, ñiện thoại. Mỗi nhà cung cấp sẽ cung cấp cho bạn những thông tin liên quan ñến loại hàng hoá, vật tư hay thiết bị mà bạn muốn mua dưới dạng văn bản. Cần có một số câu hỏi cụ thể ñối với nhà cung cấp như:

• Nhà cung cấp có những thứ bạn cần với số lượng và chất lượng bạn mong muốn không?

• Số lượng nhỏ nhất mà bạn có thể mua là bao nhiêu?

• Họ muốn bạn thanh toán bằng tiền mặt hay là tiền gửi ngân hàng?

• Họ có thể bán chịu cho bạn bao nhiêu và trong thời hạn bao lâu?

• Nếu bạn mua hàng với số lượng lớn hoặc thanh toán kịp thời bạn có ñược giảm giá hay khuyến mại gì?

• Bạn sẽ ñược giảm giá bao nhiêu?

• Họ sẽ giao hàng tới tận cơ sở kinh doanh của bạn chứ?

• Bao nhiêu lâu sau khi nhận ñược ñơn ñặt hàng, họ sẽ giao hàng cho bạn?

• Bạn có phải trả cước phí vận chuyển hay không?

Lưu ý: Để ñảm bảo chắc chắn, hãy ñề nghị nhà cung cấp trả lời bạn dưới dạng văn bản. Đề nghị nhà cung cấp gửi cho bạn một bản báo giá ñể sau này nếu có sự bất ñồng giữa hai bên, thì ñó sẽ là cơ sở ñể giải quyết.

Bước 4: Lựa chọn các nhà cung cấp tốt nhất, so sánh các giấy báo giá mà bạn nhận ñược từ các nhà cung cấp ñể quyết ñịnh xem ai sẽ cung cấp vật tư, hàng hoá nào. Giấy báo giá là văn bản trả lời các yêu cầu của bạn từ nhà cung cấp, trong ñó nhà cung cấp sẽ cho bạn biết thông tin chi tiết về giá cả, phương thức thanh toán, ñiều kiện giao hàng và các ñiều kiện khác của hàng hoá, vật tư hoặc trang thiết bị, theo ñơn ñặt hàng của bạn.

Doanh nhân phải quyết ñịnh xem ñiều kiện nào và sự ưu tiên nào là quan trọng nhất trong việc lựa chọn các nhà cung cấp: Đó là khả năng mua hàng trả chậm, ñộ tin cậy, giá cả, giảm giá hay là gì khác nữa? Khi ñưa ra quyết ñịnh chọn nhà cung cấp tốt nhất cho nhu cầu kinh doanh, bạn cần phải:

• Cố gắng ñàm phán với họ ñể nhận ñược các ñiều kiện thuận lợi nhất.

• Chọn các nhà cung cấp tốt nhất cho việc kinh doanh của bạn.

Bước 5: Đặt hàng dưới dạng văn bản. Hãy suy nghĩ kỹ càng về số lượng hàng mà bạn ñịnh yêu cầu:

• Số lượng ít nhất mà bạn có thể ñặt hàng là bao nhiêu?

• Số lượng trong từng kiện hàng?

• Bạn có thể ñặt hàng với số lượng nhỏ hơn một kiện ñược không?


37

Bước 6: Hãy kiểm tra hàng hoá ngay sau khi nhận ñược. Phiếu giao hàng, với danh mục chi tiết về hàng hoá vật tư, ñược các nhà cung cấp gửi kèm cùng với hàng hoá và vật tư. Và bạn ñược yêu cầu ký vào phiếu giao hàng ñể chứng tỏ rằng bạn nhận ñược số hàng hoá ñó.

Một số nhà cung cấp lại gửi hoá ñơn thay cho phiếu giao hàng, do ñó bạn hãy kiểm tra hàng hóa ñó ghi trong hóa ñơn. Nếu bạn tự ñến lấy hàng từ nhà cung cấp thì phải kiểm tra kỹ chủng loại và chất lượng hàng hóa trước khi mang ñi.

Hãy ñối chiếu phiếu giao hàng hoặc hoá ñơn với ñơn ñặt hàng của bạn và kiểm tra xem tất cả hàng hóa yêu cầu có ñược giao ñúng thời hạn không? Nếu có ñiều gì chưa ổn, thì phải báo ngay cho nhà cung cấp và ñừng ký vào phiếu giao hàng hoặc thanh toán chừng nào vấn ñề khúc mắc chưa ñược giải quyết.

Bước 7: Hãy kiểm tra lại hóa ñơn vì trong ñó có ghi rõ các loại hàng hóa bạn mua, khi nào bạn phải thanh toán nó và thanh toán dưới hình thức nào? Phải ñảm bảo rằng hoá ñơn ñược ghi ñúng.

Nếu bạn mua trả chậm, thì phải so sánh hóa ñơn với phiếu giao hàng. Danh mục hàng hoá trong cả hai chứng từ nói trên phải giống nhau. Bạn phải chắc chắn rằng nhận ñược tất cả các hàng hoá mà họ ñang yêu cầu bạn thanh toán; giá cả cũng như tổng số tiền cũng phải chính xác. Nếu hoá ñơn không chính xác, thì phải thông báo ngay cho nhà cung cấp và tìm cách tốt nhất ñể giải quyết vấn ñề.

Bước 8: Thanh toán cho nhà cung cấp bằng tiền mặt hay séc. Bạn phải nhớ lấy giấy biên nhận ñể làm minh chứng cho việc thanh toán.


38


HÌNH CHIẾU 1

THIẾT LẬP MỐI QUAN HỆ VỚI NHÀ CUNG CẤP

Bước 1: Xác ñịnh từ nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp

Bước 2: Xác ñịnh các nhà cung cấp tiềm năng

Bước 3: Liên hệ với các nhà cung cấp và thu thập giấy báo giá

Bước 4: Lựa chọn ra các nhà cung cấp tốt nhất

Bước 5: Đặt hàng

Bước 6: Kiểm tra hàng hoá nhận ñược

Bước 7: Kiểm tra hoá ñơn

Bước 8: Thanh toán cho các nhà cung cấp


39

BÀI 4: QUẢN LÍ BÁN HÀNG (2 TIẾT)


• Xác ñịnh ñược ñể kinh doanh thành công, doanh nhân phải làm tốt việc bán ñược hàng hoá, dịch vụ của của mình; việc bán hàng là một nghệ thuật trong kinh doanh;

• Thực hành ñược một số kĩ năng về bán hàng và tạo ñược cơ hội phục vụ khách hàng trong mọi ñiều kiện;

• Rèn luyện thái ñộ niềm nở, nhạy cảm ñối với khách hàng.

II. Nội dung bài học 1. Đặc ñiểm của người bán hàng thành công.

2. Những ñặc ñiểm quan trọng giống nhau giữa doanh nhân và người bán hàng.

3. Vai trò của khách hàng tiềm năng ñối với quá trình bán hàng.

4. Thực hành phát triển chiến lược xúc tiến bán hàng theo 7 bước.



• BÀI TẬP 1

• Máy chiếu; giấy A0 và bút dạ

IV. Gợi ý các hoạt ñộng dạy học Hoạt ñộng 1: Đặc ñiểm của người bán hàng thành công

1. Giáo viên sử dụng HÌNH CHIẾU 1 và cùng học viên thảo luận về những ñặc ñiểm của người bán hàng thành công.

2. Giáo viên gợi ý cho học viên thảo luận về những ñặc ñiểm của người bán hàng thành công: Niềm nở trong giao tiếp, năng ñộng trong phục vụ, sẵn sàng cung cấp cho khách hàng những thông tin về sản phẩm, mời chào lịch sự, hẹn gặp lại sau khi nhận tiền và giao hàng, tạo nên sự tin cậy, lắng nghe góp ý của khách hàng, trao ñổi nhu cầu nảy sinh …. Yêu cầu học viên kể về những người bán hàng giỏi trong cộng ñồng của họ.

3. Giáo viên cho học viên mở rộng bình luận về những thông tin sẵn có trong thực tiễn, kể cả những quan niệm chưa ñồng tình về ñộng cơ và thái ñộ của người bán hàng. Giáo viên cần gợi ý cho học viên xác ñịnh những ñiều không ñúng và nên làm như thế nào là ñúng, hoặc những cái lợi và bất lợi trong cư xử của người bán hàng sẽ ảnh hưởng ñến thành công.


40

Kết luận:

• Bán hàng là một nghệ thuật, ñối với doanh nghiệp, kinh doanh thành công cần phải coi trọng bán hàng.

Hoạt ñộng 2: Những ñặc ñiểm quan trọng giống nhau giữa doanh nhân và người bán hàng.

1. Giáo viên nói với học viên rằng, với các doanh nghiệp nhỏ, chủ doanh nghiệp thường là người bán hàng ñầu tiên của doanh nghiệp.

2. Giáo viên yêu cầu học viên nghiên cứu HÌNH CHIẾU 1 ñể xác ñịnh và giải thích về những ñặc ñiểm tính cách tương ñồng giữa người bán hàng và chủ doanh nghiệp.

3. Giáo viên yêu cầu học viên trả lời các câu hỏi sau: Trong một doanh nghiệp nhỏ, Ai là người bán hàng? Ai là người có hàng ñể bán? Họ có gì giống nhau, tại sao?

4. Nhấn mạnh với học viên rằng người chủ của doanh nghiệp nhỏ và người bán hàng có những ñặc ñiểm giống nhau như: Họ ñều là người bán hàng, ñều cần có ñặc tính của người bán hàng giỏi. Người chủ doanh nghiệp nhỏ cũng chính là người ñem sản phẩm của mình ñến cho khách hàng với mục ñích cao nhất là bán ñược nhiều hàng, ñem lợi ích cho khách hàng. Cả hai ñều cần ñạt ñến sự thành công trong kinh doanh.

Kết luận:

• Doanh nhân và người bán hàng có những ñặc ñiểm giống nhau và ñể thành công trong kinh doanh, họ phải có kĩ năng bán hàng tốt ñể bán ñược sản phẩm, dịch vụ của mình.

Hoạt ñộng 3: Vai trò của khách hàng tiềm năng ñối với quá trình bán hàng

1. Giáo viên sử dụng HÌNH CHIẾU 2 ñể làm nổi bật tầm quan trọng của chiến lược bán hàng ñịnh hướng theo khách hàng. Thảo luận câu hỏi tại sao những ñặc trưng của khách hàng tiềm năng lại quan trọng ñối với doanh nhân.

2. Giáo viên nhấn mạnh rằng khách hàng tiềm năng là ñối tượng ñể doanh nhân và người bán hàng khai thác và phát triển.

3. Giáo viên yêu cầu học viên nghĩ về việc sẽ kinh doanh một sản phẩm/dịch vụ cụ thể nào ñó và xác ñịnh những nhóm khách hàng tiềm năng cho sản phẩm/dịch vụ ñó. Cho học viên thảo luận sâu và có lý lẽ thuyết phục về những ý kiến của học viên.

Kết luận:

• Cần xác ñịnh thật chính xác ñối tượng khách hàng ñể xây dựng mối quan hệ và niềm tin, khai thác nhu cầu tiềm năng về hàng hoá, dịch vụ từ phía khách hàng.

Hoạt ñộng 4: Thực hành phát triển chiến lược xúc tiến bán hàng theo 7 bước

1. Giáo viên yêu cầu học viên ñọc TÀI LIỆU PHÁT TAY 1. Chỉ cho học viên thấy rằng trong quá trình bán hàng, cần coi trọng kĩ năng giao tiếp và truyền ñạt thông tin, vì nó ñem lại cho người mua hàng cảm giác thoải mái, dễ chịu và ñáp ứng ñược nhu cầu thực tiễn của khách hàng. Bằng cách áp dụng quy trình bán hàng, người bán hàng có thể giao tiếp hiệu quả với khách hàng.

2. Học viên phân học viên thành 8 nhóm nhỏ và yêu cầu học viên làm BÀI TẬP 1 theo nhóm. Nhóm 1, 2 thảo luận tình huống 1, nhóm 3, 4 thảo luận tình huống 2, nhóm 5, 6 thảo luận


41

tình huống 3, nhóm 7, 8 thảo luận về tình huống 4. Yêu cầu các nhóm phát triển những chiến lược xúc tiến bán hàng cho tình huống của nhóm mình. Sau khi các nhóm ñã hoàn thành, yêu cầu 4 nhóm cử ñại diện lên trình bày trước lớp, các nhóm khác thảo luận và bổ sung ý kiến nếu có.

3. Giáo viên ñối chiếu phương án xúc tiến bán hàng của các nhóm với quy trình tăng năng suất bán hàng theo 7 bước ñể khái quát và kết luận bài học với học viên.

Kết luận:

• Cần thực hiện qua 7 bước chiến lược phát triển tiềm năng nhằm tăng hiệu suất bán hàng trong các doanh nghiệp.


• Bán hàng là một nghệ thuật mà ñối với mỗi doanh nghiệp cần ñạt tới sự thành công ấy.

• Người bán hàng và người chủ doanh nghiệp nhỏ ñều có chung ñặc ñiểm, họ cần phải là những người có kĩ năng bán hàng tốt.

• Chủ doanh nghiệp và người bán hàng cần rèn luyện kĩ năng giao tiếp ñể phục vụ công tác bán hàng.

• Để bán ñược hàng hiệu quả, doanh nghiệp cần xác ñịnh rõ khách hàng tiềm năng ñể phát triển chiến lược bán hàng phù hợp nhất.

VI. Gợi ý kiểm tra và ñánh giá

Hãy xếp các bước sau vào ñúng thứ tự của quy trình bán hàng theo 7 bước.

A. Xác ñịnh lý do tiếp cận khách hàng

B. Giới thiệu hay mô tả sản phẩm/dịch vụ bạn ñang bán

C. Khi khách hàng bắt ñầu mua sản phẩm/dịch vụ của bạn, bạn xây dựng chiến lược giữ khách hàng. Bởi vì, ñể thu hút một khách hàng mới còn khó gấp 10 lần giữ ñược một khách hàng cũ

D. Đàm phán các ñiều khoản và ñiều kiện bán hàng

E. Giới thiệu sản phẩm/dịch vụ sẽ có lợi như thế nào ñối với khách hàng tiềm năng

F. Tiếp cận khách hàng tiềm năng và tự giới thiệu về bản thân và doanh nghiệp của bạn

G. Yêu cầu khách hàng tiềm năng ra quyết ñịnh mua sản phẩm/dịch vụ

Đáp án: A, F, B, E, D, G, C (Tham khảo TÀI LIỆU PHÁT TAY 1)


42


HÌNH CHIẾU 1

CÁC ĐẶC ĐIỂM CỦA NGƯỜI BÁN HÀNG THÀNH CÔNG

1. Định hướng theo kết quả

2. Có ñộng cơ cao

3. Tự tin

4. Tính chuyên nghiệp

5. Trung thực

6. Đáng tin cậy

7. Hiểu biết về sản phẩm

8. Biết lắng nghe

9. Nhiệt tình

10. Thân thiện

11. Khả năng giao tiếp và truyền ñạt thông tin tốt

12. Gần gũi, chan hoà

13. Lịch sự, nhã nhặn


43


HÌNH CHIẾU 2

NHỮNG ĐẶC TRƯNG CỦA KHÁCH HÀNG TIỀM NĂNG

■ Với công việc kinh doanh, khách hàng tiềm năng luôn là nhân vật quan trọng nhất.

■ Một khách hàng tiềm năng không phụ thuộc vào bất kể doanh nghiệp nào.

■ Khách hàng tiềm năng không làm gián ñoạn các hoạt ñộng kinh doanh, họ chính là mục ñích của kinh doanh.

■ Không phải doanh nghiệp là người ban ơn cho khách hàng tiềm năng thông qua sự phục vụ họ, mà chính khách hàng mới là người mang lại lợi ích cho doanh nghiệp bằng cách cho phép doanh nghiệp thực hiện chức năng bán hàng.

■ Các khách hàng tiềm năng không chỉ là những con số thống kê, họ cũng là những con người có tâm tư tình cảm, bạn hãy tìm cách hiểu ñược họ.

■ Khách hàng tiềm năng không phải người ñể bạn tranh cãi hay coi nhẹ. Ngay cả hôm nay người ta chưa mua hàng của bạn, nhưng nếu bạn quan tâm và coi trọng họ, hôm sau họ sẽ là khách hàng của bạn.


44



Người bán hàng cần có kĩ năng giao tiếp

Khi bán hàng, bạn cần truyền ñạt ñến khách hàng tương lai một vài ñiều về bản thân bạn và những sản phẩm hay dịch vụ mà bạn ñang bán. Quá trình này chia thành các bước sau, mỗi bước thể hiện một mức ñộ cao hơn của giao tiếp.

Bước 1 Xác ñịnh rõ các lý do ñối với việc tiếp cận khách hàng tương lai

Bước 2 Tiếp cận khách hàng tương lai và giới thiệu về bản thân bạn cũng như công ty của bạn

Bước 3 Trưng bày (giới thiệu, cho xem) hoặc mô tả các sản phẩm/dịch vụ bạn ñang bán

Bước 4 Giải thích các sản phẩm/dịch vụ sẽ có lợi như thế nào cho khách hàng tương lai

Bước 5 Đàm phán các thời hạn và ñiều kiện bán hàng

Bước 6 Yêu cầu khách hàng tương lai ñi ñến quyết ñịnh mua sản phẩm/dịch vụ

Bước 7 Khi khách hàng bắt ñầu mua các sản phẩm/dịch vụ của bạn, hãy phát triển chiến lược giúp bạn giữ khách hàng của mình. Một nghiên cứu cho thấy thu hút một khách hàng mới tốn thời gian gấp 10 lần so với duy trì một khách hàng cũ

Giống như việc truyền thông có hiệu quả, bán hàng cũng là một quá trình 2 chiều. Việc bán hàng mang tính nghệ thuật hơn là một kĩ năng. Bạn phải giỏi ñặt câu hỏi và biết lắng nghe ñể hiểu ñược nhu cầu và sự quan tâm của khách hàng. Bạn phải có lời nhắn và cách truyền ñạt thông tin thích hợp với tính cách và ñộng cơ mua hàng của khách hàng tương lai. Thông qua giao tiếp hiệu quả, bạn ñã xây dựng ñược mối quan hệ với khách hàng dựa trên sự tín nhiệm và tin cậy. Đây là cách thức ñược thiết lập cho việc bán hàng hiện tại cũng như trong tương lai.


45

CHỦ ĐỀ 7, bài 4

BÀI TẬP 1

Tình huống 1:

Cửa hàng tạp hoá

Bạn ñang ở trong mùa bán hàng chậm sau những ngày nghỉ và bạn vẫn còn số lượng lớn hàng tồn từ mùa trước. Mặc dù vậy, bạn hiểu rõ tình trạng này là kết quả từ những ñơn ñặt hàng vượt mức trong một số khoản mục ñặc biệt, bạn không chịu chấp nhận thất bại. Bạn lập kế hoạch xúc tiến ñặc biệt cho hàng hoá chưa bán ñược ñể bán trong 5 tuần tiếp theo. Bạn sẽ thiết kế như thế nào một chiến dịch xúc tiến bán hàng ñể tăng doanh số bán hàng?

Tình huống 2:

Cửa hàng thuốc

Cửa hàng thuốc nhỏ của bạn ñang hoạt ñộng khá tốt, nhưng bạn chợt thấy rằng số lượng khách hàng không tăng. Bạn nghi ngờ một phần lớn khách hàng tiềm năng của bạn ñang mua thuốc tại cửa hàng thuốc nằm cách cửa hàng của bạn 2 dãy nhà. Bạn nhận thấy rằng, cửa hàng của bạn cần nhiều khách hàng hơn ñể tăng lợi nhuận. Bạn sẽ thiết kế như thế nào một chiến dịch xúc tiến bán hàng ñể tăng số lượng khách hàng mua tại cửa hàng của bạn trên cơ sở những nguyên tắc thông thường.

Tình huống 3:

Cửa hàng sách

Cửa hàng sách nhỏ hiện bạn ñang làm chủ, trước ñây là doanh nghiệp của ông Bác ñã quá cố, ñã tăng trưởng kinh doanh ở một chừng mực nào ñó kể từ khi bạn tiếp nhận. Tuy nhiên, vẫn còn một vài vấn ñề:

1) Còn một lượng lớn hàng tồn kho do ông Bác ñể lại, mà loại hàng này bán rất chậm.

2) Bạn cần thu hút một số khách hàng mới nếu việc kinh doanh phát triển. Trong 3 tuần tới, một cửa hàng quần áo lớn trong khu vực chính thức khai trương, bạn cảm thấy rằng ñây chắc cũng là thời ñiểm tốt ñể khách hàng ñến với cửa hàng sách của mình. Bạn quảng cáo và xúc tiến bán hàng như thế nào ñể cửa hàng của bạn sẽ ñược những người ñi dự lễ khai trương trên quan tâm, và họ cũng sẽ ñến với cửa hàng của bạn. Những khuyến mại ñặc biệt nào bạn có thể cung cấp trong suốt tuần lễ khai trương.

Tình huống 4:

Cửa hàng sửa chữa dụng cụ nhỏ

Bạn ñã thành công khi thu hút kinh doanh từ những người hàng xóm xung quanh trong việc sửa chữa dụng cụ nhỏ (ví dụ: bàn là, radio, lò nướng bánh, v.v..), nhưng bạn cảm thấy rằng mình chưa thực sự có cơ hội kinh doanh với dân cư ở thị trấn bên cạnh. Gần ñó, không có cửa hàng sửa chữa nào, vì thế sự cạnh tranh không có. Bạn vừa mua một chiếc xe tải cũ ñể trả hàng ñã ñược sửa chữa và ñem một số dụng cụ ñi sửa chữa tại nhà cho khách hàng. Bạn phải thuê một người làm việc nửa ngày ñể chăm nom cửa hàng khi bạn ñi sửa chữa bên ngoài. Tuy bạn có khả năng vừa sửa chữa bên ngoài vừa quản lí nhân viên, nhưng chỉ giúp mở rộng kinh doanh thêm chút ít. Bạn sẽ thiết kế một chương trình xúc tiến ñể thu hút thêm khách hàng như thế nào?


46



Việc bán hàng thành công phụ thuộc vào năng lực của doanh nhân ñể:

a) Thu hút sự chú ý của người mua.

b) Xác ñịnh các nhu cầu, các mong muốn, các vấn ñề và các mục tiêu của khách hàng.

c) Chỉ ra sản phẩm/dịch vụ thoả mãn nhu cầu ñó như thế nào.

d) Giải quyết các vấn ñề làm cản trở việc mua hàng của khách hàng.

e) Hỏi về công việc của khách hàng.

Sự thành công của doanh nghiệp phụ thuộc vào nghệ thuật bán hàng. Nếu doanh nhân tăng ñược cơ hội phục vụ khách hàng, thoả mãn nhu cầu của họ và giải quyết các vấn ñề của họ, những ñiều này sẽ làm thoả mãn khách hàng. Khách hàng ñược thoả mãn tiếp tục các giao dịch và có thể giới thiệu các sản phẩm/dịch vụ cho người khác.

Không phụ thuộc loại hình kinh doanh, doanh nhân phải tập trung vào cả việc sản xuất ra sản phẩm/dịch vụ, và cả vào việc bán sản phẩm/dịch vụ. Doanh nhân là người bán hàng và luôn cần ý thức rằng họ luôn phải bán hàng hoá/dịch vụ của mình một cách tốt nhất cho tất cả những ai ñã và sẽ quan tâm. Họ cần duy trì việc bán hàng của mình bất cứ nơi nào họ ñến, trong bất cứ hoạt ñộng gì họ làm trong cộng ñồng, cũng cần kèm theo việc quảng cáo cho bán hàng.


47

BÀI 5: SỬ DỤNG CÔNG NGHỆ TRONG DOANH NGHIỆP NHỎ (1 TIẾT)


• Xác ñịnh ñược những ảnh hưởng của công nghệ mới trong kinh doanh nhỏ;

• Áp dụng ñược cách sử dụng một số phương tiện phục vụ cho hoạt ñộng kinh doanh nhỏ;

• Ham học hỏi ñể có thể vận dụng công nghệ mới trong kinh doanh nhỏ.

II. Nội dung bài học 1. Ảnh hưởng của những công nghệ mới trong kinh doanh nhỏ.

2. Những ñặc tính của công nghệ thích hợp.

3. Tìm hiểu thông tin trước khi ñầu tư mua sắm một công nghệ mới.

III. Tài liệu và phương tiện • TÀI LIỆU PHÁT TAY 1

• HÌNH CHIẾU 1

• Chuẩn bị BÀI TẬP 1 cho mỗi học viên một bản

• Máy tính

IV. Gợi ý các hoạt ñộng dạy học Hoạt ñộng 1: Ảnh hưởng của những công nghệ mới trong kinh doanh nhỏ

1. Giáo viên cho học viên ñọc TÀI LIỆU PHÁT TAY 1, yêu cầu học viên thảo luận về việc sử dụng công nghệ ñể tăng sản xuất hoặc làm ra một sản phẩm mới. Yêu cầu học viên nêu ra những ví dụ về sự thay ñổi trong cộng ñồng do việc sử dụng công nghệ mới. Một số ví dụ có thể là: Điện thoại di ñộng, internet, máy tính xách tay, hệ thống lọc nước trong cộng ñồng, xây trang trại mới theo quy mô nuôi khép kín, các thiết bị ñiện tử….

2. Giáo viên hỏi học viên: Trong kinh doanh nhỏ, công nghệ có ảnh hưởng như thế nào? Yêu cầu học viên tìm những ví dụ thực tế ñể minh chứng cho những câu trả lời của mình.

3. Giáo viên nhấn mạnh rằng việc thay ñổi công nghệ ñể ñầu tư phát triển sản phẩm mới cần ñược nghiên cứu thị trường, tiềm năng bán hàng và xây dựng kế hoạch hết sức thực tế. Khi mua một công nghệ mới, cần có sự cam kết bảo hành của các nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể hợp tác với nhau và tìm kiếm ñược vốn ñầu tư.

Kết luận:

• Doanh nghiệp phải coi trọng sự phát triển công nghệ mới và sử dụng các kết quả của tiến bộ công nghệ ñể sản xuất sản phẩm mới. Đó là con ñường phát triển của doanh nghiệp.


48

Hoạt ñộng 2: Những ñặc tính của công nghệ thích hợp

1. Giáo viên yêu cầu học viên làm BÀI TẬP 1. Đánh giá lại 7 ñặc tính của công nghệ về tính năng suất và hiệu quả ñối với một công ty kế toán sẽ mua một chiếc ñiện thoại ñể phục vụ hoạt ñộng kinh doanh.

2. Giáo viên tổ chức thảo luận về những khả năng các nhà doanh nghiệp tiếp nhận và ñưa công nghệ mới vào kinh doanh. Giáo viên hỏi học viên: Doanh nghiệp nhỏ tiếp cận công nghệ mới bằng những con ñường nào? Doanh nghiệp nhỏ làm thế nào ñể có ñược những thông tin ñáng tin cậy về một công nghệ mới?.

3. Giáo viên hỏi học viên làm thế nào ñể ñánh giá ñược những ñặc tính của những công nghệ mới nêu trong BÀI TẬP 1. Yêu cầu các em ñưa ra một số ví dụ cụ thể về công nghệ mới (ñiện thoại di ñộng, máy vi tính, máy ảnh kỹ thuật số…) và ñề xuất cách ñánh giá những ñặc tính của công nghệ mới này.

Kết luận:

• Khi xem xét ñưa công nghệ mới vào sử dụng, cần ñánh giá ñược những ñặc tính của công nghệ.

Hoạt ñộng 3: Tìm hiểu thông tin trước khi ñầu tư mua sắm một công nghệ mới

1. Giáo viên chiếu HÌNH CHIẾU 1, làm rõ những câu hỏi mà doanh nghiệp cần nêu trước khi quyết ñịnh ñầu tư mua một công nghệ mới.

2. Giáo viên chia học viên thành các nhóm nhỏ, mỗi nhóm là một doanh nghiệp kinh doanh một loại hàng hoá hay dịch vụ nào ñó, nhóm sẽ quyết ñịnh ñầu tư mua một công nghệ mới ñể sử dụng (có thể là lò vi sóng ñể hâm nóng ñồ ăn, có thể là máy pha cà phê Capuchiano, có thể là máy ép hoa quả…). Giáo viên yêu cầu học viên tìm kiếm thông tin của các “hãng sản xuất công nghệ mới ñó” và trả lời các câu hỏi ñối với công nghệ mới theo HÌNH CHIẾU 1. Học viên có thể tìm kiếm thông tin qua mạng internet, trao ñổi với nhau trong nhóm. Sau ñó giáo viên yêu cầu các nhóm báo cáo kết quả thảo luận với cả lớp. Giáo viên biểu dương những nhóm nào cung cấp ñược những thông tin ñầy ñủ và chính xác nhất.

Kết luận:

• Để ñảm bảo cân bằng giữa lợi ích và chi phí, doanh nhân cần tìm hiểu kỹ thông tin trước khi quyết ñịnh ñầu tư mua một công nghệ mới vào sản xuất.


• Doanh nghiệp muốn phát triển cần lựa chọn và sử dụng công nghệ mới trong sản xuất và kinh doanh, vì công nghệ giúp nâng cao năng suất, ñổi mới sản phẩm và giảm giá thành sản xuất.

• Doanh nhân cần tìm hiểu kỹ thông tin trước khi quyết ñịnh ñầu tư mua một công nghệ mới vào sản xuất, nhằm ñảm bảo cân bằng giữa lợi ích và chi phí ñầu tư.

• Doanh nhân cần cập nhật công nghệ mới liên quan ñến hoạt ñộng kinh doanh của mình bằng cách tham quan triển lãm, trao ñổi với các tổ chức hỗ trợ phát triển kinh doanh, tham quan những nơi có các hoạt ñộng kinh doanh tương tự ñể thu thập thông tin về những công nghệ mới phù hợp cho hoạt ñộng kinh doanh của doanh nghiệp.


49

VI. Gợi ý kiểm tra và ñánh giá 1. Đặc ñiểm của công nghệ phù hợp với doanh nghiệp nhỏ là gì? Hãy chọn những câu ñúng

trong số các câu sau.

A. Máy chuyên dụng rất ñắt tiền

B. Tính linh hoạt

C. Dễ bảo trì

D. Chi phí ñầu tư lớn và sản lượng cao

Đáp án: B, C (Tham khảo BÀI TẬP 1)

2. Công nghệ ảnh hưởng như thế nào tới doanh nghiệp? Hãy chọn những câu ñúng trong số những câu sau.

A. Có thể thay ñổi sản phẩm/dịch vụ theo nhu cầu của khách hàng

B. Có thể giảm năng suất

C. Có thể ñòi hỏi các kĩ năng ñặc biệt

D. Có thể cho phép kéo dài chu kỳ phát triển sản phẩm

Đáp án: A, C (Tham khảo: TÀI LIỆU PHÁT TAY 1)


50



Công nghệ ñối với doanh nghiệp nhỏ

Công nghệ thường xuyên thay ñổi nhằm ñáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng. Các doanh nghiệp sử dụng công nghệ mới ñể sản xuất ra những sản phẩm và dịch vụ mới. Các doanh nhân cần nhận thức ñược sự phát triển của công nghệ mới như internet, ñiện thoại di ñộng sẽ làm tăng khả năng thông tin, và họ sẽ góp phần làm cho hoạt ñộng kinh doanh hiệu quả hơn. Các doanh nhân có thể chưa biết ñược bản chất và hiệu quả của tất cả các công nghệ mới, nhưng vẫn phải quyết tâm phát triển kỹ thuật, vì nó làm ảnh hưởng lớn nhất tới hoạt ñộng kinh doanh.

Doanh nghiệp nhỏ rất linh hoạt, có thể ñổi mới và giới thiệu sản phẩm mới. Ngược lại, doanh nghiệp nhỏ có thể không có chuyên môn, thời gian hoặc vốn liếng ñể phát triển và kinh doanh sản phẩm mới. Một doanh nghiệp nhỏ phải thực tế khi cân nhắc về: Nhu cầu ñối với sản phẩm mới, vấn ñề tài chính cho việc phát triển một thị trường mới và thời gian cần có ñể giới thiệu sản phẩm mới.

Thông qua việc lập kế hoạch và dự báo, có khả năng dự báo về một số sự thay ñổi về công nghệ, làm ảnh hưởng ñến việc bán các sản phẩm hiện tại và tiềm năng cho sự phát triển sản phẩm mới. Việc mua sắm những công nghệ mới như một máy tính, thể hiện một cam kết lâu dài về các nguồn tài nguyên mà hầu hết các doanh nghiệp nhỏ không có. Mặc dù công nghệ mới có thể có ảnh hưởng lớn ñến công việc kinh doanh trong tương lai, nhưng các doanh nhân có quá ít thời gian ñể lập kế hoạch dài hạn, vì họ quá bận với các vấn ñề kinh doanh hàng ngày.

Các công ty nhỏ nhất thiết phải phát triển sản phẩm và thị trường, chỉ có như vậy, họ mới có cơ hội ñể cạnh tranh và thành công. Do nguồn vốn ít, các doanh nhân phải có những phản ứng nhanh nhạy ñể thay ñổi trong thị trường và ñáp ứng nhu cầu tương lai của khách hàng.

Việc áp dụng công nghệ mới như một cái máy tính hoặc ñiện thoại di ñộng vào công việc kinh doanh giúp cho việc tăng năng suất và ñổi mới sản phẩm. Trong doanh nghiệp nhỏ, việc cải tiến công nghệ ñơn giản giúp cải tiến chất lượng sản phẩm và thiết kế sản phẩm, cũng như giảm giá thành sản phẩm.

Để có hiểu biết về công nghệ mới, các doanh nhân nên quan tâm ñến các triển lãm thương mại, quan hệ với các cơ sở phát triển doanh nghiệp nhỏ và tham quan các vùng miền trong nước cũng như các nước khác ñể tìm kiếm các ý tưởng về công nghệ phù hợp với các tập quán ñịa phương.


51


BÀI TẬP 1

Đặc tính của những công nghệ thích hợp

Sự thích hợp của công nghệ sử dụng trong doanh nghiệp nhỏ ñược xác ñịnh bởi một số những ñặc tính nhất ñịnh. Với 7 ñặc tính sau ñây, hãy giải thích việc mua sắm ñiện thoại di ñộng sẽ tăng năng suất và hiệu quả của một công ty kế toán phục vụ 60 doanh nghiệp ñịa phương như thế nào.

1. TÍNH ĐƠN GIẢN: Công nghệ ñược coi là phù hợp, thì vận hành phải ñơn giản. Người sử dụng công nghệ ñó không gặp phải vướng mắc nào.

2. TÍNH HIỆU QUẢ: Hiệu quả của công nghệ cần phải ñược xem xét trên cơ sở nó phù hợp như thế nào với mục tiêu của người sử dụng.

3. TÍNH SẴN CÓ: Một số công nghệ có thể thích hợp cho một vài mục tiêu nào ñó nhưng lại không có sẵn ở vùng ñó. Ví dụ, công nghệ thông tin có thể là rất phù hợp cho nhiệm vụ nào ñó, nhưng nó có thể không dễ dàng có sẵn ở ñịa phương.

4. TÍNH LINH HOẠT: Công nghệ thay ñổi theo thời gian. Vì vậy, nên công nghệ thích hợp phải linh hoạt ñủ ñể thích ứng theo thời gian trong tương lai.

5. ĐỘ BỀN: Là công nghệ ít phải bảo dưỡng và sửa chữa.

6. TÍNH NĂNG SUẤT: Là công nghệ tạo ra hiệu quả cao trong việc tận dụng các nguồn lực của ñịa phương.

7. HIỆU QUẢ CAO HƠN CHI PHÍ: Chi phí của công nghệ cần ñược cân ñối với các lợi ích mà nó mang lại... Lợi ích tổng thể phải lớn hơn chi phí của công nghệ.


52


HÌNH CHIẾU 1

NHỮNG CÂU HỎI ĐỐI VỚI CÔNG NGHỆ MỚI

1. Việc sử dụng công nghệ mới sẽ làm tăng thị phần như thế nào?

2. Công nghệ sẽ làm ảnh hưởng ñến lợi nhuận kinh doanh trong thời gian ngắn hạn và dài hạn như thế nào?

3. Việc nghiên cứu thị trường ñược thực hiện có phải ñể xác ñịnh nhu cầu về sản phẩm mới?

4. Nếu có một sản phẩm mới ñược sản xuất trên công nghệ nào ñó, thì sẽ mất bao nhiêu lâu ñể khách hàng chấp nhận nó?

5. Có phải nhân lực, nguyên vật liệu và vốn là có sẵn ñể sản xuất và kinh doanh sản phẩm mới?

6. Doanh nhân có ñủ kiến thức và kinh nghiệm ñể ñưa công nghệ mới vào công việc kinh doanh?

7. Công nghệ mới sẽ ảnh hưởng ñến quy mô và hoạt ñộng hiện tại của doanh nghiệp như thế nào?

8. Phản ứng của các ñối thủ cạnh tranh ñối với việc áp dụng công nghệ mới sẽ như thế nào?


53

BÀI 6: HIỂU BIẾT VỀ NHỮNG CHI PHÍ CỦA MỘT DOANH NGHIỆP (3 TIẾT)


• Xác ñịnh và phân biệt ñược các loại chi phí trong doanh nghiệp;

• Xác ñịnh ñược việc giảm giá thành sản phẩm/dịch vụ ñể tăng khả năng cạnh tranh và lợi nhuận là nhiệm vụ chủ yếu của các doanh nghiệp;

• Xác ñịnh ñược phương pháp tính khấu hao tài sản và thiết bị của doanh nghiệp;

• Có ý thức học hỏi ñể tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

II. Nội dung bài học 1. Những kiến thức cơ bản về các loại chi phí trong doanh nghiệp.

2. Thực hành phân biệt các loại chi phí cấu thành giá thành của sản phẩm/dịch vụ.

3. Thực hành tính khấu hao tài sản của doanh nghiệp.


• BÀI TẬP 1, 2, 3 (phôtô một số bảng ñể thực hiện theo nhóm)

• HÌNH CHIẾU 1, 2, 3 (ñáp án các BÀI TẬP 1, 2, 3)

IV. Gợi ý các hoạt ñộng dạy học Hoạt ñộng 1: Những kiến thức cơ bản về các loại chi phí trong doanh nghiệp

1. Giáo viên cho học viên ñọc TÀI LIỆU PHÁT TAY 1 ñể nhận biết về các loại chi phí trong doanh nghiệp.

2. Giáo viên yêu cầu học viên giải thích và làm rõ một số loại chi phí khác nhau trong doanh nghiệp như: Chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp, chi phí thành lập, chi phí quản lí, chi phí khấu hao… Giáo viên yêu cầu học viên nêu ví dụ minh hoạ cho những giải thích của mình.

3. Giáo viên cho học viên làm BÀI TẬP 1 theo nhóm. Tổ chức học viên thành các nhóm 4-5 người ñể làm BÀI TẬP. Giáo viên yêu cầu học viên ñánh dấu vào các cột ñể phân biệt những khoản nào là Chi phí trực tiếp và những khoản nào là Chi phí gián tiếp.

4. Giáo viên yêu cầu một nhóm lên trình bày kết quả thảo luận của nhóm, các nhóm khác bổ sung ý kiến và thảo luận ñể ñiều chỉnh nếu cần.

5. Giáo viên sử dụng ñáp án ở HÌNH CHIẾU 1 ñể chính xác hoá kiến thức cho học viên. Giáo viên giải thích công thức tính tổng chi phí cho một sản phẩm hay dịch vụ, cho một ví dụ ñể minh hoạ và có thể yêu cầu học viên làm thử một ví dụ cụ thể.


54

Kết luận:

• Doanh nghiệp phải chi tiêu rất nhiều khoản, các khoản chi tiêu ñược gọi chung là chi phí;

• Các chi phí có thể ñược chia thành 2 dạng: Chi phí trực tiếp và Chi phí gián tiếp.

• Tổng chi phí trên một ñơn vị sản phẩm/dịch vụ = Tổng chi phí nguyên liệu trực tiếp + Tổng chi phí lao ñộng trực tiếp + Tỷ lệ tương ứng của các chi phí gián tiếp.

Hoạt ñộng 2: Thực hành phân biệt các chi phí

1. Giáo viên cho học viên ñọc TÀI LIỆU PHÁT TAY 2, yêu cầu học viên nêu câu hỏi sau khi họ ñã ñọc xong tài liệu. Giáo viên giải thích các loại chi phí trong ñó có chi phí khấu hao. Giáo viên giới thiệu công thức tính khấu hao kèm theo một ví dụ minh hoạ.

2. Giáo viên giải thích rằng dự báo chí phí bao gồm kế hoạch chi tiêu dài hạn, trung hạn và ngắn hạn, phân bổ cho các hoạt ñộng. Giáo viên hỏi học viên, theo họ, tại sao doanh nghiệp cần dự báo chi phí hàng tháng cho cả năm.

3. Giáo viên ghi các câu trả lời của học viên lên bảng và nhấn mạnh rằng việc dự toán chi phí là rất quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược và kế hoạch sản xuất-kinh doanh tốt hơn.

4. Giáo viên cho học viên làm BÀI TẬP 2 theo nhóm. Yêu cầu học viên phân biệt thành 2 loại chi phí bằng cách ñiền chữ T (trực tiếp) hoặc G (Gián tiếp) vào cột “Loại chi phí”. Và phân biệt thành 4 dạng chi phí bằng cách ñiền NS (Nhân sự), VT (Vật tư), K (Chi khác), V (Vốn) vào cột “Dạng chi phí”.


6. Giáo viên sử dụng ñáp án ở HÌNH CHIẾU 2 ñể chính xác hoá kiến thức cho học viên.

Kết luận:

• Trong doanh nghiệp thường có các loại chi phí khác nhau. Việc làm rõ các chi phí trong doanh nghiệp và phân loại chi phí sẽ giúp cho doanh nhân kiểm soát ñược tốt hơn các hoạt ñộng kinh doanh của mình, từ ñó có các biện pháp giảm chi phí ñể nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

Hoạt ñộng 3: Thực hành tính khấu hao tài sản và thiết bị

1. Giáo viên hỏi học viên, theo họ, tại sao doanh nghiệp cần tính khấu hao thiết bị và tài sản? Điều gì sẽ diễn ra nếu một doanh nghiệp không tính khấu hao thiết bị và tài sản vào chi phí của doanh nghiệp?

2. Giáo viên giới thiệu công thức tính số tiền khấu hao tài sản và thiết bị trong một năm như sau: Số tiền khấu hao/năm = Số tiền mua thiết bị chia cho tuổi thọ của thiết bị. (Doanh nghiệp cũng có thể tính số tiền khấu hao theo tháng bằng cách lấy số tiền mua thiết bị chia cho số tháng sử dụng). Ví dụ Doanh nghiệp mua một chiếc xe tải giá 120,000,000 ñồng, tuổi thọ của chiếc xe tải là 5 năm, như vậy số tiền khấu hao cho một năm là 120,000,000 (ñồng) : 5 (năm) = 24,000,000 ñồng/năm. Số tiền khấu hao hàng tháng là 120,000,000 (ñồng) : 60 (tháng) = 2,000,000 ñồng/tháng.

3. Giáo viên nói với học viên rằng, thông thường Chính phủ có những quy ñịnh rất cụ thể về tuổi thọ của các trang thiết bị và cách tính khấu hao thiết bị và tài sản. Doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ những quy ñịnh này ñể tính toán khấu hao ñược ñúng hơn.


55

4. Giáo viên tổ chức cho học viên lập nhóm 4-5 học viên và yêu cầu các nhóm làm BÀI TẬP 3 về tính khấu hao. Các học viên trao ñổi rút kinh nghiệm với nhau trong nhóm.


6. Giáo viên sử dụng ñáp án ở HÌNH CHIẾU 3 ñể chính xác hoá kiến thức cho học viên.

Kết luận:

• Cần nắm vững cách tính khấu hao và khấu hao là một loại chi phí hợp lý trong doanh nghiệp.


• Doanh nghiệp phải chi tiêu rất nhiều khoản, các khoản chi tiêu ñược gọi chung là chi phí.

• Việc làm rõ các chi phí trong doanh nghiệp và phân loại chi phí sẽ giúp cho doanh nhân kiểm soát ñược tốt hơn các hoạt ñộng kinh doanh của mình, từ ñó có các biện pháp giảm chi phí ñể nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

• Khấu hao là một loại chi phí hợp lý trong doanh nghiệp và cần ñược tính toán ñúng.

VI. Gợi ý kiểm tra và ñánh giá 1. Phân biệt chi phí, trong các ví dụ sau ñây chỉ ra những gì là Chi phí trực tiếp (T) và

những gì là Chi phí gián tiếp (G) của một doanh nghiệp sản xuất két sắt, bằng cách ñiền vào phía sau từng câu chữ “T” hoặc “G”.

A. Lương nhân viên sản xuất két sắt

B. Sửa chữa máy tính dùng chung cho doanh nghiệp

C. Lương của người bán hàng ở cửa hàng bán buôn nhiều mặt hàng khác nhau của doanh nghiệp

D. Khuôn kim loại của xưởng hàn làm két sắt

E. Trả lệ phí và mua tài liệu ñào tạo phòng cháy cho toàn thể nhân viên

F. Mua que hàn

G. Hoá ñơn nước

H. In tờ rơi quảng cáo két sắt

Đáp án: A, D, F, H = T (Trực tiếp)

B, C, E, G = G (Gián tiếp). (Tham khảo TÀI LIỆU PHÁT TAY 1)

2. Phân loại các chi phí sau thành các dạng: NS (Chi phí nhân sự), VT (Chi phí nguyên vật liệu), V (Chi phí vốn) bằng cách ñiền vào phía sau các câu những chữ cái thích hợp.

A. Da cho xưởng ñóng giày

B. Hàng dự trữ trong kho

C. Bảo hiểm xã hội cho công nhân

D. Thanh toán lãi suất của ngân hàng

E. Trả gốc khoản tiền vay

F. Lương bổng

G. Que hàn cho xưởng hàn

Đáp án: C, F = NS (Nhân sự); A, B, G = VT (Vật tư); D, E = V (Vốn)

(Tham khảo TÀI LIỆU PHÁT TAY 2)


56



Chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp

Mọi doanh nghiệp ñều có chi phí, dù rằng không diễn ra hoạt ñộng sản xuất, dịch vụ hay thương mại nào. Để hiểu ñược ñiều ñó, cần biết về các chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.

Chi phí trực tiếp là những chi phí chỉ xuất hiện khi doanh nghiệp sản xuất hàng hóa hay cung cấp dịch vụ hoặc mua hàng ñể bán lại. Các chi phí này phụ thuộc trực tiếp vào số lượng sản phẩm, dịch vụ hoặc hàng hóa ñó ñược sản xuất.

Chi phí trực tiếp bao gồm hai nhóm nhỏ:

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí lao ñộng trực tiếp

Các chi tiêu cho tất cả các khoản sẽ trở thành một phần của một sản phẩm hay ñược dùng ñể sản xuất một dịch vụ hay ñược mua ñể bán lại, là thuộc về nhóm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Các chi phí gắn với mua nguyên liệu thô như vận chuyển từ nơi cung cấp ñến doanh nghiệp cũng ñược tính gộp vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.

Tất cả tiền công của công nhân và thợ phụ liên quan trực tiếp ñến sản xuất hay cung cấp dịch vụ, bao gồm cả chi phí cho bảo hiểm xã hội.

Lương nhân viên làm việc ở các cửa hàng bán buôn và bán lẻ không ñược coi là chi phí trực tiếp của một sản phẩm, vì người bán hàng bán nhiều mặt hàng khác nhau.

Chi phí gián tiếp là các chi phí khác, phát sinh từ các hoạt ñộng của doanh nghiệp mà không phải là chi phí trực tiếp.

Đó là các chi phí không thể gắn trực tiếp vào một sản phẩm hay dịch vụ nào ñó, ví dụ chi phí thuê văn phòng, lương của kế toán, lãi suất khoản tiền ngân hàng, chi phí ñiện thoại, bảo hiểm hỏa hoạn và bảo hiểm ô tô,v.v…

Chi phí trực tiếp

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Chi phí lao ñộng trực tiếp


57

Trong kinh doanh bán buôn và bán lẻ, chi phí cho tất cả nhân viên là chi phí gián tiếp.

Để có thể tính toán các chi phí sản xuất của một sản phẩm hay một dịch vụ, các chi phí gián tiếp sẽ phải quy ra tương ứng theo tỷ lệ. Nếu doanh nghiệp sản xuất một loại sản phẩm hay dịch vụ hoặc các sản phẩm tương tự; ví dụ như: Ghế, giường, quần hay áo sơ mi, thì các chi phí gián tiếp sẽ ñược chia ñều cho số lượng sản phẩm và tương ứng sẽ ñược cộng vào chi phí trực tiếp ñể tính tổng chi phí trên một ñơn vị sản phẩm. Trong doanh nghiệp dịch vụ, các chi phí gián tiếp thường ñược tính trên cơ sở của giờ làm việc và tính vào thời gian dùng ñể cung cấp dịch vụ.

Các chi phí gián tiếp cũng ñược gọi là chi phí ứng trước.

Việc phân biệt chi phí gián tiếp và chi phí trực tiếp không phải luôn dễ dàng, ví dụ keo dán trong sản xuất ñỗ gỗ. Lượng keo dùng cho một chiếc ghế rất ít nên chi phí về nó chỉ là một phần rất nhỏ trong giá thành. Vì vậy, chi phí cho một hộp keo, ñược coi là chi phí gián tiếp. Đồng thời nếu có một thợ phụ hỗ trợ nhiều công nhân thì lương của thợ phụ này không thể tính vào một sản phẩm riêng lẻ. Vì vậy, phần lương này sẽ ñược tính là chi phí gián tiếp.

Tổng chi phí cho một sản phẩm hay dịch vụ:

Công thức tính Tổng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (cho 1 sản phẩm) như sau:

Tổng chi phí lao ñộng trực tiếp (cho 1 sản phẩm)

+ Phần tương ứng (theo tỷ lệ) của chi phí gián tiếp

= Tổng chi phí cho một sản phẩm hay dịch vụ


58


BÀI TẬP 1

Phân biệt chi phí trực tiếp và gián tiếp Hãy ñánh dấu X vào cột ñúng (chi phí trực tiếp hoặc chi phí gián tiếp) cho mỗi ví dụ dưới ñây:

Loại chi phí Chi phí trực tiếp Chi phí gián tiếp Lương công nhân

Mua máy tính dùng cho văn phòng

Nguyên liệu thô

Quảng cáo cho cửa hàng

Sửa chữa máy móc

Mua hàng thành phẩm

Lương của chủ doanh nghiệp

Văn phòng phẩm

Bảo dưỡng xe tải

Chi phí cho tư vấn nghiên cứu thị trường

Trả lãi tín dụng

Gạch và xi măng ñể xây dựng

Xăng cho kinh doanh taxi

Nhôm nguyên liệu cho xưởng kim loại

Điện cực hàn và ga cho xưởng hàn

Lương người bán hàng trong cửa hiệu thời trang

Da cho xưởng ñóng giày


59


Ví dụ Chi phí trực tiếp Chi phí gián tiếp

Cúc cho cửa hàng may

Thuê cơ sở kinh doanh

Dầu gội cho hiệu làm tóc

Bảo hiểm hỏa hoạn

Bảo hiểm y tế cho nhân viên

Khuyến mãi cho một sản phẩm

Phần mềm máy tính

Đinh cho sản xuất ñồ gỗ

Học phí cho con nhân viên

Giảm giá trị máy móc

Vận chuyển ñến khách hàng ở nước ngoài

Bảo hiểm xe ô tô

Phụ tùng trong doanh nghiệp sửa xe

Thiết bị ñiện trong doanh nghiệp xây dựng

Bảo hiểm xã hội cho công nhân ñứng máy

Phân bón trong sản xuất nông nghiệp

Hóa ñơn ñiện

Tài liệu cho khóa tập huấn

Hóa ñơn nước


60


HÌNH CHIẾU 1 - ĐÁP ÁN BÀI TẬP 1

Phân biệt chi phí trực tiếp và gián tiếp

Loại chi phí Chi phí trực tiếp Chi phí gián tiếp Lương công nhân x

Mua máy tính dùng cho văn phòng x

Nguyên liệu thô x

Quảng cáo cho cửa hàng x

Sửa chữa máy móc x

Mua hàng thành phẩm x

Lương của chủ doanh nghiệp x

Văn phòng phẩm x

Bảo dưỡng xe tải x


x

Trả lãi tín dụng x

Gạch và xi măng ñể xây dựng x

Xăng cho kinh doanh taxi x


x

Điện cực hàn và ga cho xưởng hàn x


x

Da cho xưởng ñóng giày x


61


HÌNH CHIẾU 1 - ĐÁP ÁN BÀI TẬP 1 (TIẾP)

Ví dụ Chi phí trực tiếp Chi phí gián tiếp

Cúc cho cửa hàng may x

Thuê cơ sở kinh doanh x

Dầu gội cho hiệu làm tóc x

Bảo hiểm hỏa hoạn x

Bảo hiểm y tế cho nhân viên x

Khuyến mãi cho một sản phẩm x

Phần mềm máy tính x

Đinh cho sản xuất ñồ gỗ x

Học phí cho con nhân viên x

Giảm giá trị máy móc x


x

Bảo hiểm xe ô tô x


x

Thiết bị ñiện trong doanh nghiệp xây dựng

x


x


x

Hóa ñơn ñiện x

Tài liệu cho khóa tập huấn x

Hóa ñơn nước x


62



Phân loại chi phí Người kinh doanh cũng cần phải nắm ñược tổng chi phí của doanh nghiệp trong từng tháng và trong năm. Thông tin quan trọng này cho thấy, cấu trúc chi phí của doanh nghiệp và cũng ñưa ra dấu hiệu có các chi phí nào ñó cao quá mức cần thiết. Với thông tin này, doanh nhân có thể cố gắng làm giảm chi phí và trở nên có tính cạnh tranh hơn.

Một người khởi sự kinh doanh phải dự báo tổng chi phí của doanh nghiệp cho ít nhất 1 năm ñể xem kế hoạch doanh thu có ñủ bù ñắp các chi phí hay không.

Các dạng chi phí Tất cả các chi phí trong một doanh nghiệp có thể chia thành các dạng sau:

• Chi phí nhân sự

• Chí phí nguyên vật liệu

• Chi phí khác

• Chi phí vốn

Chi phí nhân sự Một doanh nhân có thuê mướn lao ñộng thì trở thành chủ sử dụng lao ñộng và có trách nhiệm xã hội ñối với lao ñộng của mình. Có nghĩa là, doanh nhân phải thực thi một số ñiều khoản theo quy ñịnh của pháp luật hoặc qua thoả ước tập thể về:

• Lương tối thiểu

• Số giờ làm việc theo luật ñịnh

• Thanh toán làm ngoài giờ

• Nghỉ phép năm

• Nghỉ ốm

• Bảo hiểm xã hội

• An toàn vệ sinh lao ñộng

• ...

Những nội dung kể trên cho thấy chi phí nhân sự không chỉ có tiền lương hay tiền công. Các chi phí ngoài lương này thường ñược tính bằng tỷ lệ phần trăm của lương. Tỷ lệ này ở mỗi nước có thể khác nhau từ tỷ lệ khá thấp ñến mức tỷ lệ tối ña tới 40% (ví dụ như ở các nước công nghiệp hóa cao với mạng lưới an sinh xã hội phát triển).

Chi phí nguyên vật liệu: Tất cả nguyên vật liệu ñược dùng cho sản xuất một sản phẩm hay cung cấp một dịch vụ ñược xếp vào nhóm “nguyên vật liệu”. Những vật tư không ñược dùng cho sản phẩm nhưng lại cần thiết cho hoạt ñộng của doanh nghiệp, như văn phòng phẩm hay chất tẩy rửa ñể làm sạch văn phòng cũng ñược tính là chi phí vật tư, nguyên vật liệu.


63

Trong sản xuất có sự phân biệt các nhóm vật tư, nguyên vật liệu như sau:

• Nguyên liệu thô, ví dụ như: gỗ dán, các thỏi kim loại, các tấm kim loại, da, len, vải, gạch, chất dẻo, bột, bơ…

• Vật tư quy chuẩn, ví dụ như: ñinh, vít, then, ñộn, gioăng, ñồ ñiện, phụ tùng, khóa kéo…

• Phụ liệu, ví dụ như: keo dán, sơn, que hàn, lưỡi cưa, giấy giáp, chỉ…

Trong doanh nghiệp bán buôn và bán lẻ, chi phí mua các thành phẩm ñể bán lại ñược tính là chi phí nguyên vật liệu.

Chi phí khác Các khoản chi cho hàng hóa và dịch vụ không thuộc vào các nhóm nêu trên ñược ñưa vào nhóm “chi phí khác”.

Các chi phí này chủ yếu là cho ñiện, nước, ñiện thoại, internet, bảo hiểm, thuê mướn, quảng bá, chi phí quản lí hành chính…

Chi phí vốn Một người kinh doanh hợp ñồng vay vốn phải trả lãi trong thời kỳ vay tiền. Tiền lãi cũng ñược tính là khoản chi hợp lý của người kinh doanh. Khoản phải chi ñó ñược gọi là chi phí vốn.

Khấu hao và cách tính khấu hao Còn có một loại chi phí vốn rất ñặc biệt ñược gọi là khấu hao. Khi bắt ñầu sản xuất, một doanh nhân mua máy móc thiết bị mới bằng vốn của doanh nghiệp. Sau vài năm sử dụng, các máy móc, thiết bị ñó sẽ bị mất dần giá trị, bởi mất dần tính chính xác, hoặc hỏng hóc và cần sửa chữa, hoặc ñể mở rộng hoặc tăng năng suất, doanh nghiệp cần loại máy móc tốt hơn nhanh hơn nên phải bán máy cũ ñi ñể trang bị máy mới và khoản tiền bán máy cũ sẽ thấp hơn rất nhiều khi mua mới.

Sự mất dần giá trị của máy móc, thiết bị hay xe cộ trong quá trình hoạt ñộng kinh doanh của doanh nghiệp ñược gọi là khấu hao.

Sự mất giá là một quá trình kéo dài nhiều năm. Thời hạn này phụ thuộc vào từng loại máy móc thiết bị. Khi hết thời kỳ sử dụng máy móc, xe cộ cần ñược thay thế. Vì vậy, mức chi phí khấu hao hàng năm ñược coi là chi phí vốn, ñó là một phần khoản tiền ñược chi trả cho máy móc trang thiết bị mới và ñược thu hồi dần, nhằm ñể thay thế các máy móc ñó.

Rất ñơn giản, khấu hao của máy móc, xe cộ hay trang thiết bị ñược tính bằng cách: lấy ñơn giá của trang thiết bị mới mua chia cho tuổi thọ (số năm sử dụng) của máy móc ñó.

Ví dụ: một xe tải nhẹ ñược mua với giá là 120 triệu ñồng và tuổi thọ của nó 5 năm, thì:

Khấu hao hàng năm = 120 (triệu ñồng)/5 (năm) = 24 (triệu ñồng)/năm

Khoản mục ñầu tư Tuổi thọ Tỷ lệ khấu hao (%)

Nhà cửa 20 5

Máy móc ñơn giản 8 - 10 12,5 - 10

Máy chuyên biệt 3-5 33,3 - 20

Xe ô tô tải 5 20


64

Công cụ cầm tay 3 33,3

Trong một doanh nghiệp, mỗi khoản mục ñầu tư ñược ghi vào một bản khấu hao có chứa các thông tin sau:

Bảng theo dõi khấu hao:

Đặc ñiểm Máy mài chuyên biệt, số hiệu A123

Năm mua 2000

Giá mua (cả chi phí vận chuyển) 10,000,000 ñồng

Tuổi thọ dự kiến 4 năm

Tỷ lệ khấu hao 25%

Khấu hao mỗi năm 2,500,000 ñồng

Dự toán chi phí Một doanh nhân nên luôn hướng tới tương lai và dự kiến cho sự phát triển của doanh nghiệp. Từ kế hoạch doanh thu, doanh nhân ấy sẽ biết bao nhiêu sản phẩm, dịch vụ hay hàng hóa ñược dự kiến sản xuất và bán, có cả các biến ñộng theo mùa vụ, tăng hay giảm doanh số. Theo ñó, chi phí trực tiếp cũng sẽ thay ñổi, trong khi chi phí gián tiếp gần như vẫn giữ nguyên.

Chi phí nhân sự, chi phí vật tư, nguyên vật liệu và các chi phí khác tăng thêm, tuỳ thuộc vào hoạt ñộng kinh doanh của doanh nghiệp, trong khi ñó chi phí vốn hoàn toàn ñộc lập với các hoạt ñộng.

Dự toán chi phí hàng tháng của năm

Chi phí

theo nhóm

Th.1 Th.2 Th.3 Th.4 Th.5 Th.6 Th.7 Th.8 Th.9 Th.10 Th.11 Th.12

Chi phí nhân sự

Chi phí vật tư,

nguyên vật liệu

Chi phí khác

Chi phí hoạt ñộng

Chi phí vốn

Tổng chi phí

Tùy vào từng loại hình doanh nghiệp, mỗi dạng chi phí có thể ñược phân chia thành các loại nhóm nhỏ như: Chi phí nhân sự cho nhân viên sản xuất, nhân viên hành chính, nhân viên bán hàng….



65

BÀI TẬP 2

CÁC CHI PHÍ TRỰC TIẾP (T), CHI PHÍ GIÁN TIẾP (G)

VÀ NHỮNG CHI PHÍ KHÁC (K)

Trong cột “Loại chi phí”, hãy viết “T” cho chi phí trực tiếp và “G” cho chi phí gián tiếp. Trong cột “ Dạng chi phí”, hãy viết “NS” cho Chi phí nhân sự, “VT” cho Chi phí vật tư, “K” cho Chi phí khác, “V” cho Chi phí vốn.

Ví dụ Loại chi phí Dạng chi phí

Lương công nhân

Mua công cụ cầm tay

Nguyên liệu thô

Quảng cáo cho cửa hàng

Sửa chữa máy móc

Mua hàng thành phẩm

Lương của chủ doanh nghiệp

Văn phòng phẩm

Bảo dưỡng xe tải


Trả lãi tín dụng

Gạch và xi măng ñể xây dựng

Xăng cho kinh doanh taxi


Điện cực hàn và ga cho xưởng hàn


Da cho xưởng ñóng giày


66



Trong cột “Loại chi phí”, hãy viết “T” cho chi phí trực tiếp và “G” cho chi phí gián tiếp. Trong cột “ Dạng chi phí”, hãy viết “NS” cho Chi phí nhân sự, “VT” cho Chi phí vật tư, “K” cho Chi phí khác, “V” cho Chi phí vốn.


Vải cho cửa hàng may

Thuê cơ sở kinh doanh

Dầu gội cho hiệu làm tóc

Bảo hiểm hỏa hoạn

Bảo hiểm y tế cho nhân viên

Khuyến mãi cho một sản phẩm

Phần mềm máy tính

Đinh cho sản xuất ñồ gỗ

Học phí cho con nhân viên

Giảm giá trị máy móc

Thay thế hàng dự trữ


Bảo hiểm xe ô tô


Đồ ñiện trong doanh nghiệp xây dựng



Hóa ñơn ñiện

Tài liệu cho khóa tập huấn

Hóa ñơn nước

Tiền ñồ uống trong nhà hang


67



CÁC CHI PHÍ TRỰC TIẾP (T), CHI PHÍ GIÁN TIẾP (G)

VÀ NHỮNG CHI PHÍ KHÁC (K)


Lương công nhân T NS

Mua công cụ cầm tay G K

Nguyên liệu thô T VT

Quảng cáo cho cửa hàng G K

Sửa chữa máy móc G K

Mua hàng thành phẩm T VT

Lương của chủ doanh nghiệp G NS

Văn phòng phẩm G K

Bảo dưỡng xe tải G K

Chi phí cho tư vấn nghiên cứu thị trường G K

Trả lãi tín dụng G V

Gạch và xi măng ñể xây dựng T VT

Xăng cho kinh doanh taxi T VT

Nhôm nguyên liệu cho xưởng kim loại T VT

Điện cực hàn và ga cho xưởng hàn T VT

Lương người bán hàng trong cửa hiệu thời trang T NS

Da cho xưởng ñóng giày T VT


68


HÌNH CHIẾU 2 - ĐÁP ÁN BÀI TẬP 2 (TIẾP)


Vải cho cửa hàng may T VT

Thuê cơ sở kinh doanh G K

Dầu gội cho hiệu làm tóc T VT

Bảo hiểm hỏa hoạn G K

Bảo hiểm y tế cho nhân viên G NS

Khuyến mãi cho một sản phẩm G K

Phần mềm máy tính G K

Đinh cho sản xuất ñồ gỗ G VT

Học phí cho con nhân viên G NS

Giảm giá trị máy móc G V

Thay thế hàng dự trữ G VT

Vận chuyển ñến khách hàng ở nước ngoài G K

Bảo hiểm xe ô tô G K

Phụ tùng trong doanh nghiệp sửa xe T VT

Đồ ñiện trong doanh nghiệp xây dựng T VT

Bảo hiểm xã hội cho công nhân ñứng máy G NS

Phân bón trong sản xuất nông nghiệp T VT

Hóa ñơn ñiện G K

Tài liệu cho khóa tập huấn G K

Hóa ñơn nước G K

Tiền mua ñồ uống sẵn trong nhà hàng T VT


69


BÀI TẬP 3

Hãy lập Bảng theo dõi và tính khấu hao cho các ví dụ sau theo mẫu dưới ñây

Tên thiết bị và Đặc ñiểm của thiết bị

Năm mua

Giá mua (cả chi phí vận chuyển)

Tuổi thọ dự kiến

Tỷ lệ khấu hao hàng năm

Số tiền khấu hao mỗi năm

• Máy bào 4 mặt hiệu Con Chạch, tổng chi phí bao gồm cả vận chuyển: 250,000,000 ñồng. Mua tháng 01/2008. Tuổi thọ dự kiến 5 năm.

• Máy vi tính hiệu Đại Cát, tổng chi phí bao gồm cả vận chuyển: 15,000,000 ñồng. Mua tháng 6/2008. Tuổi thọ dự kiến 4 năm.

• Xe con chở hàng hiệu Xuân Vui loại 2,5 tấn, tổng chi phí bao gồm cả vận chuyển: 180,000,000 ñồng. Mua tháng 9 năm 2008. Tuổi thọ dự kiến 10 năm.


70



Bảng theo dõi và tính khấu hao - Máy bào 4 mặt

Tên thiết bị và ñặc ñiểm của thiết bị Máy bào 4 mặt - Hiệu Con Chạch

Năm mua Tháng 01 năm 2008



Tỷ lệ khấu hao hàng năm 20%

Số tiền khấu hao mỗi năm 50,000,000 ñồng

Bảng theo dõi và tính khấu hao - Máy vi tính

Tên thiết bị và ñặc ñiểm của thiết bị Máy vi tính - Hiệu Đại Cát






Bảng theo dõi và tính Khấu hao - Xe tải con

Tên thiết bị và ñặc ñiểm của thiết bị Xe tải con 2,5 tấn - Hiệu Xuân Vui







71

BÀI 7: QUẢN LÍ KẾ TOÁN - TÀI CHÍNH (5 TIẾT)


• Xác ñịnh ñược vai trò của công tác kế toán (ghi chép sổ sách kế toán) ñối với việc quản lí một doanh nghiệp;

• Xác ñịnh ñược các khoản thu - chi của doanh nghiệp và ghi chép ñược Sổ quỹ theo mẫu ñơn giản;

• Xác ñịnh ñược lợi ích của dự báo tài chính và lập ñược bản kế hoạch lưu chuyển tiền mặt;

• Trung thực và rèn luyện tính cẩn trọng trong các hoạt ñộng liên quan ñến tiền, chứng từ và công tác kế toán.

II. Nội dung bài học 1. Những câu hỏi then chốt về hệ thống sổ sách kế toán.

2. Ghi chép hàng ngày các hoạt ñộng kinh doanh - Thực hành ghi Sổ quỹ.

3. Dự báo tài chính - Thực hành làm kế hoạch lưu chuyển tiền mặt

III. Tài liệu và phương tiện • Giấy A0 và bút dạ, bìa màu

• TÀI LIỆU PHÁT TAY 1, 2

• HÌNH CHIẾU 1, 2, 3

• BÀI TẬP 1, 2

IV. Gợi ý các hoạt ñộng Hoạt ñộng 1: Những câu hỏi then chốt về hệ thống sổ sách kế toán

1. Giáo viên hỏi học viên công tác ghi chép sổ sách kế toán có tầm quan trọng như thế nào ñối với doanh nghiệp nhỏ? Điều gì diễn ra nếu một doanh nghiệp không ghi chép và lưu giữ sổ sách kế toán và chứng từ?

2. Giáo viên chiếu HÌNH CHIẾU 1 và yêu cầu học viên thảo luận và trả lời năm câu hỏi trong HÌNH CHIẾU. Đối với mỗi câu hỏi, giáo viên có thể yêu cầu học viên ñưa ra những ví dụ có liên quan mà các em biết.

3. Giáo viên phát và hướng dẫn cho học viên ñọc TÀI LIỆU PHÁT TAY 1 ñể bổ sung cho các câu trả lời của học viên.

Kết luận:

• Chứng từ rất quan trọng ñối với một doanh nghiệp. Tất cả các giao dịch kinh doanh cần phải ñược ghi chép và lưu giữ ñầy ñủ.


72

• Đa phần người chủ các doanh nghiệp nhỏ do quá bận rộn với công việc kinh doanh nên thường cho rằng việc ghi chép và sử dụng hệ thống sổ sách kế toán là không quan trọng ñối với doanh nghiệp nhỏ. Đây là một suy nghĩ không ñúng, cần phải thay ñổi.

Hoạt ñộng 2: Ghi chép hàng ngày các hoạt ñộng kinh doanh - Thực hành ghi Sổ quỹ

1. Giáo viên giải thích những nội dung sau cho học viên:

a. Một giao dịch là bất kỳ một sự trao ñổi nào từ tiền ñể lấy một thứ hàng hoá/dịch vụ gì ñó.

b. Một hệ thống sổ sách ghi chép thu chi tiền mặt hàng ngày cung cấp thông tin về những giao dịch kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp.

• Tiền thu về cho doanh nghiệp thường là bằng bán hàng hoá hoặc dịch vụ.

• Tiền chi ra của doanh nghiệp là ñể chi trả mua hàng hoá, nguyên liệu, lao ñộng, thuê của hàng, nhà xưởng, hoá ñơn ñiện nước và những chi tiêu khác phục vụ những hoạt ñộng kinh doanh.

c. Tất cả các doanh nghiệp nên ghi chép và lưu giữ ñầy ñủ các các khoản thu - chi của doanh nghiệp.

d. Báo cáo tài chính có thể giúp cho chủ doanh nghiệp:

• Duy trì giám sát ñược tiền mặt

• Hiểu ñược công việc kinh doanh của mình ñang diễn ra như thế nào

• Cho những người khác (như ngân hàng) biết ñược công việc kinh doanh ñang diễn ra như thế nào

• Lập kế hoạch tốt hơn cho các hoạt ñộng kinh doanh trong tương lai

2. Giáo viên yêu cầu học viên làm BÀI TẬP 1 và giải thích với học viên rằng ñây là ví dụ về một quyển Sổ quỹ ñơn giản ñể ghi chép các hoạt ñộng giao dịch của doanh nghiệp. Tiền có thể ñược doanh nghiệp thu vào ñược gọi là Nợ, hoặc chi ra ñược gọi là Có. Dòng cuối (Số dư hiện tại) thể hiện số tiền mặt mà doanh nghiệp có tại thời ñiểm xem Sổ quỹ.

3. Đối với mỗi giao dịch, giáo viên mời một học viên ñọc to giao dịch ñó, và yêu cầu cả lớp xác ñịnh ñây là khoản thu về hay chi ra, tính số dư ngay sau mỗi giao dịch.

4. Khi tính ñược số dư dòng cuối, giáo viên hỏi học viên tại sao cần tính số dư sau mỗi giao dịch? (Câu trả lời có thể là vào mọi thời ñiểm, doanh nghiệp ñều biết ñược mình còn bao nhiêu tiền mặt trong Quỹ).

5. Giáo viên chiếu HÌNH CHIẾU 2 ñể chính xác hoá kiến thức cho học viên.

Kết luận:

• Tất cả các doanh nghiệp nên ghi chép và lưu giữ ñầy ñủ các các khoản thu - chi của doanh nghiệp.

• Báo cáo tài chính có thể giúp cho chủ doanh nghiệp: Duy trì kiểm soát ñược dòng tiền; Nắm ñược việc kinh doanh ñang diễn ra như thế nào?; Cho những người khác (như ngân hàng) thấy ñược công việc kinh doanh ñang diễn ra như thế nào?; Lập kế hoạch tốt hơn cho các hoạt ñộng kinh doanh trong tương lai.

• Việc lập ghi chép chứng từ và sổ sách kế toán là rất cần sự chính xác và tỷ mỉ.


73

Hoạt ñộng 3: Dự báo tài chính - Thực hành làm kế hoạch lưu chuyển tiền mặt

1. Giáo viên nói với học viên: Chủ doanh nghiệp cũng cần ñảm bảo rằng doanh nghiệp của họ không bị thiếu tiền mặt ñể thực hiện các hoạt ñộng kinh doanh. Để ñạt ñược mục tiêu này, chủ doanh nghiệp cần làm dự báo tài chính. Một công cụ giúp làm dự báo tài chính là bản kế hoạch lưu chuyển tiền mặt.

2. Giáo viên phát TÀI LIỆU PHÁT TAY 2 cho học viên và yêu cầu họ ñọc kỹ tài liệu. Giải thích cho học viên các bước làm bản kế hoạch lưu chuyển tiền mặt. Giáo viên sử dụng mẫu bản kế hoạch lưu chuyển tiền mặt và làm một ví dụ ñể minh hoạ cho học viên.

3. Giáo viên yêu cầu học viên làm BÀI TẬP 2 theo nhóm từ 4-5 học viên và yêu cầu học viên chỉnh sửa bản Dự báo lưu chuyển tiền mặt Công ty xây dựng của anh Nam, yêu cầu học viên sử dụng các số liệu cung cấp trong BÀI TẬP. Sau khi các nhóm ñã hoàn thành, yêu cầu một nhóm lên trình bày kết quả làm BÀI TẬP, giáo viên yêu cầu các học viên khác thảo luận và bổ sung nếu cần.

4. Giáo viên chiếu hoặc phát HÌNH CHIẾU 3 ñể chính xác hoá kiến thức cho học viên.

Kết luận:

• Làm tốt dự báo tài chính sẽ tránh ñược tình trạng doanh nghiệp bị rơi vào tình trạng thiếu tiền mặt ñể thực hiện các hoạt ñộng kinh doanh.


• Chứng từ rất quan trọng ñối với một doanh nghiệp. Tất cả các giao dịch kinh doanh cần phải ñược ghi chép và lưu giữ ñầy ñủ.

• Báo cáo tài chính có thể giúp cho chủ doanh nghiệp: Duy trì kiểm soát ñược tiền mặt; Nắm ñược công việc kinh doanh của mình ñang diễn ra như thế nào; Cho những người khác (như ngân hàng) thấy ñược công việc kinh doanh ñang diễn ra như thế nào; Lập kế hoạch tốt hơn cho các hoạt ñộng kinh doanh trong tương lai.

• Việc lập ghi chép chứng từ và sổ sách kế toán là rất cần sự chính xác và tỷ mỉ.

• Làm tốt dự báo tài chính sẽ tránh ñược tình trạng doanh nghiệp bị rơi vào tình trạng thiếu tiền mặt ñể thực hiện các hoạt ñộng kinh doanh.

VI. Gợi ý kiểm tra và ñánh giá

1. Sổ sách kế toán có thể giúp doanh nhân:

A. Duy trì kiểm soát ñược dòng tiền.

B. Nắm ñược việc kinh doanh ñang diễn ra như thế nào?

C. Cho những người khác (như ngân hàng) thấy ñược công việc kinh doanh ñang diễn ra như thế nào?

D. Lập kế hoạch tốt hơn cho các hoạt ñộng kinh doanh trong tương lai.

Đáp án: A, B, C, D (Tham khảo TÀI LIỆU PHÁT TAY 1)


74

2. Doanh nghiệp cần xem những loại sổ sách kế toán nào khi muốn kiểm tra và nắm những thông tin sau. Hãy ñiền bằng chữ cái thích hợp vào phía dưới:

A. Một doanh nhân phải kiểm soát ñược sản phẩm mình ñang bán, cái gì ñang bán chạy, cái gì bán không chạy, có nguồn cung cấp tốt không?

B. Doanh nhân cần biết khi nào cần phải có biện pháp ñể thu hồi công nợ, khi nào thì tính tiền lãi, nếu có?

C. Cần kiểm tra tình hình toàn diện của doanh nghiệp ñể xem doanh thu ra sao? Chi phí cho doanh thu là bao nhiêu? Lợi nhuận trước và sau thuế? Doanh nhân cần làm gì ñể cải thiện tình hình?.

D. Chỉ có duy trì bạn mới thanh toán ñược hoá ñơn ñúng hạn và có thể bạn còn ñược giảm giá và giữ uy tín tốt trong kinh doanh.

E. Cần biết có ñủ tiền ñể chi trả tiền cho hoá ñơn không?

F. Doanh nhân cần biết khoản tiền ñược trả cho chính mình và người lao ñộng.

Bảng lương Sổ quỹ Sổ theo

dõi khoản

phải thu

Sổ theo

dõi khoản

phải trả

Sổ theo

dõi hàng

tồn kho

Các báo cáo

tài chính

Đáp án: (Tham khảo TÀI LIỆU PHÁT TAY 1)

Bảng lương Sổ quỹ Sổ theo

dõi khoản

phải thu

Sổ theo

dõi khoản

phải trả

Sổ theo

dõi hàng

tồn kho

Các báo cáo

tài chính

F E B D A C


75


HÌNH CHIẾU 1

NHỮNG CÂU HỎI THEN CHỐT LIÊN QUAN ĐẾN

CÔNG VIỆC KẾ TOÁN

1. Tại sao phải lưu giữ và ghi chép sổ sách kế toán?

2. Có thể hình thành hệ thống sổ sách kế toán như thế nào?

3. Những người khác sẽ muốn biết gì về tình hình tài chính trong kinh doanh của bạn?

4. Loại sổ sách kế toán mà Doanh nghiệp nhỏ nên lưu giữ và quản lí là gì?

5. Ai nên có trách nhiệm thực hiện việc lưu giữ và quản lí tài chính (sổ sách kế toán)?


76



Những câu hỏi then chốt liên quan ñến công việc kế toán

3. Tại sao phải lưu giữ và ghi chép sổ sách kế toán?

A. Luật pháp quy ñịnh tất cả các doanh nghiệp phải thực hiện lưu giữ chứng từ, ghi chép sổ sách kế toán và báo cáo tài chính theo mẫu.

B. Việc ghi chép sổ sách kế toán ñầy ñủ giúp cho việc trả lời các câu hỏi sau:

• Lợi nhuận trong kinh doanh là bao nhiêu?

• Giá trị doanh nghiệp là bao nhiêu?

• Khách hàng nợ doanh nghiệp bao nhiêu?

• Doanh nghiệp nợ bao nhiêu?

• Thuế doanh nghiệp phải nộp là bao nhiêu?

4. Có thể hình thành hệ thống sổ sách kế toán như thế nào?

A. Trước khi hình thành một hệ thống sổ sách kế toán ñầy ñủ, doanh nghiệp cần có sự hỗ trợ của các nhân viên kế toán. Bởi vì, nếu người chủ doanh nghiệp không ñủ khả năng làm kế toán, và không thực hiện ghi chép hệ thống sổ sách kế toán thì không thể kinh doanh tốt ñược.

B. Một nhân viên kế toán có thể thiết lập một hệ thống sổ sách kế toán phù hợp ñáp ứng ñược nhu cầu kinh doanh.

5. Những người khác muốn biết gì về tình hình tài chính trong kinh doanh của bạn?

Có nhiều người muốn biết về tình hình tài chính trong kinh doanh. Những người chủ ngân hàng có thể quan tâm vì bạn yêu cầu một khoản vay. Nhân viên thuế quan tâm ñến tình hình kinh doanh của bạn, như là một ñối tác có liên quan và cả những người có thể vay tiền của bạn. Các nhà cung cấp cũng muốn biết về tình hình tài chính của bạn, vì khi họ bán chịu hàng hóa cho bạn là kéo dài thời gian thu hồi công nợ và cần phải có sự tin cậy.

Họ phải có những câu hỏi cụ thể bao gồm:

a. Bạn nợ bao nhiêu, bạn cho người khác nợ bao nhiêu và giá trị tài sản của bạn là bao nhiêu?

b. Thu nhập năm trước của bạn là bao nhiêu?

c. Bạn bán hàng thu ñược tiền là bao nhiêu và giá trị hàng bán chịu là bao nhiêu?

d. Bạn lưu giữ ghi chép những gì?

e. Tổng chi phí của bạn là bao nhiêu và nó chiếm bao nhiêu phần trăm của tổng doanh thu?


77

f. Chi phí của bạn là bao nhiêu?

g. Giá trị hiện tại của tòa nhà, thiết bị, phương tiện, tài sản cố ñịnh và các phụ kiện khác là bao nhiêu?

h. Loại hàng nào bán chạy nhất và khó bán nhất?

i. Phân xưởng (bộ phận) nào ñem lại nhiều lợi nhuận nhất và ít lợi nhuận nhất?

j. Bạn nói như thế nào về những lợi thế liên quan ñến chiết khấu thanh toán tiền mặt, chiết khấu thương mại, quảng cáo, chiết khấu hàng hoá?

6. Loại sổ sách kế toán mà Doanh nghiệp nhỏ nên lưu giữ và quản lí là gì?

A. Bảng lương. Doanh nhân phải biết số tiền phải trả cho mình và những người làm công. Đây là thông tin riêng biệt ñòi hỏi một hệ thống kế toán nhỏ lưu giữ chính xác và trình tự.

B. Sổ quỹ. Doanh nhân phải biết lượng tiền cần có ở thời ñiểm nào ñó ñể thanh toán cho các hóa ñơn. Tiền vào và ra của doanh nghiệp hàng ngày, nhưng nếu không có sổ sách kế toán thì Doanh nhân không thể nắm ñược.

C. Sổ theo dõi khoản phải thu. Trong ñiều kiện nhất ñịnh, Doanh nhân cho một số khách hàng mua chịu. Khoản tiền khách hàng nợ doanh nghiệp ñược gọi là khoản phải thu. Đây là một loại sổ sách quan trọng. Nếu không có, làm sao doanh nhân biết ñược khi nào phải thu hồi công nợ và giá trị khoản ñó là bao nhiêu? Khi nào là hạn chót của khoản nợ? Khi nào cần nỗ lực ñể thu hồi các khoản nợ quá hạn? Khi nào phải tính thêm lãi suất (cho khoản nợ), nếu có?

D. Sổ theo dõi khoản phải trả. Số tiền mà doanh nghiệp nợ người khác (như nhà cung cấp) ñược gọi là khoản phải trả. Đó là các hóa ñơn cần thanh toán ñúng hạn bởi 2 lý do: (1) Đôi khi thanh toán (trả nợ) ñúng hạn thì bạn sẽ nhận ñược một khoản tiền giảm giá (chiết khấu thanh toán) và (2) bạn phải duy trì tốt uy tín trong quan hệ với những người ñang làm ăn với bạn. Nếu không ghi chép chuẩn xác, có thể bạn sẽ mắc sai lầm.

E. Theo dõi hàng tồn kho. Dù chỉ là một cơ sở bán lẻ nhỏ, doanh nhân cũng phải kiểm soát ñược hàng hoá trong doanh nghiệp (hàng tồn kho). Sản phẩm gì ñang ñược bán? sản phẩm gì không dịch chuyển ñược? Có phải cung cấp hàng hóa tận nơi không? Doanh nhân có thể nhớ một số thông tin, nhưng không ñủ ñể thực hiện những công việc cần thiết nhằm ñem lại lợi nhuận.

F. Yêu cầu của Chính phủ (các quy ñịnh của nhà nước). Doanh nhân phải làm các báo cáo tài chính (kê khai tình trạng tài chính) phục vụ việc thực hiện nghĩa vụ thuế. Thuế ñược tính trên lợi nhuận kinh doanh. Dù là một cửa hàng bán lẻ cũng phải ñệ trình một số báo cáo nhất ñịnh.

G. Báo cáo tài chính. Ít nhất một năm một lần, doanh nhân phải nộp một báo cáo tài chính toàn diện về công việc kinh doanh. Tổng doanh thu của doanh nghiệp là bao nhiêu? Tổng chi phí của doanh nghiệp như thế nào? Lợi nhuận trước và sau thuế? Doanh nhân có thể ñược cải tiến cái gì trong năm tới? Khi vay tiền, chủ doanh nghiệp


78

phải trình bày báo cáo tài chính cho ngân hàng. Nếu họ muốn bán doanh nghiệp của mình, họ phải trình bày báo cáo tài chính cho những người ñịnh mua.

7. Ai nên có trách nhiệm thực hiện việc lưu giữ và quản lí tài chính (sổ sách kế toán)?

A. Tự lưu giữ. Nếu công việc kinh doanh còn nhỏ và bạn cũng có chút kinh nghiệm, bạn có thể tự lưu giữ và quản lí sổ sách kế toán. Nên nhớ tốt rằng: khi bạn làm công việc này, bạn sẽ thực hiện các công việc kinh doanh khác, mà có thể là những công việc, chỉ có bạn - chủ doanh nghiệp, mới có thể làm. Vì thế, việc phân công thực hiện công việc làm kế toán cho người khác càng sớm càng tốt. Nhưng bạn vẫn nên hiểu hệ thống kế toán và có thể “truy cập” bất cứ khi nào nếu nhân viên kế toán (người giữ sổ sách) ñi ra ngoài hay bị ốm.

B. Phân công một trợ lý. Nếu bạn tuyển người khác, thì một trong những công việc ñầu tiên mà bạn có thể giao cho một nhân viên của bạn là lưu giữ và quản lí toàn bộ sổ sách kế toán. Tất cả các lao ñộng ñều phải có trách nhiệm lưu giữ và quản lí sổ sách, chứng từ kế toán khi họ thực hiện việc bán hàng, vận hành máy ñếm tiền và trong nhiều trường hợp thực hiện nhiệm vụ kế toán, ñiều mà bạn tin là ñược thực hiện chính xác. Trách nhiệm của bạn là phải tập huấn và hướng dẫn người ñó, và ñịnh kỳ ñánh giá các phương pháp sử dụng.

C. Thuê một người làm kế toán (lưu giữ sổ sách). Khi công việc kinh doanh phát triển ñủ lớn, thì bạn có thể tuyển một người thành thạo hơn bạn trong công việc làm kế toán. Một số doanh nhân của các doanh nghiệp nhỏ cảm thấy rất khó khăn khi phân công cho người khác thực hiện công việc này. Họ cho rằng tiền bạc và sổ sách kế toán là những thông tin bí mật, nên họ phải tự ghi chép và lưu giữ tất cả các sổ sách kế toán, nhưng thực ra việc này không cần thiết phải như vậy, nếu bạn ñã có kế toán có hiểu biết và chuyên môn về kế toán - tài chính ñể giúp bạn làm việc này, bạn hãy yên tâm ñể cho nhân viên của bạn thực hiện công việc, nếu bạn làm thay công việc của kế toán, có thể bạn sẽ làm sai và gây nên sự xáo trộn cho nhân viên kế toán và làm lu mờ vai trò của nhân viên ñó. Hãy ñưa ra những mong muốn và yêu cầu của bạn, ñể cho nhân viên kế toán làm nhiệm vụ của họ.

D. Hợp ñồng dịch vụ thuê ngoài. Ngày nay, có nhiều doanh nghiệp cung cấp các dịch vụ kế toán. Họ cung cấp từ dịch vụ kiểm toán thường niên cùng với việc làm báo cáo lỗ-lãi, làm bảng cân ñối kế toán ñến làm bảng lương hàng tuần. Phân tích doanh thu hàng ngày và kiểm soát, phân tích hàng tồn kho.

E. Phòng kế toán. Trong ñiều kiện cho phép, bạn có thể lập phòng kế toán của doanh nghiệp. Phòng kế toán sẽ lưu giữ, sắp xếp ñầy ñủ các chứng từ và sổ sách kế toán, gồm cả các khoản phải thu, phải trả, sổ cái. Công cụ thích hợp ñược sử dụng ñể thực hiện công việc kế toán cụ thể là máy vi tính, nó tuỳ thuộc vào nhu cầu về khối lượng thông tin.



79

BÀI TẬP 1

Duy kinh doanh ñã 3 năm nay. Anh muốn mở rộng công việc kinh doanh và ñã nhận ñược một khoản tiền vay từ ngân hàng vào ngày 23 tháng 1. Dưới ñây là danh sách các giao dịch kinh doanh của anh từ ngày 23 tháng 1 ñến ngày 4 tháng 2. Nếu Duy có 3,500,000 ñồng tiền mặt vào ngày 23 tháng 1 thì ngày 4 tháng 2, anh ta có bao nhiêu tiền mặt. Hãy ñiền các khoản thu, chi vào Sổ Quỹ và tính số dư ngày 4 tháng 2 là bao nhiêu? Và trả lời câu hỏi “Tại sao ghi chép sổ sách kế toán lại quan trọng như vậy”?

SỔ QUỸ Ngày Giao dịch (Nợ)

tiền vào

(+)

(Có)

tiền ra

(-)

Số dư

23/01

23

24

24

24

25

25

28

28

28

31

31

2/02

2

3

3

4

4

4

Số dư tiền mặt tại ngày 23 tháng 1 (dư ñầu kỳ)

3,500,000

Nhận khoản tiền vay 20,500,000

Trả tiền thuê ñất 8,000,000

Mua công cụ 2,875,000

Mua thiết bị cố ñịnh 895,000

Mua hàng dự trữ 175,000

Mua hàng hoá 4,275,000

Bán hàng hoá 125,000

Mua hàng hoá 150,000

Rút tiền mặt cho tiêu dùng cá nhân 175,000

Bán hàng hoá 3,101,000

Trả tiền hoá ñơn ñiện 1,500,000

Trả tiền công nửa ngày 86,000



Trả tiền sửa chữa 65,000

Mua hàng hoá 203,000

Trả phí vận tải 13,000

Số dư vào ngày 4 tháng 2



80


SỔ QUỸ

Ngày Giao dịch (Nợ)

tiền vào

(+)

(Có)

tiền ra

(-)

Số dư

23/01

23

24

24

24

25

25

28

28

28

31

31

2/02

2

3

3

4

4

4

Số dư tiền mặt tại ngày 23 tháng 1 (dư ñầu kỳ)

3,500,000

Nhận khoản tiền vay 20,500,000 20,500,000 24,000,000

Trả tiền thuê ñất 8,000,000 8,000,000 16,000,000

Mua công cụ 2,875,000 2,875,000 13,125,000

Mua thiết bị cố ñịnh 895,000 895,000 12,230,000

Mua hàng dự trữ 175,000 175,000 12,055,000

Mua hàng hoá 4,275,000 4,275,000 7,780,000

Bán hàng hoá 125,000 125,000 7,905,000

Mua hàng hoá 150,000 150,000 7,755,000

Rút tiền mặt cho tiêu dùng cá nhân 175,000 175,000 7,580,000

Bán hàng hoá 3,101,000 3,101,000 10,681,000

Trả tiền hoá ñơn ñiện 1,500,000 1,500,000 9,181,000

Trả tiền công nửa ngày 86,000 86,000 9,095,000

Bán hàng hoá 125,000 125,000 9,220,000

Bán hàng hoá 116,000 116,000 9,336,000

Trả tiền sửa chữa 65,000 65,000 9,271,000

Mua hàng hoá 203,000 203,000 9,068,000

Trả phí vận tải 13,000 13,000

Số dư vào ngày 4 tháng 2 9,055,000


81



Dự báo tài chính

Một doanh nhân ñã hình thành một hệ thống kế toán tốt, phù hợp với quy mô, doanh nghiệp sẽ luôn nắm ñược tình hình kinh doanh từ trước ñến nay. Tuy nhiên, doanh nhân cần ñảm bảo rằng, trong tương lai anh ta có thể chi trả tất cả các khoản chi phí, như tiền lương, nguyên vật liệu, lãi suất, các khoản phải trả cho nhà cung cấp và ngân hàng. Số liệu kế toán sẽ hỗ trợ tốt cho việc dự báo, ñặc biệt khi doanh nghiệp có những thay ñổi theo thời vụ.

Công cụ ñã ñược kiểm chứng cho việc dự báo tài chính là việc lập kế hoạch lưu chuyển tiền mặt. Đúng như tên gọi, bản kế hoạch này là cơ sở về dòng tiền chảy vào và chảy ra của doanh nghiệp. Với kế hoạch lưu chuyển tiền mặt, lượng tiền ñược chuyển vào tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp cũng ñược coi là tiền mặt.

Trong hầu hết các trường hợp, lượng tiền chảy vào doanh nghiệp là tiền từ doanh thu bán sản phẩm, hàng hoá và dịch vụ. Cũng có các dòng tiền khác chảy vào doanh nghiệp, như các khoản vay tín dụng của ngân hàng, hoặc là bán các thiết bị cũ, hoặc ñược hoàn thuế...

Lượng tiền chảy ra ngoài doanh nghiệp chủ yếu là trả lương, chi phí hoạt ñộng, chí phí vốn.

Từ kế hoạch doanh thu và chi phí, doanh nhân sẽ biết ñược doanh thu dự kiến và chi phí cho việc sản xuất hoặc bán hàng hoá là bao nhiêu.

Kế hoạch luân chuyển tiền hàng tháng là một công cụ cho phép doanh nhân ước tính có bao nhiêu tiền ñược thu về doanh nghiệp và bao nhiêu tiền phải chi trả hàng tháng. Nó giúp cho công việc kinh doanh của doanh nhân tránh ñược tình trạng thiếu tiền (mất khả năng thanh toán).

Lập kế hoạch lưu chuyển tiền mặt như thế nào?

Bảng sau ñây là một bản kế hoạch lưu chuyển tiền mặt; Một doanh nhân muốn lập kế hoạch lưu chuyển tiền mặt, nên thực hiện các bước sau:

1. Hãy kiểm tra lượng tiền mặt có trong két và trên tài khoản ngân hàng và ghi số lượng vào dòng “dư ñầu kỳ” ở cột thứ nhất “tháng 1”. Đối với doanh nghiệp mới khởi sự lượng tiền này thể hiện khoản vốn cho hoạt ñộng kinh doanh.

2. Doanh số ñược dự tính từ kế hoạch doanh thu ñược ghi vào dòng tiếp theo “tiền thu từ bán hàng”. Nếu một phần tiền bán hàng ñược dự kiến cho khách hàng nợ (trả chậm), thì phần này không ñược ghi vào tháng này. Nó sẽ ñược ghi vào tháng (sau) mà khách hàng sẽ trả khoản còn lại ñó.

3. Lượng tiền ñược dự tính từ các hoạt ñộng khác, như món tiền vay từ ngân hàng hoặc lãi suất tiền gửi ngân hàng, ñược ghi vào dòng “Thu từ các hoạt ñộng khác”.

4. Tổng cộng của 3 dòng trên là tổng lượng tiền thu vào doanh nghiệp và ñược ghi vào dòng “Tổng thu”.


82

5. Cộng tất cả các chi phí nhân công trong tháng, gồm tất cả chi phí bảo hiểm xã hội và các chi phí phúc lợi khác cho nhân viên cũng như lương của chủ doanh nghiệp, ñược ghi vào dòng “Chi cho nhân công”.

6. Chi phí hoạt ñộng biến ñổi theo kế hoạch doanh thu, ñặc biệt ñối với chi phí nguyên vật liệu hoặc hàng hoá. Nếu nó ñược dự tính là ñược trả chậm, thì lượng tiền ñó ñược ghi vào thời ñiểm phải trả.

7. Khoản tiền bất kỳ nào ñược chi cho hoạt ñộng kinh doanh, như lãi suất tiền vay, thuế, giấy phép, ñược ghi vào dòng “Chi khác”. Khoản này cũng bao gồm cả món tiền ñầu tư cho tháng ñó.

8. Tổng của 3 dòng trên ñược ghi vào dòng “Tổng chi”.

9. Bước cuối cùng cho việc tính kế hoạch lưu chuyển tiền mặt của tháng thứ nhất là phép trừ giữa tổng thu với tổng chi, ñó là lượng tiền dự kiến tại thời ñiểm cuối tháng. Số liệu này ñược ghi vào dòng cuối cùng: “Số dư cuối tháng”.

Dòng tiền cho các tháng khác cũng ñược tính tương tự. Số dư cuối tháng trước chính là số dư của ñầu tháng tiếp theo.

Kế hoạch lưu chuyển tiền mặt mặt

Tháng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

SỐ DƯ ĐẦU THÁNG

Tiền thu từ bán hàng

Thu từ các hoạt ñộng khác

Tổng thu

Chi cho nhân công

Chi phí hoạt ñộng

Chi khác

Tổng chi

SỐ DƯ CUỐI THÁNG

Thông thường, kế hoạch lưu chuyển tiền mặt ñược làm cho 12 tháng của năm tài chính. Tuy nhiên việc dự báo phải ñược thực hiện với các dữ liệu thực tế. Khoảng thời gian này phụ thuộc và tính chất kinh doanh của doanh nghiệp và vì thế kế hoạch lưu chuyển tiền mặt có thể lập cho giai ñoạn ngắn hơn nếu thấy cần thiết.

Kế hoạch lưu chuyển tiền mặt hàng tháng nên ñược cập nhật mỗi tháng với số liệu kế toán ñể nhận biết ngay ñược mức ñộ chênh lệch của kế hoạch lưu chuyển tiền mặt.


83

Nếu kế hoạch lưu chuyển tiền mặt chỉ ra rằng công việc kinh doanh bị thiếu tiền trong thời gian các tháng tiếp theo, thì doanh nhân có thể thực hiện một số biện pháp sau:

Tăng thu:

• Tăng doanh thu

• Hạn chế việc cho khách hàng trả chậm

• Sử dụng hối phiếu ngân hàng

• Bán bớt ñi các thiết bị ñầu tư

• Hỏi vay bạn bè.

Giảm chi:

• Giảm các chi phí hoạt ñộng

• Tìm kiếm nhà cung cấp rẻ hơn

• Thương lượng với nhà cung cấp về việc trả chậm

• Thương lượng việc gia hạn khoản tiền vay

• Thực hiện kế hoạch ñầu tư chậm lại.

Các doanh nghiệp mới khởi sự thường ñược yêu cầu làm dự báo dòng tiền cho 12 tháng hoặc khi họ muốn vay tín dụng từ ngân hàng thì cần làm dự báo dòng tiền cho thời gian phù hợp với thời hạn của khoản vay.


84


BÀI TẬP 2

Nam muốn khởi sự việc kinh doanh xây dựng. Kế hoạch lưu chuyển tiền mặt sau ñây sẽ cho chúng ta thấy tình hình kinh doanh của Nam. Trước hết, thông tin dưới ñây sẽ cho chúng ta biết anh cần bao nhiêu tiền ñể vận hành doanh nghiệp. Sau ñây là danh mục các thiết bị cần thiết cho công ty của Nam:

Chi phí

• Xe tải (loại 4 bánh) 37,000,000

• Thiết bị ñào ñất 10,000,000

• Bể chứa chất ñốt 500,000

• Máy ủi ñất 2,300,000

• Rìu 750,000

• Dụng cụ 3,000,000

• Dụng cụ cơ khí 500,000

• Ống 700,000

TỔNG CỘNG 54,750,000

Bên cạnh khoản tiền 54,750,000 ñồng dành cho thiết bị, Nam còn cần khoảng 8,000,000 ñồng ñể vốn xây dựng, 10,000,000 ñồng cho thiết bị văn phòng và 2,000,000 ñồng cho việc chi tiêu trong văn phòng. Tổng chi tiêu ñể khởi sự doanh nghiệp của Nam là 74,475,000 ñồng.

Thông qua việc lên Dự kiến lưu chuyển tiền mặt, Nam có thể thấy khi nào doanh nghiệp có thu nhập và ở mức ñộ nào. Dự kiến này cũng cho thấy việc sử dụng tiền mặt của anh. Lưu ý trong ñề án sau ñây, lưu chuyển tiền mặt của Nam có sự thay ñổi theo thời vụ. Anh thu ñược rất nhiều tiền từ tháng 11 ñến tháng 3. Tuy nhiên, có một vài tháng chuyển mùa, anh kiếm ñược rất ít tiền. Trong những tháng này, thu nhập của anh rất ít và phải sống bằng khoản tiền ñã kiếm ñược.

Tháng 04 05 06 07 08 09 10 11 12 01 02 03

Nguồn tiền: bán hàng

25,000

30,000

35,000

5,000

5,000

10,000

10,000

60,000

60,000

120,000

60,000

60,000

Sử dụng cho: ● chi phí hàng bán ● chi phí hoạt ñộng

11,750

14,430

13,500

15,550

15,750

16,680

2,750

8,930

2,750

8,930

4,500

10,550

4,500

14,550

9,000

23,800

9,000

23,800

18,000

35,300

9,000

21,800

9,000

23,300

Tổng 26,180 29,050 32,430 11,680 11,680 15,050 19,050 32,800 32,800 53,300 30,800 32,300

Tổng số dư (tăng hoặc giảm)

(1,180)1

950

2,570

(6,680)

(6,680)

(5,050)

(9,050)

27,200

27,200

66,700

29,200

27,700

Lưu chuyển tiền mặt luỹ kế

(1,180)

(230)

2,340

(4,340) (11,020)

(16,070)

(25,120)

2,080

29,280

95,980

125,180

152,880

1 Trong quy ñịnh ghi chép sổ sách kế toán, số âm (lỗ, thâm hụt) ñược viết trong ngoặc kép ().


85

Vậy Nam sẽ cần bao nhiều tiền ñể khởi sự doanh nghiệp? Anh sẽ cần có những khoản chi phí cho việc khởi sự và một số khoản khác ñể có thể duy trì doanh nghiệp trong những tháng có thu nhập thấp.

Điểm thấp nhất trong Kế hoạch lưu chuyển tiền kéo dài một năm của Nam ñó là vào tháng thứ bảy, (Tháng 10) khi con số ñạt 25,120,000 ñồng. Tại ñiểm này, anh ñã trả mọi khoản chi phí, tuy nhiên lượng tiền cho các chi phí này vẫn nhiều hơn lượng tiền thu ñược từ doanh thu. Nếu tình trạng này còn tiếp diễn thì anh sẽ sớm phá sản. Tuy nhiên, Nam biết rằng tình trạng này sẽ kéo dài không lâu ñể anh có thể xây dựng tên tuổi doanh nghiệp của mình và một mạng lưới khách hàng trên thị trường.

Hầu hết các doanh nghiệp sẽ nói: “Tôi cần khoảng 100,000,000 ñồng ñể khởi sự doanh nghiệp - với 75,000,000 cho các chi phí khởi sự là 25,000,000 ñể trang trải khoản chi vượt quá thu nhập của tôi trong tháng 10”. Nhưng Nam thông minh hơn. Anh biết rằng tiền của một số hợp ñồng có thể sẽ bị trả không ñúng hạn.

Thay vì phải có ñủ số tiền mới khởi sự doanh nghiệp, Nam sử dụng luật chơi “ngón tay cái” mà anh học ñược từ chủ nợ của mình. Anh dự ñịnh thành lập công ty với số tiền ñủ ñể mua các thiết bị ban ñầu (75,000,000 ñồng), cộng với một một phần hai khoản tiền anh cần ñể trang trải các chi phí trong các tháng ñầu. Một phần hai của 25,000,000 ñồng là 12,500,000 ñồng; 12,500,000 ñồng cộng với 25,000,000 ñồng bằng 37,500,000 ñồng là tổng cho các chi phí hoạt ñộng. Anh lên kế hoạch về khoản tiền phải trả thêm cho các vấn ñề phát sinh. Bằng cách này, trong trường hợp anh muốn sửa xe tải, hoặc giá dầu tăng cao hoặc tiến ñộ hợp ñồng bị chậm trễ thì anh vẫn có khả năng duy trì hoạt ñộng kinh doanh của mình. Bạn cũng phải học ñiều này cho doanh nghiệp của mình. Trước khi bạn bắt ñầu khởi sự doanh nghiệp với số vốn ít ỏi, hãy tìm cách tính chi phí ñể vận hành doanh nghiệp một cách thực tế. Hãy nhớ rằng trong ñề án lưu chuyển tiền mặt, phải nhân lên 150% hoặc thậm chí là 200%, bạn sẽ rất gần với khoản tiền thực tế bạn cần. Đây chính là khoản tiền thực tế bạn cần ñể khởi sự doanh nghiệp. Nếu bạn làm theo quy luật này và suy nghĩ kỹ càng về tất cả các khoản chi phí ñã ñề cập trong ñề án lưu chuyển tiền mặt, bạn sẽ không gặp phải tình trạng thiếu vốn. Hiện nay mục tiêu của Nam là nâng con số từ 75,000,000 ñồng ñể khởi sự doanh nghiệp lúc ban ñầu cộng với 37,500,000 ñồng cho các chi phí hoạt ñộng (tổng cộng là 112,500,000 ñồng)

Sau khi thảo luận với một số ngân hàng, Nam ñã có khoản tín dụng 3 năm với số tiền 112,500,000 ñồng phải hoàn lại thành 6 lần (cứ nửa năm phải trả một lần) với lãi suất là 5%.

Kế hoạch lưu chuyển tiền mặt mặt của Nam sẽ là thế nào nếu tính tới khoản vay này?


86


DỰ BÁO LƯU CHUYỂN TIỀN MẶT

Để xây dựng một bản dự báo lưu chuyển tiền mặt mặt, bạn cần ước tính các khoản chi phí cho hoạt ñộng kinh doanh theo từng tháng của năm sau. Suy nghĩ về nó khi tất cả các báo cáo thu nhập hàng tháng ñã ñược thu thập ñầy ñủ (báo cáo thu nhập là báo cáo ñề cập ñến các khoản doanh thu và chi phí, do ñó cho bạn số liệu về lợi nhuận).

Bằng cách cộng tổng tất cả các “dòng cuối”, lợi nhuận và/hoặc thua lỗ hàng tháng, bạn có thể nhìn thấy lưu chuyển tiền mặt luỹ kế (dồn lại). Hãy xem sự thay ñổi của dòng cuối cùng trong ví dụ sau:

CÔNG TY XÂY DỰNG CỦA NAM

DỰ BÁO LƯU CHUYỂN TIỀN MẶT CHO 12 THÁNG

TỪ NGÀY 01 THÁNG 04 ĐẾN 31 THÁNG 3. ĐƠN VỊ TÍNH: 1,000 ĐỒNG

Tháng 04 05 06 07 08 09 10 11 12 01 02 03

Tiền mặt có ñầu tháng 37,500

36,320

37,270

39,840

33,160

26,480

(2,950)

(12,000)

15,200

42,400

109,100

138,300

Nguồn tiền: Bán hàng

25,000

30,000

35,000

5,000

5,000

10,000

10,000

60,000

60,000

120,000

60,000

60,000

Sử dụng cho: ● chi phí hàng bán ● chi phí hoạt ñộng

11,750

14,430

13,500

15,550

15,750

16,680

2,750

8,930

2,750

8,930

4,500

10,550

4,500

14,550

9,000

23,800

9,000

23,800

18,000

35,300

9,000

21,800

9,000

23,300

Lãi suất 5,630 4,690

Hoàn trả vốn vay

18,750

18,750

Tổng 26,180 29,050 32,430 11,680 11,680 39,430 19,050 32,800 32,800 53,300 30,800 55,740

Tổng số dư (tăng hoặc giảm)

(1,180)2

950

2,570

(6,680)

(6,680)

(29,430)

(9,050)

27,200

27,200

66,700

29,200

4,260

Lưu chuyển tiền mặt luỹ kế

36,320

37,270

39,840

33,160

26,480

(2,950)

(12,000)

15,200

42,400

109,100

138,300

142,560

2 Trong quy ñịnh ghi chép sổ sách kế toán, số âm (lỗ, thâm hụt) ñược viết trong ngoặc kép ()

HÌNH CHIẾU 3


87

BÀI 8: SỬ DỤNG CÁC BÁO CÁO TÀI CHÍNH (3 TIẾT)


• Xác ñịnh ñược tầm quan trọng của việc quản lí và sử dụng báo cáo tài chính trong kinh doanh

• Đọc và phân tích ñược báo cáo lỗ - lãi, bảng cân ñối kế toán của một doanh nghiệp

• Rèn luyện tính trung thực và cẩn thận trong sử dụng báo cáo tài chính

II. Nội dung bài học 1. Tầm quan trọng của báo cáo tài chính thông thường

2. Đọc và phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp thông qua các báo cáo tài chính

III. Tài liệu và phương tiện • Giấy A0 và bút dạ

• TÀI LIỆU PHÁT TAY 1, 2


IV. Gợi ý các hoạt ñộng Hoạt ñộng 1: Tầm quan trọng của báo cáo tài chính

1. Giáo viên yêu cầu học viên ñọc TÀI LIỆU PHÁT TAY 1 và cùng học viên nghiên cứu các ñịnh nghĩa. Giáo viên dùng HÌNH CHIẾU 1 ñể giải thích các thuật ngữ sử dụng trong tài liệu và giải thích cho học viên cách lập Báo cáo Lỗ - Lãi trong doanh nghiệp.

2. Giáo viên hỏi học viên: Báo cáo Lỗ - Lãi có tầm quan trọng như thế nào ñối với doanh nghiệp?

Kết luận:

• Giáo viên kết luận bằng cách nhấn mạnh rằng Báo cáo Lỗ - Lãi giúp doanh nghiệp phân tích ñược lãi và lỗ, phân tích và ñối chiếu với những báo cáo tài chính trước ñó ñể ñối chiếu kết quả kinh doanh hiện tại so với năm trước, chuẩn bị kế hoạch trong tương lai.

• Báo cáo tài chính giúp cho người kinh doanh làm rõ ñược những ñiểm yếu, ñiểm mạnh trong kinh doanh ñể khắc phục ñiểm yếu và phát huy ñiểm mạnh.

Hoạt ñộng 2: Đọc và phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp thông qua các báo cáo tài chính

1. Giáo viên chiếu HÌNH CHIẾU 1 cho học viên xem, sau 10 phút, hỏi học viên họ hiểu như thế nào về bản báo cáo này? Giáo viên hỏi học viên nhìn vào bản Báo cáo Lỗ - Lãi này, theo họ, hoạt ñộng kinh doanh của doanh nghiệp này ñang tiến triển như thế nào, doanh nghiệp này có thể làm gì ñể tăng thu, giảm chi?


88

2. Giáo viên cho học viên ñọc TÀI LIỆU PHÁT TAY 2, sử dụng HÌNH CHIẾU 2 ñể làm ví dụ về bảng cân ñối kế toán, giải thích từng thuật ngữ sử dụng trong bảng cân ñối kế toán.

3. Giáo viên giải thích sự cân bằng trong bảng cân ñối: Tài sản = Tiền nợ + Lãi ròng (A = L + NW). Để xác ñịnh NW, L ñược trừ ñi từ A (NW = A - L). Kết quả có thể là lãi ròng dương (nếu A lớn hơn L) hoặc lãi ròng âm (nếu A nhỏ hơn L).

4. Giáo viên nhấn mạnh ñể học viên hiểu ñược những nội dung sau:

a. Bảng cân ñối kế toán có thể ñược lập vào bất kể thời gian nào và ñược dùng ñể ñưa ra một “tín hiệu” về tình hình tài chính của doanh nghiệp.

b. Báo cáo thu nhập ñược lập vào một thời ñiểm cụ thể, như hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm, doanh nghiệp lập báo cáo này ñể xác ñịnh lỗ - lãi của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất ñịnh nào ñó.

Điều quan trọng là hiểu ñược báo cáo tài chính, bởi vì chúng là phương tiện ñầu tiên xác ñịnh tình hình tài chính của doanh nghiệp.


Vận hành doanh nghiệp cần phải có một số kĩ năng sử dụng báo cáo tài chính ñể giúp cho hoạt ñộng kinh doanh thuận lợi. Chủ doanh nghiệp cần có khả năng:

• Chuẩn bị báo cáo tài chính ñơn giản.

• Giải thích và phân tích thông tin trong các báo cáo.

• Xác ñịnh ñiểm mạnh và ñiểm yếu theo ñiều kiện tài chính của doanh nghiệp dựa trên các báo cáo.

• Thay ñổi hoạt ñộng kinh doanh ñể cải thiện tình hình tài chính của doanh nghiệp.

VI. Gợi ý kiểm tra và ñánh giá 1. Hãy sắp xếp những ñịnh nghĩa sau vào 5 bước tính toán lỗ lãi gồm: Doanh thu bán

hàng; Chi phí hàng bán ra; Lãi gộp; Chi phí; Lợi nhuận trước thuế bằng cách cách viết chữ cái tương ứng vào bên cạnh.

A. Phần còn lại sau khi lấy lãi gộp trừ ñi chi phí gia tăng

B. Số tiền doanh nghiệp phải chi cho hàng hoá ñược bán ra, có thể ñược tính bằng cách cộng thêm vào giá trị mua hàng hoá trong thời gian dự trữ (số liệu hàng tồn kho ban ñầu sẽ có từ báo cáo thu nhập trước ñó) và sau ñó trừ ñi giá trị hàng tồn kho vào cuối kỳ hiện tại.

C. Tính bằng cách lấy doanh thu trừ ñi chi phí hàng hoá bán ra.

D. Tất cả số tiền thu ñược từ bán hàng, gồm cả tiền mặt, chuyển khoản và trả chậm.

E. Chi phí lao ñộng và chi phí khác của hoạt ñộng kinh doanh.

Đáp án: A = Lợi nhuận trước thuế; B = Chi phí hàng bán ra; C = Lãi gộp; D = Doanh thu bán hàng; E = Chi phí; (Tham khảo TÀI LIỆU PHÁT TAY 1)

2. Công thức ñể làm bảng cân ñối kế toán là như thế nào? Điền bằng chữ cái thích hợp: C = A + B

Đáp án: A - Tổng nợ (khoản phải trả); B - Giá trị thực (vốn sở hữa của chủ doanh nghiệp); C - Tổng tài sản (Tham khảo TÀI LIỆU PHÁT TAY 2)


89



Báo cáo lỗ lãi

Báo cáo giúp chúng ta xác ñịnh doanh nghiệp ñang hoạt ñộng có lãi hay lỗ trong một khoảng thời gian nhất ñịnh, thường là từ một tháng ñến một năm. Tính toán lợi nhuận một cách thường xuyên, sẽ sớm giúp bạn nhận biết tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Để tính toán lỗ lãi, bạn nên sử dụng 5 bước sau:

1. Doanh thu bán hàng: bao gồm doanh thu bằng tiền mặt và chuyển khoản.

2. Chi phí hàng bán ra (giá vốn): ñây là số tiền doanh nghiệp phải chi cho hàng hoá ñược bán ra. Số tiền này có thể ñược tính bằng cách cộng thêm vào giá trị mua hàng hoá trong thời gian dự trữ (số liệu hàng tồn kho ban ñầu sẽ có từ báo cáo thu nhập trước ñó) và sau ñó trừ ñi giá trị hàng tồn kho vào cuối kỳ hiện tại.

3. Lãi gộp (lợi nhuận thu ñược): ñược tính bằng cách lấy doanh thu trừ ñi chi phí hàng hóa bán ra.

4. Chi phí: bao gồm chi phí lao ñộng và các chi phí khác của hoạt ñộng kinh doanh.

5. Lợi nhuận trước thuế: là khoản tiền còn lại khi lấy Lãi gộp (lợi nhuận thu) trừ ñi chi phí chung. Con số này sẽ cho bạn biết doanh nghiệp của bạn ñang hoạt ñộng như thế nào.

Giáo viên sẽ chỉ cho bạn thấy ví dụ về báo cáo lợi nhuận của cửa hàng hoa ABC trong tháng 7, Lãi ròng trong tháng 7 là 7,000,000 ñồng. Hãy nhớ rằng nếu doanh nghiệp của bạn ñăng ký thì người chủ doanh nghiệp sẽ phải trả thuế trên lợi nhuận - thuế thu nhập doanh nghiệp.


90


HÌNH CHIẾU 1

BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH

NGÀY 31 THÁNG 7 NĂM 2008

ĐƠN VỊ TÍNH: 1,000 ĐỒNG

Doanh thu bán hàng

Doanh thu tiền mặt

Thu ñược các khoản phải thu

Tổng doanh thu

Chi phí hàng bán ra

Tồn kho ñầu kỳ

Mua hàng

Chi phí hàng hoá ñể bán

Hàng tồn kho còn (lưu)

Chi phí hàng bán ra

Lãi gộp (lợi nhuận thu)

Chi phí chung

Tiền lương

Tiền ñiện

Quảng cáo

Các chi phí khác

Tổng chi phí chung:

Lợi nhuận trước thuế

Thuế ước tính

Ước tính lãi ròng (sau thuế)

.

60,000

20,000

80,000

18,000

50,000

68,000

8,000

60,000

20,000

10,000

1,500

700

800

13,000

7,000

2,000

5,000


91



Bảng cân ñối kế toán

Bảng cân ñối kế toán là báo cáo tài chính trong ñó chỉ ra bạn ñang sở hữu hoặc ñang nợ trong một khoảng thời gian nhất ñịnh trong vòng ñời của doanh nghiệp. Các số liệu tài chính trên bảng cân ñối kế toán thay ñổi từng ngày về lượng tiền ra vào doanh nghiệp thường xuyên. Lý do ñầu tiên ñể chuẩn bị bảng cân ñối kế toán là xác ñịnh xem công việc kinh doanh lỗ hay lãi.

Công thức sử dụng ñể lập bảng cân ñối kế toán như sau:

Tài sản = Các khoản phải trả + Giá trị ròng

Tài sản: Là mọi thứ doanh nghiệp sở hữu như tiền mặt, thiết bị, văn phòng và hàng tồn kho.

Tài sản lưu ñộng: Bao gồm tiền mặt và bất kỳ thứ gì có thể chuyển thành tiền mặt trong vòng 12 tháng. Tài sản lưu ñộng bao gồm tiền mặt, tài khoản ngân hàng, số tiền khách hàng nợ và hàng tồn kho.

Tài sản cố ñịnh: Là những gì không thể chuyển thành tiền mặt một cách dễ dàng (trong vòng 12 tháng). Chúng là những thứ mà doanh nghiệp ñó sử dụng trong một thời gian dài. Tài sản cố ñịnh bao gồm ñất, văn phòng, máy móc, thiết bị, phương tiện ñi lại.

Các khoản phải trả: Bao gồm tất cả những khoản mà doanh nghiệp nợ bao gồm các khoản nợ, vay tín dụng, thuế, tài sản cầm cố.

Khoản nợ ngắn hạn: Là bất cứ khoản tiền bạn nợ mà bạn phải trả bằng tài sản lưu ñộng. Khoản nợ ngắn hạn này phải trả trong vòng 12 tháng, bao gồm thuế, khoản nợ, hoá ñơn chi phí v..v

Khoản nợ dài hạn: Là bất cứ khoản nợ không thể trả trong vòng 12 tháng như tài sản cầm cố.

Giá trị ròng: Đây là phần giá trị tài sản mà chủ doanh nghiệp sở hữu sau khi ñã trừ ñi các khoản nợ. Nó thể hiện khoản ñầu tư ban ñầu của người chủ và tiền lãi còn lại.


92


HÌNH CHIẾU 2

CỬA HÀNG HOA ABC

BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN NGÀY 8/6/20.. Đơn vị tính: 1,000 ñồng

TÀI SẢN

Tài sản cố ñịnh

Nhà ñất và văn phòng:

Thiết bị:

Tổng tài sản cố ñịnh:

18,000

3,800

21,800

Tài sản lưu ñộng

Tiền mặt:

Các khoản nợ của khách hàng:

Hàng tồn kho:

Tổng tài sản lưu ñộng:

8,000

2,000

1,700

11,700

TỔNG GIÁ TRỊ TÀI SẢN 33,500

CÁC KHOẢN NỢ VÀ GIÁ TRỊ RÒNG

Khoản nợ dài hạn

Tài sản cầm cố:

Tổng khoản nợ dài hạn:

8,500

8,500

Khoản nợ ngắn hạn

Nợ có thể trả:

Tiền thuế:

Tổng các khoản nợ ngắn hạn:

1,000

2,000

3,000

TỔNG CÁC KHOẢN NỢ 11,500

GIÁ TRỊ RÒNG

(Tổng tài sản - tổng các khoản nợ)

22,000

TỔNG CÁC KHOẢN NỢ

VÀ GIÁ TRỊ RÒNG

33,500

giáo dục kinh doanh 7 - tôi vận hành một doanh nghiệp như thế nào?

Leadership & Management