ghid pentru implementarea unui sistem de management al calitatii in cadrul - sc imapan srl

7/30/2019 Ghid Pentru Implementarea Unui Sistem de Management Al Calitatii in Cadrul - SC Imapan SRL

1/58

UNIVERSITATEA DE TIINE AGRICOLE I MEDICINAVETERINAR A BANATULUI TIMIOARA

Facultatea de Management AgricolSpecializarea Inginerie i Management n Alimentaie Public i Agroturism

Ghid pentru implementarea unui sistem demanagement al calitii n cadrul

S.C. Imapan S.R.L

Disciplina: Student Managementul calitii produselor agroalimentare


2/58

TIMIOARA2007

Cap. I.ASPECTE GENERALE

IMAPANeste unul dintre cei mai importani fabricani de produse de morrit, panificaie, patiserie, biscuii i paste finoase,un bun colaborator cu furnizoride materii prime i auxiliare, constructori de utilaje i echipamente specificesectorului, cercettori i proiectani, depozitari, distribuitori i comerciani.

IMAPANreprezint industria de profil, nsemnnd la nivel naional:- capaciti de : 12.000 t/zi fin de gru i porumb;10.000t/zi pine i produse de panificaie;500t/zi paste finoase;500t/zi biscuii.2milioane t pentru depozitarea cerealelor

- un numr total de 32.500 angajai;- o cifr de afaceri anual global de 750 milioane Euro.

IMAPAN- furnizeaz asisten tehnic, economic i juridic n relaiile cu ageniieconomici interni i externi;- particip la ntocmirea strategiilor privind funcionarea i modernizareasectorului;- asigur informaii i suport tehnic privind accesul la programe de finanare ainvestiiilor i de formare profesional a personalului.

IMAPANconcepe i realizeaz un schimb larg de informaii prin :

- contacte directe i relaii cu : organizaii din ar i strintate ; productori de materii prime i materiale specifice sectorului ; furnizori de tehnologii noi

- banc de date care pune la dispoziia prilor interesate informaii privind posibiliti de investiii, dezvoltri noi n domeniul echipamentelor i alinstalaiilor tehnologice specifice branei, n Europa i n ntreaga lume,

consideraii privind consumul, capacitatea de producie, piee de mrfuri.

2


3/58

IMAPAN- elaboreaz n colaborare cu specialitii din unitile membre ghidurile de

bune practici de igien n morrit, panificaie, patiserie, paste finoase i biscuii ;- particip la elaborarea standardelor din domeniu.

Menionm c pentru industria de morrit, panificaie i produse finoase existsuficiente capaciti care pot asigura necesarul la intern, precum i cantitiapreciabile pentru export n condiii calitative la nivel mondial.

IMAPAN - desfoar o intens activitate de informare a membrilor asociai prin celedou publicaii:AGENDA un buletin informativ cu apariie lunar i revistasemestrial Actualiti n industria de morrit i panificaie care coninearticole privind cele mai noi aspecte legate de tehnici, tehnologii i echipamenteutilizate n sectorul de morrit-panificaie din ar i din strintate.

IMAPAN - promoveaz o politic al crei principal obiectiv este modernizarea iretehnologizare a sectorului, precum i implementarea sistemelor demanagement al calitii n conformitate cu cerinele normelor Uniunii Europene.

Ca o recunoatere a activitii desfurate, IMAPAN este membru al AsociaieiEuropene de Morrit (GAM) i al Uniunii Internaionale a Brutarilor (UIB) , participnd activ la dezbaterile ce au loc la ntrunirile acestor asociaii.

3


4/58

Cap. II.APLICAREA PRINCIPIILOR DE BAZ ALEMANAGEMENTULUI CALITII IN CADRUL

IMAPAN

Consumatorii sunt preocupai de calitatea produselor achiziionate. ncondiiile n care oferta este att de generoas o condiie esenial pentru caoperatorii economici s reziste n pia este aceea de a produce numai produsede calitate. Aadar calitatea, un concept teoretic deocamdat, trebuie proiectati construit. Acum cnd Romnia este la un pas de aderare, muli operatorieconomici au implementat n unitile lor sistemul de management al calitii(SMC), reuind astfel s se menin cu produsele lor pe piaa intern, dar s ptrund i pe piaa extern.

Implementarea sistemului de management al calitii n industria alimentarnu este obligatorie , potrivit legislaiei n vigoare, dar poate aduce numeroase ievidente beneficii (satisfacerea cerinelor clienilor, creterea i mbuntirea productivitii i eficienei, responsabilizarea personalului, posibilitateadesfacerii produselor proprii n hipermarketuri, avantaje financiare i deimagine).

n ntreaga lume se manifest o cretere a exigenei n domeniul calitiifapt pentru care realizarea i meninerea performanelor economice este strnslegat de mbuntirea continu a acesteia.

Familia de standarde ISO 9000 a fost elaborat pentru a veni n sprijinulorganizaiilor i a-le ndruma n modul de abordare a calitii:

ISO 9000 Sisteme de management al calitii. Principii fundamentale ivocabular;

ISO 9001 Sisteme de management al calitii. Cerine; ISO 9004 Sisteme de management al calitii. Linii directoare pentru

mbuntirea performanelor; ISO 19011 Linii directoare pentru auditarea sistemelor de management al

calitii i de mediu.

4


5/58

Elaborat de Comitetul Tehnic al Organizaiei Internaionale de Standardizare(ISO), standardul SR EN ISO 9001 : 2001 este referenialul pe baza cruia se poate implementa SMC.

Standardul SR EN ISO 9001 stabilete cerinele pentru un sistem demanagement al calitii atunci cnd o organizaie:

are nevoie s demonstreze abilitatea sa de a furniza consecvent produsecare s satisfac cerinele clientului i cerinele reglementrilor aplicabile;

dorete s mreasc satisfacia clientului prin aplicarea eficace asistemului, inclusiv a proceselor de mbuntire continu a sistemului i prin asigurarea conformitii cu cerinele clientului i a celor dereglementare aplicabile.

Dac iniial domeniul calitii presupunea numai controlul conformitii produselor prin SR EN ISO 9001:2001, controlul calitii i propune sdetermine dac produsele ndeplinesc cerinele de calitate impuse i, n plus,acest standard introduce un obiectiv distinct asigurarea calitii . Aceasta areca scop prevenirea apariiei noncalitii prin stabilirea unor msuri adecvate cares confere sigurana c produsele ndeplinesc cerinele de calitate. Toateactivitile vor fi documentate i se va respecta principiulScrie ceea ce trebuie

s faci i f ceea ce ai scris!

Sistemul de management al calitii este un sistem modern de gestionare acalitii care presupune implicarea ntregului personal n aciunile ntreprinse.

Unul dintre principiile standardului impune o mai mare implicare amanagementului organizaiei n aspectele legate de calitate. Aceasta presupunestabilirea unei politici proprii n domeniul calitii i a obiectivelor ce trebuieatinse. Datele obinute din sistemul de management al calitii sunt utilizate pentru o analiz de management fcut n scopul verificrii ndepliniriiobiectivelor. Se definesc noi obiective ce trebuie atinse i se obinembuntirea continu a calitii proceselor i produselor.

n contextul actual investiia n calitate este pentru operatorii economicidin industria alimentar un mijloc sigur de a crete competitivitatea unitii, de areduce costurile, implicit a vinde mai ieftin, reuind astfel s-i menin clieniii s ctige alte segmente de pia.

Proiectarea i implementarea unui sistem de management al calitii estediferit de la o organizaie la alta, funcie de mrime, structur, produsefabricate, procese utilizate, obiective urmrite etc. De aceea este deosebit de util

ca fiecare operator economic s cunoasc n primul rnd legislaia n vigoare, s

5


6/58

aib personal instruit, iar acolo unde se dorete certificarea sistemului s lucrezenumai cu societi de certificare acreditate.

Pentru o bun funcionare a unei organizaii, este necesar ca aceasta s fie

condus i controlat ntr-un mod sistematic i transparent, fapt ce se poaterealiza prin implementarea i meninerea unui sistem de management proiectat pentru o mbuntire continu a performanelor, acesta incluznd imanagementul calitii.

Prin natura activitilor desfurate, industria alimentar a modificat imodific n continuare mediul nconjurtor prin evacuarea de ape uzate, emisiide gaze toxice, emisii de diferite noxe, depozitare necorespunztoare de deeurietc. Orice proces tehnologic de obinere a unui produs intenionat este inevitabilnsoit de obinerea mai multor produse neintenionate .

Protejarea mediului nconjurtor trebuie s fie unul dintre obiectivelefiecrei companii, n condiiile n care integrarea Romniei n UniuneaEuropean va introduce noi constrngeri legate de acest aspect. Dezvoltarea politicii economice, cadrul legislativ din ce n ce mai restrictiv cu privire lacerinele legate de protejarea mediului nconjurtor, preocuprile diverse pentrudezvoltarea durabil conduc nemijlocit la necesitatea tratrii cu atenie deosebita tuturor aspectelor care au o direct legtur cu mediul.

Sistemul de Management de Mediu(pe scurt SMM) se poate implementa n cadrultuturor organizaiilor n funcie de condiiile specifice fiecrei uniti n parte.Dei prin legislaia n vigoare nu este obligatorie, muli operatori economici auimplementat sistemului de management al mediului, considernd c este navantajul lor . Pentru a asigura succesul pe termen lung, organizaia trebuie sin seama de cerinele societii, iar n ceea ce privete mediul acestea suntmulte i diverse, ralizarea lor n totalitate fiind practic imposibil de realizat.Sistemul de management al mediului stabilete politica n domeniul mediului precum i metodele i instrumentele cu ajutorul crora aceasta poate fi realizati meninut.Referenialul n baza cruia se realizeaz implementarea sistemului demanagement de mediu n Romnia este SR EN ISO 14001:2005.

Deoarece fiecare organizaie are propria strategie n abordarea sistemelor demanagement ( calitate - medui- sistem integrat), familia de standarde ISO14000, referitoare la managementul mediului a fost elaborat n mod distinctfa de seria ISO 9000 . Mai mult chiar, n funcie de natura activitilor ounitate poate s nu aib nevoie de ambele sisteme. n timp ce managementulcalitii presupune tratarea sistemic a proceselor pentru a obine produse decalitate, managementul mediului urmrete reducerea impactului pe care l auasupra mediului anumite activiti care genereaz produse neintenionate.Sistemul de management integrat al unui operator economic poate cuprinde

dou aspecte:

6
http://www.rompan.ro/index.php?page=8fe0006251e94911a0c7bde929a5ccdfhttp://www.rompan.ro/index.php?page=8fe0006251e94911a0c7bde929a5ccdf


7/58

Managementul calitii care se ocup de produsul intenionat conformSR EN ISO 9001:2000

Managementul mediului care se ocup de produsul neintenionat conform SR EN ISO 14001:2004

Funcionarea acestui sistem presupune o bun comunicare intern, o definireclar a sistemului organizatoric, o identificare i documentare exact aactivitilor i a proceselor.

n industria alimentar din ntreaga lume se nregistreaz numeroaseaccidente de munc cu urmri mai mult sau mai puin grave asupra lucrtorilor.Condiiile nefavorabile de la locul de munc pot duce adesea la apariia bolilor profesionale.

Protecia salariailor pe perioada n care acetia se afl la locul de muncnu este o opiune ci este o condiie care se impune a fi luat, iar sistemul demanagement al sntii i securitii ocupaionale ( OHSAS ) este modalitatea prin care se poate realiza acest lucru .

Sistemul de management al sntii i securitii ocupaionale a rezultatca o consecin a dezvoltrii i diversificrii relaiilor de munc att n interiorulorganizaiei, ct i n relaia cu autoritile statului competente n domeniu.

Trebuie subliniat faptul c acolo unde exist deja implementat un sistem

de management al calitii sau/i de mediu, introducerea i integrarea unuia detip OHSAS este destul de uor de realizat , organizaia putnd s aplice unsistem de management integrat.

Referenialul n baza cruia se realizeaz implementarea sistemuluiOHSAS este SR EN ISO 18001. Acest standard a fost elaborat la cerereaorganizaiilor din industrie iar aplicarea lui este voluntar. Exist i ghidul deaplicare al acestuia SR EN ISO 18002.

Etapele implementrii unui sistem de management al sntii i securitiiocupaionale sunt:

Stabilirea politicii Planificarea

Implementarea i desfurarea

Verificarea i stabilirea aciunilor corective

Analizarea efectuat de management

7


8/58

mbuntirea continu

OHSAS contientizeaz faptul c performana securitii i sntii nmunc este generat de modul de lucru. Acesta presupune realizarea structurii

organizatorice, planificarea activitilor, responsabilitile, practicile, procedurile, resursele pentru dezvoltarea, implementarea, realizarea, analizareai meninerea politicii organizaiei.

Implementarea sistemului OHSAS conduce la o serie de avantaje pentruorganizaie:

reducerea sau eliminarea riscurilor la care sunt expui salariaii ntimpul lucrului

contientizarea personalului cu privire la importana securitii la loculde munc i a propriei snti fizice i mentale;

realizarea securitii i sntii n munc prin eliminarea i reducereacauzelor poteniale de accidentare i mbolnvire profesional;

asigurarea controlului organizaiei asupra pericolelor, accidentelor iriscurilor la locul de munc al angajailor;

reducerea accidentelor de munc ce implic responsabilitatea juridica organizaiei

mbuntirea condiiilor de munc; mbuntirea performanelor individuale; organizarea eficient a activitilor la locul de munc;

posibilitatea demonstrrii tuturor celor interesai conformitatea politicii desntate i securitate ocupaional

Operatorii economici care desfoar activiti n domeniul produciei de produse alimentare destinate comercializrii au obligaia s identifice i s aplicemsurile necesare pentru a elimina riscul de contaminare sau degradare a

produselor i transformarea acestora n produse improprii consumului uman.Productorii de alimente sunt obligai s utilizeze la fabricarea acestora numaimaterii prime i auxiliare care s corespund parametrilor de calitate prevzuin standarde, specificaii tehnice, norme sanitare n vigoare.

Verificarea calitii produselor alimentare pe toate fazele procesului tehnologicde fabricaie, ncepnd cu materiile prime pn la obinerea produsului finit idepozitarea acestuia este obligatorie i se realizeaz de ctre personal despecialitate, responsabil cu controlul calitii.

8


9/58

n cadrul unitilor procesatoare se pot organiza laboratoare proprii, autorizatesau mai mult, acreditate. Un laborator autorizat sau acreditat este acela cruia oautoritate desemnat de Guvern i-a recunoscut competena de a efectua ncercrii etalonri pentru determinarea calitii produselor alimentare (Ordonana

42/1995).Verificarea calitii materiilor prime, a semifabricatelor i a produselor finite seface n laboratoarele proprii ale operatorilor economici, denumite laboratoareuzinale (Ordonana 357/2003), iar n cazul n care acestea nu exist sau nudispun de dotarea specific, n laboratoare specializate, autorizate sau acreditatecu care se vor ncheia contracte.

Acreditarea laboratoarelor se face de ctre organisme de acreditare conform SR EN ISO 17025/2001Cerine generale pentru competena laboratoarelor dencercri i etalonri . n procesul complex de acreditare, trebuie demonstratfaptul c laboratorul respectiv funcioneaz conform unui sistem al calitii, ceste competent tehnic i c este capabil s genereze rezultate valide din punct devedere tehnic.

Calitatea alimentelor i, mai ales, inocuitatea lor i-a preocupat n permanen pe specialiti. De aceea, an de an, s-au mbuntit reetele, practicile, tratamentele, metodele astfel nct acestea s-i sporeasc valoarea,aportul lor la sntatea i dezvoltarea armonioas a organismului uman.

Calitatea i sigurana produselor alimentareau devenit un drept alconsumatorilor, cu efecte directe asupra calitii vieii, iar problematica axat pecalitatea i sigurana produselor se afl n centrul ateniei organismelor constituite pentru aprarea intereselor consumatorilor.

Ghidurile de bune practici sunt instrumente utile, de mare importan pentru operatorii din industria alimentar care i ajut s produc "calitate" prinrespectarea regulilor de igien alimentar n toate etapele lanului alimentar.Deoarece producia de pine i de specialiti de panificaie este unul din celemai importante domenii din cadrul industriei alimentare, aceste produse

destinate consumului uman stnd la baza piramidei nutriionale, am consideratc acest sector trebuie s beneficieze ct mai curnd de un asemenea ghid de bune practici care s vin n sprijinul productorilor pentru ridicarea niveluluicalitativ i de siguran alimentar la nivelul de competitivitate al produselor europene.

Pinea i specialitile de panificaie sunt produse care pot afectasntatea consumatorilor n cazul unor contaminri biologice, chimice saufizice, imediat sau n timp, prin acumulri nocive n organism. Numairespectarea riguroas a unor reguli de fabricaie pe tot parcursul procesuluitehnologic poate asigura calitatea i sigurana alimentar a acestor produse.

9


10/58

Ghidul este destinat societilor productoare din domeniu care doresc simplementeze

fie un sistem de siguran alimentar bazat pemetoda HACCP, fie un sistem de management pentru sigurana alimentar bazat pe principiile managementului calitii (conform ISO9001/2000) i alemetodei HACCP adoptat de Codex Alimentarius.

Alegerea sistemului de siguran alimentar se face funcie de mrimeasocietii, de perspectivele comerciale pe care le previzioneaz etc. Ghidul,conine elemente de importan major asupra crora productorii trebuie sacioneze prin practici de igien, de producie i de distribuie optime care sasigure reducerea i chiar anularea contaminrilor de natur biologic, fizic sauchimic care ar putea afecta sigurana alimentelor, sntatea i chiar viaaconsumatorilor.Elaborarea ghidului de bune practici pentru panificaie structurat pe doucapitole s-a fcut n conformitate cuReglementarea 852/2004a ParlamentuluiEuropean i a Consiliului Director, referitoare la Igiena produselor alimentare ia Standardului danez DS 3027-E:1998modificat n 2002 cu privire la"Managementul siguranei alimentare conform HACCP - cerine pentru

sistemul de management al ntreprinderilor productoare de alimente icolaboratorilor lor" , pe principiile autoreglementrii semivoluntare lundu-se nconsiderare, dup caz, principiile generale de managementul calitii, principiilede sigurana alimentelor, codurile recomandate i utilizate pe scar naional i

mondial n domeniul produciei de pine i specialiti de panificaie,Principiile generale de igien alimentar din CODEX ALIMENTARIUS, precum i normele interne legiferate prin acte armonizate cu legislaiaeuropean.

n prezentul ghid sunt tratate elementele specifice domeniului fabricrii pinii i specialitilor de panificaie, pe grupe mari de produse, alctuite dup ologic profesional care asigur faptul c sfera de cuprindere a principiilor de baz acoper toate operaiile importante ale unui flux tehnologic general,neputnd ns s cuprind ntreaga gam sortimental ce se poate realiza n acest

domeniu. Exemplificrile redate fac referire la schema tehnologic de obinere asortimentului cu cea mai mare pondere la nivel naional - pinea alb simpl -obinut prin metoda direct. Pentru celelalte sortimente care se obin n unitilede producie din domeniu se va face o transpunere a noiunilor prezentate lacondiiile specifice.

In prima parte a ghidului de bune practici sunt prezentate regulile de bune practici privind igiena i procesul de producie care vor permite asigurarea cfiecare materie prim nu va fi acceptat n procesare dac prezint contaminrin afara limitelor acceptabile, c producia se desfoar n condiii de igien ide fabricaie corespunztoare i c produsele alimentare sunt protejate fa desurse de contaminare i pericole poteniale care le-ar face improprii consumului.

10


11/58

n cea de-a doua parte se prezint sistemul de management HACCP, i paii caresunt necesari pentru implementarea acestuia n domeniul sus amintit astfel nct proiectarea sistemului de management sa ating toate etapele prezentate sinteticn schema din anex.

Activitatea de producie din domeniul producerii pinii i a produselor de panificaie este ns un domeniu ntr-o continu evoluie. La fel i reglementrilen vigoare la momentul elaborrii acestui ghid. De aceea, se impune o revizuire periodic a ghidului funcie de necesitile industriei de panificaie care s incont de modificrile reglementrilor, normativelor, tehnicii i tehnologiei.

Managementul de la cel mai nalt nivel al organizaiei va respecta urmtoareleopt principii:

Principiul 1 Organizaia orientat ctre client Principiul 2 Leadership Principiul 3 Implicarea personalului Principiul 4 Abordarea bazat pe proces Principiul 5 Abordarea managementului ca sistem Principiul 6 mbuntirea continu Principiul 7 Abordarea eficacitii n luarea deciziilor Principiul 8 Relaii reciproc avantajoase ntre organizaie i furnizori

Sistemul de management al calitii presupune respectarea unor cerine

generale ( conform crora organizaia trebuie s stabilesc, s documentezei s menin un sistem de management al calitii) i a unor cerine referitoarela documentaie (declaraii documentate ale politicii, ntocmirea unui manual alcalitii, proceduri documentate cerute de acest standard, documente necesareorganizaiei pentru a se asigura de eficacitatea planificrii, operrii i controlului proceselor sale, controlul nregistrrilor).

Elementele sistemului de management al calitii conform SR EN ISO9001:2001 sunt mprite n patru domenii:

Responsabilitatea managementului Managementul resurselor Realizarea produsului Msurare, analiz i mbuntire

Organizaiile care doresc s implementeze sistemul de management al calitiitrebuie s identifice procesele necesare pentru implementarea efectiv asistemului, s stabileasc i s neleag interaciunile dintre aceste procese, sdocumenteze pn la detaliu fiecare proces n parte pentru a asigura ofuncionare i un control eficace. Analizarea proceselor trebuie s fie cea care

11


12/58

duce la stabilirea documentaiei necesare pentru SMC i nu documentaia sconduc procesele.

1.1. Organizaia orientat ctre client

Imapan depinde de clienii si i din acest motiv trebuie identificate cerinele prezente i viitoare ale acestora, asigurndu-se satisfacerea lor i depireaateptrilor clienilor.Aplicarea acestui principiu implic: nelegerea tuturor nevoilor i ateptrilor clienilor unitii;; asigurarea unui echilibru ntre modul de abordare a nevoilor clienilor i acelorlalte pri interesate (personalul organizaiei, comunitatea local,

societatea n general); evaluarea satisfaciei clienilor, pentru mbuntirea continu a rezultatelor; managementul relaiilor cu clienii.Identificarea i satisfacerea cerinelor clienilor trebuie s reprezinte punctul de plecare al tuturor activitilor din cadrul unitii. Calitatea trebuie, prin urmare,definit n raport cu cerinele clienilor, cerine determinate de nevoile, dorinelei ateptrile lor. Pentru satisfacerea cerinelor clientului, se impunembuntirea calitii n toate domeniile de activitate ale firmei. Numai atuncicnd toi lucrtorii i toate compartimentele satisfac ateptrile clientului,unitatea va putea ctiga i menine ncrederea acestuia. Fiecare compartimenttrebuie, n acest scop, s-i mbunteasc permanent propria activitate, ca icolaborarea cu celelate compartimente.

2.2. Leadership

Conducerea asigur concordana dintre scopul Imapan i mediul intern al acesteia. Ea trebuie s creeze un asemenea mediu n care oamenii se pot implica total pentru realizarea obiectivelor firmei.Aplicarea acestui principiu presupune: atitudine proactiv i exemplu personal;

nelegerea schimbrilor intervenite n mediul extern i rspuns la aceste schimbri; luarea n considerare a cerinelor clienilor, comunitii locale i a societiin ansamblu; stabilirea unei viziuni clare privind viitorul unitii; stabilirea sistemului de valori i a normelor etice care s fie respectate latoate nivelurile firmei; asigurarea unui climat de ncredere n relaiile dintre lucrtori; asigurarea resurselor i a libertii de aciune necesare pentru ntregul

personal, astfel nct acesta s-i desfoare activitatea cu responsabilitate; ncurajarea i recunoaterea contribuiei lucrtorilor;

12


13/58

promovarea unei comunicri deschise i oneste; educarea, instruirea i antrenarea ntregului personal; stabilirea obiectivelor unitii; implementarea strategiilor necesare pentru realizarea acestor obiective.

n opinia lui John Kotter de la Harward Business School, leadership-ul"desemneaz un proces de orientare a unui grup (sau grupuri) de persoane prinmijloace n principal necoercitive ", pentru realizarea unor obiective definite.Leadership-ul implic cel puin urmtoarele elemente: existena unor persoane care accept o direcionare, orientare din partealeaderului; o distribuire inegal a puterii ntre membrii grupului condus i leader, n

favoarea acestuia din urm; abilitatea de a utiliza diferite forme de exercitare a puterii pentru a influenamembrii grupului n comportamentul lor i n desfurarea activitilor.

3.3. Implicarea personalului

Lucrtorii reprezint elementul central al unei firme i implicarea lor total permite ca abilitile lor s fie valorificate pentru maximizarea rezultatelor.Aplicarea acestui principiu presupune: asumarea rspunderii pentru rezolvarea problemelor; implicare activ n identificarea opotunitilor de mbuntire; punerea n valoare a competenelor, cunotinelor i experienei; mprtirea cunotinelor i a experienei n cadrul echipelor i grupelor delucru; concentrare asupra satisfacerii nevoilor clienilor; dezvoltarea unui spirit creativ n definirea viitoarelor obiective ale unitii; o mai bun reprezentare a organizaiei n relaia cu clienii, comunitatealocal i societatea n general; obinerea de satisfacii urmare muncii desfurate; dezvoltarea sentimentului de mndrie de a aparine universitii.Tehnica motivrii prin implicare a personalului, specific unitilor performante, presupune dezvoltarea, la nivelul fiecrui lucrtor, a sentimentuluic rolul su este esenial pentru realizarea obiectivelor Imapan. ntr-un climat deconsens i armonie social, lucrtorii vor putea avea iniiative personale saucolective, desfurndu-i activitatea cu plcere.

4.4. Abordare procesual

Atunci cnd activitile unitii sunt abordate ca un proces, rezultatul dorit poate fi obinut n condiii mai eficiente.

Aplicarea acestui principiu presupune: definirea proceselor pentru obinerea rezultatului dorit;

13


14/58

identificarea i evaluarea datelor de intrare i de ieire ale proceselor; identificarea interfeelor proceselor cu entitile funcionale ale unitii; evaluarea riscurilor posibile, a consecinelor i impactului proceselor asupraclienilor i altor pri interesate cu privire la procesele respective;

stabilirea clar a responsabilitilor i autoritii privind managementul proceselor; identificarea clienilor interni si externi i a altor pri interesate cu privire la

procesele respective; n proiectarea procesului vor fi luate n considerare: succesiunea etapelor acestuia, msurile de inere sub control, nevoile de instruire a personalului,echipamentele, metodele, informaiile, materialele i alte resurse necesare

pentru obinerea rezultatelor dorite.Fiecare proces are intrri i ieiri i implic persoane i/sau alte resurse. Procesuleste, sau ar trebui s fie, o transformare care adaug valoare.

Managementul calitii se realizeaz prin administrarea proceselor unitii, sub dou aspecte: din punct de vedere al structurii i funcionrii proceselor n cadrul croraintervin produsele i informaiile; din perspectiva rezultatelor ateptate ale proceselor respective.Pentru ca sistemul de management al calitii s fie eficient, aceste procese, ca iresponsabilitile, autoritatea, procedurile i resursele corespunztoare trebuiedefinite ntr-o manier coerent. De asemenea, este necesar coordonarea iasigurarea compatibilitii proceselor i definirea interfeelor acestora.

n scopul evalurii sistemului de management al calitii trebuie luate nconsiderare urmtoarele trei aspecte, referitoare la fiecare din proceseleconstituente: dac procesele sunt definite i procedurile lor sunt documentate; dac procesele se desfoar potrivit procedurilor documentate; dac procesele sunt eficiente, astfel nct s permit obinerea rezultatelor ateptate.

5.5. Abordare sistemic

Identificarea, nelegerea i conducerea sistemului de procese intercorelate aleunitii pentru realizarea obiectivelor stabilite, contribuie la asigurareaeficacitii i eficienei acesteia.Aplicarea acestui principiu presupune: definirea sistemului de procese, prin identificarea sau dezvoltarea proceselor cu impact asupra realizrii obiectivelor definite; structurarea sistemului de procese pentru a realiza obiectivele n modul cel mai eficient;

mbuntirea continu a sistemului de procese, lund n considerarerezultatele msurtorilor i evalurilor cu privire la acest sistem;

14


15/58

stabilirea resurselor critice pentru desfurarea activitilor.O importan deosebit trebuie acordat abordrii sistemice a "reelei de procese" a firmei, prin integrarea proceselor care intervin n relaia cu clienii icelelalte pri interesate, cu cele corespunztoare activitilor din interiorul

unitii, ncepnd cu definirea cerinele referitoare la conducere, identificarea iasigurarea resurselor necesare, desfurarea proceselor, pn la evaluarea ianaliza rezultatelor. n fiecare etap a prestrii serviciilor sunt luate nconsiderare anumite cerine, iar gradul de satisfacere a acestora se reflect nfazele urmtoare. Din acest motiv, participanii la proces trebuie s fie contienide interdependene, s cunoasc efectele muncii lor necorespunztoare asupra produsului finit.Personalul trebuie s fie, n primul rnd, competent, ceea ce seasigur printr-un program de pregtire continu. De asemenea, trebuie s fiedispus s-i pun n valoare ntreaga capacitate i s aib spirit de echip, deci sfie de acord s colaboreze, pentru realizarea obiectivelor unitii. Analiza ievaluarea rezultatelor trebuie efectuat de ctre conducere, n scopul identificrii posibilitilor de mbunttire a sistemului de management al calitii, astfelnct cerinele clientului i ale celorlalte pri interesate s fie mai binesatisfcute. Prin implicarea conducerii n implementarea mbuntirilor preconizate se reia ciclul, asigurnd, astfel, premisele mbunatirii continue asistemului de management al calitii unitii.

6.6. mbuntire continu

mbuntirea continu ar trebui s fie un principiu de baz al Imapan.Aplicarea acestui principiu presupune: mbuntirea continu a proceselor, aceasta reprezentnd o preocupareconstant pentru fiecare persoan din cadrul unitii; aplicarea conceptelor de baz ale mbuntirii continue pentru a asigurambuntiri substaniale; evaluarea periodic a criteriilor de excelen stabilite pentru a identifica

zonele n care trebuie operate mbuntiri, n perspectiv; imbuntirea continu a eficacitii i eficienei tuturor proceselor unitii; promovarea activitilor bazate pe prevenire; educarea i instruirea fiecrui lucrtor astfel nct s poat utiliza tehnicile iinstrumentele specifice mbunttirii continue, printre care: ciclul PEVA(planificexecut- verific- acioneaz), tehnici i instrumente pentrurezolvarea problemenlor etc.; stabilirea obiectivelor referitoare la mbuntire i a msurilor necesare

pentru realizarea acestora; recunoaterea rezultatelor obinute de personalul unitii n ceea ce privetembuntirea continu a proceselor.

Imapan trebuie s mbunteasc n mod continuu competenele pe care le

15


16/58

dezvolt. Aceasta este posibil numai prinmbuntirea continu a tuturor proceselor sale, ncepnd cu studiile de marketing pentru identificareacerinelor i pn la asigurarea satisfacerii integrale a acestor cerine . Rolulesenial revine, n acest sens, lucrtorilor, care trebuie s se preocupe permanent

de mbuntirea activitilor pe care le desfoar. Pentru facilitarea acestui proces, se consider important promovarea muncii n echip, introducereacercurilor calitii, a sistemului de sugestii i a altor tehnici i instrumentespecifice mbuntirii continue.a) Sistemul de sugestiiSistemul de sugestii este considerat ca fiind cea mai simpl tehnic utilizat ncadrul strategiei mbuntirii continue. El presupune colectarea sugestiilor dembuntire fcute de personalul unitii. Implementarea unui sistem de sugestiise realizeaz prin parcurgerea urmtoarelor etape: lucrtorii sunt ncurajai s formuleze sugestii de mbuntire a proprieiactiviti i a grupului din care fac parte; conducerea compartimentelor pune accentul pe instruirea lucrtorilor, astfel nct sugestiile acestora s fie pertinente; lucrtorii analizeaz sugestiile fcute, cu ajutorul conducerii, lund nconsiderare impactul economic al acestora .Pentru ca sistemul de sugestii s fie eficient, trebuie respectat aceastsuccesiune a etapelor. n cazul neglijrii primelor dou etape, tendin prezentde multe ori la nivelul conducerii, sistemul poate fi compromis. Pe msur ce sedobndete experien n aplicarea sistemului de sugestii, acesta poate ficombinat, n etapa a treia, cu activitatea de grup, asigurndu-se astfel, trecerea lacercurile calitii.

Pentru ca sistemul de sugestii s permit obinerea rezultatelor scontate, serecomand ca, la nivelul conducerii, s fie luate n considerare urmtoareleelemente: formularea unor rspunsuri pozitive la toate sugestiile de mbuntire; sprijinirea lucrtorilor n formularea sugestiilor; definirea clar a domeniilor n care se ateapt sugestiile; implementarea operativ a sugestiilor acceptate.b) Metoda celor "5S"Metoda celor 5S este o alt metod elementar utilizat n cadrul strategieimbuntirii continue, care presupune desfurarea coordonat a urmtoarelor trei categorii de activiti:S1: ndeprtarea a tot ceea ce este inutil de la locul de munc: resturi demateriale, echipamente nefolosite, documente perimate ;S2:ordonarea obiectelor utile rmase dup S1 i pregtirea acestora astfel nct s poat fi oricnd folosite ;S3: asigurarea cureniei ntregului spaiu afectat locului de munc i atuturor obiectelor care se afl n acest spaiu;S4:meninerea unei igiene perfecte i a unei ambiane plcute la locul de

16


17/58

munc;S5: respectarea strict a procedurilor de lucru stabilite.c) Ciclul PEVAProcesul mbuntirii continue trebuie abordat prin prisma ciclului PEVA

(planific - execut - verific - acioneaz). PEVA reprezint succesiuneaactivitilor pentru mbuntire, evideniind faptul c este esenial s nelegemi s evalum corect consecinele, nainte de a aciona.Cele patru etape principale ale ciclului sunt urmtoarele: Planific : se analizeaz situaia dat, stabilindu-se ce se dorete n perspectiv(de exemplu, care sunt cerinele clienilor care trebuie satisfcute). Se evalueaz,apoi, n ce msur poate sistemul s rspund cerinelor, ce modificri suntnecesare n acest scop, care sunt cele mai importante rezultate care trebuieobinute, dac datele disponibile sunt suficiente, ce informaii noi sunt necesare.Se stabilesc prioritile, elaborndu-se un plan de mbuntire, pe bazaevalurilor fcute. Execut: se aplic (testeaz) planul de mbuntire, pentru a obine primeleinformaii privind efectele (rezultatele) posibile ale acestuia. Verific: se evalueaz rezultatele (efectele) aplicrii sau testrii planului dembuntire, identificndu-se punctele critice. Acioneaz: se studiaz rezultatele i dac au fost realizate mbuntirile proconizate se iau msuri pentru: efectuarea modificrilor necesare n proceduri,elaborarea de noi standarde sau modificarea celor existente, pentru a le pune deacord cu soluiile preconizate. Acestea pot fi, n continuare, mbuntite printr-un nou plan, relundu-se astfel ciclul.

7.7. Argumentare cu date a deciziilor

Deciziile trebuie s se bazeze, la toate nivelurile conducerii universitii, peanaliza datelor i informaiilor. Aplicarea acestui principiu presupune: colectarea datelor i informaiilor relevante cu privire la obiectivele stabilite; luarea msurilor necesare pentru ca datele i informaiile s fie suficient declare, disponibile i accesibile;

analiza datelor i informaiilor utiliznd metode corespunztoare; nelegerea rolului metodelor statistice n analiza datelor i informaiilor; luarea deciziilor i ntreprinderea msurilor necesare, att pe bazarezultatelor unor analize logic argumentate, ct i pe baza experineei iintuiiei.

Se recomand ca nainte de a fi utilizate pentru rezolvarea problemelor iluarea unor decizii, datele s fie verificate n mod riguros. Acest principiu esteconsiderat foarte important nu numai pentru managementul calitii, dar i pentru managementul unitii n general. Culegerea, prelucrarea, analiza i

interpretarea datelor sunt indispensabile n orice domeniu, pentru fundamentarea

17


18/58

deciziilor. n managementul calitii datele sunt necesare ncepnd cu etapaidentificrii clienilor i a cerinelor acestora i pn la evaluarea satisfacerii lor n utilizare. Aceste date trebuie preluate i prelucrate i reactualizate n modcontinuu. Se recomand ca nainte de a fi utilizate pentru rezolvarea problemelor

i luarea unor decizii, datele s fie verificate riguros.

Cap. III.ETAPELE IMPLEMENTARII UNUI SISTEM DEMANAGEMENT AL CALITAII N CADRUL IMAPAN

Implementarea cu succes a unui sistem de management al calitii depindede mobilizarea tuturor factorilor care intervin n prestarea serviiilor, de laidentificarea cerinelor clienilor pn la evaluarea satisfacerii acestora. Prinurmare, pentru implementarea unui sistem de management al calittii n cadrulIMAPAN, au fost propuse urmtoarele etape:

angajarea conducerii universitii privind implementarea sistemului demanagement al calittii;

definirea politicii calitii i a obiectivelor referitoare la calitate; stabilirea responsabilitilor i a competenelor decizionale privind

implementarea sistemului de management al calitii; desemnarea reprezentantului conducerii pentru sistemul de management

al calitii; stabilirea sistemului de comuncare intern; elaborarea i inerea sub control a documentaiei sistemului de

management al calitii; managementul resurselor universitii n vederea implementrii i

mbuntirii continue a sistemului de management al calitii; evaluarea, analiza i mbuntirea rezultatelor.Documentaia sistemului de management al calitii permite evaluarea

desfurrii activitilor curente i, n mod corespunztor, a rezultatelor acestor

activiti, facilitnd identificarea msurilor corective sau de mbuntirenecesare. Astfel, n cazul efecturii unor audituri ale sistemului de management

18


19/58

al calitii, documentarea procedurilor reprezint o dovad tangibil c proceseleau fost definite, procedurile au fost aprobate, iar modificrile sunt inute subcontrol. Numai dac exist asemenea dovezi poate fi corect evaluatconformitatea sistemului de management al calitii cu cerinele specificate i se

poate aprecia dac acest sistem este efectiv implementat. Elaborarea i utilizareadocumentaiei sistemului de management al calitii reprezint activiti care vor fi abordate n dinamic, fiind necesar stabilirea unor reguli privindidentificarea, difuzarea, pstrarea i inerea la zi a acestei documentaii. Deasemenea, se recomand ca documentele sistemului de management al calitiis fie limitate la strictul necesar, astfel nct acestea s poat fi utilizate efectivi actualizate permanent, n raport cu modificrile intervenite n desfurarea proceselor unitii.

1.1. Angajarea conducerii universitii privind implementareasistemului de management al calitii

Rolul conducerii uniitii este deosebit de important pentru orice demersn domeniul calitii. Fr susinere din partea conducerii orice program deimplementare a sistemului de management al calitii va eua. Din acest motiv,conducerea unitii trebuie s neleag, n primul rnd, care sunt avantajele pecare le ofer un asemenea demers, s evalueze corect efectele posibile asuprarezultatelor activitilor desfurate. Persoanele din conducerea unitii ar trebuis fie primele care s participe la cursurile de iniiere n managementul calitiii, ulterior, s coordoneze ntregul proces de implementare a sistemului demanagement al calitii n unitate. Conducerea unitii trebuie s demonstrezeimplicarea sa n implementarea i mbuntirea permanent a sistemului demanagement al calitii, prin: promovarea principiilor de baz ale managementului calitii, principii care

s fie comunicate ntregului personal;

definirea politicii i a obiectivelor referitoare la calitate; asigurarea resurselor necesare pentru implementarea i mbuntirea sistemului de management al calitii.Pentru a putea lua o decizie corect privind modalitatea de implementare asistemului de management al calitii, termenele pentru finalizarea activitilor care trebuie desfurate, conducerea universitii ar trebui s dispun, mai nti,efectuarea unui diagnostic al calitii. Prin diagnosticul calitii se examineaztoate procesele din cadrul universitii i cele care intervin n relaiile sale cuclienii i cu toi partenerii, pentru evaluarea rezultatelor obinute n domeniul

calitii.

19


20/58

Diagnosticul calitii reprezint o examinare metodic a tuturor proceselor unitii cerinele clienilor i a celorlalte pri interesate. Cu prilejulacestei analize trebuie realizat i o evaluare a opiniei angajailor privindimplementarea sistemului de management al calitii. Pentru a reui n acest

demers, este nevoie ca personalul s-i schimbe ntreaga atitudine. Este de aceeaimportant s se tie ce gndesc angajaii n legtur cu ceea ce urmeaz s sefac pentru implementarea sistemului de management al calitii.

2.2. Definirea politicii i a obiectivelor referitoare la calitate

a) Definirea politicii universitii n domeniul calitiiCerine: Conducerea unitii trebuie s defineasc n scris politica sa ndomeniul calitii i s se asigure c aceasta: corespunde cerinelor clienilor, ale societii n ansamblu i intereselor universitii; include angajamentul privind implicarea sa n satisfacerea cerinelor definite in asigurarea mbuntirii continue a resurselor i proceselor universitii; ofer un cadru adecvat pentru stabilirea obiectivelor referitoare la calitate; este comunicat, neleas i implementat de ntreagul personal; este analizat periodic, pentru a se asigura actualizarea sa permanent, lund nconsiderare evoluia fenomenelor.

Pentru elaborarea politicii referitoare la calitate, conducerea unitiitrebuie, n prealabil, s se asigure c cerinele clienilor externi i interni au fostdeterminate, transpuse n planurile sale i alte documente de referin, astfelnct aceste cerine s fie integral satisfcute. Politica IMAPAN referitoare lacalitate trebuie, prin urmare, definit n raport cu cerinele clienilor externi iinterni, referitoare la competenele profesionale i sociale ateptate.

n acest scop conducerea unitii va stabili proceduri pentru identificareai definirea cerinelor clienilor externi i interni i va lua msurile necesare pentru aplicarea procedurilor respective. Politica n domeniul calitii este partecomponent a politicii generale a firmei, fiind aprobat de conducerea acesteia.Ea trebuie s fie astfel elaborat nct s se asigure compatibilitatea cu celelalte politici sectoriale ale unitii (politica financiar, politica n domeniul resurselor umane etc.). Pe de alt parte, conducerea fiemei trebuie s ia toate msurilenecesare pentru ca aceast politic s fie neleas, implementat i meninut latoate nivelurile structurilor organizatorice. Se va descrie cum procedeazconducerea unitii pentru a respecta aceaste cerine.

Se recomand ca, prin politica firmei n domeniul calitii s se rspundla urmtoarele ntrebri: ce reprezint calitatea pentru unitate? de ce este important calitatea pentru unitate?

care este rspunderea conducerii unitii pentru calitate? care sunt principiile de baz ale unitii privind calitatea?

20


21/58

Pe lng principiul "focalizare ctre client" pot fi luate n considerare i alte principii de baz privind calitatea: leadership, implicarea personalului, abordare procesual, abordare sistemic, mbuntire continu, argumentare cu date etc.Formularea unor principii de baz, care s fie luate n considerare n elaborarea

politicii calitii, este important pentru asigurarea unei abordri unitare acalitii n unitate.b) Stabilirea obiectivelor referitoare la calitate

Pe baza politicii definite se determin obiectivele referitoare la calitate, pn lanivelul fiecrui angajat al unitii. Este preferabil ca stabilirea obiectivelor s serealizeze cu participarea nemijlocit a ntregului personal, asigurndu-secorelarea recompenselor cu nivelul realizrii acestor obiective.Cerine: Conducerea firmei trebuie s asigure ca la toate nivelurile structurilor organizatorice i pentru fiecare entitate funcional s fie definite obiectivereferitoare la calitate, astfel nct acestea: s fie n concordan cu politica unitii n domeniul calitii; s fie n concordan cu angajamentul conducerii unitii privind mbuntireacontinu a proceselor i rezultatelor acestora; s asigure satisfacerea cerinilor specificate referitoare la calitate.

Pentru asigurarea succesului n realizarea obiectivelor calitii estenecesar ca la elaborarea lor s se in seama de urmtoarele cerine: obiectivele calitii nu trebuie s reprezinte o constrngere sau o piedic nrealizarea obiectivelor strategice ale unitii; dimpotriv, ele trebuie astfelformulate nct s contribuie la realizarea lor; obiectivele calitii trebuie s fie formulate clar, pentru a fi nelese de personalul unitii, dar i de clienii acesteia; fiecare angajat trebuie s neleagrolul su n realizarea obiectivelor calitii i s cunoasc contribuia activitiisale la succesul firmei n ansamblu; obiectivele calitii trebuie s fie realiste, astfel nct s existe posibilitateandeplinirii lor, innd seama de resursele umane, materiale i financiaredisponibile. obiectivele calitii trebuie s fie astfel formulate nct s existe posibilitateaevalurii (msurrii) lor.

Pentru ca realizarea obiectivelor s poat fi controlat, este necesar s sestabileasc responsabiliti, competene, termene precise, evalundu-se, periodic, gradul lor de ndeplinire.

Propuneri de obiective generale ale unitii referitoare la calitate: stabilirea unui sistem de evaluare permanent a cerinelor clienilor referitoarela procesele unitii i rezultatele acestora; mbuntirea calitii sistemului de informare a clienilor cu privire la ofertaunitii;

sensibilizarea i instruirea personalului unitii n domeniul calitii; stabilirea unui sistem de evaluare a calitii activitilor personalului;

21


22/58

c) Elaborarea planurilor calitiiConducerea unitii trebuie s se asigure c resursele necesare pentru atingereaobiectivelor referitoare la calitate sunt identificate i planificate. Activitatea de

planificare a calitii trebuie documentat.Planificarea calitii se refer la: procesele sistemului de management al calitii; resursele necesare pentru realizarea obiectivelor calitii; mbuntirea continu a sistemului de management al calitii.

Prin urmare, activitatea de planificare a calitii trebuie corelat cuansamblul cerinelor referitoare la sistemul de management al calitii unitii is asigure c cerinele specificate pentru procesele i resursele unitii vor fisatisfcute.

n acest scop conducerea firmei va acorda importana cuveniturmtoarelor activiti: elaborarea planurilor calitii; identificarea i asigurarea tuturor mijloacelor necesare pentru inerea subcontrol a proceselor unitii, a resurselor umane i a celorlalte resurse pentruobinerea calitii cerute; asigurarea compatibilitii proceselor, procedurilor de evaluare i adocumentaiei aplicabile; actualizarea permanent a tehnicilor de inere sub control a proceselor unitiii a rezultatelor acestora; identificarea nregistrrilor referitoare la calitate.Planul calitii poate face parte dintr-un plan mai general al firmei sau poate fielaborat n mod distinct pentru anumite activiti i procese (mai ales n cazulunor modificri semnificative ale acestora). Planurile calitii pot fi incluse saucorelate cu manualul calitii firmei.Se recomand ca aceste planuri s defineasc: obiectivele referitoare la calitate, care trebuie realizate; etapele proceselor unitii (pentru reprezentarea acestora pot fi folositescheme, diagrame etc.); atribuirea responsabilitilor specifice, a competenelor decizionale i amijloacelor corespunztoare fiecrei etape; procedurile/ instruciunile de lucru specifice, care trebuie aplicate; programe de audit i analize care vor fi efectuate n diferite etape ale proceselor unitii; o procedur scris referitoare la modificarea i completarea planurilor calitii; o metod care s permit determinarea gradului de ndeplinire a obiectivelor referitoare la calitate; alte aciuni necesare pentru realizarea obiectivelor referitoare la calitate.

22


23/58

In elaborarea planurilor calitii pot fi luate n considerare recomandrilestandardului internaional ISO 10005:1995, Managementul calitii-Ghid pentruelaborarea planurilor calitii.

3.3. Stabilirea responsabilitilor i a competenelor decizionalereferitoare la sistemul de management al calitii

Cerine: Conducerea unitii trebuie s defineasc organizarea procesual afirmei, reflectat ntr-o structur organizatoric adecvat, cu stabilirearesponsabilitilor i competenelor decizionale, care s faciliteze implementareai mbuntirea permanent a sistemului de management al calitii. Pentrurealizarea eficient a obiectivelor stabilite prin planificare, este necesarorganizarea corespunztoare a tuturor activitilor referitoare la calitate. n acest

sens trebuie luate n considerare cele dou aspecte interdependente aleorganizrii unei uniti, ca obiect al managementului, i anume: organizarea procesual i cea structural. Componenta de baz a organizrii procesuale oreprezint funciunile organizaiei, care se detaliaz n activiti, atribuii isarcini. Funciunea calitate reprezint ansamblul activitilor care se desfoarn cadrul firmei, n vederea realizrii obiectivelor sale n domeniul calitii.Ea prezint o serie de particulariti, cuprinznd activiti care se regsesc ncadrul celorlalte funciuni ale firmei. Funciunea calitate este considerat, dinacest motiv, o funciune orizontal, comparativ cu celelalte, apreciate ca fiindverticalen cadrul funciunii calitate a IMAPAN, regsim trei tipuri de activiti: activiti de management strategic (elaborarea politicii i a obiectivelor calitii, la nivelul unitii); activiti de management operaional (de planificare i inere sub control ncadrul fiecrui domeniu; activiti de coordonare i integrare a funciunii calitate, innd seama de faptulc toate activitile sectoriale determin sau influeneaz calitatea final.Funciunea calitate a unitii poate fi ncadrat n structuri organizatoriceadecvate, innd seama de mrimea firmei i de complexitatea activitilor pecare le desfoar.

a) Tipul de structur organizatoric propus n domeniul calitiin cadrul IMAPAN s-a propus adoptarea soluiei descentralizrii funciunii

calitate, responsabilitatea planificrii, organizrii, inerii sub control i asigurriicalitii revenind fiecrei entiti organizatorice a unitii.

Diferenierea activitilor referitoare la calitate se realizeaz n funcie demodul de structurare, pe aceste entiti, a unitii (compartimente administrate).Fiind delimitate compartimente funcionale i operaionale de felul: marketing,

cercetare, financiar- contabilitate etc. s-a propus stabilirea de atribuii specificen domeniul calitii, pentru fiecare din acestea .

23


24/58

Avantajul principal al acestei variante de structur organizatoric const naceea c, persoanele fiind direct implicate n desfurarea activitilor curente,deciziile i aciunile referitoare la calitate pot fi mai bine fundamentate. Deasemenea, pot fi luate, cu mai mult operativitate, msurile necesare pentru

rezolvarea problemelor identificate.Descentralizarea prezint ns inconvenientul c presupune eforturi mari deintegrare i coordonare a activitilor referitoare la calitate. Aceast integrare icoordonare se poate realiza n moduri diferite: prin comitete, grupe de lucru,coordonatori etc).

Dup exemplul altor uniti, s-a propus ca, n cadrul IMAPANresponsabilitatea coordonrii tuturor activitilor de management al calitii sfie ncredinat directorului cu asigurarea calitii, la nivelul conducerii unitii.El are rolul de a sprijini conducerea firmei n elaborarea politicii calitii, aobiectivelor fundamentale n acest domeniu. Asigur, de asemenea, suportultehnic necesar pentru desfurarea activitilor referitoare la calitate, la nivelultuturor entitilor funcionale.

b) Documente de formalizare a structurii organizatorice n domeniulcalitii

Principalele documente utilizate pentru prezentarea structurii organizatoricea unitii sunt urmtoarele: fia postului i organigrama. Acestora li se poateaduga fia responsabilitilor. n toate documentele de formalizare a structuriiorganizatorice a unitii se regsesc responsabilitile i competeneledecizionale stabilite n domeniul calitii.

Organigramaeste reprezentarea grafic a structurii organizatorice formale afirmei. n aceast reprezentare, sunt evideniate i compartimentele cu atribuiin domeniul calitii.

Fia postuluieste unul din cele mai importante documente operaionale,care include, de regul, urmtoarele elemente: denumirea i obiectivele postului,compartimentul, cerinele referitoare la studii, vechime, relaiile (ierarhice,funcionale, de cooperare i de reprezentare), atribuii, responsabilitile icompetenele decizionale.

n cazul persoanelor care conduc, desfoar sau verific activitireferitoare la implementarea i asigurarea conformitii sistemului demanagement al calitii cu cerinele specificate, n fia postului trebuie integrateatribuiile, responsabilitile i competenele decizionale specifice acestor activiti. n manualul calitii se poate face referire la fiele respective.

Documentele de formalizare a structurii organizatorice trebuie, periodic,revzute, potrivit modificrilor intervenite n activitile referitoare la calitate.Aceste modificri vor fi consemnate n manualul calitii, n cadrul reviziilor periodice, respectiv a celor anuale. Lund n considerare elementele definite n

documentele de formalizare a organizrii structurale a unitii, n seciuneacorespunztoare a manualul calitii vor fi prezentate atribuiile,

24


25/58

responsabilitile i competenele decizionale referitoare la calitate aleconducerii firmei i cele corespunztoare compartimentului de asigurare acalitii astfel nct acestea s poat: s iniieze aciuni de prevenire a oricror neconformiti ale proceselor

unitii, rezultatelor acestora i ale sistemului de management al calitii nansamblu, n raport cu cerinele definite; s identifice i s nregistreze orice probleme referitoare la calitatea proceselor unitii, rezultatelor acestora i ale sistemului de management al calitii nansamblu, n raport cu cerinele definite; s iniieze i s recomande soluii pentru rezolvarea acestor probleme; s verifice aplicarea msurilor stabilite pentru rezolvarea problemelor.Atribuiile, responsabilitile i compeentele decizionale referitoare la calitate, precizate n manualul calitii, sunt detaliate n procedurile operaionale.

c) Responsabiliti i competene decizionale la nivelul structurilor deconducere ale firmei, referitoare sistemului de management al calitii

Au fost stabilite urmtoarele atribuii, responsabiliti i competenedecizionale, referitoare la implementarea i asigurarea conformitii sistemuluide management al calitii unitii:Directorul general: definete politica unitii n domeniul calitii ; elaboreaz i semneaz declaraia privind politica unitii n domeniulcalitii; desemneaz pe reprezentantul su cu responsabiliti i competene decizionale privind stabilirea, documentarea, implementarea i meninerea conformitiisistemului de management al calitii cu cerinele specificate; dispune analiza, la intervale stabilite, a rezultatelor obinute n implementareai meninerea conformitaii sistemului de management al calitii unitii cucerinele specificate; propune spre analiz, manualul calitii i procedurile sistemului de

management al calitii, planurile calitii, planurile i programele de auditintern. aprob politica unitii referitoare la calitate, n concordan cu politica sageneral i cu celelalte politici sectoriale; decide modul de implementare a sistemului de management al calitii nconformitate cu cerinele specificate i modul de asigurare a respectrii acestor cerine; aprob structura organizatoric a unitii n domeniul calitii; aprob msurile propuse de directorul cu asigurarea calitii pentru

coordonarea i inerea sub control a interfeelor dintre activitile referitoare la

25


26/58

implementarea i meninerea conformitii sistemului de management al calitiicu cerinele specificate i cele viznd mbuntirea continu a acestui sistem; aloc resursele umane, materiale, finaciare i de alt natur necesare pentrurealizarea obiectivelor referitoare la calitate, pentru implementarea i meninerea

conformitaii sistemului de management al calitii cu cerinele specificate; stabilete nivelul de competen, de instruire i experiena necesar pentru personalul implicat n activitile avnd rol determinant pentru asigurareacalitii proceselor universitii i a rezultatelor acestora; analizeaz, la intervale stabilite, eficacitatea sistemului de management alcalitii universitii i modul de finalizare a aciunilor corective rezultateurmare auditurilor interne, analizelor i auditurilor externe; decide, la propunerea directorului cu asigurarea calitii, asupra modului derezolvare a divergenelor aprute n legtur cu sistemul de management alcalitii universitii.

Directorul cu asigurarea calitii: se subordonez directorului general IMAPAN; stabilete obiectivele referitoare la calitate, pe baza politicii calitii, aprobatede directorul general; are competen decizional i responsabilitatea pentru:- a asigura implementarea sistemului de management al calitii i meninereaconformitii acestuia cu cerinele specificate;- a raporta directorului general modul de funcionare a sistemului demanagement al calitii, n vederea analizei acestuia, pentru stabilirea msurilor corective i de mbuntire necesare;- a reprezenta unitatea n relaiile cu alte firme, n probleme referitoare la calitatei la sistemul de management al calitii; propune structura organizatoric a unitii n domeniul calitii; deleag responsabilitile i competenele sale decizionale persoanelor aflate nsubordinea sa, comunicnd compartimentului "resurse umane" aceast decizie pentru includere n fia posturilor respective; propune numirea sau revocarea din funcie a persoanelor aflate n subordineasa; propune msurile necesare pentru coordonarea i inerea sub control ainterfeelor dintre activitile referitoare la implementarea i meninereaconformitii sistemului de management al calitii cu cerinele specificate icele viznd mbuntirea continu a acestui sistem; propune spre analiz directorului nivelul de competen, de instruire iexperiena necesar pentru personalul implicat n activitile avnd rol

determinant pentru asigurarea calitii proceselor unitii i a rezultatelor acestora;

26


27/58

determin resursele umane, materiale, finaciare i de alt natur necesare pentru realizarea obiectivelor referitoare la calitate, pentru implementarea imeninerea conformitaii sistemului de management al calitii cu cerinelespecificate;

raporteaz directorului, la intervale stabilite, asupra rezultatelor obinute nimplementarea i meninerea conformitii sistemului de management al calitiifirmei cu cerinele definite; coordonez elaborarea manualului calitii i a procedurilor sistemului demanagement al calitii, a planurilor calitii i programelor de audit intern; semneaz prima pagin a manualului calitii i paginile n care se prezintdiferite structuri organizatorice; propune spre analiz i aprobare programul de instruire a personalului unitaiin domeniul calitii, ca i certificarea competenei categoriilor de personal, potrivit reglementrilor n vigoare. stabilete obligativitatea aplicrii documentelor menionate i a procedurilor/instruciunilor de lucru, cu respectarea reglementrilor n vigoare aplicabile; dispune aplicarea programului de instruire a personalului unitii n domeniulcalitii ca i certificarea competenei categoriilor de personal, potrivit cerinelor specificate, cu respectarea reglementrilor n vigoare aplicabile;

Reprezentantul conducerii pentru sistemul de management al calitiiCerine: Conducerea unitii trebuie s desemneze pe unul dintre membri sicare, independent de alte responsabiliti, s aib responsabilitatea i competenadecizional pentru: a asigura c procesele sistemului de management al calitii sunt stabilite imeninute, n conformitate cu politica firmei n domeniul calitii ; a raporta conducerii asupra performanelor sistemului de management alcalitii, pentru a fi analizat, n vederea mbuntirii acestuia; a promova principiul "orientrii spre clieni" la toate nivelurile structurilor organizatorice, astfel nct s fie satisfcute n permanen cerinele acestora.Responsabilitatea "reprezentantul conducerii" pentru sistemul de management alcalitii unitii se poate referi i la reprezentarea firmei n relaiile cu prileinteresate, n ceea ce privete aspectele referitoare la acest sistem. El are accesnengrdit la directorul general, raportnd direct acestuia, constatrile pe care leface. De asemenea, are dreptul de a ntrerupe desfurarea activitilor care nusunt conforme cu cerinele definite, referitoare la sistemul de management alcalitii unitii.

n manualul calitii unitii se va preciza care din membrii conducerii afost desemnat ca reprezentant pentru implementarea i meninerea conformitiisistemului de management al calitii cu cerinele specificate. Aceastresponsabilitate poate fi atribuit i directorului cu asigurarea calitii, desemnat

la nivelul unitii.

27


28/58

d) Atribuiile compartimentului de asigurare a calitii

Compartimentul de asigurare a calitii,la nivel de unitate, are urmtoareleatribuii:

sprijin conducerea unitii n elaborarea politicii i a obiectivelor referitoare lacalitate; asigur implementarea politicii i a obiectivelor referitoare la calitate, declaratede conducere; asigur implementarea i meinerea conformitii sistemului de management alcalitii cu cerinele specificate; coordoneaz activitile de inere sub control a documentelor sistemului demanagement al calitii (manualul calitii i procedurile sistemului demanagement al calitii); asigur toate informaiile necesare pentru analiza eficacitii sistemului demanagement al calitii efectuat de conducere; coordoneaz activitile de analiz a neconformitilor constatate nimplementarea i meninerea conformitii sistemului de management al calitiicu cerinele specificate i propune conducerii aciunile corective sau dembunttire care se impun; desfoar activitile necesare n vederea certificrii conformitii sistemuluide management al calitii cu cerinele specificate; coordoneaz auditurile interne ale sistemului de management al calitii ; supravegheaz meninerea condiiilor certificrii sistemului de management alcalitii firmei; coordoneaz activitile de instruire a personalului n domeniul calitii.

e) Atribuiile coordonatorilor pentru asigurarea calitii

Coordonatorii pentru asigurarea calitiisunt desemnai n cadrul diferitelor compartimente (departament/compartiment administrativ) de conducereaacestora, fiind confirmai de compartimentul de asigurare a calitii. Lor lerevine responsabilitatea desfurrii corespunztoare a activitilor specifice,referitoare la calitate.Acestor coordonatori li se ncredineaz urmtoarele atribuii referitoare lasistemul de management al calitii unitii: implementarea i meninerea sistemului de management al calitii ncompartimentul respectiv i asigurarea legturii permanente cu compartimentulde asigurare a calitii; elaborarea, verificarea i actualizarea procedurilor, n cadrul compartimentului; particip la organizarea auditurilor interne n compartimentul respectiv i laaudituri efectuate n alte compartimente;

asigur difuzarea i cunoaterea reglementrilor n domeniul calitii; administreaz copia manualului calitii care li s-a ncredinat;

28


29/58

in evidena nregistrrilor referitoare la calitate, care se ntocmesc n cadrulcompartimentului.

f) Stabilirea unui sistem corespunztor de comunicare intern

Cerine: Conducerea unitii trebuie s asigure un sistem corespunztor decomunicare ntre diferitele niveluri ierarhice ale structurii organizatorice i ntreacestea i compartimentele funcionale ale unitii (financiar- contabilitate, personal etc), referitor la procesele sistemului de management al calitii i laeficacitatea acestora.

Pentru implementarea i meninerea conformitii sistemului demanagement al calitii cu cerinele specificate, este necesar coordonareatuturor activitilor. Prin coordonare se asigur armonizarea deciziilor iaciunilor referitoare la calitate, ntreprinse n unitate, n scopul realizriiobiectivelor calitii.

Asigurarea unei coordonri eficiente este condiionat de existena uneicomunicri adecvate n cadrul tuturor proceselor sistemului de management alcalitii unitii. n manualul calitii se va preciza cum se realizeaz aceastcomunicare i care sunt responsabilitile implicate, la nivelul diferitelor entitifuncionale (departament / compartiment administrativ).

4.4. Stabilirea structurii generale i a formei de prezentare adocumentaiei sistemului de management al calitii

Documentaia sistemului de management al calitii este deosebit deimportant pentru inerea sub control a tuturor proceselor unitii, facilitndmonitorizarea lor i determinarea rezultatelor obinute, astfel nct s fieidentificate msurile corective sau de mbuntire necesare.n vederea elaborrii documentaiei sistemului de management al calitii, n prealabil, a fost efectuat o analiz a activitilor curente, la nivelul fiecruicompartiment. Aceast analiz a avut ca scop identificarea documentelor cucaracter normativ pe baza crora se desfoar toate activittile din cadrul firmei(reglementri, norme interne etc.), nregistrrile referitoare la activitilerespective (rapoarte diverse, procese verbale de constatare etc.), circuitul acestor documente ntre compartimente. Scopul acestei analize, desfurate decompartimentul de asigurare a calitii, n colaborare cu toate celelaltecompartimente ale unitii, l-a reprezentat stabilirea unui flux informaionaloptim, care va servi ca baz pentru elaborarea documentaiei referitoare lasistemul de management al calitii.

Documentele utilizate pentru definirea i implementarea sistemului demanagement al calitii n cadrul unitii au fost structurate ierarhic pe treiniveluri principale: manualul calitii, procedurile sistemului de management alcalitii, proceduri operaionale.

a) Manualul calitii

29


30/58

Acest document descrie sistemul de management al calitii unitii, servind careferin permanent n implementarea i meninerea sistemului respectiv.Manualul calitii ofer urmtoarele avantaje: faciliteaz nelegerea unitar a politicii unitii n domeniul calitii;

asigur coerena politicii calitii i a obiectivelor generale ale unitii ndomeniul calitii cu cele ale entitilor funcionale; faciliteaz realizarea obiectivelor calitii, prin definirea structuriiorganizatorice i a responsabilitii diferitelor entiti funcionale, privindrealizarea i mbuntirea calitii; stabilete principiile generale i regulile care trebuie respectate de ntregul personal, n vederea meninerii conformitii sistemului de management alcalitii cu cerinele specificate; mbuntete comunicarea n interiorul unitii, prin delimitarea canalelor

verticale i orizontale de comunicare, referitoare la toate problemele calitii; asigur instruirea unitar a personalului unitii privind sistemul demanagement al calitii i faciliteaz contientizarea acestuia n ceea ce priveteimpactul propriei activiti asupra calitii proceselor unitii i rezultatelor acestor procese; asigur accesul imediat la documentele sistemului de management al calitiiifaciliteaz gestionarea acestora; servete ca document principal pentru auditul sistemului de management alcalitii. mbuntete comunicarea n relaiile unitii cu clienii i cu partenerii si; contribuie la crearea unei imagini favorabile n relaiile cu clienii, favorizndctigarea ncrederii acestora c cerinele lor vor fi satisfcute; reprezint o veritabil carte de vizit pentru partenerii unitii, asigurnd premisele mbuntirii calitii serviciilor furnizate acestora; faciliteaz evaluarea sistemului de management al calitii unitii de ctreorganismul de certificare.

Structura general a manualului calitiiManualul calitii se refer la urmtoarele elemente: politica unitii n domeniul calitii; responsabilitile, autoritatea i relaiile dintre persoanele care coordoneaz,efectueaz sau analizeaz activitile care au inciden asupra calitii; procedurile de lucru referitoare la sistemul de management al calitii; dispoziii referitoare la analiza i administrarea manualului calitii.Standardul internaional ISO 10013 conine o serie de recomandri privindelaborarea manualului calitii. Potrivit acestui standard, manualul calitii poate fi structurat astfel:

a) titlul i scopul manualului

30


31/58

Prezentarea unitii Scopul manualului calitii Terminologie

b) cuprinsul manualului; domeniu de aplicare administrarea manualului calitii

c) aprobare i revizie;d) politica i obiectivele referitoare la calitate;e) prezentarea organizaiei, a responsabilitilor i autoritii;f) documente de referin;g) descrierea sistemului de management al calitii;

h) anexe. organigrama universitii proceduri/ instruciuni de lucru alte documente referitoare la calitate

Forma de prezentare a manualului calitiiManualul calitii conine mai multe capitole, divizate pe seciuni. Fiecare

capitol este prefaat de o pagin de gard, semnat de conducerea unitii/departamentului i de directorul cu asigurarea calitii.

Primul capitol este precedat de cuprinsul general al manualului calitii,care prezint structura acestuia pe capitole, codul i denumirea fiecrui capitol,numrul de pagini i ediia curent a capitolului respectiv.Pagina de gard a manualului calitii i cea coninnd cuprinsul general alacestuia se reediteaz cu ocazia modificrilor care se opereaz n manual.

Prin "titlu" i prin textul scris la paragraful "scop" este precizat entitateafuncional la care se refer manualul calitii: unitate / departament. Deasemenea, sunt precizate activitile la care nu se refer manualul. Cuprinsulmanualului include codul i denumirea fiecrui capitol/ seciune a manualului.Evidena aprobrii ediiilor manualului i a reviziilor. n manualul calitii suntindicate dovezile privind aprobarea i revizia manualului i data la care s-a fcutacest lucru. Natura modificrilor este identificat n mod direct nmanual .Declaraia directorului privind politica n domeniul calitii. Manualul calitiiconine o declaraie a conducerii unitii privind politica i obiectivele acesteiareferitoare la calitate. Declaraia include angajamentul conducerii privindrealizarea acestei politici i a obiectivelor referitoare la calitate.Pagini rezervate (pentru scrisoarea de aprobare a manualului calitii, pentrucertificri, autorizri etc).Lista de difuzare a manualului calitii, pe o pagin separat, sunt prezentatedefiniiile principalilor termeni utilizai n manualul calitii, n scopul facilitriinelegerii lor i pentru a asigura utilizarea unitar a acestora. Aceste definiii aufost preluate din standardele internaionale referitoare la sistemele de

31


32/58

management al calitii i din alte documentele normative aplicabile, n vigoarela data elaborrii manualului.Documente de referin. Manualul calitii conine o list a documentelor la carese face referire n cuprinsul su, dar care nu sunt incluse n manual. La acest

paragraf al manualului sunt menionate reglementrile n vigoare aplicabile(legi, hotrri sau ordonane ale guvernului, regulamente, norme, etc.), ghiduri ialte documente de referin, luate n considerare la elaborarea manualuluicalitii.Prezentarea unitii, a responsabilitilor i competenelor decizionale. Acestcapitol al manualului calitii cuprinde o succint prezentare a unitii, lund nconsiderare urmtoarele elemente:a) aspecte generale: elemente referitoare la istoricul unitii; statutul juridic (baza legal de funcionare), sediul firmei; politica general (misiunea) unitii; principii de organizare i funcionare. b)domeniul de activitate: profilul untii; activitatea de cooperare internaional; activitatea administrativ.c) organizare structural, responsabiliti i competene decizionale: structura organizatoric; responsabiliti i competene decizionale la nivelul unitii/ departamentelor/compartimentelor adminis-trative etc).Domeniul de activitate al unitii. Prezentarea domeniului de activitate a unitiise refer la precizarea profilului, de cooperare internaional, activitateaadministrativ etc. IMAPAN este unul dintre cei mai importani fabricani de produse de morrit, panificaie, patiserie, biscuii i paste finoase,un buncolaborator cu furnizori de materii prime i auxiliare, constructori de utilaje iechipamente specifice sectorului, cercettori i proiectani, depozitari,distribuitori i comerciani.Structura organizatoric, responsabiliti i competene decizionale. Manualul

calitii cuprinde o descriere a structurii organizatorice afirmei.Responsabilitile, autoritatea i relaiile dintre persoanei/sau diferite entiti organizatorice sunt reprezentate apelnd laorganigrame, diagrame de flux, fia postului etc. Acestea sunt precizate n manualul calitii.

b) Procedurile sistemului de management al calitiiProcedura reprezint o modalitate specific de desfurare a unei activiti. O procedur poate fi prezentat n scris, n acest caz fiind denumit procedur

scris sau documentat. Procedurile se pot referi la activiti individuale, la maimulte activiti grupate pe domenii sau la elementele sistemului de management

32


33/58

al calitii unitii. n mod corespunztor, deosebim mai multe tipuri de proceduri: ale sistemului de management al calitii, proceduri de lucru etc.

Numrul i volumul procedurilor difer n funcie de mrimeauniversitii, specificul activitii sale, domeniul de aplicare i structura

prevzut pentru manualul calitii. Procedurile trebuie identificate i inute subcontrol n ceea ce privete difuzarea i reviziile, astfel nct s poat fi utilizaten mod operativ.O procedur documentat conine urmtoarele elemente: scopul i domeniul de aplicare a procedurii; ce trebuie fcut i de ctre cine; cnd, unde i cum trebuie procedat; ce fel de materiale, echipamente, documente trebuie utilizate; cum trebuie activitatea specificat i inut sub control.In cadrul IMAPAN s-a optat pentru elaborarea urmtoarelor categorii de proceduri: proceduri generale; proceduri operaionale.

Procedurile generale (referitoare la sistemului demanagement al calitii)

reprezint forma documentaiei de baz utilizate pentru implementarea imeninerea sistemului de management al calitii.Ele descriu, fr a intra n detalii tehnice, obiectivele i modul de desfurare adiferitelor activiti cu inciden asupra calitii, precum i responsabilitile,autoritatea i relaiile dintre persoanele care coordoneaz, efectueaz, verificsau analizeaz activitile respective.

Procedurile operaionale detaliaz procedurile generale, preciznd obiectivele i rezultatele ateptate alediferitelor activiti cu inciden asupra calitii. Prima pagin a proceduriiconine urmtoarele elemente: denumirea procedurii, codul, numele i semnturacelor care l-au ntocmit i aprobat, numrul exemplarului, evidena ediiei paginilor, evidena datei ediiilor. Pe fiecare pagin a procedurii se menioneazediia i data acesteia.a. Structura general a procedurilor sistemului de management al calitiin cadrul IMAPAN a fost adoptat urmtoarea structur general a procedurilor documentate ale sistemului de management al calitii: titlul procedurii; domeniul de aplicare a procedurii; scopul procedurii; documente de referin; responsabiliti i autoritate; descrierea activitilor; nregistrri; anexe;

33


34/58

analiz, aprobare i revizie; identificarea modificrilor.b. Forma de prezentare a procedurilor sistemului de management alcalitii.S-a stabilit ca procedurile sistemului de management al calitii s fie

elaborate ca document scris i n format electronic. Prima pagin a proceduriiconine urmtoarele elemente: denumirea procedurii, codul, numele i semntura persoanelor care l-au elaborat, verificat i aprobat, numrul exemplarului,evidena ediiei paginilor, evidena datei ediiilor. Pe fiecare pagin a proceduriise menioneaz ediia i data acesteia.

c) Proceduri/ instruciuni de lucruProcedurile/instruciunile de lucru detaliaz modul de desfurare a activitilor care fac obiectul procedurilor sistemului de management al calitii.Instruciunea, spre deosebire de procedur, documenteaz activiti simple.Aceste documente trebuie astfel elaborate i administrate, nct s permitinerea sub control a tuturor activitilor la care se refer.Elaborarea unei proceduri/ instruciuni de lucru s-a realizat parcurgndurmtoarele etape: descrierea fiecrei activiti din cadrul compartimentului n cauz, princompletarea fielor de ctre persoanele implicate n aceste activiti; analiza fielor de ctre eful compartimentului (identificndu-se eventualeledisfuncionaliti n desfurarea activitilor); elaborarea proiectului de procedur, eliminndu-se disfuncionalitileidentificate; examinarea proiectului de procedur de ctre echipa de redactare adocumentelor sistemului de management al calitii, n raport cu cerineledefinite cu privire la acest sistem, proiectul fiind retrimis celor care l-auelaborat, mpreun cu constatrile fcute; reanalizarea proiectului de procedur de ctre personalul compartimentului ieliminarea neconformitilor constatate; definitivarea procedurii de ctre echipa de redactare i aprobarea acesteia.

Structura general a procedurilor/ instruciunilor delucruStructura general a procedurilor/ instruciunilor de lucru a fost stabilit lund n

considerare structura prevzut pentru procedurile sistemului de management alcalitii unitii. Aceste documente descriu activitile considerate critice pentrurealizarea obiectivelor, evitndu-se detalierile inutile. S-a urmrit ca, printr-oinstruire adecvat a personalului, s fie redus ct mai mult posibil necesitateaunor instruciuni detaliate.Domeniul i scopul procedurilor/ instruciunilor de lucru. Procedurile/

instructiunile de lucru reflect domeniul i scopul activitilor la

care serefer, procedurile sistemului de managemnt al calitii aplicabile.

34


35/58

Analiz, aprobare i revizie. Unitatea/ compartimentul, dup caz, furnizeazdovezi privind analiza, aprobarea i revizia procedurilor/ instruciunilor de lucru, precizndu-se data la care s-au efectuat aceste activiti.nregistrri. Atunci cnd este cazul, nregistrrile referitoare la activitile

definite de proceduri/ instruciuni de lucru sunt precizate n aceast seciune adocumentelor respective sau ntr-o alt seciune care descrie activitile n cauz.Este precizat, de asemenea, modalitatea de completare, arhivare i pstrare anregistrrilor.Identificarea modificrilor. Natura modificrilor este identificat direct n procedura/ instruciunea de lucru respectiv sau ntr-un document anexat.Procedurile/ instruciunile de lucru fac referire la procedurile sistemului demanagement al calitii.

Forma de prezentare a procedurilor/ instruciunilor de

lucruForma de prezentare i gradul de detaliere a procedurilor/ instruciunilor delucru, numrul acestora, a fost stabilit n funcie de complexitatea activitilor,de nivelul de pregtire i abilitile persoanelor care le vor utiliza. Indiferent deforma de prezentare pentru care s-a optat, procedurile/ instruciunile de lucrurespect succesiunea operaiilor, cerinele i activitile relevante. Pentru a evitaconfuziile i nesigurana au fost stabilite i documentate tipurile de proceduri/instruciuni de lucru utilizate, forma lor de prezentare. Instruciunile de lucrusunt prezentate pe suport de hrtie, pe suport magnetic, cu ajutorul diagramei deflux, sub forma de tabele, grafice, liste de verificri sau combinnd acestevariante.

d) Inregistrri referitoare la calitatePentru a putea demonstra conformitatea proceselor i rezultatelor acestora cucerinele specificate i pentru a verifica funcionarea eficient a sistemului demanagement al calitii firmei, este necesar inerea la zi a unor nregistrrireferitoare la calitate. Inregistrrile referitoare la calitate sunt documente princare se declar rezultatele obinute sau care furnizeaz dovezi obiective privindactivitile desfurate. Ele au scopul de a asigura trasabilitatea, de a demostrac aciunile preventive i aciunile corective stabilite au fost ntreprinse. Sunt prezente pe suport de hrtie i pe suport informatic. nregistrrile suntidentificate i arhivate astfel nct s poat fi uor de regsit, n conexiune cuactivitile la care se refer. Au fost stabilite proceduri scrise referitoare laidentificarea, colectarea, accesul, arhivarea, depozitarea, nregistrrilor i laretragerea celor nevalabile sau perimate.

nregistrrile referitoare la calitate se pstreaz o perioad specificat, pentru a demonstra conformitatea cu cerinele i faptul c sistemul demanagement al calitii implementat de universitate este operaional. Durata

pstrrii nregistrrilor referitoare la calitate se stabilete n funcie deeventualele cerine prevzute de reglementrile aplicabile. Pe durata pstrrii,

35


36/58

acestea trebuie protejate corespunztor mpotriva deteriorrii, pierderii saudistrugerii.Formularelesunt documente formatate pentru nregistrarea informaiilor ceruten vederea demonstrrii conformitii activitilor desfurate cu manualul

calitii, procedurile sistemului de management al calitii i cu procedurile/instruciunile de lucru. Un formular devine o nregistrare referitoare la calitatedup completare cu datele privind activitile n cauz. Se utilizeaz formularetipizate, care conin utrmtoarele elemente: titlul formularului, codul deidentificare, stadiul i data reviziei formularului. n manualul calitii, procedurile sistemului de management al calitii i n procedurile/ instruciunilede lucru se pot face referiri la asemenea formulare. Formularele pot fi, deasemenea, anexate la documentele menionate.

5.5. Elaborarea i administrarea documentelor sistemului demanagement al calitiiCerine: Conducerea firmei trebuie s stabileasc documentele care vor fiutilizate pentru implementarea i meninerea conformitii sistemului demanagement al calitii. Se recomand ca principalul document utilizat s fiemanualul calitii, care s includ cel puin urmtoarele elemente: scopul sistemului de management al calitii, incluznd detalii i justificri cu privire la aspectele care nu fac obiectul manualului; proceduri documentate ale sistemului de management al calitii sau referiririla acestea; o descriere a secvenelor proceselor sistemului de management al calitii i ainteraciunii dintre aceste procese.

Conducerea unitii trebuie s ia msurile necesare pentru ca acestedocumente s fie inute sub control. Pentru fiecare tip de document (manualulcalitii, procedurile sistemului de managent al calitii etc.) sunt prezentate, ncontinuare, metodologia elaborrii, aprobrii i administrrii, inclusivresponsabilitile implicate. Pentru ca documentaia sistemului de managemental calitii s devin un instrument eficient n implementarea i meninereasistemului de management al calitii, s-a inut seama de situaia concret aunitii, valorificnd practicile deja existente n domeniul asigurrii calitii.

a) Etapele elaborrii documentaiei sistemului de management alcalitii

Lund n considerare elementele mai sus prezentate, documentele sistemului de

management al calitii au fost elaborate n urmtoarea succesiune:

36


37/58

etapa 1 - elaborarea / revizuirea procedurilor operaionale, ainstruciunilor de lucru: ntr-o prim etap, au fost elaborate/ revizuite procedurile operaionale, instruciunile de lucru i alte documente pe baza crorase desfoar activitile curente ale unitii, de ctre compartimentele implicate,

sub coordonarea compartimentului de asigurare a calitii. etapa 2 - elaborarea procedurilor sistemului de management al calitii:netapa a doua s-a trecut la elaborarea procedurilor sistemului de management alcalitii, de ctre compartimentul de asigurare a calitii, cu consultareacompartimentelor implicate. n scopul facilitrii acestui proces, s-a elaborat mainti un "ghid pentru ntocmirea procedurilor sistemului de management alcalitii", n care s-au precizat responsabilitile persoanelor participante imetodologia utilizat. etapa 3 - elaborarea manualului calitii:n etapa final s-a elaboratmanualul calitii, de ctre compartimentul de asigurare a calitii, cuconsultarea compartimentelor implicate.

b) Procedura de elaborare, aprobare i administrare a documentelorResponsabilitatea elaborrii manualului calitii unitii a revenit directorului cuasigurarea calitii. Att la elaborarea manualului calitii, ct i n cazulmodificrilor ulterioare ale acestuia, au fost consultate compartimentele sau persoanele direct implicate n activitile care au inciden asupra calitii.Directorul cu asigurarea calitii deine originalul manualului. Compartimentulde asigurare a calitii mai pstreaz o copie a manualului, n regim deactualizare, acesta constituind exemplarul de referin pentru auditurile externeale sistemului de management al calitii. Copiile manualului calitii suntdifuzate ntr-un numr de exemplare strict controlat, compartimentelor directinteresate. Fiecare din aceste copii este identificat printr-un cod, stabilit pentruentitile respective. n anumite situaii, pot fi difuzate i copii informative, carenu sunt inute sub control. Celelalte documente ale sistemului de management alcalitii sunt elaborate de responsabilul cu

ghid pentru implementarea unui sistem de management al calitatii in cadrul - sc imapan srl

Documents