gezamenlijk van elkaar leren in het versterken van het eukn
TRANSCRIPT
1
Gezamenlijk van elkaar leren in het versterken van het EUKN
Een inventariserend onderzoek naar mogelijke oorzaken van het verschil in
activiteit van de National Focal Points en aandachts- en verbeterpunten hierin ter
versterking van het European Urban Knowledge Network
Jorrit Visée
Sara Cömertbay
-
Den Haag, mei 2012
Opleiding: Bestuurskunde
Organisatie: Avans Hogeschool ’s-Hertogenbosch
Academie voor Management en Bestuur
In opdracht van: Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
Eerste begeleider: mw. Judith Groen
Tweede begeleider: mw. Judith Hansen
Stage begeleider: mw. Gabriёlle Metz
2
Samenvatting Het in 2004 opgerichte European Urban Knowledge Network (EUKN) is een
intergouvernementeel netwerk voor kennisuitwisseling. Het EUKN richt zich op het
stimuleren van de Europese uitwisseling van relevante kennis en praktijkervaringen op
het gebied van stedelijke vraagstukken. Het netwerk bestaat momenteel uit elf lidstaten.
Elk van deze landen heeft een vertegenwoordiger zitten in de Stuurgroep van het EUKN,
het besluitvormende orgaan. Verder heeft elk lidstaat een National Focal Point (NFP)
ingesteld die de dagelijkse EUKN werkzaamheden uitvoeren en in contact staan met de
stakeholders. Het EUKN Secretariaat ondersteunt de NFP’s in zijn taken. Het ministerie
van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is de Management Autoriteit van het
netwerk en kijkt naar de voortgang en ontwikkeling van het EUKN. Vanuit deze positie is
gebleken dat het netwerk minder functioneert, doordat er een verschil is in de mate van
activiteit van de NFP’s. Dit onderzoek staat stil bij de oorzaken die van invloed kunnen
zijn op het functioneren en kijkt naar mogelijke verbeteringen hierin. De aandacht wordt
hierbij gericht op de organisatie van de NFP’s in de lidstaten en de samenwerking tussen
de NFP’s en het Secretariaat, omdat beide een rol spelen in het EUKN.
Een ministerie is vrij om het NFP op haar eigen manier in te richten en de hoogte van het
budget ervoor te bepalen. Er is echter geen duidelijk beeld hoe de NFP’s georganiseerd
zijn, wat hun capaciteit is, over welk budget ze beschikken en hoe hun contact met het
Stuurgroep-lid en de stakeholders loopt. Dit is in kaart gebracht door middel van twee
enquêtes onder de NFP’s. In principe zijn er twee groepen van NFP’s te onderscheiden.
De organisaties verbonden aan een ministerie en organisaties op afstand van een
ministerie. NFP’s als onderdeel van een ministerie komt het vaakst voor. Het aantal
medewerkers werkzaam in een NFP varieert tussen de één en drie medewerkers. Verder
besteden de meeste NFP’s tot maximaal dertig uur per maand aan het EUKN. Twee
contactpunten zitten hier echter boven met meer dan zestig uur per maand voor EUKN
doeleinden. Maar liefst vier van de zeven geeft aan te weinig uren te hebben, terwijl
maar één iemand tevreden is met het aantal uren.
Van de NFP’s hebben de meesten een budget tussen de 30.001 en 60.000 euro. De NFP’s
zijn meer tevreden over het budget, dan het aantal uren. Met betrekking tot de
ontwikkeling van het budget in de toekomst heerst er wel enige onzekerheid.
Wanneer geconstateerd wordt dat dit bij een aantal NFP’s onvoldoende activiteit is om
goed te kunnen functioneren, zal er gezamenlijk in de Stuurgroep regels opgesteld
moeten worden met betrekking tot de minimale uren per maand voor een NFP.
Het NFP krijgt zijn budget en taakstelling van het ministerie en moet daarom
verantwoording afleggen tegenover het Stuurgroep-lid. De contacten lopen volgens de
NFP’s over het algemeen goed. Veel NFP’s zijn tevreden, terwijl slechts een enkeling
aangeeft dat er hierin verbetering mogelijk is. Wel zijn alle NFP’s het erover eens dat de
steden de belangrijkste stakeholders zijn. Overige stakeholders zijn universiteiten en
onderzoeksinstituten, de ministeries voor territoriale en stedelijke ontwikkeling, de
regio’s en de uitvoerders van stedelijk beleid. Over de andere mogelijke belangrijke
stakeholders, zoals universiteiten en regio’s, verschillen de NFP’s van mening of het
belangrijke stakeholders zijn. Om de stakeholders te bereiken maken NFP’s gebruik van
onder andere bijeenkomsten en nieuwsbrieven. Er is een redelijk gelijke verdeling op te
merken in de mate waarin NFP’s zelf tevreden zijn over de mate waarin zijn de
stakeholders bereiken.
Het tweede aspect in dit onderzoek is de visie van de NFP’s op de structuur, activiteiten
en communicatie instrumenten van het Secretariaat. Over de algemene structuur van het
Secretariaat zijn veel NFP’s redelijk tevreden. De taken en activiteiten van het
Secretariaat worden vaak positief beoordeeld. Voor de komende jaren geldt het dat
Secretariaat de nadruk moet leggen op het netwerkmanagement en het verbeteren van
de website/ e-library. De meeste aandacht moet hierbij uitgaan naar de knelpunten van
de taxonomie en het achterliggende content management systeem (CMS het
besturingssysteem van de website). Momenteel ervaren veel NFP’s dit als onhandig.
3
Verder moeten de NFP’s meer gestimuleerd worden om actiever deel te nemen door
bijvoorbeeld tijdens de NFP dag inhoudelijke en procesmatige discussie tussen het
Secretariaat en de NFP’s over het netwerk te organiseren. De communicatie tussen de
NFP’s en het Secretariaat en de gebruikte instrumenten worden over het algemeen wel
gewaardeerd. Hoewel er meerdere NFP’s tevreden zijn, zijn er wel aandachtspunten die
terugkeren. Video vergaderen is nog steeds nodig volgens sommige NFP’s. Het
Secretariaat zou ook via het internet meer gebruik moeten maken van
discussiemogelijkheden. Wat betreft het gehele netwerk, wordt de grote kennisdatabase
als belangrijkste meerwaarde gezien. Dit kan flexibel en laagdrempelig worden ingezet
voor de stakeholders. Sommigen geven hierbij nog aan dat de Europese dimensie van
het EUKN een meerwaarde is. In de toekomst moet het verder vergroten van de
meerwaarde van het netwerk een belangrijk doel zijn.
Het EUKN voldoet gedeeltelijk aan zijn taak kwalitatief hoge kennis te verschaffen en uit
te wisselen onder stedelijke stakeholders in heel Europa. Het faciliteren van meer
collectief leervermogen en het ontwikkelen van nieuwe vaardigheden bij de stakeholders
zou echter één van de hoofddoelen moeten zijn. Er zal meer gekeken moeten worden
naar de vraag waar en wanneer het EUKN komt kijken in het leerproces. Het hebben van
meer lidstaten in het netwerk zou ook een voordeel zijn. Het is echter niet dat het zozeer
om een bepaald aantal gaat, maar juist om een bepaalde geografische dekking. Verder
moet er in de toekomst meer ruimte zijn voor strategische samenwerking met
verschillende partners.
De beslissing om het netwerk te veranderen, moet gezamenlijk genomen worden.
Voordat er veel nieuwe initiatieven ondernomen worden, is het van belang eerst met alle
actoren te discussiëren over welke veranderingen echt nodig zijn. Hiervoor zijn de
aankomende NFP dagen en de Stuurgroep vergadering een goede eerste gelegenheid.
4
Samenvatting 2
Voorwoord 6
1. Onderzoeksopzet 7
1.1 Aanleiding 7
1.2 Centrale vraag 8
1.3 Doelstelling 8
1.4 Onderzoeksvragen 8
1.5 Onderzoeksmethode 8
1.6 Validiteit en betrouwbaarheid 10
1.7 Theoretisch kader en operationalisatie 10
1.8 Leeswijzer 12
2 Het European Urban Knowledge Network 14
2.1 Het doel van het EUKN 14
2.2 De organisatie van het EUKN werkt 14
2.3 Activiteiten van het EUKN Secretariaat 18
2.4 Financiering EUKN 20
2.5 EUKN partners 20
2.6 EUKN als EGTS 21
2.7 Conclusie 22
3. De National Focal Points 23
3.1 De organisatie van de NFP’s 23
3.1.1 De relatie tussen de NFP’s en de Stuurgroep-leden 23
3.1.2. De stakeholders van de NFP’s 24
3.2 Het budget per NFP 26
3.3 Het tijdsaspect per NFP 27
3.4 Informatieselectie binnen de NFP’s 27
3.5 De participatie van NFP’s in het netwerk 28
3.6 De invloed van de crisis op de NFP’s en het EUKN 29
3.7 Conclusie 29
4. Het EUKN Secretariaat 31
4.1 De organisatiestructuur van het Secretariaat 31
4.2 De tijdsbesteding van het Secretariaat 31
4.3 Een financieel aandachtspunt voor het Secretariaat 33
4.4 Informatieaspecten rondom het EUKN Secretariaat 33
4.5 Verbeteringen voor het EUKN in de breedte 37
4.4 Conclusie 38
5 Best Practice Luxemburg 40
5
5.1 De organisatie en structuur van het Luxemburgse NFP 40
5.2 De visie van het Luxemburgse NFP op het EUKN 42
5.3 De visie op de hoofdfunctie van het EUKN 44
5.4 Conclusie 46
6. Eindconclusie 48
6.1 De National Focal Points 48
6.2 Het Secretariaat 48
6.3 Het EUKN 49
6.4 Afsluiting 49
7. Aanbevelingen 51
7.1 Primaire aanbeveling 51
7.2 Secundaire aanbevelingen 51
Literatuurlijst 53
Bijlage A: Eerste enquête 56
Bijlage B: Tweede enquête 60
Bijlage C: Transcript interview met Tom Becker (Luxemburg) 67
6
Voorwoord Tijdens onze afstudeerperiode voor het Ministerie van Binnenlandse Zaken en
Koninkrijksrelaties hebben wij onderzoek gedaan naar manieren om het European Urban
Knowledge Network te versterken.
We willen dan ook het ministerie bedanken voor de afstudeermogelijkheid. De tijd bij de
afdeling Europa Binnenlands Bestuur was erg leerzaam en gezellig. Vooral het
internationaal karakter van de afdeling en het onderzoek was erg interessant. Het heeft
ons de mogelijkheid gegeven om de werkelijke wereld van de overheid te ervaren.
Specifiek willen we hiervoor Tom Leeuwestein en Thomas Zandstra bedanken. Daarnaast
zijn we dankbaar voor alle hulp en gezelligheid van Gabriëlle Metz. Als stagebegeleidster
heeft ze ons door vele moeilijkheden en vastgelopen gedachtes heen geholpen.
Richting het EUKN zijn wij dankbaar dat wij de mogelijkheid kregen om kritisch naar de
organisatie te kunnen kijken. We hebben ons altijd welkom gevoeld mede door de
gezelligheid van iedereen. Daarbij willen we Eva da Costa bedanken voor alle hulp in het
onderzoek. Zij stond altijd open om al onze telefoontjes en vragen te allen tijde te
beantwoorden, hiervoor zijn wij haar dankbaar. Daarnaast willen we alle medewerkers
van het EUKN en het Nicis bedanken voor een goede tijd en alle hulp die we kregen op
de donderdagen.
Als laatste willen we ook onze docenten van Avans Hogeschool bedanken voor de vele
jaren van onderwijs en, niet te vergeten, ook plezier. Judith Groen heeft ons door
meerdere moeilijke momenten in ons onderzoek geholpen. Als afstudeerbegeleidster kon
ze soms streng zijn, maar vaak had ze wel gelijk. We hebben veel aan haar deskundige
begeleiding en steun gehad. Alle andere docenten hebben ons de afgelopen jaren
gevormd en in staat gesteld om straks met een mooie basis te kunnen beginnen. Het is
nu aan ons om hier een eigen vervolg aan te geven. We kijken hier dan ook naar uit.
Veel plezier met het lezen van dit onderzoeksrapport!
Den Haag, 20 mei 2012
7
1. Onderzoeksopzet Dit rapport presenteert een onderzoek naar het European Urban Knowledge Network. Het
doel van dit eerste hoofdstuk is het schetsen van de opzet van dit onderzoek. Om te
begrijpen wat de achterliggende reden voor dit onderzoek is, zal er worden ingegaan op
de aanleiding, centrale vraag, doelstelling en de onderzoeksvragen. Verder wordt de
gebruikte onderzoeksmethode en de bijbehorende verantwoording toegelicht. Hierna zal
het theoretisch kader in het kort worden besproken en naar het onderzoek worden
geoperationaliseerd. Als laatste is er de leeswijzer, waarin de rest van het rapport zal
worden ingeleid.
1.1 Aanleiding
Het European Urban Knowledge Network (EUKN) is in het kader van het EU
voorzitterschap in 2004 opgericht onder de verantwoordelijkheid van het Nederlandse
Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). Het EUKN is een
intergouvernementeel kennisnetwerk met als doel kennisdisseminatie binnen de EU op
het gebied van stedelijke vraagstukken. Het EUKN heeft beleidsmakers, wetenschappers
en uitvoerders van stedelijk beleid als doelgroep.
Het EUKN bestaat uit verschillende organisatieonderdelen: de Stuurgroep, de National
Focal Points, het Secretariaat en de Management Autoriteit. Zo is de Stuurgroep het
besluitvormende orgaan, elke lidstaat heeft hier een vertegenwoordiger zitten. Verder
heeft elk lidstaat een National Focal Point (NFP) ingesteld die de dagelijkse EUKN
werkzaamheden uitvoeren en de schakel vormen tussen de steden/stakeholders en het
netwerk zelf. Het EUKN Secretariaat ondersteunt de NFP’s in zijn taken. Ook is er de
‘Management Autoriteit’, deze functie heeft het Nederlandse Ministerie van BZK als
oprichter van het EUKN. Als Management Autoriteit wordt er gekeken naar de voortgang
en ontwikkeling van het netwerk.
Vanaf het begin namen vijf landen deel aan het netwerk en het aantal leden groeide snel
uit tot vijftien. Op een gegeven moment stond het aantal leden op zeventien lidstaten.
Echter door omstandigheden met betrekking tot contributie en bezuinigingen zijn
Griekenland, Italië, Polen, Portugal en Zweden gestopt met het netwerk. Het aantal
lidstaten staat momenteel op twaalf. Het gaat hierbij om de landen België, Cyprus,
Denemarken, Duitsland, Frankrijk, Groot-Brittannië, Hongarije, Luxemburg, Nederland
Roemenië, Spanje en Tsjechië. De verwachting is dat binnenkort ook Groot-Brittannië het
netwerk zal verlaten.
De terugloop van de leden en de economische moeilijke tijden maken de meerwaarde en
het optimaal organiseren van het netwerk des te meer van belang. Wanneer het EUKN
beter zicht heeft op wat de behoefte van de lidstaten is, kan men ook effectiever
aansluiten op de vraag en zo haar leden tevreden stellen en houden. Als deelname aan
het netwerk door de leden zelf ook daadwerkelijk als meerwaarde wordt bezien, kan het
netwerk weer groeien. Potentiële leden zullen zo overtuigd worden van het nut van het
netwerk en zich erbij aansluiten. Hierdoor is er weer een ontwikkeling op de lange
termijn mogelijk.
Vanuit de verschillende actoren is geconstateerd dat het netwerk niet functioneert zoals
men zou willen. Hierbij ligt met name de focus op de schakel binnen het netwerk, de
NFP’s. Er blijkt een verschil in de mate van activiteit van de NFP’s. De redenen hiervoor
zijn onbekend omdat het EUKN Secretariaat en BZK weinig zicht heeft op wat de NFP’s
precies doen en hoe ze zijn ingericht.
De NFP’s en het Secretariaat vormen belangrijke onderdelen van het netwerk omdat zij
verantwoordelijk zijn voor de dagelijkse werkzaamheden. Er is ook te weinig zicht op hoe
de samenwerking tussen het Secretariaat en de NFP’s verloopt.
Om dit mogelijk te kunnen maken, wil het ministerie van Binnenlandse Zaken en
Koninkrijksrelaties daarom meer duidelijkheid in de redenen waarom het netwerk niet
8
goed functioneert en daarbij aansluitend ook aanbevelingen krijgen ter verbetering van
het netwerk. Het EUKN bevindt zich momenteel in een overgangsfase en krijgt
binnenkort een meer formeel karakter, doordat het een Europese Groepering voor
Territoriale Samenwerking (EGTS) gaat worden. Daarom is het nu het juiste moment om
factoren in kaart te brengen die van invloed zijn op de activiteit van de NFP’s.
Om de factoren in kaart te brengen, wordt er binnen dit onderzoek gekeken naar twee
organisatieonderdelen binnen het EUKN. In het eerste gedeelte zal er gekeken worden
naar de organisatie van het NFP binnen zijn eigen lidstaat. Het tweede gedeelte richt zich
op de relatie tussen het EUKN Secretariaat en de NFP’s. Er wordt gekeken of aspecten in
deze samenwerking van invloed kunnen zijn op de activiteit. Het uitvoeren van de
dagelijkse taken gebeurt in samenwerking met de NFP’s en het EUKN secretariaat
onderling. Hier bevindt zich de praktische uitwisseling van kennis.
1.2 Centrale vraag
Welke factoren zijn van invloed op de (in)activiteit van de NFP’s en op welke wijze
kunnen zij gestimuleerd worden om een actieve(re) houding aan te nemen binnen het
European Urban Knowledge Network?
1.3 Doelstelling
Het in kaart brengen van factoren die van invloed zijn op de (in)activiteit van NFP’s. Op
basis van deze inzichten, gerichte aanbevelingen doen ter bevordering van de activiteit
van de NFP’s binnen het European Urban Knowledge Network.
1.4 Onderzoeksvragen
1. Hoe werkt het European Urban Knowledge Network (als Europese Groepering voor
Territoriale Samenwerking)?
2. Hoe zijn de verschillende NFP’s georganiseerd in het EUKN op basis van het
GOTIK model?
3. Hoe functioneert het EUKN Secretariaat volgens de NFP’s op basis van het GOTIK
model?
4. Wat is de invloed van de Europese crisis op de NFP’s en het EUKN?
5. Wat zijn opvallendheden tussen de beschrijving van de verschillende NFP’s en de
‘best practice’?
1.5 Onderzoeksmethode
Zoals in elk goed onderzoek is de basis van het rapport triangulatie, wat betekent dat er
gebruik gemaakt wordt van verschillende onderzoeksmethodes. In dit onderzoek is er
gebruik gemaakt van een literatuurstudie, twee enquêtes en een dieptestudie. Door het
gebruik van verschillende bronnen van informatie, zal de validiteit van de conclusies
toenemen. In de komende paragraaf zal nader worden ingegaan op hoe elke deelvraag
wordt beantwoord.
Deelvraag één is van belang om inzicht te kunnen krijgen in de werking en organisatie
van het EUKN. In het hoofdstuk worden de onderdelen van het EUKN besproken en
uitgelegd. De informatie is verzameld door middel van een literatuurstudie. Door
verschillende documenten zoals werkplannen, statuten en overeenkomsten te
bestuderen, zijn de benodigde gegevens voor het beantwoorden van deze deelvraag
gevonden. Hierdoor krijgt de lezer een beeld over het doel van het netwerk en hoe het
functioneert.
Deelvraag twee en drie zijn van belang om onderscheid te maken in de structuren van
het netwerk. Deelvraag twee gaat namelijk in op de manier waarop de NFP’s in eigen
9
land georganiseerd zijn, terwijl deelvraag drie inzicht geeft in het functioneren van het
Secretariaat en het netwerk in zijn geheel. Om beide onderzoeksvragen te kunnen
beantwoorden, is er gebruik gemaakt van meerdere enquêtes en een casestudie.
Allereerst is er onder de NFP’s een korte algemene enquête uitgezet om beter inzicht te
kunnen krijgen in de rol van een NFP en het functioneren ervan (zie bijlage A). Dit omdat
hier weinig informatie over beschikbaar was bij BZK en het Secretariaat. Ook is er kort
stilgestaan bij de visie van de NFP’s op het EUKN.
De enquête is verstuurd naar België, Cyprus, Denemarken, Duitsland, Frankrijk,
Hongarije, Luxemburg, Portugal (is tijdens het onderzoek uit het EUKN gestapt),
Roemenië, Spanje en Tsjechië. Doordat het Verenigd Koninkrijk is gestopt met het
financieren van de eigen NFP, functioneert het al langer dan een jaar niet meer. Daarom
is besloten deze lidstaat niet mee te nemen in dit onderzoek. Verder is de enquête niet
verstuurd naar het Nederlandse NFP, omdat het aan het begin van dit onderzoek zich nog
in een opstartfase bevond.
Om de deelvragen zo goed mogelijk te beantwoorden, is er op basis van de reacties een
NFP gekozen om dieper in te kunnen gaan op mogelijke verbeteringen. De keuze is hier
gevallen op Luxemburg. Aan de hand van een semi-gestructureerde vragenlijst is er een
interview met de Luxemburgse NFP, de heer Tom Becker, gehouden. De vragen zijn
opgesteld op basis van het theoretisch kader, het GOTIK model. Dit is een praktisch
model dat in het beheersen van projecten kijkt naar de aspecten geld, organisatie, tijd,
informatie en kwaliteit.
Aangezien de eerste enquête algemeen van aard was, werd er besloten een tweede
verdiepende enquête onder de NFP’s uit te zetten (zie bijlage B). De vragen van de
tweede enquête zijn ook gebaseerd op het GOTIK model. Het vormde in dit onderzoek
een raamwerk om de vragen van de enquête aan op te stellen. In de enquête is de visie
van de NFP’s gevraagd over de verschillende onderwerpen met betrekking tot het eigen
NFP, het Secretariaat alsook het EUKN in zijn geheel. In de uitwerking van de resultaten
is de anonimiteit van landen gewaarborgd. Omdat er in de enquêtes naar de meningen
van de NFP’s is gevraagd, is er besloten niet te omschrijven wie wat heeft gezegd. Deze
maatregel vermindert eventuele terughoudendheid in antwoorden.
Deelvraag vier sluit aan op de eerdere deelvragen. Doordat verschillende landen door
financiële omstandigheden uit het EUKN zijn gestapt, zijn er in de enquête vragen
opgenomen met betrekking tot de invloed van de economische crisis in heel Europa op
het NFP en het EUKN. Deze vraag wordt beantwoord op basis van de informatie die uit de
enquête naar voren komt. Daarom is het integraal opgenomen in het hoofdstuk over de
NFP’s.
Deelvraag vijf wordt beantwoord op basis van het bestuderen van de informatie bij
deelvraag twee en drie. Er wordt een koppeling gemaakt tussen de informatie uit de
enquêtes en de dieptestudie van het Luxemburgse NFP. Het kijkt naar opvallendheden in
de genoemde aandachtspunten en verbeteringsmogelijkheden op basis waarvan de
conclusies en aanbevelingen van het onderzoek zijn opgesteld.
1.5.1 Afwijkingen ten opzichte van het onderzoeksplan
Tijdens het proces van het onderzoek zijn bepaalde aanpassingen aan het
onderzoeksplan noodzakelijk geweest. Volgens het oorspronkelijke plan zou er in het
onderzoek gebruik worden gemaakt van meerdere verdiepende casestudies van NFP’s
met een verschillende mate van activiteit. Dit met als doel het vergelijken van deze
casestudies en het in kaart brengen welke factoren van invloed waren op de activiteit.
Twee NFP’s waren dan ook beschreven toen het door een onvoorziene gebeurtenis niet
meer mogelijk was één van de casestudies te gebruiken. Een vergelijking was hierdoor
niet meer mogelijk. Hierdoor is er besloten om de centrale vraag en doelstelling te
beantwoorden door een koppeling te maken tussen de antwoorden van de NFP’s in de
enquête en de antwoorden van een actief participerende NFP. Dit besluit heeft ertoe
10
geleid dat er enkele deelvragen zijn aangepast ten opzichte van het oorspronkelijke
onderzoeksplan.
1.6 Validiteit en betrouwbaarheid
In deze paragraaf zal er dieper gekeken worden naar de betrouwbaarheid en validiteit
van het onderzoek. Betrouwbaarheid gaat over de nauwkeurigheid van het onderzoek.
Het houdt zich bezig met de vraag of bij herhaling van het onderzoek dezelfde
antwoorden weer gegeven zouden worden (Robson 2002). De validiteit is belangrijk in
twee aspecten; de interne validiteit vraagt zich af of de getrokken conclusies wel
gemeten zijn, terwijl de externe validiteit zich richt op de vraag of de getrokken
conclusies generaliseerbaar zijn (Robson 2002: 176).
Door gebruik te maken van verschillende methoden, is er getracht een valide en
betrouwbaar onderzoek te maken. Buiten de triangulatie zijn er meerdere
onderzoeksmethoden gebruikt waarmee de validiteit is bewaakt. Zo is er gebruik
gemaakt van een ‘Audit trail’ van ruwe onderzoeksdata. Voorbeeld hiervan is het
transcript van Luxemburg wat in de bijlage zit (zie bijlage C). Daarnaast wordt de
informatie in het onderzoek gecontroleerd door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en
Koninkrijksrelaties en het EUKN. Deze zien erop toe dat de interne validiteit en de
betrouwbaarheid van de gegevens gewaarborgd blijft.
1.7 Theoretisch kader en operationalisatie
Door onduidelijkheid en complexiteit binnen netwerken is het vaak niet helder wat
iedereen doet (Kickert et al. 1997). Hierdoor is de mogelijkheid om het netwerk te
beheersen beperkt. Het GOTIK model richt zich op de beheers-strategische fase binnen
projecten. Het kijkt naar vijf aspecten; de financiering, organisatie, tijd, informatie en
kwaliteit van een project.
Het GOTIK model is waardevol om een project te analyseren doordat alle onderdelen van
het project uitgebreid naar voren komen. In dit kader geeft het voor dit onderzoek een
raamwerk waarbinnen elke structuur onderzocht kan worden. Juist omdat in het EUKN zo
veel informatie onbekend is, zorgt het projectmodel voor een goede basis. Het raamwerk
wordt verder ingevuld aan de hand van de bijzonderheden van het netwerk. De kern is
dat er wordt gekeken naar de organisatie, financiën, tijd, informatie en kwaliteit van
zowel het netwerk als de nationale contactpunten.
Per aspect zal er kort beschreven worden hoe het oorspronkelijk in projecten wordt
toegepast waarna het in de subparagrafen erna besproken wordt hoe het is vertaald naar
meetbare begrippen specifiek voor de NFP’s en het EUKN Secretariaat in het onderzoek.
Kostenaspect
Het kostenaspect gaat in op de vraag over wat de budgetten zijn voor de verschillende
onderdelen van projecten. Hierbij wordt er gekeken naar het budget vooraf, tijdens en na
het proces. Vooraf moet er begroot worden wat het ongeveer gaat kosten. Tijdens het
proces moet er getracht worden in dit budget te blijven en achteraf is de vraag of dit ook
daadwerkelijk is gebeurd.
Organisatieaspect
Het organisatieaspect van projecten is te verdelen in de interne projectorganisatie en de
externe organisatie in de bredere samenleving. Intern kijk je naar welke persoon waar
verantwoordelijk voor is, wie welke taken heeft. Extern kijk je naar de positionering van
het project ten opzichte van de Stuurgroep, klankbordgroep, organisatieomgeving en
gebruikers. De Stuurgroep gaat over de aansturing van het project, de
organisatieomgeving levert middelen en afstemming op eigen belang, de klankbordgroep
adviseert op basis van deskundigheid of belang en de doelgroep zijn de mensen waar
voor het project bestaat (Licht en Nuiver, 2006).
11
Tijdsaspect
Een project heeft vaak een beperkte looptijd. Hierin moet het verschillende doelen
behalen. Om die doelen te behalen moeten verschillende acties volbracht worden. Elk
van deze acties moet voltooid worden binnen de projecttijd en in een bepaalde volgorde.
Daarom heeft elke actie een bepaald tijdslot waar binnen er progressie moet worden
geboekt. Of het tijdslot gehaald wordt, is afhankelijk van de benodigde capaciteit en de
beschikbaarheid van die capaciteit (Licht en Nuiver, 2006).
Informatieaspect
Het informatieaspect kijkt naar wie op welke basis beslissingen neemt. Ook kijkt het naar
de onderwerpen die worden besproken en de documenten en dossiers binnen het project.
Kwaliteitsaspect
Het meten van kwaliteit is een ingewikkeld aspect aangezien er veel verschillende
interpretaties van het begrip zijn. In projecten is het handig om duidelijk te hebben wat
de minimale kwaliteitseisen zijn, wie deze kan realiseren en wie bevoegd is om hierover
te mogen oordelen. Het kwaliteitsaspect kijkt in projecten naar het geheel aan regels en
eisen waaraan het project volgens belanghebbenden aan moet voldoen.
1.7.1 Het GOTIK model toegepast op de NFP’s
In deze paragraaf wordt de vertaling van de aspecten van het GOTIK model naar de
NFP’s toegelicht.
Kostenaspect
De NFP’s worden betaald door de eigen ministeries. De ministeries betalen ook het EUKN
een jaarlijkse contributie. De bijdrage is gebaseerd op het inwonersaantal van het land.
Om te kijken hoe een NFP is georganiseerd, is het belangrijk om ook te weten wat voor
budget ze hebben. Op dit moment is het onbekend bij het EUKN Secretariaat en het
Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties wat elk ministerie voor het NFP
aan budget beschikbaar stelt.
Organisatieaspect
Voor de NFP’s is een analyse op basis van organisatieaspect goed uitvoerbaar. Het doel
van de interne organisatie is om te achterhalen welke personen er allemaal deel van
uitmaken en wie welke taak heeft. Voor de externe organisatie wordt er gekeken naar
hoe de relatie is met het ministerie en de stakeholders. Voor de relatie met het
Secretariaat is er een aparte deelvraag. Deze relatie is belangrijk en wordt daarom
onderzocht.
Tijdsaspect
De capaciteit van alle NFP’s speelt een duidelijke rol in het onderzoek. Hoeveel tijd heeft
elk NFP beschikbaar om de activiteiten te verrichten? Hierbij wordt gekeken naar de
primaire taken van een NFP omschreven in documenten van het EUKN. Actieve NFP’s
zullen waarschijnlijk een grotere capaciteit hebben, maar ook meer taken uitvoeren naast
de primaire taken.
Informatieaspect
Bij de NFP’s wordt er gekeken wie welke beslissingsbevoegdheid heeft en welke thema’s
terugkomen. Hierbij gaan het specifiek om de organisatie en de relatie met het
ministerie. Deze vraag wordt daarom ook grotendeels beantwoord in het
organisatieaspect. Daarnaast is het van belang te weten op welke thema’s de NFP’s zich
richten.
Kwaliteitsaspect
De basis van het netwerk is informatie-uitwisseling. De kwaliteitswaarborgen op het
gebied van informatie zijn verankerd in de Quality Agreement van het EUKN (2007).
Toch zegt dit voornamelijk iets over de kwaliteit van het resultaat en niet het proces. Het
12
onderzoek kijkt vooral naar hoe de NFP’s functioneren binnen het netwerk. Het richt zich
dus vooral op het proces. Kwalitatief goede NFP’s leveren veel informatie aan, dat als
waardevol gezien wordt door de andere landen en de stakeholders. Gezien de
onderzoeksmogelijkheden was het niet mogelijk om de stakeholders zelf te spreken. Er
wordt aan de NFP’s gevraagd of ze tevreden zijn met betrekking tot de kwaliteit en
waarde van aangeleverde informatie. Daarnaast zal wordt er ingegaan op de activiteit
van het NFP en de mate waarin de informatie aansluit op de behoefte van het NFP.
1.7.2 Het GOTIK model toegepast op het EUKN
In deze paragraaf zal het gebruik van de GOTIK model met betrekking tot het
Secretariaat en het netwerk in zijn geheel geoperationaliseerd worden.
Kostenaspect
In het GOTIK model zijn de financiën één van de kenmerken van het project. Het EUKN
stelt elk jaar een begroting op en moet deze laten controleren. De NFP’s hebben echter
geen invloed op de begroting. Deze verantwoordelijkheid valt onder de Stuurgroep. Toch
is er een kleine financiële paragraaf opgenomen, waarin enkele aandachtspunten worden
toegelicht.
Organisatieaspect
Binnen het organisatieaspect gaat het vooral om de interne structuur van het EUKN; het
Secretariaat. Hierin wordt besproken of de organisatie ervan aansluit op het idee van de
NFP’s. Sluit het totale takenpakket van het Secretariaat wel aan bij de wensen en
behoeften van de NFP’s? Krijgen de NFP’s de ondersteuning die ze willen en nodig
hebben? Daarnaast gaat de aandacht uit naar de externe organisatie. Is de manier
waarop het EUKN werkt, goed voor de doelgroep van de NFP’s? De doelgroep in deze
vraag zijn de stakeholders in de landen.
Tijdsaspect
Tijd en geld hangen veel met elkaar samen. De hoeveelheid geld begroot voor een
bepaald onderwerp, resulteert vaak ook in een gegeven aantal uren. In het onderzoek
wordt er gekeken naar de activiteiten die het Secretariaat organiseert. Er wordt gekeken
naar de tevredenheid omtrent de activiteiten, welke aandachtspunten er zijn en hoe ze
verbeterd kunnen worden.
Informatieaspect
Met betrekking tot dit aspect van het model wordt er gekeken naar de kennis die binnen
het netwerk wordt uitgewisseld. Hier gaat het zowel om de kennisondersteuning van het
Secretariaat aan de NFP’s, als de daadwerkelijke uitwisseling van informatie in het gehele
netwerk. Voor het doel van het EUKN, het uitwisselen van informatie, is de website en de
informatie erop, van belang. Daarom wordt er in het onderzoek met betrekking tot het
informatieaspect gekeken naar de website en de publicaties van het EUKN.
Kwaliteitsaspect
Vragen omtrent de kwaliteit van een organisatie zijn vaak moeilijk te beantwoorden. Veel
reacties liggen politiek gevoelig of geven mogelijk alleen sociaal wenselijke antwoorden.
Om toch een idee te krijgen van de kwaliteit van het Secretariaat, hebben de NFP’s een
aantal aspecten van het handelen beoordeeld. Het kwaliteitsaspect zit dan verborgen in
de waardering en beoordeling van de NFP’s.
1.8 Leeswijzer
In de komende hoofdstukken zullen de vragen beantwoord worden die in het
onderzoeksplan zijn gesteld.
In hoofdstuk twee wordt beschreven hoe het EUKN functioneert, welke activiteiten het
organiseert en wat de relatie is tussen verschillende actoren.
13
In hoofdstuk drie wordt ingegaan op de organisatie van de NFP’s. Aan de hand van het
theoretisch kader zal er ingegaan worden op de vele aspecten van de NFP’s en de relatie
met het ministerie en de stakeholders. Tegen welke problemen lopen ze aan en zijn
hiervoor oplossingen mogelijk?
In hoofdstuk vier zal worden beschreven hoe de relatie tussen de NFP’s en het
Secretariaat werkt. Hoe kijken de NFP’s aan tegen de verschillende aspecten van het
Secretariaat en het EUKN. Welke aandachtspunten zien ze en welke verbeteringen zijn er
mogelijk?
In hoofdstuk vijf zal de casestudie van Luxemburg beschreven worden. Hier wordt een
verdiepend beeld geschetst van aspecten die al eerder in de eerste twee hoofdstukken
besproken zijn. Het hoofdstuk richt zich vooral op mogelijke verbeteringen.
In hoofdstuk zes wordt de analyse vanuit hoofdstuk twee en drie gespiegeld aan de
ideeën in hoofdstuk vijf. Hier wordt gekeken naar de conclusies op basis van de
resultaten en wordt er toegewerkt naar de aanbevelingen in hoofdstuk zeven.
14
2 Het European Urban Knowledge Network In onderstaand hoofdstuk zal het European Urban Knowledge Network (EUKN) worden
beschreven. Om te begrijpen en een voorstelling te kunnen maken van hoe het netwerk
functioneert, wordt er stil gestaan bij het doel van het netwerk, hoe het werkt, de
verschillende onderdelen van het netwerk, de activiteiten, de financiering van het EUKN,
de partners van het EUKN en hoe het EUKN zal gaan functioneren als Europese
Groepering voor Territoriale Samenwerking (EGTS). Voor een objectieve beschrijving van
het netwerk zullen de in documenten vastgelegde formele aspecten van het EUKN
worden gebruikt als basis voor de beschrijving.
Hoewel er een compleet beeld wordt nagestreefd, zal de nadruk in dit onderzoeksrapport
vooral liggen op het EUKN Secretariaat en de National Focal Points (NFP’s). In dit
hoofdstuk zal dan ook naast de andere EUKN onderdelen, het Secretariaat uitgebreider
worden toegelicht. Er zal gekeken worden naar aspecten met betrekking tot organisatie,
informatie en communicatie. In de hoofdstukken hierna zullen deze aspecten met
betrekking tot de NFP’s worden toegelicht.
2.1 Het doel van het EUKN
Het EUKN begon op 30 november 2004 als pilot project met als doel een Europees
netwerk voor het uitwisselen van stedelijke kennis op te starten. Hiertoe werd besloten
tijdens een informele minister bijeenkomst over stedelijk beleid op initiatief van de
toenmalige Nederlandse minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK).
Het EUKN richt zich op het stimuleren van de Europese uitwisseling van relevante kennis
en praktijkervaringen op het gebied van stedelijke vraagstukken. Het verbindt stedelijk
beleid, onderzoek en praktijk met elkaar (EUKN 2010 B:1). Grote steden in Europa
hebben vaak te maken met vergelijkbare, typerende problemen en knelpunten. Het
EUKN wil dan ook zijn doelgroep, namelijk stedelijke professionals zoals uitvoerders,
onderzoekers en beleidsmakers, hierin ondersteunen. Dit kan door het beschikbaar
stellen en uitwisselen van kennis over stedelijke problematiek. Een bepaalde
beleidsaanpak dat succesvol is in een grote stad, kan ook andere steden helpen in het
opstellen en uitvoeren van beleid voor een soortgelijk probleem. Deze wisselwerking
stimuleert duurzame stedelijke ontwikkeling en versterkt de economische en sociale
positie van steden.
Het EUKN maakt gebruik van een vraaggestuurde aanpak door zich in zijn
informatievoorziening en activiteiten te richten op de behoefte van haar doelgroep. De rol
als kennisuitwisselingnetwerk vervult het door het (blijven) ontwikkelen van een
uitgebreide en kwalitatieve kennisdatabase, namelijk de e-library. Hier heeft iedereen
vrije toegang tot casusstudies, onderzoeksresultaten, actueel nieuws en
beleidsdocumenten.
2.2 De organisatie van het EUKN werkt
Het EUKN is een intergouvernementeel netwerk, wat erop neerkomt dat besluiten
gezamenlijk worden genomen door de lidstaten. Deze rol heeft de Stuurgroep van het
EUKN, hierin zitten de afgevaardigden van de nationale ministeries. Op het moment heeft
het netwerk 12 lidstaten bestaande uit België, Cyprus, Denemarken, Duitsland, Frankrijk,
Hongarije, Luxemburg, Nederland, Roemenië, Spanje, Tsjechië en het Verenigd
Koninkrijk.
Elk van de lidstaten heeft een National Focal Point (NFP) ingesteld dat de dagelijkse
EUKN activiteiten uitvoert. Zij functioneren als het ware bij het verspreiden van stedelijke
kennis de verbindende schakel tussen informatie beschikbaar op Europees niveau en de
stakeholders op nationaal, regionaal en lokaal niveau. Hierbij heeft het EUKN
Secretariaat een ondersteunende rol. Naast de NFP’s, het Secretariaat en de Stuurgroep,
is er ook nog de Management Autoriteit. In de onderstaande paragrafen zullen de
15
2.2.3
NFP
2.2.3.
NFP
2.2.1 Stuur
groep
Ministerie in
lidstaat
Ministerie in
lidstaat
2.2.4
EUKN
Secretariaat
2.2.2
Management
Autoriteit
onderdelen van het EUKN met hun taken en verantwoordelijkheden toegelicht worden,
waarbij de nadruk zal liggen op het EUKN Secretariaat.
Figuur 2.1: organogram EUKN
2.2.1 De Stuurgroep
De Stuurgroep is het besluitvormende orgaan van het netwerk en bestaat uit
vertegenwoordigers van alle deelnemende landen. Naast de vertegenwoordiging van
landen zijn er ook twee vertegenwoordigers van partnerorganisaties URBACT en
EUROCITIES aanwezig, evenals een vertegenwoordiger van de Europese Commissie.
Iedere lidstaat stelt zelf de Stuurgroepleden aan, heeft één stem en mag door maximaal
twee personen vertegenwoordigd worden.
De taken van de Stuurgroep bestaan uit het vaststellen van het beleidskader, het
financiële kader en de strategische doelstellingen van het EUKN. Enkele van de
verantwoordelijkheden van de Stuurgroep zijn:
- Het goedkeuren van deelname van nieuwe leden in het netwerk;
- Het goedkeuren van het beëindigen van deelname van een lidstaat
indien men niet voldoet aan de financiële verplichtingen;
- Het toetsen van de uitvoering van het beleid op hoofdlijnen;
- Het vaststellen van het beleidskader, het financiële kader en de
strategische doelstellingen en het mandateren van het hoofd van het
Secretariaat om het beleid uit te voeren;
- Het vastleggen en indien nodig, wijzigen van de wijze waarop het
Secretariaat georganiseerd is;
- Het formuleren van de basis kwaliteitseisen voor de service
overeenkomst tussen de lidstaten en hun NFP’s.
(BZK et al., 2006:8)
Twee keer per jaar komt de Stuurgroep samen om te vergaderen over strategische
zaken. Tijdens de eerste bijeenkomst wordt de begroting en het jaarverslag van het
16
afgelopen jaar besproken. Op de tweede vergadering wordt het budget en het werkplan
vastgesteld voor het komende jaar.
2.2.2 De Management Autoriteit
Al vanaf het begin van het EUKN, is het Nederlandse Ministerie van Binnenlandse Zaken
en Koninkrijksrelaties de Management Autoriteit van het netwerk. De functie kreeg het
ministerie destijds omdat het EUKN werd opgericht op initiatief van de toenmalige
Nederlandse minister.
Als Management Autoriteit controleert BZK de financiële administratie van het EUKN en
rapporteert aan de Stuurgroep over de voortgang en ontwikkeling van het EUKN. Het
helpt verder ook het Secretariaat om de door de Stuurgroep genomen beslissingen uit te
voeren. Tegelijkertijd fungeert de Management Autoriteit als voorzitter van de
Stuurgroep. Hiernaast zit ook een inhoudelijke vertegenwoordiger vanuit BZK (Wonen,
Bouwen en Integratie) in de Stuurgroep.
Welke aspecten met betrekking tot de Management Autoriteit zullen veranderen na de
officiële oprichting van de EUKN EGTS zal verderop in dit hoofdstuk worden toegelicht.
2.2.3 De National Focal Points
De National Focal Points zijn het onderdeel van het netwerk waar in dit
onderzoeksrapport de aandacht op wordt gericht. Ze zijn verantwoordelijk voor het
uitvoeren van de dagelijkse werkzaamheden van het EUKN.
De NFP’s vormen de ruggengraat van het netwerk, omdat zij een grote rol spelen in het
effectief functioneren van het EUKN. De contactpunten zijn ingericht door de lidstaten
zelf en staan in verbinding met de eindgebruikers van het EUKN, namelijk de eerder
genoemde beleidsmakers, uitvoerders en onderzoekers. De organisatie van de NFP’s is
complex, doordat elk lidstaat vrij is een NFP op zijn eigen manier in te richten zijn er
onderlinge verschillen. Zo kan een NFP in een lidstaat bijvoorbeeld onderdeel zijn bij een
kennisinstituut, een universiteit of binnen een departement van een ministerie. Elk
ministerie is vrij om zelf te bepalen hoe groot het budget is voor de NFP, zolang het de
NFP in staat stelt haar taken uit te kunnen voeren. Echter is het ook het ministerie die
het takenpakket voor een NFP samenstelt.
Binnen het netwerk streeft men ernaar gebruik te maken van een vraaggestuurde
aanpak. Hierin is een belangrijke taak weggelegd voor de NFP’s. Zij selecteren en
publiceren nationale, regionale en lokale kennisdocumenten die aansluiten op de
behoefte van de stedelijke professionals. Het is belangrijk dat de NFP’s en het
Secretariaat ook de daadwerkelijke informatie aanleveren die relevant en bruikbaar is
voor de doelgroep (EUKN C 2010:1). Zo zijn de NFP’s verantwoordelijk voor:
- Het verspreiden van de nationale kennis op stedelijk beleid binnen het EUKN
- Het onderhouden van een eigen website binnen het EUKN en het publiceren van
een vooraf bepaald aantal kennisdocumenten hierop.
- Het jaarlijks opstellen van een werkplan en het zorgen voor voldoende capaciteit
in de organisatie om de vereiste taken uit te voeren.
- Het alert zijn op de specifieke kennisbehoefte van de doelgroep.
(EUKN 2007:10,11)
Voortvloeiend uit deze verantwoordelijkheden nemen de NFP’s deel aan conference calls,
houden ze hun nationale website bij en onderhouden ze contacten met de stakeholders in
eigen land.
NFP’s zijn werkzaam binnen het EUKN op basis van een overeenkomst met het EUKN
Secretariaat en de Management Autoriteit. In deze formele overeenkomst, de Operational
Level Agreements, staan de minimale voorwaarden waaraan het functioneren van de
NFP’s moet voldoen. Ook hebben de NFP’s een overeenkomst met de nationale
ministeries. De NFP’s werken onder verantwoordelijkheid van deze ministeries op basis
van de ‘Service Level Agreements’. Hiernaast is er ook een ‘Quality Agreement’
17
opgesteld, waarin per orgaan de verantwoordelijkheden, rollen en procedures zijn
omschreven. Ze kunnen echter niet als harde afspraken gezien worden, maar
functioneren meer als richtlijnen.
Een belangrijke functie binnen de NFP is die van ‘knowledge manager’. Deze persoon is
iemand die op de hoogte is van de ontwikkelingen op het gebied van stedelijk beleid en
hier ook inhoudelijke kennis over heeft. Taken van de knowledge manager bestaan onder
andere uit het bijhouden van de nationale website, het selecteren van relevante
kennisdocumenten voor de NFP en het onderhouden van contacten met de personen die
kennis aanleveren. De knowledge managers hebben ook de taak de specifieke
kennisbehoefte van de doelgroep te signaleren. In het volgende hoofdstuk zullen de
verschillende aspecten rondom de NFP’s verder toegelicht worden.
2.2.4 Het EUKN Secretariaat
Het tweede onderdeel van het netwerk waar dit onderzoek aandacht aan besteedt, is het
EUKN Secretariaat. Er zal worden besproken welke rol het speelt in het netwerk en wat
de verantwoordelijkheden, taken en activiteiten zijn die erbij komen kijken.
Verantwoordelijkheden
De rol van het EUKN Secretariaat is vooral ondersteunend. Het is verantwoordelijk voor
de uitvoering en coördinatie van de dagelijkse taken van het netwerk en het
ondersteunen van de verschillende organen van het EUKN. Het Secretariaat bevindt zich
in het NICIS Instituut (dit instituut fungeert ook als Nederlandse NFP) in Den Haag. Het
vormt een verbindende schakel in Europa tussen de lidstaten en organisaties in het
EUKN. De aandacht gaat hierbij vooral uit naar de NFP’s. Het Secretariaat is dan ook
verantwoordelijk voor het contact met de NFP’s. De NFP’s moeten er terecht kunnen voor
vragen of problemen over bijvoorbeeld de website of andere zaken waar de NFP’s tegen
aanlopen in hun dagelijkse taken. De ondersteuning is dus zowel inhoudelijk als
procesmatig. Het Secretariaat helpt de NFP’s ook bij het uitvoeren van genomen
beslissingen die invloed hebben op de dagelijkse taken. Samenwerking in andere
Europese projecten en met andere Europese netwerken is ook een onderdeel van zijn
werkzaamheden. Hiernaast draagt het Secretariaat ook de verantwoordelijkheid met
betrekking tot het EUKN budget (EUKN 2007:4).
Het Secretariaat is verder nog verantwoordelijk voor het kennismanagement op
operationeel niveau (EUKN 2007:5). Het stelt eisen op waaraan de inhoud van
documenten moet voldoen. Hiermee waarborgt het de kwaliteit van de door NFP’s
aangeleverde kennis en informatie. Zo minimaliseert het ook de onderlinge verschillen in
de stukken aangeleverd door meerdere landen. Voortvloeiend hieruit ontwerpt het
Secretariaat een sjabloon die alle lidstaten gebruiken wanneer ze best practices
beschrijven.
ok is het Secretariaat is verantwoordelijk voor de website en zijn taxonomie. Hiermee
organiseert men de inhoud van de EUKN website. Volgens het Quality Agreement (2007)
is het Secretariaat verder verantwoordelijk voor het organiseren van de verschillende
EUKN vergaderingen en de organisatie rondom de vergaderingen.
Structuur en taken
In het EUKN Secretariaat zijn er in totaal vijf personen werkzaam, waarvan de Director
aan het hoofd staat. Elk persoon houdt zich bezig met een onderwerp en voert de
bijbehorende taken uit. Zo zijn alle taken verdeeld over vijf verschillende functies binnen
het Secretariaat, namelijk:
- De Programme Manager
- De Capitalisation Officer
- De Programme Officer
- De Information Specialist/Webmaster
- De Director
(Bron: Team EUKN, 2010)
18
De Programme Manager is onder andere verantwoordelijk voor het operationele
management van het netwerk, de samenwerking tussen het Secretariaat en de NFP’s,
voor de organisatie van de NFP bijeenkomsten, het voorbereiden van het EUKN werkplan
en het houden van toezicht op de uitvoering hiervan. De Capitalisation Officer is
verantwoordelijk voor de kennisdossiers en de publicaties van het EUKN. Ze schrijft
artikelen voor de EUKN website en verleent inhoudelijk ondersteuning aan activiteiten
van het EUKN. De Programme Officer heeft als taak het managen van de relaties met de
NFP’s en het ondersteunen van de Programme Manager. De Information
Specialist/Webmaster is verantwoordelijk voor het beheer van de EUKN website, zoals bij
het plaatsen van documenten in de e-library. Ze verleent ook technische ondersteuning
aan de NFP’s.
De Director is het hoofd van het Secretariaat. Daarnaast is hij ook eindverantwoordelijk
voor het dagelijkse management van het netwerk. Hij dient verantwoording af te leggen
aan de Management Autoriteit en de Stuurgroep betreffende de activiteiten en de
begroting van het Secretariaat. Hiernaast vertegenwoordigt hij het EUKN bij derden en
onderhoudt hij contacten met potentiële lidstaten om het netwerk te promoten.
2.3 Activiteiten van het EUKN Secretariaat
Het EUKN Secretariaat organiseert een breed scala aan activiteiten aangezien ze als
uitvoeringsorganisatie van het EUKN fungeert (BZK et al. 2006:7). Volgens het EUKN
Werkplan (2012) bestaan deze uitvoeringstaken uit het managen van het CMS (het
Content Management System, het systeem waarmee met documenten op de website kan
uploaden en beheren) de ICT, het voorbereiden van het jaarlijkse werkplan en financiële
documenten, het implementeren van budget en de strategische besluiten, het
ondersteunen van de NFP’s en het promoten van het EUKN op Europees niveau. Welke
door het Secretariaat georganiseerde activiteiten en producten hieruit voortvloeien,
zullen hieronder worden toegelicht.
EUKN Website
Om haar doelgroep te kunnen ondersteunen in het ontwikkelen en implementeren van
succesvol stedelijk beleid, streeft het EUKN ernaar te voldoen aan de kennisbehoefte
door een uitgebreide, voor iedereen beschikbare database: de e-library. De online
bibliotheek met meer dan vijfduizend documenten is de kern van het EUKN. Het is tot
stand gekomen door de input van alle NFP’s uit de lidstaten en door samenwerking met
andere netwerken. Er zijn verschillende soorten documenten in te vinden, die betrekking
hebben op stedelijk onderzoek, beleid, praktijkvoorbeelden en relevante netwerken. De
informatie is gestructureerd aan de hand van zeven stedelijke hoofdthema’s waar het
EUKN zich op focust:
Stedelijk Beleid
Economie, Kennis & Werkgelegenheid
Sociale Cohesie & Integratie
Stedelijke Leefomgeving
Transport & Infrastructuur
Huisvesting
Veiligheid &Criminaliteitspreventie
Vaardigheden & Capaciteitsopbouw
Naast de EUKN website hebben ook de NFP’s een site waarop men een eigen nationale e-
library heeft dat specifieke context kennis bevat met betrekking tot relevante stedelijke
onderwerpen in eigen land.
Publicaties
In samenwerking met de NFP’s schrijft het Secretariaat ook publicaties met betrekking
tot specifieke onderwerpen. Dit zijn thematische dossiers die relevante stedelijke thema’s
19
bespreken zoals demografische veranderingen, integratie en lokale economische
ontwikkelingen. Het thema van deze publicaties wordt vastgesteld in samenwerking met
de lidstaat die op dat moment het voorzitterschap in de Raad van de Europese Unie
heeft. Dit land krijgt de vrijheid prioriteiten te stellen met betrekking tot specifieke
thema’s voor de publicaties. Zo is er tijdens het voorzitterschap van Polen een publicatie
gemaakt over de stedelijke dimensie in cohesiebeleid omdat dit voortvloeide uit de
vastgestelde ambities van dat land. Dit is ook het geval met de publicatie ‘Multilevel
Urban Governance’ in het kader van het Belgische voorzitterschap. Deze dossiers
bevatten een verzameling van internationale praktijkervaringen, interviews, EU-
documenten, relevante statistieken en onderzoek documenten. Het doel van deze
thematische kennisdossiers is het delen van actuele verschijnselen en ontwikkelingen op
bepaalde beleidsthema’s. Het bevat gedetailleerde analyses over het onderwerp
aangevuld met een praktische oplossing toepasbaar op lokaal niveau.
Daarnaast heeft het Secretariaat ook publicaties over stedelijke ontwikkelingen in
verschillende lidstaten in Europa en over het EUKN zelf om het netwerk te kunnen
promoten op Europees niveau.
Practice of the month
Elke maand wordt er ook een succesvol praktijkvoorbeeld belicht op de website van het
EUKN. Dit voorbeeld wordt toegelicht aan de hand van interviews met betrokken
personen, korte filmpjes of foto’s en achtergrond informatie. Elke maand heeft een
praktijkvoorbeeld van een andere lidstaat de aandacht.
Nieuwsbrieven
Om de twee weken publiceert het EUKN Secretariaat een nieuwsbrief over een van de
eerder genoemde zeven hoofdthema’s. Iedereen kan zich vrijwillig abonneren via de
EUKN website. Het bevat nieuws, informatie over evenementen, een interview,
onderzoeken en praktijkvoorbeelden in Europa. Sommige NFP’s hebben ook een
maandelijkse nieuwsbrief die zij publiceren voor hun stakeholders.
Conference calls
Maandelijks wordt er een conference call gehouden. Dit is eigenlijk een telefonische
vergadering waar alle knowledge managers en minstens één persoon van het
Secretariaat aan deelnemen. Dit wordt als belangrijk onderdeel van de onderlinge
communicatie in het netwerk gezien. Individuele knowledge managers hebben wel
contact met het Secretariaat, maar op deze manier neemt iedereen samen deel en kan
men actuele EUKN gerelateerde onderwerpen gezamenlijk bespreken. Het doel van dit
communicatiemiddel is het helpen van de NFPs in het realiseren van hun doelen en het
faciliteren van onderlinge samenwerking tussen de NFPs (EUKN 2007:6).
Er worden twee soorten conference calls georganiseerd, content en coordination
conference calls. Content calls zijn inhoudelijke besprekingen die zich specifiek richten op
een stedelijke beleidsthema en worden georganiseerd en voorgezeten door een NFP.
Deze vinden twee keer per jaar plaats. Coordination conference calls zijn meer
procesgericht en hebben als focus de uitgevoerde en uit te voeren activiteiten van de
NFP’s en het Secretariaat. Dit soort calls vinden eens per maand plaats en worden
gehouden onder voorzitterschap van de Programme Manager of Officer van het
Secretariaat.
Volgens het EUKN Quality Agreement kunnen conference calls naast het analyseren van
successen, knelpunten, geplande activiteiten en benodigde ondersteuning, ook gebruikt
worden voor het aanleveren van input met betrekking tot de organisatie en
kennismanagement in de toekomst (EUKN 2007:6). Het is de bedoeling dat via de
conference calls op een interactieve manier met elkaar gecommuniceerd wordt.
Conferenties en vergaderingen
De Stuurgroep komt in principe twee keer per jaar bijeen. Tijdens deze vergadering
komen alle afgevaardigden samen om het actieprogramma, de begroting en het
20
jaarverslag van het EUKN te bespreken en vast te stellen. De Director van het
Secretariaat is verantwoordelijk voor het aanleveren van het actieprogramma en
financiële cijfers in een voorlopige begroting. Deze dient vooraf aan de Stuurgroep
vergadering eerst door het Nederlandse Ministerie van Binnenlandse Zaken als
Management Autoriteit goedgekeurd te worden. Wanneer de Stuurgroep niet akkoord is
met de verslagen, dient het Secretariaat ze opnieuw te schrijven.
LinkedIn Groep
Het EUKN heeft sinds kort ook een LinkedIn groep. Ongeveer vijftienhonderd personen
zijn momenteel lid van deze groep en het aantal neemt met de dag toe. De LinkedIn
groep creëert als het ware de mogelijkheid om discussies met elkaar te starten over
stedelijke onderwerpen. Ook wordt men via de groep op de hoogte gehouden wanneer er
een nieuwe nieuwsbrief wordt gepubliceerd.
2.4 Financiering EUKN
Zonder financiële middelen is het niet mogelijk de EUKN activiteiten uit te voeren. In
deze paragraaf zal er meer zicht ontstaan in hoe het EUKN gefinancierd wordt.
Alle lidstaten moeten jaarlijks contributie betalen aan het netwerk. Dit bedrag gaat naar
de diensten en activiteiten uitgevoerd op Europees niveau en naar de kosten van het
EUKN Secretariaat. De hoogte van de contributie van de lidstaten aan het netwerk is
gebaseerd op het aantal inwoners van het land. Zo betalen de twee kleinste lidstaten met
minder dan een miljoen inwoners, Luxemburg en Cyprus, een bedrag van €25.000. Grote
lidstaten zoals Duitsland, Spanje en Frankrijk betalen een bedrag van €45.000. Landen
die hier tussen zitten betalen jaarlijks €35.000.
Hiernaast ontvangt het EUKN jaarlijks vanuit BZK als Management Autoriteit €25.000 en
een inhoudelijke bijdrage van €25.000 om de Europese Groepering voor Territoriale
Samenwerking te kunnen oprichten, beter inzicht te krijgen in de kennisbehoefte van de
doelgroep, het samenwerken met andere netwerken en programma’s te versterken en
het aantal EUKN leden uit te breiden (BZK et al., 2006:10).
Voor het organiseren van de jaarlijkse conferentie krijgt het EUKN van BZK een bijdrage
van maximaal €50.000. Ook van het Nicis instituut en het lidstaat waarin de conferentie
gehouden zal worden, krijgt het EUKN een financiële bijdrage. Volgens de gemaakte
afspraken mag het bedrag vanuit BZK hiervoor niet meer dan een derde van de totale
kosten zijn (BZK et al., 2006:10).
De kosten die de NFP’s in de lidstaten met zich mee brengen, worden niet gefinancierd
met het EUKN budget. Zoals eerder genoemd, zijn de nationale overheden vrij in de
manier waarop men zijn NFP inricht. Zo is ook het budget dat elk NFP krijgt per land
verschillend.
2.5 EUKN partners
Om haar doelen te kunnen bereiken, werkt het EUKN samen met veel verschillende
internationale partners. Zo is het partnerschap met de Europese Commissie, URBACT en
EUROCITIES belangrijk, aangezien zij in de Stuurgroep vertegenwoordigd zijn. In deze
paragraaf zal er gekeken worden met welke partners het EUKN samenwerkt en hoe de
partners gerelateerd zijn aan de stedelijke dimensie van het netwerk.
De Europese Commissie
De Europese Commissie is al vanaf het begin van het EUKN betrokken bij het netwerk.
Zo levert de afdeling Onderzoek en Omgeving onder het directoraat-generaal Regionaal
Beleid, kennis omtrent stedelijke thema’s.
URBACT
URBACT is een programma van de Europese Commissie. Het is een Europees netwerk
gericht op het uitwisselen van ervaringen, zodat stedelijke actoren verspreid over 216
steden kunnen leren van elkaars successen en minder effectieve aanpakken.
21
EUROCITIES
Dit netwerk bestaat uit 130 grote steden in dertig verschillende Europese landen. Het
brengt verschillende lokale overheden bij elkaar om zo een platform te creëren waar
leden kennis en ideeën kunnen uitwisselen, ervaringen kunnen uitwisselen en over
bepaalde uitdagingen kunnen discussiëren om zo gezamenlijk mogelijke oplossingen te
bedenken. De activiteiten richten zich vooral op het beïnvloeden van het beleid in Europa
door middel van lobbyen en netwerken.
European Metropolitan network Institute (EMI)
Dit is een instituut met als doel te faciliteren in het implementeren van het ‘Europa 2020’
strategie. Dit is de strategie van de Europese Unie om binnen tien jaar een duurzame en
sterke economie op te bouwen in alle landen en hiermee ook werkgelegenheid te
creëren. Door verschillende doelgroepen te verbinden met elkaar biedt het EMI een kader
om maatwerk oplossingen en oplossingen waarbij verschillende sectoren betrokken zijn,
te realiseren.
Andere partners van het EUKN zijn CECODHAS, ESPON, en de European Website on
Integration.
2.6 EUKN als EGTS
Het EUKN is in 2004 begonnen als pilot project, maar om het een duurzame structuur te
geven is er voorgesteld een Europese Groepering voor Territoriale Samenwerking in te
stellen. Wat dit inhoudt en welke veranderingen dit met zich mee brengt wordt in deze
paragraaf beschreven.
Tijdens het Duitse voorzitterschap van de Europese Unie is er gezamenlijk door alle leden
van het EUKN afgesproken om de pilotfase af te sluiten en het EUKN een formele status
te geven. Er is gekozen om het EUKN een Europese rechtspersoonlijkheid te geven in de
zin van een Europese Groepering voor Territoriale Samenwerking (EGTS). Doordat bij het
EUKN vooral sprake is van transnationale samenwerking heeft men soms te maken met
belemmeringen veroorzaakt door verschillende regels en procedures per land. Deze
kunnen verminderd worden door voor het EUKN de EGTS als rechtsvorm te kiezen. Het
bevordert en vergemakkelijkt de samenwerking tussen de verschillende lidstaten. Ook
krijgt het EUKN hiermee een stabielere basis met financiële zekerheid op lange termijn
omdat het zo in aanmerking kan komen voor subsidies en financieringsmogelijkheden
vanuit de Europese Unie. Bovendien zullen andere netwerken en instellingen eerder
geneigd zijn een partnerschap aan te gaan wanneer het EUKN een sterke en stabiele
basis heeft.
Volgens de overeenkomst betreffende de samenwerking van BZK en VROM met het Nicis
inzake het EUKN, was het de ambitie om nog in 2010 tot de oprichting van de EGTS te
komen (BZK et al., 2006:3). Tot op heden is dit nog niet gebeurd in verband met
bepaalde interne procedures. Zo moesten bijvoorbeeld de nationale overheden van alle
lidstaten de overeenkomst en statuten van de EGTS goedkeuren. Door de invoering van
de EGTS moeten ook allerlei belasting maatregelen in acht worden genomen die flink
invoed hebben op het budget. Er worden dan ook verschillende scenario’s bekeken om
hier zo goed mogelijk mee om te gaan.
Wanneer de EGTS wordt opgericht, zullen er een aantal aspecten veranderen betreffende
de structuur. Zo zal er bijvoorbeeld in plaats van de Stuurgroep, een Assemblee ingesteld
worden. Deze Assemblee fungeert wel net als de Stuurgroep als het overkoepelende
besluitvormende orgaan van de EGTS. Ook wordt de rol van Director een orgaan binnen
het netwerk. De Director wordt verantwoordelijk voor het beheer van de financiën.
Gezien de rol die Nederland heeft gespeeld bij de start van het EUKN en haar huidige rol
nu als Management Autoriteit, zal ze de officiële zetel van de EUKN EGTS zijn. Dit
betekent dat ze zorg draagt voor de uitvoering van het EUKN door het Nicis instituut
hiervoor aan te wijzen en het Secretariaat en Nederlandse NFP hier in te richten. Nu
22
buigt Nederland zich nog steeds over de financiële aspecten van het netwerk, straks zal
dit volledig in handen van de Director zijn. Dan is hij ook als enige verantwoordelijk voor
het uitvoeren van de door de Assemblee genomen besluiten.
2.7 Conclusie
Het EUKN heeft als ambitie het stimuleren van Europese uitwisseling van relevante
kennis en praktijkervaringen op het gebied van stedelijke vraagstukken. Het doel hiervan
is van elkaar te leren zodat uitdagingen in steden in heel Europa op een effectieve
manier aangepakt kunnen worden. In het bereiken van dit doel spelen de NFP’s en het
Secretariaat een grote rol. Zij proberen een link te vormen tussen kennis en informatie,
dat beschikbaar is op verschillende bestuurlijke niveaus.
Dit is echter geen gemakkelijke taak aangezien men rekening moet houden met
verschillende aspecten. Het is geen verrassing dat er onderlinge verschillen bestaan in
een internationaal netwerk dat uit meerdere lidstaten is opgebouwd. Daarom zijn
richtlijnen en afspraken vastgelegd in documenten. Zo wordt de kwaliteit van de kennis
tot op zekere mate gewaarborgd en het risico op grote verschillen zo veel mogelijk
ingeperkt. In de volgende hoofdstukken zal gekeken worden of deze afspraken voldoende
zijn.
Wanneer er wordt gekeken naar de structuur in de organisatie van het EUKN, kan er
gezegd worden dat dit redelijk ingewikkeld en complex in elkaar zit. Doordat de relaties
en processen in het netwerk door en langs elkaar heen lopen, kan het begrijpen van deze
aspecten soms enige verwarring veroorzaken. Wel is het belangrijk dat binnen het
netwerk dit bij iedereen duidelijk is. De invoering van de EUKN EGTS zal hier aan kunnen
bijdragen.
23
3. De National Focal Points Binnen het EUKN spelen de NFP’s een aanzienlijke rol. Zij zijn verantwoordelijk voor het
aanleveren en het verspreiden van informatie onder de stakeholders op nationaal,
regionaal en lokaal niveau. Ook zorgen ze ervoor dat goede initiatieven en projecten uit
eigen land gedeeld worden in het netwerk. Hierdoor spelen ze een sleutelrol in het
uitwisselen van stedelijke kennis op nationaal en internationaal gebied. Het hoofdstuk is
geschreven op basis van het GOTIK model. Het model bevalt vijf onderdelen: geld,
organisatie, tijd, informatie en kwaliteit. In de eerste paragraaf zal de interne organisatie
worden besproken. Onderdeel hiervan is ook het geld- en tijdsaspect van elk NFP. In de
tweede en derde paragraaf wordt de externe organisatie van de NFP’s besproken. Hierin
wordt ingegaan op het ministerie en de stakeholders. Als vierde zal er gekeken worden
naar het informatieaspect. Hiervoor zal er ingegaan worden wie verantwoordelijk is voor
de keuze van onderwerpen. Als laatste zal er naar de kwaliteit van deelname gekeken
worden, waarin we de participatie van de verschillende NFP’s vergelijken. Naast het
GOTIK model zal er in dit hoofdstuk ook worden ingegaan op de invloed van de crisis op
de NFP’s. Er zal aandacht worden besteed aan de bezuinigingen en toekomstige
veranderingen binnen de NFP’s zelf. Het hoofdstuk is geschreven op basis van twee
enquêtes. Op de eerste is een respons geweest van 73% en de tweede van 70%.
3.1 De organisatie van de NFP’s
In deze paragraaf zal er gekeken worden naar hoe een NFP is ingericht. Hiervoor zal
achtereenvolgens ingegaan worden op de organisatie van de NFP’s. Hier zal er zowel
gekeken worden naar de interne organisatie als naar de externe organisatie. Hier staan
de verschillen tussen deze landen centraal. Het doel is om te kijken of er enig verband
aanwezig is. De zeven landen zijn geanonimiseerd tot zeven letters en variëren van A tot
G.
Als eerste zal er gekeken worden naar de verschillende vormen van organisatie van de
NFP’s. Voor de verschillende NFP’s geldt een volgende organisatiestructuur:
Tabel 3.1: Organisatie van de NFP’s
Land Onderdeel van een
A Non-profit onderzoeksinstituut
B Ministerie
C Ministerie
D Ministerie
E Universiteit
F Ministerie
G Ministerie
Opvallend is het aantal NFP’s wat rechtstreeks onderdeel uitmaakt van een ministerie. Er
zijn maar twee onderzochte NFP’s die hier niet rechtstreeks onderdeel van uitmaken. In
het vervolg zal er gekeken worden of de manier van organiseren invloed heeft op de
prestaties en kenmerken van een NFP.
3.1.1 De relatie tussen de NFP’s en de Stuurgroep-leden
In de opzet van het EUKN voeren de NFP’s de dagelijkse werkzaamheden uit en zijn de
Stuurgroep-leden verantwoordelijk voor de strategie. Het Stuurgroep-lid (SG-lid) is
24
werkzaam op het ministerie. Het NFP krijgt zijn budget van het ministerie en moet
daarover verantwoording afleggen tegenover het Stuurgroep-lid. In deze subparagraaf
zal er een indruk gegeven worden hoe dit in de praktijk plaatsvindt. Er zal eerst
gereflecteerd worden op de positie van het Stuurgroep-lid tegenover het NFP, waarna er
gekeken wordt hoe de contacten verlopen, waar de gesprekken over gaan en hoe het
Stuurgroep-lid invloed uitoefent. In land G is het NFP ook het Stuurgroep-lid, daarom is
deze niet meegenomen in de vergelijking.
Tabel 3.2: Contact tussen NFP en Stuurgroep-lid
Land A B C D E F
Aantal keer
contact per
jaar met
Stuurgroep-
lid
11-15 26+ 26+ 16-20 1-5 26+
Hoe verloopt
het contact
Goed Zeer goed Zeer
goed
Zeer goed Goed Zeer goed
Belangrijkste
onderwerpen
tijdens het
contact
Resul-
taten
Inhoudelijk Non -
respons
Inhoudelijk Resul-
taten
Inhoudelijk
proces en
resultaat
Moet er
verantwoordi
ng afgelegd
worden over
de resultaten
Ja Incidenteel Non -
respons
Ja Non-
respons
Ja
Bij NFP’s binnen ministeries vindt het contact vaker plaats en wordt het als beter
gewaardeerd ten opzichte van NFP’s buiten het ministerie. Ook is er een andere manier
van contact. De gesprekken zijn meer inhoudelijk en minder resultaat gericht. Landen
buiten het ministerie hebben iets minder goed contact en minder vaak. De contacten zijn
ook meer resultaatgericht. Een reden hiervoor is waarschijnlijk dat bij landen binnen het
ministerie het Stuurgroep-lid onderdeel uitmaakt van dezelfde afdeling als waar het NFP
zich bevindt, soms is het zelfs de directe leidinggevende van een NFP. Dit feit kan ook
van invloed zijn op het antwoord van het NFP.
3.1.2. De stakeholders van de NFP’s
Het EUKN en de NFP’s hebben als doelgroep de stakeholders in de lidstaten van het
netwerk. Er zal in deze subparagraaf achtereenvolgens gekeken worden naar de
belangrijkste stakeholders, de manier waarop de NFP’s de stakeholders bereiken, of dit
voldoende is en hoe ze zich zouden kunnen verbeteren.
25
Tabel 3.3: Contact tussen stakeholders en NFP
Land* A B D E F G
Belangrijkste
stakeholders
Steden Ministerie
Steden
Regio’s
Universi-
teiten
Overige
organisati
es actief
in het
stedelijke
beleid
Steden
Universi
-teiten
Ministeries
Steden
Universi-
teiten
Overige
organisaties
actief in het
stedelijke
beleid
Steden Steden
Universiteit
en
Georganiseerd
e activiteiten
Nieuws-
brieven
en
evenemen
ten
Bijeen-
komsten
Bijeen-
komsten
Nieuws-
brieven
Bijeen-
komsten
Publicaties
Aantal keer
per jaar
Nieuws-
brief 6-9
keer per
jaar en 2-
4
evenemen
ten
Nog te
organiser
en
Afhanke
lijk van
het
budget
12 keer 4 keer 1 keer
Mate waarin
de
stakeholders
bereikt
worden
Redelijk
goed
Redelijk
slecht
Redelijk
goed
Neutraal Neutraal Redelijk
slecht
* Land C heeft niet gereageerd op de betreffende vragen en is daarom niet opgenomen
in de tabel.
Alle NFP’s zijn het er over eens dat de steden de belangrijkste stakeholders zijn, daarna
is er een redelijk verschil in het antwoord tussen NFP’s. De reden hiervoor ligt
waarschijnlijk het meest aan de organisatie van actoren binnen het land zelf. Het
opvallendste aan de tabel is dat de verschillende activiteiten niet leiden tot een duidelijk
verschil in het bereiken van de stakeholders. De bijeenkomsten georganiseerd door
verschillende landen heeft zowel een slecht, neutraal en goede uitwerking op het
bereiken van de stakeholders in de verschillende landen. Bij nieuwsbrieven is dit verschil
ook aanwezig.
Echter is hier een kanttekening noodzakelijk; de NFP’s beoordelen zichzelf in het bereiken
van de stakeholders. Hierdoor is het onbekend op basis waarvan ze zichzelf beoordelen.
Het is niet ondenkbaar dat actievere NFP’s zichzelf een hogere meetlat geven, dan
26
minder actieve NFP’s. De meetlat is echter onbekend, waardoor de opmerkingen minder
waarde hebben.
Voor het minder presteren in het bereiken van de stakeholders zijn meerdere obstakels
aan te merken. Voor sommige NFP’s is het voornamelijk een kwestie van een tekort aan
geld of personeel (A en G). Anderen geven aan dat ze te weinig de toegevoegde waarde
van de informatie kunnen bewijzen aan de stakeholders (E). Hierdoor is het moeilijk ze
goed te bereiken. Ook is er een land waar de regio’s nadrukkelijk betrokken willen
worden in het beleid (B). De regio’s spelen echter geen eigen rol in het stedelijke beleid
in het land. Hierdoor zit er een overbodige laag tussen het NFP en de steden.
De helft van de NFP’s ziet geen directe rol van het EUKN Secretariaat in het helpen
bereiken van de stakeholders. De andere helft denkt wel dat er mogelijke opties zijn. Zo
zouden de stakeholders uitgenodigd kunnen worden voor een abonnement op de
nieuwsbrieven en deelname aan de LinkedIn groep (D). Ook zou het Secretariaat zelf in
bepaalde landen de nationale stakeholders kunnen bereiken (F). Het EUKN is als
Europees netwerk onafhankelijker van een ministerie dan een NFP. Hierdoor zouden
stakeholders misschien meer de verantwoordelijkheid wanneer ze benaderd worden.
3.2 Het budget per NFP
In deze paragraaf zal er eerst naar de budgetten van de NFP’s gekeken worden, waarna
er gekeken wordt hoe het budget zich volgens de NFP’s de komende jaren zal
ontwikkelen.
Tabel 3.5: Budget in euro’s per NFP
Land A B C D E F G
Budget (in
euro’s)
30.001 -
60.000
30.001 -
60.000
0 -
30.00
0
Non
respon
s
60.001 -
90.000
30.001 -
60.000
0 -
30.000
Verwachte
ontwikkeling
van het
budget
Blijft
gelijk
Onbekend Blijft
gelijk
Blijft
gelijk
Onbekend Onbekend Afname
Is het
budget
voldoende
voor alle
EUKN
activiteiten
Nee Ja Soms Soms Ja Soms Soms
Hoewel het budget een indicatie geeft van het te besteden geld, is het goed hier een
kanttekening te plaatsen. De inkomensverschillen tussen Europese landen zijn
aanmerkelijk. Zo hebben de twee rijkste landen die deelnemen in de enquête (B en E),
een BBP per inwoner van meer dan 36.000 euro. Terwijl het armste land (D) een BBP per
inwoner heeft van ongeveer 12.000 euro en het op één na armste land een inkomen
heeft van ongeveer 19.000 euro (A) (IMF 2012). Dit komt neer op een verschil van
minstens twee tot drie keer het BBP per inwoner tussen de rijkste en de armste landen.
Opvallend is wederom het ontbreken van een verband tussen een relatief hoog budget en
de vraag of het voldoende is. Het enige verband wat aanwezig is, is het verschil in
budget tussen landen op afstand van een ministerie en binnen een ministerie. De landen
27
op afstand behoren tot de twee hoogste categorieën (30.001-60.000 en 60.001-90.000).
Zeker als er bedacht wordt dat het eerste land (A) tot één van de armste landen binnen
het EUKN behoord.
3.3 Het tijdsaspect per NFP
In deze paragraaf zal er worden gekeken naar de capaciteit van de NFP’s. Er zal ingegaan
worden op het aantal mensen werkzaam voor het NFP, het aantal uren wat zij besteden
en of het aantal uren volgens hen voldoende is.
Tabel 3.6: Capaciteit per land
Land A B C D E F G
Aantal uren
per maand
60+ 16-30 0-15 0-15 60+ 16-30 16-30
Aantal
medewerker
s
3 1 2 1 2 2 1
Tevreden
over het
aantal uren
Soms
tevrede
n
Niet
tevrede
n
Soms
tevrede
n
Niet
tevrede
n
Niet
tevrede
n
Tevrede
n
Niet
tevrede
n
Opvallend is het grote verschil tussen landen met betrekking tot het aantal uren. De
meest actieve NFP’s besteden meer dan vier keer het aantal uren per maand aan EUKN
activiteiten, dan de minst actieve NFP’s. Ook is opvallend dat het aantal medewerkers
niet per se bepalend is voor het aantal uur wat er maandelijks wordt besteed per NFP.
Vooral tussen de groep met landen die 0-15 uur en 16-30 uur per maand besteden is er
geen verband tussen medewerkers en uren. Er is geen verband tussen het aantal uren
per maand en de tevredenheid hierover. Het is niet zo dat landen met meer uren per
maand ook meer tevreden zijn over het aantal uren. Ook zijn er opmerkelijke verschillen
tussen een voldoende budget en voldoende uren per maand. Over het budget zijn de
meeste landen positiever dan over het aantal uren. De redenen hiervoor zijn onbekend
Het enige verband wat wel zichtbaar lijkt, is het hoge aantal uren van landen buiten
ministeries. Beide landen buiten een ministerie hebben meer dan zestig uur te besteden.
Wat overeenkomst met het hogere budget wat aanwezig is in deze landen. Landen
binnen een ministerie komen maar tot een maximum van dertig uur per maand.
3.4 Informatieselectie binnen de NFP’s
Een ander organisatiekenmerk is de manier waarop de keuze van besproken
onderwerpen tot stand komt. Dit geeft een eerste indruk op welke plek macht zich
concentreert in een land.
28
Tabel 3.6: Verantwoordelijk voor de keuze van onderwerpen per NFP
Land A B C D E F G
NFP X X X X X X
Departement X X X
Ministerie X X X
Stakeholders
Regio’s X
In de meeste landen is het National Focal Point (mede) verantwoordelijk voor het kiezen
van de onderwerpen. Vaak is het echter in samenwerking met het ministerie, zowel
direct (drie van de zeven) als door invloed van het departement doordat ze zelf in het
ministerie zitten (twee van de zeven). Verder zijn er tussen de landen weinig aanwezige
verschillen aan te merken.
3.5 De participatie van NFP’s in het netwerk
Er is veel onduidelijk over de kwaliteit van deelname van de verschillende NFP’s. In de
documenten van het EUKN zelf zijn er weinig afspraken over de kwaliteit van deelname.
Binnen Het EUKN zelf wordt er vooral gebruik gemaakt van richtlijnen over de participatie
van NFP’s (EUKN 2006, EUKN 2007). Hiermee denken zij dat ze de kwaliteit voldoende
gewaarborgd hebben. Het onderzoeken van de kwaliteit van deelname is echter moeilijk.
Daarom volgt het onderzoek de richtlijnen van het EUKN zelf en richt het zich op de
participatie van de NFP’s in het netwerk. In het volgende hoofdstuk zal er een poging
worden ondernomen, om meer te kijken naar de bruikbaarheid van kennis. Om de
participatie te meten wordt er gebruik gemaakt van twee instrumenten. Als eerste zal er
ingegaan worden op de conference calls, die maandelijks door het Secretariaat worden
georganiseerd. Daarna zal er gekeken worden naar het aantal documenten dat jaarlijks
op de EUKN sites worden geplaatst. Beide kunnen een indruk geven over de activiteit van
landen binnen het netwerk.
Conference calls
Voor de conference calls is er naar de deelname gekeken tussen januari 2011 en maart
2012. Er zijn notulen aanwezig van elf conference calls; acht in 2011 en drie in 2012.
Door de opzet van de notulen kan er niet gekeken worden naar de activiteit van de
deelnemers tijdens de gesprekken. Daarom ligt de nadruk op het aantal keren van
deelname.
Tabel 3.7: participatie NFP’s in conference calls.
land A B C D E F G
2011 8 5 0 5 6 1 3
2012 3 1 0 1 0 3 1
Totaal 11 6 0 6 6 4 4
Er zijn een aantal opvallende zaken met betrekking tot de conference calls. Zo is er de
volledige aanwezigheid van land A tijdens alle calls en is land C volledig afwezig.
Sommige NFP’s zijn redelijk gespreid aanwezig, maar sommige zijn er ook maar
incidenteel. Ook hebben sommige NFP’s geldige redenen om soms afwezig te zijn.
Hierdoor kan er een licht vertekend beeld ontstaan. Ook is er land E, wat sinds 2012
geen actief NFP meer heeft. Hierdoor is het in 2012 in geen enkele conference call meer
aanwezig geweest.
29
Aantal documenten geplaatst op de EUKN websites
Een tweede mogelijkheid is het kijken naar de hoeveelheid documenten, die NFP’s het
afgelopen jaar op de website hebben gezet. Elke maand kunnen ze in ‘Google Docs’
aangeven hoeveel documenten ze die maand op de EUKN websites hebben gezet. Helaas
vult niet iedereen deze vragenlijst in. Toch is er wel redelijk verschil in de beschikbare
gegevens van enkele landen merkbaar.
Tabel: 3.8: Aantal uploads op de website
Documenten
land
A B C D E F G
2011 77 30 - 30 - - -
Opvallend is overigens het aantal landen, waarvan het onbekend is hoeveel ze
geproduceerd hebben. Op het Secretariaat is het niet bekend hoeveel documenten er
door deze landen op de website gezet worden. Tevens is het niet gelukt om deze
informatie op een andere manier te verkrijgen. Van de landen waarvan wel de gegevens
beschikbaar zijn, is het duidelijk dat A meer produceert dan de andere twee landen. Dit is
waarschijnlijk een gevolg van meer uren en een hoger budget.
3.6 De invloed van de crisis op de NFP’s en het EUKN
De economische crisis en de daaraan gekoppelde bezuinigingen kunnen een bedreiging
vormen voor het EUKN. Een netwerk voor kennisuitwisseling staat al snel op de lijst van
mogelijke bezuinigingen, omdat het voor landen vaak niet concreet genoeg is wat voor
toegevoegde waarde het oplevert. Het is niet direct duidelijk wat de informatie precies
heeft bijgedragen aan oplossingen voor complexe problemen. Uit recente ontwikkelingen
is op te merken dat de NFP’s invloed ondervinden van de crisis.
In 2008 is Zweden als eerste land om financiële redenen gestopt met het netwerk. Veel
andere landen merken de consequenties van de crisis ook. Zo is bekend dat de
budgetten van veel NFP’s zijn verlaagd. In Roemenië is bijvoorbeeld het aantal
knowledge managers verminderd, terwijl in Portugal vorig jaar op alle NFP en Stuurgroep
activiteiten gekort is met 30%. Dat deze besparing helaas niet voldoende was, bleek uit
het uittreden van Portugal in medio maart 2012.
Zelfs enkele goed georganiseerde landen, waar het ministerie prioriteit geeft aan
deelname, merken de invloed van de bezuinigingen. Sommige geven aan dat ze tot nu
toe ontkomen zijn aan bezuinigen, maar dat er wel meer toegevoegde waarde geëist
wordt. Voor alle landen geldt dat er spanningen op de budgetten staan. Meerdere landen
halen in hun antwoorden en voorbeelden de invloed van de crisis aan. Zo zijn bij
meerdere NFP’s het aantal uren en/of het aantal mensen beperkt. Ook wachten er
mogelijk structurele organisatiewijzigingen in de toekomst. In land B wordt er uitgebreid
gesproken over het decentraliseren van het stedelijke beleid naar de regio’s. Ook lopen
sommige NFP’s op afstand het risico dat het contract niet verlengd gaat worden.
In totaal zijn daarom drie van de zeven landen (B, E en F) onzeker over wat er de
komende tijd gaat gebeuren met hun budget. Terwijl een land (G) al zeker weet dat het
budget minder wordt. De overige landen zullen geen extra geld krijgen. Voor het netwerk
is het van belang dat in de toekomst hier rekening moet worden gehouden. Landen
zullen eerder minder dan meer tijd krijgen voor het EUKN en er zullen minder activiteiten
kunnen uitvoeren. Daarom zal de focus zich meer moeten richten op het effectiever en
efficiënter organiseren van het netwerk, zodat er meer gedaan kan worden met minder
geld.
3.7 Conclusie
Om een helder beeld te geven waarom er tot een bepaalde conclusie wordt gekomen, zal
er eerst een tabel gegeven worden met de opvallendste zaken. Hierna worden de
conclusies beschreven.
30
Tabel 3.9: Opvallendste zaken uit hoofdstuk drie
Land A B C D E F G
Organisatie Non -
profit
Ministerie Minist
erie
Minist
erie
Universite
it
Ministerie Ministe
rie
Budget (in
euro’s)
30.001 -
60.000
30.001 -
60.000
0 -
30.00
0
Non
respon
s
60.001 -
90.000
30.001 -
60.000
0 -
30.000
Capaciteit
(in uren per
maand)
60+ 16-30 0-15 0-15 60+ 16-30 16-30
Zoals meteen opvalt zijn er grote verschillen tussen NFP’s in het aantal uur per maand of
het budget. Ook zijn de twee actiefste NFP’s zijn beide geen onderdeel van een
ministerie. Ze hebben minstens twee keer zoveel uur per maand te besteden aan EUKN
activiteiten, een hoger budget en participeren actiever binnen het netwerk vergeleken
met de andere NFP’s. Ze zijn net iets beter in het bereiken van de stakeholders, dan
NFP’s die onderdeel zijn van een ministerie. Hoewel dit verschil wel redelijk minimaal is.
Er is een ander soort contact met het Stuurgroep-lid. In vergelijking zijn de gesprekken
gericht op resultaat, vinden ze minder vaak plaats en worden ze iets minder positief
bezien.
De redenen voor het beter presteren zijn niet direct duidelijk. Het kan zijn dat het alleen
is omdat deze NFP’s meer geld en tijd beschikbaar hebben. Een theorie als New Public
Management zal ook het resultaatgerichte aspect in het contact met het Stuurgroep-lid
en de organisatie op afstand zien als factor voor het beter presteren (Groot en van
Helden : 2007). In de praktijk is het echter moeilijk aan te wijzen wat de directe oorzaak
is.
Oplossingen voor het grote verschil tussen participatie en activiteit van NFP’s zijn
moeilijk. De ministeries zijn verantwoordelijk voor het functioneren van hun NFP. Wil het
Secretariaat of het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de NFP’s
actiever maken, dan zullen ze de ministeries moeten aanspreken. De belangrijkste
mogelijkheid hiervoor zijn de Stuurgroepvergaderingen elk half jaar.
31
4. Het EUKN Secretariaat In hoofdstuk twee is de structuur van het EUKN al uitgebreid beschreven. Hier is echter
vooral gebruik gemaakt van bronnen uit documenten. In dit hoofdstuk zal er worden
stilgestaan of dit ook aansluit op de praktijk. Hiervoor zal er gebruik gemaakt worden
van de mening van de NFP’s over het Secretariaat en het EUKN in zijn geheel. De mening
van de NFP’s is gevraagd door middel van twee achtereenvolgende enquêtes die te
vinden zijn in de bijlagen A en B. De eerste enquête had een respons van 73% en de
tweede van 70%.
De evaluatie van het Secretariaat wordt beschreven aan de hand van het GOTIK model.
Het GOTIK model bestaat uit vijf verschillende aspecten: geld, organisatie, tijd,
informatie en kwaliteit. In de eerste paragraaf zal er primair gekeken worden naar de
organisatie van het Secretariaat. In de tweede paragraaf zal er een beeld gegeven
worden of de NFP’s tevreden zijn over de tijdsbesteding. Hiervoor zal er geoordeeld
worden over de uitvoering van de taken en activiteiten. Als derde zijn er enkele
opmerkingen over de financiën. Als vierde wordt er naar het informatieaspect gekeken.
Hier wordt er ingezoomd op de communicatie tussen de NFP’s en het Secretariaat, de
vraaggestuurde aanpak en de relevantie van thema’s voor de NFP’s.
Het kwaliteitsaspect zit integraal verwerkt in de overige aspecten doordat de NFP’s
continu hun mening geven over het functioneren van het Secretariaat.
Als laatste wordt de mening van de NFP’s in kaart gebracht over een aantal belangrijke
aspecten van het EUKN. Met het oog op het versterken van het netwerk, kunnen hier
verbeteringen uit gehaald worden die niet specifiek te plaatsen zijn onder het
Secretariaat of de NFP’s. Dit zijn overkoepelende aspecten waarop in het volgende
hoofdstuk uitgebreider in zal worden gegaan.
4.1 De organisatiestructuur van het Secretariaat
Als introductie wordt er gekeken naar de organisatie van het Secretariaat. Hierbij staat
de vraag centraal of de structuur van het Secretariaat goed functioneert.
Tabel 4.1: Organisatiestructuur van het Secretariaat
Land A B C D E F G
Hoe is de
organisatie
structuur
van het
Secretariaat?
Redelijk
goed
Redelijk
goed
Redelijk
goed
Zeer
goed
Neutraal Redelijk
goed
Redelijk
goed
Hoewel de meeste NFP’s zijn positief over de organisatiestructuur van het Secretariaat,
zijn er toch verbeteringen mogelijk. Vooral de wisselingen in medewerkers is een
aandachtspunt. Meerdere NFP’s vinden het moeilijk om te oordelen over de structuur van
het Secretariaat door de vele veranderingen in personeel. Dit merken ze aan als een
zorgelijk aspect. Het Secretariaat zou langduriger gebruik moeten maken van dezelfde
mensen.
4.2 De tijdsbesteding van het Secretariaat
In deze paragraaf zal de tijdsbesteding van het Secretariaat beoordeeld worden. Het
geeft een inkijk of de NFP’s vinden dat het Secretariaat zijn tijd goed besteed. Hier wordt
gekeken naar twee manieren om het te beoordelen. Als eerste zal er gekeken worden of
de taken voldoende worden uitgevoerd, waarna er ingegaan zal worden op de activiteiten
van het Secretariaat. Gezamenlijk geven ze een indruk of er slim wordt omgegaan met
de tijd.
4.2.1 De taken van het Secretariaat
Binnen de taken van het Secretariaat zijn er vier verschillende taken te onderscheiden;
het netwerkmanagement, kennis ondersteuning, ICT ondersteuning en het algemene
32
management. Elke taak is terug te voeren naar een specifiek aantal mensen. Per taak is
gevraagd wat de NFP’s vinden van de uitvoering ervan door het Secretariaat.
Tabel 4.2: Uitvoering taken Secretariaat beoordeeld door NFP’s.
Taak Erg goed Redelijk
goed
Niet goed
of slecht
Redelijk
slecht
Erg
slecht
Geen
mening
Netwerk
management
1 4 0 - - 2
ICT
ondersteuning
1 4 2 - - -
Kennis
ondersteuning
- 2 4 - - 1
Algemeen
management
- 5 1 - - 1
De meeste taken van het Secretariaat worden opvallend positief beoordeeld. De
uitzondering hierop is de inhoudelijke ondersteuning. Hier is niet direct een reden voor
zichtbaar. Wel zijn is een verbetering mogelijk. Zo zou een team bestaande uit meer
verschillende Europese nationaliteiten kunnen zorgen voor extra synergie tussen landen.
Door deze samenstelling zou het Secretariaat zich meer bewust zijn van de spanningen
en culturele uniekheden binnen de verschillende landen van het netwerk. Hierdoor kan er
nog meer werk op maat gemaakt worden. In de huidige situatie is het Secretariaat
echter volledig de Nederlandse nationaliteit. Een meer Europese mix van nationaliteiten
kan een interessant experiment zijn.
4.2.2 De activiteiten van het Secretariaat
De activiteiten van het Secretariaat zijn de activiteiten die het uitvoert voor of samen
met de NFP’s. Deze zijn beschreven in paragraaf 2.3 van hoofdstuk twee. In deze
subparagraaf zal er gekeken worden hoe de NFP’s de activiteiten van het Secretariaat
beoordelen. Hierna zal er gekeken worden waar de prioriteiten van het Secretariaat de
komende tijd volgens de NFP’s op zouden moeten liggen.
Tabel 4.3: Algemene beoordeling van de activiteiten van het Secretariaat
Land A B C D E F G
Hoe
beoordeelt u
de
activiteiten
van het
Secretariaat?
Neutraal Redelijk
goed
Zeer
goed
Zeer
goed
Neutraal Redelijk
goed
Redelijk
goed
Over het algemeen is er waardering voor de activiteiten van het Secretariaat. De meeste
NFP’s zijn echter wel helder in waar er verbeteringen zouden moeten komen. Vooral het
netwerkmanagement en de communicatie wordt als belangrijk gezien, maar liefst zes van
de zeven NFP’s zien dit als belangrijkste prioriteit. Daarnaast moet er meer nadruk
komen op de website en de e-library (vijf van de zeven NFP’s). Vooral op het laatste punt
zijn er concrete verbeteringen mogelijk. Er bestaat draagvlak voor het grootscheeps
aanpakken van de website. Vooral het CMS (het bestuurssysteem van de website) moet
beter. De zoekopties hierin zijn beperkt en zorgen voor onnodig veel tijdsverlies. Dit
komt enerzijds door de folderstructuur van de website en anderzijds door de inefficiënte
zoekmachine. Beide zijn gekoppeld aan het CMS van de website. De EUKN site moet
simpeler en interactiever zijn. In de e-library wordt ook in de huidige situatie niet
voldoende gedaan aan de actualisatie van data. De gedateerde data is niet meer
kwalitatief voldoende en doet zo afbreuk aan de kwaliteit van informatie nodig in een
kennisnetwerk.
33
Naast de ICT problemen vindt een actief land (A), dat er versterking nodig is van de
NFP’s in het netwerk. Er bestaat volgens dit land en te veel verschil tussen actieve en
minder actieve NFP’s. De Stuurgroep zou deze NFP’s moeten stimuleren om actiever te
participeren. Daarnaast kan ook meer direct contact en betere coördinatie tussen het
Secretariaat en de NFP’s, bijdragen aan de activiteit van het netwerk. Extra
transnationale activiteiten kunnen ook zorgen voor een grotere rol van de NFP’s. Hieraan
gekoppeld moeten de NFP dagen langer moeten duren en meer inhoudelijke discussie
bevatten. Zo kan er beter gediscussieerd worden over nodige verbeteringen binnen het
netwerk. In het totaal zorgen deze verbeteringen voor een actievere rol van de NFP’s. Ze
moeten mee kunnen praten over de belangrijkste beslissingen, omdat zij ze uiteindelijk
moeten uitvoeren. Hiermee wordt er ook vanaf het begin al draagvlak gecreëerd.
Aan de publicaties en conferenties worden minder prioriteit gegeven. Voor beide is
slechts één NFP voor verdere verbetering. De aandacht kan zich de komende tijd beter
richten op andere aandachtsvelden.
4.3 Een financieel aandachtspunt voor het Secretariaat
Behalve de eerder genoemde punten, is er nog een financieel aandachtspunt voor het
Secretariaat. Hoewel de NFP’s er niet over gaan uiten ze wel hun zorgen over de
financiën van het netwerk.
Door het opzetten van een EGTS zit het EUKN in een overgangsfase. Nu het een
rechtspersoon wordt, krijgt het Secretariaat ook de verantwoordelijkheid over de
administratie van het netwerk. Tot de officiële oprichting van de EGTS blijft het Ministerie
van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) hiervoor verantwoordelijk. Echter,
zolang het EUKN in de overgangsfase zit, zal er onder de NFP’s onduidelijkheid bestaan
over de toekomst. Hoewel het een taak blijft van de Stuurgroep, zijn meerdere NFP’s zich
bewust van de onduidelijkheid in de terugkoppeling van de financiële verslagen. Ook BZK
is zich hiervan bewust en is in samenwerking met het Secretariaat deze aan het
bespreken. Duidelijk is dat de financiën en de verantwoording hiervan al in eer eerder
stadium helder hadden moeten zijn. Hierdoor zien de NFP’s het als een zorgelijk punt
voor het netwerk. Het zou vertrouwen en rust brengen als deze overgangsfase zo snel
mogelijk is opgelost en er een heldere meerjarenbegroting zou liggen.
4.4 Informatieaspecten rondom het EUKN Secretariaat
Het informatieaspect is belangrijk in een netwerk wat draait om kennis. Binnen dit aspect
is er onderscheidt te maken tussen twee zaken. Als eerste is er de communicatieve
ondersteuning vanuit het Secretariaat. Hierin bespreken ze gezamenlijk met de NFP’s,
wie wat doet en waar de prioriteiten liggen. Daarnaast zijn ze zelf ook nog producent van
kennis. Hiervoor maken ze publicaties en best practices. Deze wisselen ze uit en moeten
voldoen aan de noden van de NFP’s. De publicaties zijn al eerder dit hoofdstuk
meegenomen onder het motto van activiteiten van het Secretariaat. In deze paragraaf
zal er naar de ondersteuning gekeken worden. Hier wordt zowel ingezoomd op de
vraaggestuurde aanpak als de onderwerpen die voor belang zijn voor de NFP’s. Zo zal het
duidelijker worden in welke mate er kennisvragen zijn en over welke onderwerpen deze
gaan.
4.4.1 Communicatie vanuit het Secretariaat
De communicatie tussen de NFP’s en het Secretariaat bestaat uit twee delen. Als eerste
is er de communicatie an sich, hierbij wordt er vooral gekeken naar de manier hoe er
omgegaan wordt met elkaar. Daarnaast maakt het Secretariaat gebruik van enkele
instrumenten om de communicatie mogelijk te maken. In de komende subparagraaf zal
er naar beide gekeken worden.
34
Tabel 4.4 Communicatie tussen Secretariaat en NFP’s
Land A B C D E F G
Hoe is de
communicatie
tussen u en
het
Secretariaat?
Redelijk
goed
Neutraal Non-
respons
Zeer
goed
Redelijk
goed
Zeer
goed
Zeer
goed
Wat vindt u
van de
communicatie
instrumenten?
Zeer
goed
Redelijk
goed
Non-
respons
Zeer
goed
Redelijk
slecht
Redelijk
goed
Redelijk
goed
Hoewel er een redelijke tevredenheid is, zijn er wel aandachtspunten die terugkeren.
Vooral het ontbreken van oogcontact is voor meerdere NFP’s moeilijk. Vergaderen via
Skype of andere mogelijkheden met beeld is daarom nog steeds nodig. Het Secretariaat
zou ook meer gebruik moeten maken van de mogelijkheden die het internet biedt. Er
moeten meer interactieve discussiemogelijkheden komen. Dit kan door middel van een
forum of door meer gebruik te maken van de mogelijkheden van ‘Google Docs’.
Daarnaast zijn sommige er voorstander van om structureel meer inhoudelijke
telefonische vergaderingen te houden. De NFP’s zouden hier een grotere rol in moeten
spelen door eigen publicaties te maken en gezamenlijk specifieke taken van het
Secretariaat over te nemen (A en G).
Als laatste is er een opmerking dat er meer gedaan moet worden om belangrijke vragen
te beantwoorden. Sommige vragen worden niet expliciet beantwoord. Voor een
organisatie op afstand is het belangrijk dat essentiële vragen beantwoord worden, anders
twijfels kunnen ontstaan tussen een NFP en het Secretariaat. Deze twijfels kunnen leiden
tot een afname van de participatie van een NFP in het netwerk.
4.4.2 De vraaggestuurde aanpak in het netwerk
Zoals in hoofdstuk twee al gezegd is, is het EUKN een vraaggestuurd netwerk. Het
betekent in theorie dat de kennisvragen van de NFP’s en de achterliggende stakeholders
bepalend zijn voor de informatie besproken in het netwerk. In deze subparagraaf zal er
gekeken worden naar hoe vaak er vragen zijn aan zowel het Secretariaat als de NFP’s
onderling.
35
Tabel 4.5: Jaarlijkse kennisvragen aan het Secretariaat
Land A B C D E F G
Jaarlijks
aantal
vragen aan
het
secretariaat
1-3 1-3 Non-
respons
1-3 Nooit Nooit 1-3
Hoe
waardeerde
u de
reactie?
Neutraal Redelijk
goed
Non-
respons
Zeer
goed
- - Zeer
goed
Wilt u in de
toekomst
meer
vragen
stellen?
Nee Misschien Non-
repons
Nee Nee Nee Misschien
Opvallend is het lage aantal vragen aan het Secretariaat. Verbeterpunten zijn niet echt
aanwezig. De NFP’s geven ook aan niet van plan te zijn om in de toekomst meer vragen
te stellen aan het Secretariaat. Alleen twee contactpunten (B en G) willen misschien
meer mogelijkheden om vragen te stellen. Nu er een beeld is over vragen aan het
Secretariaat, zal er gekeken worden naar het aantal vragen tussen de NFP’s onderling.
Tabel 4.6: Jaarlijkse kennisvragen aan andere NFP’s
Land A B C D E F G
Jaarlijks
aantal
vragen aan
andere
NFP’s
1-3 4-6 Non-
respons
1-3 1-3 Nooit Nooit
Hoe
waardeerde
u de
reactie?
Neutraal Redelijk
goed
Non-
respons
Zeer
goed
Redelijk
goed
- -
Wilt u in de
toekomst
meer
vragen
stellen?
Misschien Misschien Non-
repons
Nee Misschien Misschien Ja
Het jaarlijkse aantal kennisvragen is met betrekking tot de NFP’s onderling iets beter in
vergelijking met het Secretariaat, maar nog steeds behoorlijk laag. De NFP’s zouden in
de toekomst wel meer gebruik willen maken van de mogelijkheid om aan andere NFP’s
vragen te stellen, dan aan het Secretariaat. Echter is het voor beide tabellen opmerkelijk
dat ze positief zijn over de reacties, maar niet enorm enthousiast zijn om nieuwe vragen
36
te stellen. Het geeft aan dat het vraaggestuurde netwerk misschien minder leeft, dan het
op papier doet vermoeden.
Een mogelijkheid tot verbetering is het creëren van meer differentiatie in specialisme van
kennis. Landen zouden zich in het netwerk moeten specialiseren in een aantal
onderwerpen, waarbij vragen over het specifieke onderwerp naar het desbetreffende land
kunnen worden gestuurd.
4.4.3 De onderwerpen in het netwerk
Nu er een beeld is geschetst hoeveel vragen er zijn binnen het netwerk, zal er gekeken
worden naar de besproken onderwerpen. In deze subparagraaf zal er ingegaan worden
op welke onderwerpen voor de NFP’s belangrijk zijn en op welke onderwerpen al in eigen
land specialistische kennis aanwezig is. Daarna zal er gekeken worden of de gekozen
thema’s aansluiten op de nationale context en of er onderwerpen ontbreken. Als eerste
zal er gekeken worden in hoeverre onderwerpen interessant zijn voor lidstaten in het
netwerk.
Tabel 4.7: Mate van importantie per onderwerp
Importantie van
een onderwerp*
Heel
Belangrijk
Belangrijk Neutraal Onbelangrijk Erg
onbelangrijk
Integratie 4 2 - - -
Volkshuisvesting 2 3 - 1 -
Transport en
infrastructuur
2 3 1 - -
Stedelijke
omgeving
3 3 - - -
Economie,
kennis en
werkgelegenheid
4 1 1
- -
Veiligheid en
preventie
1 4 1 - -
Vaardigheden en
verbeteringen
1 1 4 - -
* (non respons 1)
Naast de behoefte van informatie is het ook goed om te kijken naar welke informatie er
al wel aanwezig is. Hoewel de behoefte van de NFP’s breed is, kan er zo gekeken worden
naar mogelijkheden tot meer kennisuitwisseling. Hierbij kan de behoefte aan informatie
van een land over een bepaald onderwerp worden gekoppeld aan kennis beschikbaar in
een ander land.
Als er gekeken wordt naar de aanwezige kennis bij de NFP’s, valt het vooral op dat er iets
meer differentiatie is ten opzichte van de bovenstaande tabel. Nog steeds geven veel
NFP’s aan dat er kennis aanwezig is, desondanks zijn de verschillen wel iets groter.
37
Tabel 4.8 Specialisme in landen per onderwerp
Aanwezigheid
van specialisme
over een
onderwerp*
Erg veel Redelijk
veel
Niet veel
/ niet
weinig
Weinig Erg weinig
Integratie 4 1 1 - -
Volkshuisvesting 2 2 1 - 1
Transport en
infrastructuur
3 3 - - -
Stedelijke
omgeving
3 3 - - -
Economie,
kennis en
werkgelegenheid
1 4 1 - -
Veiligheid en
preventie
1 3 2 - -
Vaardigheden en
verbeteringen
- 2 3 1 -
* (non respons 1)
Opvallend is de mate waarin de beide tabellen op elkaar lijken. Weinig onderwerpen
worden als onbelangrijk ervaren, terwijl er op veel onderwerpen specialistische kennis in
eigen land is. Een reden hiervoor is waarschijnlijk het gebruik van te brede onderwerpen.
In de taxonomie van de website hangen onder de zeven hoofdthema’s nog veel meer
subonderwerpen. Hierdoor is het niet gelukt om een goed beeld te krijgen van de
behoeften. Het enige opvallende is het ontbreken van populariteit voor het onderwerp
‘vaardigheden en verbeteringen’. Hier wordt relatief gezien weinig importantie aan
gegeven.
Toch geven veel NFP’s aan dat de onderwerpen besproken in het EUKN aansluiten op de
nationale contexten. Vijf van de zes NFP’s zijn positief (redelijk positief of hoger) over de
onderwerpen, de overige NFP is neutraal in zijn mening. Er zijn nog wel twee
onderwerpen die gemist worden, namelijk territoriaal geïntegreerde aanpak en
beveiligingsgebieden voor de preventie van industriële risico’s. Beide zijn meer
ontbrekende subonderwerpen.
4.5 Verbeteringen voor het EUKN in de breedte
In deze paragraaf wordt er ingegaan op het gehele netwerk. Het gaat over verbeteringen
en de beoordeling van het EUKN groter dan alleen de NFP’s en het Secretariaat.
Achtereenvolgens zal een algemene waardering, de toegevoegde waarde en de toekomst
van het netwerk besproken worden.
Tabel 4.9: Algemene waardering van het EUKN
Land A B C D E F G
Waardering
van het
gehele
netwerk
Redelijk
goed
Redelijk
goed
Non-
respons
Redelijk
goed
Neutraal Non-
respons
Redelijk
goed
Over het algemeen wordt er positief naar het netwerk gekeken. De grote kennisdatabase
wordt als belangrijkste meerwaarde gezien, die flexibel en laagdrempelig kan worden
ingezet voor de stakeholders. Daarnaast wordt de Europese dimensie door velen als
duidelijke meerwaarde gezien. Toch zien de NFP’s nog veel mogelijke verbeteringen. Het
belangrijkste is het vergroten van de meerwaarde van het netwerk voor de stakeholders
38
en de NFP’s. Daarnaast zijn er nog andere verbeteringen, die de stabiliteit op lange
termijn kunnen verbeteren. De belangrijkste zijn:
Het proces van collectief leren meer op gang brengen;
Meer verbindingen leggen tussen de wetenschap en de praktijk;
Meer coöperatie tussen landen onderling en andere Europese programma’s;
Het uitbreiden van het aantal leden van het netwerk, waarbij ook met leden
buiten de EU;
Het verbeteren van de relaties binnen het netwerk;
Op de lange termijn is het belangrijk dat er niet enkel één doel nagestreefd wordt. Er is
een redelijke spreiding van doelen tussen NFP’s omtrent de doelen. Hoewel veel doelen
terugkomen, zijn er verschillende meningen over de prioriteiten ervan. Een netwerk dat
al de landen wil bereiken en meenemen naar de toekomst zou hier rekening mee moeten
houden. In het volgende hoofdstuk zal er uitgebreider in worden gegaan op enkele
verbeteringen voor het hele netwerk.
4.4 Conclusie
Het EUKN Secretariaat wordt over het algemeen gewaardeerd op de meeste terreinen en
meerdere NFP’s zijn positief over de prestaties. Toch zijn er genoeg mogelijkheden ter
verbetering binnen het Secretariaat. Het vergroten van de effectiviteit en de efficiëntie
moet bij deze verbeteringen centraal staan. De huidige tevredenheid hoeft namelijk geen
garantie te bieden voor tevredenheid op de lange termijn.
Opmerkelijk is dat de eerder genoemde actieve landen uit hoofdstuk drie niet veel
negatiever zijn over het netwerk, dan minder actieve landen. Land E is minder positief
over het netwerk, dan de overigen. Land A verschilt echter maar weinig van andere
landen. Wel zijn ze beide eerder geneigd om zelf ook mee te willen werken aan
verbeteringen, dan minder actieve landen. Een gegeven waar het Secretariaat gebruik
zou van moeten maken.
Het Secretariaat moet kritisch blijven kijken naar de eigen website. Het is een bron van
zowel positieve als negatieve opmerkingen. Vooral het CMS en de daaraan gekoppelde
zoekmachine en folderstructuur worden als niet prettig ervaren. In de taxonomie
werkgroep zijn ze al gezamenlijk begonnen aan enkele plannen ter verbetering. Het kan
niet duidelijk genoeg gezegd worden dat de werkgroep prioriteit heeft. Daarnaast is meer
interactieve manieren van communiceren nodig. Dit moet voornamelijk door gebruik te
maken van slimme ICT mogelijkheden.
Ook is het misschien nodig om te kijken naar de positie van de NFP’s. Wil het
Secretariaat deze meer zien participeren, dan moeten ze ook iets terug krijgen. Voor
sommige NFP’s is het dan belangrijk om meer inspraak te krijgen bij beslissingen en
afwegingen. De versterkte positie kan ook bijdragen aan een groter draagvlak voor
nieuwe maatregelen vanuit het Secretariaat. Wanneer deze in de toekomst dan
besproken zullen worden, dan zal de NFP’s hierover mee beslissen. Ze moeten daarna
ook eerder de eigen maatregelen uitvoeren, dan maatregelen van iemand anders.
Opvallend is dat er weinig samenwerking is tussen NFP’s onderling en met het
Secretariaat omtrent kennisvragen. Op papier is het EUKN een vraaggestuurd netwerk,
er zijn echter maar weinig vragen. Als men een vraaggestuurd netwerk wil nastreven,
dan moet er gekeken worden naar meer mogelijkheden om dit te stimuleren. Hiervoor
moet er in eerste instantie gesproken worden tussen de NFP’s en het Secretariaat over
de wenselijkheid van meer vraagsturing.
Als laatste zijn er ook verbeteringen mogelijk voor het gehele netwerk. In dit hoofdstuk
is hier te weinig aandacht aan besteed. Het volgende hoofdstuk zal zich daarom meer
39
verdiepen in de mogelijkheden binnen het gehele netwerk. Belangrijk is echter dat er
duidelijk is, dat er nog genoeg kan gebeuren om het netwerk beter te laten functioneren.
40
5 Best Practice Luxemburg Luxemburg is na Malta het kleinste land in de Europese Unie en heeft iets meer dan een
half miljoen inwoners. Het is een land dat waarde hecht aan internationale samenwerking
op verschillende gebieden. Dit blijkt uit diverse internationale organisaties, waaronder de
Europese Unie en de Verenigde Naties, waarbij Luxemburg één van de grondleggers is.
Luxemburgs welvarende economie is stabiel en volgens het IMF (2012) heeft het land het
hoogst bruto binnenlands product per inwoner. Het is mede daarom een belangrijke
partner in vele organisaties, ondanks haar lage inwonersaantal. Zo ook binnen het EUKN.
Luxemburg is een lidstaat, dat actief deelneemt aan allerlei activiteiten binnen het EUKN.
Het NFP is vaak aanwezig bij conference calls en denkt mee door met initiatieven te
komen ter verbetering van de effectiviteit van het netwerk. Luxemburg is ook actief in
het produceren van nieuwe informatie en het bijhouden van de website. In het eerste
deel van dit hoofdstuk wordt er stilgestaan bij de structuur en organisatie van het
Luxemburgse NFP. De tweede paragraaf kijkt naar de organisatie van het EUKN en zijn
activiteiten. Als laatste zal er gekeken worden naar de algemene visie op het netwerk en
welke structurele verbeteringen er volgens Luxemburg nodig zijn.
5.1 De organisatie en structuur van het Luxemburgse NFP
In deze paragraaf zal worden stilgestaan bij de inrichting van het NFP in Luxemburg. Hoe
het nationaal georganiseerd, gestructureerd en ondergebracht is. Er zal beschreven
worden onder welke voorwaarden met betrekking tot capaciteit en budget het
functioneert. Ook zal er worden toegelicht wat de rol van het CIPU en het NFP is in
Luxemburg en hoe het contact verloopt met het Stuurgroep-lid en de stakeholders.
5.1.1 Het CIPU
Sinds juli 2008 bevindt het Luxemburgse NFP zich in het ‘Cellule nationale d’Information
pour la Politique Urbain’, het CIPU. Dit is de nationale informatie-eenheid voor stedelijk
beleid. Het CIPU is opgericht in april 2008 en wordt gefinancierd door dertien
verschillende partners, namelijk; het Ministerie van Duurzame Ontwikkeling en
Infrastructuur, het Ministerie van Economie, het Ministerie van Huisvesting, de steden
Luxemburg en Esch/Alzette, zes gemeenten uit de ‘Nordstad’ regio en de Universiteit van
Luxemburg.
Het CIPU, en daarmee dus ook het Luxemburgse National Focal Point, is gevestigd in het
Geografie en Ruimtelijke Ordening onderzoekscentrum op de Universiteit van
Luxemburg. Het onderzoekscentrum is actief op het gebied van lokale en regionale
ontwikkeling in Luxemburg, het Europees territoriale beleid en op andere aspecten van
duurzame ruimtelijke ontwikkeling. Andere gebieden waarop men actief is, zijn stedelijke
dynamiek, vestigingsbeleid en sociale mobiliteit, waarbij men gebruik maakt van
verschillende ruimtelijke analyses en modellen. De Universiteit van Luxemburg bestaat
uit meerdere faculteiten. Het CIPU valt onder het ‘Faculté des Lettres, des Sciences
humaines, des Arts et des Sciences de l’Éducation’ (FLSHASE). De faculteit is
onderverdeeld in verschillende onderzoekseenheden, het CIPU is geplaatst onder de
onderzoekseenheid IPSE (Identités, Politiques, Sociétés, Espaces). Hieronder volgt het
organogram van het IPSE:
41
Figuur 5.1: organogram IPSE (Bron: Tom Becker)
Het CIPU is een platform voor het uitwisselen van informatie tussen verschillende
bestuurlijke en politieke niveaus en verschillende soorten stakeholders. Het is
verantwoordelijk voor het motiveren en stimuleren van de samenwerking tussen steden
en gemeenten, het onderhouden van contacten met Europese partners en het oprichten
van netwerken en databases voor nationale en internationale stakeholders, die betrokken
zijn bij stedelijke planning zoals beleidsmakers. Het CIPU probeert alle specialistische
kennis te benutten en projecten op het gebied van stedelijk beleid en planning te
identificeren en initiëren, om partners zoals steden en ministeries te kunnen
ondersteunen in hun werkzaamheden.
Het is het doel van het CIPU en het NFP een verbinding te maken tussen kennis die tot
stand komt op Europees niveau en stedelijke discussies die worden gevoerd op lokaal
niveau. Hierdoor draagt het CIPU bij aan een beter begrip van stedelijke problemen en
daarmee ook tot een betere zicht op effectieve maatregelen (NFP Luxembourg 2011).
Volgens het NFP werkplan zijn het uitwisselen van goede praktijkvoorbeelden, het
ontwikkelen van een innovatief netwerk tussen verschillende beleidsvelden en de actieve
deelname van actoren die verantwoordelijk zijn voor stedelijke ontwikkeling,
instrumenten om een duurzame stedelijke ontwikkeling uit te voeren.
In dit kader bestaat de taak van het CIPU en het NFP uit het identificeren van de
specifieke lokale behoefte met betrekking tot informatie en onderzoeksprojecten. Het
EUKN National Focal Point (en ook een Urbact National Dissemination Point) is onderdeel
van CIPU, omdat het instituut graag een centraal contactpunt wil vormen waar zowel
lokale als internationale actoren terecht kunnen voor stedelijke zaken.
5.1.2 Het Luxemburgse NFP
Zoals bekend vertegenwoordigt het Luxemburgse NFP het EUKN in Luxemburg. Het
gebruikt de kennis van het netwerk in de nationale stedelijk beleidsgemeenschap. Het
Luxemburgse NFP wordt door het CIPU verzekerd van een vaste medewerker in dienst
van de universiteit en een student assistent. De heer Becker, de knowledge manager,
heeft naast het EUKN nog andere taken en activiteiten. Samen met zijn student assistent
besteedt hij maximaal 40 uur per maand aan EUKN activiteiten (NFP Luxembourg 2011).
De rol van de heer Becker in de organisatie is die van onderzoeker. In dit kader is hij als
knowledge manager verantwoordelijk voor het aanleveren van kennis, ICT ondersteuning
en de communicatie. Zijn student assistent is verantwoordelijk voor het zoeken naar
42
goede praktijkvoorbeelden, het opstellen van sjablonen en het toevoegen van
verschillende soorten informatie op de Luxemburgse EUKN website in het Engels en
Frans. Dit zijn eigenlijk de algemene taken die van een NFP verwacht worden. Zijn eigen
rol ziet hij als een kennis verschaffer en bemiddelaar door het EUKN te gebruiken voor
collectief leren en het ontwikkelen van nieuwe vaardigheden. Het komt erop neer dat het
NFP een goed beeld moet hebben van actuele stedelijke uitdagingen en de behoeften van
stedelijke professionals, politici en onderzoekers. Het is niet alleen het zoeken naar
goede praktijkvoorbeelden of het publiceren van sjablonen, maar ook het ondersteunen
van de stakeholders in het toepassen van de informatie en kennis.
Buiten zijn activiteiten voor het EUKN, is hij werkzaam in verschillende werkgroepen op
nationaal en Europese niveau. Ook is hij betrokken bij verschillende Europese dossiers,
waaronder het cohesiebeleid en Europa 2020. Zonder het EUKN zou het CIPU nooit
hebben bestaan. De dertien partners hebben het CIPU opgericht rondom het EUKN. Zij
financieren het CIPU met 120.000 euro per jaar. Wanneer we, op basis van het aantal
uren en uurtarief van de medewerker, een schatting maken van het deel hiervan dat
naar EUKN activiteiten gaat, komt dit ongeveer neer op 20.000 euro. Inclusief de
contributie voor het lidmaatschap van Luxemburg, komt het totaal EUKN budget uit op
ongeveer 45.000 euro per jaar. Hoewel het nooit genoeg is voor alle activiteiten, werkt
het huidige bedrag volgens het Luxemburgse NFP goed genoeg.
5.1.3 De relatie met het Stuurgroep-lid
Het Stuurgroep-lid van Luxemburg is mevrouw Marie-José Vidal. Zij is onderdeel van het
Ministerie van Duurzaamheid en Infrastructuur. Volgens het Luxemburgse NFP loopt het
contact met het Stuurgroep-lid goed. Het onderwerp van de onderlinge gesprekken
hebben vooral betrekking op procedures. Vooraf aan de Stuurgroep vergaderingen
hebben ze contact over hetgeen er de laatste tijd door het NFP is besproken. Na afloop
van de vergadering houdt het Stuurgroep-lid het NFP op de hoogte door te reflecteren op
wat er is behandeld. Buiten deze contactmomenten om komt men elkaar ook tegen op
andere bijeenkomsten, waar men met elkaar indien nodig nog relevante zaken
bespreekt.
5.1.4 De stakeholders van het NFP
Het actief betrekken van de stakeholders is voor Luxemburg niet moeilijk. De
belangrijkste nationale spelers zijn partners in het CIPU. Elk jaar organiseert het CIPU
drie Stuurgroep vergaderingen, waarin wordt gediscussieerd over de inhoudelijke koers
van de komende tijd. Daarnaast maakt het Luxemburgse NFP deel uit van werkgroepen
in Luxemburg met uitvoerders van gemeenten. Zo staat het ook in direct contact met de
beleidsmakers. Door het EUKN kan de heer Becker gemakkelijker op nieuwe stakeholders
afstappen, waar hij zonder het netwerk geen contact mee zou hebben gezocht. Men is
blij met de hulp die ze ontvangen van het netwerk. Toch ziet Luxemburg in de toekomst
geen grotere rol weggelegd voor ondersteuning vanuit het Secretariaat in het bereiken
van zijn stakeholders.
5.2 De visie van het Luxemburgse NFP op het EUKN
Luxemburg is op basis van haar participatie in verschillende activiteiten en het uitvoeren
van taken, aan te merken als een actieve lidstaat. In de vorige paragraaf is stilgestaan
bij de structuur en organisatie van het NFP. Nu is het goed te kijken naar de relatie van
het NFP met het EUKN. Hoe denkt men over het functioneren van verschillende
praktische aspecten in het netwerk? Er zal worden stilgestaan bij de visie van Luxemburg
op de communicatie met het Secretariaat, de verschillende activiteiten van het
Secretariaat en de informatie uitwisseling binnen het netwerk. Daarna zal er meer
gekeken worden naar het primaire proces en de benodigde structurele verbeteringen
volgens het NFP.
43
5.2.1 Communicatie met het Secretariaat
De heer Becker is tevreden over de onderlinge communicatie met het EUKN Secretariaat.
Wanneer er vragen ontstaan, is er altijd redelijk snel een goed antwoord aanwezig. Toch
ziet hij mogelijke verbeteringen ten aanzien van verschillende instrumenten.
Eén van de maandelijkse activiteiten die het Secretariaat organiseert, zijn de conference
calls. Op zich is hij tevreden met dit communicatie instrument. Ondanks dat hij zijn best
doet zo vaak mogelijk aanwezig te zijn, is dit soms lastig in verband met samenvallende
vergaderingen vanuit andere activiteiten. Het is erg belangrijk maandelijks te kunnen
reflecteren op wat er is gedaan en te communiceren met andere NFP’s. Anders spreekt
men elkaar maar één à twee keer per jaar tijdens de NFP dag en de jaarlijkse
conferentie. De conference calls blijven echter een uitdaging. Lichaamstaal en
gezichtsuitdrukkingen zijn belangrijk tijdens een gesprek, maar ontbreken wanneer je via
de telefoon vergadert. Daadwerkelijk fysiek afspreken en vergaderen zou de oplossing
zijn, maar dit is niet mogelijk in verband met belemmeringen in tijd, afstand en geld. Er
wordt gekeken naar de mogelijkheden om te vergaderen door middel van video
conferencing. Dit is echter ook lastig omdat niet ieder lidstaat toegestaan is dit te mogen
doen, in verband met beveiligingsmaatregelen. Hoewel er meerdere aandachtspunten
zijn bij dit instrument, is het geen aspect waar volgens hem veel zorgen om gemaakt
hoeft te worden. Er zijn andere punten die belangrijker zijn en aanpassingen behoeven.
Met betrekking tot de interactiviteit worden de inhoudelijke conference calls door
verschillende NFP’s voorgezeten. Deze aanpak is niet altijd handig. Wanneer een bepaald
land een inhoudelijke vergadering voorzit, gaat het vaak over een onderwerp van belang
voor het land zelf. Dit betekent echter niet dat het besproken thema ook relevant is voor
andere landen, waardoor het soms lastig is hier aan te kunnen bijdragen. Voor een land
als Luxemburg zijn inhoudelijke conference calls daarom niet altijd de oplossing.
De NFP dagen hebben zich de laatste jaren goed ontwikkeld. Er is meer ruimte gekomen
voor inhoudelijke en procesmatige discussies over het EUKN. Toch vindt Luxemburg het
fijn als er in de toekomst meer mogelijkheden tot inhoudelijke discussies zouden zijn.
Juist de NFP dagen waar alle knowledge managers de mogelijkheid hebben om
gezamenlijk aanwezig te zijn, is hiervoor het uitgelezen moment. Zeker in deze tijden
zou het goed zijn om over essentiële zaken gezamenlijk te discussiëren. Hier zouden
meer mogelijkheden voor moeten zijn.
5.2.2 Publicaties van het Secretariaat
De publicaties is een aspect waar de heer Becker tevreden mee is. Ze worden door hem
en zijn stakeholders gewaardeerd. Toch komt het Luxemburgse NFP met een suggestie.
Men pleit voor het hebben van kleinere publicaties, waarbij het EUKN zich meer richt op
de toegevoegde waarde van de praktijkvoorbeelden. De vraag wat voor invloed een
project heeft gehad, is iets wat mensen graag zouden willen weten. Momenteel is het te
onduidelijk hoe ze het EUKN kunnen gebruiken. Het is interessant allerlei informatie te
lezen, maar het beantwoordt niet altijd alle vragen.
Dat het EUKN verschillende publicaties maakt, is voor Luxemburg van grote waarde.
Luxemburg is een klein land en het EUKN is het enige netwerk dat in zulke publicaties
voorziet. Daarom heeft het Luxemburgse NFP voordeel aan de samenwerking met het
EUKN.
Over het algemeen is Luxemburg tevreden over de onderwerpen van de publicaties. Men
is zich ervan bewust dat sommige onderwerpen weinig relevant zijn voor Luxemburg in
verband met de grootte van het land. Zo zijn bijvoorbeeld publicaties over
bevolkingsdaling weinig relevant, omdat Luxemburg het enige land in de EU is met een
groeiende bevolking. Toch ziet men dit als een integraal onderdeel van het netwerk. In
een netwerk met veel verschillende landen en culturen kan niet alles relevant zijn. De
heer Becker pleit er dan ook sterk voor het huidige systeem in stand te houden.
44
5.2.3 De EUKN website
De e-library is de kern van het netwerk. De online bibliotheek is de eerste stap in het
verzamelen van informatie en het uitwisselen van kennis met andere partners. Het EUKN
is een platform en in dat opzicht functioneert het niet zoals gewenst. Er zijn meerdere
verbeteringen mogelijk en nodig. Als bibliotheek presteert de site voldoende, maar er
moet een stap verder gekeken worden. Informatie is niet actueel en er wordt weinig
gedaan aan kwaliteitscontrole. De NFP’s zouden in samenwerking met het Secretariaat
moeten nadenken over hoe ze de bibliotheek actueel kunnen houden. Hoewel het primair
de taak is van het NFP, voorziet de heer Becker hierin ook problemen. Voor een land als
Luxemburg is het gemakkelijker om rond de 100 à 150 sjablonen te controleren.
Hiervoor biedt de student assistent een goede oplossing. Voor grotere landen met meer
informatie op de site ligt het ingewikkelder. Zij moeten jaarlijks meer tijd steken in de
controle en actualisatie ervan. Volgens de heer Becker zou het actiever inzetten van
studenten en stagiairs een mogelijke oplossing kunnen zijn. Zij kunnen net zoals in
Luxemburg zorg dragen voor het onderhouden van de inhoud van de website.
Gekoppeld aan de website zijn er in Luxemburg vragen over het CMS. De overgang naar
het nieuwe systeem is ook hier niet soepel verlopen. Er zijn twijfels over de
bruikbaarheid van de taxonomie en de zoekmachine. Zo zou de taxonomie niet goed
werken, doordat er te veel submappen zijn. Mensen kunnen hierdoor hun weg kwijtraken
en verdwalen binnen de vele onderwerpen. In de taxonomie werkgroep is hier al
aandacht aan besteed. De heer Becker geeft verder aan dat de zoekmachine niet
specifiek genoeg is. Wanneer mensen er gebruik van maken, krijgen ze een te veel
informatie. Hiermee zou je mensen van de EUKN website kunnen afschrikken. De
zoekmachine moet efficiënter en specifieker worden ingericht. Luxemburg is van mening
dat de gezamenlijke zoekmachine met andere Europese projecten eindelijk van de grond
moet komen. Hier wordt al gedurende een lange tijd over gepraat, maar helaas is er nog
weinig gebeurd. Een gezamenlijke zoekmachine zal volgens de heer Becker een
duidelijke meerwaarde hebben voor het hele netwerk.
5.2.4 Informatie uitwisseling in het netwerk
Als laatste is er de informatie uitwisseling tussen NFP’s onderling en het Secretariaat. De
heer Becker zoekt vaak interessante projecten voor zijn stakeholders in andere landen.
Wanneer hij er één vindt, stuurt hij deze door naar het desbetreffende NFP in het land. Is
deze niet aanwezig, dan stuurt hij het door naar het Secretariaat. Op deze manier hoopt
hij dat zij ervoor kunnen zorgen dat de toegevoegde waarde van het project online komt.
Vaak zijn het dezelfde NFP’s die contact met elkaar opnemen. Landen als Hongarije en
Duitsland zijn voor Luxemburg gemakkelijk te bereiken. Ook wisselen ze mogelijke
projecten uit. Zo is bijvoorbeeld de heer Becker bezig geweest met een vraag van de
stad Luxemburg over een project partner in Oost Europa. In dit kader nam hij contact op
met de Hongaarse NFP. Helaas hadden ze geen partner, maar het persoonlijke contact
creëert mogelijkheden elkaar te raadplegen en helpen. De heer Becker geeft aan dat de
basis van deze verbinding vooral ontstaat door het persoonlijke contact buiten de formele
setting om. Dezelfde personen komen elkaar tegen bij Europese projecten en praten
naderhand met elkaar. Aansluitende diners zorgen voor een persoonlijke band en hebben
een drempelverlagende functie. In feite zorgt dit voor toegevoegde waarde binnen het
netwerk.
5.3 De visie op de hoofdfunctie van het EUKN
Hier zal worden beschreven hoe volgens het Luxemburgse NFP het EUKN haar rol vervult,
waar voor Luxemburg de waarde van het netwerk ligt en waar men de komende tijd de
nadruk op zou moeten leggen. Er zal begonnen worden met een algemene visie, waarna
er aandacht wordt besteed aan een aantal deelonderwerpen zoals de vrijwillige
participatie, risico’s met betrekking tot de toekomst, vraaggestuurde aanpak en
strategische samenwerking.
45
Volgens het Luxemburgse NFP voldoet het EUKN aan zijn taak kwalitatief hoge kennis te
verschaffen en uit te wisselen onder stedelijke stakeholders in heel Europa. Het hoge
aantal bezoekers dat maandelijks de website bekijkt, laat zien dat het EUKN goed werk
levert in het faciliteren van expertise uitwisseling en het motiveren van stakeholders om
meer samen te werken. In de eerste drie maanden van 2012 zijn er 467 bezoekers
geweest op de Engelstalige site van Luxemburg. Deze hebben in totaal 1271 pagina’s
bekeken (EUKN 2012 B). De Franstalige subsite is door omstandigheden nog niet
geanalyseerd door het EUKN. Statistieken laten verder zien dat verschillende producten
en diensten zoals de thematische dossiers en de publicaties gewaardeerd worden in
Luxemburg. De waarde van het EUKN is dat het een intergouvernementeel platform is
voor stedelijk beleid en ontwikkeling. Het blijft hierbij belangrijk om regelmatig te
analyseren en reflecteren of de noodzakelijke taken gedaan zijn en de noodzakelijke
doelen worden gesteld. Anders ontstaat het risico dat het werk zich te veel verwijdert
van de stakeholders.
Op basis van het aantal jaren dat de heer Becker voor het EUKN werkt, betwijfelt hij of
alleen puur de uitwisseling van kennis en expertise genoeg is. Één van de hoofddoelen
van het EUKN moet volgens hem het faciliteren van collectief leren en het ontwikkelen
van nieuwe vaardigheden bij de stakeholders zijn. Dit stelt ze in staat innovatieve
antwoorden te ontwikkelen voor stedelijke uitdagingen. Het is onmogelijk om goede
praktijkvoorbeelden simpelweg te kopiëren, er komt meer bij kijken. Er zal meer gekeken
moeten worden naar de vraag waar en wanneer het EUKN komt kijken in het leerproces.
De online bibliotheek biedt informatie over praktijkvoorbeelden, maar dat is alleen een
beginstap. De toegang tot informatie alleen is te passief en biedt geen garantie, dat het
daadwerkelijk benut wordt voor de verbetering van kennis en vaardigheden. Daarom is
het organiseren van een meer actieve bemiddeling nodig. Één van de mogelijkheden
waar hij nu onderzoek naar doet, is het opzetten van een ‘community of practice’ waar
mensen bezig zijn met gezamenlijk leren.
In principe vervult het EUKN haar rol als kennisverschaffer goed, maar om echt bij te
kunnen dragen aan het leerproces en het ontwikkelen van vaardigheden en voorbeelden,
moeten bemiddelingsactiviteiten verder ontwikkeld worden.
5.3.1 Vrijwillige participatie in het EUKN
Het EUKN uniek is uniek in de zin dat het een intergouvernementeel netwerk is waarin de
lidstaten samenwerken op vrijwillige basis. Het is bijzonder omdat dit niet het geval is in
projecten geïnitieerd door de Europese Commissie. Toch nemen dezelfde soort mensen
deel in het EUKN als personen in door de Europese Commissie opgerichte werkgroepen of
initiatieven. In het EUKN heeft men het voordeel dat ieder anders kan spreken en
discussiëren, omdat het op vrijwillige basis is. Er is geen politiek gewicht waardoor er een
andere manier van interactie ontstaat. De landen blijken te willen investeren in een
netwerk van kennisuitwisseling, terwijl bij projecten van de Europese Commissie het doel
vooral het behalen van winst en het proberen beïnvloeden van Europees beleid is. Door
de vrijwillige basis ligt de nadruk binnen het EUKN puur op samenwerking.
Voor Luxemburg heeft het EUKN toegevoegde waarde. Het netwerken en de contacten
die erbij komen kijken, zijn van waarde voor de andere activiteiten, die de NFP naast het
EUKN heeft.
5.3.2. Aandacht met betrekking tot de toekomst
Volgens Luxemburg zou het EUKN in de komende jaren niet meer activiteiten op zich
moeten nemen dan men nu al doet. De nadruk en aandacht moeten naar de huidige
activiteiten. Landen zullen de komende tijd eerder minder dan meer activiteiten kunnen
uitvoeren. Hier zou rekening mee gehouden moeten worden.
Daarnaast zou het hebben van meer lidstaten net zoals in het begin een voordeel zijn.
Op dit moment zijn er waarschijnlijk te weinig landen lid om het op de lange termijn vol
te houden. Toch geeft de heer Becker aan dat het aan de andere kant geen zin heeft
zevenentwintig partners te hebben, waarvan enkel vijf het werk goed doen. Wanneer niet
46
iedereen gecommitteerd is, is het beter bepaalde landen er buiten te laten dan ieder te
forceren samen te werken. Vijftien lidstaten zou een goed aantal zijn. Het is echter niet
dat het zozeer om een bepaald aantal gaat, maar juist om een bepaalde geografische
dekking. Nu vertegenwoordigt alleen Denemarken het noordelijke deel van Europa en
Spanje en Cyprus de zuidelijke landen. Dit komt in het gedrang met een evenredige
geografische verdeling. Het EUKN moet straks niet alleen uit West-Europese landen
bestaan.
5.3.3 Vraaggestuurde aanpak
Nog een belangrijk aspect waarop het EUKN zich volgens Luxemburg op moet
concentreren, is de bottom-up benadering. Op dit moment zijn er weinig initiatieven
binnen het netwerk om te kijken naar de actuele vraag van steden. Het is niet
gemakkelijk om continu op de hoogte te zijn van de informatiebehoefte in verschillende
landen. Een mogelijkheid om hier actiever op in te spelen, is gebruik te maken van de
actieve EUKN LinkedIn groep. Hierin participeren ongeveer 1500 mensen en wordt er
veel gediscussieerd over actuele zaken. De heer Becker zou graag de actuele discussies
willen verbinden aan de inhoudelijke dossiers op de EUKN website, door de LinkedIn
groep te integreren met de EUKN site en er synergie tussen beide te laten ontwikkelen.
Men weet niet wat de precieze mogelijkheden zijn, maar ziet wel een belangrijkere
noodzaak van een meer vraaggestuurde aanpak binnen het EUKN voor de komende
jaren.
5.3.4 Strategische samenwerking
Het EUKN heeft de afgelopen jaren al enkele initiatieven tot strategische samenwerking
met verschillende Europese partners ondernomen. Deze zijn volgens velen succesvol
geweest en in de toekomst is er meer ruimte voor zulke mogelijkheden. Vooral nu het
EUKN een EGTS gaat worden, zullen zijn partners en andere onderzoeksnetwerken
eerder geneigd zijn samen te werken. Het moet echter niet alleen primair gericht worden
op Europese initiatieven. Hoewel Urbact, ESPON en Interreg natuurlijke partners zijn van
het EUKN, kan er ook samengewerkt worden met andere onderzoeksinstituten en
organisaties. Een exclusief partnerschap met een Europees netwerk zal voor een nadruk
zorgen op Europese projecten. Voor een land als Luxemburg is er meer toegevoegde
waarde tot het EUKN, dan alleen Europa.
5.4 Conclusie
De constructie van het CIPU en daarmee ook die van het NFP, leidt tot veel voordelen.
Door het partnerschap met veel belangrijke stedelijke actoren is het goed in staat op een
vraaggestuurde wijze te werk te gaan. Een belangrijke kanttekening hierbij is de schaal
waarop het NFP opereert. Eenzelfde soort structuur zal waarschijnlijk minder goed
werken in grotere landen, doordat steden niet rechtstreeks kunnen participeren. Toch
zijn er een aantal zaken waarbij van Luxemburg als ‘best practice’ geleerd kan worden.
Zo zouden veel basiswerkzaamheden uitgevoerd kunnen worden door stagiairs en
student-assistenten. Hiermee kunnen de knowledge managers zich meer richten op de
overkoepelende taken in het EUKN. Hierdoor nemen de kosten af en kan er meer
inhoudelijk werk worden verricht. Ook het structureel organiseren van discussies met
stakeholders over de thema’s lijkt goed te werken. Luxemburg is hierdoor goed in staat
de stakeholders te bereiken en betrekken.
In relatie tot de prestaties van het netwerk kunnen ook verbeteringen gemaakt worden.
De website zou effectiever gemaakt kunnen worden door de taxonomie en zoekmachine
te veranderen. Discussie tijdens de NFP dagen mag meer gestimuleerd worden door de
NFP’s hiertoe vaker de gelegenheid voor te geven. Onder de NFP’s moet er draagvlak zijn
voor de plannen van het EUKN aangezien zij ook uiteindelijk verantwoordelijk zijn voor
de uitvoering ervan. Het creëren van gelegenheden voor de NFP’s om zich te uiten en
met bepaalde dingen mee te denken, zal dit alleen maar bevorderen.
47
Het belangrijkste is echter dat er een aantal structurele verbeteringen op gang moeten
worden gebracht. Voor het creëren van toegevoegde waarde is er meer aandacht voor
het collectief leren nodig. Bovendien kunnen processen goedkoper en effectiever door
middel van meer samenwerking met andere strategische partners. De noodzaak voor een
effectiever en efficiënter netwerk is nu groter dan ooit, aangezien landen eerder minder
dan meer tijd en geld te besteden hebben. Door het nemen van de juiste maatregelen
kan het EUKN voorkomen dat er meer landen het netwerk verlaten. Het EUKN kan de
lidstaten aan zich binden door de toegevoegde waarde van het netwerk te bewijzen.
48
6. Eindconclusie In dit afsluitende hoofdstuk zal er aan de hand van de informatie uit alle voorgaande
hoofdstukken de centrale vraag van het onderzoek worden beantwoord. Welke factoren
zijn nu van invloed op de (in)activiteit van de NFP’s?
In dit onderzoek stond de wijze van organisatie van de NFP’s centraal, dit zal in het
eerste paragraaf toegelicht worden. Ook werd er bij de samenwerking tussen het
Secretariaat en de NFP’s stilgestaan. Dit komt in de tweede paragraaf aan bod. Verder
zijn er door de NFP’s opmerkingen gemaakt die niet specifiek te koppelen zijn naar de
eigen organisatie of die van het Secretariaat, maar naar het EUKN in zijn geheel. Omdat
deze heel erg belangrijk zijn met betrekking tot het versterken en verbeteren van het
netwerk, worden de conclusies hieromtrent in de derde paragraaf beschreven.
6.1 De National Focal Points
In organisatie verschillen de NFP’s behoorlijk. Op basis van de onderzoeksgegevens zijn
twee verschillende groepen te onderscheiden, namelijk NFP’s binnen en NFP’s buiten
ministeries. De NFP’s op afstand van een ministerie hebben gemiddeld meer tijd en geld,
dan NFP’s binnen de ministeries. Ook is er minder vaak contact met het Stuurgroep-lid
en heeft het contact een andere focus. De best practice van Luxemburg ondersteunt deze
conclusie. De NFP’s buiten de ministeries presteren beter en participeren actiever. In
principe zijn de ministeries zelf verantwoordelijk voor het beschikbare budget en
capaciteit van de NFP’s. Daarom zullen in de Stuurgroep, waar deze ministeries
vertegenwoordigd zijn, veranderingen omtrent de organisatie van NFP’s plaats moeten
vinden.
Er is een discrepantie tussen de afspraken op papier en de werkelijke uitvoering. Op
papier zijn er richtlijnen omtrent de participatie van NFP’s vastgelegd. In deze studie is er
duidelijk geworden dat de NFP’s zich niet aan deze richtlijnen houden. Op grond van deze
regels zou er minder verschil in activiteit moeten zijn. Er zijn dan ook geen
consequenties voor het niet naleven van de richtlijnen.
6.2 Het Secretariaat
De NFP’s zijn gematigd positief over de prestaties van het Secretariaat met betrekking
tot de structuur, taken, activiteiten en communicatie. De meerwaarde van het EUKN voor
de NFP’s zit vooral in de kennis die beschikbaar is via de online bibliotheek. Deze simpele
en laagdrempelige informatiebron is een pré. Daarnaast is de Europese dimensie
belangrijk. Het geeft de NFP’s de mogelijkheid kennis te vinden die in het eigen land
ontbreekt.
De belangrijkste activiteiten van het Secretariaat die volgens de NFP’s verbetering
behoeven, zijn het netwerkmanagement en de website. De NFP’s hebben een belangrijke
functie doordat ze verantwoordelijk zijn voor de uitvoerende taak van het netwerk. Ze
hebben echter maar een beperkte inspraak in de beslissingen van het netwerk. De
beperkte inspraak van NFP’s kan de participatie in het netwerk tegenwerken. Inspraak
zorgt voor meer eigen belang en creёrt een groter verantwoordelijkheidsgevoel in het
netwerk.
Er kan geconcludeerd worden dat de website niet efficiënt is ingericht. Het CMS staat de
simpele manier om juiste informatie snel te vinden in de weg. De structuur van de
website die uit te veel verschillende folders bestaat en de zoekmachine dragen bij aan dit
probleem. In het verleden zijn er al toezeggingen gedaan om deze zaken te verbeteren.
Tot op heden zijn deze toezeggingen echter niet nagekomen. Dit is van invloed op het
vertrouwen van de NFP’s in het Secretariaat.
Binnen het netwerk is er een conflict tussen de kwaliteit en kwantiteit van kennis. Veel
sturing vanuit het Secretariaat is op basis van kwantiteit. Hierdoor is de kwaliteit van de
kennis grotendeels uit het oog verloren. Er is te veel informatie op de website die niet
49
actueel is. Hierdoor kunnen er vraagtekens gezet worden bij de bruikbaarheid en
relevantie van deze informatie. In de huidige situatie is er ook geen proces om deze
informatie continu te actualiseren. Daarnaast zijn er weinig afspraken om de kwaliteit
van de informatie te beoordelen.
Uit het onderzoek blijkt dat er in de praktijk weinig terecht komt van de vraaggestuurde
aanpak binnen het EUKN. NFP’s stellen weinig vragen aan het Secretariaat en aan andere
NFP’s. Er is ook weinig animo bij de NFP’s om dit in de toekomst meer te doen. Toch is
het volgens alle betrokkenen een belangrijke pijler binnen het EUKN. De praktijk blijkt
hier echter in conflict met de woorden en ambities. Er kunnen meerdere redenen
hiervoor zijn. Als eerste is het moeilijk om de noden van de stakeholders in kaart te
hebben. Hierbij is het cruciaal in welke mate de NFP’s goed contact onderhouden met
hun stakeholders.
Als laatste zijn er signalen dat de communicatie vanuit het Secretariaat te veel
eenrichtingsverkeer is. Bovendien vormt het ontbreken van visueel contact een
belemmering voor de NFP’s om een actieve bijdrage te kunnen leveren tijdens conference
calls. Er wordt te weinig gebruik gemaakt van interactieve instrumenten om wederzijdse
communicatie en meer participatie te stimuleren.
6.3 Het EUKN
Naast conclusies omtrent het Secretariaat en de NFP’s, kunnen er ook conclusies met
betrekking tot het netwerk in het geheel getrokken worden. Drie zaken staan hierin
centraal: het collectief leren, het aantal lidstaten en strategische partnerschappen.
Op dit moment wordt er weinig nagedacht over de ‘leerfunctie’ van het netwerk. Het
uitwisselen van kennis is een fundament, maar het faciliteren van collectief leren binnen
het netwerk moet het doel zijn. Met collectief leren worden meerdere zaken bedoeld. De
basis is dat de informatie in het netwerk kwalitatief voldoende en relevant moet zijn voor
de stakeholders. Men moet daadwerkelijk iets met de informatie kunnen. In de huidige
situatie is de norm alleen maar het publiceren van informatie en daarmee wordt het
proces als voltooid beschouwd. Een stap verder kijken doordat er over nagedacht wordt
wanneer en hoe er maximaal gebruik gemaakt kan worden van de beschikbare kennis,
krijgt nu te weinig aandacht.
Momenteel is er geen eenduidige visie in het netwerk aanwezig omtrent samenwerking
met strategische partners. Leden zijn het erover eens dat er meer samengewerkt moet
worden met Europese programma’s en andere waardevolle instituten. Over hoe, met wie
en in welke mate de samenwerking eruit moet komen te zien, heerst veel
onduidelijkheid. Samenwerking is volgens de NFP’s nodig om de effectiviteit en efficiëntie
van het netwerk te verbeteren. Strategische partnerschappen kunnen voor tijdswinst en
een grotere beschikking over ‘best practices’ zorgen.
Met het huidige (teruglopende) aantal lidstaten ontstaat er de vraag omtrent de
zekerheid van het netwerk op de lange termijn. Het EUKN zal in de toekomst moeten
groeien in het aantal lidstaten, wil het zijn bestaan enigszins kunnen garanderen. Het
doel moet zijn om een evenredige vertegenwoordiging van Europese landen in het
netwerk te hebben. NFP’s geven aan meer waarde te hechten aan de deelname van een
paar actieve landen dan het hebben van veel matig presterende lidstaten. Dit zal het
huidige probleem van onderlinge verschil in activiteit alleen maar versterken.
Om aandachtspunten in de bovenstaande conclusies aan te kunnen pakken is
medewerking van derden en samenwerking van alle actoren in het EUKN in grote mate
belangrijk. In de aanbevelingen zal hier meer aandacht aan worden besteed.
6.4 Afsluiting
Het is opvallend dat de meeste conclusies direct of indirect betrekking hebben op de
communicatie in het netwerk. De communicatie zelf loopt niet naar wens van de
50
betrokken actoren en de partijen gaan niet in dialoog over welke zaken de meeste
prioriteit moeten hebben binnen het netwerk. Het gevolg hiervan is dat ondanks de
meeste knelpunten en zelfs mogelijke verbeteringen al langere tijd bekend zijn, er vanuit
dit besef geen actie wordt ondernomen. Voordat er überhaupt gestart gaat worden met
het implementeren van mogelijke verbeteringen, zal de communicatie tussen beide
partijen verbeterd moeten worden. Het opzetten van dialoog omtrent de punten die
aandacht en verbetering behoeven moet de grondslag zijn in het toepassen van de
aanbevelingen.
51
7. Aanbevelingen Het tweede gedeelte van de centrale vraag is op welke wijze de NFP’s gestimuleerd
kunnen worden om een actieve(re) houding aan te nemen binnen het EUKN. In de eerste
paragraaf worden de aanbevelingen besproken die hoge prioriteit hebben. De tweede
paragraaf gaat in op secundaire aanbevelingen die minder dringend van aard zijn, maar
waarvan het toch goed is deze in acht te nemen ter versterking van de NFP’s en het
EUKN.
7.1 Primaire aanbeveling
In het onderzoek is er naar voren gekomen dat er structureel te weinig gecommuniceerd
wordt tussen het Secretariaat en de NFP’s. In het vervolg moet het Secretariaat de NFP’s
op een meer gestructureerde manier betrekken binnen beslissingen van het netwerk.
Hiervoor moet er een heldere en betere communicatie komen. Hier moet een begin mee
worden gemaakt tijdens de komende NFP dagen, waarbij beide partijen in discussie
moeten gaan over de toekomst van het netwerk. Er moeten een betere structuur komen
waar mensen naar elkaar luisteren en met elkaar van gedachte kunnen wisselen zodat
men zich serieus genomen en gewaardeerd voelt. Dit komt de participatie ten goede. Het
Secretariaat moet weten wat er speelt bij de NFP’s en hierbij, waar nodig, helpen. Het
voeren van zulke gesprekken vormt de basis voor het creëren van een betere structuur
in de communicatie.
7.2 Secundaire aanbevelingen
Wanneer de communicatie structureel verbeterd is tussen het Secretariaat en de NFP’s,
kan ook een start gemaakt worden met het verbeteren van het netwerk. Hierbij zijn er
veel verschillende verbeteringen mogelijk. Zij verschillen in vorm en grootte. Echter
zullen ze allen bijdragen aan een beter netwerk. De verbeteringen zijn gesorteerd in
mate van importantie.
In het netwerk moet de nadruk meer komen te liggen op het proces van leren. De
NFP’s moeten een manier van collectief leren bedenken, waarbij er op een slimme
manier geleerd kan worden van de kwalitatieve goede informatie van het netwerk.
Het Secretariaat moet samen met de NFP’s tijdens de NFP dagen kijken naar hoe
er meer toegevoegde waarde uit de informatie gehaald kan worden. Leren moet
verder gaan dan alleen het beschikbaar stellen van kennis in de e-library.
Hiervoor zijn verschillende mogelijkheden. De NFP’s en het Secretariaat moeten
een open discussie voeren over hoe men meer van elkaar kan leren. Het
eindresultaat zorgt voor meer synergie tussen de NFP’s onderling en het
Secretariaat.
Er moet meer samenwerking komen met andere Europese en nationale
onderzoeksprogramma’s. De meest natuurlijke partners zijn Europese
programma’s zoals Urbact en Espon, maar andere onderzoeksprogramma’s of
onderzoeksinstituten zouden niet uitgesloten moeten worden. De financiering van
Europese programma’s vanaf 2014 is nu in onderhandeling. Wil het EUKN hier nu
gebruik van kunnen maken, dan zal het tijdens deze onderhandelingen contact
moeten zoeken met deze programma’s. Het voordeel is dat deze programma’s
veel kennis aanwezig over projecten en ook zelf op zoek zijn naar partners. Voor
het ontwikkelen van de samenwerking zijn het Secretariaat en de Stuurgroep
primair verantwoordelijk, maar de NFP’s moeten wel aangeven welke
programma’s zij het liefst mee willen samenwerken.
Het CMS en de daaraan gekoppelde taxonomie en zoekmachine zorgen voor
frustratie bij veel NFP’s. Het Secretariaat moet zoeken naar oplossingen binnen de
taxonomie werkgroep. Hierbij is het van belang dat de beloofde gezamenlijke
zoekmachine met andere Europese programma’s opgezet wordt.
De e-library is de kern van het netwerk, maar deze is niet up-to-date. Het
Secretariaat moet in samenspraak met de NFP’s naar een systeem zoeken om de
52
kennis in het netwerk continu te actualiseren. De NFP dagen bieden hier de
gelegenheid voor. Een eerste stap is het creëren van een archief om oudere
documenten die niet meer relevant zijn er onder te kunnen plaatsen. Vanuit de
ICT functie van het Secretariaat zijn zij verantwoordelijk voor de veranderingen.
Er moet tijdens de komende Stuurgroep vergadering ook een discussie worden
gevoerd omtrent de noodzaak voor het invoeren van een minimum aantal uren
per maand voor NFP’s. Een heldere regel over het minimum aantal uren kan het
onderlinge verschil tussen de NFP’s beperken.
Er moet in de onderlinge communicatie van de NFP’s en het Secretariaat naar
meer manieren van interactieve communicatie gezocht worden. Het Secretariaat
moet in samenspraak met de NFP’s naar simpele en laagdrempelige manieren
zoeken om de communicatie interactiever te maken. Het inzetten van het internet
om met beeld te vergaderen is hierbij een belangrijke verbetering. Ook moet er
meer gebruik gemaakt worden van het internet om met elkaar te kunnen
discussiëren. Het opzetten van een eigen forum of het koppelen van de LinkedIn
groep met de website kan hierin extra toegevoegde waarde creëren.
Er is een versterking van de NFP’s nodig in het netwerk. Ze moeten meer inspraak
krijgen in het besluitvormingsproces, wanneer maatregelen worden genomen die
invloed hebben op het eigen functioneren. Een grotere verantwoordelijkheid kan
leiden tot meer actieve participatie in het netwerk. Hoe hier invulling aan gegeven
dient te worden, moet het Secretariaat gezamenlijk met de NFP’s tijdens de NFP
dagen bespreken.
Een vraaggestuurde aanpak wordt in de praktijk te weinig toegepast. Momenteel
is dit in het EUKN te weinig aanwezig. Als er werkelijk onder alle actoren animo is
voor een vraaggestuurd netwerk, moet er door de NFP’s en het Secretariaat
tijdens de NFP dagen gezamenlijk gesproken worden over mogelijke manieren om
dit meer tot stand te brengen.
Op de lange termijn is het noodzakelijk dat er meer landen gaan deelnemen in het
EUKN. Hierbij moet rekening gehouden worden met een evenredige geografische
spreiding van lidstaten en de werkelijke wil om te participeren. Ook zouden landen
buiten de Europese Unie een toegevoegde waarde kunnen creëren aan het
netwerk.
Momenteel zijn bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,
Stuurgroepleden en de NFP’s de gegevens omtrent de financiën van het netwerk
te onduidelijk. De financiën van het netwerk moeten door het Secretariaat
duidelijker en completer verantwoord worden tijdens de Stuurgroep vergadering
door geen gegevens te laten ontbreken of aspecten ervan onoverzichtelijk te
publiceren.
Er ontbreekt bij het Secretariaat veel basis informatie over de NFP’s en processen
in het netwerk. De informatie die aanwezig is, is verstrooid over veel verschillende
documenten. Gegevens over de NFP’s moeten door het Secretariaat worden
vastgelegd in een paar duidelijke documenten zodat het inzichtelijk wordt wie wat
doet.
53
Literatuurlijst
Bruin de H. en Heuvelhof ten E. (2007). Management in netwerken. Over veranderen in
een multi-actorcontext. Lemma: Den Haag 3e druk
BZK, VROM, Nicis Institute (2006), European Urban Knowledge Network, Organisatie en
Financiering 2011-2015, samenwerking tussen Ministerie van BZK, Ministerie VROM en
Nicis Institute inzake EUKN
European Commision, (2010). Europe 2020. A European strategy for smart, sustainable
and inclusive growth. Brussels
EUKN (2006), Operational Level Agreements. Den Haag
EUKN (2007), EUKN Quality Agreement June 2007 – June 2010. Den Haag
EUKN (2010 A), Convention of the European Grouping of Territorial Cooperation.
European Urban Knowledge Network Limited. The Hague
EUKN (2010 B), EUKN Vision Document 2011 – 2015. Den Haag
EUKN (2010 C), NFP Inspiration Guide 2010. Den Haag
EUKN (2010 C), Statutes of the European Grouping of Territorial Cooperation European
Urban Knowledge Network Limited. Den Haag
EUKN (2011). Work plan EUKN 2011. The next step: strengthening the capacity of EUKN
as learning platform. Den Haag
EUKN Secretariat, (2011 A). Minutes Coordination Conference Call Knowledge Managers
- 25th of January 2011 15.00- 16.00 (CET). Den Haag
EUKN Secretariat, (2011 B). Minutes Coordination Conference Call Knowledge Managers
- 22nd of February 2011 15.00- 16.00 (CET). Den Haag
EUKN Secretariat, (2011 C). Minutes Coordination Conference Call Knowledge Managers
- 29th of March 2011 15.00- 16.00 (CET). Den Haag
EUKN Secretariat, (2011 D). Minutes Coordination Conference Call Knowledge Managers
- 3rd of May 2011 15.00- 16.00 (CET). Den Haag
EUKN Secretariat, (2011 E). Minutes Coordination Conference Call Knowledge Managers
- 26th of July 2011 15.00- 16.00 (CET). Den Haag
EUKN Secretariat, (2011 F). Minutes Coordination Conference Call Knowledge Managers
- 30th of August 2011 15.00- 16.00 (CET). Den Haag
EUKN Secretariat, (2011 G). Minutes Coordination Conference Call Knowledge Managers
- 25th of Oktober 2011 15.00- 16.00 (CET). Den Haag
EUKN Secretariat, (2011 H). Minutes Coordination Conference Call Knowledge Managers
- 29th of November 2011 15.00- 16.00 (CET). Den Haag
EUKN (2012). Work Plan EUKN EGTC 2012. Making cities smarter. The Hague
EUKN Secretariat, (2012 A). Uploaded documents of the EUKN website over 2011. Den
Haag
54
EUKN Secretariat, (2012 B). Minutes Coordination Conference Call Knowledge Managers
- 31st of January 2011 15.00- 16.00 (CET). Den Haag
EUKN Secretariat, (2012 C). Minutes Coordination Conference Call Knowledge Managers
- 28th of February 2011 15.00- 16.00 (CET). Den Haag
EUKN Secretariat, (2012 D). Minutes Coordination Conference Call Knowledge Managers
- 27th of March 2011 15.00- 16.00 (CET). Den Haag
EUKN Secretariat (2012 E). Statistics 2011 Website. Den Haag
EUKN Secretariaat, (2010). Activity report EUKN Secretariat 2010. Den Haag
EUKN Secretariaat (j.o.). Rollen EUKN EGTC. Den Haag
Goldsmith, S. en Eggers, W. (2004). Governing by network. The New Shape of the Public
Sector. Washington: The Brookings Institution
Groot, T.LC.M. en Helden van, G. J. (2007). Financieel management van non-profit
organisaties. Groningen/Houten: Noordhoff Uitgevers. Vijfde druk
Hallaitken (2009), EUKN evaluation. Glasgow
IMF (2012) World Economic Outlook April 2012. Washington D.C. Geraadpleegd op 23
April.
Kickert, Klijn en Koppenjan et al. (1997). Managing Complex Networks. London: Sage
Publications
Koppejan, J. en Klijn, E. (2004). Managing Uncertainties in Networks. London: Routlegde.
Taylor & Francis Group
Licht H. en Huiver H. (2006). Projecten en beleidsontwikkeling. Doelgericht werken in
een maatschappelijk krachtenveld. Van Gorcum: Assen. 3e druk
Manuel Henriques, J. en Trayner, B. (2009) Developing Learning Capabilities through the
EUKN platform: methodlogical perspectives. National Focal Point Portugal
NFP Luxembourg (2011), NFP Action Plan Luxembourg 2011.
Provan, K.G. en H.B. Milward. (2001). "Do Networks Really Work? A Framework for
Evaluating Public-Sector Organizational Networks." Public Administration Review 61(4):
414–23.
Provan, K., Kenis, P. (2007), Modes of Network Governance: Structure, Management and
Effectiveness, Journal of Public Administration, Research and Theory, 18: 299-252.
Robson, C. (2002). Real World Research. Blackwell Publishing: Oxford. Second edition
Robson C. (2002), Real world research. A Resource for Social Scientists and Practitioner-
Researchers. 2e druk Blackwell Publishing
Websites
EUKN, Partners, 29 juni 2010, geraadpleegd op 9 mei 2012 via
http://www.eukn.org/EUKN/Partners
55
Europa Nu, EU 2020 Strategie, geraadpleegd op 9 mei 2012 via
http://www.europa-nu.nl/id/vicyffri83lm/eu_2020_strategie
Maxius, Artikel 7 lid 2 Uitvoeringswet EGTS-verordening, geraadpleegd op 9 mei 2012
http://maxius.nl/uitvoeringswet-egts-verordening/artikel7/lid2
56
Bijlage A: Eerste enquête
Dear (name),
We are writing you to request your assistance in our research by filling out a short
questionnaire. We have spoken to you recently by phone to explain the aim of our
research. We would like to have further insight into the role of NFPs in the EUKN
network. In order to achieve this, we would like to know how your NFP functions and how
you perceive the EUKN. Your answers will be used to guide our study in the next three
months. The results will be used to support NFPs in their knowledge disseminating
activities and to raise the performance of the network
The information gathered from the survey will be used to select case studies for our
research. In these cases, we will focus on the specifics of the NFP. We will select a
number of cases to create a representative basis. It will be greatly appreciated if you
could fill out the questionnaire below. This will help us in retrieving reliable information
and developing appropriate methods for conducting our research. The questionnaire will
take no more than 15 minutes of your time. We hope you will welcome this opportunity
to contribute to this research, as it will give you the chance to provide feedback, which
can greatly strengthen EUKN.
The survey consists of 12 questions, which elaborate on the organisation of your NFP and
your vision on EUKN and its NFPs. We will treat the information provided by you in the
survey as confidential. We will not use your name in our report without prior consent.
Thank you in advance for your cooperation and we look forward to receiving your
response.
Kind regards,
Sara Cömertbay
Jorrit Visee
57
Name:
Country:
How would you describe your organisation as NFP? Part of a:
Knowledge institute of a ministry
Department of a ministry
Knowledge institute of a nonprofit organisation
University
Other, namely……………………
What is your role in the organisation?
Policy maker
Researcher
Urban practitioner
Programme manager
Is it possible to include a chart of your organisation?
Could you please indicate how often on an annual basis you liaise with your Steering
group member on EUKN relates issues?
Never
1- 5
6- 10
11- 15
16 – 20
21 – 25
26 or more
How would you describe your contact with your country’s member on the Steering Group
on EUKN related issues? Please explain.
Very good
Good
Reasonable
Bad
Other, namely………………………………………………………
Who is responsible for the selection of the urban themes discussed within the NFPs?
The NFP
The department where the NFP is located in
The relevant ministry of spatial planning or regional development
The stakeholders of the NFP
Other, namely………………………………………….
Could you please indicate the number of staff working for EUKN and the responsibilities
per person?
58
Do you have more tasks outside EUKN? If so, what are your additional responsibilities?
How many hours does your NFP spend on NFP activities each month in total?
0 – 15
16- 30
31 – 45
46 – 60
More then 60 hours
What is your view on the EUKN as knowledge provider in the field of European urban
policy?
Do you think that the EUKN is fulfilling its role as knowledge provider in the field of
European urban policy as it should be? If not, what do you think should be changed?
What do you see as your role as NFP in the network?
What opportunities do you see in the future to strengthen your position as NFP within the
EUKN network?
59
Please feel free to write down remarks or issues of which you think would be interesting
for our study.
60
Bijlage B: Tweede enquête
Learning from each other is the basic principle of the EUKN. A principle which we also like
to apply in our research with the help of this questionnaire. The NFP’s are an important
part of the network. Your gained experience and knowledge are of great value for our
research where we are looking for aspects to improve the overall functioning of the
network.
The main aim of the first survey was to generate a common insight of the NFP’s within
the EUKN. Based on this general view, the second in depth questionnaire will focus on
the following aspects:
Organisation of the EUKN and the NFPs
Communication of the network
Information within the network
The EUKN in general
The questionnaire will take about thirty minutes of your time and would be of great help
in our research. Your knowledge and insight is an important base for our final report,
which will be used for improving the EUKN. We would highly appreciate it if you could
complete the questionnaire before the 13th of April.
We like to thank you in advance for your collaboration. If you have any questions or
remarks, please do not hesitate to contact us.
Kind regards,
Sara Cömertbay Jorrit Visée
[email protected] [email protected] +31 (0)70 426 8533 +31 (0)70 426 8383
Organisation of the EUKN and the NFPs
The following questions are focused on the organization structure of the EUKN
Secretariat, the activities of the Secretariat and the organization structure of the NFPs.
Organization of the EUKN Secretariat
Activities
1. How would you rate the activities of the EUKN Secretariat in general?
Very good
Quite good
Neither good nor bad
Quite poor
Very poor
2. Which activities should be the priority of the EUKN Secretariat in the coming years?
(Multiple answers possible)
Annual conference and NFP day
Network Management / Communication
Website / E-Library
Publications
Other…
3. Could you please explain how they could improve these activities?
61
Internal organization
These questions are focused on how the tasks within the Secretariat are divided and how
they succeed in accomplishing these tasks. The questions are pointed on the functions
per person of the Secretariat staff.
4. What do you think of the organization structure of the EUKN Secretariat?
Very good
Quite good
Neither good nor bad
Quite poor
Very poor
Could you please elaborate your answer?
5. How would you rate the network management of the EUKN Secretariat in general?
Very good
Quite good
Neither good nor bad
Quite poor
Very poor
No opinion
6. How would you rate the ICT support of the EUKN Secretariat in general?
Very good
Quite good
Neither good nor bad
Quite poor
Very poor
No opinion
7. How would you rate the knowledge support from the Secretariat in general?
Very good
Quite good
Neither good nor bad
Quite poor
Very poor
No opinion
8. How would you rate the overall management within the EUKN Secretariat?
Very good
Quite good
Neither good nor bad
Quite poor
Very poor
No opinion
9. Are there ways to improve the organization of the Secretariat? If so, could you please
explain how?
Organization of the NFP
Capacity
10. In our first questionnaire, you gave us an indication of your NFP’s available hours per
month for EUKN related activities. Do you think that your NFP has enough hours per
month for all the EUKN activities?
Yes
Sometimes
No
62
11. Which activities would you like to perform that are not possible now?
Budget
12. Could you please give an indication of the annual budget for EUKN activities of your
NFP in euros? (If you receive a budget in kind, could you please quantify this in euros)
0-30.000
30.001-60.000
60.001-90.000
90.001-120.000
120.000+
13. How do you think your budget is going to evolve the coming years?
It is going to increase
It will stay approximately the same
It will decrease
It is unknown how the budget is going to change
14. Do you think the budget of your NFP is enough to support all the EUKN activities?
Yes
Sometimes
No
Could you please elaborate this answer?
Communication of the network
Communication within the EUKN takes places on different levels. These questions are
focused on the communication between you and the EUKN Secretariat, the
communication tools used by the Secretariat, reaching the NFP’s stakeholders and the
communication with(in) your ministry.
Communication with the EUKN Secretariat
15. How would you rate the communication between you as NFP and the EUKN
Secretariat?
Very good
Quite good
Neither good nor bad
Quite poor
Very poor
16. How would you rate the communication tools (conference, newsletters, etc.) of the
EUKN Secretariat?
Very good
Quite good
Neither good nor bad
Quite poor
Very poor
17. Could you please elaborate your answer referring to the way the Secretariat is
communicating to you and the tools they use?
18. Could you please give us three or more ideas on how to improve the communication
between the NFPs and the Secretariat?
63
Communication with the stakeholders
19. Who do you see as the important stakeholder(s) of your NFP? (Multiple answers
possible)
The ministries responsible for urban and territorial development
The regions in your country
The cities or networks of cities
Universities and research institutes
Other…
20. To what extent are you able to reach your important stakeholders in your country?
Very good
Quite good
Neither good nor bad
Quite poor
Very poor
21. Could you please indicate which activities are organized by your NFP to reach the
stakeholders in your country?
Meetings
Events
Publications
National newsletters
Other….
22. Could you please indicate how many times a year these activities are organized?
23. What obstacles do you experience in reaching the stakeholders of the NFP?
24. Do you think the EUKN could help you reach your stakeholders?
Yes
Maybe
No
25. Could you please indicate how the EUKN could help you reach your stakeholders and
if not, why?
Communication with your ministry
26. In the first questionnaire, you have indicated on what basis you speak with your
country’s Steering Group member. What is the main focus of this contact?
Content related
Process related
Output related
Other….
27. Do you need to evaluate and report EUKN related activities towards your Steering
Group member?
Yes, about … times a year
Incidental
Never
28. Does your country’s Steering Group member have influence on your work as NFP? If
so, could you please indicate how?
64
Information within the network
The following questions are based on the main themes formulated by the EUKN
Secretariat. In what extent are these themes meeting your stakeholder’s needs? This
aspect also includes questions on exchanging information with other NFPs.
Main themes
29. Could you as NFP please rate the importance of a theme for the stakeholders in your
country? (On a scale of 1 to 5 from very important - important- neutral – unimportant –
very unimportant matrix scale on each topic)
Social inclusion & integration;
Housing;
Transport & infrastructure;
Urban environment;
Economy, knowledge & employment;
Security & crime prevention;
Skills & capacity building.
30. Could you please rate the amount of specialized knowledge available in your country
on each topic? (1 to 5 point matrix scale on each topic as above)
Social inclusion & integration;
Housing;
Transport & infrastructure;
Urban environment;
Economy, knowledge & employment;
Security & crime prevention;
Skills & capacity building.
31. To what extent do the EUKN themes include your country’s problems on urban areas?
Very good
Quite good
Neither good nor bad
Quite poor
Very poor
32. Are there any urban issues in your country that are not represented in the themes of
the EUKN? If so, could you please name them?
Information request towards the secretariat
33. How many times a year does your NFP request the EUKN Secretariat for information
needed by your stakeholders?
Never
1-3
4-6
7-9
10-12
More then 12
34. How would you rate the performance of the EUKN Secretariat in fulfilling the
informational needs of your stakeholders?
Very good
Quite good
Neither good nor bad
Quite poor
Very poor
35. How could the EUKN Secretariat improve their performance in fulfilling the
informational needs of your stakeholders?
65
36. Would you like to have more opportunities to ask the Secretariat more content
related questions for your stakeholders?
Yes
Maybe
No
Contacts with other NFPs
37. How many times a year does your NFP request knowledge from other NFPs without
intervention of the Secretariat? (If not q 40)
Never
1-3
4-6
7-9
10-12
More then 12
38. If so, from which countries has your NFP ever requested information? (Multiple
answers possible)
Belgium
Denmark
France
Hungary
Germany
Luxembourg
Portugal
Romania
Spain
The Netherlands
United Kingdom
39. How would you rate the performance of other NFPs in fulfilling the informational
needs of your stakeholders?
Very good
Quite good
Neither good nor bad
Quite poor
Very poor
40. Do you feel the need to request information from other NFPs more often?
Yes
Maybe
No
41. How could the other NFPs improve their performance in fulfilling the informational
needs of your stakeholders?
The EUKN in general
The following questions are focused on the overall value of the EUKN now and in the
future.
42. How would you rate the overall performance of the EUKN?
Very good
Quite good
Neither good nor bad
Quite poor
Very poor
66
43. What do you think is the value of the EUKN?
44. Could you please give two or more ideas on how the EUKN could improve this value?
45. What should be the main goal of the EUKN in the future?
Creating more added value of the network
A grow in the number of member states
More cooperation with European programs on urban development
Other….
67
Bijlage C: Transcript interview met Tom Becker (Luxemburg) 18 April 2012
Visee: Maybe it would be a good idea to first state again what we would like to do today
and what the purpose of our research is. We were hired by the Dutch Ministry of Interior,
who acts as the Management Authority, to look for ways how to strengthen the EUKN.
The Ministry thinks the network is not functioning, as it should be. There are just a few
countries, which are really active and participating within the EUKN. The Ministry would
like to know what problems are undermining the network in order to look in what ways
they can solve these things. Finding the right information is more difficult than we
thought while many things are unknown within the Secretariat. What we miss mostly,
and that is why we are here, is the view of the NFPs on the network. How they
experience different aspect within the network. This is information, which cannot be
provided by the Secretariat and the Ministry. How things work are more or less obvious,
but how you experience it, is more interesting. Answers on questions like, how do you
experience working with the Secretariat and how are you organised, are missing now. It
is our goal to describe some of the participating countries. We would like to know what is
really working and which problems they face. How are the more active ones organised
compared to the less participating countries? That is why we would like to have this
interview. When we talked earlier on the phone, I understood that you have many ideas
on how to strengthen the network, how to make it better…
Becker: Well, it is easy enough to have ideas. It is more difficult to put them into
practice.
Visee: That is true. However, it is very interesting for us to have a look at the way you
participate within the EUKN in order to learn something to improve the network. We
actually made a topic list based on a survey that we did on the other NFPs in order to
collect more information that is relevant. Are the things they mention also recognised by
others? We do not want to base our conclusions on information that is only mentioned by
one or two people. Of course, this is just a general introduction but I think this would do.
We also had this interview yesterday, so this should work out as well.
Well, as a NFP you obviously cooperate with the Secretariat, so maybe it is the easiest
subject to start with. You also organise all kinds of activities, but how do you experience
working with the Secretariat and the things they do and activities they organise?
Becker: Just one question first, did you receive the working plan as well?
Visee: We will receive them later, these are still the concept versions.
Becker: That might be interesting for you too to have them as well.
Visee: We will get them when they receive the approved final versions of the working
plans.
Becker: I sent mine, the improved version, yesterday, so they have it. You can contact
Eva and ask her to receive it.
Well, in general the cooperation with the Secretariat in my opinion works well. Of course
there has been lots of coming and going, so a lot of staff changes. For a couple of years I
would say. Especially when you are on start, it is a bit slower. Nevertheless, I have been
working with the EUKN for 4 years now, so I do not perceive that as a huge problem. I
must say the Secretariat is quite well organised, which I appreciate. They are easy to
join, so whenever there is a problem I just send them an email or call them up. I think it
is fairly easy to know whom you have to call up because it is well structured, that helps
as well. Still, if you do not know, it is quite easy to find out. The Secretariat of course
publishes the newsletter twice a month, which works quite well. I am quite happy with
the newsletter. I just had an idea yesterday, which I sent to Elisabeth regarding the
68
templates. If we keep publishing templates, in my opinion it would be interesting to have
a section in the newsletter on recently published templates. Because we have seen some
statistics, she actually sent the statistics yesterday. When I interpret the statistics, I
would say that many people read the newsletter and are visiting the webpage via the
newsletter. Therefore, if we add something on the templates, I think these might be
more widely consulted as well. It is easy to do; I try to do it in my own newsletters as
well. I think it is an interesting idea. For example, I include the practice of the month.
But if there are any other, good practices that I think are useful or interesting for my
stakeholders, I include it as well. I do know that the French do a similar thing. They have
a newsletter that is published every few months and they also use templates. I think that
it is something interesting to do. I know that Elisabeth is quite interested in doing that. It
is an easy thing to do. I mean, it does not cost much. Therefore, it is just a way of
getting the NFPs to put the new templates in the recently published section. We also
send in a monthly activity report. It would be quite easy to just write the name of the
template, so it would be easier for her to find it. That is why I think, that it is something
that could be done easily. They also organise conference calls, which I am quite happy
with as well. I try to participate as much as possible, but since the EUKN is not my only
task, I obviously have other meetings as well. So sometimes it works, sometimes it does
not. However, I think it is a very important thing to reflect once a month on what has
been done and to compare with others. I think some of us have had quite good ideas
from other NFPs. It is not that time consuming but I think it is important. Otherwise, you
only meet once a year or maybe twice a year at most during the NFP day, or the annual
conference. Therefore, I think it is very important for us to be in touch as well.
Visee: Concerning the conference calls, some people say it is very time consuming. It
takes about an hour and most of the talking is done by the Secretariat. People only
respond to questions.
Becker: That… ok, it is a challenge. I would not say it is a problem, more of a challenge.
Obviously, the idea or solution would be to meet physically and to have different kinds of
interaction. That is not possible. They looked into video conference calls, but again that is
difficult for some organisations who are simply not allowed to do that. I think this is the
best thing we can do. I do not have a problem, but it is difficult to be concentrated for an
hour when you do not see the people, that is my experience.
Cömertbay: Do you really think that the communication is interactive? The Secretariat
chairs the conference call, they really have to ask the participants all kinds of open
questions in order to get something out. Do you think there is room for improvement? Or
is the current situation convenient enough?
Becker: We tried to have different kinds of conference calls, where different NFPs chaired
the conference each month.
Cömertbay: That is with the content conference call…
Becker: With the content conference calls. Yes.
Cömertbay: Do you think this method works better?
Becker: I think it is more difficult. I remember when our colleagues from Sweden hosted
one of these conference calls. It was all about integration. It is just a topic that is not my
area of interest of my field of work. It was difficult for me to really add to that. We do
have many organisational questions to discuss, so I think that is more useful. That is my
personal opinion.
Visee: You have the issue that not every country has the same problems and the same
topics they need information on.
69
Becker: Yes, of course. When we discuss things as we do now, obviously sign language is
important as well. That is completely lacking when you are having discussions on the
phone. Here you do not have to ask the questions maybe that explicitly, but in a
conference call, you might have to because you do not see the other person. All in all, to
be honest, I would not be too concerned with the conference calls. I think there are other
areas that might be more important, there might be more room for change. Another
activity is their publications, which I think are great. Over the last couple of years, they
have done some great publications. We are supporting them but they are doing most of
the job. Especially the publications from last year were really appreciated and I
distributed them here in Luxembourg as well. The idea of linking the different topics to
precise examples of good practice is very good. That is something that people appreciate.
I thought it might be interesting, I think I mentioned it in my response as well. One of
my proposals was to have some shorter publications, which are more focussed on the
added value of good practices.
Visee: Testimonials.
Becker: Yes, testimonials, that is a more correct term to use. It would be more of a
publication in brochure style. We have a brochure for EUKN, which is still theoretical. Just
a simple brochure on a couple of themes with short phrases en pictures might be more
useful. I intended to do some more work on that, but I have no time to do so. I found a
publication that was done in the framework of an Interreg project, which I thought was
interesting. A bit like our templates, you have different topics and then you had just a
few sentences per topic. There was one section on added value as well, so what kind of
impact did this project have? That is what people really want to look at. It was also done
in a visual way, a publication like that might be interesting. It would be something to
hand out to people, really to show them how they can use the EUKN. That is not clear
yet, I mentioned it earlier as well, how to use it. It is all interesting to read about these
good practices, but it does not answer all your questions. It is a start, but people do not
know how to use it. That is something that they could do, but then of course they cannot
do everything. The topical dossiers for example are good as well. I saw that they took
the initiative to promote them in the coming newsletter, or at least one of them. That is
something that should be done more regularly. I really thought of doing that in my
newsletters as well.
Visee: Do you have the idea that the topical publications consist of the right information
your stakeholders need?
Becker: I do think so. Of course, it is difficult, judging from the Luxembourgian
experience it is difficult. When you talk about demographic change, we are a country
where the population is growing whereas in most other European countries it is
decreasing. We do not have that problem. Of course, when you have a publication on
demographic change in negative terms, it is less interesting for us. When you do a
common publication like that, there is always a problem of not responding to the needs
of everyone and I think that is perfectly normal.
Visee: There are multiple publications.
Becker: Just for my job, it is great because I do not have much time for these kinds of
publications by myself. I work here on this project by my own. By contributing to these
publications, I participated, it is a part of my work, and it is interesting to distribute such
publications to my audience. That is something that ought to be more interesting for the
other NFPs as well. I have the impression that the ‘silent’ ones, or the not very active
ones, do not see this added value of the publications. It also depends on my work
structure because I am involved in different working groups at national and European
level. I am also involved in European dossiers like cohesion policy, like Europe 2020 and
70
so on. Of course, if there is a publication on cohesion policy, it is easier for me to make
the link to what I am doing. Again, cohesion policy, if you had a look at my structure,
you could see that the partners that finance my project are different ministries. Amongst
others the ministry of economy, the ministry of housing, the ministry of spatial
development and the cities. Of course having a ministry of economy who is in charge and
the person sitting here is in charge of cohesion policy here in Luxembourg, that makes a
huge difference. Having this committee behind me, is something that benefits my work
within the EUKN. That follows what I am doing.
Visee: It is integrated in your daily work, you could use EUKN information within other
projects en programmes you are active in.
Becker: It is partly the way CIPU was constructed with this in mind and of course that
works better than if you take an existing organisation and you add something to it. For
me it is rather working well to make the link between my different activities.
Visee: When we talked to Andre Muller, he said that the main problem of the publications
is that they are not always different from national publications. According to him the
added value of the network is not clear. That is why it costs him too much time to
participate in the EUKN.
Becker: I agree, for Germany this might be the case, but for Luxembourg it is not. We do
not have anyone else who does these kind of publications. Again, it would be me and I do
not have the time to do that, so I can really benefit from this work. At least we have
these more general publications. I think Andre is right when he says that, I think for
more countries like Germany and France this might actually be a problem. It is
understandable.
Visee: When you look at how to improve the EUKN, could you incorporate the smaller
countries? Countries like Luxembourg see it as a surplus on their normal activities while
the bigger countries have problems with the uniqueness of the information EUKN offers.
Becker: There is a problem of scale here. You can find that of all kinds of topics when it
comes to any intergovernmental cooperation. You should look at it from that perspective,
the main activity or main product of the EUKN is not the publications. The main product
is the e-library and the website. If you have that, that is the basic philosophy behind, as
a common ground, you should see the other things as extra’s. Who ever has the time to
contribute, contributes. That is how I perceive it and that is how I do it. When there is a
topical dossier but I cannot deliver any good practices, then I just do not participate.
Obviously, I would love to participate in everything but when there is no information I
can deliver, there is nothing I can do. If you look at it from that perspective, I think you
can still explain why it would be of an added value to countries like France and Germany.
That is also the French perspective, they see the library as the main product and the rest
is extra’s.
Visee: The majority considers the library as the basis of the EUKN, how do you
experience working with it?
Becker: I would like to improve it further. Again, I see the e-library as a first stepping
stone in gathering more information and in engaging in a more active exchange with
other partners. EUKN is really a platform and as such I think it is not working too well.
People come to the platform, and then basically that is it for the moment. To me at least
it does not come naturally to send an email to the person whose name is mentioned
underneath the article. That is exactly where my idea of creating communities of practice
comes from. I mean, as a library it is okay, but for the moment it is nothing but a library.
That is where we should change something. But the library itself, the structure, the
topics addressed, is working pretty well.
71
Visee: People think there is a lot of information in the library, but there are questions on
the actuality of the information. There is not a lot of control and discussion on how to
implement the information in other countries. It is just plain information, you do not
know if it works, how it works.
Becker: I mentioned it at several occasions at NFP meetings, I think that is something
where we should do first of all some research on. So we know what is happening with
this kind of information. You could argue that we as NFPs should know what is being
done with all information, but it is really hard to find that out. I think it would be
interesting to know how it is being used. We have different types of users, we have
researchers, politicians, practitioners. They all use it in a different way, that is why it
would be interesting to know more about how it is being used. I think they are now
opening up towards this question more than first. The EUKN is working, the statistics
show. When I see that we have about a 150 visitors per month in Luxembourg, I am
more than happy. For Luxembourgian standards that is a lot, I think it is working. That is
when we can start digging deeper and seeing how they actually use it. Having these kind
of publications where you stress the added value and help people use the information,
that would be quite beneficial for all of us. First of all, to dig deeper into the question or
issue and then to show to others how they can actually use the information provided.
When it comes to updating templates, it is a lot of work. I try to do it every year, but
then we currently have about between eighty and hundred templates so that is still
feasible. For other countries this might be quite easy to implement, but I have a student-
assistant and together we have just been developing the French speaking website. We
have updated all the documents in the French version and now we are going to start
updating the English version again. In a network you need to update it on a regular
basis. If it is a single project, of course it is different. Once it is finished, that’s it.
Cömertbay: Do you think that this should be done by the NFPs itself or by the
Secretariat?
Becker: It is difficult to do it by the Secretariat. For language issues I think it is really
difficult. It is easier to do it by the NFPs. I have no solution to the problem of how to
solve this issue unfortunately. I think student assistants or interns would be a good
solution for everyone. As you know for yourself, they are not very expensive, so that
should not be the main problem. All the student assistants are in terms really cheap and
I must say, I have one and she does quite a good job. I am quite happy with that. In my
opinion it is impossible to ask the people who are working on the project and on the
policies to do it themselves, that is impossible. You need someone who does it for them.
Of course, it would be, the easiest thing to do, it would be the best thing to do but I do
not see it work.
Visee: That is too much work.
Becker: I have never had anyone come to me and say lets publish my project because I
think it is interesting. Whereas, when I find interesting projects from abroad, I send an
email to the Secretariat and ask them I think this is interesting could you write a
template on that.
Visee: How do they respond?
Becker: They do not send me the actual template they then write, but I think they do the
work. I just sent Eva an email this morning with a proposal for an interview for one of
the coming newsletters. Of course, you need to do that but I cannot do it on a regular
basis. I am too busy with other things, but when I have time and there is something in
my mind, I just send them an email. Then it is their job, I mean, I cannot check whether
they really follow that up.
72
Visee: You cannot check, okay, but do you have an idea of how they follow up?
Becker: I think they are happy when we come with good ideas. Obviously, they do not
know all the projects, which are more specifically to ministries of European projects. Of
course, they cannot know all of them. When we have people giving speeches or case
studies being presented. Of course, always having in mind that this could be interesting
for Luxembourg. I think it is the Secretariat who has to do that job, rather than me
writing a template on for example a British project. That is not really my job.
Visee: Has the Secretariat have to do the work or do they have to find the people? Lets
say the NFPs in that country, they ask…
Becker: Yes, or they do it that way, that is up to the Secretariat. If they then do the
interview themselves or do the template themselves or whether they get in touch with
the NFP from that country and talk to him. If it is someone from Hungary or from
Germany I could say so to my colleague directly.
Visee: Do you do that? Or is it mostly first the Secretariat?
Becker: Well, most of the proposals I made were from other countries. The one I made
this morning, there is a Dutch partner from Eindhoven and one form Brighton in England.
I sent it to Eva because they are from the Netherlands and if they then want to give it to
the Dutch NFP that is for them to decide. I cannot judge if they think the interview might
be interesting for the newsletter, then it is the Secretariat who has to do that. If they
think it is an interesting template then of course the NFP would be more logic to do the
work.
Visee: You always first contact the Secretariat.
Becker: Yes, usually. It is also because we get on well. It helps. I think it is quite
important. I think that is also why. I know that my colleague from the ministry in
Luxembourg who was a member of the Steering Committee up until now, that is what
she always says. There are two really important added values of the EUKN, the first one
is that it is an intergovernmental network where member states cooperate on a
voluntarily basis. As opposed to everything initiated by the European Commission, which
is one very important point to stress. The second one is that it is more or less the same
people than in most of the other EC-initiated working groups or initiatives. Here you can
talk differently because it is voluntarily, you do not have this whole political weight on
your shoulders. It is a different way of interaction, that is a real added value. And there
the fact that we all get on quite well, comes in and just emphasises this point even more.
That is important.
Visee: The political mind-set, you mean money?
Becker: Yes, each of the partners has to pay a certain amount of money but then that is
it. We are not participating to get out more money from someone, from the EUKN for
instance. Whereas for the EC it is different, it is more bargaining and trying to influence
European policy whereas here it is purely cooperation. That is very important.
Visee: You said that your relationship with the Secretariat is good but how do they
support you?
Becker: I must say I have not had any problems so far, whenever I had a problem I
could get in touch with them. Most of my problems have been problems with the
computer or with the website, getting brochures and getting contacts maybe. I have
never experienced any problems. I do not know if my colleagues said anything else…
73
Visee: No, it is more because of the function of the network, in the end the importance is
that people get along together and help each other. Because in the end it is information
and information is as fluid as possible…
Becker: It is the same there. When colleagues sometimes, NFPs from Germany or
Hungary for example, are looking for project partners, for contacts or whatever it could
be and they write to the other NFPs directly, I hope, they always get an answer.
Obviously when I cannot contribute with a project partner there is not much I can do. At
least you have someone in the different countries you can ask. For instance, we had
Luxembourg City who was preparing an URBACT-project. They were looking for partners
in Eastern Europe so I contacted my colleague in Hungary for example and asked do you
have any city that has some experience on that issue. The answer was negative, but still
I received an answer and I think that is also an added value. The cities do not necessarily
have that, we do.
Visee: Does this happen much? Maybe it could be more. From the side of the Secretariat
and the Ministry, it is completely unknown what the communication and contacts are
between NFPs themselves. They do not know, they have no idea what is talked about. Is
there communication?
Becker: Yes, there is. A lot of times it is because people get on privately quite well. When
the Swedish NFPs were still there, I got on really well with them because I did most of
my studies in Sweden, so obviously you had a common ground. I got on very well with
the Hungarian NFP because they also cooperated with a colleague of mine in the
framework of the ESPON programme. They came to Luxembourg for an ESPON meeting
at some point, we have met after the meeting was over and went out for dinner. That is
why I think the NFP meetings are quite important as well, because that is where you
really get to know the other person. That is an added value. We talk about stuff like,
looking for project partners, policy documents, good practices. It is important that I as
NFP also get to travel a bit and get to do al these on sight visits and get to participate in
the EUKN annual conference, where the on sight visits are very important part of. It just
adds to you knowing more about other countries and whenever you think they might
have some more experience with that, you can ask them. I think this is very important
too.
Visee: Are mainly the same countries contacting each other?
Becker: I think so. It is a thing between the active NFPs. It is also language issues for
me, it is quite easy for me to communicate with my French, Belgian, German, Swedish
and Dutch partners. My English is no problem either. I do not know if the Hungarians do
that ever so often, that they send around an email asking for project partners, for
information. That is actually something that you could state in your report.
Visee: Correct me if I am wrong, but I see the active part, which is aware of the added
value of the EUK, contacting each other more.
Becker: Obviously, you as NFP have to see the added value. At first, when I started in
2008, I was a bit confused. Because it was all theoretical, but as time went by I
understood better and better what EUKN was all about. And I see things like we just
discussed, these kind of personal networks and direct contacts are very useful. Due to
my other activities I can make use of that as well. I organise conferences, help other
cities organise conferences or workshops and they contact me when they need someone
to give a speech or something like that. Often I refer to people that I have met through
these contacts. It is all very little but it adds up if you come to think that it is something
that all the NFPs do. It is quite important.
74
Visee: You talked about ESPON, URBACT. Andre Muller also named these. At the same
time in this context, he said that he missed the common search engine. It was one of the
most important instruments to link the EUKN to other European projects. How do you
look to that? It was for his ministry of big value, to have all the information in a few
minutes.
Becker: Obviously, I do agree. They have been working on this for, ever since I have
become a NFP, so I do not know what is going to happen. That would be a huge
advantage, but then it is not just about URBACT and the EUKN but also about ESPON and
Interreg. But then again, that is due to the size of Luxembourg. We do not have that
many Interreg projects, whenever there is a project with an urban dimensions, I add it to
the library or put the information on my own website. Then we talk about a dozen
projects in total. For countries like Germany this is not possible. In that sense, I fill this
missing gap myself but a country like Germany cannot do that.
Visee: Also about the mediating position of the EUKN, he says mainly in the future it will
be hard to change policy from country to country. You cannot see all the values of each
problem. It is important that the EUKN should look more for strategic partners like
URBACT and work together. To serve the library function there and combine it with the
programmes they use and the funds. How do you look at this, more strategic
partnerships with other programmes?
Becker: I fully agree with Andre on this point. Again, I think a few initiatives have been
taken and they have been successful. The fact that the EUKN is now an EGTC, might
make things easier because they are more formal. Its partners like URBACT, ESPON or
Interreg or other research networks might like to cooperate with a partner with a more
steady structure. This might have a positive impact on the choice of strategic
cooperation. Again, there is not much choice for Luxembourg. In countries like France,
Germany, the Netherlands for instance, you have much more choice. There are more
research institutes, more universities, more networks. But then I want to say, not
everything is down to the Secretariat or to the Assembly or the Director. A lot is down to
the NFPs as well. How they cooperate with institutions in their member states. We solve
the issue in the sense that all the major institutions that work on urban issues are
involved in my project. You have a co group of people, which is also, where we discuss
problems for example when it comes to cohesion policy and things like that. Doing
common housing projects between cities or improving cooperation between
Luxembourgian cities. Any of the talks are done here. One thing what they could do, or
the Secretariat might already have done is identify strategically important networks,
organisations or institutions. And then discuss either within the Assembly but also with
the NFPs on how to approach these actors. I do not know to what extent this has been
done in the Steering Group meetings, I am not a member of the Steering Group. I think
that would be the role of those representatives to do this, no the role of the NFPs. Except
when it comes to the more local stakeholders, there of course the NFPs can make a link.
Visee: Do you think that the European dimension should be the focus when looking for
strategic partners?
Becker: I think there are plenty of other partners as well. I would not focus too much on
the European partners.
Visee: What partners would you more look for?
Becker: I would not focus only on for instance URBACT or the European Commission
because they have their own agenda. There are other international networks, you might
want to look at. There might be some well-known research institutes, which you might
want to get in touch with. That works on other issues as well than let us say cohesion
policy or social integration or poverty. EUKN does not always have to focus on the
75
priorities of the European Union. That is something that they have, where there is still
potential to do some more work. Then it gets more tangible for people as well.
Visee: A more unique selling point to others. Before we focus mainly on the EUKN, we
want to have more information on how the NFP functions. You gave us some information
before on the CIPU and the way you work together. You work about 45 hours a month
for EUKN. Is it enough for the activities you want to employ? What would you like to do
more?
Becker: In these 31 to 45 hours, I included the hours of my student assistant as well.
There is more I would like to do. For instance, research on communities of practice. It is
always a bit difficult when it comes to time issues.
Visee: What are the most important activities you perform? What do you think is the
basis of your NFP?
Becker: The basis is the templates. The other thing is the contacts and the publications.
That is difficult to explain. Because the fact that I do research specific for other activities
I am doing, it is difficult to say I do that for the EUKN or I do it for another activity. It
blurs together to some extent and I think I can benefit from my work as NFP in other
regards as well. For instance, I had a meeting last week with one of the major
newspapers in Luxembourg to see and discuss with them how we can reinforce the
cooperation between the newspaper and the CIPU. To address urban policy issues more
in the future. Although we did not explicitly talk about the EUKN, of course EUKN plays a
role in there. Because of the publications, because of the fact that through EUKN, we are
involved in European urban policies for instance, or they might have interesting good
practice examples we can present or could present in the newspaper. It is difficult to say
that is where EUKN ends and my other activities start. It is always there to some extent.
Visee: What would you like to do more in the future? In some way you have your own
activities, you were referring to communities of practice.
Becker: I am participating as an expert in the European project called lively cities. One of
the topics I am interested in, is how learning and urban policy mobility works within that
project. When it comes to Interreg 4b, 4c or URBACT projects, there is a lot of learning
going on. The idea behind that partnership is learning from each other. However, little is
known on how these working groups work. Projects are successful when this learning
works. You might want to reflect more on that and that is what I want to use the project
for. What are the different steps or parts of this learning process? First, we want to
identify what the shortcomings of your current situation is, then you want information,
you need exchange to bring you forward. Once you have done that, the learning process
starts and then you produce new knowledge and skills. It is only then that you can have
an impact on policies. That is also, what EUKN wants to aim at. I am trying to see how
we can combine through reflections I am doing here, with reflections for EUKN. Just to
give you one example, one question I am looking at is what learning conditions do you
need? When it comes to learning conditions, we talk about mediation. What kind of
mediating activity do you need to learn? You have passive forms of mediating where I
would say we have EUKN at the moment. We have descriptions of good practices. But
when you have the individual learner, he looks at the information and then throughout
the whole learning process that comes after, he is left alone. The idea is that a
community of practice might be a helpful. A community of practice is a group of people
who share concern or a passion for something, they do and learn together to do it better.
For instance, we have a LinkedIn group which functions quite well. How can we use the
LinkedIn group to improve this learning process even further? I think it would be
worthwhile linking the linkedIn group to the e-library. You have the e-library or the
website with the different topics or the different folders and then totally apart from that
for the moment you have the linkedIn discussions. People taking initiatives to discuss
76
certain topics or they have questions, there was something in the news they want to
discuss. It would be interesting to say when someone says: I have this and this problem
in my city, how can you help me? If you have such questions in the LinkedIn group, you
should be able to refer him to the e-library and say regarding this problem you just
mentioned, we have this and this template which could be useful for you.
Visee: That is more the function of the Secretariat who comments on questions.
Becker: How this can be done is still to be seen. There might be some technical tool to
facilitate this as well. It is all about facilitation, how you facilitate something like that.
Having discussions is good, having the e-library is good, but how do you combine both?
That is where the idea of community of practice comes in. I have not done a lot of
research on that yet, but there will be more research on it eventually.
Visee: Help each other to learn together.
Becker: Yes, you learn together. What is linkedIn? It is group of people, who are
interested in a common topic. In the e-library, you define these topics.
Visee: You can also do it in LinkedIn, in groups.
Becker: Yes, but with LinkedIn you have a general group of 3000 people at the moment.
As far as I know it is not divided into more specific topics. I do not read all the
conversations because when it is on transportation, I am not interested and I do not read
it. If you are able to choose the kind of topic and if that topic is discussed, then you get a
message. This might be an incentive for people to participate more actively. When they
receive a message, they know it is important, it is interesting, it is on their subject.
Whereas when you receive a message for whatever is being discussed, might not be that
interesting. Looking more into that, really making a link between the templates and the
discussions.
Visee: Work more bottom-up, working on the questions of the people.
Becker: Exactly, this also helps us as the NFPs or the Secretariat to identify the needs of
our people. What do these discussions show? They tell us what people want to know
more about. We do need to have some more information, because I do not have the time
and I think none of my colleagues has the time to follow all these discussions. We need
someone to tell us what the points are that people want information on.
Visee: Do you think that it is good enough incorporated now? Based on our first
impression we do not really see a bottom-up organisation of the EUKN, but in theory they
really want to have this approach.
Becker: I think LinkedIn shows that there is an interest in this kind of bottom-up
initiative. It is an intergovernmental cooperation, but member states decided to take part
because they wanted to promote this kind of bottom-up approach. Why do you think
especially URBACT has so much problems really getting to the stakeholders with their
information? I was URBACT NFP as well and it is really hard for URBACT to reach the
people and say this is the result of our project and this might be important for you for
this and that reason. Why do the cities participate? They do not participate for the sake
of URBACT, they do it for the money, because they can receive funding for it. In the
EUKN, they do not receive anything, but still you have 3000 people who participate more
or less actively. That is a huge advantage and a very positive thing indeed. Especially in
times of time constraints and money constraints. Still people have the need to discuss
things with peers, people they do not meet physically, but they still get something from
them. We were talking about testimonials earlier on, these are the people we have to ask
for testimonials.
77
Visee: Are there ways to strengthen the bottom-up approach within the network? You got
LinkedIn, but are there more possible ways to create more bottom-up initiatives?
Becker: I have not come that far yet, but I think there might be more opportunities.
Again, just something I could think of, you have the e-library to bring an example.
Underneath each template you could have something to place comments or an invitation
to start a LinkedIn discussion on this specific topic. But really in the e-library, not on the
website. Do you see what I mean? You have the e-library, lets say public transport, then
you have a hundred different templates and for each template. When it is for example on
bicycles, if you are interested in this topic or if you have a further request, why do you
not start a LinkedIn discussion?
Visee: So link it with LinkedIn…
Becker: Well, LinkedIn is just one possibility. You could have a forum on the EUKN
website for example, but you can also use LinkedIn, which is more an outside forum
which is not included in the EUKN website.
Visee: That is true. If I speak for myself, I do not always see the bottom-up approach. I
was wondering if, when you publish data, you are aware of what the needs are in the
countries itself? I am not sure how it works now.
Becker: As I said, in studying the discussions that are taking place, this would give you
some more information on what really is needed. Also another point that I just want to
mention briefly, is the point of urban policy mobility. It does not have anything to do with
transportation issues, it is more about how good practice or knowledge on urban issues
travels or is being transferred from one place to another. That is also something that we
have been discussing before. We have to know how people use EUKN, how they use the
information. Again, I think here these good discussions might be helpful. Why do I as a
NFP choose this particular project, write a template about this particular project, and put
it online? Why does city X choose this particular template? Why do they think that this
information is potentially interesting for them? And then use it. How do they use it? Who
uses it? Why do they use it? And then, why does city Y come eventually in and copy that
again? So how does it travel? Just take the business improvement districts as a key
example. This travels from Northern America to Europe. How did it travel? Why did it
travel? Why would people be interested, what was the political setting that needed
interest to look at this particular issue? I think these kinds of things might be interesting
to look at. I am convinced it does give you some information about how to improve what
we are doing. Because I still think that visiting actual projects, talking to people about
actual politics has much more potential than read about it half a page. But still it seems
to work, otherwise we would not have 3000 people on linkedIn, I am still amazed by this
number. It has been growing steadily so there must be something to it.
Visee: Let’s move on due to our lack of time. We would like to give an idea of what the
different budgets are, people are working with. Nobody has a clue what the NFPs get,
how they are organised but also who is paying them directly? Is it only the ministry who
finances or others as well and what kind of numbers do we talk about?
Becker: In the case of Luxembourg it is a 120 000 euros per year financed by 13
partners, the CIPU partners. But mind you, 120 000 euros is the CIPU budget, it is not
necessarily the EUKN budget. I only use a part of this 120 000 euros for EUKN. I do not
know, it is difficult. Let’s say, if you calculate 45 hours a month times 13 or 14 euros,
you might find out how much the EUKN eventually costs. Let’s say, roughly 30 000 more
or less, something like that.
Visee: Are you the only one working at the CIPU for EUKN?
78
Becker: With my student assistant, but she is included yet. 30 000 is higher than is
actually is, lets say 20 000.
Visee: It is more to get an idea of what people are talking about. Differences are there on
all scales, but is there really a difference in the budgets per country?
Becker: I think you have other countries which have more budget, for instance Hungary
or France, I think they have higher budgets, the Netherlands I assume as well. But as I
said, I try to link it to any other activities of mine, so it is difficult to judge.
Visee: You cannot really budget something.
Becker: No, just judging from the hours I spend.
Visee: Do you think it is enough?
Becker: It is never enough, but for Luxembourg it works. In other countries, it might not
work, but for Luxembourg it works. I think we pay 25 000 for the membership
contribution as well, so it would be about 45 000 in total per year. But you have to know
that without EUKN, CIPU would not exist. That was a kind of stepping stone for CIPU.
Visee: We talked about the communication, about the conference calls, about different
kind of tools, but how would you say the overall communication is going keeping the
tools they use in mind?
Becker: Again, I think we have learnt from the past and the Secretariat has learned from
past mistakes. The annual conferences are working quite well. The second one or third
one was not that great. Then we, the NFPs, said you have to listen to us and we want to
get more involved in organising the conferences and I think that is what made a
difference. They did take our opinion into account. Well, not always, but most of the
time.
Visee: We heard an example on the CMS changes, that decision was just mailed around
with the announcement that is was going to change. People were not so happy about
that.
Becker: That was one thing what we were not involved in, yes. That is true. I am not too
happy with the CMS, I think it works but it could be better. It is not perfect. I think there
were other solutions that might have been more beneficial for the EUKN. But there they
said to us we have chosen that one and that is it. Then again, it is always easy to
complain afterwards.
Visee: People say that they have sometimes the feeling that there is too much unilateral
decision making. Not only decision making but the communication is considered to be
one sided as well.
Becker: You can exaggerate as well. Most of the NFPs are happy when the work has been
done. How they do it, they do not care so much about. To be honest, I could not be
bothered to receive emails every single day, can we do that? Do you agree if we do that?
Do you agree if we make that phone call? Do you agree if we spend money on this and
that? At some point there must be some trust as well. Let’s say I am certain they looked
into other CMS and came to the conclusion that this was the better option. The point I
was more concerned about, in the beginning I took part in a couple of Steering Group
meetings, was about budgets. At the end of the meeting, like 5 minutes to go, we got the
budget and that was written in a way I could hardly read what was mentioned about the
budget, you did not understand what it was all about and you were supposed to say yes
79
or no. That is something that I thought was worse than having a CMS like the one we
have. Let’s say in our past meetings, at least the impression I got, was that they
themselves are not so happy with it, so we are going to change it again. Maybe they did
not do their job properly in choosing the CMS but I think they were restricted as well to
the fact that NICIS chose this CMS. Whereas now due to the new EGTC structure, this
might al be different the next time they choose a CMS.
Visee: It is more like, not the decision making but just consulting your partners.
Becker: Again, I mean what they do regularly is they send us memo’s and explain what
are the different options and what they would recommend us to do and recommend us to
decide upon. That is how it works in politics.
Cömertbay: But you said previously they were not really listening to us, but then we said
take our opinion also into account and they really looked to this. Do you think this should
be more the case? Because well, with the annual days you are all together, it is a great
opportunity to exchange ideas.
Becker: That is a good point you are raising. Yes, I think the NFP days, at least the last
ones we have had, there was too little time for discussions. I think that is maybe one of
the few things where I would say this needs to be changed because that is exactly, as
you are saying, where we can make ourselves being heard. My own experience is that
whenever we have insisted and done that, they have also listened to us. I assume they
do not listen to us, there needs to be an agenda behind it, it seems so. I would be
surprised if they were not. Especially when, as I said earlier, I mentioned previously
during the NFP days why do we not we analyse how this knowledge is being used and
they were just like no. At some point, they said yes, but you know, why do we not focus
on students as one of the target groups? The answer was like we are not interested in
having students as a target group. That is when they did not listen to me, I do think that
students are an important target group. That is a target group we are not addressing
that much.
Visee: Do you see the NFP days more as a day where you come together and talk about
the EUKN and look together how to strengthen it?
Becker: Yes, my own experience is that these discussions have become more and more
critical. It is not that we are just sitting there discussing things for the sake of a
discussion, but some of us are very straightforward and say what they think. The
problem is we are not the Steering Group members, we are not the Assembly members.
We can say we want that, but we are not the ones to take decisions. In that way, when it
comes to changing the focus of the EUKN or changing direction, it is the Steering Group
or Assembly who has to take that decision, not us.
Visee: But in the end you are the ones who have to implement it.
Becker: In some countries, the cooperation between the Steering Group member and the
NFP works well, in others is does not. There are differences as well.
Visee: How does it work here?
Becker: Of course, it works quite well. It seriously does, because up until now we are just
the two of us, one person from the ministry and me working these urban issues. You met
every once in a while and when there was something to discuss, we discussed it. Before
she went to the SG meeting, she would call me up and ask me what have you been
discussing lately among the NFPs and then she would be informed in brief, on what is
going on. I know this has not happened in other countries.
80
Cömertbay: So it is more focussed on content instead of process when you speak with
you Steering Group member.
Becker: It is about organisation, it is probably less about the content, about the
templates I choose and stuff like that.
Visee: You said that you know in other countries this is not functioning well, what effect
does this have according to you?
Becker: Well, it is just that the NFPs would like to do things they are not allowed to do
because the SG member would not approve that or they would not know when we had
the NFP days, they did not know what was being discussed at the SG meeting. That is of
course difficult, you are in a difficult position if everyone else around you knows exactly
what is being said and decided and you do not know what is going on there.
Cömertbay: Of course there is a difference, but do you think there should be more
feedback then about what is discussed, because I suppose you as NFP are telling your
Steering Group member we discussed this and this…
Becker: Well, during the latest NFP days and even the conference calls, the Secretariat
tends to tell us what has been discussed or decided by the Steering Group members. We
do not necessarily get the Steering Group reports but they tell us what is being said and
decided. Personally, I like that very much, it is good that they do that. Eventually, we
have to know. The only thing is, when for example the Steering Group decides on the
topics for the topical dossiers, those are things, which I would like them to discuss with
us as well. Maybe beforehand, so that our opinion can influence the decision, or not. If
not, it is fine as well, but at least we can give our point of views. I am just thinking about
the case of the Danish presidency, where during the last NFP day the Secretariat said
these are the four topical dossiers we are going to work on. We were like okay. These
were commissioned by the presidencies so of course you cannot argue but at least you
could all have been interesting to, to say we are now in discussions, this is what the
presidency has decided. Because eventually what they need is information from us. If,
like in the case of Luxembourg, there is nothing I can contribute with, that happens to
other countries as well. The publications would not be quite good or the dossiers would
not be very good.
Cömertbay: Well, you are not the only one who is mentioning this point. We heard that it
should be known in an earlier stage what is going to be discussed or focussed on.
Becker: I think that is a good point. That is definitely something I can agree with.
Visee: Maybe it is good to move on due to the time, we have still some subjects to go.
Let’s move on to the stakeholders. How does it work within CIPU? How do you contact
the cities, the people? You said you use discussions…
Becker: We have three Steering Committee meetings a year for CIPU where we, apart
from organisational questions, always try to put some content discussion in it as well.
That is one way. I am participating in different working groups, where it would be for
European projects or inter-municipal working groups or when we organise conferences
with the cities, for example city committees and committee meetings and so on. In this
way, you have more or less direct exchange with the people, the main stakeholders. It is
mainly practitioners working at the administrations.
Visee: Do you think you reach them enough? Do you meet the people you want to meet?
Becker: Of course it could always be more, but I think thanks to EUKN, I have been able
to get in touch with people I probably would not have contacted otherwise. For example,
81
when I found a published practice of the month last year, that I noticed by chance on the
internet. It is a network of organisations that work with unemployed people and together
with one of the regional organisations in Luxembourg, we did a publication on green
areas in the twelve municipalities in the more urban part of Luxembourg. Which I
thought it was a very interesting initiative, it was basically to show, the publication was
distributed to people who are moving to the area, people who came to visit the areas. It
was really to get them to use the green spaces in the cities instead of going on holidays
to Southern France, but to go out for a walk on Sundays and discover the area of the
cities and the area in general. I thought that was an interesting initiative due to the fact
that it was taken by these regional organisations supported by the cities and this
organisation for unemployed people. I got in touch with them and I have not been in
touch with them before but I thought this was interesting because it is not just cities but
there are other stakeholders as well. That is something I am trying to do, when I came,
there was someone else doing the NFP before me for a couple of years, when I arrived,
all the templates were on planning and policy issues. There was hardly anything on social
issues, and if there was, it was about social policies rather than projects. There was
hardly anything on environmental issues for example, because urban policy was purely
urban planning. EUKN helps me to widen that perception of what urban policy is all
about.
Visee: Are the administrations your main stakeholder or do you see it wider?
Becker: Administrations and researchers as well. Obviously due to the setting here. But it
is politicians in the sense that when we organise conferences or when I write publications
or articles, obviously politicians are one of our target groups as well.
Cömertbay: I find it interesting, why do you think students should be a target group?
Becker: First, if they know that EUKN exists, they might be prone to use it once they get
a job and work in city administrations or work in research. I think it would be a first step
to take then, but they do a lot of research as well. They do write, it depends on what
exactly they are studying but, they have to do research on different topics. All the
students the other day, they had to write an Interreg proposal, which was one of the
projects they were working on. Why not check the EUKN database and check the kind of
projects that are being done and have been successful and try to use some of these ideas
for developing your own project. It is something very practical where EUKN could be of
greater use.
Visee: Do you also see a role for students when they produce something very good to
use it for the EUKN, or is that a step too far?
Becker: I think it could be for masters thesis and things like that, it could be useful. In
terms of URBACT for example, you have project that might be a bit more scientific. If you
do something on participation, why not choose the case of an URBACT project, as a case
study. It all depends on the subject, but at least I think you should not say, it is not a
target group. What do they do? When they are looking for something, they use Google
and type in the words. They also have to know what the Leipzig charter is, for someone
who studies urban policy or urban development. This might be a relevant theme and the
EUKN not only has practice examples, but the EUKN also has all these official
documentations.
Visee: Do you see a bigger role of the EUKN in reaching your stakeholders, besides the
students, the target groups? Could the EUKN play a bigger role in reaching the
stakeholders or is what they are doing now enough?
82
Becker: I think they are already doing a great deal. That is why we have the national
NFPs to make the link. It is more beneficial if I make the link between EUKN and the
national stakeholders than if the EUKN does it.
Cömertbay: Do you see obstacles between you and the stakeholders; do you experience
difficulties in reaching them?
Becker: Of course, I do. I cannot go from one stakeholder to the other and ask for time
to present the EUKN. That is where the time constraints come in. The problem is not the
interest, everyone wants to learn, and everyone wants to have good ideas to learn from
others experiences. That is not the problem. The problem is helping them to make the
right interpretation of what they find on the EUKN website, which is a very important
issue. There, to a certain extent, the Secretariat can help. On the other hand, of course,
it is the NFP to disseminate information.
Visee: You said there are some topics that are only important for you, you do not mind
about the rest. What topics are really your basis?
Becker: To be honest, I am not sure if I can answer that question just like that. I think in
that case it would be an interesting exercise, because we had a conference call meeting
of the taxonomy group a couple of weeks ago. There was discussed and decided that we
should all check the existing taxonomy and see, add or take away topics that are not
interesting for us. That could be an exercise that we as NFPs could do and forward to you
that information. That would probably be better or I do it the next couple of weeks and
send you the answer. It is really difficult, it is so diverse. Obviously, some topics are
more interesting to one city than to another. Then you also have topics that are
interesting for all of them. Housing issues are very important in Luxembourg. You have
spatial planning like the management of space, which is very important. The whole
governance issue is interesting as well, there has been a lot of research done on
everything related to governance. We are now doing a research on large-scale projects,
in Luxembourg we have quiet a few like the new University area, which is a 120 hectares
with a lot of economic development, all the research institutions will be based there. It is
quite a big thing, which is something on the agenda. Still it is so wide, it is still very
diverse, it is hard to give you a couple of topics.
Visee: Maybe it is more interesting to look at your ideas on linkedIn to see what
information needs there are.
Becker: If you want to have a more general interpretation that would be interesting to
do.
Visee: We have the impression that the knowledge subjects for dissemination are on very
large and broad subjects. We have the idea that this is not interesting for every country.
Is there no smarter way to organise it, to make it more effective?
Becker: It also depends on the organisation of the country. We do not have regional
levels, we have a local and a national level. Some of the stuff that is being handled with
at the national level is being handled with the local level in other countries. It is just due
to the size, it is the national level who does it. I think the difficulties of scale are one
important issue when it comes to EUKN. It is very difficult to say this topic is interesting
for everyone. I think it would be bad to do that, you would limit yourself too much. On
the contrary, for us it would be interesting to see if there are topics that are more
interesting for certain areas in Europe. For example Eastern Europe, Western Europe,
Southern Europe, Northern Europe. For example demographic changes that we have
seen before, I think it is a very big topic in Eastern European countries. From when I talk
to my colleagues, I know it is a problem in Hungary, in especially Eastern Germany. In
some countries, cities are still growing, whereas the rural areas are getting depopulated.
83
I know that in Hungary even cities, especially the smaller medium sized cities are loosing
inhabitants.
Visee: Then you also get fragmentation of information, just like you said, it is a difficult
question.
Becker: I think the way it is done now, is exactly okay. They are very broad topics, you
can fit in almost everything. The thing I am not so happy with is the search engine as it
is now. It just gives you tons of information and some things even twice. It is extremely
difficult for you to find your way through the answers. If you type in a broad subject, you
get hundreds of documents. You have to know what you are looking for, if you do not
know exactly what you are looking for, and I think this is a problem especially when it
comes to the English language, it might be harder for some to know the exact words in
English to find your way through the library.
Visee: That is true, it gets more difficult when you make a common search engine, it has
to be more and more better on specifics.
Becker: I think URBACT has a new search engine. Some search engines are quite
efficient, whereas others are just terrible. I think EUKN is somewhere in between. It is
not really bad, but is not really good either. You probably do not know, but in the former
CMS you had the topics like social inclusion and then you could see the subheadings.
That already guided you a bit through everything. Social inclusion, for example
unemployment, it would be easy for you to see social inclusion, unemployment and then
you found the documents on unemployment. Whereas like this, you just have social
inclusion.
Visee: It is too big.
Becker: Yes, you can type in unemployment and you get fifty, sixty answers. It does not
make you stay on the website, stay and discover the wealth of the documents. Whereas
before, you had with unemployment ‘they have something on security as well, that might
be interesting’, they would look into that. I think that still could be beneficial, but it is not
the philosophy of this search engine. That is the problem, it is two different philosophies,
either you do it by typing in a word or you do it by looking into the subjects. You can ask
Elisabeth, we had the discussion during this taxonomy meeting. That is a discussion we
should have at some point. Just because it does not exist, it does not mean it is not
possible to do.
Visee: Are there common grounds in more countries who miss this?
Becker: Yes, at least it was very evident from the discussion. Some of the countries are
really missing that type of search engine.
Cömertbay: I think we discussed already most of the topics, but I do understand that
you are quite happy with how things are going now, except on just a few things…
Becker: The problem is that when you are too critical, you have to do the work as well.
That is what I learnt, every time I am critical you do the job.
Cömertbay: That is right, but you still have to be realistic of course. Well, I think you
already mentioned the value of the EUKN. Maybe this is an important thing as well, what
do you think that the EUKN should be focussing on in the future? What should be its
priority? What should be its main goal for the coming years? Because some are saying
we should have more member states, that would be better, more effective. Others say,
we have to look at which things we already have and improve them, be more efficient in
those things. What do you think should be the main goal in a few years?
84
Becker: I do agree we should focus more on the activities we are already doing. We
should not take on more and more activities in the future. At the beginning, it was nice
because there were more partners, more member states. That would be beneficial of
course. On the other hand, what is the point of having 27 partners if only five of them
really do their job properly? In that sense I would say about 15 is a good number. Now
we are down to 12, 13.
Visee: Less I think.
Cömertbay: Ten.
Visee: With or without the UK?
Cömertbay: I think with.
Becker: Are they still a member or not?
Visee: Officially yes, but I think they have not paid for 2010.
Becker: There you go. Ten might be a bit little. It is important that they have a certain
geographical coverage. Now we have only Denmark left for the Northern parts. That can
be a bit tricky and I think it would be good to have, it was good that we had both Spain
and Portugal, now we have only Spain and Cyprus. You could have a higher number of
participants, but you do not have to take everyone just for the sake of it. If they are not
committed enough, then it is better to leave out certain countries instead of forcing them
into cooperating.
Visee: What countries would you really like to see?
Becker: As I said, Portugal was very active. It is a real shame that they are not
participating anymore. Greece would be, I think it is out of the question, an interesting
partner. Sweden I thought was a very interesting partner. Finland was participating
before my time. Poland, Hungary, Poland is?
Visee: Not a member.
Becker: Not an official member yet. Poland would be a very interesting country and the
Baltic states might be interesting. It would be more even coverage.
Visee: Less western European countries.
Becker: There are quite a few countries in Western Europe, but there should not only be
western European countries.
Cömertbay: So again, to get back to the question, according to you the main focus
should be then to look at the things we have, improve them in combination with…
Becker: And strengthening the bottom-up approach. I do think that is a very important
and interesting issue. Member states are actually interesting to support bottom-up
initiatives on these topics. But they just have to see that there is some genuine
interest in them.
End of the interview