gestione pratiche legali finance
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Mauro Scanferla
Lean Banking – Pratiche legaliLa gestione snella dei processi documentali per gli uffici legali
Disclaimer
Il presente documento contiene informazioni proprietarie e confidenziali di Siav, pertanto, non può essere mostrato ad enti o persone diverse dai referenti cui è stato consegnato, né può essere duplicato, in tutto o in parte, dai destinatari per scopi diversi.
Le metodologie, i software ed i servizi citati sono di proprietà esclusiva di Siav; come tali non possono essere utilizzate o divulgate, se non a fronte di esplicita autorizzazione di Siav.
Il contesto
� Le esigenze dell’ufficio legale Rendere più veloci, più agili gli iter; Rendere più efficaci i controlli, sia quelli interni che esterni; Organizzare e monitorare il lavoro, per avere sempre chiara la situazione
dei procedimenti; Condividere le pratiche con attori esterni alla Banca in estrema sicurezza.
� Conservare il proprio archivio documentale Gestire le pratiche in modo elettronico, evitando di dover ricorrere ai
documenti cartacei; Tracciare i soggetti che hanno acceduto alle pratiche; Segnalare lo stato di avanzamento degli iter e l’owner delle attività; Accedere agli atti, alle note ed allegati con semplicità per avere a
disposizione più letteratura, più informazioni possibile sui procedimenti archiviati.
La soluzione
� Archiflow – gestione pratiche legaliLa piattaforma di gestione dei processi documentali Archiflow consente
l’organizzazione delle pratiche legali in schede documentali consultabili separatamente o attraverso l’uso di fascicoli virtuali.
Ogni scheda documentale è ricca di informazioni che permettono di classificare ciascun documento con informazioni obbligatorie e informazioni opzionali; ogni informazione è disponibile per la ricerca semplice o combinata delle pratiche.
Archiflow è estremamente semplice da utilizzare sia all’interno della Banca che dall’esterno, dispone di un interfaccia web con autenticazione sicura degli utenti utilizzabile in VPN. Gli attori esterni possono, secondo il loro profilo utente, solamente consultare o prendere parte all’iter partecipandone all’avanzamento.
La soluzione
� Archiflow – gestione pratiche legaliNelle schede documentali di Archiflow gli utenti potranno inserire dati e
documenti, ed inoltre: Inserire annotazioni di testo con tracciatura di data,ora, ed autore; Allegare file dal proprio PC o da scanner salvandoli nell’archivio centrale di
Archiflow; Scambiare documenti con i colleghi grazie allo strumento di collaborazione
interno; Impostare scadenze e notifiche su attività (udienze, accordi, ecc.); Controllare la storia di ciascun documento: una traccia analitica degli
accessi, delle modifiche e delle stampe dei documenti; Creare report ed esportare informazioni e documenti verso altri strumenti di
lavoro (tesoreria, recupero crediti, ecc.) ; Inserire i documenti in fascicoli virtuali e ordinare i fascicoli in armadi e
cassetti, con la stessa logica dell’archivio cartaceo.
La procedura – Inserimento della pratica
consegna o creazione documenti
Inserimento dei file tramite drag&drop o tramite scansione dei fogli
Compilazione della scheda documentale con i dati obbligatori
Mail room o outsourcerMail room o outsourcer
Back office o outsourcerBack office o outsourcer
Elaborazione automaticaElaborazione automatica
Legenda
Creazione automatica del fascicolo virtuale
Impostazione delle scadenze e notifiche
La procedura – Gestione della pratica
Impostazione delle scadenze
Archivio dei documenti
Sistema di notifica via
Inserimento allegati da file
e scanner
Consultazione direttamente
da gestionale
Accesso tramite rete
LAN e web
Gestione della riservatezza su singolo documento
Inserimento di annotazioni
ricercabili
Il service in outsourcing
� Lavorazione SIAV dispone di centri servizi Document Management Outsourcing (DMO)
sul territorio nazionale specializzati nella scansione e indicizzazione dei documenti, in particolar modo nel mondo finance;
Gli operatori si occupano delle fasi di normalizzazione, scansione, classificazione del documento;
Operatori specializzati si occupano della compilazione delle schede documentali e dell’inserimento dei documenti nei fascicoli virtuali, secondo regole concordate con il Cliente, e formalizzate in procedure operative;
La restituzione dei documenti avviene rispettando il formato e l’ordine in cui essi sono stati conferiti.
� Consultazione Archiflow è disponibile in modalità Software as a service (SAAS), vi si
accede tramite un sito web sicuro pubblicato dal internet data center di SIAV;
In questa modalità vengono mantenute tutte le caratteristiche funzionali di Archiflow senza l’installazione della soluzione presso il Cliente.
Applicazione – Login al sistema
Applicazione – home page di ricerca
Area dati personalizzata
Applicazione – Risultato di una ricerca
Ordinamento e posizione delle colonne personalizzato.
Gestione dei dati sensibili.
Applicazione – Scheda documentale - dettaglio
Anteprima immagine.Disponibile anche a schermo
intero.
Area dati di dettaglio.
Inoltro documento a collaboratori.
Applicazione – Scheda documentale - storia
Log degli accessi e delle modifiche.
Applicazione – Scheda documentale - fascicoli
Ciascun documento può essere inserito
automaticamente o manualmente in uno o più fascicoli. Per pratica, per
controparte, per Avvocato, ecc.
Sintesi delle caratteristiche funzionali
Estrema semplicità d’uso; Disponibile sia con interfaccia LAN che Web; Disponibile in modalità SaaS, software as a service; Completa personalizzazione dell’interfaccia utente per la gestione della
pratica legale; Integrato con i sistemi gestionali per la sincronizzazione delle anagrafiche; Integrato con Microsoft Office; Gestione delle scadenze e delle attività; Notifiche di completamento e di scadenza attività via mail; Sistema di collaborazione interna con scambio di messaggi, note, allegati; Possibilità di inserire file da PC e da scanner, archiviati nello storage
centrale dell’ applicazione; Creazione manuale ed automatica di fascicoli virtuali; Completa tracciatura delle azioni, delle visualizzazioni e delle stampe nella
storia del documento; Gestione della riservatezza sul singolo documento.
Sintesi delle caratteristiche tecniche
Il client necessita unicamente di Microsoft Internet Explorer ver. 6.0 o successive e di Adobe Reader 6.0 o successive;
Application Server su tecnologia Microsoft Windows 2003 Adv; Architettura a 3 livelli (4 con interfaccia WEB); Interfaccia applicativa Web o Windows; Client Windows light (NO attività di installazione); Connettività su socket tcp per Client Windows; Connettività http/https per Client Web; Suite completa di Web Services in standard SOAP; Gestione del Cluster per alta affidabilità e disponibilità di servizio; Motore di scripting per procedure personalizzate; Integrato con la firma digitale e la marca temporale a norma di legge; Compatibile con formato PDF/A; Compatibile con tutti gli scanner Twain e multifunzione (MFP); Integrazione nativa con gestionali AS400 e certificata per SAP;
Mauro Scanferla
Grazie per l’attenzione