gestion del efectivo y los valores negociables

Administración del capital de Trabajo. Unidad 1: Gestión del Efectivo y los Valores Negociables

Gestión del Efectivo y los Valores Negociables

1. Introducción:

En cualquier organización empresarial, el efectivo es un recurso financiero altamente preciado, pues es el medio de pago propicio para los compromisos contraídos por la organización, tanto con sus acreedores como con sus empleados y propietarios.

Sin efectivo no será posible aprovechar oportunidades comerciales y financieras favorables para la empresa. Cuando el efectivo se agota en las tesorerías de las empresas, los programas de pago sufren retrasos traumáticos y toda la organización entrara en crisis.

El exceso de efectivo, además de propiciar el incurrir en gastos inoficiosos, produce, a la larga, un alto costo de oportunidad financiero, y baja rentabilidad. Por tal motivo, la Gestión del Efectivo y los Valores Negociables, representa una labor de mucha importancia para la consecución de los objetivos estratégicos y operacionales de las organizaciones de negocios.

El presente documento trata, en primera instancia, los fundamentos o elementos básicos de la administración del capital de trabajo. Luego se inicia el estudio de las partidas o cuentas que conforman el capital de trabajo o los activos corrientes de cualquier empresa. Es así como se pasa al tratamiento de la administración del efectivo y el presupuesto de efectivo. En última instancia se atiende el tema de los títulos valores negociables.

2. Terminología Básica:

El Capital de Trabajo, Capital de Trabajo Bruto o Fondo de Maniobra, constituye un elemento sustancial de las finanzas Empresariales o Finanzas Corporativas, ya que, está directamente relacionado con la continuidad operacional de las organizaciones de negocios.

El capital de trabajo está constituido por los recursos o fondos de corto plazo que toda empresa mantiene, permanentemente, para asegurar la continuidad del desarrollo de su objeto social. Dichos recursos están representados en Efectivo o Disponible (Fondos de Caja Menor, Efectivo en Caja y Depósitos a la Vista); Inversiones

Haroldo Medrano Lozano Página 1


Temporales (Fondos Fiduciarios, Derechos en Carteras Colectivas, Certificados de Depósitos a Término Fijo, Operaciones Simultáneas, Aceptaciones Bancarias, etc.).

También Hacen parte del capital de trabajo las Cuentas por Cobrar a Clientes y los Inventarios (Inventarios de productos Terminados o de Mercancías Disponibles para la Venta, Inventarios de Productos en Proceso y los Inventarios de Materias Primas o de Insumos para la Producción); todos ellos son clasificados como Activos Corrientes o Activos Circulantes, debido a su alto grado de liquidez.

El Capital de Trabajo Neto, resulta de sustraer, del capital de trabajo bruto (Activos Corrientes), todas aquellas obligaciones que el ente económico deba atender en el corto plazo (Pasivos Corrientes).

En la actualidad, es cada vez más frecuente el uso de los términos Capital de Trabajo Operacional y Capital de Trabajo Neto Operacional, para referirse a la porción de los recursos que están directamente ligados o asociados a la generación del objeto social de los negocios.

El Capital de Trabajo Operacional constituye el conjunto de inversiones liquidas desarrolladas por un ente económico, como consecuencia de la ejecución ordinaria de sus actividades. Las cuentas por cobrar a clientes originadas por ventas a crédito de bienes y/o servicios, así como los inventarios, ya sean de insumos, productos en procesos o productos y mercancías dispuestas para la venta; representan este tipo de inversiones.

El efectivo y los valores negociables, no son considerados como capital de trabajo operacional por cuanto no están invertidos en procesos generados por la organización, aún cuando son esenciales para cubrir compromisos generados por la misma.

Otro elemento importante de la gestión del capital de trabajo es el denominado Capital de Trabajo Neto Operacional, el cual hace referencia a la porción del Capital de Trabajo Operacional que queda luego de restar los Pasivos Corrientes.

3. Determinación del Capital de Trabajo:



El nivel o monto del capital de trabajo debe estudiarse al momento de determinar la estructura de activos o de inversión de una organización empresarial. Es una decisión importantísima, pues una mala definición del monto necesario para capital de trabajo, al sobredimensionar los requerimientos, o no prever los reales niveles de exigencias, ocasionaría que el negocio, hacia el futuro, enfrente serias dificultades operacionales y financieras.

El capital de trabajo de todas las organizaciones de negocios, cualquiera que sea su objeto social, sufre fluctuaciones en el tiempo, en primera instancia por motivos “estacionales”, es decir por los ajustes en los niveles de producción y de ventas que las organizaciones realizan debido a variaciones en la demanda de sus productos durante un mismo año; y en segunda instancia, por ajustes naturales en los niveles operacionales año tras año.

“Las necesidades de financiamiento de la empresa pueden dividirse en dos categorías: permanentes y estacionales. Las necesidades permanentes, que consta de activos fijos más la parte permanente de los activos circulantes, no experimenta cambios al cabo de un año, en tanto que la necesidad estacional, que puede atribuirse a la existencia de ciertos activos circulantes temporales, varía a medida que el año transcurre” (Gitman, 1990, p. 188)

Luego entonces, a pesar de que el capital de trabajo representa un conjunto de inversiones líquidas permanentes, no significa ello que no deban modificarse en cuanto a montos y distribuciones de las cuentas que lo conforman.

Diferentes metodologías se aplican con el objeto de determinar el “nivel Ideal” de cada una de las cuentas o partidas que conforman el capital de trabajo bruto o activos corrientes, las cuales se tratarán posteriormente.

Lo más importante para el funcionamiento del negocio y para la consecución de los objetivos estratégicos y operacionales definidos por la organización, es que, independientemente de la metodología utilizada para la cuantificación de los montos de las partidas que conforman el capital de trabajo, se tenga presente la relación de los indicadores de “Liquidez” y “Rentabilidad”, y su impacto en el desarrollo de las actividades de la organización.



4. La Administración del Capital de Trabajo:

La Gestión o Administración del Capital de Trabajo, involucra todas las actividades, procesos y procedimientos tendientes a la consecución e inversión de los fondos requeridos para mantener la organización operando acorde con sus planes de desempeño y al contexto empresarial y macroeconómico.

“Al administrar el capital de trabajo, debe primar el objetivo de evitar los extremos relacionados con la saturación o insuficiencia de fondos por concepto de caja y bancos, cartera e inventarios, dadas sus implicaciones sobre la carga de costos” (Ortiz, 1999, p. 76)

La gestión del capital de trabajo comprende una de las labores de mayor relevancia en la administración financiera, pues se trata de nada menos que garantizar el funcionamiento continuo e inalterado de la empresa, aún bajo condiciones de inestabilidad micro y macroeconómica.

El Administrador Financiero o quien haga sus veces, establecerá un conjunto de “Políticas de Administración del Capital de Trabajo”, con el objeto de optimizar su gestión, mantener la empresa en continuo crecimiento y generar valor.

“Las empresas se esfuerzan por mantener un equilibrio entre los activos y los pasivos circulantes, y entre las ventas y cada categoría de activos circulantes, con la finalidad de lograr una liquidez suficiente para sobrevivir en forma indefinida y maximizar a la vez el valor de la empresa en el futuro” (Besley y Brigham, 2000, p. 598)

Las políticas de administración del capital de trabajo son definidas acordes con el tipo y tamaño del negocio, la situación financiera “actual” y “objeto” del negocio, el entorno económico y empresarial, el Plan Estratégico de la Organización, etc. En conclusión, es posible afirmar que dichas políticas se establecen para un tipo de organización en particular, y tendrán efectos positivos, dentro de un ambiente especial. No deben ser copiadas y aplicadas de organización en organización, sin un previo y profundo análisis de la empresa y su contexto.

5. La Administración del Efectivo:



En el ámbito de la administración financiera, el término “efectivo” tiene un significado particular, asociado a lo que se denomina “medios de pago inmediato”. Es decir, se entiende por efectivo, no solamente el dinero representado en moneda y papel moneda, sino que también se incorporan los medios de pago bancarios (dinero bancario), que, con los avances tecnológicos y de comunicaciones, tienen, muchas veces, más aceptación que el dinero metálico.

Las transferencias electrónicas de fondos, los pagos con tarjetas débito y crédito, las consignaciones en cuentas nacionales, etc., son cada vez más empleados como medios de pago, y constituyen una parte esencial del “Cash Management” o “Administración del Efectivo”, sobre la cual se refirió un autor en los siguientes términos: “Se refiere al manejo cotidiano de la tesorería, a cuánto dinero debe mantener ocioso para no correr el riesgo de la iliquidez”. (Gutiérrez, 1992, P. 115)

Por razones de seguridad, es preferible recibir el pago de una obligación mediante un cheque, con restricciones para el cobro, que mediante efectivo. Una transferencia electrónica de fondos acredita la cuenta destino en forma instantánea, de tal manera que la disponibilidad de los recursos se da sincrónicamente y en tiempo real.

No obstante, las organizaciones de negocios acostumbran a mantener cierta cantidad de fondos en efectivo propiamente dicho. Estos recursos son utilizados para cubrir pagos de baja cuantía mediante legalizaciones de fondos de caja menor.

Si algún cliente realiza un abono sobre sus obligaciones o una compra en efectivo, el mismo será consignado en las cuentas de ahorro o corriente tan pronto como sea posible.

No obstante, debido a la aprobación de normas que permiten aplicar impuestos sobre la movilización de recursos a través de las redes bancarias, es cada vez más frecuente el uso de efectivo para cubrir las obligaciones derivadas de la actividad empresarial, a este fenómeno se le conoce con la denominación de “Desintermediación Financiera”.

Lo que debe quedar bien claro es el uso que se debe dar al efectivo: cubrir deudas. Por tal razón, la cuantificación del nivel de efectivo requerido para el desarrollo de las operaciones empresariales depende, precisamente, de la magnitud de dichas operaciones, y de los términos en que se hayan negociado los compromisos de pagos con los acreedores.



“La estimación del nivel óptimo de caja involucra la determinación de los niveles óptimos que se deben mantener en efectivo y en cuentas corrientes en bancos. Esa determinación depende fundamentalmente de las razones que llevan a una empresa o a una persona a desear una buena posición de liquidez; esas razones o motivos pueden clasificarse en: transaccionales, especulativos, precautelativos y de tipo crediticio”. (Serrano y Villarreal, 1993, p. 82)

El administrador financiero deberá estar bien enterado del plan operacional de la empresa, para poder estimar las necesidades de efectivo de la organización en cualquier momento. El Presupuesto de Efectivo se convierte en una herramienta idónea para ello. Pero, también es importante visualizar y evaluar la forma en que la empresa ejecuta sus operaciones, contrae y negocia sus compromisos y adelanta sus acciones de ventas a crédito con sus clientes. Es aquí donde entra en aplicación un proceso de cuantificación y de evaluación de los procesos asociados a la generación y aplicación de fondos, denominado Ciclo del Efectivo.

6. El Ciclo del Efectivo:

El efectivo, como ya lo planteamos anteriormente, hace parte de los activos corrientes o circulantes. Es el activo financiero de mayor grado de liquidez, lo cual facilita su transferencia o circulación.

Como quiera que la mayoría de las organizaciones empresariales deben adquirir insumos o mercancías para llevar a cabo sus operaciones, y es común que dichas compras se realicen a crédito, hacia el futuro se programará una salida de efectivo para cubrir la obligación emergente.

Luego, acorde con el objeto social del ente económico, los insumos (materias primas) o las mercancías se acumulan en “stocks” (inventarios) hasta tanto son requeridos para emplearlos en los procesos productivos, o para atender compromisos de ventas. Es de suponer que las ventas de bienes o de servicios, consecuentemente, se realizan a crédito, por lo que hacia el futuro quedará programada una entrada de efectivo.

El Ciclo del Efectivo es definido como el periodo de tiempo, cuantificado en días, que le toma a una empresa ejecutar el proceso que inicia con el pago de la obligación generada en la compra de insumos o mercancías a crédito; hasta el momento en que



se recauda efectivo producto de la liquidación o realización de las cuentas por cobrar a clientes.

El ciclo del efectivo es igual al periodo de conversión de inventarios, también denominado periodo promedio de los inventarios, más el periodo de cobro de cuentas por cobrar, también denominado periodo promedio de cobro, menos el periodo de aplazamiento de las cuentas por pagar o periodo promedio de pago:

Ciclo del Efectivo =

=Periodo

Promedio de Inventarios

+

Periodo Promedio de Cuentas por

Cobrar

-

Periodo Promedio de Cuentas por

Pagar

El periodo promedio de inventarios corresponde al tiempo que transcurre desde que se adquieren los inventarios de insumos, materias primas o mercancías hasta que se venden los bienes, servicios o las mercancías:

Periodo Promedio de Inventarios PPI =

Inventario Promedio x 365 Días / Costo de

Ventas=

365 Días / Rotación de Inventarios

El periodo promedio de cuentas por cobrar corresponde al tiempo que transcurre desde que se venden los bienes, servicios o las mercancías hasta que los clientes cancelan las facturas o cuentas emergentes:

Periodo Promedio de Cobro PPC =

Cuentas por Cobrar Promedio x 365 Días / Ventas a

Crédito

=365 Días / Rotación

de Cuentas por Cobrar

El periodo promedio de pago corresponde al tiempo que transcurre desde que se adquieren los insumos, materias primas o mercancías hasta que se cancelan las facturas o cuentas emergentes:



Periodo Promedio de Pago PPP =

Cuentas por Pagar Promedio x 365

Días / Compras a Crédito =

=365 Días / Rotación

de Cuentas por Pagar

Para clarificar el proceso de cálculo del ciclo de efectivo, desarrollemos este ejemplo.

La empresa Comercios la Heroica S. A., que se dedica a distribuir víveres y abarrotes, presentó la siguiente información extraída de sus estados financieros elaborados a 31 de diciembre de los años 2006 y 2007:

Comercios la Heroica S. A.Cuentas / Años Año 2005 Año 2006 Año 2007Ventas Netas a: 420.000 560.000 720.000Costo de Ventas: 340.000 460.000 600.000Cuentas por Cobrar: 48.000 58.000 70.000Inventarios de Mercancías: 84.000 96.000 120.000Cuentas por Pagar: 72.000 80.000 106.000

Tabla Nº 01: Datos Financieros de Comercios la Heroica.

Parta del supuesto que las ventas y compras del sector comercial en que opera la empresa se realizan a crédito.

Para calcular el Ciclo y la Rotación del Efectivo de la empresa Comercios la Heroica, durante los años 2006 y 2007, debemos seguir el siguiente procedimiento:

Paso Nº 01: Calcular el Inventario Promedio de Mercancías para los años 2006 y 2007.

Saldo Inicial del Inventario a 31/12/2005

+Saldo Final del

Inventario a 31/12/2006

=Resultado de la

Suma÷ 2 =

Inventario Promedio de Mercancías del

año 2006

$ 84.000 + $ 96.000 = $ 180.000 ÷ 2 = $ 90.000




+Saldo Final del

Inventario a 31/12/2007

=Resultado de la

Suma÷ 2 =


año 2007

$ 96.000 + $ 120.000 = $ 216.000 ÷ 2 = $ 108.000

Paso Nº 02: Calcular el Periodo Promedio de Inventarios para los años 2006 y 2007


año 2006X

Número de Días del Año Comercial

÷Costo de Ventas del

Año 2006=

Periodo Promedio de Inventarios año 2006

$ 90.000 X 360 Días ÷ $ 460.000 = 70 días


año 2007X


÷Costo de Ventas del

Año 2007=

Periodo Promedio de Inventarios año 2007

$ 108.000 X 360 Días ÷ $ 600.000 = 65 días

Paso Nº 03: Calcular las Cuentas por Cobrar Promedio para los años 2006 y 2007.

Saldo Inicial de Cuentas por Cobrar a

31/12/2005+

Saldo Final Cuentas por Cobrar a 31/12/2006

=Resultado de la

Suma÷ 2 =

Saldo promedio de Cuentas por Cobrar

del año 2006

$ 48.000 + $ 58.000 = $ 106.000 ÷ 2 = $ 53.000

Saldo Inicial de Cuentas por Cobrar a

31/12/2006+

Saldo Final Cuentas por Cobrar a 31/12/2007

=Resultado de la

Suma÷ 2 =

Saldo promedio de Cuentas por Cobrar

del año 2007

$ 58.000 + $ 70.000 = $ 128.000 ÷ 2 = $ 64.000

Paso Nº 04: Calcular el Periodo Promedio de Cobro para los años 2006 y 2007.

Saldo Promedio de Cuentas por Cobrar

del año 2006X


÷Ventas del Año

2006=

Periodo Promedio de Cobro año 2006



$ 53.000 X 360 Días ÷ $ 560.000 = 34 días

Saldo Promedio de Cuentas por Cobrar

del año 2007X


÷Ventas del Año

2007=

Periodo Promedio de Cobro año 2007

$ 64.000 X 360 Días ÷ $ 720.000 = 32 días

Paso Nº 05: Calcular el valor de las Compras realizadas durante los años 2006 y 2007.

Para calcular el monto de las compras realizadas durante un periodo cualquiera, se acude al sistema de “Juego de Inventarios”, así:

Saldo Final del Inventario a 31/12/2006

+Costo de ventas del

año 2006-


=Compras realizadas durante el año 2006

$ 96.000 + $ 460.000 - $ 84.000 = $ 472.000

Saldo Final del Inventario a 31/12/2007

+Costo de ventas del

año 2007-


=Compras realizadas durante el año 2007

$ 120.000 + $ 600.000 = $ 96.000 ÷ $ 624.000

Paso Nº 06: Calcular las Cuentas por Pagar Promedio para los años 2006 y 2007.

Saldo Inicial de Cuentas por Pagar a

31/12/2005+

Saldo Final Cuentas por Pagar a 31/12/2006

=Resultado de la

Suma÷ 2 =

SaldoPromedio de

Cuentas por Pagar del año 2006

$ 72.000 + $ 80.000 = $ 152.000 ÷ 2 = $ 76.000

Saldo Inicial de Cuentas por Pagar a

31/12/2006+

Saldo Final Cuentas por Pagar a 31/12/2007

=Resultado de la

Suma÷ 2 =

Saldo Promedio de Cuentas por Pagar

del año 2007

$ 80.000 + $ 106.000 = $ 186.000 ÷ 2 = $ 93.000

Paso Nº 07: Calcular el Periodo Promedio de Pago para los años 2006 y 2007.




del año 2006X


÷Compras del Año

2006=

Periodo Promedio de Pago año 2006

$ 76.000 X 360 Días ÷ $ 472.000 = 58 Días


del año 2007X


÷Compras del Año

2007=

Periodo Promedio de Pago año 2007

$ 93.000 X 360 Días ÷ $ 624.000 = 54 Días

Luego de realizar las operaciones correspondientes, se presentan los siguientes resultados para el Ciclo de Efectivo y la Rotación del Efectivo:

DatosPeriodo Promedio

de Inventario+

Periodo Promedio de Cobro

-Periodo Promedio

de Pago= Ciclo del Efectivo

Ciclo del Efectivo del año 2006

70 Días + 34 Días - 58 Días = 46 Días

Ciclo del Efectivo del año 2007

65 Días + 32 Días - 54 Días = 43 Días

DatosDías del Año

Comercial÷ Ciclo del

Efectivo=

Rotación del Efectivo

Rotación del Efectivo del año 2006

360 Días ÷ 46 Días = 7,8 Veces

Rotación del Efectivo del año 2007

360 Días ÷ 43 Días = 8,4 Veces

La Tabla Nº 02 resume los resultados para facilitar el análisis correspondiente.

Comercios la Heroica S. A.Índices / Años Año 2005 Año 2006 Año 2007Compras 472.000 624.000Periodo Promedio de Inventarios 70 65Periodo Promedio de Cobro 34 32Periodo Promedio de Pago 58 54Ciclo del Efectivo 46 43Rotación del Efectivo 7,8 8,4



Tabla Nº 02: Ciclo y Rotación del Efectivo de Comercios la Heroica S. A.

Es de anotar que los valores registrados para las cuentas por cobrar, los inventarios y las cuentas por pagar correspondientes al año 2005 solo se usaran como saldos iníciales para calcular el promedio de las cuentas por cobrar, el promedio de los inventarios y el promedio de las cuentas por pagar para el año 2006.

Los resultados obtenidos para cada uno de los indicadores financieros y para el ciclo del efectivo durante los años 2006 y 2007 se podrían analizar de distintas maneras.

En primera instancia nos podríamos ocupar del ciclo del efectivo, el cual, durante el año 2006 se ejecutó cada 47 días, lo cual genera una Rotación del Efectivo de 7,74 veces en el año; durante el año 2007 la condición del ciclo del efectivo mejoró en comparación con el año anterior, pues el proceso de oxigenación de caja solo tardó 43 días, lo cual implica una rotación de efectivo de 8,34 veces para ese año. Similar análisis se podrá realizar de cada uno de los indicadores que integran el cálculo del ciclo del efectivo.

Para el caso del periodo promedio de inventarios o periodo de conversión o ventas de inventarios, durante el año 2006 la empresa tardó 70 días, mientras que para el año 2007, las mismas operaciones demandaron de 65 días, lo cual es una evidencia de un comportamiento favorable de la gestión de ventas.

Situación similar se presentó para el periodo promedio de cobro, por cuanto la meta de la administración debe encaminarse hacia minimizar el número de días requerido para ejecutar los recaudos de cartera. En tal sentido se observa que durante el año 2007 la organización mejoró en 2 días el resultado de la gestión de cobro con relación a lo acontecido el año anterior.

Para analizar el comportamiento del Periodo Promedio de Pago, en primer lugar debe precisarse que, aunque no es un propósito empresarial el incumplir en el pago de las obligaciones contraídas, deberá procurarse el aplazamiento de la cancelación de las cuentas pendientes el mayor número de días posibles, siempre que las condiciones establecidas en cada una de las transacciones así lo permitan.

Al estudiar las cifras del índice de pago, se observa que la empresa en el año 2007 desperdició 4 días con relación al tiempo que se tomaba para cancelar sus obligaciones durante el año precedente.



En conclusión, el análisis se limitará a mostrar la evolución de cada ítem durante el periodo de tiempo considerado. No obstante, que el ciclo del efectivo de la empresa Comercios la Heroica haya mejorado durante el año 2007, no es suficiente. Deberíamos tener una referencia del comportamiento particular de la empresa estudiada con relación a su entorno. Es por ello que se recomienda comparar los resultados obtenidos contra índices promedio del sector empresarial en que opera el ente económico, lo cual mejoraría sustancialmente el diagnóstico.

Si se conoce que el subsector de las comercializadoras adquieren sus mercancías directamente de las empresas o de las grandes distribuidoras regionales, las cuales les otorgan plazos promedio de 60 días para realizar el pago de las facturas; que las mercancías adquiridas permanecen en inventario no más de 60 días; y las ventas a crédito se pactan con los clientes a plazos de 30 días en promedio, el diagnóstico para la empresa Comercializadora la Heroica ya no es tan positivo.

Observe que esta empresa se toma más tiempo que las compañías competidoras para liquidar sus inventarios, lo cual no es nada positivo. Si bien ese comportamiento mejoró durante el último año, se convierte en un elemento a vigilar en lo sucesivo.

En igual situación está la gestión de cobro, para lo cual la Comercializadora la Heroica ocupó 32 días en el año 2007, 2 días por encima del promedio del sector. Quizás 2 días por encima del valor promedio no es preocupante, pero combinado con los 5 días adicionales que se toma para liquidar sus inventarios, nos presenta un panorama inquietante.

Ahora bien, en cuanto a los programas de pagos, se observa como la empresa, en contraposición a las premisas establecidas para tal fin, se anticipa al cumplimiento de sus obligaciones, en comparación al comportamiento de sus semejantes. La Comercializadora la Heroica ejecuta sus pagos cada 54 días, cuando el sector tarda 60 días para cancelar sus obligaciones pendientes.

Es por ello que la empresa estudiada, durante el año 2007, realizó el ciclo del efectivo cada 43 días (8,34 veces al año), mientras que las demás empresas del sector, en promedio, lo completan cada 30 días (12 veces al año). Todo indica que, aunque la situación tiene una tendencia positiva para la empresa en estudio, en comparación con las demás organizaciones que desarrollan similar objeto social, su desempeño es deficiente, y se deberán plantear medidas para mejorar dicho comportamiento.



Es lógico pensar que todo empresario procurará que el efectivo ingrese a caja lo más pronto posible. Para lograr tal objetivo, y con base en los resultados del ciclo del efectivo, se definen algunas estrategias, las cuales plantearemos a continuación.

7. Estrategias de Administración del Efectivo:

La gestión del efectivo es una macro función que involucra varios procesos interrelacionados: compras, administración de los inventarios, gestión de ventas, recaudos de cartera y pagaduría. Del nivel de eficacia y de eficiencia con que se avoquen estos procesos, dependerá el resultado de la administración del efectivo.

Es por ello que algunas de las estrategias que usualmente se recomiendan para lograr una óptima gestión del efectivo tienen su origen en los procesos operacionales.

7.1. Optimizar la Rotación de Inventarios:

Los inventarios representan inversiones que la compañía aplica con el objeto de mantener niveles de existencias de insumos, productos en proceso y productos terminados (mercancías disponibles para la venta), con el objeto de atender la demanda interna y externa.

Desde el punto de vista financiero, dichas inversiones son generadoras de costos: costos de oportunidad, por obsolescencia, por mermas, por sustracciones, por almacenamientos, etc. Luego, aunque necesarios, los inventarios resultan ser inversiones ociosas, por tal razón se procurará minimizarlos.

Mantener niveles racionalmente bajos de inventarios originará, como lógica consecuencia, que los mismos se puedan liquidar o vender más prontamente, lo cual implica que dicho proceso se repita el mayor número de veces posibles durante un año (Rotación de Inventarios).

Se pueden implementar medidas para acelerar la rotación de los inventarios, las cuales tendrán un impacto positivo en la gestión de inventarios y, por ende, en la administración del efectivo. Algunas de esas medidas las relacionamos a continuación:

Monitorear el comportamiento de consumo de los clientes con el objeto de ofrecer en venta solo aquellas mercancías con mayor demanda.



Aplicar metodologías cuantitativas y cualitativas que permitan estimar el número de unidades que se deban adquirir de cada producto ofrecido en venta.

Incentivar la salida de mercancías de baja rotación mediante promociones y descuentos en los precios.

Implementar sistemas de ventas por catálogos para aquellos artículos que así lo permitan.

Aplicar sistemas computacionales de administración de inventarios que permitan celebrar convenios de reabastecimiento con los proveedores con solo consultar las bases de datos (Sistemas de Inventarios Justo a Tiempo).

7.2. Optimizar la Rotación de Cartera:

Las cuentas por cobrar, al igual que los inventarios, son clasificados como “males necesarios”, por cuanto todos los empresarios quisieran evitarlos, pero surgen en forma espontanea al momento de desarrollar las operaciones de cualquier negocio.

Si bien todas las empresas procuran incrementar sus niveles de ventas, y como consecuencia lógica se incrementaran los saldos promedio de cuentas por cobrar, no significa que dicha situación sea una meta empresarial.

Una buena gestión de crédito y cartera se enfoca hacia la generación de flujos de efectivo suficientes y oportunos. Agilizar el recaudo de las cuentas pendientes de cobro es el propósito, y para lograrlo se podrían aplicar algunas directrices que involucran a distintas unidades orgánicas, tales como:

Capacitar al equipo de ventas, de tal manera que se conviertan en “evaluadores previos” de los potenciales clientes.

Aplicar estrictos sistemas de evaluación de crédito que se ajusten a las condiciones económicas del entorno.

Asignar cupos de crédito de crecimiento gradual, conforme al comportamiento de pago del cliente.

Establecer condiciones de crédito acordes con la coyuntura económica y el record crediticio de los clientes.

Estimular el pago anticipado de las facturas mediante el ofrecimiento de descuentos por pronto pago.



Premiar el pago oportuno de las facturas.

Establecer restricciones crediticias a los clientes que incurran en morosidades reiteradas.

Gestionar convenios de recaudos con las entidades bancarias, etc.

7.3. Racionalizar la atención de las Cuentas por Pagar:

El directivo empresarial que desconozca el valor estratégico de sus proveedores y acreedores generales, para la consecución de los objetivos de la organización, está predispuesto al fracaso. No obstante, la prioridad es la propia empresa, y en tal sentido se deberán establecer los programas de pago.

El aplazamiento de la cancelación de los compromisos empresariales, tanto como lo permitan las condiciones establecidas previamente, se tomará como la premisa a cumplir. Para ello, el administrador financiero diseña algunas estrategias sencillas, pero efectivas, entre las cuales sobresalen las siguientes:

Negociar favorablemente las condiciones de pago de las facturas con los proveedores.

Especificar días y horarios de pago de facturas, de tal manera que los cheques girados sean debitados de las cuentas corrientes lo más tarde posible.

Establecer programas de compras que permitan minimizar los flujos de egreso de efectivo.

Conformar alianzas empresariales que permitan obtener beneficios por “Economías de Escala”, etc.

8. El Presupuesto de Efectivo:

El presupuesto de efectivo es hoy día una de las herramientas de trabajo habitual de la administración financiera. Las organizaciones empresariales planifican sus operaciones con el objeto de minimizar los riesgos que implica enfrentarse a lo desconocido.

El presupuesto de efectivo hace parte de la Planeación Financiera, la cual se articula con el Plan Operacional Anual y el Plan estratégico de la Organización. A continuación se presenta el esquema típico de la primera plantilla de trabajo del presupuesto de efectivo.



PRESUPUESTO DE EFECTIVODETALLE / PERIODOS 1 2 3 N TOTALESINGRESOS

TOTAL INGRESOSEGRESOS

TOTAL EGRESOS= BALANCE INICIAL+ EFECTIVO INICIAL- EFECTIVO REQUERIDO= SALDO DE EFECTIVO DISPONIBLE

Tabla Nº 03. Primera Plantilla de Trabajo del Presupuesto de Efectivo.

El presupuesto de efectivo permite estimar, con suficiente antelación, las posibles entradas y salidas de efectivo que sufrirá la organización empresarial, como resultado del desarrollo de sus operaciones.

El presupuesto de efectivo está compuesto por 3 elementos: el presupuesto de ingresos, el presupuesto de egresos y el conjunto de decisiones que se definen con el objeto de ajustar los valores estimados a las necesidades y políticas definidas por la propia organización.

El presupuesto de efectivo, por lo general, cubre el lapso de tiempo de un año dividido en periodos de inferior magnitud, acordes con las políticas de cobro y de pago establecidas por el equipo de administración, las condiciones financieras de la empresa y de su entorno.

Es común que el administrador financiero, o quien asuma tal responsabilidad, disponga constantemente de un documento que recopile el estimativo de ingresos y egresos para los próximos días, semanas, quincenas o meses; con un alto grado de detalle, el cual se ajusta constantemente con la información más reciente. Este documento, por lo general, abarca un periodo de 3 meses.

A medida que avanzan las operaciones empresariales, salen del documento de trabajo las estimaciones de los periodos transcurridos y se incorporan las estimaciones de ingresos y egresos de periodos de unidades de tiempo similares a los que se



excluyeron, de tal manera que siempre se dispondrá de un documento definido para un periodo de tiempo constante.

El presupuesto de efectivo es consultado para tomar decisiones que afecten la tesorería de las organizaciones, tales como compras de insumos y mercancías, contratación de servicios generales y profesionales, adquisición de equipos, contratos de créditos financieros, programas de pago de nómina, prestaciones sociales y seguridad social, programación de pagos de impuestos, declaración de pagos de dividendos, etc.

El presupuesto de ingresos es el primer elemento que conforma el presupuesto de efectivo, el cual está constituido por las estimaciones de entradas de efectivo que se esperan para cada periodo (día, semana, quincena, mes, trimestre, etc.), tales como:

Ventas al contado.

Recaudos de cartera.

Factoring o venta de cartera.

Intereses y rendimientos financieros.

Desembolsos de créditos financieros aprobados.

Colocación de títulos valores.

Venta de activos no operacionales o sub utilizados.

Aportes sociales, etc.

El siguiente elemento que integra al presupuesto de efectivo es el Presupuesto de Egresos, al cual lo constituyen las estimaciones de salidas de efectivo que se esperan para cada periodo (día, semana, quincena, mes, trimestre, etc.), tales como.

Compras al contado.

Pagos de obligaciones a los proveedores.

Pagos de intereses y otros gastos financieros.

Amortización sobre créditos financieros.

Pagos por compra de títulos valores.

Pagos por compra de activos.

Pagos de nómina, prestaciones y seguridad social.



Pagos de impuestos, dividendos, etc.

Como último elemento del proceso de elaboración del presupuesto de efectivo está el conjunto de Decisiones de Ajustes a los Saldos, las cuales son definidas luego de registrar la situación del balance inicial, el cual se logra al restar los egresos de los ingresos presupuestados. El balance inicial nos podrá mostrar una situación de superávit (exceso de ingresos sobre los egresos), déficit (exceso de egresos sobre los ingresos) o paridad.

Es posible que al iniciar las operaciones durante cada periodo de presupuestación, la organización cuente con un saldo inicial de efectivo (fondos de caja menor y depósitos a la vista) para cubrir parte de los requerimientos de liquidez.

El administrador financiero, tesorero o quien fuere el responsable del proceso, deberá definir alternativas de decisiones para cada evento que se pudiere presentar, con el objeto de logar “saldos cero” en cada uno de los periodos del presupuesto de efectivo.

Si la situación inicial es de superávit, quiere decir que la empresa, durante el periodo en consideración, generará mayor cantidad de efectivo del que necesitará para el cumplimiento de sus operaciones, entonces se deberá “usar” o “aplicar” correctamente el exceso de liquidez.

Se podrían realizar inversiones temporales, con el objeto de disponer del efectivo en un tiempo no muy lejano, tan pronto lo requiera la empresa; pagar anticipadamente algunas obligaciones costosas, sería otra buena opción; conformar fondos para pagar obligaciones con los empleados (prestaciones sociales, bonificaciones), con los acreedores (pagos de intereses, amortizaciones de deudas) o con los propietarios (pago de dividendos); entre otras.

Si la situación inicial es de déficit, quiere decir que la empresa, durante el periodo en consideración, generará menor cantidad de efectivo del que necesitará para el cumplimiento de sus operaciones, lo cual implica la ejecución de acciones tendientes a equilibrar la situación de tesorería.

En primera instancia se recomienda liquidar las inversiones temporales de que se dispongan; gestionar sobregiros bancarios o créditos de tesorería, con el objeto de disponer del efectivo adicional requerido; aplazar el pago de algunas obligaciones; refinanciar compromisos financieros; entre otras.

“La administración adecuada de los recursos líquidos desempeña un papel trascendental para garantizar la supervivencia empresarial, al reconocerse que el control ejercido en tal campo permite no sólo el cumplimiento oportuno de los compromisos asumidos con los diversos sectores que cubren la demanda de los bienes



y servicios, sino precisar en qué momento del ciclo de operaciones se requiere acudir a recursos de crédito cuando el pronóstico del saldo mínimo arroja un valor inferior al mínimo establecido. El manejo de los asuntos de tesorería también indicará cuándo es recomendable depositar los excedentes en el mercado financiero, para obtener rendimientos durante el tiempo en que ocurra la situación de saldos reales superiores al mínimo. La sincronización de los flujos de efectivo dada por corrientes de entrada que, sumadas a las disponibilidades, permiten absorber las obligaciones al contado o contraídas mediante el otorgamiento de crédito, es crucial para asegurar el funcionamiento administrativo, apoyar el ejercicio del abastecimiento, respaldar la labor productiva y financiar las tareas de mercadotecnia”. ((Ortiz, 1999, p. 178)

9. Los Títulos Valores Negociables

En el desarrollo de sus operaciones, las empresas generan y demandan efectivo. Pero los flujos de ingresos y de egresos generalmente no coinciden, en monto ni en tiempo. Es por ello que la unidad de tesorería debe implementar metodologías que les permitan “estimar” la magnitud de los flujos de ingresos y de egresos, así como el momento de su ocurrencia. Luego de registrar esas proyecciones, en el presupuesto de efectivo, la siguiente tarea será invertir los excedentes de liquidez, o la de consecución de los fondos adicionales requeridos.

Cuando se trate de invertir los excedentes temporales, una buena opción la representan los Títulos Valores (Activos Financieros) que circulan en nuestro Mercado Financiero.

El decreto 410 del 27 de marzo de 1971, también denominado Código de Comercio, define a los títulos valores así: “ARTICULO 619. <DEFINICION Y CLASIFICACION DE LOS TITULOS VALORES>. Los títulos-valores son documentos necesarios para legitimar el ejercicio del derecho literal y autónomo que en ellos se incorpora. Pueden ser de contenido crediticio, corporativos o de participación y de tradición o representativos de mercancías”.

Las “Inversiones Temporales” son manifestaciones de asignación de fondos para la adquisición de títulos valores, de cualquier naturaleza, con el objeto de liquidarlos en un plazo de tiempo no superior a 1 año. Desde esa óptica, se podrán invertir los excedentes temporales en activos financieros cuyos plazos de maduración superen los 365 días, siempre y cuando la intención del inversionista sea la de liquidarlos en el corto plazo.



La generación de intereses o rendimientos financieros es la razón por la cual el administrador financiero invierte los excedentes de efectivo que produce la organización empresarial.

“Las empresas dedicadas a operaciones estacionales deberían adquirir valores negociables durante los periodos de excedentes y luego liquidarlos ante la expectativa de déficit en la cuantía de efectivo. De igual manera, si se proyecta invertir con el propósito de modernizar o ampliar la capacidad, los costos de oportunidad se minimizarán al invertir los excedentes de recursos líquidos en valores negociables hasta el momento en que se proceda a la adquisición de los bienes de inversión”. (Ortiz, 1999, p. 184)

A los títulos valores de naturaleza crediticia se les conoce también con la denominación de Títulos de Renta Fija, debido a que es posible cuantificar anticipadamente el beneficio económico final que genera la inversión sobre estos instrumentos. Esta clase de títulos valores son los de mayor nivel de negociación en el Mercado Financiero Colombiano, debido a su bajo nivel de riesgo, pero producen, a su vez, bajas tasas de rentabilidad.

Los certificados de depósito a término fijo, las letras de cambio y pagarés, las aceptaciones financieras, los papeles comerciales, los bonos, entre otros, representan la esencia de los títulos valores de renta fija.

Los títulos valores corporativos o de participación son denominados igualmente Títulos de Renta Variable, debido a que no es posible cuantificar anticipadamente el resultado económico asociado a los procesos de inversión basados en esta clase de instrumentos.

Debido a su alto nivel de riesgo, que en algunos casos implica la absorción de pérdidas cuantiosas de dinero, son poco demandados por los operadores de los mercados financieros. No obstante, son incorporados a los Portafolios de Inversión, debido a las altas ganancias que permiten liquidar bajo ciertas circunstancias.

Las acciones, comunes, preferenciales y privilegiadas, así como los títulos provenientes de procesos de titularización, los bonos convertibles en acciones, los derechos de suscripción, las Operaciones a Plazos de Cumplimiento Financiero, entre otras, constituyen los ejemplos más fehacientes de los títulos valores de renta variable.

10. Conclusiones:



La administración del capital de trabajo es un tema de mucho interés para cualquier persona que intente involucrarse en el campo de la administración financiera.

Los conceptos, procedimientos, metodologías y demás elementos que hacen parte de éste campo de la disciplina financiera son de rutinaria aplicación en el ámbito empresarial, razón por la cual no puede faltar en ningún pensum académico de las Ciencias Económicas y Administrativas.

La determinación del nivel o monto del capital de trabajo requerido para el desarrollo de las actividades empresariales es una decisión de gran importancia, al momento que se define un plan de negocios. Se debe tener presente que sobre el efectivo, las inversiones temporales, las cuentas por cobrar a clientes y los inventarios, diariamente, se tomen decisiones que ponen en juego la continuidad empresarial.

Cuando las empresas fracasan, es decir, cuando se hacen inviables financieramente, por lo general se debe a consecuencias de malas decisiones de determinación de la estructura de activos. Es común que el empresario novel realice estudios de factibilidad para la adquisición de maquinaria y equipos, pero no comprende la importancia de asignar niveles adecuados de fondos para mantener en operación su negocio. De esta situación se derivan los posteriores problemas de liquidez que terminan por generar “Crisis Financieras”, por lo general, fatales.

Los estudiantes de administración de empresas y carreras afines deben conocer, aplicar, interpretar, evaluar y reformular las metodologías y técnicas propias de la administración del capital de trabajo, y hacia ese propósito se direcciona el presente documento.

11. Bibliografía:



BESLEY, Scout ; BRIGHAM, Eugene, Fundamentos de Administración Financiera, Mc Graw Hill, 2000.

GITMAN, Lawrence J., Administración Financiera Básica, Harla, 1990.

ORTIZ, Alberto, Gerencia Financiera Un Enfoque Estratégico, Mc Graw Hill, 1999.

BURBANO, Jorge E.; ORTÍZ, Alberto; Presupuestos, Mc Graw Hill, 1997.

GUTIERREZ, Luis F, Finanzas Prácticas para Países en Desarrollo, Norma, 1992.

SERRANO, Javier ; VILLAREAL, Julio, Fundamentos de Finanzas, Mc Graw Hill, 1993

BREALEY, Richard A; MYRES Stewart C., Principios de Finanzas Corporativas, Mc Graw Hill, 1993

EMERY, Douglas R.; FINNERTY John D.; STOWE John D., Fundamentos de Administración Financiera, Pearson, 2000.

Decreto 410 del 27 de marzo de 1971(Código de Comercio)


gestion del efectivo y los valores negociables

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