,

_GESTION DE VIAJES CORPORATIVOS

Manual Funcional CFDI v.3.0

Actualización 08/19

useargo.com

Página 2 de 13

Contenido

1. Introducción ....................................................................................................... 3

2. Solicitud para la activación del proceso .................................................................... 3

3. Configuraciones necesarias ................................................................................... 3

4. Recuperación de CFDIs de tickets aéreos emitidos - Travel. ........................................... 5

5. Listado de aerolíneas incluidas en la recuperación de CFDIs Aéreos – Travel ..................... 7

6. Anexar archivos CFDI – Expense ............................................................................. 7

7. Validación de contenido CFDI – Expense - Alcance: México ........................................... 9

1.1 Firma ............................................................................................................ 9

1.2 Registro de Gastos ......................................................................................... 10

1.3 Campo Forma de Pago y Fecha .......................................................................... 11

1.4 Duplicidad CDFI-XML ....................................................................................... 12

1.5 Validación de Valor del Gasto Menor o Igual al CFDI-XML ......................................... 12

1.6 Validación de RFC Igual al del CFDI-XML .............................................................. 13

useargo.com

Página 3 de 13

1. Introducción Presentamos Argo Facturas, la nueva funcionalidad que le permitirá recuperar facturas electrónicas CFDI de tickets aéreos, así como la validación para el proceso de Expense dentro de Argo. Mediante esta funcionalidad usted contará con los siguientes beneficios:

✓ Aéreo – Recuperación* y validación automática del CFDI (PDF y XML) del ticket.

* Excepto algunas aerolíneas sin representación en México.

✓ Expense – Incluir archivos .XML y PDF al momento de la rendición del gasto.

✓ Expense – Validación del CFDI ante el SAT al momento de incluir los archivos XML en la rendición del gasto.

✓ Expense – Validaciones de contenido del archivo XML tales como: Forma de Pago, Fecha, UUID, Valor.

Esta funcionalidad ha sido desarrollada buscando optimizar el proceso de recuperación y validación de los comprobantes fiscales del gasto de viaje o viáticos durante el viaje, tanto para el corporativo como para el viajero, haciendo la gestión de sus viajes y gastos mucho más eficiente.

La validación se lleva a cabo de acuerdo con las reglas establecidas por el SAT para estos comprobantes.

2. Solicitud para la activación del proceso Para realizar la solicitud de activación es necesario que la agencia se ponga en contacto con Argo para poder transmitir los datos del contacto del proveedor, dicha activación tiene costos asociados, por lo que es necesario contactar a nuestra área comercial Argo para confirmar los mismos.

3. Configuraciones necesarias

3. 1 Activación de la política ANEDOC Para poder anexar los CFDI de los tickets aéreos recuperados y validados dentro de la solicitud, es necesario activar la política ANEDOC (Permite hacer cargas de archivos que están adjuntos en la solicitud).

useargo.com

Página 4 de 13

3.2 Configuración de la firma BTC

Ya que se tiene el acceso otorgado por el proveedor, debemos configurar la información necesaria dentro del apartado de firmas en el proveedor BTC, ubicada en la siguiente ruta: Configuración -> Firma -> Seleccione el proveedor BTC en la sección WebService:

Llenado de la información del proveedor BTC: 1. Información del acceso otorgado a la agencia:

Usuario: Id de acceso entregado por BTC. Senha: Contraseña del acceso entregado por BTC. IATA: Número de IATA de la agencia.

2. Información del cliente Corporativo:

- RFC - Razón Social - Estado - País - Calle - No Ext.

useargo.com

Página 5 de 13

- No Int. - Colonia - Municipio

- Código Postal - Localidad - Valida Expense: (S/N) S= Para validar XML; N= Para No Validar XML - E-mail: Mail para recibir todas las rendiciones aprobadas y validadas con el XML adjunto.

En caso de contar con diversas razones sociales es posible la asignación para cada empresa desde la firma:

Importante: Es necesaria previamente la creación de las empresas correspondientes para poder asignar una razón social por cada empresa registrada.

4. Recuperación de CFDIs de tickets aéreos emitidos - Travel. El proceso de recuperación de documentos CFDIs de tickets aéreos emitidos, funciona una vez que la agencia cambia la solicitud del status ‘Aguardando Emisión’ a ‘Emitido’; a partir de este momento el proceso es ejecutado cada 4 horas para enlazarse con la aerolínea y obtener el documento CFDI. Los documentos serán insertados en un archivo de tipo .ZIP dentro de la solicitud como se muestra en la imagen siguiente:

También será enviado un email de notificación al viajero, junto con los documentos incluidos que se han recuperado, el documento CFDI, del cual también será grabado un ‘Follow Up’ en la solicitud para tener el registro como histórico:

Mensaje: Fue enviado un e-mail para ommaldonado@test.com.mx y rruedas@test.com conteniendo el documento CFDI referente a la emisión del 1394930009864

useargo.com

Página 6 de 13

Para descargar el archivo dar clic sobre el recuadro:

El archivo ZIP al momento de ser descargado presentara 2 documentos correspondientes al CFDI:

- Archivo PDF - Archivo XML

Importante:

- La rutina realiza intentos de recuperación cada 4 horas.

- La rutina esperará como tiempo máximo para recuperación hasta 72 Horas sin considerar sábados y domingos.

- Si al transcurrir las 72 horas no se logró recuperar el archivo, será generado el siguiente mensaje en el ‘Follow Up’: “No se pudo obtener un cupón de boleto XXXXX”.

useargo.com

Página 7 de 13

5. Listado de aerolíneas incluidas en la recuperación de CFDIs Aéreos – Travel

American Airlines L.A.Costarricenses Transportes Aeromar

Delta Airlines INC. Aerovias Del Contine Tam-Linhas Aereas,SA

Air Canada Aerovias De México Air Europa Lineas AE

United Airlines, INC Cathay Pacific Airways Interjet

Alaska Airlines INC Hahn Air Lines GMBH Tar Aerolíneas

US Airways INC Korean Airlines, CO. Vivaaerobus

Aerolíneas Argentinas Taca Intern. Airlines Volaris

Latam Airlines Group All Nippon Airways C Aerocalafia

Alitalia S.P.A. Deutsche Lufthansa Southwest Airlines

Societe Air France Panameña de Aviación Virgin Atlantic AIRW

Compañia Real Holandesa De Aviación SA.

JetBlue Airways Corp Japan Airlines INTNL

Iberia L.A.E S.A. Op XL Airways France Tropic Air Limited

Air New Zealand LIMI Air Transat A. T. IN British Airways, PLC

Nota: Este listado podrá ampliarse en el futuro.

6. Anexar archivos CFDI – Expense

Dentro de Expense – Rendición de Cuentas es posible subir archivos XML al registro del cada gasto, para ello deberá incluir un gasto y posteriormente incluir el archivo como se muestra en la siguiente imagen:

Después de dar clic en el recuadro, se mostrará el cuadro de diálogo del explorador de Windows, donde se deberá ubicar el documento que será anexado y dar clic en abrir:

useargo.com

Página 8 de 13

Al finalizar e incluir el documento será mostrado de la siguiente forma:

useargo.com

Página 9 de 13

Si cuenta con el proceso de validación de CFDI anexado en el gasto, la herramienta validará el archivo XML con la dependencia SAT y de ser exitosa, permitirá agregar el gasto.

En caso contrario, si el XML de CFDI no es válido, mostrará en pantalla el mensaje informando al usuario lo

siguiente:

El usuario deberá anexar un XML válido para que sea posible incluir el gasto.

7. Validación de contenido CFDI – Expense - Alcance: México

En las primeras fases de este producto, ARGO realizaba la validación de un documento de extensión .xml

cuando se adjunta para la comprobación de un gasto. Ahora, adicionalmente ARGO además permite validar

el contenido del documento .xml.

1.1 Firma Para que ocurra la validación es necesario la configuración del proveedor BTC en la pantalla Firma, mediante

la cual se realizará la validación no sólo del documento, sino también de su contenido.

La validación ocurrirá a través del campo ‘Valida Expense’, asignando el valor ‘S’. Una vez llenado dicho

campo, la validación solo ocurrirá cuando se llenen los campos siguientes:

- RFC

- Razón Social

- Estado

- País

- Calle

- NoExt

- NoInt

- Colonia

- Municipio

- Código Postal

- Localidad

useargo.com

Página 10 de 13

1.2 Registro de Gastos

En el Registro de Gastos se creó un campo de tipo casilla de verificación (checkbox) CFDI-XML - Obligatorio.

De esta forma, cuando un gasto es vinculado a ese campo, será obligatoria la inclusión del archivo.

useargo.com

Página 11 de 13

En caso de que el campo CFDI-XML - Obligatorio haya sido activado (obligando la inclusión del documento,

vinculándolo en el registro del gasto) y el documento .xml haya sido adjuntado al gasto, en el momento en

que haga clic en el botón para agregar el gasto o rendición de cuentas, el sistema devolverá un mensaje con

alerta:

1.3 Campo Forma de Pago y Fecha Debido a la necesidad de validar la forma de pago contenida en el documento CFDI .xml creamos un campo

en la pantalla de gastos llamado ‘Forma de Pago’.

El campo está compuesto por un código numérico donde cada código está representado por un tipo de forma

de pago utilizado. Así mismo la Fecha registrada del gasto por el usuario será validada contra la fecha en el

CFDI .xml

useargo.com

Página 12 de 13

1.4 Detección de duplicidades CDFI-XML Ha sido incluida una validación para no permitir agregar un mismo archivo CDFI-XML en una misma rendición

de cuentas o en alguna otra solicitud del viajero. Inclusive, si fuera una rendición de cuentas de otro usuario,

tampoco se permitirá su ingreso.

De esta forma, si un CFDI-XML ya se encuentra registrado previamente en algún gasto, no permitirá agregarlo

nuevamente en ninguna solicitud, devolviendo la siguiente alerta:

1.5 Validación de Valor del Gasto Menor o Igual al CFDI-XML

También se ha incluido una validación para no permitir agregar un archivo CDFI-XML en el cual el valor

informado en el gasto dentro de la herramienta sea mayor que el valor total registrado en el XML; en caso de

que se intente agregarlo el sistema devolverá el siguiente mensaje:

useargo.com

Página 13 de 13

1.6 Validación de RFC Igual al del CFDI-XML

Ahora con el registro del RFC de cada Empresa en la firma es validado este dato y deberá ser forzosamente

igual al contenido en el archivo CDFI-XML; si acaso se intentar agregarlo el sistema devolverá el siguiente

mensaje: