gestión de la capacitación

Gestión de la capacitación

Giselle Vergara García

Administración de personal

Medio para transmitir información, a la forma de

programar y ejecutar acciones de entrenamiento

y a la evaluación de resultados.

¿Qué es capacitación?

Proceso de aprendizaje

Factores que afectan la capacitación

DETECCION DE

NECESIDADES DE

CAPACITACION

PLANES Y

PROGRAMA DE

CAPACITACION

EVALUACIÓN DE

LOS RESULTADOS

EJECUCION DE LA

CAPACITACION

CICLO DEMING ISO 10015

ANALIZAR

HACER

PLANEAR EVALUAR

Ciclos de la capacitación

Marco inicial

Desafíos actuales

El que una persona adquiera conocimientos o habilidades, volviéndose más competente no implica necesariamente que modifique su comportamiento laboral. De otro lado, el cambio en su comportamiento laboral no implica necesariamente una mejora en el desempeño individual y organizacional.

ISO 9001:2008

6.2. RECURSOS HUMANOS:

6.2..1 Generalidades:

El personal que realice trabajos que afecten a la conformidad con los requisitos del producto debe ser competente con base en la educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas.

6.2.2 Competencia, formación y toma de conciencia: la organización debe:

b) Cuando sea aplicable, proporcionar formación o tomar otras acciones para lograr la competencia necesaria,

c) Evaluar la eficacia de las acciones tomadas,

e) Mantener los registros apropiados de la educación, formación, habilidades y experiencia

La ISO 9001:2008 es la base del sistema de gestión de la calidad ya que es una norma internacional y que se centra en todos los elementos de administración de calidad con los que una empresa debe contar para tener un sistema efectivo que le permita administrar y mejorar la calidad de sus productos o servicios. Los clientes se inclinan por los proveedores que cuentan con esta acreditación porque de este modo se aseguran de que la empresa seleccionada disponga de un buen sistema de gestión de calidad (SGC).

RECOPILACIÓN DEL MATERIAL Y DATOS PARA INSTRUCCIÓN

ELABORACIÓN DEL PROGRAMA

DE CAPACITACIÓN

FORMACIÓN O CONTRATACIÓN

DE INSTRUCTORES

IMPLEMENTACIÓN DE LA

CAPACITACIÓN

EVALUACIÓN Y CONTROL DE

LOS RESULTADOS

INFORME DE LOS

RESULTADOS

ELECCIÓN DE LOS MÉTODOS DE INSTRUCCIÓN

APLICACIÓN DE LOS PRINCIPIOS

DEL APRENDIZAJE

DNC ESPECÍFICA

Fase 1 Fase 3

Fase 4

Fase 5

Fase 6 Fase 7 Fase 8

Fase 9

Fase 2

R E T R O I N F O R M A C I Ó N

RETROINFORMACIÓN

+ -

Etapas del proceso de capacitación

Rompiendo paradigmas

TRADICIONALMENTE

CARGO TAREA

“La tarea trasciende a otro nombre y además es tan solo una parte de lo que se espera de una cargo”

UN NUEVO ENFOQUE

CARGO

CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES

COMPETENCIAS

¿Qué son las competencias?

COMPETENCIAS se

desarrollan

A través de

Aprendizaje activo

Reflexión

Que permiten

Resolver problemas

Un contexto particular de la

profesión

en

Diversos saberes

Saber conocer

Saber hacer

Saber ser

movilizando

INVENTARIO DE

NECESIDADES DE

CAPACITACIÓN

DIAGNOSTICO DE LA SITUACIÓN

PROGRAMAS DE

CAPACITACIÓN

DECISIÓN EN CUANTO A ESTRATEGIA

RETROALIMENTACIÓN

EJECUCIÓN DE LA CAPACITACIÓN

IMPLEMENTACIÓN O ACCIÓN

EVALUACIÓN DE LOS

RESULTADOS DEL CAPACITACIÓN

EVALUACIÓN Y CONTROL

• Logro de los objetivos de la organización

• Determinación de los requisitos básicos de los empleados

• Resultados de la Evaluación de Desempeño

• Análisis de Problemas en la Producción (a priori o a posteriori)

• Análisis de Problemas de Personal

• Análisis de Informes y otros datos

• Otros

• A quién

• Cómo

• En qué aspectos

• Dónde

• Cuándo

• Cuánto

• Quién

• Aplicación del Programa

Interna

Externa

• Lugar y responsables a cargo de la capacitación

• Seguimiento

• Verificación o medición

• Comparación de la situación actual con la situación anterior

RESULTADOS SATISFACTORIOS

RETROALIMENTACIÓN

RESULTADOS INSATISFACTORIOS

Proceso de capacitación

Técnicas

Diagnóstico de Necesidades de

Capacitación

A PRIORI (FUTURO) • Expansión de la empresa • Movimientos de personal • Cambios en programas de

trabajo • Reducción de número de

trabajadores

A POSTERIORI (VIGENTES) • Baja Productividad • Ausentismo • Faltas injustificadas • Mala atención a clientes • Comunicaciones deficientes • Número excesivo de quejas

OTROS INDICADORES

Sistema Organizacional (Nivel

de análisis de la organización)

• Misión • Visión • Objetivos

Evaluación de

desempeño Perfil del puesto

Nivel de análisis

Sistema de Capacitación (Nivel

de análisis de RR.HH)

• Análisis de la fuerza laboral.

• Nivel de desempeño • Recursos asignados

Sistema de adquisición de

habilidades (Nivel de Análisis de puestos) • Aptitudes / Actitudes • Desempeño individual • Identificación de tareas

Nivel de análisis

Cuestionarios Entrevistas de

salida

Diagnóstico de necesidades de capacitación

Reuniones de

trabajo

Fuente: Elaboración propia

Diagnóstico de necesidades de capacitación

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

VISIÓN, MISIÓN, VALORES

PLANES Y PROGRAMAS

CRECIMIENTO

REDUCCIÓN

DIVISIÓN

RENTABILIDAD

CULTURA ORGANIZACIONAL

VALORIZACIÓN DEL R. H.

CLIMA ORGANIZAACIONAL

DESEMPEÑO/COMPETITIVIDAD

COMPETENCIAS REQUERIDAS

CONCEPTO DE CAPACITACIÓN

Sistema organizacional Sistema de capacitación Sistema de adquisición de

habilidades

ANÁLISIS DE LA FUERZA LABORAL

NÚMERO DE TRABAJADORES

EDAD PROMEDIO

NIVEL ACADÉMICO PROMEDIO

HABILIDADES REQUERIDAS

ROTACIÓN & AUSENTISMO

DESEMPEÑO PROMEDIO

TIEMPO DE INDUCCIÓN

POTENCIAL DE RECLUTAMIENTO

RECURSOS ASIGNADOS

JERARQUÍA-AUTORIDAD ASIGNADA

NIVEL DE ESPECIALIZACIÓN REQ.

ALCANCE Y VERSATILIDAD

ANÁLISIS A NIVEL DE LA PERSONA

APTITUDES Y ACTITUDES

CONDUCTAS

CAPACIDAD DE APRENDIZAJE

PERSONALIDADES

DESEMPEÑO INDIVIDUAL

ANÁLISIS DE LAS OPERACIONES

ESTÁNDARES DE DESEMPEÑO

IDENTIFICACIÓN DE TAREAS

MÉTODOS DE TRABAJO

INVOLUCRAMIENTO DE LA SUPERV.

RESPONSABLES

APOYADORES

Detección de necesidades

EN QUÉ ESTÁ FALLANDO?

POR QUÉ ESTÁ FALLANDO?

DESCARTAR FACTORES EXTERNOS

DETERMINAR BRECHA

HABILIDADES DESARROLLADAS

CONOCIMIENTO DISPONIBLE

ACTITUDES IMPLICADAS

Por ejemplo:

Indicadores de necesidades de capacitación

Importancia del Diagnóstico de Necesidades de Capacitación

Concepto

Beneficios Aplicación

• Es el proceso que

orienta la estructura y

desarrollo de planes y

programas de

Formación, para el

establecimiento y

fortalecimiento de

conocimientos,

habilidades o actitudes

en los colaboradores de

una organización, a fin

de contribuir en el logro

de objetivos de la

misma.

• Establece la situación

ideal: nos informa acerca

de los conocimientos,

habilidades y actitudes,

debería tener el personal,

de acuerdo a su función o

al desempeño laboral.

• Nos permite verificar el

presupuesto asignado por

cada gerencia y ajustarlo al

DNC

• Establece la situación Real

permite aportar datos

preciosos del grado de

conocimientos, habilidades

y actitudes que el

colaborador debe poseer

para el buen desempeño

en su puesto de trabajo.

• Difusión a las gerencias

del proceso a llevarse a

cabo.

• Cronograma de

levantamiento de

necesidades con cada

gerencia

• Cruce de información

recogida sobre la base

de: actualización de

conocimientos, perfil del

puesto, presupuesto

establecido,

• Entrega de información

a las gerencias con

resultados.

Diseño del programa de capacitación

Personal en capacitación o educandos

Métodos de capacitación o recursos instrumentales

Asunto o contenido del a capacitación

Instructor y/o Capacitador

Local de capacitación

Objetivos de la capacitación

¿Quién debe ser capacitado?

¿Cómo capacitar?

¿En qué capacitar?

¿Quién capacitará?

¿Dónde se capacitará?

¿Para qué capacitar?

Fuente: Gestión del Talento Humano, Idalberto Chiavenato, 2009

Una vez elaborado, aprobado y confeccionado el programa que permitirá que el proyecto de capacitación se lleve a cabo, el siguiente paso es su operativización

El desarrollo de este punto, requiere un trabajo sistemático

muy amplio, con es estudio detallado de cada técnica.

Trabajo

TIPOS DE CAPACITACIÓN

Clase Teléfono Computador

MEDIOS DE CAPACITACIÓN

Capacitación en el puesto Técnicas en clase

TECNICAS DE CAPACITACIÒN

Lectura Instrucción

programada E-learning

Capacitación por

computadora

Capacitación en clase

Aplicación del programa de capacitación

En la evaluación del aprendizaje nos preocupamos por conocer qué aprendieron los participantes, si lograron las competencias previstas.

La evaluación para el aprendizaje se refiere al aprovechamiento que de ella tienen los participantes y los capacitadores. Aquí interesa el uso de los resultados de la evaluación como retroalimentación para los

participantes y para el capacitador en el marco de un diálogo.

La evaluación como aprendizaje remite al análisis y a la reflexión que pueden hacer los sujetos acerca de las

prácticas evaluativas que han realizado en el marco de la propuesta de capacitación.

2. Aprendizaje: Nivel de adquisición de las competencias target. Niveles de la

Evaluación de la

Capacitación

1. Reacción: percepción de los participantes respecto al instructor contenido, recursos utilizados, actividades y Utilidad en general.

3. Aplicación: Real uso de las competencias en la gestión laboral diaria.

5. Efectividad de costos: costo de proceso vs beneficios y vs alternativas

4. Efectividad: Contención de los problemas u oportunidades de gestión

La evaluación desde el aprendizaje se relaciona con los conocimientos previos que traen los participantes

sobre la temática a desarrollar.

Evaluación de la capacitación

Evaluación de la capacitación

•El análisis y medición de este nivel tendrá como objetivo fundamental medir el grado de satisfacción de los participantes, sobre el modo de formación empleada, calidad de la atención recibida, aseguramientos, preparación de los instructores; entre otros.

Nivel Reacción

•Este nivel se relaciona con las nuevas competencias adquiridas por los participantes gracias a la capacitación, midiendo el cambio en conocimientos, habilidades y actitudes mediante pruebas o test validados y confiables.

Nivel Aprendizaje

•Este nivel tendrá como objetivo fundamental evaluar el nivel de aplicación o transferencia de los conocimientos y habilidades adquiridas en el puesto de trabajo. Para la evaluación de este nivel se deberá esperar un tiempo considerable (efectividad de la capacitación tres meses)

Nivel Comportamiento

•Se tiene como objetivo fundamental analizar el impacto como tal de la acción formativa en el mejoramiento organizacional. Nivel Resultados

A NIVEL ORGANIZACIONAL:

INCREMENTA LA EFICIENCIA

MEJORA LA IMAGEN ORGANIZACIONAL

MEJORA EL CLIMA LABORAL

MEJORA LA COMUNICACIÓN JEFE-SUBORDINADOS

PROPICIA EL CAMBIO Y LA INNOVACIÓN

A NIVEL RECURSOS HUMANOS:

REDUCE LA ROTACIÓN Y AUSENTISMO

MEJORA LA EFICIENCIA PERSONAL

MEJORA LAS HABILIDADES DEL R.H.

INCREMENTA EL CONOCIMIENTO DEL PERSONAL

A NIVEL TAREAS Y OPERACIONES:

INCREMENTO DE LA PRODUCTIVIDAD

MAYOR APROVECHAMIENTO DE MAQUINARIA Y EQUIPOS

MEJORA LA CALIDAD DE LOS PRODUCTOS

MEJORA LA ATENCIÓN AL CLIENTE

Beneficios de la capacitación

CAPACITACIÒN

Transformación de

la información

Desarrollo de

habilidades

Desarrollo de

actitudes

Desarrollo de

conceptos

Aumento del conocimiento de las personas:

• Información sobre la organización, sus clientes,

sus productos y servicios, políticas y directrices,

reglas y reglamentos

Mejorar las habilidades y destrezas:

• Preparar para la ejecución y la operación de

tareas, manejo de equipamientos , máquinas y

herramientas.

Desarrollar / Modificar comportamientos:

• Cambio de actitudes negativas a favorables, de

concienciación y sensibilización de las

personas, los clientes internos y los externos.

Elevar el nivel de abstracción:

• Desarrollar ideas y conceptos para ayudar a las

personas a pensar en términos globales y

amplios.

Beneficios de la capacitación

Existen cinco niveles que proponen diferentes autores

D. Kirkpatrick:

1. Reacción

2. Aprendizaje

3. Comportamiento

4. Resultados

J. Phillips:

5. Costo/beneficio y retorno de la inversión (ROI)

El proceso de capacitación - Evaluación


¿El participante?

¿El jefe?

¿El cliente o usuario del servicio?

¿Quién debe evaluar la efectividad de la capacitación recibida?

En 1959, Donald Kirkpatrick presentó su modelo de evaluación de acciones formativas, y aun cuando han transcurrido más de 40 años el modelo es vigente.

Nivel 1 – Reacción del participante

Nivel 2 – Conocimientos

Nivel 3 – Cambio de comportamiento

Nivel 4 – Resultados de negocio

Increm

ento

en esfu

erzo y co

mp

lejidad


D. Kirkpatrick:

1. Reacción

2. Aprendizaje

3. Comportamiento

4. Resultados

¿CUANTO GUSTÓ EL PROGRAMA?

1. Reacción:

Para reunir e interpretar evidencias sobre:

Organización Desempeño de los instructores Calidad de la capacitación Organización


Una “Reacción” favorable, no significa que necesariamente ocurrirá un aprendizaje.

¿Qué evaluar en reacción?

1- Al instructor.

2.- El contenido.

3.- Las instalaciones.

4.- Métodos de enseñanza-aprendizaje.

5.- Material, tareas y apoyos.

6.- Objetivos de aprendizaje.

7.- Expectativas de beneficio para el negocio.

¿CUANTO APRENDIÓ?

2. Aprendizaje:

Reunir evidencias sobre los aprendizajes logrados. Medir los cambios en la adquisición de conocimientos, habilidades y actitudes.


¿Qué evaluar en aprendizaje?

1.- Conocimientos

2.- Habilidades

3.- Actitudes

4.- Competencias

5.- Valores

Niv

el d

e co

mp

eten

cia

Tiempo

Situación inicial

Situación Mejorada

“LO APLICADO”

Curva de aprendizaje

3. Comportamiento Medir los cambios en las conductas o acciones que se aplican en el trabajo, como consecuencia del programa. Utilizar lo aprendido. Depende de la habilidad del jefe y del entorno o Cultura propicia para aplicar lo aprendido, así como que exista reforzamiento cuando esto ocurra.

¿QUÉ CAMBIOS EN LA CONDUCTA DE TRABAJO HAN RESULTADO?


¿Qué evaluar en comportamiento?

1.- Desempeño.

2.- Mejor o diferente forma de hacer el trabajo.

3.- Nuevos o diferentes comportamientos.

4.- Aplicación de lo aprendido.


Permite medir el impacto económico que puede tener una capacitación en una empresa. Con este objetivo, Jack Phillips adapta el cálculo de retorno de inversión (ROI) al área de la formación, utilizándolo como instrumento para medir la rentabilidad que tiene una actividad formativa.

ROI (%) = Beneficios Netos del Programa Costos del Programa

Jack Phillips:

5. Costo/beneficio y retorno de la inversión (ROI)

4. Resultados:

Medir los cambios en los indicadores que impactan al negocio, provocados por la intervención. Una mejora en los indicadores del negocio no significa que se obtendrá un ROI elevado.

¿CUANTO APORTÓ?


¿Qué evaluar en resultados?

1.- Reducción de costos

2.- Disminución del ausentismo

3.- Aumento de la productividad

4.- Mejora de la calidad

5. ROI

No es aconsejable calcular el ROI en todas las Intervenciones que hagamos, sólo en aquellas que:

Por el alto impacto en los resultados del negocio. Por la cantidad de personas involucradas. Por la cantidad de dinero invertida en la intervención. Por lo estratégico de la intervención.


Cuando el valor del ROI es mayor o igual a 1, decimos que la capacitación tiene un ROI POSITIVO, ya que se financia con sus propios beneficios en el primer ciclo de aplicación. Cuando el valor de ROI es menor a 1, decimos que la capacitación tiene un ROI negativo que puede financiarse a lo largo de más de un período de aplicación.

Si medir resultados se vuelve difícil:

Una frase final ………………

Si piensa que la capacitación es cara, pruebe con la ignorancia.

Gracias por su atención!

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