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www.alcance.com.pe

Alcance Consultoría SAC

Curso: Fundamentos para la Formulación y Evaluación de Proyectos SNIP

12 de mayo de 2012 – 16 de junio de 2012

Gestión de Proyectos Enfoque PMI®

Eco. José Manuel Escobar M.

http://www.alcance.com.pe/

Alcance Consultoría SAC - Capacitación

Contenido

1. ¿Qué es el PMI?

2. ¿Qué es el PMBOK?

3. Las certificaciones del PMI

4. ¿Qué es un proyecto? En el marco del PMI

5. Triple de Restricción de un Proyecto

6. Gestión del Alcance del Proyecto

7. Gestión del tiempo del proyecto

8. Gestión de los costos del proyecto

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Lista 0.0


¿Qué es el PMI?

• El Project Management Institute (PMI®) es una organización internacional sin fines de lucro que asocia a profesionales relacionados con la Gestión de Proyectos.

• Es la más grande institución del mundo en su rubro, dado que se encuentra integrada por más de 260.000 miembros en cerca de 170 países.

• La oficina central se encuentra en la localidad de Newtown Square, en la periferia de la ciudad de Filadelfia, en Pennsylvania (Estados Unidos). Sus principales objetivos son: – Formular estándares profesionales en Gestión de Proyectos. – Generar conocimiento a través de la investigación. – Promover la Gestión de Proyectos como profesión a través de sus

programas de certificación.

05/07/2012 3

Explicación 1.0

05/07/2012 4


¿Qué es el PMBOK?

05/07/2012 6

Explicación 2.0

El PMBOK es una colección de procesos y áreas de conocimiento generalmente aceptadas como las mejores prácticas dentro de la gestión de proyectos. El PMBOK es un estándar reconocido internacionalmente (IEEE Std 1490-2003) que provee los fundamentos de la gestión de proyectos que son aplicables a un amplio rango de proyectos, incluyendo construcción, software, ingeniería, etc. Actualmente, la versión vigente es la 4ta Edición del año 2008, sin embargo, para este año se ha planificado el lanzamiento de la 5ta edición.

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Las certificaciones del PMI

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Tabla 3.0

SIGLAS Certificación Dirigida a

PMP Project Management Profesional

Profesionales en dirección de proyectos complejos con varios años de experiencia.

CAPM Certified Associate Professional

Profesionales y estudiantes que se inician en la dirección de proyectos.

PgMP Program Management Professional

Profesionales con experiencia en dirección de programas.

PMI-RMP PMI Risk Management Professional

Profesionales especializados en identificación y administración de riesgos.

PMI- SP PMI Schedule Management Professional

Profesionales especializados en elaboración y gestión de cronogramas.

PMI-ACP PMI Agile Certified Practitioner

Profesionales que aplican en sus proyectos métodos ágiles

Mayor información en: http://www.pmi.org/Certification.aspx

http://www.pmi.org/Certification.aspx

http://www.pmi.org/Certification.aspx


Certificación Project Management

Profesional (PMP)

• Para profesionales con 04 años de duración a más. • Deben cumplir con:

– 4,500 horas de experiencia en PM, durante por lo menos 3 años, en los últimos 6 años (Se documenta en el «Project Management Experience Verificatión From»)

– 35 horas de capacitación específica dirigida a los objetivos específicos del Project Management . No tiene requerimientos especiales de cuándo se debe haber tomado esa capacitación.

– La capacitación debe incluir temas de las áreas de conocimiento – Pueden ser brindadas en:

• Carreras. • Empresas de educación. • Capítulos del PMI • Registered Educaction Provider • Empleadores • Cursos a distancia.

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Requisitos 3.1


¿Cómo es el examen?

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PMP 3.2

El examen consta de 200 preguntas con la metodología de múltiple opción, a responder en 04 horas. El examen es tomado en ingles, existe una opción de traducción, pero no es recomendable Mayor información en: http://www.pmi.org/Certification/~/media/PDF/Certifications/pdc_pmphandbook.ashx

http://www.pmi.org/Certification/~/media/PDF/Certifications/pdc_pmphandbook.ashx




¿Quién toma este examen en el

Perú?

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Examen 3.3


¿Qué es un proyecto? En el

marco del PMI

• Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.

• Temporal:

– Inicio – Fin

– No necesariamente significa corta duración

– En general, esta cualidad no se aplica al producto, servicio o resultado creado por el proyecto. La mayor parte de los proyectos se emprenden para crear un resultado duradero.

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Definición 4.0


¿Qué puede generar un

proyecto?

1. Un producto que puede ser un componente de otro elemento o un elemento final en si mismo.

2. La capacidad de realizar un servicio (ejemplo: una función comercial que brinda apoyo a la producción o distribución).

3. Un resultado tal como un producto o documento (ejemplo: un proyecto de investigación que desarrolla conocimientos que se pueden emplear para determinar si existe una tendencia o si un nuevo proceso beneficiara a la sociedad).

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Definición 4.1


¿Qué es la gestión de

proyectos?

• La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.

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Definición 4.2


¿Cómo es la Gestión de

Proyectos en el PMI?

• Se logra mediante la aplicación e integración adecuadas de los 42 procesos de la gestión de proyectos, agrupados lógicamente, que conforman los 5 grupos de procesos siguientes:

1. Iniciación

2. Planificación

3. Ejecución

4. Seguimiento y Control

5. Cierre

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Explicación 4.3

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05/07/2012 18

Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento y Control Cierre N°

Integración

4.1 Desarrollar el Acta

de Constitución del

Proyecto.

4.2 Desarrollar el Plan de

Gestión del Proyecto

4.3 Dirigir y gestionar la

Ejecución del Proyecto

4.4 Supervisar y controlar el

trabajo del proyecto

4.6 Cerra el Proyecto

o Fase

4.5 Realizr el Control

Integrado de Cambios

Alcance 5.1 Recopilar Requisitos 5.4 Verificar el Alcance

5.2 Definir el Alcance 5.5 Controlar el Alcance

5.3 Crear la EDT

Tiempo6.1 Definir las

actividades.6.6 Controlar el cronograma

6.2 Secuenciar las

actividades

6.3 Estimar recursos de

las actividades

6.4 Estimar la duración de

las actividades

6.5 Desarrollar el

cronograma

Costo 7.1 Estimar los costos 7.3 Controlar los costos

7.2 Determinar el

presupuesto

Calidad 8.1 Planificar la calidad

8.2 Realizar

aseguramiento de la

calidad

8.3 Realizar control de

calidad3

RR.HH9.1 Realizar el plan de

Recursos Humanos

9.2 Conseguir el equipo

de proyecto.

9.3 Desarrollar el equipo

de proyecto.

9.4 Gestionar el equipo

de proyecto

Comunicaciones10.1 Identificar

interesados

10.2 Planificar las

comunicaciones

10.3 Distribuir la

información

10.5 Comunicar el

rendimiento

10.4 Gestionar las

expectativas de los

interesados

Riesgos11.1 Planificar la gestión

de riesgos

11.6 Monitorear y controlar

los riesgos

11.2 Identificar los

riesgos

11.3 Analizar

cualitativmente los

riesgos

11.4 Analizar

cuantitativamente los

riesgos

11.5 Planificar la

respuesta a los riesgos

Adquisiciones12.1 Planificar las

adquisiciones

12.2 Realizar las

adquisiciones

12.3 Administrar las

adquisiciones

12.4 Cerrar las

adquisiciones4

TOTAL 2 20 8 10 2 42 #

4

5

6

Grupo de Procesos de la Gerencia de ProyectosÁrea de

Conocimiento

6

5

6

3

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¿Dónde esta el grupo de proceso de Seguimiento y Control?

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Al inicio de un proyecto • La influencia de involucrados, el

riesgo y la incertidumbre son altos • Los costos de efectuar cambios son

bajos

En ejecución de un proyecto • La influencia de involucrados, el

riesgo y la incertidumbre son bajos • Los costos de efectuar cambios son

altos

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¿Qué implica gestionar un

proyecto?

• Identificar requisitos • Abordar las diversas necesidades, inquietudes y

expectativas de los interesados según se planifica y efectúa el proyecto.

• Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que se relacionan entre otros aspectos con: – El alcance – La calidad – El cronograma – El presupuesto – Los recursos – El riesgo

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Lista 4.4


¿Qué es la Oficina de Gestión de

Proyectos (PMO)?

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Explicación 4.5

• La PMO es un cuerpo o una entidad dentro de una organización que tiene varias responsabilidades asignadas con relación a la gestión centralizada y coordinada de aquellos proyectos que se encuentran bajo su jurisdicción.

• Las responsabilidades de una PMO pueden abarcar desde proveer funciones de apoyo a la gestión de proyectos hasta responsabilidad de gestionar proyectos directamente.


¿Qué es la Oficina de Gestión de

Proyectos (PMO)?

• Una función fundamental de la PMO es brindar apoyo a los Gerentes de proyecto de diferentes formas entre ellas: – Gestionar recursos compartidos por todos los proyectos

dirigidos por la PMO – Identificar y desarrollar una metodología, mejores prácticas y

normas para la dirección de proyectos. – Instruir, orientar, capacitar y supervisar. – Vigilar el cumplimiento de las políticas de normas,

procedimientos y plantillas de la dirección de proyectos mediante auditorias del proyecto.

– Desarrollar y gestionar políticas, procedimientos, plantillas y otra documentación compartida del proyecto (archivos de los procesos de la organización)

– Coordinar la comunicación entre proyectos.

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Explicación 4.6


¿Qué es la Gestión de proyecto,

gestión de programas y gestión

de portafolio?

• En organizaciones maduras en gestión de proyectos, dicha gestión se desarrolla en un contexto más amplio regido por la gestión de programas y la gestión del portafolio.

• La planificación de la organización ejerce un impacto en los proyectos a través del establecimiento de prioridades basadas en los riesgos, el financiamiento y el plan estratégico de la organización.

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Explicación 4.7

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¿Qué es la gestión de portafolio?

• Portafolio: es el conjunto de proyectos o programas y otros trabajos (actividades) que se agrupan para facilitar la dirección eficaz de ese trabajo para cumplir con los objetivos estratégicos del negocio.

• Gestión de Portafolio: se refiere a la gestión centralizada de uno o más portafolios, que incluye identificar, establecer prioridades, automatizar, dirigir y controlar proyectos, programas y otros trabajos relacionados para alcanzar los objetivos específicos y estratégicos del negocio.

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Explicación 4.7.1



programas?

• Programa: es un grupo de proyectos relacionados y gestionados de forma coordinada para beneficios y control, que no se obtendrían si se gestionaran de forma individual.

• Los programas pueden incluir elementos de trabajo relacionados que están fuera del alcance de los proyectos específicos del programa.

• Un proyecto puede o no formar parte de un programa, pero un programa siempre incluye proyectos.

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Explicación 4.7.2



programas?

• Gestión de programas: se define como la gestión coordinada y centralizada de un conjunto de proyectos para lograr los objetivos y beneficios estratégicos de la organización.

• Dentro de un programa, los proyectos se relacionan mediante el resultado común o la capacidad colectiva. Si la relación entre los proyectos esta dada únicamente por un cliente, vendedor, tecnología o recurso en común, el esfuerzo se debería gestionar como un portafolio de proyectos, en lugar de hacerlo como un programa.

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Explicación 4.7.3


Tipos de Gestión

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Tabla 4.7.4


Tipos de Gestión

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Tabla 4.7.4


¿Cuales son los objetivos del

Gerente de Proyecto y la PMO?

• El Gerente de Proyecto y la PMO persiguen objetivos diferentes y, por lo tanto, responden a necesidades diferentes: – El Gerente de proyecto se concentra en los objetivos

específicos del proyecto, mientras que la PMO gestiona cambios importantes relativos al alcance del programa que puede considerar oportunidades potenciales de alcanzar mejor los objetivos de negocio.

– El Gerente de proyecto controla los recursos asignados al proyecto a fin de cumplir mejor con los objetivos, por su parte, la PMO optimiza el uso de los recursos de la organización que son compartidos entre todos los proyectos.

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Explicación 4.8


¿Cuales son los objetivos del

Gerente de Proyecto y la PMO?

• El Gerente de Proyecto gestiona las restricciones (alcance, cronograma, costo y calidad, entre otras) de los proyectos individuales, mientras que la PMO gestiona las metodologías, normas, oportunidad / riesgo global e interdependencia entre proyectos nivel empresarial.

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Explicación 4.8.1


¿Qué diferencia la Gestión de

Proyectos y Gestión de

Operaciones?

• Operaciones:

– Las operaciones son una función de la organización que se efectúa permanentemente, con actividades que generan un mismo producto o proveen un servicio.

Ejemplo: Operaciones de producción, operaciones de fabricación, operaciones de contabilidad.

• Proyectos:

– Su naturaleza es temporal y generan un producto o servicio único.

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Explicación 4.8.2


¿Qué diferencia la Gestión de

Proyectos y Gestión de

Operaciones?

• Proyectos Gestión de Proyectos

• Operación Gestión de procesos de negocio o Gestión de operaciones.

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Explicación 4.8.2


¿Quién es el Gerente o Jefe de

Proyecto?

• El Gerente de Proyecto es la persona asignada por la organización para alcanzar los objetivos del proyecto.

• El rol del Gerente de Proyecto es diferente del de un Gerente Funcional o del de un Gerente de Operaciones. – Gerente Funcional se dedica a la supervisión

gerencial de un área técnica o administrativa.

– Gerente de Operaciones es responsable de una faceta del negocio básico.

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Explicación 4.9



Proyecto?

• Existen varias herramientas y técnicas específicas para la Gestión de proyectos, que se reconocen como buenas prácticas, sin embargo comprenderlas y aplicarlas no es suficiente para Gestionar los Proyectos de manera eficaz.

• La Gestión de proyectos eficaz requiere que el Jefe de Proyecto cuente con las siguientes características: 1. Conocimiento: Se refiere a lo que el jefe de proyecto

sabe sobre la Gestión de Proyectos

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Explicación

4.9



Proyecto?

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Explicación 4.9

2. Desempeño: se refiere a lo que el Jefe de Proyecto puede hacer o lograr si aplica los conocimientos en Gestión de Proyectos.

3. Personal: Se refiere a la manera en que el Jefe de Proyecto se comporta cuando ejecuta el proyecto o actividades relacionadas. La capacidad personal abarca actitudes, características básicas de la personalidad y liderazgo (la capacidad de guiar al equipo de un proyecto mientras se cumplen los objetivos del proyecto se equilibran las restricciones del mismo)


Triple de Restricción de un

Proyecto

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Diagrama 5


Gestión del Alcance del Proyecto

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Explicación 6.0

Es necesario diferenciar claramente el alcance del proyecto con el alcance del producto o servicio de ese proyecto

Alcance del Producto

Funciones y características del producto

Ejemplo:

Producir un celular muy liviano, innovador, con una pantalla amplia, táctil, acceso a internet, con tv HD, compatible con office, AutoCAD y otros software pesados

Alcance del Proyecto

Consiste en definir todos los procesos y el trabajo necesario para que el producto o servicio cuente con todas las funciones y características necesarias

Ejemplo:

Definir los procesos y el trabajo necesarios para producir el nuevo teléfono celular antes mencionado


Gestión del Alcance del Proyecto

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Explicación 6.0

Área de Conocimiento

Grupo de Procesos de la Gerencia de Proyectos

Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento y

Control Cierre N°

Alcance 5.1 Recopilar Requisitos

5.4 Verificar el Alcance

5

5.2 Definir el Alcance

5.5 Controlar el Alcance

5.3 Crear la EDT

La Gestión del Alcance del Proyecto: Incluye todos los procesos necesarios para garantizar que el proyecto contenga todo el trabajo requerido y solamente el trabajo requerido, para completar el proyecto exitosamente.

Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) / Work Breakdown Structure (WBS)

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Gestión del tiempo del proyecto

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Explicación 7.0


Grupo de Procesos de la Gerencia de Proyectos Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento y Control Cierre N°

Tiempo 6.1 Definir las actividades.

6.6 Controlar el cronograma

6

6.2 Secuenciar las actividades

6.3 Estimar recursos de las actividades

6.4 Estimar la duración de las actividades

6.5 Desarrollar el cronograma

La Gestión del tiempo del proyecto Incluye los procesos necesarios para lograr la conclusión de un proyecto a tiempo

A tiempo significa: • Dentro del periodo de tiempo asignado y aprobado • En las fechas acordadas para cada uno de los entregables

Cronograma acordado (equipo de proyecto) y aprobado (Sponsor)


Definir actividades

• Las actividades son más fáciles de entender y manejar.

• Las actividades deben ser nombradas con verbos.

• Partiendo de cada paquete de trabajo de nuestra EDT se descompone en las actividades que permiten obtenerlos.

• La lista de actividades y el diccionario de la EDT pueden definirse en forma secuencial o de forma concurrente.

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Explicación 7.1


Definir actividades

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Explicación 7.1


Secuenciar actividades

(relaciones lógicas)

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Explicación 7.2

Dependencias

Obligatorias (lógica dura) Son inherentes a la naturaleza del trabajo. Generalmente implican limitaciones

Discrecionales Son las que el equipo de dirección de proyecto establece. Deben usarse con mucho cuidado y deben documentarse

Externas Son las que relacionan las actividades del proyecto con actividades que no pertenecen al proyecto

No cablear sin antes haber instalado los ductos. Empastar y pintar luego del tarrajeo

No iniciar las pruebas hasta que los trabajos de limpieza hayan concluido. No instalar el mobiliaria hasta que la pintura haya secado totalmente

No alimentar con gas a los calderos hasta que Calidda i Osinergmin lo autoricen. La construcción no puede iniciar sin haber obtenido la licencia.

Ejemplos


Estimar los recursos para las

actividades

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Esquema 7.3

Actividad «XYZ»

Recurso de Trabajo: Persona Equipos

Recurso Material: Materiales

Cantidad, Tipo y

Calidad


Estimar la duración de las

actividades

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Métodos 7.4

Análisis de reserva

Lista de Riesgos Revisiones Periódicas

Estimación por tres valores

6

4 OMPE

E = esperado P = Pesimista M = Más probable O = Optimista

Estimación Paramétrica

Estimación Análoga

Juicio de expertos

Información Histórica

Juicio de Expertos


Desarrollar el cronograma

• Método de la ruta crítica

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Método 7.5

En el cronograma se calculan

Fecha de inicio temprano ES

Fecha de Finalización Temprana EF

Fecha de inicio Tardía LS

Fecha de Finalización Tardía LF

Holgura Libre (HL): Tiempo que una actividad puede retrasarse sin atrasar el inicio temprano (ES) de cualquier actividad inmediata sucesora. (HL = ESi+1-EFi-1)

Holgura u Holgura Total (H = HT): Tiempo que una actividad puede retrasarse sin retrasar la fecha planeada de termino del proyecto. (H=HT= LF-EF=LS-ES)

Holgura del Proyecto: Tiempo que puede retrasarse el proyecto sin retrasar la fecha externa de finalización

Actividad crítica: Aquella cuya holgura total es cero

Ruta crítica: Ruta cuya holgura total es cero, es decir esta formada por «actividades críticas»


Compresión del cronograma

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Concepto 7.5.1

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

Intensificación (Crashing)

Despues

Antes

• Consiste en reducir la duración de una o más actividades en la ruta crítica

• Puede requerir mayores recursos e incrementar el costo.

• Sacrifica costo por tiempo


Compresión del cronograma

05/07/2012 51

Concepto 7.5.2

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

Despues

Ejecución rápida (Fast Tracking)

Antes

• Consisten realizar en paralelo actividades que normalmente eran secuenciales.

• No siempre es posible, dependerá de las relaciones lógicas entre las actividades.

• Puede originar mayor riesgo y reproceso.


Gestión de los costos del

proyecto

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Tabla 8.0


Grupo de Procesos de la Gerencia de Proyectos

Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento y

Control Cierre N°

Costo 7.1 Estimar los costos

7.3 Controlar los costos

3

7.2 Determinar el presupuesto


Estimar los costos

• Juicio de expertos • Estimación análoga • Estimación paramétrica • Estimación ascendente • Estimación por tres valores • Análisis de reserva • Costo de la calidad • Software de estimación de costos para gestión de

proyectos. • Análisis de propuestas.

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Métodos 8.1

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Determinar el presupuesto

• Suma de costos

• Análisis de reserva

• Juicio de expertos

• Relaciones históricas

• Conciliación de límite de financimiento

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Métodos 8.2


Controlar costos

• Consiste en monitorear la situación del proyecto para actualizar el presupuesto y gestionar cambios a la línea base.

• Controlar significa anticiparse a los cambios

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Explicación 8.3

Busca Variaciones y Tomar Acción Correctiva


Controlar los costos

Gestión del Valor Ganado (EVM: Earned Value Management)

• Valor Planeado (PV)

– Es el costo presupuestado del trabajo programado

• Costos Actual o Costo Real (AC)

– Costo real incurrido

• Valor Ganado (EV)

– Es la cantidad presupuestada para el trabajo realmente completado.

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Conceptos 8.4


¿Cómo mido el Valor Ganado?

1. Hitos ponderados

2. Formula fija

3. Porcentaje completado

4. Porcentaje completado con puerta hito

5. Unidades equivlente completadas

6. Estándar ganado

7. Esfuerzo proporcional

8. Nivel de esfuerzo

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Métodos 8.4.1


Formulas

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Método 8.4.2

Variación del Costo (CV = EV – AC)

Variación del cronograma (SV = EV – PV)

Índice del rendimiento del costo (CPI = EV/AC)

Índice del rendimiento de cronograma (SPI = EV/PV)

Índice Problema Normal Ideal

CPI <1 1 >1

SPI <1 1 >1

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