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DESENVOLVIMENTO DE COMPETÊNCIAS PESSOAIS E RELACIONAIS

GESTÃO DO TEMPO

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GESTÃO DO TEMPO

A Gestão do Tempo consiste em registar, controlar e melhorar a utilização do seu tempo.

Para se compreenderem e aplicarem os princípios da gestão do tempo devemos:

• não só saber o modo de utilização do tempo•o tipo de problemas que confrontamos para utilizá-lo sabiamente, e• o que originou esses problemas.

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É como o Bruno ou como a Beatriz?

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Como controla o seu tempo?

O ponto de partida ideal para começar a melhorar o seu tempo, é determinar em que medida é que consegue controlar o seu tempo disponível.

Analisar a forma como, presentemente, utiliza o seu tempo é o primeiro passo para poder controlá-lo melhor.

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A melhor maneira de reunir informação é mantendo um diário de registos.

Após o registo dessas informações deverá examiná-las sob três aspectos:

◙ Necessidade;◙ Adequabilidade;◙ Eficiência.

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♦Necessidade - deve examinar escrupulosamente cada actividade para se certificar de que se trata de algo necessário.♦Adequabilidade – identifique qual a pessoa para desempenhar a tarefa. Existem actividades que podem ser desempenhadas por outras pessoas.♦Eficiência – “existirá uma forma de fazer melhor?” isto servirá para incentivá-lo a descobrir um modo mais rápido, a usar tecnologia mais avançada ou estabelecer formas melhores de processar as actividades contínuas.

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HORÁRIO NOBRE

Algumas pessoas funcionam melhor no início da manha.

Outras ganham mais ritmo ao início da tarde.

Sempre que possível procure planear o seu dia de acordo com o seu “horário nobre”.

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Estabelecer prioridades

Estabelecer prioridades na gestão do tempo é um processo de duas etapas:

Fazer uma lista com as tarefas que é preciso fazer, eOrdenar por prioridades os itens dessa lista.

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Método ABC

Prioridade A: aqui ficam os itens urgentes. Alguns encaixam-se aqui devido a directivas da administração, solicitações de clientes importantes, prazos rígidos ou oportunidades de sucesso ou melhoria.

Prioridade B: nesta secção ficam os itens de valor médio. Estes itens podem contribuir para a melhoria de desempenho mas não são essenciais e nem têm prazos rigorosos.

Prioridade C: esta categoria inclui os itens de valor baixo. Apesar interessantes ou agradáveis podem ser eliminados, adiados ou programados para os tempos mortos.

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Técnicas de Gestão do Tempo

Planeamento

É um processo complexo. Constitui a chave para aliviar o stress provocado pela escassez de tempo. Planear é a maneira de se estruturar o futuro. O planeamento é tipicamente de curto prazo ou de longo prazo.

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Instrumentos de auxilio no planeamento a longo prazo

Formulário de um Plano de Acção; Gráfico de Progresso; Diagrama de PERT; Calendário mestre.

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-Formulário de um Plano de Acção –

Estes formulários podem variar em complexidade. Os mais simples mostram apenas os passos requeridos para se completar um projecto. Podem ser acrescentadas informações complementares tais como data de início, data de conclusão, estimativa de custos e pessoa responsável.

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-Gráfico do Progresso –

Um gráfico de progresso demonstra a relação entre os passos a percorrer num projecto. Para ser elaborado faz-se uma lista com os passos requeridos para realizar o projecto e calcula-se o tempo necessário para cada passo. Em seguida, posicionam-se os passos ao longo de uma lista alinhada pelo lado esquerdo do gráfico, para cada passo, começando na data marcada para o início e terminando na data de conclusão desse passo. Quando terminar será capaz de ver o fluxo de passos e a sua sequência.

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- Diagrama de PERT (Program Evaluation and Review Technique)-

Trata-se de um diagrama que representa uma sofisticação acrescida no processo de planeamento. Para o elaborar faça uma lista dos passos requeridos para concluir o projecto e calcule os tempos para cada passo. Em seguida trace uma rede de relações entre os vários passos. O número do passo é colocado num círculo e o tempo estimado para completar a tarefa é colocado sobre a linha que conduz ao próximo círculo. Os passos que obedecem a uma ordem sequencial são demonstrados num único caminho para clarificar essa sequência. Os passos que podem ser tomados simultaneamente são demonstrados em caminhos diferentes.

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O diagrama de PERT demonstra não só as relações entre os vários passos de um projecto como serve também para calcular com facilidade o caminho crítico.

Trata-se do percurso temporal mais longo através da rede e identifica quais os passos essenciais para completar dentro dos prazos e para que não haja atrasos na data final de conclusão do projecto.

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Instrumentos de auxilio no planeamento a curto prazo

Os planos a curto prazo desenvolvem-se e calendarizam-se melhor numa base semanal ou diária.

Planos semanaisPlanos diáriosPlano de conferência

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Planos semanais

Um plano semanal deve descrever aquilo que se pretende concretizar até ao final da semana e as acções necessária para conseguir fazê-lo. Podem ser simples ou complexos. Depois de concluído deve manter o seu plano junto de si para consultá-lo com frequência.

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Planos diários

Uma lista de prioridades diárias é a melhor maneira de focar a atenção nos sues objectivos mais importantes. O formato da sua lista não é importante. Pode fazê-la em qualquer lado: numa agenda, numa folha de papel ou num formulário da sua autoria. Utilize a sua lista de “coisas a fazer” para esquematizar a sua rotina diária. Nela deverão constar reuniões e compromissos além do tempo necessário para realizar itens com prioridade na sua lista.

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“Para fazer” A B C Estado

Telefonar ao João sobre o calendário do novo projecto A

Fazer apresentação à direcção A

Escrever ao Samuel – incluir último relatório CReunião de equipa – pedir informações sobre o cliente Y ao António B

Enviar fotocópias ao Carlos C

Telefonar à Teresa para marcar a próxima reunião C

Telefonar à Beatriz para confirmar participantes na reunião de 2.ª feira B

Avaliação do Álvaro – lembrar Bernardo para estar presente A

Comprar bilhetes para o teatro no caminho de casa C

Reunir documentos para projecto importante A

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Plano de Conferência

Necessita de comunicar frequentemente com colegas de trabalho para obter informações que requer para o seu trabalho? Muitas vezes isso ocasiona interrupções que distraem as pessoas. Uma maneira de lidar com este problema eficazmente é través da utilização de um Plano de Conferência.

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Em primeiro lugar introduza os nomes das pessoas que consulta com frequência. Em seguida, à medida que for pensando nos assuntos que tem para discutir anote-os por baixo desse nome. Quando chegar a altura para conferenciar com essa pessoa, organize os itens da lista por prioridades.

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Desperdiçadores de tempo

Toda a gente desperdiça tempo. Faz parte da natureza humana. Algum desse tempo desperdiçado pode ser construtivo, pode ajudar-nos a relaxar ou a reduzir as tensões. Os desperdiçadores de tempo têm, normalmente, duas origens:

Internas (auto-gerados);Externas (contexto ambiental)

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Auto-Gerados Contextuais

Desorganização Visitas

Procrastinação Telefonemas

Incapacidade de dizer “Não” Correio inútil

Esperar por alguém

Reuniões não produtivas

Crises

Outros Outros

Falatório Conversas à hora do café

Perfeccionismo desnecessário Relatórios sem utilização prática

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A desorganização

É a culpada chave do tempo que se desperdiça. Os sinais evidentes da desorganização são aspecto geral da sua área de trabalho. Torna-se necessário avaliar a sua zona de trabalho:

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É eficiente?Está organizada para minimizar o esforço?O fluxo de materiais e movimentos processa-se livremente?Já pensou colocar mais próximo de si os materiais que utiliza com maior frequência?O espaço para trabalhar está desarrumado?Quanto tempo perde a procurar coisas que sabe que estão lá mas não as encontra?

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“Um lugar para cada coisa e cada coisa no seu lugar”

▓Os dossiers devem ser preparados para as actividades em curso e mantidos sempre à mão;▓Tudo o que estiver relacionado com um determinado projecto deve ser guardado num único dossier;▓Os ficheiros devem estar indexados para facilitar a consulta rápida;▓Deve manter-se um dossier para assuntos correntes tais como, correio recebido, telefonemas ou visitas e este deve ser verificado diariamente.

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Procrastinação

É a arte de adiar. Todas as pessoas adiam assuntos. De um modo geral, estas tarefas apresentam-se como entediantes, difíceis, desagradáveis ou onerosas mas contudo têm de ser feitas. Quando isto sucede tome em consideração os seguintes aspectos:

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Marque um prazo para completar a tarefa e cumpra-o;Crie um sistema de recompensa. Diga a si próprio “Quando terminar, ofereço-me uma deliciosa refeição”;Combine com alguém (um colega) para que, de uma forma rotineira acompanhe o seu processo nas tarefas que tem tendência para protelar;Trate das tarefas logo pela manhã de forma a ver-se livre delas o mais cedo possível.

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Incapacidade para dizer “Não”Utilize como abordagens oferecer uma alternativa. Em vez de dizer “Sim”, muitas vezes, tente algumas das seguintes respostas:

“Eu posso aceitar mas aquilo em que estou a trabalhar sofrerá atrasos. O seu pedido é mais importante?”;“Faço isso com muito gosto. No entanto, não posso começar sem terminar o que estou a fazer neste momento. Isso será…”;

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Desculpe mas não tenho tempo para aceitar mais trabalho. Falo consigo logo que me seja possível.”;“Agradeço a confiança depositada em mim mas, neste momento, é-me impossível encaixar mais trabalho na minha agenda. Desculpe.”;“Peço desculpa mas não posso mesmo fazer isso, já pensou pedir à…?”.

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Visitantes•Como ponto de partida limite o n.º de pessoas que convida para a sua área de trabalho.

•Quando precisar de conferenciar com um colega dirija-se ao posto de trabalho dele (a). É mais difícil convencer as pessoas a deixarem a sua área de trabalho do que você ir-se embora.

•Quando alguém inesperadamente o visitar levante-se e dialogue ficando de pé. É natural que o visitante também o faça e isso poderá encurtar a visita.

•Caso não resulte seja sincero e diga ao visitante algo como “Obrigado pela visita. Vai ter de me desculpar mas tenho que terminar este projecto.”

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Telefonemas

•Não os podemos eliminar por completo mas podemos limitar a sua duração. •Se tiver a sorte de ter alguém que possa atender as suas chamadas, estas poderão ser filtradas. •Quando estiver ao telefone restrinja o lado social da conversa. •Dê respostas breves. •Termine a conversa com cordialidade

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Correio•As cartas indesejadas chegam constantemente. •Se tiver quem lhe separe o correio forneça instruções para que organizem dois grupos: “somente informação” e “acção”, aquilo que deve ser encaminhado a terceiros e aquilo que deve ser eliminado.•O correio “somente informação” deve ser guardado para ser lido numa altura mais conveniente.•Pode poupar tempo a responder por telefone a alguma correspondência.

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Tempos de espera

As pessoas perdem demasiado tempo em esperas: nos compromissos para o arranque das reuniões, para que alguém termine alguma coisa, por aviões ou comboios ou mesmo esperas telefónicas.

Fazer uso do tempo enquanto espera é utilizá-lo de uma forma produtiva. Por exemplo:

ler a correspondência, transportar consigo um bloco e uma lapiseira para

esboçar planos e redigir cartas, e trabalhar num dossier de baixa prioridade.

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Reuniões

O tempo desperdiçado com reuniões tem duas origens:

→Reuniões marcadas por si;→Reuniões para as quais é convocado.

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Quando marcar uma reunião planeie aquilo que pretende realizar.

Limite ao máximo o número de participantes;Clarifique os pontos da agenda e avance de imediato para o objectivo da reunião;Estabeleça um tempo limite;Mantenha a discussão pertinente sumariando periodicamente aquilo que foi dito;Nomeie responsabilidades e estabeleça datas de follow up;Dê por concluída a reunião;

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Antes de participar numa reunião para a qual foi convocado:

Certifique-se de a sua presença é mesmo necessária;Em caso afirmativo, chegue à hora marcada;Esteja preparado para participar na discussão;Evite desviar-se do assunto ou prolongar-se no debate;Esforce-se por tornar a reunião produtiva;

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CrisesPodem ocorrer eventos inesperados que requerem solução imediata. Quando se adia algo que devia ter sido feito, estamos a contribuir para a criação de uma crise futura.Algumas crises estão para além do seu controlo como por exemplo:

Os prazos de conclusão pouco realistas; Prioridades que se alteram, no último minuto; Erros que alguém cometeu; Máquinas que podem avariar.

Quando isto suceder aborde a situação de forma tranquila e metódica. Não precipite uma segunda crise por não saber lidar com a primeira.

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MEIOS ELECTRÓNICOS

PARA

ECONOMIZAR O TEMPO

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TELEFONE - novos atributos

Atendedor automático de chamadas; Voice-Mail; Teclas de marcação rápida; Marcação activada por voz; Agenda Operação com mãos livres (alta voz)

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MANTER-SE CONTACTÁVEL

Reencaminhar chamadas; Pagers; Telemóveis.

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ALTERNATIVAS ÀS REUNIÕES

Conferência por telefone; Teleconferência; Videoconferência

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COMPUTADORES● Portáteis (Laptops) ou de pequena dimensão (Notebooks)● Modems - permitem ligação à Internet;● Ligação à Internet sem fios (wireless)● Scanners – importam texto ou imagens impressas em papel para o seu

PC;● Tecnologia ASR (reconhecimento da Voz) – estes aparelhos registam

a voz e através de um processador de texto convertem-na em palavras impressas

● Notepad ou Bloco de Notas – PC do tamanho de um bloco de apontamentos onde se pode utilizar uma caneta electrónica para introduzir os dados

● Organizers – servem de agenda diária. Muitos possuem calculadora, e relógio. Podemos armazenar dados, traduzir línguas estrangeiras; servir de dicionário

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OBRIGADA PELA VOSSA ATENÇÃO!