REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL

“RAFAEL MARÍA BARALT”

VICERRECTORADO ACADÉMICO

PROGRAMA: INGENIERIA Y TECNOLOGIA

PROYECTO: INGENIERIA DE GAS

UNIDAD IV

GERENCIA DE PROYECTOS

2015

Gerente de Proyectos:

El gerente de proyectos es la persona encargada de dirigir el proyecto

hacia buen puerto, este debe organizar los recursos y saber administrarlo de

manera que sean suficientes para establecer que el proyecto sea factible,

para esto el individuo encargado debe administrar tiempo, dinero personal,

materiales, energía, comunicación, para poder lograr el o los objetivos

planteados. Los gerentes de proyectos deben reunir una serie de cualidades

en las que destacan:

Líder

1. Concentrarse en el que y por que

2. Establecer la dirección y metas

3. Inspirar, motivar, e incitar creación e innovación.

Manager

1. Establecer el plan

2. Ordenar el equipo, para que cada miembro cumpla con su tarea

3. Ejecutar, controlar, gestionar y resolver problemas.

Facilitador

1. Ayudar al equipo a entender la dirección y metas

2. Asegurarse que los miembros del equipo se concentren en su

tarea

Nivel de autoridad del gerente de Proyectos en la Organización:

En toda organización un gerente de proyecto debe tener cierta

autoridad en la toma de decisiones para lograr que el proyecto sea exitoso,

este debe poseer autoridad en el personal que maneja y en los recursos que

se utilizan, ya que estos son limitados, un gerente de proyectos debe actuar

como líder para gestionar el proyecto, identificar acciones correctivas y

preventivas, evaluar el desempeño y ayudar a los trabajadores a crecer y ser

mejores, se presentan alguno de los casos en los que un gerente de

proyecto puede o no tener autoridad:

Funcional: Es la más antigua de todos los tipos de organizaciones,

consiste en la designación de un personal que ocupa cargos gerenciales o

administrativos. En las organizaciones puramente funcionales el gerente de

proyecto ejerce casi ninguna autoridad en el proyecto ya que el gerente

funcional controla los recursos del mismo.

Matriz débil: Posee características similares a las de una organización

funcional y el gerente de proyectos pasa a ser un coordinador del proyecto o

un expedidor, el cual se encarga de acelerar los procesos dictados por el

gerente funcional, para que el proyecto pueda ser finalizado a tiempo

Matriz Balanceada: No le otorga al gerente de proyectos toda la

autoridad y el mismo no dispone de fondos monetarios para disponer de los

mismos durante la ejecución del proyecto. Obtiene mayor soporte de las

áreas funcionales de la empresa.

Matriz Fuerte: El gerente del proyecto controla los recursos financieros

y dispone de los mismos. Posee un nivel de autoridad moderada y su rol en

el proyecto representa 100% de su participación sin ser designado para otras

tareas. Recibe apoyo de las áreas funcionales de la organización, existe

mejor coordinación de las actividades a pesar de que es más complejo

monitorear y controlar el proyecto.

Procesos básicos en el Manejo del Equipo Humano en situaciones

de proyecto:

El éxito de un proyecto dependerá en gran medida de la escogencia

que se haga de los recursos que formarán los grupos de trabajo. En principio

se puede guiar por los diferentes perfiles profesionales, evaluaciones por

desempeño y de trayectoria en la organización del personal potencialmente

apto.

Planificación: Se debe planificar en cuanto a la escogencia del

personal de trabajo, ya que este es el recurso más importante dentro de una

organización o empresa, estos harán que el proyecto se haga realidad, y

cuando se habla de planificar, se refiere al uso de ellos, que cantidad será

necesaria para las actividades, como será distribuido quienes serán los

encargados de cada área, y muchas cosas más.

Adquisición: Para adquirir un personal determinado para un proyecto,

se deben realizar una serie de pasos, y estos deben reunir las virtudes

adecuadas para el trabajo que se quiere realizar, las entrevistas, valoración

de la experiencia previa, así como la experticia del gerente de proyectos en

visualizar si la persona escogida reúne todos los requisitos, en ocasiones se

debe dejar llevar por lo que cree.

Desarrollo y retorno: Se habla de desarrollo y retorno, cuando se

prepara y adiestra al personal para cumplir con las tareas que se les

encomendaron, esto es deber de la empresa ya que debe preparar a cada

empleado que no conozca los procedimientos de las tareas, ni los riesgos ni

las medidas preventivas a tomar para reducir estos riesgos, luego de todo

esto el trabajador debe devolver lo aprendido, es decir, debe existir un

retorno, ya que la empresa cumplió en brindarles los conocimientos, este

está en el deber de aplicarlos para que sea beneficioso para ambas partes.

Consideraciones sobre los equipos en los proyectos:

Para una ejecución exitosa de un proyecto, la unidad técnica deberá

preparar cuidadosamente su inicio, realizar un buen arranque de acciones,

considerar las experiencias que se vayan desarrollando para realizar los

ajustes al proceso, sistematizar y dar a conocer lo logrado. Todas estas

acciones se resumen en lo que se llama, la organización para la ejecución

del proyecto. Si bien, la responsabilidad principal recae precisamente en la

unidad técnica, todos los actores involucrados y relacionados con el

proyecto, tienen responsabilidades y roles que desempeñar.

La ejecución adecuada de un proyecto depende principalmente de una

gerencia con liderazgo, un equipo técnico preparado y comprometido y de las

capacidades y experiencias del personal, usuarios y otros actores en la

ejecución de proyectos descentralizados y enfocados por la demanda.

Además, depende de que se cuente con los instrumentos adecuados para

ejecutar y el interés o disposición por recurrir a apoyo y asesoría externa.

Formación de un equipo efectivo para proyectos:

Es importante que los miembros del equipo tengan en mente que por

encima de intereses o beneficios personales, están los intereses del equipo y

por supuesto del proyecto.

La creación del equipo, desarrollar un grupo de personas para lograr

el objetivo del proyecto, es un proceso continuo. La creación del equipo

ayuda a establecer un ambiente de apertura y confianza.

Es responsabilidad tanto del gerente de proyecto como del equipo de

proyectos. La creación de equipo no se decreta, se construye y se vivencia.

Es fundamental comprender que como consecuencia de un equipo

cohesionado se propiciarán ambientes de colaboración muy importantes en

el momento en que se susciten problemas de atraso, conceptuales o del

equipo mismo que determinen crear planes de choque y en últimas invocar

sinergias de equipo.

La socialización respalda la creación del equipo, es necesario que se

fomenten situaciones que propicien la socialización en beneficio del trabajo

en equipo y por supuesto del proyecto.

Equipo a cambio de conjunto de subgrupos, es importante tanto en

clima laboral como en espacio físico, contar con un ambiente que evite la

creación de subgrupos que compitan de una manera tal, que las sinergias de

equipo y el trabajo cooperativo no sean aprovechados en beneficio del

proyecto.

Reuniones del equipo del proyecto. Es importante que este tipo de

actividades incluyan a todos los integrantes del equipo Aunque es posible

que algunas personas no puedan tomar parte, por lo menos se les debe

invitar e insistir para que participen. El hacerlo excepcionalmente con las

familias es una alternativa a considerar.

Proceso de maduración de un equipo de proyectos:

Se puede distinguir cuatro etapas, para la maduración de un equipo de

proyectos, estas son:

1. Equipo en formación

En esta parte, los miembros del equipo son relativamente

desconocidos, ya que no saben de qué manera trabaja cada individuo ni en

qué área se desenvuelve de mejor manera, es importante resaltar que la

manera en que se adapte el individuo dictaminara la socialización y

compromiso con el equipo de trabajo.

2. Equipo en expansión o en caos creativo

De igual manera en el siguiente paso, se encuentra la parte de

ejecución o de acción, por lo puede tener a confrontaciones y conflictos para

determinar quién llevara la batuta.

3. Equipo en estabilización o buscando normas

Luego de que se experimenta las confrontaciones y conflictos, llega la

parte de estabilización, en la que ya todos los miembros se conocen, por lo

que el siguiente paso es plantear ideas para la realización del proyecto.

4. Equipo en máximo desempeño

El equipo ha encontrado la forma de trabajar en donde se instancia su

máximo potencial. El equipo sabe trabajar en equipo, maximizando la

productividad y eficiencia de cada uno de los miembros.

Variables que intervienen en las relaciones humanas:

Respeto:

Dentro de un equipo de trabajo, siempre existirán diferentes puntos de

vista y maneras de abordar una situación, por lo que es importante mostrar

respeto si no se comparte ese pensamiento, ya que un equipo está integrado

por varias personas y se debe trabajar en conjunto para lograr el éxito.

Comprensión:

Aceptar a los demás como personas, con sus limitaciones, necesidades

individuales, derechos, características especiales y debilidades. La

comprensión y la buena voluntad son la clave de las relaciones humanas.

Cooperación:

Un solo individuo no puede realizar el proyecto por su cuenta, por tanto

se debe cooperar y saber cómo trabajar en equipo, reforzando las

debilidades de cada individuo y aprendiendo como realizar las cosas de

manera eficiente.

Comunicación:

Es normal que las personas en ocasiones discutan o estén en

desacuerdo respecto a una situación, es aquí donde se hace importante la

comunicación, la mejor manera de resolver los conflictos ya que se expresan

ideas, opiniones, pensamientos, y debe crearse un ambiente seguro y en el

que se pueda compartir todo lo que se piensa con respecto al proyecto.

Cortesía:

Es el trato amable y cordial, facilita el entendimiento con los demás,

permite trabajar juntos en armonía y lograr resultados. Siempre debemos ser

corteses ya que esto facilitara las relaciones con los demás trabajadores,

demostrando una actitud cordial y positiva, lo que motivara a los trabajadores

y les dará confianza.

Impacto de las tendencias organizacionales en proyectos:

La tendencia en un sentido general, es un patrón de comportamiento de

los elementos de un entorno particular durante unperíodo; la tendencia es

simplemente la dirección o rumbo del mercado, empresa, organizaciones,

casas, agrupaciones, comercios, entre otras. La tendencia organizacional

con respecto a la realización de algún proyecto tiene que ver con el análisis

de los factoresde la cultura, visión y valores.

La tendencia organizacional es el centro de la organización que está

presente en todas las funciones y acciones que realizan todos sus miembros.

La tendencia tiene que ver con lo que se esté realizando en la actualidad,

esto es lo que determinara cada paso. La tendencia establece la forma

comomarcha una empresa, ésta se refleja en las estrategias, estructuras y

sistemas. Es el origen donde el enfoque adquiere su guía de acción. El éxito

de los proyectos de evolución depende de la capacidady de la aptitud de la

gerencia para cambiar la cultura de la organización de acuerdo a las

exigencias del entorno.

Ahora bien el impacto que tienen estas tendencias en un proyecto es

relativamente alto, ya que el planteamiento de cualquier proyecto dependerá

de lo que se esté demandando en ese momento por parte de los

consumidores, y la decisión del consumidor estará basado en las tendencias,

por ejemplo un nuevo automóvil con diferentes ventajas y a un precio

accesible, será altamente demandado por lo que el gerente de proyecto debe

basarse en esto para el éxito, es decir, se debe realizar un estudio de

mercado para determinar todos estos aspectos, esto es lo más importante

para el éxito del proyecto, a partir de esto se determinara el área en que se

puede realizar el proyecto, que tipo de consumidor ira dirigido, que se hará

en el proyecto, es decir, todo estará influenciado por las tendencias.

Las fuentes de poder disponibles en situaciones de proyectos:

Poder coercitivo

Está basado en el temor los trabajadores que lo reciben, reaccionan por

temor a los resultados negativos que podrían ocurrir si no cumplieran, este

está basado en sanciones, castigos, amenaza de aplicación, lo que en

ocasiones puede generar frustración en el trabajador por verse limitado en

algunos aspectos.

Poder de recompensa

En este caso muy diferente los trabajadores cumplen con los deseos o

decisiones de otros, ya que pueden tener remuneración no solo en lo

monetario, si en forma de premio, como un objeto de valor, viaje, días de

descanso, ascenso, todo esto mueve al trabajador para realizar el trabajo La

gente cumple con los deseos o decisiones de otros, porque ello puede

producirle beneficios.

Poder legítimo.

El que una persona recibe como resultado de su puesto en la jerarquía

formal de una organización. Los puestos de autoridad incluyen los poderes

coercitivo y de recompensa. Pero, es más amplio que estos, incluye la

aceptación de la autoridad por los miembros de una organización.

Poder de expertos

Influencia que se tiene como resultado de la experiencia, habilidades

especiales o conocimientos, este se adquiere con el pasar de los años en un

puesto ya que le da la experticia de cómo manejar recursos, personal,

tiempo, entre otras.

Poder de referencia.

Se basa en los comportamientos o características personales de

alguien, que son admirados por otros.

Poder del puesto.

Concede autoridad para decidir y controlar el trabajo de los demás,

incluyendo sanciones y recompensas. Además, la distribución y asignación

de recursos. Esto tiene que ver más con la jerarquización, es decir el gerente

de proyecto tendrá más poder que un obrero, por lo que tiene derecho de

asignarle tareas y supervisar que este las cumpla.

Poder personal.

Se deriva de los conocimientos o rasgos de personalidad que le

permiten a una persona influir en el comportamiento de otras.

Poder basado en información y recursos.

Las personas que formulan las reglas que rigen el control de los

recursos, así como las que de hecho poseen, asignan y usan los recursos,

tienen poder. El que controla el presupuesto o lo administra, tendrá poder ya

que es una parte importante en la empresa y en la realización de un

proyecto, los trabajadores saben esto ya que tiene que ver con la parte de

sueldos, aquí es importante ya que los trabajadores buscan ser remunerados

en relación al servicio prestado.

Redes informales, alianzas y relaciones comerciales.

Las personas y los grupos pueden adquirir poder aumentando la

cantidad de contactos con otros, porque comparten información y les brindan

apoyo. Pueden constituir redes informales, propiciar alianzas y establecer

relaciones comerciales.

La motivación del equipo de proyecto:

Favorecer la motivación personal

Se debe dar cierta libertad a los trabajadores, brindándoles

herramientas e independencia, es decir deberían dar opiniones, realizar

propuestas de mejoramiento, y tomar decisiones basados en el conocimiento

y experiencia, comunicarse con cada miembro del equipo de trabajo es

importante ya que les da la oportunidad de intercambio de ideas, y quien

mejor para informar de lo que está sucediendo que los trabajadores que

están involucrados directamente en el proyecto.

Planificación de objetivos

Todo miembro de un proyecto debe tener claro su objetivo y este

debería ser alcanzable, cuantificable e imparcial. Si no se tiene esto claro, la

motivación irá cayendo por su propio peso. Es importante que exista un

propósito a corto plazo que se pueda cumplir, para así lograr los más lejanos.

Además, el cumplimiento de estas metas debe ser gratificado económica y

psicológicamente. Cuando un proyecto arranca, parece que no es tan

importante plantear un sistema de incentivos, por lo que suele dejarse para

fases posteriores, existiendo una pequeña laguna temporal en la que el

trabajador lo desea pero no ve satisfechos sus deseos.

Formación y futuro

Alcanzar un objetivo solo significa que podemos poner nuestro esfuerzo

en el siguiente. En un principio la motivación surge sola, pero luego necesita

ser impulsada. Pese a ello, es importante que las políticas de estímulo se

implanten desde el principio, para crear una dinámica estable y sin fisuras, es

decir la empresa debe proporcionar al trabajador con todo lo necesario para

que se forme en cuanto a las actividades que realice para desenvolverse de

mejor manera y brindar o tener resultados más efectivos.

Vertientes de la motivación:

La motivación tiene una vertiente de persistencia, que es la medida de

cuánto tiempo sostiene una persona su esfuerzo. Los individuos motivados

se aferran a una tarea lo suficiente para alcanzar su meta. Las vertientes de

la motivación pueden incluir impulsos, necesidades incentivos, expectativas,

metas, temores, presión social, auto confianza, intereses, curiosidad,

creencias.

Análisis del liderazgo en situaciones de proyecto:

El liderazgo es importante, y más aun cuando se lleva la batuta del

control de un proyecto, es decir de gerenciarlo, ya que esto involucra muchas

cosas, el control de los recursos, administración del personal, planificación

del proyecto, capital de inversión, muchas cosas que un gerente de proyecto

debe hacer, ya que fue seleccionado como líder, este debe saber cómo

comunicar a sus trabajadores lo que quiere hacer, así como también debe

dejar que estos den su punto de vista en cuanto al mejoramiento, o la

realización de cualquier actividad, debe saber cómo hacer mejor a su equipo

de trabajo, mediante la motivación, charlas individuales.

Principios del liderazgo en proyectos:

La conducta de tarea

Expresa el grado en el que el líder inicia una comunicación

descendente indicando a cada uno de sus colaboradores: Qué tiene que

hacer, cómo lo tiene que hacer, cuándo, dónde y con qué tiene que realizar

una determinada tarea. Supone, por tanto, mantener una estrecho

supervisión y control sobre el trabajo de sus colaboradores, cuidando

especialmente el cumplimiento de normas, procedimientos, estándares de

calidad, logro de metas y objetivos.

La conducta de relación

Expresa el grado en el que el líder inicia una comunicación

bidireccional, proporcionando apoyo socioemocional, reconociendo el trabajo

bien hecho, reforzando la propia estima de los empleados, interesándose por

su bienestar, implicándoles en la toma de decisiones, escuchándoles,

manteniendo una política de puertas abiertas propiciando unas buenas

relaciones humanas y preocupándose por mantener un buen clima

empresarial.

El manejo de la comunicación en proyectos:

La comunicación dentro de un proyecto es realmente importante, y su

manejo lo es más, ya que esta tiene que llegar a todas las personas que

estén involucradas en la realización del proyecto para mantenerlas

informadas de cualquier evento o suceso que se pueda presentar, no es solo

comunicarse entre los miembros del equipo de trabajo ya que existen otros

métodos de comunicación que pueden ser utilizados como medio, entre

estos se encuentran las carteleras informativas y las charlas pre trabajo.

Las reuniones son de gran importancia ya que se habla de cómo va

avanzando el proyecto, cuáles han sido los errores por parte del personal en

materia de trabajo seguro, y de cómo hacer más efectivo el trabajo, se dice

que se hará en el día y una serie de aspectos relevantes para los

trabajadores, los carteles informativos también son importantes ya que por

ser visual el trabajador puede estar siempre informado con la información

referente al proyecto y a la empresa.

De igual manera la comunicación entre los trabajadores se hace

indispensable para establecer de qué manera se hará el trabajo, quien estará

encargado del área, cuál debe ser el siguiente paso a seguir, es relevante la

comunicación dentro de un proyecto y en cualquier área de trabajo ya que

sin comunicación no puede existir el trabajo en equipo..

Bases para la construcción de un sistema de comunicación en

proyectos:

Planificación del proyecto

Objetivos bien definidos

Ambiente de trabajo agradable

Alcance del proyecto

Jerarquización de cada miembro del equipo de trabajo

Confianza entre los trabajadores

Respeto Mutuo

Personal calificado

Liderazgo

Compromiso

El manejo de conflictos en proyectos:

Los proyectos son actividades complejas en cuyo desarrollo se

involucran un sin número de personas, con diferentes conocimientos,

habilidades, creencias y modos de pensar. En estos ambientes, como en

todos aquellos en los que los seres humanos nos relacionamos, es inevitable

que se presente el conflicto.

El gerente de proyecto debe estar en la capacidad de manejar estos

tipos de conflictos, para potenciar la ocurrencia de los de primer tipo y

minimizar la de los del segundo. Para la resolución de un conflicto podemos

seguir el siguiente conjunto de pasos:

Definir el problema

Analizar sus causas

Definir objetivos para actuar

Generar alternativas

Elegir la alternativa más apta

Hacer la solución elegida, operativa.

Ponerla en práctica

Evaluar

Métodos para la resolución de conflictos:

Suavizamiento

Se debe elegir por el lado humano de las personas, trata de suavizar el

comportamiento de este, mediante la motivación diciendo que ha realizado

un trabajo extraordinario, haciéndole ver que desempeña uno de los puestos

más importante dentro de la organización, es decir reforzar lo positivo de la

persona para que se sienta valiosa.

Compromiso

Comprometerse con el trabajador, estipulando que si se cometió algún

error o se malinterpreto algún hecho, no se volverá a cometer, haciéndole a

entender que en ocasiones los gerentes de proyectos u otras personas

relacionadas al proyecto pueden equivocarse.

Confrontación

Se refiere a atacar el problema de raíz, es decir, lo que causo el

conflicto en primer lugar, confrontar al trabajador para que dé razón de lo que

ha ocurrido porque se dieron los hechos de esa manera.

Forzamiento

Es forzar al trabajador a evitar el conflicto, ya sea mediante el poder

que se tiene por poseer un cargo de mayor jerarquía en la empresa, o

simplemente porque está equivocado y el que está en lo correcto es el

gerente de proyectos.

Retiro

En algunas ocasiones es mejor retirarse, cuando se presenta un

conflicto ya que esto puede llevar a mayores problemas como peleas dentro

de la empresa, que es algo que se busca evitar, por esto se tiene que ser

sabio y saber qué hacer en este tipo de situaciones.

La negociación en proyectos:

La gerencia de proyectos debe preparar la negociación a través de un

análisis exhaustivo de las partes que participarán en esta así como de su

naturaleza. Para tal fin es necesario que se establezcan inicialmente cuáles

son los objetivos, beneficios, las fortalezas y hasta dónde es capaz de llegar

la gerencia de proyectos en el proceso negociador. Para iniciar la

negociación el equipo o profesional que participe debe tener claro hacia

dónde va y el camino para llegar allí, la cual será más efectivo a medida que

se haya manejado mayor cantidad de información en la etapa previa de

análisis y preparación.

Las estrategias de negociación podemos clasificarlas en tres tipos

según la naturaleza de sus resultados:

Negociación de suma positiva: Donde ambas partes ganan algo o

quedan satisfechas con el resultado del proceso, conocida popularmente

como ganar – ganar y en la que la cooperación entre las partes juega un

papel fundamental para alcanzar un acuerdo.

Negociación de suma cero: En este tipo de negociaciones hay un

perdedor y un ganador, la resolución del proceso necesariamente implica la

transferencia de beneficio entre las partes negociadoras.

Negociación de suma negativa: Donde ambas partes pierden, es el

tipo de negociaciones donde se toman posiciones irreconciliables.