general

Exact Globe for Windows

E-General

Version 3

CopyrightTanto el software como la documentación pueden estar sujetos a modificaciones porparte de Exact Holding B.V. sin previo aviso.

Exact no es responsable de los ejemplos incluidos y de los procedimientos descritosen este manual, así como de cualquier daño provocado cualquiera que sea sunaturaleza.

El propietario de la licencia tiene prohibido utilizar o copiar el software paracualquier otro propósito distinto a los recogidos en el contrato de la licencia.

No se permite reproducir parte de la documentación y/o transmitirla a través decualquier medio de impresión, fotocopia, microfilm u otro, sin el previoconsentimiento escrito de Exact.

Copyright Exact Holding B.V.

Exact Software es una marca registrada de Exact Holding B.V.

Agosto 1998, Madrid, HBE0000ES

Contenido

Contenido

Introducción 1Acerca del manual 3Utilizar el software 4

1 Introducción a E-General 91.1 Contenido de esta sección 111.2 El software en E-General 111.3 Módulos de E-General 12

2 Instalación 132.1 Introducción 152.2 Procedimiento 152.3 Requisitos del hardware y del software 152.4 Instalar Exact Globe for Windows 162.5 Procedimiento de instalación 182.6 Server component monitor 222.7 Estructura del directorio 272.8 Optimizar el sistema 292.9 Actualizar el software de Exact 312.10 Modificar la licencia 322.11 Modificar la licencia 332.12 Comenzar Exact Globe for Windows 342.13 Comenzar Exact con E-Seguridad 342.14 Trabajar con menús 352.15 Definir menús de usuarios 372.16 Trabajar con cuadros de diálogo 392.17 Salir de Exact Globe for Windows 42

3 Crear empresas 433.1 Introducción 453.2 Crear empresas utilizando el asistente de la empresa Exact 453.3 Abrir empresas 463.4 Introducir datos de empresa 483.5 Copiar empresas 483.6 Cerrar empresas 493.7 Eliminar empresas 49

4 Convertir empresas 514.1 Introducción 534.2 Se requiere la versión antigua de Exact software 534.3 ¿Qué no puede convertirse? 534.4 Modificaciones en las estructuras del paquete en Exact Globe for Windows, version 3 544.5 Implicaciones para el acuerdo de mantenimiento 544.6 Diversos 554.7 Preparando la conversión 554.8 Convertir empresa por empresa 554.9 Controles generales 554.10 Controles por paquete 56

Contenido

4.11 Ejecutar el asistente de conversión 574.12 Conversión del fichero de registro 604.13 Acciones después de la conversión 604.14 Implementar los cambios indicados 604.15 Examinar los parámetros y formatos 604.16 Restaurando copias de seguridad 614.17 Crear usuarios y conceder derechos 614.18 Listado de explicaciones de los mensajes de error 61

5 Conversión al euro 655.1 Introducción 675.2 UEM y el euro 675.3 Consecuencias del euro 685.4 Exact y el euro 685.5 Cómo le afecta el euro 695.6 Consejo de Exact Software 725.7 Cambiar al euro en Exact 725.8 Introducción al Euro Wizard 745.9 Preparación para procesar el Euro Wizard 745.10 Procesar el Euro Wizard 755.11 Su sistema contable después de procesar el Euro Wizard 775.12 La moneda y el euro 785.13 Crear entradas 835.14 Trabajar con la calculadora de euros 845.15 Procesar 855.16 Listados 855.17 Documentos oficiales 875.18 Introducción al Euro Conversion Wizard 895.19 Preparación para procesar el Euro Conversion Wizard 895.20 Procesar el Euro Conversion Wizard 905.21 Mensajes, avisos y acciones a tomar 915.22 Glosario del Euro 965.23 ¿Más preguntas? 98

6 Trabajar con distintos idiomas 996.1 Introducción 1016.2 Procedimiento 1016.3 Trabajar con distintas descripciones de datos maestros 1016.4 Definir interface 102

7 Definir parámetros de empresa 1057.1 Introducción 1077.2 Procedimiento 1077.3 Definir parámetros generales 1077.4 Crear una tabla periodo-fecha 108

8 Definir parámetros del usuario 1118.1 Introducción 1138.2 Procedimiento 1138.3 Definir parámetros del usuario 113

Contenido

9 Imprimir y exportar 1159.1 Introducción 1179.2 Procedimiento 1179.3 Definir los diseños 117E-Formato para Windows 1189.4 Enlazar diseños 1229.5 Definir las impresoras del usuario 1229.6 Imprimir y exportar 1239.7 Imprimir 123Exportar 124

10 Listados y selecciones 12710.1 Introducción 12910.2 Procedimiento 12910.3 Utilizar selecciones 12910.4 Utilizar listados estándar 13110.5 Utilizar presentaciones gráficas 13110.6 Trabajar con informes 132

11 Proteger datos 13511.1 Introducción 13711.2 Procedimiento 13711.3 Proteger el hardware 13711.4 Proteger la red y el sistema operativo 13811.5 Proteger con una copia de seguridad 14011.6 Proteger con E-Seguridad 14211.7 Trabajar con E-Seguridad 14311.8 Procedimiento para crear usuarios 14511.9 Procedimiento para crear grupos de usuarios 14711.10 Procedimiento para ceder derechos 14911.11 Prioridad para ceder derechos 150

12 Organizar datos maestros 15312.1 Introducción 15512.2 Procedimiento 15512.3 Borrar datos maestros 15512.4 Renumerar datos maestros 15612.5 Añadir campos e índices 157

13 Utilizar los servicios de atención al cliente 16113.1 Introducción 16313.2 Procedimiento 16313.3 Trabajar con las funciones de servicio al cliente 16313.4 Llamar a “ayuda al cliente” de Exact 164

14 Exact Enciclopedia 16714.1 Acreedor 16914.2 Acuerdo de precios 17114.3 Albarán de entrega 17414.4 Almacén 17614.5 Amortización 176

Contenido

14.6 Archivar 17914.7 Artículo 18014.8 Artículo de fabricación 18314.9 Asiento 18414.10 Asiento de compra 18814.11 Asiento de venta 19314.12 Asiento inverso 19814.13 Asiento recurrente 19814.14 Autorización 19914.15 Balance 20014.16 Balance de apertura 20114.17 Base de datos de la cartera de clientes 20614.18 Centro de coste 20714.19 Clasificación de cuentas 20814.20 Codificación 20914.21 Código adicional para un artículo 21114.22 Código anulación 21214.23 Código factura 21314.24 Comprador 21514.25 Comprobación de caja 21514.26 Comprobación periodo-fecha 21614.27 Conciliación bancaria 21714.28 Condensación 21714.29 Confirmación de pedido de venta 21814.30 Consolidación 21914.31 Consulta rápida 22114.32 Contrapartida 22214.33 Control de clientes 22314.34 Control de consistencia 22514.35 Copia de seguridad 22614.36 Cotización 22714.37 Cuenta bancaria 22814.38 Cuenta del libro mayor 23114.39 Descuento 23514.40 Deudor 23614.41 Diario 23914.42 Diferencia en pagos 24014.43 Diseño 24114.44 Ejercicio contable 24214.45 Emparejar 24314.46 Empresa 24514.47 Entrega 24514.48 Estado de pérdidas y ganancias 24714.49 Estado de saldos 24714.50 Existencias 24814.51 Existencias iniciales 25214.52 Factura 25314.53 Factura de compra 25614.54 Facturación de mostrador 258

Contenido

14.55 Fases del proceso de venta 26014.56 Fecha de vencimiento 26414.57 Fórmula de propuesta de compra 26514.58 Formulario de pedido de compra 26614.59 Gestión de contactos 26814.60 Grupo del artículo 27014.61 Hoja de distribución de costes 27314.62 Informe de archivo 27614.63 Informe de asientos 27814.64 INTRASTAT 27914.65 ISO 28014.66 IVA 28114.67 Línea de crédito 28614.68 Lista de materiales 28714.69 Lista de precios 28914.70 Listado cronológico de deudores/acreedores 29114.71 Listado de ventas UE 29214.72 Localización dentro del almacén 29414.73 Método de valoración de existencias 29514.74 Modificación de precios 29714.75 Moneda 29814.76 Nota de recibo 30014.77 Notificación 30114.78 Operaciones intraempresa 30214.79 Operación 30414.80 Partida pendiente 30414.81 Pedido de compra 30714.82 Pedido de venta 31014.83 Pedido en espera 31214.84 Pedido proforma 31414.85 Periodo 31514.86 Precisión 31614.87 Presupuesto 31714.88 Recargo de crédito 31814.89 Recargo de equivalencia 31914.90 Recibo 31914.91 Registro de facturas 32114.92 Registro de Serie/lote 32114.93 Revalorización de existencias 32314.94 Revaluación 32414.95 Sistema financiero de activos 32614.96 Subcuenta 32814.97 Unidad de coste 32914.98 Unidades y paquetes 330

Indice 333Indice según función 335Indice alfabético 337

Contenido

Introducción

2 zz Introducción

Introducción zz 3

Acerca del manualEste manual describe los pasos necesarios para instalar y mantener el sistema decontabilidad de Exact Globe for Windows. La documentación está basada ensituaciones de trabajo cotidianas.

El contenido de la documentaciónLas secciones principales son “Introducción a la aplicación”, “El proceso contable” yla “Enciclopedia Exact”. Estas secciones proporcionan información a diferentesniveles. A continuación las describiremos brevemente :

• Introducción a la aplicación (capítulo 1)

Es un listado general de la aplicación que servirá especialmente para losusuarios que lo utilizan por primera vez. Este capítulo contiene un listado de lasdistintas versiones del software y de los módulos que se pueden utilizar paraampliar la funcionalidad.

• El proceso contable (otros capítulos)

Las secciones comprendidas entre la Introducción de la aplicación y laEnciclopedia Exact describen el proceso contable. Los pasos se registran en unorden lógico y se basan en situaciones normales. Se han incluido muchosejemplos sobre tareas habituales en la empresa.

En cada capítulo, encontrará una explicación general y una explicación de lasfunciones que se utilizan. Incluyendo las descripciones de campos.

• Enciclopedia Exact

Â�La Enciclopedia Exact se incluye en el texto de ayuda y en el manual deE-General.

La Enciclopedia Exact se considera una impresión escrita del conjunto de ExactGlobe for Windows, exceptuando funcionalidades como el control de accesp delusuario. Le permite conocer rápidamente el software y le proporciona una rápidainformación acerca de los términos contables utilizados en Exact. LaEnciclopedia Exact es un complemento a la descripción del proceso, por lo quedurante la descripción del proceso contable, encontrará muchas referencias a laEnciclopedia Exact.

Â�Parte de la información se relaciona con otros paquetes que quizás no tenga.Esta información puede ser conveniente, por ejemplo, si se plantea utilizarotros paquetes en el futuro. Tenga en cuenta que Exact software es unsoftware integrado : las aplicaciones suelen estar relacionadas, y a menudoes posible volver a utilizar los datos que fueron introducidos en otropaquete.

4 zz Introducción

� 0�Funcionalidad crucialExiste un número de campos y funciones que tienen una importancia crucial. En ladocumentación se indica con un símbolo de bomba. La funcionalidad en cuestióntendrá un efecto amplio y normalmente irreversible sobre los datos de la empresa y/olos procedimientos de trabajo. Antes de utilizar funcionalidad crucial, lea lainformación disponible detalladamente.

Referencias a las funcionesEn el texto, las funciones se representan por “trayectos”. El trayecto le muestra lamanera de acceder a la función. Los trayectos se muestran de la forma siguiente :

• Nunca se menciona la opción [Menú], a no ser que un determinado parámetro defunción se trate ampliamente.

• Las referencias a los parámetros y a los archivos maestros siempre comienzanpor [Parametrización empresa].

• La opción [Menú]nunca se menciona si se hace referencia a una función que seencuentra en el menú del manual que está leyendo.

Ejemplo En el manual E-Contabilidad, la consulta rápida para deudores se denominacomo [Deudores, Consulta rápida] y no como[Contabilidad, Deudores, Consultarápida].

• Los trayectos que no se incluyen en la documentación se representan al otro ladodel paquete.

Ejemplo En el manual E-Facturación, la función de consulta rápida para deudores enE-Contabilidad se denomina como [Contabilidad, Deudores, Consulta rápida].

Utilizar el softwareExact Globe for Windows utiliza una funcionalidad estándar para Windows. Paramás información, consulte el manual de Windows.

La ayuda en pantallaEn Exact Globe for Windows es posible solicitar un texto de ayuda haciendo click en

o presionando la tecla <F1>. La mayoría de la ayuda, que se muestra en lapantalla ofrece una explicación de la función activa en este momento. Si solicita untexto de ayuda cuando no hay ninguna función activa determinada, se mostrará uníndice. Así, puede recuperar información de una materia en particular simplementepulsando sobre ella.

[Menú, Editar]Exact para Windows siempre incluye el menú [Editar], que puede utilizar paramover la información de un lugar a otro mediante portapapeles.

Introducción zz 5

Las opciones [Copiar] y [Pegar] le permiten colocar la información que necesita sergrabada varias veces en el portapapeles y recuperarla otra vez. Así, no tendrá queintroducir la misma información cada vez sino que puede recuperarla las veces quequiera con el portapapeles.

EjemploDesea añadir la nota “Entregas rápidas vía DHL” a todos sus deudoresimportantes. Seleccione el primer deudor en [Parametrización empresa,Contabilidad, Datos deudor, Deudores] e introduzca la nota. Seleccione la nota ycolóquela en el portapapeles. Seleccione un nuevo deudor, repare la ventana de lanota y pegue el texto del portapapeles. Repita la operación con todos los deudoresque desee.

Â�Cada vez que se copian nuevos datos en el portapapeles, los datos escritosanteriormente se borran. Cuando salga de Windows o apague su ordenador, elportapapeles se vacía.

El menú [Editar] contiene las siguientes funciones :

• [Editar, Deshacer]

Para rehacer el último cambio o la información que introdujo, seleccione[Editar, Deshacer] (o presione <Ctrl>+<Z>). La función funciona en la mayoríade los campos de texto, y a un nivel único : al comenzar la función una segundavez, el primer resultado se deshace.

• [Editar, Copiar]

Sirve para copiar los datos de Exact en el portapapeles, por ejemplo, unadescripción en una pantalla de entrada de datos. Primero, seleccione ladescripción y después [Editar, Copiar] (o presione <Ctrl>+<C>). La descripcióndesaparece de la pantalla.

• [Editar, Cortar]

Para trasladar los datos de Exact al portapapeles, por ejemplo, la descripción deuna pantalla de entrada. Primero seleccione la descripción, y después [Editar,Cortar] (o presione <Ctrl>+<X>). La descripción se borra de la ventana y secoloca en el portapapeles.

• [Editar, Pegar]

Para copiar datos desde el portapapeles de Exact, por ejemplo, a una pantalla deentrada. Sitúe el cursor en el punto de inserción requerido y seleccione [Editar,Pegar] (o presione <Ctrl>+<V>). La descripción no se borra del portapapeles.

• [Editar, Buscar]

Para solicitar un listado de opciones. Sitúe el cursor en el campo y seleccione[Editar, Buscar] (o presione <F5>).

6 zz Introducción

Estructura del menúCada paquete de Exact Globe for Windows tiene su propio menú. Cuando deseeutilizar una función en particular tendrá que ir al menú correspondiente.

EjemploPara activar una función de consulta rápida de deudores en E-Contabilidad,seleccione primero [Menú, Contabilidad]para obtener el menú E-Contabilidad.Después seleccione [Deudores, Consulta rápida].

Â�Introduzca sus datos maestros en [Menú, Parametrización empresa].

Botones estándarEstos botones tienen la misma función en todo el conjunto de Exact Globe forWindows :

para crear una nueva empresa.

para abrir una empresa ya existente.

para imprimir listados, etc.

para exportar información a un archivo.

para recuperar información sobre el programa.

para añadir una línea en un archivo.

para borrar una línea desde un archivo.

para deshacer el último paso (acción)

para cerrar un valor una vez que se ha introducido, así no puede cambiarse en otras funciones.

para (des)activar columnas en funciones de entrada.

Es posible, por ejemplo, desactivar columnas (como “Ejerc.contable” o“Unidad coste” en el diario de venta) para asegurar que se utiliza siempre elvalor preferente. Esto facilita la entrada.

ir al primer /anterior /siguiente / último dato

Las distintas pantallas y ventanas puede contener botones para acciones y funcionesespecíficas. La descripción que se muestra sobre el botón, explica para qué sirve elbotón. Cuando sea necesario, éstas se describen para determinadas funciones.

Introducción zz 7

Buscar datosEn muchas funciones es necesario introducir datos que se han creado o introducidoanteriormente. Por ejemplo, cuando anote un asiento, debe seleccionar un código deIVA y una cuenta del libro mayor. Se puede obtener un listado de opciones con

todos los datos disponibles haciendo click en o presionando <F5>.

Por defecto, la información sobre la lista de opciones se busca por código. Puedeseleccionar otra búsqueda presionando <F6>. Así, puede, por ejemplo, cambiar unabúsqueda por número de deudor por una búsqueda por código de deudor. Se puederecuperar la búsqueda anterior presionando <Shift>+<F6>.

Â�Si no está disponible la tecla de búsqueda requerida, puede añadir una columnaa la lista de opciones. Haga click con el botón derecho del ratón una vez esté enla barra de título de la lista de opciones. Después, seleccione “Insertar columna”y seleccione la tecla de búsqueda que desea.

Ejemplo Es la forma en que puede añadir una columna en “Categoría” en la lista deopciones de deudores.

Introducir datosConsejos para introducir datos :

• Algunos datos son obligatorios. Si no los introduce o los introduce mal, elcampo se pondrá rojo. Si hace click con el botón derecho en ese campo, elsistema muestra porqué es incorrecto.

• Si introduce únicamente el día en un campo de fecha, el resto se introduceautomáticamente. Se utilizan el mes y año de la fecha de archivo.

Ejemplo En septiembre de 1997, introdujo “27” en el campo de fecha. La fecha serácambiada a 27-09-97.

• Con otros botones de opción : solamente puede seleccionar una de lasopciones. Si selecciona (=activa) una opción, las otras se desactivanautomáticamente. En el cuadro de diálogo siguiente, al activar la opción de“Pantalla” se desactiva automáticamente la opción “Impresora”.

• Los casillas de control : activa el campo marcándolo y lo desactívelo

suprimiendo la marca.

8 zz Introducción

1 Introducción a E-General

10 zz Introducción a E-General

Introducción a E-General zz 11

1.1 Contenido de esta secciónEsta sección incluye:

• Un listado general de los pasos a seguir para trabajar con el sistema de softwareen E-General.

• Una enumeración de los módulos que se pueden añadir a E-General para haceruso de todas sus funciones (p.e. E-Seguridad y E-Informes)

1.2 El software en E-GeneralLa siguiente sección de este manual explica, en general, el momento en que algunospasos deben o pueden realizarse. Algunos de estos pasos se pueden realizar de unamanera diferente, o se pueden omitir si no se quiere utilizar dicha función. Esto seaplica a temas que no están directamente relacionados con E-General, como lasfunciones de imprimir y la de copia de seguridad, cómo trabajar con idiomasextranjeros y como crear listados y selecciones.

Instalar Exact Globe for WindowsAntes de instalar Exact, examine los requisitos para el hardware y el software. Sepuede seleccionar una instalación completa (la cual hace posible realizar lainstalación de Exact desde la red) o una instalación de la terminal. Si no estásatisfecho con el resultado hay una sección para optimizar su sistema.

Crear una empresaAntes de que pueda empezar a usar Exact es necesario crear una empresa. Unaempresa es una unidad que contiene su sistema contable. Si necesita crear variasempresas con parámetros similares se puede copiar un de otras.

Definiendo parámetrosUna empresa de demostración es sustituida por el software de Exact, el cual se puedeutilizar para poner a prueba varios parámetros. Hay una diferencia entre losparámetros de la empresa, los que se aplican a toda la empresa y los parámetros delusuario, que sólo se aplican a algunos usuarios en particular, sin hacer caso a losusados en la empresa. Un ejemplo de los parámetros de una empresa son las tablasperiodo-fecha y tipos de cuentas bancarias. Un ejemplo de los parámetros delusuario son los colores y las impresoras. Tanto los parámetros de la empresa comolos del usuario se incluyen en este manual.

Antes de que pueda utilizar su empresa debe definir los parámetros de la aplicación eintroducir los datos maestros. Los parámetros de la aplicación son los parámetrosque se tienen para cada aplicación. Los parámetros del IVA son ejemplos de losparámetros de la aplicación de E-Contabilidad y los parámetros de las facturas demostrador son ejemplos de los parámetros de la aplicación de E-Facturación.Ejemplos de los datos maestros son la cuenta general y la información dedeudores/acreedores. Para más información véanse los manuales de la aplicación.

12 zz Introducción a E-General

Información adicionalUna vez que se ha definido la empresa, los parámetros de la aplicación y losparámetros del usuario, puede empezar a utilizar los paquetes de Exact Globe forWindows. Este manual también incluye información de algunos epígrafes generales,que no son tratados en los manuales. Unos ejemplos son el uso de los listados,funciones de mantenimiento y la eliminación de datos maestros.

1.3 Módulos de E-GeneralEsta sección describe brevemente los distintos módulos que se pueden utilizar paraaumentar las opciones disponibles en E-General.

E-SeguridadSu sistema contable es la columna vertebral de la empresa y contiene informaciónmuy valiosa. E-Seguridad es una herramienta de total protección que evita un uso noautorizado de Exact. Vd. puede utilizar E-Seguridad para controlar accesos yderechos de los usuarios. El control de acceso no solo incluye el acceso a Exact sinoque también incluye las rutas, las funciones y las empresas o grupo de empresas.También puede definir, leer, escribir y borrar derechos. Véase 11.6 Proteger conE-Seguridad.

E-RenumerarLa información maestra se identifica por códigos únicos. Por ejemplo, dos deudorescon el mismo nombre son diferenciados por su código personal. Si desea modificaresos códigos es necesario E-Renumerar. O puede que quiera cambiar los códigos siquiere revisar su sistema de código de artículo o si no se puede instalar un códigonuevo (p.e. entre códigos de datos maestros 1002 y 1003). Véase 12.4 Renumerardatos maestros.

E-InformesEl generador de informes le permite crear listados de acuerdo a sus requisitos. Losmódulos de E-Informes están disponibles en todos los paquetes de Exact. Véase 10.6Trabajar con informes.

2 Instalación

14 zz Instalación

Instalación zz 15

2.1 IntroducciónEste capítulo muestra cómo preparar el software de Exact para que funcione en suordenador. Después de la instalación puede iniciar el programa y crear una empresa.

2.2 Procedimiento• Antes de instalarlo examine si la configuración de su sistema cumple los

requisitos de Exact. Véase 2.3 Requisitos del hardware y del software.

• Instale el software y los archivos de demostración en su disco duro o en la red.Véase 2.4 Instalar Exact Globe for Windows.

En este capítulo también se incluye:

• La estructura del directorio que se crea durante la instalación estándar de ExactGlobe for Windows.

• Cómo optimizar el funcionamiento del sistema.

• Cómo actualizar Exact o cambiar su licencia.

2.3 Requisitos del hardware y del software

Hardware Requisitos mínimosOrdenador • PC con un procesador Pentium

• 16 Mb memoria interna

• Cliente NT: 32Mb

Disco duro El tamaño requerido del disco depende de la composición de su licencia ydel número de empresas con las que trabaje. Si Vd. tiene un sistemaindependiente con un paquete individual (p.e. E-contabilidad), y unaempresa individual, al menos necesitará 55 Mb. En un sistema con variosusuarios, varias empresas y una licencia completa se necesitarán 250 Mb omás.

Periférico CD-ROM.

Pantalla (Super) pantalla VGA (800 * 600).

Ratón Microsoft o compatible.

Impresora Se recomienda utilizar una impresora láser.

Software Requisitos mínimosTrabajar entorno ala red o fuera de lared.

• Microsoft Windows 3.1

• Microsoft Windows para trabajos de grupo

• Microsoft Windows 95

• Microsoft Windows NT, versión 3.5 o mayor

16 zz Instalación

Software Requisitos mínimosServidor entorno ala red.

• Microsoft Windows NT, versión 3.51 o mayor.

• Novell Netware 386, versión 3.12 o 4.0

2.4 Instalar Exact Globe for WindowsAntes de comenzar una instalación debe examinar lo siguiente:

• Debe tener espacio suficiente en su disco para instalar Exact Globe forWindows. Además, su sistema debe reunir los requisitos de Exact. Durante lainstalación necesitará el doble de espacio en su disco del requerido para ejecutarel programa. Véase 2.3 Requisitos del hardware y del software.

• Si se instala en un servidor Novell Netware, debería estar conectado al servidorNovell como Supervisor. Si se instala en un servidor NT, debería conectarsecomo Administrador y utilizar la terminal del servidor, no puede instalarlo desdecualquier terminal.

• Debe contar con suficientes derechos cuando instale el software de Exact en unared. Cuando instale un motor de base de datos en un servidor Novell Netware,debería estar conectado al servidor Novell como Supervisor y tener todos losderechos de Supervisor. Cuando instale un motor de base de datos en unservidor NT, debería estar conectado como Administrador y tener los derechosde Administrador.

• Durante la instalación debe tener a mano el CD-ROM y la licencia de softwareadquirido.

• Durante la instalación se puede optar por instalar Excel Add-in, a condición deque esta opción esté incluida en la licencia. Esto implica a las instalaciones enlas terminales y a las instalaciones estándar.

• Antes de la instalación debe cerrar todos los programas de Windows.

Tipos de instalaciónCuando ha introducido sus datos de licencia, puede optar por una instalación de red(con una instalación opcional de la terminal) o una instalación normal (único usuarioen un PC autónomo).

Instalación zz 17

Mediante una instalación normal, todos los archivos se ubican en el disco duro delPC. Mediante una instalación de red, se crea el directorio adicionalEXACRW2\SYSTEM. Cada usuario que quiere hacer uso de la instalación de redpuede comenzar una instalación de red ejecutando SETUP.EXE. en este directorio.La ventaja de una instalación de red es que a la mayoría de los archivos se accedevía red. En el disco duro de la terminal, sólo se utilizan cierto número de archivos delos directorios WINDOWS, WINDOWS\SYSTEM y WINDOWS\CRYSTAL.

Â�Una instalación de red no tiene por qué ser una instalación de multi-usuario. Si,por ejemplo, su disco duro del PC no tiene espacio suficiente para unainstalación normal, el software puede instalarse en una unidad de disco de redutilizando la instalación de red, entonces puede preparar su PC para utilizar elsoftware de Exact vía la red, siempre y cuando se realice una instalación determinal.

Â�Si tiene una licencia para multi-usuario, también puede instalarse un componenteservidor de Btrieve y un Scalable SQL .

Â�Si opta por una instalación de red, debería realizarse una instalación en todasaquellas terminales en las que se va a utilizar el software.

Â�Con una instalación en las terminales es posible instalar Excel Add-in.

Â�Puede deshacer, en cualquier momento, la instalación de Exact Globe forWindows haciendo doble click en “Desinstalar Exact Software” en el grupo deprograma de Exact Globe for Windows (o el grupo en el cual instaló ExactGlobe for Windows).

18 zz Instalación

2.5 Procedimiento de instalaciónÂ�Durante el procedimiento de instalación puede hacer click en “Anular” en

cualquier momento para parar la instalación.

Â�La mayoría de los CD-ROM ejecutarán AUTOSTART, que ejecutaráautomáticamente SETUP.EXE. Sin embargo, no todos los CD-ROMs lo hacen,en cuyo caso tendrá que seguir los pasos que se describen a continuación.

1. Inserte el CD para la instalación en la disquetera del CD-Rom.

2. Seleccione [Archivo, Inicio] en “Programa Maestro” si utiliza Windows 3.1. Siutiliza Windows 95, seleccione [Inicio, Ejecutar].

3. Escriba la unidad de disco correspondiente al CD-ROM y el comando“SETUP.EXE”. Después haga click en “OK”. El programa de instalación seiniciará.

Ejemplo La unidad de disco correspondiente al CD-ROM es la “D”. Debería introducir:“D:SETUP.EXE”.

Â�Si Vd. no conoce la unidad de disco correspondiente al CD-ROM pulse“Examinar”. y escriba la letra correcta de su disco en “Udades.de disco” ypulse “SETUP.EXE”.

4. Seleccione el lenguaje que desea utilizar durante la instalación y pulse“Continuar”.

5. Aparecerá la pantalla de bienvenida de Exact Globe for Windows. Pulse“Siguiente”.

6. Es posible leer información sobre la instalación o leer las Notas de la Versiónhaciendo click en el icono en cuestión. Si desea continuar con la instalaciónhaga click en “Siguiente”.

7. Aparecerá la pantalla “Entrada licencia” . Copie la información tal y comoaparece en su licencia y pulse “Siguiente”. Los datos de licencia se componen deun número de control, un número de licencia, un nombre de licencia y un códigode licencia. Para ir al siguiente campo pulse la tecla <Tab> o haga click en elcampo en cuestión.

Â�Preste especial atención al uso de mayúsculas y a la puntuación. Si cometeun error en la información de la licencia deberá introducir de nuevo elcampo.

8. En la pantalla que aparece a continuación se deben introducir los números deopción y la clave de acceso utilizada en el certificado de licencia. Los númerosde opción determinan la composición de su licencia. Pulse <Tab> después deintroducir cada número.

Â�Los números de comprobación aparecen automáticamente. Si éstoscoinciden con los números de su certificado de licencia quiere decir que haintroducido correctamente la información.

9. Finalmente, introduzca la clave de acceso y pulse “Siguiente”. Se examinaránlos datos de la licencia.

Instalación zz 19

Instalación de red1. Haga click en “Instalación de red” en “Tipo de instalación” para la instalación

de red.

2. Verifique sus derechos y confirme que no hay otros usuarios trabajando en elservidor durante la instalación.

Â�Si tiene una licencia para varios usuarios, se puede instalar, si se requiere, uncomponente servidor de Btrieve y un Scalable SQL. Btrieve y Scalable SQL sonmotores de la base de datos que controlan la información que se crea en Exact.Deben instalarse ahora, a no ser que ya estén instalados.

3. En la pantalla “Determinar tipo de instalación”, seleccione el tipo de servidor(motor) en el cual se quiere instalar marcando la opción correspondiente.

Â�Si instala el software de Exact en una red, debe contar con suficientesderechos. Si instala una base de datos y el software de Exact en un servidorNovell Netware, debe tener todos los derechos de Supervisor. Si instala unmotor de la base de datos y el software de Exact en un servidor NT, debetener todos los derechos de Administrador.

Â�Si se instala en un servidor NT, debería especificar que protocolo se utiliza,IPX/SPX o TCP/IP. Para averiguar que protocolo debe utilizarse seleccione[Inicio, Ejecutar, Parámetros, Panel de Control, Red] en la lengüeta deConfiguración. Si instala un servidor Novell Netware, sólo se podrá trabajarcon los protocolos de la red IPX/SPX.

Â�Si se instala en un servidor Novell Netware, debería asegurarse de queninguno de los archivos Btrieve está protegido contra la escritura. Además,debería crear una ruta de acceso al volumen SYS del servidor. Debeconectarse al servidor Novell y tener todos los derechos de Supervisor.

4. En la pantalla “Método de instalación”, indique cómo quiere instalar ExactGlobe for Windows y haga click en “Siguiente”. El programa de instalaciónbuscará los componentes instalados anteriormente.

Con una instalación “Estándar”, los archivos de demostración se instalanautomáticamente. Si no quiere instalar los archivos de demostración, seleccione“Compacta” o “Avanzada”. Haga click en “Buscar” si quiere modificar eldirectorio de instalación.

Â�Si escoge “Avanzada”, puede seleccionar los componentes que quiereinstalar. También puede optar por instalar sólo el componente del servidor.Puede examinar si hay suficiente espacio disponible en el disco para lainstalación seleccionada. Utilice “Unidad de disco” para examinar si hayotra unidad disponible con suficiente espacio en el disco.

Â�Es aconsejable seleccionar el método de instalación “Estándar” y nocambiar el directorio de la instalación. De esta forma será más fácil localizarlos archivos y directorios en caso de actualización.

5. Si optó por le método de instalación “Estándar” o si seleccionó los archivos dedemostración en “Avanzada”, puede indicar dónde quiere instalar los archivosde demostración. Haga click en “Siguiente” para aceptar el directorio o hagaclick en “Ajustar” para seleccionar distintos directorios.

20 zz Instalación

6. Si hay suficiente espacio disponible puede indicar el grupo de programas en queExact Globe for Windows debería instalarse. Puede seleccionar un grupo deprogramas distinto a “Exact Globe for Windows”. Haga click en “Siguiente”

7. El programa de instalación examina si hay suficiente espacio disponible en eldisco. Si no hay espacio disponible, aparecerá un mensaje y volverá a la pantalla“Método de instalación”. Aparecerá una serie de opciones:

• Puede seleccionar un método de instalación diferente, por ejemplo,“Compacta”.

• Puede seleccionar un directorio distinto para la instalación y/o los archivosde demostración.

• Puede liberar espacio del disco utilizando el Archivo Maestro en Windows(si tiene Windows 95, utilice Explorador de Windows).

• Puede cancelar el proceso de instalación.

8. El programa de instalación propone un número de líneas que deberían añadirseal archivo de configuración de DOS “AUTOEXEC.BAT”. Puede saltarse estepaso e introducir los cambios más adelante. Además puede definir que elprograma realice los cambios o cree el archivo “AUTOEXEC.EVW”, en el cualse guardan los cambios necesarios. Una vez ha hecho su selección, haga click en“Siguiente”.

Â�Además de los cambios en AUTOEXEC.BAT, CONFIG.SYS también ha demodificarse durante la inicialización de la terminal. Si dicho archivo no contienela línea “Files=150”, el programa sugerirá un cambio.

9. Se muestran todas las opciones de instalación especificadas en los pasosanteriores y pueden examinarse. Si encuentra un error y quiere modificar laselección, haga click en “Atrás”. Si está de acuerdo con los parámetros, hagaclick en “Continuar”.

10. Con la instalación de red, puede especificar si quiere que los parámetros delservidor se actualicen.

Instalación del motor de base de datos1. Aparece la pantalla de bienvenida de Pervasive. Haga click en “Siguiente”.

2. Aparecerá un mensaje en la pantalla avisándole de que tiene que vaciarcualquier motor de Pervasive. En la terminal escriba el comando “Bstop”, pulse<Enter>. En el mensaje que le aparece en la pantalla haga click en “OK”.

3. Si ha optado por instalar servidores Btrieve y Scalable SQL acepte losparámetros estándar haciendo click en “Siguiente”.

Â�Debe instalar parámetros estándar para todos los componentes.

4. Especifique el directorio en el cual debería instalarse el Scalable SQL para losarchivos del servidor Netware. Escoja el volumen de sistema en el servidor.Haga click en “Siguiente” para continuar.

Â�Si instala un servidor Novell Netware, este directorio debería ser eldirectorio SYSTEM del volumen Sys del servidor. Cuando se instale en unservidor NT, debería ser C:\SSQL40\BIN.

5. Acepte la localización propuesta y haga click en “Siguiente”.

Instalación zz 21

6. Especifique si quiere o no crear o utilizar un grupo de programas ya existentepara los iconos del programa. Haga click en “Siguiente”. Si ha optado porutilizar un grupo de programa, debe indicar el grupo en cuestión (por ejemplo,Base de datos Pervasive Software). Haga click en “Siguiente”

7. Aparece un mensaje diciéndole que la instalación se realizó con éxito. Para leer“Install.txt”, marque la casilla.

SERVIDOR NT

Para instalar un servidor NT, siga los pasos que vienen a continuación:

1. Si se instala en un servidor NT, puede escoger la forma de iniciar Scalable SQLpara el servidor NT en la pantalla “Select Service start mode”.

2. Si instala Btrieve en un servidor NT, puede escoger la forma de iniciar paraBtrieve para el servidor NT.

3. Puede definir que el programa instale el componente de servidor. Una vez harealizado su selección, la instalación comenzará.

4. El protocolo de la red le ofrece 3 opciones, seleccione la que esté utilizando.

5. Siga las instrucciones que aparecen en la pantalla.

6. Acepte los destinos estándar sugeridos.

7. Aparece un mensaje diciéndole que la instalación se produjo con éxito. Para leer“Install.txt”, marque la casilla.

8. Puede elegir entre distintos Star Modes. Es aconsejable elegir“Automáticamente”.

9. Aparece un mensaje diciéndole que la instalación se produjo con éxito. Para leer“Install.txt”, marque la casilla.

Â�Durante la instalación de la base de datos, pueden aparecer mensajes deerror. Si quiere información acerca de estos mensajes, consulte el archivo deayuda CODEHELP.HLP, disponible en el directorio \EXACTW2\LNG.

Puede visualizar el progreso de la instalación en la ventana de animación. Si instalólos archivos de demostración, aparecerá un mensaje acerque de su utilización. Hagaclick en “OK”.

1. Si el programa de instalación hace cambios en el archivo de configuración“AUTOEXEC.BAT” de DOS, tiene la opción de volver a conectar su ordenadorahora o más adelante. Para trabajar con Exact Globe for Windowsadecuadamente, es necesario volver a conectar su ordenador.

2. Cuando se finaliza la instalación, puede iniciar Exact Globe for Windows. Hagaclick en “Salir” para salir del programa de instalación.

Se ha creado una estructura de directorio que contiene los diferentes archivos deprograma. Véase 2.7 Estructura del directorio. Exact Globe for Windows está listopara utilizarse. Véase 2.12 Comenzar Exact Globe for Windows.

Â�El componente de servidor debería ponerse en marcha cuando escribe“SQLSTART” en la consola del servidor. Cuando se instala en un servidorNovell Netware, debería añadir el comando “SQLSTART” a“AUTOEXEC.NCF” para permitir la puesta en marcha automática de SQLcuando el sistema se inicia de nuevo.

22 zz Instalación

Â�Si opta por una instalación en la red, se debe instalar a continuación en todas lasterminales que van a utilizar Exact Globe for Windows.

Â�Para más información sobre el server component monitor y los parámetros,véase 2.6 Server component monitor.

Instalación en los terminalesUna vez finalizada la instalación de la red, debe realizarse una instalación en todaslos terminales (incluyendo el PC de la red) utilizando el comando “SETUP.EXE” deldirectorio EXACTW2\WKSINST que acaba de ser instalado. La ventaja de unainstalación en una terminal es que a la mayoría de los campos se accede vía red. Elprocedimiento de instalación es el mismo, excepto por que los archivos sólo seencuentran en C:\ WINDOWS y C:\WINDOWS\SYSTEM en distintas terminales.

Si la licencia incluye Excel Add-in, el directorio EXACTW2\WKSINST contiene eldirectorio EXCELAI. Cuando se inicia una instalación en la terminal, es posiblemarcar las casillas “Instalación en la terminal” y “Excel Add-in”.

Una vez realizada la instalación en la terminal, el proceso de instalación seinicializará automáticamente. Es necesario especificar el directorio donde se instalóExcel. También se debe especificar para que versión de Excel desea instalar el ExcelAdd-in. Si se indica una versión incorrecta el programa mostrará un mensaje deerror. Si la licencia contiene Excel Add-in, esta instalación se inicia automáticamentedespués de la instalación estándar. En una instalación personalizada es posibledeshacer la selección si así se desea.

Instalación estándarSi quiere utilizar Exact Globe for Windows como un usuario único en un PC, optepor una instalación estándar. Todos los archivos se ubicarán en el disco duro.

Â�Si no tiene suficiente espacio en su disco o todavía quiere hacer uso del softwarecomo un usuario único, puede optar por una instalación de red. Se accederá a lamayoría de los archivos vía red y sólo un número mínimo de archivos seubicarán en el disco duro.

Siga los pasos descritos en “Procedimiento de instalación” y haga click en“Instalación normal” para realizar la instalación para un único usuario en un discoduro.

2.6 Server component monitorPor lo normal, el software Exact Globe for Windows está provisto con el “Servercomponent monitor” y los “Parámetros”. Esto afecta a los siguientes archivos:

• W32SSMON.EXE

Lo que este archivo significa es que el sistema puede examinar los archivos yusuarios activos.

• W32SSET.EXE

Lo que este archivo significa es que el sistema maestro puede definir losparámetros del server component.

Instalación zz 23

Cuando se instala Exact Globe for Windows, estos archivos se colocan en eldirectorio \WINDOWS\SYSTEM.

Â�Estos archivos no se comienzan con la instalación “normal”, el sistema maestrodebería comenzar cuando se utilice “Ejecutar”.

Archivos de ayudaLos archivos de ayuda W32SSMON.HLP y W32SSET.HLP en el Server componentmonitor están instalados en el directorio \EXACTW2\LNG. Este directorio tambiéncontiene el archivo de ayuda CODEHELP.HLP que proporciona información sobrelos posibles mensajes de error que pueden aparecer en la pantalla cuando se instaleuna base de datos.

Server component monitor / Parámetros

Server component monitor1. Menú: Opciones

Opción: Conectarse a Remote Server

Introduzca el nombre del servidor al cual se le debería establecer una conexión.

24 zz Instalación

2. Menú: MicroKernel

Opción: Archivos activos

EL sistema maestro puede utilizar esta opción para examinar que archivos sonutilizados actualmente (arriba a la derecha) y que usuarios los están utilizando(arriba a la izquierda).


Opción: Usuarios activos

El sistema maestro puede utilizar esta opción para examinar, por usuario, quearchivos se utilizan actualmente. Además, un número específico de datos de losusuarios se muestran a la derecha. Esta opción puede utilizarse para dejar claroque un usuario debería bloquear sus archivos.


Instalación zz 25

Opción: Recurso utilizado

El sistema maestro puede utilizar esta opción para examinar si el sistema está ono sobrecargado. Si fuera así, esto podría causar problemas de capacidad.


Opción: Estadísticas de comunicación

El sistema maestro puede utilizar esta opción para examinar si los problemas desistema son debidos al sobrepaso de capacidad.

26 zz Instalación

6. Menú: SQL

Opción: Sesiones activas

El sistema maestro puede utilizar esta opción para examinar el uso actual deSSQL y para identificar que usuarios están utilizando esta base de datos.

7. Menú: SQL

Opción: Recurso utilizado

Instalación zz 27

8. Menú: SQL

Opción: Estadísticas de comunicación

ParámetrosLos parámetros pueden verse y corregirse seleccionando la opción en cuestión conlos parámetros de la casilla y modificarlos con las opciones inferiores.

2.7 Estructura del directorioSi optó por una “instalación estándar”, se crean varios directorios (véase la tabla quesigue). Es posible seleccionar directorios diferentes al instalar Exact. Véase 2.4Instalar Exact Globe for Windows.

Â�No debería modificar o borrar nunca directorios o ficheros de Exact en DOSWindows puesto que podría originar problemas serios. Por ejemplo, estasmodificaciones no se reflejarán en los ficheros de Exact. Los derechos deldirectorio y del fichero deberían definirse sólo una vez.

28 zz Instalación

Directorio Descripción\WINDOWS Este directorio contiene archivos BTRIEVE (WBTR32.EXE) y

archivos .INI para Exact Globe for Windows (BTI.INI, EXACT.INI yEXACTUSR.INI).

\WINDOWS\SYSTEM Este directorio contiene BTRIEVE-DLLs (Dynamic Link Libraries,WBTR*.DLL).

\WINDOWS\CRYSTAL Este directorio contiene los archivos de los Crystal Reports

\EXACTW2\SYSTEM Este directorio se utiliza en la instalación de la red y contieneSETUP.EXE y los archivos BTRIEVE.

\EXACTW2 Este es el directorio general de Exact Globe for Windows. Sólocontiene archivos “DEISL?.ISU” que se utilizan para la instalación.

\EXACTW2\BIN Este directorio contiene todos los archivos de programa de Exact(“*.EXE”), incluyendo el inicio del programa EVW2.EXE y el sistemaDLLs.

\EXACTW2\DLL Este directorio contiene todos los Dynamic Link Libraries (“DLL”), aexcepción del “sistema layer”. Cada “DLL” contiene una unidad deprograma de Exact. Para utilizar la memoria del sistemaeficientemente, sólo se cargan aquellas unidades necesarias parala ejecución del programa.

\EXACTW2\ETC La información de la estructura interna de ficheros de Exact sealmacena en ficheros del Diccionario de Datos (“*.DD”). Además,este directorio contiene diversos ficheros de definición, definicionesde menús y los parámetros estándar para las nuevas empresas.

\EXACTW2\HOME\<nombredel usuario>

Para cada usuario de Exact, se crea un subdirectorio en“\EXACTW2\HOME”. Este directorio contiene informacióndependiente del usuario como, parámetros generales, impresos ytrabajos a imprimir.

Â�Si trabaja de forma autónoma sin el módulo E-Seguridad sólohay un subdirectorio para el usuario “EXACT”.

\EXACTW2\LNG Todos los ficheros dependientes del idioma se almacenan aquí,tales como los textos de ayuda (“*.HLP”) y los ficheros deDiccionario de Datos (“*.DD”) conteniendo nombres de campos ylíneas de comentario para idiomas diferentes.

\EXACTW2\RPT Este directorio contiene archivos .REP e informes de ExactManager Report.

\EXACTW2\CRW Este directorio contiene todos los requisitos del software para crearinformes usando Crystal Reports.

\EXACTW2\TMP Este es el directorio de Exact para ficheros temporales. Estosficheros se crean y se suprimen durante la ejecución del programa.Si se sale de Exact Globe for Windows de una manera normal, estedirectorio estará vacío.

Instalación zz 29

Directorio Descripción\EXACTW2\USR Este directorio contiene ficheros utilizados por varios usuarios y

varias empresas, por ejemplo, diseños, IVA e INTRASTAT. Ademáseste directorio contiene toda la información de sus empresas y susdirectorios (BEDRYF.BTR).

\EXACTW2\IMG Este directorio contiene varias imágenes utilizadas en Exact Globefor Windows

\BESTW2 Cuando se crea una nueva empresa, Exact sugiere un directoriodonde se pueden guardar los ficheros de datos. El nombre deldirectorio es el número de la empresa en “\BESTW2”. Es posibleespecificar otro directorio, por ejemplo, almacenar una empresa dedemostración en una ubicación distinta.

Â�Al contrario que en DOS Exact software, no hay un directorio ancla fijo, como\EXACT.

2.8 Optimizar el sistemaExact incorpora la última tecnología disponible e intenta mantener el funcionamientodel sistema en un alto nivel. No obstante, si tiene problemas durante su utilización,hay varios parámetros que puede optimizar.

Â�Optimizar, a menudo, incluye los cambios de los parámetros en los archivos deinicialización. Haga una copia de la versión actual de los archivos para quesiempre se puedan guardar los parámetros anteriores.

Optimizar el sistema usando DOSLos parámetros del sistema de DOS se encuentran en dos archivos “CONFIG.SYS”y “AUTOEXEC.BAT”. La optimización en DOS generalmente incluye estosarchivos. Vea su manual de DOS para más información.

Â�Haga una copia de los ficheros de la versión actual, de esta manera siemprepodrá restaurar los parámetros previos.

Los siguientes parámetros pueden tener un efecto positivo en la ejecución de DOS:

• “FILES=150” (o FILE HANDLES=150).

Este parámetro define el número de ficheros que pueden abrirsesimultáneamente.

• “DOS=HIGH,UMB”

Habrá más memoria base disponible si DOS se carga en la memoria alta(1024-1088Kb), y se permiten “Bloque de Memoria superior” (UMBs;640-1024Kb). Necesita utilizar el comando “DEVICE=C:\DOS\HIMEM.SYS”para utilizar memoria alta, y “EMM386” para utilizar UMBs (memoriasuperior).

30 zz Instalación

• “LH C:\DOS\SHARE /F:6000 /L:100”

Necesita este parámetro si trabaja autónomamente o si utiliza una red y susficheros de empresa están en el disco duro local. Le permite una utilizacióncompartida de los programas. Esto debería añadirse en “AUTOEXEC.BAT”.

• “PATH”

El directorio “BIN” se añade al comando de DOS “PATH” durante lainstalación.

• “SMARTDRV”

Este programa debería añadirse para aumentar la velocidad de acceso(“velocidad de lectura”) del disco duro. Este programa no funcionará si“HIMEM” no fue cargado correctamente. Dado que el acceso de memoria esmás rápido que el acceso de disquete, se utilizará parte de la memoria delsistema para almacenar datos del disquete utilizados recientemente.

• Más buffers

Otra manera de agilizar su sistema es aumentando la cantidad de buffersdefinidos en “CONFIG.SYS”. Según aumenta el tamaño del buffer, se reduce lamemoria base, de modo que debe buscar un equilibrio entre la memoria y lavelocidad. Un parámetro común es “BUFFERS=30”.

Optimizar el sistema usando Windows 3.1En algunos casos Windows también utiliza “AUTOEXEC.BAT”. Además, seutilizan los archivos de inicialización “WIN.INI” y “SYSTEM.INI” en“C:\WINDOWS”. Vea su manual de Windows para más información.

Â�Puede procesar los archivos en Windows utilizando el programa“C:\WINDOWS\SYSTEM\SYSEDIT.EXE”.

Â�Los archivos-INI pueden crearse, si se necesitan, [Mantenimiento de sistema,Support, Ini editor]. Véase 13.3 Trabajar con las funciones de servicio al cliente.

• Para Windows y los programas de Windows se utilizan archivos temporales. Siañade las siguientes dos líneas a “AUTOEXEC.BAT”, la mayoría de losficheros estarán en el directorio mencionado:

“SET TEMP=C:\WINDOWS\TEMP”

“SET TMP=C:\WINDOWS\TEMP”

• El archivo “WIN.INI” contiene parámetros para programas que no tienenarchivo de inicialización. Cuando borra algunos programas quedan algunosparámetros que no se eliminan. Es importante para este fichero utilizar algoinferior a 64Kb.

• A menudo, la memoria disponible es insuficiente. Si ése es el caso, se utiliza unfichero de intercambio. Es parte del disco duro utilizado para la memoria. Paraasegurarse de una buena realización es aconsejable crear un fichero permanentede intercambio que debe ser de 1 a 1,5 más grande que la memoria. En el“Program Manager” inicie el “Panel de Control”. Seleccione el icono “386Enhanced”, pulse en “Memoria Virtual” y defina un fichero de intercambio en eldisco duro, tipo permanente, 1 a 1,5 tan largo como la memoria.

Â�El tamaño sugerido por Windows a menudo varía.

Instalación zz 31

• Asegúrese de que tiene espacio suficiente en el disco duro (p.e. 20Mb), ya queno se pueden crear archivos temporales.

• Empiece los programas “SCANDISK.EXE” y “DEFRAG.EXE”. El scandiskrepara los “grupos perdidos” que son partes del disco duro. Defrag asegura queno hay fragmentos de archivos en el disco.

• Limitar los números de fuentes a ser cargados.

• No utilizar BMPs innecesarios.

• Cierre o minimice los programas que no estén utilizando.

Use <Ctrl>+<Esc> para obtener una lista de programas que se utilizan.

Optimizar el sistema usando Windows 95Para Windows 95 hay otras opciones disponibles:

• Utilice el “Disk Defragmenter” en [Program Files, Accessories, System Tools]en lugar del programa DOS “DEFRAG”.

• Asegúrese de que tiene espacio suficiente en el disco duro (p.e. 20Mb), si no esimposible crear los archivos temporales. Examine las “Propiedades” de su discoduro en el Explorador. Vacíe la “Papelera de Reciclaje” regularmente.

2.9 Actualizar el software de ExactUna actualización es la funcionalidad adicional (o una mejora en la funcionalidadexistente) en la misma versión de su licencia actual.

Â�Si ha comprado software adicional de Exact (un nuevo paquete o módulo), debeampliar la licencia. Véase 2.10 Modificar la licencia. Si ha recibido una nuevaversión, debe instalarla completamente. Véase 2.4 Instalar Exact Globe forWindows.

Cuando instala una actualización, añade o repone parte de los ficheros de programas.Ya que el proceso de actualización coincide en parte con el proceso de instalación,sólo las diferencias con el proceso de instalación son descritas.

Procedimiento de actualización1. Después de seleccionar el idioma, seleccione “Actualizar instalación anterior” y

pulse “Siguiente”.

2. En la pantalla “Método de instalación”, indique como quiere actualizar ExactGlobe for Windows y pulse “Siguiente”. El sistema buscará otros componentesque ya estén instalados. Esto puede llevar algún tiempo.

3. Seleccione los componentes que quiere actualizar y pulse “Siguiente”.

Â�Vd. puede indicar si los archivos utilizados (p.e. archivos INTRASTAT)deben ser sobreescrito. Si primero quiere guardar sus archivos actuales,puede cancelar la actualización, hacer una copia de seguridad con ExactGlobe for Windows y reiniciar el programa. Véase 11.5 Proteger con unacopia de seguridad.

4. El resto del proceso de actualización es igual que el procedimiento deinstalación.

32 zz Instalación

Sólo actualizar el componente del servidorTambién es posible actualizar el servidor actualizando sólo el componente delservidor.

Ejemplo• Servidor A tiene el Software Exact Globe for Windows

• Servidor B tiene los archivos de la empresa

• Al software y los archivos de la empresa se accede vía una terminal

En este casa, una instalación completa de la red debería realizarse en el servidor A.En el servidor B la opción “Avanzada” sólo puede seleccionarse para actualizar elcomponente del servidor.

2.10 Modificar la licenciaCuando compra un paquete o módulo adicional, o si quiere modificar su nombre delicencia, debe ampliar su licencia. Cuando modifique su licencia recibirá un númeronuevo de comprobante.

Â�La actualización es una función adicional en la misma versión de su licenciaactual. Véase 2.9 Actualizar el software de Exact. Si recibe una versión nuevadebería instalarla. Véase 2.4 Instalar Exact Globe for Windows.

Como el procedimiento de modificación de licencia en parte corresponde alprocedimiento de instalación, sólo describimos las diferencias con esteprocedimiento.

Procedimiento de modificación de la licencia1. Una vez que haya seleccionado el idioma, seleccione “Ped.adicional/ Nueva

instalación” y pulse “Siguiente”.

Â�En “Modificar nombre de instal. anterior” puede cambiar, si quiere, sunombre de licencia. Necesitará un comprobante nuevo de licencia parahacerlo. Introduzca la información de la licencia, números opcionales y lacontraseña utilizada en el nuevo comprobante

2. En la pantalla “Método de instalación”, indique como quiere modificar lalicencia en Exact Globe for Windows y pulse “Siguiente”. El programaexaminara si ya están esos componentes archivados. Esto puede llevar algúntiempo.

3. Seleccione los componentes para los que quiere modificar la licencia y pulse“Siguiente”.

Â�Los componentes relevantes serán sobreescritos. Si quiere guardar algunosarchivos, puede:

• Realizar una copia usando “File Manager”.

• Cancelar la modificación de la licencia, hacer una copia de seguridad enExact Globe for Windows y reiniciar el programa. Véase 11.5 Proteger conuna copia de seguridad.

Instalación zz 33

4. El resto del procedimiento es igual al procedimiento de instalación. El programano tiene que hacer cambios en DOS en el archivo de configuración“AUTOEXEC.BAT”.

2.11 Modificar la licenciaCuando compra un paquete o módulo adicional, o si quiere modificar su nombre delicencia, debe ampliar su licencia. Cuando modifique su licencia recibirá un númeronuevo de comprobante.

Â�La actualización es una función adicional en la misma versión de su licenciaactual. Véase 2.9 Actualizar el software de Exact. Si recibe una versión nuevadebería instalarla. Véase 2.4 Instalar Exact Globe for Windows.

Como el procedimiento de modificación de licencia en parte corresponde alprocedimiento de instalación, sólo describimos las diferencias con esteprocedimiento.

Procedimiento de modificación de la licencia1. Una vez que haya seleccionado el idioma, seleccione “Ped.adicional/ Nueva

instalación” y pulse “Siguiente”.

Â�En “Modificar nombre de instal. anterior” puede cambiar, si quiere, sunombre de licencia. Necesitará un comprobante nuevo de licencia parahacerlo. Introduzca la información de la licencia, números opcionales y lacontraseña utilizada en el nuevo comprobante

2. En la pantalla “Método de instalación”, indique como quiere modificar lalicencia en Exact Globe for Windows y pulse “Siguiente”. El programaexaminara si ya están esos componentes archivados. Esto puede llevar algúntiempo.

3. Seleccione los componentes para los que quiere modificar la licencia y pulse“Siguiente”.

Â�Los componentes relevantes serán sobreescritos. Si quiere guardar algunosarchivos, puede:

• Realizar una copia usando “File Manager”.

• Cancelar la modificación de la licencia, hacer una copia de seguridad enExact Globe for Windows y reiniciar el programa. Véase 11.5 Proteger conuna copia de seguridad.

4. El resto del procedimiento es igual al procedimiento de instalación. El programano tiene que hacer cambios en DOS en el archivo de configuración“AUTOEXEC.BAT”.

34 zz Instalación

2.12 Comenzar Exact Globe for WindowsPara trabajar con Exact, debería iniciar el software y seleccionar los requisitos de laempresa. Entonces puede llevar a cabo preguntas relacionadas con la contabilidad.

Procedimiento para comenzar Exact Globe for Windows

Comenzar Windows. Para empezar haga doble click en (si usa Windows 95,seleccione Exact desde la barra de menús “Inicio”). Seleccione la empresa quequiere en su cuadro de diálogo “Abrir empresa”. Confirme su selección pulsando en“OK”. Véase también 3.3 Abrir empresas.

Â�Si todavía no ha creado una empresa puede utilizar la empresa de demostracióny crear su propia empresa más adelante. Véase 3.2 Crear empresas utilizando elasistente de la empresa Exact.

Cuando abre una empresa por primera vez, se crea un número de archivos. Entoncespuede empezar a trabajar.

Solucionar problemas• ¿ Qué debo hacer si el icono de Exact Globe for Windows no aparece en la

pantalla? Si trabaja con Windows 3.1, haga lo siguiente:

• Pulse “Ventana” en la barra de menús en la parte superior de la pantalla. Losprogramas disponibles aparecerán en pantalla.

• Seleccione Exact Globe for Windows del grupo de programa. Si no pareceen la pantalla seleccione “Más ventanas.”.

• Haga doble click en el icono de Exact Globe for Windows.

Si trabaja con Windows 95, haga lo siguiente:

• Pulse el botón de “Inicio” en la parte de abajo de su pantalla.

• Seleccione “Programas” y seleccione Exact Globe for Windows grupo deprogramas. Ahora puede empezar Exact Globe for Windows desde estegrupo.

• ¿Qué debo hacer si el ratón no funciona? Utilizar el Exact Globe for Windows sin un ratón que funcione correctamente

puede ser molesto, porque el funcionamiento está basado en el ratón. Lo primeroque hay que hacer es instalar el ratón correctamente. Para más información decómo usar el ratón y el teclado mire en el manual de Windows.

2.13 Comenzar Exact con E-SeguridadUtilice el módulo E-Seguridad para proteger el entorno Exact contra un usoinautorizado. Si usted tiene E-Seguridad, cada usuario tiene que introducir sunombre y la clave de seguridad después de empezar Exact.

Â�Si quiere utilizar E-Seguridad, primero debería introducir los usuarios y definirlos derechos por usuario. Véase 11.6 Proteger con E-Seguridad.

Instalación zz 35

El uso de E-Seguridad puede tener las siguientes consecuencias para los usuarios:

• El acceso a Exact Globe for Windows es denegado.

• El acceso a ciertas empresas es denegado.

• El acceso a ciertas funciones es denegado.

• Las opciones del usuario están limitadas a ciertas funciones.

Por ejemplo, puede ser posible empezar una función en particular, pero noañadir información (p.e. una nueva cuenta general) o cambiar información (p.e.el número de cuenta bancaria de un cliente)

Procedimiento para comenzar Exact con E-Clave deacceso

1. Haga doble click en (si usa Windows 95, seleccione Exact desde “Inicio”en la barra de menús).

2. Introduzca su nombre de usuario y su contraseña y pulse “OK”.

3. Si introduce su nombre de usuario o su contraseña incorrectamente deberáintroducirlas de nuevo. Si no tiene nombre de usuario y/o contraseña contactecon el supervisor que esté a cargo de E-Seguridad. El administrador del sistemasuele ser también el Supervisor.

Â�Para más información en este proceso, Véase 2.4 Instalar Exact Globe forWindows.

2.14 Trabajar con menúsCada paquete en Exact Globe for Windows tiene su propia barra de menús. En otraspalabras, hay menús separados para E-Contabilidad, E-Stock, E-Pedidos Venta, etc.Además, hay un menú separado para crear empresas y un menú que contienefunciones del sistema

36 zz Instalación

El título del menú “activo” aparece en la pantalla en la barra de títulos en la partesuperior de su pantalla.

Si quiere utilizar otra función desde otro menú que no sea el activado, primero debesacar en pantalla el menú relevante y lo siguiente que debe hacer es seleccionar lafunción requerida.

Procedimiento del menú de selección1. Seleccione [Menú]en la barra de menús.

2. Seleccione el menú que desee. La barra de menús en cuestión aparecerá enpantalla y Vd. podrá seleccionar y ejecutar una función. El título del menúaparece en la pantalla en la barra de títulos.

Ejemplo Vd. está en el menú [Contabilidad]. Este menú es parte de E-Contabilidad. Vd.quiere empezar la función [Entrada, Pedidos de compra] . Esta es una opción enel menú [Gestión de stock]. Primero seleccione [Menú, Gestión de stock]. Labarra de menús para E-Stock aparecerá en pantalla. Entonces seleccione[Entrada, Pedidos de compra].

Â�Es posible utilizar el teclado en vez de el ratón. Todos los menús tienen“hotkeys”, p.e. las palabras subrayadas en los diferentes menús y sus funciones.Si usted presiona <Alt> en combinación con las letras subrayadas en el menú, lafunción en cuestión del menú se seleccionará. En las casillas de diálogo Vd.puede llevar a cabo todas las funciones sin el ratón, simplemente usando lasllaves en combinación con <Tab>, <Enter>, <Esc> y las llaves flecha.

Instalación zz 37

EjemploPara activar [Menú, Gestión de stock, presione en <Alt>+<M> y <K>. Paraactivar [Entrada, Pedidos de compra, Entrada], presione <Alt>+<I>, <P> y <E>.

Procedimiento de la función de selecciónUna vez que ha seleccionado el menú, puede empezar la función disponible en esemenú.

1. Haga click en la función requerida en la barra de menús.

2. Las funciones siguientes a la opción principal aparecerán en la pantalla. Hagaclick en la función requerida.

Algunas opciones se siguen por un triángulo de flechas. Cuando seleccionedicha función, aparecerá en la pantalla un nuevo (sub)menú. Seleccione lafunción requerida.

2.15 Definir menús de usuariosEn Exact Globe for Windows, los menús específicos pueden definirse para variosusuarios en [Fichero, Menú del usuario].

Cada usuarios puede incluir las funciones que utilice más a menudo en un menúpersonal de usuario.

38 zz Instalación

[Fichero , Menú del usuario ]Aparecen dos ventanas. La ventana de la izquierda contiene todos los menúsprincipales disponibles. En la ventana de la derecha puede definirse el menú delusuario. Los menús de usuarios pueden crearse para usuarios actuales, pero tambiénpueden copiarse para otros usuarios.

En la ventana de la derecha el menú de usuario puede construirse seleccionando unmenú principal en la ventana de la izquierda y luego haciendo click en ‘>’. El menúprincipal se coloca en la ventana de la derecha, incluyendo todos los (sub)menús ylas funciones del paquete en cuestión.

Si, sin embargo, sólo quiere incluir (sub)menús específicos o funciones desde unmenú principal, debería hacer click en el signo más (+) que precede al menúprincipal. Todos los menús de ese menú principal aparecen en la pantalla. Cuandohace click en el signo más que precede al submenú, las funciones disponibles en esesubmenú aparecerán en el pantalla. Seleccione el (sub)menú o función requerida yhaga click en >’.

Si seleccionó un menú principal incorrecto, (sub)menú o función, puede quitarlo dela ventana derecha (y deshacer la selección) haciendo click en ‘<‘. Cuando quita un(sub)menú, automáticamente se quitan todos los submenús y funciones inferiores.

En un menú de usuario usted determina como quiere crear los distintos (sub)menús,puede, por ejemplo, colocar las funciones desde varios menús en un mismo(sub)menú. Haga click en el signo más que preceda un (sub)menú, quite lasfunciones que no quiere e incluya cualquier función de la ventana izquierda en elmenú del usuario.

Si se ha enlazado una barra de herramientas a un menú en [Fichero, Parámetros deusuario], también puede enlazarse al menú de usuario. Véase también 8.3 Definirparámetros del usuario.

Puede asignar una descripción personal a cada componente de menú en el menú deusuario. Cuando selecciona un componente, la descripción actual de Exact apareceen ‘Descripción’. Cuando introduce otra descripción, aparece inmediatamente en elmenú del usuario.

Cuando active el parámetro ‘Mostrar sólo menú usuario’, sólo el menú definidoestará disponible la próxima vez que se comience Exact Globe for Windows.

Cuando ha incluido todos los componentes de la aplicación requeridos en el menúdel usuario, guarde el menú haciendo click en ‘‘Guardar’. Los menús del usuario secrean para su uso mediante [Fichero, Menú del usuario]. Sin embargo, un menú delusuario también puede enlazarse a otros usuarios. Cuando hace click en ‘Copiar a’,una lista de usuarios aparecerá. Seleccione el o los usuarios requeridos y haga clicken ‘OK’. Cuando marca la casilla de control ‘Edición permitida’ los usuariosseleccionados pueden modificar el menú del usuario para ajustarlo a sus requisitospersonales.

Â�Un menú de usuario sólo está activo una vez se ha cerrado y se ha vuelto acomenzar Exact Globe for Windows.

Instalación zz 39

2.16 Trabajar con cuadros de diálogoUna vez que ha iniciado una función aparecerá un cuadro de diálogos. Generalmentelos cuadros de diálogo tienen un diseño estándar. Puede ver una muestra de cuadrode diálogo a continuación:

La forma de introducir nuevos datos maestros o cambiar los existentes se explica acontinuación. La anotación de una nueva subclasificación y la modificación de unaclasificación ya existente utilizando [Parametrización empresa, Contabilidad, Libromayor, Subclasificaciones] se utiliza como ejemplo. El mantenimiento de loscuadros de diálogo aparece en la pantalla de arriba.

Introducir información1. Una vez que ha introducido la función, un listado de materiales aparecerá en la

pantalla con las subclasificaciones disponibles.

2. Haga click en “Nuevo”. La función de mantenimiento está activada.

3. Introduzca un código para los datos maestros. Debería introducir un códigonuevo para las subclasificaciones (p.e. no existente).

Â�A los datos maestros introducidos se les asigna un código que es creciente,por ejemplo, los deudores y los acreedores.

4. Introduzca la información requerida en “Descripción” y “Clasificación”.

Â�Si Vd. hace click en , puede recuperar un cuadro de listados en el campo“Clasificación”. Seleccione la clasificación requerida y haga click en “OK”.

5. Haga click en “Guardar” para guardar la información.

Â�Haga click en “Cancelar” si introduce información incorrecta y no puedecorregirla. La información se borrará y no se guardará. En la pantalla demuestra de la parte superior debería seleccionar “Cancelar” si introduce uncódigo incorrecto de subclasificación.

6. Vuelva al cuadro de listados. Introduzca nueva información o cierre el cuadro delistados.

40 zz Instalación

Modificar información1. Una vez haya empezado la función, un cuadro de listados aparecerá en la

pantalla con las subclasificaciones disponibles.

2. Seleccione la clasificación que quiere modificar y pulse “Modificar”. Presione<F6> para modificar el índice en el cuadro de listados.

3. La información aparece en la pantalla. Introduzca las modificaciones.

Â�Puede utilizar los botones de desplazamiento abajo a laizquierda en la pantalla de mantenimiento para cambiar otrassubclasificaciones sin la necesidad de volver al cuadro de listados. Se utilizael índice actual.

4. Haga click en “Guardar” para guardar los cambios. Si selecciona “Cancelarr”, lainformación modificada no se guardará y desaparecerá de la pantallainmediatamente.

5. Vuelva al cuadro de listados justo donde hizo los últimos cambios. Cambie otrainformación o cierre el cuadro de listados.

Buscar informaciónÂ�Véase también “Usar el software” en la Introducción.

Vd. puede buscar información de las siguientes maneras cuando los cuadros dediálogo están activos:

• Vd. puede sacar un cuadro de listados haciendo click en . También puedebuscar el cuadro de listados pulsando <F5>.

Ejemplo Cuando realiza entradas en el diario de ventas y pulsa <F5> en el campo“Deudor” , un cuadro de listados mostrando aparecerán en la pantalla losclientes disponibles.

A través del software necesitará introducir información que fue creada antes(posiblemente con una función diferente). Haga click en la lupa para sacar uncuadro de listados que contengan las opciones disponibles.

Â�En un cuadro de listados puede seleccionar muchos opciones en lasdiferentes llaves de búsqueda. También puede hacerlo pulsando <F6>. Sipulsa <Shift>+<F6> la secuencia previa se activa de nuevo. Las cuentas dellibro mayor, por ejemplo, pueden aparecer en la pantalla por orden denúmero pero también por el código de búsqueda.

• Vd. puede ordenar los datos maestros utilizando

Si Vd. ha recuperado los datos maestros, puede utilizar estos botones paraordenarlos más rápidamente. Utilice los dos botones para ir al siguiente o alanterior informe (p.e., la anterior o la siguiente cuanta del mayor). Lainformación aparecerá en la pantalla junto al cuadro de listados.

Utilice los dos botones exteriores para ir al primer o al último informe.

Instalación zz 41

Introducir información en un cuadro de diálogo: Ejemplo

Explicación :

• Selección del campo

En los campos seleccionados puede elegir previamente la informaciónintroducida. Haga click en este botón para que aparezca el cuadro de listadoscon la información disponible.

• Cuadro de comprobación

Marque el cuadro de comprobación para autorizar la opción relevante. Nomarque la casilla para desautorizar la opción.

• Botón de opción

Los botones de opciones son siempre parte del grupo. A diferencia de loscuadros de comprobación, en estos sólo se puede seleccionar (autorizar) unúnico botón de opción por grupo.

Ejemplo El grupo “Salida” contiene las opciones “Pantalla” , “Impresora” y“Exportar”. Vd. sólo puede seleccionar uno de ellos. Las otras opcionesdesaparecerán automáticamente.

42 zz Instalación

• Listado de opciones

Cuando haga click en este botón aparecerá en la pantalla un cuadro de listadoscon un número limitado de opciones. La opción actual aparecerá en la pantalla.Puede seleccionar una opción diferente haciendo click en ese botón y despuéshacer click en la opción requerida. Esta opción se convertirá en una parte de lapantalla como una opción activa.

• Notas

Algunas veces puede introducir una nota, por ejemplo mientras se mantenganclientes y acreedores.

• Bloquear información

Alguna información puede utilizarse en distintas funciones y puede modificarse.Puede prevenir esto bloqueando la información específica. Para hacerlo hagaclick en el botón. Si la información no se bloquea el candado se abrirá; si sebloquea la información, el candado se cerrará.

Ejemplo Vd. selecciona un código estándar de IVA para un cliente en [Parametrizaciónempresa, Contabilidad, Datos deudor, Deudores]. Este código de IVA apareceráen la pantalla en el diario de ventas. El código de IVA no se puede cambiar, asíque debe bloquearlo en la función de mantenimiento.

2.17 Salir de Exact Globe for WindowsPuede salir del entorno a Exact utilizando [Fichero, Salir].

[Fichero , Salir ]Cierre todas las funciones que estén todavía activas. Si quiere examinar qué opcionescontinúan todavía abiertas, utilice la opción [Ventana].

3 Crear empresas

44 zz Crear empresas

Crear empresas zz 45

3.1 IntroducciónUna empresa puede utilizarse para mantener las cuentas de un negocio entero, perotambién puede gestionar la contabilidad de un solo departamento o filial. De estemodo, cada empresa es una unidad independiente. Cada empresa tiene sus ficherosde datos separados. Puede trabajar con 1000 empresas distintas en Exact, siempreque su sistema ofrezca suficiente capacidad de almacenamiento. Véase también14.46 Empresa.

Antes de que pueda trabajar en una empresa en Exact, necesita crearla, definir losparámetros de la empresa y almacenaje e introducir los datos maestros.

Â�Puede copiar información existente de otra empresa si es similar a la nuevaempresa. Si quiere copiar una empresa, debería hacerlo inmediatamente despuésde crear una empresa nueva.

3.2 Crear empresas utilizando el asistente de laempresa ExactSi Vd. entra en el software de Exact por primera vez y todavía no tiene una empresa,debería crear una en [Fichero, Nuevo. Cuando comience esta función, el asistente dela empresa Exact se activa automáticamente. Este asistente le guiará, paso a paso, através de los procedimientos de la empresa.

Tiene las siguientes opciones:

• Cree una empresa nueva y vacía

Puede crear una empresa completamente nueva y vacía.

Â�También puede hacer click en para crear nuevas empresas. Debería optarpor “Nuevo” e introducir los datos requeridos.

• Utilice una plantilla

Puede crear una empresa que esté basada en otra empresa siempre y cuando lacreación y la estructura se conciernan. También es posible tener el sistemacreado como una empresa de demostración. Una empresa como ésta seintroduce

automáticamente con un número de datos que le autoriza a intentarcon todas lasopciones y posibilidades del software.

Â�Sólo puede instalar las plantillas que aparecen aquí.

Â�Nunca debe utilizar una empresa de demostración para asuntos contables.

En ambos casos el asistente le guiará, paso a paso, a través del proceso de crear unaempresa. Para pasar al siguiente paso tiene que hacer click en “Nuevo”. Tambiénpuede retroceder haciendo click en “< Atrás”. Siempre que quiera puede anular elasistente haciendo click en “Cancelar”.


[Fichero , Nuevo ]Si quiere crear una empresa completamente nueva, marque el botón “Crear nuevaempresa vacía”. Si quiere crear una empresa basándose en una plantilla, active“Utilice una de las siguientes plantillas::”y seleccione una plantilla. Luego,introduzca los datos requeridos.

Número de la empresaIntroduzca un número de tres dígitos para la empresa que quiere crear. Este númerose utilizará a través del software para referirse a esa empresa en cuestión.

DescripciónIntroduzca una descripción clara y no ambigua para la empresa. Este texto apareceráen la barra de títulos en el Exact Globe for Windows cuando trabaje en la empresa.También se imprimirá en distintos listados.

Código búsquedaIntroduzca un código de búsqueda de hasta 6 caracteres. Un código de búsqueda esuna abreviatura del nombre de la empresa, el código de búsqueda puede ser utilizadopara localizar la empresa en cuestión relevante rápidamente.

Trayecto de ficheroLa información de la empresa se guarda por cada empresa en distintos directorios enel ordenador o en la red. Puede indicar el directorio a utilizar cuando cree unaempresa. El sistema le sugerirá una ruta del archivo basada en el número queespecificó en “Número de la empresa”. Una vez que haya introducido la ruta dearchivo el sistema examinará si los archivos están todavía disponibles en eldirectorio específico. Si es así aparecerá una ventana de aviso.

Â�Si no sabe la ruta del archivo puede hacer click en para buscar en losdirectorios. Si el archivo que introduce no existe se creará automáticamente.

Cuando la empresa se ha creado con éxito, haga click en “Fin”.

Â�Más adelante puede modificar la descripción específica, código de búsqueda yruta de fichero, en [Fichero, Modificar].

3.3 Abrir empresasEn Exact es posible tener varias empresas abiertas simultáneamente. Esto le permiterealizar cambios rápidos entre empresas seleccionando otra empresa en el cuadro delistados.

EjemploEl siguiente cuadro de listados muestra en la pantalla las empresas que ya estánabiertas:


[Fichero , Abrir ]Haga click en la empresa/empresas requerida en la ventana “Abrir empresa” y hagaclick en “OK”.

Â�La empresas también se pueden abrir haciendo click en .

Fecha de archivoEsta es la fecha que se sugerirá en varias funciones en Exact, por ejemplo cuandorealice o archive entradas. Si es necesario, puede modificar la fecha.

Cuando abre una empresa nueva y vacía por primera vez en [Fichero, Abrir], secrean varios archivos. Esto también puede ocurrir si ha instalado una actualizacióndel Software de Exact. Puede seguir el proceso de creación del archivo en lapantalla. Luego, puede introducir datos adicionales (véase 3.4 Introducir datos deempresa ) y crear su empresa. Si quiere ahorrarse tiempo y copiar datos de otraempresa, debería hacerlo ahora (véase 3.5 Copiar empresas ).

Â�Es importante definir la moneda estándar en [Parametrización empresa,Contabilidad, Parámetros, General] antes de que comience a trabajar con unaempresa. Si lo hace cuando ya ha trabajado con una empresa, todos los camposque contengan importes se convertirán a la moneda estándar.

Â�Para más discusión de varios datos maestros y parámetros relacionados a unaaplicación específica, vea los distintos manuales de la aplicación.


3.4 Introducir datos de empresaUna vez ha creado una empresa, los datos adicionales de una empresa puedenintroducirse utilizando [Parametrización empresa, General, Datos de empresa].

La mayoría de los datos de la empresa no se utilizan en el programa, pero con ellosse graban los datos de su empresa en una localización única.

La mayoría de los campos son auto explicativos. Las lengüetas ‘Dirección’ y ‘Pers.contacto2’ son para los datos de correspondencia. Las lengüetas ‘Dir.pers.cont.1’ y‘Pers. contacto1’ para los datos de correspondencia del contacto. En la lengüeta‘Número’ puede introducir su NIF y el número de la Cámara de Comercio. En lalengüeta ‘Banco’ puede introducir el número de cuenta bancaria para la empresa.

Solucionar problemas• No puedo introducir una cuenta bancaria. Primero cree el tipo de cuenta bancaria para su banco en [Parametrización

empresa, Contabilidad, Banco, Tipos cuenta bancaria]. Luego, puede crear sunúmero de cuenta bancaria en [Parametrización empresa, Contabilidad, Banco,Números cuenta bancaria]. Luego puedo seleccionar el número de cuentabancaria creado en [Parametrización empresa, General, Datos de empresa].

3.5 Copiar empresasEstablecer una nueva empresas puede requerir mucho tiempo. Si quiere crear unaempresa nueva, similar a otra ya existente, puede copiar los datos de alguna empresaexistente para la empresa nueva.

[Mantenimiento de sistema , Empresa , Copiar empresa ]Â�Sólo puede utilizar esta función si no ha utilizado la empresa anteriormente.

La empresa estándar aparece en los cuadros de diálogo. Seleccione el número de laempresa de la que quiere copiar información. Tiene la opción de imprimir un registrocronológico. Véase también Registro cronológico. Cuando la copia se finaliza, puedeexaminar los parámetros en [Parametrización empresa, General, Parámetros].

Seleccionar copiar ficheros usuariosTiene las siguientes opciones:

• {Fich. maestros}

Seleccione los datos maestros que quiere copiar en “Grupos disponibles” a laizquierda y haga click en “Insertar”. La información seleccionada aparecerá en“Grupos a copiar” a la derecha. El espacio requerido del disco aparecerá abajo ala derecha, el espacio disponible en el disco aparecerá abajo a la izquierda. Lepedirá que confirme la selección.

• {La empresa entera}

Una vez ha confirmado su selección, se copiarán todos los datos. Después decopiar, debería cerrar y volver a abrir la empresa para activar varios parámetros.


3.6 Cerrar empresasNo necesita cerrar las empresas para salir de Exact, pero si está trabajando convarias empresas puede ser aconsejable cerrar una o más antes de abrir otrasempresas.

[Fichero , Cerrar ]1. Si usted utiliza varias empresas, seleccione la empresa que quiere cerrar en el

cuadro de listados.

2. Cierre todas las funciones abiertas en la empresa en cuestión relevante. Puedever las funciones activadas en el menú [Ventana].

EjemploQuiere cerrar la empresa 100. Seleccione [Ventana]. Puede ver que la función 100‘Clasificaciones’ está todavía activa. Haga click una vez en 100 ‘Clasificaciones’.La función aparecerá en la pantalla. Finalmente, seleccione [Fichero, Cerrar] paracerrar la empresa.

3.7 Eliminar empresasPuede eliminar empresas que reúnan los requisitos, p.e. una empresa ficticia seutiliza para probar todas las características, funciones y los parámetros disponiblesen Exact Globe for Windows (si realiza una copia de seguridad de los archivosoriginales, simplemente tiene que restablecer esa copia de seguridad más tarde.Véase también 11.5 Proteger con una copia de seguridad ).

[Fichero , Borrar ]Asegúrese de que todas las empresas están cerradas, utilizando [Fichero, Cerrar].Luego seleccione [Fichero, Borrar] y seleccione la empresa requerida. Puedeeliminar sólo una empresa a la vez. Confirme su selección haciendo click en “Sí”.

Los archivos de la empresa en cuestión serán clarificados (p.e. Todos los archivosdisponibles en ese directorio específico se eliminarán) y el propio directorio setrasladará.

4 Convertir empresas

52 zz Convertir empresas

Convertir empresas zz 53

4.1 IntroducciónEste capítulo describe como puede convertir empresas mantenidas en Exact for DOSa Exact Globe for Windows, así que puede mantener los mismos datos con el nuevoentorno de programa. Esta conversión implica operaciones tanto DOS comoWindows en el programa, y asume que tiene instalado Exact Globe for Windows,version 3. Véase 2.4 Instalar Exact Globe for Windows.

4.2 Se requiere la versión antigua de Exact software• Exact 6.1 Ha de tener Exact 6.1, lote 17 o en adelante. Puede examinarlo en Exact 6.1 vía

ALT-O, “Info”. Su número de lote aparece aquí.

Â�Si su número de lote es anterior a 17, primero tendrá que actualizarlo a 17 oen adelante.

• Exact 6.5

• Exact Globe 2.0 (lote 18 y en adelante) y Exact Globe 3.0

• Exact Globe for Windows, version 1.06

E-Inmovilizados

E-Inmovilizados sólo puede convertirse si posee el nuevo módulo de activos. Siposee el módulo antiguo de activos, los ficheros relevantes han de convertirseprimero al nuevo módulo de activos (véase 4.3 ¿Qué no puede convertirse?,E-Inmovilizados). Puede convertir sus ficheros antiguos de activos en Exact 6.1 lote21 o en adelante.

4.3 ¿Qué no puede convertirse?

E-FacturaciónLas copias de las facturas no se convierten. Sólo es posible imprimir las copias de lasfacturas en sus antigua licencia DOS utilizando una copia de seguridad de losficheros de empresa en DOS.

E-Pedidos VentaLas copias de los albaranes no se convierten. Sólo es posible imprimir las copias delas facturas en sus antigua licencia DOS utilizando una copia de seguridad de losficheros de empresa en DOS.

E-SeguridadNo puede convertir grupos, usuarios y derechos en E-Seguridad. Tendrá que crearestos datos de nuevo manualmente. Véase 11.6 Proteger con E-Seguridad.


E-Inmovilizados(Módulo de E-Contabilidad

Los ficheros de E-Inmovilizados pueden convertirse si posee el nuevo módulo deactivos. Si posee el módulo antiguo de activos, los ficheros relevantes tienen queconvertirse primero al módulo nuevo de activos.

Puede examinar fácilmente si está utilizando el módulo nuevo o antiguo:

• Si en Exact 6.1 mantiene su administración de activos vía la ruta de menú [FT],está utilizando el módulo antiguo de activos. Si desea utilizar los ficheros de losactivos en Exact Globe for Windows, version 3, debe convertirlos al nuevomódulo de activos. Esta conversión puede llevarse a cabo en Exact 6.1 lote 21 oen adelante. La ruta de menú para comenzar esta conversión es [FHNV].

• Si en Exact 6.1 mantiene su administración de activos vía la ruta de menú [FV],está utilizando el nuevo módulo de activos. En este caso puede convertir susficheros de activos a Exact Globe for Windows, version 3.

Otros datos que no pueden convertirse• Menús del usuario y parámetros del usuario

Sin embargo, puede convertir los campos definidos por el usuario.

• Ficheros de datos maestros de INTRASTAT

Estos se expiden con el paquete EGfW 3.0 de manera estándar.

• Los informes de E-Informes y Crystal Reports

4.4 Modificaciones en las estructuras del paquete enExact Globe for Windows, version 3La estructura del paquete Exact Globe for Windows, version 3 se distinta a versionesanteriores. Debido a esto, puede que necesite implementar ciertas modificaciones ensus parámetros antes de la conversión. Esto implica a las siguientes licencias:

• Los módulos E-Centro de Coste, E-Unidad de Coste y E-Distribución de Costesestán enlazados dentro de Exact Globe for Windows, version 3 al móduloE-Análisis de Costes. Si en su antigua licencia de Exact utilizó uno o más de losmódulos E-Centro de Coste, E-Unidad de Coste y E-Distribución de Costes,podrá utilizar el módulo E-Análisis de Costes en Exact Globe for Windows.

4.5 Implicaciones para el acuerdo de mantenimientoYa que la secuencia lógica de la version 6.1/6.5 es version 7 de DOS, los acuerdosde mantenimiento no proporcionan una migración entre las dos. Esto es debido a queExact Globe for Windows con diferencia mejor funcionalidad y una estructura demódulo diferente y por tanto un nivel de precio parecido más alto. Si desea pagar ladiferencia entre el valor de su licencia actual de la versión 6.1/6.5 y el precio de sunueva licencia de Exact Globe for Windows, puede mejorar Exact Globe forWindows, version 3. Esto costará al menos 37.500 ptas. El acuerdo demantenimiento será adaptado a la nueva situación de precios.


4.6 Diversos

Intercambio de datos entre los usuarios y sus contablesLas copias de seguridad no pueden intercambiarse entre Exact for DOS y ExactGlobe for Windows, version 3, porque las estructuras de sus bases de datos sondistintas. Sin embargo, para facilitar el intercambio de datos entre clientes y suscontables, los contables pueden encargar una licencia de Exact Globe for Windowssin costes extras.

Multi UsuarioLos clientes que trabajan con un número pequeño de usuarios simultáneos dentro deun paquete y por tanto sólo necesitan una licencia pequeña de multi usuario amenudo sienten que el precio de la funcionalidad de multi usuario es bastante alto.Para soslayar esto se ha introducido un paquete Multi Usuario para cada paquete porseparado, que proporciona derechos de usuario para cuatro usuarios por paquete. Deesta manera puede determinar para cada paquete principal cuantos usuarios tienen laposibilidad de trabajar con ello simultáneamente. Para los paquetes principales enlos que sólo trabaja un usuario, no es necesario un paquete Multi Usuario.

4.7 Preparando la conversiónExact Globe for Windows, version 3 es un programa nuevo, que le ofrece opcionesextra y un montón de rasgos útiles para el mantenimiento del día a día de su sistemacontable. Uno de estos es Btrieve, la estructura abierta de la base de datos utilizadapor Exact Globe for Windows, version 3. Esta estructura le facilita el acceso de susdatos de empresa desde otras aplicaciones. Sus ficheros contables actuales debenconvertirse a Btrieve para que lleguen a ser útiles con esta base de datos deestructura abierta.

Este capítulo describe como convertir los ficheros antiguos de Exact a Exact Globefor Windows, version 3. También son descritas las preparaciones que se llevan acabo antes de la conversión.

4.8 Convertir empresa por empresaEn Exact puede mantener más de una empresa. La conversión y las preparacionesdescritas deben implementarse por separado en cada empresa. Como elprocedimiento es bastante extenso, lo mejor es no convertir las empresas de test odemostración. Es mejor crearlas nuevas en Exact Globe for Windows, version 3.

4.9 Controles generales• Debe tener la versión apropiada del software, véase 4.2 Se requiere la versión

antigua de Exact software.

• Realice una impresión de sus parámetros. Entonces es posible comparar estos alos parámetros de sus empresas convertidas.

• Realice una impresión de los datos de E-Seguridad. Esto no puede convertirse.


• Examine si tiene suficientes derechos de red: preferiblemente derechos desupervisor o administrador.

• En el momento en que realiza la conversión actual debe ser el único usuario enExact software. Debe examinarlo detenidamente.

• La conversión es un proceso complejo e intenso. Tenga en cuenta que convertiry organizar sus ficheros puede llevar un tiempo considerable. Para alcanzar unbalance entre el tiempo de cada día en las operaciones contables y el tiempo deconversión, debe llevar a cabo una conversión de prueba en una copia de losficheros de la empresa.

• Reorganice sus ficheros en la empresa antigua de Exact.

• Realice una copia de seguridad de sus ficheros de empresa actuales. Tambiénexamine si esta copia de seguridad está en orden adecuado (restituirlo es siemprela mejor manera para examinarlo, ya que disquetes o cintas no pueden serfiables).

• Mantenga en mente que después de la conversión sus ficheros serán 3 ó 2.5veces mayor que antes. Examine si tiene espacio suficiente para convertir lasempresas requeridas.

4.10 Controles por paqueteAntes de comenzar la conversión actual, debe llevar a cabo controles para cadaempresa. Los controles requeridos dependen en el contenido de su licencia.

E-Pedidos Venta• Si tiene E-Pedidos Venta y E-Stock sin E-Facturación, debe procesar todos los

pedidos de venta primero.

• Examine todas las líneas de pedidos de ventas.

E-Facturación• Contabilice todas las facturas actuales. Utilice un “Listado a ser contabilizado”

para examinar si su empresa contiene facturas que todavía necesitan sercontabilizadas.

• Todas las facturas de mostrados deben imprimirse y contabilizarse.

• Examine todas las líneas de factura.

E-Stock• Contabilice todas las modificaciones de precios. Utilice el “Informe de entradas”

para examinar si su empresa contiene facturas que todavía necesitan sercontabilizadas.

• Examine sus posiciones de stock.


E-Contabilidad• Contabilizar todos los pagos.

Todos los pagos en E-Pagos deben llevarse a cabo y contabilizarse. Realizar ycontabilizar los pagos en su antigua licencia de Exact utilizando las funciones“Realizar pagos” [ FCBR] y “Contabilizar pagos” [ FCBJ]. Entonces deberealizar las entradas de diario utilizando “Procesar entradas” [ FWW].

• Procesar todas las entradas.

En Exact usted examina por la presencia de entradas no procesadas utilizando“Listado de periodos introducidos” o “Informe de entradas”.

• Comience el control de consistencia en sus empresa. Imprima el listado.Cualquier inconsistencia encontrada debe repararse primero. Contacte con sudistribuidos o con el departamento de Support en Exact.

• En Exact Globe for Windows, version 3 cada diario debe enlazarse a un códigode moneda. Antes de comenzar la conversión debe enlazar primero todos losdiarios en su antigua empresa de Exact a un código de moneda.

General• Durante la conversión los ficheros de entrada son eliminados. Es por ello, que

siempre debe procesar primero sus entradas. Si no posee E-Contabilidad en suantigua licencia de Exact pero utiliza la opción de contabilizar facturas aE-Contabilidad (para propósitos de exportación), los ficheros correspondientestambién serán eliminados en la conversión.

• Los distribuidores de Exact no pueden convertir ficheros utilizando las licenciasde demostración de distribuidores, porque en dicha licencia sólo un númerolimitado de líneas de operación pueden utilizarse.

4.11 Ejecutar el asistente de conversiónÂ�Antes de comenzar la conversión, ha de cerrar todas las empresas en Exact

Globe for Windows utilizando [Fichero, Cerrar].

Una vez completadas las preparaciones puede comenzar el asistente de conversión.En su nuevo programa de Exact, Exact Globe for Windows, version 3, utilice[Fichero, Convertir].

Utilizar el asistente de conversión

El proceso de conversión consiste en 10 pasos. La conversión actual de sus ficheroscomienza después del paso 9.

Con los botones “Autorizar” y “Siguiente” irá por distintas pantallas. Puede para encualquier cada paso del asistente haciendo click en “Cancelar“ o pidiendoinformación en el proceso haciendo click en “Ayuda“.

Asistente Conversión Exact paso 1 (de 10)Una vez ha comenzado la función, la pantalla preliminar aparecerá. Haga click en“Siguiente“ para continuar.


Asistente Conversión Exact paso 2 (de 10)1. Introduzca la ruta de fichero de su antigua licencia de Exact o haga click en

“Examinar“ y selecciónelo. Si trabaja con Exact for DOS, debe seleccionar eldirectorio que contenga el fichero “EMENU.EXE”. Para Exact 6.1 dichodirectorio es el directorio EXACT61.

2. Haga click en “Siguiente“.

Asistente Conversión Exact paso 3 (de 10)Debe saber que tanto las rutas de fichero como la versión de su antiguo Exactsoftware antes de llevar a cabo la conversión. El asistente de conversión intentadeterminar el número de versión desde la ruta de menú que introduzca.

1. Seleccione la versión de su antiguo Exact software o confirme el valor que semuestra.


Asistente Conversión Exact paso 4 (de 10)En una lista de control puede indicar si todas las preparaciones de conversión hansido completadas. Para cada acción que se lleva a cabo durante la preparación,marque la correspondiente casilla de control. Examine si todas las preparaciones sehan llevado a cabo.

1. Si ha realizado una copia de seguridad de todos los ficheros, marque la casilla decontrol.

Â�Si no ha realizado una copia de seguridad, haga click en “Cancelar“.

2. Si ha examinado sus derechos de red, marque la casilla de control.

3. Si está seguro que es el único usuario de Exact en este momento, marque lacasilla de control.


Dependiendo de los contenidos de su licencia, puede que le pregunten porinformación adicional. Antes de continuar con la conversión, debe realizar todas lasacciones preliminares y marque todas las casillas de control.

Asistente Conversión Exact paso 5 (de 10)Para cada paquete se deben realizar varios controles. Dependiendo de la versión y lalicencia de su antiguo Exact software, puede saltarse algunos controles (véaseControles por paquetes).

Debe marcar todas las casillas de control antes de que continúe con el siguiente pasode la conversión. Las entradas no procesadas que se encuentran deben contabilizarseprimero. Haga click en “Cancelar“ para interrumpir la conversión y procesar lasentradas.

Asistente Conversión Exact paso 6 (de 10)En Exact puede utilizar dos categorías de ficheros:

• Ficheros dependientes de la empresa

• Ficheros independientes de la empresa


Los ficheros dependientes de la empresa sólo se relacionan a esta empresa enparticular. Aparte de esto, también puede utilizar ficheros independientes de laempresa en los que todos los datos de empresa relacionados con Exact sonalmacenados, por ejemplo los formatos de sus informes y ficheros generales.

Durante la conversión puede indicar si los ficheros independientes de la empresadeberían también convertirse.

1. Marque la casilla de control para convertir formatos si es aplicable.

2. Marque la casilla de control para convertir los archivos generales si es aplicable.


Asistente Conversión Exact paso 7 (de 10)En Exact puede mantener más de una empresa. Debe indicar que empresa deseaconvertir. Todas las empresas que desea utilizar dentro de Exact Globe forWindows, version 3 tienen que convertirse.

1. Seleccione una empresa.


Los datos introducidos anteriormente se muestran. Una ruta de fichero para laempresa convertida se sugiere. De una manera estándar este es el directorioBESTW2, seguido por el número de empresa.

3. Puede que tenga que modificar la ruta de fichero para almacenar la empresaconvertida, si lo desea.

• Tiene que introducir un directorio vacío o no existente como la ruta defichero.

• Los ficheros colocados en un directorio en una conversión anterior sonsobrescritos. Se deben introducir una ruta de fichero distinta si la ruta quefue introducida primero aparece como que ya contiene los ficheros.


Asistente Conversión Exact paso 8 (de 10)La empresa seleccionada se examina teniendo en cuenta todos los requisitos de laconversión. Durante el control:

• Los ficheros vacíos se borran

• Se analizan los antiguos ficheros

Los errores que puedan aparecer se muestran en la pantalla. Haga doble click en elmensaje de error para una explicación.

Haga click en “Cancelar“ para interrumpir la conversión y solucionar los problemas.

• Debe solucionar los problemas que encontró en la antigua versión de suprograma de Exact.

Si no se encuentran problemas haga click en “Siguiente“ para continuar convirtiendolas empresas.


Asistente Conversión Exact paso 9 (de 10)La conversión de sus ficheros comienza ahora. En su pantalla una serie de ventanasanimación se muestran. En la pequeña barra de cada pantalla puede ver que acciónse está realizando, el estatus se muestra bajo dicha barra.

Asistente Conversión Exact paso 10 (de 10)Aparecen los errores que puedan haber ocurrido durante la conversión. Imprima ellistado, así lo podrá utilizar mientras realiza los controles requeridos después de laconversión. La conversión se ha completado. Haga click en “Terminar“ para cerrarel asistente. Ahora podrá abrir la empresa convertida en Exact Globe for Windows,version 3 utilizando [Fichero, Abrir].

4.12 Conversión del fichero de registroDurante la conversión el progreso se registra en el fichero B2B.LOG. Una vezfinalizada puede encontrar dicho fichero en el directorio de su empresa(BESTW2\número de empresa). Si se han encontrado errores durante la conversión,puede ver el fichero de registro para tener más información.

Puede ver el fichero B2B.LOG en la libreta para notas.

• Windows95: comience la libreta de nota haciendo click en el botón de inicio yseleccionando [Programas, Accesorios, Libreta de notas].

• Windows 3.10/3.11: comience la libreta de notas desde el grupo de programa“Accesorios”.

4.13 Acciones después de la conversiónDespués de la conversión debería abrir su empresa en Exact Globe for Windows,version 3. Antes de comenzar a trabajar, debería realizar los siguientes controles.

4.14 Implementar los cambios indicadosEn el paso final (paso 10) del asistente de conversión se daba un listado de lasadaptaciones que debería implementar en Exact Globe for Windows, version 3.Utilice una impresión del listado.

4.15 Examinar los parámetros y formatos• Parámetros del paquete

Compare los parámetros del paquete en Exact Globe for Windows con losparámetros de sus antigua licencia de Exact de la cual saco una impresión. EnExact Globe for Windows, version 3, los parámetros se colocan por paquete.Encuentra los parámetros en [Menú, Parametrización empresa]. Los parámetrosque no cumplan con los parámetros “viejos” pueden ajustarse en Exact Globefor Windows, version 3. Si los contenidos de su licencia han cambiado, debeañadir los parámetros que faltan.


• Formatos

Examine los formatos utilizando [Mantenimiento de sistema, Formatos]. Paracada formato examine la posición correcta de los campos. Entonces realice unaimpresión de prueba de cada formato, por ejemplo imprimiendo una factura deprueba.

4.16 Restaurando copias de seguridad• Realizar un control de consistencia utilizando [Contabilidad, Libro mayor,

Controles, Control de consistencia]. Comparar los resultados a los del controlque realizó e imprimió en el otro software.

• Examine sus posiciones de stock utilizando [Stock, Por comprador, Funcionesde corrección, Control posiciones de stock] y [Stock, Por comprador,Funciones de corrección, Restaurar posiciones de stock].

Debe restaurar la copia de seguridad de la antigua versión de Exact y volver acomenzar la conversión si encuentra diferencias entre la antigua y la nueva versión,de las empresas de Exact Globe for Windows durante estos controles. Si todavíaencuentra inconsistencias en su empresa después de haber vuelto empezar laconversión, debe contactar con su distribuidor o con el departamento de Support deExact.

Â�Nunca empiece a trabajar con una empresa nueva dentro de Exact Globe forWindows, version 3 si encontró errores u omisiones durante, al final de, odespués de la conversión. Si es así, Exact no puede garantizar la consistencia desus ficheros.

4.17 Crear usuarios y conceder derechosSi posee E-Seguridad, debe crear usuarios y concederles derechos en E-Seguridad.Véase 11.6 Proteger con E-Seguridad.

4.18 Listado de explicaciones de los mensajes de errorAntes y durante la conversión, un número de controles se llevan a cabo. Si loserrores se encuentran en los ficheros de empresa, aparecerá un mensaje. Taleserrores son a menudo para reparar, por ejemplo el proceso de las entradas noprocesadas.

Los mensajes de error que se enumeran abajo pueden aparecer en su pantalla duranteel paso 8 del Asistente de conversión. Véase 4.11 Ejecutar el asistente deconversión.

Los errores causados durante la misma conversión no aparecen en esta lista. Siaparece un mensaje de error durante la conversión debe contactar con su distribuidoro el departamento de Support de Exact.


Listado de mensajes de error

Código MensajeCA0001 Se encontraron asientos no archivados.

CA0002 Todavía hay pagos presentes.

CA0004 No se pueden leer los parámetros.

CA0006 No se definió ejerc.contable estándar.

CA0007 Ud. está utilizando antiguos ficheros de activos

CA0008 Antes de la conversión, convertir los ficheros de activos en V6.10 (Tray: FHNV).

CF0001 Todavía existen facturas a ser contabilizadas.

CF0002 /CF0003

Ud. tiene Exact v. 6.10 batch 17 o mayor aunque todavía no se han convertidocompletamente las antiguas estadísticas de venta.

CV0001 Hay movimientos de stock todavía no impresos.

CV0003 Batch %s o superior Conversión serie/lote

Mensajes de error

CA0001: Se encontraron asientos no archivados.En E-Contabilidad las entradas no archivadas se encuentran. Archive estas entradasantes de continuar con la conversión.

Solución

Archive las entradas en su antigua licencia de Exact. Para todas las licencias deDOS, la ruta es “Archivar entradas” [ FWW].

CA0002: Todavía hay pagos presentes.En E-Contabilidad se presentan los pagos.

Solución

Realizar y contabilizar los pagos en su antigua licencia de Exact utilizando lasfunciones “Realizar pagos” [ FCBR] y “Contabilizar pagos” [ FCBJ]. Entonces ustedprocesa las entradas de diario en “Archivar entradas” [ FWW].

CA0004: No se pueden leer los parámetros.En E-Contabilidad encontró un error en los parámetros. Examine si:

• es en este momento el único usuario de esta empresa.

• tiene derechos suficientes en la red (si trabaja con una red).


CA0006: No se definió ejerc.contable estándar.No definió un ejercicio contable estándar en E-Contabilidad. Primero defina unejercicio financiero antes de continuar con la conversión.

Solución

Defina el ejercicio financiero estándar en su antigua licencia de Exact en los“Parámetros del paquete” [ SAI, Financial, General].

CA0007: Ud. está utilizando antiguos ficheros de activosDurante la conversión averigua que está utilizando antiguos ficheros de activos enE-Contabilidad.

Solución

Si desea utilizar sus ficheros de activos en Exact Globe for Windows, version 3primero debe convertir sus ficheros de activos al nuevo módulo de activos. Puederealizar la conversión en Exact 6.1 lote 21 o en adelante, utilizando la ruta de menú[FHNV].

CA0008: Antes de la conversión, convertir los ficheros de activos enV6.10 (Tray: FHNV).Durante la conversión averigua que está utilizando antiguos ficheros de activos enE-Contabilidad.

Solución

Si desea utilizar antiguos ficheros de activos en Exact Globe for Windows, version 3primero ha de convertir los ficheros de activos al nuevo módulo de activos. Puederealizar esta conversión en Exact 6.1 lote 21 o en adelante, utilizando la ruta demenú [FHNV].

CF0001: Todavía existen facturas a ser contabilizadas.En E-Facturación las facturas no contabilizadas están todavía presentes. Debecontabilizarlas antes de continuar con la conversión.

Solución

Contabilice las facturas en su antigua licencia de Exact utilizando “Contabilizarfacturas” [ AJA]. Si no posee E-Contabilidad también puede eliminar las facturas aser contabilizadas utilizando “Borrar importes de facturas” [ AJV].

Si posee E-Contabilidad, debería archivar las entradas de diario generadas utilizando“Archivar entradas” [ FWW].

CF0002 / CF0003: Ud. tiene Exact v. 6.10 batch 17 o mayor aunquetodavía no se han convertido completamente las antiguas estadísticasde venta.Después de recibir el nuevo lote de E-Facturación no convirtió las estadísticas deventas. Esto debe realizarse antes de continuar con la conversión.


Solución

Convertir las estadísticas de ventas utilizando “Conversión de estadísticas deventas” [ AUHS].

CV0001: Hay movimientos de stock todavía no impresos.En E-Stock las operaciones de stock no impresas están todavía presentes. Esto debeimprimirse antes de continuar con la conversión.

Solución

Imprima las operaciones de stock en su antigua licencia de stock utilizando lafunción “Imprimir mutaciones de stock” [ VKVA].

CV0003: Batch %s o superior Conversión serie/loteDebe realizar un conversión en los ficheros de serie/lote en primer lugar. Si utilizaE-Stock lote 17 (version 6.1) o en adelante, un control se realiza automáticamentedespués de que la empresa se abra. Puede volver a comenzar la conversión despuésde este control

5 Conversión al euro

66 zz Conversión al euro

Conversión al euro zz 67

5.1 IntroducciónEste capítulo le ayudará a entender y a implementar las modificaciones que tiene quellevar a cabo para utilizar el Euro en el software de Exact. Consta de cinco secciones:

En primer lugar hay una introducción al Euro y un listado de las cambios queaparecerán. Discutiremos como le afectan esos cambios a usted, a su negocio y a susistema financiero de Exact y le daremos consejo sobre cuando debe cambiar al Euroen su sistema financiero. Hay distintas estrategias para introducir los cambiosrequeridos y estos están perfilados para que así pueda hacer la mejor elección parasu sistema.

En la segunda sección describimos el Euro Wizard. Utilizar el Euro Wizard es elprimer paso para crear los cambios necesarios para utilizar el Euro en el software deExact. La tercera sección contiene un listado de las modificaciones que se han hechoen sus sistema financiero al ejecutar el Euro Wizard.

La cuarta sección presenta el Euro Conversion Wizard. Utilizando el EuroConversion Wizard incluirá al completo el Euro en su sistema financiero. Lasconsecuencias se discuten así que usted podrá decidir cuando desea completas estepaso.

Un glosario y una selección de apartados relacionados al Euro se incluyen para másinformación.

5.2 UEM y el euroMás y más gente están enteradas que el euro será próximamente una realidad y queno pueden retrasarse mucho en la reparación de sus sistemas financieros para lanueva situación.

El euro se introducirá como la moneda única para los países del UEM en distintasfases. Aquí le mostramos los cambios más importantes :

1 de enero, 1999

• 11 países introducirán el euro : Alemania, Austria, Bélgica, España, Finlandia,Francia, Irlanda, Italia, Luxemburgo, Países Bajos y Portugal

Otros países pueden unirse al UEM e introducirlo pasados 2 años.

• Las cotizaciones para las monedas participantes son fijas en relación al euro ymás adelante se denominarán “tasas de conversión”

• La legislación acerca del estatus legal del euro tiene su efecto

• El euro es introducido para remesas monetarias pero como operaciones de caja

1 de enero, 1999 - 1 de enero, 2002

• Los bancos y el sector financiero se cambian al euro

• Los negocios se cambian al euro


1 de enero, 2002

• El euro entra en circulación

• Las instituciones gubernamentales y consumidores se cambian al euro

Antes del 1 de julio, 2002

• Las monedas locales (monedas y billetes) en circulación ya no serán legales

5.3 Consecuencias del euroLa introducción del euro ha alcanzado consecuencias con gran impacto para algunasempresas. La mayoría de estas empresas afectarán al software financiero y logístico.

• Las cotizaciones entre las monedas que forman parte del UEM seránsuspendidas

Estas monedas se enlazarán al euro como cotizaciones fijas, o, para utilizarterminología de la UE, “tasas de conversión”. Esto significa que las empresas enlos países del UEM no tendrán riesgos monetarios cuando negocien con otrospaíses participantes en el UEM. El ajuste de precios será transparente,facilitando así la comparación de precios en otros países. En breve, laintroducción de una moneda única facilitará la negociación y la inversión através de los países participantes.

• El euro reemplazará las monedas de los países participantes en el UEM

La introducción será gradual, comenzando el 1 de enero de 1999 y terminandoantes del 1 de julio del 2002. Durante esta fase de transición habrá diferenciasentre la moneda transferible y la moneda circulante. El euro existirá sólo enremesas monetarias, así que la empresas pueden pagar y ser pagadas en euros.

5.4 Exact y el euroExact software es su compañero ideal para emprender las consecuencias del euro. Elsoftware se ha desarrollado para cubrir sus requisitos y para facilitar la transición aleuro. Véase 5.7 Cambiar al euro en Exact.

• Puede cambiar al euro y comenzar un sistema financiero con el euro-aprobadoen cualquier momento de esta fase de transición

• Todos los requisitos del euro se cumplen

• Puede utilizar el euro como la moneda estándar o secundaria, dependiendo encuando quiere transferir todos los procedimientos financieros al euro; véaseComo le afecta el euro.

Para una explicación de la moneda secundaria, Glosario del Euro.

• Puede utilizar el telebanking para los extractos bancarios en la moneda local yen el euro

• Informes, listados y documentos pueden verse en la moneda local y en el euro

• Puede seleccionar que moneda desea utilizar, la moneda estándar o lasecundaria, en todas las funciones

La calculadora de euros calculará las tasas de conversión, p.e. tarifasrefiriéndose al euro, véase Trabajar con la calculadora de euros.


• La exposición de moneda y la precisión de las tasas de conversión han sidoadaptadas para el euro

• Los diseños de los documentos oficiales que incluyen el euro están disponibles,p.e. facturas, pedidos, devoluciones

Características adicionalesLas preparaciones se han hecho para posibles desarrollos posibles, como :

• Países uniéndose al UEM en el futuro

Esto afectaría el enlace a otras monedas locales al euro con una tarifa fija.

• Países abandonando el UEM

Esto afectaría desenlaces de monedas.

• Modificaciones de tasas de conversión entre monedas del UEM y el euro

5.5 Cómo le afecta el euroNo hay muchas regulaciones en las que se explique a las empresas como debenimplementar el cambio de moneda local al euro. Durante la fase de transición, desdeel 1 de enero 1999 al 1 de julio 2002, puede adoptar una de las distintas opcionespara implementar los cambios dentro de la empresa.

1. Ningún tipo de modificaciones en su sistema financiero

Como los bancos vuelven a calcular los cobros y los pagos desde y a la monedalocal, si no lo desea al principio no tiene que adaptar nada en su sistemafinanciero. Esto significa que no utilizará el euro en su sistema financiero porahora. Eso sí, antes del 1 de julio del 2002 deberá realizar un cambio, de locontrario utilizará monedas que ya no son válidas.

2. Utilizar una moneda secundaria (el euro) junto a su moneda local y el sistemafinanciero se adapta a la utilización del euro

Puede introducir importes en la moneda local a la vez que en euro, y losextractos y listados están disponibles en ambas monedas. Puede cambiar al euroel sistema financiero al completo más adelante procesando el Euro ConversionWizard. Esta la forma ideal para negociar con la fase de transición, ya que leproporciona la flexibilidad que desea o necesite, la cual debe llevarse a caboantes del 1 de enero del 2002.

Ejemplo Su moneda estándar son las PTS. Una vez ha implementado esta opción sumoneda estándar continúan siendo las PTS, pero puede cobrar y pagarimportes en euros.

Para utilizar esta opción tiene que comenzar el Euro Wizard, p.e. paraimplementar el paro 1 como se describe en Cambiar al euro en Exact.

3. Al realizar una conversión cambia al sistema financiero del euro que vuelve acalcular todos los importes de la moneda local al euro en una tarifa fija.

Puede continuar trabajando como antes pero todos los procedimientos contablesse llevan a cabo utilizando el euro. La moneda estándar en su sistema contablese cambia al euro. Su “antigua” moneda se convierte en moneda secundaria.Todos los datos se convierten al euro pero todavía puede realizar cobros y pagosen otras monedas UEM.


Para utilizar esta opción primero tiene que procesar el Euro Wizard y después elEuro Conversion Wizard, p.e. para implementar el paso 1 y luego el paso 2como se describe en Cambiar al euro en Exact.

¿Cuándo debe cambiar al euro?Antes de que pueda decidir una estrategia para tratar con los cambios que presenta eleuro, debe considerar los siguientes puntos:

• ¿Cuándo necesitará utilizar el euro en comunicaciones externas?

Esto incluye comunicaciones con compradores, clientes, proveedores ysubcontratadores etc. en forma de facturas, pedidos, devoluciones etc.

• ¿Cómo aparecerá el euro en documentos y archivos utilizados para lascomunicaciones externas?

¿Necesita tener flexibilidad sobre las monedas que son representadas en lacomunicación externa?

• ¿Cuándo será el euro la moneda preferida internamente?

¿Cuándo debe cambiar todo el sistema contable al euro?

Veamos aquí algunos puntos que se han de considerar cuando decida cambiar al euroen su administración contable

Para decidir cuando debe utilizar el euro en comunicaciones externas debeconsiderar lo siguiente:

• La implementación del euro redacta el plan de sus proveedores o clientes, de unamanera más especifica

Si alguno de sus clientes le ha notificado que les gustaría recibir las facturas eneuros, esta será la fecha de comienzo para sus comunicaciones externas en euros.

• El grado de internacionalización de la base de su cliente

Si tiene clientes en varios países del UEM, puede ser más eficiente (desde elpunto de vista administrativo) enviar las facturas a todos los clientes en euros envez mandarlas en cada unas de las monedas.

• La importancia de los mercados capitales para su organización

Todos los mercados capitales en los países participantes en el UEM hananunciado que se convertirán al euro el 1 de enero de 1999. Si su organizacióndepende en los mercados capitales para los productos financieros u otro tipo deproductos que usted ofrece, puede que esta sea la fecha en la que quiere realizarsus operaciones en euros.

• La influencia de un uso anticipado del euro para su imagen

A algunas organizaciones les gustaría que se les conociera como los“adoptadores” prematuros, especialmente aquellas que se dedican a latecnología. Esta imagen puede acentuarse con una adopción prematuras del euroen las comunicaciones externas.

Cómo aparecerá el euro en comunicaciones externas, depende de:

• Si es posible para su organización saber que moneda prefiere o preferirá cadacliente en particular

Si tiene información precisa sobre ello, imprimir sólo un importe en una solamoneda en las facturas, folletos, listas de precios etc. será suficiente. Aunque


puede que también quiera proporcionar a su cliente una factura con un importeen dos monedas.

• La influencia del euro en la diferenciación de precios o los precios de venta“psicológicos”

La diferenciación de precios es frecuentemente utilizada por empresas quedistribuyen el mismo producto en más de un país. Para cubrir los gastos detransporte o adaptarlo a la situación del mercado local, estas empresas puedencargar distintos precios de venta en distintos países por el mismo producto.

Los precios psicológicos se utilizan para facilitar la decisión de compra para losclientes potenciales ofreciéndoles productos a un precios que tiene un “anillo”comercial alrededor, p.e. 149,25 PTS (en vez de 150 PTS).

Si actualmente esta utilizando la diferenciación de precios por país o los preciosde venta psicológicos como parte de su estrategia de marketing o ventas, nopodrá continuar haciéndolo una vez que el euro haya sido integrado en suscomunicaciones externas de la empresa. Cuando sus precios tienen que sercalculados en euros, la misma moneda se utilizará en varios países dondeexporta sus productos. Esto significa que los clientes en distintos países puedencomparar fácilmente los precios de ventas. Puede que no sea razonable o posibleutilizar la diferenciación de precios. Para evitarlo tiene que decidir comunicarlos precios de ventas en las monedas locales.

Después del 1 de enero de 1999 los importes en las monedas locales debenconvertirse a euros utilizando cotizaciones fijas. Probablemente encontrará quelos precios psicológicos, una vez convertidos a euros, no son redondeados oprecios atractivos comercialmente. Sin embargo, cuando sus precios han sidocalculados en euros (o en monedas locales, una vez ha modificado los preciosutilizando importes psicológicos en euros), uno de ellos no tendrá el efectocomercial formal. Debe decidir comunicar los precios en una sola moneda.

Considere lo siguiente como una ayuda para decidir cuando utilizar el euro como elcódigo interno de moneda:

• No es necesario u obligatorio cambiar al euro completamente como monedacontable estándar desde el 1 de enero de 1999

• Las empresas que utilizan el euro en su sistema contable puede que tengan laobligación de proporcionar los datos en la moneda local durante la fase detransición

• Los empleados pueden necesitar algún tiempo para acostumbrarse a trabajar conel euro

• Los sueldos se continuarán pagando en la moneda local hasta el 1 de enero del2002

• Todos los pagos de caja dentro de su organización serán en la moneda localhasta el 2002

• Los pagos directos a caja en euros serán posibles a partir del 1 de enero del2002; los pagos en la moneda local serán posibles hasta el 1 de julio del 2002

• Reducirá el importe de diferencias de cálculos convirtiendo el sistema contableal completo al sistema contable de euros lo más tarde posible


Cuándo y cómo implementará la transición al euro en comunicaciones externas, p.e.en facturas, en mayor parte depende en las expectaciones y requisitos de suscompañeros de negocios.

5.6 Consejo de Exact SoftwarePuede que le resulte difícil decidir lo mejor para su empresa. Aquí encontrarádistintas opciones dependiendo en las circunstancias de su empresa.

Si está utilizando la moneda UEM como su moneda estándar tiene las siguientesopciones:

• Puede dejar la administración financiera tal y como está

• Puede procesar el Euro Wizard y seleccionar una moneda secundaria - el euro

• Puede procesar el Euro Conversion wizard y seleccionar el euro como monedaestándar

Si posee E-Multi moneda puede decidir entre las siguientes opciones

• Puede procesar el Euro Wizard en 1998

Debe recordar que tiene que actualizar las tasas de conversión fijas que sesituarán en el 1 de enero de 1999.

• Puede procesar el Euro Wizard durante la primera semana de enero de 1999

Esto debe hacerse antes de crear una entrada en moneda extranjera.

Si no posee E-Multi moneda:

• Debe procesar el Euro Wizard en breve antes de que empiece a utilizar el Euroen comunicaciones externas, p.e. facturas, pedidos de ventas

5.7 Cambiar al euro en ExactExact le proporciona flexibilidad a la hora de utilizar la moneda local y el eurodurante la fase de transición, y realizar la conversión final al final de este periodo. Elsoftware se ha desarrollado así que hay dos procedimientos para cada uno de estosdos pasos. El primero es el Euro Wizard, el cual procesa para introducir el euro a sussistema de administración como un moneda secundaria. El segundo es el EuroConversion Wizard, con el cual finalmente se cambia al euro como moneda estándar,p.e. convertir su sistema financiero al sistema financiero del euro.

El Euro Wizard y el Euro Conversion Wizard son fáciles a la hora de usarlos.

Paso 1: Procesar el Euro WizardEl Euro Wizard le ayuda a introducir todos los parámetros y los datos maestros quenecesitará para utilizar el euro en su empresa como una moneda secundaria. Podráutilizar tanto la moneda local (estándar) como el euro (secundaria) en su sistemafinanciero contable, el cual es perfecto para la fase de transición. Después deprocesar el Euro Wizard sus empresas estarán instaladas así que trabajará de acuerdoa los requisitos legales del UEM. También puede realizar cambios manualmente siya ha procesado el Euro Wizard o si no quiere procesarlo. Cuando quiere que senecesiten los cambios en las cotizaciones, puede utilizar el Euro Wizard paraimplementarlos en sus empresas.


Â�El Euro Wizard no adapta su sistema contable al completo en una sola vez simantiene más de una empresa con Exact. Tiene que procesarlo en cada empresapor separado.

Procedimiento conciso para utilizar el Euro Wizard• Decida cuando comenzará a utilizar el euro en su empresa

• Reunir la información de moneda que necesite para completar el Euro Wizard

• Completar el Euro Wizard siguiendo las instrucciones que aparecen en lapantalla

• Puede imprimir un informe en el cual todos los cambios son enumerados parasus registros

Para una descripción extensa de esta procedimiento, véase Procesar el Euro Wizard.

Su sistema contable después de procesar el Euro WizardPara un listado de lo que cambiará en la manera de mantener su sistema contable enExact durante la fase de transición, véase Su sistema contable después de procesar elEuro Wizard.

Paso 2: Procesar el Euro Conversion WizardFinalmente tendrá que cambiar su sistema contable para utilizar únicamente el eurono más tarde que el 1 de enero del 2002, p.e. al final de la fase de transición. Pararealizar este para necesitar procesar el Euro Conversion Wizard.

El Euro Conversion Wizard es un programa que convierte sus sistema financieroactual al sistema financiero del euro. Durante la conversión todos los importes en sumoneda formal se volverán a calcular a la moneda estándar, el euro; esto incluye losdatos históricos.

Â�Este paso tiene implicaciones serias: una vez que los datos se han convertido nopueden volver a convertirse a su estado previo. Tiene que hacer una copia deseguridad de empresa antes de que empiece a utilizar el Euro ConversionWizard. Más adelante, para evitar las inconsistencias contables, es aconsejableque proceda este wizard en el final del ejercicio contable o al cierre del periodode IVA.

Â�El Euro Conversion Wizard no adapta su sistema contable al completo en unasola vez si mantiene más de una empresa con Exact. Tiene que procesarlo encada empresa por separado.

Procedimiento conciso para utilizar el Euro Conversion Wizard• Decida el momento adecuado para procesar el Euro Conversion Wizard con su

empresa

• Asegúrese de que su sistema financiero ha sido instalado con los requisitos de laUEM. Esto puede cumplirse fácilmente procesando el Euro Wizard

• Procesar todas las operaciones que no han sido archivadas todavía

• Imprimir los listados requeridos para sus informes internos


• Examine que sus archivos sean consistentes y que ha realizado una copia deseguridad

• Comience el Euro Conversion Wizard y complételo siguiendo las instruccionesque aparecen en la pantalla

• Imprima y examine los archivos de registro para un listado de lo que ha sidomodificado en sus registros

Para un descripción extensa de este procedimiento, véase Procesar el EuroConversion Wizard en el manual E-General.

Mensajes en el Euro Conversion WizardEn una sección aparte encontrará un listado de los mensajes que puede encontrarmientras lleva a cabo el Euro Conversion Wizard. Véase Mensajes, avisos y accionesa tomar.

5.8 Introducción al Euro WizardEl Euro Wizard le ayudará a realizar los cambios necesarios para la utilización deleuro en sus sistema contable durante la fase de transición.

Necesita decidir cuando quiere procesar el Euro Wizard. Distintas empresasdecidirán a su debido tiempo cuando desean ajustar los sistemas contables, véaseCómo le afecta el euro.

Â�El Euro Wizard no adapta su sistema contable al completo en una sola vez simantiene más de una empresa con Exact. Tiene que procesarlo en cada empresapor separado.

Si comienza el Euro Wizard en una empresa nueva, puede recibir un mensajediciendo que tiene que iniciar otras partes de la empresa. Véase Crear empresas.

El Euro Wizard también puede utilizarse para hacer cambios a parámetros demoneda después de que se ha procesado por primera vez, p.e. cuando otras empresasse unen al UEM. De esta manera no tendrá que examinar usted mismo los distintosparámetros de la funciones.

5.9 Preparación para procesar el Euro Wizard

Reunir la información necesariaExact software necesita cierta información para utilizar el euro. Dicha informaciónse le pedirá cuando procese el Euro Wizard; entonces se introducirá en todos losparámetros y datos maestros por el Euro Wizard, así que no necesita examinar ustedmismo todos los parámetros de la funciones.

Debe tener la siguiente información antes de procesar el Euro Wizard:


Monedas• Tiene que indicar si su empresa utilizar moneda UEM como moneda estándar

• La fecha en la que la moneda fue enlazada el euro

Esto quiere decir que después del 1 de enero de 1999 las entradas históricaspueden mantenerse tal y como están hoy.

• Exactitud de la tarifa fija del euro (el número de decimales utilizados)

Debe cumplir con las regulaciones del UEM. Véase 5.22 Glosario del Euro.

Tarifas• Tarifas fijas del euro para todas las monedas del UEM, en la terminología de la

UE se refieren con “tasas de conversión”

• Cotizaciones para todas las monedas que no pertenecen al UEM

Después del 1 de enero de 1999, estas tarifas se calcularán utilizando el euro yno la moneda estándar.

Enlaces libro mayorUn enlace del libro mayor se pedirá para procesar el cálculo del euro si la monedaestándar es una moneda del UEM. Necesita decidir que cuenta del mayor se utilizaráo si creará un libro mayor nuevo para las diferencias del cálculo del euro. Lasregulaciones de la UE requieren que esta sea un cuenta del mayor que sólo registrelas diferencias del cálculo. Puede que haya creado un cuenta especialmente condicho fin; antes de que pueda empezar a usarla, debe examinar que no se ha hechoninguna entrada. Si no tiene una cuenta del mayor que ha sido reservada para lasdiferencias del cálculo de euro, deberá crearla.

El control puede llevarse a cabo

Le empresa correcta está abiertaSólo adaptará una empresa cada vez. Examine que ha abierto la empresa en la quiereprocesar el Euro Wizard y que ha cerrado las otras empresas.

Se ha hecho una copia de seguridadSi no ha hecho una copia de seguridad recientemente de la empresa en la que va aprocesar el Euro Wizard, puede hacer una ahora en [Fichero, Copia seg.].

5.10 Procesar el Euro Wizard

[Parametrización empresa , Contabilidad , Euro Wizard ]El Wizard le guiará a través del proceso de introducción al euro a su empresa. Unavez ha hecho click en “Siguiente >“ en la ventana que hay abierta, tendrá queproporcionar información en los campos, la mayoría de ellos están bien explicadosen el Wizard. Los campos que necesiten explicación adicional se describen abajo enel mismo orden en el que aparecen en las ventanas.


Moneda estándarAquí se muestra la moneda que es la estándar para la empresa. Como se haestablecido no podrá cambiarla cuando se cree o se mantenga la empresa.

Moneda EMUSi la moneda estándar de la empresa es una “Moneda EMU“, seleccione “Sí“.Entonces podrá utilizar el euro como moneda secundaria.

No se le preguntará por información sobre la moneda UEM que sea la estándar enese momento. Necesita introducir la fecha en la que moneda fue enlazada o seráenlazada al euro y la precisión para las cotizaciones. Véase 5.22 Glosario del Euro.

Si selecciona “No“ podrá especificar que monedas son monedas UEM pero noutilizará el euro como una moneda secundaria en esta administración.

Fecha ingreso en EMUIntroduzca la fecha en la que la moneda indicada en el campo “Moneda estándar” seenlazará al euro. El sistema muestra la fecha actual, pero probablemente tenga quemodificarla.

Utilizar moneda secund.Indique si desea o no utilizar una moneda secundaria en esta empresa. Véase 5.22Glosario del Euro. Si su moneda estándar es una moneda UEM, p.e. las pesetas, eleuro automáticamente será seleccionado como la moneda secundaria si autoriza“Utilizar moneda secund.“.

Si no posee E-Multi moneda puede utilizar los dos códigos de moneda a través decasi todos los paquetes, como los asientos de programa, listados, generadores deinformes, seleccionando {Sí}. Su sistema contable se convertirá en “moneda-doble”y puede utilizar la moneda estándar y la secundaria de la misma manera. Siselecciona {No}, su software de Exact se quedará con la aplicación de la monedaúnica y nada cambiará.

Si posee E-Multi moneda, los cambios que aparecen al seleccionar {Sí} son menosobvios. Añadirá un nivel adicional de códigos de moneda a su software de Exact,aparte de “moneda estándar” y “divisas”. Esta moneda adicional puede serseleccionada en varios listados y diseños:

Tenga o no E-Multi moneda se aplicará lo siguiente si seleccionó {Sí}en “Utilizarmoneda secund.“:

• Puede crear un gran número de listados tanto en la moneda estándar como en lasecundaria. Antes de que se cree el listado se le preguntará que moneda deseautilizar.

Ejemplo Puede generar un listado de partidas pendientes tanto en la moneda estándarcomo en la secundaria.

• Cuando define formatos utilizando el módulo E-Formato, [Mantenimiento desistema, Formatos], puede especificar en que campos se imprimirán los importesen moneda secundaria o moneda estándar, o ambas.


• También puede especificar los campos en que se imprimirán los importes tantoen moneda secundaria como en moneda estándar, o ambos en el generador deinformes “Crystal Report Writer”.

• También puede especificar los campos en que se imprimirán los importes tantoen moneda secundaria como en moneda estándar, o ambos en los informesgenerados por el Excel Add-in.

Â�Si desea procesar el Euro Conversion Wizard, este parámetros debe activarse en{Sí}. Si no lo hace, el Euro Conversion Wizard no sabrá que moneda tiene queconvertir, y no puede llevar a cabo la conversión al euro como moneda estándar.Véase 5.20 Procesar el Euro Conversion Wizard.

Factor moneda secundariaIntroduzca la tarifa de conversión, p.e. cotización fija entre la moneda UEM estándary el euro. Las cotizaciones oficiales estarán disponibles el 1 de enero de 1999.

Esta tarifa se utilizará para calcular los importes en monedas secundarias y estándar.

Â�Las cotizaciones introducidas utilizan el euro como el denominador, p.e 1 euro =The exchange rates entered use the euro as the denominator, e.g. 1 euro =167,327 PTS

Indique qué monedas en su empresa son monedas EMU.Utilice las flechas < y > para mover las monedas desde la lista de “Moneda noEMU“ a la lista “Moneda EMU“ , dependiendo si son monedas UEM oficiales o no.

Diario de conversiónSi desea convertir los diarios enlazados a las cuentas bancarias en euros,selecciónelos en la lista de la izquierda y muévalas a la lista de la derecha “DiariosEUR”, utilizando las flechas < y >. Esto será necesario para todas las cuentasbancarias que han sido convertidas por su banco a una cuenta en euros (si usted lo hapedido).

Una vez se ha completado estos pasos, el Euro Wizard puede actualizar su empresa ydejarla preparada para el euro. Una vez el Euro Wizard se ha terminado, una monedasecundaria se introducirá, el euro, proporcionándole toda la flexibilidad que quieretener durante la fase de transición. Para más información sobre como trabajará con eleuro en sus empresas debe procesar el Euro Wizard en, véase 5.11 Su sistemacontable después de procesar el Euro Wizard.

Un informe de que ha sido modificado se imprimirá automáticamente.

5.11 Su sistema contable después de procesar el EuroWizardUna vez se ha completa el Euro Wizard tiene que autorizar el parámetro “Utilizarmoneda secund.“ (o manualmente en [Parametrización empresa, Contabilidad,Parámetros, General] en la lengüeta “Proceso“ o utilizando el Euro Wizard), todoslos cálculos de moneda en las empresas involucradas cumplirán con las regulacionesdel UEM hasta al menos el 1 de enero del 2002. Será más fácil utilizar el euro en susoperaciones financieras contables durante la fase de transición.


• Los cálculos de monedas, con un importe en UEM, siempre utilizarán el eurocomo moneda intermedia

• Las listas de precios están disponibles en monedas locales y en euros

• Los documentos oficiales (utilizados para comunicarse con los clientes,proveedores, deudores) pueden mostrar los importes en la moneda local y eneuros

• Telebanking es apoyado por monedas locales y por euros

• Los listados pueden recuperarse en la moneda local estándar y en euros

• Cuando realice entradas la Calculadora de Euros está disponible para darinformación extra en importes introducidos

• Es posible utilizar los euros como moneda estándar para procesar el EuroConversion Wizard, véase 5.5 Cómo le afecta el euro y véase 5.20 Procesar elEuro Conversion Wizard

Después de la fase de transición tendrá que hacer esto para rellenar los requisitoslegales. No será más tarde que el 1 de enero del 2002.

Â�Las modificaciones indicadas en este capítulo afectarán sólo a las empresas paralas que ha procesado el Euro Wizard. Debe procesar el Euro Wizard para cadaempresa por separado que mantenga en Exact. Véase 5.10 Procesar el EuroWizard.

5.12 La moneda y el euroDebido a la introducción del euro ha habido varios cambios en la manera en que lasmonedas se utilizan en los sistemas financieros contables. Esto afecta las monedasmismas y la manera en como se manejan las cotizaciones.

Parámetros de monedaCuando completa el Euro Wizard puede utilizar tanto la moneda local (estándar)como el euro, aunque no posee en módulo E-Multi Moneda. Necesita tener dichomódulo si desea utilizar más de dos códigos de moneda. Si no posee E-MultiMoneda sólo puede mantener la moneda fija en los siguientes parámetros demoneda.

Todos los siguientes parámetros se actualizarán automáticamente si procesa el EuroWizard. Si no desea procesar el Euro Wizard pero desea utilizar el euro en suempresa, puede modificar manualmente los distintos parámetros de moneda.

Esto también será útil si ya ha procesado el Euro Wizard pero necesita realizarcambios.

EjemploSi otro país se ha unido al UEM, necesitará actualizar esta moneda para tenerlo encuenta.


[Parametrización empresa , Contabilidad , Parámetros ,General ]

Utilizar moneda secund. (lengüeta “Proceso”)Indique si desea o no utilizar una moneda secundaria en esta empresa. Véase 5.22Glosario del Euro. Si su moneda estándar en una moneda UEM, p.e. Pesetas, seseleccionará automáticamente el euro como moneda secundaria.

Si no posee E-Multi moneda puede utilizar los dos códigos de moneda a través decasi todos los paquetes, como los asientos de programa, listados, generadores deinformes, seleccionando {Sí}. Su sistema contable se convertirá en “moneda-doble”y puede utilizar la moneda estándar y la secundaria de la misma manera. Siselecciona {No}, su software de Exact se quedará con la aplicación de la monedaúnica y nada cambiará.

Si posee E-Multi moneda, los cambios que aparecen al seleccionar {Sí} son menosobvios. Añadirá un nivel adicional de códigos de moneda a su software de Exact,aparte de “moneda estándar” y “divisas”. Esta moneda adicional puede serseleccionada en varios listados y diseños:

Tenga o no E-Multi moneda se aplicará lo siguiente si seleccionó {Sí}en “Utilizarmoneda secund.“:

• Puede crear un gran número de listados tanto en la moneda estándar como en lasecundaria. Antes de que se cree el listado se le preguntará que moneda deseautilizar.

Ejemplo Puede generar un listado de partidas pendientes tanto en la moneda estándarcomo en la secundaria.

• Cuando define formatos utilizando el módulo E-Formato, [Mantenimiento desistema, Formatos], puede especificar en que campos se imprimirán los importesen moneda secundaria o moneda estándar, o ambas.

• También puede especificar los campos en que se imprimirán los importes tantoen moneda secundaria como en moneda estándar, o ambos en el generador deinformes “Crystal Report Writer”.

• También puede especificar los campos en que se imprimirán los importes tantoen moneda secundaria como en moneda estándar, o ambos en los informesgenerados por el Excel Add-in.

Â�Si desea procesar el Euro Conversion Wizard, este parámetros debe activarse en{Sí}. Si no lo hace, el Euro Conversion Wizard no sabrá que moneda tiene queconvertir, y no puede llevar a cabo la conversión al euro como moneda estándar.Véase 5.20 Procesar el Euro Conversion Wizard.

[Parametrización empresa , Contabilidad , Libro mayor ,Enlaces libro mayor ]

Euro diferencias de cálculo (lengüeta “Cuenta”)Es necesario especificar las cuenta del mayor en el cual se introducirán lasdiferencias de cálculo que resultan del uso del euro.


[Parametrización empresa ,Contabilidad , Monedas ,Moneda ]

Moneda EMU (lengüeta “General”)Si esta moneda es una “Moneda EMU”, este parámetro ha de estar activado.

Fecha ingreso en EMU (lengüeta “General”)Introduzca la fecha en que esta moneda se unió al UEM.

Precisión para cotizaciones (lengüeta “General”)Puede indicar el número de dígitos que hay después de la coma de los decimalesutilizados para mostrar cotizaciones. Las regulaciones del UEM prescriben que lastarifas se representan con 6 (seis) dígitos en total. Básicamente determina aquí paraesta moneda en que posición de los seis dígitos situamos el separador de decimales.Par algunas monedas puede que quiera utilizar más decimales, para otros másenteros, dependiendo en su valor unitario relativo al euro. Véase 5.22 Glosario delEuro.

EjemploLa tarifa de PTS al EUR es 167,327; por lo tanto en este caso la precisión son 4dígitos.

Tarifas fijas del euro contra cotizacionesEl 1 de enero de 1999 las cotizaciones para todas las monedas participantes en elUEM serán fijas para el euro. De ahí en adelante no puede introducir tarifas diariaspara estas monedas, ya que su valor relativo no variará. Estas tarifas fijas del euro,también llamadas “tasas de conversión”, se introducen cuando completa el EuroWizard. Las cotizaciones entre las monedas UEM no existirá; las tarifas expresandosu valor relativo se referirán como “tasas de conversión”. Las legislación del UEMprescribe que dichas tarifas cruzadas no pueden utilizarse en los cálculos contables.Las cotizaciones de IVA para las monedas relevantes se fijará como una figuraidéntica.

Las cotizaciones seguirán existiendo, por supuesto, donde no estén involucradasmonedas del UEM. Sólo tendré que negociar con esto si posee el módulo E-MultiMoneda, ya que es el único momento en el que puede trabajar con más monedas quela estándar y el euro.

Â�De acuerdo a las tasas, E-Multi Moneda sufrirá dos cambios importantes en lamanera en que se manejan las tarifas en sus empresas después de procesar elEuro Wizard :

• Todos los cálculos de moneda se realizarán con referencia al euro

• De acuerdo con las regulaciones del UEM, las tarifas fijas del euro y lascotizaciones aparecerán en la también llamado representación“Anglosajona”, aunque no se marcará como estándar anteriormente (véase5.22 Glosario del Euro )


¿Cómo se calculan las tarifas fijas?Si está calculando las tarifas de conversión entre las monedas UEM debe utilizar eleuro como una referencia para sus cálculos de moneda.

EjemploImporte en moneda UEM * cotización UEM del euro = Importe en eurosImporte en euros / Cotización euro de divisas = Importe en moneda extranjera

Esto implica aunque el euro no sea la moneda estándar en sus sistema financierocontable. La tarifa entre cada moneda UEM y el euro es fija

¿Cómo se calcular las cotizaciones?La cotización de una moneda que no pertenece al UEM se mantendrá con referenciaal euro, p.e. ya no es válida con referencia al código de moneda estándar. Este es elresultado de una nueva legislación UEM y como una consecuencia, los mercadoscapitales de los países UEM se convertirán completamente al euro.

Cómo se representarán las tarifasUna vez ha introducido el euro en su sistema financiero procesando el Euro Wizard,las tasas fijas del euro y las cotizaciones se representarán de una manera distintas. Latarifa que aparece será la que hay entre el euro y la moneda que está utilizando, y semostrará en lo que se denomina representación “Anglosajona”, de acuerdo a lasregulaciones de la UEM. Véase 5.22 Glosario del Euro.

En las siguientes situaciones el código de moneda estándar es la peseta. Las tarifassólo ilustran estos ejemplos y han sido por lo tanto simplificadas. Estos ejemplos nomuestran las figuras significantes de seis dígitos para las tasas fijas de euros y lascotizaciones.

La moneda UEM antes de la introducción del euroFormalmente la cotización entre la Peseta y el Florín holandés aparece como, p.e.,75, lo cual quiere decir que 1Florín holandés (NLG) son 75 PTS.

P T S N L G75

Después de la introducción del euro, con una moneda UEM como monedaestándarDespués de la introducción del euro la cotización entre el euro y el Florín holandéses por ejemplo 2,22. Esto quiere decir que 1 euro con 2,22 NLG.

166,5 2,22

0 ,013

E U R

P T S N L G

Nótese que la tarifa figurativa entre la PTS y el NLG ha cambiado debido al cambiode la representación “Anglosajona”. La línea entre ambas monedas está punteada,para indicar que ya no son convertibles directamente.


Situación de una moneda no UEM antes de la introducción del euroFormalmente la cotización entre el Dólar americano y la Peseta era, por ejemplo,158,25. Esto quiere decir que 1 USD son 158,25 PTS.

P T S U S D158,25

Después de la introducción del euro, con una moneda no UEM como monedaestándarDespués de la introducción del euro sólo la tarifa entre el euro y el DólarAmericano aparecerá, por ejemplo, 1,04/ Esto quiere decir que 1 euro son 1, 04USD.

166,5 2,22

0 ,0632

E U R

P T S U S D

Nótese que la tarifa figurativa entre los USD y las PTS ha cambiado debido alcambio de la representación “Anglosajona”. La línea entre ambas monedas estápunteada, para indicar que ya no son convertibles directamente.

Mantener tarifasLa tarifas fijas del euro y, si posee el módulo E-Multi Moneda, las cotizaciones semantienen en [Parametrización empresa, Contabilidad, Monedas, Cotizaciones].

Todos los siguientes datos se actualizan automáticamente cuando procesa el EuroWizard. Si no desea utilizar el euro en su empresa, puede hacer los cambiosrelevantes a las cotizaciones manualmente.

Esto también será útil si ya ha procesado el Euro Wizard pero necesita realizaralgunos cambios.

EjemploSi otro país se ha unido al UEM necesitará introducir la tarifa fija del euro para elcódigo de la moneda del país.

[Parametrización empresa , Contabilidad , Monedas ,Cotizaciones ]

lengüeta “Euro cotización fija”Las tarifas fijas entre las monedas UEM y el euro se muestran aquí.

Si posee el módulo E-Multi Moneda, las cotizaciones para las monedas no UEMpuede ser mantenidas utilizando las flechas “<“ y “>“.


5.13 Crear entradasUna vez ha completado el Euro Wizard, puede crear entradas utilizando el euro, o lamoneda estándar (local).

• Exact software soporta las entradas creadas en moneda estándar o monedassecundarias para aquellos usuarios que no poseen E-Multi Moneda

• El proceso de entrada es el mismo para las entradas de multi-monedas

• Los cálculos cumplirán con las regulaciones del UEM

• Podrá ver los mismos importes en las monedas estándar y secundarias

• Podrá llevar a cabo procesos de moneda doble

Opciones de entradaCuando crea entradas después de procesar el Euro Wizard, puede elegir:

• Introducir importes en moneda secundaria (euro)

• Introducir importes en moneda estándar (local)

Las mayoría de los cambios afectan al paquete financiero E -Contabilidad. Lasmodificaciones a otras aplicaciones se discuten al final de esta sección.

Cuando introduce un importe puede hacer click en la Calculadora de euros para verel importe tanto en moneda secundaria como estándar. Véase 5.14 Trabajar con lacalculadora de euros.

E-Multi MonedaSi posee el módulo E-Multi Moneda, todas las entradas pueden aparecer en cualquiermoneda que elija de las que introdujo en [Parametrización empresa, Contabilidad,Monedas, Moneda]. La moneda secundaria y la estándar se incluyen en esta opción.

Si no posee E-Multi Moneda, puede mostrar las entradas en monedas secundarias(euro) y estándar (local) sólo después de haber procesado el Euro Wizard.

Ventas, compras, caja, banco, giro y entradas generalesPuede crear entradas tanto en la moneda local como en la secundaria. Dependiendoen el código definido en [Parametrización empresa, Contabilidad, Diarios].

[Contabilidad , Introducir , Entrada ]

Mon.Introduzca la moneda en la que desea crear esta entrada.

Codificar partidas pendientesCuando se recibe un pago para una partida pendiente, los cálculos de monedarealizados por su cliente, proveedor o banco puede que hayan resultado en unadiferencia de cálculo del euro. Todas las monedas tienen que calcularse utilizando eleuro como referencia después del 1 de enero de 1999. Esto puede significar quetenga que anular pequeños importes pendientes debido a estas diferencias de cálculo.


Un código de anulación “Euro diferencias de cálculo“ puede utilizarse para serexacto con las cuentas de estas diferencias.

Puede anular partidas tanto en moneda estándar o secundarias en “Euro diferenciasde cálculo“.

Si su moneda estándar (local) no es una moneda UEM y recibe un pago en monedaUEM necesita anular unos importes pendientes pequeños como una “Eurodiferencias de cálculo“ ya que estos cálculos de moneda también se utilizarán comouna referencia.

Cuando quiera que necesite anular pequeños importes como diferencias, cotizacionese importes involucrados estarán explicados claramente.

Si ha procesado el Euro Conversion Wizard y el euro es la moneda estándar, todavíanecesita anular las partidas pendientes como una “Euro diferencias de cálculo“ si unpago no se realizó en euros.

Otros paquetes de ExactUna vez que ha procesado el Euro Wizard puede hacer otro tipo de entradas comopedidos de compras, facturas, pedidos de ventas y datos INTRASTAT utilizando unamoneda secundaria.

No puede modificar las cotizaciones para las monedas UEM en el proceso deentrada en cada paquete. Se mostrarán únicamente para su información, yrefiriéndose al euro.

Las listas de precios están disponibles en moneda doble.

Las tablas de descuento pueden manejarse tanto con monedas secundarias como conmonedas estándar.

5.14 Trabajar con la calculadora de eurosSe accede a la calculadora de euros por un botón de la barra de herramientas, ,que está “activo” (disponible) cuando introduce importes en la moneda estándar.Cuando hace esto el botón aparece en amarillo/azul y no como normalmente está engris. Cuando hace click en este botón el valor equivalente en la moneda secundariaaparecerá.

EjemploIntroduce facturas en la línea de factura de pantalla en la moneda estándar. Elbotón de la calculadora de euros aparece en gris cuando introduce cantidades,porcentajes y otros datos. Tan pronto como mueva el cursor a un campo de precio oa otro campo que contenga un importe, el botón se volverá amarillo/azul, indicandoque puede hacer click en él.

Si este botón ya está pulsado, un ventana mostrará el importe que acaba de introduciren la moneda estándar calculada en la moneda secundaria. Con la misma calculadorade euros no puede hacer ningún cambio a los importes que aparecen; sin embargo,cada vez que modifique un importe en la función de entrada y haga click en el botónde la calculadora de euros, el nuevo, se mostrarán los importes que se ha vuelto acalcular.


5.15 ProcesarUna vez ha creado las entradas, tiene que procesarlas para completar laadministración contable. Si cambia al euro procesando el Euro Wizard, la manera enque las entradas se procesan en Exact software cambiarán.

• Una moneda secundaria, el euro, es reconocido en todas las funciones deproceso

• La cotización que aparece ha sido adaptada a lo que se denomina representación“Anglosajona”

Esto es para cumplir con los requisitos legales de acuerdo a la representación decotizaciones. Véase 5.22 Glosario del Euro.

Archivar entradasCuando las entradas se archivan, p.e. se convierten el operaciones, podemos utilizardos monedas, la moneda estándar y la moneda secundaria, el euro. Para facilitar esto,el Euro Wizard realizará los siguientes cambios:

• Los cálculos hechos mientras se archivaba para las monedas UEM utilizarán eleuro como una moneda intermediaria

• Las diferencias del cálculo del euro se escriben en la cuenta del mayor definidaen “Euro diferencias de cálculo“ en [Parametrización empresa, Contabilidad,Libro mayor, Enlaces libro mayor]

5.16 ListadosLos listados dados por Exact software le muestra las datos en el formato que ustedespecifique. Puede elegir si quiere o no ver los importes en la moneda secundaria oestándar en un gran número de listados. También puede facilitar el control de lascotizaciones oficiales poniéndolas en los listados para una referencia rápida.

Los listados disponibles en Exact software tienen puntos en común respecto al euro.Bajo estas líneas mostramos información más específica para los listados disponiblespara cada aplicación que ha cambiado debido al euro.

Listados en Exact software:

• Apoyar las representaciones de cotización (véase Glosario del Euro del Euro)prescritas por las regulaciones del UEM y muestra los cálculos de moneda en loslistados contables

• Muestra una tarifa de cambio contra la moneda estándar donde los importes semuestran sólo en moneda estándar

• Mostrar sólo las tarifas del euro de las monedas UEM cuando las monedas seutilizan

• Representar las cotizaciones utilizando el método Anglosajón (véase 5.22Glosario del Euro )

• Utilizar el euro como una moneda intermediaria cuando hay más de una monedaUEM involucrada en una operación de varias monedas

• Bloquear el campo de la cotización cuando una moneda UEM se selecciona enlos listados donde puede mostrar los importes en la moneda seleccionada


Si hay monedas no UEM seleccionadas, el campo de cotización está accesible ypuede modificarse.

• Muestra las cotizaciones de las monedas UEM

E-ContabilidadVarios listados, como el de fichas de deudores, fichas de acreedores, fichas delmayor, listados de saldos y listados de saldos de deudores y acreedores, le dan laopción de elegir entre monedas cuando aparecen los importes. Esta selección se haceen la ventana de definición del filtro precursor de las funciones relevantes en campoañadido “Importes“. Tiene las opciones {Moneda estándar}, {Moneda secundaria},o, si el otro, el importe en que la {Moneda original} fue introducida.

Consultas rápidasLos precios y los importes pueden verse en la moneda secundaria o en la estándar,dependiendo en que ha seleccionado en la ventana de definición del filtro precursorde las funciones relevantes en campo añadido “Importes“.

E-StockVarios listados le dan la oportunidad de ver los importes tanto en la monedasecundaria como en la estándar. Normalmente aparece la moneda estándar.

Consultas rápidasLos precios y los importes pueden verse tanto en la moneda secundaria como en laestándar, dependiendo en que ha seleccionado en la ventana de definición del filtroprecursor de las funciones relevantes en campo añadido “Importes“.

Listados en tablas de descuentosHay dos listados nuevos disponibles mostrando los precios en la moneda original taly como se introdujo en la lista de precios, y en la moneda secundaria.

E-Pedidos VentaVarios listados le dan la oportunidad de ver los importes tanto en la monedasecundaria como en la estándar. Normalmente aparece la moneda estándar.

Consultas rápidasLos precios y los importes pueden verse tanto en la moneda secundaria como en laestándar, dependiendo en que ha seleccionado en la ventana de definición del filtroprecursor de las funciones relevantes en campo añadido “Importes“.

E-ProyectoTodos los informes de movimientos, p.e. los informes encontrados en [Proyecto,Introducir, Listado de entradas], y los listados de gestión en [Proyecto, Info] quecontiene los importes totales, pueden verse tanto en la moneda secundaria como enla primaria. Si posee el módulo puede utilizarlos con otros códigos de moneda.


Los informes en los listados totales de los proyectos se diseñan para mostrarimportes en monedas por el usuario como estándar para el proyecto y por ello nopuede utilizarse con otros códigos de moneda.

E-Fórmula de montajeLos listados de cálculos pueden verse tanto en la moneda estándar como en lasecundaria.

E-PASVarios listados pueden mostrarse tanto en moneda secundaria como en la estándar,p.e listados de cálculo y listados relacionados con el consumo real.

E-PAS Stock & CompraSe aceptan las listas de precios definidas en la moneda secundaria.

E-PAS Pedido de VentasLos listados de cálculo pueden verse tanto en la moneda estándar como en lasecundaria.

E-PAS Costes de producciónLos listados de cálculo pueden verse tanto en la moneda estándar como en lasecundaria.

5.17 Documentos oficialesDebe tener clientes que ya ha realizado operaciones con el euro y quiere mandarlesfacturas que muestren los importes en la moneda que ellos prefieran. Si tiene clientesde los cuales no sabe cual es su moneda preferente puede enseñarle el importe eneuros y en la moneda estándar (local).

Una vez ha procesado el Euro Wizard, una moneda secundaria puede añadirse atodos los documentos oficiales. Esto significa que puede mostrar los importes en dosmonedas distintas. Tendrá más flexibilidad en sus comunicaciones externas.

Si desea mostrar el importe en una sola moneda en sus documentos, no tendrá quemodificar nada. El documento se imprimirá en la moneda utilizada durante elproceso de entrada.

Durante la fase de transición puede decidir si desea mostrar los importes tanto enmoneda estándar (local) o el euro. Una vez ha procesado el Euro Wizard puedeelegir como quiere que aparezcan los importes definiendo los campos relevantes ensus diseños correspondiente, utilizando [Mantenimiento de sistema, Formatos]. Unavez ha procesado el Euro Conversion Wizard podrá mostrar los importes tanto eneuros como en la moneda estándar.


[Mantenimiento de sistema , Formatos ]Â�Para una descripción detalla del la funcionalidad de los formatos de Exact, véase

9.3 Definir los diseños.

Moneda secundariaSi está incluyendo un campo de cálculo en un diseño, la casilla de control “Monedasecundaria“ estará disponible en la ventana de definición. Autorice este campo si losimportes en el campo que está definiendo para que aparezca en moneda secundaria.

E-ContabilidadLas declaraciones de IVA, efectos, cheques, remesas, recordatorios, etc. puedenaparecer tanto en moneda secundaria como en estándar. Hace las seleccionesmientras se define el campo en los formatos de sus documentos en [Mantenimientode sistema, Formatos], autorizando o desautorizando la casilla de control “Monedasecundaria“. Puede seleccionar el formato adecuado en las pantallas que aparecerácuando imprima documentos oficiales, así que la moneda seleccionada aparecerá enellos.

E-FacturaciónLas facturas y el listado de ventas de la UE puede mostrar tanto la moneda estándarcomo la secundaria. Hace la selección durante la definición del campo en losformatos de sus documento en [Mantenimiento de sistema, Formatos], autorizando odesautorizando la casilla de control “Moneda secundaria“. Puede seleccionar elformato adecuado en las pantallas que aparecerá cuando imprima documentosoficiales, así que la moneda seleccionada aparecerá en ellos.

E-Pedidos VentaConfirmaciones de pedidos, albaranes, y etiquetas de artículos pueden mostrar tantola moneda estándar como la secundaria. Hace la selección durante la definición delcampo en los formatos de sus documento en [Mantenimiento de sistema, Formatos],autorizando o desautorizando la casilla de control “Moneda secundaria“. Puedeseleccionar el formato adecuado en las pantallas que aparecerá cuando imprimadocumentos oficiales, así que la moneda seleccionada aparecerá en ellos.

E- Stock ControlEn los pedidos de compra puede mostrar tanto la moneda estándar como lasecundaria. Hace la selección durante la definición del campo en los formatos de susdocumento en[Mantenimiento de sistema, Formatos], autorizando o desautorizandola casilla de control “Moneda secundaria“. Puede seleccionar el formato adecuado enlas pantallas que aparecerá cuando imprima documentos oficiales, así que la monedaseleccionada aparecerá en ellos.


5.18 Introducción al Euro Conversion WizardEl Euro Conversion Wizard es un programa que convierte su sistema contable actualal sistema contable del euro. Durante la conversión todos los importes en monedaestándar se volverán a calcular en euros. Después de la conversión el euro será lamoneda estándar.

Necesita decidir cuando quiere procesar el Euro Conversion Wizard. Distintasempresas decidirán convertir sus datos en distintos momentos. Sin embargo, susistema contable debería cambiarse al euro antes del 1 de enero del 2002, p.e. al finalde la fase de transición, para rellenar los requisitos legales. Véase 5.5 Cómo le afectael euro.

Â�El Euro Conversion Wizard no adapta su sistema contable al completo en unasola vez si mantiene más de una empresa con Exact. Tiene que procesarlo encada empresa por separado.

Â�Procesar el Euro Conversion Wizard tiene implicaciones serias: una vez que losdatos se han convertido no pueden volver a convertirse a su estado previo. Tieneque hacer una copia de seguridad de empresa antes de que empiece a utilizar elEuro Conversion Wizard. Más adelante, para evitar las inconsistenciascontables, es aconsejable que proceda este wizard en el final del ejerciciocontable o al cierre del periodo de IVA.

Â�Durante la conversión de su moneda estándar al euro, todos los importes seredondearán a dos decimales, los cuales provocarán inevitablemente diferencias.Estas diferencias no se anularán línea por línea, pero una sola entrada decorrección cumulativa se creará y se mostrará en el informe que será impresoautomáticamente una vez se ha terminado la conversión.

Â�Si está utilizando E-PAS todas las operaciones financieras creadas en E-PASestán en la moneda estándar. Si tiene que procesar el Euro Conversion Wizard elsistema se transferirá automáticamente a la nueva moneda estándar - el euro.Esto significa que las operaciones financieras creadas en E-PAS están en líneacon sus administración financiera.

5.19 Preparación para procesar el Euro ConversionWizard

El control puede llevarse a caboAntes de comenzar el Euro Conversion Wizard debe asegurarse de que:

La empresa correcta está abiertaSólo adaptará una empresa cada vez. Examine que ha abierto la empresa en la quiereprocesar el Euro Conversion Wizard y que ha cerrado las otras empresas.

Los parámetros y los datos maestros para el euro se han actualizadoEsto debe hacerse utilizando el Euro Wizard, véase 5.10 Procesar el Euro Wizard, oteniéndolo en cuanta.


Â�Examine que “Utilizar moneda secund.”en [Parametrización empresa,Contabilidad, Parámetros, General] en la lengüeta “Proceso“ está activado en{Sí} o el Euro Conversion Wizard no sabrá que moneda ha de convertir, y nopuede realizar la conversión al euro como moneda estándar. Véase 5.12 Lamoneda y el euro.

Las entradas se han archivado y procesadoInvolucra lo siguiente:

• Entradas contables

• Libro Mayor, revalorizaciones de deudores y acreedores

• Actividades de telebanking, Efectos

• Movimientos de artículos, facturas de compra y cambios de precios

• Facturas, albaranes y recibos que no se han impreso finalmente

• Facturas y pedidos de producción que no se han contabilizado todavía

Sus ficheros son consistentesUtilice [Contabilidad, Libro mayor, Controles, Control de consistencia] paraexaminar la consistencia de los ficheros en esta empresa.

Se ha hecho una copia de seguridadSi no ha hecho una copia de seguridad recientemente, puede hacer una ahora en[Fichero, Copia seg.].

5.20 Procesar el Euro Conversion Wizard

[Fichero , Conversión Euro ]Antes de que el Euro Conversion Wizard convierta cualquier información tendrá queasegurarse que ha completado ciertos chequeos.

Las primeras pantallas contienen casillas de control que debería autorizar cuando hacompletado cada paso.

• Controles generales

Examinar que ha hecho una copia de seguridad y que tiene suficientes derechos,que sus archivos son consistentes, que sus datos maestros han sido actualizadosutilizando el Euro Wizard o de teniéndolo en cuenta.

• Paquete- controles dependientes de el paquete financiero contableE-Contabilidad

Examinar que las entradas han sido archivadas.

• Paquete- controles dependientes para otros paquetes, p.e E-Stock,E-Facturación.

Examinar que las entradas han sido procesadas.

Si el Euro Conversion Wizard encuentra cualquier error no podrá continuar, así queasegúrese que estos controles están totalmente finalizados.


Â�Si el Euro Conversion Wizard no puede continuar, o si los datos no puedenconvertirse, un mensaje de aviso aparecerá. Para más información sobre qué sedebería hacer, véase 5.21 Mensajes, avisos y acciones a tomar.

Una vez estos controles se han completado, la conversión puede comenzarse. Estopuede llevar algún tiempo. Una vez la conversión se ha finalizado, la monedaestándar para esta empresa será el euro y todos los procedimientos contablesutilizarán el euro.

Un archivo de registro se crea mientras se procesa el Euro Conversion Wizard y sealmacena en el directorio Exact. Puede imprimirlo para un listado de las accionesrealizadas:

• Abrir y cerrar archivos

• Correcciones realizadas

• Errores encontrados

Recibirá mensajes mientras el Euro Conversion Wizard está en proceso si seencuentran algunos errores. Estos errores también se registrarán en el listado delfichero.

Algunos errores pueden aparece que no pararán el proceso del Euro ConversionWizard pero se mostrarán en dicho archivo. Puede tomar las medidas necesariasuna vez se ha completado el Euro Conversion Wizard. Véase 5.21 Mensajes,avisos y acciones a tomar.

5.21 Mensajes, avisos y acciones a tomarCuando actualiza sus archivos utilizando el Euro Conversion Wizard, puedeencontrar algunos mensajes o avisos. Estos le avisan si sus archivos no puedenactualizarse. Entonces puede tomar medidas para vencer estos problemas.

Cada mensaje y aviso es una referencia para ayudarle a tomar las acciones correctasasí sus datos están actualizados correctamente.

Los mensajes y los avisos que aparecen se explican abajo, con sugerencias sobrecomo vencer los problemas. Están enumerados con el paquete al que estánrelacionados. Cada mensaje tiene un número de referencia así que puede solucionarcada problema. Hay dos tipos de errores posibles.

• Errores que causan problemas a la hora de procesar el Euro Conversion Wizard.Si estos errores ocurren, tendrá que parar el proceso del wizard y tomar una delas acciones correspondientes que abajo se mencionan. Entonces puedecomenzar de nuevo el Euro Conversion Wizard.

• Los errores abajo marcados con código que comienza con una “C” y la mayoríade los errores que están relacionados a E-Pedidos Venta son errores que sóloafectarán la validez de los datos históricos; el wizard continuará con el proceso yen el archivo de registro que se creará automáticamente puede examinar quehistoriales de operaciones se ven afectados y corregirlos si quiere que seanválidos.


E-Contabilidad

PA0001 : Todavía hay asientos contables a archivar.Examine todas las entradas contables que han sido archivadas. No podrá continuarcon la conversión hasta que esto se haya llevado a cabo. Pare el Euro Conversionwizard haciendo click en “Cancelar“, archive las entradas involucradas y comienceel wizard de nuevo.

PA0002 : Todavía hay revalorizaciones del libro mayor a archivar.Examine que todas las revalorizaciones del libro mayor han sido archivadas. Nopodrá continuar con la conversión hasta que esto se haya llevado a cabo. Pare elEuro Conversion wizard haciendo click en “Cancelar“, archive las revalorizacionesdel libro mayor involucradas y comience el wizard de nuevo.

PA0003 : Todavía hay revalorizaciones de deudor a archivar.Examine que todas las revalorizaciones de los deudores han sido archivadas. Nopodrá continuar con la conversión hasta que esto se haya llevado a cabo. Pare elEuro Conversion wizard haciendo click en “Cancelar“, archive las revalorizacionesde deudor involucradas y comience el wizard de nuevo.

PA0004 : Todavía hay revalorizaciones de acreedor a archivar.Examine que todas las revalorizaciones de los acreedores han sido archivadas. Nopodrá continuar con la conversión hasta que esto se haya llevado a cabo. Pare elEuro Conversion wizard haciendo click en “Cancelar“, archive las revalorizacionesde acreedor involucradas y comience el wizard de nuevo.

PA0005 : Todavía hay listados de cobros sugeridos a contabilizar.Examine que todas las listas de los cobros sugeridos han sido contabilizados. Nopodrá continuar con la conversión hasta que esto se haya llevado a cabo. Pare elEuro Conversion wizard haciendo click en “Cancelar“, archive los listados de cobrossugeridos involucrados y comience el wizard de nuevo.

PA0006 : Todavía hay extractos bancarios a procesar.Examine que todos los extractos bancarios han sido procesados. No podrá continuarcon la conversión hasta que esto se haya llevado a cabo. Pare el Euro Conversionwizard haciendo click en “Cancelar“, archive los extractos bancarios involucrados ycomience el wizard de nuevo.

PA0007 : Todavía hay pagos a contabilizar.Examine que todos los pagos han sido contabilizados. No podrá continuar con laconversión hasta que esto se haya llevado a cabo. Pare el Euro Conversion wizardhaciendo click en “Cancelar“, archive los pagos involucrados y comience el wizardde nuevo.


PA0008 : Todavía hay efectos acreedor a contabilizar.Examine todos los efectos acreedor han sido contabilizados. No podrá continuar conla conversión hasta que esto se haya llevado a cabo. Pare el Euro Conversion wizardhaciendo click en “Cancelar“, archive los efectos acreedor involucrados y comienceel wizard de nuevo.

PA0009 : Todavía hay efectos deudor a contabilizar.Examine todos los efectos deudor han sido contabilizados. No podrá continuar conla conversión hasta que esto se haya llevado a cabo. Pare el Euro Conversion wizardhaciendo click en “Cancelar“, archive los efectos deudor involucrados y comience elwizard de nuevo.

E-Stock

PV0001 : Primero, contabilizar : Movimientos de bienesExamine que todos los movimientos de bienes que han de ser contabilizados. Nopodrá continuar con la conversión hasta que esto se haya llevado a cabo. Pare elEuro Conversion wizard haciendo click en “Cancelar“, contabilice los movimientosde bienes involucrados y comience el wizard de nuevo.

PV0002 : Primero, contabilizar : Facturas de compraExamine todas las facturas de compra que han de ser contabilizadas. No podrácontinuar con la conversión hasta que esto se haya llevado a cabo. Pare el EuroConversion wizard haciendo click en “Cancelar“, contabilice las facturas de comprainvolucradas y comience el wizard de nuevo.

PV0003 : Primero, contabilizar : Modificaciones de preciosExamine todas las modificaciones de precios han sido contabilizadas. No podrácontinuar con la conversión hasta que esto se haya llevado a cabo. Pare el EuroConversion wizard haciendo click en “Cancelar“, contabilice los movimientos debienes involucrados y comience el wizard de nuevo.

PV0004 : Error desconocidoPare el Euro Conversion wizard haciendo click en “Cancelar“, y llame a aldepartamento de ayuda al cliente en Exact, no podrá continuar con la conversiónhasta que el error se haya solucionado.

Otros errores relacionados con E-Stock

Los siguientes errores, marcados con un código que comienza por “C”, no parar•0el proceso del Euro Conversion Wizard. Sólo aparecerán en el archivo de registroque se crea automáticamente. Si esto ocurriera, las operaciones históricas afectadasindicarán por los números de operaciones, así que puede corregirlos si así lo desea.


CV0001 : No es posible encontrar : Moneda “CCC”Una vez se ha finalizado la conversión, examine que los códigos de moneda para lasoperaciones involucradas son correctas. La operación involucrada se convertirácomo si fuera introducida en moneda extranjera, la tarifa grabada se convertirá en 6dígitos y todos los importes y precios se convertirán en 4 decimales.

CV0002 : No es posible encontrar : Código IVA “000”Una vez la conversión ha sido finalizada, examine los códigos de IVA para laoperaciones involucradas son correctos.

CV0003 : Inconsistencias encontradas. : Líneas Pedido de compra(Código moneda)Una vez la conversión se ha completado, procesar un control de consistencia en lasmonedas del pedido de compra utilizando [Gestión de stock, Proceso, Funciones decorrección]. Las operaciones involucradas se convertirás como si fueranintroducidas en moneda extranjera.

CV0004 : Inconsistencias encontradas. (Inconsistencias encontradas. :Pedido de compra “0000000000”)Una vez la conversión se ha completado, procesar un control de consistenciautilizando [Gestión de stock, Proceso, Funciones de corrección].

CV0005 : Inconsistencias encontradas. : Líneas factura compras(Código moneda)Una vez la conversión se ha completado, procesar un control de consistencia en lasmonedas de la factura de compra utilizando [Gestión de stock, Proceso, Funcionesde corrección]. Las operaciones involucradas se convertirás como si fueranintroducidas en moneda extranjera.

CV0006 : Inconsistencias encontradas. (No es posible encontrar :Factura de compra “0000000000”)Una vez la conversión se ha completado, procesar un control de consistenciautilizando [Gestión de stock, Proceso, Funciones de corrección].

CV0007 : No es posible convertir : Parámetros E-StockUna vez la conversión se ha completado, examinar los parámetros y vuelva acalculas sus operaciones.

Compacto

PM0001 : Primero, imprimir : FacturasExamine que todas las facturas han sido finalmente impresas. No podrá continuarcon la conversión hasta que lo haya hecho. Para el Euro Conversion wizard haciendoclick en “Cancelar”, imprima las facturas involucradas y comience el wizard denuevo.


PM0002 : Primero, imprimir : RecibosExamine que los recibos han sido finalmente impresas. No podrá continuar con laconversión hasta que lo haya hecho. Para el Euro Conversion wizard haciendo clicken “Cancelar”, imprima los recibos involucrados y comience el wizard de nuevo.

E-PAS

PQ0001 : Primero, contabilizar : Ordenes de producciónExamine que todas las órdenes de producción han sido contabilizadas. No podrácontinuar con la conversión hasta que lo haya hecho. Para el Euro Conversionwizard haciendo click en “Cancelar”, contabilice las órdenes de produccióninvolucradas y comience el wizard de nuevo.

Pedidos de ventas

PO0001 : Primero, completar : Albaranes impresos definitivamente.Examine que todos los albaranes han sido finalmente impresos. No podrá continuarcon la conversión hasta que lo haya hecho. Para el Euro Conversion wizard haciendoclick en “Cancelar”, imprima los albaranes involucrados y comience el wizard denuevo.

PO0002 : Nº pedido de venta (número). No se han definido líneas paraeste pedido venta.Los pedidos de ventas relevantes se borrarán.

PO0003 : PedVta recurrente (número). No se han definido líneas paraeste pedido venta.Los pedidos de ventas relevantes recurrentes se borrarán.

PO0004 : Historial Pedidos de venta (número). No se han definidolíneas para este pedido venta.Los historiales de pedidos de venta se borrarán.

PO0005 : Nº de línea pedido de venta (número). No hay encabez.presente.Las líneas de venta relevantes se borrarán.

PO0006 : PedVta recurrente (número). No hay encabez. presente.Las líneas de venta relevantes recurrentes se borrarán.

PO0007 : Historial Pedidos de venta (número). No hay encabez.presente.Las líneas del historial de pedidos de venta se borrará.


PO0008 : No se convertirán las tablas de descuentos de ventas ycompras.Esto es simplemente para informarle. Este mensaje aparecerá si mantiene las tablasde descuento pero no posee E-Facturación en su licencia.

PO0009 : No se convertirán losprecios y los importes de acuerdos deprecios.Esto es simplemente para informarle.

PO0010 : No se convertirán copias de albaranes.Esto es simplemente para informarle.

PO0011 : No se convertirá el registro cronológico de ventas.Esto es simplemente para informarle.

E-Facturación

PF0001 : Este error aparece cuando se encuentran facturas sincontabilizar.Examine todas las facturas que has sido contabilizadas. No podrá continuar con laconversión hasta que lo haya hecho. Pare el Euro Conversion wizard haciendo clicken “Cancelar”, contabilice las facturas involucradas y comience el wizard de nuevo.

5.22 Glosario del Euro

Moneda estándarEsta es la moneda que la empresa utiliza como estándar dentro de Exact software.Los importes en todas las otras monedas siempre eran calculadas contra estaestándar. Una vez se ha procesado Euro Wizard, las monedas son calculadasutilizando el euro con referencia.

UEMUnidad Económica y Monetaria, establecida el 1 de enero de 1999.

Moneda EMUEsta es la moneda estándar de una país miembro de la UEM. Estas monedascontinuarán en circulación hasta el 1 de julio de 2002 y entonces serán reemplazadasen todos los países miembros por el euro.

Las monedas UEM actuales son el marco alemán, franco belga/luxemburgués,peseta, franco francés, libra iralndesa, lira italiana, florín holandés, chelín austríaco,escudo portugués, marco finlandés.

EuroLa nueva moneda del UEM, a ser introducida el 1 de enero de 1999, en los paísesque participen en el UEM. Hasta el 1 de enero del 2002 se utilizará para lasoperaciones monetarias después de la fase de transición entrará en circulación.


Euro Conversion WizardWizard para implementar la transición de sus sistema contable desde la monedaestándar (su moneda local) al euro (la moneda estándar desde ese momento), y parainiciar la funcionalidad de la moneda secundaria.

Tarifas fijas del euro o tasas de conversiónLas cotizaciones de las monedas UEM al euro son determinadas por el UEM. Desdeel 1 de enero de 1999 estas tarifas ya no serán objeto de las variaciones mutuas, yserán referidas con “tasas de conversión”. Están en contraste a las cotizaciones o lastarifas variables aplicable a las monedas UEM.

Euro WizardWizard para ayudarle a iniciar las empresa para utilizar el euro en combinación conlos requisitos del UEM.

Cotizaciones o tarifas variablesTodas las cotizaciones antes del 1 de enero de 1999 y las cotizaciones entre el euro ylas monedas no UEM, por ejemplo el dólar, después del 1 de enero de 1999. Portanto el término “cotización” tiene que ser descartado en cuanto las monedas UEMconcierne, se seguirá utilizando para otros códigos de moneda.

Fecha ingreso en EMULa fecha en que los países se unen al UEM, y como una consecuencia la fecha enque las monedas locales de estos países se enlazan por una tarifa fija al euro.

Moneda no EMUMoneda de un país que no es miembro del UEM.

PrecisiónLa precisión indica el número de dígitos después de los puntos decimales. Las tarifasde cualquier moneda UEM deben estar siempre representadas en 6 dígitos.

EjemploLa tarifa de la PTA al EUR es 167,327; por lo tanto en este caso la precisión son 4dígitos.

Representación de tarifaLa manera en que se muestran las tarifas y las tasas de conversión. Hay dos tipos deestilos de representación:

• Representación estándar

La tarifa o la tasa de conversión de monedas extranjeras se expresa en la monedaestándar. En otras palabras, para cada moneda extranjera el precio de su propiamoneda debería registrarse.

• Representación Anglosajona

La tarifa o la tasa de conversión refleja el importe de la moneda extranjerarelacionada una unidad de la moneda estándar, p.e. el importe de la monedaextranjera necesario para obtener una unidad de la moneda estándar.


EjemploLa cotización del euro (EUR) y la peseta (PTS) puede representarse de dosmaneras. La moneda estándar utilizada es la peseta.{Estándar}: 1 EUR = 167,327 PTS.{Anglo Sajón}: 1 PTS = 0,0059 EUR.

Â�Una vez ha procesado el Euro Wizard, las tarifas en Exact se representarán deacuerdo a la notación Anglosajona, de acuerdo a las regulaciones del UEM.

Moneda secundariaEsta es la moneda secundaria contra la que se calcula la moneda estándar u otrasmonedas extranjeras. En los países del UEM, el euro será la moneda secundariaentre el 1 de enero de 1999 hasta el 30 de junio del 2002.

Procesando el Euro Wizard introduce una moneda secundara, el euro, en sus sistemacontable. Durante la fase de transición la moneda local quedará como monedaestándar. Si a continuación procesa el Euro Conversion Wizard el euro se convertiráen la moneda estándar en sistema contable y la moneda local pasará a un segundolugar.

En general, el uso de la moneda secundaria significa que puede introducir, mostrar eimprimir figuras en dos monedas.

5.23 ¿Más preguntas?Si tiene preguntas de acuerdo al euro y cómo debería integrarse en su sistemacontable, puede llamar a atención al cliente en Exact.

Para más información sobre el Euro puede visitar las siguientes páginas de Internet:

• www.exact.nl

Página de Exact-Software.

• www.europa.eu.int/euro

Información general del euro, con enlaces a otras páginas que tienen relacióncon el euro.

• www.ispo.cec.be/y2keuro

Página de la Comunidad Europea, también ofrece información sobre el proyectodel cambio de milenio, año 2000.

6 Trabajar con distintosidiomas

100 zz Trabajar con distintos idiomas

Trabajar con distintos idiomas zz 101

6.1 IntroducciónUna vez ha sido instalado Exact Globe for Windows, inicializado el software y habercreado una empresa, se deben definir los parámetros de la empresa y los del usuario.Este capítulo describe cómo utilizar la funcionalidad multi-idioma de Exact. Exactofrece la opción de trabajar con idiomas diferentes en una sesión, y todos losusuarios pueden trabajar con Exact en su propio idioma.

6.2 Procedimiento• Es posible introducir y recuperar datos en su propio idioma, introducir

descripciones para datos maestros (p.e. artículos) en múltiples idiomas.Seleccione el idioma actual y los otros idiomas para la descripción de lainformación maestra. Estos son los parámetros de la empresa.

• Cada usuario puede seleccionar su idioma estándar en su módulo de idioma. Sies necesario seleccione un idioma actual diferente para la descripción de lainformación maestra para los usuarios particulares.

• Si tiene más de un módulo de idioma, cada usuario puede seleccionar su idiomaestándar de interface. Este idioma se utiliza, por ejemplo, en pantallas y textosde ayuda.

6.3 Trabajar con distintas descripciones de datosmaestrosÂ�Para utilizar varios idiomas para descripciones de datos maestros, no necesita

una licencia multi-idioma.

Si su empresa utiliza varios idiomas, cada empleado podrá utilizar su propio idioma,tanto para introducir como para mostrar datos. Para cada empresa, es posible definirhasta cinco idiomas para utilizar en las descripciones de los datos maestros (p.e.descripciones de artículos). Uno de esos cinco idiomas puede seleccionarse comoidioma estándar. Este parámetro de empresa estándar puede ser ignorado por unparámetro de usuario. Este parámetro de usuario no está limitado a una empresaparticular.

• Defina los idiomas que quiere utilizar en [Parametrización empresa, General,Parámetros].

• El idioma estándar para las descripciones de los datos maestros es un parámetrode la empresa. Si es necesario, éste puede ser anulado por un parámetro deusuario en [Fichero, Parámetros de usuario].

EjemploUna empresa en Bélgica tiene 20 empleados que hablan holandés y 20 que hablanfrancés. En [Parametrización empresa, General, Parámetros] , Belga-Francés yBelga-Holandés deberían definirse como descripción de datos maestros. El Belga-Francés es el idioma estándar. Los usuarios que hablen Belga-Holandés deberánutilizar [Fichero, Parámetros de usuario] para definir su idioma como idiomaestándar para la descripción de los datos maestros.


[Parametrización empresa , General , Parámetros ]

Idioma 1 - Idioma 5(lengüeta “Idiomas”)Seleccionar hasta 5 idiomas de la tabla ISO para las descripciones de los datosmaestros, listados, etc. Para cada código de lenguaje introducido (para cadalenguaje) puede introducirse una descripción diferente de los datos maestros.

Â�Este es un parámetro dependiente de la empresa.

Idioma estándar (lengüeta “Idiomas”)Las descripciones para los datos maestros pueden ser introducidas en 5 idiomasdiferentes. Indique que idioma debería ser el estándar en la empresa actual si:

• El usuario no ha definido el idioma estándar para la descripción de los datosmaestros en [Fichero, Parámetros de usuario];

• El idioma definido en [Fichero, Parámetros de usuario] no es uno de los 5definidos para esta empresa.

[Fichero , Parámetros de usuario ]

Descripciones en listado de opciones (lengüeta “Idioma”)Seleccione el idioma estándar que debería utilizar para las descripciones de los datosmaestros, etc. El parámetro se activará una vez que salga y reinicie Exact.

Â�Este es un parámetro dependiente de usuario, válido para todas las empresas. Seutiliza solamente en una empresa si el idioma seleccionado es uno de los cincoque han sido definidos para la empresa en [Parametrización empresa, General,Parámetros].

6.4 Definir interfaceÂ�Esta sección sólo es aplicable si tiene más de un módulo de idioma. Si tiene una

única licencia de idioma, no es posible utilizar otro idioma de interface.

Cada usuario puede seleccionar su propio idioma de interface. El número de idiomasdisponibles depende del número de su licencia. Cada nombre de función, nombre demenú o texto de ayuda se mostrará en el idioma seleccionado.

[Fichero , Parámetros de usuario ]Si selecciona un idioma de interface diferente, no sólo los parámetros de Exact sinotambién los de DOS deben definirse correctamente.

1. Incluya los siguientes comandos en “CONFIG.SYS”:

• El comando “COUNTRY” para utilizar los convenios específicos por país.

• El comando “DEVICE” para preparar el monitor para mostrar un grupo decaracteres diferente.

Trabajar con distintos idiomas zz 103

2. Incluya los siguientes comandos en “AUTOEXEC.BAT”:

• El comando “NLSFUNC” para cargar el módulo soporte de idiomas.

• El comando “MODE CON CP PREP” para cargar un grupo de caracteres enmemoria.

• El comando “CHCP” para activar el grupo de caracteres.

• El comando “KEYB” para modificar el formato de los caracteres en elteclado.

EjemploPara España, los siguientes cambios serían apropiados, asumiendo que tiene todoslos ficheros relacionados con DOS, en el directorio “C:\DOS” en su disco durolocal:1. En “CONFIG.SYS”:

• COUNTRY=034,,C:\DOS\COUNTRY.SYS

• DEVICE=C:\DOS\DISPLAY.SYS CON=(EGA,850,2)

2. En “AUTOEXEC.BAT” (después del comando “PATH”):

• NLSFUNC

• MODE CON CP PREP=((850)C:\DOS\EGA.CPI)

• CHCP 850

• KEYB GR,,C:\DOS\KEYBOARD.SYS

Â�Estos parámetros deberían estar definidos en el orden mostrado. Véase elmanual de DOS para mayor información.

Exact Software (lengüeta “Idioma”)Seleccione el idioma requerido de interface. El parámetro se activará solo cuando sesalga o se reinicie Exact.

Â�Este es un parámetro dependiente del usuario y aplicado a todas las empresas.

[Parametrización empresa , General , Parámetros ]

Idioma (lengüeta “Idiomas”)Seleccione el lenguaje que debería utilizarse para documentos oficiales, como losinformes de IVA, listados de ventas en la UE y listados de INTRASTAT.

Â�Este es un parámetro dependiente de la empresa.

7 Definir parámetros deempresa

106 zz Definir parámetros de empresa

Definir parámetros de empresa zz 107

7.1 IntroducciónUna vez creada la empresa, necesita definir los parámetros de la empresa para podertrabajar en ella. Puede definir los parámetros del usuario y los parámetros dealmacenaje, introducir los datos maestros y utilizar la empresa para propósitoscontables.

7.2 Procedimiento• Definir los parámetros generales

Los parámetros generales se pueden definir para cada paquete de Exact dentrode la empresa.

• Crear la tabla periodo-fecha

Si quiere examinar si una fecha de entrada se recoge en un periodo, deberáintroducir una tabla periodo-fecha.

7.3 Definir parámetros generalesAntes de que empiece a trabajar en la empresa debe definir un número de parámetrosgenerales:

• Parámetros de registro cronológico

• El formato de sus datos de dirección

Los parámetros de sus datos de dirección determinan si los datos de dirección sepueden introducir en un formato libre (número de teléfono, ciudad, etc.).

• El tipo de cuenta bancaria actual

Los parámetros de la cuanta bancaria determinan el tipo de cuenta bancariaactual.

[Parametrización empresa , General , Parámetros ]Â�Estos parámetros se relacionan con la empresa introducida. Para más

información en los parámetros del idioma, Véase 6.3 Trabajar con distintasdescripciones de datos maestros, y Véase 6.4 Definir interface.

Registro de ficheros (lengüeta “Entrada”)Si Vd. autoriza este parámetro, todas las modificaciones de este fichero de estaempresa se graban en un registro de archivos. La información grabada en estefichero incluye la fecha y la hora de los cambios introducidos, tanto como el usuarioresponsable de ellos. En algunos países, el registro de archivos es obligatorio.

Parámetros registro cronol. (lengüeta “Entrada”)Si autoriza este parámetro, todas las modificaciones realizadas a los parámetros deesta empresa se graban en registro de archivo.


Caracter. permitidos (lengüeta “Entrada”)Estos parámetros determinan como se deben introducir las ciudades, códigospostales y números de teléfono:

• {Mayúsculas} / {Cifras}

Para las ciudades y códigos postales, puede optar por permitir sólo mayúsculas.Para números de teléfono puede optar por permitir sólo dígitos.

• {Mayúsculas} / {Todos los caract.}

Para las ciudades y códigos postales puede optar por permitir escribirlo conminúsculas. Para los números de teléfono puede permitir poner caracteres, porejemplo si poner o no poner el signo más “+”, paréntesis “()” o un guión “-”.

Tipo cuenta bancaria / Tipo cta. Postbank (lengüeta “Entrada”)También puede haber sólo un tipo de número de cuenta bancaria en su país, igualquiere hacer una distinción entre las distintas sucursales del banco. Si sólo quiereutilizar un tipo de cuenta bancaria para los números de las cuentas bancarias,especifique el tipo en este campo y desautorice el parámetro “Modificable”. De esamanera no tendrá que seleccionar un tipo de cuenta bancaria.

Modificable (lengüeta “Entrada”)Autorice este parámetro si prefiere crear diferentes tipos de cuentas bancarias a tenerque introducir el tipo estándar en “Tipo cuenta bancaria” o “Tipo cta. Postbank”.

7.4 Crear una tabla periodo-fechaCon cada asiento, un periodo y una fecha de entrada se graban. Generalmente, elperiodo de una entrada se corresponde con el periodo de la fecha de entrada. Sinembargo, el periodo de entrada puede desviarse de la fecha de entrada.

EjemploEl 10 de octubre paga la factura de un proyecto que se finalizó en Mayo. Puededecidir introducir esta factura en el periodo “5” con fecha de entrada el 10 deoctubre. Utilizando el listado [Contabilidad, Libro mayor, Fichas libro mayor], losmovimientos pueden ser recuperados por fecha o por periodo.

Si no quiere desviar el periodo y la fecha, puede utilizar una tabla periodo-fecha.Esta tabla enumera las fechas que están permitidas por periodo. Cuando realizaentradas, la validez de la fecha, en relación al periodo, se activará por el programa.

EjemploDe acuerdo a la tabla periodo-fecha, el rango-fecha para el periodo 5 va del 1 al31 de mayo. Si la fecha de entrada 1 de junio se introduce con las entradas delperiodo 5, la fecha no se aceptará.

Una tabla periodo-fecha puede ser creada para cada apertura de ejercicio contable.Se debe especificar como quiere utilizar la tabla en cuestión en [Parametrizaciónempresa, Contabilidad, Parámetros, General].

Definir parámetros de empresa zz 109

[Parametrización empresa , General , Tabla período/fecha ,Mantenimiento ]Â�Examine si ya ha introducido un ejercicio contable estándar y si el número de la

entrada de periodo está definido correctamente en [Parametrización empresa,Contabilidad, Parámetros, General].

Introduzca el ejercicio contable. Haga click en “Seleccionar” para introducir la tablamanualmente. Haga click en “Generar” para crear la tabla automáticamente o paracopiar una tabla ya existente:

• {Dividir períodos en el rango de fecha}

Autorice este parámetro si quiere extender los periodos igualmente a través delrango de fechas.

Â�Si utiliza 12 periodos, tendrá periodos de 30 y 31 días. Esto no concordarálos meses.

• {Definir períodos contables en meses}

Autorice este parámetro si utiliza 12 periodos que quiere enlazar con cada mes.

• {Copiar}

Autorice este parámetro si quiere copiar una tabla ya existente. Introduzca el añodel que quiere copiar la tabla.

Después de generar la tabla, puede editarla manualmente.

Solucionar problemas• Mientras hace una entrada, aparece un mensaje en la pantalla y dice que

no existe todavía una tabla de periodo-fecha. Si crea una tabla periodo-fecha o si desautoriza el chequeo seleccionando {Sin

control} en “Control Período/Fecha” en la tecla “General” en [Parametrizaciónempresa, Contabilidad, Parámetros, General].

• No puedo introducir el ejercicio contable o financiero requerido. Use [Contabilidad, Procesar, Control de períodos, Abrir nuevo ejercicio

contable].

8 Definir parámetros delusuario

112 zz Definir parámetros del usuario

Definir parámetros del usuario zz 113

8.1 IntroducciónUna vez que se han definido los parámetros de la empresa, puede definir losparámetros del usuario. Después, puede definir los parámetros de la aplicación (veasu manual de aplicación), introduzca la información maestra y utilice la empresapara propósitos contables.

8.2 ProcedimientoEsta sección describe el proceso de definición de los parámetros del usuario, p.e. losparámetros puede definirlos Vd. mismo. Para cada usuario, es posible definir, porejemplo: los parámetros del color, barras de herramientas y el uso de las empresas.Si Vd. no define unos parámetros específicos, los parámetros estándar se utilizarán.

8.3 Definir parámetros del usuarioNo tiene que definir los parámetros del usuario; en la mayoría de los casos bastaránlos parámetros estándar. Los parámetros que puede definir usted mismo estánlocalizados en las teclas de números. Puede definir los colores de la pantalla y lasbarras de herramientas y las empresas que deben abrirse y cerrarse. Si tieneE-Seguridad puede definir o modificar la clave de acceso. Véase también 11.6Proteger con E-Seguridad.

[Fichero , Parámetros de usuario ]Â�Para los parámetros de idioma, Véase 6.3 Trabajar con distintas descripciones

de datos maestros, y Véase 6.4 Definir interface.

Pedir empresa al iniciar Exact (lengüeta “General”)Autorizar este parámetro para ver el cuadro de listados en “Abrir empresa”inmediatamente una vez empezado Exact. También puede autorizar el parámetro“Guardar últimas empresas abiertas”.

Guardar últimas empresas abiertas (lengüeta “General”)Autorice este parámetro para automatizar las empresas abiertas que utilizó en elúltimo momento en Exact. Si también autoriza el parámetro “Pedir empresa al iniciarExact”, esas empresas no se abren inmediatamente pero quedan a la vista en elcuadro de listados.

Color de fondo / Color primer plano (lengüeta “Color”)Vd. puede cambiar el color de los elementos de la pantallasegún sus preferenciaspersonales. Puede seleccionar también un color predefinido o definir un colorestándar. Puede definir el color para etiquetas y referencias.

Config. estándar de colores (lengüetas “Color”)Haga click en este botón para recuperar los colores estándar de los elementos de lapantalla en Exact Globe for Windows.

114 zz Definir parámetros del usuario

Clave acceso antig. / Nueva clave acceso / Examinar (lengüeta “Clavede acceso”)(E-Seguridad)

Primero introduzca la clave de acceso antigua para el usuario actual y luego la nuevaclave de acceso. Finalmente, vuelva a introducir la nueva clave de acceso para elusuario actual para confirmar la nueva clave. Recuerde que E-Seguridad distingueentre caracteres bajos y altos.

Nombre barra de herramientas (lengüeta “Barra de herramientas”)Puede definir una barra de herramientas personal. Haga click en “Nuevo” eintroduzca un nombre claro y no ambiguo para la barra de herramientas. El nombrede la barra de herramientas puede utilizarse para reconocer la función de la barra deherramientas más adelante. La barra de herramientas sólo estará visible para elusuario actual.

Mostrar barra de herramientas en menú: (lengüeta “Barra deherramientas”)Seleccione los menús (los paquetes) que deberían estar visibles en la barra deherramientas. Cuando opta por {(todos)}, la barra de herramientas estará disponibleen todos los menús. Si luego hace click en “OK”, puede enlazar las funciones con losbotones en la barra de herramientas. Entonces, solo necesita hacer click en un botóny especificar una función.

Seleccione un menú, seleccione la función requerida y haga click en “Insertar”. Unlistado de botones a elegir aparecerá en la pantalla. Haga click en el botón requerido,y si es necesario, modifique la función de descripción, luego haga click en “OK”.Cuando todas las funciones requeridas están enlazadas a los botones, haga click en“OK”.

En “Visible” puede especificar la localización de la barra de herramientas en losmenús definidos. Una vez se ha guardado la información haciendo click en“Guardar”,la barra de herramientas estará disponible inmediatamente en los paquetesespecíficos.

9 Imprimir y exportar

116 zz Imprimir y exportar

Imprimir y exportar zz 117

9.1 IntroducciónUna vez que ha definido todos los parámetros de la empresa, ha definido losdistintos parámetros de la aplicación, y ha introducido la información maestra, laempresa está lista para comenzar. Las restantes secciones de este manual describenlas funciones de impresiones, listados, copias de seguridad y de ayuda.

9.2 ProcedimientoLos listados y las formas de diseño pueden: aparecer en la pantalla, ser impresos a unarchivo, ser exportados a varios formatos de información o vueltos a imprimir.

• Definir formatos de diseño

Cuando imprime un formato, se utilizará un diseño predefinido. Para usarformatos de impresoras, al menos se debe definir un formato de diseño. Puedecambiar o modificar los formatos de diseño. Véase 9.5 Definir las impresorasdel usuario.

• Imprimir

Antes de que pueda definir la utilización de la impresora, la impresora necuestión debería definirse. La siguiente categoría de impresoras estándisponibles:

• Impresoras del usuario

Estas se definen por usuarios en Windows.

• Impresoras de formularios

Puede reservar impresoras específicas para impresiones específicas, porejemplo, facturas, listados de envíos, albaranes de entrega, formularios depedidos de compra y notificaciones. Puede definir una impresora deformularios enlazando un formulario a un usuario existente de la impresora.Cuando imprime formularios, el formulario enlazado se seleccionaráautomáticamente.

• Exportar

Puede exportar la información a archivos con varios formularios.

9.3 Definir los diseñosUn formato es un diseño predefinido que se utiliza en situaciones específicas. Porejemplo usted puede definir un diseño de formato de factura para imprimir facturasde acuerdo al formato específico. También puede definir varios diseños de etiquetas.E-Formato para Windows es el módulo donde se pueden crear los diseños. Estemódulo está incorporado en el software de Exact. El software de Exact incluyevarios tipos de formatos, pero el método utilizado para definir los diseños es similara todos los formatos. Esta sección describe la funcionalidad general de E-Formatopara Windows. Puede definir varios diseños en [Mantenimiento de sistema,Formatos]. Una vez que ya ha creado un diseño de formato, puede seleccionarlosiempre que quiera imprimir el formato. Véase 14.43 Diseño.

Además, los diseños pueden enlazarse a deudores y acreedores específicos. Véase9.4 Enlazar diseños.


Â�Los diseños pueden leerse y modificarse en cada empresa. Si tiene el móduloE-Seguridad debe considerar inutilizar el trayecto [Mantenimiento de sistema,Formatos] para usuarios generales.

E-Formato para WindowsÂ�Para distinguir las rutas de menú en E-Formato, precedidas por [E-Formato]

Cuando ha comenzado una de las funciones en el menú [Mantenimiento de sistema,Formatos], aparece el menú de E-Formato para Windows. La función en el menú[E-Formato, Fichero] le autoriza a crear y modificar diseños de archivos. Además,puede definir los parámetros de la impresora que tengan que ver con E-Formato,utilizando [Fichero, Impresora formularios].

Â�En la mayoría de los casos sería más fácil definir un nuevo diseño basado en unoexistente que crear uno completamente nuevo. Seleccione [E-Formato, Fichero,Abrir] para recuperar la lista de diseños disponibles. Seleccione [E-Formato,Fichero, Nuevo] para definir un diseño completamente nuevo.

Â�No debería modificar los diseños estándar de Exact. Si ha basado su nuevoformato en un formato estándar salve el nuevo formato con un nombre diferente,utilizando [E-Formato, Fichero, Guardar como].

Los nombres de diseños estándar en Exact consisten en el código del país,“EXACT”, y el número se secuencia.

El menú [E-Formato, Vista] contiene opciones que le autorizan a modificar el diseñode la pantalla de E-Formato. Puede especificar si se debería o no se debería incluir‘Barra de estado’ (que muestra la acción que el programa está llevando a cabo) y/o‘Barra herram.’ en la pantalla. Puede activar estas opciones marcándolas. Cuando seabre un diseño, la opción adicional ‘Visibilidad’ está disponible, esto quiere decirque uno o más bloques pueden quitarse de la pantalla para que así podamos teneruna vista clara.

Â�Los campos en los bloques ‘invisibles’ todavía están incluidos en el diseño.

Cuando abre un diseño, el menú E-Formato muestra varias opciones [E-Formato,Editar] en [E-Formato, Insertar]. Vía [E-Formato, Insertar] puede añadir varioscampos al diseño. También puede añadir campos haciendo click en el botón derechodel ratón, cuando el cursor está en el diseño. Los siguientes campos pueden añadirse:

• ‘Campo base de datos’

Los campos de la base de datos están divididos en bloques. Cada bloquecontiene un (gran) número de campos de la base de datos que puede incluirse enel formato. Por ejemplo, cuando el campo de la base de datos ‘Deudor dirección1’ está incluido en una factura se imprimirá con el valor introducido para eldeudor en cuestión en [Parametrización empresa, Contabilidad, Datos deudor,Deudores]. No puede definir que campos de la base de datos están incluidos encada bloque. Dependiendo del campo seleccionado tiene un número de opcionesdisponibles como ‘Omitir si vacío’, ‘Suprimir repeticióny ‘Separador miles’.Puede especificar el color en que debe aparecer el texto.


• ‘Campo de texto’

Un campo de texto no se introduce con un valor desde la base de datos. Estecampo consiste en una o más líneas de texto que puede incluirse en el formato.Puede especificar el color en que debe aparecer el texto y cómo deberíaalinearse.

• ‘Campo de cálculo’

Cuando un campo específico no está disponible en uno de los bloques, puedecrear ese campo usted mismo utilizando un campo de cálculo. Los cálculos sonposibles sólo con campos originados del mismo bloque, i.e. no es posible crearun campo de cálculo donde un valor del bloque total debería añadirse a un valordesde, por ejemplo, el bloque de partidas.

Puede crear un campo de cálculo seleccionando un bloque, seleccionando loscampos pedidos y moviéndolos a la sección ‘Expresión’ utilizando ‘ >>’. Luego,se pueden especificar caracteres matemáticos utilizando ‘Operadores’ (+, -, *, /,(), etc.) después de los cuales los datos del campo de texto debería especificarsehasta que la fórmula este completa. Además, el número de posiciones antes ydespués del separador de los decimales puede especificarse, un texto (texto deintroducción y cuerpo del texto), color del texto y alineación. Haga click en‘OK’ para guardar los datos.

Cuando hace doble click en el campo nuevo, el nombre de la expresiónseleccionada aparece de forma codificada (las últimas 4 posicionescorresponden a las 4 primeras posiciones del nombre original del campooriginal).

• ‘Marco’

Puede colocar marcos (en distintos colores y tamaños) alrededor de camposespecíficos o grupos de campos.


• ‘Imagen’

Puede incluir imágenes .BMP y .JPG directamente en su formato. Sólo necesitaespecificar la ruta de archivo que contiene la imagen. Si, por ejemplo, tiene unlogotipo en formato .BMP, puede incluirlo en el formato que hace impresionesposteriores superfluamente.

Todos los campos pueden moverse a la localización correcta utilizando el ratón.Además, E-Formato contiene una funcionalidad estándar de Windows como ‘Cortar’y ‘Pegar’. Para el formato impreso en papel, es posible diferir un poco lo queaparece en la pantalla en E-Formato. Particularmente donde se utilizan distintasfuentes y tamaños en un formato. Es por ello aconsejable hacer una impresión deprueba del formato antes de hacer la impresión final. Puede examinar el formato enla pantalla en [E-Formato, Fichero, Presentación preliminar]. Puede hacer unaimpresión de prueba utilizando [E-Formato, Fichero, Imprimir].

El menú [E-Formato, Editar] contiene las siguientes opciones:

• ‘Modificar campo’.

Utilice esta opción para modificar el número de parámetros del campo activo,como el texto de introducción y la alineación del campo. También puederealizarlo, si hace doble click en un campo. Puede borrar un campo simplementeseleccionándolo y pulsando <Delete>.

• ‘Parámetros bloqueo’

Utilice esta opción para especificar en que página del formato debería incluirseel bloque: primera página, páginas siguientes o última página.

• ‘Parámetros formato’

Utilice esta opción para especificar una descripción desde la cual podamosidentificar fácilmente el formato:

Esta descripción (incluyendo el nombre actual del archivo) también aparece endistintas funciones para imprimir cuando se selecciona un formato al azar.Además, puede especificar cuantas líneas por página deberían imprimirse en unformato. Los otros parámetros que aparecen en la pantalla de arriba sonparámetros de factura específicos. El resto de los diseños tienen sus parámetrosespecíficos de diseño.


• ‘Tamaño original’

Utilice esta opción para reducir las imágenes incluidas en el formato a su tamañooriginal.

• ‘Mostrar campo subyacente’

Utilice esta opción para examinar si el campo forma varios bloques semejantes.Esto es posible en, por ejemplo, en un formato de factura, porque los campos delbloque de artículo y el bloque de la línea de texto deberían coincidir ya que enuna factura las líneas de texto y artículos deberían incluirse uno bajo el otro.

Solucionar problemas• ¿Cómo puedo seleccionar un campo? Hay varias posibilidades:

• Haga click para seleccionar un campo y deshaga la selección de los campospreviamente seleccionados.

• Presione <Shift> y haga click en un campo para añadirlo a la selecciónactiva.

• Presione <Ctrl> y haga click en un campo para deshacer la selección.

• Haga click fuera del campo y sujete el botón izquierdo del ratón.

• Presione <Ctrl>, haga click fuera del campo y apriete el botón izquierdo delratón. Seleccione.

• ¿Cómo puedo mover un campo? Utilice <Flecha arriba>/<Flecha abajo>/<Flecha izquierda>/<Flecha derecha>

para mover los campos seleccionados. Puede también hacer click y apretar elbotón izquierdo para mover los campos seleccionados.

• ¿Cómo puedo reorganizar un campo? Con un solo campo seleccionado, utilice <Shift>+<Flecha arriba>/<Flecha

abajo>/<Flecha izquierda>/<Flecha derecha> para reorganizar. Puede tambiénhacer click y apretar el botón izquierdo en la esquina de abajo a la derecha delcampo seleccionado.

• ¿Cómo puedo modificar un campo? Con solo un campo seleccionado, presione <Enter> o haga doble click en el

campo.

• ¿Cómo puedo borrar un campo? Presione<Borrar> para borrar todos los campos seleccionados.

• ¿Cómo puedo añadir un campo? Haga click en el botón derecho del ratón para que aparezca en la pantalla un

menú pequeño para añadir campos. También puede utilizar [E-Formato,Insertar].


9.4 Enlazar diseñosEl software de Exact incluye muchos tipos de formatos y en cada uno se puedendefinir varios idiomas. Véase 9.5 Definir las impresoras del usuario. Es posibleenlazar formatos específicos a un deudor y/o acreedor específico. Cuando imprimeformatos, el diseño correcto se seleccionará automáticamente.

Si selecciona un diseño automáticamente, por ejemplo, un diseño de factura cuandoquiere imprimir facturas, el programa determinará si se aplica un enlace de diseño aldeudor especificado. Si se aplica un enlace, el enlace de diseño se utilizará en vez dela selección manual. Sólo se utilizará una selección manual si no se definen lasaplicaciones del enlace.

Los diseños se pueden enlazar a deudores y acreedores. Además, los diseños puedenenlazarse a idiomas ISO. El método utilizado es similar en todos los casos. Estasección describe como enlazar diseños a deudores como ejemplo.

[Mantenimiento de sistema , Formatos , Enlazar , Deudores ]1. Un cuadro de listados de deudores disponibles aparecerá en la pantalla.

Seleccione el deudor a quien quiere enlazar los diseños y haga click en“Enlazar”.

2. Un diseño de varios tipos de formatos puede ser enlazado al deudor, p.e.facturas y notificaciones. Seleccione el tipo de formato requerido y haga click enel cuadro de listados. Seleccione el diseño requerido. La descripción del diseño,que asignó cuando lo definió, aparecerá en la pantalla.

3. Cuando enlaza un diseño a todos los tipos de formatos requeridos haga click en“Guardar”.

4. Ahora puede enlazar diseños a otros deudores o salir de la función haciendoclick en “Cerrar”.

9.5 Definir las impresoras del usuarioPuede definir sus propias impresoras en Windows. En Exact, estas impresoraspueden ser seleccionadas y los parámetros pueden ser modificados, si es requerido.

También puede definir sus propias impresoras de formularios. Esto le permitereservar ciertas impresoras para impresiones específicas.

[Fichero , Parámetros de la Impresora ]Â�Antes de que defina los parámetros de la impresora, las impresoras deben de

estar definidas en Windows. Añada o elimine impresoras en Windows haciendodoble click en “Impresión maestra”. Vea su manual de Windows para másinformación.


• Utilice esta función para definir una impresora en Exact. La impresora instaladaactualmente en Windows se muestra. En “Impresora específica” puedeseleccionar una impresora que se va a utilizar especificamente para Exact Globefor Windows. Si las impresoras estándar de Window es modificada, pasará losmiso con la de Exact. Sin embargo, cuando especifique una impresora enparticular para Exact, siempre se utilizará en Exact Globe for Windows, aunquese modifique la impresora estándar de Windows. Si hace click en “Exact”, puedecambiar los parámetros del usuario como los márgenes y la inclusión del nombredel usuario, fecha y hora. Además puede modificar la fuente estándar de laimpresora y seleccionar la fuente que quiere utilizar en la pantalla. Que es lo quepuede o debería definir, depende de la impresora seleccionada

Una vez que ha definido los parámetros de la impresora, haga click en “OK” paraconfirmar los nuevos parámetros de la impresora.

[Fichero , Impresora formularios ]Â�Antes de que pueda definir una impresora de formato, una impresora de sistema

o usuario deben ser definidas en Windows. Vea su manual de Windows paramás información.

Use esta función para definir la impresora de formularios. Aparecerán todas lasimpresoras de esa forma definida. Seleccione el formato que quiere utilizar y hagaclick en “Modificar”. Seleccione la impresora requerida y haga click en “OK”.

Â�Repeta todo lo mencionado para todas las formas requeridas.

9.6 Imprimir y exportarLos listados y formatos de diseño pueden aparecer en la pantalla, guardarse en unarchivo, desviarlos a la impresora o exportarlos en varios formatos de archivo.

Antes de que puede desviarlos a la impresora, las impresoras en cuestión deberíandefinirse primero. Véase 9.5 Definir las impresoras del usuario. Las siguientes“categorías” de impresoras están disponibles:

• Impresoras del usuario

Esto puede definirse en Windows por los distintos usuarios.

• Formatos de la impresora

Impresoras específicas puede reservarse para formatos específicos como facturasy notificaciones de pagos.

9.7 ImprimirExact distingue entre formatos y “otros documentos”. Puede imprimir formatos enfunciones del paquete tales como “Imprimir pedidos de compra” o “Imprimir fichasde deudores”. Otros documentos de impresión incluyen listados, informes, etc.


Formularios de impresiónVd. sólo puede imprimir formularios si el formulario está enlazado a la impresora.Examine en [Fichero, Impresora formularios] si el formulario que quiere imprimiresta enlazado a la impresora. Si no es así, se utilizará la impresora estándar. Puedemodificar la impresora estándar en [Fichero, Parámetros de la Impresora].

EjemploSi quiere imprimir recibos, examine en [Fichero, Impresora formularios] si laimpresora adecuada está enlazada al formulario para “Facturas”.

Â�Si la impresión no fue satisfactoria, la razón de ello saldrá en pantalla.

Solucionar problemas• Puedo imprimir listados, pero no facturas. Examine la definición de su impresión de documentos en [Fichero, Impresora

formularios]. Seleccione el documento y examine la impresora seleccionada y elmecanismo de salida.

Imprimir otros documentosVd. solo puede dirigir los productos a la impresora si ya se ha definido la impresora.Examine en [Fichero, Parámetros de la Impresora] si el usuario de la impresora hasido definido. Si es necesario, puede modificar la impresora estándar.

Si se ha definido una impresora, puede imprimir tanto documentos como listados.Empiece la función de impresión relevante. Dependiendo del tipo del documento,varias opciones pueden aparecer en la parte superior de la pantalla. Véase también10.3 Utilizar selecciones. Puede elegir entre las siguientes opciones:

• Pantalla

Para recuperar un listado rápidamente (o no gastar papel), formateelo para lapantalla en vez de para la impresora.

• Impresora

Para permitir la opción de impresión estándar que seleccionó en [Fichero,Parámetros de la Impresora].

• Exportar

Â�Es posible exportar listados a archivos con un formato de otra aplicación,p.e. al formato MS-Word.

ExportarEn Exact Globe for Windows es posible exportar listados a archivos con un formatode otra aplicación, e.g. a formato MS-Word o formato MS_Excel. El número deformatos de archivos disponibles depende en el listado en cuestión.

Haga click en para exportar a otros archivos de formatos, seleccione el archivode formato requerido, introduzca un directorio de exportación y especifique unnombre de archivo.


Â�Si recupera un listado en la pantalla , puede desviarlo a la impresora

utilizando [Fichero, Imprimir] o haciendo click en . Puede ser

exportado haciendo doble click en .

10 Listados y selecciones

128 zz Listados y selecciones

Listados y selecciones zz 129

10.1 IntroducciónNecesitará información detallada a parte de la información o listados con grandescantidades de información. Una de las ventajas más importantes del sistema contableautomatizado es que puede recuperar rápidamente la información introducida, vistode otro punto de vista y utilizado en otros programas. Los listados que pueden llevardías hacerlos a mano pueden crearse seleccionando un cuadro de listados quecontenga la información correcta. Instantáneamente puede ver el estatus actual de losasuntos y basar sus decisiones en información actualizada.

10.2 ProcedimientoEl tiempo requerido para crear un listado depende en la selección que haga. Paracoger ventaja en las opciones de selección, debería crear un sistema de códigoconsistente y lógico para sus datos maestros. Véase 14.20 Codificación.

Exact ofrece dos maneras de recuperar información:

• Listados

Utilizar listados para crear listados tabulados de los datos. Véase 10.4 Utilizarlistados estándar. A la mayoría de las funciones del listado les precede unapantalla de selección, en la cual se definen los datos que quiere incluir. Véase10.3 Utilizar selecciones.

• Gráficos

La presentación gráfica de los datos da una visión más rápida de los datos.Muchos listados de gestión se presentan en forma de gráficos. Véase 10.5Utilizar presentaciones gráficas.

Los listados y gráficos pueden aparecer en la pantalla, desplazarlos a la pantalla oexportarlos a un formato particular de archivo. Véase 9.6 Imprimir y exportar.

10.3 Utilizar seleccionesEn muchos casos, por ejemplo cuando recupera un listado, se le solicitará introducirdatos en una pantalla de selección. Un cuadro de diálogos puede contener campos,cuadros de chequeo, botones opcionales y cuadros de diálogo en los cuales puedeindicar la información que quiere incluir. Véase 2.16 Trabajar con cuadros dediálogo. La presentación de los datos depende del tipo de función que utilice.

En un número de funciones es posible especificar una selección de criterio adicionalque le autorice para hacer selecciones por el número de características. Puede hacerotras selecciones que no están sólo basadas en rangos sino que también encondiciones específicas. Cuando realiza una función en la cual se pueden especificarla selección de criterios adicionales, puede indicar, por datos, a que criterio (i.e.valor) se refiere el dato en cuestión.

Además, el orden en que deberían presentarse los datos puede especificarse enalgunas funciones: dependiendo de la llave de búsqueda o el orden invertido de unasiento (i.e. los últimos datos introducidos aparecen los primeros).


Esta sección describe como especificar selecciones cuando recupere un listado dedeudores utilizando [Parametrización empresa, Contabilidad, Listados, Datosdeudor, Deudores, Breve por número] para un ejemplo.

Definir selecciones estándar1. Aparecerá en la pantalla un cuadro de diálogos. Autorice la opción requerida de

salida.

2. En “Rango” debería especificar qué deudores deberían estar incluidos en la lista.Cuando se decida por un valor {Cada valor posible}, un campo extra o dos,dependiendo de la opción seleccionada. Véase la siguiente tabla para los valoresdisponibles.

3. Una vez que ha especificado los rangos. Haga click en “OK”. El listado secreará.

Vd. quiere Seleccionarcriterio (valor)

Campos extra

Seleccione todos los clientes {Cada valorposible}

Ninguno

Seleccione un solo cliente {Igual a} “Valor”: Seleccione el cliente.

Seleccione todos clientes menosuno

{Distinto de} “Valor”: Seleccione el cliente que noquiere incluir.

Seleccione no clientes en unrango de un deudor particular alfinal de la lista de deudores

{Menor que} “Valor”: Seleccione el primer cliente queno quiere incluir.

Seleccione no clientes en unrango desde el principio hasta undeudor particular.

{Mayor que} “Valor”: Seleccione el último cliente queno quiere incluir.

Seleccione todos los clientes enun rango desde el principio hastaun cliente particular.

{Menor o igual a} “Valor”: Seleccione el cliente final.

Seleccione todos los clientes enun rango desde un cliente enparticular hasta el final de la lista.

{Mayor o igual a} “Valor”: Seleccione el primer cliente.

Seleccione un rango de clientessecuenciales.

{Entre} “Desde” y “A”: Seleccione el primer yúltimo cliente.

Seleccione todos los clientes, conla excepción de un rango declientes secuenciales.

{No entre} “Desde” y “A”: Seleccione el primer yúltimo cliente que no debería estarincluido.

EjemploSi quiere crear un listado de deudores con códigos entre 1000 y 1200, seleccione{Entre} e introduzca “1000” en “Desde” y “1200” en “A”.


10.4 Utilizar listados estándarPuede analizar rápidamente sus datos con los listados maestros . Son especialmenteútiles para analizar datos estáticos. Están diseñados para su uso diario, y puedecrearlos en muchas funciones de Exact. La mayoría de los listados puedenencontrarse en el menú de opciones como en [Listados] pero también pueden estardisponibles en funciones específicas. La manera de crearlos es la misma en todas lasfunciones.

Procedimiento de listados estándar1. Especificar donde deben crearse los listados. Para información sobre imprimir y

exportar opciones, Véase 9.6 Imprimir y exportar.

2. Defina qué información debería incluirse en el listado. En la mayoría de loscasos el cuadro de diálogo contiene campos, cuadros de revisión, botones deopciones y cuadros de listados con las cuales puede indicar que informaciónquiere incluir. Véase 2.16 Trabajar con cuadros de diálogo y Véase 10.3 Utilizarselecciones.

3. La información seleccionada se recupera por el Exact Report Manager. Estopuede tomar algún tiempo, dependiendo en lo que haya seleccionado.

4. Si indicó que la salida debe aparecer en la pantalla, puede utilizar los botones dela barra de herramientas para echar un vistazo al listado, salvar el listado, etc.Cuando el cursor se mueve al botón de la barra de herramientas, una llamada deaviso indicará las funciones del botón.

Â�Utilice el botón “Opciones de informe” para indicar que informacióndebería aparecer en el listado de la pantalla. Desautorice los campos que noquiere incluir y haga click en “OK”.

5. Puede salvar el listado haciendo click en .6. Para salir del listado cierre el cuadro de listados.

10.5 Utilizar presentaciones gráficasLas presentaciones gráficas le dan una visión más rápida de sus datos. Sonparticularmente útiles para analizar desarrollos en un periodo más largo de tiempo.Muchos listados de gestión incluyen listados gráficos para apoyar y clarificar lainformación dada. Exact Globe for Windows contiene una amplia variedad delistados gráficos.

La información puede aparecer en la pantalla usando distintos tipos de gráficos. Estole autoriza a seleccionar la presentación que encaje con los requisitos. No hay reglasgenerales para hacer una presentación gráfica efectiva. Decida lo que quierepresentar y cómo. Es aconsejable experimentar simplemente con los distintosgráficos para determinar cual de todos representa mejor la información. Lapresentación estándar es una barra de caracteres.

El método utilizado para generar representaciones gráficas es similar en muchasfunciones. Esta sección describe como crear un listado gráfico de deudoresutilizando [Contabilidad, Deudores, Presentación gráfica] como ejemplo.


Procedimiento de presentación gráfica1. Defina que información debería incluirse en el gráfico. En la mayoría de los

casos los cuadros de diálogo contienen campos, cuadros de chequeo, botonesopcionales y cuadros de listados con las que puede indicar qué informaciónquiere incluir. Véase 2.16 Trabajar con cuadros de diálogo, y Véase 10.3Utilizar selecciones.

2. La información que seleccione se recuperará y saldrá en pantalla en la barra decaracteres. Puede modificar el gráfico utilizando los botones de representacionesgráficas en la barra de herramientas. Cuando el cursor se mueve a un botón de labarra de herramientas, una señal de aviso indicará la función del botón.

Â�La variedad de funciones son auto-explicativas.

3. Para colocar el gráfico a una impresora o para exportarlo a un archivo haga click

en .

4. Para salir de la función de presentación gráfica cierre la ventana.

10.6 Trabajar con informes(E-Informes)

E-Informes le permite crear y modificar una amplia variedad de informes.

Hay 3 tipos de informes disponibles:

• Informes estándar de Exact

Estos son listados, creados por Exact, a los cuales se puede acceder por la barrade menús, p.e. [Parametrización empresa, Contabilidad, Listados, Diarios].Aunque estos listados pueden modificarse, es aconsejable introducir cambiospara una copia. Las modificaciones en un informe estándar de Exact afectan loslistados en todas las empresas.

• Plantillas

Estos listados son facilitados por Exact. Estos no pueden ser vías de acceso a labarra de menús. Los diseños son necesarios como un punto de comienzo parasus propios listados.

• Usuarios de informes

Estos son informes que los define usted mismo, también desde el principio obasándose en los informes de Exact o las plantillas.

Los módulos de E-Informes están disponibles para todos los paquetes de Exact.Todos los módulos funcionan de la misma manera.

[Mantenimiento de sistema , Informes , Todos ]Â�En esta descripción asumimos que todos los módulos de E-Informes están

disponibles.

1. Una vez que ha comenzado [Mantenimiento de sistema, Informes, Todos] unalista de informes disponibles aparecerá en la pantalla. La lista consiste en lascolumnas de “Descripción”, “Nombre fichero” y “Tipo”. La última columna queaparece en la pantalla muestra el tipo de informe. Puede crear nuevos informes,modificar los existentes y crear informes nuevos.


2. Haga click en “Opciones”. Puede definir que informe quiere ver en la lista dearriba marcando los cuadros de chequeo requeridos. Tiene las siguientesopciones: “Informes Exact”, “Plantillas”, “Informes usuario”. Una vez que hayaescogido haga click en “OK”.

3. Un lista de los tipos de informes que ha seleccionado en “Opciones” apareceráen pantalla. Si quiere modificar un informe existente selecciónelo desde la listade informes que aparece en pantalla y haga click en “Modificar”.

Â�Si el informe seleccionado es un informe estándar de Exact (p.e. “Tipo” esExact”), una señal de aviso aparecerá con una frase diciéndole si está segurode que quiere modificar el original. Es aconsejable modificar la copia, no eloriginal.

4. Si quiere crear un informe que estaba disponible en la lista, selecciónelo y hagaclick en “Iniciar”. Indique el método de salida y especifique un rango de fechasque debería incluirse en el informe. Haga click en “OK”.

Â�Si opta por output la pantalla, haga click en para especificar queinformación debería aparecer en la parte superior del informe marcando loscuadros de chequeo requeridos.

5. Si quiere crear un informe nuevo utilizando el “Wizard”, debe hacer click en“Nuevo”. El “wizard” le guiará, paso a paso, a través del proceso de crearinformes. Puede moverse al siguiente paso (6 en total) haciendo click en“Siguiente >“. También puede retroceder en los pasos haciendo click en “<Atrás”. Siempre puede cancelar el “wizard” haciendo click en “Cancelar”.

Â�Si selecciona “Utilizar Asistente abreviado” en “Opciones”, sólo los pasos1, 2, 3 y 6 de los pasos que se describen a continuación están disponibles.

• Paso 1. Una lista de paquetes disponibles aparece en pantalla. Seleccione elpaquete del cual quiere crear un informe.

• Paso 2. Una lista de plantillas disponibles aparecerá en la pantalla.Seleccione la plantilla que debería formar las bases del nuevo informe.

• Paso 3. Una lista de las bases de datos disponibles aparecerá en la pantalla.Seleccione la base de datos principal requerida.

• Paso 4. Aparecerán dos ventanas. La de la izquierda contiene una lista decampos disponibles en la base de datos principal seleccionada. En la parteinferior de la lista las bases de datos salen en un listado.


Seleccione los campos que deberían estar incluidos en el informe. Puedeseleccionar un campo individual haciendo click en él y luego haciendo clicken “>“. El campo se incluirá en la ventana de la derecha. Puede seleccionarcampos haciendo click en el campo requerido, pulsando <Shift> y luegohaciendo click en el último campo requerido, o haciendo click en el primercampo requerido y moviéndolo al último campo requerido, sin soltar elbotón del ratón. También puede seleccionar varios campos separadoshaciendo click en el primer campo requerido, pulsando <Ctrl> y luegohaciendo click el campos seleccionados uno a uno. El rango de camposseleccionados serán marcados e incluidos en el informe cuando haga clicken “>“. Si selecciona un campo incorrecto, puede retirarlo de la ventanaderecha y colocarlo de nuevo en la ventana izquierda de nuevo, haciendoclick en “<“. Si hace click en “>>“ o “<<“, TODOS los campos se retiraránde una ventana y colocados en otra.

• Paso 5. Vuelven a aparecer dos ventanas. La de la izquierda contiene loscampos que seleccionó. Ahora puede especificar la secuencia de esoscampos. De la misma manera en la que se describen, los campos puedenseleccionarse haciendo click en los botones disponibles. En la de la derechapuede especificarlo, por campo, si la clasificación debe de ser “Ascendente”o “Descendente” marcando el botón relevante opcional. Los campos queprecederán por {A} de ascenso o {D} de descenso.

• Paso 6. Debe especificar el nombre y un título para el informe. El código delpaquete que especificó en el paso 1 ya está predefinido.

6. Haga click en “Fin” para comenzar los Crystal Reports. Todos los camposseleccionados están disponibles en la definición del informe.

Â�Asegúrese que los Crystal Reports no están activados todavía. Si es así, elinforme no puede crearse.

7. Vea su manual de Crystal Reports para información sobre cómo cambiar ladefinición.

11 Proteger datos

136 zz Proteger datos

Proteger datos zz 137

11.1 IntroducciónLos datos de la empresa que introduce usando Exact Globe for Windows son lacolumna vertebral de su empresa. Esta información es valiosa y debería protegersede cualquier daño, pérdida y utilización no autorizada. Las distintas medidas quepuede elegir están en este capítulo.

11.2 Procedimiento• Medidas del Hardware

El (los) ordenador (es) que trabajan con el software de Exact deben de estarprotegidos. Véase 11.3 Proteger el hardware.

• Proteger la red y el Sistema Operativo

Utilizar la red del sistema operativo, puede proteger su información contra unuso desautorizado. Véase 11.4 Proteger la red y el sistema operativo.

• Copias de seguridad

La realización de copias de seguridad es un punto esencial para la protección delos datos, y debería convertirse en una rutina diaria. Si realiza regularmente unacopia de seguridad de los datos, en caso de que los ficheros sean dañados operdidos, puede restaurarlos con la copia de seguridad más reciente. Véase 11.5Proteger con una copia de seguridad.

• El sistema de seguridad de Exact

Si tiene el módulo E-Seguridad, puede crear una protección adicional contra eluso no autorizado del software de Exact. Véase 11.6 Proteger con E-Seguridad.

11.3 Proteger el hardwareEl (los) ordenador (es) en el (los) cual (es) se instala(n) el software de Exact merecenespecial atención. Por ejemplo, si tiene un fallo en el software, si tiene fallos en elhardware o éste es robado, necesita una solución temporal mientras se resuelve elproblema. Puede proteger su hardware como sigue:

• Mantener en lugar seguro los ordenadores que procesan Exact.

Si mantiene el hardware en un lugar aparte, es más fácil controlar el acceso y lautilización. Los requisitos físicos de seguridad adicionales incluyen sistemas dealarma, aire acondicionado, un suministro de energía aparte y llaves de cierrepara los sistemas de ordenador, unidades de disco y teclados.

• Si trabaja en una red, utilizar un servidor libre.

Instale únicamente el software esencial en este servidor libre. Si el primerservidor falla, restablecer la copia de seguridad en el servidor libre.

Â�Esto sólo funciona si realiza una copia de seguridad regularmente. Véasetambién 14.35 Copia de seguridad.


11.4 Proteger la red y el sistema operativo• Red

Dado que la red Novell es la red más utilizada, se han utilizado los parámetrosde Novell como ejemplo. Todas las siguientes secciones serán relevantes parausted.

• Sistema operativo

Si no utiliza la red puede omitir algunas secciones.

Proteger en el procedimiento de acceso a la redAl trabajar en la red Novell, los usuarios deben acceder a la red. Puede asegurar unaseguridad óptima estableciendo restricciones consistentes en cuentas de usuarios.Cuando se crea un usuario, se establece una cuenta para ese usuario. La cuenta deusuario permite acceder a la red. La definición de la cuenta contiene parámetros talescomo:

• Restricciones de la clave de acceso.

• Obligatorias

Los usuarios deben utilizar una clave de acceso.

• Longitud de palabra mínima

Una clave de acceso corta puede ser descubierta fácilmente. Utilice unalongitud de palabra de al menos ocho caracteres.

• Modificación regular y única

Las claves de acceso serán modificadas regularmente, y no deben parecersea claves antiguas. Los usuarios tienen un número limitado de veces deacceso a la red utilizando una clave de acceso que ya ha expirado (accesos aal red de gracia).

• Restricción de tiempo

Puede limitar el tiempo de acceso a la red o a un servidor concreto de la red.Esto puede prevenir al usuario de acceder a la red en horas fuera de oficina, porejemplo.

• Restricción de estación

Puede limitar las localizaciones físicas en las que un usuario puede acceder a lared. Por ejemplo, puede definir que los usuarios accedan a la red únicamentedesde la estación de trabajo de su propia oficina.

Proteger con derechos de acceso por usuarioEn Novell puede definir los derechos de fichero y/o directorio para un usuario o ungrupo de usuarios:


Abreviatura Dchosaccesos

Explicación

F Revisión deficheros

Los usuarios pueden ver los ficheros.

R Leer Los usuarios pueden leer los ficheros.

W Escribir Los usuarios puede leer y editar ficheros.

C Crear Los usuarios pueden crear directorios y/o ficheros.

E Borrar Los usuarios pueden borrar directorios o ficheros.

M Modificar Los usuarios pueden modificar los nombres y atributosde directorios y ficheros.

Â�Sea muy selectivo con este derecho.

A Control deacceso

Los usuarios pueden asegurar a otros usuarios todoslos derechos.


S Supervisor Los usuarios pueden asegurar todos los derechos a ungrupo para el fichero/directorio en el cual el/lasupervisor (a) tiene los derechos.


Proteger con derechos de acceso por fichero/directorioSi trabaja en la red Novell, puede proteger un directorio utilizando el comando“FLAGDIR” (para ficheros utilizar “FLAG”). Todos los usuarios con derechos amodificar pueden cambiar estos atributos. Si trabaja autónomamente, utilizar elcomando de DOS “ATTRIB”. Los atributos son:

Atributos Dchos acceso ExplicaciónH Oculto Los usuarios no pueden ver ficheros/directorios.

RO Sólo leer Los usuarios puede leer ficheros/directorios.

RW Leer Escribir Los usuarios pueden leer ficheros/directorios y puedencambiar contenidos.

S Compartir Los usuarios pueden utilizar estos ficheros/directoriosal mismo tiempo.


Proteger los ficheros de Exact a través de los derechos deaccesoCrear los siguientes derechos de acceso para los ficheros y directorios de Exact parausuarios:

Directorio Dchos.Accesos

Atributos Excepciones

EXACTW2 FR RO

EXACTW2\SYSTEM FR ROS

EXACTW2\BIN FR ROS

EXACTW2\DLL FR ROS

EXACTW2\LNG FRWC RW

EXACTW2\RPT FRWCEM RWS

EXACTW2\CRW FR ROS

EXACTW2\ETC FRWCEM RWS Todos los derechos parala gestión de sistema

ROS Â�Ficheros con laextensión de *.DD y*.DDC requeridoRWS.

EXACTW2\USR FRWCEM RWS

EXACTW2\HOME FRWCEM RWS

EXACTW2\TMP FRWCEM RWS

BESTW2 FRWCEM RWS

11.5 Proteger con una copia de seguridadHay programas generales de copia de seguridad para DOS, Windows y una mediaespecífica de copias de seguridad. Puede utilizar esto para hacer copias de seguridadde su software y/o ficheros. El programa de copia de seguridad de Exact permitehacer una copia de seguridad de sus archivos de la empresa de Exact. Véase también14.35 Copia de seguridad. Debería hacer una copia de seguridad para cada empresaen su licencia. Minimice el espacio requerido del disco, las copias de seguridad secomprimen.

Â�Los no usuarios deben estar trabajando en la empresa de la que están haciendouna copia de seguridad. Es preferible hacer una copia de seguridad después delas horas de trabajo.


Las copias de seguridad pueden hacerse para toda la información o sólo para unaparte de la información. Puede determinar que tipo de ficheros se incluirán en lacopia de seguridad. Por ejemplo, puede optar por ficheros de empresas, ficherosgenerales, diseños y ficheros de E-Seguridad.

La información en cada copia de seguridad en el registro de la copia de seguridad.Utilice la información en este registro si quiere recuperar información de su copia deseguridad.

La función [Fichero, Copia seguridad/Restaurar] consiste de un asistente, que leguía a través del procedimiento de la copia de seguridad. El asistente consiste en unnúmero de pasos, que se describen en esta sección. Puede ir de un paso a otrohaciendo click en “Siguiente >“. Siempre puede retroceder pasos haciendo click en <Atrás”.

Â�Antes de que pueda hacer una copia de seguridad, debe cerrar todas lasempresas utilizando [Fichero, Cerrar].

[Fichero , Copia seguridad/Restaurar ](hacer una copia de seguridad)

1. Especifique que quiere realizar una Copia seg.

2. Seleccione la empresa en la que quiere hacer una copia de seguridad. Luego,marque los tipos de archivo (grupos de fichero) que quiere incluir en la copia deseguridad/recuperar.

3. Seleccione el disco y el directorio donde la copia de seguridad deberíaguardarse/recuperada.

Â�Todos los archivos disponibles en la copia de seguridad se perderán cuandorealice una copia de seguridad. Si una copia de seguridad previa está disponible,puede salirse del proceso de copia de seguridad haciendo click en “Cancelar”.

4. Introduzca el comentario, si se solicita. Podría, por ejemplo, especificar cuandoy/o porqué la copia de seguridad se realizó.

5. La información introducida durante los pasos previos aparecerá en la pantalla.Cuando toda la información sea correcta haga click en “Fin” para comenzar lacopia de seguridad.

[Fichero , Copia seguridad/Restaurar ](Recuperar una copia de seguridad)

1. Especifique que quiere recuperar una copia de seguridad.

2. Seleccione la empresa de la que quiere recuperar una copia de seguridad.Cuando recupere una copia de seguridad, puede seleccionar desde los lotes decopia de seguridad haciendo click en ‘Buscar’ y seleccionar la disquetera y eldirectorio requerido. Luego, marque los tipos de archivos (grupos de archivo)que quiere incluir donde recupere la copia de seguridad.

Â�Cuando recupere la copia de seguridad, obviamente sólo puede seleccionardesde los grupos de archivos que fueron marcados e incluidos en la copia deseguridad original.


3. Seleccione la disquetera y el directorio donde debería recuperarse la copia deseguridad.

Â�Todos los archivos disponibles en la copia de seguridad recuperada se perderáncuando recupere una copia de seguridad. Si una copia de seguridad anterior estádisponible, puede salir del proceso de copia de seguridad haciendo click en‘Cancelar’ o continuar y volver a escribir la copia de seguridad antigua. Cuandorecupere la copia de seguridad, asegúrese de que lo hace correctamente en laempresa correcta. Si no lo hace, los datos se perderán desde que la copia deseguridad de los archivos reescribe los archivos de la empresa.

4. Cuando se realizó la copia de seguridad, se han introducido comentarios. En lasbases de este comentario puede examinar si ha seleccionado la copia deseguridad correcta.

5. Los datos introducidos durante los pasos anteriores se mostrarán. Si ha cometidoalgún error, puede retroceder a dicho paso y corregirlo. Cuando todos los datosson correctos, haga click en ‘Fin’ para recuperar la copia de seguridad.

11.6 Proteger con E-SeguridadE-Seguridad permite el bloqueo o limitar el acceso a determinados menús o partesdel menú para los usuarios no autorizados. Es posible registrar los derechos de losusuarios y examinarlos mientras se utiliza el programa.

E-Seguridad has sido integrado en el software de Exact. Para crear y mantenerusuarios deben de registrarse como “Supervisor” en Exact Globe for Windows yseleccionar la ruta de menú [Fichero, Administrador]. Esta ruta, a diferencia de otrasrutas de menú, sólo puede accederse por el supervisor y el controller. Puedenconcederse los mismos derechos a otros, pero estos dos usuarios en particular estándisponibles como estándar en E-Seguridad y no pueden ser borrados o modificados.

Supervisor

Â�Este apartado es interesante si usted en el supervisor. Los usuarios normales sólotienen que introducir la contraseña para poder trabajar con el software de Exacty no han de trabajar con E-Seguridad.

Antes de que los usuarios puedan hacer uso del software de Exact, han de registrarseen E-Seguridad. Este módulo examina si el usuario tiene acceso al software y, si esasí, a que partes del software. El usuario que controla E-Seguridad es el supervisor.Es el único que puede acceder al sistema como supervisor. El supervisor sólo puedecrear usuarios, grupos y derechos, pero no puede acceder a otras funciones de Exact.Si se desean crear más supervisores para la organización, todos los usuarios quedeberían tener los mismo derechos que el supervisor han de ser incluidos en el grupode administradores (Véase 11.9 Procedimiento para crear grupos de usuarios ).


Controller

Ya que los supervisores pueden abusar de sus derechos, el software tieneincorporado un controlador. Todas las acciones que realiza se registranautomáticamente en un archivo de registro. El registro cronológico puede verse en elsubmenú [Fichero, Administrador, Listados]; el único que puede limpiar el archivode registro en el controller. Otros usuarios que han de tener los mismos derechos queel controller deben de incluirse en los grupos de usuarios “Controllers” (Véase 11.9Procedimiento para crear grupos de usuarios ).

Acceso

E-Seguridad le autoriza a controlar el acceso del software de Exact en distintosniveles. Puede indicar si un usuario tiene acceso a :

• Empresas

• Menús, submenús y funciones

Asignar derechos a los usuarios puede llevar algún tiempo. La manera más rápida deasignar derechos es clasificar los usuarios en grupos y definir los derechos porgrupo. Para usuarios en particular es posible corregir y extender sus derechos. Parausuarios que no pertenecen a ningún grupo en particular se han de asignar derechosindividuales.

Â�En Exact, los derechos son siempre definidos por usuario, bien a un usuario enparticular o a un grupo.

11.7 Trabajar con E-Seguridad

Acceder a E-Seguridad por primera vezPara instalar E-Seguridad, no es necesario seguir un procedimiento separa. Elmódulo se instalará automáticamente, si su licencia de Exact contiene dicho móduloVéase 2.4 Instalar Exact Globe for Windows.

La persona que ejerce como controller comenzará Exact Globe for Windowsdirectamente después de haber terminado la instalación registrándose como“CONTROLLER” y utilizando la contraseña estándar “control”. Se le pediráinmediatamente que cree una contraseña nueva que ha de introducirse en la siguientepantalla con “Clave de acceso” y también debe confirmarla en “Examinar”. Para lossupervisores se da el mismo caso, han de registrarse como “SUPERVISOR” y lacontraseña estándar “supers”.

Â�Debe asegurarse de que el controller y el supervisor modifican la contraseñaregularmente (una vez al mes). La ruta ha seguir para cambiar la contraseña es[Fichero, Administrador, Usuarios].

Â�Si el supervisor olvida su contraseña, los únicos que pueden recuperar su accesoa [Fichero, Administrador] son los del departamento de support . Los otrosusuarios ya creados pueden seguir trabajando con Exact.


Antes de crear usuarios y/o grupos, se han de definir los parámetros generales enE-Seguridad utilizando [Fichero, Administrador, Parámetros]. La primera vez quecomienza Exact como “Supervisor”, verá un número de parámetros estándar. Cadavez que cambia los parámetros, sólo implicarán a los nuevos usuarios que estácreando. Para cada usuario puede definir otros valores, Véase 11.8 Procedimientopara crear usuarios.

[Fichero , Administrador , Parámetros ]Introducir los datos requeridos. Seleccionar los parámetros que deberían aplicarse ala mayoría de los usuarios. Esto significa que los cambios de datos que seintroducirán por usuario son menores.

Extens.mín. clave accesoCuanto más larga sea la contraseña más difícil es irrumpir en el sistema de unamanera ilegal. La longitud mínima de 8 caracteres es aconsejable.

Plazo validez clave accesoPuede indicar por cuanto tiempo la contraseña ha de ser válida. Una vez ha indicadoel número de días en que la contraseña es válida, ha de cambiar la contraseña. Si seintroduce un “0” en este campo, la contraseña permanecerá válida ilimitadamente.En general, se les recomienda a los usuarios cambiar las contraseñas regularmente,así que una contraseña “robada” sólo puede utilizarse por un poco tiempo.

Modificar clave de accesoEs posible indicar si los (grupos de) usuarios tienen permiso para modificar supropia contraseña. Asegurándose de que las contraseñas se cambian regularmente,limita el periodo en el cual pueden ser utilizadas en abuso.

Procedimiento breve para utilizar E-SeguridadSi se está utilizando un servidor Novell o NT, es posible importar un lista deusuarios utilizando [Fichero, Administrador, Importar usuarios de la red] y continúea partir del tercer paso. Véase 11.8 Procedimiento para crear usuarios.

1. Crear un nuevo usuario de Exact y sus contraseñas en [Fichero, Administrador,Usuarios]. Véase 11.8 Procedimiento para crear usuarios.

2. En [Fichero, Administrador, Grupos de usuarios] crear los grupos a los que sequieren añadir los usuarios. Véase 11.8 Procedimiento para crear usuarios.

3. Crear derechos para los grupos y usuarios utilizando el botón “Ceder derechos”,que está disponible en [Fichero, Administrador, Grupos de usuarios] en lalengüeta “E-Seguridad” también en [Fichero, Administrador, Usuarios]. Sigaestos pasos (véase 11.10 Procedimiento para ceder derechos para informaciónmás detallada) :

• Primero crear los derechos de grupos, los cuales pueden ser necesarios paraacceder varias empresas

• Si es necesario puede modificar los derechos de los usuarios y grupos porempresa


• Si es necesario puede modificar los derechos por usuario y crear usuarios, ysus derechos, que no pertenezcan a ningún grupo

11.8 Procedimiento para crear usuariosÂ�Sólo los usuarios que han sido definidos en E-Seguridad pueden trabajar con el

software de Exact. Antes de comenzar a crear usuarios, deben definirse losparámetros generales del usuario en [Fichero, Administrador, Parámetros].Véase 11.7 Trabajar con E-Seguridad.

[Fichero , Administrador , Importar usuarios de la red ]Si se está utilizando un servidor, los usuarios puede que ya hayan sido creados. Esmás fácil seleccionar los usuarios que tener que crearlos de nuevo. Si se estátrabajando con Exact en un entorno Novell o NT, es posible utilizar el asistente bajo[Fichero, Administrador, Importar usuarios de la red] para seleccionar los usuariosde la red e incluirlos en E -Seguridad.

Â�Los usuarios NT sólo pueden importarse desde un ordenador que está trabajandocon Windows NT.

En el asistente puede moverse de un paso a otro haciendo click en “Siguiente”;cualquier error puede corregirse haciendo click en “Atrás”.

1. Una vez ha comenzado el asistente, introduzca el servidor y seleccione losgrupos de usuarios de la red desde la cual quiere importar los miembros aE-Seguridad.

2. Seleccione el/los usuario/s que necesite. Para seleccionar más usuarios que estánjuntos en el listado presione la tecla <Shift> y seleccione los usuarios haciendoclick sobre ellos. Los usuarios que no están juntos en el listado puedenseleccionarse de manera similar presionando la tecla <Ctrl>.

3. En la siguiente ventana, puede añadir los usuarios seleccionados a cualquiergrupo, marcando la casilla que aparece y el grupo deseado.

4. Haga click en “No hay datos de país ISO en la tabla INTRASTAT.”. Losusuarios de la red se leerán en E-Seguridad. Puede repetir los pasosanteriormente nombrados para otros servidores y/o grupos de usuarios de la red.

[Fichero , Administrador , Usuarios ]Para cada usuario que se defina utilizando el siguiente procedimiento, puedemodificar los parámetros más adelante en la misma ruta de menú. Para crear unusuario nuevo seleccione “Nuevo”. También puede seleccionar un usuario yaimportado y haga click en “Modificar”.

ID UsuarioIntroduzca el único ID de usuario (nombre de acceso).

Lengüeta GeneralIntroduzca el nombre, apellido, datos NDC y otros datos del usuario en estalengüeta. Si el usuario fue importado de Novell o NT, y su nombre ya estabaintroducido aquí, esta lengüeta mostrará los datos importados.


Lengüeta EmpleoIntroduzca información adicional en el usuario (empleado).

Bloquear (lengüeta “E-Seguridad”)Los usuarios confirmados han sido creados desautorizando esta opción. Esta casillade control se marcará como estándar así que un usuario que no ha sido creadocompletamente no tiene derechos en Exact. Una vez se ha definido el usuario, puedebloquear todo el acceso autorizando “Bloquear”, sin que tenga que cambiar losderechos para empresas o menús en particular. Debe hacer esto si el usuario encuestión deja la empresa, o estará ausente por un largo periodo de tiempo y quiereprevenir un uso no autorizado para su código de acceso.

Clave de acceso (lengüeta “E-Seguridad”)Introduzca una contraseña para el usuario que se registrará y codificará una vez sehaya introducido en “Confirme contraseña” también. La contraseña sólo seráaceptada cuando cumpla la “Extens.mín. clave acceso”, que puede modificarse enesta lengüeta para el usuario en particular.

Â�Para autorizar al usuario a seleccionar el mismo la contraseña, puede introduciruna contraseña preliminar y autorice “Modificar clave de acceso”. Después delprimer acceso, el usuario puede introducir su propia contraseña en la lengüeta“Clave de acceso” en [Fichero, Parámetros de usuario].

Fecha comz. / Fecha final (lengüeta “E-Seguridad”)Si es necesario puede fijar el periodo válido para la contraseña introducida.

Extens.mín. clave acceso (lengüeta “E-Seguridad”)En este campo, es posible introducir un valor que modifique el valor generaldefinido en [Fichero, Administrador, Parámetros].

Modificar clave de acceso (lengüeta “E-Seguridad”)Indíquese si el usuario debería modificar su propia contraseña. Si autoriza estacasilla puede decidir cuando la contraseña debería modificarse en los siguientesparámetros.

Plazo validez clave acceso (lengüeta “E-Seguridad”)Sólo puede introducir otro valor (estándar) si “Modificar clave de acceso” estáautorizado.

Modif.contraseña en sig.inicio (lengüeta “E-Seguridad”)Sólo es posible autorizar esta opción si “Modificar clave de acceso” ha sidoautorizado.

Autorizando esta opción, puede hacer al usuario introducir una contraseña nueva lapróxima vez que acceda al sistema. Una vez se haya llevado a cabo, la casilla decontrol se desautorizará automáticamente.


Botón Grupos (lengüeta “E-Seguridad”)Si hace click en el botón, las dos ventanas en la pantalla de abajo le autorizan aañadir el usuario a los grupos. Puede seleccionar los grupos a los que quiere añadirel usuario en la ventana “No es socio de”; luego hacer click en “<”. Los grupos delos que desea borrar el usuario están marcados en la ventana “Miembro de”, despuésha de hacer click en “>”. También puede crear o borra enlaces de la otra manera, esdecir desde el punto de vista de grupos véase 11.9 Procedimiento para crear gruposde usuarios.

Botón Ceder derechos (lengüeta “E-Seguridad”)Véase 11.10 Procedimiento para ceder derechos para tener más información sobreesta función.

Botón Copiar (lengüeta “E-Seguridad”)Puede ceder al usuario los mismos derechos que a cualquier usuario ya existente. Enla ventana que aparece seleccione el “ID Usuario” del usuario que debería servircomo “modelo”, abajo se pueden marcar las propiedades que quiere copiar :“Grupos”, “Derechos de acceso depend. de empresa” y/o “Derechos de accesoindepend. de empresa”. Confirmar la selección haciendo click en “Copiar” una vezmás.

Haga click en “Guardar”. Los pasos arriba mencionados se pueden repetir para otrosusuarios.

Solucionar problemas• ¿Dónde puede cambiar un usuario su contraseña? Todos los usuarios pueden modificar las contraseñas en [Fichero, Parámetros

de usuario] en la lengüeta “Clave de acceso” si tienen derechos a hacerlo. Lossupervisores pueden modificar las contraseñas en [Fichero, Administrador,Usuarios].

11.9 Procedimiento para crear grupos de usuariosLos usuarios que deben de tener los mismos derechos pueden agruparse. Estosignifica que tendrá que ceder estos derechos una sola vez. Es mucho más fácil haceresto que crear derechos por separado para cada usuario, y de esta manera se ahorrarámucho tiempo. Además, puede ceder derechos extras a usuarios individuales.

Â�Un usuario puede pertenecer a varios grupos, que puede llevar a derechoscontradictorios. Véase Prioridades para ceder derechos para más informaciónsobre la criteria que aplica a esta situación.

Antes de añadir usuarios a un grupo, primero deberían introducirse en E-Seguridaden [Fichero, Administrador, Usuarios]. También es posible crear grupos primero,que entonces enlaza a los usuarios.[Fichero, Administrador, Grupos de usuarios].

El grupo más grande debería crearse primero, comenzar con un grupo que contengatodos los usuarios. Entonces podría crear un número de grupos funcionales, degeneral (muchos usuarios) a detallado (pocos usuarios). Esta es la mejor manera deprevenir muchos errores y dobles entradas.


EjemploCree primero el grupo “General” para todos los usuarios. Puede ceder a estegrupo, por ejemplo, sólo el derecho a consultar listados en particular. Entoncescree los grupos funcionales “Contabilidad”, “P&O”, “Compras” y “Ventas” consus correspondientes derechos. Finalmente, se crear el grupo “Gestión”.

E-Seguridad contiene dos grupos estándares de usuarios que no se pueden borrar.“Administradores” y “Controllers”. Estos grupos tienen los mismos derechos que elsupervisor y el controller. Si comienza E-Seguridad por primera vez estarán todavíavacíos. Cualquier usuario que se añada a estos grupos tendrá los mismos derechos ypuede reemplazar o ayudar al verdadero supervisor o controller.

Â�Los usuarios que pertenecen a otros grupos a la vez tendrán incluso másderechos que el verdades supervisor o controlador. Así que tenga cuidado alceder derechos. También existe la posibilidad de dejar ambos grupos vacíos.

[Fichero , Administrador , Grupos de usuarios ]Seleccionar “Nuevo” en la ventana “Grupos de usuarios”. Si ya se han creadogrupos, puede seleccionarlo y hacer click en “Modificar”.

GrupoIntroduzca un código único de grupo que no contenga más de 20 caracteres (p.e.“MPLY”)

DescripciónIntroduzca una descripción clara y única (p.e. “Dpto. personal")

Puede añadir usuarios a grupos utilizando las dos ventanas que hay al final de lapantalla. Puede seleccionar los usuarios que quiere incluir en el grupo haciendo clicken “Miembros”; y entonces haga click en “<”. Los usuarios que desea borrar delgrupo son seleccionados en la ventana “Miembro de”, después de hacer click en “>”.También puede crear o borrar enlaces de otra manera, p.e. desde el punto de vista delos usuarios” véase 11.8 Procedimiento para crear usuarios.

Botón Ceder derechosVéase Procedimiento para ceder prioridades para información más detallada sobreesta función.

Haga click en “Guardar”. Los pasos arriba mencionados pueden repetirse paracualquier otro grupo.

Â�Una vez el supervisor ha definido ambos usuarios y grupos, el controller puedever los usuarios por grupo y los grupos por usuario en [Fichero, Administrador,Listados]. Las siguientes opciones están disponibles :

• Derechos efectivos

• Usuarios

• Usuarios por grupo

• Grupos por usuario

• Registro cronológico


• Tray.de menú modificados

11.10 Procedimiento para ceder derechosCediendo o negando derechos, puede ceder o negar el acceso de los usuarios a partesen particular del software de Exact. Los derechos le autorizan a gestionar el uso defunciones particulares por usuarios en particular.

Los derechos pueden definirse por grupo y por usuario utilizando el botón “Cederderechos” que está disponible en [Fichero, Administrador, Grupos de usuarios] enla lengüeta “E-Seguridad” también en [Fichero, Administrador, Usuarios]. Lasdescripción de abajo es para “usuarios” pero este procedimiento también puedeutilizarse para “grupos”, funciona de la misma manera en ambos casos., pero losgrados en los que se pueden ceder los derechos es distinto.

Â�Los distintos derechos que un usuario puede estar dando - ambosindividualmente o con varios grupos - puede ser conflictivo. Para informaciónmás detallada Véase Prioridades para ceder derechos.

1. En la lengüeta “Derechos de acceso depend. de empresa”, seleccionar laempresa para la que desea definir derechos de acceso.

Â�El asterisco “*” (comodín) le ayuda a seleccionar todas las empresas; con“4*”, por ejemplo, selecciona todas las empresas entre 400-499.


2. La ventana indica todos los menús de Exact en estructura de árbol. Cada partede menú que contiene niveles menores es precedida por un signo positivo onegativo. Haciendo click en esto, puede expandir o colapsar la estructura. Cadaparte mostrada se redondeará con un pequeño círculo. La primera vez que sedefinen los derechos para un usuario, todos los círculos se colorearán en rojo, eindicará que no se han definido derechos, y no tendrán la oportunidad decomenzar ninguna función.

3. Seleccione una parte de menú y marque en la parte derecha de la lengüeta“Derechos de acceso depend. de empresa” una de las siguientes opciones paraceder estos derechos :

• {Derechos}

Si autoriza esta opción, el usuario puede comenzar y utilizar la funciónseleccionada. El círculo será ahora verde y las indicaciones de función seránprecedidas por un “*”, que indica que este es un derecho particular.

• {Sin derechos}

Si autoriza esta opción, el usuario no tiene ningún derecho y no tendráacceso. El círculo para esta función se volverá (o continuará) rojo.

• {Derecho de mayor nivel}

Si autoriza esta opción, los derechos cedidos a un nivel superior se copiarán.Este es normalmente es caso. Los círculos para las funciones que están deesta manera son verdes.

Â�Algunas veces los usuarios necesitan tener derechos casi idénticos. Puedetrabajar más rápido utilizando el botón “Copiar derechos de acceso”;seleccionar un “ID Usuario” y simplemente copie la combinación de losderechos que necesita.

4. En la lengüeta “Derechos de acceso independ. de empresa”, puede indicar quederechos tiene un usuario, no importa con que empresa estén trabajando. Aquí,la ventana muestra las funciones disponibles en [Fichero]. Ceder los derechosrelevantes de la misma manera que se hizo en la lengüeta “Derechos de accesodepend. de empresa”.

5. Haga click en “Guardar”. Los pasos arriba mencionados pueden repetirse paraotro usuario.

11.11 Prioridad para ceder derechosLos derechos de grupo son distintos de los derechos de usuario. Si los distintosgrupos a los que un usuario pertenece tienen distintos derechos de grupo, puede queno esté claro que derechos aplicarle personalmente. El sistema, sin embargo,examina, compara y “pesa” los datos definidos y decide cuando un usuario tienederechos en particular.

Los criterios que se han registrado aquí son (en orden de prioridad) :

1. Un derecho definido en detalle prevalece sobre un derecho no detallado.

Ejemplo {Sin derechos} o {Derechos} prevalece sobre {Derecho de mayor nivel}.


2. El nivel menú X prevalece sobre el nivel menú X-1.

Ejemplo El usuario Cavalera es miembro de dos grupos. El grupo 1 tiene {Derechos} aun menú un nivel inferior que el grupo principal. El grupo 2 tiene {Sinderechos} a un menú dos niveles inferiores que este menú principal. Losderechos del grupo 1 prevalecen sobre los derechos del grupo 2. Porconsiguiente, Cavalera podrá llevar a cabo las funciones con menor nivel (dehecho, “Derecho de mayor nivel” se aplica).

3. Los derechos de usuario prevalecen sobre los derechos de grupo.

Ejemplo El usuario Cavalera pertenece a un grupo que no tiene acceso a todas laspartes en particular de un submenú. El mismo, sin embargo, tiene derechos aun número de partes que han sido bloqueadas para el grupo. Estará dispuesto atrabajar con estas partes en particular.

4. Cuanto más se haya detallado una empresa al definirla, mayor son lasprioridades.

Ejemplo El usuario Cavalera tiene acceso a las empresas 100 y 110. En el grupo deempresas “1*” se ha bloqueado un submenú. Con la empresa 110 el usuariotiene {Derechos} a este submenú. Como un derecho particular una empresaprevalece sobre los derechos en un grupo de derechos, Cavalera puede utilizaresta función.

5. Si los derechos contradictorios al mismo nivel, entonces los {Derechos}prevalecen sobre {Sin derechos}.

Ejemplo El usuario Cavalera es miembro de dos grupos. El Grupo 1 tiene {Sinderechos}, el grupo 2 tiene {Derechos} a un menú específico. Cavalera podrátrabajar con este menú.

12 Organizar datos maestros

154 zz Organizar datos maestros

Organizar datos maestros zz 155

12.1 IntroducciónEn Exact Globe for Windows usted mantiene un gran número de archivos maestros.Este capítulo describe como manejar los distintos datos maestros eficientemente.

12.2 Procedimiento• Borrar datos maestros

Los datos maestros pueden borrarse utilizando las funciones de mantenimientode varios archivos maestros. Sin embargo, Exact Globe for Windows tambiénincluye una función a parte para borrar varios (inutilizar) grupos de datosmaestros. Los datos que todavía están en uso no pueden borrarse.

• Estudio de consistencia

Con objetivo de examinar si los distintos totales de su empresa todavía están enel balance (movimientos, estado de balance, etc.), puede ejecutar un chequeoconsistente en sus datos. Véase el manual E-Contabilidad para una descripciónde este chequeo.

• Volver a numerar los datos maestros

Los datos maestros son identificables por códigos únicos. Por ejemplo, dosclientes con el mismo nombre son diferenciados por su código de datos maestros(Véase también 14.20 Codificación ). Si quiere puede modificar estos códigos,necesita el módulo E-Renumerar.

• Añadir campos e índices a archivos maestros

Si quiere añadir información extra en Exact, puede modificar las definiciones dearchivo en una empresa añadiendo sus campos personales o creando índicespersonales.

12.3 Borrar datos maestrosLos datos maestros pueden borrarse en cada submenú de datos maestros. Sinembargo, puede querer tratar con varios archivos sin tener que ir de una función aotra, puede optar por [Mantenimiento de sistema, Empresa, Borrar datos maestros].

Â�Los datos que están siendo utilizados no pueden borrarse todavía. Por ejemplo,no puede borrar un deudor con partidas pendientes.

[Mantenimiento de sistema , Empresa , Borrar datosmaestros ]Â�Dependiendo en el tamaño de su empresa, esta función puede tomar bastante

tiempo ya que examina todos los ficheros.

1. Una vez que el sistema ha determinado que ficheros maestros están disponibles,una lista en orden alfabético se crea y aparece en la pantalla en un cuadro delistado. Seleccione el archivo requerido y haga click en “OK”.

2. Seleccione los datos que quiere eliminar (varios datos pueden ser seleccionados)y haga click en “Borrar”. Confirme si ha seleccionado los datos correctos aeliminar.


3. El sistema de examen, si los datos están seleccionados, está todavía en uso. Si noes así, se elimina inmediatamente. Después, un informe se genera, conteniendolos datos seleccionados. Por datos separados se especifica si han sido eliminadoso no. Los datos que no pueden ser eliminados es por que no están especificados.

4. Haga click en “Cerrar” para finalizar este informe o para salir de esta función.

12.4 Renumerar datos maestros(E-Renumerar)

Los datos maestros se identifican por códigos únicos. Por ejemplo, dos deudores conel mismo nombre se distinguen por sus códigos de datos maestros. Si quieremodificar estos códigos, debería tener el módulo E-Renumerar. Puede querermodificar los códigos para revisar su sistema de codificación de artículos, o cuandono puede introducir un nuevo código (p.e. entre los códigos de datos maestros 1002y 1003).

[Mantenimiento de sistema , Control de ficheros ,Renumerar , Renumerar ]Â�Realizar una copia de seguridad de la empresa que quiere renumerar. Véase 11.5

Proteger con una copia de seguridad.

1. Haga click en “Nuevo” y saque un cuadro de listado en “Fichero”. Seleccione elarchivo maestro que quiere renumerar. Para cada renumeración, seleccione elcódigo antiguo, especifique el código nuevo y la razón de la modificación. Hagaclick en “Guardar” para “almacenar” el código nuevo. Seleccione otro archivomaestro o salga de las funciones haciendo click en “Cerrar”.

Â�En este punto, sólo se han introducido las renumeraciones: todavía no sonefectivas.

2. Cree un listado utilizando [Mantenimiento de sistema, Control de ficheros,Renumerar, Listados, Renumerar] para ver la renumeración que ha introducido,pero que todavía no ha hecho efecto. Examine si todas las renumeraciones soncorrectas. Si no, imprima el listado para tenerlo a mano mientras realiza lascorrecciones, utilizando “Modificar”.

3. Si quiere mover las renumeraciones, seleccione los archivos maestros requeridosy haga click en “Borrar”.

[Mantenimiento de sistema , Control de ficheros ,Renumerar , Realizar renumeración ]Las distintas modificaciones y eliminaciones introducidas, mientras se realizaba larenumeración, están introducidas dentro de archivos realizando sus funciones.

Â�Mientras utiliza esta función, debería ser el único usuario de esta empresa.

1. Una lista de archivos maestros renumerados aparecerán en la pantalla.Seleccione los archivos en los que quiere realizar una renumeración específica.Haga click en “Marcar todo” para seleccionar todos los archivos en una solavez.


Â�Todos los archivos se seleccionarán. Dependiendo en el tamaño de laempresa, está función puede llevar algún tiempo. En ese caso, iniciar estafunción por la tarde. De esta manera puede asegurarse que no hay otrosusuarios trabajando en la empresa.

2. Crear un listado utilizando [Mantenimiento de sistema, Control de ficheros,Renumerar, Listados, Historial renumeraciones] para ver las renumeracionesque han tenido efecto. Si quiere modificar renumeraciones en este momento,tendrá que deshacer las renumeraciones previas utilizando [Mantenimiento desistema, Control de ficheros, Renumerar, Renumerar]. Debería introducir elcódigo nuevo como el código viejo, especifique otro código nuevo e introduciruna razón. Si se requiere.

12.5 Añadir campos e índicesSi quiere añadir información extra a Exact, puede utilizar [Mantenimiento desistema, Control de ficheros, Gestión de base de datos] para crear o modificar lasdefiniciones de la base de datos. Puede modificar o volver a nombrar camposexistentes, añadir campos o borrar campos de las tablas. Tiene varias opciones, porejemplo, puede hacer obligatorios los campos de entradas específicas; puede escribirun texto de ayuda para usuarios que introducen datos en el campo; puede asegurarque las entradas se realizarán siempre en mayúsculas, etc. En la mayoría de las tablaspuede modificar, añadir o borrar campos. Además, los campos de índice puedenañadirse.

Si quiere añadir información extra, puede modificar las definiciones del archivo enuna empresa añadiendo campos personales extra a un número de archivos maestrosen su aplicación de Exact o añadiendo índices personales (llaves de búsqueda) a losíndices estándares.

[Mantenimiento de sistema , Control de ficheros , Gestión debase de datos ]Â�Los campos e índices que crea utilizando esta función están disponibles sólo en

la empresa actual.

Â�Los archivos extra creados están incluidos en las funciones de mantenimiento delos archivos maestros en cuestión en la lengüeta “Extra” . Los campos puedenintroducirse y mantenerse en esa lengüeta.

TablaAquí puede recuperar una lista de archivos disponibles en sus aplicaciones de Exacty a qué campos o índices pueden añadirse. Cuando ha seleccionado el archivorequerido, los campos actuales en la definición de archivo en cuestión se muestran.Los campos existentes pueden modificarse marcando el campo en cuestión yhaciendo click en “Modificar”. Puede borrar campos marcando el campo en cuestióny haciendo click en “Borrar”.

Â�Los campos estándar (precedidos por el signo más) no puedenmodificarse/borrarse, porque perjudicaría la consistencia de los datos.


Por medio de la lengüeta “Campos” se pueden añadir nuevos campos. Introduzca elnombre del campo o modifíquelo en “Descripción”.

Â�El campo “Nombre” se utiliza para uso interno. Los 10 primeros caracteres delcampo “Descripción” aparecen automáticamente en “Nombre”, pero usted puedemodificar esto si es necesario.

Referencia (lengüeta “Campos”)Puede introducir o modificar la tabla a al que se refiere este campo.

Â�Si crea un campo de referencia, no puede introducir “Tipo” de campo.

Tipo (lengüeta “Campos”)Cuando añada un campo, tiene que definir el tipo de campo. El tipo determina quedatos pueden introducirse en este campo.

Tipo de campo Utilización{Alfanumérico} Para campos en los que introduce texto libro (números o letras).

{Importe} Para campos en los que introduce importes. La diferencia entre campos deimporte y campos de precios es que el número estándar de decimales es 2para importes pero puede ser mayor para precios.

{Cta bancaria} Para campos en los que introduce un número de cuenta bancaria.

{Ciudad} Para campos en los que introduce nombres de ciudades.

{Color} Para campos en los que quiere indicar un color.

{Introd. y archiv.directamente}

Para campos en los que introduce una fecha.

{Cotización} Para campos en los que introduce una cotización.

{Cifras} Para campos en los que introduce figuras. Las figuras que empiezan porcero y están alineadas a la derecha.

{Fichero} Para campos en los que introduce el nombre y localización de un archivo(p.e. un formato de carta). Puede buscar en el disco duro o en la red.

{Cotz.} Para la descripción de campos en los que quiere introducir descripciones endistintos idiomas.

{No} Para campos en los que sólo puede seleccionar {No} o {Sí}. {No} es el valorestándar.

{Número} Para campos en los que introduce números. Los números no comienzan porcero y no tienen una alineación específica.

Â�Los números se utilizan para calcular, p.e. el número de empleados.Para grabar números como números de la Cámara de Comercio,puede utilizar un campo alfanumérico.

{Numérico} Para campos en los que sólo quiere introducir números. Los números nocontienen ceros al principio y están alineados a la derecha.

{Código postal} Para campos en los que quiere introducir códigos postales.


Tipo de campo Utilización{Campo opciones} Para campos en los que puede introducir varias alternativas.

Haga click en “Alternativas” para introducir las distintas alternativas. Paraintroducir las alternativas, haga click en “Insertar” en el cuadro de diálogo(con un máximo de 62). Aparecerán en la lista bajo “Alternativas”. Paracambiar o modificar una alternativa, selecciónela y haga click en “Modificar”o “Borrar”.

Puede modificar el orden de las alternativas en la lista, en la pantalla deentrada, la lista aparecerá en el orden que introduce aquí. El valor superiores el valor estándar.

Haga click en “OK” para guardar la lista.

Seleccione un valor estándar en la pantalla principal.

{Precio} Para campos en los que quiere introducir precios. La diferencia entrecampos de importe y precios es que el número estándar de decimales es 2para importes pero puede ser superior para precios.

{Teléfono} Para campos en los que quiere introducir números de teléfono y números defax.

{Hora} Para campos en los que quiere introducir una hora o duración.

{Sí} Para campos en los que sólo puede seleccionar {Sí} o {No}. {Sí} es el valorestándar.

Extensión (lengüeta “Campos”)Puede modificar el tamaño del campo.

Â�Cuando crea un número de campos, debería introducir el número de posicionesincluyendo el número de decimales y el separador de decimales. Por ejemplo, elnúmero 123,50 tiene un tamaño de 6 posiciones.

Â�Esta opción no está siempre disponible porque algunos tipos de campo tiene untamaño y una estructura determinada (p.e. Código postal o Sí/No).

Puede introducir o modificar el número de decimales en “Precisión” para campos deltipo {Importe}, {Número}, {Cotz.} y {Precio}. Para campos de importes, sesugieren 2 posiciones de forma estándar.

Â�Esta posición sólo está disponible para campos de números. Introduzca elnúmero de decimales. Para campos de importe y precio, le número de decimalesse determina por sus parámetros estándar.

Texto de ayuda (lengüeta “Campos”)Puede utilizar un texto de ayuda para definir una instrucción de entrada para cadacampo. El texto de ayuda aparecerá en la parte inferior de la pantalla de entrada yayudará al usuario (la persona que introduce los datos) a introducir los datoscorrectamente.


Mayúsculas / Obligatorio / Añadir 0 / Positivo (lengüeta “Campos”)Si quiere que aparezcan los datos automáticamente en letras mayúsculas, active elparámetro “Mayúsculas”.

Â�Esta opción no está disponible siempre porque algunos tipos de campo tienen untamaño y una estructura justa.

Si la entrada de un campo específico es obligatoria, active el parámetro“Obligatorio”. Si el campo estándar debería estar alineado a la izquierda con ceros alprincipio, active el parámetro “Añadir 0”.

Â�Esta opción sólo está disponible para campos numéricos.

Si el campo sólo contiene valores positivos, active al parámetro “Positivo”.

Indices (lengüeta “Indices”)Los índices son llaves de búsqueda con las cuales se pueden buscar registrosespecíficos. Los índices se utilizan en distintas ventanas de búsqueda en lasaplicaciones de Exact. Cuando los índices estándar no cumplen sus requisitos, puedecrear un índice para un campo en la lengüeta “Indices”, así puede buscar con losvalores introducidos en ese campo. Haga click en “Insertar”, introduzca el nombredel índice y active el parámetro “Unico” si quiere que sólo ocurra una vez. Bajo“Campos”, marque los campos requeridos y haga click en “>“ para seleccionarlos.

EjemploCuando cree un índice en el campo “Código postal” en la tabla de contactos, puedebuscar contactos por el código postal.

Haga click en “Guardar” para guardar los cambios del campo y confirmar suselección en el cuadro de diálogo.

Â�Haga click en “No” si quiere deshacer los cambios en el campo. Entoncesvolverá a la función y puede cambiar otro campo o abandonar la función. Siquiere salvar los cambios en el campo, haga click en “Sí”. Haga click en“Cancelar” para continuar modificando los campos.

Una vez ha hecho todos los ajustes necesarios, haga click en “Guardar” para guardartodos los cambios introducidos y confirmar su selección en el cuadro de diálogo.

Â�Una vez ha realizado todos los cambios y quiere abandonar la función, hagaclick en “Guardar” en la parte inferior del cuadro de diálogo. Si quiereabandonar esta función y deshacer todos los cambios, haga click en “Cancelar”.

13 Utilizar los servicios deatención al cliente

162 zz Utilizar los servicios de atención al cliente

Utilizar los servicios de atención al cliente zz 163

13.1 IntroducciónCuando compra el software de Exact, no compra únicamente una caja de disquetes ymanuales. Cuando tiene una pregunta, o se encuentra con un problema que no puederesolver con los manuales, Exact le ofrece varios niveles de apoyo adicional.

13.2 Procedimiento• Textos de ayuda

La mayoría de los comandos se explican en la línea de comentarios. Además,Exact dispone de un sistema de ayuda completamente clasificados en pantalla.

• Funciones de ayuda al cliente

El software de Exact está equipado con un submenú de soporte, conteniendomuchas funciones que pueden ayudar a resolver los problemas por usted mismo,o que pueden ayudar a los empleados de Exact a resolver los problemas para Vd.Véase 13.3 Trabajar con las funciones de servicio al cliente.

• Ayuda al cliente por teléfono.

Exact ofrece apoyo telefónico en varios idiomas a través de distribuidores,proveedores, centros de negocio, filiales de Exact y el departamento central deatención al cliente en Delft. Si tiene un contrato de mantenimiento, este servicioes gratuito. Véase 13.4 Llamar a “ayuda al cliente” de Exact.

13.3 Trabajar con las funciones de servicio al clienteEl software de Exact contiene siempre un grupo de funciones de apoyo, disponiblesen [Mantenimiento de sistema, Support, Funciones de support]. Estas funcionestiene dos propósitos:

1. Los empleados de ayuda al cliente de Exact (pregunte por ellos) los utilizan,para encontrar información rápidamente en el software de Exact y en el sistemade configuración.

2. Puede utilizarlos para examinar su sistema o resolver un problema que haencontrado.

Â�Tenga cuidado con el uso de las funciones de ayuda al cliente. No empiece lasfunciones si no sabe exactamente lo que debe hacer. En caso de duda llame auna persona especializada. Véase 13.4 Llamar a “ayuda al cliente” de Exact.

La mayoría de las funciones de apoyo son autoexplicativas. Hay, sin embargo, 3funciones disponibles que están resumidas brevemente aquí.

[Mantenimiento de sistema , Support , Reparación deficheros ]No debe empezar, nunca, una función por sí mismo. Sólo lo pueden iniciar losempleados del departamento de ayuda al cliente de Exact. Si esta función se utilizasin ningún tipo de conocimiento, los archivos pueden dañarse de tal manera que nopodrá utilizarlos nunca más y necesitará restaurar una copia de seguridad.


[Mantenimiento de sistema , Support , Ini viewer ]Esta función le capacita para ver los contenidos de los distintos archivos disponiblesen el directorio \WINDOWS. En “Fichero” puede seleccionar el archivo requerido.Una “tabla de contenidos” del archivo seleccionado aparece en la pantalla. Haciendoclick en un asunto, los valores o parámetros específicos para ese asunto aparecen enla pantalla.

[Mantenimiento de sistema , Support , Ini editor ]Esta función le capacita para cambiar los distintos archivos INI. Seleccione unarchivo de la manera descrita antes. Seleccione el parámetro que quiera para editar yhaga click en “Modificar”. Una vez hechos los cambios requeridos, haga click en“OK” para implementarlos.

Â�Sea muy cuidadoso utilizando esta función. Si no está seguro contacte con eldepartamento de ayuda al cliente antes de editar los ficheros INI.

[Mantenimiento de sistema , Support , Lista de ficheros ]Esta función le autoriza a sacar una lista de archivo. La lista le proporcionainformación sobre los archivos utilizados en Exact Globe for Windows. Esta funciónes particularmente útil cuando utiliza E-Port y quiere definir personalmente lasdefiniciones importadas. Entonces puede utilizar la función para examinar quecampos son importados y que condiciones deberían suponer. Para más informaciónsobre definiciones importadas y E-Port, vaya al manual de la aplicación.

En la lengüeta “Lista de ficheros”, aparece una lista de archivos disponibles en lacompañía actual, incluyendo un nombre de archivo y una descripción de archivo.Además, se muestra el número de informes en el archivo.

Cuando ha seleccionado un archivo, puede ver estos índices en la lengüeta “Indice”.En la lengüeta “Campos” puede examinar qué campos han sido incluidos en elarchivo seleccionado y examine su tipo de archivo.

Puede mandar los datos a imprimir haciendo click en “Imprimir”.

13.4 Llamar a “ayuda al cliente” de ExactExact ofrece atención telefónica al cliente en varios idiomas. Durante los tresprimeros meses después de la compra del software, este servicio es gratuito. Despuésde estos tres meses, hay que pagar una cuota por llamada. Si no tiene un contrato demantenimiento o si todavía no lo ha hecho, le aconsejamos solicitar uno. Un contratode mantenimiento también le asegura recibir automáticamente la última versión delsoftware.

El software de Exact se suministra a través de sus oficinas centrales y regionales enlos Países Bajos, las filiales de Exact en Europa, los Centros de negocio de Exact,los proveedores y los distribuidores.

Â�Si requiere ayuda por teléfono, es aconsejable tener su número de cliente en lamano (número de licencia). También puede recuperar su nombre de licenciautilizando [Ayuda, Acerca de Exact Software].

Utilizar los servicios de atención al cliente zz 165

Procedimiento de la llamada a ayuda al clienteTodas las mesas de ayuda al cliente son dirigidas por especialistas, quienes harántodo lo posible para solucionar sus preguntas o problemas. Puede realizar unallamada de ayuda los días de semana entre las 08.30 y las 17.30 (hora local).

• Primero contacte con el proveedor de su propio país. Véase “Servicio local deayuda al cliente”.

• Si en su país no tiene una sucursal de Exact o un distribuidor, contacte con eldepartamento de ayuda al cliente internacional de Exact en Delft, Holanda.Véase “Servicio internacional de ayuda al cliente”.

Servicio local de ayuda al clienteLa ayuda al cliente local se puede obtener de las sucursales de Exact y de losdistribuidores de muchos países. La tabla que aparece abajo muestra todos losteléfonos disponibles y números de fax.

País Sucursal de Exact Teléfono FaxAsia (Malasia, KualaLumpur)

Exact Software Asia Sdn.Bhd.

+60 3 244 1344 +60 3 244 9444

Bélgica, Zaventem Exact Bélgica NV / SA +32 2 721 92 00 +32 2 721 92 09

República Checa,Praga

Exact RC s.r.o. +42 2 2323631 +42 2 24835094

Francia, París Exact Francia SARL +33 1 49194922 +33 1 49194913

Alemania, Neuss Exact Software GmbH +49 2131 933810 +49 2131 933845

Gran Bretaña,Middlesex

Exact Software UK Ltd. +44 1784 466224 +44 1784 466210

Hungría, Budapest Exact Hungría Kft +36 1352 2458 +36 1252 3162

México, Ciudad deMéxico

Exact México +525 4880680 +525 4880685

Países Bajos Antillas,Curaçao

Exact software (Antillas)N.V.

+599 9 650077 +599 9 650082

Polonia, Poznan Exact software PoloniaSp. z.o.o.

+48 61 531 431 +48 61 518344

Polonia, Varsovia Exact software PoloniaSp. z.o.o.

+48 22 444 851 +48 22 445097

Rusia, Moscú Exact Rusia B.V. +7 095 2586060 +7 095 2586061

España, Madrid Exact Software EspañaSRL

+34 1 3500149 +34 1 3507744


País Distribuidor Teléfono FaxAustralia,

Rosehill N.S.W.

Hume Computers Pty,Ltd.

61-29-637-4500 61-29-637-4352

Chile, Santiago SoftwareFinanciero +5622341811 +5622341810

Cuba, La Habana CenterSoft +53 733 1409 +53 733 0875

Hong Kong APSC Empresa deconsultas

+852 23751720 +852 23020748

Marruecos, Rabat Abacus Marruecos SA +212 7 805 202 +212 7 804 648

Rumania, Bucarest Soluciones de ordenadorsrl

+40 1 3367099 +40 1 3354851

Rumania, Cluj-Napoca Soluciones de ordenadorsrl

+40 64 198685 +40 64 197868

Servicio internacional de ayuda al clienteEl departamento internacional de ayuda al cliente en las oficinas centrales de Exactle ofrece ayuda al cliente en varios idiomas. Todas estas personas son nativos de losidiomas que se mencionan en la lista que aparece a continuación y tiene una buenapreparación en los países y el idioma.

Idioma TeléfonoHolandés +31 15 2515151

Inglés +31 15 2515130

Francés +31 15 2515133

Puede llamar al servicio internacional de ayuda al cliente los días laborales entre las08.30 y las 17.30 hora local (CET). El número de fax de este servicio es +31 152618647.

1. Llame al número de teléfono según el idioma que quiera utilizar.

2. Si tiene un teléfono de pulso qué esté conectado a un teléfono digital, introduzcasu número de cliente. Tendrá que esperar. Si no introduce el número de cliente(o si su número de cliente no se encuentra), el telefonista le atenderá.

3. Tan pronto como sea posible se le conectará con un empleado que hable elidioma que ha seleccionado.

Â�Si el tiempo de espera supera el minuto y medio, tendrá la opción de dejar sunúmero de teléfono pulsando el “1”. Por favor introduzca el número completoque se debe marcar si se llama desde Delft. Exact contactará con Vd. lo antesposible. Di el número de cliente se introdujo correctamente, se leerá en alto sunúmero, y se le pedirá confirmar este número.

14 Exact Enciclopedia

168 zz Exact Enciclopedia

Exact Enciclopedia zz 169

14.1 Acreedor

DefiniciónLos bienes y servicios son comprados a proveedores que se denominan “acreedores”.

ExplicaciónLos bienes y servicios pueden será abastecidos por varios proveedores pero haynormalmente un proveedor principal que ofrece los mejores plazos. Aparecen otrosproveedores si el proveedor principal no puede satisfacer la demanda o no puedeentregarla a tiempo. La selección de proveedores es un paso importante en el procesode compra. La mayoría de los compradores utilizan clasificaciones para elegir nuevosproveedores o revisan periódicamente sus proveedores actuales según precio, calidad,fiabilidad en los plazos de entrega, etc. La rapidez con la que puedas conseguir estosdatos facilita la compra. Genere todos los acreedores requeridos de una vez y utilice loslistados disponibles.

Â�Deben crear por adelantado los datos a enlazar con el acreedor Por ejemplo sidesea enlazar una cuenta de contrapartida estándar primero tendrá que crear estacuenta del Mayor.

Introduzca un único código para el acreedor. El acreedor será identificado por esecódigo en el sistema contable y logístico.

La entrada de datos se facilita ampliamente por el hecho de que muchos datosmaestros tienen un código de búsqueda. En las funciones de entrada, puede utilizarel código de búsqueda en lugar del número de acreedor.

Agrupar acreedoresEs posible clasificar sus acreedores en grupos separados utilizando códigos decategorías. Estos códigos pueden asignarse a . De esta forma, Vd. puede agruparacreedores según el origen, zona, ingresos, etc. Estas categorías son útiles alclasificar los listados.

EjemploAsigne el código10 a todos los proveedores habituales. Esto permite seleccionartodos los proveedores habituales utilizando código 10.

Bloquear acreedoresSi se bloquea un acreedor , aparecerá un mensaje cuando se contabilicen losasientos, aunque todavía puede hacerlo. Sin embargo, no puede introducir pedidosde compra para un acreedor bloqueado.

Información financiera• Línea de crédito Puede introducir una cantidad máxima posible para ese

acreedor.

• Cuenta de contrapartida


Una contrapartida estándar puede asignarse a un acreedor. Esta contrapartidaserá sugerida al introducir las compras (en el diario de compras). En general,una cuenta de gastos o cuenta de stock se utiliza como cuenta de contrapartida.

Ejemplo Solamente Vd. compra materias primas de algunos acreedores. Especifiqueúnicamente la cuenta del Mayor “Materias primas” como la cuenta decontrapartida estándar. Esta cuenta aparecerá automáticamente cuandocontabilice los asientos de compra de estos acreedores.

• Condiciones de pago

Es posible enlazar una condición de pago con un acreedor. Esta condición depago enlazado a será sugerida en las funciones de entrada.

• Método de pago

Introduzca el método de pago (al contado, banco, giro) utilizado normalmentepara este acreedor.

• IVA

Puede introducir el código de IVA del acreedor. Este código será sugerido endistintas funciones de entrada.

• Número de IVA

Utilice el número de identificación de IVA para acreedores extranjeros. Esteacreedor le facilitará el número correcto. Las primeras dos posiciones delnúmero de IVA se generarán automáticamente cuando se introduzca el códigodel país. El número de identificación de IVA será comprobado por el sistema endistintos países.

Â�Si el número de IVA cambia, deberá cambiarlo manualmente

• Moneda

Si se utiliza una moneda fija para un acreedor, puede introducir esos datos.Dependiendo de los parámetros de la aplicación, esta moneda se sugiere cuandointroduzca pedidos o contabilice asientos de compra con ese acreedor.

Información sobre la compra• Enlaceentre un artículo y un proveedor.

En el sistema de control de stock, es posible enlazar artículos con el(principal)acreedor. Cuando realice un pedido, seleccione uno de losproveedores. También se puede borrar este enlace. Sí es así, realice variascomprobaciones antes de borrar, por ejemplo para determinar si los pedidos decompra son disponibles el acreedor.

• Código de cliente

Introduzca el código de cliente que el acreedor utiliza para Vd. Este código seutiliza automáticamente como la referencia de pago cuando contabilice.

• Descuento

Además de los descuentos registrados en la lista de precios, se pueden acordardistintos acuerdos sobre descuentos basados en el volumen de compra o ventaanual. Este tipo de descuento puede registrarse como un porcentaje fijo. Alenlazar este porcentaje a un cliente o acreedor se asegura que el descuento setomará en cuenta. Se sugiere este porcentaje cuando introduzca pedidos de


compra y facturas de compra. Se utiliza automáticamente cuando se generan lospedidos de compra.

• Descripción de artículo extra .

Es posible indicar que descripción del artículo extra deberá utilizarse para elacreedor (p.e. descripciones en un idioma distinto). La descripción del artículose utiliza en el paquete logístico. Puede incluir esta descripción en variosdocumentos, si lo especifica.

Ejemplo Ha enlazado el código de descripción de artículo FR (Francia) con unacreedor. En los pedidos de compra, la descripciones de los artículosaparecerán en francés si lo ha definido en el diseño de pedido de compra.

• Lista de precio

Si un proveedor utiliza una tabla de descuento de compra, lo puede enlazar concódigo de precio de compra una vez grabados los datos de la tabla de descuentode compra.

Véase también• 14.67 Línea de crédito• 14.88 Recargo de crédito• 14.75 Moneda• 14.39 Descuento• 14.21 Código adicional para un artículo• 14.7 Artículo• 14.41 Diario• 14.32 Contrapartida• 14.80 Partida pendiente• 14.69 Lista de precios• 14.10 Asiento de compra• 14.66 IVA

14.2 Acuerdo de precios

DefiniciónLos acuerdos de precios pueden ser el instrumento a utilizar cuando llevamos a cabouna política de precios complicada. Si los comparamos con los descuentos, con losdescuentos en pedidos de ventas y los descuentos sobre cantidades, los acuerdos deprecios tienen las siguientes ventajas:

• Se pueden establecer muchos tipos diferentes de acuerdos de precios. Losacuerdos de precios pueden incluir descuentos, tablas de descuentos, artículoscon descuento, etc.

• Los acuerdos de precios sólo serán de aplicación si se cumplen ciertascondiciones. Estas condiciones deben especificarse en el mismo acuerdo deprecios. Algunas de las condiciones que se pueden fijar son un pedido mínimo,el número de artículos que deben solicitarse, etc.


Explicación

El contenido de un acuerdo de precios

Condiciones de los pedidos de venta

Antes de que se aplique un acuerdo de precios deben cumplirse varias condiciones.Estas condiciones pueden ser opcionales u obligatorias. Las condiciones obligatoriasdeben cumplirse en cualquier caso. Si las condiciones son opcionales, sólo esnecesario cumplir una de ellas.

EjemploEl acuerdo de precios sólo será aplicable si se cumplen las siguientes condiciones-Que se realice el pedido de ventas en temporada baja (p.e. entre mayo yseptiembre).- Que el importe de la venta esté por encima de 1.000.000.--En este caso, ambas condiciones son obligatorias.

Â�En vez de utilizarse un acuerdo de precios por cada cliente se puede emplearuno general para todos. En este caso se puede incluir una condición queespecifique el código para ese cliente o el código de selección.

Descuentos

En un acuerdo de precios nos referimos siempre a los descuentos, los recargos, losartículos sin cargo, los costes adicionales, etc., como descuentos.

En los pedidos de ventas es posible introducir los siguientes descuentos:

• Descuento en forma de porcentaje sobre el precio de venta del artículo

• Descuento en forma de cantidad total sobre el precio de venta del artículo.

• El precio de venta del artículo se sustituye por otro precio

• El precio que figura en el pedido de venta es el precio del pedido de compraaumentado en un porcentaje.

• Recargo sobre el precio de venta

• Descuentos sobre cantidades. Se puede utilizar una lista de precios que hayamoscreado anteriormente

Descuentos aplicables a un pedido de ventas completo:

• Descuento por nuevo cliente, en vez del descuento habitual a clientes

• Descuento sobre pedido de ventas

• Costes de transporte

• Gastos del pedido de ventas

• Artículos con descuento

Puede incluir un artículo con descuento en el pedido de ventas. Además, puedeintroducir un precio de pedido de ventas para el artículo con descuento. Si dichoartículo se suministra gratuitamente, introduciremos 0,00.


Condiciones adicionales por descuento (condiciones del descuento).

EjemploSe puede incluir un artículo con descuento siempre que el pedido de ventascontenga al menos 10 artículos de una determinada categoría. Esta es la condiciónde descuento.

Tipos de acuerdos de preciosExisten tres tipos de acuerdos de precios. Aunque su contenido es básicamente elmismo, tienen propósitos diferentes:

• Acuerdo de precios con un cliente

Acuerdo de precios para un cliente concreto. Una vez creado el acuerdo deprecios para un cliente en particular, puede copiarlo para otros clientes y ahorrarasí tiempo.

• Acuerdo de precios general

Acuerdo de precios para todos los clientes o para una categoría de clientes. Sepuede emplear un mismo acuerdo de precios para todos los clientes. Debedefinirse en los parámetros.

• Códigos de archivo de los acuerdos de precios

Estos códigos pueden copiarse en los acuerdos de precios para un cliente o enlos acuerdos de precios generales.

Evaluación de los acuerdos de precios“Evaluación” es la palabra con la que designamos el proceso de revisión de lascondiciones de los acuerdos de precios, de los descuentos, de los recargos etc.Podemos evaluar los acuerdos de precios cuando introducimos pedidos de ventas ocuando los autorizamos (si es necesario).

Procedimiento a seguir:

1. Determinar qué acuerdo de precios se puede utilizar

Quizá se puedan aplicar varios acuerdos de precios, pero sólo está permitidoutilizar uno. En primer lugar se revisarán todas las condiciones de cada acuerdode precios. Se visualizará el acuerdo de precios aplicable según las condiciones.

Â�Si utiliza un acuerdo de precios estándar, no se visualizará ningún acuerdode precios durante la evaluación.

2. Seleccione el acuerdo de precios a utilizar.

3. Indique qué descuentos quiere que figuren en el acuerdo de precios.

4. Vea el resultado. Si es satisfactorio, aplique los descuentos. Si no lo esmodifique los descuentos.

Si la moneda que figura en el acuerdo de precios es diferente a la moneda del pedidode ventas, los importes del acuerdo de precios figurarán en la moneda del pedido deventas.

Dependiendo de los parámetros, el procedimiento puede diferir de lo mencionado:

• No es posible intervenir en la elección del acuerdo de precios. Si las condicionesse cumplen, el acuerdo de precios aparecerá automáticamente. Si las condicionesno se cumplen, no se utilizará ningún acuerdo.


• Si utiliza un acuerdo estándar. De todas formas tendrá que indicar qué descuentose concede al cliente.

Impresión de los acuerdos de precios en formularios oficialesSe puede incluir la información sobre los acuerdos de precios en los albaranes deentrega, en las confirmaciones de pedidos de venta y en las facturas. Los valores delos acuerdos de precios se pueden imprimir separadamente en los albaranes, etc., sino definió los campos del acuerdo de precios en el diseño correspondiente.

Véase también• 14.39 Descuento• 14.82 Pedido de venta

14.3 Albarán de entrega

DefiniciónEs un documento impreso, enviado a un cliente con los bienes pedidos. El directorde almacén de nuestro cliente utiliza este documento para comprobar si los bienes seentregaron correctamente.

ExplicaciónLos pedidos de ventas se comprueban a menudo a partir del albarán de prueba comouna parte integral del proceso de venta. Después de la autorización, puede imprimirconfirmaciones de pedidos de venta y albaranes de entrega finales.

Contenido del albarán de entrega• Los datos N.D.C.(Nombre, Dirección, Ciudad)

• Número de pedido de venta

• Número de albarán de entrega

• Fecha de pedido de venta, fecha de albarán de entrega y fecha de entrega

• Artículos entregados y a entregar

• Cantidades pedidas y en pedido de espera

Utilizar albarán de entrega de prueba• Compruebe que la impresora funciona y que el papel se ha colocado

correctamente.

Esto es recomendable si se imprime varios tipos de documentos.

• Compruebe el importe real del pedido de venta.

Esto se utiliza bastante, por ejemplo, por el departamento de envíos con el fin deasegurar la mercancía o para comprobar la línea de crédito de un cliente.

• Compruebe que los datos son correctos.

• Imprima una copia extra.

Esto es útil si hay dudas acerca del pedido de venta y se necesita pruebas de lasacciones realizadas.


Utilizar albaranes de entrega finalesCuandoesté seguro de que el pedido de venta es el correcto, puede imprimir elalbarán de entrega final. Una vez que el albarán de entrega final se imprime, losbienes pueden entregarse. Las cantidades del stock se actualizan y las facturas secrean teniendo en cuenta los pedidos de venta. Si el albarán de entrega final impresono sale bien , por ejemplo debido a problemas con la impresora o fallo eléctrico, lospedidos de venta deben liberarse para poder imprimir nuevamente.

Imprimir albaranes de entregaLos albaranes de prueba se imprimen para la persona o departamento responsable dela autorización final. Si el albarán de entrega de prueba es correcto, puede imprimirel albarán de entregas final. Si los pedidos de venta necesitan ser autorizados, laautorización debe tener lugar antes de que el albarán de entregas final puedeimprimirse. Vd. puede definir un diseño estándar de albarán de entrega.

Imprimir un albarán de prueba no afecta el estado de pedido de venta. Puedeimprimir un albarán de entregas de prueba después de autorizar y después de quehaya imprimido las confirmaciones de pedidos de venta. Los albaranes de entregafinales solamente se imprimen una vez. según:

• Número de pedidos de venta

• Cliente00

• Código de selección

Corregir albaranes de entregaCompruebelos datos en el albarán de entrega final. Si en la impresión tuvo algúnproblema utilice los siguientes métodos:

• Libere el pedido de venta e imprima el albarán de entrega otra vez.

• Si indicó que la impresión tuvo éxito, pero el albarán de entrega final no seimprimió, deberá imprimir uno nuevo, con un pedido de venta correcto y otrocon un pedido de venta negativo para corregir el antiguo.

• Si el albarán de entrega original se estropea, puede imprimir una copia de este apartir del archivo histórico.

Véase también• 14.14 Autorización• 14.47 Entrega• 14.43 Diseño• 14.29 Confirmación de pedido de venta


14.4 Almacén

DefiniciónTodas las operaciones de stock y las cantidades de stock son registradas en elalmacén. Los recibos y los artículos se registran en la localización del almacén. Losbienes pueden ser trasladados de un almacén a otro.

ExcepcionesEs necesaria la función de almacén para utilizar las localizaciones del almacén y pararealizar las operaciones intra-empresa.

ExplicaciónGrabar el stock por el almacén significa que se deben introducir el pedido de compray los recibos por el almacén. Los diferentes almacenes están situados en diferenteslocalizaciones y se utilizan para partes distintas del proceso logístico. Por ejemplo,un almacén puede utilizarse para recibir bienes mientras otro se utiliza pararecogerlos. Hay otro que puede ser utilizado para el almacenaje a granel. Por eso esnecesario moverlos entre almacenes. Para mantener el control sobre el stock, se debegrabar la información en los diferentes almacenes.

Â�Vd. puede bloquear un pedido de almacén para realizar sólo operaciones deintra-empresa para este almacén. Si Vd. lo hace, será imposible realizarmovimientos con los bienes del almacén.

Cuando introduzca un pedido de compra, la dirección del almacén seleccionado seutiliza para los albaranes de entrega estándar.

Véase también• 14.78 Operaciones intraempresa• 14.7 Artículo• 14.50 Existencias• 14.72 Localización dentro del almacén

14.5 Amortización

DefiniciónDesde el momento en que se compra un activo fijo, su valor comienza a disminuirtras un periodo. Esta disminución se denomina amortización, que se recoge en elLibro mayor a través asientos.

ExplicaciónA lo largo del tiempo un activo fijo disminuye su valor. La forma en la que ese valordisminuye y cómo se refleja en el Libro mayor depende del tipo de activo. Existentambién requisitos fiscales sobre el modo de reflejar la amortización de los activos.

La manera de definir sus activos fijos depende de requisitos específicos ydeterminadas circunstancias. Es necesario indicar, por ejemplo, si desea utilizar


años, trimestres, meses o semanas como periodos de amortización. Deberá establecerlos métodos de valoración a utilizar en el sistema contable.

Periodo de amortizaciónEl periodo de tiempo durante el cual un activo se utiliza y representa un valoreconómico se denomina vida útil. Este periodo se divide en subperiodos. En cadasubperiodo la disminución del valor del activo se recoge en una cuenta del libromayor. Vd. puede elegir registrar esta disminución semanal, mensual, trimestral oanualmente.

EjemploSi la vida útil de un activo es de 5 años y hay 12 periodos de amortización cadaaño, la amortización origina 5*12=60 entradas del periodo.

Valoración estándarPuede utilizar una valoración fiscal y económica estándar. Al usar la valoraciónfiscal estándar como la principal y la económica como la secundaria (o al contrario),puede calcular la prórroga fiscal y si es necesario, hacer asientos de corrección.

Método de amortizaciónEl método de amortización determina que la cantidad a amortizar en cada periodo ysi se deprecia la misma cantidad cada periodo o no.

En la lista siguiente se enumeran los métodos de amortización más corrientes:

• Amortización decreciente

Amortización decreciente = Porcentaje fijo y valor contable decreciente

• Amortización lineal

Amortización = importe de la compra /vida útil

• Suma de dígitos al año

Amortización = (((periodo máximo + 1) - periodo) / suma anual) * (importe dela compra - valor residual)

Ejemplo Amortización en 5 años : suma anual =1+2+3+4+5=15 Año 1 : 5/15*(importe de la compra-valor residual) Año 2 : 4/15*(importe de la compra-valor residual) Año 3 : 3/15*(importe de la compra-valor residual)

• Método normal por anualidades

Cálculo de la amortización :

N = número por periodos; R = interés

Para el primer período :

T (porcentaje total) = 1

Y (variable temporal = (1 + (R/100)) elevado a N

Anualidad inicial = ((R/100) * Y) / (Y - 1)

Anualidad (1) = (Anualidad inicial - (R/100)) * valor de compra

Para todos los demás períodos :


Anualidad (i) = Anualidad inicial - ((R/100) * (T - Anualidad(i-1)) * valorde compra

(T deberá reducirse en Anual(i-1) cada vez)

Registrar un método de amortización

Los métodos de amortización se registran utilizando tablas de amortización, cadatabla de amortización tiene el número total de periodos de amortización y el métodode amortización utilizado. Todos los activos que pertenezcan a ese subgrupo o grupodeberán amortizarse según las tablas de amortización enlazadas. Puede enlazar unatabla para la valoración fiscal estándar y otra para la valoración económica estándar.

Â�Los métodos de amortización dependen de la versión de software de cada país.

Cuentas del libro MayorEl descensodel valor de sus activos debe registrarse en sus cuentas contablesutilizando asientos de amortización. Las amortizaciones constituyen gastosrecurrentes y deber de estar dividido por igual en todos los periodos. Es por ello unacuenta de “Gastos recurrentes” (Cuenta de explotación) se carga en intervalosregulares. La contrapartida utilizada en este asiento depende del “método deproceso” contable.

Hay dos métodos de procesar las operaciones financieras (métodos de proceso)recogidos en el sistema contable de los activos fijos. Estos métodos determinan lascuentas del libro mayor que deben crearse.

1. Los importes de la amortización se introducen en el libro mayor en el cual seregistra la compra del activo, esto es la cuenta de la compra y la cuenta delactivo. En este caso, solamente es necesario crear dos cuentas del libro mayorpor grupo de activos. La cuenta de activo reflejará siempre el valor contable delactivo.

Ejemplo (Este ejemplo muestra un asiento por la amortización de los edificios Gasto de amortización de los edificios -,-- a Edificios -,--

Desde un punto de vista contable este no es el mejor método, ya que la cuentadel activo no muestra el importe original de la compra.

2. El importe de la amortización se introduce en una cuenta de amortización(acumulativa). En este caso, Vd. debe crear tres cuentas del mayor por grupo deactivos.

Ejemplo (Muestra un asiento por la amortización de los edificios.) Gastos de amortización de los edificios -,-- a Amortización de los edificios -,--

Si utiliza este método, la cuenta de activo siempre muestra el importe original dela compra.

Véase también• 14.15 Balance• 14.75 Moneda


• 14.44 Ejercicio contable• 14.13 Asiento recurrente• 14.92 Registro de Serie/lote• 14.95 Sistema financiero de activos

14.6 Archivar

DefiniciónArchivar los asientos del diario consiste en transferirlos del diario a las cuentasapropiadas del libro mayor. Denominamos como “movimientos” los asientos yaarchivados. Los movimientos son definitivos y no se pueden modificar. Si se quierecorregir un movimiento, debe introducirse un asiento de corrección y archivarlo.

ExplicaciónAl archivar los asientos, se borra la información contenida en los diarios y se creanlos movimientos. A diferencia de los asientos del diario, los movimientos no sepueden borrar ni modificar. Esto se aplica también a las partidas pendientes ligadas alos movimientos y a los asientos de centros de coste y unidades de coste.

Procedimiento

Una vez seleccionados los diarios y periodos a archivar, deben revisarse los archivosde la empresa. Si algún dato es incorrecto o se ha perdido, el proceso de archivadose cancelará y los errores se reflejarán en un informe de errores. Este tipo de erroressuele darse al introducir asientos con combinaciones periodo-fecha que noconcuerdan con la tabla periodo-fecha. También puede darse el caso de que sepierdan enlaces de las cuentas del libro mayor.

Consecuencias del archivado de los asientos

• Los asientos se desplazarán de los diarios al libro mayor. Las subcuentas(deudores, acreedores, centros de coste y unidades de coste) y las estadísticas dedeudores y acreedores también se actualizarán.

• Si se han archivado todos los asientos del diario para un periodo determinado, elnúmero secuencial de este diario/periodo volverá a 0.

• Se asignará un número de archivado del diario y un número de archivadogeneral por diario y por periodo a todos los asientos archivados. Si archiva engrupo asientos de un diario y periodo, se asignará un número distinto para cadagrupo.

Ejemplo Si archiva todos los asientos del diario general dentro del periodo 5 en tresgrupos, se generarán tres números de archivado del diario y tres númerosgenerales de archivado. Si archiva todos los asientos al mismo tiempo, sólo segenerará un número general de archivado y un número de archivado del diario.


Informe de archivo

Tras archivar, se creará un informe de archivo. Dependiendo de sus parámetros, seimprimirá directamente tras el archivado, o tendrá que imprimirlo en otro momento.Revise el informe de archivo.

Véase también• 14.28 Condensación• 14.18 Centro de coste• 14.97 Unidad de coste• 14.9 Asiento• 14.63 Informe de asientos• 14.41 Diario• 14.62 Informe de archivo

14.7 Artículo

DefiniciónEs la información recogida en el sistema contable logístico relacionada con losbienes o artículos con los que se trabaja.

ExplicaciónLa codificación de los artículos relaciona cada artículo con un número que loidentifica. Esto permite recoger y acceder a información sobre ingresos y costes porartículo. La información permanente y dinámica se archiva por producto.

Usted mismo puede archivar información permanente, por ejemplo:

• Precio de venta

• Descripción

• Localización dentro del almacén

• Grupo del artículo

• Información sobre el proveedor

• Precio de coste

• Horario de entrega

La información dinámica se archiva automáticamente, dado que provoca continuasvariaciones en ciertos datos del producto, por ejemplo:

• Existencias

• Ingresos

• Compras

• Ventas

Una información clara y precisa mejora el sistema de control de existencias para:

• Las ventas, compras y los departamentos del almacén.

Muchas decisiones se toman en función de las existencias disponibles, porejemplo: si se pueden entregar inmediatamente o no los bienes correspondientes


a un pedido de venta, o si se necesita realizar antes una compra. Conocer lalocalización de sus productos dentro del almacén reduce el tiempo necesariopara reunir los bienes correspondientes a un pedido de venta. Esta informaciónes especialmente útil si los puntos de localización están enumerados de tal formaque el pedido de venta se convierte en un listado de recogida con una rutaóptima en el almacén.

• Control de existencias, control de compras, etc.

El control automático de existencias le permite realizar pedidos de compra deforma automática. El sistema está preparado para enviar pedidos de compra deforma automática al proveedor principal.

Todos los artículos deberían introducirse con un código creado por usted mismo. Esimportante decidir qué sistema de códigos se va a utilizar. Puede utilizar alguno delos siguientes:

• Sucesivo

El primer artículo tiene el código 1 y cada nuevo artículo tendrá el siguientenúmero disponible.

• Sucesivo por grupo del artículo

Es similar a la opción anterior: los artículos se organizan por grupos, y todos losartículos de un grupo se codifican de forma sucesiva.

• Código descriptivo

El código describe el artículo. Muchas empresas utilizan este método.

Para archivar la información sobre el artículo, existen dos métodos

1. Por artículo.

Este método recoge básicamente la información necesaria para losdepartamentos de compra y venta. Es decir, información sobre existencias,horarios de entrega, precios, etc.

2. Por grupos de artículos.

Recoge la información necesaria para el departamento de contabilidad. Es deciraquella información referente al valor de los bienes

Grupo del artículoLa información cuantitativa del sistema contable logístico está relacionada con elsistema contable financiero. Cada artículo está ligado a un grupo de artículosespecífico con un propósito financiero. Para ello, se define un grupo de cuentas dellibro mayor (precio de coste, ingresos, existencias, etc.) para cada grupo de artículos.Las operaciones con bienes (p.e. debidas a compras o ventas) se anotan en la cuentadel libro mayor relacionada con el grupo de productos al que el artículo pertenece.La clasificación de los productos por grupos tiene un objetivo principal: ligar lasoperaciones de bienes con el sistema contable financiero.

Clase de artículoEs importante definir los artículos por clases a la hora de archivar y de utilizar éstosen el sistema contable logístico. El producto puede clasificarse como “Ventas”,“Interno”, “Texto” o “Irregular”. La mayoría de los artículos serán artículos deventa.


Artículos de venta.

Estos artículos no han de cumplir condiciones especiales. Podemos encontrarlos enel proceso de compras, de ventas y de almacén.

Artículos internos

Se puede adquirir un artículo para uso interno de la empresa. No podrá ser vendido.Tampoco pueden registrarse pedidos de venta o facturas para esta clase de bienes.Sería el caso del material de oficina: sillas, grapas,…

Texto

Puede utilizar artículos de texto para añadir textos y precios a las facturas, a pedidosde venta y a pedidos de compra. Los artículos de texto son muy útiles para tratar lainformación intangible, como p.e. el salario por hora. Los artículos de texto seprocesan de la misma forma que los artículos de ventas. Por ello, estos artículos nohan de cumplir condiciones especiales. Podemos encontrarlos en el proceso decompras, de ventas y de almacén.

Discontinuo

Los artículos discontinuos no pueden volver a ser seleccionados cuando se registranfacturas, pedidos de venta o pedidos de compra. Si su sistema de contabilidadlogística posee la función de pedidos de venta, aparecerá un mensaje cada vez queintroduzca un artículo discontinuo, siempre que el articulo haya sido realmentediscontinuo. Puede indicar que todavía se desea facturar el artículo. Se puede borrarel artículo mientras halla datos disponibles en su sistema contable de existencias y enel de estadísticas de ingresos. Utilice esta clase de artículos para evitar operacionesno deseadas.

Artículos de stockPara cada artículo se debe indicar si es o no es un artículo de stock. Los artículos destock aparecen en los listados al igual que los movimientos de bienes, las ventas demostrador y los listados de inventario. Cuando los artículos de stock que han devenderse no están en stock , pueden anotarse como pedidos en espera. En elmomento en que se reciban, saldrán automáticamente de pedidos en espera.

Serie/lotePara cada artículo debe indicar si desea o no utilizar registro en serie o por lotes.

Artículo de fabricaciónLos artículos de fabricación son aquellos compuestos a su vez por diferentesartículos. Para cada artículo se puede indicar si éste está formado por otros o no. Sepuede crear una lista de materiales exclusiva para artículos de fabricación.

Principal proveedorPuede que existan varios proveedores para el mismo artículo. Para cada proveedor,es posible almacenar información sobre el producto (p.e. el precio de compra y elnúmero de unidades por paquete de compra). Para cada artículo hay que indicar qué


acreedor es el proveedor principal. Cuando se realicen compras automáticas, serecurrirá siempre al principal proveedor.

Precio de coste estándarSi desea valorar sus existencias de acuerdo con el método del precio de costeestándar (PCE), puede introducir un precio igual al coste medio esperado para unbien durante un periodo de tiempo determinado, p.e. un año. Para cada transacciónde bienes, se realizará la correspondiente carga o abono en la cuenta de mercaderíassiguiendo el método del PCE. Si se produce una diferencia de precio entre el preciode compra y el PCE, ésta se anotará en la cuenta del libro mayor denominada:“Diferencias de precio".

Precio medio de compraEl precio medio de compra (PMC) es el precio medio por paquete comprado. Secalcula automáticamente a partir de todos los pedidos de compra.

Véase también• 14.8 Artículo de fabricación• 14.83 Pedido en espera• 14.68 Lista de materiales• 14.20 Codificación• 14.1 Acreedor• 14.47 Entrega• 14.21 Código adicional para un artículo• 14.38 Cuenta del libro mayor• 14.60 Grupo del artículo• 14.57 Fórmula de propuesta de compra• 14.50 Existencias• 14.93 Revalorización de existencias• 14.73 Método de valoración de existencias• 14.98 Unidades y paquetes• 14.4 Almacén• 14.72 Localización dentro del almacén

14.8 Artículo de fabricación

DefiniciónUnartículo de fabricación es aquel compuesto por otros, los cuales pueden ser a suvez productos de fabricación. Es posible indicar si un producto es de fabricación ono.

ExplicaciónLos productos de los que está compuesto un artículo de fabricación se definen en elsistema de contabilidad logístico, y se enumeran en la lista de materiales. Estosproductos se llaman partes. Una parte puede ser también un artículo de fabricación.


Â�Solamente se puede crear una lista de materiales para cada artículo defabricación.

Es obligatorio enlazar al menos un proveedor con cada producto. Puede introducir supropia empresa o el departamento de producción como proveedor para cada Artículode fabricación.

Se puede hacer una propuesta de pedido de compra para un producto que no sea defabricación , mediante la fórmula de propuesta de pedido de compra. Esta fórmulano es válida para los productos de fabricación. Pero para estos productos sí esposible hacer una propuesta de producción. Dicha propuesta deriva de la del pedidode compra.

Véase también• 14.7 Artículo• 14.68 Lista de materiales• 14.57 Fórmula de propuesta de compra

14.9 Asiento

DefiniciónLas operaciones en las cuentas del libro mayor se registran como asientos en losdiarios. El proceso de transferir los asientos a la cuenta del libro mayor apropiada sellama “archivar. Un asiento archivado se denomina como una operación.

Los asientos se pueden contabilizar directamente en el sistema contable o se puedengenerar. El generar asientos, p.e. basándose en facturas de compra, le ahorra tiempoy mejora la coherencia de su contabilidad.

Explicación

Antes de introducir asientosEs posible acelerar el proceso creando asientos recurrentes. Una vez definido unasiento recurrente, se puede generar asientos normales para periodos múltiples p.e.para asientos de amortización.

Documentos de entradaLos asientos se deben realizar por diario. Por ello, los documentos de entrada debenser clasificados por diarios. Si no, tendrá que pasar frecuentemente de un diario aotro, al utilizar los documentos de entrada.

Numero de documento

El número de documento es un un número de documento que deberá ser único. Estose consigue incorporando un código para el ejercicio contable y un diario en elnúmero de documento. Cuando comience un nuevo asiento, automáticamente secreará un número de documento.


EjemploSe recibe un extracto por cada cuenta bancaria. Estos extractos se enumeran porseries. Esta numeración empieza con 1 al comienzo de cada año. Estos extractosson especialmente útiles para introducir asientos. Cada asiento debe contener todaslas operaciones en un único extracto.

EjemploEl primer número de documento en el diario“010” en 1996 es 96010001. Elsegundo es 96010002, el tercero es 96010003, etc. El número de serie ocupa lasúltimas tres cifras del número de documento. La consecuencia es que este métodosolamente puede ser utilizado siempre y cuando tenga menos de 999 números dedocumentos por diario Si tiene más números de entrada, puede utilizar el segundonúmero del ejercicio financiero (el “6” en“96”) lo que permitirá utilizar series deun números en lugar de tres números.

Hechos financieros sin numero de documento

Cada asiento en contabilidad debe tener un número de documento. Si no hay ningúnnúmero de documento, es necesario asignar un número al hecho financiero. Estenumero de documento puede ser incluido en la lista de asientos. De esta forma,tendrá un asiento (explicado de forma escrita) para cada operación financieraincluida en un asiento del diario.

Ejercicio contable, periodo y fechaExisten algunas limitaciones dentro del año financiero, periodo, y fecha del asiento.

• El asiento - después de archivar - se originará en el Balance, o cuenta depérdidas y ganancias del ejercicio contable seleccionado. Solamente puedeseleccionar un ejercicio contable entre el primero y el último ejercicio contable.

• Solamente es posible seleccionar un periodo para el diario que no se ha cerrado

• Puede ser obligatorio que coincida la fecha y el periodo. Esto depende de lacomprobación periodo-fecha.

Introducir facturas de clientes y acreedoresIntroduzca un asiento para cada factura. Introduzca facturas en el diario de venta yen el de compra. Cuando introduzca el asiento, se creará una partida pendiente parael deudor o el acreedor seleccionado. Es posible introducir condiciones de pago paralas partidas pendientes.

Los diarios de venta y compra tienen una contrapartida que siempre se usará en elasiento.

Introducir pagos en ExactCada cuenta bancaria tiene su propio diario con una contrapartida separada. Esposible utilizar distintos diarios de venta. Cuando realice un asiento, solamentepuede introducir un línea de asiento para la contrapartida; el saldo será introducidoen la contrapartida estándar automáticamente. Si el saldo se incrementa, lacontrapartida se cargará, si disminuye, se abonará.


EjemploIntroduzca un extracto bancario con los siguientes pagos:- Recibido : 2.000,--- Pagado : 800,--Introduzca esos pagos en dos líneas de asientos separadas. El saldo (1200) de esaslíneas de asiento será introducido en la línea de contrapartida de la cuentaestándar del diario.

Transferir una cantidad a otra cuenta bancaria

En primer lugar seleccione el diario en donde se debe introducir el pago. Introduzcala cantidad en una cuenta transitoria. Después de recibir el pago, introduzca el pagoen el diario de la cuenta bancaria por el recibo, usando la misma cuenta transitoria.

Anular una partida pendiente

A menudo, los pagos deben ser relacionados con las partidas pendientes. Una partidapendiente normalmente se utilizará en el diario de venta o de compra. En la línea decrédito, introduzca la contrapartida del diario donde creó la partida pendiente.Después, selecciones al deudor o acreedor relevante e introduzca informaciónadicional para completar el asiento.

Introducir un pago por la partida pendiente que no ha sido creado todavía

Existen dos formas de introducir esos pagos:

• Se conoce el número de factura.

• Introduzca el pago en el diario de banco en la cuenta bancaria donde se recibióel pago. La contrapartida deberá ser una contrapartida estándar del diario deventas en donde se creará una partida pendiente. Introduzca el número deasiento de la factura. La partida pendiente tendrá que crearse en la última etapa.

Ejemplo Uno de los clientes ha pagado una factura por adelantado a través del banco.No se ha introducido la factura todavía. La factura introducida seráintroducido después en el diario de ventas para deudores nacionales, por cualla contrapartida estándar es “deudores nacionales” - Introduzca el pago en el correspondiente diario de banca. La contrapartida es“Deudores nacionales”. Cree una partida pendiente utilizando el número de lafactura. - Introduzca la factura en el diario de venta para deudores nacionales,utilizando el número de factura creado con anterioridad en el diario de bancacomo el número de asiento.

• El número de factura es desconocido

Introduzca el pago en el diario de banco en la cuenta bancaria donde se harecibido el pago. La contrapartida será la cuenta estándar del diario de ventas endonde la partida pendiente se generará. Automáticamente se creará un númerode asiento.

Introduzca la factura en el diario de ventas. Utilice un asiento de ajuste paraenlazar la factura con el pago.


Adelantos y aumentosSi un asiento se relaciona con diferentes periodos o años financieros, es posibleintroducirlo como una cuenta de adelantos y aumentos.

Diversas asientosLos asientos diversos , como las amortizaciones pueden ser introducidas en el libroMayor. Es posible crear partidas pendientes, pero no le permitirá introducircondiciones de pago.

IVAEl IVA puede calcularse automáticamente a través de códigos de IVA. El importedel IVA puede ser archivado. in la cuenta de IVA. Los códigos de IVA no sondisponibles en el Libro Mayor. Introduzca el IVA en una línea de asiento utilizandola cuenta de IVA.

Â�Correcciones de los importes del IVA pueden ser introducidos en el diario delIVA

Corregir los asientos del diarioAl corregir un asiento de diario, simplemente recupérelo y corrija el asiento ointroduzca un crédito. Es posible borrar una línea de asiento o uno completo. Vd.puede también corregir un periodo de asiento.

Â�Si borra un asiento en el cual se ha creado una partida pendiente, la partidapendiente también será borrada

Un asiento archivado se denomina movimiento.

Corregir movimientosLos movimientos (asientos archivados) no pueden ser corregidos o borrados. En sulugar se deberá realizar un asiento de corrección

Si un movimiento es incorrecto, tendrá que equilibrar la diferencia entre el últimoimporte y el nuevo. Asegúrese de que corrige los importes correctamente. Porejemplo, si el importe cargado fue demasiado alto, tendrá que abonar la mismacantidad por la diferencia.

Si un importe se introdujo en la cuenta incorrecta, tendrá que realizar contra asientose introducir el importe en la cuenta que correspondiente.

El procedimiento práctico depende del tipo de asiento:

• Si ha introducido un extracto de cuenta en un diario de banco incorrectamente,tendrá que introducir un contra asiento en el diario correcto. Después realice unnuevo asiento en el diario apropiado. El mismo procedimiento se aplica a unasiento en un diario de caja incorrecto.

• Si un asiento se realizo en un diario de compra o venta incorrectamente, realiceun contra asiento en el diario apropiado. Vd. tendrá que utilizar el número deasiento original. Si no, la partida pendiente permanecerá después de haberrealizado en contra asiento y aparecerá una partida pendiente con un saldonegativo.


• Si recibe un albarán de entrega, tendrá que introducirlo en el diario original yutilizar el número de factura del albarán como el nuevo número de asiento. Estoorigina dos partidas pendientes: la partida pendiente original y la nueva partidacon un importe negativo. Utilice el libro Mayor para anular las partidaspendientes. Realice un asiento en el cual cargue y abone el importe de la factura.Esto anulará la partida pendiente original y la partida negativa.

En el diario de ventas y de compra, puede utilizar un asiento inverso. El método deasiento es el mismo que el de contra asiento, pero los importes se presentarán de unamanera diferente en la tarjeta del libro Mayor. En el contra asiento, los importescargados serán abonados y viceversa. En un asiento inverso, los importes seránmostrados en el lado contrario de la tarjeta del libro Mayor, utilizando un signonegativo para indicar que se trata de un contra asiento.

Después de contabilizar asientosLos asientos deben siempre ser comprobados antes de archivarse, utilizando uninforme de asiento. Si encuentra un error, corríjalo antes de archivar. Después,genere un nuevo informe de asiento y vuelva a comprobarlo.

Véase también• 14.63 Informe de asientos• 14.44 Ejercicio contable• 14.38 Cuenta del libro mayor• 14.41 Diario• 14.32 Contrapartida• 14.80 Partida pendiente• 14.26 Comprobación periodo-fecha• 14.10 Asiento de compra• 14.6 Archivar• 14.13 Asiento recurrente• 14.12 Asiento inverso• 14.11 Asiento de venta

14.10 Asiento de compra

DefiniciónSon los asientos del diario anotados en el sistema de contabilidad financiera cuandose reciben las mercancías y las facturas de compra.

ExplicaciónDependiendo de si las mercancías y la factura de compra han sido recibidas y de silas cantidades y los precios en la factura de compra coinciden con los del recibo, seanotarán diferentes asientos en el diario mayor.


Recepción de mercaderías anterior a la factura de compraMercaderías ----

a Facturas a recibir ----

El asiento se anota en el diario general.

Origen de las cuentas del libro mayor:

• Mercaderías

Del grupo de artículos

• Facturas a recibir

De los parámetros de la aplicación

Factura de compra posterior a la recepción de mercaderíasFacturas a recibir ----

IVA soportado ----

a Proveedores ----

El asiento se anota en el diario de compras.




• IVA soportado

Del código de IVA

• Proveedores

Del diario de compras

Factura de compra anterior a la recepción de mercaderíasMercaderías a recibir ----

IVA soportado ----

a Proveedores ----

Este asiento se introduce en el diario de compras.


• Mercaderías a recibir


• IVA soportado

Del código de IVA

• Proveedores


Recepción de mercaderías posterior a la factura de compraMercaderías ----

a Mercaderías a recibir ----

Este asiento se anota en el diario general.



• Mercaderías

Del grupo del artículo

• Mercaderías a recibir


Recepción simultánea de mercaderías y factura de compraMercaderías ----

IVA soportado ----

a Proveedores ----

Este asiento se apunta en el diario de compras.


• Mercaderías


• IVA soportado

Del código de IVA

• Proveedores


Factura de compra posterior a la recepción de mercaderías

Â�El precio de compra es mayor que el precio de coste.

Facturas a recibir ----

Diferencias de precios ----

IVA soportado ----

a Proveedores ----





• Diferencias de precios


• IVA soportado

Del código del IVA

• Proveedores




Â�El precio de compra es menor que el precio de coste.


IVA soportado ----

a Proveedores ----

a Diferencias de precios ----

Este asiento se anota en el diario de compras.




• IVA soportado

Del código de IVA

• Proveedores


• Diferencias de precios


En vez de la cuenta del Mayor “Diferencias de precios”, podemos utilizar la cuentaDPF de los parámetros de la aplicación, siempre que haya una diferencia de preciosentre el pedido de compra y la factura de compra y el método de valoración de lasexistencias sea el precio medio de compra o el FIFO.


Â�El importe es mayor que el calculado.


Diferencias de cálculo ----

IVA soportado ----

a Proveedores ----





• Diferencias de cálculo

De los parámetros financieros

• IVA soportado

Del código de IVA

• Proveedores



Factura de compra posterior a la recepción de la mercaderías

Â�El importe es menor que el calculado.


IVA soportado ----

a Proveedores ----

a Diferencias de cálculo ----





• IVA soportado

Del código del IVA

• Proveedores


• Diferencias de cálculo



Â�La cantidad que figura en la factura es superior a la que se recibe y se acepta ladiferencia (no habrá ningún otro recibo)


Diferencia recibido/facturado ----

IVA soportado ----

a Proveedores ----

El asiento se introduce en el diario de compras.




• Diferencia entre lo recibido y lo facturado

• IVA soportado

Del código de IVA

• Proveedores




Â�La cantidad facturada es menor que la recibida y se acepta la diferencia (nohabrá ninguna otra factura).


IVA soportado ----

a Proveedores ----

a Diferencia recibido/facturado ----





• IVA soportado

Del código del IVA

• Proveedores


• Diferencia entre lo recibido y lo facturado


Véase también• 14.9 Asiento• 14.38 Cuenta del libro mayor• 14.60 Grupo del artículo• 14.41 Diario• 14.32 Contrapartida• 14.80 Partida pendiente• 14.53 Factura de compra• 14.90 Recibo• 14.11 Asiento de venta• 14.66 IVA

14.11 Asiento de venta

DefiniciónLos asientos de venta son asientos de diario realizados por el sistema contablelogístico (factura y pedidos de compra) después de facturar o imprimir notas deentrega para un pedido sin cargo o para un pedido pro-forma

ExplicaciónDependiendo en el tipo de factura, pueden surgir diferentes asientos de venta. Lascuentas “coste de ventas”, “artículos en almacén” y “artículos a entregar”mencionadas en esta sección sólo se utilizarán cuando se tenga administración dealmacenaje en el sistema contable logístico.


Si su empresa no vende artículos estándar, pero a cambio utiliza líneas de texto paralas ventas, las cuentas generales de los grupos de artículos no pueden ser utilizadas.En ese caso, la cuenta “ingresos” se puede seleccionar durante un proceso de entraday las cuentas generales para “costes de ventas” y “artículos en almacén” se cogeránde los parámetros de la aplicación (contabilidad del almacén).

Factura comúnDeudores ----

a Ingresos ----

a IVA repercutido

Este asiento se realiza en el diario de ventas.

Origen de las cuentas generales:

• Deudores

Del diario de ventas

• Ingresos


• IVA repercutido

Del código de IVA

Coste de ventas ----

a Artículos en almacén ----

Este asiento se realiza en el diario general.


• Coste de ventas

• Artículos en almacén

Del grupo de artículos.

Nota de entrega de pedido sin cargoCoste de ventas ----




• Coste de venta



Factura basada en un pedido pro-formaDeudores ----

a Ingresos ----

a IVA repercutido ----

Este asiento se realiza desde el diario de ventas



• Deudores


• Ingresos


• IVA repercutido

Del código de IVA


a Artículos a entregar

Este asiento se realiza en el diario general


• Coste de ventas


• Artículos a entregar


Nota de entrega del pedido pro-formaArtículos a entregar

//Artículos en almacén ----



• Artículos a entregar




Nota de entrega de pedido comúnIngresos ----

IVA repercutido ----

a Deudores ----

Este asiento se realiza desde el diario de ventas


• Ingresos


• IVA repercutido

Del código de IVA


• Deudores


Artículos en almacén

a Coste de ventas ----

Este asiento se realiza desde el diario general



• Coste de ventas


Facturas de mostrador pagadas en cajaDeudores ----

a Ingresos ----

a IVA repercutido

Este asiento se realiza en el diario de ventas


• Deudores


• Ingresos


• IVA repercutido

Del código de IVA

Caja ----

//Deudores ----

Este asiento se realiza en el diario de caja


• Caja

Del diario de caja

• Deudores






• Coste de ventas




Facturas de mostrador en cuentaDeudores ----

a Ingresos ----

a IVA repercutido

Este asiento se realiza en el diario de ventas


• Deudores


• Ingresos


• IVA repercutido

Del código de IVA


a Artículos en almacén



• Coste de ventas


Del grupo de artículo

Véase también• 14.9 Asiento• 14.38 Cuenta del libro mayor• 14.52 Factura• 14.60 Grupo del artículo• 14.41 Diario• 14.32 Contrapartida• 14.80 Partida pendiente• 14.10 Asiento de compra• 14.90 Recibo• 14.82 Pedido de venta• 14.66 IVA


14.12 Asiento inverso

DefiniciónUn asiento inverso es un asiento que se utiliza para corregir asientos que ya han sidoarchivados.

ExplicaciónSi se ha realizado un asiento, pero necesita ser corregido, se puede utilizar un asientonormal de contrapartida o un asiento de contrapartida en forma de asiento inverso. Adiferencia de los asientos normales de contrapartidas , los asientos inversosconfirman que las cantidades sean correctas en el mismo lado del balance dondeestaban desde un principio. Esto a su vez previene que el total del debe y del habersean engañosamente altos.

Ejemplo

Cuenta general

Asiento incorrecto + Asiento decontrapartida +

Cuenta general

Asiento incorrecto +Asiento inverso -

Véase también• 14.9 Asiento

14.13 Asiento recurrente

DefiniciónAsientos recurrentes son asientos realizados de forma repetitiva y con un mismo fin.

ExplicaciónLa mayoría de las empresas realizan regularmente los asientos en el diario, como losasientos de amortización, facturas de electricidad y entregas estándar. En lugar dehacer asientos repetidamente, pueden ser introducidos de una sola vez para periodosespecíficos (p.e. todas las depreciaciones para un solo ejercicio contable). Esto a su


vez es más eficiente que introducirlos por separado. Si se examinan todos a la vez seahorra tiempo.

EjemploVd. dirige una empresa de catering y cada viernes entrega la comida a uno de susclientes. Debería crear el siguiente asiento recurrente:

Cliente A -,--

a IVA a pagar -,--

a Ingreso -,--

Un asiento recurrente para un grupo de deudores/acreedores debería ser sólo dirigidopor un solo deudor/acreedor, siempre que el resto de la información sea la misma.De esta manera este asiento recurrente puede ser utilizado por variosdeudores/acreedores.

EjemploVd. dirige una empresa de coches de alquiler, alquila coches a sus clientes. Paracada deudor, debe anotar mensualmente una partida pendiente en el diario deventas. Introduzca la partida pendiente como asiento recurrente para un solodeudor. Si tiene otros cliente que utilizan el mismo contrato de alquiler con elmismo código, las partidas pendientes para estos clientes se pueden crear con elmismo asiento recurrente.


14.14 Autorización

DefiniciónUna autorización permite comprobar y aprobar los datos antes de procesarlos.

ExplicaciónLa autorización puede ser útil, por ejemplo, para los pedidos de compra, pagos ofacturas. En muchos casos, los datos no se comprueban ni aprueban por la personaque introduce los datos, sino por la persona responsable. Lo óptimo es definir unafunción de autorización únicamente para dicha persona. Sin permiso para otras.

Â�Si no utiliza autorizaciones manuales , la autorización se realizaautomáticamente después de cada entrada

Las funciones de autorización están disponibles para múltiples tipos de datos. En lamayoría de los casos, se utilizan para comprobar la validez de los datos, y paraaprobar (o rechazar) un resultado. Después de la autorización los datos puedenimprimirse o contabilizarse. Ejemplos:

ImporteLa autorización de una cantidad se utiliza solamente para importes elevados. Si elimporte es inferior al importe autorizado, no se requiere ninguna autorización.


Factura de compraLa autorización de facturas de compra hace posible comprobar si la factura se harelacionado correctamente con un pedido de compra y un recibo. Las facturas finalespueden siempre ser impresas y contabilizadas después de la autorización. En cuantoa las facturas sin autorizar, solamente pueden imprimirse las de prueba.

PagoAl autorizar los pagos, lo que hacemos en realidad, es una comprobación adicional.Se utiliza para prevenir pagos no deseados, o para estar al tanto de los pagosefectuados. En algunos casos es posible solicitar dos autorizaciones separadas paralos pagos. Algunas funciones requieren un código personal antes de autorizar lospagos.

Pedido de ventaLa autorización de pedidos de venta comprueba que la información sobre los datosdel acreedor y sobre la línea de crédito es correcta, y si se dispone de stock. Laconfirmación de los pedidos de venta o de los albaranes solamente puede imprimirsedespués de la autorización.

Véase también• Gestión del presupuesto• 14.52 Factura• 14.90 Recibo• 14.82 Pedido de venta

14.15 Balance

DefiniciónEl Balance muestra el activo y el pasivo de la empresa.

ExplicaciónEl Balance es un listado de todos los activos, capital, reservas y pasivos. Se elabora alprincipio y al final del ejercicio contable. El balance de cierre es el balance del aperturael ejercicio siguiente.

EjemploEl balance es elaborado el 31 de diciembre de 1999. Este es también el balance deapertura del año 2000.

El balance de apertura solamente tiene que ser introducido el primer ejercicio contable .El de los ejercicios contables posteriores se basa en el balance de cierre del añoanterior.

En el balance se crea una cuenta para cada elemento. Esta cuenta del libro Mayorrecoge todos los cambios que se producen en el activo o en el pasivo. De estamanera se puede crear un balance actualizado en cada momento.

El balance se muestra según un plan de cuentas para un número consecutivo deperiodos o para el ejercicio financiero en su totalidad.


Véase también• Activo• 14.19 Clasificación de cuentas• 14.44 Ejercicio contable• 14.38 Cuenta del libro mayor• 14.16 Balance de apertura• 14.6 Archivar• 14.48 Estado de pérdidas y ganancias

14.16 Balance de apertura

DefiniciónEl balance es un listado de todos los activos, del capital, de las reservas y de laspartidas del pasivo. El balance de apertura supone el saldo de apertura de cada cuentageneral en un ejercicio financiero en particular. En la mayoría de los casos, elbalance de cierre del ejercicio financiero anterior es el balance de apertura delejercicio financiero actual. Sólo es necesario introducir el balance de apertura para elprimer ejercicio financiero; los balances de apertura de los ejercicios posterioresserán generados automáticamente. Esto ocurrirá al empezar un nuevo ejerciciofinanciero.

ExplicaciónExplicaremos los siguientes conceptos:

• Introducción del balance de apertura

• Balances de apertura en futuros ejercicios financieros

• Balances de apertura para ejercicios financieros anteriores

Introducción del balance de aperturaEn Exact, el balance de apertura sólo debe introducirse para el primer ejerciciofinanciero. Para todos los ejercicios financieros posteriores el balance de apertura seobtiene del balance de cierre del ejercicio anterior. Así pues, este proceso sólodeberá realizarse una vez. Introduzca el balance de apertura una vez hayaintroducido los datos maestros. Las subcuentas con partidas pendientes de deudoresy acreedores se actualizarán simultáneamente.

Â�Puede anotar otros asientos del diario para el periodo 1 y periodos posterioresantes de introducir el balance de apertura. De todas formas, es aconsejableintroducir el balance de apertura tan pronto como pueda.

Â�Los asientos del diario para el balance de apertura deben realizarse en el periodo0.

Es importante:

• Tener a mano listados impresos del balance de apertura y de las partidaspendientes.

• Asegurarse de que todos los datos maestros han sido introducidos.


• Crear una cuenta transitoria. Una vez que el balance de apertura haya sidointroducido completamente, la cuenta transitoria tendrá un saldo cero.

Paso 1: Introducir los saldos de caja y banco

Los saldos de caja y banco deben introducirse en las cuentas correspondientes dellibro mayor. Esto puede realizarse de dos maneras:

• A través de los diarios correspondientes

Hay una contrapartida estándar enlazada con estos diarios. Introduzca los saldosde apertura en los diarios correspondientes, utilizando una cuenta transitoria.

Para las cuentas bancarias, puede introducir el saldo de cierre del últimoextracto.

Â�Puede que ya haya introducido el saldo de apertura para cada diario. Estesaldo de apertura no se registrará en las contrapartidas a las que está ligado,ya que sólo se conserva con propósito informativo.

• A través del diario general

Introduzca el saldo de apertura de cada cuenta e introduzca el saldo de estosasientos en la cuenta transitoria. Utilizando este sistema, el número de apunte yel balance de apertura de los diarios -que se conserva por separado- no seactualizarán. Tendrá que actualizarlos manualmente.

Paso 2: Introducir las partidas pendientes

Las partidas pendientes de deudores y acreedores corresponden a subcuentasdiferentes. El total de todas las partidas pendientes de los deudores debe igualar elsaldo de la cuenta del libro mayor “Deudores”, en la que se archivan las ventas. Delmismo modo, el total de las partidas pendientes de los acreedores debe ser igual alsaldo de la cuenta del libro mayor “Acreedores”.

De nuevo, existen dos formas de introducir partidas pendientes: en los diarios decompras y de ventas, o en el diario general.

• A través de los diarios de compras y ventas

Hay una contrapartida estándar (bien “Deudores, bien “Acreedores”) ligada acada uno de esos diarios. Debe realizarse un asiento diferente para cada partidapendiente. Pueden introducirse condiciones de pago específicas. Los importes delas partidas pendientes se añadirán a las estadísticas de ingresos de deudores yacreedores.

• A través del diario general

Â�Primero determine qué cuentas de control deben utilizarse. Las cuentasafectadas son las contrapartidas enlazadas con los diarios de ventas y decompras.

Seleccione la cuenta de control apropiada e introduzca la partida pendiente. Trasintroducir todas las partidas pendientes, introduzca el saldo en una cuentatransitoria. Como no es posible introducir las condiciones de pago, se utilizará elmétodo de pago estándar.

Las estadísticas de deudores y acreedores no quedarán actualizadas, siempre quehaga los asientos en el periodo 0. Para los apuntes en el periodo 1 o sucesivos,dependerá de sus parámetros.


Paso 3: Revisar el saldo de la cuenta transitoria

Antes de proseguir debe determinar el saldo de su cuenta transitoria. Este saldo debeser igual al saldo de los asientos pendientes. Si este no es el caso, antes de proseguir,revise los asientos realizados anteriormente.

Paso 4: Introducir las partidas restantes del balance.

Ahora puede introducir todas las partidas del balance de apertura aparte de las de“Acreedores” y “Deudores” y de los saldos de caja y bancos. El saldo de estas partidasrestantes debe ser igual al saldo de la cuenta transitoria.

Â�Si quiere realizar asientos en las cuentas de existencias, introduzca lasexistencias iniciales en el sistema de contabilidad de existencias y contabilícelas.De otro modo, su sistema de contabilidad de existencias y la administraciónfinanciera podrían diferir.

Las partidas restantes del balance deben introducirse en el diario general. Si estosasientos dan como resultado un saldo deudor, la cuenta transitoria deberá abonarsepor el mismo importe y viceversa. Una vez realizados los asientos restantes deldiario, la cuenta transitoria debe tener un saldo cero.

Paso 5: Revisar y corregir los asientos

Antes de archivar los asientos, revíselos cuidadosamente. Una vez archivados, losasientos ya no pueden modificarse ni borrarse. Por lo tanto, cualquier error que sedetecte tras archivar debe corregirse con asientos de corrección.

Los asientos se pueden corregir de la siguiente manera:

• Recupere los asientos incorrectos en la función entrada y corríjalos.

• Si no es posible, bórrelos e introdúzcalos de nuevo si es necesario.

Una vez hechas las correcciones, imprima un nuevo informe de asientos para eldiario o los diarios afectados. Tras haber hecho las correcciones, es importanteasegurarse de que todo sea correcto antes de archivar los asientos. Además, pude serútil más adelante tener un informe de asientos que sea consistente al 100% con losasientos del balance de apertura.

Paso 6: Archivar los asientos en las cuentas del libro mayor

A partir de aquí los asientos ya no existen como tales. Han sido transferidos de losdiarios a las cuentas del libro mayor y por lo tanto ya no es posible ni modificarlos niborrarlos. Esto significa que las partidas pendientes ligadas a los asientos tambiéndesaparecerán. Es aconsejable hacer una copia de seguridad antes de archivar.

Paso 7: Imprimir el balance de apertura

El balance de apertura es ahora correcto, siempre que todos los datos hayan sidointroducidos correctamente. Compare el balance de Exact con el balance utilizadopara asegurarse de que éste es el caso.

Paso 8: Cerrar periodo 0 en Exact

Para distinguir los apuntes del balance de apertura de otros asientos, no podránrealizarse otros apuntes en el periodo 0. Por tanto, deberá cerrar el periodo 0 paraposteriores asientos.


EjemploEste ejemplo muestra como introducir un balance de apertura simple. No explicatodos los detalles, pero incluye todos los asientos relevantes del diario

Balance de apertura

Balance de apertura a 1 de enero de 1996

220 Terrenos 200.000 100 Capital social 800.000

221 Construcciones 1.000.000 112 Reservas 130.000

223 Maquinaria 240.000 120 Remanente 70.000

300 Mercaderías 100.000 170 Deudas a LP 600.000

440 Deudores 120.000 410 Acreedores 200.000

570 Caja 110.000

572 Banco 30.000

1.800.000 1.800.000

Cantidades reclamadas a los deudores:

- Deudor 1: ƒ 70.000,--

- Deudor 2: ƒ 20.000,--

- Deudor 3: ƒ 30.000,--

Cantidades adeudadas a los acreedores:

- Acreedor 1: ƒ 150.000,--

- Acreedor 2: ƒ 50.000,--

Tras introducir los saldos de caja y banco y las partidas pendientes (pasos 1 y 2),deberá determinar el saldo de la cuenta transitoria.

Cuenta transitoria

Balance de apertura 0,00 570 Caja 110.000

410 Acreedores 150.000 572 Banco 30.000

410 Acreedores 50.000 440 Deudores 70.000

440 Deudores 20.000

440 Deudores 30.000

Saldo 60.000

Total 260.000 Total 260.000


Ya puede determinar si el saldo de 60.000 es correcto. La cuenta transitoria deberátener eventualmente un saldo cero. Para que este saldo sea cero, el saldo actualdebería ser igual al saldo de las partidas pendientes de introducir.

Haber:

- 100 Capital social 800.000

- 112 Reservas 130.000

- 120 Remanente 70.000

- 170 Deudas a LP 600.000

Total haber 1.600.000

Debe:

- 220 Terrenos 200.000

- 221 Construcciones 1.000.000

- 223 Maquinaria 240.000

- 300 Mercaderías 100.000

Total debe: 1.540.000

Diferencia entre el debe y el haber 60.000

Introduzca las partidas pendientes del balance. Primero cargue la “Cuentatransitoria” por 60.000,--. A continuación puede anotar todas las partidas del balanceque no se han introducido previamente.

Imprima un informe de los asientos del diario. En este listado debería aparecer elsiguiente asiento.

Cuenta transitoria 60.000

220 Terrenos 200.000

221 Construcciones 1.000.000

223 Maquinaria 240.000

300 Mercaderías 100.000

a 100 Capital social 800.000

a 112 Reservas 130.000

a 120 Remanente 70.000

a 170 Deudas a LP 600.000

Archive el asiento y revise el informe de archivado. Ahora, la cuenta transitoria debetener un saldo cero. Imprima el balance de apertura y compárelo con el balanceoriginal.

Balances de apertura en futuros ejercicios financierosAl abrir un nuevo ejercicio financiero se generará inmediatamente el balance deapertura. Será una copia del asiento de cierre del ejercicio financiero anterior.

Â�Sólo puede abrirse un ejercicio financiero inmediatamente a continuación delúltimo ejercicio anterior.


Cada vez que archive un asiento en un ejercicio financiero determinado, todos losbalances de apertura de ejercicios financieros posteriores se mantendrán. Estosignifica que habrá que introducir un asiento de corrección en todos los ejerciciossiguientes para mantener la consistencia.

EjemploSu primer ejercicio financiero es 1992; el último 1998. Cuando abra 1999, elbalance de cierre de 1998 será utilizado para generar el balance de apertura de1999.Cuando introduzca un asiento en 1997, los balances de apertura de 1998 y 1999tendrán que ser actualizados para mantener la consistencia.

Balances de apertura de ejercicios financieros anterioresSi el balance de apertura de ejercicios financieros anteriores no está disponible - porejemplo porque no utilizaba Exact en ese momento - lo puede introducirmanualmente. Puede introducir los totales del debe y del haber en cada cuentageneral para cada ejercicio financiero. Esto le permitirá utilizar esta información alcomparar listados, por ejemplo si quiere comparar el balance de apertura delejercicio en curso con el del ejercicio anterior.

Â�Cuando se borra un ejercicio financiero, puede borrarse toda la información, osólo las operaciones. Es aconsejable borrar sólo las operaciones, así el balancede apertura seguirá disponible.

Véase también• 14.15 Balance• 14.18 Centro de coste• 14.97 Unidad de coste• 14.9 Asiento• 14.44 Ejercicio contable• 14.80 Partida pendiente• 14.48 Estado de pérdidas y ganancias

14.17 Base de datos de la cartera de clientes

DefiniciónLa CdC utiliza una base de datos, es decir, un conjunto de información. Una base dedatos puede entenderse como un amplio archivo en el que se almacena una grancantidad de información. Una vez almacenada dicha información (operación deentrada) podemos acceder a ella de diferentes formas (operación de salida).

ExplicaciónUna base de datos está compuesta por campos, documentos y archivos. Un campo esla parte más pequeña en la que se puede almacenar información en la base de datos,p.e. “Código de contacto” y “Nombre”. Una unidad logística de campos se denominadocumento, por ejemplo: una tabla de relaciones, que muestra un listado de los datosgenerales de contactos. Un conjunto de documentos se denomina archivo , porejemplo: los documentos sobre las relaciones componen el documento.


En la base de datos de la cartera de clientes puede seleccionar información detalladaen base a un criterio específico o puede realizar comparaciones. Una base de datosbien organizada se actualiza cada día, por lo que la información está siempredisponible. Es muy importante disponer de una información correcta antes deintroducirla en la base de datos: la empresa tiene que estar constantemente alerta desus obligaciones en lo referente a la información que debe archivar. La CdC debediseñarse de tal forma que la información que registramos sea consistente, sino nopodríamos realizar comparaciones, tampoco interesa guardar informaciónirrelevante.

14.18 Centro de coste

DefiniciónEn el libro Mayor, los gastos se registran según el tipo de costes, p.e. alquiler,salarios. También puede distribuir los gastos a centros de coste y/o unidades decoste. Esto permite registrar los costes de varias maneras, p.e. por producto o pordepartamento. A través de los centros de coste y unidades de coste, se hará una ideamás clara de la estructura de costes de su empresa. En general, los departamentos seutilizan como centros de coste.

ExplicaciónAunque los centros de coste se utilizan para registrar los gastos por departamentos,en la práctica, los puede organizar como Vd. desee. Puede introducir costes eingresos en centros de coste y además presupuestar.

Â�Es posible también distribuir costes de un centro a otro a través de una hoja dedistribución de costes.

Asientos en los centros de costeLos asientos se pueden realizar de dos formas: :

• Directamente en el sistema de contabilidad financiera.

• Indirectamente, por ejemplo cuando se introducen pedidos/facturas de compra opedidos/ facturas de venta.

Entradas directas en el sistema de contabilidad financiera.

Después de haber seleccionado una cuenta de libro Mayor en la línea de entrada,puede seleccionar uno de los centros de coste disponibles.

Entradas indirectas

Es posible realizar asientos en el centro de coste fuera del sistema de contabilidadfinanciera, p.e. cuando se introduce pedidos de compra , facturas o amortizacionesen el Activo. Unicamente es posible seleccionar un centro de coste si la entrada serefleja en el Diario.


Actualizar fichas de centros de costeLas fichas de centro de coste se actualizan cuando se archivan las anotaciones delDiario. Las entradas realizadas fuera de la contabilidad financiera tendrán primeroque contabilizarse y posteriormente archivarse.

En algunos listados de centros de coste, se pueden recuperar los movimientos y losasientos por archivar. Estos listados no incluyen los asientos de otras aplicacionestodavía no contabilizadas.

Â�Las cantidades del IVA que se han introducido usando un código de IVA no seregistrarán en las fichas de centros de coste.

Véase también• 14.61 Hoja de distribución de costes• 14.97 Unidad de coste• 14.9 Asiento• 14.6 Archivar

14.19 Clasificación de cuentas

DefiniciónLos listados de información financiera pueden presentar las cuentas del libro mayorde forma agrupada,. De esta manera el Plan Contable agrupara las cuentas del libromayor en subgrupos y estos subgrupos se incluirán dentro de los subgrupos. Antes decrear las cuentas del libro mayor en su sistema contable, deberá considerar comodesea disponer las cuentas a nivel de grupo

ExplicaciónExisten dos niveles de clasificación: grupos y subgrupos. El siguiente gráficoclarifica el principio de agrupación.

Activo circulanteGru p o

Sub g ru p os

Cuentas del l ibroma y or

Act ivoslíquidos

Existencias DeudoresTrabajos en

curso

Caja

Bancos

Existencias A

Existencias B

Existencias C

Deudoresnacionales

Deudoresextranjeros

Deudores dedudoso cobro

Existencias D

Trabajos encurso


La presentación de las cuentas del libro mayor no solamente se determina por laforma de clasificar las cuentas. Tendrá que tener en cuenta los siguientes aspectosdeterminados por la cuenta del libro mayor:

• Los saldos pueden mostrarse en la parte del debe o del haber del balance o de lacuenta de pérdidas o ganancias.

• Las cuentas del libro mayor serán dispuestas tanto en el balance como en lacuenta de pérdidas y ganancias. Depende del tipo de cuenta.

• Los subtotales de los grupos de las cuentas del libro mayor se pueden mostrarseparadamente. Así, es posible mostrar el saldo de unas cuentas dentro de unsubgrupo o un grupo.

Una vez que contabilizado estos asientos, no se deberá cambiar la clasificación. Estoevitará incoherencias.

Ejemplos de clasificacionesA continuación se enumeran los siguientes ejemplos de clasificaciones. Lossubgrupos se muestran en paréntesis.

• Inmovilizados (edificios, maquinaria, fondo de comercio, gastos deinvestigación y desarrollo (capitalizados),participaciones, etc.)

• Activo circulante (existencias, deudores, etc.)

• Capital (capital, reservas, etc.)

• Provisiones (provisiones por insolvencias de tráfico, por depreciación deexistencias, etc.)

• Pasivo exigible a largo plazo (créditos a largo plazo, préstamos, etc.)

• Pasivo exigible a corto plazo (acreedores, créditos a corto plazos, etc)

• Ventas (ingresos por ventas, ingresos diversos, etc)

• Gastos (gastos de personal, gastos de transporte, gastos financieros).

Véase también• 14.38 Cuenta del libro mayor• 14.15 Balance• 14.48 Estado de pérdidas y ganancias

14.20 Codificación

DefiniciónAl poner en marcha el sistema, hay que definir los datos maestros. Cada documentode datos maestros tiene un código único. El conjunto de códigos utilizado en unaempresa es denominado codificación.

ExplicaciónLa codificación se utiliza con diversas finalidades y generalmente los códigos no sepueden modificar. Por tanto, es de vital importancia utilizar una buena codificacióndesde el principio.


Una codificación lógica y coherente nos ayuda a encontrar los datos maestros conrapidez, p.e. en los listados. Además, una codificación coherente evita que se recojandos veces los mismos datos.

EjemploQueremos establecer una codificación de productos para una tienda de bicicletas.Si todas las bicicletas para hombres empiezan con “HOM”, se pueden seleccionarrápidamente en el listado de productos.

Orden de clasificaciónCuando se hace una selección o se recupera un listado de opciones, se clasifican losdatos maestros por su código. Se puede utilizar esta función para acelerar laselección de los datos maestros. Sólo hace falta teclear los primeros caracteres delcódigo para seleccionar el dato maestro apropiado.

EjemploSi la codificación de artículos del ejemplo anterior comienza con un código para eltipo de bicicleta (“H” para bicicletas de hombre), se puede llegar rápidamente aestas bicicletas tecleando “H”.

Â�En el listado de opciones, los datos maestros se clasifican por una tabla ASCII.La secuencia es: espacios, números, letras de la casilla grande, letras de la casillapequeña, otros caracteres. Para evitar confusiones, los datos maestros secodifican automáticamente en mayúsculas, incluso si se introduce el código enletras de casilla pequeña.

Ejemplo A continuación se muestran códigos clasificados por una tabla ASCII: - 1000 - 2000 - HOMBRES_UNION_01 - MUJERES_UNION_01

Ejemplo1. Revise el número de posiciones (caracteres) disponibles para el código. Esta es

la longitud del campo del código en la pantalla de entrada de los datos maestros.

2. Divida los datos maestros en un número de categorías y agrupe las categorías enun número de niveles

Ejemplo Quiere que el nivel inferior (la categoría) sea el proveedor. El siguiente nivel esel número de la clase de artículo. El nivel más alto es el tipo de bicicletas.

3. Cree códigos cortos para cada nivel y cada categoría. Ejemplo Utilice “UNION” y “GAZEL” para el proveedor. Si el número que haintroducido es corto, lo puede utilizar como código. Para el nivel más alto,utilice por ejemplo “M” para bicicletas de mujeres y “H” para bicicletas dehombres.

4. Se combina el nivel y la categoría del código del mayor al menor nivel en lacodificación. Ponga el nivel mayor a la izquierda y el nivel menor (lascategorías) a la derecha.


Ejemplo Los niveles de códigos se pueden separa por guiones: “D-1100-UNION” y“H-4555-GAZEL”.

5. Para la mayor parte de los datos maestros, puede introducir un código debúsqueda. Si necesita introducir datos maestros, puede introducir el código debúsqueda en lugar del código. Los códigos de búsqueda también pueden sercodificados. Al contrario que los códigos “ordinarios”, los códigos de búsquedase pueden modificar una vez que han sido introducidos. Los códigos debúsqueda deben ser únicos.

Ejemplo Las cuentas del libro mayor sólo tienen un número, por lo que su selección esdifícil. Sin embargo, es posible utilizar un código alfanumérico que seaconsistente vía el código de búsqueda. Verifique que todas las cuentas de IVAempiezan con “IVA”, que todas las cuentas de ingresos comienzan con“VENTAS”, etc.

Â�Generalmente , los códigos numéricos (p.e. los códigos de deudores yacreedores) van en orden creciente y no se utilizan para agrupar categorías.Normalmente, se empieza con un número bajo, y cada vez que se añade undeudor o acreedor, el último número utilizado aumenta.

Véase también• 14.1 Acreedor• 14.40 Deudor• 14.7 Artículo

14.21 Código adicional para un artículo

DefiniciónCada artículo tiene una descripción fija, útil tanto para la empresa como paraterceros. Si Vd. utiliza códigos adicionales para un artículo, podrá presentarlo condistintas descripciones y en diferentes idiomas. Estas descripciones adicionales sepueden utilizar por el sistema de control de existencias, de pedidos de compras o defacturas.

Explicación

Pasos1. Cree un código adicional por cada nueva descripción del artículo que desee

introducir. Luego escriba dicha descripción asociada al código que elija.

Ejemplo Quiere ofrecer una descripción de sus artículos en el idioma de sus clientes.Suponga que su empresa tiene clientes en el Reino Unido, Francia, Italia yAlemania. Cree entonces cuatro códigos adicionales (RU, FR, IT, GE). A continuación, introduzca una descripción para cada código adicional. Ennuestro ejemplo, cada artículo tendrá cuatro descripciones adicionales, ademásde la del fichero del artículo.


Â�Las descripciones adicionales son más largas y permiten recoger másinformación. Por esta razón son tan apropiadas para descripcionescomplementarias.

Â�Las descripciones adicionales no reemplazan a la descripción registrada enel archivo de datos maestros de productos. Por ello, la descripción normal (yno la descripción adicional) es la que aparecerá en los diferentes listados deproductos.

2. Relacione cada código adicional con el correspondiente deudor y acreedor.

3. Para añadir las descripciones adicionales en un formato (facturas, notas deentrega, etc.), éste se debe modificar: debe añadirse un campo que permitamostrar la descripción adicional del artículo. Ponga atención a la hora de abrir elcampo pues la longitud de cada descripción puede variar.

Utilizar código adicional para un artículoPara algunos apuntes como pedidos de venta y facturas, el código adicional dedeudores y acreedores aparecerá automáticamente.

EjemploUd. ha introducido un código adicional: RU, que corresponde a una descripciónadicional para un deudor inglés. La descripción de su producto: “ teléfono móvil” ,será reemplazada por aquella que se corresponde con el código “RU” (p.e. Mobilephone)

Véase también• 14.7 Artículo

14.22 Código anulación

DefiniciónUn código anulación indica que hacer cuando hay diferencias entre una partidapendiente y un pago.

ExplicaciónSi un pago solo cubre parte de un artículo pendiente, se debe decidir qué hacer conel importe pendiente. Tiene las siguientes opciones:

• Mantener el importe pendiente

Ejemplo El importe de las partidas pendientes es 1000,--. Vd. recibe un pago de 700,--.Si mantiene el importe pendiente, la diferencia quedará pendiente.

• Anular el importe pendiente como un descuento de descuento.

Esta opción aparecerá automáticamente si se utiliza un código de condición depago para garantizar un descuento cuando se introduzca una partida pendiente ysi el pago se realiza a tiempo. La fecha de entrada determina si el pago se realizóa tiempo.


Ejemplo El importe de las partidas pendientes es 3.000,--. Un descuento del 2% (60,--)se garantizará si el pago se realiza en 14 días. Este es el caso y el cliente pagasólo 2.940,-- (3000 - 60). Esta cantidad aparecerá como pagada. Una vez seacepte esta cantidad, la opción de anular el descuento de la cantidad delimporte pendiente aparecerá automáticamente

• Anular la cantidad pendiente como cargo de pago

Utilice esta opción si el código de condiciones de pago, para los cargos de pago,está enlazado a la partida pendiente.

• Anular la cantidad pendiente como diferencias de pago.

Utilice esta opción si la diferencia es causada por una diferencia en lasdiferencias de pago o si es posible coger todas o parte de las partidas pendientes.

• Anular las cantidades pendientes con una combinación de las opciones arribamencionadas.

Especifica las cantidades individuales para los descuentos de pago, cargos depago y/o diferencias de pago.

Las cantidades son anuladas al archivarse. Las cuentas del libro mayor utilizadas.

El código de anulación puede ser utilizado con los pagos a acreedores. Si se cambiala cantidad a ser pagada se utiliza el código de anulación para indicar qué deberíahacerse con la diferencias pendiente

Véase también• 14.80 Partida pendiente

14.23 Código factura

DefiniciónPuede utilizar códigos factura para agrupar facturas. Un código de factura puedeconsiderarse como un archivo. Hay dos maneras de utilizar los códigos de factura.

• Para agrupar facturas por criterios diferentes, p.e. agruparlas por tipo de clienteo por la persona que las archivó.

• Paradeterminar a través del asiento de la factura, el diario en el que ésta seanotará a la hora de contabilizarla.

Explicación

Ligar diarios de venta con los códigos factura.En primer lugar, se debe determinar en los parámetros si los códigos de facturadeben ligarse o no. Ligar códigos de venta con los diarios tiene las siguientesconsecuencias:

• Las facturas se contabilizarán en el diario de ventas del código de factura.

Â�Un diario de ventas puede ligarse solamente si el diario tiene un código demoneda variable.


• Se utilizará como número de factura el número de asiento del diario en el que lasfacturas están contabilizadas.

• Las facturas se contabilizarán en el ejercicio contable ligado al código defactura.

Utilizar códigos factura en pedidos de venta y facturas.La mayoría de las facturas están basadas en pedidos de venta. Por lo tanto, es posibleligar un código de factura con los pedidos de venta durante el proceso contable,cuando se autoriza o cuando los albaranes finales de entrega se imprimen. El códigode factura también puede crearse o corregirse en la función de creación de facturas.Para prevenir que se utilice un código de factura, éste puede bloquearse. Los códigosde factura pueden utilizarse en los siguientes casos:

• Facturas recurrentes.

Las facturas recurrentes no tienen códigos de factura. En su lugar poseencódigos de facturas recurrentes. Debería ligarse un código de factura ‘ordinaria’a cada código de factura recurrente. Cuando se crean facturas basadas enfacturas recurrentes, se les asignará el código de factura ligado al código defactura recurrente.

Ejemplo Usted ha creado un código de factura recurrente 01. A este código de facturarecurrente le ha ligado el código de factura ‘010’. Cuando cree facturasbasadas en código de factura recurrente ‘01’, el código de factura para lasfacturas creadas será ‘010’.

• Notas de crédito.

Las notas de crédito - basadas en facturas ya contabilizadas - pueden crearseautomáticamente. Puede seleccionar un nuevo código de factura para cada notade crédito que cree. Si desea diferenciar las notas de crédito de otras facturas,deberá utilizar códigos factura diferentes para las notas de crédito.

Cuando cree una nueva factura basada en una nota de crédito, puede tambiénseleccionar un nuevo código de factura.

• Facturas de mostrador.

En los parámetros, puede seleccionar un código de factura estándar para lasfacturas de mostrador.

Véase también• 14.52 Factura• 14.54 Facturación de mostrador


14.24 Comprador

DefiniciónEs el empleado que habitualmente negocia y realiza un pedido de compra.

ExplicaciónEs importante conocer qué comprador realizó un determinado pedido de compra, porsi por ejemplo surgen posteriormente problemas relacionados con ese pedido decompra. Los compradores pueden estar registrados en las operaciones realizadas porlas existencias como los pedidos de compra o las facturas de compra. Si se introduceuna factura de compra por su número de pedido de compra, se nos sugerirá elcomprador recogido en el pedido de compra seleccionado. En la aplicación depedidos de venta se puede introducir un comprador en el momento en el que segeneran los pedidos de compra para artículos en espera cuando contamos con lafunción de pedidos en espera.

Se puede emplear el nombre del comprador como un criterio de selección paraimprimir los pedidos de compra, por ejemplo para revisar si los pedidos de comprahan sido realizados por un comprador específico. Se pueden generar estadísticas decompra por comprador.

Véase también• 14.83 Pedido en espera• 14.10 Asiento de compra

14.25 Comprobación de caja

DefiniciónLa comprobación de caja es una revisión que se puede realizar en caso de queaparezca un saldo negativo de caja.

ExplicaciónDado que no se puede tener un importe negativo de caja, el saldo de caja siempredebe ser positivo.

Â�Para todas las fechas de movimientos, siempre se debe revisar el saldo de caja.

La aparición de un saldo negativo de caja no significa que exista un error. Tambiénes posible que los asientos de caja se hayan realizado en una secuencia diferente.

Â�La comprobación de caja puede utilizarse también para cuentas que no sean lacuenta de caja.

Véase también• 14.34 Control de consistencia• 14.49 Estado de saldos


14.26 Comprobación periodo-fecha

DefiniciónSe utiliza la comprobación periodo-fecha para revisar si los periodos y las fechas delos asientos son consistentes.

ExplicaciónPara la comprobación periodo-fecha, se utiliza una tabla de periodo-fecha. La tablade periodo-fecha lista las fechas de cada periodo. La comprobación periodo-fechapuede prevenir la aparición de errores y mejora la consistencia. La tabla periodo-fecha es especialmente útil cuando la relación entre el periodo y la fecha del asientono es obvia, p.e.

• Cuando no se utilizan los meses como periodos.

• Cuando el ejercicio financiero no coincide con el año natural.

EjemploCada periodo es de una semana de duración, por tanto, los números de la semana ylos periodos coinciden. Creamos una tabla periodo-fecha de 53 periodos. Para cadaperiodo definimos las fechas abarcadas. Para 1996 creamos la siguiente tablaperiodo-fecha:

Periodo 1: 1 - 7 enero

Periodo 2: 8 - 15 enero

….

Periodo 52: 23 - 29 diciembre

Periodo 53: 30 y 31 diciembre

Â�Se puede operar con diferentes periodos en la aplicación de contabilidadfinanciera y en la aplicación de costes laborales. La comprobación periodo-fechapuede utilizarse en ambas aplicaciones.

¿Qué comprobaciones podemos realizar?

Si los periodos y las fechas deben corresponderse siempre, la comprobación periodo-fecha puede convertirse en obligatoria. Además, puede escogerse una comprobaciónopcional. En ese caso se le hará una advertencia en el caso de que el periodo y lafecha del asiento no se correspondan, pero podrá anotar el asiento.

El ejercicio financiero no coincide con el año natural

Esto significa que el primer periodo contable comienza durante el año natural. Porejemplo, cuando el ejercicio financiero comienza el 1 de mayo el periodo 1comienza el 1 de mayo.

Véase también• 14.85 Periodo


14.27 Conciliación bancaria

DefiniciónLas cuentas de conciliación bancaria le ayudarán a asegurar que los archivos de lasoperaciones bancarias en las cuentas del libro mayor (cuentas bancarias) casan conlas partidas de los extractos bancarios que los bancos le proporcionan.

ExplicaciónLa conciliación puede realizarse en dos pasos, una conciliación en borrador y otradefinitiva. En la conciliación definitiva, el saldo final de la cuenta bancaria debecasar con el extracto bancario. Utilice la conciliación en borrador para asegurarse deque los saldos del extracto coincide antes de llevar a cabo la conciliación definitiva.

Véase también• 14.38 Cuenta del libro mayor

14.28 Condensación

DefiniciónAl condensar operaciones, las convertimos en una operación simple. Lacondensación mejora la claridad de los listados de movimientos y libera espacio enel disco. Sin embargo, la información de operaciones individuales se perderá. Lacondensación puede realizarse de dos formas:

• Se puede condensar toda clase de operaciones para unos determinados periodos.

• Los asientos del diario pueden condensarse al archivar.

Explicación

Advertencias• Una vez que la operación se ha condensado, no puede recuperarse más. Aunque

se genera automáticamente un listado de todas las operaciones, recuperar lainformación puede tardar mucho tiempo. Deberá condensar operaciones deejercicios financieros en los cuales no se esperen más entradas.

• Determinados listados pueden resultar poco fiables

El proceso de la condensación1. Determine las transacciones a condensar.

• Solamente debe condensar operaciones de años en los que no se esperanmás entradas.

• No condense operaciones que - en cualquier caso - tienen que ver conoperaciones sin terminar, como partidas pendientes. Tenga en cuenta quedeterminada información puede ser necesaria para su declaración tributariau otros procedimientos legales


• Asegúrese de que dispone de listados detallados de las operaciones acondensar. Aunque las operaciones condensadas se presentaran en uninforme, este formato no es el mejor de los posibles.

2. Haga una copia de seguridad de los archivos. Esto es necesario por dos razones:

• Si necesita información detallada de las operaciones condensadas másadelante, podrá recuperarla mediante dicha copia.

• El proceso de condensación es complicado. Si existe un fallo eléctricodurante la condensación, puede perderse información vital.

3. Asegúrese de que todos los usuarios han dejado el sistema. Sino es así puedeque alguno de los archivos requeridos para la condensación esté siendoutilizado. Asegúrese de que tiene acceso al sistema durante la condensación.

4. Asegúrese de que su impresora está preparada para el informe de condensación.

5. Introduzca los datos para la condensación. Se iniciará la condensación. Tardaráalgún tiempo dependiendo del número de operaciones.

6. Archive el informe de condensación.

Véase también• 14.6 Archivar• 14.79 Operación

14.29 Confirmación de pedido de venta

DefiniciónUna confirmación de pedido de venta es un documento impreso, que se le envía alcliente como confirmación de un pedido de ventas.

ExplicaciónEnviar una confirmación de pedido de ventas puede prevenir muchos problemas: losclientes pueden utilizarlo para examinar datos como precios, precios acordados,artículos e información de entrega. Si se cometen errores los clientes se lonotificarán para que sean corregidos

Las confirmaciones de pedidos de ventas contienen la siguiente información:

• Artículos, cantidad y calidad

• Precios

• Precios acordados

• Fecha de entrega

• Artículos en espera

Puede enviarse una confirmación de pedido de ventas en las siguientes situaciones:

• Si el cliente hace un pedido de ventas que no puede realizarse inmediatamente(en espera)

• Confirmar la entrega bajo las condiciones acordadas

• Confirmar las entregas parciales


• Confirmar pedidos de venta especialmente valiosos antes de la entrega.

Si una empresa trabaja con comerciales y representantes, también se enviarángeneralmente copias de confirmaciones de pedidos de ventas.

Imprimir confirmaciones de pedidos de venta

Â�Antes de la impresión final de la confirmación de pedido de ventas, deberáautorizarse dicho pedido si se requiere tal autorización. La autorización no esnecesaria para la prueba de confirmación de pedido de ventas.

Es posible imprimir la confirmación de pedido de ventas para todos los clientes, osolo para clientes específicos. Se puede definir como diseño defectuoso deconfirmación de pedido de venta. Se puede imprimir la confirmación de pedido deventas por el número del pedido de ventas, cliente, o por código de selección.Cuando se imprime por selección de código, también se puede seleccionar porcódigo de selección y definir un rango de notas de entrega.

Â�Si quiere mandar a su representante una confirmación de pedido de venta, sepuede imprimir una prueba de la confirmación de pedido de venta o hacer unacopia del original y mandársela al representante

Véase también• 14.14 Autorización• 14.47 Entrega• 14.43 Diseño• 14.58 Formulario de pedido de compra

14.30 Consolidación

DefiniciónUn holding con varias subsidiarias puede ser obligada a preparar un informe anualconsolidado cada año. Entre la información que se incluye en el informe anual estánel balance consolidado y la cuenta de explotación. Esto debe ofrecerle un listadoverdadero y honesto del estado de los acontecimientos del último día del periodo delas empresas incluidas en la consolidación.

ExplicaciónLa consolidación se compone de dos etapas:

• Unir los datos financieros de las empresas a ser consolidadas a la empresa deconsolidación.

• Llevar a cabo correcciones (ver a continuación).

Asientos de correcciónLa consolidación no es simplemente totalizar los datos de distintas empresas. Elestado financiero consolidado debe presentar información financiera para el grupocomo una única entidad económica. Esto quiere decir que si hay deudas o entregasde una empresa consolidada a otra, estas deberían ser eliminadas de la empresa de


consolidación. Generalmente, los asientos de corrección se crean en el Libro mayor.Se distinguen dos tipos de asientos de corrección:

• Asientos de ajuste

• Asientos de eliminación

Asientos de corrección utilizando asientos de ajusteLos asientos de corrección se utilizan para corregir las diferencias en los principiosde valoración de distintas empresas a ser consolidadas y asegurar unas bases igualesdesde las cuales se puede determinar el resultado. Los asientos de ajuste pueden sernecesarios en los siguientes casos:

• Diferencias en los principios de valoración (balance) entre la oficina central ylas sucursales.

Ejemplo La oficina central de la empresa crea los asientos para máquinas en doscuentas del libro mayor, y la sucursal en una sola cuenta. Se utiliza el siguienteasiento para las correcciones:

Maquinaria (valor de compra) -,--

a Amortización acumulada (maquinaria) -,--

a Maquinaria (Valor contable) -,--

• Las diferencias en las bases para determinar resultados (Cuenta de explotación)entre las oficinas centrales de las empresas y las filiales.

Ejemplo La oficina central de la empresa sólo declara un ingreso bruto en la cuenta deexplotación, por tanto la sucursal sólo declara el margen de beneficio bruto. Seutiliza el siguiente asiento para las correcciones:

Ingreso de precio de coste -,--

Margen de beneficio bruto -,--

a Ingresos -,--

• Diferencias en (el uso de) las Cuentas generales.

Ejemplo La oficina central de la empresa introduce los costes de ventas en la cuenta dellibro mayor ‘Costes de bienes vendidos’, por tanto la filial utiliza la cuenta dellibro mayor ‘Otros costes’. Se utiliza el siguiente asiento para las correcciones:

Costes de ventas -,--

a Otros costes -,--

Asientos de corrección utilizando asientos de eliminaciónLos asientos de eliminación corrigen los ratios entre las sucursales. Estos pueden serel balance y asientos de pérdidas y ganancias. Estos, también, se aplican en laempresa de consolidación. Los asientos de eliminación pueden ser necesarios en lossiguientes casos:


• Eliminar ratios de deuda entra las sucursales.

Ejemplo La oficina central de la empresa tiene un préstamo con la sucursal. Se utiliza elsiguiente asiento para la corrección:

Deuda (sucursal) -,--

a Obligación -,--

• Eliminar el asiento ‘Participaciones’ en el porcentaje del accionista en lacorporación para las sucursales de las empresas consolidadas.

Ejemplo El asiento ‘Participaciones’ en el balance se sustituye por los activos y lospasivos individuales de la sucursal. El asiento ‘Participaciones’ para la oficinacentral de la empresa equilibra el porcentaje de accionistas en la corporaciónpara la sucursal. Se utiliza el siguiente asiento para la corrección:

Capital (subsidiaria) -,--

Reserva (subsidiaria) -,--

a Participación (Oficina central) -,--

• Eliminar beneficio del stock de apertura.

Ejemplo Si las empresas filiales tienen que realizar entregas entre empresas, con partestodavía pendientes en la fecha del balance, entonces parte del cargo extrainterno para el beneficio de eliminarse. Esto involucra al beneficio realizadopor las entregas de las filiales de la empresa. Se utiliza el siguiente asiento parala corrección:

Ingreso -,--

a Precio de coste ingresos -,--

a Saldo beneficios -,--

a Beneficio terceras partes -,--

Véase también• 14.15 Balance• 14.46 Empresa• 14.48 Estado de pérdidas y ganancias

14.31 Consulta rápida

DefiniciónLa Consulta Rápida es una forma rápida para que realice un análisis de sus deudores,acreedores, activos y artículos.

ExplicaciónEn la mayoría de los programas es posible crear un gran número de listados. Estoslistados pueden servir para distintos, y no siempre específicos, propósitos. LaConsulta Rápida, sin embargo, hace lo posible para crear un número de listadosrelacionados con un deudor, acreedor, activo o bien específico. Esto puede ser muy


aconsejable cuando, por ejemplo, usted está hablando por teléfono con unacreedor/deudor y necesita, en ese momento, información específica, sobre esteacreedor/deudor, o en el caso de que necesite tener información sobre un activo/artículo.

Véase también• 14.70 Listado cronológico de deudores/acreedores• 14.49 Estado de saldos• 14.40 Deudor• 14.80 Partida pendiente• 14.6 Archivar• 14.62 Informe de archivo• 14.79 Operación

14.32 Contrapartida

DefiniciónLas cuentas del libro mayor ligadas a los diarios se llaman contrapartidas estándar.Estas cuentas son cargadas o abonadas automáticamente en el diario cada vez que seintroduce una partida del diario.

ExcepcionesPara algunos diarios es necesario especificar las cuentas generales en cada asiento,pero muchos diarios se pueden enlazar con cuentas generales (contrapartidaestándar). Es posible ligar muchos diarios con la misma contrapartida, pero esnecesario asegurarse de que los números de asiento son únicos.

Explicación

Administración de stockSi el PFC o el PMC de la lista de materiales difieren del PFC o PMC de losartículos, la diferencia debe introducirse en una cuenta. Esta partida puede definirsecomo contrapartida estándar.

EjemploExistencias de artículos -,--a Diferencias de precios -,--

AcreedorSe puede enlazar una partida estándar con un acreedor. En general, se utilizará unacuenta de existencias o una cuenta de gastos para este propósito. Esta contrapartidase le sugerirá al introducir compras (en el diario de compras).

EjemploSólo adquirimos materias primas de determinados proveedores. Para estosproveedores, seleccionamos la cuenta general “Materias primas” comocontrapartida estándar. Esta cuenta aparecerá automáticamente cada vez que hagaasientos de compras a estos proveedores.


DeudorSe puede enlazar una contrapartida con un deudor. Normalmente se utiliza unacuenta de ingresos como contrapartida de los deudores (clientes), para recoger lasventas. Esta contrapartida le será sugerida al hacer los asientos.

ArtículoCada grupo de artículos debe tener una cuenta “Coste de los artículos vendidos”estándar. Esta cuenta es utilizada como contrapartida de la cuenta “Existencias” cadavez que se anotan salidas de artículos.

DiarioAlgunos tipos de diarios tienen una contrapartida estándar. Cada operación recogidaen el diario se introduce en esta cuenta. Las cuentas de control para los deudores yacreedores están enlazadas por un lado con los diarios de compras y de ventas y porotro lado con las subcuentas de deudores (clientes) y acreedores. El importeintroducido en el encabezamiento de los diarios de compras y de ventas seráarchivado en la contrapartida estándar ligada al diario.

ExistenciasLas operaciones con las existencias se introducen en una contrapartida. La cuenta deexistencias no se debe utilizar.

EjemploExistencias de artículos -,--a Contrapartida -,--

Véase también• 14.68 Lista de materiales• 14.1 Acreedor• 14.40 Deudor• 14.7 Artículo• 14.41 Diario

14.33 Control de clientes

DefiniciónEl control de clientes sirve para analizar las partidas pendientes de los clientes. Sebasa en el cálculo de la pérdida por intereses.

ExplicaciónExisten diferentes métodos para calcular las partidas pendientes de clientes. Una deellas es el control de clientes. El control de clientes permite obtener la pérdida porintereses de las cantidades pendientes. Al calcular los intereses acumulados para unperiodo específico, se tiene en cuenta un plazo estándar y sólo se utilizan lasoperaciones de venta. Los cálculos pueden realizarse en la pantalla, utilizandodiferentes valores para el tipo de interés u otras variables. Los resultados puedencompararse.


Â�Cuando realizamos un control de clientes, para cada cliente obtenemos: la líneade crédito, el porcentaje de descuento y los ingresos del año anterior. Así, sepodrá determinar si la información disponible que aparece necesita sercorregida.

Término medio de pagoEl término medio de pago en el control de clientes, se calcula como sigue: el númerode días que aparecen en pantalla es la media ponderada del número de días porpartida pendiente incluida en la gama de fechas y el importe facturado para cadapartida pendiente.

Intereses acumuladosEl siguiente método se utiliza para calcular los intereses acumulados en el control declientes.

Un mes tiene 30 días; un año tiene 360 días.

• Para el primer mes, los intereses acumulados se calculan como sigue:

((año - plazo de pago) / 360) * (importe histórico* interés %) = interesesacumulados 1er mes.

• Para el segundo mes:

((año - plazo de pago) / 360) * (importe histórico * interés %) = interesesacumulados 2o mes (A).

(interés acumulado1er mes * interés %)/ 12 = intereses acumulados 1er mes (B).

Intereses 2o mes = (A) + (B)

• Para el tercer mes

((año - plazo de pago) / 360) * (importe histórico* interés %) = interesesacumulados 2o mes (A).

(intereses acumulados 1er mes * interés %)/ 12 = intereses acumulados 1er mes(B).

(intereses acumulados 2o mes * interés %)/ 12 = intereses acumulados 2o mes(C).

intereses acumulados 3er mes = (A) + (B) + (C)

Véase también• 14.70 Listado cronológico de deudores/acreedores.• 14.77 Notificación


14.34 Control de consistencia

DefiniciónEl control de consistencia comprueba la integridad de los datos archivados y laconsistencia del sistema contable.

ExplicaciónHaga estas comprobaciones si tiene problemas con el acceso a los datos, o sisospecha que hay inconsistencias en su sistema de contabilidad porque ha ocurridoun fallo eléctrico mientras trabajaba con el programa. Debería hacer comprobacionesregularmente.

Â�Si ha salido del programa de una manera distinta a la habitual, debería siemprerealizar un control de consistencia. Si encuentra algún error, contacte connuestro servicio de atención al cliente.

La misma información se almacena en diferentes ficheros. Es decir, el contenido delos ficheros está interrelacionado. Esta clase de comprobación prueba la consistenciadel registro contable y compara los contenidos de diferentes ficheros. Al trabajar,unos ficheros están abiertos, actualizados y guardados. Si el programa se interrumpedurante el proceso, los ficheros abiertos pueden estar ya actualizados mientras que lacorrespondiente fuente de ficheros puede permanecer inalterada.

CuentaLos importes en los ficheros del Libro Mayor pueden compararse con los importesde los ficheros del Libro Mayor de las filiales. Esta comprobación es especialmenteútil si ha ocurrido algún problema durante el archivo de datos. Los ficheros abiertospueden estar actualizados mientras que las correspondientes cuentas generalespueden haber permanecido inalteradas.

IVALos importes por IVAen las cuentas generales pueden compararse con los importesdel historial de IVA.

Facturas y pedidos de ventaEl importe total de las partidas pendientes para cada cliente está basado en lasfacturas y los pedidos de venta de dicho cliente. Este importe total se emplea cuandose introducen pedidos de venta o facturas, para asegurarnos de que el cliente nosobrepasa su línea de crédito. Este total puede ser distinto al importe total depedidos/facturas de venta debido a las fluctuaciones de los tipos de cambio de lasmonedas empleadas. Además, se pueden realizar las siguientes comprobaciones.

• ¿Existe realmente el texto en línea de texto? ?

• ¿Existe algún dato general sin líneas de factura o de pedido de venta?

• ¿Existe alguna línea de factura o de pedido de venta sin datos generales?


Véase también• 14.25 Comprobación de caja• 14.40 Deudor• 14.38 Cuenta del libro mayor• 14.52 Factura• 14.82 Pedido de venta• 14.96 Subcuenta• 14.66 IVA

14.35 Copia de seguridad

DefiniciónUna copia de seguridad es una copia de nuestros archivos en un soporte (externo). Sisurgiera cualquier problema con nuestra información la podríamos recuperar graciasa la copia que hemos realizado. Sólo pueden realizarse copias de seguridad si losarchivos en cuestión no están siendo utilizados.

ExplicaciónLa información de una empresa contiene datos esenciales y está sujeta a cambiosconstantes. Por tanto, se deberían hacer copias de seguridad de los archivos de laempresa a diario para asegurarnos contra los errores o la destrucción de la copiaoriginal (la master copy). Estas pérdidas pueden deberse a fallos en el disco duro,fallos eléctricos, pérdidas, daños causados por el fuego, uso desautorizado, etc. Estascopias se deben guardar en un lugar separado distinto al de la copia original. Siocurriese cualquiera de los casos mencionados se podrían recuperar los archivos deldía anterior en otro ordenador.

Soporte de la copia de seguridadSe puede realizar una copia de seguridad utilizando los siguientes soportes:

• Disco

Apropiado para copias de seguridad pequeñas.

• Disco duro

Use este soporte si los archivos originales se han obtenido de una red.

• Cinta magnética

Utilice el programa de copia de seguridad del aparato reproductor.

Cómo realizar la copia de seguridadElementos a tener en cuenta al realizar una copia de seguridad:

• Momento

Realice la copia de seguridad cuando no haya nadie utilizando los archivos, p.e.de noche.

• Sistema rotatorio

Es aconsejable conservar 7 copias de seguridad: una para cada día de trabajo,una semanal y otra mensual. Etiquete las copias de seguridad con la fecha y el


contenido. Reemplace regularmente los discos y/o cintas utilizados para lascopias de seguridad. Es aconsejable recuperar las copias de seguridad de vez encuando para comprobar si el disco o la cinta están intactos y por tanto la copiade seguridad.

Ejemplo Se puede utilizar el siguiente esquema de copia de seguridad: Realice una copia de seguridad al final de cada día de trabajo. Además deetiquetar los discos con la fecha y el contenido, puede también añadir de “Lu”(lunes), a “Vr” (Viernes) Dependiendo del tamaño de la empresa, una copia de seguridad puede constarde varios discos. Si es así, puede etiquetar los discos con “Lu.1”, “Lu.2”,“Lu.3”, etc. Copias de seguridad diarias: Copia de seguridad 1 en el disco “Lu.” (o“Lu.1”, “Lu.2”, etc.), Copia de seguridad 2 en el disco “Ma.”, Copia deseguridad 3 en el disco “Mr.”, Copia de seguridad 4 en el disco “Ju.” y Copiade seguridad 5 en el disco “Vr.”. Copias de seguridad semanales: Guarde las copias de seguridad de los viernes(copias no. 5, 10, 15, etc.). Copias de seguridad mensuales: Guarde las cuatro copias de seguridadsemanales como una copia de seguridad mensual. De esta manera siempre se puede recurrir a una copia anterior.

• Procedimiento

Enseñe a varias personas cómo realizar y recuperar una copia de seguridad.Guarde las copias de seguridad en un sitio seguro alejadas de los ordenadores y,si es posible, en lugares separados

Véase también• 14.46 Empresa

14.36 Cotización

DefiniciónLa cotización es el valor de una moneda en términos de otra.

ExplicaciónCuando realice operaciones en moneda extranjera y las recoja en su programa,tendrá que introducir sus cotizaciones. Es decir, tendrá que asignar un valor a cadamoneda con la que trabaje, en términos de otra. La cotización para cada monedaextranjera vendrá siempre estimada en términos de la moneda estándar elegida en suprograma.

Â�Debe crear una sección separada de las cotizaciones del IVA. También esposible utilizar cotizaciones consolidadas por separado.


Diferencias en cotizaciones

Determinar la fecha de la cotización es importante porque la cotización de unamoneda puede fluctuar. En tal caso, es necesario corregir las anotaciones contablesrealizadas en moneda extranjera. Para ello conviene ir anotando las diferencias enmoneda extranjera en una cuenta específica del libro mayor. Se recomienda crear lassiguientes cuentas en su contabilidad:

• “Ganancias en compras de divisas”

• “Pérdidas en compra de divisas”

• “Ganancias en venta de divisas”

• “Pérdidas en venta de divisas”

• “Apreciaciones”

• “Depreciaciones”

Se puede utilizar una cuenta del libro mayor para diferencias de cotización enventas, otra para diferencias en compras y otra para diferencias porapreciaciones y depreciaciones.

Propósitos especiales de cotizaciones

• Cuando realice una declaración de IVA, puede que sea necesario trabajar conuna moneda extranjera y definir su cotización.

• Se puede utilizar una sección diferente de cotizaciones cuando consolideempresas a la principal de una empresa.

Véase también• 14.75 Moneda• 14.30 Consolidación• 14.94 Revaluación• 14.66 IVA

14.37 Cuenta bancaria

DefiniciónLos números de las cuentas bancarias son parte de la información sobre deudores yacreedores. Se puede enlazar también un diario bancario, por ejemplo. Cada númerode cuenta bancaria es un tipo particular de cuenta. Cada una tiene su propio formatodefinido, longitud y comprobación de validez. Esto hace posible hacercomprobaciones validas.

Explicación

Comprobaciones de validezCuando introduzca un número de cuenta bancaria tendrá que especificar el tipo decuenta bancaria. Si utiliza muchos números de cuentas del mismo tipo, es mejorespecificar una cuenta bancaria estándar. Para evitar equivocarse en los números decuenta bancaria , se pueden realizar comprobaciones de validez automáticamente.Esto depende del tipo de cuenta bancaria que se tenga.


Â�Un tipo de banco no es lo mismo que un tipo de cuenta bancaria. El tipo decuenta bancaria determina la comprobación de validez. y determina el formatode archivo para las funciones del telebanco (Banco electrónico)

Se ofrecen los siguientes tipos de cuentas bancarias :

Belga

Los números de la cuentas bancarias tienen 12 dígitos (###-#######-##). Lacomprobación de validez se llama (test 97). Los primeros 10 lugares de los númerosde la cuenta bancaria se consideran un único número. Se lleva a cabo un modulo 97sobre ese número, tras lo cual se divide por 97 y el resultado se trunca. El resto seconsidera el resultado del calculo y debe igualar las dos últimas posiciones delnúmero de cuenta bancaria.

EjemploEl número de cuenta bancaria es 785-5427590-57. Los 10 primeros lugares seconsideran un único número: 7.855.427.590. Primero, este número es dividido por97. El resultado es 80.983.789,58. Este numero esta ahora truncado. Cuando elresultado de esto (80.983.789)se multiplica por 97, el resultado es 7.855.427.533.La diferencia entre este resultado y el original es 57, que es el mismo número quelas últimas dos posiciones del número de la cuenta bancaria. El número es portanto válido.

Británica

La mayoría de las cuentas bancarias británicas tienen 14 dígitos. Los 6 primerosdígitos sirven para el código de clasificación. Este código es diferente para cadasucursal en el Reino Unido. Cada banco tiene su propia serie de códigos declasificación. Los 8 dígitos restantes forman los números de la cuenta bancariapropia. Las comprobaciones de validez puede variar por código de clasificación. Lascomprobación de validez utilizadas son la “Comprobación alternativa doble” y la“Comprobación de módulos estándar”. Para clasificar códigos que comienzan por11(Halifax Building Society), se suman al número 6 dígitos adicionales, lo que haceun total de 20 dígitos. Para algunos códigos hay 2 pruebas. Si uno o ambos se hanrealizado correctamente, el número es válido.

El esquema utilizado en la “Comprobación alternativa doble” siempre comienza conel penúltimo dígito empezando por la derecha (en negrita en el ejemplo de abajo).Después de la multiplicación, basada en el esquema ponderado que depende delbanco de que se trate, se agrupan los dígitos individuales que conforman losproductos resultantes de la multiplicación (p.e. 14 = 1 + 4) y dividido por el módulo(10 u 11). Después (del cálculo del módulo) el resultado deberá ser 0.

EjemploEl código de clasificación es 499273, el número de cuenta bancaria es 12345678, yla comprobación es de “Alternativa doble”(módulo 10).Paso 1 :


4 9 9 2 7 3 1 2 3 4 5 6 7 8

* * * * * * * * * * * * * *

2 1 2 1 2 1 2 1 2 1 2 1 2 1

= = = = = = = = = = = = = =

8 9 18 2 14 3 2 2 6 4 10 6 14 8

Paso 2 :8 + 9 + (1+8)+ 2 + (1+4)+ 3 + 2+ 2 + 6 + 4 + (1+0) + 6 + (1+4) + 8 = 70Paso 3 :MOD(70; 10) = 0El número de cuenta es válido.

El esquema ponderado usado para la “Comprobación de los módulos estándar delmódulo” depende del banco. El módulo puede ser 10 u 11. Después de lamultiplicación, los resultados se suman tal como están, sin dividirlos en los dígitosque los forman. Es necesario comprobar la sucursal del banco, para ver quécomprobación de validez se ha efectado en números bancarios.

Â�Si es necesario, consulte la documentación de BACS para la validez de losnúmeros de las cuentas bancarias.

Â�Si desconoce qué comprobación de validez se utiliza, puede crear un esquemaponderado compuesto solo por ceros. Esto comprobación de validez convertirátodos los números de cuentas válidos. Es necesario definir siempre unacomprobación de validez aunque no lo utilice, porque es importante para eltelebanco (banco electrónico) y facilita identificar un número de cuenta bancariacomo británica.

Â�Otros bancos utilizan distintos métodos y módulos. Algunos incluyen códigos declasificación. Otros aplican la “la comprobación de alternativa doble” solamentecomo un subgrupo de dígitos. Sin embargo, se aplican las mismas reglas sinconsiderar el método usado.

Holandesa

Los números de cuentas bancarias holandesas tienen 10 dígitos (incluyendo elprimero 0 para cuentas corrientes y 1 para cuentas de ahorro). El formato utilizado es(#)##.##.##.###. La comprobación de validez se llama (test 11). En estacomprobación, cada dígito se multiplica por el dígito correspondiente de un esquemaponderado fijo (10-9-8-7-6-5-4-3-2-1). Los 10 productos se suman. Se realiza unmódulo en que el divisor es 11. El resultado será 0.

EjemploEl número de cuenta bancaria es 094.05.33.811. La aplicación del esquemaponderado de este número nos da los siguientes productos : 0, 81, 32, 0, 30, 15, 12,24, 2, 1. Estos productos se añaden y el resultado es 197. MOD (197; 11) = 10. Esteresultado no es igual a 0, luego es un número incorrecto de cuenta.

Â�La caja de ahorros holandesa Postbank tiene 7 dígitos. No hay ningún testespecífico en estos números de cuentas


Francesa

Los números de cuentas bancarias francesas tienen una 23 posiciones y puedencontener letras además de dígitos. El formato utilizado es ##### ################ ##. Las diferentes partes se llaman Code établissement” (códigobancario), “Code guichet” (código de oficina), “Numéro de compte” (número decuenta) y “La clé RIB”. Este último es también el nombre de la comprobación devalidez.

Alemana

Los números de cuentas bancarias alemanas tienen 18 posiciones y consisten en el“Bankleitzahl” (código de banco) y el “Kontonummer” (numero de cuenta). Elformato utilizado es ###-###-## ##########. La comprobación de validezsolamente afecta al “Bankleitzahl”. Para el primer dígito de este campo, los números0 al 9 no se permiten. Todas las posiciones deben contener un dígito; no se permitenespacios.

Española

Los números de cuenta españoles tienen 20 posiciones y son todos numéricos. Elformato utilizado es #### #### ## ##########. Las cuatro partes se denominan“Código de entidad”, “Código de oficina”, “Dígitos de control” y “Número decuenta” . La comprobación de validez se denomina “Código Cuenta Cliente”.

Véase también• 14.1 Acreedor• 14.40 Deudor• 14.41 Diario

14.38 Cuenta del libro mayor

DefiniciónTodas las operaciones financieras a mantener en las cuentas financieras han deregistrarse en una cuenta del libro mayor.

Existen dos tipos de cuentas del libro mayor:

• Cuentas del balance

Las cuentas del balance son cuentas en las que se registran las modificaciones delos derechos y obligaciones. El saldo de estas cuentas se transfiere al balance

• Cuentas de pérdidas y ganancias.

Las cuentas de pérdidas y ganancias son cuentas en las que se registran losingresos y gastos. Sus saldos se transfieren a la cuenta de pérdidas y ganancias.

ExcepcionesDeterminadas transacciones se registrarán en subcuentas.


Explicación

Organizar la ficha de cuentasEn primer lugar debe determinar la organización de la ficha de cuentas. Una cuentadel libro mayor puede estar formada por subcuentas, dependiendo de sus funciones.Si su ficha de cuentas esta codificada correctamente, un código individual leorientará sobre el tipo de cuenta con que está trabajando.

Â�Naturalmente, la ficha de cuentas debe reflejarse también en el plan declasificación.

Una vez decidida la organización de la ficha de cuentas, designe un sistema decódigos. Puede utilizar una ficha de cuentas por decimales. La ficha de cuentas se hadividido en 10 categorías. Los números de cuentas pertenecientes a la mismacategoría poseen el mismo primer dígito.

Â�Las cuentas subsiguientes pueden completarse en los estados financierosutilizando una cuenta con un resultado parcial. Esta es una cuenta independienteen la que los asientos no pueden registrarse. No debe utilizar números para lascuentas subsiguientes, pero si puede utilizar un factor de incremento de 5, porejemplo. Esto también le permite añadir una cuenta del libro mayor conposterioridad.

Ejemplo El factor de incremento es 3. Ha de crear las siguientes cuentas: “0021Edificios”, “0024 Amortización de edificios” y la subcuenta “0027 Valorregistrado de los edificios”. No comience a enumerar la cuenta siguiente con“0028” pero con “0030”.

En este sistema, las cuentas del libro mayor se dividen en 10 categorías:

Categoría B/P y P&G0 B/P Activos fijos, acciones, provisiones y acreedores

1 B/P Tesorería

2 B/P Gastos e ingresos a distribuir en varios ejercicios

3 B/P Existencias (contabilidad de explotación)

4 P & G Cuentas de gastos

5 P & G Cuentas de gastos indirectos

6 P & G Cuentas de explotación

7 B/P Existencias y productos sin terminar

8 P & G Cuentas de ingresos

9 P & G Resultados


Uso de las cuentas del libro mayor en estados financierosPara cada cuenta del libro mayor debe determinar en qué estado financiero debevisualizarse y de qué forma. La información siguiente es vital:

• Ligue la cuenta del libro mayor a la clasificación adecuada.

• El saldo de la cuenta del libro mayor puede visualizarse como deudor oacreedor.

• Los saldos de un grupo de cuentas del libro mayor pueden completarseindependientemente del plan de clasificación utilizando cuentas subtotales.Véase a continuación.

Cuentas subtotales y cuentas en blanco

Para mejorar la comprensión de sus estados financieros (informes), puede utilizarresultados parciales o subtotales. Estos subtotales se crean al incluir cuentassubtotales en la posición apropiada. Las cuentas subtotales equilibran una serie decuentas enumeradas. Puede realizar asientos en cuentas de subtotales.

Puede incrementar la legibilidad de sus estados incluyendo líneas en blanco. Laslíneas en blanco se crean definiendo cuentas “en blanco”.

Â�En el balance, los subtotales aparecen como líneas en blanco. Todos losartículos, se organizan en activos, pasivos, gastos e ingresos.

En el siguiente ejemplo, la cuenta 0111 contiene los subtotales de las cantidadesprecedentes.

Ejemplo

0100 Inventario 123.000

0110 Depreciación del inventario 43.000

0111 Subtotal inventariado 80.000

Â�Las cuentas subtotales aparecen con la línea inmediatamente posterior en blanco.No es necesario definir una línea en blanco.

En una cuenta subtotal, los saldos de las cuentas inmediatamente anteriores oposteriores se completan, comenzando por la cuenta subtotal inmediatamenteanterior o por la línea en blanco. Véase el siguiente ejemplo.

Ejemplo

1000 Caja 1 60.000

1010 Caja 2 10.000

---(1011 Cuenta en blanco)---

1100 Barclays Bank 150.000

1110 Lloyds Bank 300.000

1120 Natwest Bank 120.000

1299 Subtotal bancos 570.000


La cuenta subtotal 1299 sólo recoge el importe de bancos, i.e. las cuentas 1100,1110 y1120. La omisión de la cuenta en blanco1011 indicaría que el saldo de lascuentas de caja debe también incluirse en el subtotal.

Ejemplo

1000 Caja 1 60.000

1010 Caja 2 10.000

1100 Barclays Bank 150.000

1110 Lloyds Bank 300.000

1120 Natwest Bank 120.000

1299 Subtotal bancos y caja 640.000

En este caso, la cuenta inmediatamente anterior a la cuenta 1000 debe ser una cuentasubtotal o una cuenta en blanco.

IVA

Se deben definir en primer lugar las cuentas de IVA, como “IVA soportado” e “IVArepercutido”. Después puede crear los códigos de IVA. Para cada código debe ligarla cuenta del libro mayor para el IVA recién creado.

Â�Ligue siempre “código 0 IVA” (no el IVA) a la cuenta de IVA.

Una vez creados todos los códigos de IVA, puede continuar con otra cuenta del libromayor. Para cada cuenta del libro mayor, debe ligar un código de IVA estándar. Estecódigo se sugiere cuando realiza un asiento en la cuenta. El IVA se calcularáautomáticamente y se introducirá en la cuenta de IVA ligada al código de IVA .

DiversosDebe considerar con cuidado los siguientes aspectos:

• Si una cuenta se incluye en actualización automática.

• Si las cantidades introducidas en una cuenta se localizan en centros y/o unidadesde coste.

Véase también• 14.19 Clasificación de cuentas• 14.20 Codificación• 14.9 Asiento• 14.41 Diario• 14.94 Revaluación• 14.66 IVA


14.39 Descuento

DefiniciónSe pueden aplicar los descuentos a facturas de ventas o compras. Los descuentos seconceden al acordar un precio determinado o al pagar en el plazo previsto o por unpago realizado a su debido tiempo. Si se conceden dos descuentos p.e. descuentodeudor y rappels por compra, los parámetros de la aplicación determinan cómo seaplican.

Explicación

Descuentos disponibles• Descuento deudor y acreedor.

Este tipo de descuento se enlaza directamente con un particular deudor oacreedor. Es posible un descuento fijo, p.e. al existir una relación comercialcontinua o al alcanzar un volumen determinado de ventas o de compras.

• Lista de precios

Los descuentos por venta o por compra que se relacionan a la cantidad deartículos vendidos o pedidos, se pueden registrar en una lista de precios.Aparecerá automáticamente al introducir pedidos de venta o facturas deventa/compra.

• Acuerdos de precios

Pueden acordarse precios especiales por artículos determinados y rappels.ejemplo. Generalmente se aplican al existir unas determinadas circunstanciasantes de que el descuento se efectué, p.e. si existe un cantidad mínima depedido.

• Línea de descuento

Se aplica a un pedido de venta en particular o línea factura. Este descuento seconcede a un tipo de artículo o línea de texto (en el caso de servicios).

• Descuento por condiciones de pago ventas /compras.

Se concede automáticamente si el pago se realiza dentro del plazo. Es posibleintroducir dos descuentos diferentes, con una condición de pago especifica paracada descuento. El cliente recibe un descuento en la factura si el pago se realizaantes de la fecha de vencimiento. Representa un importante beneficio financiero.Considere los descuentos de los acreedores , ya se puede conseguir una gananciaconsiderable . Tenga en cuenta, que el pronto pago es interesante al negociarunos precios más bajos con los proveedores.

La forma en estos descuentos se aplican, depende de los parámetros de la aplicación.Puede elegir añadir una lista de precio y descuentos de deudor / acreedor, o que eldescuento del deudor o acreedor prime sobre lista de precios, o viceversa. Ademáses posible acordar precios en pedidos de ventas, que incluyan rappels. Pueden existirademás, otras condiciones de pago relativas a las ventas y a las compras, como plazode pago y/o recargos.


Véase también• 14.88 Recargo de crédito• 14.1 Acreedor• 14.40 Deudor• 14.2 Acuerdo de precios• 14.69 Lista de precios

14.40 Deudor

DefiniciónSon los clientes (tanto personas como organizaciones) a los que se venden losproductos o servicios.

ExplicaciónEl registro de los clientes constituye una de las facetas más importantes de la venta.Es decir, es preciso determinar quién recibe las facturas de venta, las condiciones aaplicar, y el registro de las partidas pendientes.

Se debe crear datos maestros por deudor. La ficha de deudor, en la cual se basa lascuentas de deudores, contiene al menos un número único de deudor y sus datos NDC(nombre, dirección, ciudad). Esta ficha debe ser precisa y puesta al día para asegurarque la correspondencia (facturas y notificaciones de partidas pendientes) la recibe lapersona apropiada. La información del IVA, bancos, monedas, persona de contacto yfacturas. (p.e. condiciones de pagos, descuentos, línea de crédito, etc.) es necesariaal introducir pedidos y facturas.

Existen varios tipos de deudores :

Deudor de pedido de venta

Es aquel que realiza el pedido de venta. No tiene que coincidir con la persona querecibe la factura. La factura puede enviarse a una tercera persona que es el deudor afacturar. Si se envía la factura a otra persona distinta tendrá que señalarlo.

Deudor a entregar

Es aquel que recibe los bienes junto con el albarán de entrega. Normalmente es lapersona que realiza el pedido de venta. Registre las distintas direcciones de entregadel deudor en el caso en que existan varias sucursales y/o almacenes. Cuandointroduce un pedido de venta, el programa le sugiere el deudor del pedido de ventacomo el deudor a entregar, si bien puede seleccionar un deudor distinto y/o unadirección de entrega distinta.

Deudor a facturar

Es a quien se carga la factura y no es necesariamente la persona/empresa que realizael pedido de venta o recibe los bienes. Una sucursal puede realizar el pedido deventa mientras que es la oficina central la que ajusta la cuenta. Algunos sectorestrabajan con intermediarios o dealers que son los que ajustan la factura. Es esencialconocer el deudor a facturar, para completar la factura correctamente. Si manda la


factura a la dirección del deudor de pedido de venta, no tendrá que registrarlaseparadamente.

Deudor de mostrador

Es aquel que paga normalmente en metálico y se lleva la mercancía en el mismomomento. Suele ser un cliente no habitual, por lo que no es necesario registrar susdatos. Denomine un deudor genérico (asigne el código de búsqueda de mostrador)para registrar estas ventas. Normalmente la factura emitida inmediatamente en elmostrador (factura de mostrador), se registra como un albarán de entrega .

EjemploUna empresa filial, realiza el pedido de venta, pero la factura debe enviarse a laoficina central. Registre la filial como el deudor de pedidos de venta(asigne elnúmero de deudor 1040) y a la oficina central como el deudor a facturar(asigne elnúmero 1010). Cuando introduzca un pedido de venta del deudor 1040, , la facturaserá automáticamente enviada al deudor 1010, salvo que se especifique locontrario.

Agrupar deudoresClasifique a sus deudores en grupos separados por medido de categorías :según suorigen, área, ingreso, etc. Esas categorías servirán para definir rangos de listados.

EjemploAsigne código 10 a sus clientes habituales. Los podrá así seleccionarinstantáneamente utilizando el código 10.

Bloquear deudoresSe considera una medida radical, ya que no se aceptarán más sus pedidos. Cuandocontabilicemos un asiento de un deudor bloqueado aparecerá un mensaje. Podrácontabilizar asientos pero no introducir pedidos de venta.

Información financiera• Datos bancarios

Es necesariointroducir y comprobar el número de cuenta de sus deudores, lo esespecialmente útil si los pagos son automáticos.

• Línea de crédito

Esaquella cantidad máxima de partidas pendientes permitida por deudor. Seutiliza para comprobar la deuda de un deudor por pedidos de venta .

• Contrapartida

Asigne unacontrapartida estándar a un deudor. Esta se sugiere al introducir lasventas (en el diario de ventas). La contrapartida utilizada será normalmente unacuenta de ingresos.

Ejemplo Un deudor siempre compra productos “x”. Ha creado un cuenta de libroMayor llamada “Ingresos del producto x”. Al ser una contrapartida estándar,aparecerá automáticamente cuando contabilice asientos de estos deudores.


• Condiciones de pago

Constituye una parte esencial del control de crédito de deudores, al determinarcuando son morosos y facilitar un pago rápido. Se incluyen el plazo de pago,descuento de ajuste y recargos. Puede enlazar una condición de pago con undeudor. Se puede sugerir esta condición de pago enlazada en la función deentrada.

• Métodos de pago

Las partidas pendientes se pagan de varias formas: en metálico, por banco o pororden de cobro (BACS). Se enviarán facturas, y/o notificaciones. Se definirá portanto el método de pago estándar.

• Datos IVA

Para ser capaz de cumplimentar correctamente la declaración de IVA, esnecesario saber el número de IVA de nuestro cliente. Legalmente Vd. es elresponsable ante la Hacienda Pública de comprobar que ese número es elcorrecto.

• Datos de INTRASTAT

Los datos maestros de INTRASTAT pueden enlazarse con sus deudores. Así, lainformación será disponible cuando registre estas operaciones.


Los descuentos se registran generalmente en la lista de precios. . Una lista deprecio puede incluir descuentos al comprar más de un determinado número deartículos (rappels por compra), o cuando el deudor paga un cantidad máspequeña de artículos que la cantidad realmente pedida.

• Porcentajes de descuento

Además de los descuentos de la lista de precios, es posible acordar descuentoscon un deudor por el volumen anual de su compra. .Este descuento se registracomo un porcentaje fijo por deudor.

• Representantes

La mayoría de las empresas venden a través de representantes, dealers o agentesque son responsables de los pedidos de venta y de cumplir los objetivos. Lacartera de clientes de la empresa se divide entre los representantes.

• Notificación

Es necesario que registre si desea enviar notificaciones a un deudordeterminado.

• Datos de idioma

Se puede dirigir a deudores extranjeros en su propio idioma, así por ejemplo undeudor francés recibirá notificaciones en francés.

Véase también• 14.67 Línea de crédito• 14.88 Recargo de crédito• 14.75 Moneda• 14.39 Descuento• 14.80 Partida pendiente• 14.54 Facturación de mostrador


• 14.69 Lista de precios• 14.77 Notificación• 14.11 Asiento de venta• 14.66 IVA

14.41 Diario

DefiniciónLos diarios se utilizan para registrar asientos. Estos asientos deben registrarse en ellibro mayor, pero sólo ocurre durante el proceso de archivo. Cuando un asiento searchiva, pasa del diario al libro mayor.

Los asientos pueden registrarse directamente en un diario, o pueden crearsebasándose en información introducida anteriormente, p.e. en facturas.

ExcepcionesLas actualizaciones debidas a variaciones de tipo de cambio se realizan directamenteen el libro mayor. Se registran primero en un diario.

Explicación

Qué diarios están disponiblesHay un tipo de diario disponible para cada tipo de operación. Debe crear los diariosque necesite. En la mayoría de los casos debe crear al menos un diario para cada tipode diario, i.e. un diario de caja, un diario de ventas, un diario de compras, etc.

A menudo es necesario crear diferentes diarios del mismo tipo, p.e. un diario debanco para cada una de sus cuentas bancarias.

Diarios utilizados para mantener subcuentasPara mantener subcuentas, tales como caja, banco, deudores y acreedores, utilicediarios de estos tipos. Cada diario tiene una cuenta de contrapartida fija, en la quelos asientos se realizarán. En otras palabras, la cuenta de contrapartida fija se liga ala subcuenta a través del diario.

Â�En los diarios de compra y venta, las partidas pendientes se creanautomáticamente cuando realiza un asiento de compra o venta.

Diarios sin cuenta de contrapartida fijaAlgunos asientos no están ligados directamente a una subcuenta. Introdúzcalos en lossiguientes tipos de diarios:

• Diario general

• Diario de IVA

• Ajustes/pagos anticipados

• Diario cheque/efecto


Asientos del diario directos e indirectosLos asientos de diario puede crearse directamente en un diario o pueden crearseutilizando información introducida anteriormente. Crear los asientos es más eficaz,mejora la consistencia y evita errores. Un ejemplo es crear asientos en el diario decompras utilizando pedidos de compra.

Véase también• 14.75 Moneda• 14.9 Asiento• 14.80 Partida pendiente

14.42 Diferencia en pagos

DefiniciónUna diferencia en pagos es la diferencia entre la cantidad pagada/recibida y elimporte pendiente. Puede, por ejemplo, aparecer una diferencia debido a lasfluctuaciones de tipos de cambio.

ExcepcionesLas diferencias en pagos que definimos son las diferencias en pagos normales, queno son fruto de un descuento, recargo de crédito o diferencias de cálculo.

ExplicaciónHay dos modalidades normales de diferencias en pagos:

• Diferencias en pagos de compras

Es la diferencia entre la cantidad pagada y el importe pendiente

• Diferencias en recibos de venta

Es la diferencia entre el importe recibido y el importe pendiente

Cuando se introduce el pago/recibo, puede determinarse qué hacer con lasdiferencias en pagos seleccionando un determinado código. Estos códigos definenlas cuentas del libro mayor en las que las diferencias en pagos serán introducidas.Los enlaces entre los códigos y las cuentas del libro mayor se fijan mediante losparámetros. Esto nos permite introducir las diferencias en pagos en las cuentas dellibro mayor que hemos indicado.

Véase también• 14.75 Moneda• 14.39 Descuento• 14.80 Partida pendiente• 14.88 Recargo de crédito• 14.94 Revaluación


14.43 Diseño

DefiniciónUn diseño es un “esqueleto” o “plantilla” para realizar formatos tales comonotificaciones, notas de entrega, facturas y pedidos de compra. También puedellamarse “Diseño de formato”.

ExplicaciónEn algunos casos, los datos a imprimir deben estructurarse de diferente manera,dependiendo de la función utilizada. Una etiqueta no es lo mismo que una factura, yes interesante poder definir el contenido y la apariencia de cada una. Este tipo dedatos a imprimir se define en formatos. Para cada tipo de formato se pueden definiruno o más diseños. Hay muchos tipos de formatos , pero el método utilizado paradefinir los diseños es el mismo para todos los formatos. En un diseño de formatodefinimos tanto la información que debe contener (encabezamientos, campos, etc.)como la apariencia (posición en la página, tipo de letra, etc.).

Después de definir un diseño de formato ya se puede seleccionar imprimir elformato. Los diseños se imprimen usando una “impresora de formato”; un nexo entreel formato y la impresora ya existente del usuario. Si es necesario, con la opción deuso de un diseño diferente al imprimir, se puede asignar un diseño a un tipo deformato en particular. En algunos casos es posible incluso utilizar diferentes diseñospara categorías diferentes. Por ejemplo, se pueden utilizar facturas diferentesdependiendo del país o idioma del cliente. Esto nos permite dirigirnos al cliente en supropio idioma.

Â�Los diseños se pueden definir y cambiar en cada empresa. Para asegurarnos deque sólo personas autorizadas definen o modifican diseños, puede eliminarse lafunción de definición de diseño para los usuarios.

Véase también• 14.3 Albarán de entrega• 14.78 Operaciones intraempresa• 14.52 Factura• 14.58 Formulario de pedido de compra• 14.90 Recibo• 14.76 Nota de recibo• 14.77 Notificación• 14.29 Confirmación de pedido de venta• 14.66 IVA


14.44 Ejercicio contable

DefiniciónToda operación real o financiera pertenece a un ejercicio contable determinado. Poresta razón, cada asiento que realice debe asociarse a su ejercicio contable. Elejercicio contable se utiliza cuando archivamos el asiento.

ExcepcionesAlgunos asientos no son relevantes para la contabilidad financiera, p.e. operacionesintraempresa y pedidos de compra. No es necesario indicar el ejercicio contable paraeste tipo de asientos.

Explicación

Ejercicio contable mínimo, máximo y estándarEl número de ejercicios contables disponibles viene limitado por un año mínimo yun año máximo. Esta limitación responde a las siguientes razones:

• Cada ejercicio contable que añadimos requiere el almacenamiento deinformación adicional.

• No es posible realizar asientos en ejercicios contables en los que dichaoperación está prohibida.

Uno de los ejercicios contables disponibles aparecerá como ejercicio contableestándar. El ejercicio contable estándar será propuesto cuando realice un asiento. SiVd. no especifica un ejercicio contable, las anotaciones se harán en el ejerciciocontable estándar.

Â�Sólo está disponible un grupo de ejercicios contables seguidos.

Ejemplo El ejercicio máximo disponible es 1996. Si quiere realizar un asiento en 1998,tendrá que abrir antes los años 1997 y 1998.

Abrir y cerrar ejercicios contablesOpciones:

• Cerrar el menor ejercicio contable

Todos los datos financieros del ejercicio contable mínimo se borrarán y ya noserá posible realizar nuevos asientos en dicho año.

Â�Utilizando este método, la información detallada se perderá. Si quieremantener dicha información pero da por terminada la introducción deinformación, debe archivar todos los asientos y posteriormente cerrar todoslos diarios de todos los periodos. De esta manera, no podrán realizarsenuevas entradas y el balance final junto con la cuenta de pérdidas yganancias quedarán actualizados.

• Abrir el ejercicio contable siguiente.

Sólo se puede abrir directamente el ejercicio contable siguiente al últimoejercicio contable. Se creará automáticamente un balance de apertura para elnuevo ejercicio contable. Cuando realice un asiento en un ejercicio contable,


todos los balances de apertura de ejercicios contables posteriores a él semantendrán. Por esta razón, es importante limitar el número de ejercicioscontables disponibles. Sino, un gran número de balances de apertura tendríanque actualizarse al archivar, perdiéndose mucho tiempo.

Ejemplo Su primer ejercicio contable es 1992, el último es 1998. Cuando abra 1999, elactual balance de cierre de 1998 se utilizará para crear el balance de aperturade 1999. Cuando realice un asiento en 1997, los balances iniciales de 1998 y 1999tendrán que actualizarse para que sean coherentes. Para ello, se crearánasientos de corrección en 1998 y 1999.

Véase también• 14.9 Asiento• 14.85 Periodo• 14.16 Balance de apertura• 14.26 Comprobación periodo-fecha• 14.79 Operación

14.45 Emparejar

DefiniciónEmparejar significa utilizar un código para unir cantidades de cuentas transitoriasque están relacionadas. Esto hace más sencillo determinar si todas las operaciones sehan tratado correctamente.

Â�Sólo se pueden emparejar cantidades si está permitido para esa cuenta del LibroMayor en el ejercicio financiero en que operamos.

Explicación

EjemploLas cuentas transitorias se usan a menudo para transferir dinero de una cuentabancaria y otra. Si esta operación se realiza frecuentemente, las cuentas transitoriaspueden estar equilibradas, pero es difícil ver qué transferencia (incompleta) causaese equilibrio. Esto lo podemos determinar emparejando todos los movimientosrelacionados. Una vez hagamos esto, sólo permanecerán los movimientosdesemparejados. Estos movimientos deben revisarse, para poder establecer la tomade alguna decisión al respecto.

Para hacer una transferencia deben realizarse los siguientes movimientos.Cuenta transitoria -,--a Cuenta bancaria A -,--Cuenta bancaria B -,--a Cuenta transitoria -,--


El Libro Mayor para la cuenta transitoria mostrará lo siguiente:

Cuenta transitoria

..

Cuenta bancaria A

-,--

-,--

..

..

Cuenta bancaria B

-,--

-,--

-,--

Los movimientos realizados se pueden relacionar con un código para indicar que latransferencia ha sido completada.

Emparejado AutomáticoUn emparejado automático de dos cantidades sólo se podrá realizar si la cantidad deldebe coincide exactamente con la del haber. Si hay varios posibles emparejamientosse realizará entre las cantidades más antiguas.

Emparejar movimientos con cantidades diferentesLas cantidades a emparejar pueden tener importes diferentes. En este caso, elbalance de los movimientos referidos debería enviarse a las cuentascorrespondientes. Por supuesto, la otra posibilidad es que no todos los apuntes hayansido ya archivados.

Opciones para resolver la situación:

• Emparejar movimientos sin contabilizar el balance (este sistema es efectivo si seespera introducir el balance posteriormente)

• Emparejar movimientos y contabilizar el balance inmediatamente.

• Dejar de emparejar (no se establecerá ningún emparejamiento).

EjemploDepositamos 10.000,-- en efectivo en una cuenta bancaria. El banco nosdescuenta 10,-- en concepto de comisiones bancarias, así que el estado de cuentasnos mostrará un depósito de 9.990,--. Podemos emparejar 10.000,-- y 9.990,-- ycontabilizar la diferencia el la cuenta “Comisiones bancarias”.

Emparejar cantidades en el ejercicio 0Durante el primer ejercicio financiero en que se permite emparejar se incluirá elejercicio 0. Esto no se dará en los ejercicios posteriores, porque los movimientos delejercicio 0 ya estarán incluidos en el balance de cierre del ejercicio financieroanterior.

EjemploDeterminamos que los movimientos de cuentas transitorias deben emparejarsedesde 1995. En 1995, los movimientos se pueden emparejar desde el ejercicio 0 al12. Sin embargo, en 1996 y durante los años siguientes los movimientos seemparejarán desde el ejercicio 1 al 12.


Véase también• 14.38 Cuenta del libro mayor• 14.79 Operación

14.46 Empresa

DefiniciónUna empresa es una entidad contable propia. En otras palabras, el termino “empresa”puede utilizarse para registrar la contabilidad de toda una empresa, pero tambiénpuede referirse a la contabilidad constituir de un único departamento o de una filial.Así, cada empresa es una unidad independiente, no relacionada con otras. Losarchivos de cada empresa se almacenan en un directorio por separado.

ExplicaciónParala mayoría de las empresas, la contabilidad se registra en una única entidad. Sinembargo, también se puede llevar la contabilidad para filiales, sucursales odepartamentos independientes. Entonces, se necesita crear empresas separadas. Silleva la contabilidad de clientes (por ejemplo si es una gestoría), necesitará crear unaempresa para cada cliente. Cada empresa contiene los datos maestros de cadasucursal o cliente específico. Por ejemplo cuentas del Mayor, empleados y clientes.

Después de crear una nueva empresa, es necesario introducir los datos de la misma,y definir un número de parámetros generales. La mayoría de los datos de la empresa(p.e. direcciones, números y cuentas) no se utilizan en el programa, pero se intentaregistrar los datos de su empresa en un único lugar. Seguidamente, es necesariodefinir los parámetros generales de la empresa (p.e. la moneda estándar).

Establecer los parámetrosde una nueva empresa puede suponerle mucho tiempo. Siquiere crear una empresa similar a la existente, puede copiar los datos de la empresaya existente.

Â�Puede tener más de una empresa al mismo tiempo. Esto le permitirá pasar de unaempresa a otra rápidamente.

Véase también• 14.30 Consolidación• 14.75 Moneda• 14.44 Ejercicio contable• 14.16 Balance de apertura

14.47 Entrega

DefiniciónLos apartados que relacionados con la entrega de bienes son:

• Dirección de entrega

• Método de entrega

• Plazo de entrega


Explicación

Dirección de entregaEl proveedor necesita conocer la dirección de entrega que irá impresa en el pedidode compra. Si posee un almacén, su dirección aparecerá en el pedido de compra. Sinla función de almacén, se utiliza el N.D.C. de la empresa. Se permite cambiar ladirección al introducir un nuevo pedido de compra.

Método de entregaLos bienes se entregan de distinta forma, por ejemplo con el transporte pagado,almacén gratis o pago al contado. Utilice códigos para diferenciar los métodos. Estainformación puede recogerse en el pedido de compra. Seleccione uno de los códigoscuando introduzca un pedido.

Se puede enlazar un método de entrega con un cliente. El método de entrega puedeser un criterio de selección al imprimir facturas. Las facturas pueden emitirse segúnel método de entrega.

Plazo de entregaEl plazo de entrega es el plazo entre el que el cliente realiza un pedido y el momentoen el los bienes se pueden entregar.

Cuando se realiza un pedido, es posible que los bienes no estén en stock. Losartículos tienen que ensamblarse o importarse (por ejemplo, coches u ordenadores) ocomprarse en una subasta. Por eso es importante conocer el plazo de entrega.

Esperar la recepción de artículos, puede ocasionar consecuencias financierasdesfavorables, por tanto tendrá que prevenir esta situación: esperar hasta que losartículos lleguen o realizar el pedido con otro fabricante.

Es posible registrar el plazo de entrega de los artículos . Después de introducir unpedido, el programa calcula la fecha en que se reciben los artículos. El plazo deentrega se muestra en la propuesta de pedido de compra y puede influir a la hora deelegir la persona /empresa que va a realizar la entrega.

Véase también• 14.46 Empresa• 14.40 Deudor• 14.7 Artículo• 14.10 Asiento de compra• 14.57 Fórmula de propuesta de compra• 14.58 Formulario de pedido de compra• 14.82 Pedido de venta• 14.4 Almacén


14.48 Estado de pérdidas y ganancias

DefiniciónEl estado de pérdidas y ganancias, muestra todos los gastos e ingresos para unperiodo específico, por ejemplo para un ejercicio contable.

ExcepcionesEn algunos casos el estado de pérdidas y ganancias se refiere a la propia cuenta de“pérdidas y ganancias”.

ExplicaciónPara cada artículo en el estado de pérdidas y ganancias se crea una cuenta depérdidas y ganancias. Cada aumento o descenso en gastos/ingresos para este artículose recoge en la cuenta de pérdidas y ganancias. Al final de cada periodo el saldo dela cuenta se transfiere al estado de pérdidas y ganancias, es decir se pone al día estedocumento.

El estado de pérdidas y ganancias se visualiza según el plan de clasificación, para unnúmero de periodos consecutivos o para un ejercicio contable completo.

Véase también• 14.15 Balance• 14.19 Clasificación de cuentas• 14.44 Ejercicio contable• 14.38 Cuenta del libro mayor• 14.6 Archivar

14.49 Estado de saldos

DefiniciónEl estado de saldos es un listado exhaustivo que muestra los saldos de una cuenta delMayor por periodo o partidas pendientes por cliente o por acreedor.

Explicación

Estado de saldos de una cuenta generalLa cuenta del libro Mayor seleccionada mostrará todos los saldos finales del año encuestión. Puede utilizar el zoom para ver mas detalladamente los movimientos.

Estado de saldos de clientes y acreedores

Â�Como estos saldos son prácticamente iguales, solamente vamos a describir el declientes.El saldo actual de partidas pendientes se mostrará por cliente así comoel importe pagado y los ingresos del ejercicio contable actual y anterior.También registra una lista de partidas pendientes para un cliente en particular.


El estado de saldos puede resultar demasiado largo, por lo que para facilitar elcontrol de clientes, Vd. podrá seleccionar aquellos que:

• Tengan un determinado saldo mínimo

• Hayan sobrepasado su línea de crédito.

Se puede indicar si el estado de saldos debe recoger solamente operaciones otambién asientos.

Calcular los ingresos por ejercicio contableExiste la posibilidad de introducir partidas pendientes en el diario de compras, el deventas, el de caja y el general. Los importes pendientes en el diario de caja y en elgeneral se añadirán únicamente a los ingresos totales del cliente y/o acreedor si se haindicado en los parámetros.

Véase también• 14.9 Asiento• 14.80 Partida pendiente• 14.79 Operación

14.50 Existencias

DefiniciónPara cada existencia hay una cantidad específica y un significado. Hay diferentesexistencias para los distintos pasos en las cuales un artículo va a través del flujo debienes.

• Existencias dinámicas

Son aquellas existencias que se modifican cuando se recibe el pedido yactividades de venta:

• Existencias constantes

Aquellas cantidades que no cambian con el flujo de los bienes. Son introducidaspor el usuario y utilizadas en el proceso para realizar los pedidos correctamente.

• Existencias calculadas

Son combinaciones de existencias dinámicas las cuales guían a las nuevascantidades dinámicas con sus propios significados y funciones.

ExplicaciónLa definición de existencias se puede interpretar de distintas maneras, dependiendodel departamento y del individuo. Por ejemplo un representante de ventas debe sabercuando y cuantas entregas se deben mandar; el comprador querrá saber cuando ycuantos artículos debe encargar. El contable está interesado en el valor de lascantidades; p.e. si los artículos encargados forman parte de los almacenados (quetodavía no han sido enviados)


Las existencias dinámicas• Existencias reales (ER)

Es una existencia financiera. El producto entre las existencias reales y el preciodel artículo debe ser igual al saldo de la cuenta de existencias en el sistema decontabilidad financiera. Las existencias reales cambian cuando los movimientosson archivados en el sistema de contabilidad financiera. Esta cantidad muestracuantos artículo posee la empresa financiera. Con las existencias reales noocurre lo mismo que con las existencias almacenadas.

• Reserva de existencias pedidas (REP)

• Existencias reservadas en espera (ERE)

Las existencias reservadas (ERs) son aquellas que están reservadas para servendidas. Las existencias reservadas se basan en los pedidos de venta recibidos.Hay una diferencia entre los artículos que deben de ser entregadosinmediatamente y los que van a ser entregados en un largo plazo. Si no haysuficientes artículos en el almacén se debería hacer una distinción entre los quese deben entregar y los que se pueden entregar después de haber recibido lafactura o cuando la producción es completa. Las existencias reservadasaumentan cuando se introduce el pedido recibido y disminuyen cuando unalbarán de entrega es impreso para enviarlo.

Las existencias calculadas en el stock libre, stock económico y stock disponibleson influenciadas por un stock reservado.

• Existencias en proceso (EPc)

Es una cantidad para artículos reservados o utilizados para un proyecto oproducción. Estas cantidades aumentan cuando los artículos son llevados aproducción o cuando se han realizado los gastos de los apuntes de artículo. ElEP desciende cuando los gastos de los apuntes de artículo o cuando los artículosde fabricación están preparados.

• Existencias en producción (EPd)

Esta es la cantidad de los artículos de fabricación que se escogen para laproducción. Esta existencia aumenta cuando los artículos son cogidos para laproducción. La EPd disminuye cuando los artículos de fabricación estánpreparados.

• Existencias pedidas e impresas (EPI)

La cantidad de artículos para ser entregados por el proveedor en una fechaespecífica. Estas existencias aumentan cuando el pedido de compra se imprime.Cuando los artículos se reciben, las existencias pedidas disminuyen. Lasexistencias pedidas influyen en el stock económico.

• Existencias recibidas (ER)

La cantidad de artículos recibidos. Cuando los artículos se reciben, lasexistencias recibidas aumentan. Estos artículos se han procesado en el sistema deadministración de stock pero todavía no se han archivado en el sistemafinanciero contable.


• Facturas a recibir(FR)

No es realmente una cantidad de stock pero muestra que una factura de pedidose espera para un artículo determinado. La FR es una cantidad financiera y nouna cantidad de stock. El balance de estas existencias multiplicado por el preciodel producto se puede encontrar en la cuenta “Facturas a recibir” del LibroMayor. Las FR aumentan cuando los artículos se han recibido y disminuyecuando las facturas son recibidas e introducidas.

• Mercancías a recibir (MR)

Cuando una factura de pedido es introducida sin enlazarla con los artículosrecibidos (o en espera de recibirlos), las MR aumentan. Esta cantidad nosmuestra el números de artículos pedidos pero no los recibidos.

• Existencias a facturar (EF)

Es una cantidad de artículos en el que una factura de venta debería debe enviarseal cliente. Los artículos abandonan el almacén pero la factura final de ventas noha sido impresa todavía.

Existencias constantes• Existencias mínimas (EMn)

Este es un artículo de mínima cantidad que debe de estar en stock. El valordepende en el nivel del servicio del cliente.

• Existencias máximas (EMx)

Las existencias máximas dependen del espacio que haya en el almacén y lacantidad máxima permitida a tener en stock.

• Nivel de pedido de compra (NPC)

El nivel de pedido de compra se determina por el tiempo de entrega, tiempo deproceso completo y existencias mínimas. Si la cantidad en stock desciende estenivel se da un aviso de pedido de compra

• Tamaño del pedido de compra (TPC)

En general, este es un pedido de compra con gastos mínimos, como el transportey gastos de almacenaje. Un proveedor también puede hacer el pedido mínimo.

Existencias calculadasEstas existencias proporcionan información en el stock que está presente o reservadoy calculado por medio de las existencias dinámicas.

• Stock almacenado (SA)

Es el número de artículos que deberían estar en el almacén.

SA = ERs -EPc + ER - EF

• Stock disponible (SD)

Es el número de artículos disponibles en stock si todas los pedidos de venta sehan entregado, sin incluir los que están en espera. El stock disponible puededeterminar si un pedido puede ser entregado.

SD = ERc - REP - EPc + ER - EF =

= SA - REP


• Stock libre (SL)

Es el número de artículos disponibles si todos los pedidos de venta se hanentregado, incluyendo los que están en espera. Esta cantidad puede ser entregadasin ningún riesgo.

SL = ERc - REP - ERE - EPc + ER - ET =

= SA - REP - ERE

• Stock económico (SE)

Este es un stock por el que corre un riesgo de precio. Ya que las fluctuaciones enla compra y lista de precios y cotizaciones extranjeras, el valor del stock afectaen el resultado de la operación. La parte del stock que está reservado para lasventas que ya han sido vendidas, no se considera stock económico. Por otrolado, si un pedido de venta ha sido realizado o si los artículos se han recibidopero no corresponden al pedido realizado, son considerados parte del SE.

SE = ERc - REP - ERE + EPI - EF + ER

AjusteEl siguiente listado muestra los diferentes movimientos que afectan a las existenciasdinámicas.

• Existencias pedidas e impresas

+ Impresión final de pedidos de ventas

- Asiento de entrada

• Existencias recibidas

+ Asiento de entrada

- Contabilizar recibos

• Facturas a recibir (de compra)


- Asiento de pedidos de compra

• Artículos a recibir

+ Asiento de pedidos de compra sin asiento de entrada

- Asiento de entrada

• Existencias reales

+ Contabilizar recibos

- Impresión final de las facturas de ventas

• Existencias pedidas reservadas


- Impresión final de albaranes de entrega

+ Cumplimentación de pedidos en espera

• Existencias en espera reservadas


- Cumplimentación de pedidos en espera


• Existencias a facturar

+ Impresión final de albaranes de entrega

- Impresión final de pedidos de ventas

Véase también• 14.8 Artículo de fabricación• 14.14 Autorización• 14.83 Pedido en espera• 14.68 Lista de materiales• 14.47 Entrega• 14.7 Artículo• 14.60 Grupo del artículo• 14.51 Existencias iniciales• 14.10 Asiento de compra• 14.57 Fórmula de propuesta de compra• 14.90 Recibo• 14.11 Asiento de venta

14.51 Existencias iniciales

DefiniciónEl valor de todas las cuentas de “Mercaderías” al comienzo del periodo contable.Este valor debe representar la cantidad de artículos en el almacén.

ExplicaciónAntes de empezar a trabajar con E-Stock debe establecer la cantidad de artículos quetiene en su almacén: el stock almacenado. Para hacer un inventario de todos losartículos presentes en el almacén puede generarse una lista del inventario. Losartículos de la lista inventario se organizan según la ubicación en el almacén y uncódigo (si cuenta con la función Almacén). Si no ha introducido las existenciasiniciales todavía, la lista inventario mostrará valores cero. Si ya ha introducido lasexistencias iniciales, se generará una cuenta de corrección (de prueba) para revisar ycorregir los datos introducidos.

Introducir las existencias iniciales consiste en sustituir la cantidad de existencias“existencias reales” de valor cero por el valor actual. Tras actualizar las existenciasreales deben realizarse asientos en el libro diario porque cualquier cambio en lascantidades de las existencias debe contabilizarse en el sistema de contabilidadfinanciera.

El asiento del diario será como sigue:

Existencias -,--

a Cuenta transitoria -,--


Si comienza a manejar el sistema de contabilidad financiera y el de control deexistencias al mismo tiempo, la introducción de las existencias iniciales es parte de laintroducción del balance de apertura. Debe utilizarse entonces una misma cuentatransitoria tanto para las existencias iniciales como para el balance de apertura.

Si ya se está utilizando el sistema de contabilidad financiera y las facturas de comprase van introduciendo en el diario de compra, los balances de las cuentas deexistencias no serán cero. En este caso debería utilizarse una cuenta transitoria“existencias iniciales” y realizar el siguiente apunte en el diario general:

Cuenta transitoria “Existencias iniciales” -,--

a Existencias -,--

Utilice esta cuenta transitoria cuando realice los asientos de las existencias iniciales:

Existencias -,--

a Cuenta transitoria “Existencias iniciales” -,--

De esta forma se evita introducir el valor de las existencias dos veces. La cuentatransitoria “Existencias iniciales” debe estar saldada una vez se hayan introducidotodos los asientos del diario.

Sólo debe utilizarse la cuenta de existencias como cuenta transitoria si se estácompletamente seguro de que el saldo de la cuenta de existencias es correcto:

Existencias -,--

a Existencias -,--

Véase también• 14.9 Asiento• 14.38 Cuenta del libro mayor• 14.7 Artículo• 14.60 Grupo del artículo• 14.41 Diario• 14.16 Balance de apertura• 14.50 Existencias

14.52 Factura

DefiniciónUna factura es un documento que se envía al cliente o deudor especificando todoslos detalles referentes a los bienes que compra. Toda factura tiene un número queaparece en cada una de sus copias. La factura muestra la cantidad y la calidad de losbienes a enviar, el precio por unidad, el importe total, el pedido de venta y la fechade la factura. La factura también recoge las condiciones de pago, cómo y cuándo serealizará el pago, y si es el caso, el descuento que se aplica si el pago se realiza antesde una fecha determinada, o el recargo a aplicar en caso de retraso en el pago.


ExplicaciónTrabajamos con distintos tipos de facturas:

• Factura de prueba

Antes de imprimir la factura final, se pueden imprimir facturas de prueba. Puedeimprimir tantas facturas de prueba como quiera, pero normalmente sólo esnecesario imprimir una factura de prueba para comprobar si es correcta. A lahora de imprimir las facturas de prueba, no es necesario especificar el periodocontable al que pertenecen dado que no van a quedar archivadas en su sistemade facturación. Puede utilizar facturas de prueba con los siguientes objetivos:

• Para comprobar si la impresora y el papel han sido definidos correctamente.

Esto es especialmente importante si se utiliza la misma impresora paraimprimir otros documentos.

• Cuando se quiere saber el importe real de la factura.

Normalmente necesario en el departamento de envíos, para formalizar unseguro o para comprobar una línea de crédito del cliente.

• Para comprobar si los datos de la factura son correctos.

Una factura de prueba se utiliza normalmente para comparar la factura conel pedido de compra o con el albarán de entrega. Comprobar si los datos delcliente, productos, cantidades y precios son correctos.

• Como copia a archivar

Util para tratar cuestiones que surjan sobre la factura , también sirve deprueba de las acciones llevadas a cabo.

• Factura final.

Una vez que las facturas han sido revisadas y si es necesario autorizadas, lasfacturas finales pueden imprimirse y enviarse a los clientes. Las facturas finalessólo pueden imprimirse una vez.

Â�En algunos casos se requiere una copia de la factura, p.e. porque se quiereconocer el importe original de la factura y los descuentos antes de enviaruna nota de crédito, o si en Aduanas han perdido la factura original o nuncase recibió. Una vez que las facturas finales han sido impresas, se puedeobtener una copia a partir del historial de las facturas. Esto es sólo posible sise indicó en los parámetros de facturación el deseo de hacer copias de lasfacturas.

• Factura recurrente

Se pueden utilizar facturas recurrentes para facilitar la creación de facturas quese repiten regularmente, p.e. semanalmente, quincenalmente o anualmente. Unode los aspectos fundamentales de las facturas recurrentes es que los datos delcliente son siempre los mismos. Por tanto no es necesario introducir la mismainformación cada vez que se requiere una factura. Se pueden utilizar códigos defacturas recurrentes para agrupar facturas recurrentes


• Nota de crédito.

Las notas de crédito se utilizan para cancelar las facturas enviadas. Si los bieneshan sido devueltos (p.e. porque estaban deteriorados) y éstos no pueden serpueden ser reparados o reemplazados, o si a un cliente se le ha facturado unacantidad excesiva o errónea, será necesario enviar una nota de crédito. Además,puede que sea también necesario introducir un envío de bienes con signonegativo. De forma que el ingreso que registremos por ventas se correspondacon los bienes realmente vendido.

• Factura de mostrador.

Las facturas de mostrador son facturas que se imprimen inmediatamente cuandoun cliente o deudor desconocido realiza una compra de bienes. Una factura demostrador también recoge cantidades y precio de bienes. Si el pago es alcontado, la factura no se archiva en la contabilidad financiera. Y si los bienes sepagan más tarde (no al contado), se creará una partida pendiente en el diario deventas

Cuando se archive una factura de ventas, el sistema creará una partida pendiente enel diario de ventas. Cuando se reciba el pago, la partida pendiente se anulará en eldiario de caja o en el diario de banco. Es posible verificar la nota de crédito deldeudor en los asientos de facturas, siempre que esta orden se haya establecido en losparámetros de la aplicación. Las facturas pueden reagruparse de acuerdo con uncódigo de facturas. Los códigos de factura pueden utilizarse para crear asientos en eldiario de ventas y para imprimir las correspondientes facturas.

Imprimir facturas globalesAlgunas empresas utilizan facturas globales para ventas regulares que tienen lugar enun periodo determinado. En vez de enviar una factura por cada venta, se envía unaúnica factura colectiva que recoge todas las ventas del periodo, normalmente al finaldel periodo. De esta manera, no es necesario imprimir facturas por separado para elmismo cliente o deudor y se puede enviar una factura colectiva. Esto facilita elproceso de pago tanto para su empresa como para el deudor, dado que el deudorpaga, p.e. una vez al mes y usted no tiene que ir archivando las múltiples facturas ensu sistema contable. Se pueden imprimir facturas colectivas para cada deudor,siempre que se indique en los parámetros de la aplicación.

Las facturas globales se utilizan en:

• Pedidos de venta (envíos parciales)

• Periodos (una vez por semana, por quincena o al mes)

• Proyectos (una factura por proyecto)

• Clientes

No se debe asignar un número de factura a aquellas facturas que se incluirán en lafactura colectiva. Se debe indicar en los parámetros de la aplicación que los númerosde factura nunca deben ser asignados o que ya se requerirá la asignación de losmismos en la función de creación de facturas. Si se opta por esta última opción, sedebe indicar en la función de creación de facturas que no desea asignar ningúnnúmero a la factura. Por lo que el número de factura se asignará cuando la facturafinal se imprima.


Para incluir una factura individual en una factura global debe completarse lasiguiente información, que además ha de ser idéntica para cada factura individual:

• Pedido de venta por deudor (o factura del deudor)

• Representante

• Moneda

• Cotización

• Descuento en la factura

• Código de la factura

• Código de las condiciones de pago

• Forma de entrega

Â�Los costes de transporte y los gastos del pedido de venta para las facturasindividuales se suman y se imprimen como una cantidad única en la facturaglobal.

Véase también• 14.67 Línea de crédito• 14.88 Recargo de crédito• 14.39 Descuento• 14.23 Código factura• 14.80 Partida pendiente• 14.54 Facturación de mostrador

14.53 Factura de compra

DefiniciónLa factura de compra recoge información sobre el pedido de compra. Cuando seregistra una factura de compra, el volumen de existencias se pone al día.Dependiendo de cómo se registre la factura de compra, se actualizaran unascantidades u otras.

ExplicaciónCuando se registra la factura de compra, debe introducirse información como lascantidades entregadas, precios, descuentos, ajustes por descuentos, y cualquierrecargo por créditos, … Aunque el sistema de software es capaz de detectar errores,es importante que los datos de la factura se comprueben, para así reducir lasequivocaciones al mínimo.

Despuésde realizar un pedido de compra, se recibirá una factura de compra. Elmomento en que ésta se reciba dependerá del proveedor.

El software compara la cantidad facturada y registrada con la cantidad calculada apartir de las cantidades, precios y descuentos introducidos. La forma en que serealicen estas verificaciones dependerá de las ordenes que hayamos introducido aldefinir los parámetros. La revisión es importante para evitar el pago de cantidadesexcesivas, o para evitar la recepción de bienes diferentes a los pedidos. Una manera


de evitar estos errores es relacionar o enlazar los datos. Podemos enlazar los pedidosde compra con los recibos, la factura de compra con el pedido de compra o el recibo.Se enlazaran los documentos que presenten alguna relación entre ellos. Una vez quese ha establecido el enlace, el departamento de contabilidad puede comparar elprecio de la factura con el precio de compra del pedido de compra. Se puede hacerlo mismo para las cantidades demandadas, recibidas y facturadas. Si surgeninconsistencias, se puede analizar si los errores se han producido en la propiaempresa. Sino, se debe contactar con el proveedor. Si cuando se registra la factura decompra, los documentos no están enlazados, la información no puede ser verificadaautomáticamente por el software.

Â�De todas formas, una vez que la información ha sido registrada, se puede crearun enlace de forma retroactiva.

Existen diferentes formas de registrar una factura de compras. El método a utilizardepende del momento en que la factura llegue, de la información disponible enrelación con el pedido de compras y/o de si disponemos del recibo cuandoregistramos la factura.

Factura antes de la entrega• Puede registrar la factura de compra del proveedor aunque el pedido de compra

todavía no haya sido registrado o si no conoce el número que la identifica.

• Puede registrar la factura de compra utilizando el número de pedido de comprasi lo conoce, es decir estableciendo un enlace entre el pedido de compra y lafactura de compra.

Factura con entrega.• Puede registrar la factura de compra y el recibo simultáneamente seleccionando

el pedido de compra correcto suponiendo que conozca el número que loidentifica. El recibo se creará de forma automática. Es decir, estableciendo unenlace entre la orden de compra, el recibo y la factura de compra.

• Se puede registrar la factura de compra y el recibo simultáneamente por elproveedor siempre que el pedido de compra no se haya registrado todavía o enel caso en que conozca el número que le corresponde. El recibo se creará deforma automática, es decir, estableciendo un enlace entre el recibo y la facturade compra.

Factura después de la entrega• Puede registrar la factura de compra por recibo si conoce el número de serie, es

decir, creando un enlace entre el recibo y la factura de compra. Si el recibo estáya enlazado con el pedido de compra, este último se enlazará con la factura.

• Si recibe la factura, pero el pedido de compra y el recibo todavía no se hanregistrado, se puede introducir directamente la compra. Se crearán, tanto elpedido de compra como el recibo. La factura, el pedido de compra y el recibo seenlazan entre sí de manera automática.

Servicio de facturas y notas de créditoAdemás de las facturas para bienes, también se pueden recibir facturas por losservicios prestados. Si devuelve los bienes, recibirá una nota de crédito.


Cuando se recibe una factura de servicios, puede registrarse en el sistema logísticocontable o vía un diario en el sistema financiero contable.

Si se decide registrarlo en el sistema logístico contable, introduzca la factura porproveedor. Puede elegir la cuenta apropiada del libro mayor para cada gama defacturas. Si se recibe una serie de facturas similares y regularmente, se puedeconsiderar la opción de crear textos para estos servicios.

El registro de una nota de crédito es parecido al registro de una factura de compraordinaria. La nota de crédito debe registrarse por proveedor. Las cantidades eimportes se registran con signo negativo.

Véase también• 14.14 Autorización• 14.1 Acreedor• 14.39 Descuento• 14.38 Cuenta del libro mayor• 14.7 Artículo• 14.41 Diario• 14.81 Pedido de compra• 14.90 Recibo• 14.50 Existencias

14.54 Facturación de mostrador

DefiniciónLas ventas de mostrador son aquellas en las que se proporciona la facturainmediatamente. Son las ventas que tienen lugar en tiendas, negocios de venta al pormayor y almacenes y se cobran normalmente en efectivo. Este proceso se llama“Facturación de mostrador”.

ExplicaciónUna factura de mostrador es aquella que se confecciona cuando el cliente ha pedidoun artículo y necesita una albarán de entrega, una factura proforma o una factura realinmediatamente después de la venta. En estos casos, se imprime una factura demostrador y se le da al cliente.

Â�Si quiere imprimir una factura para un cliente desconocido o un clienteocasional puede utilizar la función “facturación de mostrador”. El clientedesconocido u ocasional se llamará “cliente de mostrador”.

Si los artículos se entregan inmediatamente, la factura de mostrador se puede utilizarcomo una albarán de entrega. Puede que Vd. quiera conservar una copia firmada dela albarán de entrega para archivarla.

Â�Se recomienda la utilización de un PC diferente para las facturas de mostrador.Una vez haya definido los parámetros generales, ya es posible introducir eimprimir facturas durante el resto del día.


Tipos de facturas de mostradorPuede introducir dos tipos de facturas de mostrador:

1. Una factura definitiva.

No se puede modificar una factura definitiva. La factura de mostrador seimprime inmediatamente y se borra del sistema.

2. Una factura proforma o albarán de entrega.

En este caso, la factura de mostrador impresa no es definitiva. Por ejemplo, sepuede modificar una factura proforma a posteriori si se indicó que el pago puederealizarse en efectivo o a cuenta y se cumplen las siguientes condiciones:

• El cliente de la factura no es el cliente de mostrador.

• La factura no se paga inmediatamente (el cliente compra a cuenta).

La factura se puede contabilizar tras la impresión de la factura definitiva. Secreará una partida pendiente una vez que el asiento de la venta haya sidoprocesado por la aplicación financiera.

Asientos del diarioAl contabilizar una factura de mostrador de cobro no en efectivo, en el diario deventas se crean los siguientes apuntes para ese cliente en particular:

Clientes -.--

a Ingresos por ventas -.--

a IVA repercutido -.--

Compras de mercaderías -.--

a Mercaderías -.--

Cuando cobre, se creará el siguiente apunte en los diarios de banco o de caja:

Caja (o Banco) -,--

a Clientes -,--

Si el cliente paga inmediatamente, la partida pendiente se borra mediante lossiguientes apuntes del diario de caja:

Caja -.--

a Ingresos por ventas -.--

a IVA repercutido -.--

Coste de mercaderías -.--

a Mercaderías -.--

Véase también• 14.3 Albarán de entrega• 14.52 Factura• 14.41 Diario• 14.84 Pedido proforma• 14.11 Asiento de venta


14.55 Fases del proceso de venta

DefiniciónEl proceso de venta incluye todas las etapas referentes a la venta de un producto oservicio. Los pasos a seguir dependerán de la estructura y métodos de trabajo de laempresa. Puede que se quiera ejecutar algunos pasos en distinto orden osimplemente saltarlos por completo. Cada empleado seguirá aquellos pasosrelevantes para su trabajo. En esta sección sólo se describen esos pasos relevantespara la CdC (Cartera de Clientes).

ExplicaciónDistintas etapas conforman el proceso de venta. Antes de describirlas, se debe teneren cuenta la organización y política que lleva su empresa. Es decir, se debe decidircómo la empresa se va a dar a conocer . Una amplia CdC - un SMI (Sistema deMarketing Informático), por ejemplo - puede suministrar la información necesariapara la política de la empresa.

Antes de que se pueda comenzar la primera fase del proceso de ventas, se debendeterminar los objetivos actuales - cómo incrementar el beneficio a largo plazo. Sedetermina una estrategia particular, generalmente para varios productos o servicios,para alcanzar los objetivos. Una decisión estratégica puede introducir una gama deproductos en un sector nuevo del mercado. Por tanto, es necesario informarse de lasoportunidades de venta para esa gama de productos en su sector de mercado. Si losproductos se han vendido en un sector del mercado, se puede utilizar un SMI paraexplorar la información histórica y analizar las oportunidades de venta para lanzarlos mismos productos en un sector diferente del mercado. Otra decisión estratégicapuede enfocarse más hacia la selección de clientes actuales y menos a nuevasrelaciones.

Una vez se determine la estrategia, se puede llevar a cabo sobre el proceso de ventas.Las fases del proceso de ventas tratadas en este manual son las siguientes:

Fase de realizaciónCada vendedor analiza que estrategia debe utilizar para su área y grupo deproductos. Este análisis se alcanza mediante una selección de contactos actuales,clientes actuales y clientes en perspectiva que estén interesados, dentro de su área deventa, para sus nuevos productos. Los clientes en perspectiva pueden ser contactosactuales que a la vez compran a la competencia, o nuevos contactos. Se puedeutilizar la CdC para realizar este tipo de selección. Antes de que la CdC pueda serutilizada debe actualizarse la información. Se pueden visualizar en la pantalla loscontactos conocidos por medio de esta vía de información y hacer una selección deesas relaciones con las que podría ser útil contactar. Se puede hacer una selección declientes que compran productos con un objetivo similar. O se debe crear unaselección de contactos que estén activos en ese sector del mercado.

Pueden añadirse listas de clientes en perspectiva conseguidas a través de los archivosde dirección, en ferias comerciales o en otras bases de datos.

Finalmente, tendrá una relación de personas con las que quiere contactar. Este grupoes el principal objetivo - las realizaciones para esta gama específica de productos o


mercado. Se puede informar a ese grupo de sus productos y servicios por correo,telemarketing, etc. Puede utilizar la CdC para conseguir toda la informaciónnecesaria para estas actividades, guardar las acciones y no perder la relación con losclientes.

Fase en perspectivaLas respuestas de los contactos realizados con mailings, telemarketing, etc sepueden almacenar en la CdC. La CdC se utiliza también para informar aldepartamento de ventas si ha habido alguna respuesta de las personas contactadas.Basándose en esta información, un representante de ventas puede decidir con quepersona debería contactar directamente. La información conseguida en ese contactose puede introducir en la CdC.

Los contactos que continúen interesados en los productos se les llama“perspectivas”. Se deben mandar ofertas a estas perspectivas. Dependiendo de lainformación obtenida de la CdC, en su oferta se deberán incluir descuentos u otrosincentivos. Este acto también se debe grabar en la CdC, de esta manera se actuará enel momento adecuado. Si todo sale bien se esperará un pedido de venta.

El cuestionario que viene a continuación puede ayudarle a analizar sus perspectivasy una estrategia de aproximación.

• ¿ Qué sabe sobre las perspectivas de la empresa?

La información en la empresa es esencial si se está planeando lanzar un productoy si esta aplicación encaja con las perspectivas requeridas. El listado debecontener las siguientes preguntas:

• ¿ En que sector del mercado está la empresa?

• ¿ Cuáles son sus productos y mercados?

• ¿ Con que frecuencia la empresa compra su producto o servicio?

• ¿ Quién es la competencia de la empresa? ¿ La empresa hace negocios conla competencia?

• ¿ Tiene la competencia planes que en un futuro puedan afectar su producto oservicio?

• ¿ Está su empresa contenta con su proveedor actual?

• ¿ Utiliza su empresa sus propios productos o servicios?

• ¿ Alguno de los empleados de la empresa conocen las perspectivasejecutivas personalmente?

• ¿ Quién es el actual responsable de la compra de productos o servicios?

• ¿ Hay alguna otra persona que pueda influir en la decisión final del pedido?

• ¿ Quién se encargará del actual proceso de pedido?

• ¿ Qué sabe Vd. sobre la persona de contacto?

La información relevante de su persona de contacto debe incluir datos correctoscomo un deletreo exacto del nombre, título, edad, educación, autorización decompra e interés especial. Esta información puede parecer trivial pero puedeayudarle a mantener una buena relación con su “perspectiva”.


• ¿ Cuál es su meta?

Se deben tener distintas metas para cada grupo y determinar el resultado deseadocada vez que se comunica con la “perspectiva”. ¿ Qué es lo que realmente esperahacer - darle más información, preparar otra cita o realizar un pedido? Sea clarocada vez que contacte con su futuro cliente

• ¿ Qué va a decir?

Antes de llamar o visitar a su futuro cliente se debe preparar lo que le va a decir.Póngase en la situación del cliente - ¿ Qué es lo que quiere saber sobre laempresa y los productos?

Obtener las perspectivas• Llamadas en frío

Llamamos llamadas en frío a aquellas que realizan los clientes que no han tenidoningún contacto anterior con la empresa. Esta es una opción si se trabaja con basesde datos de importación. Empresas, como La Cámara de Comercio, realizarán unalista con las empresas que cumplan los criterios de selección, omitiendo la fase derealización.

• Telemarketing

Algunas empresas utilizan procedimientos especiales para perspectivas telefónicas yestimar las oportunidades de éxito. Las empresas de telemarketing realizan llamadasperiódicas para que los interesados aprecien el producto. Los interesados soncalificados dependiendo en la reacción que tengan ante esas llamadas.

• Continuar las acciones previas

Si ya tiene alguna forma de contacto con su interesado puede llamarle paraconvencerle del interés que tiene en el producto. En el caso de que el interesado hayarecibido ya información sobre el producto le puede interesar preguntar más sobre lasnecesidades. Realizar llamadas telefónicas tiene la ventaja de que el tiempo puedeser más eficaz que si le estuviera visitando en persona. De todas maneras, unadesventaja es que suele ser muy difícil conseguir hablar con la persona adecuada.

Visitar a interesadosLas solicitudes en frío son visitas que se realizan a los interesados sin cita previa.Esto puede acortar el proceso de venta si el interesado está dispuesto y autorizado arealizar un pedido pero puede que su vendedor tenga que esperar largo rato para vera la persona adecuada - si al fin y al cabo esa persona está disponible.

Una vez que ya ha tenido lugar esa reunión, hay varios caminos para dar a conocersu producto y servicios y cuales son los intereses del futuro cliente.

• Presentación

Una presentación da al interesado más información sobre las funciones delproducto, es beneficioso y así Vd. conoce los intereses del futuro cliente. Losbeneficios del producto deben de ser presentados con los resultados de los test ytestimonios de clientes satisfechos u ofreciendo el producto por un tiempo deprueba.


• Demostración

Una demostración se centra principalmente en comprobar los beneficios de losmecanismos de resolución de problemas del producto. Puede implicar unasituación artificial en la cual un equipo audiovisual reemplaza el producto en si.Las demostraciones, las cuales generalmente se hacen en la oficina delinteresado, le estimulan.

• Visita del consultor.

Es una visita pagada por el interesado durante la cual el consultor enseña comosolucionar las problemas. Los consultores también suelen crear un proyectocuando la venta se ha realizado.

Es vital que los resultados de este proyecto se graben en el sistema. La informaciónpersonal obtenida del interesado sirve de gran ayuda para estimar las oportunidadesde realizar la venta y descubrir más soluciones para dar gusto a otros interesados.

Fase del pedido de ventaLos pedidos regulares de ventas son aceptados y entregados al cliente en la fechaacordada. Sin embargo, si emplea mucho tiempo en los proyectos su pedido deventas debe de tener categoría. Si usted no tiene un proyecto orientado deadministración, puede utilizar la CdC para registrar las categorías de los pedidos deventas y para informar al cliente. Las categorías deben incluir:

• Introducción del pedido de ventas

• En producción

• Preparado para transportar

Fase post-ventaDespués de que haya entregado su producto/servicio o finalizado un proyecto esesencial seguir en contacto con el cliente para ver si desea seguir negociando con suempresa. Puede grabar esta información en la CdC. El contacto post-venta le permitemejorar la reputación de la empresa y promover la relación con los clientes. Grabarla información detallada de su cliente permite un contacto personal aparente con losclientes. Si continuamente actualiza la información de su cliente, puede crear unarchivo para cada cliente que incluya los artículos que han comprado (cuándo,dónde, cuántos o por cuánto), los problemas que les han surgido y la soluciónempleada. Sus funciones de la CdC como una “memoria” eficiente le permitiráimpresionar a los clientes, con el conocimiento que tienen de los productos y de susnegocios.

Los contactos, por supuesto, pueden ser iniciados por los clientes. En este caso serápara quejas y preguntas o para pedir información de otros productos. Si su empresatiene un departamento de servicio al cliente o un servicio de ayuda - o alguien quehaga este papel - los comentarios y las peticiones de los clientes de informaciónpueden pasar directamente al departamento de ventas. Las sugerencias de los clientespueden ayudar a reconocer fallos en el mercado o para dar nuevas ideas para eldesarrollo del producto. La información grabada en la CdC por el departamento deventas o el de quejas se puede pasar en el ID (Investigación y Desarrollo) o aldepartamento de desarrollo del producto.


Pero la razón más importante de mantener el contacto con los clientes es animarles yasí incrementar las ventas. Generalmente es más fácil - y más barato- vender aclientes y satisfacer a los clientes que ir directamente al proceso de venta con nuevospropósitos. Una teoría de los pedidos actuales es que el 80% de los beneficios de unaempresa provienen del 20% de sus clientes. Los clientes actuales y los anteriores queya se han familiarizado con el producto no necesitan charlas ni presentaciones. Unapolítica de la empresa mucho más efectiva es dedicar tiempo a los clientes ypersuadirles para que compren más.

14.56 Fecha de vencimiento

DefiniciónEs aquella la fecha final de vencimiento, por ejemplo, la fecha en el que una partidapendiente debe pagarse. También aparece en las facturas, para aplicar un cargo o undescuento y el tipo que se aplica.

ExplicaciónDependiendo de la función que utilice, la fecha de vencimiento se introduce por elusuario, o se calcula utilizando la fecha de entrada o de archivo y el plazo de pago.

EjemploLas facturas de compra se pagan antes de una determinada fecha. Esta fecha es lafecha de vencimiento. El programa sugiere una fecha, teniendo como referencia lafecha del asiento y el plazo de pago.

Las factura de venta deben pagarse antes de una fecha determinada. Esta fecha es lafecha de vencimiento. El programa sugiere una fecha, basada en la fecha de archivoy el plazo de pago.

Véase también• 14.39 Descuento• 14.52 Factura• 14.80 Partida pendiente• 14.88 Recargo de crédito• 14.92 Registro de Serie/lote


14.57 Fórmula de propuesta de compra

DefiniciónLas fórmulas de propuesta de compra generan una propuesta de pedido de compracuando las existencias están por debajo de un nivel predefinido de pedidos decompra. Además del nivel de pedido de compra, se puede establecer la cantidad acomprar.

ExplicaciónCuando almacenamos artículos en stock, debemos decidir acerca del nivel máximo ymínimo de existencias. Estos valores se basan en la demanda esperada de dichosbienes para un periodo específico. Las cantidades vendidas en los años precedentespueden sernos muy útiles para estimar la demanda. Estos datos suelen registrarse enel informe de ventas por periodo.

Antes de volver a pedir, debe conocerse el nivel de pedido de compra, el tamaño delpedido de compra, el plazo de entrega por proveedor, etc. El nivel de pedido decompra se obtiene multiplicando el periodo de pedido de compra en días por lademanda estimada por día, e incluye el nivel de stock de seguridad. El periodo depedido de compra es el número de días que transcurren entre el momento derealización del pedido y la entrega efectiva de las mercancías. Este periodo puede serdiferente para cada proveedor. El periodo de pedido de compra suele coincidir conel plazo de entrega. Esta es la razón por la que el plazo de entrega suele utilizarsecomo periodo de pedido de compra. El stock de seguridad sirve para acomodarnos alas fluctuaciones de la demanda o del periodo de pedido de compra. El tamaño delpedido de compra es la cantidad de artículos para la que los gastos de pedido decompras tales como transporte, seguro, almacenamiento, etc. son los mínimosposibles. Hay otros factores que pueden afectar a este valor, por ejemplo si elproveedor entrega sólo ciertas cantidades de producto. Obviamente, un tamaño depedido de compras demasiado pequeño nos llevaría a realizar pedidos condemasiada frecuencia.

La forma apropiada de trabajar con la fórmula de propuesta de compras es laintroducción de las cantidades de “stock máximo”, “nivel de pedido de compra”,“tamaño de pedido de compra” y “stock mínimo” para nuestros artículos. Se puedenutilizar estas cantidades para crear la fórmula de propuesta de compras. La fórmuladebería definirse de tal manera que cuando el nivel de existencias sea suficiente noshaga una propuesta de compra cero.

Hay dos maneras de determinar si es necesario realizar un pedido:

• La propuesta de pedido de compra

Normalmente, se utiliza una propuesta de pedido de compra para generar unlistado de artículos a comprar cada vez que queramos realizar un pedido decompra. El listado muestra todos los artículos para los que la fórmula depropuesta de compra da como resultado un valor superior a cero. Si se generanlos pedidos de compra automáticamente, se solicitarán las cantidadesrecomendadas al proveedor principal.

Si la cantidad a comprar, añadida a la previsión de existencias almacenadasexcede a las existencias máximas, la cantidad a comprar se redondea a la baja,


así que no se superará el valor de las existencias máximas. La previsión deexistencias almacenadas no es solamente el valor de las existencias almacenadas,sino también las pedidas (e impresas).

• El listado del flujo de artículos

El listado del flujo de artículos puede utilizarse también para determinar sidebemos realizar o no un pedido de compras. Estos listados nos indican cuándoel stock libre de los artículos que se muestran se encuentra por debajo del nivelde pedido de compras.

Antes de comenzar a utilizar la fórmula de propuesta de compra, es aconsejablehacer algunas pruebas con una empresa imaginaria. Si la fórmula no funcionacorrectamente, deben hacerse sólo pequeños cambios de cada vez.

Véase también• 14.47 Entrega• 14.7 Artículo• 14.10 Asiento de compra• 14.50 Existencias

14.58 Formulario de pedido de compra

DefiniciónEl formulario de pedido de compra contiene información que es importante paradiferentes departamentos de la empresa.

Explicación El cuadro siguiente muestra la información relevante para cada departamento.


¿ CWhich datafrom the purcal es

¿Qué informacióndel formulario de

pedidos decompra la

relevante paracada

departamento ypara el

proveedor?

Proveedor

Toda la informaciónbásica y el número

de pedido de compraque sirve para

confirmar el pedidode compra.

Departamento decompras

Datos del pedido decompras; datos del

proveedor; datos delartículo; copia de la

fórmula de pedido decompra /

confirmación de lospedidos de compra alos departamentos

Departamento deentrada deproductos

Tipo de bienes;datos de entrega;

empaquetado(cantidad)

Confirmación delpedido de compra

Departmento decontabilidad

Datos para el controlde entregas; precio,

descuento ycantidad

• Departamento de compras

El agente que realiza un pedido de compra deseará estar informado sobre laevolución o estado de dicho pedido. Para suministrar dicha información, eldepartamento de compras necesita tener acceso a los últimos datos del pedido decompra. Este departamento también deberá informar a sus fuentes de suministro.Incluyendo el proveedor, los artículos suministrados, y las condiciones deentrega, p.e. los datos incluidos en el formulario de compra. El departamento decompras no es necesariamente responsable de las compras. Dicha decisión puedeser tomada por otro agente de la empresa. Para demostrar que una compra hasido aprobada, una copia firmada del pedido de compras se archiva en eldepartamento de compras. Cualquier entrega con retardo pueden identificarsegracias a la fecha de entrega que aparece en el formulario de pedido de compras.

• Departamento de entrada de productos

Algunos de los datos recogidos en el formulario de orden de compra sonimportantes para el director del almacén o para el departamento de entrada deproductos. Especialmente la información referente a el tipo de producto, la fechade entrega o el tipo de embalaje. El formulario de pedidos de compra tambiénmuestra qué proveedores suministraron los bienes en una fecha determinada.Dado que es desaconsejable informar al departamento de entrada de productosde la cantidad de bienes pedidos antes de que sean contados, se puede optar porenviar una nota de movimientos en el almacén en lugar de una copia delformulario de pedidos de compra.

• Departamento de contabilidad

Todos los formularios de pedidos de compra se envían al departamento decompras. El formulario de pedidos de compra contiene información sobre


nuevas facturas y fuentes de financiación. La enumeración consecutiva permiteal departamento comprobar que todos los formularios de compra han sidoarchivados.

• Proveedor

Además de los departamentos internos, el proveedor también recibe unformulario de pedido de compra, que incluye información sobre cómo procesarel pedido de forma correcta, cómo transportar los bienes, etc. Al enviar unformulario de pedido de compras, es posible corregir los errores que aparecenantes de que el pedido sea procesado. El proveedor, generalmente, envía unaconfirmación del pedido de compras que incluye el formulario de pedido decompra una vez que ha sido revisado por el departamento de compra. Eldepartamento de compras procesa esta información en el archivo que contengala información sobre compras. En muchas ocasiones, el departamento decontabilidad también recibe una copia de la confirmación de pedido de compraque permite a este departamento tener una visión completa de los pedidos decompra. Si es necesario, se puede remitir a la confirmación de pedido decompras durante la fase financiera de la compra.

Imprimir el formulario (final) de pedido de compra significa que el pedido decompra se ha realizado. El volumen de existencias recogido en “stock pedido” y“stock económico” aumenta en la cantidad reflejada en el formulario de pedidos decompras impreso.

Recibos y/ó facturas de compra pueden registrarse con el número de pedido decompra.

Véase también• 14.1 Acreedor• 14.10 Asiento de compra• 14.57 Fórmula de propuesta de compra• 14.90 Recibo• 14.92 Registro de Serie/lote• 14.50 Existencias• 14.98 Unidades y paquetes• 14.4 Almacén

14.59 Gestión de contactos

DefiniciónIntentar conocer las necesidades y deseos de un cliente importante se conoce comoGestión contable. Si se centra la atención en todas las relaciones, se denominaGestión de contactos.


ExplicaciónMantener una buena relación empresarial con clientes, clientes en potencia,proveedores y personal es muy importante para cualquier organización. Además unaorganización tiene que tratar con competidores legítimos e instituciones deconservación medioambiental. La gestión de contactos consiste en recoger y grabarinformación en todas esas relaciones para improvisar el flujo de comunicaciones y larelación empresarial entre la organización.

La gestión de contactos es cada vez más importante ya que las organizaciones ya nopueden incrementar los productos de venta con solo la gestión de producto, es porello que necesita poner atención individual a los clientes.

Las razones principales de la gestión de contactos son:

• La dependencia de un grupo relativamente pequeño de clientes para la mayorparte de los ingresos y la necesidad de mantener esas cuentas activas.

• La necesidad de dar gusto al consumidor a base de conocer sus necesidades eincrementar las ventas.

• La necesidad de mantener una estrecha comunicación con los clientes. En lasgrandes organizaciones es una obligación mantener un contacto directo con lasrealizaciones reales.

• La necesidad de un control de crédito a deudores para incrementar el margen debeneficio.

• Aprovechar el tiempo del vendedor al máximo. Si los directores financierosestán dispuestos a abastecer las necesidades de un tiempo amplio e importantesus vendedores pueden gastar su tiempo en otros proyectos, como el desarrollode nuevos mercados.

La gestión de contactos también permite controlar la efectividad de los resultados deventas. Si se graban los orígenes de los realizados, se puede ver que los esfuerzos enlas ventas han generado altos resultados. Si se graba la situación actual de lasrelaciones (p.e. si hay orígenes, perspectivas o clientes), se podrá contactar conrelación a cada estatus, para cambiar de estatus de un origen a una perspectiva.

La información recogida por la organización se puede guardar y utilizar para analizarlas relaciones, los modelos de compra y el pago. Los objetivos pueden ser definidosbasándose en la estrategia que se debe desarrollar para mejorar las relaciones, enellas se deben incluir objetivos específicos. Para un uso positivo de la informaciónrecogida, se debe introducir en un sistema de información central en el que tienenacceso cual las organizaciones completas.

Automatizar gestión de contactosAutomatizar los datos de contacto y los factores del mercado a los que afecta es cadavez más importante en la mayoría de los sectores de la industria. Las decisiones degestión y estrategias de marketing dependen de como se acceda a la puesta al día dela información en la posición de la organización del mercado y los contactos de losclientes (potenciales), competidores y otras relaciones. Recoger esta información enuna base de datos permite un rápido acceso a la información relevante utilizandolistados completos de la información introducida.


Una organización con un sistema central de información está mejor ubicado paraatender a los clientes. No más allá esto depende de los conocimientos personales delos empleados. Si un cliente llama y la persona con la que contacta no está en laoficina, todos los empleados de ventas pueden contestar lo pedido ya que todo elmundo tiene acceso a la misma información. Y cuanta más información haya, haymás posibilidades de mejorar las relaciones.

Un sistema central de información significa que esa información está repartida entredistintos departamentos. Los departamentos de ventas, financiero y logístico debende tener el mismo acceso para actualizar la información, así toda la organizaciónpuede reaccionar de una manera flexible y consistente a nuevos desarrollos. Lasestrategias pueden desarrollarse para optimizar relaciones laborales y los objetivospueden definirse por relación o relación en grupo, dependiendo de si la relación esuna perspectiva, cliente o proveedor.

Automatizar la gestión de contactos es una materia compleja. Es esencial determinarcomo se quiere recuperar la información recogida. Ya que la entrada determinará lasalida, la salida requerida determinará la entrada. Se debe considerar que lainformación se pedirá por los distintos departamentos y trabajadores e incluirlo en laCdC de tal manera que la información se pueda recuperar fácilmente. Este es uno delos principales objetivos que deben tenerse en cuenta cuando se realiza un diseñofuncional.

14.60 Grupo del artículo

DefiniciónEl grupo del artículo liga la administración de existencias en términos cuantitativos yla contabilidad financiera. Cada artículo debería estar ligado a un grupo de artículospara garantizar la correspondencia entre ambas.

ExplicaciónLa relación entre los dos sistemas contables se produce al indicar para cada artículo,el grupo de artículos al que pertenece. Cada grupo de artículos está ligado a una seriede cuentas del libro mayor. Cuando un artículo es comprado o vendido, este enlaceasegura que las repercusiones financieras se incluyan en el libro mayor.

Cada grupo de artículos está generalmente formado por artículos similares. Elnúmero de grupos de artículos en los que desee dividir su archivo de productos,dependerá del grado de detalle que quiera alcanzar en su información de existencias,de precio de coste y de ingresos.

Antes de crear los grupos de artículos, se recomienda hacer un esquema de lascuentas del libro mayor que se van a utilizar. El nivel de detalle de este esquema,determinará el nivel de detalle y precisión de sus cuentas.


El siguiente diagrama muestra cómo el artículo, el grupo del artículo y las cuentasdel libro mayor se interrelacionan :

Bicicleta demontaña

Bicicleta depaseo

Bicicleta decarreras

Bicicleta

Existencias de bicicletas

Ingresos por bicicletas

Ingresos procedentes delextranjero

Precio de coste bicicletas

Diferencias de precio encompras

Descuentos en ventas

Artículo Grupo delartículo

Cuenta del Libro Mayor

Este esquema ilustra la conexión existente entre el artículo y el libro mayor. En estecaso, las anotaciones contables de ventas de los diferentes artículos se realizan en lacuenta “ Ingresos por bicicletas”. Por tanto, la cuenta “Ingresos por bicicletas” de lacontabilidad financiera muestra el importe total obtenido por la venta de bicicletas,pero no especifica si eran bicicletas de montaña, de paseo, o de carreras.

Sin embargo, si se ligan artículos con el libro mayor como se observa en el esquemasiguiente, sería posible observar la cantidad total de bicicletas de montaña en la fichadel libro mayor total “Ingresos por bicicletas de montaña”:

Bicicleta demontaña A

Bicicleta demontaña B

Bicicleta demontaña C

Bicicletas demontaña

Existencias de bicicletasde montaña

Ingresos por bicicletas demontaña

Ingresos procedentes delextranjero

Precio de coste debicicletas de montaña

Diferencias de precio encompras

Artículo Grupo delartículo

Cuenta del Libro Mayor

Descuento en ventas

También es posible enlazar individualmente cada artículo con su cuenta del libromayor. Esto se consigue creando un grupo de artículo para cada artículo. Sinembargo, esto es sólo posible si se trabaja con un grupo pequeño de artículos. Otrarestricción es el número de cuentas del libro mayor disponibles. Este grado dedetalle no es normalmente necesario, además, dificulta el análisis del libro mayor.

Evidentemente, los departamentos de almacén, de ventas y de contabilidad tienennecesidades diferentes. El análisis pormenorizado de los grupos ofrece tanto ventajascomo desventajas. Da una visión detallada de las existencias en el sistema financierocontable, sin embargo el libro mayor puede no ser tan claro. Las sub-clasificacionesy el uso correcto de las cuentas disponibles reducirá estas desventajas.


Las cuentas del libro mayor referentes al grupo del artículo son:

• Cuenta de existencias.

Esta cuenta debería ser una cuenta de balance. En esta cuenta, las operacionesfinancieras con artículos en existencias se cargarán como entradas (aumento deexistencias) y se abonarán como salidas (disminución de existencias), y todo ellode acuerdo con precio de coste estándar (PCE), el precio medio de compra(PMC) o el precio de compra cuando se utilicen principios de valoración delmismo nombre.

• Cuenta de ingresos.

Se debe crear una cuenta del libro mayor, y más en concreto: una cuenta depérdidas y ganancias. En esta cuenta se abonarán las ventas (facturas) yposiblemente se cargarán las notas de crédito (a través del diario de ventas).Todo ello de acuerdo con el precio de venta dado.

• Cuenta de ingresos procedentes del extranjero1/2/3

Si se quiere registrar a los deudores extranjeros de forma automática en unacuenta de ingresos independiente habrá que crear una cuenta de ingresosdiferente a la del punto anterior. Vía el código moneda ligado a sus deudores, sepuede registrar el código requerido. Si se factura en una moneda determinada, elingreso obtenido por la venta de los artículos se registra automáticamente en unade las tres cuentas de ingresos procedentes del extranjero. Al utilizar un códigode ingreso ligado al código de la moneda se determina qué cuenta de ingresodebe de utilizarse.

• Cuenta de precio de venta.

En esta cuenta se cargarán automáticamente las ventas basadas en el PCE. Estaes una cuenta de pérdidas y ganancias.

• Cuenta de diferencias de precio.

Esta cuenta se utiliza para valorar las existencias según el PCE. Las anotacionesse hacen en esta cuenta si el precio de compra es diferente al PCE.

• Cuenta descuentos.

Los descuentos de ventas se registran en esta cuenta. Los descuentos de ventasse registran automáticamente en la cuenta descuentos definida en los enlaces del

libro mayor.

Cuando se ligan cuentas a un grupo de artículos, éstas han de pertenecer al balance oa la cuenta de pérdidas y ganancias. Esto implica que sólo se puede utilizar unacuenta de pérdidas y ganancias para registrar una cuenta por diferencias de precios.En algunos casos, esto no es conveniente. Esto podrá evitarse creando en primerlugar el tipo correcto de cuenta y enlazándolo después con el grupo del artículo, estomodificará el tipo de cuenta.

Véase también• 14.39 Descuento• 14.9 Asiento• 14.38 Cuenta del libro mayor• 14.52 Factura• 14.7 Artículo


• 14.41 Diario• 14.74 Modificación de precios• 14.82 Pedido de venta• 14.73 Método de valoración de existencias

14.61 Hoja de distribución de costes

DefiniciónUna hoja de distribución de costes, permite determinar los costes totales por centrosde coste. Y tanto costes directos, como indirectos.

• Los costes directos se pueden introducir directamente en los centros de costeentre los que se debe distribuir, p.e. materias primas.

• Los costes indirectos se relacionan habitualmente con varios centros de coste,p.e. salarios, gastos de energía, etc. Estos gastos deben tenerse en consideracióncuando se establezca la rentabilidad de un producto.

Estos costes no se pueden distribuir directamente, sino utilizando una clave dedistribución. Entonces los costes introducidos en un centro de coste pueden“moverse” a otro centro de coste. Por ello, han de crearse: un sistema de centrosde coste y de llaves de distribución. P.e. una hoja de distribución de costes.

Explicación

EjemploVd. tiene en su sistema administrativo tres niveles de centro de costes.

• En el primer nivel., se registran todos los costes, por clases, p.e. “Partes”,“Ventas”, “Salarios” y “Alojamiento”.

• En el segundo, todos esos costes se distribuyen entre distintos centros de costes,p.e: producción y venta.

• En el tercer nivel, los costes del nivel segundo se distribuyen entre los productosterminados. Estos son los centros de coste principales.

Seleccionar un método de distribución de costesEn primer lugar, debe decidir qué método de distribución de costes desea elegir:

• Basado en un coste estimado.

Este es un método para presupuestar sus centros de costes. Para cada centro decoste, determine el importe de servicios prestados a otros centros de coste. Paraello, se utiliza una tarifa estándar. Determine el número de unidades a distribuira cada centro de coste, esto se multiplicará por la tarifa estándar.

Ejemplo El porcentaje estándar del centro de coste de “Marketing” es 10000, ,elnúmero de unidades del “Producto A” es 50 y el número de unidades del B es70. Al distribuir, 50.000 irán al centro de coste del “Producto A” y 70.000 iráal centro de coste del “producto B”.


• Basado en el cálculo del coste real. La distribución del coste se realizautilizando los importes realizados que han sido introducidos durante lacontabilización. Estos costes pueden distribuirse a otros centros de costes pasopor paso, hasta que sean finalmente distribuidos a el centro de costes principal.Para cada centro de coste , introduzca un número de unidades que lecorresponden.

Ejemplo Se han introducido 50.000 en el centro de coste de “Marketing”. El número deunidades del “Producto A” es 40 y el de B es 60. En total es 100. El porcentajede distribución es = 50.000 / 100 = 500. El importe de distribución para elcentro de coste del “Producto A” es 20.000 (500 x 40),el importe dedistribución para el centro de coste del “Producto B” es 30.000.

Cambiar el método de distribución de costes

No es posible cambiar el método de distribución una vez que se han creado losasientos de distribución. Si desea cambiar el método de distribución borre todas losasientos de distribución de costes, sin embargo esto puede causar inconsistencias.Por ello, el método de distribución de costes tiene que cambiarse cuando todos lasdistribuciones se han realizado o archivados. Si es necesario cambiar el método dedistribución de costes, se debe hacer al comienzo del siguiente ejercicio contable.

Niveles de distribución

Cada centro de coste tiene un nivel de distribución. Unicamente es posible distribuirimportes a centros de costes de un nivel superior, para evitar distribucionescirculares. El centro de coste principal deberá tener el nivel de distribución más alto.Es posible utilizar hasta 99 niveles de distribución.

Es recomendable utilizar un factor creciente para los niveles de distribución. Estofacilita la adición de niveles más adelante.

EjemploVd. tiene tres niveles de distribución . Utilice 10, 20 y 30 (en lugar de 1, 2 y 3). Losimportes pueden ser distribuidos en la forma siguiente :- Del nivel 10 al nivel 20 o 30- Del nivel 20 al nivel 30

Proceso de estimación de costesCree la hoja de distribución de costes

Cree todos los centros de costes necesarios y asegúrese de que cada centro de costetiene el nivel correcto de distribución. Para cada centro de coste, es necesariointroducir una cuenta de gastos y una cuenta de control. El importe total distribuido aotros centros de costes será introducido en la cuenta de control de costes. Lasdistribuciones a centros de coste separados se archivarán en una cuenta de gastos.

Después, introduzca el porcentaje de distribución de coste y unidades de todos loscentros de costes. Compruebe su entrada utilizando listados.


Distribución

La distribución real debe tener lugar por periodo. Los asientos del diario irán alLibro Mayor de su elección.

EjemploEl porcentaje estándar del centro de “Marketing” es 1000, el número de unidadespor “Producto A” es 50 y el número de unidades para “Producto B” es 70. Estoserá contabilizado así :Cuenta de gastos (“Producto A” centro de coste) 50.000Cuenta de gastos (“Producto B” centro de coste) 70.000a Cuenta de control de costes (“Marketing” centro de coste) 120.000

Es necesario archivar los asientos para actualizar las tarjetas de centro de costes.

Cálculo del coste realCrear una hoja de distribución de costes

Deben crearse todos los centros de costes necesarios. Se debe comprobar que cadacentro de coste tiene el nivel correcto de distribución. Se debe enlazar una cuenta degasto y una cuenta de cobertura para cada centro de coste. El importe totaldistribuido en otro centro de coste se introducirá en la cuenta de cobertura. Lasdistribuciones a de centros de coste separados se registrarán en la cuenta de gastos.

Â�No es obligatorio enlazar las cuentas. Si no enlaza las cuentas, las cuentasgenerales correspondientes a los asientos originales serán utilizadas para losasientos de distribución. Aunque estas entradas no influyen sobre el saldo,pueden causar confusión y se añadirán a los totales de las cuentas generales.Esto puede no ser deseable, por lo que es recomendable introducir una cuenta degastos y una cuenta de cobertura.

Después de haber creado todos los centros de costes, distribuya las unidades entretodos los centros de costes. Compruebe esto utilizado listados.

Asiento de costes reales

Vd. puede empezar con el proceso normal de entrada, en el que los importes seintroducirán en los centros de costes.

Distribución

Â�Aunque es posible comenzar la distribución antes de archivar, es recomendablearchivar las entradas a distribuir al principio. Una vez que se han archivado losasientos, éstos no pueden modificarse de nuevo.

La distribución real deberá tener lugar por periodo. Los asientos del diario seregistrarán el libro Mayor que elijamos.

EjemploDesde el centro de coste de Marketing” se ha realizado un cargo de 20.000 alcentro de coste de “Producto A” y 30.000 ha sido distribuido al centro de coste del“producto B” Se ha realizado la siguiente anotación :Cuenta de gasto (“Producto A” centro de coste) 20.000Cuenta de gasto (“Producto B” centro de coste) 30.000


a Cuenta de cobertura subsecuente (“Marketing” centro de coste)50.000Si no enlazó cuentas del libro Mayor con el centro de coste de “Marketing”, seutilizará la cuenta del asiento inicial, es decir, si el importe de 50.000 se introdujoinicialmente en la cuenta de “Panfletos” , esta cuenta se usará tanto para losasientos de cargo y abono.

La distribución conduce a nuevas entradas en centros de coste. Si un importe fueoriginalmente cargado a un centro de coste, se abonará durante la distribución decoste. Tanto las entradas o (movimientos) se mostrarán las fichas de los centros decoste.

Véase también• 14.18 Centro de coste• 14.6 Archivar

14.62 Informe de archivo

DefiniciónCuando archivamos, los asientos del diario se transfieren desde los diarios al libromayor. El informe de archivo nos muestra los asientos archivados, esto es, lasoperaciones. El informe de archivo debería revisarse tras archivar, para asegurarnosde que el proceso se ha desarrollado correctamente. Lo mejor es comparar el informede archivo con el informe de asiento correspondiente.

Explicación

Parámetros• Cuándo se imprime el informe de archivo

El informe de archivo se imprime y revisa después de archivar. Puede imprimirel informe de archivo directamente, tras archivar, o posponer la impresión, yaque el informe de archivo puede ser muy largo.

• Imprimir operaciones transitorias

Si ha abierto ejercicios financieros futuros, se harán asientos de corrección paralos balances de apertura de estos ejercicios financieros. Estos asientos sondenominados asientos transitorios. Estos asientos harán el informe de archivomás largo, luego se pueden dejar fuera del informe.

• Informe de archivo abreviado

Si se solicita un informe abreviado, las operaciones que afectan a una mismacuenta aparecerán saldadas y abreviadas para una sola operación, aunque ese nosea el caso en el libro mayor.


Contenido del informe de archivoEl informe de archivo contiene todas las partidas del diario y los informes de archivode la subcuentas, si ello es posible. Las partidas del diario aparecerán al completo enel informe de archivo. Por tanto, los importes introducidos en contrapartidas fijasaparecerán completos. Cada informe de archivo con partidas del diario tendrá unnúmero de control. Los números de control deben corresponderse con los de losrespectivos informes de asiento. Si éste no es el caso, revise las diferencias entre elasiento y su respectivo informe de asiento.

Diferencias entre el informe de archivo y el informe de asiento

• El informe de archivo incluye informes de subcuentas, el informe de asientos no.

• El informe largo de asientos proporciona información sobre las condiciones depago.

• El informe de archivo puede incluir operaciones transitorias. Dependiendo delos parámetros, dichas transacciones aparecerán o no en el informe de asientos.

• Los asientos pueden aparecer en el informe de archivo como si fueranoperaciones comprimidas, dependiendo de lo que fijen los parámetros.

• El informe de archivo muestra la numeración del archivo general y del archivode asientos.

Revisión del informe de archivo• Compare el informe de archivo con el informe de asientos. ¿Se han archivado

todos los asientos del diario? Compare el número de control de ambos tipos deinforme - deberían coincidir.

• Repase las partidas del diario en el informe de archivo. Algunas de las partidasdel diario no aparecerán en el informe de asientos, porque se crearon durante elproceso de archivo. Por ejemplo, no muestra los apuntes del IVA (excepto losasientos directos del diario general o del diario del IVA). En el informe deasientos, sólo se mostrarán los importes del IVA. El informe de archivo muestratambién las cuentas del IVA en las que los importes del IVA se han archivado.

Archivar el informe de archivoEs muy importante archivar los informes de archivo. Es aconsejable archivar losinformes de acuerdo con el número de archivo del diario, porque estos números sepueden obtener de las fichas de las cuentas del libro mayor.

Véase también• 14.9 Asiento• 14.63 Informe de asientos• 14.41 Diario• 14.16 Balance de apertura


14.63 Informe de asientos

DefiniciónEl informe de asientos muestra los asientos que todavía no se han archivado.

Explicación

¿Cuándo debe imprimirse un informe de asientos?Elinforme de asientos se puede imprimir en cualquier momento para comprobar losasientos del diario. Es necesario imprimir y comprobar un informe de asientos antesde archivar cualquier asiento. Si encuentra algún error, corríjalo y vuelva a imprimir.

Â�Después de corregir, vuelva a imprimir el informe de asientos, así podrácompararlo con el informe de archivo después de archivar.

¿Qué contiene un informe de asientos?

Â�Al contrario de la información mostrada en el informe de archivo, no se registranlas subcuentas, (clientes, acreedores, centros de y unidades de costes).

Puede imprimir un informe breve o ampliado. Los asientos se muestran por númerode periodo/secuencia, en la forma en que aparecerán en la pantalla en el diario. Elinforme ampliado refleja también: las condiciones de pago, los centros de coste yunidades de coste.

Número de control

Cada número de serie tiene un número de control, que debe parecerse al número decontrol del informe del archivo. Si los números de control no se emparejan ,compruebe las diferencias en el informe de asiento y archivo.

El número de control se calcula sumando a los números de las cuentas del libroMayor, excepto para:

• Cuentas de IVA (cuenta general enlazada al código de IVA

• Las cuentas de recargos o descuentos de ajuste

• Cuentas sin saldo

• Cuentas utilizadas para calcular diferencias

• Contrapartidas estándares enlazada con los diarios

EjemploSe utilizan las siguientes cuentas del libro Mayor:4300 : Clientes4770 : IVA repercutido7000 : Ingreso hardware7001 : Ingreso softwareLa cuenta del Mayor “Clientes” está enlazada con el diario de ventas. La cuenta“IVA repercutido” se enlaza con el código de IVA usado para el asiento. Lascuentas no se incluyen en el número de control. En este caso solamente se utilizanlas cuentas de ingresos. El número de control es 14001 (7000 + 7001).


Varios informe de asientos

Es posible generar un informe de archivo de prueba, y un informe de todos losperiodos. Se utiliza para comprobar las entradas a archivar.

Véase también• 14.9 Asiento• 14.41 Diario• 14.16 Balance de apertura• 14.6 Archivar• 14.62 Informe de archivo

14.64 INTRASTAT

DefiniciónINTRASTAT es una serie de estadísticas que muestra el flujo de bienes entre paísesde la Unión Europea.

ExplicaciónHasta 1992 la información estadística se registraba en las aduanas. En 1993 fue elaño de la creación del mercado de la Unión Europea (EU) y las fronteras nacionalespasaron a ser fronteras de la Unión Europea. Por ello, la información estadísticadebe ser registrada de forma diferente.

Si comercia con empresas de países miembros en la Unión Europea, necesitarárevisar sus datos de exportaciones dependiendo del volumen de sus compras yventas. La información debe ser entregada en un disco cada mes a las autoridadesestadísticas españolas.

Parámetros de INTRASTATAntes utilizar cualquier paquete, deberá definir los parámetros. Algunos de estosparámetros son tan importantes que no puede empezar antes de definirlos. Otrosparámetros son preferentes. Lo último se aplica a los parámetros de INTRASTAT.

Los parámetros más importantes de INTRASTAT son los parámetros del registro decompra y de venta. Estos parámetros determinan si el paquete de Exact sigue elrastro de los importes de compra y de venta.

Datos maestros de INTRASTATLos datos maestros de INTRASTAT se encuentran en su programa, pero es posibleque Vd. mismo introduzca los datos maestros si posee un paquete de facturación, depedidos o de control logístico.

Â�Los datos maestros de INTRASTAT no están disponibles si posee una versióninternacional del programa. Se pueden introducir basándose en lasespecificaciones de su país.


Los datos maestros de INTRASTAT pueden enlazarse a sus deudores y acreedores(con datos específicos relacionados con los deudores/acreedores, como destino,ciudad o carga/descarga, etc.) y a artículos (código estadístico, factor de venta, factorde compra, peso neto, y unidades estadística). De esta forma, no tendrá queintroducir cada vez datos maestros específicos para registrar los movimientos dedeudores/acreedores o al introducir una compra, pedido de venta o factura. Los datosse utilizan en las estadísticas de comercio para determinar el flujo de bienes y elvolumen de este flujo.

Diseñar la declaración de INTRASTATLos datos sobre las operaciones de INTRASTAT deben enviarse a las autoridadesestadísticas regularmente. Puede entregar estos datos Vd. mismo o contratar aalguien que lo haga. Con independencia del método que utilice, tendrá que serresponsable de entregar la declaración completa y exacta dentro del plazo.

Cuando diseñe la declaración de INTRASTAT en Exact, todos los datos deINTRASTAT registrados en el programa deberán tomarse en consideración. Losdatos de la declaración pueden imprimirse o exportarse. Normalmente lasautoridades fiscales no establecen un formato especifico a utilizar.

Antes de diseñar su declaración de INTRASTAT, puede generar un listado contodos los datos a ser incluidos. Utilice este listado para examinar sus datos por siexistiera alguna inconsistencia y para decidir quizás si no debe incluir algún dato.Pueden incluir los datos que no desee incluir en su declaración de INTRASTAT.

Â�Para tener más espacio en su disco puede condensar sus declaraciones deINTRASTAT. No deberá borrar las declaraciones que ya ha hecho

Véase también• 14.66 IVA

14.65 ISO

DefiniciónISO es la Organización Internacional de Códigos Estándar.

ExplicaciónISO introdujo una amplia nomenclatura de uso nacional e internacional. Los códigosISO para países, monedas e idiomas son fundamentales en la aplicación. Seproporcionan listados de estos códigos.

Si ha estado utilizando códigos para países, monedas e idiomas, es obligatorio ligarestos códigos con los códigos oficiales de ISO. Cada programa en el que se utilizancódigos de países, monedas o idiomas ofrece funciones especiales que permitenrealizar dichos enlaces.

Véase también• 14.75 Moneda


14.66 IVA

DefiniciónIVA significa Impuesto sobre el Valor Añadido. El impuesto sobre el valor añadidoes el impuesto que se ha de pagar al incrementarse el valor de los bienes y serviciospor parte de las empresas. La mayoría de las empresas que realizan negocios conotras empresas o particulares tiene que presentar las declaraciones de IVA a lasautoridades fiscales. Si sólo se comercia dentro del propio país, se recoge sólo ciertainformación del IVA.

Si comercia con empresas o particulares de otros estados miembros de la UE, tendráque recoger información más amplia acerca del IVA. Esto significa que tendrá queregistrar todos los datos (p.e. cantidades) que se refieren a las operaciones (tanto lasexpediciones intracomunitarias como las adquisiciones intracomunitarias) con estasempresas/particulares. Esto se denomina “información del listado de ventas entrepaíses de la UE” y debe registrarse en su diario de IVA.

ExplicaciónEl IVA y al declaración del IVA recogen muchos aspectos en una administracióninformatizada. Las secciones que siguen cubren la mayoría de estos aspectos.

Parámetros del IVALos parámetros del IVA determinan como se realiza el proceso del IVA. En estosparámetros se puede indicar si se va a trabajar con IVA o no en la empresa. Si va autilizar el IVA, debe indicarlo en los parámetros de la aplicación. Si quiere hacer usode toda la funcionalidad del IVA, debe guardar el historial del IVA. Además, debeindicar cómo calcular el IVA: incluyendo o excluyendo los descuentos sobrepagos.

EjemploIVA del 20,5%, descuento del 2% e importe a pagar 10.000 ptas.IVA a pagar incluyendo el descuento sobre pagos:20,5% * 10.000 = 2.050 ptas.IVA a pagar excluyendo el descuento sobre pagos:20,5% * 9.800 = 2.000 ptas.

Número de Identificación FiscalRegistre su propio NIF/CIF (Número de Identificación Fiscal). Este número seutiliza en toda la aplicación cuando se requiere. Posteriormente, introduzca todos losNIF/CIF de sus clientes, acreedores y representantes fiscales. El representante fiscales la persona que se ocupa de los asuntos relacionados con su IVA en el extranjero.

El NIF/CIF del cliente es esencial para las operaciones intracomunitarias y debeestar reflejado en las facturas. Los acreedores extranjeros le tendrán que facilitar suNIF/CIF. Las primeras dos cifras del NIF/CIF se generarán automáticamente alintroducir el código del país. Este CIF/NIF se revisará automáticamente para algunospaíses. El NIF/CIF de un representante fiscal debe estar definido de diferentesmaneras.

En la UE, el NIF/CIF se deriva del número del impuesto sobre ventas. Cada compañíasusceptible de pagar IVA cuenta con este número. El NIF/CIF se obtiene de la formaque sigue:


EjemploNúmero de impuesto sobre ventas12.34.567.B.01, país “Países Bajos”, códigooficial del país “NL”.NIF/CIF NL001234567B01Si es necesario, ponga uno o dos ceros tras el código del país (el número completocuenta con 14 dígitos).Sitúe su código de país delante del número de impuesto sobre ventas (“NL” paraPaíses Bajos). Suprima los periodos entre los dígitos.

Códigos y porcentajes de IVALas declaraciones de IVA se pueden completar, en gran parte, automáticamente. Elcódigo de IVA juega un papel esencial en este proceso. Cuando realiza un asiento,sólo tiene que seleccionar el código de IVA apropiado. El IVA se calculará ycontabilizará automáticamente. Los códigos de IVA sólo se pueden utilizar en eldiario general. En este diario, los apuntes de IVA sólo se pueden anotarmanualmente utilizando una línea de apunte independiente. Los apuntes de IVA sólopueden introducirse en cuentas de IVA diferentes.

En la mayoría de los países de la UE, se requieren tres porcentajes de IVA : 0%, unporcentaje alto y un porcentaje bajo. También tendrá que distinguirse entre“incluido” y “excluido”.

Si realiza operaciones intracomunitarias, es aconsejable tener una clasificación másamplia de porcentajes.

Â�Los códigos de IVA ya existentes sólo se pueden borrar si no están ligados a unacuenta del mayor o a una sección de la declaración de IVA.

Â�Las cuentas de IVA deben crearse antes que los códigos de IVA.

Diarios de IVAEn su sistema contable, se recoge información de diversas clases de operaciones. Alcontar con diferentes diarios para cada grupo de operaciones relacionadas, podráestructurar esta información. Para este propósito, puede crear diarios de IVA. Losdiarios de IVA le ayudarán a recoger información específica acerca del IVA. Losotros diarios no son apropiados para realizar este tipo de asientos de IVA.

El diario de IVA se puede utilizar en los siguientes casos:

• Para introducir correcciones en las cuentas de IVA.

• Para anotar movimientos de artículos no respaldados por facturas.

Cuentas de IVALas cuentas de IVA se utilizan para recoger información referente al IVA. Existendos tipos de cuentas del mayor que son importantes para este propósito:

• Cuenta de “IVA soportado” (compras) y cuenta de “IVA repercutido” (ventas)

• Las cuentas base

Las cuentas “IVA soportado” e “IVA repercutido”

Estas cuentas de IVA registran el IVA a pagar y el IVA a reclamar.


Â�Utilice distintas cuentas de IVA para el IVA repercutido y el IVA soportado. ElIVA repercutido es una cantidad a pagar, mientras que el IVA soportado es unadeuda a recibir. Por ello, estas cuentas aparecen en distintos lados del balance.

Â�Para contabilizar el IVA sobre compras, es posible (aunque no es recomendable)utilizar sólo una cuenta de IVA. Sin embargo, para contabilizar el IVA sobreventas esta obligado a distinguir entre dos porcentajes, el bajo y el alto. Es porello, por lo que se recomienda crear una cuenta de IVA diferente para cadaporcentaje para compras y para ventas.

Un caso especial de IVA repercutido e IVA soportado es el “IVA autosoportado”. ElIVA soportado consiste en que es el comprador y no el proveedor el que paga el IVAa las autoridades fiscales. Al proveedor se le carga un IVA del 0% por la entrega,con la condición de que pueda probar la exención de IVA e incluya el NIF/CIF delcliente en la factura. En general se debe aplicar el IVA autosoportado en el caso desubcontratación o prestación de personal, el cliente al que se le prestan los serviciosdebe pagar el IVA. El cliente debe incluir el IVA repercutido en la declaración deIVA. Estos sólo es posible para las compras porque el IVA autosoportado no seaplica a las ventas. Si trabaja con el IVA autosoportado, debe crear cuentasespecíficas de IVA y un código específico de IVA.

EjemploEste ejemplo muestra las anotaciones en el diario, que resultarán de la utilizacióndel IVA autosoportado (en este caso 17,5 %). Suponga que sus gastos por contratarpersonal son de 1.000.000 ptas. Necesitará utilizar tanto la cuenta de IVAsoportado como la de IVA repercutido. Los asientos del diario serán como siguen:Gastos 1.000.000--a Acreedor 1.000.000--IVA soportado 17,5% 175.000--a IVA repercutido 17,5% 175.000--

Cuentas base

Los importes introducidos en las cuentas base son la base sobre la que se calcula elIVA repercutido y el IVA soportado. Existen tres tipos de cuentas base:

• Cuentas de ingresos

• Cuentas de gastos

• Cuentas neutras

Cuentas de ingresos

Los apuntes anotados en estas cuentas están relacionados con los ingresos y por esarazón el IVA se contabiliza como el IVA repercutido. Qué cuenta del mayor seutiliza dependerá del código de IVA seleccionado al anotar el asiento.

Â�Todas las cuentas de ventas son cuentas de ingresos.

Cuentas de gastos

Los apuntes anotados en estas cuentas son consideradas como gastos y el IVA secontabiliza como IVA soportado. Qué cuenta del mayor se utiliza dependerá delcódigo de IVA seleccionado al anotar el asiento.


Cuentas neutras

Cuando realiza anotaciones en estas cuentas, el programa considera si los importesse deben cargar (=gastos) o abonar (=ingresos). Dependiendo de ello, se seleccionarála cuenta de IVA soportado o IVA repercutido.

La siguiente tabla muestra cómo se contabiliza los importes de IVA.

Diario Asiento CódigoIVA

Cuenta Importe IVAsoportado/repercutido

Compra Soportado

Ventas Repercutido

IVA Adquisi-ción Soportado

Entrega Repercutido

Caja/banco

Compra Soportado

Ventas Repercutido

Ambos Gastos Soportado

Ingresos Repercutido

Neutra Positiva Soportado

Negativa Repercutido

EjemploEste ejemplo ilustra la diferencia entre el uso de una cuenta de gasto y una cuentaneutra para anotar asientos en el diario de caja. Suponga que definió lasubscripción a una revista como una cuenta de gasto y pago demasiado de una vez.La mitad del importe pagado se depositará en su cuenta.El asiento original era :Subscripciones 2000,--IVA soportado 350,--a Banco 2350,--El depósito se contabilizará como sigue:

Banco 1175,--

a Subscripciones 1000,--

a IVA soportado 175,--Suponga que define la subscripción como una cuenta neutral. El depósito secontabilizaría como sigue:

Banco 1175,--

a Subscripciones 1000,--


a IVA repercutido 175,--Como puede ver. El IVA del depósito se contabilizará incorrectamente en la cuentaIVA repercutido.

Otros datos de IVAPara poder cumplimentar una declaración de IVA tendrá que introducir lossiguientes datos:

• Representantes fiscales

Si su empresa no cuenta con ninguna filial en el extranjero pero tiene que pagarimpuestos, puede contratar un representante fiscal. Éste, será la persona oempresa responsable de la cumplimentación de las declaraciones de IVA y delpago del IVA en el extranjero en nombre de su empresa. El representantetambién se ocupará de las deducciones de IVA y del pago del IVA de lasimportaciones.

• Países

Su empresa puede tener relaciones comerciales con empresas o particulares deotros países. Por esta razón, puede que necesite añadir países a la lista (que seincluye en el programa).

• Cotizaciones

En su declaración de IVA, las operaciones en moneda extranjera debenconvertirse a la moneda estándar al tipo de cambio oficial. El tipo de cambio deconversión puede desviarse del tipo de cambio utilizado al archivar operaciones.Por tanto es necesario introducir un tipo de cambio oficial además del tipo decambio estándar.

Â�Puede enlazar los datos del IVA con los deudores y acreedores. Estosimplificará el proceso de introducción de pedidos de compra, pedidos de ventay facturas. Estos datos del IVA contienen los valores estándar de las operacionesde compra y de venta. El que tenga que introducir todos los datos dependerá delos parámetros de la aplicación para expediciones intracomunitarias.

Registro de IVALos registros de IVA se han creado para registrar los envíos y las recepciones deartículos a procesar y también son necesarios si temporalmente transfiere artículospara uso interno a otros países de la UE. Estos registros pueden ser de ayuda en casode que las autoridades fiscales les soliciten listados de envíos y recepciones demercancía durante un periodo de tiempo. Los registros de IVA se pueden crearautomáticamente mediante el programa. También es posible generar un número deinformes relacionados con los registros de IVA.

Declaración de IVACada empresa debe calcular su IVA repercutido, completar la declaración y enviarlay pagarla a las autoridades fiscales. El momento en que se debe realizar el pagodependerá del sistema utilizado: el sistema de caja o el sistema de factura. El sistemade factura es el que se utiliza más frecuentemente.


El sistema de factura ofrece dos opciones relacionadas con los artículos vendidos ylos servicios prestados:

• Si el comprador de sus artículos (o servicios) es una empresa registrada, debeenviarle una factura. El IVA debe pagarse en el momento en que envía (deberíahaber enviado) la factura.

• Si el comprador de sus artículos (o servicios) no es una empresa registrada y noha enviado una factura, debe pagar el IVA cuando los artículos/servicios seentreguen.

El sistema de factura ofrece dos opciones en cuanto al momento en que losbienes/servicios entregados a otro país de la UE se deben pagar:

• En la fecha de la factura

• No después del 15 del mes siguiente a la entrega.

Si utiliza el sistema de caja, no podrá pagar el IVA hasta que reciba el pago de losbienes o servicios. En general, esto significa que el IVA se debe calcular sobre losimportes que figuran en los recibos. Si vende bienes o servicios sobre los que seaplica el IVA reducido y otros bienes o servicios sobre los que se aplica el IVAordinario tendrá que tratar dichos recibos por separado.

Â�Si un deudor no le paga y usted puede probar que dicha deuda es incobrable,puede solicitar el reembolso del IVA pagado.

Véase también• 14.75 Moneda• 14.78 Operaciones intraempresa• 14.36 Cotización• 14.38 Cuenta del libro mayor• 14.64 INTRASTAT• 14.81 Pedido de compra• 14.82 Pedido de venta

14.67 Línea de crédito

DefiniciónEs el importe máximo de partidas pendientes (p.e. deuda) que se permite a un clienteo el que un acreedor le permite.

ExplicaciónEl importe máximo de partidas pendiente sse determina por cliente. El importeacordado se deberá comunicar al cliente, así éste sabrá cuando ha rebasado la líneade crédito.


Las líneas de crédito son esenciales para la buena gestión del crédito de clientes. Seutilizan como una señal de atención sobre los riegos de introducir nuevos pedidos/facturas de venta de clientes. También puede utilizarse para bloquear un pedido. Loque evita entregar mercancías a un cliente que excede su línea de crédito. Se utiliza asu vez, para comprobar la deuda con los clientes. Existen dos métodos:

• Comprobar la línea de crédito cuando se produce un pedido de venta. Si excede,aparecerá una señal y se informará al cliente. Sin embargo, dependiendo de lapolítica de ventas de la empresa, el pedido de venta puede producirse si loaprueba el director comercial. Se recomienda primero enviar un pedido pro-forma.

• La entrega se realiza sin comprobar la línea de crédito en cada pedido. En sulugar, la solvencia se comprueba regularmente. Este método se usa en lasempresas que tienen una relación comercial estable con sus clientes. Si sedemuestra que un cliente no puede pagar, irá a “la lista negra” y será bloqueado.Tan pronto como el saldo se situé por debajo de la línea de crédito, sedesbloqueará.

Al determinar la línea de crédito de un cliente, es necesario considerar lo siguiente :

• Ingresos (esperados)

• Número medio de pedidos de ventas

• Comportamiento pasado del cliente en cuanto a pagos

• Relación comercial con el cliente. Un cliente puede ser también un proveedor, loque influye en cuanto a ser flexibles con la línea de crédito.

Una vez introducido una línea de crédito de un cliente, el sistema comprueba si estese sobrepasa al introducir pedidos/ facturas de venta. Esto ocurre cuando el total depedidos /facturas ventas pendientes es superior a la línea de crédito. Se puede indicarque aparezca un mensaje.

La línea de crédito puede utilizarse como un filtro que muestre los saldos de losclientes que la sobrepasan.

Véase también• 14.49 Estado de saldos• 14.1 Acreedor• 14.40 Deudor• 14.52 Factura• 14.82 Pedido de venta

14.68 Lista de materiales

DefiniciónUna lista de materiales es la especificación de las partes que componen un artículode fabricación.

Â�Sólo se puede crear una lista de materiales para un artículo de fabricación.


Explicación

Las listas de materiales se emplean para registrar la producción o el montaje de losartículos de fabricación. Una lista de materiales se compone del artículo defabricación y otros artículos diferentes, las partes. Se nos muestra el número departes necesarias para crear cada artículo de fabricación.

Â�Se puede indicar si estos números se registran como paquetes de venta ounidades de venta. Esto es aplicable a todas las listas de materiales

Un artículo de fabricación puede componerse a su vez de artículos de fabricación.Estos últimos se ubicarán en el nivel dos de la lista de materiales. Los diferentesniveles se muestran en el siguiente diagrama:

Artículo A

A1 A2 A3

A11 A12

Nivel 1

Nivel 2

Nivel 3

Los artículos del nivel más bajo son normalmente las existencias. Estos artículos sepiden cuando se necesitan. Los artículos de fabricación se producen o componennormalmente por la misma empresa. Siempre se puede decidir comprar artículossemi-acabados o el mismo producto de fabricación si es que lo encontramos másbarato o no hay suficiente capacidad productiva. Esto dependerá de lo que se conocecomo decisión de “fabricación - o - compra”.

Una vez se ha creado la lista de materiales, se pueden generar las siguientes listas:

• Lista de implosión

Esta lista muestra los artículos de fabricación en los que se emplea un producto.

• Lista de explosión

Esta lista muestra todos los artículos que componen un artículo de fabricación

Mientras se procesa el artículo de fabricación, la información sobre dicho artículo ysus componentes se ajusta simultáneamente (p.e. existencias). Una vez que elartículo de fabricación se considera terminado, se puede contabilizarautomáticamente.


Valor añadidoEl valor de un artículo de fabricación es algo más que la suma de los valores de laspartes que lo forman. Si se utiliza el precio fijo de coste (PFC) como método devaloración de existencias, podemos introducir la diferencia entre el valor de laspartes y el valor del producto de fabricación en la cuenta “Valor añadido”. Esteproceso se realizará cuando se anoten los asientos del diario para los productos defabricación que se consideren terminados.

Â�Esto no es posible cuando se utiliza el Precio Medio de Compra (PMC) comométodo de valoración de existencias.

Véase también• 14.50 Existencias• 14.73 Método de valoración de existencias• 14.98 Unidades y paquetes• 14.4 Almacén

14.69 Lista de precios

DefiniciónTanto para las ventas como para las compras, el precio del artículo se puederelacionar con las cantidades pedidas o vendidas. Los descuentos se pueden registraren una lista de precios. Se deben elaborar dos listas de precios diferentes, una paraventas y otra para compras, incluso si están relacionadas con el mismo artículo.

ExcepcionesSólo pueden crearse listas de precios para aquellos artículos del archivo de artículos,p.e. artículos que se crearon mediante la función de mantenimiento de artículos. Nopodemos crear ni utilizar una tabla de descuentos para líneas de texto creadasmediante funciones de entrada.

ExplicaciónÂ�La utilización de la lista de precios es la misma para los deudores y para los

acreedores, p.e. para los pedidos de ventas o de compra.

EjemploSe ha escogido la siguiente lista de precios para un pedido de ventas:

Desde lacantidad

Hasta lacantidad

Descuento%

1

501

1001

2001

500

1000

2000

9999

2

2,5

3

4


Un cliente que compra 1500 artículos recibe un descuento del 3%.

Crear una lista de precios

El contenido de una lista de precios

Las listas de precios pueden crearse tanto para artículos como para grupos deartículos. Cuando se crea una lista de precios, puede copiarse una lista de precios yaexistente.

Una lista de precios puede contener descuentos porcentuales o descuentos en formade cantidades fijas. Adicionalmente, la lista de precios puede contener otros preciosdistintos por artículo. Además, si los precios de los artículos cambian en el archivode artículos, el nuevo precio del artículo en la lista de precios no se modificaráautomáticamente, tendrá que ajustar la lista de precios manualmente.

Utilizar varias listas de precios

Cada lista de precios puede contener una tabla de descuentos por artículo o grupo deartículos. Se pueden crear muchas tablas de descuentos por artículo, mediante lautilización de diferentes listas de precios. Esto puede ser necesario en las siguientessituaciones:

• Queremos crear una lista de precios para cada país, p.e. para cada moneda.

• Queremos crear listas de precios para propósitos diferentes, p.e. para nuevosclientes o promociones especiales.

Enlazar la lista de precios con clientes y acreedoresEnlazamos la lista apropiada de precios de venta con los clientes y la lista apropiadade precios de compra con los acreedores. La lista de precios de los clientes seutilizará en las funciones de introducción de ventas. La lista de precios de losacreedores se utilizará en las funciones de introducción de compras.

EjemploSe han creado listas de precios de venta para cada país. Seleccionamos para cadacliente una lista de precios del país del cliente.

Utilizar la lista de precios en las funciones de introducciónLa lista de precios de los clientes o de los acreedores - dependiendo del tipo defunción de entrada, se aplicará automáticamente. El descuento a aplicar saldrá enpantalla y podrá modificarse, siempre que lo permitan sus parámetros.

Cambiar la lista de precios estándar:

• Si los parámetros le permiten cambiar la lista de precios estándar, podemosseleccionar una lista de precios diferente para cada línea de entrada, o podemosdecidir no utilizar ninguna lista de precios.

• Si los parámetros no nos permiten modificar la lista de precios estándar, éstaserá la que se aplicará. Si el cliente o acreedor no tiene una lista de preciosestándar (enlazar una lista de precios no es obligatorio), no se utilizará ningunalista de precios.


Otros descuentosAparte de las listas de precios, se pueden aplicar líneas de descuentos, descuentos depedidos de ventas o descuentos de pedidos de compras. Además pueden utilizarseacuerdos de precios en los pedidos de ventas. Estos acuerdos de precios puedencontener también descuentos en forma de cantidades fijas.

Véase también• 14.1 Acreedor• 14.40 Deudor• 14.39 Descuento• 14.2 Acuerdo de precios

14.70 Listado cronológico de deudores/acreedores

DefiniciónEs un listado de partidas pendientes de deudores (acreedores) organizado según laantigüedad de las facturas.

ExplicaciónEs importante comprobar y analizar regularmente las partidas pendientes de losdeudores (acreedores). Así, es posible prevenir tener clientes de dudoso cobro sindisminuir las posibilidades de pago (o pagos atrasados). Por tanto, son necesarioslistados de importes pendientes teniendo en cuenta el tiempo (o las cargas porintereses). En algunos casos, se requiere información adicional sobre movimientosespecíficos, partidas pendientes o datos maestros (p.e. partidas pendientes de un mesconcreto y por encima de una cantidad especificada.

Para analizar las partidas pendientes de los deudores (acreedores) se pueden realizarvarios análisis :

• Listado cronológico breve de deudores/acreedores

El Listado cronológico breve de deudores/acreedores muestra todas las partidaspendientes de deudores y acreedores de acuerdo con los cuatro subdivisionespor antigüedad. Use el listado cronológico breve de deudores/acreedores paragenerar una lista de facturas que estén más atrasadas. En este listado puedeespecificar opcionalmente deudor (acreedor)

• Listado cronológico de deudores/acreedores ampliado.

El Listado cronológico de deudores/acreedores ampliado es similar al listadocronológico de deudores/acreedores breve , pero proporciona información decada partida pendiente y por lo tanto se puede utilizar para crear una lista departidas pendientes a pagar.

• Listado cronológico de deudores/acreedores histórico.

El Listado cronológico de deudores/acreedores histórico permite realizar unlistado cronológico de deudores/acreedores en una fecha concreta del pasado.Las partidas pendientes o pagos introducidos después de esta fecha no se tendránen cuenta.


Â�Puede generar también listados de datos maestros, movimientos y partidaspendientes. Puede definir su propio criterio de selección y decidir cómo sedeben presentar los datos.

Se toma la fecha inicial de una factura como su fecha de entrada, pero también esposible utilizar una fecha de vencimiento. La fecha de vencimiento se calculaañadiendo el plazo de pago a la fecha de entrada.

Â�Si no se ha introducido un método de pago en los datos maestros para deudores(acreedores), se utilizará el término definido en los parámetros financieros.

Â�Para todos los análisis, se puede introducir un número mínimo de días quedefine la antigüedad de las partidas pendientes que desea incluir en el listado.

Véase también• 14.75 Moneda• 14.80 Partida pendiente• 14.33 Control de clientes

14.71 Listado de ventas UE

DefiniciónEl listado de ventas UE muestra que los artículos exportados a otros países de la UE,van realmente a esos estados miembros de la UE.

ExcepcionesNo todas las empresas tienen que cumplimentar el listado de ventas de la UE. Encaso de duda consulte su agencia tributaria.

ExplicaciónLa abolición de las fronteras fiscales el 1 de enero de 1993 dio lugar a una serie demodificaciones en la legislación del IVA. Hay dos cambios importantes:

• Las entregas y las adquisiciones dentro de la UE se denominan ahora entregasintracomunitarias y adquisiciones intracomunitarias. Juntas forman losmovimientos intracomunitarios.

• Los controles referidos al pago del IVA ya no lo realizan las aduanas oficiales.

Â�En la declaración se debe indicar cuándo las entregas son intracomunitarias. Estadeclaración se utiliza para transmitir información a otros Estados Miembros dela UE acerca de las entregas realizadas.

En relación al IVA, existen dos principios esenciales en lo que respecta a losmovimientos intracomunitarios:

• Principio de destino

El impuesto se calcula en el país de destino de los artículos. Esto se aplica en lasentregas que se realizan entre empresas.


• Principio de origen

Los impuestos se calculan en el país donde los artículos se han comprado. Estose aplica a las entregas realizadas de empresas a individuos.

Las entregas intracomunitarias a empresas se calculan en el país donde sonadquiridos los artículos. Existen dos opciones:

1. Los artículos se envían de un país de la UE a otro, y el transporte finaliza en elsegundo país de la UE.

Ejemplo Los artículos se envían desde Francia a España. El transporte finaliza enEspaña y los movimientos se tasan en destino.

2. El transporte finaliza en un país de la UE distinto a aquel en que reside elcliente. También se incluye en la factura el NIF.

Ejemplo Una empresa española compra artículos en Bélgica, pero los artículos seenvían a Alemania. El NIF de la empresa española se incluye en la factura. Elmovimiento se tasa en España.

Â�Contacte con la agencia tributaria si desea recibir más información acerca de lasentregas intracomunitarias.

Hay dos opciones a la hora de pagar el IVA de las adquisiciones intracomunitarias(si es aplicable):

• Cuando el proveedor proporciona la factura (fecha de factura), aunque seaanterior a la entrega de los artículos.

• Con anterioridad al 15 del mes siguiente al mes en que se realizó la entrega.

El IVA repercutido se calcula sobre el importe total pagado (con independencia de ladivisa empleada). Los importes en moneda extranjera deben convertirse a la monedadel país en el que está la oficina principal del cliente.

Las entregas intracomunitarias son lo contrario a las adquisiciones intracomunitarias.Las entregas a otros países de la UE se tasan al 0%, siempre que se cumplan lassiguientes condiciones:

• El proveedor es una empresa sujeta a IVA.

• El cliente es una empresa sujeta a IVA o una persona.

• Los artículos se envían de un Estado Miembro de la UE a otro.

• El envío es resultado de una entrega.

• Los artículos son transportados por el cliente o por el proveedor. Tambiénpueden ser transportados por un tercero que actúe por cuenta del cliente o delproveedor.

• El proveedor puede demostrar que los artículos son enviados a otro país de laUE.

• El cliente tiene un NIF de otro Estado Miembro de la UE.

• Los artículos están en libre comercio.

Si suministra artículos a una empresa o individuo de un país de la UE distinto alsuyo, y la empresa o individuo no está sujeto a impuestos, debe enviarse una factura.La factura debe incluir tanto su NIF como el del cliente.


Un caso especial de movimientos intracomunitarios son los artículos a serprocesados (una empresa o individuo en otro país de la UE procesa artículossuministrados por el cliente). Los artículos deben devolverse al cliente, pero laentrega no forma parte del proceso de fabricación.

Existen dos opciones para pagar el IVA en las entregas intracomunitarias (si esaplicable):

• En la fecha de factura.

• Con anterioridad al 15 del mes siguiente al mes en que se realizó la entrega.

Al proveedor se le carga un 0% de IVA por la entrega intracomunitaria cuando alcliente le corresponde cierto IVA por la adquisición intracomunitaria.

Â�Examine siempre si está autorizado a utilizar un IVA del 0%.

Â�Contacte con la agencia tributaria si desea recibir más información acerca delpago de IVA.


14.72 Localización dentro del almacén

DefiniciónPuede utilizar la localización dentro del almacén como un criterio de selección paraimprimir listados de recogida de almacén en E-Pedidos de venta y ubicacionesglobales del almacén para controlar los movimientos. Es posible guardar más de unartículo en un ubicación concreta.

ExplicaciónSi los artículos están almacenados en distintas localizaciones dentro del almacén,esto permite localizar los artículos con un esfuerzo mínimo. En los almacenesgrandes es la manera más eficiente para la localización dentro del almacén, lo másfácil es localizar un artículo específico. Puede utilizarse la localización dentro delalmacén para el control de movimientos, creando listados de recogida de almacén,optimizando la ruta a seguir en el almacén y para la realización física de FIFO/LIFO.Es por ello que se debe grabar la localización dentro del almacén para cada artículoen stock.

La localización dentro del almacén puede ser borrada. Antes de realizarlo, todos losartículos deben de ser trasladados a otra ubicación. La ubicación principal,introducida al crearse los artículos, no puede ser borrada.

Véase también• 14.7 Artículo• 14.73 Método de valoración de existencias• 14.4 Almacén


14.73 Método de valoración de existencias

DefiniciónEs el método utilizado para evaluar las existencias en el sistema de administración destock (cantidades) en el sistema de contabilidad financiera (importes).

Hay varios métodos para valorizar el stock:

• Precio medio de compra (PMC)

• Precio fijo de cálculo (PFC)

• First in first out (FIFO)

• Last in first out (LIFO)

Â�El método de valoración de existencias que se seleccione depende de lalegislación fiscal en su país y en el sistema que se utiliza actualmente en suempresa.

ExcepcionesLIFO no se puede utilizar como un método de valoración. Es posible crear un listadode valoración de método de acuerdo LIFO.

Explicación• Precio medio de compra (PMC)

El PMC es el precio de compra por paquete de compra, calculado para todos lospaquetes de compra para un artículo en particular de un proveedor particular.

Ejemplo Vd. tiene un stock real de 100 botellas de vino el 01/03/1996. El artículo PMCes 50.Vd. recibe 20 botellas por el precio de 80 el 01/04/1996. EL nuevo PMC será: (100 * 50 + 20 * 80) / 120 = 55.

• Precio fijo de cálculo (PFC)

Si se quieren valorar las existencias de acuerdo al precio fijo de cálculo (PFC),se debe establecer un promedio de precio de venta esperado para un periodo detiempo, p.e. 1 año. Si se realiza el movimiento de los artículos, las existenciaspueden ser abonadas o cargadas de acuerdo al PFC. Si hay una diferencia deprecio entre el precio de compra y el PFC, se debe introducir en las cuentasgenerales de “Diferencias de precio”. Si el PFC es elegido correctamente, lacantidad en la cuenta general de “diferencias de precio” será insignificante yaque ambas son diferencias positivas y negativas, y el PFC tendrá prácticamenteel mismo valor que el PMC.

• First in first out (FIFO)

Si el método de valoración de existencias es FIFO, los primeros artículosrecibidos serán los primeros en utilizarse. Los precios históricos, enlazados conel pedido de compra, determinarán el precio FIFO.

• Last in first out (LIFO)

Si su método de valoración de stock es LIFO, los artículos primeramenterecibidos serán los últimos que se necesiten.


Con ambos, LIFO y FIFO, las existencias pueden incluir varios envíos condiferentes precios. Para calcular el valor de las existencias, debe conocer losprecios históricos de los bienes.

EjemploEste ejemplo nos muestra las diferencias entre el PFC, FIFO y LIFO.

Compra

01/02/1996 10 artículos @ 100

01/03/1996 20 artículos @ 120

01/04/1996 5 artículos @ 140

Vendido:

12/02/1996 5 artículos @ 150

20/03/1996 15 artículos @ 200

El 02/04/1996, tiene15 artículos en existencias.

El precio fijo de cálculo es 125.

• Valorización de stock acorde a PFC:

15 * 125 = 1875

El total es 1875

• Valorización de stock acorde a LIFO:

5 * 100 = 500 (primer pedido el 01/02/1996)

5 * 120 = 600 (segundo pedido el 01/03/1996)

5 * 140 = 700 (tercer pedido el 01/04/1996)

El total es 1800

• Valorización de stock acorde a FIFO:

5 * 140 = 700 (tercer pedido el 01/04/1996)

10 * 120 = 1200 (segundo pedido el 01/03/1996)

El total es1900

Véase también• 14.7 Artículo• 14.93 Revalorización de existencias


14.74 Modificación de precios

DefiniciónLas modificaciones de precios se pueden introducir manualmente para cada artículo,o para una selección de artículos. Algunas modificaciones de precios conducen arevaluaciones del stock . Estas modificaciones de precios también se recogen en elsistema financiero contable.

ExplicaciónÂ�Si necesita modificar los precios de venta o de compra, puede que tenga que

modificar también listas de precios o acuerdos de precios.

Procedimiento de introducción de precios1. Obtener un listado de los precios utilizados.

2. Introduzca la modificación de precios. Si esta modificación de precios afecta alvalor del stock, tendrá que seleccionar una cuenta de pérdidas y ganancias en laque introducir la diferencia resultante.

Para hacer el proceso más rápido, hay diferentes funciones de introducción demodificaciones en los precios. Mediante estas funciones, las modificaciones deprecios pueden afectar a un tipo o grupo de productos.

Â�Las modificaciones de precios que afectan a la valoración del stock, no sonefectivas cuando el envío de la mercancía ya ha sido realizado. Para que lasmodificaciones de precios surtan efecto en estos casos, debemoscontabilizar las facturas correspondientes. Las existencias reales se pondránal día durante este proceso.

3. Contabilizar la modificación de precios en el sistema financiero contable.

4. Revisar y archivar los asientos en el sistema financiero contable. Si encuentraalgún error, corríjalo en el sistema de control de existencias, no en el financierocontable, para evitar problemas de inconsistencia.

Contabilizar la modificación de precios

¿Cuando debe contabilizarse la modificación de precios?

• Si modifica el sistema de valoración de existencias, p.e. de PFC (precio fijo decoste) a PMC (precio medio de coste).

• Si modifica el precio utilizado para determinar el valor de las existencias, p.e.cuando modificamos el PFC al evaluar según el criterio de PFC.

¿Cuándo no es necesario contabilizar?

• Si las existencias reales de los artículos en cuestión son 0.

• Si modificamos el PMC de un artículo cuando el método de valoración deexistencias es PCF


Cálculo de las modificaciones en la valoración de existencias

La diferencia en la valoración de las existencias se calcula de la siguiente manera:

(nuevo precio del artículo - anterior precio del artículo) x existencias reales

EjemploEl PFC de un artículo se modifica de 1000 a 1.010, las existencias reales son de5000 artículos. La modificación de precios es (1010 - 1.000) x 5000 = 50.000.Esto se contabilizará como sigue:Cuenta de mercaderías 50.000a Revalorización de existencias 50.000

Â�La cuenta de mercaderías que utilizamos está enlazada con el grupo de artículos.La cuenta de revalorización de existencias debe introducirse cuando se registreel cambio de precios.

Véase también• 14.50 Existencias• 14.73 Método de valoración de existencias• 14.93 Revalorización de existencias

14.75 Moneda

DefiniciónEs un medio de intercambio utilizado en un país determinado.

ExplicaciónSi establece relaciones comerciales con el exterior, será normal facturar en monedaextranjera. Los proveedores extranjeros tendrán que ser pagados en sus respectivasmonedas. Será el mismo caso si posee filiales en el extranjero . Necesita por tanto,cuentas bancarias de moneda extranjera.

Se pueden introducir operaciones y asientos en moneda extranjera en su propiamoneda (estándar). Sin embargo, la composición del activo y pasivo no se muestracon claridad, ya que debe pagar en moneda extranjera. Si mantiene su contabilidadutilizando moneda extranjera, logrará una mayor coherencia de su activo y pasivo encualquier momento. Las operaciones y asientos se tendrán que revaluar cuandoexistan fluctuaciones en el tipo de cambio.

Moneda estándarEsta definición es muy importante . Los importes se presentan en la monedaestándar, a no ser que indique lo contrario.

Diarios de monedaEs necesariocrear diarios separados de banco y caja para cada código de moneda. Lacreación de diarios monetarios es similar a la de los otros diarios. Solamente varía lainformación específica sobre monedas.


Â�Utilice un único código monetario en el diario de caja y banco. Si deseacontabilizar asientos en distintas monedas tendrá que crear un diario de caja ybanco para cada una.

Cuando se archivan los asientos, los importes se convierten siempre a la monedaestándar. Si el importe pagado por una partida pendiente difiere del importe originala causa de diferencias en el tipo de cambio, esta diferencia irá a la cuenta “Diferencias en el tipo de cambio”.

Â�Si el código de moneda utilizado es el mismo que el código de moneda estándar,no puede cambiar el tipo de cambio.

Facturas en moneda extranjeraEs posible facturar a empresas extranjeras en su propia moneda. Los datos de lafactura se pueden registrar en moneda extranjera en distintas aplicaciones. Para elloes necesario crear las monedas que necesitemos y los correspondientes tipos decambio.

Al contabilizar un asiento, factura, pedido de compra o venta, puede introducir losdatos monetarios y archivar los asientos

Pagos en moneda extranjeraIntroduzcalos pagos en la moneda que desee para anular partidas pendientes. En lasiguiente tabla se muestra los posibles casos. Se utilizan como ejemplos los códigosde moneda.

Monedaestándar

Facturasregistradas

Pagosregistrados

1 PTS PTS PTS

2 PTS PTS DM

3 PTS DM DM

4 PTS DM PTS

5 PTS GBP DM

Estos casos afectan en el momento de archivar de los datos, porque la diferencia enel tipo de cambio se archiva teniendo en cuenta la partida pendiente que se anula.Vamos a explicar el quinto caso con el ejemplo siguiente:

Â�Este caso, conocido como la situación multi-moneda, sucede únicamente cuandointroduce un pago en un diario de moneda.

EjemploSuponga que su moneda estándar es la peseta (PTS), ha introducido una factura enlibras esterlinas (GBP) y recibe el dinero en marcos alemanes (DM). Puedecambiar el tipo de cambio utilizado para la partida pendiente. Después, introduzcael importe recibido en DM (moneda en el diario en la que se efectúa el pago).


Seguidamente, el importe recibido de su cliente en DM se muestra en PTS. Esteimporte puede diferir del facturado debido a descuentos, recargos, diferencias depago, etc. Puede anular esa diferencia o conservarla.

Listados y análisisEs posible generarun listado sobre el estado de las monedas extranjeras donde semuestre el importe de las operaciones archivadas. Se incluye el saldo de las cuentasde clientes y acreedores en moneda extranjera y nuestros activos (como cuentasbancarias en moneda extranjera) y deudas. Las columnas de activos y deudasreflejará las operaciones en moneda extranjera para otras cuentas del balance si seindicó en los parámetros de las cuentas del libro Mayor.

Puede elaborar un listado cronológico los importes totales de partidas pendientes pormoneda, lo que refleja una visión global del riesgo de su moneda. Para cada importese especifica el momento en el cual el pago vence.

Â�Este listado solo muestra operaciones.

Véase también• 14.70 Listado cronológico de deudores/acreedores• 14.36 Cotización• 14.52 Factura• 14.88 Recargo de crédito• 14.94 Revaluación• 14.66 IVA

14.76 Nota de recibo

DefiniciónAquel documento escrito que demuestre que los bienes han sido recibidos

ExplicaciónUna vez se haya introducido el recibo, para examinar que la información es correcta,se puede imprimir una nota de recibo de prueba, incluyendo en ella toda lainformación que aparecerá en la nota final de recibo. Por tanto, se utiliza paraexaminar si un recibo ha sido introducido correctamente y si puede ser autorizado.

Una vez se haya examinado que toda la información del recibo ha sido introducida ocorregida, se puede imprimir una nota final de recibo. De esta manera se confirmaque los artículos ya han sido recibidos. Este documento se puede pasar aldepartamento de contabilidad y mandar una copia al departamento de recepción demercancías. Una vez se imprima la nota final de recibo no se podrá cambiar dichainformación.

Véase también• 14.7 Artículo• 14.90 Recibo• 14.4 Almacén


14.77 Notificación

DefiniciónUna notificación es una carta que envía a su deudor para notificarle las partidaspendientes.

ExplicaciónSi ha vencido la fecha de pago de una partida pendiente, es necesario examinarporque el deudor no ha pagado. Si el deudor ha recibido ya un listado de las partidaspendientes y no ha pagado dentro del periodo acordado, debe enviarse unanotificación. Antes de enviar las notificaciones, son necesarias ciertas preparacionesEsto incluye definir los diseños de las notificaciones en el idioma del deudor eindicar si debe enviar una notificación para cada deudor (normalmente se excluyenlos deudores con quien acordó un acuerdo de recogida). Antes de imprimir lasnotificaciones definitivas, imprima una lista de comprobación para todos losdeudores a los que envíe las notificaciones. Utilice esta lista para determinar laspartidas pendientes que deben incluirse y cuales no al imprimir realmente lasnotificaciones.

Â�Es posible analizar las partidas pendientes a través de un análisis de antigüedad ,de calidad y a través de la consulta rápida.

Preparar las notificaciones Si está utilizando notificaciones por primera vez, comience a introducir una

fecha de inicio. Las notificaciones y los listados de control pueden serimprimidos para los deudores en donde se ha introducido una fecha válida. Estafecha será actualizada al imprimir nuevas notificaciones.

Â�Se contará el número de notificaciones enviadas, asi que asegúrese de que elcódigo de diseño está definido para cada notificación posterior.

Â�Los cambios hechos a los datos de partidas pendientes serán únicamenteincluidos en las notificaciones y no afectarán a los números de asiento oimportes de las partidas pendientes.

Â�Deberá imprimir un nuevo listado de control para deudores cuyas partidaspendientes han cambiado.

Imprimir notificacionesEl número de notificaciones y las fechas en las que fueron enviadas deben registrarsecuidadosamente. Puede comenzar enviando una petición amistosa de pago ygradualmente decirle al deudor que se verá obligado a requerir los servicios de unaagencia de deudores morosos Las notificaciones se envían dentro de 10 a 14 días.Mientras, puede localizar a su deudor por teléfono y preguntarle el motivo de nohaber pagado. El envío de notificaciones es una parte importante del control delcrédito para los deudores lo que puede ayudar a bajar el importe total debido apartidas pendientes y limitar el riesgo de crédito.

Â�Puede imprimir notificaciones con MS-Word.


Debido a que normalmente envía varias notificaciones, se registra el númeroconsecutivo y se registra el diseño de la notificación.

Existen dos opciones para imprimir las notificaciones.

1. Automáticamente

Imprima las notificaciones de todos los deudores que cumplen los criteriosintroducidos. El código del diseño se determina por la cantidad de notificacionesque han sido impresas anteriormente. La secuencia que definió en su paquetefinanciero será utilizado.

2. Selectivamente

Seleccione manualmente el diseño y los deudores.

Las notificaciones sólo se imprimen para los deudores para los que indicó que estefuera permitido en el fichero maestro del deudor. Si un deudor en particular no deberecibir nunca notificaciones, puede indicar esto también.

Las notificaciones se imprimen en el idioma seleccionado en el fichero maestro deldeudor. Si no enlaza ningún código de idioma a un deudor, las notificaciones seimprimen en el idioma estándar de la empresa. Por supuesto, debe definir los diseñosnecesarios para cada idioma seleccionado.

Véase también

• 14.70 Listado cronológico de deudores/acreedores• 14.43 Diseño• 14.33 Control de clientes• 14.31 Consulta rápida

14.78 Operaciones intraempresa

DefiniciónEl traslado de bienes entre diferentes almacenes o dentro de un almacén de unalocalización a otra. Estas operaciones se registran como envíos y recibos internos. Siusted dispone de la función de compra, puede realizar asientos en los diarios para lastransacciones intraempresa

ExcepcionesSi utiliza un almacén con una única localización, no es posible utilizar operacionesintraempresa.

ExplicaciónLas mercancías pueden almacenarse dentro de un mismo almacén en diferenteslocalizaciones. Para encontrar las mercancías lo más rápidamente posible puedeutilizar la localización almacén , un número o una referencia personal. Si su empresatiene varias sucursales, el sistema contable para estas sucursales puede presentar lassiguientes variantes:


• Sistema contable dependiente

Las diferentes cuentas de las sucursales están incluidas en el libro mayor de laoficina central, o se utiliza una cuenta “sucursal” como un Sub-libro Mayor en ellibro mayor de la oficina central

• Sistema contable independiente

Se utiliza por separado un libro mayor para cada sucursal.

Usted puede transferir las mercancías de una sucursal o de un almacén a otro, perotambién puede trasladar las mercancías de una localización a otra en el mismoalmacén.

Cuando las mercancías se transfieren:• Las existencias totales no varían.

• La operación se procesa automáticamente en su sistema de control deexistencias. Las existencias por almacén reflejan una variación. Se puedearchivar la operación en el sistema de contabilidad financiera para que lasexistencias reales se ajusten.

• Es opcional autorizar la transacción antes de archivarla.

EjemploEste ejemplo de traslado de mercancías está basado en un sistema contabledependiente.Los asientos en el diario serían los siguientes:Envío:

Cuenta transitoria --- a Mercancías ---

Recepción: Mercancías --- a Cuenta transitoria ---

Véase también• 14.14 Autorización• 14.38 Cuenta del libro mayor• 14.41 Diario• 14.50 Existencias• 14.4 Almacén• 14.72 Localización dentro del almacén


14.79 Operación

DefiniciónNos referimos al asiento archivado como una operación que aparece en las fichas dellibro mayor.

ExplicaciónMientras archivamos, los asientos se mueven al diario de la cuenta general. Una vezfinalizada la operación no se puede cambiar ni modificar.

Véase también• 14.28 Condensación• 14.75 Moneda• 14.9 Asiento• 14.38 Cuenta del libro mayor• 14.45 Emparejar• 14.6 Archivar• 14.62 Informe de archivo

14.80 Partida pendiente

DefiniciónNormalmente, los bienes y servicios no se pagan a la entrega, sino que se envía unafactura. En el sistema financiero contable se creará una partida pendiente por elimporte a pagar. Las partida pendientes permanecen en las subcuentas de deudores yacreedores. Se crean al introducirlas en un diario de compras o de ventas. Se puedenborrar cuando se recoge el pago.

Explicación

Introducir una partida pendienteLas partidas pendientes se pueden introducir directamente en el sistema decontabilidad financiera, o en la aplicación logística:

• En el sistema de contabilidad financiera

Introduzca la partida pendiente en el diario de compras o de ventas. Tanto ellibro mayor como cualquier subcuenta relevante quedarán actualizados.

• En la aplicación logística

Al contabilizar facturas de compra o de venta se crearán partidas pendientes.Cuando se contabiliza una factura, se genera un asiento en el diario de ventas ode compras. En otras palabras, sólo puede crearse una partida pendiente en losdiarios de compras o de ventas del sistema de contabilidad financiera.


Se pueden introducir Notas de crédito tanto para facturas de compra como parafacturas de venta. Si se utiliza el número original de asiento, la partida pendientedesaparecerá. Si se utiliza un número nuevo de asiento, se generará una nuevapartida pendiente de importe negativo.

Borrar una partida pendienteUna partida pendiente siempre está conectada con la contrapartida estándar de undiario. Para borrar una partida pendiente, el pago debe introducirse en lacontrapartida estándar apropiada, empleando el número de asiento de la partidapendiente. Si utiliza otro número de asiento, se introducirá una nueva partidapendiente de importe negativo.

EjemploVd. introduce una partida pendiente en el diario de Ventas al extranjero. El númerode asiento es “96060010”. La cuenta de Clientes extranjeros está enlazada con estediario. Cuando se recibe el pago por banco de la partida pendiente , debeintroducir dicho pago en el diario de banco en la cuenta de Clientes extranjeros.Debe seccionar el número “96060010”e introducir el importe que quiere borrar.

Borrar una partida pendiente utilizando el diario de ajustes

Puede ser que los pagos no se enlacen con partidas pendientes específicas en elmomento de su introducción. En este caso, introduzca los pagos como lo haríanormalmente, p.e. en la contrapartida estándar del diario de ventas o de compras encuestión. Se generará un número imaginario de asiento automáticamente. Utilice eldiario de ajustes para enlazar pagos y partidas pendientes.

Borrar una partida pendiente que no ha sido pagada al completo

El importe recibido puede ser inferior al esperado, p.e. por las diferencias de tipo decambio, de costes bancarios o de descuentos. La diferencia en el pago puedemanejarse de las siguientes maneras:

• Anular la diferencia

Seleccione un código anulación para anular la diferencia. El código anulaciónestá ligado a una cuenta específica del libro mayor a través de un enlace dellibro mayor. Durante el proceso de archivo, el importe anulado será archivadoen esta cuenta.

Ejemplo Si se utiliza el “código anulación para descuentos” en un diario de compra, lacantidad se archivará en la cuenta “Descuentos compra” desde los enlaces dellibro mayor.

• No anular la diferencia

La partida pendiente permanecerá y habrá que pensar qué hacer con el importependiente en el futuro.

Pago automático y cobro automático

Si el pago o el cobro son automáticos, las partidas pendientes se anularánautomáticamente si esto es posible. Esto significa que debe ser posible para elsoftware identificar individualmente cada partida pendiente.


Algunas situaciones excepcionalesEn algunos casos, es necesario seguir un procedimiento especial para introducir yanular las partidas pendientes:

• Pedidos proforma

Los pedidos proforma deben pagarse antes de que la entrega tenga lugar. Trasintroducir un pedido proforma , se creará una factura pero no se imprimirá unalbarán definitivo. Cuando la partida pendiente se ha ajustado en base al pedidoproforma, el albarán de entrega puede imprimirse y los bienes y serviciosentregarse.

• Facturas de mostrador

Si una factura de mostrador se paga inmediatamente, la partida pendiente seanula también inmediatamente.

• Pedidos sin cargo

Los pedidos sin cargo son utilizados cuando no se va a enviar ninguna factura,p.e. cuando queremos enviar una muestra gratuita a un cliente. No se crearáninguna partida pendiente.

ListadosEn el sistema de contabilidad financiera se dispone de distintos listados de partidaspendientes. Puede consultar información detallada de cada cliente y determinar susituación financiera actual utilizando los estados de saldos y el análisis deantigüedad.

Véase también• 14.70 Listado cronológico de deudores/acreedores• 14.88 Recargo de crédito• 14.1 Acreedor• 14.75 Moneda• 14.40 Deudor• 14.39 Descuento• 14.56 Fecha de vencimiento• 14.9 Asiento• 14.52 Factura• 14.10 Asiento de compra• 14.77 Notificación• 14.82 Pedido de venta• 14.96 Subcuenta• 14.22 Código anulación


14.81 Pedido de compra

DefiniciónEl pedido de compra contiene la información recogida en el sistema logísticocontable referente a las compras. Esta información se utilizará para imprimir losformularios de pedido de compras y para revisar recibos y facturas de compra. Unavez que el formulario de pedido de compra se imprime, las existencias registradasen: stock pedido e impreso (SOI) y stock económico (SE), aumentan.

ExplicaciónEl pedido de compra impreso se convierte en un acuerdo de compra, por ello, ciertainformación debe incluirse para evitar problemas de comprensión entre el proveedory el comprador. La información puede también usarse para examinar la entrega y lafactura de compra.

También puede registrarse la siguiente información en:

• Proveedor

El proveedor al que quiera realizar el pedido de compra o del que quiera recibirlos bienes.

• Número de pedido de compras

El número de pedido de compra se asigna automáticamente, y aumenta de unoen uno por cada nueva orden de compra. Pudiéndose, así, identificar cadapedido de compra. Por lo que cada pedido de compra tiene un único número. Laenumeración en serie puede ser también importante para archivar. Es fácilencontrar los pedidos de compra si éstos están archivados por orden numérico.Y además es posible verificar si falta algún pedido de compra.

• Referencia

Cuando se realiza un pedido de compra, se puede introducir una referencia deuso exclusivamente interno.

• Fecha del pedido de compra

Esta fecha se utiliza para calcular la fecha de entrega de los bienes de la línea depedido de compra. Este cálculo se basa en la fecha de entrega registrada para elproducto. La fecha de pedido de compra puede también utilizarse como criteriode selección cuando se cree un listado de pedidos de compra.

• Fechade entrega

La fecha que se registró como “Fecha de pedido de compra” aparece aquípropuesta de forma automática .También se puede introducir una fecha deentrega para cada línea de pedidos de compra. Si se registra una fecha diferentea la fecha de la línea de pedido de compra, la nueva fecha hará referenciaexclusivamente a esa línea de compras.

• Almacén

Registre el almacén en el que los bienes deben ser entregados.

• Código adicional para un artículo

El código adicional para un artículo que aparece como valor estándar está ligadoal acreedor. Si este no es el caso, tiene la opción de elegir un código.


• Comprador

Indique el comprador responsable del pedido de compra. Puede utilizar elcódigo de comprador como criterio de selección de formularios de pedidos decompras impresos, p.e. si se quiere comprobar qué pedidos de compra han sidoexpedidos por un comprador en concreto. También se pueden obtener algunoslistados de compras por comprador.

• Método de pedido de compra

Información adicional sobre el método de pedido de compra, p.e. por teléfono opor fax. El método de pedido de compra aparece en varios listados de pedidosde compra.

• Moneda

Se refiere a la moneda utilizada en el pedido de compra (Sólo cuando sedisponga de la función multi-moneda).

• Centro de coste y unidades de coste

Se puede distinguir entre diferentes gastos al aplicar gastos a diferentes unidadesde coste y centros de coste. Normalmente, las unidades de coste representanproductos y los centros de coste departamentos. Se debe indicar qué centro decoste debe utilizarse cuando se contabilice la factura para ese pedido decompra.(Sólo cuando se dispone de la función de análisis de coste).

Â�Puede registrar un centro de coste diferente y una unidad de coste diferentepara cada pedido.

• Condición de pago

La condición de pago contiene el descuento del proveedor y las condiciones depago. Se debe indicar qué condiciones de pago se establecen. Cuando seintroduzca la factura de pedido de compra, aparecerán las condiciones de pago.Cuando realice un asiento en su sistema financiero contable, el sistema de pagoestablecido en las condiciones de pago se utilizará para calcular la fecha devencimiento de la factura.

• Método de entrega

Se puede indicar cómo serán entregados los bienes

• Cotización

Introduzca la cotización de la moneda utilizada en el pedido de compra. Laúltima cotización introducida para la moneda aparece de forma automática (sólosi se dispone de la función de multi-moneda).

• Artículo

Se refiere al producto comprado. Existen las siguientes opciones:

1. Seleccionar un artículo existente del archivo maestro de artículos.

Se puede incluso seleccionar un artículo que no haya sido definido para unproveedor registrado con anterioridad. Se deberá introducir informaciónadicional para asegurar que el proveedor es reconocido como proveedor deun artículo específico. Este enlace significa que se está creando unproveedor alternativo para este producto.


2. Introduzca una línea de texto para un aviso, para un único artículo o paragastos que requieren una explicación adicional.

En lugar de introducir un artículo puede introducir texto. El texto puedeutilizarse para artículos que no son artículos estándar, para introducirservicios o una frase explicativa para los productos recogidos.

Â�Una línea de texto no es lo mismo que un artículo de texto. Un artículode texto está simplemente incluido en el archivo maestro de productos.La longitud de la línea viene determinada por el diseño.

Se puede introducir un precio y una cuenta del libro mayor para la línea detexto. Las líneas de texto no están enlazadas con los grupos de artículos. Losasientos financieros se registran en las cuentas de “Líneas de texto deexistencias” y “Líneas de texto de coste de existencias” definidas en losparámetros de la aplicación.

• Descripción

Descripción de cada artículo que se compra.


Se indica qué lista de precios debe emplearse para el artículo adquirido. Sesugiere la lista de precios enlazada con el proveedor. Al introducir la factura deeste pedido de compra se sugiere dicha lista.

• Descuento

Se puede introducir un porcentaje de descuento para cada línea del pedido decompra. Se sugiere el porcentaje enlazado con este proveedor. Este descuentoporcentual depende de la condición de pago utilizada, no es el descuento de lafactura.

Pedidos de compra automáticosSe puede crear de forma automática un pedido de compras basado en la línea depedidos de compra sugeridos o en pedidos en espera. Los pedidos de compra serealizan con el principal proveedor.

Basados en una lista de pedidos de compra sugeridos

La cantidad a demandar se calcula utilizando la fórmula sugerida enlazada alartículo. La cantidad pedida es ordenada en paquetes de compra o de ventadependiendo de los parámetros de empaquetado que se hayan establecido. Primerose crea una lista de sugerencias y luego se crea un pedido automático de compras.

Basado en pedidos en espera

Si se recibe un pedido de venta para el que no se dispone de existencias suficientes,dichos artículos se colocan en pedidos en espera. Se puede crear un pedidoautomático de compra basado en estos pedidos en espera.

Véase también• 14.14 Autorización• 14.83 Pedido en espera• 14.24 Comprador• 14.18 Centro de coste


• 14.97 Unidad de coste• 14.1 Acreedor• 14.75 Moneda• 14.47 Entrega• 14.39 Descuento• 14.36 Cotización• 14.21 Código adicional para un artículo• 14.7 Artículo• 14.60 Grupo del artículo• 14.69 Lista de precios• 14.10 Asiento de compra• 14.53 Factura de compra• 14.57 Fórmula de propuesta de compra• 14.82 Pedido de venta• 14.92 Registro de Serie/lote• 14.50 Existencias• 14.98 Unidades y paquetes• 14.4 Almacén

14.82 Pedido de venta

DefiniciónUn pedido de venta es un pedido realizado por un cliente. La fase de presupuesto,que incluye negociaciones de varios precios, se concluye con un acuerdo de precio yun pedido de venta. Pueden realizarse sobre plantillas (posiblemente impresasanteriormente), por teléfono, por fax o en persona. Se asigna un número para cadapedido de venta, para facilitar la cumplimentación del pedido de venta. Esimportante que todos los acuerdos se graben, ya que la factura final se basará entodos ellos. Si el cliente no está introducido en el sistema, como un cliente, antes derealizar el pedido de venta se debe introducir la información del cliente.

ExcepcionesGeneralmente las empresas que trabajan con una gama ajustada de productos suelentrabajar con artículos estándar. Si, de cualquier manera, una empresa vende unproducto que siempre varía y para el cual no existe una descripción o informaciónconcreta, se necesita otro modo para introducir el pedido de venta.

La línea de texto se puede utilizar para dos fines:

1. Introducir los pedidos de ventas, prestaciones de servicios o gastos que no estánincluidos como estándar en su listado de artículos demandados.

2. Introducir información de texto. El texto puede utilizarse para explicar los datosde artículos en la línea previa al pedido de venta (p.e. precio =0,--).


ExplicaciónHay varios tipos de pedidos de ventas:

• Común

En este caso el cliente realiza un pedido de venta

• Pro-forma

Un pedido pro-forma es un pedido de venta en el que primero se manda lafactura y debe de ser pagada por el cliente antes de que lleguen los artículos. Lospedidos pro-forma deben ser utilizados si la empresa prefiere ese método, si uncliente excede la línea de crédito considerablemente o es considerado cliente dedudoso cobro, o por si un nuevo cliente realiza un pedido de venta y la empresarequiere que el pago sea realizado antes de que se reciban los bienes o losservicios son devueltos.

• Pedido sin cargo

Un pedido sin cargo es un pedido de venta en el cual la cantidad del pedido deventa es 0,00. Por lo tanto, ninguna factura se creará para este tipo de pedido deventa. Los pedidos sin cargo se pueden utilizar por ejemplo para mandarmuestras gratuitas o material de demostración. En la función a autorizar sepuede indicar si la autorización es necesaria antes de la confirmación del pedidoo las notas de recibo de los pedidos sin cargo pueden imprimirse.

• Pedido de venta recurrente

La mayoría de la empresas recurren a una base regular, por ejemplo,semanalmente, mensualmente o anualmente. Para estos recibos regulares sepuede utilizar un pedido de venta recurrente. Uno de los aspectos másimportantes del pedido de venta recurrente es que el cliente y los datos deartículo son siempre los mismos. Por lo tanto no tiene sentido introducir elmismo dato de tiempo otra vez. Utilizar un pedido de venta recurrente ayuda aevitar los errores y se puede ahorrar mucho tiempo y esfuerzo.

En la mayoría de los casos el pedido de venta es un pedido de venta común realizadopor un cliente ya existente.

Asiento de diarioLos asientos de diario que son creados cuando se introduce un pedido de venta,dependen de las aplicaciones que se estén utilizando. Si sólo se tiene el sistema depedido de ventas, se deberá introducir los importes de la factura manualmente en lascuentas financieras después de imprimir las notas de entrega finales. Si se tiene unpedido de venta y el sistema de facturación, se realizarán los siguientes asientos dediario:

Cliente -.--

a Ingresos de ventas

Coste de precio de ventas-

a Existencias en almacén

Para los pedidos pro-forma, se realizará los siguientes asientos de diario:

Clientes -,--

a Cuenta de ingresos -,--


Coste de ventas -

/Artículos a entregar -,--

Cuando se imprime una nota de entrega de un pedido pro-forma se realizarán lossiguientes asientos de diario:

Artículos a entregar -,--

a Existencias

Posteriormente este asiento puede ser contabilizado

Véase también• 14.14 Autorización• 14.40 Deudor• 14.84 Pedido proforma

14.83 Pedido en espera

DefiniciónSi se realizan pedidos y no hay existencias disponibles, en este momento, puedeemplazarlos como pedidos en espera. De la misma forma, los artículos que deberíanentregarse pronto pueden reservarse. De esta manera, se asegura de que la próximavez que venda un artículo, no solamente se comprará la cantidad regular (basada enp.e. la formula de propuesta compra), sino que también se tendrán en cuenta lospedidos en espera. En el momento en que los bienes se reciben se pueden enviar alos clientes.

ExcepcionesSi se dispone de parte de los artículos, se pueden realizar entregas parciales. De estamanera, puede enviar algunos bienes a clientes en lugar de dejarlos en espera hastarecibir todos los bienes. Al introducir pedidos de venta puede utilizar un código deselección para líneas de pedidos de venta que contengan pedidos en espera. Estopermite imprimir albaranes de entrega parciales y asignar un código de seleccióndiferente para los artículos en pedidos en espera. Así, las líneas en pedido de esperapor entregas parciales pueden borrarse.

Â�Si crea una línea de factura a partir de una línea completa de pedido de ventas,no es necesario borrar líneas de pedidos de venta para entregas parciales.

ExplicaciónUnicamente puede introducir la cantidad de artículos destinados a pedidos en esperadurante la fase del asiento de pedido de venta, si se satisfacen las siguientescondiciones:

• En los datos maestros de los artículos se ha indicado que se permiten pedidos enespera y que el artículo debe ser incluido en un pedido de compra automático.

• En los datos maestros del cliente se ha indicado que se deben colocar en pedidosen espera para ese cliente.


Una vez que los bienes se han recibido, el pedido en espera se puede completar. Estosignifica que los artículos ya no estarán en espera sino que se incluirán en lospedidos de ventas ordinarios. Si se está utilizando el sistema de control deexistencias, se podrán generar pedidos de compra automáticos y los artículosdesaparecerán de los pedidos en espera automáticamente. Si no es así, los pedidos enespera habrán de completarse manualmente cuando lleguen las mercancías. Trascompletar el pedido en espera se puede imprimir el albarán de entrega definitivo yentregar las mercancías.

Tal y como ocurre con otros artículos aquellos situados en pedidos en espera puedenenviarse a otra dirección distinta a la dirección estándar , la dirección de entrega.

Completar los pedidos en espera

Se puede generar pedidos de compra automáticos para pedidos de venta concantidades en espera. Después de que la solicitud definitiva de pedido de compra seha impreso, ya podemos introducir el recibo de la mercancía y decidir si se desearecuperar los artículos de los pedidos en espera. Se comprobará el stock libreautomáticamente durante este proceso.

Completar pedidos en espera sin funciones de control de existencias.

Es necesario imprimir un listado de artículos en pedidos en espera por (principal)proveedor. Compruebe la posición del stock de estos artículos con el director delogística del almacén. Introduzca los pedidos de compra para los artículos en sucontabilidad. Complete los pedidos en espera manualmente.

EjemploHay tres pedidos de venta con las siguientes fechas de entrega y cantidades:

01 junio1996: 1.000 artículos

07 julio 1996: 2.500 artículos

10 julio 1996: 4.000 artículos

Cuando se reciban los 3.500 artículos, el pedido de venta más antiguo (01 y 07 julio)se completará en primer lugar.

Véase también• 14.47 Entrega• 14.7 Artículo• 14.10 Asiento de compra• 14.57 Fórmula de propuesta de compra• 14.82 Pedido de venta• 14.50 Existencias


14.84 Pedido proforma

DefiniciónEl proceso normal de entrega consiste en la introducción del pedido de ventas, laentrega de mercaderías o prestación de servicios al cliente y el envío de la factura.Para algunos pedidos de ventas este proceso es diferente: se envía primero la facturay tras el pago, se entrega el pedido o se presta el servicio. Este tipo de pedidos deventa se denomina pedido proforma.

ExplicaciónLos pedidos proforma se pueden utilizar en las siguientes situaciones:

• Si la empresa prefiere el proceso inverso (véase definición) .

• Si el cliente ha excedido la línea de crédito o se le considera un cliente moroso.

• Si un nuevo cliente hace un pedido de ventas y la empresa requiere el pago poranticipado.

El proceso del los pedidos proforma sigue tres pasos:

1. Introducir los pedidos proforma

Al introducir el pedido proforma, las mercancías se reservan para el cliente encuestión. Esto asegura que las mercancías estén listas para el envío una vez noshayan pagado. Se asigna un número de factura al pedido de ventas.

2. Generar facturas basadas en pedidos proforma

Se deben imprimir los pedidos proforma antes de generar las facturas. Lospedidos proforma se pueden imprimir de diferentes maneras: por número depedido de ventas, por deudor o por código de selección o código de ruta.

Se crean los siguientes asientos:

Deudores -,--

a Cuenta de ingresos -,--

Coste de compra de las mercancías -,--

a Mercancías a entregar -,--

3. Completar el pedido proforma

Una vez se ha enviado la factura y se han creado los asientos del diario y lapartida pendiente de pago, se puede completar el pedido proforma. El albarán deentrega se puede imprimir y los artículos pueden entregarse.

Sólo se pueden completar los pedidos proforma que hayan sido pagados otengan una partida pendiente, esto es , después de contabilizar.

Al imprimir el albarán de entrega, se crea el siguiente asiento del diario:

Mercancías a entregar -,--

a Mercancías en stock -,--

Este asiento podrá contabilizarse con posterioridad.

Véase también• 14.52 Factura• 14.82 Pedido de venta


14.85 Periodo

DefiniciónEl ejercicio contable se divide normalmente en periodos de 12 (meses) o 52(semanas). En cada asiento, indicaremos el ejercicio contable y periodo al cualpertenece. En muchas funciones, tendrá que seleccionar los movimientos o entradassegún el periodo.

Explicación

Definir el número de periodosDefina el número de periodos que desea, señalando el periodo más alto. Esrecomendable establecer un periodo extra para asientos de corrección. Los periodosde amortización pueden hacer variar los periodos financieros.

EjemploHemos dividido los periodos en meses. Utilizamos para los asientos de correcciónun periodo extra para las comprobaciones al final del año. Al incluir el periodoextra, el último periodo será “13”.

Â�No cambie el número de periodos una vez que haya contabilizado asientos.

No es recomendable utilizar una numeración distinta de periodos para variosejercicios financieros ya que no permite realizar comparaciones.

Si desea enlazar los periodos y las fechas deberá utilizar una tabla periodo-fecha.

Utilizar el periodo en los asientos

Asientos financieros

Es necesario indicar el periodo en el que el asiento se contabiliza, si no, el periodono se habilita. En este caso, se utiliza la fecha del asiento.

Asientos no financieros

Generalmente, los asientos no financieros (p.e. facturas) se utilizan para crearasientos del diario en una etapa posterior. Por ello, debe introducir el periodo alcontabilizar el asiento, antes de procesarlo o antes de llevarlo al diario.

EjemploNo puede introducir un periodo en facturación, pero debe introducirlo cuantoimprima facturas finales. Este periodo servirá de base para los asientos del diario.

El ejercicio contable y el año natural no coinciden

En algunas empresas el ejercicio financiero no empieza el 1 de enero, sino el 1 demayo. Esto significa que los asientos contabilizados en mayo deberán llevar elnúmero 1 como periodo, los asientos en junio deberán llevar el 2, etc. Lacomprobación fecha-periodo se indicará en la tabla fecha-periodo.


Cerrar y volver abrir periodosDeberá cerrar un periodosi no contabiliza más asientos. Se puede cerrar periodos dediarios específicos. Si no se permiten más asientos en un determinado ejercicio,cierre todos los periodos de los diarios.

Recuperar operaciones a través de la fecha o periodoNo siempre la fecha del asiento y el periodo del asiento coinciden. Algunas veces unasiento debe colocarse en un periodo distinto, incluso en otro ejercicio contable. Poresta razón, los listados de periodo y por fecha de entrada pueden discrepar.

EjemploEl alquiler se paga siempre por adelantado. Si el alquiler de septiembre fue pagadoen agosto, hay que realizar el asiento siguiente en el diario.Ago 15 periodo 8 Cuenta transitoria -,--Ago 15 periodo 9 //Alquiler -,--La ficha del libro Mayor “Alquiler” del periodo 8 no mostrará esta operación, encambio se reflejará en la ficha del libro Mayor del periodo 9. Si recupera el asientopor fecha (entre el 1 de Agosto y el 31), la operación se mostrará en la ficha dellibro mayor de agosto.

Véase también• 14.44 Ejercicio contable• 14.26 Comprobación periodo-fecha

14.86 Precisión

DefiniciónSe puede fijar una cantidad o un precio de un producto (basado en la producción, eltransporte, etc.) con una determinada precisión, es decir, un número determinado decifras decimales.

ExcepcionesEste término se utiliza tanto para el número de decimales que aparecen en listados ygráficos como para el número de decimales empleados en los cálculos.

ExplicaciónLa precisión es el número de decimales a emplear.

Ejemplo• El precio de un artículo es 777,1234. La precisión empleada es 4.

• El importe de una partida pendiente es 777,12. La precisión es 2.

• Los importes en liras italianas nunca tienen decimales. La precisión es 0.

• Si quiere que los importes figuren en millares (p.e. 1.000 en vez de 1.000.000,--)se puede utilizar una precisión negativa. En este ejemplo, la precisión es -3.

Â�En algunos casos, la precisión no se define con un número, sino con una palabra,por ejemplo “millares” o “dos decimales”.


Véase también• 14.75 Moneda• 14.7 Artículo• 14.74 Modificación de precios

14.87 Presupuesto

DefiniciónUn presupuesto es una estimación de los ingresos y de los gastos para un Periodo detiempo determinado.

ExplicaciónLos presupuestos son unas herramientas importantes en la planificación empresarial.Generalmente incluyen ingresos y gastos, recibos y desembolsos. El presupuestooperativo consta de diferentes (sub)presupuestos más pequeños.

Un presupuesto se puede utilizar para:

• Planificaciones empresariales para el año próximo.

• Fijación de objetivos a corto plazo (p.e. ingresos mínimos requeridos).

• Autorizar la utilización de materias primas, personal, capacidad productiva, etc.

• Comparar lo presupuestado y lo realizado

La forma de determinar un presupuesto, depende en gran manera del tipo de empresade que se trate. Una empresa comercial, por ejemplo, empleara un método diferenteque una empresa productora de bienes. De todas las maneras se aplican generalmentelos siguientes principios:

• A menudo los presupuestos están interrelacionados, por lo tanto podemosutilizar un presupuesto general basado en esos otros presupuestos.

Ejemplo El presupuesto general puede ser el presupuesto de ventas (la principalactividad de una empresa). Una vez este presupuesto esta listo, ya se handeterminado los otros presupuestos (de producción, compra, inversión y costeslaborales).

• El presupuesto de caja se puede determinar comparando los recibos y lospresupuestos de desembolsos. El presupuesto de caja nos permite tomar medidaspara evitar posibles faltas de liquidez.

Tipos de presupuestoLa información de presupuesto se guarda en la versión de presupuesto. Con una solaversión de presupuesto se pueden presupuestar grupos o cuentas del libro mayor.Además, se pueden presupuestar centros de coste y unidades de coste. Una versiónde presupuesto siempre se aplica en un periodo de tiempo específico.


Es posible utilizar diferentes versiones de presupuesto, p.e. ya que quiere planearcualquier tipo de situación que se pueda plantear. Sólo podemos utilizar una versiónde presupuesto de los estados financieros (como el balance) en cada periodo detiempo. Esta versión se denomina versión activa. Se pueden introducir otrasversiones de presupuesto para introducir presupuesto adicionales (secundarios) o confines comparativos.

Métodos de introducción de presupuestosLa manera en que se determina un presupuesto depende en el tipo de presupuesto.Utilizar el método descendente, se distribuye un presupuesto maestro a nivelesmenores (inferiores) en la empresa, por ejemplo distribuyendo partes del presupuestoa centros de coste o a unidades de coste. Este puede ser el caso cuando utilice unpresupuesto para determinar el objetivo de ventas.

Si se utiliza el método ascendente, se pueden introducir presupuestos detallados aniveles menores (o inferiores) en la organización. El presupuesto maestro sedetermina totalizando las figuras del presupuesto. Por ejemplo se puede utilizar estemétodo una vez la producción estimada se ha pasado a los departamentosinvolucrados. Pueden utilizar este volumen de producción estimado para calcular loscostes para su departamento en términos de materias primas, maquinaria, personal,etc.

14.88 Recargo de crédito

DefiniciónUn recargo de crédito es un recargo en el importe de la factura que debe pagarse si lafactura no se paga a tiempo.

ExplicaciónEl recargo de crédito es un porcentaje que se incluye en el importe de la factura. Siel importe de la factura se paga dentro del plazo, el recargo de crédito se descuenta.Si el pago se realiza después de la fecha de vencimiento, la cantidad total incluyendoel recargo de crédito, debe pagarse.

Aplicar un recargo de crédito da lugar a dos tipos específicos de diferencias de pago:

• La diferencia de pago después del recargo de crédito de compras

Esta es la diferencia entre el importe en una factura de compra y el importepagado realmente si el recargo de crédito se aplica.

• La diferencia de pago después del recargo de crédito de ventas

Esta es la diferencia entre el importe en una factura de venta y el importerecibido realmente su el recargo de crédito se aplica.

Este tipo de diferencias de pago pueden registrarse en cuentas específicas.

Véase también• 14.39 Descuento• 14.38 Cuenta del libro mayor• 14.88 Recargo de crédito


14.89 Recargo de equivalencia

DefiniciónEl recargo de equivalencia es un porcentaje adicional que se carga a las venta deproductos y servicios realizadas a clientes minoristas que son personas físicas.

ExplicaciónAl utilizar el recargo de equivalencia será necesario crear unos códigos de IVA extrade IVA. Estos códigos de IVA se componen de dos clases de porcentajes, elporcentaje de IVA y el del recargo de equivalencia según la siguiente tabla.

Porcentaje de IVA Porcentaje de recargo deequivalencia

16% 4%

7% 1%

4% 0,5%

Los códigos extra se utilizarán para mostrar los dos porcentajes al imprimir lasfacturas.

El porcentaje de IVA y el porcentaje del recargo de equivalencia se combinan en unúnico código de IVA. Por ello, el asiento de diario no separa los importes sino quesolamente muestra el porcentaje total (IVA + Recargo de equivalencia). Estos dosporcentajes se muestran detalladamente al imprimir las facturas y la declaración delIVA.


14.90 Recibo

DefiniciónEs un sistema contable que recoge los artículos recibidos. Esta información se utilizapara imprimir las notas recibidas, examinar las facturas de compra y enlazar elrecibo con un pedido de compra. Una vez que el recibo es registrado, las existencias(E) y las facturas a recibir (FR) aumentan. Las existencias almacenadas (EA) ,existencias disponibles (ED), y existencias libres (EL) también aumentan. Lasexistencias pedidas e impresas (EPI) descienden.


ExplicaciónUna vez que los artículos han sido examinados, la información del recibo deberíagrabarse. Esto es necesario para que la empresa sepa que los bienes estándisponibles. Esto a su vez le informa de si el proveedor cumple sus condiciones decompra. Esta información es importante cuando seleccione su proveedor.

Si se reciben los artículos antes que el recibo de compra, se puede introducir elrecibo de formas diferentes. El método escogido depende de la informacióndisponible.

Por pedido de compra

Se enlaza directamente un recibo con el pedido de compra. Se debe conocer elnúmero de pedido de compra relacionado con el pedido. Este es el mejor sistemaporque le ofrece la opción de introducir directamente la información del reciboseleccionando un número de pedido de compra. Puede decidir aceptar la pedido decompra al completo o marcar líneas individuales de pedidos de compra, por ejemploen caso de que los artículos se entreguen en más de un envío. Una vez se acepte elpedido de compra o las líneas individuales de pedido de compra, se puedenmodificar las cantidades de los artículos recibidos. Si utiliza contabilidad de pedidosde venta tiene la opción de recuperar pedidos en espera cuando registre el recibo.

Por número de recibo

Si no se conoce el número de recibo o si el pedido de compra no ha sido introducidotodavía.

Por almacén

Para introducir un recibo enviado a un almacén específico. Este método se utiliza sino se conoce el pedido de compra relacionado con el recibo y si los bienesentregados se compran para un almacén específico. (Sólo si se manejan distintosalmacenes.)

Â�No siempre es necesario introducir el recibo. Este se puede crearautomáticamente al realizar la factura de compra si se reciben la factura y losartículos simultáneamente.

Véase también• 14.83 Pedido en espera• 14.1 Acreedor• 14.7 Artículo• 14.53 Factura de compra• 14.81 Pedido de compra• 14.50 Existencias• 14.4 Almacén


14.91 Registro de facturas

DefiniciónTodas las facturas nuevas pueden ordenarse en un registro de facturas. El registro defacturas es especialmente útil para controlar, seguir y buscar las nuevas facturas. Seincluyen aquellas facturas que - por cualquier razón - no se contabilizarán.

ExplicaciónInicialmente, toda factura nueva se registrará en el registro de facturas. Al contrarioque en las anotaciones en el diario de compras, no es necesario realizarinmediatamente un asiento completo o un asiento de contrapartida. Tras el registrode la factura se pueden realizar anotaciones complementarias.

El registro de facturas ofrece un detallado sistema de autorización. A cada factura sele puede asignar un número relacionado con la persona encargada de autorizar lafactura antes de que ésta se contabilice.

Una vez que toda la información ha sido registrada y la factura autorizada, puedecontabilizarse. Se crea un asiento contable y una partida pendiente. La factura pasarádel registro de facturas sin contabilizar al archivo histórico. Este archivo es útil en elproceso de auditoría.


14.92 Registro de Serie/lote

DefiniciónAsignar números a artículos o grupos de artículos para controlar el movimiento deesos artículos en el proceso logístico. Debe indicarse artículo por artículo si puedenutilizarse en el registro.

ExplicaciónEl registro de serie/lote puede ser utilizado para artículos que están definidos comoartículos en serie, lote de artículos o artículos de serie/lote.

Artículo en serieA cada artículo en serie se le asigna un número de serie.

Artículo Número deserie

_Æ AW3503

_Æ AW3504


EjemploVd. vende aparatos de vídeo. Cada vídeo tiene una garantía de 2 años desde lafecha de compra. Cuando un vídeo es vendido se puede enlazar la fecha de garantíaal número de serie asignado al vídeo. Si el vídeo es llevado a reparar, se puedeexaminar el número de serie para ver si la garantía ha prescrito o no.

Lote de artículosA cada lote de artículos se le asigna un único número de lote

Artículo Número de lote

_Æ_Æ

_Æ_Æ

_Æ_Æ RSW035 10 artículos en lote

_Æ_Æ

_Æ_Æ

EjemploVd. produce artículos perecederos, p.e. medicinas. La caducidad depende de lafecha de producción. Se puede asignar un número de lote a las medicinas quehayan sido producidas el mismo día.

Artículo en serie/loteEs posible asignar ambos números de serie y de lote.

Artículo Número de serie Número de lote

_Æ AW3503 Æ

_Æ AW3504 Æ

_Æ AW3505 Æ RSW040

_Æ AW3506 Æ

_Æ AW3507 Æ

Asignar númerosEl momento en que los números se asignen depende de los parámetros de laaplicación. Es posible asignar los números cuando se introduzcan:

• Recibos

• Pedidos de ventas

• Facturas

• Emisiones

• Operaciones intraempresa


Véase también• 14.78 Operaciones intraempresa• 14.52 Factura• 14.7 Artículo• 14.90 Recibo• 14.82 Pedido de venta• 14.4 Almacén

14.93 Revalorización de existencias

DefiniciónLa revalorización de la cuenta de stock en el Libro Mayor se debe a lasmodificaciones de precios o a los cambios del método en la valorización del stock.

ExplicaciónDependiendo del método de valorización que se use el cambio del precio medio decompra (PMC) o el precio estándar de coste (PEC) pueden variar los valores en elstock. Con la excepción de los cambios en el precio de compra, se deben archivar lasdiferencias de precios en valorización a la cuenta de explotación.

El saldo de la cuenta de existencias se basa en las existencias reales y depende delmétodo de valorización. Modificar los resultados de los métodos de valorización destock en una revalorización de stock. Para esta revalorización se debe crear unasiento de entrada para que el sistema de administración de existencias y elfinanciero concuerden.

Ejemplo

Cambio de precios

Los siguientes asientos del diario se realizan si el precio del artículo varía cuando seutiliza el método de precio fijo de cálculo.

Existencias reales: 90 Real stock: 90

Situación anterior Situación nueva

PEC = 80 PEC = 100

La diferencia entre el antiguo y el nuevo PEC se determina y entonces se multiplicapor las existencias reales.

PEC (nuevo) - PEC (antiguo) = 20

ERs * (20) = 1800

El resultado del asiento del diario:

Stock 1800

a Contrapartida “Revalorización de existencias” 1800


Cambio en el método de valorización

Las existencias consisten en dos artículos. Los siguientes asientos del diario serealizarán si el método de valorización cambia debido al precio fijo de cálculo (PEC)a precio medio de compra (PMC):

Artículo 1 Artículo 2

PEC = 50 PEC = 10

PMC = 45 PMC = 12

ERs = 25 ERs = 45

La diferencia entre el PEC y el PMC se determina y el resultado se multiplica por elstock real (Ers).

Artículo 1 Artículo 2

PMC - PEC = -5 PMC - PEC = 2

ERs * (-5) = -125 ERs * (2) = 90

Se crean los siguientes asientos de diario:Stock del artículo 2 90Contrapartida 35a Stock del artículo 125

Véase también• 14.9 Asiento• 14.38 Cuenta del libro mayor• 14.7 Artículo• 14.32 Contrapartida• 14.74 Modificación de precios• 14.50 Existencias• 14.73 Método de valoración de existencias

14.94 Revaluación

DefiniciónUna revaluación es un ajuste de los valores de activo y pasivo debidos a la diferenciade valor en el cambio de un moneda.

ExplicaciónSu sistema de contabilidad debería ser un reflejo fiel del estado financiero de lacompañía. Si, por ejemplo, algunas de las cuentas del libro Mayor son asientos enmoneda extranjera y la cotización ha cambiado, se deberán actualizar las cuentas dellibro Mayor. Ocurre lo mismo con las partidas pendientes (activos y pasivos) enrelación a las cuentas secundarias del libro Mayor de deudores y acreedores.

Durante la revaluación, los balances contables del libro Mayor, son actualizados.Los movimientos del archivo no cambian. Los movimientos de revaluación sonañadidos si hay alguna diferencia.


Â�En el caso de que se introduzcan cotizaciones diferentes se debe añadir unprincipio de prudencia. Esto significa que las pérdidas de cotizaciones en lafecha de balance pueden ser introducidas directamente en la cuenta deexplotación, pero que las ganancias de cotización deberían ser introducidas sólocomo beneficio cuando éste ha sido realizado.

La revaluación tiene lugar automáticamente en la aplicación financiera. Una entradaestá basada en las diferencias de cotización a ser realizadas. Una vez que estapropuesta ha sido aceptada, las entradas pendientes serán revalorizadas basándose enla cotización actual. Las diferencias por cotización son introducidas en una cuenta derevaluación.

Â�Las cuentas generales y las partidas pendientes de deudores/acreedores sólopueden ser revaluadas si se indica en los datos maestros.

Â�En algunas casos la revaluación no debería realizarse, por ejemplo para lasdeudas a largo plazo con cotizaciones fijas. Las cantidades con esta cotizaciónfija nunca deberán ser revaluadas.

El proceso de revaluación cuenta con un número de pasos. Antes de revaluar sepuede pedir una sugerencia de revaluación. Esta sugerencia se usa para decidir si esnecesaria una revaluación. El último paso en el proceso de revaluación es archivar elfichero de revaluación, tras lo cual el sistema contable es actualizado. Después de larevaluación, se puede crear un informe y modificar/borrar la revaluación.

Sugerencia de revaluaciónAntes de que se comience la revaluación un listado de sugerencias puede ser creado.Este listado de sugerencias muestra la revaluación por cuenta general o por partidaspendientes, y moneda. Una sugerencia será impresa por cada cuenta general eincluyendo información sobre:

• Tipo de moneda

• Cantidad total de movimientos en la moneda relevante.

• Promedio de cotización histórica en la moneda relevante.

• Cantidad total en la moneda por defecto calculada con el promedio de cotizaciónhistórica.

• Cotización actual.

• Cantidad total en la moneda por defecto calculada con la cotización actual.

• Diferencia entre el historial y la cantidad actual en la moneda por defecto.

Â�Si la revaluación no afecta a las cuentas generales, una nota de sugerenciaaparecerá en la pantalla y mostrará la cantidad de ƒ 0,00 (si la moneda pordefecto son florines holandeses).

Â�Una cuenta general sólo puede ser revaluada si es indicado en los parámetros decuentas generales.


Crear un archivo de revaluaciónSi la sugerencia muestra que la revaluación será útil, se debe crear un archivo de larevaluación. Antes de que la revaluación tenga lugar, se requiere una información denúmeros de cuenta, fechas y el centro de cuentas (para el resultado de revaluación).

Â�El resultado de revaluación puede ser archivado en el centro de cuentas que seseleccione. El centro de cuentas que se indicó cuando se creo el archivo derevaluación, precede sobre el centro de cuentas enlazado a la cuenta derevaluación

Modificar el archivo de revaluaciónAntes de que la revaluación tenga lugar, se pueden cambiar los archivos derevaluación de distintas maneras, p.e. por modificación, añadir o borrar cuentasgenerales o partidas pendientes. La moneda y la cantidad referida son mostradas,como son el promedio de cotización y la cantidad de revaluación.

Â�Puede, por ejemplo, que se quiera excluir un partida pendiente específica ya quese espera el pago de uno de los deudores a corto plazo.

Guardar un archivo de revaluaciónSe puede guardar un archivo de revaluación después se realiza un informe derevaluación.

Una vez que toda la información se introduce, el asiento de diario es realizado yarchivado. El tipo de asiento que se realice depende de la cuenta de balance utilizada(activos o pasivos), y fluctuaciones en cotización.

Â�Los asientos del diario son archivados directamente y la información final no sepuede cambiar.

Véase también• 14.75 Moneda• 14.36 Cotización• 14.6 Archivar

14.95 Sistema financiero de activos

DefiniciónUn activo fijo es un medio de producción duradero como por ejemplo un edificio ouna máquina.

El valor de los activos decrecerá después de la compra. Este decrecimiento sedenomina amortización. La amortización se registra en el Libro mayor.

Â�El término “activo unitario” también se utiliza en lugar de “Activo”, paradistinguir entre activos unitarios, lotes y grupos de Activo.


Explicación

Inicializar un sistema financiero de activo fijoAntes de comenzar a utilizar un sistema financiero de activo fijo, deben considerarselas siguientes preguntas:

• ¿Cómo deberían estar organizados los activos fijos en el sistema financiero?

• ¿Cuántos periodos quiere utilizar en un ejercicio contable?

• ¿Qué métodos de amortización quiere utilizar?

• ¿Qué método de amortización quiere utilizar para registrar la amortización en susistema financiero contable? Es posible utilizar un método adicional para haceruna distinción entre la amortización fiscal y económica.

Estructura del sistema financiero de un activo fijoLos activos fijos se estructuran utilizando grupo de activos, lote de activos y activos:

• Grupo de activos

El grupo de activos proporciona el enlace entre el sistema financiero de unactivo fijo y el Libro mayor. Cada grupo de activo contiene enlaces con lascuentas del libro mayor utilizadas para contabilizar compras, ventas yrevalorizaciones del activo.

• Lote de activos

Los activos no están enlazados directamente al grupo de activos. Cada grupo deactivos puede tener varios lotes de activo y cada lote de activo puede tenervarios activos.

• Activos

Los datos de activo, como el valor de compra y el año y periodo en quecomienza la amortización, se registran por activo.

Tablas de amortización

Las tablas de amortización contienen todos los datos requeridos para calcular laamortización periódica de los activos. Los importes de amortización por activodependen en:

• La tabla de amortización enlazada al activo en cuestión.

• Los datos de activo, como el precio de compra y cuando comienza el periodo deamortización.

Las tablas de amortización deberían estar enlazadas a los grupos de activos. La tablade amortización del grupo de activos aparecerá como sugerencia cuando se enlaza unlote de activos a un grupo de activos. Sin embargo, es posible enlazar otra tabla deamortización al lote de activos. De esta manera, se pueden utilizar distintas tablas deamortización por grupo de activo. Aunque la amortización referente a los activos secalcula utilizando distintas tablas de amortización, los asientos de amortización secrearán en las mismas cuentas del libro mayor.


Registrar los asientos de activos en el Libro mayorLos siguientes asientos deben registrarse en el Libro mayor:

• Compra de activos

• Amortización de activos

• Venta de activos

• Revalorización de activos

• Pérdida de activos

Véase también• 14.15 Balance• 14.5 Amortización• 14.44 Ejercicio contable• 14.92 Registro de Serie/lote

14.96 Subcuenta

DefiniciónA parte del sistema contable financiero se pueden usar varias subcuentas para loscampos contables específicos. Mas concretamente estas subcuentas son adicionalesal Libro Mayor, pero la mayoría de ellas están completas, en las cuentas contablesindependientes.

Explicación

Enlazar una subcuenta al sistema de contabilidad financiera.El tipo de enlace depende del tipo de subcuenta. Las subcuentas de deudores yacreedores están completamente integradas al Libro Mayor. Las otras subcuentas(p.e. sistema de contabilidad de stock) son sistemas contables independientes, seestablece un enlace a través de los diarios de entrada. Estos deberían crearseautomáticamente

Subcuentas de deudores y acreedores

Estas subcuentas se guardan a través de las contrapartidas de los diarios de compra yventa.

• Cuando se realiza una entrada en el diario de compra o venta, se creaautomáticamente una partida pendiente en una de las subcuentas.

• Cuando se introduce un pago, utilizando las cuenta de deudores o acreedores lassubcuentas se actualizan (enlazadas a un diario de compra o venta).

Resumiendo, las subcuentas de deudores y acreedores se mantienen al día para cadaentrada que se realice.


Otras subcuentas

Otras subcuentas se guardan independientemente en el sistema contable financiero.Los asientos que se anotan están directamente relacionados con la subcuenta ygeneralmente no hay que registrar ninguna información contable. Para actualizar elsistema financiero contable deben contabilizarse los asientos en la subcuenta. En lamayoría de los casos las cuentas del libro mayor que se utilizan en los diarios deentrada se enlazan a los datos maestros, p.e. en los enlaces del libro mayor.

Después de realizar los as asientos de diario se deben examinar y archivar en elsistema contable financiero

Contabilizar no es obligatorio, pero a menudo es necesario para elaborarinformación. Si Vd. no quiere utilizar los diarios de entrada actuales, bórrelos delsistema financiero contable antes de archivarlos.

Â�Los asientos de diario no es pueden crear desde las subcuentas. Introducirlosmanualmente, una vez que han sido borrados, puede ser muy complicado.

Véase también• 14.1 Acreedor• 14.40 Deudor• 14.41 Diario• 14.38 Cuenta del libro mayor• 14.80 Partida pendiente

14.97 Unidad de coste

DefiniciónEn el libro Mayor, los gastos se registran según los tipos de costes, p.e. alquiler,salarios, etc. Además pueden distribuir estos gastos entre centros de coste y/ounidades de coste para registrar los costes de una manera distinta, p.e. por productoo por departamento. Al utilizar centros de coste y unidades de coste, Vd. se formaráuna idea más clara sobre la estructura de costes de su empresa. En general, losproductos se utilizan como unidad de coste.

ExplicaciónAunque las unidades de coste sirven generalmente para registrar gastos soportadospor o para determinados productos, los podrá utilizar con otros propósitos .Esposible distribuir los costes e ingresos dentro de unidades de coste. Puedepresupuestar una unidad de coste así podemos valorar si un producto proporcionabeneficio.

Introducir asientos en unidades de costesLos asientos pueden introducirse de dos formas:

• Directamente en la contabilidad financiera.

• Indirectamente, por ejemplo al introducir pedidos/facturas de compra, o pedidos/facturas de venta.


Entradas directas en la contabilidad financiera.

Puede seleccionar una de las unidades de coste posibles para la cuenta del libroMayor, después de seleccionar una cuenta del Mayor en la línea de entrada.

Entradas indirectas

Se pueden realizar asientos en unidades de coste, fuera de la contabilidad financierap.e. al introducir pedidos de compra, facturas o amortizaciones. Solamente puedeseleccionar una unidad de coste si la entrada repercute finalmente en el diario.

Actualizar fichas de unidades de costeLas fichas de unidad de coste se actualizan cuando se archivan los asientos deldiario. Las entradas realizadas fuera de la contabilidad financiera deberán primerocontabilizarse y después ser archivadas.

En algunos listados de unidades de coste, puede recuperar tanto los movimientoscomo las entradas que todavía han de archivarse. Estos listados no incluyen losasientos de otras aplicaciones que todavía no han sido contabilizados.

Â�Los importes del IVA que se han introducido con un código de IVA no aparecenen las fichas de unidades de coste.

Véase también• 14.61 Hoja de distribución de costes• 14.18 Centro de coste• 14.9 Asiento• 14.6 Archivar

14.98 Unidades y paquetes

DefiniciónLas unidades y los paquetes se usan para definir, por artículo, las distintas cantidadesy paquetes en los cuales el artículo es comprado y vendido. Para definir el factor deconversión se utiliza la proporción entre una unidad comprada y una vendida.

ExplicaciónLas diferentes unidades y paquetes son:

• Unidades de compra

• Paquetes de compra

• Unidades de venta

• Paquetes de venta

Unidades y paquetes de compraGeneralmente las compras se introducen en los paquetes de compra. Para cadapaquete de compra se definen las unidades de compra, que consisten en el número deunidades en un paquete.


EjemploVd. compra vino en barriles y cada barril contiene 100 litros. El paquete de compraes el barril y las unidades de compra son los litros. El número de unidadescompradas por el paquete comprado es 100.

Unidades y paquetes de ventaLos paquetes y unidades que se venden pueden diferenciarse de los que compra. Paracada paquete de venta se define las unidades de venta de las que consiste y elnúmero de unidades por paquete.

Â�Las cantidades en el sistema logístico de administración se dan siempre enpaquetes de venta.

EjemploVd. vende vino en cajas y cada caja contiene 12 botellas de vino de 0,7 litros. Elpaquete de venta es la caja y la unidad de venta es la botella. El número deunidades de venta por paquete de venta es 12.

Factor de conversiónEl factor de conversión es necesario cuando la unidad de compra y la unidad deventa de un artículo son diferentes. El factor de conversión proporciona la respuestaa la pregunta “ ¿Cuántas unidades de venta hay en una unidad de compra?

EjemploLa unidad de compra es el litro, las unidades de venta son las botellas de 0,7 litros.En este caso el factor de conversión es 1,43 (unidad de compra/unidades de venta).

Â�El modo en que se definan las unidades de compra y venta afectan al factor deconversión. Si la unidad de compra y el paquete de compra son iguales (barril de100 litros), el factor de conversión es 142,8 (100/0,7).

Véase también• 14.7 Artículo• 14.10 Asiento de compra• 14.11 Asiento de venta

Indice

334 zz Indice

Indice zz 335

Indice según función

[Contabilidad, Introducir, Entrada] 83

[Editar, Copiar] 4

[Editar, Cortar] 4

[Editar, Pegar] 4

[Editar, Buscar] 4

[Editar, Deshacer] 4

[Fichero, Abrir] 47

[Fichero, Administrador, Grupos de usuarios] 148

[Fichero, Administrador, Importar usuarios de la red] 145

[Fichero, Administrador, Parámetros] 144

[Fichero, Administrador, Usuarios] 145

[Fichero, Borrar] 49

[Fichero, Cerrar] 49

[Fichero, Conversión Euro] 90

[Fichero, Copia seguridad/Restaurar] 141

[Fichero, Impresora formularios] 123

[Fichero, Menú del usuario] 38

[Fichero, Nuevo] 46

[Fichero, Parámetros de la Impresora] 123

[Fichero, Parámetros de usuario] 102,113

[Fichero, Salir] 42

[Mantenimiento de sistema, Control de ficheros, Gestión de base de datos] 157

[Mantenimiento de sistema, Control de ficheros, Renumerar, Renumerar] 156

[Mantenimiento de sistema, Empresa, Borrar datos maestros] 156

[Mantenimiento de sistema, Empresa, Copiar empresa] 48

[Mantenimiento de sistema, Formatos, Enlazar, Deudores] 122

[Mantenimiento de sistema, Formatos] 88

[Mantenimiento de sistema, Informes, Todos] 134

[Mantenimiento de sistema, Support, Ini editor] 164

[Mantenimiento de sistema, Support, Ini viewer] 164

[Mantenimiento de sistema, Support, Lista de ficheros] 164

[Mantenimiento de sistema, Support, Reparación de ficheros] 163

[Menú, Editar] 4

336 zz Indice

[Parametrización empresa, Contabilidad, Euro Wizard] 75

[Parametrización empresa, Contabilidad, Libro mayor, Enlaces libro mayor] 79

[Parametrización empresa, Contabilidad, Monedas, Cotizaciones] 82

[Parametrización empresa, Contabilidad, Parámetros, General] 79

[Parametrización empresa, General, Parámetros] 102,103,107

[Parametrización empresa, General, Tabla período/fecha, Mantenimiento] 109

[Parametrización empresa,Contabilidad, Monedas, Moneda] 80

Indice zz 337

Indice alfabético

AAbrir

Empresas 34, 46Abrir

Empresa 6Abrir balances

Para nuevo ejercicio contable 242Abrir periodos 316Acreedor

Código de IVA 170Acreedores 304

Bloqueo 169Categorías 169Codificación 211condensar tarjetas de acreedores 217Contrapartidas 222Descuentos de cantidades 289Subcuenta 328

Activos 326Número de periodos 315

ActualizaciónDe cuenta del libro mayor 234

Actualización del stock 297Actualizaciones 239Actualizar

Exact Globe for Windows 31Acuerdo de compra 307Acuerdo de precios 235Acuerdos de mantenimiento 54Acuerdos de precios 171, 291, 297Acumulados 239Administración de stock

Contrapartidas 222Adquisiciones intracomunitarias 292Ajuste de descuentos

Códigos anulación 212Albarán de entrega 174

corregir 175impresión 175

albarán de entrega de prueba 174Albarán de entrega final 175Almacenes 176

Bloquear 176Localización 176

AmortizaciónAcumulativa 178Asientos 178

Amortización decreciente 177

Amortización lineal 177Añadir

Campos 157Indices 157, 160

Añadir una línea de entrada 6Análisis de antigüedad 301Análisis de calidad 301Analizar

Acreedores, Clientes, Artículos 221Perspectivas 261

Aprobar con autorización 199Archivar 85

Informe 276Listado de asientos a archivar 278

Archivar fechas 264Archivar números 179Archivo

control de consistencias 225Archivo de revaluación

Guardar 326Modificar 326

archivos 206Archivos de demostración 19Archivos de revaluación

Crear 326Archivos generales

Convertir 59Artículo de fabricación 183Artículo serie/lote 322Artículos 287

Codificación 210Condensación de transacciones 217Contrapartidas 223Descuentos de cantidades 289Información dinámica 180Información permanente 180Modificación de precios 297recuperar desde pedidos en espera 313situar pedidos en espera 312

Artículos de diario, véase asientos 184Artículos de fabricación 182, 287

Lista de explosión 288Lista de implosión 288Valor añadido 289

Artículos de stock 182Artículos de venta 182Artículos discontinuos 182Artículos en serie 321Artículos internos 182Artículos recibidos

Asientos del diario 188

338 zz Indice

Artículos sin cargo 172Artículos Texto 182Asiento de contrapartida 198Asientos

Archivar 179Asientos transitorios 242Comprobar 278Correcciones 187Correcciones después de la

consolidación 219Desde subcuentas 329Informe de asientos 278Operaciones 304Recurrir 198Unidades de coste 329

Asientos 184Asientos archivados 304Asientos de corrección

Periodo extra 315Asientos de eliminación 220Asientos del diario

Existencias iniciales 252Asientos preliminares

Después de la consolidación 219Asientos transitorios 242Asistente

Copia de seguridad/Recuperar 141Asistente de conversión 57Atención al cliente 163

Textos de ayuda 163Aumentos 187Autoexec.bat 103AUTOEXEC.EVW 20AUTOEXEC.NCF 21Autorización

Albarán de entrega 174Confirmación de pedido de ventas 219Factura de compra 200Facturas del registro de facturas 321Importes 199Incapacitar 199Pagos 200pedidos de venta 200

AutorizarCuadros de comprobación 7Opciones 7

Avisos 91Avisos

Acciones 91Ayuda 98Ayuda al cliente

Editor INI 164Funciones 163Internacional 166Listado INI 164

Llamar a Exact 164Local 165Por teléfono 165Reparación del archivo 163

Ayuda al cliente por teléfono 164Ayuda en pantalla 4, 6

BBalance

Clasificaciones de cuentas 208Balances 200

Introducir el de apertura- 201Bancos

Tipos 229Bankleitzahl 231Base de datos

Instalación 20Belgas cuenta bancarias 229Bloque

Valor preferido 6Bloquear

Información 42Bloquear deudores 237Borrar

Datos maestros 155Borrar la línea de entrada 6Botón derecho del ratón 7Botones de opciones 41Botones en Exact 6Buffers 30Buscar

En archivos 39Información 40

BúsquedaListados de opciones 7

Búsqueda deDatos 7

CCalc. de euros 68Calculadora de euros 83, 84Cálculo

Fecha de vencimiento 264Precisión 316

Cálculo del coste real 274Cambiar

Valor preferido bloqueado 6Cambios después del Euro Wizard

E-Facturación 88E-Pedidos Venta 88E-Stock 86, 88

Cambios después del Euro Wizard

Indice zz 339

E-Contabilidad 86, 88E-Pedidos Venta 86E-Proyecto 86Todas las aplicaciones 77, 78, 85, 87Todos los paquetes 84, 85

Campos 206Añadir 157Convertir los campos definidos por el

usuario 54Campos

(Des)activar 6Cancelar la última acción 5, 6Cantidades

Códigos anulación 212Caracteres

Parámetros 107Cargos de pago

Códigos anulación 213Categorías

Acreedores 169Ceder

Derechos 149Centros de coste 207Centros de costes

Hoja de distribución de costes 273Cerrar

Empresas 49Exact 42

Cerrar periodos 316Cheques

Diseños 241Ciudades 108Clasificar códigos 229Clé RIB 231Clientes 236

condensar tarjetas de cliente 217Clientes

estadísticas de ingresos 247estado de saldos 247

Clientes de mostrador 258Code établissement 231Code guichet 231Codificación 209Codificar partidas 83Código adicional para un artículo 211Código artículo 180Código Cuenta Cliente 231Código de búsqueda

Solicitar datos utilizando 7Código de cliente 170Código de entidad 231Código de IVA

Acreedor 170Código de oficina 231Código personal 200

CódigosAnulación 212

Códigos anulación 212, 305Códigos de búsqueda 211Códigos factura 213

ejercicios contables 214Facturas recurrentes 214

Códigos IVALigar a cuentas del libro mayor 234

Códigos postales 108Colores 113Comentarios 42Comenzar

Exact 34Exact con E-Seguridad 34

Compradores 215Comprobación alternativa doble 229Comprobación de caja 215Comprobación de módulos estándar 229Comprobación de validez 199Comprobación de validez

Bankleitzahl 231Comprobación alternativa doble 229

Comprobación periodo-fecha 185Comprobaciones

Autorización 199comprobaciones de

La clé RIB 231comprobaciones de validez 228comprobaciones de validez

97 test 229Código Cuenta Cliente 231comprobación de módulos estándar229

Comprobaciones Periodo-fecha 216comprobaciones validez

test 11 230Comprobante 18Conciliación

Borrador 217Cuentas bancarias 217Definitiva 217

Conciliación bancaria 217Conciliación definitiva 217Conciliación en borrador 217Condensaciones 217Condición de pago 170, 308Condiciones de pago 238Config.sys 102Confirmación de pedido de ventas 218Confirmación final de pedido de ventas

219Confirmaciones

Pedido de venta 218Confirmaciones pedidos venta

Diseños 241

340 zz Indice

ConsolidaciónCorrecciones 219

ConsolidaciónAsientos de eliminación 220

Consulta rápida 221, 301Consultar 6, 7Contabilización

Facturas del registro de facturas 321Contabilizar facturas 213Contables

Intercambiando copias de seguridad 55Continuar

Para perspectivas 262Post-venta 263

Contrapartidas 237Cuentas del libro mayor 222Diarios 222

Contrapartidas estándar 222Contraseña 138Contraseña

Modificar 143Contraseñas 18Control de clientes 223Control de consistencia

facturas 225importe 225IVA 225partidas pendientes 225pedidos de venta 225

Control de consistencia-línea de texto 225Control de consistencias

archivo 225Control de crédito para clientes 286Controles de consistencia

Antes y después de la conversión 61Controller 143Conversión

Acciones después de la terminación 60Controles preliminares generales 55Controles preliminares por paquete 56Conversión de prueba 56Dependientes de la empresa 59Fichero de registro 60Ficheros 53Independientes de la empresa 59Informe de error 60Mensajes de error 61Por empresa 55Preparaciones 55Realizar 57

Copia de seguridadAsistente 141Proceso 226Soporte 226

Copiar

Datos maestros 48Empresas 48Menús de usuarios 38

Copias de albaranes 53Copias de facturas 53Copias de seguridad 226

Intercambio DOS-Windows 55Corregir

Albarán de entrega 175Costes de transporte 172Cotizaciones 68, 97

En listados 85Fija 97Mantener 82Representación 81, 97Representación Anglosajona 85

cotización 227Creación del grupo del artículo 270Crear

Empresas 45Tabla periodo-fecha 108

CrearEmpresa 6Grupos 147Usuarios 145

Crystal Reports 54Cuadro de listados 40, 41Cuadro de listados

Ordenar la información diferente 40Recuperar 39

Cuadros de comprobación 41Cuadros de diálogo

Selecciones 129Cuadros de diálogos 39Cuenta bancarias 228Cuenta bancarias

alemán 231Belgas 229Británica 229comprobaciones de validez 228español 231francesas 231holandesas 230tipos 228

cuenta bancarias alemanas 231cuenta bancarias británicas 229cuenta bancarias españolas 231cuenta bancarias francesas 231Cuenta de contrapartida 169Cuenta de diferencias de precio

Grupo del artículo 272Cuenta de existencias

Grupo del artículo 272Cuenta de ingresos 272

Indice zz 341

Cuenta de ingresos procedentes delextranjeroGrupo del artículo 272

Cuenta de pérdidas y ganancias 231Clasificación de cuentas 208

Cuenta de ventas a precio de costeGrupo del artículo 272

Cuenta del libro mayorCodificación 211

Cuenta descuentosGrupo del artículo 272

CuentasCuentas del libro mayor 208Gastos 283Ingresos 283Neutras 284

Cuentas bancariasConciliación 217No se pueden introducir 48

cuentas bancarias holandesas 230Cuentas de cobertura 275Cuentas de costes de control 274Cuentas de gastos 274Cuentas de gastos coste de distribución275Cuentas de ingresos 283Cuentas del balance 231Cuentas del libro mayor 231

Activos 178Asientos y operaciones 184Contrapartidas 222Emparejar cantidades 243Grupo de artículos 272Grupo del artículo 270Resultados parciales de estados

financieros 233Cuentas en blanco 233Cuentas en blanco 233Cuentas generales

condensar operaciones 217cuentas de cobertura para distribución

de costes 275cuentas de control de costes para la

distribución de costes 274Cuentas de gastos para distribución de

costes 275Cuentas de gastos para distribución de

costes 274Cuentas subtotales 233Cuentas subtotales 233Cuentas transitorias

Emparejar operaciones 243

DDatos

Búsqueda de 7Búsqueda en un listado de opciones 7

Datos bancarios 237Datos de 22540 E-Seguridad

Impresión 55Datos de dirección

Ajustar el formato 107Datos de INTRASTAT 238Datos de IVA 238Datos maestros

Borrar 155Codificación 210Descripciones en vario idiomas 101Organizar 155Renumerar 156

Datos maestrosOrdenar 40

Datos NCD 236Decimales 316Declaración IVA

Diseños 241Declaraciones de INTRASTAT 280Definir

Menús de usuarios 37Defrag 31Departamentos

empresas 245Derechos de acceso

Ficheros de Exact 140Por fichero/directorio 139Por usuario 138

Derechos de administradorInstalación en un servidor NT 19

Derechos de red, suficiente 56Derechos de supervisor

Instalación en un servidor NovellNetware 19

DesautorizarCuadros de comprobación 7Opciones 7

DescripciónEmpresas 46

Descripción de artículo extra 171Descuento 170Descuento acreedor 235Descuento de ajuste 235Descuento deudor 235Descuentos 235, 289, 291

Acuerdos de precios (sólo ventas) 171porcentajes 238

Descuentos de cantidades 289Deshacer la instalación 17Deudor a entregar 236Deudor a facturar 236Deudor de mostrador 237

342 zz Indice

Deudor de pedido de venta 236Deudores 236, 304

Agrupar 237Codificación 211Descuentos de cantidades 289Subcuenta 328

Diario de compras 189Diario general

Asiento de compra 189Diario general 239

partidas pendientes que no están enestadísticas de ingresos ‘ 248

Diarios 239Archivar números 179Cerrar y abrir periodos 316Contrapartidas 222, 223Convertir 77

Diarios de ajuste 239Diarios de ajustes 305Diarios de banco 239Diarios de bancos 185Diarios de caja 185, 239diarios de caja

las partidas pendientes que no están enestadísticas de ingresos 248

Diarios de compra 185, 304Diarios de compras 239Diarios de venta 185Diarios de ventas 239, 304Diferencia en pagos 240Diferencias de pago

Códigos anulación 213Diferencias del cálculo del Euro 75Dígitos de control 231Dinero no distribuido 186Dirección de entrega 245Directorios 27

Empresas 46Diseño

Albarán de entrega 174Diseños 241

Confirmación de pedido de ventas 218Enlazar 122Estropear 241Formatos 117Información sobre acuerdos de precios

174Distribuidores 164Documento de pedido de compra

Diseños 241Documento de préstamo

Diseños 241Documentos 206

Impresión 124Documentos de giro

Diseños 241Documentos oficiales 69, 87DOS

Optimización 29DOS comandos

archivos 29Buffers 30EMM386 29File handles 29HIMEM.SYS 29Path 30Share 30Smartdrv 30

EE-Centro de Coste 54E-Contabilidad

Cambios después del Euro Wizard 8688

E-Distribución de Costes 54Editar

Menús de usuarios 38E-Facturación

Cambios después del Euro Wizard 88E-Formato

Añadir campos 118Campos de cálculo 119Campos de la base de datos 118Campos de texto 119Imágenes 120Marcos 119

E-GeneralMódulos 12

E-Informes 12, 54, 132Ejercicio contable 242

Asientos 185códigos factura 214

Ejercicios contablesPeriodos por ejercicio contable 315

EliminarEmpresas 49

Eliminar ratios de deuda 221Emisiones internas 302Emparejar 243Empresa

Número 46Empresas 45, 245

Abrir 34, 46, 113Acceso denegado 35Cerrar 49Código de búsqueda 46Copiar 11, 48, 245Crear 11, 45Datos adicionales 48

Indice zz 343

Descripción 46Directorios 46Eliminar 49Parámetros 11, 107, 245Recuerde la última 113Ruta del archivo 46

EmpresasAbrir 6Crear 6Directorios 245

E-Multi Moneda 83Enlaces libro mayor 75Enlazar

Diseños 122Entradas 83

Archivar 85Centros de coste 207Proceso 85

EntradasPeriodos 315

Entrega de bienes 245Entregas intracomunitarias 292E-Pedidos Venta

Cambios después del Euro Wizard 88Cambios después del Euro Wizard 86

E-ProyectoCambios después del Euro Wizard 86

E-Renumerar 12, 156Errores 91Errores

Acciones 91E-Seguridad 12, 142

Comenzar Exact 34E-Seguridad

Abrirlo por primera vez 143Ceder derechos 149Controller 143Crea usuarios 145Crear grupos 147Derechos contradictorios 150Derechos de grupo y derechos de

usuario 150Derechos prioritarios 150Supervisor 142

esquema de peso 230Esquema de peso 229Estadísticas de Comercio 279estadísticas de compra 215estadísticas de ingresos 247Estado de pérdidas & ganancias 247Estado de saldos 247Estándares de valoración 177Estándares de valoración de activos 177Estimación de costes

Coste de cálculo 273

E-StockCambios después del Euro Wizard 86

88Estructura de menú en Exact 6Estructura del menú

Trayectos 4Estructura modular, modificaciones 54Etiquetas

Diseños 241Etiquetas de artículo

Diseños 241Etiquetas de factura

Diseños 241Etiquetas de recibo

Diseños 241EU Listas de ventas

Idioma 103E-Unidad de Coste 54Euro 67, 72, 96

Cálculo de diferencias 83Cambiar al euro 69Consideraciones 70Cotizaciones

En listados 85Diferencia de cálculo 85Estrategia de transición aconsejable 72Fase de transición 69, 72, 73, 74, 77

89, 96Fase transición 77

Eurofase de transición 68

Euro Conversion Wizard 70, 72, 73, 97Controles 90Cuando procesar 73Cuándo procesar 89Preparaciones 89Utilizar 73, 89, 90

Euro Wizard 70, 72, 74, 97Cambios después de procesarlo 77Preparaciones 74Utilizar 73, 75

ExactLlamar a ayuda al cliente 164

Exacty el euro 68

Exact Globe for WindowsAcceso denegado 35Actualizar 31Comenzar 34Comenzar con E-Seguridad 34Estructura del directorio 27Instalación 11, 16Modificar el nombre de la licencia 32

33Modificar la licencia 32, 33

344 zz Indice

Módulos E-General 12Salir 42

Exact Globe for WindowsAyuda en pantalla 4, 6Botones 6Buscar datos 4Estructura de menú 6Estructura del menú 4Funcionalidad decisiva 4Portapapeles 4

Existencias 248Calculadas 248Constante 248Dinámicas 248

Existencias calculadasStock almacenado 250Stock disponible 250Stock económico 251Stock libre 251

Existencias constantesExistencias máximas 250Existencias mínimas 250Nivel de pedido de compra 250Tamaño del pedido de compra 250

Existencias dinámicasExistencias a facturar 250Existencias en proceso 249Existencias en producción 249Existencias pedidas e impresas 249Existencias reales 249Existencias recibidas 249Existencias reservadas en espera 249Facturas a recibir 250Mercancías a recibir 250reserva de existencias pedidas 249

Existencias disponibles 180Existencias iniciales 252

Asientos del diario 252Existencias reales 252Exportar 6, 117, 124Extractos bancarios

Casar el saldo final 217

Ffactor de conversión 331Factura 253Factura de compra 256

Autorización 200Factura de mostrador

Códigos factura 214Factura de prueba 254Facturas 87

Asientos en los diarios de venta ycompra 185

Descuentos de cantidades 289Diseños 241Números de documento 184Números de facturas basados en los

números de asiento 214Pago en efectivo 259registro 256

FacturasControl de consistencia 225

Facturas de compraAsientos del diario 188Descuentos de cantidades 289

Facturas de los diarios por códigosfactura 213

Facturas de mostrador 255Facturas de mostrador 258

Partidas pendientes 306Facturas del diario de ventas por códigos

factura 213Facturas finales 254Facturas globales 255Facturas nuevas 321Facturas por servicios 258Facturas recurrentes

Códigos factura 214Facturas recurrentes 254fase de realización 260Fase del pedido de venta 263Fase en perspectiva 261Fase post-venta 263Fecha de entrega 307Fecha de ingreso 97Fecha de vencimiento

Cálculo 264Partidas pendientes 264Plazos de pago 264

Fecha de vencimiento 264Fecha del pedido de compra 307Fecha entrada

Controlar consistencia con periodo deentrada 216

Fecha final de vencimiento 264Fechas 185

Fecha de vencimiento 264Fechas de entrada 264fichas del libro Mayor

Totales por periodo 247Ficheros de demostración 11Ficheros de entradas

Eliminación durante la conversión 57File handles 29Filiales

empresas 245Formato cta. banco 228Formato de la impresora 123

Indice zz 345

FormatosControles después de la conversión 61Convertir 59Diseños 117Impresoras 117

Formulario de pedido de compra 266Imprimir 268

FormulariosDiseños 241Impresión 124Impresoras 123Información sobre acuerdos de precios

174Fórmulas de propuesta de compra 265Función de ayuda 4, 6, 163Funcionalidad decisiva 4Funciones

Acceso denegado 35Comenzar 37Opciones limitadas del usuario 35

Funciones de entrada(Des)activar campos 6

GGastos

Distribución a unidades de costes 329Distribución en los centros de coste207Hoja de distribución de costes 273

Gastos directos 273Gastos indirectos 273General

Parámetros 107Generar

Listados 131Glosario 96Gráficas 131Grupo de artículos

Cuentas del Libro 272Grupo de facturas con código factura 213Grupo del artículo 270

Cuenta de diferencias de precio 272Cuenta de existencias 272Cuenta de ingresos 272Cuenta de ingresos procedentes del

extranjero 272Cuenta de ventas a precio de coste 272Cuenta descuentos 272Cuentas del libro mayor 270Ligados al libro mayor 271

Grupos de artículos 181

HHardware

Protección 137Hoja de distribución de costes 273

Cambiar el método de distribución 274Distribución jerárquica 274

IIdioma

Servicio internacional de ayuda alcliente 166

Idiomas 101Descripciones de datos maestros 101Documentos Oficiales 102Estándar 101Interface 102

Importecontrol de consistencia 225

ImportesAutorización 199Precisión 316

Importes s negativos de caja 215Impresión

Albarán de entregas 175Documentos 124Formularios 124

ImpresorasDiseños 241Formularios 123Impresoras de formulario 241Usuarios 123

Impresoras del usuario 123Imprimir 117

Confirmación de pedido de ventas 219Imprimir

Listados 6Impuesto sobre el valor añadido 281Indice 40Indices

Añadir 160Información

Recuperación usandoselecciones/listados 129

InformaciónBloquear 42Buscar 40Introducir 39Modificar 40

Información sobre la compra 170Informe de asientos 278Informes 54Informes de IVA

346 zz Indice

Idioma 103Instalación 11

Actualizar 31Archivos de demostración 19Avanzada 19Base de datos 20Compacta 19Deshacer 17Estructura del directorio 27Exact Globe for Windows 16Modificar la licencia 32, 33Normal 19

Instalación avanzada 19Instalación compacta 19Instalación de la red 22Instalación de la terminal 11Instalación en un servidor Novell

NetwareDerechos de supervisor 19

Instalación en un servidor NTDerechos de administrador 19

Instalación estándarUnico-usuario 22

Instalación normal 19Intereses acumulados 224Interface

Idiomas 102International Standardization

Organization 280INTRASTAT 54, 279Introducir

Información 39Introducir una fecha en un campo 7ISO

Idiomas 280Monedas 280Países 280

IVA 187Códigos 282Condensación de operaciones 217Cuentas 282Datos 285Declaraciones 285Diarios 239Parámetros 281Porcentajes 282Registros 285

IVAControl de consistencia 225

KKontonummer 231

LLibro mayor 187Licencia

Comprobante 18Contraseña 18Modificar 32, 33Modificar el nombre 32, 33Número 164Números optativos 18

Licencias de demostración dedistribuidores 57

Línea de crédito 169, 237, 286Línea de entrada

Añadir 6Borrar 6

Línea de texto 309Líneas de comentario 163líneas de texto 310Líneas de texto

Control de consistencia 225Lista de materiales 287

Niveles 288Lista de operaciones comunitarias

Diseños 241Lista de precio 171, 238Lista de precios 235, 289Lista inventario 252Listado cronológico de

deudores/acreedores 291breve 291histórico 291

Listado cronológico dedeudores/acreedoresampliado 291

Listado de opciones 42Codificación 210

Listado de opcionesAñadir columnas a 7Búsqueda 7

Listado de ventas UE 292Listados 68, 85, 129

Codificación 210Estándar 131

ListadosExportar 6Imprimir 6

Listados INTRASTATIdioma 103

Listas de preciosModificación de precios 297

Localización almacén 302Localización dentro de los almacenes 294Los parámetros de Exact

Examinar 55

Indice zz 347

Lote de artículos 322

MMemoria 29Mensajes 91Mensajes

Acción 91Menú de usuarios

Editar 38Menús

Modificar 35Teclado 36

Menús de usuariosCopiar 38Definir 37

Menús del usuarios 54Mercaderías almacenadas 252Método de pago 170Método de pedido de compra 308Método de valoración de existencias 295

First in First out 295Last in first out 295Precio fijo de cálculo 295Precio medio de compra 295

Método normal de anualidad 177Métodos de amortización 177Métodos de amortización de activos 177Métodos de entrega 245Métodos de pagos 238Modificación de precios 297Modificaciones de precios

Cambiar los descuentos en cantidades290

Modificaciones después del Euro WizardTodas las aplicaciones 83

ModificarNombre de licencia 32, 33

ModificarInformación 40

Módulos 12E Renumerar 156E-Informes 12, 132E-Renumerar 12E-Seguridad 12

MódulosE-Seguridad 142

Moneda 78Cotizaciones 80E-Multi Moneda 78Tarifas fijas del euro 80Tasas de conversión 80

MonedaCirculación 68Estándar 68

Secundaria 68Moneda estándar 68, 76, 84, 96

Crear entradas 83Moneda no UEM 97Moneda secundaria 68, 72, 76, 84, 88, 98

Crear entradas 83Monedas 298

Diarios 298Estándar 47, 298Extranjeras 298Listado posición 300

Monedas extranjeraPagos 299

Monedas extranjerasFacturas 299

Monedas UEM 77, 96Movimientos 179Movimientos

Correcciones 187Movimientos intracomunitarios 292Muestra de la clasificación de cuentas 208Multimoneda 299

NNIF/CIF 281Nivel pedido compra 265Niveles

Distribución de costes 274Nombres

Empresas 46Nota de entrega

Diseños 241Nota de recibo

Diseños 241Notas 42Notas de crédito 258

Códigos factura 214Notas de crédito 255Notificaciones

Imprimir 301Notificaciones

Preparar 301Notificación 301

Diseños 241Novell 138Número de archivado general 179Número de cliente 164Numéro de compte 231Número

Empresa 46Número de control en informe de

asiento/archivo 278Número de cuenta 231Número de documento 184

348 zz Indice

Hechos financieros sin número dedocumento 185

Número de identificación del IVA 170Número de lote

Pedir 53Número de pedido de compra 307Números

Teléfono 108Números de asiento

Partidas pendientes 305Números de teléfono 108Números optativos 18

OOperaciones 231, 239, 304

Condensación en operaciones simples217

Operaciones con existenciasContrapartidas 223

Operaciones intraempresa 302Operaciones transitorias

Informe de archivo 276Optimizar 29Orden de clasificación 210Ordenar

Información en el cuadro de listados 40Organizar

Datos maestros 155

PPago en efectivo

Facturas 259Pagos

Asientos manuales en diarios 185Autorización 200Banco a banco 186

Paquete Multi Usuario 55paquetes de compra 330Paquetes de venta 331Parámetros

Ajustar/corregir 60Aplicación 11Caracteres 107Colores 113Empresa 11, 107Empresas 113, 245General 107Registro cronológico 107Tipos de cuenta bancaria 107Usuarios 11, 113

Parámetros de la aplicación 11Parámetros del paquetes

Ajustar/corregir 60Parámetros del usuario 54

Campos definidos por el usuario 54Partes 287Partidas pendiente 304Partidas pendientes

Análisis 291Códigos anulación 212Crear diarios de caja/banco 186Fecha de vencimiento 264Introducir pagos manualmente 185Máxima cantidad 286Número de facturas en los asientos 184Subcuenta 328

partidas pendientesControl de consistencia 225

Paths 30PCE

Precio de coste estándar 183Pedido automático de compras 309Pedido de compra 307Pedido de ventas

Confirmaciones 218Pedidos de compra

Descuentos de cantidades 289Pedidos de compra automáticos 182, 313Pedidos de venta

Autorización 200Descuentos 172Gastos 172

pedidos de ventaControl de consistencia 225

Pedidos de ventasDescuentos de cantidades 289

Pedidos en espera 312Pedidos proforma 314

Partidas pendientes 306Pedidos sin cargo

Partidas pendientes 306Periodo 315Periodo de amortización 177Periodo más alto 315Periodo pedido compra 265Periodos 185

Control de consistencia con fecha deentrada 216

PerspectivasAnalizar 261

PFCModificación de precios 297

Planes de clasificaciónCuentas del libro mayor 232

PlantillasDiseños 241

Plazo de entrega 245

Indice zz 349

Plazos de pagosFecha de vencimiento 264

PMCModificación de precios 297Precio medio de compra 183

Posiciones de stockControl después de la conversión 61

Post-ventacontinuar 263

Precio de coste estándarPCE 183

Precio de ventaDescuentos 172Nuevo precio de venta 172

Precio medio de compraPMC 183

PreciosDescuentos de cantidades 289Precisión 316

Precios de compraDetermine un porcentaje para los

precios de venta 172Modificación de precios 297

Precios de ventaModificación de precios 297

Precisiones 316Precisión 97

Campo 159Preguntas 98Preparaciones

Conversión 55Presentaciones

Gráficas 131Presentaciones gráficas 131Presupuestos 317

Hoja de distribución de costes 273Principal proveedor 182Proceso entradas 85Protección

Medidas del Hardware 137Proteger

Contraseñas 138Derechos de acceso 138Proceso de acceso 138Red y sistema operativo 138

ProtegerE-Seguridad 142

Proteger datos 137Proteger el acceso 138Protocolo compatible 19Proveedor principal 169Proveedores 169Proveedores

estadísticas de ingresos 247estado de saldos 247

Prueba de Confirmación de pedido deventas 219

RRatón 7Recargo de crédito 318

Compra 318Ventas 318

RecibosDiseños 241

Recibos internos 302Recuerde la última empresa 113Recuperar ayuda en pantalla 6Recurrir asientos 198Red

Instalación 11Novell 138Proteger 138

RegistroFacturas 256

Registro cronológico 143Parámetros 107

Registro de facturas 321Autorización 321Contabilización 321

Registro de serie/lote 321Registro en serie/lote 182Rehacer la acción 5Rehacer una acción 6Renumerar

Datos maestros 156Reorganizar ficheros de DOS 56Representación de tarifa

Anglosajona 97Cotización 97Estándar 97Tasa de conversión 97

Representantes 238Representantes fiscales 281Resolución de problemas 29Revalorización de existencias 323Revaluación 324

SSaldo final

Casar extracto bancario 217Saldos negativos de caja 215Salir

Exact 42Scalable SQL 20Scandisk 31Seguridad 34

350 zz Indice

Selección de campos 41Seleccionar

Función 37Menú 35

SeleccionarCuadros de comprobación 7Opciones 7

Selecciones 129Estándar 129

Selecciones estándar 129Share 30Símbolo de bomba 4Sistema de resolución 29Sistema operativo

Proteger 138Sistemas de contabilidad 245Smartdrv 30Solicitar ayuda en pantalla 4Solicitud en frío 262SQLSTART 21Stock de seguridad 265Subcuentas 304, 328Submenús 37Subtotales de los grupos de las cuentas

del libro mayor 209Sucursales

Eliminación de participaciones 221Eliminar ratios de deuda 221

sucursalesempresas 245

sugerencia de revaluación 325Suma de dígitos por año 177Supervisor 142

TTabla periodo-fecha

Crear 108Tamaño pedido compra 265Tarifas

Cambios después de procesar el EuroWizard 80

Representación 97Tarifas

Cotizaciones 67Tasas de conversión 67, 68

Tarifas variables 97Tasas de conversión 97

Mantener 82Representación 97

Tasas fijas del euroRepresentación 81

Teclado 36Telebanking 68Telemarketing 262

Término medio de pago 224test 11 230test 97 229Test once 230Tipos

Parámetros de la cuenta bancaria 107Tipos

Bancos 229Cuenta bancarias 228

Tipos de campo 158Tipos de cuanta bancaria

Parámetros 107Transferencia de bienes 302Transferencia de mercancías 303Trayectos

Estructura del menú 4

UUEM 67, 96

Cotizaciones 85UEM

Abandonan 69Unirse 69

UMB 29Unico usuario

Instalación estándar 22Unidad de coste 329Unidades de compra 330Unidades de venta 331Unidades y paquetes 330Usuario

Idiomas 102Usuarios

Impresoras 117, 123Nombre 34Parámetros 11, 113

VValor contable 178Valoración económica estándar 177Valoración fiscal estándar 177Valoración principal estándar 177Valoración secundaria estándar 177Vendedores 164Ventas

Acuerdos de precios 171Versiones

Pedir número de lote 53Versiones de presupuesto 317Volver abrir periodos 316

Indice zz 351

WWindows 3.1

Optimización 30

Wi

Windows 95Optimización 31

general

Documents

exact y

euro en exact

empresa exact

euro wizard

exact enciclopedia14

comenzar exact globe

instalar exact globe

paquete en exact globe