ged versus sae - cr2pablog.cr2pa.fr/wp-content/uploads/memo-cr2pa_ged-vs-sae... · 2018. 2. 21. ·...
TRANSCRIPT
Les Mémos du CR2PA
GED versus SAE
Deux outils complémentaires aux finalités distinctes
Les notions respectives de gestion électronique des documents(GED) et archivage électronique (SAE) sont régulièrement confondues. Dans les entreprises, on entend parfois la réflexion : « j’ai archivé dans la GED, donc pas besoin d’un SAE ». La politique des éditeurs de logiciels, qui élargissent leurs fonctionnalités pour prétendre à une plus large couverture du marché, n’aide pas à lever ces confusions. Ce guide vise à clarifier cette problématique, en repartant des besoins fonctionnels de base correspondant à chacun de ces deux types d’outils.
Document rédigé par le groupe de travail CR2PA Aide à la maîtrise d’ouvrage – Janvier 2018 Ont participé à ce groupe de travail les responsables de politique et projets d’archivage de : Air France, Renault, L’Oréal,Thales DMS France.
CR2PA Mémo GED versus SAE - 2018 p. 2 / 6
1. C’est quoi une GED, c’est quoi un SAE ?
La GED et le SAE sont deux éléments de la gestion documentaire qui est l’ensemble des processus dans un
environnement donné permettant de gérer un document de sa création à sa destruction, et dans le cas du SAE pouvant
aller jusqu’à la conservation historique sans limite de durée.
Le terme de GED, gestion électronique des documents, (en anglais « EDMS » : Electronic Document Management
System) apparait dans les années 80. Son objectif initial est la gestion des documents papiers, puis électronique, par
la gestion des métadonnées. Elle évolue aujourd’hui vers une « plateforme de services de contenus » (CSP, Content
Service Platforms)
Les GEDs déjà déployées aujourd’hui sont des outils informatiques permettant d’assurer la gestion des documents
électroniques. Elles permettent de réaliser les diverses étapes de la chaine de traitement d’un document. La GED met
principalement en œuvre des systèmes d’acquisition, d’indexation, de classement, de stockage, d’accès et de
consultation des documents. Elle prend en compte le besoin de gestion des documents selon leur cycle de vie, avec
des étapes majeures : acquisition et stockage, l’indexation, diffusion. L’outil permet de gérer l’accès aux différentes
versions d’un document ainsi que les workflows de validation.
Le SAE, système d’archivage électronique, (en anglais « digital preservation system » ou « ERMS » : Electronic Records
Management System, parfois simplement « Electronic Archiving System ») va au-delà du simple stockage des données.
Il intègre des règles de records management définies par l’entreprise (durée de conservation, typologie des
documents, niveau de confidentialité, etc..).
La GED et le SAE sont deux outils complémentaires, mais orientés vers des finalités différentes.
Ils ont en commun entre autres la nécessité de structurer la base documentaire par un plan de classement, l’utilisation
de métadonnées1 pour décrire les documents, la conservation des documents électroniques et l’usage de moteurs de
recherche efficaces, mais leurs finalités sont bien distinctes.
L’objectif premier d’une GED est de faciliter l’accès aux documents. Par conséquent la recherche, la gestion des
différentes versions et le processus de publication sont les principales fonctionnalités d’un tel système. Une GED
répond à une problématique métier et d’efficacité opérationnelle. C’est un outil collectif pour la production et la
diffusion documentaire.
Un SAE pour sa part assure principalement la conservation sécurisée des documents sur des durées définies qui
peuvent être très longues. Il se spécialise donc sur la pérennisation de documents électroniques. Le SAE répond à 4
objectifs : traçabilité, sécurité, pérennité et intégrité. Ces deux derniers objectifs diffèrent de la GED. Une des
spécificités du SAE est d’assurer la valeur probante d’un document. Lorsqu’un document est intégré au système, il
devient dès lors impossible de le modifier.
1 Métadonnée : donnée servant à définir ou décrire une autre donnée quel que soit son support (papier ou électronique). Un exemple type est d'associer à une donnée la date à laquelle elle a été produite ou enregistrée.
CR2PA Mémo GED versus SAE - 2018 p. 3 / 6
2. Le cycle de vie d’un document : positionnement GED & SAE
Les outils de GED et de SAE répondent à des besoins correspondant à des phases différentes du cycle de vie du
document. Ces phases, qui comprennent une plage de recouvrement, sont présentées sur le schéma ci-dessous2, repris
du Mémo CR2PA sur le Cycle de vie :
Légende
T0 : Validation du document qui prend sa forme définitive
T1 : Fin de l’utilité du document dans le processus métier (lié à un évènement ex : clôture du dossier/ fin de
contrat/départ d’un salarié de l’entreprise…)
T2 : Fin du besoin de conservation pour des raisons juridiques ou besoin d’information nécessaire à l’activité.
2 Inspiré de Marie-Anne Chabin. Cf Wikipedia, « Cycle de vie du document » [consulté le 19/01/2018]
(https://fr.wikipedia.org/wiki/Cycle_de_vie_(document)
ELABORATION CONSERVATION REGLEMENTAIRE OPERATIONNELLE
CONSERVATION PATRIMONIALE
Validation Diffusion
Date de fin de Conservation
T0
Capture/versement
Système de GED
Système d’archivage électronique
T2
Sort Final
Destruction
Maintien en archives
historiques
Documents validés, figés, datés,
non modifiables, conservés pour
des raisons légales ou
fonctionnelles
Documents en cours de rédaction,
non validés et gérés par
l’utilisateur pour des besoins de
collaboration, de diffusion, de
recherche etc… Coexistence de
plusieurs versions
T1
Documents à valeur patrimoniale,
mémorielle ou historique
Conservation réglementaire ou de capitalisation
Utilisation opérationnelle
CR2PA Mémo GED versus SAE - 2018 p. 4 / 6
Ce n’est pas la durée de conservation qui doit orienter mécaniquement vers GED et/ou SAE, mais l’analyse de
risques partant des exigences (légales, métiers, …) auxquelles doivent répondre les documents.
Pour répondre au double besoin d’archivage et d’utilisation opérationnelle le document peut être :
-soit dupliqué dans le SAE tout en restant mis à disposition dans la GED
-soit si la GED a les fonctions nécessaires de Records management, transféré de la GED vers le SAE à l’issue
de la phase d’utilisation opérationnelle.
QUELQUES CAS D’USAGE
GED sans SAE Certains dossiers dont le résultat seul sera intéressant pour l’entreprise peuvent être élaborés dans la GED mais ne jamais passer dans le SAE car la durée de vie de l’information et l’analyse de risques ne l’exigent pas : actions de communication, formation, projets faiblement engageants, dossiers d’une durée de vie courte…
GED puis SAE Tous les documents liés à un chantier immobilier peuvent être d’abord conservés dans la GED (de l’entreprise ou d’un prestataire ou sous-traitant), puis transférés vers le SAE lorsque le chantier est terminé.
Idem pour les documents d’un contentieux allant dans le SAE lorsque l’affaire a été jugée en dernière instance. Dans ce dernier cas il peut être opportun de faire du tri avant l’archivage.
SAE sans passage par la GED Il est à noter que certains SAE proposent aussi des fonctionnalités de consultation voire de visualisation, tout à fait adaptées à certains cas d’usage : l’archivage de factures dès leur émission ou réception par exemple, et sans qu’il soit besoin de transiter au préalable par une GED.
GED et SAE Les comptes-rendus de Conseil d’administration seront archivés immédiatement après validation, ils sont soumis à une obligation légale de conservation et ont souvent un caractère historique.
En parallèle, des copies des mêmes CR peuvent exister dans une GED pour le partage et la diffusion.
GED ou SAE
(selon le choix d’entreprise ou les fonctionnalités des outils)
Un exemple répandu dans les entreprises est la GED Qualité où l’on retrouve procédures et instructions en vigueur. Ce type de GED a vocation à être consultée par toute l’entreprise, ou au moins par l’ensemble de la communauté chargée de les appliquer.
Ce type de visualisation pourrait également se faire depuis un SAE (les documents sont engageants sur la longue durée) mais il est fréquent de réserver au SAE l’archivage des versions périmées (avec leurs dates de validité, pour preuve) et de limiter alors l’accès dans le SAE aux personnes révisant les politiques ou chargées des contentieux, pour éviter toute utilisation d’une procédure retirée.
CR2PA Mémo GED versus SAE - 2018 p. 5 / 6
3. GED versus SAE : comparaison fonctionnelle
GÉNÉRALITÉS GED SAE
Objectif Faciliter la création, le partage et la diffusion de documents à travers un outil commun dans le temps opérationnel
Permettre de garantir l’accès, la traçabilité et la lisibilité des documents électroniques pendant quelques années
Garantir que les documents pourront être préservés de manière intègre, pérenne et lisible dans le temps.
Permet notamment grâce à un dispositif respectant des normes (NFZ42 013, ISO 14721,-modèle OAIS…) et à une veille et gestion de formats et logiciels de garantir la pérennité, la lisibilité et l’intégrité des documents numériques dans le temps. Possibilité de certification.
Utilisation Gestion courante des documents pour la conduite des affaires.
Conservation sécurisée des documents à court, moyen et long terme.
Principaux types de documents
Principalement des documents bureautiques ou audiovisuels
Tous types de fichiers numériques ou bases de données
Qui agit sur le document ?
La fonction émettrice reste chargée de la gestion de « son » document
La responsabilité est transférée vers le Records manager qui garantit la préservation, la destruction et gère les droits d’accès.
FONCTIONNALITÉS GED SAE
Créer et modifier un document
X Gérer différentes versions d’un même document
dans la phase d’élaboration
X
Supprimer à tout instant un document
(possible par l’utilisateur/ fonction du paramétrage de la GED)
X
Gérer la suppression d’un document à l’échéance de sa durée de conservation
Possible (non systématique), et
workflow uniquement si les durées de conservation ont été renseignées)
(systématique, avec un workflow de validation / application du sort final)
Gérer des règles de conservation
Possible mais pas systématique)
(obligatoire)
Définir un plan de classement
Souvent lié à des organigrammes, pas
forcément pérennes
Plus stable et historisé / survit à des
changements d’organisation Principaux critères de performance technique
Disponibilité Gestion sûre des accès
Rapidité d’accès aux documents Réactivité des outils de recherche
Optimisation du stockage (disques, bandes WORM..) en fonction de la
fréquence d’accès Contrôles d’intégrité réguliers.
CR2PA Mémo GED versus SAE - 2018 p. 6 / 6
SÉCURISATION DU DOCUMENT ET DE SA VALEUR PROBANTE
GED SAE
Traçabilité des actions sur les objets numériques (versement/consultation/ destructions/migration)
Pérennité (Maintien de la lisibilité dans le temps) X
Intégrité (Protection contre la modification) X /
Selon choix de paramétrage
Sécurité (Protection contre la perte)
Possible selon le paramétrage
Contrôle des droits d’accès
Traçabilité des accès (Qui fait quelle action ?)
Possible mais avec des limites liées à la volumétrie des accès
4. Tendances du marché
Le panorama des outils proposés par les éditeurs de logiciels dans les deux domaines est extrêmement varié, et très rapidement évolutif. On conseillera donc d’être attentif aux compatibilités avec l’ensemble du SI et aux « roadmaps » de fonctionnalités pour chaque outil, autant qu’à l’existant et aux installations « historiques » chez tel ou tel client. Quelques remarques générales correspondant aux tendances de fin 2017 :
Les GEDs cessent rapidement d’être les outils monolithiques déployés à grandes peines durant les décennies passées. En décembre 2017 Gartner a ainsi renommé CSP (Content Services Platform) son analyse des outils d’Enterprise Content Market (ECM). Ce virage dans l’évaluation des éditeurs suit et anticipe à la fois les évolutions des plateformes de « GED » vers des réceptacles de stockage outillés de nombreux services et d’interfaces utilisateurs paramétrables à la demande plutôt que pré-installés, et orientés vers le traitement d’objet-métiers.
Presque tous les outils de GED importants ont un module de Records management. Certains éditeurs
proposent en complément direct un module d’archivage électronique, donc une intégration « transparente »
des deux outils. Selon les situations d’entreprise, cela peut amener à avoir un seul partenaire pour les
différents projets de gestion de l’information tout au long de son cycle de vie, ou à choisir le « best of breed »
pour chaque outil avec un interfaçage, et une moindre dépendance envers un éditeur monopolistique.
Côté SAE, la souplesse devient également plus importante. Les éditeurs mettent de plus en plus en avant la
facilité de consultation des documents déposés dans un SAE, ce qui peut entrainer un nombre important de
consultations des archives électroniques, contrairement aux archives physiques, et rapproche donc sur ce
plan le SAE de la GED, outil fréquent de publication.
Certains éditeurs de SAE, issus historiquement de la gestion des archives physiques et du tiers archivage,
continuent à proposer des fonctionnalités de gestion des archives physiques à partir du même outil, évitant
aux gestionnaires et aux utilisateurs d’utiliser deux outils différents pour le numérique et les archives papier
ou audiovisuelles.
Les consultations de documents archivés électroniquement deviennent possibles au travers des outils métier,
au point de rendre parfois invisible le SAE (mais les GEDs également) en apportant les informations nécessaires
aux opérationnels dans leurs outils métiers.
Certains éditeurs de SAE sont également spécialisés dans le « mass archiving », c’est-à-dire la possibilité
d’archiver par transfert automatique d’applications métier des volumes importants de documents (ex :
bulletins de salaire, factures…).