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Manuel de la gammeVersion 15

© Sage 2007

Composition du progicielVotre progiciel est composé d'un boîtier de rangement comprenant :

le cédérom sur lequel est enregistré le programme,la documentation électronique, présente sur le cédérom.

Propriété & UsageTout usage, représentation ou reproduction intégral ou partiel, fait sans le consentement de Sage est illicite (Loi du 11 Mars 1957 - Loi du 3 Juillet 1985). Ils constitueraient une contrefaçon sanctionnée par les articles 425 et suivants du Code Pénal.

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Conformité & Mise en gardeCompte tenu des contraintes inhérentes à la présentation sous forme de manuel électronique, les spécifications visées dans la présente docu-mentation constituent une illustration aussi proche que possible des spécifications.

Il appartient au client, parallèlement à la documentation, de mettre en œuvre le progiciel pour permettre de mesurer exactement l'adéquation de ses besoins aux fonctionnalités.

Il est important, pour une utilisation sûre et opérationnelle du progiciel, de lire préalablement la documentation.

EvolutionLa documentation correspond à la version référencée. Entre deux versions, des mises à jour du logiciel peuvent être opérées sans modification de la documentation. Toutefois, un additif peut être joint à la documentation existante pour présenter les modifications et améliorations appor-tées à ces mises à jour.

La fiche SuggestionSage recherche une constante amélioration du progiciel et de sa documentation. Nous invitons notre clientèle à nous faire parvenir ses sugges-tions et les éventuels défauts ou erreurs qu'elle pourrait relever sur la fiche suggestion figurant en dernière page du manuel.

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Macintosh, MAC/OS sont des marques déposées de Apple Computer Inc.

SAGE SAS - Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 eurosSiège social : 10, rue Fructidor 75017 Paris - 313 966 129 R.C.S. Paris - Code APE 722 A

Sage est locataire gérante des sociétés Adonix Applications et Services, Adonix et Sage Coala.

Sommaire

Sommaire

Manuel de la gamme – Principaux chapitres ___________ 9

Introduction et généralités____ 10

Introduction____________________________________11

Compatibilité __________________________________12

Installation_____________________________________13

Documentation fournie ________________________14

Contenu du Manuel de la gamme ....................................14Les manuels électroniques...............................................15Emplacements de stockage des fichiers des manuels............... 15Comment consulter les manuels électroniques.......................... 16• Utilisation du manuel électronique ....................................... 16

Conventions d’écriture......................................................16

Particularités __________________ 18

Lancement et arrêt d’un programme__________19

Arrêt du programme .........................................................19Mise en attente du programme ................................................. 19

Sage 30, Start et Sage 100____________________20

Fonctionnement en réseau client/serveur ........................20

Réaffichage des listes en réseau _____________21

Fonctions Internet _____________________________22

Généralités sur les programmes ___________________ 23

Particularités du fonctionnement sous Windows _______________________________________24

Souris ou clavier ?............................................................24

Enregistrement des données__________________25

Fenêtres du programme _______________________26

Fenêtre de l’application ....................................................26Barre d’état................................................................................. 27Programme réduit à un bouton................................................... 28

Basculer vers…........................................................................... 29

Fenêtres de documents ................................................... 29Fonctions générales concernant les fenêtres .................. 29Modifier la taille d’une fenêtre ..................................................... 29• Souris.................................................................................... 29• Clavier................................................................................... 29• Agrandir une fenêtre au maximum – Mode Plein écran ....... 29• Ramener une fenêtre à sa taille précédente......................... 30• Réduire une fenêtre à son titre ............................................. 30• Déplacer une fenêtre ............................................................ 31• Fermer une fenêtre de document ......................................... 31• Fermer une liste.................................................................... 31

Fenêtres des programmes Sage ..................................... 32Fenêtres de listes........................................................................ 32• Présentation des listes.......................................................... 33• Sélection des éléments d’une liste ....................................... 33• Dessélection d’un élément d’une liste .................................. 34• Ajustement des colonnes des listes...................................... 34• Défilement horizontal du contenu des listes ......................... 35• Partage des fenêtres de liste ................................................ 35• Personnalisation des listes ................................................... 35• Gestion des tris ..................................................................... 35Zones d’une fenêtre .................................................................... 36• Déplacements et saisies dans les zones d’une fenêtre........ 38• Zones de saisie..................................................................... 39• Zones de dates ..................................................................... 40• Listes déroulantes................................................................. 41• Volets.................................................................................... 42• Sous-volets ........................................................................... 43Fonctions diverses des fenêtres ................................................. 43• Déplacer la sélection ............................................................ 43• Réactivation d’une fenêtre .................................................... 43

Messages ______________________________________44

Messages d’erreur ........................................................... 44Message de question....................................................... 44Message d’information..................................................... 44

Menus __________________________________________46

Sélection des commandes d’un menu............................. 46Au clavier .................................................................................... 46A la souris ................................................................................... 46

Commandes des menus.................................................. 47Menu Système................................................................. 47Menu système de la fenêtre d’application................................... 48Menu système des fenêtres de document .................................. 48

Menus hiérarchiques ....................................................... 49Menus contextuels........................................................... 49Menu contextuel des barres d’outils............................................ 50Menu contextuel des zones de saisie ......................................... 50Menu contextuel des fenêtres “modales” .................................... 51Menu contextuel des listes.......................................................... 52

© Sage 2007 3

Sommaire

Menu contextuel des listes d’outils............................................. 53

Barres verticales ______________________________55

Paramétrage de la barre verticale ....................................55Contenu de la barre verticale, le menu contextuel ..................... 55Ajout de fonctions dans la barre verticale .................................. 56Ajout d'un raccourci dans la barre verticale................................ 57• Menu contextuel des raccourcis de la barre verticale.......... 58• Exécution des raccourcis de la barre verticale .................... 58

Barres d’outils _________________________________59

Disponibilité des boutons des barres d’outils ...................59Afficher ou masquer les barres d’outils ............................59Afficher une barre d’outils........................................................... 59Masquer une barre d’outils......................................................... 60Fonctions propres aux barres d’outils ........................................ 60

Barre d’outils Navigation ..................................................61Rôle de la barre d’outils Navigation............................................ 61

Barre d’outils Standard.....................................................63Opérations possibles sur les barres d’outils .....................65Positionnement des barres d’outils ............................................ 65Formes et dimensions des barres d’outils.................................. 66Personnalisation des barres d’outils........................................... 66Raccourcis-clavier ...................................................................... 66

Pointeurs de la souris _________________________67

Boutons ________________________________________68

Activation des boutons à l’aide du clavier.........................68

Bulles d’aide ___________________________________69

Fonctions diverses ____________ 70

Ouverture des fichiers_________________________71

Conversion des fichiers ....................................................71

Transfert des préférences_____________________72

Importer les préférences ..................................................72Exporter les préférences ..................................................73

Transferts par glissement ou Glisser/Déposer ________________________________________74

Gestion des graphiques _______________________75

Sélection de la série du graphique ...................................75Différentes représentations graphiques............................75

Calculette Sage________________________________77

Description de la calculette ..............................................77Menu Edition .............................................................................. 78Menu Préférence........................................................................ 79Menu Aide (?)............................................................................. 79

Boutons de la calculette .............................................................. 79

Conversion des devises................................................... 82Formules de calcul........................................................... 84Syntaxe des formules de calcul .................................................. 84

Télécommunication et contacts ______________86

Champs télécommunications........................................... 86Gestion des contacts ....................................................... 86

Intégration de fichiers photo et multimédia __89

Gestion de la photo.......................................................... 89Enregistrement du fichier lié........................................................ 89

Gestion des objets multimédia......................................... 90Modification de l’objet attaché..................................................... 91Suppression de l’objet attaché .................................................... 91Enregistrement du fichier lié........................................................ 92

Liens Microsoft® Office _______________________93

Interface avec Microsoft® Excel© ................................... 93Interface Microsoft® Word© ............................................ 94Courrier Word.............................................................................. 94Publipostage ............................................................................... 95Création d’un modèle Word ........................................................ 95• Procédure de création .......................................................... 96

Autorisations d’accès__________98

Gestion du mot de passe ______________________99

Utilisateurs __________________________________ 100

Préambule ..................................................................... 100Liste des utilisateurs ...................................................... 100• Boutons de la fenêtre.......................................................... 101

Créer un utilisateur ........................................................ 102• Consulter un utilisateur ....................................................... 107• Modifier un utilisateur.......................................................... 107• Supprimer un utilisateur...................................................... 107

Paramètres de sécurité _____________________ 108

Ouvrir ________________________________________ 109

• Contrôles du mot de passe................................................. 109• Mot de passe incorrect ....................................................... 109• Renouvellement du mot de passe ...................................... 110• Incidences de l’option Mot de passe identique pour

tous les fichiers liés 110• Ouverture de plusieurs fichiers applications ....................... 110

Configuration système et partage __________ 111

Volet Configuration système.......................................... 111Volet Utilisateurs connectés .......................................... 112Envoi d’un message ...................................................... 113Réception d’un message ............................................... 114

© Sage 2007 4

Sommaire

Impressions___________________115

Impressions propres à certaines fonctions_ 116

Impressions utilisant un modèle de mise en page ______________________________________ 117

Impressions différées _______________________ 118

Fonctions du menu Etat _____________________ 120

Fenêtres de sélection simplifiée .....................................120Formats de sélection ......................................................121Boutons des formats de sélection ............................................ 122Liste des critères de sélection .................................................. 122• Menus contextuels des formats de sélection ..................... 123Enregistrer un format de sélection personnalisé ...................... 123Appeler un format de sélection personnalisé ........................... 124Paramétrage d’un format de sélection ..................................... 125• Critères de sélection de dates variables ............................ 126• Critères de sélection standard et personnalisé.................. 126• Groupes ............................................................................. 126• Opérateurs ......................................................................... 127

Impression d’un état_________________________ 129

Options d’impression......................................................129Aperçu avant impression................................................131Imprimer dans un fichier .................................................132Formats des fichiers d’exportation des états ..................133Format texte ............................................................................. 133Format Sylk .............................................................................. 134Format HTML ........................................................................... 134Format Classeur Microsoft Excel®........................................... 135

Impression dans un fichier PDF .....................................135

Etats personnalisés _________________________ 138

Contenu du menu… .......................................................138Lancement de l’impression.............................................139

Impression des paramètres société ________ 141

Importation et exportation de données ___________________142

Format import/export paramétrable ________ 143

Importer un fichier au format paramétrable ....................143Ouverture du format de fichier paramétrable ........................... 144Sélection du fichier à importer.................................................. 144Procédures d’importation ......................................................... 145• Vérification de la cohérence du fichier ............................... 145• Import des données ........................................................... 146

Exporter un fichier au format paramétrable....................146Sélection du format de fichier................................................... 147Nom du fichier d'exportation..................................................... 147

• Critères de sélection ........................................................... 147Procédure d’exportation ............................................................ 148• Contrôle des règles d’exportation ....................................... 148

Définition d’un format paramétrable............................... 148Ouverture / création d'un format de fichier ................................ 148Nouveau format de fichier paramétrable................................... 149

Définition de la structure du fichier ................................ 149Volet Description – Format de fichier ........................................ 149• Procédure d'ajout de champ ............................................... 152• Propriétés des champs ....................................................... 152Volet Particularités – Format de fichier ..................................... 155Paramétrages d’importation ...................................................... 158• Numérotation des comptes généraux................................. 158• Numérotation des comptes de tiers .................................... 159Vérification de la structure du fichier ......................................... 160• Vérification du format.......................................................... 160• Vérifier le format de fichier .................................................. 161• Générer un fichier test ........................................................ 162

Journal d'import ............................................................. 164

Personnalisation _____________ 165

Personnalisation de l’interface______________ 166

Personnalisation de l’affichage par utilisateur ............... 166Personnalisation des barres d’outils .............................. 169Barres d’outils personnalisables supplémentaires .................... 170

Personnalisation des menus.......................................... 171Description des zones du volet ................................................. 172Paramétrage des menus........................................................... 174• Liste des opérations possibles sur les menus et leur

contenu 174

Personnalisation de l’accès aux fonctions par le clavier......................................................................... 177Affecter un raccourci à une commande .................................... 178• Modifier un raccourci .......................................................... 179• Supprimer un raccourci....................................................... 179• Description de la fenêtre d’affectation des raccourcis ........ 179

Personnalisation des répertoires par défaut .................. 180

Personnaliser les écrans ____________________ 182

Personnalisation des écrans.......................................... 182Principe ..................................................................................... 182• Commande Personnaliser les écrans................................. 182• Commande Mode personnalisé.......................................... 182Mode opératoire ........................................................................ 183• Personnalisation individuelle des zones ............................. 183• Personnalisation globale d’un écran................................... 183• Personnalisation des en-têtes de documents..................... 185

Personnaliser les listes______________________ 186

Personnalisation des liens avec les autres applications__________________________________ 188

Gestion des liens inter-applications............................... 188Enregistrer un chemin d’accès.................................................. 188

© Sage 2007 5

Sommaire

Lancement d’une application Sage .......................................... 189• Arrêt ou maintien de l’application Sage en

fonctionnement 189

Recherche et remplacement de données ___________________191

Rechercher __________________________________ 192

Description de la fenêtre Rechercher/Remplacer...........193Liste des fichiers....................................................................... 193Fonctions disponibles............................................................... 193Volets Rechercher et Rechercher / Remplacer........................ 194

Rechercher .....................................................................194Comment effectuer une recherche........................................... 195• Phase préliminaire ............................................................. 195• Recherche dans un fichier ................................................. 195• Fenêtre de visualisation – Résultat de la recherche .......... 200

Rechercher et remplacer____________________ 202

Comment effectuer un remplacement ...................................... 202• Phase préliminaire ............................................................. 202• Recherche et remplacement dans un fichier ..................... 203

Contrôle de cohérence ...................................................207

Atteindre_____________________________________ 208

Fonctions Internet____________209

Se connecter à un site ______________________ 210

Utilisation de la messagerie Internet _______ 211

Paramétrage...................................................................211Envoyer un E-mail ..........................................................211Générer l’impression sur la messagerie .........................212Gestion des confirmations / retours Internet...................212Paramétrage du contenu et du script de confirmation.............. 214

Réception des confirmations ..........................................214

Sage sur le Web _____________________________ 215

Vous ne vous êtes pas encore connecté au site Sage ...............................................................................215Mot de passe Portail................................................................. 215

Des droits ont été souscrits ............................................215Actualiser les droits d’accès au Portail… .......................216Première actualisation.............................................................. 216

Renouvellement de l’actualisation..................................217

Recherche d’adresse ________________________ 218

Utilisation de la fonction .................................................218Résultat de la recherche d’adresse.......................................... 219

Surveillance financière ______________________ 221

Utilisation de la fonction................................................. 221Menu contextuel........................................................................ 221Bouton Mise à jour de la surveillance financière....................... 221Sage sur le Web........................................................................ 221Modifications apportées aux fiches tiers ................................... 222

Mise en page _________________ 224

Introduction__________________________________ 225

Fenêtre de l’application.................................................. 225Coordonnées............................................................................. 225

Menu Système _______________________________ 227

A propos de Mise en page............................................. 227

Menu Fichier _________________________________ 228

Nouveau______________________________________ 229

Créer à partir d’un modèle___________________ 232

Ouvrir… ______________________________________ 233

Conversion des états créés dans les versions antérieures de la mise en page ..................................... 233

Fermer _______________________________________ 235

Enregistrer ___________________________________ 236

Enregistrer sous… ___________________________ 237

Revenir à la version enregistrée ____________ 238

Dimension de la page…______________________ 239

Format d’impression…_______________________ 243

Imprimer… ___________________________________ 244

Test impression…____________________________ 245

Quitter _______________________________________ 247

Menu Edition _________________________________ 248

Couper _______________________________________ 249

Copier ________________________________________ 250

Coller_________________________________________ 251

Effacer _______________________________________ 252

Dupliquer_____________________________________ 253

Sélectionner tout ____________________________ 254

© Sage 2007 6

Sommaire

Menu Vue ____________________________________ 255

Activer/Annuler la grille _____________________ 256

Afficher/Masquer les règles _________________ 257

Afficher/Masquer les outils __________________ 261

Afficher/Masquer les motifs _________________ 262

Ajouter une zone...___________________________ 263

Préférences…________________________________ 264

Premier/Second plan ________________________ 265

Associer/Dissocier___________________________ 266

Grouper ______________________________________ 267

Alignement___________________________________ 268

Rotation______________________________________ 270

Zoom _________________________________________ 271

Liste des fenêtres ouvertes _________________ 272

Menu Caractères ____________________________ 273

Style des caractères ________________________ 274

Cadrage du texte ____________________________ 275

Polices… _____________________________________ 276

Menu Outils __________________________________ 277

Principes de mise en page .............................................277Outils de mise en page...................................................278Outil Sélection .......................................................................... 278Epaisseur des filets .................................................................. 279Outil Ligne ................................................................................ 279Outil Zone Variable................................................................... 279Outils Rectangles ..................................................................... 284• Rectangle vide ................................................................... 284• Rectangle plein .................................................................. 284Outil Couleur du trait ................................................................ 284Outil Objet calculé .................................................................... 285Outils Rectangle arrondi........................................................... 285• Rectangle arrondi vide ou Rectangle plein ........................ 285Outil Couleur du fond ............................................................... 285Outil Texte ................................................................................ 285Outils Ovales ............................................................................ 285• Ovale vide ou plein ............................................................ 285

Gestion des objets calculés............................................285Création d’un objet calculé ....................................................... 286Description d’un objet calculé................................................... 286• Volet Calcul d’un objet calculé ........................................... 286• Fonctions ........................................................................... 288• Volet Format d’un objet calculé.......................................... 288

Gestion de la couleur..................................................... 289

Maintenance _________________ 291

Introduction__________________________________ 292

Lancement du programme............................................. 292Quitter le programme..................................................... 292

Menu Système _______________________________ 294

Menu Fichier _________________________________ 295

Ouvrir ________________________________________ 296

Ouverture d’un fichier anormalement fermé .................. 296Conversion d’un fichier d’une version ancienne ............ 298Conversion d’une version à partir de la gamme 2001............... 299Assistant de conversion des fichiers (Conversion d’une version à partir de la gamme 2001) .......................................... 300• Conversion de fichier .......................................................... 301• Ecritures comptables – N° facture ...................................... 301• Désignation du nouveau fichier .......................................... 303• Lancement de la conversion............................................... 304Conversion d’une version antérieure à la gamme 2001............ 305Conversion d’une version antérieure à la gamme 1995............ 306Assistant de conversion des fichiers (Conversion d’une version antérieure à la gamme 95) ........................................................ 306• Conversion d’un fichier comptable...................................... 306• Ouverture du modèle de conversion................................... 307• Conversion des comptes tiers – Choix de la modification

de la codification 308• Conversion des comptes tiers – Correspondance.............. 309• Conversion des comptes généraux – Choix de la

modification de la codification 310• Conversion des comptes généraux – Correspondance...... 311• Ecritures comptables – N° facture ...................................... 312• Nom du fichier généré ........................................................ 313• Lancement de la conversion............................................... 313• Remarques concernant la conversion des fichiers

comptables 315• Conversion d’un fichier lié à une base comptable .............. 316• Conversion des modèles de mise en page......................... 320• Conversion des modèles d'exportation et des formats de

sélection.............................................................................. 321• Remarques concernant la conversion des fichiers de

Gestion commerciale 321

Fermer _______________________________________ 323

Information __________________________________ 324

Quitter _______________________________________ 325

Menu Edition _________________________________ 326

Afficher le journal maintenance_____________ 327

Menu Maintenance __________________________ 328

© Sage 2007 7

Sommaire

Recopier les données _______________________ 329

Agrandir______________________________________ 332

Occupation __________________________________ 333

Vérification __________________________________ 334

EuroPass’port ________________________________ 335

Convertir en base relationnelle _____________ 336

Réorganisation de la base relationnelle ____ 337

Menu Aide (?) ________________________________ 338

A propos de Maintenance ___________________ 339

Informations système .....................................................339

Annexes_______________________340

Annexe 1. Les sauvegardes _________________ 341

Annexe 2. Les raccourcis clavier ___________ 342

Raccourcis clavier communs à la gamme Sage.............342Gestion de la fenêtre d’application .......................................... 343Gestion des fenêtres du programme ....................................... 343• Fenêtres de liste ............................................................... 343Gestion de la barre d’outils Navigation .................................... 344Gestion des menus ................................................................. 344• Menus contextuels ............................................................ 344Raccourcis clavier des fonctions .............................................. 344• Raccourcis des boutons..................................................... 344• Appel d’un raccourci .......................................................... 345Raccourcis clavier ou souris pour des fonctions sans bouton.. 345

Annexe 3. Fonctionnement en réseau ______ 347

Annexe 4. Les ruptures de mise en page ___ 349

Comptabilité ...................................................................350Etats paramétrables ................................................................ 350• Etats libres ........................................................................ 350• Etats personnalisés ........................................................... 351

Immobilisations...............................................................352Etats libres ............................................................................... 352Etats personnalisés .................................................................. 353

Moyens de paiement ......................................................355Etats paramétrables ................................................................ 355

Gestion commerciale......................................................356Etats paramétrables ................................................................ 356Etats libres ............................................................................... 360

Saisie de caisse décentralisée .......................................360Etats paramétrables ................................................................ 360Etats libres ............................................................................... 363

Annexe 5. Liste des écrans personnalisables_____________________________ 364

Comptabilité................................................................... 364Gestion commerciale et Saisie de caisse décentralisée ................................................................. 364Moyens de paiement et Immobilisations........................ 365

Annexe 6. Fonctions des champs calculés _ 366

Aide à la saisie d’une formule de calcul......................... 366Liste des fonctions communes ...................................... 368Fonctions communes ................................................................ 368

Liste des fonctions spécifiques aux applications ........... 375Liste des instructions et opérateurs communs .............. 375Liste des instructions de boucle et conditionnelles ................... 375Liste des opérateurs arithmétiques communs .......................... 377Liste des opérateurs de comparaison communs ...................... 378Liste des opérateurs logiques communs................................... 378

Mise en forme conditionnelle ......................................... 379

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Manuel de la gamme – Principaux chapitres

Manuel de la gamme – Principaux chapitres

Les principaux chapitres que vous trouverez dans ce manuel sont les suivants :

«Introduction et généralités», page 10,

«Particularités», page 18,

«Généralités sur les programmes», page 23,

«Fonctions diverses», page 70,

«Autorisations d’accès», page 98

«Impressions», page 115,

«Importation et exportation de données», page 142,

«Personnalisation», page 165,

«Recherche et remplacement de données», page 191,

«Fonctions Internet», page 209,

«Mise en page», page 224,

«Maintenance», page 291,

«Annexes», page 340.

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Introduction et généralités


Cette partie du manuel donne un aperçu général des programmes Sage ainsi que du présent manuel :

«Introduction», page 11,

«Compatibilité», page 12,

«Installation», page 13,

«Documentation fournie», page 14.

© Sage 2007 10


Introduction

Les programmes de gestion de notre gamme fonctionnent sur les micro-ordinateurs équipés du programme Microsoft Windows à partir de la version Windows 2000.

Certaines versions de ces mêmes programmes fonctionnent également sur Apple Macintosh mais elles font l’objet d’une documentation distincte.

Ils ont été conçus de façon à simplifier au maximum le travail de l’utilisateur en standardisant les opérations similaires d’un programme à un autre.

Exemple La fermeture des fenêtres et l’enregistrement des saisies et modifications s’effectuent toujours de la même manière.

Plutôt que de réaliser une documentation imposante, répétant toujours les mêmes informations, il nous a paru plus simple de concevoir ce manuel donnant les généralités sur le fonctionnement des programmes Sa-ge.

Il est donc indispensable d’étudier soigneusement ce manuel avant de vous lancer dans l’utilisation du pro-gramme qui l’accompagne.

Le manuel de référence du programme ne comportera donc pas, par souci de simplification, toutes les ma-nipulations concernant :

le lancement et l’arrêt des programmes,

la création, la consultation, la modification ou la suppression d’éléments,

les zones de saisie et de sélection et leurs particularités,

l’utilisation des menus,

la fermeture des fenêtres,

l’abandon des fonctions,

les barres d’outils,

les barres de fonctions,

la personnalisation de l’interface,

la personnalisation des écrans,

la personnalisation des listes,

les menus contextuels,

la fonction de mise en page

et tous les outils communs à toutes les versions des programmes.

Tous ces points sont développés dans les chapitres qui suivent. Dans le cas où ces fonctionnalités revêti-raient une particularité propre à un programme, cette particularité sera néanmoins décrite dans le manuel de référence propre au programme.

L’installation des programmes et l’éventuelle mise à jour d’installations existantes sont décrites dans un « Manuel d’installation ».

© Sage 2007 11


Compatibilité

Les programmes Sage sont disponibles sous deux versions :

une version pour micro-ordinateur Apple Macintosh équipé du système Mac OS X ou ultérieur,

une version pour micro-ordinateur équipé de Windows.

Le format des données est le même pour la version Macintosh et pour la version Microsoft Windows.

Vous pourrez donc échanger, sans aucun problème, après une simple reconnaissance du système ayant servi à formater le support magnétique, les données saisies sous l’un ou l’autre des systèmes d’exploitation.

En particulier, les programmes Sage s’accommodent tout à fait des réseaux hétérogènes combinant Macin-tosh et PC fonctionnant sous Windows dans lesquels il est possible d’interroger et de travailler sur un même fichier à partir des deux types de micro-ordinateurs.

Vous devez néanmoins acquérir la version Macintosh du programme, le programme Sage Serveur et d’éventuelles versions Poste supplémentaire pour avoir accès au fichier à partir de ce type de micro-ordina-teur.

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Installation

Les procédures d’installation sont détaillées dans le « Manuel d’installation » spécifique au programme ac-quis et fourni avec lui sous forme imprimée.

Veuillez vous y référer.

© Sage 2007 13


Documentation fournie

La documentation fournie avec un programme peut, suivant les cas, se composer de :

un manuel « Manuel d’installation » imprimé qui vous donne toutes explications sur l’installation du programme sur votre micro-ordinateur ;

un « Manuel de la gamme », celui que vous consultez actuellement, qui vous donne toutes explica-tions sur l’installation du programme sur votre micro-ordinateur, sur les procédures de sauvegarde à mettre en œuvre, sur l’utilisation des fenêtres, des menus, de la barre d’outils «Navigation», etc. ;

un « Manuel de référence » qui vous décrit, menu par menu, toutes les fonctions du programme ;

un « Guide pédagogique » qui vous fait découvrir par vous-même les possibilités du programme au moyen d’exemples commentés.

Tous les manuels, à l’exception du manuel d’installation et du guide pédagogique, sont fournis sous forme de fichiers PDF qu’il est possible de lire au moyen du programme Adobe® Acrobat® Reader (ou Adobe® Reader) fourni avec le programme Sage.

Contenu du Manuel de la gamme

Le « Manuel de la gamme » précise la mise en œuvre des fonctions et des éléments suivants :

quelques particularités du fonctionnement en réseau,

le lancement, l’arrêt et la mise en attente des programmes,

les généralités sur le fonctionnement des programmes, avec entre autres :les fenêtres : comment les manipuler, les refermer, enregistrer leur contenu,les menus : comment sélectionner une commande,les barres d’outils et en particulier la barre d’outils «Navigation» : leur rôle, leur maniement, comment utiliser leurs boutons, les équivalents clavier ou raccourcis clavier,la barre d’état,les boutons et leurs raccourcis,

la personnalisation :des barres d’outils,de l’interface avec les autres programmes Sage ou autres,des écrans,des listes,

les impressions et leurs options, notamment l’Aperçu avant impression,

la gestion des graphiques,

la Calculette,

les télécommunications et les contacts,

la gestion des objets multimédias,

les généralités sur les importations et les exportations de données ainsi que sur les formats permet-tant ces opérations,

la commande Rechercher/Remplacer,

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la Mise en page, commande permettant de concevoir et de modifier la plupart des documents d’impression du programme,

les fonctions Internet et en particulier l’accès au Portail Sage,

le programme Maintenance, programme utilitaire fourni systématiquement et permettant des opé-rations de maintenance sur les fichiers.

les procédures de sauvegarde.

L’Inverseur qui est une fonctionnalité de la barre d’outils « Navigation » et du menu Edition utile pour la période de passage à l’euro, est traité dans le « Manuel de l’Euro ».

En ce qui concerne le maniement des fenêtres sous Macintosh, nous vous renvoyons à la documentation fournie avec ce système d’exploitation. Tous les programmes de la gamme Sage respectent l’environnement Macintosh et en particulier la norme MOC (Microsoft Office Compatible). Vous retrouverez donc dans les programmes Sage les mêmes principes d’utilisation que ceux préconisés par Microsoft.

Il est possible de réaliser certaines manœuvres à partir du clavier sans avoir recours à la souris. Vous trou-verez en Annexe de ce manuel les raccourcis clavier communs à tous les logiciels de la gamme Sage. Les manuels de référence de chaque programme vous présenteront les raccourcis propres à chacun.

Les manuels électroniques

Outre l’intérêt de décrire les toutes dernières fonctionnalités de la version en cours d’utilisation, le manuel électronique présente les avantages suivants :

chaque utilisateur dispose sur son poste de travail de l’intégralité du manuel : finis les manuels introuvables, déjà empruntés ou entreposés dans une autre pièce ;

la recherche est simplifiée :

à partir du sommaire, un clic sur le titre et le paragraphe concerné s’affiche ;

à partir de la fonction Rechercher, indiquez le mot ou le groupe de mots que vous recherchez dans le texte ;

vous utilisez une documentation non détériorée par les nombreuses manipulations ;

vous conservez la possibilité d’imprimer l’intégralité du manuel de référence, ou mieux encore, d’imprimer uniquement les parties qui vous intéressent.

Emplacements de stockage des fichiers des manuels

La procédure d’installation des fichiers des manuels électroniques décrite dans le « Manuel d’installation » installe par défaut les fichiers du manuel sur votre disque dur.

Vous pouvez cependant :

soit conserver les fichiers du ou des manuels qui vous intéressent dans un dossier de votre disque dur,

soit consulter les fichiers des manuels à partir du Cd-rom d’installation des programmes Sage. Cette solution est intéressante si l’espace disponible sur votre disque dur est limité. Dans ce cas, il vous faudra supprimer les fichiers PDF qui auraient pu être installés sur votre disque dur (en conservant toutefois le programme Adobe® Acrobat® Reader).

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Comment consulter les manuels électroniques

Adobe® (Acrobat®) Reader est le logiciel vous permettant de lire le contenu d’un fichier au format .PDF (format d’enregistrement du manuel électronique).

Utilisation du manuel électronique

Lorsque vous activez la fonction Consulter le manuel du menu Aide (?), le manuel s’ouvre à l’écran.

Nous vous invitons à vous reporter à la documentation du programme Adobe® (Acrobat®) Reader pour connaître les méthodes de consultation d’un fichier PDF.

Conventions d’écriture

Dans les descriptions de ce manuel, vous trouverez les mentions suivantes :

“Valider” signifie presser la touche ENTRÉE car cette dernière sert à valider une fonction, c’est-à-dire à la lancer.

La touche effacement ou retour arrière est représentée par RET.ARR. sur Windows.

La touche ECHAP sert essentiellement à refermer les fenêtres sans valider les éventuelles modifica-tions apportées et correspond au bouton Annuler.

Si vous recherchez des explications sur une fonction particulière, nous vous conseillons de consulter le som-maire au début du manuel.

Version Dans le cas où des disparités existeraient entre les versions du programme, cette mention dans la marge le rappelle. Le titre Version est remplacé par :

Windows : quand il s’agit d’une particularité propre à ce système,

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Macintosh : quand il s’agit du système Mac OS,le numéro de la gamme de produit s’il existe des fonctionnalités qui ne sont pas disponibles.

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Particularités

Particularités

Cette partie présente brièvement les particularités communes des programmes Sage :

«Lancement et arrêt d’un programme», page 19,

«Sage 30, Start et Sage 100», page 20,

«Réaffichage des listes en réseau», page 21,

«Fonctions Internet», page 22.

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Particularités

Lancement et arrêt d’un programme

En ce qui concerne le lancement du programme, nous renvoyons le lecteur au « Manuel d’installation » qui a été fourni avec le programme.

Il trouvera dans ce même manuel toutes les explications sur le débridage du programme ainsi que les opé-rations d’identification de l’utilisateur auprès de Sage.

Arrêt du programme

Pour refermer le programme vous pouvez :

sélectionner la commande Fichier / Quitter,

taper CTRL + Q ou ALT + F4,

sélectionner la commande Fermer du menu Système de la fenêtre de l’application ou

cliquer dans la case Fermer de la barre de titre de la fenêtre de l’application.

Mise en attente du programme

Lorsque vous voulez arrêter temporairement vos travaux sur un programme, vous pouvez activer ou ouvrir une autre application et passer de l'une à l'autre en cliquant simplement sur l’icône du programme dans la barre des tâches tout en bas de l’écran.

Vous reviendrez au programme :

en cliquant sur une fenêtre du programme, s’il y en a une de visible,

en cliquant sur le bouton du programme dans la barre des applications.

La désignation du programme de gestion Sage vous rappellera qu'il est à nouveau actif.

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Particularités

Sage 30, Start et Sage 100

Le présent manuel décrit certaines fonctions des programmes de la gamme Sage Start, Sage 30 et Sage 100.

Lorsqu'une fonction n'est pas accessible en Sage Start / Sage 30, une mention particulière le signale.

Le tableau suivant présente les fonctionnalités communes à l'ensemble des applications Sage 100 qui ne sont pas ou que partiellement gérées dans la gamme Sage Start ou Sage 30. Pour connaître les fonctions disponibles dans chaque application, reportez-vous au manuel de référence de l'application concernée.

Fonctionnement en réseau client/serveur

Nous renvoyons le lecteur aux Annexes du présent manuel pour un complément d’information sur le fonc-tionnement en réseau.

Menu Fonction Sage 100 Sage 30/Start

Fichier Impression différée Oui Non

Impression des paramètres société Oui Oui

Format import/ export paramétrable Oui Oui

Mise en page Oui Oui 1

1. La mise en page propose les mêmes fonctions qu’en Sage 100 avec une limitation dans les fichiers et champs.

Edition Rechercher/ Remplacer Oui Oui 2

2. Limité aux fichiers et champs gérés en Sage Start / Sage 30.

Structure Clients et Objets multimédia Documents Documents

Articles et Objets multimédia (Gestion commerciale) Photo et Documents Photo et Documents

Traitement Fonction Internet - Impression vers la messagerie Oui Oui

Fonction Internet – Gestion des confirmations et retours (Gestion commerciale)

Oui Non

Etat Plus de critères et gestion des opérateurs dans les cri-tères de sélection

Oui Non

Etats personnalisés Oui Non

Enregistrement de formats de sélection Oui Non

Exportation des états au format Txt, Sylk, Html, Micro-soft Excel

Oui Non

Fenêtre Personnaliser les menus Oui 3

3. Versions Pack et Pack Plus seulement sur Windows.

Non

Personnaliser les écrans Oui (3) Non

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Particularités

Réaffichage des listes en réseau

Pour limiter le trafic réseau et fluidifier l’utilisation des applications, une option permet de paramétrer pour chaque poste de travail la fréquence de réaffichage des listes en réseau.

Ouvrez la fonction Fenêtre / Personnaliser l’interface / volet Affichage. Sur la fenêtre qui s’ouvre, repé-rez l’encadré Réaffichage des listes en réseau :

Cette zone vous permet de définir le délai, en secondes, de rafraîchissement des listes en réseau (3 caractères numériques maximum).

Toutefois, la touche F5 permet le rafraîchissement manuel. Elle correspond à la fonction Fenêtre / Actuali-ser.

Exemple Si le délai de réaffichage est de 5 secondes : la liste est rafraîchie toutes les 5 secondes pour prendre en compte les créations, modifications et suppressions réalisées sur les autres postes clients connectés aux fi-chiers.

Si l’enregistrement n’existe plus, le message suivant apparaît :

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Particularités

Fonctions Internet

L'utilisation des fonctions Internet telles que la Recherche d'adresse et la Surveillance financière disponi-bles sur les fiches clients et fournisseurs nécessite l'installation de Microsoft Internet Explorer version 5.00 minimum.

Pour plus d’informations sur les fonctions Internet, reportez-vous au titre Fonctions Internet plus loin dans ce manuel.

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Généralités sur les programmes


Ce chapitre décrit tous les éléments que les fenêtres des programmes Sage peuvent comporter :

«Particularités du fonctionnement sous Windows», page 24,

«Enregistrement des données», page 25,

«Fenêtres du programme», page 26,

«Menus», page 46,

«Barres verticales», page 55,

«Barres d’outils», page 59,

«Pointeurs de la souris», page 67,

«Boutons», page 68,

«Bulles d’aide», page 69.

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Particularités du fonctionnement sous Windows

Tout au long de ce manuel, nous nous efforcerons d’utiliser le vocabulaire et la description des manœuvres propres à ce programme. Comme nous l’avons évoqué plus haut, nous supposerons que vous utilisez une souris et la description des commandes sera faite en fonction de cet accessoire.

Nous résumons ci-après les principales caractéristiques du fonctionnement des programmes sous Microsoft Windows. Nous vous conseillons cependant d’étudier avec attention le manuel d’utilisation qui vous a été remis avec ce système d’exploitation.

Si la manipulation des fenêtres et écrans n’a pas de secret pour vous, vous pouvez passer cette partie.

Les descriptions qui suivent correspondent à Microsoft Windows français.

Souris ou clavier ?

Les programmes de la gamme Sage pour Microsoft Windows , fonctionnent tous de façon similaire. Ils né-cessitent l'utilisation d'une souris bien que la plupart des opérations puisse se faire à partir du clavier.

La souris ne permet pas de se dispenser de l’usage du clavier, qui reste obligatoire pour les saisies de textes et de valeurs, mais facilite beaucoup l’exécution des commandes. Elle est d’ailleurs indispensable pour ef-fectuer certaines des manœuvres permises par les programmes de la gamme Sage et qui ne sont pas réalisa-bles au clavier.

Le programme possède des raccourcis clavier qui sont des séquences de touches (très souvent par appui simultané sur plusieurs touches) qui permettent d’exécuter une commande courante sans quitter le clavier. Ces raccourcis doublent toujours une commande au moyen de la souris. Ils vous sont présentés dans les An-nexes de ce manuel mais sont détaillés dans les manuels de référence respectifs de chaque application Sage.

Les boutons de gauche et de droite de la souris sont utilisés.

Les programmes Sage étant conformes à la norme MOC (Microsoft Office Compatible), les souris munies d’une mollette de défilement sont également utilisables pour faire défiler le contenu des listes des fenêtres de ce type.

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Enregistrement des données

Aucun programme de la gamme Sage ne possède de fonction d'enregistrement des fichiers de données.

Par exception, la commande Mise en page possède des commandes d'enregistrement des modèles de mise en page.

Cela tient au fait que toutes les valeurs saisies dans une fenêtre quelconque sont immédiatement enregistrées dans les fichiers de travail lorsque la fenêtre dans laquelle vous avez fait des saisies est refermée ou bien qu'une autre fenêtre d'une commande quelconque est ouverte, se superposant à la précédente. Il n'est donc pas nécessaire de procéder à un enregistrement périodique des données enregistrées.

Cela a pour conséquence que si vous vous apercevez d'une erreur dans vos saisies, il faut revenir sur la zone qui contient l'information erronée et la modifier. Vous pouvez également annuler les saisies en cours grâce à la touche ECHAP. Il faut, dans certains cas qui vous seront expliqués dans les manuels de réfé-rence, supprimer complètement la fiche de l'élément comportant une erreur et la ressaisir complètement.

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Fenêtres du programme

Fenêtre de l’application

Après son lancement, le programme s’exécute dans une fenêtre dite fenêtre d’application dont le titre est celui du programme en cours de fonctionnement. Ce nom est suivi de celui du fichier de données éventuel-lement en cours d’utilisation. Au cours de son fonctionnement, le programme de gestion va, à son tour, ouvrir et utiliser des fenêtres de document dans lesquelles s’exécuteront les commandes. Nous les décrirons plus loin.

Les programmes fonctionnant sous le système d’exploitation Windows s’exécutent dans une fenêtre iden-tique pour tous les programmes.

Les éléments apparaissant dans cet écran sont, de haut en bas :

une barre de titre comportant le nom du programme en cours de fonctionnement et le nom du fichier de travail ouvert ainsi que quatre boutons dont nous préciserons l’utilisé plus loin ;

une barre de menus,

une barre d’état en bas de la fenêtre de l’application. Cette barre vous renseigne sur les comman-des en train de s’exécuter ou sur celles sélectionnées par le pointeur en vous donnant quelques mots d’explication sur leur rôle. Elle affiche de nombreuses autres informations qui vous seront précisées plus loin ;d’un espace de travail dans lequel s’ouvrent les barres d’outils «Navigation» et «Stan-dard» (voir plus loin) et sur lequel apparaîtront les différentes fenêtres des fonctions que vous lancerez ;

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une barre des tâches tout en bas de la fenêtre. Cette barre appartient au système d’exploitation Windows. Veuillez vous reporter à la documentation concernant ce programme pour plus d’explica-tions.

Vous pouvez modifier les trames (ou les couleurs) de tous les éléments de l’environnement de travail au moyen de l’accessoire Affichage du Panneau de configuration accessible à partir du bouton Démarrer.

Bien entendu, tous les utilitaires disponibles sous Windows sont utilisables (horloge, agenda, bloc-notes, etc.).

Barre d’état

La «Barre d’état» se trouve tout en bas de la fenêtre de l’application.

Elle se compose de plusieurs cadres qui affichent, de gauche à droite, les informations suivantes :

des informations d’ordre général sur les éléments de l’écran ou les fenêtres ouvertes,

la monnaie en cours d’utilisation : pour cela, voir les explications sur l’Inverseur dans le « Manuel de l’Euro »,

une zone de rappel des autorisations d’accès,

une zone de rappel de l’existence d’impressions différées,

un bouton de modification de la taille de la fenêtre.

Version L'impression différée n'est possible qu'en Ligne 100.

Zone d’informationCette zone affiche différents types d’informations :

Des informations sur le bouton, le titre de menu ou la commande sur lequel se trouve actuellement le pointeur de la souris. Lorsque vous placez, sans cliquer, le pointeur de la souris sur un bouton, vous savez qu’une bulle d’aide apparaît pour vous renseigner sur l’utilité de ce bouton. La barre d’état vous donne également un complément d’information la concernant. Il en est de même pour les menus ouverts et les commandes des menus.

Cette information est temporisée. Au bout de quelques secondes, l’affichage normal réapparaît.

Lorsqu’une liste est active à l’écran, cette zone affiche un certain nombre d’informations telles :le nombre d’éléments dans la liste,le nombre d’éléments sélectionnés dans la liste.

Information sur la monnaie activeLa zone à droite de la précédente affiche la mention «Montant en...» suivie du sigle de la monnaie en cours d’utilisation. Cette monnaie est enregistrée dans le volet Initialisation de la commande A propos de... du menu Fichier de chaque application Sage :

soit comme monnaie de tenue de compte (en général monnaie du pays de l’utilisateur),soit comme devise d’équivalence (par exemple l’ancienne monnaie locale comme le Franc français pour la France depuis le passage à l’euro).

Le passage de l’une à l’autre de ces monnaies s’effectue en cliquant sur le bouton Inverseur de la barre d’outils «Navigation» ou bien en sélectionnant cette même commande dans le menu Edition.

Voir le Manuel de l’Euro pour toutes les explications sur l’Inverseur.

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Information sur la protectionLa troisième zone de la Barre d’état affiche une icône si la fonction actuellement utilisée est protégée et si l’utilisateur n’a pas les autorisations nécessaires pour y réaliser toutes les opérations possibles :

Rien ne s’affiche si l’utilisateur peut réaliser toutes les opérations possibles.

Une icône représentant un crayon barré apparaît si l’utilisateur peut consulter l’élément mais non le modifier.

Une icône représentant une poubelle barrée apparaît si l’utilisateur ne peut supprimer l’élément en cours de consultation.

Une icône représentant une loupe apparaît si l'utilisation ouvre un élément en consultation.

Voir la commande Autorisations d’accès du menu Fichier de chaque application Sage.

Ces mêmes icônes apparaissent en regard des noms des commandes protégées dans les menus. Par ailleurs aucune icône spécifique n’existe pour les commandes totalement interdites à un utilisateur puisqu’il ne peut simplement pas y accéder, le nom de la commande ou l’éventuel bouton de la barre d’outils qui y donnent accès étant masqués.

Information sur les impressions différéesUne icône apparaît dans la dernière zone à droite de cette barre dans le cas où des impressions diffé-rées ont été enregistrées afin que vous pensiez à les lancer.

Version L'impression différée n'est possible qu'en Ligne 100.

Zone de modification de tailleLes rayures obliques disposées complètement à droite de cette barre sont un bouton permettant le redimensionnement de la fenêtre à l’aide de la souris.

Programme réduit à un bouton

Lorsque vous avez réduit temporairement le programme sous forme d’un bouton dans la barre des tâches en bas du bureau de Microsoft Windows, vous pouvez l’ouvrir à nouveau en faisant un clic sur ce bouton.

Rappelons que cette réduction temporaire s’obtient de la façon suivante :

en ouvrant le menu Système de la fenêtre d’application (ALT + Espace) et en choisissant Réduc-tion.

en cliquant sur le bouton Réduire à la droite de la barre de titre de la fenêtre du programme.

Pour relancer l’exécution du programme mis sous forme de bouton, opérez de la façon suivante.

Pressez les touches ALT + ECHAP jusqu’à ce que le bouton du programme soit sélectionné.

Vous pouvez alors ouvrir son menu Système en tapant ALT + ESPACE et ramener le programme à sa taille précédente en lançant la commande Restauration.

Vous pouvez aussi, tout simplement, valider lorsque le bouton de l’application est sélectionné.

Vous pouvez également sélectionner le bouton du programme en utilisant ALT + TABULATION qui ouvre une fenêtre dans laquelle vous faites défiler, en tapant la touche TABULATION tout en laissant le doigt ap-puyé sur la touche ALT, les commandes disponibles.

Lorsque l’intitulé de celle que vous voulez réactiver est affiché, relâchez les touches et l’application s’acti-vera automatiquement.

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Basculer vers…

Cette commande n’apparaît que dans le menu Système de la fenêtre de l’application.

Elle a pour équivalent clavier ALT + ECHAP (ou CTRL + ECHAP qui ouvre le menu Démarrer) et permet de passer à une autre application ouverte sous Microsoft Windows en sélectionnant son bouton dans la barre des tâches.

Fenêtres de documents

Fonctions générales concernant les fenêtres

Ces fonctions concernent aussi bien la fenêtre d’application que les fenêtres de documents.

Modifier la taille d’une fenêtre

Deux méthodes, avec la souris ou par les menus (avec le clavier).

Souris

Pointez le bord du cadre de la fenêtre à redimensionner, cliquez (bouton de gauche) et faites glisser dans le sens voulu. Le pointeur de la souris se change alors en une double flèche. Relâchez le bouton lorsque la fenêtre a atteint la dimension voulue.

Si vous placez le pointeur dans un coin de la fenêtre, vous pourrez modifier sa taille dans deux directions simultanément.

Il est également possible de redimensionner certaines fenêtres à la souris en pointant la case située en bas et à droite de la fenêtre à redimensionner (à l’intersection des barres de défilement verticale et ho-

rizontale), en cliquant et en faisant glisser.

Il n’est pas possible de diminuer les fenêtres en dessous d’une certaine valeur fixée par le programme. De même, il n’est pas possible d’en agrandir certaines au delà d’une limite donnée.

Clavier

Ouvrez le menu Système de la fenêtre à redimensionner et sélectionnez la commande Dimension. Pressez la touche flèche correspondant au côté à déplacer. Une double flèche apparaît sur le bord du cadre corres-pondant. Tapez sur la touche flèche correspondant au déplacement voulu. Validez lorsque la fenêtre a atteint la taille désirée.

Si vous vous êtes trompé, pressez ECHAP pour arrêter la commande.

Agrandir une fenêtre au maximum – Mode Plein écran

Souris Cliquez sur le bouton Agrandir à l’extrême droite de la barre de titre si elle existe.

Pour ramener la fenêtre à ses dimensions précédentes, cliquez sur le bouton Niveau inférieur.

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Clavier Ouvrez le menu Système de la fenêtre à agrandir et sélectionnez la commande Agrandissement.

Il n’y a pas de commande du menu Système ramenant une fenêtre à sa taille précédente. Pour le faire, il faut utiliser les méthodes permettant de modifier la taille.

Lors du passage au mode Plein écran, le programme agrandit en priorité :les colonnes d’information de type Texte (intitulés, libellés, désignations, etc.) : une seule colonne est agrandie,ou, à défaut, la dernière colonne à droite.

Au retour à la taille primitive, la colonne agrandie reste à la taille qu’elle avait prise, il est nécessaire de ramener manuellement sa taille à une valeur adaptée aux dimensions de la fenêtre. On peut, pour cela, uti-liser les fonctions décrites pour les largeurs des colonnes.

Voir le titre «Ajustement des colonnes des listes», page 34.

Si l’agrandissement de la taille de la fenêtre est manuel (par utilisation de la case de contrôle de taille pré-vue à cet effet sur le bord du cadre), les colonnes de type Texte, et à défaut la dernière colonne, sont auto-matiquement redimensionnées.Par contre, il n’y a pas de redimensionnement des colonnes en cas de réduction de la taille de la fenêtre. Utiliser dans ce cas la fonction Ajustement automatique des colonnes.

Ramener une fenêtre à sa taille précédente

Cliquez sur le bouton Niveau inférieur à droite de la barre de titre.

Il n’y a pas de commande clavier ramenant une fenêtre à sa taille précédente.

Pour le faire, il faut utiliser les méthodes permettant de modifier la taille.

Réduire une fenêtre à son titre

Souris Cliquez sur le bouton Réduire à droite de la barre de titre.

Cette commande n’est disponible que sur certaines fenêtres (les listes notamment).

La fenêtre se trouve alors réduite à l’état d’un bouton disposé sur le bord inférieur de la zone de travail de la fenêtre de l’application.

On peut déplacer ce bouton dans l’écran et utiliser le bouton Niveau supérieur qu’il comporte pour ramener la fenêtre à ses dimensions d’origine ou la fermer définitivement.

Clavier Ouvrez le menu Système de la fenêtre à redimensionner et sélectionnez la commande Réduction.

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Déplacer une fenêtre

Souris Pointez la barre de titre de la fenêtre en question, maintenez le bouton de la souris enfoncé (bouton de gau-che) puis faites glisser la fenêtre dont la silhouette se déplace avec le pointeur. Relâchez le bouton lorsque la position voulue est atteinte.

Clavier Ouvrez le menu Système de la fenêtre et sélectionnez la commande Déplacement. Déplacez la fenêtre au moyen de la touche flèche qui convient.

Validez pour fixer la fenêtre à la position voulue.

Fermer une fenêtre de document

Souris Cliquez sur le bouton du menu Système à l’extrême gauche de la barre de titre et sélectionnez Fermeture dans le menu qui s’ouvre. Vous pouvez également faire un double-clic (cliquer deux fois rapidement) sur le bouton Système.

Vous pouvez encore cliquer sur le bouton Fermer à droite de la barre de titre de la fenêtre à refermer.

Clavier Ouvrez le menu Système de la fenêtre à fermer et sélectionnez la commande Fermeture ou bien pressez CTRL + F4.

Toutes ces méthodes enregistrent toutes les saisies et modifications opérées dans la fenêtre.

Pour refermer la fenêtre de l’application il faut utiliser la combinaison de touches ALT + F4. Dans ce cas, cette fonction est équivalente à la commande Quitter du menu Fichier, c’est-à-dire qu’elle entraîne la ferme-ture du programme tout entier. Il en sera de même si vous cliquez sur le bouton Fermer de la fenêtre de l’application.

Vous pouvez également refermer la fenêtre active en pressant la touche ECHAP.

Dans ce cas, les saisies qui auraient pu y être faites ne sont pas enregistrées.

Fermer une liste

Lorsque la fenêtre à refermer présente une liste ou bien qu’elle affiche le détail d’un élément d’une liste, une commande supplémentaire du menu Système permet de fermer toutes les fenêtres de la même fonction en une seule fois.

Ouvrez le menu Système de la fenêtre de liste ou d’une des fenêtres de détail appartenant à la liste et sélec-tionnez la commande Fermer la liste ou bien pressez CTRL + F5.

Cette méthode enregistre toutes les saisies et modifications opérées dans la fenêtre.

Il en est de même pour les fenêtres d’éléments ouvertes à partir d’une liste, cliquez sur le bouton du menu Système à l’extrême gauche de la barre de titre et sélectionnez Fermer la liste, toutes les fenêtres dépendant de cette liste se refermeront automatiquement ainsi que la liste elle-même.

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Fenêtres des programmes Sage

Les fenêtres sont des cadres contenant des informations particulières à la commande qui a été lancée. Le nom de la commande à laquelle elles correspondent est indiqué dans la barre de titre. Ce nom est souvent complété par celui de l’élément dont elles montrent le détail.

Elles comportent dans tous les cas un menu Système à gauche de la barre de titre. Le menu Système est décrit plus loin dans ce manuel.

Fermer une fenêtre en utilisant le bouton Système sauvegarde les informations enregistrées ou modifiées. Presser la touche ECHAP n’enregistre pas les saisies.

Pour refermer automatiquement toutes les fenêtres dépendant d’une même liste, il suffit de choisir la com-mande Fermer la liste du menu Système d’une des fenêtres d’un élément appartenant à cette liste ou bien de presser la combinaison de touches CTRL + F5.

Dans bien des cas les fenêtres possèdent une case de contrôle de taille.

Elles possèdent également des cases de dimensionnement pour ajuster leur taille au minimum ou au maxi-mum. Certaines de ces fenêtres ne peuvent dépasser une taille maximale fixée par le programme. Ne vous étonnez donc pas si leur agrandissement semble bloqué.

Dans le même esprit, il est impossible de diminuer la taille d’une fenêtre en dessous d’un minimum fixé par le programme.

Il n’est pas possible d’agrandir une fenêtre si les colonnes qu’elle contient ont la largeur maximale qui leur a été assignée (par vous ou par le programme). Il suffit, dans ce cas, d’élargir une ou plusieurs colonnes pour pouvoir agrandir la fenêtre.

On désigne par “fenêtre active” celle dont la barre de titre est colorée ou comporte des stries. Elle se trouve par dessus toutes les autres fenêtres ouvertes à l’écran.

Fenêtres de listes

Certaines fenêtres contiennent des listes d’éléments. Nous donnons ci-après les principales fonctions s’at-tachant aux fenêtres de listes. Si certaines d’entre elles ne peuvent s’appliquer dans un cas précis, le manuel de référence le précisera.

Pour ajouter un élément, il faut cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d’outils «Navigation» ou en-core taper CTRL + J.

Pour consulter un élément, sans modification possible, il faut cliquer sur le bouton Consulter de la barre d’outils «Navigation» ou encore taper CTRL + L. On peut également faire un double-clic (voir

la remarque ci-dessous). Cette consultation permet d’ouvrir un élément déjà ouvert sur un autre poste en cas de travail en réseau.

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Pour consulter ou modifier un élément de la liste, cliquez sur sa ligne pour la sélectionner puis sur le bouton Voir/Modifier de la barre d’outils «Navigation» ou tapez CTRL + M. Vous pouvez également effectuer un double-clic sur la ligne.

Il est possible, poste par poste, de paramétrer l’utilisation du double-clic sur les lignes d’éléments. Ce para-métrage s’effectue dans la commande Personnaliser l’interface / volet Affichage. Il est ainsi possible d’affecter le double-clic soit à la simple consultation d’un élément (sans modification possible) soit à la consultation / modification.

Certaines zones de liste dont les zones de saisies sont disposées immédiatement au-dessus ou en des-sous ne nécessitent pas un double-clic pour la sélection d'un élément. Un simple clic suffit.

Pour supprimer un élément, sélectionnez sa ligne puis cliquez sur le bouton Supprimer de la barre d’outils «Navigation» ou tapez CTRL + U. Il n'est pas toujours possible de supprimer un élément s'il est utilisé par ailleurs. Le manuel de référence vous le précisera.

La classification des lignes obéit à la liste déroulante Tri de la barre d’outils «Navigation».

Cette classification est décrite plus loin avec la barre d’outils Navigation.

Le « Manuel de référence » du programme concerné précise sur quelles caractéristiques exactes le classe-ment s'effectue et quels types de classement sont disponibles.

Pour refermer automatiquement toutes les fenêtres dépendant d’une même liste, il suffit de choisir la com-mande Fermer la liste du menu Système d’une de ces fenêtres ou bien de presser la combinaison de touches CTRL + F5.

Rappelons que l’on peut faire défiler le contenu de ces fenêtres de liste au moyen de souris munies d’une mollette prévue à cet effet.

Présentation des listes

Afin de permettre une meilleure lecture des éléments de chacune des lignes présentes dans une liste, les li-gnes apparaissent sur un fond alternativement coloré ou clair. De cette façon, l’œil peut suivre beaucoup plus facilement les différentes informations qui y sont mentionnées.

Ce fond coloré est déterminé automatiquement par le programme en fonction des couleurs d’affichage pa-ramétrées par l’utilisateur (dans le Panneau de configuration de Windows).

De plus, la colonne servant de tri actif apparaît uniformément colorée.

Voir plus loin le titre «Gestion des tris», page 35.

Sélection des éléments d’une liste

La sélection d’éléments dans une liste revêt deux aspects différents suivant que vous utilisez une souris ou le clavier.

Souris Pour sélectionner plusieurs éléments, deux méthodes sont possibles :

si les éléments à sélectionner sont contigus, cliquez (bouton de gauche) sur le premier pour le sélec-tionner, pressez une touche MAJ tandis que vous cliquez sur la ligne du dernier à sélectionner. Tous les éléments compris entre les deux sont alors contrastés.

si les éléments ne sont pas contigus, cliquez (bouton de gauche) sur le premier puis appuyez sur une touche CTRL pendant que vous cliquez sur les autres.

Pour dessélectionner un élément, pressez CTRL tandis que vous cliquez sur sa ligne.

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Clavier Pour sélectionner un élément dans une liste, vous pouvez utiliser les touchesBAS,HAUT,PAGE PRÉCÉDENTE,PAGE SUIVANTE,ORIGINE,FIN

pour déplacer la zone de sélection et vous placer sur l’élément de votre choix.

Si les éléments à sélectionner sont contigus, maintenez une touche MAJ enfoncée tout en déplaçant la zone de sélection sur les autres éléments. Ils se sélectionnent.

Si les éléments à sélectionner ne sont pas contigus, appuyez sur une touche CTRL et déplacez la sélection au moyen des touches flèches. Vous constatez que les pointillés de sélection passent sur les éléments sans les sélectionner. Lorsqu’ils sont arrivés sur un élément à retenir, tapez la barre Espace pour le sélectionner. Ne relâchez pas la pression sur la touche CTRL tant que les sélections ne sont pas terminées.

Toujours dans une liste, il est facile de positionner la sélection rapidement sur une ligne en tapant au clavier les premiers caractères de l’élément à atteindre. La sélection s’effectuera en fonction du mode de classement défini par la zone Tri de la barre d’outils «Navigation».

Exemple Dans la liste des salariés du programme de paie, taper PH positionnera la sélection sur le salarié PHIRE et taper CA positionnera la sélection sur le salarié CAMET, à condition que le mode de classement de la Barre de Navigation soit sur Nom. Pour que cette sélection fonctionne, il faut taper le ou les premiers ca-ractères de l'élément à atteindre exactement comme ils apparaissent dans la liste.

Dessélection d’un élément d’une liste

Si vous avez sélectionné une ligne dans une liste et que vous vouliez saisir un nouvel élément de cette liste, prenez garde à bien dessélectionner la ligne avant de saisir toute nouvelle valeur car celle-ci s’appliquerait à la ligne sélectionnée et en modifierait le contenu.

Pour éviter un tel phénomène, il est nécessaire de dessélectionner toute ligne au préalable (elles peuvent se trouver cachées mais leur contenu apparaît dans les zones de saisie).

Pour dessélectionner une ligne, le principe est le même dans tous les programmes Sage :

pressez une touche CTRL et tout en la laissant enfoncée

cliquez sur la ligne à dessélectionner.

Cette manœuvre ne peut se faire au clavier.

Si vous aviez apporté des modifications (sciemment ou par inadvertance) à la ligne sélectionnée, ces modi-fications ne seront pas prises en compte (à moins que vous ne les ayez validées) et la ligne retrouvera les valeurs qu’elle avait à l’origine.

Ajustement des colonnes des listes

Toutes les colonnes des fenêtres de listes peuvent être ajustées et disposées selon votre bon plaisir.

Pour ajuster la largeur d'une colonne, placer le pointeur sur le trait qui sépare son titre de celui de la colonne suivante, il change alors de forme, et faites glisser dans le sens voulu.

Pour disposer les colonnes dans un ordre différent, placer le pointeur sur le titre de la colonne à déplacer et faites glisser à l'emplacement souhaité.

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Pour ajuster la largeur de la dernière colonne à droite, il est nécessaire que l’ascenseur de la barre de défi-lement horizontale soit complètement à droite.

Une fonction, Ajustement des colonnes, apparaît dans tous les menus contextuels des listes qui bénéficient de cette fonctionnalité. Elle apparaît également dans le menu Fenêtre. Elle ajuste la largeur de toutes les colonnes de la fenêtre active à la longueur maximale de leur contenu.

On peut également ajuster la largeur d’une seule colonne à la longueur maximale de son contenu en effec-tuant un double clic avec le pointeur lorsqu’il prend l’aspect décrit plus haut.

Défilement horizontal du contenu des listes

Lorsqu’une fenêtre présente une liste d’éléments et qu’elle possède une barre de défilement horizontale, il est possible de se servir de cette dernière pour voir les informations cachées de chaque ligne.

Il est également possible de faire défiler horizontalement le contenu d’une ligne en cliquant dessus, en main-tenant le bouton de la souris enfoncé et en déplaçant le pointeur de la souris vers la droite ou la gauche, en dehors de la fenêtre s’il le faut.

On peut aussi presser les touches DROITE ou GAUCHE.

Il faut, bien entendu, que les dimensions de la fenêtre ne soient pas à leur maximum (barre de défilement horizontal non estompée).

Cette possibilité ne fonctionne pas avec les listes de recherche de la barre d’outils Navigation.

Partage des fenêtres de liste

Certaines fenêtres comportent à leur coin inférieur gauche, ou d’autres au-dessus de la barre de défilement vertical, un trait épais.

Lorsque vous placez le pointeur de la souris dessus, son aspect se transforme et il devient un double trait avec deux flèches. Lorsque vous cliquez et que vous déplacez le pointeur dans le sens horizontal

ou dans le sens vertical suivant le cas, vous voyez un double trait partager la fenêtre et se déplacer en même temps que le pointeur. Lorsque vous relâchez le bouton de la souris, le trait se fige à l’endroit où il est. La fenêtre est alors partagée en deux parties.

Vous pouvez ainsi visualiser simultanément deux parties de la même fenêtre.

Lorsque le partage est vertical, les deux parties présentent chacune une barre de défilement horizontal indé-pendante. Par contre, le défilement vertical des éléments reste lié. Il en est de même pour le partage hori-zontal.

Pour supprimer ce partage il suffit :soit de ramener le trait noir de partage à sa position initiale,soit de faire un double clic sur le trait de partage avec le pointeur décrit plus haut.

Cette fonction ne peut être exécutée sans souris.

Personnalisation des listes

Pour plus d’informations, reportez-vous au titre «Personnaliser les listes», page 186.

Gestion des tris

La gestion des tris dans les listes peut s’effectuer en cliquant sur l’intitulé de la colonne correspondant au tri souhaité. Il existe plusieurs actions possibles sur les colonnes.

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En cliquant sur l’intitulé d’une colonne correspondant à une clé de tri, le tri des données s’effectuera sur la liste selon l’index concerné. Cette manipulation engendrera également la mise à jour de la zone à liste dé-roulante Tri de la barre d’outils de «Navigation». La colonne servant de clé de tri apparaîtra avec un fond coloré.

Si l’intitulé de la colonne ne correspond à aucune clé de tri, cette action n’aura aucune conséquence.

L’activation du tri est repéré par menu local Tri de la barre d’outils Navigation.

Il est également possible d’effectuer des tris croissants ou décroissants sur n’importe quelle colonne « tria-ble ». Une flèche (à droite de l’entête) permet d’indiquer l’ordre de tri (croissant ou décroissant).

A propos des tris personnalisés pour SQL Server et Sage SQL :Le tri par ordre croissant ou décroissant peut également être effectué sur les tris personnalisés. Cependant, les tris personnalisés ne sont pas matérialisés par des flèches.

Zones d’une fenêtre

Les fenêtres des programmes de gestion de la gamme Sage se composent d’un certain nombre d’éléments : des zones de texte ou de montant, des menus locaux (appelés aussi boîtes à liste déroulante), des cases, etc., servant à la saisie d’informations et de valeurs, à des sélections dans des listes, au choix d’options et autres usages.

Les zones des fenêtres peuvent être personnalisées.

Pour plus d’informations, reportez-vous au chapitre «Personnalisation», page 165.

Les différentes parties sont détaillées ci-dessous. Celles présentant des particularités seront détaillées plus loin.

Barre de titre : bandeau supérieur d’une fenêtre mentionnant son intitulé ou le nom du programme dans le cas de fenêtres de messages.

Le bouton Système apparaît à l’extrémité gauche de la barre de titre. Son dessin est propre au programme en cours d’utilisation. Si on clique dessus, il ouvre le menu Système dont les comman-des permettent de modifier la taille de la fenêtre ou sa position sur l’écran ainsi que de refermer la présente fenêtre. Un double-clic sur ce bouton referme la fenêtre correspondante. S’il s’agît de la

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fenêtre de l’application, c’est le programme qui se referme. Ce bouton n’apparaît pas dans certaines fenêtres (messages par exemple).

Pour plus d’informations, reportez-vous au titre «Menu Système», page 47.

Des Boutons de barre de titre en nombre variable en fonction de la fenêtre ouverte.

Les boutons cités précédemment réaliseront l’opération décrite quand vous utiliserez une souris. Si vous le voulez, des commandes équivalentes seront obtenues à partir du menu Système (voir plus loin).

Pour plus d’informations sur les boutons présents, reportez-vous au titre «Boutons», page 68 qui présente leur rôle exact.

Volets : certaines fiches comportent plusieurs volets, chacun d'eux étant dédié à un groupe d'infor-mations. Lorsque vous quittez la fonction, le dernier volet affiché reste en mémoire et vous sera à nouveau proposé lorsque vous relancerez la commande. Seule la fermeture du programme fait reve-nir le réglage à sa position d'origine qui est l'affichage du premier volet de la fiche.On accède aux volets en cliquant sur des onglets sous Windows.

Sous-volets : certaines fenêtres comportent des subdivisions sous forme de portions de fenêtres qui regroupent des informations se rapportant à un même sujet (exemple : les fournisseurs d'un article dans Sage Gestion commerciale). Pour accéder à ces différents volets, la version Macintosh dis-pose d'une liste déroulante non éditable dont la sélection d'un article fait apparaître le volet corres-pondant.On accède aux sous-volets en cliquant sur des onglets sous Windows.

Zone de texte : sert à la saisie d’informations (textes alphanumériques) ou de valeurs numériques.

Zones de dates : ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélection-ner une date. Ces zones sont décrites plus loin.

Boutons ou icônes : déclenchent soit un événement, soit l’ouverture d’une autre fenêtre, d’une liste, d’un volet ou d’une fenêtre de dialogue lorsque vous les activez. Les boutons permettent soit de lancer une commande donnée soit d'accéder à un volet particulier d'une fenêtre de saisie.Ils disposent, en général, d'un équivalent clavier. Pour activer un bouton à partir du clavier, pressez MAJUSCULE + la touche de contrôle (F1, F2, etc.) dont le numéro correspond au bouton que vous désirez activer. Les boutons sont numérotés depuis le coin supérieur gauche de la fenêtre.

Onglets : servent à passer d’un volet à l’autre d’une même fonction. Un volet d’une fenêtre peut lui-même comporter des sous-volets. Voir une complète description des onglets plus loin dans ce manuel.

Zone de liste : affiche une liste d’informations ; elle est le plus souvent munie sur sa droite (parfois à sa partie inférieure) d’une barre de défilement horizontale (ou verticale) contenant un curseur et terminée par deux flèches.

Cette barre de défilement n'apparaît que lorsque le nombre d'éléments dans la liste dépasse la hauteur de celle-ci.

Boîte à cocher : permet de sélectionner ou de dessélectionner une instruction non exclusive d'une autre.Cliquez sur la case ou sur son titre pour mettre ou enlever la croix marquant la sélection. Cette sélection n'étant pas exclusive, plusieurs cases d'un même groupe peuvent ainsi être sélectionnés.

Case à cocher : (ou bouton radio) permet de sélectionner ou de dessélectionner une instruction exclusive d'une autre. Cliquez sur la case ou sur son titre pour sélectionner l'option. Cette sélection étant exclusive, la case du groupe précédemment sélectionnée est désactivée.

Liste déroulante ou boîte à liste déroulante ou zone à liste déroulante ou menu local : une telle zone se compose de deux éléments : une zone d'affichage (servant à la saisie dans certains cas) et un

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bouton. Ce bouton ouvre une liste d’éléments dans laquelle on peut sélectionner celui de son choix ; cet élément s’affiche ensuite dans la zone d'affichage. Dans le cas d’une liste à nombre de valeurs limitées (32 devises, 30 modes de règlement, 10 plans analytiques, etc...) la liste ne présente que les valeurs renseignées.Il existe deux genres de listes déroulantes : les éditables et les non éditables. Les listes non éditables ne permettent que de sélectionner, à l'aide du bouton, un élément pré-paramétré. Les listes éditables permettent soit de sélectionner un élément dans une liste soit de sélectionner ce même élément par saisie au clavier. En tapant les caractères par lesquels commence l’élément recherché avant de cli-quer sur le bouton, le curseur se positionne automatiquement sur le premier élément correspondant. Lorsque le curseur se positionne sur une zone de ce type, presser la touche F4 permet également d’ouvrir la liste déroulante afin d’y sélectionner l’item désiré.

Plus loin la description de ces zones sous le titre «Listes déroulantes», page 41.

Barre de défilement : permet de consulter l'ensemble des informations affichées dans une liste en utilisant soit le curseur de défilement, soit les touches DROITE, GAUCHE, HAUT ou BAS. Lors-que certaines zones d'une fenêtre ne sont pas accessibles, temporairement ou définitivement, leur contour ou leur contenu apparaissent estompés (grisés).Vous pourrez trouver deux barres de défilement distinctes dans certaines fenêtres. Une barre verti-cale qui défile en même temps que vous déplacez la zone de sélection sur le contenu. Une barre horizontale qui permet d'accéder à des informations que la taille de la fenêtre ne permet pas de con-sulter dans leur ensemble.Pour déplacer le contenu d'une fenêtre ou d'une zone disposant d'une barre de défilement :

cliquez sur le bouton comportant une flèche pour déplacer le contenu d'une ligne à la fois dans le sens désiré,cliquez sur la bande de défilement pour déplacer plus rapidement le contenu ou biencliquez sur le curseur et faites-le glisser dans le sens voulu.

Lorsque certaines zones d’une fenêtre ne sont pas accessibles, temporairement ou définitivement, leur con-tour ou leur contenu apparaissent estompés (grisés).

Déplacements et saisies dans les zones d’une fenêtre

Afin d’alléger le contenu des manuels, nous ne détaillerons pas systématiquement, pour chaque fenêtre, toutes les manipulations possibles. Nous mentionnerons tout simplement “utiliser” ou “cliquer sur” un bou-ton, “ouvrir” une liste déroulante, “saisir” une information, étant entendu que l’utilisateur pourra, selon ses habitudes et l’équipement dont il dispose, utiliser l’une et/ou l’autre des méthodes décrites ci-après pour réaliser l’opération en question. Nous ne détaillerons toutes les manipulations possibles que si elles revê-tent un aspect particulier pour la fonction considérée.

Clavier Utilisez la touche TABULATION pour déplacer la sélection d’une zone à la suivante.

Utilisez la combinaison de touches MAJUSCULE + TABULATION pour revenir à la zone précédente.

Le déplacement de cette sélection se fait en “ circuit fermé ” dans une même fenêtre. Lorsqu’elle est arrivée à la dernière zone, elle repart de la première.

Cette sélection est marquée de diverses manières selon la zone sélectionnée :

par la sélection du contenu d’une zone de saisie (zone éditable) si celle-ci contient déjà des informa-tions,

par l’apparition du curseur clignotant dans une zone de saisie vide,

par l’apparition d’un cadre pointillé autour du titre d’un bouton ou d’une case à cocher,

par la sélection en pointillés de la première ligne d’une liste.

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Souris Avec la souris, les manipulations sont immédiates et beaucoup plus simples qu'avec le clavier. Nous ne dé-crivons ici que les manipulations propres à la souris.

Rappelons les différents termes utilisés pour le maniement de la souris :

pointer : c'est amener le pointeur de la souris au-dessus d'un endroit précis de la fenêtre ; les diffé-rentes formes prises par le pointeur sont décrites plus loin ;

cliquer : c'est appuyer une fois sur le bouton de la souris lorsque le pointeur “pointe” un endroit précis ;

faire glisser : c'est déplacer le pointeur de la souris tout en maintenant enfoncé le bouton de celle-ci ;

faire un double-clic : c'est cliquer deux fois rapidement à un endroit précis d'une fenêtre.

Rappelons qu'il est conseillé, même lorsque vous pouvez le faire avec la souris, de vous déplacer d'une zone de saisie à une autre d'une même fenêtre au moyen de la touche TABULATION ou de la combinaison MAJUSCULE + TABULATION. Ceci permet à certains automatismes de s’exécuter.

Réservez la souris au maniement des boîtes à cocher, des cases, des boutons et des listes dérou-lantes.

Zones de saisie

Les fenêtres apparaissant tout au long de l’utilisation du programme sont émaillées de zones dans lesquelles vous devez enregistrer des informations.

Lorsque la fenêtre comporte plusieurs de ces zones, vous pouvez utiliser la touche TABULATION pour pas-ser d’une zone à la suivante ou presser simultanément sur MAJUSCULE + TABULATION pour revenir à la précédente.

N’essayez pas de taper ces deux touches en même temps, le micro-ordinateur ne comprendra en général pas ce que vous attendez de lui mais pressez la touche MAJ et laissez-la enfoncée pendant que vous tapez la touche TABULATION.

Il est préférable d’utiliser cette méthode pour se déplacer d’une zone à une autre, l’utilisation de la souris risquant, dans certains cas, de ne pas prendre en compte les valeurs déjà saisies ou des automatismes pré-programmés.

Lorsqu’une zone est sélectionnée, son contenu est contrasté. Si vous tapez un caractère, il remplacera tota-lement la sélection.

Pour éviter cette mauvaise manipulation, utilisez une des méthodes ci-après :

cliquez avec le pointeur de la souris à l’endroit où vous voulez insérer du texte ;

utilisez les touches DROITE, GAUCHE, ORIGINE ou FIN pour déplacer le curseur.

Il est possible d’afficher un menu contextuel sur toutes les zones de saisie des programmes Sage. Voir plus loin la description de ces menus.

La touche ARRIERE ou RET. ARR. permet de supprimer le caractère à la gauche du curseur.

On peut utiliser les commandes Couper, Copier et Coller dans les zones de saisie de texte.

Enregistrement des données saisies

Comme vous pouvez le constater, aucun programme de la gamme Sage ne possède de fonction d’enregis-trement des fichiers de données.

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Par exception, la commande Mise en page possède des commandes d’enregistrement des modèles de mise en page. Cela tient au fait que toutes les valeurs saisies dans une fenêtre quelconque sont immédia-tement enregistrées dans les fichiers de travail lorsque la fenêtre dans laquelle vous avez fait des saisies est refermée ou bien qu’une autre fenêtre d’une commande quelconque est ouverte, se superposant à la précédente. Il n’est donc pas nécessaire de procéder à un enregistrement périodique des données enregis-trées.

Cela a pour conséquence que si vous vous apercevez d’une erreur dans vos saisies, il faut revenir sur la zone qui contient l’information erronée et la modifier. Il faut, dans certains cas qui vous seront expliqués dans les manuels de référence, supprimer complètement la fiche de l’élément comportant une erreur et la ressaisir complètement. Rappelons que l'utilisation de la touche ECHAP permet d'annuler une saisie.

Zones de dates

Les zones de saisie de date comportent un bouton comme dans le cas des zones à liste déroulante. Si vous cliquez sur ce bouton, un calendrier s’ouvre.

Les zones de date affichent par défaut, dans la majeure partie des cas, la date du jour.

Ce calendrier affiche par défaut le mois en cours et la date du jour (date du micro-ordinateur) est entourée. Cette date du jour est rappelée en bas du calendrier.

Dans certaines zones, le calendrier mentionne également le numéro de la semaine.

Pour sélectionner une date :

avec la souris :cliquez sur la date retenue, celle-ci s’inscrit automatiquement dans la zone de date en même temps que le calendrier se ferme ;si vous cliquez sur un jour du mois précédent ou suivant, celui-ci s’affiche automatiquement ;pour changer d'année : cliquez sur la zone mentionnant l'année en cours et sélectionnez celle souhaitée ;pour changer de mois : cliquez sur les flèches de part et d’autre du titre de la fenêtre : la flèche de gauche fait passer au mois précédent, celle de droite au mois suivant ;pour insérer la date du jour : cliquez sur la ligne Aujourd’hui au bas du calendrier ;

avec le clavier :

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utilisez les touches Droite, Gauche, Haut, Bas, Origine (premier jour du mois) ou Fin (der-nier jour du mois) pour sélectionner une date puis validez (pressez la touche ENTREE) ; un curseur ovale marque vos déplacements ;si le curseur arrive sur une date appartenant au mois précédent ou suivant, le calendrier bas-cule automatiquement sur ce mois ;pour passer rapidement de mois en mois utilisez les touches Page précédente (mois précé-dent) ou Page suivante (mois suivant).

Pour refermer le calendrier en conservant la date d’origine, pressez la touche ECHAP.

Il est toujours possible d’enregistrer une date en la tapant au clavier (sous la forme JJMMAA sans séparateur sauf dans les programmes qui demandent la saisie des dates sous une autre forme).

Dans le programme Sage Immobilisations, les dates doivent être tapées sous la forme JJMMAAAA sans séparateur, l’année étant exprimée millésime compris.

Il est possible d’afficher un menu contextuel sur les zones de saisie de dates. Voir la description des menus contextuels.

Listes déroulantes

Certaines zones de saisie présentent une particularité que l’on désigne sous le nom de liste déroulante ou de menu local ou encore de boîte à liste déroulante.

Certaines listes d’éléments utilisent des pictogrammes qui renforcent l’identification des éléments eux mê-mes (clients, journaux, taxes, articles, etc...). Dans la fiche élément, le menu déroulant présente parfois le pictogramme associé à l’énuméré. Il permet d’apporter une visibilité à ce dernier.

Ces listes déroulantes sont repérées par la présence d’un triangle pointe en bas sur un bouton disposé à la droite de la zone de saisie/affichage. Il existe deux types de listes déroulantes :

les éditables et

les non-éditables.

Listes déroulan-tes éditables

Les listes déroulantes éditables offrent généralement une liste d’informations saisies dans une autre com-mande du programme.

Elles se composent d’une zone de saisie/affichage accompagnée d’un bouton.

Le pointeur prend la forme d'une main pointant du doigt quand il passe au-dessus du bouton.

Quand il se trouve au-dessus de la zone de saisie, il prend la forme du pointeur d’insertion de texte.

Pour sélectionner une information, quatre méthodes sont possibles :

soit taper directement le libellé de l’information dans la zone de saisie ; ce libellé doit être stricte-ment le même que celui de l’information que l’on désire voir sélectionnée ;

soit cliquer sur le bouton de liste déroulante et sélectionner l'élément dans la liste qui s’ouvre alors ;

soit combiner les deux méthodes en tapant tout d’abord les premiers caractères de l’information recherchée dans la zone de saisie, puis en cliquant sur le bouton de liste déroulante ; une sélection de la première ligne correspondant à ce radical tapé apparaît, l’intégralité de la liste restant

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affichée ; le menu reste ouvert, une barre de défilement permet alors de naviguer dans cette liste ; la recherche est alors beaucoup plus rapide ;

soit taper la touche F4 lorsque le curseur est positionné dans une telle zone. L'utilisation de la tou-che F4 peut être combinée avec la saisie d'un radical ; la saisie d’une lettre (la casse est respectée, soit minuscule, soit majuscule) dans la zone éditable permet également d’atteindre immédiatement la première ligne correspondant à cette lettre, la suite de la liste reste ouverte.

Le mode de validation de la sélection est la tabulation qui permet de passer au champ suivant.

Une liste déroulante s’utilise exactement comme un menu :

1 . en cliquant sur le bouton, ce qui fait s’ouvrir une liste ;

2 . la liste reste ouverte, selon le nombre d’éléments de cette liste une barre verticale de défilement per-met alors d’y naviguer.

3 . en cliquant sur le bouton de la souris lorsque l’élément désiré est sélectionné. Il va alors rester affi-ché.

Si vous voulez conserver la valeur initiale mentionnée dans une liste déroulante, relâchez le bouton en dehors de la zone de sélection.

Listes déroulan-tes non édita-bles

Les listes déroulantes non éditables offrent des choix prédéterminés par le programme.

Elles peuvent aussi proposer des valeurs enregistrées dans d’autres commandes du programme mais ne per-mettent qu’un seul type de sélection.

Elles proposent bien souvent par défaut le premier élément de la liste.

Elles s’accompagnent, sur leur droite, d’un bouton.

Le pointeur prend la forme d’une main pointant du doigt quand il passe au-dessus d’une telle zone.

Pour refermer une liste déroulante sans rien modifier, cliquez en dehors de la liste.

Vous pouvez également sélectionner à nouveau l'élément déjà choisi.

Pour sélectionner un élément à l’aide du clavier :

amenez la sélection dans la zone,

pressez la barre ESPACE et la relâcher (vous pouvez également presser la touche F4),

utilisez les touches BAS ou HAUT pour sélectionner l’item désiré,

pressez la barre ESPACE pour valider la sélection,

ou tapez ECHAP pour ne rien changer.

Volets

L’accession aux différents volets des fiches d’une fonction (s’il y a lieu) s’effectue par l’intermédiaire d’on-glets.

Pour atteindre le volet qui vous concerne, cliquez simplement sur l’onglet qui lui correspond avec le bouton de gauche de la souris et la page correspondante s’affichera. Au clavier, il faut amener la sélection (cadre pointillé) grâce à la touche TABULATION sur le nom de l’onglet actif puis presser la touche DROITE ou GAUCHE pour accéder aux onglets suivants ou précédents.

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Si la configuration d’écran le nécessite, il est possible qu’une barre de défilement apparaisse dans la fenê-tre pour vous donner accès aux derniers (ou aux premiers) onglets.

Le volet par défaut est celui qui est actuellement sélectionné. Si vous passez à d’autres fiches de la même liste, notamment en utilisant les boutons Précédent ou Suivant de la barre d’outils «Na-

vigation», elles s’ouvriront toutes sur le volet précédemment choisi.

Il en sera de même si vous refermez les fiches et leur liste. Leur réouverture se fera sur le dernier onglet sélectionné. Seule la fermeture du programme ramène à la sélection par défaut, c’est-à-dire sur le premier volet.

Sous-volets

L’accession aux sous-volets s’effectue par l’intermédiaire d’onglets.

Si vous passez à d'autres fiches de la même liste, notamment en utilisant les boutons Précédent ou Suivant de la barre d’outils «Navigation», elles s'ouvriront toutes sur le sous-volet précédem-

ment choisi.

Il en sera de même si vous refermez les fiches et leur liste. Leur réouverture se fera sur le dernier sous-volet sélectionné. Seule la fermeture du programme ramène à la sélection par défaut, c'est-à-dire sur le premier sous-volet.

Fonctions diverses des fenêtres

Déplacer la sélection

Cette commande n’est disponible que dans le menu Système des fenêtres de listes. Elle permet de recopier certains des éléments de la liste dans une autre fenêtre.

Réactivation d’une fenêtre

Pour exécuter une fonction appartenant à une fenêtre, il est nécessaire que cette dernière soit active. Une fenêtre est active quand sa barre de titre est tramée (ou colorée sur un écran couleur).

Si vous savez que la fenêtre sur laquelle vous désirez travailler est déjà ouverte à l’écran deux méthodes pour la réactiver :

soit cliquer avec la souris (bouton de gauche) sur une partie de sa fenêtre visible à l’écran,

soit ouvrir le menu Fenêtre qui donne la liste de toutes les fenêtres ouvertes actuellement à l’écran. Il suffit alors de la sélectionner dans la liste pour qu’elle redevienne active.

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Messages

Les programmes Sage émaillent leur fonctionnement de messages d’avertissement si une information est manquante pour réaliser telle opération, de question pour confirmer une action ou d’erreur si une action in-terdite est demandée. Ces messages ont un aspect différent en fonction de leur destination.

Un message d’alerte peut être masqué par une autre application en cours d’exécution. Aussi, lorsqu’il est en attente, l’application clignote 3 fois puis reste en orange dans la barre de tâches jusqu’à l’intervention de l’utilisateur. Ainsi, en cliquant sur la barre de tâches, l’utilisateur peut afficher le message envoyé.

Exemple :En cas de mise en veille prolongée, l’application affiche un message indiquant qu’il faut au préalable la refermer, et tout Windows semble bloqué.

Messages d’erreur

Ceux-ci comportent une présentation particulière.

Ce genre de fenêtre comporte presque systématiquement un bouton OK pour confirmer la lecture du mes-sage.

Si le programme détecte plusieurs fois successivement la même erreur, il n’affiche le message d’alerte qu’une seule fois.

Message de question

Leur présentation est différente de celle du précédent.

Ces messages présentent un nombre variable de boutons. Les «Manuels de référence» des programmes con-cernés décrivent les actions remplies par chacun d’eux.

Message d’information

Leur présentation est différente.

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Ici aussi, le nombre et la teneur des boutons présents dans le message est variable. Les «Manuels de réfé-rence» des programmes concernés décrivent les actions remplies par chacun d’eux.

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Menus

Les menus n’apparaissent que dans la fenêtre d’application et non dans les fenêtres de document.

Les menus servent à lancer les différentes commandes du programme.

Ils sont organisés par centres d’intérêt et sont complètement décrits dans le manuel de référence à l’excep-tion du menu Système qui est détaillé plus loin. Nous ne décrivons ici que leur maniement.

L’ouverture d’un menu s’effectue soit en cliquant sur son nom avec le pointeur de la souris (bouton de gau-che), soit en maintenant enfoncée la touche ALT et en pressant la touche correspondant à la lettre soulignée dans le titre du menu.

Sélection des commandes d’un menu

Au clavier

Vous pouvez également presser la touche ALT seule. Ceci a pour effet de sélectionner le premier menu à gauche. Vous pouvez alors ouvrir cette liste en validant. Vous pouvez ouvrir le menu de droite ou de gauche en déplaçant la sélection avec les touches DROITE ou GAUCHE. Vous pouvez également ouvrir un menu en tapant la lettre soulignée lui correspondant.

Pour refermer un menu sans sélectionner de commande, pressez la touche ALT.

Chaque fenêtre comporte un menu Système. Cette liste est décrit plus loin. Pour ouvrir le menu Système de la fenêtre du programme (fenêtre d’application), pressez les touches ALT + ESPACE.

Lorsqu’il s’agit du menu Système d’une fenêtre de document, pressez les touches ALT + TIRET.

La sélection d’une commande d’un menu s’effectue, lorsque le menu est ouvert, en tapant la lettre soulignée dans le nom de la commande ou bien en déplaçant la zone contrastée de sélection au moyen des touches Bas ou Haut et en validant lorsque celle-ci se trouve sur la commande souhaitée.

Pour refermer un menu sans lancer de commande, pressez la touche ECHAP. Pour quitter la barre de menu, pressez la touche ALT.

Vous pouvez combiner clavier et souris pour la sélection des menus et des commandes.

A la souris

Pour sélectionner une commande à lancer, cliquez sur sa ligne ou tapez, au clavier, la lettre soulignée dans le nom de la commande.

Lorsque vous ouvrez un menu et que vous faites glisser le pointeur de la souris sur les commandes qui la composent (même sans appuyer sur le bouton), le déplacement du pointeur est accompagné de celui de la plage de sélection. Pour lancer la commande ainsi sélectionnée, cliquez alors sur son nom (bouton de gau-che).

Pour refermer un menu sans rien lancer, cliquez avec le pointeur de la souris sur un endroit “neutre” en de-hors du menu. La barre de titre est toute indiquée. Vous pouvez également cliquer une deuxième fois sur le nom du menu ouvert.

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Si vous laissez le doigt appuyé sur le bouton (de gauche) de la souris à l’ouverture d’un menu puis en par-courant la liste ainsi ouverte, c’est lorsque vous relâchez le bouton sur une commande que celle-ci est lan-cée.

Dans ce cas, si vous voulez refermer un menu alors que vous aviez laissé le doigt appuyé sur le bouton de la souris, amenez le pointeur de cette dernière en dehors du menu et relâchez le bouton.

Une commande estompée n’est pas disponible en l’état actuel des choses.

Si les paramétrages réalisés dans la commande Fichier / Autorisations d’accès interdisent complètement l’accès à une fonction pour un utilisateur donné, cette fonction disparaîtra du menu.

Commandes des menus

Les menus comportent des commandes qui lancent les différentes fonctions du programme.

Certaines de ces commandes peuvent apparaître en caractères normaux ce qui signifie qu’il est possible de les lancer en l’état actuel des choses. D’autres peuvent apparaître estompées et sont inutilisables.

Ceci peut être dû à différentes causes :

soit la version que vous possédez ne dispose pas de cette fonctionnalité,

soit la fonctionnalité ne peut être lancée actuellement pour diverses raisons (paramétrage non réa-lisé, autre commande active, etc.),

soit l’utilisateur n’est pas habilité à utiliser la commande.

Voir la commande Autorisations d’accès du menu Fichier de toutes les applications Sage.

Certaines commandes actives peuvent afficher une icône sur leur ligne :

le crayon barré apparaît si l'utilisateur peut consulter les éléments de la fonction mais non les modifier ;

la poubelle barrée apparaît si l'utilisateur ne peut supprimer les éléments auxquels la commande donne accès.

Une commande non estompée et ne comportant aucune de ces icônes sur sa ligne peut être utilisée sans li-mitation.

Ces mêmes icônes apparaissent sur la «Barre d’état» lorsqu’un des éléments de la commande correspon-dante est ouvert à l’écran et constitue la fenêtre active.

Certaines de ces commandes comportent sur leur ligne, à la partie droite, le raccourci clavier qui permet de les lancer directement sans la souris.

Menu Système

Toutes les fenêtres du programme, sauf les messages et les fenêtres “ modales ”, comportent à la gauche de la barre de titre une icône représentative du programme en cours d'utilisation.

Cette case donne accès au menu Système. Chaque fenêtre a donc son menu Système.

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Menu système de la fenêtre d’application

Le menu Système contient toutes les commandes permettant de fermer, déplacer, agrandir ou diminuer la taille de la fenêtre à laquelle il appartient. En face du nom des commandes sont mentionnés les raccourcis que l’on peut taper directement au clavier pour aboutir au même résultat.

Les commandes disponibles sont les suivantes :

Restaurer : rend l’application à nouveau active quant elle était réduite à l’état de bouton ;

Déplacer : permet de déplacer la fenêtre de l’application sur l’écran ;

Taille : permet de modifier les dimensions de la fenêtre ;

Réduire : permet de réduire la fenêtre de l’application à l’état de bouton ;

Agrandir : permet de donner à la fenêtre de l’application sa plus grande dimension compte tenu des dimensions de l’écran ;

Fermer : permet de quitter le programme. Equivalent clavier : ALT + F4.

Les raccourcis que vous tapez au clavier ne s’appliqueront qu’à la fenêtre active, c’est-à-dire à celle dont la barre de titre est tramée ou colorée.

Remarquez la différence existant entre les raccourcis de commande des menus Système des fenêtres d’application et ceux des fenêtres de document. Dans le premier cas, il faut utiliser la touche ALT +…, dans le second la touche CTRL +…

Menu système des fenêtres de document

Les commandes disponibles sont les suivantes :

Restaurer : redonne à la fenêtre de document ses dimensions primitives quant elle était réduite à l’état de bouton ;

Déplacer : permet de déplacer la fenêtre de document sur l’écran ;

Taille : permet de modifier les dimensions de la fenêtre de document ;

Réduire : permet de réduire la fenêtre de document à l’état de bouton ;

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Agrandir : permet de donner à la fenêtre de document sa plus grande dimension compte tenu des dimensions de l’écran ;

Fermeture : permet de refermer la fenêtre active. Equivalent clavier : CTRL + F4 ;

Fermer la liste : permet de refermer la présente fenêtre et toutes celles issues de la même com-mande. Equivalent clavier : CTRL + F5 ;

Déplacer la sélection : permet de recopier les lignes sélectionnées d’une liste dans une autre quand on ne veut pas se servir du transfert par glissement. Equivalent clavier : CTRL + F3.

Certaines fenêtres ne disposent pas de toutes les commandes énumérées ci-dessus.

Menus hiérarchiques

Un menu hiérarchique (ou menu en cascade) est un menu qui s’ouvre à partir d’une commande d’un autre menu. Ces commandes présentent un triangle noir pointe à droite sur leur ligne.

Lorsque la sélection arrive sur cette ligne, un nouveau menu s’ouvre à côté du premier. Déplacez le pointeur sur cette nouvelle liste, en maintenant ou non le bouton (de gauche) de la souris enfoncé, pour sélectionner une commande dans cet autre menu.

Menus contextuels

Il est d’autres menus, dits contextuels, qui s’affichent en cliquant avec le bouton droit de la souris lorsque le pointeur se trouve sur des zones bien particulières.

On peut également les ouvrir en pressant les touches MAJUSCULE + F10 lorsqu’une fenêtre de liste est active à l’écran ou bien lorsque le curseur ou la sélection se trouve dans une zone permettant l’ouverture d’un tel menu. Pour refermer un menu contextuel, il suffit de cliquer en dehors de ce menu, sur une zone neutre ou de taper la touche ECHAP.

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Lorsque la fonction Personnaliser les écrans est active, des menus contextuels dont le contenu est modi-fié apparaissent sur les zones de saisie ou sur les écrans du programme.

Voir la fonction «Personnaliser les écrans», page 182.

Menu contextuel des barres d’outils

Lorsque vous cliquez avec le bouton de droite de la souris sur une partie neutre d’une barre d’outils (c’est-à-dire en dehors d’un bouton), un menu, tel que celui illustré ci-dessous, apparaît.

Il permet :

d’afficher une autre barre d’outils en la sélectionnant dans la liste et en cliquant sur son nom,

de la faire disparaître en cliquant sur une barre déjà cochée (c’est-à-dire ouverte à l’écran),

de lancer certaines commandes du menu Fenêtre.

Liste des barres d’outilsLe haut de cette liste affiche les noms des barres d’outils disponibles dans le programme Sage en cours d’utilisation.Pour afficher une barre, sélectionnez-la dans la liste.Les barres précédées d’une “ coche ” ( ) sont actuellement affichées à l’écran. Il est possible de les mas-quer en les sélectionnant à nouveau.

Barres d’outilsCette commande lance directement la commande Personnaliser l’interface du menu Fenêtre.

PersonnaliserCette commande permet de personnaliser la barre d’outils à partir de laquelle on a affiché le menu contex-tuel.

Pour plus d’informations, reportez-vous à la commande «Personnalisation de l’interface», page 166.

Menu contextuel des zones de saisie

Une zone éditable ou zone de saisie est une zone dans laquelle on peut saisir une information ou une valeur au clavier. Elle est caractérisée par la forme du pointeur qui devient le pointeur d’insertion de texte quand

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il passe dessus. Si vous cliquez du bouton droit de la souris alors que le pointeur est positionné sur une telle zone, un menu contextuel apparaît.

Des menus contextuels peuvent apparaître sur certaines zones de saisie qui normalement n’en disposent pas lorsque la fonction Personnaliser les écrans est active.

Pour plus d’informations, reportez-vous au titre «Personnaliser les écrans», page 182

Les propositions faites par cette liste sont les suivantes (les commandes ne se rapportent qu’à la zone à partir de laquelle le menu a été ouvert) :

Annuler : annule ce qui vient d’être saisi dans la zone. N’est disponible que si une saisie vient d’être faite dans la zone d’édition.

Couper : coupe l’information sélectionnée et la place dans le presse-papiers. N’est active que si le contenu ou une partie du contenu de la zone est sélectionné.

Copier : copie l’information sélectionnée et la place dans le presse-papiers. N’est active que si le contenu ou une partie du contenu de la zone est sélectionné.

Coller : colle le contenu du presse-papiers dans la zone. N’est active que si le presse-papiers con-tient quelque chose.

Supprimer : supprime le texte ou la valeur sélectionnée dans la zone.

Sélectionner tout : sélectionne tout le contenu de la zone.

Menu contextuel des fenêtres “modales”

Une fenêtre “modale” est une fenêtre gérée par le programme d’une façon un peu particulière. Elle ne pos-sède en général pas de bouton Système mais par contre possède souvent un bouton OK et un bouton Annu-ler.

Quand une telle fenêtre est ouverte, il n’est pas possible de lancer une autre commande. Il est possible d’ouvrir un menu contextuel en cliquant sur sa barre de titre avec le bouton droit de la souris.

L’illustration ci-dessous montre un menu contextuel particulier, celui de la fenêtre de l’application. Il est identique au menu Système.

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Le menu contextuel qui s’ouvre en cliquant du bouton droit de la souris sur la barre de titre d’une fenêtre “ modale ” permet de déplacer la fenêtre ou de la refermer.

Il est possible d’ouvrir un tel menu à partir du clavier en pressant les touches ALT + ESPACE.

Rappelons que les menus Système classiques des fenêtres possédant une case Système s’ouvrent au clavier en pressant les touches ALT + TIRET.

Pressez la touche ECHAP pour refermer un tel menu sans l’utiliser.

Les commandes proposées sont les suivantes :

Restauration : rend l’application à nouveau active quant elle était réduite à l’état de bouton ;

Déplacement : permet de déplacer la fenêtre de l’application sur l’écran ;

Dimension : permet de modifier les dimensions de la fenêtre de l’application ;

Réduction : permet de réduire la fenêtre de l’application à l’état de bouton ;

Agrandissement : permet de donner à la fenêtre de l’application sa plus grande dimension compte tenu des dimensions de l’écran ;

Fermeture : permet de quitter le programme. Equivalent clavier : ALT + F4.

Les menus contextuels des fenêtres modales ne proposent que :

Déplacement : permet de déplacer la fenêtre sur l’écran ;

Fermeture : permet de refermer la fenêtre. Equivalent clavier : ALT + F4.

Menu contextuel des listes

Toutes les commandes des programmes de la gamme Sage qui présentent des listes permettent l’affichage de menus contextuels particuliers.



Voir/Modifier l’élément sélectionné : affiche la fenêtre correspondant à l’élément sélectionné ; si plusieurs éléments sont sélectionnés, seul le premier est ouvert. Cette commande est identique à la commande Voir/Modifier de la barre d’outils «Navigation».

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Consulter l’élément sélectionné : permet de consulter, sans pouvoir le modifier, l’élément sélec-tionné dans la liste. Cette commande est identique à la commande Consulter de la barre d’outils «Navigation».

Supprimer les éléments sélectionnés : supprime, si cela est possible, les éléments sélectionnés dans la liste. Cette commande est identique à la commande Supprimer de la barre d’outils «Navigation».

Sélectionner tout : sélectionne tous les éléments de la liste. Equivalent clavier : CTRL + A.

Dessélectionner l’élément courant : dessélectionne l’élément qui se trouve sélectionné. Si plusieurs sont sélectionnés, seul le dernier sera dessélectionné.

Dessélectionner tout : dessélectionne tous les éléments qui pouvaient être sélectionnés.

Ajouter un nouvel élément : fonctionne comme le bouton Ajouter de la barre d’outils «Navigation».

Atteindre : fonctionne comme le bouton Atteindre de la barre d’outils «Navigation».

Rechercher : fonctionne comme le bouton Rechercher de la barre d’outils «Navigation». Voir les fonctions de la barre d’outils «Navigation».

Critères de tri : les critères de tri disponibles dans la barre d'outils «Navigation» sont présentés et disponibles dans le menu contextuel.

Personnaliser la liste lance la commande Personnaliser la liste du menu Fenêtre. Voir plus haut les explications sur cette fonction.

Ajustement des colonnes lance la fonction Fenêtre / Ajustement automatique des colonnes qui per-met d’ajuster la largeur des colonnes des listes à la longueur des informations qu’elles contiennent.

Certaines des fenêtres sur lesquelles apparaissent de tels menus contextuels peuvent posséder des fonc-tions en plus ou bien certaines fonctions de base peuvent ne pas être disponibles. Le manuel de référence vous précisera ces possibilités ou ces impossibilités suivant le cas.

Menu contextuel des listes d’outils

Les fonctions “ outils ” sont les suivantes. Elles sont communes à tous les programmes Sage.

Impression différée,

Autorisations d’accès,

Rechercher,

formats de sélection des impressions,

formats de sélection exportation.

Version L’impression différée n’est disponible qu’en Ligne 100.



Ouvrir l’élément sélectionné : affiche la fenêtre correspondant à l’élément sélectionné ; si plusieurs éléments sont sélectionnés, seul le premier est ouvert.

Supprimer les éléments sélectionnés : supprime, si cela est possible, les éléments sélectionnés dans la liste. Cette commande est identique à la commande Supprimer de la barre d’outils «Navigation».

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Sélectionner tout : sélectionne tous les éléments de la liste.

Ajouter un nouvel élément : fonctionne comme le bouton Ajouter de la barre d’outils «Navigation».

Dans ce cas aussi certaines fonctions peuvent être indisponibles en fonction de la commande active.

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Barres verticales

Les barres verticales regroupent des boutons permettant de lancer les principales fonctions du programme. Elles sont un utile complément aux barres d’outils.

Leur affichage est demandé par la fonction Fenêtre / Barre verticale. Si la barre verticale est apparente, une coche ( ) apparaît à gauche de l’intitulé de la fonction.

Paramétrage de la barre verticale

Les barres verticale occupent le coté gauche et toute la hauteur de la fenêtre du programme ; elles peuvent être élargies mais pas déplacées.

Pour faire s’ouvrir les différentes barres verticales, cliquez sur leur titre en abs ou en haut de la barre affi-chée.

Contenu de la barre verticale, le menu contextuel

Le contenu de la barre verticale est paramétré à l'aide de son menu contextuel. Il est composé des fonctions suivantes.

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Grandes icônesSi ce choix est sélectionné, les icônes de la barre verticale sont agrandies et une légende apparaît en des-sous.

Petites icônesCe choix réduit la taille d'affichage des icônes ; la légende apparaît dans ce cas à sa droite.

Nouveau groupeCette fonction permet de créer un nouveau groupe d'icônes dans la barre verticale. Vous pouvez lui asso-cier un nom directement.Vous pouvez créer autant de groupes que vous le souhaitez. Ils seront classés par ordre de création.

Supprimer le groupeCette fonction permet de supprimer le groupe actuellement ouvert dans la barre verticale.

Le programme vous demande confirmation avant de s'exécuter.

Renommer le groupeCette fonction permet de renommer le groupe actif de la barre verticale.

Ajouter une fonction…Sélectionnez ce choix pour ajouter une fonction à la barre verticale.

Cette fonction est présentée plus bas, au paragraphe Ajout de fonctions dans la barre verticale.

Ajouter un raccourciCette fonction vous permet de créer un raccourci pour pouvoir exécuter n'importe quel fichier (exécuta-bles, fichiers de données, fichiers HTML …) reconnu par Windows.

Cette fonction est présentée plus bas, dans le paragraphe «Ajout de fonctions dans la barre verticale», page 56.

Masquer la barre verticaleCette fonction permet d'escamoter la barre verticale comme le fait la fonction Fenêtre / Barre verticale.

Réinitialiser la barre verticaleCette fonction permet d'annuler les modifications demandées et de revenir à la barre verticale standard.

Lorsque vous sélectionnez cette fonction, le programme vous met en garde sur la perte de vos paramètres personnels et vous demande confirmation.

Ajout de fonctions dans la barre verticale

Pour ajouter des fonctions dans la barre verticale, utilisez la commande Ajouter une fonction du menu con-textuel.

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La fenêtre «Ajouter une fonction dans la barre verticale» apparaît.

Les fonctions insérées sont des fonctions de l'application mises à disposition pour un accès rapide et convi-vial.

Pour ajouter une fonction :

1 . Déployez les fonctions disponibles dans l'arbre de sélection grâce à l'icône .

2 . Cliquez sur l'intitulé de la fonction à ajouter.

3 . Cliquez sur le bouton OK de la fenêtre.

La fonction ajoutée est placée dans le groupe ouvert de la barre verticale.

Les fonctions sont classées dans le groupe par ordre de création. Pour les déplacer, cliquez sur leur icône et faites-les glisser à l'emplacement souhaité.

Les fonctions de gestion qu'il est possible d'insérer sont nombreuses ; elles sont relatives à l'application.

Nous vous invitons à consulter votre programme pour connaître toutes les possibilités offertes.

Ajout d'un raccourci dans la barre verticale

Cette fonction permet d’ajouter des fonctions externes à l’application Sage dans la barre verticale.

Exemple On peut lancer une feuille de calcul d’un tableur en sélectionnant son nom.

La fenêtre «Ajouter un raccourci dans la barre verticale» apparaît. Il s'agit de la fenêtre classique d'ouverture d'un fichier.

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La liste des fichiers de données de l’application apparaît, sélectionner celui souhaité puis cliquez sur le bou-ton Ouvrir.

N’importe quel type fichier peut être sélectionné (exécutable, documents, données,…).

Les fonctions sélectionnées sont identifiées, dans la barre verticale par :leur icône,les 35 premiers caractères de l’intitulé du fichier sélectionné.

Menu contextuel des raccourcis de la barre verticale

Un menu contextuel est accessible lorsque vous sélectionnez une fonction de la barre verticale puis que vous cliquez avec le bouton droit de la souris.

Il vous permet de :

Supprimer de la barre verticaleL'icône de la fonction sélectionnée est supprimée de la barre verticale. Seul le lien avec l'application est supprimé. Le fichier lié n'est en en aucun cas supprimé.

Renommer la fonctionCette fonction vous permet d'attribuer un nouveau nom à l'icône de la fonction, toujours dans la limite de 35 caractères.

Afficher les propriétés de la fonctionCette fonction affiche la fenêtre «Propriété» de la fonction sélectionnée.

Exécution des raccourcis de la barre verticale

Un simple clic sur l'icône du raccourci permet d'en lancer l'exécution du programme ou l’ouverture du fi-chier de travail grâce à son application de lancement.

Si le type de fichier n'est pas connu de Windows, la fenêtre «Ouvert par» est affichée afin de vous permettre de sélectionner le programme à utiliser.

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Barres d’outils

Les barres d’outils regroupent des boutons qui permettent de lancer plus commodément la plupart des com-mandes des programmes de la gamme Sage.

Ce sont des listes de boutons qui vous permettent de lancer directement des commandes sans avoir à passer par les menus et les commandes. Leur accès sera donc plus rapide et plus aisé. Elles ne tiendront pas beau-coup de place à l'écran, d'autant que vous pouvez les coller contre la barre des menus. On peut les faire ap-paraître ou disparaître à tout moment.

Des bulles d’aide sont disponibles sur tous les boutons des barres d’outils.

Pour les afficher, il suffit de placer le pointeur de la souris (sans cliquer) sur le bouton et un petit message explicatif s’affiche une seconde plus tard (pour le premier bouton puis instantanément pour les boutons sui-vants). Ce message est temporisé et s’efface au bout de quelques instants.

Toutes ces barres d'outils sont paramétrables, c'est-à-dire que vous pouvez y ajouter ou supprimer certaines commandes qui vous semblent utiles ou inutiles. Vous pouvez également modifier leur titre.

Version Les programmes de la Ligne 100 proposent quatre ou cinq (selon le programme) barres d’outils personna-lisables que vous pourrez paramétrer selon vos besoins.

Il n'est pas possible d'ajouter à une barre d'outil non personnalisée des boutons qui n'y sont pas prévus. Vous ne pouvez qu'ajouter des boutons que vous auriez précédemment supprimés d'une telle barre.

Les barres d'outils communes à tous les programmes de la gamme Sage sont décrites ci-dessous.

Les barres d’outils spécifiques aux applications Sage sont décrites dans les manuels de référence des pro-grammes correspondants.

Disponibilité des boutons des barres d’outils

Certains boutons de la barre d’outils «Navigation» et des barres d’outils peuvent apparaître estompés et inu-tilisables. Ceci est dû à plusieurs causes :

soit la version du programme que vous possédez ne dispose pas de la fonctionnalité correspondante,

soit la commande qu’ils permettent de lancer n’est pas disponible en l’état actuel des choses,

Exemple Le bouton Nouveau fichier n’est pas accessible lorsqu’un fichier est déjà ouvert.

soit l’utilisateur n’a pas l’autorisation d’accès à la commande (voir la commande Fichier / Autori-sations d’accès).

Voir la commande Autorisation d’accès du menu Fichier des applications Sage.

Afficher ou masquer les barres d’outils

Afficher une barre d’outils

Pour afficher une barre d’outils non présente à l’écran, plusieurs solutions :

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Lancer la commande Fenêtre / Personnaliser l’interface, volet «Barres d’outils», sélectionner le nom de la barre d’outils dans la liste, cliquer sur le bouton Afficher, répéter éventuellement cette opération pour d’autres barres d’outils puis cliquer sur le bouton OK.

Ouvrir le menu contextuel d’une barre d’outils ouverte à l’écran et sélectionner la barre d’outils à afficher.

Pour plus d’informations sur l’affichage du menu contextuel des barres d’outils, reportez-vous au titre «Menu contextuel des barres d’outils», page 50.

Pour plus d’informations sur le paramétrage des barres d’outils, reportez-vous au chapitre «Personnali-sation», page 165.

Les barres d’outils présentes à l’écran apparaissent, dans les deux fonctions décrites ci-dessus, avec leur nom précédé d’une coche ( ).

Masquer une barre d’outils

Pour masquer une barre d’outils présente à l’écran, plusieurs solutions :

Cliquer dans sa case de fermeture.

Lancer la commande Fenêtre / Personnaliser l’interface, volet «Barres d’outils», sélectionner le nom de la barre d’outils dans la liste, cliquer sur le bouton Masquer, répéter éventuellement cette opération pour d’autres barres d’outils puis cliquer sur le bouton OK.

Ouvrir le menu contextuel d’une barre d’outils ouverte à l’écran et sélectionner la barre d’outils à masquer.

Fonctions propres aux barres d’outils

La commande Personnaliser l’interface du menu Fenêtre est destinée au paramétrage des barres d’outils.

Vous pouvez la lancer en cliquant sur le bouton Personnaliser l’interface de la barre d’outils «Stan-dard».

Le volet Barres d’outils présente la liste des barres d’outils disponibles.

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Celles qui sont précédées d'une coche ( ) sont actuellement visibles à l'écran.

Les barres d’outils ouvertes à l’écran lorsque vous quittez le programme vous seront proposées à leur même place lors de la prochaine session de travail.

La personnalisation des barres d'outils est vue plus loin.

Pour plus d’informations sur la personnalisation des barres d’outils, reportez-vous au titre «Personnalisa-tion des barres d’outils», page 169.

Afficher les légendesBoîte à liste proposant de paramétrer l’affichage des légendes des icônes :

Sous les icônes (les légendes sont affichées sous les icônes),A droite des icônes,Aucune légende.

Afficher de grandes icônesSi cette case est cochée les boutons des barres d’outils auront une taille plus importante pour mieux les discerner.

Afficher les Infos BullesSi cette case est cochée, le positionnement du pointeur (sans cliquer) sur un bouton ouvrira une petite “bulle” (ou phylactère) qui vous expliquera succinctement le rôle du bouton.

Rappelons que la «Barre d’état» affiche également quelques mots d’explication sur le rôle du bouton, que cette case soit cochée ou non.

Cliquez sur le bouton OK pour refermer cette fenêtre en enregistrant les modifications faites. Cliquez sur le bouton Annuler pour n’en rien faire.

Barre d’outils Navigation

Cette barre apparaît dès le lancement du programme.

Vous pouvez la faire disparaître ou réapparaître, la déplacer, la déformer ou la coller contre les bords comme toutes les barres d’outils (voir leur description plus loin).

Du fait de la présence de la liste déroulante Tri, il n’est pas possible de coller la barre d’outils «Navigation» contre les bords verticaux de la fenêtre comme vous pouvez le faire avec les autres barres d’outils (voir plus loin).

La barre d’outils «Navigation» peut disparaître de l’écran lors de l’exécution de certaines commandes.

Rôle de la barre d’outils Navigation

Les boutons peuvent ne pas être tous disponibles en fonction de la tâche que vous exécutez. Les boutons de la barre d’outils «Navigation» se rapportent toujours à la fenêtre active à l’écran (rappelons que la fenêtre active est celle dont la barre de titre a une couleur franche et non estompée).

Toutes les commandes que l’on peut lancer par les boutons de la barre d’outils «Navigation» (sauf les tris) sont également disponibles dans le menu Edition.

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Bouton AjouterPermet d'ajouter un élément à la liste active.Equivalent clavier : CTRL + J.

Bouton ConsulterPermet de consulter l'élément sélectionné dans la liste active. Cette commande ne permet aucune modification.

Equivalent clavier : CTRL + L ou double-clic sur la ligne de l’élément.

Le double-clic sur la ligne d’une liste peut être affecté soit à la seule consultation des éléments, soit à leur consultation / modification. Ce paramétrage s'effectue par poste de travail au moyen de la commande Fenêtre / Personnaliser l’interface / volet Affichage.

Bouton Voir/ModifierPermet de consulter et/ou modifier l'élément sélectionné dans la liste active.

Equivalent clavier : CTRL + M ou double-clic sur la ligne de l’élément.

Voir la remarque ci-dessus.

Bouton SupprimerPermet de supprimer, si cela est possible, l'élément sélectionné dans la liste active.

Equivalent clavier : CTRL + U.

Bouton PrécédentPermet d'accéder à la fiche de l'élément qui précède celui dont la fiche est active à l'écran, en fonc-tion du mode de tri paramétré sur cette même barre d’outils «Navigation».

Equivalent clavier : CTRL + GAUCHE.

Bouton SuivantPermet d'accéder à la fiche de l'élément qui suit celui dont la fiche est active à l'écran, en fonction du mode de tri paramétré sur cette même barre d’outils «Navigation».

Equivalent clavier : CTRL + DROIT.

Bouton RechercherLance la commande Rechercher. Cette commande est décrite plus loin.

Equivalent clavier : CTRL + F.

Bouton AtteindreDonne accès à une fonction de recherche qui est expliquée plus loin sous ce titre.Equivalent clavier : CTRL + T.

Pour plus d’informations, reportez-vous au titre Atteindre du chapitre «Recherche et remplacement de données», page 191.

Bouton InverseurDonne accès à la commande Inverseur du menu Edition.

Pour plus d’informations sur l’inverseur, reportez-vous au « Manuel de l’euro ».

Bouton Calculette SageDonne accès à la Calculette Sage. Ce bouton est équivalent à la commande du même nom du menu Edition.

Pour plus d’informations sur la calculette Sage, reportez-vous au titre «Calculette Sage», page 77.

Tri

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Le contenu de cette liste déroulante non éditable varie en fonction de la fenêtre de liste active. Les possibi-lités de tri offertes sont précisées dans les manuels de référence des programmes de la gamme Sage. Si cette zone est estompée, la liste active, ou la liste correspondant à la fenêtre active (s'il y en a), ne propose pas de tri particulier. Selon le choix de tri fait ici, la colonne concernée est grisée.

Un autre moyen permet d’effectuer le tri sur une colonne. Ainsi, en effectuant un clic sur l’intitulé d’une colonne correspondant à une clé de tri, le tri s’effectue sur la liste selon l’index concerné.

Il est également possible d’effectuer des tris croissants ou décroissants sur n’importe quelle colonne « tria-ble », sans ajout d’index supplémentaire. Un flèche (à droite de l’entête de la colonne) permet d’indiquer l’ordre de tri (sauf pour les tris personnalisés sous SQL Server et Sage SQL).

Exemple :Un tri décroissant sur la colonne Jour(flèche vers le bas à droite de la zone):

Barre d’outils Standard

En plus de la barre d’outils «Navigation», une barre d’outil est présente dans tous les programmes de la gamme Sage, il s’agit de la barre d’outils «Standard».

Elle comporte des boutons de fonctions générales communes à toutes les applications.

Les commandes lancées par ces boutons sont décrites dans le manuel de référence du programme concerné.

Rappelons que pour qu’un clic sur un bouton remplisse l’effet désiré, il est nécessaire que lorsque l’on appuie sur le bouton de la souris et, surtout, lorsqu’on relâche le doigt, le pointeur soit bien positionné sur le bouton en question.

Bouton Nouveau fichierIl permet de créer un nouveau fichier avec ou sans le mode assistant. Il n’est accessible que si aucun fichier n’est ouvert. Il a le même rôle que la commande Nouveau du menu Fichier.

Equivalent clavier : CTRL + N.

Bouton Ouvrir un fichierIl permet d’ouvrir un fichier du type attendu par le programme à ce stade. Il a le même rôle que la commande Ouvrir du menu Fichier.

Equivalent clavier : CTRL + O.

Bouton CouperIl efface le texte ou les éléments sélectionnés et les place dans le Presse-papiers. Il a le même rôle que la commande Couper du menu Edition.

Equivalent clavier : CTRL + X.

Bouton CopierFait une copie du texte ou des éléments sélectionnés et la place dans le Presse-papiers. A le même rôle que la commande Copier du menu Edition.Equivalent clavier : CTRL + C.

Bouton CollerCopie le contenu du Presse-papiers à l’endroit du curseur. A le même rôle que la commande Coller du menu Edition.

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Equivalent clavier : CTRL + V.

Bouton AnnulerAnnule, si cela est possible, la dernière opération réalisée. A le même rôle que la commande Annuler du menu Edition.

Equivalent clavier : CTRL + Z.

Bouton EffacerEfface le texte sélectionné sans le placer dans le Presse-papiers. A le même rôle que la commande Effacer du menu Edition.

Equivalent clavier : SUPP.

Bouton DupliquerFait une copie de l’élément sélectionné ou ouvert à l’écran. A le même rôle que la commande Dupliquer du menu Edition.Equivalent clavier : CTRL + D.

Bouton Fermer le fichierPermet de fermer le fichier actuellement ouvert pour en créer ou en ouvrir un autre. A le même rôle que la commande Fermer du menu Fichier.

Equivalent clavier : CTRL + W.

Cette commande ne sert pas à refermer une fenêtre. Voir pour cela la description des fenêtres de docu-ment.

Bouton A propos du fichierDonne accès à la fiche de l’entreprise. A le même rôle que la commande A propos de... du menu Fichier.

Bouton Lire les informationsPermet de consulter les informations générales concernant le dossier ouvert. A le même rôle que la commande Lire les informations du menu Fichier.

Bouton Configuration système et partagePermet d'obtenir des informations techniques sur le programme en cours d'utilisation et les utilisa-teurs connectés si vous travaillez en réseau. A le même rôle que la commande Configuration sys-tème et partage du menu Fichier.

Bouton Autorisation d’accèsPermet d’accéder à la fonction de protection des fichiers. A le même rôle que la commande Autori-sations d’accès du menu Fichier.

Bouton Mise en pageDonne accès à la fonction de mise en page des documents paramétrables. A le même rôle que la commande Mise en page du menu Fichier.

Ce bouton n'est pas disponible dans le programme Sage Immobilisations 100.

Bouton Format d’impressionDonne accès à la fenêtre de configuration des impressions. A le même rôle que la commande For-mat d’impression du menu Fichier.

Bouton Impression différéePermet de lancer les impressions dont on a demandé une impression différée. A le même rôle que la commande Impression différée du menu Fichier.

Version L’impression différée n’est disponible qu’en Ligne 100.

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Rappelons que l’existence d’impressions différées est repérée par la présence d’une petite icône sur la «Barre d'état».

Pour l’affichage de cette barre, voir le titre «Barre d’état», page 27.

Bouton Réorganiser l’écranRépartit les fenêtres ouvertes à l’écran suivant les réglages faits. A le même rôle que la commande Réorganiser du menu Fenêtre.

Bouton PréférencesDonne accès à la fenêtre permettant d’enregistrer les préférences. A le même rôle que la commande Préférences du menu Fenêtre.

Bouton ActualiserLance le rafraîchissement de la liste à l’écran en cas de travail en réseau.Equivalent clavier : F5.

Bouton Personnaliser l’interfaceOuvre la fenêtre de la fonction permettant la sélection et le paramétrage des barres d’outils. A le même rôle que la commande Personnaliser l’interface du menu Fenêtre.

Bouton AideLance la fonction d’aide. A le même rôle que la commande Rechercher l’aide sur... du menu Aide (?).

Equivalent clavier : F1 pour une aide ponctuelle sur la commande active à l’écran.

Opérations possibles sur les barres d’outils

Positionnement des barres d’outils

Toutes les barres d’outils peuvent rester libres à l’écran (et même en dehors de la fenêtre de l’application si nécessaire) et être déplacées en les faisant glisser par leur barre de titre.

On peut aussi les coller le long des bords de la fenêtre de l’application où elles resteront figées jusqu’à ce qu’on les masque ou qu’on les déplace à nouveau dans l’écran.

Pour coller une barre le long des bords horizontaux ou verticaux de la fenêtre de l’application, il suffit de la faire glisser par sa barre de titre et d’amener le pointeur à la limite de la zone de travail et du cadre de la fenêtre.

Aussitôt, la barre d’outils se colle automatiquement.

Pour ramener une barre d’outils automatiquement à l'endroit où elle se trouvait avant d'être déplacée, il suffit de faire un double-clic sur sa barre de titre.

On peut la faire glisser le long de ce bord pour ajuster sa position (par exemple pour disposer deux barres d’outils dans le prolongement l’une de l’autre).

On peut aussi disposer deux ou plusieurs barres d’outils côte à côte le long d’un bord.

On peut également ramener une barre au centre de l’écran.

Pour cela, la faire glisser en cliquant dessus en dehors d’un bouton.

Il est impossible de coller la barre d’outils «Navigation» contre les bords verticaux de la fenêtre du fait de la présence de la zone Tri.

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Formes et dimensions des barres d’outils

Vous pouvez modifier la forme d’une barre d’outils. Pour cela, affichez-la au centre de l’écran puis déplacez le pointeur le long d’un de ses bords verticaux ou horizontaux.

Quand le pointeur prend la forme d’une double flèche (horizontale ou verticale), cliquez et faites glisser dans le sens voulu.

Personnalisation des barres d’outils

Pour plus d’informations sur la personnalisation, reportez-vous au titre «Personnalisation des barres d’outils», page 169.

Raccourcis-clavier

Pour plus d’informations sur la personnalisation, reportez-vous au titre «Personnalisation des barres d’outils», page 169.

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Pointeurs de la souris

Le pointeur, symbole qui se déplace à l’écran en fonction des mouvements de la souris, prend différentes formes selon l’emplacement sur lequel il se trouve ou selon l’opération en cours d’exécution :

une boussole en rotation lors des opérations de chargement du programme ou de traitements sur les fichiers,

une flèche dans la plupart des cas,

un sablier lors des opérations de chargement du programme ou de traitements sur les fichiers,

un pointeur d’insertion sur les zones de saisie de texte et de valeurs,

une main pointant un doigt sur les listes et menus déroulants,

une main ouverte pour les transferts d’éléments par glissement d’une fenêtre à une autre,

un double trait avec des flèches pour partager certaines fenêtres ; voir plus loin les explications complémentaires sur cette possibilité,

un trait vertical avec des flèches pour l’élargissement des colonnes de toutes les fenêtres pré-sentant des informations en colonnes,

une loupe pour consulter une partie d’un document visualisé par l’option Aperçu avant impression,

un réticule pour tracer une illustration ou une zone de report dans les documents dessinés dans la commande Mise en page….

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Boutons

Les boutons comportent une représentation symbolique de la fonction qu'ils permettent de lancer ou simplement la désignation de leur rôle. Le manuel de référence vous en expliquera la destina-tion.

Pour les utiliser, il suffit de cliquer dessus avec le pointeur de la souris. Un bouton inutilisable à un moment donné est estompé.

Activation des boutons à l’aide du clavier

Il existe des équivalents clavier qui ont le même rôle que cliquer avec la souris. On les obtient en pressant la touche MAJUSCULE et en tapant la touche de fonction dont le numéro correspond au bouton visé.

Dans une fenêtre, les boutons sont numérotés de gauche à droite et de haut en bas. Le premier correspond à la combinaison de touches MAJUSCULE + F1, le second à MAJUSCULE + F2 et ainsi de suite.

Si une fenêtre comporte plus de boutons que de touches de fonctions, seuls les douze premiers jouissent de cette possibilité.

Les Annexes de ce manuel donnent le détail des boutons d’usage général et des raccourcis clavier qui leur correspondent. Les manuels de référence respectifs des programmes indiquent le rôle de tous les boutons présents dans les fenêtres.

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Bulles d’aide

Il est possible de connaître facilement le rôle d’un bouton. Il suffit de faire apparaître sa “ bulle d’aide ”.

Pour cela :

amenez le pointeur de la souris sur le bouton ;

ne cliquez pas,

laissez le pointeur tout le temps nécessaire à l’apparition du message.

Au bout d’une seconde, un petit message va apparaître et vous donner le titre du bouton.

Ce message s'accompagne de quelques mots d'explication sur la «Barre d’état» en bas de la fenêtre de l'ap-plication.

L’apparition de ce message est temporisée. Il se referme de lui-même au bout de quelques secondes.

L’apparition de bulles d’aide sur les boutons des barres d’outils peut être paramétrée dans la commande Personnaliser l’interface du menu Fenêtre des programmes Sage.

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Fonctions diverses

Fonctions diverses

Cette partie du manuel décrit les fonctions annexes que la plupart des programmes Sage proposent :

«Ouverture des fichiers», page 71,

«Transfert des préférences», page 72,

«Transferts par glissement ou Glisser/Déposer», page 74,

«Gestion des graphiques», page 75,

«Calculette Sage», page 77,

«Télécommunication et contacts», page 86,

«Intégration de fichiers photo et multimédia», page 89,

«Liens Microsoft® Office», page 93.

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Fonctions diverses

Ouverture des fichiers

Fichier / Ouvrir

La fonction Ouvrir présente dans les applications Sage dispose d’une nouvelle fonctionnalité qui dispense de faire appel au programme de Maintenance.

Conversion des fichiers

Cette procédure ne permet pas de définir les paramètres de conversion. Par exemple, pour la con-version des fichiers comptables antérieurs à la version 14.00, la référence pièce sera imposée par le programme. Si vous voulez pouvoir choisir la valeur mentionnée dans cette zone, il faut utiliser l’assistant du programme Sage Maintenance.

Voir le titre «Assistant de conversion des fichiers (Conversion d’une version à partir de la gamme 2001)», page 300.

Si vous ouvrez, pour la première fois, un fichier d’une version antérieure du programme, celui-ci vous pro-pose, le cas échéant, de le convertir en affichant le message suivant :

«Ce fichier n’est pas converti. Voulez-vous effectuer la conversion en nouvelle version ?Attention ! Cette opération peut prendre plusieurs heures selon la taille de votre fichier !Oui / Non»

Oui : lance la conversion.Non : n’ouvre pas le fichier et n’effectue aucune conversion (valeur proposée par défaut).

Le fichier d’origine, non converti, est conservé mais rebaptisé en[NOM DU FICHIER]_OLD.[EXTENSION DE L’APPLICATION]

S’il s’agît d’un fichier d’une application autre que la Comptabilité, le fichier comptable associé doit, en gé-néral, être converti en premier.

Exemple C’est notamment le cas du fichier commercial du programme Sage Gestion commerciale qui est systéma-tiquement associé à un fichier comptable.

Dans ce but, un message s’affiche :

«La conversion du fichier XXX nécessite la conversion préalable du fichier YYY lié ! Confirmez-vous la con-version du fichier YYY lié ?Oui / Non»

Oui : lance la conversion du fichier YYY (valeur par défaut).Non : annule la procédure complète.

Si la conversion du fichier YYY est demandée, une fenêtre s’ouvre pour confirmer le fichier qui sera traité.

Vérifiez que le fichier proposé est bien celui qui est associé au premier fichier à convertir. Cliquez sur le bouton Ouvrir pour lancer la conversion.

L’utilisateur est averti des opérations qui s’effectuent grâce à des fenêtres qui s’affichent. Comme pour le premier fichier, l’ancienne version du fichier lié est conservée en adjoignant _OLD à son nom.

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Fonctions diverses

Transfert des préférences

Fichier / Outils

Cette fonction ouvre un menu hiérarchique qui donne accès à deux fonctions.

Ce menu comporte deux fonctions :

«Importer les préférences», page 72 et

«Exporter les préférences», page 73

qui permettent l’une d’exporter les préférences du poste à partir duquel la fonction est lancée, et l’autre d’importer les préférences d’un autre poste de façon à harmoniser les paramétrages de fonctionnement entre les deux postes et de permettre ainsi un échange d’informations sans disparités.

Le format des fichiers utilisé autorise le transfert des données entre deux postes équipés de systèmes d’ex-ploitation différents (par exemple Windows XP sur l’un et Windows 200 Server sur l’autre) ou sur le même poste entre deux utilisateurs différents. Les fichiers spécifiques comportent. l’extension .PREF.

Cette fonction n’autorise pas les transferts entre deux applications Sage différentes : exemple Sage Ges-tion commerciale et Sage Saisie de caisse décentralisée. Des messages d’erreur vous le rappelleront.

Les informations concernées par cet échange sont précisées dans le tableau ci-dessous.

Importer les préférences

Cette fonction permet d’importer un fichier de préférences. Elle ouvre une fenêtre «Ouvrir» qui propose par défaut d’ouvrir un fichier de préférences. Extension .PREF.

Élément Description Fonction du programme

Préférences générales du poste Taille et positionnement des fenêtres

Options de la fonction Préférences Fenêtre / Préférences

Affichage et ordonnancement des colonnes

Fichier / A propos de… / Options / Organisation

Personnalisation de la barre verticale Affichage et ordonnancement de la barre verticale

Menu contextuel de la barre verticale

Personnalisation des menus Définition des menus et fonctions Volet «Fenêtre / Personnaliser l’inter-face / Menus»

Personnalisation des barres d’outils Boutons des barres d’outils Volet «Fenêtre / Personnaliser l’inter-face / Barres d’outils» ou menu con-textuel des barres d’outils

Personnalisation des raccourcis cla-vier

Définition des raccourcis clavier Volet «Fenêtre / Personnaliser l’inter-face / Clavier»

Personnalisation des écrans Personnalisation des écrans Fenêtre / Personnaliser les écrans et menu contextuel de l’en-tête des piè-ces

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Fonctions diverses

Sélectionnez le fichier dans le dossier où il a été stocké et cliquez sur le bouton Ouvrir ou validez.

Selon la personnalisation déjà effectuée sur le poste dans lequel l’importation des préférences est réalisée, le programme effectue les traitements suivants :

Aucune personnalisation n’a été effectuée sur ce poste : l’ensemble des préférences est importé sur le poste.Le poste possède déjà une personnalisation : les paramètres déjà personnalisés sont mis à jour. Les personnalisations non encore réalisées sont créées. Les personnalisations déjà créées sur le poste mais non présentes dans le fichier d’importation sont conservées.

Exporter les préférences

Cette fonction permet d’exporter un fichier de préférences. Elle ouvre une fenêtre «Enregistrer sous» qui permet d’enregistrer un fichier de préférences sous le nom et dans le dossier voulus par l’utilisateur. L’ex-tension de ces fichiers est .PREF. Elle sera ajoutée automatiquement par le programme.

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Fonctions diverses

Transferts par glissement ou Glisser/Déposer

Le système d’exploitation Windows s’agrémente d’une fonctionnalité que les anglo-saxons appellent le “Drag and Drop” et que nous décrirons comme une copie ou un transfert par glissement.

Elle permet de transférer des éléments d’une liste dans une autre.

Elle consiste en :

la disposition côte à côte des deux fenêtres à l’écran, la fenêtre d’origine et celle de destination (la fenêtre d’origine peut recouvrir en partie celle de destination),

la sélection d’un ou plusieurs éléments dans la liste d’origine,

l’appui sur la touche ALT pendant la durée du déplacement,

le glissement de la sélection (bouton de gauche de la souris) vers une zone de destination habilitée à recevoir les éléments sélectionnés.

Signalons qu’une zone habilitée à recevoir des éléments copiés par glissement s’entoure d’un trait plus épais lorsque le pointeur y pénètre lors d’un glissement.

Il est possible d’utiliser cette possibilité à partir du clavier.

Les fonctions qui le permettent proposent dans leur menu Système la commande Déplacer la sélection.

Equivalent clavier : CTRL + F3.

La procédure à employer est la suivante :

1 . affichez les fenêtres côte à côte (ou avec un recouvrement partiel) ;

2 . sélectionnez dans la liste d’origine les éléments à transférer (tous les procédés sont possibles) ;

3 . sélectionnez la commande Déplacer la sélection ou taper son raccourci (le pointeur se transforme alors en une main à plat) ;

4 . déplacez cette main à l’aide des touches de direction et l’amener sur la zone destinataire (qui doit être visible, tout au moins en partie) ;

5 . validez. Les éléments sont copiés.

La copie par glissement est précisée dans les manuels de référence des programmes Sage pour chacune des fonctions qui le permettent.

Cette manœuvre ne supprime pas les éléments de la liste initiale (sauf exceptions précisées dans les manuels de référence).

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Fonctions diverses

Gestion des graphiques

Un bouton Visualisation d’un graphique est disponible dans les commandes offrant des possibi-lités de visualisation de cumuls ou de valeurs statistiques. Il permet l’affichage d’un graphique correspondant aux valeurs affichées dans les volets «Cumuls» ou «Statistiques».

Il donne accès à une première fenêtre permettant la sélection des valeurs à afficher dans le graphique.

Sélection de la série du graphique

Les sélections proposées sont différentes en fonction de la commande qui en bénéficie.

Cet exemple montre les types de graphiques qui peuvent être obtenus en Gestion Commerciale.

Certains graphiques peuvent comporter une double échelle verticale.

Voir les manuels de référence des programmes concernés.

Différentes représentations graphiques

Les graphiques peuvent être affichés sous trois formes différentes. L’accès aux différents graphiques se fait par l’intermédiaire de trois boutons.

Le bouton Histogramme permet de visualiser un graphique sous la forme de colonnes.

Le bouton Courbe permet de visualiser un graphique sous la forme de courbes.

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Fonctions diverses

Le bouton Secteur permet de visualiser un graphique sous la forme d’un graphique à secteurs (“ camembert ”). Une seule valeur sera représentée sur les différentes périodes renseignées. Dans le cas ou plusieurs valeurs sont sélectionnées (exemple : C.A. H.T, et Marge), c’est la première

qui sera systématiquement proposée.

Les graphiques peuvent être imprimés sous les différents formes citées précédemment en cliquant sur le bouton Imprimer. Cliquez sur le bouton Annuler pour les refermer.

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Fonctions diverses

Calculette Sage

La calculette Sage peut être lancée soit à partir de la commande du même nom du menu Edition des programmes Sage, soit en cliquant sur le bouton Calculette Sage de la barre d’outils «Navigation».

Cette calculette permet :

d’effectuer les quatre opérations de base : addition, soustraction, multiplication, division,

d’effectuer des fonctions étendues racine carrée, pourcentage et inversion,

de changer le signe d’une valeur,

de conserver une valeur en mémoire et de lui ajouter d’autres valeurs qui peuvent être le résultat de calculs,

de paramétrer jusqu’à 50 formules de calcul au gré de l’utilisateur,

de convertir immédiatement une valeur dans une autre,

d’extraire une valeur d’une zone de saisie pour la coller dans la calculette,

à l’inverse, de coller la valeur affichée par la calculette dans une zone de saisie de valeur du pro-gramme Sage actif.

Exemple La conversion classique sera du franc vers l'euro pour un utilisateur français, mais ce peut être tout aussi bien le dollar canadien en yen japonais.

La Calculette Sage est une application indépendante du programme à partir duquel vous l’avez appelée mais elle ne peut être utilisée seule. Si vous refermez le programme Sage, la calculette se referme aussi. Pour fermer la Calculette Sage, cliquez dans sa case de fermeture, utilisez son menu Système ou celui de la Barre de titre ou encore tapez CTRL + Q, ALT + F4.

Description de la calculette

Comme vous pouvez le constater, la Calculette Sage présente deux zones d’affichage ainsi que deux séries de boutons correspondant chacun à une devise définie par une case à cocher.

Les valeurs que vous enregistrez s’affichent dans la zone d’affichage correspondant à la case cochée. Auto-matiquement les valeurs sont converties dans la deuxième devise.

Voir plus loin, sous le titre «Conversion des devises», page 82 le paramétrage de ces deux devises.

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Fonctions diverses

On peut utiliser la calculette soit en cliquant avec le pointeur de la souris sur les boutons, soit en utilisant les touches du clavier numérique ou du clavier principal (en position majuscules) pour saisir les valeurs et les opérateurs.

Toutes les saisies et opérations s’appliquent sur la zone correspondant à la devise cochée.

Les calculs s’introduisent comme dans une calculette classique en tapant les différentes valeurs suivies des opérateurs. Le résultat s’obtient en cliquant sur le bouton Egale (=) ou en validant. La virgule peut être saisie à partir de la touche du clavier numérique ou celle du clavier principal.

Il n’est pas nécessaire de cliquer préalablement dans la zone de saisie / affichage pour enregistrer un nom-bre. Ce que vous tapez ou les chiffres sur lesquels vous cliquez apparaissent automatiquement.

Il n’est pas nécessaire de valider pour obtenir le résultat des touches Rac, %, 1/x et +/- qui s’affiche immé-diatement.

Menu Edition

Les menus de la Calculette Sage se trouvent dans la fenêtre de la calculette.

L’accès aux menus à partir du clavier s’effectue en tapant la touche F10 pour sélectionner le premier menu puis par les touches DROITE, GAUCHE, BAS et HAUT pour se déplacer dans les menus et leurs comman-des et la touche ENTRÉE pour valider une commande.

Pour quitter un menu sans rien faire, pressez la touche ECHAP.

Nous désignerons par Devise 1 celle qui correspond à la zone d’affichage et aux boutons de gauche et Devise 2 celle qui correspond à la zone d’affichage et aux boutons de droite.La devise 1 correspond en général à la monnaie de tenue de compte et la devise 2 à la devise d’équiva-lence. Ces informations sont enregistrées dans le volet Fichier / A propos de… / Initialisation des appli-cations Sage.

Copier la valeur en Devise 2Recopie dans la zone de la Devise 2 la valeur affichée dans la zone où se trouvait le pointeur lorsque la cal-culette a été activée.

Coller en Devise 2Colle dans la zone où se trouvait le pointeur lorsque la calculette a été activée le montant affiché dans la zone d’affichage de la Devise 2.

Copier la valeur en Devise 1Recopie dans la zone de la Devise 1 la valeur affichée dans la zone où se trouvait le pointeur lorsque la cal-culette a été activée.

Coller en Devise 1Colle dans la zone où se trouvait le pointeur lorsque la calculette a été activée le montant affiché dans la zone d’affichage de la Devise 1.

Toujours devantSi cette commande est cochée, la calculette restera toujours affichée sur le devant de l’écran mais il sera toujours possible de travailler sur la fenêtre du programme Sage à l’arrière plan. Pour cela il suffit de cli-quer sur cette fenêtre et de continuer les saisies. Pour désactiver cette possibilité, sélectionner cette commande à nouveau. Dans ce cas, le fait de cliquer sur une fenêtre du programme masque la calculette. Vous pouvez la faire réapparaître en cliquant sur son bou-ton de la Barre de titre.

QuitterReferme définitivement la calculette.Equivalent clavier : CTRL + Q.

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Fonctions diverses

Menu Préférence

PréférencesCette commande donne accès à la fenêtre permettant de paramétrer les deux devises utilisables simultané-ment dans cette calculette ainsi que leur parité.

Voir ci-dessous, sous le titre «Conversion des devises», page 82les explications sur cette fonction.

Formules de calculCette commande donne accès à la fenêtre permettant le paramétrage des formules de calcul.

Voir les explications sur cette fenêtre.

Menu Aide (?)

A propos de Calculette Sage EuroCette commande affiche une fenêtre donnant le numéro de version de la calculette.

Refermez la fenêtre en validant.

Boutons de la calculette

Bouton Imprimer le résultatCes deux boutons ne deviennent actifs que si le premier membre d’une opération est enregistré. Le rôle de ces boutons est différent en fonction de la devise active et du bouton sur lequel on clique :Si vous cliquez sur le bouton de la devise active, l’état imprimé n’affiche que l’opération réalisée dans cette devise. Cette opération est imprimée en son entier.Si vous cliquez sur le bouton Imprimer de la devise non active, l’état qui s’imprime affiche côte à côte les opérations dans les deux devises.

L’impression s’effectue avec le nombre de décimales paramétrées dans la fenêtre «Préférences».

Bouton Augmenter le nombre de décimalesCe bouton permet d’augmenter le nombre de décimales (de 1 à 4) affichées par les nombres. Le pro-

gramme arrondit automatiquement, suivant les règles classiques, les valeurs affichées en fonction des décimales cachées. Voir l’exemple ci-dessous. Les calculs s’effectuent toujours sur un maximum

de 4 décimales. Le paramétrage fait ici se répercute dans la zone correspondante de la fenêtre «Préféren-ces».Lorsque le maximum (4) de décimales est atteint, ce bouton s’estompe.

Bouton Diminuer le nombre de décimalesCe bouton permet de diminuer le nombre de décimales (de 4 à 0) affichées par les nombres. Le pro-gramme arrondit automatiquement, suivant les règles classiques, les valeurs affichées en fonction des décimales cachées.

Exemple Soit la valeur 23,5817.Avec 0 décimale elle s’affichera24Avec 1 décimales elle s’affichera23,6Avec 2 décimales elle s’affichera23,58

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Fonctions diverses

Avec 3 décimales elle s’affichera23,582Avec 4 décimales elle s’affichera23,5817Le paramétrage fait ici se répercute dans la zone correspondante de la fenêtre «Préférences».Lorsque le minimum (0) de décimales est atteint, ce bouton s’estompe.

Case d’option Montant en Devise 1Permet de sélectionner la première devise enregistrée dans la fenêtre «Préférences» (voir ci-dessous) comme devise active. Toutes les saisies et opérations seront donc faites dans cette devise.La conversion dans la Devise 2 sera immédiate en fonction du taux et du mode de conversion enregistrés dans cette même fenêtre «Préférences».

Case d’option Montant en Devise 2Permet de sélectionner la deuxième devise enregistrée dans la fenêtre «Préférences» (voir ci-dessous) comme devise active.Toutes les saisies et opérations seront donc faites dans cette devise.La conversion dans la Devise 1 sera immédiate en fonction du taux et du mode de conversion enregistrés dans cette même fenêtre «Préférences».

Toute modification de devise active en cours de saisie efface les opérations enregistrées.

Bouton Formules de calcul (FC)Ce bouton modifie l’apparence de la fenêtre et fait apparaître la liste des formules de calculs enre-gistrées.

Pour utiliser une formule de calcul :Tapez le nombre (ou le résultat d’une précédente opération) sur lequel doit s’appliquer la formule.Faites un double-clic sur l’intitulé de la formule de calcul. Le résultat apparaît immédiatement.

Les formules de calcul sont enregistrées dans la commande Formules de calcul du menu Préférence.Pour revenir à l’affichage normal, cliquez à nouveau sur le bouton.

Bouton RubanUn clic sur ce bouton modifie l’affichage des résultats et fait apparaître un “ ruban ”, c’est-à-dire le détail de toutes les opérations effectuées depuis le dernier effacement des valeurs (touche C).

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Fonctions diverses

Si l’opération excède la hauteur de la zone, une barre de défilement apparaît pour remonter dans la série des nombres. Chacun d’eux est précédé du symbole de l’opérateur utilisé. Le total de l’opération est séparé des opérandes par un trait. Il peut y avoir plusieurs totaux s’ils ont été utilisés dans des opérations succes-sives.Il est possible de supprimer une valeur enregistrée par erreur, en se positionnant sur la ligne concernée (la valeur est alors entourée d'un cadre en pointillés) en appuyant sur le bouton droit de la souris.Pour revenir à l’affichage normal, cliquez sur ce même bouton.

Le changement de devise active efface les dernières opérations réalisées.

Bouton Ret. Arr

Efface le dernier chiffre enregistré.Equivalent clavier : RET. ARR.

Bouton CE

Efface la dernière valeur enregistrée.Equivalent clavier : SUPPR.Ni cette commande ni la suivante n’effacent le contenu de la mémoire.

Bouton C

Efface la totalité des opérations réalisées.

Bouton MC

Ce bouton efface le contenu de la mémoire.

Bouton MR

Ce bouton insère le contenu de la mémoire dans la zone de saisie.

© Sage 2007 81

Fonctions diverses

Bouton MSCe bouton insère la valeur affichée de la devise active dans la mémoire en remplaçant ce qui pou-vait s’y trouver. Cette mémorisation s’effectue avec le signe de la valeur.

Bouton M+Ajoute le montant affiché au contenu de la mémoire. Cet ajout tient compte du signe de la valeur ajoutée. Si le contenu de la mémoire est un nombre positif et que vous lui ajoutiez un nombre négatif, ce dernier est retranché du contenu de la mémoire.

Bouton Rac

Extrait la racine carrée du nombre affiché.

Bouton %

Divise par 100 le montant affiché.

Bouton 1 / x

Calcule la valeur inverse de celle affichée dans la zone de saisie / affichage.

Bouton + / -

Inverse le signe de la valeur affichée. Les nombres négatifs sont précédés du signe moins (-).

Bouton =

Affiche le résultat de l’opération.Equivalent clavier : ENTREE.Il n’est pas nécessaire d’utiliser cette touche pour les fonction Rac, % et 1 / x.

Conversion des devises

L’enregistrement des devises et de leurs valeurs respectives s’effectue dans la commande Préférences du menu Préférence.

Les zones de cette fenêtre ont les rôles suivants.

Montant en (Devise 1)Cette zone permet d’enregistrer la désignation de la Devise 1.

Montant en (Devise 2)Cette zone permet d’enregistrer la désignation de la Devise 2.

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Fonctions diverses

ParitéCette zone permet d’enregistrer la parité entre les deux monnaies. 14 caractères numériques.

ModeZone à liste déroulante offrant les choix suivants :

Certain : les montants en Devise 2 sont déterminés par la formuleDevise 2 = Devise 1 x Parité

Incertain : les montants en Devise 2 sont déterminés par la formule

Nombre de décimales (Devise 1)Détermine le nombre de décimales avec lesquelles s’afficheront les montants en devise 1. Valeur : 0 à 4.

Les valeurs enregistrées dans cette zone et la suivante peuvent être modifiées par l’utilisation des boutons Augmenter le nombre de décimales et Diminuer le nombre de décimales de la fenêtre de la calculette

Nombre de décimales (Devise 2)Détermine le nombre de décimales avec lesquelles s’afficheront les montants en devise 1. Valeur : 0 à 4.

Bouton OKValide les valeurs saisies.

Bouton AnnulerN’enregistre pas les modifications faites.

Bouton CouleurOuvre une fenêtre permettant de paramétrer la couleur de fond de la fenêtre de la calculette.

La couleur utilisée actuellement est entourée d’un cadre en pointillés. Pour en sélectionner une autre cliquez sur sa case puis sur le bouton OK.

Devise 2 Devise 1Parité

---------------------=

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Fonctions diverses

Formules de calcul

L’enregistrement des formules de calcul s’effectue dans la fenêtre ouverte par la commande Formules de calcul du menu Préférence.

Il est possible d’enregistrer un maximum de 50 formules de calcul.

Pour enregistrer une formule :

1 . Cliquez sur une ligne vide dans la liste.

2 . Tapez le titre de la formule dans la zone en bas à gauche.

3 . Tapez la formule de calcul dans la zone en bas à droite.

4 . Validez.

Pour modifier une formule :

1 . Cliquez sur sa ligne dans la liste.

2 . Enregistrez les modifications voulues.

3 . Validez.

Pour supprimer une formule :

1 . Cliquez sur sa ligne dans la liste.

2 . Effacez le titre de la formule ainsi que la formule elle-même.

3 . Validez.

La suppression d’une formule au milieu d’autres ne modifie pas la position des suivantes. Une ligne ainsi libérée peut être réutilisée pour une autre formule.

La zone de saisie du titre de la formule accepte 35 caractères alphanumériques. Celle de saisie de la formule accepte 255 caractères alphanumériques.

Syntaxe des formules de calcul

La formule de calcul s’applique toujours à la valeur affichée dans la zone de saisie/affichage de la devise active. Cette valeur est appelée par la fonction Resultat().

Nous attirons votre attention sur la syntaxe de cette fonction. Elle s’écrit sans lettre accentuée et les paren-thèses doivent toujours rester vides. On peut utiliser les opérateurs suivants :

+

–

*

/

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Fonctions diverses

Les parenthèses peuvent être utilisées en nombre illimité mais à chaque parenthèse ouvrante doit correspon-dre une fermante.

Exemple Nous voulons calculer le montant de la TVA à 19,6 % sur la valeur affichée. La formule sera :Resultat() * 0,196ou encore

Resultat() 19 6,100----------×

© Sage 2007 85

Fonctions diverses

Télécommunication et contacts

Champs télécommunications

De nombreuses fonctions des programmes Sage telles les volets «Identification», «Fiche principale» ou «Contacts» selon la fonction, disposent d’un encadré Télécommunication où peuvent être saisis les princi-paux renseignements permettant d’entrer en contact avec le correspondant.

Les références e-mail et Internet peuvent y être saisies de la même manière que les références téléphoniques.

Téléphone / TélécopieZones de 21 caractères alphanumériques.

E-mailIl s’agit d’un lien hypertexte permettant d’ouvrir directement un nouveau message du programme de mes-sagerie en cliquant dessus.Zone de 69 caractères alphanumériques disponibles pour la saisie de la boîte aux lettres électronique.

Exemple [email protected]

SiteIl s’agit d’un lien hypertexte permettant d’ouvrir directement le navigateur internet en cliquant dessus.Zone de 69 caractères alphanumériques permettant la saisie de votre site Internet.

Exemple http://www.sage.fr

Gestion des contacts

Grâce à l’option Service Contact, il est possible de définir une liste de types de contact entièrement para-métrée par l’utilisateur, l’adaptant à la structure de sa société. Ainsi, vous pouvez désigner à l’avance le des-tinataire des états issus des logiciels Sage.

Exemple Un bon de commande est envoyé au service facturation, la facture est envoyée au comptable de l’entreprise, les mailings sont à l’attention de l’ingénieur commercial.

Les services de l’entreprise sont définis afin d’automatiser les coordonnées du tiers dans les principaux états et afin de récupérer l’adresse e-mail adéquate, pour l’envoi par Internet.

Dans la fonction Fichier / A propos de…, vous pouvez visualiser l’ensemble des paramètres de l’entreprise. Après avoir cliqué sur l’onglet «Options», double-cliquez sur Service contact pour faire apparaître la fenê-tre suivante.

© Sage 2007 86

Fonctions diverses

Dans la zone Abrégé, précisez, grâce au code abrégé, le contact à éditer.

Des options d’éditions et de paramétrage permettent de préciser le service destinataire en ce qui concerne les manipulations par Internet.

Le nombre de Service Contact est limité à 30.

Les contacts sont gérés dans le volet «Contacts» de certaines commandes des programmes Sage et sont en nombre illimité.

La saisie s’effectue dans les zones situées au bas de la fenêtre. Pour valider le contenu de chaque zone, il suffit d’activer la fonction Ajouter de la barre d’outils «Navigation» ou d’appuyer sur la touche ENTREE.

CivilitéSélectionner, dans la liste déroulante, la civilité du contact :

M. pour Monsieur (par défaut),Mme pour Madame,Mlle pour Mademoiselle.

NomZone de 35 caractères alphanumériques.

PrénomZone de 35 caractères alphanumériques.

© Sage 2007 87

Fonctions diverses

ServiceZone à liste déroulante.

FonctionZone de 35 caractères alphanumériques.

Numéros Téléphone / Portable / TélécopieZones de 21 caractères alphanumériques.

E-mailIl s’agit d’un lien hypertexte permettant d’ouvrir directement un nouveau message du programme de mes-sagerie en cliquant dessus.Zone de 69 caractères alphanumériques disponibles pour la saisie de la boîte aux lettres électronique.

Exemple [email protected]

La validation des données saisies affiche les principaux éléments dans la liste.

© Sage 2007 88

Fonctions diverses

Intégration de fichiers photo et multimédia

Gestion de la photo

Ce volet est disponible dans les programmes Sage Gestion commerciale et Sage Saisie de caisse décen-tralisée dans les fiches des articles.

Le bouton Attacher ouvre une fenêtre de sélection. Ce bouton est inactif dès qu’une image est attachée. Pour le réactiver, il est nécessaire d’utiliser le bouton Supprimer pour détacher l’image.

Il est possible d’attacher de nombreux types de fichier lisible (JPG, BMP, GIF, PCT,…). La liste des fichiers de données de l’application apparaît, sélectionnez celui souhaité puis cliquez sur le bouton Ouvrir.

Le bouton Supprimer permet de supprimer l’image attachée à la fiche ; s’il n’y en pas, il reste inactif.

Enregistrement du fichier lié

Le stockage de la photo liée s’effectue comme suit :

1 . Sélection du fichier lié via le bouton Attacher.

2 . Duplication de l’image liée.

3 . L’image liée est renommée avec le nom unique du fichier (référence article).

4 . Le fichier renommé est placé dans le répertoire MULTIMEDIA au même niveau que le fichier de gestion de l’application.

© Sage 2007 89

Fonctions diverses

Si le répertoire MULTIMÉDIA n’existe pas au niveau du fichier de gestion de l’application, il est créé auto-matiquement.Consultez le « Manuel d’installation » du programme dont vous disposez pour connaître l’emplacement des répertoires en fonction du système d’exploitation utilisé.

Exemple Dans Bijou SA, j’associe à l’article BAAR01, le fichier suivant :C:\IMAGES\LA PHOTO DE LA BAGUE ARGENT.JPGA l’issue de l’attachement de la photo, le résultat suivant est obtenu :C:\IMAGES\LA PHOTO DE LA BAGUE ARGENT.JPG (inchangé)C:\PROGRAMFILES\GECOMAES\MULTIMEDIA\BAAR01.JPGpour un fichier de gestion placé dans le dossier C:\PROGRAM FILES\GECOMAES.

L’utilisation du bouton Supprimer coupe le lien et supprime le fichier de l’image dans le répertoire MULTI-MEDIA.

Certaines références articles contiennent des caractères (/ ; - ; % ; + ; $ ; . ; et espace) qui ne peu-vent être utilisés pour des intitulés de fichier et lors des transferts sur Internet.

Ces caractères seront remplacés par le souligné (_) et en cas de doublon avec une autre référence, le programme incrémente un numéro en dernière position.

Exemple Lors de l’attachement successif d’une photo aux deux articles suivants :Pour l’article AB?CD.83 l’intitulé du fichier sera AB_CD_83.Et pour l’article AB$CD.83 l’intitulé du fichier sera AB_CD_831.

Gestion des objets multimédia

Le volet «Documents» permet d’attacher un fichier de type « Multimédia » à la fiche.

Version Ce volet n’est pas disponible en Sage Start / Sage 30.

Dans la gestion commerciale, ouvrez la fonction Structure / Articles nomenclatures.

Dans la liste qui s’affiche, double cliquez sur un article pour ouvrir sa fiche, cliquez sur l’onglet «Champs libre» puis sur l’onglet «Documents».

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Fonctions diverses

Cet onglet est disponible :

dans le programme Gestion commerciale dans les fiches des articles, des clients et des fournis-seurs,

dans le programme Comptabilité dans les fiches tiers,

dans le programme Immobilisations dans les fiches des Immobilisations et des tiers,

dans le programme Moyens de paiement dans les fichiers de tiers.

Le bouton Attacher ouvre une fenêtre de sélection.

Il est possible d’attacher tout type de fichier.

La liste des fichiers de données de l’application apparaît, sélectionnez celui souhaité puis cliquez sur le bou-ton Ouvrir.

Commentaire sur le fichierPour chaque fichier il est possible de rédiger un commentaire de 69 caractères. Une fois le fichier sélec-tionné, saisissez le commentaire puis validez le avec la touche ENTRÉE.

Informations sur le fichier attachéLa liste est trié par ordre d’attachement.Les informations affichées sur le fichier attaché sont :

l’intitulé du fichier,le commentaire qui lui est affecté,le type du fichier et son extension,

Un double clic sur le fichier permet de lancer l’application adéquate pour le consulter.

Modification de l’objet attaché

Le fichier lié peut être modifié via son application de lancement, il est stocké dans le répertoire MULTIMÉ-DIA.

Le commentaire associé peut être aussi modifié. Sélectionner la ligne du fichier, modifier la zone Commen-taire sur le fichier, puis valider la modification avec la touche ENTRÉE.

Suppression de l’objet attaché

Sélectionnez la ou les lignes du fichier dans la liste puis activez la fonction Supprimer les éléments sélec-tionnés disponible sur le menu contextuel (clic droit de la souris).

Une confirmation de la suppression est demandée. Valider par OK.

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Fonctions diverses

L’utilisation de cette fonction supprime non seulement le lien avec le fichier de données mais égale-ment le fichier contenu dans le répertoire Multimedia.

Enregistrement du fichier lié

Le stockage du fichier lié s’effectue comme suit :

1 . Sélection du fichier lié via le bouton Attacher.

2 . Duplication du fichier liée.

3 . Le fichier est placé dans le répertoire MULTIMEDIA au même niveau que le fichier de gestion de l’application.

Si le répertoire MULTIMÉDIA n’existe pas au niveau du fichier de gestion de l’application, il est créé auto-matiquement.Voir le « Manuel d’installation » pour connaître l’emplacement des répertoires en fonction du système d’exploitation utilisé.En gestion commerciale :- Les fichiers liés attachés à l’article sont enregistrés dans le fichier commercial et stockés dans le répertoire MULTIMEDIA du répertoire de stockage du fichier commercial.- Les fichiers liés attachés aux clients ou fournisseurs sont enregistrés dans le fichier comptable et stockés dans le répertoire MULTIMEDIA du répertoire de stockage du fichier comptable.

Exemple Dans Bijou SA, j’associe au client CARAT, le fichier suivant :C:\CONTRATS\CONTRAT CARAT.DOCA l’issue de l’attachement du fichier, nous obtenons le résultat suivant :C:\CONTRATS\CONTRAT CARAT.DOCC:\PROGRAM FILES\GECOMAES\MULTIMEDIA\CONTRAT_CARAT.DOCpour un fichier de gestion enregistré dans le dossier C:\PROGRAM FILES\GECOMAES

Certaines références articles contiennent des caractères (/ ; - ; % ; + ; $ ; . ; et espace) qui ne peu-vent être utilisés pour des intitulés de fichier et lors des transferts sur Internet. Ces caractères seront remplacés par le souligné (_) et en cas de doublon avec une autre référence, le programme incrémente un numéro en dernière position.

Exemple Attachement successif du fichier Tarif général.doc aux deux articles suivants :Pour l’article BAAR01 l’intitulé du fichier sera Tarif_général.doc.Et pour l’article BAOR01 l’intitulé du fichier sera Tarif_général1.doc.

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Fonctions diverses

Liens Microsoft® Office

Les programmes Sage bénéficient de liens particuliers avec les programmes Microsoft® de la gamme Of-fice :

Excel© : exploitation des données chiffrées sous la forme de tableaux,

Word© : mise en forme de courriers à l’intention de tiers.

Ces liens ne seront effectifs que si le poste dispose des programmes Microsoft Office version XP (2002) correspondants.

Interface avec Microsoft® Excel©

Tous les états imprimés avec les programmes Sage sont concernés.

La fenêtre de dialogue d’impression comporte une nouvelle option permettant l’impression du document dans Excel.

Impression dans un Classeur Microsoft ExcelCase à cocher permettant d’imprimer l’état dans un nouveau classeur Excel. Si cette option est cochée, les autres options de la fenêtre sont estompées à l’exception de l’option Impression page de garde.Si l’option Aperçu avant impression est cochée, cette option n’est pas accessible.Dans ce cas l’impression des valeurs s’effectue à partir de la première cellule en haut et à gauche de la feuille de calcul.

A partir de cette version, l’exportation porte également sur :l’en-tête de page,les en-têtes de colonnes,les lignes de sous totalisation et de totalisation.

Sont également exportés des objets de mise en page :Objets texte,Objets variables,Objets calculés

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Fonctions diverses

en conservant leur mise en forme (largeur du champ, police de caractères, style, taille, couleur de trait et couleur de fond, alignement…). Seuls les objets de type dessin (ligne, rectangle, rectangle arrondi, ovale) ne sont pas exportés.

En Ligne 100, l’exportation vers un classeur Microsoft Excel (*.XLS) par le biais de la fenêtre de sélection standard des états est conservée. Pour rappel : seules les lignes du corps du modèle de mise en page sont exportées.

Interface Microsoft® Word©

A partir des programmes Sage il est possible de réaliser :

des publipostages à partir de la liste des tiers et de certaines fonctions des Etats libres,

des impressions au format Word à partir des fiches tiers.

Les applications et fonctions concernées sont résumées dans le tableau suivant :

Les impressions sont réalisées à partir d’un modèle Word (fichier .DOT) fourni avec l’application Sage et ne pouvant comporter que du texte et des objets simples.

Courrier Word

Bouton Imprimer un courrier WordLes fiches tiers comportent ce bouton qui permet d’ouvrir le programme de traitement de texte Microsoft® Word afin de préparer ou de compléter un document pour le tiers. Ce bouton est sans effet si ce programme n’est pas installé.

Lorsque l’utilisateur clique sur ce bouton, une fenêtre de dialogue «Sélectionnez le modèle» s’ouvre.

Application Courrier Word Publipostage

Comptabilité Plan tiers / Fiche tiers Plan tiers / ListeEtats libres / Liste des comptes tiers

Gestion commerciale Clients / Fiche clientFournisseurs / Fiche fournisseur 1

1. Les fournisseurs ne sont pas gérés en Ligne 30.

Clients / ListeFournisseurs / ListeEtats libres / Etiquettes et mailing tiersEtatx libres / Liste des tiers

Saisie de caisse décentralisée Clients / Fiche clientFournisseurs / Fiche fournisseur

Clients / ListeFournisseurs / ListeEtats libres / Etiquettes et mailing tiersEtatx libres / Liste des tiers

Moyens de paiement Plan tiers / Fiche tiers Plan tiers / Liste

Immobilisations Plan tiers / Fiche tiers Plan tiers / ListeEtats libres / Liste des comptes tiers

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Fonctions diverses

Publipostage

A partir de la liste des tiers, il est possible d’éditer un courrier Word à l’attention de plusieurs destinataires. Pour cela :

1 . Sélectionnez plusieurs destinataires dans la liste.

2 . Sélectionnez la fonction Imprimer un courrier Word du menu contextuel.

3 . Sélectionnez le modèle qui convient dans la fenêtre de dialogue qui s’ouvre.

4 . Cliquez sur le bouton Ouvrir : l’impression est lancée.

Les états permettant l’envoi d’un publipostage comportent une case d’option Utiliser un document Micro-soft Word qui, lorsqu’elle est cochée, fait s’ouvrir la fenêtre de sélection du modèle à la validation de l’état et envoie ce dernier aux tiers sélectionnés.

Création d’un modèle Word

L’utilisateur doit au préalable créer un document Word avec le modèle de document (*.DOT) spécifique au type de fichier et livré avec les applications Sage. Il dispose alors d’une barre de menu comportant les champs mis à disposition pour la personnalisation du document.

Les modèles Sage sont stockés dans le dossier (ou répertoire) DOCUMENTS AND SETTINGS/ALL USERS/DOCUMENTS/SAGE/[APPLICATION]/DOCUMENTS STANDARDS/OFFICE sous Windows XP.

Ce dossier comportera ;un fichier modèle .DOT, le fichier [APLICATION] MAILING.DOT (exemple GESCOM MAILING.DOT) comporte l’ensemble des champset quelques modèles de lettres.

IMPORTANT ! Pour utiliser l’interface Word, il ne faut ni supprimer ni déplacer, ni renommer les fichiers modèles (.DOT) livrés !

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Fonctions diverses

Ces derniers permettent la liaison avec l’application et comportent les identifiants des champs variables.

Il est également recommandé de ne pas insérer du texte ou des champs variables dans ces modè-les.

Procédure de création

Il est fortement recommandé de créer un nouveau fichier :soit à partir d’un modèle de lettre fourni,soit à partir du modèle.

Création à par-tir d’un modèle de lettre

1 . Lancer Microsoft Word.

2 . Ouvrir un des modèles fournis. La barre d’outils «Sage» est alors affichée pour l’insertion des champs. Si cette barre de menu ne s’affiche pas, voir le paragraphe ci-dessous.

3 . Utiliser la fonction Enregistrer sous puis définir le nom du nouveau fichier.

4 . Personnaliser ensuite le document.

5 . Le bouton Insérer un champ Sage de la barre d’outils «Sage» permet d’afficher la liste des champs disponibles pour la préparation du document.

Important. Ne pas modifier le nom des codes champs affichés !

Création à par-tir d’un modèle .DOT

1 . Depuis l’Explorateur Windows, faire un double clic sur le fichier modèle (.DOT) à utiliser. La fenê-tre d’un nouveau document est alors affichée et la barre d’outils «Sage» apparaît.

Si vous ouvrez le fichier modèle (.DOT) depuis le programme Word, veillez à bien utiliser la fonction Enre-gistrer sous… pour donner un nom à ce nouveau document et à lui affecter le type Document Word (exten-sion .DOC).

2 . Personnaliser ensuite le document.

3 . Le bouton Insérer un champ Sage de la barre d’outils «Sage» permet d’afficher la liste des champs disponibles pour la préparation du document.

Important. Ne pas modifier le nom des codes champs affichés !

La barre d’outils «Sage» ne s’affi-che pas

Dans le cas où la barre d’outils «Sage» ne s’affiche pas, il faut vérifier les options de sécurité des macros :

1 . Dans Word, sélectionner la fonction Outils / Macro / Sécurité.

2 . Dans le volet «Niveau de sécurité», le niveau de sécurité doit être sur Moyenne ou Basse pour évi-ter les messages d’avertissement.

3 . Dans le volet «Sources fiables», cocher l’option Faire confiance au projet Visual Basic.

4 . Cliquez sur le bouton OK, fermez Word puis relancez-le.

Il faut veiller à fermer les applications Office, notamment Outlook qui peut utiliser Word comme édi-teur de messages.

S’il s’agît d’un document Word (.DOC), il faut ensuite vérifier le modèle de document rattaché :

1 . Sous Word, sélectionnez la fonction Outils / Modèles et compléments.

2 . Cliquez sur le bouton Attacher.

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Fonctions diverses

3 . Dans la fenêtre «Sélectionnez le modèle» qui s’ouvre, ouvrez le dossier de stockage et sélectionnez le fichier modèle Sage pour l’application concernée.

Dans tous les cas, après les manipulations décrites ci-dessus, il faut quitter Word en enregistrant votre document puis l’ouvrir à nouveau.

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Autorisations d’accès


Ce menu permet à l’administrateur de limiter l’accès à certaines commandes pour d’autres utilisateurs.

Seul l’administrateur (Intitulé <Administrateur> par défaut) ou les utilisateurs appartenant au groupe Admi-nistrateurs peuvent accéder aux fonctions de gestion des utilisateurs (droits d’accès). Un simple utilisateur a uniquement la possibilité de modifier son propre mot de passe.

La gestion de ces paramètres permet de définir la stratégie de l’entreprise en matière de sécurité :

Mot de passe obligatoire,

Mot de passe différent du nom de l’utilisateur,

Mot de passe identique pour tous les fichiers liés,

Longueur minimale du mot de passe qui est désormais portée à 10,

Renouvellement du mot de passe tous les 90 jours.

L’administrateur ne connaît pas le mot de passe des utilisateurs mais il peut le réinitialiser.

Les commandes du menu Autorisations d’accès sont :

«Gestion du mot de passe», page 99.

«Utilisateurs», page 100.

«Paramètres de sécurité», page 108.

Ces commandes (sauf la commande Gestion du mot de passe) ne sont disponibles que si l’utilisateur con-necté est l’administrateur ou a les droits Administrateurs dans le fichier application ouvert.

Exemple :Au lancement de la Gestion commerciale, l’utilisateur connecté doit avoir les droits Administrateurs dans le fichier commerciale (*.gcm).

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Gestion du mot de passe

Menu Fichier / Autorisations d’accès / Gestion du mot de passe

Cette commande est la seule du sous-menu Autorisations d’accès qui soit accessible aux utilisateurs n’ayant pas les droits Administrateurs. Elle permet de modifier son mot de passe.

Activez la commande Gestion du mot de passe, la fenêtre de modification du mot de passe s’affiche.

Pour modifier son mot de passe, il faut d’abord saisir le mot de passe actuel puis le nouveau et le confirmer.

Cliquez sur OK pour valider le nouveau mot de passe.

Voir la gestion des mots de passe à l’ouverture d’un fichier dans «Ouvrir», page 109.

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Utilisateurs

Menu Fichier / Autorisations d’accès / Utilisateurs

Cette commande n’est disponible que si l’utilisateur connecté dispose des droits d’Administrateurs.

Cette commande permet la gestion des utilisateurs autorisés à ouvrir cette société, et la définition des droits d’accès aux fonctions. Les utilisateurs héritent des droits du profil auquel ils sont rattachés.

Préambule

La gestion des utilisateurs et droits d’accès est présente dans chaque application.

Il est possible, à partir de n’importe quelle application, de paramétrer les utilisateurs. Des fonctions permet-tent par la suite :

de transférer les utilisateurs créés dans une application donnée vers le fichier comptable,

ou alors de reprendre les utilisateurs du fichier comptable vers une application donnée,

envoyer un message aux utilisateurs sélectionnés.

Les droits d’accès aux commandes sont nécessairement définis dans l’application concernée et ne peuvent être transférés.

Trois types de profils utilisateurs sont gérés et permettent d’en définir les droits :

AdministrateursA accès à toutes les fonctions, aucune restriction. Seuls les administrateurs ont accès aux comman-des d’autorisations d’accès et peuvent créer des utilisateurs et leur affecter des droits. Les adminis-trateurs ne sont pas protégeables.

UtilisateursIl s’agit du profil standard, personnalisable. L’utilisateur a accès aux commandes selon les protec-tions définies. Ils n’ont pas accès aux commandes Autorisations d’accès.

InvitésProfil géré dans le fichier comptable, permet de donner le droit en lecture au fichier comptable lié à partir d’une autre application. Cependant, l’utilisateur appartenant à ce groupe ne peut pas lancer directement la Comptabilité et ouvrir le fichier comptable.

Liste des utilisateurs

Activer la commande Fichier \ Autorisations d’accès \ Utilisateurs, la liste des utilisateurs s’affiche.

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Cette liste affiche les utilisateurs gérés dans le fichier ouvert. L’utilisateur <Administrateur> est automati-quement créé, il n’est pas supprimable.

Les commandes de la barre d’outils Navigation permettent de créer, modifier ou supprimer un utilisateur.

GroupeTrois profils différents sont possibles :

Administrateur,Utilisateur,Invité.

NomIl s’agit du code identifiant de l’utilisateur.

DescriptionIl s’agit du nom de l’utilisateur.

Boutons de la fenêtre

Ce bouton permet de transférer les utilisateurs vers le fichier comptable.

Ce bouton permet de récupérer les utilisateurs du fichier comptable.

Ces deux boutons n’apparaissent pas en Comptabilité. Le transfert ou la récupération des utilisateurs ne modifie pas les caractéristiques des utilisateurs qui existent déjà dans le fichier application. Par exemple, cette fonction ne permet pas de modifier le groupe d’Invités en Utilisateurs.

Ce bouton permet d’envoyer un message aux utilisateurs sélectionnés.

Bouton Récupé-rer les utilisa-teurs

Ce bouton permet de créer les utilisateurs du fichier application ouvert dans le fichier comptable. Une fenêtre de sélection des utilisateurs s’affiche.

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Recopie de / VersLa récupération des utilisateurs se fait du fichier ouvert (Recopie de) vers le fichier comptable (Vers).

La zone Recopie de n’est accessible que si plus de 2 fichiers sont protégeables pour l’application.

Sélectionner les utilisateurs concernés puis cliquer sur le bouton OK.

Bouton Transfé-rer les utilisa-teurs

Ce bouton permet de récupérer les utilisateurs du fichier comptable et donc de créer les utilisateurs du fichier comptable dans le fichier application ouvert. Une fenêtre de sélection des utilisateurs s’affiche.

Recopie de / VersLe transfert des utilisateurs se fait du fichier comptable (Recopie de) vers le fichier ouvert (Vers).

La zone Vers n’est accessible que si plus de 2 fichiers sont protégeables pour l’application.

Sélectionner les utilisateurs concernés puis cliquer sur le bouton OK.

Informations transférées

Les informations suivantes sont transférées ou récupérées pour chaque utilisateur :

Nom de l’utilisateur,

Mot de passe,

Description,

E-mail,

Groupe,

Profil utilisateur.

Créer un utilisateur

La liste des utilisateurs affichée, cliquer sur le bouton Créer de la barre de Navigation.

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Volet Identifica-tion

Le volet Identification permet de définir les caractéristiques de l’utilisateur et la gestion des mots de passe.

NomSaisir obligatoirement un code identifiant unique (35 caractères alphanumériques au maximum).

DescriptionSaisir obligatoirement le nom de l’utilisateur (35 caractères alphanumériques au maximum).

EmailRenseigner l’adresse e-mail de l’utilisateur (69 caractères alphanumériques au maximum). Le lien permet de lancer le programme de messagerie et d’envoyer un message à l’adresse indiquée.

GroupeBoîte à liste (non éditable) permettant de sélectionner le type de groupe :

AdministrateursLes utilisateurs ayant des droits Administrateurs ont accès à toutes les fonctions sans restriction.UtilisateursLes utilisateurs ayant des droits Utilisateurs ont par défaut accès à toutes les fonctions sauf les auto-risations d’accès. InvitésCe type particulier permet aux utilisateurs d’ouvrir le fichier comptable lié sans pour autant avoir le droit d’accéder à l’application Comptabilité.

La zone Groupe est modifiable sans condition.

Profil utilisateurBoîte à liste (non éditable) accessible uniquement si le Groupe est Utilisateurs :

Personnalisé.Permet de créer un nouveau profil, les droits d’accès aux fonctions personnalisés sont définis dans le volet Autorisation de cet utilisateur.Utilisateur existant.L’utilisateur hérite des droits d’accès aux fonctions de l’utilisateur sélectionné. Il n’est pas possible de sélectionner un utilisateur avec des droits Administrateurs. Un message d’alerte bloquant est affiché : « La sélection d’un utilisateur ayant des droits Administrateurs n’est pas autorisée ! OK ».

La zone Profil utilisateur est modifiable sans condition. Les messages de confirmation ci-dessous sont affichés selon le sens de modification :

De Personnalisé vers Utilisateur : « Confirmez-vous la modification du profil utilisateur et la sup-pression des droits d’accès personnalisés au profit des droits définis pour l’utilisateur < Nom de l’utilisateur > ? Oui / Non ».

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De Utilisateur vers Personnalisé : « Souhaitez-vous conserver les droits d’accès précédemment définis pour cet utilisateur ? Oui / Non / Annuler ».

Oui : les droits d’accès de l’ancien profil sont dupliqués pour l’utilisateur.Non : seules les fonctions Autorisations sont protégées. A l’administrateur de définir les droits pour cet utilisateur.Annuler : pas de modification.

Bouton Réinitialiser le mot de passe

Ce bouton permet de gérer le mot de passe de l’utilisateur, un message de confirmation s’affiche : « L’utilisateur [Nom] devra définir un nouveau mot de passe et le confirmer à l’ouverture de la société. Confirmez-vous la réinitialisation du mot de passe ? Oui / Non ».

La réinitialisation du mot de passe est effective pour le fichier application en cours. Cependant, selon l’option Mot de passe identique pour tous les fichiers liés, la modification du mot de passe est égale-ment apportée dans le fichier comptable lié, et propagée par la suite à l’ensemble des applications.

Volet Autorisa-tions

Le volet Autorisations permet à l’Administrateur de définir ou limiter les droits d’accès aux commandes pour le groupe Utilisateurs.

Ce volet n’existe pas dans la fiche d’un utilisateur appartenant au groupe Administrateurs.

Ce volet est intitulé Droits effectifs si l’utilisateur hérite du profil d’un autre utilisateur. Dans ce cas, aucune modification ne peut être apportée à l’affectation des droits d’accès aux commandes.

Par défaut, le programme est en accès libre.

Droits d’accès par fonctionCette liste présente tous les menus et toutes les commandes qui peuvent être protégés. A la suite des menus, sont disposées toutes les commandes possédant des volets qu’il est possible de protéger individuel-lement. Le maniement est identique pour les menus et pour les commandes.Il faut prendre soin de vérifier que le niveau d’accès auquel vous voulez autoriser ou interdire l’accès à cer-taines commandes soit bien sélectionné dans la liste des niveaux avant d’effectuer les paramétrages dans cette liste. Lorsque vous aurez précisé toutes les fonctions interdites ou autorisées à la consultation ou à la saisie, refermez simplement la fenêtre. Toutes les modifications sont ainsi enregistrées.

Pour «ouvrir» un menu ou une commande et avoir accès à ses commandes ou à ses volets, il faut cliquer deux fois sur son nom ou sur le symbole qui le / la précède. Agissez de la même façon pour le / la refermer.

Windows Le symbole disposé à gauche d’un élément comportant des subdivisions est un carré comportant le signe + ou -.

Ce carré contient le signe plus (+) lorsqu’il indique que l’élément est fermé.

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Il contient le signe moins (-) si l’élément est ouvert. Dans ce cas la liste des subdivisions s’y rapportant est inscrite juste en dessous avec un léger décalage.

Pour interdire l’accès à une commande, cliquez deux fois sur son nom. Le signe plus (+) qui la précède se transforme alors en signe (-).

Procédez de façon similaire pour l’autoriser à nouveau. Une commande interdite apparaît estompée dans son menu.

Dans les menus, les commandes protégées apparaissent de la façon suivante :

la protection en écriture d’une commande est symbolisée par un crayon barré,

la protection contre les suppressions est symbolisée par une corbeille barrée,

Une commande protégée en consultation est grisée (ou estompée) et inacessible.

Si un ou plusieurs volets d’une commande sont protégés, ils disparaissent de la fiche.

Bouton PrivilègesCertaines commandes des menus Fichier, Structure et Traitement peuvent être saisies, modifiées et / ou consultées. Elles comportent sur leur ligne un symbole qui peut prendre différentes formes. Lorsque vous en sélectionnez une, les boutons Privilèges deviennent actifs et utilisables. Il en est de même pour les volets de certaines commandes.Les trois boutons Privilèges portent les désignations suivantes :

Interdit en suppression,

Interdit en écriture,

Interdit en lecture.Les éléments de la liste Fonctions de la fenêtre Autorisations d’accès comportent, en face de leur intitulé, un icône précisant leur type ou le degré de protection qui leur a été affecté :

menu ou sous-menu donnant accès à des éléments, commande ou volet autorisé à la consultation et à la modification,

commande ou volet autorisé à la consultation seulement, commande ou volet interdit à la consultation et à la modification,

commande ou volet dont la suppression du contenu est interdite, commande dont l’utilisation est possible,

commande dont l’utilisation est impossible.Le sigle correspondant au type de protection éventuelle de la commande est rappelé dans la barre d’état.

Une commande ou un volet devient seulement consultable en cliquant sur le bouton Interdit en écri-ture. Dans ce cas, l’icône du crayon est barré. Il est de nouveau saisissable à nouveau de la même façon.Si la commande ou le volet ne doit être ni saisissable, ni consultable, ou interdit en utilisation, cli-quez sur le bouton Interdit en lecture (vous pouvez aussi faire un double-clic sur sa ligne). La feuille barrée remplace alors le crayon. Pour lui rendre tous ses attributs, cliquez à nouveau sur ce bouton.Si la commande ou le volet est consultable, modifiable mais non supprimable, cliquez sur le bouton Interdit en suppression. Cliquez de même pour annuler cette mesure.

Quittez la commande en refermant la fenêtre.

Pressez la touche ECHAP sur Windows si vous ne voulez pas enregistrer les modifications.

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Commandes protégées

Toutes les commandes utilisées par les fichiers des applications peuvent être protégées individuellement à l’exeption des commandes ci-dessous :

Nouveau,Ouvrir,Fermer,Quitter,Toutes les commandes du menu Edition,Toutes les commandes du menu Fenêtres.

De plus, les commandes du menu Structure font l’objet d’une protection particulière. Cette protection s’étend à des fonctions paramétrées à divers endroits du programme.

Exemple :Les comptes généraux peuvent être protégés à deux niveaux.

- Par le menu Structure : un double-clic sur l’intitulé du menu Structure, la liste des commandes qui le compose appararaît. Vous pouvez alors interdire l’écriture et la lecture de l’ensemble du fichier des comptes généraux.

- Par la commande Plan comptable : un double-clic sur l’intitulé de la commande Plan comptable proposée plus bas dans la liste, la liste des fiches de paramétrage d’une fiche compte apparaît. Il est alors possible d’interdire l’écriture et la lecture d’une ou plusieurs fiches.

Les commandes disposant de plusieurs volets offrent deux possibilités de protection :

la protection peut être définie pour la commande elle même (exemple : vous interdisez l’accès aux fiches des comptes tiers),

un ou plusieurs volets de la commande peuvent être protégés individuellement (exemple : vous interdisez l’accès au volet Complément de la fiche tiers).

Effets de la pro-tection d’une commande

Lorsqu’une commande est protégée, cette protection est étendue à l’ensemble de ses volets.

Exemple :Si vous protégez les comptes généraux en écriture par le menu Structure, l’ensemble de ses volets se verront appliquer la même protection.

Les commandes Saisie des journaux, Interrogation et lettrage, Interrogation tiers et Recherche d’écritures peuvent être protégées selon le type du journal.

Exemple :Un utilisateur n’ayant pas accès au journal de type achat en visualisation ne pourra pas consulter le détail d’une écriture enregistrée sur le journal d’achat à partir de la commande Interrogations tiers.

Si une fonction est protégée en lecture, elle n’apparaît plus dans le menu concerné.

Effets de la pro-tection des volets d’une commande

Si tous les volets d’une commande sont protégés en consultation et que la commande n’est pas protégée, seule la liste concernée pourra être affichée. Aucun élément de la liste ne pourra être consulté, modifié, etc...

Exemple :Si vous protégez en lecture les volets de la commande Plan analytique, vous pouvez afficher le contenu des plans analytiques par la commande du menu Structure, soit la liste des sections, mais le contenu des fiches n’est pas accessible.

Si le premier volet d’une commande est protégé en écriture, il ne sera pas possible de créer un élément même si la commande n’est pas protégée en écriture.

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Procédure de création d’un utilisateur

Dans les applications ouvrant un fichier comptable, lors de la création d’un nouvel utilisateur, le même uti-lisateur avec le groupe Invités est automatiquement créé si l’utilisateur connecté appartient également au groupe Administrateurs le fichier comptable.

Exemple :Création d’un nouvel utilisateur à partir de la Gestion commerciale avec les caractéristiques :

- Nom : Test- Mot de passe : 1234- Groupe : Utilisateurs

Ce même utilisateur est automatiquement créé dans le fichier comptable avec le groupe particulier Invités lui donnant droit en lecture seule au fichier lié. Il n’est pas possible, avec ce profil, de lancer l’application Comptabilité et d’ouvrir un fichier comptable :

- Nom : Test- Mot de passe : <Pas de mot de passe>- Groupe : Invités

Si l’utilisateur existe dans les deux fichiers avec le profil Administrateur et/ou Utilisateur, la fenêtre de con-nexion s’affiche si le mot de passe est différent dans les deux fichiers. Dans le cas contraire, la fenêtre ne s’affiche pas.

Lorsque l’utilisateur ouvre des fichiers avec le profil Invités, il n’est donc pas autorisé à utiliser l’applica-tion, un message s’affiche :

« Votre profil utilisateur n’est pas habilité à utiliser cette application ! OK ».

Consulter un utilisateur

Sélectionner la ligne de l’utilisateur puis cliquer sur le bouton Consulter. La fiche de l’utilisateur s’af-fiche.

Modifier un utilisateur

Sélectionner la ligne de l’utilisateur puis cliquer sur le bouton Modifier. La fiche de l’utilisateur s’af-fiche.

Il est possible de modifier et personnaliser l’intitulé de l’utilisateur <Administrateur>.

Supprimer un utilisateur

Sélectionner la ligne d’un utilisateur puis cliquer sur le bouton Supprimer.

L’utilisateur <Administrateur> ne peut être supprimé.De même, un utilisateur ne peut être supprimé si d’autres utilisateurs lui sont rattachés. Un message d’alerte bloquant s’affiche :

« Suppression impossible ! L’utilisateur [Intitulé de l’utilisateur] est rattaché à d’autres utilisateurs ! ».

La suppression d’un utilisateur entraîne la suppression du compte Invité correspondant dans le fichier lié, un message s’affiche :

« Souhaitez-vous également supprimer les utilisateurs sélectionnés dans le fichier comptable lié ? ».

Répondre Oui pour supprimer l’utilisateur dans le fichier rattaché. Si l’utilisateur possède l’application Comptabilité ou une autre application, il est recommandé de répondre Non. Ainsi, l’utilisateur pourra con-tinuer à accéder à ces applications.

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Paramètres de sécurité

Fichier / Autorisations d’accès / Paramètres de sécurité

Cette commande n’est disponible que si l’utilisateur connecté dispose des droits d’Administrateurs.

Activez la commande Paramètres de sécurité, la fenêtre du même nom s’affiche.

Les paramètres de sécurité sont stockés dans chaque application, il faut veiller à harmoniser ces paramè-tres dans toutes les applications gérées.

Gestion du mot de passe

Longueur minimale sur 4 caractèresCette case à cocher permet d’effectuer un contrôle de validité du mot de passe. Si elle est cochée, le mot de passe doit obligatoirement comporter au minimum 4 caractères.

Renouvellement tous les 90 joursCette case à cocher oblige la saisie d’un nouveau mot de passe tous les 90 jours. A l’expiration du délai, à la prochaine connexion, la fenêtre de saisie d’un nouveau mot de passe est affichée après validation de l’ancien mot de passe.

Mot de passe différent du nom de l’utilisateurCette case, lorsqu’elle est cochée, permet d’effectuer un contrôle du mot de passe saisi qui doit être diffé-rent du nom de l’utilisateur.

Mot de passe identique dans tous les fichiers liésCette case à cocher permet de gérer un mot de passe unique dans toutes les applications. Lorsque cette case est cochée, la modification du mot de passe à l’ouverture d’un fichier, ou dans la commande Gestion du mot de passe dans une application, entraîne sa modification (après confirmation) dans tous les fichiers liés, au fur et à mesure de l’ouverture de ces fichiers.

A l’ouverture de la société

Saisie du mot de passe obligatoireCette case à cocher permet d’imposer la saisie d’un mot de passe, pour tout utilisateur, y compris l’admi-nistrateur. La saisie d’une zone vide ou avec des espaces n’est pas autorisée.

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Ouvrir

Fichier / Ouvrir

A l’ouverture d’un fichier, lorsqu’il comporte des utilisateurs ou si l’administrateur (utilisateur par défaut) comporte un mot de passe, la fenêtre de connexion utilisateur est affichée.

Cette fenêtre s’affiche également si dans la commande Paramètres de sécurité, l’option Saisie du mot de passe obligatoire est cochée.

Nom de l’utilisateurPar défaut, le dernier nom de l’utilisateur saisi pour la connexion au fichier application est affiché.S’il ne convient pas, il est possible de le modifier.

Mot de passeZone de 10 caractères alphanumériques permettant de saisir le mot de passe. Afin d’en préserver la confi-dentialité, les caractères tapés sont remplacés à l’écran par des étoiles.

Attention ! Il est impératif de respecter la casse , c’est à dire les minuscules / Majuscules.

Cliquer sur le bouton OK ou valider pour ouvrir le dossier comptable.

Pour abandonner le traitement, cliquer sur le bouton Annuler.

Contrôles du mot de passe

Si l’option Mot de passe différent du Nom de l’utilisateur est cochée, et si les nom de l’utilisateur et mot de passe sont identiques, la fenêtre de Changement du mot de passe est réaffichée après indication de la na-ture de l’erreur en regard de la bulle d’aide.

Mot de passe incorrect

Le nombre de tentatives de saisie du mot de passe est affiché et un blocage est effectué au bout de la 3ième tentative :

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Le nombre de tentatives est mentionné sous la forme :

Premier essai ! Le nom de l’utilisateur et/ou le mot de passe est incorrect !

Deuxième essai ! Le nom de l’utilisateur et/ou le mot de passe est incorrect !

Troisième et dernier essai ! Le nom de l’utilisateur et/ou le mot de passe est incorrect ! Veuillez contacter votre administrateur.

Au bout de la 3ième tentative avec échec, l’application est refermée.

Renouvellement du mot de passe

Au bout de 90 jours, et après vérification de la validité du mot de passe, la fenêtre de saisie d’un nouveau mot de passe est affichée après indication de la nature de l’erreur.

La zone Nom utilisateur est grisée et reprend le nom de l’utilisateur précédemment saisi.

Voir aussi «Paramètres de sécurité», page 108.

Incidences de l’option Mot de passe identique pour tous les fichiers liés

Pour tous les traitements nécessitant la modification du mot de passe (renouvellement, mot de passe expiré, mot de passe identique au nom de l’utilisateur), si l’option Mot de passe identique pour tous les fichiers liés est cochée, la modification est automatiquement reportée dans tous les fichiers liés (après confirmation et validation de l’ancien mot de passe).

Ouverture de plusieurs fichiers applications

Pour les applications ou les traitements (comme la fusion en Comptabilité) demandant l’ouverture de deux fichiers, lorsque le même utilisateur (Nom de l’utilisateur et Mot de passe identiques) est défini dans les deux fichiers, le fichier comptable s’ouvre avec les mêmes paramètres utilisateurs.

Par contre, lorsque l’utilisateur n’existe pas dans le fichier comptable ou que le mot de passe est différent, la fenêtre de connexion s’affiche.

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Configuration système et partage

Fichier / Configuration système et partage

Cette commande permet d’obtenir des informations sur le système de l’ordinateur et sur l’utilisation du pro-gramme en réseau.

Cette commande permet :

d'obtenir des informations sur les fichiers ouverts,

de connaître les utilisateurs connectés au dossier comptable, si ce dernier est utilisé en réseau,

de donner l'accès, toujours dans le cas d'un fonctionnement en réseau, à une messagerie entre les différents utilisateurs des programmes.

Vous pouvez également y accéder par le bouton Configuration système et partage de la barre d’outils Standard.

Cette fonction se compose de deux volets :

«Volet Configuration système», page 111,

«Volet Utilisateurs connectés», page 112.

Volet Configuration système

Pour ouvrir ce volet cliquez sur l’onglet Configuration système ou sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme.

Le volet Configuration système fournit des informations sur les différents fichiers utilisés.

La boîte à liste déroulante permet de sélectionner une des applications ouverte afin d’obtenir les informa-tions la concernant.

FichierIndique le nom du fichier comptable en cours d'utilisation.

StockageIndique le dossier et éventuellement sous-dossier dans lequel est enregistré le fichier.

TailleIndique la taille du fichier exprimée en Kilo-octets.

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Dispo (Disponible)Indique le nombre de Kilo-octets encore disponibles pour le fichier.

% disponibleIndique le pourcentage de place disponible dans le fichier par rapport à sa taille totale.

Mode d’accèsCette zone indique, selon le cas :

Accès non client / serveur : le poste de travail n'est pas configuré pour fonctionner en réseau avec Serveur 100,Accès client / serveur : le poste de travail est configuré pour pouvoir se connecter à un serveur et fonctionner en réseau via Serveur 100.

Windows Rappelons que pour fonctionner en réseau sous Windows, vous devez installer et configurer le Serveur Sage pour Windows.

Il faut que :le poste de travail soit connecté à un poste serveur,le programme Serveur Sage pour Windows NT ait été installé sur le serveur,le poste de travail ait été configuré,la zone Type d’accès de la commande Configuration système et partage soit paramétrée en multi-utilisateurs.

ServeurDésignation et version du programme Serveur 100 utilisé. Si aucun serveur n'est utilisé, cette zone est vide.

Utilisateur(s) en coursCette zone affiche le nombre d'utilisateurs connectés au fichier en cours. L'utilisateur étant lui-même com-pris dans ce nombre, la valeur affichée est au minimum de 1.

Type d’accèsCette zone n’est pas accessible si :

si le mode d’accès n’est pas en Client / Serveur,si le mode d’accès est en Client / Serveur, mais que plusieurs utilisateurs sont connectés sur le fichier.

Cette zone de liste permet de déterminer le type d’accès de l’application ouverte sélectionnée dans la pre-mière zone de liste du volet.

Cette option permet, lorsque le type d’accès est multi-utilisateurs, de basculer en mode Mono-utilisateur pour effectuer des traitements spécifiques sur le fichier.

Volet Utilisateurs connectés

Le volet Utilisateurs connectés permet de visualiser, le cas échéant, les noms des utilisateurs connectés aux différents fichiers ouverts.

Pour ouvrir ce volet cliquez sur le volet Utilisateurs connectés ou sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme.

Cette fiche est vide si le mode d’accès n’est pas client / serveur.

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A l’exception de la colonne Etat, cette liste est mise à jour en fonction des connexions et déconnexions dans les fichiers.

La liste est classée par ordre d’ouverture des fichiers.

Nom de l’utilisateurLes utilisateurs connectés aux fichiers ouverts par l’application du poste de travail apparaissent. Les con-nexions à des fichiers qui ne sont pas ouverts par l’application du poste de travail n’apparaissent donc pas.Le nom de l’utilisateur affiché est le nom de «login» (d’accès) au serveur.

ApplicationIl s’agit de l’application qui utilise le fichier ouvert.

Exemple :Sur le poste de travail, le fichier comptable Bijou est ouvert par la comptabilité ; sur un autre poste, la ges-tion commerciale a ouvert ce même fichier. Les deux applications sont indiquées.

FichierIl s’agit du fichier ouvert.

Exemple Le fichier comptable Bijou.

EtatLe programme affiche, selon le cas :

Actif : le poste considéré effectue sur le fichier correspondant un traitement nécessitant la recherche d'informations sur le serveur,Inactif : le poste considéré n'effectue aucun traitement sur le fichier correspondant,En attente : le poste considéré a un message d'attente affiché sur son écran. Un poste peut être mis en attente pour le traitement effectué sur un autre poste.

Envoi d’un message

Lorsqu’un ou plusieurs utilisateurs sont connectés, le bouton Envoyer un message permet d’accé-der à la fenêtre de saisie d’un message.

Le bouton n’est pas accessible si l’utilisateur sélectionné sur la liste est le poste de travail.

Sélectionnez préalablement la ou les lignes des utilisateurs destinataires du message.

Les différentes possibilités de sélection dans les listes sont présentées dans le «Manuel de la gamme».

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Cette commande n'est utilisable que par les utilisateurs disposant d'un réseau et du programme Sage Ser-veur 100.

Le programme ne vous prévient pas si un destinataire n'est pas en mesure de recevoir votre message.

Tel sera le cas si le destinataire exécute un traitement au moment de la réception du message. Ce sera éga-lement le cas si le destinataire a, à l'écran, une fenêtre par dessus laquelle il est impossible d'afficher une autre fenêtre (le programme émet un bip sonore si l'on tente de le faire).

Exemple Toutes les fenêtres de sélection simplifiées des états.

Message pourCette zone mentionne le nom du premier utilisateur sélectionné. Si vous en avez sélectionné plusieurs, le message sera cependant envoyé à tous.

DeCette zone indique votre nom sur le réseau.

Texte du messageVous disposez de 255 caractères alphanumériques pour le texte de votre message.

Bouton AnnulerCe bouton referme la fenêtre de saisie de message sans rien faire.

Bouton EnvoyerCe bouton envoie le message à tous les destinataires.

Réception d’un message

Dans les cinq secondes consécutives à l’envoi, le destinataire du message le reçoit.

Si, au moment de la réception, le destinataire n’a pas l’application à l’écran, le message apparaîtra au mo-ment où il basculera sur cette dernière.

Notez que si le destinataire du message a une fenêtre modale à l’écran, fenêtre qui ne permet pas d’activer une autre commande comme la fenêtre «Préférences», «Ouverture des fichiers», fenêtre d’attente des impressions et traitements, etc., le message ne pourra pas être lu. Les fenêtres «modales» comportent en général un bouton OK.

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Impressions

Impressions

Les programmes Sage offrent un grand nombre de fonctions d’impression.

Vous les découvrirez dans les pages qui suivent :

«Impressions propres à certaines fonctions», page 116,

«Impressions utilisant un modèle de mise en page», page 117,

«Impressions différées», page 118,

«Fonctions du menu Etat», page 120,

«Impression d’un état», page 129,

«Etats personnalisés», page 138,

«Impression des paramètres société», page 141.

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Impressions

Impressions propres à certaines fonctions

Certaines fonctionnalités peuvent comporter leur propre fonction d’impression.

Exemple :L’impression des pièces de vente dans la Gestion commerciale.

Ces fonctions d’impression sont lancées par l’intermédiaire d’un bouton, le bouton Imprimer, et s’exécutent suivant un format propre à la fonction considérée.

Elles sont détaillées avec la fonction dans laquelle elles sont disponibles.

Les bouton Imprimer peut parfois se trouver sur le bord inférieur des fenêtres de liste.

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Impressions

Impressions utilisant un modèle de mise en page

Beaucoup de fonctions des programmes Sage tels Sage Comptabilité pour les Extraits ou Sage Gestion commerciale pour toutes les pièces de vente, d’achat ou de stock utilisent des modèles de mise en page pour la présentation des documents imprimés.

Il est possible, dans certaines fonctions comme les options de la fiche de l’entreprise, de paramétrer les do-cuments qui doivent être imprimés par défaut.

Dans ce cas, la fenêtre «Sélectionner le modèle» ne s’ouvrira pas lorsque vous lancerez l’impression d’un document ainsi paramétré.

Si vous souhaitez choisir un modèle de mise en page différent de celui qui a été paramétré par défaut, il faut, au moment de cliquer sur le bouton lançant l’impression, presser la touche ALT. La fenêtre de sélection du modèle d’impression s’ouvrira alors et vous pourrez choisir le modèle voulu.

Rappelons que vous pouvez créer vos propres modèles de mise en page avec l’utilitaire Mise en page décrit dans ce manuel.

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Impressions

Impressions différées

Version Les impressions différées ne sont disponibles qu’en Ligne 100.

Il est possible de ne pas imprimer tout de suite certains états mais de les regrouper afin de les exécuter tous ensemble (gain de temps, occupation réduite de l’imprimante, libération de l’ordinateur qui peut être ainsi utilisé à d’autres tâches).

Pour cela, vous pouvez paramétrer les impressions que vous souhaitez obtenir puis cliquer sur le bouton Impression différée. L’état est alors mis en réserve dans une fonction particulière du menu Fichier, la commande Impression différée.

Pour certains états standards, si l’option Modèle de l’état est paramétrée sur Personnalisé, alors la fenê-tre de sélection du modèle s’affiche.

Une icône apparaît à la droite de la «Barre des tâches» lorsque des impressions différées ont été en-registrées.

Il est alors possible de lancer l’impression simultanée de toutes les impressions différées ou encore de les supprimer ou de les modifier. Pour cela il faut lancer la commande Impression différée du menu Fichier.

La fenêtre qui s’ouvre présente la liste de tous les états que vous avez enregistrés pour les imprimer au mo-ment de votre choix.

Si aucune impression différée n’a été paramétrée, la commande est estompée.

Les opérations qu’il est possible de mener sont les suivantes :

Pour lancer l’impression d’un ou de plusieurs états, sélectionnez-les dans la liste puis cliquez sur le bouton OK. Tous les documents sont dirigés vers la même imprimante et disparaissent de la liste dès leur impression achevée.

Pour supprimer certains états, sélectionnez-les dans la liste puis cliquez sur le bouton Supprimer.

Pour modifier les paramètres d’impression d’un état, cliquez sur son nom dans la liste puis sur le bouton Modifier.Dans ce cas, l’impression différée est supprimée de la liste. Un message vous en avertit.

Il est encore possible de revenir sur votre décision en cliquant sur le bouton Annuler. Si vous confir-mez la modification, vous voyez apparaître le format de sélection (et non la fenêtre de sélection simplifiée) correspondant à la commande qui avait servi à paramétrer l’impression. Modifiez le paramétrage et lancez une impression directe ou une nouvelle impression différée.

Le bouton Annuler referme la fonction sans lancer d’impression. Les documents restent inchangés dans la liste.

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Impressions

Tous les états enregistrés en impression différée et non imprimés sont supprimés quand vous quittez l’ap-plication. Un message vous en avertira.

Si vous cliquez sur le bouton Annuler de ce message, il vous est encore possible de lancer ces impressions comme cela vient d’être décrit.

Si vous cliquez sur le bouton OK pour réellement abandonner le programme, ces impressions en attente se-ront supprimées.

Si vous mettez l’application Sage en sommeil, ou bien si vous fermez le fichier de travail que vous utilisiez, la liste des impressions en attente est conservée. Il vous suffira de réactiver l’application ou d’ouvrir à nou-veau le fichier concerné pour lancer ces impressions différées.

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Impressions

Fonctions du menu Etat

Chaque programme possède un menu Etat qui permet d’éditer la plupart des états classiques. Leur liste vous en sera donnée dans le manuel de référence correspondant.

En Ligne 100, ces commandes utilisent deux niveaux de sélection :

le premier correspond à une fenêtre de sélection simplifiée ;

le second, accessible à partir de cette première fenêtre, affiche un format de sélection autorisant des critères de sélection plus élaborés.

Certaines commandes peuvent présenter quelques différences. Elles sont expliquées en détail dans la partie du manuel de référence qui traite de ce menu.

Fenêtres de sélection simplifiée

Ce type de fenêtre s’ouvre au lancement d’une commande d’un menu Etat ou dans certaines fonctions d’im-pression qui proposent un format de sélection simplifié et un format de sélection paramétrable.

C’est une fenêtre où les choix de sélection des informations à imprimer sont volontairement restreints. Les informations accessibles dans cette fenêtre intéressent les critères les plus couramment utilisés. L’impres-sion une fois lancée en direct ou en différé fait apparaître la fenêtre du format d’impression lié à l’impri-mante utilisée. Si vous annulez l’impression à ce niveau, il faudra à nouveau sélectionner la commande d’impression souhaitée.

Cliquez sur le bouton OK pour lancer l’impression de l’état qui résulte des choix effectués.

Le bouton Annuler referme la fonction sans lancer d’impression.

Les deux boutons de chaque fenêtre de sélection simplifiée permettent les actions suivantes :

Bouton Plus de critèresCe bouton permet d'accéder au format de sélection afin de compléter les sélections proposées (fonction de la Ligne 100). Voir plus loin les explications données sur les formats de sélection.

Bouton Impression différéeCe bouton permet de différer l’impression qui résulte des critères de sélection que vous avez paramétrés proposées.

Version L’impression différée n’est possible qu’en Ligne 100.

Certaines fenêtres offrent un bouton supplémentaire.

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Impressions

Générer l’impression sur la messagerieLe bouton Générer l’impression sur la messagerie, disponible pour certaines fonctions du menu Traitement et pour certaines fonctions des Etats libres permet d’envoyer les documents via la messagerie en destination de l’adresse E-mail définie pour le tiers.

Bouton Personnaliser les étatsCe bouton permet de paramétrer le contenu des états qu’il est possible d’imprimer à partir de la commande qui présente un tel bouton.

Pour certains états, si la boîte à liste Modèle de l’état est paramétrée sur Personnalisé, la fenêtre de sélection d’un modèle de mise en page s’affiche.

Les manuels de référence des programmes qui disposent de telles fonctions vous donneront les informa-tions sur ce que ces boutons permettent de réaliser.

Formats de sélection

Version Cette fonction n’est disponible qu’en Ligne 100.

Les états du menu Etat peuvent être lancés à partir de formats de sélection pré-paramétrés que vous pouvez modifier si besoin est.

Les Formats de sélection vont permettre d’enrichir les sélections afin d’obtenir des états correspondant plus précisément à vos besoins.

Les paramétrages proposés sont en rapport avec l’état concerné.

On accède à ces formats depuis la fenêtre de sélection simplifiée en cliquant sur le bouton Plus de critères.

Les formats de sélection d’impression se présentent tous suivant le même modèle que celui illustré ici. Les critères proposés dans la fenêtre de sélection simplifiée sont repris et enrichis.

Certaines fonctions peuvent, toutefois, utiliser des formats qui leur sont propres.

Les formats de sélection sont propres à la fonction qui a servi à les créer. Ils ne peuvent être utilisés que par la fonction concernée.

Le titre du format est indiqué en haut de la fenêtre ; il n’est pas modifiable.

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Impressions

Boutons des formats de sélection

Les boutons de la fenêtre d’un Format de sélection permettent les actions suivantes.

Le bouton Imprimer dans un fichier permet de générer dans différents formats certaines informa-tions extraites en fonction des paramétrages réalisés. Nous donnons pour chaque état la liste des informations exportées par cette commande. Les formats des données ainsi extraites sont détaillés

plus bas.

Le bouton Enregistrer le format permet de conserver les critères de sélection paramétrés dans les colonnes de la présente fenêtre afin de pouvoir les appliquer ultérieurement à une autre édition ; ils seront alors rappelés par le bouton Ouvrir un format.

Le bouton Ouvrir un format de sélection est destiné à appeler un format autre que celui actuelle-ment à l’écran. Il ne peut s’agir ici que d’un format personnalisé que vous auriez créé préalable-ment.

Le bouton Impression différée permet de différer l’impression tout en conservant en mémoire les critères de sélection demandés proposées. L’impression sera déclenchée, à la demande de l’utili-sateur, par la commande Impression différée du menu Fichier.

Le bouton Générer l’impression sur la messagerie, disponible pour certaines fonctions du menu Traitement et pour certaines fonctions Etats libres permet d’envoyer les documents via la messa-gerie en destination de l’adresse E-mail définie pour le tiers.

Le bouton Imprimer lance l’impression du document considéré en fonction des critères de sélec-tion enregistrés dans la fenêtre.

Liste des critères de sélection

Les colonnes qui constituent le reste de cette fenêtre présentent un aspect identique à celui d’autres com-mandes des programmes.

Elles sont surmontées des zones dans lesquelles s’effectue le paramétrage du critère sélectionné. Ces zones de saisie présentent soit des listes déroulantes non éditables, soit des zones de saisie manuelle, soit des zones mixtes (listes déroulantes éditables). Elles sont détaillées dans chacune des commandes qui utilisent de tels formats.

Les colonnes en dessous donnent la liste de tous les critères de sélection déjà enregistrés.

Les critères de sélection qui vous sont proposés sont modifiables. Vous pouvez changer les fourchettes de sélection et même supprimer certaines lignes, mais ces modifications ne vaudront que pour l’impression que vous lancerez immédiatement après.

Si vous quittez la commande, ces modifications ne seront pas enregistrées et le prochain lancement de la commande verra à nouveau les critères de base proposés. Vous pouvez néanmoins enregistrer les critères que vous avez paramétrés comme cela a été dit pour le bouton Enregistrer le format.

Le programme sélectionne par défaut tous les éléments correspondant à un critère non mentionné.

Ajouter un critère : il suffit d’enregistrer ses valeurs dans les zones de saisie puis d’utiliser le bou-ton Ajouter de la barre d’outils «Navigation». Prenez garde, avant d’effectuer cet ajout, de vérifier qu’aucune ligne de critère ne soit sélectionnée. Dans ce cas, c’est la ligne sélectionnée qui serait modifiée. Rappelons que pour dessélectionner une ligne il faut presser une touche CTRL en même temps qu’on clique à nouveau sur la ligne.

Modifier un critère : il faut cliquer sur sa ligne pour le sélectionner. Les informations apparaissent alors dans les zones de saisie et vous pouvez les modifier. Lorsque ces modifications sont termi-nées, utilisez le bouton Ajouter pour les enregistrer. Rappelons que cet enregistrement n’est que temporaire et que les critères reviennent à leur valeur d’origine dès que vous fermez la fenêtre.

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Impressions

Supprimer un critère : il faut cliquer sur sa ligne pour la sélectionner puis sur le bouton Suppri-mer. Cette suppression n’est que temporaire et ne sera pas enregistrée (sauf si vous conservez le for-mat).

Lorsque les critères ont été saisis, cliquez sur le bouton Imprimer pour lancer l’édition de l’état. Le dialogue de l’imprimante vous est alors proposé.

Menus contextuels des formats de sélection

Comme dans toute liste des menus contextuels sont disponibles sur les listes des formats de sélection.

Ces menus sont adaptés aux fonctions sur lesquelles ils s’ouvrent. Ils sont identiques pour toutes les com-mandes du menu Etat de l’application considérée.

Si un des menus présentait une particularité différente des autres, elle serait expliquée dans la commande correspondante. Nous ne détaillerons donc pas ces menus commande par commande mais globalement dans ces paragraphes. Les commandes disponibles dans les menus contextuels des formats de sélection sont les suivantes.

Ouvrir l’élémentCette commande n’est pas disponible

Supprimer les éléments sélectionnésSupprime la ou les lignes de critères sélectionnées. Un message de confirmation s’affiche.

Sélectionner toutSélectionne toutes les lignes du format.

Ajouter un nouvel élémentPermet de valider la ligne de critère qui vient d’être saisie.

Enregistrer un format de sélection personnalisé

Vous pouvez créer des formats de sélection personnalisés, correspondant à vos besoins et paramétrés par vos soins, que vous pouvez conserver et réutiliser lorsque le besoin s’en fait sentir.

Pour cela :

1 . ouvrez le format de sélection de la commande considérée,

2 . enregistrez les modifications désirées,

3 . cliquez sur le bouton Enregistrer le format.

Une fenêtre s’ouvre alors pour vous permettre d’enregistrer ce dernier.

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Impressions

Tapez le nom du format puis cliquez sur le bouton Enregistrer ou validez.

Il n’est pas nécessaire de taper l’extension du fichier car le programme l’ajoute automatiquement.

Suppression d’un format personnaliséElle ne peut s’effectuer qu’à partir de l’Explorateur de Windows en supprimant le fichier correspondant.

Appeler un format de sélection personnalisé

Pour utiliser un format de sélection personnalisé vous devez :

1 . lancez la commande qui permet l’impression de l’état souhaité ;

2 . affichez la fenêtre des formats de sélection en cliquant sur le bouton Plus de critères ;

3 . cliquez sur le bouton Ouvrir un format.

Il faut ouvrir un format personnalisé à partir de la commande qui a servi à son enregistrement.

Une fenêtre s’affiche alors pour vous permettre de sélectionner le format que vous avez enregistré précé-demment.

Ces fichiers comportent une extension qui est différente en fonction du programme utilisé. Choisissez-en un dans la liste et ouvrez-le (ou faites un double-clic sur sa ligne).

Les extensions sont les suivantes :

Sage Comptabilité : .FMA,

Sage Gestion commerciale et Sage Saisie de caisse décentralisée : .FGC,

Sage Immobilisations : .FIM.

Le programme Sage Moyens de paiement ne possède pas de formats d’impression.

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Impressions

Lorsque le format de sélection ouvert est incompatible avec la fonction en cours, deux types de messages peuvent être affichés :

dans le cas où le format est issu d’une version antérieure :

dans le cas où le format est issu de la même version du programme mais d’une fonction différente (exemple : ouverture d’un format de sélection du grand-livre dans la fonction Balance) :

Paramétrage d’un format de sélection

Les colonnes dans lesquelles sont enregistrés les critères de sélection se présentent toujours dans le même ordre. On ne peut pas les déplacer mais on peut en modifier la largeur. On peut également modifier la di-mension de la fenêtre.

Les colonnes proposées sont de gauche à droite :

la colonne Fichier qui permet de sélectionner le fichier sur lequel va porter la sélection ; la liste des fichiers concernés dépend du programme utilisé : une annexe du manuel de référence du dit pro-gramme donne en général tous les critères qu’il est possible d’utiliser ; la zone de saisie est une liste déroulante ;

la colonne Champ qui, bien entendu, dépend de la valeur saisie dans la précédente et affiche les champs du fichier sélectionné. La zone de saisie est une liste déroulante ;

la colonne Groupe qui permet de regrouper sur un même état des critères de sélection différents ; les explications sur les groupes sont données plus bas ;

les colonnes De et à qui permettent l’enregistrement des fourchettes de sélection. Là aussi, les pos-sibilités de sélection dépendent du fichier et du champ choisis dans les deux premières colonnes ;

la colonne Opérateur permet d’établir un lien logique entre les divers critères de sélection, c’est-à-dire entre les lignes. Les opérateurs et leur rôle sont présentés plus loin.

La zone de saisie de la colonne De est mixte puisqu’elle offre une liste déroulante ou une zone de saisie. Dans le cas où le critère de sélection ne porte pas sur une fourchette de valeurs, seule cette colonne doit être saisie.

La liste déroulante ne fonctionne que si les critères champ et fichier s’y prêtent. Si la valeur de sélection doit être tapée en toutes lettres, aucune liste ne s’ouvrira si vous cliquez dessus.

Le programme permet des recherches par défaut. Si votre sélection porte du début d’une liste à un certain élément de la liste, vous pouvez laisser vide la colonne De et ne remplir que la colonne à. Dans le même esprit, si la sélection porte d’un élément d’une liste jusqu’au dernier, vous saisissez l’élément dans la colon-ne De et laissez vide la colonne à.

Si vous n’avez pas enregistré d’opérateur, un Et logique est automatiquement ajouté à la ligne de critère précédente. S’il ne convient pas, il est nécessaire de modifier la ligne précédente pour y inclure l’opérateur satisfaisant.

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Impressions

Si un critère était sélectionné au moment de cette saisie, c’est ce dernier qui sera modifié. Pour être sûr qu’aucun critère ne soit sélectionné, tapez CTRL + CLIC ou Entrée.

Dans le cas où vous enregistrez une nouvelle ligne de critère avec un groupe différent du précédent, le pro-gramme insère automatiquement un Ou logique à la fin de la ligne précédente.

Critères de sélection de dates variables

Les critères de sélection relatifs aux dates donnent d’autres possibilités de saisie.

Pour les champs De/à de type date, il est possible d’utiliser les critères JJMMAA :

JJ : jour correspondant à la date système,

MM : mois correspondant à la date système,

AA : année correspondant à la date système.

Exemple De JJMMAA à JJMMAA : permet de ne prendre en compte que le jour correspondant à la date système à laquelle le traitement est lancé.De 01MM00 à 31MM00 : permet de lancer le traitement pour le mois en cours correspondant à la date sys-tème.De 010100 à 01MM00 : permet de lancer le traitement depuis le 1er janvier 00 jusqu’au mois en cours cor-respondant à la date système.

Critères de sélection standard et personnalisé

Nous avons vu plus haut que la colonne Fichier permet de choisir le fichier sur lequel va porter la sélection.

Nous souhaitons attirer votre attention sur le premier choix de la liste déroulante : Sélection standard.

Ce fichier permet des sélections rapides qui optimisent le temps d’impression des documents.

Vous pouvez constater que les Champs de sélection proposés pour ce fichier sont également proposés pour d’autres fichiers.

Si le même champ est sélectionné dans le fichier Sélection standard et dans un autre fichier, priorité sera donnée au fichier Sélection standard.

De la même manière, dans certains états, la liste déroulante propose Modèle de l’état qui correspond au format personnalisé de l’état.

Voir le manuel de référence de chaque application précise les états concernés.

Groupes

Il est possible de regrouper des critères de sélection d’un état pour réaliser plusieurs sélections simultanées et indépendantes.

Pour réaliser ce regroupement, il est nécessaire que chaque ligne de critère appartenant à un groupe men-tionne la même référence de groupe.

Cette référence, qui doit être tapée dans la colonne Groupe, se compose d’un maximum de 6 caractères al-phanumériques.

Lorsque vous enregistrez un premier critère de groupe, le programme le relie aux autres critères déjà saisis par un opérateur Ou.

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Impressions

Les groupes permettent de créer des formats de sélection que les seuls opérateurs ne permettent pas de réa-liser.

Exemple Exemple tiré du programme Sage Gestion commerciale.Supposons que vous vouliez imprimer, sur un même état, les clients se situant dans les département du Rhô-ne et de Paris avec un classement sur le code postal.

Opérateurs

Les opérateurs logiques proposés sont :

Et : les critères reliés par cet opérateur doivent être simultanément respectés par le programme ;

Ou : relie des conditions dont l’exécution n’est pas nécessairement simultanée ;

Soit : relie des conditions exclusives l’une de l’autre ;

Sans : le critère suivant un tel opérateur est exclu de la sélection.

Opérateur ET Nous vous le présentons par un exemple.

Exemple Vous voulez imprimer la liste des clients localisés dans l’Est (Champ statistiques tiers) qui sont rattachés au représentant GENDRON.Les critères se présenteront de la façon suivante :

Le champ Localisation correspond à l’intitulé d’un champ statistique tiers.

Opérateur OU L'exemple suivant vous précisera son fonctionnement.

Exemple Vous voulez la liste des documents de ventes ne prenant en compte que les factures et les factures compta-bilisées Le paramétrage sera le suivant :

Fichier Champ Groupe De à Opérateur

Liste des tiers Domaine A Client Et

Liste des tiers Classement A Code postal Et

Clients Code postal A 69 69 Ou

Liste des tiers Domaine B Client Et

Liste des tiers Classement B Code postal Et

Clients Code postal B 75 75


Liste des tiers Domaine Client Et

Clients Représentant GENDRON GENDRON Et

Clients Localisation Est Est


Liste de documents Domaine Client Et

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Impressions

Un Ou logique ne s’applique qu’à la condition qui le suit immédiatement.

Exemple Supposons que A, B, C et D sont quatre lignes de critères de sélection. Le format de sélection A et B ou C et D doit se lire comme ((A et B ) ou C) et D et non pas comme (A et B) ou (C et D).

Si vous voulez réaliser une sélection comme cette dernière, il vous faudra utiliser les groupes et affecter les critères A et B à un premier groupe et les critères C et D à un deuxième groupe.

Opérateur SOIT L'exemple suivant vous en précise le rôle.

Exemple Vous voulez imprimer une liste d’articles ayant soit l’option Vente au débit, soit l’option Facturation / poids net.

Un Soit logique ne s’applique qu’à la condition qui le suit immédiatement.

Opérateur SANS Nous le présentons dans l'exemple suivant.

Exemple Vous voulez imprimer un liste de tous les documents de vente sans les devis.

L’ordre avec lequel vous enregistrez les critères présente une très grande importance. Suivant la disposition des lignes, c’est-à-dire des critères, et des opérateurs, les résultats obtenus peuvent être complètement dif-férents.

Document vente entête Type Facture Ou

Document vente entête Type Facture comptabilisée



Liste d’articles Classement Référence article Et

Articles/Nomenclatures Vente au débit Oui Soit

Articles/Nomenclatures Facturation / Poids net

Oui


Liste de documents Domaine Client Et

Document vente entête Type Tous Sans

Document vente entête Type Devis

© Sage 2007 128

Impressions

Impression d’un état

Lorsque les critères ont été saisis, cliquez sur le bouton Imprimer pour lancer l’édition de l’état. Le dialogue de l’imprimante vous est alors proposé.

Le lancement d’une impression fait apparaître la fenêtre de dialogue sur la qualité d’impression.

Vous remplissez cette fenêtre avec les options qui vous intéressent et vous validez ou cliquez dans le bouton OK ce qui a pour effet de lancer réellement l’impression.

Vous pouvez aussi lancer une impression différée en cliquant sur le bouton Impression différée proposées. Ce type d’impression est détaillé plus loin.

Vous pouvez également générer un fichier au format texte, Sylk, HTML ou Classeur Microsoft Excel® contenant les informations en cliquant sur le bouton Imprimer dans un fichier. Voir ci-dessous cette possibilité.

Version L’impression différée n’est pas disponible en Start / Ligne 30.

Options d’impression

Certaines commandes des programmes de la gamme Sage ouvrent des fenêtres de dialogue d’impression comportant des options particulières dépendant de l'imprimante utilisée.

Les différentes options donnent les résultats suivants.

Toutes les zones décrites ci-dessous peuvent ne pas être disponibles en fonction de l’imprimante utilisée. Certaines peuvent proposer également des instructions supplémentaires. Dans ce cas, consultez la docu-mentation fournie avec l’imprimante.

Nom imprimanteListe déroulante affichant le nom de l’imprimante sélectionnée et permettant, si plusieurs sont en ligne de choisir celle sur laquelle se fera l’impression. Pour l’installation des imprimantes, consultez la documenta-tion de Windows.

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Impressions

PropriétésBouton donnant accès à des commandes modifiant la présentation de l’état et permettant, notamment, de choisir le format du papier. Consultez la documentation de Windows ou de l’imprimante au besoin.

Informations sur imprimanteInformations techniques concernant l’imprimante sélectionnée.

Impression dans fichierCette option appartient à l’imprimante sélectionnée. Elle n’est pas disponible avec toutes les imprimantes et permet la génération des données dans un fichier plutôt qu’imprimées sur papier. Lorsque vous cliquez sur le bouton OK pour fermer la fenêtre «Impression», un message apparaît, vous demandant de préciser un nom de fichier.Rappelons que les formats de sélection possèdent une commande particulière permettant de générer des fichiers au format Sylk, texte, données Microsoft Excel ou HTML sans passer par la présente commande.

Etendue d’impressionCette zone permet de préciser les pages à imprimer :

Tout : toutes les pages de l’état seront imprimées ;Pages : seules les pages dont vous préciserez les numéros dans les zones suivantes seront impri-mées (les sélections jusqu’à ou à partir de sont permises) ;Sélection : cette option n’est pas disponible dans les programmes Sage.

Nombre de copiesPréciser dans cette zone le nombre d’exemplaires voulus.

Copies triéesCette option permet, en cas de pages et de copies multiples, de préciser l’ordre dans lequel l’imprimante doit les sortir.

Qualité brouillonCocher cette option permet l’impression en qualité brouillon (impression rapide du document).

CompresséL’impression s’effectue en caractères compressés. Il est préférable d’activer cette option pour la plupart des impressions sur une imprimante matricielle 80 colonnes. Cette option n’est disponible que si l’on a sélectionné l’option Qualité brouillon.

Impression page de gardeL’option cochée entraîne l’impression de la page de présentation de l’état.

PréimpriméL’impression s’effectue sans que les traits ni les objets graphiques apparaissent. Seuls les textes et les champs s’impriment aux endroits où vous les avez placés dans votre modèle de document.

Aperçu avant impressionVoir ci-dessous.

N° 1ère pageSaisissez ici le numéro de la première page si vous souhaitez qu’il soit différent de 1.Les options précédentes sont toutes simultanément utilisables.

Une impression par documentCette option permet de générer autant de pages imprimées indépendantes que de documents distincts. Par exemple, elle doit être cochée lors de l’impression sur des imprimantes trieuses-plieuses avec mise sous enveloppe de :

factures en rafale sur le programme Sage Gestion commerciale,bulletins de salaires sur le programme Sage Paie.

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Impressions

Cette option peut être couplée avec l’option Impression dans un fichier PDF afin de proposer un fichier PDF par document à destination des tiers.

Voir des explications détaillées sur cette fonction sous le titre «Impression dans un fichier PDF», page 135.

Impression dans un fichier PDFCette option convertit le document en fichier au format PDF.

Voir des explications détaillées sur cette fonction sous le titre «Impression dans un fichier PDF», page 135.

Bouton OKLance l’impression avec les paramétrages effectués.

Bouton AnnulerL’impression est arrêtée.

Aperçu avant impression

L’impression, au lieu d’être envoyée à l’imprimante, s’exécute à l’écran.

Le bas de cette fenêtre indique le type d’état et le numéro de page actuellement visible. Si votre document en comporte plusieurs, vous pouvez faire afficher les suivantes (ou les précédentes) en agissant sur la barre de défilement verticale. L’indication au bas de la fenêtre vous donnera le numéro de page atteint.

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Impressions

La première page, intitulée «Présentation de l’état», affiche les critères de sélection ou le grand titre du do-cument si vous avez demandé son impression (option Impression page de garde ci-dessus).

Si vous déplacez le pointeur au-dessus de cette page réduite, vous le voyez se transformer en loupe.

Si vous cliquez alors à un endroit donné de la page en réduction, vous voyez cette partie s’agrandir jusqu’à atteindre le format d’impression normal.

Vous pouvez vous déplacer dans cette nouvelle fenêtre en utilisant les barres de défilement verticales et ho-rizontales. Pour revenir à la vue réduite, cliquez à nouveau sur la page.

Un bouton Imprimer est disposé sur le bord inférieur de la fenêtre et permet d’imprimer la page en cours de consultation. Pour refermer cette fenêtre, il faut cliquer sur le bouton Fermer ou bien presser la touche ECHAP.

Le choix de cette option restreint le déroulement des commandes standard qui nécessitent une impression définitive (sur papier). Par exemple, la mise à jour des bulletins de paie en historique d’un fichier de paie ne se fera pas ainsi que la génération automatique des écritures de règlement tiers dans un fichier comptable.

Imprimer dans un fichier

Le bouton Imprimer dans un fichier est disponible dans chaque format de sélection standard.

Il permet d’extraire certaines informations de la commande concernée sous la forme d’un fichier : au format Sylk pour récupération des données dans les programmes capables de lire de tels fichiers (les tableurs notamment),au format Texte ou ASCII,au format HTML qui est celui utilisé dans les pages Web d’Internet,au format Classeur Microsoft Excel®.

Ces formats sont décrits ci-dessous.

Les informations extraites dépendent de l’état à partir duquel cette commande est lancée. Les valeurs ex-traites sont mentionnées dans chacun des états concernés. Nous ne précisons ici que le mode opératoire.

Après paramétrage des critères de sélection, cliquez sur le bouton Imprimer dans un fichier. Une fenêtre d’enregistrement s’ouvre alors.

Procédez comme suit.

Sélectionnez le dossier de stockage.

Sélectionnez le type de fichier à générer dans la zone Type.

Tapez le nom du fichier dans la zone Nom. L’extension des fichiers est :

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Impressions

.TXT pour un fichier texte,

.SLK pour un fichier au format Sylk,

.HTML pour un fichier HTML,

.XLS pour un fichier au format Classeur Microsoft Excel.Le programme l’ajoutera si vous ne la mentionnez pas.

Cliquez sur le bouton Enregistrer pour lancer la génération.

Cliquez sur le bouton Annuler pour ne rien faire.

Voir le titre «Formats des fichiers d’exportation des états», page 133 pour la description des fichiers géné-rés.

Voir également le titre «Impression dans un fichier PDF», page 135 en ce qui concerne l’impression dans des fichiers au format PDF.

Formats des fichiers d’exportation des états

Les états que l’on peut exporter à partir des fonctions d’impression des programmes Sage peuvent être gé-nérés sous les mêmes formats que les exportations de données.

Seules les données sont exportées. Les titres et autres informations accessoires de l’état ne le sont pas.

Pour les exportations de données autrement qu’à partir des formats de sélection, nous renvoyons le lecteur aux commandes Importer et Exporter des menus Fichier des programmes Sage.

Il s’agit des formats suivants.

Format texte

Le format texte dans lequel les états sont exportés sous forme de fichiers diffère quelque peu de celui utilisé par les exportations.

Les fichiers générés par les fonctions d’exportation sont des fichiers “ séquentiels ” à la structure particu-lière reconnue par les programmes Sage du même type.

Les exportations d’états se font sous la forme de données séparées par des tabulations.

Ces valeurs pourront être exploitées dans un traitement de texte ou dans tout programme qui reconnaît les fichiers de type TXT.

L’exportation au format texte donne le résultat suivant quand il est relu par un programme tel WordPad© :

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Impressions

Format Sylk

Sylk est un format reconnu par la plupart des programmes permettant d’effectuer des calculs dits “ tableurs ”.

Un état exporté sous ce format sera réutilisable dans une feuille de calcul d’un tel programme et ses données pourront servir à réaliser des calculs ou à confectionner des graphes.

L’exportation au format SYLK donne le résultat suivant quand il est relu par un programme tel Microsoft Excel© :

Format HTML

Le format HTML (Hyper Text Markup Language) permet la génération d’un fichier qui pourra directement être exploité par des Navigateurs Internet.

Ce nouveau format vous permettra, par exemple, de créer un catalogue d’articles que vous copierez sur un site Internet et qui pourra être consulté par vos clients.

Le paramétrage du modèle d’exportation s’effectue comme pour le format SYLK. Par contre l’adresse de cellule indiquée pour chaque ligne du format d’exportation n’est utilisée que pour définir l’ordre de l’ex-portation.

L’exportation au format HTML donne le résultat ci après.

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Impressions

L’ordre du format est respecté mais les adresses de cellules ne sont pas prises en compte. Le prix de vente est enregistré sur la troisième colonne alors que c’était la sixième qui était indiquée dans le format d’expor-tation.

Format Classeur Microsoft Excel®

L'exportation au format Classeur Microsoft Excel permet le lancement en automatique de Microsoft Excel et l'ouverture du fichier exporté. Cette exportation fonctionne à identique de l'exportation au format Sylk.

Le fonctionnement de l'application dans le cadre d'une exportation au format Classeur Microsoft Excel est le suivant :

1 . création d'un fichier doté de l'extension .XLS,

2 . ouverture du fichier XLS sous Microsoft Excel,

3 . extraction des informations du fichier de gestion,

4 . affichage des informations sous Microsoft Excel.

L'exportation n'est réalisable que si Microsoft Excel (version 7.00 au minimum) est installé sur le poste de travail.

L’exportation au format Classeur Microsoft Excel donne le résultat suivant.

Impression dans un fichier PDF

La fenêtre «Impression» qui s’ouvre juste avant le lancement de l’impression proprement dite dispose d’une option particulière Impression dans un fichier PDF.

Cette option permet de générer le document à imprimer sous la forme d’un fichier au format PDF (Portable Data File) qui peut être lu par de nombreux programmes et en particulier Adobe® Reader (ou Adobe® Acrobat® Reader) qui fonctionne sur de nombreux systèmes d’exploitation.

Exemple Il est ainsi possible d’imprimer une facture au format PDF sous Windows et de la lire sur un Macintosh.

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Impressions

Cette option peut être couplée avec l’option Une impression par document afin de proposer un fichier PDF par document à destination des tiers. Lors de l’impression, il est créé autant de fichiers PDF que de docu-ments distincts. Une numérotation automatique des fichiers PDF est effectuée afin de permettre d’identifier rapidement et simplement le destinataire.

Exemple :Impression en rafale de documents de ventes en Sage Gestion Commerciale, impression des extraits de compte tiers en Sage Comptabilité.

L’option Une impression par document est gérée pour les états pouvant combiner plusieurs modèles d’état, et pour les états avec rupture.

Exemple :Pour les modèles d’état :

- En Sage Gestion commerciale : les journaux comptables impriment les journaux comptables, jour-naux analytiques et les états de récap. simultanément.

- En Sage Immobilisations : l’état Liasse fiscale imprime les feuillets 2054, 2055 Tableau A et 2055 tableau B.

Pour les états avec ruptures :- En Sage Gestion commerciale : Mouvements de stocks avec rupture par dépôt.

La sélection de cette option et la validation de la fenêtre entraîne l’ouverture d’une fenêtre de dialogue «En-registrer sous» qui permet de préciser le nom du fichier et son emplacement de stockage.

Une imprimante nommée «Imprimante PDF Sage» est automatiquement installée par les applica-tions Sage. Elle ne doit pas être sélectionnée comme imprimante de sortie. Un message d’erreur le rappellera.

Si l’option Une impression par document a été cochée, ce nom de fichier est automatiquement complété, en règle générale :

du nom du fichier saisi,

suivi obligatoirement du numéro de l’élément du fichier : Numéro de compte tiers, Numéro de compte général, Section analytique, Référence article..., ou pour les états multiples, du nom de l’état,

suivi de manière facultative, d’un identifiant de l’état : Numéro document pour la Gestion commer-ciale, Date fin pour la Comptabilité...

Exemple :Pour l’extrait de compte tiers dans Comptabilité, le nom sera :

- Extrait_compte_tiers_CARAT_311207.pdf

Selon les applications et les fichiers, sont générées les informations suivantes :

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Impressions

Application Fichier Elément du fichier Identifiant

Comptabilité Plan tiers N° compte tiers Date fin de période

Plan comptable N° compte général Date fin de période

Plan analytique N° section analytique Date fin de période

Gestion commerciale Articles Référence article Date fin de période

Clients / Fournisseurs N° compte tiers Date fin de période

Représentatn Nom+Prénom Date fin de période

Type de document N° compte tiers Date du document + N° document

Dépôt Nom du dépôt Date de fin de période

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Impressions

Etats personnalisés

Version La commande Etats personnalisés n’est disponible qu’en Ligne 100.

La fonction Etats personnalisés vous permet de visualiser et d’accéder très rapidement aux fonctions d’im-pression spécifiques que vous aurez préalablement paramétrées au niveau des sélections.

Cette fonction est la première du menu Etat car elle peut contenir les états indispensables couramment uti-lisés.

Cette fonction n’est active que si un fichier de données a été ouvert dans l’application.

Elle est disponible dans le menu Etat et permet l’accès aux états personnalisés, paramétrés au préalable, et à la fonction Contenu du menu....

Contenu du menu…

Cette fonction permet de créer, modifier ou supprimer le paramétrage des états personnalisés. En la sélec-tionnant, la fenêtre suivante s’ouvre.

La liste proposée est vierge.

Pour ajouter un format de sélection quelconque (ou un formulaire issu de Crystal Report) à la liste des états personnalisés, cliquez sur le bouton Ajouter. La fenêtre d’ouverture des fichiers s’affiche.

Elle permet d’attacher de nouveaux états personnalisés pour le poste de travail. Sélectionnez un état dont vous avez enregistré le format de sélection auparavant puis cliquez sur le bouton Ouvrir.

NomCette zone permet de saisir le nom d’enregistrement du fichier tel qu’il apparaîtra dans la liste des états dis-ponibles.

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Impressions

Type

Cette zone propose différents types d’extension de fichiers.La liste des formats de fichier avec leurs extensions sous Windows est la suivante.

Par défaut, seuls les fichiers au format Crystal (*.rpt) sont affichés. Ce sont des fichiers de formulaires issus de Crystal Report. L’utilisation de ce type de fichier nécessite l’installation du module Analyse & Décision.

Le fichier ajouté s’affiche dans la fenêtre «Etats personnalisés».

En sélectionnant cet état dans la liste, les boutons Modifier et Supprimer deviennent actifs.

Le bouton Modifier permet d’afficher le format sélectionné pour une consultation ou une modification avant de lancer l’impression (différée ou non).

Le bouton Supprimer permet de supprimer l’attachement d’un état personnalisé pour le poste de travail. En aucun cas le fichier est physiquement supprimé du disque dur.

La case à cocher Affichage de la sélection avant impression permet de rendre systématique l’affichage des sélections effectuées avant impression.

Lancement de l’impression

L’impression d’un état personnalisé s’effectue par la fonction Etat / Etats personnalisés. Sélectionnez l’état que vous désirez imprimer dans la liste qui s’affiche dans le menu. Le fenêtre d’impression se lance direc-tement.

Voir le manuel « Analyse et Décisions » pour l’utilisation et la configuration de Crystal Report et du module Sage ODBC pour une explication détaillée sur la réalisation des formulaires de Crystal Report.

Si le format du fichier est incorrect, le message suivant est affiché.

Application Format

Comptabilité .FMA

Gestion Commerciale .FGC

Saisie de Caisse Décentralisée .FGC

Immobilisations .FIM

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Impressions

Il convient alors de supprimer le fichier dont le format est incorrect à l’aide du bouton Supprimer et d’ajou-ter un fichier pouvant être exploité par le programme.

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Impressions

Impression des paramètres société

La fonction Rechercher ne permet plus l’impression des données concernant l’entreprise (comme par exem-ple le dossier entreprise, les options, l’agenda…).

Voir les explications sur la fonction «Recherche et remplacement de données», page 191.

L’impression des ces informations est maintenant accessible par une commande du menu Fichier, Imprimer les paramètres société. Cette commande ouvre un menu hiérarchique permettant de choisir quelles sont les informations qui peuvent être imprimées.

Le contenu de ce menu hiérarchique varie en fonction de l’application utilisée.

Voir les annexes du manuel de référence de chaque application présentent les états éditables à partir de cette fonction.

Lorsqu’un de ces fichiers est activé dans le menu hiérarchique Impression des paramètres dossier, la fenêtre suivante s’ouvre.

L’impression est lancée directement sans sélection d’un modèle de mise en page.

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Importation et exportation de données


Cette partie du manuel présente les fonctions communes d’importation et d’exportation des données des programmes Sage :

«Format import/export paramétrable», page 143.

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Format import/export paramétrable

Toutes les applications Sage présentent une fonction d’importation et d’exportation via des formats para-métrables. Ces fonctions sont présentes dans le menu Fichier.

La fonction Format import/export paramétrable permet de définir des formats de fichiers paramétrables afin d’importer et d’exporter des données vers les applications capable d'émettre ou de recevoir des fichiers au format ASCII. Cette fonction comporte trois fonctions :

l’importation de données selon un format de fichier prédéfini,

l’exportation des données à partir d’un format de fichier prédéfini,

le paramétrage des formats de fichier qui serviront de base à l’importation ou à l’exportation des données.

Ces fonctions peuvent être lancées à partir de la barre d'outils «Fonctions avancées» en cliquant sur les bou-tons suivants :

Importer selon un format paramétrable,

Exporter selon un format paramétrable,

Définition du format paramétrable.

Importer un fichier au format paramétrable

La fonction Fichier / Importer / Format paramétrable permet d’importer des données au format paramétra-ble.

Pour importer un fichier au format paramétrable vous devez tout d’abord sélectionner un format de fichier paramétrable que le logiciel mettra en correspondance avec le fichier contenant les données à importer.

Cliquez sur le bouton Importer selon un format paramétrable de la barre d’outils «Fonctions avan-cées» a le même effet que d’activer la commande Format paramétrable du menu Fichier / Importer.

Elle permet d’importer dans votre fichier de données selon un certain format de fichier.

Pour pouvoir importer des données, vous devez tout d’abord définir un format de fichier paramétrable dans la commande Fichier / Format import/export paramétrable.

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Cette commande ne peut être utilisée en mode Multi-utilisateurs. Voir la commande Fichier / Autori-sations d’accès.

L’importation se déroule en deux étapes :

1 . Ouverture du format de fichier paramétrable,

2 . Sélection du fichier à importer.

Ouverture du format de fichier paramétrable

Le lancement de cette commande fait tout d’abord apparaître une fenêtre vous permettant d’appeler un for-mat de fichier paramétrable déjà créé.

Sélectionnez le format que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur le bouton Ouvrir.

Le chemin du dernier format de fichier utilisé est stocké dans les préférences de votre ordinateur, et vous est proposé à chaque lancement de la fonction d’importation.

Cette fenêtre est cependant systématiquement affichée. Si le fichier qui définit le format d’import est introu-vable vous devrez donc à nouveau parcourir l'arborescence du volume et sélectionner le fichier adéquat,

Sélection du fichier à importer

Sélectionnez ensuite le fichier à importer dans la fenêtre «Ouvrir le fichier d’import» et cliquez deux fois dessus ou bien cliquez sur le bouton Ouvrir.

L’importation est alors immédiatement lancée.

Les fichiers sélectionnés doivent être au format texte (*.TXT sous Windows).

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Procédures d’importation

Après validation du format et sélection du fichier à importer, l’import se déroule en deux temps :

1 . Vérification de la cohérence du fichier : le programme vérifie dans un premier temps la structure du fichier et la cohérence des informations.

2 . Import effectif des données.

Dans les deux cas, un journal d’import est généré précisant le déroulement de l’importation.

Vérification de la cohérence du fichier

Le programme vérifie tout d’abord le respect de la structure du fichier importé par rapport au format de fi-chier paramétrable sélectionné.

Voir le paragraphe «Vérification de la structure du fichier», page 160.

Un contrôle est ensuite effectué sur les champs de type Texte, Date, Montant et sur les RIB des tiers :

Particularités des champs TexteUne vérification est effectuée entre la longueur du champ contenu dans le fichier et celle gérée par l'application :

Si la longueur du fichier est inférieure à la longueur de l'application :pour les champs alphanumériques, la zone est cadrée à gauche et tronquée à gauche,pour les champs numériques, la zone est cadrée à droite et tronquée à droite.

Si la longueur du fichier est supérieure à la longueur de l'application, un complément à blanc est effectué.

Exemple La zone Libellé de l'écriture est sur 35 caractères alphanumériques dans la Comptabilité 100.

- Si la longueur du champ est sur 25 caractères : aucune incidence,- Si la longueur du champ est sur 50 caractères : les 15 derniers caractères sont tronqués.

La zone Montant est gérée sur 14 caractères dans la Comptabilité 100, décimales comprises.- Si la longueur du champ est sur 12 caractères : aucune incidence,- Si la longueur du champ est sur 15 caractères : les 3 premiers caractères sont tronqués.

Particularités des champs DateLa lecture du format permet d'interpréter les dates à importer.

Exemple Dans le fichier, les dates peuvent être au format AAAAMMJJ alors que le format stocké dans les applica-tions est JJMMAA.

Particularités des champs MontantLes montants sont par défaut importés dans la monnaie de tenue de compte sauf si le champ Code ISO monnaie de tenue de compte figure à la ligne dans le fichier à importer.Dans ce cas :

Si le code ISO n'existe pas dans la table des devises, dans le volet «Fichier / A propos de… / Options», un message bloquant s’affiche :« Le code ISO n'est pas défini dans la table des devises ! ».Si le code ISO est identique à celui de la monnaie de tenue de compte, les montants sont importés en l'état sans conversion,Si le code ISO est différent de celui de la monnaie de tenue de compte, une conversion est effectuée avec respect des règles de conversion croisée.

Le volet «Particularités» permet d'interpréter le champ Montant en fonction du nombre de décimales, sé-parateurs de décimales et de milliers, cadrage et caractère de remplissage.

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Voir plus loin la description du «», page 155.

Gestion des RIB TiersLorsqu'un tiers possède plusieurs RIB, il doit y avoir autant de lignes que de RIB différents pour ce même tiers.

Import des données

Cette seconde phase débute après la vérification de la cohérence du fichier.

Lors de l’importation, les contrôles sont effectués sur :l’existence des éléments de structure (exemple : code journal, banque, date d’écriture appartenance à un exercice comptable, section analytique…),la présence des informations obligatoires (exemple : montant, tiers, dates…).

La procédure d'importation des données ne peut en aucun cas être annulée, c'est-à-dire arrêtée en cours d'exécution. En effet, un arrêt intempestif de l'exécution de cette commande peut entraîner des fichiers dé-séquilibrés.

Cependant lorsque le programme détecte une erreur (exemple : code journal inexistant dans le fichier Moyens de paiement ), il est possible :

soit de continuer l'import en ignorant l'enregistrement concerné,soit de stopper l'import des données : dans ce cas, seuls les enregistrements précédant la ligne d'anomalie sont importés. Un fichier des erreurs est créé et comporte les enregistrements non importés.

Exemple Le code journal XXX n’existe pas dans le fichier dans le fichier Moyens de paiement. Le message suivant apparaît :« Le code journal n’existe pas à la ligne N. Souhaitez-vous poursuivre l’import en ignorant cet enregistre-ment ? Oui / Non »Oui : le programme reprend l’import des données en ignorant l’enregistrement erroné. A la fin de l'importation :

- les enregistrements erronés sont reportés dans le fichier Texte Jimport.txt pour les 5 premières lignes des enregistrements erronés ;

- le fichier initial est renommé avec l'extension .OLD ;- l'enregistrement logique erroné ainsi que les enregistrements erronés détectés par la suite sont re-

portés dans une copie du fichier d’import, portant le nom du fichier importé avec une occurrence incrémentée de 1.

Le manuel de référence de chaque application décrit les incidences de l’importation.

Exporter un fichier au format paramétrable

La fonction Fichier / Exporter / Format paramétrable permet d’exporter des données au format paramétra-ble.

VCliquez sur le bouton Exporter selon un format paramétrable de la barre d’outils «Fonctions avan-cées», ce qui correspond à activer la fonction Format paramétrable du menu Fichier / Exportation. Elle permet d’exporter des comptes tiers selon un certain format de fichier.

Cette commande ne modifie en rien le contenu des fichiers de données. Si elle est annulée en cours d’exé-cution, le fichier n’est pas généré. L’exportation se déroule en 3 étapes :

1 . Sélection du format de fichier paramétrable,

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2 . Définition du nom et de l’emplacement du fichier exporté,

3 . Définition des critères de sélection.

Le manuel de référence de chaque application pour connaître les fichiers exportables.

Sélection du format de fichier

Le lancement de cette commande fait tout d'abord apparaître la fenêtre d'ouverture d'un format paramétra-ble, il sera utilisé pour la génération du fichier d'exportation.

Sélectionnez le format puis cliquez sur le bouton Ouvrir.

Nom du fichier d'exportation

Cette fenêtre vous permet d’indiquer au programme le répertoire de stockage et le nom que prendra le fi-chier d’exportation ainsi généré.

Cliquez sur le bouton Enregistrer une fois l’emplacement et le nom définis.

Sous Windows, les fichiers générés comporteront automatiquement l’extension *.TXT.

Critères de sélection

En dernier lieu, une fenêtre permettant de limiter la sélection est proposée.

Par exemple pour le programme Sage Moyens de paiement il est possible de limiter la sélection à un type de tiers, un ensemble de tiers ou à un tiers en particulier.

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La sélection effectuée, cliquez sur le bouton OK pour lancer la procédure d'exportation.

Procédure d’exportation

Le programme construit le fichier en fonction des éléments définis dans le format de fichier paramétrable et de la sélection effectuée

Contrôle des règles d’exportation

La génération du fichier d’exportation est soumise au respect de certaines règles relatives au format de fi-chier paramétrable sélectionné :

La position et longueur de chaque zone dans le format défini doivent être respectées si le type de fichier est Largeur ou Longueur fixe sans séparateur de champ :Si la longueur du fichier est inférieure à la longueur de l'application :

Pour les champs alphanumériques, la zone est cadrée à gauche, et tronquée à gauche,Pour les champs numériques, la zone est cadrée à droite et tronquée à droite.

Si la longueur du fichier est supérieure à la longueur de l'application, un complément à blanc est effectué.

Une conversion des champs Date est effectuée si nécessaire selon le format défini.

Une correspondance doit être effectuée dans le sens inverse pour tous les champs spécifiques (Type d'écritures, Sens, Montant signé, Type de tiers) pour retrouver la valeur attendue dans le fichier.

Les champs Inutilisés restent à blanc par défaut, sauf si une Valeur export est définie dans le for-mat.

Voir le manuel de référence de chaque application pour connaître leurs particularités lors de l’exporta-tion.

Définition d’un format paramétrable

La fonction Fichier / Format import export paramétrable permet de paramétrer les formats de fichiers pour l’importation ou l’exportation de données.

La définition de formats de fichiers paramétrables permet d'importer ou d'exporter des données principales vers n'importe quel logiciel capable d'émettre ou de recevoir des fichiers au format ASCII.

Vous pouvez également accéder à cette commande par le bouton Définition du format paramétrable de la barre d’outils «Fonctions avancées».

Ouverture / création d'un format de fichier

Le lancement de cette commande fait tout d’abord apparaître une fenêtre vous permettant d’appeler un for-mat de fichier paramétrable déjà créé ou d’en enregistrer un nouveau.

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Sélectionnez le format de fichier paramétrable que vous voulez modifier, puis cliquez sur le bouton Ouvrir ou cliquez sur le bouton Nouveau pour enregistrer un nouveau format de fichier paramétrable.

Si le fichier sélectionné n’est pas de type Format de fichier paramétrable, un message vous en informe.

« Le type de fichier est incorrect ! »

Nouveau format de fichier paramétrable

Si vous décidez de créer un nouveau format de fichier paramétrable, le programme vous invite à lui affecter un nom et un emplacement dans la fenêtre suivante.

Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer.

Définition de la structure du fichier

Après avoir défini l’emplacement et le nom du format de fichier paramétrable, la fenêtre suivante, «Format de fichier», va vous permettre de définir la structure même du fichier à exporter ou à importer.

Cette fenêtre s’ouvre automatiquement si vous choisissez de modifier un format de fichier paramétrable existant déjà.

Volet Description – Format de fichier

Ce volet vous permet : de définir le type de données associées au format,

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d’ajouter des champs qui constitueront la structure du fichier,de les modifier,de les supprimer,ou de les organiser.

On accède aux différents volets de cette fonction en cliquant sur les onglets correspondant aux volets.

La fenêtre de définition de la structure du fichier se présente comme suit.

Intitulé du formatRenseignez dans cette zone de 35 caractères alphanumériques un bref descriptif du format.

Type de donnéesSélectionnez le type de donnée que vous souhaitez associer au format.

Voir le manuel de référence de chaque application pour connaître les types de données qu’il est possible d’importer et d’exporter.

Bouton Vérifier le format

Ce bouton permet de vérifier le format paramétré grâce à un test réel de structure.

Aucune importation n'est réalisée ; le programme vérifie seulement si le fichier sélectionné est con-forme à la structure décrite.

Bouton Générer un fichier test

Ce bouton permet de générer un fichier test.

Le paragraphe «Générer un fichier test», page 162.

Bouton Editer le format

Ce bouton permet d'éditer le format paramétrable.

Bouton Paramétrage d’importCe bouton n’est disponible que lors du paramétrage de certains formats (types Clients et Four-nisseurs en Gestion commerciale par exemple). Il ouvre une fenêtre «Paramétrages d’import» qui permet de modifier la numérotation des comptes importés.

Voir le titre «Paramétrages d’importation», page 158.

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IntituléIntitulé que vous pouvez donner au format. Il sera rappelé dans le titre de la fenêtre. Il peut être différent du nom du fichier.

Type de donnéesZone à liste déroulante précisant le type de données qui peuvent être paramétrées dans le format d’import/export paramétrable. Ce sont :

Clients (valeur proposée par défaut),Fournisseurs,Articles,Catégories tarifaires,Tarifs fournisseurs,Familles (d’articles),Documents.

Dès qu’une ligne de champ a été enregistrée dans la liste, cette zone s’estompe et ne peut plus être modi-fiée.

Liste des champsCette zone de liste affiche les champs qui peuvent être insérés dans les formats d’importation ou d’expor-tation en fonction du type de données sélectionné dans la zone correspondante.Les boutons qui gèrent le contenu de cette liste sont détaillés ci-dessous.L’insertion des champs s’effectue :

en les sélectionnant dans la zone à liste déroulante en dessous de la liste,en paramétrant leur longueur si elle ne correspond pas à la valeur proposée par défaut,en cliquant sur le bouton Insérer.

Les champs marqués d’un astérisque (*) dans la liste des champs sont obligtoires. Leur absence à la ferme-ture du format entraînera un message d’erreur :«Le champ XXX est obligatoire !OK»Les informations données dans cette liste sont les suivantes :

Champ : intitulé du champ. Non modifiable.Valeur par défaut : valeur éventuellement enregistrée dans la fenêtre ouverte par le bouton Proprié-tés.Longueur : nombre de caractères dont se compose le champ. Les valeurs proposées par défaut sont modifiables.Position : position du premier caractère du champ dans la ligne d’enregistrement d’un fichier de type Largeur fixe ou Longueur fixe. Correspond à la somme de la position et de la longueur du champ précédent dans la liste.

Les colonnes Longueur et Position sont vides lorsque le type de champ est Délimité.

Les données qui peuvent faire l’objet d’un format d’import/export paramétrable et leurs particularités sont décrites dans les manuels de référence respectifs des applications Sage.

Bouton InsérerInsère dans la liste le champ qui a été sélectionné dans les zones en dessous de la liste. Si une ligne est sélectionnée lors de cette insertion, la nouvelle ligne sera insérée au dessus. Les lignes insérées peuvent être déplacées dans la liste par le biais des boutons Monter et Descendre.Le programme ne contrôle pas si un champ est inséré plusieurs fois.

Bouton SupprimerSupprime la ligne qui est sélectionnée dans la liste.

Bouton PropriétésOuvre la fenêtre «Champ» décrite ci-dessous sous le titre «Propriétés des champs».

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Bouton MonterCe bouton déplace la ligne sélectionnée vers le haut de la liste (si cette ligne n’est pas la première).

Bouton DescendreCe bouton déplace la ligne sélectionnée vers le bas de la liste (si cette ligne n’est pas la dernière).

Pour enregistrer le format, il suffit de fermer la fenêtre ou de passer au volet «Particularités».

Procédure d'ajout de champ

Les deux zones au bas de la fenêtre permettent de sélectionner les zones du fichier et de préciser leur lon-gueur.

La procédure d'ajout de champs est la suivante :

1 . Sélectionnez une zone parmi la liste modulée selon le type de données sélectionné (par exemple Ecritures comptables ou tiers dans Sage Moyens de paiement). Les zones affectées d’un astérisque signifient qu’elles ont un caractère obligatoire.

2 . La zone Longueur devient accessible et vous pouvez alors préciser la longueur du champ. Cette zone n'est pas accessible pour les fichiers Délimités avec séparateur de champ.

3 . Par défaut, le programme affiche la longueur gérée par le programme ou la valeur 1 pour le champ Inutilisé. La longueur doit être obligatoirement différente de 0.

4 . Si le fichier est de type Largeur ou Longueur fixe, la colonne Position est mise à jour indiquant ainsi la colonne de début de cette zone.

5 . Lorsqu'un champ existant dans le fichier à importer ou exporter n'est pas géré dans l'application, le champ Inutilisé doit être mentionné.

La validation de l’ajout de ce champ s’effectue par la touche ENTRÉE ou grâce au bouton Insérer. Un mes-sage d'alerte est affiché si la longueur de la zone est égale à 0 :

« La longueur doit être différente de 0 ! ».

Aucun test n'est effectué sur la duplication d'un même champ dans le format de fichier, notamment pour l'exportation. En conséquence : lors de l'importation, seule la valeur du premier champ défini est prise en compte.

Voir le manuel de référence de chaque application pour connaître les champs des fichiers spécifiques.

Propriétés des champs

Pour chacun des champs que l’on peut insérer dans un format de fichier, il est possible d’ouvrir une fenêtre «Champ» en sélectionnant la ligne correspondante et en cliquant sur le bouton Propriétés.

Cette fenêtre, en fonction de la ligne qui était sélectionnée lors de son ouverture, peut prendre divers aspects :

Elle peut comporter un ou deux volets :«Propriétés» : volet toujours présent qui permet d’enregistrer les valeurs par défaut que doit prendre le champ correspondant lors de son exportation ou de son importation, en particulier si ce champ est absent du fichier importé. Ce volet peut comporter deux ou trois zones en fonction des informations à saisir. Ces informations sont détaillées ci-dessous.«Correspondance» : volet qui n’apparaît que lorsque le champ correspond à une donnée variable.

Exemple Dans le cas du fichier documents, le domaine peut être : Ventes, Achats ou Stocks. Le type de document, fonction du domaine, peut être : Devis, Bon de retour, Facture, etc.

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On accède à ces volets par des onglets sur Windows.

Volet Propriété – Propriétés des champs

Présentation de base. La présentation la plus fréquemment proposée est la suivante.

Valeur par défautZone de saisie dont le type (alphanumérique, alphanumérique majuscules, nombre, date, etc;) dépend du champ dont l’intitulé est rappelé dans le titre de la fenêtre. Les tableaux qui suivent précisent les caractéris-tiques de chacun de ces champs.Cette zone permet d’enregistrer la valeur fixe que prendra le champ correspondant lors de son exportation ou de son importation.

Exemple Affectation d’un numéro de compte collectif fixe 4110000 pour les clients exportés.

Non présent dans le fichierCase à cocher qui précise au programme que le champ correspondant est absent du fichier qui sera importé et qu’il doit ajouter ce champ, éventuellement en y mentionnant la valeur par défaut saisie dans la zone correspondante, à la position où il a été paramétré.Cette option n’est pas cochée par défaut.

Champs formatés. Lorsque le champ peut présenter différents formats, tels les champs de date, une zone supplémentaire apparaît pour préciser le format utilisé dans le fichier importé ou exporté.

FormatEnregistrez dans cette zone le format de date du champ.

Les formats de date sont décrits en Annexe.

Champs avec indice. Lorsqu’un champ peut prendre plusieurs valeurs tels les champs des informations libres, le programme ajoute une zone supplémentaire pour préciser la position de l’information libre.

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Numéro d’indiceEnregistrez dans cette zone le numéro d’indice du champ à importer / exporter. Ce numéro d’indice est affiché dans la liste des champs après l’intitulé du champ.Le numéro d’indice pour le champ N° de section permet d’indiquer plusieurs sections à la ligne pour une écriture donnée. La valeur saisie doit être comprise entre 1 et 11. Le champ Plan analytique est conservé dans le format. Par conséquent, si le champ Plan analytique com-porte une valeur différente de l’indice de la section, c’est le champ Plan analytique qui prime.

Spécifique Start, 30et 100 base

Si Numéro d’indice > à 2 pour les Start, 30 et 100 Base, la ventilation n’est pas importée.

Exemple :L’information libre «Pourcentage teneur en or» a été enregistrée en quatrième position de la liste des in-formations libres articles. Si cette information doit être traitée, il faudra enregistrer 4 dans la zone Numéro d’indice.Les comptes généraux de comptabilisation des mouvements des articles dépendent de la catégorie compta-ble qui leur est affectée. Pour que le programme sache à quelle catégorie le compte importé ou exporté est affecté, il faut préciser la position de la catégorie comptable dans la liste (volet «Complément» de la fiche article).

Une telle zone peut être insérée plusieurs fois avec des numéros d’indices différents.

Volet Corres-pondance – Pro-priétés des champs

Présentation de base : Certains champs de fichiers permettent de choisir entre différentes valeurs.

Exemple Prenons le champ Unité de poids des articles de la gestion commerciale.Il peut prendre comme valeurs : tonne, quintal, kilogramme, etc.Le fichier à importer mentionne T pour tonne, Q pour quintal, K pour kilogramme, etc.Cette correspondance permet de définir quelle est la valeur de correspondance entre les deux fichiers.

Pour avoir accès à ces choix :

1 . cliquez sur la ligne du champ pour la sélectionner ;

2 . cliquez sur le bouton Propriétés dans le volet «Description» ;

3 . cliquez sur l’onglet sélectionnez Correspondance pour ouvrir le volet du même nom ;

4 . sélectionnez la ligne qui convient ;

5 . enregistrez la correspondance et validez par la touche ENTRÉE ;

6 . faites de même pour les autres valeurs possibles ;

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7 . cliquez sur le bouton OK pour refermer la fenêtre après paramétrage.

Correspondance des modes de règlement : La définition d’une table de correspondance permet d’as-socier librement les modes de règlement de son fichier à ceux géré dans les applications (au lieu des 1ers caractères du mode de règlement paramétré). Le nombre de caractères de la zone Valeur du fichier est limité à la longueur définie.

C’est l’intitulé du mode de règlement (et non la position dans la table) qui est stocké. Cet initulé permet, au moment de l’importation, de retrouver la position dans la table qui est affectée à l’écriture. Si cet intitulé n’existe pas, le mode de règlement par défaut (volet Propriétés) est automatiquement affecté à la ligne d’écriture ou sinon c’est la valeur Aucun.

Volet Particularités – Format de fichier

Le second volet «Particularités» de la fenêtre de paramétrage des formats de fichier permet de définir les attributs et caractéristiques du format de fichier paramétrable.

Caractéristi-ques du fichier

Les différentes zones de l’encadré Caractéristiques du fichier permettent de définir la structure du fichier qui sera associé ou généré à partir du format de fichier paramétrable.

Type de fichierEn fonction du type de fichier sélectionné, les zones délimiteurs de champ ou d’enregistrement réagissent différemment.

Fichier de type Délimité : les champs sont séparés les uns des autres par un caractère spécifique ; le séparateur d'enregistrement est généralement le Retour-chariot.

Fichier de type Largeur fixe : valeur par défaut. Les champs sont juxtaposés les uns aux autres, généralement complétés par des blancs ; le séparateur d'enregistrement est généralement le Retour-chariot.Fichier de type Longueur fixe : il n'existe aucun séparateur de champ ou d'enregistrement, les enregistrements se suivent avec une longueur fixe à définir.

Délimiteur d'enregistrementPar enregistrement, il faut entendre un ensemble de champs. Cette liste déroulante vous permet donc d’indiquer l’élément qui sépare deux séries de champs.

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Exemple 411000 ;Compte collectif client ;11960 ;0 (Insérer ici le caractère du retour chariot),4457120 ;Tva / ventes à 19,6% ;0 ;1960 (Insérer ici le caractère du retour chariot),701020 ;Ventes à 20,6% ;0 ;10000 (Insérer ici le caractère du retour chariot),Choisissez un délimiteur d’enregistrement :

Tabulation,Point-virgule,Virgule,Retour-chariot (valeur par défaut),Autre : la zone en regard devient alors accessible pour saisie du caractère de séparation de champ.

La valeur qui caractérise un délimiteur de champ ne peut être la même que celle qui caractérise un délimi-teur d’enregistrement. Si tel est le cas, le message d’alerte« Les délimiteurs de champ et d'enregistrement doivent être distincts ! »vous en informera lorsque vous appuierez sur le bouton Suivant.

LongueurIndiquez dans cette zone la longueur des enregistrements.

Origine fichierL'importation peut traiter des fichiers provenant de programmes fonctionnant sous les systèmes d’exploita-tion différents. Indiquez l’origine des fichiers à traiter :

Windows (caractères de type ANSI seulement),MS-DOS,Mac OS.

En ce qui concerne les fichiers d’origine Macintosh, il est nécessaire que ceux-ci aient été au préalable enregistrés sur un support au format MS-DOS ou Windows. Cette opération se fait sur le Macintosh s’il dispose de l’extension Echange PC/Macintosh ou bien par recopie sur un disque dur si Macintosh et PC sont connectés en réseau.

Caractéristi-ques des champs

Délimiteur champCette liste déroulante vous permet d’indiquer la valeur ou ponctuation qui sépare deux données (Exemple : 4110000;Compte collectif client). Le point virgule représente le délimiteur de champ.Choisissez le type de délimiteur de champ :

Tabulation (valeur par défaut),Point-virgule,Virgule,Autre : la zone en regard devient alors accessible pour saisie du caractère de séparation de champ.

Identificateur texteCette zone permet d’enregistrer le symbole (le guillemet le plus souvent) dont certains programmes se ser-vent pour délimiter un champ de type Texte.

Exemple :Format paramétrable des journaux.Code journal, Type, Intitulé, Compte de trésorerie :"ACH";"Achat";"Achats";"""BQE";"Trésorerie";"Banque 1";"5120000"

Caractère échappementCette zone permet d’indiquer que le caractère qui suit n’est pas un identificateur de texte, mais bien un caractère du champ. C’est généralement le caractère \.

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Exemple :Format paramétrable des journaux."BQE";"Trésorerie";"Banque \"";"5120000"

Interpréter les séparateurs identiques comme uniqueCette case à cocher permet de gérer les cas où plusieurs séparateurs se suivent immédiatement.

Exemple :Format paramétrable des journaux.""ACH"";""Achat"";""Achats"";""""

Format montant Nombre de décimalesRenseignez ici le nombre de décimales.Zone de 1 caractère numérique, de 0 à 4.

Séparateur décimales / Séparateurs milliersPrécisez respectivement les séparateurs de décimales :

Aucun,Virgule (valeur par défaut).

et de milliers :Aucun,Virgule,Point,Espace (valeur par défaut),Autre : la zone en regard devient alors accessible pour saisie du séparateur.

La valeur qui caractérise le séparateur de décimales ne doit pas être la même que celle qui caractérise le séparateur de milliers. Si tel est le cas, le message d’alerte« Les séparateurs de décimales et de milliers doivent être distincts ! »vous en informera lorsque vous appuierez sur le bouton Suivant.

CadrageIndiquez dans cette liste déroulante le cadrage à adopter lorsqu’un champ de type Montant ne remplit pas entièrement la zone qui lui a été allouée :

A droite, valeur par défaut,A gauche.

Caractère remplissageChoisissez dans cette liste déroulante la saisie du caractère à gauche ou à droite du montant selon le mode de cadrage :

Blanc,Autre : la zone en regard devient alors accessible pour saisie du caractère de remplissage.

Informations complémentai-res

Ligne début d'enregistrementCette zone vous permet de déterminer à partir de quelle ligne commencent les enregistrements, pour notamment éliminer les lignes d’en-tête de fichier ou zones de titre.Zone de 2 caractères numériques, de 1 à 99 (par défaut à 1).

Entête du fichierLe fichier généré lors de l’exportation peut comporter dans son entête certaines valeurs déterminées, à ren-seigner voire aucune valeur.Choisissez la valeur qui doit apparaître dans l’entête du fichier :

Aucune, valeur par défaut,

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Raison sociale :Autre : à définir. La zone permet de définir l'entête grâce à la combinaison de caractères alphanu-mériques et de codes champs :

@DDate du jour@HHeure@RRaison sociale@NNom du fichier@TTitre des champs notamment pour les fichiers Délimité

Exemple En-tête "Export Ecritures comptables @D @H du fichier @N"

La zone entête du fichier n’est accessible que si la ligne de début d’enregistrement est différente de 1.

Paramétrages d’importation

Cette fonction est lancée en cliquant sur le bouton Paramétrage d’importation de la fenêtre de la fonction Format import/export paramétrable. Elle n’est disponible que dans certains formats (ty-pe de données Clients ou Fournisseurs en Gestion commerciale par exemple) .

Elle permet de modifier la structure des comptes et, éventuellement, de leur affecter un compte collectif si celui-ci est manquant dans le fichier d’origine.

Pour modifier une numérotation, cliquez sur la ligne :Numérotation des comptes généraux : si vous voulez affecter un compte collectif particulier,Numérotation des comptes de tiers : si vous voulez modifier leur structure lors de l’importation,

puis cliquez sur le bouton OK ou validez.

Une fenêtre «Numérotation des comptes de tiers» apparaît dans le premier cas : elle s’applique aux formats Client et Fournisseur.

Une fenêtre «Affectation de compte principal» apparaît dans le second cas : elle s’applique aux formats Client et Fournisseur.

Numérotation des comptes généraux

La fenêtre Numérotation des comptes principaux permet la numérotation d’un nombre illimité de comptes par type de tiers.

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Le paramétrage par défaut pour toutes les applications et pour la numérotation des comptes généraux (sans notion de type de tiers) :

pour les comptes clients 411* : 4110000,

pour les comptes fournisseurs 401* : 4010000.

Le principe de paramétrage est le suivant :

Avant conversion : toute valeur alphabétique ou numérique saisie est remplacée.

Après conversion : toute valeur alphabétique ou numérique saisie remplace ce qui se trouvait à la position.

L’astérisque (*) remplace tous les caractères du numéro à partir de la position de l’astérisque.

L’utilisation de cette fenêtre est identique à celle de la numérotation des tiers.

Numérotation des comptes de tiers

La fenêtre «Numérotation des comptes de tiers» permet de modifier la structure des comptes de tiers.

Cette fenêtre propose toujours les comptes clients et fournisseurs, quel que soit le format paramétré. Si un des critères proposés ne doit pas être utilisé, mettre les valeurs des numéros à zéro.

Le paramétrage par défaut pour toutes les applications et pour la numérotation des comptes tiers :

pour les comptes clients 411* : *,

pour les comptes fournisseurs 401* : *.

Le principe de paramétrage est le suivant :

Avant conversion : toute valeur alphabétique ou numérique saisie est remplacée.

Après conversion : toute valeur alphabétique ou numérique saisie remplace ce qui se trouvait à la position.

L’astérisque (*) remplace tous les caractères du numéro à partir de la position de l’astérisque.

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Cette fenêtre permet de numéroter l’ensemble des subdivisions des comptes généraux de tiers.

Exemple :Pour les fournisseurs 401, 404, 405,...).

Exemple :Inspirez-vous des exemples donnés dans le tableau ci-dessous pour vos paramétrages.

Pour paramétrer une conversion :

1 . Sélectionnez la ligne à paramétrer.

2 . Enregistrez les modifications dans les zones de saisie en dessous de la liste.

3 . Validez.

4 . Cliquez sur le bouton OK pour enregistrer les paramétrages.

Vérification de la structure du fichier

Une vérification de la structure du fichier est effectuée :

Automatiquement à la fermeture du format,

A la demande lorsque vous cliquez sur le bouton Vérifier le format du fichier,

Automatiquement lorsque vous cliquez sur le bouton Générer un fichier test.

Vérification du format

Les contrôles effectués sont tantôt communs à tous les types de fichier, tantôt spécifiques à un type de fichier en particulier.

Pour tous les types de fichier

Zones obligatoiresTous les champs définis comme Obligatoire doivent figurer dans le format. Dans le cas contraire, un mes-sage bloquant s’affiche : « Le champ [Intitulé champ] est obligatoire ! ».

Champ de type MontantSi une combinaison incohérente est définie, le message bloquant suivant est affiché : « Seule l'une des combinaisons Sens + Montant ou Montant ou Montant débit + Montant crédit est autorisée ! ».

Paramétrage Résultat obtenu

CommentairesAvantconversion

Aprèsconversion

Avantconversion

Aprèsconversion

411* * 411DUPON DUPON Le radical 411 est supprimé. Le compte tiers est alors composé des derniers caractères du compte initial.

411* C* 411DUPON CDUPON Le radical 411 est supprimé et remplacé par la lettre C. Les derniers caractères du compte initial sont conservés.

* F* 001 F001 Le compte initial est conservé et la lettre F est ajoutée devant.

001 F001 001 F001 Type de modification à apporter si un client et un fournisseur comportent le même numéro 001.

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Champ de type DatePour les zones Date de pièce et Date d'échéance, les différents éléments Jour, Mois et Année pouvant être dissociés, vous pouvez reconstituer la Date, soit en Date courte (jjmmaa sur 6 caractères) ou Date lon-gue (jjmmaaaa sur 8 caractères). Dans le cas contraire, ou en cas d'incohérence, un message bloquant est affiché : « La structure de la [Type de date] est incorrecte ! ».

Il est possible d’utiliser les critères JJMMAA :JJ : jour correspondant à la date système,MM : mois correspondant à la date système,AA : année correspondant à la date système.

Exemple De JJMMAA à JJMMAA : permet de ne prendre en compte que le jour correspondant à la date système à laquelle le traitement est lancé.De 01MM00 à 31MM00 : permet de lancer le traitement pour le mois en cours correspondant à la date sys-tème.De 010100 à 01MM00 : permet de lancer le traitement depuis le 1er janvier 00 jusqu’au mois en cours cor-respondant à la date système.

Pour les fichiers Délimité ou Lon-gueur fixe

Les séparateurs de champ et d'enregistrement pouvant être modifiés, un second contrôle est effectué pour vérifier s’ils ne sont pas utilisés.

Si tel est le cas, un message bloquant s’affiche :

« Les séparateurs de champ ou d'enregistrement ne peuvent pas être utilisés ! ».

Pour les types de fichier Lon-gueur fixe

La longueur totale des champs doit être égale à la longueur fixe définie dans le volet «Particularités». Dans le cas contraire, un message est affiché :

« La longueur totale des champs est différente de celle du volet Particularités. Cette longueur va être ajustée ! ».

Cliquez sur le bouton OK pour modifier la longueur du volet «Particularités» et continuer le traitement. Choisissez Annuler pour annuler le traitement.

Gestion des caractères non autorisés

Afin de limiter les rejets lors de l’import, un nettoyage du fichier à importer est réalisé :

Pour les identifiants, les minuscules sont transformées en MAJUSCULES.

Les caractères accentués sont remplacés par les lettres correspondantes sans accent.

Les espaces, les caractères non numériques et non alphabétiques qui ne sont pas gérés sont ignorés.

Vérifier le format de fichier

La vérification du format de fichier s’effectue en cliquant sur le bouton Vérifier le format. Il s’agit de contrôler la conformité de structure d’un fichier sélectionné par rapport au format défini au préalable.

Les données contenues dans le fichier sélectionné ne seront en aucun cas importées dans le fichier de Sage Moyens de paiement. Il s’agit uniquement d’un contrôle de conformité !

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Une vérification est préalablement effectuée pour contrôler que toutes les zones obligatoires figurent bien dans le format et que les données sont cohérentes. Des messages bloquant sont affichés en conséquence, par exemple :

« Le champ Code journal est obligatoire ! »

Indiquez dans cette fenêtre le fichier que vous souhaitez confronter au format de fichier paramétrable.

Sélectionner le fichier à utiliser puis cliquez sur le bouton Ouvrir.

Une vérification du fichier est effectuée et peut donner lieu à trois types de messages :

Le fichier correspond à la description effectuée : « La structure du fichier semble correcte. Seule l'importation par la fonction Format paramétrable / Importer permet de détecter les incohérences liées aux données du fichier [Type de fichier application] ! »

Le fichier ne correspond pas à la description effectuée, plusieurs types d'anomalies peuvent être générés.

Le fichier présente une anomalie : « Le champ xxx est incorrect à la ligne yyy ! »

Générer un fichier test

Le bouton Générer un fichier de test vous permet de générer un fichier d’exemple à partir du for-mat de fichier paramétrable défini au préalable.

Une vérification est préalablement effectuée pour contrôler que toutes les zones obligatoires figurent bien dans le format et que les données sont cohérentes.

Des messages bloquant sont affichés en conséquence, par exemple :

« Le champ Code journal est obligatoire ! ».

Cette fenêtre vous permet d’indiquer le nom et l’emplacement du fichier de test à générer.

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Cliquez sur le bouton Enregistrer pour lancer le traitement.

Le fichier test comporte 5 lignes au maximum constituées de la manière suivante :

Pour les zones de type Texte, les caractères A et B s'alternent pour distinguer les champs de type Texte consécutifs.

Pour les champs de type Date, la date système est restituée selon le format défini.

Pour les champs de type Montant, la valeur 9999,99 est exportée avec les séparateurs de décimales et de milliers définis. Le cadrage et les caractères de remplissage sont également appliqués. Pour les montants signés, les signes Débit et Crédit sont mentionnés en alternance sur les différents enregis-trements.

Pour les champs comportant des attributs (Type d'écritures, Sens, Type de tiers …), les valeurs sont restituées en alternance sur les différentes lignes d'enregistrements.

Pour les champs Inutilisés, la valeur 9 est restituée (en fonction de la longueur du champ).

Exemple Le format du fichier d'écritures suivant est défini :

Dans l’onglet Particularités, la structure définie est la suivante :

Intitulé Longueur Type Position Valeur

Code journal 3 Texte

Date de pièce 6 Date Format JJMMAA

Référence de pièce 17 Texte

N° compte général 13 Compte

Inutilisé 5 Texte

Date d’échéance 6 Texte Format JJMMAA

Sens 1 Texte Débit = D ; Crédit = C

Montant 13 Valeur

Type de fichier Délimité


Délimiteur de champ Point-virgule

Délimiteur d'enregistrement Retour-chariot

Origine du fichier Windows

Format montant 2 décimales

Séparateur de décimales Virgule

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Le test d'exportation le 10/01/2003 génère le fichier suivant :(Ligne 1)Code J;Date d;Référence de piè;N°compte géné;I;Date d;S;Montant(Ligne 2)BBBBBB;100103;BBBBBBBBBBBBBBBB;999AAAAAAAAAA;9;100103; 9;9 999,99(Ligne 3)BBBBBB;100103;BBBBBBBBBBBBBBBB;999AAAAAAAAAA;9;100103; 9;9 999,99(Ligne 4)BBBBBB;100103;BBBBBBBBBBBBBBBB;999AAAAAAAAAA;9;100103; 9;9 999,99(Ligne 5)BBBBBB;100103;BBBBBBBBBBBBBBBB;999AAAAAAAAAA;9;100103; 9;9 999,99

Journal d'import

A chaque importation par la fonction Format paramétrable du menu Fichier / Importer, le journal d’impor-tation est créé ou complété par des informations sur le déroulement de l’importation :

La date et l’heure de lancement de l’importation,

Le nombre d’enregistrements écrits

Le type d’incohérence détectée,

L’erreur détectée et la ligne,

Le nombre d’erreurs d’importation,

Recopie du fichier d’origine,

La date et l’heure de fin d’enregistrement,

La mention «Fin de l’import» si l’importation s’est correctement déroulé ou «Arrêt de l’import» s’il y a eu intervention de l’utilisateur.

On peut le consulter par le biais de la commande Edition / Afficher le journal d’import.

Consultez le « Manuel d’installation » du programme dont vous disposez pour connaître l’emplacement de stockage des fichiers.

Séparateur de milliers Espace

Cadré à droite Sans caractère de remplissage

Ligne début d'enregistrement 2

Entête @T


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Personnalisation

Personnalisation

Les programmes Sage offrent de nombreuses possibilités de personnaliser :

«Personnalisation de l’interface», page 166, c’est-à-dire :«Personnalisation de l’affichage par utilisateur», page 166«Personnalisation des barres d’outils», page 169,«Personnalisation des menus», page 171,«Personnalisation de l’accès aux fonctions par le clavier», page 177,«Personnalisation des répertoires par défaut», page 180

«Personnaliser les écrans», page 182,

«Personnaliser les listes», page 186,

«Personnalisation des liens avec les autres applications», page 188.

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Personnalisation

Personnalisation de l’interface

Le menu Fenêtre des applications fait apparaître trois fonctions permettant à l’utilisateur de personnaliser les menus, listes et fenêtres ouvertes sur son poste de travail.

La première de ces nouvelles fonctionnalités porte la désignation Personnaliser l’interface. Elle se substitue à l’ancienne fonction Barre d’outils en augmentant ses possibilités.

Elle s’ouvre sur la fenêtre illustrée ci-dessous qui se compose de cinq volets :

«Affichage» qui regroupe les préférences d’affichage du profil utilisateur connecté,

«Barres d’outils» qui permet de modifier l’apparence des barres d’outils et d’en paramétrer quel-ques unes répondant à vos besoins,

«Menus» qui permet de paramétrer les fonctions présentes dans les menus ou de modifier les noms de ces derniers,

«Clavier» qui permet d’affecter des touches d’appel depuis le clavier pour les fonctions que vous utilisez le plus fréquemment.

«Répertoires» qui permet la gestion des répertoires par défaut des applications et des fichiers.

Version La modification des menus n’est disponible que dans les versions Pack et Pack Plus de la Ligne 100.

On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton Personnaliser l’interface de la barre d’outils «Standard».

On accède aux différents volets composant cette fonction en cliquant sur des onglets sous Windows.

Personnalisation de l’affichage par utilisateur

Sont regroupées ici les préférences d’affichage du profil utilisateur connecté.

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Personnalisation

Présentation Adaptation de l’écranCette option régit le mode d’apparition à l’écran des fenêtres de liste et de détail lorsque vous les appelez.

La différence entre fenêtre de liste et fenêtres de détail est décrite dans la commande Réorganiser du même menu.

Cette disposition est détaillée dans le tableau ci-après. Elle dépend également de l’option Affichage des fe-nêtres de cette même commande.

Confirmation suppressionCette option concerne le poste de travail, trois choix sont proposés :

Aucune : aucune information ne vous sera demandée lors de la suppression d’un élément.Liste : une confirmation vous sera demandée pour la suppression des éléments sélectionnés dans une liste ; valeur proposée par défaut.Eléments : une confirmation vous sera demandée pour chaque élément supprimé.

Le rôle de chacune de ces options dépend du paramétrage fait dans la zone Confirmation suppression du volet A propos de.. / Préférences (qui concerne le fichier utilisé) :

Affichage Adaptation Type Disposition des fenêtres

Libre Empilé Liste En dégradé sur une oblique

Détail En dégradé sur une horizontale si grande fenêtre, sur une oblique si fenêtre.

Libre Mosaïque Liste Idem Empilé mais comportement différent avec la commande Réorganiser.

Détail Idem Empilé mais comportement différent avec la commande Réorganiser

Non libre Indifférent Liste En dégradé sur une oblique

Détail Une nouvelle fenêtre remplace la précédente (de la même liste)

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Personnalisation

Aucune : vous pouvez demander ici confirmation des suppressions par élément ou par liste,Liste : seul le réglage Eléments fait ici sera pris en compte,Eléments : le réglage fait ici ne sera pas pris en compte.

Affichage libre des fenêtresSi cette option est sélectionnée, chaque fenêtre se placera à l’écran avec un décalage par rapport à la précé-dente ; si elle ne l’est pas, les fenêtres apparaîtront toutes au même endroit et vous devrez les déplacer manuellement, chaque fenêtre de détail remplaçant la précédente (issue de la même liste).

Sauvegarde du dernier répertoire utiliséCette case, non cochée par défaut, permet de conserver et proposer le dernier répertoire utilisé. Il est possi-ble de conserver les répertoires :

par type de fichier (extension) : par exemple, pour la Comptabilité modèles de documents (*.ema), format de sélection (*.fma), format du rechercher (*.sma)...par fonction : par exemple, pour les Etats comptables et fiscaux, Plaquette, Détail des comptes qui sont tous des modèles de documents (*.eet).

Ces informations sont conservées par utilisateur, au même titre que les préférences du poste.

Réaffichage des listes en réseau

Lorsque le programme est utilisé en réseau, la touche F5 met à jour l’affichage du contenu des listes compte tenu de toutes les interventions réalisées sur le fichier depuis n’importe quel poste connecté.En effet, un même fichier peut parfois être utilisé par plusieurs personnes, en création, modification et/ou suppression.Ce paramètre permet de demander le rafraîchissement automatique du contenu des listes lorsque le pro-gramme est utilisé en réseau.

Délai ... secondesCe délai est exprimé en secondes, sur 4 caractères numériques. Le programme propose par défaut 5 secon-des entre deux rafraîchissement de l’affichage.

Mode Modifica-tion / Consulta-tion

Gestion double clicCette zone à liste déroulante propose :

Modification (valeur par défaut) : le double-clic sur un élément d’une liste ouvrira cet élément afin de le consulter et/ou de le modifier ; cette action équivaut à sélectionner la ligne et à cliquer sur le bouton Voir / Modifier de la barre d’outils Navigation ;Consultation : le double-clic sur un élément d’une liste ouvrira cet élément afin de le consulter seu-lement (aucune modification n’est possible) ; cette action équivaut à sélectionner la ligne et à cli-quer sur le bouton Consulter de la barre d’outils Navigation.

Gestion de la messagerie

Profil de la messagerieCette zone de 129 caractères alphanumériques sert à enregistrer le nom du profil utilisateur paramétré dans le volet A propos de votre société / Contacts. Les informations contenues dans le profil servent à l’identifi-cation du poste appelant et du poste appelé suivant le cas.Si aucun profil n’est renseigné ici, le programme demande sa sélection lors de l’émission d’un E-mail.

Lancement d’une autre application

Lien entre applicationsCette boîte à liste (non éditable) permet de régir le fonctionnement entre les différentes applications. Elle propose :

Quitter application origine (valeur par défaut) : lorsque vous sélectionnez une autre application Sage, le programme referme l’application initiale puis démarre le programme sélectionné et ouvre les fichiers correspondants.

© Sage 2007 168

Personnalisation

Conserver application origine : lorsque vous sélectionner une autre application Sage, le pro-gramme laisse l’application et le fichier initiaux ouverts, puis démarre le programme sélectionné et ouvre les fichiers correspondants.

Personnalisation des barres d’outils

On peut modifier le titre des barres d’outils et leur composition. De plus, un nombre variable de barres d’outils personnalisables sont disponibles pour vos besoins propres.

Toutes les barres d’outils, à l’exception des barres d’outils supplémentaires, proposées par défaut dans cha-que programme Sage peuvent être personnalisées en supprimant ou en re-disposant les boutons qu’elles comportent.

Version Les barres d’outils supplémentaires ne sont pas disponibles en Start / Ligne 30.

Il n’est pas possible d’ajouter dans une barre d’outils «standard» des boutons non prévus à l’origine.

Pour modifier le titre d’une barre d’outils, lancez la commande Fenêtre / Personnaliser l’interface. Cliquez sur le nom de la barre à modifier et tapez sa nouvelle désignation en remplacement de la précédente dans la zone Nom de la barre d’outils. Cliquez ensuite sur le bouton Modifier.

Il n’est pas possible d’ajouter à une barre d’outil proposée par défaut des boutons qui n’y sont pas prévus. Vous ne pouvez qu’ajouter des boutons que vous auriez précédemment supprimés d’une telle barre.

Pour plus d’informations sur la personnalisation des barre d’outils, reportez-vous au titre suivant.

Cette fenêtre comporte quelques zones particulières.

Nom de la barre d’outilsCette zone permet de modifier le nom de la barre d’outils actuellement sélectionnée.Après saisie du nouveau nom, cliquez sur le bouton Modifier puis sur le bouton OK.

Afficher de grandes icônesCochez cette case pour agrandir la taille des boutons des barres d’outils et ainsi mieux les distinguer. Pour revenir à leur taille initiale, décochez cette case.

© Sage 2007 169

Personnalisation

Afficher les infos bullesCochez cette case pour que le programme affiche le titre du bouton dans une petite fenêtre lorsque le poin-teur est positionné (sans cliquer) au dessus des boutons. Pour masquer les infos bulles, décochez cette case.

Cet affichage ou ce masquage s’étend également aux boutons des fenêtres.

Afficher les touches de raccourcis dans les infos bullesCette case d’option n’est utilisable que si la précédente est cochée.Cochez cette case si vous désirez que, en plus de la désignation des boutons, les bulles d’information affi-chent également le raccourci clavier attaché aux boutons qui en possèdent.

Barres d’outils personnalisables supplémentaires

Version Ces barres d’outils vides supplémentaires ne sont disponibles qu’en Ligne 100.

Des barres d’outils vides, intitulées Barre d’outils 1, Barre d’outils 2, Barre d’outils 3, Barre d’outils 4 ou Barre d’outils 5, peuvent être paramétrées avec l’ensemble des boutons disponibles.

Le programme Sage Moyens de paiement ne propose que deux barres d’outils vides supplémentaires.

Pour personnaliser une barre d’outils, lancez la commande Fenêtre / Personnaliser l’interface, volet «Bar-res d’outils», cliquez sur le nom de la barre à personnaliser puis sur le bouton Personnaliser.

Aussitôt, une nouvelle fenêtre s’ouvre.

La liste de gauche présente toutes les commandes qui peuvent être ajoutées. La liste de droite présente toutes celles qui composent l’actuelle barre d’outils.

Pour séparer clairement deux boutons ou deux groupes de boutons, vous pouvez insérer autant de sépara-teurs que vous voulez dans la limite d’un séparateur entre deux boutons. Un séparateur introduit un espace entre deux boutons.

Une barre d’outils ne peut commencer ni se terminer par un séparateur.

Pour ajouter un bouton à une barre :

1 . cliquez sur la commande et son bouton dans la liste de gauche,

2 . cliquez sur le bouton Ajouter,

3 . vous pouvez aussi faire glisser le bouton de la liste de gauche vers la liste de droite.

Faites de même pour insérer un séparateur.

Pour supprimer un bouton d’une barre :

1 . cliquez sur la commande et son bouton dans la liste de droite,

2 . cliquez sur le bouton Supprimer,

© Sage 2007 170

Personnalisation

3 . vous pouvez aussi faire glisser le bouton de la liste de droite vers la liste de gauche.

Il est possible, sans utiliser la commande Personnaliser l’interface, de supprimer un bouton d’une barre en maintenant la touche ALT enfoncée tandis que vous cliquez sur le bouton indésirable et que vous le faites glisser en dehors de la barre.

Pour disposer les boutons et les séparateurs dans une barre :

cliquez sur le bouton à déplacer dans la liste de droite,

cliquez sur le bouton Monter ou le bouton Descendre suivant que vous souhaitez déplacer le bouton vers le haut ou vers le bas ;

vous pouvez aussi cliquer sur le bouton dans la liste de droite et la faire glisser ; une petite flèche indique où le bouton se positionnera si vous relâchez le bouton (de gauche) de la souris.

Une fois les modifications faites, cliquez sur le bouton Fermer.

Pour ramener une barre d’outils à sa configuration initiale, cliquez sur le bouton Réinitialiser.

Pour modifier le titre d’une barre d’outils, reportez-vous au titre «Personnalisation des barres d’outils», page 169.

Personnalisation des menus

Version La personnalisation des menus n’est disponible que dans les versions Pack et Pack Plus de la Ligne 100.

Il est possible :

de modifier la désignation des menus et des commandes qu’ils comportent,

de supprimer des fonctions de certains menus,

de déplacer des fonctions ou des groupes de fonctions de certains menus pour les disposer dans d’autres,

de créer des groupes de fonctions dépendant d’une commande des menus afin qu’ils apparaissent sous la forme de menus hiérarchiques (ou sous-menus),

de disposer dans des menus des raccourcis permettant de lancer des programmes indépendants des applications Sage (tableurs, traitements de texte ou autres),

d’annuler les modifications faites pour revenir à la disposition par défaut des commandes et des menus.

De cette façon, vous pouvez organiser votre programme en fonction de vos habitudes de travail en regrou-pant sous un même menu les fonctions dont vous vous servez le plus souvent et en masquant les commandes dont vous n’avez pas l’utilité.

Les menus Fenêtre et Aide (?) ne peuvent être ni supprimés ni déplacés. Par contre il est possible de les renommer. Ils ne peuvent pas non plus comporter d’autres commandes que celles prévues par défaut.

Cet ensemble de fonctionnalités est disponible dans le volet «Menus» de la commande Fenêtre / Personna-liser l’interface.

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Personnalisation

Cette fenêtre se compose de deux listes, d’une zone de saisie, d’une zone descriptive et de huit boutons.

En premier lieu, nous décrivons ces différentes zones puis nous décrirons plus loin les opérations à réaliser pour obtenir les changements désirés.

Description des zones du volet

MenusCette zone affiche les menus, les menus hiérarchiques (ou sous-menus) et les fonctions qu’ils regroupent. Des séparateurs peuvent être insérés pour regrouper des fonctions par centre d’intérêt. Des raccourcis peu-vent également être insérés pour lancer certains programmes autres que ceux de la gamme Sage.L’ordre d’affichage est celui par défaut du programme ou celui que vous avez paramétré en dernier.Les éléments sont précédés par des icônes :

menus et menus hiérarchiques (ou sous-menus) lorsqu’ils sont fermés,menus et menus hiérarchiques (ou sous-menus) lorsqu’ils sont ouverts,

commandes (ou fonctions),raccourci.

Les menus sont précédés d’un petit triangle vertical si le menu est fermé ou horizontal s’il est ouvert. Dans ce cas, les éléments appartenant au menu sont disposés en dessous avec un décalage.Pour ouvrir un menu ou un menu hiérarchique :

faites un double-clic sur sa ligne oucliquez sur sa ligne et pressez la touche DROITE.

Pour fermer un menu (ou un menu hiérarchique) :faites un double-clic sur sa ligne oucliquez sur sa ligne et pressez la touche GAUCHE.

Pour déplacer la sélection :faites glisser avec le pointeur de la souris,relâchez le bouton de la souris lorsque l’élément avant lequel la sélection doit être déplacée se sélectionne.

Lors du déplacement d’une sélection vers un menu ou un sous-menu, le niveau de destination ne s’ouvre pas. Relâchez la sélection sur le menu puis ouvrez ce dernier afin de préciser la position de l’élément déplacé à l’intérieur du menu. Vous pouvez également ouvrir le menu de destination avant de déplacer l’élément.

© Sage 2007 172

Personnalisation

Si la sélection doit se trouver en dernière position d’un menu, il est nécessaire de la placer avant l’élément qui se trouve actuellement en dernière position puis de déplacer celui-ci à son tour pour le disposer en avant-dernière position.

Dans le cas du déplacement d’un menu vers un autre menu, il est nécessaire que le menu de destination soit ouvert.

CommandesListe exhaustive de toutes les fonctions disponibles, qu’elles soient ou non présentes dans les menus de la liste précédente.

DescriptionZone descriptive décrivant en quelques mots la fonction sélectionnée dans la zone Commandes.

NomZone destinée à modifier l’intitulé de la commande ou du menu sélectionné dans la zone Menus.Le symbole & doit être disposé juste avant la lettre qui servira à lancer la commande ou à ouvrir le menu à partir des touches du clavier.

Le programme n’effectue aucun contrôle sur les lettres paramétrées comme raccourci clavier. L’existence de la même lettre pour lancer plusieurs fonctions d’un même menu sélectionnera les fonctions dans l’ordre du menu.

Bouton AjouterPermet d’ajouter la fonction sélectionnée dans la zone Commandes pour l’insérer en dessous de la ligne sélectionnée dans la zone Menus.Ce bouton est estompé et inutilisable si un élément des menus Fenêtre et Aide (?) est sélectionné dans la zone Menus.

Bouton ModifierEnregistre la nouvelle désignation de la ligne sélectionnée dans la zone Menus par la valeur saisie dans la zone Nom.

Bouton SupprimerSupprime le menu, le séparateur, le raccourci ou la fonction sélectionnée dans la zone Menus.Il est impossible de supprimer un élément de la liste Commandes.Ce bouton est estompé et inutilisable si un élément des menus Fenêtre et Aide (?) est sélectionné dans la zone Menus.

Bouton Nouveau groupePermet de créer un nouveau menu ou un nouveau menu hiérarchique (ou sous-menu) dans la zone Menus :

si un menu est sélectionné (même ouvert), le programme crée un nouveau menu avec comme dési-gnation « Nouveau menu » au même niveau que celui qui était sélectionné mais après la dernière commande qu’il comporte ;si une commande ou un menu hiérarchique est sélectionné, le programme insère le « Nouveau menu » juste après la ligne sélectionnée.

Il est ensuite nécessaire de donner une désignation « parlante » au nouveau groupe en modifiant sa dési-gnation dans la zone Nom.Ce bouton est estompé et inutilisable si un élément des menus Fenêtre et Aide (?) est sélectionné dans la zone Menus.Le nombre de nouveaux menus (menus ou sous-menus) est limité à 10.Le nombre de menus principaux (Fichier, Edition,...) est limité à 10.

Bouton Modifier le raccourciCe bouton n’est actif que lorsqu’un raccourci externe est sélectionné dans la zone Menus. Il permet alors de modifier le fichier ou le programme sur lequel « pointe » le raccourci en ouvrant la fenêtre «Sélection-ner une commande externe» décrite plus loin.

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Personnalisation

Pour simplement modifier l’intitulé du raccourci, utilisez la zone Nom ainsi que le bouton Modifier.

Ce bouton est estompé et inutilisable si un élément des menus Fenêtre et Aide (?) est sélectionné dans la zone Menus.

Bouton RéinitialiserAnnule toutes les modifications apportées aux intitulés et à l’ordre des menus, menus hiérarchiques et commandes et revient à l’ordre par défaut des fonctions et des menus. Les nouveaux groupes sont égale-ment supprimés. Un message d’avertissement s’ouvre pour prévenir l’utilisateur.

Paramétrage des menus

Liste des opérations possibles sur les menus et leur contenu

Ne pas oublier de cliquer sur le bouton OK lorsque les modifications ont été apportées à la disposition et au contenu des menus.

On peut également valider les modifications en refermant la fenêtre par le biais de sa case de fermeture.

La modification des menus ne nécessite pas de faire redémarrer le système. Les modifications sont appli-quées directement et ne concernent que le poste sur lequel elles ont été réalisées en cas de connexion en réseau.

Modifier l’inti-tulé d’une com-mande ou d’un menu

1 . Sélectionnez la ligne correspondante dans la zone Menus.

2 . Tapez la nouvelle désignation dans la zone Nom (sans oublier le & pour désigner la lettre active si vous souhaitez disposer de cette possibilité).

3 . Cliquez sur le bouton Modifier.

Une commande ou un menu doivent obligatoirement comporter une désignation. Si la zone Nom est vide lors de l’utilisation du bouton Modifier, un message d’erreur vous le rappellera.

Si vous affectez la même lettre active à deux commandes ou menus hiérarchiques différents d’un même menu seule la première commande obéira à ce raccourci.

Ajouter un élé-ment dans un menu ou un menu hiérarchi-que

1 . Cliquez, dans la zone Menus, sur l’élément qui précédera celui que vous voulez ajouter.

2 . Cliquez, dans la zone Commandes, sur la commande ou l’élément que vous désirez ajouter.

3 . Cliquez sur le bouton Ajouter.

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Personnalisation

Si vous tentez d’ajouter une commande qui existe déjà dans un des menus, un message d’alerte vous signa-lera cette impossibilité.

Le nombre maximum d’éléments que l’on peut insérer dans un menu est de 50 (commandes, rac-courcis, menus hiérarchiques ou séparateurs). Si vous dépassez ce nombre, un message d’erreur vous le signalera.

Si l’élément sélectionné dans la zone Menus est un menu ou un menu hiérarchique, l’élément ajouté de-viendra un élément de ce menu ou de ce sous-menu.

Il est impossible d’ajouter plus de trois niveaux hiérarchiques successifs.

Exemple Soit la configuration suivante :Menu M comportant les éléments suivants Commande A Commande B Menu hiérarchique MH1 qui lui-même comporte les éléments suivants Commande C Commande D Menu hiérarchique MH2 qui lui-même se compose les éléments suivants Commande E Commande FIl n’est pas possible d’ajouter un menu hiérarchique dans MH2 car cela conduirait à dépasser le nombre de trois niveaux successifs.

Ajouter un nou-veau groupe

Un groupe est constitué d’un titre de menu hiérarchique et d’éléments qui en dépendent.

1 . Cliquez, dans la zone Menus, sur l’élément en dessous duquel le nouveau groupe doit être inséré.

2 . Cliquez sur le bouton Nouveau groupe.

3 . Modifiez l’intitulé de ce nouveau groupe pour lui donner un nom plus explicite que « Nouveau menu ».

4 . Sélectionnez le titre de ce nouveau groupe dans la zone Menus.

5 . Ajoutez les commandes, menus hiérarchiques et autres éléments qui doivent en dépendre.

Ajouter un sépa-rateur

Un séparateur apparaîtra sous la forme d’un filet séparant deux fonctions dans un menu.

1 . Cliquez, dans la zone Menus, sur l’élément en dessous duquel le séparateur doit être inséré.

2 . Dans la zone Commandes, cliquez sur « -- Séparateur – ».

3 . Cliquez sur le bouton Ajouter.

Ajouter un rac-courci externe

Un raccourci externe est, ici, un lien avec une application autre que celles proposées par Sage. Cette appli-cation peut être de toute nature (traitement de texte, tableur ou autre). Le raccourci externe peut pointer sur le fichier exécutable de l’application (extension .EXE) ou sur un fichier de travail qui lancera automatique-ment l’application considérée tout en l’ouvrant.

Pour insérer un raccourci :

1 . Cliquez, dans la zone Menus, sur l’élément en dessous duquel le raccourci externe doit être inséré.

2 . Dans la zone Commandes, cliquez sur « -- Raccourci – ».

© Sage 2007 175

Personnalisation

3 . Cliquez sur le bouton Ajouter. Une fenêtre de dialogue «Sélectionner une commande externe» s’ouvre.

Recherchez dans les dossiers (ou répertoires) le fichier du programme ou le fichier de travail que vous vou-lez ouvrir par l’intermédiaire du raccourci et sélectionnez-le afin que son intitulé apparaisse dans la zone Nom du fichier. Cliquez ensuite sur le bouton Ouvrir.

Par défaut, le raccourci prend le nom de l’élément lié. Vous pouvez modifier ce nom si vous le désirez.

Modifier un rac-courci externe

Cette fonction ne permet que de modifier le fichier lié au raccourci externe. Pour simplement modifier le nom du raccourci, utilisez le bouton Modifier.

Opérez comme suit :

1 . Cliquez, dans la zone Menus, sur le raccourci externe à modifier.

2 . Cliquez sur le bouton Modifier le raccourci. La fenêtre de dialogue «Sélectionner une commande externe» s’ouvre.

3 . Modifiez le fichier lié.

4 . Cliquez sur le bouton Ouvrir de la fenêtre de dialogue.

Le raccourci externe est modifié.

Supprimer un élément d’un menu

1 . Cliquez sur la ligne de l’élément dans la zone Menus.

2 . Cliquez sur le bouton Supprimer.

3 . Confirmez la suppression dans le message d’avertissement qui apparaît. S’il s’agit d’un menu ou d’un menu hiérarchique, tous les éléments qui en dépendent seront supprimés.

Déplacer un élé-ment

Les consignes suivantes s’appliquent aux menus (sous les réserves mentionnées dans la remarque ci-des-sous), aux menus hiérarchiques, aux commandes, aux séparateurs ou aux raccourcis.

1 . Cliquez sur la ligne de l’élément dans le zone Menus.

2 . Faites glisser l’élément au moyen de la souris vers la position voulue.

© Sage 2007 176

Personnalisation

3 . Relâchez le bouton de la souris.

L’élément déplacé s’insère toujours au dessus de l’élément qui était sélectionné dans la liste lorsque le bou-ton de la souris a été relâché.

Le déplacement d’un menu hiérarchique implique le déplacement de tous les éléments qui dépendent de lui.

Il est impossible de déplacer les menus Etat, Fenêtre et Aide (?).

Réinitialiser les menus

Cette fonction supprime la totalité des modifications qui auraient pu être apportées aux menus et aux élé-ments qu’ils contiennent.

Un message d’avertissement et de confirmation apparaît lorsqu’on clique sur le bouton Réinitialiser.

Activer la per-sonnalisation des menus

La personnalisation des menus est active dès lors que la fonction Fenêtre / Mode personnalisé est cochée ( ).

Voir la «Commande Mode personnalisé», page 182.

Personnalisation de l’accès aux fonctions par le clavier

Il est possible de personnaliser l’accès aux fonctions des programmes Sage que vous utilisez le plus fré-quemment. Cette personnalisation s’effectue dans le volet «Clavier» de la fonction Fenêtre / Personnaliser l’interface.

© Sage 2007 177

Personnalisation

Cette commande permet de simplifier l’utilisation du programme en affectant des touches ou des combinai-sons de touches servant de raccourci pour le lancement des commandes les plus souvent utilisées.

Ces raccourcis peuvent être affectés :

aux commandes des menus,

aux boutons des barres d’outils.

Pour limiter vos efforts de mémorisation, nous vous recommandons de ne pas affecter de raccourcis à la fois aux boutons des barres d'outils et aux fonctions des menus qui sont équivalentes.

Exemple Le bouton Plan comptable de la barre d’outils «Comptabilité» correspond à la commande Structure / Comptabilité / Plan comptable. Il n’est donc pas nécessaire d’enregistrer à la fois un raccourci pour le bou-ton et un pour la commande.Par contre le bouton Créer un compte général de la barre d’outils «Comptabilité» ne correspond à aucune commande d’un menu. Un raccourci pourra lui être utilement affecté.

Affecter un raccourci à une commande

Pour affecter un raccourci à une commande, opérez comme suit :

1 . Sélectionnez cette commande dans la liste.

2 . Tapez la touche ou la combinaison de touches qui apparaît dans la zone Nouvelles touches de rac-courci.

3 . Cliquez sur le bouton Attribuer.

4 . Continuez les affectations.

5 . Validez le tout en cliquant sur le bouton OK.

Vous pouvez utiliser comme raccourci :

une simple touche sous les réserves évoquées ci-après,

une combinaison de deux touches sous les réserves évoquées ci-après,

une combinaison de trois touches dans certains cas.

N’utilisez pas seules les touches du clavier alphabétique ou du clavier numérique, vous ne pourriez plus les utiliser pour la simple saisie de données ou de montants.

Exemple Si vous affectez la touche P à la fonction Structure / Comptabilité / Plan comptable, vous ne pourrez plus taper d’intitulé contenant la lettre p sans que la fonction s’active.

Par contre, les combinaisons CTRL + P ou ALT + P pourront être employées.

Les combinaisons utilisant la touche ALT remplacent celles qui sont propres à l’ouverture des menus.

Exemple La combinaison de touches ALT + T ouvre le menu Traitement. Si vous affectez cette combinaison à la com-mande Structure / Taux de taxe par exemple, vous ne pourrez plus ouvrir le menu Traitement de cette ma-nière.

Par contre, vous pourrez encore l’ouvrir en tapant successivement les touches ALT et T.

N’utilisez pas les combinaisons de touches utilisées par Windows. Le programme refusera leur sai-sie.

Exemple La combinaison CTRL + C est réservée à la fonction Copier.

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Personnalisation

N’utilisez pas non plus les raccourcis propres aux programmes Sage, ils seront refusés.

Sur Windows, rappelez-vous que le raccourci qui permet d’activer un bouton dans une fenêtre s’obtient en tapant MAJ + F1 s’il s’agit du premier bouton, MAJ + F2 s’il s’agit du deuxième, etc.

Les combinaisons de plusieurs touches tapées successivement ne sont pas admises.

Par contre vous pouvez enregistrer des raccourcis tels CTRL + MAJUSCULE + une lettre ou une touche de fonction ou ALT + CTRL + une lettre ou une touche de fonction.

Modifier un raccourci

Pour modifier un raccourci :

1 . Sélectionnez la commande dans la liste.

2 . Amenez le pointeur dans la zone Nouvelle touche de raccourci.

3 . Tapez le nouveau raccourci.

4 . Cliquez sur le bouton Attribuer.

5 . Validez en cliquant sur le bouton OK.

Supprimer un raccourci

Pour supprimer un raccourci :

1 . Sélectionnez la commande dans la liste.

2 . Cliquez sur le bouton Supprimer.


Pour supprimer tous les raccourcis simultanément :

1 . Cliquez sur le bouton Réinitialiser.


Description de la fenêtre d’affectation des raccourcis

Les zones composant cette fenêtre sont les suivantes.

L’illustration de cette fenêtre est visible plus haut dans ce chapitre.

Attribuer les raccourcisCette liste affiche toutes les commandes et toutes les fonctions auxquelles des raccourcis peuvent être affectés. Ces commandes sont classées dans l’ordre où elles apparaissent dans les menus. Pour en sélec-tionner une, cliquez sur sa ligne.Le raccourci qui leur a été attribué par défaut ou que vous auriez pu enregistrer apparaît également en regard de la fonction.

Nouvelle touche de raccourciZone servant à la saisie du raccourci à affecter à la fonction sélectionnée dans la liste. Tapez ce raccourci avec les touches qui doivent servir à le lancer.Si rien ne s’affiche, c’est que le programme n’accepte pas ce raccourci certainement utilisé par d’autres fonctions du système. Si le raccourci tapé est déjà affecté, un message d’erreur s’affichera lors de son attri-bution.

© Sage 2007 179

Personnalisation

DescriptionZone affichant une courte description de la commande sélectionnée dans la liste.

Bouton AttribuerAttribue le raccourci tapé dans la zone Nouvelle touche de raccourci à la commande sélectionnée dans la liste.

Bouton SupprimerSupprime le raccourci affecté à la commande sélectionnée dans la liste. Aucun message de confirmation ne s'affiche.

Bouton RéinitialiserSupprime tous les raccourcis. Aucun message de confirmation ne s’affiche.

Bouton OKValide les modifications faites dans le volet et referme la fonction.

Bouton AnnulerAnnule les modifications éventuellement faites.

Personnalisation des répertoires par défaut

Les répertoires par défaut définis lors de l’installation peuvent être redéfinis dans ce volet Répertoires. Ain-si, en cas de modification de l’organisation des répertoires ou des serveurs, vous pouvez changer ses réper-toires sans avoir à réaliser une nouvelle installation.

© Sage 2007 180

Personnalisation

Sélectionnez une ligne puis cliquez sur le bouton Modifier, la fenêtre de sélection d’un répertoire s’ouvre par défaut sur le répertoire en cours.

Sélectionnez un répertoire, au besoin il est possible d’en créer un à l’aide du bouton Créer un nouveau dos-sier, puis cliquez sur OK.

Sur la fenêtre Personnaliser, cliquez sur OK pour valider les modifications apportées.

© Sage 2007 181

Personnalisation

Personnaliser les écrans

La fonction Personnaliser les écrans permet de modifier l’intitulé de certaines zones non indispensables des écrans voire de les masquer si vous n’en avez aucune utilité.

Plus bas dans le menu, la coche présente devant la fonction Mode personnalisé rappelle que certaines personnalisations ont eu lieu. L’activation de la fonction Personnaliser les écrans coche automatiquement la fonction Mode personnalisé.

Version La personnalisation des écrans n’est possible que sur les versions Pack et Pack Plus de la Ligne 100.

Les Annexes de ce manuel donnent, par application, la liste des fenêtres qu’il est possible de personnali-ser.

Personnalisation des écrans

Principe

Commande Personnaliser les écrans

La sélection de la commande Personnaliser les écrans dans le menu Fenêtre permet de modifier le contenu de la plupart des écrans des fonctions du programme. Cette activation est marquée par la présence d’une coche ( ) en face de la fonction dans le menu.

Lorsque cette fonction est active, il est possible, par l’intermédiaire de menus contextuels de :

modifier l’intitulé de certaines zones sur lesquelles ces menus contextuels sont disponibles,

masquer ces zones si elles ne vous sont d’aucune utilité,

modifier globalement toutes ou plusieurs zones bénéficiant de ce privilège dans la fenêtre active,

réinitialiser l’écran en faisant réapparaître les zones masquées et en leur redonnant leur désignation d’origine.

Lorsque cette fonction est désactivée par sélection dans son menu, la coche disparaît alors et il n’est plus possible de modifier les écrans, par contre les modifications déjà réalisées sont conservées.

Ces modifications ne s’appliquent pas aux fenêtres de listes qui bénéficient d’une fonction de personnalisa-tion particulière.

Pour plus d’informations, reportez-vous au titre «Personnaliser les listes», page 186.

Commande Mode personnalisé

Cette commande active la personnalisation des écrans et la personnalisation des menus.

Elle est automatiquement cochée ( ) lorsque la fonction Personnaliser les écrans est lancée.

Lorsqu’elle est cochée, les personnalisations réalisées à l’aide de cette dernière fonction sont activées : les désignations des zones sont modifiées, les zones masquées disparaissent des écrans.

Si vous désactivez cette commande en la sélectionnant dans son menu, la coche disparaît ainsi que les mo-difications apportées aux menus, aux écrans et à leurs zones.

© Sage 2007 182

Personnalisation

Si vous la cochez à nouveau, les personnalisations des menus et des écrans réapparaissent.

Mode opératoire

Personnalisation individuelle des zones

Pour personnaliser une zone :

1 . Activez la fonction Fenêtre / Personnaliser les écrans.

2 . Ouvrez la fenêtre à personnaliser.

3 . Cliquez (bouton de droite) sur la zone considérée.

4 . Le menu contextuel suivant s’ouvre si la zone peut être personnalisée.

5 . Sélectionnez :Renommer : permet de modifier l’intitulé de la zone considérée. Voir ci-dessous la descrip-tion de cette fonction.Masquer : permet de masquer la zone considérée.Restaurer la valeur par défaut : redonne à la zone son intitulé d’origine. Cette commande n’est active que si la zone considérée a déjà été modifiée.Personnaliser l’écran : permet de modifier globalement les zones de l’écran.

Pour plus d’informations, reportez-vous au titre «Personnalisation globale d’un écran», page 183.

Renommer une zone

Si l’on choisit Renommer dans le menu contextuel, une fenêtre «Renommer le champ» s’ouvre pour enre-gistrer la nouvelle désignation de la zone.

NomZone de 35 caractères alphanumériques pour la saisie du nouvel intitulé de la zone.

Bouton OKValide la modification de l’intitulé.

Bouton AnnulerAnnule la modification et conserve la désignation antérieure.

Personnalisation globale d’un écran

Vous pouvez modifier toutes les zones d’un écran en une seule opération. Pour cela :

1 . Activez la fonction Fenêtre / Personnaliser les écrans.

2 . Ouvrez la fenêtre à personnaliser.

© Sage 2007 183

Personnalisation

3 . Cliquez (bouton de droite) n’importe où sur l’écran (de préférence en dehors d’une zone qui pour-rait s’avérer non personnalisable).

4 . Le même menu contextuel que celui décrit plus haut s’ouvre mais seule la fonction Personnaliser l’écran est active.

5 . Sélectionnez cette fonction. Une fenêtre «Personnaliser» s’ouvre.

ChampsListe de toutes les zones apparaissant dans l’écran considéré. Les boutons sont également mentionnés.Ces zones sont précédées d’une indication :

Un cadenas fermé lorsque la zone ne peut être masquée car elle est essentielle à la fonction. Elle ne peut être que renommée.Une coche ( ) lorsque la zone est personnalisable et qu’elle est présente à l’écran.Rien lorsque la zone est personnalisable et qu’elle est masquée.

Renommer un champ

1 . Sélectionnez le champ dans la zone Champs.

2 . Tapez son nouvel intitulé dans la zone Nouveau nom.

3 . Cliquez sur le bouton Renommer.

Masquer un champ

1 . Sélectionnez le champ dans la zone Champs. Ce champ doit être précédé d’une coche ( ).

2 . Cliquez sur le bouton Masquer.

Afficher un champ

1 . Sélectionnez le champ dans la zone Champs. Ce champ ne doit être précédé d’aucune coche.

2 . Cliquez sur le bouton Afficher.

Supprimer tou-tes les modifica-tions

Cliquez sur le bouton Réinitialiser et confirmez votre intention.

Oui : toutes les modifications sont annulées et l’écran reprend son aspect par défaut.

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Personnalisation

Non : annule seulement les modifications apportées à l’élément sélectionné dans la zone Champs.Annuler : laisse l’écran dans son état actuel.

Validation des modifications

Ne pas oublier de cliquer sur le bouton OK pour enregistrer les modifications effectuées.

Personnalisation des en-têtes de documents

Cette fonctionnalité ne concerne que les programmes Sage Gestion commerciale et Sage Saisie de caisse décentralisée.

Il est possible d’afficher dans les en-têtes des documents de vente et d’achat certaines informations tirées de la fenêtre «Informations sur le document».

Lorsque l’option Fenêtre / Mode personnalisé n’est pas cochée, l’écran de saisie des pièces se présente com-me ci-dessous.

Lorsque la commande Mode personnalisé est cochée, l’écran se présente comme suit en affichant un certain nombre de zones issues de la fenêtre «Informations sur le document».

Pour que le rafraîchissement de la fenêtre s’exécute, il est nécessaire de la fermer puis de la rouvrir.

Pour plus d’informations sur les zones affichées, reportez-vous au « Manuel de référence » des program-mes concernés.

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Personnalisation

Personnaliser les listes

Il est possible de personnaliser certaines fenêtres de liste des fonctions des programmes Sage.

Pour cela, il faut que la fenêtre de liste soit active, puis sélectionner la commande Personnaliser la liste du menu Fenêtre ou bien ouvrir le menu contextuel de la liste et sélectionner cette même commande. Une fe-nêtre s’ouvre alors. Son contenu dépend de la liste dont on veut paramétrer les colonnes.

La personnalisation, quand elle est possible, s’effectue de la façon suivante.

Supprimer une colonne de la liste : sélectionnez dans la liste de droite la colonne à supprimer et cliquez sur le bouton Supprimer.

Ajouter une colonne à la liste : sélectionnez dans la liste des colonnes disponibles celle que vous voulez ajouter à la liste puis cliquez sur le bouton Ajouter.

Réinitialiser la liste : cette commande fait reprendre à la liste son aspect par défaut. Cliquez sur le bouton Réinitialiser.

Il est possible d’afficher les 64 informations libres dans les listes le nécessitant des menus Structure et Trai-tement.

Les zones disponibles de cette fenêtre ont les rôles suivants.

Colonnes disponiblesCette liste affiche toutes les colonnes que l’on peut ajouter à la liste.Pour en ajouter une, cliquez sur son nom puis sur le bouton Ajouter.

Colonnes sélectionnéesCette liste affiche toutes les colonnes présentes dans la liste.Pour en enlever une, cliquez sur son nom puis sur le bouton Supprimer.

Bouton AjouterCliquez sur ce bouton pour ajouter une nouvelle colonne dans la liste.Ce bouton n’est actif que si une colonne est sélectionnée dans la liste de gauche (liste des colonnes dispo-nibles).

Bouton SupprimerCe bouton ramène une colonne optionnelle dans la liste des colonnes disponibles.

Bouton OKEnregistre les modifications que vous avez pu apporter aux colonnes affichées.

Bouton AnnulerReferme la commande sans rien faire.

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Personnalisation

Bouton RéinitialiserCe bouton redonne à la liste toutes ses colonnes par défaut.La fermeture du programme n’annule pas cette nouvelle présentation qui sera conservée jusqu’à ce que vous la modifiez à nouveau.

La commande Tri de la barre d’outils «Navigation» ne se complète pas des colonnes que vous avez pu ajouter dans une liste car les colonnes optionnelles ne sont pas indexées et ne peuvent donc servir aux tris.

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Personnalisation

Personnalisation des liens avec les autres applications

Gestion des liens inter-applications

Il est possible de définir dans chacune des applications Sage, le chemin d’accès à un fichier de données géré par d’autres applications Sage des Lignes 30 ou 100.

Cette liaison s’effectue dans l’option Fichiers liés du volet «Fichier / A propos de… / Options».

Le contenu de la liste varie selon les applications :

Fichier comptable : permet de rattacher le fichier comptable utilisé,

Fichier commercial : permet de définir le fichier commercial utilisé ,

Fichier immobilisations : permet de définir le fichier immobilisations utilisé,

Fichier moyens de paiement : permet de définir le fichier Moyens de paiement utilisé,

Fichier paramètres BCR : permet de définir le fichier de paramètres BCR utilisé,

Fichier expert : permet de définir le fichier Cycles de révision utilisé,

Fichier paramètres financiers : permet de définir le fichier de transfert des informations d’immo-bilisations vers les états financiers.

Les fichiers listés dans cette fenêtre ne sont présents que si l'application correspondante est installée sur le poste.

Enregistrer un chemin d’accès

Sélectionner dans la liste le fichier à rattacher.

Cliquez ensuite sur le bouton Attacher pour afficher la fenêtre de sélection.

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Personnalisation

La liste des fichiers de données de l’application apparaît, sélectionner celui souhaité puis cliquez sur le bou-ton Ouvrir.

Lancement d’une application Sage

Lors de son installation, tout programme Sage vérifie la présence, sur le disque dur, d’autres programmes Sage déjà installés. Le cas échéant, il mentionne, dans le menu Fichier, l’intitulé des applications installées sur le poste de travail et permet ainsi de les lancer directement à partir de ce menu.

La sélection du nom d’un programme dans ce menu le lance automatiquement en ouvrant le fichier de don-nées paramétré dans l’option Fichiers liés décrite plus haut.

De plus, il est possible de demander que l’application Sage en cours de fonctionnement soit refermée ou, au contraire, continue à s’exécuter. Ceci s’effectue dans la fonction suivante.

Arrêt ou maintien de l’application Sage en fonctionnement

La fenêtre de la fonction Fenêtre / Personnaliser l’interface / volet Affichage contient une zone relative à la gestion des liens entre applications.

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Personnalisation

La zone à liste déroulante Liens entre applications propose deux choix :

Quitter application origine (par défaut) : lors de l’utilisation du lien vers un autre logiciel, le pro-gramme applique la procédure suivante :

fermeture de l’application d'origine (celle ayant permis de lancer le lien),lancement de l’application de destination paramétrée dans l’option Fichier / A propos de… / Options / Fichiers liés.

Cette option ne nécessite pas l'installation du Serveur Sage ou du Gestionnaire d’application.

Conserver application origine : lors de l’utilisation du lien vers une autre application, le pro-gramme applique la procédure suivante :

l’application d’origine (celle ayant permis de lancer le lien) reste ouverte,lancement de l’application destination paramétrée dans l’option Fichier / A propos de… / Options / Fichiers liés.

Cette option nécessite l'installation préalable du Serveur Sage ou du Gestionnaire d’applications si les mêmes fichiers sont ouverts simultanément.

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Recherche et remplacement de données


Cette fonction permet de :

«Rechercher», page 192,

«Rechercher et remplacer», page 202

des données des fichiers Sage.

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Rechercher

Cette fonction vous permet de :

rechercher un élément dans n’importe lequel des fichiers de données des logiciels de la gamme Sage,

remplacer certains éléments de la structure des fichiers de données.

Pour ouvrir la fonction Rechercher/Remplacer :

lancez la commande Edition / Rechercher,

lancez la fonction Rechercher d’un des nombreux menus contextuels disponibles dans les fonctions des programmes,

cliquez sur le bouton Rechercher de la barre d’outils «Navigation».

Equivalent clavier : CTRL + F.

Si la fonction est lancée à partir d’une fenêtre affichant des données d’un des fichiers sur lesquels peuvent porter la recherche ou le remplacement, ce fichier est proposé par défaut.

Exemple Lorsque la fonction Rechercher est appelée à partir du menu contextuel de la liste des comptes généraux, le fichier Plan comptable est proposé automatiquement.

Cette fenêtre se compose de trois parties :

La liste des fichiers à gauche de la fenêtre. Cette liste est commune à la fonction de recherche et de remplacement.

Les boutons donnant accès aux différents traitements ou actions réalisables. Ces boutons sont com-muns à la fonction de recherche et à celle de remplacement.

La partie principale de la fenêtre, composée de deux volets : «Rechercher» et «Rechercher/Rempla-cer».On accède à ces volets par deux onglets.

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Description de la fenêtre Rechercher/Remplacer

Voir l’illustration ci-dessus.

Liste des fichiers

Cette liste permet de préciser l’objet de la recherche sur deux niveaux :

la liste des fichiers au premier niveau,

la liste des champs au second niveau.

Le manuel de référence de chaque application contient les listes des fichiers et des champs qui sont pro-pres à chaque application.

Pour faire apparaître les champs disponibles dans un fichier :

faites un double-clic sur le nom du fichier,

sélectionnez le nom du fichier et cliquez sur le bouton Voir/Modifier de la barre d’outils «Navigation» ou

sélectionnez le nom du fichier et tapez CTRL + M.

La zone à liste déroulante disposée au dessus de la liste des champs rappelle le nom du fichier ouvert et per-met de revenir à la liste des fichiers.

Dans certains cas, il faut utiliser la barre de défilement de la liste pour visualiser l’ensemble des champs.

Fonctions disponibles

Les fonctions disponibles sont lancées par les boutons disposés en haut de la fenêtre.

Bouton EnregistrerCe bouton permet d’enregistrer le ou les critères de recherche prédéfinis. Il ouvre une fenêtre d’enregistrement du format de sélection.

Bouton OuvrirCe bouton permet d’ouvrir un fichier contenant un ou plusieurs critères de recherche, enregistrés préalablement.

Son fonctionnement est décrit plus loin sous le titre «Comment effectuer une recherche», page 195.

Bouton ImprimerCe bouton permet l’impression du résultat de la recherche ou du remplacement.

Il entraîne l’ouverture d’une fenêtre de sélection simplifiée.

La zone à liste déroulante Type d’impression permet de définir le contenu et la présentation des informa-tions éditées.Cette liste propose deux types d'impression :

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Liste : impression du résultat sous forme d'une liste.Fiche : impression du résultat de la recherche sous forme de fiches.

En fonction du fichier sur lequel s'effectue la recherche, un des choix ci-dessus peut ne pas être proposé.La zone à liste déroulante Modèle d'impression propose l’option Etat standard : l'état imprimé est un modèle non modifiable enregistré dans l'application.L'impression d'un état standard s'effectue directement sans sélection du modèle de document.En fonction du type d'impression sélectionné, cette option peut être inaccessible.

Si aucun champ n'a été sélectionné dans la barre de recherche, le bouton Imprimer permet d'éditer l'ensemble des éléments du fichier, soit sous la forme de liste, soit sous la forme de fiche.

L’utilisation du bouton Imprimer n’entraîne pas le traitement de remplacement (en cas de recherche / rem-placement).

Bouton VisualiserLe bouton Visualiser permet de visualiser le résultat de la recherche ou du remplacement dans une fenêtre de visualisation avant d'effectuer une impression ou un remplacement.

L’action de ce bouton est différente selon que l’on se place dans l’onglet Rechercher ou Rechercher / Remplacer.

Cas particuliers du traitement :Zones de saisie laissées à blanc : lorsque les zones de saisie des critères de recherche sont laissées à blanc (exemple : recherche de tous les clients compris entre "______" et "______"), le résultat de la recherche propose l'ensemble des éléments de ce fichier (dans notre exemple, tous les clients). Cette règle s'applique quel que soit l'opérateur sélectionné.Caractères alphanumériques : lorsque la recherche s'effectue sur un caractère numérique ou alphanumérique dans une zone de saisie alphanumérique, la recherche ne porte que sur ce caractère et non sur ceux qui suivent. Cette règle s'applique et ce quel que soit l'opérateur sélectionné.Caractères numériques : lorsque la recherche s'effectue sur un caractère numérique dans une zone de saisie numérique, la recherche porte uniquement sur ce caractère et non sur tous ceux qui sui-vent.

Volets Rechercher et Rechercher / Remplacer

Le contenu de ces onglets est détaillé respectivement dans les paragraphes «Rechercher», page 194 et «Rechercher et remplacer», page 202.

Rechercher

La recherche d’éléments s’effectue à partir du volet «Rechercher» de la commande Rechercher/Remplacer.

La fenêtre de recherche peut prendre trois aspects différents :

Au lancement de la fonction : affichage de la fenêtre intitulée «Comment effectuer votre recherche» ?

Recherche simplifiée : affichage d'une fenêtre permettant d'effectuer la recherche sur un seul cri-tère.

Recherche multicritères : affichage d'une fenêtre permettant d'effectuer la recherche en fonction de plusieurs critères.

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Comment effectuer une recherche

Phase préliminaire

Lorsqu’aucun fichier n’est encore sélectionné le volet «Rechercher» présente la fonction et indique la pro-cédure à suivre pour effectuer une recherche.

Seul le bouton Ouvrir est actif pour permettre la sélection de critères déjà enregistrés.

Rappeler des critères de recherche déjà enregistrés

Le bouton Ouvrir permet la sélection de critères de recherche déjà enregistrés.

Sélectionnez le modèle existant et cliquez sur le bouton Ouvrir.

Le ou les critères déjà enregistrés apparaissent à l’écran. Il est possible de les modifier ou de les compléter.

Une fois le fichier des critères sélectionné, une fenêtre simplifiée ou multicritères s’ouvre en fonction du paramétrage enregistré :

la fenêtre simplifiée pour un format ne disposant que d’un seul critère de recherche,

la fenêtre multicritères pour un format comportant deux critères de recherche ou plus.

Recherche dans un fichier

La fenêtre correspondante s'affiche dès lors que :

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un fichier a été sélectionné dans la liste des fichiers,

un modèle de fichier de recherche existant a été ouvert.

Si vous n’avez pas ouvert de modèle existant, ouvrez le fichier de la liste sur lequel vous désirez réaliser une recherche.

Pour plus d’informations sur comment ouvrir un fichier de la liste, reportez-vous au titre «Liste des fichiers», page 193.

Le volet change d’aspect dès qu’un fichier est sélectionné dans la liste de gauche. Il permet d’effectuer des recherches sur le fichier actuellement sélectionné.

Recherche sur un critère

Réalisez les opérations suivantes :

1 . Sélectionnez le fichier concerné.

2 . Cliquez sur la ligne du champ sur lequel doit porter la recherche.

Le titre de l’encadré reprend le nom du fichier de recherche. Le nom du champ est rappelé au-dessus de la zone de saisie des critères de recherche.

En fonction du champ sélectionné, la zone relative à la recherche peut prendre différents aspects :

Si le champ est saisissable (exemple : le numéro des comptes comptables), la zone de paramétrage va présenter une ou deux zones de saisie précédées par une zone à liste déroulante permettant de sélectionner les critères de recherche :

est compris entre (par défaut) : ce critère ainsi que le suivant sont suivis de deux zones de saisie permettant de sélectionner la fourchette de sélection,n’est pas compris entre,contient : ce critère ainsi que tous les suivants sont suivis d’une seule zone de saisie,ne contient pas,commence par,

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se termine par,est égal à,est différent de,est supérieur à,est supérieur ou égal à,est inférieur à,est inférieur ou égal à.

Si le champ ne propose que des valeurs fixes (exemple : le type des comptes comptables : Détail, Total), les valeurs du champ seront proposées par défaut et la zone à liste déroulante permettant de sélectionner les critères de recherche proposera les choix suivants :

est compris entre (par défaut) : ce critère ainsi que le suivant sont suivis de deux zones de sélection permettant de sélectionner la fourchette de choix,n’est pas compris entre,est égal à : ce critère ainsi que tous les suivants sont suivis d’une seule zone de sélection,est différent de,est supérieur à,est supérieur ou égal à,est inférieur à,est inférieur ou égal à.

Si le champ ne propose que des choix limités (exemple : le champ Saisie analytique des comptes généraux qui ne peut proposer que oui ou non), seuls ces choix seront proposés dans une seule zone à liste déroulante et les critères de recherche seront les suivants :

est égal à,est différent de.

Les valeurs saisies dans les zones éditables doivent correspondre aux limites des champs correspondants.

Exemple La zone Ville du fichier client est limitée à 35 caractères alphanumériques.

Exemple Recherche sur un seul critère (Gestion commerciale).La direction commerciale de la société Bijou SA souhaite contacter les clients résidant à Metz.Dans la fonction Rechercher, le fichier Client est sélectionné et le critère suivant est paramétré.

La recherche est lancée : seuls les clients résidant à Metz sont retenus.

Utilisation des caractères joker

Les zones de saisie autorisent la saisie des caractères jokers résumés dans le tableau suivant.

Opérateur Champ Critère de à

Ville Est égal à Metz

Caractères Signification Exemples

* Permet d’effectuer une recherche sans tenir compte d’un ensemble de caractères placés en début ou en fin de chaîne

Recherche de tous les numéros de téléphone commençant par 0383 : taper « 0383* »

? Permet d’effectuer une recherche en faisant abstraction d’un caractère à un emplacement bien précis d’une chaîne de caractères

Recherche de toutes les sections analytiques dis-posant des lettres SI en 4ème et 5ème position : taper « ? ? ?SI* »

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L’utilisation des caractères jokers en fonction des critères de recherche est présentée dans le tableau suivant.

Ajouter un cri-tère

Le bouton Ajouter un critère permet d’une part d’effectuer une recherche multicritères, et d’autre part de valider le critère de recherche qui vient d’être défini.

Recherche mul-ticritères

Dès qu’un second critère de recherche est demandé, la fenêtre de recherche change d’aspect.

\ Permet d’utiliser un caractère défini comme caractère joker.

Recherche de tous les clients ayant un « ? » dans leur raison sociale : taper « *\ ?* »

; Permet de renseigner une suite de caractères sans avoir à renseigner autant de critères de recherche

Recherche de tous les intitulés de clients qui com-mencent par « A ;B ;C »

Critères de recherche Caractères jokers utilisables Exemples

Est compris entre Aucun

N’est pas compris entre Aucun

Contient ; Recherche dans le fichier Comptes généraux, les comptes dont le numéro contient « 11 ;12 ;14 »

Ne contient pas ; Recherche dans le fichier Clients, les clients dont le numéro ne contient pas « C1;C2 ;C4 »

Commence par * ; ? Rechercher les sections analytiques commençant par 9 et finissant par 1.Taper : 9*1

Se termine par * ; ?

Est égal à * ? ; Rechercher les clients dont le numéro de téléphone com-mence par 03 et dont le 5ème caractère est 8.Taper : 03* ????5

Est différent de * ? ;

Est strictement supérieur à Aucun

Est supérieur ou égal à Aucun

Est strictement inférieur à Aucun

Est inférieur ou égal à Aucun

Caractères Signification Exemples

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Le critère qui vient d’être validé apparaît dans une liste au bas de l’écran. Cette liste enregistrera les divers critères enregistrés successivement. Le nombre de critères est illimité.

Les critères de recherche multiples ne peuvent cependant porter que sur un seul fichier.

Exemple Rechercher tous les clients domiciliés rue Leclerc à Paris.Paris et Rue Leclerc constituent deux critères de recherche.

La zone relative à la recherche est identique à celle de la recherche simplifiée. La validation d’un critère s’effectue soit :

par la touche ENTRÉE,

par la fonction Ajout d’un nouvel élément du menu contextuel,

par le bouton Ajouter de la barre d’outils «Navigation»,

par le bouton Ajouter un critère de la fenêtre de recherche.

Une fois validé, le critère est affiché dans le tableau récapitulatif des critères de recherche.

A la validation du critère de recherche :

Les caractéristiques de la recherche sont automatiquement reportées dans le tableau récapitulatif, ce qui a pour conséquence :

d'initialiser les zones de saisie ou la liste déroulante et d'afficher l'opérateur par défaut,de conserver le champ sélectionné.

Un opérateur apparaît dans l’encadré Rechercher dans le fichier.

Les opérateurs ont pour but de lier le second critère de recherche avec le premier. La liste des opérateurs disponibles comprend :

Et (par défaut) : les critères reliés doivent être simultanément respectés,

Ou : les conditions ne sont pas nécessairement reliées,

Soit : les conditions reliées sont exclusives l’une de l’autre,

Sans : le critère suivant un tel opérateur est exclu de la sélection.

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Le rôle de chacun des opérateurs est identique à celui de la fonction «Formats de sélection», page 121 des états.

L'opérateur associé à un champ concerne le champ en question et non le suivant.

Exemple Recherche sur plusieurs critères (Gestion commerciale).La direction commerciale de la société Bijou SA souhaite établir un catalogue de bijoux en or dont le prix de vente ne dépasse pas 500 €.Dans la fonction Rechercher, le fichier Article est sélectionné et les critères suivants sont paramétrés.

La recherche est lancée : seuls les articles dont le champ famille contient «OR» et dont le prix de vente est inférieur ou égal à 500 sont retenus.

Supprimer un critère

Pour supprimer un ou plusieurs critères, sélectionnez les dans le tableau récapitulatif puis activez la fonction Supprimer les éléments sélectionnés du menu contextuel.

La suppression peut également s’effectuer à partir du bouton Supprimer de la barre d’outils «Naviga-tion».

Bouton Revenir à un seul critère

Le bouton Revenir à un seul critère permet de passer d’une recherche multicritères à une recherche simpli-fiée. La fenêtre reprend alors sa forme d’origine.

Le retour à un seul critère de recherche conserve le premier et supprime tous les autres. Le critère conservé est repris dans la zone de saisie.

Fenêtre de visualisation – Résultat de la recherche

Une fois la recherche paramétrée, cliquez sur le bouton Visualiser. La fenêtre de visualisation pré-sente tous les éléments qui correspondent au(x) critère(s) de recherche. Le titre de la fenêtre re-prend le nom du fichier.

Ce bouton permet de décocher les éléments issus de la recherche afin de les exclure de l’impres-sion. Pour pointer ou dépointer, sélectionnez les éléments puis cliquez sur le bouton.

Opérateur Champ Critère de de à

Famille Contient OR

Et Prix de vente Est inférieur ou égal à 500

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Tous les éléments issus de la recherche sont pointés par défaut. Le fait de dépointer un élément ne le fait pas disparaître du résultat de la recherche.

Ce bouton permet d’imprimer le résultat de la recherche. Il a le même rôle que le bouton Imprimer de la fenêtre de recherche simplifiée.

Seuls les éléments cochés dans la fenêtre de visualisation sont imprimés.

La partie principale de la fenêtre présente le résultat de la recherche en colonnes.

On y retrouve :Une colonne Position permettant de caractériser les éléments à imprimer. Par défaut, tous les élé-ments issus de la recherche sont pointés.Les colonnes paramétrées par défaut dans les fenêtres de liste du menu Structure.

Exemple Liste des comptes tiers dans la Comptabilité pour une recherche sur les clients.

A partir de cette fenêtre, il est possible d’ouvrir les éléments qui composent le résultat de la recherche en effectuant un double clic sur l’un d'eux.

Exemple Recherche des clients résidants en Meurthe et Moselle. Dans la fenêtre de visualisation, il est possible de visualiser la fiche des clients résultant de la recherche par un double clic.

Pour effectuer une nouvelle recherche ou modifier les critères de recherche, il suffit de fermer la fenêtre de visualisation.

La barre de navigation permet de trier le résultat de la recherche. Les critères de tri sont identiques à ceux proposés dans les fenêtres de liste du menu Structure.

Le menu contextuel propose une fonction Personnaliser la liste qui permet d’afficher ou d’enlever les co-lonnes présentes dans cette fenêtre (ces colonnes correspondent par défaut aux fenêtres de liste du menu Structure pour le fichier sélectionné).

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Rechercher et remplacer

Cette fonction permet de remplacer la valeur contenue dans une zone par une autre valeur. Il n’est possible d’agir que sur un seul champ à la fois.

Elle s’effectue à partir du volet «Rechercher/Remplacer» de la fenêtre du même nom.

Il sera impossible d’accéder à ce volet si le fichier sélectionné ne permet pas les remplacements. L’onglet sera masqué.

La fonction Rechercher / Remplacer est une procédure qui se décompose en deux étapes :

La première consiste à effectuer une recherche en fonction de critères de sélection. Le principe est identique à la fonction Rechercher décrite plus haut.

La seconde étape consiste à substituer un champ par un autre dans les éléments issus de la recher-che.

Le paramétrage des critères de recherche s’effectue exactement comme pour une recherche simple.

Voir les explications données ci-dessus pour le volet «Rechercher», page 194.

Les critères de recherche définis dans la fenêtre «Rechercher» sont automatiquement reportés dans la fenêtre «Rechercher/Remplacer», si l'utilisateur change de volet.

Comment effectuer un remplacement

Phase préliminaire

Lorsqu’aucun fichier n’est encore sélectionné le volet «Rechercher/Remplacer» présente la fonction et in-dique la procédure à suivre pour effectuer une recherche/remplacement.

Seul le bouton Ouvrir est actif pour permettre la sélection de critères déjà enregistrés.

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Rappeler des critères de recherche déjà enregistrés

Utilisez le bouton Ouvrir pour sélectionner des critères de recherche déjà enregistrés.

Le processus de rappel de critères déjà enregistrés étant strictement identique à ceux présentés ci-dessus, reportez-vous au titre «Comment effectuer une recherche», page 195.

Recherche et remplacement dans un fichier

Rechercher La fenêtre correspondante s'affiche dès lors que :

un fichier a été sélectionné dans la liste des fichiers,

un modèle de fichier de recherche existant a été ouvert.

Si vous n’avez pas ouvert de modèle existant, ouvrez le fichier de la liste sur lequel vous désirez réaliser une recherche et un remplacement.

Pour plus d’informations sur comment ouvrir un fichier de la liste, reportez-vous au titre «Liste des fichiers», page 193.

Le volet change d’aspect dès qu’un fichier est sélectionné dans la liste de gauche.

Il permet d’effectuer des recherches sur le fichier actuellement sélectionné.

Exemple La société Bijou SA souhaite faire parvenir par télécopie, des offres promotionnelles à ses clients français et allemands uniquement. Depuis l'installation d'un standard dans l'entreprise, les numéros de téléphone vers l'extérieur doivent être préfixés par le chiffre «0».Les numéros de télécopie des clients français et allemand doivent donc être modifiés.Pour accélérer la modification des numéros de télécopie client, la fonction Rechercher/remplacer est mise en œuvre :

- le fichier client est sélectionné,

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- les critères de recherche suivant sont saisis :

Le paramétrage de remplacement suivant est mis en place :

Seuls les clients résidant en France ou en Allemagne verront leur numéro de télécopie préfixés par le ca-ractère «0».

Les opérations de recherche sont strictement identiques à celles présentées pour la fonction Rechercher.

Pour plus d’informations, reportez-vous au titre «Recherche dans un fichier», page 195.

Remplacer Lorsqu’on sélectionne le volet «Rechercher/Remplacer», la partie inférieure de le fenêtre s’agrémente de zones supplémentaires destinées au paramétrage des valeurs à remplacer.

Cet encadré permet de paramétrer les champs de remplacement.

Si la recherche peut porter sur plusieurs critères, le remplacement ne concerne qu’un seul champ.

Opérateur Champ Critère de de à

Pays Est égal à France

Ou Pays Est égal à Allemagne

Une partie du champ Télécopie

Remplacer *

Par 0 *

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Le champ / Une partie du champCette boîte à liste propose deux choix :

Le champ : permet le remplacement complet du contenu du champ par la nouvelle valeur de saisie.Une partie du champ : permet le remplacement d’une partie du contenu du champ. Elle ouvre une zone de saisie supplémentaire en fonction du champ sélectionné. Cette option n’est active que pour les champs dont la valeur est saisissable. Le traitement de remplacement peut être lancé lorsque les deux zones Remplacer et Par sont renseignées.

Désignation du champLa zone à liste déroulante à la droite de la zone précédente propose la liste des champs dont on peut modi-fier totalement ou partiellement la valeur.Ces champs appartiennent au fichier sur lequel portent le ou les critères de sélection.

ParPar est soit une zone de saisie, soit une liste déroulante modulable en fonction du champ sélectionné dans la liste des champs. S’il s’agit d’un champ avec une boîte à cocher, cette zone propose les choix Oui ou Non. Si rien n’est renseigné dans cette zone, il n’est pas possible de lancer le traitement. Pour supprimer le con-tenu d’un champ, utilisez le caractère ~ (tilde, ALT GR + 2 puis ESPACE).

Exemple Votre fichier des clients comporte un certain nombre de transporteurs dont l’intitulé commence par « Transport X », « Transport Y », etc. Pour faciliter vos recherches vous voulez supprimer le mot « Transport ».Dans le fichier Client, sélectionnez Intitulé dans la zone Champ de Remplacer. La zone Par propose une zone de saisie, limitée à 35 caractères alphanumériques :

- Dans le fichier Client, sélectionnez Catégorie tarifaire dans la zone Champ de Remplacer. La zone Par propose une liste déroulante proposant la liste des catégories tarifaires créées dans Fichier / A propos de / Options / Catégories tarifaires.

- Pour supprimer dans tous les intitulés Clients, le radical Transport, effectuez une recherche sur les clients dont l’intitulé commence par Transport. Dans les éléments issus de cette recherche, rempla-cez « une partie du champ » « Intitulé » « Transport * » par « * ».

Aperçu avant remplacementCette case, cochée par défaut, propose les actions suivantes :

Case non cochée : le lancement du traitement Remplacer s’effectue en rafale sans visualisation des éléments à remplacer.Case cochée : le lancement du traitement ouvre la fenêtre de visualisation «Remplacer», proposant les éléments anciens issus de la recherche et les éléments nouveaux.

Le traitement de remplacement s’effectue sur l’ensemble des éléments issus de la recherche.Si aucun critère n’est sélectionné dans la fonction Rechercher, alors le remplacement du champ choisi s’effectue sur l’ensemble des éléments du fichier.

Lancement du traitement recherche / rem-placement

Le bouton Traiter permet de lancer le traitement de remplacement.

La liste des éléments concernés peut être visualisée ou non selon le paramétrage de la case Aperçu avant remplacement.

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La fenêtre de visualisation reprend dans son corps les colonnes affichées par défaut dans les fenêtres de liste du menu Structure, soit les colonnes affichées également dans la fenêtre de visualisation du Rechercher, complétée de deux nouvelles colonnes : Eléments anciens et Eléments nouveaux.

Le bouton Pointer permet de décocher les éléments issus de la recherche afin de les exclure du remplacement ou de l’impression. Toute la liste est cochée par défaut. Pour dessélectionner un élément, placer le curseur sur la ligne de l’élément concerné puis cliquer sur le bouton Pointer.

Une fois dépointé, l'élément reste néanmoins présent dans la liste.

Ce bouton permet d’imprimer le résultat de la recherche (uniquement les éléments pointés).

Ce bouton lance le traitement de remplacement.

Une zone d’information rappelle le fichier sur lequel est effectué la recherche.

Le corps principal de la fenêtre présente le résultat de la recherche :Une colonne Position indique les éléments à imprimer ou à exporter. Les colonnes paramétrées par défaut dans les fenêtres de liste du menu Structure. Deux colonnes apparaissent :

<Nom du Champ> : éléments anciens : présente la liste des éléments tels qu'ils sont avant remplacement,<Nom du Champ> : éléments nouveaux : présente la liste des éléments tels qu'ils pour-raient être après remplacement.

A partir de cette fenêtre, il est possible d’ouvrir les éléments qui composent le résultat de la recherche en effectuant un double clic sur l’un d'eux.

Pour effectuer une nouvelle recherche ou modifier les critères de recherche de la précédente, il suffit de fer-mer la fenêtre de visualisation.

La barre de navigation propose de trier le résultat de la recherche. Les critères de tris sont identiques à ceux proposés dans les fenêtres de liste du menu Structure.

Le menu contextuel propose une fonction Personnaliser la liste qui permet d’afficher ou d’enlever les co-lonnes présentes dans cette fenêtre.

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Contrôle de cohérence

La modification d’un champ, soit par remplacement soit par suppression, est soumise aux mêmes contrôles de cohérence que ceux existants dans l’application lorsque la manipulation est effectuée manuellement.

Le traitement exclut les éléments dont les champs sont incompatibles avec l’action de remplacement ou sup-pression. A la fin du traitement, un message apparaît désignant uniquement le Nombre d’éléments modifiés et le Nombre d’éléments rejetés.

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Atteindre

La commande Atteindre est lancée par :

le bouton Atteindre de la barre d’outils «Navigation»,

la commande Edition / Atteindre.

On peut aussi la lancer directement à partir de certains boutons des barres d’outils comme cela vous sera montré plus loin.

Elle permet de consulter directement un élément soit en le sélectionnant dans la liste correspondante, soit en ouvrant directement sa fiche.

Les manuels de référence des différents programmes Sage vous donneront le détail des informations que l’on peut rechercher au moyen de cette fonction.

FichierLa commande Atteindre porte sur des éléments qui diffèrent suivant le programme utilisé.

CritèreDeux critères sont systématiquement proposés :

Commence par : la recherche portera sur tous les éléments commençant par les caractères saisis dans la zone suivante ;Egal à : la recherche portera sur les éléments qui contiennent exactement la valeur saisie dans la zone suivante.

ElémentTapez dans cette zone le texte ou la valeur qui doit servir comme base de recherche en fonction des para-métrages faits dans les autres zones.

Atteindre la ficheSi le programme trouve un ou plusieurs éléments répondant à vos critères, il ouvre la fiche du premier.

Atteindre dans la listeSi le programme trouve un ou plusieurs éléments répondant à vos critères, il en ouvre la liste en sélection-nant le premier élément trouvé.

Une fois les critères enregistrés, vous lancez la recherche en cliquant sur le bouton OK ou en pressant la touche ENTREE. Cliquez sur le bouton Annuler ou tapez la touche ECHAP pour ne rien faire.

Si le programme ne trouve rien, il affiche un message.

© Sage 2007 208

Fonctions Internet

Fonctions Internet

Les fonctions Internet communes aux programmes Sage sont décrites sous les titres suivants :

«Se connecter à un site», page 210,

«Utilisation de la messagerie Internet», page 211,

«Sage sur le Web», page 215

«Recherche d’adresse», page 218,

«Surveillance financière», page 221.

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Fonctions Internet

Se connecter à un site

Les nouvelles possibilités offertes en télécommunications permettent désormais de renseigner les champs Adresse E-mail et Site Web, intégrant donc la possibilité d’utiliser Internet.

La zone Site de l’encadré Télécommunication présent dans de nombreuses fiches des éléments des pro-grammes Sage dispose d’un lien permettant d’accéder directement au site renseigné. De cette manière, vous pouvez directement vous connecter au site de vos clients, fournisseurs… à partir de l’application elle-même.

En cliquant sur le lien Site, après saisie de l’adresse internet du client, du fournisseur…, celle-ci est directement renseignée dans la zone Adresse du navigateur Internet, ce qui permet d’accéder directement au site sans avoir à ressaisir l’adresse. Ce lien n’est actif que lorsqu’il existe une connexion Internet.

Si aucune adresse de site n’est renseignée dans la zone Site, l’utilisation du bouton Se connecter à un site permet de lancer le navigateur par défaut avec ouverture de la page par défaut de ce même naviga-teur.

© Sage 2007 210

Fonctions Internet

Utilisation de la messagerie Internet

Paramétrage

La fonction Préférences du menu Fenêtre permet de définir les paramètres d’utilisation de la messagerie. Ces paramètres sont propres à l’application et au poste de travail.

Les zones présentes dans l’encadré Gestion de la messagerie sont détaillées ci-dessous.

Profil de la messagerieCette zone permet de saisir le profil Exchange (boîte aux lettres) utilisé. Un profil contient les paramètres concernant les informations sur le fournisseur de services, l'accès à votre boîte de réception, les carnets d'adresses, les ensembles de dossiers et autres fonctionnalités. La boîte aux lettres utilisée peut donc être paramétrée par poste de travail et par application.

Service contact adresséCe menu local propose la liste des services contact enregistrés dans les options du dossier. Il permet de sélectionner le destinataire du message. Par défaut, ce menu local indique Principal. Dans ce cas l’adresse E-mail utilisée comme destinataire du message est l’adresse E-mail de la fiche principale du tiers.

Exemple Un mailing peut être adressé par messagerie à une sélection de clients via les responsables commerciaux attachés à chaque client. Pour générer automatiquement ce devis sous forme de message avec le bon des-tinataire, il faut identifier le Service contact concerné dans les Préférences.

Numérotation driver faxZone à liste déroulante offrant les choix suivants :

Aucune : aucune numérotation automatique ne sera établis lors de l’impression des documents réa-lisée via le driver Fax de Microsoft.Principale : le numéro de télécopie utilisé sera celui enregistré dans le premier volet des fiches des destinataires.Liste des services : cette liste mentionne les valeurs enregistrées dans l’option Fichier / A propos de… / Options / Service contact des applications. En fonction du choix fait, le programme ira cher-cher les numéros enregistrés dans le champ Télécopie de chaque contact appartenant au service sélectionné.

Envoyer un E-mail

La zone E-Mail de l’encadré Télécommunication dispose d’un lien permettant d’accéder directement au formulaire de saisie d’un message Exchange.

Les zones de l’encadré Gestion de la messagerie permettent de définir les paramètres d’utilisation de la messagerie.

© Sage 2007 211

Fonctions Internet

Voir«Se connecter à un site», page 210 .

Cliquez sur le lien E-mail pour accéder directement au formulaire de saisie d’un message Exchange qui a comme destinataire l’adresse e-mail renseignée sur la fiche. Ce lien n’est pas actif s’il n’existe

pas de messagerie sur le poste.

Si aucune adresse e-mail n’a été renseignée, l’utilisation du bouton Envoyer un message permet l’ouverture d’un message sans aucun destinataire automatiquement renseigné.

Une fenêtre en rapport avec la messagerie utilisée s’ouvre. Il est alors possible de rédiger le message.

Générer l’impression sur la messagerie

Certaines fonctions d’impression autorisent la génération des éditions sur la messagerie.

Le bouton Générer l’impression sur la messagerie permet de diriger l’impression vers un message Exchange adressé au contenu de la zone E-mail définie dans la commande Fenêtre / Préférences. Il peut être activé à partir de la liste des documents de vente, d’achat ou à partir du document lui-

même (bon de commande, bon de livraison…).

Le service contact sélectionné par défaut peut être modifié dans la commande Fenêtre / Préférences.

En fonction de la messagerie utilisée, l’envoi pourra apparaître sous forme d’une pièce jointe ou en pleine page dans le texte du message.

Gestion des confirmations / retours Internet

Pour certaines fonctions, il est possible de définir une action attachée à la réception de messages.

Cependant, au préalable, il est nécessaire de renseigner l’onglet «Communication» se trouvant dans la com-mande Fichier / A propos de…, et plus particulièrement la zone Communication de site à site.

Exemple - Emission d’un devis sur la messagerie pour le client CARAT.

© Sage 2007 212

Fonctions Internet

- Le client CARAT réceptionne le message dans sa boite. Le message intègre un script de confirmation du devis.

- Le client CARAT confirme l’acceptation du devis (avec ou sans modification) sous la forme d’un message adressé à l’émetteur d’origine de manière automatique.

- Une fonction de la Gestion commerciale est lancée sur ordre ou automatiquement. Cette fonction parcourt la boite de réception et y détecte la confirmation du Devis N°9901 du client CARAT.

- La gestion commerciale transforme automatiquement le devis N° 9901 du Client CARAT en bon de commande.

A la réception du message de confirmation, le fournisseur (c’est à dire l’émetteur du devis) ne lit pas le message puisqu’il sait de part le titre qu’il s’agit d’une confirmation de devis. Cependant, pré-cisons que pour être transformé en bon de commande, le devis doit être obligatoirement en affi-chage « Non lu » dans la messagerie. Si tel n’est pas le cas, la transformation automatique ne peut pas se faire. La possibilité de marquer le message « Lu » en « Non lu » dans peut pallier ce genre d’incident.

© Sage 2007 213

Fonctions Internet

Paramétrage du contenu et du script de confirmation

Le contenu du message expédié est paramétrable par la mise en page comme un modèle de mise en page classique.

Réception des confirmations

Les applications concernées par la réception des confirmations intègrent une fonction permettant de repérer l’objet de la confirmation (n° de devis, n° client…).

Version Cette fonction n’est pas disponible en Start / Ligne 30.

© Sage 2007 214

Fonctions Internet

Sage sur le Web

Cette fonction du menu Aide (?) ouvre un menu hiérarchique dont la teneur dépend des droits d’accès aux-quels vous avez souscrit.

Par défaut, les applications sont livrées avec les droits suivants matérialisés par une fonction dans le menu hiérarchique Sage sur le Web :

Le portail Sage : permet d’accéder au portail d’affaires Sage ;

Votre mot de passe portail : permet à l’utilisateur de se connecter au Portail Sage où, grâce à son numéro de client et à son numéro de série, il pourra récupérer son mot de passe au portail.

Vous ne vous êtes pas encore connecté au site Sage

Dans ce cas, le menu hiérarchique ouvert par la commande Sage sur le Web propose les deux fonctions suivantes :

Le Portail Sage,

Votre mot de passe Portail.

La sélection de cette commande lancera automatiquement votre programme de navigation Internet et vous connectera au site sage.fr. Vous aurez ainsi accès au site utilisateur du Portail Sage où vous trouverez toutes les explications sur les services offerts ainsi que la possibilité de vous y inscrire.

l’accès direct à votre espace privé sans avoir à ressaisir vos codes d’accès, vous pourrez ainsi enri-chir la présente commande de fonctionnalités telles que,

l’accès aux e-services auxquels vous avez souscrit (Sage e-solvabilité par exemple).

Une interrogation du site Sage vous donnera toutes précisions sur les services et produits offerts.

Mot de passe Portail

Cette fonction vous permet d’obtenir le mot de passe associé à votre code client.

La sélection de cette commande lancera automatiquement votre programme de navigation Internet et vous connectera au site sage.fr sur la page de demande de mot de passe.

Des droits ont été souscrits

Si vous avez souscrit des droits aux services Sage qui vous intéressent, un numéro de client ainsi qu’un mot de passe vous ont été communiqués.

© Sage 2007 215

Fonctions Internet

Pour que le menu hiérarchique ouvert par la commande Sage sur le Web se complète avec les fonctions per-mettant d’accéder à ces commandes, il est nécessaire d’actualiser vos droits.

Cette actualisation se fait dans la commande Actualiser les droits d’accès au Portail.

Voir la commande «Actualiser les droits d’accès au Portail…», page 216.

Lorsque cette actualisation aura été accomplie, le menu se complètera de différentes fonctions telles celles illustrées ci-dessous.

Certaines des commandes proposées peuvent, à leur tour, ouvrir un second menu hiérarchique.

Cette fonction vous permet d’accéder directement à l’espace utilisateur du Portail Sage.

Actualiser les droits d’accès au Portail…

Cette fonction du menu Aide (?) vous permet d’actualiser vos droits d’accès et de bénéficier des services Sage auxquels vous êtes abonné.

Vous devrez obligatoirement lancer cette fonction pour activer tout nouveau service auquel vous vous serez abonné.

Lorsque vous lancez cette commande, deux cas peuvent se produire :

vous actualisez vos droits pour la première fois ou

vous avez déjà actualisé certains droits.

Première actualisation

Dans ce cas, une fenêtre s’ouvre pour enregistrer votre numéro de client Sage ainsi que votre mot de passe d’accès à l’espace utilisateur vous sont demandés.

Pour obtenir ces informations, reportez-vous aux explications données pour la fonction «Sage sur le Web», page 215.

Si le numéro de client ou le mot de passe saisis est incorrect, le message suivant s’affiche :

© Sage 2007 216

Fonctions Internet

« Le N° de client ou le mot de passe est incorrect ! »

Suite à ce message, la fenêtre «Actualiser les droits d’accès au Portail» est proposée à nouveau à l’utilisa-teur.

Si le numéro de client et le mot de passe sont corrects, les droits d’accès au Portail sont actualisés et le mes-sage suivant s’affiche :

«Les services du Portail ont été mis à jour !»

Une fois l’actualisation réussie, le numéro de client et le mot de passe ne seront plus demandés lors des pro-chaines actualisations.

Renouvellement de l’actualisation

Chaque fois que vous souscrivez à un nouveau e-service Sage vous devez actualiser vos droits en lançant la présente commande afin de paramétrer le programme pour l’utilisation de ce service.

© Sage 2007 217

Fonctions Internet

Recherche d’adresse

Le principe de la recherche d’adresse par Internet s’effectue via le Serveur COFACE et permet la mise à jour automatique de l’identification d’un client ou fournisseur.

Ainsi, d’un simple clic de souris, vous pouvez valider la proposition de coordonnées émises par l’applica-tion et l’intégrer dans votre base de données.

A aucun moment un navigateur Internet n’est lancé.

La recherche d’adresse n’est possible que client par client. Il est donc impossible de sélectionner une liste de clients et d’effectuer une recherche en fonction de cette liste.

Utilisation de la fonction

Dans la fiche d’identification du tiers concerné, la recherche d’adresse est accessible par l’inter-médiaire du bouton Recherche d’adresse. Ainsi, en création de fiche tiers, vous ne renseignez que les éléments en votre possession et vous utilisez la fonction Recherche d’adresse pour les infor-

mations manquantes.

Si le N° COFACE n’est pas renseigné (il est utilisé en priorité par l’application) la recherche se basera dans l’ordre suivant sur les critères ci-dessous :

Champ Siret,

Champ Téléphone,

Champ Intitulé du tiers et du code postal,

Champ intitulé du tiers et deux premiers caractères du Code Postal (CP),

Champ Intitulé et Ville,

Champ Intitulé, Ville et Région,

© Sage 2007 218

Fonctions Internet

Champ Intitulé, Ville, Région et Adresse.

Dans le cas contraire, un message d’erreur apparaît :

«Les paramètres saisis ne sont pas suffisants pour lancer la recherche d’adresse !OK»

Dans l’hypothèse où le Serveur COFACE détecte une homonymie dans la ville, celui-ci propose une liste des villes correspondantes.

Résultat de la recherche d’adresse

A réception de la requête, le Serveur COFACE retourne à l’application un fichier contenant la réponse à la requête émise.

Il existe plusieurs possibilités d’action :

La recherche a été correctement effectuée et la liste des sociétés ou la société répondant à la requête s’affiche. Le résultat de la recherche s’affiche dans une fenêtre.

Voir l’illustration dans l’exemple ci-dessous.

Les différentes sociétés répondant à la demande s’affichent dans le tableau. Leur nombre est limité à 99. Il vous suffit alors de sélectionner l’identification correspondant à votre client/fournisseur (une coche apparaît en début de ligne) et de valider la fenêtre en cliquant sur OK. Les champs de la fiche tiers correspondant au résultat de la recherche sont automatiquement mis à jour.

Les champs issus de la recherche sur Internet viennent en remplacement des champs existant sur la fiche tiers.

La boîte à cocher Mise à jour du N° Coface uniquement permet de ne mettre à jour que le numéro Coface. Cette option n’est pas cochée par défaut.

Un message d’erreur apparaît lorsque :soit les critères fournis sont insuffisants pour trouver une société ;soit la ville sélectionnée est inconnue;soit la société recherchée n’a pas été trouvée ;soit le N° Siren fourni est invalide ;soit le service COFACE connaît des problèmes techniques.

Une liste de villes s’affiche car la ville souhaitée n’a pu être identifiée.

Exemple Villefranche existe sous plusieurs dénominations différentes : Villefranche sur Saône (69) et Villefranche sur mer (06). Dans ce cas précis, le Serveur Coface demande à ce que la ville soit définie avec précision.Le résultat de la recherche s’affiche dans la fenêtre suivante et propose les différentes villes envisageables.

© Sage 2007 219

Fonctions Internet

Il suffit de sélectionner la ville correspondant à la localisation du tiers (une coche apparaît) et de cliquer sur le bouton OK. Cette manipulation permet d’adresser une nouvelle requête au serveur Coface sans qu’il y ait confusion au niveau de la ville et donc permettre à l’utilisateur d’avoir une réponse définitive.

Une liste de sociétés contenant la société demandée s’affiche (cas envisageable uniquement en cas de recherche sur le numéro Siren).

© Sage 2007 220

Fonctions Internet

Surveillance financière

La surveillance financière est une option qui permet de contrôler la bonne tenue financière de vos tiers. Pour cela vous pouvez souscrire un abonnement vous autorisant la surveillance financière de vos tiers par l’in-termédiaire du serveur COFACE.

Plusieurs étapes sont effectuées :

Une fois l’abonnement souscrit, vous devez sélectionner dans votre application Sage les tiers que vous souhaitez placés sous surveillance. Cette liste est ensuite envoyée vers le Portail ;

Le Portail enregistre la liste des tiers placés sous surveillance puis transmet la demande au Serveur COFACE ;

Le Serveur COFACE enregistre la liste des tiers, recherche les données puis met ces informations à votre disposition ;

Le Portail Sage récupère les données sur le Serveur COFACE, enregistre les informations sur une base SQL puis vous averti par messagerie de la disponibilité des informations ;

Enfin, dans votre application, il ne vous reste plus qu’à demander la mise à jour des informations de solvabilité et de récupérer les résultats de votre requête.

Le Serveur COFACE met quotidiennement à jour les informations de solvabilité qui sont récupérées quoti-diennement par le portail Sage. Celles-ci sont donc disponibles en temps réel.

A aucun moment, le navigateur Internet n’est lancé.

Utilisation de la fonction

Il existe trois possibilités pour accéder à la fonction de surveillance financière.

Menu contextuel

En effectuant un clic droit sur la liste de vos tiers, sélectionnez Mettre à jour la surveillance financière. Cette fonction permet d’interroger le portail pour obtenir les informations pour tous les tiers dont l’option est sélectionnée.

Bouton Mise à jour de la surveillance financière

En cliquant sur le bouton Mise à jour de la surveillance financière, vous pouvez obtenir les infor-mations de solvabilité pour tous les tiers dont la fiche est ouverte. Ce bouton n’est actif que si le tiers dispose de l’option Placé sous surveillance dans le volet «Solvabilité» de sa fiche.

Sage sur le Web

La liste des tiers placés sous surveillance est accessible par la commande Aide (?) / Sage sur le Web. La page d’accueil du site vous propose de visualiser la liste des clients placés sous surveillance ainsi que vos droits.

En cliquant sur la fonction Tiers sous surveillance vous allez pouvoir vous connecter à une page d’accueil du Portail Sage pour :

© Sage 2007 221

Fonctions Internet

consulter la liste des tiers placés sous surveillance ;

mettre fin à la surveillance d’un tiers ;

consulter le nombre de clients que vous pouvez encore placer sous surveillance ;

consulter la liste des n° Coface incorrects que vous avez émis sur le portail.

Modifications apportées aux fiches tiers

Le volet «Solvabilité» fourni toutes les informations sur l’état de solvabilité du tiers ainsi que le code risque (Bonne cote crédit, en-cours normal, En dépassement, Insolvable).

Pour mettre fin à la surveillance financière d’un tiers à échéance des droits, utilisez la fonction Aide (?) / Sage sur le Web / Tiers sous surveillance. En effet, décocher la case Placé sous surveillance ne suffit pas.

Le volet «Surveillance» est accessible même si vous n’avez pas souscrit d’abonnement. Il reprend les données générales relatives à votre tiers (forme juridique, effectif, chiffre d’affaires…) mais également toutes les données concernant d’éventuels incidents de paiement ou de régularité de paiements.

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Fonctions Internet

D’autres informations fournies par la COFACE sont disponibles dans les fonctions suivantes :

Rechercher (critères de sélection),

Export (critères de sélection),

Impressions (critères de sélection),

Mise en page.

Les champs Chiffre d’affaires et Résultat net sont pris en compte lors de l’utilisation de l’Inverseur ou de la bascule Euro.

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Mise en page

Mise en page

La mise en page est, dans les programmes Sage qui l’utilisent, un véritable programme annexe avec ses me-nus et ses fonctions décrits sous les titres suivants :


«Fenêtre de l’application», page 225,

«Menu Système», page 227,

«Menu Fichier», page 228,

«Menu Edition», page 248,

«Menu Vue», page 255,

«Menu Caractères», page 273,

«Menu Outils», page 277.

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Mise en page

Introduction

La commande Mise en page… est disponible à partir du menu Fichier de tous les programmes de gestion de la gamme Sage. Elle forme cependant, à elle seule, un véritable programme distinct destiné à la mise en page des documents utilisés par diverses commandes du programme. C’est la raison pour laquelle elle est décrite toute entière ici.

On peut également lancer cette fonction en cliquant sur le bouton Mise en page de la barre d'outils «Standard».

Le programme Sage Immobilisations n’utilise pas la fonction Mise en page.

Ce programme vous permet de créer complètement le format de quelques états utilisés pour les impressions de certaines commandes en :

ajustant le format du papier à vos besoins ou à la forme de vos imprimés,

insérant dans le document des champs dans lesquels viendront s’imprimer des valeurs extraites des fichiers de la gamme Sage,

agrémentant la présentation du document par des traits, cadres, filets, fonds tramés, polices et tailles de caractères diverses, etc.

Vous constaterez d’ailleurs, après l’avoir lancée, que la barre des menus qu’elle utilise est complètement différente de celle du programme à partir duquel elle a été lancée.

Fenêtre de l’application

La première caractéristique de ce programme est qu’il n’utilise pas la barre d’outils «Navigation». La se-conde est qu’il a beaucoup d’affinités avec les programmes de dessin disponibles sur les micro-ordinateurs. Les adeptes de ces programmes seront donc tout de suite familiarisés avec les différents menus et les diffé-rentes commandes.

Coordonnées

Le bas de la fenêtre de l’application donne un certain nombre d’informations relatives aux coordonnées.

Unité de mesureIndique l’unité de mesure paramétrée dans les Préférences… du menu Vue.

© Sage 2007 225

Mise en page

Position du pointeurAffiche les positions horizontales et verticales du pointeur de la souris dans l’écran. Cette position est mesurée à partir du coin supérieur gauche de la zone du document. Les valeurs s’affichent avec l’unité de mesure paramétrée dans les Préférences… du menu Vue.

Dimensions d’un élémentLorsque vous tracez un élément géométrique au moyen des outils appropriés (voir le menu Outils), cette zone représente les dimensions horizontales et verticales de l’élément.

Pour tracer un carré (avec l’outil rectangle) ou un cercle (avec l’outil ellipse), il suffit que les deux valeurs soient égales.Les valeurs affichées dans ce cadre se remettent à zéro dès que vous cliquez à un endroit quelconque du document.

Modification d’un élémentLorsqu’un élément a été tracé et que vous voulez en modifier les dimensions au moyen du pointeur flèche (voir les explications données dans le menu Outils), les indications portées ici reflètent les modifications horizontales ou verticales apportées à ce dernier.Les valeurs affichées dans cette zone se mettent à zéro dès que vous sélectionnez un élément. Les modifi-cations sont comptées positivement lorsque l’élément est agrandi. Elles sont comptées négativement (pré-cédées du signe moins) lorsqu’il est rapetissé.

Il n’est pas possible de redimensionner un texte au moyen du pointeur flèche. Vous ne pouvez que le dépla-cer.

Déplacement du pointeurCette zone indique le déplacement du pointeur de la souris lors du tracé d’un élément. Ce déplacement est toujours mesuré entre le point initial de traçage et la position actuelle du pointeur, quel que soit le chemin suivi pour le tracé.En cas de modification d’un élément existant, cette zone représente le déplacement du pointeur. La valeur est toujours indiquée en positif quel que soit le sens de déplacement.

© Sage 2007 226

Mise en page

Menu Système

Mise en page / Menu Système

Les menus Système ont été présentés globalement plus haut dans ce manuel.

Pour plus d’informations, reportez-vous au titre «Menu Système», page 47

Celui de la Mise en page comporte un élément supplémentaire que nous vous présentons ici.

A propos de Mise en page

Système / A propos de Mise en page

Cette commande du menu Système rappelle la version du programme utilisée.

Une petite fenêtre s’ouvre pour vous rappeler la version.

Cliquez sur le bouton OK ou pressez la touche ECHAP pour refermer.

© Sage 2007 227

Mise en page

Menu Fichier

Mise en page / Menu Fichier

Ce menu donne accès aux commandes suivantes :

création d’un nouveau modèle de document,

ouverture d’un modèle de document déjà créé,

fermeture d’un modèle de document,

enregistrement du modèle de document,

enregistrement sous un autre nom du modèle de document,

retour à la version enregistrée d’un modèle de document,

dimensions du modèle de document,

format d’impression du modèle de document,

impression du modèle de document,

test d’impression du modèle de document,

abandon du programme de mise en page et/ou retour au programme de la gamme Sage.

© Sage 2007 228

Mise en page

Nouveau

Fichier / Nouveau

Cette commande permet de créer un nouveau document d’impression.

Equivalent clavier : CTRL + N.

En création d’un nouvel état, la fenêtre de sélection d’un type d’état s’ouvre.

Cette fenêtre permet de sélectionner le type d’état qui correspond au format de l’état à créer.

Liste des états Le programme propose la liste des fonctions du programme qui autorisent la création de modèles d’impres-sion personnalisés. La liste proposée est donc variable en fonction de l’application Sage en cours d’utilisa-tion.

Pour créer un modèle correspondant à une fonction donnée, il est nécessaire de sélectionner cette fonction dans la liste en cliquant sur sa ligne avant de choisir le type d’état.

Exemple En comptabilité : en création d'un état d'extrait de compte général, il faut sélectionner le type d'état Extrait de compte général.En gestion commerciale : en création d'un état d'analyse statistiques articles, il faut sélectionner le type Statistiques articles.

Type d’état Le programme propose deux types différents d’états :

Liste (valeur par défaut) ou

Page.

Le choix du type est définitif. Il n’est possible de revenir à l’autre type qu’en supprimant le modèle et en en créant un nouveau du type souhaité.

Un document de type Liste convient particulièrement aux états présentant des listes de documents.

Exemple Un relevé de compte qui doit faire apparaître les différentes échéances passées ou à venir devra être para-métré en type Liste. Toutes les échéances apparaîtront en liste dans un même tableau pouvant comporter

© Sage 2007 229

Mise en page

des totalisations partielles. Si le nombre d’échéances est important, le programme utilisera autant de pages que nécessaire pour imprimer ce document.

Tous les modèles de mise en page fournis avec les applications Sage sont du type Liste.

Un document de type Page est un document unique concernant un type de document donné.

Exemple Si vous utilisez le type Page pour créer un relevé de compte, le lancement de l’impression générera autant de pages qu’il y aura d’échéances. De plus, aucune totalisation partielle ne sera possible.

Un document unique peut toutefois comporter des listes d’informations qui seront imprimées sous cette for-me.

Exemple En gestion commerciale, un modèle de facture du type Page imprimera la liste des lignes que comporte la facture et ce, sur plusieurs pages si le nombre de lignes est important.

Il est donc très important de bien se représenter l’apparence définitive de l’état imprimé dont on veut con-cevoir le modèle avant de faire le choix du type.

Une fois la fonction et le type sélectionnés, une fenêtre vide apparaît en cliquant sur le bouton OK, portant comme titre le type choisi pour l'état, c’est-à-dire la fonction à laquelle correspond le nouveau document précédé du nom du menu auquel appartient cette fonction.

Document de type Liste

Un document vide apparaît. Il est disposé dans un cadre symbolisant la feuille d’impression. Un pointillé précise la zone d’impression en fonction des marges enregistrées. Les objets à imprimer devront donc être disposés à l’intérieur de ces pointillés à moins que l’on ne souhaite obtenir un effet de « fond perdu ».

Pour l’enregistrement des marges, voir la fonction «Format d’impression…», page 243.

Trois délimiteurs de zones (Début de page, Corps et Pied de page) sont insérés par défaut. il est possible d’en ajouter d’autres.

Voir la fonction «Ajouter une zone...», page 263.

La légende de ces séparateurs n’est visible que si vous demandez l’affichage des règles.

Voir la commande «Afficher/Masquer les règles», page 257.

© Sage 2007 230

Mise en page

Le bord inférieur de la fenêtre comporte deux boutons et une zone à liste déroulante permettant de fixer l’échelle d’agrandissement ou de réduction du document à l’écran.

Voir la fonction «Zoom», page 271.

Document de type Page

Comme dans le cas précédent, un document vide apparaît. Il est également disposé dans un cadre symboli-sant la feuille d’impression et un pointillé précise la zone d’impression en fonction des marges enregistrées.

Par contre, aucun délimiteur de zone n’est inséré et il n’est pas possible d’en ajouter.

Il reste toutefois possible, comme dans les modèles de type Liste, d’ajouter des zones de report, des textes, des logotypes, des filets ou des zones tramées ou colorées.

Voir le titre «Principes de mise en page», page 277.

La liste des fenêtres ouvertes à l’écran est affichée en bas du menu Vue. Vous pouvez ouvrir jusqu’à 50 do-cuments simultanément.

Une annexe de ce manuel donne la liste des états pour chaque application.

© Sage 2007 231

Mise en page

Créer à partir d’un modèle

Fichier / Créer à partir d’un modèle

Cette commande permet de créer un nouveau document basé sur les modèles de document fournis avec le programme. L’utilisateur adapte ensuite le document créé en fonction de ses besoins.

Equivalent clavier : CTRL + MAJUSCULE + N.

Une fenêtre de dialogue s’ouvre pour vous permettre de choisir le répertoire dans lequel le document se trouve.

Cette fenêtre affiche la liste des modèles copiés sur le poste lors de l’installation du programme.

Voir le «Manuel d’installation» pour connaître l’emplacement de stockage des modèles en fonction de la version du système d’exploitation utilisé.

Les icônes apparaissant dans cette fenêtre représentent les éléments suivants :

Cliquez sur le bouton Plus pour ouvrir l’arborescence d’un dossier.

Cliquez sur le bouton Moins pour la refermer.

Pour créer un nouveau modèle de document :

1 . Ouvrez le dossier qui contient le modèle de document à partir duquel le nouveau doit être créé.

2 . Cliquez sur le nom du modèle original.

3 . Cliquez sur le bouton OK.

4 . Enregistrez votre modèle sous le nom et dans le dossier désirés à l’aide de la commande Fichier / Enregistrer sous.

5 . Paramétrez-le selon vos besoins.

Tous les fichiers stockés dans le dossier MODELE sont affichés (à l’exception des fichiers cachés). Vous pouvez donc voir apparaître des fichiers non gérés par l’application ouverte. Un message d’avertissement vous préviendra si vous tentez de les ouvrir.

« Mauvais type de document ! »

© Sage 2007 232

Mise en page

Ouvrir…

Fichier / Ouvrir

Cette commande permet d’ouvrir un fichier existant pour le consulter ou le modifier.

Equivalent clavier : CTRL + O.

Une fenêtre de dialogue s’ouvre pour vous permettre de choisir le répertoire dans lequel le document se trouve.

Une fois le fichier sélectionné, cliquez sur le bouton Ouvrir ou bien validez en pressant la touche ENTREE.

Voir le «Manuel d’installation» de l’application en cours d’utilisation pour connaître le dossier de stoc-kage des modèles de mise en page en fonction du système d’exploitation utilisé.

Si le modèle de mise en page sélectionné ne correspond pas à l’application à partir de laquelle le pro-gramme de mise en page a été lancé, un message d’erreur apparaîtra.

Conversion des états créés dans les versions antérieures de la mise en page

Avant de faire la conversion, il est impératif de réaliser une sauvegarde des états.

Les états des précédentes versions de mise en page doivent être rattachés à un type d'état lors de leur ouver-ture. Après sélection d’un de ces documents, la fenêtre de sélection du type d’état s’ouvre.

© Sage 2007 233

Mise en page

Version Cette fenêtre est affichée lors des conversions des modèles de documents issus des applications antérieures à la version 10.00 pour la Ligne 100 et 8.00 pour la Ligne 30.

Dans la fenêtre de sélection du type d'état, vous devez choisir le type d'état correspondant au document ve-nant d'être ouvert.

Il est indispensable de rattacher le bon type d'état sinon les ruptures proposées ne seront pas cor-rectes. Il ne sera alors plus possible de réaffecter un nouveau type d'état.

L'application affecte automatiquement les ruptures correspondantes au contenu des informations à impri-mer.

Une règle de rupture apparaît sans indication lorsque le type d'état rattaché à l'état de mise en page ne cor-respond pas.

© Sage 2007 234

Mise en page

Fermer

Fichier / Fermer

Cette commande permet de fermer un fichier pour passer à un autre.

Equivalent clavier : CTRL + W.

Cette commande referme la fenêtre active en proposant éventuellement d’enregistrer les modifications qui auraient pu être apportées au fichier.

Cliquez sur le bouton Oui, ou bien validez, pour effectivement enregistrer les modification, sur Non pour ne pas les enregistrer ou sur Annuler pour annuler l’exécution de la commande et revenir au document tel qu’il est.

© Sage 2007 235

Mise en page

Enregistrer

Fichier / Enregistrer

Cette commande permet d’enregistrer un document de mise en page.

Equivalent clavier : CTRL + S.

Enregistre le contenu de la fenêtre active dans le fichier correspondant. S’il s’agit d’un nouveau document, le programme affichera la fenêtre ouverte par la commande suivante.

© Sage 2007 236

Mise en page

Enregistrer sous…

Fichier / Enregistrer sous…

Cette commande vous permet de :

enregistrer un document nouvellement créé,

enregistrer un fichier existant sous un autre nom.

Elle permet d’enregistrer un nouveau document dans le dossier (ou répertoire) et sous le nom désirés. Elle permet également d’enregistrer un fichier existant sous un autre nom de façon à en faire une copie.

Les noms des documents comportent une extension automatiquement ajoutée par le programme.

Après sélection d’un dossier (ou répertoire) et saisie du nom du document, cliquez sur le bouton Enregistrer ou bien validez. Utilisez le bouton Annuler si vous voulez refermer la commande sans l’utiliser et revenir au stade précédent.

Dès que vous validez, le titre de la fenêtre active prend le nom que vous avez donné.

© Sage 2007 237

Mise en page

Revenir à la version enregistrée

Fichier / Revenir à la version enregistrée

Cette commande permet de retrouver un fichier tel qu’il était après son dernier enregistrement.

Annule les modifications faites à un document en chargeant à nouveau dans la mémoire de l’ordinateur la version enregistrée de ce fichier. N’est pas disponible (estompée) s’il s’agit d’un nouveau document ou si le document contenu dans la fenêtre active n’a pas été modifié.

Cette commande ne demande pas de confirmation avant de revenir à la version précédente.

© Sage 2007 238

Mise en page

Dimension de la page…

Fichier / Dimension de la page…

Cette commande permet d’ajuster les dimensions de la zone d’impression du document au format du papier.

La commande Dimension de la page… n’est active que si un document est ouvert à l’écran. Son lancement ouvre une fenêtre permettant d’ajuster les marges du document.

Elle permet également le paramétrage de la disposition d’étiquettes ou de chèques sur une feuille.

L’utilisation de cette commande est extrêmement simple. Le cadre de gauche représente la feuille de papier sur laquelle votre document sera imprimé.

Si vous ne voulez qu’ajuster les marges du document, c’est-à-dire la distance du texte imprimé par rapport aux bords de la feuille, utilisez les petits triangles. Ces derniers, placés sur le pourtour du cadre, permettent d’ajuster les marges en les pointant et en les faisant glisser parallèlement au cadre. Un trait pointillé sym-bolise ce déplacement. Le nombre à droite de l'icône, correspondant à la marge en cours de modification, reflète la valeur obtenue. Deux icônes indiquent les dimensions de la zone d’impression.

Si vous voulez paramétrer des étiquettes, vous commencerez par l’ajustement des marges comme indiqué précédemment. Ces marges représentent la distance entre le bord de la feuille et le bord des étiquettes. Les bandes Caroll (bandes perforées du papier en continu) ne sont pas comprises dans ces marges.

Après avoir dessélectionné les options Largeur maximale et Hauteur maximale, pointez le carré gris se trouvant à la partie inférieure droite de la zone d’impression, maintenez le bouton de la souris enfoncé (bou-ton de gauche) puis faites glisser. Ajustez le cadre comportant ce carré à la dimension d’une seule des éti-quettes que contient la planche. Les dimensions atteintes par l’étiquette sont affichées à droite des icônes correspondantes.

En même temps que vous affinez les dimensions de l’étiquette, le programme affiche à l’écran le maximum d’étiquettes qu’il peut loger entre les marges que vous avez définies.

Pour ajuster les espaces entre étiquettes, pointez l’étiquette se trouvant à la droite de celle comportant le carré de dimensionnement (carré gris) et faites la glisser pour simuler l’espace.

Vous pouvez effectuer la même manipulation avec l’étiquette en dessous de celle comportant le carré de di-mensionnement. Les valeurs des espaces obtenus sont affichées à droite des icônes correspondantes.

La position de l’étiquette (ou document unitaire) par rapport à la zone d’impression s’effectue en pointant l’étiquette comportant le carré gris et en la glissant dans la zone d’impression. Deux icônes indiquent les valeurs atteintes.

Lorsque le paramétrage est terminé, cliquez sur le bouton OK ou bien validez.

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Mise en page

Le paramétrage de l’unité de mesure s’effectue dans la commande Préférences… du menu Vue. Le para-métrage d’étiquettes ou de papier continu s’accommode mieux de l’unité de mesure Pouce.

Format de la pagele cadre prenant toute la partie supérieure gauche de la fenêtre représente la feuille de papier sur laquelle le document en cours de paramétrage sera imprimé. Ses dimensions et sa forme dépendent du format du papier enregistré dans la commande Format d’impression… du menu Fichier.Il est impératif de définir le format du papier avant de commencer les paramétrages sinon la mise en page risque d’être complètement faussée si une telle modification est faite après coup.

Si vous utilisez plusieurs modèles d’imprimantes, il est conseillé de créer un format de document par impri-mante.

Le réglage des marges entre le bord de la feuille et la zone d’impression s’effectue en déplaçant les petits triangles le long du bord de la feuille au moyen de la souris.

Un trait pointillé marque le déplacement de cette marge.

En même temps que la marge se déplace, la valeur atteinte par la marge s’affiche à droite de l'icône corres-pondante. Tout au long du manuel, nous appellerons cette zone délimitée par les marges la zone d’impres-sion.

Exemple Si vous utilisez du papier continu avec bandes perforées détachables, la largeur de la zone d’impression ne devra pas dépasser 8,5 pouces ou 21,6 cm.

Les dimensions affichées par les zones décrites ci-dessous correspondent à l’unité de mesure paramétrée dans la commande Préférences… du menu Vue.

Marge droite

Correspond au triangle disposé à droite du bord inférieur de la feuille.

Marge basse

Correspond au triangle disposé en bas du bord droit de la feuille.

Marge haute

Correspond au triangle disposé en haut du bord droit de la feuille.

Marge gauche

Correspond au triangle disposé à gauche du bord inférieur de la feuille.A l’intérieur de la zone d’impression existe une autre zone qui, par défaut, a les mêmes dimensions que la zone d’impression, mais que vous pouvez réduire. Cette zone est appelée document unitaire. Vous pouvez ajuster les dimensions du document unitaire en cliquant sur le carré de dimensionnement situé en bas et à droite et en le faisant glisser au moyen du pointeur flèche de la souris.Les dimensions atteintes par ce document unitaire sont marquées à l’écran par des pointillés. Deux icônes indiquent sous forme chiffrée les dimensions atteintes par ce dernier.Les éléments que vous disposerez à l’intérieur de ce document unitaire (champs, textes, éléments, etc.) ne pourront dépasser les limites de cette zone.Il est possible d’utiliser cette particularité pour créer des planches d’impression d’étiquettes. Si vous rédui-sez les dimensions d’un document unitaire à une valeur inférieure à la moitié de celles de la zone d’impression, vous verrez le programme doubler, tripler, quadrupler, etc., le nombre de document unitaire qu’il peut placer dans la largeur ou/et la hauteur de la zone d’impression.

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Mise en page

La création de documents multiples n’est possible que si vous désactivez les options Largeur maximale et/ou Hauteur maximale suivant le cas.

Tous les documents unitaires ainsi obtenus ont les mêmes dimensions. Seul celui comportant le carré gris peut être utilisé pour ajuster les dimensions de tous les autres.

Hauteur du document

Hauteur totale du document unitaire.

Largeur du document

Largeur totale du document unitaire.

Exemple Si vous paramétrez des étiquettes, ces deux zones afficheront la hauteur et la largeur d’une seule étiquette.

Du fait de considérations inhérentes au micro-ordinateur ainsi qu’aux imprimantes, il n’est pas possible que le format d’impression soit identique au format du papier. Il lui est toujours inférieur.Par conséquent, il n’est pas possible, notamment lors du paramétrage des étiquettes, de respecter les dimensions des étiquettes utilisées. Si la position du texte sur l’étiquette est impérative (étiquettes avec préimpression par exemple) il sera nécessaire de perdre une rangée d’étiquettes qui ne pourront être impri-mées (l’ajustement en hauteur étant plus difficile qu’en largeur). Si la position des textes peut varier d’une étiquette à l’autre et si leur volume de texte est assez réduit, vous pourrez “tricher” en enregistrant des dimensions d’étiquettes plus petites que celles que vous utilisez réellement mais qui vous permettront d’uti-liser toutes les étiquettes que contient la feuille.

Marges supplémentairesIl est possible de déplacer le document unitaire à l’intérieur de la zone d’impression. Pour cela, il suffit de pointer l’intérieur du cadre du document unitaire comportant le carré de dimensionnement et de faire glis-ser ce cadre.Si, du fait de cette marge additionnelle, le programme ne peut plus disposer autant de documents unitaires que précédemment, il supprimera tous ceux en excédent.Deux icônes indiquent les marges supplémentaires que cette action permet d’obtenir.

Marge supplémentaire hauteDistance entre le document unitaire (ou la rangée de documents unitaires) et le bord supérieur de la zone d’impression.

Marge supplémentaire gaucheDistance entre le document unitaire (ou la rangée de documents unitaires) et le bord gauche de la zone d’impression.

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Mise en page

Il n’y a pas de fonction permettant d’ajuster des marges supplémentaires à droite ou en bas. Celles-ci s’obtiennent en réglant les dimensions de la zone d’impression, de celles du document unitaire, des marges entre les documents unitaires (voir ci-dessous) et des marges supplémentaires hautes et gauches à des valeurs qui permettent une bonne disposition des documents sur la feuille.

Marges intermédiairesSi vous travaillez sur des documents unitaires multiples (des étiquettes par exemple) il est possible de créer des espaces entre chacun d’eux.La marge intermédiaire entre une rangée de documents et la suivante s’obtient en cliquant sur le document unitaire situé en dessous de celui comportant le carré de dimensionnement et en le déplaçant.De même, la marge intermédiaire entre un document et celui disposé à sa droite s’obtient en cliquant sur le document unitaire situé à la droite de celui comportant le carré de dimensionnement et en le déplaçant.Deux boutons reflètent les valeurs obtenues.

Marge intermédiaire horizontale

Valeur de la marge entre deux rangées de documents unitaires.

Marge intermédiaire verticale

Valeur de la marge entre deux colonnes de documents unitaires.

Exemple Vous utilisez des étiquettes autocollantes de format 3,5 x 1,4 pouces (9 x 4 cm environ) sur une rangée de front sur paravent (c’est-à-dire sur un support continu comportant des bandes perforées). La distance entre deux plis est de 12 pouces, ou 30,5 cm.Vous allez donc d’abord régler le format du papier aux valeurs correspondantes dans la commande Fichier / Format d’impression…. Ensuite, dans le menu Vue, vous ouvrez la commande Préférences… et vous choisissez Pouce (pour faciliter les réglages). Ces préliminaires étant accomplis, vous lancez la com-mande Fichier / Dimension de la page…. Vous dessélectionnez les options Hauteur maximale et Largeur maximale. Vous ajustez ensuite les marges droites et gauches à la largeur des étiquettes. Modifiez ensuite la hauteur du document unitaire de façon à ce qu’elle corresponde à celle des étiquettes. Vous pouvez en-suite, ajuster l’espace vertical entre les étiquettes.

Largeur/Hauteur maximaleFait occuper par le document unitaire la totalité de la zone délimitée par les marges haute et basse pour la Hauteur maximale (colonnes), gauche et droite pour la Largeur maximale (lignes). Selon vos besoins, seule une de ces deux valeurs peut être sélectionnée.Dans le cas de paramétrage d’étiquettes, il est nécessaire que ces deux zones soient dessélectionnées car, sinon, il ne vous serait pas possible de redimensionner le document unitaire.

Si vous utilisez des étiquettes sur une seule colonne, vous pourrez ne dessélectionner que la Hauteur maxi-male et régler les marges droites et gauches à la largeur des étiquettes.

Du fait des contraintes de calcul propres au programme, il n’est pas toujours possible d’afficher des valeurs absolument identiques à celles que l’on voudrait paramétrer. Dans ce cas, il est préférable de sélectionner la valeur immédiatement supérieure.Lorsque le paramétrage est terminé, cliquez sur le bouton OK ou validez pour enregistrer les valeurs. Cli-quez sur le bouton Annuler ou pressez la touche ECHAP pour ne rien changer.

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Mise en page

Format d’impression…

Fichier / Format d’impression…

Cette commande du menu Fichier permet de paramétrer le format d’impression du document contenu dans la fenêtre active. Le lancement de cette commande affiche une fenêtre de dialogue permettant de sélection-ner l’imprimante, le format du papier utilisé ainsi que certaines particularités d’impression. Correspond à l’imprimante sélectionnée dans la commande Imprimer… du même menu.

La fenêtre de dialogue d’impression qui s’affiche est la même que celle obtenue dans le panneau de confi-guration de Microsoft Windows.

Toutes les indications mentionnées dans cette fenêtre, et en particulier les formats de papier proposés, dé-pendent de l’imprimante sélectionnée.

Les différentes zones de cette fenêtre sont expliquées dans le manuel d’utilisation de Windows.

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Mise en page

Imprimer…

Fichier / Imprimer…

Cette commande permet de lancer l’impression d’un document de mise en page.

Cette commande lance l’impression du document affiché dans la fenêtre active en fonction des réglages faits dans les deux commandes précédentes.

L’impression des documents avec des informations réelles tirées du programme de la gamme Sage doit être lancée à partir des commandes du programme correspondant utilisant ces documents.

Là aussi, la fenêtre de dialogue d’impression qui s’affiche est fonction de l’imprimante que vous utilisez. Consultez également, si nécessaire, les explications données pour les impressions ou bien le manuel d’uti-lisation de Windows ou de l'imprimante.

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Mise en page

Test impression…

Fichier / Test d’impression…

Cette commande permet de simuler l’impression d’un état.

Le Test d’impression simule l’impression d’un état sans valeurs pour vous permettre de vérifier la justesse de vos paramétrages et mises en page. Les zones où doivent normalement s’imprimer les valeurs tirées du programme de la gamme Sage sont remplacées par des textes indiquant leur provenance.

Cette commande propose plusieurs options déjà expliquées dans les options d’impression de ce même ma-nuel. Nous vous redonnons toutefois certaines d’entre elles

Aperçu avant impressionAffiche à l’écran, en format réduit, le résultat de l’impression du document. Vous pouvez ainsi vous faire une meilleure idée de l’apparence de votre document une fois imprimé sans être obligé de gaspiller du papier.Si votre document tient sur plusieurs pages, le numéro de la page consultée apparaît en bas de la fenêtre. Pour passer d’une page à une autre, utilisez la bande de défilement verticale.

Si le document comporte plusieurs pages issues de modèles de mise en page différents, l’aperçu avant impression en tiendra compte en faisant apparaître toutes les pages les unes à la suite des autres en pre-nant en compte leurs spécificités de mise en page.

© Sage 2007 245

Mise en page

Le pointeur de la souris prend la forme d'une loupe pour vous permettre, en cliquant à l'endroit con-cerné, de l'afficher en taille réelle. L'utilisation des barres de défilement permet de déplacer le conte-nu de l'écran. Pour revenir à la vue réduite, cliquez à nouveau sur le document.

Pour quitter la commande cliquez sur la bouton Fermer.

Pré-impriméCette option imprime le document sans tracer les traits de façon à permettre l’utilisation de papier pré-imprimé sur lequel les cadres et colonnes sont déjà tracés.L’utilisation de cette option masque à l’impression tous les éléments graphiques du document (traits, cadres, illustrations).

CompresséImprime le document en petits caractères. Sur une imprimante matricielle, l’impression sera réalisée sur 132 colonnes au lieu de 80.Cette option n’a pas d’effet sur une impression avec une laser.Par défaut, toutes les impressions s’exécutent en 132 colonnes (132 caractères par ligne). Sur une impri-mante 80 colonnes, les caractères utilisés seront compressés. Sur une imprimante grand chariot (132 colon-nes), ils seront en caractères normaux.

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Mise en page

Quitter

Fichier / Quitter

Cette commande permet de mettre fin à la session de travail avec le programme de mise en page et de revenir à l’application Sage d’origine.

Equivalent clavier : CTRL + Q ou ALT + F4.

Si des modifications aux documents contenus dans les fenêtres ouvertes à l’écran n’ont pas été enregistrées, le programme vous demandera si vous souhaitez les conserver.

Vous revenez ensuite au stade où vous en étiez dans le programme de la gamme Sage avant de lancer la mise en page ou au Gestionnaire de programmes si vous l’aviez lancé en direct.

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Mise en page

Menu Edition

Mise en page / Menu Edition

Cette liste donne accès aux commandes suivantes :

couper un texte ou un élément sélectionné,

copier un texte ou un élément sélectionné,

coller le contenu du Presse-papiers,

effacer les éléments sélectionnés,

dupliquer les éléments sélectionnés,

sélectionner la totalité d’un document,

dupliquer des zones,

Cette liste comporte toutes les commandes classiques de Windows permettant d’éditer un texte ou un élé-ment.

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Mise en page

Couper

Edition / Couper

Cette commande permet de supprimer le texte ou les éléments sélectionnés et les placer dans le Presse-pa-piers.

Equivalent clavier : CTRL + X.

Tout ce que vous coupez ou copiez dans le Presse-papiers efface et remplace ce qui s’y trouvait.

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Mise en page

Copier

Edition / Copier

Cette commande permet de copier le texte ou les éléments sélectionnés et placer cette copie dans le Presse-papiers.

Equivalent clavier : CTRL + C.

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Mise en page

Coller

Edition / Coller

Cette commande permet de coller le contenu du Presse-papiers à l’endroit du point d’insertion.

Equivalent clavier : CTRL + V.

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Mise en page

Effacer

Edition / Effacer

Cette commande permet de supprimer définitivement le texte ou les éléments sélectionnés sans les placer dans le Presse-papiers.

Equivalent clavier : SUPPR.

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Mise en page

Dupliquer

Edition / Dupliquer

Cette commande permet de réaliser une copie du ou des éléments sélectionnés.

Cette commande est équivalente à l’outil Duplication du menu Outils (voir plus loin).

Equivalent clavier : CTRL + D.

© Sage 2007 253

Mise en page

Sélectionner tout

Edition / Sélectionner tout

Cette commande permet de sélectionner tous les éléments (même ceux en dehors de la fenêtre) du document à l’écran.

Equivalent clavier : CTRL + A.

© Sage 2007 254

Mise en page

Menu Vue

Mise en page / Menu Vue

Cette liste vous permet de :

activer la grille de placement des éléments et des textes,

afficher les règles,

afficher les outils,

afficher les motifs,

ajouter un repère de zone,

paramétrer les préférences,

faire passer un élément au premier ou au second plan,

associer ou dissocier plusieurs éléments,

aligner ou centrer des éléments ou des textes,

sélectionner une fenêtre parmi celles ouvertes à l’écran.

Cette liste propose une gamme de commandes permettant d’arranger entre eux les différents éléments com-posant un modèle de document.

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Mise en page

Activer/Annuler la grille

Vue / Activer/Annuler la grille

Cette commande permet d’activer ou de désactiver une grille aidant au positionnement des textes ou des éléments. Cette commande n’est pas accessible si aucun document n’est ouvert.

La grille apparaît à l’écran lors de l’activation de cette commande. Elle ne s’imprime pas si vous lancez l’impression du document. Tous les éléments que vous disposez dans la fenêtre du document s’alignent sur cette grille. Le pas de cette grille est de 1/6ème de pouce (6 cpi) dans le sens vertical et de 1/12ème de pouce (10 cpi) dans le sens horizontal.

Lorsque la grille est désactivée, le positionnement des éléments est libre. Vous pouvez alterner positionne-ment libre et assisté.

Les éléments placés librement ne sont pas affectés par l’activation de la grille.

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Mise en page

Afficher/Masquer les règles

Vue / Afficher/Masquer les règles

Cette commande permet de faire apparaître ou disparaître deux règles graduées aidant au positionnement des divers éléments du document ainsi que plusieurs repères de zones appartenant à ces règles.

Ces règles sont disposées le long du bord supérieur et du bord gauche de la fenêtre. Ces règles sont graduées avec l’unité de mesure sélectionnée dans la commande Préférences… de ce même menu. Sur chaque règle, un trait pointillé repère la position instantanée du pointeur de la souris sur la page.

La règle verticale comporte des repères de zones qui permettent la mise en page des documents.

Rappelons que ces repères ne sont pas utilisés en mode Page.

Ils sont classés suivant un ordre bien défini et ne peuvent dépasser les autres repères qui les encadrent.

Pour ajouter un repère de zone, sélectionnez la zone souhaitée dans la commande Ajouter une zone... de ce même menu.

Cette commande est décrite sous le titre «Ajouter une zone...», page 263.

Pour supprimer un repère, superposez-le au repère précédent.

Nous vous rappelons que les repères doivent toujours être positionnés sur la ligne supérieure ou inférieure selon le cas des champs (objets reprenant une valeur extraite du fichier de données). Un chevauchement dû à un mauvais positionnement entraîne automatiquement une anomalie à l’impres-sion du document. Vous pouvez vérifier la position des repères et vous en inspirer avec un modèle de docu-ment fourni avec le programme.

Ces repères de zones sont les suivants (ils sont classés dans l’ordre où ils doivent apparaître du haut jusqu’en bas du document) :

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Mise en page

Page de garde : tout texte, élément, etc. inclus avant ce repère sera imprimé une seule fois au début du document sur une page unique, quel que soit le nombre de pages.

Exemple Si vous voulez un grand titre à votre document, placez ce repère après les textes et éléments constituant ce titre.

Début première page: les informations situées entre ce repère et le précédent s’imprimeront sur le début de la première page uniquement.

Exemple Sur un bon de livraison du programme Sage Gestion commerciale, vous placerez à cet endroit les champs des adresses client si vous ne souhaitez pas que cette adresse soit reprise sur chaque page du bon de livraison. De cette façon, seule la première page mentionnera l’adresse du client.

Début de page suivante : cette règle permet de définir certains objets qui ne s’imprimeront que dans l’en-tête des pages 2 et suivantes des documents. Tous les objets en question doivent être inclus entre la règle Début première page et la règle Début pages suivantes.

Exemple Illustration d’un modèle de mise en page imprimant le titre “ FACTURE ” et l’adresse du client sur la pre-mière page et l’indication “ Suite ” sur les pages suivantes.

Début de page : les informations mentionnées entre ce repère et le précédent s’imprimeront en haut de chaque page imprimée.

Exemple Vous mentionnerez dans cet espace les titres des colonnes constituant votre document ou encore l’intitulé de ce dernier (Facture, Extrait de compte, etc.). De cette façon, ils réapparaîtront sur toutes les pages.

Report : permet le report des champs mentionnés dans la zone A reporter de la page précédente sur toutes les pages sauf la première.

Exemple Vous voulez reporter d’une page sur l’autre le cumul des mouvements débiteurs extraits d’un fichier du pro-gramme Sage Comptabilité. Vous allez donc, dans la zone A reporter en bas de la page (voir plus loin) in-sérer le champ correspondant à cette information. Vous allez également enregistrer ce même champ dans la zone délimitée par le présent repère, Report, et le précédent (Début de page). Ainsi, lors de l’impression, les cumuls d’une page se reporteront sur la suivante.

Corps : la zone délimitée entre ce repère et le précédent permet l’affichage des informations répéti-tives sur le document d’impression.

Exemple Vous voulez créer un état de Sage Comptabilité, donnant la liste des comptes généraux avec leur type, leur numéro et leur intitulé. Vous allez enregistrer entre ce repère et le précédent une ligne composée des trois champs Type, Numéro et Intitulé. Lors de l’impression, le programme répétera cette ligne autant de fois que nécessaire.

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Mise en page

Les informations contenues dans cette zones sont principalement pour la comptabilité, les écritures comp-tables, pour la paie, les rubriques de paie et pour la gestion commerciale, les références article. Nous vous rappelons que l’espace entre ce repère et le précédent détermine l’interlignage.

A reporter : la zone délimitée par ce repère et le précédent permet de reporter les informations con-tenues après le corps du document.

La règle « A reporter » ne peut faire l’objet que d’une seule insertion dans un état. Dans ce cas, la case d’option est inactive.

Rupture : la zone rend possible l’insertion des ruptures et des cumuls dans l’état. Une liste dérou-lante non éditable permet de préciser sur quel type d’élément va porter la rupture.

Exemple En comptabilité : dans l'état Grand livre des comptes, il est possible d'insérer une rupture sur la "Nature" du compte général.En Gestion commerciale : dans l'état Analyse statistiques articles, il est possible d'insérer une rupture sur 20 éléments dont « Tiers », « Enuméré de gamme », « Champ rupture : champ statistique ou famille centralisatrice » ainsi que des cumuls, « Total article », « Total famille », « Total énuméré de gamme »…

Les ruptures ont un caractère unique pour chaque état. Une fois qu'une rupture a été intégrée, elle n'est plus proposée dans la liste déroulante.L’ordre des ruptures suit celui défini dans l’état initial. Pour changer l’ordre, il faut d’abord enlever les ruptu-res existantes puis les réinsérer dans l'état dans l'ordre souhaité.

Une annexe de ce manuel propose la liste des ruptures pour chaque type d’état de chaque application.

Pied de page : la zone définie entre ce repère et celui qui le précède permet l’affichage des valeurs cumulées de l’état tout entier quelque soit le nombre de page comme les montants HT, TVA et TTC d’une facture, le net à payer d’un bulletin ou le total d’un extrait de compte.Ces informations s'imprimeront à la suite du corps.

Exemple Vous avez reporté d’une page sur l’autre dans un état de Sage Comptabilité, le cumul des mouvements dé-biteurs et désirez que le cumul général apparaisse en fin de document. Enregistrez dans cette zone le champ permettant l’affichage des mouvements débiteurs.

Nous vous rappelons que la position du repère Pied de page par rapport au Corps est primordiale. La hau-teur définie entre ces deux repères est fixe et sera celle que vous obtiendrez à l’impression. Si elle est de 2 cm à l’écran, elle sera aussi de 2 cm sur papier.

Pied de dernière page : la zone définie entre ce repère et le repère Corps permet de mentionner des informations :

sur la dernière page uniquement,immédiatement à la suite du corps, indépendamment du réglage éventuellement fait pour le repère Pied de page.

Exemple Un document doit mentionner une liste de factures. Sur la dernière page de ce document doit apparaître un total général immédiatement après la dernière facture. Utilisez ce repère pour définir une telle zone.

Bas de page : la zone définie entre ce repère et le précédent permet l’affichage d’informations qui seront imprimées en bas de chaque page du document. Ce repère correspond au saut de page.

Exemple Vous voulez ajouter quelques lignes de commentaire en bas de chaque page. Enregistrez-les dans la zone définie par ce repère et le précédent.

La position du repère Bas de page est primordiale. Plus la hauteur de la zone délimitée par les repères Pied de page, Bas de page et Bas dernière page est importante, moins le programme pourra imprimer de lignes de données dans le corps du document. Cette hauteur est elle aussi fixe. Voir repère précédent.

© Sage 2007 259

Mise en page

Bas dernière page : la zone délimitée par ce repère et le précédent permet l’impression des infor-mations sur le bas de la dernière page.

Page de fin : permet de créer une page qui s’affichera en fin de document.

Exemple Si vous voulez imprimer les coordonnées complètes de votre société, vous pouvez les mentionner au-dessus de ce repère.

Vous désirez réaliser la mise en page d’une facture sur laquelle l’en-tête a 7 cm de haut et le pied, 5 cm. Il vous suffit de positionner le repère Début de page à 7 cm du haut du document, puis de positionner le repère Corps sur la base des champs de type ligne. Enfin, disposez à 5 cm en dessous le repère Bas de page.

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Mise en page

Afficher/Masquer les outils

Vue / Afficher/Masquer les outils

Cette commande permet de faire apparaître ou disparaître une fenêtre d’outils de mise en page.

Cette commande fait apparaître une fenêtre «Outils» que vous pouvez déplacer librement à l’écran et qui permet de disposer immédiatement de tous les outils de mise en page par un simple clic dessus, avec le poin-teur de la souris. Pour déplacer cette fenêtre, pointez sa barre de titre et faite glisser.

Les commandes disponibles sont décrites plus loin, dans le menu Outils.

© Sage 2007 261

Mise en page

Afficher/Masquer les motifs

Vue / Afficher/Masquer les motifs

Cette commande du menu Vue permet de faire apparaître ou disparaître une fenêtre de motifs de remplissage des illustrations.

Cette commande n’est pas accessible si aucun document n’est ouvert. Cette fenêtre réagit de manière iden-tique à la fenêtre «Outils».

Le motif sélectionné apparaît dans la zone double en haut et à gauche de la fenêtre.

Pour sélectionner celui de votre choix, il suffit de cliquer sur son dessin.

Les motifs s’appliquent uniquement au contenu des formes pleines (dans ce cas le cadre est toujours noir ou invisible).

Pour appliquer un motif à une forme déjà tracée, il suffit de la sélectionner (des poignées de sélection appa-raissent) puis de sélectionner le motif souhaité.

Pour tracer avec un motif particulier, le sélectionner avant d’effectuer le tracé.

Le motif blanc donne un blanc couvrant (opaque). Pour obtenir un cadre transparent, sélectionner l’outil qui convient.

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Mise en page

Ajouter une zone...

Vue / Ajouter une zone…

Cette commande du menu Vue permet de créer un repère de zone. Elle affiche une fenêtre donnant la liste de toutes les zones possibles.

Seuls certains repères sont accessibles dans le cas de documents du type Page.

La désignation des délimiteurs de zones ainsi que la modification de leur emplacement ne sont disponibles que lorsque l’affichage des règles est actif.

Veuillez vous reporter aux explications données plus haut dans le paragraphe «Afficher/Masquer les règles», page 257 pour la description de ces zones.

Les repères de zone apparaissant en estompés correspondent à des repères déjà présents sur le document. Dans ce cas, il n’est pas possible de les sélectionner à nouveau.

Dans les états de type Page, seuls les repères suivants peuvent être insérés :Début de page,Corps,Pied de page.

Ces repères permettent, lorsqu’un objet est trop volumineux pour tenir sur une seule page, d’effectuer une coupure nette au bas de la page. Ces repères seront utilisés principalement dans les Etats comptables et fiscaux pour personnaliser le détail des comptes avec un objet de type Ligne (objets pouvant s’imprimer sur plusieurs lignes).

Il n’y a pas de répétition de la zone Corps et il n’est pas possible d’imprimer une table ou une liste (par exemple : détail des lignes d’une facture).

© Sage 2007 263

Mise en page

Préférences…

Vue / Préférences…

Cette commande permet de paramétrer l’unité de mesure utilisée.

Cette commande affiche un petit cadre permettant de choisir l’unité de mesure des règles.

Vous disposez des cinq unités de mesure suivantes (conversions approximatives) :

Pixel : le pixel est l’élément le plus petit dont se compose un écran de micro-ordinateur ;

Centimètre (1 cm = 0,4 pouce), valeur par défaut,

Pouce (1 pouce = 2,54 cm),

Caractère : correspond à la largeur d’un caractère (les programmes de la gamme Sage impriment 96 caractères dans la largeur d’un A4),

Compressé : correspond à la largeur d’un caractère compressé (les programmes de la gamme Sage impriment 136 caractères dans la largeur d’un A4).

Il est possible de changer d’unité de mesure à tout moment. Les règles ainsi que les valeurs indiquées par la fenêtre de la commande Afficher les coordonnées reflètent la nouvelle unité.

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Mise en page

Premier/Second plan

Vue / Premier/Second plan

Cette commande permet de positionner un élément devant ou derrière un autre.

Ces commandes ne sont actives que si un élément est sélectionné.

L’élément sélectionné passera à l’arrière plan si vous choisissez Second plan. Tout ce qu’il masquait en to-talité ou en partie apparaît alors devant lui. La même opération, mais en sens inverse, s’effectuera si vous choisissez Premier plan.

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Mise en page

Associer/Dissocier

Vue / Associer/Dissocier

Cette commande permet de regrouper ou séparer différents éléments d’un document.

La commande Associer n’est active que si deux éléments au moins sont sélectionnés à l’écran.

La commande Dissocier n’est active que si un élément au moins est sélectionné à l’écran.

Pour sélectionner plusieurs éléments, appuyez sur la touche MAJUSCULE en même temps que vous cli-quez sur ceux-ci.

La première commande a pour but de ne faire qu’un seul ensemble de deux éléments ou plus. Ces derniers peuvent être des textes, des figures ou d’autres blocs déjà associés.

Une fois associés, ils forment un seul bloc à l’écran. Lorsque vous sélectionnez un bloc formé d’éléments associés, les poignées de sélection (voir le menu Outils) apparaissent aux limites extrêmes du bloc.

Il est possible de déplacer un bloc au moyen du pointeur flèche. Il est également possible de modifier la taille d’un bloc. La modification de taille de chacun des éléments composant le bloc se fera en proportion de la nouvelle taille du bloc.

La dissociation rend leur autonomie aux éléments primitifs.

Exemple Vous pouvez ainsi associer un titre se trouvant dans un cadre après l’avoir centré comme indiqué ci-des-sous.

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Mise en page

Grouper

Vue / Grouper

Cette fonction n’est active que lorsque deux objets au moins sont sélectionnés. Elle fonctionne de manière identique à la commande Associer en apportant toutefois de nombreux avantages par rapport à cette dernière lors de l’assemblage de textes, de montants et de valeurs.

Exemple Soit la mention suivante insérée dans un modèle de mise en page de Sage Moyens de paiement.

« Nous vous avons adressé ce jour un chèque de Objet lettre.Montant tiré sur la banqueBanque.Intitule banque[] en règlement des factures ci-dessous. »Ce texte est composé de 5 objets (au moins):

Avec la fonction Associer, l’impression des zones respecte strictement la présentation paramétrée et les es-paces affectés aux zones :

si le texte qui doit s’afficher dans une zone est plus court que celle-ci, un blanc important apparaîtra entre le contenu de la zone et le texte qui suit ou qui précède ;

si le texte est au contraire trop grand, il sera tronqué.

Exemple Le texte de l’exemple ci-dessus pourra apparaître de la façon suivante :

« Nous vous avons adressé ce jour un chèque de 1500.00 € tiré sur la banque Banque Régionale pour le Comm en règlement des factures ci-dessous. »

La fonction Grouper va, elle, répartir les textes en fonction du contenu des zones de façon à ce qu’aucun espace disproportionné ni qu’aucune troncature intempestive n’apparaissent.

Exemple Le texte de l’exemple ci-dessus apparaîtra de la façon suivante :« Nous vous avons adressé ce jour un chèque de 1500.00 € tiré sur la banqueBanque Régionale pour le Commerce et l’Industrie en règlement des factures ci-dessous. »

Lorsque des objets de styles différents sont regroupés, seul le style du premier objet est pris en compte. Les autres sont ignorés.

Il est préférable d’utiliser la fonction Aligner haut avant de regrouper des éléments car c’est le style du champ le plus haut qui sera utilisé pour l’ensemble.

Exemple Dans le dernier exemple présenté ci-dessus, toutes les zones prennent le style du premier objet (Nous vous avons adressé etc.) et les styles gras et italique des zones disparaissent.

N° Type Descriptif

1 Texte Nous vous avons adressé ce jour un chèque de

2 Zone Objet lettre.Montant

3 Texte tiré sur la banque

4 Zone Banque.Intitule banque[]

5 Texte en règlement des factures ci-dessous.

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Mise en page

Alignement

Vue / Alignement

Cette fonction ouvre un menu hiérarchique donnant accès aux commandes permettent de aligner ou centrer des éléments ou des textes les uns par rapport aux autres.

Les commandes mentionnées dans cette liste ne sont disponibles que lorsque deux éléments au moins sont sélectionnés dans la fenêtre. Elles se comportent de la façon suivante :

Aligner à gauche : aligne les éléments sélectionnés sur le bord gauche de l’élément le plus à gauche ;

Aligner à droite : aligne les éléments sélectionnés sur le bord droit de l’élément le plus à droite ;

Aligner en haut : aligne les éléments sélectionnés sur le bord supérieur de l’élément le plus en haut ;

Aligner en bas : aligne les éléments sélectionnés sur le bord inférieur de l’élément le plus en bas ;

Centrage horizontal : aligne les éléments sélectionnés sur l’axe médian correspondant au bord gauche de l’élément le plus à gauche et au bord droit de l’élément le plus à droite ;

Centrage vertical : aligne les éléments sélectionnés sur l’axe médian correspondant au bord supé-rieur de l’élément le plus haut et au bord inférieur de l’élément le plus bas. ;

Alignement horizontal : cet alignement est particulièrement utile lorsque les objets alignés con-tiennent des textes de taille et de styles différents.Dans ce cas, contrairement à ce qui se produit pour la fonction Aligner en bas dans laquelle l’ali-gnement s’effectue sur les poignées de sélection du cadre entourant l’objet, l’alignement s’effectue sur la ligne de base du texte et celui-ci n’a plus l’air de « danser » sur la ligne.

Jointure : cette fonction applicable sur un ensemble d’objets dessins sélectionnés (traits, rectan-gles, etc.) permet de juxtaposer parfaitement les cadres des rectangles ou de joindre l’extrémité d’un trait à la bordure d’un rectangle.

Les commandes concernant le centrage seront particulièrement utiles pour centrer un texte ou un champ à l’intérieur d’un cadre.

Il suffit dans ce cas de tracer le cadre, de saisir le texte à l’intérieur de ce cadre ou d’insérer le champ (cela est décrit plus loin), de sélectionner les deux éléments (cadre et texte ou champ) et de lancer successivement les deux commandes de centrage.

Le cadre ne bouge pas mais le texte ou le champ se placent exactement au centre.

Cette fonction ne doit pas être utilisée pour accoler les bords des tableaux comportant des zones qui peu-vent s’agrandir en hauteur en fonction de leur contenu. Exemples : Intitulé article ou Glossaire en Gestion commerciale, Libellé écriture en Comptabilité. Il se produit alors un décalage au niveau des bords inférieurs des tableaux.

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Mise en page

Rappelons que la multisélections s’effectue à l’aide du pointeur flèche soit en cliquant sur tous les éléments à sélectionner en même temps que vous appuyez sur une touche MAJUSCULE, soit en enserrant tous les éléments à sélectionner dans un rectangle de sélection.

Ne confondez pas alignement/centrage des éléments et/ou des textes avec alignement/centrage des carac-tères d’un texte. Ces derniers sont obtenus à partir des commandes du menu Caractères.

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Mise en page

Rotation

Vue / Rotation

Cette commande ouvre un menu hiérarchique qui donne accès à des valeurs permettant de modifier la dis-position des éléments sélectionnés en les faisant tourner, dans le sens horaire, selon un angle défini.

La rotation s’effectue par rapport au point central de l’élément sélectionné.

Le choix 0° permet de revenir à la position initiale de l’objet.

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Mise en page

Zoom

Vue / Zoom

Cette fonction permet d’agrandir ou de diminuer la taille du modèle de document actif à l’écran.

Elle ouvre un sous-menu proposant une liste non modifiable de taux d’agrandissement ou de réduction des dimensions du modèle à l’écran.

Par défaut, l’échelle 100 % est affectée au modèle à l’écran. La coche ( ) précise le taux de grandissement/réduction appliqué.

Cette même valeur est affichée sur le bord inférieur de la fenêtre du document.

Il est possible :

de modifier l’échelle d’affichage en cliquant sur le bouton à la droite de la zone Valeur du zoom et en sélectionnant le taux désiré dans la liste qui s’ouvre ;

de cliquer sur le bouton Moins pour diminuer la taille de l’affichage ;

de cliquer sur le bouton Plus pour augmenter la taille de l’affichage.

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Mise en page

Liste des fenêtres ouvertes

Vue / Liste des fenêtres ouvertes

Le bas du menu Vue est occupé par la liste des fenêtres ouvertes simultanément sur l’écran du micro-ordi-nateur (50 au maximum).

Celle qui est active est marquée d’une “coche” ( ). Pour rendre active celle de votre choix, sélectionnez son nom.

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Mise en page

Menu Caractères

Mise en page / Menu Caractères

Cette liste donne accès aux commandes suivantes :

style des textes,

alignement des textes,

la liste des polices de caractères installées sur votre ordinateur,

le style des caractères,

la taille des caractères.

Cette liste n’est pas accessible si aucun document n’est ouvert à l’écran.

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Mise en page

Style des caractères

Caractères / Style des caractères

Cette commande permet de paramétrer l’apparence des caractères utilisés.

Sélectionner une ou plusieurs des commandes mentionnées à la suite des tailles (sauf Normal) pour modi-fier le style des caractères utilisés dans un texte ou un champ :

Normal pour redonner à des caractères déjà stylisés leur aspect “de base” ; ce style est celui pro-posé par défaut ;

Gras pour obtenir des caractères gras,

Italique pour obtenir des caractères italiques,

Souligné pour obtenir des caractères soulignés,

Barré pour obtenir des caractères barrés.

Si une ou plusieurs zones de texte ou/et champs sont sélectionnés au moment de l’ouverture de cette liste, une “coche” ( ) indique le style des caractères utilisé pour le premier qui a été sélectionné.

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Mise en page

Cadrage du texte

Caractères / Cadrage du texte

Cette commande permet d’aligner le texte selon vos préférences. Les trois dernières commandes du menu permettent de préciser la façon dont le contenu d’un champ s’imprimera à l’intérieur de la zone qui lui est réservée :

Cadré à droite : le texte s’alignera sur le bord droit de la zone ;

Cadré à gauche : le texte s’alignera sur le bord gauche de la zone ; c’est la valeur proposée par défaut ;

Centré : le texte est centré dans la zone.

Si une ou plusieurs zones de texte ou/et champs sont sélectionnés au moment de l’ouverture de cette liste, une “coche” indique l’alignement utilisé pour le premier qui a été sélectionné.

Ces commandes peuvent être utilisées au moment de la saisie ou après sélection d’un texte saisi.

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Mise en page

Polices…

Caractères / Polices…

Cette commande permet de paramétrer les polices de caractères.

Les valeurs affichées dans la fenêtre de dialogue correspondent à la police de caractères de l’élément sélec-tionné. Vous pouvez en modifier le style et la taille ainsi que la couleur ou bien choisir une autre police de caractères.

Le bouton Aide disposé à droite de la barre de titre donne des informations sur la fenêtre.

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Mise en page

Menu Outils

Mise en page / Menu Outils

Ce menu donne accès aux outils permettant la mise en page d’un document.

Ce menu est inaccessible tant qu’un fichier n’est pas ouvert. Il permet de sélectionner à partir d’un menu, les principaux outils disponibles dans la fenêtre «Outils» ouverte par la commande Afficher les outils du menu Vue.

Il donne accès à toutes les commandes permettant le traçage des formes, l’insertion de champs, la saisie de textes invariables.

Nous détaillons les zones de cette liste dans la seconde partie de ce chapitre.

Principes de mise en page

Grâce aux outils proposés dans les menus de ce programme, la mise en page d’un document est très simple. Vous pouvez vous inspirer des documents fournis avec le programme et même les modifier au besoin. As-surez-vous, avant toute modification de ne pas travailler sur les originaux que vous pourrez ainsi réutiliser autant de fois que vous le voudrez.

Pour faire une copie d’un document original, vous pouvez soit utiliser les commandes de l'Explorateur Win-dows, soit ouvrir le document avec le présent programme et l’enregistrer immédiatement sous un autre nom avec la commande Enregistrer sous… du menu Fichier. Cette opération n’affecte absolument pas le fichier original.

La première chose à faire est de déterminer s’il est préférable de créer votre document en type Liste ou en type Page.

Dans le cas de reprise d’un document existant, son type sera affecté par défaut au nouveau document sans possibilité de modification.

Un modèle de type Liste sera utilisé lorsque le document imprimé doit se composer de plusieurs feuillets dont la présentation peut varier d’une page à l’autre.

Un modèle de type Page sera conseillé lorsque l’information à imprimer peut tenir sur un seul feuillet.

Ensuite, il est bon d’enregistrer le format du papier dans la commande Format d’impression… du menu Fi-chier.

Il est bon en second lieu, car ceci peut avoir de l’influence sur les aperçus avant impression, de sélectionner dans la même commande l’imprimante qui sera utilisée pour imprimer le document.

Il est souvent plus facile de travailler avec l’unité Caractères (commande Préférences… du menu Vue).

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Mise en page

Il vous est ensuite conseillé d’afficher les règles de façon à disposer convenablement les repères de mise en page. Une fois placés, les traits correspondant aux repères de mise en page restent à l’écran même si vous masquez les règles. Vous n’aurez toutefois plus leur “légende”. Rappelez-vous que les dimensions de la zone d’impression (que vous venez de paramétrer), apparaissent sous la forme de traits pointillés horizon-taux et verticaux qu’il ne faut en aucun cas dépasser sauf si vous voulez créer un effet de “fond perdu” sur votre document.

Rappelons que seuls les repères de zones Début de page, Corps et Pied de page sont disponibles en mode Page.

Nous vous conseillons de vous reporter au paragraphe qui traite des repères de zones pour savoir comment les disposer. La bonne disposition des repères est primordiale pour que le programme imprime les bonnes valeurs aux bons endroits. En particulier, les zones de report doivent être définies avec soin si votre docu-ment présente des ruptures et doit afficher des cumuls intermédiaires.

Ces travaux préliminaires étant terminés, il vous restera alors à disposer le contenu de votre document.

S’il doit être imprimé sur du papier préimprimé, vous n’aurez que les champs à disposer aux endroits con-venables. Vous pouvez paramétrer les polices de caractères utilisées lors de l’impression du contenu de ces champs ainsi que leur taille et leur apparence (gras, souligné, etc.).

La grille de mise en page pourra vous être utile pour respecter la disposition du préimprimé.

S’il doit être imprimé sur du papier blanc, vous pouvez utiliser toutes les possibilités de présentation, traits, filets, cadres, motifs, etc. en plus des champs. Les commandes associer/dissocier, premier plan/arrière plan, vous permettront de mettre en avant les zones sur lesquelles vous voulez mettre l’accent.

Outils de mise en page

L’ordre de saisie (illustrations, traits, champs) est laissé à l’initiative de l’utilisateur, aucune méthode ne pré-valant sur une autre. Si vous voulez faire apparaître les contenus des champs sur des zones tramées, il est toutefois plus pratique de tracer le cadre et les motifs avant d’insérer les champs.

Les commandes du menu Outils sont détaillés de gauche à droite et de haut en bas par rapport à la fenêtre «Outils» (voir la commande Afficher les outils du menu Vue).

Outil Sélection

Il transforme le pointeur de la souris en pointeur flèche. Celui-ci permet de sélectionner un ou plu-sieurs éléments (soit par MAJUSCULE + clic, soit en traçant une zone englobant tous les éléments à sélectionner). Il permet également de déplacer les éléments sur l'écran.

Une zone sélectionnée s’entoure de “poignées”, petits carrés permettant de modifier éventuellement sa taille. Voir plus loin.

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Mise en page

Epaisseur des filets

Cette zone permet de sélectionner l’épaisseur des traits qui forment les traits seuls, les cadres ou les ellipses. Il suffit de cliquer sur la largeur souhaitée. Deux petits triangles indiquent l’épaisseur sélectionnée.

Si un trait ou une figure est sélectionnée, les triangles indiquent l’épaisseur de trait utilisée. Cliquer sur une autre épaisseur modifiera celle de la figure.

Le filet pointillé est invisible et doit être essentiellement utilisé pour les figures dont on ne veut pas voir le cadre.

Outil Ligne

Il sert au traçage de traits rectilignes. Leur épaisseur est déterminée dans le menu Outils. Quand ils sont sélectionnés, une poignée apparaît à chaque extrémité.

Vous pouvez cliquer sur une des poignées pour modifier la longueur ou la direction du trait.

Outil Zone Variable

Il permet de tracer une zone (un champ) dans laquelle viendront s'imprimer des valeurs extraites des fichiers de la gamme Sage .

Après avoir cliqué sur cet outil, le pointeur se transforme en une croix qui vous permet de tracer sur la page l’emplacement où le contenu du champ doit apparaître.

Placez le centre de la croix à l’un des angles de l’emplacement où doit apparaître le champ, maintenez le bouton de la souris enfoncé jusqu’à ce que la croix atteigne l’extrémité diagonalement opposée du champ.

Pendant toute cette opération, un cadre en pointillés indique les dimensions atteintes par le champ.

Lorsque vous relâchez le bouton, une zone de dialogue intitulée «Description» apparaît à l’écran pour vous permettre d’enregistrer les caractéristiques du champ.

Cette fenêtre de paramétrage apparaît également si vous cliquez deux fois sur un champ déjà enregistré.

Bouton OKPermet de valider les différentes informations enregistrées.

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Mise en page

Bouton AnnulerDeux cas peuvent se présenter lors de l’utilisation de ce bouton :

vous venez de tracer un champ : il n’est pas enregistré ;vous avez fait un double-clic sur un champ existant : les modifications éventuellement apportées ne sont pas enregistrées.

Bouton SupprimerIl permet la suppression du format sélectionné.

Bouton AjouterPermet d’ajouter un format à la liste. Pour ajouter un format, il faut en sélectionner un qui existe déjà, le modifier puis cliquer sur ce bouton.

FichierCette zone à liste déroulante permet de sélectionner le fichier dont est extraite l’information que le champ doit mentionner.

ChampsLorsqu’un fichier est sélectionné, la liste de ses champs apparaît dans une zone à liste déroulante qui per-met leur sélection.

Numéro de champCette zone, située en dessous des deux précédentes, devient active lorsque certains champs sont sélection-nés.Vous devez y enregistrer non pas le libellé du champ mais son numéro d’ordre dans la liste des valeurs du champ. Ce numéro d’ordre sera mentionné entre crochets dans les références du champ.

Exemple Vous avez enregistré trois exercices 2001, 2002 et 2003 dans votre fichier comptable. Vous voulez que le document mentionne les dates limites de l’exercice 2001. Tapez le numéro d’ordre de cet exercice, c’est-à-dire 1.

FormatCette liste présente tous les formats que l’on peut affecter au contenu du champ sélectionné. Pour appli-quer un format, sélectionnez-le dans la liste avant de valider le champ. On peut ajouter des formats en le saisissant dans la zone en dessous de la liste.

Voir ci-dessous le titre «Format», page 281.

Ligne / ColonneCes zones servent à définir, pour l’exportation de l’état vers un tableur, la cellule identifiée par le numéro de ligne et de colonne dans laquelle cette donnée sera transférée.

Seules les lignes de corps sont exportées.

Le numéro de ligne doit toujours être à 1. Pour exporter des données cohérentes, il faut veiller à ce que tous les objets de corps comportent le même numéro de ligne.

Ligne (case à cocher)Cette option permet, lorsqu’elle est cochée, d’imprimer à la suite les uns des autres tous les éléments d’un champ pouvant comporter plusieurs valeurs.

Voir ci-dessous le titre «Ligne», page 283.

Lorsqu’un champ est tracé, il présente toujours, des traits horizontaux, permettant d’obtenir le nombre de lignes qui apparaîtront sur l’état final. L’espacement des traits varie en fonction de la police et de la taille des caractères utilisés.

Si vous donnez une taille trop petite à un champ, le programme n’affichera pas ses références.

© Sage 2007 280

Mise en page

Vous pouvez remplir le champ avec le motif de votre choix lorsqu’il est sélectionné.

Le champ apparaîtra par défaut complètement noir puisque c’est ce motif qui est proposé systématique-ment. Pour vous permettre de consulter les références du champ, choisissez le motif blanc.

Vous pouvez, après sélection d’un champ, choisir le type de caractères, leur taille, leur alignement et leur style dans le menu Caractères.

Format Après sélection d’un fichier et d’un champ, vous pouvez attribuer un Format d’affichage au contenu du champ soit en cliquant sur un des formats prédéterminés de la colonne de ce nom, soit en enregistrant un nouveau dans la zone en dessous de cette liste puis en cliquant sur le bouton Ajouter.Le format Standard est celui utilisé par défaut dans le fichier (numérique ou alphanumérique).La création d’un nouveau format s’effectue toujours à partir de la modification d’un format existant (sauf le format standard). Après paramétrage du nouveau format, cliquez sur le bouton Ajouter.Pour supprimer un format, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur le bouton Supprimer.Si le champ est numérique, vous pouvez créer un nouveau format :

un 0 forcera l’affichage de ce caractère si la valeur du champ ne présente aucun chiffre significatif à cette position,un # n’affichera rien s’il ne correspond pas à un chiffre significatif,tous les caractères peuvent être utilisés dans un format ;pour un champ contenant du texte, le format doit être Standard,les dates doivent être formatées de la façon suivante : jj indiquera le jour, mm la valeur numérique du mois et aa celle de l’année ; des séparateurs peuvent être intercalés. Le format par défaut des dates est jj/mm/aa et jj/mm/aaaa dans le cas du programme Sage Immobilisations.

Exemple # ###,## représente un chiffre pouvant être décimal comportant une virgule pour séparateur décimal et un espace comme séparateur de milliers ;0,00 représente un chiffre qui doit toujours s’afficher comme un nombre décimal, les chiffres après la vir-gule étant remplacés par des zéros s’ils sont absents ;jj/mm/aa représente une date affichée sous forme numérique (un ou deux chiffres par valeur) avec une barre oblique séparant chaque élément.

Format Montant. A partir de la version 14 des programmes Sage Ligne 100 et 12 des programmes Sage Ligne 30, le format Montant bénéficie d’une importante modification qui permet :

un paramétrage de la présentation identique à ce qu’il était dans les versions précédentes du pro-gramme (voir ci-dessus),

une impression en lettres,

une impression en lettres avec précision des unités et sous-unités monétaires,

une impression en 6 langues différentes.

Ce format est paramétré dans la zone de saisie des formats de la fenêtre «Description» et choisi, après pa-ramétrage, dans la liste des formats de cette fenêtre. Le format Montant a la structure suivante :

Format_Montant[/Type][:Langue]

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Mise en page

Les valeurs entre crochets sont facultatives. Le tableau ci-après précise les informations à saisir. Des exem-ples sont donnés ci-après pour illustrer les paramétrages possibles.

Ce format s’applique :aux montants,aux quantités (exemple : Document ligne.Quantité),aux prix unitaires (exemple : Document ligne.Prix unitaire),aux montants en devises (exemple : Document ligne.Net à payer devise).

La précision des décimales et du nombre de chiffres après la virgule est importante.

Exemple Impression du montant 200,99 en fonction du format (unité monétaire : euro, sous-unité : centime, langue : fr).

Il en est de même pour une impression sans unité monétaire. Dans les mêmes conditions que ci-dessus, on obtiendra :

Ce format s’applique également aux formats différents selon le sens. Dans ce cas, les attributs doivent suivre immédiatement le format.

Exemple Unité : euro, sous-unité : centime, langue : an (anglais). Impression du mot «NULL» si valeur nulle.

Paramètre Descriptif Valeur

Format_Montant Format d’affichage/impression du mon-tant

Idem ancienne version :0 pour un chiffre ou un zéro.# pour un chiffre ou rien.<espace>, virgule ou point comme séparateurs.

[/Type] Type d’impression, facultatif Non précisé : chiffres.

LV : impression en lettres.

LM : impression en lettres avec précision des uni-tés et sous-unités du format.

[:Langue] 1

1. La langue par défaut est celle de l’application (exemple : fr pour les programmes commerciali-sés en France).

Langue d’expression du montant, faculta-tive

frFrançaisbefrBelge françaisbeflBelge flamandpoPortugaisesEspagnolanAnglais

Format Valeur imprimée Commentaire

/LM Deux cents et un euros Impression en lettres sans décimales : le montant est arrondi à 201.

0,0/LM Deux cents et un euros 1 chiffre après la virgule : le montant est arrondi à 201,0.

0,00/LM Deux cents euros et quatre-vingt dix-neuf centimes

2 chiffres après la virgule : le montant est conservé.

Format Valeur imprimée Commentaire

/LV Deux cents et un Impression en lettres sans décimales : le montant est arrondi à 201.

0,0/LV Deux cents et un 1 chiffre après la virgule : le montant est arrondi à 201,0.

0,00/LV Deux cents, quatre-vingt dix-neuf 2 chiffres après la virgule : le montant est conservé.

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Mise en page

Format : 0,00/LM:an;0,00/LM:an;NULLAvec ce format :1 000,25One thousand euros, twenty-five centimes.–200,99Two hundred euros, ninety-nine centimes.0 NULL.

Il n’y a pas de corrélation entre la langue et les unités monétaires utilisées. Bien que la langue soit l’anglais, le programme ne reprend pas les unités monétaires utilisées en Grande-Bretagne mais celles paramétrées dans la monnaie de tenue de compte. Il en est de même pour les séparateurs (rappelons que les anglo-saxons utilisent le point comme séparateur décimal et la virgule comme séparateur de milliers).

En cas de paramétrage incorrect :Type incorrect : aucune valeur n’est imprimée.Langue incorrecte : montant imprimé dans la langue de l’application.

Le programme ne fait pas de distinction entre les majuscules et les minuscules dans le format. Exemple : la langue portugaise peut être formatée par po ou PO ou Po, etc.

Conversion des états.Les états conçus dans une version antérieure à la V14 des programmes Sage Ligne 100 ou à la V12 des programmes Sage Ligne 30 doivent, pour être reconnus par la nouvelle version du programme, être ouverts avec le programme de Mise en page puis enregistrés.Les anciens objets qui permettaient l’impression en lettres des valeurs sont supprimés. Pour appli-quer le nouveau format Montant, il est nécessaire de reprendre manuellement chaque objet et de lui appliquer le paramétrage adéquat.

Impression des codes barres. Cette possibilité est réservée aux documents de mise en page des pro-grammes Sage Gestion commerciale et Sage Saisie de caisse décentralisée.

Lors de leur installation, ces programmes copient des fichiers de polices de caractères codes à barres dans le dossier suivant : sous-dossier FONTS du dossier SYSTEME de Windows.

Les formats qui peuvent être imprimés sont les suivants :C39,EAN13,EAN18,EAN128.

Le format à sélectionner est le suivant :@/[Code format](arobase suivi de «/» et du code format. Le code format est la désignation du format listé ci-dessus.

Exemple Pour imprimer dans le code barres EAN13 il faut sélectionner le format : @/EAN13.

Ligne Cette case permet d’imprimer un ensemble de valeurs correspondant à un même champ en limitant le nom-bre de paramètres à mentionner dans le document de mise en page.

Elle s’applique aux éléments tels les suivants : exercices, devises, modes de règlement, informations libres, etc.

Exemple Dans le programme Sage Gestion commerciale on a paramétré les informations libres suivantes :

- Information libre 1 : Emballage (carton, sac, film, etc.),- Information libre 2 : Calage (paille, billes, papier, etc.),- Information libre 3 : Commentaire.

Si, dans un document, on veut n’afficher que le contenu du Commentaire, on insèrera le champ :

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Mise en page

Document ligne.Valeur Information libre [3]Si on veut afficher toutes les informations libres sur un même document, on n’est plus obligé d’insérer trois fois la même instruction en modifiant le numéro d’information libre dans chaque champ, il suffit d’insérer l’instruction :Document ligne.Valeur Information libre()sans oublier de cocher la case Ligne avant de valider le champ.Les informations libres seront alors imprimées à la suite : une information libre par ligne.

Les parenthèses sont automatiquement ajoutées par le programme.Il est nécessaire que le programme ait la place d’imprimer toutes les valeurs dont le champ peut disposer.Lorsque la case Ligne est cochée, le contenu de la zone Numéro est ignoré.Si une information n’est pas renseignée, une ligne vide la remplacera.

Disposition des champs

Déplacer un champSélectionnez-le, cliquez en son centre avec le pointeur flèche et faites-le glisser. Vous pouvez également utiliser les flèches de déplacement du clavier.

Modifier la taille d’un champSélectionnez-le, cliquez sur une des poignées et faites glisser dans le sens voulu.

Supprimer un champIl suffit de le sélectionner et de le couper (commande Couper du menu Edition) ou bien de presser la tou-che RET. ARR.. Dans ce dernier cas, la récupération du champ est impossible.Il est également possible de copier un champ. La copie et la modification des références sont la meilleure façon pour disposer des champs de dimensions identiques. Un même champ peut être mentionné un nom-bre de fois illimité à l’intérieur d’un même document.

Outils Rectangles

Rectangle vide

Cet outil permet de tracer un rectangle transparent. Placez le pointeur (en forme de croix) à l'un des angles, cliquez et tirez jusqu'à la position de l'angle diamétralement opposé.

L’épaisseur du trait dépend de celle enregistrée dans le menu Outils. Le motif du trait dépend de celui sé-lectionné dans la fenêtre «Motifs».

Vous pouvez utiliser la commande Afficher les coordonnées pour positionner le rectangle avec précision. En particulier, un carré sera obtenu lorsque hauteur et largeur du dessin seront égales.

Rectangle plein

Permet de tracer un rectangle contenant le motif sélectionné. Le cadre est noir par défaut et de l'épais-seur sélectionnée dans le menu Outils.

Outil Couleur du trait

Il permet de modifier la couleur du trait de différentes zones.

Voir les explications données ci-dessous sous le titre «Gestion de la couleur», page 289.

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Mise en page

Outil Objet calculé

Il permet la saisie d’un mode de calcul pour gérer des champs supplémentaires dans la mise en page.

Voir les explications données ci-dessous sous le titre «Gestion des objets calculés», page 285.

Outils Rectangle arrondi

Rectangle arrondi vide ou Rectangle plein

Ces deux outils se comportent exactement comme l'outil Rectangles.

Outil Couleur du fond

Il permet de modifier la couleur de fond d'une zone variable.

Voir les explications données ci-dessous sur la gestion des couleurs.

Outil Texte

Cet outil permet d'insérer des textes fixes, avec les polices formatées à l'aide des commandes du menu Caractères. Pour taper un texte de plusieurs lignes, vous pouvez presser la touche ENTRÉE. Le point

d'insertion vient alors se placer à la ligne suivante sous le point de départ du texte.

Pour changer l’aspect (police, corps, etc.) d’un texte déjà saisi, il suffit de le sélectionner avec l’outil Sélec-tion et de lancer la commande Polices… du menu Caractères.

Outils Ovales

Ovale vide ou plein

Ces deux outils permettent de tracer des ellipses ou des cercles.

La sélection d’une ellipse déjà tracée fait apparaître des poignées aux quatre coins. Déplacer ces poignées modifie le grand ou le petit axe de l’ellipse.

Ce sont ces deux valeurs qu’affiche la barre d’état en bas de l’écran. Pour tracer un cercle, il suffit que ces deux dimensions soient égales.

Si deux épaisseurs de traits sont sélectionnées, le changement d’épaisseur se fait de manière progressive. Comme pour les rectangles, l’ovale vide est dessinée avec le motif sélectionné tandis que le contour de l’ovale plein est en noir par défaut.

Gestion des objets calculés

La gestion des objets calculés permet la saisie d’un mode de calcul pour gérer des champs supplémentaires dans la mise en page. Ces champs sont calculés puis imprimés.

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Mise en page

Création d’un objet calculé

La création d’un objet calculé s’effectue par la sélection de l’outil Objet calculé ou en sélectionnant la commande Objet calculé du menu Outils.

Description d’un objet calculé

L’ensemble des paramètres de l’objet calculé est défini dans la fenêtre suivante qui propose deux volets.

Volet Calcul d’un objet calculé

IntituléPermet de décrire brièvement l’utilité de l’objet calculé.

TypePermet de définir la nature du résultat.Le type permet de :

Vérifier la cohérence de la formule de calcul saisie. En cas d’incohérence, le programme affiche le message d’erreur suivant et refuse d’enregistrer la formule. « Le type de la valeur affectée est incorrect !OK »Imprimer la valeur avec le format adéquat :

Texte (Défaut) : pas de format particulier,Valeur : impression de 0 à 4 décimales si utilisation du format standard,Montant : impression au format Montant de l’application si utilisation du format standard,Quantité : impression au format Quantité si utilisation du format standard,Date : impression au format JJ/MM/AAAA si utilisation du format standard.

Le contrôle de type pour le champ Valeur information libre n’est pas affecté à ce niveau. Le contrôle s’effec-tue lors de l’utilisation du modèle de mise en page. Ce contrôle porte sur le type affecté à la valeur de l’infor-mation libre et le type de l’objet calculé utilisant cette information libre.

FonctionAffiche la liste des fonctions disponibles.

Pour plus d’informations sur les fonctions disponibles, reportez-vous au titre «Fonctions», page 288.

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Mise en page

FichierPropose la liste des fichiers de mise en page gérés par l’application (Comptabilité, Gestion commer-ciale…). Le contenu est différent selon le type de l’application.La désignation du fichier peut être enregistrée sous une forme classique, appelée Nom long, ou sous une forme abrégée, reconnue par le programme mais plus aisée à manier par l’utilisateur.

Exemple En comptabilité, il est possible d’enregistrer le numéro d’un compte général de la façon suivante :

- en nom long :ChampTexte("Comptes généraux.Numéro";5000;256;257)

- en nom court :CompteG.Numero

Le chapitre Fichiers et champs de la mise en page des annexes du manuel de référence de l’application concernée vous indiquera les désignations longues et courites des fichiers et champs.

ChampAffiche la liste des champs du fichier sélectionné dans le menu local adjacent (en l’occurrence le menu local Fichier).Le contenu de cette liste est différent selon le type de l’application. La sélection d’une fonction dans ce menu entraîne automatiquement son affichage dans l’édit de la formule de calcul.

Voir le chapitre Fichiers et champs de la mise en page des annexes du manuel de référence de l’applica-tion concernée.

CalculCette zone de 1980 caractères permet de définir une formule de calcul pour l’objet variable.

Une instruction est séparée par un point virgule (;). Un retour à la ligne s’effectue en pressant les touches CTRL + ENTREE. Ce procédé peut être utilisé pour simplifier la lisibilité d’une formule si une variable est intervenue à plusieurs reprises dans la formule.

L’affichage d’un champ dans la formule de calcul s’effectue selon la norme suivante :

Type de champ (« Nom du fichier ;Nom du champ »;N° de base;N° de fichier;N° de champ)

Les types de champs rencontrés sont les suivants : ChampReel (pour les valeurs numériques),ChampTexte,ChampDate,ChampEntier (pour les valeurs numériques entières telles les numéros).

Pour produire un résultat, il est obligatoire d’intégrer la syntaxe suivante :

Resultat =

Les sélections effectuées dans les listes déroulantes des zones Fonction, Fichier et Champ viennent directement s’afficher dans cette zone dite édit de la formule de calcul. Ne modifiez en aucun cas la formule reportée par le programme pour identifier un champ variable.

Exemple Vous devez créer, en Gestion Commerciale 100, l’objet calculé Montant HT brut qui imprime le prix unitaire d’un document multiplié par la quantité saisie pour une ligne de document. Les deux variables à utiliser sont disponibles dans le fichier Document ligne.

- Tapez Resultat= dans la zone Calcul ;- Sélectionnez le fichier Document ligne dans la liste déroulante Fichier ;- Sélectionnez le champ Prix unitaire, le programme reporte la formule

DocLigne.PrixUnitaire(Numero) ;- La zone paramètre du champ Numero est sélectionnée ;

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Mise en page

- Saisissez :entre guillemets la référence d’un champ précis (la référence d’un article par exemple)ou, dans notre exemple, des guillemets vides ("") pour utiliser le champ sur toutes les lignes ;

- Saisissez ensuite * après les parenthèses ;- Sélectionnez le champ Quantité dans la zone Champ.- Effectuez le même paramétrage pour la zone paramètre du champ

DocLigne.Quantité(Numero).La formule finale est la suivante :Resultat = DocLigne.PrixUnitaire("")*DocLigne.Quantité("")

Vous pouvez également obtenir le même résultat en utilisant deux variables intermédiaires A et B définies par la formule suivante :A = DocLigne.PrixUnitaire("");

B = DocLigne.Quantité("");

Resultat = A * B

Les champs de mise en page pour lesquels il est nécessaire de préciser un extra (exemple : Valeur infor-mation libre) peuvent être utilisés dans une formule de calcul.

ExtraLes tableaux des Annexes des manuels de référence des applications Sage mentionnent, le cas échéant, dans le cadre des objets de mise en page, une colonne Extra qui précise que l’objet correspondant peut prendre plusieurs valeurs.

Exemple Prenons le cas des informations libres dont on peut enregistrer un maximum de 64.Si dans une formule de calcul, il est nécessaire de faire appel à la valeur mentionnée dans la troisième in-formation libre, par exemple le capital social d’un tiers, il sera mentionné dans la formule, en faisant appel aux noms courts :CompteT.InfoLib("2")Il ne sera pas fait appel à l’information libre par sa désignation en clair, Capital social dans notre exemple, mais par son rang dans la liste des informations libres.

VariablesIl est possible, dans une formule de calcul, d’utiliser des variables afin de simplifier l’écriture ou d’appor-ter une plus grande clarté dans sa rédaction. Les variables peuvent prendre n’importe quelle désignation à l’exception des noms de fonction. Elles ne doivent pas comporter d’espaces ni de lettres accentuées. Les espaces peuvent être remplacés par le trait de soulignement ( _ ) ou underscore en anglais.Une variable ne vaut que pour le champ dans lequel elle apparaît. Sa valeur ne peut être reprise dans un autre objet du même modèle de document.

Fonctions

La liste déroulante Fonction propose la liste des fonctions utilisables (Si, Alors, Sinon…). La sélection d’une fonction entraîne automatiquement son affichage dans la zone d’édition de la formule de calcul.

Les fonctions sont décrites sous le titre «Annexe 6. Fonctions des champs calculés», page 366.

Volet Format d’un objet calculé

Le volet «Format» permet de définir le format utilisé lors de l’impression de l’objet ainsi que sa position lors de l’enregistrement de l’impression dans un fichier. Ces informations sont gérées à l’identique des ob-jets de mise en page de type variable.

© Sage 2007 288

Mise en page

Pour la formule des objets calculés utilisant la syntaxe Nom du fichier ; Nom du champ, il est impé-ratif de veiller à ne modifier ces intitulés que de manière exceptionnelle lors des mises à jour de ver-sion.

Gestion de la couleur

Il est possible d’affecter une couleur aux objets de la mise en page. Si vous possédez une imprimante cou-leur, vous pourrez ainsi embellir vos documents.

Il est aussi possible d’affecter une couleur à un résultat de calcul en fonction de ce résultat.

Pour plus d’informations, reportez-vous au titre «Mise en forme conditionnelle», page 379.

La palette d'outils intègre deux fonctions permettant cette gestion.

Cette fonction permet d'affecter la couleur de votre choix aux objets réalisés avec l'outil Texte, l'outil Trait, les outils formes et le texte de l'outil Objet calculé.

Cette fonction permet d'affecter la couleur de votre choix pour le fond des objets réalisés avec les outils formes.

L'utilisation de l'une ou de l'autre de ces fonctions ouvre la fenêtre de sélection des couleurs.

Sous Windows, la sélection de la couleur se fait dans la fenêtre suivante :

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Mise en page

La sélection de la couleur désirée s’effectue par un simple clic de la souris sur le carré souhaité. La person-nalisation des couleurs n’est pas disponible.

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Maintenance

Maintenance

Sage Maintenance est un programme utilitaire permettant la gestion des fichiers et les interventions lors d’incidents. Il possède ses propres menus et fonctions :


«Menu Système», page 294,

«Menu Fichier», page 295,

«Menu Edition», page 326,

«Menu Maintenance», page 328.

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Maintenance

Introduction

Les programmes de la gamme Sage vous sont fournis avec un programme appelé Sage Maintenance, vous permettant de réaliser un certain nombre d’opérations sur les fichiers :

agrandissement de la taille du fichier,

état d’occupation des fichiers,

vérification des données,

recopie des données.

Il permet également de convertir le format des fichiers des versions précédentes de la gamme Sage afin qu’ils puissent être repris sous la nouvelle version.

Il est automatiquement copié sur votre disque dur lors de l’installation.

Sage Maintenance n’utilise pas la barre d’outils «Navigation».

Lancement du programme

Vous pouvez lancer Sage Maintenance en sélectionnant son raccourci dans le menu Démarrer de Win-dows.

Vous pouvez également lancer le fichier MAINT.EXE à partir de l’Explorateur ou du Poste de travail de Microsoft Windows.

Veuillez consulter le manuel d’installation pour connaître l’emplacement de stockage des fichiers.

Dans les applications, le menu Fichier / Outils comprend des outils de la maintenance :

Une commande Maintenance pour accéder directement à la maintenance. Elle reste accessible même sans fichier ouvert et permet de lancer des traitements (comme une déconnexion par exem-ple). Si un fichier est en cours d’utilisation, il est automatiquement fermé et ouvert dans la mainte-nance pout traitement.

Une commande Afficher le journal de la maintenance pour consulter le résultat des traitements réalisés.

SQL Server Une commande Réorganiser ma base de données pour permettre de vérifier les index et effectuer une mise à jour des statistiques (uniquement en version SQL Server).

La maintenance reste accessible :

Sans fichier ouvert, le point d’entrée permet d’accéder à la maintenance et d’utiliser les commandes Fichier / Ouvrir pour sélectionner le fichier à traiter.

Avec un fichier ouvert, le fichier est automatiquement fermé dans l’application, puis ouvert dans la maintenance.

Quitter le programme

Pour quitter Sage Maintenance, sélectionnez la commande Quitter du menu Fichier, ou bien la commande Fermeture du menu Système de la fenêtre d’application ou encore tapez CTRL + Q ou bien ALT + F4.

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Maintenance

Menu Système

Maintenance / Menu Système

Le menu Système du programme Sage Maintenance présente toutes les fonctions classiques d'un tel menu. Ces fonctions ont été décrites plus haut dans ce manuel.

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Maintenance

Menu Fichier

Maintenance / Menu Fichier

Ce menu vous permet de :

avoir accès aux commandes permettant d’ouvrir ou de fermer un fichier,

lire les informations sur ce fichier,

quitter le programme.

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Maintenance

Ouvrir

Fichier / Ouvrir

Cette commande permet d’ouvrir un fichier existant.

Vérifiez qu’aucun fichier de gestion n’est ouvert avant toute manipulation. Sélectionnez ensuite dans la fe-nêtre de dialogue le fichier de données qui vous intéresse et cliquez deux fois dessus, ou bien cliquez sur le bouton Ouvrir ou encore pressez la touche ENTREE. Si nécessaire, changez de répertoire ou de lecteur.

Le nom du fichier actuellement ouvert est inscrit, dans la barre de titre de la fenêtre d’application du pro-gramme à la suite du nom de ce dernier.

Le mot de passe n’est pas demandé par ce programme.

Les procédures Ouverture d’un fichier anormalement fermé et Conversion d’un fichier d’une version ancienne sont proposées directement dans les applications selon les versions des applications.Le fichier en cours est automatiquement fermé et ouvert dans la maintenance pour traitement.

Ouverture d’un fichier anormalement fermé

Lorsque le programme se referme inopinément suite à erreur système ou à une panne de courant, vous aurez à l’ouverture de votre fichier un message vous signalant que d’autres utilisateurs sont connectés, une décon-nexion automatique est proposée.

Si le programme constate ce fait en ouvrant un fichier de données avec la fonction Fichier / Ouvrir de l’appli-cation concernée, il propose de déconnecter les utilisateurs. Si la réponse Oui lui est faite, il lancera auto-matiquement le programme Sage Maintenance et refermera le ou les fichiers après les avoir vérifiés.

En effet, les programmes de la gamme Sage considèrent qu’un fichier fermé anormalement est toujours en cours d’utilisation.

De plus, en cas de fermeture anormale du fichier, il faut non seulement déconnecter le fichier de l’applica-tion, mais également le ou les fichiers liés.

Exemple :Dans le cas des Etats comptables et fiscaux, en cas de fermeture anormale du fichier, il faut déconnecter 3 fichiers :

- Le fichier Etats comptables et fiscaux.- Le fichier comptable.- Le fichier paramètre Etats comptables et fiscaux.

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Maintenance

Aussi, un message d’alerte propose la déconnexion des fichiers liés, et lie automatiquement les décon-nexions : « Souhaitez-vous également déconnecter les fichiers liés au fichier [Nom du fichier.Extension] ? Oui / Non / Annuler ».

Le bouton Oui, par défaut, procède au traitement.

Le bouton Non, ne traite que le fichier application sélectionné.

Le bouton Annuler ferme la fenêtre sans lancer la procédure.

Si des utilisateurs sont connectés et en cours d’activité à l’un des fichiers liés, un message s’affiche : « Trai-tement impossible ! Des utilisateurs sont connectés au fichier [Nom du fichier.Extension]. La deconnection de ce fichier ne peut pas être réalisée ! OK ». Le bouton OK permet de continuer le traitement sans déconnecter le fichier concerné.

Pour “ refermer ” le fichier avant de pouvoir l’utiliser à nouveau normalement, il faut lancer le programme Sage Maintenance . Pour cela :

assurez vous que vous êtes bien le seul utilisateur et répondez en cliquant sur le bouton OK à ce message ;

refermez éventuellement le programme de la gamme Sage que vous comptiez utiliser (ceci n’est pas nécessaire si la capacité en mémoire vive de votre micro-ordinateur est suffisante) ;

lancez le programme Sage Maintenance ;

ouvrez le fichier considéré ;

suivez les instructions données ci-dessous ;

refermez ensuite le fichier par la fonction Fermer du menu Fichier ou bien

quittez le programme Sage Maintenance (le fichier est automatiquement refermé dans ce cas).

La fenêtre de l’Assistant Maintenance s’ouvre si le fichier n’a pas été refermé.

Prenez connaissance des informations affichées et utilisez les boutons de paramétrage suivants en fonction des explications données.

Bouton OuiValeur cochée par défaut. Laissez cette option cochée dans les cas suivants :

vous ne travaillez pas en réseau et vous voulez simplement rendre le fichier à nouveau utilisable ;vous travaillez en réseau et vous voulez déconnecter les autres utilisateurs éventuels.

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Maintenance

Bouton NonInvalide le bouton Oui et n’effectue aucune opération.

Bouton Vérification du fichierValeur par défaut. Cette option lance la vérification de l’intégrité du fichier en question. L’exécution de cette vérification est recommandée.

Bouton Recopie des donnéesCette option doit être utilisée si vous constatez des pannes successives qui ne soient pas d’origine électri-que. Dans ce cas, il est possible que les index des fichiers soient désorganisés et il est, dans ce cas, con-seillé de lancer une recopie du fichier qui s’accompagnera automatiquement d’une ré indexation complète des données.

Voir les paragraphes sur la fonction «Recopier les données», page 329.

Bouton AnnulerAnnule le lancement de la fonction. Le fichier reste tel qu’il était.

Bouton PrécédentCe bouton n’est pas utilisable ici.

Bouton FinLance la procédure de vérification ou de recopie si vous l’avez paramétré ou referme l’assistant sans rien faire si vous avez coché Non.Une fenêtre intitulée «Vérification» vous indique l’état d’avancement de la fonction. Cette vérification peut être longue si le fichier est volumineux.

Conversion d’un fichier d’une version ancienne

Dans le cas où le fichier que vous ouvrez appartiendrait à une version plus ancienne d'un programme de la gamme Sage, deux cas peuvent se produire :

Vous ouvrez le fichier depuis un programme Sage : il vous est proposé de convertir le fichier et le fichier lié s’il y a lieu. Si la réponse Oui lui est faite, le programme lancera automatiquement le pro-gramme Sage Maintenance et convertira le ou les fichiers.

Cette procédure ne permet pas de bénéficier de certains avantages de l’Assistant de conversion de fichier comptable. Voir les explications détaillées sur cet assistant.

Vous ouvrez le fichier depuis le programme Sage Maintenance : une fenêtre de l'Assistant Main-tenance s'ouvrira pour vous proposer sa conversion.

Pour plus d’informations, reportez-vous aux titrex «Conversion des fichiers», page 71 et «Assistant de conversion des fichiers (Conversion d’une version à partir de la gamme 2001)», page 300.

Le processus est différent selon la version ayant servi à la création du fichier à convertir.

Il est bon de consulter les explications données ci-dessous ainsi que les remarques faites plus loin avant de procéder à la conversion des fichiers.

Les fichiers qui doivent être convertis sont les suivants.

Programme Fichier Extension Windows

Comptabilité Comptable .MAE

Cycles .EXP

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Maintenance

Le programme Sage Moyens de paiement regroupe les 3 produits anciennement nommés Remises chè-ques Maestria (extension .RRC), Effets de commerce Maestria (extension .REF) et Virements Maestria (extension .VIR).

Conversion d’une version à partir de la gamme 2001

Les conversions des bases antérieures à la version 10.00 ne sont pas assurées à partir de la mainte-nance version 15.00. Si la version est antérieure, un message d’alerte s’affiche :

« Vous tentez d’ouvrir un fichier d’une version antérieure dont la conversion n’est plus assurée par la maintenance depuis la version 15.00. Veuillez utiliser une maintenance plus ancienne ou vous rapprocher de votre service d’assistance ! Souhaitez-vous l’ouvrir en version actuelle ? Oui / Non ».

- Bouton Oui pour ouvrir le fichier dans la maintenance, sans conversion.

- Bouton Non (valeur par défaut) pour annuler l’ouverture du fichier.

Version Uniquement sur Sage 100.

Les programmes de la gamme 2001 correspondent aux versions suivantes :

Sage Comptabilité version 10.xx,

Paramètres BCR 1 .BCR

Gestion commerciale Commercial .GCM

Comptable .MAE

Saisie de caisse décentralisée Commercial .GCM

Comptable .MAE

Immobilisations Immobilisations .IMO

Comptable .MAE

Transfert vers liasse fiscale .LIA

Moyens de paiement Trésorerie .MDP

Comptable .MAE

Etats comptables et fiscaux Etats comptables et fiscaux .ETF

Paramètres états comptables et fiscaux .ETS

Comptable .MAE

Manager Manager .CHP

Annexe Manager .CHL

Anciens programmes

Remise chèques Maestria Trésorerie .RRC

Comptable .MAE

Effets de commerce Maestria Trésorerie .REF

Comptable .MAE

Virements Maestria Trésorerie .VIR

Comptable .MAE

1. La structure de ces fichiers est très modifiée. A leur ouverture, un message d’alerte vous avertira de la nécessité de les convertir ou non.

Programme Fichier Extension Windows

© Sage 2007 299

Maintenance

Sage Gestion commerciale version 10.xx,

Sage Saisie de caisse décentralisée version 10.xx,

Sage Immobilisations version 10.xx,

Sage Moyens de paiement version 10.xx,

Sage Maintenance version 10.xx,

Sage Manager version 10.xx.


Sage Comptabilité version 11.xx,

Sage Gestion commerciale version 11.xx,

Sage Saisie de caisse décentralisée version 11.xx,

Sage Immobilisations version 11.xx,

Sage Moyens de paiement version 11.xx,

Sage Maintenance version 11.xx,

Sage Manager version 10.1x.

Assistant de conversion des fichiers (Conversion d’une version à partir de la gamme 2001)

Certaines étapes de l’assistant de conversion ne sont pas proposées si la conversion des fichiers est faite directement à partir de la fonction Fichier / Ouvrir de l’application correspondante. Pour bénéficier des possibilités offertes par ces étapes de l’assistant, il est nécessaire :

- de répondre Non à la proposition qui est faite de convertir automatiquement les fichiers lors de leur ouverture,

- de lancer le programme Sage Maintenance,

- de lancer la conversion à partir de cet utilitaire.

Si le fichier comptable est converti automatiquement, la Référence enregistrée sur les lignes des anciennes écritures est reportée dans la zone N° facture des écritures converties.

Le tableau ci-après précise les étapes de l’assistant qui sont proposées ou non lorsque la conver-sion est lancée directement de l’application et non du programme de Maintenance.

Etape Fenêtre assistant Affichée dans l’application Commentaires

1 Conversion de fichier :– Conversion du fichier en nouvelle version,– Ouverture du fichier en version actuelle.

Non

2 Ouverture du modèle de conversion Oui Les étapes 2 à 4 ne sont appliquées qu’aux fichiers des versions antérieures à la gamme 95.3a Conversion des comptes tiers : choix de la

modification de la codificationOui

3b Conversion des comptes tiers : correspon-dance

Oui

4a Conversion des comptes généraux : choix de la modification de la codification

Oui

4b Conversion des comptes généraux : corres-pondance

Oui

© Sage 2007 300

Maintenance

Conversion de fichier

Le premier écran à apparaître lors du processus de conversion d’un fichier est le suivant.

Les options proposées dans l’assistant de conversion de fichiers permettent les actions suivantes.

Conversion du fichier en nouvelle versionValeur proposée par défaut. Le programme propose de convertir l’ancienne version du fichier en version nouvelle. D’autres fenêtres d’aide s’afficheront successivement pour vous aider dans cette entreprise.

Ouverture du fichier en version actuelleAucune conversion n’est faite. Le fichier pourra être vérifié ou agrandi par les commandes du menu Main-tenance.

Bouton AnnulerReferme la fonction sans rien faire. Le fichier n’est pas ouvert.

Bouton PrécédentCe bouton est inaccessible ici.

Boutons Suivant / FinPasse au stade suivant de la conversion si vous avez choisi cette option ou termine la fonction en ouvrant simplement le fichier si vous avez choisi de ne pas le convertir.

Ecritures comptables – N° facture

Une nouvelle fenêtre de l’assistant s’ouvre.

5 Mise à jour du numéro de facture Non Référence des anciennes écritures affec-tée par défaut

6 Nom et taille du fichier généré Non

7 Lancement de la conversion : affichage du journal de maintenance

Non Le journal de maintenance peut être con-sulté dans l’application correspondante.

Etape Fenêtre assistant Affichée dans l’application Commentaires

© Sage 2007 301

Maintenance

Cette étape de l’assistant de conversion sert à renseigner la nouvelle zone N° facture utilisée par le program-me Sage Comptabilité dans le cadre de la gestion des règlements unifiée. L’assistant propose trois boutons radio :

Référence : (valeur par défaut) le programme copiera dans la zone N° facture le contenu de la zone Référence de l’ancienne version du fichier.

N° pièce : le programme copiera dans la zone N° facture le contenu de la zone N° pièce de l’ancienne version du fichier.

Aucun : cette option doit être sélectionnée si le programme Sage Gestion commerciale n’est pas utilisé ou bien si le gestionnaire veut se réserver la possibilité de traiter manuellement cette infor-mation.

Lorsque le programme Sage Comptabilité est utilisé conjointement avec le programme Sage Gestion com-merciale, le paramétrage doit être fait en fonction des options de mise à jour comptable enregistrées dans les zones N° de pièce et Référence pièce du volet «A propos de votre société / Comptable / Facturation» du programme de gestion commerciale. Le tableau suivant résume les différents cas possibles.

Exemple 1Un fichier comptable de la V13 comprend les écritures suivantes.

Paramétrage de la Gestion commerciale :

Cas Champ Valeur Option à sélectionner

1 N° de pièce N° facture N° pièce

Référence pièce Référence

2 N° de pièce Automatique Référence pièce

Référence pièce N° facture

3 N° de pièce Automatique Aucun. Le numéro de facture n’est pas transféré en Comptabilité.

Référence pièce Référence

4 N° de pièce N° facture Doublon. Au choix de l’utilisateur.

Référence pièce N° facture

N° pièce Compte Référence Débit Crédit

1 7010000 FA00001 100,00

1 4457196 FA00001 19,60

1 4110000 FA00001 119,60

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Maintenance

- N° de pièce : Automatique,- Référence : N° facture.

Conversion en V14 avec reprise de la Référence.

Exemple 2Un fichier comptable de la V13 comprend les écritures suivantes.

Paramétrage de la Gestion commerciale :- N° de pièce : N° facture,- Référence : Référence.

Conversion en V14 avec reprise du N° pièce.

Les boutons ont le rôle défini plus haut.

Désignation du nouveau fichier


La conversion d’un fichier ne détruit pas le fichier original. Elle s’effectue toujours par recopie.

N° pièce Compte Référence N° facture Débit Crédit

1 7010000 FA00001 FA00001 100,00

1 4457196 FA00001 FA00001 19,60

1 4110000 FA00001 FA00001 119,60

N° pièce Compte Référence Débit Crédit

FA00001 7010000 REF00001 100,00

FA00001 4457196 REF00001 19,60

FA00001 4110000 REF00001 119,60

N° pièce Compte Référence N° facture Débit Crédit

FA00001 7010000 REF00001 FA00001 100,00

FA00001 4457196 REF00001 FA00001 19,60

FA00001 4110000 REF00001 FA00001 119,60

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Maintenance

Bouton ParcourirCe bouton donne accès à une fenêtre «Enregistrer sous...» qui permet de donner un nom au nouveau fichier et de préciser son dossier de stockage.

Tapez le nom du nouveau fichier dans la zone Nom puis cliquez sur le bouton Enregistrer pour valider ou sur le bouton Annuler pour ne rien faire. Le nom que vous avez choisi apparaît à la gauche du bouton.

Indiquez la taille du nouveau fichierCette zone de saisie affiche la taille du fichier à convertir. Il est possible de modifier cette valeur. Si la taille allouée est supérieure à l’espace libre disponible sur le disque, un message d’erreur s’affichera.

Bouton AnnulerAnnule la commande de conversion.

Bouton PrécédentRevient au stade précédent de l’assistant.

Bouton SuivantEnregistre les paramètres saisis et continue le processus de conversion.

Lancement de la conversion


Prenez connaissance des informations affichées et surtout du dernier paragraphe. La recopie, si votre fichier est important et votre micro-ordinateur peu rapide, peut en effet prendre plusieurs heures. Cette fenêtre vous demande :

de confirmer la conversion du fichier,

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Maintenance

d’autoriser l’affichage à l’écran du journal de maintenance qui va être automatiquement créé à cette occasion.

Bouton OuiLe journal de maintenance s’affichera à l’écran pendant la conversion.

Bouton NonValeur par défaut. Le journal de maintenance ne s’affichera pas mais il pourra être consulté, après accom-plissement de la conversion, par la commande Afficher le journal de traitement du menu Edition.Vous pouvez aussi le consulter en ouvrant directement son fichier par le moyen d’un programme de traite-ment de texte ou d’un éditeur de texte.

Voir le «Manuel d’installation» pour connaître l’emplacement où les fichiers générés sont enregistrés.

Bouton AnnulerAnnule la commande de recopie.


Bouton FinEnregistre les paramètres saisis et lance le processus de conversion.

Conversion d’une version antérieure à la gamme 2001

Version Uniquement sur la Ligne 100.

Les conversions des versions antérieures à la gamme 2001 ne sont plus assurées depuis la mainte-nance version 15.00. Il convient, pour ce faire, de se procurer un maintenance d’une version anté-rieure, puis seulement d’effectuer la conversion vers la nouvelle version.

Voir «Assistant de conversion des fichiers (Conversion d’une version à partir de la gamme 2001)», page 300.

Les programmes de la gamme 95 à 99 correspondent aux versions suivantes :

la comptabilité Maestria versions 4.xx, 6.xx, 7.xx,

la gestion commerciale Maestria versions 2.xx, 6.xx, 7.xx,

Immobilisations Maestria versions 2.xx, 6.xx, 7.xx,

logiciels de trésorerie versions 2.xx,

Moyens de paiement versions 6.xx et 7.xx.

Les logiciels de trésorerie sont les suivants :

Remise chèques Maestria,

Virements Maestria,

Effets de commerce Maestria,.


Sage Comptabilité version 8 et supérieure,

Sage Gestion commerciale version 8 et supérieure,

Sage Saisie de caisse décentralisée version 8.11 et supérieure,

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Sage Immobilisations version 8 et supérieure,

Sage Moyens de paiement versions 8 et supérieure,

Sage Manager version 8 et supérieure,

Sage Etats comptables et fiscaux version 12 et supérieure.

Conversion d’une version antérieure à la gamme 1995

Version Uniquement sur la Ligne 100.

Les conversions des versions antérieures à la gamme 95 ne sont plus assurées depuis la mainte-nance version 14.10. Il convient, pour ce faire, de se procurer un maintenance d’une version anté-rieure, puis seulement d’effectuer la conversion vers une nouvelle version.

Voir le titre «Assistant de conversion des fichiers (Conversion d’une version à partir de la gamme 2001)», page 300.

Les programmes concernés correspondent aux versions suivantes :

La comptabilité Maestria version 3.xx,

La gestion commerciale Maestria version 1.xx,

La paie Maestria version 2.xx,

Immobilisations Maestria version 1.xx,

logiciels de trésorerie version 1.xx.

Les logiciels de trésorerie sont les suivants :

Remise chèques Maestria,

Virements Maestria,

Effets de commerce Maestria.

Les fichiers des versions antérieures à celles mentionnées plus haut ne sont pas convertis.

Quelques précautions doivent être prises avant la conversion de certains fichiers. Voir au préalable les remarques faites à la fin de ce chapitre.

Assistant de conversion des fichiers (Conversion d’une version anté-rieure à la gamme 95)

La conversion du fichier comptable doit être effectuée en premier. Lors de cette conversion, un modèle de conversion sera créé et devra être utilisé pour la conversion des fichiers pouvant être liés à la comptabilité (gestion commerciale, paie, immobilisations, logiciels de trésorerie).

Conversion d’un fichier comptable

Le premier écran à apparaître lors du processus de conversion d’un fichier est le suivant.

© Sage 2007 306

Maintenance


Bouton Conversion du fichier en nouvelle versionValeur proposée par défaut. Le programme propose de convertir l’ancienne version du fichier en version nouvelle. D’autres fenêtres d’aide s’afficheront successivement pour vous aider dans cette entreprise.

Bouton Ouverture du fichier en version actuelleAucune conversion n’est faite. Le fichier pourra être vérifié ou agrandi par les commandes du menu Main-tenance.





Ouverture du modèle de conversion


© Sage 2007 307

Maintenance

La conversion d’un fichier a besoin, pour s’exécuter, de lire un modèle de conversion. Si vous avez déjà réalisé une conversion du même type, vous avez dû créer un modèle de conversion que vous pouvez réuti-liser.

Si vous n’avez encore rien fait de tel, vous pouvez en créer un nouveau et le paramétrer selon vos conve-nances lors de la conversion du fichier comptable.

Important ! Dans le cas de la conversion d’un fichier commercial de la gestion commerciale Maes-tria, il est indispensable d’utiliser le même fichier de conversion que celui employé pour convertir le fichier comptable. Voir les remarques faites à la fin de ce chapitre.

Bouton OuiSi vous cliquez sur cette option, un nouveau modèle de conversion sera créé.

Bouton NonValeur proposée par défaut. Le programme vous demande alors de sélectionner le modèle qui convient.

Dans les deux cas, il est nécessaire d’utiliser le bouton Parcourir pour donner un nom et en emplacement de stockage au nouveau modèle en cas de création, ou bien pour le sélectionner en cas de réutilisation.

Sous Windows, les modèles de conversion comportent l’extension .MAI. Le nom proposé par défaut en création est CONVERT.MAI. Vous pouvez l’utiliser au besoin.

Conversion des comptes tiers – Choix de la modification de la codification


Cette fenêtre vous propose de modifier la codification des comptes de tiers. Elle ne s’ouvre que dans le cas de la conversion d’un fichier comptable.

Bouton OuiCliquez sur cette case si vous désirez modifier la codification des comptes tiers.

Bouton NonValeur par défaut. Les comptes de tiers resterons inchangés lors de la conversion.



© Sage 2007 308

Maintenance

Bouton SuivantEnregistre les paramètres saisis et passe à la phase suivante du processus de conversion.

Conversion des comptes tiers – Correspondance

Dans le cas où vous avez demandé une conversion des comptes de tiers, la fenêtre suivante apparaît.

Cette fenêtre va vous permettre de mettre à jour les numéros de vos différents tiers Clients, Fournisseurs et Autres.

En effet, dans la version 3.XX de la Comptabilité Maestria les comptes de tiers sont associés à vos comptes généraux à partir du moment où l’option Compte de tiers est sélectionnée dans le volet «Fiche principale» du compte (fonction Traitement / Plan comptable).

Exemple Le fournisseur 401BILLO est associé au compte de tiers 401BILLO si vous avez coché l’option Compte de tiers dans le volet «Fiche principale».

Par contre en version 4.XX de la Comptabilité Maestria, le plan tiers est distinct du plan comptable. Cela signifie que le compte tiers pourra avoir une codification différente de celle du compte général.

La Gestion Commerciale Maestria utilise le numéro tiers pour identifier commercialement les clients et les fournisseurs. La version 4.xx de la comptabilité Maestria ainsi que les suivantes utilisent désormais ce numéro tiers dans les écritures comptables.

Cette fonction va vous permettre de mettre à jour les numéros de vos différents tiers (Client, Fournisseur et Autre) ainsi que ceux des comptes collectifs.

Les volets «Client», «Fournisseur» et «Autre» vous permettent de sélectionner pour chaque type de tiers et pour les comptes collectifs le paramétrage adéquat de leur numérotation.

Les zones de saisies en bas de la liste vous permettent d’enregistrer la nouvelle numérotation (zone de droi-te) en regard de l’ancienne (zone de gauche). Cliquez sur le bouton Ajouter pour valider chaque ligne de paramétrage.

Les comptes existeront dans votre plan tiers à partir du moment où l’option Compte de tiers est cochée dans le volet Fiche principale du compte. Si ce n’est pas le cas, aucun compte tiers ne sera créé ni enre-gistré dans le Plan Tiers.

© Sage 2007 309

Maintenance

Exemple Les modèles de paramétrage sont suivis d’un exemple de résultat.

Le nombre de caractères * n’a aucune incidence sur la longueur des numéros.

Le fait de ne pas renseigner les options Clients, Fournisseurs et Autres vous permet de n’apporter aucune modification à la numérotation de vos comptes de tiers et aucun message de confirmation n’appa-raîtra à l’écran.

De ce fait, le compte de tiers généré par la conversion conservera la même codification que le compte gé-néral.

Bouton SupprimerPermet de supprimer la ou les lignes de paramétrages sélectionnées dans la liste.

Afficher un message de validation avant conversionLa sélection de cette case permet d’obtenir pour chaque compte de tiers un message de confirmation lors de sa conversion.

Bouton AnnulerMet fin à la procédure de conversion des fichiers ; votre fichier n’est pas converti.



Conversion des comptes généraux – Choix de la modification de la codification

La validation de la fenêtre précédente fait s’ouvrir ne nouvelle fenêtre de l’assistant.

Zone avant conversion Zone après conversion Conséquence

411********* ***********

411DUPON DUPON Suppression des trois premiers caractères du N° tiers si et seulement si ils sont égaux à 411.

411********* C**********

411DUPON CDUPON Suppression des trois premiers caractères du N° tiers si et seulement s’ils sont égaux à 411 avec insertion en première position d’un caractère C.

************ ***********

411DUPON 411DUPON Aucune modification n’est apportée au N° tiers. Ce paramétrage permet simplement d’obtenir une vali-dation avant conversion.

© Sage 2007 310

Maintenance

Cette fenêtre vous propose de modifier la codification des comptes généraux.

Bouton OuiCliquez sur cette case si vous désirez modifier la codification des comptes généraux.

Bouton NonValeur par défaut. La codification des comptes généraux restera inchangée lors de la conversion.




Conversion des comptes généraux – Correspondance

Dans le cas où vous avez demandé une conversion des comptes généraux collectifs, la fenêtre suivante ap-paraît.

Cette fenêtre permet de modifier la structure des numéros des comptes généraux.

© Sage 2007 311

Maintenance

La maintenance autorise la modification de la codification des comptes généraux associés à vos comptes de tiers uniquement. Cette possibilité vous permet de regrouper tout ou partie de vos comptes de tiers sur le même compte général.

Exemple L’ensemble des tiers de type client pourra être affecté au même compte général 411000.

Dans les zones de saisie en dessous de la zone de liste saisissez les paramètres de conversion à adopter (à gauche les numéros avant conversion, à droite la structure du compte collectif après conversion). Validez chaque ligne en cliquant sur le bouton Ajouter.

Le fait de ne pas renseigner cette option vous permet de conserver un compte général par tiers à l’identique des versions précédentes.

Si les comptes collectifs paramétrés pour la conversion n’existent pas dans votre plan comptable, le pro-gramme les créera automatiquement et leur associera l’intitulé « Compte à créer ». Les écritures comptables enregistrées pour les comptes généraux supprimés lors de cette conversion seront automatiquement repor-tées sur le compte collectif associé au tiers. Il en va de même dans les taux de taxes, les postes budgétaires et les codes journaux.

Bouton SupprimerPermet de supprimer la ou les lignes de paramétrages sélectionnées dans la liste.

Afficher un message de validation avant conversionLa sélection de cette case permet d’obtenir pour chaque compte collectif un message de confirmation lors de sa conversion.

Bouton AnnulerMet fin à la procédure de conversion des fichiers ; votre fichier n’est pas converti.



Ecritures comptables – N° facture

Une nouvelle fenêtre de l’assistant s’ouvre. Cette étape permet de paramétrer le numéro de facture qui sera repris.

Voir toutes les explications sur cette étape sous le titre «Ecritures comptables – N° facture», page 301.

© Sage 2007 312

Maintenance

Nom du fichier généré

La validation de la fenêtre précédente fait s’ouvrir une nouvelle fenêtre de l’assistant.


Bouton ParcourirCe bouton donne accès à une fenêtre «Enregistrer sous…» qui permet de donner un nom au nouveau fichier et de préciser son dossier de stockage.






Lancement de la conversion


© Sage 2007 313

Maintenance

Prenez connaissance des informations affichées et surtout du dernier paragraphe. La recopie, si votre fichier est important et votre micro-ordinateur peu rapide, peut en effet prendre plusieurs heures.

Cette fenêtre vous demande :









Des fenêtres s’affichent successivement pour vous indiquer l’état d’avancement de la conversion.

Si vous avez demandé l’affichage d’un message de confirmation avant conversion des comptes de tiers ou des comptes collectifs,, des fenêtres vont s’ouvrir successivement pour vous permettre de valider les pro-positions faites ou de les modifier manuellement.

© Sage 2007 314

Maintenance

Modifiez éventuellement la valeur proposée pour le compte en la saisissant dans la zone d’édition puis cli-quez sur le bouton OK.

Le bouton Annuler arrête la conversion.

Remarques concernant la conversion des fichiers comptables

Les différents messages d'erreur qui peuvent apparaître sont : Le client XXX existe déjà comme client !Le client XXX existe déjà comme fournisseur !Le client XXX existe déjà comme autre !Le fournisseur XXX existe déjà comme fournisseur !Le fournisseur XXX existe déjà comme client !Le fournisseur XXX existe déjà comme autre !Le tiers autre XXX existe déjà comme autre !Le tiers autre XXX existe déjà comme client !Le tiers autre XXX existe déjà comme fournisseur !

IMPORTANT. La conversion du fichier achevée, ne supprimez pas le fichier de conversion. Celui-ci devra obligatoirement être utilisé lors de la conversion des différents fichiers Maestria (fichier com-mercial notamment).

En aucun cas n'utilisez de modèle de conversion différent.

Conversion des comptes géné-raux clients autres que 411XXXXXX

Par défaut les comptes de tiers issus de la comptabilité Maestria version 3.xx codifiés avec le radical 411 sont automatiquement de type Client. Par contre si ces derniers sont numérotés différemment 0XXXXXXX ou 9XXXXXX par exemple, il est fortement conseillé de vérifier les points suivants :

l'option Compte de tiers du volet du compte général doit être sélectionnée dans la fonction Structure / Plan comptable ;

le type du tiers Client doit être spécifié dans le volet Suite du compte général.

Dans le cas où le deuxième volet n'a pas été activé ni modifié, la conversion associera au compte concerné le type Autre par défaut.

Conversion des comptes géné-raux fournis-seurs autres que 401XXXXXX

Par défaut les comptes de tiers fournisseurs issus de la comptabilité Maestria version 3.xx codifié avec le radical 401 sont automatiquement de type Fournisseur. Par contre si ces derniers sont numérotés différem-ment 0XXXXXXX ou 9XXXXXX par exemple, il est fortement conseillé de vérifier les points suivants :


le type du tiers Fournisseur doit être spécifié dans le volet Suite du compte général.

Dans le cas où le deuxième volet n'a pas été activé et modifié la conversion associera au compte concerné le type Autre par défaut.

Conversion des comptes sala-riés

Dans la version 3.XX de la comptabilité Maestria, le type Salarié n'existe pas au niveau de la fiche tiers. La conversion paramétrera votre compte tiers 421******* en type Salarié à partir du moment où les points suivants sont vérifiés :


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Maintenance

le deuxième volet Suite ne doit pas avoir été visualisé ni modifié. Si cela n'est pas le cas le pro-gramme affectera le type Autre aux tiers issus de la conversion. Par contre, la nature du compte général sera bien Salarié.

Rapprochement Bancaire

Les versions postérieures à la 3.XX de la comptabilité Maestria utilisent deux exercices pour le rapproche-ment bancaire. Si vous aviez saisi en début d'exercice vos écritures non rapprochées comme nous vous le conseillions dans la version 3.XX, il est nécessaire après conversion de supprimer ces écritures intermédiai-res pour obtenir un rapprochement correct.

Journaux de type trésorerie

Lors de la conversion, si un journal de trésorerie n'a pas de compte de trésorerie associé, le programme mo-difiera son type pour le mettre en type Général. A partir de la version 4.XX, il est obligatoire d'indiquer un compte de trésorerie au code journal de type Trésorerie.

Budget Lors de la conversion d'un fichier d'une version antérieure à la 4.XX, les comptes de type Total rattachés aux postes budgétaires ne sont pas repris. Il sera nécessaire dans ce cas, d'associer des comptes de type Dé-tail.

Conversion des tiers

Lors de la conversion, le programme indique à la ligne d'écriture le numéro de compte de tiers. Ce numéro, en comptabilité Maestria 3.XX, correspondait au compte général et n'était pas utilisé dans les écritures. A partir de la comptabilité Maestria 4.XX, le fichier des comptes tiers a été séparé du fichier des comptes gé-néraux. Si vous ne demandez pas de changement de codification, vous obtiendrez une codification des tiers identique à celle des comptes généraux.

Si les comptes généraux de type Tiers ne sont pas créés dans le Plan tiers, cela signifie que l'option Compte de tiers n'est pas cochée dans la fiche du compte général.

Conversion des modèles de mise en page

Pour utiliser des modèles de mise en page (Rappels...) issus des versions antérieures à la version 4.XX de la comptabilité Maestria, il est nécessaire de les convertir.

Pour ce faire, il suffit de lancer le programme de comptabilité (dernière version), de sélectionner la com-mande Mise en page, d'ouvrir ces modèles et de faire les corrections nécessaires. En effet, le programme peut récupérer toutes les zones de type texte, les traits et certains objets. Il est alors nécessaire de reposition-ner les nouveaux objets.

Prenez soin d'effectuer une sauvegarde de vos modèles de mise en page avant de procéder à cette opéra-tion. Contrairement au fichier comptable, le modèle d'origine n'est pas conservé et ne pourra donc plus être utilisé avec une version antérieure à la version 4.XX.

Conversion de la base Paramè-tres (comptabi-lité)

Si vous avez effectué des modifications dans la base PARAM.BCR et que vous souhaitiez convertir cette base, il suffit tout d'abord de renommer le fichier avec un autre nom (exemple PARAMOLD.BCR). Ensuite, ouvrez-le à l'aide du programme Sage Maintenance et confirmez le message de proposition de conversion. Une fenêtre s'ouvre vous demandant le nom du nouveau fichier, vous indiquez alors PARAM.BCR.

Conversion des modèles d'exportation, des formats de sélection. La conversion de ces fichiers est impossible, il est nécessaire de les recréer avec la nouvelle version.

Conversion d’un fichier lié à une base comptable

Ce sont, par exemple, les fichiers de gestion commerciale, de paie, d’immobilisations ou de trésorerie.

© Sage 2007 316

Maintenance

Le premier écran à apparaître lors du processus de conversion d’un tel fichier est le suivant.


Bouton Conversion du fichier en nouvelle versionValeur proposée par défaut. Le programme propose de convertir l’ancienne version du fichier en version nouvelle. D’autres fenêtres d’aide s’afficheront successivement pour vous aider dans cette entreprise.

Bouton Ouverture du fichier en version actuelleAucune conversion n’est faite. Le fichier pourra être vérifié ou agrandi par les commandes du menu Main-tenance.






Le programme vous demande de sélectionner le fichier comptable affecté au fichier à convertir.

Si vous n’avez pas encore fait la conversion du fichier comptable, il est nécessaire d’annuler le processus et de convertir en premier le fichier comptable puis ensuite le fichier concerné.

Voir le titre «Conversion d’un fichier comptable», page 306.

Si le fichier comptable n’a pas été converti, la procédure s’arrêtera. Un message vous indiquera alors que ce fichier doit être converti en premier.

© Sage 2007 317

Maintenance

Bouton ParcourirCe bouton donne accès à une fenêtre de dialogue «Ouvrir» qui permet de sélectionner le fichier comptable à associer.Sélectionnez le fichier puis cliquez sur le bouton Ouvrir ou sur le bouton Annuler pour ne rien faire. Le nom que vous avez choisi apparaît, dans la fenêtre de l’assistant, à la gauche du bouton Parcourir.





La conversion d’un fichier a besoin, pour s’exécuter, de lire un modèle de conversion. Lors de la conversion du fichier comptable, vous avez dû créer un modèle de conversion que vous devez réutiliser.

Bouton ParcourirCe bouton donne accès à une fenêtre de dialogue qui permet de sélectionner le modèle de conversion uti-lisé lors de la conversion du fichier comptable.Sélectionnez le fichier puis cliquez sur le bouton Ouvrir ou sur le bouton Annuler pour ne rien faire. Le nom que vous avez choisi apparaît, dans la fenêtre de l’assistant, à la gauche du bouton Parcourir.

© Sage 2007 318

Maintenance



Bouton SuivantLa sélection d’un modèle de conversion rend actif ce bouton. Cliquez dessus pour poursuivre la conver-sion.



Bouton ParcourirCe bouton donne accès à une fenêtre de dialogue «Enregistrer sous…» qui permet de donner un nom au nouveau fichier et de préciser son dossier de stockage.Tapez le nom du nouveau fichier dans la zone Nom puis cliquez sur le bouton Enregistrer pour valider ou sur le bouton Annuler pour ne rien faire. Le nom que vous avez choisi apparaît à la gauche du bouton Par-courir dans la fenêtre de l’assistant.






© Sage 2007 319

Maintenance

Prenez connaissance des informations affichées et surtout du dernier paragraphe. La recopie, si votre fichier est important et votre micro-ordinateur peu rapide, peut en effet prendre plusieurs heures.

Cette fenêtre vous demande :









Conversion des modèles de mise en page

Pour utiliser des modèles de mise en page (Facture, Bon de livraison,...) issus des versions antérieures à la version 2.XX des programmes Maestria, il est nécessaire de les convertir.

Pour ce faire, il suffit :

1 . de lancer le programme de gestion commerciale (dernière version),

2 . de lancer la commande Mise en page,

3 . d'ouvrir ces modèles et

4 . de les refermer en acceptant l'enregistrement des modifications.

© Sage 2007 320

Maintenance

Compte tenu des modifications apportées à cette nouvelle version, certains objets de mise en page seront supprimés lors de la conversion et ne seront donc plus imprimés.

Dans vos documents de mise en page, il vous faut donc remplacer les objets suivants (repérés par Fichier / Champ) :

De même, l'objet suivant a été supprimé :

Document Ligne / Prix unitaire du bon de livraison.

Prenez soin d'effectuer une sauvegarde de vos modèles de mise en page avant de procéder à cette opéra-tion. Contrairement au fichier commercial, le modèle d'origine n'est pas conservé et ne pourra donc plus être utilisé avec une version antérieure à la version 2.XX.

Prenez soin d’effectuer une sauvegarde de vos modèles de mise en page avant de procéder à cette opéra-tion. Si vous avez défini des objets relatifs aux champs de télécommunication, ces champs doivent être redéfinis. En effet, il n’existe pas d’équivalence entre les anciens champs et les nouveaux.

Conversion des états.Les anciens objets qui permettaient l’impression en lettres des valeurs sont supprimés. Pour appli-quer le nouveau format Montant, il est nécessaire de reprendre manuellement chaque objet et de lui appliquer le paramétrage adéquat.

Voir le titre «Format Montant», page 281.

Conversion des modèles d'exportation et des formats de sélection

La conversion de ces fichiers est impossible, il est nécessaire de les recréer avec la nouvelle version.

Remarques concernant la conversion des fichiers de Gestion commerciale

Rappelons que le fichier comptable doit avoir été préalablement converti dans la dernière version de Sage Comptabilité avant de faire la conversion du fichier commercial.

Conversion des fichiers com-merciaux issus des versions 2.xx, 6.xx, 7.xx, 8.xx et 9.xx et 10

Il est nécessaire de convertir, avant toute manipulation, le fichier comptable lié. En effet, le programme Maintenance demandera l’ouverture du fichier comptable converti lors de la procédure de conversion du fichier commercial.

Gestion des stocks en CMUP, FIFO, LIFO, Sérialisé

Les versions de la gestion commerciale Maestria depuis la 2.XX apportent certaines modifications à la ges-tion des articles suivis en stock selon les méthodes CMUP, FIFO, LIFO, Sérialisé. Une fois la conversion du fichier terminée, il est obligatoire de procéder à un recalcul des valeurs de stock par la commande Fichier / Lire les informations du programme Sage Gestion commerciale.

Ancien objet Nouvel objet Numéro

Document vente entête / Mode de règlement Document vente entête / Mode de règlement échéance

1

Document achat entête / Mode de règlement Document achat entête / Mode de règlement échéance

1

Document ligne / Référence du bon de commande Document ligne /Référence

Document ligne / Référence du bon de livraison Document ligne /Référence

© Sage 2007 321

Maintenance

Gestion des conditionne-ments

Il vous faut, si vous convertissez un fichier d'une version antérieure à la 2.00, vérifier et éventuellement mo-difier le paramétrage des différents conditionnements rattachés aux articles. Le manuel de référence vous en dira plus sur ce point.

Sachez toutefois que lors de la conversion, les vingt premières unités d'achat et de vente ont été dupliquées comme conditionnement.

D'autre part, les versions 2.XX et ultérieures de la gestion commerciale Maestria rendent incompatible la gestion des gammes de type produit avec la gestion des conditionnements. Lors de la conversion du fichier commercial les conditionnements rattachés à un article à gamme seront supprimés.

Gestion des acomptes

Les acomptes sont systématiquement associés à un règlement. Chaque règlement nécessite un code journal de trésorerie pour la mise à jour des écritures en comptabilité.

Si les codes journaux des règlements des ventes et des achats n’existent pas dans le fichier commercial, le programme ouvrira une fenêtre permettant la saisie des codes journaux de trésorerie pour les règlements de vente et d’achat.

Aucun contrôle ne sera effectué sur l’existence des codes journaux dans le fichier comptable. Veillez à saisir exactement les codes journaux souhaités.

© Sage 2007 322

Maintenance

Fermer

Fichier / Fermer

Cette commande permet de fermer le fichier en cours de consultation. Les fenêtres éventuellement ouvertes sont alors automatiquement refermées.

© Sage 2007 323

Maintenance

Information

Fichier / Information

Cette commande permet de consulter les informations chiffrées sur les différents éléments composant le fi-chier.

Cette commande vous présente sous la forme d’un tableau différentes informations sur les fichiers, notamment :

le nombre d’utilisateurs : nombre d’utilisateurs du fichier ouvert,

le type de fichier : fichier salariés, fichier paramètres, fichier comptable, etc.,

la place disponible : espace non utilisé dans le fichier;

la taille du fichier : celle que vous avez donnée au fichier à sa création ou lors du dernier agrandis-sement.

Si la place disponible est inférieure à 20% de la taille du fichier, il est nécessaire d’agrandir le fichier.

Les nouvelles versions des programmes de la gamme Sage possèdent maintenant une fonction automati-que d’agrandissement des fichiers. Il n’est donc pas absolument nécessaire de procéder à cet agrandisse-ment manuel. Cependant, si vous voulez éviter les pertes de temps occasionnées par les agrandissements automatiques, vous pouvez les faire manuellement.

Cliquez sur le bouton OK ou bien validez pour refermer la commande.

© Sage 2007 324

Maintenance

Quitter

Fichier / Quitter

Cette commande permet de quitter le programme.

La commande fait quitter complètement le programme Sage Maintenance. Le fichier qui pouvait être ouvert est refermé et les dernières modifications enregistrées. Vous revenez alors au poste de travail du mi-cro-ordinateur.

© Sage 2007 325

Maintenance

Menu Edition

Maintenance / Menu Edition

Ce menu donne accès à la commande suivante :

Afficher le journal maintenance.

Les fonctions Annuler, Couper, Copier, Coller et Effacer ne sont pas disponibles dans ce programme.

© Sage 2007 326

Maintenance

Afficher le journal maintenance

Edition / Afficher le journal maintenance

Cette commande permet d’afficher le contenu du journal de maintenance. Elle ouvre la fenêtre illustrée ci-dessous.

Cette commande peut être appelée directement d’une application à partir du menu Fichier / Outils.

S’il n’y a pas de journal disponible, cette commande ouvre une fenêtre vide.

Dès que vous la lancez, elle recherche dans le répertoire principal du programme, ou bien dans celui utilisé en dernier pour ouvrir un fichier (commande Ouvrir du menu Fichier du présent programme), un fichier nommé Journal.TXT et en affiche le contenu à l’écran.

Ce fichier est créé ou complété automatiquement chaque fois que vous lancez une opération de maintenance (agrandissement, recopie des fichiers, vérification). Le programme y stocke toutes les anomalies qu’il a pu rencontrer au cours de ces opérations. Chacune d’elles est répertoriée par sa date d’exécution.

Il est possible de supprimer les journaux maintenance à partir de l’Explorateur de Windows.

© Sage 2007 327

Maintenance

Menu Maintenance

Maintenance / Menu Maintenance

Ce menu donne accès aux commandes suivantes :

recopie des données,

agrandissement des fichiers,

affichage sous forme de graphe de l’occupation des fichiers,

vérification des fichiers de données,

lancement de l’Euro Pass’port,

conversion en base relationnelle,

réorganisation de la base relationnelle.

Cette liste contient les commandes principales du programme Sage Maintenance. Ces commandes ne sont accessibles que si un fichier est ouvert.

© Sage 2007 328

Maintenance

Recopier les données

Maintenance / Recopier les données

Cette commande permet de recopier un fichier de la gamme Sage.

Cette commande est destinée à recopier dans un nouveau fichier de la gamme Sage celui que vous venez d’ouvrir. Cette opération doit s’effectuer lorsque vous avez détecté une erreur lors de la vérification du fi-chier (voir plus loin les explications données sur cette commande). Il est prudent de réaliser une sauvegarde de vos fichiers avant d’utiliser cette commande.

Cette commande s’applique aussi aux fichiers de paramètres utilisés par certains programmes de la gamme Sage.

Vous pouvez utiliser cette commande pour diminuer la taille d’un fichier que vous auriez surestimée lors de sa création. Si vous réduisez la taille d’un fichier trop important, laissez une marge d’au moins 40% en plus de l’espace utilisé.

Lorsque vous la lancez, des fenêtres de dialogue de l’Assistant Maintenance vont s’ouvrir successivement pour vous assister et vous permettre d’enregistrer les paramètres du dossier de recopie.

Prenez connaissance des informations données et cliquez sur le bouton Suivant pour continuer le processus ou bien sur le bouton Annuler pour l’arrêter. Une deuxième fenêtre s’ouvre.

Cette fenêtre permet la recopie du fichier de deux façons en fonction du bouton sur le quel vous cliquez. Dans les deux cas, il convient de vous assurer au préalable que votre disque dur contient suffisamment d’es-pace libre pour supporter la recopie du fichier.

© Sage 2007 329

Maintenance

Il est impératif de ne pas interrompre le processus en cours de route et de réaliser une sauvegarde préala-ble à toute recopie.

Recopie dans un fichier de même nomCette option, cochée par défaut, recopie le fichier considéré sur lui-même sans changer son nom. Pour cela, le programme crée un fichier temporaire dans lequel il stocke la recopie avant d’effacer le fichier original puis de donner son nom au fichier temporaire.Il faut donc disposer d’un espace libre au moins égal à la taille du fichier recopié. Un message d’erreur s’affichera si l’espace trouvé est insuffisant.

Création d’un nouveau fichierCette option crée systématiquement un nouveau fichier sans écraser l’ancien. Il est donc nécessaire, comme dans le cas précédent, de disposer d’un espace libre au moins égal à celui du fichier d’origine.Cette option permet de recopier le fichier dans un autre dossier ou sur un autre disque dur, ce que ne per-met pas la fonction précédente.Cocher cette option rend disponibles le bouton Parcourir ainsi que la zone de saisie de taille.

Bouton ParcourirCe bouton n’est actif que si vous demandez la création d’un nouveau fichier. Il donne accès à une fenêtre «Enregistrer sous...» qui permet de donner un nom au nouveau fichier et de paramétrer son dossier de stoc-kage.


Indiquez la taille du fichierCette zone de saisie n’est active que si vous demandez la création d’un nouveau fichier. Dans ce cas, elle affiche la taille du fichier à recopier. Il est possible de modifier cette valeur. Si la taille allouée est supé-rieure à l’espace libre disponible sur le disque, un message d’erreur s’affichera.

Si vous utilisez cette fonction pour diminuer la taille d’un fichier que vous auriez fixée à une valeur trop importante, ayez soin de conserver au moins 40 % d’espace libre en plus de la taille réellement occupée.



Bouton SuivantEnregistre les paramètres saisis et continue le processus de recopie. Si vous avez paramétré la création d’un nouveau fichier, ce bouton ne sera pas disponible tant que vous n’aurez pas donné un nom au nouveau fichier qui sera créé. Ce nom s’attribue par le biais du bouton Parcourir.


© Sage 2007 330

Maintenance

Prenez connaissance des informations affichées et surtout du dernier paragraphe. La recopie, si votre fichier est important et votre micro-ordinateur peu rapide, peut en effet prendre plusieurs heures. Cette fenêtre vous demande :

de confirmer la recopie du fichier,


Bouton OuiLe journal de maintenance s’affichera à l’écran pendant la recopie.

Bouton NonValeur par défaut. Le journal de maintenance ne s’affichera pas mais il pourra être consulté, après accom-plissement de la recopie, par la commande Afficher le journal de traitement du menu Edition.



Bouton FinEnregistre les paramètres saisis et lance le processus de recopie.

© Sage 2007 331

Maintenance

Agrandir

Maintenance / Agrandir

Cette commande permet d’agrandir la taille d’un fichier de la gamme Sage.

Cette commande vous permettra d’agrandir la taille d’un fichier de données.

L’utilisation de cette commande n’est plus obligatoire. Les programmes de la gamme Sage disposent main-tenant d’une fonction d’agrandissement automatique des fichiers.

Cet agrandissement intervient lorsque la place disponible est inférieure à 50 Ko. L’accroissement est alors de 5 % de la taille actuelle avec un minimum de 100 Ko.

Si vous travaillez en réseau sans faire usage du programme Sage Serveur, la fonction d’agrandissement automatique ne s’effectuera pas.

Exemple Un fichier de 100 Mo sera agrandi de 5 Mo.Un fichier de 600 Ko sera agrandi de 100 Ko.

Cette opération se déclenche automatiquement et ne vous permet pas de continuer les saisies et travaux sur le programme.

Si vous ne voulez pas être retardé par cette commande, agrandissez manuellement les fichiers à une taille suffisante.

Assurez-vous que le programme dispose d’un espace libre suffisant sur le disque dur supportant les fichiers de données afin que cette opération s’effectue sans problème.

Son lancement fait s’afficher une fenêtre de paramétrage.

Cette fenêtre comporte un message que nous vous invitons vivement à consulter et à suivre.

Il est en effet extrêmement recommandée de réaliser une sauvegarde (copie ou backup) du fichier avant de réaliser une telle opération qui, si elle est perturbée par un phénomène extérieur, peut être extrêmement pré-judiciable pour vos données.

Cette sauvegarde peut être faite à partir de l’Explorateur de Microsoft Windows. Voir sur ce point les con-seils donnés à la fin du présent manuel.

La nouvelle taille des fichiers devra être déterminée en fonction du volume des données enregistrées.

Ne prévoyez pas trop grand. Les fichiers occuperaient plus de place sur le disque qu’il n’en faut.

De même, les sauvegardes risquent de ne plus pouvoir se faire par copie directe mais par l’intermédiaire d’un backup ou d’un utilitaire de sauvegarde.

Lorsque tous les paramètres sont enregistrés, cliquez sur le bouton OK ou bien validez pour lancer la com-mande. Cliquez sur le bouton Annuler pour ne rien faire ou tapez la touche ECHAP.

© Sage 2007 332

Maintenance

Occupation

Maintenance / Occupation

Cette commande du menu Maintenance permet de constater sous la forme d’un graphe l’occupation des fi-chiers de données.

Dès son lancement, la commande affiche un diagramme à secteurs vous indiquant l’espace total pris par le fichier et l’espace total occupé.

Cliquez sur le bouton OK lorsque la consultation est terminée.

© Sage 2007 333

Maintenance

Vérification

Maintenance / Vérification

Cette commande permet de vérifier le contenu d’un fichier de données.

Cette commande vérifie la cohérence des informations enregistrées.

La vérification commence dès que vous lancez la commande. Le programme affiche à l’écran l’état d’avan-cement de ses travaux en indiquant le fichier traité.

S’il détecte une ou plusieurs incohérences, il vous le signale à la fin de l’opération en affichant un message d’avertissement et vous propose d’effectuer une recopie des données en ouvrant automatiquement la fenêtre de création du fichier de recopie (voir plus haut les explications complètes sur cette procédure).

Nous vous conseillons vivement de procéder à cette recopie des données ou éventuellement de repartir de la dernière sauvegarde réalisée. Il est en effet fortement déconseillé de continuer à travailler sur un fichier comportant des erreurs.

Vous risqueriez de perdre définitivement un certain nombre de données.

© Sage 2007 334

Maintenance

EuroPass’port

Maintenance / Euro Pass’port

Cet assistant vous permet d'effectuer toutes les étapes de passage à la nouvelle monnaie unique européenne, de manière simple et conviviale.

La commande EuroPass’port apparaissant dans le menu Maintenance du programme Sage Maintenance est décrite dans le « Manuel de l’Euro ». Veuillez vous y reporter.

© Sage 2007 335

Maintenance

Convertir en base relationnelle

Maintenance / Convertir en base relationnelle

Cette fonction permet de convertir un fichier "base propriétaire" en base de données SQL ou Oracle.

La commande Conversion en base relationnelle apparaissant dans le menu Maintenance du programme Sage Maintenance est décrite dans « Manuel Ligne 100 pour SQL Server » et le « Manuel Ligne 100 pour Oracle ». Veuillez vous y reporter.

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Maintenance

Réorganisation de la base relationnelle

Maintenance / Réorganisation de la base relationnelle

Cette commande permet de réorganiser les bases relationnelles.

Cette commande peut être appelée directement d’une application à partir du menu Fichier / Outils.

La commande Réorganisation de la base relationnelle apparaissant dans le menu Maintenance du program-me Sage Maintenance est décrite dans « Manuel Ligne 100 pour SQL Server » et le « Manuel Ligne 100 pour Oracle ». Veuillez vous y reporter.

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Maintenance

Menu Aide (?)

Maintenance / Menu Aide (?)

Le menu Aide du programme Sage Maintenance ne propose qu’une seule commande décrite ci-dessous.

© Sage 2007 338

Maintenance

A propos de Maintenance

Aide / A propos de Maintenance

Cette commande permet de consulter un écran d’information sur le programme. Elle vous donne diverses informations sur le programme et son environnement technique.

Bouton OKUtilisez ce bouton pour refermer la fenêtre après consultation.

Bouton Infos systèmeCe bouton donne accès à une fenêtre donnant des informations sur l’environnement technique du pro-gramme.

Cliquez sur le bouton OK pour refermer cette fenêtre après consultation.

Informations système

Le bouton Infos système... ouvre une fenêtre vous informant sur les caractéristiques techniques de votre ins-tallation.

Cliquez sur le bouton OK pour refermer la fenêtre.

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Annexes

Annexes

Les informations annexes proposées sont les suivantes :

«Annexe 1. Les sauvegardes», page 341,

«Annexe 2. Les raccourcis clavier», page 342,

«Annexe 3. Fonctionnement en réseau», page 347,

«Annexe 4. Les ruptures de mise en page», page 349,

«Annexe 5. Liste des écrans personnalisables», page 364,

«Annexe 6. Fonctions des champs calculés», page 366.

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Annexes

Annexe 1. Les sauvegardes

Les sauvegardes sont une opération primordiale que vous devez réaliser très régulièrement. Une sauvegarde consiste à transférer depuis le disque dur sur des disquettes, des disques amovibles ou sur un dispositif à bande (streamer) les fichiers de travail qui composent la gestion de votre société.

Si la taille d’un de vos fichiers excède la capacité des disquettes que vous utilisez, une simple copie au moyen des commandes de Windows ne sera pas possible et il vous sera nécessaire d’utiliser l’utilitaire de sauvegarde fourni avec Windows ou bien un autre programme de sauvegarde.

Aucun matériel, aussi performant soit-il, n’est à l’abri d’une panne ou d’une erreur de manipulation. Si un incident se produit sur l’un des fichiers de travail implantés sur votre disque dur, les sauvegardes vous per-mettront de récupérer toute ou en tout cas une grande partie de votre travail en transférant les fichiers depuis disquettes, disque dur amovible ou bandes de sauvegarde sur le disque dur de travail, en remplacement de ceux endommagés ou perdus.

La fréquence des sauvegardes doit être fonction du volume de vos travaux. Une saine gestion veut que les sauvegardes soient quotidiennes, voire biquotidiennes si vos fichiers sont plus importants.

Ayez soin de ne pas employer un seul jeu de disquettes, disques ou bandes de sauvegarde mais plusieurs que vous utiliserez en alternance.

N’oubliez pas de sauvegarder simultanément le fichier commercial et le fichier comptable qui sont étroite-ment liés, dans le cas de l’utilisation de Sage Gestion commerciale. Si le fichier comptable était perdu, il serait nécessaire de le recréer à l’identique pour pouvoir se servir du fichier commercial. Dans le cas de l’utilisation de Sage Gestion Commerciale, n’oubliez pas de sauvegarder simultanément le fichier com-mercial et le fichier comptable.Si vous utilisez les programmes Sage Immobilisations ou Sage Moyens de paiement, n’oubliez pas non plus de sauvegarder à la fois fichier de trésorerie et fichier comptable.

© Sage 2007 341

Annexes

Annexe 2. Les raccourcis clavier

Comme nous vous l’avons dit en début de manuel, les programmes de la gamme Sage possède des raccour-cis clavier qui sont des séquences de touches (très souvent par appui simultané sur plusieurs touches) qui permettent d’exécuter une fonction courante sans quitter le clavier. Ces raccourcis doublent toujours une commande au moyen de la souris.

Raccourcis clavier communs à la gamme Sage

Rappelons quelques conventions d’écriture définies au début de ce manuel :

Les touches à utiliser sont mentionnées comme cela : ECHAP.

Lorsqu’il faut presser simultanément deux touches, elles sont indiquées de la façon suivante : MAJUSCULE + TABULATION.

Veuillez noter que la touche MAJUSCULE dont il est question ici n’est pas la touche VER. MAJ. mais l’une des touches permettant d’obtenir des majuscules temporairement (elles sont gravées d’une large flèche vers le haut).

Lorsqu’il faut presser successivement des touches, elles sont mentionnées comme cela : ALT, F, N.

Une combinaison de touches à presser simultanément suivie d’une touche unique à frapper est notée : ALT + ESPACE, A.

© Sage 2007 342

Annexes

Gestion de la fenêtre d’application

Gestion des fenêtres du programme

Fenêtres de liste

Souris Clavier Conséquence

Cliquer sur le bouton Système ALT + ESPACE Ouvre le menu Système

Cliquer sur le bouton Réduction ALT + ESPACE, D Réduit le programme sous forme de bouton

Cliquer sur le bouton Agrandissement ALT + ESPACE, A Taille maximale

Cliquer sur le bouton Restauration ALT + ESPACE, S Ramène à la taille initiale

Cliquer sur le bouton Déplacement ALT + ESPACE, C Déplace la fenêtre

Cliquer sur le bouton Dimension ALT + ESPACE, M Modifie les dimensions de la fenêtre

Faire un double-clic sur le bouton sys-tème

ALT + F4 Quitte le programme

Faire un clic sur un bouton de la barre des tâches

ALT + TAB Réactive l’application


Cliquer sur le bouton Système ALT + TIRET Ouvre le menu Système

Faire un double-clic sur le bouton sys-tème

CTRL + F4 Ferme la fenêtre

CTRL + F5 Ferme la liste

ECHAP Ferme sans enregistrer

Pointer la barre de titre et faire glisser ALT + TIRET, C Déplace la fenêtre

Pointer le cadre et faire glisser ALT + TIRET, M Modifie la taille de la fenêtre

Cliquer sur le bouton Réduction ALT + TIRET, D Réduit la fenêtre en bouton

Cliquer sur le bouton de la fenêtre ALT + TIRET, S Redonne à la fenêtre sa taille d’origine

Cliquer sur le bouton Agrandissement ALT + TIRET, A Taille maximale


Cliquer sur sa ligne HAUT ou BAS Sélectionne un élément

Radical de l’élément Sélectionne un élément

Faire un double-clic sur sa ligne ENTREE ou CTRL + M Ouvre un élément

Maj + clic MAJ + HAUT ou BAS Sélectionne des éléments contigus

Maj + clic CTRL + Flèches, ESPACE

Sélectionne des éléments non contigus

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Annexes

Gestion de la barre d’outils Navigation

Gestion des menus

Menus contextuels

Raccourcis clavier des fonctions

Raccourcis des boutons

Lorsque l’utilisateur utilise certaines fonctions des programmes Sage, il dispose, sur les fenêtres affichées, de boutons appelant des fonctions liées aux fenêtres. Les raccourcis clavier de ces boutons suivent le prin-cipe suivant :


CTRL + J Ajoute un élément

CTRL + L Affiche l’élément sélectionné (modifications impossibles)

CTRL + M Affiche l’élément sélectionné pour consultation et/ou modifi-cation

CTRL + U Supprime l’élément sélectionné

CTRL + GAUCHE Affiche l’élément précédent

CTRL + DROITE Affiche l’élément suivant

CTRL + F Lance la commande Rechercher

CTRL + T Lance la commande Atteindre

ALT + E + I Lance l’inverseur

ALT + E + G Lance la Calculette Sage


Cliquer sur le nom du menu ALT + lettre soulignée Ouvre le menu

Cliquer sur le nom de la commande Lettre soulignée Sélectionne la commande

Cliquer à l’extérieur du menu ECHAP Ferme le menu

Cliquer sur le nom du menu ouvert ALT Quitte la barre des menus

Cliquer sur le menu principal F10 Ouvre le premier menu


Cliquer du bouton droit sur une liste ou une zone de saisie

MAJ + F10 Ouvre un menu contextuel

© Sage 2007 344

Annexes

Pour appeler une fonction attachée à un bouton, il suffit de taper la combinaison de touches MAJUSCULE + F? Cette touche de fonction F? correspond au numéro du bouton dans la fenêtre.

La numérotation s’effectue à partir du premier bouton en haut et à gauche de la fenêtre considérée.

Exemple Lorsque la fonction Clôture des journaux est utilisée dans Sage Comptabilité, les boutons suivants sont accessibles. Le premier est appelé par la combinaison de touches MAJ + F1, le second par MAJ + F2 et le troisième par MAJ + F3 comme décrit dans le tableau suivant :

Appel d’un raccourci

Certaines fonctions sont accessibles à l’aide d’un raccourci clavier. Pour appeler une fonction attachée à un raccourci, il suffit de combiner CTRL + MAJ + XX, XX étant le raccourci paramétré au niveau de la fiche de l’élément appelé.

Exemple

Raccourcis clavier ou souris pour des fonctions sans bouton

Certains automatismes existent dans des fonctions des programmes Sage sans faire appel à des boutons.

Exemple Dans le programme Sage Comptabilité, la fenêtre de saisie d’écritures générales dispose des automatis-mes suivants :

Clavier Conséquence

MAJ + F1 Clôture totalement les journaux sélectionnés

MAJ + F2 Clôture partiellement les journaux sélectionnés

MAJ + F3 Imprime les journaux sélectionnés

Clavier Conséquence

CTRL + MAJ + Raccourci du compte Insère un N° de compte général

CTRL + MAJ + raccourci du tiers Insère un N° de compte tiers

CTRL + MAJ + raccourci du libellé Insère un libellé dans la zone Libellé écriture


CTRL + MAJ + 0 (zéro) Dans la zone N° compte, insère les zéros complémentaires à un compte (si longueur fixe)

CTRL + MAJ + < Transfère l’intitulé du compte dans la zone Libellé écriture

Cliquer sur la ligne d’écriture TABULATION puis BAS ou HAUT

Sélectionne une ligne d’écriture

Faire un double-clic sur la ligne d’écri-ture

Sélectionner la ligne puis CTRL + M

Interroge un compte général ou un compte de tiers (consultation, pointage, lettrage)

Cliquer sur la zone Ancien solde Permet de modifier le solde de début de période

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Annexes

Les manuels de référence des programmes décrivent les raccourcis disponibles dans chaque fonction.

Radical du compte puis TABU-LATION ou F4

Recherche un compte (dans les zones N° de compte, Contrepartie ou Compte tiers)

MAJUSCULE + F11 Ouvre la fenêtre de visualisation des écritu-res à régler


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Annexes

Annexe 3. Fonctionnement en réseau

Les programmes de la gamme Sage sont tout à fait aptes au fonctionnement en réseau .

Nous ne précisons ici que les grandes lignes de ce type de fonctionnement.

Vous trouverez des explications plus complètes sur la documentation fournie avec le système serveur et avec les programmes Sage Serveurs pour Netware, pour Windows NT ou pour Macintosh.

Ce réseau doit se composer :

d’un poste serveur comportant, entre autres, le programme Sage Serveur et les fichiers de travail partagés,

de postes clients, connectés au serveur, disposant chacun d’une version différente du programme Sage apte à utiliser le ou les fichiers de données stockés sur le serveur.

Tous les programmes Sage sont capables de fonctionner en monoposte ou en réseau. Pour qu’ils puissent fonctionner en réseau, quelques manipulations sont nécessaires :

il faut que le réseau soit installé et les postes clients connectés ;

il faut avoir fait l’acquisition d’un programme serveur Sage adapté au type de serveur utilisé et l’avoir installé sur le poste serveur ;

il faut avoir fait l’acquisition d’autant de programmes qu’il y a de postes clients destinés à travailler avec les fichiers installés sur le serveur ; vous pouvez aussi faire l’acquisition d’un programme et de plusieurs licences d’utilisation (contactez le réseau commercial Sage) ;

il faut avoir configuré, au moyen du CD-rom du programme serveur, chacun des programmes de la gamme Sage installés sur les postes clients ;

il faut avoir configuré les fichiers de gestion des applications Sage en Multi-utilisateurs dans la zone Type d’Accès de la commande Configuration système et partage du menu Fichier (cette com-mande est identique dans tous les programmes de la gamme).

La configuration en réseau sur Macintosh est identique à celle sous Windows à la différence que le program-me serveur doit être approprié au Macintosh et que la configuration du poste de travail n'est pas nécessaire.

Les programmes Sage conviennent tout à fait aux réseaux hétérogènes combinant PC sous Windows et Macintosh car les fichiers de données sont strictement identiques entre les deux versions.

Il est donc tout à fait possible de travailler sur les mêmes données à partir des deux environnements. Dans ce cas, le serveur sera un poste PC ou compatible, équipé de Netware ou Windows NT.

L’utilisation des programmes Sage en réseau vous apportera une grande souplesse dans la gestion de vos données.

Vous pourrez, de plus, utiliser la fonction de messagerie propres aux programmes de la gamme Sage et ac-cessible par la commande Configuration système et partage du menu Fichier.

Pour une utilisation des applications de Sage 100 en réseau, il est nécessaire d’installer les données suivan-tes sur chaque poste client.

Le protocole de connexion des postes clients au poste serveur. Voir le tableau ci-après.

Les applications Sage 100 sur chaque poste client.

La partie Client du Serveur Sage : cette opération concerne uniquement les postes clients Windows. Elle copie tous les fichiers nécessaires pour une utilisation en mode client/serveur sur un poste

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Annexes

client. Une fois installée, l’icône Sage installation est ajoutée dans le Panneau de configuration Windows.

TABLEAU RÉCAPITULATIF D’INSTALLATION DU PROTOCOLE DE CONNEXION DES POSTES CLIENTS

Serveur Poste client

Windows Macintosh OS X

Serveur Sage sur Windows NT sur un poste serveur Windows NT4

NetbeuiTCP/IP

Serveur Sage sur Windows NT sur un poste serveur Windows 2000 ou 2003

NetbeuiTCP/IP

TCP/IP

Serveur Sage pour Netware IPX/SPX

Serveur Sage pour Mac OS sur un poste serveur Mac OS X TCP/IP

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Annexes

Annexe 4. Les ruptures de mise en page

Voici la liste des ruptures détaillées par application et type d'état :

Etats paramétrables : il s'agit généralement des états tiers dans la Comptabilité et des documents dans la Gestion de commerciale dont le modèle est librement paramétrable afin que vous puissiez les adapter aux besoins de votre entreprise,

Etats personnalisés : correspond aux états standards qu'il vous est désormais possible de personnali-ser,

Etats libres : il s'agit des états complémentaires sur les éléments de structure que vous pouvez édi-ter, par exemple : Etiquettes dans la Gestion commerciale et les Immobilisations.

Lors de la conversion de vos propres modèles de documents, veillez à sélectionner le type de fichier adéquat en vous référant aux tableaux ci-dessous.

L'affectation d'un type d'état est irréversible ! Une erreur d'affectation peut avoir comme consé-quence la disparition et la non-impression de certains objets de l'état (ruptures). Veuillez effectuer une sauvegarde avant toute opération.

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Annexes

Comptabilité

Etats paramétrables

Etats libres

Ligne de commande concernée Type d’état Rupture(s) Fichier .BMA concerné

Traitement / Interrogation et lettrage

Traitement : Extrait de compte général

Report antérieurTotal pièce/compte

Extrait General Base continu.bmaExtrait General Base.bmaExtrait General Développé Tiers.bmaExtrait General Qté Devise.bma

Traitement / Interrogation tiers

Traitement : Extrait de compte tiers

Report antérieurTotal pièce/tiers

Extrait Tiers Base continu.bmaExtrait Tiers Base email.bmaExtrait Tiers Base.bmaExtrait Tiers Développé.bmaExtrait Tiers Qté Devise.bma

Traitement / Interrogation analytique

Traitement : Extrait de compte analytique

Report antérieurReport exercices antérieurs

Extrait analytique.bma

Traitement / Recherche d'écritures

Traitement : Recherche d'écritures générales

Aucune rupture Recherche générale.bma

Traitement / Recherche d'écritures

Traitement : Recherche d'écritures analytiques

Aucune rupture Recherche analytique.bma

Traitement / Rappel/Relevé Traitement : Rappel/Relevé

Report antérieur Rappel.bmaRappel email.bmaRelevé.bmaRelevé email.bma

Traitement / Règlement tiers Traitement : Règlement tiers

Aucune rupture Lettre BOR.bmaLettre chèque.bmaLettre traite.bmaTraite en continu.bma

Etat / Analyse et contrôles / Contrôles comptables

Etat : Contrôles compta-bles

Aucune rupture Cadeaux Clientèle.bmaComptes à échéances.bmaComptes Généraux non utilisés.bmaComptes Tiers non utilisés.bmaFrais Immobilisation.bmaIncohérence Saisie.bmaListe Ecritures.bmaSolde Comptes Généraux.bmaSolde Comptes Tiers.bmaTiers non lettrés.bma

Ligne de commande concernée Type d’état Rupture(s) Fichiers .BMA concernés

Etat / Etats libres / Liste des comptes généraux...

Etats libres : Liste des comptes généraux

Aucune rupture Liste comptes généraux.bma

Etat / Etats libres / Liste des comptes tiers...

Etats libres : Liste des comptes tiers

Aucune rupture Liste comptes tiers.bma

Etat / Etats libres / Liste des sections analytiques...

Etats libres : Liste des sec-tions

Aucune rupture Liste sections analytiques.bma

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Annexes


L'édition du brouillard peut entraîner l'ouverture de deux états personnalisables (Un pour le brouillard et un pour le journal).

Ligne de commande concernée Type d’état Rupture(s) Fichiers .BMA concernés

Etat / Brouillard... Etat : Brouillard des jour-naux

Total pièceTotal date saisieIntitulé plan analytiqueLignes d'écritures analyti-quesTotal plan analytiqueTotaux

Brouillard.bma

Etat / Brouillard / avec Jour-nal centralisé...

Etat : Brouillard des jour-naux

Totaux

Etat / Journal... Etat : Journal Totaux Journal.bma

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Annexes

Immobilisations

Etats libres

Ligne de commande concernée Type d’état Rupture(s) Fichiers .BIM concernés

Etat/ Etats libres / Liste des immobilisations...

Etats libres : Liste des immobilisations

Aucune rupture Liste immobilisations.bimListe immob options fisca-les.bim

Etat / Etats libres / Liste des crédits-bails/locations...


Aucune rupture Liste crédits bails locations.bimListe CB-LOCoptions fisca-les.bim

Etat / Etats libres / Etiquet-tes...


Aucune rupture Etiquette immobilisation.bim

Etat / Etats libres / Fiche inventaire...


Aucune rupture Fiche inventaire.bim

Etat / Etats libres / Liste des familles...

Etats libres : Liste des familles

Aucune rupture Liste familles.bimListe familles options fisca-les.bim

Etat / Etats libres / Liste des comptes tiers...

Etats libres : Liste des tiers Aucune rupture Liste des tiers adresse.bim

Etat / Etats libres / Liste des comptes généraux...

Etats libres : Liste des comptes

Aucune rupture Liste des comptes géné-raux.bim

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Annexes


Ligne de commande concernée Type d’état Ruptures(s) Fichiers .BIM concernés

Etat / Etat des immobilisa-tions

Etat : Liste des immobili-sations

FamilleTotal familleCompte immobilisation/exerciceTotal compte immobilisa-tion/exerciceNature de bienTotal nature de bienNature fixcaleTotal nature fiscaleNature acquisitionTotal nature acquisitionExerciceTotal exerciceChamp statistiqueTotal champ statistiqueType immobilisationTotal type immobilisationCode analytiqueTotal code analytiqueCompte immobilisationTotal compte immobilisationFamille rupture seuleNature de bien rupture seuleNature fiscale rupture seuleNature acquisition rupture seuleExercice rupture seuleChamp statistique rupture seuleType immobilisation rupture seuleCode analytique rupture seuleCompte immobilisation rup-ture seuleTotal lieuTotal général

Immobilisations.bim

Etat / Etat des sorties Etat : Liste des sorties FamilleTotal familleCompte immobilisation/exerciceTotal compte immobilisa-tion/exerciceNature de sortieTotal nature de sortieExerciceTotal exerciceChamp statistiqueTotal champ statistiqueCode analytiqueTotal code analytiqueCompte immobilisationTotal compte immobilisation

Sortie.bim

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Annexes

Famille rupture seuleNature de sortie rupture seuleExercice rupture seuleChamp statistique rupture seuleCode analytique rupture seuleCompte immobilisation rup-ture seuleTotal lieuTotal général

Etat / Etat des amortisse-ments

Etat : Liste des amortisse-ments

FamilleTotal familleCompte immobilisation/exerciceTotal compte immobilisa-tion/exerciceNature de bienTotal nature de bienNature fixcaleTotal nature fiscaleNature acquisitionTotal nature acquisitionExerciceTotal exerciceChamp statistiqueTotal champ statistiqueType immobilisationTotal type immobilisationCode analytiqueTotal code analytiqueCompte immobilisationTotal compte immobilisationFamille rupture seuleNature de bien rupture seuleNature fiscale rupture seuleNature acquisition rupture seuleExercice rupture seuleChamp statistique rupture seuleType immobilisation rupture seuleCode analytique rupture seuleCompte immobilisation rup-ture seuleTotal lieuTotal général

Amortissements étendu.bimAmortissements déve-loppé.bim

Ligne de commande concernée Type d’état Ruptures(s) Fichiers .BIM concernés

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Annexes

Moyens de paiement


Ligne de commande concernée Type d’état Rupture(s) Fichiers .BMD concernés

Traitement / Chèques, Espèces,Cartes bancaires

Traitement : Bordereau utili-sateur des remises

Total Bordereau Remise.bmd

Traitement / Prélèvements émis

Traitement : Bordereau utili-sateur VP

Aucune rupture Bordereau Vir Prélève-ment.bmd

Traitement : Lettre utilisa-teur

Aucune rupture Lettre Prélèvement.bmd

Traitement / LCR-BOR Encaissement

Traitement : Bordereau utili-sateur effet

Intitulé type de remiseTotal type de remise

Bordereau Effet.bmd


Aucune rupture Lettre Traite.bmdTraites pré-imprimées.bmdTraites.bmd

Traitement / Chèques payés Traitement : Lettre utilisa-teur

Aucune rupture Lettre Chèque Fournis-seur.bmd

Traitement / LCR-BOR Décaissement


Aucune rupture Lettre BOR Fournisseur.bmdTraites fournisseur.bmd

Traitement / Virements émis Traitement : Bordereau utili-sateur VP

Aucune rupture Bordereau Vir Prélève-ment.bmd


Aucune rupture Lettre Virement.bmd

Traitement / Virements inter-nationaux

Traitement : Bordereau utili-sateur VP

Aucune rupture Bordereau Vir Internatio-nal.bmd


Aucune rupture Lettre Vir International.bmd

Traitement / Interrogation tiers / Interrogation des

Traitement : liste des échéances

Aucune rupture Liste des échéances.bmd

échéances Traitement : Relevé par tiers Aucune rupture Relevé tiers.bmd

Traitement / Interrogation tiers / Interrogation compta-ble


Aucune rupture Extrait tiers continu.bmdExtrait tiers.bmd

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Annexes

Gestion commerciale


Ligne de commande concernée Type d’état Rupture(s) Fichiers .BGC concernés

Traitement/Documents des ventes

Traitement : Documents des ventes, achats et stocks

Par pièce Accusé de commande client pour email.bgcAccusé de commande client.bgcBon d’avoir financier client.bgcBon de livraison client.bgcDevis client pour email.bgcDevis client.bgcFacture d’acompte de vente.bgcFacture client devise.bgcFacture client.bgcFacture gamme libre.bgcFacture gamme ligne.bgcFacture gamme.bgcFacture nomenclature.bgcFacture rupture BL.bgcFacture soignée.bgcPréparation de livraison.bgc

Traitement/Documents des achats


Par pièceEntête dét. nomencla-tureGamme opératoireCompositionPied dét. nomenclature

Bon de commande fournis-seur.bgcBon de livraison fournisseur.bgcBon de retour fournisseur.bgcCde contremarque fournis-seur.bgcCommande fournisseur devise.bgcFacture fournisseur.bgc

Traitement/Documents internes

Traitement : Document des ventes, achats et stocks


Bon de retour de prêt.bgcBon d’intervention.bgcConfirmation de prêt.bgcDocument interne standard.bgcPerte financière.bgc

Traitement/Documents des stocks


Par pièce Bon de fabrication.bgcDépréciation du stock.bgcFiche suiveuse.bgcMouvement d’entrée.bgcMouvement de sortie.bgcOrdre de fabrication.bgcPréparation de fabrication.bgcPréparation fab contremar-que.bgcVirement de dépôt à dépôt.bgc

Traitement/Abonnements/Abonnements clientsTraitement/Abonnements/Abonnements fournisseurs

Traitement : Abonnements Aucune rupture Abonnement client.bgcAbonnement fournisseur.bgc

Traitement / Abonnements/Reconduction des abonne-ments

Traitement : Liste et recon-duction des abonnements

Aucune rupture Avis de reconduction.bgcListe abonnements clients.bgcListe abonnements fournis-seurs.bgc

Traitement / Interrogation de compte affaire / Interroga-tion commerciale

Traitement : interrogation commerciale affaire

Aucune rupture Relevé affaire.bgcListe mouvements affaire.bgc

© Sage 2007 356

Annexes

Traitement / Interrogation de compte affaire / Interroga-tion comptable

Traitement : interrogation comptable affaire

Report antérieurPar pièce

Extrait compte affaire.bgc

Traitement/Gestion des fabrications/Interrogation de compte nomenclature

Traitement : Interrogation commerciale tiers et articles

Aucune rupture Liste mouvements nomencla-ture.bgc

Traitement/Gestion des fabrications/Interrogation de compte nomenclature


Aucune rupture Relevé nomenclature.bgc

Traitement / Interrogation de comptes article / Interroga-tion commerciale


Aucune rupture Liste mouvements article.bgcRelevé article.bgc

Traitement / Interrogation de comptes tiers / interrogation commerciale


Aucune rupture Liste mouvements tiers.bgcRelevé tiers.bgc

Traitement/Interrogation de comptes tiers/Interrogation commerciale

Traitement / Interrogation de compte / Interrogation de compte représentant

Aucune rupture Liste mvts représentants.bgcRelevé représentants.bgc

Traitement / Interrogation de comptes tiers / interrogation comptable


Report antérieurPar pièce

Extrait compte complet.bgcExtrait compte devise.bgcExtrait de compte.bgc

Traitement / Gestion des règlements/Saisie des règlements

Traitement : Règlements Aucune rupture Acompte client.bgcAcompte fournisseur.bgcRèglement client.bgcRèglement fournisseur.bgcFacture d’acompte cilent.bgc

Traitement/Gestion des règlements/Génération des règlements

Traitement : Génération des règlements

Aucune rupture Bordereau de remise.bgcTitre paiement client.bgcLettre chèque.bgc

Traitement/Recherche de documents/Entêtes de documents

Traitement : Recherche entêtes de document

Aucune rupture Recherche entête achat.bgcRecherche entête stock.bgcRecherche entête vente.bgcRecherche entête interne.bgc

Traitement/Recherche de documents/Lignes de docu-ments

Traitement : Recherche lignes de document

Aucune rupture DEI Exp N1 CERFA 10838-02.bgcDEI Exp N2 CERFA 10838-02.bgcDEI Exp N3 CERFA 10839-02.bgcDEI Exp N4 CERFA 10839-02.bgcDEI Expédition.bgcDEI Intr N1 CERFA 10838-02.bgcDEI Intr N2 CERFA 10838-02.bgcDEI Intr N3 CERFA 10839-02.bgcDEI Introduction.bgcRecherche ligne.bgc


Traitement : Documents des ventes, des achats et des stocks


Référence9512.bgcRéférence9522.bgcRéférence9542.bgcRéférence9552.bgcRéférence9571.bgcRéférence9572.bgc


© Sage 2007 357

Annexes

Etat Etat : Analyse activité clients RuptureTotal ruptureRupture seuleTotal général

Analyse activité clients.bgc

Etat Etat : Analyse rentabilité clients

RuptureTotal ruptureDocumentRupture seuleTotal clientEchelonnementClientTotal général

Analyse rentabilité clients.bgc

Etat Etat : Analyse risque clients RuptureTotal ruptureRupture seuleTotal général

Analyse risque clients.bgc

Etat Etat : Mouvement de stock DocumentReport stockFamilleTotal familleTotal articleTotal énum.gammeEnum. gammeTotal dépôtTotal général

Mouvements de stocks.bgc

Etat Etat : Statistiques articles Enum. gamme sans échelonnementEchelonnementTiersTotal énum.gammeTotal articleRuptureTotal ruptureFamille sans échelonne-mentTotal familleTotal famille totaleArt.gamme / échelonne-mentRupture seuleEnum. gamme avec échelonnementCaissier / VendeurTotal ruptureCaissier / VendeurArticle palmarèsEnum. gammePalmarèsTotal général

Stat articles Palmarès.bgcStat articles par articles.bgcStat articles par familles.bgc

Etat Etat : Palmarès clients Total général Stat clients Palmarès.bgc


© Sage 2007 358

Annexes

Etat Etat : Statistiques clients ArticleEnum. gammeFamilleTotal articleTotal clientRuptureTotal ruptureArticle gammeTotal général

Stat clients par articles.bgcStat clients par famille.bgc

Etat Etat ; statistiques représen-tant

ArticleEnum. gammeTotal articleClientFamilleTotal représentantArt.gamme/dét.piècesEnum. gamme dét.PiècesClient dét. piècesFamille dét. piècesTotal énum.GammeTotal clientTotal familleDétail pièceTotal général

Stat représentants par arti-cle.bgcStat représentants par clients.bgcStat représentants par familles.bgc


© Sage 2007 359

Annexes

Etats libres

Saisie de caisse décentralisée



Etat/Etats libres/Etiquettes de colisage...

Etats libres : Etiquettes de colisage

Aucune Etiquette de colisage.bgcEtiquette colis.bgc

Etat/Etats libres/Relevés de factures

Etats libres : Liste des docu-ments et relevés de facture

Aucune Relevé factures clients traites.bgcRelevé factures clients.bgcRelevé factures encaisseurs.bgcRelevé factures payeurs.bgcRelevé factures fournisseurs.bgcTraite sur relevé.bgc

Etat /Etats libres/ Liste de documents

Etats libres : Liste de docu-ments et relevés de facture

Aucune Liste de documents achats.bgcListe de documents ventes.bgc

Etat / Etats libres / Traites en continu

Etats libres : Traites(Traites en continu)

Aucune Traite.bgc

Etat / Etats libres / Relevés d'échéances

Etats libres : Liste et relevés d'échéances

Aucune Relevé échéances clients.bgcRelevé échéances fournisseurs.bgcListe échéances achats.bgcListe échéances ventes.bgc

Etat / Etats libres / Etiquet-tes et mailing tiers

Etats libres : Etiquettes liste et mailing tiers

Aucune Etiquette client.bgcEtiquette fournisseur.bgcMailing client.bgcMailing fournisseur.bgc

Etat / Etats libres / Liste de tiers

Etats libres : Etiquettes liste et mailings tiers

Aucune Liste clients adresses.bgcListe clients CA.bgcListe fournisseurs adresses.bgc

Etat / Etats libres / Etiquet-tes articles

Etats libres : Etiquettes et liste d’articles

Aucune rup-ture

Etiquette article.bgc

Etat / Etats libres / Liste d'articles

Etats libres : Etiquettes et liste d'articles

Aucune rup-ture

Liste articles CA.bgcListe articles stock.bgcListe articles tarifs.bgcListe articles contrôle tarifs.bgcListe articles nouveaux tarifs.bgc


Traitement/Ventes comptoir Traitement : Documents des ventes et des stocks

Par pièceEntête détail nomencla-tureGamme opératoireComposition Pied détail nomenclature

Chèque.bgcFacturette 66 colonnesTicket 70mm Multi Règle-ment.bgcTicket 70 mm Multi Règle-ment.bgcTicket 80mm Multi Règle-ment.bgcTicket 80 mm.bgc

© Sage 2007 360

Annexes


Traitement : Documents des ventes et des stocks

Par pièce Accusé de commande client pour email.bgcAccusé de commande client.bgcBon d’avoir financier client.bgcBon de livraison client.bgcDevis client pour email.bgcDevis client.bgcFacture client devise.bgcFacture client.bgcFacture d’acompte de vente.bgcFacture gamme libre.bgcFacture gamme ligne.bgcFacture gamme.bgcFacture nomenclature.bgcFacture rupture BL.bgcFacture soignée.bgcPréparation de livraison.bgc

Traitement/Documents des stocks


Par pièceEntête dét.nomenclatureGamme opératoireCompositionPied dét. nomenclature

Mouvement d’entrée.bgcMouvement de sortie.bgc

Traitement/Gestion des règlements/Saisie des règlements

Traitement :Règlements Aucune rupture Acompte client.bgcRèglement client.bgcFacture d’acompte client. bgc

Traitement/Gestion des règlements/Remise en ban-que

Traitement : Remise en banque

Aucune rupture Remise en banque.bgc

Traitement / Interrogation de caisse

Traitement : X de caisse CaisseTotal caisseDétail mode de règle-mentPièceRegroupement des règlementsDétail mvtsTotal général

X de caisse 70 mm.bgcX de caisse 80 mm.bgc

Traitement/Interrogation de caisse

Traitement : Interrogation de documents

Aucune rupture Liste documents caisse.bgcRelevé documents caisse.bgc

Traitement/Interrogation de caisse

Traitement : Interrogation détaillée de caisse

Aucune rupture Liste ventes articles.bgcRelevé ventes articles.bgc



Par pièceEntête dét. nomenclatureGamme opératoireCompositionPied dét. nomenclature

Duplicata ticket 70 mm.bgcDuplicata ticket 80 mm.bgcDuplicata facturette 66 col.bgc

Traitement / Contrôle de caisse

Traitement : Contrôle de caisse

Mode de règlementTotal devise

Contrôle de caisse 70 mm.bgcContrôle de caisse 80 mm.bgc

Traitement / Clôture de caisse

Traitement X de caisse CaisseTotal caisseDétail mode de règle-mentPièceRegroupement des règlementsTotal généralDétail mvtsTotal général

X de caisse 70 mm.bgcX de caisse 80 mm.bgc


© Sage 2007 361

Annexes


Traitement : Liste des tic-kets archivés

Aucune rupture Liste tickets archivés.bgc



Par pièceEntête dét. nomenclatureGamme opératoireCompositionPied dét. nomenclature

Référence9512.bgcRéférence9522.bgcRéférence9542.bgcRéférence9552.bgcRéférence9571.bgcRéférence9572.bgc

Etat Etat : Statistiques articles Echelonnement TiersTotal enum. gammeTotal articleRuptureTotal ruptureFamille sans échelonne-mentTotal familleTotale famille totaleArt. gamme / échelonne-mentRupture seuleEnum. gamme avec échelonnementFamille avec échelonne-mentCaissier/VendeurTotal rupture caissier/vendeur

Stat articles Palmarès.bgcStat articles par article.bgcStat articles par familles.bgc

Etat Etat : Statistiques de caisse par mode de règlement

CaisseTotal caisseTotal général

Stat caisses mode règle-ment.bgc

Etat Etat : Statistiques de caisse Enum gamme sans échelonnementEchelonnementTotal énum. gammeTotal articleRuptureTotal ruptureFamille sans échelonne-mentTotal familleTotal famille totaleArt. gamme / échelonne-mentRupture seuleEnum. gamme avec échelonnementFamille avec échelonne-mentCaissier / vendeurTotal caissier / vendeurCaisseTotal caisseTotal général

Stat caisses par articles.bgcStat caisses par familles.bgc


© Sage 2007 362

Annexes

Etats libres

Etat Etat : Palmarès clients Total général Stat clients Palmarès.bgc

Etat Etat : Statistiques clients ArticleEnum. gammeFamilleTotal articleTotal clientRuptureTotal ruptureArticle gammeTotal général

Stat clients par articles.bgcStat clients par familles.bgc


Etat/Etats libres/Relevés d'échéances

Etats libres : Relevés de fac-tures

Aucune rupture Relevé factures clients traite.bgcRelevé factures clients.bgcRelevé factures payeurs.bgcTraite sur relevé.bgc

Etat / Etats libres / Liste de tiers

Etats libres : Etiquettes liste et mailings tiers

Aucune rupture Liste clients adresse.bgcListe client CA.bgc

Etat / Etats libres / Etiquet-tes et mailing clients

Etats libres : Etiquettes liste et mailing tiers

Aucune rupture Etiquette client.bgcMailing client.bgc

Etat / Etats libres / Liste d'articles

Etats libres : Etiquettes et liste d'articles

Aucune rupture Liste articles CA.bgcListe articles contrôle tarifs.bgcListe articles nouveaux tarifs.bgcListe articles stock.bgcListe articles tarifs.bgc

Etat/Etats libres/Etiquettes articles

Etats libres : Etiquettes et listes d'articles

Aucune rupture Etiquette article.bgc


© Sage 2007 363

Annexes

Annexe 5. Liste des écrans personnalisables

Comptabilité

Gestion commerciale et Saisie de caisse décentralisée

Ecrans personnalisables

Plan comptable (compte général)

Plan analytique (section)

Plan tiers (comptes tiers)

Postes budgétaires

Saisie par pièce

Saisie des écritures (masque de saisie)

Saisie par lot (masque de saisie)

Saisie des OD analytiques

Interrogation générale

Interrogation tiers

Gestion des extraits

Rapprochement bancaire manuel

Règlement tiers

Rappel/relevé client

Grand-livre des comptes

Balance des comptes

Echéancier

Balance âgée

Grand-livre tiers


Familles d’articles (fiche)

Articles/nomenclatures (fiche article)

Codes affaires (fiche)

Clients (fiche)

Fournisseurs (fiche)

Représentants

Dépôts de stockage

Documents des ventes

Documents des achats

© Sage 2007 364

Annexes

Moyens de paiement et Immobilisations

Documents des stocks

Facturation périodique

Saisie d’inventaire

Gestion des règlements/Génération des règlements

Gestion des règlements/Remise en banque

Analyse client

Statistiques clients

Statistiques articles

Caisses (Saisie de caisse décentralisée)

Ouverture de caisse (Saisie de caisse décentralisée)

Clôture de caisse (Saisie de caisse décentralisée)

Mouvements de caisse (Saisie de caisse décentralisée)



Plan comptable (compte général)

Plan analytique (section)

Plan tiers

© Sage 2007 365

Annexes

Annexe 6. Fonctions des champs calculés

Les formules de calcul peuvent être utilisées dans plusieurs fonctions des programmes des Lignes 30 et 100.

Aide à la saisie d’une formule de calcul

Cette fenêtre d’assistant apparaît lorsqu’on clique sur le bouton Saisie d’une fonction dans un écran de paramétrage utilisant les fonctions. Dans ce cas, la fenêtre suivante s’ouvre.

Les différentes zones de cette fenêtre ont les rôles suivants.

CatégorieListe permettant de choisir entre plusieurs catégories d’éléments détaillés ci-dessous.

FonctionsIl s’agit des fonctions communes à l’ensemble des applications.

Applications Fonctions

Toutes Informations libres de type Valeur calculée

Mise en page

Comptabilité Contrôles comptables

Modèles de saisie

BCR

Gestion commerciale Modèles d’enregistrement

Saisie conditionnement (vente au débit)

Saisie de caisse décentralisée Afficheur

Etats comptables et fiscaux Saisie d’une rubrique

Paie Saisie d’une rubrique

© Sage 2007 366

Annexes

Fonctions prédéfiniesFonctions propres à l’application et destinées à fournir une valeur précise.

Exemple Dans Etats comptables et fiscaux, la fonction SoldeDebit permet d’obtenir le solde débiteur d’un compte.

Instructions/OpérateursCe sont toutes les instructions conditionnelles ainsi que les opérateurs permettant de réaliser des calculs ou des tests.

Liste des fichiersNoms des différents fichiers disponibles dans l’application. Ces fichiers dépendent de l’application en cours d’utilisation.

Nom de la fonctionCette liste affiche les éléments découlant du choix fait dans la liste Catégorie :

Liste des fonctions disponibles si Fonctions a été sélectionné.Liste des fonctions prédéfinies si ce choix a été fait.Liste des instructions et des opérateurs le cas échéant.Liste des champs disponibles dans le fichier sélectionné.

Nom de la fonction et syntaxeCette zone mentionne précisément l’intitulé de la fonction (ou de l’élément : opérateur, instruction ou champ) ainsi que les arguments qu’elle attend.Les arguments sont mentionnés entre parenthèses et séparés les uns des autres par des points virgules (;). Un argument facultatif est mentionné entre crochets [ ].Si un seul argument doit être mentionné, une seule zone de saisie ou à liste déroulante sera proposée.Si plusieurs arguments sont attendus par la fonction, il y aura autant de zones de saisie ou de listes dérou-lantes.

Les noms des fonctions sont affichés dans leur format «long». Par contre le nom du fichier dont le champ dépend apparaît en format «court».

Description de la fonctionLe programme indique en quelques mots le rôle de la fonction (ou de l’élément : opérateur, instruction ou champ) sélectionnée.

ArgumentsZones de saisie ou à liste déroulante en nombre variable (autant que d’arguments attendus par la fonction) destinées au paramétrage ou à la saisie des arguments attendus par la fonction.

Certaines fonctions n’attendent aucun argument. Cette zone peut donc être absente ou estompée. Les opé-rateurs, instructions et champs n’en comportent pas sauf dans le cas des Informations libres pour lesquel-les il faut préciser la position de cette information dans la liste.

Règles de saisie des arguments :Les noms des arguments commencent toujours par une majuscule.L’espace n’est pas admis. Il doit être remplacé par un trait de soulignement ( _ ) ou underscore suivi d’une majuscule.Les caractères accentués ne sont pas admis.

Zone de sélection rapideCette zone supplémentaire n’est disponible que dans le programme Etats comptables et fiscaux. Elle per-met la sélection du régime, feuillet ou plaquette.

© Sage 2007 367

Annexes

Liste des fonctions communes

Une bibliothèque de fonctions communes à l’ensemble est présentée dans les pages qui suivent.

Certaines applications comportent, en outre, des fonctions spécifiques, pré-programmées, pour obtenir des résultats qui leur sont propres.

Nous présentons ci-après les fonctions offertes dans l’ordre alphabétique de leur désignation et non dans l’ordre où elles apparaissent dans la liste déroulante de la fenêtre d’aide à leur saisie, mais regroupées par application utilisatrice.

Nous avons émaillé ces explications d’exemples afin que les descriptions soient plus « parlantes ».

Fonctions communes

Alerte La fonction Alerte(Texte) permet d’afficher un message d’alerte. Le message d’alerte doit être saisi entre guillemets s’il n’est pas tiré d’un champs ou d’une variable.

Exemple La formule suivant détecte les pièces qui ont des numéros et des références en double :Si IdentiquePiece() Ou IdentiqueRefPiece() Alors

Alerte(EC_Piece + " en double ! ")

FinSi

Elle affiche un message d’alerte si l’une des conditions est remplie c’est à dire si les écritures comportent le même numéro ou la même référence. Le message d’alerte qui s’affiche reprend le numéro et la référence pièce et y ajoute un commentaire.

Un contrôle utilisant cette fonction doit être affecté à un modèle de mise en page pour qu’il puisse être lancé. Ce modèle de mise en page peut ne pas être paramétré si le contrôle ne sert qu’à générer un mes-sage d’alerte.

Si la formule détecte 100 comptes ou 100 écritures, le message d’alerte s’affichera 100 fois. Cliquez sur le bouton Annuler de la fenêtre de l’alerte pour stopper cet affichage.

Année Permet d’extraire l’année d’une date.

Exemple La formule suivanteValeur3 = Annee(EC_Date)

Affecte l’année de l’écriture à la variable Valeur3 et permettra de l’imprimer dans l’état du contrôle.

Arrondi La fonction Arrondi(Valeur;Nb_Decimales) arrondit une Valeur à un nombre de décimales spécifié par Nb_decimales.

Exemple La formuleArrondi = Arrondi(CT_Solde;0)

Affecte à la variable Arrondi la partie entière du solde du compte de tiers.

ArrondiFin La fonction ArrondiFin(Valeur;Arrondi) arrondit Valeur au nombre le plus proche se terminant par l’Ar-rondi.

© Sage 2007 368

Annexes

Exemple Soit la valeur 1238,56 et l’arrondi 5.ArrondiFin(1238,56;5) donnera 1240,00.

ArrondiInf La fonction ArrondiInf(Valeur;Nb_Decimales) arrondit Valeur à la valeur immédiatement inférieure comportant Nb_Decimales.

Exemple Soit la valeur 814,18 et le nombre de décimales 1.ArrondiInf(814,18;1) donnera 814,1.

ArrondiInfFin La fonction ArrondiInfFin(Valeur;Arrondi) arrondit Valeur au nombre immédiatement inférieur se ter-minant par l’Arrondi spécifié

Exemple Soit la valeur 1238,56 et l’arrondi 5.ArrondiInfFin(1238,56;5) donnera 1235,00.

ArrondiSup La fonction ArrondiSup(Valeur;Nb_Decimales) arrondit Valeur à la valeur immédiatement supérieure comportant Nb_Decimales.

Exemple Soit la valeur 814,18 et le nombre de décimales 1.ArrondiSup(814,18;1) donnera 814,2.

ArrondiSupFin La fonction ArrondiSupFin(Valeur;Arrondi) arrondit Valeur au nombre immédiatement supérieur se ter-minant par l’Arrondi spécifié

Exemple Soit la valeur 814,18 et l’arrondi 99,00.ArrondiSupFin(814,18;99,00) donnera 891,00.

Bip() Emet un signal sonore. Cette fonction ne comporte aucun argument.

CDLText La fonction CDLText(Date) convertit la date longue Date en texte.

Cette fonction permet d’utiliser une date dans une fonction ne s’appliquant qu’à des textes.

CDNum La fonction CDNum(Date) convertit Date en nombre.

CDText Il existe deux paramétrages de la fonction convertissant des dates en texte CDText(Date;[Format]).

Si le format est omis, la fonction CDText(Date) permet de convertir une date en texte afin de l’insérer dans un commentaire ou d’en extraire des informations par l’intermédiaire de fonctions qui ne traitent que des chaînes textes.

© Sage 2007 369

Annexes

Exemple Voir l’exemple donné pour la fonction Droite.

Si le format est précisé, la fonction CDText(Date;Format) permet de convertir une date en texte afin de l’insérer dans un commentaire ou d’en extraire des informations par l’intermédiaire de fonctions qui ne trai-tent que des chaînes textes en applicant un format spécifié au résultat.

Des exemples des formats admis sont donnés dans le tableau suivant.

Exemple Soit la date 03/11/03 et la formule :Resultat = CDText(Date(3;11;03);" ")

Un format est précisé entre les guillemets et donnera le résultat suivant.

L’exemple ci-dessus n’est pas exhaustif. D’autres combinaisons peuvent être envisagées.

CVDate La fonction CVDate(Texte) convertit un texte en date courte JJMMAA.

Il est évident que le contenu de Texte doit correspondre à un format de date.

CVLDate La fonction CVLDate(Texte) convertit un texte en date longue JJMMAAAA.

Il est évident que le contenu de Texte doit correspondre à une date longue.

CVNDate La fonction CVNDate(Nombre) convertit le Nombre en date.

Il est évident que le contenu de Nombre doit correspondre à un format de date.

CVDeviseLettre La fonction CVDeviseLettre(Montant;[Numéro devise];[Code langue]) convertit le Montant en lettres en tenant compte de l’unité et de la sous-unité monétaire de la devise ainsi que de la langue précisées.

Exemple Le montant 1000,25 sera converti en Mille dollars et vingt-cinq cents si l’unité de la devise est dollar et la sous-unité le cent.

Format Résultat

"jma" 3113

"jjmmaa" 031103

"jjj jj mmm aaa" lun 03 nov 2003

"jjjj jj mmmm aaa" lundi 03 novembre 2003

"jj/mm/aa" 03/11/03

"Metz le j mmmm aaa" Metz le 3 novembre 2003

© Sage 2007 370

Annexes

Le Numéro devise est facultatif. S’il est omis ou si la valeur paramétrée est incorrecte, c’est la monnaie de tenue de compte de l’entreprise qui est utilisée. Les numéros de devise correspondent à leur position dans l’option Devise de la fiche de l’entreprise.

La liste des devises commence à 1.

Le nombre et l’ordre des arguments de la fonction doivent être respectés. Si un code langue est pré-cisé, il est indispensable qu’un numéro de devise soit également mentionné.

Le Code langue est facultatif. S’il est omis ou si la valeur paramétrée est incorrecte, c’est la langue de l’ap-plication qui est utilisée (français pour un programme Sage acheté en France). Les codes langues disponi-bles sont les suivants.

Exemple Le montant 1000,25 sera converti en One thousand dollars, twenty-five cents si la devise sélectionnée a pour unité le dollar, la sous-unité le cent et le code langue 5.

CVMontantLet-tre

La fonction CVMontantLettre(Montant;[Code langue]) convertit le Montant en lettres en tenant compte de l’unité et de la sous-unité monétaire de la monnaie de tenue de compte.

Exemple Le montant 1000,25 sera converti en Mille euros et vingt-cinq centimes si l’unité monétaire est l’euro et la sous-unité le centime.

Le Code langue est facultatif. S’il est omis ou si la valeur paramétrée est incorrecte, c’est la langue de l’ap-plication qui est utilisée (français pour un programme Sage acheté en France).

Les codes langues disponibles sont détaillés dans la fonction «CVDeviseLettre», page 370.

Exemple Le montant 1000,25 sera converti en One thousand euros, twenty-five centimes si l’unité monétaire est l’euro, la sous-unité le centime et le code langue 5.

CVNum La fonction CVNum(Texte) convertit un texte en nombre.

Si le texte ne peut être converti, aucun résultat ne sera rendu par cette fonction.

Il est évident que le contenu de Texte doit correspondre à un nombre.

Numéro devise Devise

1 Première devise

2 Deuxième devise

etc.

Code langue Langue

0 Français

1 Belge français

2 Belge flamand

3 Portugais

4 Espagnol

5 Anglais

© Sage 2007 371

Annexes

CVText Il existe deux paramétrages de la fonction convertissant un nombre en texte CVText(Valeur;[Format]).

Si le format est omis, la fonction CVText(Valeur) permet de convertir un nombre en texte afin de l’insérer dans un commentaire ou d’en extraire des informations par l’intermédiaire de fonctions qui ne traitent que des chaînes textes (Droite, Gauche ou Milieu par exemple).

Si le format est précisé, la fonction CVText(Valeur;Format) permet de convertir un nombre en texte afin de l’insérer dans un commentaire ou d’en extraire des informations par l’intermédiaire de fonctions qui ne traitent que des chaînes textes en applicant un format spécifié au résultat.

Des exemples des formats admis sont donnés dans le tableau suivant.

Exemple Soit le nombre 12345,1456 et la formule :Resultat = CVText(12345,1456;" ")

Un format est précisé entre les guillemets et donnera le résultat suivant.

Le caractère 0 affiche 0 si aucun chiffre significatif ne correspond à sa position.

Le caractère # affiche le caractère correspondant s’il est non nul.

L’exemple ci-dessus n’est pas exhaustif. D’autres combinaisons peuvent être envisagées.

CVValeurLettre La fonction CVValeurLettre(Montant;[Code langue]) convertit le Montant en lettres sans mention de l’unité et de la sous-unité monétaire.

Exemple Le montant 1000,25 sera converti en Mille, vingt-cinq.

Le Code langue est facultatif. S’il est omis ou si la valeur paramétrée est incorrecte, c’est la langue de l’ap-plication qui est utilisée (français pour un programme Sage acheté en France).

Les codes langues disponibles sont détaillés dans la fonction «CVDeviseLettre», page 370.

Exemple Le montant 1000,25 sera converti en One thousand, twenty-five si le code langue est 5.

Date La fonction Date(Jour;Mois;Annee) génère une date à partir des valeurs précisées dans les trois argu-ments.

Exemple La formule suivante permet d’extraire tous les comptes généraux qui ont reçu une écriture le 01/05/03 et après.Si CG_DateDer >= Date(1;5;03) Alors

Message = " Compte utilisé après le 1er mai 2003 "

FinSi

DateJour La fonction DateJour() récupère la date système (date du micro-ordinateur) et permet de l’insérer dans une formule. Les parenthèses doivent rester vides.

Format Valeur Résultat

"#.##0,##" 12345,1456 12.345,15

© Sage 2007 372

Annexes

Exemple La formule suivante permet d’extraire les écritures clients non lettrées ayant une échéance dépassée de plus de 30 jours par rapport à la date du jour.Si EC_Echeance <> Date(0;0;0) Alors

Valeur1 = NbreJour(DateJour();EC_Echeance);

Si (((EC_Echeance < DateJour()) Et (Valeur1 > 30)) Et CT_TypeCli) Et

EC_NonLettre Alors

Resultat = Vrai

FinSi

FinSi

La formule recherche d’abord toutes les écritures possédant une date d’échéance.Ensuite elle affecte à la variable Valeur1 le nombre de jours entre la date d’échéance et le jour actuel. Cette information pourra être imprimée dans l’état.Puis elle détermine que la date d’échéance de l’écriture est bien inférieure à la date du jour, que l’échéance est dépassée de plus de 30 jours, que l’écriture concerne bien un client et qu’elle n’est pas lettrée. Dans ce cas, elle la sélectionne pour impression dans l’état de contrôle.

Droite La fonction Droite(Texte;Longueur) extrait le nombre de caractères Longueur qui se trouve à la droite de Texte.

Exemple La formule suivanteAn = CVNum(Droite(CDText(EC_Date);2))

affectera le résultat 03 à la variable An si la date de l’écriture était 15/11/03. La fonction Droite ne pouvant porter que sur des textes, il est donc nécessaire de transformer la date conservée dans le fichier en texte pour pouvoir ensuite opérer la sélection. Ensuite, cette valeur texte est à nouveau transformée en valeur numérique pour pouvoir être stockée dans la variable An.

Ce calcul aura été fait plus simplement en utilisant la fonction Annee().

Gauche La fonction Gauche(Texte;Longueur) extrait la Longueur de caractères qui se trouve à la gauche de Tex-te.

Exemple La formule suivante permet d’extraire les écritures concernant les cadeaux à la clientèle.Si (Gauche(CG_Num;4) = « 6234 ») Et (EC_Quantite <> 0) Alors

Si EC_MontantDeb / EC_Quantite * 1,206 > 20 Alors

Resultat = Vrai ;

Valeur1 = EC_MontantDeb / EC_Quantite

FinSi

FinSi

Le programme extrait les écritures des comptes dont la racine est 6234 (Cadeaux à la clientèle) et dont la quantité est différente de zéro puis calcule la valeur unitaire TTC du débit. Si celle-ci excède 20 €, l’écriture correspondante est extraite et la valeur du cadeau est affectée à la variable Valeur1 qui permettra de men-tionner dans l’état imprimé.

Cet exemple n’est valable que si la saisie de la quantité a été faite.

Jour La fonction Jour(Date) permet d’extraire le jour d’une date.

Exemple La formule suivante affiche le jour de la date d’un document de vente :

© Sage 2007 373

Annexes

Resultat = Jour(DocVteEntete.Date)

Longueur La fonction Longueur(Texte) renvoie la longueur d’un texte. Cette fonction est utile dans l’extraction de portions de texte au moyen de la fonction Milieu.

Exemple Cette formule extrait toutes les écritures dont le libellé fait plus de 20 caractères et commence par le mot « Electricité » :Si (Longueur(EC_Libelle) > 20) Et (Gauche(EC_Libelle;11) =

" Electricité ") Alors

Resultat = Vrai

FinSi

Milieu La fonction Millieu(Texte;Ind;Len) extrait d’un Texte le nombre de caractères défini par Len à partir de la position Ind.

Exemple Edition des comptes de tiers dont le numéro possède un « A » en deuxième position :Si Milieu(CT_Num;2;1) = " A " Alors

Resultat = Vrai

FinSi

Mois La fonction Mois(Date) permet d’extraire le mois d’une date.

Voir l’exemple donné pour la fonction «Jour», page 373, elle est tout à fait similaire.

NbreAnnee La fonction NbreAnnee(Date_Debut;Date_Fin) calcule le nombre d’années qui sépare deux dates. Le nombre calculé est un entier (valeur absolue).

Voir l’exemple donné pour la fonction «DateJour», page 372. Le principe est strictement le même.

NbreJour La fonction NbreJour(Date_Debut;Date_Fin) calcule le nombre de jours qui sépare deux dates. Le nom-bre calculé est un entier (valeur absolue).

Voir l’exemple donné pour la fonction «DateJour», page 372.

NbreMois La fonction NbreMois(Date_Debut;Date_Fin) calcule le nombre de mois qui sépare deux dates. Le prin-cipe est strictement le même. Le nombre calculé est un entier (valeur absolue).

Voir l’exemple donné pour la fonction «DateJour», page 372. Le principe est strictement le même.

PartEnt La fonction PartEnt(Valeur) extrait la partie entière d’une valeur.

Exemple La formule suivanteValeur1 = PartEnt (CT_Solde)

Affectera la valeur 1852 à la variable Valeur1 si le solde du compte de tiers est 1852,07.

© Sage 2007 374

Annexes

Pourcent La fonction Pourcent(Valeur) transforme la valeur indiquée en pourcentage (en la divisant par 100).

Exemple Pourcent(5) = 0,05.

Resultat Cette expression n’est pas une fonction à proprement parler mais elle permet d’affecter un résultat à la for-mule du contrôle. Si ce résultat prend la valeur Vrai, les comptes ou les écritures correspondantes seront extraites des fichiers et imprimées dans l’état. Elles ne le seront pas dans le cas contraire.

Voir tous les autres exemples permettant des sélections de comptes ou d’écritures.

Liste des fonctions spécifiques aux applications

Veuillez vous reporter au manuels de référence des applications Sage dans lesquels ces fonctions sont trai-tées.

Liste des instructions et opérateurs communs

Liste des instructions de boucle et conditionnelles

Pour...Jusque...FinPour

Instruction conditionnelle permettant d’effectuer des boucles et d’exécuter des instructions jusqu’à ce que le compteur atteigne la valeur fin. La syntaxe de l’instruction est de la forme :

Pour Compteur = Début Jusque FinInstructions

FinPour

Exemple En comptabilité, création d’un objet calculé de mise en page affichant la valeur d’une information libre en fonction de la devise d’équivalence du dossier.Pour Num = 1 Jusque 32

Si OptDossier.IntituleDevise(CVText(Num)) = Dossier.DeviseEquiv AlorsCoursEquiv = OptDossier.CoursDevise(CVText(Num))

FinSiFinPour;Resultat = CompteT.InfoLibValeur("5") * CoursEquiv

Si…Alors…Sinon…FinSi

Instruction conditionnelle qui permet de faire des tests de la forme :

Si Condition AlorsValeur si condition vraieSinonValeur si condition fausse

FinSi.

Des instructions Si…FinSi peuvent être imbriquées en nombre limité seulement par le nombre de caractères admis par la zone de saisie de la formule. A chaque Si doit correspondre un FinSi.

© Sage 2007 375

Annexes

L’instruction Sinon peut être omise.

Il est parfois plus simple d’utiliser l’instruction conditionnelle Suivant…Autre…FinSuivant décrite ci-après.

Exemple Les exemples précédents sont émaillés de nombreuses instructions conditionnelles. Nous vous proposons une autre formule qui extrait les comptes généraux dont le solde n’est pas nul :Si CG_Solde <> 0 Alors

Resultat = Vrai

Sinon

Resultat = Faux

FinSi

Après saisie, le programme met automatiquement en forme les instructions de cette fonction en les présen-tant décalées.

Ces instructions permettent également d’enregistrer des mises en forme conditionnelles pour les valeurs calculées. Voir le titre «Mise en forme conditionnelle», page 379.

Suivant…Autre…FinSuivant

La fonction Suivant...Autre...FinSuivant permet d’effectuer des tests et d’exécuter des instructions de ma-nière automatique. Elle permet de remplacer les instructions conditionnelles Si…Alors…Sinon…FinSi à imbrications multiples et de simplifier la syntaxe.

Dans les exemples donnés dans ce chapitre, nous avons essentiellement utilisé l’instruction conditionnelle Si car elle est d’une compréhension plus immédiate.

La syntaxe de cette fonction est la suivante :

Suivant

Condition : {Instruction ; Instruction ; …} ;



… ;

Autre : {Instruction ; Instruction ; …}

FinSuivant

Le déroulement est le suivant :

1 . On affecte une valeur de comparaison à une variable ;

2 . On compare cette variable à une valeur donnée ;

3 . Si la comparaison est vérifiée, la ou les instructions qui suivent sont réalisées et la fonction s’arrête ;

4 . Si la comparaison n’est pas vérifiée, la fonction se poursuit par une autre comparaison (s’il y en a) ;

5 . Si la comparaison n’est pas du tout vérifiée, on applique une ou plusieurs dernières instructions.

6 . Nous attirons votre attention sur la syntaxe de cette fonction :

7 . Les tests conditionnels sont suivis du caractères deux points (:) ;

8 . Les instructions à réaliser sont incluses entre des accolades ({}) et sont séparées par des points vir-gules (;) ;

9 . L’instruction Autre est également suivie du caractère deux points (:).

© Sage 2007 376

Annexes

Pour insérer des accolades utilisez les combinaisons de touches ALT GR + ’ et ALT GR + =.

Le nombre d’instructions entre accolades n’est pas limité à condition de les séparer par des points virgules (;).

Les tests de condition peuvent employer tous les opérateurs relationnels (=, <, >, <>) à l’exception des parenthèses.

L’instruction Autre peut être omise si elle n’a pas d’utilité.

Exemple Soit la formule suivante :Classe = Gauche(CG_Num;1);

Suivant

Classe = " 6 " : {Commentaire = " Compte de charge " };

Classe = " 7 " : {Commentaire = " Compte de produit " };

Autre : {Commentaire = " Autre compte " }

FinSuivant

La première partie de la formule affecte à la variable Classe le premier caractère du compte.La fonction Suivant…FinSuivant modifie le contenu du commentaire en fonction de la classe du compte lu.

Liste des opérateurs arithmétiques communs

+ Signe Plus. Effectue l’addition des nombres spécifiés.

– Signe Moins. Effectue la soustraction des nombres spécifiés.

* Signe Multiplié. Effectue la multiplication des nombres spécifiés.

/ Signe Divisé. Effectue la division des nombres spécifiés.

PUIS Elévation à la puissance.

Exemple 2 PUIS 4 donnera 16.

Il est également possible d’écrire 2 ** 4.

ABS Renvoie la valeur absolue d’un nombre spécifié.

Exemple ABS(–256) renverra 256.

DIV Division entière. Renvoie le résultat de la division entière.

Exemple 3 DIV 2 donnera 1.

© Sage 2007 377

Annexes

MOD Renvoie le reste de la division (Modulo).

Exemple 5 MOD 2 renverra 1.

& Et commercial. Permet de concaténer deux chaînes de caractères.

Exemple "Sage " & "France" renverra "Sage France".

Liste des opérateurs de comparaison communs

= Signe Egal. Compare deux valeurs spécifiées (nombres ou textes) et renvoie VRAI si elles sont strictement égales.

> Signe Supérieur à. Compare deux valeurs spécifiées et renvoie VRAI si la valeur 1 est strictement supérieu-re à la valeur 2.

< Signe Inférieur à. Compare deux valeurs spécifiées et renvoie VRAI si la valeur 1 est strictement inférieure à la valeur 2.

>= Signe Supérieur ou égal à. Compare deux valeurs spécifiées et renvoie VRAI si la valeur 1 est supérieure ou égale à la valeur 2.

<= Signe Inférieur ou égal à. Compare deux valeurs spécifiées et renvoie VRAI si la valeur 1 est inférieure ou égale à la valeur 2.

<> Signe Différent de. Compare deux valeurs spécifiées et renvoie VRAI si les deux valeurs sont différentes.

Liste des opérateurs logiques communs

Et Toutes les conditions reliées par cet opérateur doivent être vraies pour que l’ensemble soit considéré comme vrai.

La formulation est (Test 1) Et (Test 2)

Exemple La formule suivante combine des opérateurs Et et Ou. Elle est tirée du contrôle comptable Comptes géné-raux non utilisés qui permet d’imprimer la liste des comptes généraux qui n’ont pas été mouvementés sur l’exercice N ou sur l’exercice N-1. Ce contrôle est identique Comptes tiers non utilisés qui fait la même recherche sur les comptes de tiers.Si ((CG_MouvN_1 = Vrai) Et (CGMouvN = Faux)) Ou ((CG_MouvN_1 = Faux) Et (CG_MouvN = Vrai)) Alors

© Sage 2007 378

Annexes

Resultat = Vrai

FinSi

Faux Valeur logique booléenne qui, si elle est appliquée à la fonction Resultat n’entraînera pas la sélection des comptes correspondant à la formule.

Exemple La formule suivante permet d’extraire tous les comptes dont la nature est différente de Client ou Fournisseur. :Si CG_NatCli ou CG_NatFou Alors

Resultat = Faux

FinSi

Non Prend le contraire de la proposition qui suit.

Exemple La formule suivanteSi Non (Droite(CDText(EC_Date) ;2) = " 99 ") Alors

Resultat = Vrai

FinSi

Extrait les écritures qui n’appartiennent pas à l’exercice 1999. La date est d’abord convertie en texte pour que la fonction Droite puisse opérer.

Ou L’une des conditions reliées par cet opérateur booléen doit être vraie pour que l’ensemble soit considéré comme vrai.

La formulation est : (Test1) Ou (Test2).

Exemple Afficher les écritures lettrées totalement ou partiellement et comportant un client :Si CT_TypeCli Et (EC_LettreTot Ou EC_LettrePart) Alors

Resultat = Vrai

FinSi

Vrai Valeur logique booléenne. Appliquée à la fonction Resultat, elle entraînera la sélection des comptes ou des écritures qui correspondent à la formule.

Mise en forme conditionnelle

Les fonctions conditionnelles et en particulier la fonction Si… Sinon… FinSi permet de paramétrer des ins-tructions conditionnelles modifiant la présentation du résultat des calculs.

Exemple En comptabilité, impression des soldes des clients en rouge s’ils sont créditeurs.En gestion commerciale, impression du stock d’un article en gras et rouge s’il est inférieur à une valeur donnée.

Les fonctions disponibles sont les suivantes.

© Sage 2007 379

Annexes

Objet.Style() Permet de paramétrer les différents styles de présentation du résultat lors de son impression :Normal,Gras,Italique,Souligne.

L’argument à saisir entre les parenthèses de la fonction dépend des combinaisons de présentation que l’on désire appliquer et qui sont résumées dans le tableau suivant.

Voir l’exemple ci-dessous.

Nous attirons l’attention de l’utilisateur sur l’argument qui permet le soulignement et qui s’énonce Souligne sans e accentué.

Objet.Couleur-Crayon()

La fonction Objet.CouleurCrayon() permet de modifier la couleur d’impression du résultat calculé. Les couleurs disponibles sont résumées dans le tableau suivant. La codification RVB (rouge, vert, bleu) corres-pond à la gamme Pantone classique.

Combinaison Normal Gras Italique Souligné Valeur de l’argument

1 Normal

2 Gras

3 Gras+Italique

4 Gras+Souligne

5 Gras+Italique+Souligne

6 Italique

7 Italique+Souligne

8 Souligne

Argument Code hexadéci-mal R V B

Noir (valeur par défaut) 000000 0 0 0

Blanc FFFFFF 255 255 255

Bleu 0000FF 0 0 255

BleuMarine 000080 0 0 128

BleuVert 008080 0 128 128

Citron vert 00FF00 0 255 0

Fuchsia FF00FF 255 0 255

Gris 808080 128 128 128

GrisArgent C0C0C0 192 192 192

Jaune FFFF00 255 255 0

Marron 800000 128 0 0

Pourpre 800080 128 0 128

© Sage 2007 380

Annexes

Ces instructions doivent toujours être enregistrées avant la fonction Resultat à laquelle elles se rapportent.

La modification du style et de la couleur n’a lieu qu’au moment de l’impression. Par défaut, le programme montre le style et la couleur affectés à l’objet.

Exemple En Comptabilité, création d’un objet calculé SoldeClient qui s’imprime en rouge et en gras lorsque les clients présentent un solde créditeur et en italiques ceux dont le solde débiteur est supérieur à 1000 €.La formule de calcul est la suivante :Si CompteTiers.SoldeCredit <> 0 Alors

Objet.Style() = Gras;

Objet.CouleurCrayon() = Rouge;

Resultat = CompteTiers.SoldeCredit

Sinon

Si CompteTiers.SoldeDebit >= 1000 Alors

Objet.Style() = Italique;

Objet.CouleurCrayon() = Noir;

Resultat = CompteTiers.SoldeDebit

Sinon

Objet.Style() = Normal;

Objet.CouleurCrayon() = Noir;

Resultat = CompteTiers.SoldeDebit

FinSi

FinSi

Objet.Couleur-Fond()

La fonction Objet.CouleurFond() permet de modifier la couleur de fond d’un objet lors de son impression. Les couleurs disponibles sont les mêmes que celles énoncées dans le tableau précédent.

Rouge FF0000 0 255 255

Turquoise 00FFFF 0 255 255

Vert 008000 0 128 0

VertOlive 808000 128 128 0

Argument Code hexadéci-mal R V B

© Sage 2007 381

Index

Index

A

A propos de Maintenance ......................................... 339

Activation des boutons à l’aide du clavier ............. 68

Activation du programme ............................................ 19

Actualisation des droitse-services ......................................................................... 217

Actualiser les droits d’accès au Portail ................ 216

Affectation de compte principal .............................. 158

Agrandir les boutonsBarres d'outils ................................................................... 169

Agrandissement ............................................................. 29

Aide à la saisie d’une formule de calcul ............... 366

Ajouter un critèreRechercher ....................................................................... 198

Ajouter un raccourci dans la barre verticale ......... 57

Ajouter une fonction dans la barre verticale ......... 57

Ajouter une zone .......................................................... 263

Anciennes versionsFichiers ............................................................................. 305

Aperçu à l’écran ........................................................... 131

Aperçu avant impression .......................................... 131

Arrêt du programme ...................................................... 19

ASCII ................................................................................ 133

Assistant Maintenance ............................................... 329

Conversion de fichier ...................................... 301, 306, 317

Assistant maintenanceVérification du fichier ....................................................... 297

Atteindre ......................................................................... 208

Augmenter la taille du fichier ................................... 332

B

Barre d’état ...................................................................... 27

Barre d’outilsNavigation ...........................................................................61

Standard ..............................................................................63

Barre des coordonnées ..............................................225

Barre des tâches .............................................................27

Barres d'outils ..........................................................59, 60

Personnalisation ...............................................................169

Barres d'outils personnalisables .............................170

Boîtes à liste déroulante ...............................................41

Bouton radio ....................................................................37

BoutonsRôle ......................................................................................68

BudgetComptabilité ......................................................................316

Bulles d'aide ..............................................................27, 59

C

Calculette ..........................................................................77

Fermer .................................................................................77

Calculette SageRevenir au programme ......................................................78

Calendrier .........................................................................40

Ce fichier n'est pas converti...(message) ..............298

Cet élément a été supprimé/modifié...(message) ..21

Cette version d'application ne peut...(message) .139

ChampCorrespondance

VoletChamp ..........................................................................154

Format de fichier ...............................................................152

Volet Correspondance .....................................................154

ChampsVolet Propriétés ................................................................153

Classeur Microsoft Excel ...........................................135

Cliquer ................................................................................39

© Sage 2007 382

Index

Codes barresImpression ........................................................................ 283

CommandeLancer ................................................................................. 46

CommandesPersonnalisation .............................................................. 171

Configuration de la page ........................................... 243

Configuration système ............................................... 111

Configuration système et partage .......................... 111

Conversion d'un fichier d'une version ancienne 298

Conversion de fichier ...........................................71, 298

Assistant Maintenance ................................... 301, 306, 317

Conversion de la base ParamètresComptabilité ..................................................................... 316

Conversion des comptes généraux clients autres que 411XXXXXXComptabilité ..................................................................... 315

Conversion des comptes généraux fournisseurs autres que 401XXXXXXComptabilité ..................................................................... 315

Conversion des comptes salariésComptabilité ..................................................................... 315

Conversion des fichiers commerciaux issus des versions 2.xx, 6.xx, 7.xx, 8.xx et 9.xx en version 10Gestion commerciale ....................................................... 321

Conversion des modèles d’export et des formats de sélectionGestion commerciale ....................................................... 321

Conversion des modèles d’exportation, des formats de sélectionComptabilité ..................................................................... 316

Conversion des modèles de mise en pageComptabilité ..................................................................... 316

Gestion commerciale ....................................................... 320

Conversion des tiersComptabilité ..................................................................... 316

Coordonnées ................................................................. 225

Copie par glissement .................................................... 74

Correspondance des champs .................................. 154

Couleur

Mise en page .....................................................................290

Couleur de fondOutils ..................................................................................285

Couleur du traitOutils ..................................................................................284

Créer à partir d’un modèle .........................................232

Créer le fichier d’export ..............................................132

Critères de sélection standardEtats ...................................................................................126

D

DatesSaisie ...................................................................................40

Définition de la structure du fichierImport/export paramétrable .............................................149

DéplacementFenêtres ..............................................................................31

Description .....................................................................279

Dimension .........................................................................29

Dimension de la page .........................................239, 241

Document unitaire ........................................................240

Documentation fournie .................................................14

Double-clic ........................................................................39

E

Enregistrement des données ............................... 25, 39

Enregistrer le format paramétrable .........................149

Enregistrer le modèle ..................................................237

Enregistrer les saisies ...................................................31

Enregistrer sousPDF ....................................................................................136

Préférences .........................................................................73

Enregistrer sous...Export dans un fichier .......................................................132

Envoi d'un message .....................................................113

Epaisseur des filets

© Sage 2007 383

Index

Outils ................................................................................. 279

Equivalents clavier ...................................................... 342

Etats personnalisés .................................................... 139

Excel .................................................................................. 93

ExporterPréférences ........................................................................ 73

Exporter dans un fichier ............................................ 132

Extra ................................................................................. 288

F

F4 ........................................................................................ 38

Faire glisser ..................................................................... 39

FenêtreActive .................................................................................. 32

Agrandir .............................................................................. 30

Boutons ............................................................................... 37

Déplacer ............................................................................. 31

Fermer ................................................................................ 31

ListeFermer ............................................................................. 31Tri .................................................................................... 63

Modifier la taille .................................................................. 29

Ramener à la taille précédente ......................................... 30

Réduire ............................................................................... 30

Zones de saisie .................................................................. 36

Fenêtre active .................................................. 43, 48, 272

Fenêtre d’application .................................................... 26

Fenêtre d’ouverture / création d’un format de fichierDéfinition format paramétrable ....................................... 148

Fenêtre de document .................................................... 26

Fenêtre de listePartage ............................................................................... 35

Fenêtre de travail ........................................................... 26

Fenêtre de visualisationRecherche ........................................................................ 200

FenêtresModales .............................................................................. 52

Fenêtres de listePersonnalisation .............................................................. 186

Fermer la liste ..................................................................31

FermetureFenêtres ..............................................................................31

FichierAgrandir .............................................................................332

Occupation ........................................................................333

Recopier les données .......................................................329

Vérification .........................................................................334

Fichier d’une version antérieureConversion ..........................................................................71

Fichier PDF .....................................................................135

FichiersCompatibilité .......................................................................12

FlècheOutils ..................................................................................278

FonctionsPersonnalisation ...............................................................171

Personnalisation de l’accès ....................................177, 180

FormatClasseur Microsoft Excel .................................................135

HTML .................................................................................134

Sylk ....................................................................................134

Texte ..................................................................................133

Format de fichier paramétrableVolet Description ...............................................................149

Volet Particularités ............................................................155

Format de sélectionCritères ..............................................................................125

Critères standard ..............................................................126

Généralités ........................................................................121

Groupes .............................................................................126

Menu contextuel ...............................................................123

Opérateurs ........................................................................127

Paramétrage .....................................................................125

PersonnaliséCréer ..............................................................................123

Format de sélection personnaliséOuvrir .................................................................................124

Format Montant .............................................................281

G

Gestion de la couleurMise en page .....................................................................289

© Sage 2007 384

Index

Gestion des acomptesGestion commerciale ....................................................... 322

Gestion des conditionnementsGestion commerciale ....................................................... 322

Gestion des préférences ............................................. 72

Gestion des stocks en CMUP, FIFO, LIFO, SérialiséGestion commerciale ....................................................... 321

Glisser/Déposer .............................................................. 74

H

HTML ............................................................................... 134

I

Icônes ................................................................................ 37

ImporterPréférences ........................................................................ 72

Impression .....................................93, 120, 129, 135, 245

Format de sélection ......................................................... 121

Options ............................................................................. 129

Impression des codes barres ................................... 283

Impression différée ..................................................... 118

ImpressionsGénéralités ....................................................................... 115

Information .................................................................... 324

Informations système ................................................. 339

Maintenance Macintosh .................................................. 339

Infos bullesBoutons ............................................................................. 170

Insertion d'un champ .................................................. 279

Installation des programmes ...................................... 13

InterfacePersonnalisation .............................................................. 166

Internet ............................................................................ 210

Site Sage .......................................................................... 215

Interroger le site Sage ................................................ 215

J

Journal de traitement ..................................................327

Journal maintenance ...................................................327

Journaux de type trésorerieComptabilité ......................................................................316

L

La longueur totale des champs est...(message) ..161

La structure de la... est incorrecte (message) ......161

La structure du fichier semble correcte... (message) .......................................................................162

Lancement d’un programme .......................................19

Lancement du traitement recherche/remplacement ................................................................205

Le champ Code journal est obligatoire (message) .......................................................................162

Le champ... est incorrect à la ligne...(message) ..162

Le champ... est obligatoire (message) ...................160

Le résultat de la formule...(message) .....................286

Le type de fichier est incorrect (message) ............149

Les séparateurs de champ ou...(message) ...........161

LigneOutils ..................................................................................279

ListeMise en page .....................................................................229

Sélection des éléments ......................................................33

Liste des documents ouverts ....................................272

Listes déroulantes ................................................... 38, 41

Editables ..............................................................................41

Non éditables ......................................................................42

M

Maintenance ...................................................................292

Manuel électroniqueUtilisation .............................................................................16

MenuAide

© Sage 2007 385

Index

maintenance ................................................................. 338

CaractèresMise en page ................................................................ 273

ContextuelZones de saisie .............................................................. 51

EditionMaintenance ................................................................. 326Mise en page ................................................................ 248

Etat .................................................................................... 120

Fermer ................................................................................ 46

FichierMaintenance ................................................................. 295Mise en page ................................................................ 228

Hiérarchique ....................................................................... 49

MaintenanceMaintenance ................................................................. 328

Outils ................................................................................... 72Mise en page ................................................................ 277

Ouvrir .................................................................................. 46

Système .............................................................................. 47Fenêtre d’application ..................................................... 48Fenêtres de document ................................................... 48Maintenance ................................................................. 294Mise en page ................................................................ 227

VueMise en page ................................................................ 255

Menu contextuelFenêtres modales .............................................................. 51

Format de sélection ......................................................... 123

Listes ................................................................................... 52

Menu local ........................................................................ 38

MenusPersonnalisation .............................................................. 171

Utilisation ............................................................................ 46

Menus locaux .................................................................. 41

Message suite à une panne ...................................... 296

Mise en attente du programme .................................. 19

Mise en page ................................................................. 225

Apparence de l’écran ....................................................... 230

Modes Liste ou Page ....................................................... 229

Outils ................................................................................. 278

Principes ........................................................................... 277

ModaleFenêtre ............................................................................... 51

ModèlesWord .................................................................................... 94

Modèles de mise en pageImpressions ...................................................................... 117

Montant

Format ...............................................................................281

Mot de passePortail Sage .......................................................................215

Motifs ................................................................................262

N

NavigationBarre d’outils .......................................................................61

Nom du fichier d’exportationExporter un fichier au format paramétrable ....................147

Numérotation des comptes de tiers ........................159

O

Objet calculéVolet Format ......................................................................288

Objets calculés ..............................................................285

Création .............................................................................286

Description ........................................................................286

Occupation .....................................................................333

Onglets ..............................................................................42

OutilSélection ............................................................................278

Outils .......................................................................261, 278

Menu ....................................................................................72

Ovales ................................................................................285

Rectangle arrondi .............................................................285

Ouverture du format de fichier paramétrableImporter un fichier au format paramétrable ....................144

OuvrirMaintenance ......................................................................296

Préférences .........................................................................72

Ouvrir le fichier comptableConversion de fichier ..........................................................71

Ouvrir le format de sélection .....................................124

Ouvrir le format paramétrable .......................... 147, 148

OvalesOutils ..................................................................................285

© Sage 2007 386

Index

P

PageMise en page .................................................................... 229

Paramétrage de la conversion .........................314, 322

Paramétrages d’import ............................................... 158

Passer d’une application à une autre ...................... 29

PDF ................................................................................... 135

Personnalisation des barres d'outils ..................... 170

Personnaliser ................................................................ 184

Personnaliser l’interfaceVolet

Raccourcis .................................................................... 178

Pointer ............................................................................... 39

Police ............................................................................... 276

PortailActualiser les droits ......................................................... 216

Portail Sage ................................................................... 215

PréférenceCalculette ............................................................................ 82

PréférencesEnregistrer sous ................................................................. 73

Exporter .............................................................................. 73

Gestion ............................................................................... 72

Importer .............................................................................. 72

Mise en page .................................................................... 264

Ouvrir .................................................................................. 72

Principes de mise en page ........................................ 277

Procédure d’ajout de champ .................................... 152

ProgrammeArrêter ................................................................................. 19

Lancement .......................................................................... 19

Ouvrir .................................................................................. 19

R

Raccourcis clavier ............................... 24, 177, 180, 342

Rappeler des critères de recherche enregistrés .............................................................195, 203

Rapprochement Bancaire

Comptabilité ......................................................................316

Réception d'un message ............................................114

Recherche multicritères .............................................198

Recherche sur un critère ............................................196

Rechercher .....................................................................192

Rechercher/Remplacer ...............................................193

Volet Rechercher ..............................................................195

Volet Rechercher/Remplacer ..........................................202

RectangleOutils ..................................................................................284

Rectangle arrondiOutils ..................................................................................285

Réduction ..........................................................................30

Refermer la calculette ...................................................77

Remarques concernant la conversion des fichiers comptables .............................................315

Remarques concernant la conversion des fichiers de Gestion commerciale .....................321

Remarques et messages d'erreur concernant les conversions ......................................315

Remplacer .......................................................................204

Renommer le champ ....................................................183

Représentation de l’état ..............................................132

Réseau .............................................................................347

Résultat de la recherche .............................................200

Revenir à un seul critère .............................................200

S

Sage Maintenance ........................................................292

Se connecter à un site .................................................210

SélectionOutils ..................................................................................278

Sélection d’un état ........................................................229

Sélection de la série du graphique ............................75

Sélection du format de fichierExporter un fichier au format paramétrable ....................147

© Sage 2007 387

Index

Sélectionner le modèle .......................................117, 233

Word .................................................................................... 94

Sélectionner une commande externe .................... 176

Seule l'une des combinaisons...(message) .......... 160

Souris ..........................................................................15, 39

Pointeurs ............................................................................ 67

StandardBarre d’outils ...................................................................... 63

Supprimer un critèreRecherche ........................................................................ 200

Sylk .................................................................................. 134

T

TexteOutils ................................................................................. 285

Transfert par glissement ............................................. 74

TXT ................................................................................... 133

Type de champObjet calculé ..................................................................... 287

U

Utilisateurs connectés ................................................ 112

Utilisation des caractères joker ............................... 197

V

Valider ............................................................................... 16

VariableFormules de calcul ........................................................... 288

Vérification ..................................................................... 298

Vérification de la structure du fichier .................... 160

Vérification du formatFormat import/export paramétrable ................................ 160

Visualisation des documents avant impression . 131

VoletDescription

Format de fichier paramétrable ................................... 149

Format

Objet calculé ..................................................................288

ParticularitésFormat de fichier paramétrable ...................................155

PropriétésChamps .........................................................................153

RaccourcisPersonnaliser l’interface ...............................................178

Volet RechercherRechercher/Remplacer ....................................................195

Volet Rechercher/RemplacerRechercher/Remplacer ....................................................202

W

Word ...................................................................................94

Z

Zone à liste déroulante .................................................38

Zone d'impression ........................................................240

Zone variableOutils ..................................................................................279

Zones à liste déroulante ...............................................41

Zones de saisie ...............................................................39

© Sage 2007 388