Fundamentos de bpm gestion de procesos de negocio control y mejora

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Fundamentos de la BPM y Gestion de Procesos de Negocio

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<ul><li> 1. Juan Emilio lvarez Rodrguez jealvarez@albatian.com ALBATIAN CONSULTING Noviembre 2.009 Fundamentos Estratgicos y Tcnicas de BPM para la optimizacin, control y mejora continua de procesos. </li></ul><p> 2. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 2- Objetivos Introducir conceptos y tcnicas fundamentales de PROCESOS. Proporcionar una visin global de lo que es e implica una gestin BPM o de procesos. Estudiar los elementos que constituyen el alineamiento de la Estrategia y los Procesos. Analizar los beneficios de asumir el alineamiento del negocio y la tecnologa a travs del BPM. 3. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 3- ndice 01 Gestin de procesos y tecnologas BPM 02 Business Process Management (BPM) 03 Direccin por procesos vs. Gestin de procesos 04 Modelizacin y diseo de procesos 05 Arquitectura Tcnica e integracin 06 BAM Monitorizacin y Mejora Continua de procesos 07 Estrategias y Factores crticos de xito 4. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 4- 0101 GESTIGESTIN DE PROCESOSN DE PROCESOS 1. Procesos y plataforma para gestionar la complejidad. 2. Caractersticas de los procesos. 3. Modelos de procesos 4. Clasificacin de los procesos 5. Ciclo de vida de los procesos 6. Mejora Continua 7. Sintaxis de los procesos (BPMN) 5. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 5- Definicin de Proceso PROCESO Es el conjunto de actividades relacionadas y secuenciales, que transforman unos inputs (material, mano de obra, capital, clientes, informacin, etc.) en los outputs deseados (bienes o servicios) aadiendo valor. PROCESO Es el conjunto de actividades relacionadas y secuenciales, que transforman unos inputs (material, mano de obra, capital, clientes, informacin, etc.) en los outputs deseados (bienes o servicios) aadiendo valor. Clientes Proceso: Misin / Objetivos OUTPUTS/ RESULTADOS Exigencias INPUTS Principio Fin 6. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 6- Los Procesos Al Centrar la gestin por procesos y permitir al negocio gestionar explcitamente los mismos, las empresas pueden: Comprender mejor Qu, Cmo, Quin y Cundo. Obtener control de los procesos extremo a extremo. Orientar la operativa al Cliente Facilitar la implementacin de las mejores prcticas. Aligerar y acelerar los procesos. Mejorar la eficiencia y adecuacin de los procesos. Supervisar y medir los procesos. Reducir e incluso eliminar el coste de operacin de proceso. Responder dinmicamente a nuevos requerimientos. Plataforma para gestionar la complejidadPlataforma para gestionar la complejidad 7. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 7- Los Procesos Hacer Cosas Usar la informacin Colaborar con otros Resolver problemas Producir resultados Gestionar Ver y rastrear el progreso Identificar problemas Medir la ejecucin Gestionar equipos Aprender y Mejorar Transformar experiencia en conocimiento Compartir o prescribir las mejores prcticas Descubrir vas de mejora PermitenPermiten 8. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 8- Caractersticas de los Procesos Los Procesos: Atraviesan diferentes funciones de la Empresa y se orientan a Resultados. Alinean los objetivos de la Organizacin con las Expectativas y necesidades de nuestros Clientes (Externos o Internos). Indican cmo estn estructurados los flujos de informacin y materiales. Muestran las relaciones Proveedor/Cliente entre funciones y cmo se realiza el trabajo realmente. Los PROCESOS son los medios mediante los cuales las Compaas crean valor para sus Clientes (internos o externos) Los PROCESOS son los medios mediante los cuales las Compaas crean valor para sus Clientes (internos o externos) 9. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 9- Caractersticas de los Procesos Dos caractersticas esenciales: Variabilidad nunca dos outputs son iguales Repetitividad a ms repeticiones ms experiencia 10. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 10- Modelos de Procesos N. 1 N. 2 N. 3 MAPA COSTES PLAN CONTINUIDAD NEGOCIO RIESGO OPERACIONAL ISO / EFQM El Mapa de Procesos Corporativo es una representacin grfica de la organizacin clasificadas segn su Misin y Visin. Describe el funcionamiento de la empresa para dar respuesta a sus objetivos de negocio y por consiguiente a la Estrategia. Es nico y comn para distintas visiones (Riesgo Operacional, Costes, Plan Continuidad de Negocio, etc). El Mapa de Procesos Corporativo es una representacin grfica de la organizacin clasificadas segn su Misin y Visin. Describe el funcionamiento de la empresa para dar respuesta a sus objetivos de negocio y por consiguiente a la Estrategia. Es nico y comn para distintas visiones (Riesgo Operacional, Costes, Plan Continuidad de Negocio, etc). a) Identificar un Mapa de Procesos NICO, CORPORATIVO y MULTIUSUARIOa) Identificar un Mapa de Procesos NICO, CORPORATIVO y MULTIUSUARIO b) Disear e implantar procesos EFICIENTESb) Disear e implantar procesos EFICIENTES c) La voz del CLIENTE (interno o externo) y los OBJETIVOS de la Compaac) La voz del CLIENTE (interno o externo) y los OBJETIVOS de la Compaa Que sea la base para Que tengan en cuenta MAPA DE PROCESOS: Concepto y utilidadMAPA DE PROCESOS: Concepto y utilidad 11. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 11- Modelo de Procesos Describe el funcionamiento de las actividades, eventos, secuencias y resultados del mismo. Debe representar grficamente la operativa de la Empresa tal y como se efecta en la actualidad. Suministra un conocimiento del Proceso a funciones externas relacionadas con el mismo. Su anlisis ser bsico para poder identificar las oportunidades de mejora. DIAGRAMA DE PROCESOS: Concepto y utilidadDIAGRAMA DE PROCESOS: Concepto y utilidad Los PROCESOS son un instrumento que facilitan a las empresas el enfoque hacia una Direccin por Procesos. Los PROCESOS son un instrumento que facilitan a las empresas el enfoque hacia una Direccin por Procesos. 12. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 12- Modelo de Procesos 1. Ayudar a la gestin del Proceso, ya que facilita la toma de datos, el entrenamiento del personal del proceso, la implantacin de controles que eviten riesgos, el establecimiento de indicadores, etc. 2. Hacer posible evaluar los costes, impacto en calidad, tiempos netos y plazos de cada actividad, as como de los posibles cambios o mejoras. 3. Construir una herramienta fundamental para el grupo de Mejora del Proceso. 4. Clarificar qu es necesario hacer, quin debe realizarlo y cmo se debe realizar. 5. Poner en evidencia duplicidades del esfuerzo, retrasos, omisiones y etapas innecesarias. 6. Comparar el proceso actual con el ideal planteado, si se llevara a cabo un rediseo del mismo. 7. Establecer los procedimientos escritos asociados al proceso enlace ISO 9001:2000. DIAGRAMA DE PROCESOS: ObjetivosDIAGRAMA DE PROCESOS: Objetivos 13. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 13- Ejemplo de Proceso: Preparacin personal para ir a trabajar (I) DespertarseDespertarse LevantarseLevantarse Ir al baoIr al bao Limpiarse los dientes Limpiarse los dientes Lavarse la cara Lavarse la cara Actividades que ocurren siempre Hacer ejercicio Hacer ejercicio DesayunarDesayunar Lavar/secar el pelo Lavar/secar el pelo MaquillarseMaquillarse Volver a dormir Volver a dormir DucharseDucharse AfeitarseAfeitarse Preparar desayuno Preparar desayuno Otras actividades (pueden ocurrir...) Output 14. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 14- Ejemplo de Proceso: Preparacin personal para ir a trabajar (II) 15. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 15- Componentes del Diagrama de Procesos Elementos bElementos bsicossicos Flujos de entrada y salida (Eventos, Resultados). Actividades o tareas Clave de Valor aadido. Propietario y Roles o Participantes. Puntos de decisin o Compuertas. Reglas de Negocio. Entradas / Salidas propias del proceso. Indicadores Clave (Eficacia, Eficiencia). Controles de Riesgos. 16. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 16- Clasificacin de los Procesos Procesos de Corta Duracin Procesos de Larga Duracin Procesos de Extremo a Extremo Atendiendo a su duraciAtendiendo a su duracinn 17. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 17- CICLO DMAIC Ciclo de Vida estndar propuesto por la metodologa Six Sigma Ciclo de Vida de la Gestin de los Procesos 18. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 18- Definir su cometido, describir de forma grfica el funcionamiento del proceso y evaluar el funcionamiento del modelo para optimizar antes de implantar. Obtener informacin de los indicadores que se hayan definido durante la ejecucin. Mejorar los procesos teniendo en cuenta sus rendimientos reales. Mejora continua Analizar, a partir de la informacin obtenida de los indicadores, el comportamiento del proceso en relacin a sus objetivos o de la situacin del entorno. Controlar la ejecucin del proceso interviniendo en el caso de que sea necesario para asegurar su eficacia y eficiencia. Ciclo de Vida de la Gestin de los Procesos 19. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 19- Indicadores Correctos Seguimientos peridicos Cubre los requerimientos del cliente del proceso Utiliza los recursos mnimos Capacidad para adaptarse a los requerimientos de los clientes Mejora Continua Claramente Delimitado Claramente Delimitado FlexibleFlexible Inputs Resultado/s Actividades Requerimientos- Clientes Requerimientos- Proveedores Criterios de valoraciCriterios de valoracin de la calidad de un PROCESOn de la calidad de un PROCESO EficienteEficienteEficiente ControladoControladoControlado EficazEficazEficaz 20. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 20- Reingeniera o mejora continua ACTUACIN DEL PROCESO ImportanciaEstratgica Mejoras puntuales Bajo Alto Baja Alta Mejora Radical Mejora Incremental y/o Radical Mejora Incremental Mejora Inmediata Establecer el Modelo de MejoraEstablecer el Modelo de Mejora 21. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 21- La notacin BPMN permite estandarizar el modelado de los procesos: Pudiendo ser usada tanto por los analistas de negocio como por usuarios tcnicos. Facilitando la comunicacin entre ambos con un lenguaje comn y suficientemente exhaustivo como para modelar procesos complejos. La notacin BPMN ha sido desarrollada por la OMG (Object Management Group) (Junio 2006, BPMN 1.0). BPMN: Sintaxis de los procesos 22. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 22- BPMN: Notacin para el Modelado de Procesos de Negocio Esta nueva especificacin para modelado de procesos ha tomado como base las tcnicas ms utilizadas en el mercado. Esto permite que el modelado se enfoque, en cierto aspecto, de la forma clsica a la cual estaban habituados los analistas de negocio, pero con las siguientes ventajas: La notacin BPMN est definida para disear procesos automatizables de todo tipo (de Corta o de Larga Duracin y de Extremo a Extremo). Permite ser muy exhaustivo en la descripcin de los procesos. Est totalmente normalizada. Permite elaborar modelos simples pero que, a su vez, representan procesos complejos. 23. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 23- Un aspecto relevante del BPMN es que, adems de la definicin de los elementos del diagrama y de los atributos, se incluye la descripcin de las interacciones posibles o permitidas entre los distintos elementos. La descripcin de cada elemento del diagrama a travs de sus atributos, adems de completar la descripcin del proceso, permitir la generacin de procesos ejecutables utilizando el estndar WS- BPEL 1.0. El BPEL es un lenguaje de programacin que tiene variables y operaciones. El objetivo de BPEL es proveer una definicin para la orquestacin de servicios, la secuencia determinada de interacciones, el flujo de datos de un punto a otro. BPMN: Notacin para el Modelado de Procesos de Negocio 24. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 24- BPMN: Notacin para el Modelado de Procesos de Negocio Empezar el viernes Recibe la lista de Temas Revisa la lista de Temas Hay temas para discutir? Ciclo de Discusin Anunciar Temas a Votar Recoger Votos Finalizado tiempo (Una semana) Preparar Resultados Poner resultados en el sitio Web Envira resultados por email Suficientes Votos? Se avis? Reducir nmero de votantes y recalcular resultados Re-enunciar la votacin a los miembros votantes temas con Mayora? Dos veces? Votantes por email deben cambiar votos Reducir a dos soluciones No SI NO Anunciar inicio de votacin Anuncio Temas a Discutir No SI NO NO SI Voto Aviso de finalizacin Resultados de la votacin Anuncio de Votos con Aviso Aviso de cambio de Voto SI Atributos Descripcin Id . : Object Hay un nico Id que identifica el objeto de otros objetos dentro del Diagrama. Categories (0-n) : String El Modelador puede (MAY) aadir una o ms categoras definidas que pueden ser utilizadas para propsitos tales como reporte o anlisis. Documentation (0-1) : String El Modelador puede (MAY) aadir texto para documentar el objeto. 25. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 25- BPMN Enfoque BP Alcance BPEL Audiencia Consultores Estrategia Analistas de Negocio Diseadores de Procesos Arquitectos de Sistemas Ingenieros de Software Propsito Modelar Ejecutar Fuente: BPMI.org Entorno empresarial Implantacin Tecnolgica BPMN: Notacin para el Modelado de Procesos de Negocio 26. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 26- 0202 Business Process Management (BPM) 1. Aspectos Generales 2. Componentes 3. Ventajas y beneficios 4. Puntos Clave: desafos comunes del negocio 5. Papel que juega el BPM a la hora de mejorar las estrategias del desarrollo del negocio 6. Los 5 Principales mitos 27. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 27- Antes de empezar Coste identificacin y posterior mantenimiento Mapa de Procesos Optimizacin o modelo de gestin Usuarios crticos Ambicin en objetivos Dnde queremos llegar Conciencia de plazos Alta Direccin: tendencia al corto plazo y beneficios rpidos Gestin por Procesos: resultados a medio/largo plazo Crisis actual agrava la convivencia entre plazos y entre eficacia y eficiencia 28. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 28- Qu es BPM? Business Process Management (BPM) Una estrategia para gestionar y mejorar el funcionamiento del negocio con la optimizacin continua de los procesos de negocio en un ciclo end to end cerrado que permite, modelar, ejecutar y medir los resultados. 29. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 29- Definicin de BPM BPM es la disciplina de modelar, automatizar, gestionar y optimizar procesos de negocio a lo largo de todo su ciclo de vida como estrategia para alcanzar la eficiencia. que identifica la empresa como el conjunto de sus procesos de gestin del negocio desde la perspectiva de los procesos de negocio que da soport...</p>