Fundamentos de bpm gestion de procesos de negocio control y mejora

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Fundamentos de la BPM y Gestion de Procesos de Negocio

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  • 1. Juan Emilio lvarez Rodrguez jealvarez@albatian.com ALBATIAN CONSULTING Noviembre 2.009 Fundamentos Estratgicos y Tcnicas de BPM para la optimizacin, control y mejora continua de procesos.

2. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 2- Objetivos Introducir conceptos y tcnicas fundamentales de PROCESOS. Proporcionar una visin global de lo que es e implica una gestin BPM o de procesos. Estudiar los elementos que constituyen el alineamiento de la Estrategia y los Procesos. Analizar los beneficios de asumir el alineamiento del negocio y la tecnologa a travs del BPM. 3. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 3- ndice 01 Gestin de procesos y tecnologas BPM 02 Business Process Management (BPM) 03 Direccin por procesos vs. Gestin de procesos 04 Modelizacin y diseo de procesos 05 Arquitectura Tcnica e integracin 06 BAM Monitorizacin y Mejora Continua de procesos 07 Estrategias y Factores crticos de xito 4. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 4- 0101 GESTIGESTIN DE PROCESOSN DE PROCESOS 1. Procesos y plataforma para gestionar la complejidad. 2. Caractersticas de los procesos. 3. Modelos de procesos 4. Clasificacin de los procesos 5. Ciclo de vida de los procesos 6. Mejora Continua 7. Sintaxis de los procesos (BPMN) 5. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 5- Definicin de Proceso PROCESO Es el conjunto de actividades relacionadas y secuenciales, que transforman unos inputs (material, mano de obra, capital, clientes, informacin, etc.) en los outputs deseados (bienes o servicios) aadiendo valor. PROCESO Es el conjunto de actividades relacionadas y secuenciales, que transforman unos inputs (material, mano de obra, capital, clientes, informacin, etc.) en los outputs deseados (bienes o servicios) aadiendo valor. Clientes Proceso: Misin / Objetivos OUTPUTS/ RESULTADOS Exigencias INPUTS Principio Fin 6. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 6- Los Procesos Al Centrar la gestin por procesos y permitir al negocio gestionar explcitamente los mismos, las empresas pueden: Comprender mejor Qu, Cmo, Quin y Cundo. Obtener control de los procesos extremo a extremo. Orientar la operativa al Cliente Facilitar la implementacin de las mejores prcticas. Aligerar y acelerar los procesos. Mejorar la eficiencia y adecuacin de los procesos. Supervisar y medir los procesos. Reducir e incluso eliminar el coste de operacin de proceso. Responder dinmicamente a nuevos requerimientos. Plataforma para gestionar la complejidadPlataforma para gestionar la complejidad 7. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 7- Los Procesos Hacer Cosas Usar la informacin Colaborar con otros Resolver problemas Producir resultados Gestionar Ver y rastrear el progreso Identificar problemas Medir la ejecucin Gestionar equipos Aprender y Mejorar Transformar experiencia en conocimiento Compartir o prescribir las mejores prcticas Descubrir vas de mejora PermitenPermiten 8. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 8- Caractersticas de los Procesos Los Procesos: Atraviesan diferentes funciones de la Empresa y se orientan a Resultados. Alinean los objetivos de la Organizacin con las Expectativas y necesidades de nuestros Clientes (Externos o Internos). Indican cmo estn estructurados los flujos de informacin y materiales. Muestran las relaciones Proveedor/Cliente entre funciones y cmo se realiza el trabajo realmente. Los PROCESOS son los medios mediante los cuales las Compaas crean valor para sus Clientes (internos o externos) Los PROCESOS son los medios mediante los cuales las Compaas crean valor para sus Clientes (internos o externos) 9. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 9- Caractersticas de los Procesos Dos caractersticas esenciales: Variabilidad nunca dos outputs son iguales Repetitividad a ms repeticiones ms experiencia 10. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 10- Modelos de Procesos N. 1 N. 2 N. 3 MAPA COSTES PLAN CONTINUIDAD NEGOCIO RIESGO OPERACIONAL ISO / EFQM El Mapa de Procesos Corporativo es una representacin grfica de la organizacin clasificadas segn su Misin y Visin. Describe el funcionamiento de la empresa para dar respuesta a sus objetivos de negocio y por consiguiente a la Estrategia. Es nico y comn para distintas visiones (Riesgo Operacional, Costes, Plan Continuidad de Negocio, etc). El Mapa de Procesos Corporativo es una representacin grfica de la organizacin clasificadas segn su Misin y Visin. Describe el funcionamiento de la empresa para dar respuesta a sus objetivos de negocio y por consiguiente a la Estrategia. Es nico y comn para distintas visiones (Riesgo Operacional, Costes, Plan Continuidad de Negocio, etc). a) Identificar un Mapa de Procesos NICO, CORPORATIVO y MULTIUSUARIOa) Identificar un Mapa de Procesos NICO, CORPORATIVO y MULTIUSUARIO b) Disear e implantar procesos EFICIENTESb) Disear e implantar procesos EFICIENTES c) La voz del CLIENTE (interno o externo) y los OBJETIVOS de la Compaac) La voz del CLIENTE (interno o externo) y los OBJETIVOS de la Compaa Que sea la base para Que tengan en cuenta MAPA DE PROCESOS: Concepto y utilidadMAPA DE PROCESOS: Concepto y utilidad 11. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 11- Modelo de Procesos Describe el funcionamiento de las actividades, eventos, secuencias y resultados del mismo. Debe representar grficamente la operativa de la Empresa tal y como se efecta en la actualidad. Suministra un conocimiento del Proceso a funciones externas relacionadas con el mismo. Su anlisis ser bsico para poder identificar las oportunidades de mejora. DIAGRAMA DE PROCESOS: Concepto y utilidadDIAGRAMA DE PROCESOS: Concepto y utilidad Los PROCESOS son un instrumento que facilitan a las empresas el enfoque hacia una Direccin por Procesos. Los PROCESOS son un instrumento que facilitan a las empresas el enfoque hacia una Direccin por Procesos. 12. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 12- Modelo de Procesos 1. Ayudar a la gestin del Proceso, ya que facilita la toma de datos, el entrenamiento del personal del proceso, la implantacin de controles que eviten riesgos, el establecimiento de indicadores, etc. 2. Hacer posible evaluar los costes, impacto en calidad, tiempos netos y plazos de cada actividad, as como de los posibles cambios o mejoras. 3. Construir una herramienta fundamental para el grupo de Mejora del Proceso. 4. Clarificar qu es necesario hacer, quin debe realizarlo y cmo se debe realizar. 5. Poner en evidencia duplicidades del esfuerzo, retrasos, omisiones y etapas innecesarias. 6. Comparar el proceso actual con el ideal planteado, si se llevara a cabo un rediseo del mismo. 7. Establecer los procedimientos escritos asociados al proceso enlace ISO 9001:2000. DIAGRAMA DE PROCESOS: ObjetivosDIAGRAMA DE PROCESOS: Objetivos 13. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 13- Ejemplo de Proceso: Preparacin personal para ir a trabajar (I) DespertarseDespertarse LevantarseLevantarse Ir al baoIr al bao Limpiarse los dientes Limpiarse los dientes Lavarse la cara Lavarse la cara Actividades que ocurren siempre Hacer ejercicio Hacer ejercicio DesayunarDesayunar Lavar/secar el pelo Lavar/secar el pelo MaquillarseMaquillarse Volver a dormir Volver a dormir DucharseDucharse AfeitarseAfeitarse Preparar desayuno Preparar desayuno Otras actividades (pueden ocurrir...) Output 14. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 14- Ejemplo de Proceso: Preparacin personal para ir a trabajar (II) 15. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 15- Componentes del Diagrama de Procesos Elementos bElementos bsicossicos Flujos de entrada y salida (Eventos, Resultados). Actividades o tareas Clave de Valor aadido. Propietario y Roles o Participantes. Puntos de decisin o Compuertas. Reglas de Negocio. Entradas / Salidas propias del proceso. Indicadores Clave (Eficacia, Eficiencia). Controles de Riesgos. 16. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 16- Clasificacin de los Procesos Procesos de Corta Duracin Procesos de Larga Duracin Procesos de Extremo a Extremo Atendiendo a su duraciAtendiendo a su duracinn 17. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 17- CICLO DMAIC Ciclo de Vida estndar propuesto por la metodologa Six Sigma Ciclo de Vida de la Gestin de los Procesos 18. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 18- Definir su cometido, describir de forma grfica el funcionamiento del proceso y evaluar el funcionamiento del modelo para optimizar antes de implantar. Obtener informacin de los indicadores que se hayan definido durante la ejecucin. Mejorar los procesos teniendo en cuenta sus rendimientos reales. Mejora continua Analizar, a partir de la informacin obtenida de los indicadores, el comportamiento del proceso en relacin a sus objetivos o de la situacin del entorno. Controlar la ejecucin del proceso interviniendo en el caso de que sea necesario para asegurar su eficacia y eficiencia. Ciclo de Vida de la Gestin de los Procesos 19. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 19- Indicadores Correctos Seguimientos peridicos Cubre los requerimientos del cliente del proceso Utiliza los recursos mnimos Capacidad para adaptarse a los requerimientos de los clientes Mejora Continua Claramente Delimitado Claramente Delimitado FlexibleFlexible Inputs Resultado/s Actividades Requerimientos- Clientes Requerimientos- Proveedores Criterios de valoraciCriterios de valoracin de la calidad de un PROCESOn de la calidad de un PROCESO EficienteEficienteEficiente ControladoControladoControlado EficazEficazEficaz 20. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 20- Reingeniera o mejora continua ACTUACIN DEL PROCESO ImportanciaEstratgica Mejoras puntuales Bajo Alto Baja Alta Mejora Radical Mejora Incremental y/o Radical Mejora Incremental Mejora Inmediata Establecer el Modelo de MejoraEstablecer el Modelo de Mejora 21. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 21- La notacin BPMN permite estandarizar el modelado de los procesos: Pudiendo ser usada tanto por los analistas de negocio como por usuarios tcnicos. Facilitando la comunicacin entre ambos con un lenguaje comn y suficientemente exhaustivo como para modelar procesos complejos. La notacin BPMN ha sido desarrollada por la OMG (Object Management Group) (Junio 2006, BPMN 1.0). BPMN: Sintaxis de los procesos 22. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 22- BPMN: Notacin para el Modelado de Procesos de Negocio Esta nueva especificacin para modelado de procesos ha tomado como base las tcnicas ms utilizadas en el mercado. Esto permite que el modelado se enfoque, en cierto aspecto, de la forma clsica a la cual estaban habituados los analistas de negocio, pero con las siguientes ventajas: La notacin BPMN est definida para disear procesos automatizables de todo tipo (de Corta o de Larga Duracin y de Extremo a Extremo). Permite ser muy exhaustivo en la descripcin de los procesos. Est totalmente normalizada. Permite elaborar modelos simples pero que, a su vez, representan procesos complejos. 23. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 23- Un aspecto relevante del BPMN es que, adems de la definicin de los elementos del diagrama y de los atributos, se incluye la descripcin de las interacciones posibles o permitidas entre los distintos elementos. La descripcin de cada elemento del diagrama a travs de sus atributos, adems de completar la descripcin del proceso, permitir la generacin de procesos ejecutables utilizando el estndar WS- BPEL 1.0. El BPEL es un lenguaje de programacin que tiene variables y operaciones. El objetivo de BPEL es proveer una definicin para la orquestacin de servicios, la secuencia determinada de interacciones, el flujo de datos de un punto a otro. BPMN: Notacin para el Modelado de Procesos de Negocio 24. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 24- BPMN: Notacin para el Modelado de Procesos de Negocio Empezar el viernes Recibe la lista de Temas Revisa la lista de Temas Hay temas para discutir? Ciclo de Discusin Anunciar Temas a Votar Recoger Votos Finalizado tiempo (Una semana) Preparar Resultados Poner resultados en el sitio Web Envira resultados por email Suficientes Votos? Se avis? Reducir nmero de votantes y recalcular resultados Re-enunciar la votacin a los miembros votantes temas con Mayora? Dos veces? Votantes por email deben cambiar votos Reducir a dos soluciones No SI NO Anunciar inicio de votacin Anuncio Temas a Discutir No SI NO NO SI Voto Aviso de finalizacin Resultados de la votacin Anuncio de Votos con Aviso Aviso de cambio de Voto SI Atributos Descripcin Id . : Object Hay un nico Id que identifica el objeto de otros objetos dentro del Diagrama. Categories (0-n) : String El Modelador puede (MAY) aadir una o ms categoras definidas que pueden ser utilizadas para propsitos tales como reporte o anlisis. Documentation (0-1) : String El Modelador puede (MAY) aadir texto para documentar el objeto. 25. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 25- BPMN Enfoque BP Alcance BPEL Audiencia Consultores Estrategia Analistas de Negocio Diseadores de Procesos Arquitectos de Sistemas Ingenieros de Software Propsito Modelar Ejecutar Fuente: BPMI.org Entorno empresarial Implantacin Tecnolgica BPMN: Notacin para el Modelado de Procesos de Negocio 26. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 26- 0202 Business Process Management (BPM) 1. Aspectos Generales 2. Componentes 3. Ventajas y beneficios 4. Puntos Clave: desafos comunes del negocio 5. Papel que juega el BPM a la hora de mejorar las estrategias del desarrollo del negocio 6. Los 5 Principales mitos 27. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 27- Antes de empezar Coste identificacin y posterior mantenimiento Mapa de Procesos Optimizacin o modelo de gestin Usuarios crticos Ambicin en objetivos Dnde queremos llegar Conciencia de plazos Alta Direccin: tendencia al corto plazo y beneficios rpidos Gestin por Procesos: resultados a medio/largo plazo Crisis actual agrava la convivencia entre plazos y entre eficacia y eficiencia 28. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 28- Qu es BPM? Business Process Management (BPM) Una estrategia para gestionar y mejorar el funcionamiento del negocio con la optimizacin continua de los procesos de negocio en un ciclo end to end cerrado que permite, modelar, ejecutar y medir los resultados. 29. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 29- Definicin de BPM BPM es la disciplina de modelar, automatizar, gestionar y optimizar procesos de negocio a lo largo de todo su ciclo de vida como estrategia para alcanzar la eficiencia. que identifica la empresa como el conjunto de sus procesos de gestin del negocio desde la perspectiva de los procesos de negocio que da soporte a la propia gestin de los procesos de negocio bajo este enfoque. 30. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 30- Agilidad de Adaptacin a las necesidades del mercado y cliente de una forma rpida, modificando tanto las reglas de negocio como los procesos. Informacin a la Direccin. Control del proceso de principio a fn. Herramientas que pueden: Identificar las mejores prcticas y verificar el cumplimiento de las polticas. Simulacin, de escenarios-test, y capacidades analticas que monitorizan los procesos a travs del ciclo de vida completo de los mismos. El anlisis del rendimiento y cuellos de botella. BPM: Qu ofrece? 31. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 31- Recursos que ejecutarn las tareas definidas: Empleados Proveedores / Outsourcing Aplicaciones (ERP, CRM, etc) Otros Sistemas Tareas, flujos de trabajo, niveles de servicio que requieren los procesos Tareas y Flujos Reglas de negocio que determinan el camino del proceso y facilitan la toma de decisiones Reglas R ecursos M ateriales y H um anos Informacin y datos que posibilitarn la toma de decisiones Datos del proceso Datos de aplicaciones externas Documentacin (internos o externos) Inform acin y D atos Definicin, Automatizacin, Monitorizacin Y Anlisis Definicin, Automatizacin, Monitorizacin Y Anlisis BPM: Qu permite? 32. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 32- BPM: Qu permite? Modelizar procesos de negocio. Gestionar el ciclo de generacin, publicacin y consumo de documentacin de procesos. Simular procesos de negocio para evaluar su comportamiento en situaciones de carga exigidas en determinados momentos del proceso. Integrar informacin proveniente de otros sistemas de negocio. Proveer entornos de desarrollo de aplicaciones para colaboracin entre procesos de negocio. Automatizar procesos. Colaborar entre empresas que participan en la cadena productiva. 33. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 33- BPM: Cmo se puede aplicar? Principio Por qu SeparaciSeparacin de Ln de Lgica degica de procesos de los Sistemasprocesos de los Sistemas Permite aplicar cambios a los procesos de manera rpida y efectiva El conocimiento del negocio est en modelos entendibles y no en la cabeza de ciertas personas y codificado en mltiples sistemas. SeparaciSeparacin de reglas deln de reglas del procesoproceso Permite cambiar las reglas de negocio sin necesidad de cambiar el proceso IntegraciIntegracinn Integracin sencilla y flexible con sistemas y aplicaciones (SOA) Procesos llaman a otros procesos o servicios (en sistemas) Visin y Control extremo a extremo del proceso, sin zonas opacas Definir niveles de servicioDefinir niveles de servicio y alertasy alertas Reaccionar de manera proactiva ante incumplimientos, mediante acciones especficas: e-mail al dueo de la tarea y a su supervisor, incremento de prioridad en tarea, etc. PredicciPrediccinn Prediccin de cundo va a finalizar una tarea o proceso completo Prediccin de necesidad de recursos o cargas de trabajo Mejora en servicio al cliente MonitorizaciMonitorizacinn Monitorizacin de negocio, no tcnica. Permite reaccionar con rapidez Anlisis de informacin de procesos esencial para la optimizacin 34. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 34- Componentes: Arquitectura Empresarial Enfoque de Gestin: Las organizaciones deben documentar, automatizar, analizar, y monitorizar, los procesos de negocio, pero no en trminos de funciones (marketing, ventas, produccin,...), sino en trminos de procesos end-to-end los cuales cruzan todas las fronteras funcionales. BPM = GESTIN + TECNOLOGABPM = GESTIN + TECNOLOGA GESTIN, NEGOCIO = 60%GESTIN, NEGOCIO = 60% TECNOLOGAS = 40%TECNOLOGAS = 40% 35. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 35- Componentes: Arquitectura Empresarial Una buena Arquitectura Empresarial establecer: Un marco para la compaa que permita la expresin, estructuracin y la visin global de la empresa desde la perspectiva de los procesos, las personas y la tecnologa. Los roles y responsabilidades de los componentes del sistema con respecto a los procesos corporativos soportados. Las herramientas adecuadas para definir y articular los procesos de negocio y facilitar la colaboracin con los desarrolladores de TI. El entendimiento de estas relaciones es la clave para el XITO! El entendimiento de estas relaciones es la clave para el XITO! 36. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 36- Dificultad para identificar las relaciones con los Clientes (Organizacin y Sistemas muy Introspectivos) Los requisitos de Negocio contienen complejas relaciones entre Polticas, Procedimientos y Actividades Manuales entre personas, sistemas y datos, dificultando la verificacin de su cumplimiento. Muchas de las reglas de negocio estn incorporadas en los sistemas de informacin, que precisan de gran carga de programacin y por tanto no adecuados para una gestin del cambio gil. Es difcil identificar los cuellos de botella en los procesos. Principales desafos: Resumen (I) 37. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 37- Con frecuencia es difcil indicar con precisin quin debe realizar algunas tareas. Existe una considerable inconsistencia en los tiempos de respuesta del empleado para completar tareas habituales. Faltan medidas para evaluar rendimientos y por lo tanto para mejorar los procesos. La gestin del cambio organizacional no se realiza con el xito deseado debido a las dificultades de sus individuos de asimilar los nuevos roles o gestionar diferentes recursos. Principales desafos: Resumen (II) 38. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 38- Cmo Principales desafos: Adaptabilidad y Agilidad Empresarial 39. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 39- TI posicionada para responder Orientacin Cliente Eficiencia Operativa Agilidad Productividad Conciliar objetivos Aumentar eficiencia mejorando procesos Integrar procesos y sistemas Crear ventajas competitivas CRMERPSistemas Corporat. BB.DD.Sistemas Departam. Recursos TI Usuarios Dinmica de negocio Alineacin de TI Adaptabilidad y Agilidad Empresarial: Cmo? Alinear EstratAlinear Estratgica, Personas y Tecnologgica, Personas y Tecnologaa 40. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 40- 1. Orquestando. 2. Integrando los procesos. 3. Integrando los sistemas. 4. Integrando e incorporando las reglas de negocio. 5. Midiendo (indicadores y mtricas). 6. Gestionando los niveles de servicio comprometidos. 7. Gestionando las excepciones. 8. Proporcionando al usuario un entorno de trabajo intuitivo. 9. Identificando cuellos de botella en los procesos. 10. Gestionando la trazabilidad y consistencia del proceso. Adaptabilidad y Agilidad Empresarial: Cmo? 41. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 41- BPM: convergencia de un nmero de tecnologas y enfoques existentes. Incluye capacidades que derivan de las herramientas de modelado de procesos, integracin de aplicaciones, monitorizacin de procesos y de desarrollo rpido de aplicaciones. nica plataforma que gestiona el ciclo de vida de un proceso desde la definicin, despliegue, ejecucin, valoracin, modificacin y despliegue posterior. Implica un cambio fundamental en nuestra forma de pensar sobre la estructura de los sistemas de TI, las aplicaciones y la infraestructura. Diferencia de la tecnologa BPM con las existentes 42. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 42- Implica la creacin de una capa de procesos independiente: Gestin del proceso extremo a extremo separado de las aplicaciones subyacentes, sus conexiones y datos. Visin completa de todas las actividades. Complementa las inversiones actuales (y futuras) en aplicaciones, almacenes de contenidos y herramientas de integracin de datos. Diferencia de la tecnologa BPM con las existentes 43. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 43- El enfoque centrado en el proceso supera dos obstculos clave de las TI: las aplicaciones empaquetadas representan un conjunto de elementos de proceso interdependientes , que aunque en ocasiones se pueden configurar, normalmente son difciles de cambiar. englobar dentro de una nica aplicacin un proceso completo para cumplir con un pedido del cliente. Normalmente, estn involucradas muchas aplicaciones (y grupos de personas). Esto ha llevado a la adicin de conexiones de integracin entre diferentes sistemas. Desafortunadamente, tienden a embeber ms procesos en la infraestructura, aumentando la rigidez de todo el entorno tecnolgico. Por qu es importante esta capa de procesos? Diferencia de la tecnologa BPM con las existentes 44. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 44- Modificacin rpida y ms econmica del proceso. Gestin ms disciplinada del proceso. Despliegue de las mejores prcticas y el conocimiento que las secunda. La organizacin mejora rpidamente el nivel de automatizacin de los procesos. Permite rentabilizar la inversin realizada en las aplicaciones, la integracin de datos y las personas. Mayor grado de responsabilidad de TI de cara al negocio a un coste inferior. Por qu es importante esta capa de procesos? Diferencia de la tecnologa BPM con las existentes 45. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 45- Proporciona la informacin necesaria para la toma de decisiones de negocio, gracias a la visibilidad de los procesos de extremo a extremo. Ayuda en la asignacin de recursos para satisfacer las demandas de los clientes o del negocio. Ayuda a la toma de decisiones sobre inversiones estratgicas. Visibilidad sobre rendimiento de las ventas y las operaciones de negocio (Ej. Rendimiento de los Call Centers). Papel del BPM en la mejora de la estrategia del negocio 46. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 46- 0303 DIRECCIDIRECCIN POR PROCESOS VS.N POR PROCESOS VS. GESTIGESTIN DE PROCESOSN DE PROCESOS 1. La orientacin de los procesos 2. Desde qu punto de vista? 3. Direccin por procesos. 4. Claves para alinear procesos y tecnologa 5. Funcin transitiva. 47. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 47- Desde qu punto de vista? Uno de los primeros problemas que se presentan a los analistas de procesos y, por consiguiente a la organizacin, es por dnde empezar, qu enfoque o visin dar, cmo afectan los procesos y dnde 48. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 48- Desde qu punto de vista? TOP DOWN: los Macroprocesos representan la estrategia de la compaa, estos se van descomponiendo en procesos ms pequeos y estos en subprocesos segn se vayan necesitando distintos niveles de especializacin. La organizacin se estructura en base a estos procesos (Visin estratgica Direccin por Procesos (DPP)). BOTTOM-UP: se empieza por identificar procesos ms pequeos y se van mejorando. No se tienen en cuenta los objetivos estratgicos de la compaa. La mejora de estos repercutir operativamente en la mejora de los macroprocesos (Visin tctica Gestin de Procesos). 49. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 49- DPP: Enfoque Estratgico Misin Por qu existimos Competencias Clave y Lneas Estratgicas Objetivos Estratgicos y Mapa Estratgico Concrecin de las lneas estratgicas y sus relaciones Cuadro de Mando de Indicadores Estratgicos Definicin de Indicadores Estratgicos y sus relaciones Iniciativas Estratgicas y Proyectos Definicin de Indicadores Estratgicos y de sus relaciones Valores Fundamentales En qu creemos Visin Qu queremos ser Resultados estratgicos Accionistas satisfechos Clientes encantados Personas motivadas y preparadas Impacto en la Sociedad positivo Componentes de la EstrategiaComponentes de la Estrategia 50. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 50- Alinear Estrategia y Procesos: Enfoque LA DIRECCIN DEBE IDENTIFICAR LOS PROCESOS CLAVE DE LA ORGANIZACIN EN BASE A: Su Misin y Visin. Los Factores crticos de xito Su Estrategia y ventajas competitivas En esta aproximacin lo ms importante es el valor aportado a los clientes, no a las funciones En esta aproximacin lo ms importante es el valor aportado a los clientes, no a las funciones Direccin Por Procesos Es la direccin de las Organizaciones en base a la Gestin de los Procesos orientados a los Clientes 51. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 51- Alinear Estrategia y Procesos: Enfoque NUEVO PRINCIPIO RADICAL: El diseo del trabajo debe fundamentarse en los procesos de un extremo al otro de las organizaciones y en la creacin de valor para el cliente, y no en la gestin jerarquizada y en la especializacin del trabajo. Objetivos de la Empresa Objetivos funcionales 52. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 52- Alinear Estrategia y Procesos: QU SIGNIFICA? Gestionar en base a resultados y posteriormente controlar procesos. Gestionar en base a resultados y posteriormente controlar procesos. PASAR DEPASAR DE Gestionar los procesos y posteriormente controlar los resultados. Gestionar los procesos y posteriormente controlar los resultados. AA 53. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 53- Alinear Estrategia y Procesos: Niveles 1 2 3 4 54. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 54- Alinear Estrategia y Procesos: Organizacin Vs. Procesos .... ComercialPresupuesto C.Gestin Venta Rec.Pedido Fabricar Expedir Facturar Demanda cliente Cliente Satisfecho Finanzas Servicios Informticos Contabilidad Perspectiva vertical. Por Funciones Centrada en la organizacin jerrquica. No muestra el producto/servicio que provee al cliente. No muestra el cliente. En fase de Cambios en el entorno: Aparece el efecto silo Aislamiento entre funciones. Aparecen vacos entre funciones y dificultades en tratar temas inter-funcionales. Perspectiva Horizontal. Por Procesos Centrada en la misin de la organizacin y sus objetivos. Permite conocer mejor las interrelaciones entre los procesos. Es una gestin orientada a Cliente. Facilita el control y mejora la eficiencia. D. General FinanzasInformtica ExplotacinDesarrollo Sistemas Comercial 55. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 55- Alinear Estrategia y Procesos: Implicaciones Los PROCESOS se alinean con los objetivos. Toda la tecnologa se orienta al proceso. Los PROCESOS se alinean con los objetivos. Toda la tecnologa se orienta al proceso. Es una manera de entender el negocio que debe asumir toda la organizacin, y en concreto es una prctica de gestin. Condiciona la forma de estructurar el trabajo, se fundamenta en el trabajo en equipo y en la colaboracin. Sita al proceso en una posicin principal. Requiere la evaluacin constante, enfrentando resultados contra objetivos, se trabaja en la mejora continua, por la optimizacin. Implicaciones del modelo de Gestin por procesos 56. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 56- Alinear Estrategia y Procesos: MAPA DE PROCESOS=CADENA DE VALOR Procesos Estratgicos Procesos de NegocioProcesos de Negocio Procesos de Soporte Destinados a apoyar la gestin de la estructura (recursos humanos y tcnicos), necesaria para el desarrollo de la actividad de la compaa. A su vez, podrn dar soporte a procesos estratgicos de negocio o de soporte. MACROPROCESOS DE SOPORTEMACROPROCESOS DE SOPORTE Destinados a satisfacer la demanda del mercado, orientados al cliente y relacionados con la gestin del negocio principal de la compaa. MACROPROCESOS DE NEGOCIO MACROPROCESOS DE NEGOCIO Definen la orientacin (misin y visin) en su entorno de actuacin. MACROPROCESOS ESTRATGICOS MACROPROCESOS ESTRATGICOS Estrategia y Polticas corporativas Compra Filatelia Canales y Comunicacin Gestionar Productos Oportunidades de Negocio Gestionar Filatelia Gestionar VentasGestionar Agentes Gestionar Operaciones Gestionar Recompra Gestionar Personas Gestionar Bienes Administrar Recursos Financieros Controlar y tratar la informacin Mejora Continua Macroprocesos OperativosMacroprocesos Estratgicos Macroproceosde Negocio Macroproceosde Soporte Estrategia y Polticas corporativas Compra Filatelia Canales y Comunicacin Gestionar Productos Oportunidades de Negocio Gestionar Filatelia Gestionar VentasGestionar Agentes Gestionar Operaciones Gestionar Recompra Gestionar Personas Gestionar Bienes Administrar Recursos Financieros Controlar y tratar la informacin Mejora Continua Macroprocesos OperativosMacroprocesos Estratgicos Macroproceosde Negocio Macroproceosde Soporte CADENA DE VALOR 57. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 57- Alinear Estrategia y Procesos: Cmo empezar? Misin/Valores/Visin Lneas Estratgicas Plantear Objetivos Estratgicos Disear el Mapa Estratgico Nombrar y definir los Indicadores Estratgicos Disear la Cadena de Valor Vincular Indicadores Estratgicos a la Cadena de Valor Definir Indicadores Operativos desplegndolos a travs de la jerarqua de procesos Acciones de Mejora en base a los valores de los indicadores 1 1 Modelo para el DiseModelo para el Diseo e Implantacio e Implantacinn 58. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 58- Alinear Estrategia y Procesos: a tener en cuenta Aumento de la orientacin a la mejora continua de los procesos. Rotura de la organizacin funcional tradicional. Los procesos atraviesan las funciones. Evitar los silos de procesos, lo que favorecer la coexistencia departamento/proceso. Procesos estructurados y dirigidos a los clientes. Definir responsables del proceso (Process Owner). Definir el Mapa de Procesos (de 10 a 15 por negocio). Aplicar Reingeniera con enfoque multiobjetivo (coste, plazo,.) CONSIDERACIONES GENERALES (I) 59. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 59- Alinear Procesos y Tecnologa BPM/SOA Simplifica la infraestructura de IT Permite la encapsulacin. Dirigido indirectamente por los objetivos de negocio, trasladando la necesidad de flexibilidad y agilidad a IT. Provee un nivel de control y gobierno de los activos de IT. Simplifica la infraestructura de IT Permite la encapsulacin. Dirigido indirectamente por los objetivos de negocio, trasladando la necesidad de flexibilidad y agilidad a IT. Provee un nivel de control y gobierno de los activos de IT. Optimizar los procesos de negocio Dar visibilidad al Negocio No requiere SOA, pero SOA simplifica la implementacin de BPM (habilitacin de servicios) Optimizar los procesos de negocio Dar visibilidad al Negocio No requiere SOA, pero SOA simplifica la implementacin de BPM (habilitacin de servicios) BPMBPM SOASOA 60. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 60- El Tangram, BPM y SOA El Tangram (chino: , pinyin: q qio bn; "juego de los siete elementos" o "tabla de la sabidura") es un juego chino muy antiguo. Consiste en formar siluetas de figuras con la totalidad de una serie de piezas dadas. En vez de 7 piezas decenas, cientos o miles de tareas de negocio, o servicios o componentes. Se forman servicios seleccionando diferentes componentes no todos! Los servicios, a su vez, sern utilizados por los procesos o por las tareas de negocio que se emplearn, a su vez, para nuevos procesos. Relacin entre elementos de Negocio y Sistemas 61. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 61- Relacin entre elementos de Negocio y Sistemas Recibir Peticin Prstamo Conceder Prstamo Procesos Servicios Componentes (Software) Elementos de Negocio Elementos de Sistemas Subprocesos/ tareas 62. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 62- La combinacin de: la flexibilidad en los procesos de negocio las herramientas para la gestin y automatizacin del ciclo de vida de estos procesos Las arquitecturas orientadas a servicios Facilitar el dilogo entre analistas de negocio y de sistemas. Reducir el Time to market Beneficios del alineamiento facilitado por BPM/SOA 63. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 63- 0404 MODELIZACIMODELIZACIN Y DISEN Y DISEO DEO DE PROCESOSPROCESOS-- ARQUITECTURAARQUITECTURA EMPRESARIALEMPRESARIAL Business Process Anlisis (BPA) Enfoques metodolgicos (Estratgico, Organizativo, Operativo, Combinado). Arquitectura Empresarial o de Referencia (AR) Principales soluciones de modelizacin y diseo de procesos existentes en el mercado. 64. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 64- 4.1.- Business Process Analisis (BPA) 65. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 65- Algunos interrogantes BPA? Una tarea? hay que hacerla? Una tarea, una funcin o un proyecto? quines son los implicados? Cmo hay que abordar el anlisis de procesos? Se puede ir directamente al BPM, tanto en proyecto como en tecnologa? Agenda del BPA Business Process Anlisis (BPA) 66. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 66- Anlisis de procesos Proceso reflexivo que incluye un replanteamiento de la forma de trabajo actual, para conseguir ciertos objetivos de negocio Tambin incluye la definicin de aquellas medidas que importan para evaluar el rendimiento del proceso Indicadores de volumen de negocio Calidad (satisfaccin) Eficiencia y productividad Genera una documentacin que facilita el funcionamiento de acuerdo a unos criterios corporativos homogneos BPA 67. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 67- Resultados directos y tangibles de BPA: documentacin Los beneficios del BPA son de segundo orden y requieren tiempo: Los procesos son la base, no el resultado La homogeneidad, la sistemtica se percibe como necesidad en casos y en industrias concretas Conseguir las mejoras en los procesos (el cambio), depende en parte de condiciones ajenas al BPA Decisiones de la Direccin Personas Tecnologas Inversiones necesarias Los beneficios son siempre de un equipo La tradicin de las medidas en el control de la gestin, se centra en los indicadores financieros y comerciales BPA o no BPA Una tarea?Una tarea? hay que hacerla?hay que hacerla? Valores en el mundo de las organizaciones Plazos Tangibilidad Personalismos vs trabajo en equipo Medidas, indicadores Rigor 68. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 68- Capacidad para analizar procesos y para mantenerlos actualizados Los catalizadores de BPA, normalmente aceleran el anlisis de procesos concretos, que se justifica por una necesidad importante, no por una voluntad de mejora generalista o por una conciencia clara del anlisis de procesos como parte del trabajo necesario Requiere personal cualificado y tiene plazos de ejecucin, no conviene dejar el BPA para ltima hora. BPA o no BPA Una tarea?Una tarea? hay que hacerla?hay que hacerla? Algunos motores Productividad y competitividad Fusiones Crecimiento y expansin. Gobierno corporativo, regulacin, riesgos. 69. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 69- Una visin clsica de los implicados Ellos El propietario El rea de organizacin/ TI Los factores Las responsabilidades de cada uno Diseo del proceso y mantenimiento actualizado Velar por la visin global de los procesos Metodologa y mejores prcticas Tecnologas: cmo y cundo deben intervenir Formacin, comunicacin y cambio Los beneficios del equipo Partida de donde sale el presupuesto (inicial) En la situacin actual, el BPA es un proyecto y su ejecucin depende de la voluntad y del presupuesto del rea que tiene la necesidad. Aspectos organizativos del BPA Una tarea, una funciUna tarea, una funcin o un proyecto?n o un proyecto? QuiQuines son los implicados?nes son los implicados? 70. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 70- El presente En la situacin actual, el BPA es un proyecto y su ejecucin depende de la voluntad y del presupuesto del rea que tiene la necesidad. El futuro Del propietario al lder La mejora de los procesos corporativos requiere cierta prdida del poder de las unidades de negocio y de las geogrficas. Organizacin y TI Recursos humanos Control de gestin reas de cooperacin entre unidades y personas Aspectos organizativos del BPA Una tarea, una funciUna tarea, una funcin o un proyecto?n o un proyecto? QuiQuines son los implicados?nes son los implicados? 71. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 71- Se necesita la tecnologa del BPA? Cuestiones a plantear Qu resultados se esperan? Quin va a hacer el anlisis inicial? Cmo se va a actualizar la documentacin? Cmo se va a acceder a la informacin generada? Funcionalidad de las tecnologas para el anlisis de procesos Modelizacin: qu, dnde, quin, cmo, cundo, porqu. Resumen y anlisis de procesos: consultas predefinidas o personalizadas. Publicacin de modelos: parametrizacin de la documentacin a generar, vistas personalizadas Simulacin qu pasara s? Evaluacin: comparacin de resultados. Importar/exportar datos Tecnologas BPA CCmo hay que abordar el anmo hay que abordar el anlisis de procesos?lisis de procesos? 72. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 72- Se necesita la tecnologa del BPA? Algunas reflexiones El peligro de la belleza. La disciplina oculta de una herramienta. El coste de la herramienta BPA vs los beneficios inmediatos y la trascendencia de la eleccin. Las experiencias detrs de las herramientas y las personas detrs de las compaas. Tecnologas BPA CCmo hay que abordar el anmo hay que abordar el anlisis de procesos?lisis de procesos? 73. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 73- La brecha entre la A y la M Lo que debera ser: el ciclo sin fisuras entre el anlisis, la puesta en marcha y la gestin. Lo que es Necesidades y expectativas distintas. Plazos diferentes. Dimensiones de coste. En qu casos? Las decisiones sobre la forma del proceso estn tomadas y la documentacin del procedimiento de trabajo est disponible. Se cuenta con sistemas de informacin que cubren la mayor parte de las tareas identificadas (WF / BPM). Directo al BPM Se puede ir directamente al BPM, tanto enSe puede ir directamente al BPM, tanto en proyecto como en tecnologproyecto como en tecnologa?a? 74. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 75- 4.2.- Enfoques metodolgicos 75. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 76- Enfoques metodolgicos: Objetivos Definir el Modelo Comn de Negocio y ligarlo con la tecnologa con objeto de especificar de forma completa la Arquitectura de la Empresa. Enlazar los objetivos de negocio con la operativa, la organizacin y el despliegue de la nueva infraestructura tecnolgica. Orientar la compaa hacia los procesos, buscando la optimizacin de estos ltimos. Maximizar el ROI de la inversin, priorizando las zonas de actuacin. Minimizar el impacto a nivel Organizativo y Tecnolgico. Construir un marco organizativo y tecnolgico para el despliegue eficaz de nuevos servicios, que contemple sus necesidades de control y gestin desde una perspectiva de negocio. 76. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 77- Enfoques metodolgicos Niveles de visiNiveles de visin del negocion del negocio Visin Conceptual Negocio Alto Nivel Modelo lgico de procesos y datos Sistemas Informticos Procedimientos workflow Visin Lgica Visin Fsica O R G A N I Z A C I N 77. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 78- Enfoques metodolgicos Enfoque Estratgico Enfoque Organizacional Enfoque Operacional Enfoque Combinado Visiones o enfoques del negocioVisiones o enfoques del negocio 78. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 79- 4.3.- Arquitectura empresarial o de referencia (AR) 79. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 80- Arquitectura empresarial o de referencia (AR) Definir el marco Colaborativo, Organizativo y tecnolgico. Definir el mtodo que permita analizar, normalizar, ordenar y controlar los datos, transformndolos en informacin til para la compaa. Gestin del conocimiento Optimizacin y Mejora de procesos Tecnologas de la informacin Aplicacin por Usuarios (Vistas) Modelado de Procesos Visin Lgica Grupos de Informacin en la Empresa Visin Fsica Visin Conceptual 80. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 81- V A L O R Mejorar Arquitectura empresarial o de referencia (AR) Estructurar Normalizar Modelo Comn de Gestin o Negocio Arquitectura de Referencia Marco Colaborativo, Organizativo y Tecnolgico Arquitectura Empresarial Modelo de Gestin de Mejora Continua Plantear 81. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 82- AR: Entender la situacin actual Entregables / Resultados: Matriz de Procesos (la actual y la objetivo). Modelo Semntico Corporativo. Matriz de Servicios e Interfaces Flujo Documental Matriz de Prioridades (procesos y dominios Funcionales sobre los que actuar). Matriz Necesidades por Proceso. Mapa de Sistemas (fichas de sistemas y fuentes de Datos). Mapa de Procesos y Estndares IT (Organizacin IT), Diagrama de Arquitectura. Plan de Sistemas. Objetivos: Identificar el dominio de actuacin, priorizando los procesos y reas de actuacin en funcin de las necesidades del negocio. Objetivos: Identificar el dominio de actuacin, priorizando los procesos y reas de actuacin en funcin de las necesidades del negocio. 82. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 83- 4.4.- Principales soluciones de modelizacin 83. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 84- Tipologa de herramientas de modelado Editores Grficos Permiten crear la documentacin con herramientas de diagramacin y redaccin de documentacin ms o menos sofisticadas, pero no contienen ninguna informacin de procesos. Visio, Word, PowerPoint, SmartDraw Modeladores semnticos Almacenan informacin sobre la estructura de los procesos y generan la documentacin a partir de ella. Adonis, Aris, Control-Es, Corporate Modeler, iGrafx, Motores de WorkFlow/EAI El motor de Workflow/EAI proporciona herramientas de modelado que permiten definir grficamente los flujos a automatizar. Pega, ORACLE-BEA, TIBCO, Aura Portal POLYMITA, 84. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 85- 0505 ARQUITECTURA TARQUITECTURA TCNICA ECNICA E INTEGRACIINTEGRACINN El lenguaje BPEL Elementos de un BPM Gestin multicanal Coregrafo / Motor de procesos Modulo integrador Contexto de ejecucin. Auditora y traza Servicios de seguridad Motor de reglas IDE BPM Gestin de procesos 85. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 86- Business Process Executin Language For Web Services. BPEL es un estndar para la definicin de procesos de negocio soportado por los distintos fabricantes de software. Proporciona una serie de elementos como receive, invoke, sequence, flow, switch, partners, role, link, and source. No obstante en el mundo actual es necesaria la integracin con sistemas que no proporcionan servicios Web (COM+,EJBS, CICS,) o la inclusin de elementos no contemplados. Esto puede lograrse de dos formas: Se extiende BPEL con extensiones propias para incluir adaptadores a dichos sistemas. Se trabaja con un lenguaje de definicin propio y se proporciona la posibilidad de importacin y exportacin de BPEL. El lenguaje de definicin de procesos: BPEL4WS 86. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 87- Estrategia y Metodologa Motor de Procesos, mantiene el estado de los procesos en ejecucin. En un sistema real existe una cantidad muy elevada de procesos concurrentes en ejecucin. Integrador de Sistemas, proporciona acceso a los sistemas externos que pueden encontrarse en plataformas heterogneas. Motor de Reglas, permite la evaluacin y ejecucin de reglas de negocio. Gestin / Monitorizacin / Reporte de Procesos, acceso a la informacin y gestin de los procesos en ejecucin. IDE BPM, permite la definicin y sumulacin de los procesos BMP. Elementos de una plataforma BPM 87. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 88- Descripcin de una plataforma BPM 88. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 89- 0606 BAMBAM MONITORIZACIMONITORIZACIN Y MEJORAN Y MEJORA CONTINUA DE LOS PROCESOSCONTINUA DE LOS PROCESOS BAM, el proceso del Business Intelligence (BI).Beneficios Metodologa de monitorizacin Qu podemos monitorizar? 89. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 90- BAM: Business Activity Monitoring La Monitorizacin y Reporte de Procesos permite obtener la informacin de la ejecucin de los procesos. Esta informacin permite realizar Business Activity Monitoring (BAM), proporcionado informacin en tiempo real en vez de analizar registros y logs de actividad. El objetivo de este componente es proporcionar a los responsables de la toma de decisiones la mxima informacin sobre el uso y actividad de los procesos. Gestin del Proceso y Monitorizacin en Tiempo real Herramienta de Analisis Para los Histricos y tendencias 90. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 91- La monitorizacin de los procesos permite obtener informacin de los indicadores clave que se hayan definido con objeto de contar con un soporte para su mejora continua. Normalmente, tambin es posible utilizar estas herramientas para hacer una simulacin en la fase de definicin que permita evaluar distintos escenarios y calcular los KPI (Por ejemplo: tiempos, costes, calidad, satisfaccin del cliente ) con el objeto de detectar: Cuellos de botella Tiempos de espera Asignacin de recursos caros para tareas sin valor o muy pesadas en tiempo BAM: Business Activity Monitoring 91. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 92- Simulacin de Procesos Dos tipos: esttica o dinmica Configuracin y ejecucin de la simulacin de escenarios. Manejo y visualizacin de las colas de trabajo mejorando la eficiencia (en tiempo real?). Generacin detallada de informacin del estado de los procesos, con capacidad de exportacin a sistemas de anlisis de informacin. Reporte de costes, tiempos, usuarios y recursos. 92. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 93- BAM: Beneficios Visibilidad. Key Performance Indicators. Control y gestin de las operaciones del negocio en curso. Captura en una sola imagen. Measure and Monitor SLAs Zoom. Drill down. Agilidad Empresarial. Cuadros de Mando Ejecutivos. 93. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 94- BAM: Metodologa de monitorizacin Entregables / Resultados: Inventario de actividades para monitorizacin Especificacin de Alarmas y valores Umbrales Inventario de las necesidades de Reporting Objetivos: Identificacin, basndose en las necesidades del negocio, de las actividades o procesos sujetos a monitorizacin que permitirn automatizar la respuesta de la organizacin ante eventos de negocio (tanto internos como externos). Objetivos: Identificacin, basndose en las necesidades del negocio, de las actividades o procesos sujetos a monitorizacin que permitirn automatizar la respuesta de la organizacin ante eventos de negocio (tanto internos como externos). Fase 1: Estrategia de control y monitorizaciFase 1: Estrategia de control y monitorizacin de actividadesn de actividades 94. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 95- BAM: Metodologa de monitorizacin Fase 2: Especificar reglas de actuaciFase 2: Especificar reglas de actuacinn Entregables / Resultados: Inventario de Reglas de actuacin Especificacin de procesos y workflow asociados Objetivos: Identificar las pautas de actuacin que se seguirn ante la ocurrencia de un determinado evento de negocio Objetivos: Identificar las pautas de actuacin que se seguirn ante la ocurrencia de un determinado evento de negocio 95. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 96- BAM: Metodologa de monitorizacin Fase 3: Adoptar y desplegar la infraestructura de soporteFase 3: Adoptar y desplegar la infraestructura de soporte Entregables / Resultados: Implantacin de la infraestructura BAM Objetivos: Adopcin de una plataforma BAM que de soporte a la monitorizacin de actividades y a la automatizacin de la respuesta asociada. Es un proyecto en si mismo, anlogo al descrito para la implantacin de una solucin EAI / BPM. Objetivos: Adopcin de una plataforma BAM que de soporte a la monitorizacin de actividades y a la automatizacin de la respuesta asociada. Es un proyecto en si mismo, anlogo al descrito para la implantacin de una solucin EAI / BPM. 96. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 97- 0707 ESTRATEGIAS Y FACTORES CRESTRATEGIAS Y FACTORES CRTICOSTICOS DE EXITODE EXITO Anlisis sectorial de la implantacin del BPM en Espaa Principales barreras para el xito Recomendaciones para abordar un proyecto BPM 97. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 98- Estrategias y Factores Crticos de xito 24% Crecimiento anual. El mercado Business Process Management (BPMS) de ms rpido crecimiento hasta el 2011 (Gartner) El porcentaje de crecimiento se espera que se encuentre entre el rango de 17.5% y 35.5% anual durante los prximos cinco aos (Forrester Research) Demanda acelerada de software de BPM, as como a los servicios y mantenimientos derivados ANLISIS DE LOS DESAFIOS DE IMPLANTACIN: Situacin internacional del BPM 98. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 99- Estrategias y Factores Crticos de xito Incremento de un 14,7 % de experiencias sectoriales en Espaa durante el 2008 Destacan los sectores de Entidades Financieras (Banca y Cajas), Administracin Pblica, Telecomunicaciones y Seguros y Sanidad. Estimamos un porcentaje de crecimiento que se encuentre entre el rango de 15.5% y 25.5% anual durante los prximos cinco aos, alcanzando un 22% para el 2011. Ha aumentado la cantidad de soluciones y productos en el mercado. Alrededor de un 22%. Aumenta el conocimiento de BPM en Espaa. Fuente: II Estudio del conocimiento y el uso de las tecnologas BPM en Espaa elaborado por el Club-BPM en 2009. ANLISIS DE LOS DESAFIOS DE IMPLANTACIN: Mercado Espaol 99. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 100- Estrategias y Factores Crticos de xito La formacin BPM resulta decisiva para una buena parte de las empresas. As, un 75,8% la considera muy importante. La tendencia en cuanto a Software libre vs propietario en el entorno que nos ocupa est clara: la mayora apuesta por el Software propietario (82,7% de las empresas usuarias actuales y potenciales). Pocas empresas conocen algn Software libre en automatizacin WorkFlow, solamente un 15,3% de las encuestadas. Y slo el 8% las ha probado. Fuente: II Estudio del conocimiento y el uso de las tecnologas BPM en Espaa elaborado por el Club-BPM en 2009. ANLISIS DE LOS DESAFIOS DE IMPLANTACIN: Mercado Espaol 100. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 101- Estrategias y Factores Crticos de xito Las principales necesidades para implantar BPM por sectores son: Fuente: II Estudio del conocimiento y el uso de las tecnologas BPM en Espaa elaborado por el Club-BPM en 2009. ENTIDADES FINANCIERAS Riesgo Operacional y Solvencia - Basilea Procesos no Transaccionales. SANIDAD Historia Clnica Unica Integracin HL7 TELECOMUNICACIONES Gestin de Pedidos basados en reglas (portabilidad, alta/baja servicios, incidencias...) Call Centers SEGUROS Gestin de Siniestros y Plizas Solvencia II ANLISIS DE LOS DESAFIOS DE IMPLANTACIN: Mercado Espaol 101. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 102- Estrategias y Factores Crticos de xito Las principales necesidades para implantar BPM por sectores son: Fuente: II Estudio del conocimiento y el uso de las tecnologas BPM en Espaa elaborado por el Club-BPM en 2009. ADMINISTRACION PUBLICA Ventanilla Unica eGoverment Ley 11 (necesario 1 de enero 2010) SERVICIOS Gestin Operativa. BPO INDUSTRIA Gestin Proceso Produccin / Fabricacin. DISTRIBUCION Trazabilidad Gestin de la cadena de suministro. ANLISIS DE LOS DESAFIOS DE IMPLANTACIN: Mercado Espaol 102. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 103- Reduccin de tiempos de Diseo de Productos en un 50%. Mejor fast time to market, ms productos competitivos, y mayor rentabilidad. Mejora de la eficiencia de los Call Center en un 60%. Reduccin de costes de servicio al cliente, aumento de la satisfaccin del cliente, y mejor gestin de los recursos. Reduccin de tiempos de Gestin de Pedidos en un 80%. Ahorros de costes, aumento de la satisfaccin del cliente, y mayor rentabilidad. Reduccin del 50-60% de los Costes Administrativos en casi cualquier proceso. Ahorro Financiero. Estrategias y Factores Crticos de xito Fuente: II Estudio del conocimiento y el uso de las tecnologas BPM en Espaa elaborado por el Club-BPM en 2009. ANLISIS DE LOS DESAFIOS DE IMPLANTACIN: Mercado Espaol 103. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 104- 1. Adoptar una estrategia para gestionar unificadamente las personas, los procesos y los contenidos. 2. Realizar una reorganizacin interna profunda, analizando y reestructurando los procesos con la implantacin de un BPM 3. Detectar las mejoras clave de transformacin y automatizar sus procesos de negocio. 4. Aunar todas las reglas de su negocio en un Sistema de Gestin de Reglas. Estrategias y Factores Crticos de xito DECALOGO PARA UNA ESTRATEGIA BPM 104. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 105- 5. Dotar al departamento de TIC las capacidades necesarias para hacer frente a las demandas de automatizacin e integracin de procesos. 6. Gestionar todos los contenidos de su organizacin de forma centralizada. 7. Obtener una foto real de qu se est haciendo, por quin y cmo en cada proceso empresarial. 8. Monitorizar el camino en la consecucin de la estrategia empresarial. 9. Analizar qu procesos se establecen como estratgicos. 10.Proyectar el futuro ante la incertidumbre creada por la crisis. Estrategias y Factores Crticos de xito DECALOGO PARA UNA ESTRATEGIA BPM 105. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 106- Tratar de corregir un proceso, en vez de cambiarlo. No concentrarse en los procesos. Conformarse con resultados de poca importancia. Concentrarse exclusivamente en los aspectos tecnolgicos. Prolongar demasiado el esfuerzo. Dejar que las culturas y actitudes corporativas existentes impidan el buen funcionamiento del WorkFlow Tratar de que el WorkFlow se implante de abajo hacia arriba Confiar el liderazgo a una persona que no entienda la esencia del WorkFlow Escatimar recursos tecnolgicos y humanos especializados Estrategias y Factores Crticos de xito ERRORES TPICOS 106. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 107- El primero y ms importante es el factor humano, es decir, los usuarios o personas que participarn en las actividades de los procesos automatizados Apoyo y liderazgo directivo Mediciones y Control WorkFlow acompaado de BPM (Gestin de Procesos) Liderazgo del proyecto por personal cualificado. Anlisis y Diseo participativo y dinmico. Estrategias y Factores Crticos de xito FACTORES CRTICOS 107. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 108- TRES REQUERIMIENTOS PREVIOS CMO SE TIENE QUE HACER CON QU SOPORTE SE PUEDE HACER QUE SE TIENE QUE HACER Tecnicas ARQUITECTURA EMPRESARIAL Metodologa Estrategias y Factores Crticos de xito: Recomendaciones para abordar un proyecto BPM Herramientas 108. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 109- Establecer la visiEstablecer la visin y enfoquen y enfoque Visin Conceptual Negocio Alto Nivel Modelo lgico de procesos y datos Sistemas Informticos Procedimientos Workflow/EAI Visin Lgica Visin Fsica O R G A N I Z A C I N Estrategias y Factores Crticos de xito: Recomendaciones para abordar un proyecto BPM 109. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 110- En funcin del enfoque: definir el MAPA DE PROCESOS Proyecto Piloto de siguientes caractersticas : Proceso o conjunto de procesos que tengan cierto grado de criticidad Proyecto de mediana envergadura ( 3 a 5 meses de duracin ) A ser factible comenzar con un rea de la empresa que demuestre entusiasmo y sirvan como promotores para otras reas Llevar a cabo una buena campaa de informacin y formacin. Medir el proceso actual y comparar con el nuevo proceso Identificar y documentar claramente los problemas y oportunidades de mejora del proceso, y sus metas y objetivos Hacer el proceso de anlisis y de diseo preliminar altamente participativo. Estrategias y Factores Crticos de xito: Recomendaciones para abordar un proyecto BPM ESTRATEGIA DE IMPLANTACIN 110. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 111- Preguntas Preguntas, dudas, ... 111. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 112- OMG: BPMN Final Adopted Specification (February 2006) OMG: BPMN Fundamentals, Prepared by Stephen A. White, IBM, Presented by Petko Chobantonov, Lombardi Software ,Mike Marin, FileNet Object Management Group Business Process Management Initiative http://www.bpmn.org/ How to Take BPM to Another Level in Your Organization Gartner Process Innovation: Reengineering Work through information Technology Thomas H. Davenport Referencias y Bibliografa 112. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 113- Mapas Estratgicos, Robert S. Kaplan, David P. Norton La Gestin por Procesos, J.B.Roure, M. Moino, M.A.Rodrguez-Badal Biblioteca IESE El Diseo de Procesos y la Reduccin del Tiempo de Servicios, J. Riverola, B. Muoz-Seca Biblioteca IESE OASIS SOA Reference Model: http://www.oasis- open.org/committees/tc_home.php?wg_abbrev=soa-rm Referencias y Bibliografa 113. ALBATIAN Consulting SL. Todos los Derechos Reservados. - 114- Informacin comercial de empresas del mercado que ofrecen soluciones BPM/SOA y productos ESB (BEA, FIORANO; IBM, Tibco, Sun, Oracle, etc.) Theory in Practice Enterprise Service BUS (David A. Chappell (ed. OReilly) Referencias y Bibliografa 114. Juan Emilio lvarez Rodrguez jealvarez@albatian.com ALBATIAN CONSULTING Fundamentos Estratgicos y Tcnicas de BPM para la optimizacin, control y mejora continua de procesos.