FUNDAMENTOS DE AUDITORIA DE SISTEMAS

TIPOS DE CONTROL

Julio César Cano

Sus beneficios incluyen: Ayudar a los directivos al logro razonable de las

metas y objetivos institucionales Integrar e involucrar al personal con los objetivos

de control Ayudar al personal a medir su desempeño y por

ende, a mejorarlo Contribuir a evitar el fraude Facilitar a los directivos la información de cómo se

han aplicado los recursos y cómo se han alcanzado los objetivos

BENEFICIOS DEL CONTROL INTERNO

ES NECESARIO QUE EXISTA UNA CULTURA DE CONTROL INTERNO EN TODA LA ORGANIZACIÓN, QUE PERMITA EL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS GENERALES DE CONTROL.

EJEMPLOS DE BENEFICIOS

•Ayuda a evitar desperdicios

•Reduce costos.

•Propicia orden y disciplina.

•Simplifica trámites.

•Puede generar ahorros.

•Contribuye a evitar fraudes.

•Genera buena imagen.

LOS CONTROLES:

• Facilitan la rendición de cuentas mediante la evidencia, en forma de reportes

• Su aplicación asegura una comparación entre lo planeado y lo realizado

REPONSABILIDAD DEL CONTROL INTERNO

Los directivos son responsables de diseñar, instalar e implementar los controles, así como de mantenerlos y modificarlos, cuando sea necesario.

Se diseñan para cumplir varias funciones:

TIPOS DE CONTROL

Anticipan eventos no deseados antes de que sucedan

DETECTIVOS

CORRECTIVOS

PREVENTIVOS

Identifican los eventos en el momento en que se presentan

Aseguran que las acciones correctivas sean tomadas para revertir un evento no deseado

EJEMPLOS DE CONTROLES PREVENTIVOS: Contratar seguros para cualquier tipo de bienes. Respaldar la información en archivos. Cotejar firmas antes de realizar un pago.

EJEMPLOS DE CONTROL DETECTIVOS: Omisión de una firma para que proceda el pago. Deben ser 2 copias falta una. Al Formato U-23 le falta el anexo A.

EJEMPLOS DE CONTROLES CORRECTIVOS: La suma es incorrecta. El registro corresponde a otra partida. Se perdió la información.

EJEMPLOS DE TIPOS DE CONTROL

Son más rentables

Deben quedar incorporados en los sistemas

Evitan costos de corrección o reproceso

CONTROLES PREVENTIVOS

Implica que se tomen acciones y

procedimientos de corrección (la recurrencia)

Por medio de la documentación y los reportes

se informan a la gerencia y se supervisan los

asuntos hasta que son corregidos o

solucionados

CONTROLES CORRECTIVOS

Son más costosos que los preventivos

Miden la efectividad de los preventivos

Algunos errores no pueden ser evitados en la etapa preventiva

CONTROLES DETECTIVOS

Los preventivos, detectivos y correctivos se

focalizan en evitar eventos no deseados

Los directivos son acciones positivas a favor

de que sucedan ciertos acontecimientos que

favorecen al control interno (por ejemplo, una

política de contratación de un director

financiero)

CONTROLES DIRECTIVOS

A. ENTORNO DE CONTROL

B. EVALUACIÓN DE RIESGOS

C. ACTIVIDADES DE CONTROL

D. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

E. SUPERVISIÓN Y SEGUIMIENTO

ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO SEGÚN EL INFORME COSO

AMBIENTE DE CONTROLAMBIENTE D

E CONTROL

EVALUACION DE RIESGOS

EVALUACIO

N DE

RIESGOS

ACTS.DE

CONTROL

ACTS.DE CONTROL

INFO

RM

AC

ION

CO

MU

NIC

AC

ION COM

UNIC

ACIO

N

INFO

RM

AC

ION

VISION

SUPERYSEGUI MIENTO

A. ENTORNO O AMBIENTE DE CONTROL

SE DEFINE COMO LOS ELEMENTOS EXISTENTES EN LA ORGANIZACIÓN QUE FACILITAN O DIFICULTAN LA EXISTENCIA DE CONTROL Y REPRESENTA LA INTERACCIÓN DE LOS 3 ELEMENTOS SIGUIENTES:

DIRECTIVOS PERSONAL SISTEMAS

ACTITUD PARA FORTALECER EL CONTROL

INTEGRIDAD

VALORES ÉTICOS

COMPETENCIA PROFESIONAL

ACTITUD PARA ACEPTAR EL FORTALECIMIENTO DEL

CONTROL

INTEGRIDAD

VALORES ÉTICOS

MEJORA DE PROCESOS

MEJORA DE INFORMACIÓN

MEJORA EN LA EVALUACIÓN

MEJORA EN EL DESEMPEÑO

CAPACIDAD Y COMPETENCIA

CADA ORGANIZACIÓN ENFRENTA UNA VARIEDAD DE RIESGOS DIFERENTES, TANTO INTERNOS COMO EXTERNOS, QUE DEBEN SER ADMINISTRADOS.

B. EVALUACIÓN DE RIESGOS

•Una condición previa para que la evaluación de riesgos pueda llevarse a cabo, es el establecimiento de objetivos alineados consistentemente en todos los niveles de la organización.

•La evaluación de riesgos es la identificación y análisis de los riesgos relevantes para el logro de objetivos, estableciendo las bases para determinar cómo éstos deben controlarse.

RIESGO: SUFRIR UN INFARTO.

FACTORES DE RIESGO:

SOBREPESO (OBESIDAD).

MALA ALIMENTACIÓN.

INGESTIÓN DE BEBIDAS ALCOHOLICAS.

HIPERTENSIÓN.

DIABETES.

VIDA SEDENTARIA.

PRESIONES DE TRABAJO, ECONÓMICAS, FAMILIARES, ETC.

RIESGOS DE UNA

PERSONA

• RIESGOS FISICOS

• RIESGOS ECONOMICOS

• RIESGOS CIVILES

• RIESGOS

EMOCIONALES, ETC.

EJEMPLO ILUSTRATIVO

C. ACTIVIDADES DE CONTROL

CONSISTEN EN LAS POLÍTICAS Y LOS PROCEDIMIENTOS QUE TIENDEN A ASEGURAR QUE SE TOMAN LAS MEDIDAS NECESARIAS PARA AFRONTAR LOS RIESGOS QUE PONEN EN PELIGRO LA CONSECUCIÓN DE LOS OBJETIVOS DE LA ENTIDAD. COMPRENDEN UNA SERIE DE ACTIVIDADES TAN DIFERENTES COMO PUEDEN SER:

• AUTORIZACIONES• VERIFICACIONES• CONCILIACIONES

• ANÁLISIS DE RESULTADOS DE OPERACIONES

• SALVAGUARDA DE ACTIVOS• SEGREGACIÓN DE FUNCIONES

LAS ACTIVIDADES DE CONTROL SIRVEN COMO MECANISMOS PARA ASEGURAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS. PUEDEN DIVIDIRSE EN 3 CATEGORÍAS SEGÚN EL TIPO DE OBJETIVOS DE LA ENTIDAD:

1. LAS OPERACIONES

2. LA FIABILIDAD DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA

3. EL CUMPLIMIENTO DE LA LEGISLACIÓN APLICABLE.

D. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

CONSISTEN EN LOS MÉTODOS Y REGISTROS ESTABLECIDOS PARA IDENTIFICAR, REUNIR, ANALIZAR, CLASIFICAR, REGISTRAR Y PRODUCIR INFORMACIÓN CUANTITATIVA DE LAS OPERACIONES QUE REALIZA UNA DEPENDENCIA O ENTIDAD. SI LA CALIDAD DE LOS SISTEMAS GENERADORES DE INFORMACIÓN NO ES LA ADECUADA, SE AFECTA LA HABILIDAD DE LOS DIRECTIVOS PARA TOMAR DECISIONES APROPIADAS DE CONTROL

CARACTERÍSTICAS DE LA COMUNICACIÓN

• SUFICIENTE,

• OPORTUNA,

• CONFIABLE Y

• DE FÁCIL ACCESO

• QUE ABARQUE TODOS LOS TRAMOS DE CONTROL,

• GENERALIZADA, NO CENTRALIZADA (ASCENDENTE, DESCENDENTE Y TRANSVERSAL)

• OPORTUNA,

• CONFIABLE,

• ENTENDIBLE Y

• CON RETROALIMENTACIÓN

CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN

E. SUPERVISIÓN Y SEGUIMIENTO

Este proceso comprende la evaluación de la forma en que se han diseñado los controles, de su funcionamiento y de la manera en que se adoptan las medidas necesarias.

Se aplicará a todas las actividades dentro de la entidad y a veces también a externos contratados.

Las operaciones de supervisión se materializan en dos modalidades: actividades continuas o evaluaciones puntuales.

Normalmente los sistemas de control interno aseguran, en mayor o menor medida, su propia supervisión.

El sistema de control interno se realiza por diferentes personas, cada una con responsabilidades importantes. así, la responsabilidad del sistema de control interno recae en la dirección y, en primer lugar, en el titular o director general.

Se puede decir que no hay control interno eficiente si los servidores públicos de las dependencias y entidades que planean, organizan y administran no controlan, lo cual se constituye en un enfoque incompleto del proceso administrativo que se debe desarrollar en cualquier nivel de la organización. por lo tanto, la responsabilidad del control interno es de todos y cada uno de los servidores públicos que la integran.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

1. COOPERS & LYBRAND. LOS NUEVOS CONCEPTOS DEL CONTROL INTERNO. INFORME COSO. ED. DIAZ DE SANTOS.

2. NORMAS INTERNACIONALES PARA EL EJERCICIO PROFESIONAL DE LA AUDITORÍA INTERNA (THE INSTITUTE OF INTERNAL AUDITORS).

3. ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO. INSTITUTO MEXICANO DE CONTADORES PÚBLICOS Y COMISIÓN DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA. MÉXICO.

4. CONCEPTO Y CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL. SECODAM.

5. SANTILLANA GONZALEZ, JUAN RAMÓN. AUDITORÍA II. EDIT. ECAFSA. MÉXICO.

ALGUNAS REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS