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FUNDACION CENTRO COLOMBIANO DE

ESTUDIOS PROFESIONALES

Aquí Comienzan a ser realidad tus sueños

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ACCIONES PREVENTIVAS

TABLA DE CONTENIDO PAGINA

1 Datos de identificación 3

1.1 Nombre del procedimiento 3

1.2 Objetivo 3

1.3 Alcance 3

1.4 Responsable del procedimiento 3

1.5 Relación con otros macroprocesos – procesos o subprocesos 3

1.6 Numeral (es) de la norma (NTC ISO 9001 – 2008) 3

2 Introducción general 4

3 Justificación 4

4 Condiciones Generales 4

5 Responsabilidades norma a los que aplica 5

6 Descripción de las actividades la 6

7 Definiciones 8

8 Recursos 9

9 Registros 10

10 Referencias normativas 11

11 Revisión aprobación y modificación 12

12 Anexos 13




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1.DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1.1Nombre del procedimiento


1.2 Objetivo El procedimiento tiene como objetivo describir las actividades requeridas para prevenir la ocurrencia de no conformidades en busca de la mejora continua del Sistema Gestión de Calidad

1.3 Alcance El procedimiento es de alcance general ya que todos

los colaboradores de la institución deben apoyar en la

prevención de No conformidades.

1.4 Responsable del Procedimiento

Dirección de Calidad

1.5 Relación con otros macro procesos, procesos o Subprocesos.

Todos los procesos del Sistema Gestión de la calidad de la FCECEP

1.6 Numeral (es) de la Norma a los que aplica el procedimiento

8.5 Mejora

8.5.1 Mejora continua

8.5.3 Acciones preventivas




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2. INTRODUCION GENERAL

8.5.3 Acción preventiva

La organización debe determinar acciones para eliminar las causas de no conformidades

potenciales para prevenir su ocurrencia. Las acciones preventivas deben ser apropiadas a

los efectos de los problemas potenciales.

Debe establecerse un procedimiento documentado para definir los requisitos para:

a) determinar las no conformidades potenciales y sus causas,

b) evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de no conformidades,

c) determinar e implementar las acciones necesarias,

d) registrar los resultados de las acciones tomadas, y

e) revisar las acciones preventivas tomadas.

3. JUSTIFICACION

Con el objetivo de atender y eliminar las posibles causas de no conformidades potenciales

o riesgo que se puedan generar en el sistema y con el fin de asegurar la mejora continua

del Sistema Gestión de Calidad y la satisfacción de nuestros clientes, se incorpora el

presente procedimiento, en el cual encontraran las herramientas, criterios y los

responsables para su debida resolución.

4. CONDICIONES GENERALES

a) Cada líder de proceso debe identificar las posibles causas de no conformidades

potenciales o de riesgo, prevenir su ocurrencia y verificar la eficacia de las

acciones tomadas en busca de la satisfacción del cliente y el mejoramiento

continuo del Sistema Gestión de Calidad, véase numeral 8.5.3 Acciones

preventivas literales a, b, c, d y e




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b) Los líderes de proceso deben documentar la información que soporta la

implementación de las acciones preventivas

c) La dirección de calidad prestara acompañamiento permanente a los líderes de los

procesos con el propósito de garantizar la eficacia y la mejora continua del

Sistema Gestión de Calidad.

d) En el momento que el comité de calidad requiera conocer el estado de las

acciones preventivas por proceso, la dirección de calidad presentara informe.

5. RESPONSABILIDADES

LIDER RESPONSABLE

a) Identificar y analizar las posibles causas y fuentes de la no conformidad potencial

o de riego hasta detectar la causa raíz.

b) Determinar la acción necesaria para eliminar la(s) causa(s) raíz de forma

permanente.

c) Informar al comité de calidad el estado de las acciones preventivas tomadas en los

procesos y la eficacia de las mismas, en el momento que lo requiera.

d) Realizar seguimiento a la generación, implementación, medición, análisis, mejora y

eficacia de las acciones preventivas.

e) Presentar a la dirección de calidad cuando se requiera el estado de las acciones

preventivas por proceso.

LIDER OPERATIVO

a) Documentar la información que soporta las acciones preventivas implementadas.




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LIDER CON AUTORIDAD

a) Aprobar las acciones necesarias para prevenir la ocurrencia de no conformidades

potenciales o riesgos que se puedan presentar en los procesos.

DIRECCION DE CALIDAD

a) Asesorar a los líderes de proceso en la implementación y registro de las acciones

preventivas tomadas para el mejoramiento de su proceso.

b) Realizar seguimiento a la implementación y eficacia de las acciones preventivas.

c) Presentar al comité de calidad cuando se requiera el estado general de las

acciones preventivas.

6. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES

ACTIVIDADES RESPONSABLE (S)

1 IDENTIFICACION

1.1. Durante el desarrollo de la prestación del servicio

Educativo, se pueden detectar posibles riesgos o causas que de no ser controladas a tiempo se pueden constituir en no conformidades mayores o menores.

Líder Responsable o Operativo



2 TRATAMIENTO Una vez detectada o identificada la situación de riesgo, el Líder del proceso donde se presente, realiza las siguientes actividades:




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2.1 Determina la acción necesaria para eliminar la(s) causa(s) raíz de forma permanente. Igualmente evalúa qué, quién, cómo, cuándo, dónde y cuánto se requiere para la resolución de la acción preventiva entre otros, formato FR-MEC-02

Líder de Autoridad

Líder Responsable

Líder Operativo


3 DIFUSIÓN DE LAS ACCIONES PREVENTIVAS

3.1 Socializa las acciones preventivas implementadas

a los involucrados en el proceso.

Líder Responsable

Líder Operativo


4 SEGUIMIENTO, CONTROL Y VERIFICACIÓN DE LAS ACCIONES PREVENTIVAS

4.1 Diligencia la matriz de seguimiento a las

Acciones correctivas y acciones preventivas,

formato FR-MEC-22. (Ver anexo 2).

Líder de Autoridad

Líder Responsable

Líder Operativo


5 CIERRE Y EFICACIA DE LAS ACCIONES

PREVENTIVAS

5.1 Se asegura de que estén operando y de que

no haya un efecto secundario indeseable

Este seguimiento puede realizarse a través

de medios como las auditorías internas,

encuesta a clientes, proveedores o revisión

informal.

5.2 En caso que al acción emprendida no elimina

el riesgo de la no conformidad, se debe

iniciar el proceso nuevamente

Líder Responsable

Líder Operativo


Líder Responsable

Líder Operativo





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7. DEFINICIONES

a) ACCIÓN PREVENTIVA: Acción emprendida para eliminar las causas de una no

conformidad, de un defecto u otra situación no deseable potencial, para evitar que ocurra.

b) CALIDAD: Grado en que un conjunto de características inherentes cumplen con

los requisitos

c) CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito.

d) CONTROL DE LA CALIDAD: técnicas y actividades operacionales que se usan

para cumplir con los requisitos de calidad.

e) EFICACIA: Grado en que se realiza las actividades con el fin de alcanzar los

resultados planificados, optimizando los recursos.

f) REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u

obligatoria.

g) SEGUIMIENTO: Confrontar los resultados obtenidos con las actividades

planificadas.




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8. RECURSOS

RECURSO HUMANO

Perfil profesional y competencia Grado de utilización (Dedicación laboral en horas)

1. Profesional en Ciencias Económicas o

Ingenieras, con capacitación en temas

relacionados con la calidad, con experiencia 1

año en administración e implementación de

sistemas de gestión.

45 Horas

Semanales

RECURSOS FISICOS

Tipo y características

Grado de utilización en horas,

jornadas o periodos

académicos

1. Oficina debidamente equipada

45 horas

Semanales




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RECURSOS EQUIPOS Y MATERIALES

Tipo y características Grado de utilización en horas, jornadas o periodos académicos

1. Servidor para el almacenamiento de la

información del sistema,

45 horas

semanales

2. Memorias USB por proceso

45 horas

semanales

3. Estanterías, archivadores, Az, papelería,

folders.

45 horas

semanales

9. REGISTROS

No. CODIGO NOMBRE DEL REGISTRO

1 FR-MEC-05 TRATAMIENTO DE NO CONFORMIDADES

2 FR-MEC-22 MATRIZ DE SEGUIMIENTO A LAS AC Y AP




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10. REFERENCIAS NORMATIVAS

NTC ISO 9001:2008.Norma técnica colombiana.

GTC 200:2011. Guía para la implementación de la Norma ISO 9001 en

establecimientos educativos

GTC ISO /TR 10013:2002. Directrices para la documentación del Sistema Gestión

de la Calidad.




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11. REVISON APROBACIÓN Y MODIFICACIÓN

PROCESO DE

APROBACIÓN

CARGO FIRMA

Elaboró Directora de Calidad

Revisó Líder Responsable del Proceso

MEC

Aprobó Rector

CONTROL DE CAMBIOS

V-1 DOCUMENTO INICIAL 30-09-2011

V-2 ACTUALIZACION DE ALGUNOS

CONCEPTOS 25-07-2012

V-3

SE SEPARAN LOS

PROCEDIMIENTOS DE

ACCIONES CORRECTIVAS Y


14-11-2012

V-4 ADICION DE MATRIZ DE

SEGUIMIENTO DE AC Y AP 26-09-2013




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12. ANEXOS

Fecha

QUECUANTOS

(Recursos)

Fecha Fecha Fecha

Lider Autoridad en el Proceso Auditor Lider Direccion de Calidad

5, VERIFICACION DE LA ACCION PREVENTIVA

4, PARA ELIMINAR EL ORIGEN DEL RIESGO

QUIEN COMO CUANDO DONDE

3, ANALISIS DE LOS RIESGOS

Pre Auditoria de Certificacion

2, DESCRIPCION (Esta descripcion la debe realizar la persona que identifico el riesgo)

Nombre de quien detecta

ORIGEN DE LA ACCION

Quejas del Cliente Revision por la Direccion

Producto No conforme Auditoria Interna

Detencion Interna del Proceso

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PROFESIONALES

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1 .IDENTIFICACION DEL RIESGO

Proceso




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AC AP DD MM AAAA DD MM AAAA DD MM AAAA DD MM AAAA

Se realizó No se

realizó

En

procesoSe realizó

No se

realizó

En

proceso

Se realizó No se

realizó

En

procesoSe realizó

No se

realizó

En

proceso

Se realizó No se

realizó

En

procesoSe realizó

No se

realizó

En

proceso

Se realizó No se

realizó

En

procesoSe realizó

No se

realizó

En

proceso

Se realizó No se

realizó

En

procesoSe realizó

No se

realizó

En

proceso

Se realizó No se

realizó

En

procesoSe realizó

No se

realizó

En

proceso

Se realizó No se

realizó

En

procesoSe realizó

No se

realizó

En

proceso

EVIDENCIA DE LA

EFICACIA

PROCESO RESPONSABLE

CODIGO FR-MEC-22

VERSION 01

FECHA 26-09-2013

FUNDACION CENTRO COLOMBIANO DE ESTUDIOS PROFESIONALES

Aquí comienzan a ser realidad tus sueños

MATRIZ SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y ACCIONES PREVENTIVAS

OBSERVACIONES REQ.

NORMANO CONFORMIDAD

FECHA INICIO

ACTIVIDAD

FECHA DE

SEGUIMIENTO

No 1

FECHA DE

SEGUIMIENTO

No 2

FECHA

TERMINACION

TIPO DE

ACCION

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