Functii de cautare in Excel (nivel avansat) Autor: Sorin Georgescu (moderator

forum DrExcel; expert VBA)

Cautam… cautam… Ne cautam cheile de la casa, de la masina, ochelarii de pe nas, hartiuta aia pe care am scris ceva

important alaltaieri si pe care am pus-o undeva, bine, sa nu uitam de ea… Cautam o adresa, un

numar in memoria telefonului, da‟ cate nu cautam… Pana si in Excel avem de cautat si daca

datele unde trebuie sa scormonim se intind pe vreo cateva sute (poate chiar mii) de randuri,

musai sa stim sa cautam bine (!)

Pana sa discutam despre functiile de cautare pe care ni le pune la dispozitie Excel-ul, trebuie sa

observam ca sunt patru elemente care caracterizeaza intotdeauna o cautare:

• ce cautam;

• unde cautam;

• cum cautam;

• ce rezultat asteptam in urma cautarii.

De regula cautam o valoare, iar valoarea cautata poate fi una concreta, sau o valoare pe care n-o

stim exact, dar stim ca trebuie sa indeplineasca anumite criterii. Daca in prima situatie lucrurile

sunt relativ simple, in cea de-a doua va trebui sa stapanim si alte proceduri in afara functiilor de

cautare.

Inainte de discutia despre “unde cautam” va trebui sa lamurim cateva lucruri mai generale.

In primul rand vor trebui bine stapanite adresarea si referinta. Pentru ca o discutie mai extinsa

asupra acstor aspecte ar lungi prea mult lucrurile, consideram ca adresarea folosind stilurile A1

sau R1C1 precum si referinta relativa, absoluta, sau mixta sunt lucruri comune si deja insusite.

De asemenea ceva experienta in utilizarea functiilor ADDRESS() si INDIRECT() ar fi de mare

ajutor.

In al doilea rand ar trebui subliniat ca nu putem face abstractie de faptul ca un proces de cautare

se poate desfasura pe un volum important de date. Oricare dintre functiile de cautare existente in

Excel are ca argument (alaturi de altele) si “unde cautam”. Deoarece descrierile functiilor de

cautare din help-ul programului fac referire atat la “range”, cat si la “array”, cat si la “vector”

cred ca e necesara o scurta discutie asupra semnificatiei acestor denumiri. Toate reprezinta

tablouri de date. Daca in cazul vectorului lucrurile sunt mai simple pentru ca e vorba de un

tablou de date cu o singura dimensiune (o coloana sau un rand), fie privit ca “range”, fie ca

“array”, in ceea ce priveste diferenta dintre “range” si “array” aveasta e ceva mai subtila.

Sinonime in aparenta, “range”-ul este un tablou de date care exista fizic intr-o pagina de Excel,

pe cand “array”-ul e tot un tablou de date care insa exista doar in memorie – e volatil daca

valorile lui nu sunt inscrise undeva, intr-un “range”. Cele mai multe functii, inclusiv cele de

cautare, au “inteligenta” necesara de a transforma un “range” intr-un “array”, de aceea

explicatiile din help fac in general referinta la “array”, dar pe parcursul explicatiilor e inscrisa si

echivalenta cu “range”-ul. O formulare de genul: “array – a range of cells…” nu poate fi altfel

interpretata decat in sensul “inteligentei” despre care vorbeam mai sus… pentru ca se pot folosi

ca argumente si “array”-uri de constante care exista doar in corpul functiei respective, ca

argumente, fara sa existe fizic in vreo foaie de calcul. Forma sub care se pot scrie aceste “array”-

uri este: {1,2,3;”a”,”b”,”c”} unde acoladele marginesc datele array-ului, virgulele separa

elementele aceluiasi rand (coloana), iar punctul si virgula serpara coloanele (randurile).

In al treilea rand (parca la trei ramasesem cu insiruirea…) pentru definirea setului de date in care

se face cautarea (fie el “range” sau “array”) o buna intelegere si experienta in lucrul cu functiile

care pot fi folosite la definirea “range”-urilor sunt binevenite. Daca pana acum n-ati facut

cunostinta cu “domnul” OFFSET(), ar fi bine sa stiti ca “dumnealui” returneaza un “range” si e

foarte folositor si in (sau poate “in primul rand in”) functiile de cautare. Asa stand lucrurile,

inainte de a vorbi despre functiile de cautare propriu-zise, e musai sa-l descoperim pe “domnul”

OFFSET().

Dupa cum spuneam, “domnul” OFFSET() returneaza un range si are urmatoarele argumente:

OFFSET(celula_de_referinta, randuri, coloane, randuri_in_range,coloane_in_range)

celula_de_referinta - adresa celulei de la care se aplica urmatoarele doua argumente ale functiei

pentru determinarea range-ului de returnat;

randuri - distanta in randuri de la celula_de_referinta pana la inceputul range-ului de returnat;

coloane - distanta in coloane de la celula_de_referinta pana la inceputul range-ului de returnat;

randuri_in_range - numarul de randuri ale range-ului de returnat;

coloane_in_range - numarul de coloane ale range-ului de returnat;

Deocamdata atat despre OFFSET() (nu-i mai spunem “domn” fiindca deja am facut cunostinta

cu el si pare destul de prietenos…), dar vom vedea mai departe cat de folositor poate fi si, in

consecinta, cat de prieteni cu el trebuie si noi sa fim.

Cum cautam e simplu: intotdeauna de sus in jos si de la stanga la dreapta. Mai exista insa si alte

conditii in afara de cele triviale pe care le-am mentionat, conditii specifice fiecarei functii de

cautare in parte, care figureaza fie ca argumente explicite ale functiilor, fie ca mod implicit de

cautare, fara prezenta unor argumente asociate. Rezultatul returnat de oricare din functiile de

cautare depinde in mod direct de valoarea (implicita sau explicita) a acestui argument. De fapt

acest argument reprezinta modul in care se face comparatia elementului cautat cu elementele

componente ale tabloului de date in care cautam. De exemplu, daca dorim o “potrivire exacta”

(“exact match”) a valorii cautate cu una dintre valorile aflate in range-ul in care cautam, in

anumite situatii va trebui sa declaram aceasta intr-un mod explicit, iar daca in urma cautarii

“potrivirea exacta” nu a fost gasita, functia va returna o eroare. E posibil sa cautam o “potrivire

aproximativa” (“approximate match”), sau sa indicam o comparatie de tipul “<” sau “>” (mai

mic sau mai mare) pentru realizarea cautarii, dar folosirea acestor variante presupune intotdeauna

o ordonare intr-un sens crescator sau descrescator a valorilor din coloanele (randurile) unde se

face comparatia pentru realiarea cautarii. Diferite de la functie la functie, argumentele care indica

modul de cautare (“cum_cautam”), le vom discuta mai aplicat in sectiunile destinate fiecarei

functii de cautare in parte.

Pana sa luam fiecare functie de cautare in parte si sa-i descoperim caracteristicile si

intrebuintarile, a mai ramas sa discutam la modul general despre ce fel de rezultat asteptam de la

functiile de cautare. De cele mai multe ori asteptam ca rezultat o valoare asociata valorii cautate,

dar sunt situatii in care ne intereseaza doar daca valoarea cautata exista, sau pozitia (randul sau

coloana) in care se afla aceasta. Functiile de cautare vor intoarce intotdeauna un rezultat, fie ca e

vorba de o valoare (cea cautata, sau nu, in functie de cat de bine am folosit functia respectiva),

fie ca e vorba de o eroare pentru ca in urma cautarii nu s-a gasit valoarea respectiva in conditiile

cerute, sau pentru ca argumentele furnizate nu respecta conditiile solicitate. In functie de cum

vrem sa arate datele noastre care cuprind si formule care pot returna erori, trebuie sa fim pregatiti

pentru tratarea acestor erori, cunoscand modul de functionare al urmatoarelor functii: IF(),

IFERROR(), ISERR(), ISERROR() si ISNA().

Acestea fiind zise si, sper eu, si cat-de-cat intelese, “Sa le numaram, coane Fanica” (vorba

poetului …ƒº)

Raspunsul e tot de pus intre ghilimele:

“Cei patru evanghelisti sunt urmatorii trei: Luca si Matei” (!)

…

Culmea e ca initialele chiar se potrivesc: Lookup si Match!!!

Acestea sunt cele doua functii de cautare “de baza”. LOOKUP() are si variantele VLOOKUP()

si HLOOKUP(), iar MATCH() se foloseste de obicei “in combinatie” cu INDEX(). Si asa se

explica si raportul dintre primul citat si al doilea, fiindca la numaratoare ne ies 5 in loc de 4

(“…Ghita! – Renumeratie dupa buget mica, coane Fanica, sa traiti…” ƒº)

LOOKUP() Help-ul acestei functii ne spune ca exista doua forme in care putem folosi LOOKUP: forma

vectoriala si forma de tip “array”. Sintaxa functiei difera si ea de la forma la forma, dupa cum

urmeaza:

Forma vectoriala: LOOKUP(valoare, vector_de_cautat,vector_de_returnat_rezultat);

Forma de tip “array” LOOKUP(valoare,array).

Argumentele functiei in forma vectoriala inseamna:

valoare - valoarea de cautat care poate fi sub forma unei valori, o referinta la o valoare de tip

numeric, sir de caractere, sau logic, sau o functie care returneaza asemenea tipuri de valori;

vector_de_cautat - vectorul in care se cauta;

vector_de_returnat_rezultat - vectorul din care se returneaza rezultatul.

Functia cauta valoarea in vectorul furnizat ca al doilea argument si returneaza valoarea asociata

pozitiei din vectorul furnizat ca al treilea argument. Pentru ca functia sa returneze un rezultat

corect primul vector trebuie sa aiba valorile ordonate crescator (...,-2, -1, 0, 1, 2, ..., A-Z,

FALSE, TRUE), iar cei doi vectori furnizati ca argumente vor trebui sa aiba acelasi numar de

elemente.

Functia nu face distinctie intre majuscule si minuscule la comparatia sirurilor de caractere. In

cazul in care valoarea cautata nu se afla printre valorile din vectorul de cautat, functia foloseste

relatia “cea mai mare dintre cele mai mici sau egale cu valoarea cautata valori” pentru a face

corespondenta intre valoarea cautata si valorile din vectorul de cautat. Daca valoarea cautata e

mai mica decat orice valoare din vectorul de cautat functia returneaza eroarea #N/A.

In figura de mai jos gasiti o ilustrare a folosirii functiei LOOKUP() pentru a atasa calificative

valorilor notelor obtinute de o grupa de elevi/studenti.

In exemplul de mai sus argumentele al doilea si al treilea sunt de fapt range-uri din aceeasi foaie

de calcul (aceste range-uri se pot afla si in alte foi de calcul, dar in aceasta situatie referinta ar

trebui “prefixata” de denumirea foii de calcul si separatorul “!”). De asemenea este de remarcat

folosirea referintelor absolute in cazul range-urilor furnizate ca argumente si a referintei relative

in cazul valorii de cautat pentru ca la copiere formula sa actualizeze doar referinta (relativa) a

valorii de cautat, referintele absolute pastrandu-se nemodificate.

Aceeasi formula se poate scrie folosind array-uri de constante pentru al doilea si al treilea

argument:

=LOOKUP(B2,{0,5,7,9, "absent"},{"nesatisfacator","satisfacator","bine","foarte

bine","X"})

Argumentele functiei in forma de tip “array” insemana:

valoare - valoarea de cautat care poate fi sub forma unei valori, o referinta la o valoare de tip

numeric, sir de caractere, sau logic, sau o functie care returneaza asemenea tipuri de valori;

array - tabloul de valori in care se face cautarea si din care se face si returnarea valorii asociate;

Al doilea argument, cel de tip array, va trebui sa fie un tablou de valori de minimum 2 randuri

(sau doua coloane) pentru a returna o valoare asociata valorii de cautat. In cazul in care se

furnizeaza ca al doilea argument un array cu o singura linie (coloana), valoarea returnata va fi

insasi valoarea de cautat. Modul de cautare este acelasi ca la forma vectoriala, iar pentru

stabilirea modului de parcurgere al array-ului (pe linie sau pe coloana) se compara cele doua

dimensiuni ale tabloului si se alege cea mai mare.

In imaginea de mai jos e reluat exemplul anterior, dar cu folosirea formei de tip array a functiei

LOOKUP():

Iata si forma cu array de constante pentru acceasi situatie:

=LOOKUP(B2,{0,5,7,9, "absent";"nesatisfacator","satisfacator","bine","foarte

bine","X"})

In exemplul de mai jos functia LOOKUP() e folosita pentru returnarea denumirii zilei

saptamanii pentru un sir de date dintr-un tabel:

Comparand cele doua forme al functiei LOOKUP(), putem spune ca prima forma ofera

posibilitatea ca al treilea argument sa nu fie strict legat de al doilea – fapt evident atunci cand

folosim ca argumente range-uri (al doilea si al teilea argument pot fi range-uri aflate in foi de

lucru diferite, in pozitii diferite pe foaia de lucru etc.).

VLOOKUP() si HLOOKUP() Cele doua functii sunt forme ale functiei LOOKUP() si singura diferenta dintre ele este aceea ca

VLOOKUP() executa o cautare “pe verticala” (cautand valoarea de cautat in prima coloana a

unui range), in timp ce HLOOKUP() cauta “pe orizontala” (cautand valoarea de cautat in primul

rand al unui range).

Ma voi referi doar la VLOOKUP(), analogia cu HLOOKUP() fiind foarte usor de facut avand

in vedere singura diferenta dintre cele doua, mentionata mai sus.

Forma generala a functiei este urmatoarea:

VLOOKUP(valoare, tablou_array, index_coloana, [modul_de_comparatie])

valoare - valoarea de cautat care poate fi sub forma unei valori, o referinta la o valoare de tip

numeric, sir de caractere, sau logic, sau o functie care returneaza asemenea tipuri de valori; daca

valoarea furnizata e mai mica decat orice valoare din prima coloana a celui de-al doilea

argument, functia returneaza eroarea #N/A;

tablou_array - range pe a carui prima coloana se face cautarea; se poate folosi o referinta la un

range sau un nume asociat range-ului respectiv; datele din range pot fi numerice, siruri de

caractere sau de tip logic – ne se face distinctia intre minuscule si majuscule;

index_coloana - numarul coloanei tabloului (furnizat ca al doilea argument) de pe care se va

returna valoarea in cazul gasirii valorii cautate pe prima coloana (1 este indexul primei coloane

al tabloului furnizat ca al doilea argument); valoarea acestui argument trebuie sa fie numerica de

tip intreg (poate fi si o referinta, sau o alta functie care returneaza o valoare numerica) dar daca e

mai mica decat 1 se va returna eroarea #VALUE!, iar daca valoarea acestui argument depaseste

numarul de coloane al celui de-al doilea argument va fi returnata eroarea #REF!;

modul_de_comparatie - argument optional de tip logic, prin care se specifica modul in care se

face comparatia pentru a stabili daca valoarea cautata a fost gasita: FALSE pentru o “potrivire

exacta”, TRUE (sau omis) pentru o “potrivire aproximativa”, caz in care se utilizeaza metoda de

“potrivire” de la LOOKUP (“cea mai mare dintre cele mai mici valori decat valoarea cautata sau

egala cu valoarea cautata”) si tot ca la LOOKUP, array-ul trebuie sa fie ordonat ascendent dupa

prima coloana.

Din exemplele urmatoare ne vom lamuri si mai bine cum functioneaza VLOOKUP().

In primul exemplu functia VLOOKUP() e folosita pentru completarea automata a greutatii unui

reper dintr-un extras de armaturi folosit in proiectarea de rezistenta in constructii.

Mai intai se realizeaza intr-o foaie de lucru urmatorul tabel:

Denumim tabelul creat “armaturi” (se selecteaza celulele si se tasteaza “armaturi” in “Name

Box” confirmat cu Enter).

Tabelul in care dorim sa folosim informatia din tabelul “armaturi” ar arata cam asa:

In exemplul de mai sus functia VLOOKUP() e folosita pentru returnarea greutatii unitare a barei

in functie de diametrul acesteia (in E4 si apoi copiata in jos, pe coloana). Functia folosita in

celula F4 si apoi copiata in jos, pe coloana, calculeaza greutatea totala aferenta pozitiei

respective din lista, dar verifica si existenta datelor in celulele care sunt implicate in calcul, iar in

cazul in care fie grutatea unitara, fie numarul de bucati nu au fost completate, returneaza un sir

vid (“”).

Se pot imagina nenumarate exemple de folosire a functiilor VLOOKUP() sau HLOOKUP() in

situatiile in care cunoastem o informatie si dorim returnarea informatiilor asociate acesteia dintr-

o lista prestabilita si intretinuta in timp.

Legat de folosirea functiilor VLOOKUP() si HLOOKUP() merita amintit faptul ca ambele

impun restrictia cautarii unei valori pe prima coloana (primul rand) al range-ului furnizat ca al

doilea argument.

O alta observatie valabila pentru toate functiile de cautare, este aceea ca o data gasita valoarea

cautata in tabloul de date folosit pentru cautare functia va furniza valoarea asociata, fara a exista

posibilitatea de a specifica o eventuala continuare a cautarii pentru a gasi eventualele alte aparitii

in tabloul de date a valorii cautate. Pentru rezolvarea unei asemenea probleme va trebui sa

imaginam o formula mai complexa, eventual de o factura speciala, care sa poata extinde cautarea

si dupa prima aparitie a valorii de cautat. Un exemplu in acest sens va fi discutat in finalul

acestui articol.

MATCH() Similara functiilor descrise mai sus, functia MATCH() nu mai returneaza o valoare asociata

valorii cautate ci pozitia valorii cautate in segmentul de date furnizat ca al doilea argument.

Forma generala a functiei este urmatoarea:

MATCH(valoare, tablou_array, [modul_de_comparatie])

valoare - valoarea de cautat care poate fi sub forma unei valori, o referinta la o valoare de tip

numeric, sir de caractere, sau logic, sau o functie care returneaza asemenea tipuri de valori;

tablou_array - range-ul in care se face cautarea; se poate folosi o referinta la un range sau un

nume asociat range-ului respectiv; datele din range pot fi numerice, siruri de caractere sau de tip

logic;

modul_de_comparatie - argument optional de tip numeric (-1, 0 sau 1), prin care se specifica

modul in care se face comparatia pentru a stabili daca valoarea cautata a fost gasita (nu se face

distinctia intre minuscule si majuscule): 0 pentru o “potrivire exacta”, 1 (sau omis) pentru o

“potrivire aproximativa”, caz in care se utilizeaza metoda de “potrivire” de la LOOKUP (“cea

mai mare dintre cele mai mici valori decat valoarea cautata sau egala cu valoarea cautata”) si tot

ca la LOOKUP, array-ul trebuie sa fie in ordine ascendenta, -1 pentru situatia in care dorim o

“potrivire aproximativa” inversa ca cea folosita in cazul functiei LOOKUP() – “cea mai mica

sau egala cu valoarea de cautat dintre valorile mai mari decat aceasta”, cu conditia ca array-ul

furnizat ca al doilea argument sa fie ordonat descrescator.

Pozitia returnata este intotdeauna relativa la elementul de inceput al array-ului furnizat ca al

doilea argument. De exemplu, daca array-ul furnizat ca al doilea argument este C3:C100, iar

valoarea cautata s a “potrivit” cu valoarea din celula C5, functia va returna valoarea 3.

In cazul folosirii functiei cu primul argument sir de caractere si al treilea argument 0 se pot folosi

“wild card”-uri (“*” - pentru un grup de caractere si “?” pentru un singur caracter). Daca se

doreste gasirea chiar a caracterelor “*” sau “?”, acestea trebuie prefixate de o tilda “~”.

Daca functia nu a gasit nicio potrivire a valorii cautate in conditiile specificate de parametrul al

treilea, se returneaza eroarea #N/A.

In general utilizarea acestei functii este similara utlizarii functiilor descrise anterior, cu

mentiunea ca in afara de avantajele folosirii “wild card”-urilor si a metodei inverse de potrivire

fata de “familia” LOOKUP, mai exista si flexibilitatea ordinii de cautare (pe rand sau pe

coloana), iar in combinatie cu INDEX() dispare si restrictia legata de cautare a valorii asociate in

prima sau ultima coloana (rand) a array-ului in care se cauta.

Pana la prezentarea unui exemplu legat de folosirea functiei MATCH() cred ca ar fi bine sa

aruncam mai intai o privire si asupra functiei…

INDEX() Nu este tocmai o functie de cautare, ci mai degraba o functie care returneaza o referinta la un

range, functia INDEX() se prezinta si ea tot sub doua forme: forma “referinta” si forma “array”.

Ma voi opri aici doar asupra formei “array”, a carei sintaxa generala este:

INDEX(array, numar_rand, numar_coloana) array - range-ul in care se face cautarea; se poate folosi o referinta la un range sau un nume

asociat range-ului respectiv; datele din range pot fi numerice, siruri de caractere sau de tip logic

– poate fi si un array de constante; daca array-ul este format doar dintr-un rand sau doar dintr-o

coloana, argumentul corespunzator e optional (argumentul al treilea nu este necesar, se aplica cel

de-al doilea argument); daca array-ul are mai mult de un rand si mai mult de o coloana, e

necesara specificare ambelor argumente referitoare la rand si coloana (2 si 3), iar in cazul in care

unul din acestea lipseste, functia va returna un array constand in valorile intregului rand sau

coloane specificate;

numar_rand - indica numarul randului din care se va returna valoarea solicitata prin al treilea

argument – daca acest argument lipseste, este obligatorie prezenta celui de-al treilea;

numar_coloana - indica numarul coloanei din care se va returna valoarea solicitata din randul

indicat prin al doilea argument – daca acest argument lipseste, este obligatorie prezenta celui de-

al doilea;

Daca sunt furnizate ambele argumente referitoare la rand si coloana si acestea sunt >0, functia va

returna elementul din array aflat la intersectia randului si coloanei specificate.

Daca unul dintre argumentele referitoare la rand si coloana are valoarea 0, functia va

returna coloana, respectiv randul mentionat sub forma unui array (formula trebuie confirmata cu

Ctrl+Shift+Enter).

Ambele argumente referitoare la rand si coloana trebuie sa indice o pozitie existenta in array,

altfel functia va returna eroarea #REF!

Din cele scrise mai sus despre MATCH() si INDEX() putem acum deduce cu usurinta cum pot

fi folosite acestea in tandem:

=INDEX(array1,MATCH(valoare, array2, [modul_de_comparatie]), MATCH(valoare,

array2, [modul_de_comparatie]))

Este de rmarcat ca functia MATCH() poate fi aplicata asupra unor alte array-uri decat cel folosit

ca argument al functiei INDEX() cu grija de a exista corespondenta necesara intre valorile

furnizate de MATCH() pentru randul si coloana cautate cu INDEX().

In exemplul urmator vom vedea exact aceasta situatie si il vom vedea si pe OFFSET() in

actiune, intr-un mod colateral, dar care merita evidentiat.

Pornim de la un exemplu redus de baza de date inscrisa in foaia de calcul denumita “Monitoare”:

In tabelul de mai sus pe coloana A avem denumirile unor modele de monitoare, iar pe cooanele

B:F cateva caracteristici. Oricine a lucrat cu un asemenea tip de tabel stie din experienta ca atat

numarul de randuri cat si chiar numarul de coloane pot varia in timp (mai adaugam un model,

sesizam ca ni se cer informatii si despre alte caracteristici, asa ca mai adaugam coloanele

necesare si completam informatiile pentru toate modelele, stergem intreaga inregistrare pentru ca

modelul nu se mai comercializeaza etc.). O asemena baza de date bine intretinuta ne va permite

sa extragem informatiile inregistrate aici cu mare usurinta daca stim cum sa stapanim

dimensiunile si structura ei (numarul de randuri si numarul de coloane pe care avem date) –

solutia: declararea de nume si asocierea acestora cu range-uri dinamice.

In tabelul de mai sus pe coloana A vom avea inscrise denumirile de modele – indiferent daca

avem date despre un model sau altul, coloana A este definitorie pentru numarul de randuri al

bazei noastre de date, nu numai pentru ca denumirea modelului e importanta, dar aceste denumiri

vor fi unice. In exemplul de folosire a informatiilor din baza de date vom folosi lista de modele

pentru a extrage informatia necesara din baza de date si de aceea pentru realizarea acestei liste

(vom vedea cum, la momentul potrivit) vom defini numele “modele”.

Desi acest articol nu se refera in mod special la modul de definire a numelor in Excel, o scurta

introducere si in acest subiect cred ca e binevenita. Putem defini un nume in doua feluri:

1. selectand o celula sau un grup de celule si tastand numele respectiv (fara ghilimele) in campul

“Name Box” (in stanga barei de formule) si confirmand denumirea cu Enter (ca in exemplul

anterior cu extrasul de armaturi);

2. folosind “Name Manager” (Formulas -> Name manager in Excel 2007, Insert -> Name ->

Define in Excel 2003, sau mai simplu Ctrl+F3 in oricare dintre versiuni).

A doua optiune ne permite definirea unui nume si folosirea unei formule pentru definirea range-

ului asociat numelui respectiv. In fereastra de dialog care apare, tastam numele pe care dorim sa-

l definim, iar la “Refers To:” in loc sa introducem o referinta la un range, folosim… OFFSET()

Definitia pentru numele “modele” va folosi urmatoarea formula pe care terbuie s-o scriem in

caseta “Refers To:”

=OFFSET(Monitoare!$A$2,0,0,COUNTA(Monitoare!$A$2:$A$1000)) Formula de mai sus returneaza un range care incepe in celula Monitoare!$A$2, si are un numar

de COUNTA(Monitoare!$A$2:$A$1000) randuri. Functia COUNTA() folosita pentru stabilirea

numarului de randuri returneaza numarul de celule care nu sunt “goale” dintr-un range (in cazul

asta range-ul Monitoare!$A$2:$A$1000, apreciind ca nu vom avea mai mult de 999 de modele

inregistrate, dar range-ul folosit poate merge pana la numarul maxim de randuri (65536 pentru

Excel 2003, sau intreaga coloana 220 pentru Excel 2007 – in Excel 2007 se accepta si referinta

$A:$A pentru intreaga coloana). Procedand in acest fel ne asiguram ca daca mai adaugam un

model in baza de date, range-ul asociat acestui nume se va actualiza automat ca dimensiune, de

aceea si denumirea de “range dinamic”.

La fel vom proceda pentru definirea numelui “caracteristici” pentru denumirile coloanelor

folosite la inregistrarea caracteristicilor fiecarui model inscris in baza de date. Formula folosita

va fi:

=OFFSET(Monitoare!$B$1,0,0,1,COUNTA(Monitoare!$B$1:$Z$1)) presupunand ca nu vom folosi coloanele mai spre dreapta de coloana Z, dar putem folosi un

range mai mare ca argument al functiei COUNTA(), daca vom considera ca e cazul.

Avem pana acum doua nume definite: “modele” pentru coloana A si “caracteristici” pentru

randul 1. Ne mai ramane sa definim un nume si pentru datele propriu-zise. Vom defini “data” (nu

“date” pentru ca s-ar confunda cu functia cu acelasi nume si Excel-ul nu ne va permite folosirea

acestei denumiri) folosind urmatoarea formula:

=OFFSET(Monitoare!$B$2,0,0,COUNTA(Monitoare!$A$2:$A$1000),COUNTA(Monitoar

e!$B$1:$Z$1)) Remarcati folosirea acelorasi formule COUNTA() pentru definirea numarului de randuri si

coloane ca si cele folosite la definirea numelor anterioare.

Dupa definirea acestor nume putem edita baza noastra de date in aproape toate modurile cu

putinta (mai putin recomandabil ar fi sa stergem toate randurile si/sau toate coloanele, dar in

rest…): adaugand randuri, adaugand coloane (scriind si ceva date in ele, mai ales pe coloana A si

randul 1, evident) sau stergand randuri sau coloane. Bineinteles ca editarea bazei de date va

trebui sa fie facuta in conjunctie cu editarea proceurilor prin care extragem informatia din baza

de date.

Una dintre posibilele proceduri e exemplificata mai jos:

Pe coloana A, incepand cu A2 si terminand unde consideram de cuviinta tot pe coloana A s-a

folosit procedura alegerii din lista a modelului folosind “Data Validation” (Data -> Data

Validation). Mai intai se selacteaza celulele unde dorim sa aplicam “data validation”, se

selecteaza din menu “Data Validation” (Data -> Data Validation) si in dialogul care apare se

selecteaza la “Allow:” tipul “List”, iar la “Source:” se scrie “=modele” (fara ghilimele, evident),

se confirma cu OK si am instituit in felul acesta pentru celulele selectate “data validation” de tip

“list” folosind ca sursa range-ul atasat numelui “modele”. Numele definite prin procedurile

explicate mai sus sunt nume accesibile la nivelul intregului fisier – pot fi referite in orice formula

din orice foaie de lucru – aceasta caracteristica ne-a permis sa folosim numele “modele” si in

formula folosita pentru definirea “data validation”, chiar daca range-ul asociat acestui nume se

afla in alta foaie de lucru decat cea in care sunt celulele unde dorim sa aplicam “data validation”.

Asa arata lista de modele pe care am definit-o folosind procedurile descrise mai sus si din care

putem selecta (in cele n randuri pentru care am aplicat acest tip de “data validation”) modelul ale

carui caracteristici dorim sa le vizualizam in coloanele B:F:

Dupa selectia din lista caracteristicile modelului selectat apar in coloanele B:F unde pe fiecare

rand pe care am instituit “data validation” exista formule ca cele specificate in imaginea de mai

jos:

In formulele folosite functia IF() n-are decat rolul de a testa daca exista o selectie din lista in

celula de pe coloana A a randului curent. Functia LEN() din conditia functiei IF() returneaza

numarul de caractere al textului existent in celula referita si e preferabila utilizarea ei pentru

testarea existentei sau nu a unei valori afisate intr-o anumita celula atunci cand nu stim sigur

daca celula respectiva contine o formula sau nu. In situatia in care celula testata contine o

formula care returneaza un sir vid (“”), atat functia ISBLANK() cat si COUNTA() raporteaza

celula ca nefiind goala, chiar daca in aparenta aceasta nu contine (nu afiseaza, de fapt) nimic (nu

aceasta e si situatia celulelor din baza de date, unde toate datele sunt introduse manual, fara

folosirea de formule). Folosind functia LEN(), testam doar existenta sau nu a unui text (numar,

valoare logica etc.) afisat in celula.

Dupa cum se vede, in cazul in care in celula din coloana A a randului curent exista o valoare

selectata, celulele din coloanele B:F afiseaza caracteristicile modelului selectat folosind

“tandemul” INDEX-MATCH. Deoarece definirea corpului de date (“data”) a fost facuta in

conjunctie cu definirea coloanei “modele” si a randului “caracteristici”, functiile MATCH()

folosite pentru returnarea numarului randului si numarului coloanei de la intersectia carora

functia INDEX() returneaza valoarea cautata, opereaza asupra numelor “modele” si

“caracteristici”, iar functia INDEX() are ca prim argument numele “data”.

In principiu cam astea ar fi principalele functii de cautare pe care ni le pune la dispozitie Excel-

ul. Exista insa o multime de alte posibilitati ca prin combinarea altor functii sa cream formule

care folosesc tot la cautare. Ducand mai departe exemplul de mai sus, in cele ce urmeaza vom

exemplifica folosirea (si a) unor alte functii pentru a crea o lista de modele corespunzatoare unei

anumite valori pentru caracteristica “Diagonala”.

Vom folosi pentru alegerea valorii diagonalei acceasi procedura de selectare din lista (“data

validation”). Pentru aceasta, intr-o alta foaie de calcul vom introduce pe o coloana (nu conteaza

care) incepand cu randul 1 (sau altul) valorile de la 12 la 30 reprezentand posibilele valori pentru

caracteristica “Diagonala”. Selectam range-ul astfel completat si in “Name Box” tastam “diag”

(fara ghilimele) si confirmam cu Enter. Nu avem nevoie pentru aceasta exemplificare de un

nume cu un range dinamic atasat. Avem nevoie in schimb de un nume cu un range dinamic atasat

pentru valorile diagonalelor din baza de date, din motivele legate de intretinerea acesteia,

enuntate anterior. Folosim aceeasi procedura descrisa pentru crearea numelui “modele”, dar

evident ca vom inlocui in formula coloana “A” cu coloana “B”, iar numele folosit va fi

“diagonala”.

Spatiul pregatit pentru realizarea procedurii de creare a listei de monitoare existente in baza de

date si avand o anume diagonala va arata cam asa:

In celula B35 va aparea lista creata cu “data validation” din care vom selecta diagonala dorita, iar

in range-ul D35:D45 va aparea lista modelelor de monitoare inregistrate in baza noastra de date

care corespund acestei cerinte.

Imaginile urmatoare ilustreaza comportamentul acestei proceduri pentru diverse valori ale

diagonalei selectate.

Formula folosita pentru selectarea tipurilor de modele care indeplinesc cerinta specificata este

cea inscrisa in chenar, la baza imaginii , copiata in jos in range-ul D35:D45 si arata cam asa:

{=IF(LEN($B$35)=0,"",IF(SUMPRODUCT(--(diagonala=$B$35))=0,"",IF(ROW($A35)-

34>SUMPRODUCT(--(diagonala=$B$35)),"",INDEX(modele,SMALL(IF((--

(diagonala=$B$35))=0,COUNTA(modele)+ROW(diagonala),ROW(diagonala)-

1),ROW($A35)-34)))))} Formula folosita e de un tip special, denumit formula CSE, sau “array formula” si se confirma cu

Ctrl+Shift+Enter, nu doar cu Enter (de unde si denumirea de formula CSE). Astfel de formule

sunt folosite pentru prelucrarea in memorie a array-urilor folosite ca argumente in functiile

componente ale formulei. Acoladele care incadreaza formula nu se tasteaza, ele apar automat la

confirmarea formulei cu Ctrl+Shift+Enter si dispar, tot automat, atunci cand editam formula,

pentru reintroducerea ei ca formula CSE dupa editare fiind necesara confirmarea tot cu

Ctrl+Shift+Enter. Nu voi insista aici asupra formulelor CSE, ci voi incerca doar o analiza

succinta a modului ei de functionare.

Ca si in exemplul anterior primul IF() are rolul de a verifica existenta unei valori in celula in care

folosim “data validation” (B35).

Functia folosita drept conditie in cazul celui de-al doilea IF() este una pe care n-am discutat-o

pana acum, si nici n-o sa intru in detalii asupra ei in acest moment, fiind suficient sa mentionez

ca:

SUMPRODUCT(--(diagonala=$B$35)) Reutrneaza numarul de inregistrari din baza de date care indeplinesc cerinta de valoare a

diagonalei specificata in celula B35.

Al treilea IF() testeaza daca numarul randului pe care se afla inscrisa formula –34 (observati ca

in cazul randului 35, 35-34=1, pe randul 36 aceasta valoare va deveni 2 s.a.m.d.) este mai mare

decat numarul de inregistrari care indeplinesc conditia, raportat de SUMPRODUCT(--

(diagonala=$B$35)). In cazul in care valoarea ROW($A35)-34 depaseste valoarea

SUMPRODUCT(--(diagonala=$B$35)) intreaga formula va returna un sir vid (“”).

Partea cea mai interesanta a formulei este insa ultima:

INDEX(modele,SMALL(IF((--

(diagonala=$B$35))=0,COUNTA(modele)+ROW(diagonala),ROW(diagonala)-

1),ROW($A35)-34))

In cazul in care conditia explicata mai sus este falsa, se vor returna din range-ul asociat numelui

“modele” acele valori care corespund cu valoarea calculata de:

SMALL(IF((--

(diagonala=$B$35))=0,COUNTA(modele)+ROW(diagonala),ROW(diagonala)-

1),ROW($A35)-34)

Functia SMALL() returneaza cea mai mica k valoare dintr-un range, unde k=1 e valoarea cea

mai mica, iar k<=numarul_de_elemente_in_range ar fi valoarea cea mai mare. Analizand

portiunea de formula evidentiata mai sus putem observa ca valoarea lui k este calculata de

formula ROW($A35)-34 care pentru randul 35 returneaza valoarea 1, iar prin copiere, pe

celelalte randuri va returna valorile 2, 3, 4,…

Mai ramane sa ne lamurim cum este creat range-ul (de fapt array-ul) din care se returneaza

SMALL(…,k). Pentru ca folosim aceasta constructie cu SMALL(…) pentru a returna numarul

randului din “modele”, SMALL va trebui sa returneze acest numar.

Portiunea IF((--

(diagonala=$B$35))=0,COUNTA(modele)+ROW(diagonala),ROW(diagonala)-1) este cea

care determina folosirea acestei formula ca formula CSE pentru ca in corpul acestei functii IF()

se creaza array-ul care este transmis ca parametru functiei SMALL(). Acest array este un array

de numere de randuri care indeplinesc conditia de valoare a diagonalei. Functia folosita pe post

de conditie a functiei IF in discutie, adica: ((--(diagonala=$B$35))=0 testeaza daca valoarea

expresiei –(diagonala=$B$35) este egala cu 0 si daca da, functia IF returneza expresia

COUNTA(modele)+ROW(diagonala) care este un numar mai mare decat numarul de randuri

existente in baza de date +1, iar daca expresia este diferita de 0, functia IF returneaza expresia

ROW(diagonala)-1) care este de fapt numarul randului inregistrarii din baza de date care

satisface conditia legata de valoarea diagonalei. Pentru ca toata aceasta expresie este aplicata

asupra unui intreg range (cel atasat numelui “diagonala”) si ca intreaga formula e introdusa ca

formula CSE, aceasta portiune de formula va returna un array in care vor exista numerele

randurilor din “modele” care satisfac conditia impusa si “numere de randuri” care depasesc

numarul maxim de randuri din baza de date, dar care nu vor intra in discutie pentru ca functia

SMALL() va returna doar numarul randurilor al caror index in acest array este mai mic sau egal

cu cel numarul de inregistrari care satisfac conditia impusa.

In formula analizata mai sus am folosit functii care n-au facut obiectul acestui articol ca descriere

detaliata si explicare a modului lor de functionare si utilizare, dar depsre versatilitatea lui

SUMPRODUCT() sau “magia” formulelor CSE vom mai discuta, poate, cu alta ocazie.

Pana atunci, sa cautati bine (!)

Autor: Sorin Georgescu (moderator forum DrExcel; expert VBA)

SUMPRODUCT, “probably the best function ever” (nivel expert) Autor: Sorin

Georgescu (moderator forum DrExcel; expert VBA)

Cei mai multi dintre noi folosim Excel-ul la pastrarea unor informatii in tabele, informatii pe care

pe urma le “procesam”. Cel mai adesea “procesarea” asta inseamna inmultiri, adunari si

numarari.

Ei bine, SUMPRODUCT() asta le poate face pe toate, ba si inca ceva pe deasupra. Cititi mai

departe, inecrcati exemplele si o sa va convingeti!

Din help-ul Excel-ului aflam despre SUMPRODUCT cam atat:

“Multiplica elementele corespunzatoare ale array-urilor furnizate ca argumente si insumeaza

aceste produse.”

Forma ei generala e simpla, poate printre cele mai simple dintre functiile care necesita

argumente:

SUMPRODUCT(array1, array2, array3,…)

unde array1, array2, array3,… pot fi pana la 256 la numar cu conditia ca toate sa aiba aceeasi

dimensiune si sa contina numai valori numerice.

Folosita in forma ei “standard” functia face exact ce spune help-ul ca face: inmulteste elementele

omoloage ale array-urilor furnizate ca argumente si insumeaza aceste produse, dar…

Inmultirea are doua “reguli” pe care le putem specula:

orice_numar * 0 = 0;

orice_numar * 1 = orice_numar.

Ce ar fi daca in loc de array-uri ca argumente am folosi expresii logice asociate acelor array-uri?

Ceva de forma:

array = valoare

fiindca SUMPRODUCT stie sa lucreze cu array-uri, dar cu array-urile alea nu stie decat sa faca

inmultiri, bineinteles ca vom obtine ca rezultat o eroare pentru ca SUMPRODUCT asteapta

numere si noi ii oferim valori logice de inmultit.

Pai atunci trebuie sa gasim o metoda prin care sa transformam valorile logice in numere, si in ce

numere le-am putea transforma ? – tocmai in 0 (pentru FALSE) si 1 (pentru TRUE), adica taman

aia doi care au un comportament mai aparte cand vine vorba sa-i inmultim – maare smecherie!

Dar ca s-ajungem la cei doi (0 si 1) ne folosim de ceea ce se numeste “operator unar”, adica

operatoru‟ ala care n-are nevoie de doi termeni ca sa faca o operatie, ci doar de unu‟. Cel mai

breaz dintre operatorii astia unari e domnul “-“, adica minus. Stim ca daca avem un numar si-l

punem pe “domnul minus” in fata lui, gata operatia – numarul devine negativ (sau pozitiv daca

era initial negativ – uite cum isi schimba numerele astea caracterul doar cand vad o linie-n fata

lor…) Dar sa vedeti cum isi schimba caracterul valorice logice cu “domnul minus” in fata!

Ca sa va convingeti faceti urmatorul experiment:

In range-ul A1:A20 scrieti niste numere (unele dintre ele sa se repete de 2, 3 ori), in celula B1

scrieti un numar dintre cele care se repeta, in C1 scrieti formula =$A$1:$A$20=$B$1 si copiati-o

in jos pana in C20, in D1 scrieti formula =-($A$1:$A$20=$B$1) si copiati-o pana in D20, iar in

E1 mai adaugam un “domn minus” la formula din D1, adica =--($A$1:$A$20=$B$1) si copiati-o

pana in E20 – ca in figura de mai jos:

Pe coloana E am obtinut o serie de 0 si 1 aferente valorilor de fals/adevarat ale relatiei de

egalitate folosita in formule. Acum cred ca e clar de ce avem nevoie de doi “domnu‟ minus”, ca

pe 0 il “reusisem”, da‟ 1 era pe dos…

Pai si ce-i cu asta?

Pai e, ca daca punem de la inceput intr-o celula formula:

=SUMPRODUCT(--($A$1:$A$20=$B$1))

rezultatul ei va insemna numarul de aparitii a valorii inscrise in B2 in range-ul A1:A20. Fara

COUNTIF(), care ma si „nerveaza ca trebuie sa-i scriu conditia ca pe un sir de caractere, intre

ghilimele…

Si ce mare branza!?

Deocamdata branza e la ciobani, ca noi n-avem oi, da‟ cand „oi mai spune si continuarea… s-ar

putea sa facem branza de SUMPRODUCT si s-o vindem ca pe telemea calitatea prima-ntai!

Plecam de la exemplul de mai sus, stergem coloanele B, C, D si E si in B1:B20 scriem niste date

calendaristice, da‟ avem grija ca si astea sa se cam repete, iar in C1:C20 scriem alte numere, de

data asta la intamplare, fara grija si iese cam asa ceva:

In E1 inscriem o valoare care se regaseste in A1:A20, iar in B2 o data care se regaseste si ea in

B1:B20.

In E3 vom folosi:

=SUMPRODUCT(--($A$1:$A$20=$E$1),--($B$1:$B$20=$E$2))

iar in E4:

=SUMPRODUCT(--($A$1:$A$20=$E$1),--($B$1:$B$20=$E$2),$C$1:$C$20)

Ce-am obtinut? Cu prima formula am obtinut numarul de aparitii al perechii de valori din E1 si

E2 pe acelasi rand in range-ul A1:C20, iar in formula din E4 am obtinut suma valorilor de pe

coloana C asociate acestor aparitii. Cu alte cuvinte COUNTIFS() si SUMIFS() – dar functiile

astea au aparut in Excel abia in versiunea 2007, pentru cei care folosesc insa versiunea 2003 sau

una mai veche… tot SUMPRODUCT tre‟ sa fie baza!

Si cum SUMPRODUCT() accepta pana la 256 de array-uri, numai s-avem noi atatea criterii

(coloane) in baza de date pe care vrem s-o luam la numarat si insumat.

Cred ca e clar acum: cand vrem sa folosim SUMPRODUCT() la numarat aparitii dupa mai multe

criterii (in loc de “=” putem folosi si orice alt operator logic: <, >, <>, <=, >=) punem conditia

logica intre paranteze si trantim doi de minus in fata parantezei, iar cand vrem sa insumam niste

valori asociate conditiilor de aparitie specificate prin relatiile logice adaugam si argumentul cu

range-ul care contine valorile de insumat, fara operatori unari, fara relatie logica cu ceva, pur-si-

simplu. Singurele conditii ca sa nu ne trezim cu vreo eroare sunt sa nu comparam “mere cu

avioane” in relatiile logice si ca toate array-urile folosite ca argumente sa aiba aceeasi

dimensiune.

Ar mai fi de spus despre mecanismele astea de coercitie a valorilor logice in numeric pe care le-

am folosit la SUMPRODUCT(), ca pot fi folosite cu succes si in alte formule mai complexe (de

regula formule CSE, sau “array formulas”).

Iata un exemplu (de fapt doua) de formule CSE care returneza numarul randului celei de-a n-a

aparitii a unui element intr-un range:

Forma generala a formulei este:

{=IF(SUMPRODUCT(--(range=valoare))=0,NA(),IF(SUMPRODUCT(--(range =

valoare))<n, NA(),SMALL(IF((--(range =

valoare))=0,ROW(range)+ROWS(range),ROW(range)),n)))} unde:

• range este range-ul in care se cauta valoarea;

• valoare este valoarea cautata;

• n este numarul aparitiei (a doua, a treia, a n-a)

Daca valoarea nu se gaseste in range, sau numarul aparitiilor ei e mai mic decat n, formula va

returna eroarea #N/A, ca orice functie de cautare care se respecta.

Se remarca nu numai prezenta in formula a lui SUMPRODUCT() cu care numaram aparitiile

valorii in range, dar si folosire operatorului dublu unar in secventa cu al treilea IF() pentru

coercitia in numeric a comparatiei logice din conditia IF-ului.

Logica formulei e simpla: primele doua IF-uri testeaza daca valoarea cautata exista in range si

daca numarul ei de aparitii este cel putin <= cu n, ca altfel returneaza #N/A.

Secventa SMALL(IF((--(range = valoare))=0,ROW(range)+ROWS(range),ROW(range)),n)

returneaza cel mai mic k element dintr-un range, unde k=1 pentru cel mai mic, k=2 pentru

urmatorul in ordinea marimii etc. Array-ul este construit din numerele randurilor unde se afla

range-ul pentru elementele din range care satisfac conditia range=valoare si numere mai mari

decat numarul total de randuri al range-ului + numarul randului pe care se afla elementul pentru

elementele care nu satisfac aceasta conditie. Folosind ca array formula functia ROW(range)

aceasta va returna un array cu numerele randurilor pe care se afla range-ul respectiv.

Iata si “perechea” acestei formule, care va returna numarul randului pe care se afla ultima,

penultima, antepenultima s.a.m.d. aparitie a valorii cautate in range-ul respectiv (pentru n=1 se

va returna numarul randului ultimei aparitii, pentru n=2, penultima s.a.m.d.):

{=IF(SUMPRODUCT(--(range=valoare))=0,NA(),IF(SUMPRODUCT(--(range =

valoare))<n, NA(),LARGE(IF((--(range = valoare))=0,-ROW(range)-

ROWS(range),ROW(range)),n)))} Daca se doreste ca formula sa returneze pozitia relativa in range a valorii, secventele:

SMALL(…,n) si LARGE(…,n) trebuie inlocuite cu SMALL(…,n)-ROW(range(1))+1 si

LARGE(…,n)-ROW(range(1))+1 unde range(1) reprezinta referinta la primul element al range-

ului. Sub aceasta forma formulele se pot folosi in asociere cu INDEX() pentru a returna o valoare

asociata de pe alta coloana cu tot atatea elemente cat are si range-ul folosit in formula CSE,

folosind formulele indicate mai sus pentru returnarea valorii randului cautat. Bineinteles ca

formula completata cu INDEX va trebui sa fie confirmata tot cu Ctrl+Shift+Enter.

La fel ca in cazul lui SUMPRODUCT conditia (range=valoare) se poate transforma in conditie

multipla:

(range1=valoare1), (range2=valoare2), (range3=valoare3), doar ca daca in cazul portiunii din

formula unde aceste conditii sunt argumente pentru SUMPRODUCT() vom folosi sintaxa

consacrata pentru SUMPRODUCT, in ultima secventa, cea cu SMALL sau LARGE, sectiunea

IF((--(range = valoare))=0 trebuie transformata in:

IF((--(range1 = valoare1))* (--(range2 = valoare2))* (--(range3 = valoare3))=0,… Si uite-asa, plecand de la una dintre cele mai banal descrise in help functii ale Excel-ului,

ajungem la “sofisticarii” din astea cu conditii multiple, coercitii si alte denumiri de ne e si rusine

sa le folosim pe strada ca s-ar putea sa ne ia unii de mai stiu si eu ce “fitzoshi” (ca sa nu zic altfel

ļ)

P.S. tin sa multumesc in mod special Internetului in persoana pentru ca de la el am aflat

“schmekeria” asta cu SUMPRODUCT.

Autor: Sorin Georgescu (moderator forum DrExcel; expert VBA)

Articolul nr 3: Protectia informatiilor si Shared Workbooksxcel 2007

Autor: Timotei Dolean

Protectia informatiilor

In general, pentru a proteja informatiile aveti nevoie de 2 pasi "mari". Primul pas ar fi

blocarea/deblocarea individuala a unor celule din foaia de lucru, iar apoi aplicarea optiunii:

Protect Sheet. Chiar daca blocam niste celule si nu activam acea optiune, ele pot fi modificate.

Implicit, toate celulele din foaia Excel sunt blocate. Pentru asta putem aplica optiunea Protect

Sheet sau Protect Workbook. Dar totusi daca dorim anumite celule sa le putem modifica va

trebui sa le deblocam inainte de a aplica optiunea. In mod normal deblocam celulele unde este

necesara introducerea de date (celule care sunt surse pentru rapoarte, sau pentru formule), iar

cele unde avem formulele le tinem blocate.

Ca si exemplu, in Excel 2007 trebuie urmariti urmatorii pasi pentru a debloca celulele:

1) Introduceti niste numere in celulele A1:D1 (când notez in felul acesta ma refer la toate

celulele de la A1 la D1)

2) Click dreapta pe selectie ->Format cells

3) Alegeti tabul Protection si debifati optiunea: Locked

4) Dupa aceasta mergeti in tabul Review, si in a 3-a caseta (Changes) aveti Butonul Protect Sheet

4a) In momentul in care apasati butonul Protect Sheet, va va aparea o lista in care puteti selecta

anumite actiuni pe care utilizatorul le poate executa. In mod normal doar primele 2 actiuni sunt

implicit selectate (Select locked cells si Select unlocked cells). Puteti alege sa nu fie posibila

selectarea celulelor blocate, prin debifarea optiunii Select locked cells. Dar, spre exemplu, daca

doriti totusi sa se poata modifica formatarea unor anumite celule, puteti bifa optiunea Format

Cells si ele vor putea fi modificate (Daca nu ati observat tabul Protection din caseta de formatare

a celulei, a disparut dupa ce ati activat optiunea Protect Sheet)

Daca optiunea Select locked cells este debifata, atunci utilizatorul nu o poate selecta deci nu

poate vedea formula din spatele ei (utilizatorii „rai” nu pot copia formulele utilizate) (mersi

Alexx pentru observatie)

4b) Aveti posibilitatea sa adaugati si o parola necesara mai târziu pentru deblocarea celulelor. Ea

este folositoare când nu doriti sa fie modificate setarile privind protectia celulelor de catre

persoane neautorizate

4c) Daca doriti, puteti sa blocati tot Workbook-ul prin selectarea celei de-a 2-a optiuni din

caseta: Protect Workbook

Daca doriti puteti activa optiunea Track Changes -> Highlight Changes, care va tine minte ce

celule ati modificat. Pentru aceasta tineti sageata de la mouse pe celula respectiva si veti putea

vedea modificarile efectuate. La final puteti accepta sau nu modificarile.

1) Aveti mai multe optiuni in momentul in care activati optiunea Track Changes, puteti selecta sa

nu se tina seama de modificarile efectuate de Dvs., ci doar de ceilalti. Alta optiune mai

importanta este aceea in care ii specificati celulele in care vreti sa fie activa optiunea (Spre

exemplu, daca avem o foaie in care sunt calculate anumite preturi in functie de valorile curente

ale EUR/USD, putem activa optiunea doar pe acele celule in care sunt tinute valorile EUR/USD)

Nota: Din pacate nu se vede intreaga lista de modificari ci doar ultima modificare pe fiecare

celula. Daca dorim sa vedem toate modificarile putem face acest lucru bifând optiunea List

changes on a new sheet. Daca aceasta nu se poate bifa se datoreaza unui singur motiv. Nu sunt

modificari facute in foaie. Pentru a putea activa optiunea urmariti urmatorii pasi:

a) Activati optiunea Highlight Changes. Debifati optiunea Highlight changes on screen

b) Modificati pentru prima data ceva in foaie.

c) Apasati pe butonul Accept/Reject Changes. Dati apoi OK.

d) Pentru fiecare modificare care ati facut-o va va fi afisata o fereastra unde puteti accepta sau nu

modificarea. Daca doriti puteti accepta sau nu toate modificarile.

e) Dupa ce am acceptat macar o schimbare, mergem din nou la optiunea Highlight Changes, iar

de data aceasta bifam ultima optiune: List changes on a new sheet. Debifati inainte toate

optiunile pentru a va fi afisate toate modificarile.

f) Dati OK.

g) Acum aveti o noua foaie numita History, unde va sunt afisate schimbarile.

g1) in momentul in care salvati fisierul, foaia History va disparea.

Nota2: In momentul in care activati optiunea Track Changes, implicit se partajeaza si

documentul. Pentru detalii privind partajarea cititi urmatoarea sectiune.

Shared Workbooks(Documente partajate)

Partajarea este utila pentru cazul in care mai multi utilizatori lucreaza pe acelasi fisier. Daca se

stie exact unde trebuie sa modifice fiecare (adica nu trebuie sa modifice in zone comune), se

poate folosi partajarea documentului. Pentru a partaja un document, acesta trebuie creat inainte.

Autorul il salveaza ca Shared/Partajat, si il pune pe retea (nu pe web).

Nota: Trebuie retinut ca in momentul in care partajam un document anumite elemente din el nu

mai pot fi modificate. Dintre acestea fac parte: Imagini, grafice, validari de date, celule unite,

formatari conditionate, link-uri, sub-totaluri, macro-uri, rapoarte tabele pivot, scenarii.

in momentul in care partajam documentul, putem selecta anumite optiuni ca de exemplu:

numarul de zile de tinere a evidentei modificarilor, modul de actualizare a modificarilor (putem

sa facem actualizare automata si vom vedea din X in X minute ce au modificat ceilalti utilizatori

intre timp.

Dupa ce am partajat fisierul si il punem pe retea mai multi utilizatori il pot deschide in mod

concomitent si pot modifica documentul. Daca sunt conflicte la modificari va aparea o caseta de

dialog care va intreba ce doriti sa faceti in continuare.

Cam atât momentan, multumesc pentru atentie.

Autor: Timotei Dolea

Urmarirea schimbarilor