FördelenE n t i d n i n g f r å n g ö t E b o r g s s ta d s U p p h a n d l i n g s a b 2 0 1 1

1

– viktig faktor om avtal måste hävas

DOKUMENTATION

Kommunens avlagda prylar – nu går de på

AUKTION

TA I TRÄ!Ramavtal en god affär för Holgers familjeföretag

TA I TRÄ!Ramavtal en god affär för Holgers familjeföretag

Fördelenges ut av Göteborgs Stads Upphandlings AB.

Adress: Stora Badhusgatan 6411 21 Göteborg

Telefon: 031-334 37 00

Ansvarig utgivare: Inger Ek inger.ek@uhb.goteborg.se

Redaktör: Annelie Gärdmark annelie.gardmark@uhb.goteborg.se

Vi gillar tips och synpunkter på tidningen. Hör gärna av dig till oss!

Besök oss på webben: www.uhb.goteborg.se

Produktion: Newsroom, Göteborg www.newsroom.se

Projektledare: Leif Simonsson

AD och redigering: Tommy Apelqvist, Hanna Lindahl

Repro: Newsroom

Tryck: Billes, Mölndal 2011

Framsidesbilden: Lars Eliasson, anbudsexpert på Holgers Stug-material, fotograferad av Thomas Drakenfors. Läs mer på sidorna 4–5.

Avtalsnytt

Ny typ av kort- tidsvistelseFUNKTIONSHINDER Ramavtalet för kort-tidsvistelse för funktionshindrade, klart den 1 november 2010, omfattar även en ny tjänst.

– Korttidsplatser för personer under 65 år har varit efterfrågade, säger Roland Mårtens-son på Upphandlingsbolaget.

Tanken är att tjänsten ska kunna användas från det att brukaren skrivs ut från sjukvården men innan ett långsiktigt boende är anpassat eller ordnat.

I övrigt avser ramavtalet korttidshem, lägerverksamhet och annan form av kort-tidsvistelse.

Avtalet gäller i två år med möjlighet till förlängning ytterligare två år.

Bevakningstjänster är överprövat FÖRDRÖJNING Det finns för tillfället inget ramavtal för inköp av bevakningstjänster. Anbud lämnades i slutet av oktober förra året men två leverantörer har på tre punkter överprövat upphandlingen. Besked i frågan inväntas från Förvaltningsrätten.

Små förändringar kring printertjänsterPRINTER Ett nytt avtal för printertjänster gäller sedan årsskiftet. Leverantören är dock densamma som tidigare, Strålfors Svenska AB.

I stort är avtalet väldigt likt det tidigare, berättar upphandlingsledare Lars-Erik Olsson.

Det nya avtalet gäller till och med utgång-en av 2013.

Upphandling av lås fick förhinderFÖRDRÖJNING Fem leverantörer begärde överprövning av upphandlingen av lås, men först återtog två leverantörer och senare även de tre övriga leverantörerna sina yrkanden.

Det innebar att Upphandlingsbolaget kunde starta utvärderingen av anbuden för att kunna ta ett tilldelningsbeslut. Målet är att avtalen är klara i mitten av april.

Nya krav ökar trycket på beställarna

Förra årets mediaFokus på vår stad har, tillsammans med lagförändringar för inköp och upphandling, fått en hel del konsekvenser och resultat.

Inköp och beställning i offentlig sektor blir allt svårare. Under 2010 har cirka 2 000 av stadens medarbetare genomgått någon form av beställarutbildning som Upphandlingsbo-laget arrangerat. Det är fler under ett år än vad som deltagit i bolagets utbildningar samman-taget under den föregå-ende femårsperioden!

det är glädjande att Kommunstyrelsen nu har beslutat att Winst ska vara ett kommun-gemensamt system. Fördelarna är flera, vilket framgår i detta nummer, men framförallt visar beslutet att vi är EN stad där alla ska följa den gemensamma inköps- och upphandlingspolicyn och därmed samlas kring ett inköpssystem.

Bra, tycker jag!

nu har arbetet börjat med att arbeta framåt för att bland annat stärka den interna kontrollen så att framtida oegentligheter undviks.

Även om arbetet leds av den utsedda projekt-ledaren förtar det inte det ansvar vi alla har för att följa de regler som faktiskt redan finns.

Det är som jag nog tidigare har sagt nu gäller det att stadens organi-sationer ställer upp och stärker de medarbetare som har det viktiga upp-draget som beställare.

Inger ek, vd

Nya ramavtal

Under den här rubriken publicerar vi de senaste avtalen. Vill du veta mer om något specifikt avtal? i Winst hittar du alla avtal i sin helhet, inkl. prislistor och annan viktig information.

”Nu gäller det att stadens orga-nisationer ställer upp och stärker de medarbetare som har det viktiga uppdraget som beställare”

Enklare elevenkätEn gemensam enkätstrategi ska stärka göteborgregionens (gr) skolors kva-litetsarbete och underlätta inbördes jämförelse.

– Vi har fått jättemycket hjälp och råd från Upphandlingsbolaget under processen, säger Margrethe Kristens-son, projektledare på gr.

Fram till i dag har skolor främst kunnat jäm-föra sig utifrån studieresultat och kostnader.

– En gemensam enkätstrategi för att jämfö-ra så kallade ”mjuka frågor” har varit efter-frågad i flera år, säger Margrethe Kristensson, projektledare på GR.

Hon har lett projektgruppen som bestod av Göteborgs Stad tillsammans med elva krans-kommuner.

– Upphandlingsbolaget har varit till stor hjälp i juridisk och ekonomisk vägledning, dessutom hanterade de projektet väldigt proffsigt, säger Margrethe Kristensson.

Helen Arneving, ansvarig upphandlare, berättar att man valde en upphandlingsform med högt ställda krav redan från början, för att säkra kvaliteten. Nio anbudssvar kom in, och upphandlingen gick ovanligt smidigt utan en enda överprövning.

– Det är ovanligt men kan nog bero på att vi var väldigt tydliga när vi satte ramarna för upphandlingen. Det fanns inga tveksamheter

kring vad vi ville ha, säger Helen Arneving.Syftet med den gemensamma enkätstrate-

gin är att kommunerna ska kunna jämföra sig med varandra, dels med ett genomsnitt i regi-onen, dels med liknande kommuner.

Upphandlingen gör att arbetet blir kost-nadseffektivt och Margrethe Kristensson räk-nar med att undersökningarna blir av bättre kvalitet när de görs av en extern leverantör.

I slutändan syftar brukarenkäterna till att ge ökad kvalitet i skolan, utifrån vad elev-erna tycker.

Hanna Lindahl

Markör Marknad och Kommunikation AB vann upphandlingen och ett ramavtal har tecknats för tre år med möjlighet till 24 månaders för-längning. Avtalet omfattar en grundtjänst som alla kommuner som är med i upphandlingen kommer använda och ett antal valbara tilläggstjänster. Avtalet finns i sin hel-het i WINST.

Låt stå!

Tycker till. I fortsättningen ska det bli enklare att jämföra elevers åsikter och attityder kring sin skola.

Nu ska skolorna få en gemensam strategi

Gäller från Gäller till Avtalsområde

2011-01-01 2011-12-31 Annonser

2010-11-15 2011-11-14 Avyttring av fordon, maskiner och annan lös eller fast egendom

2010-12-01 2012-11-30 Bygg- och trävaror inkl. slöjdvirke samt surrningsvirke

2011-01-01 2011-12-31 Cykelbud

2011-01-01 2012-06-30 Fordonsgas

2010-12-01 2013-11-30 Gemensam enkätstrategi för utbildningsområdet inom GR

2010-11-08 2011-12-31 Hantverkstjänster - Best.gr B (Förvaltnings AB Fram- tiden, Älvstranden Utveckling AB, Higab, Göteborgs Hamn AB)

2010-11-08 2011-12-31 Hantverkstjänster - Best.gr C (Övriga förvaltningar & bolag som ej tillhör best.gr A eller B)

2010-12-01 2012-11-30 Konsulter, IT - Data

2010-11-01 2012-10-31 Korttidsvistelse för personer med funktionsnedsättning

2011-01-01 2013-12-31 Printertjänster

2010-11-08 2012-03-31 Transport av varmmat, tillbehör och övriga specerier

Hammare och spik. Hantverkstjäns-ter är ett avtalsområde som nyligen avslutats.

2 Nr 1 • 2011

Fördelen

Nr 1 • 2011 3

Fördelen

Många tycker att det är på tok för jobbigt. Men på holgers stugmate-rial i Kråkered har ramavtal blivit en god affär.

Det framstår som något av prototypen för ett familjeföretag, Holgers stug-material. Holger Larsson, VD:n, star-tade rörelsen i slutet av 60-talet och gick egentligen i pension för över tio år sen.

– Men jag kör på, säger han.Samma sak med hans bröder som job-

bar på firman. Att allihop är i 70-årsåldern är lite svårt att se. Jobbet håller dem unga, menar Holger, som även fått sina tre barn

engagerade på olika poster i företaget.– Själv startade jag på min fars sågverk.Bland annat körde han det första lasset

med pålar när bygget av Skandiahamnen star-tade på 50-talet.

Ur sin fars företag startade Holger en sido-verksamhet med mer färdiga produkter, som fönster och dörrar, vilket blev till Holgers stugmaterial.

– Sen, när han fyllde 80 köpte jag hans rörelse och slog ihop alltihop.

I dag levererar de bland annat slöjdma-terial till 1 200 skolor i hela södra Sverige. Göteborgs hamn är fortfarande med bland kunderna.

Nyligen skrev de även på ett ramavtal med

Holger LarssonÅlder: 76 år.Yrke: VD.Bor: Kråkered.Familj: Singel, tre barn.Intressen: Bilar.Kör: Mercedes.

Lars EliassonÅlder: 42 år.Bor: Borås.Yrke: Anbudsansvarig.Familj: Särbo, tre barn.Intressen: Bordtennis och golf.Kör: Audi.

Holgers stugmaterialFöretaget grundades 1967 av VD:n Holger Larsson som i dag äger företaget tillsam-mans med sina barn.

De har 50 fast anställda och omsättning-en 2010 landade på cirka 160 miljoner. Runt 15 procent av omsättningen kommer från leveranser till stat, kommun och landsting – en stor del av det är via ramavtal.

Med Göteborgs stad skrev Holgers stug-material nyligen på ett nytt ramavtal för Bygg och trä, slöjdvirke och surrningsvirke.

Göteborgs Stad där de är enda leverantören på området Bygg och trä, för andra avtalspe-rioden i rad.

– Ramavtal står för runt tio procent av vår omsättning, säger Lars Eliasson som är fir-mans anbudsexpert.

Enligt honom är det ganska traditionellt i deras bransch, många tycker att det är för tungt och bökigt att hålla på med anbud. Själv har han hållit på med det rätt länge, runt 15 år, och lärt sig av en del misstag.

_ Det kan vara lite tungt och det gäller att vara noggrann, säger han.

Men värt besväret.

Thomas Drakenfors

Läkt, lister och LOU

Kan trä. Men för att göra affärer med offentliga förvalt-ningar krävs även kunskaper om hur ramavtal och lagar fungerar. – Lars kan allt det där, säger Holger Larsson om sin anbudsexpert Lars Eliasson.

Foto: Thomas Drakenfors

Märkt. Plankorna inne på lagret är märkta beroende på

vem som levererat dem.

– på Holgers har de lärt sig hur ramavtal fungerar

Lars Eliassons

till hugade anbuds

givare:

• Var noggrann oc

h ägna mycket tid

åt ditt anbud, det är

helt avgörande.

• Se till att ni klarar

att leva upp till

det ni lovar, förank

ra allting med

ledningen och andr

a

nyckelpersoner på

firman.

BÄSTA TIPS2

Avtalet...• Bygg och trävaror inkl. Slöjdvirke för skolor samt Surrningsvirke för Göte- borgs Hamn.• IK10107-01• Avtalsperiod: 2010-12-01– 2012-11-30

4 Nr 1 • 2011 Nr 1 • 2011 5

Fördelen Fördelen

FÖRENKLING Den senaste upphandlingen av hantverks-

tjänster är nu klar och avtalen har trätt i kraft. Bland nyheterna: hantverkskategorierna har blivit fler och beställarna är åtskilda i tre grupper. Som beställare börjar man nu med att identifiera vilken beställargruppp man tillhör: grupp a) LF –Lokalförvaltningen och Göta Lejon grupp b) AB Framtiden, Higab, Älvstranden Utvecklings AB, Gbg Hamn

grupp C) övriga förvaltningar och bolag som ej tillhör A eller B

När valet är gjort kommer bara de avtal som gäller den valda gruppen att visas.

Observera att det är rangordning som gäller för dessa avtal. Det innebär att vid avrop ska den leverantör som är rangordnad som nr 1 tillfrågas först. Om inte den leverantören kan leverera enligt beställarens önskemål kontaktas nästa rangordnad leverantör, och så vidare.

Samtliga avtal samt beställarinstruktioner finns i avtalsdatabasen Winst. Rangordningen framgår av kolumnen ”Rangordning” som är sorterings-bar om man klickar på rubriken.

Antalet hantverkskategorier har ökat till 34 mot tidigare 26.

De nya kategorierna är asbest, byggstädning, brand-/inbrottslarm, mögelsanering, PCB-sane-ring, rostskyddsmålning, sanering brand/vatten, ställningsbyggande.

Lättare beställa hantverkstjänster efter tydlig gruppindelning

Avtalsnytt

Berger, nu blir han pensionär göran berger började som upp-handlingsledare på Upphandlings-bolaget i augusti 1998.

Hans huvudsakliga områden har varit inom livsmedel. I år fyl-ler han 63 och arbetar sin sista dag den 31 mars.Vad ska du göra när du blir pensionär?– Jag har ingenting planerat. Jag och min sambo går i pension samtidigt och vi har kommit överens om att på vår första dag som pensionärer går vi upp som vanligt, äter frukost och läser tid-ningen. Sedan ska vi sätta oss och tillsam-mans börja planera vad vi ska göra med resten av vårt liv.

Upphandlingsbolaget och servera genomför ett gemen-samt projekt med samdistri-bution av livsmedel från avtalsleverantörer.

– Målsättningen är att minska anta-let transporter i staden och på så sätt förbättra miljön och säkerheten. På skolorna är man till exempel väldigt positiva till att det blir färre fordon i närheten av skolgården, säger Göran Berger, på Upphandlingsbolaget.

Detta innebär att Servera samdistri-buerar livsmedel på sina ordinarie leveranser tillsammans med beställ-da varor från andra ramavtalsleve-rantörer av livsmedel.

– En stor fördel för beställarna är att ingen fraktkostnad faktureras från de ramavtalsleverantörer som samdistribuerar med Servera, obe-roende av hur liten beställningen är från dessa leverantörer. Vid samdist-ribution måste beställningen göras en dag tidigare än vad som är angi-

vet i aktuell leverantörs avtal, för att samordningen med Servera ska hin-nas med.

Projektet började med samdistri-bution av Kahls Kaffe vilket fung-erat bra och har sedan fortsatt med samdistribution av Arlas varor, vil-ket man nu håller på att se över.

Inom kort kommer ytterligare tre ramavtalsleverantörer att anslutas; The Green Bakery, Feldt’s Fisk och Bröderna Hanssons.

Färre transporter med samdistributionProjektet som spar miljö – och fraktkostnader

Minskad miljöbelastning. När ramavtalsleverantörer inom livsmedel samdistribuerar sina leveranser med Serveras minskar transporterna. Projektet, som började i liten skala, har fungerat bra. Inom kort ansluts fler ramavtalsleverantörer. På köpet spar beställarna fraktkostnader.

Göran Berger

6 Nr 1 • 2011

Fördelen

Nr 1 • 2011 7

et här ”nödåret” kan endast utlösas om det pågår en

överprövning som innebär att det aktuella ramavtals-området blir avtalslöst.

– Upphandlingsbolaget kan alltså inte utlösa extra-tiden hur som helst, säger Jan Andersson.

Normalt sett startar en ny upphandling i god tid innan det gällande ramav-talet löper ut.

Men om en eller flera leve-rantörer överprövar en upp-handling kan den juridiska

processen dra ut på tiden. I bland går den dock rela-tivt snabbt, kanske bara tar en månad, och medför inga större problem. Fast om det går ett år innan det rättsliga beslutet kommer blir situa-tionen besvärlig.

– Under den tiden kan vi inte teckna något nytt ram-avtal och riskerar att stå utan helt. Så extraåret är bra att ha med i avtalen. Det anges i Winst i så fall, säger Jan Andersson.

Mats ekendahl

Nya rutinerna för ramavtal skärper kraven på leverantören

numera kan Upphandlingsbolaget ensidigt kräva förlängning av ett ramavtal efter de 24 för-sta månaderna (basperioden).

– Under 2009 blev det tydligt att vi behövde ha en sådan ensidig option gentemot leverantörerna, säger Jan andersson, upphandlingsledare.

i bland drar upphandlingar ut på tiden beroende på en överprövning.

det kan bli besvärligt.– för att slippa bli avtalslösa har vi infört ett

femte extra år, säger Jan andersson, upphand-lingsledare.

idigare förutsattes en ömsesidig vilja från både Upphandlingsbo-

laget och leverantören för att förlänga ett ramavtal.

– Det innebar att om vi hade önskemål om att förlänga ett avtal behövde leverantö-ren inte acceptera, säger Jan Andersson.

Detta skulle kunna ge upp-hov till en risksituation där Upphandlingsbolaget stod utan ramavtal, exempelvis för tiden det tog att göra en eventuell ny upphandling.

– Så för att slippa sitta på

pottkanten förde vi in en option som säger att ”Upphandlings-bolaget äger rätt att förlänga ramavtalet med den förläng-ningsperiod som anges och med oförändrade övriga villkor”.

Observera att det just är en option, Upphandlingsbolaget är inte tvingat att förlänga avta-let. Förlängningstiden kan vara olika, till exempel ett eller två år.

– En huvudregel är dock att basavtalets längd plus förläng-ningstiden inte är mer än 48 månader, säger Jan Andersson.

I Winst finns information om ett ramavtal har denna option.

T D

LEKTION 1 / tVingandE förlängning LEKTION 2 / ”nödår”

Nödår och tvingande förlängning

Lilla upphandlingsskolan, del III

”Berit Wallsten, Center för skol-utveckling i Göteborg.– Informationsträffarna är bra. Det är dock viktigt att leverantörerna förstår varför de är här, en del är väldigt säljinriktade. Jag köper in headsets till de som behöver och sökte informa-tion för att få grepp om det finns bättre produkter än de vi har i dag. Tycker jag fick svar på det.

Lill-Ann Åkesson, Personal-strategiska enheten på stads-kansliet.– Minimässorna är bra och nyttiga. Det är svårt att få alla svar annars. Även fint att kunna se sakerna i verkligheten.

Många har iPhone nu och jag tittar på headsets som passar dem, men också andra telefoner.

De godkända leverantörerna i ramavtalet för mobiltelefoner säljer också headsets av märke-na Triada, Jabra och Plantronics. Representan-ter för dessa fanns på plats i Burgårdens konfe-renscenter den 24 januari för att svara på frågor och visa funktionerna.

– Headsets är bra arbetsverktyg och inköpsan-svariga som var på plats fick hjälp att hitta rätt produkttyp för sina medarbetares behov, säger upphandlingsledaren Slavko Blazevic som inled-de träffen med avtalsinformation.

Han menar att det ska finns en tanke med att välja headsets som arbetsredskap.

– De ska inte avfärdas för att de anses tönti-ga och inte heller bara användas för att de anses tuffa, säger Slavko Blazevic.

Fördelarna med headsets är många. Ljudnivån på kontoren blir lägre när vanliga telefonsigna-ler uteblir, båda händerna frigörs, flexiblare per-sonal eftersom den inte behöver finnas vid skriv-bordet hela tiden, ökad tillgänglighet hos medar-betarna och bättre ergonomi. Med headsets kan sjukfrånvaron minska, jämfört med om vanliga telefoner används, och effektiviteten kan öka.

AvtalsnyttFörlängt avtal för Macdatorer i skolan ELEVDATORER Ramavtalet för skol-konceptet ”en-till-en”, är förlängt till den 9 november 2011. Avtalet gäller enbart laptops från Apple och innehåller tre leverantörer: Lin Education, Macforum AB, MacSupport AB.

Idén med konceptet en-till-en är att varje skolelev på högstadiet och i gymnasiet har en egen bärbar Mac-dator, som får användas både i skolan och hemma. Skolor som satsar på en-till-en har målsättningen att öka kva-liteten på utbildningen med datorns hjälp. Det sker bland annat genom att utveckla nya metoder och arbetsformer, att öka lusten att lära hos såväl elever som pedagoger, samt genom att öka elevernas måluppfyllelse och resultat. Dessutom får eleverna ökat ansvar.

– Av leverantörerna att döma är vissa sko-lor bättre än andra på att genomföra koncep-tet. Det verkar inte handla om pengar utan om prioriteringar, eftersom mindre bemed-lade skolor oftare ordnar en lösning än andra, säger Slavko Blazevic, upphandlingsledare.

Ramavtalet är förstås inlagt i Winst. Observera att avtalet inte berör PC-laptops, alla stationära datorer och övrig datorhårdvara. Dessa han-teras i ett separat avtal med fyra leverantörer.

Mats ekendahl

Förlängda avtal med TeliaSoneraÖVERPRÖVNING Sent i höstas överprövades den pågående upphandlingen av telefonitjäns-ter med resultatet att upphandlingen avbröts.

Nu har en ny upphandling startats, vilken kommer att pågå under första halvåret 2011.

Ramavtalen av telefonitjänster (IK04214) upphörde att gälla sista december 2010. För att undvika avtalslöshet fram tills att den nya upphandlingen är klar har ett temporärt avtal, på samma villkor som tidigare, tecknats med vår gamla leverantör (TeliaSonera). Detta avtal kan löpa som längst till och med 2011-09-30.

Oklarheter kring operatörsbindningIPHONE Antalet Iphone som används i staden har ökat kraftigt under det senaste halvåret. Då de flesta av dessa telefoner är operatörs-bundna finns farhågor kring vad som kommer att hända i samband med upphandlingen av mobilteleoperatör. En vanlig frågeställning är till exempel huruvida telefonen blir oanvändbar vid ett eventuellt operatörsbyte?”

Upphandlingsbolaget kan för närvarande inte säga exakt hur lösningen ser ut, men frågan kommer att hanteras i samband med operatörsupphandlingen, det vill säga att telefonerna kommer att kunna användas även efter ett operatörsbyte.

personliga möten är effektiva för att sprida information om avtal och leverantörernas produkter. därför arrangerade Upphandlingsbolaget en minimässa om headsets.

HEADSETI FOKUS PÅ MINIMÄSSA

Birgitta Niva, Göteborgs Hamn AB.– Informationsträffar är bra. I egen-skap av inköpsadministratör ville jag ha information och nyheter om headsets och tycker jag fick det.

Fick veta av en leverantör att det går att få demo-ex till vår arbetsplats som folk kan titta på. Jättebra!

Sven-Erik Rohdin, Räddningstjänsten Storgöteborg.– Jag är en av två som administre-rar fast respektive mobil telefoni hos oss. Jag ville ha koll på nyheter och utvecklingen för headsets. Då är det bra att gå runt och prata med leverantörer på en minimässa. Och att utbyta erfarenheter med andra inköpare är också bra.

Vi VillE ha inforMation

bra att KUnna proVa sJälV

Annika Brunberg, Renova AB.– Det är bra att kunna prova olika headsets, känna och klämma på dem.

Jag är telefoniansvarig, för hela plattformen, och ville verkligen ha reda på vilka modeller som kan kombinera mobiltelefoni och vanlig telefoni. Vi har väldigt olika verksamheter och behoven varierar.

Vad tycker du om Upphandlingsbolagets minimässa? Fick du svar på det du sökte?

Jag VillE sE nYhEtErnaEwa Kennheden, Social resursförvaltning för Härlanda Park.– Jag ville höra mer om avtalen och se produktnyheter, så det är jättebra att Upphandlingsbolaget och leverantörer är på plats.

Jag har fått svar på mina fun-deringar.

Alia Salim Skoglund, Försäkrings AB Göta Lejon.– Allmänt behöver jag få infor-mation om headsets som jag kan föra vidare till de andra på arbetsplatsen. Specifikt behöver jag se vilka produkter som pas-sar bäst för en nyanställd med hörapparat.

Jannika Andersson, Idrott och förening i Göteborg.– Bra att rätt personer var på plats. Så jag fick svar på mina frå-gor om ramavtal och headsets.

fiCK träffa rätt pErsonEr

tittar på hEadsEt soM passar till iphonE

”Det är viktigt att leverantörerna förstår

varför de är här, en del är väldigt

säljinriktade”

JÄTTE-BRA!

JAG HAR FÅTT SVAR

för VidarE till KollEgorna

RÄTT PERSONER VAR PÅ PLATS

Produktkoll. På mässan passade leverantörerna på att visa sina produkter och förklara funktioner.

LETAR PRODUKT SOM PASSAR TILL HÖR-APPARAT

Mats ekendahl

8 Nr 1 • 2011

Fördelen

Nr 1 • 2011 9

Fördelen

nu kan göteborgs alla förvaltningar och bolag sälja fordon, maskiner och annan fast respektive lös egendom via Kvarndammens auktioner.

– därmed får staden tillbaka en del pengar, säger Claes Jansson, team-ledare upphandling.

Det behövdes en rationell hantering för att avyttra saker.

– I stället för ett avtal per organisation teck-nade vi ett gemensamt, säger Claes Jansson.

Upphandlingsbolaget gjorde inte en vanlig upphandling utan använde möjligheten till ”frivillig förhandsinsyn”, det vill säga medde-lade avsikten att teckna ett avtal. Det är tillå-tet efter lagändringen 15 juli 2010.

Gatubolaget har använt sig av Kvarndam-men (KVD) i mer än tio år. En stor del av de cirka 500–600 bilarna som byts ut varje år säljs via KVD.

– Vi får inte sälja direkt till privatperso-

ner, bara till bilåterförsäljare via återköp eller KVD. Bilarna är kommunens egendom och försäljningen måste ske objektivt utan jäv, säger Sören Pettersson, fordonsförsäljare Gatubolaget Teknisk service.

Några andra fördelar med KVD är att Gatubolaget slipper hantera kundkontakter och eventuella reklamationer.

– Dessutom sätter vi ett reservationspris – ett lägsta pris – på bilarna innan de läggs ut på nätauktion så att vi vet att det blir en bra affär, säger Sören Pettersson.

Bilarna byts normalt efter tre år. Då styr marknadsläget om det är bäst att den ursprung-liga bilsäljaren köper tillbaka fordonen eller om det blir mest pengar i kassan via KVD.

Han är nöjd med auktionsfirman, som har köpare både i Sverige och utomlands.

– Allt fungerar bra. Det är korta ledtider från det att vi lämnar in bilarna tills att vi får in pengarna.

Mats ekendahl

Lönsamt låta auktionsfirma sälja begagnat åt kommunen

Första, andra, tredje!

det lanserades i januari 2009 och var då en stor nyhet för alla bestäl-lare i göteborgs stad. nu är det dags för Winst att ta ett nytt kliv.

Kommunstyrelsen beslutade den 26 janu-ari att WINST ska bli ett kommungemen-samt system.

– Det innebär att det blir ett obliga-toriskt verktyg för inköp för alla som omfattas av Göteborgs Stads inköps- och upphandlingspolicy, säger Annelie Gärd-mark, på Upphandlingsbolaget.

två huvudsakliga funktionerFör att uttrycka det kort har systemet två huvudfunktioner. Förutom att det är en databas där alla Göteborgs Stads ramavtal kan hämtas upp så går det även att göra elektroniska beställningar i systemet.

– Den funktionen kommer på sikt att bli allt viktigare för sta-den, säger Inger Ek, VD för Upphandlingsbolaget.

Därför satsar Upphandlings-bolaget på att hjälpa förvalt-ningar och bolag med att komma igång med att göra elektroniska beställningar genom WINST.

– I första hand kommer fokus att vara på varor, säger Inger Ek.

Enklare göra rättI dag går det att göra elektroniska beställ-ningar inom 28 av totalt 42 avtalsområ-den på varuområdet, och en plan för anslutning av fler leverantörer och kun-der kommer att tas fram under våren.

– Vi kommer även att prioritera ytter-ligare stöd till förvaltningar och

bolag som vill komma igång med elektronis-ka beställningar, säger Annelie Gärdmark.

Att göra sina beställningar via WINST har en stor fördel: det blir enklare att göra rätt utifrån stadens inköps- och upphand-lingspolicy, något som hamnat starkt i fokus efter fjolårets förändringar i lagstiftningen.

När alla så småningom beställer elek-troniskt går det även lättare att se vilka behov beställarna har.

– Allt blir mer transparent, säger Inger Ek. Thomas Drakenfors

Återbäring. Gatubolaget Teknisk Service byter varje år ut 500-600 bilar. När de ska säljas använder Sören Pettersson, fordonsförsäljare, ofta Kvarndammens auk-tioner. Nu har alla förvaltningar och bolag den möjligheten. Utnyttjas den kan det bli stora pengar tillbaka.

System som slagit igenom. WINST har gått från att vara en nyhet till att vara etablerat ute på förvaltningar och bolag. Nu är det beslutat i kommunstyrelsen att det ska vara ett kommungemensamt system. – Det är jättekul för oss som varit med och tagit fram hela systemet, säger Annelie Gärdmark och Inger Ek på Upphandlingsbolaget. Illustration: Tommy Apelqvist

Under avtalstiden har Gatubolaget Teknisk Service samt ytterligare tio förvaltningar/bolag av 75 möjliga sålt 121 fordon, två båtar, ett lastbilssläp, modulhus, snickeri-maskin och gräsklippare.

En försiktig beräkning av den sam-manlagda besparingen kan göras genom att ta försäljningssummorna och minska dem med reservations-priserna (motsvarar ungefär inbytes-priserna).

Resultatet visar att kommunen sammanlagt gjort en besparing på 1 621 772 kr brutto jämfört med om sakerna skulle avyttrats med tidigare metoder.

Detta innebär att avtalet med KVD är en bra affär för Göteborgs skattebetalare efter-som det väsentligt reducerar stadens even-tuella förluster vid avyttringar.

Betänk hur stor Göteborgs besparing skul-le bli om samtliga förvaltningar och bolag till fullo utnyttjade det befintliga avtalet…

Skattebetalarnas vinst:1,6 mkr på kort tid

Västra Hisingen

Norra Hisingen

Lundby

Centrum

Västra Göteborg Askim–Frölunda–Högsbo

Angered

Östra Göteborg

Örgryte–Härlanda

WINST tar nästa steg–blir ett gemensamt inköpsstöd för Göteborgs Stad

Fortsatt arbete Arbetet med att införa elektroniska beställningar kommer inte att ske över en natt. Upphandlingsbolaget räknar med minst tre år innan det är helt genomfört. För att det ska bli så bra som möjligt ska olika användarråd ska-pas, där folk från stadens förvaltningar och bolag ingår. Dessutom behöver Upphandlingsbolaget sannolikt rekry-tera ny personal för att förvalta WINST enligt stadens IT-modell.

10 Nr 1 • 2011

Fördelen

Nr 1 • 2011 11

Fördelen

”Här är de fem projekt som Ann-Christine Alkner Dahl och hennes arbetsgrupp ska klara av under 2011:

1 Att förstärka den interna kontrollen.2 En gemensam byggprocess för staden. 3 Etablera en whistle-blower-funktion.4 Att revidera alternativt upprätta ett antal riktlinjer och policydokument. 5 Utbildning och utveckling.

i maj har det nystartade upphand-lingsrådet sitt första möte. rådet är sammansatt av personer från Upphandlingsbolaget, stadskans-liet, handelshögskolan och några näringslivsorganisationer.

– Handelskammaren, Svenskt näringsliv och Företagarna är med, säger Peter Lönn, ekonomidirektör i Göteborgs Stad samt ord-förande i rådet.

Även frivilligorganisationerna Famna och Rådet för social ekonomi har representanter med i forumet.

Sammanlagt kommer ett tiotal personer att

delta på mötena – cirka tre gånger per år.Men varför ett Upphandlingsråd över

huvud taget? Enligt Peter Lönn har det varit en ömsesidig önskan från näringslivet och Göteborgs Stad.

– Vi vill utbyta synpunkter, skapa förstå-else från båda sidor.

Kommer ni att kunna påverka enskilda ärenden?

– Inte alls, vi ska inte ens diskutera dem. Här handlar det om principfrågor.

Thomas Drakenfors

– När jag började i januari var jättemycket redan gjort, nu handlar det om att sammanstäl-la och strukturera alltihop, säger Ann-Christine Alkner Dahl.

Fem projekt ska arbetsgrup-pen jobba med. Det kanske mest prioriterade handlar om att ta fram en whistleblower-funktion för anställda inom Göteborgs Stad. Dessutom ska en självde-klaration för att förstärka den interna kontrollen införas.

– Vi ska även se över riktlinjer och policydokument, där blev den senaste mer grundliga revi-deringen är gjord 1996. Nu före-slår vi en årlig översyn.

Ett område som varit i fokus är byggnadsverksamheten. Där har det varit åtminstone ett upp-märksammat fall med misstan-kar om byggmaterial som ham-

nat i fel händer. För att försvåra att det händer i framtiden syf-tar ett av projekten till att skapa en gemensam byggprocess för Göteborgs Stad.

– Den ska reglera allt som sker, från förstudie till slutbe-siktning.

De ska även ta fram utbild-ningar, för både chefer och per-sonal, samt förbättra den interna kontrollen.

Projekttiden är ett år. Efter det är tanken att allt som de kom-mit fram till ska bli en del av den dagliga verksamheten. Vissa saker, exempelvis frågor som har med etik och moral att göra, kommer Göteborgs Stad att arbeta vidare kontinuerligt.

– På sikt ska det leda till ett förhållningssätt som präglas av öppenhet och transparens.

Karriär inom Göteborgs Stad: Har tidigare varit bland annat personalchef, kulturchef och stadsdels-chef.Ålder: 54 år.Bor: Frillesås.Familj: Gift.Lyssnar på: Van Morrisson.Läser: Joyce Carol Oates.Kör: Volvo S 80.

Gillar ordning. Ann-Christine Alkner Dahl leder jobbet med att ta fram nya riktlinjer för att förhindra korruption i Göteborgs

Stad. Men varför just hon? – Jag är bra på ordning och reda, och att leverera i tid. Dessutom har jag lång erfarenhet inom Göteborgs Stad

och ett bra kontaktnät, säger hon. Foto: Thomas Drakenfors

En ny bild av GöteborgBra tryck på beställarutbildning

i medierna har hon kallats mutgeneral, men själv beskriver hon sig mer som en projektledare. ann-Christine alkner dahl ska leda arbetet med att skapa nya rutiner för att hålla korruptionen i göteborgs stad på mattan.

En ny bild av Göteborg?– Ja, det är en förhoppning

Har du själv blivit granskad innan du fick uppdraget?

– Det utgår jag ifrån.

Thomas Drakenfors

Ann-Christine Alkner Dahl

Ann-Christine jobbar för:

här möts näringsliv och kommun i nytt forum

”Vi ska även se över riktlinjer och policydokument, där blev den senaste mer grundliga revideringen är gjord 1996”

Blås. Arbetsgruppen ska hitta former för whistleblowers.

Utbildningar har blivit en allt större del av Upphandlingsbola-gets verksamhet.

– förra året ökade det nästan explosionsartat, säger annelie gärdmark, informationsansvarig.

2008, när Upphandlingsbolagets en och en halv dagar långa Beställarut-bildning var ny, då var det de bara en handfull personer som gick kursen.

Året efter gick det riktigt bra: totalt 400 deltagare. Men 2010, året då LOU förändrades samtidigt som korrup-tion blev en del av stadens image, blev många ängsliga för att göra oavsiktliga fel. Intresset för Beställarutbildningen ökade enormt.

– Tusen personer gick den förra året, säger Annelie Gärdmark.

I höstas tog de även fram en snabb-kurs – Beställ på rätt sätt – som tar en halvdag i anspråk. Annelie Gärdmark ordnade lokaler för fyra halvdagar och la ut information om kursen på hemsidan.

– Det tog bara ett dygn, sen var alla platser fulla. Så vi fick ordna ett femte tillfälle.

Sammanlagt var det 1 000 personer som gick kursen Beställ på rätt sätt under 2010.

För VD:n Inger Ek är intresset över-raskande och roligt, även om de i dag inte har resurser för att bedriva utbild-ning i den omfattning som efterfrågas.

– Men det får vi lösa, säger hon.

Thomas Drakenfors

Köar. Många ville gå beställarutbildning under 2010.

12 Nr 1 • 2011

Fördelen Fördelen

Nr 1 • 2011 13

w•

I höstas hävdes relativt många av-tal under en period. Avropare inom Göteborgs Stad reagerade helt enkelt på att en eller flera leverantörer inte följde avtalen. Avvikelserna

kunde till exempel vara att leveran-serna inte kom i tid, att beställda produkter alltid var slut, att faktu-rorna återkommande var felaktiga, eller att det förekom andra miss-förhållanden.

– Våra ramavtalsleverantörer ska fungera smärtfritt. Enda chan-

sen att förbättra är att påpeka, inte minst för framtida upp-

handlingar och avtal, säger Göran Brunberg.

Enklare reklamationer kan be-ställarna göra själva. Men om en leverantör återkommande eller på ett mer allvarligt sätt frångår avta-let ger Upphandlingsbolaget före-taget en till två skriftliga varning-ar för att först få en förklaring till agerandet. Om detta inte leder till en förbättring kan avtalet komma att hävas.

Viktigt påpeka missnöje– För att lyckas få en leveran-

tör att bättra sig, eller i ett senare skede lyckas få avtalet hävt, är det oerhört viktigt att tala om för leve-rantören att man inte är nöjd. Det krävs skriftlig dokumentation så att vi har bra på fötterna.

Han påpekar att om en bestäl-lare är missnöjd finns det oftast fler i verksamheten som också är det. En leverantörsmiss gånger många beställare innebär totalt sett ett väldigt stort problem.

behöver hjälpUppföljning av att leverantörerna sköter sina skatteinbetalningar etcetera sker hela tiden utan att beställarna behöver bry sig. Men för andra mer praktiska förseel-ser behöver Upphandlingsbolaget hjälp från avroparna, det är vik-tigt att få en överblick.

– Annars får vi inte reda på eventuella leverantörsproblem. Därför vill vi helst direkt ha information om förseelsen, gärna genom att man kommenterar det direkt i WINST. Det går också att kommentera via mejl till Upp-handlingsbolaget, säger Göran Brunberg.

Mats ekendahl

SKrIFTLIGT, TACK! Upphandlingar – ett område som växer

om en beställare är missnöjd med en leverantör och vill häva ett avtal är det oerhört viktigt att förseelserna är dokumenterade.

– skriftligt. Vi har förlorat rättsfall på grund av för svag eller obefintlig dokumentation, säger göran brunberg, chef upphandling på Upphandlingsbolaget.

Dokumentation är A och O när ett avtal ska hävas

”Våra ramavtals-leverantörer ska fungera smärtfritt”

Se till att ha det på pränt. Om leverantörer återkommande eller på ett allvarligt sätt frångår avtalet kan det hävas. Men det ska finnas dokumentation, annars riskerar man att förlora i rätten.

hallå där…… helena sagvall! du är ny på Upphandlingsbolaget, vil-ken är din bakgrund?

– Jag har arbetat som upphandlare hos Arbetsförmedlingen och på Mölndals kommun.Det viktigaste på nya jobbet?– Jag kan inte vara specialist på så skilda områden som arbetsskor, informationstjänster och äldrebo-

enden, därför är det viktigt att vara lyhörd för verksamheternas önske-mål för att få till uppdaterade och moderna avtal som följer lagstift-ningen.Vad ser du fram emot?– Det roligaste med jobbet är också det svåraste. Det är jätteroligt att ha kontakt med verksamheterna och människorna som berörs av avtalen, men det är också en stor utmaning att tillgodose allas behov i en kom-

mun med så många anställda som Göteborg, säger hon.Mer om dig?– Är sambo och bor i Masthugget. På fritiden seglar jag skuta och fixar med båtar.

Avtalsområden:

• Kreditupplysningstjänster• Värdetransporter• Kopieringstjänster• Arbetskläder

hallå där…… Christina sjöö! du är ny på Upphandlingsbolaget, vilken är din bakgrund?

– Jag kommer från en tjänst som upp-handlare på Luftfartsverket och tidi-gare har jag arbetat som upphandlare på Regionservice, Västra Götalands-regionens interna serviceleverantör.Varför sökte du det här jobbet?– Upphandlingsbolaget har en vision

om att vara bäst på sitt område, det tycker jag är häftigt. Hur kommer du att arbeta?– Jag gillar att jobba med upphand-lingar i projektform och att i grup-pen arbeta fram ett resultat som är förankrat i verksamheten.Kort om dig?– Bor i Hindås med man och tre barn (18, 16 och 8 år). Har inte så mycket egentid, men tycker om att träna, läsa böcker och vara med familjen.

Avtalsområden:

• Företagshälsovård• Inredning för offentlig miljö• Korttidsboende för psykiskt funktionshindrade• Korttidsplatser för äldre• Laboratorietjänster för livsmedel och miljö• Personalvårdsprogram• Service av arbetstekniska hjälpmedel• Sjukvårdsmaterial

14 Nr 1 • 2011

Fördelen Fördelen

Lägg därtill att ny lagstiftning krä-ver ännu bättre framförhållning än tidigare för nya upphandlingar.

– Vi måste planera tidsmässigt för eventuella överprövningar i både en och två instanser enligt Konkurrensverket och det påverkar naturligtvis vår plane-ring. Vi måste påbörja upphandlingarna tidigare för att inte bli avtalslösa. Avtals-löshet är det sämsta som kan hända, där blir alla förlorare, framförallt skat-tebetalarna säger Göran Brunberg.

Arbetsbelastningen ökar alltså på Upphandlingsbolagets olika team, som

hela tiden analyserar och bevakar situationen på de olika avtalsområde-na. Och nu när stora delar av Gatu- bolaget integreras i Park & Natur måste deras avtal tas om hand så att de inte hamnar mellan stolarna.

– Vi för samtal med berörda så att det ska lösas på ett bra sätt, säger Göran Brunberg.

Utöver de återkommande marknads-analyserna ser Upphandlingsbolaget kontinuerligt över avtalsområdena.

– Vi funderar till exempel på om det går att slå ihop några avtalsom-råden till ett nytt, eller för den delen dela upp avtalsområden i flera, och om nya upphandlingar över huvudta-get ska ske på vissa områden.

Mats ekendahl

Upphandlingsbolaget hanterar över 150 huvudavtalsområden och får hela tiden förslag på nya. dessutom vill folk inom göteborgs stad ha råd och stöd i upphandlingsärenden av Upphandlingsbolaget.

– det är ett stort tryck på oss nu, men det är oerhört positivt, säger göran brunberg, chef upphandling på Upphandlingsbolaget.

”avtalslöshet är det sämsta som kan hända”

Nr 1 • 2011 15

returadress:

Göteborgs Stads Upphandlings ABStora Badhusgatan 6411 21 Göteborg

– Beslutet kommer att inne-bära en stor förändring för många. Om man ser till den mängd kött och chark som köptes in till staden under 2010 så var 7,5 procent ekolo-giskt, säger Birgitta Hedén på Upphandlingsbolaget.

Nu kommer troligtvis efter-frågan på ekologiskt kött att öka. Som läget varit hittills har det utbud av ekologiskt kött som finns varit tillräckligt men nu är det möjligt att Upphand-lingsbolaget måste utöka sorti-mentet på ramavtalen.

– Om trycket från bestäl-larna ökar så att utbudet inte räcker till så vill vi gärna ha en dialog kring detta så att vi kan tillgodose efterfrågan.

Det kan också bli så att den produktion som finns inte räcker till. När det gäller nöt-kött finns det många produ-center men när det gäller eko-logisk kyckling och fläsk är utbudet mindre.

erica Holm

Eklgiskt till 100 prcentEnligt ett politiskt beslut ska allt kött som upphandlas och serveras i göteborgs stad från och med i år vara ekologiskt. för närvarande finns det ramavtal med två leverantörer som har ekologiskt kött i sitt sorti-ment, helmut Walch och servera.