fra papir, permer og post til digitale, sømløse rettsprosesser · 2016-03-29 · fra papir,...

Fra papir, permer og post til digitale, sømløse rettsprosesser

www.digitaledomstoler.no

20160308 Digitale domstoler.indd 1 18.03.2016 13.49

Digitalisering gir raskere, rimeligere og bedre rettsprosesserI Domstoladministrasjonens strategi for 2015 - 2020 er digitalisering av domstolene det viktigste tiltaket for raskere, rimeligere og bedre rettsprosesser. Strategien har bred politisk støtte.

I budsjettinnstillingen for 2015 uttalte Stortingets justis komite enstemmig:

«Komiteen vil påpeke behovet for digital fornying i domstoleneforåsikreensømløsogeffektivoppgaveløsning.

Det er en utfordring å sikre at dokumentene behandles digitaltgjennomhelerettsprosessen.»

Fra regjeringserklæringen:

«Regjeringenvil…moderniseredomstolene.Måleterraskeresaksbehandlingstidogøktkapasitet.»

Raske og gode rettsavgjørelser er viktig Domstolene er samfunnets lim og plukker opp bitene og setter dem sammen igjen etter krangler, lovbrudd, tap og konflikter som samfunnets aktører ikke selv kan løse.

Domstolenes funksjon kommer fint frem i mottoet til de nederlandske domstolene: «Rechtspraakmaaktsamenlevenmogelijk»

På norsk: «Domstolene gjør det mulig for oss å leve side ved side».

Konfliktløsning krever tillit. For å få tillit må domstolene både imøtekomme samfunnets generelle forventninger og Stortingets spesifikke krav til effektivitet og kvalitet.

Det gjelder i • straffesaker hvor den tiltalte og den fornærmede må

få lagt saken bak seg• familiesaker der forhold sprekker og barna kan bli

kasteballer• forretningssaker hvor arbeidsplasser og investerin-

ger står på spill• forholdet mellom staten og borgerne hvor en rettslig

regelavklaring kan løse konflikten og hindre nye.

Domstolene er også viktige ved omstillinger i økono-mien ved å skape klarhet, ryddighet og forutsigbarhet. Det gjør at vi kan leve sammen, og at den økonomiske aktiviteten som bærer vår velstand kan fungere best mulig.

2 Digitale domstoler


Digitalisering gir raskere, rimeligere og bedre rettsprosesserSakene blir stadig flere, mer kompliserte og kostbare Domstolenes virksomhet er i svært høy grad lovregulert. Prosesslovene styrer aktiviteten, og i disse ligger det verdifulle rettssikkerhetsgarantier – ikke minst kontradiksjonsprinsip-pet. Det gjør at saker i domstolene nødvendigvis må ta tid. Vårt utgangspunkt er at vi ikke kan gi avkall på kvaliteten i rettsprosessen ved å undergrave de bærende prinsippene i prosesslovgivningen.

Vi står imidlertid overfor en stadig økende saksmengde, og sakene blir mer kompliser-te og langvarige. Historisk og forventet antall saker i tingrettene er illustrert i figuren.

Kostnadene med å avvikle rettssaker øker også. Dette gjelder særlig de såkalte regel-styrte utgiftene (fri rettshjelp, bistandsadvokater, tolker, forsvarere og meddommere).

Samtidig kommer det stadig sterkere politiske signaler om effektivisering og reduserte og/eller stagnerende budsjetter. Ett eksempel er innføringen av årlige generelle reduksjo-ner av domstolenes budsjetter på 0,5–0,7 % i form av effektivisering/av-byråkratisering.

Hvordan skal vi klare å kombinere prosesslovgivningens rigide rammebetingelser, stadig flere og mer kompliserte saker og stagnerende budsjetter med kravet til høy kvalitet og hurtig saksavvikling?

Digitale domstoler er svaretDet viktigste grepet vi kan ta for å møte domstolenes utfordringer, er en digitalisering av norske domstoler.

Vi må jobbe smartere ved gå vekk fra papir, permer og post til digitale og sømløse rettsprosesser. En digitalisering er også viktig for å ivareta tilliten til domstolene. Sam-funnsutviklingen viser at stadig flere tjenester digitaliseres. Derfor vil også domstole-nes brukere etterspørre og forvente en digitalisering av tjenester og arbeidsmåter.

Historisk vektet saksinngang Predikert vektet saksinngang

Digitale domstoler 3


Dagens manuelle rettsprosess: tidkrevende, mange hender og tungvinte prosesser

Sende og motta sak Advokater og aktorer skriver ut informasjon som de har tilgjengelig digitalt og sender den i en stevning eller tiltale til domstolen i posten.

Domstolen mottar stevningen eller tiltalen og distri-buerer dokumentet manuelt i domstolen.

Saksbehandler sjekker personopplysningene i do-kumentene opp mot folkeregisteret og skriver disse inn i domstolenes saksbehandlingssystem LOVISA. Deretter opprettes ny sak i LOVISA.

I dag er informasjonsutvekslingen mellom aktø-rene i rettsprosessen i stor utstrekning manuell og papirbasert. Informasjon som avsender har i digital form blir skrevet ut på papir (av-digitali-sert) og sendt i posten. Dette tar tid.

I den fysiske informasjonsutvekslingen er mange hender involvert både hos avsender, i domstolen og hos mottaker. I domstolen blir informasjonen ofte scannet (re-digitalisert), men den blir likevel sendt videre til partene i posten.

Fysisk utveksling av informasjon som eksisterer digitalt er tungvint, tidkrevende og kostbart.

Forberede sak Retten sender stevningen eller tiltalen til motparten i posten.

I en sivil sak er det gjennomsnittlig 10 utvekslinger av do-kumenter. Hver forsendelse tar 2 dager i posten. Det ut-gjør 20 dager med postgang i en ordinær sivil sak. I store saker kan det være flere hundre dokumentutvekslinger.

I domstolen og hos partene befinner dokumentene seg fysisk lagret, i arkivet eller hos dommeren, advokaten eller aktor. Dokumentene må ordnes, systematiseres, settes i permer og fraktes rundt.

Slik blir domstolen en postsentral som utfører mye arbeid uten særlig verdi for den dømmende virksomhet.

«I straffesaker unngår man steinalderstadiet ved å bruke epost, som er en usikret metode, til strengt taus-hetsbelagte opplysninger. Det gjøres i stor stil, det burde være unødvendig når man gjennom aktørportalen kunne hatt en intern meldings- og dokumentutveksling mellom alle aktører i rettssystemet.»

Anders Brosveet, advokat og partner, advokatfirmaet Elden

1 2



Dagens manuelle rettsprosess: tidkrevende, mange hender og tungvinte prosesser

Gjennomføre rettsmøteI hovedforhandlingen er det mange aktører til ste-de: dommeren, meddommerne, aktor, sakkyndige, vitner og bistandsadvokater og andre. Det er derfor viktig at alle kan følge med, og at hovedforhandlin-gen er effektiv.

Skriftlig materiale som er relevant som bevis, må leses opp. I saker med store dokumentmengder i mange permer kan det ta lang tid før alle aktørene har slått opp på samme sted.

I Acta-saken (straffesak om innsidehandel) var det rundt 5000 dokumentoppslag som i gjennomsnitt ble beregnet til å ta halvannet minutt hver. Det vil si at 4 uker gikk med bare til dokumentoppslag.

Avgjøre sakEtter at saken er tatt opp til doms, blir dokument-haugen dommerens problem.

I store saker med mye dokumentasjon kan det være krevende å holde oversikten, huske hva som var beskrevet hvor, finne frem i post-it lapper og holde orden på hva som ble dokumentert under hoved-forhandlingen.

De fysiske dokumentene er ikke søkbare og domme-ren kan ikke klippe og lime tekst fra dokumentene inn i dommen. Det gjør at mye tekst må skrives på nytt inn i dommen. Dette tar tid.

EtterarbeidEtter at dom er avsagt, utføres flere manuelle prosesser.

Domstolen mottar salæroppgaver fra advokater og andre pr post og sjekker opplysningene manuelt.Dommer i straffesaker forkynnes enten ved at dom-felte møter opp i domstolen eller hos politiet. Dom-mer i sivile saker forkynnes ofte per post, og det må kvitteres for utført forkynning.

Sakene arkiveres fysisk i domstolen i 20 år før de flyttes fysisk til riksarkivet. Arkivering tar tid og ar-kivplass koster husleie. I 2016 bruker for eksempel Sør-Trøndelag tingrett 1,2 millioner på en opp-rydding i arkivet.

3 4 5



Den digitale rettsprosessen: Raskere, rimeligere og bedre kvalitet

Utprøving har vist at alle stadiene i rettsproses-sen kan effektiviseres vesentlig gjennom en digi-tal sømløs kommunikasjon.

Det har også vist seg at en digital utveksling av informasjon hever kvaliteten i rettsprosessen. Både fordi det blir lettere for aktørene å følge med i bevisføringen, og fordi alle har tilgang til den samme informasjon samtidig.

Digital informasjonsutveksling frigjør tid som kan brukes til å avvikle flere saker uten å øke ressurs tilgangen.

Motta sakSakene starter ved at en stevning eller en tiltale sen-des digitalt til domstolen rett fra advokatens eller aktors PC.

Personopplysninger i stevningen/tiltalen sjekkes au-tomatisk opp mot tilgjengelige registre.

Ny sak opprettes automatisk etter at saksbehandler har sjekket om nødvendige dokumenter er sendt inn. Saken sendes digitalt til motparten, og papir, porto og postgang forsvinner.

Forberede sak Under forberedelsen av saken utveksles all doku-mentasjon digitalt, og aktørene får automatisk be-skjed når et nytt dokument er tilgjengelig.

Alle dokumentene blir tilgjengelige for alle aktørene samtidig. De er ikke avhengig av innlogging på konto-ret, men har dokumentene tilgjengelig på PC, mobil eller nettbrett.

Den digitale utvekslingen av informasjon skjer i hen-hold til fastsatte sikkerhetsbestemmelser.

«Alle aktørene har skjermer, og alle som er til stede ser det samme samtidig: Dette er viktig, ikke minst for med-dommere som hele tiden vil henge med på bevisførse-len. Det tar mye kortere tid å slå opp digitalt. I stedet for å slå opp i ringperm nr. 17, side femtusen og noe – så gjøres ett raskt digitalt oppslag som så vises på samtlige skjermer.»

Nina Opsahl, dommer og avdelingsleder, Oslo tingrett

1 2



Den digitale rettsprosessen: Raskere, rimeligere og bedre kvalitet

Gjennomføre rettsmøte Den digitale hovedforhandlingen gjennomføres uten permer og dokumenter.

Oppslag i den digitale dokumentasjon er mye raske-re enn manuelle oppslag i permer.

Det som blir dokumentert i retten er tilgjengelig på skjermer både for aktørene og for publikum og pres-se. Samtidig.

Eksempel: I Acta-saken, som varte i 8 måneder, sparte man 4 uker ved at dokumentasjonen forelå i digital form under hovedforhandlingen. Dette med-førte en besparelse på 2 millioner bare for de ekster-ne partene (aktorene og forsvarerne).

Avgjøre sak Under skrivingen av dommen har dommeren og eventuelle meddommere alle dokumentene tilgjen-gelig digitalt.

Alt som er lest opp i retten er markert, og under ho-vedforhandlingen har dommerne skrevet kommen-tarer inn i teksten. Den digitale dokumentasjonen er søkbar og dommeren kan kopiere tekst rett inn i dommen.

Dommeren signerer dommen digitalt og den sendes ut til partene digitalt.

Eksempel: I Acta-saken beregnet man 4 uker spart på doms- skrivingen.

Etterarbeid Retten mottar salæroppgavene fra vitner, advokater og meddommere digitalt. Feil utfylt skjema blir avvist og kan ikke sendes inn. Opplysningene sjekkes auto-matisk.

Dommen forkynnes digitalt for partene.

Eventuell anke sendes digitalt til neste instans.

Saken arkiveres digitalt og flyttes automatisk til riks-arkivets digitale lager når tiden er inne. Det som ikke skal lagres slettes automatisk på riktig tidspunkt.

3 4 5



Hva skal til for å digitalisere domstolene?I desember 2015 la Domstoladministrasjonen frem et satsingsforslag for justisministeren som går ut på at vi innen 6 år skal ha digitale, sømløse og papirløse rettsprosesser i Høyesterett, de seks lagmannsrettene og de tolv største tingrettene.

For å få på plass en sømløs digital kommunikasjon i hele rettsprosessen, må vi satse på følgende områder:

1. Elektronisk samhandling. Det må utvikles løsninger som gjør at informasjon kan utveksles digitalt.

2. Nye arbeidsmåter. Det må utvikles løsninger som gjør at den digitale informasjonen retten har mottatt kan anven-des i digital form også i rettsmøtene.

3. Kompetanse- og organisasjonsutvikling. Vi må utvikle kunnskap og ferdigheter i digital/papirløs avvikling av sa-kene. Personell med relevant spisskompetanse må rekrut-teres og eksisterende medarbeidere vil få nødvendig opp-læring.

4. Støttefunksjoner. Sentralt og lokalt støtteapparat for brukerne må bygges ut.

5. Teknologibasert regelverk. Regelverket må tilpasses den digitale virkeligheten.

6. Teknisk kapasitet. Det tekniske utstyret som skal bære den digitale kommunikasjonsformen må på plass.



Prosjektperiode og investeringsbehovProsjektperioden planlegges til seks år, med oppstart i 2017.

Sum 2017 2018 2019 2020 2021 2022

Friske midler 208 28 37 48 36 34 25

Egen finansiering 32 5 7 5 5 6 4

Sum investeringsbehov 240 33 44 53 41 40 29

Prosjektet starter opp i 2017, men Domstol-administrasjonen vil iverksette forberedende aktiviteter allerede i 2016.

For å redusere risikoen i prosjektet, har vi planlagt en stegvis gjennomføring over 6 år.

For å kunne gjennomføre prosjektet, må det tilføres totalt 208 millioner i friske midler. Nødvendig årlig tilførsel fremgår av tabellen nedenfor.

Egenfinansieringen beløper seg til 32 millioner og består hovedsaklig av prosjektledelse.

Prosjektet medfører betydelige gevinster/innsparin-ger. Den årlige innsparingen vil komme gradvis og fra 2023 vil den beløpe seg til 57 millioner pr år. Den delen av gevinsten som ikke anvendes til å dekke økte IKT utgifter, kan anvendes til andre formål, slik som for eksempel digitalisering av de mindre ting-rettene og jordskifterettene.

Tall i mill kr.



Opptak av lyd og bilde

Opptak i retten Sum 2017 2018 2019 2020 2021 2022

Investering 75 7 19 13 12 12 12

Driftskostnad 27 1 1 3 5 7 10

Sum 98 8 20 16 17 19 22

Domstoladministrasjonens digitaliseringsprosjekt inneholder opptak av lyd i alle saker og bilde i noen saker som en opsjon.

Opptak av lyd i alle saker kombinert med opptak av bilde i 5% av sakene i Høyesterett, lagmannsrettene og de 12 største tingrettene, vil kreve investeringer i størrelsesorden 75 millioner.

Driftskostnadene vil være avhengig av hvor mye som lagres og hvor lenge det lagres. Kostnadene vil derfor øke over tid.

Norge er det eneste landet i Europa hvor det som skjer under hoved-forhandlingen i retten ikke blir dokumentert. Dette er et alvorlig retts-sikkerhetsproblem; særlig i situasjoner hvor saken begjæres gjenopptatt.

«Det at vi kan sikre hva som faktisk skjedde i hovedforhandlingen er viktig ikke minst i forhold til ankebehandlingen – og kanskje vi

ogsåvilspareendelankerhvisaltertattopp...»

Nina Opsahl, dommer og avdelingsleder, Oslo tingrett

Det er grunn til å tro at opptakene som gjøres i enkle saker kan slettes etter en viss tid slik at utgiftsøknin-gen kan begrenses.

I 2016 gjennomfører vi et prøveprosjekt med opptak av lyd og bilde. Dette er mulig fordi Justiskomiteen kom med en tilleggsbevilgning til dette formålet ved behandlingen av domstolenes budsjett for 2016.

Tall i mill kr.




«Digitaliseringen er ikke et teknologiprosjekt, menennyogsmarteremåteåjobbepå.»

Sven Marius Urke, direktør Domstoladministrasjonen


fra papir, permer og post til digitale, sømløse rettsprosesser · 2016-03-29 · fra papir,...

Documents