fortalecimiento a los procesos de la fundación biofuturo
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Universidad de La Salle Universidad de La Salle
Ciencia Unisalle Ciencia Unisalle
Contaduría Pública Facultad de Economía, Empresa y Desarrollo Sostenible - FEEDS
1-1-2018
Fortalecimiento a los procesos de la Fundación Biofuturo Fortalecimiento a los procesos de la Fundación Biofuturo
Mónica Yaneth Parada Brijalba Universidad de La Salle, Bogotá
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FORTALECIMIENTO A LOS PROCESOS DE LA FUNDACIÓN BIOFUTURO
MÓNICA YANETH PARADA BRIJALBA
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
BOGOTA
ABRIL DE 2018
FORTALECIMIENTO A LOS PROCESOS DE LA FUNDACIÓN BIOFUTURO
MÓNICA YANETH PARADA BRIJALBA
Trabajo de grado para optar al título de Contador(a) Público
Directora:
SUSANA AVENDAÑO
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
BOGOTA
ABRIL DE 2018
Contenido
Resumen ..................................................................................................................................... 1
Alcance ....................................................................................................................................... 5
Objetivo General ........................................................................................................................ 5
Objetivos Específicos ............................................................................................................. 5
Marco Teórico .............................................................................................................................. 6
Diagnostico Estrategico ............................................................................................................. 6
Matriz DOFA ......................................................................................................................... 7
Teoria de la Administración Organizacional ............................................................................. 8
Teoria Clasica ......................................................................................................................... 8
Teroria de la Burócracia ......................................................................................................... 9
Teroria Estructuralita ............................................................................................................ 10
Funciones y Responsabilidades de los Cargos ......................................................................... 10
Administración Cientifica .................................................................................................... 11
Importancia de la Información Financiera para Comprensión del Método de Inventarios..... 12
Marco Conceptual .................................................................................................................... 15
Estructura Organizacional en Fundaciones sin Ánimo de Lucro ......................................... 15
Estructura básica. .............................................................................................................. 16
Mecanismo operacional. ................................................................................................... 16
Mecanismo de decisión. .................................................................................................... 16
Mecanismo de coordinación entre las partes. ................................................................... 16
Características Principales del Diseño Organizacional ........................................................ 17
Diferenciación. .................................................................................................................. 17
Formalización. .................................................................................................................. 18
Centralización. .................................................................................................................. 18
Integración. ....................................................................................................................... 18
Tamaño Organizacional ........................................................................................................ 19
Crecimiento. ...................................................................................................................... 19
Desarrollo. ......................................................................................................................... 19
Supervivencia. ................................................................................................................... 19
Declinación. ...................................................................................................................... 20
Tipos Tradicionales de las Organizaciones .......................................................................... 20
Organización lineal ........................................................................................................... 20
Organización funcional ..................................................................................................... 20
Organización lineal-staff ................................................................................................... 21
Definición y Caracterización de Cargos ............................................................................... 21
a. Requisitos intelectuales. .......................................................................................... 22
b. Requisitos físicos. ................................................................................................... 22
c. Responsabilidades adquiridas. ................................................................................ 22
d. Condiciones de trabajo. ........................................................................................... 22
Métodos para la Descripción y Análisis de Cargos .............................................................. 24
Observación directa .......................................................................................................... 24
Cuestionario. ..................................................................................................................... 24
Entrevista directa. ............................................................................................................. 24
Métodos mixtos. ................................................................................................................ 24
Definición Inventarios .......................................................................................................... 25
Propósito del inventario .................................................................................................... 25
Tipo de Inventario ................................................................................................................ 27
a. El inventario de materias primas. ............................................................................ 27
b. El inventario de trabajo en proceso. ........................................................................ 27
c. El inventario de mantenimiento, reparación y operaciones .................................... 27
d. Inventario de bienes terminados. ............................................................................ 27
Controles De Inventarios ...................................................................................................... 27
Modelo tarjeta kardex ....................................................................................................... 28
Sistemas de Inventario .......................................................................................................... 30
Inventario periódico .......................................................................................................... 30
Inventario permanente ...................................................................................................... 30
Métodos de valuación ....................................................................................................... 30
Costo promedio ponderado ............................................................................................... 31
Primeras en entrar, primeras en salir (PEPS) .................................................................... 31
Ultimas en entrar, primera en salir (UEPS) ...................................................................... 31
Características del Control ................................................................................................... 31
Ambiente de control .......................................................................................................... 32
Valoración del riesgo ........................................................................................................ 32
Actividad de control .......................................................................................................... 32
Información y comunicación ............................................................................................ 33
Monitoreo .......................................................................................................................... 33
Riesgo ............................................................................................................................... 33
Macro Variables ....................................................................................................................... 34
Biofísicas del Territorio ........................................................................................................ 34
Condiciones de Vivienda ...................................................................................................... 35
Vivienda ............................................................................................................................ 35
Servicios públicos ............................................................................................................. 35
Colegios y hospitales ........................................................................................................ 36
Variables Socioeconómicas ..................................................................................................... 38
Sectores Productivos ............................................................................................................ 38
Principales Procesos de Emprendimiento Económico ......................................................... 39
Vinculación De Cada Sector A Las Dinámicas Del Mercado .............................................. 40
Alianzas con Diferentes Sectores ......................................................................................... 41
Cuantificación y Cualificación del Talento Humano ........................................................... 42
Tecnologías Blandas y Duras ............................................................................................... 43
Político – Institucionales ...................................................................................................... 46
Instituciones del estado con presencia en el territorio ...................................................... 46
Las sinergias que se establecen entre las instituciones en la práctica ............................... 47
Marcos jurídicos y su aplicación en el manejo de las condiciones particulares del territorio
............................................................................................................................................... 48
Capacidad de Gestión para la Solución de los Problemas .................................................... 50
Entidades Públicas, Privadas o Internacionales que han Ofrecido u Ofrecen Apoyo y Montos
de los Recursos Obtenidos ........................................................................................................ 50
Simbólico Culturales ............................................................................................................ 52
Emprendimientos sociales y/o culturales más reconocidos .............................................. 52
Beneficiarios e impactos en el territorio ........................................................................... 55
Eventos o actividades que han contribuido a la cohesión de la comunidad ..................... 56
Diagnostico .............................................................................................................................. 59
Matriz DOFA De La Fundación Biofuturo .......................................................................... 59
Análisis Matriz DOFA ............................................................................................................. 63
Trabajo de Campo .................................................................................................................... 66
Metodología de Investigación .................................................................................................. 68
Población .............................................................................................................................. 70
Resultados Obtenidos ............................................................................................................... 70
Organigrama de la Fundación .............................................................................................. 71
Descripción de Cargos ......................................................................................................... 72
Método De Inventarios ......................................................................................................... 89
Diagnostico metodo de inventarios ................................................................................... 89
Desarrollo actividades proceso de inventario de materia prima ....................................... 93
Explicaciones de uso archivo excel “kardex materia prima productos fundación_2017” 95
Control interno ................................................................................................................ 101
Fuentes de Financiación ..................................................................................................... 108
Banco interamericano de desarrollo ............................................................................... 109
Titanes Caracol ............................................................................................................... 111
Embajada de Japón en Colombia .................................................................................... 113
Requisitos INVIMA ........................................................................................................... 115
Pasos ............................................................................................................................... 116
Conclusiones .......................................................................................................................... 122
Recomendaciones ................................................................................................................... 124
Bibliografía ............................................................................................................................ 125
Anexos ................................................................................................................................ 134
1
Resumen
El presente documento es el informe final del trabajo de grado “Fortalecimiento a Los Procesos
De La Fundación Biofuturo”, en la modalidad de grado de proyección social para la obtención del
título de contador público de la Universidad de la Salle; el cual se enfoca en el asesoramiento a la
Fundación Biofuturo, que promueve estrategias que le permitirán fortalece los procesos
administrativos y contables de la misma. El desarrollo del trabajo comprende la elaboración del
diagnóstico administrativo-contable de la Fundación que se basó en el análisis de la matriz DOFA,
a través del uso de esta herramienta se plantearon las siguientes estrategias: delimitación de la
estructura organización de la Fundación así como, el de las funciones y responsabilidades de los
cargos; desarrollo de un método de inventarios para las materias primas de los productos de
pastelería elaborados por la Fundación; identificación de posibles fuentes de financiación
empresarial y definición de los requisitos básicos para la obtención del Registró Sanitario INVIMA
para los productos de Fundación.
Agregado a lo anterio se agendo una entrevista con los funcionaros encargados de la operación
del proyecto productivo, alli se evaluó el sistema de inventarios existen para las materias primas
de los productos de pastelería de la Fundación. Como resultado de la entrevista se reconocieron
las necesidades específicas a ser ajustadas en el proceso de inventarios de las materias primas de
los productos de pastelería, estructurando un propuesta procedimental para el sistema de
inventarios basado en una estructura de control, diseñando las tablas de kardex magnética para el
registro de las entradas y salidas de producto, así como las actividades de control para el modelo
de inventarios.
2
Adicional se identificaron fuentes de financiación con entidades nacionales e internaciones a
las que la Fundación podrá postulares, y al mismo tiempo le permitan crear red de contactos con
personas claves de otras organizaciones para la construcción de alianzas que apoyen las causas
sociales; a esto se añande el analisis y estudio de los requisitos básicos establecidos por el INVIMA
para la obtención del permiso sanitario. Por otra parte se observó que la Fundación busca ser auto
– sostenible preocupándose por ser una organización orientada hacia su crecimiento, ejemplo de
ello, es su proyecto productivo de pastelería con el que han logrado mantener los proyectos de
intervención social y como ejercio académico permitió aplicar los conocimientos adquiridos
durante la formación universitaria como profesional de contaduría publica. Finalemente se
relaccionaron las conclusiones y recomendaciones contempladas en toda la asesoria.
3
Introducción
En Colombia, la desigualdad social y el desempleo son algunos de los factores relevantes que
han contribuido a elevar los índices de pobreza en el país. Amplios sectores viven con ausencia de
condiciones básicas de vivienda, alimentación, transporte y oportunidades laborales en Bogotá;
creando que un número considerable de familias se encuentren en una situación de vulnerabilidad
y desprotección social. Dado lo anterior, este grupo social carece de oportunidades generales y
laborales que les permita tener acceso a un mejoramiento de su calidad de vida.
La Universidad De La Salle a través de su historia se ha consolidado como un claustro educativo
comprometido con la sociedad colombiana, en concordancia con su misión “generación de
conocimiento que aporte a la transformación social y productiva del país”. De esta manera se
ofrece la modalidad de grado denominada “Proyección Social”, estableciendo convenios con
empresas que demuestren responsabilidad social empresarial (RSE) como lo es Nutresa y la
Fundación Banco de Alimentos. En acuerdo con estas instituciones, se estableció asesorar a la
Fundación Biofuturo para el desarrollo de estrategias que le permitan fortalecer sus procesos
administrativos y contables para que sea auto sostenible, garantizando el desarrollo de sus
operaciones con impacto social, apoyando a sus beneficiarios de la mejor manera y a futuro ampliar
su campo de acción beneficiando a un número mayor de comunidades vulnerables de Bogotá.
Considerando lo anterior, se realizó un diagnóstico a la Fundación Biofuturo, el cual permitió
identificar las oportunidades de mejora, estableciendo un plan de trabajo focalizado en el refuerzo
4
de sus procesos, a través del diseño de la estructura orgánica y administrativa de la entidad
identificando las funciones y responsabilidades de los cargos encontrados al momento del
diagnóstico; como también el planteamiento de un método de evaluación de inventarios de las
materias primas correspondiente a los productos ofrecidos por la Fundación, acompañado de la
definición de los requisitos necesarios para la obtención del registro INVIMA de los productos
Fundación Biofuturo, así como una posible propuesta para la adquisición de nuevos recursos
financieros. Todo ello se llevo a cabo con la puesta en marcha de los conocimientos adquiridos
como estudiante de Contaduría Pública, y de esta manera poder contribuir al desarrollo de la auto
sostenibilidad de la Fundación.
Finalmente, con el desarrollo de este trabajo se busca contribuir desde el punto de vista
profesional a la labor social que adelanta la Fundación Biofuturo. Implementando un plan de
fortalecimiento administrativo y contable que garantice la continuidad de las actividades sociales
desarrolladas por la Fundación, siendo fiel a la responsabilidad como La Sallista.
5
Alcance
El presente proyecto tiene como alcance diseñar las estrategias más adecuadas para la mejora
de los procesos de la Fundación Biofuturo a través de un análisis DOFA de la Fundación, con el
apoyo del Banco de Alimentos, Nutresa, y el estudiante de Contaduría Pública de la facultad de
Ciencias Administrativas y Contables de la Universidad de la Salle.
Objetivo General
Plantear las estrategias que requiere la Fundación Biofuturo, con el fin de fortalecer sus
procesos administrativos y contables permitiéndole ser autónoma en el logro de su sostenimiento.
Objetivos Específicos
Determinar la estructura organizacional y administrativa de la Fundación
Definir las funciones y responsabilidades para los cargos existentes en la Fundación
Sugerir un método de valuación inventarios asi como un sistema de inventarios que se
adapte al proyecto productivo de la Fundación Biofuturo
Proponer e identificar alianzas o actividades empresariales que le permitan a la
Fundación Biofuturo promocionar su labor social a través de sus productos, con el fin
de obtener financiación.
Definir los requisitos necesarios para la obtención del Registro Sanitario INVIMA de
los productos de la Fundación Biofuturo.
6
Marco Teórico
Diagnostico Estrategico
Los procesos en las organizaciones han tomado un papel esencial en el desarrollo y
cumplimiento de las estrategias administrativa. (Serna Gomez ) afirma que “la estrategia
operacionaliza la orientación estratégica de una empresa en el largo plazo y define los proceso, las
acciones y los recursos necesarios para hacer realidad ante el mercado, el cliente y los objetivos
empresariales”. De acuerdo con este enfoque las estrategias puntualizan el lugar de competición
de una organización alineando cada actividad a un estrategia, lo que asegura la gestión de cada
proceso, diferenciándola de sus competidores basadonse en los resultados de la actividad global
de la compañía alcanzado la eficiencia organización.
De tal modo que la planeación estrategica de una organización buscara siempre obtener,
procesar y analizar la información interna y externa, a fin de valorar la situación actual de la
empresa. Serna, (2010) describe, la utilidad que tiene el direccionamieto estratégico como parte
del analisis actual de cualquier tipo de empresa tanto en su entorno interno como externo al
responder preguntas tales como ¿Dónde estábamos? y ¿Dónde estamos hoy?, para que el estudio
de esta incertidumbres puedan ser resueltas satifatoriamente es preciso obtener y procesar toda la
información necesaria del ambiente en el que se encuentra la organización para identificar las
Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas (DOFA) de la organización.
7
El analisis y elaboración de la matriz DOFA permite identificar las ventajas distintivas o
competitivas que este haciendo bien la organización y que la distingue de sus competidores, asi
como el nicho de mercado compatible a la su visión corporativa, dándole la posibilidad de sacar
ventaja de las oportunidades que se le presenten para prevenir las amenzas del entorno. “Dicho
analisis le permitirá a la organización formular estrategias para aprovechar sus fortalezas, prevenir
el efecto de sus debilidades, utilizar a tiempo sus oportunidades y anticiparse al efecto de las
amenazas” (Serna Gomez , 2010, pág. 186)
Matriz DOFA
La elaboración de la matriz DOFA podrá hacerse en una hoja de trabajo en la que se pueda
clasificar cada uno de los factores como se muestra a continuación:
Tabla 16
Modelo Matriz DOFA
OPORTUNIDADES AMENANZAS
Enumerar oportunidades claves Enumerar amenzas claves
FORTALEZAS DEBILIDADES
Enumerar fortalezas claves Enumerar debilidades claves
Hoja de trabajo Matriz DOFA (Fuente. Serna Gomez , 2010, pág. 186)
Durante el analisis de la DOFA es importante priorizar las variables o indicadores mas
significativos prevaleciendo cada variable según su grado de impotancia e impacto en el triunfo o
fracaso de una organización. Como resultado el analisis de la matriz DOFA debe hacerse al rededor
de los factores mas relevantes para focalizar el diagnostico estratégico y no obstaculizar el numero
8
de variables que serian la base para formulación de las estrategias de la organización. (Serna
Gomez , 2010)
Teoria de la Administración Organizacional
De acuerdo con lo señalado por Chiavenato, en la Administración Teoría, Procesos y Práctica
¨Se comprueba que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de la eficiencia de los
trabajadores (…) ya que la preocupación por la estructura de la organización constituye una
enorme ampliación del objeto de estudio de la Teoria de la Adminsitración”, esta premisa nos
conduce a analizar los tres enfoques de la estructura organizacional planteados por Chiaventano:
la teorica clásica, la burocrativa y la estructurada. A continuación se hace una breve descripción
de cada una de ellas.
Teoria Clasica
El precursos de esta teoría fue Henri Fayol (1841-1925) el, sintetiso las diferentes partes que
componen la estructura organizacional, su relación y sus funciones, delimitándolas en seis
elementos básicos: proceso técnico, comercial, financiero, de seguridad, contable y administrativo;
definiendo que la coordinación y sincronización es cada uno de los elementos ya mencionados no
es solo privilegio de la alta gerencia sino que esta es distribuida proporcionalmente en cada uno
de los niveles jerárquicos de la empresa. De esta manera los niveles mas altos tendrán a su cargo
funciones estratégicas encargadas de prever, organizar, dirigir, coordinar y controlar, mientras que
los niveles mas bajos tendras a cargo funciones operativas y técnicas. Es asi como (Fayol, 1987)
señalo que el diseño y estructura organizacional es el reflejo de la distribución de las tareas de la
9
empresa y su funcionamiento representado en los órganos que la componen bajo la relación de
independencia.
Esta teoría se caracteriza por tener un enfoque prescriptivo relacionado con la división del
trabajo, la autoridad y responsabilidad, la unidad de mando, la cadena jerarquica, la
departamentalización y la coordinación de cada una de las actividades desarrollada por la empresa.
Teroria de la Burócracia
Este enfoque surge con Max Weber (1864- 1920) y esta compuesta por siete dimensiones:
1. Formalización que se encuentra representada de manera escrita en los procedimientos,
normas, régimen interno y/o estaturos coorporativia
2. División del trabajo
3. Principio de la jerarquía fundamentada en al autoridad lo que garantiza la unidad de control
4. Impersonalidad de la burocracia, se enfoca en los cargos y no el recurso humano que lo
ocupa ya que estos entran y sales de la organización
5. Competencia técnica, la selección del personal es realizada con base a las competencias
técnicas y cualidades profesionales del candidato
6. Separación entre propiedad y administración, la propiedad de los medios de producción
están separados de la administración pues el burócrata no es dueño de la organización o
los medios usado para la producción
7. Profesionalización del colaborador que gracias a la división del trabajo los empleados se
especializan en el cargo asignado.
10
Teroria Estructuralista
Esta teoría se fundamenta en el estudio de las limintaciones y la rigidez del modelo burocratico
que es consebido como un sistema cerrado y estatico cuyo funcionamiento de las piezas es
conocido de ante mano; a partir de este enfoque los estructuralista se basaron para crear un sistema
abierto al combinar las teorías clásicas y humanísticas, comprendiendo organizaciones mas
complejas basadas en estructuras formales e informales. (Chiavenato, Administración Teoría,
Procesos y Práctica, 2001, págs. 11-19)
Funciones y Responsabilidades de los Cargos
Luego de la industrialización del sector empresarial gracias a la maquina de vapor de James
Watt (1736 – 1819), la estructura socio-comercial modifico la concepción del trabajo dando lugar
a la tecnificación de la empresas y trasando nuevos retos a la administración. A pesar de esto, no
fue sino solo hasta comienzos del siglo XX que gracias a Frederick W. Taylor (1856-1915) se
genero un pensamiento administrativo que asento las bases de la administración moderna
estudiando la administración empresarial, situándose primero en el trabajo individual de cada
empleado, que hasta ese momento era confiado al mismo empleado según su experiencia sin estar
delimintado por un lista de tares definidas por la empresa, generando diferentes metodologías de
trabajo y dificultando la supervisión, el contro, asi como, la estandarización de las herramientas de
trabajo; el enfasis en las tareas fue estudiado por la escuela de la admistración científica.
11
Administración Cientifica
Fue un intento por aplicar el método científico a los inconvenientes de la administración a fin
de lograr ser mas eficienten en la parte industrial haciendo uso de los métodos de observación y
medición a los problemas administrativos. Uno de los principales autores que uso este moldelo
fue Taylor quien se inquieto por eliminar los deperdiciso y las perdidas industriales buscando
elevar la productividad mediante técnicas y métodos de ingeniería industrial, pues el método usado
por las compañías Estadunidensese para la ejecución del trabajo era atribuido al obrero, que según
su experticia, decisidia como realizar la tarea asignada, lo que generaba variedad de métodos de
trabajo. Por ello Taylor planteo un método profesional especializado en planeación de tareas,
basado en la mejor manera de hacer, organizándolas lógicamente según el trabajo.
Para concluir se observó que la administración científica desarrollada por Taylor se fundamento
en cuatro principios:
Planeación – Cambiar la improvisación y actuar empírico por la planeación de un método
Preparación –Selección de los trabajadores según sus aptitudes; entrenados para la correcta
ejecución de la tarea
Control – evaluar el trabajo a fin de aprobar la correcta ejecución del trabajo
Ejecución – Asignación de funciones y responsabilidades con el propósito de que el trabajo sea
mas organizado. (Chiavenato, Administración Teoría, Procesos y Práctica, 2001, págs. 7 - 11)
12
Importancia de la Información Financiera para Comprensión del Método de Inventarios
Para comprender la metodología contable y financiera es preciso conocer los elementos que ha
permitido la evolución de la información financiera. Según lo mencionado por (Guajardo &
Andrade de Guajardo) la existencia de los primeros registro contable se remontan a hace 7000
años cuando las primeras transacciones era realizados en tablillas de barro. Desde luego el sistema
contable tuvo que pasar por tres hechos históricos que marcaron el desarrollo de la contabilidad.
El primero ocurrió en 1949 gracias al Fray Luca Pacioli, quien fue el primero en analizar la
manera en cómo se registraban las riquezas de las personas y los negocios fundamentando la bases
de la contabilidad; en su publicación Summa de arithmetica, geometría, proportioni et
proportionalita. se explica el concepto de partida doble el cual se basa en la premisa lógica de que
toda transacción económica impacta doblemente la situación financiera de una entidad, pues al
adquirir un derecho no solo se registra el incremento de un biene sino que se acepta una obligación
económica.
El Segundo se presentó luego de la Gran Depresión de la década de los años 30, cuando el
sistema financiero Estadunidense se desplomo por completo y fue necesario entonces, diseñar
leyes e instituciones que se encargaran de regular y supervisar la información contable, con el fin
prevenir futuros incidentes que causaran inestabilidad financiera; así como también busco proteger
13
los intereses de los inversionistas. Esta situación impulso la transparencia y la rendición de cuentas
hacia los grupos de interes y el Estado.
Finalmente el tercero suceso se presento en el años de 2002 después del fraude financiero más
sonado en los últimos años, el caso de la corporación energética ENRON, que dejo una gran
lección en la comunidad financiera relacionada con la calidad, la transparencia y confiabilidad de
la situación financiera revelada en los Estados Financieros. Por esta razón la regulación financiera
y contable delego la responsabilidad de las nuevas exigencias sobre los estados financieros a los
Directivos de las compañías, obligándola a ser los únicos responsables de todas las información
financiera reportada a sus partes de interés, volcando los esquemas organizacionales hacia
gobiernos corporativos.
Todas estas situaciones han llevado a que la contabilidad pase por diferentes procesos los cuales
se convirtieron en reglas, principios y normas por los cuales se gobiernan la contabilidad hasta
nuestros días. Mediante su aplicación se ha logrado estandarizar los criterios contables al
establecen tratamientos especiales a operaciones específicas que orienta a las personas usuarias de
la información, sistematizando el conocimiento contable. Hoy día la contabilidad ser rige por los
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) que fueron consentido en la VII
asamblea nacional de graduados en ciencias económicas en mar de Plata en 1965. Estos principios
se encuentran categorizados en catorces conceptos los cuales son clasificados en cuatro áreas
significaticas.
Área fundamental o postulado básico: principio de equidad
14
Área de Fondo o valuación: principios de devengado, valuación al costo y realización
Área relativas a las cualidades de la información: principios de objetividad, exposición,
prudencia, uniformidad y materialidad
Área dada por el medio socioeconómico: principios de bienes económicos, ente,
negocio en marca, partida doble, unidad monetaria y periodo contable. (Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados, PCGA. , 2018)
Los anteriores principios son aplicables a todos los rubros que afectan la presentación y
revelación de los Estado Financieros; de esta forma al entender y conocer los conceptos
fundamentales en los que se basa la contabilidad se haces sencillo el análisis de “los sistemas de
registro de inventarios, los métodos de evaluación de dichas partidas, los sistemas de estimación
de inventarios y las normas de información financiera aplicable (…) teniendo mayor habilidad
para analizar e interpretar los Estados Financieros.” (Guajardo & Andrade de Guajardo, 2008, pág.
366)
15
Marco Conceptual
Estructura Organizacional en Fundaciones sin Ánimo de Lucro
El diseño de la organización incluye elementos como la división y tamaño de las unidades, la
planeación y control, la formalización de conductas y los procesos de toma de decisión; estos
aspectos generalmente se divulgan en los organigramas, los manuales de la organización y la
descripción de cargos. Cuando el diseño organizacional no es el adecuado con frecuencia las
organizaciones tienden a ser restructuradas, como resultado de las metas que pretende perseguir la
organización. (Chiavenato, Administración Teoría, Procesos y Práctica, 2001, pág. 205)
La estructura organizacional es un sistema de apoyo y soporte en el que las personas pueden
relacionarse mejor, para el procesamiento la información, de este modo permite tomar decisiones
respecto a su trabajo, desarrollando sus actividades intelectualmente al compartir con sus equipos
de trabajo focalizándose en el cliente interno y externo para el alcance de metas fijadas en consenso
con sus respectivos superiores, al participar en la obtención de resultados. (Hodge, Anthony, &
Gales , 2003)
La división de la mano de obra y la coordinación de los diversos departamentos delimita el
funcionamiento de la organización, así como la distribución de sus recursos, favoreciendo a la
organización de cuatro maneras:
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Estructura básica. División del trabajo a través de la especialización, al representa los órganos
de supervisión y las partes que componen la organización
Mecanismo operacional. Normas y reglas que definen los aspectos dinámicos de la
organización plasmados en los manuales y/o procedimientos de los cargos
Mecanismo de decisión. Es el poder de toma de decisiones dentro de la organización y la
autoridad que proviene de allí, representado bajo la distribución del poder y la jerarquización de
la autoridad.
Mecanismo de coordinación entre las partes. Es la integración de las diferentes partes de la
organización en función de división de trabajo. (Chiavento, 2001, págs. 206 -208)
17
Características Principales del Diseño Organizacional
El diseño organizacional está compuesto de cuatro características principales refiriéndose a la
manera en la que se estructura los roles en la organización como se muestra a continuación:
Figura 4. Caracterisiticas principales del diseño organizacional (Fuente: Autoría propia)
Diferenciación.
Segregación del trabajo por departamentos o subsistemas en niveles jerárquicos que son
llevadas a cabo en una serie de tareas, divididas en dos tipos básicos:
Horizontal – división del trabajo en tareas y sub-tareas en el mismo nivel organizativo.
Vertical – división del trabajo por niveles de autoridad, jerarquía o cadena de mando.
Requisitos
•Estructura basica
•Mecanismos de operaciones
•Mecanismos de desición
•Mecanismo de coordinación
Caracteristicas
•Diferenciación
•Formalización
•Centralización
•Integración
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Según la complejidad requerida por el ambiente externo así mismo serán la diversificación de
las tareas a ejecutar al interior de la organización, de este modo entre mayor variedad de servicios,
productos y clientes maneje la empresa, mayor será la diferenciación.
Formalización.
Definición de reglas, políticas y procedimientos en las que se describen cuándo y por qué se
hace la labor, las cuales impone un grado formalidad para la ejecución de la tarea estandarizando
los proceso y procedimientos de una organización. Cuan mayor sea la formalización mayor será
la exigencia de la conducta y/o procedimiento. La formalización puede hacerse a través de:
Descripción de cargos
Flujogramas de trabajo
Políticas y procedimientos
Centralización.
Concentración de la toma de decisiones en el mayor órgano de control, no se delegan decisiones
al nivel medio de la organización, todas las decisiones son discutidas por los directivos para su
aprobación.
Integración.
Es la coordinación y sinergia de todas las partes que componen la organización. La división del
trabajo provocada por la diferenciación segmenta las actividades grandes en partes más pequeñas,
por ello se hace necesario interrelacionar e integrar los procesos para facilitar el enlace
organizacional. Los niveles de integración más usados son:
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Jerarquía administrativa
Departamentalización
Asesoría Staff
Comisiones y fuerzas de tareas
Reglas y procedimientos
Objetivos y planes
Distribución física o arquitectura.
Es importante tener en cuenta la amplitud de control, el cual se refiere al número de
subordinados que un órgano o departamento puede supervisar de manera adecuada. La amplitud
de mando se encuentra ligado al principio de unidad de mando denominado por Fayol como la
cadena de mando, pues cada subordinado recibe órdenes de un solo superior.
Tamaño Organizacional
Todas las empresas enfrentan cuatro situaciones asociadas a su tamaño organizacional:
Crecimiento. Aumento del tamaño de la organización a partir del incremento de recursos, en
cobertura de mercado, diversificación, etc.
Desarrollo. Mejora y/o tecnificación de los recursos, en cobertura de mercado, diversificación,
etc.
Supervivencia. Estrategias empleadas por la organización para mantenerse en la posición que
ha alcanzado en su nicho de mercado. En este punto la competencia es intensa y sus esfuerzos se
enfocan en la conservación de clientes.
20
Declinación. Es la pérdida de participación en el mercado y el debilitamiento en cuanto a su
situación financiera. Esta circunstancia hace que la unidad de producción sea presa fácil de sus
competidores.
Tipos Tradicionales de las Organizaciones
Existen tres tipos básicos, diferentes de estructura organizacional:
Organización lineal
Es el tipo de estructura organizacional más sencillo y antiguo que existe, y se basa en la
autoridad lineal. La autoridad lineal es una consecuencia de la unidad de mando, pues cada superior
o dirección tiene autoridad única sobre sus subordinados, y no la comparte con nadie más. La
organización lineal permite delimitar con claridad las responsabilidades de las unidades
involucradas. Este tipo de organización es el indicado para pequeñas empresas o que estén situadas
en ambientes estables. Sin embargo, restringe la flexibilidad de la organización, lo cual dificulta
la innovación, el dinamismo y la adaptabilidad de la empresa a nuevas situaciones o condiciones.
Organización funcional
Es el tipo de estructura organizacional que aplica el principio de la especialización de las
funciones; es así como el staff o asesoría funcional se deriva bajo la distinción y especialización
de las funciones que posea cada unidad involucrada. Con el crecimiento que van alcanzando la
entidad el ambiente empresarial se va tornado competitivo y variable, por ende, es preciso que la
organización sea flexible e innovadora, sin embargo, la organización funcional sólo actúa en
21
ambientes estables y rutinarios. Así que, una de las ventajas más significativas que posee la
organización funcional es la posibilidad de contar con talento humano especializado.
Organización lineal-staff
es un tipo mixto e hibrido de estructura organizacional, es decir, los órganos de línea se
encuentran directamente relacionados con los objetivos vitales de las empresas, mientras que los
órganos de staff (o de asesoría) están indirectamente relacionados con los objetivos de las empresas
y no tienen autoridad lineal, sino autoridad funcional sobre las diferentes unidades involucradas.
(Chiavenato, 2001, págs. 209-214)
Definición y Caracterización de Cargos
La división del trabajo y la consecuente especialización funcional, hace necesario la
implementación de la descripción y especificación de los puestos de trabajo, pues al describir se
detallan las tarea, obligaciones y responsabilidades del cargo, mientras que en las especificación
se indican los requisitos que debe cumplir el ocupante del cargo, de manera que el candidato tendrá
que poseer habilidades compatibles con las especificaciones, es decir poseer características
humanas deseables para la realización del trabajo (educación, experiencia, iniciativa, etc.); de este
modo para poder administrar los recursos humanos asignados en los puestos de trabajo, es
necesario describir y analizar estas últimas características.
22
El análisis de puestos es la verificación de las exigencias (requisitos) que las tareas o
responsabilidades demandan en su ejecución, centrándose en cuatro requisitos que son aplicables
a cualquier tipo o nivel de puesto:
a. Requisitos intelectuales. Se refiere a las exigencias de intelecto que son necesarias para
ejercer adecuadamente las funciones y tareas del puesto de trabajo. También comprende
el nivel de escolaridad necesario que debe tener una persona para que pueda ocupar el
puesto.
b. Requisitos físicos. Consideran la energía y esfuerzos físicos e intelectual necesarios
para realizar las responsabilidades, funciones y tareas del puesto; incluyendo las
destrezas o habilidades física que posiblemente deba poseer el ocupante para
desempeñarse de manera óptima en su cargo.
c. Responsabilidades adquiridas. Abarca las responsabilidades que además del
desempeño normal de sus funciones, tiene el aspirante a su cargo en relación a la
supervisión directa de sus subordinados, el material, herramientas, patrimonio o dinero
de la empresa, relaciones internas o externas, así como la información confidencial.
d. Condiciones de trabajo. Se refieren al ambiente y posibles riesgos de trabajo
(accidentes de trabajo y enfermedades profesionales) en el cual está inmerso el ocupante
del cargo; así como el entorno en que él se desarrolla la actividad profesional.
23
En el siguiente esquema se resume de manera abreviada cada uno de los factores de análisis de
cargos:
Figure 5. Descripción grafica factores de análisis de cargos (Fuente. Elaboración propia)
Factores a determinar
Intelectuales
Corresponde a la formación academica que se ajusta al puesto de trabajo.
Experiencie previa, adaptabilidad entre otras habilidades o aptitudes requeridas según sea el cargo.
FisicosEsfuerzo fisico, concentración visual al igual que
destrezas y habilidades para desempeñar el cargo.
Responsabilidades adquiridas
Supervisión de personal, herramienta de trabajo, formación academica, relaciones internas como
externas y confidencilidad laboral.
Condiciones de trabajoAmbiente laboral y riesgos a sociados al trabajo
como posibles accidentes y enfermedades profesionales.
24
Métodos para la Descripción y Análisis de Cargos
Los factores de análisis de puestos constituyen instrumentos de medición, fundamentados en la
naturaleza de los puestos. Los métodos más utilizados para la descripción y análisis de puestos se
especifican a continuación:
Observación directa. Es el método más común y antiguo utilizado por las empresas. Su empleo
es muy eficaz en estudios de micro-movimientos, así como de tiempos y métodos.
Cuestionario. El análisis a través de este método se efectúa cuando el personal (generalmente
a los ocupantes del puesto, o a sus jefes y supervisores), contesta un cuestionario realizado a la
medida que permita recolectar la información adecuada.
Entrevista directa. Es el método más flexible y productivo, pues si la entrevista se estructura
de forma correcta, se logra obtener información necesaria de todos los aspectos relevantes del
puesto de trabajo.
Métodos mixtos. Se refieren a la combinación de dos o más métodos de análisis anteriormente
mencionados. Esta estrategia permite sacar el mayor provecho de las ventajas de las herramientas
utilizadas para el análisis. (Chiavenato, Administración de Recursos Humanos, 2011, págs. 225-
233)
25
Definición Inventarios
Los inventarios son recurso empleados por una organización, bajo un conjunto de políticas y
controles que vigilan los niveles de existencia de mercancía y determinando la cantidad de piezas
a mantener, al momento en que esa necesario reabastecerlo. De esta manera los inventarios son
clasificados en inventarios de manufactura y de servicios. El inventario de manufactura se hace
referencia a la producción de una empresa y este tipo de inventarios a su vez se segmenta en
materia prima, productos terminados, partes componentes, suministros y trabajo en proceso. Para
el caso del inventario de servicios buscan regular los bienes intangibles a vender, así como los
suministros necesarios que administran los servicios. (Chase , Jacobs , & Aquilano , 2009, pág.
547)
Propósito del inventario
El propósito fundamental del análisis del inventario en la manufactura y los servicios es
determinar cuándo pedir y que tan grandes deben ser los pedidos. Muchas compañías establecer
relaciones con los proveedores a más largo plazo para cubrir sus necesidades. Dado lo anterior las
empresas mantienen suministro de inventarios por:
Independencia entre las operaciones
la flexibilidad en las operaciones está dada por el suministro de materiales en el puesto de
trabajo; es deseable la independencia de cada estación de líneas de ensamble, pues el tiempo en
operaciones idénticas puede cambiar de una unidad a otra; por esta razón tener varias partes en la
estación de trabajo compensan los tiempos de desempeño más largos.
26
Para cubrir la variación en la demanda
Si se conoce la demanda del producto con precisión, es posible producir una cantidad exacta
para cubrir la demanda. Sin embargo, la demanda no se conoce por completo, y es necesario tener
inventarios de seguridad que permita cubrir los pedidos de mercancía.
Flexibilidad en la programación de la producción
Tener reservas de inventarios mitiga la presión sobre el sistema de producción para tener listos
los bienes. Permitiendo que el flujo de producción sea más tranquilo y a bajo costo con una
producción a gran escala.
Variación en el tiempo de entrega de la materia prima
Pueden ocurrir retrasos en la recepción de la mercancía solicita a un proveedor por diversas
razones: variación normal en el tiempo de envió, faltante el material en la planta del proveedor,
huelga inesperada de trabajadores del proveedor, perdida del producto por parte de la empresa de
envíos o remisión incorrecta o defectuosa de producto.
Descuentos según el tamaño del pedido
Entre más grande sea el pedido se reducirá los costos relacionados con la mano de obra,
infraestructura, envíos, etc. Reduciendo así el por cada unidad producida. (Chase , Jacobs , &
Aquilano , 2009, pág. 548)
27
Tipo de Inventario
Las empresas conservan cuatro tipos de inventarios los cuales le permiten satisfacer las
funciones básicas del inventario; inventarios de materias primas, trabajo en proceso,
mantenimiento, reparación y operaciones y producto terminado.
a. El inventario de materias primas. Son materiales que ha adquirido la empresa y aún no
ha procesado y será usado por la empresa en el proceso de manufactura
b. El inventario de trabajo en proceso. Son todos aquellos productos que ha sufrido
cambios, pero no se encuentran terminados
c. El inventario de mantenimiento, reparación y operaciones:. Son usados por la empresa
para realizar el mantenimiento productivo de la maquinaria y reparación de los equipos que
intervienen en la manufactura.
d. Inventario de bienes terminados. Formado por los artículos listos para la venta y en
espera de su envió al cliente. (Heizer & Render , 2009, págs. 484, 485)
Controles De Inventarios
La administración del inventario merece una especial atención ya que es un elemento decisivo
al momento de tomar de decisiones. En los negocios de servicios de comida los controles en las
existencias de inventarios determinan el éxito o el fracaso de la gestión del inventario, pues el
inventario en tránsito puede significar pérdida de valor, ocasionando un impacto negativo en la
precisión y control del inventario. Entre las técnicas aplicables para el control de inventarios se
recomienda, seleccionar personal disciplinado y capacitado, así como mantener un control escrito
28
de las entradas y salidas de mercancía del almacén que este respaldas con órdenes de compra y/o
pedido. (Heizer & Render , 2009, págs. 488, 489)
Modelo tarjeta kardex
Como parte de los procedimientos de rutina las empresas adoptan sistemas de control de
inventarios que les posibiliten controlar con exactitud del movimiento de la mercancía;
visualizando esta información en una tarjeta Kardex o fichero de mercancía en las que controlar
las cantidades y costos de las entradas y salidas de un artículo determinado, lo cual permite tener
conocimiento de las existencias de mercancía en cualquier momento que se requiera hacer un
conteo físico. (Bolaños A. & Alvarez Niño , 1998, pág. 111)
Descripción Tarteja Kardex
El kardex o tarjeta de control consta de las siguientes partes:
Nombre o razón social de la empresa
Cantidades máximas, indica el tope de cantidades que deben comprarse ante de que un
artículo llegue a su existencia mínima
Cantidades mininas, indica cuando la existencia del artículo se acerca a esa cantidad, en
la cual se debe solicitar pedido para completar su estado máximo.
Unidad, se refiere a la unidad de medida en la que se encuentre el artículo, kilos, gramos,
litros, unidades, etc.
Fecha, día, mes y año en que se efectúa la transacción por registrar
Comprobante, requisición o factura, es necesario colocar el respectivo número de
comprobante
29
Detalle, descripción del movimiento que se registró según el soporte de compra, venta,
devolución en compra o venta.
Precio Unitario, corresponde al precio de una unidad, de acuerdo a la naturaleza del
artículo: uno, par, docena, kilo, etc.
Entradas, en esta columna se registran las compras y devoluciones en compras de
mercancía
Salidas, en esta columna se registra la venta y devoluciones de venta de mercancía
Referencia, corresponde al número o combinación de números y letras que sirven para
distinguir un producto de la misma clase, pero con características diferentes.
Localización, estante en donde se encuentra el artículo en bodega o almacén. (Gudiño
Davila & Coral Delagado , 1994, pág. 175)
A continuación, se muestra un modelo de tarjeta Kardex.
Tabla 1
Tarjeta Kardex
Control de Existencias
Fecha Detalle Valor
Unt.
Entradas Salidas Saldos
Cantidad Valores Cantidad Valores Cantidad Valores
Proveedores
Localización Unidad Mínimo Máximo
Articulo Ref. Modelo de tarjeta kardex (Fuente: Contabilidad Comercial; Bolaños A. & Alvarez Niño;1998;pág. 116)
30
Sistemas de Inventario
Según la magnitud del negocio, el volumen de las ventas y las existencias de mercancía, el
registro y control de los inventarios puede ser manejado en el sistema que mejor se adapte a las
necesidades que cada empresa tenga; los sistemas más utilizados son:
Inventario periódico
En este sistema para obtener el valor final del inventario se realiza en determinados periodos
un reconteo físico de las mercancías existentes a fin de asignarle el valor que le corresponde;
generalmente esta actividad es realizada anualmente al finalizar el periodo contable.
Inventario permanente
En este sistema la empresa conoce el valor de la mercancía en existencia en cualquier momento,
sin necesidad de realizar un inventario físico, pues los movimientos de compra –venta de
mercancía se registran directamente en las tarjetas de control o kardex, allí se lleva el registro de
las entradas y salidas de mercancía; con este procedimiento se tiene un mayor control, evitando
robos, perdidas y errores que pueden presentarse en el manejo de mercancías.
Métodos de valuación
A fin de conocer el costo y la utilidad que representa el valor de las mercancías las empresas
determinan el valor de sus mercancías, en la actualidad se usan los siguientes métodos para valorar
los inventarios.
31
Costo promedio ponderado
Para obtener el costo unitario promedio se toma el valor total de la mercancía inicial más las
compras del periodo, dividido por la cantidad total del inventario inicial más las compras del
mismo periodo.
Primeras en entrar, primeras en salir (PEPS)
Significa primeras en entrar primeras en salir; este sistema se basa en la idea que la primera
mercancía compra es la primera que sale del almacén de esta manera el inventario final es valorado
al costo de la última compra de mercancía realizada.
Ultimas en entrar, primera en salir (UEPS)
Significa, ultimas mercancías en entrar, primeras en salir. Este método se fundamenta en que
los últimos artículos adquiridos son los primeros en salir del almacén. Este tipo de inventario valora
la mercancía al costo del primer artículo en existencia del almacén. (Gudiño Davila & Coral
Delagado , pág. 110) (Gudiño Davila & Coral Delagado , págs. 166-172)
Características del Control
Dada la complejidad y problemas contable que ocasiona el inventario de mercancía es
indispensable trabajar en el mejoramiento del registro y control; tal y como se mencionó
anteriormente de la exactitud de la medición de los inventarios dependerá la utilidad o perdida que
obtendrá la empresa de este activo. Para alcanzar los objetivos económicos relacionados con el
inventario la empresa deberá contar con un sistema de control interno que le proporcione seguridad
razonable en relación con el cumplimiento de los objetivos de efectividad y eficiencia de las
32
operaciones, confiabilidad de los reportes y cumplimiento con leyes y regulación aplicable.
(Gudiño Davila & Coral Delagado , pág. 111) (El Instituto de Auditores Internos de España, 2013)
Ambiente de control
El entorno de control se focaliza en demostrar el compromiso con la integridad y los valores
éticos, ejercitando la supervisión de manera responsable al establecer una estructura
organizacional de autoridad, demostrado compromiso por ser competente aplicando medidas de
evaluación incentivando la responsabilidad por los resultados del desempeño para el logro de los
objetivos de la organización.
Valoración del riesgo
Definición de los objetivos adecuados que permitan identificar y analizar riesgos; considerando
la posibilidad de fraude al momento de evaluar los riesgos y como los cambios en la organización
afectan significativamente el sistema de control interno.
Actividad de control
La organización determina e implementa actividades que contribuyen a la mitigación del riesgo
en niveles aceptables descrito a través de políticas y procedimientos internos a fin de cumplir con
los objetivos organizacionales.
33
Información y comunicación
La organización genera u obtiene información relevante y de calidad; comunicando
internamente los objetivos y responsabilidades que apoyan el funcionamiento del control interno,
así como comunicar a los grupos de interés los aspectos claves del sistema de control interno.
Monitoreo
La organización desarrolla y realiza evaluaciones continuas o independientes para diagnosticar
si los componentes del sistema de control están presentes y en funcionamiento. Evaluando y
comunicando las deficiencias de manera oportuna al responsable del proceso para que puedan ser
aplicadas medidas correctivas según sea el caso. (El Instituto de Auditores Internos de España,
2013)
Riesgo
Es el impacto y posibilidad de que un acontecimiento o amenaza pueda afectar negativamente
la consecución de los objetivos de una organización. (El Instituto de Auditores Internos de España,
2013, pág. 4)
34
Macro Variables
Biofísicas del Territorio
La Fundación Biofuturo se encuentra ubicada en el Cerro Nororiental Calle 163-Cra 2ª -179
barrio Arauquita II, perteneciente a la localidad de Usaquén, Unidad de Planeamiento Zonal (UPZ)
número 11 de San Cristóbal Norte, la cual limita al oriente con la reserva forestal de los Cerros
Orientales. El barrio fue legalizado el 29 de diciembre de 2015 a través la Resolución de
Legalización N° 1633, por la cual se autoriza el desarrollo del barrio Arauquita II. El barrio es
habitado por familias con bajos niveles de formación educativa, que han migrado de regiones como
Boyacá, Santander, Antioquia, Valle, Tolima, Meta, entre otros departamentos de Colombia. Las
fuentes de ingresos de estas familias provienen de trabajos informales u oficios varios como
albañilería, electricidad, aseo, vigilancia, trabajo doméstico y reciclaje; estas condiciones de
vulnerabilidad socioeconómica y ambiental afectan a 80 familias que habitan sobre la ronda de la
quebrada Arauquita que, al ubicarse en la parte frontal de los cerros orientales, se ha identificado
como una zona de riesgo por la inestabilidad del terreno.
La quebrada Arauquita hace parte de la acumulación y regulación hídrica ubicada en el área de
los páramos de los cerros de Bogotá; esta fuente hídrica desemboca en la quebrada de San Antonio
que alimenta la cuenca del rio Torca. Debido a la invasión ilegal de predios en los lindes de la
quebrada se presentan focos de contaminación que obstruyen el curso natural del agua, generando
riesgos de inundación. (Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., 2009 - 2010, pág. 32) (Alcaldía Local de
35
Usaquén, 2015, pág. 53) (Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., 2009, pág. 9) (Cifuentes Forero & Junca
Medina, 2012).
Condiciones de Vivienda
Vivienda
En el barrio Arauquita II se observan viviendas construidas en ladrillo y bloque; sin embargo,
en algunos casos los habitantes aprovechan el uso de materiales de segunda obtenidos de la
demolición de otras viviendas, así como materiales no solidos como madera y cartón para la
construcción de sus hogares, las cuales son construidas en lotes pequeños. Existen pocos espacios
para el acceso de transporte público, esto, debido al mal estado y la estrechez de las vías, algunas
de las cuales se encuentran sin pavimentar; adicionalmente la topografía del territorio es de
pendiente pronunciada, lo cual ha limitado el alcance del transporte público legal y ha permitido
el desarrollo de empresas informales que satisfacen las necesidades de movilidad de la población.
(Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., 2009 - 2010, pág. 169).
Servicios públicos
El barrio Arauquita II se compone de una población clasificada dentro de los estratos 1 y 2
respecto a sus ingresos económicos, el 5% de las familias no cuentan con los servicios de agua
potable y alcantarillado, esta situación hace que entre el 34% y 14% de los habitantes del barrio
recurran a utilizar pozos de agua subterránea como fuente de suministros de este recurso; así
mismo, la empresa de aseo presta el servicio de recolección de residuos sólidos a un 98% de las
familias, sin embargo, la comunidad no se ajusta a los horarios establecidos por las empresas
recolectoras de basuras debido a que los habitantes salen a tempranas horas del día a trabajar y
36
regresan en las noches a sus casas. Finalmente, estas condiciones han contribuido a que se presente
focos de contaminación por la acumulación de basuras y escombros. (Alcaldía Mayor de Bogotá
D.C., 2009 - 2010, págs. 56 , 170).
Colegios y hospitales
Al pertenecer a la localidad de Usaquén, la comunidad de Arauquita II tiene acceso a 11
colegios oficiales, 124 colegios privados, 3 colegios oficiales con régimen especial (planteles
educativos que son financiados parcialmente por el Estado, pero no se encuentran dentro del sector
educación; entre ellos están los establecimientos de las fuerzas militares, la policía y otros) y 1
colegio en concesión de acuerdo con la oferta educativa de la localidad descrita en la
Caracterización del Sector Educativo Localidad de Usaquén (Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.,
2015) (Ministerio de Educación Nacional Republica de Colombia, 2011).
De acuerdo con el Diagnostico Local con Participación Social 2009 – 2010, de la Localidad
de Usaquén, considerando el sector educativo, se ubican tres sedes del colegio distrital Agustín
Fernández y una sede del colegio General Santander; a pesar de que la Secretaría de Educación
Distrital muestra una oferta de 37.276 cupos, para una demanda de 38.104 de la población total
en edad de escolaridad para la localidad de Usaquén, se evidencia que la cobertura y el acceso a
la educación básica no es suficiente, pues alrededor de 828 niños, niñas y adolescentes se
encuentran fueran de sistema educativo; considerando lo anterior la deserción escolar es aceptada
por las familias haciendo que los niños y niñas se incorporen al trabajo informal (explotación
37
laboral) con el fin de mejorar los ingresos de sus familias. (Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., 2016,
págs. 172, 236, 239) (Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., 2015).
En conjunto con los datos respecto al nivel educativo, se ha identificado que el 69% de la
población joven de San Cristóbal Norte Oriental se encuentra desempleada, adicionalmente el 89%
de estos jóvenes solo cuentan con la educación primaria completa, el 16,4% son bachilleres y el
0,3% (1 joven) cursó tres semestres de educación superior en una universidad.
Con respeto a la prestación del servicio de salud, la comunidad tiene a su disposición el Hospital
de Usaquén, el cual cuenta con toda una red de centros de atención en toda la localidad. A pesar
de ello, los centros asistenciales más cercanos al barrio Arauquita II son la Unidad Primaria de
Atención (UPA) Santa Cecilia y San Cristóbal, los cuales poseen una capacidad instalada para
prestar servicios de medicina general, higiene oral, vacunación, odontológico general y enfermería.
(Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., 2016, págs. 51, 177) (Hospital de Usaquén).
Sin embargo, a los pacientes que asisten a la UPA de Santa Cecilia no les es asegurado el
derecho a la salud, pues la prestación de este servicio presenta dificultades debido a la alta rotación
del personal, que afecta la articulación de los programas de promoción y prevención de
enfermedades crónicas, trasmisibles y de Cáncer Cérvico Uterino- CCU. También, el punto
38
presenta problemas de atención al cliente ya que la asignación de citas es lejana y no se cuenta con
un servicio de farmacia, por tanto, los usuarios tienen que desplazarse al UPA de San Cristóbal
Norte para reclamar los medicamentos, convirtiéndose en una barrera de acceso al servicio de
salud por parte de la Empresa Social del Estado (ESE) de Usaquén. (Alcaldía Mayor de Bogotá
D.C., 2016, pág. 171).
Variables Socioeconómicas
Sectores Productivos
La ABC de las entidades sin ánimo de lucro de la Cámara de Comercio de Bogotá (2013) define
a una fundación como una persona jurídica que se constituye por la voluntad de asociación o
creación de personas (naturales o jurídicas) para realizar actividades en beneficio de los asociados,
de terceras personas o de la comunidad en general, y no persiguen el reparto de utilidades entre
sus miembros. De este modo, la Fundación Biofuturo es una entidad sin ánimo de lucro legalmente
constituida que nace en el año 2004 por iniciativa de las empresas Biofuturo SAS. e Interenzimas
SAS., como una manera de asumir su compromiso social ante la creciente necesidad de unir
esfuerzos para enfrentar eficazmente la problemática del hambre y su impacto negativo en las
posibilidades de desarrollo de los niños y niñas del barrio Arauquita II.
39
Su propósito fundamental es promover el fortalecimiento social a través de programas que
permitan construir una cultura de responsabilidad alimentaria en beneficio directo a la población
más necesitada.
Principales Procesos de Emprendimiento Económico
La Fundación tiene como objeto principal garantizar la nutrición de 90 niños y niñas de 4 a 15
años de edad del barrio Arauquita II, es por ello que durante los 365 días del año les brinda la cena
de lunes a viernes y desayuno los sábados, domingos y festivos, para que puedan dormir sin hambre
y de esta manera contribuir a su adecuado crecimiento físico e intelectual; en conjunto a esta
actividad la Fundación brinda talleres de música, baile, teatro y artes plásticas durante las mañanas
y/o tardes en que los niños no asisten al colegio, en este espacio se alimenta el deseo de superación,
pertenecía, valores y esperanza en el futuro, afianzando su autoestima para la construcción de su
proyecto de vida y la transformación social.
Adicional, cuenta con un proyecto productivo el cual se dedica a la elaboración y venta de tortas
y galletas, la empresa social “Productos Fundación Biofuturo”. Esta estrategia promueve el
desarrollo de las capacidades personales, la creación de capital y de talento humano, a través de la
formación técnica que permite posteriormente la implementación de proyectos productivos
sostenibles que incorporan a los beneficiarios a la actividad económica.
40
Figura 1. Esquema de Intervención Psicosocial Fundación Biofuturo (Fuente: Fundación Biofuturo; Brochure de
presentación (2016), Martha Stella Barrera – Directora de Proyectos)
Vinculación De Cada Sector A Las Dinámicas Del Mercado
La Fundación Biofuturo se encuentra vinculada económicamente al sector terciario o de
servicios ya que su actividad principal se focaliza en la asistencia alimentaria semanal de los niños
y niñas del barrio Arauquita II; actualmente cuenta con 90 beneficiarios los cuales son valorados
nutricionalmente, acompañado por un equipo de docentes altamente calificados que por mueven
el crecimiento y desarrollo integral de los niños y niñas en la construcción de un proyecto de vida,
a través de la interacción artísticas de actividades como teatro, danza, música y artes plásticas que
buscan fortalecer sus habilidades comunicativas y de formación en valores; todo con el apoyo de
41
los líderes de la comunidad. Junto a esta labor social la Fundación Biofuturo está asociada al sector
secundario o industrial con la producción de tortas y galletas; gestionado de manera eficiente los
recursos provenientes del sector productivo garantizando la sostenibilidad de sus programas y
desarrollando campañas y programas de sensibilización acerca de la problemática alimentaria.
Alianzas con Diferentes Sectores
Dentro de las alianzas de la Fundación Biofuturo, esta cuenta con el apoyo de las empresas:
Biofuturo SAS. e Interenzimas SAS., quienes son los fundadores de la Fundación y
abastecen a la misma de algunas de las materias primas necesaria para la elaboración de
los productos de la Fundación.
Fundación Caring For Colombia y Distoyota, quienes hacen su aporte adquiriendo los
productos que la Fundación elabora.
El Banco de Alimentos, suministran a la Fundación productos de la canasta familiar a bajo
costos para la alimentación de los niños y niñas pertenecientes a la Fundación, además les
brindan capacitaciones en temas administrativos y operativos para el desarrollo de sus
actividades. Actualmente Nutresa y la Fundación Banco de Alimentos ofrecen asesoría a
la Fundación Biofuturo para el desarrollo de su unidad productiva, buscando que esta sea
auto sostenible, y que de esta manera puedan ampliar su campo de acción, beneficiando a
un mayor número de niños, niñas y adolescentes del Barrio Arauquita II.
42
Cuantificación y Cualificación del Talento Humano
Actualmente la Fundación Biofuturo cuenta con diez empleados fijos los cuales se distribuyen
así: tres docentes que imparten las clases de teatro, danza, música y artes plásticas; una psicóloga
que se encarga de planear y ejecutar los programas de proyección social que serán desarrollados
por los docentes en cada clase; una cocinera que se encarga de hacer los almuerzos y desayunos
de los niños; una auxiliar administrativo – contable que se encarga de las logística de entrega de
alimento de los niños, entrega de pedidos de producto y registras todas la operaciones contables;
tres reposteras que elaboran las tortas y galletas del proyecto productivo; un conductor que lleva
los pedidos de producto (tortas y galletas) y transporta los alimentos que son dados a los niños y
niñas, desde la sede administrativa de la Fundación hasta el barrio Arauquita II.
Los cargos operativos reciben mensualmente como contraprestación de sus servicios un salario
mínimo legal vigente (SMLV) con todas las prestaciones de ley; la psicóloga es la única persona
que recibe una asignación salarial por encima del SMLV con todas las prestaciones legales.
Por otra parte, en la sede donde funciona la Fundación, permanecen dos madres comunitarias
que trabajan de manera voluntaria; ellas reciben a los niños de la Fundación, están pendiente de la
asistencia de los docentes, apoyan a los niños con temas de tareas y entrega de las cenas y
desayunos. Estas personas no reciben una mensualidad por la prestación de sus servicios.
43
En la Fundación no se cuenta con procedimientos para la selección de nuevo personal, ni tiene
un manual de funciones para cada uno de los cargos; de este modo no se ejecuta ningún tipo de
evaluación relacionada con el desempeño laboral de los empleados.
Tecnologías Blandas y Duras
Las tecnologías blandas o conocimientos y métodos, corresponden a todos los procesos con
los que cuenta la Fundación. Las tecnologías blandas se aplican en el área administrativa,
organizacional, disciplinas contables, marketing, psicología en las relaciones interpersonales
dentro de las organizaciones, el desarrollo de software, educación, el control de gestión, talleres
de habilidades y enseñanzas (Alegsa.com.ar, Alegsa.com ar, s.f.) La intensión fundamental de la
Fundación Biofuturo es promover el fortalecimiento social de la niñez del barrio Arauquita II a
través de programas de formación cultural (teatro, danza, música y artes plásticas) guiado por
docentes calificados. Estas actividades son subsidiadas con el proyecto productivo de la
Fundación, basado en la producción de tortas y galletas las cuales son comercializadas a empresas
públicas y privadas, acompañadas de campañas que buscan sensibilizar a los consumidores de los
productos y a la sociedad en general a cerca de la problemática alimentaria de los niños y niñas en
condición de vulnerabilidad del barrio Arauquita II.
A continuación, por medio de la Ilustración 2 desarrollada por el los estudiantes de la
Universidad de la Salle se describe la estructura organizacional de la Fundación, así como su
44
relación con los proyectos que ha establecido para el apoyo a la comunidad del barrio Arauquita
II.
Figura 2. Esquema organizacional y proyectos de la Fundación (Fuente: Autoría propia)
La tecnología dura hace referencia a los procesos de transformación de los materiales para
producir y/o construir objetos o artefactos. (Alegsa.com.ar, Definición de Tecnología Dura, s.f.)
Actualmente la Fundación Biofuturo prepara las cenas y desayunos para cerca de 90 niños y niñas
del barrio Arauquita II; como parte de su labor social la Fundación también produce tortas y
galletas. En los siguientes esquemas se describen las actividades económicas desarrolladas por la
Fundación.
Dirección ejecutiva
Dirección de proyectos
Soñar Sin Hambre y Creciendo Juntos
Talleres de teatro, danza, música y artes plasticas
Contruyendo Futuro
Proyecto productivo: Empresa Social - Productos FUNDACION BIOFUTURO
Asistente administrativo contable
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Actividad Económica Principal de la Fundación Biofuturo
Figura 3. Esquema del proceso administrativo y económico de la Fundación (Fuente: Autoría propia)
Actividad Secundaria de Fundación Biofuturo “Productos de la Fundación Biofuturo”
Figura 3. Esquema del proceso productivo y logístico del proyecto productivo de la Fundación (Fuente: Autoría
propia)
Asistencia social
• Comedor infantil lunes a viernes (cena), y fines de semana, así como festivos desayuno
Gestión de compras
• Compra alimentos en plazas de mercado o Banco de Alimentos
• Donaciones alimentos
Producción y logística
• Preparación de los menus diarios
Distribución
• Envió de las cenas y desayunos a los niños y niñas desde la sede administrativa hasta el barrio Arauquita II
Desarrollo de producto
• Diseño empaque
• Identificación producto (tortas y galletas)
• Búsqueda de nuevas combinaciones de productos
Gestión de Compras
• Selección de proveedores.
• Realización pedido
Producción y logística
• Preparación de productos
• Control de calidad de productos
Gestión Comercial
• Establecimiento relaciones comerciales con empresas para la venta de las tortas y galletas
• Control ventas
Distribución
• Envió de productos a los clientes
46
Político – Institucionales
Instituciones del estado con presencia en el territorio
El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) es una institución del estado colombiano
que vigilan y protegen la atención de la primera infancia, impulsando los derechos de los niños,
niñas y adolescentes en riesgo o amenaza de vulnerabilidad, basados en una seguridad
alimentaria y nutricional para su adecuado crecimiento. (Instituto Colombiano de Bienestar
Familiar, s.f.).
La Secretaria Distrital de Integración Social dirige y desarrolla políticas públicas distritales
enfocadas en la integración social de toda la ciudadanía con especial atención de la población
en situación de pobreza y vulnerabilidad, enfatizándose en la protección los derechos humanos,
liderando en comunidades vulnerables políticas alimentarias, de nutrición, educación, salud,
cultural y de recreación para los niños, niñas y adolescente de las comunidades en condiciones
desfavorables. (Secretaria Distrital de Integración Social, 2011).
El hospital de Usaquén, es una Empresa Social del Estado (ESE) que contribuye a garantizar
el ejercicio del derecho a la salud y al mejoramiento de la calidad de vida de la comunidad de
la localidad de Usaquén, a través de un modelo de atención primaria en salud integral,
intersectorial y sostenible que busca responder a las necesidades de todos los habitantes de la
localidad. (Unidad de Servicios de Salud Usaquén, s.f.).
47
Las sinergias que se establecen entre las instituciones en la práctica
El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) en articulación con la subdirección
Local de Integración Social (SLIS) de la localidad de Usaquén ha logrado integrar los servicios
sociales y de salud a través de la restitución de los derechos de niños y niñas de 0 a 13 años,
ampliando las labores en las zonas de alta vulnerabilidad. (Resultados del Programa Territorio
Saludable Localidad de Usaquén, Enero 2012 - Junio 2015, pág. 38).
Los Hogares de Bienestar Familiar están dirigidos a familias vulnerables en sentido
económico, social, nutricional, cultural y/o pisco-afectiva; los almuerzos escolares que son
entregados garantizan el servicio de alimentación durante la jornada escolar de niños, niñas y
adolescentes que se encuentran estudiando en las áreas rurales y urbanas de la localidad.
(Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., 2016, pág. 215).
La Secretaria Distrital de Integración Social se vincula con el Hospital de Usaquén con el fin
tener acceso conjunto a la información de los usuarios del hospital, para identificar y tomar
planes de acción sobre la población de madres gestantes y niños menores de cinco años. Esta
iniciativa analiza la situación social y de salud de la población para unir esfuerzos en el
territorio, así mismo construir la acción de planes de integración operativa que posibiliten la
gestión, el seguimiento de metas e inconvenientes, impactando de manera positiva en la
comunidad. (Resultados del Programa Territorio Saludable Localidad de Usaquén, Enero 2012
- Junio 2015, pág. 22).
48
Los bonos adulto mayor, son dirigidos a hombres y mujeres entre los 52 y 57 años de edad, y
también para madres gestantes clasificadas dentro de los estratos 1 y 2 con respecto a sus
ingresos económicos, personas inscritas en el Sisben, que se encuentren en situación de
vulnerabilidad y que vivan en la localidad de Usaquén; adicionalmente existen jardines
infantiles públicos para niños y niñas entre los 3 meses y 10 años. (Alcaldía Mayor de Bogotá
D.C., 2016, pág. 216).
El Hospital de Usaquén en la localidad en general desarrolla acciones para reducir el indicador
orientado al reconocimiento de derechos y fortalecimiento de la autonomía individual, así
como planes encaminados al derecho de la salud plena de la mujer, salud sexual y reproductiva;
servicios de salud para menores en riesgo de desnutrición y anemia. Estos programas son
adelantados en conjunto con la Secretaria de Integración Social. (Resultados del Programa
Territorio Saludable Localidad de Usaquén, Enero 2012 - Junio 2015, pág. 24).
Marcos jurídicos y su aplicación en el manejo de las condiciones particulares del territorio
Decreto 2150 de 1995 artículos 40 a 45 y 143, a 148 expone lo necesario para la inscripción y
registros mercantil de las entidades sin ánimo de lucro en conformidad el artículo 146 (registro
para las entidades de economía solidaria) del Decreto 019 de 2012. (Decreto 19 de 2012)
(Decreto 2150 de 1995).
En el Código Civil Colombiano se contemplan varios artículos normativos aplicables a las
organizaciones que sean constituidas como Fundaciones, entre los cuales encontramos los
artículos 633 – 634 que definen lo que es una de persona jurídica y el rol de una Fundación;
49
entre los artículos 639 – 640, se encuentran las definiciones de: representante legal y
actuaciones del representante y finalmente en los artículos 650 – 652 se encuentra la
normatividad de las Fundaciones de beneficencia e información relacionada con la
terminación de las fundaciones. (Codigo Civil, 1873).
En la Constitución Política de Colombia de 1991 se evidencia en el artículo 355 que el Estado
podrá celebrar contratos con entidades sin ánimo de lucro haciendo uso de los recursos del
presupuesto acorde con los programas y actividades de interés público del plan nacional y
seccional de desarrollo. (Constitución Política de Colombia de 1991).
La Asamblea de la Organización de las Naciones Unidas bajo la resolución 1386 del 20 de
noviembre de 1959 aprueba la Declaración de los Derechos del Niño por unanimidad de todos
los 78 países miembro a la fecha de la ONU. (Humanium, s.f.).
La Ley 1098 de 2006 Código de la Infancia y la Adolescencia tiene como objetivo proteger la
integridad de los niños, las niñas y los adolescentes decretando normas sustantivas y procesales
que aseguran los derechos humanos con el fin de que los niños, niñas y adolescentes gocen de
una un ambiente sano, igualitario y digno para su pleno desarrollo. (LEY 1098 DE 2006).
50
La Ley 1804 de 2016 “establece las Políticas de Estado para el desarrollo integral de la primera
infancia de Cero a Siempre, la cual sienta las bases conceptuales, técnicas y de gestión para
garantizar el desarrollo integral, en el marco de la Doctrina de la protección Integral”. (Ley
1804 - 2016, 2016).
Capacidad de Gestión para la Solución de los Problemas
La Fundación Biofuturo se caracteriza por ser una entidad gestora no solo de proyectos sociales
sino también de proyectos emprendedores que cohesionan con la razón de ser de la organización.
Por ello, la Fundación cuenta con un proyecto productivo de elaboración de productos de pastelería
por medio de los cuales se financian los programas de intervención social de la Fundación, y
también se emplean como medio de sensibilización dentro de la ciudadanía que adquiere los
productos, como una oportunidad para el ejercicio de la Responsabilidad Social Empresarial.
Entidades Públicas, Privadas o Internacionales que han Ofrecido u Ofrecen Apoyo y Montos
de los Recursos Obtenidos
Durante los primeros años la Fundación no contaba con un lugar propio para el desarrollo de
sus actividades de acción social en el barrio Arauquita II, sin embargo, gracias a la solidaridad de
compañías socialmente responsables como Esso Mobil, fue posible que la Fundación adquiriera
un lugar propio dentro del barrio para el desarrollo de sus actividades, como se puede observar en
las siguientes imágenes:
51
Ilustración 1. Fotografías Fundación Biofuturo Sede Barrio Arauquita II - Localidad de Usaquén (Fuente:
http://www.fundacionbiofuturo.org/)
La Fundación a través de los años que lleva en funcionamiento ha logrado crear alianzas
empresariales con otras fundaciones y con entidades privadas que se encuentran comprometidas
con la labor social que hace la Fundación Biofuturo. A continuación, se muestran las entidades
con las cuales la Fundación tiene al día de hoy tienen relación empresarial.
Caring for Colombia: Es una organización sin ánimo de lucro estadounidense que conecta
a donantes interesados en apoyar proyectos que capaciten a niños, niñas y adolescentes
colombianos que se encuentren en estado de vulnerabilidad, a través de programas
educativos, de salud y de artes. Esta organización solo se asocia con entidades colombianas
que demuestra la capacidad para administrar eficientemente los recursos de manera que
realmente lleguen a los beneficiarios del proyecto.
52
Fundación T de Teatro: Esta entidad cuenta con un programa social denominado
“Equilibrio” en el cual apoya, asiste, implementa y fortalece a otras fundaciones que
fomentan la responsabilidad social del país con contenidos que les faciliten el desarrollo
de programas específicos, esto con el fin de alcanzar metas a través de sus planes
empresariales de acuerdo a sus objetivos o necesidades.
Interenzimas SAS: Esta compañía además de ser la fundadora de la Fundación
mensualmente dona la harina de trigo con la que elaboran los productos de panadería
Kantar Millward Brown MHD Ingeniería y Construcciones de Obras Civiles: Estas
compañías apoyan a la Fundación adquiriendo los productos de pastelería a través de un
convenio empresarial, en el cual compran mensualmente a la Fundación Biofuturo los
ponqués de cumpleaños para los empleados de cada compañía, teniendo en cuenta el
número de personas que cumplen en el mes; de esta manera la compañía tiene un detalle
con sus empleados y contribuyen al sostenimiento económico de la Fundación.
Simbólico Culturales
Emprendimientos sociales y/o culturales más reconocidos
Centro de Desarrollo Comunitario
En la localidad de Usaquén funciona el Centro de Desarrollo Comunitario (CDC) de Simón
Bolívar, allí se da especial atención a la población con mayor vulnerabilidad social de la localidad.
En este lugar, funcionarios de la secretaria Distrital buscan desarrollar capacidades a nivel
53
individual y comunitario de los beneficiarios a través de cursos, capacitaciones, actividades
recreativas, deportivas, artísticas y culturales. El enlace con el sector público – privado se da con
el propósito de lograr el fortalecimiento de la capacidad de superación de los ciudadanos. La
unidad CDC Simón Bolívar de Usaquén es un espacio en donde la comunidad genera
oportunidades para el desarrollo cultural, cualificación de la población, así como convivencia
ciudadana en todos los niveles, promoviendo el progreso social de las comunidades y la calidad
de vida de las familias beneficiarias. Esta iniciativa es generada por la Secretaria Distrital de
integración social bajo la Resolución 1486 del 31 de octubre de 2016 en donde reglamenta el
funcionamiento de los centros de Desarrollo Comunitario (CDC). (Alcaldia Mayor de Bogotá,
2016).
Secretaria Distrital de la Mujer
Desde la Subsecretaria de Política de Igualdad de la Secretaria Distrital de la Mujer, se da
ejecución al eje transversal de desarrollo económico, basado en dos estrategias pilares; gestión de
conocimiento y transversalización. El desarrollo económico se encuentra fundamentado en la
generación de conocimiento para mejorar la competitividad de la región basada en actividades de
innovación, emprendimiento y uso tecnologías de la comunicación, generando alianzas con el
sector público y privado para mejorar la situación de las mujeres generando responsabilidad social
empresarial.
54
La transversalización es una estrategia que va unida a la de gestión del conocimiento, allí se
trabajan con los sectores de la administración distrital con el fin de que cada uno de los sectores
puedan transversalizar la política pública de mujeres y equidad de género; por otra parte en la
Dirección de Enfoque Diferencial de la secretaria de la mujer se trabaja con mujeres de todas las
diversidades, logrando en el 2016 a través de un convenio significativo para capacitar a mujeres
afro-desencintes, campesinas y en condición de discapacidad, en derechos y actividades
productivas de emprendimiento. (Secretaria, 2016) (Plan de Desarrollo - Bogotá Mejor Para Todos
2016- 2020, págs. 10, 222).
Las anteriores acciones apuntas a las incidencias del proyecto de plan de desarrollo de Bogotá
2016 -2020 que pretende lograr:
“Consolidar el 40% de los emprendimientos atendidos financieramente y/o comerciales.
Lograr que el 50% de empresas fortalecidas implementen procesos de mejora.
Aumentar al 60% las empresas intervenidas con intención de negocios.
Lograr que el 60% de empresas intervenidas implementen objetivos de innovación.
Lograr la asignación 100% de los montos de recursos asignados al Distrito por el Fondo de
Ciencias y Tecnología del Sistemas General de Regalías” (Anexo 1 - Avances de Metas de
Resultado, pág. 4).
55
Para finalizar desde la dirección de territorialización se cuentan con las Casas de Igualdad de
Oportunidades para la Mujer; estos centros son la manera, como la Secretaria Distrital de la Mujer
centralizar las acciones en la localidad, dirigidas al empoderamiento de la mujer, fortaleciendo
desde el enfoque de derecho, de género y la cualificación de incidencia socio-político de sus
organizaciones; de esta forma, sus programas hacen parte de una de las estrategias del Plan
Desarrollo Distrital (PDD) de Bogotá 2016 – 2020, el cual busca cerrar la brecha de desigualdad
entre hombres y mujeres. La Casa de Igualdad de Oportunidades para la Mujer es un escenario de
interlocución y diálogo entre las mujeres y el Estado para la construcción de redes de mujeres.
(Alcaldía de Bogotá D.C., 2016, pág. 109) (Mujer S. D., 2016).
Beneficiarios e impactos en el territorio
La Fundación beneficia a niños, niñas y adolescentes entre los 4 y 17 años de edad del barrio
Arauquita II a través de programas de alimentación y formación en artes. Adicionalmente, se ha
identificado que los padres de los niños en su mayoría no han podido finalizar la educación básica
primaria o son analfabetas. Las familias son en gran parte monoparentales, siendo comunes las
madres cabeza de hogar; esta situación se presenta debido al abandono de los padres, lo cual limita
la generación de ingresos de la familia al contar con una sola persona en edad para laborar. Los
principales ingresos se obtienen a través de empleos temporales o del denominado “rebusque”
independiente, sin estabilidad laboral en el sector informal de la economía y en oficios varios.
56
Esta forma de trabajo les exige horarios extensos de dedicación, los cuales suministran ingresos
mínimos que solo les permiten responder en forma precaria a las necesidades básicas de
subsistencia, y no les brinda el acceso a servicios sociales y de bienestar. Por ello, el impacto que
genera la labor de la Fundación les proporciona cerca del 40% del requerimiento nutricional diario
de cada niño que es atendido por la Fundación, también permite que los niños, niñas y adolescentes
a través de arte ocupen su tiempo libre siendo alejados de los riesgos que puedan enfrentar en la
calle, convirtiendo esta actividad en fuente de reconocimiento, pertenencia, vínculo, autoestima,
valores y transformación social en la comunidad del barrio Arauquita II. (Biofuturo, Fundación
Biofuturo, s.f.)
Eventos o actividades que han contribuido a la cohesión de la comunidad
Los niños y niñas de la Fundación Biofuturo acceden a actividades culturales y recreativas a
través de salidas complementarias a parques y museos que los aproxima al reconocimiento de la
ciudad, de esta manera durante el mes de julio del 2016 los niños de la Fundación visitaron el
Parque Museo del Chico en compañía de funcionarios de la compañía Millward Brown quienes
compartieron un poco de su tiempo con los niños en una actividad cultural y al final les regalaron
bicicletas a los niños que asistieron como se muestra en la siguiente imagen:
57
Ilustración 0-2. FOTOGRAFÍAS ACTIVIDAD MILLWARD BROWN, MUSEO EL CHICÓ (Fuente:
https://www.facebook.com/pg/fundacionbiofuturo2004/photos/?tab=album&album_id=1132908253398457)
En diciembre de 2016, en el Teatro Servita de Usaquén se dio lugar a una presentación
artística protagonizada por los niños y niñas beneficiarios de la Fundación; allí se reunieron
con los padres de los niños con el fin de celebrar y compartir la celebración de la navidad.
Se adjunta la tarjeta de invitación al evento.
Ilustración 0-3: Invitación Presentación Musical de Navidad (Fuente: Fundación Biofuturo)
58
En febrero de 2017 se llevó a cabo la primera reunión de padres de familia, en donde cada
asistente pudo realizar cada una de las actividades a las que sus hijos tienen acceso durante
el tiempo que pasan en la Fundación; fue una actividad creativa, alegre y de expectativas
compartidas. A continuación, se muestra imágenes de las actividades realizadas durante la
reunión de padres de familia.
Ilustración 0-4. Fotografías Programa "Creciendo Juntos" (Fuente: Fundación Biofuturo
http://www.fundacionbiofuturo.org/programa-creciendo-juntos-ocupacion-del-tiempo-libre-a-traves-de-arte/ )
59
Diagnostico
Matriz DOFA De La Fundación Biofuturo
Tabla 3
Matriz DOFA
INTERNAS
MATRIZ DOFA DE LA FUNDACIÓN
BIOFUTURO
FORTALEZAS DEBILIDADES
F1
Personal técnico capacitado y espacios
adecuados para la elaboración de los productos
de pastelería de la Fundación D1
Falta de control en el inventario de materias
primas para la elaboración de los productos.
F2
Por tratase de una organización sin ánimo de
lucro la Fundación Biofuturo tiene una
deducción en el pago de sus impuestos D2
Déficit presupuestarios, debido a los costos de
adquisición de equipamiento, así como la
contratación de personal.
F3 Una alta dirección comprometida con los
objetivos de la organización D3
Los roles y responsabilidades de los empleados
no se encuentran claramente definidos
F4
Se cuenta con un equipo de voluntarios con
amplia experiencia en el proyecto de la
Fundación y un alto nivel de compromiso D4
Faltan de estrategias para la comercialización de
los productos de la Fundación
F5
Se cuenta con una unidad productiva funcional
que permite sostener la operación de la
Fundación D5
No se cuenta con procedimientos formales que
describan las actividades necesarias para
desarrollar los procesos y funciones de los
colaboradores de la Fundación
F6 Reconocimiento de la comunidad objetivo de la
Fundación D6
Los recursos para el proyecto productivo no son
suficientes
EXTERNAS F7 Generación de un impacto positivo en la
comunidad D7
Los productos de la Fundación Biofuturo no
cuentan con la certificación INVIMA
60
OPORTUNIDADES
O1
Participación voluntaria del estudiante
profesional de la Universidad de la
Salle, para mejorar, actualizar y
fortalecer la organización.
O1F4
Con el apoyo del estudiante de la Universidad
de la Salle y la experiencia del personal de la
Fundación establecer actividades de análisis y
fortalecimiento de los procesos internos de la
Fundación
O1D3
Con la ayuda del conocimiento del estudiante de
la Universidad de la Salle diseñar el esquema
organizacional adecuado a las necesidades y
roles de los colaboradores de la Fundación
O1D5
Con el apoyo del estudiante de la Universidad
de la Salle elaborar las procedimientos de las
actividades más importantes así como las
funciones y responsabilidades de los
colaboradores, para la Fundación con el objetivo
de asegurar su sostenibilidad en el tiempo, así
como su predictibilidad
O2
Obtención de capacitación con
entidades de alto nivel a través de
convenios como el del Banco de
Alimentos
O2F4
Obtener del Banco de Alimentos material y
programas de formación para el personal de la
Fundación, con el objetivo de mejorar sus
competencias profesionales
O3
Apoyo de empresas Socialmente
responsables como Nutresa para el
continuo fortalecimiento de la gestión
organizacional de la Fundación.
O3F4
Establecer un programa de colaboración con
Nutresa para la formación de personal de la
Fundación para el desarrollo de proyectos de
emprendimiento
O3D4
Como resultado del programa de
emprendimiento recibido de Nutresa desarrollar
un estudio de mercado para la comercialización
de los productos de la Fundación Biofuturo que
ayudan al mantenimiento del proyecto de apoyo
a la comunidad de Arauquita II.
O4
Nuevas tecnologías para la producción
de los productos de pastelería de la
Fundación Biofuturo O4F2
Establecer un plan de inversión que permita
adquirir nuevos equipos para el proceso
productivo de la Fundación, aprovechando las
deducciones en impuestos
O5 Apoyo estatal O5F3
Establecer una programa de contactos con las
entidades estatales que puedan interesarse en
patrocinar el proyecto de la Fundación O5D6
Establecer fuentes de financiación con entidades
gubernamentales que apoyen proyectos de
emprendimiento social
O6 Promoción del proyecto de proyección
social O6F7
Construcción de campañas de promoción que
presenten los resultados positivos de la
Fundación en la comunidad en donde opera O6D4
Diseñar una propuesta de promoción de los
productos de la Fundación Biofuturo enfocando
la concientización al consumidor de su
contribución social a través de la compra de los
productos de la Fundación
O7 Obtención de la certificación INVIMA O7F1
Desarrollo de programas para la preparación
del personal con el objetivo de obtener la
certificación del INVIMA
61
O8 Obtención de apoyo y alianzas con
organizaciones privadas O8F3
Definir un plan de reuniones con los directivos
de organizaciones privadas para establecer
relaciones de apoyo que permitan aumentar las
ventas de los productos de la Fundación
O8D2
Obtener reuniones con los directivos de
organizaciones privadas con el fin de obtener
descuentos en la compra de maquinaria y
equipo, u obtener donaciones de equipos en
buen estado que sirvan a los procesos
productivos de la Fundación
AMENEZAS
A1
Promulgación de nuevos impuestos o
cambios en la tributación de entidades
sin ánimo de lucro A1F2
Analizar la presente reforma tributaria con el
fin de identificar los posibles cambios que
afectan el modo de tributación para las
entidades sin ánimo de lucro
A2 Ingreso de más competidores con la
misma estructura jurídica. A2F6
Fidelizar a la comunidad beneficiara de la
Fundación haciéndolos participes y
colaboradores de cada una actividades
desarrolladas.
A3
Incrementos en el costo de la materia
prima y/o cambio en la variación de
precios de los insumos por temporadas. A3D1
Identificar el sistema de inventario más
apropiado para la Fundación que le permita
llevar tablas de variación de precios y
aprovechar las ofertas de insumos que se
encuentren en temporada, contrarrestando el
alza de los productos por fluctuaciones del
mercado
A4
El sector donde se encuentra ubicada la
Fundación es una zona alto riesgo de
desastre natural. A4F3
Establecer vínculos con las entidades como
Bomberos, Defensa Civil, Alcaldía local entre
otras, con el fin de incluir a la Fundación dentro
de los planes de atención y prevención de
desastres, al ser una institución de alta
importancia para la comunidad.
A5 Productos de mejor calidad en el
mercado. A5F5
Establecer el uso tablas de control de todo el
proceso de producción de tortas y galletas A5D5
Diseño y formalización de un recetario con el
paso a paso seguido para la elaboración de cada
uno de los productos distribuidos por la
Fundación Biofuturo, con el fin de asegurar la
invariabilidad del producto final
A6 Aumento de la delincuencia en el lugar
donde opera la Fundación A6F6
Establecer con la ayuda de los beneficiarios de
la Fundación y de la Policía Nacional planes de
acción que permitan mitigar situaciones de
inseguridad en el sector
62
A7 Multas y sanciones A7F3
Mantenerse informados y actualizados de todos
los cambios normativos y jurídicos que puedan
afectar la operación de la Fundación. O7D7
Estudiar y comprender la normatividad vigente
comunicada por el INVIMA para certificar los
productos de la Fundación con el fin de evitar
sanciones futuras originadas por el ente
regulador
A8
Perdida de interés por parte de la
sociedad en los programas de apoyo a
las comunidades vulnerables A8F7
Difundir a través de campañas de socialización
en la comunidad el impacto positivo del
empleado del tiempo libre de los niños y niñas
en actividades culturales y recreativas para la
formación en valores
Diagnóstico basado en el analisis DOFA desarrollado con las Directivas de la Fundación (Fuente . Elaboración Propia)
63
Análisis Matriz DOFA
Como resultado del análisis de todas las variables que afectan la matriz DOFA elaborada para
la Fundación Biofuturo, se identificaron las siguientes estrategias que permiten mejorar los
procesos de la Fundación aprovechando los factores internos y externos presente actualmente en
la organización:
1. Fortalecer los procesos internos de la Fundación con el apoyo del estudiante de la
Universidad de la Salle con el empleo de la experticia y conocimiento que poseen los
colaboradores acerca del negocio, diseñando el esquema orgánico de la Fundación, así
como las funciones y responsabilidades de los cargos de los colaboradores, con el objetivo
de asegurar la sostenibilidad de la organización y potencializar las fuentes de ingresos
propios.
2. Anunciar e impulsar la laborar social de la Fundación Biofuturo y el consumo de los
productos pasteleros del proyecto productivo que sostiene la operación de la organización,
a través de diferentes canales de comunicación con consumidores y sociedad en general
tales como las redes sociales más populares, con el fin de cautivar a un mayor número de
personas interesas en contribuir con las causas sociales de la Fundación, mostrando el
impacto positivo que ha generado en las familias del barrio Arauquita II.
3. A partir de las capacitaciones de emprendimiento recibidas por parte Nutresa, fortalecer el
proyecto productivo de la Fundación Biofuturo con la ayuda del estudiante de la
64
Universidad de la Salle a fin de desarrollar un estudio de mercado que permita establecer
por parte de la Fundación los planes de acción para mejorar el proceso de comercialización
de los productos.
4. Proponer actividades de investigación de contactos con entidades estatales y privadas
interesadas en patrocinar o financiar proyectos de intervención social auto sostenibles que
a través de proyectos productivos en marcha puedan apoyar a la Fundación en la venta de
sus productos y/o en la obtención de alianzas importantes que favorezcan la obtención de
recursos
5. A través de reuniones con los líderes de la comunidad y las autoridades policiales
establecer redes de apoyo y vigilancia que permitan a las autoridades de policía actuar
cuando se presenten delitos en la zona o se identifiquen actividades que puedan afectar a
los niños del barrio.
6. Establecer con los padres de familia de los niños beneficiados por la Fundación, así como
demás habitantes de la comunidad y personas que se encuentran interesadas en el proyecto
social; encuentros y actividades en donde pueda conocer el proceso de formación aplicado
a los niños, e invitando a todos los interesados a participar junto con los niños en la creación
de pinturas y dibujos que serían posteriormente empleados para decorar los empaques de
las galletas y tortas vendidos por la Fundación.
65
7. Desarrollar un sistema de inventarios que se acople a las necesidades del proyecto
productivo de la Fundación, el cual permita identificar los costos asociados a la adquisición
de las materias primas y su variación en el tiempo. El sistema de inventarios se
complementará con tablas de control al uso de las materias primas y un recetario que
permita formalizar las recetas industriales desarrolladas por la Fundación para la
elaboración de los productos de pastelería.
8. Analizar y entender la normatividad vigente comunicada por Instituto Nacional de
Vigilancia y Alimentos INVIMA referente al proceso de transformación de alimentos;
comprendiendo los requisitos que debe cumplir el proyecto productivo para obtener el
registro sanitario del INVIMA.
Finalmente, como parte del trabajo a realizar y en consenso con la directora de la Fundación se ha
determinado que los puntos claves para el fortalecimiento de la organización están enfocados en
el área organizacional y el proyecto productivo de la Fundación. Por lo anterior, en el presente
trabajo se desarrollarán las estrategias de los numerales 1, 3, 4, 7 y 8.
66
Trabajo de Campo
En el siguiente cuadro se hace la descripción del procedimiento realizado para el desarrollo de
cada uno de los objetivos propuestos en el presente trabajo.
Tabla 2
Relación Actividades Trabajo de Campo
OBJETIVO DE
ACTIVIDAD
PROCEDIMEINTO
REALIZADO FUENTE CONCLUSIÓN
1. Determinación de
la estructura
organizacional y
administrativa de la
Fundación
Biofurturo.
•Se programó reunión de
entendimiento con la
Directora de la Fundación
para establecer el
organigrama de la
organización
• Se determinó la estructura
organizacional y
administrativa de la
Fundación en conjunto con
las Directivas de la
Fundación
Ana Maria de
Angulo -
Directora de la
Fundación
Martha Stella
Barrera R.-
Directora de
Proyectos
De acuerdo a los
procedimientos
realizados, se diseño
y elaboró el
organigrama de la
Fundación Biofuturo
2. Definir las
funciones y
responsabilidades
para los cargos
existentes en la
Fundación
• Se programo reunión con
la directora de la Fundación
para establecer las funciones
de cada integrante
• Se realizaron reuniones de
entendimiento entre la
estudiante y el personal de la
Fundación a fin de conocer
los aspectos relevantes de
cada cargo
• El estudiante analizo la
información recopilada para
estableciendo un borrador de
las funciones y
responsabilidades de los
cargos existente en la
Fundación para la
aprobación de las directivas
de la Fundación
Ana Maria de
Angulo -
Directora de la
Fundación
Martha Stella
Barrera R.-
Directora de
Proyectos
De acuerdo a los
procedimientos
realizados, se
diseñaron y
elaboraron las
descripción de cada
uno de los cargos
existente en la
Fundación
67
3. Desarrollar un
método de
inventarios que se
adapte a al proyecto
productivo de la
Fundación Biofuturo
• Reunión de entendimiento
del proceso de inventarios de
materia prima del proyecto
productivo de la Fundación
con el personal clave
• Análizar la información
obtenida para establecer las
actividades que se ajustan a
un sistema de inventarios,
para el control y manejo de
las materias primas.
• Estructurar la propuesta de
manejo de inventarios de
materia prima del proyecto
productivo de la Fundación
Yucelli Carbono -
Auxiliar de
Pastelería
Leidy Viviana
Alfonso - Auxiliar
Administrativa
De acuerdo a los
procedimientos
realizados, se
propuso un modelo
de inventario acorde
con las necesidades
de la Fundación para
el control de las
entradas y salidas de
la materia prima
usadas para la
elaboración de las
tortas y galletas
producidas por la
Fundación.
4. Proponer e
identificar alianzas o
actividades
empresariales que le
permitan a la
Fundación Biofuturo
promocionar su labor
social a través de sus
productos, con el fin
de obtener
financiación.
• El estudiante Indagado e
Identifico convenios en los
que la Fundación puede
participar a fin de crear una
red de contactos con
organizaciones que sean
objetivo tanto para la
construcción de alianzas de
apoyo para causas sociales,
como nuevas fuentes de
financiación economica.
Pagina web:
-Banco
Interamericano de
Desarrollo (BID)
-Canal Caracol
Televisión
-Embajada de
Japón
De acuerdo a los
procedimientos
realizados, se
plantean tres (3)
opciones de fuentes
de financiamiento a
las cuales se puede
postular la
Fundación
5. Definir los
requisitos necesarios
para la obtención del
Registro Sanitario
INVIMA de los
productos de la
Fundación Biofuturo.
• Se analiza y estudiar los
requisitos y condiciones
establecidos por el INVIMA
para la obtención de permiso
sanitario
Pagina web del
Instituto Nacional
de Vigilancia de
Medicamentos y
Alimentos
(INVIMA)
De acuerdo a los
procedimientos
realizados, se analizo
y describio el paso a
paso indicado por el
INVIMA para la
obtención de
resgistro sanitario Descripción de las actividades desarrolladas en el trabajo de campo realizado (Fuente. Elaboración Propia)
68
Metodología de Investigación
La investigación acción participativa (IAP) es una técnica que califican a las personas como
sujetos integrantes de la investigación, que interactúan con los investigadores generando una
unidad integrada del proyecto, puesto que, los investigadores se desempeñan como facilitadores o
agentes de cambio en la comunidad en donde se realiza la investigación; a su vez la población
intervenida se convierte en protagonistas de la transformación de su proyecto de vida. (Bernal,
2010, págs. 61- 64)
A partir de este enfoque metodológico se buscó investigar a la comunidad en función de la
generación de estrategias para el mejoramiento de su entorno; así pues, con la participación y
colaboración de Martha Stella Barrera – Directora de Proyectos de la Fundación Biofuturo se
obtuvo toda la información necesaria para lograr el entendimiento de la entidad; posteriormente el
estudiante de la Universidad de la Salle como agente asesor, brindó herramientas que le
permitieran a la Fundación alcanzar el mejoramiento de su estructura organizacional y de su
proyecto productivo.
Como primera medida se actuó de manera reflexiva con el fin de conocer el entorno interno y
externo de la Fundación, a través de la retroalimentación con la dirección de la Fundación se
instauro un proceso de investigación que permitió la planificación, toma de decisiones y constituyó
la ejecución de compromisos compartidos; por consiguiente, esto se desarrolló en tres fases que se
describen a continuación:
69
Fase Inicial o de contacto: en el primer contacto con la Directora de Proyectos y con la
asistente administrativa de la Fundación se estudió el interés por resolver problemas para satisfacer
necesidades, de esta manera se logró identificar las debilidades, oportunidades, fortalezas y
amenazas en cada una de las áreas de la organización.
Fase intermedia o de la elaboración del plan de acción: en esta segunda fase se determinaron
las estrategias y actividades a llevar acabo con el fin de alcanzar los objetivos propuestos en
conjunto por parte del estudiante de la Universidad de la Salle y las directivas de la Fundación,
para dar solución a la problemática identificada; a través de técnicas como la observación,
experiencia de la Directora de proyectos, entrevistas, reuniones con la asistente administrativa y
la auxiliar de pastelería, de este modo se realizó la obtención de la información necesaria para la
definición de dichos objetivos.
Fase de Ejecución y evaluación del estudio: durante todo el proceso de la investigación se
realizó retroalimentación sobre el estado del desarrollo del estudio, de modo que se estructuró el
organigrama de la organización; se definió las funciones y responsabilidades de los cargos; se
desarrolló un método de inventarios para el proyecto productivo; se definió los requisitos mínimos
para la obtención del registro INVIMA, así como una propuesta para identificar alianzas
empresariales de promoción del proyecto de intervención social con el fin de obtener recursos
económicos.
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Población
El proyecto se desarrolló en la sede administrativa la Fundación Biofuturo la cual está ubicada
en la localidad de Teusaquillo, en la Calle 44 #16 – 63. Las visitas de asesoramiento se realizaron
en esta sede ya que sus oficinas administrativas y de producción se encuentran en este inmueble,
facilitando las reuniones con los colaboradores de la Fundación.
Resultados Obtenidos
A continuación, se muestra la evidencia del trabajo realizado en la Fundación Biofuturo según
los objetivos específicos planteados en el presenten trabajo.
71
Organigrama de la Fundación
Figura 6. Organigrama de la Fundación Biofuturo (Fuente. Elaboración Propia)
72
Descripción de Cargos
Tabla 7
Cargo Directora General Fundación
DESCRIPCION DEL PUESTO
Título del Puesto Directora General Fundación Fecha de
Elaboración 28/08/2017
Fecha de
Revisión
Objetivo
Administrar y coordinar los recursos humanos, financieros y materiales asegurando su optimización y buen uso.
Manteniendo y mejorando la eficiencia y la efectividad de sus procesos con el propósito de prestar un servicio
integral de desarrollo comunitario sostenible para los niños y niñas de la comunidad del Barrio Arauquita II
beneficiarios de los programas de formación artística y apoyo nutricional.
Departamento Gerencia División Directivo
Descripción Genérica
• Estructurar los objetivos generales y específicos de la Fundación a corto y largo plazo
• Establecer la estructura de la Fundación de acuerdo con el ambiente actual de la organización como también las funciones y tareas de
los cargos
• Reclutar, seleccionar y capacitar al personal, así como asignar las tareas y responsabilidades individuales a cada trabajador y a los
equipos de trabajo
• Desarrollar e implementar procedimientos para el reclutamiento, selección y entrenamiento del personal.
• Dirigir, decidir y supervisar todos los programas y actividades de intervención social desarrollados por la Fundación.
• Monitorear el desempeño del personal y mantener un buen un clima organizacional generador de idea innovadoras y creativas que
motiven el desarrollo de los colaboradores
• Evaluar la productividad y rendimiento logrado con la venta de los productos de pastelería de la Fundación e implementar estrategias
para su comercialización
• Definir el presupuesto anual de la Fundación controlando las actividades planificadas con el fin de detectar posibles desviaciones o
diferencias.
• Coordinar con la Directora de proyectos reuniones con entidades públicas y privadas con el fin de presentar el programa de
intervención social a través de la promoción de los productos de la Fundación Biofuturo
• Direccionar y supervisar la planeación financiera en línea con las directrices del Consejo Directivo
• Representar institucionalmente a la Fundación, gestionando activamente acciones que promuevan la labor social de la Fundación ante
entidades públicas y privadas.
• Gestionar de manera adecuada los recursos económicos disponibles y generar nuevas fuentes de financiamiento para la sostenibilidad
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financiera de las actividades de la Fundación.
• Orientar las actividades operativas (Productos Fundación Biofuturo) hacia el logro de los objetivos de la Fundación.
Descripción Especifica
Requisitos intelectuales • Profesional Titulado en: Administración, Ingeniería Industrial, Economía, Contaduría, carreras administrativas y/o afine; formación
en áreas de fomento, desarrollo, educación con especialización en gestión y dirección de proyectos.
Deseable dominio del idioma ingles en un 60%
• Experiencia: en cargos directivos mínima de 5 años con experiencia en entidades sin ánimo de lucro, en gestión de proyectos
relacionados con procesos de control social y/o participación ciudadana.
• Aptitudes Adicionales: Capacidad de gestionar y liderar equipos de trabajo; habilidad para las relaciones empáticas y comunicación;
orientación al logro; visión estratégica; destreza para apalancar y gestionar financiamiento u otros recursos; capacidad multisectorial
con diversidad de actores y experiencia en la generación y articulación de redes, nacionales o internacionales, de gestión y educación u
organismos afines.
Responsabilidades adquiridas • Administras y dirigir en su totalidad la Fundación, así como tomar las decisiones estratégicas relacionadas con el crecimiento de la
misma
• Controlar las actividades administrativas mediante la planeación evaluación y alta efectividad en los procesos
• General el mayor volumen de ingresos manteniendo la calidad y los servicios de la Fundación
Condiciones de trabajo • Ambiente: normal de oficina; trabajo en oficinas.
• Seguridad: puede estar propenso a situaciones de inseguridad solo en las ocasiones en que deba desplazarse a las instalaciones
operativas de la Fundación ubicada en el Barrio Arauquita II (cerros nororientales de Bogotá) debido a la ocurrencia de robos en el
sector.
Fuente. Elaboración propia
74
Tabla 8
Cargo Directora General Fundación
DESCRIPCION DEL PUESTO
Título del Puesto Directora Proyecto Social Fecha de
Elaboración 28/08/2017
Fecha de
Revisión
Objetivo
Administrar, establecer, proponer y adoptar planes de intervención social que contribuyan a la gestión del
Proyección Social de formación artística y apoyo nutricional de los niños, niñas y adolescentes de la comunidad
del Barrio Arauquita II, apuntando al cumplimiento de la misión y la visión de la Fundación.
Departamento Proyección Social División Directivo
Descripción Genérica
• Diseñar los planes de intervención social de la Fundación basado en los programas de formación artística y apoyo nutricional
• Habilidad para liderar y ejecutar proyectos en comunidades vulnerables
• Establecer los objetivos de los planes de ejecución para los programas de intervención social a desarrollar en la comunidad de Barrio de
Arauquita II
• Administrar de forma eficiente los recursos físicos, financieros y humanos asignados para la ejecución de los programas de intervención
social
• Plantear y coordinar las actividades de formación artística a desarrollar por lo profesores de la fundación
• Ser interlocutor ante las madres comunitarias, padres de familia, equipos de trabajo (profesores) y niños, niñas y adolescentes
participantes de los programas de intervención social
• Intervenir en la integración de los equipos del proyecto social: madres comunitarias, profesores de artes, niños, niñas y padres de familia
• Hacer seguimiento continuo de la ejecución de los programas de formación artística (música, danza y artes plásticas) de los niños, niñas
y adolescente beneficiarios de Fundación
• Comunicar a todos los actores integrantes del proyecto social acerca de los avances, retos y retrasos de los programas
• Guiar y delegar las diferentes actividades a desarrolla en el programa de formación artística de los niños y niñas, ejerciendo la
supervisión necesaria
• Liderar los diferentes procesos del área, teniendo en cuenta aspectos legales y administrativos de acuerdo con las disposiciones
establecidas por la directora de la Fundación
• Capacidad para integrar comunidades vulnerables en proyectos de integración social.
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Descripción Especifica
Requisitos intelectuales • Profesional Titulado en: Psicología, Trabajo social, o disciplinas Humanistas y/o Administrativas; con especialización en Intervención
social en niñez y adolescencia o áreas afines.
• Experiencia: de 3 años con experiencia en entidades sin ánimo de lucro, con capacidad de manejo de grupo, programas sociales y
población vulnerable.
Responsabilidades adquiridas • Diseñar, realizar y evaluar programas, proyectos y estrategias de intervención social para la niñez y adolescencia, con el apoyo de los
recursos suministrados por las directivas de la Fundación
• Prevenir y promocionar los derechos – deberes de los procesos participativos de la niñez y adolescencia de la comunidad intervenida
• Coordinar actividades futuras al interior de la comunidad beneficiaria con el fin de proyectar e integrar a la comunidad intervenida
Condiciones de trabajo • Ambiente: normal de oficina; trabajo en oficinas.
• Seguridad: puede estar propenso a situaciones de inseguridad solo en las ocasiones en que deba desplazarse a las instalaciones
operativas de la Fundación ubicada en el Barrio Arauquita II (cerros nororientales de Bogotá) debido a la ocurrencia de robos en el sector. Fuente. Elaboración propia
76
Tabla 9
Cargo Coordinador Proyecto Productivo
DESCRIPCION DEL PUESTO
Título del Puesto Coordinador Proyecto Productivo Fecha de
Elaboración 28/08/2017
Fecha de
Revisión
Objetivo
Adquirir recursos económicos con la venta de productos de pastelería de la Fundación Biofuturo a través de la
promoción del proyecto social de la Fundación, buscando crear alianzas con clientes empresariales potenciales sin
dejar de prestar atención a los clientes actuales para lograr la venta efectiva de los productos fabricados por la
Fundación; así como dirigir la producción, compra de insumos y despachos de producto terminado.
Departamento Proyecto Productivo División Administración
Descripción Genérica
• Investigar y estudiar posibles clientes y eventos potenciales
• Asistir a diferentes eventos y ferias para promocionar y vender los productos de la Fundación Biofuturo
• Diseñar estrategias que permitan dar a conocer la labor social de la Fundación Biofuturo a través de comercialización de los productos de
pastelería
• Efectuar investigaciones de mercado, clientela y competencia
• Realizar y actualizar el catálogo de productos de pastelería de la Fundación
• Administrar y organizar los inventaros de los insumo y productos de la Fundación
• Efectuar la cotización y compra de embalaje e insumos para la elaboración de los productos de la Fundación
• Supervisar y coordinar el proceso de producción de acuerdo a los pedidos a despachar diariamente
• Inspeccionar la calidad de los productos de pastelería antes, durante y después de su elaboración
• Mantenerse informado sobre las nuevas tendencias en pastelería con el fin desarrollar recetas innovadoras
• Coordinar la renovación de los cursos y certificaciones de las auxiliares de pastelería
• Habilidad para dirigir y liderar al personal a cargo
• Realizar los cronogramas de trabajo y establecer la asignación de tarea de las auxiliares de pastelería
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Descripción Especifica
Requisitos intelectuales • Profesional Titulado en: Administración, Ingeniería Industrial, Economía carreras administrativas y/o afines con experiencia como jefe
de producción. Preferiblemente conocimiento en manejo de alimentos de panadería y/o pastelería.
• Experiencia: mínima de 2 años coordinador de Proyectos, monitoreando y gestionando el cumplimiento de procesos
Responsabilidades adquiridas • Liderar, negociar y administrar de manera eficiente los recursos asignados a su cargo para el desarrollo y crecimiento del proyecto
productivo de la Fundación.
• Logra atraer y/o vincular entidades públicas o privadas que deseen apoyar la labor social de Fundación a través de compra de los
productos de pastelería.
Condiciones de trabajo • Ambiente: trabajo desarrollado en oficina y el área de producción de los productos de pastelería elaborados por la Fundación
• Seguridad: Posibles caídas por desnivel, quemaduras golpes o cortes al momento que deba trabajar en el área de producción. Fuente. Elaboración propia
78
Tabla 10
Cargo Analista Operación Social
DESCRIPCION DEL PUESTO
Título del Puesto Analista Operación Social Fecha de
Elaboración 29/08/2017
Fecha de
Revisión
Objetivo
Apoyar y asistir a la Directora de Proyección Social en todas la tarea relativas a la ejecución los programas de formación
artística y apoyo nutricional respondiendo por cumplimiento de clases de música, danza y artes plásticas impartida en
la sede operación de la Fundación; como también organizar cada una de las actividades del proceso de preparación,
empaque, transporte y entrega de las cenas y/o desayunos para los niños, niñas y adolescentes beneficiarios de la
Fundación.
Departamento Proyección Social División Administración
Descripción Genérica
• Contribuir a la Dirección de Proyección Social en la formulación de propuestas que mejoren los programas de formación artística y apoyo
nutricional
• Responder por el cumplimiento de la ejecución de las clases de formación artística impartida por los profesores a los niños y niñas
beneficiaros de la Fundación
• Coordinar los horarios laborales de las madres comunitarias que trabajan en la sede operativa de la Fundación
• Realizar y actualizar los menús de la minuta de cenas y desayunos del programa de apoyo nutricional de la Fundación
• Coordinar la ejecución diaria de la minuta de cenas y desayunos del programa de apoyo nutricional de la Fundación
• Efectuar la cotización y compra de los insumos necesarios para la elaboración de las cenas y desayunos de los niños y niñas de la
Fundación
• Administrar de forma eficiente los recursos físicos, financieros y humanos asignados para la ejecución de los programas de intervención
social
• Reemplazar al Director de Proyección Social en las funciones que se le deleguen
• Efectuar los respectivos seguimientos de asistencia a las clases de música, danza y artes plásticas de los niños y niñas beneficiarios de la
fundación
• Ejecutar y desarrollar los procesos de evaluación de los profesores de formación artística
• Realizar y presentar informes a la Directora de la Fundación sobre el desarrollo del programa de formación artística de la Fundación, así
como la del proceso de evaluación de profesores
• Gestionar junto con la Directora de Proyectos y el Coordinador de Proyecto Productivo ante entidades y organismos de carácter público o
privado alianzas que permitan obtener recursos para la Fundación
• Gestionar y establecer relaciones con entidades educativas que favorezcan el desarrollo de actividades cooperativas de crecimiento social y
colaborativo para el crecimiento administrativo y operacional del proyecto social de la Fundación.
79
Descripción Especifica
Requisitos intelectuales • Educación: Técnico en Trabajo social, o disciplinas Humanistas y Administrativas; con experiencia en Intervención social en niñez y
adolescencia.
• Experiencia: de 1 años con experiencia en entidades sin ánimo de lucro, con capacidad de manejo de grupo, programas sociales y
población vulnerable.
Responsabilidades adquiridas Dirigir y organizar la ejecución diaria de las clases de formación artística impartidas por la Fundación a los niños y niñas de la comunidad
de barrio Arauquita II; así como coordinar el cumplimiento diario de la elaboración y entrega de las cenas y/o desayuno del programa de
apoyo nutricional de la Fundación.
Condiciones de trabajo • Ambiente: trabajo en oficinas y de campo cada que deba asistir a las instalaciones de la sede donde opera las actividades de intervención
social
• Seguridad: puede estar propenso a situaciones de inseguridad solo en las ocasiones en que deba desplazarse a las instalaciones operativas
de la Fundación ubicada en el Barrio Arauquita II (cerros nororientales de Bogotá) debido a la ocurrencia de robos en el sector.
Fuente. Elaboración propia
80
Tabla 11
Cargo Profesores Programas de Formación Artística
DESCRIPCION DEL PUESTO
Título del Puesto Profesores Programas de
Formación Artística
Fecha de
Elaboración 29/08/2017
Fecha de
Revisión
Objetivo
Dirigir y enseñar a niños y niñas de edades comprendidas entre los cinco a los doce años de edad, contribuyendo a su
desarrollo físico y motor, afectivo, comunicativo, social y cognitivo; participando en el desarrollos de las primeras
etapas de la vida del infante, a través de la formación artística ( enseñanza de música, danza y artes plásticas).
Departamento Proyección Social División Operacional
Descripción Genérica
• Planear las actividades educativas a desarrollas en cada sesión de clase
• Contribuir y participar activamente en la ejecución de los programas de inclusión social a través de los programas de formación artística
diseñados por las Directivas de la Fundación
• Orienta a los niños, niñas y adolescentes en la toma de decisiones sobre su comportamiento y el buen uso de su tiempo libre
• Cumplir con los horarios establecidos por la Fundación para impartir las clases de formación artística y firmar formato de asistencia
• Custodiar y mantener en buen estado y en perfectas condiciones de aseo las instalaciones de la sede operacional de la Fundación, así como
sus enseres
• Cuidar la seguridad y comodidad de los niños, niñas y adolescentes a su cargo dentro del horario de clases
• Guiar el desarrollo de aprendizaje de los niños, niñas y adolescentes de acuerdo con el enfoque y modelos pedagógicos adoptados por las
directivas de la Fundación
• Promover la formación de valores, respeto y buenas relaciones interpersonales de los niños, niñas y adolescentes
• Divulgar mediante las actividades artísticas los derechos fundamentales de los niños y niñas así como las garantías que los amparan
• Estimular la autoestima de los niños y niñas basados en la confianza, tolerancia y respeto por ellos mismo y por los demás basados en los
procesos cognitivos y morales de cada individuo
• Suministrar información veraz y permanente del proceso educativo que cada menor va logrando dentro de la Fundación
• Orientar el desarrollo de las actividades hacia un clima de respeto, tolerancia, participación y libre desarrollo de su personalidad
• Contribuir en la planeación, organización, ejecución y evaluación de las actividades de formación artística (música, danza y artes
plásticas) de la niñez beneficiaria del programa
• Mantener relación frecuente con los padres y/o representantes de los menores, a fin de apoyar y/o asesorar
• Comprender las necesidades y diferencias individuales de los niños y niñas
81
Descripción Especifica
Requisitos intelectuales • Educación: Técnico en licenciatura en música, danza, artes plásticas y/o afines indispensable formación en pedagogía infantil y
adolescencia
• Experiencia: mínimo 2 años dictando clase de artes música, danza y /o plásticas a grupos de niños y jóvenes
• Aptitudes Adicionales: Capacidad para liderar y manejar población infantil y adolescentes en condición de vulnerabilidad
Responsabilidades adquiridas • Efectuar el proceso enseñanza – aprendizaje transmitiendo sus experiencia y saberes proporcionando oportunidades y materiales para que
los niños, niñas y adolescentes aprendan, descubran y formen sus propias concepciones o nociones del mundo que les rodea.
• Ser capaces de guiar a los alumnos en el desarrollo de experiencias colaborativas, dirigiendo su progreso y proporcionando
retroalimentación de su trabajo siendo un agente motivado para la superación de la pobreza.
Condiciones de trabajo • Ambiente: normal en salones clase; trabajo desarrollado en las instalaciones de la sede operacional de la Fundación, en el Barrio
Arauquita II Cerros nororientales de Bogotá
• Seguridad: Puede presentar situaciones de hurto de sus pertenencias personales debido a que el sector en donde se encuentra ubicada la
sede operacional de Fundación, presenta focos de delincuencia e inseguridad; por esta razón serán acompañado por las madres comunitarias
de la Fundación antes y después de completar la jornada de capacitación. Fuente. Elaboración propia
82
Tabla 12
Cargo Cocinera
DESCRIPCION DEL PUESTO
Titulo del Puesto Cocinera Fecha de
Elaboración 29/08/2017
Fecha de
Revisión
Objetivo
Elaborar, preparar y cocinar los alimentos para los niños y niñas que hacen parte de la fundación, verificando el
buen estado y la calidad de los diferentes platos ofrecidos por la fundación; contribuyendo al desarrollo y
crecimiento de los niños. Conociendo los principios básicos y fundamentales de la higiene, teniendo en cuenta la
normatividad establecida para ejercer sus funciones.
Departamento Proyección Social División Operacional
Descripción Genérica
• Revisar y controlar el material de uso en la cocina, comunicando cualquier incidencia al ¡cina.
• Preparar los alimentos de acuerdo a las recetas, el criterio personal o la experiencia, utilizando una serie de métodos (por ejemplo,
hornear, estofar, freír, asar, tostar y cocer al vapor).
• Dividir el alimento en porciones y asegurarse de que está bien presentado.
• Entregar los platos servir a los niños y niñas de la Fundación en los tiempos y horarios establecidos
• Controlar, pedir, recibir y almacenar los suministros (de alimentos) y evitar que se estropeen.
• Inspeccionar y limpiar la cocina, el equipo de cocina y entre áreas de servicio, para garantizar la seguridad y las prácticas higiénicas
de manejo de alimentos.
83
Decripción Especifica
Requisitos intelectuales • Educación: Técnico en cocina
• Experiencia: 1 año en cocina general
Responsabilidades adquiridas Cocinar, preparar, sazonar y disponer de los alimentos para los niños y niñas que hacen parte de la fundación. Así, como garantizar y
estar al tanto de la limpieza y desinfección de utensilios y áreas de trabajo utilizados para la ejecución de las diferentes tareas.
Condiciones de trabajo • Ambiente: trabajo ejercido en cocina industrial, en la sede administrativa de la Fundación ubicada en la localidad de Teusaquillo.
• Seguridad: la labor de cocinera puede presentar diferentes factores de riesgos como caídas por tropiezos, caídas de objetos de
estanterías, cortes con utensilios de cocina, quemaduras producidas por salpicaduras de agentes químicos como aceite y agua
hirviendo entre otros y por contactos con llamas o herramientas en altas temperaturas, exposición a temperaturas extremas y a
productos químicos.
Fuente. Elaboración propia
84
Tabla 13
Cargo Auxiliar de Pastelería
DESCRIPCION DEL PUESTO
Titulo del Puesto Auxiliar de Pastelería Fecha de
Elaboración 29/08/2017
Fecha de
Revisión
Objetivo Elaborar y preparar los diferentes productos de pastelería que ofrece la fundación, ejerciendo sus funciones bajo un
nivel de seguridad e higiene alimentaria que permitan mantener los productos en los estandáres de alta calidad.
Departamento Proyección Productivo División Operacional
Descripción Genérica
• Elaboración de productos de pastelería de acuerdo con el número del pedido.
• Preparar cada producto de pastelería según las especificaciones y medias del recetario de tortas elaborado por las Directivas de la
Fundación
• Elaborar y supervisar las preparaciones de las recetas de las tortas y galletas.
• Mantener y verificar que los utensilios, equipamiento, maquinaria y elementos a utilizar estén limpios, desinfectados; así como también el
área de trabajo.
• Recibir, controlar, verificar y almacenar materias primas según la normatividad vigente para la manipulación de alimentos
• Acondicionar y preparar las materias primas para ser utilizadas en la preparación de los diferentes productos de pastelería y repostería.
85
Descripción Especifica
Requisitos intelectuales • Estudio: técnico en pastelería, o formación relacionada y certificada en panadería y manipulación de alimentos.
• Experiencia: 1 año en pastelería y panadería
Responsabilidades adquiridas Preparar, elaborar y hornear los diferentes productos que conforman el catálogo de repostería de la fundación. Así como también, garantizar
que los productos elaborados sean de la más alta calidad.
Condiciones de trabajo
• Ambiente: trabajo desarrollado en panadería industrial, en la sede administrativa de la Fundación ubicada en la localidad de Teusaquillo.
• Seguridad: la tarea de panadero y/o repostero presenta diversos riesgos como son quemaduras por salpicaduras de ingredientes o
utensilios en altas temperaturas, o con contacto directo a las llamas; cortes generados con herramientas propias de la cocina, golpes o
tropiezos, pues su labor es muy ajetreada,
Fuente. Elaboración propia
86
Tabla 14
Cargo Auxiliar Contable - Administrativa
DESCRIPCION DEL PUESTO
Título del Puesto Auxiliar Contable - Administrativa Fecha
de Elaboración 29/08/2017
Fecha de
Revisión
Objetivo
Realizar actividades de apoyo a la Directora de la fundación y a la Directora de proyecto social, en todo lo
relacionado al área administrativa. Así mismo, estar en atención y coordinación de la obtención de la información
contable para desarrollar sus funciones.
Departamento Administrativa División Operacional
Descripción Genérica
• Recibe, examina, clasifica, codifica y efectúa el registro contable de documentos.
• Revisa y compara lista de pagos, comprobantes, cheques y otros registros con las cuentas respectivas.
• Archiva documentos contables para uso y control interno.
• Elabora y verifica relaciones de gastos e ingresos.
• Transcribe información contable en un microcomputador.
• Revisa y verifica planillas de retención de impuestos.
• Revisa y realiza la codificación de las diferentes cuentas bancarias.
• Recibe los ingresos, cheques nulos y órdenes de pago asignándole el número de comprobante.
• Totaliza las cuentas de ingreso y egresos asi como elaborar el informe de los resultados.
• Participa en la elaboración de inventarios cada que sea necesario
• Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.
• Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
• Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
• Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
• Apoyo administrativo.
• Recogida de la correspondencia y entrega al correspondiente departamento o miembro del personal
• Recibe y toma lo pedidos de tortas y galletas que recibe a diario la Fundación
• Remite los pedidos diarios de tortas y galletas al personal encargado de la producción de los productos de pastelería
• Participar en despacho diario de los pedidos de tortas y galleta.
87
Decripción Especifica
Requisitos intelectuales • Estudios: técnico en contaduría y/o técnico en administración con conocimientos contables
• Experiencia: 6 meses
• Aptitudes Adicionales: manejo del paquete de Office, capacidad de gestionar y liderar equipos de trabajo; habilidad para las relaciones
empáticas y comunicación; orientación al logro.
Responsabilidades adquiridas Realizar actividades administrativas de archivo, control y elaboración de correspondencia, digitar y registrar las transacciones contables
de las operaciones de la compañía y verificar su adecuada contabilización.
Condiciones de trabajo
• Ambiente: ejecuta sus funciones en oficinas.
Fuente. Elaboración propia
88
Tabla 15
Cargo Mensajero
DESCRIPCION DEL PUESTO
Título del Puesto Mensajero Fecha de
Elaboración 29/08/2017
Fecha de
Revisión
Objetivo Entregar las correspondencias que emita la fundación a las diferentes entidades públicas o privadas; así como también
recibir y recoger las diferentes encomiendas y correspondencias externas que pueda recibir la fundación.
Departamento Admisnistrativa División Operacional
Descripción Genérica
• Hacer entrega de las correspondencias externas que emita la fundación a diversas instituciones públicas o privadas, así como efectuar la
entrega de los pedidos de producto y entrega de las cenas y desayunos a los niños y niñas de la Fundación
• Realizar trámites de la fundación relacionados con las notarías y/o registros.
• Realizar las operaciones bancarias de la fundación como: depósitos y cobro de cheques, pagos de impuestos, entrega de pagarés,
solicitudes de chequeras, estados de cuentas, referencias, entre otros.
• Efectuar el pago de los servicios públicos que la fundación genera, como electricidad, teléfono, y otros servicios.
Decripción Especifica
Requisitos intelectuales • Estudios: bachiller académico
• Experiencia: 6 meses
• Aptitudes Adicionales: licencia de conducción, de moto y/o carro y de transporte de alimentos
Responsabilidades adquiridas • Se encarga de la transferencia de la correspondencia que emite la fundación a diferentes entidades públicas o privadas.
• Entregar de pedidos de producto de pastelería, las cenas y los desayunos a la comunidad infantil beneficiaria, así como trasporte de los
insumos adquiridos para la preparación de los alimentos
Condiciones de trabajo • Ambiente: el mensajero, por naturaleza de su trabajo, estará inmerso en diferentes lugares
• Seguridad: el trabajo de mensajero posee diferentes riesgos como lo son: accidentes de tránsito generados por la elevada densidad del
tráfico, obras en la carretera, vías en mal estado, factores climatológicos.
Fuente. Elaboración propia
89
Método De Inventarios
Durante el estudio de los factores internos que afectan a la Fundación se evidencio que una de
las debilidades más representativas de proyecto productivo es la falta de control en los inventarios
de materia prima. Para cualquier tipo de empresa los inventarios son activos representativos tanto
para los Estado Financieros como para la liquidez que esta le pude dar a cualquier tipo proyecto.
A fin de que la Fundación posea una herramienta útil que les permita tomar decisiones
administrativas y contable se determina que es relevante que la Fundación posea un método de
inventario para el control de las entradas y salidas de la materia prima usadas para la elaboración
de las tortas y galletas producidas por la Fundación.
Diagnostico metodo de inventarios
Como primera fase para el desarrollar del método de inventarios se realizó entrevista de
entendimiento del proceso de inventarios del proyecto productivo de la Fundación, allí se elaboró
un cuadro diagnostico en conjunto con las personas encargadas del funcionamiento operativo del
proyecto productivo, las señoritas Yucelli Carbono -Auxiliar de Pastelería y Leidy Viviana
Alfonso - Auxiliar Administrativa; durante la entrevista sostenida con las personas encargados se
obtuvo toda la información descrita en el cuadro que se muestra a continuación:
90
Tabla 4
Elvaluación del proceso de Inventarios
DIAGNOSTICO METODO DE INVENTARIOS DE LA FUNDACIÓN BIOFUTURO
OBJETIVO
Determinar si existen normas adecuadas de administración y control de los inventarios
N° PREGUNTA SI NO N/A OBSERVACIÓN
1
La Fundación posee
cantidad física de
existencias de insumos para
la elaboración de las tortas y
galletas.
X
De acuerdo con la
entrevista realizada a Yucelli
Carbono -Auxiliar de
Pastelería y Leidy Viviana
Alfonso - Auxiliar
Administrativa la mayor
cantidad de existencia que
manejan la Fundación
corresponde a insumos tales
como harina de trigo, frutos
secos, aceites, levadura,
azúcar, cocoa en polvo,
esencias entre otros; adicional
estos productos son de uso
diaria en la elaboración de las
tortas y las galletas, por tal
razón se maneja un mayor
stock de existencia en el
almacén de dichos productos.
2
Los medios de registro
de las existencias físicas y
sus movimientos son
apropiados. Preferiblemente
permanentes.
X
Según lo indicado por
Yucelli Carbono -Auxiliar de
Pastelería y Leidy Viviana
Alfonso - Auxiliar
Administrativa no se maneja
ningún tipo de método de
inventarios, ni valoración de
los inventarios de la materia
prima ni tampoco de los
empaques de producto
terminado.
3
La Fundación planea y
ejecuta inventarios físicos;
recopila, valora y compara
con los logros e investiga
las diferencias con los
resultado de los inventarios
físicos.
X
En lo que lleva vigente el
proyecto productivo no se han
ejecutados un inventarios
físicos.
91
4
Se segregan las
funciones existentes en
cuanto al registro, su
custodia, compra recepción
y despacho de mercancías
en inventarios.
X
No se observó ningún tipo
de manual o documento
soporte en el que se evidencia
la segregación de funciones;
adicional por el tamaño de la
organización no tiene la
capacidad administrativa para
desarrollar este tipo
información.
5
Se registra
oportunamente toda
mercancías recibida X
De acuerdo con lo indicado
por Yucelli Carbono -Auxiliar
de Pastelería, la solicitud de
compra de suministros de
materia prima se realiza a
criterio de su experiencia cada
que observa que se van
agotando los insumos o
cuando se requiere insumos
como fruta fresca, hace
solicitud de compra de dicho
recurso.
6
Se evidencia de que toda
mercancía (producto
terminado) que se despacha
se registra y cuando es el
caso se factura
oportunamente en el
período que corresponde
X
La Fundación efectúa su
producción de tortas y galleta
con base a la cantidad de
pedidos que tenga para
entregar a diario.
7
La custodia de la
evidencia documental que
ampara las entradas y
salidas de mercancías
propiedad de la Fundación y
de aquellas recibidas en
consign ación
X
Durante la visita de prueba
de recorrido del proceso de
inventario no se obtuvo
evidencia de esta
información.
8
La Fundación maneja un
métodos de valuación de los
inventarios, incluyendo las
bases seguidas para el
registro y acumulación de
los materiales, manos de
obra directa y gastos
indirectos.
X
Según lo indicado por
Yucelli Carbono -Auxiliar de
Pastelería y Leidy Viviana
Alfonso - Auxiliar
Administrativa no se maneja
ningún tipo de método de
inventarios, ni valoración de
los inventarios de materia
92
prima o de los empaques de
producto terminado
9
Se evidencia registro de
la comprobación que
efectúan los empleados de
la Fundación de la
corrección aritmética de los
inventarios finales o
periódicos
X
10
La Fundación ha
realizado estudios o
investigaciones para
determinar la posible
existencia de inventarios
dañados, obsoletos o
pasados de moda
X
Debido a la actividad
económica a la que se dedica
la Fundación, no cuenta con
los recursos económicos para
desarrollo este tipo de
estudios.
Tabla diagnostico de estado del proceso de inventarios de materia prima de la Fundación Biofuturo (Fuente.
Elaboración propia)
Con base en la información obtenida en la tabla anterior, se observó que la Fundación Biofuturo
no posee el conocimiento necesario para identificar las cantidades exactas que conserva en su
bodega, ya que no manejan ningún tipo de registro manual o magnético de las entradas y salidas
de las materias primas usada en la elaboración de los productos de pastelería. Dado lo anterior se
propone un método de inventarios que le permita a la Fundación Biofuturo tener un mayor control
de sus inventarios y de esta manera mitigar el riesgo de pérdidas económicas por concepto de robo
de insumos, desperdicios de material e incumplimiento en pedidos de producto por falta de materia
prima para la elaboración de tortas y galletas.
93
Desarrollo actividades proceso de inventario de materia prima
Para logra que la Fundación pueda tener un sistema de inventarios que se ajuste a sus
necesidades se requiere que efectué algunas labores de control que vayan más allá de la labor
mecánica de conteo de unidades, por esta razón a continuación se detalla el paso a paso para la
ejecución del proceso de inventarios tal como se muestra en el siguiente tabla.
Tabla 5
Detalle Actividades Proceso de Inventario de Materia Prima
ACTIVIDAD FUNCIÓN FUNCIONARIO
RESPONSABLE
Requisición-
compra de
materia prima
Solicitud de compra de insumos
necesario para el proceso de
producción
Auxiliar de Pastelería
Adquisición de
compra
Tramite de compra ante los
proveedores con el fin de negociar
las cantidades necesarias, calidad,
tiempos de entrega y demás
factores relacionado a costos de los
insumos
Coordinador Proyecto
Productivo
Recepción de
materia prima
Recepción de los productos
adquiridos verificando que se
encuentren en perfecto estado
Coordinador Proyecto
Productivo
Organizar y
clasificar
Los productos deberán ser
clasificados por perecedero y no
perecederos. Si se tratan de
productos que requieren
refrigeración se rotulan con fecha
de elaboración y vencimiento
Auxiliar de Pastelería
Almacenaje
Teniendo en cuenta la
clasificación anterior la materia
prima se ubicara en estanterías que
cumplan con condiciones mínimas
se salubridad
Auxiliar de Pastelería
Registro de
Ingreso de los
Producto
Llevar control de los
inventarios de la mercancía
existente y de los nuevos ingresos
de modo magnético en tablas de
Excel (Kardex)
Auxiliar Administrativa
94
Registro Salida de
Mercancía
Registrar cada salida de materia
prima en las tablas de Excel
(kardex)
Auxiliar Administrativa
Lista de las actividades a realizar para el manejo y control de los inventarios de materia prima de los productos de
pastelería de la Fundación (Fuente. Elaboración propia)
En la tabla anterior se indica el proceso de inventarios para la Fundación Biofuturo; el
conocimiento de estas actividades le permitirá a la Fundación tener una herramienta para la
identificación de los controles necesarios sobres los inventarios de materia prima, pues al
establecer un adecuado sistema de control de los inventarios podrá mitigar riesgos por robo o
pérdida de mercancía, así como pronosticar el costo para la compra de producto de acuerdo con la
frecuencia con que se requiera adquirir insumos, logrando tener un presupuesto más cercano a la
inversión necesaria para la compra de materia prima. Sin embargo, este material es diseñado
básicamente para el control de los inventarios y no para el costo de los mismos, ya que la razón
social de la Fundación no se enfoca en la venta de productos de pastelería sino a la prestación de
servicios sociales.
Según la normatividad vigente se le recomienda la Fundación llevar un sistema de inventarios
permanente pues le dará la posibilidad de llevar el registro de cada una de las unidades que salen
y entran al inventario de materia prima de manera sencilla y fácil. Este control se hará en un Kardex
magnético diseñado en un archivo Excel denominado “Kardex Materia Prima Productos
Fundación_Año”; allí la persona de la Fundación que haga uso de este archivo podrá ingresar la
entrada de una unidad, la fecha de ingreso, valor de compra, salida de una unidad y la fecha en que
se retira. Este archivo Excel fue elaborado por la Estudiante de la Universidad de la Salle. A
95
continuación, se muestra la descripción del contenido del documento Excel “Kardex Materia
Prima Productos Fundación_2017” con el fin de dar a conocer el uso de esta herramienta.
Explicaciones de uso archivo excel “kardex materia prima productos fundación_2017”
El archivo Excel “Kardex Materia Prima Productos Fundación_2017” se encuentra
compuesto por dos hojas de cálculo denominadas “Productos y Movimientos” como se observa en
la siguiente imagen
Figura 7. Presentación archivo Excel kardex (Fuente. Elaboración propia)
En la primera hoja denominada “Productos” el usuario podrá ingresar los productos que vea
necesario incluir al listado de productos usados para la elaboración de las tortas y galletas; la tabla
del archivo Excel inserta una nueva fila automáticamente cada vez que se digitalice un nuevo ítem
tal y como se muestra en la siguiente imagen:
96
Figura 8. Creación Producto (Fuente. Elaboración Propia)
Nota: La fila correspondiente al campo “Existencia Actual” se actualiza cada que se presenten
cambios en los registros de la hoja de cálculo denominado “Movimientos”. En este campo se
podrán observar la cantidad de existencias de producto disponible según el movimiento de salida
y entrada que presente por cada ítem. Para efecto del ejemplo no se observa un resultado ya que la
hoja de movimientos se encuentra sin registros.
97
En la segunda hoja denominada “Movimientos” el usuario podrá ingresar las entradas y salidas
de producto como se observa en la siguiente imagen.
Figura 9. Presentación tarjeta movimento de inventarios (Fuente. Elaboración propia)
Esta hoja al igual que la anterior, esta formulada; dentro de este contexto en la primera columna
denominada “Código Producto” el usuario podar selección el producto a escoger como se observa
a continuación:
98
Figura 10. Selección producto tarjeta movimiento de inventarios (Fuente. Elaboración propia)
Esta opción es de gran apoyo, pues el usuario no tendrá que digitar el nombre del producto cada
que requiera hacer un movimiento de entrada o salida de producto, sino que podrá usa la lista
desplegable que se activa.
Luego de hacer la selección de un producto, la tabla trae de manera automática los campo
“Unidad Medida” y “Descripción del Producto” como se muestra en la siguiente imagen.
99
Figura 11. Ingreso descripción movimiento producto en tarjeta movimiento de inventarios (Fuente. Elaboración
propia)
Los campos “Movimiento; Fecha Entrada; Cantidad Entrada; Fecha Salida; Cantidad Salida;
y Precio por Unidad” se encuentran a disposición del usuario para que sean diligenciados con la
información solicitada por el formato. Para efectos de explicar la tabla, en la siguiente imagen se
muestra un ejemplo de compra de aceite de mazorca.
100
Figura 12. Ejemplo movimiento de producto en la tarjeta movimiento de inventarios (Fuente. Elaboración propia)
Nota: Los campos señalados dentro del cuadro rojo deberán ser digitados por la persona que
haga el registro de la entrada o salida de producto. El campo “Movimiento” está diseñado para que
se diligencie con la descripción de la actividad que se está realizando, dicho en otras palabras, el
usuario podrá explicar allí si es una compra o una salida del almacén.
Finalmente, el ultimo campo de la tabla denominado “Total” se encuentra formulado; y se
encarga de calcular el valor total del movimiento sin importar si es una entrada o una salida de
producto. (Orrante, 2018)
Acontinución de adjunto archivo Excel “Kardex Materia Prima Productos Fundación_2017”
Kardex Materia
Prima Productos Fundación_2017.xlsx
101
Control interno
Es importante entender que le objetivo del control interno es “resguardar los recursos de la
empresa o negocio evitando pérdidas por fraude o negligencia, así como también detectar las
desviaciones que se presenten en la empresa y que puedan afectar al cumplimiento de los objetivos
de la organización.” (Deloitte, 2017). Al identificarse que la Fundación no cuenta con un control
específico para prevenir, detectar y corregir posible riesgo que afecten el inventario de materia
prima; se trabajó con la Fundación Biofuturo los cinco componentes del control interno para los
inventarios de materia prima.
Ambiente de control
Para el caso de la Fundación Biofuturo, durante la reunión de entendimiento del proceso de
inventarios se evidenció que el personal se encuentra comprometido con la Misión y Visión de la
Fundación. Se reconoce, que desde la directora hasta los empleados encargados del área operativa
tienen sentido de pertenencia por la labor realizada, pues a pesar de no tener un sistema de
inventarios constituido, ha logrado darle un buen manejo al inventario de la materia prima. Según
lo indicado por Yucelli Carbono -Auxiliar de Pastelería se maneja un recetario para la producción
de tortas y se procura hacer uso prudente de la materia prima, según el número de pedidos a
entregar.
102
Valuación del riesgo
Se llevó a cabo una revisión general del proceso de Inventarios de la Fundación con la finalidad
de establecer los controles básicos para mitigar los riesgos asociados al proceso; como se muestra
en el siguiente cuadro:
Tabla 6
Elavuación del Riesgo
PROCESO SUBPROCESO
RIESGO ASOCIADO
AL PROCESO DE
INVENTARIOS
ACTIVIDAD DE CONTROL
INV
EN
TA
RIO
S
Recepción de
Compra
Recibir productos en la
estado, defectuosa o
descompuestos
1. Verificar aleatoriamente o en
su totalidad la mercancía antes de
ser aceptada validando fechas de
vencimiento y la apariencia del
producto
Recepción de
mercancía por personal no
autorizado o sin experticia
para la verificación de la
misma
1.Personal encargado del
recepción de la compra de
producto
2. Adecuada segregación de
funciones
Perdida de producto
recibido
1. Adecuada custodia física del
producto recibido
2. Entrega formal del producto
comprado al área solicitante
3. Verificación periódica de los
inventarios
Almacenamiento
La materia prima
adquirida o comprada no
es ingresada físicamente
al almacén
1. Comparar el registró contra las
existencias físicas de insumos
Los productos
registrados en el Kardex
no existen en el almacén
1. Realizar conteos físico del
inventario con el fin de conciliar
el Kardex con la existencia física
de producto para evitar pérdidas
y/o robos de mercancía
103
Inapropiada
clasificación de los
productos
1. Segmentar los productos por
perecederos y no perecederos
2. Clasificar los productos por el
periodo de vida útil que posean
3. Conservar bajo refrigeración
los productos que por su
composición lo requieran
Inadecuada
distribución en la
estantería
1. Distribuir los productos por sus
características físicas
2. Etiquetar cada producto y
estantería en donde se posicionen
los productos
Recibir elementos de
mala calidad o
descompuestos
1. Verificar cada vez que se
adquiera producto el estado de los
insumos validando fechas de
vencimiento y la apariencia del
producto
Ingresar cantidades
incorrectas 1. Verificar la factura de compra
Incorrecta
manipulación de la
materia prima
1. Conservar los productos
dependiendo de sus compontes y
periodos de vida útil
Registro de
utilización de la
materia prima y
Salida de producto
Registro de cantidades
incorrectas
1. Verificar los soportes
correspondientes a las salidas y
entradas de producto
La materia prima
solicitada al almacén no
coincida con la utilizada
en producción
1. Validar que los productos
solicitados al almacén coincidan
con la producción realizada
Retiro de mercancía sin
autorización
1. Verificar y notificar cuando
haya un faltante de materia prima
Fuente. Elaboración propia
104
Sistemas de información
A través de una reunión con la Directora de la Fundación y las personas que tiene contacto con
el inventario de materias primas se realizó una charla informativa que se buscó sensibilizar al
personal de la Fundación sobre el proceso de inventario, los riesgos y controles asociados en la
implementación de un sistema de inventarios a fin de lograr y garantizar el cuidado y la
conservación de las materias primas para la elaboración de los productos de pastelería de la
Fundación.
En la sesión se les presento el Kardex del archivo Excel, el cual le permitirá a la Fundación
llevar un mejor manejo del movimiento de inventario de materia prima de los productos de
pastelería. Para esto el asistente administrativo y contable de se encargará de recopilar la
información necesaria para registrar las entradas y salidas de insumos en el documento “Kardex
Materia Prima Productos Fundación_2017”, así como la custodia y archivo de todos los
documentos soporte (facturas, órdenes de compra, remisiones, etc.) de las transacciones asociadas
al proceso. Esta actividad le dará herramientas a la Fundación para que pueda elaborar informes
sobre el estado de los inventarios de materia primas cada que la dirección de la Fundación y el
consejo directivo lo requieran.
105
Actividades de control
Las actividades de control que la Fundación podrá implementar en su sistema de inventarios
son:
Realizar conteos físicos por lo menos una vez al año, sin importa el método que utilicen
Hacer conteos periódicos o permanentes para verificar las pérdidas de material
Procurar que le control de inventarios sea hecho por un sistema computarizado,
especialmente si se mueven gran variedad de artículos
Establecer informes de recepción para los elementos comprados e informe de las
mercancías usadas en la producción de los productos de pastelería
El inventario deberá ser despachado por una requisición la cual deberá estar respaldada por
la ordenes de pedido
El inventario deberá ser resguardado en un lugar en que se garantice su adecuada
conservación física y/o posibles robos, así como procurar que solo personal autorizado
tengan acceso al almacén
Responsabilizar al Coordinador del Proyecto Productivo de informar acerca de la presencia
de mercancía deteriorada al igual que la custodia del almacén, responsabilizándose de no
mezclar los inventarios de propiedad el Fundación con la mercancía recibida en
consignación
Almacenamiento apropiado del inventario a fin de protegerlo de deterioro, daño o robo
Verificar el inventario con las cantidades económicas registradas en el Kardex
Conservar inventario suficiente que se encuentre disponible para prevenir escases de
materia prima que conduzcan a pedidas en ventas
106
Concientizar al personal de proyecto productivo sobre el correcto manejo del inventario,
informando sobre las implicaciones que trae la perdida y/o desperdicios de mercancías e
involucrar al personal con la misión de la Fundación
Realizar inventarios sorpresa mediante el uso de muestra aleatorias para comparar con los
registros contables
El custodio del almacén deberá firmas un acta de responsabilidad material a fin de respaldar
su control y recuperación ante faltantes, deterioro (Canelo, 2017)
Monitoreo
Para que cualquier sistema de control interno funcione correctamente es indispensable que
exista seguimiento y evaluación de la eficaz del control implementado, todo esto para asegurar que
la actividad de control opera y está funcionando según su diseño o por el contrario se debe tomar
medidas correctivas que logren mitigar el riesgo asociado al proceso. Por esta razón se diseño para
la Fundacción un cuadro de supervisión y monitoreo de las actividades que permitan comprobar
el debido funcionamiento de sistema de manejo de inventarios.
107
Tabla 17
Planilla de Monitoreo manejo proceso de inventarios
ACTIVIDAD FUNCIONARIO
RESPONSABLE
ATRIBUTOS
OBSERVACIONES
La actividad es
realizado de
acuerdo con la
descripcion del
detalle del proceso
de inventarios
El Funcionario
responsable de la
actividad posee las
capacidades para la
ejecución de la
actividad
La frecuencia
con que se
realiza la
actividad es la
adecuada.
Requisición compra
materia prima
Aquisición de
compra
Recepción de
materia prima
Organizar y
clasificar
Almacenaje
Registro de Ingreso
de los Producto
Registro Salida de
Mercancia
Fuente. Elaboración propia
108
El funcionario encargado de desarrollar la supervisión del manejo de inventarios debera evaluar si
la actividad se esta desarrollado según el detalle del proceso de inventarios ya antes descrito en el
presente trabajo, evaluar su el funcionario que desarrolla la actividad es idoneno, deteminara si la
frecuencia es adecuada y finalmente indicara las observaciones que de lugar al momento de haber
el monitoreo del proceso.
Indicador por perdia o descomposición de Inventarios
Con el fin de evaluar la calidad y el buen estado de las materia primas para la elaboración de
los productos de la Fundación se pretende medir el tiempo que lleva la mercancía en la bodega,
para evitar perdida o descomposición de producto, ayudando a la toma de decisiónes correctivas.
A conticuación se muestra la manera en como de puede hacer el calculo del indicador de perdida
o descomposición de Inventarios. (monografias.com, 2018)
Indicador: Valor : Unidades Dañada + Vencidas
Unidades disponibles Inventario
En ultimo lugar es necesario verificar el reconocimiento de las entradas y salidas de inventarios
de este modo es importante la realización de conteos físicos periódicos y/o sorpresa, por ello se ha
creado la siguiente tabla para el conteo de inventario.
109
Tabla 18
Formato conteo físico de inventarios
FICHA DE CONTEO FISICO INVENTARIO
Fecha Conteo Responsable Conteo
Código Producto Descripción
del Producto Cantidad Física
Cantidad
Kardex Diferencia
Observaciones
Nombre Responsable
Almacén
Nombre
Responsable Conteo
Firma Responsable
Almacén
Firma Responsable
conteo
Fuente. Elaboración propia
Fuentes de Financiación
Para garantizar el funcionamiento continuo y estable de la Fundación Biofuturo es necesario
que cuente con fuentes de financiación externa, las cuales pueden darse a través de alianzas o
actividades empresariales. A continuación, se hace mención de las posibles alianzas o actividades
empresariales que le permitirán a la Fundación seguir promoviendo su labor social:
Banco interamericano de desarrollo
El Banco interamericano de Desarrollo (BID) fue fundada en 1959 con el objetivo de lograr el
desarrollo de forma sostenible y respetuosa con el clima de América Latina y el Caribe, de esta
manera trabaja para combatir la pobreza y desigualdad a través del financiamiento de proyectos
que busquen mejorar la salud, educación e infraestructura de comunidades en estado de
110
vulnerabilidad. El BID brinda prestamos, donaciones, asesorías técnicas y también realiza
investigaciones; adicional se preocupa por la medición de los resultados basados en la rendición
de cuentas, la transparencia e integridad de la información. El Banco en la actualidad tiene como
reto la “inclusión social y e igualdad, productividad e innovación e integración económica – y tres
temas transversales – igualdad de género, cambio climático y sostenibilidad ambiental, y
capacidad institucional y estado derecho” los cuales son el pilar de las estrategias Institucionales
del Banco. Finalmente el banco esta compuestos por 48 países miembros y 26 son miembros
prestatarios en toda la Región. (Banco interamericano de Desarrollo (BID) , 2018)
El banco interamericano de desarrollo tiene los siguientes criterios para seleccionar los
proyectos potenciales a financiar:
a. Nacionalidad: un individuo tiene la nacionalidad de un país miembro del Banco si él o
ella satisface uno de los siguientes requisitos: a) es ciudadano/a de un país miembro; o
b) ha establecido su domicilio en un país miembro como residente “bona fide” y está
legalmente autorizado para trabajar en dicho país.
b. Una firma tiene la nacionalidad de un país miembro si satisface los dos siguientes
requisitos: a) está legalmente constituida o incorporada conforme a las leyes de un país
miembro del Banco; y 1 b) más del cincuenta por ciento (50%) del capital de la firma
es de propiedad de individuos o firmas de países miembros del Banco. Todos los socios
de una asociación en participación, consorcio o asociación (APCA) con responsabilidad
mancomunada y solidaria y todos los subcontratistas deben cumplir con los requisitos
arriba establecidos. (Banco Internacional de Desarrollo - BID, 2017)
111
Titanes Caracol
“CARACOL TELEVISIÓN S.A. (en adelante “CARACOL”), trabaja bajo los lineamientos del
Pacto Global de las Naciones Unidas y sus principios. Por este motivo, se ha comprometido a
divulgar programas que sean ejemplo de equidad, compromiso y solidaridad y que favorezcan el
desarrollo de iniciativas en favor de personas, grupos y su entorno social y ambiental.
Un TITÁN CARACOL es aquella persona residente en Colombia que desde el anonimato
realiza actividades de beneficio social o ambiental sin esperar nada a cambio. Es una persona
sencilla, creativa, recursiva, con actitud positiva que demuestra pasión y valentía ante el
compromiso que asume por su sociedad sin interés alguno. En esa medida, para el año 2017 ha
decidido realizar una nueva versión de TITANES CARACOL, con el fin de hacer un
reconocimiento a aquellas personas que desde el anonimato le aportan significativamente al
desarrollo del país con actividades o programas que benefician de manera positiva, efectiva y
comprobable a personas, grupos sociales, comunidades de diferentes regiones del país.TITANES
CARACOL se constituye en un reconocimiento público de CARACOL TELEVISIÓN S.A. y las
firmas patrocinadoras a las personas que sin retribución alguna aportan al desarrollo y bienestar
del país.”
112
¿Cómo postularse?
- Cualquier persona natural mayor de edad, residente en Colombia o en el exterior, puede
presentar a un nominado.
- Las postulaciones las deben realizar personas mayores de edad que por vivencia directa o por
ser testigos de las acciones de la persona que van a postular como candidato a TITANES
CARACOL.
- Las postulaciones únicamente pueden ser presentadas en nombre de otra persona, y en ningún
momento se aceptarán auto-postulaciones.
- Postulaciones de grupos no son válidas para CARACOL.
- La postulación solamente puede presentarse a través del formulario presente en el Portal. Por
lo tanto, no se aceptarán postulaciones por correo físico, electrónico o por cualquier medio que no
sea a través de los formularios establecidos para tal fin que se encuentran en el Portal antes
mencionado.
- Información falsa, postulaciones engañosas o auto-postulaciones pueden hacer que un
nominado sea descalificado.
- El postulante una vez notificado de su postulación, deberá dar su consentimiento previo,
expreso e informado para la recolección y tratamiento de sus datos personales en los términos
consagrados en la Ley 1581 de 2012, para el manejo de sus datos personales por parte de
CARACOL.
- La participación en TITANES CARACOL es totalmente gratuita. (Caracol Televisión, 2017)
113
Embajada de Japón en Colombia
A través del esquema de Asistencia Financiera No Reembolsable para Proyectos Comunitarios
de Seguridad Humana, Japón ofrece ayuda a organizaciones no gubernamentales o autoridades
locales (alcaldías) para solucionar problemas relacionados con la satisfacción de las necesidades
humanas básicas fundamentales, en población vulnerable por factores socio-económicos
determinables y víctimas del conflicto (desplazados, reinsertados y víctimas de minas antipersonal,
entre otros). Para el caso colombiano, desde 1989 se han realizado a través de este esquema más
de 630 proyectos por un monto superior a los 53 millones de dólares americanos. En los últimos
años la cooperación japonesa otorgada, a través de este esquema, se ha mantenido para apoyar los
esfuerzos del Gobierno Colombiano, y de esta forma lograr mayores niveles de bienestar social,
confianza, desarrollo económico y equidad social.
A continuación, se diferencian los tipos de organizaciones elegibles:
Organizaciones sin ánimo de lucro que implementen proyectos de desarrollo en el
campo comunitario en Colombia, pueden beneficiarse de este esquema de cooperación,
con mínimo dos años de experiencia y constitución legal demostrables.
Entidades territoriales (alcaldías y gobernaciones).
**Nota: Personas naturales y entidades con ánimo de lucro, no pueden ser receptores.
El monto máximo para cada proyecto es de 10 millones de yenes (200 millones de pesos
aproximadamente).
114
Proceso de los proyectos
1) Presentación del proyecto a la Embajada (entre enero y, hasta el 31 de mayo de cada
año).
2) Primera evaluación del proyecto y entrega de documentación complementaria del
proyecto.
3) Análisis del proyecto por la Cancillería Japonesa (1 a 3 meses).
4) Firma del contrato de donación.
5) Inicio de ejecución del proyecto.
6) Seguimiento.
7) Informes.
8) Finalización del proyecto.
9) Inauguración.
10) Seguimiento por los siguientes 5 años.
Proyectos no elegibles
Proyectos de investigación.
Proyectos productivos.
Proyectos culturales, artísticos y deportivos.
Proyectos con fines políticos, religiosos y militares.
Construcción de viviendas, oficinas u otras instalaciones de beneficio particular.
(Embajada de Japón en Colombia, 2017)
115
Requisitos INVIMA
Para dar cumplimiento a lo dispuesto en la Resolución 2674 del 22 de julio de 2013 por la cual
se reglamenta el artículo 126 del decreto Ley 019 de 2012.
“…Los alimentos que se fabriquen, envasen o importen para su comercialización en el
territorio nacional requerirán de notificación sanitaria, permiso sanitario o registro sanitario,
según el riesgo de estos productos en salud pública, de conformidad con la reglamentación que
expida el Ministerio de Salud y Protección Social, dentro de los seis (6) meses siguientes a la
entrada en vigencia del presente decreto…”
Se identifica que en la página de internet del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos
y Alimentos (INVIMA) cuenta con un didáctico instructivo de 8 pasos en el que se describe cada
uno de los pasos para la obtención de registro sanitario para alimentos. A continuación, se hace la
revisión de cada uno de las pautas a seguir para la obtención de la Registro INVIMA de acuerdo
con lo observado en el instructivo para los productos de pastelería de la Fundación Biofuturo.
116
Pasos
1. La empresa deberá hacer la inscripción en el siguiente formulario
(http://190.216.137.107:8080/RegisterApp-war/faces/index.xhtml); si ya se encuentra
inscrita puede pasar al siguiente paso
Figura 13. Pantalla inscripción fabricante nacional (Fuente. INVIMA)
2. Determiné la categoría de riesgo para el producto según lo descrito en la Resolución 719 de
2015; que para el caso de los productos de la Fundación Biofuturo es el Grupo 7: Productos
de Pastelería como se observa en a la siguiente imagen.
117
Figura 14. Pantalla selección categoría de los productos fabricados (Fuente. INVIMA)
3. Luego de identificar la clasificación del riesgo para los productos se deberá tener en cuenta
el tipo de riesgo; si el riesgo es alto requiere Registro Sanitario (RSA), riesgo medio Permiso
Sanitario (PSA) o riesgo bajo Notificación Sanitaria (NSA), según lo indicado en el artículo
37 de la resolución 2674 de 2013 y Resolución 3168 de 2015. Para el caso de los productos
de la Fundación Biofuturo se identificó que el grupo 7 tiene un riesgo bajo para lo cual
requiere NSA, como se observa en la siguiente imagen tomada de la Resolución 719 de
2015.
118
Figura 13. Clasificación del riesgo de los productos de resgistro sanitario (Fuente. Resolución 719 de 2015)
4. Se debe tener en cuenta que se pueden amparar alimentos bajo un mismo Registro, Permiso
o Notificación Sanitaria en los casos establecidos en el artículo 42 de la Resolución 2674
de 2013 en la que se indica:
a) Cuando se trate del mismo alimento elaborado por diferentes fabricantes, con la misma
marca comercial
b) Cuando se trate del mismo alimento, con diferentes marcas, siempre y cuando, el titular
y el fabricante correspondan a una misma persona natural o jurídica
119
c) Los alimentos con la misma disposición básica que solo difieran en los ingredientes
secundarios
d) El mismo producto alimenticio en diferentes presentaciones comerciales
e) Los alimentos de origen vegetal con el mismo nombre especifico en diferentes
variedades
Según lo expuesto anteriormente los productos de la Fundación Biofuturo son “c. Los alimentos
con la misma disposición básica que solo difieran en los ingredientes secundarios"
5. Lo productos de la Fundación al tratarse de alimentos de bajo riesgo se deberá tener en
cuenta los requisitos indicados en el artículo 40 de la Resolución 2674 de 2013 en la que se
indica la siguiente información:
Para alimentos nacionales
Formato de solicitud de notificación sanitaria que establezca el INVIMA debidamente suscrito
por el representante legal cuando se trate de persona jurídica, por el propietario del producto
cuando se trate de persona natural o por el respectivo apoderado.
Ficha técnica del producto según el formato establecido por el INVIMA, teniendo en cuenta
entre otros aspectos, que la composición del producto debe especificar las concentraciones en lo
adictivos alimentarios que tengan establecida una Dosis Máxima de Uso (DMU) y sean utilizados
120
para elaboración del producto. Si el producto resalta uno o más ingredientes valiosos y/o
caracterizantes, o cuando la descripción del alimento produzca el mismo efecto, se deberá informar
el porcentaje inicial de ingredientes (m/m) en el momento de la fabricación. No se considerarán
ingredientes valiosos o caracterizantes las sustancias añadidas al alimento para mantener o mejorar
las cualidades nutricionales.
Nota: los productos de pastelería de la Fundación Biofuturo son elaborados con insumos
nacionales por esta razón solo tiene en cuenta del artículo 40 de la Resolución 2674 de 2013 la
sección que habla acerca de los alimentos de carácter nacional.
6. Se debe diligenciar los formularios respectivos tanto de información básica, como de
solicitud el Notificaciones Sanitarias los cuales se encuentran en el Excel “Formato único
de Alimentos registros Sanitarios o Permiso Sanitario o Notificación Sanitaria y trámites
asociados (Resolución 2674 de 2013, Resolución 3168 de 2015)” el cual se adjunta a
continuación:
Copy of
ASS-RSA-FM099.xls
7. Se debe cancelar según el tramite requerido, de acuerdo con el manual tarifario 2017 para
el tramite Notificación Sanitaria de Alimentos “NSA” de Bajo Riesgo (Variedad 1 a 10)
Código 2300 son 99 Salarios Mínimos Legales Diarios Vigentes (SMLDV) valor total de
121
$2.434.466 M/CTE el pago podrá ser realizado en cualquier oficina de Davivienda en la
Cuenta N° 00286999868-8 o a través de pago en línea.
8. Toda la información diligenciada debe ser presentada o enviada en una carpeta blanca
foliada en la Oficina de Atención al Ciudadano ubicada en la sede central del INVIMA en
la dirección Carrera 10 N° 64 – 28, primer piso – Bogotá D.C. (Instituto Nacional de
Vigilancia de Medicamentos y Alimentos (INVIMA), 2017) (Resolución Número 719 de
2015) (Resolución Número 2674 de 2013)
122
Conclusiones
El proceso de accesoria a la Fundación Biofuturo permitió desarrollar gran parte de los
conocimientos adquiridos en la academia, contribuyendo al mejoramiento de los procesos internos
de la Fundación Biofuturo.
Se observó que la Fundación Biofuturo es una organización que busca se auto-sostenible pues
se encuentra preocupada por ser autogestora de su crecimiento, esto se evidencia en su proyecto
productivo de tortas y galletas. Esta iniciativa es la actividad emblemática de la Fundación ya que,
a través de los ingresos obtenidos con la venta de los productos de pastelería, es como logran
financiar los proyectos de intervención social ejecutados en la comunidad de niños y niñas del
Barrio Arauquita II.
Durante el desarrollo del proyecto se contó con el interés y el acompañamiento de personal
calificado de Fundación, que de manera amable estuvo presente y atenta a cada una de las
entrevistas agendas que permitieron una orientación constante y oportuna al momento de definir
el alcance del objetivo del proyecto.
Al pertenecer la Fundación a un grupo empresarial no nos fue posible tener acceso a la
información financiera, debido a que según lo expuesto por la directora de la Fundación estos
123
reportes son uso confidencial por parte de los miembros de consejo directivo de la Fundación
Biofuturo.
La ejecución de este proyecto logro dar, apoyo profesional calificado a los procesos internos de
la Fundación Biofuturo, pues a partir esta actividad la Fundación identificó su fortalezas,
oportunidades, debilidades y amenazas más significativas para el momento en el que se encuentra
organización.
Como Lasallista esta actividad favoreció mi formación como profesional, pues fue una práctica
que facilito el intercambio de conocimiento y de experiencias no solo para la ejecución de tareas
técnicas sino personales y sociales; resaltando la responsabilidad social que recae sobre cada uno
denosotros, los nuevos profesionales de Milenio.
124
Recomendaciones
Acorde con todo el proceso de asesoría brindado a la Fundación Biofuturo de recomendó:
Definir con los líderes del barrio Arauquita II y la policía redes de apoyo de vigilancia con
el fin de actuar eficazmente cuando se presenten delitos en la zona o en los alrededores de
la Fundación
Diseñar procedimientos e implementar controles que le permitan a la administración hacer
un seguimiento adecuado del uso de los inventarios de materia prima de los productos de
pastelería del proyecto productivo
Diseñar una propuesta de presentación del proyecto de intervención social de la Fundación
en el que se muestren los objetivos de la organización para presentar propuestas de alianzas
empresariales a entidades públicas y privadas
Comprender cada uno de los requisitos solicitados por el INVIMA para la obtención del
registro sanitario
A pesar de contar con una fuente de ingresos que les permite sobrevivir, para que la
Fundación sea más estable y ampliar su campo de acción se requiere de una persona que
pueda apoyarla con la promoción de los productos de pastelería, a través de la divulgación
de los proyectos de intervención social de la Fundación Biofuturo para la generación de
más recursos.
125
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Anexos
1. Camara de Comercio de la Funación Biofuturo
135
136
137
138