UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FORMATOS ANEXOS

TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

BLANCA MIREYA GUZMÁN CHAVES

MELISSA MILENA PÉREZ RODRÍGUEZ

GRUPO 3

ANEXO 1

OTRAS ÁREAS DE DEPOSITO (FUERA DEL EDIFICIO)

NOMBRE Y CARGO: LUGAR Y FECHA:

No. NOMBRE DEL SITIO UBICACIÓN RESPONSABLE

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

INSTRUCTIVO

Nombre y cargo: Se anotará el nombre y el cargo de quien diligencia el formato

Lugar y fecha: se registrará el lugar y fecha (año, mes y día) donde se realiza la encuesta

No. De orden: se anota el número consecutivo de acuerdo al número de sitios registrados

Nombre del sitio: se consignará el nombre del lugar donde se almacena la documentación de la entidad fuera del edificio donde funciona

Ubicación: se anotará la dirección de cada uno de los sitios registrados

Responsable: se anotará el nombre del funcionario o persona responsable

ANEXO 2

IDENTIFICACIÓN DE FONDOS Y SECCIONES POR DEPOSITO

DEL SITIO: NOMBRE Y CARGO:

DEPOSITO FONDO UNIDAD

ADMINISTRATIVA CONTENIDO O ASUNTO FECHAS UNIDADES DE

CONSERVACIÓN SOPORTE VOLUMEN NOTAS

INSTRUCTIVO

Nombre del sitio: Se anotará el número de orden como la denominación del sitio teniendo en cuenta el formato "otras área de depósito"

Lugar y fecha: Se registrará la ciudad y el día, mes y año en que se diligencia el formato.

Nombre y cargo: Se registra el nombre y el cargo de quien diligencia el formato

Depósito: Se identificaran cada uno de los depósitos existentes en cada sitio con un número consecutivo.

Fondo: Se registrará el nombre del fondo "fondos existentes en cada depósito.

Unidad administrativa: Se anotarán las unidades administrativas o dependencias de cada uno de los fondos existentes

Contenido o asunto: Se anotará el nombre que identifica a las unidades de conservación

Fechas: Se registrarán las fechas extremas para cada depósito.

Unidad de conservación: Se identifica con los diferentes tipos de unidades de conservación, existente en cada depósito.

Soporte: Se identificarán los diferentes soportes existentes en cada depósito

Volumen: Se anotará el volumen aproximado de la documentación en metros lineales existentes encada depósito.

Notas: se registrará el estado general de la conservación física particularizando la presencia de deterioros de tipo físico, químico o biológico; diferentes tamaños de formatos de la documentación existentes en cada depósito, igualmente, se consignarán datos que sean relevantes y que no hayan sido registrados en las columnas anteriores.

ANEXO 3 CCD CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA:______________________________

UNIDAD ADMINISTRATIVA:____________________________ Hoja __________ de __________

FONDO SECCIÓN SUBSECCIÓN 1 SUBSECCIÓN 2 SUBSECCIÓN 3 ASUNTO

Firma Aprobación: _____________________ Fecha: _______________________________

ANEXO 4 TVD TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA:______________________________

UNIDAD ADMINISTRATIVA:____________________________ Hoja __________ de __________

CÓDIGO No. ASUNTO O SERIE

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS

ARCHIVO CENTRAL CT E M S

CONVENCIONES

CT = Conservación total M= microfilmación Firma Aprobación: _____________________

E= Eliminación S= selección Fecha: _______________________________

ELIMINACIÓN. Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico y carecen de relevancia para la investigación, la ciencia y la

cultura.

MICROFILMACIÓN. Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película. En esta columna también se indican otros soportes electrónicos o magnéticos.

SELECCIÓN. Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por medio de muestreo. Éste se entiende como la operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter

representativo o especial durante la selección con criterios alfabéticos, numéricos, cronológicos, topográficos, temáticos, entre otros.

PROCEDIMIENTOS. En esta columna deben consignarse los procesos aplicados en la modalidad de muestreo, microfilmación y eliminación.

FIRMAS DE APROBACIÓN. Debe firmar el Presidente y Secretario del Comité de Archivo de la Entidad.

FECHA. Debe registrarse la fecha en que se aprueban las TVD.

DIGITALIZACIÓN. Técnica que permite escanear los documentos en papel y pasarlos a diferentes tipos de formatos, para preservarlos en el tiempo, entre los formatos más utilizados se encuentran el TIF, PDF y JPG.

ANEXO 5 FUID CONCEJO MUNICIPAL EL PEÑOL FOMULARIO ÚNICO INVENTARIO DOCUMENTAL

HOJA No:__ DE __

ENTIDAD REMITENTE: ENTIDAD PRODUCTORA: Concejo Municipal El Peñol

REGISTRO DE ENTRADA

UNIDAD ADMINISTRATATIVA:

AÑO MES DIA No. T

OFICINA PRODUCTORA: Concejo Municipal El Peñol

2010 12 17 OBJETO: Valoración de fondos acumulados

No. T: Número de Transferencia

NÙMERO DE

ORDEN CODIGO

NÚMERO CARPETA NOMBRE DE LA SERIE O

SUBSERIE

FECHAS EXTREMAS (aaaa-mm-dd)

UNIDAD DE CONSERVACIÒN NÙMERO DE FOLIOS

SOPORTE FRECUENCIA DE CONSULTA

NOTAS

Inicial Final Caja Carpeta tomo Otro

1 1 ACTAS DE COMISION ACCIDENTAL 1999-10-29 1999-12-06 X 13 PAPEL BAJO

2 2 ACTAS DE ENTREGA 1999-09-10 1999-11-09 X 6 PAPEL BAJO

3 3 ACTAS SESIONES ORDINARIAS 1999-08-19 1999-11-30 X 77 PAPEL BAJO

4 4 ACTAS SESIONES DE PRORROGA 1999-12-01 1999-12-10 X 24 PAPEL BAJO

5 5 ACTAS SESIONES EXTRAORDINARIAS 1999-10-19 1999-10-23 X 11 PAPEL BAJO

6 6 ACUERDOS 1999-10-22 1999-12-10 X 98 PAPEL MEDIO

7 7 CERTIFICACIONES 1999-11-08 1999-12-22 X 3 PAPEL BAJO

8 8 COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNA 1999-08-21 1999-12-29 X 127 PAPEL BAJO

9 9 COMUNICACIONES OFICIALES INTERNA 1999-09-09 1999-12-26 X 23 PAPEL BAJO

10 10 INFORME DE GESTIÒN 1999-08-19 1999-07-31 X 8 PAPEL BAJO

11 11 PROYECTOS DE ACUERDO 1999-12-01 1999-12-01 X 24 PAPEL BAJO

12 12 PROYECTOS DE ACUERDO ARCHIVADOS 0 0 X 29 PAPEL BAJO

13 13 RESOLUCIONES 1999-09-15 1999-12-03 X 3 PAPEL BAJO

14 14 PROYECTOS DE INVERSION 1999-12-01 1999-12-01 X 58 PAPEL BAJO

15 PROYECTO DE ACUERDO ESTATUTO DE RENTAS 0 0 X 79 PAPEL BAJO Anillado

16

PROYECTO CIERRE Y PAVIMENTACION PATIO ESCUELA LAS COCHAS 0 0 X 7 PAPEL BAJO Anillado

17

PROYECTO TERMINACION Y DOTACION PUESTO DE SALUD LAS COCHAS 0 0 X 6 PAPEL BAJO Anillado

18 15 ACTAS DE COMISION PRIMERA 2000-02-22 2000-08-26 X 10 PAPEL BAJO

19 16 ACTAS DE COMISION SEGUNDA 2000-02-17 2000-09-06 X 21 PAPEL BAJO

Elaborado por: Mireya Guzmán

Entregado:

Recibido por:

Cargo: Secretaria

Cargo:

Cargo: Firma:

Firma:

Firma:

Lugar: El Peñol

Fechas:

Lugar:

Fechas:

Lugar:

Fechas: