1

QA WEB PORTAL QUICK REFERENCE GUIDE 1. Uploading Samples  5.     Correcting Data Errors 

2. Assigning and Re‐assigning Cases  6.     Closing of Time Period 

3. Deleting Cases  7.     New Users 

4. Completing and Reviewing Case Reviews  8.     General Information 

 

 

 

 

1. UPLOADING SAMPLES  

Samples are uploaded into the portal using a csv file which will contain all the case information for cases to be reviewed. This task 

can only be done by users with a Manager role. 

 

Each manager has been provided a blank CSV file template to use for uploading samples. This blank file template should be 

stored on your computer and easily accessible for use.  

 

Do not alter the file type of the CSV file template. Each time users open the CSV file template, ‘save as’ with a unique file 

name and ensure the file type remains as CSV.  

 

When pasting or typing the case data into the CSV file template, be very careful that you are pasting/typing the data in the 

correct cells. When done incorrectly, it leaves us with the inability to search for cases should we get a request to pull a specific 

case for reporting purposes and the portal cannot make the match to FSFN to self‐populate face sheet information or case 

details. At the minimum, users must enter the Case Number, Person ID and Intake Number. 

 

 

 

From the Schedule QA link in the left menu: 

1. Select the type of review that will be completed on the cases that make up the sample you will be uploading. 

2. Select the question set related to the type of review you will complete.  

3. Type in a sample name to help you identify the cases within the sample and select the time period for which the cases will be 

reviewed. Only one time period per review type will be available. Time periods will be either quarterly or monthly 

depending on the type of review you will be conducting. 

4. Enter an effective start and effective end date. These dates you enter are for your informational/organizational purposes.  

5. Enter a description of the sample or any notes needed to help in referencing the sample should you need to access the sample 

at a later time. 

6. Save the review sample.  

1 

2 

3 

4 

5 

6 

Appendix 9

2

 

 

7. Once you save the review sample, you will be prompted to upload a CSV file. This CSV file contains all of the cases to be 

uploaded and assigned for review and should already be saved on your computer. 

Before uploading the CSV file, double‐check that the fields contain the correct data – Case ID column consists of 

Case ID’s, Intake Number consists of Intake Numbers, etc. Many times users have uploaded the CSV file with 

incorrect data ultimately causing issues in the long run.  

             

 

 

2. ASSIGNING AND RE-ASSIGNING CASES  

Users with a Manager role are the only ones who can assign and re‐assign cases. 

 

Each manager must ensure that cases to be reviewed are assigned timely and within the open time period of when the review 

will take place.   

 

Leaving cases unassigned after the time period has closed out results in the manager no longer having access to the sample to 

be able to assign the case. This leads to the admin having to fulfill requests after regular business hours as the current open 

time period will need to be closed so that the appropriate time period is re‐opened to be able to access the sample and assign 

the case(s) accordingly.  

 

Any case to be re‐assigned must be re‐assigned during the corresponding open time review period.  

 

  

 

8. After your sample has been uploaded, the cases within the sample will display on the screen. These cases are now ready to be 

assigned. Managers have the ability to assign and re‐assign cases at any time during the open review period.  

 

 

 

 

7 

8 

Appendix 9

3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

9. For each case listed, select the “Reviewer Type”. For most reviews, the “base” option should be selected. 

10. Select the “Reviewer Assigned” from the drop down arrows for each case. You can assign 1 case or 3 cases or all cases at a time.  

11. Click the “assign” button to assign the cases. 

 

Repeat steps 9 and 11 until all cases have been assigned accordingly. Cases can be assigned at another time during the open time 

period.  

 

Cases that have been assigned but need to be re‐assigned can be done by completing steps 9‐11. Re‐assigning a case will have no effect 

on any data that has already been entered for that case.  

 

 

3. DELETING CASES  

Users at times will upload too many cases to a sample and want to clean‐up the queue when assigned cases do not need to be 

reviewed.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

9 

12 

10 

11 

13 

Appendix 9

4

There are two scenarios to delete cases during an open time review period depending on whether or not the cases are assigned. 

 

Scenario 1: If the case to be deleted is not yet assigned: 

12. Click on the red “x” next to the case.  

13. When prompted for deletion verification, select ok.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Scenario 2: If the case to be deleted is assigned: 

14. Click the drop‐down box in the “Reviewer Assigned” column next to the assigned case to be deleted. 

15. From the drop‐down menu, select “Select”. This will remove the case from the original assignee’s view. 

16. Once unassigned, click on the red “x” next to the case. 

 

You may receive a message after you un‐assign the case stating that the case must be assigned – ignore the message and proceed with 

deleting. 

 

 

4. COMPLETING AND REVIEWING CASE REVIEWS  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

17. Click on the “Reviews” link in the left hand menu to see cases assigned.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

17 

14 

15 

16 

Appendix 9

5

 

 

18. Users will have the ability to search for cases by specific parameters. 

19. Each stage of the case as it moves through the review process will appear accordingly. Cases first assigned to the reviewer will 

appear in the “Newly Assigned” section. This is where reviewers will begin their case review process. Click on the view button 

next to the case to begin answering questions. 

20. The ‘In Progress’ section will allow managers to see which cases are in progress and currently being reviewed. When the user has 

completed the case review, the case will fall into the “Completed” section. Cases will remain in the completed section until the 

manager views the case, reviews it and marks the case as final reviewed.  

21. The ‘Reviewed’ section will show all cases that have been marked as final reviewed. The answers for these cases have been locked 

in and the data will be available for extract.  

 

 

To begin the case review or for the manager to review the completed case: 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

22. From either the ‘Newly Assigned’ or ‘In Progress’ que, select the view button next to the case. From the ‘Completed’ que, select 

the case to be reviewed (by the manager).  

 

 

18 

19 

20 

21 

22 

Appendix 9

6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

23. Click on the Review Questions button.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

24. If you are completing a case: Begin answering the questions or pick up where you last left off. Save each response and be sure that 

each question has been answered.  

If you are a manager reviewing a case: Click through each question to ensure they are answered and answered in correspondence 

to any notes entered. 

25. For reviewers: when all questions have been answered, click on the ‘Status’ button.   

For managers: when all questions have been reviewed, click on the ‘Status’ button. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

23 

24 

25 

26 

Appendix 9

7

26. For reviewers: Click on the ‘Mark as Completed’ button. The case will then move to the  ‘Completed’ section on the ‘Reviews’ 

page and be ready for review by a manager. 

 

 

For managers: click on the ‘Mark as Reviewed’ when you have reviewed the case in its entirety. You can then click the ‘Printer View’ 

and print the case just as it was entered into the QA Portal. 

 

 

 

5. CORRECTING DATA ERRORS  

Reviewers:  

Reviewers should not just review the quick jump section to see if questions have a response. Reviewers must click each 

question and verify that it has been answered and saved.  

Marking the case as completed with data errors, will result in the manager having to re‐open the case so the case will appear 

back in the reviewer’s “newly assigned” queue. From there, the reviewer can make necessary corrections.  

Managers:  

Managers should not just review the quick jump section to see if questions have a response. Managers must click each 

question and verify that it has been answered and saved. If a question does not show an answer was saved, or if a question 

was answered incorrectly, at this time the manager must re‐open the case so the reviewer can make the necessary corrections.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

27. Prior to marking a case as “complete”, reviewers should go back to each question and ensure that all questions are answered 

accordingly and saved. Any errors found should be corrected and saved. 

28. Reviewers must verify their answer in the quick jump section is correct. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

27 

28 

29 

26 continued

Appendix 9

8

 

29. When each question has been reviewed and all answers verified, the reviewer can then mark their case as completed.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

30. Managers will find all completed case reviews in the “completed” section of the Reviews page.  

31. From the completed section, the manager must review each case by selecting the ‘view’ button. This review by the manager 

should include the review of answers in the quick jump and more importantly the review of answers for each question and of any 

corresponding notes entered by the reviewer (as illustrated in 17 and 18). It is important that each question be clicked and the 

answers reviewed.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

32. Upon review of the completed case, if the manager finds an error that needs to be corrected, the manager must click on the ‘status’ 

button. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

33. Then click on the “re‐open” button. This will put the case back in the assignee’s cue as a newly assigned case. The reviewer can 

then go back into the case and make the needed corrections then mark the case as complete so the manager can perform a final 

review.  

 

   

32 

33

30 

31 

30 

Appendix 9

9

 

6. CLOSING OF TIME PERIOD  

When a time period is closes out, all samples uploaded for that time period will no longer be visible in the manager’s QA History 

screen. If the cases within those samples were assigned, the cases will be visible to the assignee. 

 

Managers often refer to samples to check the status of case reviews or to assign and re‐assign cases within the sample. When 

a time period closes, the admin is contacted out of fear that the sample has disappeared from the system. The sample is no 

longer visible when the time period is closed, however if all cases within the sample are assigned accordingly, the cases are 

still visible to the assignee.  

 

The time period for CPI and Hotline case reviews is monthly and for Case Management reviews is quarterly. It is very 

important that days prior to the closing of a time review period that managers remember to take care of assignments, 

deletions, re‐assignments, new uploads, etc. within a sample. 

 

If reviewers cannot see cases after time review period has been closed out: this is a result of cases within a sample not being 

assigned timely. The manager must assign cases prior to the close of a time review period so the case will be visible regardless 

of the time period being open or closed. It is very important that days prior to the closing of a time review period that 

managers remember to take care of assignments, deletions, re‐assignments, new uploads, etc. within a sample.  

 

Should managers assign every case within a sample and end up not reviewing all of the cases, they must remember to un‐

assign those cases not being reviewed. This will remove the case(s) from the assignee’s newly assigned queue. This must be 

done prior to the closing of the time period otherwise the case will remain in the assignee’s queue.  

 

 

 

 

7. NEW USERS  

Adding new users to the QA Portal is a two‐step process. Managers must complete the two‐step process: 

 

Step 1: QA Manager must complete the Security Access Request Form and submit it to either the local IT Security Officer or DCF Help 

Desk. cc: Amy Kelly on either correspondence. Ensure that the new user’s DS# is provided and state that the new user’s “LDAP account 

is to be updated to access the QA Web Portal” as either a reviewer or manager. 

 

Step 2: Once the LDAP account has been updated accordingly, the Security Officer or Help Desk will notify me and then I will add the 

new user on my end to the portal. Upon completion of this addition, Amy Kelly will notify the Security Officer or new user.  

 

 

 

 

 

8. GENERAL INFORMATION TO REMEMBER  

Always assign and re‐assign cases timely (within the open time review period) 

 

Un‐assign cases that will not be reviewed so they are not visible in the assignee queue (within the open time review period) 

 

Prior to a time period closing, all cases to be reviewed must be assigned. They can be completed and final reviewed later 

 

Cases must be marked final reviewed by the 10th day of the month following the end of the review period 

 

For reporting, data will be run on the 11th day of the month after the end of the review period and reports with raw data emailed to 

each manager 

  

 

 

Appendix 9