finanzas - guía de referencia

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Financials and Banking

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NetSuite Version 2021.1

Finanzas y actividades bancarias

Guia de referencia rápida

Cómo navegar por la Guía de referencia rápida

Hay varias maneras de navegar por esta Guía de referencia rápida (QRG):

1) Haga clic en algún enlace en la Tabla de contenidos.

2) Use el Panel de navegación de Microsoft Word:

a. Active el Panel de Navegación navegando hacia Ver, luego seleccione Panel de

navegación. El panel de navegación se abre a la izquierda.

b. Seleccione Encabezados.

c. Haga clic en el área de interés.

Guía de referencia rápida 2

Tabla de Contenidos

Guia de referencia rápida .................................................................................................................................. 1

Cómo navegar por la Guía de referencia rápida ........................................................................................................... 1

Tabla de Contenidos ......................................................................................................................................... 2

Definir estructura y segmentación ................................................................................................................................ 3

Segmento financiero ............................................................................................................................................... 3

Monedas y tipos de cambio .......................................................................................................................................... 4

Acerca de los registros de moneda ......................................................................................................................... 4

Asignar monedas a una entidad ............................................................................................................................. 4

Actualizar tipos de cambio de moneda .................................................................................................................. 6

Plan contable ................................................................................................................................................................. 8

Revisar el plan contable .......................................................................................................................................... 8

Consultar registros de cuenta ................................................................................................................................. 8

Crear una nueva cuenta .......................................................................................................................................... 9

Entradas de diario........................................................................................................................................................ 11

Realizar una entrada de diario .............................................................................................................................. 11

Conciliación de cuentas bancarias y de tarjetas de crédito ........................................................................................ 16

Importar datos bancarios ...................................................................................................................................... 16

Coincidir transacciones ......................................................................................................................................... 17

Conciliar el estado de cuenta bancario ................................................................................................................. 20

Corregir un informe de conciliación bancaria ....................................................................................................... 21

Gestión de periodos contables .................................................................................................................................... 22

Administrar periodo contable ............................................................................................................................... 22

Cerrar un periodo – Lista de control ..................................................................................................................... 24

Cerrar un periodo .................................................................................................................................................. 29

Pasos para reabrir un periodo .............................................................................................................................. 29

Pasos para desbloquear un periodo ..................................................................................................................... 30

Definir periodos contables .................................................................................................................................... 30

Definir un periodo ................................................................................................................................................. 31

Presupuesto ................................................................................................................................................................. 32

Introducir presupuestos ........................................................................................................................................ 32

Informes clave ............................................................................................................................................................. 33

Revisión del informe estándar .............................................................................................................................. 33

Revisar informes presupuestarios ........................................................................................................................ 34

Indicadores clave de rendimiento ........................................................................................................................ 35


Definir estructura y segmentación

Segmento financiero

Los segmentos financieros son elementos opcionales. No es necesario usar los tres segmentos

financieros. Durante la implementación de NetSuite, su organización ha evaluado cómo utilizar de la

mejor manera los segmentos financieros.

El uso de segmentos financieros nos permite tener un plan contable más eficiente y proporciona

informes más efectivos y flexibles.

Para las empresas con varias subsidiarias, se recomienda usar un único plan contable. Esta estructura

facilita la generación de informes financieros y garantiza la coherencia entre entidades. Puede limitar la

contabilización de cuentas por subsidiaria para garantizar que las transacciones se limiten a una única

subsidiaria.

Pasos

1) Vaya a Financiero > Listas > Departamento/Ubicación/Clases

Nota: Se le puede cambiar el nombre a estos segmentos. Consulte la terminología de su

organización a su administrador de NetSuite.

2) Aquí se encuentran los valores para estos segmentos:

a. Departamento

b. Ubicación

c. Clase


Monedas y tipos de cambio

Acerca de los registros de moneda

La función de integración de tipo de cambio de moneda de NetSuite actualiza los tipos de cambio de

moneda todas las noches. Este servicio incluye más de 170 monedas de todo el mundo.

En NetSuite, con la función de múltiples, monedas puede tener relaciones comerciales con clientes y proveedores que trabajan con monedas extranjeras. Las variaciones en el tipo de cambio se calculan automáticamente y se contabilizan en su cuenta de gastos de variaciones de tipo de cambio cuando se efectúan o reciben pagos.

Pasos

1) Vaya a Finanzas > Listas > Moneda > Crear.

Introduzca un nombre para la moneda.

En el campo Región predeterminada, seleccione un país para determinar el formato de la moneda.

Nota: El campo Región predeterminada completará el campo ISO con un código de

moneda ISO de tres letras para esa ubicación.

Marque la casilla Actualización automática para permitir la actualización de la moneda.

En Tipo de cambio predeterminado, introduzca un tipo de cambio para esta moneda en relación con la

moneda base de esta empresa.

Haga clic en [Guardar].

Asignar monedas a una entidad

Puede crear registros de monedas, asignar monedas a las personas con las que hace negocios y

contabilizar variaciones en los tipos de cambio. También puede asignar precios de moneda extranjera a

artículos de venta.

Cuando crea una transacción que involucra a un cliente o proveedor, los importes de la transacción se

registran en la moneda seleccionada en su registro.

Pasos para asignar una modeda al cliente

1) Realice una Búsqueda global en el registro de clientes y haga clic en Editar.


2) Vaya a la subpestaña Financiero.

3) En el campo Moneda principal, seleccione la moneda del cliente.

Nota: De forma predeterminada, aparece seleccionada esta moneda en las transacciones.

4) Vaya a la subpestaña Finanzas > Monedas.

5) Seleccione otra moneda utilizada por este cliente.

6) Haga clic en [Agregar].

7) Haga clic en [Guardar].

Pasos para asignar una moneda a un proveedor

1) Realice una Búsqueda global en el registro de proveedores y haga clic en Editar.

Vaya a la subpestaña Financiero.

En el campo Moneda principal, seleccione la moneda del proveedor.

Nota: De forma predeterminada, aparece seleccionada esta moneda en las transacciones.

Vaya a la subpestaña Finanzas > Monedas.

Seleccione otra moneda utilizada por este proveedor.

Haga clic en [Agregar].


Actualizar tipos de cambio de moneda

También debe definir una lista de tipos de cambio de moneda que incluya los tipos de cambio entre cada

moneda base y sus monedas extranjeras, para aplicarla a las transacciones según sea necesario.

El tipo de cambio de moneda de NetSuite se puede actualizar de manera manual o automática.

La función de integración automática de tipo de cambio de moneda de NetSuite actualiza los tipos de

cambio de moneda todas las noches. Este servicio incluye más de 170 monedas de todo el mundo.


Pasos para actualizar los tipos de cambio de moneda manualmente

1) Vaya a Finanzas > Listas > Tipos de cambio de moneda > Crear.

En el campo Moneda base, seleccione la moneda para esta actualización de tipo de cambio.

Seleccione la moneda extranjera en el campo Moneda.

En el campo Tipo de cambio, introduzca el tipo de cambio actualizado.

Nota: El tipo de cambio es la cantidad de unidades de moneda base que equivalen a una

unidad de moneda extranjera.

Por ejemplo, si desea definir el valor de un euro a 1,357 dólares estadounidenses, debería

introducir 1,357 en el campo Tipo de cambio.

En la Fecha de vigencia, introduzca la fecha en la que este tipo de cambio entra en vigor.

Para fines comparativos, esta página también muestra el Tipo de cambio anterior y la Fecha de vigencia

anterior en la que ese tipo de cambio entró en vigor.


Actualizar tipos de cambio de moneda

Es seguimiento de tiempo se puede copiar para ahorrar tiempo en la entrada de datos si hay proyectos

de Cliente: que ocurren con frecuencia.

Pasos

1) Vaya a Finanzas > Listas > Monedas.

Haga clic en el Nombre de una moneda.

Marque la casilla Actualización automática para actualizar automáticamente el tipo de cambio entre

esta moneda extranjera y la moneda base todos los días.


Haga clic en el Nombre de una moneda, donde la Moneda base = Sí.

Seleccione la zona horaria de las actualizaciones automáticas de tipo de cambio en el campo Zona

horaria de actualización.


Nota: Estas actualizaciones ocurren a las 6:00 a. m. en la zona horaria seleccionada.



Plan contable

Revisar el plan contable

El plan contable de su empresa es un listado de todas las cuentas individuales del libro mayor.

Para las empresas con varias subsidiarias, se recomienda usar un único plan contable. Esta estructura facilita la generación de informes financieros y garantiza la coherencia entre entidades. Puede limitar la contabilización de cuentas por subsidiaria para garantizar que las transacciones se limiten a una única subsidiaria.

Pasos

1) Vaya a Finanzas > Listas > Cuentas.

El plan contable es una lista de todas las cuentas que existen actualmente en NetSuite. Por defecto, el

plan contable muestra el número, nombre, tipo y saldo de cada cuenta.

Dentro del plan contable, puede realizar las siguientes acciones:

a. Haga clic en un Nombre de cuenta para ver el registro de la cuenta.

b. Haga clic en Editar junto a una cuenta para editar el registro de la cuenta.

c. Haga clic en Mostrar inactivos para ver una lista de las cuentas activas e inactivas.

d. Haga clic en [Crear] para crear una cuenta nueva.

e. Haga clic en para imprimir el plan contable.

f. Haga clic en para exportar el plan contable en formato CSV.

g. Haga clic en para exportar el plan contable en formato XLS.

Consultar registros de cuenta

Un registro de cuenta enumera todas las transacciones que afectan a esa cuenta y el saldo total para el período de generación de informes seleccionado.

Pasos

1) Vaya a Financiero > Listas > Cuentas.

O Listas > Contabilidad > Cuentas (Centro clásico).


Para ver el registro de la cuenta. Haga clic en el Nombre de la cuenta.

Seleccione las opciones de visualización y los filtros de informe adecuados en la parte inferior de la

página Registro de cuenta y haga clic en [Actualizar].

Haga clic en Fecha, Número o Importe para desglosar el registro de la transacción.

Crear una nueva cuenta

Una cuenta es una categoría de transacciones relacionada con un tipo específico de activo, pasivo, participación, ingreso o gasto.

Su plan contable brinda un conjunto de destinos para contabilizar las transacciones, y las clasifica con fines de seguimiento y generación de informes.

Pasos

1) Vaya a Finanzas > Listas > Cuentas > Crear.

Introduzca el Número para identificar esta cuenta.

Introduzca el Nombre de la cuenta que aparecerá en todos los informes.

Seleccione Subcuenta de. La cuenta seleccionada es la cuenta principal si esta cuenta es una subcuenta

(cuenta secundaria).

Seleccione el Tipo de cuenta. El tipo de cuenta que selecciona determina la sección predeterminada de

esta cuenta en sus estados financieros.

Seleccione la Moneda correspondiente.

Seleccione el Tipo de tasa general a fin de definir el tipo de cambio que se utiliza para convertir moneda

extranjera para esta cuenta en el estado de ingresos, el balance y otros informes, excepto el estado de

flujo de caja.

Nota: El Tipo de cuenta que elija determina el Tipo de tasa general que se usa como valor

predeterminado; sin embargo, puede modificarlo.

Seleccione Tipo de tasa de flujo de caja a fin de definir el tipo de cambio que se utiliza para convertir

importes en moneda extranjera para esta cuenta en el estado de flujo de caja.

Marque la casilla de verificación Inventario si esta será una cuenta de Otros activos corrientes y desea

que el saldo de esta cuenta se incluya en el saldo total del KPI de inventario.


Marque la casilla de verificación Revaluación de saldo pendiente para transacciones en moneda

extranjera si esta cuenta se puede seleccionar para una revaluación de saldo pendiente en moneda.

Marque la casilla de verificación Eliminar transacciones entre empresas si esta cuenta será una cuenta

de eliminación.

Introduzca una Descripción de la cuenta.

Introduzca la Fecha del saldo inicial de esta cuenta.

Marque la casilla de verificación Resumen para que este registro de la cuenta sea solo para la generación

de informes.

Nota: Esto es útil cuando desea crear una cuenta principal inactiva y sin contabilización

que tenga cuentas secundarias activas.

Seleccione Restringir al departamento, Restricción a clase y Restricción a ubicación para restringir el

uso de esta cuenta a roles con permiso para acceder al departamento, la clase y la ubicación designada

respectivamente.

Seleccione una o más Subsidiarias para restringir el uso de esta cuenta.

Nota: Las cuentas bancarias y las cuentas de tarjeta de crédito se deben restringir a una

única subsidiaria.

Después de que se seleccionan las subsidiarias, puede seleccionar esta cuenta solo en transacciones

donde también esté seleccionada una de las subsidiarias asociadas.

a. Si se selecciona la subsidiaria raíz, todas las subsidiarias pueden acceder a la cuenta.

b. Si se seleccionan una o más subsidiarias, puede seleccionar la cuenta solo para

transacciones y registros asociados con esas subsidiarias.

c. Si no se selecciona una subsidiaria, las transacciones no se contabilizan en la cuenta. Se

utiliza solo para generar informes.

Seleccione la casilla de verificación Incluir secundarios para compartir la cuenta con todas las subfiliales

asociadas con cada subsidiaria seleccionada en el campo Subsidiaria.


[Solo MX] Deberá dejar asignadas las cuentas creadas con las categorias requeridas por SAT.


Entradas de diario

Realizar una entrada de diario

Las entradas de diario se pueden crear y aprobar mediante la interfaz fácil de usar de NetSuite.

Use una entrada de diario para ajustar los saldos de las cuentas del libro mayor. Una entrada de diario general registra débitos y créditos que se contabilizan en las cuentas del libro mayor sin introducir transacciones regulares, como facturas o recibos.

Un diario de reversión se utiliza para revertir entradas del libro mayor que ya están contabilizadas en las cuentas. Está vinculado permanentemente y es lo opuesto a la entrada de diario original.

Al introducir una Fecha de anulación, puede configurar un diario para que se revierta a sí mismo automáticamente.

Por lo general, un diario de reversión se utiliza para entradas de diario basadas en acumulaciones.

Pasos

1) Vaya a Finanzas > Otro > Realizar entradas de diario.

Seleccione la Subsidiaria .

Seleccione la Moneda y verifique el Tipo de cambio.

Si tiene pensado revertir esta entrada de diario, introduzca la Fecha de anulación.

Marque la casilla de verificación Diferir entrada para revertir un diario que ocurre automáticamente en

la Fecha de anulación. De lo contrario, la transacción de reversión se introduce inmediatamente

mediante la Fecha de anulación.

Vaya a la subpestaña Clasificación.

Seleccione el Nexo, el Número de Indetificación Fiscal de la Subsidiaria, y la Fecha de Punto Fiscal.

Vaya a la subpestaña Líneas.

Seleccione la Cuenta del libro mayor y presione la tecla de Tabulación.

Introduzca el importe de Débito del artículo de línea.

------------------- O BIEN ---------------------

Introduzca el importe de Crédito del artículo de línea.

Nota: Solo puede introducir importes en el campo de Débito o Crédito, no en ambos.

Seleccione el Nombre (cliente, proveedor o empleado) asociado con esta entrada, si corresponde.


Complete el resto de las columnas, según se requiera

Haga clic en [Agregar].

Nota: Vuelva a la subpestaña Líneas y continúe agregando líneas en la entrada de diario

(es decir, si el artículo de la primera línea era para un débito, ahora puede crear una para

un crédito).

Revise los campos Sin saldar por en el encabezado:

a. Débito: Indica el importe por el que los débitos totales superan los créditos totales.

b. Crédito: Indica el importe por el que los créditos totales superan los débitos totales.

Nota: Si la diferencia entre los campos Débito y Crédito no es igual a 0,00, NetSuite no

permitirá que guarde esta transacción.



Diarios recurrentes/Memorizar un diario

Los diarios manuales se pueden “memorizar” y programar para que NetSuite cree automáticamente los mismos diarios en intervalos regulares en períodos futuros.

Una transacción memorizada es una transacción que se repetirá en NetSuite a lo largo del tiempo. Puede ahorrar tiempo cuando memoriza una transacción al eliminar el proceso de entrada de datos, y puede funcionar como un recordatorio útil.

Puede elegir que la transacción se contabilice automáticamente o recibir un recordatorio para contabilizarla. Establezca la frecuencia con la que debe ocurrir la transacción y defina las opciones de contabilización.

Las siguientes transacciones también se pueden memorizar:

• Emitir cheques

• Utilizar tarjeta de crédito

• Introducir pedidos de compra

• Introducir facturas

• Introducir órdenes de venta

• Crear facturas

• Preparar cotizaciones

• Introducir ventas al contado

• Realizar entradas de diario

• Crear cargos del estado de cuenta

• Introducir órdenes de trabajo

Nota: Para ver las transacciones memorizadas en su lista de recordatorios en la ficha

Inicio, vaya a Inicio > Portlet de recordatorios > Configurar y marque la casilla

Transacciones memorizadas.

Pasos

2) Cree una nueva transacción o acceda a una transacción existente en el modo de edición.

Nota: Esta transacción se utiliza como una “plantilla” para la transacción memorizada.

Haga clic en Acciones > Memorizar.


Introduzca el Nombre de esta transacción memorizada.

Haga clic en Recordarme para recibir un recordatorio cuando esté por vencer la transacción para que

pueda verla o editarla antes de enviarla.

------------------- O BIEN ---------------------

Haga clic en Automático para que su transacción se repita de manera automática para que no tenga que

enviarla manualmente.

Seleccione la Frecuencia.

Nota: Si selecciona Personalizada, deberá seleccionar una Unidad y especificar la cantidad

de unidades en el campo Cada.

Marque Anular fecha de contabilización si no desea que la transacción se contabilice en la fecha de

creación.

Luego, en el campo Siguiente fecha, introduzca la fecha en la que desea que se genere la transacción. En

el campo Contabilización, introduzca la fecha en la que desea que se contabilice la transacción.

Introduzca una fecha en el campo Fecha siguiente solo si define una Frecuencia de dos veces por mes.

Haga clic en Recordar siempre si desea que esta transacción se repita indefinidamente y si desea recibir

recordatorios de esta transacción cada vez que está por vencer.

------------------- O BIEN ---------------------

Haga clic en Número restante si desea personalizar la cantidad de transacciones que se repiten. Luego,

introduzca la cantidad adecuada en el campo de la derecha.

Nota: Si seleccionó Automático y Recordar siempre, recibirá un recordatorio para esta

transacción aunque no la guarde manualmente.

Marque Actualizar direcciones si prefiere que cada transacción memorizada use el correo electrónico, el

fax y la dirección postal vigentes en la fecha de creación.

a. Quitar la marca de la opción para usar el correo electrónico, el fax y la dirección postal

vigentes en la fecha de la primera memorización.

Nota: Esto puede no ser relevante para todas las transacciones. Por ejemplo, un diario no

tiene dirección.

Marque Actualizar precios si prefiere que cada transacción memorizada use el precio de venta vigente

en la fecha de creación. (Quite la marca de la opción para usar el precio de venta vigente en la fecha de

la primera memorización).


Nota: Esto puede no ser relevante para todas las transacciones. Por ejemplo, un diario no

tiene precios.


Para ver una lista de transacciones memorizadas y para editar las propiedades, vaya a Finanzas > Listas >

Introducir transacciones memorizadas.


Conciliación de cuentas bancarias y de tarjetas de crédito

Importar datos bancarios

La conciliación bancaria en línea se realiza en dos etapas. Primero, importe el archivo bancario y haga

coincidir las transacciones de estado de cuenta con las transacciones en NetSuite. En segundo lugar,

concilie el extracto bancario.

Pasos

1) Vaya a Finanzas > Banca > Historial de importaciones bancarias > Cargar archivo.

2) En la sección Selección de archivo, haga clic en [Seleccionar un archivo] y seleccione el archivo

que desea cargar.

3) Arrastre el archivo al campo Soltar archivos aquí.

4) En las secciones Opciones de importación:

Opción A: Seleccione una institución financiera si ya tiene una institución financiera configurada.

a. Seleccione la institución financiera de la lista.

b. Seleccione el perfil de formato adecuado.

Opción B: Importar con un analizador predeterminado (CSV, OFX, QFX, BAI2 o CAMT.053), si no

tiene configurada una institución financiera.

Nota: Haga clic en Descargar plantilla CSV. Asegúrese de que el archivo elegido en la

sección Selección de archivo tiene la misma plantilla.

c. Si utiliza una plantilla CSV:

i. Guarde la plantilla en formato excel

ii. Ingrese la informacion en cada columna necesaria

iii. Guarde la plantilla en formato CSV

iv. Valide la formatacion abriedo su archivo con bloc de notas

v. Reemplace la edicion con comas y valide que el formato de fecha sea MM/DD/AAAA

vi. Guarde la plantilla en formato CSV

5) Seleccione una cuenta.

6) Haga clic en [Importar].

7) Haga clic en el enlace Realizar un seguimiento de su estado en la ventana emergente verde.


8) En la página Historial de importaciones bancarias, haga clic en para ver los detalles de

importación

Coincidir transacciones

Pasos

1) Vaya a Finanzas > Banca > Vincular datos bancarios.

2) Seleccione la cuenta que desea conciliar.

3) Verifique el saldo bancario y la fecha del estado de cuenta más reciente.

4) Haga clic en [Ejecutar reglas de reconciliación] para ejecutar manualmente todas las reglas

activas (reglas del sistema y reglas de usuario) en su última importación.

5) Aparece un mensaje emergente. Haga clic en [OK] para continuar.

6) Haga clic en la subficha Revisión. Allí se muestra la lista de todas las transacciones vinculadas

automáticamente.

Nota: La herramienta Coincidencia inteligente de transacciones identifica una transacción

importada que cumple los criterios especificados en la regla y, a continuación, crea una

transacción de cuenta correspondiente y la vincula.

7) Para quitar cualquier transacción de la subpestaña Revisión, haga clic en Borrado.

8) Aparecerá una ventana emergente. Revise la transacción y haga clic en [Deshacer borrado]. La

transacción se moverá de nuevo a la subpestaña Para definir coincidencia.

9) Haga clic en la subpestaña Para definir coincidencia – esta contiene las transacciones restantes

que no han sido vinculadas automáticamente.

10) Revise las transacciones de datos bancarios importados (lado izquierdo).

11) Revise las Transacciones de cuenta (lado derecho).

12) Utilice el filtro de fecha para filtrar la lista de transacciones según una fecha personalizada.

13) Filtre la lista de transacciones para reducir la lista.

Opción A: Filtre según el tipo de transacción

a. Todos los tipos de transacciones

b. Pago

c. Reembolso al cliente

d. Depósito


e. Diario

f. Transferencia

g. Pago de facturas

Nota: Los filtros disponibles que se muestran en la lista desplegable dependen de los tipos

de transacciones registradas en NetSuite y de las incluidas en el archivo de datos

bancarios que se cargó.

Opción B: Introduzca una palabra clave en el campo Buscar

Consejo: En el campo Buscar, use palabras clave como números de transacción, nombres

de proveedores o clientes, montos y fechas.

Opción C: Vaya a la página siguiente seleccionando el número de página en la lista Vaya a, o

bien, use los botones < >

Opción D: Haga clic en las siguientes columnas para ordenar la lista de transacciones en orden

ascendente o descendente

a. Fecha

b. Tipo

c. Nº de transacción

d. Nombre

e. Nota

f. Importe

3) Haga clic en Agregar asiento contable (en la parte inferior de la página) para introducir

manualmente cualquier asiento contable que falte o que no se haya registrado para la

conciliación.

d. La página Entrada de diario se abre en una nueva pestaña.

e. Revise la fecha.

f. El campo Subsidiaria se rellena automáticamente con la subsidiaria asociada a la cuenta

bancaria o de tarjeta de crédito

g. En la subficha Líneas, introduzca las cuentas deseadas y su débito y crédito.

h. Haga clic en [Agregar].

i. Haga clic en [Guardar].


Nota: En la página Vincular datos bancarios, haga clic en el icono Actualizar situado junto

al título Transacciones de cuenta para ver la nueva transacción. La nueva transacción se

muestra en el panel inferior de la página Datos del banco de coincidencias.

4) Haga clic en Agregar cargo para crear manualmente una nueva transacción de cargo para la

conciliación. En la ventana emergente Agregar cargo:

a. Seleccione el beneficiario.

Nota: El beneficiario debe estar asociado a la misma subsidiaria que la cuenta.

b. Introduzca la fecha de la transacción.

c. Ingrese un Número para identificar este cargo, si corresponde.

d. Introduzca una nota.

e. Introduzca el importe del cargo.

f. Seleccione la cuenta asociada.

g. Utilice los valores de segmento, según corresponda.


Nota: En la página Vincular datos bancarios, haga clic en el icono Actualizar situado

junto al título Transacciones de cuenta para ver la nueva transacción. La nueva

transacción se muestra en el panel inferior de la página Datos del banco de coincidencias.

5) Haga clic en Agregar depósito para crear manualmente una transacción de depósito. En la

ventana emergente Agregar depósito:

a. Seleccione el botón Responsable de pago.

Nota: El responsable debe estar asociado a la misma subsidiaria que la cuenta.

b. Introduzca la fecha de la transacción.

c. Ingrese un Número para identificar este cargo, si corresponde.

d. Introduzca una nota.

e. Introduzca el importe del cargo.

f. Seleccione la cuenta asociada.

g. Utilice los valores de segmento, según corresponda.



Nota: Haga clic en el icono Actualizar situado junto al título Transacciones de cuenta

para ver la nueva transacción. La nueva transacción se muestra en el panel inferior de

la página Datos del banco de coincidencias.

6) En la subficha Para definir coincidencia > tabla Transacciones de cuenta, seleccione la casilla de

verificación situada junto a las transacciones según el estado de cuenta.

O BIEN Seleccione la casilla de verificación superior en la fila del encabezado de la tabla para

seleccionar todas las transacciones de la cuenta a la vez.

Nota: Revise todas las transacciones compensadas en la pestaña Revisión.

7) Haga clic en [Desactivar].

8) Haga clic en [Envíe su trabajo].

Conciliar el estado de cuenta bancario

Pasos

1) En la página Vincular datos bancarios, haga clic en Conciliar estado de cuenta.

2) Selecciona la Cuenta.

3) Introduzca la fecha de finalización de estado de cuenta.

4) Introduzca saldo total.

5) Revise la subficha Revisión.

6) La subficha Revisión muestra la lista de transacciones compensadas.

7) En la columna Ver detalles, haga clic en Borrado o Vinculado para revisar la transacción

compensada.

8) En la ventana emergente Transacción borrada o Transacción vinculada, haga clic en [Deshacer

borrado] o [Deshacer vinculado] para desvincular las transacciones. Estas transacciones

volverán a la página Vincular datos bancarios > subficha Para definir coincidencia.

9) En la subficha Conciliar, revise la lista de transacciones y asegúrese de que todas las

transacciones que desea conciliar estén seleccionadas.


10) Anule la selección de la casilla de verificación situada junto a las transacciones que no deben

formar parte de la conciliación. Estas transacciones permanecerán emparejadas y compensadas.

11) Haga clic en [Conciliar].

Corregir un informe de conciliación bancaria

Una vez que se haya enviado y finalizado la página Conciliar estado de cuenta, podrá realizar algunos

cambios en la transacción o transacciones conciliadas, si es necesario, por ejemplo, si el informe de

conciliación muestra una discrepancia.

Pasos para eliminar un estado conciliado

1) Vaya a Finanzas > Banca > Conciliar estado de cuenta > Lista.

2) La página muestra todos los estados de cuenta reconciliados.

3) Seleccione la cuenta en la lista Filtrar por cuenta para reducir la lista.

4) Haga clic en Eliminar junto al estado reconciliado recientemente.

Nota: Solo se puede eliminar el extracto más reciente de una cuenta bancaria o de tarjeta

de crédito específica.

5) Revise el mensaje de advertencia emergente. Haga clic en [OK] para continuar.

Nota: Todas las transacciones vinculadas o borradas mantendrán su estado.

Pasos para desvincular o corregir discrepancias

1) Vaya a Finanzas > Banca > Conciliar estado de cuenta.

2) Seleccione la Cuenta.

3) En la subtabla Revisión, revise la lista de transacciones.

4) En la columna Ver detalles, haga clic en Borrado o Vinculado en la transacción que desee

corregir.

5) Haga clic en [Deshacer borrado] o [Deshacer vinculado] para eliminar el estado borrado o

vinculado de una transacción. Esta transacción volverá a la página Vincular datos bancarios >

subficha Para definir coincidencia.


Gestión de periodos contables

Administrar periodo contable

La página Administrar períodos contables es una lista de todos los períodos contables definidos en su cuenta y agrupados en la jerarquía del período contable al que pertenecen.

Pasos

1) Vaya a Configuración > Contabilidad > Administrar períodos contables.

En esta página se incluyen las siguientes columnas:

a. Nombre de período: Nombre que definió para el período contable, como FY 2012 (Año

fiscal 2012), Q1 2014 (Primer trimestre 2014). Los períodos están agrupados en años

fiscales, trimestres o meses. Use el ícono + o - para expandir o contraer la lista de

períodos de un año fiscal.

b. Expandir todo/Contraer todo: Expanda o contraiga todos los períodos.

c. Lista de control: Haga clic en el ícono de la lista de control para ampliar la imagen y ver

una lista de las tareas que deben completarse para cerrar el período. También puede

bloquear y desbloquear módulos y períodos de transacción desde la lista de control.

d. Cierre de período: Una marca de verificación verde en esta columna indica que todos los

artículos de la lista de control del cierre de período se han completado y que el período

contable está cerrado para todas las transacciones y entradas.

e. Transacciones de cuentas a pagar: Un candado indica que los usuarios básicos no pueden

contabilizar transacciones de cuentas a pagar en este período.

f. Transacciones de cuentas a cobrar: Un candado indica que los usuarios básicos no

pueden contabilizar transacciones de cuentas a cobrar en este período.

g. Transacciones de nómina de sueldos: (Si la función Nómina de sueldos está habilitada)

Un candado indica que los usuarios ordinarios no pueden contabilizar transacciones de

nómina de sueldos en este período.

h. Todas las transacciones del LM: Un candado indica que los usuarios ordinarios no pueden

contabilizar transacciones que tengan impacto en el libro mayor en este período.

i. Permitir cambios no registrados en el LM: Una marca de verificación indica que los

usuarios con el permiso Permitir cambios no registrados en el LM pueden contabilizar

cambios en transacciones que no afectan al libro mayor.

En esta página puede:


j. Hacer clic en un Nombre de período para realizar cambios para editar el período.

k. Hacer clic en el ícono Lista de control para revisar el estado de las tareas a completar para

el cierre del período, examinar este proceso de cierre y bloquear o desbloquear el período

o los módulos de transacción.

l. Hacer clic en Establecer todo el año para establecer un año completo de períodos

contables.

m. Hacer clic en Crear período único para definir un nuevo período contable.

n. Hacer clic en Imprimir para imprimir la lista de períodos contables.

o. Marcar la casilla Mostrar inactivos para mostrar los períodos inactivos en la lista y

también marcar los períodos como inactivos. Por defecto, solo se muestran los períodos

activos. Después de que marca la casilla Mostrar inactivos, se agrega la columna Inactivo a

la página con casillas de verificación para cada período.


Cerrar un periodo – Lista de control

NetSuite proporciona una lista de control de cierre de período para ayudarlo con las actividades de cierre de período.

Algunas de las actividades de cierre de período varían según el sector de la empresa y las funciones habilitadas en NetSuite.

Nota: La lista de control de cierre de período no se puede modificar.

Las siguientes funciones están disponibles en la lista de control de cierre de período:

• Bloquear actividades

• Revaluación de saldos pendientes en moneda extranjera

• Calcular tipos de cambio consolidados

• Eliminar transacciones entre empresas

• Resolver diferencias de fecha/período

• Revisar inventario negativo

• Revisar contabilidad del costo de inventario

• Revisar actividad de inventario

• Revisar ejecuciones de complementos GL personalizados

• Crear diarios de finalizacion de periódo

• Cerrar

Todas las transacciones de contabilización de inventario deben tener la alineación correcta de la fecha

de transacción y el período contable. Cualquier fecha y período contable desalineado en una transacción

puede generar valores incoherentes de costo de inventario y activos en el período contable.

Antes de repasar la lista de control de cierre de período de NetSuite, debe completar las siguientes

tareas como actividad de fin de mes:

• Completar la facturación del período

• Revisar y aprobar todas las transacciones del período

• Acumular cualquier transacción no aprobada

• Crear entradas de diario de amortización


Pasos


2) Haga clic en el ícono de la Lista de control que se encuentra junto al período para

bloquearlo.

a. Revise los mensajes que aparecen en pantalla para asegurarse de completar todos los

requisitos previos (por ejemplo, cerrar períodos anteriores).

b. Desplácese sobre el ícono Ir a tarea para ver los detalles acerca de la tarea de

Requisitos previos relevante. Los íconos de estado indican si cada tarea se completó, se

realizó parcialmente o no se comenzó.

3) Haga clic en el ícono Ir a tarea que se encuentra junto a la tarea que desea realizar. (Por

ejemplo, Resolver diferencias de fecha/período).

4) Haga clic en el botón que describe la tarea que desea realizar. (Por ejemplo, Resolver diferencias

de fecha/período).

5) Complete las acciones necesarias para completar la tarea. (Por ejemplo, conciliar las

transacciones que no tienen fecha dentro del período financiero correspondiente).

6) Vaya a la tarea Bloquear cuentas por cobrar, marcar la subsidiaria correspondiente a su rol.

7) Haga clic en [Enviar].

8) Vaya a la tarea Bloquear cuentas por pagar, marcar la subsidiaria correspondiente a su rol.


10) Vaya a la tarea Bloquear todo, para bloquear toda transaccion de periodo contable.


12) Vaya a la tarea Revaluación de saldos pendientes en moneda extranjera para bloquear toda

transaccion de periodo contable.

13) Haga clic en [Revaluacion de moneda] para revisar las cuentas incluidas en la reevalucaion de

moneda.

a. Puede ingresar desde Transacciones > Finanzas > Revaluación de saldos monetarios

pendientes

14) Seleccionar las cuentas para revaluar.

15) De manera automáticamente aparecerán aquellas cuentas que tienen marcada la casilla de

revaluación.

16) Seleccione el período contable, Subsidiaria, Clase, Departamento, Ubicación y tipo de cuenta.


17) Ingrese una Nota para poder identificar el asiento generado por el proceso.

18) Haga clic en [Guardar] y regresará a la tarea de cierre.

19) La subpestaña Resultados muestra las revalorizaciones de moneda creadas para cada ejecución,

además de la moneda y el monto total de la variación de la transacción.

a. Si una ejecución de revalorización produce cuatro transacciones de revalorización de

moneda, verá cuatro líneas para ese número de ejecución, cada una con un enlace a los

detalles de los resultados de la revalorización.

20) Haga clic en el número de transacción para abrir la página Revalorización de moneda (ganancia /

pérdida no realizada).

21) La subpestaña Estado muestra el estado de la revalorización de la moneda.

a. La columna Porcentaje completado proporciona cuánto del proceso se ha ejecutado.

22) Haga clic en [Marcar tarea completa].

23) Vaya a la tarea Calcular tipos de cambio consolidados para actualizar los tipos de cambio

consolidados.

24) Haga clic en [Calcular tipos de cambios consolidados].

25) Si las actualizaciones consolidadas del tipo de cambio están completas, haga clic en [Volver a

cierre del periodo] .


27) Vaya a la tarea Eliminar transacciones entre empresas y haga clic en [Ejecutar eliminacion

entre empresas].

28) Seleccione una clase, departamento y ubicación. Opcionalmente, agregue una nota.

29) Si efectuó modificaciones, haga clic en [Guardar] para ejecutar la eliminación de empresas

vinculadas y registrar los asientos de diario de eliminación para el período.

30) Si no efectuó modificaciones, haga clic en [Volver al cierre del periodo] y en [Marcar tarea

completa].

31) Vaya a la tarea Resolver diferencias de fecha/período y haga clic en [Resolver diferencias de

fecha/periodo] para corregir transacciones con fechas incorrectas.

32) Haga clic en en [Volver a cierre del periodo] y en [Marcar tarea completa].

33) Vaya a la tarea Revisar inventario negativo para identificar cualquier valor de inventario

negativo que pueda corregirse mediante un ajuste positivo.

34) Haga clic en [Revisar inventario negativo] para corregir transacciones.


35) Haga clic en [Volver a cierre del periodo] y en [Marcar tarea completa].

36) Vaya a la tarea Revisar contabilidad del costo de inventario para ejecutar cálculos de costos

de inventario. No debe haber artículos en la página [Revisar contabilidad del costo de

inventario] en la lista de artículos pendientes para corregir. Si aparece algún elemento en la lista,

debe esperar hasta que se resuelva.


38) Vaya a la tarea Revisar actividad de inventario, se abrira una versión personalizable del

informe Detalle de actividad de inventario.

39) Haga clic en [Revisar actividades de inventario]. Este informe proporciona una vista de valores

de inventario específicos. Los detalles del informe se basan en el valor de inventario total a nivel

de artículo en un contexto subsidiario específico.

40) Haga clic en el navegador para volver a la tarea y haga clic en [Marcar tarea completa].

41) Vaya a la tarea Revisar ejecuciones de complementos GL personalizados para revisar el

impacto en el libro mayor.

42) Haga clic en [Revisar ejecuciones de complementos GL personalizados] .

43) Si hay excepciones, la pagina mostrará las ejecuciones incompletas o fallidos y respecitvos libros

contables impactados. Seleccione el peridod contable, puede incluir periods contables cerrados.

44) Puede marcar una transaccion y haga clic en [Ejecutrar seleccionado]. Si actualiza una

transaccion en un periodo cerrado que activa el complemento, aparece un error. Puede ignorar el

error o abrir el periodo para ejecutar el complemento nuevamente.

45) Para ignorar un error, marque la línea y haga clic en Ignorar seleccionados. Aparece un mensaje

de confirmación. Haga clic en Sí para confirmar y eliminar la transacción de la lista.


47) Vaya a la tarea Crear diarios de finalizacion del periodo que enumera todas las subsidiarias

para las que está habilitada la función. La matriz de una subsidiaria habilitada también aparece

en la lista, incluso cuando la subsidiaria matriz no tiene la función habilitada, para mostrar la

jerarquía de la subsidiaria. Esta página de tareas muestra para los diarios de fin de período

que deben crearse antes de cerrar el período.

48) Haga clic en [Crear todos los diarios] se inician todos los procesos de diario de fin de período que

se muestran en la página de tareas. Si ya ha completado con éxito algún proceso para este

período, esos procesos se omiten.


49) Este método da como resultado un error para cualquier subsidiaria que tenga marcada la casilla

de preferencia para Nota en diarios de fin de período.

50) Haga clic en [OK] del mensaje y clic en [Actualizar] y repita según sea neceario.

51) A medida que se completan los procesos, se muestra un enlace a los registros procesados con un

recuento de los resultados. Si ocurrieron errores, se muestra un enlace a la página de resultados

de errores con un recuento de los errores.

52) Si sus resultados incluyen errores, corrija los problemas y siga los pasos en [Crear diarios] para

procesar los diarios de fin de período para las correcciones.

------------------- O BIEN ---------------------

53) Haga clic en [Crear diarios].

54) Utilice los filtros encima de la lista de subsidiarias como desee.

55) Agregue texto en el campo del campo Memo según desee o requiera.

56) El texto que ingresa en el campo Memo aquí se copia en el encabezado y las líneas del diario de

fin de período.

57) Puede marcar cualquier casilla en cualquiera de las subpestañas que tienen diarios listos para

procesar. Si marca las casillas de los procesos que dependen de otros procesos, los procesos

requeridos se ejecutan automáticamente, incluso si no los ha seleccionado. Se omiten los

procesos completados anteriormente.

58) Haga clic en [Enviar] .



Cerrar un periodo

Después de que haya bloqueado el período y realizado las tareas de ajuste, puede cerrar el período para excluir todas las transacciones de contabilización.

Después, si se requieren contabilizaciones adicionales, puede reabrir el período.

Pasos



bloquearlo.

3) Revise los mensajes que aparecen en pantalla para asegurarse de completar todos los requisitos

previos (por ejemplo, cerrar períodos anteriores).

4) Haga clic en el ícono Ir a tarea que se encuentra junto a la tarea Cerrar.

Haga clic en [Cerrar periodo].

Pasos para reabrir un periodo

Solo los roles con permiso pueden reabrir el período después de que se ha cerrado..

Pasos


2) Haga clic en el ícono de la Lista de control que se encuentra junto al período para reabrirlo.

3) Haga clic en el ícono Ir a tarea que se encuentra junto a la tarea Cerrar.

4) Introduzca una Justificación para reabrir el período. Este es un campo obligatorio.

5) Haga clic en [Reabrir periodo].

6) Haga clic en Aceptar cuando se muestre una advertencia de los efectos de reabrir un período (los

efectos incluyen reaperturas de períodos posteriores; en ese caso, deberá repetir el proceso de

lista de control de cierre de período).


Pasos para desbloquear un periodo

Pasos



desbloquearlo.

3) Haga clic en el ícono Ir a tarea que está asociado con la tarea de desbloquear períodos.

4) Quite la marca de la columna Cerrar.


Definir periodos contables

La función de períodos contables permite la organización de datos de informes, búsquedas e indicadores

clave de rendimiento por períodos, para facilitar el análisis y la revisión financiera.

NetSuite proporciona la opción de definir un período contable a la vez o generar todos los períodos de

un año completo mediante el botón Establecer todo el año.

Se recomienda utilizar Establecer todo el año para generar todos los períodos y la jerarquía totalizada

para un año completo.

Pasos


2) Haga clic en [Establecer todo el año] .

3) Seleccione el Primer mes contable para el año contable.

4) Introduzca o acepte el Final del año fiscal de cuatro dígitos para el que desea generar los

períodos contables.

5) Seleccione el Formato de período que desea usar para los períodos contables (Predeterminado =

Meses calendario).

6) Seleccione el Nombre del año del período para definir si se utiliza el año inicial o el año final en el

nombre del período.

7) Asegúrese de que la casilla Período de ajuste de cierre de año en un día no esté seleccionada.


Nota: Marque para incluir un período de ajuste de cierre de año en un día para este

ejercicio fiscal (NO se recomienda).


Definir un periodo

Pasos


2) Haga clic en [Solo el año nuevo], [Solo el trimestre nuevo] o [Periodo base].

3) Introduzca un Nombre de período para este período.

4) Introduzca la Fecha de inicio para este período.

5) Introduzca la Fecha de finalización para este período.

6) Seleccione el Calendario fiscal para el año contable.

7) Seleccione un Subperíodo de para seleccionar el período principal adecuado, si existe (solo si

define un Período base o Solo el trimestre nuevo).

8) Si está definiendo un Nuevo período base, revise los siguientes campos y marque las casillas

según corresponda.

a. Permitir cambios no registrados en el LM: Marque esta casilla para que los usuarios con el

permiso Permitir cambios no registrados en el LM puedan introducir transacciones sin

contabilización a este período después de que se haya cerrado.

b. El período es ajuste: Marque esta casilla para que un período ajuste la diferencia entre

365 días de un año calendario y 364 días de un ejercicio fiscal que consta de 52 semanas x

7 días por semana.



Presupuesto

Introducir presupuestos

La función de presupuestos permite a las empresas definir presupuestos mensuales por cuenta de LM, cliente, artículo y segmento financiero. Los presupuestos se pueden crear fuera de NetSuite y se pueden importar como un archivo CSV.

La herramienta de múltiples presupuestos (incluida en el módulo Financiero avanzadas) le permite configurar y generar informes sobre más de un presupuesto para el mismo conjunto de criterios. Si desea crear varios presupuestos para usar como propuestas, puede asignar una categoría de presupuesto a cada presupuesto.

No cambie el presupuesto base después de cargarlo. En cambio, use la funcionalidad de categoría de presupuesto para almacenar varios presupuestos y pronósticos con fines comparativos.

Pasos

1) Vaya a Financiero > Listas > Configurar presupuestos.

2) Seleccione la Subsidiaria.

3) Seleccione el Año.

4) Seleccione la Categoría de presupuesto.

5) Seleccione Cliente, Artículo, Clase, Departamento y Ubicación para el presupuesto.

6) Seleccione un Tipo de cuenta para filtrar los tipos de cuentas para los que está creando este

presupuesto.

7) Marque la casilla de verificación Aplicar que se encuentra junto a las cuentas para las que desea

crear un presupuesto.

8) Introduzca importes mensuales al:

a. Escribir los importes en cada columna de fecha.

------------------- O BIEN ---------------------

b. Escribir un importe en el primer mes y hacer clic en para distribuirlo uniformemente.

------------------- O BIEN ---------------------

c. O escribir un importe en el primer mes y hacer clic en para copiar el importe en otros

meses



Informes clave

Revisión del informe estándar

La edición de categoría media de SuiteSuccess Financials First viene con una amplia variedad de informes

preconfigurados, así como informes financieros en tiempo real adaptados a la industria. NetSuite

también proporciona la flexibilidad de crear informes personalizados adaptados para empresas

particulares.

Vaya a Informes > Financiero>

• Estado de ingresos

• Estado de ingresos comparativo

• Balance

• Balance comparativo

• Estado de flujo de caja

• Libro mayor

• Balance de comprobación

• Plan contable

• Detalles de transacción

• Tipo de cambio aplicado a pérdidas y ganancias

• Tipo de cambio no aplicado a pérdidas y ganancias

• Numeración de auditoría del LM

Vaya a Informes > Transacciones bancarias/presupuestos.

• Registro bancario

• Estado de ingresos y egresos de presupuesto

• Presupuesto frente a real

• Estado de caja

• Informe de detalles de conciliación

Pasos

1) Seleccione uno de los informes disponibles que se enumeran anteriormente.

2) Seleccione las opciones del pie de página.

3) Haga clic en [Actualizar] si modificó alguna opción de filtro en el pie de página.

4) Haga clic en Ver detalle para ver un informe detallado.

Nota: Solo algunos informes se pueden ver con mayor detalle.


Revisar informes presupuestarios

NetSuite ofrece varios informes preconfigurados que ilustran el rendimiento financiero en comparación

con los presupuestos, incluido Estado de ingresos del presupuesto e informes de Presupuesto frente a

real. NetSuite también permite que el usuario cree informes de presupuesto personalizados

Agregue estos informes al menú Favoritos con un clic en > Agregar a accesos directos.

• Revise el Nombre predeterminado Puede modificarse por cualquier nombre que considere más

significativo.

Práctica recomendada: use Inf: o Informes: como prefijo de los informes.

Esto lo ayudará a diferenciar los accesos directos que son páginas de NetSuite de los que

son informes o búsquedas.

Pasos

1) Realice una Búsqueda global del nombre del informe.

Sugerencia: presione [Alt]+[G] para mover rápidamente el cursor al campo de Búsqueda

global.

2) Seleccione los filtros de a uno y espere a que la pantalla se actualice antes de introducir el

próximo filtro.


Indicadores clave de rendimiento

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) le brindan una visión rápida sobre sus métricas empresariales

clave.

También puede verlos en el panel de control mediante diferentes tipos de portlets:

• Indicador clave de rendimiento

• Cuadro de mando de KPI

• Medidor de KPI

• Gráfico de tendencia

En esta Guía de referencia rápida, haremos referencia al portlet de scorecard de KPI.

Consulte SuiteAnswers o la ayuda de NetSuite para obtener más información sobre cómo

configurar otros portlets.

Se han creado en su cuenta las scorecards y los indicadores clave de rendimiento que se enumeran a

continuación:

Pasos

1) Vaya al Panel de control de página de inicio.

2) Revise el panel de control y busque el portlet con el Nombre de scorecard que aparece arriba.

Nota: Este portlet también se puede agregar a otros paneles de control.

3) Desglose las cantidades para obtener información más detallada.

4) Coloque el cursor sobre su Indicador y verá .

5) Haga clic aquí para ver el Gráfico de tendencia de KPI.

finanzas - guía de referencia

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