セミナー ＆ 相談会

運営マニュアル

平成２９年４月

一般社団法人 神奈川県マンション管理士会

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〈はじめに〉

このマニュアルは、一般社団法人神奈川県マンション管理士会の各支部が、管理組合向け

のセミナー＆相談会（以下「セミナー等」という。）を実施する場合の参考に資するための

運営マニュアルです。

セミナー等は言うまでもなく、管理組合の皆様に情報を提供するとともに、マンション

管理士の業務をＰＲする場でもあります。

また、業務受託を目指す管理士として、受講者や相談者とのコミュニケーションにより、

信頼関係を築くうえでの重要な場でもあります。

セミナー等を効果的に実施することにより、多くの業務受託の機会が得られ、ひいては、

当会の発展にも寄与することが期待されます。

管理組合向けのセミナーや相談会については、すでに各支部で行っており、各支部から

理事会等に報告されていますが、セミナー等に関し、事業計画に沿った効率的な実施によ

る情報の共有化や相談事例の集積化及びその有効的な活用を図るために、今回、運営マニ

ュアルを作成しました。

各支部におけるセミナー等の開催に際しては、この運営マニュアルを参考にして実施し

ていただくことをお勧めいたします。

目 次

１．セミナー等の企画・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・２ページ

２．実行計画の作成・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・２ページ

３．事前準備・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・３ページ

４．セミナー等の進め方・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・４ページ

５．アフターフォロー・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・５ページ

《添付資料》

資料 １ 企画書

資料 ２ 日程計画表

資料 ３ 管理組合リスト

資料 ４ 作業分担表

資料 ５ 予算書

資料 ６ チラシ作成

資料 ７ 広報リスト

資料 ８ 資材リスト

資料 ９ 資料リスト

資料 １０ セミナーアンケート用紙

資料 １１ 進行表

資料 １２ 相談受付票

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１．セミナー等の企画

セミナー等を実施するにあたって、重要なことは如何に管理組合役員等の方にご来場い

ただくか（集客）です。

効果的な集客を行うためには、セミナーの開催に合わせて相談会を実施することが効果

的です。

また、集客にあたっては、管理組合への周知が必要であり、一般的な広報のほか、管理

組合リストに基づいての個別周知も望まれます。セミナー等を計画するに当たっては、管

理組合のニーズを分析して、それに合った企画をすることが大切です。

① 目的・目標の設定

セミナー等を通して求める目的や目標を設定します。

（目的例）：無料相談会を実施し、相談者を業務紹介に導いて紹介実績に結び付けられる

ような相談案件を増やす。

（目標例）：セミナー参加者を○○名、相談者を○○名程度とすることを目標とし、紹介

実績が○○件程度になるように計画する。

② 集客の方法

集客の方法は、広報誌、機関紙、メールマガジン、ＨＰ等への掲載やＳＣ事業等を通じ

てのちらし配布、ＤＭ送付など有効と思われる手段を検討します。規模の大きなセミナ

ー等を計画する場合は、メディア等を利用して広報することも検討します。

③ 開催場所・開催日の計画

当会や他の支部での各種行事の状況等を勘案して、目的に沿った集客ができる場所や時

期を決定します。セミナーの内容によっては、当会、支部、行政機関及び他の法人や地

域コミュニティ等との連携を検討すると効果的です。

④ 予算計画

参加費の予定（有償・無償）や予算確保のため、費用の予定額を決めます。

⑤ 企画書の作成（資料１）

以上を取りまとめて企画書を作成します。企画書には目的達成まで、実施後の活動とし

て必要なアフターフォロー事項も記載します。

２．実行計画の作成

支部の定例会等で承認を受けた企画書に基づいて、具体的な実行計画を作成します。

①日程計画（資料２）

実行スケジュールを日程計画表として作成します。締切り期限の日付、担当者、調整相

手及び他のイベント等との関連があれば記入しておきます。

事前の周知期間、講師の準備期間を勘案することがポイントです。

②開催場所の確保

企画内容に沿った開催場所を確保します。公共施設の場合、1年以上前に予約が必要なと

ころもありますので、早めに確保しておく必要があります。

場所の確保ができたら、日程計画表に反映するとともに、関係者にも周知します。

③管理組合リストの作成（資料３）

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対象者の属性を定めて抽出を行います。管理組合リストは既存のリストの他、一般公開

されているリストや他の団体で活用可能なリストも参考にします。管理組合リストは広

げすぎると効率が悪く絞りすぎると集客力が低下しますので、事前の整理が重要になり

ます。

管理組合リストと合わせて案内リストを作成します。

④セミナーの内容の決定

セミナーの名称、テーマ及び内容を決定します。

併せて広報するときのキャッチコピーを決めておくとよいでしょう。名称とキャッチコ

ピーは集客のための重要な要素になります。

⑤講師・相談員・スタッフの選定（資料４）

講師及び相談員等は企画に沿って内外から選任します。それらの方々の経歴も集客にお

いて重要な要素になります。

セミナー等の実施までの各作業等についてスタッフも決めます。

今後の広報のために、記録担当者や写真撮影担当者なども決めておきます。

⑥予算の確定（資料５）

会場費、チラシ作成費、講師費、相談員及びスタッフの交通費、事務用品費、会場備品

費等の費用を算出して、必要な予算を確保します。

⑦後援・協賛申請

後援や協賛を依頼する団体等を決めて依頼、申請を行います。

３．事前準備

実行計画に従って事前準備を行います。実行計画で担当者を決定しておきますが、実行

段階で必要に応じて柔軟に対応することも必要です。

① チラシの作成（資料６）

開催日時、場所、講演者及び講演テーマ等が確定した段階で、チラシの原稿を作成し、

印刷業者に発注します。印刷部数は、管理組合リスト等に基づく配布計画により確定し

ます。

チラシは、セミナー等の開催までの期間を考慮して、周知が十分に確保できるように早

めに作成し、配布することが重要です。

② 広報の方法（資料７）

作成した管理組合リスト等を活用して、案内先（参加推奨者）のリストを作成し、メ

ール、郵送及び訪問等により集客を行います。

また、当会ＨＰ をはじめ、理事会、各委員会及び各研究会への周知依頼や、ＳＣ等他の

活動、展示会、他の相談会及び広報誌への掲載、報道機関へのニュースリリースの持ち

込み、行政機関への働きかけ等計画に沿った広報活動を行います。

予算に応じて有償の広告活動も検討します。

③ 会場の確認（下見）

普段使っていない会場の場合、あらかじめ会場の下見をしておきます。参加者の動線、

案内表示の方法、会場のレイアウト等を事前に確認し、準備が必要な事項を現場で確認

しておきます。

④ 資機材の手配（資料８）

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会場の備品・機材等をあらかじめ確認しておいた上で、必要な機材等をリストアップ

します。それらの調達方法を検討し、当日確実に配備できるようにします。

操作が必要な機材については、事前に動作確認を行うとともに、操作ができるように練

習しておきます。（パワーポイント等のソフトはバージョンが異なると表示が崩れる場合

があるため、講師の作成したデータを事前に表示確認しておく必要があります。）

⑤ 資料の準備（資料９）（資料１０）

配布資料（次第、講師レジュメ、アンケート用紙等）の原稿作成後、印刷及び封筒詰

め作業を行います。予算がある場合は印刷業者に発注してもよいでしょう。

配布資料のほか、講師・相談員スタッフに必要な資料を準備します。原稿が必要な場合

は担当者に早めに依頼します。又、資料類は予備を含めてやや多めに準備しておきます。

今後のセミナー等の企画の参考とするため、アンケート用紙は用意した方がよいでしょ

う。来場者に渡す封筒・記念品等も必要に応じて準備します。

⑥ 作業分担の確認

当日の作業分担をあらかじめ決めておきます。担当者が急に来られない場合も想定し、

予備の担当者を決めておいた方が無難です。

⑦ 進行表等の作成（資料１１）

必要に応じて当日の進行方法・担当者の作業分担諸をあらかじめ決めておき、事前に

スタッフ等に周知しておきます。特に司会を担当する人は、進行シナリオなどを作成し、

アナウンスに漏れがないようにするとともに、スムーズな進行ができるように準備しま

す。可能であれば事前に予行演習をしておきます。

⑧ 参加受付窓口の設置

セミナー等の広報の開始とともに、参加申し込みが始まります。受付をする電話、フ

ァックス、メール等の受付体制を整備するとともに、受付台帳を作成し、申込者を登録

していきます。受付け締め切り後に、その台帳を基に会場受付簿を作成します。

４．セミナー・相談会の進め方

① 集合と準備

スタッフ等は早めに会場に集合して準備を開始します。会場の設営、案内板の設置、

受付や来賓の出迎え等事前の打ち合わせに沿って準備します。

② 進行と記録

司会者は、タイムスケジュールを確認しながら進めることが重要です。特に質疑の時

間は質問者の人数なども勘案しながら、進行をコントロールする必要があります。

記録担当者は進行状況等について必要に応じてビデオ、音声レコーダー、写真等で記録

します。

③ セミナー後の相談会設営

相談会をセミナーと同じ会場で行う場合には、相談会場のレイアウトを事前に決めて

おき、セミナー終了後、速やかに相談会場を設営し、相談者を誘導します。相談員も遅

れないように配置に着くようにします。

相談会場がセミナー会場と異なる場合には、事前に相談会場の設営をしておき、セミナ

ー終了後、司会者等によるアナウンスや誘導係による案内で相談員を会場に誘導します。

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④ 相談受付票の作成（資料１２）

相談者毎に相談受付票を作成し、相談者の情報、相談内容、相談員の回答概要をまと

めます。この相談受付票には、個人情報が記載されるため、あらかじめ相談者に了解を

得ておくことが必要です。

作製した相談受付票は、継続して相談がある場合に備え適切に保管し、必要に応じ内容

を確認できるようにしておきます。

５．アフターフォロー

セミナー等の終了後の結果を終了後に総括をしておきます。次の開催に有効に活用する

ことにより、今後のセミナー等の開催のグレードアップにつなげます。

① 管理組合情報の更新

新規管理組合の情報追加、既存管理組合の情報追加・訂正、不要リストの削除等、個

人情報の取扱いに十分注意して管理組合情報の整理を行います。

② 反省会の実施

進行の反省点等、次回以降に改善すべき点を確認し記録します。

アンケートを回収したときは、その結果を集計・分析します。

③ 費用の清算

発生した費用を清算するとともに予算との差異分析を行って、次回以降の予算作成に

役立てます。決算書を作成し、支部定例会に報告します。

④ 管理組合への活動案内

必要に応じて来賓や協力していただいた方、関係者への挨拶を戸別訪問、郵便連絡、

メール連絡等で行います。ご出席いただいた管理組合へのフォローを分担して行います。

⑤ 活動報告

相談事例の報告書を作成し、速やかに活動結果を支部に、相談事例については業務支

援委員会に報告します。

以上

資料１ 企画書

企画者 ××支部 起案日 平成××年××月××日

名称等 ○○マンション管理 セミナー＆相談会

目的 ・セミナーを通じて管理組合役員に問題意識を提起する。

・個別相談会を実施し、業務受託につながる会員紹介を行う。

対象 管理組合役員等

目標設定 セミナー参加者 ○○名、相談会 ○○件、業務紹介 ○○件

集客方法 DM、メール、広報紙、SC 交流会など

開催場所 ○○地区

開催時期 平成××年××月

参加費 支部会員及び相談会参加者は無料、その他セミナー参加者は有料

予算規模 ○○円

協賛・後援 ○○市、○○団体

テーマ・講師 テーマ、講師の構想

実行内容

マンションの管理問題を提起するセミナーを実施し、管理組合の課題

を認識していただき、個別の相談希望者を募る。

個別相談会の相談者に対してのフォローを行い業務受託の機会の増

大化を図る。

資料２

項 項目 担当者 備考

1 全体企画 A氏

2 会場確保 B氏６ケ月前

からが多い

3 講師選定・依頼 I氏

4チラシ作製・

配布C氏

5 広報活動 D氏

6 スタッフ確保 E氏

7 資機材調達 F氏

8 資料類準備 G氏

日程計画表

平成××年

×月 ×月 ×月 ×月 ×月

企画作成 企画承認 開催日

講師選定 依頼

予約

広報活動

使用

手配 完成 配布

料金支払

募集(事務局) 募集(運営)

手配

原稿依頼 原稿収集 印刷 配布

報告

資料３ 管理組合リスト

項 管理組合名 氏名 役職 郵便番号 住所 電話番号 FAX番号 電子メールアドレス メモ

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

資料４ 作業分担表

項 名称 担当者 対応内容 備考

1 セミナー講師 ○○市○○局○○氏等 第一部テーマ○○○○

2 セミナー講師 ○○団体会長○○氏等 第二部テーマ○○○○

3 セミナー講師 M管理士○○氏等 第三部テーマ○○○○

4 相談員1,２ A氏、B氏 ①席相談対応

5 相談員3、4 C氏、D氏 ②席相談対応

6 相談員5、6 E氏、F氏 ③席相談対応

7 相談員7、8 G氏、J氏 ④席相談対応

8 受付担当 K氏,L氏 参加者確認、名簿作成

9 進行担当 M氏 司会進行

10 記録担当 N氏 撮影・録音係

11 会計担当 P氏 予算・決算、講師料、資材・交通経費等支払

12 会場整理・誘導担当 Q氏,R氏 テーブルセット、質問者へマイク渡、誘導

13 資料まとめ担当 S氏 レジュメ、アンケート用紙等の収集・まとめ

14 資材調達担当 T氏 パソコン、プロジェクター案内板等

15 広報担当 U氏 チラシ作成、広報

（担当者と依頼先を一緒に記載。内容を対応内容にして内訳を記載）

資料５

項 支払先 数量 単価 予算額

1 印刷会社 ○○枚 ○○○円 ○○○円

2 郵便局又は宅配便など○○部 ○○○円 ○○○円

3 講師 ○名 ○○○円 ○○○円

4 交通費 各人交通費 ○○○円 ○○○円

5 ○○会館 ○時間 ○○○円 ○○○円

6 ○○会館借用 ○台 ○○○円 ○○○円

7 ○○会館借用 ○台 ○○○円 ○○○円

8 作製会社等 ○張り ○○○円 ○○○円

9 作製会社等 1式 ○○○円 ○○○円

10 予備費 1式 ○○○円 ○○○円

11

合計 ○○○○円

会場費

プロジェクター代

スクリーン代

表示類

予算書

チラシ等郵送代

その他

内容

チラシ類印刷

講師料

相談員・スタッフ経費

横断幕

資料６ マンション管理セミナー＆無料相談会

マンション居住者の高齢化対策（例）

セミナー後、無料相談会を開催します

開催日時：平成○○年○月○日（○）○○時～○○時（受付開始○○時）

開催会場：○○センター ○階○号室（○○線○○駅出口から徒歩○○分）

定 員：○○名（定員になり次第締め切ります）

参 加 費：○○円

お問合せ先：神奈川県マンション管理士会○○支部 ○○○○ 電話／FAX：○○○○○○

セミナー・無料相談会プログラム

主催者挨拶 ○○時～○○時 ○○支部 支部長○○

テ ー マ １ ○○時～○○時 講師 肩書 ○○○○氏

テ ー マ ２ ○○時～○○時 講師 肩書 ○○○○氏

質 疑 応 答 ○○時～○○時

閉 会 ○○時

相談会（相談内容は自由です）○○時～○○時 相談員 ○○支部 マンション管理士

退 出 ○○時

主 催 者：一般社団法人神奈川県マンション管理士会

○○支部

後 援：○○市 案内図

：○○団体

○月○日（○）マンション管理セミナー・無料相談会申込書

FAX：○○○○○○ 又は Eメール：○○○○○○でお申し込みください。

管理組合名 管理組合電話：

代表者住所 〒 部屋番号：

参加者氏名 役職等 セミナー

参加

相談会

参加 E メールアドレス・電話

代表者

（ご相談要旨）

※この名簿は、一般社団法人神奈川県マンション管理士会事業のご案内のみに使用させていただきます。

資料７ 広報リスト

項 名称 郵便番号 所在地 電話 担当者 広報の方法等

1 神奈川県政記者クラブ 231-8588 横浜市中区日本大通1 045-210-8560 ○○氏 ニュースリリース掲載

2 ○○経済記者クラブ 231-8524 横浜市中区山下町2番地産業貿易センタービル8Ｆ 045-671-7465 ○○氏 新聞に記載

3 当会各支部 支部長 支部行事で配布

4 サポートセンター 座長 交流会で配布

5 ○○市 18区 地区センター等に配架

6 士会広報 ニュースメール・HPで配信

7 展示会 参加者に配布

8 相談会 相談者に配布

9 業界紙 新聞に掲載

10 その他の方法・・・

資料８

項 名称 数量 内容 手配先 担当者 備考

1 アンケート回収箱 ○個 アンケート回収用 在庫使用 資材担当○○

2 パソコン ○台 セミナー用(予備を含む) ○○担当持参 資材担当○○

3 プロジェクター ○台 セミナー用(予備を含む) 会場で借用 資材担当○○

4 スクリーン ○台 セミナー用 会場で借用 資材担当○○

5 名札 ○個 スタッフ用、講師用、相談員用 資材担当作成 資材担当○○

6 時計 ○個 時間割計測用 ○○担当持参 資材担当○○

7 横断幕 ○張 看板・表示板等 ○○印刷手配 資材担当○○

8 マイク・(スピーカー) ○台 司会用・講師用・会場用(ワイヤレス)会場で借用 資材担当○○ ワイヤレスマイク２本

9 案内板衝立 ○台 受付・会計など 会場で借用 資材担当○○

10 ポインター ○個 プレゼン用 ○○担当持参 資材担当○○

11 幟旗 ○棹 会場内外に設置 在庫使用 資材担当○○

（担当者欄を追加、手配先を記載。）

資材リスト

資料９

項 名称 数量 内容 手配担当者 備考

1 配布資料 ○○ 次第・レジメ・アンケートなど 資料収集担当 事前に封筒にいれる

2 封筒 ○ 配布資料用 当会封筒

3 受付簿 ○ 会場受付用 受付担当

4 領収証 ○○ 参加費 会計担当

5 パンフレット等 ○○ 当会パンフ、リーフレット等 資料収集担当

6 スタッフ用資料 ○ 予定表、役割分担、留意事項 セミナー等担当

（手配担当者を記載）

資料リスト

資料１０

マンション管理セミナーアンケート

平成○○年○月○日

本日は「○○マンション管理セミナー」を受講いただき、ありがとうございました。

今後のマンション管理支援の参考とさせていただきますので、アンケートにご協力をお願いい

たします。

〔選択枝には○をつけてください。( )や空欄等には記入をお願いします。〕

１ 貴マンションにおける、現在のあなたのお立場はどれですか。

①管理組合理事 ②監事 ③専門委員（委員会名： ）

④一般組合員 ⑤その他（ ）

２ あなたのお住まい（マンション所在地）はどちらですか。

①神奈川県内（市区町村名： ）

②県外（都道府県・市区町村名： ）

３ このセミナーを何でお知りになりましたか。（複数回答可）

①県のホームページ

②（一社）神奈川県マンション管理士会ホームページ

③マンション管理関連団体のホームページ

④横浜市マンション管理組合サポートセンターのホームページ

⑤横浜市マンション管理組合サポートセンターの交流会

⑥市役所等でチラシを見て

⑦その他（ ）

４ 本日のセミナーは今後の管理組合運営等の参考になりましたか。

①とても参考になった ②まあまあ参考になった ③あまり参考にならなかった

④わからない

５ それぞれのテーマについてご感想をお聞かせください。

（テーマ１）

≪講演名称記載≫

（テーマ２）

≪講演名称記載≫

６ マンション管理組合への支援策のご要望がありましたらお書きください。

７ 今後のセミナーのテーマ等についてご意見・ご要望がありましたらお書きください。

以 上

※この名簿は、一般社団法人神奈川県マンション管理士会事業のご案内のみに使用させていただきます。

神奈川県マンション管理士会○○支部

資料１１ 進行表 平成○年○月○日

○○セミナー・相談会

[平成××年×月××日 県民センター×××会議室]

【プログラム】

◇ご案内

○○: ○○～○○: ○○ 司会挨拶・開催宣言 S 会員

※資料等及びトイレの場所や相談会の要領等の説明、携帯電話の電源、飲食注意、

アンケート等

○○：○○～○○: ○○ 主催者挨拶 主催者

☆セミナー

○○：○○～○○: ○○ ≪講演名称記載≫

資料その１ 講師 H 氏

○○：○○～○○: ○○ 休憩

○○：○○～○○：○○ ≪講演名称記載≫

資料その２ 講師 T 氏

○○：○○～○○：○○ ≪講演名称記載≫

〇○：○○～〇○：○○ 閉会・アンケート回収

○○: ○○～○○: ○○ 相談会

受付日：平成 年 月 日

相 談 受 付 票

マンションの概要

マンション名

所 在 地

構 造 等 □Ｓ・□ＲＣ・□ＳＲＣ 地上 階（地下 階） 昇降機：□有（ 台）・□無 □単棟・□団地・□複合（ 棟 戸） 分譲年月：□昭和・□平成 年 月

管 理 形 態 □全部委託・□一部委託・□自主管理 管理会社名

相 談 分

類

管理組合運営 □管理組合・□理事会・□総会手続・□管理規約・□その他

日 常 生 活 □ペット問題・□騒音・□駐車場・□駐輪場・□共用部分・□マナー・□その他

会 計 関 係 □管理費・□修繕積立金・□未収金督促・□財産管理・□その他

建物・設備 □大規模修繕・□長期修繕計画・□劣化診断・□耐震診断・□不具合・□その他

契 約 関 係 □売買契約・□管理委託契約 ・□損害保険・□瑕疵担保責任・□その他

そ の 他 □建替え等・□その他

【相談内容】 【回答】

所見：

相 談 者 連絡方法 電 話： E-mail：

住 所

役 職 □理事長（ 年） □役員（ 年） □専門委員会等（ 年）

□区分所有者（ 年） □占有者（ 年）

相 談 員

※この著作権は（一社）神奈川県マンション管理士会に帰属します。お客様から頂いた個人情報は無料相談会に関する通知の

みに使用し、他の目的での使用や第三者への提供・開示は致しません。

資料１２