Creare report a regola d’arte usando Excel - relazione

Introduzione

L'interpretazione di una determinata situazione aziendale può risultare problematica a causa della complessità e frammentarietà del dato numerico. In questa chiave, le tante soluzioni grafiche disponibili con Excel possono facilitare lo sforzo di analisi e di sintesi di chi dovrà poi comunicare i risultati dell'andamento generale della propria impresa ad interlocutori interni o esterni. L’esempio che segue si propone pertanto di fornire alcuni esempi pratici circa l'utilizzo delle varie tipologie di grafici fornite da Excel e di mostrare come una scelta appropriata degli stessi possa facilitare la comunicazione di concetti estremamente complessi.

Esempio di azienda: Melotti

Melotti è una società che commercializza frutta all’ingrosso dal 1980. Da qualche anno sul mercato ha fatto la sua comparsa Rossi, un competitor che attraverso una politica dei prezzi molto attenta sta guadagnando quote di mercato anno dopo anno. Il commendator G. Bianchi, Ceo di Melotti, ci ha chiesto di analizzare i dati. Dopo una prima scrematura, abbiamo analizzato la composizione delle vendite della nostra società per prodotto con quelle di Rossi.

La tabella che risulta dall’indagine è la seguente:

Le conclusioni che possiamo trarre da questi dati sono:

1. le aziende a confronto hanno una composizione del fatturato diversa 2. per Melotti le pesche contano per più del 50% 3. per Rossi i prodotti più importanti sono Mele e Pesche 4. la maggior parte del fatturato de Melotti viene da 2 prodotti, mentre per Rossi da 4 5. Rossi vende anche Pere, mentre Melotti no 6. i punti di forza di un’azienda non sono gli stessi dell’altra 7. i limoni hanno un peso percentuale simile in entrambe le aziende 8. il prodotto di punta di Melotti è la pesca

9. Melotti vince la sfida sulle pesche e i limoni, Rossi su mele, arance e pere 10.il fatturato di Melotti è sbilanciato verso due prodotti, mentre quello di Rossi è più omogeneo

L’elenco non è certo completo, ma è una prima griglia di partenza da cui scegliere il nostro grafico. Sulla base di queste conclusioni, possiamo decidere quale messaggio vogliamo dare al management, ma, a scopo didattico, ora teniamo aperti tutti i messaggi e vediamo cosa possiamo dire. Ciascuno dei grafici che presenteremo ha la peculiarità di mostrare un particolare aspetto della realtà, richiamando immediatamente l’attenzione di chi osserva sul tratto distintivo dello strumento.

Tipologia di grafico pie chart o grafico a torta

Il pie chart o grafico a torta è, per sua natura, il grafico che meglio consente di valutare qual è il peso di ciascun elemento anche in assenza di indicazioni di tipo numerico (Figura 1.6). Negli altri grafici sarà sempre possibile dedurre il valore percentuale di un elemento, ma se togliessimo i riferimenti cartesiani la precisione scenderebbe drasticamente.

Melotti Rossi

1.6

Con il Pie Chart chiunque può dedurre che, per Melotti, le pesche costituiscono più del 50% del fatturato. Per questo motivo, questo grafico è lo strumento più onesto per rappresentare la composizione di una certa grandezza. Può essere interessante la possibilità di evidenziare una o più singole fette della torta (Figura 1.7) per concentrare l’attenzione sull’argomento che vogliamo esporre.

Melotti Rossi

1.7

Poiché l’uomo ha l’innata tendenza a completare le figure, un’alternativa molto originale potrebbe essere quella di eliminare una fetta dalla torta (Figura 1.8). L’effetto è assicurato.

Melotti Rossi

1.8

I messaggi immediati che questo grafico restituisce potrebbero essere:le aziende a confronto hanno una composizione del fatturato diversa per Melotti le pesche contano per più del 50%i punti di forza di un’azienda non sono gli stessi dell’altra il prodotto di punta di Melotti è la pesca

Tipologia di grafico istogramma

Con l’istogramma in pila percentuale evidenziamo la composizione percentuale interna a ciascuna azienda (Figura 1.9). L’attenzione si focalizza sul fatto che le due aziende a confronto sono diverse; in seconda battuta l’osservatore coglie quale degli item che compongono la barra è più influente rispetto al totale.

1.9

Questa rappresentazione non facilita il confronto diretto tra singoli item, quindi, benché risulti chiaro che le Pesche sono più importanti per Il Melotti che per il competitor, l’osservatore difficilmente riuscirà a fare un confronto sul peso percentuale delle due categorie. I messaggi impliciti di questo grafico con i dati a disposizione potrebbero essere:le aziende a confronto hanno una composizione del fatturato diversa i punti di forza di un’azienda non sono gli stessi dell’altra il prodotto di punta de Il Melotti è la Pesca. Se all’istogramma in pila aggiungiamo le linee della serie, consentiamo all’interlocutore di leggere e interpretare meglio le differenze tra le due aziende (Figura 1.10). Con l’aggiunta di queste informazioni, i messaggi che trasmetteremo saranno probabilmente più precisi e ricchi. Immaginiamo che il grafico trasmetta:i punti di forza di un’azienda non sono gli stessi dell’altra le aziende a confronto hanno una composizione del fatturato diversa per Il Melotti le pesche contano per più del 50%Rossi vende anche Pere, mentre Il Melotti no; il prodotto di punta de Il Melotti è la pesca

1.10

Tipologia di grafici per il confronto: a barre multiple e radar

Con un grafico a barre multiple, di fatto, passiamo al concetto di Competizione. Questo grafico (Figura 1.11) è stato realizzato ordinando i dati de Il Melotti per importanza e riportando per ogni elemento il dato di Rossi. In questo modo l’interlocutore è portato a confrontare criticamente ciascun prodotto

1,11

I messaggi che emergono da questo grafico sono leggermente diversi:

• Il Melotti vince la sfida sulle pesche e i limoni, Rossi su mele, arance e pere • il prodotto di punta de Il Melotti è la pesca • la maggior parte del fatturato de Il Melotti viene da 2 prodotti, mentre per Rossi da 4 • Rossi vende anche Pere, mentre Il Melotti no • i punti di forza di un’azienda non sono gli stessi dell’altra • i limoni hanno un peso percentuale simile in entrambe le aziende

Tipologia di grafici per il confronto: a barre multiple e radar

Questo grafico punta alla sfida antagonista tra le due aziende, ed evidenzia con forza la differenza di ciascun elemento nella composizione del fatturato delle aziende.Il grafico radar è un grafico particolarmente utile per confrontare più elementi misurati su più di due variabili (Figura 1.12).Il punto di forza di questo grafico è che, se non confrontiamo troppi elementi (3 – 4 al massimo) e su un massimo di sette variabili, sottolinea le differenze tra un elemento e l’altro in modo semplice e immediato: ogni elemento assume una sorta di forma che lo distingue dagli altri e l’analisi diventa quasi morfologica.

1.12

Con questo grafico i messaggi potrebbero essere:

• le aziende a confronto hanno una composizione del fatturato diversa • la maggior parte del fatturato de Il Melotti viene da 2 prodotti, mentre per Rossi da 4 • il prodotto di punta de Il Melotti è la pesca • i punti di forza di un’azienda non sono gli stessi dell’altra • il fatturato de Il Melotti è sbilanciato verso due prodotti, mentre quello di Rossi è più omogeneo

Il grafico a barre contrapposte riusciamo a mettere a confronto due elementi (in questo caso le due aziende) su tutte le variabili in gioco (Figura 1.13). Questo grafico è eccellente quando dobbiamo evidenziare molte barre: in questo caso, l’attenzione andrà verso le barre con i valori più alti o più bassi per il primo elemento, per il secondo o per entrambi.

1.13

Di norma, il grafico diventa più efficace se l’elemento che sta a destra è lo stesso per il quale l’interlocutore nutre una certa affezione (per esempio la nostra azienda, il nostro sesso), poiché la mente umana ha la tendenza a dare all’elemento di destra una connotazione positiva.Possiamo scegliere di ordinare le barre del grafico o di lasciare un ordine casuale: nel primo caso, però, riusciremo ad attirare l’attenzione sia sulle variabili con valori più alti, sia su quelle con valori più bassi.Con questo grafico, l’interlocutore è portato a pensare:

1. le aziende a confronto hanno una composizione del fatturato diversa 2. per Il Melotti le pesche contano per più del 50% 3. Rossi vende anche Pere, mentre Il Melotti no 4. i limoni hanno un peso percentuale simile in entrambe le aziende 5. Il Melotti vince la sfida sulle pesche e i limoni, Rossi su mele, arance e pere

Tipologia di grafico ad anelli

Il grafico ad anelli è un grafico che, come anticipato, non è molto comunicativo (Figura 1.14). L’interlocutore si trova in difficoltà perché deve prima di tutto capire a chi appartiene un anello e l’altro; in secondo luogo deve memorizzare i colori di ciascun elemento dell’anello per effettuare un confronto. Per facilitare la lettura, nell’esempio l’anello interno è stato ingrandito. Come già anticipato, il rischio di questo grafico è che gli anelli più esterni vengano interpretati come quelli più importanti o più grandi.

1.14

Con questo grafico, l’interlocutore – dopo quale esitazione – potrebbe pensare:le aziende a confronto hanno una composizione del fatturato diversa per Il Melotti le pesche contano per più del 50%la maggior parte del fatturato de Il Melotti viene da 2 prodotti, mentre per Rossi da 4.Concediamo, però, a questo grafico un’occasione di rivincita…È possibile usare questo strumento per evidenziare uno specifico messaggio. Proviamo a riordinare la serie di dati in nostro possesso sommando le categorie più importanti per la nostra azienda, cioè le pesche e i limoni. Otteniamo questa tabella:

Se il nostro messaggio vuole essere “Il Melotti genera l’85% dei suoi ricavi con due prodotti, mentre Rossi solo il 45%”, il grafico ad anelli può tornare utile (Figura 1.15).

1.15

La complessità, talvolta l'astrattezza dei numeri possono rendere estremamente problematica la lettura di una determinata situazione aziendale. In questa chiave, le tante soluzioni grafiche disponibili in Microsoft Excel possono facilitare l'analisi e la sintesi dei dati della reportistica aziendale da parte di coloro - nella fattispecie i manager di una determinata società - sono chiamati a render conto del suo andamento in un determinato mercato. Il case history che segue si propone di fornire alcuni esempi pratici circa l'utilizzo delle varie tipologie di grafici fornite da Excel e di mostrare come una scelta appropriata degli stessi possa facilitare la comunicazione di concetti estremamente complessi.