Faktor-faktor yang Mempengaruhi Kesuksesan Penerapan Sistem Informasi di Organisasi

BAB I. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Penggunaan sistem informasi untuk mendukung proses bisnis pada perusahaan kini telah menjadi suatu tuntutan agar perusahaan dapat mencapai tujuan yang ditetapkan. Oleh karena itu penerapan sistem informasu yang tepat diharapkan dapat menjadi suatu nilai tambah untuk menjaga agar mata raintai perusahaan tetap berputar dalam menghadai persaingan secara global dengan menyediakan data dan informasi yang akurat agar dapat digunakan dalam setiap pengambilan keputusan bisnis. Berdasarkan hal tersebut, dan kondisi dinamika bisnis yang sangat dinamis dan penyebaran informasi yang sangat cepat dan tersebar, maka saat ini perusahaan memerlukan penerapan sistem informasi yang bisa menyalurkan berbagai informasi dengan cepat, tepat dan spesifik dan dapat membantu dlam pengambilan keputusan bisnis.Mengingat penerapan sistem informasi sangat penting bagi perusahaan, maka penerapan sistem informasi tersebut harus dilakukan dengan sebaik baiknya agar dapat mencapai tujuan yang diinginkan. Penerapan sistem informasi tersebut bisa saja berhasil ataupun gagal tergantung bagaimana manajemen yang mengurus pengelolaan sistem informasi tersebut. Karena sistem informasi tersebut merupakan sebuah program yang saling berkaitan, dan merupakan sebuah sistem, maka faktor faktor pendukung sistem tersebut dapat mempengaruhi penerapan sistem informasi tersebut.

BAB II. TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Sistem Informasi Manajemen

Informasi adalah sesuatu yang teramat penting dan berharga dalam sebuah organisasi dewasa ini. Informasi yang akurat dan cepat dapat sangat membantu tumbuh kembangnya sebuah organisasi, maka dari itu, pengelolaan informasi dipandang penting demi kelancaran sebuah pekerjaan dan untuk menganalisa perkembangan dari pekerjaan itu sendiri. Itulah sebabnya muncul apa yang dikenal dengan Sistim Informasi Manajemen.

Sistem informasi manajemen (SIM) adalah sistem perencanaan bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif

Sistem informasi manajemen memiliki tujuan:

• Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.

• Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.

• Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dan dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).

SIM merupakan kumpulan dari sistem informasi:

• Sistem informasi akuntansi (accounting information systems), menyediakan informasi dan transaksi keuangan.

• Sistem informasi akademik (academic information systems), menyediakan informasi tentang proses pendidikan yang sedang berjalan di suatu akademi/sekolah/perguruan.

• Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.

• Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information systems).• Sistem informasi personalia (personal information systems).• Sistem informasi distribusi (distribution information systems).• Sistem informasi pembelian (purchasing information systems).• Sistem informasi kekayaan (treasury information systems).• Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems).• Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems).• Sistem informasi analisis software• Sistem informasi teknik (engineering information systems).• Sistem informasi Rumah Sakit (Hospital information systems).

Baskerville dan Myers berargumentasi bahwa SIM sudah saatnya menjadi sebuah disiplin ilmu secara mandiri. Davis menawarkan konsensus, bahwa setidaknya terdapat lima aspek yang dapat dikategorikan sebagai ciri khusus bidang SIM :Proses Manajemen, seperti perencanaan strategis, pengelolaan fungsi sistem informasi, dan seterusnya. Proses Pengembangan, seperti manajemen proyek pengembangan sistem, dan seterusnya.Konsep Pengembangan, seperti konsep sosio-teknikal, konsep kualitas, dan seterusnya.Representasi, seperti sistem basis data, pengkodean program, dan seterusnya.

Sistem Aplikasi, seperti Knowledge Management, Executive System, dan seterusnya.Sebagai dasar pengetahuan, Informasi adalah kumpulan dari data-data yang diolah sehingga menjadi sesuatu yang berarti dan bermanfaat. Sedang data adalah fakta-fakta, angka-angka atau statistik-statistik yang dari padanya dapat menghasilkan kesimpulan. Kedepannya informasi -informasi yang terkumpul dapat diolah menjadi sebuah pengetahuan baru.

DATA >> INFORMASI >> PENGETAHUAN

Sistim Informasi Manajemen kini tidak lagi berkembang dalam bidang usaha saja, tapi sudah digunakan dalam berbagai bidang, dari mulai pendidikan, kedokteran, indistri, dan masih banyak lagi. Ini menandakan bahwa Informasi yang akurat dan cepat dibutuhkan di berbagai bidang.

Ada banyak teknologi yang mendukung SIM baik secara online atau offline. Tapi dasar dari aplikasi yang digunakan pada Sistiem Informasi Manajemen adalah aplikasi databese. sistem ini harus mampu mengolah data yang dikumpulkan pada database menjadi sebuah produk informasi yang dibutuhkan penggunanya. Sistim ini juga harus bisa membagi informasi yang diproduksinya menjadi beberapa tingkatan, sehingga setiap tingkatan hanya mendapatkan informasi yang mereka butuhkan.

Pada sebuah Instansi, manajemen selalu terlibat dalam serangkaian proses manajerial, yang pada intinya berkisar pada penentuan: tujuan dan sasaran, perumusan strategi, perencanaan, penentuan program kerja, pengorganisasian, penggerakan sumber daya manusia, pemantauan kegiatan operasional, pengawasan, penilaian, serta penciptaan dan penggunaan sistem umpan balik. Masing-masing tahap dalam proses tersebut pasti memerlukan berbagai jenis informasi dalam pelaksanaannya.

BAB III. PEMBAHASAN

3.1. Permasalahan Implementasi Sistem Informasi

Dalam melakukan implementasi suatu sistem informasi, dapat dipastikan

bahwa banyak dijumpai permasalahan teknis dan non teknis. Secara umum,

permasalahan dalam implementasi sistem informasi yang terintegrasi, adalah

sebagai berikut :

1. Implementasi sistem informasi merupakan proyek yang menuntut kerja keras dan kerja cerdas.

2. Sistem informasi yang terintegrasi tidak dapat bekerja sendiri.

3. Implementasi sistem informasi harus dijadikan pekerjaan utama.

4. Perubahan cara kerja dan pola pikir (mindset).

Kegagalan dari sistem informasi bukan hanya pada bagian-bagiannya saja, tetapi pada keseluruhan

sistem yang tidak dapat digunakan sebagaimana yang diharapkan. Pengguna harus memahami sistem

informasi dan mengembangkan prosedur manual paralel untuk membuat sistem bekerja secara

sempurna. Terdapat faktor penyebab munculnya masalah pada sistem informasi. Faktor tersebut dapat

bersifat teknis dan nonteknis. Faktor-faktor tersebut yaitu:

1. Desain

2. Data

3. Biaya

4. Operasi

Faktor-faktor yang dijadikan ukuran keberhasilan penerapan suatu sistem menurut Laudon yaitu:

• Sistem tersebut tingkat penggunaannya relatif tinggi yang diukur melalui polling terhadap

pengguna, pemanfaatan kuesioner, atau monitor parameter seperti volume transaksi on-line.

• Kepuasan pengguna terhadap sistem yang diukur melalui kuesioner atau interview.

• Sikap yang menguntungkan para pengguna terhadap sistem informasi dan staff dari sistem

informasi.

• Tujuan yang dicapai.

• Imbal balik keuangan untuk organisasi baik melalui pengurangan biaya atau peningkatan

penjualan dan profit.

Penyebab Kegagalan dan Kesuksesan Implementasi Sistem Informasi

menurut O’Brien dan Marakas (2009) beberapa faktor yang dapat dapat menyebabkan sukses atau

tidaknya suatu organisasi atau perusahaan dalam menerapkan sistem informasi. Faktor-faktor yang

mempengaruhi kesukesan penerapan sistem informasi, antara lain adanya dukungan dari manajemen

eksekutif, keterlibatan end user (pemakai akhir), penggunaan kebutuhan perusahaan yang jelas,

perencanaan yang matang, dan harapan perusahaan yang nyata. Sementara alasan kegagalan

penerapan sistem informasi antara lain karena kurangnya dukungan manajemen eksekutif dan input

dari end-user, pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang tidak lengkap dan selalu berubah-ubah, serta

inkompetensi secara teknologi.

• Kurangnya dukungan dari pihak eksekutif atau manajemen

Persetujuan dari semua level manajemen terhadap suatu proyek sistem informasi membuat proyek

tersebut akan dipersepsikan positif oleh pengguna dan staf pelayanan teknis informasi. Dukungan

tersebut dapat diwujudkan dalam bentuk penghargaan terhadap waktu dan tenaga yang telah dicurahkan

pada proyek tersebut.

Beberapa resiko dan konsekuensi manajemen yang tidak tepat dalam pengembangan sistem informasi

adalah sebagai berikut.

• Biaya yang berlebih-lebihan sehingga melampaui anggaran.

• Melampaui waktu yang telah diperkirakan.

• Kelemahan teknis yang berakibat pada kinerja yang berada dibawah tingkat dari yang

diperkirakan.

• Gagal dalam memperoleh manfaat yang diperkirakan.

• Kurangnya keterlibatan atau input dari end user (pemakai akhir)

Keterlibatan dalam desain dan operasi sistem informasi mempunyai beberapa hasil yang positif. Pertama,

jika pengguna terlibat secara mendalam dalam desain sistem, ia akan memiliki kesempatan untuk

mengadopsi sistem menurut prioritas dan kebutuhan bisnis, dan lebih banyak kesempatan untuk

mengontrol hasil. Kedua, pengguna berkecenderungan untuk lebih bereaksi positif terhadap sistem

karena mereka merupakan partisipan aktif dalam proses perubahan itu sendiri.

Kesenjangan komunikasi antara pengguna dan perancang sistem informasi terjadi karena pengguna dan

spesialis sistem informasi cenderung memiliki perbedaan dalam latar belakang, kepentingan dan

prioritas. Inilah yang sering dikatakan sebagai kesenjangan komunikasi antara pengguna dan desainer

(user-designer communication gap).

• Tidak Memiliki Perencanaan Memadai

Sistem informasi sebaiknya harus ditentukan maksud dan tujuannya. Setelah itu, menambahkan

komponen-komponen yang sesuai dengan tujuan utama dari sistem informasi tersebut. Perencanaan

sistem informasi sebaiknya sejalan dengan tujuan dan komponen-komponen yang telah ditentukan

sehingga tidak keluar dari jalur utama yang telah ditetapkan. Sistem informasi yang tidak sesuai dengan

kebutuhan akan menghambat tujuan dari perusahaan tersebut.

Pengembangan dan penerapan sistem informasi yang tidak didukung dengan perencanaan yang matang

tidak akan mampu menjembatani keinginan dan kepentingan berbagai pihak di perusahaan. Hal ini

dikarenakan sistem yang dijalankan tidak sesuai dengan arah dan tujuan perusahaan. Oleh karena itu,

perusahaan yang tidak memiliki kompetensi inti dalam bidang teknologi informasi sebaiknya menjadi tidak

memaksakan untuk menjadi leader dalam investasi teknologi informasi.

Sebagian besar penyedia jasa teknologi informasi kurang sensitif terhadap manajemen perusahaan,

tetapi hanya fokus pada tools yang akan dikembangkan. Kelemahan inilah yang mengharuskan

perusahaan untuk mengidentifikasi secara jelas kebutuhan dan spesifikasi sistem informasi yang akan

diterapkan berikut manfaatnya terhadap perusahaan. Kemauan perusahaan dalam merancang

penerapan sistem informasi berdasarkan sumberdaya yang dimiliki diyakini dapat meningkatkan

keunggulan kompetitif perusahaan.

• Inkompetensi secara Teknologi

Kesuksesan pengembangan sistem informasi tidak hanya bergantung pada penggunaan alat atau

teknologinya saja, tetapi juga manusia sebagai perancang dan penggunanya. Sistem informasi yang

tidak disosialisasikan akan menyebabkan karyawan tidak dapat menggunakan sistem informasi tersebut.

Hal ini akan berdampak pada menurunnya kinerja perusahaan dan kegagalan sistem informasi sehingga

sistem informasi yang telah dirancang akan sia-sia serta menyebabkan kerugian materi yang cukup

besar. Selain itu, waktu sosialisasi yang singkat dapat menjadi kendala dalam hal penerapan sistem

informasi. Karyawan hanya mempelajari sedikit mengenai sistem informasi yang mereka gunakan

sehingga kemampuan mereka terbatas. Menurut Pambudi (2003), harus ada penyesuaian tertentu dalam

menerapkan sistem informasi. Penyesuaian terhadap strategi penerapan sistem yang baru harus

disosialisasikan dengan jelas kepada karyawan

Sistem informasi harus dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan pengguna.

Kompleksitas sistem bukanlah merupakan jaminan perbaikan kinerja, bahkan menjadi kontraproduktif jika

tidak didukung oleh kesiapan sumber daya manusia dalam tahapan implementasinya. Hal ini sering

terjadi terutama pada perusahaan yang pengetahuan teknologi informasinya rendah. Jika pengembangan

sistem informasi diserahkan pada orang-orang yang kurang berkompeten dibidangnya maka akan

berakibat fatal bagi perusahaan ketika sistem tersebut telah diterapkan.Pengembangan sistem informasi

sebagai salah satu sarana pencapaian tujuan perusahaan, sehingga keduanya harus relevan, serta perlu

disiapkan dengan baik dan matang. Selain itu, perusahaan harus memiliki harapan yang nyata, yaitu

yang ingin dicapai dan berusaha dalam meraihnya, sehingga efektivitas dari pengembangan atau

penerapan sistem informasi dapat terjadi.

Selain beberapa hal yang disebutkan diatas, riset tentang implementasi sistem informasi juga

memberikan beberapa faktor lain yang dapat mempengaruhi kegagalan dan keberhasilan penerapan

sistem informasi pada perusahaan seperti :

• Kesenjangan Komunikasi Antara Pengguna dengan Perancang Sistem Informasi

Hubungan antara konsultan dengan klien secara tradisional merupakan bidang masalah dalam upaya

sistem informasi. Pengguna dan specialist sistem informasi cenderung mempunyai perbedaan dalam

latar belakang, kepentingan dan prioritas. Inilah yang sering dikatakan sebagai kesenjangan komunikasi

antara pengguna dan desainer. Perbedaan ini akan menyebabkan adanya perbedaan loyalitas

organisasi, pendekatan dalam pemecahan masalah, dan referensi.

• Tingkat Kompleksitas dan Resiko

Beberapa proyek pengembangan sistem terdapat kecenderungan gagal karena sistem-sistem tersebut

mengandung tingkat resiko yang tinggi dibandingkan yang lain. Para peneliti telah mengidentifikasikan

tiga faktor kunci yang memengaruuhi tingkat resiko proyek,, yaitu :

• Ukuran proyek : Semakin besar proyek semakin besar pula resikonya.

• Struktur proyek : Beberapa proyek strukturnya lebih tinggi di banding yang lain. Persyaratan-

persyaratannya jelas dan lugas, sehingga output dan proses dapat secara mudah ditentukan.

• Pengalaman dengan Teknologi : resiko proyek akan meningkat jika tim proyek dan staf sistem

informasi kurang memiliki keahlian teknis. Semakin tinggi tingkat resiko semakin tinggi pula

usaha implementasi akan gagal.

• Manajemen dan Proses Implementasi : Konflik dan ketidakpastian dalam implementasi proyek

dikelola dan diorganisasi dengan cara yang tidak sempurna (jelek). Sistem pengembangan

proyek tanpa manajemen yang tepat besar kemungkinan akan membawa konsekuensi kerugian

sebagai berikut :

• Biaya yang berlebih-lebihan sehingga melampaui anggaran

• Melampaui waktu yang telah diperkirakan

• Kelemahan teknis yang berakibat pada kinerja yang berada dibawah tingkat dari yang

diperkirakan.

• Gagal dalam memperoleh manfaat yang diperkirakan.

BAB IV. KESIMPULANKegagalan dari sistem informasi bukan hanya pada tiap bagian-bagiannya saja, tetapi pada keseluruhan

sistem yang tidak bekerja sebagai suatu sistem yang bekerja secara sempurna. Terdapat faktor

penyebab munculnya masalah pada sistem informasi. Faktor tersebut dapat bersifat teknis dan

nonteknis. Faktor-faktor tersebut yaitu:Desain, Data, Biaya, dan Operasi

Faktor-faktor yang dijadikan ukuran keberhasilan penerapan suatu sistem menurut Laudon yaitu: tingkat

penggunaannya relatif tinggi, Kepuasan pengguna terhadap sistem, Sikap yang menguntungkan para

pengguna terhadap sistem informasi dan staff dari sistem informasi, Tujuan yang dicapai dan Imbal balik

keuangan untuk organisasi.

Sistem informasi menjadi prioritas pertama untuk dikembangkan karena besarnya kekuatan-kekuatan

lingkungan eksternal dan kesamaan dari kekuatan faktor internal atau institusional. Beberapa sistem

gagal karena benturan diantara keadaan atau lingkungan internal.

DAFTAR PUSTAKA

Wikipedia. (2013, 6 Desember). Sistem Informasi Manajemen. Diperoleh 9 desember 2013, dari http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi_manajemen

Sentranet Multimedia. Apa Itu Sistem Informasi Manajemen. Diperoleh 9 desember 2013, dari http://www.sentranet.co.id/component/content/article/46-ict-world/93-apa-itu-sistem-informasi-manajemen.html

Ariefiani R. 2010. Faktor penentu kesuksesan dan kegagalan pengembangan sistem informasi di suatu perusahaan. http://rizma.blogstudent.mb.ipb.ac.id. [25 Desember 2010]

Ricko Gustiawan. 2013. Kesuksesan dan kegagalan penerapan system informasi. http://rickogustiawan.blogspot.com/2013/04/kesuksesan-dan-kegagalan-penerapan.html [10 April 2013]