factoffice userguide es

7/15/2019 FactOffice Userguide Es

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Microsoft Office Word 2007

Facturae Add-In

Asunto:

Creación de Add-in para generación y firmado de

Facturas electrónicas con Microsoft Office Word

2007

Realizado por:

Traducido por:



Creación De Add-In Para Generación Y Firmado

De Facturas Electrónicas Con Microsoft Office Word 2007

Méntrida, 6 · 28043 Madrid · 902365612 · 917160557

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Control de documentación

Histórico de versiones

Versión Fecha Documentos sustituidos Descripción / Detalles

1 02/02/2009 Ninguno Manual de Usuario de Add-in para

generación y firmado de facturas

electrónicas con MS Word 2007

Cambios desde la última versión

No aplica

DifusiónPropietario: Albalia Interactiva, S.L

Preparado por: Magaly Vargas Corrales, Fernando Pino, Joaquín López.

Aprobado por:

Firma:

Fecha: 02 de Febrero de 2009

Distribución:

Referencias de archivo

Nombre archivo: FactOffice_userguide_es.docx





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Contenido1 Add-in facturae de un vistazo Cinta de Opciones (Ribbon): ................................................. 5

1.1 Nueva Factura: .............................................................................................................. 5

1.2 Guardar Factura: ........................................................................................................... 5

1.3 Emitir Factura: ............................................................................................................... 5

1.3.1 Factura electrónica: ............................................................................................... 6

1.3.2 Factura en Papel: ................................................................................................... 6

1.4 Configuración: ............................................................................................................... 6

1.5 Mis facturas: .................................................................................................................. 8

1.5.1 Opciones del menú contextual de las facturas según el tipo: .............................. 9

1.6 Importar Factura: ........................................................................................................ 10

1.7 Validar Factura: ........................................................................................................... 11

1.8 Agregar a facturas Recibidas: ...................................................................................... 11

1.9 Importar Datos: ........................................................................................................... 11

1.10 Exportar Factura: ......................................................................................................... 12

1.11 Grupo de controles de Estado: .................................................................................... 12

1.12 Plantillas de Facturae: ................................................................................................. 12

1.12.1 Factura Básica:..................................................................................................... 12

1.12.2 Factura Rectificativa Básica: ................................................................................ 12

1.12.3 Factura emitida por tercero y Rectificada por tercero: ...................................... 12

2 Configurando la aplicación .................................................................................................. 13

2.1 Personalizando la plantilla predefinida ....................................................................... 13

2.2 Selección del tipo de firma .......................................................................................... 15

2.3 Localización del almacén de facturas .......................................................................... 15

2.4 Personalización de los datos de la empresa ............................................................... 16

3 Creando facturas ................................................................................................................. 17

3.1 Creación de factura ..................................................................................................... 17

3.1.1 Emisión en papel ................................................................................................. 18

3.1.2 Emisión en electrónico ........................................................................................ 18

4 Importando y exportando facturas ..................................................................................... 20

4.1 Importación de factura................................................................................................ 20

4.2 Agregar a facturas recibidas ........................................................................................ 20





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4.3 Importar datos ............................................................................................................ 20

4.4 Exportación de factura ................................................................................................ 21

5 Validando una factura ........................................................................................................ 216 Manejando el Panel de Tareas (Taskpane) ......................................................................... 24

6.1 Realizando búsqueda de facturas ............................................................................... 24

6.2 Visualizar una factura desde el panel de tareas .......................................................... 24

6.3 Reenviar una factura emitida ...................................................................................... 25

6.4 Generar factura a partir de una existente .................................................................. 25

6.5 Generar Factura rectificativa a partir de una existente .............................................. 25

6.6 Marcar una factura ...................................................................................................... 25

6.7 Eliminar una factura .................................................................................................... 26

4.4 Exportación de factura………………………………………………………………………………………….21

5 Validando una factura……………………………………………………………………………………………………21

6 Manejando Taskpane…………………………………………………………………………………………………….24

6.1 Realizar búsqueda de factura………………………………………………………………………………..24

6.2 Visualizar factura desde el panel de tareas……………………………………………………………24

6.3 Reenviar una factura emitida……………………………………………………………………………..…25

6.4 Generar factura a partir de una existente……………………………………………………….……25

6.5 Generar factura rectificativa a partir de una existente…………………………………………25

6.6 Marcar una factura……………………………………………………………………………………………….25

6.7 Eliminar una factura………………………………………………………………………………………………26





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1 Add-in facturae de un vistazo Cinta de Opciones (Ribbon):

La tab de Facturae cuenta con 12 botones para la generación, firma y gestión de facturas

electrónicas, cuya funcionalidad se explica a continuación:

1.1 Nueva Factura:

Esta opción crea un nuevo documento de facturae, con la plantilla predeterminada por el

usuario, y carga los datos del emisor, definidos en el formulario de configuración,

(detallado más adelante). De no existir una plantilla definida por el usuario se utilizará una

plantilla por defecto.

1.2 Guardar Factura:

Guarda los cambios realizados en una factura sin emitir, y lo registra en el archivo de

gestión de facturas en estado de borrador.

1.3 Emitir Factura:

Una vez que los datos del documento de Facturae están cumplimentados, se puede emitir

la factura. Al presionar este botón se mostrara un formulario para decidir el tipo de factura

a emitir:





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1.3.1 Factura electrónica:

Genera la facturae en formato XML, Se firma según el tipo de firma definido por el

usuario de en el formulario de configuración (Xades - XL ó Xades -EPES). Y se embebedentro del documento de Word como customXml. Se registra en el archivo de gestión

como factura emitida de tipo electrónico (E), y se protege el documento para que no

pueda ser modificado.

1.3.2 Factura en Papel:

Realiza la validación de esquema, y contable de la factura, Se registra en el archivo de

gestión como factura emitida de tipo papel (P), y se protege el documento para que

no pueda ser modificado.

1.4 Configuración:

Muestra un formulario donde se configuran algunos datos de la aplicación, tanto apariencia

como la plantilla a utiliza para crear documentos nuevos, como en funcionalidad. Donde se

especifican datos como el tipo de firma a utilizar (Xades – XL ó Xades – EPES), el servidor de

timestamping, y los directorios para almacenar las facturas generadas, las recibidas y los





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borradores.

La opción de configurar datos de la empresa, despliega un formulario en el que el usuario

puede personalizar los datos del emisor de la factura (nombre, apellidos, razón social, NIF,etc.). Con el objetivo de poder cargarlos en nuevos documentos de facturae.





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1.5 Mis facturas:

Esta opción despliega el panel detareas que muestra el listado de

facturas registradas en el sistema, por

cada estado (Emitidas, Recibidas o

Borradores).

El listado de facturas se puede filtrar

por fecha (año y mes), cobradas o

rechazadas en el caso de las emitidas,

pagadas o rechazadas en el caso de las

recibidas; Por emisor, por cliente y porimporte total <,>,= que el importe

especificado.

La información que se muestra para

cada factura, consiste en el número y

serie de la factura. Fecha de emisión,

Cliente en el caso de las facturas

emitidas, emisor en caso de las

facturas recibidas, el NIF

correspondiente al titular de la factura,tipo de la factura: electrónica (E), o

papel (P), Si esta cobrada, pagada o

rechazada y el importe total.





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1.5.1 Opciones del menú contextual de las facturas según el tipo:

1.1.1.

Facturas de Clientes (Emitidas):

1.1.1.1. Visualizar:

Abre la factura como

documento de Word.

1.1.1.2. Reenviar Factura:

Crea un nuevo mensaje en el Microsoft Office Outlook y adjunta la factura

como documento de Word.

1.1.1.3. Generar

1.1.1.3.1. Nueva Factura a partir de esta:

Crea un nuevo documento de facturae con los datos del documento

seleccionado.

1.1.1.3.2. Factura Rectificativa:

Importa los datos del documento de facturae seleccionado a una

plantilla de rectificación.

1.1.1.4. Marcar como:

Permite marcar la factura seleccionada como cobrada o rechazada.

1.1.1.5. Eliminar:

Elimina la factura tanto físicamente como del registro.





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1.1.2. Facturas de Proveedores (Recibidas):

1.1.2.1. Visualizar:

Abre la factura como documento de Word.

1.1.2.2. Marcar como:

Permite marcar la factura seleccionada como pagada o rechazada.

1.1.2.3. Eliminar:

Elimina la factura tanto físicamente como del registro.

1.6 Importar Factura:

Permite la visualización de facturas en XML como un documento de Word, al

importarlo realiza la validación de esquema, contabilidad y firma, e indica al usuario si

desea conocer los detalles de la validación.

De esta manera las facturas recibidas como XML, se convierten a un documento de

factura electrónica de Word, y el archivo se embebe en el documento como

customXml. Una vez cargado y embebido el archivo, se protege el documento para que

no pueda ser modificado.





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1.7 Validar Factura:

Permite realizar la validación de

la documento de facturae

Activo, realiza la validación de

esquema, contabilidad y firma y

despliega los resultados en un

formulario.

1.8 Agregar a facturas Recibidas:Permite agregar un documento de facturae de Word al registro de facturas, para su posterior

manipulación.

1.9 Importar Datos:

Importa los datos de una factura en formato XML especificada por el usuario a una plantilla

previamente cargada por el usuario, antes de realizar la carga de la de los datos verifica si la

plantilla actual puede contener los datos a importar, de lo contrario sugiere al usuario cargar la





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plantilla adecuada. Los datos a cargar son para trabajar con ellos, por lo que no se bloquea el

documento.

1.10 Exportar Factura:Si es una factura electrónica extrae el CustomXml del documento al directorio especificado por

el usuario, la factura contiene la firma. Si es una factura en papel, realiza la generación del

archivo XML y las respectivas validaciones, y lo exporta al directorio especificado por el

usuario. El archivo no contiene la firma.

1.11 Grupo de controles de Estado:

Especifican el estado de un documento de factura electrónica. No puede ser modificado por el

usuario, sino que cambia en función de la operación que se lleve a cabo sobre el documento.

1.12 Plantillas de Facturae:

Es una galería de facturas predefinidas en la aplicación:

1.12.1 Factura Básica:

Contiene los campos para crear una factura original, no contiene datos de tercero.

1.12.2 Factura Rectificativa Básica:

Para creación de facturas rectificativas sin datos de tercero.

1.12.3 Factura emitida por tercero y Rectificada por tercero:

Para creación de facturas originales y rectificativas cuando el emisor de la factura es

una tercera parte.





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2 Configurando la aplicación

2.1 Personalizando la plantilla predefinida

Por defecto, el Add-in facturae incorpora 4 plantillas genéricas de factura: factura básica,

factura básica rectificativa, emitida por tercero o rectificada por tercero. Las dos primeras

están dirigidas a empresas que emiten directamente sus propias facturas, las dos segundas

permitirían a un gestor emitir facturas de sus clientes bajo la modalidad de subfacturación o

facturación por terceros.

No obstante, se recomienda la personalización de la plantilla con unas configuraciones básicas

de formato, consistentes principalmente en la adición del logo y colores corporativos. No serecomienda la personalización de los campos de la factura ni su posición a usuarios no

expertos en programación de plantillas inteligentes de MS Office.

Para realizar una personalización básica seleccionaremos en el selector de plantillas la plantilla

que mejor se ajuste a la emisión de facturas en nuestra empresa, por ejemplo, la factura

básica.

Una vez desplegado el formulario con la factura seleccionada, hacer click sobre el espacio

reservado a la imagen del logo de la plantilla, seleccionar su propio logotipo y guardar el

documento como plantilla de Word (dotx).





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Una vez almacenada la plantilla, dentro del Ribbon facturae, ir a la configuración y seleccionar

la localización del archivo almacenado con extensión .dotx.





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2.2 Selección del tipo de firma

El Add-in facturae trabaja con dos tipos de firma coincidentes con los tipos de firma permitidospor la política de firma facturae:

Xades –EPES: incorpora una referencia de la política de firma empleada, en este caso

facturae 3.1.

Xades-XL: incorpora en la firma todos los elementos necesarios para dotar de

evidencias a la propia firma en el futuro, incorporando un sello de tiempo y la

respuesta del servicio de validación de su certificado.

La ventaja de usar XAdES-XL es que simplifica la validación de la firma a los receptores al

contener todos los elementos necesarios para la misma. No obstante, requiere de elementos

externos, como un servidor de sellado de tiempo.

2.3 Localización del almacén de facturas

Permite definir el lugar donde se almacenarán por defecto todas las facturas gestionadas.

Puede mantenerse la configuración propuesta.

la localización del archivo almacenado con extensión .dotx.





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2.4 Personalización de los datos de la empresa

Dentro de la configuración, en el botón “Empresa” podrá acceder a la personalización de todos

los datos de su empresa. La cumplimentación correcta de todos estos datos le evitará tenerque teclear manualmente todos los datos de “Emisor” en cada nueva factura, ya que

automáticamente se realizará una carga de todos estos datos.





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3 Creando facturas

3.1 Creación de factura

Una vez personalizada la aplicación podrá iniciar la creación de una nueva factura haciendo

click en “Nueva Factura”. Esta acción desencadenará la apertura de una nueva factura con su

imagen personalizada y con la importación de todos los datos precargados.

Comience a rellenar los datos correspondientes de forma manual hasta que la factura esté

completa. Tenga en cuenta que los campos sombreados son autocompletados por lo que no

tendrá que hacer ningún cálculo de línea ni de totales.

Si desea continuar la creación de factura en otro momento, haga click en “Guardar factura” y

almacene el documento. Este documento quedará disponible para completarlo en cualquier

momento.

En caso de querer finalizar el proceso de emisión de factura haga click en “Emitir Factura”.

Tenga en cuenta que la emisión de facturas es un paso irreversible, ya que posteriormente no

podrá modificar la factura emitida.

El add-in facturae permite dos opciones de emisión: como factura tradicional en papel, en

cuyo caso la factura se cerrará y se preparará para su impresión y envío manual o como factura

electrónica, en cuyo caso necesitará un certificado digital para su firma electrónica.





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3.1.1 Emisión en papel

Para emitir la factura en papel, simplemente haga click en “Emitir Factura” y posteriormente

seleccione “Papel”. La factura quedará cerrada y lista para imprimir.

Si la factura contiene algún error de cálculo o falta alguno de los datos obligatorios notificará el

error para su modificación.

3.1.2 Emisión en electrónico

Para emitir la factura en formato electrónico, haga click en “Emitir Factura” y posteriormente

seleccione “Factura electrónica (Facturae)”.

Una vez realizadas las verificaciones oportunas, se abrirá un cuadro de dialogo donde se

seleccionará donde guardar la factura, por defecto, en el directorio de facturas emitidas





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definido en la configuración. A continuación, se mostraran los certificados disponibles en el

almacén del sistema para realizar la firma digital.

En este punto podemos visualizar las propiedades del certificado haciendo click en “Ver

certificado”. Para proceder con la firma de la factura hacer click en “Aceptar”.

Dependiendo de si la firma es EPES o XL tardará más o menos tiempo en firmar la factura,

durante el transcurso de ese tiempo se muestra una barra de progreso donde se informa al

usuario sobre el proceso de firma:

Si todo sale bien se mostrará un mensaje como el que aparece abajo, si algo falla se informará

información sobre el problema.

Nota importe es que para realizar la firma digital es necesaria conexión a internet.





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4 Importando y exportando facturas

4.1 Importación de factura

Para importar facturas recibidas en formato XML que cumplan con el esquema de Factuae 3.1

de una manera fácil y rápida, simplemente hacer click sobre “Importar Factura”, se abrirá un

cuadro de diálogo donde se buscará la factura que se desea importar, una vez localizada, se

selecciona y la aplicación automáticamente la visualiza utilizando la plantilla que mejor se

ajuste a la factura, ya que hay diferentes tipos de facturas, facturas con información de emisor

y receptor, facturas con información de emisor, receptor y un tercero, facturas rectificativas

con información sobre la rectificación y factura rectificativas con además información de un

tercero.

Posteriormente se realiza una validación tras la cual se informa al usuario sobre el estado de la

factura recibida, ofreciendo información de los errores detectados en el esquema, contables o

de firma si existieran.

4.2 Agregar a facturas recibidas

Esta opción está ligada a la anterior ya que su funcionamiento parte de una factura importada.

Para agregar una factura recibida al sistema de gestión de facturas, simplemente hacer click en

“Agregar a Facturas Recibidas”, si todo va bien la factura se añade y pasa a formar parte en el

sistema de gestión, si por el contrario ocurre algo inesperado se mostraré un mensaje con

información de lo ocurrido.

Una vez añadida el usuario tiene un control sobre esa factura, pudiendo gestionarla a través

de las opciones del TaskPane.

4.3

Importar datos

Para importar “únicamente” los datos de una factura en formato XML que cumpla con el

esquema de Factuae 3.1, simplemente hacer click sobre “Importar Datos”, se abrirá un cuadro

de diálogo donde se buscará la factura de la que se quieren aprovechar los datos, una vez

localizada, se selecciona y la aplicación automáticamente carga los datos sobre la plantilla que

mejor se ajuste a la factura

Opción muy útil cuando generamos facturas muy similares ya que nos permite obtener toda la

información de manera rápida sin necesidad de escribir nada, tan solo las modificaciones.





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4.4 Exportación de factura

Para exporta una factura, simplemente hay que hacer click en “Exportar factura”, se abrirá un

cuadro de diálogo donde se selecciona la ubicación donde se quiere guardar la factura, y se

guarda. El resultado es un archivo XML con la factura.

5 Validando una factura

Para validar una factura, simplemente haga click en “Validar Factura” y la aplicación realizará

una validación completa dependiendo del tipo de factura. Una vez validada se muestran los

resultados de la validación.

Si se trata de una factura en papel, se muestran los resultados de la validación de esquema y la

validación contable.





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Si es una factura electrónica con firma Xades-EPES, se muestran los resultados de la validación

de esquema, la validación contable y la validación de firma.

Desde este formulario podemos ver las propiedades del certificado haciendo click en

“Visualizar certificado”.





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Si es una factura electrónica con firma Xades-XL, se muestran los resultados de la validación de

esquema, validación contable y validación de firma además de los datos referentes al sello de

tiempo y al OCSP.

Desde este formulario podemos ver las propiedades del certificado haciendo click en

“Visualizar certificado”, así como los datos sobre el sello de tiempo haciendo click en “Sello de

tiempo”.





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Si se produce algún problema de validación, aparecerá un aspa en color rojo junto a un botón

de “Ver detalles”. Pulsando en ese botón se mostrarán los detalles del error.

6 Manejando el Panel de Tareas (Taskpane)

Para acceder al panel de tareas que muestra el listado de facturas registradas en el sistema,

por cada estado (Emitidas, Recibidas o Borradores), simplemente hacer click en “Mis Facturas”

y automáticamente aparecerá a la derecha de la pantalla.

El listado de facturas se puede filtrar por fecha (año y mes), cobradas o rechazadas en el caso

de las emitidas, pagadas o rechazadas en el caso de las recibidas; Por emisor, por cliente y por

importe total <,>,= que el importe especificado.

La información que se muestra para cada factura, consiste en el número y serie de la factura.

Fecha de emisión, Cliente en el caso de las facturas emitidas, emisor en caso de las facturas

recibidas, el NIF correspondiente al titular de la factura, tipo de la factura: electrónica (E), o

papel (P), Si esta cobrada, pagada o rechazada y el importe total.

(Para ver el aspecto del Taskpane, ir al punto 1.5 Mis Facturas de este mismo documento)

6.1 Realizando búsqueda de facturas

Para realizar una búsqueda, se eligen los parámetros por los que se quiere filtrar y se hace click

en “Ir”, la aplicación buscará aquellas facturas que cumplan con los parámetros seleccionados

y las mostrará. Si la búsqueda no obtiene resultados, no se mostrará nada.

Siempre que se use el panel de tareas, se cargarán los datos de la última búsqueda realizada.

6.2 Visualizar una factura desde el panel de tareas

Hay dos formas de abrir o visualizar una factura, haciendo doble click sobre ella o eligiendo la

opción de “Visualizar” que aparece en el menú contextual al hacer click con el botón derecho

sobre la factura.





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6.3 Reenviar una factura emitida

Para reenviar una factura emitida por correo electrónico, se selecciona la opción de “ReenviarFactura” que aparece en el menú contextual al hacer click con el botón derecho sobre la

factura. Inmediatamente se abrirá el gestor de correo Outlook con un e-mail preparado para

enviar con la factura como archivo adjunto.

6.4 Generar factura a partir de una existente

Para generar una factura a partir de otra emitida, se selecciona la opción de “Generar” que

aparece en el menú contextual al hacer click con el botón derecho sobre la factura y en el

submenú que se abre hacer click en “Nueva factura a partir de esta”.

Se abrirá una nueva factura con todos los datos de la factura seleccionada, la cual se podrá

modificar, guardar como borrador, emitirla en papel o emitirla en electrónico.

6.5 Generar Factura rectificativa a partir de una existente

Para generar una factura rectificativa a partir de otra emitida, se selecciona la opción de

“Generar” que aparece en el menú contextual al hacer click con el botón derecho sobre la

factura y en el submenú que se abre hacer click en “Factura Rectificativa”.

Se abrirá una nueva factura sobre una plantilla que permita introducir los datos relacionados

con la rectificación. Dicha factura se podrá modificar, guardar como borrador, emitir en papel

o emitir en electrónico.

6.6 Marcar una factura

Una factura emitida se puede marcar como “Cobrada” o “Rechazada” y una factu ra recibida

como “Pagada” o “Rechaza”.

Para marcar una factura se selecciona la opción de “Marcar” que aparece en el menú

contextual al hacer click con el botón derecho sobre la factura y se elige del submenú que se

abre la opción que se desee, ”Cobrada”, “Pagada” o “Rechazada”.

Tras esta operación la factura se marca con la opción elegida.





6.7 Eliminar una factura

Para eliminar una factura de nuestro sistema de gestión se selecciona la opción de “Eliminar”

que aparece en el menú contextual al hacer click con el botón derecho sobre la factura. A

continuación se pide confirmación al usuario para realizar esta operación, si el usuario desea

continuar, se procede a la eliminación y la factura se borra del sistema, si por el contrario el

usuario no desea que se elimina, se anula la acción.

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