exercitiu managementul proiectelor 2010-2011
TRANSCRIPT
EXERCITIU PENTRU MANAGEMENTUL PROIECTELOR
Numele si prenumele: Fărcaș Corina Florina
Atenție! Predarea si prezentarea fișei de proiect se va face in ultimele două
întâlniri de la seminar. Fișa de proiect trebuie tehnoredactată. Nu se
acceptă fișe de proiect scrise de mână.
ALEGETI UNUL DINTRE URMATOARELE DOMENII SI IDENTIFICATI O
PROBLEMA DE PROIECT IN DOMENIUL RESPECTIV PRIN REALIZAREA UNEI
FISE DE PROIECT:
1. Dezvoltare locala
2. Extinderea infrastructurii locale
3. Reforma administrativa
4. Transparenta institutiilor publice
5. Domeniul perfectionarii
6. Dezvoltarea societatii civile
7. Domeniul ocuparii fortei de munca
8. Dezvoltarea parteneriatului dintre administratia publica si organizatiile
neguvernamentale
Atentie durata de implementare a proiectului sa nu depaseasca 12 luni, limita de buget
in care trebuie sa se incadreze proiectul este de 100.000 Euro, iar aplicantul proiectului
poate fi ori institutie a administratiei publice locale sau centrale, ori organizatie
neguvernamentala.
1. ANALIZA PROBLEMEI
1
Precizati domeniul ales: Domeniul ocupării forței de muncă
Identificaţi problema reală, răspunzând la următoarele întrebări:
CARE este problema pe care încercati să o rezolvati?
Nivelul scăzut al inserției profesionale în rândul absolvenților programului licență de
Administrație publică, din cadrul FSPAC
DE CE este aceasta o problemă? (cauze)
Contextul economic actual și blocarea posturilor în sectorul public aduc în atenția noastră o
problemă cu care se confruntă tinerii absolvenți de Administrație Publică, și anume
dificultatea de a se insera pe piața muncii, lucru demonstrat și de rata ridicată a șomajului în
rândul tinerilor. Un important punct ce se pune în discuție este relevanța programului
educațional, formarea profesională ce este asigurată studenților pe parcursul programului de
licență și modul în care acestea se pliază pe nevoile pieței muncii.
UNDE şi CÂND se manifestă această problemă? (periodicitate)
Problema are loc la nivelul municipiului Cluj-Napoca, în perioada actuală, conform cauzelor
prezentate mai sus.
PENTRU CINE este o problemă? (cine sunt cei afectaţi de problemă, de exemplu, grupul
ţintă şi alte grupuri afectate)
Aceasta reprezintă o problemă pentru absolvenții programului licență de administrație
publică, din cadrul FSPAC. Pe lângă grupul țintă care este afectat, această problemă afectează
și cadrele didactice al acestui program educațional, cât și facultatea în ansamblu, cu toți
angajații, întrucât viitorii studenți nu vor mai opta pentru această specializare datorită
nesiguranței în a-și găsi un loc de muncă după absolvirea facultății. De asemenea, angajații
instituțiilor publice reprezintă, un grup afectat indirect de această problemă deoarece,
avansarea pe scara ierarhică nu va fi posibilă datorită faptului că nu sunt angajați tinerii
absolvenți, care în mod normal ocupă posturile de jos pentru a acumula experiența necesară.
2
CE SE VA ÎNTÂMPLA dacă nu rezolvăm această problemă? (consecinţe şi impact)
Nerezolvarea aceastei probleme va duce la creșterea ratei șomajului în rândul absolvenților,
va scădea nivelul de trai și majoritate absolvenților vor alege fie să se reprofileze, să-și aleagă
altă specializare, fie să părăsească țara. O altă consecință poate fi desființarea programului
licență de administrație publică, deoarece potențialii studenți vor avea imaginea unui program
educațional necalitativ și vor opta pentru alte specializări.
2. DESCRIEREA PROIECTULUI
Titlul proiectului:
Studiu privind inserția profesională a absolvenților programului licență de Administrație
Publică, din cadrul Facultății de Științe Politice, Administrative și ale Comunicării
Justificarea proiectului
Importanța acestui proiect reiese din necesitatea reducerii numărului de absolvenți șomeri din
municipiul Cluj-Napoca. Proiectul va ajuta la identificarea unor măsuri de responsabilizare a
actorilor împuterniciți să controleze acest fenomen, și anume cadrele didactice și angajatorii.
Dezvoltarea resursei umane va fi posibilă printr-o colaborare între aceștia, care să ajute la
îmbunătățirea curriculei. Acest subiect reprezintă o problemă actuală și controversată ce
îngrijorează din ce în ce mai mult tinerii absolvenți întrucât în ciuda faptului că au urmat un
program de învățământ superior șansele să își găsească un loc de muncă pe măsura pregătirii
lor sunt din ce în ce mai mici. Astfel, absolvenții ajung să obțină posturi diferite de
specializarea lor sau în cele mai rele cazuri fie ocupă posturi care nu necesită studii
superioare, fie nu au un loc de muncă. Prin urmare, este necesar să studiem îndeaproape
problema inserției profesionale a absolvenților de administrație publică pentru a putea găsi
măsurile cele mai potrivite pentru a îmbunătăți absorbția lor pe piața muncii, iar programul de
licență a acestei specializări să furnizeze forță de muncă competentă și calitativă care să se
plieze cât mai bine pe nevoile acesteia.
3
Rezumatul proiectului (maxim 15 randuri)
Proiectul va consta într-un studiu realizat în rândul studenților și cadrelor didactice al
departamentului de administrație publică, angajatorilor din instituțiile publice și a
absolvenților de administrație publică care au o experiență profesională semnificativă
( promoțiile din ultimii trei ani). Durata de implementare este de 12 luni, în municipiul Cluj-
Napoca, va începe la data de 01.10.2011 și va fi finalizat la data de 01.10.2012. Bugetul
proiectului este de aproximativ 60. 000 Euro, care va acoperi cheltuielile cu echipa de
proiect, cheltuieli de transport, protocol și alte cheltuieli neprevăzute.
Punctul de pornire constă în identificarea abilităților, cunoștiințelor și competențelor cerute de
către angajatori față de absolvenții unui astfel de program. În urma acestei activități, va fi
constituit un consiliu format din reprezentanți ai AJOFM și cadre didactice, care vor contribui
la revizuirea și îmbunătățirea curriculei în așa fel încât să fie cât mai apropiată de cerințele
unui potențial loc de muncă.
De cele mai multe ori, în momentul în care absolvenții acestui program aplică pentru un loc
de muncă, una din cerințele de bază este experiența profesională. Prin acest proiect propun ca
soluționarea aceastei probleme să înceapă pe parcursul celor 3 ani de facultate. O primă etapă
va fi desfășurarea unor programe de practică profesională pe o perioadă de 3 luni, în fiecare
an de către toți studenții. A doua etapă constă în construirea unor locuri de muncă speciale
pentru tinerii absolvenți de administrație publică astfel încât să acumuleze experiența
necesară.
Scopul proiectului
Proiectul are ca scop identificarea unor măsuri necesare pentru creșterea nivelului de
absorbție a absolvenților programului licență de administrație publică pe piața muncii.
Obiectivul general al proiectului
Creșterea numărului de absolvenți ai programului licență, de Administrație Publică, din
cadrul Facultății de Științe Politice, Administrative și ale Comunicării, inserați pe piața
muncii.
Obiective specifice ale proiectului
Creșterea cu 50% a numărului de absolvenți inserați pe piața muncii, prin
crearea unui număr de posturi de muncă speciale pentru acești tineri, până în
2012 (necesare pentru acumularea experienței profesionale)
4
Revizuirea și îmbunătățirea curriculei de către un consiliu format din 5 cadre
didactice și 5 reprezentanți ai Agenției Județene de Ocupare a Forței de
Muncă, până în 2012
Desfășurarea unor programe de practică profesională pe o perioadă de 3 luni,
în fiecare an, de către toți studenții, prin rotație
Grupul țintă (Cine face parte din grupurile țintă ale proiectului?)
Grupul țintă al proiectului este format din absolvenții programului licență de Administrație
Publică promoția 2011, din cadrul FSPAC. Având în vedere contextul actual, absorbția lor pe
piața muncii fiind o reală problemă.
Resursele proiectului
Umane:
Echipa de proiect (va rugam sa aveti in vedere si urmatoarele cerinte: Care sunt persoanele
implicate în acest proiect şi ce responsabilităţi au fiecare?)
Una din cele mai importante responsabilități îi revine celui ce trebuie să scrie și să
structureze proiectul.
Managerul de proiect are cea mai mare responsabilitate întrucât el este cel care indică
direcția, perspectiva, orientarea strategică și trebuie să realizeze echilibrul între cei
patru factori contrângători: buget-timp-calitate-domeniu. Managerul de proiect este
cel care deleagă sarcini echipei de proiect:
5 persoane din cadrul Agenției Județene de Ocupare a Forței de muncă responsabile
cu identificarea abilităților, competențelor și cunoștiințelor necesare de care trebuie să
dispună absolvenții pentru ocuparea unui loc de muncă în domeniul administrației
publice.
10 persoane din cadrul instituțiilor publice responsabile de crearea unor locuri de
muncă speciale pentru absolvenți
2 persoane în fiecare instituție publică care să fie responsabile pentru programul de
practică profesională desfășurat de studenți
5
5 cadre didactice care să evalueze nivelul calității programul licență de administrație
publică (urmărirea notelor de la examene obținute de studenți, numărul de studenți cu
burse, prezența studenților la orele de curs și seminarii)
Consiliul format din cele 5 cadre didactice și cei 5 reprezentanți ai AJOFM pentru a
revizui și îmbunătăți curricula
6 studenți ( 2 persoane din fiecare an) responsabili de coordonarea programelor de
practică, astfel încât toți studenții să fie incluși
4 persoane responsabile de evaluarea proiectului pe parcursul implementării, astfel
încât în cazul unor impedimente să se realizeze schimbările necesare
5 persoane responsabile cu organizarea întâlnirilor echipei de proiect
O persoană, diferită de managerul de proiect, care să aibă responsabilitatea de a
acorda consiliere echipei de proiect în probleme care le întâmpină
4 persoane responsabile de evaluarea proiectului pe parcursul implementării, astfel
încât în cazul unor impedimente să se realizeze schimbările necesare, și care la final să
realizeze evaluarea finală a proiectului, printr-o analiză SWOT
3. ACTIVITĂŢILE PROIECTULUI
Descrierea activităţilor si a metodologiei de realizare
(va rugam sa prezentati activitatile si modul lor de realizare si responsabilii cu realizarea
fiecarei activitati)
Activitatea 1: Scrierea proiectului , organizarea echipei de proiect și prezentarea
responsabilităților fiecărei persoane componente. Responsabilii acestei activități sunt
managerul de proiect și persoana care scrie proiectul, aceștia vor prezenta în cadrul unei
întâlniri organizate respectivele informații.
Activitatea 2: Identificarea abilităților, cunoștiințelor, aptitudinilor pe care absolvenții
trebuie să le dețină pentru ocuparea unui loc de muncă. Responsabilitatea revine
reprezentanților AJOFM-ului, care vor afla informațiile necesare de la angatori și de la
absolvenții unui astfel de program universitar care ocupă posturi în instituțiile publice. Se vor
aplica metode de cercetare atât calitative, cât și cantitative. Instrumentele de cercetare folosite
vor fi aplicarea de chestionare și ghiduri de interviuri în rândul angajatorilor și absolvenților
programului licență de administrație publică angajați.
6
Activitatea 3: Evaluarea nivelului calității programului licență de administrație
publică. Responsabilii sunt cadrele didactice, care vor aplica teste în rândul studenților, se
va urmări traiectoria școlară a acestora, prezența la orele de curs și seminarii, numărul de
bursieri.
Activitatea 4: Desfășurarea programului de practică profesională. Responsabilitățile le
revin celor 6 studenți (2 din fiecare an) să realizeze o programare a studenților pentru
desfășurarea practicii, și celor 2 persoane din fiecare instituție care trebuie să le prezinte
studenților instituția, să organizeze cursuri teoretice care stau la baza activității desfășurate în
instituție și să le delege anumite responsabilități.
Activitatea 5: Crearea unor posturi speciale pentru absolvenți în interiorul instituțiilor
publice cu scopul acumulării de experiență profesională necesară. Vor fi numite 10 persoane
responsabile pentru această activitate, care vor analiza organigrama fiecărei instituții publice
și vor identifica în fiecare instituție un anumit număr de posturi speciale disponibile.
Activitatea 6: Evaluarea interimară a proiectului pentru a vedea dacă proiectul se
desfășoară conform calendarului și dacă se ating obiectivele propuse. Această activitate este
realizată de 4 persoane (1 reprezentant AJOFM, 1 reprezentant al angajatorilor, 1 cadru
didactic, 1 absolvent), se vor aplica chestionare în rândul absolvenților angajați pe posturile
speciale și în rândul studenților care participă la programele de practică.
Activitatea 7: Revizuirea și îmbunătățirea curriculei astfel încât aceasta să se plieze pe
nevoile pieței de muncă. Responsabilitatea revine consiliului format din 5 cadre didactice și 5
reprezentanți AJOFM. Această activitate va fi realizată în urma interpretării rezultatelor din
aplicarea chestionarelor și ghidurilor de interviuri în rândul angajatorilor și chestionarele
aplicate studenților și absolvenților.
Activitatea 8: Evaluarea finală a proiectului se va realiza de către aceeași echipă de
evaluatori, care pe baza unei analize SWOT vor determina care sunt rezultatele proiectului,
dacă au fost atinse obiectivele și dacă proiectul s-a încadrat în buget și timp .
Calendarul activitatilor (va rugam sa inscrieti actiunile prevazute in 12 luni si sa
prezentati responsabilii de realizarea acestora)
Luna Activitati Responsabil
7
Luna 1 Organizarea echipei de proiect și prezentarea responsabilităților fiecărei persoane componente
Manager proiect
Luna 2 Aplicarea de chestionare și ghiduri de interviuri în rândul angajatorilor și absolvenților programului licență de administrație publică angajați în instituții publice, de către reprezentanții AJOFM.
5 reprezentanți
AJOFM
Luna 3 Aplicarea testelor, analiza traiectoriei școlare de către cadrele didactice în rândul studenților.
5 cadre didactice
Luna 4 Desfășurarea programului de practică profesională 6 Studenți2 responsabili/instituție publică
Luna 5
Luna 6
Luna 7 Crearea unor posturi speciale pentru absolvenți în interiorul instituțiilor publice
10 persoane
Luna 8
Luna 9 Evaluarea interimară a proiectului 1 reprezentant AJOFM, 1 reprezentant al angajatorilor, 1 cadru didactic, 1 absolvent
Luna 10 Analiza rezultatelor; Revizuirea și îmbunătățirea
curriculei
5 cadre didactice și 5 reprezentanți AJOFMLuna 11
Luna 12 Evaluarea finală a proiectului 1 reprezentant AJOFM, 1 reprezentant al angajatorilor, 1 cadru didactic, 1 absolvent
Realizati diagrama Gantt a proiectului
8
Sustenabilitatea proiectului (cum vedeti continuarea proiectului dupa incheierea finantarii?)
După încheierea finanțării, continuarea proiectului se va vedea în parteneriatul dintre FSPAC,
AJOFM și instituțiile publice. Programul de licență în Administrație Publică va fi o sursă
unică de furnizare a forței de muncă în acest domeniu, va crește numărul absolvenților
inserați profesional , atât a generațiilor actuale, cât și a generațiilor viitoare.
Continuitatea proiectului se va vedea, de asemenea, în existența programelor de practică
profesională pe o perioadă de 3 luni (perioadă mai mare decât cea actuală) și existența unei
curricule îmbunătățite care să ajute absolvenții să aibă cunoștiințele, abilitățile și
competențele necesare desfășurării activității în cadrul unei instituții publice.
Sustenabilitatea programului de licență în administrașie publică este indicată de veniturile din
diferite surse, precum: bugetul de stat, granturi de cercetare, numărul studenților cu taxă.
Datorită faptului că acest program pregătește forță de muncă pentru domeniul public, este
important ca activitățile desfășurate de acești absolvenți să fie de calitate, întrucât această
problemă privește, în mod indirect, întreaga societate prin furnizarea de servicii publice.
4. EVALUAREA PROIECTULUI
Precizaţi rezultatele pe care estimaţi să le obţineţi pe parcursul implementării proiectului:
9
În primul rând, se dorește responsabilizarea actorilor implicați în dezvoltarea resursei umane
la nivelul FSPAC, specializarea administrație publică. Se dorește o colaborare între aceștia
astfel încât acest program de licență, cu o curriculă îmbunătățită să furnizeze forță de muncă
de înaltă calitate, conformă cu cerințele pieței muncii.
În al doilea rând, un alt obiectiv este creșterea satisfacției studenților prin oferirea unui
program educațional ce oferă siguranța găsirii unui loc de muncă după absolvire. Se dorește
opținerea unui minim de experiență profesională necesar găsirii unui loc de muncă, cât și
găsirea unor posturi de muncă disponibile pentru absolvenți.
Definiţi impactul, pe care estimaţi să-l obţineţi la sfârşitul proiectului, asupra grupului ţintă.
La sfârșitul proiectul, se dorește ca grupul țintă să beneficieze de locuri de muncă speciale și
să aibă experiența profesională necesară pentru a se descurca la locul de muncă și să nu mai
întâmpine probleme la angajare. Se urmărește reducerea numărului de absolvenți șomeri ai
specializării Administrație Publică și creșterea calității programului de licență în
Administrație Publică.
Un alt impact al proiectului va fi asupra angajatorilor, care vor avea siguranța calității forței
de muncă, iar procesul de recrutare se va desfășura în timp redus și cu resurse minime.
5. REALIZATI MATRICEA CADRU LOGIC A PROIECTULUI
10
Logica interventiei Indicatori de realizareverificabili in mod obiectiv
Surse si mijloace de verificare
Ipoteze
Obiectivgeneral
Creșterea numărului de absolvenți ai programului licență, de
Administrație Publică, din cadrul Facultății de Științe Politice,
Administrative și ale Comunicării, inserați pe piața muncii.
Care sunt indicatorii cheie pentru obiectivele generale?- Creșterea numărului locurilor de muncă pentru absolvenții programului de licență în administrație publică
- Colaborarea FSPAC cu AJOFM și instituțiile publice în scopul furnizării forței de muncă
Care sunt sursele de informare pentru aceşti indicatori?
- Rapoartele AJOFM
Desfășurarea unor programe de practică profesională calitative și de lungă durată, crearea unor posturi speciale pentru absolvenți și revizuirea și îmbunătățirea curriculei va duce la creșterea numărului de absolvenți ai programului de administrație publică din cadrul FSPAC inserați pe piața muncii.țâ
Obiective specifice
Creșterea cu 50% a numărului de absolvenți inserați
pe piața muncii, prin crearea unui număr de posturi
de muncă speciale pentru acești tineri, până în 2012
(necesare pentru acumularea experienței profesionale)
Revizuirea și îmbunătățirea curriculei de către un
consiliu format din 5 cadre didactice și 5
reprezentanți ai Agenției Județene de Ocupare a
Forței de Muncă, până în 2012
Desfășurarea unor programe de practică profesională
pe o perioadă de 3 luni, în fiecare an, de către toți
Ce indicatori arată în mod clar dacă obiectivul proiectului a fost atins?
- creșterea numărului de absolvenți ai programului în administrație publică inserați profesional
- creșterea numărului locurilor de muncă ocupate de absolvenți ai acestui program
- performanța studenților; obținerea unor rezultate peste media anilor precedenți de către studenți la examene
Care sunt sursele de informaţii care există sau care pot fi colectate? Care sunt metodele pentru a obţine aceste informaţii?
- Rapoarte AJOFM
- Chestionare în rândul celor angajați în instituțiile publice
- Aplicarea unor teste studenților
-Aplicarea unor teste absolvenților angajați
Care sunt factorii şi condiţiile din afara responsabilităţii Beneficiarului care trebuie să fie îndepliniţi pentru atingerea acestui obiectiv (condiţii externe)Ce riscuri trebuie luate în cosniderare?
- Dificultatea impusă de sistem pentru a putea schimba curricula
- Reticiența funcționarilor
11
studenții, prin rotație- performanțele absolvenților la locurile de muncă datorate experienței profesionale, cunoștiințelor, abilităților și competențelor dobândite prin acest program de licență
pentru evaluarea performanțelor la locul de muncă
publici de a avea încredere în proaspeții absolvenți
Rezultatepreconizate
Creșterea numărului de absolvenți ai programului de licență
în Administrație Publică, din cadrul FSPAC inserați pe piața
muncii prin crearea unor posturi speciale în interiorul
instituțiilor disponibile.
Realizarea unei colaborări între FSPAC, AJOFM și
instituțiile publice în vederea îmbunătățirii curriculei, care să
aibă ca rezultat furnizarea de forță de muncă calitativă
Creșterea numărului de absolvenți care au minimul de
experiență profesională necesar ocupării unui loc de muncă.
Care sunt indicatorii prin care se măsoară dacă şi în ce măsură proiectul realizează rezultatele previzionate?
- numărul de posturi speciale ocupate de absolvenții programului de administrație publică
- rezultatele obținute în urma aplicării chestionarelor și ghidurilor de interviu în rândul absolvenților angajați și studenților care fac practică profesională
- numărul de cursuri îmbunătățite după revizuirea curriculei
-studiul despre așteptările angajatorilor față de absolvenți realizat de AJOFM
- Evaluarea finală a proiectului
Care sunt sursele de informaţii pentru aceşti indicatori?
- organigramele instituțiilor
- Informațiile primite de la absolvenți și studenți prin intermediul chestionarelor și ghidului de interviu
- Curricula, raporturile cursurilor
- Analiza raportului realizat de reprezentanții AJOFM
- Analiza SWOT
Ce factori externi şi ce condiţii trebuie realizate pentru a obţine rezultatele aşteptate conform graficului?
- Funcționari publici motivați- Propuneri accesibile legate de curriculă- Cadre didactice competente- Absolvenți cu performanțe ridicate- Strânsă colaborare între FSPAC, AJOFM, instituții publice
12
Activitati Organizarea echipei de proiect și prezentarea responsabilităților fiecărei persoane componente
Aplicarea de chestionare și ghiduri de interviuri în rândul angajatorilor și absolvenților programului licență de administrație publică angajați în instituții publice, de către reprezentanții AJOFM.
Aplicarea testelor, analiza traiectoriei școlare de către cadrele didactice în rândul studenților
Desfășurarea programului de practică profesională Crearea unor posturi speciale pentru absolvenți în interiorul
instituțiilor publice Evaluarea interimară a proiectului Analiza rezultatelor, iar pe baza acestora să se realizeze
revizuirea și îmbunătățirea curriculei Evaluarea finală a proiectului
Mijloace:Care sunt mijloacele necesare pentru implementarea acestor activităţi, ex. personal, echipament, instruire, studii, aprovizionări, facilităţi operaţionale, etc.?
Resurse umane: managerul de proiect, echipa de proiect formata din: cadre didactice, studenți, absolvenți, reprezentanți AJOFM, reprezentanți ai instituțiilor publice.Studii: aplicarea de chestionare și ghiduri de interviu pentru a vedea așteptările angajatorilor față de absolvenții unui astfel de program, testarea cunoștiințelor studenților.Mijloace materiale: calculatoare, copiator, reportofon, imprimantă, mijloace de comunicare (telefon, internet), sală de conferințe , birouri
Care sunt sursele de informaţii cu privire la progresul proiectului?
Costuri
Care sunt costurile proiectului ? Cum sunt clasificate ? ( defalcarea costurilor în Bugetul Proiectului)
1. Echipa de proiect
2. Rapoartele de evaluare
3. Conferințele organizate
Costul total al proiectului: 60 000 EuroDefalcarea costurilor în bugetl proiectului:-resurse umane: 40 100 euro- transport: 400 euro-birouri și săli de conferințe: 10 000- echipamente: 5000 euro-alte servicii: 4 500 euro
Ce condiţii exterioare controlului direct al Beneficiarului trebuie să fie îndeplinite pentru implementarea activităţilor planificate ?Ce precondiţii sunt necesare, înainte de începerea proiectului ?
- Existența cofinanțării
- Anunțarea proiectului pentru a putea forma echipa de proiect
13