excel avançado para negócios.pdf

Excel Avanado

Elaborao:

Professor Fernando Alves Dias

Esta Apostila resultado da compilao de textos

extrados das obras citadas nas Referncias Bibliogrficas

com algumas alteraes e adaptaes necessrias a sua

organizao.

Excel Avanado

NDICE

1. Informaes Bsicas relativas ao Excel ........................................................................ 6 1.1. Barra De Ferramentas de Acesso Rpido ................................................................ 6 1.2. Barra De Frmulas.................................................................................................... 6 1.3. Barras De Status....................................................................................................... 6 2. Utilizando Atalhos ......................................................................................................... 7

2.1.1. Acesso Do Teclado Faixa De Opes .......................................................... 7 2.1.2. Alguns Atalhos Mais Comuns .......................................................................... 8

3. Pincel De Formatao ................................................................................................... 9 4. Classificando Os Dados Da Tabela .............................................................................. 9 5. Referncias Relativas e Absolutas ............................................................................. 10 6. Congelar Painis E Dividir Janela ............................................................................... 11 6.1. Congelar Painis .................................................................................................... 11 6.2. Congelar Linha Superior ......................................................................................... 11 6.3. Congelar Primeira Coluna ....................................................................................... 11 6.4. Descongelar Painis ............................................................................................... 12 6.5. Dividir Janela .......................................................................................................... 12 7. Trabalhando Com Nomes Em Intervalos De Clulas .................................................. 12 7.1. Criar Nomes Para Intervalos De Clulas ................................................................ 12 7.2. Alterar Nomes E Seus Intervalos ............................................................................ 13 7.3. Excluir Nome(s) ...................................................................................................... 14 8. Entendendo Frmulas E Funes ............................................................................... 14 8.1. Funes de Matemtica e Trigonometria ................................................................ 15 8.1.1. Funo Soma ....................................................................................................... 15 8.1.2. Funo Mult .......................................................................................................... 16 8.1.3. Funo Abs .......................................................................................................... 16 8.1.4. Funo Arred ........................................................................................................ 16 8.1.5. Funo Somase ................................................................................................... 17 8.1.6. Funo Somases.................................................................................................. 18 8.1.7. Funo Subtotal ................................................................................................... 19 8.2. Funes ............................................................................................................... 20 8.3. Funo Lgicas ...................................................................................................... 22 8.3.1. Funo Se ............................................................................................................ 22 8.3.2. Funes E e OU ................................................................................................... 23 8.3.3. Funo Seerro ...................................................................................................... 25 8.4. Funes de Texto ................................................................................................... 25 8.4.1. Funo Arrumar ................................................................................................... 25 8.4.2. Funo Concatenar .............................................................................................. 26 8.4.3. Funo Nm.Caract ............................................................................................. 26 8.4.4. Funo Esquerda ................................................................................................. 27 8.4.5. Funo Direita ...................................................................................................... 27 8.4.6. Funo Localizar .................................................................................................. 28 8.4.7. Funo Maiscula ................................................................................................ 29 8.4.8. Funo Minscula ................................................................................................ 29 8.4.9. Funo Pri.Maiscula ........................................................................................... 30 8.4.10. Funo Exato .................................................................................................... 30

Excel Avanado

8.4.11. Funo Substituir .............................................................................................. 31 8.4.12. Funo Ext.Texto .............................................................................................. 32 8.5. Funes Estatsticas ............................................................................................... 33 8.5.1. Funo Mdia ....................................................................................................... 33 8.5.2. Funo Mdiase ................................................................................................... 33 8.5.3. Funo Mdiases ................................................................................................. 34 8.5.4. Funo Cont.Valores ............................................................................................ 35 8.5.5. Funo Contar.Vazio ............................................................................................ 36 8.5.6. Funo Cont.Nm ................................................................................................ 36 8.5.7. Funo Cont.Se ................................................................................................... 36 8.5.8. Funo Cont.Ses .................................................................................................. 37 8.5.9. Funo Mnimo ..................................................................................................... 38 8.5.10. Funo Mximo ................................................................................................. 38 8.5.11. Funes Maior E Menor .................................................................................... 39 8.6. Funes de Pesquisa e Referncia ........................................................................ 39 8.6.1. Funo Procv ....................................................................................................... 39 8.6.2. Funo Proch ....................................................................................................... 41 8.6.3. Funo Corresp .................................................................................................... 42 8.6.4. Funo ndice ....................................................................................................... 43 8.6.4.1. Juno Das Funes ndice Corresp ................................................................ 44 8.6.5. Funo Desloc ..................................................................................................... 44 9. Formatao Condicional ............................................................................................. 46 9.1. Criar Regras ........................................................................................................... 46 9.1.1. Formatar Apenas Clulas Que Contenham .......................................................... 46 9.1.2. Formatar Com Conjunto De cones ...................................................................... 48 9.2. Editar e Excluir Regras ........................................................................................... 48 10. Validao de Dados ................................................................................................ 49 10.1. Tipos de Validao ............................................................................................... 49 10.1.1. Lista Suspensa .................................................................................................. 49 10.1.2. Demais Tipos De Validao De Dados ............................................................. 50 10.2. Editar E Copiar A Validao De Dados ................................................................ 50 10.3. Mensagem De Entrada E Alerta De Erro .............................................................. 51 10.4. Apagar Validao de Dados ................................................................................. 52 11. Remover Duplicatas ................................................................................................ 53 12. Texto Para Colunas ................................................................................................ 53 13. Obter Dados Externos ............................................................................................ 54 13.1. Assistente De Importao De Texto ..................................................................... 54 13.2. Importar tabelas da internet .................................................................................. 57 14. Base De Dados ....................................................................................................... 58 15. Tabelas e Grficos Dinmicos ................................................................................ 59 15.1. Criar uma Tabela Dinmica .................................................................................. 59 15.2. Formatao da Tabela Dinmica ......................................................................... 62 15.3. Criar um Grfico Dinmico ................................................................................... 64 16. Filtro Avanado ....................................................................................................... 65 16.1. Aplicar filtro Avanado .......................................................................................... 65 17. Estrutura De Tpicos .............................................................................................. 68 17.1. Inserir Subtotais Na Estrutura De Tpicos ........................................................... 69 17.2. Excluir Subtotais Na Estrutura De Tpicos ........................................................... 70

Excel Avanado

17.3. Recurso Agrupar .................................................................................................. 70 17.4. Recurso Desagrupar ............................................................................................ 70 18. Trabalhando Com Grficos No Excel...................................................................... 71 18.1. Tipos de Grfico Disponveis ................................................................................ 71 18.2. Inserir Grficos No Excel ...................................................................................... 72 18.3. Alterar Tipo De Grfico ......................................................................................... 72 18.4. Elementos De Um Grfico .................................................................................... 72 18.5. Formatar O Grfico ............................................................................................... 73 18.5.1. Alterar As Dimenses E Mover O Grfico ......................................................... 73 18.5.2. Formatar rea Do Grfico ................................................................................. 74 18.5.3. Legenda No Grfico .......................................................................................... 74 18.5.4. Linhas De Grade No Grfico ............................................................................. 75 18.5.5. Rtulos De Dados ............................................................................................. 75 18.5.6. Ttulo Do Grfico ............................................................................................... 76 18.5.7. Ttulos dos Eixos ............................................................................................... 76 18.5.8. Layout e Estilos de Grficos .............................................................................. 77 18.6. Recursos Especiais Em Grficos Utilizados Para Tomada De Deciso ............... 77 18.6.1. Grfico de Gantt ................................................................................................ 77 18.6.2. Grfico De Acompanhamento Da Adequao Ao Cronograma ........................ 82 18.6.3. Grfico Condicional ........................................................................................... 83 18.6.4. Grfico de Pareto Automatizado ....................................................................... 87 19. Macros .................................................................................................................... 93 19.1. Guia Desenvolver ................................................................................................. 93 19.2. Habilitar Macros.................................................................................................... 94 19.2.1. Habilitar macros quando a Barra de Mensagens for exibida ............................. 94 19.2.2. Habilitar macros quando a Barra de Mensagens for exibida ............................. 94 19.3. Gravar Macro ....................................................................................................... 95 19.4. Salvar Pasta de Trabalho ..................................................................................... 95 19.5. Escrever Macros................................................................................................... 95 19.6. Executar Macros Por Um Boto ........................................................................... 96 19.7. Editar Macros ....................................................................................................... 96 20. Proteo de Dados ................................................................................................. 97 20.1. Proteo Na Planilha ............................................................................................ 97 20.1.1. Inserir Proteo Na Planilha .............................................................................. 97 20.1.2. Remover A Proteo De Uma Planilha ........................................................... 100 20.2. Proteo Da Pasta De Trabalho ......................................................................... 100 20.3. Proteo Do Acesso Ao Arquivo ........................................................................ 100 20.4. Proteo Do Projeto VBA ................................................................................... 101 21. Referncias Bibliogrficas .................................................................................... 103

Excel Avanado

6

1. Informaes Bsicas relativas ao Excel

1.1. Barra De Ferramentas de Acesso Rpido

Localizada abaixo da barra de ttulo, esta permite fixar em si prpria os

cones de atalho mais utilizados no dia a dia, para isso, deve-se clicar na seta

contida nesta barra conforme imagem abaixo que a deixou em evidncia, clicar

novamente no atalho que se deseja adicionar Barra De Ferramentas de

Acesso Rpido, caso ele no esteja entre os cones disponveis, basta clicar em

Mais comandos, selecionar o cone que se deseja inserir, clicar em Adicionar e

pressionar OK.

Nota 1: possvel deslocar a Barra De Ferramentas de Acesso Rpido ao clicar

na seta desta barra conforme imagem acima e clicar novamente na opo Mostrar Abaixo da faixa de opes.

1.2. Barra De Frmulas

Mostra a clula selecionada pelo cursor, a frmula e ainda textos se

usados, em cada clula.

1.3. Barras De Status

A barra de status na parte inferior dos programas exibe o status das

opes selecionadas para aparecer na mesma. Por padro, vrias opes so

selecionadas, mas voc pode personalizar a barra de status ao clicar com o

boto direito do mouse sobre ela e ativar ou desativar as opes que achar

Excel Avanado

7

conveniente. No exemplo abaixo, temos a mdia, a contagem e a soma das

clulas A1:A3 que esto preenchidas com os nmeros 1, 2 e 3 respectivamente.

2. Utilizando Atalhos

2.1.1. Acesso Do Teclado Faixa De Opes

A faixa de opes vem com atalhos, chamados de Dicas de Tecla. Para

exibir as Dicas de Tecla, deve-se pressionar ALT.

Como podemos perceber na figura acima, ao pressionar o ALT, as guias

da faixa de opes recebero uma letra, por exemplo, C corresponde a guia

Pgina Inicial, se pressionarmos apenas a tecla C, todos os cones e opes da

guia Pgina Inicial recebero uma letra, sendo assim, a sugesto para

decorar qual a sequencia de letras devem ser digitadas aps pressionar o ALT

para executar os comandos mais utilizados no dia a dia. Por exemplo: ALT, S, T,

inseri filtro no intervalo selecionado.

Para deixar de usar estes atalhos se as letras estiverem habitadas nas

faixas de opes, basta pressionar ESC.

Excel Avanado

8

2.1.2. Alguns Atalhos Mais Comuns

A fim de ganhar tempo no uso do Excel, atalhos podero ser utilizados.

Abaixo temos alguns atalhos utilizados com frequncia:

Excel Avanado

9

3. Pincel De Formatao

Ao selecionar uma clula ou um intervalo de clulas e clicar uma vez no

cone Pincel de Formatao que est na guia Pgina Inicial, no grupo rea de

Transferncia, a formatao aplicada na(s) clula(s) em questo ser copia e

aplicada ao local onde se copiar a formatao. No exemplo abaixo, ao selecionar

as clulas A2:A4, clicar no Pincel de Formatao e clicar novamente na clula

B2:B4 a formatao das clulas de origem foram replicadas nas clulas de

destino.

Ao clicar duas vezes no Pincel de formatao, ser possvel aplicar a

mesma formatao a vrios locais do arquivo, incluindo outras planilhas na

mesma pasta. Neste caso para deixar de utilizar o pincel que estar

representado no mouse junto de uma cruz, pressionar a tela Esc.

4. Classificando Os Dados Da Tabela

Para classificar os dados de uma tabela em ordem alfabtica

crescente ou decrescente, caso sejam texto, ou menor para o maior e vice versa

para dados numricos. Para utilizar este recurso, executar os passos a seguir:

a) Selecionar o intervalo de dados a serem ordenados, incluindo

ou no os ttulos criados para identificar as colunas ou linhas;

b) Na guia Inicial, no grupo Edio, clicar em Classificar e Filtrar,

clicar novamente em Personalizar Classificao;

c) A caixa de dilogo Classificar exibida, caso o cabealho dos

dados tenham sido selecionados deixar marcada a opo:

Meus dados contm cabealhos;

Excel Avanado

10

d) Na opo Classificar por, selecionar a primeira coluna que voc

deseja classificar, ou seja, todos os demais dados

selecionados acompanharo a classificao feita a partir das

clulas contidas nesta coluna;

e) Na lista Classificar em, selecionar Valores para classificar os

dados com base em seus respectivos valores, mas, a

classificao poder ser feita pela Cor da Clula, Cor da Fonte

ou cone de Clula;

Na lista Ordem, selecionar a ordem que se deseja aplicar

operao de classificao: crescente ou decrescente, isto , A

a Z ou Z a A para texto ou menor para maior ou ainda maior

para menor para nmeros.

Nota 9: Caso seja necessrio Classificar utilizando mais critrios, basta clicar

em Adicionar Nvel, desta forma ser inclusa a opo E depois por abaixo de Classificar por, onde devero ser selecionados os demais critrios de classificao.

5. Referncias Relativas e Absolutas

Por padro, ao se fazer referncia a uma clula no Excel esta ser uma

referncia relativa. Por exemplo, se na clula C2 inserida a frmula =A2+B2,

ao se copiar esta frmula para a clula C3, a frmula nesta clula se ajustar

uma linha para baixo e se tornar =A3+B3.

Referncia absoluta o mesmo que travar a clula, por exemplo, se for

preciso copiar a frmula =A2+B2 contida na clula C2 para D2 de forma que esta

frmula no se ajuste para a linha abaixo, necessrio travar as clulas que

compem tal frmula, ou seja, em C2 a frmula ser =$A$2+$B$2, aps isso, ao

copi-la para D2, a frmula em D2 ser =$A$2+$B$2.

Uma referncia absoluta contm sinais de cifro para identific-la como

tal, por exemplo: $G$15. Veja abaixo o seu uso:

a) Endereos Absolutos $C$3 Fixa a coluna C e a linha 3

b) C$3 Fixa apenas a linha 3

c) $C3 Fixa apenas a coluna C

Pressionar F4 dentro da clula, alterna entre os tipos de referncia.

Excel Avanado

11

6. Congelar Painis E Dividir Janela

A opo Congelar Painis til quando for preciso manter uma parte da

planilha visvel enquanto o restante da planilha percorrido. Esta opo est

contida na guia Exibio, no grupo Janela, e subdividida em Congelar

Painis, Congelar Linha Superior e Congelar Primeira Coluna. Abaixo

estudaremos estas trs subdivises.

6.1. Congelar Painis

Ao clicar em Congelar Painis, dentre as opes do boto Congelar

Painis, o Excel congelar a linha superior e a coluna esquerda da clula

selecionada. Para congelar a linha imediatamente acima e no congelar a coluna

a esquerda a clula selecionada deve estar contida na coluna A, por exemplo:

Para congelar apenas a linha 5, o usurio dever clicar na clula A6 e ento

clicar em Congelar Painis e, novamente em Congelar Painis.

6.2. Congelar Linha Superior

Ao clicar em Congelar Linha Superior, dentre as opes do boto

Congelar Painis, independentemente da clula selecionada, congelar a

primeira linha da planilha de modo que ao descer na mesma, a primeira linha

continuar sendo visvel, bem como seu contedo.

6.3. Congelar Primeira Coluna

Ao clicar em Congelar Primeira Coluna, dentre as opes do boto

Congelar Painis, independentemente da clula selecionada, congelar a

primeira coluna da planilha de modo que ao rolar para a direita na mesma, a

primeira coluna continuar sendo visvel, bem como seu contedo.

Excel Avanado

12

6.4. Descongelar Painis

Caso tenha algo congelado na planilha, para remover isso, na guia

Exibio, no grupo Janela, clicar em Congelar Painis e, em seguida em

Descongelar Painis.

6.5. Dividir Janela

O recurso Dividir poder ser utilizado para exibir vrias partes distantes

da planilha de uma s vez.

Ao clicar em Dividir contido guia Exibio, no grupo Janela, duas linhas,

uma vertical e uma horizontal sero criadas na planilha, exatamente na linha

acima e na coluna esquerda da clula selecionada. Estas duas linhas que

aparecero podero ser ajustas conforme necessidade do usurio, portanto cada

parte da planilha passar a ter sua autonomia.

Para remover a diviso da planilha, basta clicar novamente em Dividir

contido guia Exibio, no grupo Janela.

7. Trabalhando Com Nomes Em Intervalos De Clulas

Ao elaborar uma frmula ou mesmo depois, para alter-la, comum se

deparar com intervalos e mais intervalos de clulas. Se for preciso fazer

referncia diversas vezes ao mesmo intervalo de clulas, mais fcil dar um

nome para ele e us-lo nas frmulas.

7.1. Criar Nomes Para Intervalos De Clulas

Para dar o nome Valores ao intervalo A1:A10 por exemplo, preciso

selecionar o intervalo em questo e na caixa de nomes ao lado da barra de

frmulas, digitar o nome do intervalo, neste caso, ser a palavra Valores, e

Excel Avanado

13

pressionar ENTER. A partir de ento ao selecionar o intervalo A1:A10 da planilha

em que se criou o nome, a caixa de nomes apresentar o nome Valores.

Tambm possvel definir Nome para um intervalo, ao clicar em

Gerenciador de Nomes, contido na guia Frmulas, no grupo Nomes Definidos

e, em seguida, clicar em Novo, digitar o Nome no campo correspondente e no

campo Refere-se a: selecionar o intervalo, que em nosso exemplo A1:A10.

Se na clula A12 for inserida a frmula =SOMA(VALORES), os nmeros

somados sero os contidos no intervalo denominado de Valores, ou seja, o

mesmo que =SOMA(A1:A10).

No item Grfico de Pareto Automatizado desta apostila alguns Nomes

de intervalo foram criados para executar o processo de automao de um

grfico.

7.2. Alterar Nomes E Seus Intervalos

Na guia Frmulas, no grupo Nomes Definidos, clicar em Gerenciador

de Nomes.

Na caixa de dilogo Gerenciador de Nomes, clicar duas vezes no nome

que se deseja alterar.

Na caixa de dilogo Editar Nome, na caixa Nome, digite o novo nome

para a referncia.

Na caixa Refere-se a, altere a referncia se for o caso e clique em OK.

Ainda na janela Editar Nome, para cancelar alteraes indesejadas ou

acidentais, basta clicar em Cancelar ou pressione ESC, j para salvar as

alteraes, basta clicar em Confirmar ou pressione ENTER.

Nota: O boto Fechar fecha somente a caixa de dilogo Gerenciador de Nomes.

No necessrio clicar em Fechar para confirmar as alteraes que j foram feitas.

Excel Avanado

14

7.3. Excluir Nome(s)

Na guia Frmulas, no grupo Nomes Definidos, clicar em Gerenciador

de Nomes.

Na caixa de dilogo Gerenciador de Nomes, clicar no(s) nome(s) que se

deseja excluir. Se o objetivo excluir mais de um nome, pode-se usar o CTRL

ou ainda a tecla SHIFT para vrios intervalos.

Agora, basta clicar em Excluir ou pressionar a tecla DELETE e clicar em

em OK para confirmar a excluso.

8. Entendendo Frmulas E Funes

Frmulas so equaes que podem executar clculos, retornar

informaes, manipular o contedo de outras clulas e testar condies. Elas

sempre iniciam com o sinal de igual (=).

Nas frmulas, possvel utilizar operadores aritmticos, operadores de

comparao e funes, sendo que em determinados momentos ser possvel e

at necessrio utilizar estes operadores dentro de uma funo.

Na tabela abaixo temos uma relao dos operadores e seu significado:

Excel Avanado

15

As funes so um mtodo para tornar mais rpido a montagem de

frmulas que envolvem clculos complexos, muitos valores e at variveis

diversas.

A seguir veremos como resolver operaes matemticas bsicas

utilizando alguns operadores no Excel e ainda algumas funes para

substituirmos estes operadores:

O Excel oferece centenas de funes. A partir de ento estudaremos

algumas destas funes.

8.1. Funes de Matemtica e Trigonometria

8.1.1. Funo Soma

A funo SOMA, dever somar os nmeros especificados como

argumentos. Cada argumento pode ser um intervalo, uma referncia de clula,

uma frmula ou o resultado de outra funo.

Toda funo tem uma sintaxe, ou seja, o esqueleto, a estruturada da

mesma. A sintaxe da funo Soma : SOMA(nm1;[nm2],...), ou seja, soma de

uma clula ou intervalo de clulas, portanto a frmula =SOMA(A1:A1000)

somar os valores do intervalo A1 at A1000, enquanto a frmula

=SOMA(A1:A1000;B15) somar os valores do intervalo A1 at A1000 mais B15,

pois o ponto e vrgula ( ; ) indica que outra clula ou intervalo de clulas est

Excel Avanado

16

sendo somado ao primeiro intervalo de clulas, sem precisar informar clula por

clula.

Nota 10: Sempre que a sintaxe da clula contiver alguma informao ou palavra

dentro do colchete [ ] significa que esta parte da funo opcional, portanto na funo SOMA(nm1;[nm2],...), o 2 argumento em diante opcional;

Nota 11: Intervalo so duas ou mais clulas em uma planilha. As clulas de um intervalo podem estar prximas umas das outras ou no;

Nota 12: Referncia de clula o conjunto de coordenadas que a clula abrange em uma planilha. Por exemplo, a referncia da clula que aparece na interseo da coluna C e linha 4 C4.

8.1.2. Funo Mult

Multiplica todos os nmeros fornecidos como argumentos e retorna o

produto. Por exemplo, se o intervalo A1:A2 contiver os nmeros 5 e 10

respectivamente, a frmula =MULT(A1:A2) retornar o resultado da multiplicao

que neste caso ser 50.

Sintaxe: MULT(nm1, [nm2], ...)

A sintaxe da funo MULT tem os seguintes argumentos:

Nm1, nm2,... Nm1 obrigatrio, nmeros subsequentes so

opcionais. Nmeros estes, cujo resultado da multiplicao se deseja saber.

8.1.3. Funo Abs

Retorna o valor absoluto de um nmero, ou seja, retorna o prprio

nmero sem qualquer sinal. Veja 2 exemplos: =ABS(2) igual a 2, =ABS(-4) igual

a 4.

Sintaxe: ABS(nm)

8.1.4. Funo Arred

Arredonda um nmero at uma quantidade especificada de dgitos.

Excel Avanado

17

Sintaxe: ARRED(nm;nm_dgitos)

Se a clula A1 contm o nmero 122,53 e a clula B1 contm a frmula

=ARRED(A1;0) o resultado ser 123, ou seja, o nmero 122,53 foi arredondado

com 0 casas aps a vrgula e mesmo que a formatao da clula B1 seja para

apresentar seu contedo com 1 casa aps a vrgula o resultado ser 123,0 pois

o nmero de origem foi arredondado para 0 casas aps a vrgula.

8.1.5. Funo Somase

Esta funo adiciona as clulas especificadas por um determinado critrio

ou condio.

Sintaxe: SOMASE(intervalo, critrios, intervalo_soma)

Onde:

Intervalo. o intervalo de clulas a ser analisado, onde devero estar os

critrios;

Critrios. So os critrios na forma de um nmero, expresso, ou texto,

que define quais clulas a serem adicionadas.

Intervalo_soma. So clulas que realmente sero somadas. As clulas

em Intervalo_soma sero somadas somente se suas clulas correspondentes

em Intervalo coincidirem com os critrios estipulados. Se Intervalo_soma for

omitido, as clulas em intervalo sero somadas.

No exemplo abaixo a empresa pagar uma gratificao por assiduidade,

ou seja, a aqueles que No tiveram absentesmo, para tanto, a frmula

=SOMASE(B4:B8;no,C4:C8) em F5 somar todos os valores da faixa C4:C8

correspondentes a B4:B8 igual a No, onde o resultado ser R$300,00.

Excel Avanado

18

8.1.6. Funo Somases

Esta funo adiciona as clulas especificadas por um dado conjunto de

condies ou critrios. A ordem dos argumentos diferente entre as funes

SOMASES e SOMASE. Em particular, o argumento intervalo_soma o primeiro

em SOMASES, mas o terceiro em SOMASE. Ao copiar e editar essas funes

semelhantes, preciso colocar os argumentos na ordem correta.

Sintaxe: SOMASES(intervalo_soma, intervalo_critrios1, critrios1,

[intervalo_critrios2, critrios2], )

A sintaxe da funo SOMASES tem os seguintes argumentos:

intervalo_soma. Uma ou mais clulas para somar, incluindo nmeros ou

nomes, intervalos ou referncias de clula que contenham nmeros. Valores em

branco e de texto so ignorados.

intervalo_critrios1. O primeiro intervalo no qual avaliar os critrios

associados.

critrios1. Os critrios no formato de um nmero, uma expresso, uma

referncia de clula ou um texto que define quais clulas no argumento

intervalo_critrios1 sero adicionadas. Por exemplo, os critrios podem ser

expressos como ">32", B4, "maas" ou "32".

intervalo_critrios2, critrios2, Opcional. Intervalos adicionais e

seus critrios associados. At 127 intervalo/critrios pares so permitidos.

No exemplo abaixo a Cia pagar uma gratificao por assiduidade para

aqueles que no tiveram absentesmo e tem mais de 6 meses de empresa. Para

isso, a frmula =SOMASES(C4:C8;B4:B8;"No";D4:D8;">0,6") em C11 somar

todos os valores da faixa C4:C8 correspondentes a B4:B8 igual a No e a D4:D8

maior >0,6, onde o resultado ser R$200,00.

Excel Avanado

19

8.1.7. Funo Subtotal

Retorna um subtotal em uma lista ou em um banco de dados. Esta funo

permite realizar onze operaes diferentes, entre elas multiplicao, soma,

mdia e contagem de itens.

Alm de ecltica, esta funo bastante esperta. Ao somar os valores de

uma coluna que contm subtotais, marcando a lista inteira, a funo ignora os

dados parciais e d o resultado correto, facilitando o clculo.

Outra grande vantagem da Subtotal a economia de tempo que

proporciona na mudana de operao, bastando alterar na frmula apenas o

nmero que a identifica.

Para fazer a mdia das despesas registradas nas clulas A1, A2 e A3,

por exemplo, escreva: =SUBTOTAL (1; A1:A3). Se quiser saber qual foi a maior

das despesas, o 4 dever substituir o 1. E se a ideia somar os trs gastos,

basta trocar o 4 pelo 9.

Sintaxe: SUBTOTAL(nm_funo,ref1,[ref2],...])

A sintaxe da funo SUBTOTAL tem os seguintes argumentos:

Nm_funo. O nmero de 1 a 11 (incluindo valores ocultos) ou 101 a

111 (ignorando valores ocultos) que especifica qual funo usar no clculo de

subtotais dentro de uma lista.

Ref1. O primeiro intervalo nomeado ou referncia cujo subtotal se deseja.

Ref2,... Opcional. Intervalos nomeados ou referncias de 2 a 254 cujo

subtotal se deseja.

Veja a explicao de cada nmero que poder compor o argumento

Nm_funo desta funo:

Nm_funo (incluindo valores

ocultos)

Nm_funo (ignorando valores

ocultos) Funo

1 101 MDIA

2 102 CONTA

Excel Avanado

20

3 103 CONT.VALORES

4 104 MX

5 105 MN

6 106 MULT

7 107 DESVPAD

8 108 DESVPADP

9 109 SOMA

10 110 VAR

11 111 VARP

8.2. Funes

Cada uma das funes, chamada coletivamente de funes , verifica o

valor especificado e retorna VERDADEIRO ou FALSO. Por exemplo, a frmula

=CL.VAZIA(A1) retornar VERDADEIRO se a clula A1 estiver vazia; caso

contrrio, retornar FALSO.

As funes podem ser utilizadas para obter informaes sobre um valor

antes de realizar um clculo ou outra ao com ele. Por exemplo, possvel usar

a funo ERRO junto com a funo SE para realizar uma ao diferente se um

erro ocorrer, por exemplo: =SE(ERRO(A2),"Analisar",A2*5%)

Essa frmula verificar se existe uma condio de erro em A2. Em caso

positivo, a funo SE retornar a mensagem "Analisar". Se no houver erro, a

funo SE realizar o clculo A2*5%.

Sintaxe:

CL.VAZIA(valor)

ERRO(valor)

ERROS(valor)

LGICO(valor)

.NO.DISP(valor)

Excel Avanado

21

.NO.TEXTO(valor)

NM(valor)

REF(valor)

TEXTO(valor)

A sintaxe da funo tem os seguintes:

valor. O valor que desejar testar. O argumento de valor pode ser um

espao em branco (clula vazia), um erro, um texto, um nmero ou um valor de

referncia ou ainda um nome que faz referncia a qualquer um desses

elementos.

O quadro a seguir retrata um pouco mais a aplicao das funes :

Funo Retorna VERDADEIRO se

CL.VAZIA Valor se referir a uma clula vazia.

ERRO Valor se referir a um valor de erro exceto #N/D.

ERROS Valor se referir a qualquer valor de erro (#N/D,

#VALOR!, #REF!, #DIV/0!, #NM!, #NOME? ou #NULO!).

.NO.DISP Valor se referir ao valor de erro #N/D (valor no

disponvel).

.NO.TEXTO O valor faz referncia a qualquer item que no seja

texto. Essa funo retornar VERDADEIRO se o valor fizer

referncia a uma clula em branco.

NM Valor se referir a um nmero.

REF Valor se referir a uma referncia.

TEXT Valor se referir a texto.

Excel Avanado

22

8.3. Funo Lgicas

8.3.1. Funo Se

A clula onde for aplicada esta funo retornar um valor se uma

condio especificada pelo usurio for considerada VERDADEIRA e outro valor

se essa condio for considerada FALSA. Por exemplo, a frmula

=SE(B1>30,"Mais que 30","30 ou menos") retornar "Mais que 30" se B1 for

maior que 30 e "30 ou menos" se B1 for menor que ou igual a 30.

Sintaxe: SE(teste_lgico, [valor_se_verdadeiro], [valor_se_falso])

A sintaxe da funo SE tem os seguintes argumentos:

teste_lgico Obrigatrio. Qualquer valor ou expresso que possa ser

avaliado como VERDADEIRO ou FALSO. Por exemplo, F10>=1000 uma

expresso lgica; se o valor da clula F10 for maior ou igual a 1000, a expresso

ser considerada VERDADEIRA. Caso contrrio, a expresso ser considerada

FALSA;

valor_se_verdadeiro Opcional. O valor que desejar que seja retornado

se o argumento teste_lgico for considerado VERDADEIRO. Por exemplo, se o

valor desse argumento for "Conceder Desconto e o argumento teste_lgico for

considerado VERDADEIRO, a funo SE retornar o texto Conceder Desconto.

Se teste_lgico for considerado VERDADEIRO e o argumento

valor_se_verdadeiro for omitido (ou seja, h apenas uma vrgula depois do

argumento teste_lgico), a funo SE retornar 0 (zero);

valor_se_falso Opcional. O valor que desejar que seja retornado se o

argumento teste_lgico for considerado FALSO. Por exemplo, se o valor desse

argumento for "No Conceder Desconto e o argumento teste_lgico for

considerado FALSO, a funo SE retornar o texto No Conceder Desconto.

Se teste_lgico for considerado FALSO e o argumento valor_se_falso for omitido

(ou seja, no h vrgula depois do argumento valor_se_verdadeiro), a funo SE

retornar o valor lgico FALSO. Se teste_lgico for considerado FALSO e o valor

Excel Avanado

23

do argumento valor_se_falso for omitido (ou seja, na funo SE, no h vrgula

depois do argumento valor_se_verdadeiro), o SE retornar 0 (zero).

Veja mais um exemplo sobre o uso da frmula SE, onde se a mdia do

aluno for maior ou igual a 7, ento o aluno ser Aprovado, caso contrrio,

Reprovado.

At sete funes SE podem ser aninhadas como argumento

valor_se_verdadeiro e valor_se_falso para construir testes mais elaborados. A

figura a seguir, retrata bem, um exemplo de frmula SE com vrios critrios, so

eles: SE o resultado alcanado pelo consultor for menor que 70% ento o

consultor receber R$678,00, SE o resultado for menor que 90% ento ele

receber 1,5% de comisso sobre suas vendas, j SE o resultado alcanado for

menor que 100%, ento ele receber 2% de comisso, caso contrrio, ou seja,

se o resultado for maior ou igual a 100%, ele receber 2,5% de comisso.

8.3.2. Funes E e OU

Indicadas para testar se os dados atendem aos critrios especificados.

Conforme abaixo, para a funo E o resultado ser verdadeiro se todas as

condies forem atendidas.

Excel Avanado

24

Sua Sintaxe : E(lgico1, [lgico2], ...)

No exemplo a seguir, o resultado para a funo OU ser verdadeiro se

qualquer uma das condies for atendida.

Sua Sintaxe : OU(lgico1, [lgico2], ...)

Os argumentos das funes E e OU so iguais, so eles:

lgico1. A primeira condio que se deseja testar e puder ser avaliada

como VERDADEIRO ou FALSO.

lgico2, ... Opcional. Condies adicionais que se deseja testar podendo

ser avaliadas como VERDADEIRO ou FALSO, at um mximo de 255

condies.

As funes E e OU so utilizadas com frequncia em conjunto com a

funo Se. Isso pode ser visto no exemplo abaixo, onde o SE(E) est utilizando

os seguintes critrios: Mdia >= 7,00 e Faltas

Excel Avanado

25

8.3.3. Funo Seerro

Retornar valor_se_erro se a expresso for um erro; caso contrrio,

retorna o valor da expresso. Para evitar que planilhas sejam apresentadas

contendo erros, para identificar e padronizar erros, para que erros no

prejudiquem o resultado final, nem mesmo demais clculos dependentes,

sugervel utilizar as funes SEERRO, ou a juno das funes SE e ERROS.

Considere o cenrio a seguir, onde o resultado da frmula

=MDIA(C16:D16) na clula E16 ser um erro caso C16 e D16 estejam em

branco, consequente haver erro em E21, onde ser calculada a mdia da

turma. Para resolver esta situao, podemos usar a frmula

=SEERRO(MDIA(C16:D16);"") ou =SE(ERROS(MDIA(C16:D16));"";MDIA

(C16:D16)).

8.4. Funes de Texto

8.4.1. Funo Arrumar

Usada para remover todos os espaos do texto exceto os espaos nicos

entre palavras. Um bom momento para utilizar ARRUMAR no texto exportado

de outro aplicativo que pode ter espaamento irregular.

Sintaxe: ARRUMAR(texto)

Excel Avanado

26

A sintaxe da funo ARRUMAR tem o argumento:

Texto Obrigatrio, ou seja, o texto do qual se deseja remover espaos.

Por exemplo:

8.4.2. Funo Concatenar

Agrupa vrias sequencias de caracteres de texto em uma nica

sequencia de texto. Os itens agrupados podem ser texto, nmeros, referncias

de clulas ou at mesmo uma combinao desses itens.

Sintaxe: CONCATENAR(texto1, [texto2], ...)

A sintaxe da funo CONCATENAR tem os seguintes argumentos:

Texto1 Obrigatrio. O primeiro item de texto a ser concatenado.

Texto2, ... Opcional. Itens de texto adicionais, at um mximo de 255

itens. Os itens devem ser separados por vrgulas.

A funo CONCATENAR tambm poder ser substituda pelo & (E

comercial). Por exemplo: =A1 & B1 retornar o mesmo valor que

=CONCATENATER(A1,B1).

Caso a planilha contenha o nome de uma pessoa na clula A1 e o

sobrenome da pessoa na clula B1, ser possvel combinar os dois valores em

outra clula usando a seguinte frmula: =CONCATENAR(A1," ",B1), onde o

segundo argumento neste exemplo (" ") usado para inserir um espao entre o

nome e o sobrenome, ou simplesmente, usar =A1& &B1.

8.4.3. Funo Nm.Caract

NM.CARACT retorna o nmero de caracteres em uma sequencia de

caracteres de texto.

Excel Avanado

27

Sintaxe: NM.CARACT(Texto)

Se a clula A1 contm o nome Lucas, e a Clula A2 contm a frmula

=NM.CARACT(A1), o resultado desta clula ser 5, pois tal funo contar a

quantidade de caracteres contida na clula A1.

8.4.4. Funo Esquerda

Retorna o nmero especificado de caracteres do inicio de uma sequencia

de caracteres de texto.

Sintaxe: ESQUERDA(texto, [nm_caract])

A sintaxe desta funo tem os seguintes argumentos:

Texto. A cadeia de texto que contm os caracteres que voc deseja

extrair.

Nm_caract Opcional. Especifica o nmero de caracteres que Esquerda

deve extrair. Este argumento dever ser maior ou igual a zero e se for omitido,

ser considerado 1. Se nm_caract for maior que o comprimento do texto,

Esquerda retornar todo o texto.

Por exemplo, se a Clula A1 contiver a matricula e o nome do

colaborador respectivamente, 757 Maria Deuzilene de Morais e na clula A2 for

inserida a frmula =ESQUERDA(A1;3), o resultado ser 757.

8.4.5. Funo Direita

Retorna o nmero especificado de caracteres do final de uma sequencia

de caracteres de texto.

Sintaxe: DIREITA(texto, [nm_caract])


Excel Avanado

28

Texto. A cadeia de texto que contm os caracteres que voc deseja

extrair.

Nm_caract Opcional. Especifica o nmero de caracteres que Direita

deve extrair. Este argumento dever ser maior ou igual a zero e se for omitido,

ser considerado 1. Se nm_caract for maior que o comprimento do texto,

Direita retornar todo o texto.

Por exemplo, se a Clula A1 contiver a matricula e o nome do

colaborador respectivamente, 757 Maria Deuzilene de Morais e na clula A2 for

inserida a frmula =DIREITA(A1;6), o resultado ser Morais.

8.4.6. Funo Localizar

A funo localizar localiza um texto_procurado, em outro texto e

retorna o nmero da posio inicial do texto procurado, sendo a leitura feita da

esquerda para a direita. Por exemplo, para localizar a posio da letra "m" na

palavra "primo", deve-se usar a funo =LOCALIZAR("m","primo"), o resultado

dessa funo retorna 4 porque "m" o quarto caractere na palavra "primo".

Tambm possvel procurar palavras dentro de outras palavras. Por

exemplo, a funo =LOCALIZAR("linha","sublinha") retorna 4, porque a palavra

"linha" comea no quarto caractere da palavra "sublinha".

Sintaxe: LOCALIZAR(texto_procurado,no_texto,[nm_inicial])

Localizar tm os seguintes argumentos:

texto_procurado. O texto que se deseja localizar. Se o valor de

texto_procurado no for encontrado, o valor de erro #VALOR! ser retornado.

no_texto. O texto no qual se deseja procurar o valor do argumento

texto_procurado.

nm_inicial Opcional. Esta funo sempre retornar o nmero de

caracteres a partir do incio do argumento no_texto, portanto no necessrio

preencher este argumento.

O objetivo do exemplo ilustrado na figura abaixo extrair a matricula do

colaborador que est sendo apresentada em conjunto com o nome do mesmo na

Excel Avanado

29

coluna Matricula e Colaborador. Como a quantidade de nmeros na matricula

no uniforme para todos os colaboradores, a funo Localizar retornar qual o

n do caractere do primeiro espao ( ) encontrado nas clulas em questo e

esta informao ser o argumento Nm_Caract utilizado na funo Esquerda.

Para concluir este exemplo, foi inserido -1 a frente da funo localizar,

para que o nmero do caractere referente ao primeiro espao ( ), seja

desconsiderado, ou seja, seja levado em conta s a quantidade de caracteres da

matricula mesmo.

8.4.7. Funo Maiscula

Converte uma sequncia de caracteres de texto em letra maiscula.

Sintaxe: MAISCULA(texto)

Para transformar o nome Marcelino Alves Aguiar que est na clula A1

em caixa alta, suponha que na clula B1 ou qualquer outra que se deseje

apresentar este nome em letra maiscula, dever ser inserida a frmula

=MAISCULA(A1), portanto o resultado ser MARCELINO ALVES AGUIAR.

8.4.8. Funo Minscula

Converte uma sequncia de caracteres de texto em letra minscula.

Sintaxe: MINSCULA(texto)

Excel Avanado

30

O e-mail [email protected] est contido na clula A1, para

apresent-lo em caixa baixa na clula B1, dever ser inserida na mesma a

frmula =MINSCULA(A1), portanto o resultado apresentado ser

[email protected]

8.4.9. Funo Pri.Maiscula

Converte uma sequncia de caracteres de texto no seguinte formato: A

primeira letra de cada palavra em maiscula e as demais letras em minsculas.

Sintaxe: =PRI.MAISCULA(texto)

Se o nome Lucas alexandre de oliveira barbosa, estiver contido na clula

A1, para apresent-lo com as iniciais maisculas na clula B1, dever ser

inserida na mesma a frmula =PRI.MAISCULA(A1), portanto o resultado

apresentado ser Lucas Alexandre Oliveira De Oliveira Barbosa.

8.4.10. Funo Exato

Verifica se duas sequncias de caracteres so exatamente iguais e

retorna VERDADEIRO ou FALSO. Sendo que esta funo diferencia maisculas

de Minsculas.

Sintaxe: EXATO(texto1,texto2)

Abaixo temos 3 exemplos para expressar o uso desta funo.

Excel Avanado

31

8.4.11. Funo Substituir

Coloca um novo texto no lugar de texto antigo.

Sintaxe: SUBSTITUIR(texto, texto_antigo, novo_texto,

[nm_da_ocorrncia])

A sintaxe da funo SUBSTITUIR tem os seguintes argumentos:

Texto. O texto ou a referncia a uma clula que contm o texto no qual

deseja substituir caracteres.

Texto_antigo. O texto que se deseja substituir.

Novo_texto. O texto pelo qual deseja substituir texto_antigo.

Nm_da_ocorrncia Opcional. Especifica que ocorrncia de

texto_antigo se deseja substituir por novo_texto. Se especificar

nm_da_ocorrncia, apenas aquela ocorrncia de texto_antigo ser substituda.

Caso contrrio, cada ocorrncia de texto_antigo no texto alterada para

novo_texto.

Nos exemplos 5 e 6 da figura acima, temos o mesmo valor com formato

de moeda no texto original. Ao substituir o n 1 pelo n 3, o exemplo 5 apresenta

o resultado sem o R$ mesmo que esta clula de resultado esteja no formato

moeda ou contbil, ento no exemplo 6 a funo Substituir foi utilizada dentro

da funo Moeda, para que o resultado de Substituir seja apresentado com o

R$ frente.

Nota: A funo Moeda converte um nmero em formato de texto e aplica um

smbolo de moeda. O nome da funo (e o smbolo aplicado) depende das suas configuraes de idioma. possvel usar nmeros formatados com MOEDA nas frmulas, porque o Excel converte os nmeros inseridos como valores de texto em nmeros quando faz um clculo.

Excel Avanado

32

8.4.12. Funo Ext.Texto

Retorna os caracteres do meio de uma sequencia de caracteres de texto,

tendo a posio e o comprimento especificados.

Sintaxe: EXT.TEXTO(texto, nm_inicial, nm_caract)


Texto. A cadeia de texto que contm os caracteres que se deseja extrair.

Nm_inicial. A posio do primeiro caractere que se deseja extrair no

texto. O primeiro caractere no texto possui nm_inicial 1 e assim

sucessivamente.

Nm_caract. Especifica o nmero de caracteres que sero extrados do

texto.

O objetivo do exemplo ilustrado na figura abaixo extrair o nome do

colaborador que est sendo apresentada em conjunto com a matricula do

mesmo na coluna Matricula e Colaborador. Como a quantidade de nmeros na

matricula no uniforme para todos os colaboradores, a funo Localizar

retornar qual o n do caractere do primeiro espao ( ) encontrado nas clulas

em questo, o +1 a frente da funo localizar para que a extrao do texto

inicie exatamente nos nomes dos colaboradores, ou seja, estas informaes

formaro o argumento Nm_Inicial do Ext.Texto.

O argumento Nm_caract do Ext.Texto foi atendido atravs das funes

NM.CARACT LOCALIZAR.

Excel Avanado

33

8.5. Funes Estatsticas

8.5.1. Funo Mdia

Retorna a mdia (aritmtica) dos argumentos. Por exemplo, se o intervalo

A1:A23 contiver nmeros, a frmula =MDIA(A1:A23) retornar a mdia desses

nmeros.

Sintaxe: MDIA(nm1, [nm2], ...)

A sintaxe da funo MDIA tem os seguintes argumentos:

Nm1, Obrigatrio. O primeiro nmero, referncia de clula ou intervalo

para o qual voc deseja a mdia;

Nm2, ... Opcional. Nmeros adicionais, referncias de clula ou

intervalos para os quais se deseja a mdia, at no mximo 255.

8.5.2. Funo Mdiase

Retorna a mdia (aritmtica) de todas as clulas em um intervalo que

satisfazem um determinado critrio. Por exemplo: A frmula

=MDIASE(B2:B13;"Sim";F2:F13) far uma mdia dos valores contidos em

F2:F13 correspondentes a B2:B13 iguais a Sim, ou seja, em B2:B13 sempre que

encontrar a palavra Sim, a clula correspondente em F2:F13 entrar no clculo

da mdia.

Sintaxe: MDIASE(intervalo, critrios, [intervalo_mdia])

A sintaxe da funo MDIASE tem os seguintes argumentos:

Intervalo. Uma ou mais clulas a serem usadas para o clculo da mdia,

incluindo nmeros ou nomes.

Critrios. Os critrios na forma de um nmero, uma expresso, uma

referncia de clula ou um texto que define quais clulas sero usadas para o

Excel Avanado

34

clculo da mdia. Por exemplo, os critrios podem ser expressos como 32, "32",

">32", "mas" ou B4.

Intervalo_mdia Opcional. O conjunto real de clulas que ser usado

para calcular a mdia. Se omitido, ser usado o intervalo.

Nesta funo, caso haja clulas no intervalo contenham VERDADEIRO

ou FALSO, estas sero ignoradas assim como se uma clula no intervalo_mdia

estiver vazia. E se nenhuma clula no intervalo satisfizer os critrios, a funo

retornar erro.

8.5.3. Funo Mdiases

Retorna a mdia (aritmtica) de todas as clulas que satisfazem vrios

critrios.

Sintaxe: MDIASES(intervalo_mdia, intervalo_critrios1, critrios1,

[intervalo_critrios2, critrios2], )

A sintaxe da funo MDIASES tem os seguintes argumentos:

Intervalo_mdia. Uma ou mais clulas a serem usadas para o clculo da

mdia.

Intervalo1_critrios, intervalo2_critrios, onde Intervalo1_critrios

obrigatrio, intervalos_critrios subsequentes so opcionais. Os intervalos de

1 a 127 devero conter os critrios associados.

Critrios1, critrios2, onde Critrios1 obrigatrio, e critrios

subsequentes so opcionais. Os critrios de 1 a 127 na forma de um nmero,

uma expresso, uma referncia de clula ou um texto definiro quais clulas

sero usadas para calcular a mdia. Por exemplo, os critrios podem ser

expressos como 32, "32", ">32", "mas" ou B4.

No exemplo abaixo, o objetivo calcular a mdia das alunas aprovadas,

ou seja, teremos dois critrios, so eles: alunas, portanto do sexo feminino e

aprovadas. A frmula =MDIASES(C2:C13;B2:B13;"F";D2:D13;"Aprovado") ter

como resultado 9,34. Vamos entende-la melhor: A mdia ser obtida dos valores

Excel Avanado

35

contidos em C2:C13 correspondentes a B2:B13 iguais a F e D2:D13 iguais a

Aprovado, ou seja, em B2:B13 sempre que encontrar a letra F e em D2:D13

encontrar a palavra Aprovado, a clula correspondente em F2:F13 entrar no

clculo da mdia.

Veja tambm algumas informaes relevantes sobre Mdiases:

Cada intervalo_critrios dever ter o mesmo tamanho e forma que o

intervalo_soma.

Se no for possvel traduzir as clulas do intervalo_mdia em nmeros ou

se nenhuma clula satisfizer os critrios, ou se um intervalo_mdia for um valor

em branco ou um valor de texto esta funo retornar erro.

Clulas em intervalos que contiverem VERDADEIRO sero avaliadas

como 1 e as clulas em intervalos que contiverem FALSO sero avaliadas como

0 (zero).

8.5.4. Funo Cont.Valores

Utilizada para saber quantas clulas esto preenchidas em um

determinado intervalo, ou seja, quais possuem algum contedo digitado, seja

texto, valor ou frmulas, basta usar a funo CONT.VALORES.

Excel Avanado

36

Por exemplo: =CONT.VALORES(A1:A25) a frmula a ser usada para

identificar quantos valores foram preenchidos no intervalo de clulas A1 a A25.

8.5.5. Funo Contar.Vazio

Utilizada para contar s clulas que esto vazias. Por exemplo:

=CONTAR.VAZIO(A1:A25) a frmula a ser usada para identificar quantos

valores esto vazios no intervalo de clulas A1 a A25.

8.5.6. Funo Cont.Nm

Conta o nmero de clulas em um intervalo que contm somente

nmeros como contedo. Por exemplo: =CONT.NM(A5:A32) a frmula para

identificar quantas clulas contm apenas nmeros no intervalo de clulas A5 a

A32.

8.5.7. Funo Cont.Se

Esta funo conta o nmero de clulas no vazias em um intervalo que

corresponda a uma determinada condio.

Sintaxe: CONT.SE(intervalo, critrios)

A sintaxe da funo CONT.SE tem os seguintes argumentos:

intervalo Obrigatrio. Uma ou mais clulas a serem contadas, incluindo

nmeros ou nomes, matrizes ou referncias que contm nmeros;

critrios Obrigatrio. Um nmero, uma expresso, uma referncia de

clula que define quais clulas sero contadas. Por exemplo, os critrios podem

ser expressos como "3", ">=3", "mas" ou B4.

No exemplo abaixo, o CONT.SE utilizado para identificar quantas vezes

a UF de atuao aparece na no intervalo D20:D38.

Excel Avanado

37

8.5.8. Funo Cont.Ses

Esta funo conta o nmero de clulas especificadas por um dado

conjunto de condies ou critrios.

Sintaxe: CONT.SES(intervalo_critrios1 , critrios1 , [intervalo_critrios2,

critrios2])


intervalo_critrios1. O primeiro intervalo no qual avaliar os critrios

associados.

critrios1. Os critrios no formato de um nmero, uma expresso, uma

referncia de clula ou um texto que define quais clulas sero contadas. Por

exemplo, os critrios podem ser expressos como ">32", B4, "mas" ou "32".

intervalo_critrios2, critrios2, ... Opcional. Intervalos adicionais e

seus critrios associados. At 127 intervalo/critrios pares so permitidos.

Vale ressaltar que cada intervalo adicional deve ter o mesmo nmero de

linhas e colunas que o argumento intervalo_critrios1.

O objetivo da frmula =CONT.SES(B4:B8;"No";D4:D8;">0,6") na clula

C10 contar quantos colaboradores recebero o bnus concedido aqueles

que no tiveram absentesmo e tem mais de 6 meses de empresa, ento na

Excel Avanado

38

prtica, o resultado desta frmula ser 2 pois ela contar quantas vezes

aparecer No no intervalo B4:B8 e tambm se em D4:D8 encontrar valores

maiores que 0,6 (equivalente a 6 meses). Veja a figura abaixo demonstrar isso

com mais clareza:

8.5.9. Funo Mnimo

Retorna o menor nmero na lista de argumentos. Por exemplo, se o

intervalo A1:A10 contiver os nmeros 1,2,3,4,5,6,7,8,9 e 10, a frmula

=MNIMO(A1:A10) retornar o menor nmero deste intervalo, ou seja, 1.

Sintaxe: MNIMO(nm1, [nm2], ...)

A sintaxe da funo MNIMO tem os seguintes argumentos:


opcionais. De 1 a 255 nmeros cujo valor mnimo se deseja saber.

8.5.10. Funo Mximo

Retorna o menor nmero na lista de argumentos. Por exemplo, se o

intervalo A1:A10 contiver os nmeros 1,2,3,4,5,6,7,8,9 e 10, a frmula

=MXIMO(A1:A10) retornar o maior nmero deste intervalo, ou seja, 10.

Sintaxe: MXIMO(nm1, [nm2], ...)

Excel Avanado

39

A sintaxe da funo MXIMO tem os seguintes argumentos:


opcionais. De 1 a 255 nmeros cujo valor mximo se deseja saber.

8.5.11. Funes Maior E Menor

Enquanto as funes Mximo e Mnimo mostram apenas os dois

extremos, ou seja, o maior ou menor valor da lista, com a funo Maior

possvel identificar qual o segundo ou terceiro maior da lista, e com a funo

Menor tambm se consegue identificar o segundo ou terceiro menor da lista.

Na construo das funes, basta informar a lista de valores a serem

analisados e se deseja que retorne o primeiro, segundo, terceiro, etc., item da

lista. Esta indicao feita com nmeros 1,2,3,4 e assim sucessivamente.

Vejamos 2 exemplos:

a) O resultado da clula B1 que contm a frmula

=MAIOR(A1:A20;1) ser R$123.000 j que este o 1 maior

valor contido no intervalo das clulas A1 a A20.

b) J na clula C1 que contm a frmula =MENOR(A1:A20;4)

ser R$1.560 j que este o 4 menor valor contido no

intervalo das clulas A1 a A20.

8.6. Funes de Pesquisa e Referncia

8.6.1. Funo Procv

O PROCV utilizado para pesquisar a primeira coluna de um intervalo

de clulas, encontrar o valor procurado na mesma e, retornar um valor de

qualquer clula na linha que contem o valor procurado, porem, estes valores a

serem retornados devero estar direita da 1 coluna. Por exemplo, digamos

que uma planilha contenha os funcionrios, seus cargos e as respectivas horas

extras realizadas no ms, a lista de funcionrios est contida no intervalo A2:C9

e esto armazenados na primeira coluna do intervalo, como mostrado na

ilustrao a seguir:

Excel Avanado

40

Ao saber o nome do funcionrio, voc poder usar a funo PROCV para

retornar o cargo ou as horas extras desse funcionrio. Para obter o cargo do

funcionrio Joaquim, pode-se usar a frmula =PROCV(Joaquim, A2:C9, 2,

FALSO), ou seja, essa frmula procurar o valor Joaquim na primeira coluna do

intervalo A2:C9, encontrando, retornar o valor contido na segunda coluna do

intervalo, especificada pelo nmero 2 da frmula criada.

Sintaxe: PROCV(valor_procurado, matriz_tabela, nm_ndice_coluna,

[procurar_intervalo])

A sintaxe da funo PROCV tem os seguintes argumentos:

valor_procurado Obrigatrio. O valor a ser procurado na primeira coluna

da tabela ou intervalo. O argumento valor_procurado poder ser um valor (por

exemplo, Marcelo) ou uma referncia (por exemplo, C12);

matriz_tabela Obrigatrio. O intervalo de clulas que contenha os dados.

Poder ser utilizada uma referncia a um intervalo (por exemplo, A2:D8) ou um

nome de intervalo;

nm_ndice_coluna Obrigatrio. O nmero da coluna dentro do intervalo

tido como matriz_tabela, onde o valor/informao correspondente dever ser

retornado. Para exemplicar melhor, o argumento nm_ndice_coluna

especificado como 3 retornar o valor na terceira coluna em matriz_tabela.

procurar_intervalo Opcional. Este argumento trabalhar com duas

condies, so elas:

c) procurar_intervalo preenchido como FALSO ou 0 (zero).

Exemplo: O nome Marcelo ser procurado na matriz_tabela,

porem nela ele foi digitado com um espao Marce lo, portanto

Excel Avanado

41

o valor_procurado diferente ao compararmos a frmula com a

matriz tabela. Neste caso, a clula que contm a frmula

PROCV retornar um erro, pois no encontrar um valor

exatamente igual, caso encontre valores iguais, esta funo

encontrar a primeira vez que o valor_procurado aparece na

primeira coluna da matriz_tabela e trar a informao contida

na coluna correspondente;

d) procurar_intervalo preenchido como VERDADEIRO ou 1

(um). A funo do PROCV trar uma correspondncia exata ou

aproximada e, caso no seja localizado correspondncia exata,

o valor maior mais prximo que seja menor que o

valor_procurado ser retornado, o que muito arriscado.

Nota 13: Se procurar_intervalo for VERDADEIRO, ou for omitido, os valores na

primeira coluna de matriz_tabela devero ser colocados em ordem ascendente; caso contrrio, a funo PROCV poder no retornar o valor correto;

Nota 14: Se procurar_intervalo for definido como FALSO, PROCV encontrar somente uma correspondncia exata, portanto se houver dois ou mais valores na primeira coluna de matriz_tabela que coincidem com o valor_procurado, o primeiro valor encontrado ser utilizado;

Nota 15: Se o argumento nm_ndice_coluna for maior do que o nmero de colunas em matriz_tabela, PROCV retornar erro;

Nota 16: Ao procurar valores de nmero ou data, certificar que os dados na primeira coluna da matriz_tabela no estejam armazenados em formato de texto. Nesse caso, PROCV poder retornar um valor incorreto ou inesperado.

8.6.2. Funo Proch

Usado para localizar um valor na linha superior de uma tabela de valores

e retornar um valor na mesma coluna e na linha especificada da tabela. PROCH

indicado quando seus valores de comparao estiverem localizados em uma

linha ao longo da parte superior de uma tabela de dados e queira observar um

nmero especfico de linhas mais abaixo.

Sintaxe: PROCH(valor_procurado,matriz_tabela;nm_ndice_lin[procurar

_intervalo])

A sintaxe do PROCH tem os seguintes argumentos:

Valor_procurado. Valor a ser encontrado na primeira linha da tabela,

podendo ser um valor, uma referncia ou um texto.

Excel Avanado

42

Matriz_tabela. Uma tabela de informaes onde os dados devero ser

procurados.

Nm_ndice_lin. O nmero da linha em matriz_tabela de onde o valor

correspondente dever ser retirado. Se o nm_ndice_lin for 1 retornar o valor

da primeira linha na matriz_tabela, se for 2 retornar o valor da segunda linha na

matriz_tabela e assim sucessivamente.

Procurar_intervalo Opcional. Especifica se PROCH dever localizar

uma correspondncia exata ou aproximada. Se VERDADEIRO ou omitido, uma

correspondncia aproximada retornada, ou seja, o valor maior mais prximo

que seja menor que o valor_procurado retornado. Se FALSO, o valor retornado

ser uma correspondncia exata ou um erro caso no encontre correspondncia

exata.

Se procurar_intervalo for VERDADEIRO, os valores na primeira linha de

matriz_tabela devero ser colocados em ordem ascendente: ...-2, -1, 0, 1, 2,... ,

A-Z, FALSO, VERDADEIRO, caso contrrio, PROCH pode no retornar o valor

correto. Se procurar_intervalo for FALSO, a matriz_tabela no precisar ser

ordenada.

8.6.3. Funo Corresp

A funo CORRESP retorna a posio relativa de um item em uma matriz

que corresponda a um valor especfico em uma ordem especfica, mas ateno,

esta funo retorna a posio do valor correspondido em matriz_procurada e

no o valor propriamente dito. Por exemplo, CORRESP("b",{"a","b","c"},0)

retorna 2, que a posio relativa de "b" na matriz {"a","b","c"}.

O CORRESP tambm poder ser utilizado para fornecer um valor para o

argumento nm_lin da funo NDICE ou ainda como argumento Lins da

funo DESLOC.

Sintaxe: CORRESP(valor_procurado, matriz_procurada,

[tipo_correspondncia])

A sintaxe da funo CORRESP tem os seguintes:

Excel Avanado

43

Valor_procurado Obrigatrio. Poder ser um nmero, texto, valor lgico

ou uma referncia de clula;

matriz_procurada Obrigatrio. O intervalo de clulas onde est sendo

realizada pesquisa;

tipo_correspondncia Opcional. As opes disponveis para

tipo_correspondncia so -1, 0 ou 1, onde ao utilizar 0 no

tipo_correspondncia ser localizado o primeiro valor que exatamente igual a

valor_procurado. Neste caso os valores na matriz_procurada podero estar

em qualquer ordem. Se utilizarmos 1 ou no especificado, o CORRESP

localizar o maior valor que menor do que ou igual a valor_procurado, mas

para isso, os valores da matriz_procurada devero estar em ordem crescente.

Ao utilizar -1 no tipo_correspondncia, o CORRESP localizar o menor valor

que maior do que ou igual a valor_procurado, mas para isso, os valores da

matriz_procurada devero estar em ordem decrescente, por exemplo: Z-A, ou

ainda ...2, 1, 0, -1, -2.

8.6.4. Funo ndice

Retorna o valor de um elemento em uma tabela selecionado pelos ndices

de nmero de linha e coluna. Por exemplo, na frmula =NDICE(C4:E11;2;5), o

resultado ser o valor que estiver no encontro da linha 2 e coluna 5 do intervalo

C4:E11.

Sintaxe: NDICE(matriz, nm_linha, [nm_coluna])

A sintaxe da funo NDICE tem os seguintes argumentos:

Matriz. Um intervalo de clulas. Se a matriz contiver apenas uma linha ou

coluna, o argumento nm_linha ou nm_coluna correspondente opcional.

Nm_linha. Seleciona a linha na matriz a partir da qual um valor dever

ser retornado. Se nm_linha for omitido, nm_coluna ser obrigatrio.

Nm_coluna Opcional. Seleciona a coluna na matriz a partir da qual um

valor dever ser retornado. Se nm_coluna for omitido, nm_linha ser

obrigatrio.

Excel Avanado

44

Ao utilizar os argumentos nm_linha e nm_coluna, NDICE retornar o

valor contido na clula que estiver no ponto de interseo entre nm_linha e

nm_coluna.

8.6.4.1. Juno Das Funes ndice Corresp

comum que a funo Corresp seja usada para automatizar o argumento

nm_linha da funo ndice, nestas condies elas so conhecidas como ndice

Corresp.

No prximo exemplo, a frmula =NDICE(B6:D21;CORRESP(B3;D6:D21;

0);2) usada para trazer a matricula do colaborador que est na segunda coluna

do intervalo B6:D21, na linha identificada atravs da funo Corresp.

8.6.5. Funo Desloc

Retorna uma referncia a um intervalo que possui um nmero especfico

de linhas e colunas com base em uma referncia especificada.

Sintaxe: DESLOC(ref, lins, cols, [altura], [largura])

A sintaxe da funo DESLOC tem os seguintes argumentos:

Excel Avanado

45

Ref Obrigatrio. A referncia inicial na qual se deseja basear o

deslocamento, ela dever ser uma referncia a uma clula ou intervalo de

clulas adjacentes;

Lins Obrigatrio. O nmero de linhas, acima ou abaixo de Ref. Lins

poder ser positivas (abaixo) ou negativas (acima da ref);

Cols Obrigatrio. O nmero de colunas, esquerda ou direita da ref.

Cols poder ser positivo ( direita) ou negativo ( esquerda da ref);

Altura Opcional. A altura em nmero de linhas, que se deseja para a

referncia fornecida. Este argumento sempre dever ser um nmero positivo;

Largura Opcional. A largura em nmero de colunas, que se deseja para a

referncia fornecida. Este argumento tambm dever ser um nmero positivo,

Nota17: Se lins e cols deslocarem a referncia sobre a borda da planilha, o

Excel retornar erro e se altura ou largura forem omitidos, sero equivalentes a altura ou largura de ref.

No exemplo abaixo, o resultado do DESLOC trar o contedo da clula

E6, j que a partir da referncia que D4, 2 linhas abaixo, 1 coluna a direita,

encontra-se a clula E6:

No prximo exemplo, ao selecionar a UF de atuao, o campo Cidade

dever conter apenas as cidades que fazem parte do estado selecionado. Tal

ao possvel ao inserir a frmula

=DESLOC(D19;CORRESP(H20;D20:D38;0);1;CONT.SE(D20:D38;H20)) na

clula I20 atravs da Validao de Dados. Nota-se que as funes CORRESP e

CONT.SE tambm foram utilizadas, de modo que CORRESP o argumento

Lins da funo Desloc, bem como CONT.SE o argumento Altura do

DESLOC.

Excel Avanado

46

9. Formatao Condicional

Com este recurso possvel configurar o Excel para usar uma

formatao definida pelo usurio em clulas com um contedo especfico.

9.1. Criar Regras

9.1.1. Formatar Apenas Clulas Que Contenham

Em nosso exemplo de acordo com a situao do aluno, as clulas

devero ser coloridas para facilitar a visualizao.

Selecionar o intervalo de clulas a qual a formatao ser aplicada;

a) Na guia Pgina Inicial, no grupo Estilo, clicar em

Formatao Condicional e, depois, em Nova regra;

b) Na janela que se abrir, deve-se escolher o tipo de regra a

ser utilizada. Neste exemplo, usaremos a opo Formatar

apenas clulas que contenham;

c) No campo Edite a Descrio da Regra, escolher as

opes Valor da Clula e igual a. No campo ao lado,

digite o termo que ser formatado;

Excel Avanado

47

d) Clicar em Formatar para escolher as opes de fonte,

borda e preenchimento e em OK para fechar as janelas e

salvar a configurao;

e) preciso repetir o processo para as palavras Reprovado

e Recuperao.

Feito isso, sempre que as clulas selecionadas para a aplicao da

formatao condicional contiverem um dos termos Aprovado, Reprovado ou

Recuperao, a formatao configurada ser automaticamente aplicada (s)

mesma(s).

Excel Avanado

48

9.1.2. Formatar Com Conjunto De cones

Aps selecionar o local onde ser aplicada a formatao condicional, na

guia Pgina Inicial, no grupo Estilo, clicar em Formatao Condicional e,

depois, em Nova regra. Na janela que se abrir, escolher a opo Formatar

todas as clulas com base em seus respectivos valores, escolher o tipo de

cone, alterar o campo Tipo para Nmero, ajustar o campo valor para >=7

(cone verde), (cone Amarelo), =6, marcar Mostrar Somente cones e

pressionar ok at fechar todas janelas.

9.2. Editar e Excluir Regras

Para alterar alguma regra criada, basta selecionar o local onde se deseja

alterar as regras de formatao condicional, clicar novamente em Formatao

Condicional e, depois, em Gerenciar Regras, escolher a regra, clicar em Editar

Regra e modificar o que for necessrio.

Para excluir alguma regra o processo o mesmo, com apenas a

diferena de clicar em Excluir regra.

Excel Avanado

49

10. Validao de Dados

A validao de dados nas clulas utilizada para controlar os tipos de

dados inseridos na clula, como, por exemplo, restringir a entrada de dados a

nmeros inteiros ou texto, definir limites de entradas, determinar a validade de

uma entrada com base em dados constantes em outras clulas, evitando, a

digitao de valores no permitidos.

10.1. Tipos de Validao

10.1.1. Lista Suspensa

Para utilizar a validao de dados do tipo Lista, basta proceder da

seguinte maneira:

f) Selecionar a clulas ou conjunto de clulas que se deseja

aplicar a validao de dados;

g) Na guia Dados, clicar na opo Validao de Dados e

Validao de Dados novamente;

h) No campo Permitir selecionar a opo Lista;

i) No campo Fonte que ser habilitado, possvel proceder

de duas formas, so elas: digitar nele as informaes que o

Excel Avanado

50

usurio poder digitar ou selecionar dentro da(s) clula(s)

onde ser aplicada a validao, separando estas opes

por ponto e vrgula ( ; ), ou clicar no campo Fonte e

selecionar o intervalo de clulas que contm as

informaes que o usurio poder digitar ou selecionar

dentro da(s) clula(s) onde ser aplicada a validao e

pressionar OK.

preciso verificar se a caixa de seleo Menu suspenso na clula est

marcada. Caso contrrio, no ser possvel ver a seta suspensa ao lado da

clula que receber a validao quando estiver selecionada.

Para especificar como se deseja lidar com valores em branco (nulos),

deve-se marcar ou desmarcar a caixa de seleo Ignorar em branco, sendo

que os valores permitidos forem baseados em um intervalo de clulas onde

qualquer clula referenciada estiver em branco, marcar a caixa de seleo

Ignorar em branco permitir que qualquer valor seja inserido na clula validada.

10.1.2. Demais Tipos De Validao De Dados

Para utilizar os outros tipos de validao de dados, basta selecionar na

janela Validao de Dados no campo Permitir a opo conveniente e definir os

parmetros como desejar.

10.2. Editar E Copiar A Validao De Dados

Suponha uma tabela com 2.000 linhas, onde as clulas D1:D2000 contm

uma Validao do tipo Lista, se for preciso editar as informaes do campo

Fonte de todas estas clulas, pode-se selecionar qualquer uma das clulas da

coluna D que contenham a validao, alterar o que for necessrio no campo

Fonte, clicar em Aplicar as alteraes a todas as clulas com as mesmas

configuraes, pressionar o boto Limpar Tudo e clicar em OK.

Caso queira colocar a lista suspensa em outra clula basta clicar no canto

inferior da clula e arrast-la para uma nova posio ou simplesmente copiar a

clula que contm a validao e colar na(s) clula(s) que desejar.

Excel Avanado

51

10.3. Mensagem De Entrada E Alerta De Erro

possvel mostrar uma mensagem de entrada quando o usurio apenas

selecionar a clula. Normalmente, as mensagens de entrada so usadas para

oferecer aos usurios orientao sobre a clula em questo, como: tipo de

dados permitido para insero na clula, etc. Esse tipo de mensagem aparece

perto da clula e poder se movida se desejar, mas ela continuar a ser exibida

at se acessar outra clula ou pressionar ESC.

Para que a mensagem de entrada aparea ao selecionar uma clula, na

janela Validao de Dados, na guia Mensagem de entrada, o usurio dever

preencher o ttulo, a mensagem que desejar e pressionar OK.

possvel mostrar um Alerta de erro personalizado, que ser exibido

somente depois que os usurios inserirem dados invlidos na clula. Ao optar

por no personalizar o Alerta de erro, os usurios vero uma mensagem padro.

Para personalizar o Alerta de erro, na janela Validao de Dados, na

guia Alerta de erro, o usurio dever preencher o ttulo, a mensagem de erro

que desejar e pressionar OK.

Excel Avanado

52

No campo Estilo deve-se escolher um dos tipos de alerta de erro abaixo:

cone Tipo Use para

Parar Impede que os usurios insiram dados invlidos em uma clula. Uma mensagem de alerta Parar tem duas opes: Repetir ou Cancelar.

Aviso Avisa os usurios de que os dados inseridos so invlidos, mas no os impede de inserir esses dados. Quando uma mensagem de alerta de Aviso exibida, os usurios podem clicar em Sim para aceitar a entrada invlida, em No para edit-la ou em Cancelar para remov-la.

Informaes Informa os usurios de que os dados inseridos so invlidos, sem impedir a insero desses dados. Esse tipo de alerta de erro o mais flexvel. Quando uma mensagem de alerta de Informaes exibida, os usurios podem clicar em OK para aceitar o valor invlido ou em Cancelar para rejeit-lo.

10.4. Apagar Validao de Dados

Excel Avanado

53

O boto Limpar Tudo dentro da Janela Validao de Dados, na guia

Configuraes apaga a Validao criada na clula(s) selecionada(s). Para

apagar a Validao em todas as clulas com a mesma configurao, basta clicar

em Aplicar as alteraes a todas as clulas com as mesmas configuraes,

pressionar o boto Limpar Tudo e clicar em OK.

11. Remover Duplicatas

O recurso Remover Duplicatas encontrado na guia Dados, no grupo

Ferramenta de Dados e, utilizado para excluir linhas duplicadas de uma

planilha. possvel especificar quais colunas devem ser verificadas em busca de

informaes duplicadas. No exemplo abaixo, sero removidas as linhas cujo

contedo seja idntico nas colunas marcadas, neste caso, nas colunas:

Matrcula, Colaborador, E-mail e Data de Admisso.

12. Texto Para Colunas

Este recurso separa o contedo de uma clula em colunas separadas.

Por exemplo, voc poder separar uma coluna que contenha nomes completos

em colunas separadas de nome e sobrenome.

Excel Avanado

54

Para utilizar esta opo preciso selecionar uma coluna por vez, de

modo que os dados contidos nesta coluna sero separados conforme

estipulados na janela Assistente para converso de texto em colunas, sendo

que as etapas a serem executadas nesta janela so identificas as etapas do

Assistente de Importao de Texto explicado detalhadamente no prximo

tpico desta apostila.

13. Obter Dados Externos

13.1. Assistente De Importao De Texto

O Excel consegue importar dados de um arquivo de texto para uma

planilha. O Assistente de Importao de Texto examina o arquivo de texto que

se est importando e d um auxlio para verificar se os dados esto sendo

importados da maneira desejada.

Para iniciar o Assistente de Importao de Texto, na guia Dados, no

grupo Obter Dados Externos, clicar em De Texto. Em seguida, na caixa de

dilogo Importar Arquivo de Texto, clicar duas vezes no arquivo de texto que

voc deseja importar.

Etapa 1 de 3

Em Tipo de dados originais a opo Delimitado indica que os itens de

cada linha que devero ser colocados em colunas diferentes esto separados

por caracteres especficos como vrgulas, ponto-e-vrgulas ou espaos.

A opo Largura fixa exibir o posicionamento sugerido para as quebras

de coluna, onde ser possvel reajust-las arrastando as linhas de quebra.

Excel Avanado

55

Em Iniciar importao na linha preciso digitar ou selecionar neste

campo, um nmero de linha para especificar a primeira linha dos dados que

deseja importar.

Em Origem do arquivo, selecionar o conjunto de caracteres usado no

arquivo de texto. Na maioria dos casos, pode-se deixar essa configurao como

o padro.

A caixa de dilogo Visualizao do arquivo demonstrar como o texto

ser exibido quando separado em colunas na planilha.

Etapa 2 de 3 (Se selecionado na etapa 1 a opo Dados delimitados)

Em Delimitadores necessrio selecionar o caractere que separa

valores no arquivo de texto. Se o caractere no estiver listado, deve-se marcar a

caixa de seleo Outros e digitar o caractere na caixa que contm o cursor.

Essas opes no se encontraro disponveis se o tipo de dados for Largura

fixa.

A caixa de seleo Considerar delimitadores consecutivos como um

s dever ser marcada se os dados contiverem um delimitador de mais de um

caractere entre os campos de dados ou se contiverem vrios delimitadores

personalizados.

Em Qualificador de texto, selecionar o caractere que delimita valores no

seu arquivo de texto. Quando o Excel encontrar o caractere qualificador de

texto, todo o texto aps o caractere e antes da prxima ocorrncia dele ser

importado como um valor, mesmo que o texto contenha um caractere

delimitador. Por exemplo, se o delimitador for uma vrgula (,) e o qualificador do

texto for uma aspa ("), "Fabiana, Serra" ser importado em uma clula como

Fabiana, Serra. Se nenhum caractere, ou o apstrofo ('), for especificado como

qualificador de texto, " Fabiana, Serra " ser importado em duas clulas

adjacentes como "Fabiana e Serra" respectivamente.

Se o caractere delimitador ocorrer entre qualificadores de texto, o Excel

omitir os qualificadores no valor importado. Se nenhum caractere delimitador

ocorrer entre qualificadores de texto, o Excel incluir o caractere qualificador no

Excel Avanado

56

valor importado. Assim, "Fabiana Serra" (usando o qualificador de texto aspas)

ser importado inclusive com as aspas, ou seja, "Fabiana Serra".

Observar nesta caixa Visualizao dos dados se o texto ser separado

em colunas na planilha conforme desejado.

Etapa 2 de 3 (Se selecionado na etapa 1 a opo Dados de largura

fixa)

Em Visualizao dos dados Definir as larguras de campo nessa seo.

Clicar na janela de visualizao para definir uma quebra de coluna, representada

por uma linha vertical. Ao clicar duas vezes em uma quebra de coluna possvel

remov-la ou ainda para mover uma quebra de coluna necessrio arrast-la.

Etapa 3 de 3

Clicar em Avanado para:

Especificar o tipo de separador de decimal ou milhar usado no arquivo

de texto. Para que ao importar os dados para o Excel, os separadores

correspondero aos especificados nas Configuraes Regionais e de Idiomas do

Painel de Controle do Windows ou ainda especificar que valores numricos

negativos devero ser acompanhados de um sinal de menos direita.

No quadrante Formato dos dados da coluna preciso escolher o

formato de dados que corresponda aos dados da visualizao para que o Excel

converta os dados importados corretamente. Por exemplo:

Para converter uma coluna de todos os caracteres numricos de moeda

no formato de Moeda do Excel, ou se a coluna contiver vrios formatos, como

caracteres alfabticos e numricos, selecionar Geral.

Para converter uma coluna de todos os caracteres numricos no formato

de Texto do Excel, selecionar Texto.

Para converter uma coluna de todos os caracteres de data, cada data na

ordem de ano, ms e dia, no formato de Data do Excel, selecionar Data e depois

selecionar o tipo de data de AMD na caixa Data.

Excel Avanado

57

Aps selecionar uma opo de formato de dados para a coluna

selecionada, o ttulo da coluna em Visualizao dos dados exibir o formato.

Se no desejar importar uma coluna, na seo Visualizao dos dados,

selecionar a coluna e clicar em No importar coluna (ignorar).

Nota: Caso necessrio, tambm ser possvel converter os dados depois de

import-los.

13.2. Importar tabelas da internet

Essa importao poder ser utilizada em qualquer site que contenha

tabelas, independente do contedo. Os passos para realizar esta importao

so:

Copiar (CTRL + C) o endereo completo de onde se deseja importar os

dados.

No Excel, na guia Dados, no grupo Obter Dados Externos, clicar no

cone Da Web.

No navegador interno do Excel que ser aberto, deve-se colar (CTRL + V)

na barra de endereo a URL que se havia copiado e clicar no boto Ir. A pgina

ser carregada.

Excel Avanado

58

Na figura acima possvel perceber que todas as reas da pgina que

utilizam tabelas para mostrar o contedo so reconhecidas pelo Excel e

assinaladas com uma seta em um quadrado amarelo. Ao clicar na seta que

aponta para a tabela desejada. O Excel marcar a tabela selecionada e mudar

a cor do cone para verde.

14. Base De Dados

Bancos de dados ou bases de dados so colees de informaes que se

relacionam de forma que criem um sentido. Quando as informaes de uma

planilha esto organizadas no formato de banco de dados mais fcil gerenci-

las para extrair apenas os dados necessrios.

Excel Avanado

59

Estar no formato de banco de dados significa que as informaes

esto dispostas de modo que cada coluna corresponda a um campo e cada linha

um registro. Alm disso, a primeira linha deve conter os nomes dos campos.

Ao manipular listas desse tipo importante no deixar colunas e linhas

completamente vazias para no comprometer o resultado das filtragens.

Para criar uma Tabela Dinmica, Filtros Avanados e Recurso

Subtotais se faz necessrio que os dados da planilha estejam no formato de

banco de dados.

15. Tabelas e Grficos Dinmicos

Tabelas Dinmicas tornam mais fcil organizar e resumir dados

complicados, bem como analisar detalhes. Ela capaz de gerar rapidamente

respostas que seriam difceis de obter apenas analisando os dados.

Com base em uma tabela dinmica possvel gerar relatrios e grficos

dinmicos. Ambos podem fornecer subsdios para a tomada de decises sobre

dados crticos da empresa.

15.1. Criar uma Tabela Dinmica

Para criar uma tabela dinmica preciso que os dados estejam

organizados em forma de banco de dados. Essa base deve ter:

a) Cabealho que identifique cada coluna;

b) Dados consi

excel avançado para negócios.pdf

Documents