excel

EEddiittoorr ddee PPllaanniillhhaass EEXXCCEELL

RREEAALLIIZZAAÇÇÃÃOO:: PPAARRCCEERRIIAA::

EEssttee mmaatteerriiaall ffooii eellaabboorraaddoo ppeelloo NNúúcclleeoo ddee IInnffoorrmmááttiiccaa AApplliiccaaddaa àà EEdduuccaaççããoo –– NNIIEEDD ddaa UUnniivveerrssiiddaaddee EEssttaadduuaall ddee CCaammppiinnaass -- UUNNIICCAAMMPP

E N A I - P E

S

Este material foi elaborado pelo Núcleo de Informática Aplicada à Educação NIED da Universidade Estadual de Campinas UNICAMP

Coordenação Geral

Prof. Dr. José Armando Valente Coordenador do Núcleo de Informática Aplicada à Educação

(NIED - UNICAMP)

Rodrigo Baggio Barreto Diretor Executivo do CDI – sede/RJ

Equipe Responsável

Edilene Aparecida Ropoli

Graduada em Análise de Sistemas pela Pontifícia Universidade Católica de Campinas e em Pedagogia pela Faculdade de Educação da UNICAMP,

Mestranda na Informática e Educação pela Faculdade de Educação da UNICAMP e membro do Núcleo de Informática Aplicada à Educação (NIED -

UNICAMP)

João Vilhete V. d'Abreu Graduado em Engenharia Elétrica pela Faculdade de Engenharia Elétrica e

Computação da Faculdade de Engenharia Elétrica e Computação da UNICAMP, Mestre em Engenharia Elétrica - Área: Eletrônica e

Telecomunicações - pela Faculdade de Engenharia Elétrica e Computação da UNICAMP e membro do Núcleo de Informática Aplicada à Educação (NIED -

UNICAMP)

Daniela Uchima Graduanda em Ciências da Computação pelo Instituto de Computação da

UNICAMP

Paula de Mesquita Sampaio Graduada em Pedagogia pela Faculdade de Educação da UNICAMP

Colaboradores

Alessandra Galdo (CDI/RJ), Alessandra de Muros Xavier (CDI/RJ), Ana Cristina Custódio (CDI/RJ), Carlos Maurício Barreto (CDI/RJ), Carlos Tato

Cortizo (CDI/SP), Estela Machado Teixeira (CDI/RJ), Évelin Regina dos Santos (CDI/SP), Fátima (CDI/SP), Ismael Oliveira dos Santos (CDI/RJ), José

Mário Aleluia Oliveira (Faculdade de Educação da UNICAMP), Leo Burd (CDI/SP), Rosângela Coutinho Alves (CDI/SP), Rosângela Rangel (CDI/RJ),

Sérgio Sant’ana (CDI/RJ), Solange Martins (CDI/SP),

Campo Rocinha (RJ), Clube do Curumim (RJ), Grupo ECO - Santa Marta (RJ), Centro de Profissionalização de Adolescentes – CPA (SP), Centro de

Profissionalização do Jardim Boiúna e Adjacências – CPJABA (RJ), Creche Escola Meninos de Luz (RJ), Instituto Bejamim Constant (RJ)

Dirceu Carlos Marins

Ilustração

III

EEddiittoorr ddee PPllaanniillhhaass -- EExxcceell

SSuummáárriioo IInnttrroodduuççããoo 07 O que é um editor de planilhas? 07 Tela Principal 07

Botão Minimizar 08 Botão Maximizar/Restaurar 08 Botão Fechar 08 Barra de título 09 Barra de menu 09

Área de trabalho 09 Planilha 10 Célula 10 Pasta de trabalho 10

OOppeerraaççõõeess bbáássiiccaass 12 Criando uma pasta de trabalho no Excel 12 Digitando informações 13 Criando fórmulas 16 Usando o auto cálculo 18 Salvando uma pasta de trabalho 18 Visualizando uma pasta de trabalho 20 Imprimindo uma pasta de trabalho 20 Fechando uma pasta de trabalho 21 Saindo do Excel 21

OOppeerraaççõõeess iinntteerrmmeeddiiáárriiaass 22 Abrindo pastas de trabalhos já existentes 22 Movimentando pela pasta de trabalho 23

Inserindo e excluindo planilhas 23

IV

Renomeando planilhas 24

Selecionando células das planilhas 25

Uma célula 25 Um bloco de células 25 Uma coluna inteira 25 Uma linha inteira 25 Toda a planilha 26 Um bloco de linhas 26 Um bloco de colunas 26 Um bloco de células alternado 26

Formatando a aparência dos dados 26 Número 27 Alinhamento 27 Fonte 27 Borda 27 Padrões 29 Proteção 29

Inserindo ou excluindo linhas e colunas na planilha 29 Organizando várias janelas 29 Usando as Barras de ferramentas 31

Barra de ferramentas padrão 32 Barra de ferramentas formatação 33 Barra de ferramentas desenho 35 Barra de fórmula 36 Caixa de nomes 36

OOppeerraaççõõeess aavvaannççaaddaass 37 Configurando páginas 37

Página 37 Margens 38 Cabeçalho e rodapé 38

AutoFormatação 39 Trabalhando com dados de outras planilhas 40

V

Usando funções 40 O assistente de funções 42

AutoFiltro 48 Protegendo planilhas e pastas de trabalho 49 Gráficos 52

Criando um gráfico 53 Primeira etapa 53 Segunda etapa 54 Terceira etapa 55 Quarta etapa (última) 55

Adicionando um gráfico vinculado a outro aplicativo 56 Alterando um gráfico 56

Mapas 58 Barra de ferramentas DataMap 61 Movendo um mapa 62 Redimensionando um mapa 62 Ativando um mapa 62 Melhorando a apresentação do mapa 62

Legenda 62 Opções para exibição de dados 63 Elementos 64

Verificando ortografia 65 Não encontrada 66 Alterar para 66 Sugestões 66 Adicionar a 66 Ignorar 66 Ignorar todas 66 Alterar 67 Alterar todas 67 Adicionar 67 AutoCorreção 67

Usando a Ajuda do Excel 68 Ajuda do Microsoft Excel 68

VI

Pesquisar 68 Dicas 69 Opções 69 Fechar 69

Conteúdo e índice 69 Conteúdo 70 Índice 70 Localizar 70

Uma ajuda específica 70

CDI – Comitê para Democratização da Informática Editor de planilhas - Excel

7

EEddiittoorr ddee PPllaanniillhhaass –– EEXXCCEELL

IInnttrroodduuççããoo

O que é um editor de planilhas?

O Editor de Planilhas é um aplicativo usado para criar e

editar planilhas de cálculo no computador. As planilhas de

cálculo servem para fazer cálculos matemáticos, financeiros,

contábeis etc.. auxiliando desde a elaboração de orçamentos

domésticos até o gerenciamento financeiro de empresas,

apresentando, como uma das principais vantagens, a

realização automática de cálculos e a disponibilização de

recursos para criação de mapas e gráficos, os quais

melhoram a apresentação das informações.

Existem vários editores de planilhas disponíveis no mercado

que possuem recursos básicos semelhantes; neste módulo

vamos utilizar o Microsoft Excel 97 como referência.

Ao abrirmos o Excel, entramos na sua tela principal:

Tela Principal

A tela principal é uma janela que contém a barra de títulos,

a barra de menus e os botões para fechar, minimizar,

maximizar/restaurar.


8

Botão minimizar

Ao minimizarmos a janela do Excel, ele sai da área de trabalho

e fica indicada na Barra de tarefas do Windows. Ao

minimizarmos a janela de uma pasta de trabalho, esta ficará

indicada no canto inferior esquerdo da janela do Excel.

Minimizando o aplicativo Excel ou uma pasta de

trabalho do Excel.

Botão Maximizar /Restaurar

Usamos esses botões para configurar a janela com seu tamanho

máximo ou restaurar uma janela que se encontra minimizada.

Quando uma janela é minimizada, seus botões mudam para:

Restaurar, Maximizar, ou Fechar. Se a janela estiver

restaurada, o botão Restaurar será substituído pelo

Maximizar e vice-versa.

Maximizando / Restaurando o Excel ou

uma pasta de trabalho do Excel.

Botão Fechar

Este botão é usado para fechar a janela ativa, tanto a janela

Barra de Menus

Barra de Título Botão

Minimizar

Botão Maximizar/Restaurar

Botão Fechar


9

correspondente a uma pasta de trabalho quanto a janela do

Excel.

Barra de título

Na Barra de título temos o nome do aplicativo em uso, no caso,

Microsoft Excel. Se houver uma pasta de trabalho numa janela

maximizada, seu nome também estará na Barra de título.

No exemplo a seguir, estamos trabalhando com uma pasta de

trabalho chamada Pasta_de_trabalhos, com a janela

maximizada:

Já no exemplo ao lado, a janela da mesma Pasta_de_trabalhos

está minimizada:

Barra de menu

Por meio da Barra de menu podemos usar todas as ferramentas

disponíveis para trabalhar com planilhas e cálculos. Podemos

também usar algumas destas opções a partir da Barra de

ferramentas, resultando na mesma operação.

Área de trabalho

A área de trabalho é o espaço útil da planilha que contém

as células onde trabalhamos com as informações.

Observemos a seguinte figura:


10

Para iniciar nosso estudo, é importante conhecermos alguns

conceitos:

Planilha É um conjunto de linhas, colunas e células onde

armazenamos e manipulamos as informações. As linhas

podem ou não ser exibidas e impressas, dependendo da

formatação escolhida pelo usuário;

Célula É um retângulo delimitado por linhas e colunas. A planilha é

constituída de células onde são digitadas as informações;

Pasta de trabalho É um arquivo do Excel que contém inicialmente três

planilhas. Observemos no canto inferior esquerdo da tela,

três pequenas guias, cada guia representa uma planilha.

Barra de Ferramentas

Padrão Barra de Ferramentas

Formatação Barra de Fórmulas

Caixa de nomes

Célula

selecionada Títulos de Colunas

Títulos de Linhas

Guias das planilhas Barras de Rolagem

Barra de Status Barra de Ferramentas Desenho


11

Identificamos as planilhas pelos nomes padrão Plan1,

Plan2 e Plan3, atribuídos pelo Excel, que podem ser

alterados depois. Para movimentar de uma planilha para

outra basta clicarmos sobre a respectiva guia. Mais

planilhas poderão ser inseridas na pasta de trabalho ou

então removidas, restando no mínimo uma.

Identificamos cada coluna da planilha por uma letra do

alfabeto. Se uma planilha tiver mais colunas que as letras

do alfabeto, então a seqüência será reiniciada com duas

letras: AA, AB, AC etc.;

Identificamos as linhas da planilha por números: 1, 2, 3

etc.;

Para referir a uma determinada célula, usamos a letra de

sua coluna e o número de sua linha, por exemplo, a

célula C5 corresponde à coluna C e à linha 5;


12

OOppeerraaççõõeess bbáássiiccaass

Criando uma pasta de trabalho no Excel

Para criar uma pasta de trabalho usamos o menu Arquivo,

opção Novo. Será aberta a seguinte caixa de diálogo:

O Excel possui alguns documentos pré-definidos que podem ser usados por

meio da seleção nessa tela: pedido de compras,

demonstrativo de despesas etc..

Nesta caixa selecionamos o tipo de pasta a ser aberta: em

branco ou um modelo pré-definido do Excel. Selecionando a

opção Pasta de trabalho na guia Geral e clicando em OK,

teremos a área de trabalho disponível para começar o trabalho.

As informações podem ser organizadas em uma ou mais

planilhas. Para facilitar o uso, recomendamos que as planilhas

contenham informações sobre assuntos relacionados.

Quando criamos uma nova pasta de trabalho, obtemos uma

planilha com grade de linhas e colunas, onde cada célula possui

um endereço exibido na Caixa de Nomes.


13

Digitando informações

Com a área de trabalho disponibilizada, é importante

considerarmos algumas explicações básicas antes de iniciar a

digitação:

Quando digitamos números, eles são automaticamente

alinhados à direita da célula, enquanto que os textos são

alinhados à esquerda. Isso é feito automaticamente pelo

Excel e se chama Alinhamento geral;

Sinal de subtração ou parênteses são usados para

representar números negativos, por exemplo –3 ou (3).

Quando digitamos o número entre parênteses, (3), o Excel

o altera automaticamente para o número com o sinal de

menos na frente: -3;

Podemos digitar frações como números decimais e depois

formatá-las por meio do menu Formatar, opção Células,

ou então podemos digitá-las diretamente como fração, por

exemplo, 1/2.

Para digitar uma fração, seguimos o seguinte

procedimento: digitamos um zero, damos um espaço e

então digitamos a fração. Por exemplo, “0 <Barra de

Espaço> 1/3”. Se digitarmos direto 1/3, o Excel entende

que estamos digitando uma data e modificará a fração para

1/mar, ou seja, para dia primeiro de março;

Podemos também fixar as casas decimais, de modo que ao

digitar 12345 o Excel automaticamente insira na célula o

número 123,45. Para isso temos que: abrir o menu


14

Ferramentas, escolher Opções, selecionar a guia Editar,

ativar a caixa de verificação Decimal fixo e digitar o

número de casas que desejamos após a vírgula, neste caso,

2;

Para alterar a largura de uma coluna, clicamos na linha

Títulos de coluna (onde estão as letras das colunas), no

limite entre uma célula e outra e, com o botão pressionado,

arrastamos o mouse até o tamanho desejado.

Para alterar a largura de forma mais exata, usamos o menu

Formatar, opção Coluna, Largura. Digitando a largura

desejada e clicando em OK, a coluna será modificada para

a nova largura automaticamente. Da mesma forma,

alteramos a altura das linhas.

Há também a opção AutoAjuste, que é uma maneira

rápida e prática de alterar o tamanho de colunas ou linhas.

A largura é alterada seguindo o tamanho do maior

elemento de uma das células da coluna ou linha. Para usar

este recurso, selecionamos a coluna a ser ajustada e em


15

seguida clicamos no menu Formatar, opção Coluna,

AutoAjuste da Seleção. Para alterar a altura da linha,

procedemos de mesmo modo, selecionando a linha a ser

ajustada.

A opção Largura padrão do menu Formatar, opção

Coluna, faz a largura da coluna voltar ao tamanho padrão.

Quando digitamos textos longos, eles podem

ultrapassar o limite da célula no lado direito, como o

título da planilha do exemplo abaixo:

O texto foi digitado na célula A1 e, devido ao seu

tamanho, ele também ocupou o espaço das células

vizinhas. Como a célula B1 não contém informações, o

conteúdo da célula A1 fica exibido por inteiro, mas caso

B1 tivesse conteúdo, seria exibido em A1 apenas uma

parte do texto. Para que seja exibido todo o texto da célula

A1, podemos usar o recurso Retorno Automático de

Texto, que faz com que a altura da célula seja aumentada

até o limite em que o texto possa ser mostrado por inteiro:

Para usar a opção Retorno Automático de Texto, clicamos no

menu Formatar, opção Células:


16

Criando Fórmulas

As fórmulas representam uma das grandes vantagens na

utilização de uma planilha eletrônica, pois com elas o Excel

realiza cálculos automaticamente e, se algum dado for alterado,

o Excel altera o resultado da fórmula a partir dos novos dados.

A utilização de fórmulas permite realizar cálculos matemáticos na planilha

eletrônica.

Para criar uma fórmula, primeiro selecionamos a célula onde

ela deverá ser introduzida, digitamos o sinal de igual “=” (as

fórmulas no Excel sempre começam com o sinal de igual) e

então digitamos a fórmula. Por exemplo A1 + A2 + A3, neste

caso estamos somando os conteúdos das células A1, A2 e A3:

À medida em que digitamos a fórmula na

célula, ela também aparece na barra de

fórmulas.

Podemos digitar a fórmula na barra ou na célula, o importante

é que a célula onde queremos o resultado esteja selecionada.

Quando terminamos de digitar, pressionamos a tecla Enter e o


17

resultado da fórmula é exibido na célula onde ela foi digitada.

Se os dados utilizados na fórmula forem modificados, o

resultado será atualizado automaticamente.

Outra maneira de inserir uma fórmula é usando o modo

apontador. Neste modo, ao invés de digitar os nomes das

células, apontamos para elas com o mouse. Para isso,

selecionamos a célula onde será inserida a fórmula e digitamos

o sinal de igual (=). Em seguida, ao invés de digitar o nome de

cada uma (A1, A2, A3 etc.), clicamos cada célula,

intercalando com o operador necessário (+, -, * etc.) e assim

sucessivamente. Observemos que, ao clicar sobre uma célula,

ela fica contornada por uma linha pontilhada e sua referência

aparece na barra de fórmula.

Os operadores mais usados são:

* Multiplicação

+ Soma

/ Divisão

- Subtração

^ Exponenciação

O Excel também possui a função Autosoma que faz a

somatória dos dados selecionados. Para utilizá-la devemos

selecionar as células com os dados a serem somados e clicar no

botão Autosoma da barra de ferramentas padrão. O

resultado sairá na célula adjacente à última célula selecionada

na soma.


18

Usando o auto cálculo

O auto cálculo apresenta seis tipos pré-definidos: média,

contagem de valores e de números, máximo, mínimo e soma,

porém ele é um cálculo temporário exibido apenas na barra de

status.

Para selecionar o tipo de cálculo a ser usado, temos

primeiramente que selecionar os dados. Neste momento, na

barra de status aparecerá o auto cálculo e, clicando sobre ele

com o botão direito do mouse, devemos selecionar a opção

desejada:

Salvando uma pasta de trabalho

Salvar uma pasta de trabalho significa guardar as

informações digitadas no disco rígido do computador ou

então num disquete.

Quando salvamos uma pasta de trabalho pela primeira vez, o

Excel abre uma janela para digitarmos um nome para essa

pasta e escolhermos a unidade de disco na qual ela será

gravada.

Após salvarmos a pasta de trabalho pela primeira vez, nas

próximas vezes a gravação será automática, apenas atualizando

as informações que foram modificadas. Uma pasta de trabalho

do Excel tem a extensão .xls.

Quando estivermos trabalhando com uma

pasta de trabalho, é importante salvá-la várias

vezes durante sua elaboração para não corrermos o risco de

perder todas as modificações efetuadas.


19

Para salvar uma pasta de trabalho, usamos o menu Arquivo,

opção Salvar ou clicamos na barra de ferramentas padrão,

opção .

Caso seja a primeira gravação, teremos a seguinte janela:

Em Salvar em selecionamos a pasta onde a pasta de trabalho

deverá ser salva e em seguida digitamos seu nome na caixa

Nome do arquivo.

Se quisermos salvar a mesma pasta de trabalho em outra

unidade de disco ou pasta, usamos a opção Salvar como... do

menu Arquivo. Por exemplo, uma pasta de trabalho foi

gravada no disco rígido e queremos gravá-la também em

disquete.

Caso uma pasta de trabalho já tenha sido gravada e algumas

modificações foram introduzidas posteriormente, o Excel fará

as atualizações quando usarmos a opção Salvar.

O Excel também permite gravar a planilha com a extensão

.html (formato para disponibilizar na Internet) usando o menu

Arquivo, opção Salvar como html. Será aberto o assistente

para nos auxiliar, basta selecionarmos as opções desejadas e

avançar.


20

Visualizando uma pasta de trabalho

Antes de imprimir uma pasta de trabalho, devemos visualizá-la

para verificar se sua disposição no papel está conforme

desejamos. Para isso, clicamos no botão Visualizar impressão

da barra de ferramentas padrão ou no menu Arquivo, opção

Visualizar impressão.

É importante usarmos a

visualização antes da impressão para verificar se a pasta de trabalho a

ser impressa está ok.

Imprimindo uma pasta de trabalho

Para imprimir uma pasta de trabalho é necessário que a

impressora esteja configurada corretamente. Com a impressora

configurada, temos várias formas de fazer esta operação:

clicando no menu Arquivo, opção Imprimir ou usando a tecla

de atalho CTRL+P ou usando o ícone da barra de

ferramentas padrão. Será aberta uma caixa de diálogo com

várias opções para a impressão da pasta de trabalho como, por

exemplo, a tela seguinte:

Podemos imprimir diversas cópias da mesma

pasta de trabalho, assim como imprimi-la

novamente em outro momento, desde que

esteja gravada corretamente.

Dependendo da impressora, serão apresentadas diferentes

opções de impressão; devemos selecioná-las de acordo com a

impressora que estamos usando.


21

Fechando uma pasta da trabalho

Para fechar uma pasta de trabalho, usamos o menu Arquivo,

opção Fechar, ou então o botão Fechar, localizado no canto

superior direito da janela da pasta de trabalho. Caso a pasta

ainda não tenha sido gravada, o Excel emitirá um aviso,

permitindo gravá-la nesse momento.

Uma pasta de trabalho poderá ser reaberta a

qualquer momento.

Saindo do Excel

Para sair do Excel, clicamos no menu Arquivo, opção Sair ou

fechamos sua janela clicando sobre o botão . Se tiver

alguma pasta de trabalho aberta que ainda não foi salva, o

Excel dará um aviso para que ela seja salva.


22

OOppeerraaççõõeess IInntteerrmmeeddiiáárriiaass

Abrindo pastas de trabalho já existentes

Podemos abrir uma pasta de trabalho, digitada em outra

ocasião, para acrescentar informações, fazer correções,

impressões etc..

Usamos pastas de trabalho já gravadas não apenas para

acrescentar informações, corrigir ou imprimir, mas também

para criar planilhas semelhantes, com a mesma formatação e

fórmulas de uma pasta já existente. Para isso, abrimos a pasta

já existente e fazemos uma cópia e, nessa cópia, alteramos os

dados ou acrescentamos outras informações, agilizando, assim,

nosso trabalho.

Podemos alterar uma pasta de trabalho sempre

que for necessário, sem ter que digitá-la

novamente.

Existem várias formas de abrir uma pasta de trabalho que já

existe: clicando no menu Arquivo, opção Abrir, usando a tecla

de atalho CTRL+A ou usando o ícone na barra de

ferramentas padrão.

Uma mesma operação pode ser feita de diversas formas: pelo menu, pelas teclas de atalho ou pelos

ícones das barras de ferramentas.

Ao escolhermos uma das opções acima, será aberta uma caixa

de diálogo para selecionarmos, na caixa Examinar, a unidade

de disco onde a pasta de trabalho do Excel está gravada e a

pasta de trabalho. Uma vez selecionada uma unidade de disco,

serão listadas as pastas de trabalho que ali existem. Ao

encontrar a pasta de trabalho desejada, selecionamos-a e

clicamos no botão Abrir.


23

Movimentando pela pasta de trabalho

Para nos movimentarmos de uma planilha à outra na mesma

pasta de trabalho, clicamos sobre a guia da planilha desejada.

A planilha ativa ficará na cor branca e as demais permanecerão

cinza.

Para nos movimentarmos pelas células da planilha, podemos

usar o mouse ou então as setas do teclado (esquerda, cima,

direita, baixo). Para visualizar toda a área da planilha usamos

as barras de rolagem.

Inserindo e excluindo planilhas

Para inserir uma nova planilha, usamos o menu Inserir, opção

Planilha. Observemos que a nova planilha será inserida à

esquerda da planilha ativa. Se precisarmos excluir uma

planilha, temos que selecioná-la e então clicar sobre o menu

Editar, opção Excluir planilha. Será pedida a confirmação da

exclusão, e, em caso afirmativo, clicamos em OK.


24

Renomeando planilhas

As planilhas existentes nas pastas de trabalho, ou mesmo as

que inserimos posteriormente, recebem do Excel um nome

padrão (Plan1, Plan2, Plan3, Plan4 etc.) que podemos alterar

posteriormente por um nome com até 31 caracteres.

É importante darmos um nome para uma planilha que nos

ajude a compreender seus dados, auxiliando na hora de

recuperarmos informações. Para renomear uma planilha

devemos selecioná-la e clicar no menu Formatar, opção

Planilha, Renomear. Observemos que o nome estará

selecionado na guia da planilha ativa e é sobre ele que

digitamos o novo nome.

Uma planilha que contém dados sobre alunos pode

ser chamada, por exemplo, de

cadastro_alunos.

Podemos também acessar as opções listadas acima pelo menu

de atalho, que é acionado com um clique no botão direito do

mouse sobre a guia da planilha a ser trabalhada.


25

Selecionando células das planilhas Para fazer qualquer alteração em um texto digitado na planilha,

primeiro selecionamos as células a serem alteradas com a ajuda

do mouse, de tal forma que elas fiquem sombreadas de preto.

Opções de seleção:

Uma célula

Clicar sobre a célula desejada.

Um bloco de células

Clicar na primeira célula do bloco e arrastar a seta do mouse até

a última célula do bloco.

Uma coluna inteira

Clicar sobre o indicador da coluna (letra da coluna).

Uma linha inteira

Clicar sobre o indicador da linha (número da linha).


26

Toda a planilha

Clicar no quadrado acima dos indicadores de linha e à esquerda

dos indicadores de coluna.

Um bloco de linhas

Clicar no indicador da primeira linha do bloco e arrastá-lo até a

última linha desejada.

Um bloco de colunas Clicar no indicador da primeira coluna do bloco e arrastá-lo

até a última coluna desejada.

Um bloco de células alternado

Selecionar o primeiro bloco, manter a tecla Control

pressionada e selecionar o segundo bloco com o mouse.

Formatando a aparência dos dados

Tendo a estrutura básica da planilha definida e com os dados

digitados, podemos melhorar sua aparência destacando os

títulos, colocando bordas nas células etc..


27

Para fazer a formatação, selecionamos a área a ser modificada

e em seguida usamos as ferramentas da Barra de ferramentas

formatação para alterar o tipo de fonte, tamanho, estilo, cor da

fonte, alinhamento etc..

Outra opção é usarmos o menu Formatar, opção Células.

Teremos a seguinte caixa de diálogo aberta:

Cada guia apresenta um tipo de formatação diferente:

Número

Nesta guia, escolhemos o tipo de formatação para os campos

numéricos adequada ao nosso trabalho: porcentagem, moeda,

data, frações etc.. No exemplo apresentado a seguir,

selecionamos a categoria hora e na caixa tipo visualizamos as

diferentes formas que a hora pode ser representada.


28

Alinhamento

Aqui definimos o alinhamento do texto: horizontal, vertical ou

diagonal. O alinhamento horizontal também pode ser

modificado pela barra de ferramentas formatação, enquanto

que o alinhamento vertical, que permite posicionar o texto

verticalmente na célula, só pode ser acessado pelo menu. Nesta

guia também definimos a opção de Recuo automático de

texto, usada quando temos um texto longo e queremos que a

altura da célula seja modificada para que ele seja inteiramente

visualizado.

Fonte

Nesta guia temos todas as opções de formatação de letra: tipos

de fonte, estilo, efeitos, cor etc..

Borda

Aqui temos os tipos de bordas e estilos de linhas que podem

ser usados nas células. Algumas vezes usamos este recurso

para destacar algum texto mais importante na célula. Também

podemos inserir bordas pela ferramenta Bordas da barra de

ferramentas formatação.


29

Padrões

Esta guia apresenta várias cores para aplicarmos o

sombreamento na célula.

Proteção

Aqui podemos travar células ou ocultar fórmulas, mas estas

opções só serão válidas se a planilha estiver protegida, o que

explicaremos mais a frente.

Inserindo ou excluindo linhas e colunas na planilha Algumas vezes será necessário inserir linhas ou colunas depois

que a planilha está pronta, seja para inserir mais dados na

tabela ou até mesmo para corrigir algumas informações. Para

inserir uma linha, posicionamos o cursor na linha abaixo de

onde ela deve ser inserida e clicamos no menu Inserir, opção

Linhas. Para inserir uma coluna, escolhemos a opção Colunas;

ela será inserida à direita da coluna em que o cursor está

posicionado.

Organizando várias janelas

No Excel podemos trabalhar com várias pastas de trabalho e,

para cada pasta, será aberta uma janela específica. Para

visualizar uma ou outra pasta podemos usar o menu Janela,

que nos apresenta os nomes das últimas pastas de trabalho que

foram abertas. Selecionando o nome da pasta que pretendemos

visualizar, ela será exibida na tela.

Para mostrar as várias pastas de trabalho em apenas uma tela,

devemos abrir todos os arquivos desejados e, no menu Janela,

opção Organizar..., teremos uma pequena caixa de diálogo em

que são apresentados os modos de organização.


30

Selecionando o modo e clicando em OK, obtemos a seguinte

tela:

Neste exmplo, temos duas pastas de trabalho abertas e

organizadas com a opção horizontal. Observemos que, quanto

maior o número de janelas abertas, menor será a visualização

das planilhas. Uma vez que todas as janelas estão visíveis, para

alternar entre elas temos apenas que clicar sobre a janela

desejada. Para visualizar novamente uma janela por vez,

maximizamos a janela desejada.

No caso de uma pasta de trabalho com planilhas extensas ou

várias planilhas que precisamos visualizar ao mesmo tempo,

usamos a opção Nova janela do menu Janela. Teremos uma

nova janela com o mesmo conteúdo da janela ativa, para que

possamos visualizar, ao mesmo tempo, diferentes partes da


31

mesma planilha. Estes recursos com janelas são úteis quando

precisamos recortar ou copiar informações de uma planilha

para colar em outra.

Usando as Barras de ferramentas

As Barras de ferramentas apresentam algumas ferramentas que

são usadas para manipular dados na planilha. A finalidade delas

é agilizar e facilitar nosso trabalho.

O Excel possui diversas barras pré-definidas, conforme

podemos observar na figura apresentada a seguir. As mais

usadas são: Barra de ferramentas Padrão, Formatação e

Desenho, pois elas contêm os recursos básicos para criação e

formatação de qualquer tipo de texto.

Quando iniciamos o Excel, as barras Padrão e Formatação

geralmente são exibidas. Caso elas não estejam visíveis ou

queiramos incluir outras barras de ferramentas na área de

trabalho, usamos o menu Exibir, opção Barra de ferramentas

e selecionamos as barras desejadas.

No exemplo anterior, selecionamos as barras de ferramentas

Padrão, Formatação, Desenho e Tabelas e Bordas.


32

Barra de ferramentas padrão

Esta barra permite trabalhar com as ferramentas básicas do

Excel. Também podemos acessar as funções da barra de

ferramentas padrão pela barra de menu. A seguir

explicaremos as funções de cada ferramenta, subdividindo-as

em blocos para melhor entendimento.

O primeiro ícone é usado para começar uma Nova

pasta de trabalho, o segundo para Abrir uma pasta

que já existe e o último para Salvar uma pasta que

está sendo trabalhada.

Equivalentes às funções Novo, Abrir e

Salvar do menu Arquivo.

Usado para Imprimir uma pasta de trabalho,

Visualizar impressão e Verificar ortografia e

gramática, respectivamente.

Equivalentes às funções Imprimir e

Visualizar impressão do menu Arquivo e

Verificar ortografia e gramática do menu

Ferramentas.

Estas opções correspondem às seguintes funções:

recortar a área selecionada mantendo o

conteúdo numa área denominada área de

transferência (este conteúdo poderá ser reutilizado

pela opção Colar); copiar a área selecionada

para a área de transferência; mover (colar) o

conteúdo da área de transferência para o local onde

o cursor está posicionado; copiar as

propriedades do texto selecionado (negrito, itálico,

sublinhado etc.) para outra área a ser selecionada.

Equivalentes às funções Recortar, Copiar e Colar do

menu Editar.

As alterações feitas mais recentemente no

documento são armazenadas pelo Excel e podem

ser desfeitas ou refeitas clicando no primeiro botão

Equivalentes às funções Desfazer e

Refazer do menu Editar.


33

ou no segundo, respectivamente.

A opção permite inserir ou editar um hyperlink

especificado e a opção permite exibir ou ocultar

a barra de ferramentas Web;

Um hyperlink é um atalho para outro

local, que pode ser a mesma planilha, um documento do Word, um arquivo do disco rígido ou

algum local da rede ou da Internet.

A opção Autosoma adiciona números

automaticamente usando a função Soma; a opção

Colar função exibe uma lista de funções e seus

formatos e permite definir valores para os

argumentos; as opções seguintes classificam

os itens selecionados em ordem crescente ou

decrescente.

A opção Assistente de gráfico auxilia na

criação de gráficos; a opção Mapa cria um

mapa com base nas escolhas selecionadas e a opção

Desenho exibe a barra de ferramentas desenho.

Esta ferramenta controla o zoom da tela.

Barra de ferramentas formatação

Esta barra permite trabalhar com as ferramentas de formatação

do Excel. Todas as funções da barra de ferramentas

formatação também podem ser acessadas pela barra de menu,

opção Formatar. A seguir explicaremos as funções de cada

ferramenta, subdividindo-as em blocos para melhor

entendimento.


34

Essa opção abre o Assistente do Office que oferece

ajuda e dicas.

A primeira opção permite escolher o tipo de fonte

(letra) a ser usada e a segunda opção permite

selecionar o tamanho da fonte.

Nesta figura observamos a seleção

da fonte Arial e tamanho de fonte 10.

Opções usadas para formatar o texto em Negrito,

Itálico e/ou Sublinhado.

As três primeiras opções são usadas para alinhar à

esquerda , centralizado ou à direita ; a

última opção agrupa duas ou mais células

adjacentes (lado a lado) selecionadas para criar

uma única célula.

De acordo com a opção escolhida, serão aplicados

os seguintes estilos nas células selecionadas:

moeda internacional, porcentagem,

separador de milhares. As opções aumentam

ou diminuem o número de casas decimais a serem

exibidas.

Opções de recuo: recua o parágrafo mais à esquerda

ou mais à direita em relação à margem esquerda do

documento.

Essa opção será posteriormente

detalhada no item Usando a ajuda do

Excel.


35

Permite inserir Borda externa ; adicionar,

modificar ou remover a cor ou o efeito de

preenchimento da célula selecionada e

Alterar a cor da fonte .

Barra de ferramentas desenho

Com as ferramentas de desenho podemos criar efeitos especiais

na planilha, tais como: linhas com seta, círculos, caixas, caixas

de texto etc.

Para tornar as ferramentas de desenho disponíveis, clicamos

sobre o botão Desenho na barra de ferramentas padrão. As

funções disponíveis são:

Contém algumas figuras que podem ser inseridas na

planilha.

Contém opções de desenho que são inseridas na

planilha ao clicarmos e/ou arrastarmos o mouse.

Opções de inserção: uma linha, uma linha

com uma ponta de seta, um quadrado ou


36

retângulo, um círculo ou elipse, uma caixa

de texto para digitar textos explicativos, criar

efeitos de texto conforme a opção do WordArt

escolhida.

Estas funções se aplicam a uma figura que foi

inserida na planilha e que se encontra selecionada.

Opções para alteração: cor de preenchimento,

cor da linha, cor da fonte, espessura da

linha, pontilhado, direção / localização das

setas, sombreamento da figura, visualização

tridimensional da figura.

Barra de fórmula

À medida que digitamos fórmulas, textos ou

funções numa célula, a barra de fórmula também os

recebe.

A ferramenta cancela a entrada da fórmula que

está na barra e retorna à célula ativa, enquanto que

a ferramenta insere a fórmula exibida na célula

ativa da planilha.

Caixa de nomes

A caixa de nomes está localizada no canto superior esquerdo

da planilha e identifica a célula ativa, item de um gráfico ou

um desenho selecionado. Para posicionar o cursor numa célula

por meio da caixa de nomes, digitamos nela o endereço

desejado e pressionamos Enter.


37

OOppeerraaççõõeess aavvaannççaaddaass

Configurando páginas

O Excel possui uma configuração de página padrão que é

assumida sempre que uma nova pasta de trabalho é aberta.

Algumas vezes é necessário reconfigurar a página padrão

porque ela não atende às necessidades da pasta de trabalho

que estamos criando. Para alterar a configuração padrão

usamos o menu Arquivo, opção Configurar página. Será

aberta a seguinte caixa de diálogo:

A seguir, explicaremos as funções de cada guia da caixa de

diálogo:

Página Especifica a orientação, a dimensão da planilha (tamanho

de impressão da planilha) e o tamanho do papel que será

usado na impressão. Em Orientação, a opção retrato

imprime verticalmente e a opção paisagem,

horizontalmente.


38

Margens

Especificam as medidas das margens superior, inferior,

esquerda e direita da página, o tamanho do cabeçalho e do

rodapé e a centralização da planilha em relação ao papel.

Cabeçalho e rodapé Essa guia possibilita a configuração do cabeçalho e rodapé

para as planilhas:

O Excel apresenta cabeçalhos e rodapés pré-definidos com

o número de página, nome da planilha, nome da pasta, do

autor, data etc.. Conforme a opção escolhida, será aberta

uma caixa que possibilita a visualização do resultado.

Para configurar o cabeçalho, clicamos sobre o botão

Personalizar Cabeçalho para obter a seguinte caixa de

diálogo:


39

O cabeçalho é dividido em três seções: esquerda, central e

direita. Para digitar o texto desejado, clicamos na caixa

correspondente e usamos os botões da caixa de diálogo:

De modo análogo, podemos personalizar o rodapé.

Após terminar as configurações, clicamos sobre o botão

Visualizar impressão para verificar se as alterações feitas

estão corretas.

AutoFormatação

Esta opção apresenta algumas formas de tabelas pré-definidas.

Para aplicá-la, selecionamos qualquer célula pertencente à

planilha, em seguida clicamos no menu Formatar, opção

AutoFormatação e selecionamos o estilo desejado. Podemos

visualizar todas as opções na caixa de diálogo. Exemplo:

Quando aplicamos a AutoFormatação, a planilha será

analisada e a formatação aplicada automaticamente com

base na posição dos cabeçalhos, fórmulas e dados.

número da página

formatar texto números de páginas

data hora

nome do arquivo

nome da planilha


40

Trabalhando com dados de outras planilhas

O Excel permite termos uma pasta de trabalho com várias

planilhas, o que facilita o relacionamento dos dados dessas

planilhas entre si, ou seja, podemos usar dados digitados em

uma planilha para fazer cálculos em outra, sem a necessidade

de digitá-los novamente.

Para usar este recurso temos de indicar, na fórmula, o nome da

planilha a que a célula em questão pertence, por exemplo:

=Plan3!B2 + Plan4!F3

Neste exemplo, estamos somando o elemento da célula B2 da

planilha Plan3 com o elemento da célula F3 da planilha Plan4.

Usando funções

As funções do Excel são fórmulas pré-definidas que facilitam a

elaboração de cálculos mais complicados e fornecem um

método rápido para realizar uma operação cujo cálculo poderia

exigir uma fórmula longa. Por exemplo: em uma planilha

poderíamos usar a fórmula abaixo para calcular a média entre

diversas células:

=(A1+A2+A3+A4)/4

Outra forma de fazer isso é usando a função MÉDIA,

especificando o bloco de células de entrada. Exemplo:

=MÉDIA(A1:A4)

As funções efetuam cálculos usando variáveis e/ou constantes,

que são chamadas de argumentos. Os argumentos seguem uma

determinada ordem, que é chamada de sintaxe.


41

Cada função apresenta argumentos diferentes e uma ordem

definida. Para poder utilizá-las, devemos saber o que é cada

argumento, usando a ajuda do Excel.

O número de argumentos depende da função que estamos

usando. Na função MÉDIA, por exemplo, podemos ter de 1 a

30 argumentos.

No exemplo abaixo, usamos a função SOMA com dois

argumentos: 400 é uma constante e A4 é uma variável:

=SOMA(400+A4)

Os argumentos, além de serem variáveis e constantes, também

podem ser outras funções, por exemplo:

=ARRED(MÉDIA(A1:A4);2)

Todas as funções começam com o sinal de

igual (=).

No exemplo anterior, calculamos o valor da média das células

A1 até a A4 e arredondamos o resultado com duas casas

decimais ao usar a função ARRED.

Ao criar uma função, usamos : (dois pontos) para especificar

um bloco de células (A1:A5) ou ; (ponto e vírgula) para

especificar a união de blocos. Ex.: A1:A4;C3:C5 (inclui as

células A1 até A4 e as células C3 até C5).


42

O assistente de funções

Como há muitas funções no Excel, podemos usar a ferramenta

na barra de ferramentas padrão para abrir a caixa de

diálogo Colar função e escolher a função mais apropriada ao

cálculo que queremos fazer. As funções estão divididas em

algumas categorias: funções financeiras, Data e hora,

Matemática e trigonométrica, Estatística, Procura e referência,

Banco de dados, Texto, Lógica e Informações, conforme

podemos observar nas figuras apresentas a seguir:


43


44


45


46

Para inserir uma função, primeiramente selecionamos uma

célula vazia e em seguida usamos a ferramenta Colar função.

Na caixa Colar função encontramos todas as funções do Excel

e uma pequena explicação sobre o que faz cada uma delas.

Após escolhermos a categoria e o nome da função, clicando

sobre o botão OK será aberta a caixa de diálogo solicitando as

informações para a função escolhida. Por exemplo, a função

MÉDIA:


47

Na caixa Média temos uma pequena explicação sobre a

função, os valores que devem ser usados e o resultado. Na

caixa Núm1 podemos digitar todo o intervalo de valores que

será usado, por exemplo, E1:E4 significa que devem ser

utilizadas as células E1, E2, E3, E4:

Ou então podemos especificar, em cada caixa Núm, o nome de

uma célula:

Neste caso, sempre teremos a última caixa

vazia.


48

O resultado da fórmula, nos dois exemplos, é o mesmo, a única

diferença é a forma como as funções são construídas.

Para digitar os argumentos das funções também podemos usar

a seta localizada no canto direito de cada caixa Núm. Esta seta

nos mostra a planilha para que a célula ou intervalo de células

seja selecionado com o auxílio do mouse. Reparemos que a

caixa de diálogo fica diminuída e mostra o intervalo

selecionado:

Para maximizar a caixa de diálogo, clicamos na seta à direita.

AutoFiltro

O recurso de AutoFiltro permite visualizar apenas as

informações desejadas de uma tabela. Para usar essa opção

devemos finalizar a construção da tabela e em seguida

posicionar o cursor em qualquer ponto desta e selecionar o

menu Dados, opção Filtrar, AutoFiltro. Serão colocados,

automaticamente, filtros em todas as colunas e, para ativar um

dos filtros, clicamos na seta localizada no canto direito da

célula e ativamos a opção desejada. Vejamos um exemplo:

antes de inserir o AutoFiltro, temos a seguinte tabela:


49

Após executarmos o AutoFiltro, a tabela ficará da seguinte

forma:

Observemos que, depois de selecionada a opção SP na

filtragem, todos os outros itens da tabela foram ocultados,

sendo exibidos apenas os escolhidos. Para voltar com todas as

opções, selecionamos a opção Todos no filtro.

Para tirar os filtros é preciso entrar novamente no menu Dados

e desmarcar a opção de AutoFiltro.

Protegendo planilhas e pastas de trabalho

Este recurso é usado quando estamos criando uma planilha em

que algumas células não podem ser modificadas.

Depois do AutoFiltro executado Condição: Estado= SP


50

Podemos recorrer a ele sempre que precisarmos proteger uma

planilha com dados importantes ou confidenciais e/ou para

termos certeza de que nossos dados não serão apagados por

engano ou por outra pessoa.

Ao usar essa propriedade, podemos travar a célula de modo

que ela só poderá ser modificada se o usuário tiver a senha de

acesso.

Para proteger a planilha, clicamos no menu Ferramentas,

opção Proteger, Proteger planilha. Teremos a seguinte caixa

de diálogo:

A senha é opcional, porém, se for colocada, é importante não

ser esquecida, pois não poderá ser recuperada. Ao clicarmos

em OK, será pedida sua confirmação.

Se tentarmos fazer alguma alteração nos dados de uma

planilha protegida, o Excel dará a seguinte mensagem:


51

Para poder alterar os dados da planilha protegida, primeiro

devemos retirar sua proteção no menu Ferramentas, opção

Proteger, Desproteger planilha. Caso tenha sido colocada

uma senha, o Excel a solicitará.

Para proteger uma planilha de leitura ou gravação, usamos o

menu Arquivo, opção Salvar como e, na caixa de diálogo,

clicamos no botão Opções. Será aberta a seguinte caixa:

Se quisermos proteger contra abertura, digitamos uma senha

na caixa Senha de proteção. Neste caso, quando o arquivo for

selecionado para ser aberto, será solicitada a senha: só quem

tiver a senha poderá abri-lo.

Se quisermos proteger apenas contra gravação, digitamos a

senha na caixa Senha de gravação. O documento será aberto

posteriormente mas, se tentarmos gravar, o Excel pedirá a

senha de gravação e só permitirá gravar se esta estiver correta.


52

Gráficos

Em um gráfico podemos entender as informações de forma

mais rápida e clara do que em uma tabela de números. Por isso

é interessante, sempre que possível, o uso de gráficos em

nossos trabalhos. Porém, para utilizá-los, devemos saber

interpretar seus componentes:

Os gráficos apresentam informações de forma

sintetizada.

Podemos criar vários tipos de gráficos: de barras, colunas, tipo

torta etc.. Na figura seguinte temos os vários modelos que o

Excel apresenta, onde cada modelo possui suas variações.

É importante saber interpretar os gráficos

para entender o que eles querem dizer ou o que

representam.

T o ta l de em p regos ocu p ad os no m ercado fo rm a l

0

500.000

1.000.000

1.500.000

2.000.000

2.500.000

3.000.000

3.500.000

4.000.000

4.500.000

Indús tria C om érc io S erviç os D em aiss etores

seto res

quan

tidad

e

199719961991

Titulo do gráfico Seqüência Linhas de grade

LegendaTítulo do eixo y (valores)

Título do eixo x (categorias)


53

Podemos criar um gráfico e incorporá-lo diretamente à

planilha, ou então podemos, se necessário, criar uma nova

planilha apenas para o gráfico. Em qualquer um dos casos, ele

será sempre atualizado se os dados com os quais ele foi

construído forem alterados.

Criando um gráfico

Para criar um gráfico, selecionamos os dados que devem ser

usados e em seguida clicamos no menu Inserir, opção Gráfico

ou usamos a ferramenta . Será aberto o Assistente de

gráfico que nos guiará nas quatro etapas de sua construção.

Primeira etapa

Selecionamos o tipo de gráfico desejado e seu

subtipo.

Observemos que a tabela ao fundo está com os dados

selecionados na planilha que dará origem ao gráfico.


54

Clicando em Avançar, somos guiados para as próximas

etapas.

Segunda etapa

Selecionamos o intervalo de dados na guia Intervalo de

dados. No caso deste exemplo, os dados estão no intervalo

A1 até D5. Se quisermos modificar a maneira como os

dados serão lidos, escolhemos a seqüência entre Linhas ou

Colunas e observamos o resultado no gráfico exibido.

Se quisermos fazer mais modificações na seqüência,

clicamos na guia Seqüência. Cada uma delas, no caso, os

anos, apresenta a célula onde está o nome e as células

correspondentes de valores. Podemos remover ou

adicionar seqüências ou alterar os rótulos do eixo das

categorias (X). No exemplo, os rótulos do eixo X são as

categorias de trabalho no mercado formal.

Nome da seqüência 1997localizada na célula B4.

Os valores da seqüência 1997 vão da célula B6 até B9.


55

Terceira etapa

Na guia Título, digitamos um nome para o gráfico, um

nome para o eixo das categorias e um nome para o eixo

dos valores.

As outras guias referem-se a modificações que podemos

fazer no gráfico. Podemos testar cada opção e observar na

visualização do gráfico as alterações que ocorrem.

Quarta etapa (última)

Nesta última etapa, escolhemos como o gráfico será

posicionado na pasta de trabalho: como uma nova planilha

e então será criada uma planilha com o nome Gráfico (que

poderá ser alterado depois) ou como um objeto em

qualquer uma das planilhas existentes na pasta. Encerradas

as etapas, clicamos em Concluir.

Podemos alterar todos os passos enquanto o botão

Concluir não for clicado. Para isso, usamos o botão

Voltar, que pode ser acionado quantas vezes for


56

necessário. Se o gráfico já foi inserido e quisermos fazer

alterações, clicamos duas vezes sobre o mesmo.

Adicionando um gráfico vinculado a outro aplicativo

Quando adicionamos um gráfico do Excel a outro aplicativo,

por exemplo, Word ou PowerPoint, devemos vincular o gráfico

ao texto (Word) ou à apresentação (PowerPoint). A vinculação

permite que, ao alterarmos o gráfico, ele seja automaticamente

atualizado no documento em que está vinculado.

Para fazer a vinculação, selecionamos o gráfico (quando o

gráfico é selecionado sua borda fica mais espessa) e clicamos

no menu Editar, opção Copiar. Em seguida, no documento do

Word ou na apresentação do PowerPoint, clicamos sobre o

local onde desejamos inserir o gráfico e clicamos sobre o menu

Editar, opção Colar Especial. Essa caixa de diálogo possui a

opção Colar Vincular. Aconselhamos que tanto os arquivos

do Word ou PowerPoint quanto os do Excel sejam gravados na

mesma pasta de trabalho (diretório) ou no mesmo disquete.

Alterando um gráfico

Depois que inserimos um gráfico, ainda podemos fazer

algumas alterações, por exemplo: mudar as cores das barras, do

fundo do gráfico (área de plotagem), títulos, linhas de grade,

legenda etc.. Para isso, damos um duplo clique sobre o item a


57

ser alterado.

Na figura anterior, queremos fazer alterações na barra da

seqüência 1996. Observamos que todas as barras estão com um

pequeno ponto situado no meio delas, isto quer dizer que estão

selecionadas. Dando um duplo clique em qualquer uma das

barras relacionadas ao ano de 1996, será aberta a seguinte caixa

de diálogo:

É interessante testarmos os diferentes recursos de

construção de gráficos para sabermos como

funcionam.

Esta caixa de diálogo apresenta opções para alterar as barras do

ano de 1996; podemos modificar as cores das barras, os efeitos

de preenchimento - como texturas e gradiente - cor e espessura

da borda, sombreado, sobreposição das barras etc..


58

Mapas

Se tivermos dados geográficos (nomes de países ou estados) na

planilha, podemos usar os mapas para melhorar a representação

das informações. O Excel apresenta alguns tipos de mapas pré-

definidos e, quando usamos este recurso, ele associa as

informações da planilha com os modelos que possui para criar

o mapa. Caso o Excel não identifique o mapa adequado aos

dados da planilha, ele apresentará todos os mapas para

escolhermos o que melhor representa as informações.

Para usar a ferramenta mapa, primeiro devemos selecionar os

dados e em seguida clicar no menu Inserir, opção Mapa ou

usar o ícone da barra de ferramentas. Ao clicarmos nesta

ferramenta, o cursor assumirá a forma de uma cruz para

delimitarmos, na planilha, o local onde deverá ser inserido o

mapa. Caso o Excel não consiga associar as informações ou

então encontre múltiplas escolhas, ele apresentará os mapas de

que dispõe.

Para o exemplo da figura seguinte, os dados são nomes de

países europeus (França, Espanha, Portugal). O Excel tem dois

modelos de mapa onde esses países aparecem: mapa da Europa

e mapa-múndi.


59

Já no próximo exemplo, os dados selecionados são nomes de

estados brasileiros e de um país. Nesse caso, não foi

encontrado nenhum modelo para este mapa, então o Excel

apresenta todos os modelos disponíveis para fazermos a

seleção.

No seguinte, temos nomes de estados brasileiros. O mapa é

inserido e automaticamente é aberta a caixa de diálogo

Controle do Microsoft Map:

Pela caixa de diálogo de mapa podemos exibir diferentes

colunas de dados da planilha no mapa e especificar um formato

para esses dados. Para isso temos que arrastar os botões de

dados para o quadro no lado inferior da caixa de diálogo e

escolher, para cada dado, a formatação correspondente.


60

Para fechar a caixa de diálogo Controle do Microsoft Map,

clicamos no botão Fechar no canto superior direito da

caixa.

Nesse exemplo, estamos usando o mapa anterior, mas com a

opção sombreamento de categorias da caixa de diálogo.

A seguir, apresentaremos algumas explicações sobre algumas

ferramentas para trabalhar com os mapas:

Botões de dados

Botões de formatação

Colunas de dados exibidas no mapa (a partir do botões de

dados)

Formatação exibida no mapa (definida a partir dos botões de

formatação)


61

Barra de ferramentas Data Map

Quando trabalhamos com mapas, uma pequena barra de

ferramentas chamada Data Map é exibida:

Cada item corresponde a uma determinada função:

Seleciona legendas, títulos, rótulos ou texto do mapa

gerado e, uma vez selecionada, permite dimensionar ou

excluir cada um desses itens.

Movimenta o mapa dentro da janela onde foi gerado.

Especifica o centro do mapa.

Adiciona rótulos (nomes de recursos de mapa).

Adiciona textos.

Adiciona rótulos personalizados.

Centraliza o mapa e altera o zoom de modo que todos os

seus recursos fiquem visíveis.

Redesenha o mapa.

Atualiza o mapa para refletir a mudança dos dados na

planilha.

Exibe ou oculta a caixa de diálogo Controle do Microsoft Map.

Percentual de zoom do mapa.

Ajuda específica.


62

Movendo um mapa

Para mover um mapa dentro de uma planilha, posicionamos o

ponteiro do mouse sobre sua borda, clicamos no botão

esquerdo e o arrastamos até a posição desejada.

Redimensionando um mapa

Para redimensionar o tamanho de um mapa, posicionamos o

ponteiro do mouse em um dos quadrados (marcadores) de seu

contorno, onde o mouse assume a forma de uma seta com duas

pontas, e arrastamos até o tamanho desejado, ampliando ou

reduzindo.

Ativando um mapa

Clicamos duas vezes sobre o mapa de modo a exibir uma

borda tracejada em seu contorno. Notemos que quando ele é

ativado, o menu e a barra de ferramentas referentes ao

Microsoft Data Map são exibidos para uso dos recursos no

mapa criado na planilha.

Melhorando a apresentação do mapa

Legenda

Quando criamos um mapa, sua legenda é automaticamente

exibida. Podemos usar o menu Exibir, opção Todas as


63

legendas para exibir as legendas ocultas ou excluídas. As

legendas podem exibir várias linhas com as faixas de

valores digitados na planilha ou apenas uma linha

contendo o título da coluna de dados. Para reduzir o

tamanho da legenda, clicamos sobre ela com o botão

direito do mouse. Para que seja exibido o menu em forma

de atalho, selecionamos a opção Reduzir.

Se quisermos modificar a legenda, temos que mantê-la na

forma completa e clicá-la com o botão direito do mouse,

selecionando a opção Editar para que seja aberta a caixa

de diálogo Propriedades do Formato.

Nesta caixa de diálogo, clicando sobre a guia Opções de

legenda, podemos alterar o título do mapa, subtítulo e suas

respectivas fontes. O botão Editar entrada de legenda

permite alterar o texto para cada linha da legenda.

Opções para exibição de dados

A apresentação do mapa pode ser melhorada alterando o

modo de exibição dos dados. Por exemplo, podemos

modificar a cor dos intervalos de dados ou categorias

mostradas no mapa clicando no menu Mapa, opção

Opções de sombreamento de valor.

Caso tenhamos selecionado a exibição por categorias na

legenda, será permitido alterar a cor da legenda em cada

categoria (cada categoria exibe uma cor). Se a opção

selecionada foi por intervalo de dados (mapa com

sombreamento preto e branco degrade), será exibida a

seguinte caixa de diálogo:


64

Na caixa Cor selecionamos a cor da legenda, enquanto

que em Número de intervalos de valor podemos definir

em quantos intervalos os valores da planilha serão

distribuídos. No quadro Intervalos de valor por, a opção

mesmo número de itens em cada intervalo de permite

exibir o número de áreas de mapa em cada intervalo de

valor, enquanto que a opção mesma distribuição de

valores em cada intervalo possibilita exibir intervalos de

valores do mesmo tamanho. Os intervalos de valores são

baseados somente nos valores mínimos e máximos dos

dados.

Elementos

Para adicionar outros elementos como aeroportos, auto-

estradas, principais cidades etc., usamos a opção

Adicionar recurso, no menu Mapa. Será exibida a

seguinte caixa de diálogo:


65

Selecionamos o elemento desejado e clicamos em OK.

Verificando ortografia

A verificação de ortografia indica as palavras que o Excel

reconhece como escritas de maneira incorreta ao longo da

planilha. Para isso, ele faz a comparação da palavra digitada

usando um dicionário que contém várias palavras do

vocabulário da língua portuguesa. Se a palavra digitada não

existe neste arquivo, então o Excel a interpretará como uma

palavra errada ou não encontrada.

Observemos que nem todas as palavras apontadas como

erradas pelo Excel estão realmente erradas! É o caso dos nomes

próprios, por exemplo, e nesse caso não há o que corrigir.

Para usar o corretor na planilha toda, posicionamos o cursor em

qualquer célula. Se quisermos analisar um bloco de células em

particular, então ele deve estar selecionado. Em seguida

usamos o menu Ferramenta, opção Verificar ortografia. No

caso de algum erro ser identificado, teremos a seguinte caixa

de diálogo:


66

Explicaremos cada caixa separadamente para melhor

compreensão:

Não encontrada Esta caixa mostra a palavra que o corretor não encontrou no

seu dicionário.

Alterar para Nesta caixa informamos a palavra correta.

Sugestões Aqui temos as sugestões de palavras para correção que o

dicionário oferece.

Adicionar a Nesta caixa definimos o dicionário de consulta que o revisor

usará como referência.

Quanto aos botões do lado direito da janela:

Ignorar Ignora a palavra não encontrada e segue com a verificação.

Ignorar todas Opção usada quando sabemos que a palavra está correta e,

portanto, não precisa ser corrigida. Geralmente isso acontece

com nomes próprios que não são reconhecidos pelo revisor.


67

Uma vez selecionada esta opção, o revisor não tentará

corrigi-la novamente.

Alterar Altera a palavra não encontrada por aquela que está na caixa

Alterar para.

Alterar todas Substitui a palavra da caixa Não encontrada pela palavra

indicada na caixa Alterar para em todo o texto.

Adicionar Adiciona a palavra, apontada como errada, ao dicionário de

consulta especificado na caixa adicionar a. Toda vez que a

mesma palavra for digitada em qualquer documento, ela não

aparecerá mais como errada.

AutoCorreção Alguns erros comuns de ortografia e gramática são corrigidos

automaticamente pelo revisor, por exemplo, se digitarmos

uma letra minúscula no início de uma frase,

automaticamente o revisor altera para maiúscula.

Se escolhermos essa opção, o erro de ortografia detectado e

sua correção serão adicionados na lista de AutoCorreção,

fazendo com que esta correção seja feita automaticamente

sempre que cometermos o mesmo erro.

Concluída a correção, o corretor apresentará uma caixa de

diálogo avisando que terminou. Clicando em OK, a correção

estará terminada.


68

Usando a Ajuda do Excel

O sistema de ajuda do Excel é composto de textos curtos com

ênfase em explicações passo a passo. Podemos acessar o

sistema de ajuda de diferentes maneiras:

Ajuda do Microsoft Excel

Clicando no menu Ajuda, opção Ajuda do Microsoft Excel ou

no símbolo de interrogação da barra de ferramentas padrão.

Será aberto o Assistente de ajuda:

Cada opção pode ser usada para responder a um determinado

tipo de dúvida:

Pesquisar

Nesta opção, digitamos uma pergunta em O que você

gostaria de fazer?, que corresponde à nossa dúvida, e

clicamos em Pesquisar. Se o assistente não entender

nossa pergunta, ele abrirá algumas opções para

detalharmos melhor;


69

Dicas

Elas são úteis para o trabalho diário, podendo aparecer ou

não quando iniciamos o Excel;

Opções

Usada para configurarmos o assistente do Excel com as

seguintes propriedades:

A ajuda do Excel pode ser acionada em qualquer

momento e lugar do texto.

Fechar

Usada para fecharmos o assistente do Excel.

Conteúdo e índice

Para procurar ajuda usando o índice e conteúdo, clicamos no

menu Ajuda, opção Conteúdo e Índice. Será aberta a seguinte

caixa de diálogo:


70

Conteúdo

Apresenta uma lista de tópicos com as informações

disponíveis. Cada tópico é apresentado por um ícone de

um livro fechado e o tópico selecionado é representado por

um livro aberto;

Índice

Apresenta uma lista alfabética de todos os assuntos

abordados na ajuda;

Localizar

Exibe o assunto relacionado a uma palavra digitada.

Uma ajuda específica

Para obter uma ajuda específica, clicamos no menu Ajuda,

opção O que é isto?. Notemos que a seta do mouse estará

acompanhada de uma interrogação, que deve ser arrastada até

o item em que se deseja ajuda, quando será exibida uma caixa

com um texto explicativo.

excel

Documents