excel 2000 biblija

1

3

1. POGLAVLJE

Osnovno o Excelu

Kada zapo~nete s u~enjem nekog podru~ja, prvi vam jezadatak svladavanje potrebnog jezika. Morate znatikako se nazivaju osnovni elementi i gdje ih mo`ete

prona}i. Ovo }e vam poglavlje pomo}i u upoznavanju jezikaMicrosoft Excela. U ovom poglavlju }ete svladati jezikMicrosoft Excela 2000.

Pokretanje Microsoft Excela 2000 4

Pregled radnog podru~ja Excela 5

Izlazak iz Microsoft Excela 2000 22

Pokretanje Microsoft Excela 2000Da biste pokrenuli program, iz izbornika Start odaberite opciju Programs, azatim Microsoft Excel 2000. Na ekranu }e se otvoriti Excel i prikazatipraznu radnu bilje`nicu.

I. DIO Predstavljamo vam Microsoft Excel 2000

4

Ako ste Excel tek instalirali, program }e zatraìti da ga registrirate. Ovaj }ese upit ponavljati sve dok to ne u~inite.

NAPOMENA>>

Izgled Excelova prozora ovisi o tipu monitora koji upotrebljavate. Slika 1-1, na primjer, prikazuje praznu Excel radnu bilje`nicu na 14-pala~nomSVGA monitoru. Ako posjedujete neki drugi tip monitora, va{ bi se ekranmogao pone{to razlikovati.

Nakon pokretanja programa Excel, prva prazna radna bilje`nica prikazanana ekranu naziva se Book1. Ako nakon toga otvorite novu radnu bilje`nicu,Excel }e joj dodijeliti naziv Book2. Istovremeno moète imati vi{e otvorenihradnih bilje`nica i svaku od njih moète naknadno pohraniti pod razli~itimnazivom.

VIDI IInformacije o po-hrani i preimeno-vanju dokumenatamoète prona}i u4. poglavlju “Upravljanjedatotekama”.

?

SLIKA 1-1.

Ako imate 14-pa-la~ni SVGA moni-tor, nakon pokre-tanja Excela 2000va{ }e ekran izgle-dati ovako.

Ikona kontrolnogizbornika aplikacije

Traka s alatimaStandard

Traka sizbornicima

Naslovnatraka

Traka s alatimaFormatting

Traka za unosformula

Okvir Name

Aktivna }elija

Pokaziva~ mi{a

Prozor radnebilje`nice

Podru~je za poruke Podru~je stanja tipkovnice

Statusnatraka

Excelova radna bilje`nica moè sadràvati ~etiri razli~ita tipa stranica:radne stranice, kao {to je prikazano na slici 1-1; stranice s grafikonima;Microsoft Excel 5.0 stranice dijaloga i Microsoft Excel 4.0 makro stranice. U prvom i drugom dijelu ove knjige radit }ete samo s radnim stranicama.

Pregled radnog podru~ja Microsoft Excela

Nakon pokretanja Microsoft Excela, va{ }e se ekran sastojati od pet podru-~ja: prozora radne bilje`nice, koji zauzima ve}inu ekrana; trake s izbornici-ma; dvije ili vi{e traka s alatima; trake za unos formula; i statusne trake.Zajedno, ovih pet podru~ja ~ine radno podru~je Excela.

Prozor radne bilje`niceProzor radne bilje`nice zauzima ve}i dio Excelova radnog podru~ja. Kon-trole za kretanje kroz radnu bilje`nicu nalaze se ispod, a naslovna traka navrhu prozora radne bilje`nice. Prozor tako|er uklju~uje i rubove, radnestranice i klizne trake. Nova radna bilje`nica, prikazana na slici 1-2, izvornose sastoji od tri zasebne radne stranice.

Osnovno o Excelu 2000 1. POGLAVLJEP

redsta

vljam

o va

m

I.

5

VIDI IDodatne informa-cije o trakama salatima moèteprona}i u 3. pogla-vlju, “Trake s alati-ma i izbornici”.

?

VIDI IPodrobne informa-cije o radnim bilje-`nicama potraìteu 9. poglavlju“Radne bilje`nice iprozori”

?

SLIKA 1-2.

Excelova se radnabilje`nica uobi~a-jeno sastoji od trizasebne radnestranice, ali tajbroj moètepove}ati.

Ikona kontrolnogizbornika prozora

Zaglavljastupaca

Naslovnatraka prozora

GumbMinimize

Gumb Maximize

Gumb Close

Okvir za vodo-ravnu podjeluprozora

Klizna strelica

Kliznik

Klizna traka

Okvir za pro-mjenu veli~ineprozora

Kliznatraka

OkvirSelect All

Zaglavljaredaka

Gumbi za pomicanjeme|u jaha~ima

Jaha~i stranica

Okvir zaprikaz jaha~a

Kliznastrelica

Kiznik Okvir za okomitu podjelu prozora

Radne bilje`nice su odli~an na~in organiziranja va{eg rada. Na primjer, ujednoj bilje`nici moète na okupu dràti sve dokumente koji se odnose na odre|eni projekt ili pak sve dokumente koje odràva odre|ena osoba.Radne bilje`nice mogu zna~ajno smanjiti nered na va{em tvrdom disku, aisto tako i umanjiti broj koraka potrebnih za svakodnevno postavljanje va-{eg radnog podru~ja. [to je ve}i broj dokumenata kojima je potrebno uprav-ljati, to su i radne bilje`nice dragocjenija pomo}.

Radne bilje`nice moète upotrebljavati i kao alat za upravljanje u vi{ekori-sni~kom okru`ju. Na primjer, dokumente moète organizirati u odvojenegrupe namijenjene odre|enim zadacima ili odre|enim korisnicima.

Radne bilje`nice je mogu}e dijeliti tako da vi{e korisnika moè istovremenoraditi na bilo kojoj od njih. Vidi 18. poglavlje “Dijeljenje datoteka s ostalimkorisnicima.”

Kretanje unutar radne bilje`niceNa dnu prozora radne bilje`nice nalazi se nekoliko kontrola koje moèteupotrebljavati za kretanje me|u stranicama radne bilje`nice. Slika 1-3prikazuje navedene kontrole.


6

SLIKA 1-3.

Kontrole za kre-tanje unutarradne bilje`nice.

U donjem lijevom kutu nalaze se ~etiri gumba za pomicanje me|u jaha~imau va{oj radnoj bilje`nici, {to vam omogu}uje pregled sadràja ~itave radnebilje`nice. Sredi{nja dva gumba pomi~u jaha~e za po jednu stranicu uodabranom smjeru, dok vas vanjska dva gumba pomi~u izravno na prvu ili posljednju stranicu u radnoj bilje`nici. Okviru za prikaz jaha~a moètepovla~enjem promijeniti {irinu kako bi se pove}ao ili smanjio broj prika-zanih jaha~a stranica. Dvostrukim klikom moète okviru za prikaz jaha~avratiti prvobitni oblik, odnosno veli~inu.

Me|utim, navedeni gumbi i okvir za prikaz jaha~a ne aktiviraju stranice.Da biste to postigli, morate nakon pozicioniranja na èljenu stranicupomo}u gumba za pomicanje me|u jaha~ima kliknuti na neki od njih. Na primjer, kao {to je prikazano na slici 1-4.

Na sljede}i jaha~ Na posljednji jaha~ Okvir za prikaz jaha~a

Na prvi jaha~ Na pro{li jaha~

SLIKA 1-4.

Kada kliknete najaha~, aktivirat }ese odgovaraju}astranica radnebilje`nice.

Da biste aktivirali Sheet3 kliknite na jaha~ s natpisom Sheet3.

Promjena veli~ine prozora radne bilje`niceNa desnom kraju naslovne trake radne bilje`nice prikazane na slici 1-2 na 5.str. uo~it }ete tri gumba. To su gumbi Minimize, Maximize i Close. Kada jeprozor va{e radne bilje`nice maksimiziran, on zauzima ~itavo radno po-dru~je Excela, kao {to je prikazano na slici 1-1 na 4. str.

Nakon {to maksimizirate prozor, u traci s izbornicima pojavit }e se gumb sdva mala okvira – gumb Restore. Kada kliknete gumb Restore, prozor }e seizmijeniti u “plutaju}i” prozor, kao {to je prikazano na slici 1-5.


redsta

vljam

o va

m

I.

7

Za pomicanje me|u stranicama radne bilje`nice mo`ete se koristiti i tipkovni-com. Pritiskom na Ctrl+PgUp prije}i }ete na prethodnu stranicu radnebilje`nice, a pritiskom na Ctrl+PgDn na sljede}u stranicu.

SAVJET❞

SLIKA 1-5.

Prikazani prozorradne bilje`nice“pluta”.

Kada kliknete na gumb Minimize (onaj s kratkom linijom pri dnu), radna }ese bilje`nica sa`eti i poprimiti oblik malene naslovne trake, kao {to je prika-zano na slici 1-6. Minimiziranje prozora je jednostavan na~in smanjivanjanereda u va{em radnom podru~ju koji nastaje ako u isto vrijeme imate naekranu vi{e otvorenih radnih bilje`nica. Klikom na gumb Restore, mini-mizirani prozor }e se vratiti na svoju prethodnu veli~inu.

U “plutaju}oj”radnojbilje`nicinaslov senalazi na vrhu prozora.

Kao {to vidite na slici 1-1 na 4. stranici, navedena tri gumba nalaze se i ugornjem dijelu prozora u naslovnoj traci Microsoft Excela. Tim se gumbimana isti na~in mijenja veli~ina, odnosno oblik prozora Excela, osim {to segumbom Minimize Excel saìma na gumb na traci sa zadacima Windowsa.

Povla~enjem rubova prozora radne bilje`nice moète mijenjati njegovu ve-li~inu. [to je prozor manji to je manji i vidljivi dio radne stranice. Me|utim,budu}i da na taj na~in moète otvoriti vi{e prozora iz iste radne bilje`nice,mo`da }e vam rad s vi{e manjih prozora omogu}iti jednostavniji i lak{i pre-gled razli~itih dijelova radne bilje`nice, ili ~ak jedne radne stranice, jer ne-ma potrebe za ~estim prebacivanjem iz jedne radne stranice u drugu ili zapomicanjem unutar jednog velikog prozora.


8

SLIKA 1-6.

Ovaj je prozorradne bilje`niceminimiziran.

@elite li na ekranu vidjeti vi{e redaka? Traku sa zadacima na dnu ekranamoète podesiti tako da se automatski sakriva ako nije upotrebljavana.Kliknite na gumb Start smje{ten na traci sa zadacima i izaberite opcijuSettings, Taskbar. Na kartici Taskbar Options kliknite na opciju Auto Hide, izatim na OK. Sada }e traka sa zadacima ostati skrivena i pojavit }e se samokada dovedete pokaziva~ mi{a na dno svog ekrana.

SAVJET❞

Naslovna trakaIznad Excelova radnog podru~ja nalazi se naslovna traka na kojoj je ispisannaziv aplikacije i naziv radne bilje`nice u kojoj trenutno radite. Ako je pro-zor va{e radne bilje`nice plutaju}i, kao {to je prikazano na slici 1-5, naslov(u ovom slu~aju Book1) }e biti ispisan u naslovnoj traci prozora radnebilje`nice. Prilikom otvaranja dodatnih prozora i radnih bilje`nica, u na-slovnoj traci svakog od prozora pojavit }e se naziv radne bilje`nice kojojpripada.

Naslovna traka prozora u kojem trenutno radite ima razli~itu boju od na-slovnih traka ostalih prozora, ~ime se ozna~ava da je prozor aktivan. Aktiv-ni prozor moète pomicati unutar radnog podru~ja aplikacije povla~enjemnjegove naslovne trake.

Radna stranicaKao i tradicionalni obra~unski obrasci, radna stranica sastoji se od redaka istupaca. Svakom od stupaca dodijeljeno je slovo koje je ispisano u naslovustupca iznad tablice. Nazivi stupaca mogu imati raspon od A do IV. (Nakonstupca Z slijedi stupac AA, nakon AZ slijedi BA, i tako sve do IV.) Svakomje retku radne stranice dodijeljen broj ispisan u naslovu retka lijevo od ta-blice radne stranice. Brojevi redaka mogu imati raspon od 1 do 65 536.

Presjek odre|enog retka i stupca ~ini }eliju. ]elije su osnovni elementi odkojih je sa~injena radna stranica, a upotrebljavaju se za pohranu i prikazpodataka. Svaka }elija zauzima jedinstven poloàj unutar radne straniceozna~en jedinstvenim koordinatama, nazvanim adresa }elije. Na primjer,}elija na presjeku stupca A i retka 1 ima adresu }elije A1. ]elija na presjekustupca Z i retka 100 ima adresu }elije Z100.

Trenutno selektiranu }eliju nazivamo aktivna }elija. Adresa aktivne }elijepojavljuje se u okviru za ispis adrese koji se nalazi na lijevom kraju trake zaunos formula. Zaglavlja za stupac i redak koji sadrè aktivnu }eliju imajutrodimenzionalan izgled, pa je jednostavnije prona}i aktivnu }eliju, {topokazuje slika 1-7.


redsta

vljam

o va

m

I.

9

SLIKA 1-7.

Zaglavlja retka istupca u kojimase nalazi aktivna}elija imaju trodimenzionalniizgled.

S 256 stupaca i 65 536 retka va{a radna stranica sadrì vi{e od 16 milijunazasebnih }elija. Ipak, upamtite da je broj }elija koje moète istovremenoupotrebljavati ograni~en koli~inom memorije u va{em ra~unalu. Iako Excelzauzima memoriju samo za }elije koje sadrè podatke, vjerojatno ne}etemo}i upotrebljavati sve }elije u jednoj radnoj stranici.

Klizne trakePomicanje unutar radne stranice obavlja se kliznim trakama koje se nalazena desnom i donjem rubu prozora radne bilje`nice. Samo aktivni prozor –onaj na kojemu trenutno radite – ima klizne trake.

Strelice za pomicanje smje{tene na oba kraja klizne trake omogu}uju vamda pomi~ete po jedan redak ili stupac. Klikanjem na strelice za pomicanjesmje{tene na uspravnoj kliznoj traci stranica }e se pomicati po jedan redakgore ili dolje. Isto tako, klikanjem na strelice na vodoravnoj kliznoj tracistranica }e se pomicati po jedan stupac ulijevo ili udesno.

Ve}e pomake unutar radne stranice moète posti}i povla~enjem kliznikasmje{tenih na kliznim trakama. Pri tome poloàj kliznika unutar kliznetrake odgovara poloàju prozora unutar radne stranice. Ukoliko se èlitepomaknuti za jedan ekran unutar radne stranice, kliknite na uvu~enopodru~je klizne trake. Uo~ite da okvir za ispis adrese }elije, smje{ten nalijevom dijelu trake za upis formula, uvijek prikazuje adresu aktivne }elije,bez obzira na pomicanje prozora unutar radne stranice.


10

Prozor va{e radne bilje`nice je poput brodskog prozor~i}a {to vam omogu-}ava pogled samo na ograni~eni dio va{e radne stranice. Kao primjer, zami-slite da ste izrezali pravokutni otvor u komadu kartonske plo~e i zatim polo-ìli tu plo~u preko ove stranice. U bilo kom trenutku kroz otvor na plo~i mo-ète vidjeti samo dio stranice knjige. Me|utim, pomicanjem plo~e moètekroz “prozor” koji se na njoj nalazi pro~itati ~itavu stranicu. Pregled radnihstranica u Excelu je vrlo sli~an, osim {to pomi~ete radnu stranicu a ne prozor.Otvaranjem dodatnih prozora mogu}e je istovremeno pregledavati razli~itedijelove jedne radne stranice.

Pogled na va{e podatke kroz prozore

VIDI IVi{e informacija oprozorima potra-ìte u 9. poglavlju“Radne bilje`nice iprozori”.

?

Pomicanje izvan aktivnog podru~ja

Aktivno podru~je radne stranice je podru~je koje sadrì unijete podatke. U novoj radnoj stranici Excel radnim podru~jem smatra pribli`no stupce A do M i retke 1 do 26 (na SVGA monitoru), ~ak i prije no {to unesete bilokakve podatke. Za pomicanje izvan aktivnog podru~ja radne stranice naraspolaganju vam je nekoliko metoda. U vrlo velikim radnim stranicamamoète se na udaljene stupce ili retke brzo pozicionirati tako da prilikompovla~enja drìte pritisnutu tipku Shift. Na primjer, ako drìte pritisnututipku Shift i povu~ete kliznik vodoravne klizne trake do njenog desnogkraja, u prozoru }e vam se pojaviti posljednji stupac radne stranice – stupacIV. Budu}i da se ovom metodom vrlo brzo pomi~ete unutar radne stranice,pri tome pa`ljivo motrite sadràj okvira za ispis retka ili stupca koji }e seotvoriti uz kliznu traku.


redsta

vljam

o va

m

I.

11

Veli~ina kliznika se mijenja ovisno o veli~ini podru~ja koje treba pomicati. Naprimjer, kliznici prikazani na slici 1-2 na 5. stranici imaju veli~inu gotovo kao isame klizne trake, ~ime se ukazuje da nema mnogo podataka koje je mogu}epregledati – zapravo, radna bilje`nica je prazna. Dodavanjem podataka u vi{eredaka i stupaca no {to je mogu}e prikazati u jednom prozoru kliznik se pro-porcionalno smanjuje, kao {to je ovdje prikazano, daju}i vam trenutnu po-vratnu informaciju o veli~ini radne stranice.

Dodatno, kada kliknete na kliznik u gornjem }e se desnom dijelu prozora po-javiti maleni okvir s ispisanim brojem retka ili stupca. Taj }e se redak ili stupacpojaviti na ekranu nakon otpu{tanja tipke mi{a. Ovaj }e vam podatak pomo}ida prilikom pomicanja unutar radne stranice preciznije postavite kliznik.

Pobolj{ane klizne trake

Pomicanje pomo}u tipkovnice

Tipke sa strelicama omogu}uju vam pomicanje po jedan redak gore ili dolje,odnosno jedan stupac lijevo ili desno; tipke PgUp i PgDn omogu}uju vampomak za jedan ekran. Pomicanjem pomo}u tipkovnice mijenja se i poloàjaktivne }elije. Ako èlite da se poloàj aktivne }elije ne mijenja, prije pomi-canja pomo}u tipkovnice pritisnite tipku Scroll Lock. Na primjer, ako èlitepomicati sadràj prozora po jedan redak gore ili dolje bez promjene poloà-ja aktivne }elije, pritisnite Scroll Lock i zatim pritisnite tipku sa strelicomprema gore ili prema dolje. Ako se èlite pomicati lijevo ili desno za jedanekran, pritisnite Scroll Lock i nakon toga Ctrl i odgovaraju}u tipku sa streli-com.


12

Prilikom pomicanja unutar radne stranice, lako moète izgubiti iz vida aktiv-nu }eliju. Da biste je brzo doveli ponovo u prozor, pritisnite Ctrl+Backspaceili utipkajte adresu te }elije. Isto tako, moète pritisnuti i neku od tipki zapomicanje na tipkovnici, ~ime }e se aktivna }elija pomaknuti na neku od su-sjednih ali }e se pritom ponovo pojaviti u prozoru.

SAVJET❞

Kota~i} na va{em IntelliMouseu moète upotrijebiti i za pomicanje krozradnu stranicu. Okre}ite kota~i} unazad (prema ruci) da biste se pomicalinadolje, odnosno unaprijed (od ruke) da biste se po radnoj stranici pomicalinagore. Podrazumijevano pona{anje kota~i}a moète prebaciti s pomicanjana uve}avanje/smanjivanje. Da biste to u~inili, odaberite Options u izbornikuTools, a zatim na kartici General poni{tite opciju Scroll On Roll With Intelli-Mouse. Vi{e informacija potraìte u “Smanjivanje i pove}avanje radnih strani-ca” na 322. str. Da biste pomicali stranicu unutar prozora, pritisnite kota~i} ivucite mi{a u èljenom smjeru. Kada pritisnete kota~i}, pojavit }e se sivi po-kaziva~ smjera koji je usidren na mjestu gdje ste pritisnuli kota~i}. Dok gumbkota~i}a drìte pritisnutim, pojavljuje se i crna strelica koja pokazuje u smjeruu kojem vu~ete mi{a.

Brzina pomicanja ovisna je o duìni povla~enja u odnosu na usidreni pokaziva~.

Ako imate IntelliMouse

❡

Traka s izbornicimaNa vrhu radnog podru~ja Excela nalazi se traka s izbornicima. Pomo}u trakes izbornicima izabirete Excel naredbe kojima upravljate podacima {to ste ihunijeli u va{u radnu stranicu. Excelova traka s izbornicima ima devet izborni-ka: File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Data, Windows i Help. IzbornikeExcela upotrebljavajte na jednak na~in kao i izbornike bilo kojeg drugogWindows programa: postavite pokaziva~ mi{a na izbornik i kliknite.

Nakon otvaranja izbornika neke }e opcije biti ispisane crnom bojom, dokneke mogu biti sive ili zatamnjene. Excel prati stanje va{e radne stranice idozvoljava vam upotrebu samo onih naredbi koje su u odre|enom trenutkuizvodive. Crne naredbe mo`ete upotrijebiti; zatamnjene ili sive vam nisudostupne.

Izmjenljivi izborniciKada prvi puta otvorite izbornik u Excelu 2000, na njemu }e biti prikazanograni~en broj naredbi. Nakon nekoliko sekundi, izbornik }e se automatskipro{iriti i prikazati dodatne naredbe, kao {to je prikazano na slici 1-8. Ovaje osobina zami{ljena kao pripomo} za pojednostavljivanje prikaza novihgrupa naredbi koje donosi Excel i to tako da ih barem nakratko “sakrije”.Kada prvi put pokrenete Excel, odmah su vidljive one naredbe za koje jepokazano da se naj~e{}e koriste. Ali one naredbe koje }ete vi koristiti tokomrada u Excelu tako|er }e biti prikazane u skra}enim izbornicima. Ovaosobina se naziva Recently Used Commands a prati va{e navike kori{tenjanaredbi.


redsta

vljam

o va

m

I.

13

2000

SLIKA 1-8.

Na skra}enomizborniku s lijevestrane prikazanesu nedavno kori-{tene naredbe. Nakompletnomizborniku s desnestrane su prikaza-ne sve naredbeizbornika.

Ako vas zbunjuje odgo|eno odmotavanje izbornika, imate nekoliko rje{e-nja. Prvo, otvorite okvir za dijalog Customize, prikazan na slici 1-9, tako daizaberete naredbu Customize iz izbornika Tools i kliknete na jaha~ Options.Ako poni{tite kva~icu uz opciju Menus Show Recently Used Commands

Kliknite na dvostrukustrelicu da biste pri-kazali kompletniizbornik.

First, uvijek }ete imati prikazane kompletne izbornike. Ako poni{tite kva-~icu uz opciju Show Full Menus After Short Delay, skra}eni izbornici }e tak-vi i ostati, sve dok ne kliknete na dvostruku strelicu koja se nalazi na dnuovog izbornika. Ako sve izbornike èlite vratiti u njihovo originalno stanje,{kljocnite na gumb Reset My Usage Data. Ovako }ete odbaciti sve podatkeo naredbama koje ste koristili i ujedno zapo~eti stvaranje nove zbirke na-redbi.


14

SLIKA 1-9.

Moète odabratièlite li prikazkompletnihizbornika ili, usuprotnom,poni{tite opcijuodgo|enogprikaza.

PodizborniciS desne strane nekih naredbi u izbornicima nalaze se strelice koje ukazujuda za te naredbe postoji podizbornik, odnosno popis dodatnih naredbi, kao{to je prikazano na slici 1-10.

Da biste prilagodili program svojim potrebama, Excelove izbornike i naredbemoète ili preurediti ili stvoriti nove, vlastite. Vi{e informacija potraìte u“Prilagodba traka s alatima i izbornika”, na 48. str.

SAVJET❞

SLIKA 1-10.

Prilikom izboranaredbe pokrajkoje se nalazistrelica, na ekranu}e se otvoritipodizbornik.

Okviri za dijalog i okviri za dijalog s karticamaIza nekih naredbi sadrànih u izbornicima slijede tri to~kice (...) koje ukazu-ju da je prije izvr{enja tih naredbi potrebno proslijediti Excelu neke dodatneinformacije. Ove se informacije proslje|uju Excelu pomo}u okvira za dija-log. Na primjer, slika 1-11 prikazuje okvir za dijalog koji se pojavljuje kadaodaberete naredbu Delete iz izbornika Edit.


redsta

vljam

o va

m

I.

15

SLIKA 1-11.

Naredbe izbornikaiza kojih slijedeto~kice (...)otvaraju okvir zadijalog za unosdodatnih infor-macija.

Neke su naredbe po svojoj prirodi sveobuhvatnije. Za takve naredbe Excelotvara okvir za dijalog s karticama koji sadrì nekoliko skupova srodnihopcija {to se odnose na te naredbe. Slika 1-12 prikazuje okvir za dijalog skarticama koji se pojavljuje kada odaberete Options naredbu iz izbornikaTools.

SLIKA 1-12.

Neke naredbeotvaraju okvire zadijalog s kartica-ma koji daju ne-koliko skupovaopcija vezanih uzte naredbe.

1 Da biste aktivirali skup opcija u okviru za dijalog s karticama, kliknite na jaha~ èljene kar-tice. Podesite opcije navedene u toj kartici i zatim odaberite drugu za unos daljnjih opcija.

2 Po zavr{etku unosa podataka u okvir za dijalog ili za dijalogs karticama, kliknite na OK ili pritisnite tipku Enter kakobiste aktivirali naredbu na koju se dijalog odnosi.

3 Ako se predomislite,kliknite na Cancel ilipritisnite tipku Esc,~ime }e izvr{enjenaredbe biti obustavljeno.

Izbor naredbi pomo}u tipkovniceNeke naredbe u Excel izbornicima slijede oznake kombinacija tipki kojimase te naredbe mogu aktivirati. Na primjer, uo~ite te oznake u izborniku Editprikazanom na slici 1-13. Ove vam kombinacije tipki omogu}avaju izvr{e-nje naredbi bez prethodnog otvaranja Excelovih izbornika.


16

Okvir za dijalog s karticama koji se pojavljuje nakon izbora naredbe Optionsiz izbornika Tools vjerojatno je najzna~ajniji od svih okvira za dijalog u pro-gramu. Kao {to moète vidjeti na slici 1-12 na prethodnoj stranici, okvir zadijalog Options sadrì kartice koje upravljaju gotovo svim mogu}nostimaExcela, uklju~uju}i op}e postave kao {to je broj radnih stranica u podrazumi-jevanoj radnoj bilje`nici te naziv i veli~ina podrazumijevanog pisma. Okvir zadijalog Options izme|u ostalog daje i mogu}nost posebnih postava za gra-fi~ke prikaze, Lotus 1-2-3 pretvorbe i makro module. Ukoliko odvojite malovremena za otvaranje i pregled svake od kartica sadrànih u ovom okviru zadijalog, ste}i }ete uvid u {irinu i mogu}nosti programa te o razini kontrolekoju imate nad svojim radnim podru~jem. Ukoliko niste sigurni na {to seodre|ene postave ili opcije odnose, jednostavno kliknite na gumb Help (upitnik) u naslovnoj traci prozora, i zatim kliknite na postavu ili opciju zakoju èlite dobiti dodatne informacije.

Okvir za dijalog Options

SLIKA 1-13.

Upotrebljavajtekombinacije tipkiispisane desno odnaredbi kakobiste ih pokretalibez otvaranjaizbornika.

Pristupanje izbornicima pomo}u tipkovnicePonekad }e vam biti jednostavnije odabirati naredbe iz izbornika tipkovni-com umjesto mi{em. Pritiskom na tipku Alt ili tipku (/) – podrazumijevanatipka za dohvat izbornika ili pomo} u Microsoft Excelu – omogu}uje vamotvaranje izbornika tipkovnicom. Nakon pritiska na bilo koju od tih tipki,Excel }e aktivirati traku s izbornicima. Pritisak na tipku za pomak nadoljeili tipku Enter otvorit }e kontrolni izbornik prozora. Ako potom pritisnete

Da biste izveli naredbuCopy, jednostavno pritisnite Ctrl+C.

na tipku za pomak udesno, osvijetlit }e se prvi sljede}i izbornik, izbornikFile. Daljnjim pritiscima na tipke za pomak udesno ili ulijevo osvjetljavat }ese ostali izbornici. Po{to osvijetlite èljeni izbornik, pritisnite na tipku zapomak nadolje ili tipku Enter kako biste ga otvorili, zatim se pritiscima natipke za pomak nadolje ili nagore pozicionirajte na èljenu naredbu te pri-tisnite Enter kako biste je aktivirali.

Na primjer, ako èlite tipkovnicom odabrati naredbu Options iz izbornikaTools, pritisnite kosu crtu (/), {est puta pritisnite tipku za pomak udesnokako biste osvijetlili izbornik Tools u traci s izbornicima, pritisnite na tipkuza pomak nadolje kako biste otvorili izbornik, te nastavite pritiscima na istutipku dok ne osvijetlite naredbu Options. Naredbu aktivirajte pritiskom naEnter.

Mo`da ste ve} uo~ili podvu~ena slova u nazivima izbornika na traci s izbor-nicima. Podvu~eno slovo ozna~ava tipku kojom moète otvoriti odre|eniizbornik umjesto tipkama za pomicanje. Na primjer, nakon {to pritisnetetipku Alt, pritiskom na T moète otvoriti izbornik Tools. Da biste zatimodabrali odre|enu naredbu, na primjer Options, pritisnite tipku O –podvu~eno slovo u Options.


redsta

vljam

o va

m

I.

17

Umjesto pritiska na kosu crtu (/), traku s izbornicima moète aktivirati i pritiskom na tipku Alt. Nakon toga odaberite èljenu naredbu pritiskom napodvu~eno slovo.

SAVJET❞

Izbor tipke za aktiviranje izbornika i pomo}Ako to èlite, moète funkciju tipke s kosom crtom (/) dodijeliti bilo kojojdrugoj tipki. Iz izbornika Tools izaberite naredbu Options i kliknite na kar-ticu Transition. Zatim upi{ite tipku koju èlite upotrebljavati za aktiviranjeizbornika ili pomo}i te kliknite na OK. (Pritom ne upisujte tipku koju }eteupotrebljavati u radnim stranicama, kao {to je A ili 2.) Nova }e vam tipkasada omogu}iti pristup traci s izbornicima, jednako kao {to je to ~inila itipka s kosom crtom prije no {to ste je zamijenili.

Izbornici pre~icaIzbornici pre~ica sadrè samo one naredbe koje se odnose na objekt koji je utrenutku otvaranja izbornika ozna~en poloàjem pokaziva~a mi{a. Izbornicipre~ica omogu}uju pristup potrebnim naredbama uz {to je mogu}e manjepomicanja mi{em. Excel sadrì mnogo skra}enih izbornika od kojih svakinudi naredbe koje bi mogle biti korisne na trenutnom poloàju pokaziva~a.

Izbornicima pre~ica pristupate klikom desne tipke mi{a. Izbornik pre~ica }ese pojaviti na ekranu pokraj pokaziva~a mi{a, kao {to je prikazano na slici1-14. @eljenu naredbu iz izbornika moète odabrati mi{em ili tipkovnicomna isti na~in kao {to biste to u~inili u slu~aju obi~nog izbornika.


18

SLIKA 1-14.

Klik desnom tip-kom mi{a aktiviraizbornik pre~ica.

Izbornik pre~ica moè sadràvati mnogo kombinacija naredbi, ovisno opoloàju pokaziva~a i o vrsti stranice na kojoj trenutno radite. Na primjer,ako otvorite izbornik pre~ica kada se pokaziva~ nalazi iznad }elije, naekranu }e se otvoriti izbornik poput onoga prikazanog na slici 1-15.

Ovakav se izbornik pre~ica prikazuje kada desnomtipkom mi{a kliknete na zaglavlje stupca.

Pritiskom na Shift+F10 otvorit }e se izbornik pre~ica za trenutno selektiraniobjekt. Izbornik pre~ica }e se pojaviti s lijeve strane aktivne }elije. Na primjer,ako pritisnete Shift+F10 kada je selektirana jedna ili grupa }elija, otvorit }ese izbornik pre~ica prikazan na slici 1-15. Ako imate “Windows 95” tipkov-nicu, izbornicima pre~ica moète pristupiti pritiskom na tipku Shortcut nakojoj se nalazi pokaziva~ mi{a na izborniku. Ova tipka se obi~no nalazi nadesnoj strani tipkovnice u donjem retku.

SAVJET❞

SLIKA 1-15.

Ovaj se izbornikpre~ica pojavljujekada desnom tip-kom mi{a klikneteiznad }elije.

Traka za unos formulaVe} smo ranije spomenuli da su }elije osnovni element Excelovih radnihstranica. One pohranjuju i prikazuju informacije upisane u Excel radnestranice i omogu}uju vam izvo|enje prora~una. Podatke moète u }elijeunositi izravno ili upisivanjem u traku za unos formula. Sadràj aktivne}elije uvijek se pojavljuje ispisan u traci za unos formula, kao {to je prika-zano na slici 1-16.


redsta

vljam

o va

m

I.

19

Mnoge naredbe izbornika imaju i pripadaju}e gumbe na traci s alatima –zamjenski, vjerojatno jednostavniji na~in postizanja istog rezultata. Sli~icakoja se nalazi lijevo od naredbe izbornika, poput {karica uz naredbu Cut naslici 1-15, ozna~ava gumb na traci s alatima za tu naredbu. Ako neka od ovihsli~ica trenutno nije vidljiva na traci s alatima, tada se ili nalazi na traci s ala-tima koja nije prikazana ili se radi o opcionom gumbu koji moète upotrije-biti za stvaranje i promjene vlastitih traka s alatima. Vi{e informacija o upo-trebi, promjeni i stvaranju traka s alatima pogledajte u 3. poglavlju “Trake salatima i izbornici”.

SAVJET❞

SLIKA 1-16.

U traci za unosformula ispisan jesadràj aktivne}elije.

Iako podatke moète izravno unositi u }elije, upotreba trake za unos formu-la ima nekoliko prednosti. Ukoliko pokaziva~ mi{a pomaknete na traku zaunos formula i kliknete, u traci }e se pojaviti tri gumba, {to je prikazano naslici 1-16. Gumb koji sadrì X nazivamo gumbom za prekid upisa, a gumbkoji sadrì kva~icu nazivamo gumbom za potvrdu upisa. Kada kliknete nagumb za potvrdu upisa, Excel }e “zaklju~ati” podatak koji ste upisali i pre-baciti ga u va{u radnu stranicu. Klik na gumb za potvrdu upisa odgovarapritisku na tipku Enter na tipkovnici, izuzev {to se pritiskom na tipku Enteraktivira }elija odmah ispod }elije u koju je upisan podatak. Ukoliko pogri-je{ite prilikom unosa podataka, kliknite na gumb za prekid upisa, ~ime }eteExcelu poru~iti da izbri{e ono {to ste upravo upisali. Klik na gumb zaprekid upisa odgovara pritisku na tipku Esc na tipkovnici.

Gumb CancelGumb Enter

Gumb Edit Formula

Traka za unosformula

Kada kliknete na gumb Edit Formula, na ekranu }e se otvoriti okvir za dija-log Formula Palette koji }e vam pomo}i u stvaranju formula. Informacije oimenima, stvaranju formula i upotrebi Formula Palette pogledajte u 6. poglavlju“Formule”.


20

Excel podrazumijevano prikazuje traku za unos formula u va{em radnompodru~ju. Ako èlite da je traka sakrivena, u izborniku View odaberite opcijuFormula Bar. Istim postupkom moète traku za unos formula ponovo vratitina ekran. (Ova se opcija normalno ne pojavljuje na skra}enim izbornicima.Kliknite na dvostruku strelicu na dnu izbornika View da biste prikazali opcijuFormula Bar.)

SAVJET❞

Statusna trakaStatusna traka prikazuje stanje va{eg radnog podru~ja. Na primjer, najve}ije dio vremena na lijevom kraju statusne trake ispisana rije~ Ready (spre-man), ~ime vas Excel obavje{tava da je spreman za prihvat novih podataka.Tijekom upisa podataka u statusnoj je traci ispisana rije~ Enter. Kada aktivi-rate traku za unos formula ili dvostruko kliknete na }eliju koja ve} sadrì

VIDI IVi{e informacija otipkovnici potraìteu odjeljku “Na~inirada s tipkovni-com” na 95. str.

?

Kada su u tablici selektirane dvije ili vi{e }elija, a barem u jednoj od njih senalazi vrijednost, Excel }e u statusnoj traci prikazati sumu, {to pokazuje do-nja slika. To je posljedica osobine AutoCalculate. U okviru AutoCalculate obi~-no se ispisuje suma selektiranih vrijednosti, ali ako na to podru~je kliknetedesnom tipkom mi{a, mo}i }ete dobiti i njihov prosjek, broj selektiranih }elijakoje nisu prazne, broj selektiranih }elija koje sadrè samo brojeve, ili paknajve}u ili najmanju vrijednost sadrànu u selektiranim }elijama.

1. Kliknite ovdje desnom tipkom mi{a kako biste prikazali izbornikAutoCalculate.

2. Odaberite funkciju iz izbornika koja }e svoj rezultat prikazati u status-noj traci.

Brzi zbrojevi na statusnoj traci

podatke, bit }e prikazana rije~ Edit. Da biste se vratili u stanje Ready, po-trebno je klikom na gumb za potvrdu upisa ili pritiskom na tipku Enterspremiti podatak koji ste upravo upisali. Od unosa podataka moète i odu-stati jednostavnim klikom na gumb Cancel ili pritiskom na tipku Esc.


redsta

vljam

o va

m

I.

21

Excel podrazumijevano prikazuje statusnu traku u va{em radnom podru~ju.Ako èlite da je traka sakrivena, u izborniku View odaberite opciju Status Bar.Istim postupkom moète statusnu traku ponovo vratiti na ekran. (Ova senaredba uobi~ajeno ne prikazuje u skra}enim izbornicima. Za njezino prikazi-vanje kliknite dvostruku strelicu na dnu izbornika View.)

SAVJET❞

Okviri na desnoj strani statusne trake pokazuju razli~ita stanja tipkovnicekoja moète uklju~iti ili isklju~iti. Na primjer, kada pritisnete tipku CapsLock na tipkovnici, u jednom od tih okvira pojavit }e se natpis CAPS. Akopritisnete tipku Num Lock kako biste aktivirali dio tipkovnice za unos nu-meri~kih podataka (umjesto tipki za pomicanje), na statusnoj }e se tracipojaviti natpis NUM.

Pokaziva~Da biste pokretali pokaziva~ po ekranu, morate ve} poznavati osnoveupotrebe mi{a. U Excelu pokaziva~ poprima razli~ite funkcije na razli~itimdijelovima radne stranice.

Kada ga pomaknete do trake s izbornicima, pokaziva~ }e poprimiti oblikstrelice kako biste njome mogli pokazati na naredbu koju èlite. Kada gapomaknete na traku za unos formula, oblik mu se izmijeni u I-pokaziva~.Klikom mi{a u trenutku kada pokaziva~ ima takav oblik to~ka umetanja sepostavlja na èljeno mjesto unutar teksta ispisanog u traci za unos formula.

Kada pomaknete pokaziva~ na tablicu radne stranice, oblik }e se izmijenitiu znak plus. Ako taj znak plus pomaknete iznad }elije C5 i kliknete mi{em,oko }elije }e se iscrtati okvir, a u lijevom dijelu trake za unos formula bit }eispisana adresa }elije C5, ~ime se ozna~ava da je ta }elija postala aktivna.

Tijekom rada s radnim stranicama susrest }ete se s jo{ nekoliko razli~itihoblika pokaziva~a mi{a. U sljede}im }emo poglavljima usporedo s upozna-vanjem razli~itih operacija s radnim stranicama obja{njavati i razli~itefunkcije pokaziva~a.

Izlazak iz Microsoft Excela 2000Po zavr{etku rada u Microsoft Excelu, odaberite naredbu Exit iz izbornikaFile ili kliknite na gumb za zatvaranje prozora. Excel }e vas pritom upitatida li èlite pohraniti izmjene unijete u svaku od otvorenih radnih bilje`nica.Ako kliknete na Yes za svaku do sada nepohranjenu radnu bilje`nicu mo}i}ete navesti odgovaraju}i naziv i zatim je pohraniti. Ako kliknete na Yes ToAll, Excel sprema izmjene u svim otvorenim radnim bilje`nicama. Akokliknete na No, sve }e izmjene biti izgubljene prilikom izlaska iz programa.Klikom na gumb Cancel moète poni{titi naredbu za izlaz iz programa inastaviti rad.

Sada kad ste upoznati s radnim podru~jem Excela, sljede}e poglavlje }evam pokazati kako se koristi impresivni sustav pomo}i, pomo}u kojeg }etemo}i dobro iskoristiti radno podru~je.


22

VIDI IVi{e informacija ospremanju datote-ka radne bilje`nicepotraìte u 4. po-glavlju “Upravlja-nje datotekama”.

?

Kako do pomo}i

Microsoft Excel bio je snaàn program ve} pri prvompredstavljanju, daleke 1985. godine. Tijekom svihovih godina, Excel se razvio u izuzetno sloènu i

sofisticiranu aplikaciju. Zapravo, sloènost je tolika da ve}inikorisnika treba tek oko 20% njegovih mogu}nosti. Mnogi seljudi odlu~uju kupiti knjige poput ove kako bi uhvatili smisaocjeline. Gotovo svi redovno, prije ili kasnije, koriste Excelovsustav pomo}i. U Microsoft Excelu 2000 taj je sustav jedno-stavno nemogu}e zanemariti.

23

22. POGLAVLJE

Upoznajte Assistanta 24

Upotreba izbornika Help 33

Upoznajte AssistantaKada po~nete s upotrebom Microsoft Excela 2000, upoznat }ete i OfficeAssistanta, novog “ambasadora” sustava pomo}i i ~uvara barem nekihklju~eva carstva Excelove pomo}i pri radu. Office Assistant, pokazan naslici 2-1, vi{e je nego sretan ìvotom u kutku va{eg ekrana kroz ~itavo vri-jeme rada, spreman na va{a pitanja. Moè vam se svidjeti ili ne, ali mi }emoipak objasniti kako najbolje iskoristiti njegove mogu}nosti.

Prvi put kada sretnete Office Assistanta, balon iznad njega ponudit }e vamtri mogu}nosti, {to pokazuje slika 2-1. Klikom na prvu prikazuje se temapomo}i koja obja{njava kako krenuti u rad s Excelom, kao i novosti ipobolj{anja prisutna u Microsoft Excelu 2000. Druga se mogu}nost odnosina informacije o upotrebi Office Assistanta. Tre}a zatvara i Office Assistantai njegov balon kako biste krenuli u rad s Excelom.


24

SLIKA 2-1.

Pri prvom pokre-tanju Excelaautomatski sepojavljuje OfficeAssistant.

Ako odmah èlite iskoristiti Office Assistant, kliknite na prozor OfficeAssistant (ne balon) kako biste prikazali balon Search, prikazan na slici 2-2.

Kada se balon pojavi, u njemu je postavljeno pitanje What would you like todo? ([to biste `eljeli u~initi?). Va{ prvi i najvjerojatniji izbor je unijeti pitanje.Primjerice, poku{ajte utipkati how do I change the color of text? (kako da promi-jenim boju teksta?). Na kraju pitanja ne morate utipkati upitnik. Kada priti-snete Enter, Office Assistant prikazuje skup tema pomo}i koje bi mogleodgovoriti na va{ upit. Ako niti jedna od tema ne izgleda odgovaraju}e zava{e pitanje, kliknite na strelicu See More na dnu balona kako biste prikaza-li drugi skup tema pomo}i, {to pokazuje slika 2-3 na sljede}oj stranici. (Ovase strelica i ne mora pojaviti, jer na va{a pitanja ne}ete uvijek dobiti vi{e odpet tema pomo}i.) Da biste ponovno prikazali prvi skup tema, kliknite nastrelicu Previous na vrhu balona.

Kako do pomo}i 2. POGLAVLJEP

redsta

vljam

o va

m

I.

25

SLIKA 2-2.

Kliknite na prozorOffice Assistantkako bisteprikazali balonSearch.

SLIKA 2-3.

Postavite pitanjena engleskom, aOffice Assistant}e vratiti popistema pomo}i kojebi mogle sadr`a-vati odgovor.Kliknite strelicuSee Moore da bido{li na drugustranicu, prika-zanu desno.

îni se da prva tema pomo}i, “Change the text color”, odgovara na na{epostavljeno pitanje. Kliknite na taj element u popisu kako biste prikazalipridruènu temu pomo}i koja je pokazana na slici 2-4.


26

Ako trenutno ne vidite Office Assistant, moète ga, zajedno s balonom, do-zvati na jedan od sljede}ih na~ina: pritisnite tipku F1, kliknite na gumb Helpna traci s alatima Standard ili iz izbornika Help odaberite naredbu MicrosoftExcel Help.

SAVJET❞

SLIKA 2-4.

Kliknite na ele-ment popisaOffice Assistantakako biste prika-zali pridruènutemu pomo}i.

Office Assistant upotrebljava istu tehnologiju kao i Answer Wizard u Excelu95. Time vam je omogu}eno unijeti ~itava pitanja ili samo dijelove, i to ko-riste}i obi~ni jezik, upravo kao da razgovarate sa stru~njakom za Excel izsusjednog odjela. Office Assistant tada preuzima va{e pitanje i na temeljuklju~nih rije~i, poloàja rije~i i upotrijebljenih glagola, vra}a popis temapomo}i popunjenu sofisticiranim sustavom ugra|enih vjerojatnosti. Vrlosloèno, ali ispod povr{ine. Kada postavite pitanje, Office Assistant nalazideset najverojatnijih tema pomo}i. Ako se popis tih tema i ne odnosi pre-vi{e na va{e pitanje, poku{ajte promijeniti pitanje s nekoliko novih rije~i.

Kliknite gumb Show za pro{irivanje prozora Help.

Kliknite temu uAssistantovubalonu...

...i tema }e sepojaviti u prozoruHelp.

Da biste sakrili balon Search, kliknite bilo gdje izvan njega. Da biste otpustiliOffice Assitanta u cijelosti, kliknite na gumb Close (X) u gornjem desnomkutu prozora Office Assistant.

SAVJET❞

Otpustite AssistantaVe}ina korisnika ili voli ili mrzi Assistanta. Ako }ete biti sretniji jer ga vi{enikad ne}ete morati gledati na svom ekranu, kliknite na Assistanta i ondana gumb Options sa dna balona. U okviru za dijalog Assistant, u karticiOptions, ispraznite okvir za potvrdu The Office Assistant. Kada sljede}i putpozovete sustav pomo}i, otvorit }e se prozor prikazan na slici 2-5. KarticaAnswer Wizard nudi istu funkcionalnost kao i Assistantov balon.


redsta

vljam

o va

m

I.

27

SLIKA 2-5.

Ako pozovetepomo} nakon {to ste otpustiliAssistanta,umjesto njegadobivate prozorHelp.

Predomislili ste se? Iz izbornika Help izaberite Show The Office Assistant.Ova naredba }e se promijeniti u Hide The Office Assistant kada je Assistantvidljiv, ali ne uklanja ga trajno. Ako ga èlite opet ukloniti, to }ete u~initipomo}u okvira za dijalog Assistant Options.

Odgovori na nepostavljena pitanjaOffice Assistant u svakom trenutku poku{ava pogoditi {to namjeravate u~i-niti. Primjerice, ako odaberemo nekoliko }elija, a zatim ih pomaknemo naneko drugo mjesto klikom i odvla~enjem ruba odabira mi{em, u prozoruOffice Assistant pojavit }e se upaljena àrulja {to pokazuje slika 2-6 na slje-de}oj stranici (njezin poloàj }e se mijenjati u ovisnosti o poloàju Assis-tanta.) Kada kliknemo na Assistanta ili na àrulju, u balonu Search pojavit}e se novi skup tema pomo}i, temeljenih na akciji koju smo upravo izveli,{to pokazuje desna slika 2-6. Nismo postavili nikakvo pitanje, a OfficeAssistant je ipak do{ao do pomo}i koja bi nam u tom trenutku mogla za-trebati. Dok radite, taj }e balon nastaviti iskakati ozna~avaju}i da moète

dobiti i naredni savjet. Naravno, ove mogu}nosti moète i zanemariti, alipovremeno biste mogli pogledati kako biste znali {to ste propustili. Da bisteto u~inili, kliknite na àrulju ili na gumb Tips koji se nalazi u balonu Search.


28

SLIKA 2-6.

Kliknite na àruljukako bisteprikazali savjet zaono {to trenutnoradite.

Odabir opcija Office AssistantaKada kliknete na gumb Options na dnu Assistantova balona Search, pojavit }e se okvir za dijalog Office Assistant. Na kartici Gallery, pokazanojna slici 2-7, moète pregledati likove za Office Assistanta i odabrati svojomiljeni.

SLIKA 2-7.

Na kartici Gallerymoète “inter-vjuirati” kandi-date za mjestoOffice Assistanta.

Mnoge se funkcije Office Assistanta kontroliraju putem kartice Options saslike 2-8. Ako èlite da se Assistant vi{e ne pojavljuje, isklju~ite opciju UseThe Office Assistant. Ako ne èlite da se Assistant pojavi kada pritisnete naF1, poni{tite kva~icu uz opciju Respond To F1 Key. Kada to u~inite, pojavlji-vat }e se okvir za dijalog Help Topics. âk i kada je ova opcija isklju~ena,Assistanta moète prikazati klikom na gumb Help ili odabirom naredbeMicrosoft Excel Help u izborniku Help. Vi{e informacija o okviru za dijalogHelp Topics pogledajte u dijelu “Kretanje kroz sustav pomo}i” na 31. str. Ako jeuklju~ena opcija Help With Wizards, Office Assistant se automatski pojav-ljuje kad god pokrenete bilo koji od Excelovih ~arobnjaka (Wizarda) i pruàpotrebnu pomo}.


redsta

vljam

o va

m

I.

29

SLIKA 2-8.

Kartica Optionsomogu}ava kon-trolu nad mnogimmogu}nostimaOffice Assistanta.

Ako je uklju~ena opcija Display Alerts, standardna Excelova upozorenja bit}e prikazana pomo}u Office Assistanta umjesto uobi~ajenih okvira upozo-renja. Primjerice, poku{ate li povu}i }eliju preko druge koja sadrì podatke,pojavit }e se okvir upozorenja s porukom “Do you want to replace contents ofthe destination cells?” Me|utim, s uklju~enom gore navedenom opcijom, nesamo da }ete dobiti poruku, ve} }e vam Office Assistant ponuditi i pravimali ples.

Uklju~enjem opcije Move When In The Way, Office Assistant }e se automat-ski pomicati kad god se na njegovu mjestu na ekranu pojavi neki okvir zadijalog ili sli~no. Opcija Guess Help Topics kontrolira nudi li Office Assis-tant teme pomo}i na temelju onoga {to trenutno radite, a {to je obja{njeno u dijelu “Odgovori na nepostavljena pitanja” na 27. stranici. Isklju~ivanjeopcije Make Sounds uti{ava Office Assistant. Ako nemate zvukovnu kar-ticu, ova opcija nije od va`nosti. Opcija Search For Both Product And

Programming Help When Programming sama je po sebi jasna (u prijevodu– pri programiranju traì pomo} i za sam program i za programiranje).Kada je ova opcija isklju~ena, a trenutno programirate, Office Assistantnudi pomo} samo za teme pomo}i koje se odnose na programiranje.

Odjeljci Show Tips About i Other Tip Options omogu}avaju vam zadavanjevrste savjeta koje èlite vidjeti. Office Assistant prati koje je savjete prikazaoza vrijeme trenutnog rada s programom. Nakon jednom ponu|enog savje-ta, Office Assistant ga vi{e ne}e nuditi. Sve savjete moète sami uklju~itiuklju~ivanjem opcije Reset My Tips.


30

Naredba Animate s Assistantova izbornika pre~ica, prikazana na vrhu sljede}eslike, razlikuje se od ostalih naredbi u Excelu – ona nam moè pruìti malizabavni predah. (Da biste prikazali izbornik pre~ica , kliknite desnom tipkommi{a u prozoru Assistanta. Za ilustraciju smo odabrali asistenta s imenomRocky.)

Kad god kliknete na naredbu Animate!, Office Assistant }e izvesti razli~ituanimiranu sekvencu. Prozori na gornjoj slici pokazuju trenutke iz samo ne-koliko od velikog broja animiranih sekvenci asistenta “spajalice”. Svaki lik izgalerije asistenata (Office Assistant Gallery) ima svoje jedinstvene, katkad vrlozabavne, rutine. Uzmite predah i pogledajte asistentov “show”.

Animirani Assistant

Upotreba izbornika HelpIzbornik Help, prikazan na slici 2-9, sadrì sljede}e naredbe: Microsoft OfficeHelp koja prikazuje Office Assistanta; Hide The Office Assistant; What’sThis? koja prikazuje isko~ni balon koji opisuje odabrani element na ekranu;Office On The Web koja pokre}e va{ Web pretraìva~ i spaja vas na Webstranice Microsofta posve}ene dodatnoj pomo}i; i About Microsoft Excel kojaprikazuje informacije o programu. Dvije naredbe izbornika Help se nepojavljuju na skra}enim izbornicima (kliknite na dvostruku strelicu s dnaizbornika ako ih èlite prikazati). Naredba Lotus 1-2-3 Help prikazuje okvirza dijalog Help for Lotus 1-2-3 Users. Naredba Detect and Repair sluìpoku{aju ispravljanja pogre{ke koja moè nastati prilikom instalacije Excela.


redsta

vljam

o va

m

I.

31

SLIKA 2-9.

Izbornik Helpnudi pristuppomo}i koja senalazi u progra-mu kao i onoj na Webu.

Kretanje kroz sustav pomo}iKada u prozoru Microsoft Excel Help, koji je prikazan na slici 2-4, kliknetena gumb Show, prikazat }e se prozor s tri kartice: Contents, Answer Wizardi Index, kao {to je prikazano na slici 2-10.

SLIKA 2-10.

Kartica Contentsu okviru za dija-log Help otkrivapravo bogatstvoinformacija koje moète pretraìvati.

Kartica Contents je sli~na pregledu sadràja ove knjige. Kada aktivirate kar-ticu Contents, svako je “poglavlje” predstavljeno naslovom pored maleneikone u obliku zatvorene knjige. Dvostrukim klikom mi{a na jedan odnaslova prikazat }e se podrobniji prikaz sadràja tog poglavlja (ili kliknitena znak plus [+] pored knjige), kao na slici 2-10.

Ako vas neka od tema posebno zanima, dvaput kliknite na njezin naslov dabiste je prikazali u desnom okviru prozora Help. êsto teme sadrè pokazi-va~e do drugih njima srodnih tema. Na slici 2-10 podcrtani tekst teme je hi-perveza koja vodi do drugih tema pomo}i. Ako kliknete na hipervezu, akti-virat }ete pripadaju}u temu. Ako vas ovo podsje}a na Web pretraìva~,onda ste u pravu – vrlo je sli~no. U stvari, gumbi Back i Forward koje mo-ète vidjeti na vrhu prozora Help djeluju na isti na~in kao i oni u va{empretraìva~u: kliknite na gumb Back i vratit }ete se na prethodnu temupomo}i.

Ako kartica Contents ne odgovara va{em ukusu, probajte karticu Index.Sami unesite klju~nu rije~ i kliknite na gumb Search ili klju~nu rije~ odabe-rite s ve} postoje}eg popisa, a nudi vam se i popis tema, kao {to je prika-zano na slici 2-11.


32

Mi vas ohrabrujemo da prije no {to posegnete za telefonom poku{ateodgovore na va{a pitanja prona}i u dokumentaciji Excela, sustavu pomo}i,na Excelovoj Web stranici (http:/www.microsoft.com/excel) i u ovoj knjizi.Kada iscrpite navedene izvore, vrijeme je da nazovete Microsoft ProductSupport. Ali prije no {to to u~inite, u izborniku Help odaberite opciju AboutMicrosoft Excel i kliknite na gumb System Info. Ako to u~inite, na ekranu }ese otvoriti okvir za dijalog u kojem }e biti ispisana trenutna konfiguracijava{eg ra~unala, popis aplikacija koje se trenutno izvode i jo{ neke korisneinformacije. Ako èlite, te informacije moète ispisati na pisa~u. Nakon togamoète kliknuti na gumb Tech Support u okviru za dijalog About MicrosoftExcel kako biste prikazali temu pomo}i u kojoj }ete na}i telefonske brojeveMicrosoftovih servisa podr{ke {irom svijeta. Prilikom pozivanja slu`be zatehni~ku podr{ku programa, izvje{taj System Infa }e pomo}i predstavnikuslu`be pri odgonetanju va{eg problema i u{tedjeti vam vrijeme i trud.

Prije no {to pozovete slu`bu za tehni~ku podr{ku programa

Kako do pomo}i na World Wide WebuAko imate pristup World Wide Webu, postoje mnogi dostupni izvoripomo}i. Odaberite naredbu Microsoft On The Web u izborniku Help.

Upotrebom ove naredbe, pokrenut }e se va{ Web pretraìva~ i prona}ipridruènu stranicu na Microsoftovoj Web lokaciji. Ove se lokacije redovnoaùriraju, pa }ete pri svakom spajanju vjerojatno nai}i na nove. Tablica nasljede}oj stranici prikazuje opis naredbi podizbornika Microsoft On TheWeb.


redsta

vljam

o va

m

I.

33

SLIKA 2-11.

U kartici Indexunesite klju~nurije~ ili odaberitejednu s popisa.

VIDI IInformacije o do-datnim ugra|enimmogu}nostima zarad s Webom po-gledajte u 19. po-glavlju “Hiperveze iInternet”.

?

Pod ovom oznakom koju }ete povremeno nalaziti u knjizi na}i }ete mjesta naWebu gdje se nalaze primjeri datoteka koje moète u~itati. Na ove se datote-ke moète pozvati rade}i na pojedinim primjerima iz knjige.

Pomo} za korisnike programa Lotus 1-2-3Naredba Lotus 1-2-3 Help iz izbornika Help olak{ava biv{im korisnicimaLotusa 1-2-3 prijelaz na Excel. (Naredba Lotus 1-2-3 Help se normalno nepojavljuje na skra}enim izbornicima. Kliknite na dvostruku strelicu s dnaizbornika Help kako biste prikazali ovu naredbu.) Kada odaberete ovu na-redbu, Excel }e otvoriti okvir za dijalog u kojem moète utipkati slijed tipkikojim biste odre|enu naredbu izvr{ili u Lotusu 1-2-3, kao {to je prikazanona slici 2-12.

NA WEBUW

Dobivanje pomo}i osjetljive na okolinuExcel vam tako|er omogu}ava da do informacija o odre|enoj naredbi do-|ete i bez upotrebe izbornika Help. Jednostavno kliknite na naredbuWhat’s This? u izborniku Help i upotrijebite pokaziva~ u obliku upitnikaprikazan na slici 2-13 kako biste ozna~ili naredbu ili objekt za koji `elitedobiti pomo}. Excel }e tada pokazati balon s temom pomo}i koja se odnosina odabranu naredbu ili objekt.


34

SLIKA 2-12.

Naredba Lotus 1-2-3 otvara okvirza dijalog Helpfor Lotus 1-2-3Users.

SLIKA 2-13.

Kliknite na nared-bu What’s This? uizborniku Help, azatim na nared-bu, gumb ili nekidrugi element naekranu kako bisteo njemu dobilivi{e informacija.

Tu vrstu pomo}i nazivamo osjetljivom na okolinu jer je izravno vezana uzono {to trenutno radite u programu.

Na primjer, zamislimo da `elite centrirati naslov iznad bloka }elija. Pretpo-stavljate da je potrebno upotrijebiti gumb Merge and Center, ali u to nistepotpuno sigurni. Da biste dobili informaciju o gumbu Merge and Center,kliknite na naredbu What’s This u izborniku Help, a zatim na gumb Mergeand Center, kako to pokazuje slika 2-13.

Pomo} u okvirima za dijalogU ve}ini okvira za dijalog moète kliknuti na gumb ozna~en upitnikomkako biste prikazali pokaziva~ mi{a u obliku upitnika, sli~an onome na slici2-13. Ako zatim kliknete na neku opciju ili podru~je unutar okvira za dija-log, prikazat }ete obja{njenje tog objekta, kao {to je prikazano na slici 2-14.


redsta

vljam

o va

m

I.

35

SLIKA 2-14.

Kliknite na gumbozna~en upit-nikom koji senalazi u naslovnojtraci okvira zadijalog, a zatimna objekt za kojièlite dobitidodatnu pomo}.

Prepoznavanje gumbâ s alatima sa Screen TipsZa one koji imaju problema s pam}enjem namjene svakog pojedinog gum-ba na trakama s alatima, Excel 2000 sadrì opciju ScreenTips. Kada je taopcija aktivirana, pokraj gumba na kojem se nalazi pokaziva~ mi{a prikazat}e se okvir s nazivom gumba, kao {to je prikazano na slici 2-13 ispodgumba Merge And Center.

Opcija ScreenTips je normalno aktivna, ali je moète isklju~iti tako daodaberete naredbu Toolbars iz izbornika View, te poni{tite opciju ShowScreenTips on Toolbars.

Sljede}e poglavlje vas vodi u dublje upoznavanje izbornika i traka s alatimaExcela, a ujedno }e vam pokazati kako da prilagodite svoje radno podru~jeu cilju najbolje efikasnosti rada.

VIDI IDodatne informa-cije o trakama salatima moèteprona}i u 3. po-glavlju “Trake salatima i izbornici”.

?

3Trake s alatima i izbornici

Kada prvi put pokrenete Microsoft Excel 2000, na ekra-nu }e biti vidljive dvije trake s alatima – traka Stan-dard i traka Formatting. Ove dvije trake s alatima

sadrè skup korisnih gumba, ali predstavljaju samo vrh lede-nog brijega. Excel sadrì mno{tvo drugih traka s alatima, odkojih svakoj moète pridruìti velik broj dodatnih gumba. U ovom }emo vam poglavlju pokazati kako da trake s alatimaupotrebljavate i prilagodite svojim potrebama.

37

3. POGLAVLJE

Upoznavanje traka s alatima 38

Prilagodba traka s alatima i izbornika 43

Spremanje promjena traka s alatima i izbornika 55

Promjena izgleda gumba 56

Pridruìvanje traka s alatima radnoj bilje`nici 58

Upoznavanje traka s alatimaMicrosoft Excel 2000 nudi niz traka s alatima ispunjenih gumbima ~ija jenamjena olak{avanje izvo|enja ~esto ponavljanih operacija. Moète stvaratii vlastite trake s alatima izborom izme|u vi{e od 500 postoje}ih gumba iliupotrebljavaju}i gumbe koje ste stvorili sami. U ovom }emo vam poglavljuopisati neke od tih gumba, prou~iti postoje}e trake s alatima i pokazati vam kako da trake s alatima stvarate i prilago|ujete vlastitim potrebama. I Excelova traka s izbornicima je traka s alatima koju moète prilago|avati i mijenjati joj mjesto. Obasnit }emo kako moète modificirati svoje naredbe i izbornike.

Excel vam daje mogu}nost prikaza dodatnih traka s alatima ispod trake sizbornicima ili na nekom drugom mjestu unutar radnog podru~ja. Exceluklju~uje brojne ugra|ene trake s alatima koje vam skra}uju izvo|enjemnogih uobi~ajenih operacija. Neke od njih prikazuju se automatski kadase za njima ukaè potreba – npr. traka Charts kada radite s grafikonima.

Pomi~ne trake s alatimaKada prvi put pokrenete Excel, u radnom }e podru~ju biti vidljive trakeStandard i Formatting u konfiguraciji koju su programeri nazvali pomi~na.To zna~i da obje trake s alatima dijele isti “redak” na radnom podru~ju, kao{to je prikazano na slici 3-1. Ako èlite da svaka traka s alatima zauzimavlastiti redak, izaberite Customize iz izbornika Tools te u kartici Optionsponi{tite kva~icu uz opciju Standard And Formatting Toolbars Share TheSame Row. Sada va{e trake s alatima izgledaju kao na slici 3-2. (NaredbaCustomize se normalno ne pojavljuje na skra}enim izbornicima. Kliknite na dvostruku strelicu s dna izbornika Options kako biste prikazali ovunaredbu.)


38

SLIKA 3-1.

Trake s alatimaStandard i For-matting premaosnovnoj postavidijele isti redak.Na njima se nala-ze gumbi koji senaj~e{}e koriste.

Traka s alatimaStandard

IzbornikMoreButtons

Hvataljka zapovla~enje

Traka s alatimaFormatting

Prednost koju dobivate drànjem ove dvije trake s alatima u istom retku je,naravno, vi{e prostora na ekranu za va{e radne stranice. Me|utim, ako ne-mate veliki monitor neki od gumba ostat }e skriveni. Do njih }ete lako do}iklikanjem na strelicu usmjerenu prema dolje (ozna~ava izbornik MoreButtons) koja se nalazi s desne strane trake s alatima – pojavit }e se spu{ta-ju}i izbornik sa slike 3-3. Zapazite da se iznad izbornika More Buttons na-lazi i dvostruka strelica “Fast Forward”. Ova vas strelica obavje{tava datrenutna konfiguracija traka s alatima sadrì dodatne gumbe.

Trake s alatima i izbornici 3. POGLAVLJEP

redsta

vljam

o va

m

I.

39

SLIKA 3-2.

Moète odreditida trake s alatimaStandard i Format-ting zauzimajusvaka svoj redak.

SLIKA 3-3.

Klikanjem na stre-licu usmjerenuprema dolje dobi-vate dodatnegumbe.

Ako na traci s alatima Formatting povu~ete hvataljku za povla~enje (prikaza-na je na slici 3-1) udesno ili lijevo dok su trake s alatima u istom retku, one}e se prilagoditi dostupnom prostoru dodavanjem ili uklanjanjem gumba.Oni gumbi koji ne mogu stati u skra}enu traku s alatima }e biti premje{teniu izbornik More Buttons. I obrnuto, ako produìte traku s alatima gumbi }ebiti vra}eni iz izbornika More Buttons. Odabir i redoslijed gumba koji }e bi-ti premje{tani je odre|en analizom kori{tenja. Na traci s alatima }e najduèostati oni gumbi koji se naj~e{}e koriste. To }ete i sami odrediti kori{tenjemgumba. Primjerice, ako kliknete na izbornik More Buttons i onda na neki odgumba koji se tamo nalaze, taj gumb }e biti premje{ten iz ovog izbornika natraku s alatima. Excel prati koji se gumbi ~esto koriste, kao i {to prati kori-{tenje naredbi izbornika, i uvijek vam poku{ava u~initi dostupnim one kojekoristite. Pogledajte odjeljak “Izmjenljivi izbornici” na 13. str.

Dodavanje traka s alatima u radno podru~jeU bilo kojem trenutku moète na ekranu otvoriti dodatne trake s alatima, a broj traka s alatima koje se istovremeno nalaze u radnom podru~ju nijeograni~en – naravno, otvaranjem svake dodatne trake smanjuje se prozorva{e radne stranice. Da biste aktivirali dodatnu traku s alatima, odaberiteopciju Toolbars iz izbornika View, te u dijalogu Toolbars ozna~ite èljenutraku s alatima. Ako èlite brzo aktivirati jo{ koju traku s alatima, moète tou~initi i pomo}u izbornika pre~ica za njihov odabir. Pritom najprije posta-vite pokaziva~ mi{a iznad bilo koje od prikazanih traka s alatima i kliknitena desnu tipku mi{a. Na ekranu }e se otvoriti izbornik pre~ica, kao {to jeprikazano na slici 3-4.

U izborniku pre~ica je navedeno nekoliko najkorisnijih traka s alatima, za-jedno s naredbama Toolbars i Customize. Oznake u obliku kva~ica ozna~a-vaju trake s alatima koje su trenutno aktivne. Da biste aktivirali jo{ neku od njih, jednostavno kliknite na njezin naziv. Na primjer, ako èlite otvorititraku s alatima Drawing, kliknite na opciju Drawing.

Traku s alatima moète sakriti tako da otvorite isti taj izbornik i poni{titeoznaku pokraj naziva èljene trake. Na primjer, da biste iz radnog podru~jauklonili traku s alatima Drawing (pokraj ~ijeg se naziva u izborniku pre~icasada nalazi oznaka) otvorite izbornik pre~ica za izbor trake s alatima ikliknite na opciju Drawing. Ili otvorite dijalog Toolbars i poni{tite oznakupored naziva èljene trake s alatima.


40

VIDI IDodatne informa-cije o traci s alati-ma Formattingmoète na}i u 7.poglavlju, “Forma-tiranje radne stra-nice”. Vi{e o traci salatima Chart po-traìte u odjeljku“Rad s izbornikomChart i trakom salatima Chart” na668. stranici.

?

SLIKA 3-4.

Izbornik pre~icaza odabir trake salatima otvorit}ete tako da po-stavite pokaziva~na bilo koju trakus alatima i klikne-te na desnu tipkumi{a. Kva~iceozna~avaju pri-kazane trake s alatima.

Promjena poloàja traka s alatima i izbornicimaExcel vam dozvoljava promjenu poloàja va{ih traka s alatima i traka sizbornicima. Nakon prvog pokretanja Excela, glavna traka s izbornicima tetrake s alatima Standard i Formatting smje{tene su na vrhu va{eg ekrana,gdje su “usidrene”. Klikom na hvataljku za povla~enje traku moète “oslo-boditi” i zatim povla~enjem smjestiti bilo gdje u radnom podru~ju. Hva-taljka za povla~enje je okomita traka na lijevom kraju usidrene trake s alati-ma ili trake s izbornicima, kao {to je prikazano na slici 3-1. (Pazite da pri-tom gre{kom ne kliknete neki od gumba.)

Kada promijenite poloàj trake s alatima ili trake s izbornicima, njezin }e se izgled pone{to izmijeniti. Na primjer, ako pomaknete traku Standard snjezinog podrazumijevanog poloàja na sredinu radnog podru~ja, traka }epoprimiti izgled minijaturnog prozora, kao {to je vidljivo na slici 3-5, s


redsta

vljam

o va

m

I.

41

Nekoliko se traka s alatima ne nalazi ni u podizborniku Toolbars izbornikaView, ni u izborniku pre~ica Toolbars. Ve}ina se njih automatski prikazujekada su potrebne. Me|utim, bilo koju traku s alatima moète aktivirati po-kretanjem naredbe Customize bilo na dnu podizbornika Toolbars, bilo izizbornika pre~ica Toolbars, a zatim njezinim odabirom na kartici Toolbars.Vi{e informacija o naredbi Customize potraìte u dijelu “Prilagodba traka s alatima izbornika” na 43. str.

SAVJET❞

SLIKA 3-5.

U mogu}nosti ste promijeniti ipoloàj i obliktraka s alatima i traka s izbor-nicima.

naslovnom trakom i gumbom Close u gornjem desnom kutu. (Klikom nataj gumb moète traku s alatima ukloniti s ekrana.) Traci s alatima koja nijeusidrena moète povla~enjem njezinih rubova mijenjati oblik i veli~inu.Excel pamti poloàj i oblik va{ih traka s alatima. Sljede}i put kada ga po-krenete, trake }e izgledati kao i prilikom izlaska iz programa. Traku s alati-ma moète ponovo usidriti povla~enjem do gornjeg ili donjeg dijela ekranaili dvostrukim klikom na njenu sivu pozadinu. Ako traku s alatima prikaza-nu na slici 3-5 povu~ete na dno ekrana, promijenit }e joj se oblik u traku sjednim redom a naslovna traka i gumb za zatvaranje }e nestati. Rubovi }ejoj se spojiti s rubom statusne trake, kao {to je prikazano na slici 3-6. Ako jeponovo oslobodite, poprimit }e oblik koji je imala prije no {to ste je usidrili.

Primijetite kako trake s alatima ili trake s izbornicima moète usidriti i uzlijevu ili desnu stranu ekrana, ali ako to u~inite neke alatke mo`da ne}etemo}i vidjeti. Primjerice, usidrite li traku s alatima Standard uz rub ekrana,nestat }e okvir Zoom Control, jer Excel ne moè zakretati padaju}e popise.S druge strane, traku s alatima Reviewing moète usidriti s koje god ho}etestrane, jer ona sadrì samo gumbe. Jednako tako moète usidriti i traku sizbornicima radne stranice, pri ~emu }e se nazivi izbornika zakrenuti za 90stupnjeva u smjeru kazaljke na satu.


42

SLIKA 3-6.

Traku s alatimamoète “usidriti”na dnu svojegradnog podru~ja.

Dodatno, neki od gumba na uspravnoj traci s alatima mo`da ne}e bitividljivi, {to ovisi o tipu va{eg monitora. Ti }e gumbi biti premje{teni uizbornik More Buttons.

Prilagodba traka s alatima i izbornikaTrake s alatima i trake s izbornicima Microsoft Excela 2000 sadrè obiljegumba i naredbi. Mnogi preostali gumbi, koji se ne nalaze ni na jednoj pre-definiranoj traci, tako|er su na raspolaganju korisnicima i mogu se dodati utrake s alatima. Uz to, korisnicima je omogu}eno kreiranje i vlastitih gumbai njihovo dodavanje listi postoje}ih. U ovom }emo vam odjeljku objasniti


redsta

vljam

o va

m

I.

43

Mo`da je netko prije vas upotrebljavao va{e ra~unalo ili ga dijelite s drugimkorisnicima. Budu}i da Excel ima toliko traka s alatima koje se mogu prilago-diti na mnogo na~ina, mo`da imate primjerak Excela koji je netko ve} izmije-nio. Pomo}u isko~nog izbornika za odabir traka s alatima moète prikazatibilo koju od njih. Ako je neka od ugra|enih traka s alatima izmijenjena,moète joj povratiti prvobitni izgled tako da iz isko~nog izbornika odaberetenaredbu Toolbars, ozna~ite èljenu traku na listi (ako je potrebno) te kliknetena Reset. (Ako ozna~ena traka s alatima nije jedna od Excelovih ugra|enihtraka, gumb Reset }e biti izmijenjen u Delete.) U suprotnom, mo`da }etepoèljeti sami napraviti neke izmjene upotrebom naredbe Customize. Vidisljede}i odjeljak “Prilagodba traka s alatima i izbornika”. Po èlji moète upotpunosti poni{titi konfiguraciju va{ih traka s alatima i to tako da obri{etespecijalnu datoteku koja prati ove podatke. Prvo iza|ite iz Excela, u|ite uWindows Explorer i u mapu C:\Windows\Application Data\Microsoft\Excelte obri{ite datoteku Excel.xlb. Kada sljede}i put pokrenete Excel, trake s alati-ma }e biti razmje{tene u konfiguraciji osnovne postave.

Ako va{a traka s alatima izgleda razli~ito od ovih u knjizi

Strelica na koju morate kliknuti da biste prikazali padaju}i izbornik MoreButtons (pogledajte sliku 3-3 na 39. str.) nalazi se s desne strane usidrenihtraka s alatima. Kada je traka s alatima oslobo|ena ova se strelica, usmjerenaprema dolje, pojavljuje na lijevoj strani naslovne trake (pogledajte sliku 3-5na 41. str).

NAPOMENA>>

kako da uklanjate i dodajete gumbe u trake s alatima i trake izbornika tekako da ih razmje{tate, kako da mijenjate format postoje}ih traka i stvaratenove prema svojim potrebama.

Uklanjanje i dodavanje gumba i naredbiNajlak{i na~in na koji }ete dodati gumbe na traku s alatima je upotreba pa-daju}eg izbornika More Buttons preko kojeg se pristupa skrivenim i dodajunovi gumbi. Ve} smo vam pokazali na koji na~in se koriste gumbi izbornikaMore Buttons – skriveni gumbi se dodaju ili uklanjaju klikom na naredbuAdd Or Remove Buttons, kao {to je prikazano na slici 3-7.


44

SLIKA 3-7.

Naredbom AddOr RemoveButtons brzo se i na lak na~inprilago|uje trakas alatima.

Naredba Add Or Remove Buttons otvara popips gumba koji se trenutnonalaze na va{oj traci s alatima. Kva~ice se nalaze pored gumba koji su insta-lirani. Na popisu svake trake s alatima primijetit }ete nekoliko gumba po-red kojih nema kva~ice. To su dodatni gumbi koje moète uklju~iti na trakus alatima, a za svaku traku su razli~iti. Na primjer, na slici 3-7 moète vi-djeti gumbe PivotTable And PivotChart Report, Comment i AutoFilter kojise normalno ne nalaze na traci s alatima Standard, ali moète ih dodati.

Na traci s alatima }e se uvijek nalaziti gumbi koje nikada ne koristite. Zatoje bolje da ih uklonite da biste napravili mjesta za neke druge, jednostavnimuklanjanjem kva~ice na popisu. Ako se kasnije predomislite, uvijek }ete ihna}i na popisu Add Or Remove Buttons.

Ako èlite traku s alatima vratiti u osnovnu postavu, odaberite naredbuReset Toolbar s popisa Add Or Remove Buttons. Op{irnije promjene va{etrake s alatima obavljaju se upotrebom naredbe Customize.

Upotreba naredbe CustomizeNaredba Customize otvara okvir za dijalog Customize, a moète je na}i nanekoliko mjesta: na popisu Add Or Remove Buttons; u izborniku pre~icakoji se pojavljuje kada desnom tipkom mi{a kliknete na neku traku s alati-ma ili izbornik; u podizborniku traka s alatima izbornika View; i u izbor-niku Tools. (Naredba Customize normalno nije vidljiva u skra}enoj ina~iciizbornika Tools. Kliknite na dvostruku strelicu s dna izbornika Tools kakobiste prikazali ovu naredbu.) Kada se otvori okvir za dijalog Customize,ulazite u mod modifikacije u kojem moète dodavati i uklanjati naredbe igumbe te ih slobodno premje{tati unutar traka s alatima i traka s izbornici-ma. Iako mo`da ovaj okvir sam po sebi ne}ete koristiti, on mora biti otvo-ren da biste ove promjene mogli izvoditi.

Uklanjanje gumba iz trake s alatima obavlja se na sljede}i na~in:

1. Iz izbornika View odaberite Toolbars i kliknite na gumb Customize (iliodaberite Customize iz isko~nog izbornika za odabir traka s alatima).

2. Okvir za dijalog Customize mora biti otvoren, ali gumb uklanjate iztrake s alatima a ne iz okvira za dijalog. Kliknite na gumb koji èliteukloniti, povucite ga izvan trake i otpustite tipku mi{a. (Da biste uklonili naredbu otvorite izbornik, a onda kliknite na naredbu ipovucite je.)

3. Klikom na Close zatvorite okvir za dijalog.


redsta

vljam

o va

m

I.

45

Na primjer, ako iz trake s alatima Standard èlite ukloniti gumb Cut (gumbs nacrtanim {karama), najprije otvorite okvir za dijalog Customize a zatimgumb Cut povla~enjem uklonite iz trake. Kada kliknete na bilo koji gumb uokviru za dijalog Customize ili na traci s alatima, vanjski }e rub gumba po-primiti crnu boju. Dok povla~ite mi{a, uz pokaziva~ }e se pojaviti mala iko-na gumba. Pri uklanjanju naredbe ili gumba pojavit }e se i ikona “X”, {topokazuje slika 3-8.


46

SLIKA 3-8.

Odvucite gumbmi{em kako bistega uklonili s trakes alatima. Mi smoiz trake s alatimaStandard ukloniligumb Cut.

Gumbe na traci s alatima moète kopirati, prebacivati i uklanjati bez otvara-nja okvira za dijalog Customize. Drìte pritisnutom tipku Alt i odvucite gum-be s trake s alatima ili ih prebacite na druge trake. Da biste gumbe kopiralina druge trake s alatima, za vrijeme povla~enja drìte pritisnutima tipke Ctrl i Alt.

SAVJET❞

Dodavanje gumba u traku s alatima obavlja se na sljede}i na~in:

1. Iz izbornika View odaberite Toolbars i kliknite na gumb Customize (ili odaberite Customize iz izbornika pre~ica trake s alatima).

2. Kliknite na karticu Commands u okviru za dijalog Customize i odabe-rite kategoriju gumba koji èlite dodati. Excel }e unutar prozora Com-mands prikazati sve gumbe i naredbe koji su na raspolaganju u iza-branoj kategoriji.

3. Kliknite na gumb koji èlite dodati i povucite ga na èljeni poloàjunutar trake s alatima. Postoje}i }e gumbi biti pomaknuti udesno kako bi novi gumb imao dovoljno mjesta.

Da biste u izmijenjenu traku Standard dodali gumb Clear Contents, slijeditenaredne korake:

1. U okviru za dijalog Customize u kartici Commands odaberite kate-goriju Edit iz popisa Categories.

2. Kliknite na gumb Clear Contents (gumb s gumicom za brisanje) ipovla~enjem ga smjestite na isto mjesto s kojeg ste uklonili gumb Cut –lijevo od gumba Copy (gumb s dvije nacrtane stranice). Kao rezultat}ete dobiti traku koja izgleda otprilike kao ona prikazana na slici 3-9.Dok povla~ite mi{a, uz pokaziva~ }e se pojaviti i mala ikona gumba.


redsta

vljam

o va

m

I.

47

U traku s alatima moè se dodati vi{e gumba no {to se moè prikazati dok jetraka usidrena. Dodatni gumbi pojavljuju se u izborniku Motre Buttons.

NAPOMENA>>

SLIKA 3-9.

Povucite gumb izokvira za dijalogCustomize dabiste ga dodali natraku s alatima.Mi smo dodaligumb ClearContents lijevo odgumba Copy natraku s alatimaStandard.

Kada gumb povla~ite na traku s alatima, pojavit}e se ikona sa znakom “+”, a I-pokaziva~ozna~ava ciljni poloàj gumba.

Razmje{tanje gumbâ i naredbiUz otvoren okvir za dijalog Customize mogu}e je i razmje{tanje postoje}ihgumba na traci s alatima. Koriste}i na{u traku Standard kao primjer, povla-~ite udesno gumb Clear Contents koji smo upravo dodali, sve dok indika-tor mjesta umetanja ne prije|e na desnu stranu gumba Format Painter(gumb s nacrtanom ~etkom za bojanje). Rezultat izgleda otprilike kao naslici 3-10.

SLIKA 3-10.

Gumb Clear Con-tents pomaknulismo desno odgumba FormatPointer.

Uz to, dodavanjem ili uklanjanjem linija moète ure|ivati prazni prostorizme|u gumba. Za to je potrebno ne{to vje`be, ali osnovni postupci su jed-nostavni. Da biste dodali liniju lijevo od gumba, povucite ga udesno i otpu-stite tipku mi{a prije nego {to se pojavi indikator mjesta umetanja. Da bistedodali liniju iznad naredbe u izborniku, povucite mi{em naredbu nadolje.Sli~no tome, liniju moète ukloniti povla~enjem susjednog gumba ili na-redbe preko linije dok gumb ili naredba ne prekriju liniju.

Linije izme|u gumba ili naredbi moète dodavati i uklanjati i upotrebomgumba Modify Selection koji se nalazi na kartici Commands okvira za dija-log Customize. Kada kliknete na naredbu Begin A Group, pojavit }e se novalinija ulijevo, odnosno iznad odgovaraju}eg gumba, odnosno naredbe. Akoèlite ukloniti postoje}u liniju, odaberite gumb ili naredbu koji se nalazeudesno, odnosno ispod linije i kliknite na Begin A Group kako biste poni-{tili djelovanje te naredbe.

Trake s alatima i izbornike moète preurediti i povla~enje gumba i naredbi i premje{tanjem na druge trake s alatima i izbornike. Primjerice, ako su vid-ljive trake s alatima Standard i Formatting, pokrenite naredbu Customize izizbornika pre~ica trake s alatima. Dok je prikazan okvir za dijalog


48

Zapravo ne. Gumbi koji se pojavljuju na trakama s alatima samo su zgodanna~in za izvo|enje naredbi. Naredbe iz izbornika na razlikuju se od gumba, ustvarnosti mnoge naredbe u izborniku prikazuju odgovaraju}e slike gumba.Dio izbornika File prikazan dolje pokazuje tri naredbe s poznatim slikama slijeve strane imena naredbi, koje se pojavljuju kao gumbi na traci s alatimaStandard.

Kao {to moète vidjeti na kartici Commands okvira za dijalog Customze (slika3-8 na 46. str.), popis naredbi prikazuje slike gumba odmah do imena nared-bi, onako kako se prikazuju u izbornicima. Za vi{e informacija pogledajte“Kontrola prikaza gumba” na 52. str i “Mijenjanje izgleda gumba” na 56. str.

Postoje li razlike izme|u gumbâ i naredbi?

Customize, povucite bilo koji gumb s jedne na drugu traku s alatima. Gumb}e nestati s originalne trake i pojaviti se na novoj lokaciji. Sli~no tome, è-lite li premjestiti naredbu izbornika jednostavno je povucite mi{em na nekidrugi izbornik.


redsta

vljam

o va

m

I.

49

Gumbe je mogu}e i kopirati izme|u traka s alatima. Uz otvoren okvir za dija-log Customize i pritisnutu tipku Ctrl dovedite povla~enjem bilo koji gumb ilinaredbu na novu lokaciju. (Pri tome }e se uz pokaziva~ mi{a pojaviti maliznak plus.) Na izvornoj }e lokaciji gumb ili naredba ostati kao i prije, a naodredi{noj }e se pojaviti duplikat.

SAVJET❞

Razmje{tanje izbornika i podizbornikaIzbornike i podizbornike moète prilagoditi prema èlji, koriste}i iste tehni-ke kao i kod prilagodbe traka s alatima i naredbama. Dodatna tehnika zaprilagodbu izbornika je upotreba Built-In Menus. To je kategorija na karticiCommands okvira za dijalog Customize, koja sadrì sve predefiniraneizbornike i podizbornike raspoloìve u Excelu. Stavke s liste Built-In Menusmoète kao i bilo koji drugi gumb ili naredbu postavljati na bilo koju trakus alatima, izbornik ili traku s izbornicima. Na primjer, izbornik Toolbarsmoète povu}i s popisa Built-In Menus na traku s izbornicima kako bistestvorili poseban izbornik za trake s alatima, kao {to pokazuje slika 3-11.Toolbars je normalno podizbornik izbornika View, pa ga moète povu}i sizbornika View kako biste ga uklonili.

SLIKA 3-11.

Built-In Menusmoète razmje-stiti da biste ~e{}e kori{tenenaredbe u~inilipristupa~nijima.

S otvorenim okvirom za dijalog Customize cijele izbornike moète povla~itina druge izbornike pretvaraju}i ih u podizbornike. Na primjer, mogli bistepovu}i izbornik Help na dno izbornika View, {to }e izbornik Help pretvoritiu podizbornik. Izbornike moète i dodavati na trake s alatima i trake s ala-tima dodavati na trake s izbornicima.

Obnavljanje osnovnih traka s alatimaDa biste va{u izmijenjenu traku s alatima vratili u izvorno stanje, u~initesljede}e:

1. Iz izbornika View ili izbornika pre~ica za izbor trake s alatima odabe-rite Toolbars, a zatim Customize (ili odaberite Customize iz izbornikapre~ica trake s alatima).

2. Ozna~ite naziv trake s alatima kojoj èlite povratiti izvorni izgled ikliknite na Reset. Zatim kliknite na OK kako biste potvrdili izvo|enjepostupka. Traka s alatima }e poprimiti podrazumijevani oblik. Pozavr{etku kliknite na Close.

Obnavljanje osnovnih izbornikaDa biste svoj izmijenjeni izbornik vratili u izvorno stanje, u~inite sljede}e:

1. Iz izbornika View ili izbornika pre~ica za izbor trake s alatima odabe-rite Toolbars, a zatim Customize (ili odaberite Customize iz isko~nogizbornika trake s alatima).

2. Desnom tipkom mi{a kliknite na izbornik koji èlite vratiti u podrazu-mijevano stanje, a zatim u isko~nom izborniku koji }e se pojaviti oda-berite Reset.


50

Za istovremeni povrat na originalno stanje svih izbornika, podizbornika i naredbi,kliknite na jaha~ Toolbars okvira za dijalog Customize, a zatim potvrdite opcijuWorksheet Menu Bar (ako je aktivna stranica grafikona, tada potvrdite opcijuChart Menu Bar). Nakon toga kliknite na Reset, te po zavr{etku na Close.

SAVJET❞

Obnavljanje personaliziranih izbornika i traka s alatimaPrethodni postupci poni{tavaju postoje}u konfiguraciju naredbi i gumba natrakama s alatima i izbornicima, ali ne odre|uju koje }e naredbe i gumbibiti vidljivi kada su uklju~ene opcije personaliziranja. Ove opcije moètekontrolirati u kartici Options iz okvira za dijalog Customize. Odaberiteopcije Standard And Formatting Toolbars Share One Row i Menus ShowRecently Used Command First. Slika 3-12 prikazuje karticu Options.

VIDI IInformacije o per-sonaliziranim tra-kama s alatima po-traìte u odjeljku“Pomi~ne trake salatima” na 38. str.

?

Odabiranjem opcije Standard And Formatting Toolbars Share One Rowujedno ste aktivirali i ekvivalent opcije “recently used commands” kojadjeluje na traci s alatima. Odabir gumba koji }e biti vidljivi na trakama salatima Standard i Formatting djelomi~no ovisi o va{im navikama njihovogkori{tenja a to biljeì Excel tokom va{eg rada. Pomo}u sljede}ih korakamoète sve svoje naredbe izbornika i gumbe traka s alatima vratiti na njiho-va originalna mjesta – dio na vidljivi dio traka s alatima, dio na izbornikMore Buttons:

1. Iz izbornika View odaberite Toolbars, a zatim kliknite na Customize(ili Customize moète odabrati iz izbornika pre~ica.)

2. Kliknite na jaha~ Options (prikazan na slici 3-12) i onda na gumb ResetMy Usage Data. Po zavr{etku kliknite na Close.

Obnavljanje svih op}ih postava trake s alatima i izbornikaOvaj postupak djelotvorno ujedinjuje prethodna tri. Slijedite naredne ko-rake da biste poni{tili sve izbornike i trake s alatima te personaliziranepodatke:

1. Iza|ite iz Excela klikom na gumb za Close ili odabirom naredbe Exit izizbornika File.

2. U Windows Exploreru prona|ite mapu C:\Windows\ApplicationData\Microsoft\Excel.

3. Obri{ite datoteku Excel.xlb.


redsta

vljam

o va

m

I.

51

SLIKA 3-12.

Da biste obnovilipersonaliziraneizbornike i trake salatima, kliknitena Reset MyUsage Data.

Promjena opcija gumba na traci s alatimaAko to èlite, sve gumbe na traci s alatima moète uve}ati kako biste ihlak{e i sigurnije odabirali. Jednostavno odaberite opciju Large Icons na kar-tici Options okvira za dijalog Customize koji je prikazan na slici 3-12. Uo~i-te, me|utim, da uve}anjem smanjujete broj gumba koji mogu biti prikazaniunutar usidrene trake s alatima.

Ako je uklju~ena opcija Show ScreenTips On Toolbars, prilikom pomicanjapokaziva~a mi{a iznad bilo kojeg gumba pojavit }e se maleni okvir s ispisa-nim nazivom gumba. (Vi{e informacija o okviri}ima s opisnim tekstom pogledajteu dijelu “Prepoznavanje gumba na traci s alatima i ScreenTips”, na 35. str.)


52

VIDI IVi{e informacija omijenjanju izgledagumba traka s ala-tima potraìte u“Mijenjanje izgledagumba” na 56. str.

?

Kartica Options okvira za dijalog Customize sadrì i padaju}i popis MenuAnimations. Radi se o jo{ jednom zgodnom pobolj{anju u Excelu 2000 (uzzvu~nu pozadinu i animirano umetanje i brisanje stupaca i redaka, koji seuklju~uju i isklju~uju naredbom Options izbornika Tools).

Iz popisa Menu Animations moète birati izme|u ~etiri mogu}nosti: Ran-dom, Unfold, Slide i None (podrazumijevano uklju~ena opcija). Kada kliknetena izbornik, a uklju~ena je jedna od animacija, umjesto jednostavnogpojavljivanja, oni }e naprosto procvjetati. Probajte kako biste sami vidjelikako to izgleda.

Animiranje va{ih izbornika

Kontrola prikaza gumbâMnoge naredbe imaju pridruène gumbe ~ija su lica obi~no prikazana nalijevoj strani naredbe u izborniku. Isto tako, mnoga se ista lica pojavljuju ina traci s alatima i ozna~avaju gumbe koji izvode iste zadatke kao i odgo-varaju}e naredbe izbornika. U izbornicima moète uklju~iti ili isklju~itiprikaz slike gumba.

Ako u okviru za dijalog Customize naredba uz sebe ima i sliku gumba,moète je upotrijebiti i kao naredbu izbornika i kao gumb. Ako naredbanema pridruènu sliku, moète je sami nacrtati.

Slike na gumbima kontrolirat }ete pomo}u gumba Modify Selection koji senalazi na kartici Commands okvira za dijalog Customize. Slika 3-13 poka-zuje izbornik Modify Selection koji se pojavljuje pri pokretanju naredbeCopy iz izbornika Edit.

êtiri naredbe izbornika Modify Selection, koje po~inju naredbom DefaultStyle, kontroliraju prikaz gumbâ. U trakama s alatima }ete moète samiodabrati èlite li prikazati samo naredbe, samo slike ili oboje. Ako odabe-rete Text Only (In Menus), slika gumba }e nestati iz izbornika. Ako kasnijemi{em odvu~ete naredbu iz izbornika na traku s alatima, slika }e se ponov-no pojaviti, a teksta }e nestati. Ako odaberete Text Only (Always), slikagumba ne}e se pojaviti niti u izborniku niti na traci s alatima. NaredbaImage And Text uzrokovat }e i u izborniku i na traci s alatima prikaz i slikei teksta. Naredba Default Style vra}a pode{enja na podrazumijevana, {to zave}inu naredbi zna~i prikaz slike i teksta u izbornicima i prikaz slike bezteksta na traci s alatima.

Stvaranje novih traka s alatimaStvaranje novih traka s alatima vrlo je jednostavno. Slijedite narednekorake:

1. Iz izbornika View odaberite Toolbars, a zatim Customize.

2. Na kartici Toolbars kliknite na gumb New.

3. Na ekranu }e se otvoriti okvir za dijalog New Toolbar, prikazan naslici 3-14. Utipkajte ime nove trake s alatima. Kada kliknete na OK,pojavit }e se mala, prazna, plutaju}a traka s alatima.

4. Dodajte gumbe u novu traku povla~enjem s kartice Commands okviraza dijalog Customize ili premje{tanjem odnosno kopiranjem gumbâ izdrugih traka s alatima.


redsta

vljam

o va

m

I.

53

SLIKA 3-13.

Za promjenuprikaza naredbi igumbâ u izbor-nicima i na traka-ma s alatimaupotrijebiteizbornik ModifySelection.

Nakon {to definirate korisni~ku traku s alatima i zatvorite okvir za dijalogCustomize, ime trake }e se pojaviti u podizborniku Toolbars izbornikaView, izborniku pre~ica traka s alatima i na popisu Toolbars okvira za dija-log Toolbars. Novu traku s alatima moète prikazati, sakriti i usidriti kao ibilo koju traku s alatima ugra|enu u Excel.

Brisanje korisni~kih traka s alatimaBrisanje trake s alatima jednostavno je kao i njezino stvaranje. Ako èliteukloniti neku traku s alatima, slijedite naredne korake:

1. Iz izbornika View odaberite Toolbars, a zatim Customize (ili odaberiteCustomize iz izbornika pre~ica trake s alatima).

2. Na kartici Toolbars okvira za dijalog Customize ozna~ite naziv koris-ni~ke trake s alatima koju èlite ukloniti. Excelove ugra|ene trake salatima ne moète izbrisati.

3. Kliknite na Delete, a zatim OK na upit.

Stvaranje novih izbornikaPopis Categories na kartici Commands okvira za dijalog Customize sadrìkategoriju pod imenom New Menu. Radi se o jedinstvenoj kategoriji kojasadrì samo jedan element: New Menu. Kada taj element povu~ete mi{emna izbornik, izborni~ku traku ili traku s alatima, pojavit }e se, naravno, NewMenu. Ime “New Menu” nije dovoljno razumljivo, pa ga moète promijeni-ti: kliknite na New Menu desnom tipkom mi{a, u polje Name upi{ite novo


54

SLIKA 3-14.

U okviru za dija-log Toolbar utip-kajte ime novetrake s alatima izatim kliknite naOK. Okvir za dija-log Customizeostat }e otvoren,a pojavit }e seprazna traka salatima.

OPREZXNakon brisanjatrake s alatima nijeju mogu}e obnovi-ti upotrebom na-redbe ili gumbaUndo.

ime i pritisnite Enter. Novi izbornik tada moète popuniti naredbama,izbornicima i gumbima s kartice Commands. Na njega moète postaviti ~aki padaju}e popise. Primjerice, slika 3-15 pokazuje novi izbornik koji smostvorili i na njega postavili tri padaju}a popisa.


redsta

vljam

o va

m

I.

55

SLIKA 3-15.

Vlastite izbornikestvorite prekokategorije New Menu.

Da biste uklonili nove izbornike i vratili preba~ene izbornike i naredbe na nji-hove polazne lokacije, kliknite na opciju Worksheet Menu Bar (ili Chart MenuBar ako ste u stranici grafikona) na kartici Toolbars okvira za dijalogCustomize. Zatim kliknite na Reset.

SAVJET❞

Spremanje promjena traka s alatima i izbornika

Prilikom izlaska iz Microsoft Excela 2000, sve ugra|ene i sve korisni~kiodre|ene trake s alatima sprema se u poloàju i obliku u kojem se tada na-laze. Prilikom sljede}eg pokretanja Excela, sve }e trake s alatima biti sprem-ne za upotrebu. Excel sprema postave traka s alatima u mapu Windows, uposebnu datoteku imena Excel.xlb. Ako poèlite pohraniti vi{e razli~itihkombinacija postava traka s alatima, mo}i }ete to u~initi izmjenom naziva.xlb datoteka.

Prilikom svakog izlaska iz Excela, u .xlb datoteku se pohranjuju sve iz-mjene u postavi traka s alatima. Da biste pohranili trenutnu postavu u za-sebnu datoteku, slijedite naredne korake:

1. Iza|ite iz Excela klikom na gumb za Cliose ili odabirom naredbe Exitiz izbornika File.

2. Pokrenite Windows Explorer i u|ite u mapuC:\Windows\Application\Data\Microsoft\Excel.

3. Upotrebom naredbe Rename iz izbornika File izmijenite naziv .xlbdatoteke. Ako u Windows Exploreru ne vidite ekstenzije datoteka,odaberite Options iz izbornika View i poni{tite opciju Hide MS-DOSFile Extensions.

Postave aktivne pri posljednjem izlasku iz Excela spremaju se pod novimimenom, a bilo koje promjene na~injene za vrijeme idu}eg rada s Excelomspremaju se u datoteku Excel.xlb. Kasnije moète preimenovati ovu novu.xlb datoteku. Takvim postupkom moète pohraniti proizvoljan brojrazli~itih postava traka s alatima, a pristupate im naredbom Open izExcelovog izbornika File. Drugi je na~in aktiviranja odre|ene pode{enostipokretanje Excela iz Windows Explorera i to tako da dvaput kliknete nanaziv odgovaraju}e .xlb datoteke. Moète kreirati i pre~icu u WindowsExploreru, ili je dodati u izbornik Start u traci sa zadacima.

Promjena izgleda gumbaPostoji nekoliko na~ina na koje moète promijeniti izgled gumba:

� Promjenom njegova lica upotrebom naredbe Change Button Image

� Promjenom njegova lica pomo}u Excelova Button Editora

� Kopiranjem lica nekog drugog gumba i uljepljivanjem na èljeni

� Crtanjem slike iz po~etka

Dok je otvoren okvir za dijalog Customize, kliknite desnom tipkom mi{anad bilo kojim gumbom na traci s alatima kako biste otvorili izbornikpre~ica. Naredba Change Button Image, {to pokazuje slika 3-16, otvorit }epaletu sli~ica, odnosno gumba sa slikama na njima, koje moète upotrijebitiza promjenu prikaza gumbâ.


56

VIDI IDodatne informa-cije o otvaranjudatoteka moèteprona}i u odjeljku“Otvaranje datote-ka”, na 81. str.

?

SLIKA 3-16.

Upotrebomnaredbe ChangeButton Imagemoète izmijenitilice bilo kojeggumba.

Ako se sli~ica koju èlite ne nalazi u paleti, plasti~nu operaciju moèteizvesti pomo}u naredbe Edit Button Image koja }e otvoriti Button Editor,prikazan na slici 3-17.


redsta

vljam

o va

m

I.

57

SLIKA 3-17.

Za promjenu licabilo kojeg gumbamoète upotrije-biti Button Editor.

Kvadrati}i od kojih je sa~injena slika gumba u Button Editoru odgovarajupikselima, jedinicama rezolucije va{eg ekranskog prikaza. Da biste izbrisalineki od piksela, kliknite na kvadrati} Erase u okviru Colors, a zatimkliknite ili povucite mi{em preko piksela koje èlite ukloniti.

Stvaranje korisni~kog gumbaAko èlite nacrtati potpuno novo lice gumba, otvorite Button Editor nared-bom Edit Button Image i kliknite na gumb Clear. Nadalje, kliknite na kva-drati} s bojom u okviru Color, a zatim kliknite ili povla~ite mi{em kroz pik-sele slike smje{tene u okviru Picture, otprilike kao da ste umo~ili va{u “~et-ku” u boju i sada njome prelazite preko slike. Gumbe sa strelicama smje{te-ne u okviru Move upotrebljavajte za pomicanje slike u èljenom smjeru. Po-micanje pomo}u strelica je mogu}e samo ako postoje prazni pikseli u smje-ru u kojem se èlite pomaknuti. U primjeru na slici 3-17 mogu}e je pomak-nuti lice gumba za jedan piksel ulijevo. U okviru Preview prikazan je izgledgumba u stvarnoj veli~ini.

Gumbi kojima je lice korisni~ki odre|eno dostupni su samo u traci s alatima.Drugim rije~ima, ti gumbi nisu uklju~eni u okvir za dijalog Customize.

NAPOMENA>>

Ako niste zadovoljni s novim licem gumba, vratite mu staro lice naredbomReset koja se nalazi u izborniku pre~ica za pode{avanje gumba.

Kopiranje lica gumbaKopiranje lica s jednog gumba na drugi obavlja se na sljede}i na~in:

1. Otvorite dijalog Customize. Ako je potrebno, povucite gumb koji èlitekopirati na traku s alatima. Gumb moète kopirati samo kada senalazi na traci s alatima.

2. Uz otvoren okvir za dijalog Customize postavite pokaziva~ mi{a iznadgumba koji èlite kopirati i kliknite desnom tipkom mi{a kako bi seotvorio izbornik pre~ica za pode{avanje gumba.

3. U izborniku pre~ica odaberite naredbu Copy Button Image.

4. Postavite pokaziva~ mi{a iznad gumba kojem èlite izmijeniti lice ipozovite izbornik pre~ica.

5. U izborniku pre~ica odaberite naredbu Paste Button Image i lice kopi-ranog gumba }e se pojaviti umjesto starog lica.

6. Ako je potrebno, iz trake s alatima povla~enjem uklonite gumb s koje-ga ste kopirali lice. Kliknite na OK.

Izmjena lica i veli~ina gumbaExcelovi gumbi na trakama s alatima imaju podrazumijevanu {irinu od 16 i visinu od 15 piksela. To su tako|er i dimenzije rastera u okviru Picturesmje{tenom u Button Editoru, prikazanom na slici 3-13. Me|utim, {to }e se dogoditi kada na kartici Options okvira za dijalog Customize potvrditeopciju Large Icons? Gumbi }e se prikazati ve}ima, ali njihova }e veli~ina u pikselima ostati jednaka. Excel }e jednostavno uve}ati sliku gumba. Pripromjeni ili stvaranju lica gumba, provjerite ga i uz uklju~enu opciju LargeIcons kako biste se uvjerili da }e gumb dobro izgledati i u tom prikazu.

Pridruìvanje traka s alatima radnoj bilje`nici

Ranije u ovom poglavlju opisali smo kako se pode{enost traka s alatimapohranjuje prilikom izlaska iz Microsoft Excela 2000. Prilikom ponovnogpokretanja programa ta se pode{enost aktivira i trake su spremne za upo-trebu. Excel dozvoljava i pridruìvanje traka s alatima radnim bilje`nicamatako da se prilikom otvaranja odre|ene radne bilje`nice aktivira i pridru-èna traka s alatima. Zahvaljuju}i toj mogu}nosti, moète kreirati mno{tvorazli~itih traka s alatima koje }ete upotrebljavati za odre|ene zadatke uodre|enim radnim bilje`nicama. Budu}i da su te trake pridruène radnimbilje`nicama, moète ih izbaciti iz popisa Toolbars smje{tenog u okviru zadijalog Customize i time ostaviti mjesta za “univerzalnije” trake s alatima.


58

Da biste korisni~ku traku s alatima pridruìli odre|enoj radnoj bilje`nici,odaberite njezino ime iz popisa na kartici Toolbars okvira za dijalog Custo-mize, a zatim kliknite na gumb Attach. Pojavit }e se okvir za dijalog AttachToolbars, {to pokazuje slika 3-18.


redsta

vljam

o va

m

I.

59

SLIKA 3-18.

Pridruìte kori-sni~ke trake salatima radnimbilje`nicamaupotrebom okviraza dijalog AttachToolbars.

U okviru za dijalog Attach Toolbars iz popisa Custom Toolbars odaberitetraku koju èlite pridruìti radnoj bilje`nici. (Radnoj bilje`nici mogu bitipridruène samo korisni~ki definirane trake s alatima.) Kliknite na gumbCopy kako biste traku s alatima dodali popisu traka pridruènih radnojbilje`nici (Toolbars In Workbook).

VIDI IDodatne informa-cije o pohranipode{enosti va{ihtraka s alatimamoète prona}i uodjeljku “Sprema-nje i promjenatraka s alatima i izbornika” nastranici 55.

?

VIDI IVi{e informacija osnimanju makroa,naredbama i gum-bima potraìte u28. poglavlju “Izrada makro-naredbi”. Dodatneinformacije o hi-pervezama potra-ìte u 19. poglavlju“Hiperveze iInternet”

?

Na kartici Commands okvira za dijalog Customize nalazi se i jedna posebnakategorija – Macros. Makroi su sekvence naredbi koje sami slaète kako bistepojednostavili ponavljane operacije. Kategorija Macros sadrì dva elementa:Custom Menu i Custom Button. Jedina stvarna razlika izme|u njih je u tomeda Custom Menu ne sadrì i sliku gumba. Me|utim, kako smo ve} vidjeli,sliku ionako naknadno moète dodati sami.

Da biste upotrijebili ova dva elementa, povucite mi{em bilo koji od njih naizbornik, izborni~ku traku ili traku s alatima, kliknite desnom tipkom mi{a nanovu naredbu ili gumb i zatim iz isko~nog izbornika odaberite naredbuAssign Macro. U okviru za dijalog pojavit }e se svi makroi dostupni radnojbilje`nici. U mogu}nosti ste odabrati jedan od postoje}ih makroa i pridruìtiga ozna~enoj naredbi ili gumbu, ili kliknuti na gumb Record i po~eti snima-nje novog makroa. Isto tako, umjesto makroa naredbi ili gumbu moètepridruìti hipervezu. U izborniku pre~ica odaberite Assign Hyperlink pa izabe-rite naredbu Open kako bi se prikazao okvir za dijalog Assign Hyperlink.

Stvaranje korisni~kih naredbi i gumba

Nakon {to traku s alatima pridruìte radnoj bilje`nici moète je, ako vamvi{e nije potrebna, izbrisati iz popisa traka smje{teog na kartici Toolbarsokvira za dijalog Customize. Jednostavno ozna~ite traku i kliknite naDelete. Prilikom svakog otvaranja te radne bilje`nice automatski }e seaktivirati i pridruèna traka s alatima. Nakon zatvaranja radne bilje`nicepridruèna traka s alatima i dalje ostaje u radnom podru~ju, ~ime vam jeomogu}eno da je prema potrebi mijenjate ili uklonite.

Da biste pridruènu traku s alatima “rastavili” od radne bilje`nice, morateponovo upotrijebiti okvir za dijalog Attach Toolbars, s tom razlikom da }eteozna~iti traku s alatima na popisu pridruènih traka i kliknuti na gumbDelete. (Gumb Copy se prilikom odabira pridruène trake s alatima mijenjau Delete.) Ako traku s alatima ne “rastavite” na ovaj na~in, ona }e se pono-vo pojavljivati prilikom svakog otvaranja radne bilje`nice, ~ak i ako upotri-jebite naredbu Toolbars kako biste je uklonili iz popisa traka.

Sljede}e poglavlje pokriva osnove upravljanja datotekama. Tu je sve, odotvaranja, spremanja i stvaranja novih datoteka do iskori{tavanja Excelovihmogu}nosti traènja datoteka (ako imate pote{ko}a u prisje}anju gdje stekoju ostavili).


60

4Upravljanje datotekama

Jedna od prednosti u radu s ra~unalima je mogu}nost spre-manja va{eg rada na disk u elektroni~ku datoteku. Kada jeva{ rad spremljen na disk, uvijek vam je nadohvat ruke, a

upotrebom opcije Find File u Excelu nikad ne}ete imati pro-blema u pronalaènju datoteka. Omogu}eno je jednostavnodijeljenje va{eg rada spremljenog na disku s drugima bez po-trebe stvaranja papirnatih kopija. U ovom poglavlju opisujemosve na~ine za spremanje, otvaranje i nalaènje va{ih Exceldatoteka.

61

4. POGLAVLJE

Rad s datotekama 62

Pronalaènje datoteka 83

Uvoz i izvoz datoteka 86

Rad s datotekamaZa spremanje i otvaranje svojih radnih datoteka upotrebljavate izbornikFile. Microsoft Excel 2000 “pamti” posljednje ~etiri datoteke na kojima steradili i postavlja njihova imena na dno izbornika kako biste ih brzo mogliotvoriti. Izbornik File pokazan je na slici 4-1.


62

SLIKA 4-1.

Na dnu izbornikaFile Excel prikazu-je ~etiri posljednjedatoteke na koji-ma ste radili kakobiste bilo koju odnjih mogli brzootvoriti.

Stvaranje nove datotekeNovu radnu bilje`nicu mo`ete brzo stvoriti klikom na gumb New Work-book na traci s alatima Standard. Slika 4-2 pokazuje gumbe koji se odnosena upravljanje datoteka, a dostupni su na traci s alatima Standard.

SLIKA 4-2.

Upotrijebite prvatri gumba na tracis alatima Stan-dard kako bisteupravljali svojimdatotekama.

New

Open

Save

Ako stvorite novu radnu bilje`nicu kada je jedna ve} otvorena, prozor noveradne bilje`nice pojavljuje se iznad postoje}eg prozora. Ako se prija{njaradna bilje`nica zvala Book1, nova }e biti nazvana Book2. Kasnije radnebilje`nice numeriraju se slijedom: Book3, Book4 itd. Za prebacivanje izjedne radne bilje`nice u drugu, upotrebljavate naredbe iz izbornikaWindow.

VIDI IVi{e informacija oprebacivanju izjedne u druguradnu bilje`nicupotra`ite u 9.poglavlju “Radnestranice i prozori”.

?

Stvaranje nove datoteke na temelju postoje}eAko umjesto gumba New na traci s alatima upotrijebite naredbu New izizbornika File, pojavit }e se okvir za dijalog New, {to pokazuje slika 4-3.Radne bilje`nice koje se pojavljuju u okviru za dijalog New postaju temeljza va{e nove radne bilje`nice. Kartica General u okviru za dijalog Newsadrì ikonu “Workbook”. Odabir te ikone stvara novu praznu radnu bi-lje`nicu, kao da ste kliknuli na gumb New Workbook. Kartica SpreadsheetSolutions sadrì nekoliko ikona za tipi~ne radne bilje`nice. Ove vam tipi~nebilje`nice pruàju prvi korak u mnogim uobi~ajenim zadacima vezanim uztablice. Kada odaberete jednu od tih ikona i kliknete na OK, Excel otvarakopiju radne bilje`nice.

Upravljanje datotekama 4. POGLAVLJEP

redsta

vljam

o va

m

I.

63

SLIKA 4-3.

U mogu}nosti steotvoriti kopiju bi-lo koje datotekekoja se pojavljujeu okviru za dija-log New.

Da biste dodali dostupne predlo{ke radnih bilje`nica, morat }ete ponovitiinstaliranje. Predlo{ci Spreadsheets Solutions nisu instalirani prema osnovnojpostavi. Ako kliknete na jednu od ikona u kartici Spreadsheet Solutions, po-javljuje se poruka Kliknite na OK za instaliranje dodatnih predloàka i stva-ranje nove datoteke. Ako kliknete na OK, Excel }e traìti potvrdu instaliranjaodabranog predlo{ka. Me|utim, predlo{ci Spreadsheet Solutions rade u ovi-snosti o nekim dodacima koji moraju tako|er biti instalirani. I zato, iakoExcel 2000 nudi lak na~in instaliranja nedostaju}ih komponenti, u ovomslu~aju najbolje je ponovo pokrenuti Setup i ispravno instalirati predlo{keSpreadsheets Sollutions.

NAPOMENA>>


64

Sadràj okvira za dijalog New odraàva sadràj mapeC:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates koja se stvara pri prvojinstalaciji Excela. U kartici General okvira za dijalog New pojavit }e se sve da-toteke koje se nalaze u mapi Templates. Na taj na~in, ako u mapu Templatessmjestite radnu bilje`nicu koju ~esto upotrebljavate kao temelj za nove radnebilje`nice, taj }e se predloàk uvijek pojaviti u kartici General okvira za dijalogNew. Kada za otvaranje radne bilje`nice upotrebljavate okvir za dijalog New,Excel stvara kopiju, a original se ~uva nedirnut.

Kartica Spreadsheet Solutions pojavljuje se u okviru za dijalog New zato jerpostoji mapa Spreadsheet Solutions koja sadrì Excel datoteke, a nalazi sepod mapom Templates. U okviru za dijalog New moète stvoriti i vlastitu kar-ticu tako da stvorite mapu unutar mape Templates i u nju spremite Excel da-toteke upotrebljavaju}i naredbu Save As iz izbornika File (vidi “Spremanje da-toteka” na 69. str.). Sljede}a slika pokazuje okvir za dijalog New s dodanomkarticom. Pod mapom Templates moète stvoriti koliko god ho}ete novihmapa, ali }e se u okviru za dijalog New kao kartice pojaviti samo one kojesadrè Excel datoteke.

Slika pokazuje ikone standardnih radnih bilje`nica koje izgledaju druga~ije odikona predloàka pokazanih na slici 4-3. Na taj na~in moète odmah prepo-znati je li datoteka spremljena kao normalna radna bilje`nica ili kao predlo-àk. Me|utim, u stvarnosti nema razlike jer okvir za dijalog New uvijek stvarakopiju datoteke tretiraju}i obje vrste kao predloàk.

Dodavanje vlastitih predloàka i kartica

VIDI IVi{e informacija opredlo{cima potra-ìte u “Upotrebapredloàka” na str. 214.

?

Slika 4-3 pokazuje okvir za dijalog New s jednim od Spreadsheet Solutionspredloàka. Izgled odabrane datoteke prikazuje se desno od popisa datote-ka. Pritiskom na jedan od tri gumba iznad slike odabirete kako èlite pre-gledati popis datoteka: pomo}u ikona (kao {to pokazuje slika 4-3), pomo}upopisa ili detaljnog popisa u kojoj se nalaze i podaci poput veli~ine datote-ke i datuma zadnje promjene. Uo~ite kako ikone u Spreadsheet Solutionssli~e malim komadi}ima papira. Takve ikone ozna~avaju datoteke koje suspremljene kao predlo{ci. Vidi “Formati datoteka” na 69. str.

Primjerice, ako dvaput kliknete na ikonu predlo{ka Business Planner, Excelstvara i otvara kopiju radne bilje`nice i naziva je “Business Planner1”. Exceltretira ovu datoteku kao novu. Kako god poku{ali spremiti datoteku poprvi put, pojavit }e se okvir za dijalog Save As i podsjetiti vas na davanjeimena datoteci.

Spremanje datotekaNakon {to ste uloìli vrijeme i energiju u stvaranje radne bilje`nice, vjerojat-no je èlite spremiti kako biste je kasnije mogli ponovo pozvati. Kada spre-mate radnu bilje`nicu, ne spremate samo podatke koje ste u nju unijeli, ve}i pode{enosti pridruène radnoj bilje`nici, koja uklju~uju pode{enost prozo-ra i osobine prikaza, formule, funkcije, pisma i stilove.

U izborniku File za spremanje datoteka na raspolaganju je {est naredbi –Save, Save As, Save As Web Page, Save Workspace, Close i Exit. (NaredbeSave As Web Page i Save Workspace nisu vidljive na skra}enim izbornici-ma. Da biste prikazali ove naredbe, kliknite na dvostruku strelicu s dnaizbornika File.) Svaka od ovih naredbi radi na ne{to druk~iji na~in. Op}eni-to, naredbu Save As upotrebljavate pri prvom spremanju dokumenta ilimijenjanju na~ina na koji Excel sprema va{ dokument, dok za spremanjepostoje}ih dokumenata upotrebljavate naredbu Save. Da biste bili osiguraniod slu~ajnog gubitka va{eg rada, Excel traì potvrdu spremanja promijenje-nih dijelova datoteke i u slu~aju odabira naredbi Close i Exit. Dokumentmoète brzo spremiti i klikom na gumb Save trake s alatima Standard, {to jepotpuno jednako odabiru naredbe Save iz izbornika File. Naredba Save asWeb Page sprema va{u radnu bilje`nicu u HTML formatu – jeziku Weba.


redsta

vljam

o va

m

I.

65

VIDI IDodatne informa-cije o spremanjuradne bilje`nice uobliku Web stra-nice potraìte u20. poglavlju“Stvaranje Webstranica pomo}uExcela.”

?

Jo{ jedna od naredbi kojom }ete spremiti svoje radne bilje`nice je ShareWorkbook u izborniku View. Kada je odaberete, va{a }e radna bilje`nicaautomatski biti spremljena u “dijeljenom” na~inu rada u kojem ju moguotvoriti i mijenjati i drugi korisnici. Vi{e informacija potraìte u odjeljku“Dijeljenje radnih bilje`nica na mreì”, na 585. str.

NAPOMENA>>

Kada datoteku va{e radne bilje`nice spremite pomo}u jedne od naredbiSave, radna bilje`nica ostaje otvorena. Me|utim, kada zatvorite datotekunaredbom Close ili zavr{ite rad s Excelom naredbom Exit, Excel s ekranauklanja datoteku.

Prvo spremanje datotekePrije nego {to po prvi put spremite radnu bilje`nicu, morate joj dodijelitiime i ozna~iti gdje èlite da Excel spremi datoteku. Da biste imenovali svojdokument, odaberite naredbu Save ili Save As iz izbornika File ili kliknitena gumb Save na traci s alatima Standard.

Pri prvom spremanju datoteke pojavit }e se okvir za dijalog Save As, kao{to prikazuje slika 4-4.


66

VIDI IDodatne informaci-je o spremanju svihradnih bilje`nica ipostava s kojimtrenutno raditepotraìte u odjeljku“Spremanje cijelogradnog podru~ja”na 76. str.

?

SLIKA 4-4.

Okvir za dijalogSave As pojavljujese prilikom prvogspremanjadatoteke.

Pomak za jednu razinu mape

Stvaranje nove mape

Promjena pogleda na popis datoteka

Okvir za dijalog Save As i njemu skoro identi~an Open u Excelu 2000 su uve-like pobolj{ani. Dodatne informacije o gumbima i kontroli kretanja kroz oveokvire za dijalog potraìte u odjeljku “Otvaranje datoteka” na 77. str.

NAPOMENA❡2000

Na slici 4-4 u polju File Name pojavljuje se predloèno ime Book1, jer no-vom dokumentu jo{ niste nadjenuli ime. Da biste promijenili ime datoteke,naprosto utipkajte novo ime. (Nastavak .xls ne morate utipkavati jer gaExcel dodaje umjesto vas.) Originalni sadràj polja nestaje prvim pritiskomna tipkovnicu. Nakon {to utipkate ime, kliknite na Save. Kada ste spremilidatoteku, na radnom podru~ju ostaje prozor radne bilje`nice, a na naslovnojtraci Excel prikazuje novo ime radne bilje`nice.


redsta

vljam

o va

m

I.

67

Ako za ve}inu operacija s datotekama upotrebljavate istu mapu, moète tumapu ozna~iti kao podrazumijevanu. Iz izbornika Tools jednostavno odabe-rite naredbu Options, a zatim kliknite na jaha~ General. Kliknite na poljeDefault File Location i otipkajte punu stazu do mape. Tako definirana mapaupotrebljava se kao podrazumijevana mapa pri svakom odabiru naredbiOpen, Save i Save As. Excel uvijek prikazuje zadnju mapu koju ste koristili utoku trenutne sesije. I zato, ako ste prilikom spremanja i otvaranja datotekakoristili neku drugu mapu umjesto podrazumijevane, Excel }e se uvijek vra-}ati toj mapi kod svakog sljede}eg kori{tenja naredbi Open, Save ili Save Assve dok ne iza|ete iz programa. Kada pokrenete Excel sljede}i put, program}e ponovno koristiti podrazumijevanu mapu.

SAVJET❞

Kako bi omogu}io sigurno i to~no spremanje kopije datoteke prije brisanjaoriginala, Excel }e najprije spremiti privremenu kopiju, zatim obrisati originali na kraju preimenovati privremenu kopiju originalnim imenom. Time se spre-~ava gubitak podataka u slu~aju da ne{to po|e krivo za vrijeme spremanja.Me|utim, zbog ove osobine ne}ete biti u mogu}nosti otvoriti, mijenjati ispremati datoteke koje su ve}e od polovice trenutno slobodnog prostora nadisku na kojem radite. Primjerice, ako imate disketu od 1.44 MB, ne moèteotvoriti, mijenjati i zatim spremati datoteke duè od oko 720 KB. U tom }eteslu~aju morati raditi na tvrdom disku, a nakon svih promjena i spremanjakopirati datoteku na disketu.

Koliko vam prostora za spremanje treba na disku?

Pravila imenovanja datotekaImenovanje datoteka u Excelu 2000 slijedi osnovna pravila koja vrijede i uostalim Windows 95 i Windows 98 aplikacijama. Imena datoteka i stazamogu imati do 218 znakova, za razliku od 255 uglavnom dostupnih uWindowsima, i sadràvati bilo koju kombinaciju alfanumeri~kih znakova,praznina i posebnih znakova /, \, >, <, *, ?, “, |, : i ;. Iako moète upotre-bljavati bilo koju kombinaciju malih i velikih slova, obratite pozornost na~injenicu da Excel ne razlikuje mala i velika slova u imenu datoteke. Pri-mjerice, MOJA DATOTEKA, Moja Datoteka i moja datoteka su za Excel pot-puno jednaka imena.

Poznati troznakovni nastavak iz MS-DOS-a pomaè vam u prepoznavanjuva{ih Excel datoteka i automatski se dodaje pri spremanju datoteke. Me|u-tim, nastavci se ne moraju pojaviti u imenima datoteka u Windowsima.Sljede}a tablica daje popis nekih podrazumijevanih Excel nastavaka.


68

Add-in (dodatak) .xla

Backup (rezervna kopija) .xlk

Template (predloàk) .xlt

Workbook (radna bilje`nica) .xls

Workspace (radno podru~je) .xlw

Vrsta dokumenta Nastavak

Ovisno o Windows instalaciji, MS-DOS nastavci datoteka poput .xls ne mora-ju se pojaviti uz ime datoteke. Nastavci jo{ uvijek postoje, ali u Windowsima95 98 moète sami odrediti ho}ete li ih ili ne}ete prikazati. U WindowsExploreru iz izbornika View odaberite naredbu Options pa u kartici Viewpotvrdite ili poni{tite opciju “Hide MS-DOS file extension for file types thatare registered”. Vi{e informacija potraìte u dokumentaciji va{ih Windowsa.

SAVJET❞

Ako èlite prihvatiti podrazumijevani programski nastavak imena datote-ka, jednostavno otipkajte ime bez to~ke i nastavka. Umjesto nastavaka mo-è vam se vi{e svidjeti okvir za dijalog Properties. Vi{e informacija potraìte u odjeljku “Dodavanje sumarnih informacija datotekama” na 74. str.

Ako druk~ije ne zadate, Excel sprema va{u datoteku u trenutnu mapu. Kao{to je pokazano na slici 4-4, ime trenutne mape pojavljuje se u polju Save inokvira za dijalog Save As. Da biste datoteku spremili u drugu mapu, moè-te zadati stazu zajedno s imenom va{e datoteke u polju File Name, ali i oda-brati mapu koju èlite koriste}i okvir s padaju}im popisom Save In, koju }e-te prikazati klikom na strelicu desno od polja. Sve mape ili radne bilje`niceunutar trenutne mape prikazane su u okviru s popisom koji dominira okvi-rom za dijalog Save As. Za odabir jedne od tih mapa, dvostruko kliknite è-ljenu mapu iz popisa. Odabrana mapa ostaje otvorena sve do novog izbora.

Ako datoteku èlite spremiti na drugi diskovni pogon, kliknite na strelicudesno od padaju}eg popisa Save In kako biste prikazali sve pogone spojenena va{ sustav. Zatim odaberite èljeni pogon iz popisa. Ako je va{e ra~unalospojeno na mreù, datoteke moète spremati i na mre`ne pogone. Datotekemoète spremiti i na FTP lokacije Interneta. Pritom, naravno, morate imatipristup Internetu.

Formati datotekaOsim zadavanja imena i smje{taja datoteke, u okviru za dijalog Save Asmoète zadati i drugi format datoteke. Kliknite na strelicu desno od pada-ju}eg popisa Save As Type. Popis se {iri kako bi otkrio sve formate u kojimamoète spremiti va{e datoteke.

Podrazumijevani je format Microsoft Excel Workbook, i gotovo }ete uvijekodabrati ovu opciju. Ako Excel datoteku èlite prenijeti u neki drugi pro-gram, moète upotrijebiti jednu od preostalih mogu}nosti kako biste pre-tvorili datoteku u format koji taj drugi program razumije.

Format Template (predloàk) omogu}ava vam spremanje datoteka koje semogu upotrijebiti kao temelj za brojne nove datoteke.


redsta

vljam

o va

m

I.

69

VIDI IVi{e informacija ospremanju datote-ka potraìteu 18.poglavlju, “Dijelje-nje datoteka s dru-gima” ili u 19. po-glavlju, “Hipervezei Internet”.

?

VIDI IVi{e informacija oizvoznim formati-ma Excela potra-ìte u odjeljku“Uvoz i izvozdatoteka” na 86. str.

?

Da biste otvorili datoteku predlo{ka kako biste promijenili izvorni predloàk,jednostavno odaberite naredbu Open.

NAPOMENA>>

Zadavanje podrazumijevanog formata datotekaPri spremanju radne bilje`nice, podrazumijevani je format Microsoft ExcelWorkbook. Nakon otvaranja datoteke koja je spremljena u nekom drugomformatu pri njezinu }ete spremanju biti upitani èlite li spremiti datoteku uformatu Excela 2000. Kao podrazumijevani format za spremanje datoteka

moète sami odabrati i neki drugi format. Da biste to u~inili, kliknite naView, zatim na Options, te aktivirajte karticu Transition koju pokazuje slika 4-5.


70

SLIKA 4-5.

Za spremanjedatoteka moètesami zadatipodrazumijevaniformat.

Popis Save Excel Files As sadrì iste formate kao i popis Save As Type okvi-ra za dijalog Save As. Ova je mogu}nost posebno zahvalna u slu~ajevimakada radite zajedno s drugim korisnicima koji upotrebljavaju ranije verzijeExcela.

U Microsoft Excelu 2000, kao i Excelu 95 i Excelu 5.0, radne stranice, grafovi,dijalozi i makroi su svi dio radne bilje`nice. U prethodnim verzijama Excelaoni su se spremali odvojeno. Ako u Excelu 2000 otvorite jednu od tih pret-hodnih vrsta, ona se automatski pretvara u radnu bilje`nicu Excela 2000, ko-ju zatim moète spremiti ili u novom Excel 2000 formatu ili zadràti u pret-hodnom formatu. Isto tako, datoteke iz prethodnih verzija Excela moètekombinirati u jednu radnu bilje`nicu Excela 2000. Vi{e }ete informacija oradu s radnim bilje`nicama na}i u 9. poglavlju “Radne stranice i prozori”.

Radne bilje`nice Excela 5.0 bile su uskladive s radnim bilje`nicama Excela 95 iobratno. To zna~i da ste radnu bilje`nicu mogli spremiti u Excelu 95, a zatimje bez problema otvoriti u Excelu 5. Excel 2000 ima ne{to druk~iji format za-pisa od onog koji dijele Excel 5.0 i Excel 95. Da bi se osigurala mogu}nostzajedni~kog rada s korisnicima koji upotrebljavaju prethodne verzije progra-ma, popis Save As Type okvira za dijalog Save As sadrì i specijalni formatMicrosoft Excel 97-2000 & 5.0/95, a kojim se datoteka istovremeno sprema u oba formata. Datoteku spremljenu u ovom formatu mogu upotrijebiti kori-snici svih navedenih verzija Excela, ali ako netko spremi datoteku u Excelu5.0 ili Excelu 95, tada }e odre|ena formatiranja i mogu}nosti koje nudi Excel2000 biti izgubljene.

Vrste dokumenta u prethodnim verzijama Excela

Automatsko stvaranje rezervnih kopijaExcel vam moè automatski stvarati duplikat va{e datoteke na istom diskui unutar istog direktorija u kojem se nalazi original. Odaberite naredbu Save As i kliknite na gumb Options kako biste prikazali okvir za dijalogSave Options, pokazan na slici 4-6. Zatim odaberite opciju Always CreateBackup.


redsta

vljam

o va

m

I.

71

SLIKA 4-6.

Okvir za dijalogSave Options dajevam nadzor nadraznim mogu}no-stima osiguranjadatoteka.

Rezervna kopija datoteke je duplikat koji nosi jednako ime kao i originalnadatoteka, ali je na po~etku dodana sekvenca “Backup of”, a nastavak je .xlk.Ako ste datoteku spremili po prvi put, rezervna kopija i radna bilje`nica suidenti~ne. Ako ste datoteku ve} prije spremali uz odabranu opciju AlwaysCreate Backup, Excel mijenja ime zadnje spremljene verzije datoteke, daju}ijoj nastavak .xlk, i prepisuje sadràj prethodne .xlk datoteke.

Bez obzira na vrstu datoteke, Excel rezervnoj kopiji uvijek postavlja nastavak.XLK. Pretpostavimo da radite s radnom bilje`nicom naziva MOJADAT.XLS,kao i s predlo{kom MOJADAT.XLT, i za obje potvrdite opciju Always CreateBackup. S obzirom da moè postojati samo jedna datoteka imena MOJA-DAT.XLK, kao .XLK datoteka pojavit }e se samo zadnja spremljena kopija iExcel }e prepisati sadràj rezervne kopije druge datoteke, ako takva postoji.

NAPOMENA>>

Za{tita datotekaSvoje datoteke moète za{tititi s dvije vrste lozinki: za{titnom ili samo za~itanje. Lozinke mogu sadràvati do 15 znakova, a razlikuju se mala i veli-ka slova. Stoga, ako datoteci pridruìte lozinku Tajna, ne moète je ponovnootvoriti upisuju}i TAJNA ili tajna. Zbog dodatne sigurnosti, pri uno{enjulozinke za{ti}ene datoteke, Excel ne prikazuje znakove na ekranu.

Kada datoteci pridruìte za{titnu lozinku i zatim je zatvorite, Excel od vastraì upisivanje lozinke prije ponovnog otvaranja datoteke.

Kada datoteci pridruìte lozinku samo za ~itanje, tada bilo tko moè otvo-riti datoteku, ali je ne moè spremiti ako u nju nije u{ao upotrebljavaju}ilozinku.

Tre}a mogu}nost za{tite, opcija Read-Only Recommended, pro{iruje mo-gu}nosti za{tite. Ako vas zadovoljava manje stroga za{tita, potvr|ivanjemove opcije moète korisniku savjetovati otvaranje datoteke tako da ju je mo-gu}e samo ~itati, bez potrebe postavljanja lozinke.


72

Iako su Excelove za{titne mjere tijekom godina prili~no usavr{ene, uvijek pos-toje ljudi koji uìvaju u pronalaènju novih na~ina za razbijanje lozinki. Nekava{e lozinke budu duga~ke osam ili vi{e znakova – {to dulje to bolje – a unjima kombinirajte velika i mala slova te brojeve.

SAVJET❞

Ponekad smo zatrpani poslom i zaboravljamo redovito spremiti datoteke.Naredba AutoSave iz izbornika Tools omogu}ava vam zadavanje vremenskogintervala (npr. 15 minuta) u kojem }e Excel automatski spremiti trenutnu ilisve otvorene radne bilje`nice. Tako|er moète odrediti èlite li da Excel svakiput otvori okvir za dijalog u kojem vas pita èlite li spremiti promjene.

Naredba AutoSave je dodatak, pa se ne}e pojaviti ako je niste uklju~ili priinstalaciji Excela na ra~unalo. Da biste to saznali, odaberite naredbu Add-Insiz izbornika Tools i pogledajte postoji li u popisu dostupnih dodataka i nared-ba AutoSave. Ako je nema, morat }ete ponovo pokrenuti Setup program.

Automatsko spremanje radnih bilje`nica

Da biste svojim datotekama pridruìli bilo koju od ovih za{tita, postupiteovako:

1. Iz izbornika File odaberite naredbu Save As i, ako je potrebno, otipkaj-te ime u polju File Name.

2. Kliknite na gumb Options

3. Odaberite opcije koje èlite i, ako je potrebno, unesite lozinke.

4. Kliknite na OK kako biste zatvorili okvir za dijalog Save Options.

5. Ponovno utipkajte lozinku u okviru za dijalog Confirm Password ikliknite na OK.

6. Kliknite na Save kako biste zatvorili okvir za dijalog Save As.

Ponovno spremanje datotekeNakon {to ste prvi put spremili datoteku, naredbu Save As ne morate pono-vo koristiti sve dok je ne èlite spremiti pod drugim imenom ili na drugomjesto, ili ako ne èlite koristiti jednu od opcija okvira za dijalog SaveOptions. Da biste spremili promjene u ve} spremljenoj datoteci, jednostavnoodaberite Save iz izbornika File ili kliknite na gumb Save iz trake s alatimaStandard. Excel prepisuje stari spremljeni sadràj s trenutnim sadràjemradne bilje`nice i ostavlja otvoren prozor u radnom podru~ju.

Spremanje datoteke pod drugim imenomAko odaberete naredbu Save As dok je otvorena ve} ranije spremljena dato-teka, moète je spremiti pod novim imenom. (Isto tako, moète dodati ilipromijeniti postavljene opcije za datoteku u okviru za dijalog SaveOptions.) Odabirom naredbe Save As za spremanje ranije spremljene dato-teke, vidjet }ete isti okvir za dijalog kakav je pokazan na slici 4-4 na 66. str.,ali Excel sada prikazuje ime pod kojim ste zadnji put spremili datoteku.Ako utipkate drugo ime prije pritiska na tipku Enter ili klika na Save, Excelsprema trenutnu radnu bilje`nicu pod novim imenom, a pod starim ostavljaprethodnu, netaknutu verziju datoteke. Ako prije klika na Save ne promi-jenite ime, Excel vas pita èlite li prepisati sadràj preko postoje}e datoteke.Ako odaberete prepisivanje preko stare verzije, a uklju~ena je opcija AlwaysCreate Backup, Excel stvara ili aùrira postoje}u .xlk datoteku.


redsta

vljam

o va

m

I.

73

VIDI IVi{e informacija ostvaranju predlo-àka potraìte uodjeljku “Upotrebapredloàka” na214. str.

?

Dodavanje sumarnih informacija datotekamaKada odaberete naredbu Properties iz izbornika File, Excel prikazuje okvirza dijalog Properties koji upotrebljavate za zapis op}enitih informacija oaktivnoj radnoj bilje`nici. (Naredba Properties nije vidljiva u skra}enimizbornicima. Da biste je prikazali, kliknite dvostruku strelicu na dnu izbor-nika File.) Ime aktivne datoteke pojavljuje se u naslovnoj traci okvira zadijalog, kao {to se vidi na slici 4-7.


74

SLIKA 4-7.

Okvir za dijalogPropertiesomogu}ava vamzapis informacijao va{oj radnojbilje`nici.

Informacije koje unosite u okviru za dijalog Properties mogu se kasnijeupotrijebiti za prepoznavanje datoteke. Primjerice, svojstva moète upotri-jebiti kao uvjet za pretragu datoteke u okviru za dijalog Advanced Findkako biste na{li datoteku s odre|enim sadràjem jednog ili kombinacijesadràja vi{e polja iz okvira za dijalog Properties.

Okvir za dijalog Properties sadrì pet kartica. Kartica General prikazujeinformacije o datoteci, uklju~uju}i veli~inu, smje{taj, atribute, datum stva-ranja i datum zadnje promjene. Kartica Summary, pokazana na slici 4-7,omogu}ava unos vlastitih vrijednosti svojstava. Sadràj polja Author iCompany ispunjava se za vas na temelju informacija koje ste unijeli priprvoj instalaciji Excela.

VIDI IVi{e informacija ookviru za dijalog“Advanced Find”na}i }ete u odjeljku“Upotreba napred-nih uvjeta pre-trage” na 84. str.

?

Da biste promijenili podrazumijevano ime autora koje prikazuje karticaSummary u okviru za dijalog Properties, iz izbornika Tools odaberite naredbuOptions, kliknite na karticu General i otipkajte novo ime u polje User Name.

SAVJET❞

Kartica Statistics daje pregled pomo}nih informacija poput imena zadnjeosobe koja je vr{ila izmjene na datoteci i ukupnog vremena rada na datote-ci, pa tako moète vidjeti koliki ste dio ìvota potro{ili na odre|eni posao.Isto tako, jaha~ Statistics sadrì i polje Revision Number koje ozna~ava koli-ko je puta datoteka spremljena dok je bila otvorena za vi{ekorisni~ko ure|i-vanje. Vidi 18. poglavlje, “Dijeljenje datoteka s drugima”.

Kartica Contents daje popis imena svake tablice koja je sadràna u radnojbilje`nici.

Karticu Custom upotrijebite za stvaranje vlastitih, novih svojstava. Svojstvomoète stvoriti pod novim imenom ili upotrebom postoje}eg, a zatim mumoète pridruìti i vrstu: Text (tekst), Date (datum), Number (broj) ili “Yes


redsta

vljam

o va

m

I.

75

U radnoj stranici moè se povezati imenovana }elija sa svojstvom. Nakon to-ga je vrijednost svojstva uvijek jednaka onome {to je sadràj }elije i mijenjase kako se taj sadràj mijenja. Najprije morate dati ime }eliji (vidi “Davanjeimena }elijama i rasponima” na 138. str.), ~ime je omogu}en pristup kvadra-ti}u Link To Content na kartici Custom u okviru za dijalog Properties. Kada jetaj kvadrati} potvr|en, definirana imena radnih bilje`nica pojavljuju se upadaju}em popisu u polju Value (~ije se ime mijenja u Source pri vezanjusadràja), kako je ovdje pokazano.

Odaberite ili stvorite novo ime za svojstvo u polju Name. (Polje Type postajeneaktivno pri vezanju na sadràj.) Po{to ste zadali Source (imenovanu }elijuna koju se èlite povezati), kliknite na gumb Add i svojstvo }e se pojaviti upopisu Properties.

Vezanje svojstava i }elije

or No” (da ili ne). Napokon, svojstvu pridruìte vrijednost po{tuju}i vrstupolja. Primjerice, mogli biste stvoriti tekstualno svojstvo naziva Client(jedna od ponu|enih mogu}nosti) i otipkati ime klijenta u to polje. Zatim,upotrebljavaju}i Find File opciju u okviru za dijalog Open (vidi “Otvaranjedatoteka” na 81. str.), moète locirati sve datoteke s odre|enim imenom kli-jenta u polju svojstva.

Ako èlite da Excel pri prvom spremanju radne bilje`nice automatskiprikazuje okvir za dijalog Properties, slijedite naredne korake:

1. Odaberite Options iz izbornika Tools i kliknite na karticu General.

2. Klikinte na opciju Prompt For File Properties kako biste je odabrali.

3. Kliknite na OK kako biste se vratili u prozor radne bilje`nice.

Spremanje cijelog radnog podru~jaDa biste spremili trenutnu pode{enost va{e Excel okoline, moète upotrije-biti naredbu Save Workspace iz izbornika File. Nakon odabira naredbe SaveWorkspace na ekranu }e se pojaviti okvir za dijalog pokazan na slici 4-8.


76

SLIKA 4-8.

Spremite izgledsvog radnogpodru~ja u Exceluupotrebomnaredbe SaveWorkspace.

Spremanjem radnog podru~ja, Excel zapisuje lokacije svih trenutno otvore-nih radnih bilje`nica, kao i mnoge pode{enosti radnog podru~ja, te na tajna~in moète na ekran dobiti va{e radno podru~je onakvo kakvo je bilokada ste ga zadnji puta spremili. Drugim rije~ima, sve radne bilje`nice kojesu bile otvorene u vrijeme spremanja bit }e opet otvorene, kao {to }e bitiaktivirana i sve spremljene pode{enosti. Pode{enosti koje se spremaju s rad-nim podru~jem uklju~uju mnoga od onih vezanih uz prikaz i ra~une, dos-tupne u okviru za dijalog koji se pojavljuje aktiviranjem naredbe Options iz izbornika Tools. Podrazumijevano ime predloèno za radno podru~je jeResume.xlw, ali moète zadati i druk~ije slijede}i pritom pravila davanjaimena datotekama.

Otvaranje datotekaDa biste unijeli datoteku s diska, odaberite iz izbornika File naredbu Openili kliknite na gumb Open na traci s alatima Standard. Excel pokazuje okvirza dijalog poput onog sa slike 4-9 koji sadrì popis Excel datoteka (datotekas nastavkom .XL*) spremljenih u trenutno aktivnoj mapi.


redsta

vljam

o va

m

I.

77

SLIKA 4-9.

Naredbu Openupotrijebite zaunos datoteka sdiska.v

Okvir za dijalog Files of Type koji se nalazi na dnu okvira za dijalog Openodre|uje koje su vrste datoteka dostupne odabiru. Podrazumijevani tip je element All Microsoft Excel Files a govori programu da prikaè samoExcelove datoteke – drugim rije~ima, samo datoteke ~iji nastavci po~inju s

Pomak za jednu razinu mapa

Pretraìvanje Weba

Brisanje datoteke

Stvaranje nove mape

Promjena tipa popisa datoteka

Gumb Tools

GumbOpenOptions

Kliknite na nekuod ikona dabiste vidjelisadràj lokacije

xl. Ina~e, u ovom padaju}em okviru moète za prikaz odabrati neku odre-|enu vrtu datoteke ili sve datoteke. Na primjer, ako èlite vidjeti sve dato-teke koje se nalaze u ovom direktoriju, odaberite All Files iz padaju}eg po-pisa File of Types. Za prikaz datoteka Lotus 1-2-3, odaberite opciju Lotus 1-2-3 Files.

Ikone s lijeve strane predstavljaju kontrole za kretanje izme|u lokacija kojemogu sadràvati potrebne datoteke. Prilikom otvaranja okvira za dijalogOpen podrazumijevana ikona je My Documents i prikazuje sadràj mapeMy Documents – osim ako niste prethodno promijenili podrazumijevanulokaciju datoteka (izbornik Tools, naredba Options, kartica General).

Kada kliknete na ikonu History otvara se popis datoteka koje ste jednomve} otvorili i ujedno mapa kojima ste se kretali. Sve je to sloèno krono-lo{kim redom i to tako da zadnje otvorena datoteka (ili mapa) dolazi naprvo mjesto popisa, kao {to je prikazano na slici 4-10. Ova nova osobina je korisna ako radite sa velikim brojem datoteka. Ovaj pregled u stvariprikazuje sadràj mape Recent koja se nalazi u C:\Windows\ApplicationData\Microsoft\Office. Ova se mapa automatski puni pre~icama premadatotekama i mapama prilikom svakog kori{tenja okvira za dijalog Open ili Save As; moè sadràvati do 50 pre~ica.


78

SLIKA 4-10.

Ikona History pri-kazuje popis pre-~ica prema dato-tekama i mapa-ma, sloènih kro-nolo{kim redosli-jedom, koje stenedavno koristili.

Ako kliknete na ikonu Desktop trenutno }ete se na}i u najvi{oj razini si-stemskih datoteka svog ra~unala. Ikona Favorites otvara sadràj mapeFavorites koja se nalaze u mapi Windows. Mapa Favorites je koristan alatza spremanje i organizaciju datoteka. Ikona Web Folders vam omogu}ujeda datoteke spremate u dostupnu lokaciju na Webu. Dodatne informacije omapama na Webu potraìte u 19. poglavlju “Hiperveze i Internet.”

Da biste otvorili datoteku, dvaput kliknite na njezinu ikonu u popisu iliotipkajte njeno ime u polje File Name, a zatim kliknite na Open. Ako sedatoteka nalazi u trenutnoj mapi, Excel je otvara nakon klika na Open. Akoèlite unijeti datoteku iz druge mape bez promjene trenutne mape, otipkajtepuno ime sa stazom u polje File Name ili upotrijebite Look In opciju izpopisa, te gumb Up One Level kako biste pro{li kroz dostupne pogone i mape.


redsta

vljam

o va

m

I.

79

Favorites je koncept koji se originalno koristi u Microsoft Internet Exploreru a vrlo je sli~an bookmarksima iz Netscape Navigatora. U stvari, “Omiljeni”predstavlja datoteku ili mapu koju èlite osobno memorirati da biste joj sekasnije mogli vratiti. Ova mapa se nalazi u mapi Windows, a stvara se prili-kom prvog instaliranja Excela. Ikona Favorites, s lijeve strane okvira za dijalogOpen i Save As, automatski aktivira istoimenu mapu i daje vam pristup nje-zinim datotekama. Ova mapa sadrì samo pre~ice prema datoteci ili mapi –njih same po sebi, ne – osim ako sami unutra ne{to ne spremite. Pre~icemoète stvarati prema datotekama koje se nalaze bilo gdje u va{em ra~unaluili u bilo kojem ra~unalu povezanom u mreù ili intranet.

Kada u okviru za dijalog Open ili Save As imate otvorenu bilo koju mapu,moète kliknuti na gumb Tools i odabrati naredbu Add To Favorites i tako umapi Favorites stvoriti pre~icu prema datoteci ili mapi koja se tamo nalazi.

[to je “Favorites”?

Istovremeno moète imati otvoreno onoliko datoteka koliko vam dozvoljavamemorija va{eg ra~unala. Me|utim, svaka otvorena datoteka zauzima me-moriju bez obzira na koli~inu podataka koju sadrì. Zbog toga biste trebaliograni~iti broj istovremeno otvorenih datoteka, posebno ako neka od njihsadrì velike koli~ine podataka (poput radne bilje`nice u kojoj ste popunilitisu}e }elija).

SAVJET❞

Upotrebljavaju}i okvir za dijalog Open, istovremeno moète otvoriti vi{e da-toteka. Za otvaranje grupe slijednih datoteka, kliknite prvu, pritisnite tipkuShift pa kliknite posljednju. Kada kliknete na Open, Excel otvara sve odabra-ne datoteke. Ako pak èlite otvoriti nekoliko datoteka koje nisu u slijedu,kliknite prvu, pritisnite tipku Ctrl pa zatim kliknite na imena ostalih kojeèlite otvoriti.

SAVJET❞

Okvir za dijalog Open sadrì skup gumba kojima je omogu}en pregled, asli~ni su onima u okviru za dijalog Save As, pokazanom na slici 4-4, osim{to je dodan gumb za pregled ozna~ene datoteke. Okvir za dijalog Open,prikazan na slici 4-10, pokazuje popis datoteka u na~inu pregleda Details.Uo~ite zaglavlja koja se nalaze iznad svakog pojedinog dijela ukupne infor-macije. Kada kliknete na jedno od tih zaglavlja, datoteke se slaù redom natemelju tog zaglavlja. Primjerice, ako kliknete na zaglavlje Modified, datote-ke se slaù kronolo{kim redom. Povla~enjem linija izme|u zaglavlja moètepromijeniti {irinu stupaca prikazanih u na~inu pregleda Details, sli~no po-stupku promjene {irine u tablici.


80

Nad ve}inom datoteka danih u popisima okvira za dijalog New, Open i SaveAs moète, klikom desne tipke mi{a, dobiti kratki izbornik koji sadrì naredbe{to ih moète izvesti nad ozna~enom datotekom u popisu. Primjerice, dato-teku prikazanu u okviru za dijalog Open moète obrisati koriste}i takavizbornik.

SAVJET❞

Gumb Search The Web aktivira va{ podrazumijevani pretraìva~ i pokre}eWeb alat za pretraìvanje. Kliknite na gumb Tools ako èlite otvoriti pada-ju}i izbornik (prikazan na slici 4-11) na kojem se nalaze dodatne naredbe zarad s datotekama. Kada s ovog mjesta odaberete naredbu Print, Excel otva-ra i ispisuje datoteku bez potrebe za va{im daljnjim akcijama. To je isto-zna~no otvaranju datoteke, a zatim kliku na gumb Print na traci s alatimaStandard, ~ime se ispisuje aktivna radna bilje`nica upotrebljavaju}i podra-zumijevane pode{enosti iz okvira za dijalog Print. Naredba Properties pri-kazuje okvir za dijalog Properties bez zatvaranja okvira za dijalog Open.Naredba Map Network Drive omogu}ava vam povezivanje na udaljenipogon na mreì.

VIDI IVi{e informacija o Excelu i Webupotraìte u 19. poglavlju“Hiperveze iInternet.”

?

SLIKA 4-11.

Kliknite na gumbTools za prikazdodatnih korisnihnaredbi.

Naredba Find sluì pretraìvanju datoteka a o njoj se govori u odjeljku“Pretraìvanje datoteka” na 83. stranici. Naredba Add to Favorites stvarapre~icu prema odabranoj datoteci i sprema je u mapu Favorites. Toj istojdatoteci kasnije moète pristupiti preko ikone Favorites s lijeve strane okvi-ra za dijalog.

Opcije OpenGumb Open Options koji je prikazan na slici 4-12 sadrì malu strelicu us-mjerenu dolje koja otvara opcije naredbe Open. Izbornik Open Options saslike 4-12 daje naredbe pomo}u kojih se na posebne na~ine otvarajudatoteke.


redsta

vljam

o va

m

I.

81

❡2000

SLIKA 4-12.

Izbornik OpenOptions vam nudive}u kontroluotvaranja doku-menata.

Naredba Open Read-Only otvara datoteku na taj na~in da sve mogu}e iz-mjene koje se u nju unesu ne mogu biti spremljene bez preimenovanja dato-teke. Naredba Open As Copy ide korak dalje tako {to otvara duplikat oda-brane datoteke i ispred njenog imena dodaje Copy of te tako vam omogu}ujeda spremite izmjene, ali i da sa~uvate original. Naredba Open In Browser sekoristi samo za HTML dokumente (ovaj format moète, ako èlite, koristiti iu Excelu 2000) koje otvara u Web pretraìva~u.

Otvaranje datoteka samo za ~itanjeOdabirom naredbe Open Read-Only u izborniku Open Options, spre~avase promjena spremljene verzije datoteke na disku. Ako ste odabrali tu na-redbu, moète pregledati, pa ~ak i mijenjati sadràj datoteke, ali je ne moè-te spremiti pod trenutnim imenom. Umjesto toga morate upotrijebiti nared-bu Save As kako biste promijenjenu datoteku spremili pod novim imenom.(Ako izvr{ite naredbu Save, Excel izbacuje upozorenje da je trenutna dato-teka namijenjena samo ~itanju. Kliknite na OK da biste pristupili okviru zadijalog Save As i ovdje preimenovali datoteku.)

Naredba Open Read-Only je najzahvalnija kada radite na mreì. Akootvorite datoteku bez odabira naredbe Open Read-Only, ostali na mreì jemoraju otvoriti s uklju~enom opcijom samo za ~itanje. Naravno, vi jo{ uvi-jek moète spremiti svoje promjene, ali ostali korisnici bi morali upotrijebitinaredbu Save As i njihove promjene spremiti pod novim imenom. Akoostali korisnici na mreì poku{aju otvoriti datoteku bez opcije Read Only,primit }e poruku o gre{ci, osim ako nije uklju~ena opcija Allow Changes ByMore Than One User At The Same Time.

VIDI IZa daljnje informa-cije o otvaranjudatoteke od stranevi{e korisnikapogledajte odjeljak“Dijeljenje radnihbilje`nica namreì” na 585. str.

?

Ponovno otvaranje nedavno otvorene datotekePri dnu izbornika File na}i }ete imena zadnjih datoteka na kojima ste radili.Da biste ponovno otvorili jednu od njih, jednostavno odaberite njeno ime(klikom) iz tog izbornika.


82

Broj prikazanih datoteka s kojima ste nedavno radili moète pove}ati (do 9)ili smanjiti, kao i potpuno ukloniti iz izbornika File. Ove }ete radnje obaviti na kartici General okvira za dijalog Options koji }ete otvoriti putem izbornikaView. Odaberite èljene opcije putem polja Recently Used File List te odabe-rite broj datoteka koje èlite prikazati. Ako ne èlite prikazati nijednu, poni-{tite kva~icu i u izborniku File se ne}e pojaviti nijedna datoteka.

SAVJET❞

Za prikaz jo{ ve}eg broja nedavno otvorenih datoteka kliknite na gumbOpen na traci s alatima Standard i onda na ikonu History – ovako se otvaraprikaz 50 zadnjih datoteka i mapa koje ste koristili.

Automatsko otvaranje datoteka pri pokretanju ExcelaAko imate datoteku ili skup datoteka s kojima ~esto radite, moète ih spre-miti u posebnu mapu nazvanu XLStart koja se nalazi u mapi C:\Windows\Application Data\Microsoft\Excel. Setup program Microsoft Excela auto-matski stvara mapu XLStart pri instalaciji Excela na tvrdi disk. PokretanjemExcela automatski se tada otvaraju datoteke iz mape XLStart. Da biste spre-mili datoteke u mapu XLStart, upotrijebite naredbu Save As, a da biste pre-bacili datoteke u mapu XLStart, upotrijebite Windows Explorer.

Ako èlite raditi s vi{e radnih bilje`nica duì period vremena, u XLStartmapu moète spremiti cijelo radno podru~je tako da se pri pokretanjuExcela unosi i ~itavo radno podru~je.

Zamjenska inicijalna mapaAko èlite da Excel pri pokretanju automatski otvara datoteke koje nisusmje{tene u XLStart mapi, moète definirati zamjensku inicijalnu mapu.Jednostavno odaberite Options iz izbornika Tools, kliknite na jaha~ Generali otipkajte punu stazu mape u polje Alternate Startup File Location. Ova jemogu}nost posebno upotrebljiva ako je va{e ra~unalo spojeno na mreù ièlite otvoriti datoteke u dijeljenoj mapi.

Pronalaènje datotekaAko niste sigurni gdje je smje{tena odre|ena datoteka, za pretragu moèteupotrijebiti odgovaraju}e alate iz okvira za dijalog Open i na taj na~in pre-traìti bilo koji pogon priklju~en na va{ sustav, kao {to moète zadati i nizrazli~itih uvjeta pretraìvanja. Pretraìvanju moète pristupiti ako kliknetena gumb Tools i odaberete naredbu Find. Okvir za dijalog Find je prikazanna slici 4-13.


redsta

vljam

o va

m

I.

83

Ponekad moète upotrijebiti trik da biste povratili podatke za koje ste mislilida su izgubljeni o{te}enjem radne bilje`nice. Ako bezuspje{no poku{avateotvoriti radnu bilje`nicu, poku{ajte sljede}e. Ozna~ite }eliju A1 iz jedne odradnih bilje`nica, a zatim pritisnite Ctrl+C za kopiranje. Aktivirajte druguradnu bilje`nicu, odaberite iz izbornika Edit naredbu Paste Special, te zatimkliknite na Paste Link. Nakon toga, odaberite iz izbornika Edit opciju Links,kliknite na Change Source, locirajte o{te}enu radnu bilje`nicu na va{em tvr-dom disku, ozna~ite je i kliknite na OK. Zatim u okviru za dijalog Links klik-nite opet na OK.

Ako imate sre}e, podaci iz }elije A1 u o{te}enoj radnoj bilje`nici pojavljuju se u }eliji A1, zahvaljuju}i veznoj formuli. Ako je doista tako, pritisnite F2 dabiste aktivirali Edit na~in rada, a zatim tri puta pritisnite F4 da biste apsolut-nu referencu $A$1 promijenili u njezin relativni oblik, A1.

Sada moète kopirati formulu dolje i poprijeko sve dok ne vidite sve podatkekoji vam trebaju. Ponovite postupak za svaku stranicu u radnoj bilje`nici.

SAVJET❞

VIDI IVi{e informacijavezanih uz mre`nirad potraìte u 18. poglavlju“Dijeljenje datote-ka s drugima”.

?

SLIKA 4-13.

Posluìte se okvi-rom za dijalogFind i potraìtedatoteke bilo gdjeu svom ra~unalu.

Kada odaberete naredbu Find na popisu Find Files That Match These Crite-ria u okviru za dijalog Find se prikazuje zadani uvjet unesen u polja FileName i Files of Types u okviru za dijalog Open. Primjerice, na slici 4-13 senalazi uvjet “Files Of Types Is All Microsoft Excel Files” koji je odabran upolju Files Of Types kada smo odabrali naredbu Find. Ako prije odabiranjanaredbe Find unesete ime datoteke (ili samo dio imena), to }e se ime tako-|er na}i u popisu uvjeta.


84

Ako znate samo dio imena datoteke, u okviru za dijalog Open moète izvestioperaciju “quick find” bez da koristite naredbu Find. U polje File Name samounesite ime ili dio imena datoteke, odaberite odgovaraju}u vrstu datoteke ikliknite na gumb Open. Sada se moète kretati pomo}u ikona lokacije i poljaLook In, a vidjet }ete imena samo onih datoteka kojih je tekst unesen u poljeFile Name.

SAVJET❞

Polje Look In u okviru za dijalog Find moète upotrijebiti za odre|ivanjemape u kojoj }ete vr{iti pretragu. Potvrdno polje Search Subfolders pro{i-ruje pretragu tako da se uklju~uju i sve podmape zadane mape. Kada je taopcija uklju~ena, okvir za dijalog Find uvijek prikazuje sve datoteke kojezadovoljavaju zadani uvjet za zadanu stazu. Na primjer, recimo da pretra-ùjete korijen pogona C upotrebljavaju}i osnovne uvjete pretrage na dnuokvira za dijalog Open, a to su “Microsoft Excel Files”. Okvir za dijalog uduga~kom popisu prikazuje sve Excel datoteke na va{em tvrdom disku.Ako niste sigurni u kojoj mapi traìti datoteke, dodavanje nekoliko dodat-nih uvjeta bi moglo pomo}i.

Kada je uklju~ena opcija Search Subfolders, mogli biste poèljeti pregledatidatoteke u okviru za dijalog koriste}i detaljni pregled tako da kliknete nagumb Details. Time se prikazuju sve na|ene datoteke zajedno sa strukturommapa, pa moète odmah re}i gdje se datoteke nalaze. U na~inu prikaza Listna|ene se datoteke pojavljuju sve zajedno bez vizualnog prikaza hijerarhijemapa.

SAVJET❞

Dodavanje dodatnih uvjeta pretragePodru~je Define More Criteria u okviru za dijalog Find upotrebljavate dabiste dodali uvjete u popis. Polje Property daje popis ve}ine dostupnih svoj-stava iz okvira za dijalog Properties (iz izbornika File). Ako, primjerice,unesete “SUM Corporation” kao Company svojstvo u svaku radnu

VIDI IVi{e informacija ookviru za dijalogProperties na}i }e-te u odjeljku “Do-davanje sumarnihinformacija dato-tekama” na 74. str.

?

bilje`nicu koju stvorite, a vezana je za to poduze}e, odaberite Company upopisu Property i otipkajte SUM Corporation u polje Value. Klikom na gumbAdd to List uvjet pretrage se dodaje u popis na vrhu okvira za dijalog.


redsta

vljam

o va

m

I.

85

Da biste razvili naviku uno{enja svojstava za kasniju identifikaciju grupa da-toteka, moète postaviti da se okvir za dijalog Properties pojavljuje auto-matski pri svakom prvom spremanju datoteke. Iz izbornika Tools odaberiteOptions, kliknite na karticu General, a zatim na opciju Prompt For FileProperties.

SAVJET❞

Polje Condition sadrì nekoliko operatora teksta koji se mijenjaju ovisno ozadanom svojstvu. Na primjer, svojstva teksta poput Company imaju uvjetepoput “includes phrase” (sadrì dio), “begins with” (po~inje sa), pa ~ak “isnot” (nije). (U Excelu 5 ove vrste uvjeta odre|ivane su upotrebljavaju}i ko-dove sa zamjenskim znakovima.) Uvjeti za datumska svojstva poput LastPrinted uklju~uju “last week” (pro{li tjedan) i “anytime between” (bilo kadizme|u), a broj~ani uvjeti poput Number of Characters (broj znakova)uklju~uju “equals” (iznosi), “at least” (barem) i “more than” (vi{e od).

Gumbi And i Or (I i ILI) omogu}avaju vam odre|ivanje je li svaki dodaniuvjet dodatak prethodnom ili se upotrebljava umjesto njega. Moète dodatiniz uvjeta, ali neke vrste svojstava dozvoljavaju samo jedan “And” (I). Pri-mjerice, ako poku{ate dodati jo{ jedan Files Of Type uvjet s odabranomopcijom And, okvir za dijalog }e vas upozoriti kako se vrsta datoteke ve}nalazi u popisu uvjeta i èlite li promijeniti uvjet u Or (ILI) uvjet.

Gumb Delete upotrijebite da biste izolirali i uklonili pojedine uvjete iz popi-sa. Kliknite na gumb New Search da biste iz popisa uklonili sve uvjete osimpodrazumijevanog uvjeta Files Of Type. Gumb Find Now uklanja okvir zadijalog Advanced Find, izvodi pretragu i prikazuje rezultate u okviru zadijalog Open.

Opcija Match All Word Forms je izuzetna mogu}nost koja traì varijacijerije~i u bilo kojem tekst-uvjetu osim u imenima datoteka. Na primjer, uno-som rije~i “bite” kao vrijednosti svojstva Contents, nalaze se sve datotekekoje sadrè rije~i bite, bites, biting, bit i bitten. Excel normalno zanemarujemala i velika slova, ali potvrdom opcije Match Case omogu}ava se zada-vanje i tog uvjeta.

Spremanje i ponovna upotreba uvjeta pretraìvanjaGumb Save Search u okviru za dijalog Advanced Find prikazuje okvir zadijalog Save Search u kojem moète otipkati ime trenutnog uvjeta pretra-ìvanja. Ovo je ime prikazano u okviru za dijalog koji se pojavljuje kadakliknete na gumb Open Search. Ovi gumbi pojednostavnjuju izvo|enjeprethodnih pretraga.

Uvoz i izvoz datotekaMicrosoft Excel prihva}a podatke koji su stvoreni u raznom drugim aplika-cijama. Ako ste na Excel pre{li sa programa Quattro Pro ili Lotus 1-2-3, ve-selit }e vas saznanje da }e ve}ina va{ih radnih stranica i makroa trenutnoproraditi kada ih unesete u Excel. Nadalje, ako imate datoteke baza podata-ka stvorenih u dBaseu mo}i }ete h uvesti u Excel bez ikakvih postupakaprevo|enja. Polje dBasea jednostavno }e postati naslov u Excelu.

Excel na lak na~in tako|er unosi i tekstualne datoteke i pomaè vam daispravno unijeti podatke u stupce radne stranice. Bez obzira da li je va{atekstualna datoteka u CSV formatu (.CSV) ili sadrì izvje{taj u obliku stu-paca, nije nikakav problem te podatke unijeti u Excel.

Postoji hrpa specifi~nih i dosadnih tehni~kih detalja vezanih uz unos i izvozdatoteka koje ne pripadaju Excelu. Ako osje}ate potrebu za upoznavanjemtakvih detalja, kao {to je pretvorba stotinjak Lotus makro datoteka u Excel,potraìte knjigu “Microsoft Office Resource Kit” Microsoft Pressa.

Upotreba naredbe Open i Save As za uvoz datotekaDa biste uvezli datoteku iz druge aplikacije ili ranije verzije Excela, pokre-nite naredbu Open iz izbornika File (ili kliknite na gumb Open na traci salatima Standard), a zatim odaberite datoteku koju èlite uvesti iz popisadatoteka u okviru za dijalog Open. Padaju}i popis Files Of Type u donjemlijevom kutu okvira za dijalog moète upotrijebiti za prikaz datoteka sodre|enim nastavkom, poput .WK* datoteka. Vodite ra~una da pri uvozudatoteka ne morate koristiti podrazumijevani nastavak, jer Excel odre|ujeformat datoteke istraìvanjem sadràja datoteke, a ne prema njenom imenu.

Da biste datoteku Microsoft Excela 2000 izvezli u drugu aplikaciju ili u ra-niju verziju Excela, pokrenite naredbu Save As iz izbornika File (ili, ako da-toteku spremate prvi put, kliknite na gumb Save na traci s alatima Stan-dard). Zatim odaberite format aplikacije u koju izvozite iz padaju}eg popisaSave As Type. Uo~ite da nakon odabira formata iz popisa, Excel automatskimijenja nastavak .XLS datoteke koju spremate u podrazumijevani nastavakimena datoteke za drugu aplikaciju.


86

Uvoz i izvoz tekstualnih datotekaDa biste izvezli Excelovu datoteku kao tekstualnu datoteku, pokrenite na-redbu Save As iz izbornika File, a zatim odaberite jedan od sljede}ih sedamtekstualnih formata:

� Formatted Text (Space delimited) (*.prn)

� Text (Tab delimited) (*.txt)

� CSV (Comma delimited) (*.csv)

� Text (Macintosh) (*.txt)

� Text ( MS-DOS) (*.txt)

� CSV (Macintosh) (*.csv)

� CSV (MS-DOS) (*.csv)

Bez obzira na izabrani format, Excel sprema samo trenutnu stranicu. For-matiraju}i atributi, pridruèni pomo}u kartice Number okvira za dijalogFormat Cells se ~uvaju, ali se ostale formatiraju}e informacije gube.

Formatted Text (Space delimited) (Formatirani tekst odvojen prazninama)stvara datoteku u kojem se raspored stupaca ~uva pomo}u praznina. Ovuvrstu datoteke mogli biste upotrijebiti pri komunikaciji modemom kadakorisnik s druge strane nema Excel.

Text (Tab delimited) odvaja }elije svakog retka tabulatorom. Bilo koja }elijau kojoj se pojavljuje zarez bit }e okruèna navodnicima.

S formatom CSV (Comma delimited) Excel odvaja }elije svakog retka zare-zima. Ovakve datoteke imaju prednost pred onima kod kojih je odvajateljtabulator pri uvozu u programe za upravljanje bazama podataka. (Mnogitakvi programi podràvaju obje vrste datoteka, ali neke podràvaju samo.CSV datoteke.) Isto tako, mnogi tekst procesori mogu koristiti .CSV dato-teke kako bi spremili informacije za naslovljavanje pisama.

Razlike izme|u normalne, Macintosh i MS-DOS varijante svakog tipa dato-teke su samo u znakovima koji leè izvan normalnog 7-bitnog ASCII raspo-na. Normalni Text i CSV opcije koriste ANSI skup znakova. Ako va{u tekstdatoteku namjeravate uvesti u neku Windows aplikaciju, poput MicrosoftWord for Windows, trebali biste koristiti ove formate.


redsta

vljam

o va

m

I.

87

Opcije za Macintosh koriste Macintoshov skup znakova, pa ove opcije upo-trijebite kada datoteku koristite u nekoj aplikaciji na Macintoshu. MS-DOSopcije koriste IBM PC pro{ireni skup znakova – isti onaj koji koristi va{era~unalo kada ne izvodi Windowse. (Dokumentacija za neke Windows pro-grame mogla bi ovaj skup znakova nazivati i OEM skup znakova.) Odabe-rite jednu od ovih opcija ako namjeravate uvesti svoju tekstualnu datotekuu neku aplikaciju koja se ne izvodi pod Windowsima, poput WordPerfecta5.1, ili u neku OS/2 aplikaciju.

Izvoz datoteka u ranije verzije Microsoft ExcelaMicrosoft Excel 2000 dijeli format datoteke s Excelom 97 ~iji format koji nijeuskladiv s prethodnim verzijama. Me|utim, za izvoz datoteka u formateranijih verzija Excela mo`ete upotrijebiti naredbu Save As.

Ako redovno dijelite datoteke s kolegama koje rade s Excelom 5 ili Excelom7, mogli biste upotrijebiti novi, dvostruki format. Upotrijebite li naredbuSave As, a zatim odaberete format Microsoft Excel 97-2000 & 5.0/95 Work-book, program }e va{ rad spremiti u formatu koji mogu ~itati i Excel 97 iExcel 5 i Excel 7 (Excel 7 for Windows 95).

Razmjena podataka s Microsoft Excelom za MacintoshMicrosoft Excel 98 za Macintosh koristi iste formate datoteka kao i Excel2000 i Excel 97. Mo}i }ete dijeliti datoteke s korisnicima Macintosha jedno-stavnim prijenosom s jednoga na drugo ra~unalo.

Da biste dijelili datoteku Excela 2000 s nekim korisnikom Macintosh Excelverzije 5, datoteku Excela 2000 spremite putem naredbe Save As odabrav{iformat Microsoft Excel 5.0/95 Workbook.

Uvoz Macintosh datotekaDa biste uvezli Macintosh datoteke u svoj PC, slijedite naredne korake:

1. Prebacite datoteke na svoj PC (pomo}u kabela, modema, diskete ilimre`e).


88

2. Pokrenite verziju Excela za Windowse, odaberite Open iz izbornikaFile i otipkajte ime dokumenta koji èlite otvoriti. S obzirom da Ma-cintosh ne dodaje nastavak imenu datoteku pri spremanju, Macinto-shove datoteke moète pogledati na taj na~in da u polje File Nameubacite znakove *., ~ime }ete dobiti popis datoteka bez nastavaka.

3. Odaberite èljenu datoteku i kliknite na OK. Excel }e unijeti i otvoritiodabranu datoteku.

Izvoz datoteka Microsoft Excela for WindowsIzvoz datoteka iz Excela za Windowse u verziju za Macintosh je isto takojednostavan kao i uvoz s Macintosha. Najprije prebacite datoteku s PC-a naMacintosh (pomo}u kabela, modema, diskete ili mreè). Zatim pokreniteExcel na Macintoshu i upotrijebite naredbu Open za unos datoteka, jednakokao i pri unosu u Excel za Windowse.

Prilagodba datumaIako verzije Excela za Windowse i Macintosh dijele mnoge zajedni~ke oso-bine i sposobnosti, one ne koriste isti sustav datuma. U verziji za Window-se, osnovni je datum 1. sije~anj 1900. U verziji za Macintosh osnovni je da-tum 2. sije~anj 1904. Kada prebacujete datoteke na ili s Macintosha, Excelodràva tip datuma potvrdom ili poni{tavanjem opcije 1904 Date System nakartici Calculation okvira za dijalog Options. Iako je ova tehnika prili~noprihvatljiva, ona moè stvoriti probleme kada se datum iz datoteke sMacintosha usporedi s datumom iz datoteke s PC-a. To je razlog {to vampreporu~amo da na oba stroja koristite isti sustav datuma.

Preostali dijelovi knjige usredoto~uju se na odre|ene dijelove Excela, zapo-~inju}i osnovnim, temeljnim i sveprisutnim podru~jem: radnom stranicom!


redsta

vljam

o va

m

I.

89

93

5Osnove radnih stranica

Microsoft Excel 2000 pruà mnogo vizualnih tragovakoji vam pomaù u radu s va{im podacima. Excel je,me|utim, izuzetno snaàn program i uklju~uje niz

na~ina za obavljanje poslova – ~ak i onih koji se doimaju jed-nostavno. U ovom }emo poglavlju najprije objasniti osnoveodabiranja, kretanja, unosa podataka i za{tite podataka. Tada}emo vam pokazati nekoliko trikova koje i jednostavne stvari~ine jo{ jednostavnijima.

5. POGLAVLJE

Kretanje kroz radnu stranicu 94

Uno{enje podataka 103

Za{tita va{ih podataka 111

Kretanje kroz radnu stranicuPrije nego {to uzmognete raditi s }elijama, morate odabrati jednu ili grupu}elija. Kada ozna~ite jednu }eliju, ona postaje aktivna, a njena se adresa po-javljuje u polju Name na lijevoj strani trake s formulom. Iako u jednom tre-nutku moè biti aktivna samo jedna }elija, ~esto moète ubrzati rad odabi-rom grupe }elija koja se tada naziva raspon. Kretati se moète od }elije do}elije u odabranom rasponu (ali ne i u onima izvan njega).

Odabiranje mi{emDa biste odabrali jednu }eliju, pokaìte na nju i kliknite tipkom mi{a. Oko}elije }e se pojaviti rub aktivne }elije, a njezina adresa se pojavljuje u poljuName. Slika 5-1 pokazuje kako }ete odabrati raspon }elija.

II. DIO Radne stranice

94

SLIKA 5-1.Odabrane }elijemijenjaju bojukako se pomi~etemi{em. Excel opi-suje raspon usmislu }elijasmje{tenih ugornjem lijevom idonjem desnomkutu raspona.

Aktivna }elija uvijek se nalazi u jednomkutu odabranog raspona.

Da biste odabrali raspon }elija A1:B5, pokaìte na}eliju A1, a zatim drìte pritisnutom lijevu tipkumi{a i povucite mi{a desno dolje do }elije B5.

[irenje odabiraUmjesto povla~enja mi{em kroz sve }elije s kojima èlite raditi, moèteozna~iti bilo koja dva dijagonalna kuta raspona. Ova se tehnika naziva{irenjem odabira. Primjerice, da biste raspon A1:B5 pro{irili tako da postaneA1:C10, drìte pritisnutom tipku Shift i kliknite na }eliju C10. Kada trebateodabrati ve}i raspon, ova }e vam tehnika bolje do}i od povla~enja mi{empreko ~itavog odabranog dijela.

Osnovne radnih stranica 5. POGLAVLJER

ad

ne stra

nice

II.

95

Desna strana statusne trake pokazuje sljede}e indikatore kada je aktivanjedan od na~ina rada:

EXT Extend na~in rada. Pritisnite F8 kako biste pro{irili trenutni odabir upotrebljavaju}i tipkovnicu. Ovo je tipkovni~ki ekvivalent drànja pritisnutom tipke Shift i odabira }elije mi{em.

ADD Add na~in rada. Pritisnite Shift-F8 kako biste dodali vi{e }elija trenutnom odabiru upotrebljavaju}i tipkovnicu. }elije ne moraju biti susjedi. Ovo je tipkovni~ki ekvivalent drànja pritisnutom tipke Ctrl i odabira }elije mi{em.

NUM Num Lock na~in rada. Ovo je podrazumijevani na~in rada i uklju~uje numeri~ki odjeljak tipkovnice. Da biste isklju~ili Num Lock, pritisnite tipku Num Lock.

FIX Fixed Decimal na~in rada. Odabirom naredbe Options iz izbornika Tools i klikom na jaha~a Edit, a zatim odabirom opcije Fixed Decimal, dodaje se decimalna to~ka brojevnim unosima i to na mjesta koja odredite u polju Places. Primjerice, moète uklju~iti Fixed Decimal na~in rada i odrediti dva decimalna mjesta, pa }e ulaz 12345 biti u }eliji uba~en kao 123.45.

CAPS Caps Lock na~in rada. Pritisak na tipku Caps Lock omogu}ava uno{enje teksta velikim slovima. Brojevi i simboli ostaju netaknuti.

SCRL Scroll Lock na~in rada. Uobi~ajeno, pritiskom na PgUp i PgDn tipke aktivna se }elija pomi~e stranicu po stranicu kako se pomi~ete po tablici. Pritisak na tipku Scroll Lock omogu}ava vam upotrebu tipaka PgUp i PgDn bez promjene aktivne }elije.

END End na~in rada. Pritiskom na tipku End, a zatim na kursorske tipke (strelice) pomi~e se odabir na sljede}e podru~je u smjeru pritisnute strelice, ili pak na zadnju }eliju tablice u tom smjeru.

Ovaj na~in rada s tipkovnicom nema pokazatelja na statusnoj traci:

— Overwrite na~in rada. Kada u normalnom radu tipkate sadràj, novi se znakovi ume}u izme|u postoje}ih. S uklju~enjem ovog na~ina rada, znakovi koje tipkate zamjenjuju postoje}e znakove preko kojih tipkate. Da biste aktivirali Overwrite na~in rada, pritisnite tipku Ins kada je aktivna traka za formulu.

Na~ini rada s tipkovnicom

Odabir izvan granica prozoraU prozoru ne moète vidjeti cijelu radnu bilje`nicu. Koliki }e raspon radnebilje`nice prikazati va{ ekran ovisi o njegovoj veli~ini i razlu~ivosti koju steodabrali. Ako èlite odabrati raspon koji se {iri izvan granica prozora va{eradne bilje`nice, moète jednostavno povla~iti pokaziva~ mi{a preko grani-ce prozora ili upotrijebiti naredbu Zoom izbornika View. Primjerice, da bi-ste odabrali raspon A14:A25, u~inite kako slijedi:

1. Kliknite na }eliju A14.

2. Povla~ite pokaziva~ mi{a prema dolje do }elije A25. (Kada pokaziva~do|e do dna prozora, tablica se po~inje pomicati prema gore.)

3. Otpustite tipku mi{a. Slika 5-2 pokazuje rezultat.


96

SLIKA 5-2.Tipku mi{a mo-ète povla~iti pre-ko granica prozo-ra kako biste upogled doveli idodatne }elijekoje uklju~ujete u odabir.

Drugi na~in odabira raspona A14:A25 na slici 5-2 jest da kliknite na }elijuA25 i povla~ite pokaziva~ mi{a na gore prema naslovnoj traci. Kada doseg-nete }eliju A14, otpustite tipku mi{a.

Ve}i dio radne stranice vidjet }ete ako odaberete naredbu Zoom iz izbornikaView i zatim odaberete postotak smanjenja.

SAVJET❞

Pri odabiranju }elija u raspon omogu}eno vam je i povla~enje mi{a na }elijepreko lijevog i desnog ruba prozora, ~ime se u pogled dovode dodatni stup-ci tablice.

Kada morate odabrati veliki raspon, tehnika povla~enja mi{em moè postativremenski preduga. Evo zamjenskog postupka za odabiranje rasponaA1:M38.

1. Kliknite na }eliju A1.

2. Upotrijebite klizne trake kako biste u pogled doveli }eliju M38.

3. Drìte pritisnutom tipku Shift ili pritisnite F8.

4. Kliknite na }eliju M38.


ad

ne stra

nice

II.

97

Isto tako, za odabir raspona moète upotrijebiti i naredbu Go To s izbornikaEdit. Za vi{e informacija pogledajte odjeljak “Upotreba naredbe Go To” na101. str.

SAVJET❞

Odabir raspona na vi{e podru~jaRasponi na vi{e podru~ja su rasponi koji ne zauzimaju samo jedno pravo-kutno podru~je. Da biste mi{em odabrali raspon na vi{e podru~ja, upotri-jebite tipku Ctrl, kako to pokazuje slika 5-3.

SLIKA 5-3.Drìte pritisnutomtipku Ctrl kakobiste mi{emodabrali rasponena vi{e podru~ja.

Za odabir raspona na vi{e podru~ja moète upotrijebiti i Add na~in rada.Nakon odabira prvog podru~ja va{eg raspona, pritisnite tipke Shift-F8 dabiste uklju~ili Add na~in rada. Kada se na desnoj strani statusne trake poja-vi indikator ADD, povla~ite mi{em preko }elija novog raspona. PritisniteEsc ili Shift-F8 kako biste isklju~ili na~in rada Add.

Kako biste rasponu A1:B6 dodali raspon C7:E10, drìte pritisnutomtipku Ctrl i mi{em ozna~ite raspon C7:E10. Prva }elija na kojukliknete u novom rasponu postaje sada aktivnom.

Odabir stupaca i redakaDa biste odabrali ~itav stupac ili redak, kliknite na zaglavlje stupca ili retka.Prva vidljiva }elija postaje aktivnom. Primjerice, da biste odabrali }elije B1do B65536, kliknite na zaglavlje stupca B. Prva vidljiva }elija stupca postajeaktivnom }elijom. Da biste odabrali vi{e od jednog susjednog retka ili stup-ca, vucite mi{a preko zaglavlja stupaca, odnosno redaka. Drugi je na~in dakliknete na zaglavlje na jednom rubu raspona, pritisnete Shift ili F8, a zatimkliknete na zaglavlje na drugoj strani. Da biste odabrali retke ili stupce kojinisu susjedni, upotrijebite Ctrl ili Shift-F8, kao {to je ve} obja{njeno.

Istovremeno moète odabrati ~itave stupce ili retke, {to pokazuje slika 5-4.


98

SLIKA 5-4.Klikom na pri-padaju}a zaglavljamoète odabirati~itave stupce iretke.

1. Da biste odabrali stupac A i retke 1, 2 i 3 kliknite na zaglavlje retka 1.

2. Povucite mi{a do zaglavlja retka 3.

3. Pritisnite Ctrl i kliknite na zaglavlje stupca A.

Datoteka ABC Sales.xls iz gornjeg primjera se moè na}i na Web straniciMicrosoft Pressa na: http://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/.

Ponekad }ete èljeti odabrati sve }elije radne stranice kako biste formatiralicijelu radnu stranicu ili kopirali njen sadràj u drugu tablicu. Da biste odjed-nom odabrali ~itavu radnu stranicu, jednostavno kliknite na okvir Select All ugornjem lijevom kutu prozora va{e radne bilje`nice, gdje se sijeku zaglavljastupaca i redaka. Okvir Select All je ozna~en na slici 1-2 na 5. stranici.

SAVJET❞

NA WEBUW

Odabiranje i pomicanje unutar regijaRegija je raspon }elija oivi~en praznim }elijama ili zaglavljima redaka i stu-paca. Primjerice, na slici 5-5 raspon A3:E7 je regija, kao {to su to I rasponiG3:H7, A9:E10 i G9:H10.


ad

ne stra

nice

II.

99

Ako na va{em ekranu nije vidljiva hvataljka ispune, to zna~i da opcija AllowCell Drag And Drop nije uklju~ena, a neophodna je za kretanje unutar regija.Da biste uklju~ili ovu opciju, odaberite iz izbornika Tools naredbu Options, azatim kliknite na karticu Edit. Potvrdite opciju i kliknite na OK.

SAVJET❞

Kada je opcija Allow Cell Drag And Drop aktivna, pomicanje pokaziva~ami{a preko ruba }elije mijenja znak plusa u strelicu. Uz vidljivi pokaziva~oblika strelice, dvaput kliknite na donji rub }elije. Excel ozna~ava }eliju nadnu trenutne regije. Ako je aktivna }elija jo{ uvijek na dnu regije, dvostrukiklik na donji rub }elije odabire }eliju iznad sljede}e donje regije. Na primjer,ako dvaput kliknete na donji rub aktivne }elije na slici 5-5, Excel odabire}eliju A7. Dvostruki klik na gornji, donji, lijevi ili desni rub }elije odabire}eliju u odgovaraju}em smjeru.

SLIKA 5-5.Mali pravokutniku donjem desnomkutu ruba }elijeozna~ava da jeaktivna opcijaAllow Cell DragAnd Drop.

Ako za vrijeme dvostrukog klika na rub }elije dr`ite pritisnutom tipkuShift, Excel odabire sve }elije od trenutne do sljede}eg ruba regije, kao {topokazuje slika 5-6.

Hvataljka ispune

]elija od koje po~inje odabir ostaje aktivnom. Ako dvaput kliknete na desnirub raspona A3:A7 dok drìte pritisnutom tipku Shift, Excel odabire rasponA3:E7, {to pokazuje slika 5-8.

Odabiranje pomo}u tipkovniceOdabiranje }elija i kretanje kroz tablicu moète izvesti i pomo}u tipkovnice.Da biste odabrali jednu }eliju, upotrijebite kursorske tipke. Primjerice, akoje aktivna }elija A1, pritisnite tipku sa strelicom nadolje kako biste odabrali}eliju A2. Pritisnite tipku sa strelicom udesno ili ulijevo kako biste odabrali}eliju desno ili lijevo od aktivne.

Kretanje izme|u regija }elijaDa biste se kretali izme|u pojedinih regija, upotrijebite kombinaciju tipkeCtrl i kursorskih tipki. Na primjer, ako je aktivna }elija A3, pritisnite tipkuCtrl i strelicu udesno da biste aktivirali }eliju E3, kao {to pokazuje slika 5-7.Ako je prazna }elija aktivna kada priti{}ete tipke Ctrl i strelicu, Excel se po-mi~e u odgovaraju}em smjeru na prvu }eliju koja nije prazna ili na posljed-nju }eliju tablice u tom smjeru ako ne postoje popunjene }elije.


100

SLIKA 5-6.Dvostruki klik narub }elije uzdrànje pritisnutetipke Shiftodabire }eliju nakraju regije.

Uz aktivnu }eliju A3, dvostruki klik na donji rub }elijeuz drànje tipke Shift, odabire raspon A3:A7.

SLIKA 5-7.Za kretanje izme-|u regija moèteupotrijebiti kom-binaciju tipke Ctrli kursorskih tipki(strelice).

Upotreba tipki Home i EndTipke Home i End su vrijedne za odabir i kretanje. Sljede}a tablica pokazujekako moète koristiti tipke Home i End zasebno i u kombinaciji s ostalimtipkama da biste vr{ili odabir i kretali se u radnoj stranici.


ad

ne stra

nice

II.

101

Home se pomaknuli na prvu }eliju trenutnog retka.

Ctrl+Home se pomaknuli na }eliju A1.

Ctrl+End se pomaknuli na posljednju }eliju posljednjeg stupca aktivnog podru~ja.

End aktivirali End na~in rada. Zatim upotrijebite kursor-ske tipke da biste se kretali izme|u pojedinih regija.

Scroll Lock+Home se pomaknuli na prvu }eliju koja se u potpunosti nalazi u trenutnom prozoru.

Scroll Lock+End se pomaknuli na posljednju }eliju koja se u potpunosti nalazi u trenutnom prozoru.

Pritisnite Da biste

Aktivno podru~je je pravokutnik koji obuhva}a sve retke i stupce tablice kojisadràvaju popunjene }elije. Primjerice, na slici 5-7, pritiskom na Ctrl-Enddok je aktivna bilo koja }elija odabire se }elija H10. Pritisak na Ctrl-Homeodabire }eliju A1.

Da biste aktivirali End na~in rada, pritisnite End; da biste ga isklju~ili, pri-tisnite ponovno End.

Upotreba naredbe Go ToZa brzo kretanje i odabir }elija ili raspona }elija, upotrijebite naredbu Go Toiz izbornika Edit (ili pritisnite F5), ubacite adresu }elije, raspona }elije iliime }elije u polje Reference i kliknite na OK. Isto tako, naredbu Go To mo-ète upotrijebiti i za pro{irenje odabira. Primjerice, da biste odabrali rasponA1:Z100, mogli biste kliknuti na A1, pokrenuti naredbu Go To, otipkatiZ100, a zatim dràti pritisnutom tipku Shift i pritisnuti tipku Enter.

Da biste se pomaknuli na drugu tablicu unutar iste radne bilje`nice, odabe-rite naredbu Go To i otipkajte ime tablice, nakon toga uskli~nik i na krajuime }elije ili adresu. Na primjer, da biste se pomaknuli na }eliju D5 u tabliciSheet2, otipkajte Sheet2!D5.

VIDI IDaljnje informacijeo imenima }elijakoja se tako|ermogu upotrijebiti s naredbom Go Topotraìte u dijelu“Imenovanje }elijai raspona” na str.133. Daljnje infor-macije o referenca-ma potraìte uodjeljku “Upotrebaadresa }elija uformulama” na str. 117.

?

Pri upotrebi naredbe Go To, Excel popunjava polje Reference }elijom ili ra-sponom iz kojeg ste se upravo pomaknuli. Na taj se na~in moète jedno-stavno kretati naprijed i nazad izme|u pojedinih lokacija pritiskaju}i F5, azatim Enter. Excel vodi ra~una i o zadnje ~etiri lokacije s kojih ste pokrenuliGo To naredbu i prikazuje ih u okviru za dijalog Go To. Ovaj popis moèteupotrijebiti za pomicanje izme|u ovih lokacija u va{oj tablici. Slika 5-8 po-kazuje okvir za dijalog Go To s prikazane ~etiri prethodne lokacije.


102

SLIKA 5-8.Okvir za dijalogGo To sadrì ~etiriprethodne lokaci-je s kojih steupotrijebili Go Tonaredbu.

[irenje odabiraKao i pri upotrebi mi{a, odabir moète pro{iriti i s tipkovnice upotrebljava-ju}i kursorske tipke te Shift ili F8 (odabir ne moète pro{iriti tipkom Tab).Dodatne informacije o pro{irivanju odabira potraìte u odjeljku “Odabiranje mi-{em” na str. 94.

Odabiranje raspona na vi{e podru~jaKao i pri upotrebi mi{a, da biste odabrali raspone na vi{e podru~ja upotri-jebite tipku Shift i F8 te tako aktivirajte na~in rada Add. Dodatne informacijeo pro{irivanju odabira potraìte u odjeljku “Odabiranje mi{em” na str. 94.

Odabir stupaca i redakaîtav stupac moète odabrati tako da odaberete jednu }eliju èljenog stup-ca, a zatim pritisnete kombinaciju Ctrl-Spacebar (razmaknica). Ako s tip-kovnice èlite odabrati ~itav redak, odaberite u njemu jednu }eliju, a zatimpritisnite Shift+razmaknica.

Da biste odabrali nekoliko susjednih redaka i stupaca, ozna~ite raspon kojiuklju~uje }elije u svakom od stupaca i redaka, a zatim pritisnite Ctrl+raz-maknica ili Shift+razmaknica. Primjerice, da biste odabrali stupce B, C i D,odaberite B4:D4 ili bilo koji raspon koji uklju~uje }elije u ova tri stupca, a zatim pritisnite Ctrl+razmaknica.


ad

ne stra

nice

II.

103

Da biste odabrali cijelu radnu stranicu s tipkovnice, pritisnite Ctrl+Shift+razmaknica.

SAVJET❞

Uno{enje podatakaMicrosoft Excel dozvoljava unos dviju osnovnih vrsta podataka: konstanti iformula. Konstante se dijele u tri glavne kategorije: broj~ane vrijednosti, tek-stualne vrijednosti (koje se jo{ nazivaju oznakama ili nizovima), te datum-ske i vremenske vrijednosti. U ovom }emo dijelu pogledati broj~ane i tekstualne vrijednosti. (Datumi su obja{njeni u 13. poglavlju, “Datumi i vrijeme.”)

Excel raspoznaje i dvije posebne vrste konstanti koje se zovu logi~ke vrijed-nosti i pogre{ke.

Jednostavne broj~ane i tekstualne vrijednostiUnos koji uklju~uje samo znamenke od 0 do 9, kao i neke posebne znakove(+ – E e ( ) . , $ % i /) naziva se broj~anom vrijedno{}u. Unos koji uklju~ujegotovo sve ostale znakove naziva se tekstualnom vrijedno{}u. Sljede}a ta-blica daje primjer nekih broj~anih i tekstualnih vrijednosti.

VIDI IVi{e informacija oformulama i po-gre{kama pogle-dajte u 6. poglavlju“Formule”. Logi~ke}ete vrijednostina}i obja{njene u12. poglavlju“Uobi~ajenefunkcije radnihstranica”.

?

123 Prodaja

345678 Dobar dan

$99999 Oznaka

1% Ilica 129

1.23E+12 Br. 324

Numeri~ke vrijednosti Tekstualne vrijednosti

Unos broj~anih vrijednostiDa biste unijeli broj~anu vrijednost, odaberite }eliju i utipkajte broj. Kakotipkate znamenke, tako se broj pojavljuje u traci za formule, te u aktivnoj}eliji. Trep}u}a okomita crtica koja se pojavljuje u }eliji, odnosno formulinaziva se to~kom umetanja.

Spremanje unesene vrijednostiKada zavr{ite s utipkavanjem, vrijednost morate spremiti kako bi ona osta-la u }eliji. Najjednostavniji je na~in spremanja taj da nakon unosa pritisnetetipku Enter. Tada nestaje to~ka umetanja, a Excel sprema vrijednost u }eliji.

Ako pritisnete Tab, Shift+Tab, Enter, Shift+Enter ili jednu od kursorskihtipki (strelice) nakon utipkavanja vrijednosti, Excel sprema uneseni podata-ka i aktivira susjednu }eliju.


104

Pritisak na Enter uzrokuje pomak aktivne }elije za jedan redak nadolje. Me-|utim, to moète promijeniti tako da nakon pritiska na Enter aktivna }elijaostaje ista. Da biste to u~inili, odaberite iz izbornika Tools naredbu Options,kliknite na jaha~ Edit i poni{tite opciju Move Selection After Enter. Da bistepromijenili smjer odabiranja, odaberite smjer iz popisa. Primjerice, odaberiteRight ako nakon svakog unosa i potvrde tipkom Enter èlite krenuti u }elijuudesno.

SAVJET❞

Kao {to je spomenuto u 1. poglavlju, kada po~nete s utipkavanjem vrijed-nosti, u traci za formulu pojavljuju se tri gumba: gumb za poni{tavanje(Cancel), gumb za unos (Enter) i gumb za mijenjanje sadràja formule (EditFormula). Ako unos u }eliju po~inje znakom jednakosti (=), plusom (+) iliminusom (-), pojavit }e se i padaju}i popis ~esto kori{tenih funkcija, {topokazuje slika 5-9.

VIDI IVi{e o mijenjanjusadràja formulapogledajte u 6.poglavlju,“Formule”.

?

SLIKA 5-9.Unos u }elijumoète spremitiklikom na gumbEnter, a poni{ta-vate ga klikom nagumb Cancel.

Kliknite na gumbFunctions kako bi-ste odabrali jednuod ugra|enihfunkcija Excela.

Kliknite na gumbCancel kako bisteponi{tili unos u}eliju.

Kliknite na gumbEnter za spremanjeunosa u }eliju.

Kliknite na gumb EditFormula kako biste seusredoto~ili na pojedinekomponente formule.

Posebni znakoviBroj znakova ima posebno zna~enje za Excel. Evo popisa smjernica zaposebne znakove:

� Ako broj~ani UNOS po~nete znakom plusa (+), Excel ispu{ta taj znak.

� Ako broj~ani ulaz po~nete znakom minusa (-), Excel interpretira unoskao negativni broj i ostavlja znak.

� Znak E ili e upotrebljavate za znanstvenu notaciju. Primjerice, broj 1E6Excel interpretira kao 1.000.000 (1 puta 10 na {estu potenciju).

� Broj~ane konstante u okruglim zagradama Excel interpretira kao nega-tivne brojeve. Na primjer, broj (100) Excel interpretira kao -100.

� Decimalnu to~ku (zarez) koristite na uobi~ajen na~in. Isto tako moèteupotrijebiti i zareze kako biste odvojili tisu}ice, milijune, itd. Kadaunosite brojeve koji kao odvajatelji uklju~uju zareze, brojevi se u }elijipojavljuju sa zarezima, ali u traci za formule ne. Primjerice, ako une-sete broj 1,234.56, u traci za formule pisat }e 1234.56. U isto vrijeme u}eliji se pokazuje broj koji uklju~uje i zarez, kao da ste primijenili jedanod Excelovih ugra|enih broj~anih formata (Number format).

� Ako broj~ani unos po~nete znakom dolara, Excel }eliji pridruùje for-mat valute (Currency format). Na primjer, ako unesete $123456, Excelu }eliji prikazuje $123,456, a u traci za formulu pojavit }e se 123456. U ovom }e slu~aju Excel dodati zarez u prikaz radne stranice jer je ondio Excelovog formata za valute.

� Ako broj~ani unos zavr{ite znakom postotka (%), Excel }elijipridruùje postotni format. Primjerice, unesete li 23%, Excel u traci za formulu prikazuje 23% te }eliji pridruùje format postotka i ispisuje 23%.

� Ako u broj~anom unosu otipkate kosu crtu (/), a niz ne moè bitiinterpretiran kao datum, Excel prepoznaje broj kao razlomak.Primjerice, unesete li 11 5/8, Excel }e u traci za formulu prikazati11.625, a }eliji }e dodijeliti format razlomka. }elija }e prikazivati 11 5/8.


ad

ne stra

nice

II.

105

VIDI IVi{e informacija oExcelovim ugra-|enim formatimaza brojeve pogle-dajte u dijelu “Pri-druìvanje i ukla-njanje formata” na157. stranici.

?

VIDI IDaljnje informacijeo datumskim i vre-menskim formati-ma potraìte udijelu “Datumi ivrijeme”.

?

Kako biste se osigurali da se razlomak ne}e shvatiti kao datum, ispred ra-zlomka unesite nulu i jedan razmak. Primjerice, da biste unijeli 1/2, otipkajte0 1/2.

SAVJET❞

Prikazane i stvarne vrijednostiIako u }eliju moète utipkati i vi{e od 16 000 znakova, broj~ani unos u }elijimoè imati najvi{e 15 znamenki. Ako unesete broj koji je predug da bi staou }eliju, Excel }e ga prikazati u znanstvenoj notaciji. Excel prilago|ava

to~nost znanstvenog prikaza kako bi pokazao takav unos u }eliji, {toprikazuje slika 5-12. Me|utim, ako unesete jako velik ili jako malen broj,Excel ga i u traci za formulu prikazuje u znanstvenoj notaciji s to~no{}u od15 znamenki.


106

VIDI IVi{e informacija oto~nosti potraìteu odjeljku “To~nostbroj~anih vrijed-nosti” na 154. str.

?

SLIKA 5-10.Duga~ke brojeveu uskim }elijamaExcel prikazuje uznanstvenojnotaciji.

Vrijednosti koje se pojavljuju u }elijama nazivaju se prikazanim vrijednosti-ma, dok se vrijednosti koje su spremljene u }elije i koje se prikazuju u traciza formulu nazivaju stvarnim vrijednostima. Broj znamenki koje se pojav-ljuju u }elijama ovisi o {irini stupca. Ako smanjite {irinu stupca koji sadrìduga~ak ulaz, Excel moè prikazati ili zaokruènu vrijednost broja ili nizznakova (#), {to ovisi o formatu prikaza koji upotrebljavate.

VIDI IVi{e informacija o{irenju }elijepogledajte u dijelu“Kontrola {irinestupca” na 203.stranici.

?

Ako u nekoj od }elija, u kojoj o~ekujete vidjeti broj, ugledate niz znakova #,jednostavno pro{irite }eliju.

SAVJET❞

Unos tekstualnih vrijednostiUnos teksta je sli~an unosu broj~anih vrijednosti. Da biste u }eliju unijelitekst, odaberite je, otipkajte tekst i potvrdite ulaz pritiskom na Enter ili kli-kom na gumb Enter. Da biste ulaz poni{tili, pritisnite tipku Esc ili kliknitena gumb Cancel.

Unos duga~kog tekstaAko unesete tekst koji je predug da bi bio prikazan u jednoj }eliji, Excel do-zvoljava preljev teksta preko susjednih }elija. Me|utim, tekst se sprema ujednu }eliju. Ako zatim otipkate tekst u }eliji koja je prekrivena tekstomdruge }elije, prekrivni tekst }e biti odrezan, kao {to je pokazano u }eliji A2na slici 5-11.

SLIKA 5-11.Duga~ke tekstu-alne vrijednostiprekrivaju su-sjedne }elije ako su prazne.

Upotreba automatskog prijenosa rije~iAko unosite duga~ke tekstualne vrijednosti, automatski prijenos rije~i unovi redak (WordWrap) u~init }e ih ~itljivijima. Odaberite (ozna~ite) }elije,pokrenite opciju Cells izbornika Format, kliknite na karticu Alignment, azatim potvrdite opciju Wrap Text i kliknite na OK. Navedena vam opcijaomogu}ava unos dugih nizova koji se pode{avaju u dva ili vi{e redakaunutar iste }elije, ~ime se izbjegava prekrivanje susjednih }elija. Da bi senovi reci teksta prikazali, Excel pove}ava visinu retka koji sadrì formati-ranu }eliju.

Broj~ani tekstualni unosPonekad }ete htjeti da se na radnoj stranici pojavi neki unos koji sadrìposebne znakove {to ih Excel normalno tretira druga~ije od obi~nog teksta.Upotrebom broj~ano-tekstualnih unosa moète natjerati Excel da posebneznakove prihvati kao tekst. Na primjer, mo`da }ete htjeti da se “+1” pojaviu }eliji. Ako jednostavno upi{ete +1 Excel }e to interpretirati kao broj~aniunos i ispustiti znak +.

Broj~ano-tekstualni unos sastoji se od teksta i brojeva ili samo brojeva. Da biste unijeli tekst i brojeve odaberite }eliju, utipkajte sadràj i pritisniteEnter. S obzirom da takav unos uklju~uje i znakove koji nisu brojevi, Excelga interpretira kao tekstualni unos.

Da biste stvorili tekstualni unos koji se sastoji od samih znamenki, ispredunosa postavite apostrof . Primjerice, da biste unijeli broj dijela 1234, slije-dite naredne korake:

1. Odaberite }eliju.

2. Utipkajte ‘1234

3. Pritisnite Enter.

Apostrof }e se pojaviti u traci za formulu, ali ne i u }eliji. Dok su broj~aniunosi poravnani udesno, broj~ano-tekstualni unos je u }eliji poravnan lije-vo, {to je pokazano na slici 5-12.


ad

ne stra

nice

II.

107

Najjednostavniji je na~in izbjegavanja prekrivanja teksta {irenje stupaca dvo-strukim klikom na rub stupca u zaglavlju. Primjerice, na slici 5-11, dvostrukimklikom na liniju izme|u stupaca A i B u zaglavlju stupaca, {irina stupca A }ese podesiti tako da prihvati i prikaè najduì unos stupca.

SAVJET❞

VIDI IVi{e informacija oprijenosu rije~i unovi redakpogledajte u dijelu“Prilagodbasadràja }eliji” na179. stranici.

?

Unos u rasponeDa biste unijeli vrijednosti u raspon (blok) susjednih }elija, najprije odabere-te te }elije. Zatim upotrijebite Enter, Shift+Enter, Tab i Shift+Tab za pomica-nje aktivne }elije unutar raspona:


108

SLIKA 5-12.Brojevi dijela ustupcu A unesenisu kao tekst.

Datoteka XYZ Prices.xls iz gornjeg primjera se mo`e na}i na Web straniciMicrosoft Pressa na: http://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/.

Enter }eliju ispod aktivne }elije.

Shift+Enter }eliju iznad aktivne }elije.

Tab }eliju desno od aktivne }elije.

Shift+Tab }eliju lijevo od aktivne }elije.

Pritisnite Da biste aktivirali

Primjerice, da biste unijeli vrijednosti u raspon B2:D4, slijedite narednekorake:

1. Odaberite }elije od B2 do D4 tako da je B2 aktivna.

2. Otipkajte 100 u }eliju B2 i pritisnite Enter.

3. U }eliji B3 (sada aktivnoj) otipkajte 200 i pritisnite Enter.

4. U }eliji B4 (sada aktivnoj) otipkajte 300 i pritisnite Enter. Aktivnompostaje }elija C2, {to pokazuje slika 5-13. Nastavite s unosom podatakana ovaj na~in dok ne popunite ~itav ozna~eni blok.

OPREZXPona{anje tipkeEnter ovisi opostavama na kar-tici General okviraza dijalog Options.

NA WEBUW

Ispravak pogre{ke pri unosuPogre{ke pri tipkanju moète ispraviti bilo prije spremanja podatka, bilokasnijom promjenom sadràja }elije.

Ispravak pogre{ke pri unosu prije spremanjaDa biste ispravili jednostavne pogre{ke pri tipkanju, pritisnite tipku Back-Space koja bri{e znak lijevo od to~ke umetanja. Da biste ispravili pogre{kuod ranije, odaberite }eliju i kliknite na traku za formulu ili dvaput kliknitena }eliju i postavite kursor (to~ku umetanja) na pogre{ku. Obri{ite, umet-nite ili zamijenite znakove. Da biste obrisali nekoliko susjednih znakova,odaberite ih povla~enjem mi{a iznad njih (s pritisnutom lijevom tipkommi{a), a zatim pritisnite BackSpace ili Delete.

Pogre{ke u tipkanju moète ispraviti i samo s tipkovnice. Da biste to u~inili,odaberite }eliju kojoj èlite mijenjati sadràj i pritisnite tipku F2. Lijevi donjikut statusne trake ozna~ava da ste promijenili na~in rada s Ready na Edit, ato~ka umetanja se pojavljuje na kraju unesenog podatka. Upotrijebite kursor-ske tipke kako biste postavili to~ku umetanja udesno od znaka ili znakovakoje èlite mijenjati, pritisnite BackSpace, a zatim utipkajte nove znakove.

Da biste promijenili nekoliko znakova, postavite to~ku umetanja neposrednoispred ili iza znakova koje èlite mijenjati, drìte pritisnutom tipku Shift, azatim pritisnite strelicu ulijevo ili udesno kako biste ozna~ili èljene znakove.Da biste tada obrisali ozna~ene znakove, pritisnite BackSpace ili Del; da bisteih zamijenili s novim tekstom, jednostavno utipkajte druge znakove.


ad

ne stra

nice

II.

109

SLIKA 5-13.Blok moète po-puniti vrijednosti-ma unosom vri-jednosti i pri-tiskom na Enter.

Da biste odjednom u nekoliko }elija unijeli istu vrijednost, najprije odaberite}elije. Zatim utipkajte podatak i drìte pritisnutom tipku Ctrl dok priti{}eteEnter ili klikate na gumb Enter.

SAVJET❞

Za kretanje od jednog do drugog kraja unesenog podatka u }eliji, koristitetipke Home i End. Da biste se kroz podatak pomicali rije~ po rije~, dokpriti{}ete strelice ulijevo ili udesno drìte pritisnutom tipku Ctrl.

SAVJET❞

Ispravak pogre{aka nakon spremanjaDa biste obrisali ~itav sadràj aktivne }elije, pritisnite Del ili BackSpace, a zatim Enter. BackSpace vam omogu}ava potvrdu brisanja, pa ako ste tutipku pritisnuli slu~ajno, kliknite na gumb Cancel ili pritisnite tipku Esckako bi se sadràj }elije vratio. ]eliju moète odabrati i utipkati novi sadr-àj. Excel bri{e prethodni sadràj ~im po~nete s tipkanjem. Da biste povra-tili polazni podatak, kliknite na gumb Cancel ili pritisnite Esc prije spre-manja novog unosa.

Da biste vratili sadràj nakon pritisnute tipke Del, ili ako ste ve} spremilinovi podatak, odaberite naredbu Undo iz izbornika Edit ili pritisniteCtrl+Z.

Naredba Undo pamti zadnjih 16 izvedenih akcija. Ako za redom priti{}eteCtrl+Z, poni{tit }e se djelovanje svih 16 zadnjih izvedenih akcija. Popis ovihakcija moète prikazati i klikom na malu strelicu udesno od gumba Undo.Vucite mi{a kako biste odabrali jednu ili vi{e akcija. Nakon otpu{tanja tipkemi{a odabrane }e se akcije poni{titi. Gumb Redo udesno od gumba Undoradi na isti na~in, pa za~as moète ponoviti svoje akcije. Primijetite kako nemoète poni{titi djelovanje akcija negdje iz sredine popisa. Kada u popisuodaberete akciju, poni{tit }e se djelovanje odabrane i svih ostalih akcija kojese nalaze iznad nje.


110

Evo zgodne mogu}nosti koju moète iskoristiti pri popunjavanju tablicepodataka, kako to pokazuju donje slike.

Sve {to trebate je upisati zaglavlja stupaca u prvi redak kako biste definirali{irinu unosne tablice. Nakon toga, koristite Tab kako biste se kretali od }elijedo }elije u retku, a na kraju retka nakon unosa pritisnite Enter. Na taj }ete sena~in pomaknuti na prvu }eliju idu}eg retka tablice.

Unos podataka upotrebom automatskog vra}anja

Za{tita va{ih podatakaUz mogu}nost za{tite va{ih datoteka putem lozinke, Excel nudi i nekolikonaredbi kojima moète za{tititi va{e radne stranice, radne bilje`nice, poje-dine }elije, grafi~ke objekte, grafove, scenarije i prozore od pristupa i pro-mjene od strane drugih korisnika.

Excel prema osnovnoj postavi “zaklju~ava” ({titi) }elije, grafi~ke objekte,grafove, scenarije i prozore, ali za{tita nije djelotvorna dok iz izbornikaTools ne odaberete Protection, a zatim Protect Sheet. Slika 5-15 pokazujeokvir za dijalog koji se pojavljuje nakon izvo|enja navedene naredbe. Statusza{tite koji odredite odnosi se samo na trenutnu radnu stranicu.


ad

ne stra

nice

II.

111

SLIKA 5-14.Kliknite na malustrelicu uz gumbUndo kako bisteodabrali jednu ilivi{e od zadnjih 16izvedenih akcija, a ~ije djelovanjeèlite poni{titi.

SLIKA 5-15.Za{titu odre|eneradne stranice uradnoj bilje`nicimoète postavitiili ukloniti.

Odaberite Contents u okviru zadijalog Protect Sheet i primije-nite za{titu na sadràj }elijatrenutne radne stranice.

Odaberite Objects i primijeniteza{titu na bilo koji grafi~ki objektu trenutnoj radnoj stranici.

Odaberite Scenarios i primijeniteza{titu na bilo koju pode{enostkoju ste spremili upotrebljavaju}iScenario Manager.

Nakon postavljanja za{tite vi{e niste u stanju promijeniti {ti}eni element.Ako poku{ate promijeniti za{ti}enu }eliju, Excel prikazuje poruku opogre{ci Locked cells cannot be changed.

Skidanje za{tite s pojedinih }elijaU novoj radnoj stranici svaka }elija je prema osnovnoj postavci zaklju~ana ispremna za aktiviranje naredbom Protect Sheet. Ali, u najve}em broju slu-~ajeva ne}ete èljeti za{tititi sve }elije radne stranice. Primjerice, mo`da }etehtjeti u radnoj stranici koju dijelite za{tititi formule i format a pojedine }eli-je ostaviti neza{ti}ene tako da se potrebni podaci mogu unijeti bez otklju~a-vanja ~itave stranice. Prije za{tite radne stranice, odaberite }elije koje èlitedràti neza{ti}enima, a zatim iz izbornika Format odaberite naredbu Cells ikliknite na jaha~ Protection. Poni{tite opciju Locked. Slika 5-16 pokazujeokvir za dijalog nakon odabira jaha~a Protection naredbe Format Cells.


112

VIDI IDaljnje informacijeo dijeljenim rad-nim bilje`nicamapogledajte na 585.str. u odjeljku“Dijeljene radnebilje`nice”.

?

SLIKA 5-16.Kartica Protectionnaredbe Cells izizbornika Formatomogu}ava vampostavljanje za-{tite za pojedine}elije.

Zapamtite da Excel ne pokazuje nikakvu ekransku informaciju kojom seozna~ava status za{tite pojedinih }elija. Da biste razlikovali neza{ti}ene odza{ti}enih }elija, promijenite im format. Primjerice, mogli biste promijenitiboju }elije ili dodati rubove. Pritiskanjem tipke Tab moète se lako kretatiizme|u neza{ti}enih }elija u zaklju~anoj stranici.

SAVJET❞

Moète upotrijebiti i naredbu Protect Workbook podizbornika Protection izizbornika Tools. Na taj na~in moète sprije~iti promjenu strukture radnebilje`nice, te fiksirati poloàj prozora same radne bilje`nice. Okvir za dija-log koji se pojavljuje nakon pokretanja naredbe Protect Workbook prikazanje na slici 5-17.


ad

ne stra

nice

II.

113

Kada potvrdite opciju Sharing With Track Changes (izbornik Tools, naredbaProtection, naredba Protect And Share Workbook), za dijeljenu se radnubilje`nicu aktivira i vi{e od same za{tite, jer se otvara okvir za dijalog Save Asi uklju~uje dijeljenje radne bilje`nice.

UPOZORENJE!

Skrivanje }elija i stranicaAko na }eliju koja sadrì formulu primijenite Hidden za{titu, formula }eostati skrivena pri aktiviranju }elije. Formule su u takvim }elijama jo{ uvi-jek dostupne, jednostavno su skrivene od pogleda. Me|utim, rezultat for-mule je vidljiv osim u slu~aju da primijenite i “hidden” (skriveni) broj~aniformat. Da biste primijenili Hidden format za{tite, slijedite naredne korake:

1. Odaberite }elije koje èlite sakriti.

2. Iz izbornika Format odaberite naredbu Cells, a zatim karticuProtection

3. Potvrdite Hidden i kliknite na OK.

4. Iz izbornika Tools odaberite Protection, a zatim Protect Sheet.

5. Provjerite je li potvr|ena opcija Contents i zatim kliknite na OK.

SLIKA 5-17.Okvir za dijalogProtect Workbookomogu}ava vampostavljanje sta-tusa za{tite zasamu radnubilje`nicu.

Potvrda opcije Structurespre~ava promjenu postav-ljenih radnih stranica u rad-noj bilje`nici.

Potvrda opcije Windowsspre~ava pomicanje i pro-mjenu veli~ine prozoraradne bilje`nice.

VIDI IVi{e informacija oformatiranju broje-va pogledajte uposebnom okviru“Skriveni broj~aniformat” na 178. str.

?

U radnoj bilje`nici moète sakriti i ~itave radne stranice. Svi podaci i ra~uniu skrivenoj radnoj bilje`nici i dalje su dostupni, ali je stranica sakrivena odpogleda. Da biste sakrili radnu stranicu radne bilje`nice, slijedite narednekorake:

1. Kliknite na jaha~ radne stranice koju èlite sakriti.

2. Iz izbornika Format odaberite naredbu Sheet, a zatim Hide.

Unos lozinkiU okviru za dijalog koji se pojavljuje nakon odabira Protect Sheet ili ProtectWorkbook iz izbornika Tools, moète pridruìti lozinku koja se mora utip-kati kako bi se pro{la za{tita radne stranice ili radne bilje`nice. (Moèteupotrijebiti i razli~ite lozinke za svaku od njih.) Da biste pridruìli lozinku,u~inite sljede}e:

1. Iz izbornika Tools odaberite Protection, a zatim Protect Sheet ili ProtectWorkbook.

2. Upi{ite lozinku i kliknite na OK.

3. Kada se to od vas zatraì, ponovo upi{ite lozinku i kliknite na OKkako biste se vratili u radnu stranicu ili radnu bilje`nicu.

Uklanjanje za{titeAko je na radnoj stranici ili radnoj bilje`nici postavljena za{tita, tada senaredba Protection u izborniku Tools mijenja u naredbu Unprotect Sheet,odnosno Unprotect Workbook, ili obje. Da biste uklonili za{titu, odaberiteodgovaraju}u naredbu Unprotect.

Ako ste pri postavljanju za{tite radne stranice ili radne bilje`nice primijenililozinku, za{titu ne moète ukloniti dok ne utipkate lozinku. Unos krivelozinke rezultira porukom

The Password you supplied is not correct. Verify the CAPS lock key isoff and that you used the correct capitallization.

Lozinka koju tipkate mora u potpunosti odgovarati lozinci radne stranice iliradne bilje`nice, {to zna~i da se moraju poklopiti i mala i velika slova.


114

OPREZXZa{tita lozinkom uExcelu je ozbiljnastvar. Jednom kadpridruìte lozinkune postoji na~in da uklonite za{titubez lozinke.Pamtite svojelozinke! I voditera~una da mala ivelika slova nisujednaka!

115

6Formule

Ako niste trebali formule, tada ste za stvaranje va{ihtablica mogli upotrijebiti i tekst procesor. Formule susrce i du{a prora~unske tablice, a Microsoft Excel nudi

bogati okoli{ u kojem moète izgraditi sloène formule. Na-oruàni s nekoliko matemati~kih operatora i pravila za unospodataka u }elije, va{u radnu stranicu moète pretvoriti umo}ni kalkulator.

6. POGLAVLJE

Stvaranje formula 166

Imenovanje }elija i raspona 133

Razumijevanje pogre{aka 144

Polja 144

Prora~uni u radnim stranicama 149

Stvaranje formulaPro|imo kroz nekoliko osnovnih formula da bismo vidjeli kako one rade.Najprije ozna~ite praznu }eliju A10 i otipkajte

=10+5


116

Sve formule u Microsoft Excelu 2000 moraju po~eti znakom jednakosti. Znakjednakosti govori Excelu da naredni znakovi stvaraju formulu. Ako ispustiteznak jednakosti, Excel interpretira znakove kao tekst (~ak i 10+5), osim akouneseni niz nije valjana broj~ana vrijednost.

SAVJET❞

Sada pritisnite Enter. U }eliji A10 pojavit }e se vrijednost 15, ali kada odabe-rete }eliju A10, traka za formulu prikazat }e upravo unesenu formulu. Kao{to je spomenuto u 5. poglavlju, ono {to se pojavljuje u }eliji je prikazanavrijednost; ono {to se pojavljuje u traci za formulu je stvarna vrijednost.Sada unesite jednostavne formule i pritisnite Enter nakon utipkavanjasvake od njih:

=10-5

=10*5

=10/5

Svaka od prethodnih formula upotrebljava matemati~ki operator: znakplusa (+), znak minusa (-), znak mno`enja (*) i znak dijeljenja (/).

Prioritet operatoraPojam prioriteta odnosi se na redoslijed kojim Excel izvodi ra~un u formuli.Excel slijedi naredna pravila:

� Najprije se obra|uju izrazi u zagradama.

� Mno`enje i dijeljenje se izvode prije zbrajanja i oduzimanja.

� Operatori u nizu jednakog prioriteta obra|uju se slijeva udesno.

Unesimo nekoliko formula da vidimo primjenu ovih pravila. Odaberiteneku praznu }eliju i utipkajte

=4+12/6

Pritisnite Enter i vidjet }ete vrijednost 6. Excel najprije dijeli 12 sa 6, a zatimdodaje rezultat (2) ~etvorci. Druga~iji redoslijed daje i druga~iji rezultat.Odaberite neku drugu praznu }eliju i utipkajte

=(4+12)/6

Pritisnite Enter i vidjet }ete vrijednost 2.666667. Ovaj primjer demonstrirakako pomo}u zagrada moète mijenjati redoslijed ra~unanja. Sljede}e for-mule sadràvaju jednake vrijednosti i operatore, ali smje{taj zagrada je zasvaku razli~it, pa je shodno tome i rezultat razli~it.

Formule 6. POGLAVLJER

ad

ne stra

nice

II.

117

=3*6+12/4-2 19

=(3*6)+12/(4-2) 24

=3*(6+12)/4-2 11.5

=(3*6+12)/4-2 5.5

=3*(6+12/(4-2)) 36

Formula Rezultat

Ako niste sigurni kojim }e redom Excel izvesti operacije, upotrijebite zagrade,~ak ako one i nisu neophodne. Osim toga, ako je formule kasnije potrebnomijenjati, na ovaj }e na~in one biti ~itkije.

SAVJET❞

Parovi zagradaAko ne zatvorite zagradu za svaku otvorenu zagradu u formuli, Excel }eprikazati poruku Parentheses do not match i ozna~iti pogre{ni dio formule.

Nakon {to utipkate zatvorenu zagradu, Excel za~as ozna~ava taj par zagra-da nagla{enijim prikazom. Ova je sposobnost zgodna pri unosu dugih for-mula u kojima niste sigurni koje su zagrade me|usobno u paru.

Upotreba adresa }elija u formulamaAdresa }elije (referenca) je }elija ili grupa }elija u va{oj radnoj bilje`nici. Kadastvorite formulu koja sadrì adrese }elija, povezujete formulu s ostalim }eli-jama u radnoj bilje`nici. Vrijednost formule je tada ovisna o vrijednostima unavedenim }elijama i mijenja se kad god se promijeni vrijednost u adresira-noj }eliji.

Za vje`bu, unesimo formulu koja sadrì adresu }elije. Najprije odaberite}eliju A1 i unesite formulu

=10*2

Sada odaberite }eliju A2 i unesite formulu

=A1

Vrijednost u obje }elije je 20. Ako u bilo kojem trenutku promijenite vrijed-nost u }eliji A1, vrijednost u }eliji A2 se tako|er mijenja. Sada odaberite}eliju A3 i utipkajte

=A1+A2

Excel vra}a vrijednost 40. Vidjet }ete kako je upotreba adresa }elija od izu-zetne pomo}i u stvaranju i upotrebi sloènih formula.

Unos adresa }elija mi{em Pri unosu adresa }elija u formulu moète u{tedjeti vrijeme i pove}ati pre-ciznost tako da ih odabirete mi{em, a ne utipkavate u traku za formulu.Primjerice, da biste unijeli adrese }elija A9 i A10 u formulu u }eliji B10, sli-jedite naredne korake:

1. Odaberite }eliju B10 i utipkajte znak jednakosti.

2. Kliknite na }eliju A9 i otipkajte znak plus.

3. Kliknite na }eliju A10 i pritisnite Enter.

Kada kliknete na svaku od }elija, oko }elije }e se pojaviti trep}u}i rub koji senaziva marquee, a adresa }elije ubacit }e se u }eliju B10. Nakon zavr{enogunosa formule, svakako pritisnite Enter. Ako ne pritisnete Enter i odabereteneku drugu }eliju, Excel podrazumijeva da èlite uklju~iti njenu adresu uformulu.

Aktivna }elija ne mora biti vidljiva u trenutno prikazanom prozoru kakobiste u nju ubacili vrijednost. Slobodno se moète pomicati po ~itavojradnoj stranici ne mijenjaju}i aktivnu }eliju i klikati na }elije u udaljenimpodru~jima tablice kako biste stvarali formulu. Traka za formulu prikazujesadràj aktivne }elije bez obzira gdje se nalazite u radnoj stranici.


118

VIDI IVi{e informacija oodabiranju }elija iraspona mi{em po-gledajte u odjeljku“Odabiranje mi-{em” na 94. str.

?

Relativne, apsolutne i mije{ane adreseRelativne adrese – vrsta koju smo dosad koristili u na{im primjerima –odnose se na }elije njihovim poloàjem u odnosu na }eliju koja sadrì for-mulu. Primjerice, “}elija dva retka iznad ove”. Apsolutne adrese odnose se na}elije putem njihova konstantnog poloàja u radnoj stranici. Na primjer,“}elija u stupcu A i retku 2”. Mije{ana adresa sadrì i relativnu i apsolutnuadresu. Na primjer, “}elija smje{tena u stupcu A dva retka iznad”.Apsolutne i mije{ane adrese su va`ne kada kopirate formule s jednog nadrugi poloàj u va{oj radnoj stranici.

Sljede}e je relativna adresa }elije A1:

=A1

Apsolutna adresa }elije A1 izgleda ovako:

=$A$1

Kombiniranjem relativne i apsolutne adrese moète stvoriti ove mije{aneadrese:

=$A1

=A$1

Ako se znak dolara nalazi ispred slova (npr. A), stup~ana koordinata jeapsolutna, a red~ana relativna. Ako se znak dolara nalazi ispred broja,stup~ana koordinata je relativna, a red~ana apsolutna.

Za brzo mijenjanje vrste adresa moète pritisnuti tipku F4. Naredni koracipokazuju kako:

1. Odaberite }eliju A1 i utipkajte

=B1+B2

2. Pritisnite F4 kako biste adresu u traci za formulu koja je najblià to~kiumetanja (kursoru) pretvorili u apsolutnu. Formula sada postaje

=B1+$B$2.

3. Pritisnite opet F4 kako biste adresu pretvorili u mije{anu (relativnakoordinata stupca i apsolutna koordinata retka). Formula postaje

=B1+B$2.


ad

ne stra

nice

II.

119

Ako se pomi~ete kroz radnu stranicu, a aktivna }elija vi{e nije vidljiva, po-novno je moète prikazati tako da pritisnete tipke Ctrl i BackSpace.

SAVJET❞

VIDI IVi{e informacija okopiranju adresa}elija pogledajte uodjeljku “Kopiranjerelativnih, apsolut-nih i mije{anihadresa” na 263.str.

?

4. Ponovno pritisnite F4 da biste zamijenili vrste adresa (apsolutna koor-dinata stupca i relativna koordinata retka). Formula postaje

=B1+$B2.

5. Pritisnite opet F4 da biste se vratili na polazne relativne adrese.


120

Ponekad èlite kopirati formulu u neki drugi redak ili stupac, ali se formuleodnose na druge }elije u istim recima i stupcima. Relativne adrese se pri kopiranju automatski prilago|avaju, ali apsolutne ne. Upotrebom apsolutnihili relativnih adresa na kraju }ete vjerojatno morati mijenjati svaku pojedinuformulu. Me|utim, upotrebom mije{anih adresa moète u~initi da formulato ~ini i sama. Kada kopirate mije{anu adresu, dio adrese kojoj prethodi znakdolara ne}e se mijenjati, dok se ostali dijelovi pode{avaju kako bi odrazilirelativni smje{taj kopirane formule.

Sljede}a radna stranica prikazuje formule koje izra~unavaju mjese~ne otplatezajma zadanog u retku 2, fiksne kamate u stupcu A i broj mjeseci u }eliji B1.

Da biste stvorili ovakvu radnu stranicu, unesite formulu pokazanu u }eliji B3,a zatim je kopirajte desno i dolje onoliko daleko koliko èlite. Mije{ane adre-se u formuli prilago|avaju se tako da formula koristi odgovaraju}e iznoseglavnica i kamata. Prva komponenta formule je mije{ana adresa vrijednostigodi{nje kamate (podijeljena s 12 kako bi predstavljala mjese~nu kamatu),$A3/12. Kopirajte formulu bilo gdje i ona }e se uvijek odnositi na vrijednost u stupcu A, ali }e se broj retka promijeniti kako biste mogli unijeti razne vrijednosti kamata u stupac A i vidjeti njihov u~inak na otplatu. Druga kom-ponenta je apsolutna adresa koja se odnosi na iznos zajma, $B$1 i uvijek seodnosi na tu }eliju bez obzira gdje kopirali formulu. Mije{ana adresa kojapokazuje na iznos zajma, C$3, uvijek }e se odnositi na redak 2, bez obziragdje kopirali formulu, ali }e se oznaka stupca promijeniti kako bi se u obziruzeo iznos zajma iz pripadaju}eg stupca.

êmu sluè mije{ane adrese?

Adresiranje drugih radnih stranica u istoj radnoj bilje`niciUnutar jedne radne bilje`nice moète adresirati i }elije iz ostalih radnihstranica na isti na~in kao i unutar iste radne stranice. Primjerice, da bisteunijeli adresu }elije A9 iz radne stranice Sheet2 u }eliju B10 radne straniceSheet1, slijedite naredne korake:

1. Odaberite }eliju B10 iz Sheet1 i utipkajte znak jednakosti.

2. Kliknite na jaha~ Sheet2 na dnu prozora Book1.

3. Kliknite na }eliju A9 i pritisnite Enter.

Nakon pritiska na Enter ponovno se aktivira radna stranica Sheet1, a u }elijiB10 pojavljuje se formula:

=Sheet2!A9

Uo~ite kako je dio koji se odnosi na radnu stranicu odvojen uskli~nikom oddijela koji se odnosi na }eliju. Isto tako, uo~ite kako je adresa }elije relativna.Prema osnovnoj postavi, kada odabirete }elije radi adresiranja u drugoj rad-noj stranici, adresa }elije je relativna.

Adresiranje radnih stranica iz drugih radnih bilje`nicaNa isti na~in na koji ste adresirali }elije u drugim radnim stranicama isteradne bilje`nice, moète adresirati i }elije u radnim stranicama koje su diodruge radne bilje`nice. Ovakvo se adresiranje naziva vanjskim adresiranjem.Primjerice, da biste unijeli adresu }elije A2 iz radne stranice Sheet2 radnebilje`nice Book2 u }eliju A1 radne stranice Sheet1 radne bilje`nice Book1,u~inite sljede}e:

1. Stvorite novu radnu bilje`nicu, Book2, klikom na gumb New na traci salatima Standard (prvi gumb s lijeve strane).

2. Izvedite naredbu Arrange iz izbornika Window, a zatim odaberiteVertical. Pojavit }e se obje radne bilje`nice jedna uz drugu. (Ova senaredba normalno ne pojavljuju na skra}enim izbornicima. Kliknite nadvostruku strelicu sa dna izbornika Window ako je èlite prikazati.)

3. Odaberite }eliju A1 iz radne stranice Sheet1 radne bilje`nice Book1 iutipkajte znak jednakosti.

4. Kliknite bilo gdje u prozoru radne bilje`nice Book2 kako biste jeaktivirali.


ad

ne stra

nice

II.

121

Primjer datoteke Reference.xls koja je kori{tena u prethodnom primjeru moèse na}i na Web stranici Microsoft Pressa na http://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/.

NA WEBUW

Prije pritiska na Enter prikaz na va{em ekranu trebao bi sli~iti slici 6-1.


122

SLIKA 6-1.Unesite vanjskeadrese klikom na}eliju dok unositeili ure|ujete for-mulu.

Uo~ite da se informacija o radnoj bilje`nici pojavljuje prva u formuli inalazi u uglatim zagradama. Uo~ite i to da se ovako unesene vanjskeadrese javljaju u apsolutnom obliku.

5. Pritisnite Enter kako biste spremili unos.

Adresiranje R1C1Formule u radnim stranicama obi~no se odnose na }elije putem kombinaci-je slova stupca i broja retka, poput A1 ili Z100. Ako upotrijebite adresiranjeR1C1, Excel se prema }elijama odnosi putem brojeva redaka i stupaca. Adre-sa }elije R1C1 zna~i redak 1 i stupac 1, pa se R1C1 odnosi na istu }eliju kao iA1. Da biste aktivirali R1C1 adresiranje, odaberite iz izbornika Tools nared-bu Options, otvorite karticu General i odaberite opciju R1C1 ReferenceStyle.

Kada ste odabrali opciju R1C1 Reference Style, sve adrese }elija u va{imformulama mijenjaju se u taj format. Primjerice, }elija M10 postaje R10C13,a }elija IV65536, posljednja u va{oj radnoj stranici, postaje R65536C256.

Pri upotrebi R1C1 notacije, relativne adrese }elija prikazuju se u smislu nji-hove veze prema }eliji koja sadrì formulu, a ne prema stvarnim koordi-natama. Ovo moè biti od pomo}i kada vas vi{e zanima relativni, a neapsolutni poloàj }elija. Primjerice, pretpostavimo da èlite unijeti formuluu }eliju R10C2 (B10) koja zbraja }elije R1C1 (A1) i R1C2 (B1). Nakon odabi-ra }elije R10C2, utipkajte znak jednakosti, odaberite }eliju R1C1, utipkajteznak plus, odaberite }eliju R1C2, a zatim pritisnite Enter. Excel prikazuje

=R[-9]C[-1]+R[-9]C

Negativni brojevi za redak i stupac ozna~avaju da se adresirana }elija nalaziiznad ili lijevo od }elije s formulom; pozitivni brojevi ozna~avaju da se onanalazi dolje ili desno od }elije s formulom. Zagrade ozna~avaju relativne

adrese. Prema tome, ova se formula ~ita ” Dodaj }eliju devet redaka iznad ijedan stupac ulijevo }eliji devet redaka iznad u istom stupcu.”

Relativna adresa prema drugoj }eliji mora uklju~iti uglate zagrade oko bro-jeva. Ako ne uklju~ite uglate zagrade, Excel pretpostavlja da se radi o apso-lutnim adresama. Primjerice, formula

=R8C1+R9C1

upotrebljava apsolutne adrese }elija u recima 8 i 9 stupca 1.

Ure|ivanje formulaFormule ure|ujete na isti na~in kao i tekst. Da biste iz formule ukloniliadresu }elije ili neki drugi znak, povucite mi{em preko adrese ili znaka u traci za formulu i pritisnite Backspace ili Del tipku. Da biste zamijeniliadresu u }eliji s nekom drugom, ozna~ite adresu koju `elite zamijeniti ikliknite na zamjensku }eliju te pritisnite Enter.


ad

ne stra

nice

II.

123

Dosad smo upotrebljavali podrazumijevana imena radnih stranica i radnihbilje`nica. Kada spremite radnu bilje`nicu, morate joj dodijeliti stalno ime.Ako najprije stvorite formulu, a zatim spremite radnu bilje`nicu pod novimimenom, formula se odgovaraju}e prilago|ava. Primjerice, ako ste Book2spremili kao PRODAJA.XLS, adresa

=[Book2]Sheet2!$A$automatski se mijenja u =[PRODAJA.XLS]Sheet2!$A$2Ako ste i ime Sheet2 promijenili u Velja~a, adresa }e se automatski promi-

jeniti u =[PRODAJA.XLS]Velja~a!$A$2Ako je adresirana radna bilje`nica zatvorena, tada }e se u adresi pojaviti

puna staza do direktorija u kojem je radna bilje`nica spremljena, poput:=’c:\EXCEL\[PRODAJA.XLS]Velja~a’!$A$2

U gornjem primjeru uo~ite da se dio adrese koji se odnosi na radnu bilje`ni-cu i radnu stranicu nalazi pod jednostrukim znakovima navoda. Excel auto-matski dodaje znakove navoda oko staze pri zatvaranju radne bilje`nice.Zapamtite, ako utipkate novu adresu iz zatvorene radne bilje`nice, tada sami morate dodati znakove navoda. Da biste izbjegli pogre{ke pri tipkanju,o~igledno je bolje otvoriti zatvorenu radnu bilje`nicu i mi{em odabirati }elijekoje adresirate tako da ih Excel unese u ispravnoj sintaksi.

O sintaksi adresiranja

U formule moète umetati i dodatne reference }elija. Primjerice, za umeta-nje reference }elije B1 u formulu

=A1+A3

jednostavno postavite to~ku umetenja izme|u A1 i plusa i otipkajte

+B1

ili otipkajte znak plus i kliknite na }eliju B1. Formula postaje

=A1+B1+A3


124

Da biste poni{tili izvedene promjene ako ih niste spremili, kliknite na gumbCancel (X) ili pritisnite Esc. Ako ste uneseno spremili, ali jo{ niste odabralineku drugu }eliju ili izveli neku naredbu, upotrijebite naredbu Undo izizbornika Edit ili pritisnite Ctrl+Z, ili pak kliknite na gumb Undo na traci salatima Standard.

Undo pamti zadnjih 16 u~injenih izmjena, pa }e uzastopce ponavljana nared-ba redom poni{tavati u~injene akcije. Sli~no radi i naredba Redo kojom mo-ète ponoviti djelovanje 16 zadnjih akcija u~injenih s Undo. (Gumb Redo mo-è biti skriven na va{em ekranu. U tom slu~aju, kliknite na dvostruku strelicus desne strane trake s alatima Standard da biste prikazali izbornik MoreButtons.) Moète stvoriti izbornik Start kad god èlite bez kori{tenja va{egmi{a. Jednostavno pritisnite Ctrl+Esc.

SAVJET❞

Upotreba broj~ano-tekstualnog zapisa u formulamaNad broj~ano-tekstualnim zapisom moète izvoditi matemati~ke operacijesamo ako niz sadrì znakove

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 . + – E e

Moète upotrijebiti i znak / u razlomcima, kao i pet znakova za formatira-nje brojeva:

$ , % ( )

Me|utim, broj~ani niz morate ozna~iti dvostrukim znakovima navoda.Primjerice, ako unesete formulu

=$1234+$123

VIDI IInformacije ounosu broj~ano-tekstualnog zapisapotraìte u dijelu“Uno{enje podata-ka” na 103. str.

?

Excel prikazuje poruku Microsoft Excel found an error in the formula youentered te nudi ispravku koja u biti ignorira znak dolara. Ali, formula

=$”1234”+$”123”

vra}a rezultat 1357 bez znaka dolara i poruke pogre{ke. Excel automatski pre-tvara broj~ani tekstualni niz u broj~anu vrijednost pri izvo|enju zbrajanja.

Tekstualne vrijednostiVe}inu tekstualnih vrijednosti upotrebljavate kao i broj~ane vrijednosti.Primjerice, ako }elija A1 sadrì tekst ABCDE, a unesete formulu

=A1

u }eliju A10, ta }elija tako|er prikazuje ABCDE. S obzirom da ova vrsta for-mule tretira tekstualni niz kao vrijednost, ponekad se ona naziva nizovnomvrijedno{}u ili tekstualnom vrijedno{}u.

Da biste zdruìli, odnosno spojili, nekoliko tekstualnih vrijednosti, upotrije-bite posebni operator &. Na primjer, ako }elija A2 sadrì tekst FGHIJ, a vi u}eliju A3 unesete formulu

=A1&A2

tada }elija A3 prikazuje ABCDEFGHIJ. Da biste izme|u dva niza ubaciliprazninu, promijenite formulu u

=A1&” “&A2

U ovoj se formuli koriste dva znaka spajanja i jedan znak, odnosno nizovnakonstanta, praznina uokvirena dvostrukim navodnicima.

Operator & moète upotrijebiti i za zdruìvanje nizova koji sadrè broj~anevrijednosti. Primjerice, ako }elija A3 sadrì broj~anu vrijednost 123, a }elijaA4 broj~anu vrijednost 456, tada formula

=A3&A4

stvara niz 123456. Ovaj je niz lijevo poravnan u }eliji jer se radi o tekstualnojvrijednosti. (Zapamtite, broj~ane tekstualne vrijednosti moète koristiti zaizvo|enje bilo koje matemati~ke operacije ako brojevni niz sadrì samo oneznakove navedene u odjeljku “Upotreba broj~ano-tekstualnog zapisa u formula-ma” na 124. stranici.)

Isto tako, operator & moète upotrijebiti i za spajanje tekstualne i broj~anevrijednosti. Na primjer, ako }elija A1 sadrì tekst ABCDE, a }elija A3 broj-~anu vrijednost 123, tada formula

=A1&A3

stvara niz ABCDE123.


ad

ne stra

nice

II.

125

Upotreba funkcija: pregledFunkcija je unaprijed definirana formula koja radi s vrijedno{}u ili vrijed-nostima i vra}a kao rezultat vrijednost ili vrijednosti. Mnoge Excelovefunkcije su skra}ene verzije ~esto upotrebljavanih formula. Na primjer,funkcija SUM vam omogu}ava zbrajanje vrijednosti niza }elija jednostav-nim odabirom raspona (raspon). Usporedite formulu

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10

s formulom

=SUM(A1:A10)

O~ito je da funkcija SUM omogu}ava mnogo jednostavniju i kra}u pri-mjenu formule.

Neke Excelove funkcije izvode izuzetno sloène prora~une. Primjerice,upotrebom funkcije PMT moète izra~unati broj otplata neophodnih zaotplatu zajma uz zadanu kamatu i iznos pla}anja.

Sve se funkcije sastoje od imena funkcije nakon kojeg slijedi skup argume-nata u zagradama. (U prethodnom primjeru je A1:A10 argument funkcijeSUM.) Ako izostavite zagrade pri upisu funkcije, Excel }e ih dodati nakonva{eg pritiska na Enter. Naravno, samo onda ako je o~igledno gdje trebajustajati zagrade. (Oslanjanje na ovu mogu}nost moè dovesti do nepred-vidljivih rezultata, pa za svaku sigurnost uvijek dvaput provjerite zagrade.)

Gumb AutoSumFunkcija SUM se upotrebljava ~e{}e od ostalih. Da biste ovu funkciju u~inilidostupnijom, Excel na traci s alatima Standard uklju~uje gumb prikazan naslici 6-2.


126

VIDI IVi{e informacija ofunkcijama pogle-dajte u 12. po-glavlju “Uobi~ajenefunkcije radnihstranica”.

?

VIDI IDaljnje informacijeo funkciji PMTpogledajte uodjeljku “FunkcijaPMT” na 483. str.

?

Da biste na brzinu odredili zbroj vrijednosti u odabranim }elijama, pogledajteu okvir AutoCalculate na statusnoj traci, gdje se taj zbroj pojavljuje. Kliknitedesnom tipkom mi{a na taj okvir da biste odredili èlite li na statusnoj traciprikaz zbroja, prosje~ne vrijednosti, prebrojavanja, maksimalne ili minimalnevrijednosti. Pogledajte okvir “Brzi zbrojevi na statusnoj traci” na 20. stranici.

SAVJET❞

Pristup ugra|enim funkcijama upotrebljavaju}i Paste FunctionKada èlite upotrijebiti ugra|ene funkcije, najbolji je pristup Excelov gumbPaste Function. Primjerice, za prora~un broja otplata zajma upotrebomnetom spomenute funkcije PMT, slijedite naredne korake:

1. Odaberite }eliju

2. Kliknite na gumb Paste Function na traci s alatima Standard.

3. Kada se pojavi prvi okvir za dijalog Paste Function, pokazan na slici 6-3, iz popisa Function Category odaberite stavku Financial.

4. Iz popisa Function Name odaberite funkciju PMT i kliknite na OK.Kada se pojavi Formula Palette, slijedite korake prikazane na slici 6-4.


ad

ne stra

nice

II.

127

SLIKA 6-2.Da biste zbrojilistupac brojeva,odaberite }elijuispod brojeva ikliknite na gumbAutoSum.

1. Odaberite }eliju ispod brojeva u stupcuA i kliknite na gumb AutoSum kakobiste zbrojili vrijednosti iz stupca.

2. Gumb AutoSum umetnuo je ~itavu formulu i predloìo raspon koji treba sumirati.Obi~no je predloèni raspon to~an, ali ako nije, tada jednostavnim povla~enjemmi{a, prije pritiska na Enter, po to~nom rasponu moète promijeniti unos.

VIDI IVi{e informacijao unosu funkcijapomo}u PasteFunctionpogledajte uodjeljku “Unosfunkcija u radnustranicu” na 417.stranici.

?

SLIKA 6-3.Ovaj se okvir zadijalog prikazujenakon klika nagumb PasteFunction.

Formula se unosi u odabranu }eliju, a rezultiraju}a se vrijednost prikazuje uradnoj stranici.


128

SLIKA 6-4.Nakon klika nagumb OK u okviruza dijalog PasteFunction, pojavit}e se sljede}iokvir za dijalog –Formula Palette.

1. U tekst polje Rate otipkajte8%/12 (8% godi{nje kamatepodijeljeno s 12 mjeseci). 2. U tekst polje Nper, otipkajte

360 (va{ mjese~ni iznos).

3. U tekst polje Pv otipkajte -150 000 (uloèna vrijednost s negativnim predznakom) i kliknite na gumb OK.

Formula Palette moète upotrijebiti s postoje}im formulama tako da kliknetena znak jednakosti u traci za formule.

SAVJET❞

Odvucite Formula Palette na drugi kraj ekrana tako da vam ne zaklanjapogled na radnu stranicu. Da biste radnu stranicu vidjeli u cijelosti, suziteokvir za dijalog klikom na gumbe koje }ete na}i opisane na 137. str.

SAVJET❞

Upotreba funkcija za stvaranje trodimenzionalnih formulaVidjeli ste kako moète koristiti adrese }elija u radnoj stranici, kao i onih udrugoj radnoj stranici unutar iste radne bilje`nice. Isto tako, moète adresi-rati i }elije koje se proteù kroz niz radnih stranica u radnoj bilje`nici.Ovako se adresiranje naziva 3-D adresiranjem. Pretpostavimo da unutarradne bilje`nice otvorite 12 radnih stranica – jednu za svaki mjesec – sasumarnom godi{njom stranicom povrh svih. Ako su sve mjese~ne radnestranice postavljene na isti na~in, moète upotrijebiti 3-D adresiranje kakobiste zbrojili mjese~ne podatke u sumarnu tablicu. Primjerice, formula

=SUM(Sheet2:Sheet13!B5)

VIDI IVi{e informacija o radu s radnimbilje`nicamapogledajte u 9.poglavlju “Radnestranice i prozori”.

?

zbraja vrijednosti svih radnih stranica u navedenom rasponu u }elijama B5,uklju~uju}i radne stranice Sheet2 i Sheet13. Da biste stvorili ovakvu trodi-menzionalnu formulu, slijedite naredne korake:

1. Otipkajte =SUM( u }eliju B5 radne stranice Sheet1.

2. Kliknite na jaha~ Sheet2, a zatim kliknite na kliznik s lijeve stranejaha~a radnih stranica dok se ne pojavi jaha~ Sheet13.

3. Drìte pritisnutom tipku Shift i kliknite na jaha~ Sheet13.

4. Odaberite }eliju B5, upi{ite ) i pritisnite Enter.

Uo~ite da se, dok drìte tipku Shift i kliknete na jaha~ Sheet13, svi jaha~i odSheet2 do Sheet13 zabijele, {to ozna~ava da su oni odabrani za uklju~ivanjeu adresu koju stvarate.

S 3-D adresiranjem moète upotrijebiti sljede}e funkcije:

SUM MIN VAR

COUNTA PRODUCT VARP

AVERAGE STDEV COUNT

MAX STDEVP

Formatiranje trake za formuluBez u~inka na izra~un formule, u nju moète unijeti praznine i nove linije.Da biste prelomili liniju, pritisnite Alt+Enter. Slika 6-5 pokazuje formulukoja sadrì vi{e linija.


ad

ne stra

nice

II.

129

SLIKA 6-5.Da biste formuluu~inili ~itljivijom,moète je razlo-miti na vi{e linija.

Stvaranje formula upotrebom obi~nog jezikaPri unosu formula, Microsoft Excel 2000 omogu}ava vam upotrebu oznakaumjesto adresa }elija. Oznake iznad stupaca vrijednosti i ulijevo od redakas vrijednostima ozna~avaju susjedne }elije u tablici. Ovakva se formula na-ziva formula obi~nim jezikom, {to je prili~no dobar opis na~ina na koji radi.Tablica na slici 6-6 na sljede}oj stranici pokazuje podatke prodaje i posluìt}e za ilustraciju rada s ovakvim formulama.

Formule u recima 9 i 10 mogu uobi~ajeno sadràvati adrese raspona, poput

=SUM(B4:B7)

Me|utim, umjesto adrese raspona formula obi~nog jezika koristi oznakustupca:

=SUM(Qtr1)

{to pokazuje slika 6-6. Kada u formulama umjesto adresa koristite tekst,Excel }e automatski pogledati oznake stupaca i redaka i ako ih prona|e,upotrebljavaju}i sloèni skup internih pravila, sam unijeti odgovaraju}einformacije. Ovdje }emo samo navesti da:

� ako formula sadrì oznaku istog stupca ili retka u kojoj se nalazi, Excelpretpostavlja kako èlite adresirati ~itavo cjelovito podru~je ispod,odnosno uz oznaku;

� ako formula sadrì oznaku stupca ili retka u kojem se formula nenalazi, Excel pretpostavlja kako èlite raditi samo s }elijom koja senalazi u presjeku stupca ili retka u kojem se nalazi formula i retka ili stupca koji je ozna~en.


130

Datoteku Sales.xls koja je kori{tena u prethodnom primjeru moè se na}iWeb stranici Microsoft Pressa na: http://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/.

SLIKA 6-6.Da biste adresirali}elije i raspone uformulama,umjesto adresamoète koristiti ioznake redaka istupaca.

Kada u formulama koristite oznake, ostavite prazan stupac i redak izme|upodataka u tablici i }elija ispod i udesno koje }e sadràvati formule. Ako tone u~inite, rezultati bi mogli biti neto~ni, posebno ako imate vi{e od jednerazine sumarnih formula, kako je to slu~aj s recima Total i Average na slici 6-6. Ako ne postoji prazan redak izme|u podataka i retka Total, donje for-mule Average mogle bi uklju~iti i vrijednosti retka Total kao dio brojki stupcaQtr 1.

SAVJET❞

NA WEBUW

Presjek koristimo kako bismo ozna~ili odre|ene }elije upotrebom formuleobi~nog jezika. Primjerice, }eliju C5 sa slike 6-6 moèmo adresirati upotre-bom formule

=Product 2 Qtr2

koja koristi oznake stupaca kako ozna~io }eliju C5 u presjeku retka Product 2. Primijetite kako morate ubaciti prazno mjesto izme|u oznaka u formuli.

Ovakve formule moète kopirati i uljepljivati, dok }e se stupci i reci auto-matski pode{avati. Ako na slici 6-6 formulu u }eliji B9 kopiramo u }elijeC9:G9, sve }e se formule automatski podesiti tako da se upotrijebi oznakaodgovaraju}eg stupca. Primjerice, nakon kopiranja formule iz }elije B9udesno, formula u }eliji G9 postat }e

=SUM(Total)

Ako formule kopirate na mjesta na kojima one nemaju smisla, Excel }e vasna to upozoriti. Primjerice, kopirate li formulu iz B9 u J9, Excel }e pokazatipogre{ku #NAME?, jer u stupcu J nema odgovaraju}e oznake.


ad

ne stra

nice

II.

131

U radnoj stranici na slici 6-6, ako u }eliji I4 ubacimo formulu

=Qtr_1*4

Excel pretpostavlja da èlimo upotrijebiti samo jednu vrijednost iz rasponaB4:B7 – onu koja leì u istom retku kao i formula koja sadrì adresu.

Ovo se naziva implicitnim presjekom. S obzirom da smo formulu unijeli u }eliju I4, Excel koristi vrijednost iz }elije B4. Ako kopiramo ovu formulu uraspon I5:I7, svaka }elija raspona sadrì formulu =Qtr1*4, ali se u }eliji I5formula odnosi na }eliju B5, u I6 na }eliju B6, itd. Ovu tehniku moète upo-trijebiti i za adresiranje pojedinih }elija u imenovanom retku.

Eksplicitni presjek odnosi se na upotrebu operatora presjeka. Operatorpresjeka je praznina koja se dobiva pritiskom na razmaknicu. Ako na bilokojem mjestu iste radne stranice unesemo formulu

=Qtr1 Product 1*4

Excel zna da èlimo vrijednost koja leì u presjeku raspona imena Qtr 1 iProduct 1. Drugim rije~ima, vrijednost }elije B4.

O presjecima raspona

Promjenom oznaka u tablici i formule }e se automatski postaviti na novaimena. Ako na slici 6-6 oznaku Total promijenite u Year, formula u }eliji G9postat }e

=SUM(Year)


132

Ovako napravljene formule moète koristiti u radnoj stranici koja sadrì tabli-cu s podacima, ali ne i u drugim stranicama ili radnim bilje`nicama. Umjestotoga, u tim slu~ajevima upotrijebite imena raspona. Upotrebu formula kojekoriste oznake stupaca i redaka moète i isklju~iti tako da otvorite okvir zadijalog Options preko izbornika Tools, zatim kliknete na jaha~ Calculation iponi{tite opciju Accept Labels In Formulas. Detaljnije informacije o imeno-vanju }elija potraìte u odjeljku “Imenovanje }elija i raspona” na 133. str.

SAVJET❞

Automatska zamjena oznakaExcel moè i automatski zamijeniti oznakama adrese u }elijama. Najprije}ete morati definirati raspone oznaka pokretanjem naredbe Name iz izbor-nika Insert, te odabirom Label. Time }ete prikazati okvir za dijalog LabelRanges pokazan na slici 6-7.

SLIKA 6-7.Da biste zamijeniliadrese }elija uformulama s tek-stualnim oznaka-ma stupaca ili re-daka, upotrijebiteokvir za dijalogLabel Ranges.

1. Kliknite ovdje, povucite mi{empo rasponu koji èlite definirati,a zatim kliknite na opciju RowLabels or Column Labels.

2. Kliknite na gumb Add kako bistedodali raspon s oznakama popisaExisting Label Ranges.

3. Da biste uklonili definirani raspon oznaka,odaberite ga u popisu i kliknite na Remove.

Nakon definiranja raspona oznaka, sve }e se eventualne adrese koje odgo-varaju oznakama zamijeniti njihovim nazivom. Primjerice, kliknite na }elijuI9 na slici 6-7, otipkajte znak jednakosti i zatim kliknite na }eliju C4 kakobiste umetnuli adresu. Normalno bi se u formulu ubacila adresa }elije “C4”,ali upotrebom oznaka u formuli }e se pojaviti “Qtr 2 Product 1”.

Imenovanje }elija i raspona]elijama i rasponima }elija moète dodijeliti imena, a zatim ta imena upo-trijebiti u formulama. Upotreba imena umjesto adresa }elija je prikladna jerisklju~uje potrebu utipkavanja sloènih adresa. Upotreba imena umjestooznaka stupaca i redaka u formulama pisanim normalnim jezikom omogu-}ava vam adresiranje imenovanih }elija bilo gdje iz radne bilje`nice, pa i izdrugih radnih bilje`nica.

Po{to zadate imena u radnoj stranici, ta su imena dostupna u svim preosta-lim radnim stranicama radne bilje`nice. Na primjer, ime koje definira ras-pon }elija u radnoj stranici Sheet6, moè se upotrijebiti u formulama u rad-nim stranicama Sheet1, Sheet2 itd. Dakle, svaka radna bilje`nica ima svojskup imena. Jednako tako moète definirati i posebna imena “razine radnestranice” koja su dostupna jedino u radnoj stranici u kojoj su definirana.

Upotreba imena u formulamaU formuli moète upotrijebiti ime }elije ili raspona. Rezultat je jednakonome kakav bi bio kada biste unijeli adrese }elije ili raspona. Primjerice,pretpostavimo da unesete formulu

=A1+A2

u }eliju A3. Ako }eliji A1 zadate ime Marko, a }eliji A2 ime Vera, formula

=Marko+Vera

vra}a istu vrijednost.

Odre|ivanje imena pomo}u okvira NameNajjednostavniji je na~in odre|ivanja imena pomo}u okvira Name koji senalazi u traci za formulu, {to je pokazano na slici 6-8.


ad

ne stra

nice

II.

133

VIDI IVi{e informacija oformulama pisa-nim obi~nim jezi-kom potraìte uodjeljku “Stvaranjeformula upotre-bom obi~nog jezi-ka”, na 129. str.

?

VIDI IVi{e informacija oimenima na raziniradne stranice po-gledajte u dijelu“Zadavanje imenana razini radnestranice” na 136.stranici.

?

Ako odabrana }elija ili raspon imaju ime, tada ono ima prioritet u odnosuna adresu i prikazuje se u okviru Name. Primjerice, na po~etku ove vje`beokvir Name je prikazivao C5, ali sada prikazuje Test_Name pri odabiru}elije C5. Uo~ite da u imenu ne moète upotrijebiti praznine.

Kada zadate ime rasponu }elija ono se ne}e prikazati u okviru Name osimpri odabiru ~itavog raspona.


134

SLIKA 6-8Da biste odre|i-vali imena u rad-noj stranici, upo-trijebite okvirName u traci zaformulu.

2. Kliknite na okvir Name u traci za formulu, azatim otipkajte Test_Name i pritisnite Enter.

1. Odaberite }eliju C5.

VIDI IVi{e informacija oimenovanju }elija iraspona potraìteu odjeljku “Pravilaimenovanja }elija iraspona” na 138.str.

?

Kada odre|ujete ime, ime radne stranice je dio definicije, a adresa je }elijeapsolutna. Na primjer, kada }eliji C5 iz radne stranice Sheet1 zadate imeTest_Name, stvarno zadano ime je zapisano kao Sheet1!$C$5. Daljnje infor-macije o apsolutnim adresama potraìte u odjeljku “Relativne, apsolutne imije{ane adrese” na 119. str.

NAPOMENA>>

Pomak na imenovanu }eliju ili rasponPomak na imenovanu }eliju ili raspon moète ostvariti klikom na strelicuuz okvir Name i odabirom imena }elije ili raspona iz padaju}eg popisa. Istotako, moète u okvir Name utipkati ve} zadano ime, a Excel vas pomi~e naimenovanu }eliju ili raspon u radnoj stranici.

Odre|ivanje imena naredbom NameNaredba Name iz izbornika Insert omogu}ava vam upotrebu teksta u su-sjednim }elijama kako biste odredili ime }eliji ili rasponu, {to pokazuje slika6-9. Ovu naredbu moète upotrijebiti i za promjenu ve} odre|enih imena.

Okvir za dijalog Define Name prikazat }ete i pritiskom na Ctrl+F3.SAVJET❞

Pretpostavimo da }elija A4 sadrì tekst Product 1 i da èlite upotrijebiti tajtekst kao ime za susjedne }elije B4:E4. Da biste to u~inili, slijedite narednekorake:

1. Odaberite raspon B4:E4.

2. Iz izbornika Insert pokrenite naredbu Name, a zatim Define kako bisteprikazali okvir za dijalog Define Name. Uo~ite da Excel u tekst poljeNames In Workbook ume}e tekst Product_1, a u tekst polje Refers Toadresu Sheet1!$B$4:$E$4.


Sljede}i put kada otvorite okvir za dijalog Define Name, ime se pojavljuje upadaju}em popisu Names In Workbook koja prikazuje sva zadana imena uradnoj bilje`nici.

Isto tako, imena moète odre|ivati i bez prethodnog odabira }elije ili ra-spona. Da biste imenovali }eliju D20 s Proba2, slijedite naredne korake:

1. Iz izbornika Insert odaberite Name, a zatim Define.

2. Otipkajte Proba2 u tekst polje Names In Workbook, a zatim =D20 utekst polje Refers To.

3. Kliknite na gumb Add.

Okvir za dijalog Define Name ostaje otvoren, a tekst polje Refers To prika-zuje definiciju imena =Sheet1!D20. Excel sam dodaje oznaku radne stranice,ali adresa }elije ostaje relativna, kao {to ste je i unijeli. Ako ispred adrese nedodate znak jednakosti, Excel interpretira definiciju kao tekst. Na primjer,da ste umjesto =D20 unijeli D20, tekst polje Refers To prikazalo bi tekstual-nu konstantu =”D20” kao definiciju imena Proba2.


ad

ne stra

nice

II.

135

SLIKA 6-9.Excel u poljeNames InWorkbook unositekstualnu ozna-ku koja odgovaratekstu koji seeventualno nalaziu odabranoj }elijiili prvoj susjednojlijevoj ili gornjoj.

Kada je otvoren okvir za dijalog Define Name, adrese u tekst polje RefersTo moète unijeti i odabirom }elije u radnoj stranici. Da biste imenovali ne-koliko }elija ili raspona u tom okviru za dijalog, svakako pritisnite gumbAdd nakon unosa svake definicije. (Ako kliknete na OK, Excel zatvaraokvir za dijalog.)

Odre|ivanje imena na razini radnih stranicaKao {to je ranije spomenuto, imena su u Excelu uobi~ajeno odre|ena na ra-zini radne bilje`nice, odnosno ime definirano u jednoj radnoj stranici do-stupno je i u drugim radnim stranicama iste radne bilje`nice. Me|utim, po-stoji mogu}nost odre|ivanja imena na razini radne stranice koja su dostup-na jedino unutar te radne stranice. Da biste odredili takvo ime za }eliju iliraspon, ispred imena upi{ite naziv radne stranice i uskli~nik. Primjerice, dabiste zadali TestSheetName kao ime na razini radne stranice Sheet1, slijedi-te naredne korake:

1. Odaberite }eliju ili raspon koji èlite imenovati.

2. Odaberite Name, a zatim Define iz izbornika Insert. OtipkajteSheet1!SheetName u tekst polje Names In Workbook.

3. Kliknite na OK.

Kada odaberete }eliju ili raspon koje ste odredili imenom na razini radnestranice, pripadaju}e se ime pojavljuje u traci za formulu, ali je ime radnestranice (npr. TestSheetName) skriveno. Ako imena na razini radnih strani-ca èlite vidjeti u potpunom obliku, aktivirajte radnu stranicu unutar koje jedefinirano ime, a zatim iz izbornika Insert odaberite najprije Name i nakontoga Define.

Kada se pojavi okvir za dijalog Define Name, u tekst polju Names In Work-book pojavit }e se ~itavo ime zadano na razini radne stranice. S obzirom dasu takva imena dostupna jedino na radnoj stranici unutar koje su odre|ena,Excel u okviru za dijalog Define Name prikazuje jedino takva imena. Stoga,u gornjem primjeru, ako najprije odaberete Sheet2, a zatim iz izbornikaInsert odaberete najprije Name i nakon toga Define, u okviru za dijalogDefine Name vi{e ne}e biti imena TestSheetName.

Kada radna stranica sadrì jednaka imena, jedno na razini radne stranice, adrugo na razini radne bilje`nice, ime na razini radne stranice ima prioritet.Primjerice, ako u radnoj stranici Sheet1 odredite ime TestName (na raziniradne bilje`nice), a na stranici Sheet2 Sheet2!TestName (na razini radne


136

stranice), tada TestName postaje dostupan u svakoj radnoj stranici radne bi-lje`nice osim u radnoj stranici Sheet2 gdje ime Sheet2!SheetName ima prio-ritet. Vodite ra~una o tome da Excel ne dozvoljava odre|ivanje imena na ra-zini radne bilje`nice u radnoj stranici u kojoj ve} postoji definirano ime narazini radne stranice. Stoga u gornjem primjeru ne moète upotrijebiti imeTestName u radnoj stranici Sheet2. Me|utim, moète upotrijebiti ime na ra-zini neke druge radne stranice tako da potpuno ime ubacite u formulu. Naprimjer, mogli biste unijeti formulu =Sheet2!TestName u }eliju radne straniceSheet3.

Promjena imena u okviru za dijalog Define NameDa biste promijenili zadano ime }elije ili raspona u okviru za dijalog DefineName, najprije odaberite postoje}e ime iz popisa Names In Workbook, a za-tim promijenite sadràj tekst polja Refers To. Imate mogu}nost ili unijeti no-vu adresu ili odabrati novu }eliju ili raspon iz same radne stranice dok jeokvir za dijalog Define Name otvoren.


ad

ne stra

nice

II.

137

Okvir za dijalog Define Name je jedan od rijetkih okvira za dijalog u Excelukoji vam, dok je otvoren, omogu}ava odabir }elija ili radnih stranica. Kliknitena polje Refers To u dnu okvira za dijalog, a zatim odaberite jaha~a radnestranice i èljeni raspon umjesto utipkavanja odgovaraju}e adrese.

Kada vam okvir za dijalog omogu}ava direktno odabiranje iz radne stranice,postojat }e na okviru i gumb sa strelicom koji se naziva “gumbom za saì-manje”, a koji se nalazi na desnom kraju tekst polja. Okvir Refers To na slici6-9 na str. 135 pokazuje takav gumb. Kada kliknete na nj, okvir za dijalog }ese saèti, pa }ete mo}i vidjeti ve}i dio radne stranice.

Takav saèti okvir moète pomicati po ekranu povla~e}i ga mi{em za naslov-nu traku. Kad ste gotovi, ponovno kliknite na gumb za saìmanje i okvir zadijalog }e se vratiti na polaznu veli~inu.

Odabiranje }elija dok je otvoren okvir za dijalog

Pravila odre|ivanja imena }elijama i rasponimaU nastavku slijedi popis pravila koja pomaù pri imenovanju }elija iraspona u Excelu.

� Sva imena moraju po~eti slovom, lijevom kosom crtom (\) ili pod-vlakom (_).

� Brojevi se mogu upotrijebiti u imenu.

� Ne mogu se upotrijebiti simboli, osim lijeve kose crte i podvu~enecrtice.

� Prazna mjesta u imenima raspona ozna~ite podvu~enom crticom.

� Ne mogu se odre|ivati imena koja odgovaraju adresama }elija.

� Kao imena se mogu upotrijebiti i pojedina slova sama za sebe, osimslova R i C.

Ure|ivanje imenaDa biste u tekst polju Refers To okvira za dijalog Define Name promijenilisadràj, moète upotrijebiti bilo koju od ve} spomenutih tehnika unosa.Primjerice, da biste promijenili }elije vezane uz odre|eno ime raspona, sli-jedite naredne korake:


2. Odaberite ime iz popisa Names In Workbook.

3. U tekst polju Refers To povucite mi{em kroz adrese }elija koje èlitepromijeniti i otipkajte nove adrese.

4. Kliknite na OK.

Kao {to je spomenuto, sadràj tekst polja Refers To moète promijeniti ineposrednim odabirom }elija iz radne stranice dok je okvir za dijalogDefine Name otvoren.

Da biste u okviru za dijalog Define Name obrisali odre|eno ime, odaberiteime iz popisa Names In Workbook i kliknite na Delete. Prisjetite se dabrisanjem imena svaka formula u radnoj stranici koja se odnosi na obrisanoime vra}a pogre{ku #NAME?.

Stvaranje imena iz tekstualnih }elijaDa biste imenovali pojedine }elije ili raspone, moète upotrijebiti i naredbuName iz izbornika Insert. Ovo je posebno prikladno kada u odre|enompodru~ju radne stranice morate odrediti ime nizu }elija. Kada iz izbornikaInsert odaberete Name, a zatim Create, Excel prikazuje okvir za dijalogCreate Names. Za imenovanje ostalih }elija Excel koristi oznake u stupcu ili retku (ili i stupcu i retku) susjedne rasponu koji imenujete.


138

Da biste rasponu }elija u stupcima B do E pridruìli imena koja odgovarajuoznakama u stupcu A, slijedite naredne korake:

1. Odaberite }elije A4:E7.

2. Iz izbornika Insert odaberite Name, a zatim Create kako biste prikazaliokvir za dijalog Create Names, prikazan na slici 6-10. (Navedeni okvirza dijalog moète prikazati i pritiskom na kombinaciju Ctrl-Shift-F3.)

3. Opcija Left Column je potvr|ena kao podrazumijevana, pa kliknite naOK.

Kada sada kliknete na strelicu desno od polja Name u traci za formulu, vid-jet }ete imena Product_1, Product_2, Product_3 i Product_4. (Na primjer,ime Product_1 je zadano kao raspon =Sheet1!$B$4:$E$4.)

Ako odaberete raspon s oznakama i u stupcima i u recima, potvr|uju seopcije Top Row i Left Column u okviru za dijalog Create Names, pa istovre-meno moète stvoriti dva skupa imena. Primjerice, na slici 6-10, ako odabe-rete raspon A3:E7, istovremeno moète stvoriti imena Qtr_1, Qtr_2, Qtr_3 iQtr_4. (Ime Qtr_1, na primjer, definirano je za raspon $B$4:$B$7.)

Imenovanje konstanti i formulaKonstantama i formulama moète odrediti ime i tada kada se ne pojavljujuniti u jednoj }eliji va{e radne stranice. Primjerice, ako ~esto upotrebljavatevrijednost 5% da biste izra~unavali porez, moète u va{im prora~unima ko-ristiti ime Porez. Da biste to u~inili, slijedite naredne korake:


2. Kada se pojavi okvir za dijalog Define Name, otipkajte u polje NamesIn Workbook tekst Porez, a u polje Refers To otipkajte 5% ili .05.

3. Kliknite na OK.


ad

ne stra

nice

II.

139

SLIKA 6-10.Upotrijebite okvirza dijalog CreateNames kako bisteimenovali nekoliko}elija ili raspona.

Sada moète upotrijebiti ime Porez u formulama poput=Cijena+(Cijena*Porez) kako biste izra~unali cijenu nekog proizvoda s 5%poreza. Uo~ite da se imenovane konstante i formule ne pojavljuju u traci zaformulu, ali se nalaze u okviru za dijalog Define Name.

Isto tako, u polje Refers To moète unijeti i formulu. Na primjer, mogli bistezadati ime Porez s formulom =Sheet1!$B$22+1.2%. Ako u polje Refers Tounesete formulu koja se odnosi na }eliju radne stranice, Excel aùrira rezul-tat kad god se promijeni vrijednost u }eliji.

Upotreba relativnih adresa u imenovanim formulamaKada stvarate imenovane formule koje sadrè relativne adrese, poput=Sheet1!B22+1.2%, Excel interpretira smje{taj }elije zadan u polju Refers Tokao relativni smje{taj u odnosu na aktivnu }eliju. Kasnije, kada takvo imeupotrijebite u formuli, adresa je relativna u odnosu na }eliju koja sadrì for-mulu koja koristi ime. Na primjer, ako je }elija B21 bila aktivna pri odre|i-vanju imena Porez za =Sheet1!B22+1.2%, ime Porez }e se uvijek odnositi na}eliju jedan redak ispod one u kojoj se trenutno nalazi formula.

Trodimenzionalna imenaU Excelu 2000 moète stvoriti trodimenzionalna imena koja upotrebljavajutrodimenzionalno adresiranje kao definiciju. Primjerice, da biste zadali tro-dimenzionalno ime za 3-D adresu koju smo stvorili ranije u dijelu “Upotre-ba funkcija za stvaranje trodimenzionalnih formula” (vidi 128. stranicu), sli-jedite naredne korake:

1. Odaberite }eliju B5 na radnoj stranici Sheet1.


3. Otipkajte Three_D (ili neko drugo ime) u polje Names In Workbook, a zatim u polje Refers To =Sheet2:Sheet13!B5.


Sada u formulama koje koriste bilo koju od funkcija sa 129. stranice moèteupotrijebiti ime Three_D. Na primjer, formula

=SUM(Three_D)

daje ukupni zbroj trodimenzionalnog raspona imena Three_D. Kako ste u 3. koraku koristili relativne adrese, definicija se raspona Three_D mijenja sodabirom razli~itih }elija u radnoj stranici. Primjerice, ako odaberete }eliju


140

VIDI IDaljnje informacijeo polju Name po-traìte u odjeljku“Odre|ivanjeimena pomo}uokvira Name” na133. str.

?

C3 i prikaète okvir za dijalog Define Name, vidjet }ete u tekst polju RefersTo sadràj =Sheet2:Sheet13!C3.

Lijepljenje imena u formuleKada u radnoj stranici odredite jedno ili vi{e imena, moète iz izbornikaInsert upotrijebiti naredbe Name i Paste, ili pritisnuti tipku F3, kako biste u va{e formule umetnuli odre|ena imena. Na primjer, da biste u formuluubacili ime Product_2, slijedite korake na slici 6-11:


ad

ne stra

nice

II.

141

SLIKA 6-11.Za ubacivanjeimena u svoje for-mule upotrijebiteokvir za dijalogPaste Name.

2. Odaberite iz izborni-ka Insert Name, azatim Paste, ili pri-tisnite F3.

1. Zapo~nite s unosom formuletipkanjem znaka jednakosti, a zatim operatora, funkcija ilikonstanti.

3. Kada se pojavi okvirza dijalog PasteName, koji pokazujeslika 6-11, odaberiteProduct_2.

4. Kliknite na OKkako biste u for-mulu ubacili imeProduct_2, zatimutipkajte pre-ostale operande ioperatore i priti-snite Enter.

Opcija Paste ListU velikim radnim stranicama, vrlo }ete lako akumulirati duga~ki popis de-finiranih imena. Da biste pratili sva upotrijebljena imena, u svoju radnustranicu moète ubaciti niz zadanih imena klikom na opciju Paste List okvi-ra za dijalog Paste Name. Kao {to je pokazano na slici 6-12, Excel ubacujepopis u va{u radnu stranicu po~ev{i od aktivne }elije.

SLIKA 6-12.Da biste u svojuradnu stranicuubacili popis ime-na i definicija,upotrijebite opciju Paste List.

Nakon {to Excel ubaci popis u radnu stranicu, svi su podaci na tom mjestuprebrisani. Ako slu~ajno prebri{ete podatke, odaberite iz izbornika Edit na-redbu Undo List Names.


142

Ako na brzinu èlite locirati imenovanu }eliju u radnoj bilje`nici, odaberiteime u polju Name na traci za formulu. Excel }e aktivirati odgovaraju}u radnustranicu i ozna~iti imenovanu }eliju ili raspon.

SAVJET❞

Primjena imena na formuleDa biste adrese u formulama zamijenili odgovaraju}im imenima, iz izborni-ka Insert odaberite Name, a zatim Apply. Nakon pokretanja ove naredbe,Excel u formuli nalazi sve }elije i raspone za koje ste odredili imena. Akoprije pokretanja naredbe Apply odaberete jednu }eliju, Excel primjenjujeime kroz aktivnu radnu stranicu; ako odaberete raspon }elija, Excel primje-njuje imena samo na odabrane }elije.

Slika 6-13 pokazuje okvir za dijalog Apply Names koji daje popis svih defi-niranih imena }elija i raspona. Da biste primijenili vi{e od jednog imena, zavrijeme odabira drìte pritisnutom tipku Shift.

SLIKA 6-13.Upotrijebite okvirza dijalog ApplyNames kako bisteu svojim formula-ma adrese }elija iraspona zamijeniliimenima. Kliknitena gumb Optionsza dodatneodabire.

Opciju Name Order moèteupotrijebiti za kontroluredoslijeda u kojem sepojavljuju reci i stupci kadaExcel primjenjuje dvaimena spojena operatorompresjeka.

Kada upotrebom okvira za dijalog Apply Names primijenite imena u formulama, Excelpodrazumijevano ne ubacuje imena stupaca ili redaka. Da biste uklju~ili ime retka ili stupca,poni{tite odgovaraju}e opcije.

Za promjenu adresa imenima bez obzira na vrstu adrese, potvrdite opcijuIgnore Relative/Absolute. Op}enito, drìte ovu opciju potvr|enom. Ve}inadefinicija imena sadrì apsolutne adrese (podrazumijevano pri zadavanju istvaranju imena), a ve}ina formula sadrì relativne adrese (podrazumijeva-no pri ubacivanju adresa }elija i raspona u traku za formulu). Ako poni{tite

ovu opciju, Excel mijenja apsolutne, relativne i mije{ane adrese samo sdefinicijama imena koja upotrebljavaju odgovaraju}i oblik adresiranja.

Ako vam je utipkavanje imena raspona (osobito onih u formulama kojezahtijevaju operatore presjeka) zamorno, ostavite potvr|enom opciju UserRow And Column Names (podrazumijevano) u okviru za dijalog ApplyNames. Excel }e tada umjesto vas ubaciti imena raspona. Vratimo se, naprimjer, na sliku 6-11. Ako u }eliju I4 unesete formulu =B4*4 (bez imena), azatim upotrijebite okvir za dijalog Apply Names s potvr|enom opcijom UseRow And Column, Excel mijenja formulu u =Qtr_1*4. Bez potvr|ene opcijeUse Row And Column, Excel ne postavlja ime u formulu. Sli~no tome, akou }eliju I15 unesete formulu =B4*4, a zatim upotrijebite okvir za dijalogApply Names, Excel mijenja formulu u =Product_1 Qtr_1*4 samo uz po-tvr|enu opciju Use Row And Column Names.

Upotreba imena raspona s naredbom Go ToKada iz izbornika Edit odaberete naredbu Go To (ili pritisnete F5), na lijevojse strani okvira za dijalog Go To pojavljuje popis s imenima raspona, {topokazuje slika 6-14.


ad

ne stra

nice

II.

143

VIDI IVi{e informacija ooperatoru presjekana}i }ete u okviru“O presjecimaraspona”, na 131.stranici.

?

SLIKA 6-14.Da biste se brzopomaknuli na}eliju ili rasponzadanog imena,upotrijebite okvirza dijalog Go To.

Okvir za dijalog Go To pamti zadnje ~etiri pozicije na koje ste se pomaknuli,{to pokazuje slika 6-14. Zadnja se lokacija uvijek nalazi u polju Reference, pa izme|u dvije lokacije mo`ete “{etati” naprijed i nazad pritiskom na F5, a zatim na Enter.

SAVJET❞

Razumijevanje pogre{akaPogre{ka (vrijednost pogre{ke) je rezultat formule koju Excel ne moè rije-{iti. Donja tablica daje popis sedam pogre{aka i njihovo zna~enje.


144

#DIV/0! Poku{ali ste podijeliti broj s nulom. Ova se pogre{ka obi~no javlja pri stvaranju formule s djeliteljem koji se odnosi na praznu }eliju.

#NAME? U formulu ste unijeli ime koje se ne nalazi u popisu okvira za dijalog Define Name. Mo`da ste pogrije{ili u unosu imena ili utipkali izbrisano ime. Excel prikazuje ovu pogre{ku i kada ne uokvirite tekstualni niz u dvostruke navodnike.

#VALUE! Unijeli ste matemati~ku formulu koja se odnosi na tekst.

#REF! Izbrisali ste raspon }elija ~ije se adrese nalaze u formulama.

#N/A Za izvo|enje èljene operacije nisu dostupne informacije. Pri stvaranju modela, u }eliju moète unijeti #N/A kako biste ozna~ili da o~ekujete podatke. Bilo koja formula koja se odnosi na }eliju koja sadrì #N/A opet vra}a #N/A.

#NUM! Funkciji radne stranice proslijedili ste nevalja-ni argument. #NUM! Moè ozna~avati i da je rezultat formule suvi{e duga~ak ili premalen kako bi bio predstavljen u radnoj stranici.

#NULL! Uklju~ili ste prazninu izme|u dva raspon u formuli kako biste nazna~ili presjek, ali rasponi nemaju zajedni~kih }elija.

Vrijednost pogre{ke Zna~enje

PoljaPolja su alati za prora~une koje upotrebljavate za izgradnju formula kojedaju vi{e rezultata ili za operacije na grupama vrijednosti, a ne na samo jed-nom vrijedno{}u. Formula s poljem radi na dva ili vi{e skupa vrijednosti kojise nazivaju argumentima polja, a vra}a ili jednu ili vi{e vrijednosti. Rasponpolja je blok }elija koje dijele zajedni~ku formulu polja. Konstantno polje je

posebno organizirani popis konstanti koje moète upotrijebiti kao argu-mente u va{im formulama s poljima.

Upoznavanje poljaNajjednostavniji put do razumijevanja polja je rad na nekoliko primjera. Naprimjer, upotrebom polja moète izra~unati zbroj vrijednosti redaka 1 i 2 zasvaki stupac na slici 6-15 unosom samo jedne formule. Slijedite narednekorake:

1. Odaberite raspon A3:E3.

2. Otipkajte

=A1:E1+A2:E2

3. Pritisnite Ctrl+Shift+Enter.


ad

ne stra

nice

II.

145

SLIKA 6-15.Formula s poljemzbraja vrijednostiu svakom stupcu.

Kao {to vidite na slici 6-15, jedna formula s poljem izra~unava zbroj za svakugrupu vrijednosti. Ova “jedna formula” odjednom postoji u pet }elija. Iako se~ini kao pet odvojenih formula, bez odabira ~itave formule ne moète u~initinikakve izmjene – dakle, raspona A3:E3. }elije A3:E3 sluè kao raspon polja,a formula se sprema za svaku }eliju u rasponu. (Excel dodaje viti~aste za-grade koje su vidljive u traci za formulu kada raspore|uje formulu po polji-ma raspona.) Argumenti polja su adrese raspona A1:E1 i A2:E2.

Formula polja na slici 6-15 zauzima vodoravni raspon polja. Formula naslici 6-16 zauzima okomiti raspon polja.

SLIKA 6-16.U ovoj radnoj stra-nici, okomita for-mula s poljemizra~unava umno-àk vrijednosti usvakom od redaka.

Na slici 6-17 moète upotrijebiti formulu s poljem i funkciju AVERAGEkako biste izra~unali prosje~nu vrijednost umnoàka svakog para vrijed-nosti u radnoj stranici.

Primjerice, da biste na{li prosjek A1*B1, A2*B2, A3*B3 itd. slijedite narednekorake:

1. Odaberite bilo koju praznu }eliju.

2. Otipkajte =AVERAGE(A1:A7*B1:B7)

3. Pritisnite Ctrl+Shift+Enter.


146

SLIKA 6-17.Formula s poljemu }eliji D1 izra-~unava prosjekumnoàka parovavrijednosti u stup-cima A i B (vrijed-nosti stupca C sene uzimaju uprora~un).

Dvodimenzionalna poljaU prethodnom primjeru formule s poljem rezultirale su vodoravnim i oko-mitim jednodimenzionalnim poljima. Polja moète stvoriti i tako da uklju-~ite dva ili vi{e redaka i stupaca, {to se naziva dvodimenzionalnim poljima.Na primjer, da biste izra~unali cjelobrojne vrijednosti svakog elementa u}elijama A1:C7 slike 6-17, moète stvoriti dvodimenzionalno polje. Postu-pak pokazuje slika 6-18.

SLIKA 6-18.Upotrijebili smoformulu s dvodi-menzionalnimpoljem kako bi-smo izra~unalicjelobrojnu vrijed-nost svakog odelemenata u }eli-jama A1:C7, kojirezultat pokazuju}elije E1:G7.

Excel je unio formulu

{=INT(A1:C7)}

u svaku od }elija rasponaa E1:G7. (Funkcija INT naprosto mijenja broj ipretvara ga u njegov cjelobrojni dio.)

1. Odaberite raspon jednake veli~ine i oblika kao i onaj s kojim}ete raditi. (U ovom slu~aju odabrali biste raspon sa sedamredaka i tri stupca, poput E1:G7.)

2. Otipkajte =INT(A1:C7),a zatimCtrl+Shift+Enter.

VIDI IVi{e informacija ofunkciji INT pogle-dajte u 12. poglav-lju, “Uobi~ajenefunkcije radnihstranica”.

?

Trodimenzionalna polja ne moète stvoriti kroz vi{e radnih stranica radnebilje`nice.

NAPOMENA>>

Pravila formula s poljima� Da biste unijeli formule s poljima, najprije odaberite }eliju ili raspon

koji }e sadràvati rezultat. Ako formula daje vi{estruke rezultate, mo-rate odabrati raspon jednake veli~ine i oblika kao i raspon ili rasponena kojima izvodite prora~un.

� Da biste spremili formulu, pritisnite Ctrl-Shift-Enter. Excel tada posta-vlja zagrade oko formule u traci za formulu kako bi ozna~io da se radio formuli s poljem. Ne tipkajte sami zagrade, jer }e ina~e va{ unosExcel interpretirati kao oznaku.

� U rasponu polja ne moète pojedina~no ure|ivati, brisati ili pomicatizasebne }elije. }elije iz raspona polja morate tretirati kao jednu cjelinu iure|ivati ih sve odjednom.

� Da biste uredili ili izbrisali polje, odaberite ga ~itavog i aktivirajte tra-ku za formulu. (Zagrade oko formule }e nestati.) Tada izvedite èljenepromjene ili brisanje i pritisnite Ctrl+Shift+Enter.


ad

ne stra

nice

II.

147

Za odabir cijelog polja kliknite na bilo koju }eliju polja i pritisnite Ctrl+/.SAVJET❞

� Da biste pomaknuli sadràj polja, odaberite ~itavo polje, a zatim izizbornika Edit naredbu Cut. Zatim ozna~ite novu lokaciju i pokreniteiz izbornika Edit naredbu Paste. Da biste odabrani dio povukli nadrugo mjesto, moète upotrijebiti i mi{a (povla~enje).

� Ne moète odsje}i, izbrisati ili mijenjati samo dio polja, ali svakoj od}elija u polju moète promijeniti format. Isto tako, moète kopirati}elije iz polja i ulijepiti ih u neko drugo podru~je va{e radne stranice.

Upotreba polja s konstantnim vrijednostimaPolje s konstantnim vrijednostima moè sadràvati brojeve, tekst ili logi~kevrijednosti. Takvo polje morate uokviriti zagradama ({}) i odvojiti pojedineelemente zarezima i to~ka-zarezima. Zarezi ozna~avaju vrijednosti u zaseb-nim stupcima, a to~ke-zarezi ozna~avaju vrijednosti u zasebnim recima.

VIDI IVi{e informacija onaredbama Cut iPaste pogledajte u8. poglavlju “Ure-|ivanje radnih stra-nica”. Daljnje in-formacije o pomi-canju odabranogdijela mi{em potra-ìte u odjeljku “Po-micanje i kopiranjemi{em” na 238.str.

?

Pretpostavimo da èlite odrediti cjelobrojne dijelove tri broja: 123.456, 1.234i 12345.678. Ove tri operacije moète izvesti jednom formulom s poljem, {topokazuje slika 6-19.


148

SLIKA 6-19.Za ovu formulu spoljem kao argu-ment je upotrije-bljeno polje skonstantnim vri-jednostima.

2. Otipkajte =INT({123.456,1.234,12345.678}). Svakako samiubacite zagrade kako biste ozna~ili da se radi o polju s kon-stantnim vrijednostima. Na kraju pritisnite Ctrl+Shift+Enter.

1. Odaberite bilo koji vodoravni raspon od tri }elije.

Na isti na~in moète stvoriti i okomito polje odvajaju}i elemente to~ka-zarezima.

Mogu}e je i stvaranje dvodimenzionalnih polja s konstantnim vrijednosti-ma. Zarezi postavljaju elemente u zasebne stupce jednog retka, a to~ka-zarezi ih odvajaju po recima. Primjerice, da biste izra~unali kvadratni kori-jen niza od 12 vrijednosti i prikazali ih u rasponuu, upotrijebit }ete funkcijuSQRT sa sljede}om formulom:

=SQRT({4,9,16,25;36,49,64,81;100,121,144,169})

Slika 6-20 pokazuje kako unijeti ovu formulu.

VIDI IVi{e informacija o funkciji SQRTpotraìte u 12. poglavlju“Uobi~ajenefunkcije radnihstranica”.

?

SLIKA 6-20.Ova formula s po-ljem upotrebljavapolje s konstant-nim vrijednostimadimenzija ~etiristupca s tri retka.

2. Pritisnite Ctrl+Shift+Enter kako biste spremili for-mulu, Excel }e dodati vanjske zagrade.

1. Odaberite raspon s ~etiri stupca i tri retka, a zatimotipkajte formulu s poljem unutar zagrada.

Pro{irenje poljaKada kao argumente formula upotrebljavate polja, sva va{a polja trebala biimati iste dimenzije. Ako dimenzije argumenata me|usobno ne odgovaraju,Excel ~esto pro{iruje argumente. Primjerice, da biste pomnoìli sve vrijed-nosti iz }elija A1:B5 s vrijedno{}u 10, Excel upotrebljava sljede}u formulu spoljem:

{=A1:B5*10}

ili ovu formulu s poljem kako bi mnoìo vrijednosti:

{={1,2;3,4;5,6;7,8;9,10}*10}

Primijetite kako gornje formule nisu uravnoteène, jer se samo jedna vrijed-nost nalazi s desne, a deset vrijednosti s lijeve strane. Excel moè pro{iritidrugi argument kako bi se dobio odgovaraju}i oblik. U gornjem je primjeruprva formula ekvivalentna s:

{=A1:B5*{10,10;10,10;10,10;10,10;10,10}}

dok je druga ekvivalentna sljede}oj:

{={1,2;3,4;5,6;7,8;9,10}*{10,10;10,10;10,10;10,10;10,10}}

Kada radite s dva ili vi{e skupova polja s vi{e vrijednosti, svaki skup moraimati jednak broj redaka kao i argument s najve}im brojem redaka, te jed-nak broj stupaca kao i argument s najve}im brojem stupaca.

Prora~uni u radnim stranicamaProra~un je postupak izra~unavanja formula i prikaza rezultata kao vrijed-nosti u }elijama koje sadràvaju formule. Kada promijenite vrijednosti u}elijama na koje se odnose ove formule, Microsoft Excel automatski aùriravrijednosti i u formulama. Ovaj proces aùriranja naziva se ponovnim prora-~unavanjem i odnosi se samo na one }elije koje sadrè adrese }elija kojima supromijenjene vrijednosti.

Ponovno prora~unavanje se prema osnovnoj postavi vr{i kad god izvedetepromjene koje utje~u na }elije. Ako se ponovno mora prora~unati velik broj}elija, na lijevom se kraju statusne trake pojavljuju rije~i “Calculating Cells”i uz njih broj. Broj ozna~ava postotak zavr{enosti ponovnog prora~unava-nja. Za vrijeme ponovnog prora~unavanja pokaziva~ mi{a moè dobiti oblikpje{~anog sata, {to zna~i da biste trebali pri~ekati s izvo|enjem sljede}e na-redbe ili unosom vrijednosti u }eliju. Me|utim, postupak ponovnog prora-~unavanja moète i prekinuti. ~ak ako pokaziva~ mi{a i ima oblik pje{~anogsata, jo{ uvijek moète izvesti druge naredbe i unositi vrijednosti u }elije.Excel tada naprosto zaustavlja postupak ponovnog prora~unavanja, a za-tim, po{to zavr{ite s novim poslom, nastavlja dalje.

Ru~ni prora~unDa biste u{tedjeli vrijeme, posebno kada unosite promjene u velike radnebilje`nice s mnogo formula, moète se prebaciti iz automatskog u ru~ni


ad

ne stra

nice

II.

149

prora~un. Na taj }e na~in Excel izvr{iti ponovno prora~unavanje samo kadavi to èlite. Da biste podesili ru~ni prora~un, najprije iz izbornika Toolsodaberite Options, a zatim slijedite korake sa slike 6-21.


150

SLIKA 6-21.StranicaCalculation okviraza dijalog Optionskontrolira prora-~une i iteracije uradnoj stranici.

Ako sada izvr{ite promjenu koja obi~no zahtijeva ponovno prora~unavanje,statusna }e traka prikazati rije~ Calculate. Da biste vidjeli u~inak na va{e}elije, pritisnite F9. Excel tada prora~unava sve }elije u svim radnim strani-cama na koje se odnose promjene izvr{ene u odnosu na zadnje ponovnoprora~unavanje.

1. Kliknite na karticu Calculation.

Da biste izveli ponovnoprora~unavanje nadsvim otvorenim radnimbilje`nicama, kliknite naCalc Now.

Da biste izveli ponovnoprora~unavanje samonad aktivnom radnomstranicom, kliknite naCalc Sheet.2. U odjeljku

Calculationpotvrdite opcijuManual i kliknitena OK.

Ako èlite izvesti prora~un samo za aktivnu stranicu, pritisnite Shift+F9.SAVJET❞

Isto tako, moète upotrijebiti gumbe Calc Now ili Calc Sheet na karticiCalculation okvira za dijalog Options. Isto tako, ponovno prora~unavanjesvih otvorenih radnih bilje`nica moète izvesti i klikom na gumb CalculateNow koji moète dodati na traku s alatima (kao {to je opisano u 3. poglavlju“Trake s alatima i izbornici).

Ako i postavite ponovno prora~unavanje na Manual, Excel pri spremanjuradne bilje`nice na disk ionako izvodi ponovno prora~unavanje. Da biste tosprije~ili, poni{tite opciju Recalculate Before Save na stranici Calculationsokvira za dijalog Options. Ako potvrdite opciju Automatic Except Tables,Excel automatski ponovno prora~unava sve }elije u radnoj bilje`nici osimpodatkovnih tablica.

VIDI IVi{e informacija opodatkovnim tabli-cama pogledajte u16. poglavlju “{to-ako analize”.

?

Zamjena formula ili dijela formule s njihovim rezultiraju}im vrijednostimaDa biste formulu ili vi{e njih zamijenili njihovim rezultiraju}im vrijednosti-ma, upotrijebite naredbu Paste Special iz izbornika Edit. Na primjer, pret-postavimo da }elija A1 sadrì vrijednost 100, A2 vrijednost 200 i A3 vrijed-nost 300. Ako }elija A6 sadrì formulu

=A1+A2+A3

njena je rezultiraju}a vrijednost 600. Ako èlite eliminirati prora~un, aliostaviti vrijednost 600, slijedite naredne korake:

1. Odaberite }eliju A6 i iz izbornika Edit odaberite Copy.

2. Iz izbornika Edit odaberite Paste Special.

3. Kada se pojavi okvir za dijalog Paste Special, odaberite Values u poljuPaste i dvaput pritisnite Enter.

Formula u }eliji A6 mijenja se vrijedno{}u 600.

Da biste promijenili dio formule u vrijednost, odaberite èljeni dio i priti-snite F9. Na primjer, promijenimo formulu

=A1+A2+A3

u }eliji A6 iz prethodnog primjera. Da biste adresu A1 zamijenili vrijedno{-}u, ozna~ite njenu adresu u traci za formulu i pritisnite F9. Formula tadapostaje

=100+A2+A3

Da biste zamijenili pojedine adrese }elija njihovim vrijednostima, ozna~itesvaku od njih i pritisnite F9. Zatim spremite unos pritiskom na Enter. Dabiste formulu vratili u prvobitno stanje, kliknite na gumb Undo na traci salatima Standard.

Kru`ne referenceKru`na referenca je formula koja ovisi o svojoj vlastitoj vrijednosti. Najo~i-gledniji tip je formula koja sadrì adresu iste }elije u kojoj se i sama nalazi.Primjerice, ako unesete formulu

=C1-A1

u }eliju A1, Excel prikazuje poruku o pogre{ci prikazanu na slici 6-22.


ad

ne stra

nice

II.

151

Upozorenje o kru`noj referenci obi~no zna~i da ste u~inili pogre{ku u for-muli. Kliknite na OK i Excel }e prikazati pomo} u vezi s kru`nim referenca-ma. Opet pregledajte formulu i ako ne moète prona}i pogre{ku, provjerite}elije koje se adresiraju u formuli. Uo~ite da Excel prikazuje traku s alatimaCircular Reference kao pomo} za lociranje pogre{ke.


152

SLIKA 6-22.Pri unosu formulekoja sadrì kru`nureferencu, pojavit}e se ova porukao pogre{ci.

Ako je aktivan Office Assistant, poruka pogre{ke se ne}e pojaviti u okviru,ve} unutar balona. Vi{e informacija o Office Assistantu potraìte u 2. po-glavlju “Kako do pomo}i”.

NAPOMENA>>

Prilikom svake pojave pogre{ke kod kru`nih referenci, Excel prikazuje razli~ituporuku pogre{ke zajedno sa dodatnim uputama kako pristupiti traci s alati-ma Circular Reference. Ako kliknete na OK, pomo} se ne}e pojaviti i traku salatima Circular Reference }ete morati sami odabrati iz podizbornika Toolbarsiz izbornika View.

NAPOMENA>>

Ponekad }ete namjerno upotrijebiti kru`ne reference, {to obja{njava sljede}iodjeljak. U tom slu~aju kliknite na Cancel.

Upotrijebite traku s alatima Circular Reference kako biste lak{e pratili prob-lem. Kliknite na strelice Trace Precedents i Trace Dependents kako biste poradnoj stranici crtali tragaju}e strelice i na taj na~in vizualno otkrili proble-me. Upotrebu pokazuje slika 6-23.SLIKA 6-23.

Ako na slici 6-22kliknete na OK,Excel }e prikazativeliku plavu to~kuu }eliji u kojoj sepojavljuje kru`nareferenca, teotvoriti traku salatima CircularReference.

Kliknite na gumb Trace Precedents i Excel }e nacrtati liniju od}elije koja sadrì formulu s kru`nom referencom do }elije C2,jedine druge }elije koja se adresira u formuli.

Namjerne kru`ne referenceMnoge se kru`ne reference mogu rije{iti. Radna stranica na slici 6-24 prika-zuje formule svake }elije. ]elije A1:A3 su formatirane tako da pokaù te-meljnu formulu u svakoj od njih. Ovo je kru`ni skup formula jer formula u A1 ovisi o vrijednosti u A3, a formula u A3 ovisi o vrijednosti u A1.


ad

ne stra

nice

II.

153

SLIKA 6-24.Radna stranicasadrì kru`nu referencu.

Da biste se prebacili iz prikaza rezultiraju}ih vrijednosti (podrazumijevanostanje) u prikaz stvarnih unesenih formula na radnoj stranici, pritisniteCtrl+‘(obrnuti apostrof). Ova se tipka obi~no nalazi iznad tipke Tab nalijevom kraju retka s brojevima.

SAVJET❞

Da biste razrije{ili ovu vrstu kru`ne reference, potvrdite opciju Iteration nastranici Calculation okvira za dijalog Options. Excel tada izvodi prora~unodre|eni broj puta nad svim }elijama radne stranice koje sadrè kru`ne re-ference. Pri svakom prora~unu formule, rezultati se pribliàvaju to~noj vri-jednosti.

Kada potvrdite opciju Iteration, Excel postavlja opciju Maximum Iterationsna 100, a opciju Maximum Change na 0.001. Dakle, Excel ponovno prora~u-nava najvi{e 100 puta, ili dok se vrijednosti dvaju uzastopnih prora~una nena|u unutar 0.001. Na slici 6-24 potvrdili smo opciju Iteration i prihvatilipredloène vrijednosti za najve}i broj iteracija (Maximun Iterations) ito~nost (Maximum Change). Prva je iteracija za formulu u }eliji A3 vratilarezultat 999.9995, a poruka Calculate na statusnoj traci je ozna~avala da sumogu}e daljnje iteracije. Pritisak na F9 nalaè ponovno prora~unavanje kojerezultat bliì vrijednosti 1000. Po~etna je iteracija vratila 999.9995 zato jer jeExcel ra~unao vrijednost do razlike od 0.001; svako ponovno prora~unava-nje dovodi rezultat bliè to~nom. Ako je Maximum Change postavljen na0.0001, tada bi se vrijednost odmah pokazala kao 1000.

Excel ne ponavlja poruku Cannot resolve circular reference ako ne uspije razri-je{iti problem. Sami morate odlu~iti kada je odgovor dovoljno blizuto~nome.

Upravo opisani proces naziva se konvergencija: razlika me|u rezultatimapostaje sve manja sa svakom daljnjom iteracijom. U suprotnom slu~aju,divergenciji, razlika sa svakom daljnjom iteracijom postaje sve ve}a. U ovomslu~aju Excel izvodi iteracije dok ne dosegne najve}i zadani broj iteracija.

Excel moè izvesti 100 iteracija u nekoliko sekundi, ali svakako postaviteopciju Calculation na Manual. U suprotnom }e Excel izvesti ponovnoprora~unavanje kad god unesete vrijednost u }eliju.

To~nost broj~anih vrijednostiExcel sprema brojeve to~nosti do 15 znamenki i pretvara sve daljnje zna-menke u nule. U decimalnom dijelu, Excel odbacuje sve znamenke nakonpetnaeste. Brojeve koji su predugi za prikaz u }eliji, Excel prikazuje uznanstvenoj notaciji. Dolje su dani neki primjeri kako Excel tretira cjelobroj-ne i decimalne dijelove dulje od 15 znamenki kada su uneseni u }eliju pod-razumijevane {irine od 8.43 znaka:


154

123456789012345678 1.23457E+17 123456789012345000

1.23456789012345678 1.234568 1.23456789012345

1234567890.12345678 1.234567890 1234567890.12345

123456789012345.678 1.23E+14 123456789012345

Unos Prikazana vrijednost Stvarna vrijednost

Excel moè raditi s pozitivnim vrijednostima velikim do otprilike9.99E+307 i malim do otprilike 1.00E-307. Ako formula rezultira vrijedno{}uizvan ovog intervala, Excel sprema broj kao tekst i }eliji s formulom pridru-ùje vrijednost pogre{ke #NUM!.

Opcija Precision As DisplayedU va{oj se radnoj stranici mogu pojaviti gre{ke ako upotrebljavate zaokru-ène vrijednosti. Primjerice, ako formatirate }eliju tako da prikazuje brojeveu valutnom formatu s dva decimalna mjesta, vrijednost 10.006 bit }e prika-zana kao zaokruèna vrijednost $10.01. Ako zbrojite 10.006 i 10.006, to~an jerezultat 20.012. Me|utim, ako su svi ovi brojevi formatirani u valutnom pri-kazu, radna stranica prikazuje zaokruène vrijednosti $10.01 i $10.01, a zao-kruèna je vrijednost rezultata $20.01. Rezultat je, s obzirom na zaokruì-vanje, to~an, ali njegova pojava moè biti neprihvatljiva za odre|enu na-mjenu, poput prezentacije.

Ovaj problem moète rije{iti potvrdom opcije Precision As Displayed naCalculation stranici okvira za dijalog Options. Me|utim, morali biste bitioprezni pri upotrebi ove opcije, jer se stvarne vrijednosti u va{oj radnojstranici mijenjaju u prikazane vrijednosti. Drugim rije~ima, ako je }elija kojasadrì vrijednost 10.006 formatirana kao valuta, potvrda opcije Precision AsDisplayed trajno mijenja ovu vrijednost u 10.01.

VIDI IVi{e informacija oformatiranju broje-va pogledajte u 7. poglavlju“Formatiranjeradne stranice”.

?

155

7Formatiranje radne stranice

Uovom }ete poglavlju nau~iti kako pridruìti i promi-jeniti formate, poravnanja, pisma i broj~ane podatke u}elijama. (Naredbu Sheet iz izbornika Format objasnit

}emo u 9. poglavlju.) Isto tako, nau~it }ete kako iskoristitidatoteke predloàka i kako promijeniti izgled Microsoft Excela2000 na ekranu va{eg ra~unala. Kasnije u poglavlju objasnit}emo strukturiranje radnih stranica.

7. POGLAVLJE

Pridruìvanje i uklanjanje formata 157

Formatiranje brojeva i teksta 163

Poravnavanje sadràja }elije 179

Formatiranje pisama 186

Dodavanje korisni~kih rubova 190

Dodavanje boja i uzoraka 195

Primjena uvjetnog formatiranja 198

Udruìvanje }elija 200

Kontrola {irine stupca 203

Kontrola visine retka 206

Formatiranje upotrebom stila 208

Upotreba predloàka 214

Kontrola prikaza 217

Strukturiranje na radnim stranicama 225

Za{to upotrijebiti formate? Usporedite sliku 7-1 i sliku 7-2 i dobit }eteodgovor. Iako su informacije u obje radne stranice u osnovi jednake, radnastranica na slici 7-2 je formatirana i stoga mnogo jednostavnija za ~itanje irazumijevanje.


156

SLIKA 7-1.Svi su podaci uovoj radnojstranici prikazaniu podrazumije-vanom formatu.

SLIKA 7-2.Formatiranu jeradnu straniculak{e ~itati.

Kako }emo odmicati s poglavljem, tako }emo objasniti metode primjeneformatiranja iz izbornika i trake s alatima.

Pridruìvanje i uklanjanje formataNaredba Cells iz izbornika Format kontrolira ve}inu mogu}nosti formati-ranja koje }ete primijeniti na }elije u va{oj radnoj stranici. Formatiranje jejednostavno: odaberite }eliju ili raspon i pokrenite pripadaju}u naredbu izizbornika Format. Na primjer, da bismo formatirali }elije B4:F16 na slici 7-1,u~inili smo sljede}e:

1. Odabrali }elije B4:F16.

2. Iz izbornika Format pokrenuli Cells.

3. Kliknuli na karticu Number, ako ve} nije bila aktivirana.

4. Iz popisa Category odabrali Currency.

5. Postavili u polje Decimal Places 2.

6. Kliknuli na OK kako bismo se vratili u radnu stranicu.

Kao {to moète vidjeti na slici 7-2, Excel je promijenio brojeve u odabranim}elijama kako bi prikazao valutne vrijednosti. (Mo`da }ete morati pro{iritistupac da biste vidjeli valutu.)

Formatirana }elija ostaje takva dok na nju ne primijenite neki drugi formatili uklonite postoje}i. Kada promijenite podatak u }eliji, ne morate }eliju po-novno formatirati. Da biste uklonili sve pridruène formate:

1. Odaberite }eliju ili raspon.

2. Iz izbornika Edit odaberite Clear, a zatim Formats.

Da biste iz }elija obrisali i vrijednosti, iz podizbornika Clear odaberite All.

Formatiranje radne stranice 7. POGLAVLJER

ad

ne stra

nice

II.

157

Ako èlite brzo do}i do okvira za dijalog Format Cells, pritisnite Ctrl+1.SAVJET❞

Kada kopirate }eliju, istovremeno kopirate i njezin sadràj i njezin format.Ako zatim ulijepite informaciju u drugu }eliju, format izvorne }elije zamjenju-je postoje}i. Mogli biste iskoristiti ovu mogu}nost formatiranjem }elije prijeupotrebe naredbi Copy i Paste ili naredbe Fill. Vi{e informacija o kopiranju ilijepljenju potraìte u 8. poglavlju “Ure|ivanje radne stranice”.

Formatiranje prije kopiranja

VIDI IDaljnje informacijeo naredbi Clearpotraìte uodjeljku “Brisanjesadràja i formata}elije” na 250. str.

?

Formatiranje upotrebom trake s alatimaSlika 7-3 pokazuje traku s alatima Standard, koja sadrì gumb FormatPainter. Ovaj gumb vam omogu}uje kopiranje formata iz odabranih }elija udruge }elije i radne stranice trenutne radne bilje`nice, ali i drugih radnihbilje`nica.


158

Da biste formatirali skup }elija u dvije ili vi{e radnih stranica iste radnebilje`nice, upotrijebite mogu}nosti ure|ivanja grupa. (Pogledajte “Isto-vremeno ure|ivanje grupa stranica” na 326. stranici.)

NAPOMENA>>

SLIKA 7-3.Kopirajte formateodabranih }elija. Format Painter

Da biste vidjeli cijelu traku s alatima Formatting, kliknite dvaput na njezinlijevi kraj ili kliknite na okomitu traku i povucite traku s alatima s njezina“usidrenog” poloàja. Vi{e informacija o trakama s alatima potraìte u 3. poglavlju “Trake s alatima i izbornici”.

SAVJET❞

Da biste kopirali formate na druga mjesta, slijedite naredne korake:

1. Odaberite }eliju ili }elije iz kojih èlite kopirati formate.

2. Kliknite na gumb Format Painter. (Pojavit }e se pokaziva~ sa sli~icomkista.)

3. Odaberite }eliju ili }elije u koje èlite kopirati formate.

Ako kopirate formate iz vi{e }elija, a zatim kao cilj odaberete jednu, FormatPainter ubacuje niz formata, od odabrane }elije prema dolje i udesno.Me|utim, ako odaberete raspon }elija pri ubacivanju, Format Painter slijedioblik kopiranog raspona. Ako je raspon koji èlite formatirati druk~ijegoblika od kopiranog, uzorak se prema potrebi ponavlja ili odsijeca.

Kao {to pokazuje slika 7-4, Excel ve} nudi traku s alatima Formatting koja,kako joj i ime govori, sluì za formatiranje.

Da biste primijenili format upotrebom gumba s trake s alatima, odaberite}eliju ili raspon, a zatim kliknite mi{em na gumb. Da biste uklonili format,kliknite ponovno na isti gumb.


ad

ne stra

nice

II.

159

SLIKA 7-4.Traka s alatimaFormatting.

MergeandCenter

DecreaseDecimal

Font Size Italic CommaStyle

Decrease Indent

Increase Indent

Font ColorFont Bold Center

Underline AlignRight

IncreaseDecimal

Fill Color

Borders

CurrencyStyle

PercentStyle

Align Left

Formatiranje pojedinih znakovaFormatiranje moète primijeniti bilo na pojedine znakove u }eliji, bilo na~itavu }eliju. Odaberite pojedine znakove, a zatim pokrenite naredbu Cellsiz izbornika Format. Odaberite atribute koje èlite i kliknite na OK. Priti-snite na Enter kako biste vidjeli rezultate formatiranja pojedinih znakova,{to pokazuje slika 7-5.

VIDI IPrimjere formati-ranja pojedinihznakova vidite udijelu “Odabir stila pisama i efekata” na 188. str.

?

SLIKA 7-5.Unutar jedne }eli-je moète razli~itoformatirati poje-dine znakove.

Ako poku{ate primijeniti format na pojedine znakove broj~anog izraza,upisani formati nestaju pritiskom na Enter, a ~itav se format vra}a na polazniformat broj~ane }elije. Ako èlite formatirati znamenke unutar broja, moètepromijeniti broj~ani izraz u tekstualni tako da ispred izraza postavite jedno-struki navodnik.

NAPOMENA>>

Upotreba AutoFormataUpotrebom naredbe AutoFormat iz izbornika Format moète u{tedjetimnogo vremena. Excelovi automatski formati su unaprijed definirane kom-binacije sljede}ih formata: broja, pisma, poravnanja, rubova, uzoraka, {irinestupaca i visine redaka.

VIDI I?Vi{e informacija ostilovima pisamapotraìte u odjelj-ku “Formatiranjepisama” na 186. str.


160

Upotrebom raznih mogu}nosti prilagodbe trake s alatima u Microsoft Excelu,moète stvoriti traku s alatima za gotovo bilo koju namjenu. Nakon {touhvatite “{tos”, poèljet }ete stvoriti nekoliko traka s alatima koje sadrègumbe za naj~e{}e upotrebljavane naredbe. Primjerice, stvorili smo traku s alatima “Super Formatting” koja sadrì odre|en broj vrlo upotrebljivihgumba za formatiranje, uklju~uju}i i neke koji nisu dostupni ni na jednojostaloj traci s alatima:

Da biste konstruirali traku s alatima “Super Formatting”, slijedite narednekorake:

1. Iz izbornika View odaberite Toolbars, a zatim Customize da bisteprikazali okvir za dijalog Customize.

2. Kliknite na New i u polje Toolbar Name unesite ime nove trake, SuperFormatting pa zatim kliknite na OK. (U okviru za dijalog Customizepojavit }e se mala traka s alatima. Ako je to potrebno, odvucite je na neki drugi dio ekrana.)

3. Kliknite na karticu Commands.

4. U popisu Categories kliknite na Format.

5. Odaberite gumb koji èlite dodati u traku i povucite ga mi{em na novutraku s alatima. Ponovite postupak za svaki gumb. (Mi smo dodali okvirStyle, gumbe Merge Cells, Unmerge Cells, Increase Font size, DecreaseFont size, Font color, Vertical Text, Rotate Text Up, Rotate Text Down,Angle Text Downward, Angle Text Upward, Cycle Font color, dva gumbaza sjen~anje i gumb AutoFormat.) Nova traka s alatima se pove}avakako bi prihvatila gumbe koje ste dodali.

6. Nakon dodavanja svih èljenih gumba, kliknite na Close.

Sada, pri radu s novom radnom stranicom, moète prikazati traku s alati-ma “Super Formatting” zajedno s normalnom trakom s alatima Formatting.Na trake s alatima moète ~ak postaviti i izbornike: na primjer, izbornikFormat moète s glavne trake izbornika premjestiti na traku s alatima SuperFormatting. Daljnje informacije o prilagodbi traka s alatima potraìte u 3. poglavlju “Trake s alatima i izbornici”.

Izgradite vlastitu traku s alatima “Super Formatting”

Naredba AutoFormat upotrebljava postoje}e formule i oznake da bi odredila kako primijeniti formatiranje. Nakon AutoFormata moète upotrijebiti i ostale mogu}nosti formatiranja kako biste podesili kona~niizgled. Ako vam se izgled ne svi|a u potpunosti, odaberite UndoAutoFormat iz izbornika Edit, a zatim poku{ajte dodati prazne stupce iretke kako biste uklonili podru~ja na koja ne èlite utjecaj AutoFormat opcije. Isto tako, moète odabrati samo ona podru~ja radne stranice na koja èlite da AutoFormat ima u~inka.


ad

ne stra

nice

II.

161

Moète upotrijebiti i gumb AutoFormat koji odgovara naredbi AutoFormat,osim {to se odnosi samo na zadnji odabrani format u okviru za dijalog Auto-Format. Dodavanje gumba AutoFormat moète izvesti tako da odaberetekategoriju Formatting iz okvira za dijalog Customize. Vi{e informacija o pri-lagodbi trake s alatima pogledajte u 3. poglavlju “Trake s alatima i izbornici”.

NAPOMENA>>

❡2000

Automatsko formatiranje je osobina koja je u Excelu 2000 postala ne{topametnija. Slu`beno nazvana “extend list formatting”, ova nova osobinavam omogu}uje dodavanje podataka u ve} formatiranu tablicu bez potreberu~nog formatiranja }elija. Primjerice, recimo da u ve} postoje}u tablicuèlite dodati novi stupac za Dik-Diks, kao na sljede}oj slici.

Jednostavno odaberite }eliju F3 i upi{ite Dik-Diks. Kada pritisnete Enter,Excel }e naslutiti da onaj novi podatak koristi isti format kao i susjedna }elijau stupcu E. Ako nastavite unositi vrijednosti u }elije F4, F5 i F6, Excel }e nanjih automatski prenijeti format iz susjednih }elija.

Pro{ireno automatsko formatiranje

Da biste upotrijebili AutoFormat, slijedite naredne korake:

1. Unesite podatke u va{u radnu stranicu, poput onih pokazanih ranijena slici 7-1.

2. Odredite trenutno podru~je odabirom bilo koje }elije iz grupe }elija kojuèlite formatirati. (Trenutno podru~je je susjedni raspon }elija kojisadrì aktivnu }eliju, a okruèn je praznim stupcima, praznim recima irubovima radne stranice.) Isto tako moète odabrati i odre|eni raspon}elija koje èlite formatirati.

3. Iz izbornika Format pokrenite naredbu AutoFormat. Odabir se }elija{iri kako bi uklju~io ~itavo trenutno podru~je, a pojavljuje se okvir zadijalog poput onog na slici 7-6.

4. U okviru za dijalog AutoFormat, kliknite na Options kako bisteprikazali odjeljak Formats To Apply, {to pokazuje slika 7-6. (Akokliknete na opciju kako biste poni{tili format, prikaz se okvira Sample odgovaraju}e mijenja.)

5. Odaberite format, a zatim kliknite na OK. Primjerice, ako ste unijelipodatke poput onih sa slike 7-1 i odabrali format Classic 2, va{a biradna stranica trebala izgledati poput one sa slike 7-7.


162

SLIKA 7-6.Okvir za dijalogAutoFormat nudiodabir unaprijeddefiniranih forma-ta koje moèteprimijeniti napodatke u radnojstranici.

6. Odaberite }eliju izvan tablice kako biste ozna~ene dijelove vratili unormalan izgled i vidjeli u~inak va{ih promjena.

Formatiranje brojeva i tekstaExcelove Format naredbe omogu}avaju vam nadzor nad prikazom broj~a-nih vrijednosti i promjenu prikaza tekstualnih unosa. Iz izbornika Format,odaberite naredbu Cells (ili jednostavno pritisnite Ctrl-1), a zatim kliknitena karticu Number u okviru za dijalog Format Cells {to pokazuje slika 7-8na sljede}oj stranici.

Vodite ra~una o razlici izme|u stvarnog i prikazanog sadràja radne stra-nice. Formati ne djeluju na stvarne broj~ane i tekstualne vrijednosti u }elija-ma. Primjerice, ako unesete broj sa 6 decimalnih mjesta u }eliju koja je for-matirana s dva decimalna mjesta, broj se prikazuje s dva decimalna mjesta,ali se stvarna vrijednost ne mijenja. Excel u prora~unima upotrebljavastvarne vrijednosti.


ad

ne stra

nice

II.

163

SLIKA 7-7.UpotrebomnaredbeAutoFormat,radnu stranicu sapodacima moèteza~as pretvoriti utablicu spremnuza prezentiranje.

Uvijek odaberite }eliju {to sadrì broj koji èlite formatirati prije otvaranjaokvira za dijalog Format Cells. Na taj }ete na~in u pokaznom okviru vidjetipravi rezultat.

SAVJET❞

VIDI IInformacije ougra|enim forma-tima datuma i vre-mena pogledajte u 13. poglavlju“Datumi i vreme-na” na 513. stranici.

?

Format GeneralFormat General prva je kategorija u okviru za dijalog Format Cells. Ako nepromijenite format }elije, Excel prikazuje bilo koji tekst ili broj upotrebljava-ju}i format General. Uz tri iznimke koje su navedene dalje u tekstu, formatGeneral prikazuje to~no ono {to ste otipkali. Primjerice, ako unesete 123.45,}elija prikazuje 123.45. Evo iznimki:

� Prva se iznimka odnosi na brojeve koji su predugi da bi stali u }eliju.Na primjer, format General prikazuje broj 12345678901234 (cijeli broj)kao 1.23457E+13 u }eliji standardne {irine. Duga~ke decimalne vrijed-nosti se zaokruùju ili prikazuju u znanstvenoj notaciji. Primjerice, akou }eliju standardne {irine unesete 123456.7812345, format General tuvrijednost prikazuje kao 123456.8.

� Druga iznimka je u tome da format General ne prikazuje nule na krajudecimalnog broja. Na primjer, broj 123.0 se prikazuje kao 123.


164

SLIKA 7-8.Okvir za dijalogFormat Cellsuklju~uje karticuNumber koja nudi12 ugra|enihbroj~anih formata.

Kada iz popisa Category odaberete kategoriju,desna strana okvira za dijalog prikazuje do-stupne formate i opcije za tu vrstu kategorije.Podru~je za prikaz na vrhu okvira za dijalogprikazuje na~in na koji }e odabrani formatdjelovati na sadràj aktivne }elije.

Podru~je primjera pri vrhuprozora pokazuje kako }eodabrani format djelovatina sadràj aktivne }elije.

� Tre}a se iznimka odnosi na decimalni dio unesen bez broja s lijevestrane decimalne to~ke. Na primjer, uneseni broj .123 prikazuje se kao0.123.

Formati NumberKategorija Number sadrì opcije koje prikazuju brojeve u sljede}im formati-ma: cjelobrojnom, decimalnom s konstantnim brojem decimala i potpunomdecimalnom, {to pokazuje slika 7-9. Vi{e o stvaranju tih formata potraìte u“Stvaranje vlastitih broj~anih formata” na 170. str.


ad

ne stra

nice

II.

165

SLIKA 7-9.KategorijuNumber koristiteza op}e, nevalut-no formatiranjebrojeva.

Odaberite broj decimala koje }ete prikazati (0 do 30) upisuju}i ili pomi~u}i vrijednosti uokviru Decimal Places. Primjerice, odabir 2decimalne znamenke prikazuje broj 1234.567kao 1234.57, a broj 1234.5 prikazuje kao1234.50 i 1234 kao 1234.00.

Opcija Negative Numbersomogu}ava vam prikaz nega-tivnih brojeva kojima prethodiznak minus crvene boje ili uzagradama ili oboje.

Opcija Use 1000 Separator (,) dodajezarez izme|u stotica i tisu}ica,tisu}ica i milijuna, itd. Primjerice,upotrebom te opcije i dvije deci-malne znamenke, Excel broj1234.567 prikazuje kao 1,234.57.

Formati Currencyêtiri formata kategorije Currency sli~ni su formatima kategorije Number,osim {to umjesto nadzora prikaza zareza imate nadzor prikaza znaka

valute ispred broja. Valutu odaberite iz padaju}eg popisa koji sadr`i velikibroj svjetskih valuta.

Svi valutni formati uklju~uju na po~etku pozitivnih brojeva prazno mjestokako bi se osiguralo da svi pozitivni i negativni brojevi budu jednako pot-pisani.

Formati AccountingExcel uklju~uje posebne formate koji su namijenjeni profesionalcima u ra~unovodstvu (ali korisni su i nama ostalima). Kada se ovi formati upotrijebe zajedno s formatima pisama za ra~unovodstvo, stvaranje po-reznih izvje{taja, financijskih izvje{taja i sli~no, postaje vrlo jednostavno.

Format Accounting otprilike odgovara formatu Currency – brojeve mo`eteprikazati sa i bez oznake valute, kao i decimalna mjesta. Velika je razlika utome {to se oznaka valute uvijek pojavljuje na lijevoj strani }elije, dok subrojevi desno poravnani, {to je uobi~ajeno i prikazano na slici 7-10. Rezultatje takav da su i oznaka valute i brojevi u istom stupcu okomito ure|eni.Brojevi sa sli~nim formatima sa i bez oznake valute uredno se potpisuju u stupcu.


166

Kada kliknete na gumb Comma Style na traci s alatima Formatting, primijenit}ete Accounting format s dva decimalna mjesta bez znaka valute. Kadakliknete na gumb Currency Style, primijenit }ete isti format sa znakomvalute.

SAVJET❞

VIDI IVi{e informacija ora~unovodstvenimformatima pisamapogledajte u dijelu“Formatiranjepisama” na 186.stranici.

?

SLIKA 7-10.Format Account-ing poravnavaznak valute nalijevoj, a brojevena desnoj strani}elije.

Jo{ jedan na~in kako se format Accounting razlikuje od formata Currency je prikaz negativnih vrijednosti uvijek u crnoj a ne u crvenoj boji (to jeuobi~ajeni format za valutu). Na slici 7-10 crveni brojevi su prikazani u svijetlosivoj nijansi. Nadalje, Format Accounting tretira nule kao crtice.Razmak me|u crticama ovisi o tome odaberete li ili ne prikaz decimala.Ako uklju~ite dva decimalna mjesta, crtice se poravnavaju ispod decimalneto~ke.

Formati PercentageFormati kategorije Percentage prikazuju brojeve kao postotke. Decimalnato~ka formatiranog broja pomi~e se za dva mjesta udesno, a znak postotkapojavljuje se na kraju broja. Primjerice, postotni format bez decimalnihmjesta prikazuje broj 0.1234 kao 12%. Odabir dva decimalna mjesta prikazat}e broj 0.1234 kao 12.34%.

Formati FractionFormati kategorije Fraction prikazani na slici 7-11 prikazuju decimalnedijelove brojeva kao razlomke, a ne decimalne vrijednosti. Ovi su formatiposebno upotrebljivi za unos cijena dionica ili mjera. Kao {to je pokazanona slici 7-11, prva tri Fraction formata koriste jednoznamenkasti, dvozna-menkasti i troznamenkasti numerator i denominator.

Primjerice, jednoznamenkasti format prikazuje broj 123.456 kao 123 1/2,~ime se prikaz zaokruùje na najbliì koji se moè prikazati jednoznamen-kastim razlomkom. Ako isti broj unesete u }eliju na koju je primijenjendvoznamenkasti format, Excel koristi dodatnu preciznost omogu}enu for-matom i prikazuje 123 26/57. U oba slu~aja se stvarna vrijednost ne mijenja.

Preostalih {est formata Fraction omogu}avaju vam odre|ivanje èljenogdenominatora, {to pokazuje slika 7-11.


ad

ne stra

nice

II.

167

Format Percentage bez decimalnih mjesta moète primijeniti i klikom nagumb Percent Style na traci s alatima Formatting.

SAVJET❞

Formati Scientific (Exponential)Formati Scientific prikazuju brojeve u eksponencijalnoj notaciji. Primjerice,Scientific format s dva decimalna mjesta prikazuje broj 98765432198 kao9.88E+10.

Broj 9.88E+10 je 9.88 puta 10 na desetu potenciju. Simbol E ozna~ava rije~eksponent, ovdje sinonim za rije~i deset na n-tu potenciju. Izraz 10 na desetupotenciju zna~i deset puta mnoìti deset sa samim sobom, odnosno10,000,000,000. Mnoènjem ove vrijednosti s 9.88 dobiva se 98800000000, {toje pribli`no 98765432198. Pove}avanje broja decimalnih mjesta omogu}avavam porast to~nosti prikaza, ali uz mogu}i rizik da prikazani broj bude {iriod }elije.

Isto tako, format Scientific moète upotrijebiti i za prikaz vrlo malih broje-va. Primjerice, ovaj format prikazuje broj 0,000000009 kao 9.00E-09, {to je 9 puta 10 na minus devetu potenciju. Izraz 10 na minus devetu potencijuzna~i 1 podijeljeno s 10 na devetu potenciju, odnosno 1 podijeljeno s 10devet puta ili 0.000000001. Mnoènje ove vrijednosti s 9 daje na{ polaznibroj 0.000000009.


168

SLIKA 7-11.Excel omogu}avaprimjenu ve}egbroja razloma~kih(Fraction) formata.

Ako unesete broj 123.456 u }eliju formatiranu upotrebljavaju}iformat As Sixteenths, Excel prikazuje 123 7/16. Ako u istu }elijuunesete 123.5, Excel }e prikazati broj 123 8/16.

Format TextPrimjena formata Text na }eliju ozna~ava da }e se uneseni podatak u }elijitretirati kao tekst. Na primjer, broj~ana je vrijednost normalno desno porav-nana u }eliji. Me|utim, ako na }eliju primijenite format Text, vrijednost seporavnava ulijevo, kao da se radi o tekstualnom unosu.

Za sve prakti~ne primjene, broj~ana se konstanta formatirana kao tekst idalje tretira kao broj~ana vrijednost, jer Excel ima sposobnost prepoznava-nja broj~ane vrijednosti. Me|utim, ako Text format primijenite na }eliju ukojoj je unesena formula, formula se tretira kao tekst i kao takva prikazuje u }eliji. Sve ostale formule koje su u vezi s formulom formatiranom kaotekst vratit }e ili samu tekstualnu vrijednost (kao u formuli koja samo direktno adresira tekstualno formatiranu }eliju bez dodatnih prora~una) ili vrijednost pogre{ke #VALUE.

Formati Specialêtiri formata Special rezultat su mnogih zahtjeva korisnika. Ovi brojevi,kojima se obi~no ne izvode prora~uni, uklju~uju dva koda za po{tanski broj,format telefonskog broja (kompletno s pozivnim brojem u zagradama), tebroj socijalnog osiguranja (zanimljivo za SAD). Svaki od ovih posebnih for-mata omogu}ava vam brzi unos brojeva bez potrebe za upisivanjem znako-va interpunkcije.

Ako primijenite format Phone Number, {to prikazuje okvir Sample na slici7-12, Excel umjesto vas postavlja zagrade i crticu, {to uvelike pojednostav-ljuje uno{enje niza brojeva odjednom s obzirom da ne morate micati ruke snumeri~kog odjeljka tipkovnice. Usto, brojevi koje unesete ostaju brojevi, ane postaju tekstualna vrijednost {to bi se dogodilo ako bi sami unijeli za-grade i crticu. Isto tako, vode}e nule koje se ~esto pojavljuju u po{tanskombroju (SAD) ~uvaju se kao takve. Uobi~ajeno bi Excel, ako unesete 04321,odbacio nulu i prikazao 4321. Me|utim, ako primijenite format Zip Code,Excel ispravno prikazuje kôd kao 04321.


ad

ne stra

nice

II.

169

VIDI IVi{e informacija ostvaranju tekstual-nih formata potra-ìte u “Formatira-nje pozitivnih, ne-gativnih, nul i tek-stualnih unosa” na175. stranici. Infor-macije o stvaranjuvlastitih formatapotraìte u odjelj-ku “Stvaranje vla-stitih broj~anih for-mata” na 170.stranici.

?

Formatiranje formule kao teksta je upotrebljiv na~in za uo~avanje u~inkauklanjanja formule iz modela radne stranice bez njenog stvarnog brisanja.Formulu moète formatirati kao tekst tako da je ona vidljiva u radnoj strani-ci, a zatim locirati ostale zavisne formule koje vra}aju vrijednosti gre{aka.Me|utim, nakon primjene Text formata morate kliknuti na traku za formulu i pritisnuti Enter kako biste izvr{ili ponovno prora~unavanje radne stranice ipromijenili formulu u prikazanu tekstualnu vrijednost. Da biste povratili for-mulu u polazno stanje, primijenite èljeni broj~ani format na }eliju, klikniteponovno na traku za formulu i pritisnite Enter.

SAVJET❞

Formatiranje brojeva za vrijeme upisivanjaDa biste formatirali brojeve za vrijeme upisivanja, moète uklju~iti posebneformatiraju}e znakove poput znaka dolara, postotka ili razlomka. Kadaunesete broj~ani izraz u formatu koji Excel prepoznaje, Excel taj formatprimjenjuje na }eliju. Na primjer, otipkate li $45.00, Excel interpretira va{unos kao vrijednost 45 formatiranu kao valutu s dva decimalna mjesta. U traci za formulu pojavljuje se samo vrijednost 45, ali u }eliji se prikazujeformatirana vrijednost $45.00. Ako upi{ete 1 3/8 (s jednim praznim mjestomizme|u 1 i 3), u }eliji se prikazuje 1 3/8, a u traci za formulu 1.375. Me|u-tim, ako otipkate 3/8, sadràj }elije postaje 8-Mar. Ako vrijednost unositetijekom 1995. godine, u traci za formulu }e biti prikazano 3/8/1995. Dabiste u }eliji prikazali 3/8 kao razlomak tako da se u traci za formulupokaè vrijednost 0.375, morate otipkati 0 3/8 (s jednim praznim mjestomizme|u 0 i 3).

Stvaranje vlastitih broj~anih formataDa biste stvorili vlastite broj~ane formate, upotrijebite karticu Number uokviru za dijalog Format Cells gdje }ete odabrati kategoriju Custom i upi-sati posebne znakove u tekst polju Type. Excel dodaje va{ novi format nadno popisa formatiraju}ih kodova u kategoriji Custom. Da biste stvorilivlastite formate, upotrijebite znakove iz tablice 7-1.


170

SLIKA 7-12.Excel u kategorijiformata Specialpruà mogu}nostprimjene nekih~esto zahtijevanihformata.

Ako upi{ete 4255551212 iprimijenite format PhoneNumber, u }eliji se taj brojprikazuje kao (425) 555-1212,

Ako ispred telefonskog broja stavite 1, Excel ovaj broj smatra dijelompozivnog broja i stavlja ga u zagradu.

NAPOMENA>>

VIDI IInformacije ounosu datuma ipopis svih datum-skih i vremenskihformata potraìteu 13. poglavlju,“Datumi i vrijeme”.

?

Stvaranje novih formataêsto za stvaranje vlastitih formata kao polaznu to~ku moète upotrijebitipostoje}e Excelove formate. Da biste stvarali na temelju postoje}eg formata,najprije odaberite }eliju koju èlite formatirati. Iz izbornika Format odabe-rite naredbu Cells (ili pritisnite Ctrl+1), kliknite na jaha~ Number, a zatimna kategoriju Custom. Odaberite format koji èlite promijeniti iz popisaType, a zatim promijenite sadràj tekst polja. Originalni se format ne mije-nja, a novi se dodaje u popisu Type.

Da biste stvorili format kako biste prikazali datum s dugim prikazom dana,mjeseca i godine, slijedite korake prikazane na slici 7-13:


ad

ne stra

nice

II.

171

SLIKA 7-13.Stvorite novevlastite formatena temelju postoje}ih.

2. U tekst polju Typepromijenite sadràj nadddd,mmmm dd,yyyyi zatim kliknite na OK.

1. Kliknite na Custom u popisuCategory i odaberite formatd-mmm-yy.

Spremanjem radne bilje`nice spremaju se i novi formati, ali da biste posebneformate prenijeli iz jedne u drugu radnu bilje`nicu, morate isto tako kopiratii ulijepiti i }eliju koja nosi format. Da biste jednostavno pristupili posebnimformatima, poku{ajte ih sve spremiti u jednu radnu bilje`nicu.

SAVJET❞


172

0 Mjesto za znamenku. Osigurava da se s obje strane deci-malne to~ke pojavi zadani broj znamenki. Primjerice, akoje format 0.000, vrijednost .987 prikazuje se kao 0.987.Ako je format 0.0000, tada se vrijednost .987 prikazujekao 0.9870. Ako s desne strane decimalne to~ke unesenavrijednost ima ve}i broj znamenki nego {to je nazna~enou formatu, vrijednost se zaokruùje. Na primjer, ako jeformat 0.00, vrijednost .987 prikazuje se kao 0.99; ako jeformat 0.0, vrijednost .987 se zaokruùje na 1.0.

? Mjesto za znamenku. Slijedi ista pravila kao i za znak 0,osim {to ostavlja mjesta za bezna~ajne nule s lijeve idesne strane decimalne to~ke. Ovo mjesto za znamenkuomogu}ava vam potpisivanje brojeva s decimalnomto~kom. Primjerice, 1.4 i 1.45 poravnali bi se s decimal-nom to~kom ako su oba formatirana kao 0.??.

# Mjesto za znamenku. Radi jednako kao i znak 0, osim {tose dodatne nule ne pojavljuju ako broj ima manje zna-menki s bilo koje strane decimalne to~ke od onog koji jezadan formatom. Ovaj znak pokazuje Excelu gdje dasmjesti zareze i ostale znakove odvajanja. Na primjer, for-mat #,### nalaè Excelu da prikaè zarez nakon svaketre}e znamenke na lijevoj strani decimalne to~ke. Akoèlite da Excel uvijek uklju~i zareze i prikaè barem jednuznamenku s lijeve strane decimalne to~ke, zadajte format#,##0.

. Decimalna to~ka. Odre|uje koliko se znamenki (0 ili #)pojavljuje na desnoj i lijevoj strani decimalne to~ke. Akoformat sadrì samo znakove # na lijevoj strani to~ke,Excel po~inje brojeve manje od 1 s decimalnom to~kom.Da biste ovo izbjegli, upotrijebite umjesto znaka # znak 0kao prvo mjesto za znamenku na lijevoj strani decimalneto~ke.

% Oznaka postotka. Mnoì sa 100 i dodaje znak %.

/ Znak za razloma~ki format. Prikazuje decimalni dio brojau razloma~kom formatu. Broj mjesta za znamenku kojiokruùju ovaj znak odre|uje to~nost prikaza. Na primjer,vrijednost 0.269, formatirana kao # ?/? prikazuje se kao1/4, ali formatirana kao # ???/??? bit }e prikazana kao46/171.

$-+/ () razmak Standardni formatiraju}i znakovi. Ubacite ih neposrednou va{ format.

Znak Zna~enje

TABLICA 7-1. Simboli za stvaranje vlastitih formata

(nastavlja se)


ad

ne stra

nice

II.

173

, Odvajatelj tisu}ica. Upotrebljava zareze kako bi odvojiostotice od tisu}ica, tisu}ice od milijuna, itd., ako je u for-matu zarez okruèn znakovima #, 0 ili ?. Usto, zarez sepona{a kao agent za zaokruìvanje i mnoènje. Jedan za-rez na kraju formata Excel upotrebljava za zaokruìvanjebroja i prikaz u tisu}ama; dva zareza govore Excelu dazaokruì broj na najbliì milijun. Primjerice, formatiraju}ikôd #,###,###, zaokruìo bi broj 4567890 na 4,568,dok bi formatiraju}i kôd #,###,###,, zaokruìo broj na5.

E-,E+,e-,e+ Znakovi za znanstvene formate. Prikazuju broj uznanstvenoj notaciji i ubacuju E ili e u prikazanu vrijed-nost ako format sadrì jednu 0 ili # na desnoj stranioznake E-, E+, e- ili e+. Broj znakova 0 ili # na desnojstrani oznake E ili e, odre|uje najmanji broj znamenkieksponenta. Upotrijebite E- ili e- za postavljanje minusauz negativne eksponente, a E+ ili e+ za postavljanjeminusa uz negativne i plusa uz pozitivne eksponente.

\ Slov~ani demarkacijski znak. Svaki znak koji èlite kao ta-kav ubaciti u format unesite s ovom kosom crtom isprednjega (osim $ - + ( ) i razmaka). Excel ne prikazuje obrnu-tu kosu crtu. Primjerice, formatiraju}i kôd #,##0” “\D;-#,##0” “\C prikazuje pozitivne brojeve nakon kojih slijedirazmak i slovo D, te negativne brojeve nakon kojih slijedirazmak i slovo C. Da biste prikazali nekoliko znakova,upotrijebite znak navoda opisan u “Text” dijelu tablice.

_ Podvlaka. Ostavlja razmak jednak {irini sljede}eg znaka.Primjerice, _) ostavlja razmak jednak {irini zagrade za zat-varanje. Ovaj formatiraju}i znak upotrijebite za poravna-vanja.

“Tekst” Niz slova. Radi jednako kao i obrnuta kosa crta, ali se~itav niz moè uklju~iti u dvostruke navodnike, bezpotrebe za ubacivanje demarkacijskog znaka za svakoslovo niza.

* Za~etnik ponavljanja. Ponavlja sljede}i znak u formatudovoljno puta da se popuni {irina stupca. U formatuupotrijebite samo jedan znak *.

@ Mjesto za tekst. Ako }elija sadrì tekst, ovaj znak ubacujetekst u format. Primjerice, formatiraju}i kôd “Ovo je“@”.” prikazuje sadràj Ovo je porez u }eliji koja sadrìtekst porez.

Znak Zna~enje

TABLICA 7-1. nastavak

Sljede}a tablica daje popis ugra|enih kodova u Excelu za kategorijuCustom i ozna~ava kako se ti kodovi odnose na ostale kategorije u jaha~uNumber. (Primijetite da u ovoj tablici nema kodova za datume i vremenakoji su obja{njeni u 13. poglavlju.)


174

General Bez odre|enog formata

Number 0

0.00

#,##0

#,##0.00

#,##0_);(#,##0)

#,##0_);[Red](#,##0)

#,##0.00_);(#,##0.00)

#,##0.00_);[Red](#,##0.00)

Currency $#,##0_);($#,##0)

$#,##0_);[Red]($#,##0)

$#,##0.00_);($#,##0.00)

$#,##0.00_);[Red]($#,##0.00)

Percentage 0%

0.00%

Scientific 0.00E+00

##0.0E+0

Fraction # ?/?

# ??/??

Date Vidi 13. poglavlje

Time Vidi 13. poglavlje

Text @

Accounting _($* #,##0_);_($* #,##0);_($* “-”_);_(@_)

_(* #,##0_);_(* #,##0);_(* “-”_);_(@_)

_($* #,##0.00_);_($* #,##0.00);_($* “-”??_);_(@_)

_(* #,##0.00_);_(* #,##0.00);_($* “-”??_);_(@_)

Kategorija Formatiraju}i kodovi


ad

ne stra

nice

II.

175

Pretpostavimo da èlite stvoriti radnu stranicu za skladi{te i sve vrijednosti urasponu A5:A100 formatirati kao Dio XXX-XXXX. Da biste stvorili ovaj for-mat, slijedite naredne korake:

1. Odaberite raspon A5:A100

2. Iz izbornika Format odaberite naredbu Cells i kliknite na karticuNumber.

3. Kliknite na kategoriju Custom, ozna~ite sadràj tekst polja Type i upi{ite“Dio” ###-####.

4. Kliknite na OK.

Sada po~nite s unosom vrijednosti u stupac A. (Mo`da }ete morati pro{iritistupac. Nakon unosa jedne-dvije vrijednosti, odaberite ~itav stupac. Iz izborni-ka Format odaberite Column, a zatim AutoFit ili Selection.) Otipkajte brojevesvakog dijela; Excel }e dodati rije~ Dio i crticu. Primjerice, ako odaberete }elijuA10 i unesete 1234567, Excel }e prikazati vrijednost kao Dio 123-4567.

Stvaranje formata Broj dijela

Formatiranje pozitivnih, negativnih, nul i tekstualnih unosaExcel u va{oj radnoj bilje`nici dodjeljuje razli~ite formate za pozitivne i negativne valutne vrijednosti. Isto tako, pri stvaranju vlastitih formatamoète odrediti zasebne formate za pozitivne i negativne vrijednosti, a isto tako odlu~iti kako }ete prikazati nul i tekstualne vrijednosti.

Vlastite formate moète stvoriti tako da se sastoje od najvi{e ~etiri dijelaodvojena to~ka-zarezom:

Pozitivna vrijednost; Negativna vrijednost; Nul vrijednost;Tekstualna vrijednost

Ako vlastiti format uklju~uje samo jedan dio, Excel primjenjuje taj format napozitivne, negativne i nul-vrijednosti. Ako vlastiti format sadrì dva dijela,prvi dio se odnosi na pozitivne i nul-vrijednosti, dok se drugi dio odnosi nanegativne vrijednosti. Formatiraju}e instrukcije za tekstualne vrijednosti mo-raju biti zadnji element specifikacije formata. Stoga, ako ne uklju~ite forma-tiranje tekstualnih vrijednosti, va{ format nema u~inka na tekstualne unose.

Na primjer, recimo da stvarate radnu stranicu s podacima o naplati i èliteformatirati vrijednosti stupca Dugovanja, tako da razli~ito prikazujupodatke ovisno o sadràju. Mogli biste stvoriti ovaj format:

“Duguje: “$#,##0.00_);”Potraùje “($#,##0.00);”Nanuli.”;”Opaska: “@.

Sljede}a tablica pokazuje u~inak ovog formata na razli~ite unose:

Mo`da }ete ponovno morati pro{iriti stupac kako biste prikazali podatke.

Dodavanje boje formatuDa biste promijenili boju sadràja odabrane }elije, moète tako|er upotri-jebiti formate Number. Primjerice, mogli biste upotrijebiti boju kako bisterazlikovali kategorije informacija ili istaknuli totale. Moète primijeniti bojui na zadane raspone brojeva pa bi sve vrijednosti ispod ili iznad zadane bileprikazane u drugoj boji. Naravno, boje se ne pojavljuju na ispisu, osim akoposjedujete pisa~ u boji.

Da biste promijenili boju sadràja, otipkajte ime nove boje u uglatimzagradama, ispred definicije formata Custom u tekst polju Type. Primjerice,ako zbroj iz 16. retka radne stranice prikazane ranije na slici 7-2 na str. 156èlite prikazati u plavoj boji i formatu Currency s dva decimalna mjesta,postoje}i format $#,##0.00_);($#,##0.00) promijenite kako slijedi:

[Blue]$#,##0.00_);($#,##0.00)


176

12.98 Duguje: $12.98

-12.98 Potraùje: ($12.98)

0 Na nuli.

Ovo nije ra~un Napomena: Ovo nije ra~un

UnosPrikaz

Okvir Sample na vrhu okvira za dijalog Format Cells pokazuje kako bi se vrijednost aktivne }elije prikazala u svakom od formata.

SAVJET❞

VIDI IDaljnje informacijeo Excelovim paleta-ma boja potraìteu odjeljku “Prom-jena dostupnihboja” na 222. str.

?

Boju moète promijeniti i pomo}u kartice Font u okviru za dijalog FormatCells ili pomo}u gumba Font Color na traci s alatima Formatting. Me|utim,boje koje odredite na kartici Number imaju prioritet nad bojama odre|enimna kartici Font ili gumbom Font Color.

NAPOMENA>>

Kada ovaj format primijenite na radnu stranicu, pozitivne i nul-vrijednostipojavit }e se u plavoj boji, a tekstualne i negativne u podrazumijevanoj,crnoj boji.

Boje moète jednostavno upisati u polju Type. Primjerice, format

[Blue];[Red];[Yellow];[Green]

prikazuje pozitivne vrijednosti u plavoj, negativne u crvenoj, nul-vrijednostiu ùtoj i tekst u zelenoj boji.

U va{im formatima moète zadati sljede}a imena boja: Black (crna), Blue(plava), Cyan (zeleno-plava), Green (zelena), Magenta (ljubi~asta), Red(crvena), White (bijela) i Yellow (ùta). Boju moète zadati i kao COLORn,pri ~emu je n broj u rasponu od 1 do 16. Excel odabire odgovaraju}u boju iztrenutne 16-bojne palete va{e radne stranice. Ako je ta boja sloèna (kombi-nira to~ke dvije ili vi{e ~istih boja), Excel upotrebljava najbliù ~istu boju.

Upotreba operatora za uvjetnu primjenu vlastitih formataOmogu}en vam je prikaz brojeva koji ovise o uvjetima usporedbe. Da bisteto i u~inili, u prva dva dijela standardnog ~etverodijelnog vlastitog formatadodajete uvjet, zamjenjuju}i formate za pozitivne i negativne brojeve. Tre}iformat postaje onaj koji se koristi ako vrijednost ne zadovoljava ostala dvauvjeta. Kako biste definirali format, moète upotrijebiti uvjetne operatore<,>,=,<=,>= ili <> u kombinaciji s bilo kojim brojem.

Primjerice, pretpostavimo da pretraùjete po ra~unima. Da biste prikazalira~une s vi{e od $50,000 u plavoj boji, negativne vrijednosti u zagradama icrvenoj boji, a sve ostale vrijednosti u podrazumijevanoj boji, stvorite ovajformat:

[Blue][>50000]$#,##0.00_);[Red][<0]($#,##0.00_)


ad

ne stra

nice

II.

177

U radnoj stranici moète izbaciti sve nul-vrijednosti. Iz izbornika Toolsodaberite Options i kliknite na karticu View. Zatim kliknite na opciju ZeroValues u odjeljku Window Options kako biste je poni{tili.

SAVJET❞

Jednostavniji i sna`niji na~in primjene formata koji se mijenjaju ovisno o vri-jednosti }elije je upotreba naredbe Conditional Formatting iz izbornikaFormat. Pogledajte “Primjena uvjetnog formatiranja” na 198. str.

SAVJET❞

Uvjetno formatiranje moè biti i dobra pomo} za skaliranje brojeva. Primje-rice, ako va{e poduze}e stvara proizvod koji zahtjeva nekoliko mililitarasastojka za svaku jedinicu, a svaki dan proizvodite tisu}e jedinica, morat}ete pretvoriti mililitre u litre i kilolitre pri pregledu financiranja. Excelmoè u~initi ovu pretvorbu sljede}im broj~anim formatom:

[>999999]#,##0,,_m”kl”;[>999]##,_k_m”l”;#_k”ml”

Sljede}a tablica pokazuje u~inak ovog formata na razli~ite unesene vrijed-nosti:

Kao {to moète vidjeti, upotrebom kombinacije uvjetnog formata, odvajate-lja tisu}ica i pokazatelja razmjernog razmaka, moè se pobolj{ati i ~itljivost isadràjnost va{e radne stranice, bez pove}avanja broja formula.

Brisanje vlastitih formataDa biste obrisali vlastiti format, odaberite ga u kartici Number okvira zadijalog Format Cells i kliknite na Delete. Ugra|ene formate ne moètebrisati.


178

72 72 ml

7286957 7 kl

7632 8 L

Unos Prikaz

Da biste sakrili vrijednosti u radnoj stranici, pridruìte im nul-format. Da bistestvorili nul-format, ubacite samo odvajatelj to~ka-zarez za taj dio formata.Primjerice, kako biste sakrili negativne i nul-vrijednosti, upotrijebite ovaj for-mat:

$#,##0.00;;

Da biste sakrili sve vrijednosti }elije, upotrijebite format:

;;;

Nul-format sakriva sadràje }elije u radnoj stranici, ali vrijednost je jo{ uvijek vidljiva u traci za formulu. Da biste sakrili sadràj }elije tako da se nevidi niti u radnoj stranici niti u traci za formulu, upotrijebite Excelovemogu}nosti za{tite. Daljnje informacije o Excelovim mogu}nostima za{titepogledajte u dijelu “Za{tita va{ih podataka” na 111. stranici.

Broj~ani format “Hidden”

Poravnavanje sadràja }elijeKartica Alignment u okviru za dijalog Format Cells, prikazan na slici 7-14,pozicionira tekst i brojeve u }elijama. Ovu karticu moète upotrijebiti i zastvaranje vi{ered~anih tekstualnih oznaka, ponavljanje niza znakova unutarjedne ili vi{e }elija,

Opcije za vodoravno poravnavanje tekstaOpcije Left, Center i Right postavljaju sadràj odabrane }elije uz lijevustranu, na sredini, ili uz desnu stranu }elije. Primjerice, na slici 7-15, sadràjiu }elijama A1:B1 imaju poravnanje General, pa je broj u }eliji B1 desnoporavnan, a oznaka u }eliji A1 lijevo poravnana. Vrijednosti u }elijamaA5:B5 su desno poravnane, a u }elijama A6:B6 su centrirane.


ad

ne stra

nice

II.

179

VIDI IInformacije o opcijiMerge Cells potra-ìte u “Udruìvanje}elija” na 2000. str.

?

SLIKA 7-14.Excel nudi nizmogu}nostiporavnavanja, kao i na okomitoformatiranje teksta u }eliji.

Kada odaberete General, podrazumijevanu opciju odjeljka Horizontal, broj~anese vrijednosti poravnavaju udesno, a tekstualne vrijednosti ulijevo.

Okvir Orientation omogu}avavam postavljanje teksta u }elijipod bilo kojim kutom.

Popis Verticalomogu}ava nad-zor nad pode{e-nostima okomiteorijentacije teksta.

SLIKA 7-15.Upotrijebite pada-ju}i popis Hori-zontal kako bisteporavnali sadràj}elije.

Opcija Left (Indent) povezana je s kontrolom Indent smje{tenom do pada-ju}eg popisa Horizontal, {to je prikazano na slici 17-14 s prethodne stranice.Ina~e, kada primijenite Left (Indent) vrijednost u okviru ove kontrole jenula – standardna postava lijevog poravnavanja. Svaki put kada pove}ateovu vrijednost za 1, unos u }eliji pomi~e se udesno za {irinu jednog znaka.({irina jednog znaka je pribli`no jednaka {irini velikog slova X u stiluNormal.) Na primjer, na slici 7-15 unosi u }elijama A2:B2 lijevo su porav-nani bez uvlaka. Unosi u }elijama A3:B3 uvu~eni su za 1, a unosi u }elijamaA4:B4 uvu~eni su za 2. Maksimalna vrijednost uvlake koju moète upotri-jebiti je 15.

Centriranje teksta preko stupacaOpcija Center Across Selection centrira tekst iz jedne }elije preko ~itavogodabranog raspona udesno, ili do sljede}e }elije koja sadrì tekst. Na prim-jer, na slici 7-15, format Center Across Selection je primijenjen na rasponA7:B7. Centriran je tekst u }eliji A7.

Opcija FillOpcija Fill ponavlja sadràj }elije kako bi popunila {irinu stupca. Na prim-jer, na slici 7-16 }elija H10 sadrì formulu koja daje prosjek vrijednosti iz}elija H4 do H7. Mogli biste ubaciti redak znakova “ve}e od” kako bistepopunili }elije C10:G10 ako slijedite naredne korake:

1. Ubacite jedan znak > u }eliju C10.

2. Odaberite }elije C10:G10.

3. Iz izbornika Format odaberite Cells i kliknite na jaha~ Alignment.

4. S padaju}eg popisa Horiznotal Text Alignment odaberite opciju Fill ikliknite na OK.

Excel ponavlja znak “ve}e od” kroz }elije C10:G10, {to pokazuje slika 7-16.Iako se ~ini kako raspon sadrì mnogo znakova “ve}e od”, traka za formu-lu otkriva da se radi o samo jednom znaku. Poput ostalih naredbi za


180

Iako rezultati mogu sli~no izgledati, opcija poravnavanja Center AcrossSelection radi druga~ije od gumba Merge And Center s trake s alatimaFormatting. Kada koristite gumb Merge And Center, odabrane }elije se spaja-ju – zapravo su zamijenjene jednom }elijom. Za vi{e informacija pogledajte“Udruìvanje }elija”, na 200. stranici.

NAPOMENA>>

formatiranje, opcija Fill s kartice Alignment djeluje samo na prikaz, a ne nastvarni sadràj }elije. Excel ponavlja znakove kroz ~itav raspon bez prekidame|u }elijama. Iako izgleda kao da imaju sadràj, }elije D10:G10 su prazne.

Obi~no }ete opcijom Fill ponavljati unose od jednog znaka, kao {to su crtica(-), zvjezdica (*) ili znak jednakosti (=); ipak, moète ponavljati i unose odvi{e znakova. Primjerice, na slici 7-15, }elija A8 sadrì rije~ fill (koju pratiznak razmaka), a opcija Fill bila je primijenjena na }elije A8:B8.


ad

ne stra

nice

II.

181

SLIKA 7-16.Upotrijebite opci-ju Fill kako bisteponovili znak kroz niz }elija.

Opcije poravnavanja Left, Center, Right ili Center Across Selection moèteodabrati i klikom na odgovaraju}i gumb na traci s alatima Formatting,pokazanoj ranije na slici 7-4 na str. 159.

Kada uklju~ite jednu od ovih opcija, gumb izgleda kao da je pritisnut kakobi pokazao da je opcija aktivirana. Kao rezultat, uvijek moète pogledati natraku s alatima kako biste vidjeli koja je od opcija primijenjena na aktivnu}eliju.

Da biste isklju~ili uklju~enu opciju poravnavanja (i vratili aktivnu }eliju naopciju General), kliknite ponovo na odgovaraju}i gumb.

Opciju poravnavanja Left (Indent) moète primjeniti i upotrebom gumbaIncrease Indent s trake s alatima Standard. Ovaj gumb, me|utim, neisklju~uje opciju poravnavanja kada na njega drugi put kliknete. Umjestotoga, svaki klik pove}ava uvlaku za {irinu jednog znaka.

Gumb Merge And Center na traci s alatima Standard radi dvije stvari:prvo, spaja odabrane }elije u jednu te na nju primjenjuje centrirano poravna-vanje. Ovaj gumb ne uklanja formatiranje i nema nikakvog drugog efektakada na njega drugi put kliknete. Vi{e informacija o spojenim }elijama na}i}ete u odjeljku “Udruìvanje }elija”, na 200. stranici.

Odabir poravnavanja s trake s alatima

Mogli biste pomisliti kako je isto tako jednostavno upisati ponavljaju}i znakkao i primijeniti opciju Fill. Me|utim, upotreba opcije Fill daje vam dvijeva`ne prednosti. Prvo, ako prilagodite {irinu stupca, Excel pove}ava ilismanjuje broj znakova u }eliji kako bi prikaz prilagodio novoj {irini stupca.Drugo, znak ili niz znakova moète ponoviti kroz nekoliko susjednih }elija.

Opcije Justify i Wrap TextAko unesete oznaku koja je pre{iroka za aktivnu }eliju, Excel pro{irujeprikaz oznake preko ruba }elije na susjedne }elije, pod uvjetom da supotonje prazne. Ako tada odaberete opciju Wrap Text s kartice Alignment,Excel prikazuje oznaku unutar aktivne }elije. Da bi osigurao mjesto zaprikaz ~itavog teksta, Excel pode{ava visinu retka, a zatim smje{ta tekst udodatne linije unutar }elije. Kao {to pokazuje slika 7-15 na 179. stranici,}elija A9 sadrì vi{ered~anu tekstualnu oznaku formatiranu opcijom WrapText.

Naredba Alignment nudi dvije opcije Justify – jednu u odjeljku Horizontal ijednu u odjeljku Vertical u okviru za dijalog Alignment.

Opcija Horizontal Justify pode{ava broj redaka teksta u aktivnoj }eliji, prila-go|uje visinu retka i poravnava tekst slijeva i zdesna, {to je pokazano ranijeu }eliji B9 na slici 7-15.

Ako stvarate tekstualne oznake u vi{e redaka i nakon toga poni{tite opcijuWrap Text ili Horizontal Justify, Excel vra}a visinu retka na polaznu vrijed-nost.


182

S obzirom da opcija Fill s kartice Alignment djeluje i na broj~ane i na tekstu-alne vrijednosti, moè se dogoditi da se broj ne prikazuje kako treba. Naprimjer, ako primijenite opciju Fill na }eliju {irine 10 znakova koja sadrì broj3, prikaz u }eliji }e biti 3333333333.

NAPOMENA>>

Opciju Wrap Text moète koristiti istovremeno s ostalim opcijama karticeAlignment. Me|utim, ako ovu opciju koristite zajedno s kontrolama ori-jentacije, visina retka mo`da ne}e biti dovoljna za prikaz teksta. Ako èlitekoristiti mogu}nost prijenosa rije~i u novi redak i s tekstom zakrenutim zaneki kut, sami podesite visinu retka.

SAVJET❞

Opcija Justify u odjeljku Vertical na kartici Alignment u osnovi izvodi istuoperaciju kao i njen Horizontal par, osim {to pode{ava sadràj }elije uodnosu na njen vrh i dno, a ne lijevi i desni rub, {to pokazuje }elija E3 naslici 7-17. Na primjer, ako }elija sadrì dva retka teksta, a trenutna visinaretka je ve}a od one koju zahtijevaju ta dva retka, opcija Vertical Justifysmje{ta prvi redak teksta uz gornji rub, a drugi redak teksta uz donji rub}elije. Ova verzija opcije Justify je posebno upotrebljiva za prilagodbuokomito orijentiranog teksta.

Opcije Vertical i OrientationPadaju}i popis Vertical sadrì ~etiri opcije za poravnavanje - Top, Center,Bottom i Justify – sli~no opcijama Horizontal. ]elije B3:D3 na slici 7-17pokazuju primjere upotrebe ovih opcija.


ad

ne stra

nice

II.

183

Nemojte brkati opciju Horizontal Justify s naredbom Justify iz podizbornikaFill izbornika Edit. Opcija poravnavanja Horizontal Justify pode{ava tekstunutar aktivne }elije, prilago|uje visinu retka i poravnava tekst slijeva izdesna. Za razliku od nje, naredba Justify podizbornika Fill dijeli tekst naneophodan broj }elija i tako zapravo stvara nekoliko zasebnih dijelova teksta.Vi{e informacija o naredbi Justify podizbornika Fill pogledajte u odjeljku“Opcije Justify i Wrap Text”, na 182. stranici.

NAPOMENA>>

VIDI IVi{e informacija oru~nom pode{ava-nju visine redakapogledajte u dijelu“Kako smje{taj tek-sta djeluje na visinu retka” na208. stranici.

?

SLIKA 7-17.Upotrijebite opci-je vodoravnogporavnanja kakobiste zadali smje-{taj teksta u }eliji.Opcije Orientationomogu}uju vamzakretanje tekstapod bilo kojimkutom.

Okvir Vertical Text uzrokujeokomiti smje{taj teksta.

Broja~ Degrees odjeljkaOrientation zakre}e tekstza bilo koji kut.

Opcije Top, Center i Bottom pozicioniraju tekst uzvrh, na sredinu i na dno }elije.

Datoteku Alignment.xls kori{tenu u ovom primjeru moète prona}i na Webstranicama Microsoft Pressa na: http://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/.

NA WEBUW


184

U velikom je broju slu~ajeva oznaka na vrhu stupca mnogo {ira odpodataka koji se nalaze u stupcima. U takvim slu~ajevima moèteupotrijebiti opciju Wrap Text, kako bi se isti posloìo u vi{e redaka, alito nije rje{enje za sve mogu}e slu~ajeve. Mogu}e je tekst prikazati iokomito, ali je u tom slu~aju ~itkost prili~no slaba, a tekst zauzimaprili~no velik prostor u okomitom smjeru. Excel sada nudi bolji na~inupotrebom zaokrenutog teksta i rubova }elije.

Evo kako se to radi::

1. Odaberite }elije koje èlite formatirati i zatim pokrenite naredbuCell iz izbornika Format

2. Na kartici Border primijenite okomite rubove s lijeva, s desna ina sredini raspona }elija.

3. Na kartici Alignment, upotrijebite kontrole odjeljka Orientationkako biste odabrali èljeni kut. (Obi~no je najbolje odabrati pozi-tivan kut izme|u 30 i 60 stupnjeva.)

4. U padaju}em popisu Horizontal Text Alignment odaberite opcijuCenter. Kada kliknete na OK, Excel automatski zakre}e lijeve idesne rubove zajedno s tekstom.

5. Odaberite sve stupce i pokrenite naredbu Column iz izbornikaFormat, a zatim odaberite opciju AutoFit Selection kako biste svestupce smanjili na najmanju potrebnu {irinu.

Odli~an trik sa zaokrenutim tekstom

VIDI IZa daljnje informacije orubovima }elija pogledaj-te dio “Dodavanje vlasti-tih rubova”, na 190. str.Vi{e informacija o odabi-ranju vi{e rubova pogle-dajte “Istovremena prim-jena dvaju ili vi{e rubo-va”, na str. 191. Infor-macije o promjeni visineretka pogledajte u dijelu“Kontrola visine retka”,na str. 206.

?

Opcije OrientationOdjeljak Orientation omogu}ava vam promjenu kuta pod kojim }e seprikazati tekst, bilo kao vodoravnog, okomitog od vrha k dnu ili postrancesa slovima zakrenutim za bilo koji kut od -90 do 90 stupnjeva u smjerukazaljke na satu ili obratno. Excel automatski prilago|uje visinu retka kakobi se smjestio okomiti tekst, osim ako sami prije ili poslije operacije nedefinirate visinu retka. Ako èlite vratiti odabrane }elije na polaznu ori-jentaciju, kliknite na vodoravnu opciju na vrhu odjeljka Orientation.

]elija G3 na slici 7-17 pokazuje {to se doga|a kada u odjeljku Orientationkliknete na okomiti “gumb” Text. Isti u~inak moète posti}i i kada se u }elijine nalazi tekstualna, ve} broj~ana vrijednost. Ako opciju primijenite na for-mulu, u~inak se opcije odnosi na rezultat, a ne samu formulu.

Kontrole za promjenu kuta zakretanja zakre}u tekst za bilo koji kut. Svejed-no je upotrebljavate li broja~ u kojem mijenjate vrijednost kuta ili radite na“satu” koji pokazuje stupnjeve. U gornjem broj~aniku vucite mi{em pokazi-va~ Text i otpustite tipku - kut }e se ispisati i u donjem polju. Ako koristitebroja~, kliknite na male strelice uz polje i pove}avajte ili smanjujte brojku.Isto tako, u polje broja~a moète i sami unijeti broj izme|u -90 i 90. ]elijeH3:K3 na slici 7-17 pokazuju nekoliko primjera zaokrenutog teksta.

Opcija Shrink-To-FitOpcija Shrink-To-Fit u odjeljku Text Control kartice Alignment smanjujeveli~inu pisma u odabranoj }eliji do te mjere do koje se sadràj u cijelostimoè prikazati u }eliji. Ovo je zgodna mogu}nost ako radite sa stranicom ukojoj bi pro{irivanje {irine stupca za prikaz nekog podatka imalo neèljeneposljedice za prikaz ostatka radne stranice. Na slici 7-18 isti je tekst unijet u }elije A1 i A2, ali opcija Shrink-To-Fit primijenjena je samo na }eliju A2.Promjenom {irine stupca opcija Shrink-To-Fit automatski odgovaraju}emijenja i veli~inu pisma kako bi se prikaz teksta prilagodio novoj {irini.


ad

ne stra

nice

II.

185

Datoteku Angled.xls kori{tenu u prethodnom okviru moète na}i nahttp://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/.

SLIKA 7-18.Opcija Shrink-To-Fit smanjuje veli-~inu pisma dok sene omogu}i pri-kaz ~itavogsadràja }elije.

NA WEBUW

Zadana veli~ina pisma se upotrebom ove opcije ne mijenja. To zna~i danaknadnim {irenjem stupca ova opcija ne}e pove}avati veli~inu pismapreko polazno zadane veli~ine.

Posebni znakovi za poravnavanje tekstaZa poravnavanje tekstualnih unosa unutar va{e radne stranice moète koristitiposebne znakove. Da biste to u~inili, prvo odaberite Options iz izbornikaTools, kliknite na jaha~ Transition i uklju~ite opciju Transition NavigationKeys. Ovo se naziva osobina “prijelaza” a sluì ljudima koji rade u Lotusu1-2-3 da bi mogli nastaviti raditi te{ko nau~enim metodama. Vi{e informacijao opcijama prijelaza potraìte u sustavu pomo}i Excela, “Lotus 1-2-3”.

Posebne znakove za poravnavanje koristite tako da odaberete }eliju, une-sete èljeni znak i tekst te pritisnete Enter. Znak koji ste unijeli prikazuje sena traci za unos formula, ali ne i u }eliji.

Formatiranje pisamaTehni~ki, izraz pismo odnosi se na kombinaciju izgleda (primjerice, Arial),veli~ine (primjerice 10 to~aka) i stila znakova (primjerice, masno). U Exceluupotrebljavate karticu Font u okviru za dijalog Format Cells kako bisteodabrali pismo i boju za sadràj va{ih }elija. Pisma upotrebljavate u radnojstranici kao i u ispisnim dokumentima: da biste naglasili naslove i razliko-vali pojedine vrste informacija. Da biste zadali pismo za }eliju ili raspon,


186

Opcija Shrink-To-Fit moè biti dobar na~in za rje{avanje problema, ali voditera~una da }e ona smanjiti veli~inu pisma na neophodnu mjeru. Stoga birezultat mogao biti gotovo ne~itak.

NAPOMENA>>

` (apostrof) Poravnava unos u }eliji udesno

” (dvostruki navodnici) Poravnava unos u }eliji ulijevo

^ (karet) Centrira unos u }eliji

\ (lijeva kosa crta) Ponavlja znak u }eliji

Posebni znakovi Djelovanje

odaberite }eliju ili raspon. Iz izbornika Format odaberite naredbu Cells (ili pritisnite Ctrl+1) i kliknite na karticu Font. Pojavljuje se okvir za dijalogFormat Cells, kao {to je prikazano na slici 7-19.


ad

ne stra

nice

II.

187

SLIKA 7-19.Kartica Font uokviru za dijalogFormat Cells omo-gu}ava vam pri-druìvanje pisma,stila znakova, veli-~ine, boja i raznihefekata na sadràj}elija.

U Excelu 2000 moète odabrati prikaz pisama u obliku padaju}eg popisa natraci s alatima Formatting. Odaberite Customize iz izbornika Tools, kliknite najaha~ Options i u odjeljku “Other” odaberite List Font Names In Their Font.(Naredba Customize se normalno ne pojavljuje na skra}enim izbornicima. Dabiste prikazali ovu naredbu, kliknite na dvostruku strelicu na dnu trake s ala-tima Tools.)

Napredno kori{tenje pisama❡2000

Odabir pisma i veli~ineDa biste odabrali pismo, kliknite na njegovo ime u listi Font ili unesite ime u tekst polje Font. Brojevi u listi Size tada se mijenjaju kako bi prikazali ve-li~ine u kojima Excel moè optimalno ispisati odabrano pismo. Moète upo-trijebiti traku za pomicanje u listi Size kako biste vidjeli sve ponu|ene veli-~ine. Da biste odredili veli~inu, kliknite na jedan od brojeva. Pri odre|ivanjuveli~ine, vodite ra~una da su one dane u to~kama, npr. 10 to~aka, a da jejedna to~ka 1/72 palca (in~a). Ako unaprijed ne postavite visinu retka, Excelje automatski prilago|uje kako bi se odre|ena veli~ina mogla prikazati.

Da biste odredili veli~inu koja nije ponu|ena, ozna~ite sadràj tekst poljaSize i unesite novi broj. Obi~no }ete najbolji prikaz dobiti s ponu|enim veli-~inama u listi Size, ali Excel }e dati sve od sebe pri ispisu bilo koje odre|eneveli~ine. Neka pisama i veli~ine bit }e bolje od drugih. Moète poku{avati sraznim kombinacijama do rezultata na vlastitom pisa~u i ekranu.

Odabir stila pisma i efekataDostupni stilovi pisma ovise o odabranom pismu iz liste Font. Uz normalni(regularni) prikaz, ve}ina pisama nude i masni, nako{eni i masno-nako{enistil (bold, italic i bold-italic). Na primjer, svi su ovi stilovi dostupni zapismo Arial, ali Regular i Italic su jedini stilovi u kojima moète ispisatipismo Arial MT Black. Jednostavno odaberite stil koji èlite upotrijebiti izliste Font Style na kartici Font. U~inke odabira ovih opcija moète odmahvidjeti u odjeljku Preview.

Kartica Font nudi i ~etiri opcije Underline (Single, Double, Single Accoun-ting i Double Accounting), te tri opcije Effects (Strikethrough, Superscript,Subscript). Slika 7-20 pokazuje primjere za svaku od ovih opcija.


188

Da biste vratili pismo i veli~inu definiranu stilom Normal, jednostavno po-tvrdite opciju Normal Font. Vi{e informacija o stilu Normal potraìte uodjeljku “Formatiranje pomo}u stilova” na 208. stranici.

SAVJET❞

SLIKA 7-20.Na }elije ili odab-rani tekst u }elija-ma moète primi-jeniti opcije Un-derline, Strike-through, Super-script i Subscript.

Ra~unovodstvena podvla~enjaDva ra~unovodstvena podvla~enja razlikuju se od normalnih na dvana~ina. Ra~unovodstvena se podvla~enja odnose na ~itavu {irinu }elije, dokse normalna podvla~enja odnose samo na znakove unutar }elije. Ako }elijasadrì znakove koji izlaze iz granica }elije, ra~unovodstveno podvla~enje seprekida na rubu }elije. Isto tako, navedeno se podvla~enje prikazuje u }eliji,dok se jednostruka (Single) i dvostruka (Double) podvla~enja nalaze bliètekstu i brojevima te crtaju linije kroz donje dijelove slova poput “g” i “p”.

Odabir bojeDa biste vidjeli ponu|eni izbor boja, kliknite na dolje usmjerenu strelicu uzpadaju}i popis Color na kartici Font okvira za dijalog Format Cells.

Ako odaberete Automatic (podrazumijevana boja), Excel prikazuje sadràjva{ih }elija u crnoj boji. (Mogli biste pomisliti kako }e Automatic prilagoditiboju teksta ovisno o postavljenoj boji }elije, ali to nije tako. Automatic uvijekprimjenjuje crnu boju, osim ako u okviru za dijalog Display Properties, nakartici Appearance, postavite drugu boju za Window Font.) Ostalih 55ponu|enih izbora predstavljaju va{u trenutnu paletu boja. Ako ne viditeboje koje èlite, moète prilagoditi paletu.

Isto tako, boje moète promijeniti i preko gumba Font Color na traci s alati-ma Formatting. Klikom na ovaj gumb primjenjuje se boja prikazana u pra-vokutniku na va{ odabrani raspon. Kada kliknete na strelicu uz gumb FontColor, pojavljuju se paleta boja. Kliknite na jedan od kvadrati}a u boji kakobiste na sadràj odabrane }elije primijenili tu boju. Ovaj je gumb takav daga moète povu}i preko ekrana, a paleta }e se odvojiti od trake s alatima ismjestiti gdje je otpustite na ekranu.


ad

ne stra

nice

II.

189

Upotrebljavaju}i gumbe na traci s alatima Formatting moète primijenitisljede}e formate pisama: Font, Font Size, Bold, Italic, Underline i Font Color.(Gumb Underline primjenjuje jednostruko podvla~enje.) Polja i gumbeupotrebljavate pojedina~no ili u kombinaciji. Da biste uklonili format primijenjen preko trake s alatima, odaberite formatiranu }eliju ili raspon, a zatim kliknite na polje ili gumb kako biste poni{tili primijenjeni format.Listu pisama na traci s alatima Formatting aktivirate klikom na dolje us-mjerenu strelicu uz polje. Traku s alatima Formatting pogledajte na slici 7-4 na 159. stranici.

Primjena formata pisma preko trake s alatima

VIDI IVi{e informacija oprilagodbi paleteboja pogledajte udijelu “Promjenadostupnih boja”na 222. stranici.Vi{e informacija oprimjeni boja u }e-lijama pogledajte udijelu “Dodavanjeboja i uzoraka” na 195. stranici.

?

Nakon odabira boje iz palete, boja se u gumbu Font Color mijenja tako daodabranu boju moète kasnije primijeniti bez upotrebe palete.

Dodavanje vlastitih rubovaRubovi i zasjenjenja mogu biti dobra pomagala za definiranje podru~ja nava{oj radnoj stranici ili za privla~enje pa`nje na va`ne }elije.

Slika 7-21 prikazuje okvir za dijalog Format Cells nakon {to ste kliknuli nakarticu Border. Ovdje zadajete smje{taj rubova, te stil i boju linija.


190

Rubovi ~esto imaju ve}i vizualni u~inak ako se mre`ne linije (gridlines) uklones radne stranice. Iz izbornika Tools pokrenite naredbu Options i kliknite nakarticu View. Kliknite na opciju Gridlines kako biste s radne stranice uklonilimre`ne linije. Daljnje informacije pogledajte u odjeljku “Kontrola prikazamre`nih linija” na 219. stranici.

SAVJET❞

SLIKA 7-21.Kartica Borderokvira za dijalogFormat Cellsomogu}ava vampridruìvanje 13stilova rubova u56 boja.

Za odabir stila linije, kliknite na tip linije u odjeljku Style.

Popis Color sadrì paletuod 56 boja.

Odabir stila linijeTrinaest stilova rubova uklju~uju ~etiri pune linije razli~itih debljina, dvo-struku liniju i osam vrsta isprekidanih linija. (Prva, fino crtkana linija, za-pravo je pri ispisu ~ista linija.) Dvostruka linija je posebno upotrebljiva zapodvla~enje ispod brojeva pri ispisu ukupnih vrijednosti.

Odabir boje linijePodrazumijevana je boja ruba crna, a pojavljuje se kao Automatic u poljuColor kartice View okvira za dijalog Options. (Kao {to je ve} navedeno u“Odabir boje”, boja Automatic je uvijek crna.)

Da biste odabrali neku drugu boju, kliknite na dolje usmjerenu strelicu nadesnoj strani polja Color. Spu{ta se lista Color i otkriva trenutnu 56-bojnupaletu. Moète upotrijebiti jednu od tih boja ili promijeniti paletu kako bistepromijenili i ove izbore. Zamijetite da morate koristiti listu Color iz karticeBorder da biste odabrali boju ruba. Ako poku{ate pomo}u trake s alatimaFormatting, promijenit }ete boju teksta unutar }elije, ali ne i rub.

Odabir smje{taja rubaNakon odabira stila i boje linije, ~itav rub morate negdje i smjestiti. Opcijesu Outline, Left, Right, Top i Bottom. Odabir opcije Outline odjeljka Presetssmje{ta rub oko perimetra trenutno odabranog dijela, bila to jedna }elija iliraspon }elija. Opcija None uklanja sve formate rubova iz odabira. OpcijaBorder sadrì i okvir Preview koji vam moè pomo}i kod postavljanje rubo-va. Da biste odabrali smje{taj ruba, kliknite na èljenu opciju. Primjer linijese pojavljuje u susjednom okviru Preview. Kada prvi put otvorite okvir zadijalog s aktivnom jednom }elijom, prikaz je sli~an onome sa slike 7-21 gdjemoète vidjeti male oznake uglova }elije. Da biste primijenili rubovemoète ili kliknuti na podru~je prikaza u kojem èlite postaviti rub ilikliknuti na gumbe koje se nalaze ispod okvira.

Ako ste u radnoj stranici odabrali vi{e }elija, u okviru za pregled rubovavidjeti }ete i oznake sredine }elije uz one na uglovima. Pojavit }e se i dodat-ni gumb, Inside, kojim moète postaviti rubove izme|u pojedinih }elijaodabranog raspona (ako kliknete na Outline, rub }e se postaviti oko cijelograspona). U to, podru~je prikaza uklju~uje i oznake za unutarnje rubove.

Klikom na èljenu opciju, a nakon toga klikom u podru~ju prikaza na rubkoji èlite mijenjati, moète promijeniti stil, boju i rubove. Ako s rubovimaèlite po~eti iznova, kliknite na opciju None.

Istovremena primjena dva ili vi{e rubova Na odabrane }elije moète primijeniti i vi{e od jedne vrste ruba. Primjerice,mogli biste primijeniti debeli vanjski rub oko raspona }elija, a istovremeno iskup tanjih rubova uz desnu stranu svake }elije odabira. Radna stranica naslici 7-22 pokazuje jo{ jednu od mogu}ih kombinacija stilova rubova.


ad

ne stra

nice

II.

191

Promjena ili uklanjanje rubovaAko se predomislite u izboru ruba, ponovo odaberite raspon }elija i zatimprikaìte karticu Border iz okvira za dijalog Format Cells. Kartica Borderprikazuje stilove rubova koji su ve} primijenjeni. Da biste promijenili punidonji rub u dvostruku liniju, slijedite naredne korake:

1. Odaberite }elije s rubom koji èlite mijenjati.

2. Iz izbornika Format odaberite Cells i kliknite na jaha~ Border.

3. Odaberite stil dvostruke linije, zatim na gumb koji ozna~ava donji rub(ili u okviru Preview pri dnu prozora) i tada kliknite na OK.

Da biste uklonili punu liniju donjeg ruba, moète odabrati donji rub iligumb bez odabira drugog stila, ~ime }e puna linija nestati iz okvira. Zatimkliknite na OK. Isto tako, moète odabrati i stil linije None; kliknite na donjirub ili na gumb i onda na OK.

Ako se u okviru Preview u kartici Border pojavi ~ista siva boja, }elije va{egodabira nemaju isti stil ruba za odgovaraju}u opciju smje{taja. Na primjer,ako odaberete }elije B2:G13 u radnoj stranici sa slike 7-22, a zatim kliknetena karticu Border okvira za dijalog Format Cells, okvir za dijalog }e biti kaoonaj na slici 7-23.

U ovom slu~aju, }elije u stupcu B imaju debeli rub slijeva. One u stupcimaod C do E nemaju. Stoga Excel u podru~ju Preview umjesto svakog stilalinije prikazuje sivo. Ako kliknete unutra{nje rubove, odabrani stil linijeprimijenit }e se na sve unutra{nje }elije, {to mo`da ne}e biti ono {to steèljeli. Pa`ljivim odabiranjem grupa }elija mo}i }ete jednostavno kombi-nirati razli~ite formate rubova unutar jedne radne stranice.


192

Datoteku Borders.xls koja je kori{tena u ovom primjeru moète prona}i nahttp://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/.

SLIKA 7-22.Na ovoj je radnojstranici primije-njeno nekolikorazli~itih vrstarubova.

NA WEBUW

Kao {to moète vidjeti, paleta Borders nudi 12 raznih rubova, uklju~uju}i ikombinacije poput jednostrukog gornjeg i dvostrukog donjeg ruba. Pravaopcija u paleti uklanja sve formate rubova iz odabrane }elije ili raspona.Ostale opcije pokazuju, u minijaturi, dostupne kombinacije rubova. Zadnjaodabrana opcija pokazat }e se na licu gumba Borders. Da biste vratili paletuna traku s alatima Formatting, jednostavno kliknite na gumb Close (X) ugornjem desnom kutu palete. Primijetite da nakon {to ste odabrali bojurubova i onda kliknuli na gumb Borders, novi }e rubovi podrazumijevanobiti crne boje – bez obzira na boje drugih rubova }elije ili raspona.


ad

ne stra

nice

II.

193

SLIKA 7-23.Puna siva linija u okviru Previewzna~i da se for-mat odnosi naneke, a ne na sveodabrane }elije.

Primjena formata rubova gumbom BordersUpotrebom gumba Borders na traci s alatima Formatting moète primijenitimnoge kombinacije rubova. Kada kliknete na malu strelicu na gumbuBorders, Excel prikazuje plutaju}u paletu iz koje moète odabrati stil ruba.Ako kliknete na strelicu, a zatim na paletu, te ne otpu{taju}i tipku odvu~etepaletu od trake s alatima, paleta se odvaja od trake i nezavisno ostaje namjestu gdje ste je ispustili (otpustili tipku mi{a), {to pokazuje slika 7-24.

SLIKA 7-24.Paletu Bordersmoète odvojitiod trake s alatimaFormatting.


194

Ponekad biste gornju lijevu }eliju va{e tablice mogli upotrijebiti i na boljina~in. Primjerice, mogli biste u istoj }eliji ozna~iti tekstom i retke i stupce. Zatu svrhu moète upotrijebiti opcije zakrenutih rubova na kartici Borders okvi-ra za dijalog Format Cells i dobiti prikaz sli~an onome na donjoj slici.

Evo kako to u~initi:

1. Odaberite }eliju koju èlite formatirati i unesite desetak praznih mjesta(razmaknicom). Ne brinite sad o to~nom broju, jer to moète podesiti ikasnije (u ovom je primjeru uneseno 13 razmaka prije rije~i Exam #).

2. Upi{ite tekst koji }e ozna~avati smisao naslova stupaca.

3. Drìte pritisnutom tipku Alt i pritisnite dvaput Enter kako biste u }elijidobili dva prekida retka.

4. Upi{ite drugu tekstualnu oznaku, koja }e odgovarati naslovima redaka.


6. Odaberite }eliju i zatim pokrenite naredbu Cells izbornika Format, tekliknite na jaha~ Borders.

7. Odaberite stil linije i kliknite na prvi gumb zakrenutog ruba.

8. Kliknite na jaha~ Alignment, potvrdite opciju Wrap Text i kliknite na OK.

Vjerojatno }ete morati izvesti fina pode{avanja {irine stupca i visine retka,kao i pode{avanja broja razmaka do prve tekstualne oznake. U na{em smoprimjeru dodatno odabrali }elije B3:F3 i na kartici Alignment okvira za dijalogFormat Cells primijenili format Top za okomiti smje{taj teksta – tako su naslovistupaca poravnati uz gornji rub tablice.

Odli~an trik sa zakrenutim rubovima

VIDI IVi{e informacija oporavnanjima po-gledajte u odjeljku“Poravnanje sadr-àja }elije” na 179.str., a daljnje infor-macije o prekidimaredaka i upotrebitabulatora u }elija-ma potraìte uodjeljku “Forma-tiranje u traci za formulu” na 129. str.

?

Datoteku Angled Borders.xls kori{tenu u ovom primjeru moète prona}i na:http://mspress.microsoft.com/mspress/product/2050/.

NA WEBUW

Odjeljak Color na kartici Pattern kontrolira pozadinsku boju odabranih}elija. Kada iz odjeljka Color odaberete boju, a ne odaberete niti jedan uzo-rak, u odabranim se }elijama pozadina pojavljuje u odabranoj boji.

Ako odaberete boju iz odjeljka Color, a zatim i uzorak iz liste Pattern, uzo-rak se postavlja na pozadinu. Primjerice, ako odaberete crvenu boju izodjeljka Color, a zatim kliknete na jedan od uzoraka, rezultat je }elija kojaima crvenu pozadinu i crne crtice.

Opcije boja u padaju}oj listi Pattern kontroliraju boju samog uzorka. Naprimjer, ako ostavite opciju None u odjeljku Color, a odaberete i crveno ito~kasti uzorak iz padaju}e liste Pattern, }elija }e imati bijelu pozadinu scrvenim to~kicama. Slika 7-26 pokazuje razli~ite uzorke pridruène }elijamau radnoj stranici.


ad

ne stra

nice

II.

195

Dodavanje boja i uzorakaDa biste odabranim }elijama dodali boje i sjen~anja, upotrijebite karticuPatterns iz okvira za dijalog Format Cells. Kartica Patterns sadrì trenutnupaletu boja (zadanu na kartici Color okvira za dijalog Options), kao i pada-ju}i popis boja i zasjenjenja, {to pokazuje slika 7-25.

SLIKA 7-25.Kartica Patternsokvira za dijalogFormat Cellsomogu}ava vamodabir boja i uzo-raka za pozadinu}elije

Da biste vratili pozadinu upodrazumijevanu boju, uodjeljku Color kliknite naNo Color.

Odjeljak Sample prikazujebudu}i izgled prije prim-jene nove boje.

Da biste promijenili boju pozadine }elije ili raspona, moète upotrijebitigumb Color na traci s alatima Formatting. Kada kliknete na strelicu nagumbu Color, pojavljuje se plutaju}a paleta iz koje moète odabrati boju.

SAVJET❞

Naravno, prikaz boja pri ispisu ovisi o sposobnostima va{eg pisa~a.

Upotreba sjen~anjaDa biste istaknuli odabrane }elije va{e radne stranice, moète upotrijebitistilove sjen~anja dostupne u kartici Patterns. Na primjer, mogli biste ubacitisjen~anje kako biste vizualno odvojili ukupne vrijednosti ili privu}i pa`njuna }elije u koje èlite da korisnik unese podatke. Slika 7-27 pokazuje na~inna koji moète upotrijebiti zasjenjenje da biste ostvarili zgodan vizualniu~inak. U ovom slu~aju zasjenjenja pomaù u pra}enju redaka brojeva kojise ~itaju slijeva udesno. Ovakve su mogu}nosti posebno upotrebljive kadaèlite ispisati {iroke liste bez mre`nih linija.


196

SLIKA 7-26.Preko karticePatterns svakoj od}elija pridruèn jerazli~it uzorak.

Datoteku Borders.xls kori{tenu u ovom primjeru moète prona}i na:http://mspress.microsoft.com/mspress/product/2050/.

Pri odabiru boje za pozadinu }elije, trebali biste odabrati boju kojaomogu}ava dobru ~itljivost teksta i brojeva u podrazumijevanoj, crnoj boji.Druga je mogu}nost odabrati komplementarnu boju za tekst i brojeveklikom na jaha~ Font iz okvira za dijalog Format Cells ili na gumb Font

SLIKA 7-27.Sjen~anja mogubiti upotrijebljenaza nagla{avanjeili, kao u ovomslu~aju, za razli-kovanje redakabrojeva.

NA WEBUW

Color na traci s alatima Formatting. Na primjer, ùto je odli~na boja poza-dine za crveni tekst. Me|utim, ako nemate pisa~ u boji, morali biste pokus-no ispisati va{u radnu stranicu kako biste bili sigurni da su odabrane bojeprihvatljive pri crno-bijelom ispisu.


ad

ne stra

nice

II.

197

Excel vam omogu}ava dodavanje slika na radne stranice odabirom naredbeSheet iz izbornika Format, a zatim biranjem opcije Background iz otvorenogpodizbornika. Kada to u~inite, Excel prikazuje okvir za dijalog sli~an onomepri pokretanju naredbe Open (izbornik File), a putem kojeg otvarate grafi~kudatoteku spremljenu na disku. Slika se primjenjuje na pozadinu aktivne radnestranice, kao {to se vodeni ìg koristi na komadu papira.

Slika se postavlja na pozadinu tako da se ponavlja onoliko puta koliko jeneophodno kako bi popunila radnu stranicu. Pritom budite oprezni s prika-zom podataka na pozadini. Kao {to moète vidjeti na gornjoj slici, moglo bi biti vrlo te{ko ~itati podatke u }elijama kada je za pozadinu postavljenapogre{na slika. Mo`da }ete htjeti isklju~iti prikaz mre`nih linija kao {to smomi u~inili na gornjoj slici.

]elije na koje ste primijenili boju ili uzorak pomo}u kartice Patterns okviraza dijalog Format Cells prikazuju tu boju ili uzorak, a ne grafi~ku pozadinu.Mogli biste, primjerice, primijeniti ùtu ili bijelu boju na }elije koje sadrèpodatke, omogu}avaju}i jasan prikaz teksta i brojeva, dok pozadinski uzorakukra{ava ostatak radne stranice.

Zapamtite da se pozadine koje primjenjujete pomo}u naredbe Backgroundne}e vidjeti ako svoju radnu stranicu spremite kao Web stranicu. Za daljnjeinformacije pogledajte 20. poglavlje, “Stvaranje Web stranica pomo}u Excela”.

Pogled na va{e podatke kroz prozore

Primjena uvjetnog formatiranjaMoè li formatiranje biti poput alarma? Moè, radi se o uvjetnom formati-ranju. Uvjetno vam formatiranje omogu}ava primjenu formata koji su uprikazu nevidljivi (“spavaju”) sve dok vrijednosti u }elijama ne dostignuzadane vrijednosti. Ovakav na~in formatiranja nazivamo “hvatanjem”vrijednosti. Primjerice, mogli biste postaviti uvjetni format na }elije kojepokazuju rezultate prodaje tako da se format promijeni ako u bilo kojoj}eliji prodaja padne ispod 10 000 kn. Odaberite }elije koje èlite formatirati,a zatim iz izbornika Format pokrenite naredbu Conditional Formatting.Pojavit }e se okvir za dijalog istog imena, pokazan na slici 7-28.

Prvi padaju}i popis ovog okvira za dijalog omogu}ava vam zadati na {to }ese uvjet odnositi – vrijednosti u }elijama ili samu formulu. Obi~no }eteodabrati opciju Cell Value Is koja }e primijeniti format na temelju vrijednos-ti u }eliji (drugu opciju, Formula Is, upotrijebit }ete jedino kada se formulasama mijenja na temelju drugih vrijednosti u radnoj stranici; ako je tometako, to~nu }ete formulu unijeti u drugo polje). Drugi popis odnosi se nauvjet usporedbe kojim zadajete treba li vrijednost }elije biti manja, manja ilijednaka, jednaka, ve}a, ve}a ili jednaka, unutar ili izvan zadanog intervala.Tre}e (i ~etvrto) polje koristit }ete za unos vrijednosti prema kojoj seuspore|uje vrijednost u }eliji. Normalno je prikazano samo jedno polje, {topokazuje slika 7-30 na prethodnoj stranici, ali ako iz drugog popisaodaberete Between ili Not Between (unutar ili izvan intervala) tada }e sepojaviti i drugo polje pa su vam za zadavanje uvjeta potrebne dvije vrijed-nosti; gornja i donja granica; u suprotnom se pojavljuje samo jedno polje,kao na slici 7-28.

Nakon zadavanja uvjeta kliknite na gumb Format. Pojavit }e se okvir zadijalog Format Cells. Sada zadajte èljenu kombinaciju pisma, ruba i uzorkakoju namjeravate primijeniti. Primjerice, na slici 7-28, ako vrijednost u }elijipadne ispod 10 000, }elija dobiva crvenu boju pozadine, crni rub i masno


198

SLIKA 7-28.Upotrebom na-redbe ConditionalFormatting iz iz-bornika Formatmoète u }elijepostaviti formati-raju}e “alarme”.

pismo. Primijetite da je ~itav stupac F koji sadrì mjese~ne brojke o prodajijednako uvjetno formatiran, ali samo }elija F7 odska~e prikazom. Primjenase formata poni{tava ~im vrijednost u }eliji poraste iznad 10000.

]eliji ili rasponu moète istovremeno pridruìti do tri razli~ita uvjeta. Dabiste to u~inili, kliknite na gumb Add. Primjerice, ako istovremeno èliteozna~iti i dobre vijesti – prodaja prelazi 25 000 – tada kliknite na Add iistom rasponu zadajte i taj dodatni uvjet, {to je pokazano na slici 7-30.


ad

ne stra

nice

II.

199

Datoteku Company.xls iz sljede}eg primjera moète na}i na http://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/.

SLIKA 7-29.Vrijednost u }elijiF7 pala je ispodvrijednosti zadaneu okviru za dija-log ConditionFormatting.

SLIKA 7-30.Po }eliji ili raspo-nu moète pri-mijeniti do triuvjeta.

Ponekad je ta{ko re}i gdje je primijenjen uvjetni format. Da biste odabrali sve }elije sa uvjetnim formatima u trenutnoj radnoj stranici, odaberite Go Toiz izbornika Edit, kliknite na gumb Special, kliknite na gumb ConditionalFormats i onda na OK. (Naredba Go To se normalno ne prikazuje na skra}e-nim izbornicima. Da biste prikazali ovu naredbu, kliknite na dvostruku stre-licu na dnu izbornika Edit.)

SAVJET❞

NA WEBUW

Da biste uklonili uvjetne formate, odaberite }eliju ili raspon i zatim pokre-nite naredbu Conditional Formatting iz izbornika Format. Tada kliknite nagumb Delete. Pojavit }e se okvir za dijalog Delete Conditional Formattingsa slike 7-31. Odaberite uvjet(e) koje èlite ukloniti i kliknite na OK. Uvjet}e nestati iz prikaza, ali jo{ se uvijek moète predomisliti tako da kliknetena gumb Cancel. Uvjet nije uklonjen sve dok ne kliknete na OK u okviru zadijalog Conditional Formatting.

Udruìvanje }elijaPrikaz tabli~nih podataka s mre`nim linijama bez sumnje je vrlo ~itak, aliponekad je potrebno izvesti i nekoliko dodatnih trikova s formatiranjemkako bi se postigli èljeni u~inci. Posebno se to odnosi na izradu obrazaca.Nova mogu}nost udruìvanja }elija daje mre`nim linijama novu mladostkoju moète iskoristiti za izradu ~istijih i od gre{aka sigurnijih obrazaca iizvje{taja.

Primjerice, tablica sa slike 7-32 ilustrira razliku izme|u formatiranja i spa-janja }elija kako bi se postigli sli~ni rezultati.


200

SLIKA 7-31.Postavljeneuvjetne formatemoète i ukloniti.

VIDI IVi{e informacija oformatima rubovapogledajte u dijelu“Dodavanje vlasti-tih rubova” na190. stranici.

?

SLIKA 7-32.Za izradu boljegobrasca donjaradna stranicakoristi mogu}nostudruìvanja }elija.

U gornjoj stranici, }elije A1:A3 sadrè tri retka informacije o adresi,koja se prelijeva u stupac B. Redak 2 ima dodatnog praznog mjestazbog formata primijenjenog na }eliju C2.

U donjoj su stranici }elije A1:B3 udruèneu jednu veliku }eliju.

Kada udruùjete odabrane }elije, po~injete s dvije ili vi{e }elija, a zavr{avates jednom koja je iste veli~ine kao i po~etno odabrani raspon, {to pokazujeslika 7-32. Primjerice, na gornjoj radnoj stranici sa slike 7-32, tekst u raspo-nu A1:B3 nije jednoliko raspodijeljen zahvaljuju}i tekstu “Financial Ana-lysis” u }eliji C2. U donjoj je radnoj stranici problem rije{en udruìvanjem}elija iz raspona A1:B3 i prebacivanjem sva tri retka teksta u vezanu }eliju.

Kada udruùjete }elije, nova velika }elija koristi adresu }elije gornjeg lijevogkuta odabira, {to pokazuje slika 7-33. Ostale udruène }elije zapravo vi{e nepostoje, te ako se koriste u formulama, pona{aju se poput praznih }elija vra-}aju}i nulu, odnosno vrijednost pogre{ke, ovisno o vrsti formule.


ad

ne stra

nice

II.

201

SLIKA 7-33.]elija A1 je “veli-ka }elija” nastalaudruìvanjem}elija A1:B3.

Odabrana je velika }elija A1, {topokazuje traka za formulu.

U radnoj su stranici zaglavlja redaka 1, 2 i 3, kaoi stupaca A i B ozna~eni masnim brojkama islovima upu}uju}i da je odabran raspon }elijaA1:B3. Me|utim, za sve prakti~ne svrhe }elijeA2:A3 i B1:B3 vi{e ne postoje.

Na slici 7-33 informacija u traci za formulu prikazana je u tri retka. Da bisteunutar }elije prekinuli redak i otvorili novi, pritisnite Alt+Enter. Tu }etetehniku vjerojatno ~esto upotrebljavati u spojenim }elijama. Vi{e informacijapotraìte u odjeljku o formatiranju trake za formulu na 129. stranici.

SAVJET❞

Udruìvanje i razdruìvanje }elijaDa biste udruìvali }elije, slijedite naredne korake:

1. Odaberite }elije koje udruìti.

2. U izborniku Format odaberite Cells i kliknite na karticu Alignment

3. Kliknite na opciju Merge Cells.

4. Ako gornja lijeva }elija sadrì dugi tekst koji èlite pokazati u novoj,velikoj }eliji, potvrdite opciju Wrap Text.

5. Kliknite na OK.

OPREZXKada udruùjetenekoliko }elija kojesadrè podatke,samo }e najgornjalijeva }elija bitisa~uvana. Podaci uostalim }elijamabit }e prepisani.

Udruènu }eliju moète razdruìti kako biste se vratili na polazno stanje spojedinim }elijama. Da biste to u~inili, slijedite naredne korake:

1. Odaberite veliku }eliju koju èlite razdvojiti na pojedine.

2. U izborniku Format odaberite Cells i kliknite na karticu Alignment.

3. Kliknite na opciju Merge And Cells kako biste je poni{tili.

4. Kliknite na OK.

Smjernice za udruìvanje }elijaUdruìvanje }elija o~igledno ima zanimljive implikacije, jer se ~ini danaru{ava mre`nu strukturu – jedan od definiraju}ih dijelova prora~unsketablice. Zapravo sve to nije tako lo{e kako izgleda, ali treba voditi ra~una onekoliko stvari:

� Ako odaberete raspon }elija za udruìvanje, a samo jedna od }elija sa-drì tekst, vrijednost ili formulu, taj se sadràj prebacuje na novu veli-ku }eliju. Npr., ako udruìte }elije raspona A1:C6, a }elija B4 sadrì vri-jednost, ta }e se vrijednost prebaciti u novu veliku }eliju na adresi A1.

� Ako odaberete raspon }elija za udruìvanje, a pritom vi{e njih sadrìtekst ili vrijednost, u novu se spojenu }eliju prebacuje samo vrijednostkrajnje gornje lijeve }elije koja ima nekakav sadràj. Sadràj preostalih}elija nestaje. Ako èlite sa~uvati i sadràj ostalih }elija, prebacite ga ilina gornji lijevi poloàj ili sasvim izvucite iz odabranog raspona.

� Formule se prilago|uju automatski. Formula koja adresira jednu odpomo}nih }elija u udruènom rasponu, prilagodit }e se tako da


202

Gumb Merge And Center na traci s alatima Formatting na odabrane }elijeprimjenjuje specijaliziranu verziju udruìvanja, koja je posebno zahvalna zatekstualne oznake {to se proteù preko ve}eg broja stupaca. Ovaj gumbudruùje samo }elije istog retka, a zatim centrira tekst u tako dobivenoj }eliji.Primjerice, ako odaberete tri stupca i tri retka }elija, klik na gumb Merge AndCenter stvara tri udruène }elije, svaku u jednom od redaka.

SAVJET❞

Va{oj omiljenoj traci s alatima moète dodati gumbe Merge And Cells iUnmerge Cells. Da biste to u~inili, kliknite desnom tipkom mi{a nad bilokojom vidljivom trakom s alatima i kliknite na naredbu Customize naizborniku pre~ica. Kliknite na karicu Commands, a zatim odaberite kategorijuText Formatting. Iz popisa Commands mi{em odvucite gumbe Merge Cells iUnmerge Cells na èljenu traku s alatima.

SAVJET❞


ad

ne stra

nice

II.

adresira novu, veliku }eliju. Ako udruèni raspon }elija sadrì formu-lu, relativne se adrese automatski prilago|uju.

� Velike }elije moète kopirati, brisati, izrezivati i uljepljivati ili kliknuti iodvla~iti kao {to biste to u~inili s bilo kojom drugom }elijom. Kadakopirate ili premje{tate veliku }eliju, ona zamjenjuje isti broj }elija naodredi{tu. Izvorna lokacija izrezane ili izbrisane velike }elije vra}a sena pojedina~ne }elije.

� Hvataljku ispune velike }elije moète upotrijebiti jednako kao i onuobi~ne }elije. Kada to u~inite, replicirat }ete veliku }eliju zamjenjuju}iobi~ne }elije koje se nalaze na putu. Pritom se, obi~no, replicira isadràna vrijednost.

� Ako udruùjete }elije s formatom ruba druk~ijim od ruba oko ~itavograspona, odnosno ~itave jedne stranice raspona, oni }e se u velikoj}eliji ukloniti.

Kontrola {irine stupcaPodrazumijevana {irina stupca u Microsoft Excelu je 8.43 znakova. To,me|utim, ne zna~i da svaka }elija u radnoj stranici moè prikazati 8.43znakova. S obzirom da Excel upotrebljava razmjerno razmaknuta pisma(poput Ariala), kao i pisma stalnog razmaka (poput Couriera), razli~itiznakovi zauzimaju razli~itu koli~inu prostora. Stupac podrazumijevane{irine, na primjer, moè prikazati oko sedam brojaka u ve}ini pisamastalnog razmaka veli~ine 10 to~aka.

êsto standardna {irina stupca nije dovoljna za prikaz ~itavog sadràja}elije. Kao {to ste ve} vidjeli, tekstualna oznaka koja je preduga prelazipreko susjednih }elija; ako susjedna }elija sadrì podatak, oznaka se od-sijeca. Kada u uski stupac unesete duga~ki niz brojeva, a primijenjeni jebroj~ani format General, taj se broj prikazuje u znanstvenoj notaciji. Ako jesadràj }elije suvi{e dug da bi stao u }eliju nakon primjene broj~anog for-mata, pojavit }e se niz povisilica (#). Da biste prikazali ~itav sadràj }elije,morat }ete promijeniti {irinu stupca ili stupaca koji sadrè duga~kepodatke. [irinu stupca moète promijeniti na nekoliko na~ina.

Upotreba mi{a za promjenu {irine stupcaDa biste promijenili {irinu stupca mi{em, postavite pokaziva~ mi{a na pod-ru~je zaglavlja stupca iznad linije koja dijeli stupac koji èlite promijeniti oddesnog susjednog stupca. Na primjer, da biste promijenili {irinu stupca C,

203

postavite pokaziva~ mi{a na podru~je zaglavlja na liniju koja razdvajastupce C i D. Va{ se pokaziva~ mi{a mijenja u dvostranu strelicu, {topokazuje slika 7-34. Sada drìte pritisnutom tipku mi{a i vucite pokaziva~udesno ili ulijevo. Kako vu~ete mi{a, tako se {irina stupca prikazuje umalom balonu. Kada je {irina pode{ena, otpustite tipku mi{a.

Automatsko pode{avanje stupca prema najduèm podatkuDvostrukim klikom na desnu razdjelnu liniju stupca moète prilagoditi{irinu stupca prema najduèm podatku u stupcu. Da biste to izveli, unesitetekstualnu oznaku Ukupno po mjesecu u }eliju A1 nove radne stranice.Nakon toga pomaknite pokaziva~ mi{a u podru~je zaglavlja i dvaputkliknite na razdjelnu liniju izme|u stupaca A i B. Stupac mijenja {irinu naonu koja je dovoljna za prikaz netom unesenog teksta.

Ako nakon automatskog pode{avanja {irine prema najduèm podatku une-sete jo{ duì podatak, morat }ete ponovo upotrijebiti gore opisani postu-pak. Isto tako, ovisno o pismu kojim se sluìte, znakovi koji se na ekranupojavljuju u stupcu ne}e mo`da stati u stupac pri ispisu radne stranice.Prije slanja na ispis, izgled stranice moète pogledati upotrebljavaju}inaredbu Print Preview iz izbornika File. Informacije o naredbi Print Previewpotraìte u 11. poglavlju “Ispis i prezentacija”.


204

SLIKA 7-34.Upotrijebite dvo-stranu strelicu da biste podesili{irinu stupca i visinu retka.

Da biste promijenili {irinu vi{e stupaca odjednom, odaberite povla~enjemmi{a (uz pritisnutu tipku) stupce koje èlite promijeniti. (Nesusjedne stupcemoète odabrati ako pritom drìte pritisnutom tipku Ctrl.) Nakon toga,promijenite na gore opisani na~in {irinu jednog stupca. Kada otpustite tipkumi{a, svi }e se stupci istovremeno promijeniti i postati me|usobno jednako{iroki.

SAVJET❞

Prilagodbu {irine stupca prema najduèm podatku moète izvesti i odabirom}elije s tim podatkom, a zatim pokretanjem naredbe AutoFit Selection izpodizbornika Column izbornika Format.

SAVJET❞

Upotreba naredbi ColumnIz izbornika Format odaberite Column kako biste prikazali podizbornik kojisadrì pet naredaba – Width, AutoFit Selection, Hide, Unhide i StandardWidth. Da biste pridruìli {irinu odre|enom stupcu, jednostavno odaberite}elije u svakom od stupaca koji èlite promijeniti (ne morate odabrati ~itavstupac), a zatim pokrenite naredbu Width.

Ako su svi stupci koje ste odabrali jednake {irine, ta se {irina pojavljuje utekst polju Column Width; ako su stupci razli~itih {irina, tekst polje je pra-zno. U oba slu~aja, utipkajte broj izme|u 0 i 255 u cjelobrojnom, decimalnomili razloma~kom obliku. (Stara {irina se bri{e ~im po~nete s utipkavanjemnove.) Kada kliknete na OK, Excel prilago|uje {irine odabranih stupaca.

Da biste vratili polaznu {irinu jednog ili vi{e stupaca, odaberite bilo koje }e-lije iz tih stupaca i pokrenite naredbu Standard Width iz podizbornika Co-lumn izbornika Format. (Naredba Standard Width nije vidljiva na skra}enimizbornicima. Kliknite na dvostruku strelicu na dnu podizbornika Columnsizbornika Format da biste prikazali ovu naredbu.) Kao {to prikazuje slika 7-36, podrazumijevana se {irina stupca 8.43 pojavljuje u tekst polju StandardColumn Width, pa sve {to trebate u~initi jest da kliknete na OK.


ad

ne stra

nice

II.

205

Da biste promijenili {irine svih stupaca u radnoj stranici, kliknite na jedno odzaglavlja redaka na lijevoj strani radne stranice (ili odaberite bilo koju }eliju ipritisnite Shift+razmaknica) i zatim pokrenite naredbu Width. Kada pokre-nete naredbu Width, pojavit }e se okvir za dijalog Column Width, kao na slici 7-35.

SAVJET❞

SLIKA 7-35.Upotrijebite okvirza dijalog ColumnWidth kako bisteodredili {irine stupaca.

SLIKA 7-36.Upotrijebite okvirza dijalog Stan-dard Width kakobiste vratili polaz-ne {irine stupacaili promijenilistandardnu {irinu.

Da biste promijenili standardnu {irinu za sve stupce radne stranice s podra-zumijevanom {irinom, odaberite u izborniku Format naredbu Column, azatim kliknite na Standard Width. Upi{ite novu vrijednost u polje StandardColumn Width i kliknite na OK. Svi stupci trenutno pode{eni na standard-nu {irinu pode{avaju se sada prema novounesenoj vrijednosti.

Kontrola visine retkaMicrosoft Excel 2000 automatski prilago|uje standardnu visinu retka kakobi smjestio najve}e pismo primijenjeno u retku. Na primjer, kada je najve}epismo u retku 1 Arial veli~ine 10 to~aka, standardna je visina retka 12.75.Ako na }eliju u tom retku primijenite pismo Times New Roman veli~ine 12 to~aka, standardna visina retka automatski postaje 15.75. (Poput veli~inepisma i visina retka se mjeri u to~kama. Zapamtite da jedna to~ka odgovaravisini od 1/72 palca, pa je redak visine 13 ne{to preko 1/6 palca.)

Ako ne prilagodite ru~no visine redaka, Excel op}enito upotrebljava stan-dardne visine redaka. Na taj na~in ne morate brinuti o znakovima koji suprevisoki da bi stali u redak.


206

VIDI IVi{e informacija onaredbi Protectionpotraìte u “Za{titava{ih podataka” na111. str.

?

Mogli biste, povremeno, poèljeti sakriti informacije iz va{e radne stranice –na primjer, pla}e uposlenih u radnoj stranici odjela. Sre}om, Excel vamomogu}ava skrivanje ~itavih stupaca ili redaka. (Opcija Hidden s karticeProtection okvira za dijalog Format Cells upotrijebljena zajedno s naredbomProtection iz izbornika Tools skriva samo formule na traci za formulu.)

Da biste sakrili stupac, najprije odaberite }eliju iz stupca koji èlite sakriti.Iz izbornika Format odaberite Column, a zatim Hide. Kada odaberete nared-bu Hide, Excel postavlja {irinu odabranog stupca na 0. Isto tako, stupacmoète sakriti povla~enjem razdjelne linije u podru~ju zaglavlja ulijevo dokstupac potpuno ne suzite; ili moète utipkati 0 u okviru za dijalog ColumnWidth. Kada je {irina stupca postavljena na 0, pri pomaku aktivne }elije Excelpreska~e takav stupac, a slovna oznaka stupca nestaje s ekrana. Primjerice,ako sakrijete stupac C, zaglavlja stupaca bit }e A, B, D itd.

Da biste ponovo prikazali stupac, najprije odaberite zaglavlja stupacaudesno i ulijevo od skrivenog stupca. Zatim iz izbornika Format odaberiteColumn i tada kliknite na Unhide.

Kada u izborniku Format odaberete Row, mi{a i naredbe podizbornikamoète upotrijebiti za skrivanje i ponovni prikaz redaka.

Skrivanje retka ili stupca

Upotreba mi{a za promjenu visine retkaPrilagodba visine retka sli~na je prilagodbi {irine stupca. U podru~juzaglavlja redaka postavite pokaziva~ mi{a na razdjelnu liniju ispod brojaretka koji èlite mijenjati. Kada pokaziva~ poprimi oblik dvostrane strelice(vidi sliku 7-34), drìte pritisnutom tipku mi{a i vucite pokaziva~ na novipoloàj, a zatim otpustite tipku mi{a.

Da biste odjednom promijenili visine vi{e redaka, odaberite vi{e redaka(povla~enjem mi{a s pritisnutom tipkom). (Odabir nesusjednih redakaizvest }ete na isti na~in, ali uz pritisnutu tipku Ctrl.) Nakon toga, promije-nite visinu jednog od redaka na gore opisani na~in. Kada otpustite tipkumi{a, svi se reci istovremeno mijenjaju i poprimaju istu visinu.

Automatska prilagodba visine retkaAko ste promijenili visinu retka, moète je ponovo podesiti da bi omogu}iliprikaz najvi{eg podatka u retku, tako da dvaput kliknete na razdjelnikredaka 1 i 2 (razdjelna linija). Da biste to izveli, kliknite na donju razdjelnuliniju retka 1 u podru~ju zaglavlja i povucite je mi{em kako biste pove}alivisinu retka. Nakon toga, dvaput kliknite na upravo povu~enu liniju. Redakse trenutno saìma na standardnu visinu. Ako redak sadrì tekst koji je ve}iod standardne veli~ine, dvostruki klik na razdjelnu liniju prilago|uje visinuretka tako da se omogu}i smje{taj najvi{eg podatka. Uo~ite da u slu~ajubrisanja teksta iz }elije visina retka ostaje odre|ena formatom najve}eveli~ine pisma primijenjene na bilo koju }eliju retka.

Uo~ite da ako obri{ete tekst iz }elije, visina retka }e i dalje biti ona odre|enaveli~inom najve}eg pisma koje je primijenjeno u }elijama tog retka.

Upotreba naredbi RowSli~no naredbi Column, naredba Row iz izbornika Format otvara podizbor-nik s ~etiri naredbe - Height, AutoFit, Hide i Unhide. Vi{e informacija o na-redbama Hide i Unhide pogledajte u okviru naslovljenom “Skrivanje stupca iliretka”. Naredbu Height moète upotrijebiti za istovremenu promjenu visinevi{e redaka. Jednostavno odaberite barem jednu }eliju iz svakog retka kojièlite mijenjati i pokrenite naredbu Height kako biste prikazali okvir zadijalog prikazan na slici 7-37.


ad

ne stra

nice

II.

207

SLIKA 7-37.Upotrijebite okvirza dijalog RowHeight za promje-nu visine odabra-nih redaka radnestranice.

Da biste promijenili visinu svih redaka u radnoj stranici, kliknite nazaglavlje jednog od stupaca (ili odaberite bilo koju }eliju i pritisnite Ctrl-Spacebar) prije pokretanja naredbe Height. Ako su svi odabrani reci istevisine, ta se visina pojavljuje u tekst polju Height; ako su reci razli~itih visi-na, polje je prazno. I u jednom i u drugom slu~aju, da biste promijenili vi-sinu svih odabranih redaka, ubacite novu visinu retka i kliknite na OK.

Da biste prilagodili visinu retka najvi{em podatku u retku nakon izvr{enepromjene, pokrenite iz podizbornika Row naredbu AutoFit.

Kako smje{taj teksta djeluje na visinu retkaKada unesete tekst s vi{e redaka upotrebljavaju}i opcije Wrap Text ili Justifyna kartici Alignment okvira za dijalog Format Cells, Excel automatski prila-go|uje visinu retka kako bi se omogu}io prikaz va{eg vi{ered~anog podat-ka. Ako nakon toga dodate rije~i kako biste produìli podatak, ili pove}ateveli~inu pisma koje upotrebljavate, Excel ponovo prilago|uje visinu retka,pa va{ tekst nikada ne curi iz }elije u koju je unesen. Sli~no tome, ako èlitesmanjiti podatak, Excel ponovo prilago|uje visinu retka.

Formatiranje pomo}u stilovaMogu}nosti Microsoft Excela vezane uz stilove omogu}avaju pridruìvanjeimena kombinacijama formatiraju}ih atributa. Zatim te atribute moèteprimijeniti odabiru}i ime stila iz popisa. Stilovi pomaù postizanju konzis-tentnosti u formatiranju, kako u radnim stranicama, tako i me|u radnimstranicama i radnim bilje`nicama. Za istovremenu promjenu formata niza}elija moète jednostavno upotrijebiti stilove.

Svaka nova radna bilje`nica ima {est unaprijed definiranih stilova: Comma,Comma [0], Currency, Currency [0], Normal i Percent. (Formati Comma iCurrency koriste dva decimalna mjesta; Comma [0] i Currency [0] zaokru-ùju na najbliì cijeli broj.) Ovih {est unaprijed definiranih stilova imaju isteosobine na svakoj novoj radnoj stranici radne bilje`nice, kao i u svakojnovoj radnoj bilje`nici, ali ih za svaku radnu bilje`nicu moète promijeniti,kao i dodati svoje stilove. Kada spremite radnu bilje`nicu, sve definicijestila spremaju se zajedno s ostalim podacima.


208

VIDI IVi{e informacija oopcijama poravna-vanja Wrap Text iJustify pogledajteu dijelu “OpcijeWrap Text i Justify”na 182. stranici.

?

Ako ste unijeli i koristite hiperveze, postojat }e jo{ dva stila: Hyperlink iFollowed Hyperlink. Pogledajte 19. poglavlje “Hiperveze i Internet”.

NAPOMENA>>

Stilovi mogu imati najmanje jedan i najvi{e {est atributa. Svi unaprijeddefinirani stilovi, osim stila Normal, imaju samo jedan atribut – broj~aniformat. Unaprijed definirani stil Currency, primjerice, ima broj~ani formatAccounting s dva decimalna mjesta.

Unaprijed definirani stil Normal ima jednu va`nu osobinu: automatski seprimjenjuje na svaku }eliju svake nove radne bilje`nice. Stoga, ako èlite da}elija ima standardni skup formatiraju}ih atributa, ne morate izvesti nika-kvu akciju. Me|utim, ako èlite promijeniti podrazumijevane atribute,moète promijeniti definiciju stila Normal.

Primjena stilaDa biste primijenili definirani stil (bilo unaprijed definirani ili neki koji stesami stvorili) na }eliju ili raspon, najprije odaberite }eliju ili raspon, a zatimslijedite korake sa slike 7-39:


ad

ne stra

nice

II.

209

Stil definirate naredbom Style iz izbornika Format. Kao {to pokazuje okvirza dijalog Style na slici 7-38, stil Normal ima sljede}ih {est atributa:

SLIKA 7-38.Excelov unaprijeddefinirani stilNormal ima oveatribute.

Broj~ani formatje General.

Vodoravno poravnanjeje General (brojevi seporavnavaju desno,tekst lijevo), a okomi-to poravnanje jeBottom.Nema

pridruènihrubova.

Status za{tite je“locked” (zaklju~ano).

Nema definiranihkorisni~kih sjen~anja.

Podrazumijevano pismo jeArial veli~ine 10 to~aka.

VIDI IInformacije o pro-mjeni definicijestila Normal pogle-dajte u odjeljku“Promjena stila”na 212. stranici.

?

SLIKA 7-39.Pomo}u okvira zadijalog Style mo-ète na }elije i ra-spone primijenitistilove.

1. Iz izbornika Format odaberite naredbu Styleda biste prikazali okvir za dijalog Style.

2. Kliknite na doljeusmjerenu strelicuna desnoj stranipolja Style Name iodaberite stil, azatim kliknite naOK.

Definiranje stilaStil moète definirati na dva na~ina: pruàju}i primjer atributa stila koji è-lite ili odabirom naredbe Style iz izbornika Format i popunjavaju}i okvir zadijalog Style. Nakon definiranja novog stila, moète ga upotrijebiti bilo gdjeu radnoj bilje`nici. Isto tako, taj stil moète kopirati i u druge bilje`nice.

Definiranje stila primjeromAko ste ve} upotrebljavali naredbe izbornika Format ili gumbe na traci salatima Formatting kako biste primijenili formatiraju}e atribute na }eliju iliraspon, moète upotrijebiti postupak definiranja stila primjerom kako bistete naredbe ubacili u novi stil. Na primjer, pretpostavimo da formatirate}eliju s desnim poravnanjem i pismom Helvetica veli~ine 18 to~aka. Dabiste ovu kombinaciju atributa proglasili novim stilom – ovdje nazvanimMojStil – slijedite naredne korake:

1. Odaberite }eliju koja sadrì format koji èlite. (U ovom slu~aju to jedesno poravnanje i Helvetica veli~ine 18 to~aka.)

2. Iz izbornika Format pokrenite naredbu Style.

3. Kada se pojavi dijalog Style, unesite MojStil u tekst polje Style Name.

4. Poni{tite opcije Number, Border, Patterns i Protection u odjeljku StyleIncludes i kliknite na OK.

Ime novog stila pojavit }e se sada u okviru za dijalog Style ipadaju}em popisu okvira Style.


210

Excel sadrì okvir Style, sli~an onom u okviru za dijalog Style, koji moètepostaviti na traku s alatima. Okvir Style (u kategoriji Formatting) moètedodijeliti postoje}oj traci s alatima ili onoj koju sami stvorite upotrebljavaju}imetodu opisanu u 3. poglavlju “Trake s alatima i izbornici”.

Kada je okvir Style dostupan na traci s alatima, moète ga upotrijebitikako biste saznali je li stil primijenjen na bilo koju }eliju u va{oj radnojbilje`nici. Jednostavno odaberite }eliju i provjerite ime stila koje se pojavljujeu okviru Style na traci s alatima.

Primjena stilova pomo}u trake s alatima

Okvir za dijalog Style prikazati }ete brzo pritiskom na Alt+’ (Alt i apostrof).Ako imate traku s alatima koja sadrì okvir Style, ova kombinacija tipkipomi~e fokus na okvir umjesto otvaranja okvira za dijalog Style.

SAVJET❞

VIDI IVi{e informacija okopiranju stilova udruge radne bilje`-nice potraìte uodjeljku “Ubaciva-nje stilova iz dru-gih radnih bilje`-nica” na 213. str.

?

Najsigurniji na~in za stvaranje stila primjerom je odabir samo jedne }elije –one za koju znate da ima sve formatiraju}e elemente koje èlite pridruìtinovom stilu. Ako odaberete dvije ili vi{e }elija koje nisu formatirane na istina~in, novi stil }e prihvatiti samo one atribute koji su zajedni~ki svimodabranim }elijama.

Definiranje stila od po~etkaDa biste stvorili stil bez prethodnog formatiranja }elije, slijedite narednekorake:

1. Iz izbornika Format odaberite naredbu Style.

2. U tekst polje Style Name upi{ite ime stila koji èlite definirati.

3. Kliknite na gumb Modify. Pojavit }e se okvir za dijalog Format Cells,{to pokazuje slika 7-40. Promjene koje u~inite u okviru za dijalogFormat Cells primijenit }e se na definiciju va{eg novog stila.


ad

ne stra

nice

II.

211

Stil moète stvoriti primjerom preko okvira Style. Najprije dodajte okvir Styleu traku s alatima kao {to je obja{njeno u 3. poglavlju. Zatim odaberite }elijukoja ima formate koje èlite imenovati, kliknite na sadràj okvira Style iubacite ime novog stila. Pritisnite Enter kako biste spremili vlastiti (korisni~ki)stil koji }e se pojaviti i u padaju}oj listi Style na va{oj traci s alatima, i upadaju}oj listi Style Name okvira za dijalog Style.

SAVJET❞

SLIKA 7-40.Klikom na gumbModify u okviruza dijalog Stylepojavljuje se okvirza dijalog FormatCells. Ovdje u~i-njene promjeneExcel primjenjujena trenutni stil.

5. Odjeljak Stylepokazuje dodaneformate. Poni{titeopcije koje neèlite uklju~iti udefiniciju stila.

4. Odaberite opcije for-mata s kartica Num-ber, Alignment, Font,Border, Patterns iProtection, a zatimkliknite na OK kakobiste se vratili u okvirza dijalog Style.

6. Kada ste zadovoljni s formatiraju}im atributima koje ste odabrali,kliknite na gumb Add. Va{ novi stil pojavit }e se izme|u drugihdefiniranih u trenutnoj radnoj bilje`nici, a moète ga primijeniti bilokada iz padaju}e liste Style Name (ili okvira Style ako ste ga dodalitraci s alatima).

7. Kliknite na OK kako biste zatvorili okvir za dijalog Style.

Promjena stilaGlavna prednost formatiranja pomo}u stilova je mogu}nost promjene izgle-da svih jednako formatiranih elemenata radne bilje`nice odjednom, putempromjene pripadaju}eg stila. Na primjer, ako èlite da pismo u stilu MojStil– koje je sada masna Helvetica veli~ine 18 to~aka – bude i nako{eno imasno, jednostavno promijenite MojStil.

Da biste promijenili definiciju stila – npr. dodaju}i nako{ena slova definicijistila MojStil – slijedite naredne korake:

1. Iz izbornika Format odaberite naredbu Style.

2. Odaberite stil – u ovom slu~aju MojStil – iz padaju}eg popisa StyleName i kliknite na Modify kako biste prikazali okvir za dijalog FormatCells.

3. Odaberite odgovaraju}u opciju formata. Za ovaj primjer kliknite najaha~ Font i odaberite opciju Font Italic u listi Font Style.

4. Kliknite na OK kako biste se vratili u okvir za dijalog Style i zatim naOK kako biste potvrdili unesene promjene.


212

Stil moète redefinirati i preko trake s alatima pomo}u okvira Style. (Vi{e in-formacija pogledajte u okviru “Primjena stilova pomo}u trake s alatima” na210. stranici.) Da biste redefinirali stil pomo}u okvira Style, slijedite narednekorake:

1. Odaberite }eliju koja je formatirana stilom koji èlite promijeniti.

2. U~inite promjene u formatu.

3. Kliknite na ime stila u okviru Style na traci s alatima i pritisnite Enter.Excel traì da potvrdite kako èlite promijeniti stil prema stilu odabrane}elije.

4. Kliknite na Yes. Excel }e redefinirati stil i promijeniti sve }elije u radnojstranici kako bi odraàvale nanovo definiran stil.

Redefinicija stila preko trake s alatima

Zaobilaènje stila neposrednim formatiranjemIzgled bilo koje }elije ili raspona u radnoj stranici moète promijeniti bezobzira je li na tu }eliju ili raspon primijenjen neki stil. Tu radnju izvoditepokretanjem naredbe Cells iz izbornika Format, te pristupom karticamaNumber, Alignment, Font, Border i Patterns, ili upotrebom gumba na traci s alatima Formatting.

Stilovi iz drugih radnih bilje`nicaDa biste odràli konzistentno formatiranje kroz grupu radnih stranica,moète ih sve dràti u jednoj radnoj bilje`nici. Ako to nije prakti~no, aliipak èlite odràti stilsku konzistentnost, moète kopirati definicije stilovaizme|u radnih bilje`nica. (Druga mogu}nost odràvanja konzistentnosti jeupotreba predloàka.)

Da biste kopirali stil iz jedne u drugu radnu bilje`nicu:

1. Otvorite polaznu radnu bilje`nicu (onu iz koje kopirate) i ciljnu radnubilje`nicu (onu u koju kopirate).

2. Kliknite na ciljnu radnu bilje`nicu kako biste je postavili u aktivni prozor.

3. Odaberite naredbu Style iz izbornika Format i kliknite na gumbMerge. Excel prikazuje listu svih ostalih otvorenih bilje`nica, {topokazuje slika 7-41.


ad

ne stra

nice

II.

213

VIDI IVi{e informacija opredlo{cima pogle-dajte u odjeljku“Upotreba datote-ka predloàka” na214. stranici.

?

VIDI IVi{e informacija ootvaranju ve}egbroja prozorapotraìte u 9.poglavlju “Radnestranice i prozori”.

?

SLIKA 7-41.Kada kopirate sti-love iz jedne udrugu radnu bilje-`nicu, Excel prika-zuje listu svihostalih otvorenihradnih bilje`nica.

4. Odaberite ime radne bilje`nice iz kojeèlite kopirati stilove i kliknite na OK.

Ako stil u polaznoj radnoj bilje`nici ima isto ime kao i jedan od stilova uciljnoj radnoj bilje`nici, okvir upozorenja vas pita èlite li iz polazne radnebilje`nice kopirati i stilove istog imena. Ovo }ete upozorenje vidjeti samo

jednom bez obzira koliko dvostrukih imena postojalo. Ako odaberete Yes,stilovi iz polazne radne bilje`nice prepisuju se preko onih istog imena uciljnoj radnoj bilje`nici.

Brisanje stilaDa biste izbrisali definiciju stila, odaberite naredbu Style iz izbornikaFormat, odaberite èljeni stil iz padaju}e liste Style Name i kliknite naDelete. Sve }elije koje su bile formatirane izbrisanim stilom vratit }e se nastil Normal. (Stil Normal ne moète izbrisati.) Me|utim, svaka }elija koja jebila formatirana izbrisanim stilom, a zatim formatirana i neposredno, ostajepod neposredno izvedenim formatom.

Upotreba datoteka predloàkaDatoteka predlo{ka je model koji moè sluìti kao temelj za mnoge radnestranice. Predloàk moè sadràvati i podatke i informacije o formatima.Datoteke predloàka zna~ajno {tede vrijeme. Jednako tako, predlo{ci su ide-alni za osiguravanje konzistentnog izgleda izvje{taja, ra~una i ostalih doku-menata koje stvarate u va{im radnim bilje`nicama. Slika 7-42 pokazujejedan primjer datoteke predlo{ka.


Datoteku Expenses.xls koja je kori{tena u sljede}em primjeru moète na}i naWeb stranici http://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/.

SLIKA 7-42.Ova datotekapredlo{ka sluìkao temelj zastvaranje izvje{ta-ja o tro{kovima.

Bilo koja radna bilje`nica moè postati predloàk. Kada ste instalirali Excel, mapa nazvana Templates instalirana je u C:\Windows\Application

214

NA WEBUW

Data\Microsoft na va{em tvrdom disku. Bilo koja radna bilje`nica u mapiTemplates, bila spremljena u formatu Templates ili ne, moè biti upotrije-bljena kao temelj za nove radne bilje`nice pri pokretanju naredbe New izizbornika File.

Radne bilje`nice koje smjestite u mapu Templates pojavljuju se u karticiGeneral okvira za dijalog New. Ovo je va`no i pomalo zbunjuju}e, pa evojo{ jednom: bilo koja radna bilje`nica iz mape Templates pojavit }e se u kar-tici General okvira za dijalog New, bez obzira je li ista spremljena u formatupredlo{ka ili ne. Kada upotrijebite naredbu New kako biste “otvorili” bilokoju radnu bilje`nicu koja se pojavljuje u kartici General (dakle, u mapiTemplates) ne otvaraju}i pritom samu radnu bilje`nicu, stvara se nova kopi-ja radne bilje`nice.

Prednosti upotrebe predloàka su standardizacija i za{tita. Kada naredbomNew iz izbornika File otvorite novu radnu bilje`nicu na temelju predlo{ka,izbjegava se mogu}nost spremanja preko stare, originalne datoteke. Prispremanju datoteke stvorene na temelju predlo{ka morat }ete upisati njenonovo ime. Na taj na~in moète stvarati nove radne bilje`nice istog izgleda, a da pritom ne brinete o mogu}em prepisivanju preko originalne datoteke.

Da biste stvorili datoteku predlo{ka, slijedite naredne korake:

1. Stvorite radnu bilje`nicu sa svim podacima i formatima koji su zajed-ni~ki za sve radne bilje`nice koje stvarate, poput informacijaprikazanih na slici 7-42.

2. Iz izbornika File odaberite naredbu Save As i upi{ite ime datoteke.

3. Kliknite na strelicu udesno od padaju}e liste Save as type i odaberiteTemplate, a zatim kliknite na Save. Excel se automatski prebacuje umapu s predlo{cima tako da }e va{ novi predloàk uvijek biti dostu-pan pri odabiru naredbe New iz izbornika File.

Da biste upotrijebili predloàk, odaberite iz izbornika File naredbu New.Excel tada prikazuje samo datoteke predloàka koje ste spremili u karticiGeneral iz okvira za dijalog New, prikazanog na slici 7-43 (ozna~ene nas-tavkom .XLT), a ne obi~ne radne stranice, te otvara radnu kopiju odabranogpredlo{ka, ostavljaju}i originalni predloàk netaknutim na disku. Kopiji sedaje privremeno ime stvoreno od originalnog imena predlo{ka i dodatnog


ad

ne stra

nice

II.

215

Ako èlite stvoriti praznu radnu bilje`nicu, jednostavno kliknite na gumbNew Workbook na traci s alatima Standard. Time se postiè isto {to i klikomna ikonu Workbook na kartici General okvira za dijalog New.

SAVJET❞

broja. Ako je datoteka predlo{ka Troskovi.xlt, primjerice, radna }e se kopijapojaviti pod imenom Troskovi1. Kada spremite datoteku, Excel otvara okvirza dijalog Save As, pa moète pridruìti druk~ije ime datoteci predlo{ka.Excel dodaje imenu nastavak .XLS.


216

SLIKA 7-43.Predlo{ci kojespremate u mapuTemplates pojav-ljuju se u okviruza dijalog New(izbornik File).

Kada ste instalirali Excel. Stvorena je mapa XLStart u C:\Windows\ApplicationData\microsoft\Excel\. Obi~ne radne bilje`nice (koje nisu spremljene u for-matu Template) koje spremite u mapu XLStart automatski se otvaraju pripokretanju Excela. Ako èlite da se va{a datoteka predlo{ka prikaè kao opci-ja pri svakom otvaranju nove radne bilje`nice, moète je tako|er spremiti i umapu XLStart, i pojavit }e se u okviru za dijalog New kao i kada je spremateu mapu Templates. Me|utim, datoteke predloàka koje su spremljene umapu XLStart ne otvaraju se automatski pri pokretanju Excela. Ako je pripokretanju naredbe New iz izbornika File u mapi XLStart prisutna bilo kojadatoteka predlo{ka, ona se pojavljuje u kartici General okvira za dijalog New.

Dodavanje predloàka mapi XLStart

Da biste u Windowsima 95 vidjeli karakteristi~ni troslov~ani nastavak imenadatoteke i tako odmah mogli odrediti jeste li radnu bilje`nicu spremili kaopredloàk (.xlt) ili obi~nu radnu bilje`nicu (.xls), kliknite na Start, zatim naPrograms, te na Windows Explorer. U Explorerovu izborniku View odaberiteOptions i poni{tite (ako to ve} nije tako) opciju “Hide MS-DOS file extensionsfor file types that are registered”.

SAVJET❞

Promjena datoteke predlo{kaDa biste promijenili datoteku predlo{ka, slijedite naredne korake:

1. Iz izbornika File odaberite naredbu Open i zatim datoteku predlo{kaiz liste File Name.

2. U~inite èljene promjene na predlo{ku.

3. Da biste ponovo spremili radnu bilje`nicu kao predloàk, odaberitenaredbu Save. Da biste je spremili kao obi~nu radnu bilje`nicu, oda-berite naredbu Save As, u padaju}em popisu Save As Type odaberiteMicrosoft Excel Workbook i kliknite na OK.

Kontrola prikaza na ekranuKao dodatak naredbama izbornika Format, naredba Options izbornikaTools sadrì tri va`ne kartice, opisane na slici 7-44, koje moète upotrijebitiza kontrolu na~ina na koji se va{i dokumenti prikazuju na ekranu: karticaView, kartica General i kartica Color.


ad

ne stra

nice

II.

217

Ne morate vi{e dràti pritisnutom tipku Shift kako biste otvorili sampredloàk, {to je bio slu~aj u Excelu 5.0 i prija{njim verzijama.

NAPOMENA>>

SLIKA 7-44.Kartice View,General i Color uokviru za dijalogOptions kontroli-raju izgled va{eradne bilje`nice.

Kartica Coloromogu}ava prom-jenu skupa od 56boja dostupnih bilokojoj radnojbilje`nici.

View kontrolira ukupni izgled trenutne radne bilje`nice. Kartica Viewizme|u ostalog kontrolira prikaz statusne trake i trake za formulu, prikazautomatskih prekida stranica, formula, mre`nih linija, zaglavlja stupaca iredaka, vanjskih simbola, nul-vrijednosti i grafi~kih objekata.

Kartica Generalodre|uje podrazu-mijevano pismo.

VIDI IVi{e informacija ostrukturiranju i sim-bolima pogledajteu dijelu “Strukturi-ranje na radnimstranicama” na225. str., o auto-matskim prekidimastranica pogledajteu dijelu “Uklanjanjekorisni~kih prekidastranica” na 401.str., a o grafi~kimobjektima potraìteu 10. poglavlju“Grafika”.

?

Naredbe izbornika Format odnose se samo na odabrane }elije radne stra-nice, dok su kartice okvira za dijalog Options globalnog zna~aja.

Kontrola prikaza trake za formulu i statusne trakeDa biste iz prikaza na ekranu izbacili traku za formulu ili statusnu traku,upotrijebite opcije Formula Bar i Status Bar u odjeljku Show kartice Viewokvira za dijalog Options. (Ove su opcije jednake naredbama Formula Bar i Status Bar u izborniku View.)

Iako Excel moète koristiti i bez trake za formulu i statusne trake, obi~no}ete ostavljati uklju~enima njihov prikaz. Uvijek ih moète sakriti kadazavr{ite radnu stranicu.

Kada je odabrana opcija Windows In Taskbar svaki prozor koji otvorite uExcelu pojavit }e se kao zasebna ikona na traci zadataka Windowsa. Ovomoè uzrokovati usporavanje rada ako u isto vrijeme radite s vi{e otvore-nih datoteka i aplokacija.

Opcije WindowOpcije koje potvrdite u odjeljku Window Options na kartici View okvira za dijalog Options imaju u~inka samo na aktivnu radnu bilje`nicu; prikazostalih radnih bilje`nica se ne mijenja. Ako upotrijebite naredbu NewWindow iz izbornika Window kako biste stvorili dva ili vi{e prozora u koji-ma }ete gledati istu radnu bilje`nicu, moète u svakom od njih imati razli-~ito pode{en prikaz. Na primjer, u jednom prozoru moète prikazivati for-mule, a u drugom gledati rezultate tih formula.

Prikaz unesenih formulaUobi~ajeno, kada u }eliju unesete formulu, u njoj ne vidite samu formulu,ve} njen rezultat. Sli~no tome, kada formatirate broj, vi{e u }eliji ne viditestvarnu (neformatiranu) vrijednost. Stvarne vrijednosti i unesene formulemoète vidjeti jedino ako odaberete pojedine }elije i gledate na traku za for-mulu.

Opcija Formulas na kartici View okvira za dijalog Options omogu}ava vamprikaz stvarnih vrijednosti i unesenih formula u radnoj stranici. Kao {tomoète vidjeti na slici 7-45, pojavljuje se stvarni sadràj svake }elije, kao uformulama zbroja u retku 16, a svi su sadràji }elija lijevo poravnani. (Excelsada zanemaruje bilo kakve formate poravnavanja.) Isto tako, {irina svake}elije u radnoj stranici otprilike se udvostru~uje kako bi se omogu}io prikaz


218

VIDI IVi{e informacija oupotrebi vi{estru-kih prozora potra-ìte u 9. poglavlju“Radne stranice iprozori”.

?

Opcija Formulas je od posebno velike pomo}i kada trebate urediti velikuradnu stranicu. Tada moète vidjeti formule bez potrebe aktiviranja }elije i pregleda u traci s alatima. Opciju Formula moète upotrijebiti i za doku-mentiranje va{eg rada: nakon odabira opcije Formulas moète, zbog pohra-ne, ispisati va{u radnu stranicu s prikazanim formulama.

Kontrola prikaza mre`nih linijaExcel uobi~ajeno prikazuje mre`ne linije kako bi ozna~io granice svake}elije u radnoj stranici. Iako je mreà obi~no zahvalna za odabir i snalaènjeu radnoj stranici, ne morate je èljeti vidjeti ~itavo vrijeme. Da biste izprikaza uklonili mre`ne linije, poni{tite opciju Gridlines na kartici Viewokvira za dijalog Options.

Isklju~ivanjem opcije Gridlines uklanjaju se iz ekranskog prikaza mre`nelinije, a ne}e ih biti ni u ispisu. Ako èlite ispisati i mre`ne linije, a neprikazati ih na ekranu (ili obrnuto), upotrijebite naredbu Page Setup. Dabiste kontrolirali ispis mre`nih linija, iz izbornika File odaberite Page Setup,kliknite na jaha~ Sheet i potvrdite ili poni{tite opciju Gridlines iz odjeljkaPrint.


ad

ne stra

nice

II.

219

unesenih formula. Kada poni{tite opciju Formulas, Excel vra}a polazne{irine svih stupaca. (Stvarna {irina stupca ostaje nepromijenjena; stupci sesamo na ekranu prikazuju {irima.)

SLIKA 7-45.Upotrijebite opci-ju Formulas kakobiste vidjeli stvar-ne vrijednosti iunesene formule.

Formule u radnoj stranici moète brzo prikazati pritiskom na Ctrl+` (jedno-struki lijevi navodnik obi~no smje{ten iznad tipke Tab na lijevoj strani ve}inetipkovnica). Da biste ponovo prikazali vrijednosti, ponovno pritisnite istukombinaciju tipki. Pre~ica s tipkovnice je zgodna kada u radu trebate ~estomijenjati prikaz formule i rezultata.

SAVJET

Ekranski u~inak va{ih rubova }elija moète zna~ajno podi}i ako iz prikazauklonite mre`ne linije.

SAVJET❞

VIDI IVi{e informacija oispisu radnih stra-nica potraìte u11. poglavlju“Ispisivanje iprezentacija”.

?

❞

Promjena boje mre`nih linijaDa biste promijenili boju mre`nih linija u va{oj radnoj bilje`nici, odaberiteboju iz padaju}eg popisa Color s kartice View okvira za dijalog Options ikliknite na OK. Da biste vratili polaznu boju, odaberite opciju Automatic.

Kontrola prikaza zaglavlja stupaca i redaka, kliznih traka i jaha~a radnih stranicaAko poni{tite opciju Row & Column Headers na kartici View okvira zadijalog Options, nestat }e brojevi redaka i slova stupaca. Sli~no tome, akoponi{tite opcije Horizontal Scroll Bar, Vertical Scroll Bar ili Sheet Tabs,odgovaraju}i elementi prozora nestaju iz prikaza aktivne radne bilje`nice.Ove opcije moète upotrijebiti kako biste u{minkali ekranski prikaz svojegotove radne bilje`nice; ove izmjene nemaju u~inka na izgled va{e radnestranice pri ispisu na pisa~u. Slika 7-46 prikazuje radnu stranicu bezmre`nih linija, zaglavlja redaka i stupaca, kliznih traka i jaha~a radnihstranica.


220

SLIKA 7-46.Prikaz zaglavljaredaka i stupaca,vodoravnih iokomitih kliznihtraka, jaha~a rad-nih stranica imre`nih linijamoète isklju~iti s ekrana.

Kartica Spreadsheet Solutions okvira za dijalog New sadrì nekoliko unaprijedstvorenih predloàka za va{e osobne i poslovne prora~unske potrebe. Ovipredlo{ci uklju~uju Invoice, Expense Statement i Purchase Order. Dodatnotome, ovi predlo{ci imaju pridruène radne bilje`nice baze podataka, smje-{tene u mapi Library pod mapom Excel. Ovi predlo{ci rade s dijelom progra-ma Template Wizard, omogu}avaju}i upotrebu njihovih prozora za unospodataka iz baze podataka.

Predlo{ci Spreadsheet Solutions

Kretanje kroz radnu stranicu bez zaglavlja i kliznih trakaKada je opcija Row & Column Headers poni{tena, za promjenu {irine stup-ca morat }ete upotrijebiti izbornik Format. Isto tako, da biste znali gdje se uradnoj stranici nalazite, morate se osloniti na prikaz adresa }elija u poljuName na lijevoj strani trake za formulu. Da biste se pomicali po radnoj stra-nici bez kliznih traka, morate upotrijebiti ili tipkovnicu ili pokrenuti nared-bu Go To iz izbornika Edit (ili pritisnuti F5) i otipkati adresu }elije na kojuse èlite pomaknuti. Da biste se bez jaha~a radnih stranica prebacili u druguradnu stranicu, pritisnite Ctrl+PgUp za pomak na prethodnu ili Ctrl+PgDnza pomak na sljede}u radnu stranicu. Isto tako, za prebacivanje u druguradnu stranicu moète upotrijebiti naredbu Go To. Jednostavno u tekst poljeReference otipkajte ime radne stranice i adresu }elije, poput Sheet5!A1.

Opcija Zero ValuesU va{oj radnoj stranici normalno se prikazuju i nule. Da biste takve vrijed-nosti isklju~ili iz prikaza, poni{tite opciju Zero Values na kartici View okviraza dijalog Options. Bilo koja }elija koja sadrì nule ili formula koja rezultiranulom, pojavit }e se na ekranu prazna. Me|utim, stvarne vrijednosti ostajukakve su bile. Ako unesete vrijednost ili rezultat formule razli~it od nule, tavrijednost odmah postaje vidljiva. Ako je na kartici View potvr|ena opcijaFormulas, poni{tavanje opcije Zero Values nema u~inka na prikaz formule.

Promjena standardnog pismaKartica General okvira za dijalog Options kontrolira mnoge dijelove va{egradnog podru~ja, {to moète vidjeti na slici 7-47. Ve}ina je ovih opcijaobja{njena na drugim mjestima u knjizi. Informacije o ostalim opcijama u ovomokviru za dijalog pogledajte u dijelu “R1C1 adresiranje” na 122. str.; “Dodavanjesumarnih informacija datotekama” na 74. str.; “Ako imate IntelliMouse” na 230.str. i “Rad sa stranicama” na 311. str.


ad

ne stra

nice

II.

221

Uo~ite da su mnogi od predloàka Spreadsheet Solutions, kao i TemplateWizard, opcije koje ne moraju biti instalirane na va{em ra~unalu. Ako va{akartica Spreadsheet Solutions ne sadrì sve navedene predlo{ke, ponovnopokrenite program Setup kako biste ih instalirali. Dodatni predlo{ciSpreadsheet Solutions dostupni su na Web stranici Microsoft Excel 2000. Akoste spojeni na Internet, iz izbornika Help odaberite naredbu Office on theWeb i sko~ite na Web stranicu Office. Dodatne informacije o Web straniciOffice potraìte u 19. poglavlju “Hiperveze i Internet”.

VIDI IInformacije o upo-trebi tipkovnice zakretanje kroz rad-nu stranicu pogle-dajte u dijelu“Odabiranjetipkovnicom” na 100. str.

?

NA WEBUW

Za postavljanje standardnog pisma koristite karticu General koju standard-no pismo Excel upotrebljava na nekoliko na~ina. Sve nove radne bilje`nicestvaraju se s prikazom zaglavlja redaka i stupaca u standardnom pismu, a uistom pismu se prikazuju i svi uneseni podaci u radnoj stranici. Usto, stan-dardno se pismo upotrebljava i za definiciju pisma u stilu Normal.

Da biste promijenili standardno pismo, odaberite ime pisma i njegovuveli~inu iz odgovaraju}e padaju}e liste na kartici General okvira za dijalogOptions. Kada kliknete na OK, okvir za dijalog vas obavje{tava da novostandardno pismo ne}e biti aktivirano dok ne zatvorite, a zatim ponovnopokrenete Excel, ~ime vam se omogu}ava spremanje otvorenih radnihbilje`nica. Sljede}i put kada pokrenete Excel, sve }e nove radne bilje`nicebiti prikazane standardnim pismom.

U okviru za dijalog Style koji se pojavljuje odabirom naredbe Style iz izbor-nika Format, stil Normal sada uklju~uje i novo standardno pismo. Ako zaradnu bilje`nicu promijenite definiciju pisma stila Normal, prikaz se radnestranice na odgovaraju}i na~in mijenja. Me|utim, svaka nova radna bilje`-nica koju otvorite nastavit }e upotrebljavati standardno pismo definiranokarticom General sve dok ga ponovno ne promijenite.

Promjena dostupnih bojaU Excelovu okviru za dijalog Format Cells, kartice Font, Border i Patternsnude 56 boja koje sa~injavaju va{u podrazumijevanu paletu boja. Ova sepaleta otvara i za mre`ne linije u kartici View okvira za dijalog Options,kao i u plutaju}oj paleti gumba Color i Font Color na traci s alatima


222

SLIKA 7-47.Kartica Generalokvira za dijalogOptions kontrolirastandardno pismokoje se upotreb-ljava u novim rad-nim bilje`nicama.

VIDI IInformacije o otva-ranju datoteke ko-ju ste nedavno ko-ristili potra`ite u“Otvaranje nedav-no otvarane dato-teke” na 82. str. In-formacije o auto-matskom u~itava-nju datoteka po-tra`ite u “Automat-sko otvaranje da-toteka prilikompokretanja Excela”na 82. str.

?

Kartica Color u odjeljku Standard Colors sadrì primjere svake od ~istihboja u trenutnoj paleti. Odjeljci Chart Fills i Chart Lines predstavljaju pod-razumijevane boje i red boja koji Excel upotrebljava za elemente dijagrama.

Da biste zamijenili postoje}u boju u paleti nekom drugom, odaberite tre-nutnu boju i kliknite na Modify Color. Vidjet }ete okvir za dijalog Colors,prikazan na slici 7-49.


ad

ne stra

nice

II.

223

Formatting. Upotrebom kartice Color iz okvira za dijalog Options, moètepromijeniti boju u paleti. Kartica Color prikazana je na slici 7-48.

SLIKA 7-48.Kartica Color uokviru za dijalogOptions kontroliraboje u podrazu-mijevanoj paletiboja.

SLIKA 7-49.Boje iz podrazu-mijevane Excelovepalete moètemijenjati u okviruza dijalog Colors.

Kartica Standard prikazuje“kota~ boja” sa 127 boja i 15 nijansi sive boje.

Okvir New/Current omogu}ava vam vidjeti razliku izme|u boje koju èlitepromijeniti (na dnu) i boje kojuodaberete (na vrhu)

Boje prikazane na va{em ekranu definirane su s tri parametra – crvenom,zelenom i plavom komponentom. Alternativni sustav odre|ivanja uklju~ujetri druk~ija parametra – nijansu, zasi}enje i osvjetljenje (ozna~enih u okviru zadijalog Color Picker s Hue, Sat i Lum). Novu boju moète zadati promjenombilo kojeg od ovih parametara.

Pomo}u mi{a moète definirati novu boju neposredno povla~e}i jedan ilioba pokaziva~a. Isku{avaju}i kombinacije ova dva pokaziva~a i gledaju}iprimjer boje koji se pojavljuje u okviru New/Current (u donjem lijevomkutu okvira za dijalog), moète bez poznavanja parametara do}i do noveboje.

Bilo koja boja koja se ne nalazi na sistemskom repertoaru ~istih boja postièse mije{anjem to~aka ~istih boja. Takve “mije{ane” boje (za njih se naengleskom kaè dithered - drhtave) dobre su za sjen~anja. Me|utim, zatekst i linije, Excel uvijek upotrebljava najbliù ~istu boju prije mije{ane.

Kada ste uredili paletu boja kliknite na OK kako biste spremili promijenje-nu paletu. Va{a prilago|ena paleta tada postaje stalnim atributom trenutneradne bilje`nice. Kliknite na gumb Reset kako biste u karticu Color vratilipolaznu paletu boja.


224

Jo{ bolji nadzor nad paletom boja omogu}uje vam kartica Custom,prikazana na slici 7-50.

SLIKA 7-50.Kartica Customokvira za dijalogColors pruà ve}ukontrolu nadbojama.

Nakon {to ste odabraliboju, kliknite na OK kakobiste je promijenili u rad-noj stranici. Promijenjenaboja zamjenjuje izvornuna kartici Color.

Pokaziva~ uz okomiti stupac boja upravlja osvjetljenjem.

Pokaziva~ u velikomokviru upravlja nijan-som i zasi}enjem.

Kliknite na strelice uz polja ilisami upi{ite nove vrijednostikako biste zadali èljenu boju.

Kopiranje paleta iz drugih radnih bilje`nicaDa biste postigli konzistentni izgled izme|u radnih bilje`nica, prilago|enupaletu moète i kopirati. Da biste to u~inili, slijedite naredne korake:

1. Otvorite kako ciljnu radnu bilje`nicu (onu u koju kopirate), tako ipolaznu radnu bilje`nicu (onu iz koje kopirate).

2. Aktivirajte ciljnu radnu bilje`nicu.

3. Iz izbornika Tools odaberite naredbu Options i kliknite na Color.

4. Kliknite na strelicu za padaju}i popis Copy Colors From kako bistevidjeli popis svih otvorenih radnih bilje`nica.

5. Odaberite va{u polaznu radnu bilje`nicu i kliknite na OK.

Strukturiranje na radnim stranicamaMnogi su tipi~ni prora~unski modeli ugra|eni na hijerarhijski na~in. Naprimjer, u radnoj stranici mjese~nih prihoda mogli biste imati stupac zasvaki mjesec u godini, nakon kojeg slijedi stupac ukupnih prihoda. Za svakielement retka ku}nog prora~una, stupac ukupnih prihoda zbraja vrijednostistupaca za svaki mjesec. U ovakvoj strukturi moète opisati stupce mjesecikao podre|ene stupcu ukupnih prihoda, jer njihove vrijednosti doprinoseukupnoj vrijednosti u zadnjem stupcu.

Sli~no tome, hijerarhijski mogu biti postavljeni i elementi retka tako dagrupe kategorija tro{kova doprinose ukupnoj vrijednosti za pojedinu kate-goriju. Microsoft Excel 2000 moè ovakve radne stranice strukturirati.

Slika 7-51 pokazuje tablicu prodajnih rezultata prije i nakon strukturiranja.Slika 7-52 pokazuje kako moète promijeniti razinu detalja nakon u~injenogstrukturiranja.

Razlika izme|u radnih stranica na slikama 7-51 i 7-52 je ta da su stupci ireci koji prikazuju mjesece i pojedine ~lanove timova na slici 7-52 sakriveni.Bez strukturiranja morali biste sakriti svaku od grupa stupaca i redakaru~no; strukturiranjem moète trenutno promijeniti razinu prikaza detalja.

Strukturiranje donosi jo{ dvije prednosti. Prvo, jednostavnije je reorgani-zirati strukturiranu radnu stranicu od nestrukturirane. Na primjer, na slici7-52, ako drìte pritisnutom tipku Shift dok klikate na simbol Pokaì detalj


ad

ne stra

nice

II.

225

VIDI I

Vi{e informacija okreiranju dijagra-ma i upotrebiChart Wizarda po-traìte u 21. pogla-vlju “Osnove rada sdijagramima”.

?

(gumb sa znakom plusa) na vrhu stupca E i upotrebljavate standardnetehnike za pomicanje toga stupca, automatski se mi~u i podre|eni stupci B,C i D.

Drugo, u strukturiranoj radnoj stranici jednostavno moète odabrati samoone }elije koje dijele zajedni~ku hijerarhijsku razinu. Primjerice, da bistenacrtali dijagram za kvartalne prodaje sa slike 7-52 (bez mjese~nih detalja),najprije postavite prikaz kao na slici 7-52, a zatim odaberite raspon A2:Q15.Sada moète upotrijebiti Chart Wizard za izradu grafikona.


226

SLIKA 7-51.Ova je radnastranica idealankandidat za struk-turiranje.

SLIKA 7-52.Dva klika tipke mi{apretvorila suradnu stranicu sa slike 7-51 uovaj pregled.

Simboli razineretka

Simboli razinestupca

SimbolPokaì detalj

Traka razinestupca

Simbol Sakrijdetalj

Traka razine retka

Datoteku Team Sales 2000.xls koja je kori{tena u ovom primjeru moète na}ina http://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/.

NA WEBUW

Struktura na slici 7-52 je jednostavna. Upotrebljava tri razine za svaki odstupaca i redaka. Moète stvoriti i mnogo sloènije strukture – Excel moèraditi s najvi{e osam razina strukture za stupce i retke.

Stvaranje struktureDa biste automatski strukturirali dio va{e radne stranice, najprije odaberitepodru~je za strukturiranje. Iz izbornika Data odaberite naredbu Group AndOutline, a zatim Auto Outline. Da biste strukturirali ~itavu radnu stranicu,odaberite samo jednu }eliju, a zatim Auto Outline. Za~as }e se, ovisno osloènosti strukture, pokazati va{a strukturirana radna stranica. Op}enito,strukturu stvorenu pomo}u Auto Outline }ete morati malo podesiti, alipredstavlja dobar po~etak. Da bi ubrzali i olak{ali ova pode{avanja, u slje-de}em odjeljku }emo stvoriti vlastitu traku s alatima.

Strukturiranje pomo}u gumba trake s alatimaGumbi za strukturiranje nude neke pre~ice pri radu sa strukturama. Slika 7-53 pokazuje korisni~ku traku s alatima koja sadrì {est gumba za struk-turiranje. Ove gumbe moète upotrijebiti za prikaz simbola strukturiranja,grupiranje i degrupiranje trenutnog odabira, prikaz ili skrivanje redaka istupaca s detaljima i odabir samo vidljivih }elija.


ad

ne stra

nice

II.

227

SLIKA 7-53.Ova korisni~katraka s alatimaima {est gumbakoji se koriste zastrukturiranje.

Ungroup Show Detail

Select Visible Cells

Show OutlineSymbols

Hide DetailGroup

Da biste stvorili ovu korisni~ku (vlastitu) traku s alatima, slijedite narednekorake:

1. Iz izbornika View odaberite Toolbars, a zatim Customize.

2. Na kartici Toolbars okvira za dijalog Customize kliknite na gumbNew, upi{ite Struktura i zatim kliknite na OK.

3. Kliknite na karticu Commands i odaberite Data iz liste Categories.

4. Iz popisa Commands povucite gumbe Show Outline Symbols,Ungroup, Group, Show Detail i Hide Detail na novu traku s alatima.

5. Odaberite Edit iz popisa Categories.

6. Povucite gumb Select Visible Cells na novu traku s alatima.

7. Kliknite na gumb Close.

Da biste stvorili strukturu upotrebljavaju}i ove gumbe, odaberite rasponkoji }ete strukturirati i kliknite na gumb Show Outline Symbols. Okvir supozorenjem vas pita èlite li stvoriti strukturu, ako neka ve} ne postoji.Kliknite na OK. Excel automatski stvara va{u strukturu. Ako ponovnokliknete na isti gumb, simboli strukturiranja nestaju s va{eg ekrana.Struktura je jo{ uvijek tu, ali je skrivena. Kliknite opet na gumb i strukturase ponovno pojavljuje.

Gumbi za degrupiranje i grupiranje (Ungroup i Group) omogu}avaju vampromjenu hijerarhije u va{oj strukturi. Ako odaberete ~itav redak ili stupac i kliknete na gumb Ungroup, razina strukture se uklanja. Sli~no tome, akoodaberete ~itave stupce ili retke, gumb Group stvara nove razine strukture;odabrani stupci i reci postaju detalji strukture.

Gumbi za prikaz i skrivanje detalja (Show Detail i Hide Detail) izvode akci-ju kada odaberete }eliju u sumarnim recima ili stupcima. Gumb ShowDetail pro{iruje prikaz strukture do odabrane sumarne }elije. Gumb HideDetail ~ini suprotno.

Strukturiranje radne stranice nestandardnog postavaStandardne postave strukturiranja odraàvaju naj~e{}i postav radne stra-nice. Da biste promijenili ove postave, odaberite Choose And Outline izizbornika Data i zatim Settings koji otvara okvir za dijalog Settings prika-zan na slici 7-54. Ako postav va{e radne stranice nije tipi~an, konstruiran srecima koji sadrè formule SUM (ili neku drugu vrstu formule za zbrajan-je), a nalaze se iznad redaka detalja, ili pak sa stupcima s formulama ulijevood stupca detalja, poni{tite odgovaraju}e opcije Direction – Summary RowsBelow Detail ili Summary Columns To Right Of Detail – prije strukturiran-ja. Ako upotrebljavate nestandardne postave radnih stranica, provjerite jesuli podru~ja koja èlite strukturirati konzistentna kako biste izbjegli nepred-vidljive i vjerojatno neto~ne rezultate. Drugim rije~ima, provjerite jesu li svesumarne formule smje{tene na istoj strani podataka koji se zbrajaju.


228

VIDI IVi{e informacija ostvaranju vlastitihtraka s alatimapotraìte u“Stvaranje novihtraka s alatima” na 530. str.

?

SLIKA 7-54.Za prilagodbunestandardnompostavu radnestranice upotri-jebite okvir zadijalog Settings.

Kada potvrdite jednu ili obje opcije Direction, kliknite na gumb Create kakobiste stvorili strukturu.

Pro{irivanje struktura na nova podru~ja radne straniceS vremena na vrijeme }ete stvoriti strukturu, a zatim htjeti dodati jo{podataka u radnu stranicu. Isto tako moète poèljeti restrukturirati posto-je}u strukturu ako promijenite organizaciju odre|enog podru~ja radnestranice. Da biste u va{u strukturu uklju~ili nove retke i stupce, jednostavnoponovite postupak koji ste izveli pri prvom stvaranju strukture. Odaberite}eliju u novom podru~ju, a zatim iz izbornika Data odaberite Group AndOutline, te Auto Outline. Excel traì da potvrdite mijenjanje postoje}e struk-ture. Kliknite na OK.

Poni{tavanje prikaza struktureKada strukturirate radnu stranicu, Excel prikazuje i neke dodatne simboleiznad i ulijevo od zaglavlja redaka i stupaca, kao {to je prikazano na slici 7-52. Ovi simboli ozna~avaju va{u strukturu i moète ih upotrijebiti za prom-jenu razine detalja koju Excel prikazuje. Me|utim, ti simboli zauzimajumjesta na ekranu. Ne èlite li ih prikazati, moète kliknuti na gumb ShowOutline Symbols ako ste stvorili vlastitu traku s alatima za strukturiranje,poput one na 227. stranici. Zamjenski, moète odabrati naredbu Options izizbornika Tools. Kliknite na karticu View i poni{tite opciju Outline Symbols.

Saìmanje i pro{irivanje razina struktureKada po prvi put stvorite strukturu, podru~ja iznad i ulijevo od va{e radnestranice ozna~ena su jednom ili vi{e zagrada koje zavr{avaju na simbolima zaskrivanje detalja koji na sebi imaju znak minusa. Zagrade se nazivaju trakamarazina. Svaka traka razine ozna~ava raspon }elija koje dijele jednu razinustrukture. Simboli za skrivanje detalja pojavljuju se iznad ili ulijevo odsumarnog retka ili stupca svake razine.

Da biste saèli razinu strukture tako da su prikazane samo }elije sa sumar-nim podacima, kliknite na simbol za skrivanje te razine. Primjerice, ako na


ad

ne stra

nice

II.

229

Opcija Automatic Styles i gumb Apply Styles formatiraju va{e strukture kakobi prikazale razliku izme|u pojedinih razina podataka, poput suma i detaljnihbrojki. Me|utim, primjena automatskih stilova moè dovesti do nepredvi|e-nih rezultata. Kako biste osigurali to~an prikaz, primijenite formate sami iliupotrijebite AutoFormat nad ~itavom strukturom. Vi{e informacija o Auto-Formatu na}i }ete na 159. str.

SAVJET❞

slici 7-51 vi{e ne èlite prikazivati prodajne rezultate za sije~anj, velja~u ioùjak (January, February i March), kliknite na simbol za skrivanje detaljaiznad stupca E. Radna stranica tada izgleda kao na slici 7-55.


230

SLIKA 7-55.Sakrili smo detaljeza sije~anj, velja~ui oùjak klikom nasimbol za skriva-nje detalja iznadQ1. Excel sada iz-nad Q1 prikazujesimbol za pokazi-vanje detalja.

Simbol za pokazivanje detalja sa znakom plusa na sebi zamjenjuje simbolza skrivanje detalja iznad stupca Q1 (stupac E). Da biste ponovno prikazalimjese~ne detalje, kliknite na simbol za pokazivanje detalja.

Za rad sa strukturama bez klikanja na gumbe za prikaz i sakrivanje detaljamoète upotrijebiti kota~ IntelliMousea. To je posebno korisno kada èlitesakriti detalje prikaza.

Postavite pokaziva~ mi{a nad sumarni redak ili stupac koji èlite prikazatiili sakriti, zatim pritisnite tipku Shift i bez njenog otpu{tanja okre}ite kota~prema sebi ili od sebe. Primjerice, ako na slici 7-55 na prethodnoj stranicidrìte pokaziva~ iznad }elije E1 i vrtite kota~ od vas, ponovno }e se pojavitidetalji za Q1. Ako pak drìte pokaziva~ nad }elijom E8 i vrtite kota~ premasebi, sakrit }e se detalji za Team A.

Ako pokaziva~ drìte nad }elijom presjeka sumarnog retka i sumarnogstupca, struktura }e se istovremeno prikazivati/sakrivati u oba smjera.Primjerice, ako je pokaziva~ mi{a iznad }elije I8, drìte tipku Shift i okrenitekota~ prema sebi - istovremeno }e iz prikaza nestati i detalji za Team A idetalji za Q2.


Prikaz odre|ene razine struktureDa biste saèli svaki kvartal tako da se pokaù samo ukupne kvartalne igodi{nje vrijednosti, moète kliknuti na simbole za skrivanje detalja iznadstupaca Q1, Q2, Q3 i Q4. Me|utim, simboli razina – kvadrati}i s brojkama ugornjem lijevom kutu radne stranice – olak{avaju posao. Struktura obi~noima dva skupa simbola razina, jedan za stupce i drugi za retke. Simboli stup-ca razine pojavljuju se iznad radne stranice, a simboli retka razine ulijevo odradne stranice.

Simbole razina moète upotrijebiti za postavljanje ~itave radne stranice naodre|enu razinu detalja. Ranije, na slici 7-51, pokazana radna stranica imatri razine i za retke i za stupce. Ako u gornjem lijevom kutu radne stranicekliknete na simbol razine 2 i za retke i za stupce, moète strukturu prika-zanu na slici 7-51 pretvoriti u strukturu sa slike 7-52. Klikom na simbolerazine 1 moète dalje saèti razinu detalja prikazanu u radnoj stranici takoda je pokazan samo ukupni godi{nji rezultat u }eliji R16.

Odabiranje samo vidljivih }elijaKada sa`mete dio strukture, Excel sakriva stupce ili retke koje ne èlite vid-jeti. Primjerice, na slici 7-52 reci 2 do 7 i 9 do 14, kao i stupci B do D, F do H,J do L i N do P su skriveni. Uobi~ajeno, kada odaberete raspon koji sadrì iskrivene }elije, te }elije postaju dio odabira. Uobi~ajeno, kada odaberete ras-pon koji sadrì i skrivene }elije, te }elije postaju dio odabira. Ako vu~ete mi-{a od }elije E8 do }elije Q8 (slika 7-52), na primjer, Excel odabire sve uklju-~uju}i i skrivene }elije. Sve {to ~inite s odabranim }elijama ~inite i onima ko-je su skrivene. Klikom na gumb Select Visible Cells na va{oj traci s alatimaza strukturiranje, moète suziti odabir samo na vidljive }elije u rasponu.

Gumb Select Visible Cells je idealan za kopiranje, stvaranje grafova iliizvo|enje prora~una na samo onim }elijama koje zauzimaju odre|enu ra-zinu va{e strukture. Me|utim, ovu opciju moète upotrijebiti s bilo kojimskupom vidljivih }elija u strukturi, ~ak ako one i ne pripadaju istoj razini.Isto tako, opciju Select Visible Cells moète upotrijebiti i u radnim stranica-ma koje sadrè ru~no skrivene stupce i retke. Opcija Select Visible Cells radijednako i na nestrukturiranim radnim stranicama; skrivene }elije redaka istupaca naprosto se isklju~uju iz trenutnog odabira.


ad

ne stra

nice

II.

231

Da biste ograni~ili odabir na vidljive }elije raspona, moète upotrijebiti i na-redbu Go To iz izbornika Edit. U okviru za dijalog Go To, kliknite na gumbSpecial da biste prikazali okvir za dijalog Go To Special, gdje moète odabratiopciju Visible Cells Only.

SAVJET❞

Degrupiranje i grupiranje stupaca i redakaU ve}ini slu~ajeva Excelov automatski postavlja strukturu s to~nim razina-ma na to~nim mjestima. Ako podrazumijevana struktura nije ono {to steo~ekivali, morat }ete je prilagoditi degrupiranjem i grupiranjem pojedinihstupaca i redaka.

Hijerarhiju strukturiranih stupaca i redaka moète jednostavno promijenitiupotrebljavaju}i naredbe Ungroup i Group iz podizbornika Group AndOutline izbornika Data (ili pomo}u gumba istog imena na na{oj traci zastrukturiranje). Jednostavno odaberite stupce ili retke koje èlite promijenitii pokrenite jednu od naredbi. Primjerice, mogli biste odabrati osmi redak uradnoj stranici prikazanoj ranije na slici 7-51, pokrenuti naredbu Ungroup(ili kliknuti na gumb Ungroup na traci s alatima), a zatim kliknuti na OKkako biste promijenili razinu retka 8 sa 2 na 1. Simbol strukture s lijevestrane retka pomi~e se ulijevo ispod gumba za razinu 1. Da biste vratiliredak u ispravnu razinu, pokrenite naredbu Group (ili kliknite na gumbGroup). Simbol se vra}a na staro mjesto razine 2.

Uklanjanje struktureUklanjanje strukture iz radne stranice je jednostavno. Iz izbornika Data,odaberite Group And Outline, a zatim Clear Outline.

Isto tako, iz postoje}e strukture moète ukloniti pojedine razine redaka istupaca tako da ih degrupirate do najvi{e razine. Ako va{a struktura imaniz razina, a radna stranica je velika, ovaj postupak moè biti vrlo zahtje-van. Drugi je na~in za prikaz radne stranice tako da izgleda kao da nijestrukturirana taj da prikaète sve razine detalja (klikom na gumb s najve-}im brojem razine za stupce i retke) i zatim iz prikaza isklju~ite Excelovesimbole razina. To moète u~initi klikom na gumb Show Outline Symbolsna traci s alatima za strukturiranje prikazanoj na 227. stranici, ili tako daodaberete Options iz izbornika Tools i poni{tite kva~icu na Outline Symbolsu kartici View.


232

Nesusjedne odabire ne moète grupirati i degrupirati, kao {to ne moètedegrupirati odabir koji je ve} na najvi{oj hijerarhijskoj razini. Ako èlitedegrupirati stupac ili redak najvi{e razine na jo{ vi{u razinu tako da seprikazuje odvojeno od ostatka strukture, morat }ete grupirati sve ostalerazine strukture.

NAPOMENA>>

233

8Ure|ivanje radnestranice

Mnoge mogu}nosti ure|ivanja u Microsoft Excelu2000 uzimaju mjesto staromodnim gumicama,{karama i ljepilu, pa mo`ete brisati, kopirati, odsije-

cati i uljepljivati }elije i raspone u va{im radnim stranicama.Mnoge naredbe za ure|ivanje se mogu izvoditi i preko gumbana traci s alatima Standard, pokazanoj na slici 8-1 na sljede}ojstranici.

8. POGLAVLJE

Postavljanje opcija za ure|ivanje radne stranice 234

Pre~ice pri unosu i ure|ivanju 236

Poni{tavanje, ponovno izvo|enje i ponavljanje akcije 247

Upotreba naredaba za ure|ivanje 250

Pronala`enje i zamjena podataka 278

Provjera pravopisa 283

Pregled i dokumentiranje radne stranice 288

U ovom }emo poglavlju objasniti kako upotrijebiti ove naredbe i mogu}-nosti na jednoj radnoj stranici. Me|utim, istovremeno moète urediti dvije ivi{e radnih stranica. U 9. poglavlju “Radne stranice i prozori” obja{njavajuse mogu}nosti grupnog ure|ivanja.


234

Postavljanje opcija za ure|ivanje radne okoline

Kao {to ste ve} vidjeli, naredba Options iz izbornika Tools prikazuje zvje-zdani okvir za dijalog u svemiru Microsoft Excela. Va`nost okvira za dija-log Options je posebno nagla{ena karticom Edit koja sadrì skup opcija kojevam omogu}avaju kontrolu pode{enosti radnog podru~ja koje se odnose naure|ivanje, {to pokazuje slika 8-2. Vi{e informacija o opcijama Cut, Copy i SortObjects With Cells pogledajte u 10. poglavlju “Grafika”.

Opcija Move Selection After EnterKada je opcija Move Selection After Enter uklju~ena, a u polju padaju}egpopisa Direction prikazana je opcija Down (podrazumijevana pode{enost),pritisak na Enter nakon unosa podatka u }eliju sprema sadràj i aktivira

SLIKA 8-1.

Gumbi na traci salatima Standard~ine ure|ivanjejednostavnijim.

Spelling Copy Undo Zoom Control

Cut Paste Redo

SLIKA 8-2

Iz izbornika Toolsodaberite nared-bu Options ikliknite na karticuEdit kako bisteprikazali niz opci-ja kojima kontroli-rate pode{enostivezane uzure|ivanje.

}eliju ispod ove. Da biste promijenili smjer odabira nakon pritiska na Enter,upotrijebite padaju}i popis Direction. Ostale mogu}nosti iz popisa odnosese na }elije udesno, gore ili ulijevo od trenutno aktivne. Kada poni{tite ovuopciju, pritisak na Enter naprosto sprema sadràj i ostavlja }eliju aktivnom.

Opcija Fixed DecimalOpcija Fixed Decimal na kartici Edit okvira za dijalog Options pogodna jepri unosu duga~ke popise broj~anih vrijednosti.(To je ekvivalent mogu}-nosti rada s plutaju}im zarezom kod stolnih kalkulatora.) Primjerice, akounosite vi{e vrijednosti koje sadrè dva decimalna mjesta, odaberite opcijuFixed Decimal i unesite 2, ako je to potrebno, u tekst polje Places. (Nakonzatvaranja okvira za dijalog Options, na statusnoj }e se traci pojaviti oznakaFIX.) Nakon unosa svake broj~ane vrijednosti, Excel dodaje decimalnuto~ku na odre|enom mjestu. Ako je pode{enost u polju Places 2, a unijeliste, primjera radi, vrijednost 12345, va{ }e unos biti pretvoren u 123.45; akoste unijeli jednoznamenkastu vrijednost, npr. 9, ona }e biti pretvorena u0.09. Zvali je fiksna ili plutaju}a decimalna to~ka neva`no je, bitno je da netrebate upisivati decimalnu to~ku kada unosite brojeve s istim brojem deci-malnih mjesta.

Opcija Fixed Decimal nema u~inka na postoje}e podatke u va{oj radnojstranici i odnosi se samo na one podatke koje unosite nakon odabira teopcije. Stoga, opciju moète uklju~iti i isklju~iti kad god ho}ete, kao {tomoète mijenjati i broj decimalnih mjesta bez u~inka na postoje}e podatke.Opcija Fixed Decimal primjenjuje se jedino na brojeve koje unosite bez deci-malne to~ke. Ako otipkate broj s decimalnom to~kom, opcija Fixed Decimalnema u~inka.

Opcija Provide Feedback With AnimationKada je opcija Provide Feedback With Animation uklju~ena, upotreba streli-ca na kliznoj traci i umetanje ili brisanje ~itavih redaka ili stupaca na va{emse ekranu animira. Drugim rije~ima, stupci i reci se odmotavaju ili zamo-tavaju, ovisno o akciji. Primjerice, kada bri{ete, reci se motaju prema gore, astupci ulijevo. Kada ume}ete, reci se odmataju prema dolje, a stupci udesno.Time se ostvaruje vizualni u~inak koji potvr|uje va{u nakanu. Kada klik-nete na strelicu za pomicanje prema dolje, reci se kre}u prema gore. Time se ostvaruje vizualni u~inak koji potvr|uje va{u nakanu. Bez ove opcije

Ure|ivanje radne stranice 8. POGLAVLJER

ad

ne stra

nice

II.

235

umetanje i brisanje redaka i stupaca odvija se trenutno, ~ime je te{ko re}i~inite li dobru stvar. Ako drìte pogled na radnoj stranici, moète pratitianimaciju i odmah re}i jeste li slu~ajno brisali kada ste èljeli umetati.Me|utim, vodite ra~una da se ovo doga|a samo za ~itave retke ili stupce –umetanje i brisanje }elija nisu animirane akcije.

Ostale opcije dostupne na kartici Edit objasnit }emo kroz ovo poglavlje.

Pre~ice pri unosu i ure|ivanjuVe}inu uobi~ajenih ure|iva~kih zadataka moète u Excelu izvesti bezpokretanja naredbi pomo}u tipkovnice. Upotrebom mi{a u kombinaciji stipkama Shift i Ctrl moète izvesti odsijecanje, kopiranje, lijepljenje, ~i{}e-nje, umetanje, brisanje i pomicanje }elija. Dodatno tome, velik dio funkcio-nalnosti naredbi Fill moète izvesti jednostavnim pomicanjem mi{a.

Mogu}nost neposredne manipulacije }elijama moète uklju~iti i isklju~itiodabirom naredbe Options iz izbornika Tools i potvrdom opcije Allow CellDrag And Drop na kartici Edit. (Da biste se osigurali protiv gre{aka, sva-kako potvrdite opciju Alert Before Overwriting Cells.) Kada je uklju~enaneposredna manipulacija }elijama ({to je podrazumijevano stanje), u do-njem desnom kutu }elije vidljiv je mali crni kvadrati} koji se naziva hvatalj-ka ispune.

Uz uklju~enu opciju Allow Cell Drag And Drop, poku{ajte pomicati mi{aoko ruba odabrane }elije. Kada postavite pokaziva~ iznad crnog kvadrati}a,on se mijenja u debeli kriì}, {to pokazuje slika 8-4. Kada postavite pokazi-va~ iznad ruba, on se mijenja u strelicu, {to pokazuje slika 8-5.


236

SLIKA 8-3.

Hvataljka ispunepojavljuje se udonjem desnomkutu }elije.

Hvataljka ispune

SLIKA 8-4.

Kada pokaziva~postavite iznadhvataljke ispune,on se mijenja ukriì}.


ad

ne stra

nice

II.

❡2000

Karticu Operations u datoteci Editing.xls koja je kori{tena za izradu primjerau ovom okviru moète na}i na http://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/.

237

Slu`beno nazvana "extend list formatting", ova nova osobina vamomogu}uje dodavanje podataka u ve} konstruiranu tablicu bezpotrebe ru~nog ure|ivanja i formatiranja novih }elija. Primjerice, reci-mo da u donju, ve} postoje}u, tablicu èlite dodati novog studenta.Radi lak{eg unosa prvo smo odabrali A9:F9. To vam omogu}uje da seu sljede}u }eliju pomaknete pritiskom na Enter, umjesto kori{tenjatipaka sa strelicama za pomicanje ili mi{a.

Sada unesite ime studenta i ocjene testova u }elije A9:E9. Kadastignete do }elije F9 koja sadrì formulu, rezultat }e se automatskiispuniti sam. Excel }e sam zaklju~iti da novi unosi koriste isti formatkao i oni u retku 8, kao {to je prikazano na sljede}oj slici.

Ako nastavite unositi imena studenata i ocjene, Excel }e automatskinastavljati s kori{tenjem istih formata i formula susjednih }elija.Automatsko formatiranje radi vodoravno i okomito.

Pro{ireno automatsko formatiranje

NA WEBUW

Pomicanje i kopiranje mi{emDa biste brzo pomaknuli }eliju ili raspon na novo mjesto, odaberite }eliju iliraspon i povucite je na novo mjesto. Primjerice, na slici 8-5 s lijeva, pokazi-va~ mi{a je postavljen na rub koji okruùje }elije A1:A4. Kada se pojavi stre-lica, kliknite na rub i povucite ga do stupca C. Kako povla~ite odabrani dio,pojavljuje se njegov obris. Iskoristite to za smje{taj raspona. Kada se obrisnalazi iznad }elija C1:C4, otpustite tipku mi{a. Rezultat je prikazan nadesnoj strani slike 8-5.

Da biste kopirali odabrani dio (kopirali i ulijepili), a ne pomaknuli ga(odsjekli i ulijepili), pritisnite Ctrl prije otpu{tanja tipke mi{a. Pokaziva~mi{a sada dobiva i mali znak plusa, {to pokazuje slika 8-6, a {to ozna~avada kopirate, a ne da mi~ete odabrani dio.

Neposrednu manipulaciju }elijama moète upotrijebiti i za umetanje }elijau va{u radnu stranicu. Na primjer, na slici 8-7 najprije smo odabrali }elijeA1:A2 i zatim ih povukli drè}i pritisnutom tipku Shift. Kao {to moètevidjeti, I-pokaziva~ ozna~ava da }e odabrane }elije biti umetnute priotpu{tanju tipke mi{a. Dodatno, nova adresa odabranih }elija javlja se uokviru uz pokaziva~ mi{a. I-pokaziva~ se pojavljuje uvijek kada pokaziva~-strelica prelazi preko okomitog ili vodoravnog ruba }elije. U ovom slu~ajuozna~en je okomiti rub izme|u }elija C1:C2 i D1:D2, ali smo isto tako mogliumetnuti }elije i izme|u }elija C1 i C2. Da biste umetnuli }elije, otpustitetipku mi{a dok jo{ uvijek drìte pritisnutom tipku Shift. Kada otpustite


238

SLIKA 8-5.

Postavite pokazi-va~ mi{a iznadodabranog pra-vokutnika kakobiste povla~enjempomaknuliodabrane }elije.

SLIKA 8-6.

Prije zavr{etkapovla~enja, priti-snite Ctrl kakobiste kopiraliodabrani dio.

VIDI IInformacije o izvo-|enju ovog zadat-ka tipkovnicom po-traìte u odjeljku“Umetanje isje~e-nih }elija” na 259. str.

?

tipku mi{a, odabrane se }elije pomi~u na novi poloàj, {to pokazuje slika 8-7. Dodatno, }elije u stupcima B i C pomi~u se ulijevo kako bi popunileprazninu ostavljenu od }elija A1:A2.


ad

ne stra

nice

II.

239

SLIKA 8-7.

I-pokaziva~ozna~ava mjestona koje }e seumetnutiodabrani dio.

Ako za vrijeme povla~enja pritisnete Ctrl+Shift, odabrane se }elije kopiraju,a ne pomi~u, na mjesto umetanja. Opet se uz pokaziva~ mi{a pojavljuje imali znak plusa, kopija odabranih }elija se ume}e na èljeno mjesto, a origi-nalne }elije ostaju netaknute.

Ove tehnike moète, isto tako, upotrijebiti i za odabir ~itavih stupaca i reda-ka i zatim za njihovo kopiranje ili pomicanje na novi poloàj.

Umetanje, brisanje i ~i{}enje }elija mi{emDa biste izveli sljede}u grupu operacija, upotrijebite hvataljku ispune. Akoodaberete }eliju ili raspon, hvataljka ispune se pojavljuje u donjem desnomkutu odabranog pravokutnika. Ako odaberete ~itav stupac (ili stupce), hva-taljka se pojavljuje uz zaglavlje stupca. Ako odaberete ~itav redak, hvataljkase pojavljuje uz zaglavlje retka. Upotrebljavaju}i radnu stranicu sa gornjegdijela slike 8-7, pretpostavimo da èlite dodati neke brojeve izme|u stupacaA i B. Najprije odaberite }elije A1:A2 ili ~itav stupac A. Zatim kliknite nahvataljku i povucite mi{em jedan stupac udesno dok drìte pritisnutomtipku Shift. Kako povla~ite odabir, pokaziva~ mi{a postaje dvostruka linija s parom strelica usmjerenih prema van. Slika 8-8 pokazuje radnu stranicunakon {to ste otpustili tipku mi{a i Shift.

Na isto tako jednostavan na~in moète izbrisati }elije, stupce ili retke upo-trebljavaju}i istu tehniku. Na primjer, da biste izbrisali stupac koji smoupravo umetnuli, odaberite stupac B i zatim, drè}i pritisnutom tipku Shift,povucite hvataljku ispune jedan stupac ulijevo. Odabir mijenja boju u

SLIKA 8-8.

Upotrijebite mi{aza umetanjepraznih }elija ili stupaca.

svijetlosivu, a pokaziva~ mi{a se pretvara u par prema unutra usmjerenihstrelica, {to pokazuje slika 8-9. Kada otpustite tipku mi{a, odabrani se diobri{e. (Ova je akcija mi{em ekvivalentna odabiru naredbe Delete iz izborni-ka Edit.)

Povla~enje desnom tipkom mi{aAko odaberete }elije i zatim povla~ite odabrani pravokutnik (ne hvataljkuispune) upotrebljavaju}i desnu tipku mi{a, prikazat }e se izbornik pre~icapri otpu{tanju tipke mi{a, {to pokazuje slika 8-10. Naredbe iz ovog izborni-ka moète upotrijebiti za manipuliranje odabranim }elijama.

Naredba Move Here prebacuje sadràj }elija s originalnog mjesta na ozna-~enu }eliju. Naredba Copy Here kopira odabrane }elije, odnosno izvor – isadràj i formate – na novi poloàj, odnosno cilj, gdje otpu{tate tipku mi{a.Naredbom Copy Here as Values Only kopirat }e se samo sadràj, dok }e se


240

SLIKA 8-9.

Mi{a moèteupotrijebiti zabrisanje }elija ilistupaca.

Ako ne drìte tipku Shift dok povla~ite unatrag nad odabranim }elijama,~istite sadràj }elije umjesto da ih bri{ete. Ova je akcija mi{em ekvivalentnaodabiru naredbe Contents iz podizbornika Clear izbornika Edit, koja ~isti for-mule, tekst i brojeve. Ako za vrijeme povla~enja drìte pritisnutom tipku Ctrl,izvodite operaciju koja je istovrijedna odabiru naredbe All iz podizbornikaClear, koja ~isti sav sadràj }elije, uklju~uju}i i formate i napomene. Vi{einformacija o naredbi Delete potraìte u odjeljku “Brisanje }elija, stupaca iredaka” na 251. str. Informacije o naredbi Clear potraìte u “î{}enje sadr-àja i formata }elije” na 250. str.

NAPOMENA>>

SLIKA 8-10.

Ako za povla~enjeodabranih }elijaupotrijebite desnutipku mi{a, priotpu{tanju tipkepojavljuje se ovajizbornik.

naredbom Copy Here As Formats kopirati samo formati dok }e sadràj}elija ostati nepromijenjen. Naredba Link Here stvara povezanu formulu naciljnoj lokaciji koja se odnosi na }elije polazne lokacije. Primjerice, odabirove naredbe na slici 8-10 zamijenio bi sadràj }elije D1 formulom =A1, dokbi se sadràj }elije D2 zamijenio formulom =A2.

Naredbu Create Hyperlink Here upotrijebit }ete kako biste stvorilimogu}nost “skoka” na informacije spremljene u nekom drugom dokumen-tu ili radnoj stranici. Primjerice, moète odabrati }eliju ili raspon u jednojradnoj stranici, a zatim je desnom tipkom mi{a povu}i na drugu radnustranicu. Otpu{tanjem tipke i odabirom opcije Insert ili Create HyperlinkHere iz pokazanog izbornika pre~ica, stvorit }ete hipervezu u odabranoj}eliji. Sadràj }elije ostaje nepromijenjen, ali se formatiraju}i atributi mije-njaju kako bi ozna~ili da se radi o hipervezi na koju moète kliknuti kakobiste se trenutno prebacili na ciljno podru~je.

êtiri naredbe Shift na izborniku pre~ica izvode razli~ite funkcije za kopi-ranje i pomicanje. Primjerice, ako na slici 8-10 odaberemo jednu od naredbiShift Down, }elije D1:D2 i sve }elije ispod njih pomi~u se nadolje kako bi senapravilo mjesta za dvije }elije koje smo povukli (}elije A1:A2). Ako odaber-emo bilo koju od naredbi Shift Right, }elije D1:D2 i sve }elije udesno od njihpomi~u se udesno kako bi se napravilo mjesta za dvije povu~ene }elije.

Popunjavanje i stvaranje serija mi{emHvataljku ispune (fill handle) moète upotrijebiti za brzo i jednostavnopopunjavanje }elija i stvaranje serija pomo}u Excelove mogu}nosti AutoFill.Isto tako, moète izvesti i ve}inu funkcija dostupnih u okviru za dijalogSeries koji se pojavljuje kada pokrenete naredbu Series iz podizbornika Fill.

Kada odaberete jednu }eliju, kliknete na hvataljku i zatim povu~ete }elijumi{em u bilo kojem smjeru, sadràj te }elije kopira se u odabrani raspon(postoje iznimke o kojima }emo kasnije). Kada odaberete raspon }elija, ili sekopira }elija, ili se kopira raspon u smjeru u kojem povla~ite mi{em ili sepro{iruje serija u smjeru u kojem povla~ite, {to ovisi o sadràju }elije, oblikuodabranog dijela i o tome drìte li ili ne drìte pritisnutom tipku Ctrl. Akoodabrana }elija ili raspon ne sadrè formule, pored pokaziva~a mi{a sepojavljuje ùti balon teksta u kojem se nalaze vrijednosti koje }e biti une-sene u svaku od }elija.


ad

ne stra

nice

II.

241

VIDI IVi{e informacija ohipervezama po-gledajte u 19. pog-lavlju, “Hiperveze iInternet”.

?

Na primjer, upotrebljavaju}i radnu stranicu prikazanu ranije na slici 8-7,ako odaberete }eliju A2 i povu~ete hvataljku nadolje na }eliju A5, sadràj}elije A2 se kopira u }elije A3 do A5. Slika 8-11 pokazuje rezultat.

Me|utim, ako odaberete raspon A1:A2 i povu~ete hvataljku ispune nadoljena }eliju A6, stvarate seriju upotrebljavaju}i interval izme|u dvije odabranevrijednosti, kao {to pokazuje stupac A slike 8-12. Zamjenski, ako odaberete}elije C1:C2 i drìte pritisnutom tipku Ctrl dok povla~ite hvataljku prema}eliji C6, kopirate odabrane }elije ponavljaju}i uzorak onoliko puta koliko jepotrebno za popunjavanje raspona, kao {to pokazuje stupac C slike 8-12.

Ako odaberete tekstualnu vrijednost i povu~ete hvataljku, tekst se kopira u}elije u koje povla~ite mi{em. Me|utim, ako odabir sadrì i tekst i broj~anevrijednosti, AutoFill preuzima operaciju i pro{iruje broj~anu komponentupri kopiranu tekstualne komponente. Na ovaj na~in moète pro{iriti i datu-me, upotrebljavaju}i razne formate datuma, uklju~uju}i Qtr1, Qtr2 itd. Akounesete tekst koji opisuje datume, ~ak i bez brojeva (poput imena mjeseci ilidana u tjednu), Excel tretira tekst kao seriju.

Slika 8-13 pokazuje neke primjere serija stvorenih upotrebljavaju}i hvatalj-ku ispune s razli~itim odabranim vrijednostima. Vrijednosti u stupcu


242

SLIKA 8-11.

Sadràj }elijemoète kopirati u susjedne }elijepovla~e}i hva-taljku ispune.

SLIKA 8-12.

Stvorili smo serijuu stupcu A i ko-pirali raspon ustupac C.

Mali znak plusa uz pokaziva~ mi{a ozna~ava operaciju kopiranja.

Op}enito, kada stvarate seriju, tada povla~ite hvataljku ispune nadolje iliudesno, a vrijednosti se odgovaraju}e pove}avaju. Me|utim, moète stvoriti i seriju u kojoj vrijednosti padaju, jednostavnim povla~enjem hvataljke biloprema gore, bilo ulijevo. Ubacite po~etne vrijednosti u }elije na dnu ili sdesne strane raspona koji èlite popuniti i zatim hvataljku povucite mi{emnatrag prema po~etku raspona.

SAVJET❞

A su unesene, a vrijednosti desno od stupca A pro{irene su putem opcijeAutoFill, upotrebljavaju}i hvataljku punjenja.

Na slici 8-14 stupci A i B sadrè podatke s razli~itim intervalima, a stupci Cdo H pokazuju kako AutoFill moè izlu~iti seriju na temelju odabranogintervala, ~ak ako su u }elijama pomije{ane broj~ane i tekstualne vrijednosti.

AutoFill normalno pove}ava datumske i vremenske vrijednosti pri povla-~enju hvataljke ispune, pa i u slu~aju da ste na po~etku odabrali samo jednu}eliju. Primjerice, ako ste odabrali }eliju koja sadrì Qtr 1 ili 1/1/00 i povu-~ete hvataljku ispune, AutoFill pro{iruje seriju kao Qtr 2, Qtr 3, ili 1/2/00,1/3/00 itd. Me|utim, ako za vrijeme povla~enja drìte pritisnutom tipkuCtrl, AutoFill se isklju~uje, a odabrane se vrijednosti naprosto kopiraju ususjedne }elije.

Suprotno tome, Excel pri povla~enju normalno kopira odabranu vrijednost,poput vrijednosti 100, u susjedne }elije. Me|utim, ako za vrijeme povla~enjadrìte pritisnutom tipku Ctrl, Excel pro{iruje seriju kao 100, 101, 102 itd.

Ponekad moète dvaput kliknuti na hvataljku ispune da biste automatskipro{irili seriju iz odabranog raspona. AutoFill odre|uje veli~inu rasponagledaju}i susjedni raspon. Na primjer, na slici 7-14 popunili smo stupac Aserijom vrijednosti. Stupac B moète jednostavno popuniti ubacuju}i vrijed-nosti serije u }elije B1 i B2, a zatim odabirom raspona B1:B2 i dvostrukimklikom na hvataljku ispune. Novostvorena serija zaustavlja se u }eliji B6kako bi odgovarala popunjenim }elijama u stupcu A. Rezultat je prikazanna slici 8-15.


ad

ne stra

nice

II.

SLIKA 8-13.

Vrijednosti ustupcima B do Hsu pro{irene oda-birom vrijednostiiz stupca A i pov-la~enjem hvatalj-ke ispune udesno.

SLIKA 8-14.

Vrijednosti ustupcima C do Hsu pro{irene upo-trebljavaju}i inter-vale izme|u vri-jednosti u stupci-ma A i B.

VIDI IVi{e informacija oformatima datumapogledajte u 13.poglavlju “Datumii vrijeme”.

?

243

Kada odabrane }elije ne sadrè seriju, poput obi~nih tekstualnih vrijednosti,dvostruki klik na hvataljku ispune kopira odabrane }elije u susjedni raspon.Primjerice, ako raspon D1:D2 sadrì tekst, a dvaput kliknete na hvataljkuispune, tekstualne }e se vrijednosti kopirati prema dolje do }elije D6.

Povla~enje hvataljke ispune desnom tipkom mi{aKada za popunjavanje raspona ili pro{irivanje serije upotrijebite desnutipku mi{a, pojavit }e se pri otpu{tanju tipke izbornik pre~ica, prikazan na slici 8-16. Naredbe iz izbornika pre~ica moète upotrijebiti za kontroluna~ina na koji se popunjavaju rasponi i pro{iruju serije.

Naredba Copy Cells u izborniku pre~ica jednostavno kopira odabrane,odnosno izvorne }elije – i sadràj i formate – u ciljni raspon, ponavljaju}i,ako je to neophodno, uzorak }elija. Ako na slici 8-16 odaberemo naredbuFill Series, sekvenca odabranih brojeva pro{iruje se na jednak na~in kao ipri uobi~ajenoj upotrebi hvataljke ispune lijevom tipkom mi{a. Okvir slijeve strane pokaziva~a mi{a prikazuje zadnju vrijednost koju bismo dobilipovla~enjem lijevom tipkom mi{a (u ovom slu~aju 90). Ako odaberemonaredbu Fill Formats, kopiraju se samo informacije o formatima izvornih}elija, a sadràj ostaje nedirnut. Ako odaberemo naredbu Fill Values, kopirase sadràj izvornih }elija (ili se pro{iruje serija, ovisno o sadràju), ali for-mati izvornih i ciljnih }elija ostaju nedirnuti.


244

SLIKA 8-15.

Pro{irili smo serijuna B3:B6 odabi-rom rasponaB1:B2 i dvostru-kim klikom nahvataljku ispune.

SLIKA 8-16.

Ako za povla~enjehvataljke ispuneupotrijebite desnutipku mi{a, priotpu{tanju tipkepojavit }e se ovajizbornik pre~ica.

Ako izvorne }elije sadrè datume, naredbe Fill Days, Fill Weekdays, FillMonths i Fill Years postaju dostupne u izborniku pre~ica, omogu}avaju}ivam pro{irivanje serija pri ~emu se pove}avaju samo odgovaraju}e kompo-nente datuma (dani, imena dana, mjeseci ili godine).

Naredba Linear Trend stvara jednostavnu linearno rastu}u seriju sli~no onojkoja se stvara povla~enjem hvataljke ispune lijevom tipkom mi{a. NaredbaGrowth Trend stvara jednostavnu nelinearnu rastu}u seriju, upotrebljava-ju}i odabrane }elije kako bi ekstrapolira to~ke prema rastu}oj eksponencijal-noj krivulji. Na slici 8-17, reci 3 do 6 u stupcu A sadrè seriju stvorenu na-redbom Linear Trend, a isti reci u stupcu B sadrè seriju stvorenu naredbomGrowth Trend.

Kada odaberete naredbu Series, pojavljuje se okvir za dijalog Series, omo-gu}avaju}i vam stvaranje vlastitih serija. Naredba Series pobliè je obja{njenana 275. stranici.

Stvaranje vlastitih popisaAko primijetite kako ~esto unosite jednu te istu sekvencu u svoju radnustranicu, poput popisa imena, moète upotrijebiti Excelovu opciju CustomLists, kako biste uno{enje te sekvence u~inili jednostavnim poput povla~e-nja mi{a. Nakon {to stvorite sekvencu, moète je ubaciti u susjedni raspon}elija jednostavnim utipkavanjem bilo kojeg elementa sekvence u }eliju ipovla~enjem hvataljke ispune.

Na primjer, slika 8-18 pokazuje jedno ime koje smo unijeli u }eliju A1 ivlastiti popis koji smo u }elije A2:A5 unijeli jednostavnim povla~enjemhvataljke ispune.


ad

ne stra

nice

II.

245

SLIKA 8-17.

Stvorili smo jed-nostavnu, linear-no rastu}u serijuu stupcu A i neli-nearno rastu}useriju u stupcu B.

SLIKA 8-18.

Za automatskiunos vrijednosti,povla~enjemhvataljke ispunemoète stvoritivlastite popise.

Da biste stvorili vlastiti popis, slijedite naredne korake:

1. Iz izbornika Tools odaberite Options i kliknite na karticu Custom Lists.

2. Uz odabrani element NEW LIST u popisu Custom Lists, upi{ite u tekstpolje List Entries elemente koje èlite uklju~iti u novi popis. Obratitepozornost na redoslijed stavki.

3. Kliknite na Add kako biste novi popis dodali popisu u polju CustomLists.

4. Kliknite na OK kako biste se vratili u radnu stranicu.

Uvoz vlastitih popisaVlastiti popis moète stvoriti i uvozom elemenata iz postoje}eg raspona}elija. Da bismo uvezli elemente pokazane na slici 8-18, najprije smoodabrali raspon A1:A5 i kliknuli na karticu Custom Lists okvira za dijalogOptions. Zatim smo kliknuli na gumb Import kako bismo dodali odabranepodatke u novi popis, {to pokazuje slika 8-19. Potom smo kliknuli na OKda bismo zatvorili okvir za dijalog. Alternativno, moète kliknuti u poljeImport Lists from Cells, {to vam omogu}uje izravni odabir }elija na radnojstranici. îm zapo~nete povla~iti mi{a okvir za dijalog }e se smanjiti kakobi vam pruìo veliku preglednu povr{inu, a ~im zavr{ite vratit }e se nasvoju izvornu veli~inu. (Za brisanje vlastitog popisa, kliknite na popis kojièlite izbrisati pa kliknite na gumb Delete.)


246

SLIKA 8-19.

Upotrijebitegumb Import nakartici CustomLists kako bi po-stoje}i sadràjraspona }elijadefinirali kao novi vlastiti popis.

Neposredno ure|ivanje u }elijamaSadràj }elija moète promijeniti i urediti ne upotrebljavaju}i traku za for-mulu. Dvostrukim klikom na }eliju moète izvesti bilo koju uobi~ajenuoperaciju ure|ivanja neposredno u }eliji. Slika 8-20 pokazuje }eliju koja seure|uje na ovaj na~in.

Poni{tavanje, ponovno izvo|enje i ponavljanje akcije

Naredbu Undo moète upotrijebiti za povrat prethodnog stanja u slu~ajupogre{ke pri ure|ivanju, bez potrebe ponovnog unosa podataka ili isprava-ka u }elijama. Za poni{tavanje prethodne operacije, iz izbornika Editodaberite Undo, pritisnite Ctrl+Z na tipkovnici ili kliknite na gumb Undokoji se nalazi na traci s alatima Standard. Vi{e puta ponovljena upotrebanaredbe Undo omogu}ava vam poni{tavanje u~inka zadnjih 16 akcija.

Gumb Undo uklju~uje i padaju}i popis sa zadnjih 16 izvedenih akcija. U tom popisu moète odabrati i istovremeno poni{titi djelovanje po voljimnogo akcija. Popis }ete, kako to pokazuje slika 8-21, pokazati kliknete li na malu strelicu uz gumb Undo.


ad

ne stra

nice

II.

247

SLIKA 8-20.

]eliju moète ure-diti ako na njudvaput kliknete.

Da biste }eliju neposredno uredili, mora biti potvr|ena opcija Edit Directly InCell. Ako je ova opcija, koja je podrazumijevano uklju~ena, isklju~ena,moète je uklju~iti odabirom naredbe Options iz izbornika Tools, klikom nakarticu Edit i potvrdom navedene opcije.

NAPOMENA>>

SLIKA 8-21.

Kliknite na strelicuuz gumb Undokako biste oda-brali i istovre-meno poni{tilidjelovanje grupezadnjih izvedenihakcija.

Mala statusna traka na dnu popisa pokazuje broj odabranih akcija.

Kada je popis vidljiv, povucite mi{em prema dolje kako biste odabraligrupu akcija ~ije djelovanje èlite poni{titi. Nakon zavr{nog klika mi{em,radna }e stranica izgledati kao da naredbe koje ste odabrali nisu bile izve-dene.

Undo poni{tava u~inak ve}ine naredbi izbornika Edit i vra}a unose u trakuza formulu. Na primjer, ako slu~ajno izbri{ete raspon podataka, odaberiteUndo kako biste vratili te podatke. Ako ure|ujete sadràj }elije i shvatite dasu u~injene izmjene pogre{ne, odaberite Undo kako biste vratili polazni for-mat. Sli~no vrijedi i za niz drugih vrsta naredbi.

Naredba Undo se mijenja kako bi ozna~ila akciju koju trenutno moèteponi{titi. Primjerice, pretpostavimo da odaberete naredbu All iz podiz-bornika Clear izbornika Edit, kako biste izbrisali sadràj raspona }elija izatim otkrijete da ste izbrisali krivi raspon. Naredba Undo u izborniku Editpostat }e naredba Undo Clear. Sli~no tome, ako u }eliju unesete formulu, u izborniku Edit javlja se naredba Undo Typing.

Na àlost, Excel sadrì niz naredbi koje Undo ne moè poni{titi. Nakonodabira jedne od ovih naredbi, u izborniku Edit se zasivljeno pojavljujeopcija Can’t Undo. Te akcije se ne}e pojaviti u padaju}em popisu gumbaUndo.

Akcije koje ne djeluju na UndoNeke zadatke moète izvesti ne djeluju}i na naredbu Undo. Primjerice,moète upotrijebiti pokaziva~ }elije i klizne trake kako biste se pomicalikroz radnu stranicu i aktivirali druge }elije. Osim toga, naredbe kojepomi~u pokaziva~ }elije ne djeluju na Undo. Na primjer, ako upotrijebiteGo To i Find iz izbornika Edit, Undo ostaje nepromijenjen. Undo ostajenepromijenjen i u slu~aju pomaka na drugu radnu stranicu ili drugu radnubilje`nicu. Zamijetite da Excel ne ~uva odvojene Undo popise za svakuradnu bilje`nicu, ve} linearno prati va{e akcije ure|ivanja. Svaka se akcija u


248

Nekoliko je naredbi nemogu}e poni{titi. Primjerice, ne moète poni{titinaredbu Delete Sheet iz izbornika Edit. Ako niste sigurni treba li vam radnastranica, aktivirajte je i pogledajte prije brisanja.

Sli~no, naredbu Worksheet iz izbornika Insert ne moète poni{titi. Svakakonajprije spremite svoju radnu bilje`nicu prije upotrebe bilo koje od ovih dvijunaredbi. Ako kasnije shvatite da ste pogre{kom obrisali ili otvorili radnustranicu, uvijek se moète vratiti u polaznu radnu bilje`nicu.

UPOZORENJE!

VIDI IVi{e informacija onaredbama za po-mak pokaziva~a}elije pogledajte u5. poglavlju “Osno-ve rada s radnimstranicama”.

?

otvorenoj radnoj bilje`nici zapisuje jedna za drugom. Ako ste unijeli promje-ne u vi{e radnih bilje`nica, Undo }e kroz njih prona}i korake va{ih akcija.

Ponovno izvo|enje poni{tene akcijePo{to upotrijebite Undo, ime se naredbe mijenja u Redo. Redo poni{tavaUndo, vra}aju}i radnu stranicu u stanje u kojem je bila prije izvo|enjanaredbe Undo. Na primjer, kada ponovno pokaète izbornik Edit nakonizvo|enja naredbe Undo Clear, naredba se pretvara u Redo Clear. Akoodaberete ovu naredbu, Microsoft Excel 2000 ponovno bri{e sadràj oda-branog raspona i pretvara ime opet u Undo Clear.

Gumb Redo na traci s alatima Standard radi kao i gumb Undo, {to je malo-prije opisano, te omogu}ava izvo|enje zadnjih 16 akcija. Kada poni{titedjelovanje zadnjih nekoliko akcija iz popisa Undo, te se akcije automatskiprebacuju u vlastiti popis gumba Redo. Nakon ponovnog izvo|enjaponi{tene akcije, ta se akcija ponovno vra}a u popis gumba Undo.

Da biste vidjeli promjene u va{oj radnoj stranici, moète iskoristiti prednostUndo/Redo naredbe. Pretpostavimo da ure|ujete }eliju ~iji se sadràjupotrebljava u nekoliko formula. Da biste vidjeli u~inak promjene sadràja,pomi~ite se kroz radnu stranicu i pogledajte ostale }elije. Ako ne pamtitekako je }elija izgledala prije promjene, moète upotrijebiti Undo i Redo dabiste dobili sadràje “prije i poslije”.

Ponavljanje zadnje akcijeNaredbu Repeat moète upotrijebiti za ponovno izvo|enje akcije – ~ime sepostiè zna~ajna vremenska u{teda u slu~aju da istu akciju izvodite nanekoliko podru~ja. Naredba Repeat je posebno zahvalna pri ponavljanjunaredbi poput Insert i Delete, koje ne moète izvesti nad nesusjednimvi{estrukim odabirom }elija ili raspona.

Na neki je na~in naredba Repeat sli~na naredbi Undo. Ime naredbe mijenjase kako bi odrazilo va{u zadnju akciju. Primjerice, pretpostavimo daodaberete naredbu Formats iz podizbornika Clear izbornika Edit. Kadaponovno prikaète izbornik Edit, naredba Repeat se pojavljuje kao RepeatClear. (Ova naredba se normalno ne pojavljuje na skra}enim izbornicima.


ad

ne stra

nice

II.

249

Microsoft Excel for Windows 95 uklju~ivao je na traci s alatima Standardgumb Repeat koji je izgledao jednako kao sada gumb Redo.

NAPOMENA>>

Kliknite na dvostruku strelicu na dnu izbornika Edit da biste je prikazali.)Ako odaberete neku drugu }eliju ili raspon, a zatim pokrenete Repeat Clearili pritisnete gumb Repeat, Microsoft Excel pretpostavlja da èlite izvestiistu akciju – u ovom slu~aju, brisanje formata – na novom odabiru.

Za razliku od Undo, Repeat radi s ve}inom naredbi. Jedine su iznimke onenaredbe koje je logi~ki nemogu}e ponoviti. Na primjer, ako spremite dato-teku upotrebom naredbe Save iz izbornika File, ne moète ponoviti akciju.U ovom slu~aju naredba Repeat odnosi se na zadnju naredbu koju je mogu-}e ponoviti.

Upotreba naredaba za ure|ivanjeDok za brzo i jednostavno izvo|enje ve}ine uobi~ajenih operacija ure|i-vanja moète koristiti neposredno ure|ivanje u }eliji, naredbe izbornikaponekad nude prednosti i dodatnu funkcionalnost. Ovaj odjeljak opisujeExcelove naredbe za ure|ivanje i obja{njava pravila i propise kod primjenetih operacija.

Brisanje sadràja i formata }elijaNaredbe Clear iz izbornika Edit moète upotrijebiti za brisanje sadràja}elije ili raspona, formata pridruènog }eliji ili rasponu, odnosno oboje. Istotako, ove naredbe moète upotrijebiti i za brisanje napomena i dijagrama.

Podizbornik Clear sadrì pet naredbi: All, Formats, Contents, Comments iHyperlinks. Naredba All bri{e sav sadràj odabranih }elija, bilo koje primi-jenjene formate (osim {irine stupca i visine retka), kao i bilo koji pridruènikomentar. Naredba Formats uklanja formate odabranih }elija, ali ostavljanjihov sadràj i komentare; odabrane se }elije tada vra}aju u format Generali stil Normal. Naredba Contents bri{e sadràj odabranih }elija, ali ostavljanedirnutima formate i komentare. Naredba Comments bri{e sve opaskevezane uz odabrane }elije, ali ostavlja nedirnutima sadràj i formate.Naredba Hyperlinks uklanja sve hiperveze iz odabranih }elija, ali ostavljanedirnutima sadràj, formate i komentare.


250

VIDI IVi{e informacija okomentarima veza-nim na }elije pog-ledajte u dijelu “Do-davanje komentara}elijama” na 292.stranici. Vi{e infor-macija o hiperveza-ma pogledajte u19. poglavlju, “Hi-perveze i Internet”.

?

Ako radite u traci za formulu ili neposredno ure|ujete }eliju, pritisak naDelete bri{e ozna~ene znakove ili znak desno od to~ke umetanja, dok pritisakna Backspace bri{e lijevo.

NAPOMENA>>

Brisanje }elija, stupaca i redakaZa Brisanje }elija iz va{e radne stranice moète upotrijebiti naredbu Delete.Za razliku od naredbe Clear, koja bri{e formate, sadràje ili komentare u}elijama, ali ostavlja samu }eliju, Delete uklanja odabranu }eliju ili raspon izradne stranice. Drugim rije~ima, Clear se pona{a kao gumica, a Delete kao{kare.

Brisanje ~itavih stupaca i redakaDa biste iz radne stranice uklonili ~itave stupce ili retke, odnosno neupotri-jebljeni prostor, moète upotrijebiti naredbu Delete, {to pokazuje slika 8-22.

Kao {to moète vidjeti na slici 8-23, nakon uklanjanja redaka 10, 11 i 12,svaki se element iz redaka ispod uklonjenih pomaknuo prema gore, pa seukupne vrijednosti, prije smje{tene u retku 13, sada pojavljuju u retku 10.


ad

ne stra

nice

II.

251

SLIKA 8-22.

Naredba Deletemoè ukloniti triretka vi{ka koji senalaze iznad retkas ukupnim vrijed-nostima.

Da biste ukloniliove prazne retke,povucite mi{empreko zaglavljaredaka 10, 11 i12, a zatim izizbornika Editodaberite Delete.

SLIKA 8-23.

Kada smo ukloniliretke 10 do 12,ostatak redaka uradnoj stranicipomi~e se premagore kako bi sepopunio razmak.

Dodatno tome, Excel prilago|uje formule u retku 10 kako bi uzeo u obziruklonjene retke. Prije uklanjanja dodatnih redaka, formula u }eliji B13 (sadau }eliji B10) bila je:

=SUM(B6:B12)

Me|utim, }elija B10 sada sadrì formulu:

=SUM(B6:B9)

Isto tako moète upotrijebiti Delete za uklanjanje stupaca. Jednostavnoodaberite stupac i pokrenite Delete. Stupac nestaje iz radne stranice, a svidaljnji stupci pomi~u se za jedan stupac ulijevo. Excel i u ovom slu~ajuaùrira formule.

U jednoj operaciji moète obrisati i vi{estruke odabire, ako se brisanjeodnosi na kompletne retke ili stupce. Primjerice, moète odabrati stupce Ado F i pokrenuti naredbu Delete. Me|utim, ako odaberete stupac C i }elijuB6, te pokrenete Delete, ugledat }ete poruku Cannot use that command withselections that contain entire Rows or Columns, and also other cells. Try selectingonly entire Rows, entire Columns, or just groups of cells.

Brisanje dijelova redaka i stupacaUkloniti moète i dijelove stupaca i redaka, ~ak i samo jednu }eliju.Jednostavno odaberite }eliju ili }elije i odaberite Delete.

Primjerice, da biste obrisali }elije F6:F10 iz radne stranice na slici 8-23 bezpromjene ostalih }elija iz stupca F, odaberite }elije F6:F10 i zatim pokreniteDelete iz izbornika Edit. Excel prikazuje okvir za dijalog sa slike 8-24 nasljede}oj stranici. Kao {to moète vidjeti, Excel treba vi{e informacija prijeizvo|enja naredbe Delete. Okvir za dijalog Delete moète upotrijebiti zapomak ostalih }elija ulijevo ili nagore zbog popunjavanja praznine iliuklanjanje ~itavih stupaca i redaka. U ovom primjeru ostavite potvr|enomopciju Shift Cells Left i kliknite na OK. Excel bri{e samo odabrani raspon –F6:F10. Excel tada prilago|ava radnu stranicu tako da se }elije G6:G10 po-mi~u u F6:F10, one u H6:H10 u G6:G10, itd. Slika 8-25 na sljede}oj stranicipokazuje kako izgleda radna stranica nakon brisanja. Uo~ite kako je Excelpro{irio stupac F.


252

Karticu Columns i Rows iz datoteke Editing.xls koja je kori{tena na slikama 8-22, 8-23, 8-25 i 8-27 moète na}i na http://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/.

NA WEBUW

Kada uklonite dijelove retka ili stupca, lako se moè poremetiti smje{tajpojedinih podataka. Na primjer, na slici 8-25, oznaka Total u stupcu G nijese pomaknula ulijevo s ostalim podacima u tom stupcu. Kao rezultat,


ad

ne stra

nice

II.

253

SLIKA 8-24.

Naredba Deleteuklanja zadane}elije kao i ~itaveretke i stupce.

SLIKA 8-25.

Uz opciju ShiftCells Left, uklo-njene su }elijeF6:F10.

Ako odaberete F6:F10, zatim Delete, a na kraju potvrdite Shift Cells Up,Excel jo{ uvijek uklanja samo raspon F6:F10. Zatim se ostatak stupca F –~itav raspon F11:F65536 – pomi~e pet }elija prema gore.

Iako obi~no moète upotrijebiti naredbu Undo za poni{tavanje operacijebrisanja, morali biste paziti na sljede}e:

� Prije uklanjanja ~itavih redaka ili stupaca, pogledajte va{u radnu stra-nicu u potpunosti kako biste bili sigurni da ne bri{ete va`ne, a trenutnoneprikazane informacije.

� Ako bri{ete }eliju o kojoj ovise formule u drugim }elijama, pojavit }e seu formulama gre{ka #REF!. Brisanje }elija na koje se odnose formulemoè biti katastrofalno.

� Kada izbri{ete stupac ili redak na koji se odnosi argument neke funkci-je, Excel mijenja argument, ako je ikako mogu}e, kako bi ura~unaoizbrisano. Ova je prilagodljivost dobar razlog zbog kojeg je bolje, gdjeje mogu}e, upotrijebiti funkcije umjesto formula.

SAVJET❞

Umetanje stupaca i redakaNaredbe iz izbornika Insert moète upotrijebiti za dodavanje }elija, stupacai redaka u radnu stranicu. Na primjer, pretpostavimo da ste nakon izvr{eneprilagodbe i zavr{nih detalja pri radu s radnom stranicom sa slike 8-26otkrili da je poduze}e kupilo jo{ jedan ~asopis, ~iji se prodajni rezultatimoraju kombinirati s ostalima. Sre}om, upotrebom naredbe Columns izizbornika Insert, moète na brzinu popraviti stvar bez mnogo posla iponovnih prora~una.

Da biste stvorili mjesta za novi ~asopis, jednostavno odaberite zaglavljestupca, u ovom slu~aju stupca F, i pokrenite iz izbornika Insert naredbuColumns. Sadràj stupca F pomi~e se u stupac G, ostavljaju}i stupac Fpraznim i spremnim za nove informacije, {to pokazuje slika 8-27.


254

SLIKA 8-26.

Uklonili smo }elijeF1:F5 kako bismopopravili zaglavljastupaca.

zaglavlje podataka u stupcu F sada se pojavljuje u krivom stupcu. Moglismo izbje}i ovaj problem uklanjanjem }elija F1:F10 umjesto F6:F10, {topokazuje slika 8-26. (I opet, morate pro{iriti stupac F da biste vidjeli bro-jeve. Ina~e, vidite samo ####.)

SLIKA 8-27.

Naredba Columnsiz izbornika Insertdodala je stupacza novi ~asopis.

Novoumetnute }elije preuzimaju formate }elija iz stupca lijevo, a formule u}elijama G6:G13 prilago|uju se zbog uzimanja u obzir pro{irenog raspona.

Sli~no tome, da biste umetnuli redak, odaberite onaj iznad kojeg èliteumetnuti novi, a zatim pokrenite naredbu Rows iz izbornika Insert. Oda-birom naredbe Cells iz izbornika Insert, moète umjesto ~itavih redaka istupaca umetnuti }elije, {to pokazuje slika 8-28.


ad

ne stra

nice

II.

255

Excel nudi {est gumba za umetanje i brisanje. Ovi gumbi ne nalaze se nasvim trakama s alatima, pa za njihovu upotrebu morate ili stvoriti vlastitutraku s alatima ili promijeniti postoje}u. Ako ~esto ume}ete i bri{ete, moglibiste stvoriti vlastitu traku s alatima Insert/Delete, koja bi sadràvala {est alatki, poput ove na slici.

Gumbi su, slijeva nadesno, Insert Cells, Insert Row, Insert Columns, Delete,Delete Row, Delete Columns. Odaberite Toolbars i Customize iz izbornikaView. Odaberite jaha~ Toolbars, kliknite na bumg New i unesite ime trake salatima. Zatim odaberite jaha~ Commands. Gumbi Insert se nalaze u kate-goriji Insert, a gumbi Delete u kategoriji Edit. (Vi{e informacija o stvaranjuvlastitih traka s alatima pogledajte u 3. poglavlju “Trake s alatima i izbornici”.

Pri upotrebi gumba Insert ili Delete, ne}ete ugledati okvir za dijalogDelete. Umjesto toga, Excel upotrebljava zdravorazumski pristup kako biodredio smjer u kojem se pomi~u okolne }elije. Ako je odabir {iri nego vi{i(primjerice, 2 }elije {irok i 1 visok), gumb Insert automatski pomi~e }elijenadolje, a gumb Delete ih podiè prema gore.

Upotreba gumba Insert Row, Insert Column, Delete Row i Delete Columnekvivalentna je odabiru opcija Entire Row i Entire Column u okvirima za dija-log Insert i Delete. Za upotrebu ovih gumba ne morate unaprijed odabrati~itav redak ili stupac. Umjesto toga, jednostavno odaberite jednu ili vi{e }e-lija ispod svakog retka ili desno od svakog stupca koji èlite umetnuti, odnos-no jednu ili vi{e }elija u svakom od redaka ili stupaca koji èlite ukloniti.

Stvaranje vlastite trake s alatima Insert i Delete

Ako ste nedavno upotrijebili naredbe Cut i Copy za prijenos nekih informa-cija iz va{e radne bilje`nice u Windows Clipboard (memorijsko podru~jekoje privremeno ~uva podatke), naredba Cells u izborniku Insert mijenja seu Cut Cells ili Copied Cells. Bilo koju od ovih naredbi moète upotrijebitiza simultano umetanje neophodnog broja }elija i uljepljivanje sadràjaClipboarda u nove }elije. Da biste u ovakvim okolnostima umetnuli prazne}elije, najprije pritisnite Esc kako biste o~istili sadràj Clipboarda, a zatimotvorite izbornik Insert. Ponovno se pojavljuje naredba Cells.

Kao {to je slu~aj i s naredbom Delete, pomo}u naredbe Insert moète napra-viti vi{e odabira koji jedan s drugim ne grani~e sve dok vr{ite odabir ilisvih redaka ili svih stupaca.

Odsijecanje i uljepljivanjeNaredbe Cut i Paste iz izbornika Edit moète upotrijebiti za premje{tanjepodataka i formata s jednog mjesta na drugo. Za razliku od naredbi Delete i Clear, koje uklanjaju }elije i njihove sadràje, naredba Cut postavlja crtkaniokvir (marquee) oko odabranih }elija i smje{ta kopiju va{eg odabira uClipboard, koji ~uva podatke koje moète ulijepiti na novo mjesto.

Kada odaberete raspon u koji èlite smjestiti odsje~ene }elije, na novi ihpoloàj smje{ta naredba Paste, bri{u}i sadràj crtkano uokvirenih }elija,nakon ~ega okvir nestaje.


256

VIDI IVi{e informacija onaredbama Cut iCopy potraìte u“Odsijecanje i ulje-pljivanje” na 256.str. Vi{e informaci-ja o umetanju od-sje~enih }elija po-traìte u “Umeta-nje isje~enih }elija”na 259. str.

?

SLIKA 8-28.

Naredba Cellsizbornika Insertpokazuje ovajokvir za dijalog.

VIDI IVi{e informacija oupotrebi mi{a zakopiranje i lije-pljenje potraìte u“Pomicanje i kopi-ranje mi{em” na238. str.

?

Naredbe Cut i Paste mogu se izvesti i s tipkovnice; to su iste naredbe kojekoriste uglavnom svi programi Windowsa. Umjesto naredbe Cut moète pritisnuti kombinaciju Ctrl+X, a umjesto naredbe Paste kombinaciju Ctrl+V.Isto tako, za izvo|enje ovih naredbi moète kliknuti na gumbe Cut i Paste natraci s alatima Standard.

SAVJET❞

Kada upotrijebite naredbe Cut i Paste kako biste pomaknuli raspon }elija,Excel bri{e i sadràj i formate iz isje~enog raspona i prenosi ih u }elije ulije-pljenog raspona. Primjerice, kako biste prebacili sadràj raspona A1:A5 saslike 8-29 u }elije C1:C5, odaberite }elije A1:A5 i zatim pokrenite naredbuCut iz izbornika Edit. Pojavit }e se crtkani okvir oko odabranih }elija, {topokazuje slika 8-29. Nakon toga odaberite }eliju C1 i pokrenite naredbuPaste iz izbornika Edit. Desni dio slike 8-29 pokazuje rezultat: i sadràj iformati pridruèni }elijama A1:A5 premje{teni su u }elije C1:C5, a }elijeA1:A5 su prazne. Ako sada unesete vrijednosti u }elije A1:A5, one sevra}aju u podrazumijevani format.

Kada pomaknete }eliju, Excel prilago|uje formule izvan isje~enog dijelakoje se odnose na te }elije. Na primjer, }elija A5 na slici 8-29 sadrì formulu:

=SUM(A1:A4)

Kada pomaknemo }elije A1:A5 u }elije C1:C5, pomak nema u~inka nasadràj }elija. Me|utim, formula u C5 sada je:

=SUM(C1:C4)

Pravila odsijecanja i uljepljivanjaKada upotrijebite naredbe Cut i Paste, prisjetite se sljede}ih pravila:

� Isje~eno podru~je koje odabirete mora biti jedan pravokutni raspon}elija. Ako poku{ate odabrati vi{e od jednog raspona, ugledat }eteporuku Select only one range at a time, and then click the command again.

� Uljepljivati moète samo jednom nakon upotrebe naredbe Cut. Dabiste ulijepili odabrane podatke na dva ili vi{e mjesta, upotrijebitenaredbu Copy. Zatim moète upotrijebiti naredbe podizbornika Clearkako biste obrisali sadràj polazne }elije ili raspona.


ad

ne stra

nice

II.

257

SLIKA 8-29.

Upotrijebite nared-be Cut i Paste kakobiste pomaknulisadràj iz rasponaA1:A5 u }elijeC1:C5.

Karticu Cut&Paste u datoteci Editing.xls sa slika 8-29 i 8-30 moète na}i nahttp://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/.

NA WEBUW

� Prije izvo|enja naredbe Paste, ne morate odabrati ~itav raspon. Kadaodaberete jednu }eliju raspona za uljepljivanje, Excel pro{iruje topodru~je kako bi odgovaralo, veli~inom i oblikom, isje~enom podru~-ju. ]elija koju odaberete postaje gornji lijevi kut raspona za uljepljiva-nje. Me|utim, ako odaberete ~itav raspon za uljepljivanje, provjeriteda li je odabrani raspon jednak po veli~ini i obliku isje~enom pod-ru~ju. Ako ta podru~ja nisu jednaka veli~inom i oblikom, ugledat }eteporuku Cut and paste areas are not the same size and shape. Da biste rije-{ili problem, kliknite na OK i odaberite novo podru~je za uljepljivanje.

� Excel pri izvo|enju uljepljivanja naredbom Paste prepisuje novi sadr-àj i formate preko postoje}ih. Ako ne èlite izgubiti sadràje postoje-}ih }elija, provjerite ima li va{a radna stranica dovoljno praznih }elijaispod i desno od }elije koju odaberete kao gornji lijevi kut podru~ja zauljepljivanje, kako bi ovo moglo dràti ~itavo isje~eno podru~je.

Upotreba preklapaju}ih raspona odsijecanja i uljepljivanjaPretpostavimo da èlite pomaknuti }elije A1:B5 u radnoj stranici na lijevojstrani slike 8-30 u }elije B1:C5, kako biste popunili prazni stupac C. Moglibiste odabrati }elije A1:A5 i pokrenuti iz izbornika Insert naredbu Columns,ali bi se tada sve }elije iz redaka 1 do 5 pomaknule za jedan stupac udesnoa prazan stupac bi i dalje bio ovdje.


258

SLIKA 8-30.

Pri pomicanju in-formacija moèteupotrijebiti pre-klapaju}a podru~-ja odsijecanja iuljepljivanja.

Ako odaberete }elije A1:B5kao va{e isje~eno podru~je, a}elije B1:C5 kao va{e podru~jeuljepljivanja, elementi A1:B5se pomi~u prema va{im o~eki-vanjima, ali se podaci desnood stupca C u recima 1 do 5ne mi~u.

Na sre}u, Excel nudi na~in za rje{enje ovog problema. S obzirom da Excelprenosi sadràj va{eg isje~enog podru~ja u va{e podru~je uljepljivanja prijebrisanja podataka u isje~enom podru~ju, moète odrediti preklapaju}apodru~ja odsijecanja i uljepljivanja bez gubitka informacija u preklapaju}im}elijama.

Umetanje isje~enih }elijaPri upotrebi naredbe Paste, Excel uljepljuje }elije u odabrano podru~je va{eradne stranice. Ako odabrano podru~je ve} sadrì podatke, oni se mijenjajuulijepljenim podacima.

Uz neke uvjete, moète smjestiti informacije spremljene u Clipboarduizme|u postoje}ih }elija radne stranice, a ne ulijepiti ih preko postoje}ih}elija. Da biste to izveli, upotrijebite umjesto naredbe Paste izbornika Edit,naredbu Cut Cells izbornika Insert. Naredba Cut Cells zamjenjuje naredbuCells i pojavljuje se u izborniku jedino ako ste odsjekli odre|ene podatke uClipboard. (Za izvo|enje ove operacije moète upotrijebiti i mi{a neposred-no nad }elijom ili rasponom }elija. Pogledajte “Pre~ice pri unosu i ure|ivanju”na 236. stranici.)

Primjerice, kako biste preuredili imena mjeseci pokazanih na slici 8-31 takoda po~inju sa September, a zavr{avaju s August, slijedite naredne korake:

1. Odaberite }elije A10:A13 i pokrenite naredbu Cut iz izbornika Edit.

2. Aktivirajte }eliju A2.

3. Iz izbornika Insert odaberite Cut Cells.

Excel postavlja datume iz }elija A10:A13 u }elije A2:A5, a zatim pomi~eostatak stupca A nadolje kako bi smjestio umetnuti dio, {to pokazuje slika8-31.


ad

ne stra

nice

II.

259

SLIKA 8-31.

Upotrebom nared-be Cut iz izbornikaEdit u kombinacijis naredbom CutCells izbornikaInsert, premjestilismo ~etiri imenamjeseci s dna po-pisa bez promjeneostalog dijela.

Karticu Insert Cells iz datoteke Editing.xls koja je kori{tena u prethodnom pri-mjeru moète na}i na http://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/.

NA WEBUW


260

U prethodnim verzijama Excela mogli ste odjednom odsijecati i kopirati samojedan element. Me|utim, nova osobina Excela 2000, nazvana “Collect andCopy”, vam omogu}uje da odsijecate i kopirate do 12 odvojenih elemenata i da ih po èlji uljepljujete, jedan po jedan ili sve odjednom. Mo`da ste ve}vidjeli traku s alatima Clipboard koja je prikazana na sljede}oj slici i zapitalise ~emu sluì.

Kada kopirate neki element (}eliju, raspon, tekst, objekt itd.) on je privre-meno spremljen u podru~je memorije koje se zove Clipboard. U Excelu 2000,pro{ireni Clipboard vam omogu}uje da se {e}ete kroz jednu ili vi{e radnihstranica ili radnih bilje`nica i prikupite do 12 elemenata koje moète kasnijekopirati po èlji.

Kada kopirate ili odsijecate element, a zatim sljede}i, automatski }e sepojaviti traka s alatima Clipboard. (Ako se ne pojavljuje, odaberite Toolbars iz izbornika View i zatim odaberite Clipboard.) Prilikom svakog sljede}egkopiranja ili odsijecanja, na traci s alatima Clipboard se pojavljuje nova ikona.Gornja slika prikazuje 6 razli~itih elemenata u Clipboardu koji vam poputsvojevrsne palete omogu}uje njihovo uljepljivanje. Clipboard se pove}ava dabi prikazao uvijek nove ikone sve dok ih ne bude maksimalno 12.

Da biste iz Clipboarda ulijepili neki element, odaberite }eliju i zatim klik-nite na ikonu koja predstavlja taj element. Kada pokaziva~em mi{a prelazitepreko ikona, pojavljuje se balon koji opisuje sadràj ikone. Na gornjoj slicibalon nazna~uje da tre}i element sadrì rije~ February.

Pomo}u ove osobine lako moète stvarati nove popise. Primjerice, moètekopirati elemente sa raznih lokacija i zatim kliknuti na gumb Paste All natraci s alatima Clipboard i sve ih ulijepiti u isti stupac istim redom kojim steih prikupili. Da biste ispraznili Clipboard i pripremili ga za novi popis eleme-nata, kliknite na gumb Clear Clipboard.

Prikupljanje i kopiranje❡2000

Kopiranje i uljepljivanjeZa udvostru~avanje sadràja i formata odabranih }elija u druga podru~java{e radne stranice, bez u~inka na polazne }elije, upotrijebite naredbe Copyi Paste iz izbornika Edit. Naredbu Copy (ili gumb Copy na traci s alatimaStandard) upotrebljavate da biste ozna~ili raspon koji èlite kopirati, anaredbu Paste (ili gumb Paste na traci s alatima Standard) za ozna~avanjemjesta gdje èlite kopirati podatke. Isto tako, umjesto odabira naredbe Pastemoète pritisnuti tipku Enter, ali samo ako èlite ulijepiti jednu kopiju. Pri-tisak na Enter nakon izvedene naredbe Copy uljepljuje jednu kopiju i zatimiz Clipboarda uklanja kopirane }elije. (Za neposredno kopiranje i uljeplji-vanje }elija i raspona, tako|er moète upotrijebiti i mi{a.)

Naredba Paste uljepljuje sve iz kopiranih }elija – sadràj, formate i opaske.Da biste ulijepili samo neke elemente, upotrijebite naredbu Paste Special.

Kopiranje jedne }elijePretpostavimo da }elija A1 va{e radne stranice sadrì vrijednost 100. Dabiste kopirali sadràj }elije A1 u }eliju C1, odaberite }eliju A1, iz izbornikaEdit izaberite Copy, kliknite na }eliju C1 pa iz izbornika Edit izaberite Paste.

Crtkani okvir oko }elije A1 ne nestaje nakon upotrebe naredbe Paste. Okvirozna~ava da je kopirano podru~je jo{ uvijek aktivno. Sve dok je crtkaniokvir prikazan, moète upotrebljavati Paste za stvaranje daljnjih kopija}elije. âk moète upotrebljavati naredbe izbornika Window, kao i naredbeOpen i New izbornika File, a da pritom ne izgubite kopirano podru~je.Primjerice, moète kopirati }eliju u drugo podru~je va{e radne stranice,upotrijebiti naredbu Open izbornika File za otvaranje druge radne bilje`-nice, a zatim uljepiti }eliju u novu radnu bilje`nicu. Da biste zavr{ili s uljep-ljivanjem i uklonili sadràj kopiranog podru~ja iz Clipboarda, pritisniteEnter ili pritisnite Esc kako bi prekinuli operaciju.

Odre|uju}i podru~je za uljepljivanje razli~itih veli~ina i oblika, moète stvo-riti vi{estruke kopije sadràja kopiranog podru~ja, {to pokazuje slika 8-32.


ad

ne stra

nice

II.

261

VIDI IVi{e informacija onaredbi Paste Spe-cial pogledajte udijelu “Selektivnouljepljivanje” na268. stranici.

?

SLIKA 8-32.

Omogu}eno vamje stvaranje vi{e-strukih kopija jed-ne }elije, odabi-rom raspona prijeuljepljivanja.

Ako kao podru~je za uljepljivanje odredite raspon C1:E2,Excel kopira sadràj }elije A1 u svaku }eliju raspona C1:E2.

Isto tako, moète odrediti vi{estruka nesusjedna podru~ja za uljepljivanje.Na primjer, da biste kopirali sadràj }elije A1 u }elije C1, C3 i D2, slijeditenaredne korake:

1. Odaberite }eliju A1.

2. Odaberite Copy iz izbornika Edit ili kliknite na gumb Copy.

3. Odaberite }eliju C1 i drìte pritisnutom tipku Ctrl, a zatim kliknite na}elije D2 i C3.

4. Odaberite Paste iz izbornika Edit ili kliknite na gumb Paste.

Va{a radna stranica sada izgleda poput ove na slici 8-33.

Kopiranje rasponaNaredbu Copy moète upotrijebiti i za kopiranje raspona isto tako kao i zakopiranje jedne }elije.

Kao i kod naredbi Cut i Paste, pri kopiranju raspona }elija ne morateodabrati ~itav raspon za uljepljivanje. Morate samo nazna~iti gornji lijevikut raspona, odabiru}i jednu }eliju.

Crtkani okvir ostaje aktivan. Moète nastaviti s uljepljivanjem sadràjakopiranog podru~ja u nova podru~ja uljepljivanja sve dok ne pritisneteEnter ili Esc. Pritisak na Enter ili Esc uklanja crtkani okvir i bri{e sadràjkopiranog podru~ja iz Clipboarda.

Moète tako|er stvoriti i vi{estruke kopije kopiranog podru~ja. Me|utim,kada kopirate raspon }elija, svaki raspon za uljepljivanje ne}e biti djelotvo-ran. Primjerice, ako kao podru~je uljepljivanja kopiranog raspona A1:A3odredite raspon C1:C2, C1:D2, C1:C4 ili C1:E5, pojavljuje se poruka Copyand paste areas are different shapes. Drugim rije~ima, morate odabrati ili samoprvu }eliju u svakom podru~ju uljepljivanja ili pak jedno ili vi{e podru~jato~no iste veli~ine i oblika kao i kopirani raspon.

Umetanje kopiranih }elijaPri upotrebi naredbe Paste, Excel uljepljuje kopirane }elije u odabranopodru~je va{e radne stranice. Pritom, ako odabrano podru~je ve} sadrìpodatke, oni se mijenjaju podacima koje uljepljujete.


SLIKA 8-33.

Kopirate jedan-put, a lijepitevi{estruko.

VIDI IVi{e informacija oumetanju isje~enih}elija pogledajte u“Umetanje isje~enih}elija” na 259. str.

?

262

Uz pomo} naredbe Copied Cells izbornika Insert, moète umetnuti infor-macije iz Clipboarda izme|u postoje}ih }elija radne stranice, a ne prekonjih. Naredba Copied Cells pojavljuje se samo po{to kopirate podatke uClipboard. (Ova naredba se normalno ne pojavljuje na skra}enim izbornici-ma. Kliknite na dvostruku strelicu na dnu izbornika Insert da biste jeprikazali.)

Naredba Copied Cells radi na jednak na~in kao i Cut Cells. Ako je Excelupotrebno vi{e informacija o prilagodbi radne stranice, pokazat }e okvir zadijalog sli~an ranije pokazanom na slici 8-28 na str. 256. Odaberite bilo ShiftCells Right, bilo Shift Cells Down i kliknite na OK kako biste zavr{ilioperaciju.

Kopiranje relativnih, apsolutnih i mije{anih adresaKao {to ste nau~ili u 6. poglavlju, Excel upotrebljava dvije vrste adresa}elije: relativne i apsolutne. Ove se dvije vrste adresa pona{aju zna~ajnodruk~ije pri upotrebi naredbe Copy.

Relativne adrese

Kada kopirate }eliju koja sadrì relativnu adresu }elije, formula u podru~juuljepljivanja ne odnosi se na iste }elije kao i formula u kopiranom podru~ju.Umjesto toga, Excel mijenja adrese u formulama u odnosu na poloàj }elijeu koju se kopira.

Vrativ{i se na radnu stranicu poput one pokazane ranije na slici 8-26 (na254. stranici), pretpostavimo da unesete formulu:

=AVERAGE(B6:E6)

u }eliju G6. Ova formula uprosje~uje vrijednosti u rasponu od ~etiri }elijekoji po~inje pet }elija ulijevo od }elije G6. Naravno, vi èlite ponovitiprora~un i za ostale kategorije. Umjesto upisivanja nove formule u svaku}eliju u stupcu G, odaberite }eliju G6 i pokrenite naredbu Copy iz izbornikaEdit. Zatim odaberite }elije G7:G10 i pokrenite iz izbornika Edit naredbuPaste. Rezultat je prikazan na slici 8-34. S obzirom da formula u }eliji G6sadrì relativnu adresu, Excel pode{ava adrese u svakoj kopiji formule. Kaorezultat, svaka kopija formule prora~unava prosjek }elija u odgovaraju}emretku. Primjerice, }elija G7 sadrì formulu

=AVERAGE(B7:E7)


ad

ne stra

nice

II.

263

Apsolutne adrese

Da biste osigurali nepromjenjivost adresa }elija pri njihovom kopiranju,upotrijebite apsolutne adrese. Na primjer, u radnoj stranici na slici 8-35 nasljede}oj stranici, }elija B2 sadrì satnicu po kojoj su pla}eni radnici, a }elijaC5 sadrì formulu

=B2*B5

Pretpostavimo da èlite kopirati formulu iz }elije C5 u raspon C6:C8. Slika8-35 pokazuje {to se doga|a ako kopirate postoje}u formulu u taj raspon.Formula u }eliji C6 vra}a vrijednost 0, a }elija C7 sadrì vrijednost pogre{ke#VALUE!. Ako pobliè pogledate formule u }elijama C6:C8, vidjet }ete dase nijedna od njih ne odnosi na }eliju B2. Primjerice, formula u }eliji C6 je

=B3*B6

S obzirom da je }elija B3 prazna, formula vra}a vrijednost 0. Sli~no tome,}elija C7 sadrì formulu

=B4*B7

Budu}i da }elija B4 sadrì tekstualnu oznaku, a ne vrijednost, formula u}eliji C7 vra}a pogre{ku.


264

SLIKA 8-34.

Kopirali smo rela-tivne adrese iz}elije G6 u }elijeG7:G10.

SLIKA 8-35.

Podatak u }eliji C5je formula koja sa-drì relativne adre-se. Pogre{no smokopirali relativnuformulu iz }elijeC5 u }elije C6:C8.

Karticu Absolute Refs iz datoteke Editing.xls koja je kori{tena na slikama 8-35i 8-36 moète na}i na http://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/.

NA WEBUW

Adresa }elije B2 u originalnoj formuli je relativna pa se mijenja pri kopira-nju u druge }elije radne stranice. Da biste nadnicu iz }elije B2 primijenili usvim prora~unima, morate promijeniti adresu }elije B2 u apsolutnu prijekopiranja formule.

Vrstu adrese moète promijeniti aktiviranjem trake za formulu i upisuju}iznak dolara ($) ispred adrese stupca i retka, odnosno pritiskom na tipku F4.Simbol $ nalaè Excelu “zaklju~avanje” adrese. Na primjer, u radnoj stranicisa slike 8-35 moète odabrati }eliju C5 i otipkati znak dolara ispred B i 2.Formula postaje

=$B$2*B5

Kada kopirate promijenjenu formulu u }elije C6:C8, druga adresa }elije, aline i prva, uskla|uje se s formulom. Na slici 8-36, }elija C6 sada sadrì for-mulu

=$B$2*B6


ad

ne stra

nice

II.

265

Adrese u formuli moète podesiti postavljaju}i kursor bilo gdje uz adresu ipritiskuju}i tipku F4. Svaki put kad pritisnete F4, Excel prebacuje najbliùadresu u sljede}u vrstu adrese.

SAVJET❞

SLIKA 8-36.

Stvorili smoapsolutnu adresu }elije B2.

Mije{ane adrese

U Microsoft Excelu 2000 moète koristiti mije{ane adrese u svojim formula-ma kako biste “zaklju~ali” samo dio adrese }elije. U mije{anoj adresi, jedanje njen dio apsolutan, a drugi relativan. Kada kopirate mije{anu adresu,Excel ostavlja apsolutni dio i prilago|uje relativni dio da bi odrazio poloàj}elije u koju ste kopirali formulu.

U mije{anoj se adresi znak dolara pojavljuje ispred apsolutnog dijela adre-se. Primjerice, $B2 i B$2 su mije{ane adrese. Dok $B2 upotrebljava apsolut-nu adresu stupca i relativnu adresu retka, B$2 upotrebljava relativnu adresustupca i apsolutnu adresu retka.

Da biste stvorili mije{anu adresu, upi{ite znak $ ispred adrese stupca iliretka, ili upotrijebite tipku F4 kako biste redom prikazivali ~etiri kombinaci-je apsolutnih i relativnih adresa – od B2 preko $B$2 i B$2 do $B2.

Tablica otplata zajma na slici 8-37 pokazuje situaciju u kojoj su prikladnemije{ane adrese. Upotrebljavaju}i mije{ane adrese, u }eliju C5 morate uni-jeti samo jednu formulu koju }ete zatim kopirati prema dolje i poprijeko dabiste ispunili tablicu. ]elija C5 upotrebljava formulu

=-PMT($B5,10,C$4)

kako bi izra~unala godi{nju otplatu zajma od $10,000 uz period otplate od10 godina i godi{nju kamatu od 7 posto. Kopirali smo ovu formulu u }elijeC5:E8 kako bismo izra~unali otplatu za tri iznosa zajma s ~etiri razli~itekamate.

Prva adresa }elije, $B5, ozna~ava da uvijek èlimo upotrijebiti vrijednosti izstupca B. Me|utim, adresa retka ostaje relativna, tako da se kopirane for-mule u recima 6 do 8 odnose na odgovaraju}e kamate u }elijama B6 do B8.Sli~no tome, druga adresa }elije, C$4, ozna~ava da uvijek èlimo raditi siznosom zajma iz retka 4. U ovom slu~aju adresa stupca ostaje relativna,tako da se kopirane formule u stupcima C do E odnose na odgovaraju}eiznose zajmova u }elijama C4 do E4. Primjerice, }elija E8 sadrì formulu

=-PMT($B8,10,E$4)

Bez mije{anih adresa morali bismo ru~no urediti formulu za svaki stupac iredak prora~una u }elijama C5 do E8.


266

SLIKA 8-37.

Tablica otplatezajmova upotreb-ljava formule smije{animadresama.

Karticu Mixed Refs iz datoteke Editing.xls koja je kori{tena na slikama 8-35 i8-36 moète na}i na http://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/.

NA WEBUW

Upotreba naredbi Cut, Copy, Paste i Clear u traci za formuluNaredbe Cut, Copy, Paste i Clear moète upotrijebiti i pri ure|ivanju unosau traci za formulu. êsto je jednostavnije naprosto ponovno unijeti vrijed-nost ili formulu, ali naredbe izbornika Edit postaju prikladne kada radite sduga~kim, sloènim formulama i tekstualnim oznakama. Primjerice, dabiste dodali jo{ jednu rije~ vrlo u tekst

Ovo je vrlo, vrlo dugi tekst.

postavite kursor ulijevo od rije~i dugi, otipkajte zarez i razmak, a zatim rije~vrlo. Moète to rije{iti i na drugi na~in, slijede}i ove korake:

1. U traci za formulu ozna~ite prvu rije~ vrlo, zarez i razmak nakonzareza.

2. Pokrenite naredbu Copy iz izbornika Edit ili kliknite na gumb Copyna traci s alatima Standard.

3. Postavite kursor ispred slova v u drugoj rije~i vrlo.

4. Pokrenite naredbu Paste iz izbornika Edit ili kliknite na gumb Paste natraci s alatima Standard.

5. Pritisnite Enter kako biste spremili promjene.

Va{a oznaka sada je

Ovo je vrlo, vrlo, vrlo dugi tekst.

Ovu mogu}nost moète upotrijebiti i za kopiranje ~itave ili dijela formule izjedne u drugu }eliju. Na primjer, pretpostavimo da }elija A10 sadrì formulu

=IF(NPV(.15,A1:A9)>0,A11,A12),

a vi èlite unijeti

=NPV(.15,A1:A9)

u }eliju B10. Slijedite ove korake:

1. Odaberite }eliju A10.

2. U traci za formulu ozna~ite niz koji èlite kopirati – u ovom slu~ajuNPV(.15,A1:A9).

3. Pokrenite naredbu Copy iz izbornika Edit (ili kliknite na gumb Copy) i zatim pritisnite Enter ili Esc.

4. Odaberite }eliju B10, otipkajte = kako biste po~eli s unosom formule, te pokrenite Paste iz izbornika Edit (ili kliknite na gumb Paste).


ad

ne stra

nice

II.

267

Adrese }elija u formulama ne prilago|avaju se pri upotrebi naredbi Cut,Copy i Paste u traci za formulu.

Selektivno uljepljivanjeS vremena na vrijeme mogli biste poèljeti prebaciti ili kopirati vrijednost u }eliji bez prijenosa formule na kojoj se temelji ta vrijednost. Ili moètepoèljeti kopirati formulu, ali ne i format }elije. Naredba Paste Special izizbornika Edit nudi zgodan na~in za uljepljivanje samo nekih elemenatakopirane }elije.

Na primjer, }elija F4 na slici 8-38 sadrì formulu

=AVERAGE(B4:E4)

Da biste vrijednost iz }elije F4 upotrijebili u }eliji G4 bez kopiranja stvarneformule iz }elije F4 na novu lokaciju, slijedite naredne korake:

1. Odaberite }eliju F4 i pokrenite Copy iz izbornika Edit ili kliknite nagumb Copy na traci s alatima Standard. (Morate pokrenuti Copy kakobiste upotrijebili Paste Special. Kada izvedete Cut, Paste Special posta-je nedostupnom.)

2. Odaberite }eliju G4 i pokrenite Paste Special iz izbornika Edit.

3. U okviru za dijalog Paste Special, pokazanom na slici 8-39, potvrditeopciju Values i kliknite na OK.

4. Pritisnite Esc kako biste obrisali crtkani okvir i o~istili Clipboard.


268

SLIKA 8-38.

@elimo upotrijebi-ti vrijednost iz }e-lije F4 u }eliji G4.

Karticu Paste Special iz datoteke Editing.xls koja je kori{tena na slikama 8-38i 8-40 moète na}i na http://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/.

Nakon {to ste kopirali }eliju ili raspon, evo brèg na~ina prikaza okvira zadijalog Paste Special. Desnom tipkom mi{a kliknite na }eliju u koju èlite uli-jepiti. Pojavljuje se izbornik pre~ica na kojem se nalazi naredba Paste Special.

SAVJET❞

NA WEBUW

Kada potvrdite opciju Values u okviru za dijalog Paste Special, Excel ulje-pljuje samo vrijednost formule iz }elije F4 u }eliju G4. Nakon {to je operacijazavr{ena, }elija G4 sadr`i broj 88. Excel ne uljepljuje formulu ili format po-lazne }elije, pa ako kasnije promijenite bilo koju vrijednost u }elijama B4:E4,vrijednost u }eliji G4 ostaje nepromijenjenom.

Opcija Formulas prebacuje samo formule iz }elija kopiranog raspona u }eli-je podru~ja za uljepljivanje. Svi formati i opaske u podru~ju za uljepljivanjeostaju nepromijenjeni.

Opcija Formats prebacuje samo formate iz kopiranih }elija u podru~je zauljepljivanje. Ova opcija ima isti u~inak kao i odabir odre|enog raspona ipokretanje odgovaraju}ih naredbi iz izbornika Format. Primjerice, na slici 8-38, }elije F3:F8 su formatirane s nekoliko rubova i pisama; }elije H3:H8 suneformatirane. Ako kopirate }elije F3:F8 i ulijepite formate u }elije H3:H8upotrebljavaju}i opciju Formats iz okvira za dijalog Paste Special, radnastranica izgleda kao na slici 8-40. Formati u kopiranim }elijama ulijepljenisu u }elije H3:H8, ali sadr`aji nisu.


ad

ne stra

nice

II.

269

SLIKA 8-39.

Okvir za dijalogPaste Specialomogu}ava vamuljepljivanjeraznih atributa}elija ili raspona.

SLIKA 8-40.

U }elije H3:H8 suulijepljeni samoformati }elijaF3:F8, upotre-bljavaju}i opcijuFormats u okviruza dijalog PasteSpecial.

Ponekad }ete poèljeti kopirati }elije s jednog na drugo mjesto, ali ne}etehtjeti dirati rubove koje ste ure|ivali dugo vremena. Opcija All ExceptBorders ~ini taj zadatak sasvim jednostavnim.

Opcijom Validation uljepljuju se samo postavke Data Validation koje suprimijenjene na odabrane }elije. Opcija All uljepljuje formule, vrijednosti,formate i komentare }elija iz kopiranog raspona u podru~je za uljepljivanje.S obzirom da odabir opcije All ima isti u~inak kao i pokretanje naredbePaste, moète se pitati za{to Excel nudi ovu opciju. To nas pitanje dovodido na{e sljede}e teme – opcije Operations.

Opcije OperationsOpcije u odjeljku Operations okvira za dijalog Paste Special moète upotri-jebiti za matemati~ko kombiniranje sadràja kopiranog podru~ja sa sadr-àjem podru~ja za uljepljivanje. Kada odaberete bilo koju opciju osim None,Excel ne prepisuje podatke preko podru~ja za uljepljivanje. Umjesto toga,koristi se zadani operator kako bi se kombinirali kopirano i podru~je zauljepljivanje. Na primjer, recimo da èlite prora~unati kona~ni uspjehsvakog studenta. Moramo zbrojiti prosje~ne rezultate ispita i dodatnebodove u stupce F i G na slici 8-41. Da biste kombinirali sadràj ova dvapodru~ja, slijedite naredne korake:

1. Odaberite }elije F4:F8 i pokrenite Copy iz izbornika Edit.

2. Odaberite }eliju H4 i pokrenite Paste Special iz izbornika Edit.

3. Potvrdite opciju Values i kliknite na OK u okviru za dijalog PasteSpecial kako biste prebacili samo vrijednosti iz }elija F4:F8 u }elijeH4:H8. (S obzirom da su kopirane }elije jo{ uvijek odabrane, sadamoète pokrenuti naredbu Cells iz izbornika Format kako biste primi-jenili format Number.)

4. Odaberite raspon G4:G8 i ponovno pokrenite Copy.

5. Odaberite }eliju H4 i pokrenite Paste Special.

6. U okviru za dijalog Paste Special, potvrdite opcije Values i Add ikliknite na OK.


270

Formate moète jednostavno i brzo kopirati i ulijepiti iz jedne ili iz raspona}elija upotrebljavaju}i gumb Format Painter na traci s alatima Standard. Vi{einformacija o gumbu Format Painter potraìte u odjeljku “Formatiranje upo-trebom trake s alatima” na 158. str.

SAVJET❞

VIDI IVi{e informacija okomentarima uz }e-lije potraìte u “Do-davanje komentara}elijama” na 292.stranici. Vi{e infor-macija o provjeripodataka potraìteu “Provjera unosapodataka” na 785.stranici.

?

Kao {to moète vidjeti na slici 8-41, Excel zbraja vrijednosti u }elijama F4:F8s vrijednostima u }elijama H4:H8.

Ostale opcije odjeljka Operations okvira za dijalog Paste Special kombinira-ju sadràj kopiranog i podru~ja uljepljivanja upotrebljavaju}i razne opera-tore. Opcija Subtract oduzima sadràj kopiranog podru~ja od sadràjapodru~ja za uljepljivanje, opcija Multiply mnoì sadràj tih podru~ja, aopcija Divide dijeli sadràj podru~ja uljepljivanja sa sadràjem kopiranogpodru~ja.

Kada koristite opcije Operation, obi~no }ete iz odjeljka Section okvira zadijalog Paste Special potvrditi opciju Values. Sve dok su podaci u kopira-nom podru~ju brojevi, moète upotrijebiti opciju All umjesto Values, kakobiste kopirali i brojeve i formate iz kopiranog podru~ja u podru~je uljeplji-vanja. Me|utim, ako kopirani raspon sadrì formule, moète upotrebomopcije All dobiti nepredvidljive rezultate.


ad

ne stra

nice

II.

271

SLIKA 8-41.

Upotrijebili smoopcije Values iAdd okvira zadijalog PasteSpecial kakobismo kombiniraliprosje~ne rezul-tate s dodatnimbodovima.

Karticu Operations iz datoteke Editing.xls koja je kori{tena na slikama 8-41 i8-42 moète na}i na http://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/.

Kao pravilo, izbjegavajte upotrebu opcije All s bilo kojom od opcijaOperation okvira za dijalog Paste Special, kada kopirano podru~je sadrì for-mule. Zapravo, ako podru~je za uljepljivanje sadrì formule, vjerojatno }ete upotpunosti izbje}i opcije Operation.

SAVJET❞

NA WEBUW


272

VIDI IVi{e informacija ohipervezama i tracis alatima Web po-traìte u 20. pog-lavlju, “Hiperveze i Internet”.

?

Naredba Paste As Hyperlink izbornika Edit jo{ je jedna u nizu naredbi za ulje-pljivanje koja sluì posebnoj svrsi: u zadanu lokaciju uljepljuje se hipervezaprema kopiranim podacima. Pri stvaranju hiperveze Excel zapravo crta nevid-ljivi okvir na vrhu }elije koji se pona{a kao gumb na kojeg moète kliknutimi{em. (Ova naredba se normalno ne pojavljuje na skra}enim izbornicima.Kliknite na dvostruku strelicu na dnu izbornika Edit da biste prikazali nared-bu Paste As Hyperlink.)

Ako vam je poznat World Wide Web, tada je jasno da su hiperveze mnogobliè upravo onim vezama na koje nailazite na Web stranicama, a koje aktivi-raju prikaz novih Web stranica. Nova stranica moè biti spremljena na istomra~unalu, ali i na nekom ra~unalu na drugom kraju svijeta. Ako imate insta-liran Web pretraìva~, u radnoj stranici moète stvoriti vezu prema lokaciji na World Wide Webu. Klikom na njih aktivirate prikaz nekog drugog dijelateksta pomo}i. Hiperveze u Excelu mogu vam pomo}i kako biste realizirali“skokove” u, primjerice, neku drugu radnu bilje`nicu koja sadrì dodatneinformacije. Isto tako, hiperveze moète stvoriti i prema dokumentima dru-gih aplikacija Officea – prema Wordu ili PowerPointu.

Unutar Excela hiperveze stvarate kopiranjem }elije ili raspona, aktiviranjemradne stranice ili radne bilje`nice gdje èlite smjestiti hipervezu i odabiromnaredbe Paste As Hyperlink.

Kada prelazite mi{em preko hiperveze, pokaziva~ se mijenja u malu rukukoja ozna~ava da }e se ne{to dogoditi ako kliknete na tom mjestu. Pojavit }ese i balon s nazivom dokumenta na kojeg se hiperveza odnosi, {to pokazujedonja slika.

Kada kliknete na hipervezu, na ekranu }e se pojaviti dokument iz kojeg stekopirali podatke. Podaci u }eliji ili rasponu kojeg ste kopirali bit }e ozna~enidrugom bojom i podvu~eni, {to zna~i da su formatirani kao hiperveza.Dodatno tome, automatski }e se pojaviti traka s alatima Web. Za brzo kre-tanje me|u ovako povezanim stranicama moète koristiti gumbe Forward iBack.

Za promjenu ili brisanje hiperveze pokaìte mi{em na nju i kliknite nadesnu tipku. Iz podizbornika Hyperlink odaberite jednu od naredbi.

Uljepljivanje hiperveza

Ako kopirani raspon sadrì tekstualne vrijednosti i vi upotrijebite PasteSpecial s jednom od opcija Operation (osim None), Excel ne uljepljuje tek-stualne vrijednosti u podru~je uljepljivanja. Na primjer, ako kopirate }elijuA4 sa slike 8-41 i upotrijebite Paste Special s potvr|enim opcijama Values iMultiply kako biste kombinirali tekstualnu vrijednost s broj~anom vrijed-no{}u u }eliji B4, ne}e se dogoditi ni{ta.

Prazna mjesta u kopiranom podru~ju i podru~ju uljepljivanja dobivaju vri-jednost 0, bez obzira koju od opcija Operation odaberete.

Uljepljivanje vezaPomo}u gumba Paste Link iz okvira za dijalog Paste Special (slika 8-39)moète na jednostavan na~in stvoriti adrese }elija ili raspona. Kada kliknetena gumb Paste Link apsolutna adresa kopirane }elije }e biti unesena nava{u novu lokaciju. Primjerice, ako kopirate }eliju A3, odaberete }eliju B5, izizbornika Edit kliknete na Paste Special i napokon kliknete na gumb PasteLink, formula

=$A$3

}e biti unesena u }eliju B5. Ako kopirate raspon }elija, gumb Paste Link }esli~ne formule svake }elije kopiranog raspona unijeti u raspon iste veli~inena novoj lokaciji.

Preskok praznih }elijaOkvir za dijalog Paste Special sadrì opciju Skip Blanks koju upotrebljavatekada èlite da Excel zanemari prazne }elije kopiranog podru~ja. Op}enito,ako va{e kopirano podru~je sadrì prazne }elije, Excel uljepljuje te prazne}elije preko odgovaraju}ih }elija u podru~ju uljepljivanja. Rezultat je da susadràj, formati i napomene u podru~ju uljepljivanja prepisani s praznim}elijama. Me|utim, kada potvrdite opciju Skip Blanks, odgovaraju}e }elije u podru~ju uljepljivanja ostaju nedirnute.

Transponiranje podatakaOpciju Transpose okvira za dijalog Paste Special upotrebljavate za promje-nu smjera sadràja kopiranog podru~ja u podru~je uljepljivanja. Vrijednostiiz redaka pojavljuju se u stupcima, a vrijednosti iz stupaca u recima. Dabismo to ilustrirali, upotrijebimo opciju Transpose kako bismo promijenilismjer }elija B3:E3 pokazan ranije na slici 8-38 na str. 268. Ako kopiramo}elije B3:E3 i zadamo }eliju H3 kao po~etak podru~ja uljepljivanja, te pokre-nemo Paste Special s potvr|enom opcijom Transpose, radna stranica }eizgledati kao na slici 8-42.


ad

ne stra

nice

II.

273

Ako transponirane }elije sadrè formule, Excel transponira formule kao ivrijednosti i pritom pode{ava adrese }elija u formulama. Da biste se uvjerilida se formule odnose na to~ne }elije, moète upotrijebiti apsolutno adresi-ranje. Vi{e informacija o apsolutnim adresama }elija potraìte u “Upotreba adresa}elija u formulama” na 117. str.

Upotreba Paste Special s poljimaKao i s bilo kojom drugom formulom, rezultate formule s poljem moètepretvoriti u seriju konstantnih vrijednosti odabirom ~itavog raspona polja,pokretanjem naredbe Copy, a zatim – bez promjene odabira – pokretanjemPaste Special. Ako potvrdite opciju Values u okviru za dijalog Paste Special,Excel prepisuje polja s konstantnim vrijednostima. S obzirom da rasponsada sadrì konstantne vrijednosti, a ne formule, Excel vi{e ne tretira odabirkao polje.

Popunjavanje raspona }elija podacimaNaredba Fill izbornika Edit prikazuje podizbornik s nekoliko naredbi.Naredbe Down, Right, Up i Left zahvalne su kada èlite kopirati jednu ilivi{e }elija u susjedni skup }elija. Prije odabira ovih naredbi, odaberiteraspon koji èlite popuniti, uklju~uju}i i }eliju ili }elije koje sadrè formule,vrijednosti i formate kojima èlite popuniti odabrani raspon. (Napomenenisu uklju~ene pri upotrebi naredbi Fill.)

Na primjer, pretpostavimo da raspon A1:A4 sadrì vrijednosti 10, 20, 30 i40. Za kopiranje ovih vrijednosti u va{oj radnoj stranici moète upotrijebitinaredbu Right podizbornika Fill. Na slici 8-43 kopirali smo sadràj }elijaA1:A4 u }elije B1:C4 odabirom }elija A1:C4 i pokretanjem naredbi Fill, azatim Right.


274

SLIKA 8-42.

Opcija Transposemijenja smjer ulije-pljenih podataka.

Odabrani raspon }elija moète brzo i jednostavno popuniti upotrebljavaju}ipre~ice s tipkovnice. Pritisnite Ctrl-D za popunjavanje }elija ispod, a Ctrl+R zapopunjavanje }elija udesno.

SAVJET❞

Ako bilo koja od }elija u rasponu B1:C4 sadrì podatke, oni }e biti prepisanirezultatom naredbe Fill. (Za neposredno popunjavanje }elija u radnoj strani-ci moète upotrijebiti i mi{a. Pogledajte “Pre~ice pri unosu i ure|ivanju” na236. str.)

Naredba Across WorksheetsNaredba Across Worksheets podizbornika Fill omogu}ava vam kopiranje}elija iz jedne radne stranice radne bilje`nice u drugu radnu stranicu isteradne bilje`nice. Vi{e informacija o naredbi Across Worksheets potraìte uodjeljku “Istovremeno ure|ivanje grupa radnih stranica” na 326. str.

Naredba SeriesNaredbu Series podizbornika Fill moète upotrijebiti kako biste na brzinustvorili obi~nu seriju brojeva ili datuma. Ubacujete po~etnu vrijednost,raspon koji treba popuniti, interval kojim se serija pove}ava (vrijednostkoraka) i, ako èlite, najve}u vrijednost serije (zaustavnu vrijednost).

Pogledajmo naredbu Series u izvo|enju. Pretpostavimo da }elije A1 i A2sadrè vrijednosti 10 i 20. Ako odaberete }elije A1:A10 i pokrenete naredbuSeries iz podizbornika Fill izbornika Edit, Excel prikazuje okvir za dijalogpoput ovog na slici 8-44.

Da biste stvorili seriju, najprije javite Excelu èlite li stvoriti seriju u stupci-ma ili recima. Opcija Rows nalaè Excelu da upotrijebi prvu vrijednost izsvakog retka za popunjavanje }elija udesno; opcija Columns nalaè Excelu


ad

ne stra

nice

II.

275

SLIKA 8-43.

Izveli smo Right izpodizbornika Fillizbornika Editkako bismo kopi-rali podatke iz}elija A1:A4 u}elije B1:C4.

SLIKA 8-44.

Upotrijebite okvirza dijalog Serieskako biste stvoriliobi~nu seriju bro-jeva.

upotrebu prve vrijednosti svakog stupca za popunjavanje }elija nadolje. U ovom slu~aju je odabrani dio vi{i nego {iri, pa je opcija Columns auto-matski potvr|ena.

Nakon toga odaberite vrstu podatkovne serije koju stvarate. Excel upotreb-ljava opciju Type zajedno s po~etnim vrijednostima u }elijama A1:A2, te vri-jednost u polju Step Value kako bi stvorio seriju. Opcija Linear dodaje vri-jednost zadanu u polju Step Value vrijednostima u radnoj stranici. OpcijaGrowth mnoì prvu vrijednost odabranog dijela s vrijedno{}u koraka. Akopotvrdite opciju Date, moète zadati vrstu datumske serije iz opcija odjeljkaDate Unit. Zasad kliknite na OK kako biste prihvatili predloènu vrijednost10 u polju Step Value.

Sada unesite iste po~etne vrijednosti (10 i 20) u }elije C1 i C2, odaberiteraspon C1:C10, a zatim ponovno pokrenite naredbu Series. Ovaj put upotri-jebite opciju Growth s predloènom vrijedno{}u koraka 10. Dvije rezultira-ju}e serije pokazane su na slici 8-45.

Opcija AutoFill okvira za dijalog Series pruà mo}an na~in za stvaranjepodatkovnih serija. Ako unesete jednu ili vi{e vrijednosti kao primjere,AutoFill }e pro{iriti seriju upotrebljavaju}i interval izme|u vrijednosti.

Naredba JustifyZa razdvajanje podatka iz }elije i za dijeljenje na dva ili vi{e susjednih reda-ka, moète upotrijebiti naredbu Justify podizbornika Fill. Za razliku odostalih naredbi Fill, Justify uti~e na sadràj polazne }elije. (Ova naredba senormalno ne pojavljuje na skra}enim izbornicima. Kliknite na dvostrukustrelicu na dnu podizbornika Fill izbornika Edit da biste prikazali naredbuJustify.)

Primjerice, na slici 8-46 }elija A1 sadrì duga~ku tekstualnu oznaku. Dabiste ovu oznaku razdijelili na dijelove veli~ine }elija, odaberite }eliju A1 ipokrenite iz izbornika Edit naredbu Fill, a zatim iz podizbornika naredbuJustify.


276

VIDI IVi{e informacija ostvaranju serija po-traìte u odjeljku“Popunjavanje istvaranje serijami{em” na 241.str. Vi{e informaci-ja o opcijama Dateokvira za dijalogSeries potraìte u“Unos serije datu-ma” na 463. str.

?

SLIKA 8-45.

Po~ev{i od istihvrijednosti u obastupca, stvorilismo linearnu serijuu stupcu A i neli-nearno rastu}useriju u stupcu C.

VIDI IVi{e informacija oopciji AutoFill po-traìte u odjeljku“Popunjavanje i stvaranje serijami{em” na 241. str.

?

Kada pokrenete naredbu Justify, Excel prikazuje poruku Text will extendbelow selected range. Klikom na OK u okviru upozorenja pro{iruje seduìna odabranog raspona do duìne zahtijevane za izvo|enje operacije,pri ~emu se gubi sadràj }elija unutar pro{irenog raspona. Rezultat jeprikazan na desnoj strani slike 8-46. Da biste izbjegli prepisivanje prekopodataka, kliknite na Cancel u okviru upozorenja, pro{irite stupac kojisadrì raspon i ponovno pokrenite naredbu Justify.

Ako kasnije odlu~ite urediti tekst u }elijama A1:A7 ili pro{iriti stupac kojisadrì taj tekst, moète za ponovnu razdiobu opet pokrenuti naredbuJustify. Na primjer, moète pro{iriti stupac A na slici 8-46. Odaberite rasponA1:A7, a zatim naredbu Fill izbornika Edit, te na kraju naredbu Justify. Slika8-47 pokazuje rezultat.

Ako odaberete vi{estup~ani raspon pri upotrebi naredbe Justify, Excel izvo-di operaciju u prvom lijevom stupcu raspona, upotrebljavaju}i ukupnu{irinu raspona koji odaberete kao smjernicu za odre|ivanje duìne sre|e-nog teksta. ]elije u susjednim stupcima se ne diraju. Kao rezultat, nekidijelovi va{eg teksta bi mogli biti oklja{treni zbog podataka u daljnjimstupcima.

Bilo koja prazna }elija unutar prvog lijevog stupca s tekstom koji dijelitesluì kao odvajatelj “odlomaka”. Drugim rije~ima, Excel pri razdiobi tekstagrupira tekst iznad i ispod praznih }elija.


ad

ne stra

nice

II.

277

SLIKA 8-46.

Naredba Justify jeduga~ki tekst iz}elije A1 razdi-jelila na }elijeA1:A7.

SLIKA 8-47.

Nakon pro{irivanjastupca A, ponovnosmo upotrijebilinaredbu Justifykako bismo razdi-jelili tekst.

Za vodoravno razdjeljivanje teksta upotrijebite naredbu Text To Columns izizbornika Data. Naredba Text To Columns nalazi se u izborniku Data zato jerje naj~e{}e upotrebljavate pri unosu informacija u Excel iz baze podataka.

SAVJET❞

Pronalaènje i zamjena podatakaPretpostavimo da ste stvorili veliku radnu stranicu i sada trebate prona}isvako pojavljivanje odre|enog niza znakova ili vrijednosti. (Niz znakova jedefiniran kao bilo koja serija znakova koje upi{ete u }eliju – tekst, brojevi,matemati~ki operatori i znakovi interpunkcija.) Za pronalaènje niza znako-va u formulama i podacima moète upotrijebiti naredbu Find iz izbornikaEdit, a u pretragu mogu biti uklju~eni i adrese }elija, kao i imena raspona.

Ova je naredba posebno upotrebljiva kada èlite traìti povezane formuleili vrijednosti pogre{aka poput #NAME? ili #REF!. [tovi{e, prona|enenizove moète zamijeniti novim podacima upotrebom naredbe Replace.

Upotreba naredbe FindAko èlite pretraìti ~itavu radnu stranicu kako biste prona{li niz znakova,najprije odaberete jednu }eliju. Excel po~inje s pretragom od te }elije kroz~itavu radnu stranicu. Da biste pretraìli samo dio radne stranice, odaberiteodgovaraju}i raspon.

Kada izvodite naredbu Find ili pritisnete Ctrl+F, najprije }ete ugledati okvirza dijalog poput onog na slici 8-48. Prvo zadajte niz Find What – niz znako-va koji èlite prona}i.

Opcije SearchU okviru za dijalog Find moète upotrijebiti opcije Search kako biste pre-traìvali po stupcima ili po recima. Kada odaberete opciju By Rows, Excelpretraùje radnu stranicu vodoravno, redak po redak, po~ev{i od trenutnoodabrane }elije. Ako prona|e niz znakova zadan u polju Find What, Excelozna~ava }eliju koja sadrì taj niz i prestaje s pretragom. Ako Excel neprona|e zadani niz znakova, a pri pretrazi do|e do zadnje }elije, pretragase nastavlja od }elije A1 do odabrane }elije i zaustavlja samo u slu~aju


278

VIDI IVi{e informacija opovezanim formu-lama i vrijednosti-ma pogre{aka po-gledajte u 6. pog-lavlju “Stvaranjeformula”.

?

SLIKA 8-48.

Da biste prona{liniz znakova, upo-trijebite okvir zadijalog Find.

nailaska na zadani niz. Ako pretpostavljate da je traèni niz smje{ten desnood odabrane }elije, odaberite opciju By Rows. Opcija By Columns pretraùjekroz radnu stranicu stupac po stupac, po~ev{i od odabrane }elije. Odaberiteovu opciju ako pretpostavljate da se traèni niz nalazi ispod odabrane }elije.

Opcije Look InOpcije Look In u okviru za dijalog Find nalaù Excelu {to da pretraùje –formule, vrijednosti ili komentare – pri traènju niza zadanog u polju FindWhat. Kada odaberete Formulas, Excel pretraùje formule sadràne u }elija-ma radne stranice. Kada odaberete Values, pretraùju se prikazani rezultatiformula u radnoj stranici. U svakom slu~aju, Excel pretraùje konstantnevrijednosti u radnoj stranici. Kada odaberete Comments, Excel pretraùjebilo koji tekst pridruèn }eliji kao komentar.

Nijanse opcija Formulas i Values mogu biti zbunjuju}e. Prisjetite se kakostvarne i prikazane vrijednosti u }elijama ~esto nisu jednake. Pri upotrebiopcija Formulas i Values, morali biste voditi ra~una o sljede}em:

� Ako }elija sadrì formulu, prikazana vrijednost u }eliji je obi~no rezul-tat te formule (broj poput 100 ili niz znakova ako formula uklju~ujetekst).

� Ako }elija sadrì broj~anu vrijednost, prikazana vrijednost u }elijimoè i ne mora biti jednaka stvarnoj vrijednosti }elije.

� Ako }elija sadrì format General, prikazana i stvarna vrijednost }elijesu obi~no jednake.

� Ako }elija sadrì broj, a nije ure|ena formatom General, prikazana istvarna vrijednost }elije nisu jednake.

� Stvarne i prikazane vrijednosti }elije koja sadrì tekst obi~no su jed-nake.

U jednostavnoj radnoj stranici na slici 8-49, }elije B2 i B3 sadrè broj 1000.Podatak u }eliji B2 ima format General, a podatak u }eliji B3 formatCurrency. ]elija C2, koja sadrì vrijednost 600 ima pridruèno ime Test.]elija C3 sadrì vrijednost 400. ]elija C4 sadrì formulu

=Test+C3

koja vra}a vrijednost 1000. ]elija E5 sadrì tekstualnu oznaku Test.


ad

ne stra

nice

II.

279

VIDI IVi{e informacija okomentarima po-traìte u odjeljku“Dodavanje ko-mentara }elijama”na 292. str.

?

Pretpostavimo da odaberete }eliju A1, pokrenete Find iz izbornika Edit (ilipritisnete Ctrl-F) i utipkate 1000 u polje Find What. Ako odaberete opcijuValues u polju Look In i kliknete na Find Next, Excel gleda {to je prikazanou svakoj od }elija. Najprije pronalazi pojavu niza 1000 u }eliji B2. Ako klik-nete na Find Next ili pritisnete Enter, Excel pronalazi sljede}u pojavu niza uprikazanoj vrijednosti }elije C4. Excel zanemaruje podatak u }eliji B3, budu-}i da prikazana vrijednost $1,000 ne odgovara to~no zadanom nizu 1000. S obzirom da pretraùjemo po vrijednostima, a ne po formulama, Excel za-nemaruje ~injenicu da je stvarna vrijednost }elije broj 1000.

Sada pretpostavimo da ponovno odaberete }eliju A1 i ponovite pretragu,ovaj put odabiru}i opciju Formulas. Kao i prije, Excel najprije pronalazitraèni niz u }eliji B2. Ako kliknete na Find Next, Excel sada ozna~ava }elijuB3 koja sadrì broj 1000 formatiran kao valutna vrijednost. S obzirom dapretraùjete formule, a ne prikazane vrijednosti, Excel zanemaruje formatpridruèn toj }eliji. Umjesto toga, nalazi se stvarna vrijednost }elije kojaodgovara nizu zadanom u polju Find What.

Ako ponovno kliknete na Find Next, Excel se vra}a na }eliju B2. Za vrijemepretrage, Excel zanemaruje vrijednost }elije C4. Iako ova }elija prikazujevrijednost 1000, njena je stvarna vrijednost formula =Test+C3 koja ne odgo-vara traènom nizu.

Pogledajmo jo{ jedan primjer. Ako zadate Test kao traèni niz u polju FindWhat i odaberete u polju Look In opciju Formulas, Excel najprije nalazi nizTest u formuli =Test+C3 i ozna~ava }eliju koja sadrì tu formulu, }eliju C4.Uo~ite da ova pretraga nije ovisna o velikim i malim slovima. Ako kliknetena Find Next, Excel ozna~ava }eliju E5 koja sadrì tekst Test. Ako ponovitepretragu, ali ovaj put odaberete opciju Values, Excel pronalazi samo pojavu


280

Datoteku Find.xls koja je kori{tena u ovom primjeru moète na}i na Webstranici Microsoft Pressa: http://mspress.microsoft.com/mspress/prod-ucts/2050/.

SLIKA 8-49.

Upotrijebit }emoovu radnu stranicukako bismo pro-na{li niz u vrijed-nosti ili formuli.

Ako zatvorite okvir za dijalog Find, a èlite prona}i sljede}u pojavu nizazadanog u polju Find What, moète pritisnuti F4, pre~icu s tipkovnice zaponavljanje zadnje akcije.

SAVJET❞

VIDI IDaljnje informacijeo naredbi Go To po-gledajte u odjeljku“Upotreba naredbeGo To” na 101. str.

?

NA WEBUW

teksta Test u }eliji E5. Da biste prona{li definirano ime Test }elije C2, morateupotrijebiti naredbu Go To iz izbornika Edit ili odabrati ime u polju Namena traci za formulu.

Opcija Match CaseAko u okviru za dijalog Find potvrdite opciju Match Case, Excel razlikujevelika od malih slova. Pronalazi samo onu pojavu niza koja u potpunosti,uklju~uju}i mala i velika slova, odgovara traènom nizu. Ako ovu opcijuostavite nepotvr|enom, Excel zanemaruje razliku izme|u velikih i malihslova.

Opcija Find Entire Cells OnlyOpciju Find Entire Cells Only u okviru za dijalog Find moète upotrijebitiza odre|ivanje pretrage tako da se traì samo potpune pojave traènogniza. Uobi~ajeno, Find nalazi bilo koju pojavu niza, ~ak ako je ona dio dru-gog niza. Primjerice, recimo da radna stranica sadrì dva podatka: broj 998 ibroj 99. Ako odredite 99 kao traèni niz u polju Find What, Excel nalazi niz99, koji u potpunosti odgovara traènom nizu, ali i niz 998 koji sadrì nizkoji se traì. Me|utim, ako zadate traèni niz 99 i potvrdite opciju FindEntire Cells Only, Excel nalazi samo niz 99.

Zamjenski znakoviZamjenske znakove ? i * moète upotrijebiti za pro{irivanje uvjeta va{e pre-trage. Zamjenski su znakovi od pomo}i kada nalazite grupu sli~nih, ali ne ijednakih podataka ili kada traìte odre|eni podatak kojeg se ne sje}ate upotpunosti.

Znak ? zamjenjuje bilo koji znak u nizu Find What. Primjerice, niz 100?ozna~ava pretragu za vrijednostima 1000, 1001, 1002, 1003,... sve do 1009.(Isto tako, nalaze se podaci oblika 100A, 100B itd.)

Znak * zamjenjuje jedan ili vi{e znakova u nizu Find What. Primjerice, niz 1*odgovara nizovima 10, 15, 100, 1111, 10001, 123456789, 123 Marple Street itd.

Zamjenske znakove moète upotrijebiti bilo gdje u nizu Find What. Primje-rice, moète upotrijebiti niz *s kako biste na{li sve podatke koji zavr{avajusa s. Mogli biste zadati niz *es* kako biste prona{li svaku }eliju koja sadrìsekvencu es bilo gdje u formuli ili vrijednosti.

Da biste prona{li niz koji sadrì ? ili *, ubacite tildu (~) prije znaka. Naprimjer, da biste prona{li niz Who?, ali ne i Whom – unesite u polje FindWhat niz Who~?.


ad

ne stra

nice

II.

281

VIDI IVi{e informacija ozamjenskim znako-vima pogledajte udijelu “Upotrebazamjenskih znako-va u uvjetima” na764. stranici.

?

Primjerice, da biste zamijenili svaku pojavu imena Ivon Horvat s imenomIvan Horvat, otipkajte u polje Find What niz Ivon Horvat, a u polje ReplaceWith Ivan Horvat. Kliknite na Find Next ili pritisnite Enter kako biste se po-micali s jednog na drugi na|eni niz bez promjene sadràja trenutne }elije.Kada ugledate pojavu imena koje èlite promijeniti, kliknite na gumb Repla-ce kako biste niz Find What zamijenili nizom Replace With. Nakon zamjeneznakova u trenutnoj }eliji, Excel se prebacuje na sljede}i prona|eni niz.

Da biste promijenili svaku pojavu niza Find What nizom Replace With,kliknite na gumb Replace All. Umjesto stanke pri svakom pojavljivanjutraènog niza koji vam omogu}ava zamjenu ili preskok }elije, Excelpronalazi sve }elije koje sadrè niz Find What i zamjenjuje njihov sadràj.

I ovdje moète primijeniti zamjenske znakove (? i *) u nizu Find What kakobiste pro{irili pretragu. Na primjer, da biste promijenili sve pojave imenaIvon Horvat i Ivan Horvat u Ivan Hrvatin, otipkajte u polje Find What nizIv?n Horvat, a u polje Replace With niz Ivan Hrvatin, te kliknite na gumbReplace All. Excel mijenja sve nizove Ivon Horvat i Ivan Horvat u IvanHrvatin.


282

Upotreba naredbe ReplaceUz mogu}nost nalaènja znakova, zadani se niz znakova moè zamijenitinovim nizom. Naredba Replace radi vrlo sli~no naredbi Find. Kada izizbornika Edit izvedete naredbu Replace (ili pritisnete Ctrl-H, ili pak priti-snite gumb Replace u okviru za dijalog Find), ugledat }ete okvir za dijalogpoput ovog sa slike 8-50.

SLIKA 8-50.

Upotrijebitenaredbu Repla-ce kako bistezamijenili zada-ni niz s novimnizom.

Znakove koje èlite prona}i otipkajte u polje Find What, a niz kojimèlite zamijeniti prona|eni otipkajte u polje Replace With.

Iako u polju Find What moète upotrijebiti zamjenske znakove kao pomo}pri pretraìvanju, ako u polje Replace With ubacite zamjenske znakove, Excelkoristi znakove ? i * kao simbole pri pojavljivanju svakog na|enog niza FindWhat.

NAPOMENA>>

Provjera pravopisaNaravno, prora~unske tablice ne ~ine samo brojevi, pa Excel sadrì nekolikomogu}nosti koje olak{avaju unos i ure|ivanje teksta. Nova naredba Auto-Correct pomaè vam u ispravljanju uobi~ajenih pogre{aka pri uno{enju, ~aki prije nego {to one postanu problem. Preostale rije~i u va{oj radnoj straniciprovjeravaju se prema Websteru upotrebom naredbe Spelling. Napokon,mogli biste upotrijebiti i novu mogu}nost, AutoComplete, kako bi umjestovas unijela ne{to rije~i.

Trenutno ispravljanje pogre{akaMo`da ste uvijek morali razmisliti “i ispred e osim nakon c” prije nego {toste upisali “receive”. Ili ste mo`da tako brzi u upisivanju da stalno tipkatedrugi znak rije~i koja po~inje velikim slovom dok je tipka Shift jo{ uvijekaktivna. Excelova nova mogu}nost AutoCorrect pomaè vam u rje{avanjuovakvih kroni~nih problema. Odaberite naredbu AutoCorrect iz izbornikaTools kako biste prikazali okvir za dijalog AutoCorrect, prikazan na slici 8-51.


ad

ne stra

nice

II.

283

SLIKA 8-51.

U okviru za dija-log AutoCorrectmoète dodativa{e naj~e{}epogre{ke priupisivanju.

Ako je potvr|ena opcija Correct TWo INitial CApitals ({to normalno jest),ne biste uop}e mogli otipkati ni naziv te opcije okvira za dijalog.

Uglavnom to i ne biste èljeli, ~ime se ova opcija i name}e svojom upotreb-ljivo{}u. Kada zavr{ite s upisivanjem rije~i i pritisnete razmaknicu, Excelprovjerava sadrì li rije~ velika slova. Ako je ~itava rije~ unesena velikimslovima, Excel je ostavlja na miru (pretpostavljaju}i da je tako unesenanamjerno), ali ako sadrì i velika i mala slova, AutoCorrect provjeravanalazi li se na po~etku rije~i samo jedno veliko slovo. Ako se tu ne nalazi,niz velikih slova se mijenja u mala slova. S obzirom na sve ~e{}u upotrebuvelikih slova u sredini rije~i, AutoCorrect ne poku{ava ispraviti rije~i poputAutoCorrect. Sli~no tome, opcija Correct Accidental Use Of CAPS LOCKKey automatski traì ovakve pogre{ke. Opcija Capitalize First Letter OfSentence, kao {to i pretpostavljate, automatski postavlja veliko slovo napo~etak re~enice, bez obzira na njezinu gramati~ku ispravnost.

Sve navedene opcije ravnaju se prema to~no odre|enim pravilima. Primje-rice, opcija TWo INitial CApitals ravna se prema sljede}im pravilima zaautomatsko ispravljanje pogre{aka:

� Rije~ po~inje velikim slovo

� Drugo je slovo rije~i tako|er veliko

� Cijela rije~ nema velikih slova

� Rije~ nije navedena kao izuzetak (Exception)

� Rije~ je duà od dva slova

� Postoji barem jedan samoglasnik u rije~i

� Rije~ nema vi{e od dva velika slova zaredom

AutoCorrect je dovoljno pametan da bi znao dane u tjednu, te ako nai|e naneki od njih, svakako postavlja prvo veliko slovo ako je uklju~ena opcijaCapitalize Names Of Days. Opcija Replace Text As You Type uklju~uje za-mjenski popis na dnu okvira za dijalog, gdje je dan popis odre|enog brojauobi~ajenih zamjena. Osim {to omogu}ava ispravljanje nekoliko uobi~aje-nih pogre{aka pri upisivanju, poput zamjene rije~i “adn” s “and”, Auto-Correct u svojem zamjenskom popisu sadrì i nekoliko korisnih kratica.Primjerice, umjesto pronalaènja odgovaraju}eg pisma i znaka za dodava-nje simbola za copyright, jednostavno moète otipkati (c) koje AutoCorrectautomatski zamjenjuje.


284

AutoCorrect radi pri unosu teksta u }elije, formule, tekst polja, kontrole nastranicama i oznake u grafikonima. AutoCorrect ne radi pri unosu teksta uokvire za dijalog.

Pustite da vam Excel pomogne u tipkanjuêsto pri unosu podataka u popis dolazite u situaciju da jedan te isti poda-tak neprestano unosite iznova. Primjerice, radna stranica koja prati proda-jne transakcije moè sadràvati stupce za proizvode i pridruène prodava~euz svaku transakciju. Uobi~ajeno }ete imati mnogo vi{e transakcija negoproizvoda ili proizvo|a~a, pa }ete neizbje`no unositi ve}i broj transakcija zasvakog prodava~a i svaki proizvod. AutoComplete vam moè pomo}i dasmanjite potrebno tipkanje, kao i da pove}ate to~nost unesenih podataka,automatiziraju}i ih barem djelomi~no. Opciju AutoComplete uklju~ujeteodabirom naredbe Options iz izbornika Tools, klikom na jaha~ Edit i potvr-dom opcije Enable AutoComplete For Cell Values. (Ova opcija je podrazu-mijevano uklju~ena.)

Kada po~nete upisivati podatak, AutoComplete pretraùje sve dotad une-sene podatke u istom stupcu i, kako je utipkan znak, odre|uje postoji liodgovaraju}i podatak u stupcu. Na primjer, na slici 8-52, ~im otipkate“Wha” u }eliju B10, AutoComplete upotpunjuje unos s jedinstvenim odgo-varaju}im podatkom u stupcu: “Whatsit”.


ad

ne stra

nice

II.

285

Ako imate instalirane ostale programe paketa Microsoft Office, sve {to doda-te u popis AutoCorrect pojavit }e se i u popisima AutoCorrect ostalih progra-ma iz paketa.

NAPOMENA>>

AutoCorrect moète upotrijebiti kako biste unijeli i gre{ke koje sami naj~e{}e~inite ili da biste upisali vlastite kratice za unos. U polje Replace unesite zna-kove koje }ete koristiti kao “kôd”, a u polje With unesite rije~ ili frazu kojom}ete mijenjati taj “kôd”. Primjerice, u polje Replace moète upisati MS, a upolje With Microsoft Corporation. Nakon toga, kada god u radnoj straniciupi{ete MS, Excel }e ta dva slova automatski zamijeniti s “Microsoft Corpora-tion”. Svakako odaberite jedinstvene kodove, jer bi u suprotnom Excel mo-gao primijeniti automatsku zamjenu i tamo gdje to ne biste èljeli. Stavkumoète ukloniti s popisa tako da je odaberete i pritisnete tipku Delete.

Stvorite sami svoje kratice za unos

AutoComplete nalazi samo potpune odgovaraju}e podatke iz }elija, a nepojedine rije~i, iako se pojedini unos moè sastojati od vi{e rije~i. Primje-rice, ako po~nete s upisivanjem podatka “A Whatsit” u stupac B radnestranice, AutoComplete ne nalazi odgovaraju}i podatak u stupcu niti ondakada dosegnete dio “Wha”, jer ukupni ulazni podatak nema para u stupcu.îm nai|e na potpuni pogodak, AutoComplete predlaè unos podatka. Naprimjer, u stupcu C iste radne stranice mogli smo otipkati V u }eliju C10 iAutoComplete bi odmah predloìo Vicki kao podatak koji èlimo utipkati,jer je to jedini podatak u stupcu C koji po~inje slovom V. AutoComplete neradi pri unosu formula.

Umjesto oslanjanja na automatsko prepoznavanje, moète upotrijebitinaredbu Pick From List kako biste odabrali ulazni podatak iz istog stupcabez tipkanja. Da biste to u~inili, odaberite }eliju i kliknite na desnu tipkumi{a, a zatim iz izbornika pre~ica odaberite naredbu Pick From List koja senalazi na dnu izbornika, {to pokazuje slika 8-53. (Ako va{ izbornik pre~icaizgleda druk~ije od prikazanog, to je stoga {to jo{ niste po~eli s ure|ivanjemu }eliji. Sve je u redu. U oba slu~aja se naredba Pick From List nalazi nadnu izbornika.) Kada se popis pokaè, jednostavno kliknite na element kojièlite i Excel ga trenutno prebacuje u }eliju.


286

Datoteku July Sales Log.xls koja je kori{tena u ovom primjeru moète na}i na Web stranici Microsoft Pressa: http://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/.

SLIKA 8-52.

AutoCompletedovr{ava unospodatka “Whatsit”u }eliji B10.

Ako ste aktivirali }eliju dvostrukim klikom ili klikom na traku za formulu,popis podataka iz stupca moète prikazati i pritiskom na kombinacijuAlt+strelica nadolje.

SAVJET❞

NA WEBUW

Provjera pravopisa Ako pogre{ke ostanu u tekstu unato~ AutoCorrecta i AutoCompletea, nemorate se osloniti na vlastite vje{tine pisanja kad se radi o ispravnim unosi-ma. Umjesto toga, moète upotrijebiti naredbu Spelling iz izbornika Tools,kako biste provjerili pogre{ke pri upisivanju. (Moète tako|er kliknutigumb Spelling na traci s alatima Standard.)

Upotrijebite naredbu Spelling kako biste provjerili ~itavu radnu stranicu ilibilo koji njezin dio. Excel provjerava ~itavu radnu stranicu, uklju~uju}i sve}elije, komentare, Excelove grafi~ke objekte, te zaglavlja i fusnote stranica.Ako odaberete vi{e od jedne }elije, Excel provjerava samo taj odabrani ras-pon. Ako je aktivna traka za formulu, Excel provjerava samo njen sadràj, aako u traci za formulu ozna~ite samo pojedine rije~i, Excel provjerava samote rije~i. Ako raspon koji odaberete sadrì skrivene ili strukturirane }elijekoje nisu vidljive, Excel ih svejedno provjerava. Me|utim, }elije koje sadrèformule se ne provjeravaju.


ad

ne stra

nice

II.

287

SLIKA 8-53.

Kliknite desnomtipkom mi{a iodaberite nared-bu Pick From Listkako bisteprikazali popisrazli~itih podata-ka iz stupca.

VIDI IVi{e informacija otrakama s alatimapogledajte u 3. po-glavlju “Trake salatima i izborni-ci”. Vi{e informaci-ja o zaglavljima ipodno`jima pogle-dajte u odjeljku“Stvaranje zaglav-lja i podno`ja stra-nica”, na 394. str.

?

Ako Excel na|e rije~ koju njegov rje~nik ne prepoznaje, ali je svejednoispravno napisana, moète kliknuti na Ignore ili Ignore All kako biste zane-marili jednu ili sve pojave odabrane rije~i i nastavili s provjerom. Akoneprepoznatljivu rije~ ~esto upotrebljavate u radnim stranicama, moète jeklikom na gumb Add dodati u vlastiti rje~nik.

Pregled i dokumentiranje radne straniceMicrosoft Excel 2000 sadrì niz mogu}nosti kojima moète pregledati iispravljati va{e radne stranice, te dokumentirati va{ rad. U ovom }emoodjeljku objasniti traga~e }elija, naredbu Comment i opciju Go To Special.

Ve}ina Excelovih mogu}nosti pregleda moè se aktivirati pomo}u trake salatima Auditing, koja je prikazana na slici 8-54, a koju }ete aktiviratiodabirom Auditing iz izbornika Tools i zatim odabirom Show AuditingToolbar. (Naredba Auditing se normalno ne pojavljuje na skra}enim izbor-nicima. Kliknite na dvostruku strelicu na dnu izbornika Tools da biste jeprikazali.)


288

Za provjeru pravopisa moète naprosto pritisnuti tipku F7. Ako Excel nai|ena neprepoznatljive rije~i, pojavit }e se okvir za dijalog Spelling.

SAVJET❞

SLIKA 8-54.

Traka s alatimaAuditing sadrìgumbe kojeupotrebljavate zakontrolu traga~a}elija i opaski.

Trace Dependents

Trace Precedents

Trace ErrorRemove Precedent Arrows

Remove Dependent Arrows

Circle Invalid Data

New Comment

Remove All Arrows

Clear Validation Circles

Traganje za adresama }elijaAko ste ikad pogledali veliku radnu stranicu i upitali se kako biste moglisagledati protok podataka, odnosno kako se me|usobno odnose formule ivrijednosti, cijenit }ete traga~e }elija. Traga~e }elija moète upotrijebiti i zapomo} pri otkrivanju uzroka onih nezgodnih pogre{aka koje se tu i tamopojavljuju u va{oj radnoj stranici.

Traka s alatima Auditing sadrì {est gumba koji kontroliraju razli~itefunkcije traga~a }elija. Da bismo pokazali kako rade traga~i }elija, upotri-jebit }emo traku s alatima Auditing. Me|utim, ako vam se vi{e svi|a,moète upotrijebiti i naredbe iz podizbornika Auditing izbornika Tools.Opet }ete kontrolirati traga~e }elija i prikazati traku s alatima Auditing.

Traganje za ovisnim }elijamaU radnoj stranici na slici 8-55 odabrali smo }eliju B2 koja sadrì vrijednostsatnice. Da biste prona{li koje }elije sadrè formule {to koriste ovu vrijed-nost, kliknite na gumb Trace Dependents na traci s alatima Auditing (iliizvedite naredbu Trace Dependents iz podizbornika Auditing izbornikaTools).

Iako ova stranica nije problemati~na za snalaènje, razmislite o upotrebitraga~a u velikim i sloènim radnim stranicama.

Tragaju}e strelice ozna~avaju da se na }eliju B2 neposredno veù formule u}elijama C5, C6, C7 i C8. U }eliji B2 pojavljuje se to~ka, ozna~avaju}i da jeona prethodna }elija u protoku podataka. Ako sada ponovno kliknete nagumb Trace Dependents (ili izvedete naredbu Trace Dependents), pojavljujese drugi skup strelica, ozna~avaju}i narednu razinu ovisnosti, odnosnoposredne ovisnike. Slika 8-56 pokazuje rezultat.


ad

ne stra

nice

II.

289

Pojmovi prethodnik i ovisnik pojavljivat }e se u ovom odjeljku prili~no ~esto.Oni se odnose na vezu koju stvaraju }elije koje sadrè formule s drugim }eli-jama. Mnogo toga {to u osnovi ~ini prora~unsku tablicu je dio ove koncepci-je, pa evo kratkog opisa svakog od pojmova.

� Prethodnici su }elije ~ije se vrijednosti koriste u formulama odabranih

}elija. ]elija koja ima prethodnike uvijek sadrì formulu.

� Ovisnici su }elije koje upotrebljavaju vrijednost odabrane }elije. ]elija

koja ima ovisnike moè sadràvati ili formulu ili konstantnu vrijednost.

Razumijevanje prethodnika i ovisnika

Datoteku Audit.xls koja je kori{tena u ovom primjeru moète na}i na Web stranici Microsoft Pressa: http://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/.

SLIKA 8-55.

Kada tragate zaovisnicima, stre-lice pokazuju naformule koje seneposredno od-nose na odabranu}eliju.

NA WEBUW

Jedna od zgodnih osobina tragaju}ih strelica je ta ih moète upotrijebiti zapomicanje kroz radnu stranicu, {to u velikoj radnoj stranici moè biti stvar-na prednost. Primjerice, na slici 8-56 s jo{ uvijek odabranom }elijom B2,dvaput kliknite na strelicu koja pokazuje od }elije B2 do }elije C8. (Kadapokaziva~em mi{a prelazite preko tragaju}ih strelica, oblik se pokaziva~amijenja.) Odabir (ozna~ena }elija) se prebacuje na drugi kraj strelice, a }elijaC8 postaje aktivna. Ako sada dvaput kliknete na tragaju}u strelicu od C8do E8, aktivira se }elija E8. Ako ponovno dvaput kliknete na istu tragaju}ustrelicu, nanovo se aktivira }elija C8. Dvaput kliknite na strelicu od C8 doB2 i vratit }ete se na po~etak.

Ako dvostruko kliknete na strelicu koja odlazi izvan ekrana, sadràj se pro-zora pomi~e kako bi se prikazala }elija na drugoj strani tragaju}e strelice.Ovu osobinu moète upotrijebiti za skok od }elije do }elije kroz stazu pret-hodnika i ovisnika.

Brisanje tragaju}ih strelicaSvaki put kada na|ete novog prethodnika ili ovisnika }elije, pojavit }e sedodatne tragaju}e strelice. Me|utim, nakon nekog vremena primijetit }eteda je va{ ekran zagu{en i da je te{ko razaznati protok podataka za pojedinu}eliju. Dobra je ideja svaki put pri traganju krenuti iznova. Da biste s ekra-na uklonili sve tragaju}e strelice, kliknite na gumb Remove All Arrows natraci s alatima Auditing (ili izvedite naredbu Remove All Arrows iz podiz-bornika Auditing).

Traganje za prethodnim }elijamaPretragu moète izvesti i u suprotnom smjeru po~ev{i od }elije koja sadrìformulu i nalaze}i }elije na koje se formula odnosi. Na slici 8-57 odabralismo }eliju E5 koja sadrì jednu formulu prihoda. Da bismo saznali na kojuse }eliju formula odnosi, kliknuli smo na gumb Trace Precedents. (Moètetako|er izvesti naredbu Trace Precedents iz podizbornika Auditing.)


290

SLIKA 8-56.

Kada ponovnotragate za ovis-nicima, strelicepokazuju nasljede}u razinuformula – onihkoje se posrednoodnose na oda-branu }eliju.

Ovaj put se strelica s to~kama pojavljuje u }elijama C5 i D5. To~ke ozna~a-vaju ove }elije kao prethodnike u protoku podataka. (Pojava to~aka u }elija-ma C5 i D5 zna~i da su obje }elije prethodnici iste razine za odabranu }eliju.)Uo~ite da strelica jo{ uvijek pokazuje u istom smjeru – prema formuli i usmjeru protoka podataka – iako smo pretragu po~eli od suprotnog krajastaze. Da biste nastavili pretragu, kliknite ponovno na gumb Trace Prece-dents (ili izvedite naredbu Trace Precedents). Slika 8-58 pokazuje rezultat.

Traganje za pogre{kamaPretpostavimo da va{a radna stranica prikazuje vrijednosti pogre{aka,poput one na slici 8-59. Da biste na{li uzrok ovih pogre{aka, odaberite }elijukoja sadrì pogre{ku i kliknite na gumb Trace Error (ili izvedite naredbuTrace Error iz podizbornika Auditing).

Excel ozna~ava }eliju koja sadrì prvu formulu u lancu pogre{ke i crta stre-lice od te }elije do one koju ste odabrali. Nakon pritiska na OK, Excel crtastrelice do }elije koja sadrì prvu formulu s pogre{kom, od vrijednosti kojeformula upotrebljava. Odavde nadalje je na vama da odredite uzrokpogre{ke. Traganje za prethodnicima iz aktivne }elije ne moète nastaviti


ad

ne stra

nice

II.

291

SLIKA 8-57.

Kada tragate zaprethodnicima,strelice pokazujuod svih }elija nakoje se odnosiformula uodabranoj }eliji.

SLIKA 8-58.

Kada ponovnopretraùjete pret-hodnike, strelicepo~inju pokazivatiod }elija sljede}e(posredne) razinepretho|enja uodnosu na oda-branu }eliju.

SLIKA 8-59.

Odaberite }elijukoja sadrì vrijed-nost pogre{ke ikliknite na gumbTrace Error kakobiste prikazalistrelice koje vodeod }elije s izvo-rom pogre{ke.

ako se pojave crtkane tragaju}e strelice. Ako èlite, moète aktiviratiadresiranu radnu stranicu ili radnu bilje`nicu i zatim zapo~eti novu pre-tragu od adresirane }elije. Ako dvaput kliknete na crtkanu tragaju}u stre-licu, pojavit }e se okvir za dijalog Go To, s adresom prikazanom u popisuGo To. Tada moète odabrati adresu iz popisa i kliknuti na OK kako bisteaktivirali radnu stranicu ili radnu bilje`nicu. Me|utim, ako se adresaodnosi na drugu radnu bilje`nicu koja trenutno nije otvorena, pojavit }e seporuka o pogre{ci.

Na traci s alatima Auditing nalazi se gumb Circle Invalid Data koji crtacrveni krug oko }elija koje sadrè vrijednosti koje naru{avaju uvjete postav-ljene naredbom Data Validation. Gumb Clear Validation Circles uklanja tekrugove iz prikaza.

Dodavanje komentara }elijamaDa biste dokumentirali svoj rad, }elijama moète pridruìti komentare ukojima }ete objasniti prora~un, pretpostavke ili sli~no. Odaberite }eliju kojuèlite opisati i zatim pokrenite naredbu Comment iz izbornika Insert. (Isto tako, moète kliknuti na gumb Insert Comment na traci s alatimaAuditing.) Upi{ite tada va{ tekst u polje za komentar kako to pokazuje slika8-61 na sljede}oj stranici. (Ova naredba se normalno ne pojavljuje naskra}enim izbornicima. Kliknite na dvostruku strelicu na dnu izbornikaInsert da biste je prikazali.)


292

SLIKA 8-60.

Ako traìte pretho-dnike }elije kojasadrì adresu udrugoj radnoj stra-nici ili radnoj bilje-`nici, pojavit }e seposebna tragaju}astrelica.

Excel vas naprosto vodi natrag do formule i pokazuje prethodnike. U na-{em je slu~aju ispalo da je pogre{ka uzrokovana pogre{nim razmakom,slu~ajno unesenim u }eliju B7 umjesto odra|enih sati.

Pretraga za adresama u drugim radnim stranicamaAko }elija sadrì adresu u drugoj radnoj stranici ili u radnoj stranici drugeradne bilje`nice, pojavit }e se crtkana strelica s malom pridruènomikonom, {to pokazuje slika 8-60.

Iako jednoj }eliji moète pridruìti samo jedan komentar, tekst va{egkomentara moè biti proizvoljno duga~ak. Kako unosite informacije u tekstpolje, Excel automatski prebacuje rije~i u novi redak. Ako èlite zapo~etinovi pasus, pritisnite Enter. Kada ste gotovi s unosom, polje moète ra{iritipomo}u hvataljki.

Kada }eliji dodate komentar, va{e }e se ime masnim slovima prikazati navrhu okvira komentara. Sadràj onoga {to pi{ete na tom mjestu kontrolirateputem kartice General okvira za dijalog Options koji pokre}ete iz izbornikaTools, unosom èljenog sadràja u polje User Name. [togod upisali u topolje, isto }e se, s dodatkom dvoto~ke, pojaviti i na vrhu komentara.

Mali crveni trokut u gornjem desnom kutu }elije ozna~ava pridruènikomentar. Kada pomi~ete pokaziva~ mi{a iznad }elije koja sadrì oznakupridruènog komentara, isti automatski iska~e u prikaz. Prikaz ove oznakemoète ukloniti ako odaberete naredbu Options izbornika Tools, kliknete najaha~ View i potvrdite opciju None u grupi Comments. Prikaz svih komen-tara moète uklju~iti opcijom Comment & Indicator.

Da biste promijenili komentar, odaberite }eliju s komentarom, te iz izborni-ka Edit odaberite Edit Comment (to je naredba Insert Comment koja semijenja u Edit Comment ako }elija ve} ima pridruèn komentar). Na sli~anna~in se gumb New Comment na traci s alatima Auditing mijenja u EditComment ako odaberete }eliju s komentarom (ili moète kliknuti desnomtipkom mi{a i odabrati Edit Comment).

Kliknite na Delete nakon {to ste kliknuli na rub polja s komentarom kakobiste obrisali komentar uz }eliju (ili kliknite desnom tipkom mi{a i odabe-rite Delete Comment).

S komentarima }ete lak{e raditi ako prikaète traku s alatima Reviewingkoju pokazuje slika 8-62. Da biste prikazali traku s alatima Reviewing, oda-berite Toolbars iz izbornika View i zatim odaberite Reviewing.


ad

ne stra

nice

II.

293

SLIKA 8-61.

Kako biste boljedokumentiraliradnu stranicu,}elijama moètepridruìtikomentare.

Gumbe Previous Comment i Next Comment upotrijebite za rednoure|ivanje postoje}ih komentara. Va{i se komentari mogu nalaziti i nanekoliko radnih stranica unutar radne bilje`nice, ovim }ete gumbima puto-vati od jednog do drugog bez potrebe da sami aktivirate pojedine radnestranice. Gumb Show Comment prikazuje (ne otvara za ure|ivanje) komen-tar odabrane }elije. Ovaj se gumb mijenja u Hide Comment ako je komentartrenutno vidljiv. Gumb Show All Comments radi kao i gumb ShowComment, ali odjednom prikazuje sve komentare. Gumb Delete bri{ekomentare svih odabranih }elija. (Preostala tri gumba na traci s alatimaReviewing odnose se na osobine obja{njene u 18. poglavlju “Dijeljenjedatoteka s drugima”.)

Da biste ispisali pridruène komentare, izvedite naredbu Page Setup izizbornika File, kliknite na karticu Sheet i odaberite jednu od opcija izpopisa Comments. Opcija At End Of Sheet ispisuje sve komentare u tekstu-alnom obliku nakon ispisa radne stranice. Opcija As Displayed On Sheetispisuje komentare onako kako se oni pojavljuju u okvirima pri prikazusvih komentara odjednom. Pripazite, jer na ovaj na~in moète komentarimaprekriti bitni dio radne stranice ili bi, pak, komentari, ako ih je ve}i broj,mogli prekriti jedan drugog.

Upotreba okvira za dijalog Go To SpecialOpcije okvira za dijalog Go To Special predstavljaju sna`no sredstvo zaispravljanje pogre{aka koje vam omogu}ava brzo nalaènje }elija {to zado-voljavaju zadane uvjete.

Da biste otvorili okvir za dijalog Go To Special, pokazan na slici 8-63, oda-berite naredbu Go To iz izbornika Edit ili pritisnite F5, a zatim kliknite nagumb Special. (Naredba Go To se normalno ne pojavljuje na skra}enimizbornicima. Kliknite na dvostruku strelicu na dnu izbornika Edit da bisteje prikazali.)


294

SLIKA 8-62.

Za rad s komenta-rima upotrijebitetraku s alatimaReviewing.

Next Comment

Show CommentNewComment

Send to Mail Recipient(as Attachment)

Update File

Previous Comment

Show All Comments Delete Comment

Create Microsoft Outlook Task

VIDI IVi{e informacija oispisu potraìte u11. poglavlju“Ispisivanje iprezentacije”.

?

Nakon odre|ivanja jedne od opcija Go To Special, kliknite na OK. Excelozna~ava }eliju ili }elije koje zadovoljavaju postavljene uvjete. S nekolikoizuzetaka, ako odaberete raspon ili }elije prije otvaranja okvira za dijalogGo To Special, Excel pretraùje samo odabrani raspon; ako je trenutniodabir samo jedna }elija ili jedan grafi~ki objekt, Excel pretraùje ~itavuradnu stranicu.

Neke od opcija Go To Special, poput opcija Comments, Precedents iDependents, mogu uzrokovati da Excel ozna~i nekoliko nesusjednihraspona. Da biste se kretali me|u ovakvim odabranim dijelovima, upotri-jebite Enter za pomak nadolje ili udesno }eliju po }eliju. Shift-Enter vasvra}a prema gore i ulijevo }eliju po }eliju.

Opcije Constants, Formulas i Blanks nalaze }elije koje sadrè odre|ene vrstepodataka. Kada potvrdite opcije Constants ili Formulas, Excel dodatnoaktivira i opcije Numbers, Text, Logicals i Errors. Upotrijebite ove opcije zasuàvanje uvjeta pretrage.

Opcija Current Region je zahvalna kada radite s velikom i sloènom rad-nom stranicom, a trebate odabrati raspon }elija. (Prisjetite se da je regijadefinirana kao kontinuirani pravokutni raspon }elija okruèn praznim reci-ma, praznim stupcima ili rubovima radne stranice.) Kada odaberete CurrentRegion, va{ je odabir postavljen na to podru~je radne stranice.


ad

ne stra

nice

II.

295

SLIKA 8-63.

Da biste prikazaliokvir za dijalogGo To Special,zgodan alat zapregled i ispravl-janje pogre{aka,pokrenite nared-bu Go To izborni-ka Edit i kliknitena gumb Special.

VIDI IVi{e informacija oradu s grafi~kimobjektimapotraìte u 10.poglavlju,“Grafika”.

?

Da biste na brzinu odabrali regiju kojoj pripada odabrana }elija, pritisniteCtrl+Shift+*.

SAVJET❞

Ako je odabrana }elija dio polja, moète upotrijebiti opciju Current Arraykako biste odabrali sve }elije polja. Zamijetite da prilikom traènja prethod-nika i ovisnika, naredba Go To Special jednostavno odabire }elije, dokosobina Auditing crta strelice izme|u }elija u radnoj stranici. Pogledajteodjeljak “Traganje za adresama }elija”.

Da biste zamijetili eventualne nekonzistentnosti, za usporedbu sadràja urasponu }elija primijenite opcije Row Differences ili Column Differences. Zaupotrebu ovih opcija ispravljanja, odaberite raspon prije otvaranja okvira zadijalog Go To. Poloàj aktivne }elije u va{em odabiru odre|uje koju }eliju ilikoje }elije Excel upotrebljava za izvo|enje usporedbe. Pri pretrazi za razli-kama u recima, Excel uspore|uje }elije u odabiru s }elijama u istom stupcukao aktivna }elija. Pri pretrazi za razlikama u stupcima, Excel uspore|uje}elije u odabiru s }elijama u istom retku kao aktivna }elija.

Primjerice, odabrali ste raspon B10:G20 i }elija B10 je aktivna. Ako potvr-dite opciju Row Differences, Excel uspore|uje podatke u }elijama C10:G10 spodatkom u }eliji B10, podatke u }elijama C11:G11 s podatkom u }eliji B11,itd. Ako potvrdite opciju Column Differences, Excel uspore|uje podatke u}elijama B11:B20 s podatkom u }eliji B10, podatke u }elijama C11:C20 s po-datkom u }eliji C10 itd.

Izme|u ostalog, Excel pretraùje razlike u adresama va{e }elije i raspona iodabire one }elije koje nisu jednake usporednoj }eliji. Pretpostavimo da je}elija B10 ona s kojom se uspore|uje i sadrì formulu

=SUM(B1:B9)

Ako odaberete }elije B10:G10, a zatim potvrdite opciju Row Differences,Excel pretraùje zadani raspon za bilo koju neuklapaju}u formulu. Primje-rice, da biste slijedili uzorak iz }elije B10, formula u }elijama C10 i D10 tre-bale bi biti

=SUM(C1:C9)

i

=SUM(D1:D9)


296

Da biste na brzinu odabrali polje kojem pripadaju odabrane }elije, moèteupotrijebiti tipkovnicu i pritisnuti Ctrl+/.

SAVJET❞

Ako bilo koja od formula u retku 10 ne odgovara uzorku, tada Go ToSpecial odabire }elije koje sadrè te formule. Ako se sve formule podu-daraju, Excel prikazuje poruku No Cells found.

Opcije Row Differences i Column Differences isto tako provjeravaju sadrèli sve }elije raspona isti tip podataka. Na primjer, ako poredbena }elijasadrì funkciju SUM, Excel ozna~ava svaku }eliju koja sadrì funkciju, for-mulu ili vrijednost razli~itu od funkcije SUM. Ako poredbena }elija sadrìtekst ili broj~anu vrijednost, Excel u odabranom rasponu ozna~ava sve }elijekoje se u potpunosti ne poklapaju s poredbenom vrijedno{}u. Opcije neprave razliku izme|u velikih i malih slova.

Za upotrebu opcija Precedents i Dependents najprije odaberite }eliju ~ijeprethodnike i nasljednike èlite na}i, pritisnite F5, kliknite na gumb Speciali odaberite Precedents ili Dependents. Excel zatim aktivira opcije DirectOnly i All Levels. Upotrijebite ove opcije kako biste definirali parametreva{e pretrage: Direct Only nalazi samo one }elije koje se neposredno odnosena aktivnu }eliju ili neposredno ovise o aktivnoj }eliji. Opcija All Levelsnalazi neposredne prethodnike i nasljednike, ali i one }elije koje su posred-no vezane na aktivnu }eliju. Pri potrazi za prethodnicima i nasljednicima,Excel uvijek pretraùje cijelu radnu stranicu.

Opcija Last Cell okvira za dijalog Go To Special ozna~ava }elije u donjemdesnom kutu raspona koji obuhva}a sve }elije koje sadrè podatke, opaskeili formate. Kada potvrdite opciju Last Cell, Excel nalazi zadnju }elijuaktivnog podru~ja radne stranice, a ne desni donji kut trenutno odabranograspona.


ad

ne stra

nice

II.

297

Da biste uklju~ili opcije Row Differences i Column Differences, moète upotri-jebiti i pre~ice s tipkovnice. Da biste pretraìli razlike po stupcima, odaberiteraspon koji èlite pretraìti i pritisnite Ctrl-Shift-|. Da biste pretraìli razlike porecima, odaberite raspon koji èlite pretraìti i pritisnite Ctrl+\.

SAVJET❞

Dolje navedene pre~ice s tipkovnice moète upotrijebiti za brzo ozna~avanjeprethodnika i nasljednika aktivne }elije:

Ctrl+[ Ozna~ava neposredne prethodnike

Ctrl+Shift+{ Ozna~ava sve prethodnike

Ctrl+] Ozna~ava neposredne nasljednike

Ctrl+Shift+} Ozna~ava sve nasljednike

SAVJET❞

Opcija Visible Cells Only isklju~uje iz trenutno odabranog raspona }elije izskrivenih redaka i stupaca.

Opcija Objects ozna~ava sve grafi~ke objekte u va{oj radnoj stranici, bezobzira na trenutno odabrani raspon.

Opcija Conditional Formats odabire samo one }elije na koje je primijenjenouvjetno formatiranje. Opcija Data Validation odabire, pak, one }elije na kojeje primijenjena naredba Data Validation.


298

Da biste u trenutnom rasponu na brzinu prikazali samo vidljive }elije, priti-snite na tipkovnici Alt+;.

SAVJET❞

299

9Radne stranice i prozori

U1. poglavlju upoznali smo vas i s radnim bilje`nicama i s radnim stranicama i pokazali osnove rada s njima.U ovom }emo poglavlju pokazati kako raditi s vi{e

radnih bilje`nica odjednom. Pokazat }emo i kako otvoriti vi{eprozora jedne radne bilje`nice. (Uvidjet }ete da je ova mogu}-nost vrlo upotrebljiva u slu~ajevima kada istovremeno èlitevidjeti dva razli~ita podru~ja iste radne stranice.) Usput }emoobjasniti naredbe i pre~ice za otvaranje, kretanje, manipulaciju,skrivanje, spremanje i zatvaranje vi{estrukih prozora.

Nadalje, pokazat }emo vam kako dodati i ukloniti radne stra-nice, imenovati ih i razdijeliti po oknima. Istraìt }emo i izu-zetnu sposobnost grupnog ure|ivanja u Microsoft Excelu, kojavam omogu}ava formatiranje i ure|ivanje dviju ili vi{e radnihstranica iste radne bilje`nice odjednom. Oknoat }emo naredbuZoom kojom moète uve}ati ili umanjiti prikaz va{ih radnihbilje`nica, kao i imenovane oknoe koji vam omogu}avaju pri-lagodbu kombinacije pode{enosti prikaza, radnog podru~ja ipisa~a, te spremanje tih prilago|enih kombinacija.

9. POGLAVLJE

Rad s prozorima radne bilje`nice 300

Rad sa stranicama 331

Rad s povezanim radnim bilje`nicama 329

Konsolidiranje radnih stranica 337

Rad s prozorima radne bilje`niceU ranim verzijama Microsoft Excela, radne stranice, dijagrami i makro stra-nice bili su na disku spremljeni kao odvojeni dokumenti. Me|utim, odExcela 5, sve ove vrste podataka mirno koegzistiraju u istoj radnoj bilje`nici.U radnoj bilje`nici moète dràti po volji mnogo radnih stranica s raznimvrstama podataka, istovremeno imati otvoreno vi{e od jedne radnebilje`nice, kao i vi{e otvorenih prozora za istu radnu bilje`nicu. Jedina suograni~enja ovih mogu}nosti u memoriji va{eg ra~unala i resursima sustava.

Upravljanje s vi{e radnih bilje`nicaOp}enito, pri pokretanju Excela otvara se prazna radna bilje`nica s privre-menim nazivom Book1. Izuzetak je kada istovremeno unosite Excel i posto-je}u datoteku. Primjerice, ako pokrenete Excel dvostrukim klikom na ikonudokumenta – ili ako imate jednu ili vi{e datoteka radnih stranica spremlje-nih u direktorij XLStart tako da se otvaraju automatski – Excel se ne otvaras praznom radnom bilje`nicom Book1.

Da biste otvorili dodatne datoteke, pokrenite iz izbornika File naredbu Newili Open, ili na traci s alatima Standard pritisnite gumb New Workbook iligumb Open (prva dva gumba s lijeve strane).

Po volji moète otvarati mnogo radnih bilje`nica, sve dok ne upotrijebitesvu memoriju ra~unala. Nova se radna bilje`nica pojavljuje nad prozoromzadnje aktivne radne bilje`nice i postaje aktivnim (ili trenutnim) prozoromradne bilje`nice. Aktivni se prozor pojavljuje s prikazanim kliznim trakama.

Uo~ite da se, ako upotrijebite naredbu Open ili pritisnete gumb Open kakobiste otvorili ve} otvorenu radnu bilje`nicu, kopija prikazana na va{emekranu zamjenjuje sa zadnjom spremljenom verzijom s diska. Ako su uotvorenoj radnoj bilje`nici izvr{ene bilo kakve promjene, okvir s upozore-njem traì od vas potvrdu da se èlite vratiti zadnjoj spremljenoj verzijitako da kliknete na Yes.

Kretanje izme|u otvorenih radnih bilje`nicaDa biste se pomicali iz jednog u drugi otvoreni prozor radne bilje`nice,moète kliknuti na prozor kako biste ga aktivirali, a zatim {etati po stoguprozora upotrebljavaju}i pre~ice s tipkovnice ili odabiru}i ime èljenog pro-zora iz izbornika Window.

Primjerice, na slici 9-1 preklapaju se tri radne bilje`nice – Products,Expenses i Sales. Da biste se pomaknuli s Products na Sales, kliknite bilogdje na radnu bilje`nicu Sales.


300

VIDI IVi{e informacija odirektoriju XLStartpotraìte u odjelj-ku “Otvaranje da-toteka” na 81. str.

?

VIDI IDaljnje informacijeo radu s vi{e pro-zora potraìte uodjeljku “Otvaranjeve}eg broja prozo-ra iste radne bilje`-nice” na 306. str.

?

Radne stranice i prozori 9. POGLAVLJER

ad

ne stra

nice

II.

301

Ako imate otvoren velik broj prozora, za kretanje iz jednog u drugi najjed-nostavnije je upotrijebiti izbornik Window. Kao {to je pokazano na slici 9-2,donji odjeljak izbornika Window daje popis imena otvorenih radnih bilje-`nica. Da biste krenuli izravno u radnu bilje`nicu, odaberite njezino ime.

Datoteku Products.xls koja je kori{tena u sljede}em primjeru moète na}i naWeb stranici Microsoft Pressa: http://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/.

SLIKA 9-1.

Da biste se po-maknuli na pro-zor koji je baremdjelomi~no vidljiv,postavite pokazi-va~ mi{a bilo gdjenad vidljivi dioprozora i kliknite.

Ako je èljena radna bilje`nica otvorena, ali nije ni djelomi~no vidljiva naekranu, moète kruìti kroz otvorene prozore pritiskom na Ctrl+F6. Da bistese iz jedne u drugu radnu bilje`nicu kretali obrnutim redoslijedom, drìte pri-tisnutom tipku Shift i pritisnite Ctrl+F6.

SAVJET❞

SLIKA 9-2.

Kada imate otvo-ren niz radnih bi-lje`nica, najboljialat za snalaènjeje izbornikWindow.

NA WEBUW

Izbornik Window mo`e dati popis najvi{e devet radnih bilje`nica. Akoimate vi{e od devet otvorenih radnih bilje`nica, izbornik Window uklju~ujei naredbu More Windows. Kada pokrenete ovu naredbu, pojavit }e se okvirza dijalog koji daje imena svih otvorenih radnih bilje`nica. Jednostavnoodaberite ime i kliknite na OK.

Razmje{taj prozora radne bilje`niceDa biste istovremeno vidjeli dvije ili vi{e radnih bilje`nica, pokrenite nared-bu Arrange iz izbornika Window. Excel prikazuje okvir za dijalog pokazanna slici 9-3. Naredba Arrange razmje{ta sve otvorene prozore na jedan od~etiri mogu}a na~ina: Tiled, u kojem se ekran dijeli me|u otvorenim doku-mentima, {to pokazuje slika 9-4; Horizontal, pokazan na slici 9-5; Vertical,pokazan na slici 9-6 ili Cascade, prethodno prikazan na slici 9-1.


302

SLIKA 9-3.

Naredba Arrangeizbornika Windowdaje vam mogu}-nost izbora izme-|u ~etiri mogu}ana~inarazmje{taja.

SLIKA 9-4.

Ove su radne stra-nice razmje{teneopcijom Tiled.

Ako potvrdite opciju Windows Of Active Workbook u okviru za dijalogArrange Windows, aktivni se prozor maksimizira, odnosno, ako je otvorenovi{e prozora iste radne bilje`nice, razmje{taju se samo ti prozori, a premaodabranom na~inu razmje{taja iz odjeljka Arrange okvira za dijalog. Ova jemogu}nost zgodna u slu~aju kada imate otvoreno vi{e radnih bilje`nica a vi`elite razmjestiti prozore samo aktivne radne bilje`nice, bez zatvaranja pre-ostalih. Dodatne informacije o radu s vi{e prozora potra`ite u odjeljku “Otvaranjeve}eg broja prozora iste radne bilje`nice” na 306. stranici.


ad

ne stra

nice

II.

303

SLIKA 9-5.

Ove su radne stra-nice razmje{tenevodoravno(Horizontal).

SLIKA 9-6.

Ove su radne stra-nice razmje{teneokomito(Vertical).


304

Ako èlite vidjeti ve}i dio aktivne radne stranice, moète maksimizirati prozorradne bilje`nice, ali ako to nije dovoljno, tada moète upotrijebiti naredbuFull Screen iz izbornika View. (Ova naredba se normalno ne pojavljuje naskra}enim izbornicima. Kliknite na dvostruku strelicu na dnu izbornika Viewda biste je prikazali.) Kada pokrenete ovu naredbu, Excel uklanja traku za for-mulu, statusnu traku, trake s alatima i naslovne trake s ekrana – sve osimtrake izbornika, gumba Full Screen i maksimiziranog prozora radne bilje`nice– {to pokazuje sljede}a slika.

Naredba Full Screen predstavlja prikladan na~in za prikaz ve}ine informaci-ja na ekranu, bez promjene uve}anja podataka. (Vi{e informacija o promjeniuve}anja potraìte u “Zumiranje radnih stranica” na 322. str.) Da biste vratiliizgled ekrana na prethodni, jednostavno kliknite na gumb Full Screen koji sepojavljuje u gornjem desnom kutu ekrana, odnosno ponovno pokrenitenaredbu Full Screen.

Krajnje maksimiziranje

Jedna va`na stvara: kada maksimizirate jedan prozor, maksimizirat }ete isve ostale otvorene prozore. Ako su otvoreni Products, Expenses i Sales, amaksimizirate Products, Excel }e maksimizirati i Expenses i Sales. Potonjeprozore ne}ete vidjeti jer leè ispod prozora Products, ali se na njih moètepomaknuti pritiskom na Ctrl+F6 ili preko izbornika Window.

Prozor uvijek sadrì i gumb Minimize. Kada kliknete na gumb Minimize,prozor se saìma na ikonu koja sadrì kratku naslovnu traku. Minimiziraniprozor uvijek sadrì i gumb Restore koji vra}a prozor u prethodno posta-vljenu veli~inu, kao i gumb Maximize.

Pomicanje i promjena veli~ine prozora radne bilje`niceDa biste mi{em pomicali prozor radne bilje`nice, postavite pokaziva~ mi{ana naslovnu traku prozora, drìte pritisnutom tipku mi{a i vucite prozor nanovi poloàj, a zatim otpustite tipku mi{a. Da biste promijenili veli~inu pro-zora, povla~ite mi{em rubove prozora.


ad

ne stra

nice

II.

305

SLIKA 9-7.

Gumb Maximizemijenja se ugumb Restore utrenutku maksi-miziranja prozora.

Maksimiziranje i minimiziranje prozora radne bilje`niceâk i kada su va{i prozori uredno razmje{teni, kao na slici 9-6, jo{ uvijekmoète maksimizirati prozor klikom na gumb Maximize na desnom krajunaslovne trake prozora, {to pokazuje slika 9-7. Kada ponovno èlite dobitiprethodno okno, kliknite na gumb Restore (koji je prije toga bio gumbMaximize), a Excel vra}a izgled ekrana na prethodni. Kada prozor nijemaksimiziran, postaje plutaju}i.

Maximize

Minimize Close Restore

Gumbi plutaju}eg prozora Gumbi maksimiziranog prozora Ikona minimiziranog prozora

Ako radite s nekoliko radnih bilje`nica u odre|enom rasporedu koji se ~estokoristi, odaberite naredbu Save Workspace iz izbornika File. Trenutnepode{enosti moète spremiti i ponovno postaviti na isti na~in jednostavnimotvaranjem jedne datoteke. Pogledajte “Spremanje ~itavog radnog podru~ja”na 76. str.

SAVJET❞

VIDI IVi{e informacija opromjeni veli~ineprozora potraìte uodjeljku “Promjenaveli~ine prozoraradne bilje`nice”.

?

Spremanje i zatvaranje radnih bilje`nicaPri spremanju radne bilje`nice upotrebom naredbi Save ili Save As iz izbor-nika File, ili pritiskom na gumb Save na traci s alatima Standard, zna~ajkeprozora poput njegova poloàja na ekranu, njegove veli~ine i pode{enostprikaza, spremaju se zajedno s radnom bilje`nicom u istu datoteku. Kadasljede}i put otvorite datoteku, prozor radne bilje`nice izgleda potpuno jed-nako kao i pri zadnjem spremanju. âk su ozna~ene i iste }elije koje su bileozna~ene u trenutku zadnjeg spremanja.

Da biste zatvorili pojedini prozor radne bilje`nice, pokrenite naredbu Closeiz izbornika File ili kliknite na gumb Close na desnom kraju naslovne trakeprozora (ili udesno od trake izbornika ako je prozor maksimiziran). GumbClose je mali okviri} sa slovom “x” na njemu. Ako ste u odnosu na zadnjuspremljenu verziju unijeli neke promjene, okvir za dijalog vas pita èlite lispremiti va{u radnu bilje`nicu prije zatvaranja. Ako niste namjeravali za-tvoriti radnu bilje`nicu, jednostavno kliknite na gumb Cancel.

Otvaranje ve}eg broja prozora iste radne bilje`nicePretpostavimo da ste stvorili radnu bilje`nicu nazvanu Products, poput onepokazane ranije na slici 9-1 na str. 301. âk ako i maksimizirate prozorradne bilje`nice, potpuno vidljive biti }e vjerojatno samo }elije A1:K26 ({tomoè biti i druk~ije, ovisno o vrsti monitora). Ako istovremeno èlite vidjetii drugo podru~je radne bilje`nice, otvorite drugi prozor za radnu bilje`nicu.Da biste otvorili drugi prozor, pokrenite naredbu New Window iz izborni-ka Window. (Ova naredba se normalno ne pojavljuje na skra}enim izbor-nicima. Kliknite na dvostruku strelicu na dnu izbornika Window da bisteprikazali naredbu New Window.) Da biste na svom ekranu vidjeli oba pro-zora, pokrenite naredbu Arrange iz izbornika Window i odaberite jednu odopcija Arrange. Ako odaberete opciju Vertical, va{ }e ekran izgledati poputonog na slici 9-8.

Uo~ite da Excel pridruùje ime Products:2 novom prozoru radne bilje`nice.Isto se tako mijenja ime originalnog prozora radne bilje`nice u Products:1.Usto, Products:2 postaje aktivnim prozorom, {to ozna~ava ~ista boja nje-gove naslovne trake i prisutnost kliznih traka.


306

VIDI IInformacije o spre-manju datoteka, tespremanju i otva-ranju grupa radnihbilje`nica potraìteu 4. poglavlju“Upravljanjedatotekama”.

?

Va`no je razumjeti razliku izme|u naredbe New izbornika File i naredbeNew Window izbornika Window. Naredba New izbornika File stvara novuradnu bilje`nicu koja se prikazuje u novom prozoru. Radna bilje`nica kojaje rezultat izvo|enja naredbe New je potpuno odvojena od bilo koje posto-je}e radne bilje`nice. Me|utim, naredba New Window naprosto stvara noviprozor aktivne radne bilje`nice.

Sve {to radite u prozoru, odnosi se na ~itavu radnu bilje`nicu, a ne samo nadio radne bilje`nice koji je prikazan u prozoru. Primjerice, kada ubacite po-datak u jedan od prozora radne bilje`nice, taj isti podatak moète vidjeti i ubilo kojem drugom prozoru pridruènom toj radnoj bilje`nici. Na isti na~in,ako obri{ete ili promijenite sadràj }elije u bilo kojem prozoru radne bilje`-nice, promjenu u toj }eliji, ili }eliji koja ovisi o mijenjanoj, moète vidjeti i udrugim prozorima iste radne bilje`nice.

Kroz novi se prozor moète kretati kako biste vidjeli druge dijelove radnebilje`nice. Na primjer, ako nekoliko puta kliknete na dolje i desno usmje-renu strelicu klizne trake u prozoru Products:2, moète u okno dovesti }elijeL23:P45, {to pokazuje slika 9-9. Isto tako moète upotrijebiti i Go To iz iz-bornika Edit (ili pritisnuti F5) kako biste se pomaknuli na drugu lokaciju unovom prozoru. Vi{e informacija o kretanju kroz radnu bilje`nicu potraìte udijelu “Kretanje kroz radnu bilje`nicu” na 6. str. ili u dijelu “Upotreba naredbe Go To” na 101. str.


ad

ne stra

nice

II.

307

SLIKA 9-8.

Upotrijebite nared-bu New Windowda biste otvorilidrugi prozor isteradne bilje`nice, azatim pokrenitenaredbu Arrangekako biste istovre-meno prikazalioba prozora.

Skrivanje i za{tita radnih bilje`nicaPonekad }ete odre|ene informacije èljeti sa~uvati od drugih osoba ili jed-nostavno za{tititi od slu~ajnih promjena. Svoje podatke moète sa~uvati iza{tititi skrivanjem prozora radne bilje`nice, radnih bilje`nica ili pojedinihradnih stranica. Informacije o za{titi pojedinih }elija potraìte u odjeljku “Za{titava{ih podataka” na 111. stranici.

Skrivanje prozora radne bilje`nicePonekad }e vam trebati otvorena radna bilje`nica kako biste mogli upotrije-biti informacije koje ona sadràva, ali ne èlite da prozori zauzimaju mjestona va{em ekranu. Kada nekoliko otvorenih radnih bilje`nica “zagu{i” va{eradno podru~je, moète upotrijebiti naredbu Hide izbornika Window kakobiste neke od njih sakrili. Excel jo{ uvijek moè raditi s informacijama izskrivenih radnih bilje`nica, ali one ne zauzimaju mjesto na va{em ekranu,niti se njihova imena pojavljuju u izborniku Window.

Da biste sakrili prozor radne bilje`nice, najprije ga aktivirajte i izveditenaredbu Hide iz izbornika Window. Excel uklanja prozor s va{eg radnog


308

Ako su otvoreni i drugi prozori, a èlite vidjeti samo prozore aktivne radnebilje`nice, potvrdite opciju Windows Of Active Workbook u okviru za dijalogArrange Windows.

SAVJET❞

SLIKA 9-9.

]elije L23:P45 sa-da se pojavljuju udrugom prozoru.

Odaberite radnu bilje`nicu koju èlite vidjeti i kliknite na OK. Skrivena seradna bilje`nica pojavljuje na ekranu i postaje aktivnom.

Ako ste za{titili skrivenu radnu bilje`nicu pomo}u naredbe ProtectWorkbook podizbornika Protection izbornika Tools i zatim potvrdili opcijuWindows, morat }ete unijeti svoju lozinku prije nego {to uzmognete sakritiili prikazati radnu bilje`nicu.

Spremanje radnih bilje`nica kao skrivenihPonekad }ete èljeti sakriti odre|enu radnu bilje`nicu ili prozor, mo`dastoga {to ne}ete htjeti da drugi otvaraju i gledaju njezin osjetljivi sadràjdok vi niste prisutni. Ako ste radnu bilje`nicu spremili kao skrivenu, kadase otvori ne}e biti vidljiva. Radnu bilje`nicu moète spremiti kao skrivenuslijede}i naredne korake:

1. Uz aktivnu radnu bilje`nicu koju èlite sakriti, pokrenite naredbuHide iz izbornika Window.

2. Uz pritisnutu tipku Shift, iz izbornika File pokrenite Close All.


ad

ne stra

nice

II.

309

SLIKA 9-10.

Okvir za dijalogUnhide sadrìpopis svih skrive-nih prozora radnebilje`nice.

podru~ja, ali radna bilje`nica ostaje otvorena. Da biste prikazali skriveneprozore, pokrenite Unhide iz izbornika Window. (Ta naredba je zasivljenaako prozor nije skriven.) U svakom od tih slu~ajeva, pokazat }e se okvir zadijalog sli~an onom sa slike 9-10, u kojem se nalazi popis svih skrivenihprozora radne bilje`nice.

Naredba Hide vam omogu}uje da sakrijete svaki otvoreni prozor. Ako imatevi{e otvorenih prozora za istu radnu bilje`nicu, naredba Hide }e sakriti samotrenutno aktivan prozor. Nije sakrivena radna bilje`nica, ve} samo prozor.Daljnje informacije potraìte u odjeljku “Otvaranje ve}eg broja prozora isteradne bilje`nice” na 306. str.

NAPOMENA>>

VIDI IVi{e informacija oza{titi datotekaradnih bilje`nicapotraìte u dijelu“Za{tita datoteka “na 71. str.

?

3. Kada se pojavi poruka koja vas pita èlite li spremiti promjene u rad-noj bilje`nici, kliknite na Yes.

Sljede}i put kada otvorite radnu bilje`nicu, ona se otvara kao skrivena.Kako biste se osigurali da radnu bilje`nicu ne uzmognu prikazati drugikorisnici, moète joj, prije skrivanja i spremanja, pridruìti lozinku, upotre-bljavaju}i naredbu Protect Workbook podizbornika Protection izbornikaTools.

Skrivanje pojedinih radnih stranicaAko èlite sakriti odre|enu radnu stranicu svoje radne bilje`nice, moèteupotrijebiti naredbu Hide podizbornika Sheet izbornika Format. Kadapokrenete naredbu Hide, aktivna se radna stranica vi{e ne prikazuje naradnom podru~ju.

Da biste ponovno prikazali radnu stranicu, pokrenite naredbu Unhidepodizbornika Sheet. (Naredba Unhide prikazuje se zasivljena stranica kadau radnoj bilje`nici nema skrivenih radnih.) Okvir za dijalog Unhide koji seodnosi na radne stranice sli~an je okviru za dijalog Unhide koji se odnosina radne bilje`nice, {to pokazuje slika 9-11.


310

Suprotno od skrivanja i za{tite radne bilje`nice bilo bi omogu}ivanje drugimda je ure|uju. Excelova naredba Share Workbook iz izbornika Tools omogu-}ava vi{ekorisni~ko ure|ivanje. Potraìte 18. poglavlje “Dijeljenje datoteka sdrugima”.

SAVJET❞

VIDI IInformacije o skri-vanju elemenatapotraìte u okviru“Skriveni broj~aniformat” na 178. str.Vi{e informacija oskrivanju ~itavihstupaca i redakapotraìte u okviru“Skrivanje stupca iliretka” na 206. str.

?

SLIKA 9-11.

Upotrijebitenaredbu UnhidepodizbornikaSheet izbornikaFormat kako bistesakrili pojedineradne stranice.

Ako je struktura va{e radne bilje`nice za{ti}ena upotrebom naredbe ProtectSheet podizbornika Protection izbornika Tools, pojedine radne stranicene}ete mo}i sakriti ili ponovno prikazati.

Rad sa stranicamaRadna je bilje`nica uvez za sve va{e stranice, pa poput svakog uveza moèsadràvati razli~ite vrste stranica koje moète umetnuti, ukloniti ili prebacitina drugo mjesto. Za razliku od uveza, stranice tako|er moète kopirati, teih imenovati ili preimenovati. Napokon, moète odabrati grupe radnih stra-nica i urediti ih zajedno – to zna~i da moète unijeti podatke i primijenitiformate na sve odabrane stranice odjednom.

Osnove stranicaNova radna bilje`nica podrazumijevano sadrì tri radne stranice s imenimaSheet1 do Sheet3. Podrazumijevani broj stranica koje se pojavljuju u novojradnoj bilje`nici moète promijeniti odabiru}i naredbu Options iz izbornikaTools i klikom na karticu General. Kartica General okvira za dijalog Optionspokazana je na slici 9-12.


ad

ne stra

nice

II.

311

VIDI IInformacije o ure-|ivanju grupe rad-nih stranica potra-ìte u dijelu “Isto-vremeno ure|iva-nje grupa stranica”na 326. stranici.

?

Dosad smo obja{njavali samo radne stranice. Me|utim, Excel zapravo imadvije razli~ite vrste stranica. Za daljnja }emo obja{njenja upotrijebiti op}enitipojam “stranica”, ali }emo se vratiti pojmu radne stranice za detaljnijaobja{njenja kasnije u poglavlju i u nastavku 2. dijela.

NAPOMENA>>

SLIKA 9-12.

Broj stranica koje}e se pojaviti usvakoj novoj rad-noj bilje`nicimoète kontroli-rati upotrebomkartice Generalokvira za dijalogOptions.

Ovdje odreditekoliki }e bitipodrazumijevanibroj stranica unovoj radnojbilje`nici.

Kartica General sadrì i polje Sheets In New Workbook, u koje moèteupisati èljeni broj ili klikom na male strelice udesno pove}ati ili smanjitibroj stranica koje èlite da sadrì svaka nova radna bilje`nica. Gornje jeograni~enje 255 stranica.

Umetanje i brisanje stranica u radnoj bilje`niciBroj stranica u radnoj bilje`nici jednostavno je promijeniti. Primjerice, dabiste umetnuli novu stranicu u postoje}u radnu bilje`nicu, slijedite narednekorake:

1. Odaberite jaha~ stranice u radnoj bilje`nici prije koje èlite umetnutinovu stranicu, poput Sheet2 na slici 9-13.

2. Sada pokrenite naredbu Worksheet iz izbornika Insert.

Slika 9-13 pokazuje novu stranicu, Sheet4, umetnutu ispred stranice Sheet2.

Upotrebljavaju}i istu tehniku, moète odjednom dodati nekoliko stranica uradnu bilje`nicu. Da biste dodali vi{e od jedne stranice, odaberite jaha~stranice, pritisnite Shift, a zatim odaberite raspon stranica – onoliko koliko


312

Svaka prazna stranica u radnoj bilje`nici zauzima dodatni prostor na disku,pa moète stvarati nove radne bilje`nice s manjim brojem stranica, a doda-vati nove stranice prema potrebi. Svakako biste trebali i obrisati neupotrije-bljene radne stranice iz radne bilje`nice kako biste sa~uvali prostor na disku.

SAVJET❞

Iako moète odrediti da se nove radne bilje`nice stvaraju s najvi{e 255 stranica, u postoje}u radnu stranicu moète dodati po volji mnogo stranica,a kona~ni broj ovisi jedino o memoriji va{eg ra~unala i resursima sustava.

NAPOMENA>>

SLIKA 9-13.

Da biste umetnulinovu stranicu pri-je odabrane, upo-trijebite naredbuWorksheetizbornika Insert.

Za brzo umetanje, pomicanje ili preimenovanje stranice kliknite na jaha~stranice desnom tipkom mi{a da biste prikazali izbornik pre~ica sa èljenimnaredbama.

SAVJET❞

èlite umetnuti – prije pokretanja naredbe Worksheet. (Uo~ite da je u na-slovnu traku prozora dodano [Group], {to ozna~ava da imate odabranugrupu stranica koju ure|ujete. Excel ume}e jednak broj novih stranicaispred prve stranice odabranog raspona, {to pokazuje slika 9-14.

Uo~ite da Excel numerira nove stranice na temelju broja stranica u radnojbilje`nici – u ovom slu~aju 3. Prva stranica koju ume}ete je Sheet4, sljede}aje Sheet5, itd. Vodite ra~una da djelovanje naredbe Worksheet izbornikaInsert ne moète poni{titi.

Da biste izbrisali stranicu, moète upotrijebiti naredbu Delete Sheet iz iz-bornika Edit. Jednostavno odaberite stranicu koju èlite izbrisati, pokreniteDelete Sheet i kliknite na OK kada se od vas zatraì potvrda trajnog uklan-janja stranice iz radne bilje`nice. Ako èlite izbrisati vi{e stranica iz radnebilje`nice, drìte pritisnutom tipku Shift kako biste odabrali raspon stranica,ili tipku Ctrl kako biste odabrali vi{e nesusjednih stranica, a zatim pokreni-te naredbu Delete Sheet iz izbornika Edit. Djelovanje naredbe Delete Sheetne moète poni{titi. Ako stranice bri{ete i naknadno dodajete nove, Excel }eodbrojavati nove stranice kao da ove obrisane jo{ postoje. Primjerice, akoobri{ete stranice Sheet4 i Sheet5 i kasnije dodate dvije nove, Excel }e ovenove stranice imenovati kao Sheet6 i Sheet7.

Imenovanje i preimenovanje stranica radne bilje`niceAko vam dosade imena poput Sheet1, Sheet2 itd., va{im stranicama moètedati domi{ljatija i smislenija imena dvostrukim klikom na jaha~ stranice iupisivanjem novog imena. Isto tako, moète upotrijebiti i naredbu Renamepodizbornika Sheet izbornika Format.

Imena va{ih stranica mogu biti duga~ka do 31 znaka. Zapamtite, me|utim,da upotrijebljeno ime odre|uje {irinu jaha~a va{e stranice koja se pojavljujena dnu prozora radne bilje`nice, {to pokazuje slika 9-15.


ad

ne stra

nice

II.

313

SLIKA 9-14.

Da biste odjednomumetnuli dvije no-ve stranice, drìtepritisnutom tipkuShift i odaberitedvije postoje}estranice. Zatim po-krenite Worksheetiz izbornika Insert.

Upotrebom naredbe Chart iz izbornika Insert, moète u radnu bilje`nicuumetnuti i stranice s dijagramima. Naredba Chart obja{njena je u 21. po-glavlju “Osnove rada s dijagramima”.

NAPOMENA>>

Stoga biste imena stranica mogli zadavati kao kra}a i jasnija, ~ime }eteistovremeno vidjeti vi{e od dva-tri jaha~a.

Pomicanje i kopiranje stranica u radnoj bilje`niciKao {to moète i pretpostaviti, Excel omogu}ava jednostavni pomak strani-ce s jednog na drugo mjesto u istoj radnoj bilje`nici. Sve {to trebate u~initije kliknuti na jaha~ stranice koju èlite premjestiti i drè}i pritisnutom tipkumi{a odvu}i stranicu na novi poloàj. Slika 9-16 pokazuje postupak.

Ako èlite odvu}i stranicu na mjesto koje trenutno nije vidljivo na va{emekranu, jednostavno odvucite stranicu prema nevidljivom dijelu. Kakopovla~ite stranicu, tako se automatski pomi~u i jaha~i.

Upotrebljavaju}i ovu tehniku moète odjednom povu}i vi{e stranica, {topokazuje slika 9-17.


314

SLIKA 9-15.

Dvostruko kliknitena jaha~ stranicekako biste jojpromijenili ime.

SLIKA 9-16.

Da biste pomak-nuli stranicu, oda-berite njen jaha~ ipovucite je nanovi poloàj.

Kada povla~ite stranicu, pojavljujese mala ikona radne stranice, amala strelica pokazuje gdje }e, uredoslijedu jaha~a, stranica bitiumetnuta.

SLIKA 9-17.

Moète odabrativi{e susjednihstranica i zajednoih prebaciti nanovi poloàj.

Odabrali smo stranicu Sheet1 i, drè}i pritisnutom tipku Shift, kliknuli naSheet2 kako bismo odabrali raspon Sheet1:Sheet2. Zatim smo mi{empovukli odabrani raspon udesno kako bismo ga prebacili na novi poloàj.

Dodatno, stranice moète i kopirati upotrebljavaju}i sli~ne tehnike mi{em.Najprije odaberite stranicu ili stranice koje èlite kopirati, a zatim, za vri-jeme povla~enja stranice ili stranica, drìte pritisnutom tipku Ctrl.

Kada kopirate stranicu, identi~na se stranica pojavljuje na novom poloàju.Me|utim, da bi se stranica razlikovala od originala, pojavit }e se novi rednibroj u zagradama. Primjerice, kako pokazuje slika 9-18, ime kopije straniceSheet1 je Sheet1 (2).


ad

ne stra

nice

II.

315

SLIKA 9-18.

Kada pri povla~e-nju drìte tipkuCtrl, Excel kopiraodabrane stranicena novi poloàj.

Kako izvodite povla~enje, tako seu maloj ikoni radne stranicepojavljuje znak plusa.

Istodobno moète kopirati ili premje{tati nekoliko nesusjednih stranica takoda tijekom klikanja na jaha~ svake stranice drìte pritisnutu tipku Ctrl dabiste odabrane stranice premjestili, ili je nastavite dràti pritisnutom da bisteih iskopirali. Zamijetite da kad otpustite tipku mi{a za ispu{tanje stranica nanjihovoj novoj lokaciji, prija{nje nesusjedne stranice ume}u se zajedno ipostaju susjedne.

SAVJET❞

Ako postavite pokaziva~ mi{a nad karticu stranice u radnoj bilje`nici, a zatimkliknete desnu tipku mi{a, pojavit }e se sljede}i izbornik:

Osim pruànja usluga pogodnog umetanja, brisanja, preimenovanja, premje{tanja i kopiranja stranica, ovaj izbornik sadrì i naredbu Select AllSheets. Kao {to govori samo ime, ovu naredbu upotrebljavate za odabir svihstranica radne bilje`nice, {to je pogodno pri izvo|enju odre|enih funkcija,poput kopiranja ili grupnog formatiranja svih stranica odjednom. Zapazite da ako odaberete grupu stranica, naredba Ungroup se pojavljuje na vrhuizbornika pre~ica.

Dodatna prednost pri upotrebi ovog izbornika za umetanje stranica je ta{to se tada pojavljuje okvir za dijalog Insert u kojem je omogu}en izbor vrstestranice koja se ume}e.

Naredba View Code pokre}e okolinu Microsoft Visual Basica i omogu}avavam pristup kodu trenutno aktivne radne bilje`nice. Vi{e }ete informacija oVisual Basicu na}i u 30. poglavlju, “Primjer Visual Basic aplikacije”.

Izbornik pre~ica jaha~a stranice

Excel u izborniku Edit sadrì naredbu Move Or Copy Sheet koja izvodisli~ne funkcije upravljanja stranicama, uklju~uju}i i pomak i kopiranjeme|u radnim bilje`nicama. Kada pokrenete ovu naredbu iz izbornika Edit,pojavit }e se okvir za dijalog Move Or Copy sa slike 9-19 na sljede}oj strani-ci. (Ova naredba se normalno ne pojavljuje na skra}enim izbornicima.Kliknite na dvostruku strelicu na dnu izbornika Edit da biste je prikazali.)

Ovaj okvir za dijalog sadrì mogu}nost izvo|enja istih operacija, ve} opi-sanih pri upotrebi mi{a. Prije izvo|enja naredbe Move Or Copy Sheet izizbornika Edit, odaberite stranicu ili stranice koje èlite premjestiti ilikopirati.

Premje{tanje i kopiranje stranica me|u radnim bilje`nicamaJedna od sjajnih osobina Excela je mogu}nost premje{tanja i kopiranjastranica me|u radnim bilje`nicama povla~enjem mi{em. Za premje{taj ikopiranje moète upotrijebiti iste metode kao i za radne stranice unutar isteradne bilje`nice.

Primjerice, pretpostavimo da imate dvije radne bilje`nice razmje{tene hori-zontalno na radnom podru~ju i èlite kopirati Sheet1 iz Book1 u Book2.Najprije promijenite ime stranice Sheet1 u Book1 (jer Book2 ve} ima“Sheet1”), a zatim povucite stranicu u radnu bilje`nicu Book2. Stranica izBook1 se ume}e u Book2 bez upotrebe ijedne naredbe! (Vidi sliku 9-20.)Ako stranice èlite kopirati umjesto premje{tati, za vrijeme povla~enja pri-tisnite tipku Ctrl.

Isto tako, radne stranice moète premje{tati i kopirati iz jedne u druguradnu bilje`nicu upotrebljavaju}i naredbu Move Or Copy Sheet iz izbornikaEdit (otvara se okvir za dijalog prikazan na slici 9-19). Jednostavno oda-berite ime radne bilje`nice u koju èlite premjestiti svoj odabrani raspon


316

SLIKA 9-19.

Upotrijebite okvirza dijalog MoveOr Copy kakobiste premjestili ilikopirali stranice u istoj ili u drugeradne bilje`nice.

Odabrane se stranice smje{taju ispred stranicekoju odaberete u popisu Before Sheet.

Kopiju odabranog raspona moètestvoriti potvrdom opcije Create A Copy.

Ako iz popisa To Book odaberete New Book mo}i }ete istovremeno pre-mje{tati stranice i stvoriti novu radnu bilje`nicu.

Podjela stranice na oknaOkna su druk~iji na~in istodobnog pregleda raznih podru~ja va{e radnestranice. Bilo koju stranicu moète podijeliti okomito, vodoravno ili obojeodjednom.

Osobina okna pruà istovremenu mogu}nost pomicanja. Upotrijebit }emoradnu stranicu sa slike 9-21 kako bismo ilustrirali kako ova osobina radi.


ad

ne stra

nice

II.

317

SLIKA 9-20.

Stranicu ili strani-ce moète nepo-sredno odvu}imi{em u druguvidljivu radnubilje`nicu.

iz padaju}eg popisa To Book i zatim odaberite lokaciju premje{tenih strani-ca u popisu Before Sheet. Potvrdite opciju Create a Copy ako èlite kopiratistranice ili ostavite opciju nepotvr|enom ako ih èlite premjestiti. Kliknitena OK.

1 Da biste stranicu Sheet1 prebacili iz Book1u Book2, najprije joj promijenite ime stra-nice Sheet1.

2 Zatim povucite preimeno-vanu stranicu u Book2.

SLIKA 9-21.

Kada prozor podi-jelimo u okna, bit}e jednostavnijepregledavati po-datke.

U ovoj radnoj stranici stupci B do M i reci 4 do 37 sadrè podatke. Stupac Ni redak 38 sadrè ukupne rezultate.

Horizontalnapodjela

Vertikalnapodjela

Postoji nekoliko na~ina za dijeljenje stranice u okna:

� Povucite mi{em okvir podjele kako biste okomito ili vodoravno podi-jelili prozor.

� Dvaput kliknite na okvir podjele kako biste okomito ili vodoravnopodijelili prozor.

� Iz izbornika Window pokrenite naredbu Split kako biste odjednom iokomito i vodoravno podijelili prozor. (Ova naredba se normalno nepojavljuje na skra}enim izbornicima. Kliknite na dvostruku strelicu nadnu izbornika Window da biste je prikazali.)

U radnoj stranici na slici 9-21, da biste istovremeno gledali ukupne rezul-tate u stupcu N dok radite s brojkama mjese~ne prodaje u stupcima B do M,moète podijeliti prozor u dva okna: jedan {irok 7 stupaca, a drugi {irok 1stupac.

Da biste stvorili okomito okno, pokaìte mi{em na okvir okomite podjele – gumbi} na desnom kraju vodoravne klizne trake (uz strelicu usmjerenuudesno). Kada se pokaziva~ mi{a nalazi iznad tog okvira, mijenja se udvostranu strelicu, {to pokazuje slika 9-22.

Moète odabrati bilo koju }eliju u stupcu G i dvaput kliknuti na okvirokomite podjele. Va{a radna stranica sada izgleda kao na slici 9-23. Uo~iteda prozor prikazuje dvije vodoravne klizne trake, po jednu za svako okno.Zatim upotrijebite vodoravnu kliznu traku ispod desnog okna kako biste uokno uvukli stupac N. Va{a radna stranica sada izgleda kao na slici 9-24 nasljede}oj stranici.


318

SLIKA 9-22.

Kada pomaknetepokaziva~ mi{anad okvir podjele,pokaziva~ mijenjaoblik u dvostranustrelicu.

Prije pokretanja naredbe Split ili dvostrukog klika na jedan od okvira podjele,odaberite }eliju u stranici gdje je èlite podijeliti. Stranica se dijeli premagore ili ulijevo od odabrane }elije. Primjerice, na slici 9-21 odabrana je }elijaB4. Kada dvaput kliknete na okvir okomite podjele, stranica se dijeli izme|ustupaca A i B – lijevo od odabrane }elije. Ako je aktivna }elija A1, stranica sedijeli na sredini.

SAVJET❞

Sada moète upotrijebiti vodoravnu kliznu traku lijevog okna kako biste sepomaknuli od stupca A do M bez gubitka okna na ukupne rezultate ustupcu N. Usto, kada se okomito pomi~ete od retka 1 do retka 38, uvijek}ete u stupcu N vidjeti odgovaraju}e podatke. Na primjer, ako se pomak-nete nadolje kako biste vidjeli retke 18 do 33 u lijevom oknu, isti su recividljivi i u desnom oknu.

Ako u isto vrijeme èlite vidjeti i mjese~ne rezultate u retku 38, moètestvoriti vodoravno okno. Odaberite bilo koju }eliju retka 38 i dvaput klik-nite na okvir vodoravne podjele. Va{a radna stranica sada izgleda kao naslici 9-25.

Trake podjele moète zatim premjestiti kamo ho}ete, povla~e}i ih mi{em.Nakon podjele prozora, naredba Split mijenja se u Remove Split, {to obje


ad

ne stra

nice

II.

319

SLIKA 9-23.

Podijelili smo pro-zor u dva okomitaokna.

SLIKA 9-24.

Dovukli smo udesno okno stu-pac N.

SLIKA 9-25.

Stvorili smovodoravno oknotako da moèmovidjeti i podatkeiz retka 38.

Da biste na brzinu stvorili i vodoravno i okomito okno, odaberite naredbuSplit iz izbornika Window. Primjerice, mogli biste podijeliti prozor kako jepokazano na slici 9-25, odabiru}i }eliju N38 i pokretanjem naredbe Split izizbornika Window.

SAVJET❞

trake podjele smje{ta na njihov polazni poloàj. Podjelu moète ukloniti idvostrukim klikom na traku podjele, kao i povla~enjem trake do gornje,odnosno desne strane prozora.

Da biste se prebacili iz jednog u drugo okno pomo}u tipkovnice, pritisniteF6. Svaki put kada to u~inite, aktivna se }elija premje{ta u sljede}e okno usmjeru kretanja kazaljke na satu, aktiviraju}i gornju desnu }eliju svakogokna (osim ako vi ne odredite aktivnu }eliju u svakom oknu). Ako viodredite aktivnu }eliju, pritisak na F6 vodi vas od jedne do druge zadnjeaktivirane }elije u oknima. Pritisak na Shift-F6 pomi~e vas u smjeru suprot-nom smjeru kretanja kazaljke na satu.

Zamrzavanje oknaNakon {to podijelite prozor na okna, lijevo i gornje okno (ili oba) moètezamrznuti upotrebom naredbe Freeze Panes iz izbornika Window.

Primjerice, ako okomito podijelite prozor, naredba Freeze Panes zaklju~avastupce koji su vidljivi u lijevom oknu, tako da se kroz radnu stranicumoète pomicati, a da jo{ uvijek vidite te stupce. Sli~no tome, ako prozorpodijelite vodoravno, naredba Freeze Panes zaklju~ava vidljive retke gor-njeg okna. Ako prozor podijelite i vodoravno i okomito, zamrzavaju se istupci lijevog i reci gornjeg okna.

Na slici 9-26 odabrali smo }eliju B4 i pokrenuli naredbu Split kako bismopodijelili prozor i okomito i vodoravno. @elimo zamrznuti podatke iz stup-ca A, kao i podatke iz retka 3. Da bismo te podatke zadràli vidljivima priunosu i ure|ivanju podataka u radnoj stranici, odabiremo naredbu FreezePanes iz izbornika Window. Slika 9-27 pokazuje rezultat s prikazanimpodacima tako da se vidi podatak }elije N38.


320

SLIKA 9-26.

Stupac A i redak3 prikazani su uzasebnim oknima.

Uo~ite da se traka podjele promijenila iz dvostruke u jednostruku. Sada semoèmo pomicati kroz ostatak radne stranice, a da podaci stupca A i retka3 ostanu vidljivi.

Uo~ite tako|er da su na slici 9-26 jaha~i stranica gotovo nevidljivi jer jevodoravna klizna traka za lijevo okno jako mala. Me|utim, nakon zamrza-vanja okna na slici 9-27, pojavljuje se samo jedna vodoravna klizna traka iponovno su vidljivi jaha~i stranica.

Nakon upotrebe naredbe Freeze Panes, ona se mijenja u Unfreeze Panes u izborniku Window. Da biste se mogli opet kretati po svim prozorima,pokrenite tu naredbu.


ad

ne stra

nice

II.

321

SLIKA 9-27.

Naredba FreezePanes zaklju~avapodatke u lijevomi gornjem oknu.

Da biste aktivirali drugu stranicu radne bilje`nice ~iji jaha~ nije vidljiv, pritis-nite Ctrl+PgUp kako biste aktivirali prethodnu ili Ctrl+PgDn kako biste aktivi-rali sljede}u stranicu. Isto tako, moète upotrijebiti i naredbu Go To izbornikaEdit, odnosno pritisnuti F5. U okviru za dijalog Go To, ubacite stranicu i adre-su }elije upotrebljavaju}i sintaksu:

=Sheet2!A1

Kada pritisnete Enter ili kliknete na OK, aktivira se Sheet2 s aktivnom }elijom A1.

SAVJET❞

Naredbu Freeze Panes moète upotrijebiti i prije dijeljenja stranice na okna.Na primjer, ako odaberete }eliju B4 u radnoj stranici Products, a zatim po-krenete Freeze Panes, prozor se dijeli, a zamrzavaju se okna ulijevo i iznadaktivne }elije. Kada upotrijebite ovu metodu, naknadno pokretanje naredbeUnfreeze Panes istovremeno i odmrzava i uklanja okna.

SAVJET❞

Zumiranje radnih stranicaNaredbu Zoom izbornika View moète upotrijebiti za promjenu veli~ineprikaza va{e radne stranice. Na primjer, da biste vidjeli ~itavo aktivnopodru~je radne stranice kako biste provjerili njezin izgled, upotrijebitenaredbu Zoom kako biste umanjili ekranski prikaz na odgovaraju}u veli-~inu. Kada odaberete Zoom iz izbornika View, pojavit }e se okvir za dijalogsa slike 9-28. (Naredba Zoom se normalno ne pojavljuje na skra}enimizbornicima. Kliknite na dvostruku strelicu na dnu izbornika View da bisteje prikazali.)


322

Nakon pokretanja Freeze Panes, u gornjem se lijevom oknu vi{e ne moètekretati. Pomicati moète jedino stupce u desnom donjem oknu i retke u do-njem lijevom oknu. Donje desno okno moète pomicati u oba smjera.

NAPOMENA>>

SLIKA 9-28.

Naredba Zoomdaje vam kontrolunad veli~inomekranskogprikaza.

Okvir za dijalog Zoom sadrì jednu opciju uve}avanja...

... tri opcije smanjivanja...

... opciju Fit Selection koja umjesto vas odre|ujeneophodno smanjenje ili uve}anje (temeljeno naveli~ini trenutno odabranih }elija i veli~ini prozora)...

...i polje Custom u kojem sami moète zadati postotaksmanjivanja ili uve}avanja u rasponu od 10% do 400%.

Naredba Zoom djeluje na sve odabrane stranice, pa ako ste grupirali nekolikostranica, sve }e se prikazati prema zadanom postotku uve}anja/smanjenja.

NAPOMENA>>

Za uve}avanje i smanjivanje moète koristiti kota~ IntelliMousea. Jedno-stavno drìte pritisnutom tipku Ctrl i okre}ite kota~ unazad (prema ruci) kakobiste umanjili, odnosno prema naprijed (od ruke) kako biste pove}ali prikazstranice. Primijetite, me|utim, kako ne}ete mo}i pove}ati prikaz za vi{e od100%.

Uve}avanje i umanjivanje prikaza moète postaviti kao podrazumijevanuakciju kota~a IntelliMousea. U tom slu~aju ne}ete morati pritisnuti tipku Ctrl.Da biste to u~inili, iz izbornika Tools odaberite Options, otvorite karticuGeneral i poni{tite opciju Scroll On Roll With IntelliMouse.


Primjerice, da biste vidjeli ~itavu radnu stranicu Sales Projections(pokazanu ranije na slici 9-21) na ekranu, slijedite naredne korake:

1. Ozna~ite ~itavo aktivno podru~je radne stranice – u ovom slu~aju,}elije A1:N38.

2. Pokrenite iz izbornika View naredbu Zoom.

3. Odaberite opciju Fit Selection i kliknite na OK. Sada je na ekranuprikazana ~itava radna stranica, {to pokazuje slika 9-29.

Naravno, ~itanje brojeva ove veli~ine je problemati~no, ali za tu svrhumoète odabrati druge veli~ine uve}avanja ili smanjivanja. Jo{ uvijekmoète ozna~avati }elije, formatirati ih i unositi formule. Odaberiteponovno naredbu Zoom i uo~ite da je potvr|ena opcija Custom, a ne FitSelection, te da se u polju nalazi postotak (u na{em slu~aju 48%, ali stvarnipostotak ovisi o veli~ini odabira i monitoru koji upotrebljavate). Kadaodaberete opciju Fit Selection, Excel odre|uje odgovaraju}i postotak iprikazuje ga u polju Custom. Sljede}i put kada poèlite prikazati ~itavuradnu stranicu, jednostavno upi{ite ovaj broj u polje Custom umjestoprethodnog odabira trenutnog podru~ja.

Dok je okvir za dijalog Zoom jo{ uvijek otvoren, odaberite opciju 200% ikliknite na OK. Radna se stranica mijenja i izgleda kao na slici 9-30 nasljede}oj stranici.

Trenutno aktivna opcija okvira za dijalog Zoom pri spremanju radne stranice, bit }e aktivna i pri njenom ponovnom otvaranju.


ad

ne stra

nice

II.

323

SLIKA 9-29.

Upotrebomnaredbe Zoommoète na ekranuvidjeti ~itavuradnu stranicu.

Vlastiti poglediPretpostavimo kako èlite da va{a radna stranica posjeduje odre|ene oso-bine prikaza i pode{enosti za ispis u jednom slu~aju, npr. pri ure|ivanju, ali druk~ije osobine prikaza i pode{enosti za neku drugu svrhu, poputekranske prezentacije. Upotrebom naredbe Custom Views iz izbornikaView, moète razli~itim skupovima opcija pridruìti imena. Zatim moètespremiti te opcije i odabrati ih imenom u slu~aju potrebe, a ne izvoditiru~nu prilagodbu parametara prikaza va{e stranice. (Ova naredba se nor-malno ne pojavljuje na skra}enim izbornicima. Kliknite na dvostruku stre-licu na dnu izbornika View da biste je prikazali.)


324

SLIKA 9-30.

Zbog jednostavni-jeg pregleda iliprezentacije, va{eradne stranicemoète uve}ati.

VIDI IVi{e informacija o pode{enostimaispisa na pisa~upogledajte u 11. poglavlju“Ispisivanje iprezentacije”.

?

Kontrolni okvir Zoom, te gumbe Zoom In i Zoom Out moète upotrijebiti dabiste brzo promijenili veli~inu prikaza va{e stranice. Kontrolni se okvir nalazina traci s alatima Standard. S obzirom da se gumbi Zoom In i Zoom Out nenalaze ni na jednoj traci s alatima, morate ih ili dodati na neku od posto-je}ih, ili stvoriti novu poput one prikazane na donjoj slici. Gumbi Zoom In iZoom Out nalaze se u kategoriji Utility okvira za dijalog Customize.

Kada kliknete na strelicu uz kontrolni okvir Zoom, pojavit }e se popis sponu|enim vrijednostima uve}anja i smanjenja. U tom se popisu nalazi iopcija Selection koja odgovara opciji Fit Selection u okviru za dijalog Zoom.Kada kliknete na gumb Zoom, prikaz se mijenja u sljede}i iznos uve}anja ilismanjenja u tom smjeru. Primjerice, ako kliknete na gumb Zoom Out kada jestranica prikazana sa 100%, prikaz se mijenja na umanjenje od 75%.

Okvir i gumbi za uve}avanje i smanjivanje

VIDI IVi{e informacija otrakama s alatimapogledajte u 3. po-glavlju “Trake s ala-tima i izbornici”.

?

Pode{enosti koje se spremaju u vlastitim pogledima su {irine stupaca,visine redaka, pode{enosti ekranskog prikaza, veli~ina prozora i njegovpoloàj na ekranu, }elije ozna~ene u trenutku spremanja i, neobvezatno,pode{enosti ispisa na pisa~u.

Kada prvi put odaberete naredbu Custom Views, okvir za dijalog CustomViews je prazan. Da biste definirali imenovano okno, slijedite narednekorake:

1. Postavite svoju stranicu sa èljenim pode{enostima prikaza.

2. Pokrenite naredbu Custom Views iz izbornika View i kliknite na Add.Vidjet }ete okvir za dijalog sa slike 9-32.


ad

ne stra

nice

II.

325

Kada pokrenete naredbu Custom Views, pokazat }e se okvir za dijalogpokazan na slici 9-31, koji vam pruà trenutni pristup ovim skupovimaopcija.

SLIKA 9-31.

Okvir za dijalogCustom Viewsomogu}ava vamspremanje raznihpode{enosti prika-za i ispisa vezanihuz va{u stranicu.

VIDI IVi{e informacija ofiltriranju pogle-dajte u dijelu“Upotreba filtra za analizu popisa”na 760. str.

?

SLIKA 9-32.

Pomo}u okvira zadijalog Add Viewodredit }ete imeza trenutnepode{enostiprikaza i ispisa.

3. Otipkajte ime u polje Name, potvrditeopcije koje èlite i kliknite na OK.

4. Opcije Print Settings i Hidden Rows & Columns, te opcije FilterSettings omogu}avaju vam da uklju~ite odgovaraju}e pode{enostiispisa i skrivene retke i stupce u svoj vlastiti pogled.

Sljede}i put kada pokrenete naredbu Custom Views, ime koje ste unijeli uokviru za dijalog Add View pojavit }e se u popisu Views.

Istovremeno ure|ivanje grupa stranicaVi{e stranica iz radne bilje`nice moète grupirati zajedno, a zatim istovre-meno dodavati, ure|ivati ili formatirati podatke u svim stranicama grupe.Uvidjet }ete kako je ovakav na~in grupnog ure|ivanja posebno upotrebljivpri stvaranju ili mijenjanju skupine radnih stranica koje su sli~ne po svrsi istrukturi – na primjer, skupina mjese~nih izvje{taja ili tro{kova po odjelima.

Stranice moète odabrati i grupirati koriste}i jednu od sljede}ih metoda:

� Odaberite jaha~ prve stranice u rasponu susjednih stranica koje èlitegrupirati, drìte pritisnutom tipku Shift i kliknite na jaha~ zadnjestranice raspona.

� Odaberite jaha~ prve stranice koju èlite grupirati, drìte pritisnutomtipku Ctrl i kliknite na jaha~e svake stranice koju èlite uklju~iti ugrupu, bez obzira radi li se o susjednoj stranici.

� Odaberite iz izbornika pre~ica jaha~a stranice opciju Select All Sheets.

Da biste vidjeli kako se izvodi grupno ure|ivanje, zamislite da èlite dodatiistu skupinu formatiraju}ih opcija radnim stranicama Exams 1, Exams 2,Exams 3 i Exams 4, koje su sadràne u radnoj bilje`nici Exams pokazanojna slici 9-33. (Ubacili smo podatke samo u radnu stranicu Exams 1, a pre-ostale su radne stranice prazne.) Moète dodati formate jednoj radnojstranici, a zatim upotrijebiti naredbu Copy kako biste ih dodali i u drugeradne stranice. Me|utim, jednostavniji je na~in grupirati sve ~etiri radnestranice, a zatim odjednom formatirati sve ~lanove grupe. Kao {to pokazujeslika 9-33, ve} smo grupirali radne stranice radne bilje`nice Exams. (Excelozna~ava da se radi o grupnom ure|ivanju, dodaju}i u naslovnu trakuradne bilje`nice rije~ [Group].)

Sada kada imamo grupu radnih stranica, moèmo primijeniti formate,dodati formule ili bilo koje druge podatke aktivnoj radnoj stranici, a


326

Datoteku Exams.xls koja je kori{tena u sljede}em primjeru moète na}i nahttp://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/.

SLIKA 9-33.

Upotrijebit }emoovu radnu bilje`ni-cu kao primjer zagrupno ure|ivanje.

VIDI IVi{e informacija onaredbi AutoFormatu 7. poglavlju“Formatiranje radnestranice”.

?

NA WEBUW

Popunjavanje grupeKada uspostavite grupu stranica, u podizborniku Fill izbornika Edit postajedostupna naredba Across Worksheets. (Ova naredba se normalno nepojavljuje na skra}enim izbornicima. Kliknite na dvostruku strelicu na dnupodizbornika Fill da biste je prikazali.) Okvir za dijalog koji se pokazujepokretanjem te naredbe pokazan je na slici 9-36.


ad

ne stra

nice

II.

327

istovremeno }e se promijeniti i sve ostale radne stranice iz grupe. Primje-rice, primijenili smo format na radnu stranicu Exams 1 upotrijebiv{i na-redbu AutoFormat. Isto tako, prilagodili smo veli~inu pisma i {irinu stupcakako bismo stigli do radne stranice sa slike 9-34.

Ako otvorimo stranicu Exams 2, {to pokazuje slika 9-35, mo`emo vidjeti dasu svi formati primijenjeni na radnu stranicu Exams 1 isto tako primijenjenii na druge radne stranice grupe.

SLIKA 9-34.

Bilo koji format,formula ili poda-tak koji dodate uaktivnu radnustranicu grupe, bit}e istovremenododan i u ostale~lanove grupe.

SLIKA 9-35.

Formati koje smoprimijenili naExams 1 primije-njeni su na istina~in i na ostalimradnim stranica-ma grupe.

Ostale stranice iz grupe mo`ete odabrati bez napu{tanja grupnog ure|iva-nja. Ako kliknete na jaha~ radne stranice izvan grupe, Excel zavr{ava s radomu na~inu grupnog ure|ivanja i uklanja oznaku [Group] s naslovne trake radnebilje`nice. Ako su sve stranice u radnoj bilje`nici dio grupe, klik na bilo kojijaha~ stranice, osim jaha~a aktivne stranice, uzrokuje prekid grupnog ure|i-vanja stranica.

NAPOMENA>>

Upotreba ove naredbe sli~na je upotrebi naredbi Copy i Paste, osim {to jemnogo jednostavnija. Primjerice, na slici 9-34 odabrali smo }elije A1:F8 ipokrenuli naredbu Across Worksheets iz podizbornika Fill izbornika Edit.(Zapamtite, ova naredba nije dostupna za izvo|enje prije nego {to odabe-rete grupu stranica.) Zatim smo potvrdili opciju Contents i kliknuli na OKkako bismo kopirali tekst i vrijednosti unesene u stranicu Exams 1 u ostalestranice Exams 2, Exams 3 i Exams 4. Sada je sve {to trebamo u~initi ureditizaglavlje First Quarter Exam Scores u stranici Exams 2, Exams 3 i Exams 4,u kojima treba pisati Second Quarter, Third Quarter i Fourth Quarter. Na-ravno, moramo unijeti i odgovaraju}e ocjene za svakog studenta. Pri upo-trebi naredbe Across Worksheets, to~no su kopirane i formule iz stupca F.

Ostale mogu}nosti grupnog ure|ivanjaNa~in grupnog ure|ivanja u Microsoft Excelu pru`a vam i ostalemogu}nosti izvo|enja raznih akcija na }elijama svih stranica ~lanica grupe.

� Unos teksta Sve {to utipkavate u jednu stranicu, pojavit }e se i u svimostalim stranicama grupe.

� Ispis Pri ure|ivanju grupe, sve naredbe za ispis iz izbornika Fileprimjenjuju se istovremeno na sve stranice va{e grupe.

� Naredbe izbornika Format Bilo koje promjene formata koje ~inite po-mo}u kartica Number, Alignment, Font, Border, Patterns i Protection uokviru za dijalog Format Cells, primjenjuju se na sve ~lanice grupeistovremeno. Rezultati naredbi Row, Column, AutoFormat, Condi-tional Formatting i Style isto se tako istovremeno primjenjuju na sve~lanice grupe.

Na primjer, ako zadate format Number }elijama F4:F8 aktivne radnestranice, taj se format primjenjuje i na }elije F4:F8 ostalih radnih strani-ca u grupi, bez obzira na prije primijenjene formate.


328

SLIKA 9-36.

Naredba AcrossWorksheets omo-gu}ava vam kopi-ranje podataka usve stranice grupe.

Sli~no tome, ako zadate stil za raspon }elija u jednoj radnoj stranici,taj se stil pridruùje i istom rasponu u svim ostalim radnim stranicamagrupe.

� Naredbe izbornika Edit Sve naredbe izbornika Edit, osim naredbiFind i Replace, primjenjuju se istovremeno na sve stranice grupe.

� Naredbe izbornika Insert Da biste umetnuli odgovaraju}i element usve stranice koje pripadaju grupi, moète upotrijebiti naredbe Cells,Rows, Columns i Function.

Rad s povezanim radnim bilje`nicamaStvaranje dinami~kih veza izme|u radnih bilje`nica, pomo}u vanjskihadresiranih formula, pruà niz prednosti. Prvo, moète razbiti velike,sloène modele u manje i upravljivije dijelove. Primjerice, umjesto dapostavite sve podatke koji se odnose na financije va{eg poduze}a u jedanmodel, moète stvoriti po jedan model za svaki odjel poduze}a. Zatimmoète kreirati veze izme|u glavne radne bilje`nice, zvane ovisna radnabilje`nica, i pojedinih radnih bilje`nica svakog odjela, zvanih pomo}nimradnim bilje`nicama.

Uz prednost stvaranja upravljivijih i prilagodljivijih modela, povezaneradne bilje`nice mogu u{tedjeti vrijeme prera~unavanja i memoriju.

Da biste uspostavili veze izme|u radnih bilje`nica, stvorit }ete vanjsku ad-resiranu formulu upisivanjem, pokazivanjem mi{em ili upotrebom naredbePaste Special iz izbornika Edit, a zatim klikom na gumb Paste Link. Ovajodjeljak obja{njava neke posebne uvjete koje morate uvaàvati pri radu sradnim bilje`nicama {to su povezane vanjskim adresiranim formulama.


ad

ne stra

nice

II.

329

VIDI IVi{e informacija opovezivanju radnihbilje`nica pogledaj-te u 6. poglavlju“Stvaranje formula”.

?

Stvaranje veza izme|u radnih stranica u radnoj bilje`nici pruà prilagodljiv ijednostavno upravljiv na~in modeliranja podataka. Informacije o stvaranjuvanjskih adresiranih formula potraìte u dijelu “Adresiranje u radnim strani-cama drugih radnih bilje`nica” na 121. stranici.

SAVJET❞

Za povezivanje moète upotrijebiti i automatsku konsolidaciju. Automatskaje konsolidacija posebno upotrebljiva za povezivanje dviju ili vi{e radnihbilje`nica koje sadrè radne stranice popunjene istom vrstom informacija ilisli~nom strukturom. Informacije o automatskoj konsolidaciji pogledajte udijelu “Konsolidacija radnih stranica” na 337. stranici.

SAVJET❞

Spremanje povezanih radnih bilje`nicaKao {to je spomenuto u 4. poglavlju, za davanje opisnih imena va{im rad-nim bilje`nicama pri spremanju, upotrebljavate naredbu Save As. Kadastvarate niz povezanih radnih bilje`nica, uvijek pomo}ne radne bilje`nicespremite prije ovisnih. Primjerice, pretpostavimo da modelirate podatkeprora~una va{eg poduze}a za 2001. godinu u radnoj bilje`nici nazvanuBook1. Kada spremate radnu bilje`nicu, moète upotrijebiti naredbu SaveAs kako biste radnoj bilje`nici dali ime, poput Prora~un 2001.

Pretpostavimo sada da imate jo{ jednu aktivnu radnu bilje`nicu u kojojplanirate unijeti stvarne (za razliku od planiranih) brojaka, i da ste je ve}spremili pod imenom Stvarno 2001. Ova radna bilje`nica Stvarno sadrìvezu na va{u radnu bilje`nicu Prora~un, pa je zbog nekih informacija ovis-na o njoj. Kada ste ih stvarali, ove su veze na radnu bilje`nicu Prora~unozna~avane na Book1. Ako ste Book1 spremili kao Prora~un 2001 dok jeradna bilje`nica Stvarno bila otvorena, cjelokupno adresiranje na Book1promijenilo se na Prora~un 2001. Stoga, ako je Stvarno sadràvalo adresu:

=[Book1]Sheet1!$A$1

adresa se mijenja u

=’[Prora~un 2001.xls]Sheet1’!$A$1

Me|utim, ako ste ovisnu radnu bilje`nicu Stvarno zatvorili prije spremanjaradne bilje`nice Book1 kao Prora~un 2001, vidjet }ete upozorenje: Save’Stvarno 2001’ with references to unsaved documents?. Ako kliknete na OK,Excel sprema i zatvara Stvarno 2001. Me|utim, ako nakon toga spremiteBook1 kao Prora~un 2001, adrese vezane na Book1 u radnoj bilje`nici Stva-rno ne}e se aùrirati, a ovisne formule radne bilje`nice Stvarno i dalje pret-postavljaju da je ime vezane radne bilje`nice Book1. Kada ponovno otvoriteradnu bilje`nicu Stvarno 2001, Excel }e pokazati okvir s porukom koji vasobavje{tava da radna bilje`nica sadrì vezu sa drugom radnom bilje`nicom,a tu je i upit za aùriranjem povezanih vrijednosti. Ako kliknete na Yes,Excel ne}e mo}i prona}i Book1 i otvorit }e okvir za dijalog File Not Found(sli~an okviru za dijalog Open), a kojim moète na}i i otvoriti èljenu radnubilje`nicu. Uobi~ajeno }ete odabrati datoteku ili umetnuti disketu {to sadrìdatoteku koju Excel traì. Me|utim, vi{e ne postoji Book1 (novo je ime Pro-ra~un 2001), pa Excel uop}e ne}e mo}i aùrirati adrese u radnoj bilje`nici.Da biste uspostavili odgovaraju}u vezu, u okviru za dijalog File Not Foundobri{ite sadràj polja File Name u kojem pi{e Book1. Nakon toga kliknite nagumb Find Now kako biste osvjeìli prikaz popisa datoteka. Zatim prona-|ite radnu bilje`nicu Prora~un 2001. Kada kliknete na OK, adrese vanjskihformula promijenit }e se iz Book1 na Prora~un 2001.


330

VIDI IVi{e informacija onaredbi Links po-traìte u odjeljku“Otvaranje pomo}-nih radnih bilje`-nica” na 331. str.

?

VIDI IDaljnje informacijeo promjeni izvornedatoteke potraìteu “Preusmjeravanjeveza” na 333.stranici.

?

Otvaranje ovisne radne bilje`niceKada spremite radnu bilje`nicu koja sadrì ovisne formule, Excel spremazadnje rezultate tih formula. Ako otvorite i mijenjate podatke u pomo}nimradnim bilje`nicama nakon zatvaranja ovisne radne bilje`nice, vrijednostinekih }elija u pomo}noj radnoj bilje`nici mogu biti druk~ije. Kada ponovnootvorite ovisnu radnu bilje`nicu, ona sadrì stare vrijednosti vanjskihadresiranih formula, ali Excel prikazuje okvir s porukom The workbook youopened contains automatic links to information in another workbook. Do you wantto update this workbook with changes made to the other workbook? Okvir vamomogu}ava da kaète Excelu èlite li pro~itati trenutne vrijednosti iz zatvo-rene radne bilje`nice na disku.

Ako kliknete na No, Excel otvara ovisne radne bilje`nice bez aùriranja vri-jednosti iz pomo}nih radnih bilje`nica. Sve ovisne formule zadràvaju zad-nje spremljene vrijednosti.

Ako kliknete na Yes, Excel traì pomo}ne radne bilje`nice. Ako ih prona|e,Excel ~ita pomo}ne vrijednosti i aùrira ovisne formule u ovisnoj radnojbilje`nici. Excel ne otvara pomo}ne radne bilje`nice; naprosto iz njih ~itapotrebne vrijednosti.

Ako Excel ne moè prona}i pomo}nu radnu bilje`nicu, najprije prikazujeokvir za dijalog File Not Found, opisan ranije. Iz ovog okvira za dijalogmoète aùrirati postupak, promijeniti trenutni direktorij ili identificiratidatoteku.

Otvaranje pomo}nih radnih bilje`nicaUz upotrebu naredbe Open izbornika File i gumba Open na traci s alatimaStandard, pomo}ne radne bilje`nice moète otvoriti i upotrebom naredbeLinks izbornika Edit. Naredba Links postaje dostupna jedino kada u aktiv-noj radnoj stranici postoji formula s vanjskom ili udaljenom adresom. (Ovanaredba se normalno ne pojavljuje na skra}enim izbornicima. Kliknite nadvostruku strelicu na dnu izbornika Edit da biste je prikazali.)

Naredbu Links moète upotrijebiti za otvaranje radnih bilje`nica o kojimaovise druge radne bilje`nice. Glavna je razlika izme|u naredbi Links i


ad

ne stra

nice

II.

331

Na va{em ra~unalu moète i ne morate vidjeti nastavak .xls. Kontrola prikazanastavka odvija se u Windows Exploreru. Da biste sakrili nastavke, odaberitenaredbu Options iz Explorerova izbornika Tools i kliknite na opciju “Hide MS-DOS File extensions for File types that are registered”.

SAVJET❞

Open u tome {to Open pruà popis svih datoteka trenutnog direktorija, dokLinks daje popis samo onih datoteka koje su pomo}ne za aktivnu radnubilje`nicu, bez obzira na direktorij u koji su spremljene.

Primjerice, da biste otvorili radnu bilje`nicu koja sadrì vrijednosti koje supotrebne za Stvarno 2001, odaberite Links iz izbornika Edit. Vidjet }eteokvir za dijalog poput onoga na slici 9-37. Odaberite ime èljene radnebilje`nice i kliknite na Open Source.


332

Upotreba naredbe Links je prikladan na~in za pregled imena svih pomo}nihradnih bilje`nica ovisne radne bilje`nice. Okvir za dijalog Links daje popis ve-za koje postoje za ~itavu radnu bilje`nicu, a ne samo aktivnu radnu stranicu.

SAVJET❞

Budite oprezni – redoslijed kojim otvarate datoteke je vaàn. Primjerice, akoodaberete Prora~un 2001 u okviru za dijalog Links sa slike 9-37, a zatimkliknete na Open Source, Prora~un 2001 se pojavljuje kao aktivni dokument.Ako zatim poku{ate upotrijebiti naredbu Links za otvaranje druge radnebilje`nice koja podràva radnu bilje`nicu Stvarno 2001, umjesto toga upopisu }ete dobiti one koje podràvaju Prora~un 2001, jer je ona sada aktiv-na. Da biste vidjeli popis radnih bilje`nica koje su pomo}ne za Stvarno 2001,morat }ete ponovno aktivirati tu radnu bilje`nicu nakon aktiviranja radnebilje`nice Prora~un 2001, a prije pokretanja naredbe Links.

NAPOMENA>>

SLIKA 9-37.

Upotrijebite okvirza dijalog Linkskako biste na br-zinu prona{li sveva{e pomo}neradne bilje`nice.

Slovo A u stupcu Status ozna~ava vezu koja je automatskiaùrirana. Slovo M u stupcu Status ozna~ava ru~nu vezukoja nije aùrirana dok ne kliknete na gumb Update Now.

Popis u okviru za dijalog Links pokazuje ime izvorne datoteke i statusveze.

Aùriranje veza bez otvaranja pomo}nih radnih bilje`nicaNaredbu Links moète upotrijebiti i za aùriranje ovisnih formula bezotvaranja pomo}nih radnih bilje`nica. To je prikladno u slu~ajevima kadaupotrebljavate Excel na mreì, a jedan od va{ih kolega radi s pomo}nomradnom bilje`nicom. Kada pokrenete Links, odaberite ime radne bilje`niceu okviru za dijalog Links, a zatim kliknite na gumb Update Now. Excelpribavlja neophodne podatke iz zadnje spremljene verzije pomo}ne radnebilje`nice.

Preusmjeravanje vezaAko promijenite ime pomo}ne radne bilje`nice ili je prebacite u drugi direk-torij ili na drugi pogon, morat }ete preusmjeriti i veze radne bilje`nice kakobi Excel znao gdje }e traìti pomo}ne podatke. Da biste preusmjerili veze,odaberite originalno ime pomo}ne radne bilje`nice ili vi{e njih u okviru zadijalog Links, a zatim kliknite na gumb Change Source. U rezultiraju}emokviru za dijalog, pokazanom na slici 9-38 na sljede}oj stranici, otipkajteime preimenovane ili preba~ene radne bilje`nice na koju se odnose ovisneformule u polje File Name, ili je odaberite iz popisa. Ako je to nu`no,moète odabrati drugi direktorij ili pogon. Kada kliknete na OK, Excelmijenja sve adrese prema pomo}nim radnim bilje`nicama kako bi zabiljeìonovo ime ili lokaciju radne bilje`nice. Kliknite na OK u okviru za dijalogLinks kako biste se vratili u radnu stranicu.


ad

ne stra

nice

II.

333

SLIKA 9-38.

Kada upotrijebitegumb ChangeSource kako bistepreusmjerili vezeva{e radnebilje`nice, vidjet}ete okvir za dija-log poput ovogna slici.

Povezivanje Microsoft Excela 2000 s drugom aplikacijomOkvir za dijalog Links sadrì polje Type u popisu Source File. Na slici 9-37okvir za dijalog Links pokazao je “Worksheet” kao Type. Me|utim, s Exce-lovim radnim stranicama i dijagramima moète povezati i objekte i doku-mente stvorene u drugim aplikacijama, poput Microsoft Worda. Kadaupotrijebite naredbu Links u Excelovu dokumentu koji je povezan nadrugu aplikaciju, polje Type prikazuje ime aplikacije i tip objekta. Na pri-mjer, mo`da èlite kopirati neki tekst iz Worda i vezu do njega zalijepiti uExcel tako da ako se tekst promijeni u Wordu, promijenit }e se i u doku-mentu Excela. Da biste to u~inili, ozna~ite tekst u Wordu i odaberite Copyiz izbornika Edit. Zatim se prebacite u Excel, odaberite Paste Special izizbornika Edit i onda odaberite gumb Paste Link. Nakon toga, kada oda-berete naredbu Links vidjet }ete da je ovaj objekt OLE veza (OLE je kraticaza Object Linking and Embedding, protokol za povezivanje Microsofta), a pripada tipu “Word Document”.

Kopiranje, odsijecanje i uljepljivanje u povezanim radnim bilje`nicamaRelativne i apsolutne adrese moète upotrijebiti u povezanim radnim bilje-`nicama na jednak na~in kao i relativne i apsolutne adrese u jednoj radnojbilje`nici. Relativne i apsolutne adrese }elija u pomo}nim radnim bilje`nica-ma reagiraju na naredbe Copy, Cut i Paste, odnosno na gumbe s trake s ala-tima, na gotovo jednak na~in kao i adresirane }elije u istoj radnoj bilje`nici.

Primjerice, pretpostavimo da stvorite formulu

=[Form2]Sheet1!Z1

u }eliji A1 stranice Sheet1 iz Form1, a zatim upotrijebite naredbe Copy iPaste kako biste kopirali formulu u }eliju B1. Formula u }eliji B1 postaje

=[Form2]Sheet1!AA1

Originalna se formula promijenila kada je kopirana u }eliju B1 zato jer jeadresa }elije Z1 u Form2 relativna. Me|utim, ako formula u }eliji A1 uForm1 sadrì apsolutnu adresu na }eliju Z1 u Form2, kao u

=[Form2]Sheet1!$Z$1

rezultat kopiranja i uljepljivanja formule u }eliju B1 bio bi

=[Form2]Sheet1!$Z$1


334

Kopiranje i uljepljivanje izme|u radnih bilje`nicaKada kopirate ovisnu formulu iz jedne u drugu radnu bilje`nicu, a ta for-mula uklju~uje relativne adrese na tre}u radnu bilje`nicu, adresa se prila-go|ava kako bi odrazila novi poloàj formule. Na primjer, }elija A1 uForm1 sadrì formulu

=[Form2]Sheet1!A1

Ako kopirate i ulijepite tu formulu iz }elije A1 iz Form1 u }eliju B5 u Form3,rezultat je formula

=[Form2]Sheet1!B5

Formula je prilago|ena kako bi odrazila svoj novi poloàj.

Ako kopirate formulu koja sadrì apsolutnu adresu na drugu radnu bilje`-nicu, formula ostaje jednaka. Primjerice, }elija A1 iz Form1 sadrì formulu

=[Form2]Sheet1!$A$1

Ako kopirate i ulijepite formulu u }eliju B5 iz Form3, rezultat je jo{ uvijek

=[Form2]Sheet1!$A$1

âk ako kopirate i ovisnu formulu u radnu bilje`nicu na koju se formulaodnosi, ona ostaje ovisnom. Primjerice, ako kopirate formulu

=[Form2]Sheet1!$A$1

iz }elije A1 iz Form1 u }eliju A3 stranice Sheet1 iz Form2, rezultiraju}a }eformula u osnovi biti jednaka , osim {to dio adrese koji se odnosi na radnubilje`nicu nije nuàn jer se formula nalazi u samoj radnoj bilje`nici. Kaorezultat, formula postaje

=Sheet1!$A$1

Odsijecanje i uljepljivanje izme|u radnih bilje`nicaOvisnu formulu moète odsje}i i ulijepiti u drugu radnu bilje`nicu. Odsije-canje i uljepljivanje ovisnih formula jednako je odsijecanju i uljepljivanjuobi~nih formula.

Excel ne prilago|ava relativne adrese u formuli pri odsijecanju iz jedne iuljepljivanju u drugu radnu bilje`nicu, kao {to to ~ini pri kopiranju formule.Na primjer, }elija A1 stranice Sheet1 radne bilje`nice Form1 sadrì formulu

=[Form2]Sheet1!A1


ad

ne stra

nice

II.

335

Ako odsije~ete formulu i ulijepite je u }eliju B5 u Form3, rezultat je

=[Form2]Sheet1!A1

Odsijecanje i uljepljivanje }elija na koje se odnose ovisne formuleKao {to smo spomenuli u 8. poglavlju, kada odsijecate i uljepljujete }elije,Excel prilago|ava adrese }elija u formulama radne bilje`nice. Ovisne for-mule ne slijede ista pravila. Kada odsijecate i uljepljujete }elije na koje seodnose ovisne formule u zatvorenim radnim bilje`nicama, ta formula se neprilago|ava kako bi odrazila promjenu.

Na primjer, pretpostavimo da stvorite formulu

=[Form2]Sheet1!A10

u }eliji A1 u Form1. Ako zatvorite Form1 i upotrijebite Cut i Paste kakobiste prebacili sadràj iz }elije A10 iz Form2 u }eliju B10 u Form2, formula u}eliji A1 iz Form1 ostaje jednaka. Mogli biste o~ekivati prekinutu vezu jer jeradna stranica koja sadrì formulu bila zatvorena u trenutku promjeneadresirane }elije. Me|utim, Excel uspijeva pratiti sve promjene. Kadaotvorite radnu bilje`nicu, poruka The workbook you opened contains automaticlinks to information in another workbook. Do you want to update this workbookwith changes made to the other workbook? upozorava vas da su promijenjenipodaci o kojima ovisi radna bilje`nica.

Prekidanje veza izme|u radnih bilje`nicaDa biste prekinuli veze izme|u radnih bilje`nica, upotrijebite naredbuPaste Special izbornika Edit kako biste promijenili vanjske adrese u va{imovisnim formulama na konstantne vrijednosti. Tada vi{e ne}ete biti u stanjuaùrirati adrese jer }e sve veze prema pomo}nim radnim bilje`nicama bitiuklonjene.

Da biste prekinuli veze upotrebljavaju}i naredbu Paste Special, slijeditenaredne korake:

1. Odaberite }eliju koja sadrì ovisnu formulu.

2. Pokrenite najprije Copy, a zatim Paste Special iz izbornika Edit.

3. U okviru za dijalog Paste Special potvrdite opciju Values, kliknite naOK i pritisnite Esc kako biste o~istili Clipboard.


336

VIDI IVi{e informacija o naredbi PasteSpecial potraìte udijelu “Selektivnouljepljivanje” na268. stranici.

?

4. Kao mjeru opreza upotrijebite naredbu Find izbornika Edit kako bistetraìli bilo koju ovisnu formulu koju eventualno niste primijetili.Unesite znak uskli~nika (!) zahtijevan u svim ovisnim formulama u polje Find What i zatim iz padaju}eg popisa Look In odaberiteFormulas.

5. Kliknite na Find Next i Excel }e po~eti s pretragom va{e radne straniceu potrazi za bilo kojom adresom u pomo}nim radnim bilje`nicama.

Vanjsku adresu u ovisnoj formuli moète promijeniti u konstantnu vrijed-nost bez uni{tenja formule. Da biste to u~inili, odaberite }eliju i u traci zaformulu ozna~ite dio formule koji sadrì vanjsku adresu. Zatim pritisnite F9i nakon toga Enter. Excel mijenja vanjsku adresu u vrijednost bez promjeneostatka formule.

Konsolidacija radnih stranicaDa biste vrijednosti iz vi{e radnih stranica kombinirali u istoj ili izme|urazli~itih radnih bilje`nica, moète koristiti naredbu Consolidate iz izborni-ka Data. Naredba Consolidate moè sakupiti informacije iz 255 pomo}nihradnih stranica unutar jedne, glavne, radne stranice. Primjerice, ako u odvo-jenim radnim bilje`nicama drìte financijske podatke podru`nica va{e tvrt-ke, naredbu Consolidate moète iskoristiti da biste stvorili glavnu radnustranicu koja }e dati zbroj odgovaraju}ih unosa iz svih radnih stranicapodru`nica. (Ova naredba se normalno ne pojavljuje na skra}enim izbor-nicima. Kliknite na dvostruku strelicu na dnu izbornika Data da biste jeprikazali.)

Ovu naredbu moète koristiti na brojne na~ine. Konsolidirane podatkemoète povezati s pomo}nim podacima tako da se sve nastale promjene izpomo}nih radnih stranica vide i u konsolidiranoj radnoj stranici. Ili moètejednostavno konsolidirati izvorne podatke bez potrebe stvaranja veze.

Konsolidaciju moète izvr{iti s obzirom na poloàj ili na kategoriju. Akokonsolidirate s obzirom na poloàj, Excel skuplja informacije iste lokacije}elije iz svake pomo}ne radne stranice. Kod konsolidacije s obzirom na ka-tegoriju, Excel kao bazu za povezivanje radnih stranica koristi oznake stu-paca ili redaka. Konsolidacija prema kategoriji vam daje ve}u slobodupostavljanja pomo}nih radnih stranica. Primjerice, ako je u jednoj radnojstranici va{ stupac Sije~anj stupac B, a u drugoj je stupac D, konsolidacija


ad

ne stra

nice

II.

337

VIDI IDaljnje informacijeo naredbi Findpotraìte u dijelu“Pronalaènje izamjena podata-ka” na 278. str.

?

prema kategoriji }e vam dozvoliti prikupljanje podataka iz Sije~nja objeradne stranice.

Radne stranice moète konsolidirati kori{tenjem bilo koje funkcije s pada-ju}eg popisa Function iz okvira za dijalog Consolidate. Na slici sliku 9-39,podrazumijevana funkcija je Sum koja prikuplja podatke iz svih pomo}nihradnih stranica i njihove zbrojeve stavlja u konsolidiranu radnu stranicu.Moète koristiti bilo koju od sljede}ih funkcija: Count (odgovara funkcijiCOUNTA), Average, Max, Min, Product, Count Nums (odgovara funkcijiCOUNT), StdDev, StdDevp, Var i Varp.

Radne stranice moète konsolidirati u radnim bilje`nicama koje su trenutnootvorene ili u onima koje su spremljene na disku. Radna bilje`nica kojasadrì radnu stranicu koja prima konsolidirane podatke mora biti otvorena,ali pomo}ne radne bilje`nice mogu biti zatvorene – Excelu morate datipoloàj datoteke radne bilje`nice da bi je mogao na}i. Prije nego {to zapo~-nete konsolidaciju morate spremiti sve pomo}ne radne bilje`nice.

Sljede}i odjeljci nude tri primjera konsolidacije: konsolidaciju prema polo-àju, konsolidaciju prema kategoriji i konsolidaciju prema kategoriji s veza-ma do izvornih podataka. U ovim primjerima }emo konsolidirati radnestranice u istoj radnoj bilje`nici, ali vi lako moète raditi isto u odvojenimradnim bilje`nicama.

Konsolidacija prema poloàjuKada konsolidirate prema poloàju, Excel primjenjuje funkciju konsolidacije(Sum, Average ili neku drugu koju izaberete) na istu adresu }elije u svakojpomo}noj radnoj stranici. Ovo je najjednostavniji na~in konsolidacije, alizahtijeva da pomo}ne radne stranice imaju potpuno isti izgled.


338

VIDI IVi{e informacija ofunkcijama potraì-te u 12. poglavlju,“Uobi~ajene funkci-je radnih stranica”.

?

SLIKA 9-39.

Podrazumijevanafunkcija u okviruza dijalogConsolidate jeSum.

Slijedite ove korake da biste konsolidirali pomo}ne radne stranice unutarradne stranice Averages:

1. Aktivirajte radnu stranicu konsolidacije i odaberite ciljno podru~je –raspon }elija koji }e prihvatiti konsolidirane podatke. Na slici 9-40ciljno podru~je je raspon B4:F8 iz radne stranice Averages.

2. Odaberite naredbu Consolidate iz izbornika Data. (Ova naredba senormalno ne pojavljuje na skra}enim izbornicima. Kliknite nadvostruku strelicu na dnu izbornika Data da biste je prikazali.)

3. Iz svake radne stranice }ete izra~unati prosjek vrijednosti. Zatoodaberite Average iz padaju}eg popisa Function u okviru za dijalogConsolidate. Ne stavljajte kva~icu pored opcija odjeljka Use Labels In.Tako|er ostavite i opciju Create Links To Source Data jer ne}etestvarati vezu s izvornim podacima.

4. Unesite adresu svakog raspona u okviru Reference ili raspon ozna~itemi{em.

Iako je lak{e koristiti mi{a, ako trebate adrese iz izvornih radnihstranica koje trenutno nisu otvorene, morat }ete ih upisivati. (Pomo}ugumba Browse moète locirati i unijeti ime datoteke i onda upisatiadresu }elije.)


ad

ne stra

nice

II.

339

Na slici 9-40 je prikazan jednostavan primjer radne bilje`nice koja sadrìglavnu radnu stranicu – Averages – ~iji se izgled poklapa s izgledom ~etiripomo}ne radne stranice. Ove radne stranice – Exams 1, Exams 2, Exams 3 iExams 4 – se mogu konsolidirati prema poloàju zato jer svaka ima pet stu-paca i pet redaka identi~no sloènih podataka.

Datoteku Exams2.xls koja je kori{tena u sljede}em primjeru moète na}i nahttp://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/.

SLIKA 9-40.

Koristit }emo na-rednu Consolidateda bismo infor-maciju iz radnihstranica Exams 1,Exams 2, Exams 3i Exams 4 dodaliu radnu stranicuAverages.

NA WEBUW

Ako upisujete adresu, ona mora biti sljede}eg oblika:

[Ime datoteke]Ime radne stranice!Adresa

Ako se adresa nalazi u istoj radnoj bilje`nici onda je Ime datotekenepotrebno. Ako izvorni raspon ve} ima ime, moète ga koristitiumjesto Adrese.

Ako za odabiranje izvornog raspona koristite mi{a, kliknite nagumb Collapse Dialog da biste ~itav okvir za dijalog Consolidatesmanjili na veli~inu okvira Reference, kao {to je prikazano na slici 9-41. Radnu stranicu moète aktivirati tako da kliknete na njezin jaha~.Ako je radna bilje`nica otvorena, ali na ekranu prekrivena ostalim rad-nim bilje`nicama, prikaìte je tako da njezino ime odaberete u izbor-niku Window. Sve ove manevre moète izvoditi dok je otvoren okvirza dijalog Consolidate; okvir za dijalog ostaje aktivan sve dok ga nezatvorite.


340

SLIKA 9-41.

Kliknite na gumbCollapse Dialog uokviru Referenceda biste smanjiliokvir za dijalogConsolidate.

Kliknite ovdje...

...za smanjivanjeokvira za dijalog.

5. Kliknite na gumb Add u okviru za dijalog Consolidate. Excel prenosiadrese iz okvira Reference u okvir All reference. Kompletni okvir zadijalog je prikazan na slici 9-42.

Zamijetite da smo u svakoj izvornoj radnoj stranici odabrali B4:F8.Budu}i da konsolidiramo prema poloàju a na{a radna stranica kon-solidacije sadrì odgovaraju}e naslove stupaca i redaka, na{e izvorneadrese bi trebale sadràvati samo vrijednosti koje èlimo konsolidirati.

6. Kliknite na OK. Excel daje prosjeke brojeva u ciljnom podru~ju, kao{to je prikazano na slici 9-43.

Konsolidacija prema kategorijiPogledajmo sada malo sloèniji primjer. Ovdje smo izvodili prosje~ne vri-jednosti ocjena iz radnih stranica sli~nim onima iz prethodnog primjera, aliovaj put svaka radna stranica sadrì neke druge studente a i broj studenataje razli~it, kao {to prikazuje slika 9-44. na sljede}oj stranici.


ad

ne stra

nice

II.

341

SLIKA 9-42.

Naredba Consoli-date koristi adre-se iz okvira All Re-ferences za stva-ranje prosje~nihkonsolidiranih vri-jednosti.

U na{em primjeru prosje~ne vrijednosti nisu cijeli brojevi, kao {to prikazujeslika 9-47, tako da smo u ciljnim }elijama mogli primijeniti odgovaraju}iformat Number.

SLIKA 9-43.

Raspon B4:F8 uradnoj straniciAverages sadasadrì prosje~nevrijednosti }elija iz ~etiri pomo}neradne stranice.

Nakon zavr{ene konsolidacije, adrese koje ste upisali u okviru za dijalogConsolidate tamo i ostaju nakon {to spremite rad. Kada sljede}i put otvoriteradnu bilje`nicu i èlite osvjeìti konsolidirane vrijednosti, odaberite naredbuConsolidate i kliknite na OK da ne biste opet morali upisivati adrese. Zapaziteda }ete prilikom svake konsolidacije morati odabrati odgovaraju}i broj~aniformat.

NAPOMENA>>

Radna stranica konsolidacije sadrì stupce Exam 1 do Exam 4 – kao i svakaradna stranica. Me|utim, radna stranica konsolidacije nema zaglavlja reda-ka. Zaglavlja redaka moramo izostaviti jer u izvornim radnim stranicamanisu podjednako sloèna. Kao {to }ete vidjeti, naredba Consolidate unosizaglavlja redaka umjesto vas.

Da biste konsolidirali prema kategoriji, slijedite ove korake:

1. Ozna~ite ciljno podru~je.

Ovaj put ciljno podru~je mora uklju~ivati stupac A tako da Excelmoè negdje unijeti konsolidirana zaglavlja redaka. Ali koliko reda bitrebalo sadràvati ciljno podru~je? Da biste na ovo odgovorili, pogle-dajte svaku izvornu radnu stranicu i odredite koliko ima jedinstvenihelemenata. Me|utim, lak{i na~in je ozna~iti }eliju A4 kao ciljno pod-ru~je. Kada odredite jednu }eliju kao svoje ciljno podru~je, naredbaConsolidate po potrebi popunjava podru~je ispod i desno od }elije. U na{em primjeru mi smo unijeli i vi{e redaka nego je potrebno u ciljuda sa~uvamo format. Alternativno, najprije moète konsolidirati izatim pomo}u naredbe AutoFormat iz izbornika Format brzo refor-matirati nove podatke.

2. Odaberite naredbu Consolidate iz izbornika Data da biste otvoriliokvir za dijalog Consolidate. (Ova naredba se normalno ne pojavljujena skra}enim izbornicima. Kliknite na dvostruku strelicu na dnuizbornika Data da biste je prikazali.)


342

Datoteku Exams.xls koja je kori{tena u sljede}em primjeru moète na}i nahttp://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/.

SLIKA 9-44.

Kao bazu ovekonsolidacije ko-ristit }emo kate-gorije (studente)iz lijevog stupcasvake izvorneradne stranice.

NA WEBUW

3. Odaberite Average iz padaju}eg popisa Function. Da biste u ovomprimjeru konsolidirali prema kategoriji redaka, odaberite opciju LeftColumn u odjeljku Use Labels In.

4. Radna stranica konsolidacije ve} sadrì zaglavlja stupaca tako da njihmoèmo izostaviti iz adresa izvornih radnih stranica. Ali na{e izvorneadrese moraju sadràvati zaglavlja redaka i moraju se protezati odstupca A do stupca F (od stupca sa zaglavljima redaka do stupcaAverage). Zato u okvir Reference unesite sljede}e adrese izvora:

=’Exams 1’$A$4:$F$8

=’Exams 2’$A$4:$F$8

=’Exams 3’$A$4:$F$9

=’Exams 4’$A$4:$F$7

5. Kliknite na OK. Excel popunjava radnu stranicu Averages, kao {to jeprikazano na slici 9-45. (Brojevi na slici su nakon konsolidacije forma-tirani kao cijeli brojevi.)

Radna stranica konsolidacije sada sadrì linijski element koji odgovarasvakom jedinstvenom linijskom elementu iz izvornih radnih stranica. Akodvije ili vi{e radnih stranica sadrè isti linijski element, u radnoj stranicikonsolidacije bit }e izvr{ena odabrana matemati~ka operacija na odgovara-ju}oj poziciji u stupcu. Za ovaj primjer mi smo nakon konsolidacije na ciljne}elije primijenili formate brojeva.

Stvaranje veza do izvornih radnih stranicaU prethodnim primjerima smo jednostavno konsolidirali brojeve pomo}ufunkcije Average. Rezultat je bio niz konstanti u radnoj stranici konsolida-cije. Naknadne promjene izvornih radnih stranica ne}e utjecati na radnustranicu konsolidacije osim ako konsolidaciju ne ponovimo.


ad

ne stra

nice

II.

343

SLIKA 9-45.

Naredba Consolida-te stvorila je odvo-jeni linijski elementu radnoj stranicikonsolidacije zasvaki jedinstvenielement iz izvornihradnih stranica.

VIDI IInformacije o nare-dbi AutoFormatpotraìte u “Upo-treba AutoForma-ta” na 159 str.

?

Naredbu Consolidate mo`ete tako|er koristiti za trajno povezivanje konso-lidacije i izvornih radnih stranica. Da biste stvorili vezu, u okviru za dijalogConsolidate odaberite opciju Create Links Source Data i zatim izvr{ite kon-solidaciju kako biste to u~inili i bez stvaranja veza.

Kada vr{ite konsolidaciju s ovom opcijom, Excel stvara strukturu u radnojstranici konsolidacije, kao {to je prikazano na slici 9-46. Svaki izvorni ele-ment je zasebno povezan s radnom stranicom konsolidacije a Excel stvaraodgovaraju}i sumarni element. Budu}i da su stvoreni dodatni stupci i reci,morat }ete podesiti format nakon izvedene konsolidacije povezivanja.


344

VIDI IVi{e informacija o strukturiranjuradnih stranicapogledajte u“Strukturiranje uradnim stranica-ma” na 225. str.

?

SLIKA 9-46.

Kada stvorite vezedo izvorne radnestranice, va{a ra-dna stranica kon-solidacije je struk-turirana s poveza-nim formulamaskrivenim u pod-re|enim razinamastrukture.

345

10Grafika

UMicrosoft Excelu 2000 moète stvoriti niz grafi~kihobjekata – pravokutnike, linije, kru`nice, elipse,lukove, razne poligone, okvire teksta, gumbe, kao i

{irok spektar sloènih, unaprijed definiranih objekata nazvanihAutoShapes. Moète odrediti pismo, uzorak, boju i formatelinija, a objekte moète postaviti u odnosu na radnu stranicu iliu odnosu na druge objekte. Isto tako, moète snimiti svojuradnu stranicu i upotrijebiti je u drugom Excel dokumentu ilidokumentu druge aplikacije. Ako ste slike ve} stvorili u nekojdrugoj aplikaciji, Excel vam omogu}ava njihov unos.

Kroz ovo poglavlje dodat }emo grafiku u radne stranice, aliisto tako moète ubaciti grafiku i u dijagrame. Usto, tehnikekoje }e biti obja{njene u ovom poglavlju mo}i }ete primijeniti ina niz grafi~kih objekata koji se nazivaju kontrolama, a kojestvarate upotrebljavaju}i Microsoft Excel Visual Basic forApplications.

10. POGLAVLJE

Stvaranje grafi~kih objekata 346

Tipovi grafi~kih objekata 349

Slikanje va{ih radnih stranica 376

Upotreba grafike iz drugih programa 379

Kori{tenje Clip Arta 382❡2000

Stvaranje grafi~kih objekataPrije nego {to po~nemo, mogli biste prikazati traku s alatima Drawing kojasadrì sve gumbe za crtanje koje opisujemo u ovom poglavlju. Traka s alati-ma Drawing se normalno pojavljuje usidrena na dnu radnog podru~jaExcela. Najjednostavniji na~in za prikaz trake s alatima Drawing je kliknutina gumb Drawing koji se nalazi na traci s alatima Standard. Isto tako,moète postaviti pokaziva~ mi{a nad bilo koju traku s alatima, kliknuti nadesnu tipku mi{a i iz izbornika pre~ica koji }e se pojaviti odabrati Drawing.Izbornik pre~ica upotrijebite za sakrivanje traka s alatima Standard iFormatting.

Ako ste ikad upotrebljavali program za crtanje, poput Microsoft Painta iliCorelDRAWa, ve} znate kako se crtaju linije, strelice, elipse, lukovi i pra-vokutnici. U Excelu jednostavno kliknete na gumb koji èlite na traci s alati-ma Drawing, a zatim ga povu~ete mi{em kako biste stvorili objekt. Slika 10-1 prikazuje traku s alatima Drawing i pripadaju}e gumbe.


346

VIDI IVi{e informacija odijagramima potra-ìte u V. dijelu “Di-jagrami”. Informa-cije vezane uz Vi-sual Basic for Ap-plications potraìteu 30. poglavlju“Primjer VisualBasicu aplikacije”.

?

SLIKA 10-1.

Gumbi na traci salatima Drawing.

Primjerice, ako odaberete gumb Rectangle (pravokutnik) i zatim odvu~etepokaziva~ u obliku kriì}a bilo gdje na radnu stranicu ili dijagram, nacrtat}ete jednostavan pravokutnik. Rezultat je otprilike jednak onom na slici 10-2. Uo~ite da Excel na lijevoj strani trake za formulu prikazuje Rectangle 1.Excel se prema novom grafi~kom objektu odnosi po kategoriji, redoslije-dom kojim ih stvarate.

Free Rotate Line Rectangle

IzbornikAuto-Shapes

Text BoxSelectobjects Arrow Oval Insert

WordArt

Izbornik Draw

Fill Color

FontColor

ArrowStyle

3-DShadowLine

ColorLineStyle

DashStyle

InsertClip Art

Gumbi Line, Arrow i Oval rade u na~elu na jednak na~in. Odaberite gumb,kliknite i drìte jedan kut èljenog lika, povucite mi{a prema njegovomsuprotnom kutu i zatim otpustite tipku mi{a.

Kada otpustite tipku mi{a i pomaknete pokaziva~ mi{a izvan objekta kojicrtate, Excel pretpostavlja da ste gotovi i pokaziva~ se vra}a u uobi~ajenioblik plusa, ozna~avaju}i da vi{e ne crtate. Excel automatski izlazi iz modacrtanja svaki put pri zavr{etku iscrtavanja objekta. Iz crtanja moète iza}i itako da nakon klika na jedan od gumba za crtanje kliknete bilo gdje na rad-noj stranici ili dijagramu, bez povla~enja.

Grafika 10. POGLAVLJER

ad

ne stra

nice

II.

347

SLIKA 10-2.

Upotrebom gum-ba Rectanglemoète stvoritijednostavan pra-vokutnik.

Ako pri crtanju objekta drìte pritisnutom tipku Ctrl, objekt se crta centriranou odnosu na to~ku na kojoj ste kliknuli mi{em. Kada krenete s povla~enjemod te to~ke, linija ili strelica crta se istovremeno i na suprotnoj strani, dokdvodimenzionalni objekti rastu u odnosu na sredi{nju to~ku.

SAVJET❞

Da biste nacrtali nekoliko objekata jedan za drugim, dvaput kliknite na gumbpri prvom odabiru i na taj na~in “zaklju~ajte” Excel u modu crtanja. Gumb nakoji ste dvaput kliknuli tada ostaje aktivan dok ne otkaète crtanje ili odabe-rete neki drugi gumb. Da biste otkazali daljnje crtanje, jednostavno ponovnokliknite na gumb.

SAVJET❞

Makro moète pridruìti objektu tako da ga je jednostavno aktivirati klikomna objekt. Da biste objektu pridruìli makro, najprije odaberite objekt, azatim pokrenite naredbu Assign Macro iz izbornika pre~ica (onoga koji }e sepojaviti kada na objekt kliknete desnom tipkom mi{a). Kada se pojavi okvirza dijalog Assign Macro, odlu~ite se èlite li snimiti novi makro ili objektupridruìti postoje}i.

Pridruìvanje makronaredbi objektima

Koji god objekt nacrtali, izgledat }e kao da objekt “pluta” nad radnomstranicom ili dijagramom, a moè biti odvojen od radne stranice ili dijagra-ma te grupiran ili formatiran kao zasebni element. Isto tako moète kliknutina objekt , odabrati naredbu AutoShape iz izbornika Format, a zatim oda-brati opcije kartice Properties okvira za dijalog Format Objects kako bisteprilagodili veze objekata i radne stranice.

Nakon {to ste stvorili svoju grafiku, njome moète manipulirati na nizna~ina. Kada postavite pokaziva~ mi{a iznad objekta pokaziva~ se mijenja ustandardnu strelicu. Zatim moète odabrati objekt ili ga pomaknuti nadrugo mjesto povla~e}i ga mi{em. Ako odaberete objekt i pokaète na jedanod hvataljki koji se pojavljuju na njegovu perimetru, pokaziva~ se mijenja udvoglavu strelicu. Ovaj pokaziva~ moète koristiti za saìmanje i pove}a-vanje objekta. Ako povla~ite sredi{nju hvataljku, moète promijeniti visinuili {irinu objekta. Ako za vrijeme povla~enja kutne hvataljke drìte pritisnu-tom tipku Shift, moète promijeniti veli~inu objekta i vodoravno i okomitou isto vrijeme.

Crtanje pravilnih objekata Da biste nacrtali pravilni objekt, pri njegovu stvaranju drìte pritisnutomtipku Shift. Kada prisiljavate objekte, moète posti}i sljede}e:

� Gumbi Line i Arrow crtaju savr{ene vodoravne, okomite ili dijago-nalne linije u koracima od to~no 15 stupnjeva (0, 15, 30, 45, 90 itd.).

� Gumb Rectangle crta savr{ene kvadrate.

� Gumb Oval crta savr{ene kru`nice.

� Likovi AutoShapea crtaju se unaprijed definiranim, gotovo simetri~-nim ograni~enjima. S obzirom na broj likova AutoShapea, radi se i orazli~itim iscrtavanjima.


348

Kada kliknete na objekt stvoren upotrebom gumba Line, Rectangle ili Oval, azatim odaberete Format, prva }e naredba izbornika biti “AutoShape”. Ovakviobi~niji objekti, kao i oni stvoreni putem izbornika AutoShapes, smatraju seza potrebe formatiranja kao AutoShapes.

NAPOMENA>>

VIDI IZa informacije omakronaredbamapogledajte VII. dio,“Makronaredbe iVisual Basic”. Dalj-nje informacije oupotrebi naredbeObject potraìte uodjeljku “Pozicio-niranje objekata”na 369. str.

?

Upotreba }elija kao mreè za crtanjePri stvaranju objekata moète dràti pritisnutom tipku Alt kako biste upo-trijebili mre`ne linije radne stranice kao mreù za crtanje. Rubovi va{ihobjekata tada slijede mre`ne linije. Ako zajedno upotrijebite tipke Shift i Altkako biste nacrtali kvadrat ili krug prilago|en mreì, Excel ~ini sve {to je unjegovoj mo}i, ali krajnji rezultat ne mora biti savr{en. Ovo se doga|a zatojer podrazumijevana visina i {irina }elija u radnoj stranici ne pruà idealnumreù za savr{ene kvadrate i krugove.

Tipovi grafi~kih objekataExcelov alat za crtanje pruà niz mo}nih mogu}nosti koje ina~e nude zaseb-ni grafi~ki programi. Postoji novi alat, Curve, kojim moète crtati zakrivlje-ne linije. Dodan je i veliki broj poveziva~a koji }e vam pomo}i u me|usob-nom spajanju grafi~kih objekata. Nai}i }ete i na novu kolekciju “osnovnih”


ad

ne stra

nice

II.

349

SLIKA 10-3.

Kada crtate ili mije-njate veli~inu ob-jekta, drìte tipkuShift kako biste pri-silili Excel na cr-tanje uz vodorav-ne, okomite ili dija-gonalne linije. (Te-kstualne oznake nadesnoj strani slikesu okviri tekstaizra|eni pomo}ugumba Text Box.)

Prethodne verzije Excela sadràvale su na traci s alatima Drawing gumb Arc.Sofisticiraniju ina~icu gumba Arc moète na}i na paleti Basic Shapes izborni-ka AutoShapes. Kada crtate lukove ovim gumbom, moète im pode{avatiduljinu povla~e}i posebnu ùtu hvataljku.

SAVJET❞

Da biste napravili kopiju stvorenog objekta, pritisnite tipku Ctrl i zatimmi{em povucite objekt. Isto tako moète upotrijebiti i gumbe Copy i Paste natraci s alatima Standard.

SAVJET❞

likova, od kojih neki sasvim sigurno nisu samo osnovni – primjerice, trodi-menzionalni okviri i àrulje. U mogu}nosti ste nacrtati niz razli~itih ravnih,zakrivljenih i vi{eglavih strelica i to jednostavnim klikanjem i povla~enjemmi{em. U alat je uklju~en i skup simbola predvi|enih za crtanje dijagramatoka. Jednim klikom mi{a mo}i }ete nacrtati razli~ite zvjezdice, ambleme itransparente. Napokon, alat za crtanje uklju~uje i kolekciju callouta kojemoète upotrijebiti za dodavanje tekstualnih oznaka va{em crteù – uklju-~eni su ~ak i “balon razmi{ljanja” i “oblak”.

Izbornik AutoShapes na traci s alatima Drawing je u osnovi paleta s paleta-ma. Svaka naredba izbornika AutoShapes prikazuje padaju}i popis ili trakus alatima kojima moète nacrtati razli~ite likove. Kao {to moète vidjeti naslici 10-4, iz izbornika AutoShapes moète stvoriti traku s alatima jedno-stavnim povla~enjem odabirne trake koja se nalazi na vrhu izbornika i nje-nim odvajanjem od trake s alatima Drawing. Isto to moète u~initi i s bilokojom naredbom izbornika AutoShapes (osim naredbe More AutoShapes).

Crtanje prostoru~nih linija i poligonaAko èlite nacrtati neke druge linije osim ravnih linija ili strelica koji sudostupni preko odgovaraju}ih gumba na traci s alatima Drawing, odaberitenaredbu Lines iz izbornika AutoShapes i onda kliknite na gumb koji pred-stavlja èljenu liniju. (Naredba Line se normalno ne pojavljuje na skra}enimizbornicima. Kliknite na dvostruku strelicu na dnu izbornika AutoSahpesda biste je prikazali.) Gumb Scribble omogu}ava vam upotrebu mi{a zacrtanje nepravilnih linija. Tako|er moète kombinirati prostoru~ne i ravnelinije koriste}i gumb Freeform. Razlika u upotrebi gumba Scribble i Free-form, odnosno Curve, je u tome da otpu{tanje tipke mi{a ne zaustavlja te-ku}u akciju crtanja. Da biste prestali s crtanjem a koristite gumbe Freeform i


350

SLIKA 10-4.

Podizbornici iz-bornika Auto-Shapes su paletekoje moète od-vojiti povla~enjemmi{em.

Circle, morate kliknuti na po~etnu to~ku va{eg crteà ili dvostruko kliknutina mjestu gdje èlite prekinuti s crtanjem.

Primjerice, ako kliknete na gumb Freeform, a zatim bilo gdje na radnojstranici ili dijagramu kako biste zapo~eli s crtanjem, linija stvorena gumbomostaje usidrena prema to~ki na koju ste kliknuli. Ako otpustite tipku mi{a,linija se povla~i od sidri{ne to~ke do pokaziva~a mi{a u obliku kriì}apoput gumice. Ako sada ponovno razvu~ete liniju i kliknete, stvorit }eteravnu liniju izme|u prve sidri{ne to~ke i to~ke na koju ste kliknuli. S ovimpostupkom moète nastaviti koliko vam drago i time stvarati niz linija dosvake nove sidri{ne to~ke. Isto tako, za crtanje prostoru~nih linija upotre-bom bilo kojeg od gumba Freeform, moète dràti pritisnutom tipku mi{a.Na taj na~in stvarate hibridni objekt koji se sastoji od ravnih i zakrivljenihlinija. Kao {to je spomenuto, slobodni (nepravilni) poligon dovr{avateklikom na to~ku na kojoj ste zapo~eli s crteòm, ~ime zatvarate dobivenioblik, ili dvostrukim klikom kako biste stvorili otvoreni oblik.

Naredba Edit PointsCrtanje atraktivnih prostoru~nih linija ili nepravilnih poligona mi{em moèbiti prili~no zahtjevno. Za slu~ajeve kada imate problema pri stvaranjuèljenih objekata, Excel sadrì naredbu Edit Points koja mijenja prostoru~nuliniju ili nepravilni poligon nacrtan pomo}u gumba Scribble, Curve iliFreeform, u niz to~aka koje moète povla~iti mi{em kako biste preoblikovaliobjekt. Kada odaberete prostoru~nu liniju ili nepravilni poligon, oko njegase pojavljuje osam hvataljki, kao u slu~aju objekata nacrtanih pomo}ugumba Rectangle ili Oval. Kako biste podesili oblik prostoru~ne linije ilinepravilnog poligona, odaberite objekt i pokrenite naredbu Edit Points izizbornika Draw (na traci s alatima Drawing), odnosno kliknite na desnutipku mi{a i odaberite naredbu iz izbornika pre~ica. (Ova naredba se nor-malno ne pojavljuje na skra}enim izbornicima. Kliknite na dvostruku stre-licu na dnu izbornika Draw da biste je prikazali.) Pojavit }e se novi skuphvataljki koji slijedi zavoje i kutove slike; na krajnjim to~kama ravnih linijapojavljuju se samo dvije hvataljke. Tada moète povla~iti mi{em proizvoljanbroj hvataljki na nove poloàje.


ad

ne stra

nice

II.

351

Nakon pokretanja naredbe Edit Points, moète dodati ili izbrisati hvataljkeoko objekta. Ako èlite o~istiti crte` uklanjaju}i neke od kutova, pritisnite Ctrli zatim kliknite na svaku hvataljku koju èlite ukloniti. Ako èlite dodatikutove, pritisnite Ctrl, te kliknite bilo gdje na liniju gdje èlite postaviti novuhvataljku.

SAVJET❞

Rad s krivuljamaKada naredbu Edit Points koristite za promjenu linija koje ste nacrtalipomo}u alata Scribble, Curve ili Freeform, fino pode{avanje izgleda linijemoète obaviti naredbama iz izbornika pre~ica koji }e se pojaviti kada nadjednom od to~aka kliknete na desnu tipku mi{a. Postoje ~etiri vrste to~aka,od kojih svakoj odgovara jedna od naredbi izbornika pre~ica:

� Auto Point Odre|ena upotrijebljenim gumbom i na~inom na koji jenacrtana linija. Gumb Curve uvijek stvara ovakve to~ke.


352

Na primjer, da bi stvorili crte` na slici 10-5, upotrijebili smo gumbFreeform, a zatim smo odabrali dobiveni oblik. Oblik na desnoj strani je istinepravilni poligon nakon pokretanja naredbe Edit Points.

SLIKA 10-5.

Kada kliknete nanaredbu Edit Po-ints, na svakomse kutu pojavi je-dna hvataljka, {topokazuje crte` nadesnoj stranislike.

Naredba Edit Points je izuzetno upotrebljiva pri crtanju prostoru~nih krivulja ipoligona, pa }ete je vjerojatno èljeti imati pri ruci. S obzirom da }ete raditi shvataljkama iscrtavanjem pomo}u tri alata za crtanje linija, smisleno je gumbEdit Points dodati u paletu Lines. Evo kako.

1. Najprije odvojite paletu Lines od izbornika AutoShapes klikom naAutoShapes, a zatim klikom na naredbu Lines, te povla~enjem mi{emsivu odabirnu traku na vrhu palete Lines.

2. U izborniku View odaberite Toolbars, a zatim Customize.

3. Uz otvoren okvir za dijalog Customize, kliknite na izbornik Draw, drìtepritisnutom tipku Ctrl i povucite mi{em naredbu Edit Points iz izbornikana plutaju}u paletu Lines.

Dodavanje gumba Edit Points u paletu Lines

VIDI IVi{e informacija oprilagodbi traka salatima potraìte u“Prilagodba traka salatima i izborni-ka” na 43. stranici.

?

� Straight Point Nikada se ne stvaraju automatski. Linije koje odlaze naobje strane ovakvih to~aka jednoliko su zakrivljene i prikazuju hva-taljke tjemena pri odabiru. Simetri~nu to~ku moète stvoriti iz bilo kojedruge to~ke.

� Smooth Point Nikada se ne stvaraju automatski. Ovakve to~ke stvara-ju postupne prijelaze izme|u linija koje odlaze na svaku stranu, a priodabiru pokazuju hvataljke tjemena.

� Corner Points Suprotno od prethodne vrste to~aka. Kutne to~ke stva-raju nagle prijelaze izme|u linija koje odlaze na obje strane, a pri oda-biru pokazuju hvataljke tjemena. Gumb Scribble uvijek stvara ovuvrstu to~aka.

Sve vrste to~aka osim Auto Points prikazuju pri odabiru linija hvataljke.Ove hvataljke, prikazane na slici 10-6, omogu}avaju dvostruku kontrolunad krivuljom. Kut krivulje moète promijeniti povla~e}i hvataljku okomitona liniju, dok nagib krivulje mijenjate povla~e}i hvataljku tjemena paralelnos linijom. Rije~ je o mo}nim kontrolama koje je na po~etku malo teè svla-dati. Kao {to i sami znate, savr{enstvo se postiè vje`banjem.


ad

ne stra

nice

II.

353

SLIKA 10-6.

To~ke za ure|iva-nje omogu}avajuvam promjenu ob-lika prostoru~nihobjekata. Hvataljke}e se pojaviti kadakliknete na bilokoju vrstu to~keosim Auto Point.

Hvataljkeodre|uju oblikkrivulje.

Udaljenija hvataljka tjemenapri povla~enju stvara ravnijukrivulju, u smjeru povla~enja.

Rad s okvirima tekstaDa biste u radnu stranicu ili na dijagram dodali komentare, zaglavlja, le-gende i druge vrste teksta, moète upotrijebiti gumb Text Box s trake s ala-tima Drawing.

Kada odaberete gumb Text Box i nacrtate okvir, u okviru }e se pojaviti trep-tavi kursor koji ozna~ava da moète po~eti s upisivanjem sadràja. Tekst jepodrazumijevano lijevo poravnan, ali za promjenu poravnanja moète upo-trijebiti odgovaraju}e alatke s trake sa alatima Formatting, ili upotrijebitinaredbe Object iz izbornika Format. Radna stranica sa slike 10-7 na sljede-}oj stranici sadrì dva okvira s tekstom.

Vodite ra~una da za provjeru pravopisa moète upotrijebiti i naredbuSpelling iz izbornika Tools. Kada upotrijebite ovu naredbu unutar jedneodabrane }elije, provjerava se tekst ~itave radne stranice, uklju~uju}i i tekstu okvirima. Ako upotrijebite tu naredbu kada je odabran okvir s tekstom(ili bilo koji objekt), provjerava se samo odabrani okvir (ili odabrani objekt).


354

SLIKA 10-7.

Prikazana dvaokvira s tekstomstvorili smoupotrebomgumba Text Box.

Okvir s tekstom moète povezati s }elijom. Najprije nacrtajte okvir s tekstom.Zatim, uz odabrani okvir s tekstom, upi{ite znak jednakosti i nakon togaadresu }elije u traku za formulu. Primjerice, pretpostavimo da }elija D3 sadrìformulu koja vra}a vrijednost $123.45. Kada otipkate

=$D$3

u traci za formulu kada je odabran (ozna~en) okvir s tekstom, u okviru }e sepojaviti vrijednost $123.45.

Kada na ovaj na~in poveète okvir s tekstom i }eliju, u okvir ne moèteupisati dodatni tekst. Da biste uklonili vezu, odaberite okvir s tekstom i utraci za formulu izbri{ite prikazani sadràj.

SAVJET❞

Gumb Text Box omogu}ava brzu i jednostavnu upotrebu, ali èlite li svojimporukama dodati i malo grafi~kih objekata, u mnoge likove iz galerijeAutoShapes moète unijeti i dodatni tekst. Tekst moète unijeti u strelice,okvire i gotovo sve ostale likove izuzev linija i konektora. Da biste to u~inili,jednostavno nacrtajte èljeni lik i po~nite s upisivanjem teksta. Zatim upotri-jebite naredbu AutoShape u izborniku Format kako biste liku i tekstu dalièljeni oblik.

Unos teksta u druge likove

Ve}ina ovih likova je jednostavna za upotrebu i sama po sebi razumljiva.Me|utim, konektori i baloni imaju neke posebne kvalitete koje zasluùjupoja{njenje.

Upotreba konektoraAko ste ikad utro{ili vrijeme na crteè koji sadrè samo jednostavne linije iokvire, pa naknadno shvatili da ih morate premjestiti, tada znate o kako sevelikom problemu radi. Neizbje`no }ete na kraju potro{iti jednako vremenana fino pode{avanje koliko vam je trebalo i za ~itav po~etni crte`. U takvimslu~ajevima mogu vam pomo}i konektori. Radi se o posebnoj vrsti linijakoje su “ljepljive” na oba kraja. Koristit }ete ih kada èlite dodati linijedrugim linijama i likovima tako da one ostanu povezane, ~ime }ete nakonzavr{etka crtanja mo}i podesiti i odgovaraju}e pozicije likova i linija.

Nakon {to kliknete na jedan od gumba u paleti Connectors izbornikaAutoShapes, kada postavite mi{a iznad nekog od postoje}eg lika, pojavit }ese posebne, plave to~ke. (Ova naredba se normalno ne pojavljuje naskra}enim izbornicima. Kliknite na dvostruku strelicu na dnu izbornika


ad

ne stra

nice

II.

355

AutoShapesIzbornik AutoShapes na traci s alatima Drawing nudi desetine unaprijednacrtanih likova koji vam mogu pomo}i u brèm dodavanju efektnih vi-zualnih elemenata va{im radnim stranicama. Upotrebom linija, konektora inaredbi izbornika Draw mo}i }ete izvesti stvari za koje ste vjerojatno mislilida nisu izvedive u prora~unskim tablicama.

Kada crtate ove likove, primijetit }ete da ve}ina od njih prikazuje i poseb-nu, ùtu hvataljku oblika dijamanta. Povla~enjem ove posebne hvataljkemo}i }ete kontrolirati odre|enu dimenziju lika, {to pokazuje slika 10-8.

SLIKA 10-8.

Upotrebom po-sebnih hvataljkimoète mijenjative}inu likova izgalerije Auto-Shapes.

Mnogi AutoShapes likovi imajuposebnu hvataljku karo oblika...

...kojom se kontrolirajuodre|ene dimenzije likova.

Uo~ite kako konektore ne morate spajati na oba kraja. Primjerice, moglibiste ih iskoristiti za izradu vlastitih “balona”, spajaju}i jedan kraj na lik,dok bi drugi pokazivao na neku tekstualnu informaciju koja opisuje objekt.

Upotreba balonaBaloni su posebne vrste okvira s tekstom s pridruènom veznom linijom.Koristite ih pri dodavanju tekstualnih oznaka za va`ne informacije ili zaistaknuto ozna~avanje elemenata u sloènim radnim stranicama ili slikama.Naj~e{}i je tip balona onaj koji se koristi u stripovima. Excel nudi nekolikotakvih tipova, {to pokazuje slika 10-10.

Nakon iscrtavanja balona moète po~eti s unosom teksta u njih. Zatimmoète mi{em povla~iti hvataljku oblika dijamanta kako biste strelicubalona usmjerili na èljenu lokaciju.


AutoShapes da biste je prikazali.) Ove se plave to~ke nazivaju konektorima iklikom mi{a na njih vezna }e se linija prilijepiti uz to~ku. Drugi klik mi{apovezuje preostali kraj linije na plavu to~ku drugog objekta i zavr{avaveznu liniju. Kao {to pokazuje slika 10-9, rezultiraju}a vezna linija ostajespojenom na obje to~ke i u slu~aju pomicanja likova.

SLIKA 10-9.

Vezne su linije“ljepljive” na obakraja kako bi semogle spojiti nadvije to~ke. Vezne linije ostaju spojene

na to~ke na koje ste ih vezalii u slu~aju premje{tanja likana drugi poloàj.

Konektori su posebno upotrebljivi za izradu dijagrama toka. Najprije skicirajteva{e ideje koriste}i palete FlowChart i Connectors iz izbornika AutoShapes.Nakon toga moète pomicati simbole dijagrama toka, a vezne }e se linijeautomatski preusmjeravati.

SAVJET❞

SLIKA 10-10.

Baloni vam omo-gu}avaju opis va-`nih elemenata iliprivla~enje pa`njena va`ne poruke.

356

Naredba More AutoShapesKad prvi puta odaberete naredbu More AutoShapes iz izbornikaAutoShapes, Excel pretraùje va{u Clip Art galeriju i nalazi slike koje }eposluìti kao osnovni AutoShapes. (Ova naredba se normalno ne pojavljujena skra}enim izbornicima. Kliknite na dvostruku strelicu na dnu izbornikaAutoShapes da biste je prikazali.) Ovaj postupak moè potrajati neko vri-jeme. Kad zavr{i, clip art, poput WMF datoteka, se moè koristiti kaoAutoShapes i prikazuje se u okviru za dijalog More AutoShapes prikazanogna slici 10-11.

Clip art koji ste odabrali za kori{tenje s naredbom AutoShape, moèteure|ivati koriste}i ve}inu naredbi za ure|ivanje AutoShape. Da biste unijelilik, kliknite na njega i zatim sa palete koja se pojavljuje kliknite na gumbInsert Clip. Okvir za dijalog More AutoShapes u stvari je varijacija okviraza dijalog Clip Art o kojem }e biti rije~i kasnije u ovom poglavlju.


ad

ne stra

nice

II.

357

Ako niste zadovoljni svojim likovima, ne morate ih brisati i crtati nove. Jed-nostavno upotrijebite naredbu Change AutoShape iz izbornika Draw. (Ovanaredba se normalno ne pojavljuje na skra}enim izbornicima. Kliknite nadvostruku strelicu na dnu izbornika AutoShapes da biste je prikazali.) Omo-gu}eno vam je mijenjanje ve}ine likova iz galerije AutoShapes, osim linija ikonektora. Pritom nije va`no sadrì li lik i tekst. Ako polazni lik sadrì tekst,mo`da }ete ga morati nanovo pozicionarati i poravnati unutar novog lika.

Promjena likova

❡2000

SLIKA 10-11.

Naredba MoreAutoShapes ustvari pronalaziclip art kojimoète koristitikao AutoShape.

WordArtGumb Insert WordArt na traci s alatima Drawing otvara paletu izuzetnihstilova formatiranja koje moète upotrijebiti za izradu dojmljivih objekatastvorenih od teksta. Kada kliknete na gumb WordArt, otvara se okvir zadijalog WordArt Gallery iz kojeg moète odabrati èljeni efekt. Kadakliknete na gumb OK, otvorit }e se okvir za dijalog Edit WordArt Text ukojem birate pismo i veli~inu, te unosite tekst koji èlite prikazati. Slika 10-12 prikazuje taj postupak.


358

SLIKA 10-12.

Izradite sjajne lo-gotipe upotre-bom gumbaWordArt.

1. Odaberite efekt za tekst.

2. Kliknite na OK.

3. Odaberite pismo i veli~inu, te unesite tekst.

4. Kliknite na OK.

Nakon izrade objekta WordArta, pri svakom njegovom odabiru pojavit }ese traka s alatima WordArt, pokazana na slici 10-13. U odabrani postoje}iWordArt objekt, klik na WordArt Gallery omogu}ava promjenu efektaizborom u okviru za dijalog WordArt Gallery. Gumb Format AutoShapeotvara okvir za dijalog istog imena u kojem moète podesiti na~in popunja-vanja povr{ina, prikaz linija, veli~inu, za{titu i poloàj. Gumb WordArtShape prikazuje paletu s dodatnim oblicima koje moète primijeniti na po-stoje}i objekt. Kao {to moète vidjeti na slici 10-14, za ilustrirani tekst nisuuvijek pogodni ba{ svi likovi.


ad

ne stra

nice

II.

359

5. Upotrijebitetraku s alatimaWordArt kakobiste mijenjaliprikaz teksta.

Na gornjoj slici primijetite kako objekti WordArt imaju iste hvataljke karooblika kao i oni AutoShapesa. Poku{ajte mi{em povla~iti ove hvataljke zadaljnje zanimljive efekte.Moète otvoriti izbornik Start kad god èlite bezkori{tenja va{eg mi{a. Jednostavno pritisnite Ctrl-Esc.

SAVJET❞

SLIKA 10-13.

Izradite i urediteobjekte WordArtapomo}u trake salatima WordArt.

Format WordArt WordArt Same Letter HeightsWordArtShapeWordArt Gallery WordArt Alignment

WordArtCharacterSpacing

InsertWordArt Edit Text Free Rotate WordArt Vertical Text

SLIKA 10-14.

Gumb WordArtShape nudi idodatne opcijeure|ivanja teksta.

Gumb WordArt Vertical Text prebacuje tekst u okomito usmjerenje, tako dase slova niù jedno iznad drugoga. Gumb WordArt Alignment upotrijebiteza promjenu poravnanja WordArtovih objekata (tamo gdje su ona primje-njiva). Radi se o paleti na kojoj }ete na}i poznate opcije, poput Center iliLeft Align. Postoje i tri opcije poravnavanja teksta na obje strane (umjestouobi~ajene jedne). Word Justify se pona{a poput normalnog obostranogporavnanja i izme|u rije~i dodaje praznine. Letter Justify dodaje razmake iizme|u slova, dok Stretch Justify uop}e ne dodaje razmake, ve} naprostorasteè slova.

Gumb WordArt Character Spacing prikazuje paletu naredbi koje upotre-bljavate za kontrolu veli~ine razmaka izme|u znakova (tracking), kao irazmaka me|u parovima slova (kerning). Me|utim, sama implementacijatrackinga nije ono {to biste o~ekivali. Umjesto dodavanja i uklanjanja raz-maka izme|u znakova, sama se slova {ire ili suàvaju, dok stvarna duìnasvake rije~i ostaje jednaka. Naredba Kern Character Pairs radi poput preki-da~a (uklju~eno/isklju~eno) i djeluje samo na parove slova koji predstavlja-ju odgovaraju}i problem, poput AV.

Odabir i grupiranje objekataPonekad }e vam biti potrebno istovremeno pomaknuti, promijeniti veli~inuili ~ak preformatirati vi{e objekata. Mogli biste htjeti pomaknuti nekolikoobjekata odjednom, a da pritom njihov me|usobni razmje{taj ostane ne-promijenjen. Za ovu svrhu Excel na traci s alatima Drawing sadrì gumbSelect Objects. Isto tako, u izborniku Draw (traka s alatima Drawing) nalazese naredbe Group, Ungroup i Regroup.


360

Gumb Free Rotate, koji se nalazi na traci s alatima Drawing, moète upotri-jebiti za promjenu usmjerenja bilo kojeg grafi~kog objekta. Gumb WordArtSame Letter Heights nudi zanimljiv efekt u kojem se sva slova smje{tajuunutar istog okomitog prostora. Mala slova se po potrebi pove}avaju takoda budu jednako visoka kao i velika, a slova s dijelovima koji izlaze ispodbazne linije (poput “y”) pomi~u se prema gore kako bi se smjestila u istiprostor. Slika 10-15 pokazuje jedan primjer.

SLIKA 10-15.

Gumb WordArtSame LetterHeights smje{tasva slova u istuvisinu.

Nakon odabira grupe objekata, moète ih zajedno zaklju~ati upotrebomgumba Group izbornika Draw. Skup hvataljki oko svakog odabranogobjekta zatim se zamjenjuje jednim skupom hvataljki oko ~itave grupe, {to pokazuje slika 10-17.


ad

ne stra

nice

II.

361

Gumb Select Objects ima nekoliko posebnih svojstava koja vam pomaù uradu s objektima. Nakon klika na ovaj gumb, pojavljuje se strelica DrawingSelection kojom moète odabrati samo objekte, a ne i }elije. Gumb SelectObjects ostaje aktivan dok na njega jo{ jednom ne kliknete. Upotrebomgumba Select Objects, odabrane }elije nestaju s radne stranice, ~ime je jed-nostavnije razlu~iti objekte. Usto, ako je objektu pridruèn makro koji seaktivira pritiskom mi{a na objekt, upotrebom strelice Drawing Selectionmoète odabrati objekt, a da pritom ne aktivirate makro. Tada moète ure-diti sam objekt. Napokon, strelicu Drawing Selection moète upotrijebiti za odabir grupe objekata povla~e}i i razvla~e}i pravokutnik oko njih, {topokazuje slika 10-16.

SLIKA 10-16.

Gumb SelectObjects upotrijebi-te za povla~enjepravokutnika okoobjekata koje èli-te odabrati. Nakonodabira, pojavljujuse hvataljke okosvakog odabira.

Klikom na svaki objekt, drè}i istovremeno pritisnutu tipku Shift, moètegrupirati objekte. Dodatno, sve objekte na trenutnoj radnoj stranici ili dija-gramu moète odabrati pokretanjem naredbe Go To iz izbornika Edit, zatimklikom na gumb Special i potvrdom opcije Objects.

SAVJET❞

SLIKA 10-17.

Ovi su objektigrupirani.

Nakon grupiranja skupa objekata, njima moète manipulirati kao da se radio jednom objektu. Moète im mijenjati veli~inu, pomicati ih i na njih pri-mjenjivati formate kao na grupu. Me|utim, pri primjeni formata pojedini seobjekti mogu razli~ito pona{ati, pogotovo ako ste grupirali razli~ite vrsteobjekata s razli~itim formatima. Najbolje je formate primijeniti prije grupi-ranja objekata, osim ako objekti s kojima radite nisu me|usobno sli~ni.

Da biste poni{tili grupiranje, odaberite grupu i kliknite na naredbuUngroup izbornika Draw. U mogu}nosti ste upotrijebiti i zahvalnu naredbuRegroup izbornika Draw, kako biste grupirali iste objekte koje ste zadnjedegrupirali. Primjerice, pretpostavimo kako ste poni{tili grupiranje skupaobjekata kako biste izveli promjene na jednom ili vi{e njih. Umjestoponovnog odabiranja i pokretanja naredbe Group, jednostavno pokrenitenaredbu Regroup.

Odabir objekata koji sadrè tekstZa razliku od ostalih objekata, kada prvi put odaberete okvir teksta tako dana njega kliknete, oko okvira se pojavljuje sivi rub i ozna~ava da je okvirodabran. Zatim s okvirom moète raditi {to i s bilo kojim drugim objektom.Me|utim, kada na okvir s tekstom kliknete drugi put, pojavit }e se upodru~ju za tekst treptaju}i kursor, koji vam omogu}ava unos i ure|ivanjeteksta unutar okvira. Ako èlite pomaknuti okvir dok je aktivno njegovopodru~je s tekstom, morate kliknuti i povu}i rub okvira, jer }ete ina~epo~eti s odabirom teksta unutar okvira.

Formatiranje objekataU 7. poglavlju objasnili smo upotrebu naredbe Cells iz izbornika Format pridodavanju uzoraka, boja i zasjenjenja pojedinim }elijama. Isto formatiranjemoète primijeniti i na objekte upotrebljavaju}i naredbu Object ili Auto-Shape iz izbornika Format. Obje se naredbe nalaze na istom mjestu, na vrhuizbornika Format – ovisno o vrsti odabranog objekta, u izborniku }e sepojaviti jedna od gore navedenih naredbi. Primjerice, prva naredba uizborniku Format moè biti AutoShape, Text Box ili Picture s obzirom naobjekt koji je odabran.

Kada pokrenete naredbu AutoShape iz izbornika Format ili kada dvaputkliknete na objekt, pojavljuje se okvir za dijalog Format AutoShape. KarticaColors And Lines u ovom okviru za dijalog omogu}ava vam kontrolu nadstilom, bojom i debljinom ruba objekta, kao i nad bojom i uzorkom kojim seobjekt popunjava. Slika 10-18 na sljede}oj stranici prikazuje okvir za dijalog


362

Linije odabranog objekta mo`ete prilagoditi upotrebom padaju}ih popisaColor, Style i Weight. Padaju}i popis Dashed nudi razli~ite stilove crtkanihlinija – podrazumijevano linije nisu crtkane. (Odgovaraju}i su formati do-stupniji putem gumba Line Style i Dash Style na traci s alatima Drawing.) U mogu}nosti ste birati izme|u 13 stilova, uklju~uju}i tri stila dvostrukih


ad

ne stra

nice

II.

363

Format AutoShape, koji se pojavio nakon {to smo dvaput kliknuli na kri`niobjekt na slici 10-17.

Da biste za okvir s tekstom prikazali okvir za dijalog Format AutoShape,dvostruko kliknite na rub okvira. Kada to u~inite, u okviru za dijalog pojavit}e se tri dodatne kartice – Font, Alignment i Margins (kartica Margins kon-trolira koli~inu prostora izme|u teksta i rubova objekta). Iste se kartice po-javljuju i kada dvostruko kliknete na bilo koji objekt koji sadr`i tekst.

SAVJET❞

SLIKA 10-18.

Okvir za dijalogFormat AutoSha-pe pojavljuje senakon dvostrukogklika na objekt.

Ako je aktivna stranica s dijagramom, prva naredna u izborniku Formatmijenja se u naredbu Selected Object. Ime trenutno prikazane naredbe ovisio tome koji je objekt odabran. Sli~no tome mijenja se i ime okvira za dijalogFormat AutoShape. Primjerice, ako se odabere legenda dijagrama, naredba uizborniku Format je Selected Legend i otvara se okvir za dijalog FormatLegend.

NAPOMENA>>

Kada na objekt primijenite neki uzorak, odabrana boja pozadine zamijenit}e crna podru~ja uzorka. Boja koju odaberete za povr{insku zamijenit }ebijela podru~ja. Primjerice, ako za boju crtanja odaberete tamno zeleno izatim primijenite bilo koji uzorak, objekt }e se popuniti tamno zelenimuzorkom. S druge strane, ako za boju crtanja odaberete svijetloplavu (cyan),to~kasti uzorak i ljubi~astu za boju pozadine, objekt }e biti svijetloplaveboje s ljubi~astim to~kama.


364

linija i jedan stil trostruke linije. Padaju}i popis Weight nudi mnoge istedebljine linija kao i popis Style, ali omogu}ava i unos bilo koje veli~ineto~ke. Opcija Color nudi 56 boja na kartici Color okvira za dijalog Options.

Odjeljak Fill na kartici Colors And Lines moète upotrijebiti za odabir bojepopunjavanja i efekata popunjavanja za odabrani objekt. Opcija Fill Effectsprikazuje okvir za dijalog Fill Effects, pokazan na slici 10-19. Odabranimobjektima moète dodati uzorke i prijelaze boja, kao i sami izabrati boje zasvaki od njih. Dodatno tome, na va{e objekte moète primijeniti i teksture,poput drveta, mramora, pa ~ak i papirnatih vre}ica.

SLIKA 10-19.

Da biste na objek-te primijenili“{minkerska”popunjavanja,upotrijebite okvirza dijalog FillEffects.

VIDI IVi{e informacija o kartici Color ilipaletama potraìteu dijelu “Promjenadostupnih boja”na 222. stranici.

?

Paleta boja dostupna pri radu s objektima odre|ena je karticom Color uokviru za dijalog Options. Da biste prikazali okvir za dijalog Options, pokre-nite naredbu Options iz izbornika Tools. Zatim moète kliknuti na karticuColor, odabrati opciju Modify Color i promijeniti odabranu boju iz palete.

Paleta boja

Ako odaberete liniju ili strelicu, a zatim iz izbornika Format pokrenetenaredbu Object, odnosno ako dvostruko kliknete na liniju ili strelicu, nakartici Colors And Lines postat }e dostupna opcija Arrows, {to moètevidjeti na slici 10-21. Uz opcije Line mo}i }ete mijenjati i stilove zavr{etakaodabrane linije kako biste upotrijebili razli~ite vrste glava strelica (ili nikak-ve). Dakle, ako crtate liniju na koju èlite dodati i glavu strelice, moète jedodati na bilo koji kraj linije, bez obzira od kojeg je po~eto iscrtavanje.


ad

ne stra

nice

II.

365

Opcija SemitransparentKada potvrdite polje Semitransparent u okviru za dijalog Format Object,Format WordArt ili Format AutoShape, radna se stranica (ili neki drugiobjekt) pokazuje kroz odabrani objekt. Ova opcija zapravo uklanja svakidrugi piksel objekta i time djelomi~no pokazuje {togod se nalazi iza objekta.Slika 10-20 pokazuje dva identi~na objekta, ali onaj na desnoj strani imauklju~enu opciju Semitransparent.

SLIKA 10-20.

Opcija Semitrans-parent omogu}a-va pogled krozobjekt.

SLIKA 10-21.

Kada je odabranalinija, opcijeArrows omogu-}avaju crtanjevlastitih strelica.

Primjena zasjenjenjaDa biste dodali dubinu bilo kojem grafi~kom objektu, upotrijebite gumbShadow na traci s alatima Drawing.

Na slici 10-22 nacrtali smo objekt gumbom Explosion 1 iz palete Stars AndBanners izbornika AutoShapes. Zatim smo primijenili efekte zasjenjenjaputem palete efekata koju smo otvorili gumbom Shadow na traci s alatimaDrawing. Gumb Shadow Settings na paleti Shadow prikazuje traku s alati-ma Shadow Settings, pokazanu na slici 10-23.


366

Gumb Arrow Style na traci s alatima Drawing nudi izbor ~esto upotreblja-vanih stilova strelica. Da biste prikazali okvir za dijalog Format Objects,kliknite na opciju More Arrows.

Gumbi Fill Color, Line Color i Font Color na traci s alatima Drawing predstav-ljaju odvojive palete. Ako kliknete na njih i odvu~ete ih mi{em od trake s ala-tima, oni se pretvaraju u plutaju}e palete. Gumbi Fill Color i Font Color moguse upotrijebiti za formatiranje }elija ili objekata. Ovi gumbi za odabir bojaduplikati su paleta iz okvira za dijalog Format Object.

Da biste sakrili plutaju}u paletu, kliknite na maleni gumb Close (X) u gornjemdesnom kutu palete.

Gumbi Color

SLIKA 10-22.

Upotrebomgumba Shadowna traci s alatimaDrawing mo}i}ete primijenitirazne efekte za-sjenjenja.

Gumb Shadow Color prikazuje poznatu paletu boja i nudi zanimljivu opci-ju kojom se sjena ~ini poluprozirnom, kakva u stvarnosti i jest. Gornji sred-nji objekt na slici 10-21 pokazuje takvu sjenu. Poloàj sjena moète finopodesiti pomo}u ~etiri gumba Nudge.

Primjena trodimenzionalnih efekataKada kliknete na gumb 3D koji se nalazi na traci s alatima Drawing, pojavit}e se paleta unaprijed definiranih trodimenzionalnih efekata. Ove efektemoète primijeniti na bilo koje objekte, uklju~uju}i i linije, strelice i WordArtobjekte. Kada primijenite 3D efekt, na odabrani se objekt primjenjuje neko-liko posebnih formata: vodoravni pomak, okomiti pomak, dubina, smjer,poloàj izvora svjetlosti, vrsta povr{ine i boja 3-D podru~ja. Na slici 10-24po~eli smo s tri kopije istog objekta i primijenili 3D efekte upotrebljavaju}igumbe s palete 3D. Objekt na lijevoj strani nema primijenjenih efekata, nasrednji je objekt primijenjen 3D Style 1, dok je na desni objekt primijenjen3D Style 4.

Nakon primjene 3D efekta, kliknite na 3D Settings kako biste prikazalitraku s alatima 3D Settings, prikazanu na slici 10-25. Upotrijebite ovu trakus alatima kako biste mijenjali objekt i postigli èljeni izgled.


ad

ne stra

nice

II.

367

SLIKA 10-23.

Traka s alatimaShadow Settings.

Shadow Color

Nudge Shadow Up Nudge Shadow Left

Nudge Shadow Down

Shadow On/Off Nudge Shadow Right

SLIKA 10-24.

Po~nite od osnov-nog lika i dodajtemu dubinu upo-trebljavaju}igumb 3D na traci s alatimaDrawing.

SLIKA 10-25.

Traka s alatima3D Settings.

Tilt Left

Tilt Up Tilt Right Lightning

3-D On/Off Depht Surface

Tilt Down Direction

3-D Color

êtiri gumba Tilt pode{avaju poloàj odabranog objekta u trodimenzio-nalnom prostoru. Paletu Depth moète upotrijebiti za promjenu dubineodabranog objekta, mjereno to~kama od 0 do beskona~no. Paleta Directionomogu}ava vam kontrolu putanje izba~enog dijela odabranog objekta.Opcije Perspective i Parallel iz palete Direction upotrijebite za odre|ivanjeho}e li stranice izba~enog dijela biti nacrtane u perspektivi, odnosno, ho}e li se gubiti u daljini. Paleta Lighting kontrolira osvjetljenje i smjer imagi-narnog izvora svjetlosti. Paleta prikazuje mali ogledni objekt okruèngumbima-àruljicama. Kliknite na jedan od gumba i zasjenjenje se mijenja,kao da svjetlost sada dopire iz tog smjera. Paleta Surface omogu}ava vamizbor tipa povr{ine: Matte (mat), Plastic (plasti~na), Metal (metalna) ili WireFrame (ì~ani model). Napokon, paleta 3D Color pruà kontrolu nad izba-~enim dijelom odabranog objekta.

Formatiranje objekata koji sadrè tekstPostoje dva na~ina odabira objekata koji sadrè tekst: moète odabrati samotekst ili cijeli objekt. Razliku moète vidjeti preko ruba, {to pokazuje slika10-26.

Obi~no je pri prvom kliku na objekt s tekstom rub iscrtan sivim to~kastimuzorkom, ~ime se ozna~ava da je odabran cijeli objekt. Kliknite na objekt jo{jednom i rub }e se promijeniti – bit }e iscrtan {rafiranim uzorkom – {toozna~ava da je odabrano podru~je s tekstom.


368

SLIKA 10-26.

Sivi to~kasti rubozna~ava da jeodabran cijeliobjekt, dok {rafi-rani uzorakukazuje naodabrani tekst.

VIDI I? Kada odaberete objekt s tekstom i otvorite okvir za dijalog Format Text Box,jaha~i koji }e se pokazati u okviru za dijalog su razli~iti, ovisno o tome nakoji je na~in objekt odabran. Kada je odabran samo tekst vidljiva je jedinokartica Font. Kada je odabran cijeli objekt, osim aktivne kartice vidljivo je ijo{ {est jaha~a: Font, Alignment, Colors And Lines, Size, Protection, Proper-ties, Margins i Web.

Vi{e informacija o kartici Font po-gledajte u “Forma-tiranje pisama” na186. stranici.

Opcije na kartici Alignment okvira za dijalog Format Text Box kontrolirajuporavnanje teksta unutar objekta. Primjerice, okvire s tekstom na slici 10-27formatirali smo razli~itim pode{enostima poravnanja i usmjerenja. Dodatnotome, potvrdili smo opciju Automatic Size na kartici Alignment za tri okvi-ra koji sadrè tekst Center Center. Opcija Automatic Size automatski prila-go|uje veli~inu okvira za smje{taj sadrànog teksta.

Pozicioniranje objekataO objektima na radnoj stranici mislite kao da su naslagani jedan iznad dru-gog. Svaki novi objekt koji nacrtate smje{ta se na vrh. Me|usobni poloàj


ad

ne stra

nice

II.

369

Kada je odabran okvir teksta, u izborniku Format pojavit }e se naredbaFormat Text Box. Kada je odabran bilo koji drugi objekt koji sadrì tekst,naredba mijenja ime u Format AutoShape. Sadràji okvira za dijalog su uostalome identi~ni.

NAPOMENA>>

VIDI IVi{e informacija okartici Alignmentpotraìte u “Porav-nanje sadràja }eli-je” na 179. str. Vi{einformacija o karticiWeb potraìte u 20.poglavlju “StvaranjeWeb stranicapomo}u Excela”.

?

SLIKA 10-27.

Prikazane opcijeporavnavanja i us-mjerenja su nekeod dostupnih nakartici Alignment.Tri okvir s tekstomCenter Center for-matirani su uzuklju~enu opcijuAutomatic Size.

Ako stalno primjenjujete iste formate na objekte koje stvarate, na jednosta-van }ete na~in te formate postaviti kao podrazumijevane za sve nove objek-te. Jednostavno odaberite bilo koji objekt formatiran prema va{im èljama, a zatim odaberite Set AutoShape Defaults iz izbornika Draw. Primijenjeniformati uklju~uju popune, stilove linija, pa ~ak i sjene i 3-D pode{enosti.

Postavljanje podrazumijevanih formata objekata

Gumbi Bring Forward i Send Backward rade na sli~an na~in, ali umjestopomicanja objekta ispred ili iza svih ostalih objekata, ~ine to sloj po sloj uoba smjera.

Na~in na koji su objekti pridruèni radnoj stranici moète promijenitiupotrebljavaju}i opcije kartice Properties okvira za dijalog FormatAutoShape, {to je pokazano na slici 10-29.


370

objekata moète prilagoditi upotrebljavaju}i naredbu Order izbornikaDraw. Naredba Order prikazuje paletu koja sadrì naredbe Bring To Front,Send To Back, Bring Forward i Send Backward.

Slika 10-28 pokazuje dva identi~na skupa negrupiranih objekata i paletuOrder koja je odvojena od izbornika Draw. U desnom skupu pozicioniralismo transparent ispred ostalih objekata upotrebljavaju}i gumb Bring ToFront, dok smo zvijezdu postavili ispod svih objekata upotrebljavaju}igumb Send To Back.

SLIKA 10-28.

Objekte me|uso-bno moète pozi-cionirati upotre-bom palete Orderiz izbornika Draw.

SLIKA 10-29.

Karticu Propertiesokvira za dijalogFormat AutoSha-pe moète upotri-jebiti za kontroluna~ina na kojipromjene }elijautje~u na grafi~keobjekte.

Ako ispred objekta formatiranog uz uklju~enu opciju Move And Size WithCells umetnete stupac ili redak, objekt se na odgovaraju}i na~in pomi~e.Ako umetnete stupac ili redak izme|u prve i zadnje odnosne }elije, objektse rasteè tako da bi se prilagodio umetnutom stupcu ili retku. Ako potvr-dite opciju Move But Don’t Size With Cells, a zatim umetnete ili izbri{etestupce ili retke, objekt se pomi~e, ali zadràva svoj oblik i proporcije. Akopotvrdite opciju Don’t Move Or Size With Cells, objekt pluta nad radnomstranicom i bilo koje promjene odnosnih }elija na njega nemaju nikakvogu~inka.

Opcija Print Object na dnu kartice Properties normalno je uklju~ena. Akoisklju~ite ovu opciju, odabrani objekt se ne iscrtava na pisa~u u slu~ajuispisa radne stranice.

Alati za pomo} pri pozicioniranju objekata na radnoj straniciSjajno je {to u Excelu moète crtati odli~ne slike, ali slobodna priroda gra-fi~kih objekata ponekad ~ini te{kom uspostavu uredne radne stranice.Izbornik Draw na traci s alatima Drawing sadrì nekoliko izbornika i odvo-jivih paleta kojima moète uvesti malo reda.


ad

ne stra

nice

II.

371

Podrazumijevana opcija postavljanja je Move And Size With Cells, {to zna~ida se ako u~inite bilo {to ~ime se mijenja veli~ina ili oblik }elija, objektiodgovaraju}e prilago|avaju. Primjerice, slika 10-30 pokazuje kako su seveli~ina i oblik triju objekata, koji su originalno bili identi~ni ~etvrtomobjektu, promijenili pri promjeni {irine i visine odnosnih }elija.

Odnosna }elija je bilo koja }elija ~iji desni ili donji rub leì izme|u lijevoggornjeg i desnog donjeg kuta objekta. Na slici 10-30 uo~ite da objekt u sre-dini samo dira gornji rub }elije F7, koja nije odnosna, dok gornji dio objektaprelazi preko donjeg ruba }elije F1, koja je, dakle, odnosna.

SLIKA 10-30.

Kada potvrditeopciju Move AndSize With Cells,objekt odgovarasvojom prom-jenom na bilokoju promjenuodnosnih }elija.

VIDI IVi{e informacija oispisu pogledajte u 11. poglavlju“Ispisivanje iprezentacije”.

?

Izbornik Snap sadrì dvije naredbe koje moète upotrijebiti za slaganjeva{ih objekata. (Ova naredba se normalno ne pojavljuje na skra}enim izbor-nicima. Kliknite na dvostruku strelicu na dnu izbornika Draw da biste jeprikazali.) Naredba To Grid koristi retke i stupce radne stranice za postav-ljanje objekata. Odabirom ove naredbe ranije stvoreni objekti ne poravnava-ju se automatski s mreòm stupaca i redaka, ali ~im bilo koji od njih povu-~ete mi{em, on }e se smjestiti uz rubove najblièg stupca i retka. Svaki novistvoreni objekt odmah }e se postaviti uz najbliè mre`ne linije. Nareda ToShape radi na sli~an na~in, osim {to se kao dio imaginarne mreè koriste irubovi postoje}ih objekata, ~ime je omogu}eno jednostavno pozicioniranjeu odnosu na druge objekte. Obje naredbe rade poput prekida~a, odnosnojednim ih klikom uklju~ujete, a drugim isklju~ujete. Me|utim, primijetitekako naredba To Shape zahtijeva i naredbu To Grid, pa je sama uklju~ujepri svom pokretanju. Ako isklju~ite naredbu To Grid, automatski }e seisklju~iti i naredba To Shape.

Naredbe Nudge, Align Or Distribute i Rotate Or Flip izbornika Draw pred-stavljaju odvojive palete koji nude veliku pomo} pri smje{taju objekata.(Ove obje naredbe se normalno ne pojavljuju na skra}enim izbornicima.Kliknite na dvostruku strelicu na dnu izbornika Draw da biste ih prikazali.)Ove su tri palete pokazane na slici 10-31.


372

SLIKA 10-31.

Palete Nudge,Align Or Distribu-te i Rotate Or Flipizbornika Draw.

Ako odaberete objekt i kliknete na jedan od alata Nudge, objekt se pomi~epo jedan piksel u odabranom smjeru. Alat je zgodan za precizno pozicioni-ranje objekata bez potrebe da su oni poravnati s mre`nim linijama ili dru-gim objektima.

Tako|er moète koristiti i strelice smjera na tipkovnici – one su funkcionalniekvivalent gumbima Nudge – za pomicanje objekata po jedan piksel.

SAVJET❞

Mogli biste po~eti naredbom Align Top kako biste poravnali jedan redakobjekata, a zatim pokrenuti naredbu Distribute Horizontally kako biste ihjednoliko razmaknuli. Zatim upotrijebite naredbe Align Or Distribute dabiste posloìli i ostale objekte prema novoorganiziranom retku.

Naredbe Align postavljaju sve odabrane objekte prema rubu objekta koji senalazi u smjeru koji izaberete. Primjerice, kada odaberete naredbu AlignLeft, lijevi rubovi svih odabranih objekata poravnavaju se s krajnjim lijevimrubom prvog odabranog objekta s lijeve strane. Naredba Align Centerporavnava sredi{ta objekata po okomitoj osi i nalazi prosje~nu zajedni~kusredi{njicu svih odabranih objekata. Naredba Align Middle radi na sli~anna~in, ali s vodoravnom osi.

Naredbe Distribute izra~unavaju ukupnu koli~inu prostora izme|u odabra-nih objekata i dijele taj prostor me|u objektima {to je mogu}e vi{e jedno-liko. Prvi i zadnji objekti (prvi slijeva i zdesna, odnosno na vrhu i dnu) sene pomi~u – svi se objekti izme|u njih po potrebi pozicioniraju. Da binaredba imala nekakav u~inak, moraju se odabrati vi{e od dva objekta.

Odsijecanje, kopiranje i sortiranje objekata s }elijamaOsim pomicanja i prilagodbe veli~ine s promjenom }elija, Excel vam omo-gu}ava odsijecanje, kopiranje i sortiranje objekata pridruènih }elijama. Ovaje mogu}nost kontrolirana opcijom Cut, Copy, And Sort Objects With Cellsna kartici Edit okvira za dijalog Options.


ad

ne stra

nice

II.

373

Alati Align Or Distribute mogu biti od velike pomo}i kada radite s ve}imbrojem objekata. Pretpostavimo da imate niz objekata, poput onih pokaza-nih na slici 10-32, a koje èlite jednoliko razmjestiti.

SLIKA 10-32.

Upotrijebite pale-tu Align Or Distri-bute izbornikaDraw za usposta-vu reda iz kaosa.

VIDI IVi{e informacija onaredbi Sort po-gledajte u “Sortira-nje popisa i ostalihraspona” na 752.stranici.

?

Da biste istovremeno izbrisali }eliju i bilo koji njoj pridruèn objekt, moèteupotrijebiti naredbu Delete iz izbornika Edit. Sli~no, ako kopirate }eliju,kopiraju se i svi pridruèni joj objekti.

Kontrola prikaza objekataDa biste ubrzali pomicanje po va{oj radnoj stranici, moète upotrijebitinaredbu Options iz izbornika Tools i kliknuti na karticu View. U odjeljkuObjects kartice View normalno je uklju~ena opcija Show All. Odabir opcijeShow Placeholders reducira okvire teksta, objekte – gumbe i umetnute dija-grame na jednostavne uzorke koji ozna~avaju njihov poloàj na radnojstranici. Opcija Show Placeholders ubrzava brzinu pomicanja (pomo}uklizne trake) jer Excel ne mora svaki put iznova iscrtavati svaki objekt, pripomaku na sljede}u ekransku stranicu. Prije ispisa na pisa~u morate po-novno potvrditi opciju Show All. Opcija Hide All potpuno uklanja prikaz


374

VIDI IVi{e informacija ounosu objekata izdrugih aplikacijapogledajte u dijelu“Upotreba grafikeiz drugih progra-ma” na 379. str.

?

Datoteku Sorting Objects.xls koja je kori{tena u sljede}em primjeru moètena}i na: http://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/.

SLIKA 10-33.

Objekte moètesortirati zajedno s }elijama, {topokazuje prozorna desnoj stranislike.

Kada je opcija Cut, Copy, And Sort Objects With Cells uklju~ena, moètejednostavno konstruirati “baze podataka” objekata koje stvorite u Excelu ili onih koje unesete iz drugih aplikacija. Na primjer, slika 10-33 pokazujerudimentarnu bazu podataka objekata ~ija su imena unesena u odgovara-ju}e }elije. (Svaki odgovaraju}i objekt nacrtan je uz ime tako da ista }elijapostaje odgovaraju}om – odnosnom – za njoj pridruèn objekt.) Na slici 10-33, prozor na desnoj strani pokazuje {to se doga|a ako odaberete bilokoju }eliju iz popisa, pokrenete naredbu Sort iz izbornika Data i kliknete na OK. ]elije i pridruèni objekti sortiraju se prema tekstu u }elijama.

NA WEBUW

objekata ~ime se jo{ vi{e ubrzava kretanje kroz stranice. Iako ne moèteneposredno mijenjati objekte kada je aktivna opcija Hide All, neke }e ihakcije svejedno promijeniti. Ako je na kartici Properties okvira za dijalogFormat Objects potvr|ena bilo koja osim opcije Don’t Move Or Size WithCells, objekt }e se automatski prilago|avati pri promjeni {irine ili visineodnosnih }elija.

Za{tita objekataDa biste sprije~ili odabir, pomicanje, formatiranje ili promjenu veli~ineobjekata, moète upotrijebiti naredbu AutoShapes izbornika Format (ilinaredbu Selected Object, ako se objekt nalazi na grafikonu), kliknuti nakarticu Protection i potvrditi opciju Locked, {to pokazuje slika 10-34.

Opciju Lock Text, koja je vidljiva samo ako je odabran tekst, moète upotri-jebiti da biste za{titili sadràj okvira teksta. Novonacrtanim se objektimaautomatski pridruùje za{tita Locked. Me|utim, da biste uklju~ili za{tituradne stranice i stvarno je aktivirali i za okvire teksta i za nove objekte,morat }ete pokrenuti i naredbu Protect Sheet iz podizbornika Protectionizbornika Tools.


ad

ne stra

nice

II.

375

VIDI IVi{e informacija oza{titi radnihstranica potraìte uodjeljku “Za{titava{ih podataka” na111. stranici.

?

SLIKA 10-34.

Pokrenite naredbuAutoShapes iz iz-bornika Format ilidvaput kliknite naobjekt, a zatimkliknite na karticuProtection kako bi-ste potvrdili statusza{tite objekta.

Slikanje va{ih radnih stranicaMicrosoft Excel 2000 nudi dvije tehnike “slikanja” va{ih radnih stranica:gumb Camera (koji moète pridodati traci s alatima) i naredbu CopyPicture (koja se pojavljuje u izborniku Edit kada pritisnete tipku Shift prijeodabira izbornika Edit).

Upotreba gumba CameraUpotrebom gumba Camera, pokazanog niè na margini, moète kopiratisliku raspona }elija i ulijepiti je bilo gdje drugdje u istoj radnoj stranici, dru-goj radnoj stranici ili drugoj radnoj bilje`nici. Kopiranje slike nije isto {to ikopiranje istog raspona }elija upotrebom naredbe Copy iz izbornika Edit.Kada pritisnete gumb Camera, kopirate vezanu sliku }elija, a ne njensadràj. Slika pluta iznad stranice, poput crtanog objekta, a pona{a se kaovezana }elija ili raspon. Kao rezultat, slika se dinami~ki mijenja kao isadràj originalnih }elija.

Da biste gumb Camera dodali na traku s alatima, odaberite naredbuToolbars iz izbornika View i kliknite na gumb Customize. U okviru za dija-log Customize kliknite na karticu Commands i odaberite kategoriju Tools.Zatim povucite mi{em gumb Camera na bilo koju traku s alatima. (Ako nepovu~ete mi{em gumb Camera na traku s alatima, stvorit }e se vlastitatraka s alatima.) Na slici 10-35 je prikazan gumb Camera dodan na krajtrake s alatima Picture.

Slika 10-35 pokazuje dvije radne stranice jednu uz drugu. Ako na radnojstranici Exams3 odaberete raspon A3:B6 i kliknete na gumb Camera,pokaziva~ se mijenja iz znaka plusa u kriì}. Kliknite bilo gdje u Book2kako biste je odabrali, a zatim kliknite na mjesto gdje èlite lijevi gornji kutslike. Excel ume}e sliku {to je prikazano na desnoj strani slike 10-35. Bilokoji grafi~ki objekt unutar raspona A3:B6 ili koji preklapa taj raspon,tako|er je uklju~en u umetnutu sliku.


376

VIDI IVi{e informacija ovezama }elija po-gledajte u dijelu“Adresiranje radnihstranica iz drugihradnih bilje`nica”na 121. stranici.

?

SLIKA 10-35.

Gumb Camerastvorio je vezanusliku odabranograspona.

Nakon uljepljivanja slike, povla~enjem hvataljki odabira moète mijenjatinjenu veli~inu i proporcije, te op}enito s njom raditi kao i s bilo kojimdrugim grafi~kim objektom. Promjene u obliku, veli~ini ili formatu nemajuutjecaja na dinami~ko aùriranje podataka prikazanih na slici.

Ako odaberemo umetnutu sliku na slici 10-35, traka za formulu prikazujeformulu nalik na bilo koju drugu povezuju}u formulu. Nakon stvaranjaslike, formulu u traci za formulu moète mijenjati, pri ~emu }e se slikaodgovaraju}e promijeniti. Mogli biste adresnu formulu promijeniti i tako dase veè na sasvim drugu radnu stranicu ili radnu bilje`nicu.

Na primjer, ako odaberemo umetnutu sliku u radnoj bilje`nici Book2 naslici 10-35, polje Name u traci za formulu pokazuje ime Picture 1, a prika-zana formula za objekt je

=[EXAMS.XLS]Averages!$A$3:$B$6

Ako promijenite formulu u

=[EXAMS.XLS]Averages!$A$3:$B$9

slika se tako|er prilago|uje kako bi uklju~ila dodatne retke, {to pokazujeslika 10-36.

Veza izme|u izvornog i ciljnog dokumenta ima i druge razli~ite i upotre-bljive osobine. Pretpostavimo da zatvorite radnu stranicu Exams Quarter3na slici 10-35. Ako tada dvaput kliknete na umetnutu sliku u Book2, auto-matski se otvara Exams3, s odabranim uslikanim rasponom.

Upotreba naredbe Copy PictureNaredba Copy Picture stvara sliku na gotovo jednak na~in kao i gumbCamera, ali s jednom va`nom razlikom. Kopirana je slika stati~ka, bez po-stojanja veza prema bilo kojoj radnoj stranici. Stati~ke slike su pogodne uslu~ajevima kada ne trebate aùrirati podatke ili kada je brzina kojom Excel


ad

ne stra

nice

II.

377

SLIKA 10-36.

Ako promijeniteadrese }elija uformuli za slikustvorenu gum-bom Camera, tase slika mijenja naodgovaraju}ina~in.

Podrazumijevana opcija, As Shown On Screen, reproducira odabir u mo-mentu uzimanja slike. Opcija As Shown When Printed reproducira odabirprema pode{enostima okvira za dijalog Page Setup koji kontrolira ispismre`nih linija i zaglavlja stupaca i redaka. Primjerice, radna stranica na slici10-38 sadrì dvije slike istog podru~ja. Gornju smo stvorili uz uklju~enuopciju As Shown On Screen, a donju s uklju~enom opcijom As ShownWhen Printed, pri ~emu od opcija Page Setup uklju~ena ona za ispismre`nih linija, a isklju~ena ona za ispis zaglavlja stupaca i redaka.


378

SLIKA 10-37.

Okvir za dijalogCopy Pictureomogu}ava vamkontrolu izgledava{e slike.

prera~unava radne stranice va`nija od aùriranja. Naredbu Copy Picturemoète upotrijebiti za dodavanje slika radnih stranica ili dijagrama uizvje{taje ili ostale dokumente putem Clipboarda. Nakon uzimanja slike,moète je ulijepiti u drugi dokument Excela ili u dokument bilo kojeaplikacije koja podràva razmjenu putem Clipboarda.

Da biste upotrijebili naredbu Copy Picture, odaberite }elije, objekt ili dija-gram koji èlite kopirati, drìte pritisnutom tipku Shift i pokrenite izizbornika Edit naredbu Copy Picture (pri ~emu je naredba Copy postalaCopy Picture, a naredba Paste sada je Paste Picture). Excel prikazuje okvirza dijalog sa slike 10-37. (Ove obje naredbe se normalno ne pojavljuju naskra}enim izbornicima. Drìte tipku Shift i kliknite na dvostruku strelicu nadnu izbornika Draw da biste ih prikazali.)

SLIKA 10-38.

Gornja je slikastvorena nared-bom Copy Pictures uklju~enom op-cijom As ShownOn Screen, a donjas uklju~enom opci-jom As ShownWhen Printed.

Opcije Picture i Bitmap su korisne ako }e va{e radne stranice biti pregleda-vane na razli~itim ra~unalima. Opcija Picture kopira sliku u formatu kojimoè biti prikazan na monitorima razli~itih rezolucija, dok opcija Bitmapkopira sliku u formatu koji je to~an samo za rezoluciju prikaza istovjetnuonoj kada je slika bila kopirana.

Nakon kopiranja slike u Clipboard, moète je ulijepiti gdjegod ho}ete – nadrugi poloàj u radnoj stranici, u drugu radnu stranicu ili ~ak u dokumentdruge aplikacije. U Excelov dokument sliku moète ulijepiti naredbamaPaste ili Paste Picture, ili pritiskom na gumb Paste na traci s alatimaStandard.

Upotreba grafike iz drugih programaU Microsoft Excel 2000 moète uvesti grafiku iz drugih programa koji stva-raju datoteke kompatibilne s Windows Clipboardom, poput programaWindows Paint iz Windowsa 95 i 98.

Ako aplikacija koju koristite za stvaranje grafike koju èlite uvesti u Excelpodràva dinami~ku izmjenu podataka (DDE) ili OLE, mogli biste biti ustanju uspostaviti vezu izme|u izvorne datoteke i grafike. Nakon uvozagrafike u Excel, veza omogu}ava automatsko aùriranje grafike ako se pro-mijeni izvorni dokument.

Da biste uvezli grafiku iz druge aplikacije, po~nite s otvaranjem datotekekoja sadrì grafiku u izvornoj aplikaciji i kopiranjem slike koju èlite upo-trebom naredbe Copy. Zatim u Excelu otvorite radnu bilje`nicu u koju èliteulijepiti grafiku i izvedite naredbu Paste ili Paste Special (ili kliknite nagumb Paste na traci s alatima Standard).

Kao i s drugim grafi~kim objektima, uba~enu sliku moète pomicati, mije-njati joj veli~inu i za{tititi. Moète joj dodati i rubove upotrebom naredbeObject iz izbornika Format.

Da biste izvezli sliku Excelove radne stranice ili grafikona, upotrijebite na-redbu Copy Picture i zatim ulijepite sliku, putem Clipboarda, u bilo kojudrugu aplikaciju koja podràva Clipboard.

Naredba PictureNaredba Picture izbornika Insert omogu}ava vam umetanje grafika u va{eradne bilje`nice koje su spremljene u niz razli~itih formata datoteka.


ad

ne stra

nice

II.

379

VIDI IVi{e informacija oDDE i OLE potra-ìte u 17. poglavlju“Integracija aplika-cija i OLE”.

?

Okvir za dijalog Insert Picture je funkcionalno identi~an okviru za dijalogFile Open. Upotrijebite polje Use the Look In Box ili ikone trake Navigations lijeve strane kako biste locirali odre|enu grafi~ku datoteku na disku.Padaju}i popis Files Of Type omogu}ava vam da se ograni~ite na odre|enuvrstu datoteka, ali obi~no prikazuje sve grafi~ke datoteke. Smanjena repre-zentacija odabrane datoteke pojavljuje se s desne strane okvira za dijalog.Ako kliknete na gumb, pojavit }e se okvir za dijalog. Kada na|ete datoteku,kliknite na Insert kako biste grafiku umetnuli u radnu stranicu.

Naredba ObjectNaredba Object izbornika Insert daje vam neposredni pristup ostalimaplikacijama koje moète upotrijebiti za stvaranje objekata ili ure|ivanjepostoje}ih objekata koje }ete kasnije umetnuti u radnu stranicu. Razlikaizme|u umetanja slike i umetanja objekta je u tome da je slika uvijekstati~ka i ne moè se mijenjati ili aùrirati, dok objekti zadràvaju vezu sizvornom aplikacijom. Umetnuti objekt moète otvoriti za ure|ivanje takoda na njega dvaput kliknete, a omogu}eno vam je vezanje objekta na izvor-nu datoteku tako da se automatski aùrira pri promjeni izvorne datoteke.

Kada iz izbornika Insert pokrenete naredbu Object, pojavit }e se okvir zadijalog s dvije kartice – Create New i Create From File. Kartica Create New,


380

(Stvarno podràni formati datoteka ovise o konfiguraciji va{eg ra~unala.)Kada pokrenete naredbu Picture iz izbornika Insert i zatim odaberete FromFile, pojavit }e se okvir za dijalog prikazan na slici 10-39.

SLIKA 10-39.

Upotrebom okviraza dijalog Picturemoète u radnubilje`nicu umet-nuti grafi~kedatoteke izdrugih aplikacija.

VIDI IVi{e informacija opronalaènju da-toteka potraìte u “Pronalaènjedatoteka” na 83.str., a o okviru zadijalog File Open u“Otvaranje datote-ka” na 77. str.

?

Kada odaberete element iz popisa Object Type, na mjestu aktivne }elijetrenutne radne stranice ume}e se mali okvir i pokre}e aplikacija potrebna zastvaranje ili promjenu objekta. Primjerice, ako ste odabrali PaintbrushPicture iz popisa Object Type, pokre}e se Microsoft Paint i vi moète stvoritinovi crte` ili mijenjati postoje}i. Kada ste gotovi, kliknite na bilo koju }elijuu radnoj stranici. Objekt koji ste stvorili ume}e se na mjestu aktivne }elije.Kada ste gotovi, kliknite na bilo koju }eliju u radnoj stranici. Objekt koji stestvorili umetnut je na mjesto aktivne }elije.

Kartica Create From File okvira za dijalog Object pokazana je na slici 10-41na sljede}oj stranici. Ovu karticu moète upotrijebiti za umetanje postoje}edatoteke kao objekta, umjesto stvaranja novog objekta pomo}u karticeCreate New. (Tipovi objekata koje stvarno moète umetnuti ovise o apli-kacijama instaliranim na va{em ra~unalu.)


ad

ne stra

nice

II.

381

pokazana na slici 10-40 na sljede}oj stranici, omogu}ava vam aktiviranjeaplikacije i neposredno stvaranje objekta u odabranoj aplikaciji. (Ova nared-ba se normalno ne pojavljuje na skra}enim izbornicima. Kliknite na dvo-struku strelicu na dnu izbornika Insert da biste je prikazali.) Aplikacijuodabirete iz popisa Object Type. Sadràj ovog popisa ovisi o konfiguracijiva{eg sustava i instaliranim aplikacijama.

SLIKA 10-40.

Karticu CreateNew okvira zadijalog Objectmoète upotri-jebiti za istovre-meno ubacivanjeobjekta i aktivi-ranje aplikacije.

Iako opcija Link To File na kartici Create From File nije podrazumijevanopotvr|ena, objekt u izvornoj aplikaciji svejedno moète otvoriti tako da nanjega dvaput kliknete. Ako potvrdite opciju Link To File, objekt se auto-matski aùrira kada se promijeni izvorna datoteka. Opcija Display As Iconume}e odabranu datoteku u va{u radnu bilje`nicu kao ikonu. Ova je opcijaposebno prikladna kada je umetnuti objekt vrlo duga~ak ili velik, pa ga jejednostavnije pregledati u mati~noj aplikaciji. Me|utim, ako distribuirateradnu bilje`nicu drugim korisnicima, provjerite je li ista aplikacija dostupnai na njihovim ra~unalima, jer ina~e ne}e biti u stanju otvoriti umetnutuikonu i pregledati dokument.

Da biste promijenili bilo koji umetnuti objekt, jednostavno dvaput kliknitena objekt. Izvorna se aplikacija pokre}e i otvara se datoteka objekta, {tovam omogu}ava promjene.

Upotreba Clip ArtaAko nemate vremena ili volje stvarati vlastite umjetni~ke radove pomo}uExcelovih alata za crtanje, trenutno moète iskoristiti talent brojnih ilustra-tora profesionalaca koriste}i okvir za dijalog Insert ClipArt – korisni~kosu~elje Microsoft Clip Galleryja. Umjetni~ki objekti koje ume}ete u va{eradne stranice sli~ni su objektima koje ste stvorili pomo}u Excelovih alataza crtanje. Objektima clip art moète mijenjati veli~inu, poloàj, dodavatiim rubove a ponekad ~ak i popune i uzorke. Pored crteà, Clip Gallery vamtako|er omogu}uje umetanje zvukova i filmova u va{e radne stranice zadobivanje dodatnog efekta.


382

VIDI IVi{e informacija opovezivanju obje-kata potraìte u17. poglavlju “Inte-gracija aplikacija iOLE “.

?

SLIKA 10-41.

Karticom CreateFrom File okviraza dijalog Objectmoète u va{eradne bilje`niceumetnuti posto-je}e dokumente.

❡2000

Okvir za dijalog Insert ClipArt radi na na~in sli~an Web pretraìva~u. Kadakliknete na karticu ili kategoriju u glavnom prozoru se prikazuje sadràj.Pomo}u gumba Back moète ponavljati va{e put kroz kartice i kategorije,jedan po jedan. Ako kliknete na gumb All Categories, vratit }ete se u ekranglavnih kategorija odabrane kartice.

Primjerice, kada kliknete na kategoriju Banners iz kartice Pictures, okvir zadijalog izgleda kao onaj sa slike 10-43 na sljede}oj stranici.

Kada kliknete na neki od clip arta, pojavljuje se mala traka s alatima s ~etirigumba, kao {to je prikazano na slici 10-43. Prvi gumb – Insert Clip – stavljaclip u va{u radnu stranicu. Gumb Preview Clip prikazuje prozor u kojem


ad

ne stra

nice

II.

383

Iz izbornika Insert odaberite Picture i zatim Clip Art.

Kada kliknete na gumb Insert ClipArt ili odaberete naredbu Picture izizbornika Insert i zatim Clip Art, pojavljuje se okvir za dijalog sli~an ovomena slici 10-42.

SLIKA 10-42.

Okvir za dijalogInsert ClipArt nudipuno vi{e odsamih clip arta.

Ove gumbe koristiteza kretanje naprijedi nazad, ba{ kao i uWeb pretraìva~u.

Kliknite ovdje da bistese vratili na ekran sglavnim kategorijama.

Kliknite ovdje da biste sa Webaskinuli dodatne clip artove.

Kliknite ovdje da biste smanjiliokvir za dijalog.

Da biste se vratiliu ekran glavnihkategorija, klik-nite na gumb sastrelicom ulijevo.

Kada kliknete naikonu odre|enekategorije, glavniekran se mijenjau prikaz clip artate kategorije.

Neke kategorije sadrè vi{e clipova nego {to ih je mogu}e odjednom pri-kazati. Primjerice, pogledajte karticu Pictures na slici 10-43 i vidjet }eteporuku “Clips 1-60 of up to 1378 Banners clips.” Ako povu~ete prikaz nadno ekrana, vidjet }ete ikonu More Clips koja, ako na nju kliknete, prikazatisljede}ih 60 clipova u toj kategoriji.

Ako u okvir za upis Search For Clips upi{ete klju~ne rije~i imena èljenogclipa, na}i }ete ga lak{e nego pretraùju}i tisu}e njih. Primjerice, upi{iteprofit i dobit }ete niz clipova prikazanih na slici 10-44.


384

moète vidjeti kako }e sve to izgledati u va{oj radnoj stranici. Kada kliknetena gumb Add Clip To Favorites Or Other Category, moète ili stvoriti novukategoriju ili odabrati jednu iz popisa ve} postoje}ih kategorija u koju }eclip art koji ste odabrali biti dodan. Gumb Find Similar Clips vam omogu-}uje da preko klju~nih rije~i imena odabranog clip arta prona|ete onesli~nog imena.

SLIKA 10-43.

Kliknite na kate-goriju da bisteprikazali clip arte.

Kada pokaziva~ mi{a dovedete iznadclipa, pojavljuje se balon u kojem se nalazinjegovo ime i veli~ina.

Insret Clip

PreviewClip

Add Clip To FavoritesOr Other Category

Find Similar Clips

Uvoènje clipovaDa biste u okvir za dijalog ClipArt unijeli vlastite umjetni~ke radove,zvukove ili filmove, kliknite na gumb Import Clips. Pojavljuje se okvir zadijalog koji vam omogu}uje pronalaènje èljenog clipa i na~in njegovogumetanja. Clip moète jednostavno kopirati u Clip Gallery i ostaviti origi-nal netaknutim. Moète ga premjestiti i ukloniti s originalne lokacije. Ili nemorate odabrati niti jedan od ova dva na~ina, nego pustiti da Clip Galleryna|e odabrani clip i iskoristi ga sa njegove trenutne lokacije. Ako odaberetetre}u opciju, neka vam clip bude uvijek na istoj lokaciji.

Tokom tjedana i mjeseci nakon izlaska Microsoft Excela 2000, na posebnojstranici World Wide Weba na}i }e se jo{ vi{e profesionalno napravljenihclipova. Ako imate pristup Webu, kliknite na gumb Clips Online i auto-matski u~itajte ove clipove i unesite ih u Clip Gallery.

Organiziranje clipovaIkona New Category na glavnom ekranu vam omogu}uje da stvorite vla-stite “ladice” za clipove. Primjerice, moète stvoriti kategoriju logoa tvrtkeili vlastite fotografije koje }ete unositi putem gumba Clips. U vlastite


ad

ne stra

nice

II.

385

SLIKA 10-44.

Da biste na{li clipkoji odgovarava{oj namjeni,unesite klju~nerije~i u okvirSearch For Clips.

Gumb Find Similar Clips (prikazan na slici 10-43) pomaè vam prona}iclipove sli~nih zna~ajki onome koji ste odabrali, a u slu~aju da njime nistepotpuno zadovoljni. Svaki klip ima nekoliko klju~nih rije~i koje se odnosena akcije ili pojmove koji su s njime povezani. Moète potraìti drugeclipove sli~nih asocijacija ili odabrati upravo onaj do kojeg su vas doveleklju~ne rije~i, kao {to je prikazano na slici 10-46.

Osobine svakog clipa moète mijenjati – tu spadaju odgovaraju}e klju~nerije~i, kategorije u kojima se nalazi, te ime clipa. Kliknite na clip desnomtipkom mi{a da biste prikazali izbornik pre~ica i zatim kliknite na ClipProperties. Pojavljuje se okvir za dijalog sa slike 10-47. Kartica Descriptionprikazuje informacije o clipu koje moète mijenjati. Kartica Categoriesprikazuje sve trenutne kategorije i omogu}uje vam da odabrani clip veèteza neku od njih. Kartica Keywords daje popis svih klju~nih rije~i koje su


386

kategorije tako|er moète dodavati ve} postoje}e clipove. Kliknite na gumbAdd Clip To Favorites Or Other Category na traci s alatima koja se pojav-ljuje kada kliknete na neki clip (slika 10-43). Primjerice, mi smo kliknuli naprvi clip u kategoriji Banners i zatim na ovaj gumb. Kliknite na kategoriju ukoju èlite dodati clip i zatim kliknite na gumb Add. Na slici 10-45 prikazanje rezultat.

SLIKA 10-45.

Upotrijebitegumb Add Clip ToFavorites Or OtherCategory da bistenapunili vlastitekategorije clipova.

Obnavljanje podrazumijevanih osobinaAko ste mijenjali ili brisali clipove, kategorije ili osobine ugra|enih clipova i kasnije poàlili, Clip Gallery jednostavno moète vratiti u prvotno stanje.Kliknite desnom tipkom mi{a bilo gdje unutar podru~ja okvira za dijalogInsert ClipArt i zatim odaberite naredbu Recover sa izbornika pre~ica. Po-javljuje se okvir za dijalog Clip Gallery Database Recovery, prikazan na slici 10-48.


ad

ne stra

nice

II.

387

povezane s odabranim clipom i omogu}uje vam dodavanje novih ili brisa-nje starih.

SLIKA 10-46.

Da biste prona{liodgovaraju}i clip,koristite gumbFind Similar Clips.

SLIKA 10-47.

U okviru za dija-log Clip Propertiesmoète mijenjatiopis, kategorije iklju~ne rije~i clipa.

Kliknite na gumb Restore da biste otvorili okvir za dijalog Clip GalleryRestore. U njemu se nalaze gumbi za obnavljanje kategorija, clipova i osobi-na u njihovo podrazumijevano stanje. Okvir za dijalog sa slike 10-48 sadrìi gumb Compact koji vam pomaè odràvati veli~inu galerije pod kontro-lom putem saìmanja na disku. Ova je osobina posebno korisna ako ste ugaleriju dodali vlastite clipove.


388

SLIKA 10-48.

Originalnu kon-figuraciju ClipGallery moèteobnoviti.

389

11Ispis i prezentacije

Microsoft Excel 2000 vam omogu}ava jednostavnostvaranje ugla|enih izvje{taja profesionalnog izgle-da iz radnih stranica. Ovo poglavlje obja{njava

kako upotrijebiti naredbu Page Setup za definiranje pode{e-nosti ispisanih stranica. Isto tako obja{njava kako ograni~itiraspon za ispis, definirati naslove izvje{taja, kontroliratiprekide stranica i upotrijebiti Print Preview. Poglavlje se usre-doto~uje na ispis radnih stranica, ali uz nekoliko izmjena,obja{njenih u 21. poglavlju, ovdje prikazane postupke moèteprimijeniti i na ispis dijagrama.

U ovom se poglavlju obja{njava i Report Manager koji }eteupotrijebiti kako biste svojim postavama ispisa i ispisnimpodru~jima pridijelili imena. Time }ete na jednostavan na~inmo}i ponovno, bez dodatnih pode{avanja, ispisati èljenisadràj.

11. POGLAVLJE

Odre|ivanje sadràja ispisa 390

Kontrola izgleda va{ih stranica 392

Postavljanje opcija pogonskog programa pisa~a 399

Prekidi stranica i Page Break Preview 400

Kako upotrijebiti Print Preview 402

Kako upotrijebiti Report Manager 404

� Da biste ispisali cijelu radnu bilje`nicu, a ne samo trenutnu radnustranicu, potvrdite u okviru za dijalog Print opciju Entire Workbook.

� Da biste ispisali grupu radnih stranica, ali ne i cijelu radnu bilje`nicu,odaberite te radne stranice kao grupu prije pokretanja naredbe Print izizbornika File. Zatim kliknite na opciju Selected Sheet(s) u okviru zadijalog Print.

� Da biste ispisali dio radne stranice, najprije odaberite {to èlite ispisati(ozna~ite u radnoj stranici), a zatim u okviru za dijalog Print potvrditeopciju Selection. (Umjesto toga moète odrediti i podru~je na karticiSheet okvira za dijalog Page Setup.)

� Da biste ispisali samo odre|eni raspon stranica, unesite redni brojpo~etne i zavr{ne stranice u polja From i To.

Gornji dio okvira za dijalog Print kazuje vam koji }e pisa~ preuzeti va{ispis. Da biste upotrijebili drugi pisa~, kliknite na dolje usmjerenu strelicukako biste prikazali padaju}i popis, a zatim iz nje odaberite èljeni pisa~.


390

Odre|ivanje sadràja ispisaOsim ako sami druk~ije ne odredite, Microsoft Excel 2000 pokretanjemnaredbe Print iz izbornika File i klikom na gumb OK ispisuje jednu kopiju~itavog popunjenog podru~ja trenutne radne stranice. Ne morate, kao unekim drugim prora~unskim tablicama, odre|ivati ispisni raspon. Me|u-tim, kao {to moète vidjeti iz okvira za dijalog Print na slici 11-1, u stanjuste odrediti koji dio va{eg dokumenta Excel treba ispisati.

SLIKA 11-1.Pomo}u okvir za dijaloga Printrecite Excelu {to da ispi{e i ukoliko primjeraka.

VIDI IVi{e informacija oodabiranju gruperadnih stranicapotraìte u “Rad sa stranicama” na 311. str.

?

Definiranje ispisnog podru~jaKada potvrdite opciju Active Sheet(s) u okviru za dijalog Print, Excel pro-vjerava je li ime raspona Print_Area pridruèno svakoj radnoj stranici. Akoje to ime pridruèno, Excel ispisuje samo raspone kojima je pridruèno ime. U suprotnom se ispisuje ~itavo popunjeno podru~je radne stranice. Stoga,ako èlite vi{e puta ispisati isto podru~je, moète u{tedjeti nekoliko korakadaju}i tom podru~ju ime Print_Area. To moète u~initi bilo odabirom PrintArea, a zatim Set Print Area iz izbornika File, bilo da slijedite naredne ko-rake. (Ova naredba se normalno ne pojavljuje na skra}enim izbornicima.Kliknite na dvostruku strelicu na dnu izbornika File da biste je prikazali.):

1. Odaberite Page Setup iz izbornika File i kliknite na karticu Sheet(Naredba Page Setup se normalno ne pojavljuje na skra}enim izbor-nicima. Kliknite na dvostruku strelicu na dnu izbornika File da biste jeprikazali.)

2. Odredite raspon koji èlite ispisati u polju Print Area.

Ime Print_Area moète pridruìti proizvoljnom broju stranica. Ako odabe-rete dvije ili vi{e stranica i ispisujete upotrebljavaju}i opciju Active Sheet(s),Excel }e ispisivati samo raspone Print_Area na bilo kojoj stranici sa timzadanim imenom, a za ostale radne stranice ispisat }e ~itavo popunjenopodru~je.

Ispis ve}eg broja kopijaMicrosoft Excel 2000 podrazumijevano ispisuje jednu kopiju onoga {toodredite za ispis. Ako èlite ispisati ve}i broj kopija, unesite èljeni broj upolje Number of Copies okvira za dijalog Print (pokazanog na slici 11-1).

Ako kopije ispisa èlite posloìti, potvrdite opciju Collate u okviru za dija-log Print. Sloène su kopije zahvalnije, ali je za takav ispis potrebno ne{tovi{e vremena.

Ispis i prezentacije 11. POGLAVLJER

ad

ne stra

nice

II.

391

VIDI IVi{e informacija odefiniranju imenapotraìte u odjelj-ku “Imenovanje}elija i raspona” na 133. str.

?

Da biste zaobi{li okvir za dijalog Print, kliknite na gumb Print na traci s alati-ma Standard ili kliknite na gumb Print Preview uz pritisnutu tipku Shift. Excelispisuje upotrebljavaju}i opciju Active Sheet(s).

SAVJET❞

Kontrola izgleda va{ih stranicaRazni odjeljci okvira za dijalog Page Setup omogu}avaju vam odre|ivanje~imbenika koji utje~u na izgled va{ih ispisanih stranica, poput usmjerenja,veli~ine, veli~ine papira, kvalitete ispisa i broja prve ispisne stranice va{egdokumenta. Slika 11-2 pokazuje karticu Page okvira za dijalog Page Setup,koju moète prikazati pokretanjem naredbe Page Setup iz izbornika File iliklikom na gumb Setup u prozoru Print Preview.

[iroki ili visoki ispisPode{enosti Orientation odre|uju ho}e li se va{a radna stranica ispisati vo-doravno ({iroko) ili okomito (visoko). Kada potvrdite usmjerenje Portrait,stranice su usmjerene prema visini. Rezultat je vi{e prostora za ispisivanjeredaka, ali manje za stupce. Kada potvrdite opciju Landscape, stranice suusmjerene prema {irini. U ovom slu~aju imate vi{e prostora za stupce.Podrazumijevano je uklju~ena opcija Portrait koju }ete uglavnom i upo-trebljavati.

Usmjerenje Landscape je upotrebljivo za ispis stranica koje su {ire negoduè, a na papiru dimenzija 8.5 x 11 palaca (in~a). Primjerice, mogli bisteupotrijebiti ovu opciju kako biste na jednom listu papira ispisali rasporedkoji je {irok 15 stupaca, a duga~ak samo 8 redaka.

Postavljanje omjera uve}anja/smanjenjaPostave Scaling omogu}ava promjenu podrazumijevane veli~ine ispisa nadva na~ina: odre|ivanjem faktora uve}anja/smanjenja (od 10 posto do 400


392

VIDI IInformacije o PrintPreview potraìte uodjeljku “UpotrebaPrint Previewa” na402. str.

?

SLIKA 11-2.Kartica Page okviraza dijalog Page Se-tup omogu}avavam izbor izme|uvodoravnog i oko-mitog usmjerenjaispisa, primjenu fa-ktora za uve}anje/-smanjenje, odabirveli~ine papira ikvalitete ispisa teodre|ivanje brojaprve ispisne strani-ce dokumenta.

posto) ili automatskom prilagodbom ispisa na odre|eni broj stranica. Ovesu opcije dostupne za sve pisa~e instalirane u va{im Windowsima.

Obratite pozornost da Excel uvijek primjenjuje faktor uve}anja/smanjenja ina vodoravne i na okomite dimenzije. Primjerice, ako je puna veli~ina va{egispisa duga~ka dvije stranice, a {iroka jednu stranicu, pa naloìte Excelu daprilagodi ispis na jednu stranicu, rezultiraju}i }e ispis biti i kra}i, i uì.

Ako se èlite vratiti na punu veli~inu nakon odabira uve}anja/smanjenja,pokrenite naredbu Page Setup iz izbornika File, potvrdite opciju Adjust To iutipkajte u polje % Normal Size vrijednost 100.

Odre|ivanje veli~ine papira i kvalitete ispisaPadaju}i popisi Paper Size i Print Quality uklju~uju opcije dostupne va{empogonskom programu za pisa~. Na primjer, ve}ina laserskih pisa~aomogu}ava vam pode{enost kvalitete ispisa na 600 dpi (to~aka po palcu),300 dpi ili 150 dpi. Vi{e pode{enosti to~aka po palcu omogu}avaju boljiizgled, ali zahtijevaju i vi{e vremena za ispis.

Postava broja prve ispisne stranicePolje First Page Number smisleno je jedino ako u zaglavlja ili pri dnu va{egispisa namjeravate staviti brojeve stranica. Ako namjeravate ispisati brojevestranica, moète ih zapo~eti bilo kojim brojem, uklju~uju}i 0 ili negativnibroj.

Pode{enost marginaKartica Margins okvira za dijalog Page Setup omogu}ava vam kontrolu nadgornjom, donjom, desnom i lijevom marginom va{ih ispisnih radnih strani-ca. Kao {to je pokazano na slici 11-3, podrazumijevana je pode{enost 1 palac(in~) za gornju i donju marginu i 0.75 palca za desnu i lijevu marginu.

Centriranje va{eg rada na ispisnoj straniciAko èlite da va{ ispis bude centriran bilo okomito, bilo vodoravno naispisnoj stranici, ne brinite o pode{enostima margina. Naredite Excelu daautomatski izvr{i centriranje odabirom jedne ili obje od opcija Center OnPage na dnu okvira za dijalog pokazanog na slici 11-3 na sljede}oj stranici.


ad

ne stra

nice

II.

393

Stvaranje zaglavlja i podno`ja stranicaZaglavlje je redak ili raspon teksta ispisan na vrhu svake stranice. Podno`jeje redak ili raspon teksta ispisan na dnu svake stranice. Poloàj zaglavlja ipodno`ja moète promijeniti upotrebljavaju}i karticu Margins okvira zadijalog Page Setup. Zaglavlje je osnovnom postavom postavljeno pola palcaod gornjeg ruba. Podno`je je osnovnom postavom postavljeno pola palcaod donjeg ruba stranica. Promjena bilo koje od ovih vrijednosti odmah }e sepokazati i na prikazu stranice.

Zaglavlje ili podno`je odre|ujete (ili uklanjate podrazumijevano) na karticiHeader/Footer okvira za dijalog Page Setup, {to je pokazano na slici 11-4.Excel sadrì niz unaprijed definiranih zaglavlja i podno`ja od kojih nekiuklju~uju i va{e ime kao i naziv va{e tvrtke.


394

SLIKA 11-3.Kartica Marginsokvira za dijalogPage Setup omo-gu}ava vam pro-mjenu podrazu-mijevanih pode-{enosti margina iizbor opcije cen-triranja.

SLIKA 11-4.Kartica Header/Fo-oter okvira za dija-log Page Setupomogu}ava jedno-stavno postavljanjeteksta na vrh i dnova{e ispisne strani-ce i uklju~uje pada-ju}e popise kojivam omogu}avajuizradu novih zagla-vlja i podno`ja.

Po~etno, oba padaju}a popisa sadrè isti skup mogu}nosti. Ako ste stvorilivlastita zaglavlja i podno`ja za trenutnu radnu bilje`nicu, i ona }e se poja-viti u padaju}im popisima. Da biste vidjeli popis unaprijed definiranihzaglavlja, slijedite naredne korake:

1. Kliknite na strelicu s desne strane opcije Header.

2. Pritisnite tipku Home kako biste oti{li na vrh popisa.

3. Gledajte u okvir s primjerom dok priti{}ete na tipkovnici dolje usmje-renu strelicu kako biste se pomicali kroz popis (Prikaz stranice ne}etevidjeti ako se kroz popis kre}ete pomo}u kliznih traka.)

4. Kliknite na èljeno zaglavlje ili podno`je.

Stvaranje vlastitih zaglavlja i podno`jaAko u ponu|enim, unaprijed definiranim, zaglavljima i podno`jima nena|ete ono {to traìte, moète stvoriti vlastita zaglavlja i podno`ja klikomna gumb Custom Header ili Custom Footer na kartici Header/Footer okvi-ra za dijalog Page Setup. Kada to u~inite, vidjet }ete okvir za dijalog poka-zan na slici 11-5.


ad

ne stra

nice

II.

395

SLIKA 11-5.Excel vam omo-gu}ava stvaranjevlastitih zaglavlja ipodno`ja klikomna gumbe uovom okviru zadijalog.

Font Date Time Steet (tab)

Page Number Total Pages File Name

Stvaranje podrazumijevanih zaglavlja i podno`ja

Da biste zaobi{li podrazumijevana zaglavlja i podno`ja, stvorite novu radnubilje`nicu i postavite zaglavlje i podno`je prema svojoj èlji. Zatim spremiteradnu bilje`nicu kao predloàk pod imenom Book.xlt. Spremite ovu datotekupredlo{ka u mapu XLStart va{e mape Excel. Vi{e informacija o predlo{cimapotraìte u odjeljku “Upotreba datoteka predloàka” na 214. str.

SAVJET❞

Excel koristi razne kodove koji po~inju znakom & i zatvoreni su zagradamakako bi prikazali informacije koje biste poèljeli uklju~iti u va{a zaglavlja ipodno j̀a – npr. trenutno vrijeme, dana{nji datum i trenutni broj stranice.Na sre}u, ne morate u~iti te kodove napamet kako biste stvorili vlastitazaglavlja ili podno`ja. Jednostavno kliknite na odgovaraju}e polje (LeftSection, Center Section ili Right Section), a zatim kliknite na odgovaraju}egumbe iznad tih polja.

Da biste upisali tekst u va{em zaglavlju ili podno`ju, kliknite na odgovara-ju}e polje u odjeljku i upi{ite sadràj. Da biste razdijelili tekst na dva ili vi{eredaka, pritisnite Enter na kraju svakog retka. Da biste uklju~ili znak &,otipkajte dva takva znaka jedan uz drugog.

Primjerice, ako èlite stvoriti zaglavlje koje sadrì tri elementa: tekst TreyResearch na lijevoj strani, ime trenutne stranice na sredini i dana{nji datumna desnoj strani, slijedite korake sa slike 11-6:


396

SLIKA 11-6.Ovo zaglavlje ispi-suje Trey Researchna lijevoj strani,ime trenutnestranice na sredinii dana{nji datumna desnoj strani.

2 Kliknite na polje Center Section, a zatim na gumb SheetName.

1 Kliknite na polje Left Section i utipkajte Trey Research.

3 Kliknite na polje Right Section izatim na gumb Date.

Promjena pisamaExcelovo podrazumijevano pismo za zaglavlja i podno`ja je Arial veli~ine10 to~aka. Da biste odabrali drugo pismo, veli~inu i stil, kliknite na gumbFont - gumb s velikim slovom A na sebi. Pojavit }e se okvir za dijalog Font.(Kako biste pridruìli neko drugo pismo ve} upisanom tekstu, najprijeozna~ite tekst i zatim kliknite na gumb Font.) Excel prikazuje tekst zaglavljai podno`ja pismom i stilom koje odaberete. Uo~ite, me|utim, da se opcijepisma primjenjuju samo na trenutno odabrani odjeljak (Section), tako daodgovaraju}e promjene morate unijeti i u druga zaglavlja i podno`ja akoèlite da imaju isti format.

Postavljanje naslova ispisaNa mnogim radnim stranicama oznake stupaca i redaka koje ozna~avajukategorije informacija nalaze se samo na krajnjim lijevim stupcima i neko-liko gornjih redaka. Kada Excel lomi veliki izvje{taj na stranice, ove va`neoznake stupaca i redaka mogle bi se pojaviti samo na prvoj stranici ispisa.Karticu Sheet okvira za dijalog Page Setup moète upotrijebiti za ispissadràja jednog ili vi{e stupaca, jednog ili vi{e redaka ili kombinacije stu-paca i redaka na svakoj stranici izvje{taja. Kartica Sheet okvira za dijalogPage Setup pokazana je na slici 11-7.

Pretpostavimo kako èlite ispisati sadràj stupca A i redaka 3 i 4 na svimstranicama duga~kog izvje{taja. Najprije iz izbornika File odaberite PageSetup, a zatim slijedite korake sa slike 11-7 (Naredba Page Setup se normal-no ne pojavljuje na skra}enim izbornicima. Kliknite na dvostruku strelicuna dnu izbornika File da biste je prikazali.):


ad

ne stra

nice

II.

397

SLIKA 11-7.Kartica Sheet ok-vira za dijalog Pa-ge Setup omogu-}ava vam odre|i-vanje ispisivanjanaslova i odabirraznih drugihopcija ispisa.

1 Kliknite na karticu Sheet. 2 Kliknite na polje Rows ToRepeat At Top, a zatimodaberite zaglavlja ilibilo koje }elije retka 3 i 4 u prozoru radne stra-nice. (Da biste vidjeliradnu stranicu, kliknitena ikonu CollapseDialog.)

3 Kliknite na polje ColumnsTo Repeat At Left, a zatimodaberite zaglavlje ili bilokoju }eliju stupca A u pro-zoru radne stranice.

4 Kliknite na OK.

Ako vi{e volite upisivati, jednostavno unesite brojeve redaka i slovo stupcau navedena polja. Da biste zadali retke 3 i 4, primjerice, otipkajte 3:4. Dabiste odredili stupac A, otipkajte A:A. Uo~ite da za jedan redak ili stupacmorate unijeti broj ili slovo dva puta, s dvoto~kom izme|u njih. Za svakuradnu stranicu va{e radne bilje`nice moète odrediti razli~ite nasloveispisa. Excel pamti naslove svake stranice.

Ispis mre`nih linijaPodrazumijevano, Excel ne ispisuje mre`ne linije bez obzira jesu li one pri-kazane. Ako èlite ispisati mre`ne linije, na kartici Sheet okvira za dijalogPage Setup potvrdite opciju Gridlines. Vi{e informacija o uklju~ivanju i isklju-~ivanju prikaza mre`nih linija potraìte u odjeljku “Kontrola prikaza mre`nih lini-ja” na 219. stranici.

Pretvorba ekranskih boja u crno i bijeloAko ste va{oj radnoj stranici pridruìli boje pozadine i uzorke, ali upotre-bljavate crno-bijeli pisa~, vjerojatno }ete èljeti potvrditi opciju Black AndWhite koja nare|uje Excelu da zanemari boju pozadine i uzorke pri ispisuna pisa~.

Kvaliteta ispisa DraftAko va{ pisa~ nudi mogu}nost kvalitete ispisa Draft, odabirom opcije DraftQuality moète dobiti brì, iako manje lijep, ispis. Ova opcija nema u~inkaako va{ pisa~ nema mogu}nost ispisa Draft, a najupotrebljivija je za ma-tri~ne ili druge sporije pisa~e. (Ako imate laserski pisa~, na kvalitetu ispisamoète utjecati preko odabira iz padaju}eg popisa Print Quality u karticiPage. Vi{e informacija o kvaliteti ispisa pogledajte odjeljak “Odre|ivanje veli~inepapira i kvalitete ispisa” na 393. stranici.)

Ispis zaglavlja retka i stupcaAko potvrdite opciju Row And Column Headings, Excel ispisuje brojeveredaka na lijevoj strani i slova stupaca iznad podataka iz radne stranice.Ova je opcija korisna kada vam trebaju ispisi zbog dokumentiranja struk-ture radne stranice.


398

Brisanje ispisnih naslova

Da biste uklonili ispisne naslove, moète se vratiti u okvir za dijalog PageSetup i izbrisati odre|ene naslove. Me|utim, mogli biste brè upotrijebitiokvir za dijalog Define Name. Jednostavno pritisnite Ctrl+F3 i izbri{ite imekoje zavr{ava s Print_Titles.

SAVJET❞

Ispis komentaraKomentari su napomene stvorene upotrebom naredbe Comment iz izborni-ka Insert. Da biste uklju~ili komentare u va{ ispis, potvrdite opciju Com-ments. Ako iz padaju}ih popisa odaberete At End of Sheet, Excel dodaje no-vu stranicu na kraj va{eg ispisa i ispisuje sve va{e komentare zajedno, po-~ev{i na toj novoj stranici. Ako odaberete opciju As Displayed on Sheet,Excel ispisuje komentare na mjestima na kojima se nalaze i u radnoj stranici.

Postavljanje redoslijeda ispisa duga~kih ispisnih rasponaKada ispisujete duga~ak izvje{taj, Excel lomi izvje{taj na dijelove veli~ineispisne stranice, a na temelju trenutnih pode{enosti margina i veli~ine stra-nice. Ako je ispisni raspon i pre{irok i predug da bi stao na jednu stranicu,Excel uobi~ajeno stvara redoslijed “dolje, pa poprijeko”. Primjerice, ako jeispisni raspon veli~ine 120 redaka i 20 stupaca, a Excel na jednu stranicumoè smjestiti 40 redaka i 10 stupaca, Excel prvih 40 redaka i prvih 10 stu-paca ispisuje na 1. stranici, drugih 40 redaka i prvih 10 stupaca na 2. strani-ci, te tre}ih 40 redaka i prvih 10 stupaca na 3. stranici. Na 4. stranici Excelispisuje prvih 40 redaka i drugih 10 stupaca itd.

Ako vam vi{e odgovara da Excel najprije u potpunosti ispi{e svaku vodo-ravnu cjelinu prije pomicanja na sljede}i okomiti dio, potvrdite opciju Over,Then Down.

Postavljanje opcija pogonskog programa pisa~a

Povremeno, dok radite u Microsoft Excelu 2000, mo`da }ete morati posta-vljati opcije koje nudi samo pogonski program va{eg pisa~a. Primjerice,mo`da }ete se morati prebaciti iz automatskog u ru~no ubacivanje papira,ili iz jedne kasete s papirima na drugu. Pode{enosti poput ovih moètepromijeniti tako da idete u Windows Control Panel i odaberete Printers. Istotako, odgovaraju}i okvir za dijalog moète dobiti unutar Excelova vlastitaizbornika sustava, odabirom pisa~a iz padaju}eg popisa Printer u okviru zadijalog Print. Taj popis prikazuje instalirane pisa~e. (Umjesto toga, moètekliknutina gumb Options u kartici Sheet okvira za dijalog Page Setup.)Zatim kliknite na gumb Properties kako biste pristupili okviru za dijalog spode{enostima odabranog pisa~a. Ako okvir za dijalog Printer Propertiesotvorite iz samog Excela, kartice General i Details se ne}e pojaviti.


ad

ne stra

nice

II.

399

VIDI IVi{e informacija ostvaranju komen-tara potraìte uodjeljku “Dodava-nje komentara }eli-jama” na 292. str.

?

Da biste upotrijebili Page Break Preview, odaberite istoimenu naredbu izizbornika View. Kao {to pokazuje slika na prethodnoj stranici, Page BreakPreview omogu}ava kako pregled postava prekida stranica, tako i brojeveispisnih stranica. (Ovoj naredbi moète pristupiti i iz Page Previewa takoda kliknete na gumb page Break Preview.)

Podrazumijevani prekidi stranica – oni koje vam Excel nudi ako sami nepostavite prekide – prikazani su crtkanim linijama. Ako vam podrazumi-jevano postavljeni prekid stranice ne odgovara, jednostavno ga uhvatitemi{em i odvucite na èljeno mjesto. Takav prekid postaje ru~ni prekidstranice koji }e Page Break Preview prikazati punom linijom, {to pokazujeslika 11-9.

Uo~ite kako je odvla~enje podrazumijevanog vodoravnog prekida stranicasa slike 11-8 uzrokovalo i pomak okomitog prekida stranice udesno, do


400

SLIKA 11-8.Page Break Pre-view podrazumije-vano iscrtava pre-kide stranica crtka-nom linijom. Dabiste premjestiliprekid stranice,povucite liniju mi-{em. Prebacivanjeiz Page BreakPreviewa i stan-dardnog prikazamoète izvestiputem naredbiizbornika View.

Prekidi stranica i Page Break PreviewExcel vam omogu}ava jednostavno postavljanje i promjenu postava prekidastranica. Akciju moète izvesti bilo pomo}u naredbe Print Preview, bilo nanovi na~in upotrebom Page Break Previewa, {to pokazuje slika 11-8. I u jed-nom i u drugom slu~aju prekide stranica moète mijenjati njihovim povla-~enjem mi{em. U Page Break Previewu moète i ure|ivati sadràj radnestranice.

U ovom se slu~aju vodoravni prekid stranice nalazi nakon 42. retka, a okomiti nakon1. stupca. Reci nakon 42. retka nalazit }e se na 2. ispisnoj stranici, dok }e se stupcinakon 1. stupca nalaziti na 3. i 4. stranici.

Da biste se vratili iz Page Break Previewa u standardni prikaz (Normalview), u izborniku View odaberite naredbu Normal.

Uklanjanje ru~nih prekida stranicaDa biste izbrisali ru~ni vodoravni prekid stranice, odaberite bilo koju }elijuiz retka koji se nalazi neposredno ispod prekida. Zatim u izborniku Insertodaberite Remove Page Break. Primjerice, da biste uklonili ru~ni vodoravniprekid sa slike 11-9, najprije postavite mi{a negdje u 56. redak. Ako èliteukloniti okomiti ru~ni prekid stranice, kliknite u bilo koju }eliju stupcaudesno od prekida i zatim u izborniku Insert odaberite Remove Page Break.


ad

ne stra

nice

II.

401

stupca L. Razlog leì u ~injenici da Excel nakon pove}anja stranice, odnos-no povla~enja podrazumijevanih prekida prema dolje i udesno, automatskiprimjenjuje faktor smanjenja na ~itavu stranicu. Na taj na~in na stranici seprikazuje i ve}i broj redaka i ve}i broj stupaca. Me|utim, okomiti je prekidjo{ uvijek prikazan crtkanom linijom, jer je samo vodoravni prekid promi-jenjen ru~no.

SLIKA 11-9.Povla~enje podra-zumijevanog pre-kida stranice ~iniga ru~nim preki-dom, {to PageBreak Previewprikazuje punomlinijom.

Ru~ni prekid stranice Automatski prekid stranice

Ako pomi~ete podrazumijevani vodoravni prekid nadolje ili okomiti udesno,Excel automatski primjenjuje faktor smanjenja na va{ ispis. U slu~aju danaknadno èlite vratiti prethodne postave prekida, faktor smanjenja }e ostatiprimijenjen sve dok ga sami ne vratite na staru vrijednost na kartici Pageokvira za dijalog Page Setup.

NAPOMENA>>

Kako upotrijebiti Print PreviewPrint Preview u Microsoft Excelu omogu}ava pogled na prekide stranica,margine i format va{eg ispisa prije po~etka ispisivanja na pisa~u. Da bistedo{li do Print Previewa, upotrijebite jedan od sljede}ih na~ina:

� Kliknite na gumb Print Preview na traci s alatima Standard.

� Kliknite na gumb Print na traci s alatima Standard dr`e}i pritisnutomtipku Shift.

� Pokrenite naredbu Print Preview iz izbornika File. (Ova naredba senormalno ne pojavljuje na skra}enim izbornicima. Kliknite nadvostruku strelicu na dnu izbornika File da biste je prikazali.)

� Kliknite na gumb Print Preview u okviru za dijalog Print ili u okviruza dijalog Page Setup.

Slika 11-10 pokazuje primjer radne stranice prikazane u Print Previewu.


402

Nakon {to su postavljeni prekidi stranica, Excel }e ih u standardnom prikazuozna~iti crtkanim linijama. Ako te linije ne `elite gledati u radnoj stranici, uizborniku Tools odaberite Options, a zatim na kartici View poni{tite opcijuPage Breaks.

SAVJET❞

SLIKA 11-10.Radna stranica u prozoru PrintPreview.

Ako niste zadovoljni izgledom svog izvje{taja, ne morate iza}i iz prozoraPrint Preview da biste promijenili margine ili {irine stupaca. Isto tako, izprozora Print Preview moète neposredno prikazati okvir za dijalog PageSetup klikom na gumb Setup i tamo promijeniti trenutne pode{enosti.Daljnje }ete informacije o pode{enostima stranice prona}i u “Kontrola izgleda va{ihstranica” na 392. str.

Nakon {to budete zadovoljni izgledom va{eg dokumenta, moète kliknutina gumb Print kako biste ispisali dokument, ili kliknuti na gumb Closekako biste iza{li iz prozora Print Preview i ispisali dokument upotreblja-vaju}i naredbu Print izbornika File.

ZumiranjeDok radite u prozoru Print Preview, Excel pretvara pokaziva~ va{eg mi{a u pove}alo kako biste mogli uve}avati pojedini dio stranice. Primjerice, dabiste provjerili format va{eg zaglavlja, pokaìte na zaglavlje i kliknite natipku mi{a. Va{ }e ekran izgledati poput onog na slici 11-11. Da biste se vra-tili u pregled ~itave stranice, jednostavno na nju kliknite.


ad

ne stra

nice

II.

403

Stranicu unaprijed ili unatrag moète prikazivati pritiskom na gumbe Next iPrevious ili pritiskom na tipke PgUp i PgDn. Da biste se brè kretali kroz du-ga~ak dokument, povla~ite kliznik na kliznoj traci. Kako ga povla~ite, takoExcel prikazuje broj stranice u donjem lijevom kutu ekrana Print Preview.

SAVJET❞

SLIKA 11-11.Kliknite mi{emkako biste pove}alidokument u pro-zoru Print Preview.Kliknite ponovnokako biste se vra-tili normalnomprikazu.

Prilagodba margina i {irina stupacaAko imate mi{a, prozor Print Preview moète upotrijebiti za prilagodbubilo koje od ~etiri margine, {irine bilo kojeg stupca ili poloàja va{ih za-glavlja i podno`ja. Po~nite s klikom na gumb Margins. Kao {to pokazujeslika 11-12, Excel prikazuje to~kaste linije koje predstavljaju va{e margine ipoloàj zaglavlja i podno`ja. Hvataljke na vrhu stranice ozna~avaju desnegranice svakog stupca.

Da biste prilagodili marginu, vucite mi{em odgovaraju}u to~kastu liniju.Kako vu~ete liniju, tako se indikator rednog broja stranice u donjem lijevomkutu mijenja i ozna~ava o kojoj se margini radi, te njezinu trenutnu pode-{enost.

Da biste prilagodili {irinu stupca, kliknite na hvataljku iznad stupca i vucitega. Opet se indikator rednog broja stranice mijenja i prikazuje trenutnu{irinu stupca.


404

SLIKA 11-12.Klik na gumbMargins prikazujelinije kojima mo-ète mijenjatimargine i hva-taljke kojimamoète mijenjati{irine stupaca.

Kako upotrijebiti Report ManagerReport Manager vam omogu}ava definiranje odre|enog ispisa ili skupaispisa kao imenovanog izvje{taja. Ponovno stvaranje izvje{taja tada jedno-stavno izvodite odabirom njegova imena i klikom na gumb Print. Kada odjedne radne stranice èlite stvoriti vi{e izvje{taja, ili kada morate stvoriti

izvje{taj stalno se vra}aju}i na iste podatke, Report Manager ima neprocje-njivu vrijednost. Umjesto stalnog mijenjanja pode{enost ispisa, moète jed-nom definirati va{ izvje{taj i po volji ga ponovno pozivati.

Report Manager je dodatak koji radi zajedno s naredbama Custom Views iScenarios (izbornici View i Tools). Ako ste izvr{ili punu instalaciju Excela,Report Manager moète dozvati odabirom naredbe Report Manager izizbornika View. Ako se ova naredba ne nalazi u va{em izborniku, morat}ete posebno instalirati taj dodatak. U izborniku Tools odaberite Add-ins, azatim iz popisa odaberite Report Manager. Nakon toga kliknite na OK. Akose Report Manager ne nalazi u ponu|enom popisu dodataka, morat }eteponoviti instalaciju Excela.

Definiranje izvje{tajaIzvje{taj se sastoji od jednog ili vi{e elemenata, od kojih svaki moè bitistranica radne bilje`nice, pogled stvoren u View Manageru ili scenarijstvoren u Scenario Manageru. Pogledajmo jednostavne primjere.

Pretpostavimo da iz radne stranice sa slike 11-13 èlite ispisati pet zasebnihispisa na kraju svakog mjeseca – jedan za svaki od ~etiri odjela i jedan za~itavu radnu stranicu. Da biste svaki od va{ih uobi~ajenih ispisa definiralikao imenovani izvje{taj, po~nite upotrebljavaju}i obi~ne Excelove postupkeza pripremu prvog ispisa. Na kartici Sheet okvira za dijalog Page Setup,odredite podru~je koje èlite ispisati u polje Print Area. Okvir za dijalogPage Setup upotrijebite i za odre|ivanje va{ih naslova, zaglavlja, podno`ja,margina i bilo kojih drugih pode{enosti za ovaj izvje{taj.

Kada ste podesili Excel za ispis prodajnih rezultata prvog odjela (Division1), pokrenite iz izbornika View naredbu Custom Views, kliknite na gumbAdd i unesite ime (npr. Division 1). Provjerite da je svakako potvr|ena opci-ja Print Settings. Uo~ite da nije va`no koji je dio va{e radne stranice vidljivkada stvarate ovaj imenovani pogled; vjerojatno }ete upotrijebiti pogledsamo za odre|ivanje imenovanog izvje{taja, pa su trenutne pode{enostipisa~a jedino {to je va`no.

Nakon {to stvorite imenovani pogled za ispis prvog odjela, ponovite nave-dene korake i za ispise ostalih odjela, kao i za ispis ~itave radne stranice.Kada ste gotovi, imate pet imenovanih pogleda, jedan za svaku kombinaci-ju pode{enosti ispisa koju ~esto koristite.


ad

ne stra

nice

II.

405

VIDI IVi{e informacija onaredbi CustomView potraìte uodjeljku “Imeno-vani pogledi” na324. str. Informa-cije o Scenario Ma-nageru prona}i}ete na 542. str.

?

S obzirom da dosad niste stvorili niti jedan izvje{taj, okvir za dijalog ReportManager sadrì prazan popis. Da biste definirali prvi izvje{taj, kliknite nagumb Add kako biste prikazali okvir za dijalog Add Report, pokazan naslici 11-15.

Sve {to trebate u~initi jeste da ubacite ime u polje Report Name na vrhu ok-vira za dijalog, otvorite popis View i odaberete pogled koji èlite uklju~iti uva{ izvje{taj. Zatim kliknite na Add kako biste dodali pogled. Ponovite na-vedeno za svaki izvje{taj koji èlite stvoriti. Kada se vratite u okvir za dija-log Print Report, popis sadrì sve va{e definirane izvje{taje. Da biste ispisalijedan od njih, jednostavno odaberite njegovo ime i kliknite na gumb Print.


406

SLIKA 11-13.Upotrijebit }emoReport Managerkako bismo de-finirali svaki odispisa za pojediniodjel kao imeno-vani izvje{taj.

Sada pokrenite Report Manager iz izbornika View kako biste dozvaliReport Manager. Pojavit }e se okvir za dijalog Report Manager, pokazan naslici 11-14.

SLIKA 11-14.Kada prvi putpozovete ReportManager za novuradnu stranicu,vidjet }ete prazanpopis Reports.

Ovaj smo primjer namjerno prikazali vrlo jednostavnim. Me|utim, voditera~una da mo`ete stvoriti izvje{taj koji se sastoji od mnogih stranica, pogle-da ili scenarija, ili pak kombinacije tih elemenata.


ad

ne stra

nice

II.

407

SLIKA 11-15.Da biste definiraliizvje{taj, ubaciteime u polje ReportName i upotrijebi-te padaju}e popiseza ozna~avanjeimenovanih pogle-da i scenarija koje`elite uklju~iti usvoj izvje{taj.

411

12Uobi~ajene funkcijeradnih stranica

Funkcije radnih stranica su posebni alati koji brzo i lakoizvode slo`ene prora~une. Pona{aju se poput posebnihtipki na sofisticiranim kalkulatorima koje izra~unavaju

kvadratne korijene, logaritme i statisti~ke izraze.

12. POGLAVLJE

Vi{e pomo}i za funkcije radnih stranica 412

Snaga funkcija 413

Sintaksa funkcija 414

Unos funkcija u radnoj stranici 417

Odabrane matemati~ke funkcije 419

Tekst funkcije 430

Logi~ke funkcije 439

Adresne funkcije 443

Microsoft Excel 2000 ima stotinjak ugra|enih funkcija koje izvode {irokraspon prora~una. Neke funkcije, poput SUM, SIN i FACT ekvivalentne suduga~kim matemati~kim formulama koje biste mogli i sami napisati. Nekedruge funkcije, poput IF i VLOOKUP, ne mogu se izraziti formulama.

Excel nudi nekoliko grupa funkcija koje se ne obja{njavaju u ovom poglav-lju. Funkcije vezane uz datume i vrijeme obradit }emo u 13. poglavlju,financijske funkcije u 14. poglavlju, statisti~ke funkcije i statisti~ke alate iz Analysis ToolPaka u 15. poglavlju, a statisti~ke funkcije baza podataka u 16. poglavlju.

Kada niti jedna od ugra|enih funkcija ne odgovara va{im potrebama,moète kreirati i vlastite, korisni~ke funkcije, koje su obja{njene u 29.poglavlju.

Vi{e pomo}i za funkcije radnih stranicaDok smo pripremali ovu knjigu, morali smo donijeti nekoliko te{kih odlu-ka. Potpuno opisivanje svake od tristotinjak funkcija radnih stranica po-punilo bi ~itavu knjigu. Da bismo pruìli {to je najvi{e mogu}e, morali smoocijeniti na koje se funkcije usredoto~iti, a koje samo ukratko spomenuti. Za one koji èle vi{e informacija o funkcijama koje pobliè ne opisujemo,Excelov sustav pomo}i uklju~uje podroban opis svake od funkcija radnihstranica.

Isto tako, informacije o funkcijama moète brzo dobiti i upotrebom gumba PasteFunction, opisanog na 417. stranici.

III. DIO Analiza podataka

412

Ve}ina uobi~ajenih funkcija ugra|ena je u Excel, ali dodatne funkcije su do-stupne u Analysis ToolPaku, grupi ugra|enih alata i funkcija namijenjenihanalizi podataka. Ovaj dodatak uklju~uje brojne alate za analizu bazirane namakro jeziku, ali ovdje se nalaze i brojne funkcije radnih stranica koje su do-stupne preko okvira za dijalog Paste Function.

Da biste provjerili da li imate instaliran Analysis ToolPak, provjerite izbornikTools. Ako se ovdje nalazi naredba Data Analysis (mo`da morate kliknuti nadvostruku strelicu na dnu izbornika da biste ga prikazali u punoj veli~ini),spremni ste za pokret. Ako je ne vidite, morate pokrenuti Setup i instaliratiAnalysis ToolPak. Vi{e informacija o ovom dodatku potraìte u 15. poglavlju“Statisti~ka analiza.”

Analysis ToolPak

VIDI IInformacije oExcelovom sustavupomo}i potraìte u 2. poglavlju“Kako do pomo}i”.

?

Da biste saznali ukupnu prodaju jakova za ~itavu godinu, mogli biste uni-jeti formulu

=B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10+B11+B12+B13+B14+B15

u }eliju B16, ali ova je formula prili~no zbunjuju}a. Moète upotrijebitifunkciju SUM kako biste stvorili formulu

=SUM(B4:B15)

koja nare|uje Excelu da zbroji brojeve spremljene u rasponu B4:B15. Rezul-tat ove formule jednak je rezultatu prve, duè formule: $6,001.

Formule mogu sadràvati vi{e od jedne funkcije, a unutar formula moèteugnijezditi vi{e funkcija. Primjerice, formula

=AVERAGE(SUM(B4:E4),SUM(B5:E5))

vra}a prosjek cjelokupne prodaje ljubimaca za sije~anj i velja~u.

Uobi~ajene funkcije radnih stranica 12. POGLAVLJEA

naliza

po

data

ka

III.

413

Snaga funkcijaPogledajte primjer koji pokazuje snagu funkcija Microsoft Excela. Radnastranica na slici 12-1 pokazuje mjese~ne rezultate prodaje neobi~nih ljubi-maca za 12-mjese~no razdoblje.

SLIKA 12-1.Funkcija SUM u}eliji B16 izra~u-nava ukupnu pro-daju jakova za 12mjeseci.

Datoteku Pet Sales 2000.xls iz gornjeg primjera moète na}i na Web stranicihttp://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/.

NA WEBUW

Sintaksa funkcijaFunkcije radnih stranica imaju dva dijela: ime funkcije nakon koje slijedijedan ili vi{e argumenata. Funkcijska imena – poput SUM i AVERAGE –opisuju operaciju koju funkcija izvodi. Primjerice, u formuli:

=SUM(C3:C5)

SUM je ime funkcije , a C3:C5 je njen jedini argument. Ova formula zbrajabrojeve u }elijama C3, C4 i C5.

Uo~ite da zagrade uokviruju funkcijski argument. Otvorena zagrada ozna-~ava po~etak argumenta i mora se pojaviti odmah nakon imena funkcije.Ako unesete prazno mjesto ili neki drugi znak izme|u imena funkcije iotvorene zagrade, u }eliji se pojavljuje poruka pogre{ke Microsoft Excelfound an error in the formula you entered. Do you want to accept the correctionproposed below? Ako kliknete na Yes, Excel automatski ispravlja formulu.Ako kliknete na No, u }eliji se pojavljuje vrijednost pogre{ke #NAME?.

Nekoliko funkcija, kao {to su PI ili TRUE, nemaju argumenata. (Kao {to }etevidjeti, ove funkcije su obi~no ugnije`|ene u druge formule i funkcije.) Iakonemaju argumenata, moraju zavr{avati sa zagradama, kao u

=A1*PI()

Upotreba argumenataKada u funkciji upotrijebite vi{e od jednog argumenta, morate ih odvojitizarezima. Na primjer, formula

=PRODUCT(C1,C2,C5)

nare|uje Excelu mnoènje brojeva u }elijama C1, C2 i C5.

U funkciji moète upotrijebiti do 30 argumenata, sve dotle dok duìna for-mule ne prije|e 1024 znaka. Me|utim, jedan argument moè biti i rasponkoji se odnosi na bilo koji broj }elija u va{oj radnoj stranici. Na primjer,funkcija

=SUM(A1:A5,C2:C10,D3:D17)


414

Znak jednakosti (=) na po~etku formule ozna~ava da je unos formula, a netekst (poput komentara ili zaglavlja tablice). Ako izostavite znak jednakosti,Excel interpretira unos kao tekst i nema izvo|enja kalkulacije.

NAPOMENA>>

ima tri argumenta, ali zbraja brojeve iz 29 }elija. (Prvi se argument, A1:A5,odnosi na raspon od pet }elija od A1 do A5, itd.) Adresirane }elije mogu,opet, sadràvati formule koje se odnose na vi{e }elija ili raspona.Upotrebom argumenata moète jednostavno stvoriti sloène lance formulaza izvo|enje mo}nih operacija u radnoj stranici.

Izrazi kao argumentiKombinaciju funkcija moète upotrijebiti za stvaranje izraza koje Excelprera~unava u jednu vrijednost i interpretira kao argument. Na primjer, uformuli

=SUM(SIN(A1*PI()),2*COS(A2*PI()))

SIN(A1*PI()) i 2*COS(A2*PI()) su izrazi koji se izra~unavaju i upotrebljavajukao argumenti za funkciju SUM.

Tipovi argumenataU dosad pokazanim primjerima, svi su argumenti bili adrese }elija ili raspo-na. Isto tako za argumente moète koristiti brojeve, logi~ke vrijednosti, ime-na raspona, polja i vrijednosti gre{aka. Neke funkcije vra}aju vrijednosti uovim tipovima podataka, pa ih dalje moète upotrijebiti kao argumente zadruge funkcije.

Broj~ane vrijednostiArgumenti funkcija mogu biti broj~ani. Primjerice, funkcija SUM u formuli

=SUM(327,209,176)

zbraja brojeve 327, 209 i 176. Me|utim, obi~no }ete brojeve koje èliteupotrijebiti unijeti u }elije radne stranice, a zatim adrese tih }elija upotri-jebiti kao argumente za va{e funkcije.

Tekstualne vrijednostiKao argument funkcije moète upotrijebiti i tekst. Primjerice, u formuli

=TEXT(NOW(),”MMM D, YYYY”)

drugi argument funkcije, tekst “MMM D, YYYY” je tekstualni argumentkoji odre|uje uzorak za pretvorbu vrijednosti datuma vra}enog funkcijomNOW u tekstualni niz. Tekstualni argumenti mogu biti nizovi znakova poddvostrukim navodnicima ili adrese }elija koje sadrè tekst.


naliza

po

data

ka

III.

415

Logi~ke vrijednostiArgumenti za neke funkcije odre|uju samo je li neka opcija postavljena ilinije; logi~ku vrijednost TRUE moète upotrijebiti da biste uklju~ili opciju, aFALSE da biste je isklju~ili. Logi~ki izraz vra}a vrijednost TRUE ili FALSEradnoj stranici ili formuli koja sadrì izraz. Primjerice, prvi argumentfunkcije IF u formuli

=IF(A1=TRUE,”Future”,”Past”)&”History”

je logi~ki izraz koji upotrebljava vrijednost }elije A1; ako je vrijednost u A1TRUE, izraz A1=TRUE rezultira s TRUE, a IF funkcija vra}a Future, pa cije-la formula radnoj stranici vra}a Future History.

Imenovane adreseKao argument za funkciju moète iskoristiti i ime raspona. Na primjer, ako upotrijebite naredbu Define iz podizbornika Name izbornika Insertkako biste pridruìli ime QtrlyIncome rasponu C3:C6, moète upotrijebitiformulu

=SUM(QtrlyIncome)

kako biste zbrojili sve brojeve u }elijama C3, C4, C5 i C6.

PoljaKao argument funkcije moète upotrijebiti i polje. Neke funkcije, poputTREND i TRANSPOSE, zahtijevaju polja kao argumente, neke ih ne zahtije-vaju, ali ih prihva}aju. Polja mogu biti sloèna od brojeva, teksta i logi~kihvrijednosti.

Vrijednosti gre{akaExcel prihva}a vrijednosti gre{aka kao argumente za nekoliko funkcija. Vi{einformacija o vrijednostima pogre{aka moète pogledati u dijelu “Uvjetne provjere”na 439. str.

Mije{ani tipovi argumenataUnutar funkcije moète mije{ati tipove argumenata. Primjerice, formula

=AVERAGE(Group1,A3,5*3)

upotrebljava ime raspona (Group1), adresu }elije (A3) i broj~ani izraz (5*3)da bi se stiglo do jedne vrijednosti. Sva su tri argumenta prihvatljiva.


416

VIDI IVi{e informacija ologi~kim funkcija-ma potraìte uodjeljku “Logi~kefunkcije” na 439.str.

?

VIDI IVi{e informacija oimenima potraìteu odjeljku “Imeno-vanje }elija i raspo-na” na 133. str.

?

VIDI IVi{e informacija opoljima potraìte uodjeljku “Polja” na144. str.

?

Unos funkcija u radnoj straniciU radnu stranicu moète unijeti funkcije upisivanjem funkcije s tipkovniceili odabirom naredbe Function iz izbornika Insert. Ako upisujete funkciju,koristite mala slova. Kada zavr{ite s upisivanjem funkcije i pritisnete Enterili odaberete neku drugu }eliju, Microsoft Excel mijenja ime funkcije u veli-ka slova, ako je ime funkcije ispravno uneseno. Ako se slova ne promijene,vjerojatno ste ime funkcije unijeli neto~no.

Upotreba naredbe Insert FunctionKada odaberete }eliju i pokrenete Function iz izbornika Insert, Excel prika-zuje prvi okvir za dijalog Paste Function, pokazan na slici 12-2. (Ako èlitepomo} Assistanta, kliknite na upitnik u donjem lijevom kutu prozora.)Ovom okviru za dijalog moète pristupiti i preko gumba Paste Function na traci s alatima Standard.

Da biste odabrali funkciju, najprije odaberite kategoriju iz popise FunctionCategory (ili odaberite All), a zatim se pomi~ite du` abecedno sloènogpopisa Function Name i odaberite èljenu funkciju. Isto moète posti}i iodabirom bilo kojeg imena funkcije i popisa Function Name, a zatim pri-tiskom na prvo slovo imena koje èlite. Da biste unijeli funkciju, kliknite na OK ili pritisnite Enter.


naliza

po

data

ka

III.

417

SLIKA 12-2.Odaberite èljenufunkciju u okviruza dijalog PasteFunction.

Drugi okvir za dijalog Paste Function sadrì jedno polje za svaki argumentodabrane funkcije. Ako funkcija prihva}a promjenjiv broj argumenata, okvirza dijalog raste s unosom opcijskih argumenata. Opis argumenta ~ije poljeza unos sadrì to~ku umetanja pojavljuje se na dnu okvira za dijalog.

Na desnoj strani svakog polja za unos argumenta, pokazuje se trenutna vri-jednost argumenta. Ovaj je prikaz vrlo zahvalan pri upotrebi adresa ili de-finiranih imena. Trenutna vrijednost funkcije (rezultat formule) pokazana jena dnu okvira za dijalog.

Kada kliknete na OK ili pritisnete Enter, kompletirana se funkcija pojavljujeu traci za formulu.

Neke funkcije, poput funkcije INDEX, imaju vi{e oblika. Kada odaberetefunkciju s vi{e od jednog oblika iz popisa Function Name, Excel prikazujedodatni okvir za dijalog Paste Function, poput onog na slici 12-4, iz kojegbirate èljenu varijantu.


418

Excel }e ubaciti znak jednakosti (ako ume}ete funkciju na po~etku formule),ime funkcije i zagrade. Excel tada otvara drugi okvir za dijalog PasteFunction, prikazan na slici 12-3.

SLIKA 12-3.Drugi okvir za dija-log Paste Functionomogu}ava vamunos argumenatafunkcije.

SLIKA 12-4.Ako funkcija imavi{e oblika, PasteFunction vamomogu}ava izborèljene varijante.

Umetanje adresaKao i kod bilo koje druge formule, u va{e funkcije moète unijeti adrese}elija i definirana imena. Primjerice, da biste unijeli funkciju u }eliju C11koja nalazi srednju vrijednost sadràja }elija C2:C10, najprije odaberite}eliju C11 i upi{ite =average(. Zatim odaberite ~itav raspon C2:C10. Okoodabranih }elija pojavit }e se okvir, a u traci za formulu pojavljuje se adresaodabranog raspona. Kada pritisnete Enter kako biste potvrdili formulu,okvir nestaje, a Excel sam postavlja zagrade. (Kada upi{ete ime funkcije nekoriste}i Insert Function, morate sami dodati zatvorenu zagradu samo akognijezdite funkciju unutar formule. Me|utim, Excelove zagrade moguponekad uzrokovati nepredvidive rezultate i zato ih uvijek provjerite.)

Ako definirate imenovane raspone, konstante ili formule u va{im radnimstranicama, moète ih umetnuti u va{e formule odabirom naredbe Paste izpodizbornika Name izbornika Insert, a zatim odabirom imena iz popise uokviru za dijalog Paste Name. Kada kliknete na OK, ime se pojavljuje u for-muli na mjestu to~ke umetanja.

Odabrane matemati~ke funkcijeOvaj odjeljak opisuje neke od korisnijih funkcija koje nudi Excel. Budu}i daje tema opse`na, ovdje nisu obra|eni detalji tako da se moète pomo}i opi-snim informacijama u okviru za tekst Paste Function kao i u online sistemupomo}i.

Nekoliko matemati~kih funkcija Microsoft Excela 2000 dostupno je za izvo-|enje posebnih prora~una na brz i jednostavan na~in. Ostale matemati~kefunkcije dostupne su u dodatku Analysis ToolPak.


naliza

po

data

ka

III.

419

Ako znate naziv funkcije, ali ne i sve argumente, upotrijebite pre~icu s tip-kovnice. Upi{ite znak jednakosti i naziv funkcije, a zatim pritisnite Ctrl+A.Excel }e tada izravno sko~iti u drugi prozor Paste Function. Ova je mogu}-nost izuzetno zahvalna kada radite s funkcijama jednostavnih imena, aliduge popise argumenata.

Unos argumenata tipkovnicom

VIDI IInformacije oAnalysis ToolPakupotraìte u 15.poglavlju “Stati-sti~ka analiza”.

?

Funkcija SUMFunkcija SUM zbraja niz brojeva. Funkcija ima sljede}i oblik:

=SUM(brojevi)

Argument brojevi je niz od najvi{e 30 elemenata koji mogu biti brojevi, for-mule, rasponi ili adrese }elija koje rezultiraju brojevima. Funkcija SUMzanemaruje argumente koji se odnose na tekstualne i logi~ke vrijednosti,kao i prazne }elije.

S obzirom da je SUM ~esto kori{tena funkcija, Excel na traci s alatkamaStandard sadrì i posebni gumb za unos te funkcije. Ako odaberete }eliju i kliknete na gumb AutoSum, ozna~en znakom j, Excel stvara formulu=SUM() i poga|a koje brojeve èlite zbrojiti. Na primjer, ako na slici 12-1 (pokazanoj ranije) odaberete }eliju C16, a zatim kliknete na gumbAutoSum, Excel predlaè formulu pokazanu na slici 11-5 i crta okvir oko}elija upotrijebljenih kao argumenta u formuli.

Ako je predloèni funkcijski argument to~an, moète kliknuti na gumbAutoSum po drugi put ili pritisnuti Enter kako biste potvrdili unos i uklo-nili okvir. Ako predloèni argument nije to~an, moète ga promijenitiodabirom èljenog raspona dok je predloèni argument jo{ uvijek ozna~en,a okvir jo{ uvijek prikazan. Excel tada zamjenjuje predloèni argumentodabranim rasponom i ponovno crta okvir oko va{eg odabira.


420

❡2000

Jedan od najuobi~ajenijih problema nadzora prora~unskih tablica de{avao sekada su se }elije umetale na dno ili s desne strane raspona }elija adresiranogu formuli. Primjerice, ako unesemo formulu =SUM(A1:A4) u }eliju A5 i zatimodaberemo redak 5 i umetnemo novi redak (iznad odabranog; na taj na~informula SUM biva gurnuta u }eliju A6), brojevi u novoj umetnutoj }eliji A5ne bi bili uklju~eni u sumi. To je bilo prije Excela 2000.

Sada moète umetnuti jednu ili vi{e }elija na dno ili s desne strane ras-pona }elija adresiranog u formuli, a Excel }e automatski umjesto vas pri-lagoditi formule odmah nakon {to umetnete vrijednosti u nove }elije.

Ovo automatsko pro{irenje djeluje samo kada ume}ete }elije desno iliispod adresiranog raspona. Prilikom umetanja }elija na vrh ili lijevo odadresiranog raspona i dalje morate ru~no ure|ivati adresirane formule.

Automatsko pro{irenje raspona

Ako nakon unosa ove formule otkrijete kako ste zanemarili kategoriju Bats,moète odabrati stupac C i zatim pokrenuti naredbu Columns izbornikaInsert kako biste umetnuli jedan stupac }elija za novu kategoriju. Excel pri-lago|ava formulu TOTALS koja se sada prikazuje u stupcu G kako bi seura~unao pomak za jedan stupac, ali novi stupac ne}e biti uklju~en u for-mule. Kao {to pokazuje slika 12-6, formula u }eliji G4 sada je

=B4+D4+E4+F4


naliza

po

data

ka

III.

421

Gumb AutoSum moète upotrijebiti za istovremeni unos vi{e funkcijaSUM. Primjerice, ako smo odabrali }elije C16:E16 na slici 11-5 umjesto samo}elije C16, a zatim kliknuli na gumb AutoSum, Excel }e predloìti formuluSUM za C16 upotrebljavaju}i argumente sli~ne onima u formuli u B16.Kada smo drugi put kliknuli na gumb AutoSum kako bismo potvrdili for-mulu, Excel je potvr|uje za C16 i ponavlja preko retka u D16 i E16. (Ovutehniku moète upotrijebiti i za ponavljanje formule SUM po stupcima.)

Pro{irivanje raspona za SUM kako bi se uklju~ile i nove vrijednosti mnogoje jednostavnije od pro{irivanja raspona zbrojenog obi~nim operatorimazbrajanja. Pretpostavimo da }elija F4 na slici 12-5 sadrì formulu

=B4+C4+D4+E4

SLIKA 12-5.Formula=B4+C4+D4+E4izra~unava ukup-nu prodaju zasije~anj.

SLIKA 12-6.Iako su dodane inove kategorije,sume se ne mije-njaju jer formulaadresira pojedine}elije.

Ako ste umjesto operatora zbrajanja upotrijebili funkciju SUM da biste stvo-rili formulu

=SUM(B4:E4)

u }eliji F4 na slici 12-5, Excel bi pro{irio raspon broj~anih argumenata kakobi uklju~io umetnuti stupac.

S obzirom da Excel uvijek prilago|ava raspone }elija pri umetanju ili brisa-nju redaka ili stupaca unutar raspona, formula bi sada bila

=SUM(B4:F4)

Vodite ra~una da se argumenti ne moraju sastojati od kontinuiranih raspo-na }elija. Na primjer, da biste zbrojili brojeve u }elijama A3, B12 i G13 doH15, svaku od adresa unosite kao jedan argument, sli~no ovome:

=SUM(A3,B12,G13:H15)

Funkcije ROUND, ROUNDDOWN i ROUNDUPFunkcija ROUND zaokruùje broj na koji se odnosi na odre|eni broj deci-malnih mjesta. Funkcija ROUND ima oblik

=ROUND(broj, decimalnih_mjesta)

Argument broj moè biti broj, adresa }elije koja sadrì broj ili formula kojarezultira brojem. Argument decimalnih_mjesta, koji moè biti bilo koji po-zitivni ili negativni cijeli broj, odre|uje koliko }e mjesta biti zaokruèno.Odre|ivanje negativnog argumenta decimalnih_mjesta zaokruùje taj brojmjesta ulijevo od decimalne to~ke, a odre|ivanje tog argumenta kao nulezaokruùje se na najbliì cijeli broj. Excel znamenke manje od 5 zaokruùjena manje, a ve}e ili jednake 5 zaokruùje na bliì ve}i broj. Sljede}a tablicaprikazuje nekoliko primjera funkcije ROUND:


422

=ROUND(123.4567,-2) 100

=ROUND(123.4567,-1) 120

=ROUND(123.4567,0) 123

=ROUND(123.4567,1) 123.5

=ROUND(123.4567,2) 123.46

=ROUND(123.4567,3) 123.457

Unos Vra}a

Zaokruìvanje nasuprot formatiranju

Nemojte brkati funkciju ROUND s fiksnim formatima poput 0 i 0.00, koji suna raspolaganju kada s izbornika Format odaberete Cells pa kliknete na jaha~Number. Kada za zaokruìvanje sadràja }elije na odre|eni broj decimalnihmjesta koristite Number, tada mijenjate samo prikaz broja u }eliji; ne mije-njate vrijednost. Kod prora~unavanja Excel uvijek koristi pravu vrijednost, a ne onu prikazanu.

SAVJET❞

Funkcije ROUNDDOWN i ROUNDUP imaju isti oblik kao i funkcijaROUND. Kako im, me|utim, govori i ime, one uvijek zaokruùju na manji,odnosno ve}i broj.

Zaokruìvanje funkcijama EVEN i ODDFunkcije EVEN i ODD upotrijebite za izvo|enje operacija zaokruìvanja.Funkcija EVEN zaokruùje broj na najbliì ve}i parni cijeli broj. FunkcijaODD zaokruùje broj na najbliì ve}i neparni cijeli broj. Negativni se brojevizaokruùju prema manjim vrijednostima. Ove funkcije imaju oblik:

=EVEN(broj)

i

=ODD(broj)

Sljede}a tablica pokazuje neke primjere ovih funkcija u akciji:

Zaokruìvanje funkcijama FLOOR i CEILINGFunkcije FLOOR i CEILING mogu biti upotrijebljene za izvo|enje zaokruì-vanja. Funkcija FLOOR zaokruùje broj na prvi manji vi{ekratnik zadanevrijednosti, a funkcija CEILING na prvi ve}i vi{ekratnik zadane vrijednosti.Ove funkcije imaju oblik

=FLOOR(broj, vrijednost)

i

CEILING(broj, vrijednost)

U oba slu~aja, broj i vrijednost moraju biti brojevi i imati isti predznak. Akoimaju razli~it, Excel vra}a vrijednost pogre{ke #NUM!. Sljede}a tablica po-kazuje neke primjere operacija zaokruìvanja izvedenih ovim funkcijama:


naliza

po

data

ka

III.

423

=EVEN(23.4) 24

=EVEN(2) 2

=EVEN(3) 4

=EVEN(-3) -4

=ODD(23.4) 25

=ODD(3) 3

=ODD(4) 5

=ODD(-4) -5

Unos Vra}a

Funkcije INT i TRUNCFunkcija INT zaokruùje brojeve na najbliì manji cijeli broj i ima oblik

=INT(broj)

Argument broj je broj za koji èlite na}i prvi manji cijeli broj. Primjerice, for-mula

=INT(100.01)

vra}a vrijednost 100, kao i formula

=INT(100.999999999)

iako je broj 100.999999999 zapravo jednak 101.

Kada je broj negativan, INT zaokruùje broj opet na prvi manji cijeli broj.Primjerice, formula

=INT(-100.999999999)

vra}a vrijednost -101.

Funkcija TRUNC odsijeca sve {to se nalazi s desne strane decimalne to~ke,bez obzira na predznak broja. Opcioni argument decimalnih_mjesta odsijecasve nakon zadane znamenke. Funkcija ima oblik

=TRUNC(broj, decimalnih_mjesta)

Ako nije naveden, decimalnih_mjesta je postavljen na nulu. Npr., funkcija

=TRUNC(13.978)

vra}a vrijednost 13.


424

=FLOOR(23.4,0.5) 23

=FLOOR(5,3) 3

=FLOOR(5,-1) #NUM!

=FLOOR(5,1.5) 4.5

=CEILING(23.4,5) 25

=CEILING(5,3) 6

=CEILING(-5,1) #NUM

=CEILING(5,1.5) 6

Unos Vra}a

Funkcije RAND i RANDBETWEENFunkcija RAND generira slu~ajni broj izme|u 0 i 1 i ima oblik =RAND()

RAND je jedna od Excelovih funkcija koja nema argumenata. Kao i kodsvih funkcija bez argumenata, nakon imena funkcije morate upisatizagrade.

Rezultat funkcije RAND mijenja se svaki put pri ponovnom prora~unavanjuradne stranice. Ako koristite automatsku rekalkulaciju, vrijednost funkcijeRAND mijenja se sa svakim unosom u radnu stranicu.

Funkcija RANDBETWEEN, koja je dostupna ako je instaliran dodatakAnalysis ToolPak, nudi bolju kontrolu slu~ajnih vrijednosti od funkcijeRAND. Funkcijom RANDBETWEEN moète odrediti raspon brojevaunutar kojih se generiraju slu~ajne cjelobrojne vrijednosti.

Ova funkcija ima oblik:

=RANDBETWEEN(donja, gornja)

Argument donja predstavlja najmanji cijeli broj, a argument gornja najve}icijeli broj koji funkcija treba upotrijebiti. Vrijednosti ova dva argumenta suuklju~ive, odnosno te vrijednosti funkcija moè vratiti kao rezultat. Naprimjer, formula

=RANDBETWEEN(123,456)

moè vratiti cijeli broj od 123 do uklju~uju}i 456.

Funkcija PRODUCTFunkcija PRODUCT mnoì sve brojeve na koje se odnose argumenti i imaoblik:

=PRODUCT(broj1, broj2, ...)

Funkcija PRODUCT moè primiti do 30 argumenata. Excel zanemarujuargumente koji su tekstualne i logi~ke vrijednosti ili prazne }elije.


naliza

po

data

ka

III.

425

Funkcije ROUND, INT i TRUNC uklanjaju neèljene decimale, ali se pona{ajurazli~ito. ROUND zaokruùje na ve}e ili manje vrijednosti zadani broj decimal-nih mjesta; INT zaokruùje na prvi manji cijeli broj; TRUNC odsijeca decimal-na mjesta bez zaokruìvanja. Osnovna je razlika izme|u INT i TRUNC u odno-su prema negativnim brojevima. Ako koristite vrijednost -100.999999999 ufunkciji INT, rezultat je -101, ali upotreba iste vrijednosti u funkciji TRUNCrezultira s -100.

NAPOMENA>>

VIDI IVi{e informacija ododatku AnalysisToolPak pogledajteu 15. poglavlju“Statisti~ka ana-liza”.

?

Funkcija MODFunkcija MOD vra}a ostatak dijeljenja i ima oblik:

=MOD(broj, djelitelj)

Rezultat funkcije MOD je ostatak koji se stvara kad se broj dijeli s djeliteljem.Primjerice, funkcija

=MOD(9,4)

vra}a 1, {to je ostatak dijeljenja broja 9 s brojem 4.

Ako je broj manji od djelitelja, rezultat funkcije odgovara broju. Na primjer,funkcija

=MOD(5,11)

vra}a vrijednost 5. Ako je broj djeljiv s djeliteljem bez ostatka, funkcija vra}avrijednost 0. Ako je djelitelj jednak 0, tada funkcija MOD vra}a vrijednostpogre{ke #DIV/0!.

Funkcija SQRTFunkcija SQRT vra}a pozitivni kvadratni korijen broja i ima oblik:

=SQRT(broj)

Argument broj mora biti pozitivan broj. Primjerice, funkcija

=SQRT(4)

vra}a vrijednost 2.

Ako je broj negativan, SQRT vra}a vrijednost pogre{ke #NUM!.

Funkcija COMBINFunkcija COMBIN odre|uje broj mogu}ih kombinacija, odnosno grupa,koje se mogu stvoriti iz odre|enog skupa. Funkcija ima oblik:

=COMBIN(broj, broj_odabranih)

Argument broj je ukupni broj elemenata skupa, a argument broj_odabranih jebroj elemenata koje èlite grupirati u svaku od kombinacija. Na primjer, dabiste odredili koliko najvi{e razli~itih mom~adi od 12 igra~a moète sastavi-ti od ukupno 17 igra~a, upotrijebite formulu

=COMBIN(17,12)

Rezultat 6188 ozna~ava da moète sastaviti 6,188 razli~itih mom~adi.


426

Funkcija ISNUMBERFunkcija ISNUMBER odre|uje je li vrijednost broj i ima oblik:

=ISNUMBER(vrijednost)

Pretpostavimo da èlite znati je li podatak u }eliji A5 broj. Formula

=ISNUMBER(A5)

vra}a TRUE ako }elija A5 sadrì broj ili formulu koja rezultira brojem. U suprotnom je vra}ena vrijednost FALSE.

Logaritamske funkcijeExcelovih pet logaritamskih funkcija su LOG10, LOG, LN, EXP i POWER. U ovom odjeljku }emo govoriti samo o funkcijama LOG, LN i EXP. DodatakAnalysis ToolPak pruà nekoliko drugih naprednih logaritamskih funkcijakoje su opisane u 15. poglavlju.

Funkcija LOGFunkcija LOG vra}a vrijednost logaritma argumenta za zadanu bazu. Ovafunkcija ima oblik:

=LOG(broj, baza)

Na primjer, formula

=LOG(5,2)

vra}a vrijednost 2.321928095, odnosno logaritam broja 5 za bazu 2. Ako neuklju~ite argument baza, Excel razumije da se radi o dekadskom logaritmu.

Funkcija LNFunkcija LN vra}a prirodni (baza e) logaritam pozitivnog broja na koji seodnosi argument. Ova funkcija ima oblik:

=LN(broj)

Na primjer, formula

=LN(2)

vra}a vrijednost 0.693147181.

Funkcija EXPFunkcija EXP izra~unava vrijednost konstante e (pribli`no 2.71828183)dignutu na potenciju odre|enu argumentom. Funkcija ima oblik:

=EXP(broj)


naliza

po

data

ka

III.

427

VIDI IVi{e informacija oovoj i ostalim IS-funkcijama pogle-dajte u odjeljcima:“Funkcije ISTEXT,ISNONTEXT” na434. str. i “FunkcijaISBLANK” na 443.str.

?

Primjerice, formula

=EXP(2)

vra}a 7.389056099 (2.71828183*2.71828183).

Funkcija EXP inverzna je funkciji LN. Primjerice, ako }elija A1 sadrì for-mulu

=LN(8)

tada formula

=EXP(A1)

vra}a 8.

Trigonometrijske funkcijeExcel sadrì vi{e od 50 funkcija koje spadaju u kategoriju Math&Trig uokviru za dijalog Function Wizard, ali ovdje }emo objasniti samo naj~e{}ekori{tene. Dodatak Analysis ToolPak sadrì daljnje funkcije ove kategorije.

Funkcija PIFunkcija PI vra}a vrijednost konstante pi (|) to~ne na 14. decimalu:3.14159265358979. Ova funkcija ima oblik:

=PI()

PI nema argumenata, ali svejedno morate imati prazne zagrade nakonfunkcijskog imena.

Obi~no je funkcija PI ugnije`|ena unutar formule ili funkcije. Primjerice, dabiste izra~unali povr{inu kruga, mnoìte p s kvadratom polumjera kruga.Formula

=PI()*(5^2)

izra~unava povr{inu kruga polumjera 5. Rezultat ove formule zaokruèn nadvije decimale je 78.54.

Funkcije RADIANS i DEGREESTrigonometrijske funkcije mjere kuteve u radijanima, a ne stupnjevima.Radijani mjere veli~inu kuta na temelju konstante k, pri ~emu je 180stupnjeva jednako k radijana. Excel sadrì dvije funkcije, RADIANS iDEGREES, koje vam olak{avaju trigonometrijski ìvot.


428


?

Radijane mo`ete pretvoriti u stupnjeve upotrebom funkcije DEGREES kojaima oblik:

=DEGREES(kut)

pri ~emu je kut broj koji predstavlja kut mjeren u radijanima. Stupnjevepretvarate u radijane upotrebom funkcije RADIANS, koja ima oblik:

=RADIANS(kut)

pri ~emu je kut broj koji predstavlja kut mjeren u stupnjevima. Primjerice,formula

=DEGREES(3.1415927)

vra}a vrijednost 180, dok formula

=RADIANS(180)


Funkcija SINFunkcija SIN vra}a sinus kuta i ima oblik:

=SIN(broj)

pri ~emu je broj kut u radijanima. Primjerice, formula

=SIN(1.5)


Funkcija COSFunkcija COS, komplementarna funkciji SIN, vra}a kosinus kuta i ima oblik:

=COS(broj)


=COS(1.5)


Funkcija TANFunkcija TAN izra~unava tangens kuta i ima oblik:

=TAN(broj)


=TAN(1.5)

vra}a tangens kuta od 1.5 radijana: 14.10141995.


naliza

po

data

ka

III.

429

Inènjerske funkcijeDodatak Analysis ToolPak sadrì niz funkcija koje su zanimljive ve}inominènjerima i znanstvenicima. Ove funkcije potpadaju pod jednu od triglavne grupe: funkcije za rad s kompleksnim brojevima (zvanim i imagi-narnim brojevima), funkcije za pretvorbu izme|u decimalnog, heksadeci-malnog, oktalnog i binarnog brojevnog sustava, te razni oblici Besselovihfunkcija.

Tekst funkcijeTekst funkcije pretvaraju broj~ane tekstualne vrijednosti u brojeve, broj~anevrijednosti u tekstualne, te omogu}avaju rad s tekstualnim nizovima.

Funkcija TEXTFunkcija TEXT pretvara broj u niz znakova (tekst) zadanog formata.Funkcija ima oblik:

=TEXT(vrijednost, format)

Argument vrijednost moè biti bilo koji broj, formula ili adresa }elije. Argu-ment format ozna~ava kako }e biti prikazan rezultiraju}i tekst. Da bisteodredili èljeni format, moète upotrijebiti bilo koji od Excelovih formatira-ju}ih simbola ($, #, 0, itd.) osim zvjezdice (*); format General ne moèteupotrijebiti.

Na primjer, formula

=TEXT(98/4,”0.00”)

vra}a tekst 24.50.

Funkcija DOLLARPoput funkcije TEXT, funkcija DOLLAR pretvara broj u tekst. Me|utim,funkcija DOLLAR formatira tekst kao valutnu vrijednost sa zadanim bro-jem decimalnih mjesta. Ova funkcija ima oblik:

=DOLLAR(broj, decimale)

Na primjer, formula

=DOLLAR(45.899,2)

vra}a tekst $45.90, a formula

=DOLLAR(45.899,0)


430


?

vra}a tekst $46. Uo~ite kako Excel zaokruùje brojeve ako je to potrebno.Ako izostavite argument decimale, Excel koristi dva decimalna mjesta. Akoza decimale upotrijebite negativnu vrijednost, Excel zaokruùje ulijevo oddecimalne to~ke.

Funkcija LENFunkcija LEN vra}a broj znakova u unesenom podatku i ima oblik:

=LEN(tekst)

Argument tekst moè biti broj, niz znakova u dvostrukim navodnicima iliadresa }elije. Primjerice, formula

=LEN(“Test”)

vra}a 4. Ako }elija A1 sadrì oznaku Test, formula

=LEN(A1)

tako|er vra}a 4.

Funkcija LEN vra}a duljinu prikazanog teksta ili vrijednosti, a ne duljinustvarnog sadràja }elije. Npr., pretpostavimo da }elija A10 sadrì formulu

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8

i da je njen rezultat vrijednost 25. Tada formula

=LEN(A10)

vra}a vrijednost 2, duljinu vrijednosti 25, te zanemaruje zavr{ne nule.

Adresirana }elija kao argument funkcije LEN moè sadràvati drugu tekstfunkciju. Primjerice, ako }elija A1 sadrì funkciju

=REPT(“-*”,75)

tada formula

=LEN(A1)


ASCII funkcije: CHAR i CODESvako ra~unalo ima broj~ane kodove kojima predstavlja znakove. Najpri-sutniji sustav broj~anih kodova naziva se ASCII ili American Standard CodeFor Information Interchange. ASCII koristi brojeve 0 do 127 (u nekim sustavi-ma do 255) kako bi predstavio svaki broj, slovo i simbol.


naliza

po

data

ka

III.

431

Funkcije CHAR i CODE rade s ovim ASCII kodovima. Funkcija CHARvra}a znak koji odgovara ASCII kodnom broju, a funkcija CODE vra}aASCII kôd prvog znaka argumenta. Ove funkcije imaju oblik:

=CHAR(broj)

i

=CODE(tekst)

Primjerice, formula

=CHAR(83)

vra}a slovo S. (Uo~ite da moète unijeti argument bez vode}e nule.)Formula

=CODE(“S”)

vra}a ASCII kôd 83. Sli~no tome, ako }elija A1 sadrì slovo S, tada formula

=CODE(A1)

tako|er vra}a kôd 83.

S obzirom da su brojke tako|er znakovi, argument za CODE moè bitibroj~an. Primjerice, formula

=CODE(8)

rezultira vrijedno{}u 56, {to je ASCII kôd za znak 8.

Ako kao argument tekst upi{ete slovo, svakako postavite dvostruke navod-nike. U suprotnom, Excel }e vratiti vrijednost gre{ke #NAME?.

Funkcije ~i{}enja: TRIM i CLEANêsto vas vode}a i zavr{na prazna mjesta spre~avaju od ispravnog sortira-nja u radnoj stranici ili bazi podataka. Ako upotrijebite nizovne funkcije zarad s tekstom u va{oj radnoj stranici, vi{ak praznih mjesta moè uzrokovatineispravan rad formula. Funkcija TRIM uklanja sve vode}e, zavr{ne i su-vi{ne praznine iz niza, ostavljaju}i samo po jedno prazno mjesto izme|urije~i. Ova funkcija ima oblik:

=TRIM(tekst)

Primjerice, ako }elija A1 va{e radne stranice sadrì niz Dundo Brundo jebio medo, tada formula

=TRIM(A1)

vra}a kao rezultat Dundo Brundo je bio medo.


432

Funkcija CLEAN sli~na je funkciji TRIM, osim {to radi samo sa znakovimakoji se ne mogu ispisati, poput tabulatora i programsko-specifi~nih kodova.CLEAN je posebno korisna funkcija pri uvozu podataka iz drugog progra-ma u kojima neki podaci sadrè neispisive znakove. (Ovi se znakovi mogupojaviti u va{oj radnoj stranici kao debele okomite crte ili mali okviri.)CLEAN moète upotrijebiti za ~i{}enje ovih znakova iz podataka. Ovafunkcija ima oblik:

=CLEAN(tekst)

Funkcija EXACTFunkcija EXACT je funkcija koja provjerava da li se dva niza u potpunostipoklapaju, uklju~uju}i u razlike i mala i velika slova. Razlike u formatimase zanemaruju. Ova funkcija ima oblik:

=EXACT(tekst1,tekst2)

Ako su tekst1 i tekst2 identi~ni, uklju~uju}i i mala i velika slova, EXACTvra}a TRUE; ina~e je vra}ena vrijednost FALSE. Argumenti tekst1 i tekst2moraju biti ili nizovi slova pod dvostrukim navodnicima ili adrese }elijakoje sadrè tekst. Primjerice, ako }elije A5 i A6 u va{oj radnoj stranicisadrè tekst Ukupno, tada formula

=EXACT(A5,A6)

vra}a TRUE.

Funkcije malih i velikih slova: UPPER, LOWER i PROPERTri funkcije odnose se na mala i velika slova u va{im tekstualnim nizovima:UPPER, LOWER i PROPER. Funkcija UPPER pretvara niz u sva velikaslova. Funkcija LOWER pretvara niz u sva mala slova. Funkcija PROPERpostavlja veliko slovo za svako prvo slovo svake rije~i, kao i za svako slovoispred kojega nema slova; sva se ostala slova pretvaraju u mala. Ove funkci-je imaju oblik:

=UPPER(tekst),

i

=LOWER(tekst)

i

=PROPER(tekst)


naliza

po

data

ka

III.

433

VIDI IVi{e informacija ousporedbi dvajunizova uz zanema-rivanje razlike ma-lih i velikih slovapotraìte u odjelj-ku “Uvjetne pro-vjere” na 439. str.

?

Pretpostavimo da unesete niz imena u radnoj stranici i poèlite da sva ime-na budu napisana velikim slovima. Ako }elija A1 sadrì tekst ivan Horvat,moète upotrijebiti formulu

=UPPER(A1)

da biste dobili IVAN HORVAT. Sli~no tome, formula

=LOWER(A1)

daje ivan horvat, a

=PROPER(A1)

vra}a Ivan Horvat.

Nepredvidivi rezultati mogu se pojaviti kada tekst sadrì interpunkcije.Primjerice, ako }elija A1 sadrì two-thirds majority wasn’t possible, tadaprethodna formula rezultira s Two-Thirds Majority Wasn’T Possible.

Funkcije ISTEXT i ISNONTEXTFunkcije ISTEXT i ISNONTEXT provjeravaju je li podatak tekst. Ovefunkcije imaju oblik:

=ISTEXT(vrijednost)

i

=ISNONTEXT(vrijednost)

Pretpostavimo da èlite odrediti je li u }eliji C5 tekst. Ako upotrijebite for-mulu

=ISTEXT(C5),

a u }eliji C5 je tekst ili formula koja vra}a tekst, tada Excel vra}a logi~kuvrijednost TRUE. Ako provjerite istu }eliju formulom

=ISNONTEXT(C5)

Excel vra}a logi~ku vrijednost FALSE.


434

Kada koristite tekst funkcije u postoje}em popisu podataka, ~esto èlitemodificirati tekst na koji primjenjujete funkcije. Naravno, funkciju ne moèteunijeti u istu }eliju u koju unosite tekst jer bi tako obrisali tekst. Zato, privre-mene formule tekst funkcije stvorite u nekori{tenoj }eliji istog retka i ondakopirajte rezultate. Da biste originalni tekst zamijenili modificiranim, ozna~ite}elije koje sadrè originalni tekst, odaberite Paste Special iz izbornika Edit,odaberite opciju Values i kliknite na OK. Sada moète obrisati privremeneformule.

SAVJET❞

VIDI IVi{e informacija oovoj i drugim ISfunkcijama potra-ìte u “FunkcijaISNUMBER” na427. str i “FunkcijaISBLANK” na 443. str.

?

Podnizovne funkcijeSljede}e funkcije nalaze i vra}aju dijelove tekstualnog niza ili slaù ve}enizove od manjih: FIND, SEARCH, RIGHT, LEFT, MID, SUBSTITUTE,REPT, REPLACE i CONCATENATE.

Funkcije FIND i SEARCHFunkcije FIND i SEARCH koristite za nalaènje pozicije podniza unutarniza. Obje funkcije vra}aju broj znaka na kojem Excel prvi put nai|e natraèni tekst. (Excel kao znakove broji i prazne znakove i interpunkcijskeznakove.)

Ove dvije funkcije rade na isti na~in, osim {to FIND pravi razliku izme|umalih i velikih slova, a SEARCH dozvoljava upotrebu zamjenskih znakova.Funkcije imaju oblik:

=FIND(traèni_niz,polazni_niz,startni_broj)

=SEARCH(traèni_niz,polazni_niz,startni_broj)

Argument traèni_niz odre|uje uzorak koji se traì, a argument polazni_niztekst u kojem se traì uzorak. Za oba argumenta moète upotrijebiti tekst udvostrukim navodnicima ili adresu }elije. Opcijski argument startni_brojodre|uje broj znaka u argumentu polazni_niz od kojeg èlite po~eti pretraì-vanje. Argument startni_broj je od pomo}i u slu~ajevima kada polazni_nizsadrì vi{e pojava argumenta traèni_niz. Ako ispustite argumentstartni_broj, Excel prijavljuje prvi na|eni uzorak.

Ako traèni_niz nije dio argumenta polazni_niz ili ako startni_broj nije ve}i odnule, dobit }ete vrijednost pogre{ke #VALUE!. Istu }ete vrijednost pogre{kedobiti i ako je startni_broj ve}i od broja znakova argumenta polazni_niz, kao iu slu~aju da je startni_broj ve}i od pozicije na kojoj je zadnji put na|entraèni_niz.

Primjerice, da biste prona{li p u nizu No} u operi, upotrijebite formulu

=FIND(“p”,”No} u operi”)

Ova formula vra}a 8, jer je p osmi znak u nizu.

Ako ne znate to~no uzorak koji traìte u nizu, moète upotrijebiti funkcijuSEARCH i uklju~iti u traèni_niz zamjenske znakove. Da biste traìli jedanznak koji se nalazi na odre|enoj poziciji, upotrijebite upitnik (?); da bistetraìli sekvencu znakova na odre|enoj poziciji, upotrijebite zvjezdicu (*).


naliza

po

data

ka

III.

435

Pretpostavimo da ste u va{oj radnoj stranici unijeli imena Smith i Smyth.Da biste odredili je li jedno od tih imena u }eliji A1, upotrijebite formulu

=SEARCH(“Sm?th”,A1)

Ako }elija A1 sadrì tekst John Smith ili John Smyth, funkcija SEARCH vra}avrijednost 6 – polazno mjesto niza Sm?th. Ako ne znate to~no o kojem sebroju znakova radi, upotrijebite zamjenski znak *. Na primjer, da biste na{lipoziciju podniza Allan ili Alan u tekstu koji se nalazi u }eliji A1 (ako posto-ji), upotrijebite formulu

=SEARCH(“A*an”,A1)

Funkcije RIGHT i LEFTFunkcija RIGHT vra}a niz znakova s desne strane polaznog niza (argumen-ta), dok funkcija LEFT vra}a niz znakova s lijeve strane polaznog niza. Ovefunkcije imaju oblik

=RIGHT(tekst,broj_znakova)

i

=LEFT(tekst,broj_znakova)

Argument broj_znakova ozna~ava broj znakova koje treba izdvojiti iz argu-menta tekst. Ove funkcije ura~unavaju prazna mjesta u argumentu tekstkao znakove; ako tekst sadrì vode}a ili zavr{na prazna mjesta, mo`da bistemogli upotrijebiti funkciju TRIM unutar funkcija RIGHT i LEFT kako bisteosigurali o~ekivani rezultat.

Argument broj_znakova mora biti ve}i ili jednak nuli. Ako ispustite argumentbroj_znakova, Excel pretpostavlja vrijednost 1. Ako je broj_znakova ve}i od bro-ja znakova u argumentu tekst, RIGHT i LEFT vra}aju ~itav argument tekst.

Primjerice, pretpostavimo da u }eliju A1 va{e radne stranice unesete Ovo jetest. Formula

=RIGHT(A1,4)

vra}a rije~ test.

Funkcija MIDFunkciju MID moète upotrijebiti za izdvajanje niza znakova iz tekstualnogniza. Ova funkcija ima oblik

=MID(tekst,startni_broj,broj_znakova)

Argument tekst je niz iz kojeg èlite izdvojiti podniz, startni_broj je mjesto unizu od kojeg èlite zapo~eti podniz (relativno u odnosu na lijevi kraj niza),a broj_znakova je ukupan broj znakova koje èlite izdvojiti.


436

Primjerice, pretpostavimo da }elija A1 sadrì tekst Ovo je prili~no duga~aktekst. Formulu

=MID(A1,17,13)

upotrijebite za izdvajanje znakova duga~ak tekst iz podatka u }eliji A1.

Funkcije REPLACE i SUBSTITUTEOve dvije funkcije zamjenjuju stari s novim dijelom teksta. FunkcijaREPLACE zamjenjuje jedan niz znakova drugim i ima oblik

=REPLACE(stari_tekst,startni_broj,broj_znakova,novi_tekst)

Argument stari_tekst je tekstualni niz u kojem èlite zamijeniti znakove.Sljede}a dva argumenta, startni_broj i broj_znakova, odre|uju koji se znakovimijenjaju (relativno u odnosu na lijevi kraj niza). Argument novi_tekstodre|uje tekstualni niz koji se ume}e.

Pretpostavimo da }elija A3 sadrì tekst Ivan Horvat, psihijatar. Da biste ovajtekst postavili u }eliju A6, zamjenjuju}i prva ~etiri znaka nizom Stjepan,odaberite A6 i unesite formulu

=REPLACE(A3,1,4,”Stjepan”)

Novi tekst je Stjepan Horvat, psihijatar. Tekst u }eliji A3 ostaje nepromijenjen,a novi se tekst pojavljuje u }eliji A6 u koju ste unijeli formulu.

Upotrebom funkcije SUBSTITUTE ne odre|ujete startni broj i broj znakovakoji se zamjenjuju; umjesto toga, jednostavno odre|ujete tekst koji mijenja-te. Funkcija SUBSTITUTE ima oblik

=SUBSTITUTE(tekst,stari_tekst,novi_tekst,broj_instance)

Pretpostavimo da }elija A4 sadrì tekst slatki{ i da ga èlite smjestiti u }elijuD6 i promijeniti u slatki}. Upotrijebite formulu

=SUBSTITUTE(A4,”{“,”}”)

Kada ubacite ovu formulu u }eliju D6, tekst u }eliji A4 ostaje nepromijenjen.Novi se tekst pojavljuje samo u }eliji D6 koja sadrì formulu.

Argument broj_instance je opcijski i nare|uje Excelu zamjenu samo zadanihpojava argumenta stari_tekst. Primjerice, ako }elija A1 sadrì tekst kroz rupu,a èlite ga promijeniti u kroz lupu, tada upotrijebite formulu

=SUBSTITUTE(A1,”r”,”l”,2)


naliza

po

data

ka

III.

437

u kojem broj 2 nalaè Excelu da slovom l zamijeni drugu pojavu slova r.Ako ispustite argument broj_instance, Excel mijenja sve pojave argumentastari_tekst u novi_tekst.

Funkcija REPTFunkcija REPT omogu}ava vam popunjavanje }elija nizom znakova koji seponavlja odre|eni broj puta. Ova funkcija ima oblik

=REPT(tekst,broj_ponavljanja)

Argument tekst zadaje niz u dvostrukim navodnicima koji se ponavlja.Argument broj_ponavljanja zadaje koliko puta }e se ponoviti taj niz; to moèbiti bilo koji pozitivni broj, ali rezultat funkcije REPT je ograni~en na 255znakova. Ako za argument broj_ponavljanja unesete 0, REPT ostavlja }elijupraznom; ako broj_ponavljanja nije cijeli broj, REPT zanemaruje decimalnidio broja.

Pretpostavimo da stvorite redak zvjezdica od 150 znakova. Ubacite formulu

=REPT(“*”,150)

Rezultat je niz od 150 zvjezdica.

Argument tekst moè imati vi{e od jednog znaka. Primjerice, formula

=REPT(“-*”,75)

rezultira retkom zvjezdica i crtica {irokim 150 znakova. Argument broj_ponavljanja odre|uje ukupni broj ponavljanja argumenta tekst, a ne brojznakova koje èlite stvoriti. Ako tekstualni niz sadrì dva znaka, duljinarezultiraju}eg niza je dvaput ve}a od argumenta broj_ponavljanja.

Funkcija CONCATENATEUpotreba funkcije CONCATENATE ekvivalentna je upotrebi znaka “&”kako bi se od manjih nizova sloìo ve}i. Ova funkcija ima oblik

=CONCATENATE(tekst1,tekst2,...)

Moète upotrijebiti do 30 tekstualnih argumenata, koji su dijelovi teksta kojièlite sloìti.

Primjerice, ako }elija B4 sadrì niz jak, formula

=CONCATENATE(“Koala Tea iz Australije nije”,B4,” ~aj.”)

vra}a Koala Tea iz Australije nije jak ~aj.


438

VIDI IInformacije o po-punjavanju }elijeponavljanjem njezi-na sadràja potra-ìte u “Opcija Fill”na 180. str.

?

Logi~ke funkcijeMicrosoft Excel 2000 sadrì bogat skup logi~kih funkcija od kojih su nekeuklju~ene u dodatak Analysis ToolPak. Ve}ina logi~kih funkcija koristiuvjetne provjere za odre|ivanje je li ili nije ispunjen zadani uvjet.

Uvjetne provjereUvjetna provjera je jednad`ba koja uspore|uje dva broja, funkcije, formule,tekstualne oznake ili logi~ke vrijednosti. Primjerice, svaka od ovih formulaizvodi uvjetnu provjeru:

=A1>A2

=5-3<5*2

=AVERAGE(B1:B6)=SUM(6,7,8)

=C2=”Female”

=COUNT(A1:A10)=COUNT(B1:B10)

=LEN(A1)=10

Svaka uvjetna provjera mora uklju~iti barem jedan logi~ki operator. Logi~kioperatori definiraju uvjetnu vezu izme|u elemenata uvjetne provjere. Pri-mjerice, u uvjetnoj provjeri A1>A2, logi~ki operator “ve}e od” (>) uspore-|uje vrijednosti u }elijama A1 i A2. Sljede}a tablica sadrì popis Excelovih 6 logi~kih operatora.

Rezultat uvjetne provjere je ili logi~ka vrijednost TRUE (1) ili logi~ka vrijed-nost FALSE (0). Na primjer, uvjetna provjera

=Z1=10

vra}a TRUE ako je vrijednost u Z1 jednaka 10 i FALSE ako Z1 sadrì bilokoju drugu vrijednost.


naliza

po

data

ka

III.

439

VIDI IVi{e informacija ododatku AnalysisToolPak potraìte u15. poglavlju“Statisti~ka ana-liza”.

?

= Jednako

> Ve}e od

< Manje od

>= Ve}e ili jednako

<= Manje ili jednako

<> Nije jednako

Operator Definicija

Funkcija IFUvjetna funkcija IF ima oblik:

=IF(logi~ka_provjera,vrijednost_ako_istina,vrijednost_ako_neistina)

Primjerice, formula

=IF(A6<22,5,10)

vra}a 5 ako je vrijednost u }eliji A6 manja od 22, ina~e vra}a 10.

Unutar IF funkcije moète ugnijezditi druge funkcije. Na primjer, formula

=IF(SUM(A1:A10)>0,SUM(A1:A10),0)

vra}a zbroj vrijednosti u }elijama A1 do A10 ako je taj zbroj ve}i od nule, aako nije, funkcija vra}a nulu.

U funkcijama IF moète upotrijebiti i tekstualne argumente. Primjerice,radna stranica na slici 12-7 sadrì ispitne ocjene za grupu studenata.Formula

=IF(F4>75%,”Prolaz”,”Pad”)

unesena u }eliju G4 nare|uje Excelu da provjeri je li prosje~na ispitna ocje-na sadràna u }eliji F4 ve}a od 75. Ako jest, funkcija vra}a tekst Prolaz. Akoje vrijednost manja ili jednaka 80, funkcija vra}a tekst Pad.

Tekstualne argumente moète upotrijebiti u IF funkcijama za vra}anjepraznog niza umjesto nule, ako uvjet nije ispunjen. Primjerice, formula

=IF(SUM(A1:A10)>0,SUM(A1:A10),””)

vra}a prazan niz (“”) ako uvjetna provjera nije ispunjena.


440

Datoteku Test Scores.xls koja je kori{tena u sljede}em primjeru moète na}ina http://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/.

SLIKA 12-7.Upotrijebite funk-ciju IF za povrattekstualnog niza.

NA WEBUW

Argument logi~ka_provjera funkcije IF moè se sastojati i od teksta. Na primjer, formula

=IF(A1=”Test”,100,200)

vra}a vrijednost 100 ako }elija A1 sadrì niz Test, a 200 ako ta }elija sadrìbilo {to drugo. Podudarnost izme|u dva niza mora biti potpuna, neuklju~uju}i razliku izme|u malih i velikih slova.

Funkcije AND, OR i NOTTri dodatne funkcije olak{avaju izradu sloènih uvjetnih provjera: AND, ORi NOT. Ove funkcije rade zajedno s jednostavnim logi~kim operatorima =,>, <, >=, <= i <>. Funkcije AND i OR mogu imati do 30 logi~kih argumena-ta svaka te imaju oblik:

=AND(logical1,logical2,..,logical30)

=OR(logical1,logical2,..,logical30)

Funkcija NOT ima samo jedan argument i oblika je:

=NOT(logical)

Argumenti za funkcije AND, OR i NOT mogu biti uvjetne provjere ili poljaili adrese }elija koje sadrè logi~ke vrijednosti.

Pretpostavimo da èlite da vam Excel vrati tekst Prolaz samo ako studentima prosjek ispita iznad 75 i manje od 5 neopravdanih izostanaka. Na slici12-8 upotrijebili smo formulu

=IF(AND(G4<5,F4<75%),”Prolaz”,”Pad”)

Iako funkcija OR uzima iste argumente kao i funkcija AND, rezultati suzna~ajno druk~iji. Primjerice, formula

=IF(OR(G4<5,F4<875%),”Prolaz”,”Pad”)

vra}a tekst Prolaz ako je studentov prosjek iznad 75% ili u slu~aju da stu-dent ima manje od 5 neopravdanih izostanaka. Stoga, funkcija OR vra}a


naliza

po

data

ka

III.

441

SLIKA 12-8.Upotrebomfunkcije ANDmoète kreiratisloène uvjetneprovjere.

logi~ku vrijednost TRUE kada je ispunjen bilo koji od postavljenih uvjeta,dok funkcija AND vra}a vrijednost TRUE kada su ispunjeni svi postavljeniuvjeti.

Funkcija NOT negira uvjet, pa se obi~no upotrebljava zajedno s ostalimfunkcijama. NOT nare|uje Excelu da vrati logi~ku vrijednost TRUE kada jeargument vrijednosti FALSE, a vrijednost FALSE kada je argument TRUE.Na primjer, formula

=IF(NOT(A1=2),”Ide”,”Ne ide”)

nare|uje Excelu da vrati tekst Ide ako vrijednost u }eliji A1 nije jednaka 2.

Ugnije`|ene funkcije IFPonekad ne moète rije{iti logi~ki problem upotrebljavaju}i samo logi~keoperatore i funkcije AND, OR i NOT. U takvim slu~ajevima moète ugni-jezditi funkcije IF kako biste stvorili hijerarhiju uvjeta. Primjerice, formula

=IF(A1=100,”Uvijek”,IF(AND(A1>=80,A1<100),”Obi~no”,

IF(AND(A1>=60,A1<80), “Ponekad”,”Koga briga?”)))

upotrebljava tri zasebne funkcije IF. Ako je vrijednost u }eliji A1 uvijek cijelibroj, formula se moè ~itati kao: Ako je vrijednost }elije A1 jednaka 100,vrati niz Uvijek, ina~e, ako je vrijednost u }eliji A1 izme|u 80 i 100, vrati nizObi~no; ako je vrijednost u }eliji A1 izme|u 60 i 80, vrati niz Ponekad, tenapokon, ako niti jedan od ovih uvjeta nije ispunjen, vrati niz Koga briga?

Ugnijezditi moète do 7 funkcija IF sve dok po{tujete ograni~enje od 255znakova za pojedina~ni unos u }eliji.

Ostale uporabe uvjetnih funkcijaSve uvjetne funkcije opisane u ovom poglavlju moète upotrijebiti kaozasebne formule. Iako uobi~ajeno upotrebljavate funkcije poput AND, OR,NOT, ISERROR, ISNA i ISREF unutar funkcije IF, moète tako|er upotri-jebiti i formule poput

=AND(A1>A2,A2<A3)

da biste izveli jednostavnu uvjetnu provjeru. Ova formula vra}a logi~kuvrijednost TRUE ako je vrijednost u A1 ve}a od vrijednosti u A2 i ako je vri-jednost u A2 manja od vrijednosti u A3. Ovu vrstu formule mogli bisteupotrijebiti za pridruìvanje vrijednosti TRUE i FALSE rasponima broj~anih}elija baze podataka, a zatim upotrijebiti TRUE i FALSE uvjete kao kriterijodabira za ispis specifi~nih izvje{taja.


442

Funkcije TRUE i FALSEFunkcije TRUE i FALSE nude alternativni na~in za prikaz logi~kih uvjetaTRUE i FALSE. Niti jedna od ovih funkcija ne prima argumente, a oblika su:

=TRUE()

i

=FALSE()

Primjerice, pretpostavimo da }elija B5 sadrì formulu s uvjetnom provje-rom. Formula

=IF(B5=FALSE(),”Upozorenje!”,”OK”)

vra}a Upozorenje! ako je rezultat formule u }eliji B5 FALSE, a vra}a OK akoje taj rezultat TRUE.

Funkcija ISBLANKFunkciju ISBLANK moète koristiti da biste odredili je li adresirana }elijaprazna. ISBLANK ima sljede}i oblik:

=ISBLANK(vrijednost)

Argument vrijednost je adresa }elije ili raspona. Ako vrijednost adresirapraznu }eliju ili raspon, funkcija vra}a logi~ku vrijednost TRUE; u suprot-nom, vra}a FALSE.

Adresne funkcijeNekoliko funkcija “zagleda” u informacije spremljene u popise ili tablice, ilipak rade s adresama.

Funkcija ADDRESSFunkcija ADDRESS pruà zgodan na~in za stvaranje adresa iz brojeva.Funkcija ima oblik:

=ADDRESS(broj_retka,broj_stupca,aps,a1,tekst)

Argumenti broj_retka i broj_stupca ozna~avaju redak i stupac adrese. Argu-ment aps je logi~ka vrijednost. Argument aps odre|uje koristi li rezultira-ju}a adresa apsolutni oblik; za apsolutne koristite 1; za mije{ane koristite 2(apsolutni redak, relativni stupac) ili 3(relativni redak, apsolutni stupac); za relativne koristite 4. Argument a1 je tako|er logi~ka vrijednost. Ako je a1TRUE, rezultiraju}a }e adresa biti A1 oblika; ako je FALSE, adresa }e


naliza

po

data

ka

III.

443

biti R1C1 oblika. Argument tekst omogu}ava vam odre|ivanje imena stran-ice za po~etak adrese. Excel oko tog teksta postavlja jednostruke znakovenavoda ako se ne radi o jednoj rije~i. Na primjer, formula

=ADDRESS(1,1,1,TRUE, `Stranica s podacima`)

rezultira adresom `Stranica s podacima`!$A$1.

Funkcija CHOOSEFunkciju CHOOSE koristite za izdvajanje elementa iz popisa vrijednostikoji su spremljeni kao argumenti funkcije. CHOOSE ima oblik:

=CHOOSE(indeks,vrijednost 1,vrijednost 2,..,vrijednost 29)

Argument indeks je pozicija u popisu elemenata koju èlite pregledati, a vri-jednost 1, vrijednost 2 itd. su elementi popisa. Vrijednost indeks mora uvijekbiti pozitivna i ne moè prije}i broj elemenata u popisu. Ako upotrijebitevrijednost indeks manju od 1 ili ve}u od broja elemenata, Excel vra}a vrijed-nost pogre{ke #VALUE!

Funkcija CHOOSE vra}a vrijednost elementa popisa koji zauzima poloàjozna~en s indeks. Primjerice, funkcija

=CHOOSE(2,6,1,8,9,3)

vra}a vrijednost 1, jer je 1 drugi element popisa. (Sam indeks se ne broji kaoelement popisa.)

Argumenti funkcije CHOOSE mogu biti adrese }elija. Ako za argumentindeks upotrijebite adresu }elije, Excel iz popise odabire element prema vri-jednosti koja je sadràna u }eliji. Pretpostavimo da }elija A11 sadrì formulu

=CHOOSE(A10,0.15,0.22,0.21,0.21,0.26)

Ako }elija A10 sadrì vrijednost 5, funkcija CHOOSE vra}a vrijednost 0.26;ako }elija A10 sadrì vrijednost 1, funkcija CHOOSE vra}a vrijednost 0.15.

Sli~no tome, ako }elija C1 sadrì vrijednost 0.15, }elija C2 vrijednost 0.22, a}elije C3, C4 i C5 vrijednost 0.21, tada formula

=CHOOSE(A10,C1,C2,C3,C4,C5)

vra}a vrijednost 0.15 ako }elija A10 sadrì vrijednost 1, a 0.21 ako }elija A10sadrì vrijednost 3, 4 ili 5.

Kao jedan element popisa ne moète zadati raspon. Mogli biste poku{atinapisati funkciju poput

=CHOOSE(A10,C1:C5)


444

kako biste zamijenili prethodno definiranu funkciju. Me|utim, ako to iu~inite, rezultat }e biti vrijednost pogre{ke #VALUE!.

Elementi popisa mogu biti tekstualni nizovi. Primjerice, funkcija

=CHOOSE(3,”Prvi”,”Drugi”,”Tre}i”)

odabire tre}i element iz popisa i vra}a niz Tre}i.

Funkcija MATCHFunkcija MATCH u uskoj je vezi s funkcijom CHOOSE. Me|utim, dokCHOOSE vra}a element popisa koji se nalazi na poziciji zadanoj argumen-tom indeks, MATCH vra}a poziciju elementa u popisu koji najbliè odgo-vara uzorku. Ova funkcija ima oblik

=MATCH(uzorak, polje, tip_poklapanja)

Argument uzorak je vrijednost ili niz koji treba traìti, a polje je raspon kojisadrì vrijednosti koje èlite usporediti s argumentom uzorak.

U radnoj stranici na slici 12-9, ako ubacite formulu

=MATCH(10,A1:D1,0)

u }eliju E1, rezultat }e biti 1, jer }elija na prvoj poziciji polja sadrì vrijednostkoja odgovara argumentu uzorak.

Argument tip_poklapanja odre|uje pravila pretraìvanja i mora biti 1, 0 ili -1.Ako je tip_poklapanja jednak 1 ili je kao argument ispu{ten, tada funkcijaMATCH nalazi u popisu najve}u vrijednost u rasponu koja je manja ili jed-naka traènoj vrijednosti. Polje mora biti sortirano rastu}im redoslijedom.Primjerice, u radnoj stranici na slici 12-9, formula

=MATCH(19,A1:D1,1)

vratila bi vrijednost 1, jer je 10, prvi element raspona, najve}a vrijednost urasponu koja ne prelazi zadanu vrijednost 19. Ako niti jedan element popisanije manji ili jednak argumentu uzorak, tada funkcija vra}a vrijednost po-gre{ke #N/A.


naliza

po

data

ka

III.

445

SLIKA 12-9.Funkcija MATCHnalazi zadanu vri-jednost iz popisa.

Ako je argument tip_poklapanja jednak 0, MATCH nalazi prvu vrijednost urasponu koja u potpunosti odgovara uzorku. Polje ne mora biti sortirano.Ako se niti jedan element popisa u potpunosti ne poklapa s traènom vri-jedno{}u, funkcija vra}a #N/A.

Ako je argument tip_poklapanja jednak -1, MATCH traì najmanju vrijednostu rasponu koja je ve}a ili jednaka traènoj. Ako se odredi ovaj argument,elementi polja moraju biti sortirani po padaju}em redoslijedu. Ako nitijedan element popisa nije manji ili jednak traènoj vrijednosti, funkcijavra}a vrijednost gre{ke #N/A.

Argument uzorak moè biti i tekstualni niz. Na primjer, ako }elije A1:D1sadrè tekstualne podatke pokazane na slici 12-11, formula

=MATCH(“Twenty”,A1:D1,0)

vra}a vrijednost 2. Kada upotrijebite MATCH za pronalaènje tekstualnihnizova, obi~no odre|ujete argument tip_poklapanja kao 0 (potpuno poklapa-nje). Zatim moète upotrijebiti zamjenske znakove * i ? u argumentu uzorak.

Funkcije VLOOKUP i HLOOKUPFunkcije VLOOKUP i HLOOKUP su gotovo identi~ne i pregledavaju po-datke spremljene u tablicama koje ste konstruirali. Kada traìte informacijuu tablici, za lociranje odre|ene }elije obi~no koristite indekse retka i stupca.Excel koristi ovu metodu uz manju izmjenu: prvi indeks izvodi nalaènjemnajve}e vrijednosti u prvom stupcu ili retku koja je manja ili jednaka od


446

Da biste vidjeli {to se doga|a ako ne sortirate polje rastu}im redoslijedom,pogledajte sliku 12-10. Formula

=MATCH(20,A1:D1,1)

sada vra}a vrijednost 1.

SLIKA 12-10.Funkcija MATCHne radi ispravnoako je argumenttip_poklapanjajednak 1, a poljenije sloèno rastu-}im redoslijedom.

SLIKA 12-11.Za odre|ivanjepozicije tekstu-alnog nizamoète koristitifunkciju MATCH.

vrijednosti uzorak {to je sami odre|ujete, a zatim upotrebljava argumentindeks_retka ili indeks_stupca kao drugi indeks. Ova metoda omogu}ava vampregled vrijednosti na temelju informacije u tablici, umjesto da to~no znategdje se nalazi vrijednost.

Ove funkcije imaju oblik:

=VLOOKUP(vrijednost,tabli~no_polje,indeks_stupca,raspon)

i

=HLOOKUP(vrijednost,tabli~no_polje,indeks_retka,raspon)

Argument vrijednost je vrijednost koja se nalazi u tablici da bi se prona{aoprvi indeks, tabli~no_polje je polje ili ime raspona koje definira tablicu, aindeks_retka ili indeks_stupca ozna~ava redak ili stupac tablice (drugi indeks)iz kojeg se odabire rezultat. S obzirom da se vrijednost uspore|uje s prvimstupcem ili retkom podataka za nala`enje prvog indeksa, podatke u tomprvom stupcu ili retku nazivamo usporedbenim vrijednostima. Argumentraspon je logi~ka vrijednost koja odre|uje da li funkcija nalazi vrijednost sto~nim ili djelomi~nim poklapanjem. Da biste dobili to~no poklapanje, upo-trijebite za taj argument vrijednost FALSE.

Razlika izme|u funkcija VLOOKUP i HLOOKUP je tip tablice koju koristisvaka funkcija: VLOOKUP radi s okomitim tablicama (tablicama ure|enimu stupce), a HLOOKUP radi s vodoravnim tablicama (tablicama ure|enimu retke).

Smatra li se tablica vodoravnom ili okomitom odre|uje mjesto na kojem senalaze usporedbene vrijednosti. Ako se te vrijednosti nalaze u lijevom kra-jnjem stupcu tablice, tada je tablica okomita; ako se vrijednosti nalaze uprvom retku tablice, tada je tablica vodoravna. Usporedbene vrijednostimogu biti brojevi ili tekst. U svakom slu~aju, moraju biti sortirani rastu}imredoslijedom. Dodatno tome, u tablici se usporedbena vrijednost ne bismjela upotrijebiti vi{e od jedanput.

Argument indeks (retka ili stupca) koji se ponekad naziva pomak, daje drugitabli~ni indeks i ukazuje funkciji pregleda koji stupac ili redak treba pogle-dati za funkcijski rezultat. Prvi stupac ili redak u tablici ima indeks 1, paako je indeks 1, rezultat je funkcije jedna od usporedbenih vrijednosti.Argument indeks mora biti ve}i ili jednak vrijednosti 1, a ne smije prije}ibroj redaka ili stupaca u tablici. Dakle, ako je okomita tablica {iroka tri stup-ca, indeks ne mo`e biti ve}i od 3. Ako bilo koja od vrijednosti ne zadovolja-va ove uvjete, funkcija vra}a vrijednost gre{ke.


naliza

po

data

ka

III.

447

Pogledajmo kako je Excel do{ao do ovog rezultata. Funkcija najprije nalazistupac koji sadrì usporedbene vrijednosti – u ovom slu~aju stupac A.Nakon toga, pregledavaju se usporedbene vrijednosti za nalaènje najve}evrijednosti koja je manja ili jednaka argumentu vrijednost. S obzirom da je~etvrta usporedbena vrijednost, dakle 40, manja od vrijednosti 41, a petausporedbena vrijednost, 50, ve}a od nje, Excel koristi redak koji sadrì vri-jednost 40 (redak broj 6) kao indeks retka. Indeks stupca je argumentindeks_stupca, u ovom slu~aju 3, pa stupac C sadrì èljene podatke.Funkcija stoga vra}a vrijednost }elije C6, koja je 14.

Argument vrijednost u ovim funkcijama moè biti neka vrijednost, adresa}elije ili tekst pod dvostrukim navodnicima. Polje moè biti ozna~enoadresama }elija ili imenom raspona. Ako rasponu A3:C7 sa slike 12-12pridruìmo ime Tablica, a u }eliju A1 ubacimo vrijednost 41, tada formula

=VLOOKUP(A1,Tablica,3)

vra}a isti rezultat kao i prethodni primjer.

Zapamtite da ove funkcije traè najve}u usporedbenu vrijednost koja jemanja ili jednaka zadanoj (osim ako za argument raspon ne postavite vrijed-nost FALSE), a ne samo vrijednost to~no jednaku zadanoj. Ako su sve uspo-redbene vrijednosti u prvom retku ili stupcu tabli~nog raspona ve}e od


448

Funkcija VLOOKUPFunkciju VLOOKUP moète upotrijebiti za povrat informacija iz tablice naslici 12-12. Formula

=VLOOKUP(41,A3:C7,3)


Datoteku LookupPlus.xls koja je kori{tena u sljede}im primjerima moète na}ina Web stranici Microsoft Pressa http://mspress.microsoft.com/mspress/prod-ucts/2050/.

SLIKA 12-12.Funkciju VLOOKUPmoète upotri-jebiti za povrat vri-jednosti iz okomi-tih tablica poputove na slici.

NA WEBUW

odre|ene vrijednosti, funkcija vra}a vrijednost pogre{ke #N/A. Me|utim,ako su sve usporedbene vrijednosti manje od odre|ene, funkcija vra}a onuvrijednost koja odgovara zadnjoj (najve}oj) usporedbenoj vrijednosti u tablici.

Ovu funkciju moète upotrijebiti i za nalaènje teksta. Primjerice, formula

=VLOOKUP(8,B2:E6,4)

vra}a niz Barb iz tablice na slici 12-13.

Vrijednost i usporedbene vrijednosti mogu biti i tekstualni nizovi. Slika 12-14 pokazuje tablicu koja koristi tekstualne usporedbene vrijednosti.Primjerice, formula

=VLOOKUP(“doug”,B2:C6,2)

vra}a vrijednost 46000. (Ako kao vrijednost postavite tekstualni niz, moratega uokviriti dvostrukim navodnicima.)


naliza

po

data

ka

III.

449

SLIKA 12-13.VLOOKUP moèteupotrijebiti zausporedbu teksta.

SLIKA 12-14.Ova se tablica ko-risti za usporedbu tekstualnih vrijed-nosti.

U ina~icama do Excela 97, za ispravan rad funkcija LOOKUP bilo je neophod-no sortirati usporedbene vrijednosti u rastu}em broj~anom ili abecednom re-doslijedu. To vi{e nije nu`no.

NAPOMENA>>

Osim ako za raspon postavite vrijednost FALSE kako bi se traìlo potpunopoklapanje, Excel nalazi usporedbenu vrijednost koja je manja ili jednakavrijednosti, a ne potpuno poklapaju}u vrijednost. Stoga, formula

=VLOOKUP(“Steve”,B2:C6,2)

vra}a vrijednost 29292 sa slike 12-14. Ova vrijednost odgovara uspored-benoj vrijednosti Frank koja je “najve}a” vrijednost “manja od” odre|enevrijednosti Steve. Iako je ova metoda konzistentna, ne vodi o~ekivanomrezultatu.

Funkcija HLOOKUPFunkcija HLOOKUP identi~na je funkciji VLOOKUP osim {to radi s vodo-ravnim tablicama. Radna stranica sa slike 12-15 daje primjer vodoravnetablice. Formula

=HLOOKUP(6,B2:E7,3)

vra}a vrijednost 101 jer je traèna vrijednost, 6, jednaka usporedbenoj vri-jednosti u stupcu C, a indeks, 3, nalaè funkciji da ispravni element traì utre}em retku tablice (redak 4).

Funkcija LOOKUPFunkcija LOOKUP ima dva oblika. U oba oblika sli~na je funkcijamaVLOOKUP i HLOOKUP i slijedi ista pravila. Kada u okviru za dijalog PasteFunction s popisa Function Name odaberete LOOKUP, pojavljuje se drugiokvir za dijalog. Tada odaberite oblik funkcije LOOKUP koji èlite koristiti.

Prvi oblik

Prvi oblik (vektorski) funkcije LOOKUP je

=LOOKUP(vrijednost, vektor, rezultantni_vektor)

Argument vrijednost je vrijednost koja se traì u usporedbenim vrijednosti-ma danim argumentom vektor, a rezultantni_vektor sadrì mogu}e rezultate.Svaki se raspon sastoji od jednog stupca ili retka.


450

SLIKA 12-15.Funkciju HLOOKUPmoète upotrijebi-ti za povrat poda-taka iz vodoravnetablice poput ovena slici.

Poput funkcija VLOOKUP i HLOOKUP, LOOKUP pretraùje vektor takoda nalazi najve}u vrijednost koja nije ve}a od odre|ene. Zatim se rezultatodabire s odgovaraju}e pozicije u rezultantnom_vektoru. Iako su vektor irezultantni_vektor obi~no paralelni u radnoj stranici, to ne mora biti tako.Oni mogu biti smje{teni u zasebnim podru~jima radne stranice, s tim dajedan od njih moè biti okomit, a drugi vodoravan. Jedini je zahtjev da obamoraju imati potpuno jednak broj elemenata.

Na primjer, uzmite radnu stranicu sa slike 12-16. Formula

=LOOKUP(3,B3:B7,E3:E7)

uspore|uje vrijednost 3 s vektorom B3:B7. Tre}a }elija vektora, B5, sadrìnajve}u vrijednost koja nije ve}a od odre|ene, pa funkcija vra}a sadràjtre}e }elije rezultantnog raspona, E5, kao rezultat 300.

Sada promotrite sliku 12-17, gdje rasponi nisu paralelni. Formula

=LOOKUP(3,A1:A5,D6:H6)

vra}a vrijednost 300. I vektor, A1:A5, i rezultantni_vektor, D6:H6, imaju petelemenata. Vrijednost, 3, odgovara podatku u tre}oj }eliji vektora, pa je re-zultat formule podatak u tre}oj }eliji rezultantnog_vektora: 300.


naliza

po

data

ka

III.

451

SLIKA 12-16.Za povrat vrijed-nosti iz rasponaupotrijebitefunkciju LOOKUP.

SLIKA 12-17.Funkcija LOOKUPmoè prona}i vri-jednost u nepara-lelnim rasponima}elija.

Drugi oblik

Drugi oblik (polje) funkcije LOOKUP je

=LOOKUP(vrijednost, polje)

Argument vrijednost je vrijednost koja se traì u tablici definiranoj argu-mentom polje. Ovaj oblik funkcije LOOKUP nema argumente indeks ilirezultantni_vektor. Rezultat se uvijek uzima iz zadnjeg retka ili stupca argu-menta polje.

Ovaj oblik funkcije LOOKUP moète upotrijebiti i s vodoravnom i s oko-mitom tablicom. LOOKUP koristi dimenzije tablice kako bi odredio gdje senalaze usporedbene vrijednosti. Ako je tablica vi{a nego {ira, ili ako je tabli-ca kvadratna, funkcija je tretira kao okomitu i pretpostavlja da su uspored-bene vrijednosti u krajnjem lijevom stupcu. Ako je tablica {ira nego vi{a,funkcija je tretira kao vodoravnu i pretpostavlja da su usporedbene vrijed-nosti u prvom retku tablice.

S obzirom da su funkcije VLOOKUP i HLOOKUP predvidljivije i lak{e ih jekontrolirati, obi~no }ete ih koristiti ~e{}e od funkcije LOOKUP.

Funkcija INDEXPoput funkcija CHOOSE i LOOKUP, i funkcija INDEX je funkcija pretrage.Postoji u dva oblika: obliku polja, koji vra}a vrijednost ili vrijednosti iz tih}elija, ili u adresnom obliku, koji vra}a adresu, (a ne vrijednost), }elije iliraspona }elija u radnoj stranici. Najprije }emo objasniti oblik polja.

Prvi oblik

Prvi oblik funkcije INDEX radi samo s argumentima polja i vra}a vrijedno-sti rezultata, a ne adrese }elija. Ovaj oblik funkcije je sljede}i:

=INDEX(polje, broj_retka, broj_stupca)

Rezultat je vrijednost na odre|enoj poziciji argumenta polje, a pozicijuozna~avaju broj_retka i broj_stupca.

Primjerice, formula

=INDEX({10,20,30;40,50,60},1,2)

vra}a vrijednost 20, to je vrijednost u }eliji drugog stupca i prvog retka polja.

Drugi oblik

Drugi oblik (adresni) funkcije INDEX vra}a adresu }elije i koristan je kadaèlite izvesti operaciju na }eliji (poput promjene njezine {irine), a ne


452

na vrijednosti koju ona sadrì. Me|utim, ova funkcija moè biti zbunjuju}a,jer ako je funkcija INDEX ugnije`|ena unutar druge funkcije, ta funkcijamoè koristiti adresu koju vra}a funkcija INDEX. Dalje, adresni oblikfunkcije INDEX ne prikazuje rezultat kao adresu, ve} vrijednost na tojadresi. Va`no je zapamtiti da je rezultat zapravo adresa, ~ak ako to tako i neizgleda.

Funkcija INDEX ima dvije prednosti: moète joj odre|ivati vi{estruka,diskontinuirana podru~ja radne stranice koja se pretraùju, koja se u tomslu~aju nazivaju argumentom indeks_raspon, a kao rezultat moè vratitiraspon (vi{e od jedne }elije).

Adresni oblik funkcije je sljede}i:

=INDEX(adresa, broj_retka, broj_stupca, broj_podru~ja)

Argument adresa moè biti jedan ili vi{e raspona, koji se nazivaju podru~jima.Svako podru~je mora biti pravokutnog oblika i moè sadràvati brojeve,tekst ili formule. Ako ova podru~ja nisu susjedna, argument adresa mora bitizatvoren u zagrade.

Argumenti broj_retka i broj_stupca moraju biti pozitivni brojevi (ili adrese }e-lija koje sadrè te brojeve), koji se odnose na }eliju u argumentu adresa. Akoje argument broj_retka ve}i od broja redaka, ili ako je broj_stupca ve}i od brojastupaca u tablici, funkcija INDEX vra}a vrijednost pogre{ke #REF!.

Ako se svako podru~je u adresi sastoji od samo jednog retka, argumentbroj_retka je opcijski. Sli~no tome je argument broj_stupca opcijski ako sesvako podru~je sastoji od samo jednog stupca. Ako za argumente broj_retka i broj_stupca odredite vrijednost 0, funkcija INDEX odgovaraju}e vra}aadresu ~itavog retka ili stupca.

Argument broj_podru~ja potreban je jedino ako je u argument adresa uklju-~eno vi{e podru~ja. Taj argument ozna~ava s kojim podru~jem je potrebnoupotrijebiti argumente broj_retka i broj_stupca. Prvo je podru~je u argumentuadresa ozna~eno s 1, drugo s 2, itd. Ako se argument broj_podru~ja ispusti,pretpostavlja se podru~je broj 1. Argument broj_podru~ja mora uvijek bitipozitivna cjelobrojna vrijednost. Ako je broj_podru~ja manji od 1, funkcijavra}a vrijednost pogre{ke #REF!.

Pogledajmo nekoliko primjera da bismo vidjeli kako funkcija radi. Slika 12-18 na sljede}oj stranici pokazuje primjer upotrebe funkcije INDEX.Formula u }eliji A1

=INDEX(C3:E6,A2,A3)


naliza

po

data

ka

III.

453

Evo jo{ jednog, ne{to sloènijeg, primjera. Upotrebom radne stranice saslike 12-18, formula

=INDEX(C3:E6,0,2)

prikazuje vrijednost gre{ke #VALUE! jer argument broj_retka koji je 0 prisi-ljava INDEX da vrati adresu ~itavog stupca odre|enog argumentombroj_stupca s vrijedno{}u 2, {to je raspon D3:D6. Vrijednost pogre{ke#VALUE! vidjet }ete zato jer Excel ne moè prikazati vrijednost kao rezultatraspona. Me|utim, ako ovu formulu ugnijezdimo u drugu funkciju:

=SUM(INDEX(C3:E6,0,2))

rezultat }e biti 2600, {to je zbroj vrijednosti u D3:D6. Tako moète vidjetivrijednost dobivanja adresnog rezultata funkcijom INDEX.

Ako je adresa samo jedan redak duboka ili samo jedan stupac {iroka, moèteza odabir vrijednosti upotrijebiti samo jedan indeks. Ponovo koriste}i sliku12-18 formula

=INDEX(C3:C6,2)

vra}a vrijednost 200. Sli~no tome, formula

=INDEX(C3:E3,2)

vra}a vrijednost 500. (Funkcija INDEX sli~na je funkciji CHOOSE kada seupotrebljava s jednodimenzionalnom tablicom.)

Pogledajmo sada kako radi funkcija INDEX s vi{estrukim rasponima kaoargumentom adresa. (Zapamtite, kada se koristi vi{e od jednog raspona,


454

upotrebljava koordinatu retka u }eliji A2, vrijednost 3, i koordinatu stupcau }eliji A3, vrijednost 2, kako bi vratila adresu }elije u tre}em retku i dru-gom stupcu raspona C3:E6, {to odgovara }eliji D5. Me|utim, s obzirom daExcel prikazuje vrijednost rezultata, u }eliji A1 prikazuje se broj 700 ({to jesadràj }elije D5).

Datoteku Lookup Plus.xls koja je kori{tena u sljede}em primjeru moète na}ina http://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/.

SLIKA 12-18.Funkciju INDEXmoète upotrijebitiza povrat adrese}elije u kojoj se na-lazi traèna vrijed-nost.

VIDI IInformacije o funkci-ji CHOOSE potraìteu “Funkcija CHOO-SE”, na 444. str.

?

NA WEBUW

morate argument zatvoriti u zagrade.) Primjerice, u formuli

=INDEX((A1:C5,D6:F10),1,1,2)

adresni se raspon sastoji od dva podru~ja: A1:C5 i D6:F10. Argumentbroj_podru~ja s vrijedno{}u 2 upu}uje funkciju INDEX da radi na drugom odova dva podru~ja. Ova formula vra}a adresu D6, {to je }elija u prvomstupcu i prvom retku raspona D6:F10. Prikazani rezultat je vrijednost u toj}eliji.

Funkcija OFFSETFunkcija OFFSET vra}a adresu odre|ene visine i {irine {to ozna~avapodru~je koje se nalazi na odre|enoj poziciji relativno u odnosu na druguadresu. Funkcija ima oblik

=OFFSET(adresa, reci, stupci, visina, {irina)

Argument adresa odre|uje poziciju od koje se ra~una pomak. Argumenti recii stupci odre|uju okomiti i vodoravni razmak izme|u argumenta adresa iadrese vra}ene funkcijom. Pozitivne vrijednosti za argumente reci i stupciodre|uju pomake nadolje i udesno od argumenta adresa. Negativne vrijed-nosti odre|uju pomake prema gore i ulijevo. Argumenti visina i {irina suopcijski. Ako ih ispustite, funkcija vra}a adresu jednakih dimenzija argu-mentu adresa. Ako ih ubacite u funkciju, moraju biti pozitivni brojevi.

Funkcija INDIRECTFunkciju INDIRECT moète upotrijebiti kako biste izvukli sadràj }elije iznjene adrese. INDIRECT ima oblik

=INDIRECT(adresa, a1)

Argument adresa je adresa u obliku A1 ili R1C1 ili pak ime }elije, a a1 jelogi~ka vrijednost koja ozna~ava o kojoj se vrsti adresiranja radi. Ako je a1FALSE, Excel interpretira vrijednost argumenta adresa u obliku R1C1. Ako jeta vrijednost TRUE ili se ne odredi, adresa se interpretira u obliku A1. Akopodatak odre|en kao adresa nije valjan, funkcija vra}a vrijednost pogre{ke#REF!.

Primjerice, ako }elija C6 radne stranice sadrì tekstualnu vrijednost B3, a}elija B3 sadrì vrijednost 2.888, tada formula

=INDIRECT(C6)


naliza

po

data

ka

III.

455

vra}a vrijednost 2.888. Ako je va{a radna stranica pode{ena tako da prika-zuje adrese oblika R1C1, te ako }elija R6C3 sadrì adresu R3C2, a }elijaR3C2 vrijednost 2.888, tada formula

=INDIRECT(R6C3,FALSE)

tako|er vra}a vrijednost 2.888.

Funkcije ROW i COLUMNIako su imena funkcija ROW i COLUMN gotov jednaka kao i imena funkci-ja ROWS i COLUMNS, te se funkcije zna~ajno razlikuju. Ove funkcije imajuoblik

=ROW(adresa)

i

=COLUMN(adresa)

Rezultat je ovih funkcija broj retka ili stupca }elije ili raspona na koji seodnosi argument funkcije. Primjerice, formula

=ROW(H5)

vra}a rezultat 5. A formula

=COLUMN(C5)

vra}a rezultat 3, zato jer je stupac C tre}i stupac u radnoj stranici.

Ako se argument adresa ispusti, rezultat je broj retka ili stupca }elije kojasadrì funkciju.

Ako je argument adresa raspon ili ime raspona, a funkcija se unosi kao polje,rezultat je funkcije polje koje sadrì brojeve redaka ili stupaca za svaki odredaka ili stupaca u rasponu. Na primjer, ako odaberete }elije B1:B10, otip-kate formulu

=ROW(A1:A10)

a zatim pritisnete Ctrl+Shift+Enter kako biste ubacili formulu u sve }elijeraspona B1:B10, taj }e raspon sadràvati rezultat {1;2;3;4;5;6;7;8;9;10}, {to subrojevi retka za svaki }eliju argumenta.

Funkcije ROWS i COLUMNSFunkcija ROWS vra}a broj redaka adresiranog raspona ili polja i ima oblik

=ROWS(polje)


456

Argument polje je konstantno polje, adresa raspona ili ime raspona.Primjerice, rezultat formule

=ROWS({100,200,300;1000,2000,3000})

je 2, jer argument polje sadrì dva “retka”. Formula

=ROWS(A1:A10)

vra}a 10, jer raspon A1:A10 sadrì 10 redaka.

Funkcija COLUMNS identi~na je funkciji ROWS osim {to vra}a broj stu-paca, a ne redaka. Primjerice, formula

=COLUMNS(A1:C10)

vra}a 3, jer je raspon A1:C10 sadrì tri stupca.

Funkcija AREASPodru~je je jedna }elija ili pravokutni raspon }elija. Funkciju AREAS moèteupotrijebiti za odre|ivanje broja podru~ja u rasponu. Ova funkcija imaoblik

=AREAS(adresa)

Argument adresa moè biti adresa }elije, adresa raspona ili nekoliko adresaraspona. (Ako koristite nekoliko adresa raspona, morate ih zatvoriti uzagrade kako Excel ne bi zareze interpretirao kao odvajatelje argumenata.)Rezultat je funkcije broj podru~ja na koje se odnosi argument.

Primjerice, pretpostavimo da ime Test pridruìte grupi raspona A1:C5, D6,E7:G10. Funkcija

=AREAS(Test)

vra}a broj 3, broj podru~ja u grupi.

Funkcija TRANSPOSEFunkcija TRANSPOSE mijenja orijentaciju polja iz vodoravne u okomitu iobratno. Ova funkcija ima oblik

=TRANSPOSE(polje)

Ako je argument polje okomit, rezultiraju}e je polje vodoravno. Ako je argu-ment polje vodoravan, rezultiraju}e je polje okomito. Prvi redak vodoravnogpolja postaje prvi stupac rezultiraju}eg okomitog polja i obratno.


naliza

po

data

ka

III.

457

Funkcija TRANSPOSE mora biti upisana kao formula u polju, i to urasponu koji ima isti broj redaka i stupaca kao i argument polje.

Funkcija COUNTBLANKFunkcija COUNTBLANK jednostavno prebrojava prazne }elije uodre|enom rasponu i oblika je

=COUNTBLANK(raspon)

Argument raspon je raspon koji èlite provjeriti. Ova je funkcija ponekadnepredvidljiva jer formula koja rezultira tekstom, poput =”” ili =” “, zapra-vo nije prazna iako se tako moè ~initi. Suprotno tome, broje se }elije kojetehni~ki nisu prazne, ali im je rezultat 0, poput

=100-A1

gdje }elija A1 sadrì vrijednost 100.

Funkcija TYPEFunkcija TYPE odre|uje da li }elija sadrì tekst, broj, logi~ku vrijednost,polje ili vrijednost gre{ke. Ova funkcija ima oblik

=TYPE(vrijednost)

Rezultat funkcije TYPE je kôd za tip podatka u adresiranoj }eliji: 1 za broj, 2 za tekst, 4 za logi~ku vrijednost (TRUE ili FALSE), 16 za vrijednost po-gre{ke i 64 za polje.

Primjerice, ako }elija A1 sadrì broj 100, formula

=TYPE(A1)

vra}a 1. Ako }elija A1 sadrì tekst Microsoft Excel, formula vra}a vrijednost 2.


458

Za brzu i jednostavnu transpoziciju, odaberite raspon kojem èlite promijenitiorijentaciju, pritisnite Ctrl+C za kopiranje raspona pa iz izbornika Editodaberite Paste Special. Potvrdite opciju Transpose i kliknite na OK.

SAVJET❞

459

13Datumi i vrijeme

UMicrosoft Excelu 2000 mo`ete unositi datumske i vre-menske vrijednosti kako biste ozna~ili radnu stranicuili izveli neki datumski ili vremenski prora~un. Kao

rezultat, stvaranje vremenskog plana proizvodnje ili mjese~-nog sustava naplate predstavlja razmjerno jednostavan zada-tak. Iako Microsoft Excel upotrebljava broj~ane vrijednostikako bi brojio svaku nanosekundu, po~ev{i od po~etka sto-lje}a, u mogu}nosti smo formatirati ove brojeve kako bi ihprikazali u razumljivijem obliku.

13. POGLAVLJE

Kako Excel bilje`i datume i vrijeme 460

Unos datuma i vremena 461

Formatiranje datuma i vremena 466

Datumska i vremenska aritmetika 471

Datumske i vremenske funkcije 472

Kako Excel biljeì datume i vrijemeOsnovna jedinica vremena u Microsoft Excelu je dan. Svaki dan predstav-ljen je serijskom datumskom vrijedno{}u od 1 do 65380. Osnovni je datum,predstavljen serijskom vrijedno{}u 1, nedjelja 1. sije~nja 1900. Najve}a serij-ska vrijednost, 65380, odgovara 31. prosincu 2078. Kada u radnu stranicuunesete datum, Excel biljeì taj datum kao serijsku vrijednost koja pred-stavlja broj dana od osnovnog do upisanog datuma. Primjerice, datum 1. sije~anj 2000. predstavljen je serijskom vrijedno{}u 36526, jer izme|u 1. sije~nja 1900. i 1. sije~nja 2000. ima 36526 dana.

Vrijeme je decimalna vrijednost koja predstavlja dio dana od njegova po~et-ka - 00:00 (pono}) – do odre|enog vremena. Podne, 12:00, biljeì se, na pri-mjer, kao 0.5 jer je razlika izme|u pono}i i podneva to~no polovica dana.Kombinacija vremena i datuma 2:09:03 PM, October 25, 1996, predstavljenaje serijskom vrijedno{}u 35363.5896180556.

Pridruìvanjem serijskih vrijednosti danima, satima, minutama i sekun-dama, Excel vam omogu}ava izvo|enje sofisticirane datumske i vremenskearitmetike. Datume i vremena moète upotrijebiti u svojim formulama istotako kao i ostale tipove podataka.


460

Ne morate brinuti moè li Excel rije{iti fenomen 2000. godine kojeg se svipla{e, a koji se jo{ naziva “Milenijski bug”. Poku{ajte u }eliju napisati 1/1/00,ozna~ite je i pogledajte na traku za unos formula. Kao {to ste se vjerojatno inadali, Excel va{ unos prepoznaje kao 1/1/2000.

Me|utim, ako rutinski radite s datumima koji preska~u dekade (ili stolje-}a!), trebali biste ste}i naviku uno{enja podataka s ~etiri znamenke. U Excelu2000, 31. prosinac 2029. predstavlja “~arobni datum” – to je posljednji danu kojem Excel jo{ pretpostavlja da je u budu}nosti prilikom unosa godine uobliku 00. Primjerice, ako u }eliju upi{ete 12/31/29, Excel pretpostavlja damislite na 2029. godinu. Ako, me|utim, upi{ete 1/1/30, Excel }e datum pro-cijeniti kao 1/1/1930. Stoga, ako morate upisati datum koji se de{ava u 2030.godini ili kasnije (ili u 1929. ili ranije), koristite na~in upisivanja datuma s~etiri znamenke.

Da, Excel raspoznaje Y2K problem, a vi?❡2000

Unos datuma i vremenaIako Microsoft Excel biljeì datume i vrijeme kao serijske vrijednosti, vi ihne morate unositi u tom obliku. U 7. poglavlju nau~ili ste da moète unijetibroj u }eliju i formatirati ga neposredno u }eliji. Op}enito, datume i vrijemeunosite na taj na~in. Jednostavno odaberite }eliju u koju èlite upisati poda-tak i utipkajte datum u jednom od sljede}ih formata: m/d/gg, d-mmm-gg,d-mmm ili mmm-gg. Postoji jo{ puno ugra|enih formata vremena i datu-ma, ali ovo su jedini koje }e Excel dok upisujete.

Primjerice, da biste unijeli datum 1. prosinca 2000., odaberite }eliju i upi{ite12/1/00 ili 12-1-2000 (kao odvajatelje moète upotrijebiti i kose crte i crtice.)U traci za formulu Excel ne prikazuje serijsku vrijednost datuma. Umjestotoga, }eliji se pridruùje format m/d/gg (ako }elija prije toga nije druk~ijeformatirana), pa se u traci za formulu prikazuje 12/1/00. Ako èlite, moètepromijeniti podrazumijevane postavke datuma, vremena i brojeva u okviruza dijalog Regional Settings, u Control Panelu.

Ako va{ unos sasvim ne odgovara formatu koji se koristi prilikom upisi-vanja, Excel bira format koji je najsli~niji va{em unosu. Primjerice, ako une-sete 1 Dec, vidjete }ete u }eliji formatirani podatak 1-Dec. U traci za formulupojavit }e se 12/1/2000 (pretpostavljaju}i da je trenutno 2000. godina) pa}ete jednostavnije mo}i mijenjati unos.

Datumi i vrijeme 13. POGLAVLJEA

naliza

po

data

ka

III.

461

Da biste vidjeli serijsku vrijednost koju Excel pridruùje datumu ili vremenuupotrijebite naredbu Cells iz izbornika Format. U okviru za dijalog FormatCells odaberite karticu Number i zatim General. Op}i format moète brzoprimijeniti preko tipkovnice, pritiskom na Ctrl+Shift+~ (tilda). PritisniteCtrl+Z ako èlite poni{titi promjenu formatiranja.

NAPOMENA>>

Iako moète (i vjerojatno biste trebali) upisivati datume u obliku ~etiri zna-menke za godinu, formati koje Excel koristi prilikom va{eg upisivanja oblikasu dvije znamenke. Primjerice, ako u }eliju upi{ete 1/1/2247, Excel }e to pri-kazati kao 1/1/47, ali ako kliknete na }eliju i pogledate traku za unos formu-la, vidjet }ete da je godina upisanog datuma 2247.

NAPOMENA>>

Na isti na~in moète unositi i vrijeme. Odaberite }eliju u koju èlite unijetipodatak i otipkajte vrijeme u jednom od sljede}ih oblika: h:mm AM/PM,h:mm:ss AM/PM, h:mm, h:mm:ss ili kombinirano s datumom m/d/ggh:mm. Uo~ite da sati, minute i sekunde moraju biti odvojeni dvoto~kom.(Ovako ne moète unositi minute.)

Na primjer, da biste u }eliju unijeli 2:15 PM, odaberite }eliju i unesite 2:15PM ili 14:15. U oba slu~aja Excel prepoznaje vrijeme kao decimalnu vrijed-nost ekvivalentnu vrijednosti 0.59375 i prikazuje je na radnoj stranici u for-matu Time koji ste upotrijebili za unos. (Ako ne uklju~ite AM, PM, am ilipm pri unosu, Excel koristi 24-satni, vojni~ki, na~in upisa vremena. Na 24-satnom satu 3:00 AM je 300 sati, 2:00 PM je 1400 sati, a 11:00 PM je 2300sati.)


462

Osnovni datum (datum koji odgovara serijskoj vrijednosti 1) moète promi-jeniti s January 1, 1990 – koristi ga Microsoft Excel za Windowse – na Janu-ary 2, 1904 – koristi ga Microsoft Excel za Macintosh. S izbornika Tools oda-berite Options, kliknite na karticu Calculation pa odaberite opciju 1904 DateSystem. Kada je uklju~ite, serijske datumske vrijednosti u va{oj radnoj straniciostaju iste, ali se prikaz svih datuma mijenja, a serijske vrijednosti bilo kojegdatuma koji unosite u svoju radnu stranicu u Excelu za Windowse poklapajuse s odgovaraju}im serijskim vrijednostima iz radnih stranica Excela za Ma-cintosh. Pri prijenosu informacija iz radne stranice kreirane u Excelu za Ma-cintosh u radnu stranicu Excela za Windowse, uklju~ivanje ove opcije osigu-rava da }e se serijske datumske vrijednosti ispravno prora~unavati. U ovojknjizi koristimo datumski sustav 1900 koji je standard za Windows i MS-DOSprograme.

Ako prenosite dokumente izme|u Excela za Macintosh i Excela za Win-dowse, ispravni se datumski sustav automatski postavlja. Kada se datumskisustav promijeni, postoje}e serijske datumske vrijednosti prikazuju razli~itedatume, ali se stvarne vrijednosti nemijenjaju. Kao rezultat, promijenite lidatumski sustav nakon {to po~nete unositi datume u radnu stranicu, svi }ese datumi razlikovati za 4 godine.

Opcija 1904 Date System

VIDI IVi{e informacijaformatu [h]:mm:ssna}i }ete u “Mjere-nje proteklog vre-mena” na 471. str.

?

VIDI IVi{e informacija ovlastitim, korisni~-kim formatima po-traìte u odjeljku“Stvaranje vlastitihdatumskih i vre-menskih formata”na 469. stranici.

?

Trenutno vrijeme ili datum moète unijeti u }eliju drè}i pritisnutom tipkeCtrl i Shift te priti{}u}i tipku s dvoto~kom (:). Vrijeme se unosi u formatuh:mm AM/PM. Trenutni datum moète unijeti u }eliju ili formulu drè}i pritis-nutom tipku Ctrl i priti{}u}i tipku s to~kom sa zarezom (;). Datum se unosi uformatu m/d/yy.

SAVJET❞

Slika 13-2 na sljede}oj stranici pokazuje rezultat. Raspon A1:A16 sadrì seri-ju datuma me|usobno udaljenih to~no jedan mjesec.

Ostale opcije odjeljka Date Unit okvira za dijalog Series omogu}avaju vamodre|ivanje razli~itih intervala za va{e datumske serije. Opcija Day stvaradatumsku seriju s razmakom od jednog ili vi{e dana (ovisno o vrijednostikoraka – Step Value); opcija Weekday stvara datumsku seriju upotrebljava-ju}i samo pet radnih dana u tjednu. Opcija Year stvara datumsku seriju sintervalom godine.

Opcija Step Value omogu}ava vam odre|ivanje intervala izme|u }elija.Primjerice, upisivanjem vrijednosti 2 u polje Step Value i potvrdom opcijeDate u odjeljku Type, te opcije Month u odjeljku Date Unit, moète stvoritidatumsku seriju za svaki drugi mjesec. Upisivanjem negativnog broja upolje Step Value, moète stvoriti datumsku seriju unazad.


naliza

po

data

ka

III.

463

SLIKA 13-1.

Upotrijebite okvirza dijalog Serieskako biste stvorilidatumsku seriju.

Unos serije datumaSeriju datuma u retku ili stupcu moète stvoriti na nekoliko na~ina, ali je tajzadatak posebno jednostavno izvodiv pomo}u naredbe Series podizbornikaFill izbornika Edit. S ovom naredbom moète izgraditi seriju datuma kojisu me|usobno udaljeni danima, tjednima, mjesecima ili godinama.

Pretpostavimo da èlite stvoriti seriju datuma u }elijama A1 do A16. Serijapo~inje s 1. 3. 2000., a datumi moraju biti me|usobno udaljeni to~no jedanmjesec. Slijedite naredne korake:

1. Otipkajte po~etni datum u prvu }eliju bloka u kojem èlite unijeti seri-ju – u ovom slu~aju otipkajte 3/1/2000 u }eliju A1.

2. Odaberite blok – u ovom slu~aju A1:A16 – i pokrenite Fill iz izbornikaEdit. Pojavit }e se okvir za dijalog Series, pokazan na slici 13-1.

3. Prihvatite podrazumijevane opcije uodjeljcima Series In i Type. (Opcija Columnsstvara stup~ane, a Date datumske serije.)

4. U odjeljku Date Unit, potvrditeMonth da biste zadali interval.Zatim provjerite da je u poljuStep Value vrijednost 1, tekliknite na OK.

Da biste postavili zavr{ni datum serije, moète u polje Stop Value unijetiodgovaraju}i datum. Primjerice, da biste unijeli seriju datuma koja se {iriod 1/1/00 do 12/31/01, otpikajte u }eliji 1/1/00, prikaìte okvir za dijalogSeries, potvrdite opciju Columns i otipkajte u polje Stop Value datum12/31/01. Ispod po~etne }elije Excel nastavlja nizanje datuma od 1/2/00 do12/31/01.

Unos datumske serije upotrebom opcije AutoFillU 8. poglavlju smo vas upoznali s opcijom AutoFill koja vam omogu}avastvaranje podatkovnih serija mi{em. Ova opcija vam tako|er omogu}ava ibrzo i jednostavno stvaranje datumskih serija. Npr., da biste na brzinu stvo-rili datumsku seriju za jedan mjesec sa slike 13-2, slijedite naredne korake:

1. Unesite po~etni datum – u ovom slu~aju 3/1/00 – u }eliju A1 (prvu }eli-ju raspona), a drugi datum serije, 4/1/00, u }eliju A2 (drugu }eliju).

2. Mi{em ozna~ite te dvije }elije.

3. Pomaknite pokaziva~ mi{a na hvataljku ispune u donjem desnomkutu odabranog dijela. (Ako hvataljka ispune nije vidljiva, odaberite iz izbornika Tools naredbu Options, kliknite na karticu Edit i uklju~iteopciju Allow Cell Drag And Drop.) Pokaziva~ mi{a se mijenja u debljikriì} kada se nalazi nad hvataljkom ispune.

4. Vucite hvataljku ispune mi{em dok ne ozna~ite karticu koji èlite po-puniti datumima (u ovom slu~aju }elije A1:A16).

5. Otpustite tipku mi{a. AutoFill analizira dvije odabrane }elije, odre|ujeda su ta dva datuma me|usobno udaljena jedan mjesec i stvaradatumsku seriju sa slike 13-2.


464

SLIKA 13-2.

Upotrebomnaredbe Series(podizbornik Fillizbornika Edit),stvorili smodatumsku serijuintervala jedanmjesec.

VIDI IVi{e informacija onaredbi Series po-traìte u odjeljku“Popunjavanje blo-kova }elija podaci-ma” na 274. str.

?

Redak 3 sadrì uobi~ajenu jednomjese~nu datumsku seriju, a redak 4 dvo-mjese~nu, pri ~emu su datumi 1/1/2000 i 3/1/2000 upotrijebljeni za po~et-ne vrijednosti. Reci 5 i 6 ilustriraju razli~ite formate i uve}anja, a redak 7sadrì datumsku seriju sa svakom drugom godinom.

Primjeri u recima 10 do 15 na slici 13-3 pokazuju kako je i samo jedna }elijadovoljna AutoFillu za odre|ivanje serije. Kada upotrijebite hvataljke ispunena jedno}elijskim vrijednostima poput onih iz redaka 10 do 15, Excel pret-postavlja da èlite uve}avati broj~anu vrijednost u svakoj }eliji. (Akoumjesto toga èlite kopirati }eliju, za vrijeme povla~enja mi{em drìte pri-tisnutom tipku Ctrl.) Me|utim, uo~ite da podaci u recima 11 do 15sadràvaju tekstualne vrijednosti. AutoFill prepoznaje tekstualne vrijednos-ti za dane i mjesece i pro{iruje ih kao da se radi o broj~anim vrijednostima.Dodatno tome, kada }elija sadrì mije{ani podatak s tekstom i brojem,AutoFill automatski kopira dio s tekstom (ako to nije ime mjeseca ili dana).AutoFill uve}ava broj~ani dio ako se on nalazi na jednoj od strana podatka(ali ne u sredini). Rezultati su prikazani u recima 11 i 14 na slici 13-3.

Kod povla~enja hvataljke ispune zamijetite ùti oblak koji se pojavljujepored kursora (kao {to je prikazano na slici 13-4) a koji prikazuje vrijednostikoje }e svaka }elija sadràvati nakon otpu{tanja tipke mi{a.

Postoji jo{ jedan trik osobine AutoFill koji skra}uje vrijeme rada: povucitehvataljku ispune tako da kliknete desnom tipkom mi{a. Pojavljuje se izbornikpre~ica prilikom otpu{tanja tipke mi{a, kao {to je prikazano na slici 13-4.


naliza

po

data

ka

III.

465

AutoFill koristi odabrane }elije kako bi odredio vrstu serije koju èlitestvoriti pomo}u hvataljke ispune (crni kvadrati} u donjem desnom kutu).Kao {to je obja{njeno u 8. poglavlju, AutoFill kopira tekst i neslijedne vri-jednosti, a automatski uve}ava slijedne broj~ane vrijednosti. S obzirom dase datumi spremaju kao serijske vrijednosti, AutoFill ih sekvencijalnouve}ava, {to pokazuje slika 13-3.

SLIKA 13-3.

Krenuv{i od vrije-dnosti iz odjeljkaSelected Value(s),upotrebom Auto-Filla dobili smovrijednosti nadesnoj straniradne stranice.

VIDI IVi{e informacija oopciji AutoFill po-traìte u odjeljku“Popunjavanje istvaranje serija mi-{em” na 241. str.

?

Izbornik pre~ica se pojavljuje prije bilo koje akcije ispunjavanja dopu{taju}ivam da izaberete neku od opcija ove operacije. Ako ono {to èlite u~initinije prikazano na izborniku, on }e vam dodatno pomo}i da otvorite okvirza dijalog Fill Series – kliknite na naredbu Series na dnu izbornika.

Formatiranje datuma i vremenaNakon unosa datuma, moète upotrijebiti naredbu Cells izbornika Formatkako biste promijenili pripadaju}i format. Sljede}a tablica pokazuje kakodatum 24. velja~e 2000. izgleda u prvih pet ugra|enih datumskih formata:

Da biste na }eliju primijenili format Date, slijedite naredne korake:

1. Odaberite }eliju koju èlite formatirati.

2. Iz izbornika Format odaberite Cells (ili pritisnite Ctrl-1) i kliknite nakarticu Number u okviru za dijalog Format Cells prikazanog na slici13-5.


466

SLIKA 13-4.

Da biste prikazaliizbornik pre~icapovucite hvataljkuispune i kliknitedesnom tipkommi{a.

m/d 2/24

m/d/yy 2/24/2000

mm/dd/yy 02/24/2000

d-mmm 24-Feb

d-mmm-yy 24-Feb-2000

Format Prikaz

Sli~no tome moète mijenjati i format prikaza vremena. Sljede}a tablica po-kazuje rezultate formatiranja vremenskog podatka 13:52:32.44 upotrebomprvih osam formata Time:

Primijetite da neki formati koriste tradicionalni 12-satni na~in ozna~avanja,a ostali 24-satni na~in ozna~avanja. Usto, zadnja dva formata prikazujudatum kao 1/0/00 jer podatak ne uklju~uje datum.


naliza

po

data

ka

III.

467

SLIKA 13-5.

Za primjenu da-tumskih formatakoristite karticuNumber okvira zadijalog FormatCells.

3. Odaberite kategoriju Date.

4. Odaberite èljeniformat iz popisaType i kliknite naOK.

h:mm 13:52

h:mm PM 1:52 PM

h:mm:ss 13:52:32

h:mm:ss PM 1:52:32 PM

mm:ss.0 52:32.4

[h]:mm:ss 13:52:32

m/d/yy h:mm PM 1/0/00 1:52 PM

m/d/yy h:mm 1/0/00 13:52

Format Prikaz

VIDI IVi{e informacija oformatu [h]:mm:sskoji se u popisi Ty-pe pojavljuje i kao26:30:55, potraìteu odjeljku “Mjere-nje proteklog vre-mena” na 471. str.

?

Kombiniranje datumskih i vremenskih formataUz ugra|ene formate koji prikazuju datume i vrijeme, kombinirani format –m/d/yy h:mm – prikazuje datum i vrijeme u jednoj }eliji. Primjerice, ako}elija sadrì serijsku vrijednost 36355.625, te na taj podatak primijenite for-mat m/d/yy h:mm PM, datum i vrijeme }e se prikazati kao 7/14/99 3:00 PM.

Kada unosite kombinaciju datuma i vremena u formatu, moète upisati i7/14/99 3:00 ili 3:00 AM 7-14-99. U traci za formulu se 7/14/99 3:00 prikazujekao 7/14/1999 3:00:00 AM jer su vrijednosti za sekunde, kao i oznake AM iPM dijelovi stvarne vrijednosti datuma i vremena.


468

Peti format (mm:ss.0) prikazuje samo minute i sekunde, omogu}avaju}ivam mjerenje vremena s to~no{}u na desetinku sekunde.

Da biste na }eliju primijenili jedan od formata Time, slijedite narednekorake:

1. Odaberite }eliju koju èlite formatirati.

2. Iz izbornika Format pokrenite Cells (ili pritisnite Ctrl-1) i kliknite nakarticu Number iz okvira za dijalog Format Cells prikazanog na slici13-6.

SLIKA 13-6.

Da biste formatTime primijenilina }eliju, koristitenaredbu Cells izizbornika Format.

3. Odaberite kategoriju Time.

4. Odaberite èljeniformat iz popiseType i kliknite naOK.

Stvaranje vlastitih datumskih i vremenskih formataDa biste dopunili standardne datumske i vremenske formate, moètestvoriti i vlastite. Op}a je tehnika jednaka tehnici stvaranja vlastitihbroj~anih formata.

Na primjer, da biste stvorili format koji prikazuje datum u najpotpunijemobliku, tako da podatak July 14,2000 bude prikazan kao Monday, July 14,2000, slijedite naredne korake:

1. Odaberite }eliju u kojoj èlite prikazati datum.

2. Iz izbornika Format pokrenite Cells (ili pritisnite Ctrl-1) i kliknite nakarticu Number.

3. Odaberite kategoriju Custom.

4. Ozna~ite u popisi Type jedan od formata i utipkajte vlastiti – u ovomslu~aju dddd mmmm d,yyyy.

5. Kliknite na OK. Excel sprema novi format u popisu Type kategorijeCustom i prikazuje datum s novim formatom u odabranoj }eliji.

Istu tehniku moète primijeniti i za prikaz samo dijela datuma ili vremena.Na primjer, ako unesete format mmmm, Excel prikazuje datum July 14, 2000samo kao July.

Nakon {to u popisu Type dodate vlastiti datumski ili vremenski format,moète ga primijeniti na bilo koji datumski ili vremenski podatak. Jedno-stavno odaberete }eliju koja sadrì takav podatak, pokrenete naredbu Cellsiz izbornika Format (ili pritisnete Ctrl+1), kliknete na karticu Number,odaberete kategoriju Custom, iz popise Type odaberete èljeni format izatim za primjenu formata kliknete na OK.

Tablica na sljede}oj stranici pokazuje formatiraju}e kodove koje moèteupotrijebiti za stvaranje vlastitih datumskih i vremenskih formata. Voditera~una o dvije stvari. Prvo, kada unesete kôd m odmah nakon h ili kôd mmodmah nakon hh, Excel prikazuje minute umjesto mjeseci. Ina~e, Excel pret-postavlja da m ozna~ava mjesece. Drugo, ako u vremenskom formatu uklju-~ite jedan od formata AM/PM, am/pm, A/P ili a/p, Excel }e primijeniti 12-satni na~in ozna~avanja; ako se ovi kodovi ispuste, Excel }e primijeniti24-satni na~in ozna~avanja.


naliza

po

data

ka

III.

469

VIDI IVi{e informacija ovlastitim formati-ma potraìte u od-jeljku “Stvaranjevlastitih broj~anihformata” na 170.str.

?


470

General Broj u formatu General (serijska vrijednost)

d Broj dana bez vode}e nule (1-31)

dd Broj dana s vode}om nulom (01-31)

ddd Kratica za dan u tjednu (Sun-Sat)

dddd Ime dana u tjednu (Sunday-Saturday)

m Broj mjeseca bez vode}e nule (1-12)

mm Broj mjeseca s vode}om nulom (01-12)

mmm Kratica za mjesec (Jan-Dec)

mmmm Ime mjeseca (January-December)

yy Zadnje dvije znamenke broja godine (00-99)

yyyy Cijeli broj godine (1900-2078)

h Sat bez vode}ih nula (0-23)

hh Sat s vode}om nulom (00-23)

m Minute bez vode}e nule (0-59)

mm Minute s vode}om nulom (00-59)

s Sekunde bez vode}e nule (0-59)

ss Sekunde s vode}om nulom (00-59)

s.0 Sekunda i desetinka sekunde bez vode}e nule

s.00 Sekunda i stotinka sekunde s vode}om nulom

ss.0 Sekunda i desetinka sekunde s vode}om nulom

ss.00 Sekunda i stotinka sekunde bez vode}e nule

AM/PM Vrijeme u zapisu AM/PM

am/pm Vrijeme u zapisu am/pm

A/P Vrijeme u zapisu A/P

a/p Vrijeme u zapisu a/p

[ ] Kada se koristi za zatvaranje vremenskog koda, kao u [h],prikazuje apsolutno proteklo vrijeme; dopu{ta vam daprika`ete vi{e od 24 sata, 60 minuta ili 60 sekundi.

Kôd Prikaz

Mjerenje proteklog vremenaZagrade na kraju popisa u tablici zasluùju posebno obja{njenje. Vremenskekodove moète zatvoriti u zagrade kako biste prikazali vi{e od 24 sata, vi{eod 60 minuta ili vi{e od 60 sekundi u vremenskoj vrijednosti. Zagrade semoraju pojaviti oko prvog koda formata. Excel nudi jedan ugra|eni kôd zaproteklo vrijeme, [h]:mm:ss u kategoriji Custom okvira za dijalog FormatCells. Ostali dozvoljeni kodovi u zagradama su:

[mm]:ss

[ss]

Kodovi u zagradama nemaju u~inka ako se upotrijebe na nekoj drugoj pozi-ciji. Npr., kôd h:[mm]:ss jednostavno ozna~avaju uobi~ajeni format h:mm:ss.

Pretpostavimo da èlite odrediti koliko je vremena proteklo izme|u dvadatuma i unesete u }elije A1, A2 i A3 sljede}e vrijednosti:

11/23/00 13:32

11/25/00 23:59

=A2-A1

Ako na }eliju A3 primijenite ugra|eni format [h]:mm:ss, rezultat formule u}eliji A3 bit }e jednak 58:27:00, {to predstavlja proteklo vrijeme izme|u dvaunesena datuma. Ako na }eliju A3 primijenite obi~ni format h:mm:ss, rezul-tat je 10:27:00, razlika u vremenima koja ne uklju~uje razliku u datumima.Format [h]:mm:ss dostupan je i u kategoriji Time, gdje se u popisi Type po-javljuje kao 37:30:55.

Datumska i vremenska aritmetikaNakon {to unesete datum, moète ga upotrijebiti u formulama i funkcijamapoput bilo koje druge vrijednosti. Pretpostavimo da èlite izra~unati datumkoji je 200 dana unaprijed od 4. srpnja 2000. ako }elija A1 sadrì podatak7/4/00, moète upotrijebiti formulu

=A1+200

kako biste izra~unali 200 dana unaprijed, {to je 36911, odnosno 1/20/01.

Kao drugi primjer, pretpostavimo da èlite na}i broj tjedana izme|u 31.listopada 1999. i 13. svibnja 2000. Upotrijebite formulu

=((“5/13/00”)-(“10/31/99”))/7

koja rezultira s otprilike 27.9 (tjedana).


naliza

po

data

ka

III.

471

Vrijeme moète koristiti u formulama i funkcijama jednako kao i datume.Me|utim, rezultati vremenske aritmetike nisu tako jednostavno razumljivikao u datumskoj aritmetici. Primjerice, moète odrediti koliko je vremenaproteklo izme|u 8:22 AM i 10:45 PM ovom formulom:

=”22:45”-”8:22”

Rezultat je 0.599306, {to se moè formatirati kao 2:23 PM. Excel prikazujerezultat u odnosu na pono}, pa stoga vrijednost 2:23 PM ozna~ava da jeizme|u dva zadana vremena pro{lo 14 sati i 23 minute.

Pretpostavimo da èlite odrediti vrijeme 2 sata, 23 minute i 17 sekundinakon 12:35:23 PM. Formula

=(“12:35:23 PM”)+(“2:23:17”)

vra}a to~an rezultat: 0.624074, {to se moè formatirati kao 2:58 PM. U ovojformuli 2:23:17 ne predstavlja apsolutno vrijeme (2:23:17 AM), ve} vremen-ski interval (2 sata, 23 minute i 17 sekundi). Ovaj je format za Excel potpu-no prihvatljiv.

Datumske i vremenske funkcijeExcelove datumske i vremenske funkcije omogu}avaju izvo|enje prora~unau radnoj stranici na brz i to~an na~in. Primjerice, ako va{u radnu stranicukoristite za prikaz pla}a u poduze}u, mogli biste upotrijebiti funkcijuHOUR za odre|ivanje dnevnih radnih sati, a funkciju WEEKDAY za odre-|ivanje trebaju li uposleni biti pla}eni po standardnoj satnici (od ponedjelj-ka do petka) ili za prekovremeni rad (za subote i nedjelje).

Funkcija TODAYFunkcija TODAY uvijek vra}a serijsku vrijednost trenutnog datuma.Funkcija TODAY ima oblik

=TODAY( )

Iako ova funkcija nema argumenata, morate uvijek uklju~iti zagrade.

Upotrijebite ovu funkciju kada èlite da datum na radnoj stranici uvijekbude dana{nji datum.


472

Excelov podrazumijevani format ne prikazuje sekunde, ali ih puna vrijednostvremena – 0.624074074074074 – uklju~uje.

NAPOMENA>>

VIDI IVi{e informacija oupotrebi datuma ivremena u formu-lama i funkcijamapotraìte u “Da-tumska i vremen-ska aritmetika” na 471. str.

?

Funkcija NOWFunkciju NOW moète upotrijebiti za unos trenutnog datuma i vremena u}eliju. Funkcija ima oblik

=NOW( )

Poput funkcije TODAY, funkcija NOW nema argumenata. Rezultat funkcijeje serijska vrijednost datuma i decimalni dio vremena. Primjerice, ako jedanas 21. lipnja 2000., a vrijeme je 11:45 AM, funkcija NOW vra}a vrijednost36728.48958.

Excel ne aùrira kontinuirano rezultat funkcije NOW. Ako vrijednost }elijekoja sadrì funkciju NOW nije trenutna, moète je aùrirati rekalkulacijomradne stranice. (Prora~un radne stranice izvodite unosom podatka, klikomna gumb Calc Now na kartici Calculation okvira za dijalog Options ili pri-tiskom na F9, odnosno na Ctrl+=.) Excel aùrira funkciju NOW i prisvakom otvaranju radne stranice.

Funkcija NOW jedan je od primjera nepostojane funkcije, odnosno funkcije~ija je izra~unata vrijednost podlo`na promjeni. Ako otvorite radnu stranicukoja sadrì vi{e od jedne funkcije NOW, a zatim odmah i zatvorite radnustranicu, Excel traì od vas potvrdu spremanja promjena iako niste u~iniliniti jednu, jer se u odnosu na zadnju upotrebu radne stranice promijenilatrenutna vrijednost funkcije NOW. (Drugi je primjer nepostojane funkcijeRAND.)

Funkcija WEEKDAYFunkcija WEEKDAY vra}a dan u tjednu za odre|eni datum i ima oblik

=WEEKDAY(serijski_broj,povratna_vrijednost)

Argument serijski_broj moè biti serijska datumska vrijednost, adresa }elijekoja sadrì ili datumsku funkciju ili serijsku datumsku vrijednost, ili tekst,poput 1/27/00, odnosno January 27, 2000. Ako koristite tekst, svakako gazatvorite u dvostruke navodnike.

Funkcija WEEKDAY vra}a broj koji predstavlja dan u tjednu na koji padaodre|eni datum. Opcijski argument povratna_vrijednost odre|uje na~in nakoji se prikazuje rezultat funkcije. Ako je povratna_vrijednost 1 ili se ne zada-je, funkcija vra}a broj izme|u 1 i 7, pri ~emu se 1 odnosi na nedjelju, a 7 nasubotu. Ako je povratna_vrijednost 2, funkcija vra}a broj od 1 do 7 pri ~emu 1 odgovara ponedjeljku, a 7 nedjelji. Ako je povratna_vrijednost 3, funkcijavra}a broj od 0 do 6, pri ~emu 0 odgovara ponedjeljku, a 6 nedjelji.


naliza

po

data

ka

III.

473

VIDI IVi{e informacija ofunkciji RAND po-traìte u odjeljku“Funkcije RAND iRANDBETWEEN”na 425. str.

?

Funkcije YEAR, MONTH i DAYFunkcije YEAR, MONTH i DAY vra}aju vrijednost za godinu, mjesec i daniz serijske datumsko/vremenske vrijednosti. Ove funkcije imaju oblik

=YEAR(serijski_broj)

i

=MONTH(serijski_broj)

i

=DAY(serijski_broj)

Argument serijski_broj moè biti serijska datumska vrijednost, adresa }elijekoja sadrì datumsku funkciju ili serijsku datumsku vrijednost, ili tekstual-ni datum uokviren dvostrukim navodnicima.

Rezultat ovih funkcija je vrijednost odgovaraju}eg dijela zadanog argumen-ta serijski_broj. Na primjer, ako }elija A1 sadrì datum

3/25/2000

formula

=YEAR(A1)

vra}a vrijednost 2000, formula

=MONTH(A1)

vra}a vrijednost 3, a formula

=DAY(A1)


Funkcije HOUR, MINUTE i SECONDKao {to vam funkcije YEAR, MONTH i DAY omogu}avaju izdvajanje go-dine, mjeseca i dana iz serijske datumsko/vremenske vrijednosti, tako


474

Mo`da }ete htjeti formatirati }eliju koja sadrì funkciju WEEKDAY premavlastitom formatu dan-u-tjednu poput dddd. To vam formatiranje omogu}ujeda rezultat funkcije WEEKDAY koristite u drugim funkcijama i da i dalje imatesmisleni prikaz na ekranu.

SAVJET❞

funkcije HOUR, MINUTE i SECOND izdvajaju sate, minute i sekunde izserijske datumsko/vremenske vrijednosti. Ove funkcije imaju oblik

=HOUR(serijski_broj),

i

=MINUTE(serijski_broj)

i

=SECOND(serijski_broj)

Rezultat je ovih funkcija vrijednost koja odgovara dijelu argumenta serij-ski_broj. Primjerice, ako }elija B1 sadr`i vrijeme

12:15:35 PM

formula

=HOUR(B1)

vra}a vrijednost 12, formula

=MINUTE(B1)

vra}a vrijednost 15, a formula

=SECOND(B1)


Funkcije DATEVALUE i TIMEVALUEExcelova funkcija DATEVALUE pretvara datum u serijsku vrijednost. Sli~na je funkciji DATE, ali kao argument morate unijeti tekst. FunkcijaDATEVALUE ima oblik

=DATEVALUE(tekst_datum)

Argument tekst_datum predstavlja bilo koji datum od 1. sije~nja 1900 i to ubilo kojem Excelovom ugra|enom datumskom formatu. (Oko teksta moratepostaviti dvostruke navodnike.) Na primjer, formula

=DATEVALUE(“December 31, 2345”)

vra}a serijsku vrijednost 162899. Ako unesete tekst_datum bez godine, Excelnadomje{ta podatak s teku}om godinom s internog sata va{eg ra~unala.

Funkcija TIMEVALUE pretvara vrijeme u decimalnu vrijednost. Sli~na jefunkciji TIME, ali kao argument morate unijeti tekst. Funkcija TIMEVALUEima oblik

=TIMEVALUE(tekst_vrijeme)


naliza

po

data

ka

III.

475

Argument tekst_vrijeme predstavlja vrijeme u bilo kojem od ugra|enihExcelovih vremenskih formata. (Oko teksta morate postaviti dvostrukenavodnike.) Na primjer, ako unesete

=TIMEVALUE(“4:30 PM”)

funkcija vra}a decimalnu vrijednost 0.6875.

Specijalizirane datumske funkcijeSkup specijaliziranih datumskih funkcija izvodi operacije poput prora~unaza pla}e i radne rasporede. Funkcije opisane u ovom odjeljku dostupne sujedino ako instalirate dodatak Analysis ToolPak.

Funkcije EDATE i EOMONTHFunkciju EDATE koristite za prora~un to~nog datuma koji pada na zadanibroj mjeseci prije ili nakon danog datuma. Ova funkcija ima oblik

=EDATE(po~etni_datum, mjeseci)

Argument po~etni_datum je datum od kojeg izra~unavate, a mjeseci su cijelibroj koji ozna~ava broj mjeseci prije ili poslije po~etnog datuma. Ako jeargument mjeseci pozitivan, funkcija EDATE vra}a datum nakon po~etnog,ako je taj argument negativan, vra}a se datum prije po~etnog.

Primjerice, kako biste izra~unali datum koji pada to~no 23 mjeseca nakon12. lipnja 1999, unesite formulu

=EDATE(“6/12/99”,23)

koja vra}a vrijednost 37023, odnosno 12. svibnja 2001.

Funkcija EOMONTH vra}a datum koji je odre|eni broj mjeseci prije iliposlije danog datuma. EOMONTH je sli~an funkciji EDATE, osim {to jevra}ena vrijednost uvijek datum posljednjeg dana u mjesecu. FunkcijaEOMONTH ima oblik

=EOMONTH(po~etni_datum, mjeseci)

Na primjer, da biste izra~unali serijsku datumsku vrijednost koja je posljed-nji dan u mjesecu i 23 mjeseca nakon 12. lipnja 1999., unesite formulu

=EOMONTH(“6/12/99”,23)

koja vra}a 36311, odnosno 31. svibnja 2001.


476

VIDI IVi{e informacija ododatku AnalysisToolPak potra`ite uodjeljku “PristupAnalysis ToolPaku”na 564. str.

?

Funkcija YEARFRACFunkcija YEARFRAC izra~unava decimalni broj koji predstavlja dio godinekoji pada izme|u dva datuma. Ova funkcija ima oblik

=YEARFRAC(po~etni_datum, zavr{ni_datum, osnova)

Argumenti po~etni_datum i zavr{ni_datum odre|uju vremensko razdobljekoji èlite pretvoriti u dio godine. Osnova je vrsta brojanja dana koju èliteupotrijebiti. Ako je argument osnova 0 (ili se ne zadaje), radi se osnovi30/360, ili 30 dana po mjesecu i 360 dana u godini. Osnova vrijednosti 1ozna~ava stvarno/stvarno, odnosno stvarni broj dana u mjesecu/stvarnibroj dana u godini. Sli~no tome, osnova vrijednosti 2 ozna~ava stvarno /360,a osnova vrijednosti 3 ozna~ava stvarno /365. Osnova vrijednosti 4ozna~ava europsku metodu odre|ivanja osnove koja tako|er koristi 30dana po mjesecu i 360 dana po godini.

Primjerice, kako biste odredili dio godine koji pada izme|u 4/12/00 i12/15/00, unesite formulu

=YEARFRAC(“4/12/00”,”12/15/00”)

koja vra}a vrijednost 0.675 na temelju 30-dnevnog mjeseca i 360-dnevnegodine.

Funkcije WORKDAY i NETWORKDAYSFunkcije WORKDAY i NETWORKDAYS su neprocjenjive za svakoga tkoprora~unava pla}e i dobiti ili za onoga tko odre|uje radni raspored. Objefunkcije vra}aju vrijednosti koje se temelje samo na radnim danima, isklju-~uju}i dane vikenda. Usto, moète birati èlite li uklju~iti praznike i odreditito~ne datume.

Funkcija WORKDAY vra}a datum koji pada to~no odre|eni broj radnihdana prije ili nakon danog datuma. Ova funkcija ima oblik

=WORKDAY(po~etni_datum, dani, praznici)

Argument po~etni_datum je datum od kojeg èlite da funkcija broji, a dani su broj radnih dana prije ili nakon po~etnog datuma, ne uklju~uju}i danevikenda i praznike. Da biste brojali unaprijed od zadanog po~etnog datu-ma, upotrijebite za dane pozitivnu vrijednost. Negativnu vrijednost upotri-jebite ako èlite brojati dane unatrag od po~etnog datuma. Na primjer, dabiste odredili datum koji je 100 radnih dana od dana{njeg datuma, upotri-jebite formulu

=WORKDAY(NOW(),100)


naliza

po

data

ka

III.

477

Opcijski argument praznici moè biti polje ili adresa raspona }elija koji sa-drì datume koje èlite isklju~iti iz prora~una. Jednostavno unesite datumekoje èlite isklju~iti u polje ili blok odre|en kao ovaj argument. Ako praznikeostavite praznima, funkcija broji sve dane tjedna od po~etnog datuma.

Sli~no tome, funkcija NETWORKDAYS izra~unava broj radnih danaizme|u dva datuma. Ova funkcija ima oblik

=NETWORKDAYS(po~etni_datum, zavr{ni_datum, praznici)

Argument zavr{ni_datum je posljednji datum koji èlite uklju~iti u blok. I ovdje moète isklju~iti praznike. Primjerice, kako biste odredili broj radnihdana (uklju~uju}i praznike) izme|u 15. sije~nja 2000. i 30. lipnja 2000., upo-trijebite formulu

=NETWORKDAYS(“1/15/00”,”6/30/00”)

koja rezultira vrijedno{}u 120.


478

479

14Financijska analiza

Financijske funkcije Microsoft Excela 2000 omogu}avajuvam izvo|enje poslovnih prora~una, poput sada{njeneto vrijednosti i budu}e vrijednosti, bez upisa duga~-

kih i sloènih formula. Primjerice, pretpostavimo da èlitekupiti nekretninu i izra~unati neto sada{nju vrijednost na-bavne cijene kako biste odredili je li investicija vrijedna ula-ganja. Ve} ste upisali obroke pla}anja u }elije raspona A1:D1.Da biste izra~unali ovu vrijednost bez upotrebe funkcija,morali biste stvoriti formulu sli~nu ovoj:

=(A1/(1+.08))+(B1/(1+.08)^2)+(C1/(1+.08) ^3)+(D1/(1+.08) ^4)

Upotrebom funkcije NPV moète izvesti istu operaciju sasamo 15 pritisaka na tipkovnicu

=NPV(.08,A1:D1)

14. POGLAVLJE

Funkcije za izra~unavanje investicija 480

Funkcije za izra~unavanje postotne dobiti 486

Funkcije za izra~unavanje amortizacije 488

Funkcije za analizu vrijednosnica 491

Funkcije za izra~unavanje investicijaVe}ina financijskih funkcija prihva}a sli~ne argumente. Da bismo pojednos-tavili nastavak odjeljka, definirat }emo zajedni~ke argumente u sljede}ojtablici i objasniti razlike, ako postoje, u na~inu upotrebe u pojedinimfunkcijama. Drugi popis zajedni~kih argumenata nalazi se u odjeljku oamortizaciji.

Funkcija PVSada{nja vrijednost je jedna od naj~e{}e kori{tenih metoda mjerenja pri-vla~nosti dugoro~nih investicija. U osnovi, sada{nja je vrijednost dana{njavrijednost investicije. Odre|uje se obra~unavaju}i priliv (primljena pla}a-nja) investicije do dana{njeg vremena. Ako je sada{nja vrijednost prilivave}a od utro{ka za investicije, investicija je dobra.


480

Mnoge od financijskih funkcija obja{njenih u ovom poglavlju dio su dodatkaAnalysis ToolPak. Informacije o Analysis ToolPaku potra`ite u odjeljku“Pristup Analysis ToolPaku” na 502. stranici.

NAPOMENA>>

budu}a vrijednost Vrijednost investicije na kraju razdoblja (0 je ispu{tena)

priliv 1, priliv 2, ..., priliv n Periodi~ka pla}anja kada se pojedina~ni iznosirazlikuju

broj perioda Razdoblje investiranja

pla}anje Periodi~ko pla}anje kada su pojedina~ni iznosi jednaki

tip Vrijeme pla}anja (0 je ispu{tena)0 = na kraju period1 = na po~etku perioda

period Broj pojedina~nih periodi~kih pla}anja

sada{nja vrijednost Sada{nja vrijednost investicije

stopa Kamatna ili diskontna stopa

Argument Opis

Funkcija PV ra~una sada{nju vrijednost niza jednakih periodi~kih pla}anjaili pla}anja ukupne sume. (Struja konstantnih pla}anja se ~esto nazivaobi~nom rentom.) Ova funkcija ima oblik

=PV(stopa,broj perioda,pla}anje,budu}a vrijednost,tip)

Za definiciju ovih argumenata pogledajte prethodnu tablicu. Da biste izra~u-nali trenutnu vrijednost serije pla}anja, upotrijebite pla}anje, a za prora~unsada{nje vrijednosti pla}anja ukupne sume upotrijebite argument budu}a vri-jednost. Za investiciju s obje vrste pla}anja upotrijebit }ete oba argumenta.

Pretpostavimo da ste suo~eni s mogu}no{}u investiranja koja vra}a $1000svake godine kroz sljede}ih pet godina. Da biste primili ovu rentu, morateinvestirati $4000. Jeste li spremni platiti $4000 danas kako biste zaradili$5000 kroz sljede}ih pet godina? Da biste odlu~ili je li investicija prihvatlji-va, morate odrediti trenutnu vrijednost struje tisu}u dolarskih iznosa koje}ete primiti.

Pod pretpostavkom da mo`ete investirati va{ novac na teku}i ra~un s 4.5%,upotrijebit }emo 4.5 posto kao diskontnu stopu. (S obzirom da je diskontnastopa vrsta “granice” preko koje investicija mora prije}i prije nego {topostane privla~nom, obi~no se zove i grani~nom stopom.) Da biste odredilisada{nju vrijednost ove investicije, upotrijebite formulu

=PV(4.5%,5,1000)

Ova formula koristi argument pla}anje, nema argumenta budu}a vrijednost,kao ni argumenta tip, {to zna~i da se pla}anje vr{i na kraju perioda(podrazumijevano). Ova formula vra}a vrijednost -4389.98, {to zna~i dabiste trebali htjeti potro{iti $4389.98 sada kako biste primili $5000 krozsljede}ih nekoliko godina. S obzirom da je va{a investicija samo $4000,odlu~it }ete da je ovo prihvatljiva investicija.

Pretpostavimo sada da vam se nudi $5000 na kraju svih pet godina umjestopo $1000 nakon svake od pet godina. Je li investicija jo{ uvijek privla~na?Da biste to otkrili, upotrijebite formulu

=PV(4.5%,5,,5000)

Morate dodati jo{ jedan zarez za upra`njeno mjesto neiskori{tenog argu-menta pla}anje tako da Excel zna kako je 5000 argument budu}a vrijednost.Ponovo se ne koristi argument tip. Ova formula vra}a trenutnu vrijednost -4012.26, {to zna~i da mo`ete, uz grani~nu stopu od 4.5%, potro{iti $4012.26kako biste primili $5000 za pet godina. Iako ponuda pod ovim uvjetima vi{enije tako privla~na, jo{ uvijek je prihvatljiva jer je va{e ulaganje svega $4000.

Financijska analiza 14. POGLAVLJEA

naliza

po

data

ka

III.

481

Funkcija NPVNeto sada{nja vrijednost je jo{ jedna uobi~ajena metoda odre|ivanja ispla-tivosti investicije. Op}enito, svaka investicija koja vodi neto sada{njoj vri-jednosti ve}oj od nule smatra se isplativom. Ova funkcija ima oblik

=NPV(stopa,priljev1,priljev2,...,priljev29)

Definicije ovih argumenata pogledajte u tablici na stranicama 480. Dozvo-ljeno je ukupno 29 argumenata priljev. (U formulu se moè uklju~iti bilo kojibroj vrijednosti koriste}i za argumente polja.)

NPV se razlikuje od funkcije PV u dvije va`ne stvari. Dok PV podrazumije-va konstante vrijednosti priljeva, NPV dozvoljava razli~ita pla}anja. Drugava`na razlika je da PV dozvoljava pla}anja i primanja bilo na po~etku, bilona kraju perioda, dok NPV podrazumijeva da su sva pla}anja i primanjajednako raspodijeljena i doga|aju se na kraju perioda. Ako se tro{ak inves-ticije pla}a unaprijed, ne biste ga trebali uklju~iti kao jedan od argumenatapriljev, ve} se mora oduzeti od rezultata funkcije. S druge strane, ako setro{ak mora platiti na kraju prvog perioda, morali biste ga uklju~iti kaonegativni prvi priljev. Pogledajmo neke primjere kako bismo pomogli ura{~i{}avanju ovih razlika.

Pretpostavimo da razmi{ljate o investiciji koja }e vam na kraju prve godinedonijeti gubitak od $55 000, nakon ~ega slijede dobici $95 000, $140 000 i$185 000 na kraju druge, tre}e i ~etvrte godine. Unaprijed }ete uloìti $250000 uz grani~nu stopu od 12%. Da biste procijenili investiciju, upotrijebiteformulu

=NPV(12%,-55000,95000,140000,185000)-250000

Rezultat, -6153.65, govori vam da ne o~ekujete neto dobit od ove investicije.Uo~ite da negativne vrijednosti u formuli ozna~avaju novac koji }ete potro-{iti na va{u investiciju. (Da biste odredili koji bi po~etni tro{ak ili kamataopravdali investiciju, moète izvesti naredbu Goal Seek.)

Ova formula ne uklju~uje prethodne tro{kove investicije kao argumentfunkcije NPV. Me|utim, ako napravite po~etnu investiciju od $250 000 nakraju prve godine, formula je

=NPV(12%,(-250000-50000),95000,140000,185000)

Rezultat $20,6322.07 sugerira da bi to mogla biti isplativa investicija.


482

VIDI IVi{e informacija onaredbi Goal Seekpotraìte u odjelj-ku “Naredba GoalSeek” na 556. str.

?

Funkcija FVBudu}a vrijednost je u osnovi suprotnost sada{njoj vrijednosti, a funkcijaFV izra~unava vrijednost u nekom budu}em vremenu investicije koja sepla}a odjednom ili nizom periodi~kih pla}anja. Ova funkcija ima oblik

=FV(stopa,broj perioda,pla}anje,sada{nja vrijednost,tip)

Definicije ovih argumenata pogledajte u tablici na 480. stranici. Argumentpla}anje koristite za prora~un budu}e vrijednosti niza pla}anja, a argumentsada{nja vrijednost za prora~un pla}anja odjednom.

Pretpostavimo da razmi{ljate o otvaranju posebnog ra~una za mirovinskiplan. Planirate deponirati $2000 na po~etku svake godine, a o~ekujete pro-sje~nu kamatu od 11% kroz ~itav period. Uz pretpostavku da sada imate 30godina, koliko }ete novca akumulirati na ra~unu kada vam bude 65?Upotrijebite formulu

=FV(11%,35,-2000,,1)

kako biste dobili da }ete na ra~unu imati $758 328.81.

Sada pretpostavite da ste ra~un otvorili prije tri godine i da ve} imate $7500.Upotrijebite formulu

=FV(11%,35,-2000,-7500,1)

i dobit }ete kako je iznos na ra~unu narastao na $1 047 640.19.

U oba ova primjera, argument tip je 1 jer se pla}anja obavljaju na po~etkuperioda. Uklju~ivanje ovog argumenta posebno je va`no u financijskimprora~unima koji se odnose na vi{e godina. Ako u gornjoj formuli ispustiteargument tip, Excel pretpostavlja da dodajete novac na svoj ra~un na krajusvake godine i vra}a vrijednost $972 490.49 – razlika je ve}a od $75 000!

Funkcija PMTFunkcija PMT ra~una periodi~na pla}anja potrebna za otplatu zajma krozzadani broj perioda. Ova funkcija ima oblik

=PMT(stopa,broj perioda,sada{nja vrijednost,budu}a vrijednost,tip)

Pretpostavimo da `elite uzeti kredit na 25 godina s hipotekom na $100 000.Uz previ|enu kamatu od 8 posto, koliko }ete mjese~no pla}ati? Najprije


naliza

po

data

ka

III.

483

VIDI IDefinicije ovih argu-menata pogledajteu tablici na 480. str.

?

podijelite 8 posto s 12 kako biste do{li do mjese~ne kamate (pribli`no0.67%). Nakon toga pretvorite broj perioda u mjesece mnoè}i 25 s 12 (300).Sada uklju~ite mjese~nu kamatu, broj perioda i iznos kredita u formuluPMT

=PMT (0.67%, 300, 100 000)

da biste izra~unali mjese~nu ratu otplate hipoteke, koja iznosi – $774.47.(Rezultat je negativan jer je rije~ o tro{ku.) Kako je 0.67% zapravo pribliànbroj, moète koristiti formulu

=PMT((8/12)%,300,100000)

za to~niji rezultat. Ova formula vra}a -$771.82.

Funkcija IPMTFunkcija IPMT ra~una kamatni dio pla}anja zahtijevan za otplatu nekogiznosa kroz zadani vremenski period, s konstantnim periodi~kim pla}anji-ma i konstantnom kamatnom stopom. Ova funkcija ima oblik

=IPMT(stopa,broj perioda,sada{nja vrijednost,budu}avrijednost,tip)

Definicije ovih argumenata pogledajte u tablici na 480. stranici.

Kao i u prethodnom primjeru, pretpostavimo da posudite $100 000 na 25godina s kamatom od 8%. Formula

=IPMT((8/12)%,1,300,100000)

vam govori da kamatna komponenta rate koju imate platiti prvi mjeseciznosi – $666.67. Formula

=IPMT((8/12)%,300,300,100000)

kazuje vam da je kamatni dio kona~ne naplate istog kredita jednak -$5.11.

Funkcija PPMTFunkcija PPMT je sli~na funkciji IPMT, osim {to ra~una glavnicu otplatekada se kredit otplati nakon zadanog perioda s konstantnim obrocima i


484

konstantnom kamatom. Ako izra~unate i IPMT i PPMT za isti period,moète zbrojiti rezultate kako biste dobili ukupni iznos. Funkcija PPMT imaoblik

=PPMT(stopa,period,broj perioda,sada{nja vrijednost,budu}avrijednost,tip)

Definicije ovih argumenata pogledajte u tablici na 480.

Pretpostavimo opet da ste posudili $100 000 na 25 godina uz kamatu od 8posto.

Formula

=PPMT((8/12)%,1,300,100000)

kazuje vam da je glavnica svake obro~ne otplate jednaka -$105.15. Formula

=PPMT((8/12)%,300,300,100000)

govori vam da je glavni~ni dio kona~ne otplate istog kredita jednak -$766.70.

Funkcija NPERFunkcija NPER ra~una broj perioda potrebnih za otplatu kredita uz zadanuperiodi~ku otplatu. Ova funkcija ima oblik

=NPER(stopa,pla}anje,sada{nja vrijednost,budu}avrijednost,tip)


Pretpostavimo da moète izdràti mjese~nu ratu od $1000. i èlite znati koli-ko dugo }ete otpla}ivati kredit od $100 000 uz kamatu od 8 posto. Formula

=NPER((8/12)%,-1000,100000)

vam kazuje da }e se va{a otplata produìti kroz 165.34 mjeseci.

Ako je argument pla}anje premalen za otplatu kredita uz ozna~enu kamatu,funkcija vra}a pogre{ku. Mjese~na otplata mora biti barem jednakaumno{ku periodi~ke kamate i glavnice; u suprotnom, kredit se ne moèotplatiti. Primjerice, formula

=NPER((8/12)%,-600,100000)

vra}a vrijednost gre{ke #NUM!. U ovom slu~aju, mjese~na pla}anja morajubiti barem $666.67 (ili $100 000 * (8/12)%) kako bi se kredit mogao otplatiti.


naliza

po

data

ka

III.

485

Funkcije za izra~unavanje postotne dobitiFunkcije RATE, IRR i MIRR ra~unaju kontinuirano plative dobiti na investiciju.

Funkcija RATEFunkcija RATE omogu}ava vam odre|ivanje postotne dobiti na investicijukoja generira niz jednakih periodi~nih pla}anja ili pla}anje odjednom. Ovafunkcija ima oblik

=RATE(broj perioda,pla}anje,sada{nja vrijednost,budu}avrijednost,tip,pogodak)

Definicije ovih argumenata pogledajte na 480. stranici. Argument pla}anjeupotrebljavate za izra~unavanje stopa za seriju jednakih periodi~kih pla}a-nja, a budu}u vrijednost za ratu pla}anja odjednom. Argument pogodak, koji jekao i tip opcijski argument, daje Excelu po~etni broj od kojeg kre}e uprora~un rate. Ako ispustite argument pogodak, Excel zapo~inje od 0.1(10%).

Pretpostavimo da razmi{ljate o investiciji koja }e vam dati pet godi{njihpla}anja u iznosu od $1000. Investicija stoji $3000. Da biste odredili stvarnigodi{nji postotak dobiti va{e investicije, upotrijebite formulu

=RATE(5,1000,-3000)

Ova formula vra}a 20%, postotnu dobit ove investicije. To~na vra}ena vri-jednost je 0.198577098, ali s obzirom da je odgovor tipa postotka, Excel for-matira }eliju kao postotnu vrijednost.

Funkcija RATE koristi iterativni (ponavljaju}i) proces za nalaènje postotnedobiti. Funkcija po~inje s ra~unom neto sada{nje vrijednosti investicijeprema postotku pogodak. Ako je prva neto sada{nja vrijednost ve}a od nule,funkcija bira ve}i postotak i ponavlja prora~un neto sada{nje vrijednosti.Ako je prva neto sada{nja vrijednost manja od nule, funkcija odabire niìpostotak i ponavlja ra~un. RATE nastavlja s postupkom dok ne do|e doto~ne postotne vrijednosti ili dok ne pro|e 20 iteracija.

Ako pri ra~unanju funkcijom RATE dobijete vrijednost pogre{ke #NUM!,Excel vjerojatno ne moè izra~unati postotak u 20 ponavljanja. Poku{ajte sunosom drugog pogotka kako biste funkciji omogu}ili bliì po~etni pogo-dak. Postotak izme|u 10% i 100% obi~no je u redu.


486

Funkcija IRRInterna postotna dobit investicije je postotak koji uzrokuje da neto sada{njavrijednost investicije bude jednaka nuli. Drugim rije~ima, interna postotnadobit je postotak koji uzrokuje da sada{nja vrijednost priliva investicijebude to~no jednaka tro{ku investicije.

Interna postotna dobit, poput neto sada{nje vrijednosti, sluì za usporedbuinvesticijskih prilika. Privla~na je ona investicija ~ija je neto sada{nja vrijed-nost, obra~unata prema zadanoj grani~noj stopi, ve}a od nule. Okrenite tujednad`bu i vidjet }ete da je diskontna stopa, potrebna da bi se dobila netosada{nja vrijednost jednaka nuli, obavezno ve}a od grani~ne stope. Stoga,privla~na je investicija ona kod koje je diskontna stopa potrebna za netosada{nju vrijednost jednaku nuli, ve}a od grani~ne stope.

Funkcija IRR je usko vezana uz funkciju RATE. Razlika izme|u RATE i IRRsli~na je razlici izme|u funkcija PV i NPV. Poput funkcije NPV, IRR ura-~unava investicijski tro{ak i nejednake obroke pla}anja. Funkcija IRR imaoblik

=IRR(vrijednosti,pogodak)

Argument vrijednosti je polje ili adresa bloka }elija koji sadrì brojeve.Dozvoljen je samo jedan argument vrijednosti, a on mora uklju~ivati baremjednu pozitivnu i jednu negativnu vrijednost. IRR zanemaruje tekst, logi~kevrijednosti i prazne }elije. IRR pretpostavlja da se transakcija odvija nakraju perioda i vra}a ekvivalentnu kamatnu stopu za tu duìnu perioda.

Kao i kod funkcije RATE, argument pogodak je opcijski i daje Excelu po~etnuvrijednost za prora~un. Ako pri izvo|enju funkcije IRR dobijete pogre{ku#NUM!, uklju~ite taj argument u funkciju kako biste pomogli Excelu unalaènju rje{enja.

Pretpostavimo da pristanete na kupnju suvlasni~kog dijela za $120 000.Kroz sljede}ih pet godina o~ekujete dobiti $25 000, $27 000, $35 000, $38 000i $40 000. Moète sastaviti jednostavnu radnu stranicu koja sadrì va{uinvesticiju i informacije o prihodu. Ubacite {est vrijednosti u }elije A1:A6radne stranice. (Po~etnu investiciju od $120 000 ubacite kao negativnu vri-jednost.) Formula

=IRR(A1:A6)

vra}a stopu od 11%. Ako je grani~na stopa 10%, va{u kupnju suvlasni{tvamoète smatrati dobrom investicijom.


naliza

po

data

ka

III.

487

Funkcija MIRRFunkcija MIRR sli~na je funkciji IRR po tome {to ra~una kamatnu stopuinvesticije: modificiranu internu stopu. Razlika je u tome {to MIRR uzima uobzir tro{kove posu|enog novca za investiciju i pretpostavlja da }ete pono-vo investirati novac koji investicija stvori. MIRR pretpostavlja da se trans-akcije obavljaju na kraju perioda i vra}a ekvivalentnu stopu za tu duìnuperioda. Funkcija MIRR ima oblik

=MIRR(vrijednosti,financijska stopa,reinvesticijska stopa)

Argument vrijednosti mora biti polje ili adresa bloka }elija koje sadrè bro-jeve, a predstavlja seriju pla}anja i prihoda koji se odvijaju u pravilnimperiodima. U taj argument morate uklju~iti barem jednu pozitivnu i jednunegativnu vrijednost. Financijska stopa je stopa uz koju ste posudili novackoji trebate za investiciju. Reinvesticijska stopa je stopa pod kojom ponovnoinvestirate gotovinu.

Nastavljaju}i s primjerom iz funkcije IRR, upotrijebite formulu

=MIRR(A1:A6,10%,8%)

kako biste izra~unali modificiranu stopu prihoda od 10%, uz pretpostavkutro{ka financijske stope od 10% i reinvesticijske stope od 8%.

Funkcije za izra~unavanje amortizacijeU odre|ivanju amortizacije sredstava za zadani period pomaè vam petfunkcija: SLN, DDB, DB, VDB i SYD. Sljede}a tablica sadrì ~etiri argumen-ta koji se koriste u ovim funkcijama.

Funkcija SLNFunkcija SLN omogu}ava vam odre|ivanje linearne amortizacije sredstvaza jedinstveni period. Metoda linearne amortizacije pretpostavlja da jeamortizacija jednolika kroz ìvotni vijek sredstva. Cijena, odnosno osnova,


488

cijena Po~etna cijena sredstava.

ìvot Vrijeme za koje }e sredstva biti amortizirana.

period Pojedini vremenski period koji }e se izra~unati.

ostatak Preostala vrijednost sredstava nakon {to su u potpunosti amortizirana.

Argument Opis

sredstva, minus procijenjena preostala vrijednost, raspore|uje se na jednakeiznose kroz ìvot sredstva. Ova funkcija ima oblik

=SLN(cijena,ostatak,ìvot)

Pretpostavimo da èlite amortizirati stroj koji stoji $8000 i ima ìvotni vijekod 10 godina, te preostalu vrijednost od $500. Formula

=SLN(8000,500,10)

govori vam kako je linearna amortizacija za svaku godinu $750.

Funkcije DDB i DBFunkcija DDB ra~una amortizaciju sredstva upotrebljavaju}i degresivnumetodu koja vra}a vremenski nejednoliko raspore|enu amortizaciju – vi{eu ranijim periodima, a manje kasnije. Upotrebom ove metode, amortizacijase ra~una kao postotak neto knjigovodstvene vrijednosti sredstva (cijenasredstva minus ranija godi{nja amortizacija). Funkcija ima oblik

=DDB(cijena,ostatak,ìvot,period,faktor)

Definicije prvih ~etiri argumenata pogledajte u tablici na 490. stranici. Sviargumenti funkcije DDB moraju biti pozitivni brojevi, a za argumente ìvot i period morate upotrijebiti istu vremensku jedinicu, odnosno, ako ìvotizrazite u mjesecima, tada i period morate izraziti u mjesecima. Argumentfaktor je opcion i podrazumijevana mu je vrijednost 2, {to ozna~ava normal-nu degresivnu metodu. Ako za faktor postavite vrijednost 3, upotrijebit }e sebrà degresivna metoda.

Pretpostavimo da èlite amortizirati stroj koji stoji $5000 i ~iji je vijek traja-nja pet godina (60 mjeseci), a ima preostalu vrijednost od $100. Formula

=DDB(5000,100,60,1)

govori vam da je degresivnom metodom amortizacija sredstva za prvimjesec jednaka $166.67. Formula

=DDB(5000,100,5,1)

govori vam da je ovom metodom amortizacija sredstva za prvu godinujednaka $2000.00. Formula

=DDB(5000,100,5,5)

ra~una amortizaciju za posljednju godinu, koja iznosi $259.20.


naliza

po

data

ka

III.

489

Funkcija DB sli~na je funkciji DDB, osim {to koristi fiksnu metodu i ra~unaamortizaciju za odre|eni period vijeka trajanja sredstva. Ova funkcija imaoblik

=DB(cijena,ostatak,ìvot,period,mjesec)

Definicije prvih ~etiri argumenta pogledajte u tablici na 488. stranici. Argu-menti ìvot i period moraju biti izraèni u istim vremenskim jedinicama.Argument mjesec je broj mjeseci u prvoj godini. Ako ispustite ovaj argument,Excel pretpostavlja da je on jednak vrijednosti 12, odnosno ~itavoj godini.Primjerice, kako biste izra~unali stvarnu amortizaciju prvog perioda za sred-stvo vrijednosti $1 000 000 i s preostalom vrijedno{}u od $100 000, krozìvotni vijek od {est godina, te sa sedam mjeseci u prvoj godini, upotrijebiteformulu

=DB(1000000,100000,6,1,7)

koja vra}a $186,083.33.

Funkcija VDBFunkcija VDB ra~una amortizaciju sredstva za bilo koji potpuni ili djelo-mi~ni period, upotrebljavaju}i bilo degresivnu metodu, bilo neku druguodre|enu metodu. Ova funkcija ima oblik

=VDB(cijena,ostatak,ìvot,po~etak,kraj,faktor,prekida~)

Definicije prva tri argumenta funkcije potraìte u tablici na 488. stranici. Ar-gument po~etak je period nakon kojeg }e se izra~unati amortizacija, a kraj jezadnji period za koji }e se amortizacija ra~unati. Ovi vam argumenti omo-gu}avaju odre|ivanje amortizacije za bilo koji vremenski interval u ìvot-nom vijeku sredstva. Argumenti po~etak, kraj i ìvot moraju biti izraèni uistim vremenskim jedinicama (dani, mjeseci, godine itd.). Argument faktor jestopa po kojoj opada krivulja. Argument prekida~ je vrijednost koja odre|ujetreba li se prebaciti na linearnu amortizaciju kada je njena vrijednost ve}aod degresivne.

Posljednja su dva argumenta opcijska. Ako ispustite faktor, Excel uzima vri-jednost 2 i koristi normalnu degresivnu metodu. Ako ispustite argumentprekida~ ili ga postavite na 0 (FALSE), Excel se prebacuje na linearnu amorti-zaciju kada je ona ve}a od degresivne. Da biste sprije~ili Excel u ovomprelasku na drugu metodu, postavite prekida~ na vrijednost 1 (TRUE).

Pretpostavimo da ste nabavili sredstvo u vrijednosti od $15 000 na kraju pr-vog kvartala teku}e godine, te da }e to sredstvo imati preostalu vrijednostod $2000 nakon pet godina. Da biste odredili amortizaciju ovog sredstva zasljede}u godinu (~etvrti do sedmi kvartal upotrebe), upotrijebite formulu


490

=VDB(15000,2000,20,3,7)

Amortizacija za ovaj period je $3 670.55. Upotrijebljene su vremenske jedi-nice kvartali. Uo~ite da je argument po~etak 3, a ne 4, s obzirom da preska-~emo prva tri perioda kako bismo zapo~eli s ~etvrtim. Ova formula neuklju~uje faktor, pa Excel ra~una amortizaciju upotrebom normalne degre-sivne metode. Da biste odredili amortizaciju za isti period koriste}i faktor1.5, upotrijebite formulu

=VDB(15000,2000,20,3,7,1.5)

S ovom stopom, amortizacija za isti period je $3180.52.

Funkcija SYDFunkcija SYD ra~una amortizaciju sredstva za odre|eni vremenski periodmetodom zbroja znamenki godine. Upotrebljavaju}i ovu metodu, amorti-zacija se ra~una na cijeni sredstva umanjenoj za preostalu vrijednost. Poputnormalne degresivne metode, metoda zbroja godi{njih brojki je isto takonelinearna. Funkcija SYD ima oblik

=SYD(cijena,ostatak,ìvot,period)

Definicije prva tri argumenta pogledajte u tablici na 488. stranici. Za argu-mente ìvot i period morate upotrijebiti iste vremenske jedinice.

Pretpostavimo da èlite amortizirati stroj nabavne vrijednosti $15 000,ìvotnog vijeka tri godine i preostalom vrijedno{}u od $1250. Formula

=SYD(15000,1250,3,1)

kazuje da je amortizacija izra~unata ovom metodom za prvu godinu $6875.Formula

=SYD(15000,1250,3,3)

govori da je amortizacija za tre}u godinu, koriste}i ovu metodu, $2,291.67.

Funkcije za analizu vrijednosnicaExcel nudi grupu funkcija napravljenih za specifi~ne zadatke koji se odnosena prora~un i analizu razli~itih vrsta vrijednosnih papira. Sve su ove funkci-je dio dodatka Analysis ToolPak. Ako vam ove funkcije nisu na raspolaga-nju, niste jo{ instalirali Analysis ToolPak. Da biste instalirali taj dodatak,pokrenite naredbu Add-ins iz izbornika Tools, odaberite iz popisa Add-insAvailable element Analysis ToolPak-VBA, te kliknite na OK. Ako se ovaopcija ne nalazi u popisu, morat }ete ponovno pokrenuti program MicrosoftExcel Setup.


naliza

po

data

ka

III.

491

Mnoge od ovih funkcija dijele sli~ne argumente. Opisat }emo one naj~e{}eu sljede}oj tablici kako bismo izbjegli ponavljanje istih informacija u dalj-njim opisima funkcija.

Excel u funkcijama ra~una sa serijskim datumskim vrijednostima. Datumeu funkcije moète unijeti na tri na~ina: unosom njihova serijskog broja, unosom datuma pod dvostrukim navodnicima ili unosom adrese }elije kojasadrì datum. Primjerice, 30. lipanj 2000. se moè unijeti kao serijska vrijed-nost 36707 ili kao “6/30/00”. Ako unesete datum u }eliju kao 6/30/00, azatim u funkciji adresirate tu }eliju umjesto unosa samog datuma, Excelkoristi serijsku datumsku vrijednost. (Da biste datum preveli u serijsku vrijednost, moète pritisnuti Ctrl-Shift-~ za primjenu formata General na}eliju.) Ako funkcija analize vrijednosnica rezultira pogre{kom #NUM!,provjerite jesu li datumi uneseni u dobrom obliku.


492

osnova Osnovna brojanja dana za osiguranje. Ako je ispu{tena, osnovna vrijednost je 0, ozna~avaju}i US osnovu. Ostale vrijednosti osnove:1 = stvarno/stvarno2 = stvarno/3603 = stvarno/3654 = europska 30/360

frekvencija Koli~ina investicije u vrijednosnice

investicija Iznos investicije u vrijednosnici

izdavanje Datum izdavanja vrijednosnice

dospije}e Datum dospije}a vrijednosnice

nominala Vrijednost nominale vrijednosnice; ako je ispu{tena tada je osnovna vrijednost $1 000.

cijena Cijena vrijednosnice

kupon Kamata vrijednosnice na dan izdavanja

otkup Vrijednost vrijednosnice kod otkupa

namirenje Datum namirenja vrijednosnice (datum kada je morate platiti)

prihod Godi{nji prihod vrijednosnice

Argument Opis

Datum dospije}a mora biti ve}i od datuma namirenja, koji pak mora bitive}i od datuma izdavanja. Isto tako, argumenti prihod i stopa moraju bitive}i ili jednaki nuli, a argument otkup mora biti ve}i od nule. Ako bilo kojiod ovih uvjeta nije ispunjen, u }eliji koja sadrì funkciju bit }e prikazanavrijednost pogre{ke #NUM!.

Funkcije DOLLARDE i DOLLARFRJedan od ovog para funkcija pretvara poznate razloma~ke cijene vrijedno-snica u decimalne vrijednosti, dok drugi radi obratno. Ove funkcije imajuoblik

=DOLLARDE(broj1,nazivnik)

i

=DOLLARFR(broj2,nazivnik)

Argument broj1 je vrijednost koju èlite pretvoriti izraèna kao cijeli brojnakon kojeg slijedi decimalna to~ka i brojnik razlomka. Broj2 je vrijednostkoju èlite pretvoriti izraèna kao decimalni broj. Argument nazivnik je cijelibroj koji ozna~ava nazivnik razlomka. Za funkciju DOLLARDE, nazivnik jestvarni nazivnik razlomka koji pretvarate u decimalni broj. Za funkcijuDOLLARFR, nazivnik je jedinica koju funkcija koristi pri pretvaranju deci-malnog broja, a koja zapravo zaokruùje decimalni broj na najbliù polov-inu, ~etvrtinu, osminu, {esnaestinu, ili {togod zadali kao vrijednost argu-menta nazivnik.

Primjerice, formula

=DOLLARDE(1.03,32)

tuma~i se kao 1 + 3/32, {to je ekvivalentno vrijednosti 1.09375. Formula

=DOLLARFR(1.09375,32)

vra}a rezultat 1.03.

Funkcije ACCRINT i ACCRINTMFunkcija ACCRINT vra}a obra~unati kamatni prirast vrijednosnice koji sepla}a na periodi~koj osnovi. Funkcija ima oblik

=ACCRINT(izdavanje,prvi kamatni datum,namirenje,kupon,nominala,frekvencija,osnova)



naliza

po

data

ka

III.

493

Primjerice, pretpostavimo da obveznica ima datum izdavanja 1.3.2000.,datum namirenja 1.4.2000., prvi kamatni datum 1.9.2000., 7-postotni kupons polugodi{njom frekvencijom, nominalnu vrijednost $1000 i osnovu 30/360.Formula za obra~un je

=ACCRINT(“3/1/00”,”9/1/00”,”4/1/00”,0.07,1000,2,0)

koja vra}a 5.833333, {to zna~i da je od 1.3.2000. do 1.4.1996 vrijednostporasla za $5.83.

Sli~no tome, funkcija ACCRINTM vra}a prirast vrijednosti s datumomdospije}a. Funkcija ima oblik

=ACCRINTM(izdavanje,dospije}e,kupon,nominala,osnova)

Koriste}i prethodni primjer s datumom dospije}a 31.7.2001., formula je

=ACCRINTM(“3/1/00”,”7/31/04”,0.07,1000,0)

i vra}a vrijednost 309.1667, {to zna~i da obveznica od $1000 daje 31.7.2004prihod od $309.17.

Funkcije INTRATE i RECEIVEDFunkcija INTRATE ra~una kamatnu stopu, ili diskontnu stopu, za potpunoulo`enu vrijednosnicu. Ova funkcija ima oblik

=INTRATE(namirnje,dospije}e,investicija,otkup,osnova)

Definicije ovih argumenata pogledajte u tablici na 492. stranici. Primjerice,pretpostavimo da obveznica ima datum namirenja 31.3.2000., a datumdospije}a 30.9.2000. Investicija od $1 000 000 imat }e vrijednost otkupa $1032 324, koriste}i osnovu 30/360. Formula kamatne stope obveznice je

=INTRATE(“3/31/00”,”9/30/00”,1000000,1032324,0)

i vra}a vrijednost 0.064648, odnosno 6.46%.

Sli~no tome, funkcija RECEIVED ra~una iznos primljen pri dospije}u za istutakvu vrijednosnicu. Oblik ove funkcije je

=RECEIVED(namirenje,dospije}e,investicija,diskont,osnova)

Koriste}i prethodni primjer, uz stopu od 5.5%, formula je

=RECEIVED(“3/31/00”,”9/30/00”,1000000,.055,0)

i vra}a vrijednost $1028277.63.


494

Funkcije PRICE, PRICEDISC i PRICEMATFunkcija PRICE ra~una cijenu po stodolarskoj nazivnoj vrijednosti vrijed-nosnice koja vra}a kamate na periodi~koj osnovi. Ova funkcija ima oblik

=PRICE(namirenja,dospije}e,stopa,prihod,otkup,frekvencija,osnova)

Definicije ovih argumenata pogledajte u tablici na 492. stranici. Primjerice,pretpostavimo da je datum namirenja 31.3.2000., a datum dospije}a31.7.2000. Kamatna stopa je 5.75 posto s polugodi{njom frekvencijom.Godi{nji prihod obveznice je 6.50%, otkupna vrijednost $100, a ra~una se sastandardnom osnovom 30/360. Formula za cijenu obveznice je

=PRICE(“3/31/00”,”7/31/00”,0.0575,0.065,100,2,0)

i vra}a vrijednost 99.73498.

Sli~no tome, funkcija PRICEDISC vra}a istu cijenu kao i funkcija PRICE, aliza diskontiranu vrijednosnicu. Funkcija ima oblik

=PRICEDISC(namirenje,dospije}e,diskont,otkup,osnova)

Koriste}i prethodni primjer, s dodatkom diskontne stope od 7.5%, formula je

=PRICEDISC(“3/31/00”,”7/31/00”,0.075,100,0)

{to vra}a 97.5.

Napokon, funkcija PRICEMAT vra}a istu cijenu za vrijednosnicu koja pla}akamate na datum dospije}a. Ova funkcija ima oblik

=PRICEMAT(namirenje,dospije}e,izdavanje,stopa,prihod,osnova)

Koriste}i prethodni primjer s datumom izdavanja 1.3.2000., te datumomdospije}a promijenjenim u 31.7.2000., formula je

=PRICEMAT(“7/31/00”,”7/31/00”,”3/31/00”,0.0575,.065,0)

{to vra}a 99.17879.

Funkcija DISCFunkcija DISC ra~una diskontnu stopu za vrijednosnicu i ima oblik

=DISC(namirenje,dospije}e,cijena,otkup,osnova)

Definicije argumenata pogledajte u tablici na 492. stranici.


naliza

po

data

ka

III.

495

Na primjer, pretpostavimo da obveznica ima datum namirenja 15.6.2000.,datum dospije}a 31.12.2000., cijenu $96.875, te otkupnu vrijednost $100, akoristimo standardnu osnovu 30/360. Formula za diskontnu stopu vrijed-nosnice je

=DISC(“6/15/00”,”12/31/00”,96.875,100,0)

i vra}a 0.057398, odnosno 5.74%.

Funkcija YIELD, YIELDDISC i YIELDMATFunkcija YIELD odre|uje godi{nji prihod vrijednosnice koja se otpla}uje naperiodi~koj osnovi. Funkcija ima oblik

=YIELD(namirenje,dospije}e,stopa,cijena,otkup,frekvencija,osnova)

Definicije ovih argumenata pogledajte u tablici na 492. stranici. Primjerice,pretpostavimo da obveznica ima datum namirenja 15.2.2000., datum dospi-je}a 1.12.2000., kuponsku stopu od 5.75 posto s polugodi{njom frekvenci-jom, cijenu od 99.2345, otkupnu vrijednost $100, a koristi se standardnaosnova od 30/360. Formula za godi{nji prihod obveznice je

=YIELD(“2/15/00”,”12/1/00”,0.0575,99.2345,100,2,0)

i vra}a 0.067399 ili 6.74%.

Funkcija YIELDDISC, s druge strane, ra~una godi{nji prihod za diskonti-ranu vrijednosnicu. Ima oblik

=YIELDDISC(namirenje,dospije}e,cijena,otkup,osnova)

Koriste}i prethodni primjer, ali promjenom cijene na $96.00, formula za pri-hod obveznice je

=YIELDDISC(“2/15/00”,”12/1/00”,96,100,0)

i vra}a rezultat 0.052448, odnosno 5.245%.

Funkcija YIELDMAT ra~una godi{nji prihod vrijednosnice koja se napla}ujena datum dospije}a. Funkcija ima oblik

=YIELDMAT(namirenje,dospije}e,izdavanje,stopa,cijena,osnova)

Upotrebom argumenata za primjer funkcije YIELD, ali dodavanjem datumaizdavanja 1.1.2000., te promjenom cijene na $99.2345, formula glasi

=YIELDMAT(“2/15/00”,”12/1/00”,”1/1/00”,0.0575,99.2345,0)

i vra}a rezultat 0.067178 ili 6.718%.


496

Funkcije TBILLEQ, TBILLPRICE i TBILLYIELDFunkcija TBILLEQ ra~una prihod ekvivalentan obveznici za dràvnuobveznicu. Funkcija ima oblik

=TBILLEQ(namirenje,dospije}e,diskont)

Definicije argumenata pogledajte u tablici na 492. stranici. Primjerice, pret-postavimo da blagajni~ki zapis ima datum namirenja 1.2.2000., datumdospije}a 1.7.2000., te diskontnu stopu od 8.65 posto. Formula za prora~unprihoda dràvne obveznice koji je ekvivalent prihodu obveznice je

=TBILLEQ(“2/1/00”,”7/1/00”,0.0865)

i vra}a rezultat 0.091 ili 9.1%.

Funkciju TBILLPRICE koristite za izra~un cijene za dràvnu obveznicu postodolarskoj nazivnoj vrijednosti. Funkcija ima oblik

=TBILLPRICE(namirenje,dospije}e,diskont)

Koriste}i prethodni primjer, formula za izra~un cijene je

=TBILLPRICE(“2/1/00”,”7/1/00”,0.0865)

i vra}a 96.3718, odnosno $96.37.

Napokon, funkcija TBILLYIELD ra~una prihod dràvne obveznice. Funkcijaje oblika

=TBILLYIELD(namirenje,dospije}e,cijena)

S argumentima prethodnog primjera i cijenom od $96.40, formula je

=TBILLYIELD(“2/1/00”,”7/1/00”,96.40)

te vra}a prihod od 0.890 ili 8.9%.

Funkcije COUPDAYBS, COUPDAYS, COUPDAYSNC, COUPNCD, COUPNUM i COUPPCDSljede}a grupa funkcija izvodi prora~une koji se odnose na kuponske ob-veznica. Za sve formule s primjerima u ovom odjeljku upotrijebit }emoobveznicu s datumom namirenja 1.3.2000., te datumom dospije}a 1.12.2000.Svi su kuponi naplativi polugodi{nje, upotrebljavaju}i osnovu stvarno/stvarno (argument osnove 1).


naliza

po

data

ka

III.

497

Funkcija COUPDAYBS ra~una broj dana od po~etka perioda kupona dodatuma namirenja. Ova funkcija ima oblik

=COUPDAYSBS(namirenje,dospije}e,frekvencija,osnova)


Upotrebljavaju}i navedene podatke, formula izgleda ovako

=COUPDAYSBS(“3/1/00”,”12/1/00”,2,1)

i vra}a 91.

Funkcija COUPDAYS ra~una broj dana u periodu kupona koji sadrì datumnamirenja. Ova funkcija ima oblik

=COUPDAYS(namirenje,dospije}e,frekvencija,osnova)


=COUPDAYS(“3/1/96”,”12/1/96”,2,1)

i vra}a 183.

Funkcija COUPDAYSNC ra~una broj dana od datuma namirenja dosljede}eg datuma kupona. Ova funkcija ima oblik

=COUPDAYSNC(namirenje,dospije}e,frekvencija,osnova)


=COUPDAYSNC(“3/1/00”,”12/1/00”,2,1)

i vra}a 92.

Funkcija COUPNCD ra~una datum sljede}eg kupona nakon datumanamirenja. Ova funkcija ima oblik

=COUPNCD(namirenje,dospije}e,frekvencija,osnova)


=COUPNCD(“3/1/00”,”12/1/00”,2,1)

i vra}a 36678, odnosno 6.1.2000.

Funkcija COUPNUM ra~una broj naplativih kupona izme|u datumanamirenja i datuma dospije}a, zaokruùje rezultat na najbliì cijeli kupon.Ova funkcija ima oblik

=COUPNUM(namirenje,dospije}e,frekvencija,osnova)


498


=COUPNUM(“3/1/00”,”12/1/00”,2,1)

i vra}a 2.

Funkcija COUPPCD ra~una datum kupona prije datuma namirenja. Ovafunkcija ima oblik

=COUPPCD(namirenje,dospije}e,frekvencija,osnova)


=COUPPCD(“3/1/00”,”12/1/00”,2,1)

i vra}a 36495, odnosno 1.12.1999.

Funkcije DURATION i MDURATIONFunkcija DURATION ra~una godi{nje trajanje vrijednosnice za koju se pla-}anje vr{i po periodi~koj osnovi. Trajanje je te`inski prosjek sada{nje vrijed-nosti nov~anog tijeka obveznice i koristi se kao mjera kako cijena obveznicereagira na promjene prihoda. Funkcija ima oblik

=DURATION(namirenje,dospije}e,kupon,prihod,frekvencija,osnova)

Definicije argumenata pogledajte u tablici na 492. stranici.

Primjerice, pretpostavimo da obveznica ima datum namirenja 1.1.1999.,datum dospije}a 31.12.2004., polugodi{nji kupon 8.5 posto, prihod od 9.5posto, a koristi se standardna osnova 30/360. Rezultiraju}a formula je

=DURATION(“1/1/99”,”12/31/04”,0.085,0.095,2,0)

i vra}a trajanje od 4.78708.

Funkcija MDURATION ra~una godi{nje modificirano trajanje za vrijednos-nicu ~ija naplata kamate dospijeva na periodi~koj osnovi, prilago|eno zatr`i{ni prihod po broju kuponskih naplata godi{nje. Ova funkcija ima oblik

=MDURATION(namirenje,dospije}e,kupon,prihod,frekvencija,osnova)

Upotrebom vrijednosti iz formule za funkciju MDURATION, formula izgle-da ovako

=MDURATION(“1/1/99”,”12/31/04”,0.085,0.095,2,0)

i vra}a vrijednost 4.570005.


naliza

po

data

ka

III.

499

Funkcije ODDFPRICE, ODDFYIELD, ODDLPRICE i ODDLYIELDOva grupa funkcija koristi se za pove}avanje to~nosti formula koje odre|u-ju cijenu i prihod za vrijednosnice ~iji je prvi ili zadnji period neuobi~ajen.Ove funkcije imaju, osim onih argumenata navedenih u tablici na 492.stranici, dva dodatna argumenta. Argument prvi_kupon je datum naplateprvog kupona i unosi se kao serijska datumska vrijednost, a argument zad-nji_interval je datum naplate zadnjeg kupona i tako|er se unosi kao serijskadatumska vrijednost.

Funkcija ODDFPRICE vra}a cijenu po stodolarskoj nazivnoj vrijednosti zavrijednosnicu koja ima neparan (kratak ili duga~ak) prvi period. Funkcijaima oblik

=ODDFPRICE(namirenje,dospije}e,izdavanje,prvi_kupon,stopa, prihod,otkup,frekvencija,osnova)

Funkcija ODDFYIELD ra~una prihod vrijednosnice koja ima neparan(kratak ili duga~ak) prvi period i ima oblik

=ODDFYIELD(namirenje,dospije}e,izdavanje,prvi_kupon,stopa,cijena,otkup,frekvencija,osnova)

Funkcija ODDLPRICE vra}a cijenu po stodolarskoj nazivnoj vrijednosti zavrijednosnicu koja ima neparan (kratak ili duga~ak) zadnji period. Funkcijaima oblik

=ODDFPRICE(namirenje,dospije}e,izdavanje,zadnji_interval,stopa,prihod,otkup,frekvencija,osnova)

Funkcija ODDLYIELD ra~una prihod vrijednosnice koja ima neparan(kratak ili duga~ak) zadnji period i ima oblik

=ODDFYIELD(namirenje,dospije}e,izdavanje,zadnji_interval,stopa,cijena,otkup,frekvencija,osnova)

Primjerice, sljede}a formula ra~una cijenu vrijednosnice stodolarskog otku-pa s datumom namirenja 3.15.99, koja je izdana 1/1/99, prvi polugodi{njiod 5.94% s naplatom 1.1.2000., ima prihod 5.26% i dospije}e pla}anja je12.31.2011.

=ODDFPRICE(“3/15/99”,”12/31/11”,”1/1/99”,”1/1/00”,0.0594,0.0526,100,2)

i vra}a cijenu 106.19.


500

501

15Statisti~ka analiza

Microsoft Excel 2000 pruà niz na~ina koji vam mogupomo}i u analizi statisti~kih podataka. U programsu ugra|ene brojne funkcije poput AVERAGE,

MEDIAN i MODE koje vam pomaù u jednostavnim analiza-ma. Kada ugra|ene statisti~ke funkcije nisu dovoljne, moètese okrenuti Analysis ToolPaku.

Analysis ToolPak, dodatni modul programa, sadrì skupfunkcija i alata koji pove}avaju Excelove ugra|ene analiti~kemogu}nosti. ToolPak moète iskoristiti za stvaranje histogra-ma, postotnih tablica, izdvajanje slu~ajnih ili periodi~kih uzo-raka iz podatkovnog skupa, generiranje skupova slu~ajnihbrojeva nejednake distribucije, primjenu Fourierove i drugihtransformacija itd.

15. POGLAVLJE

Pristup Analysis ToolPaku 502

Analiza distribucije podataka 503

Generiranje slu~ajnih brojeva 519

Uzorkovanje populacije brojeva 523

Prora~un pomi~nih srednjih vrijednosti 524

Linearna i eksponencijalna regresija 526

Pristup Analysis ToolPakuMogu}nosti Analysis ToolPaka su dovoljno {iroke da zasluùju zasebnuknjigu. U ovom }emo se poglavlju usredoto~iti na one mogu}nosti koje seprimjenjuju u statisti~koj analizi podataka.

Ako ste izveli potpunu instalaciju Excela, Analysis ToolPak je dostupan pri svakom pokretanju Excela. Funkcije Analysis ToolPaka moète koristitikao i bilo koje druge Excelove funkcije, a alatima iz ToolPaka moète pristupiti slijede}i naredne korake:

1. Iz izbornika Tools pokrenite Data Analysis. Pri prvom pokretanju ovenaredbe, morat }ete malo pri~ekati dok Excel pro~ita datoteku s diska,a zatim }ete ugledati okvir za dijalog pokazan na slici 15-1.


502

VIDI IDetalje ospecifi~nim nared-bama i funkcijamakoje ovdje nisuobra|ene, potraìteu Excelovom sus-tavu pomo}i.

?

SLIKA 15-1.Okvir za dijalogData Analysisprikazuje popisalata.

2. Da biste upotrijebili jedan od alata, odaberite njegovo ime s popisa ikliknite na OK.

3. Popunite okvir za dijalog koji }e se pojaviti. U ve}ini slu~ajeva to zna~iozna~iti podatke koje èlite analizirati odre|uju}i ulazni blok, saop}itigdje èlite da Excel spremi rezultate, te odabrati èljene opcije analize.

Ako se naredba Data Analysis ne pojavljuje u izborniku Tools ili ako formula koja koristi funkciju iz ToolPaka vra}a vrijednost gre{ke #NAME?,iz izbornika Tools odaberite Add-Ins, a zatim Analysis ToolPak-VBA izpopisa Add-Ins Available, te kliknite na OK. Ako se u popisu Add-InsAvailable ne nalazi element Analysis ToolPak-VBA, morate ga instaliratidvaput kliknuv{i na ikonu Microsoft Excel Setup.

Analiza distribucije podatakaU statistici se skup mjerenja naziva distribucijom. U Microsoft Excelu 2000moète analizirati distribucije koriste}i nekoliko alata: ugra|ene statisti~kefunkcije, statisti~ke funkcije uzoraka i populacije, alat Descriptive Statisticskoji automatizira rad funkcija Descriptive Statistics, alat Histogram, te alatRank and Percentile.

Ugra|ene statisti~ke funkcijeUgra|ene statisti~ke funkcije Microsoft Excela koristite za analizu grupe (ili populacije) mjerenja. U ovom odjeljku ograni~it }emo diskusiju nanaj~e{}e kori{tene statisti~ke funkcije. Excel nudi i napredne statisti~kefunkcije LINEST, LOGEST, TREND i GROWTH, koje rade na poljima brojeva.

Statisti~ka analiza 15. POGLAVLJEAnaliza

podataka

III.

503

VIDI IVi{e informacija ofunkcijama LINEST,LOGEST, TREND iGROWTH potraìteu odjeljku “Linear-na i eksponencijal-na regresija” na526. stranici.

?

Excel nudi niz funkcija koje vam pruàju vi{e elasti~nosti kod prora~unavanjapodataka koji sadrè tekstualne ili logi~ke vrijednosti. Ove funkcije su AVERAGEA, COUNTA, MAXA, MINA, STDEVA, STDEVPA, VARA i VARPA.

Ina~ice ovih funkcija koje ne pripadaju skupini “A” normalno ignoriraju }elijekoje sadrè tekstualne vrijednosti. Primjerice, ako raspon od 10 }elija sadrìjedan tekst, AVERAGE ignorira tu }eliju i dijeli s 9 da bi do{la do rezultata, dok AVERAGEA tekstualnu vrijednost smatra dijelom raspona i dijelis 10.

Primjerice, recimo da }elija B7 na slici 15-2 sadrì rije~ “none” umjestobroj~ane vrijednosti. Tada bi funkcija AVERAGE vratila $469.09 {to bi zna~iloda je }elija presko~ena i da je to mo`da ono {to ste èljeli. Me|utim, upotrebom funkcije AVERAGEA rezultat bi bio $430.00, kao da je }elijasadràvala nulu umjesto tekstualne vrijednosti. Ovo moè biti korisno ako usvoje kalkulacije uvijek uklju~ujete sve adresirane }elije, a naro~ito ako koristite formule koje vra}aju tekst zastavice kao {to je “none” gdje jepostignut odre|eni uvjet.

Funkcije “A”

Funkcija AVERAGEFunkcija AVERAGE ra~una aritmeti~ku sredinu, odnosno prosjek, brojeva urasponu zbrajaju}i seriju broj~anih vrijednosti i zatim dijele}i rezultat s bro-jem vrijednosti. Funkcija ima oblik

=AVERAGE(broj1, broj2,...)

AVERAGE zanemaruje prazne }elije, kao i }elije s logi~kim i tekstualnimvrijednostima, a moè se upotrijebiti umjesto duga~kih formula. Primjerice,da biste izra~unali prosje~nu vrijednost prodajnih rezultata u }elijama B4 doB15 sa slike 15-2 na sljede}oj stranici, mogli biste upotrijebiti formulu

=(B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10+B11+B12+B13+B14+B15)/12

kako biste stigli do rezultata $500.08. Ova metoda ima iste nedostatke kao iupotreba operatora + umjesto raspona }elija i funkcije SUM: morate unijetisve adrese }elija i djelitelj svaki put kad mijenjate raspon za koji se traìprosje~na vrijednost. O~igledno je mnogo bolje unijeti

=AVERAGE(B4:B15)


504

Datoteku Pets2000.xls koja je kori{tena u sljede}em primjeru moète na}i na Web stranici Microsoft Pressa http://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/.

SLIKA 15-2.Upotrijebit }emoovu radnu stranicuza demonstracijunekih ugra|enihstatisti~kih funkcija.

Funkcije MEDIAN, MODE, MAX, MIN, COUNT i COUNTAOve funkcije koriste iste argumente: raspon }elija ili popis brojeva odije-ljenih zarezom. Te funkcije imaju sljede}i oblik:

=MEDIAN(broj1, broj2,...)

=MODE(broj1, broj2, ...)

NA WEBUW

=MAX(broj1, broj2, ...)

=MIN(broj1, broj2, ...)

=COUNT(vrijednost1,vrijednost2,...)

=COUNTA(vrijednost1,vrijednost2,...)

Funkcija MEDIAN izra~unava medijan skupa brojeva. Medijan je broj u sre-dini skupa, odnosno, jednak broj vrijednosti nalazi se iznad kao i ispod tevrijednosti. Ako je skup brojeva paran broj, tada je medijan srednja vrijednostone dvije vrijednosti koje se nalaze u sredini skupa. Primjerice, formula

=MEDIAN(1,3,4,6,8,35)

vra}a 7.

Funkcija MODE (mod) odre|uje koje se vrijednosti naj~e{}e pojavljuju uskupu brojeva. Na primjer, formula

=MODE(1,3,3,6,7)

vra}a vrijednost 3. Ako se niti jedan broj ne javlja vi{e od jedanput, funkcijaMODE vra}a vrijednost gre{ke #N/A. Funkcija MAX vra}a najve}u vrijed-nost u rasponu. Primjerice, na radnoj stranici pokazanoj ranije na slici 15-2,moète upotrijebiti formulu

=MAX(B4:B15)

kako biste odredili najve}u mjese~nu prodaju jakova: $954.

Funkcija MIN vra}a najmanju vrijednost u rasponu. Primjerice, na radnojstranici pokazanoj ranije na slici 14-2, moète odrediti najmanju mjese~nuprodaju jakova – $156– formulom

=MIN(B4:B15)

Funkcija Count kazuje koliko }elija u zadanom rasponu sadrì brojeve,uklju~uju}i datume i formule koje se primjenjuju nad brojevima. Na primjer, u radnoj stranici sa slike 15-2, formula

=COUNT(F3:F16)

vra}a vrijednost 13 – broj }elija u rasponu F3:F16 koje sadrè brojeve.

Funkcija Count broji samo brojeve u rasponu i zanemaruje prazne }elije i}elije koje sadrè tekst, logi~ke vrijednosti i vrijednosti pogre{ke. Za brojanje svi }elija koje nisu prazne (bez obzira na njihov sadràj) moèteupotrijebit funkciju Counta. U radnoj stranici sa slike 15-2 formula

=COUNTA(F3:F16)

vra}a vrijednost 14 jer funkcija COUNTA uklju~uje tekst iz }elije F3.(Pogledajte okvir Funkcije “A” na 503. str.)


podataka

III.

505

Funkcije SUMIF i COUNTIFFunkcija SUMIF sli~na je funkciji SUM, ali provjerava svaku }eliju urasponu prije njenog zbrajanja u ukupnu vrijednost. Ova funkcija ima oblik

=SUMIF(raspon, kriterij, sum_raspon)

Argument raspon odre|uje raspon }elija koje èlite provjeriti i zbrojiti, kriterij odre|uje samu provjeru koja se izvodi na svakoj }eliji raspona, asum_raspon odre|uje odgovaraju}e brojeve koji se zbrajaju. Na primjer, naslici 15-2 (pokazanoj na 504. stranici), ako stupac koji sadrì imena mjeseciima definirano ime monthNames, a stupac koji sadrì prodajne rezultate imeYakSales, prodajne rezultate za lipanj (June) moète na}i formulom

=SUMIF(monthNames,”June”,yakSales)

koja vra}a broj 585. Sli~no tome, funkcija COUNTIF prebrojava }elije kojeodgovaraju odre|enom kriteriju i ima oblik

=COUNTIF(raspon, kriterij)

Na primjer, sljede}om formulom moète na}i broj mjeseci kada je prodajajakova pala ispod $600:

=COUNTIF(yakSales,”<600”)

Formula vra}a broj 8. Uo~ite da u argumentu kriterij kojim provjeravatesloène uvjete moète upotrijebiti relacijske operatore.

Funkcije SUMPRODUCT i SUMSQFunkcija SUMPRODUCT mnoì odgovaraju}e ~lanove svakog od dva ilivi{e polja (matrica, skupova brojeva), zbraja umno{ke i zatim vra}a zbrojumnoàka. Nebroj~ane vrijednosti u argumentima tretiraju se kao nule.Ova funkcija ima oblik

=SUMPRODUCT(polje1,polje2,polje3,...)

Slika 15-3 pokazuje radnu stranicu u kojoj je upotrijebljena funkcijaSUMPRODUCT. Formula u }eliji F6

=SUMPRODUCT(B2:G2,B3:G3)

odre|uje ukupan broj zup~anika potrebnih za izradu èljenog broja svih{est tipova proizvoda. To se ~ini mnoè}i B2*B3, C2*C3 i tako dalje doG2*G3, a zatim zbrajaju}i svih {est proizvoda. Funkcija SUMPRODUCTmoè primiti do 30 argumenata matrice. Svako polje mora imati iste dimen-zije, jer }e ina~e funkcija vratiti vrijednost gre{ke #VALUE!


506

Datoteku Analysis.xls koja je kori{tena u sljede}em primjeru moète na}i na Web stranici Microsoft Pressa http://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/.

NA WEBUW

Funkcija SUMSQ je sli~na funkciji SUMPRODUCT, osim {to kvadrira brojeve iz argumenata i vra}a zbroj svih kvadrata. Ova funkcija ima oblik

=SUMSQ(broj1, broj2, ...)

Primjerice, formula

=SUMSQ(5,6)

vra}a vrijednost 61 (25+36).

Statisti~ke funkcije uzoraka i populacijeVarijanca i standardna devijacija su statisti~ke mjere disperzije grupe,odnosno populacije, brojeva. Standardna devijacija je kvadratni korijen vari-jance. Kao pravilo, oko 68% normalno distribuirane populacije pada unutarjedne standardne devijacije srednje vrijednosti, a oko 95% pada unutar dvijestandardne devijacije. Velika standardna devijacija ozna~ava da je populaci-ja {iroko disperzirana oko srednje vrijednosti, a mala standardna devijacijaupu}uje da je populacija usko raspore|ena oko srednje vrijednosti.

^etiri statisti~ke funkcije – VAR, VARP, STDEV i STDEVP – izra~unavajuvarijancu i standardnu devijaciju brojeva iz raspona }elija. Prije prora~unavarijance i standardne devijacije grupe vrijednosti, morate odrediti pred-stavljaju li te vrijednosti ~itavu populaciju ili reprezentativni uzorak.Funkcije VAR i STDEV pretpostavljaju da te vrijednosti predstavljaju samouzorak populacije; funkcije VARP i STDEVP pretpostavljaju da te vrijedno-sti predstavljaju ukupnu populaciju.

Statisti~ki prora~un uzorka: VAR i STDEVFunkcije VAR i STDEV imaju oblik

=VAR(broj1, broj2, ...)

i

=STDEV(broj1, broj2, ...)


podataka

III.

507

SLIKA 15-3.U ovoj se radnojstranici funkcijaSUMPRODUCTkoristi za izra~unukupno potrebnogbroja zup~anika zaizradu `eljenogbroja svih {esttipova proizvoda.

Radna stranica na slici 15-4 pokazuje ispitne rezultate za pet studenata ipretpostavlja da rezultati u }elijama B4:E8 ~ine samo dio ukupne popu-lacije.


508

]elija C13 upotrebljava funkciju VAR za izra~unavanje varijance za ovugrupu ispitnih rezultata

=VAR(B4:E8)

]elija C14 koristi funkciju STDEV za prora~un standardne devijacije:

=STDEV(B4:E8)

Kao {to je prikazano, funkcija VAR vra}a vrijednost 52.98, a funkcija STDEVvrijednost 7.28. Pretpostavljaju}i da su ispitni rezultati u ovom primjerunormalno distribuirani, mo`emo zaklju~iti da je oko 68% studenata postiglorezultat izme|u 80.07 (87.35-7.28) i 94.63 (87.35+7.28).

Statisti~ki prora~un ukupne populacije: VARP i STDE-VPAko brojevi koje analizirate predstavljaju cijelu populaciju, a ne samo njenuzorak, upotrijebit }ete funkcije VARP i STDEVP za izra~unavanje varijancei standardne devijacije. Za izra~un varijance ukupne populacije, upotrijebiteformulu

=VARP(broj1, broj2, ...)

Da biste odredili standardnu devijaciju, upotrijebite

=STDEVP(broj1, broj2, ...)

Uz pretpostavku da }elije B4:E8 u radnoj stranici sa slike 15-4 predstavljajuukupnu populaciju, mo`ete izra~unati varijancu i standardnu devijaciju for-mulama

=VARP(B4:E8)

i

=STDEVP(B4:E8)

Funkcija VARP vra}a 50.33, a funkcija STDEVP vra}a 7.09.

SLIKA 15-4.Funkcije VAR iSTDEV rezultirajudisperzijom ispitnih ocjena.

Funkcije SUMX2PY2, SUMX2MY2 i SUMXMY2

Funkcije SUMX2PY2, SUMX2MY2 i SUMXMY2 omogu}avaju izvo|enjetriju varijacija na operacijama zbroj-zbroja-kvadrata, koje se koriste umnogim statisti~kim prora~unima. Funkcija SUMX2PY2 izra~unava zbrojzbroja kvadrata odgovaraju}ih vrijednosti iz X i Y, gdje su X i Y polja kojasadrè isti broj elemenata. Funkcija SUMX2MY2 izra~unava zbroj razlikakvadrata odgovaraju}ih vrijednosti iz X i Y. Napokon, funkcija SUMXMY2izra~unava zbroj kvadrata razlika odgovaraju}ih vrijednosti iz X i Y. Ovefunkcije imaju oblik

=SUMX2PY2(polje_x,polje_y),

i

=SUMX2MY2(polje_x,polje_y)

i

=SUMXMY2(polje_x,polje_y)

Primjerice, koriste}i iste dvije matrice za sve tri funkcije, moète stvoritisljede}e formule

=SUMX2PY2({1,2,3,4},{2,4,6,8})

koja vra}a 150,

=SUMX2MY2({1,2,3,4},{2,4,6,8})

koja vra}a -90, te

=SUMXMY2({1,2,3,4},{2,4,6,8})

koja vra}a 30.

Alat Descriptive StatisticsAlat Descriptive Statistics nudi tablicu opisne statistike za jedan ili vi{eskupova ulaznih vrijednosti. Kao {to je pokazano na slici 15-5, za svakuvarijablu ulaznog raspona, izlazni raspon ovog alata uklju~uje, izme|uostalih, sljede}e informacije: srednju vrijednost, standardnu gre{ku, medi-jan, mod, standardnu devijaciju, varijancu uzorka, minimum, maksimum,zbroj, ukupni broj, k-tu najve}u i najmanju vrijednost (za bilo koji zadani k)i razinu pouzdanosti za srednju vrijednost.


podataka

III.

509

VIDI IVi{e informacija o upotrebi poljapotraìte u odjeljku“Polja” na 144. stranici.

?

Datoteku Analysis.xls koja je kori{tena u sljede}em primjeru moète na}i nahttp://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/.

NA WEBUW


510

Alat Descriptive Statistics zahtijeva ulazni raspon podataka koji se sastojiod jedne ili vi{e varijabli te izlazni raspon. Morate ozna~iti èlite li raspo-rediti varijable po stupcima ili recima. Ako uklju~ite redak oznaka (labela),svakako potvrdite opciju Labels In First Row. Excel zatim koristi oznake zaozna~avanje varijabli u izlaznoj tablici.

Potvrdite opciju Summary Statistics samo ako èlite detaljnu izlaznu tablicu(slika 15-5). U suprotnom, ostavite kvadrati} nepotvr|en i posebno potvrdi-te opcije koje èlite uklju~iti u tablicu.

Da biste upotrijebili alat Descriptive Statistics, odaberite iz izbornika Toolsnaredbu Data Analysis, zatim iz okvira za dijalog Data Analysis opcijuDescriptive Statistics pa kliknite na OK. Pojavit }e se okvir za dijalog saslike 15-6.

SLIKA 15-5.Generirali smo1000 normalnodistribuiranih slu-~ajnih brojevakoriste}i 100 kaosrednju vrijednost i2 kao vrijednoststandardne devi-jacije. Normalnostsmo provjerilialatom DescriptiveStatistics.

SLIKA 15-6.Za stvaranjetablice opisne sta-tistike, upotrijebiteokvir za dijalogDescriptiveStatistics.

Poput ostalih alata iz Analysis ToolPaka, Descriptive Statistics stvara tablicukonstanti. Ako tablica konstanti ne odgovara va{im potrebama, ve}inu tihstatisti~kih podataka mo`ete dobiti i drugim alatima iz Analysis ToolPakaili formulama koje koriste funkcije radnih stranica. Sljede}a tablica dajepopis statisti~kih funkcija:


podataka

III.

511

VIDI IInformacije o ge-neriranju slu~ajnihbrojeva potra`ite u“Generiranje slu~aj-nih brojeva” na519. str.

?

Srednja vrijednost =AVERAGE(broj1,broj2,...)

Standardna pogre{ka Sli~no kao STEYX(Poznati_y-i,Poznati_x-i) ali umjesto standardne normalne distribucije koristi ±-distribuciju.

Medijan (sredi{nja vrijednost) =MEDIAN(broj1,broj2,...)

Vrijednost koja se naj~e{}e pojavljuje =MODE(broj1,broj2,...)

Standardna devijacija (uzorak) =STDEV(broj1,broj2,...)

Standardna devijacija (populacija) =STDEVP(broj1,broj2...)

Varijanca (uzorak) =VAR(broj1,broj2...)

Varijanca (populacija) =VARP(broj1,broj2...)

Izgled distribucije u odnosu na =KURT(broj1,broj2...)normalnu distribuciju (Kurtosis)

Asimetrija u odnosu na srednju =SKEW(broj1,broj2...)vrijednost (Skewnes)

Raspon vrijednosti =MAX(broj1,broj2...) – MIN(broj1,broj2...)

Najmanja vrijednost =MIN(broj1,broj2...)

Najve}a vrijednost =MAX(broj1,broj2...)

Zbroj =SUM(broj1,broj2...)

Prebrojavanje broj~anih vrijednosti =COUNT(vrijednost1,vrijednost2,...)

K-ti najve}i =LARGE(polje,k)

K-ti najmanji =SMALL(polje,k)

Povjerenje (Confidence) Sli~no kao CONFIDENCE(alfa,standardna_devijacija,veli~ina) ali rabi drugi algoritam.

Statisti~ka operacija Formula

Alat HistogramHistogram je dijagram (obi~no jednostavan stup~ani dijagram) koji uzimaskup mjerenih vrijednosti i crta odre|eni broj mjerenja (zvano frekvencija)koji padaju unutar nekoliko intervala.

Da biste vidjeli kako radi Excelov Histogram, upotrijebit }emo tablicurezultata pokazanih na slici 15-8, koja se sastoji od 1000 rezultata kojispadaju unutar raspona 600 do 1500. (Ulazni raspon mora se sastojati odsamih brojeva.) Prijelom rezultata po intervalima od 50 vidjet }ete tako dakrenete od stvaranja distribucijskog intervala u stupcu F sa slike 15-7.


512

Datoteku SAT Scores.xls koja je kori{tena u sljede}em primjeru moète na}ina http://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/.

Sada odaberite Data Analysis iz izbornika Tools, pokrenite alat Histogram ikliknite na OK. Pojavit }e se okvir za dijalog Histogram sa slike 15-8.

SLIKA 15-7.Za prikaz Excelovaalata Histogramkoristit }emo ovutablicu.

SLIKA 15-8.Prikazani se okvir za dijalogpojavljuje kada izokvira za dijalogData Analysisodaberete alatHistogram.

NA WEBUW

Intervali ne morajubiti jednoliki poputovih, ali moraju bitisloèni rastu}imredoslijedom. Akosu jednolikoraspore|eni, mo-ète ih stvoriti upo-trebom AutoFilla iliodabirom naredbeFill iz izbornikaEdit, a zatimpokretanjemnaredbe Series.

Histogram moè primiti tri informacije: lokaciju podataka (u ovom slu~ajuD2:D1001), lokaciju intervala (F2:F20) i gornju lijevu }eliju raspona u kojojèlite da se pojave analizirani podaci (G1).


podataka

III.

513

Ako èlite, moète ostaviti polje Bin Range prazno. Excel }e tada stvoriti je-dnoliko raspore|enu seriju distribucijskih intervala, upotrebljavaju}i najve}u inajmanju vrijednost ulaznog raspona kao po~etnu i krajnju to~ku. Broj intervalabit }e jednak kvadratnom korijenu broja ulaznih vrijednosti.

NAPOMENA>>

SLIKA 15-9.Ova nam analizagovori kako su trirezultata barem900, ali manji od950, 48 su barem950, ali manja od1000 itd.

U stupcu Frequency, Histogram daje broj ulaznih vrijednosti koje su jed-nake ili ve}e vrijednosti distribucijskog intervala u odre|enom retku, alimanje od sljede}e vrijednosti. Zadnja vrijednost u tablici daje broj ulaznihvrijednosti jednakih ili ve}ih od zadnje intervalne vrijednosti.

Uo~ite da Histogram udvostru~uje va{ stupac intervalnih vrijednosti ustupcu Bin, {to je zgodno ako smje{tate izlazne rezultate negdje drugdje, ane uz intervalne vrijednosti. Naàlost, ako izlazne rezultate poku{ate pisatipreko intervalnih vrijednosti, program }e javiti gre{ku. Ako izlaz postaviteuz same intervalne vrijednosti, kao {to smo u~inili na slici 15-9, mogli bistepoèljeti odvu}i izlazni raspon za stupac ulijevo i time prebrisati duplikatintervalnih vrijednosti.

Kako alat Histogram kopira intervalne vrijednosti, najbolje je raspon popu-niti broj~anim konstantama, a ne formulama. Ako upotrijebite formule, pri-pazite na to da se u njima ne radi s relativnim adresama, ina~e bi pri kopi-ranju intervalnih vrijednosti moglo do}i do neèljenih rezultata.

VIDI IVi{e informacija oneposrednojmanipulaciji }elija-ma potraìte uodjeljku “Pre~ice zaunos i ure|ivanje”na 236. str.

?

Opcijski, Histogram moè izvesti sortiranu analizu, uklju~iti kumulativnepostotke i generirati dijagram. Zasad, odaberite opciju Chart Output ipresko~ite ostale opcije. (Vratit }emo se na njih ne{to kasnije.) Kada kliknetena OK, Excel stvara dijagram, te ispisuje rezultat analize u stupce G i H, {to pokazuje slika 15-9 na sljede}oj stranici.

Opcije Pareto i Cumulative PercentageOpciju Pareto iz okvira za dijalog Histogram koristite za sortiranje izlaznihvrijednosti (padaju}im redoslijedom), a opciju Cumulative Percentage zastvaranje tablice koja daje kumulativni postotak za svaku razinu intervalnihvrijednosti. Primjerice, stvaranjem tablice kumulativnih postotaka s podacima pokazanim na slici 15-7 na 512. stranici, dobili ste da je 82.6% studenata imalo rezultat ispod 1100.

Analiza distribucije funkcijom FREQUENCYHistogram stvara skup broj~anih konstanti. Ako biste radije stvorili formulepovezane na ulazne vrijednosti, moète upotrijebiti funkciju FREQUENCYiz Analysis ToolPaka, koja ima oblik

=FREQUENCY(podaci, intervali)

Da biste upotrijebili ovu funkciju, slijedite naredne korake:

1. Postavite stupac intervalnih vrijednosti kao kada radite sHistogramom.

2. Odaberite raspon gdje èlite smjestiti izlazne vrijednosti. Ovaj rasponmora biti stupac }elija; funkcija FREQUENCY ne moè za izlazne vri-jednosti koristiti redak ili vi{e stupaca.

Dijagrami distribucijske analizeS obzirom da ste u okviru za dijalog Histogram potvrdili opciju ChartOutput, Histogram je stvorio dijagram (pokazan na slici 15-10) u isto vrijeme kada je izvr{io analizu. Dijagram je stvoren na temelju podataka saslike 15-7 na 512. stranici. (Pove}ali smo dijagram kako bi ga u~inili vidljivijim.) S ovim se standardnim Excelovim stup~astim dijagramommoè raditi na jednak na~in kao i s ostalim dijagramima.


514

VIDI IDetalje o formati-ranju, spremanju,umetanju, ispisu iure|ivanju Exce-lovih dijagramapotraìte u 5. dijelu,“Dijagrami”.

?

VIDI IVi{e informacija oupotrebi formulakoje rade s poljimapotraìte u odjeljku“Pravila za formules poljima” na 147.stranici.

?

SLIKA 15-10.Histogram moèautomatski stvoritidijagram poputovog na slici.

3. Unesite formulu, odre|uju}i ulazni raspon kao prvi argument, a inter-valni raspon kao drugi argument. Pritisnite Ctrl+Shift+Enter kakobiste spremili formulu.

Slika 15-11 pokazuje primjenu funkcije FREQUENCY na podatke sa slike15-7 (na 512. stranici).


podataka

III.

515


Funkcije za analizu ranga i postotnog udjelaAnalysis ToolPak sadrì nekoliko funkcija koje izdvajaju postotne i ran-giraju}e informacije iz skupa ulaznih vrijednosti: PERCENTRANK,PERCENTILE, QUARTILE, SMALL, LARGE i RANK.

Funkcija PERCENTRANKFunkcija PERCENTRANK vra}a postotni rang za bilo koji ~lan podatkov-nog skupa. Ovu funkciju moète upotrijebiti za stvaranje tablice postotnihudjela koja je vezana na ulazne podatke tako da se postotni udjeli aùrirajus promjenom ulaznih podataka. Upotrijebili smo ovu funkciju za rangiranjepostotnih udjela u stupcu E na slici 15-12 sa sljede}e stranice.

Funkcija PERCENTRANK ima oblik

=PERCENTRANK(polje,x,zna~enje)

SLIKA 15-11.Upotrijebite funkci-ju FREQUENCYza povezivanje dis-tribucijske analizes ulaznim podaci-ma.

NA WEBUW

Prvi argument odre|uje ulazni raspon (u na{em je primjeru to D2:D1001), a drugi odre|uje vrijednost ~iji rang èlimo dobiti. Tre}i argument, koji jeopcijski, ozna~ava broj znamenaka èljene to~nosti; ako se izostavi, rezultatise zaokruùju na tri decimale (0.xxx ili xx.x%).

Funkcije PERCENTILE i QUARTILEFunkciju PERCENTILE koristite za odre|ivanje koji je ~lan ulaznog rasponapostavljen na zadanom postotnom rangu. Funkcija ima oblik

=PERCENTILE(polje,k)

Primjerice, da biste vidjeli koji rezultat na slici 15-12 predstavlja udjel od87% , moète koristiti formulu:

=PERCENTILE(D2:D1001,0.87)

Postotni rang morate izraziti kao decimalni razlomak izme|u 0 i 1.

Funkcija QUARTILE, koja ima oblik

=QUARTILE(polje, kvartal)

radi sli~no funkciji PERCENTILE, osim {to vra}a jedan od sljede}ih: najniì,25%, medijan, 75% ili najve}u vrijednost ulaznog skupa. Prvi argumentfunkcije odre|uje ulazni raspon. Drugi argument, koji mora biti 0, 1, 2, 3 ili4, odre|uje vrijednost koja se vra}a, kako je prikazano na sljede}oj tablici:


516

SLIKA 15-12.Funkcija PERCENTRANKpovezuje postotnes ulaznim vrijednostima.

Uo~ite da moète koristiti funkciju MIN umjesto QUARTILE(raspon,0)funkcije, funkciju MEDIAN umjesto funkcije QUARTILE(raspon,2), afunkciju MAX umjesto funkcije QUARTILE(raspon,4). Te su funkcije brè od funkcije QUARTILE, naro~ito kod velikih skupova podataka.

Funkcije SMALL i LARGEFunkcije SMALL i LARGE vra}aju k-tu najmanju i k-tu najve}u vrijednost uulaznom rasponu i imaju oblik

=SMALL(polje,k)

i

=LARGE(polje,k)

Da biste prona{li 15-ti najve}i rezultat na slici 15-12, moète koristitiformulu

=LARGE(D2:D1001,15)

Funkcija RANKFunkcija RANK, koja ima oblik

=RANK(broj,ref,poredak)

vra}a poloàj u poretku odre|enog broja u skupu brojeva. Primjerice, dabiste vidjeli mjesto u poretku koje ima rezultat 1200 u podatkovnom skupuna slici 15-12, moète koristiti formulu

=RANK(1100,D2:D1001)

da biste dobili da jer rezultat 1100 175-ti najvi{i rezultat u ovom primjeru.Podrazumijevana vrijednost najve}e vrijednosti u poretku je 1, druge povrijednosti je 2 i tako dalje. Ako èlite da se vrijednosti rangiraju od naj-manje prema najve}oj, dodajte tre}i argument, koji je bilo koji broj osim 0.


podataka

III.

517

0 Najmanju vrijednost

1 25%

2 Srednju vrijednost – 50% (medijan)

3 75%

4 Najve}u vrijednost

Argument Vra}a

Ako RANK ne moè na}i to~ni par izme|u svojeg prvog argumenta iulazne vrijednosti, dobiva se vrijednost gre{ke #N/A.

Alat Rank and PercentilePretpostavimo da èlite rangirati rezultate koje smo pokazali na slici 15-7.Mogli biste rezultate rangirati sortiraju}i podatke od najve}eg prema naj-manjem, pri ~emu je najbolji rezultat na vrhu, a najlo{iji na dnu stupca. Da biste prona{li rang bilo kojeg rezultata, moète kreirati niz brojeva odnajmanjeg prema najve}em pokraj poredanih rezultata, pri ~emu je 1 kraj najboljeg rezultata, a 1000 pokraj najgoreg.

Analysis ToolPak ima i alat Rank and Percentile, koji ne samo da obavlja tezadatke umjesto vas, nego i kreira centilne vrijednosti za svaku vrijednostulaznog skupa podataka. Da biste koristili taj alat, odaberite Data Analysiss izbornika Tools, odaberite opciju Rank and Percentile i kliknite na OK.Okvir za dijalog koji se pojavljuje traì od vas da odredite ulazne i izlazneraspone podataka. Kao i kod alata Histogram, ulazni raspon mora imatisamo numeri~ke podatke.

Stupci od E do H na slici 15-13 prikazuju rezultat kori{tenja alata Rank andPercentile za analizu stupca D podataka s rezultatima testa koji su kori{tenina slici 15-7 (na stranici 512).

Pretpostavimo da èlite znati mati~ni broj u~enika ili osobe ~iji rezultat testaje bio 421. stavak i tako dalje. Jednostavan na~in za dobivanje te informacijeje ubaciti jo{ jedan stupac uz stupac Rank, dati mu naslov Student ID, atada koristiti funkciju INDEX da bi se dobili mati~ni brojevi iz tablice prika-zane ranije na slici 15-7. Slika 15-14, na sljede}oj stranici, prikazuje rezultat.


518

VIDI IZa vi{e informacijao funkciji INDEX,pogledajte“Funkcija INDEX”na stranici 452.Generiranje slu-~ajnih brojeva.

?


SLIKA 15-13.Da biste analiziralizbirne rezultatestupca D upotri-jebite alat Rankand Percentile.

Drugi redak ovog izvje{taja govori nam da je 285. stavak ulaznog raspona rezultat od 1206.Izvje{taj nam govori i da je to najbolji rezultat, te da je bolji od 100 posto drugih rezultata.

Tre}i redak izvje{taja kaè da je drugi po redu rezultat 1198, koji je 213. stavakna ulaznom rasponu, te da je bolji od 99,80 posto konkurencije – i tako dalje.

NA WEBUW

U ovom smo primjeru koristili alat Rank and Percentile da bismo analiziralijedan stupac podataka. Taj bismo alat koristili i za analizu svih triju rezulta-ta – verbalnog, matemati~kog i ukupnog. U tom bismo slu~aju odrediliraspon B1:D1001 kao ulazni raspon, a alat bi kreirao 12 stupaca izlaza, po 4 za svaki stupac ulaza.


podataka

III.

519

SLIKA 15-14.Upotrijebite funk-ciju INDEX kakobiste sparili mati~-ne brojeve stude-nata s njihovimmjestom u ljestvici.

Pripazite na to da se podaci koje analizirate sastoje samo od numeri~kih konstanti ili formula koje koriste apsolutne reference. Ako ulazne }elije sadrèformule s relativnim referencama, te bi se reference mogle ispremije{ati uizlaznom rasponu nakon sortiranja.

NAPOMENA>>

Generiranje slu~ajnih brojevaMicrosoft Excelova ugra|ena funkcija za generiranje slu~ajnih brojeva,RAND, stvara jednakomjernu distribuciju realnih brojeva izme|u 0 i 1.Drugim rije~ima, sve vrijednosti izme|u 0 i 1 dijele istu vjerojatnostvra}anja iz skupa formula temeljenih na funkciji RAND. S obzirom da jeuzorak relativno malen, distribucija nije ni u kom slu~aju savr{eno jedna-komjerna. Ipak, ponovljeni poku{aji ove vrste demonstriraju da funkcijaRAND ne preferira niti jednu poziciju unutar spektra distribucije.

Komponentu za rad sa slu~ajnim brojevima iz Analysis ToolPaka moètekoristiti za stvaranje skupa slu~ajnih brojeva koji nisu jednakomjerno dis-tribuirani. Ovi skupovi slu~ajnih brojeva su korisni za metodu odlu~ivanjaMonte Carlo i druge vrste simulacija. Dostupno je {est vrsta distribucija:jednakomjerna, normalna, Bernoullijeva, binomna, Poissonova i diskretna(korisni~ki definirana). Usto, moète upotrijebiti opciju Patterned Distribu-tion kako biste stvorili neslu~ajne brojeve za zadane intervale. (OpcijaPatterned Distribution moè posluìti kao alternativa za Excelovu naredbuSeries podizbornika Fill izbornika Edit.)

Da biste upotrijebili alat za generiranje slu~ajnih brojeva (Random NumberGeneration), pokrenite iz izbornika Tools naredbu Data Analysis, u okviru

za dijalog Data Analysis odaberite opciju Random Number Generation ikliknite na OK. Excel pokazuje okvir za dijalog poput ovog na slici 15-15.


520

SLIKA 15-15.Odjeljak Para-meters okvira zadijalog RandomNumber Gene-ration mijenja seovisno o izabra-nom tipu distribucije.

U poljima Number of Variables i Number of Random Numbers ozna~avatekoliko stupaca brojeva èlite i koliko brojeva u svakom od stupaca. Na primjer, ako èlite 10 stupaca po 100 brojeva, odredite u polju Numberof Variables broj 10, a u polju Number of Random Numbers broj 100.

Odjeljak Parameters ovog okvira za dijalog mijenja se ovisno o odabranojvrsti distribucije. Kao {to pokazuje slika 15-15, kada odaberete opcijuUniform Distribution, moète odrediti krajnje to~ke distribucije.

Isto tako moète odrediti i po~etnu vrijednost. Me|utim, svaki put kadagenerirate skup slu~ajnih brojeva iste vrste distribucije s istom po~etnomvrijedno{}u, dobit }ete isti skup brojeva, pa biste tu vrijednost trebaliodrediti samo ako morate biti sposobni reproducirati sekvencu slu~ajnihbrojeva.

Za sve vrste distribucija koristite polje Output Range kako biste odrediliExcelu gdje èlite da do|u slu~ajni brojevi. Ako raspon koji zadate ve}sadrì podatke, prije njihova prepisivanja novim podacima bit }ete upo-zoreni okvirom s porukom.

Opcija Uniform DistributionOpcija Uniform Distribution radi na isti na~in kao i funkcija RANDBE-TWEEN, generiraju}i jednoliko distribuiran skup realnih brojeva izme|uzadane po~etne i krajnje to~ke.

Ovu opciju moète koristiti kao prikladniju alternativu za funkciju RANDkada èlite krajnje to~ke druk~ije od 0 i 1 ili kada èlite da skupovi brojevabudu temeljeni na istoj po~etnoj vrijednosti.

Opcija Normal DistributionNormalna distribucija ima sljede}e osobine:

� Jedna odre|ena vrijednost, tj. srednja vrijednost, ima najve}u vjerojatnost pojavljivanja.

� Vrijednosti ve}e od srednje vrijednosti pojavljuju se s jednakom vjerojatno{}u kao i vrijednosti manje od srednje vrijednosti.

� Vrijednosti bliè srednjoj vrijednosti imaju ve}u vjerojatnost pojavljivanja od vrijednosti udaljenijih od srednje vrijednosti.

Da biste generirali normalno distribuirane slu~ajne brojeve, odre|ujete dvaparametra: srednju vrijednost i standardnu devijaciju. Standardna devijacijaje prosje~na apsolutna razlika izme|u slu~ajnih brojeva i srednje vrijednosti.Pribli`no 68 posto vrijednosti normalne distribucije past }e u jednu standardnu devijaciju.

Za provjeru “normalnosti” normalno distribuiranog skupa slu~ajnih brojevamoète upotrijebiti alat Descriptive Statistics. Primjerice, slika 15-5 (prika-zana na 510. stranici) pokazuje tablicu opisne statistike i distribucijskukrivulju za skup od 1000 slu~ajnih brojeva generiranih opcijom NormalDistribution, sa srednjom vrijedno{}u 100 i standardnom devijacijom 2. S obzirom na malen uzorak, izlaz se ne slaè u potpunosti sa statisti~komteorijom.

Opcija Bernoulli DistributionOpcija Bernoulli Distribution simulira vjerojatnost uspjeha odre|enog brojapoku{aja, pri ~emu su svi poku{aji jednako vjerojatno uspje{ni, a uspjehsvakog poku{aja ne utje~e na vjerojatnost uspjeha ostalih. (Uo~ite da sam po sebi, “uspjeh” nema stvarno zna~enje – ~itav postupak moète izvesti i za dobivanje neuspje{nih poku{aja.) Sve su vrijednosti u Bernoullijevoj distribuciji 0 ili 1.

Vjerojatnost da }e svaka }elija vratiti 1 predo~ena je distribucijskim parametrom p, koji mora biti broj izme|u 0 i 1. Primjerice, ako èlitesekvencu od 100 Bernoullijevih vrijednosti ~iji je najvjerojatniji zbroj 27,definirajte izlazni raspon sa 100 }elija i odredite vrijednost p kao 0.27.


podataka

III.

521

VIDI IVi{e informacija o funkciji RANDpotraìte u odjeljku“Funkcije RAND iRANDBETWEEN”na 425. str.

?

VIDI IVi{e informacija oalatu DescriptiveStatistics potraìteu odjeljku “AlatDescriptiveStatistics” na 509. str.

?

Opcija Binomial DistributionOpcija Binomial Distribution simulira broj uspjeha iz konstantnog brojapoku{aja, uz zadanu vjerojatnost. Kao i kod Bernoullijeve distribucije,poku{aji su neovisni, odnosno ishod jednog ne uti~e na druge.

Da biste generirali binomno distribuirane brojeve, odre|ujete vjerojatnost –argument p – da }e bilo koji od poku{aja uspjeti, te broj poku{aja. (Sam posebi, “uspjeh” nema stvarno zna~enje – ~itav postupak moète izvesti i zadobivanje neuspje{nih poku{aja.)

Primjerice, pretpostavimo da izvodite 10 prezentacijskih prodaja svaki tje-dan; prodaju obavite u 20% slu~ajeva, a èlite saznati koliku biste uspje{-nost mogli imati kroz idu}u godinu. Unosite 50 (za 50 radnih tjedana ugodini) u polje Number of Random Numbers, zatim 0.2 u polje P, a 10 upolje Number of Trials kako biste saznali da u ~etiri prodaje idu}e godinene}ete uspjeti.

Opcija Poisson DistributionOpcija Poisson Distribution simulira broj koliko se puta javlja odre|enidoga|aj unutar odre|enog vremenskog raspona, uz odre|enu vjerojatnostpojavljivanja. Pojavljivanja su neovisna, odnosno svaka pojava doga|aja neutje~e na vjerojatnost pojave drugih.

Opcija Poisson Distribution ima jedan parametar, „, lambda, koji predo~ujeo~ekivanu posljedicu nekog zbivanja. Primjerice, pretpostavimo da o~eku-jete primiti prosje~no 10 telefonskih poziva dnevno. @elite znati kako ~estomoète o~ekivati 18 ili vi{e poziva dnevno tijekom godine. Da biste dobiliovu informaciju, unosite 260 (52 tjedna po 5 dana) u polje Number ofRandom Numbers, a 10 u polje Lambda. Rezultat je da }ete imati oko 3 dana u kojima moète o~ekivati 18 ili vi{e poziva.

Opcija Discrete DistributionOpciju Discrete Distribution koristite za stvaranje korisni~kih distribucijskihuzoraka odre|uju}i tablicu mogu}ih rezultata zajedno s vjerojatno{}usvakog od njih. Vjerojatnosti moraju biti izme|u 0 i 1, a zbroj vjerojatnosti u tablici mora biti 1. Da biste upotrijebili ovu opciju, odre|ujete mogu}erezultate i njihove vjerojatnosti kao dvostup~ani raspon ~ija je adresa jediniparametar opcije.


522

Opcija Patterned DistributionOpcija Patterned Distribution okvira za dijalog Random Number Genera-tion generira neslu~ajne brojeve. Odabir ove opcije uzrokuje pojavu okviraza dijalog sa slike 15-16.


podataka

III.

523

Opciju Patterned Distributions mo`ete shvatiti kao “u{minkanu” naredbuSeries. Omogu}ava vam stvaranje jedne ili vi{e aritmeti~kih serija s opcij-skim internim ponavljanjima.

Primjerice, da biste stvorili seriju 1, 1, 4, 4, 7, 7, 10, 10, 1, 1, 4, 4, 7, 7, 10, 10,popunite okvir za dijalog kao na slici 15-16, zahtijevaju}i dvije sekvencebrojeva od 1 do 10, upotrebljavaju}i korak od 3 i ponavljaju}i svaki broj dva puta.

Ako vrijednost koraka odvede seriju iznad zadane gornje vrijednosti, opcijaPatterned Distribution postavlja u seriju gornju vrijednost i mi~e zadnjiinterval. Na primjer, ako zadate korak od 4 i brojeve 1 do 10, Excel stvaraseriju 1, 5, 9 i 10.

Uzorkovanje populacije brojevaAlat Sampling izdvaja podskup brojeva iz ve}e grupe (ili populacije) brojeva.Iz ulaznog raspona mo`ete izdvojiti odre|eni broj vrijednosti bilo slu~ajnimizborom bilo izborom svake n-te vrijednosti. Alat Sampling kopira izdvo-jene brojeve u izlazni raspon koji sami odre|ujete.

Da biste upotrijebili alat Sampling, pokrenite Data Analysis iz izbornikaTools, odaberite opciju Sampling iz okvira za dijalog Data Analysis i klik-nite na OK. Slika 15-17 pokazuje okvir za dijalog koji se tada pojavljuje.

SLIKA 15-16.Opcija PatternedDistributionomogu}ava vamstvaranje aritmeti~kih nizova smogu}no{}u ponavljanja.

Vrijednosti ulaznog raspona moraju biti broj~ane. One mogu uklju~ivatiprazne }elije i datume, pod uvjetom da su datumi uneseni kao brojevi, a ne kao tekst. Na primjer, da biste pojednostavili dijagram dnevnih cijena,mo`ete upotrijebiti alat Sampling kako biste izdvojili svaku n-tu vrijednost i zatim stvoriti novi crte` od izdvojenih podataka.

Prora~un pomi~nih srednjih vrijednostiPomi~na srednja vrijednost je prognozerska tehnika koja pojednostavnjujeanalizu trenda izgla|uju}i fluktuacije koje se javljaju u mjerenjima poduze-tim kroz odre|eno vrijeme. Ove fluktuacije mogu biti uzrokovane slu~ajnim“{umom” koji se ~esto javlja uz mjerenja. Primjerice, mjerenje visine djetetamijenjat }e se ovisno o to~nosti metra i o tome stoji li dijete uspravno ili ne.Me|utim, mogli biste izvesti seriju mjerenja i izgladiti ih, {to }e rezultiratikrivuljom koja odra`ava stvarni ritam rasta djeteta.


524

Da biste operaciju uzorkovanja izveli nad tekstualnim vrijednostima, slijeditenaredne korake:

1. U stupac uz tekstualne vrijednosti unesite niz rastu}ih cijelih brojevapo~ev{i od 1.

2. Upotrijebite alat Sampling kako biste iz tog niza izdvojili brojeve.

3. Izdvojite tekstualne vrijednosti tako da rezultiraju}e broj~ane vrijednostiprenesete kao argumente funkciji INDEX. Pogledajte “Funkcija INDEX” na 452. str.

Uzorkovanje tekstualnih vrijednosti

SLIKA 15-17.Alat Samplingomogu}ava vamizdvajanjeslu~ajnog ili periodi~kog podskupa populacije brojeva.

Fluktuacije u mjerenjima mogu rezultirati i iz drugih privremenih uvjetakoji uzrokuju smetnju. Na primjer, mjese~na prodaja moè varirati s brojem radnih dana u mjesecu ili odsustvom glavnog prodava~a koji je nabolovanju.

Pretpostavimo da ste stvorili trogodi{nju krivulju potra`nje pokazanu naslici 15-18. Da biste generirali manje “{umovitu” liniju trenda od istihpodataka, moète iscrtati {estomjese~nu pomi~nu srednju vrijednost. Prvato~ka na toj liniji je prosjek mjese~nih brojeva za prvih {est mjeseci (sije~anjdo lipanj 2000.). Sljede}a to~ka uprosje~uje mjese~ne brojeve za drugi dosedmog mjeseca 2000. itd. Da biste izveli ovu analizu automatski, upotrije-bite alat Moving Average.


podataka

III.

525

Kako biste upotrijebili alat Moving Average, odaberite Data Analysis izizbornika Tools, zatim opciju Moving Average u okviru za dijalog DataAnalysis i kliknite na OK.

Alat Moving Average zahtijeva tri informacije: raspon koji sadrì podatke{to ih èlite analizirati, raspon u kojem }e se pojaviti uprosje~eni podaci iinterval u kojem se vrijednosti uprosje~uju. Da biste odredili tromjese~nipomi~nu srednju vrijednost, odredite interval 3.

Slika 15-19 na sljede}oj stranici pokazuje {estomjese~nu pomi~nu srednjuvrijednost nad istim dijagramom na kojem je prikazana originalna krivuljapotra`nje sa slike 15-18. Alat Moving Average stvorio je podatke u stupcu Ckoji je upotrijebljen za stvaranje ravnije linije. Uo~ite da prvih pet }elija uizlaznom rasponu sadrè vrijednost gre{ke #N/A. Pri zadanom intervalu nuvijek }ete na po~etku izlaznog raspona imati n-1 vrijednosti gre{aka#N/A. Uklju~ivanje ovih vrijednosti u dijagram ne predstavlja problem, jer Excel jednostavno ostavlja praznim prvo podru~je crtane linije.

SLIKA 15-18.Upotrijebit }emoovu krivulju 18-mjese~nepotra`nje zademonstracijuExcelovog alataMoving Average.

Linearna i eksponencijalna regresijaExcel uklju~uje nekoliko funkcija koje rade s poljima za izvo|enje linearneregresije – LINEST, TREND, FORECAST, SLOPE i STEYX, te eksponenci-jalne regresije – LOGEST i GROWTH. Ove se funkcije unose kao formule upolja i stvaraju polja vrijednosti. Svaku od ovih funkcija moète upotrijebitis jednom ili nekoliko neovisnih varijabli.

Pojam regresija, ovako upotrijebljen, moè nekima izgledati zbunjuju}e, jerse regresija obi~no veè s nazadovanjem, dok se u svijetu statistike regresijanaj~e{}e koristi za predvi|anje budu}nosti. Da biste bolje razumjeli koncept, savjetujemo vam da iz misli izbacite definiciju iz rje~nika i nanovo krenete s novom definicijom: Regresija je statisti~ka tehnika koja vamomogu}ava nalaènje jednad`be koja najbolje opisuje skup podataka.

Obi~no se u poslovanju nastoji predvidjeti budu}nost upotrebljavaju}i pro-dajne i postotno-prodajne projekcije na temelju pro{losti. Jednostavna tehni-ka postotka prodaje identificira sredstva i obaveze koje variraju s prodajom,odre|uju udjel svakoga od njih i pridruùje im odgovaraju}e postotke. Iakoje upotreba ovakve prognoze obi~no dostatna za spore ili jednoliko rastu}euzorke, tehnika rapidno gubi na to~nosti kako se rast uve}ava.

Regresijska analiza koristi sofisticiranije jednad`be za analizu ve}ih sku-pova podataka i pretvara ih u koordinate pravca ili krivulje. U pro{lostiregresijska analiza nije {iroko kori{tena s obzirom na veliki broj potrebnihprora~una. S obzirom da su aplikacije prora~unskih tablica, poput MicrosoftExcela, po~ele nuditi ugra|ene regresijske funkcije, regresijska se analizapo~ela upotrebljavati mnogo {ire.


526


SLIKA 15-19.Bolji pogled naukupni trend dobit}ete upotrebomalata MovingAverage.

NA WEBUW

Linearna regresija stvara pravac odre|enog nagiba koji najbolje odgovarajednom skupu podataka. Temeljena na godi{njim rezultatima prodaje, li-nearna vam regresija moè re}i pretpostavljenu prodaju za oùjak sljede}egodine, daju}i vam nagib pravca i mjesto na kojem pravac sije~e Y-os, a kojipravac najbolje odgovara prodajnim podacima. Slijede}i pravac kroz vri-jeme, moète pretpostaviti budu}u prodaju podrazumijevaju}i linearni rast.

Eksponencijalna regresija stvara eksponencijalnu krivulju koja najbolje odgo-vara skupu podataka za koji pretpostavljate da se ne mijenja linearno s vre-menom. Primjerice, serija mjerenja porasta populacije gotovo }e uvijek bitibolje predstavljena eksponencijalnom krivuljom umjesto pravcem.

Vi{estruka regresija je analiza vi{e od jednog skupa podataka, koja obi~nostvara realisti~nije predvi|anje. U mogu}nosti ste izvesti i linearnu i eksponencijalnu regresiju. Primjerice, pretpostavimo da èlite predvidjetiodgovaraju}u cijenu za ku}u u va{em dijelu grada na temelju ukupnekvadrature, broja kupaonica, veli~ine ostave i starosti. Upotrebljavaju}i formulu vi{estruke regresije, moète predvidjeti cijenu na temelju bazepodataka s informacijama skupljenim za postoje}e ku}e.

Prora~un linearne regresijeSljede}a jednad`ba algebarski opisuje pravac za skup podataka s jednomneovisnom varijablom:

y = mx + b

gdje je x neovisna varijabla, y je ovisna varijabla, m predstavlja nagib pravca, a b mjesto na kojem pravac sije~e os Y.

Kada pravac predstavlja prilog o~ekivanom rezultatu odre|enog broja neovisnih varijabli u vi{estrukoj regresiji, jednad`ba regresijskog pravcaima oblik:

y = m1x1 + m2x2 + ... + mnxn + b

gdje je y ovisna varijabla, x1 do xn su neovisne varijable, m1 do mn koefici-jenti svake od neovisnih varijabli, a b je konstanta.

Funkcija LINESTFunkcija LINEST koristi ovu op}enitiju formulu kako bi vratila vrijednostim1 do mn, te vrijednost b za zadani skup vrijednosti za y i zadani skup vrijednosti za svaku neovisnu varijablu. Ova funkcija ima oblik

=LINEST(poznati_y,poznati_x,konst,stat)


podataka

III.

527

Argument poznati_y je skup ve} poznatih vrijednosti za y. Ovaj argumentmoè biti jedan stupac, jedan redak ili pravokutni raspon }elija. Ako je poznati_y jedan stupac, svaki stupac u argumentu poznati_x smatra se neovisnom varijablom. Sli~no tome, ako je poznati_y jedan redak, tada sesvaki redak u argumentu poznati_x smatra neovisnom varijablom. Ako jepoznati_y pravokutni raspon, moète upotrijebiti samo jednu neovisnu varijablu; poznati_x u ovom slu~aju treba biti pravokutni raspon jednakeveli~ine i oblika kao i poznati_y.

Ako ispustite poznati_x, Excel koristi sekvencu 1, 2, 3, 4 itd.

Argumenti konst i stat su opcijski. Ako se bilo koji od njih uklju~i, on morabiti logi~ka konstanta – TRUE ili FALSE. (Umjesto TRUE moète upisati 1, a umjesto FALSE 0.) Podrazumijevane su vrijednosti za konst TRUE, a zastat FALSE. Ako konst postavite kao FALSE, Excel postavlja vrijednost 0 zab. Ako postavite stat na TRUE, polje koje vra}a funkcija LINEST uklju~ujesljede}e statisti~ke podatke:

se1 do sen standardna pogre{ka za svaki koeficijent

seb standardna pogre{ka za konstantu b

r2 koeficijent odre|enosti

sey standardna pogre{ka za y

F F statistika

df stupanj slobode

ssreg regresijski zbroj kvadrata

ssresid rezidualni zbroj kvadrata

Prije stvaranja formule upotrebom funkcije LINEST, morate odabrati raspondovoljno velik za prihvat rezultantnog polja vra}enog ovom funkcijom.

Ako ispustite argument stat (ili ga izrijekom postavite na FALSE), rezultan-tno polje uklju~uje jednu }eliju za svaku od va{ih neovisnih varijabli i jednu}eliju za b. Ako uklju~ite dodatnu statistiku, rezultatno polje izgleda ovako:

mnmn mn-1 ... m2 m1 b

sen sen-1 ... se2 se1 seb

r2 sey

F df

ssreg ssresid

Nakon odabira raspona koji }e sadràvati izlazno polje, otipkajte funkciju ipritisnite Ctrl+Enter kako biste unijeli funkciju u svaku }eliju rezultantnogpolja.


528

Funkcija TRENDLINEST vra}a matemati~ki opis pravca koji najbolje odgovara poznatimpodacima. TREND vam omogu}ava nalaènje to~aka koje leè na pravcu.Da biste iscrtali pravac trenda, moète upotrijebiti polje brojeva vra}enofunkcijom TREND – pravac tada daje smisao stvarnim podacima. TRENDmoète upotrijebiti i za ekstrapolaciju, odnosno za smislene pretpostavke obudu}im podacima na temelju tendencija pokazanih poznatim podacima.(Budite oprezni. Iako funkciju TREND moète iskoristiti za crtanje pravca

Uo~ite da su, sa ili bez dodatne statistike, koeficijenti i standardne pogre{keza va{e neovisne varijable uvijek vra}ene obrnutim redoslijedom od ulaznihpodataka. Ako imate ~etiri neovisne varijable organizirane u ~etiri stupca,LINEST uzima krajnji lijevi stupac kao x1, ali vra}a m1 u ~etvrtom stupcurezultantnog polja.

Slika 15-20 pokazuje jednostavni primjer upotrebe funkcije LINEST s jed-nom neovisnom varijablom. Podaci u stupcu B ove radne stranice predstav-ljaju mjese~nu potra`nju za proizvodima. Brojevi u stupcu A predstavljajumjesece. Pretpostavimo da èlite izra~unati nagib i mjesto presjeka s osi Yregresijskog pravca koji najbolje opisuje vezu izme|u potra`nje i mjeseci.Drugim rije~ima, èlite opisati trend podataka. Da biste to u~inili, odaberiteraspon F6:G6 i utipkajte formulu

=LINEST(B2:B20,A2:A19)

i pritisnite Ctrl+Shift+Enter. Rezultiraju}i broj u }eliji F6, 20.613, je nagib re-gresijskog pravca, a broj u }eliji G6, 4002.065, je mjesto presjeka pravca s osi Y.


podataka

III.

529


SLIKA 15-20.Funkcija LINESTizra~unava nagib ipresjeci{te pravcas osi Y.

NA WEBUW

koji najbolje odgovara poznatim podacima, funkcija vam ne moè re}i je litaj pravac najbolji prorok budu}nosti. Za ovu vam tvrdnju moè pomo}i tekdodatna statistika.)

Funkcija TREND prima ~etiri argumenta:

=TREND(poznati_x,poznati_y,novi_x,konst)

Prva dva argumenta predstavljaju poznate vrijednosti va{ih ovisnih i neo-visnih varijabli. Kao i kod funkcije LINEST, argument poznati_y je jedan stu-pac, jedan redak ili pravokutni raspon. Argument poznati_x tako|er slijediuzorak opisan za funkciju LINEST na 527. stranici.

Tre}i i ~etvrti argumenti su opcijski. Ako izostavite novi_x, funkcija TRENDuzima da je novi_x jednak argumentu poznati_x. Ako uklju~ujete konst, vri-jednost argumenta mora biti TRUE ili FALSE (1 ili 0). Ako je konst TRUE,TREND postavlja b na 0.

Da biste izra~unali to~ke koje najbolje odgovaraju poznatim podacima, je-dnostavno ispustite iz funkcije tre}i i ~etvrti argument. Rezultantno poljebit }e iste veli~ine kao i raspon poznati_x. Na slici 15-21 upotrijebili smoTREND za nalaènje vrijednosti svake to~ke na regresijskom pravcu kojiopisuje podatkovni skup iz primjera na slici 15-20. Da bismo dobili ove vrijednosti, odabrali smo raspon C2:C19 i unijeli sljede}e kao formulu polja upotrebljavaju}i Ctrl+Shift+Enter:

=TREND(B2:B19,A2:A19)

Da biste ekstrapolirali iz postoje}ih podataka, morate odrediti raspon zanovi_x. Za novi_x moète odrediti proizvoljan broj }elija. Rezultantno polje}e biti jednake veli~ine kao i raspon novi_x. Na slici 15-22 upotrijebili smoTREND za izra~unavanje potra`nje za 21., 22. i 23. mjesec. Da bismo do{lido ovih vrijednosti, unijeli smo brojeve od 21 do 23 u }elije A21:A23,odabrali C21:C23 i unijeli sljede}u formulu polja:

=TREND(B2:B19,A2:A19,A21:A23)


530

SLIKA 15-21.Funkcija TRENDkreira podatkovnenizove koji semogu iscrtavatikao linija na dijagramu.

Funkcija FORECASTFunkcija FORECAST je sli~na funkciji TREND, osim {to vra}a jednu to~kuna pravcu, a ne polje koje definira pravac. Ova funkcija ima oblik

=FORECAST(x,poznati_y,poznati_x)

Argument x je to~ka za koju èlimo na}i ekstrapoliranu vrijednost. Primje-rice, umjesto upotrebe funkcije TREND, moèmo upotrijebiti FORECAST zaekstrapolaciju vrijednosti u }eliji C23 na slici 15-22 unosom sljede}e formule

=FORECAST(22,B2:B19,A2:A19)

gdje je x argument koji se odnosi na 21. podatkovnu to~ku regresijskogpravca. Ovu funkciju moèmo upotrijebiti za prora~un bilo koje to~ke ubudu}nosti.

Funkcija SLOPEFunkcija SLOPE vra}a nagib pravca linearne regresije. Nagib se definira kaoomjer okomite i vodoravne udaljenosti bilo kojih dviju to~aka pravca. Vrijed-nost je jednaka prvoj vrijednosti u izlaznom polju funkcije LINEST. Drugimrije~ima, SLOPE ra~una putanju pravca koji koriste funkcije FORECAST iTREND za prora~un vrijednosti to~aka. Funkcija SLOPE ima oblik

=SLOPE(poznati_y,poznati_x)

Da biste prona{li nagib regresijskog pravca koji opisuje skup podataka izranijeg primjera na slici 15-20, moète upotrijebiti formulu

=SLOPE(B2:B19,A2:A19)

koja vra}a vrijednost 20.613.


podataka

III.

531

SLIKA 15-22.TREND moè predvidjeti prodajuza mjesece 21, 22, i 23.

Funkcija STEYXFunkcija STEYX izra~unava standardnu pogre{ku regresije, mjeru iznosagre{ke akumuliranu prilikom predvi|anja vrijednosti y za svaki x. Ova funkcija ima oblik

=STEYX(poznati_x,poznati_y)

Ako primijenimo ovu funkciju na radnu stranicu pokazanu ranije na slici15-20, formula

=STEYX(B2:B19,A2:A19)

vra}a standardnu pogre{ku 12.96562.

Prora~un eksponencijalne regresijeJednad`ba koja opisuje krivulju eksponencijalne regresije je

y = b*m1x1 * m2

x2 * ... * mnxn

Ako imate samo jednu neovisnu varijablu, jednad`ba je

y = b*mx

Funkcija LOGESTFunkcija LOGEST radi kao i funkcija LINEST, osim {to je upotrebljavate zaanalizu podataka koji ne slijede linearni trend. LOGEST vra}a koeficijenteza svaku neovisnu varijablu, te vrijednost konstante b. Funkcija ima oblik

=LOGEST(poznati_y,poznati_x,konst,stat)

LOGEST prihva}a ista ~etiri argumenta kao i funkcija LINEST i vra}a rezultantno polje na isti na~in. Ako postavite opcijski argument stat naTRUE, funkcija vra}a i dodatnu statistiku.


532

VIDI IVi{e informacija o argumentimafunkcije LOGESTpotra`ite u odjeljku“Funkcija LINEST”na 527. str.

?

Funkcije LINEST i LOGEST vra}aju samo y-koordinate upotrijebljene za pro-ra~un pravaca i krivulja. Razlika me|u njima je ta da LINEST vra}a pravac, aLOGEST eksponencijalnu krivulju. Morate biti oprezni pri primjeni odgovara-ju}e analize. Funkcija LINEST mogla bi bolje odgovarati za predvi|anje proda-je, a LOGEST za statisti~ke analize poput populacijskih trendova.

NAPOMENA>>

Funkcija GROWTHDok funkcija LOGEST vra}a matemati~ki opis eksponencijalne regresijskekrivulje koja najbolje odgovara poznatom skupu podataka, funkcijaGROWTH omogu}ava vam nalaènje to~aka koje leè na krivulji. FunkcijaGROWTH radi na potpuno jednak na~in kao i njen linearni par TREND iima oblik

=GROWTH(poznati_y,poznati_x,novi_x,konst)


podataka

III.

533

VIDI IVi{e informacija o argumentimafunkcije GROWTHpotraìte u odjeljku“Funkcija TREND”na 529. str.

?

535

16Analiza {to-ako

Jedna od najve}ih prednosti prora~unskih tablica je mo-gu}nost jednostavnog i brzog izvo|enja analiza {to-ako. U mogu}nosti ste mijenjati klju~ne varijable i trenutno

vidjeti u~inke tih promjena. Primjerice, ako koristite Micro-soft Excel 2000 kako biste odlu~ili o najmu ili kupovini auto-mobila, moète provjeriti va{ financijski model s razli~itimpretpostavkama o kamatnim stopama i u~e{}ima, a moètevidjeti i u~inke mijenjanja kamatnih stopa na prikrivene tro{-kove, poput ukupnih kamata koje }ete platiti.

Automatska rekalkulacija pruà trenutni odaziv na va{e {to-ako pokuse. Kada je va{ model pode{en na automatskurekalkulaciju, moète mijenjati vrijednost u }eliji i gledati kakose mijenjaju vrijednosti svih }elija koje ovise o promijenjenoj.

Excel poja~ava ove osnovne sposobnosti s nizom naprednihmogu}nosti za analizu {to-ako, koje se tako|er obja{njavaju uovom poglavlju.

16. POGLAVLJE

Podatkovne tablice 536

Scenario Manager 542

Naredba Goal Seek 566

Solver 559

Podatkovne tablicePodatkovna tablica ili tablica osjetljivosti sumira utjecaj jedne ili dviju varijabli na formule koje koriste te varijable. Naredbu Table iz izbornikaData moète koristiti za stvaranje dviju vrsta podatkovnih tablica: tablicetemeljene na jednoj ulaznoj varijabli koja provjerava utjecaj varijable na vi{e od jedne formule, te tablice temeljene na dvije ulazne varijable kojaprovjerava njihov utjecaj na jednu formulu.

Podatkovne tablice temeljene na jednoj ulaznoj varijabliPretpostavimo da razmi{ljate o kupnji ku}e {to od vas zahtijeva da uzmetekredit u iznosu od 200 000$ na 30 godina, a morate izra~unati mjese~neotplate kredita za nekoliko razli~itih kamatnih stopa. Podatkovna tablica s jednom varijablom dat }e vam potrebne informacije.

Da biste stvorili ovu tablicu, slijedite naredne korake:

1. Po~nite s unosom podataka (odnosno kamatnih stopa) u novu radnustranicu. Primjerice, unesite 6%, 6.5%, 7%, 7.5%, 8% i 8.5% u }elijeB3:B8. (Ovaj }emo raspon nazvati ulaznim rasponom, jer sadrì ulaznevrijednosti s kojima èlimo raditi.)

2. Sada unesite vrijednost kredita u }eliju izvan podru~ja podatkovnetablice. Mi smo unijeli 200 000$ u }eliju C1. Ovo nam omogu}uje dalako mijenjamo vrijednost kredita da bismo testirali razli~ite scenarije.

3. Sada unesite formulu koja koristi ulaznu varijablu. U ovom slu~aju,unesite formulu

=PMT(A2/12,360,C1)

u }eliju C2. U ovoj je formuli A2/12 mjese~na kamatna stopa, 360 jebroj mjeseci kredita, a 200 000 je glavnica kredita. Uo~ite da ova for-mula adresira }eliju A2 koja je trenutno prazna. (Microsoft Excelpridruùje vrijednost 0 }eliji adresiranoj u broj~anoj formuli.) Kao {tomoète vidjeti na slici 16-1, s obzirom da je A2 prazna, funkcija vra}anepravilan rezultat: ratu zahtijevanu za otplatu kredita s kamatnomstopom od 0 posto. ]elija A2 nosi mjesto kroz koje }e Excel punitipodatke iz ulaznog raspona. Excel zapravo nikada ne mijenja stvarnuvrijednost }elije, pa ta }elija moè biti bilo koja }elija radne straniceizvan tabli~nog raspona. Za~as }ete vidjeti za{to se ova formula odnosina }eliju A2.


536

4. Odaberite raspon podatkovne tablice – najmanji pravokutni rasponkoji uklju~uje formulu i sve vrijednosti ulaznog raspona. U ovom }eslu~aju to biti raspon B3:C8.

5. Odaberite Table iz izbornika Data. (Naredba Table se normalno nepojavljuje na skra}enim izbornicima. Kliknite na dvostruku strelicu na dnu izbornika Data da biste je prikazali.) U okviru za dijalog Table,pokazanom na slici 16-2, odredite lokaciju ulazne }elije u polju RowInput Cell ili Column Input Cell. Ulazna je }elija mjesto na koju seodnosi tabli~na formula – u ovom je slu~aju to }elija A2. Da bipodatkovna tablica ispravno radila, morate unijeti adresu ulazne }elijeu pravo polje. Ako su ulazne vrijednosti ure|ene u retku, tada ulaznu}eliju unesite u polje Row Input Cell. Ako su vrijednosti ulaznograspona ure|ene stup~ano, tada ulaznu }eliju unesite u polje ColumnInput Cell. U ovom primjeru ulazne su vrijednosti stup~ano ure|ene,pa u polje Column Input Cell unesite $A$2 – ili kliknite u ovo polje ionda kliknite }eliju A2.

Analiza {to-ako 16. POGLAVLJEAnaliza

podataka

III.

537

Datoteku Data Table.xls koja je kori{tena u sljede}em primjeru mo`ete na}i nahttp://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/.

SLIKA 16-1.Izgradnju podat-kovne tablicezapo~nite unosominteresne stope ifunkcije PMT uradnu stranicu.

SLIKA 16-2.Koristite okvir zadijalog Table dabiste odrediliulaznu }eliju.

6. Kliknite na OK. Excel unosi rezultate tabli~ne formule (jedan rezultatza svaku ulaznu vrijednost) u dostupne }elije raspona podatkovnetablice. U ovom primjeru Excel unosi {est rezultata u raspon C3:C8,{to pokazuje slika 16-3.

NA WEBUW

Kada stvorite ovu podatkovnu tablicu, Excel unosi formulu polja

{=TABLE(,A2)}

u svaku od }elija raspona C3:C8 (rezultantni raspon). U tablici iz primjera,formula TABLE ra~una rezultat funkcije PMT za svaku od kamatnih stopa izstupca B. Primjerice, formula u }eliji C5 ra~una otplatu za stopu od 7 posto.

Funkcija TABLE upotrijebljena u ovoj formuli ima oblik

=TABLE(ulazna }elija retka,ulazna }elija stupca)

S obzirom da je podatkovna tablica s jednom varijablom u ovom primjeruure|ena stup~ano, Excel koristi ulaznu }eliju stupca, A2, kao drugi argu-ment funkcije, a prvi argument ostavlja prazan i postavlja zarez kako biozna~io da je argument ispu{ten.

Nakon {to ste stvorili tablicu, moète promijeniti tabli~nu formulu ili bilokoju od vrijednosti ulaznog raspona, i na taj na~in generirati druk~iji skuprezultiraju}ih vrijednosti. Primjerice, recimo da odlu~ite posuditi samo $185000 za kupnju ku}e. Ako u }eliji C1 promijenite iznos u 185000 vrijednostirezultata mijenjaju se kako pokazuje slika 16-4.


538

SLIKA 16-3. Mjese~na otplataza svaku kamatnustopu sada sepojavljuje u po-datkovnoj tablici.

SLIKA 16-4.Kada promijeniteiznos kredita, Excelponovno prora-~unava tablicu.

Podatkovne tablice s jednom varijablom i vi{e formulaPri stvaranju podatkovne tablice s jednom varijablom, moète uklju~itiproizvoljno mnogo izlaznih formula. Ako je va{ ulazni raspon stupac, une-site drugu izlaznu formulu odmah udesno do prve, tre}u odmah udesno dodruge itd. Za razli~ite stupce moète upotrijebiti razli~ite formule, ali sveone moraju imati istu ulaznu }eliju.

Pretpostavimo da razmi{ljate o kupnji ku}e koja }e zahtijevati kredit od 180 000$. @elite znati kakve }e mjese~ne otplate biti za taj kredit uz razli~itekamatne stope, a htjeli biste usporediti te otplatne rate s onima za kredit od200 000$ sa slike 16-3. Tablicu sa slike 16-3 moète pro{iriti tako da onauklju~i obje formule.

Da biste postoje}oj podatkovnoj tablici dodali novu formulu, slijeditenaredne korake:

1. U }eliju udesno od postoje}e formule – u ovom slu~aju }eliju D2 – unesite novu formulu. Za ovaj primjer unesite

=PMT(A2/12,360,D1)Uo~ite da se ova formula, kao i prva, odnosi na }eliju A2, odnosno naistu ulaznu }eliju.

2. Unesite 180 000$ u }eliju D1.

3. Odaberite tabli~ni raspon – u ovom slu~aju B2:D8.

4. Pokrenite naredbu Table i unesite ulaznu }eliju $A$2 u polje ColumnInput Cell. Slika 16-5 pokazuje rezultat.


podataka

III.

539

SLIKA 16-5.Ova podatkovna ta-blica ra~una mje-se~ne otplate zadva razli~ita iznosazajma uz dvije razli-~ite kamatne stope.

Kao i prije, svaka }elija raspona C3:D8 sadrì formulu

{=TABLE(,A2)}Ove formule ra~unaju rezultate formula u }elijama C2 i D2 za svaku od ka-matnih stopa ulaznog raspona. Primjerice, formula u }eliji D4 ra~una rezul-tat formule u }eliji D2 za kamatnu stopu iz }elije B4, koja iznosi 6.5 posto.

Podatkovne tablice temeljene na dvije ulazne varijablePodatkovne tablice koje su dosad prikazane pokazuju u~inak jedne varijable na jednu ili vi{e formula. Isto tako moète stvoriti podatkovnetablice koje ra~unaju u~inak dvije varijable na jednu formulu.

Pretpostavimo da èlite stvoriti podatkovnu tablicu koja ra~una mjese~neotplate za kredit od 200 000$, ali ovaj put èlite mijenjati ne samo kamatnestope, ve} i trajanje kredita. @elite znati kakav utjecaj ima promjena kamat-nih stopa iznosa 6, 6.5, 7, 7.5, 8 ili 8.5 posto, te promjena trajanja kredita od15, 20, 25 ili 30 godina (180, 240, 300 ili 360 mjeseci).

Da biste stvorili ovu tablicu, slijedite naredne korake:

1. Unesite prvi skup ulaznih vrijednosti u stup~ani raspon. Kao i prije,unesite kamatne stope u raspon B3:B8.

2. Unesite drugi skup ulaznih vrijednosti u red~ani raspon iznad iudesno od prvog ulaznog raspona. U ovom slu~aju, unesite razli~itatrajanja kredita u }elije C2:F2: 180, 240, 300 i 360.

3. Unesite vrijednost kredita u }eliju izvan podru~ja podatkovne tablice;u ovom primjeru, to je }elija I2.

4. Sada unesite tabli~nu formulu. S obzirom da se radi o podatkovnojtablici s dvije varijable, izlazna formula mora biti unijeta u }eliju kojase nalazi u presjeku jednog i drugog ulaznog raspona – u ovom pri-mjeru u }eliju B2. Iako u podatkovnu tablicu s jednom varijablommoète unijeti proizvoljan broj formula, ovdje moète unijeti samojednu. Formula za tablicu iz primjera je

=PMT(A2/12,B1,I2)

U }eliju C1 unesite oznaku Mjeseci, a u A3 oznaku Kamata.

Slika 16-6 pokazuje dosada{nji rezultat. Formula vra}a vrijednostpogre{ke #DIV/0! jer dvije prazne }elije A2 i B1, koje se upotrijebe kaoargumenti, rezultiraju brojem koji je ili premalen ili prevelik za Excel.Kao {to }ete vidjeti, ovaj neispravan rezultat ne}e utjecati na tablicu.


540

SLIKA 16-6.]elija B2 sadrìformulu za ovutablicu s dvije varijable.

Kao i u prethodnim primjerima, Excel unosi formulu polja TABLE u rezul-tantni raspon C3:F8. S obzirom da ova tablica ima dva skupa varijabli, formula TABLE sadrì dvije adrese:

{=TABLE(B1,A2)}

Vrijednosti rezultiraju}eg raspona su mjese~ne otplate zahtijevane za otplatukredita za svaku od kombinacija kamatnih stopa i trajanja kredita. Primje-rice, vrijednost u }eliji D6, -1611.19, je mjese~ni obrok zahtijevan za otplatukredita od 200 000$ na 240 mjeseci s kamatnom stopom od 7.5 posto.

Obratite pa`nju kako ne biste zamijenili ulazne }elije u ovakvim tablicama.Ako to u~inite, Excel }e ulazne vrijednosti iskoristiti na krivim mjestima utabli~noj formuli, {to }e dovesti do besmislenih rezultata. Na primjer, akozamijenite ulazne }elije u prethodnom primjeru, Excel }e vrijednosti izraspona C2:F2 iskoristiti kao kamatne stope, a vrijednosti ulaznog rasponaB3:B8 kao trajanje kredita.

Ure|ivanje tablicaIako moète mijenjati ulazne vrijednosti ili formule u lijevom stupcu i gornjem retku tablice, sadràj pojedinih }elija rezultiraju}eg raspona ne

5. Odaberite tabli~ni raspon – najmanji pravokutni raspon koji uklju~ujesve ulazne vrijednosti i tabli~nu formulu. U ovom primjeru, tabli~ni jeraspon B2:F8.

6. Pokrenite naredbu Table iz izbornika Data i odredite ulazne }elije. S obzirom da se radi o tablici s dvije varijable, morate definirati dvijeulazne }elije: jednu za prvi skup ulaznih podataka i drugu za drugi.Za ovaj primjer, unesite adresu prve ulazne }elije, $B$1, u polje RowInput Cell, a zatim adresu druge ulazne }elije, $A$2, u polje ColumnInput Cell.

7. Pritisnite Enter ili kliknite na OK kako biste izveli prora~un. Slika 16-7pokazuje rezultat. (Otplatu u tablici formatirali smo na dva decimalnamjesta.)


podataka

III.

541

SLIKA 16-7.Ova podatkovna ta-blica ra~una mje-se~ne otplate upo-trebljavaju}i razli-~ite kamatne stopei trajanja kredita.

moète promijeniti, jer je podatkovna tablica polje. Primjerice, ako èliteizbrisati sadràj }elije D7 na slici 16-7, Excel }e prikazati poruku Cannotchange part of a table. Ako pogrije{ite pri postavljanju podatkovne tablice,morate ozna~iti (odabrati) sve rezultate, upotrijebiti naredbu Clear izizbornika Edit, a zatim ponoviti prora~un.

Tabli~ne rezultate moète kopirati u drugi dio radne stranice. Mo`da èlitespremiti trenutne tabli~ne rezultate prije promjena formule ili varijabli. Da biste kopirali rezultate tablice sa slike 16-7 iz raspona C3:F8 u rasponC10:F15, odaberite }elije C3:F8, pokrenite naredbu Copy iz izbornika Edit,odaberite }eliju C10 i zatim pokrenite naredbu Paste. Kao {to pokazuje slika16-8, vrijednosti u }elijama C10:C15 su konstante, a ne formule polja. Pri kopiranju tabli~nih rezultata, Excel ih mijenja iz skupa formula polja u njihove broj~ane vrijednosti.


542

VIDI IVi{e informacija oneposrednojmanipulaciji }elija-ma potraìte uodjeljku “Pomicanjei kopiranje pomo}umi{a” na 238. str.

?

Scenario ManagerPodatkovne tablice zahvalne su za razmjerno jednostavne situacije kojeuklju~uju jednu ili dvije varijable, ali odluke se u stvarnom ìvotu temeljena mnogim nepoznanicama. Da biste modelirali sloènije probleme kojiuklju~uju do 32 varijable, moète pozvati servise Scenario Manageraodabirom naredbe Scenarios iz izbornika Tools.

Prije nego {to po~nemo, definirat }emo neke pojmove kako bismo svi govo-rili istim jezikom. Scenarij je imenovana kombinacija vrijednosti pridruènajednoj ili vi{e }elija za varijable analize {to-ako. Model {to-ako je bilo kojaradna stranica, poput primjera sa slike 16-9 na sljede}oj stranici, u kojojmoète zamijeniti razli~ite vrijednosti za varijable, poput Average CustomerVisits, kako biste vidjeli utjecaj na druge vrijednosti, poput OperatingProfit, a koje se ra~unaju formulama {to ovise o tim varijablama. ScenarioManager naziva }elije koje sadrè vrijednosti {to ih èlite upotrijebiti kaovarijable }elijama promjena.

SLIKA 16-8.Kopiranje rezulti-raju}ih raspona udrugi dio radnestranice prenosinumeri~ke vrijed-nosti, a ne formulekori{tene da bi ihse izra~unalo.

Scenario Manager moète upotrijebiti za stvaranje onolikog broja scenarijakoliko to zahtijeva va{ model {to-ako, a zatim moète ispisati izvje{taje kojise bave detaljima o svim }elijama promjena i rezultiraju}im }elijama.Scenario Manager ima sljede}e zna~ajke:

� Moète stvoriti vi{estruke scenarije za jedan model {to-ako, svaki sazasebnim skupom varijabli.

� Va{ model {to-ako moète distribuirati ostalim ~lanovima va{e grupekako bi mogli dodati svoje scenarije. Zatim moète prikupiti sve verzi-je i povezati sve scenarije u jednoj radnoj stranici.

� Promjene scenarija moète jednostavno pratiti pomo}u mogu}nostiScenario Managera za kontroliranje verzija, a zapisom datuma i kori-sni~kog imena pri svakom dodavanju ili promjeni scenarija.

� Scenarije moète za{titi lozinkom, pa ih ~ak u~initi nevidljivima.

� Veze izme|u pojedinih scenarija, razli~itih skupova varijabli i na~inje-nih od razli~itih korisnika, moète istraìti opcijom PivotTable. Time seva{oj analizi {to-ako dodaje jo{ jedna dimenzija.

� Scenarij moète definirati jednostavnim odabirom }elija i upisivanjemimena pomo}u okvira Scenario na vlastitoj traci s alatima koju moètesami kreirati.


podataka

III.

543

Datoteku Grocery 2000.xls koja je kori{tena u sljede}em primjeru moète na}ina http://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/.

SLIKA 16-9.Upotrijebit }emoScenario Managerza modeliranjeu~inaka mijenjanjavrijednosti u ras-ponima D2:D3, D5i E8:E13 na ovojradnoj stranici.

VIDI IVi{e informacija ostoèrnim tablica-ma potraìte u 27.poglavlju, “Upo-treba stoèrnihtablica”.

?

NA WEBUW

Da biste razumjeli rad Scenario Managera, zamislite da upravljate trgovi-nom mje{ovite robe ~ija je profitna slika modelirana radnom stranicom saslike 16-9. Brojevi u }elijama D2:D5 i E8:E14 su nedavni prosjeci; stupac Csadrì imena koja smo dali relevantnim }elijama u stupcima D i E. Zanimavas provjera utjecaja promjena u tim }elijama na kona~ni rezultat u zad-njem retku, pokazan u }eliji E15. Devet je varijabli previ{e za naredbuTable, ali Scenario Manager moè pomo}i.


544

Definiranje scenarijaDa biste definirali scenarij, slijedite naredne korake:

1. Pokrenite Scenarios iz izbornika Tools. (Ova naredba se normalno nepojavljuje na skra}enim izbornicima. Kliknite na dvostruku strelicu nadnu izbornika Tools da biste je prikazali.)

2. U okviru za dijalog Scenario Manager, pokazanom na slici 16-10,kliknite na gumb Add.

SLIKA 16-10.Odabir Scenariosiz izbornika Toolsprikazuje okvir zadijalog ScenarioManager.

Prije nego {to po~nete koristi Scenario Manager, pametno je imenovati }elijekoje namjeravate koristiti kao svoje varijable, kao i svaku }eliju koja sadrì for-mule ~ije vrijednosti ovise o va{im varijablama. To nije nuàn korak, ali ~iniizvje{taje scenarija, kao i neke okvire za dijalog, mnogo razumljivijim.

SAVJET�

3. U okviru za dijalog Add Scenarios, pokazanom na slici 16-11 nasljede}oj stranici, upi{ite ime svog scenarija.


podataka

III.

545

SLIKA 16-11.Ovdje smo unijeliadrese }elija promjene pojedi-na~no, odabiromsvake pomo}umi{a i njenimodvajanjem odsljede}e zarezom.

4. U polju Changing Cells, ozna~ite koje }elije èlite varirati. Podrazumije-vano, ovo polje sadrì adresu }elije ili raspona koji je bio odabran utrenutku pokretanja naredbe Scenarios, ali to moète promijeniti utip-kavanjem nove adrese, imena ili odabirom }elija mi{em. (Ako vam pritome smeta okvir za dijalog Add Scenarios, maknite ga u stranu povla-~enjem mi{em.) Nesusjedne }elije i rasponove moète ozna~iti i tako danjihove adrese ili imena odvojite zarezima, {to pokazuje slika 16-11.

5. Kliknite na OK kako biste stvorili prvi scenarij.

6. Pojavit }e se okvir za dijalog Scenario Values, prikazuju}i tekst polje zasvaku }eliju koja se mijenja. Ako ste mijenjane }elije imenovali, uzpolja }e se pojaviti definirana imena, {to pokazuje slika 16-12; ina~e,prikazuju se adrese tih }elija. Tekst polja sadràvaju pripadaju}e vri-jednosti trenutno unijete u radnu stranicu.

U svakom od tekst polja moète unijeti i konstantu i formulu. Primje-rice, da biste pove}ali vrijednost prve varijable na slici 16-12, klikniteispred nje u tekst polju i upi{ite na tom mjestu =1.1*, kako biste stvo-rili formulu koja trenutnu vrijednost mnoì s 1.1. (Uo~ite da, iako for-mulu moète unijeti u okviru za dijalog Scenario Values, Excel upozo-rava kako se formule mijenjaju s njihovim rezultiraju}im vrijednostimakada kliknete na OK.) Okvir za dijalog Scenario Values prikazuje samoprvih pet varijabli odjednom; upotrijebite kliznu traku na desnoj strani

tekst polja kako biste se pomicali kroz ostala tekst polja. Da biste upot-punili scenarij, jednostavno promijenite te vrijednosti, ali u ovomprimjeru }emo ostaviti po~etne vrijednosti kao da su u redu i kliknutina OK.


546

7. Da biste stvorili naredni scenarij, kliknite na Add i vratite se u okvir zadijalog Add Scenarios. (Moète stvoriti proizvoljno mnogo scenarija.)Kada ste zavr{ili s definiranjem scenarija, kliknite na OK kako biste sevratili u okvir za dijalog Scenario Manager. Da biste se vratili u radnustranicu, kliknite na Close u okviru za dijalog Scenario Manager. Da biste stvorili daljnje scenarije ili promijenili postoje}e, kasnije seponovno moète vratiti u Scenario Manager.

SLIKA 16-12.Unesite vrijednostiza svaku }elijupromjene. Budu}ida smo prije imen-ovali svaku od njih,imena se pojavljujuu okviru za dijalogScenario Values.

Upotreba gumba Show za prikaz scenarijaNakon {to ste stvorili nekoliko scenarija, vjerojatno }ete èljeti provjeriti njihov u~inak na va{u radnu stranicu. Da biste to u~inili, pokrenite naredbuScenarios, odaberite ime scenarija u okviru za dijalog Scenario Manager ikliknite na Show. Scenario Manager zamjenjuje vrijednosti varijabli koje setrenutno nalaze u radnoj stranici s onima koje ste odredili pri definiranjuodabranog scenarija. Slika 16-13 pokazuje kako bi mogla izgledati radnastranica da ste upotrijebili gumb Show sa scenarijom koji uve}ava brojkupaca za 5 posto i smanjuje prodaju po kupcu za isti postotak.

Kada potvrdite opciju Sharing With Track Changes (izbornik Tools, naredbaProtection, naredba Protect And Share Workbook), za dijeljenu se radnubilje`nicu aktivira i vi{e od same za{tite, jer se otvara okvir za dijalog Save As i uklju~uje dijeljenje radne bilje`nice.

SAVJET�

Okvir za dijalog Scenario Manager ostaje na ekranu pri upotrebi gumbaShow, tako da moète vidjeti rezultate ostalih scenarija bez vra}anja uradnu stranicu. Kada kliknete na Close ili pritisnete Esc kako biste zatvoriliokvir za dijalog Scenario Manager, zadnji pregledani scenarij ostaje u radnoj stranici. Sve dok u radnoj stranici niste unijeli neke druge izmjene,u~inak ovog scenarija moète poni{titi odabirom naredbe Undo Show iz izbornika Edit.


podataka

III.

547

SLIKA 16-13.Klikom na gumbShow trenutnevrijednosti svojeradne stranicezamjenjujete vri-jednostima zada-nog scenarija.

Dodavanje, promjena i brisanje scenarijaScenariji se spremaju s ostalim podacima radne stranice kada pokrenete na-redbu Save iz izbornika File. Svaka radna stranica u radnoj bilje`nici moèsadràvati vlastiti skup scenarija i pri svakom otvaranju radne bilje`nice bit}e uz radne stranice dostupni i svi pripadaju}i scenariji. U okviru za dijalogScenario Manager nove scenarije dodajete pritiskom na gumb Add, a posto-je}e mijenjate pritiskom na gumb Edit.

Klikom na gumb Edit u okviru za dijalog Scenario Manager, prikazat }e seokvir za dijalog Edit Scenario koji je identi~an okviru za dijalog Add Sce-nario pokazanom na slici 16-11 na 545. stranici. Na raspolaganju vam je

Pametno je spremiti radnu stranicu prije po~etka eksperimentiranja s gumbomShow Scenario Managera, jer on zamjenjuje trenutne vrijednosti va{e radnestranice s vrijednostima odabranog scenarija. Nakon {to ste spremili svojuradnu stranicu, moète eksperimentirati do mile volje znaju}i da su originalnevrijednosti na sigurnom. U svakom slu~aju, moète poni{titi u~inke posljednjihnekoliko prikazanih scenarija ponavljaju}i naredbu Undo s izbornika Edit.

SAVJET�

promjena imena odabranog scenarija, dodavanje mijenjanih }elija, uklanjan-je postoje}ih mijenjanih }elija ili odre|ivanje potpuno novog skupa mijen-janih }elija. Kada kliknete na OK, pojavit }e se okvir za dijalog ScenarioValues u kojem moète promijeniti vrijednosti mijenjanih }elija.

Kako vrijeme prolazi, tako }ete mo`da èljeti reducirati popis va{ih scenari-ja. Da biste izbrisali scenarij, jednostavno odaberite njegovo ime u okviru zadijalog Scenario Manager i kliknite na Delete.

Kako Scenario Manager prati promjeneKada netko promijeni postoje}i scenarij, Excel u polje Comment okvira zadijalog Scenario Manager dodaje tekst Modified by, ispod teksta Created bykoji se pojavljuje pri prvom dodavanju scenarija (vidi sliku 16-11 na 545.stranici). Pri svakoj promjeni scenarija, Excel dodaje novi tekst s imenomkorisnika i datum promjene. Ova je informacija naro~ito korisna ako va{emodele {to-ako uputite drugima, a zatim ih vratite u jedinstveni model, {toje obja{njeno u sljede}em odjeljku.

Povezivanje scenarijaAko je dio va{eg posla i razvoj modela {to-ako ili predvi|anje poslovanjava{eg poduze}a, vjerojatno prili~no vremena provedete u prikupljanjuinformacija od svojih suradnika o trendovima i trì{nim silnicama koje semogu pojaviti u budu}nosti poslovanja va{eg poduze}a. êsto su vampotrebni ulazni podaci od nekoliko ljudi, od kojih svaki zna svoj dio posla,poput tro{kova ili prodajnih tendencija. U Excelu moète definirati scenari-je s razli~itim skupovima mijenjanih }elija u istoj radnoj stranici. Primjerice,mogli biste stvoriti zasebne scenarije “najboljeg slu~aja” i “najlo{ijeg slu-~aja” za tro{kove i prodajne trendove. Excel nudi dvije mogu}nosti koje ovu vrstu prikupljanja informacija ~ini mnogo pogodnijom za upravljanje:usmjeravanje dokumenata i povezivanje scenarija.

Ako ste spojeni na mreù ra~unala koja koriste kompatibilni sustav elek-troni~ke po{te, moète upotrijebiti naredbu Routing Recipient u podizbor-niku Send To izbornika File kako biste trenutnu radnu bilje`nicu pripojilielektronskoj poruci i poslali je jednom ili ve}em broju suradnika. Kompa-tibilni sustavi elektroni~ke po{te uklju~uju Microsoft Outlook, MicrosoftMail, Lotus cc:Mail ili bilo koju drugu aplikaciju elektroni~ke po{te kojapo{tuje MAPI (Messaging Application Programming Interface) ili VIM(Vendor Independent Messaging) standarde. Ili radne bilje`nice {aljitekoriste}i Internet preko Web dokumenata i FTP stranica.


548

VIDI IAko niste povezanina mreù s kompa-tibilnim sustavomelektroni~ke po{te,moète stvoritikopije radnih stra-nica koje sadràva-ju va{e modele {to-ako i distribuirati ihva{im suradnicimana stari na~in –disketama.

?

Vi{e informacija o kori{tenju Interneta i Excela pogledajte u 19. poglavlju“Hiperveze i Internet.”

Primjerice, pretpostavimo da èlite distribuirati model {to-ako nekoliciniva{ih suradnika: Vicki ima istraène trendove kupaca, Max zna podatke otro{kovima, a Regina prati promid`bu. Pojedine dijelove moète povezatina tri na~ina: prvo, moète zamoliti svakog od njih da doda svoj scenarij umodel originalne radne stranice. Drugo, moète distribuirati svoju radnubilje`nicu s duplikatom originalnog modela u ~etiri zasebne radne stranice– jednu za vas i po jednu za svakog od njih. Da biste stvorili ovu radnubilje`nicu, imenujte svaku radnu stranicu i odaberite radne stranice kaogrupu. Odaberite podatke za kopiranje i pokrenite Fill, a zatim AcrossWorksheets iz izbornika Edit kako biste kopirali sve podatke, formule i formate iz originalnog modela u ostale tri radne stranice, kako je pokazanona slici 16-14. Zatim moète proslijediti radnu bilje`nicu svakom od suradnika uz zahtjev da svoje vlastite scenarije stvore na odgovaraju}oj radnoj stranici.


podataka

III.

549

Tre}a je mogu}nost stvoriti kopije originalne radne bilje`nice, svaku s druk-~ijim imenom datoteke, tako da svaki od suradnika unese vlastiti scenarij udrugu datoteku.

Upotrebom druge ili tre}e tehnike, nakon {to va{i suradnici dodaju svojescenarije i vrate se u radnu bilje`nicu (ili njihovu kopiju radne bilje`nice),moète povezati scenarije u glavnu radnu stranicu. Jednostavno otvoritesve radne bilje`nice koje sadrè èljene scenarije, aktivirajte radnu stranicuu kojoj èlite povezati sve scenarije i upotrijebite gumb Merge u okviru zadijalog Scenario Manager.

Kada kliknete na gumb Merge, pojavit }e se okvir za dijalog poput onog saslike 16-15. sa sljede}e stranice.

SLIKA 16-14.Ova radna bilje`ni-ca postavljena jeza distribuciju, sposebnim strani-cama za svakog suradnika.

U okviru za dijalog Merge Scenarios, odaberite radnu bilje`nicu i radnustranicu iz koje èlite povezati scenarije. Kao {to je pokazano na slici 16-15,kada odaberete radnu stranicu iz popisa Sheet, poruka na dnu okvira zadijalog govori vam koliko scenarija postoji u radnoj stranici. Kada kliknetena OK, scenariji te radne stranice kopiraju se u aktivnu radnu stranicu.(Gumb OK se zasivljuje ako èlite povezati scenarij iz radne stranice koja ne sadrì scenarije.)

Nakon povezivanja svih scenarija va{ih suradnika, okvir za dijalog ScenarioManager za na{ primjer izgleda kao na slici 16-16.


550

SLIKA 16-15.Klik na Merge uokviru za dijalogScenario Managerprikazuje okvir zadijalog MergeScenarios, pomo}ukojeg moète uvo-ziti scenarije iz bilokoje stranice u bilokojoj otvorenoj rad-noj bilje`nici.

Spajanje scenarija dat }e najbolje rezultate ako je temeljna struktura svihradnih stranica identi~na. Iako ova uniformnost nije striktan zahtjev, spajanjescenarija iz radnih stranica s razli~itim rasporedom moè uzrokovati da sevrijednosti }elija promjene pojave na neo~ekivanim lokacijama. Iz tog razloga ibudu}i da je op}enito te{ko odrediti bilo ~iju sposobnost baratanja s po-dacima, isku{ajte ~etvrti pristup. Distribuirajte “upit”, zahtijevaju}i samo onepodatke koje trebate, upotrijebite vanjske adrese }elija za povezivanje podata-ka s odgovaraju}im lokacijama u va{oj glavnoj radnoj stranici te sami ilipomo}u makro naredbi kreirajte scenarije. Vi{e informacija o vanjskimadresama }elija prona}i }ete u odjeljku “Trodimenzionalna imena”, na 140.stranici i u odjeljku “Odre|ivanje imena na razini radnih stranica”, na 136.stranici.

SAVJET�


podataka

III.

551

Najbrì i najjednostavniji na~in za definiranje i prikaz scenarija je dodavanjeokvira Scenario standardnoj ili vlastitoj traci s alatima. Da bismo to ilustrirali,kreirajmo vlastitu traku s alatima Scenario:

1. S izbornika View odaberite Toolbars pa Customize. Excel prikazuje okvirza dijalog Customize.

2. Na kartici Toolbars kliknite na gumb New.

3. Excel predstavlja okvir za dijalog New Toolbar; unesite Scenarios i klik-nite na OK. Excel prikazuje novu, praznu traku s alatima – Scenarios.

4. U okviru za dijalog Customize kliknite na karticu Commands.

5. S popisa Categories odaberite stavku Tools.

6. Pomi~ite se prema dolje po popisu Commands kako biste prona{linaredbu i okvir Scenarios te ih povucite na traku s alatima Scenarios.Nakon {to to u~inite, traka s alatima Scenarios trebala bi izgledati poputove:

Da biste prikazali novu traku s alatima Scenarios, s izbornika View odabe-rite Toolbars i zatim Scenarios; okvir Scenarios popisuje sve scenarije defini-rane u aktivnoj radnoj bilje`nici.

Da biste upotrijebili okvir Scenarios, najprije unesite nove vrijednosti u }elijepromjene, odaberite ih, kliknite na okvir Scenarios, upi{ite ime novog scenarijai pritisnite Enter. Kori{tenjem ove tehnike moète definirati po volji scenarij bezupotrebe okvira za dijalog Scenario Manager.

Kada budete èljeli prikazati scenarij, kliknite na strelicu prema dolje uzokvir Scenario i odaberite njegovo ime s padaju}eg popisa Scenarios.

Scenarij moète i redefinirati upotrebom okvira Scenarios kako bisteprikazali njegove vrijednosti }elija promjene. Potom unesite nove vrijednosti u}elije promjene i ponovo odaberite isti scenarij s padaju}eg popisa Scenarios.(Modificirate li bilo koju trenutnu vrijednost }elija promjene, pazite da slu~ajnone redefinirate trenutni scenarij odabirom njegova imena s padaju}eg popisaScenarios.)

Scenario Express

Uo~ite na slici 16-16 da polje Comment prikazuje ime korisnika koji jedefinirao i mijenjao scenarij. Tako|er zapazite da popis Scenarios uklju~ujesli~no nazvane scenarije. U ovom primjeru, svi su suradnici za svoje scenarije upotrijebili ista tri imena – Expected, Best Case i Worst Case, aExcel je izbjegao konflikte dodaju}i imena onih koji su definirali scenarijkao i datume kada je do{lo do dupliciranja imena. (Excel je mogao upotrijebiti i brojeve kako bi se razlikovali scenariji stvoreni istog datuma.)Za promjenu imena scenarija moète upotrijebiti gumb Edit, ali bi vamimena korisnika i datumi mogli dobro do}i.

Svaka grupa scenarija dobivena od suradnika koristi razli~ite mijenjane}elije. Vickijevi scenariji mijenjaju vrijednosti u }elijama D2, D3 i D5, dokMaxovi mijenjaju samo vrijednost u E8, a Reginini u }eliji E11. Ove razli~itescenarije moète prikazati zajedno i gledati kako razne kombinacije utje~una kona~ni rezultat. Primjerice, neke od vrijednosti originalnog Guyjovogscenarija promijenjene su u scenarijima Vicki, Maxa i Regine. Mogli bistepo~eti s prikazom jednog od Guyjovih scenarija, a zatim pratiti u~inakdodavanja svakog od skupa mijenjanih }elija na model. Mogu}nosti sugotovo neograni~ene.

Stvaranje izvje{taja iz scenarijaRadna bilje`nica Grocery2000 s povezanim scenarijima postala je prili~nosloèn model {to-ako. Me|utim, moète stvoriti i mnogo sloènije modelekoji uklju~uju proizvoljno velik broj scenarija (odnosno onoliko mnogokoliko moè podnijeti va{e ra~unalo) s najvi{e 32 varijable po scenariju.Mogu}nosti stvaranja izvje{taja Scenario Managera pruàju vam na~in za


552

SLIKA 16-16.Spojeni scenarijisada se pojavljujuna istoj radnojstranici. Kada sespoje istoimeniscenariji Excel imdodjeljuje jedin-stvena imenadodaju}i imena nji-hovih tvoraca,datume ili brojeve.

VIDI IDaljnje informacijeo naredbama Fill iAcross Sheets po-traìte u odjeljku“Naredba AcrossWorksheets” na275. str. Infor-macije o grupnomure|ivanju potraìteu odjeljku“Istovremenoure|ivanje gruparadnih stranica” na 326. str.

?

pra}enje svih mogu}nosti, a opcija PivotTable pruà vam dodatnu {to-akofunkcionalnost, omogu}avaju}i manipulaciju samih elemenata izvje{taja.

Klik na gumb Summary u okviru za dijalog Scenario Manager prikazujeokvir za dijalog kojim moète stvoriti novu radnu stranicu koja sadrì izvje-{taj {to pokazuje vrijednosti svih scenarija pridruènih svakoj mijenjanoj}eliji. Opcijski, ovaj izvje{taj moè pokazati utjecaj svakog scenarija najednu ili vi{e rezultantnih }elija. Slika 16-17 pokazuje okvir za dijalog koji se pojavljuje kada kliknete na gumb Summary dok radite s radnom bilje`-nicom Grocery2000.


podataka

III.

553

SLIKA 16-17.Upotrijebite okvirScenario Summaryda odredite vrstuizvje{taja i rezul-tantne }elije kojeèlite vidjeti.

U gornjem odjeljku ovog okvira za dijalog odabirete vrstu èljenog izvje{-taja. Na dnu okvira za dijalog moète, ali ne morate, odrediti bilo kojurezultantnu }eliju koju èlite u izvje{taju, pri ~emu se ve}i broj njih odvajazarezima (opcijski). Rezultantnim }elijama smatrate one koje predstavljajuzavr{ne }elije ovisne o mijenjanim }elijama – u na{em primjeru to je vrije-dnost Operating Profit u }eliji E16, te godi{nji ukupni prihod, Gross Profit, u }eliji E6.

Sumarni izvje{taj scenarijaNakon {to zadate rezultantne }elije i kliknete na OK, Scenario Managerstvara izvje{taj u novoj radnoj stranici. Ako ste potvrdili opciju ScenarioSummary u odjeljku Report Type okvira za dijalog Scenario Summary,nakon aktivne radne stranice u radnoj bilje`nici ume}e se nova radna stranica nazvana Scenario Summary, {to pokazuje slika 16-18. Zatim turadnu stranicu moète pomaknuti gdje ho}ete. (Sakrili smo trake s alatima i prilagodili {irine nekih stupaca u izvje{taju na slici 16-18 kako bismoprikazali {to ve}i dio izvje{taja na ekranu.)

VIDI IInformacije o pomicanju radnihstranica potraìte u odjeljku “Rad sastranicama” na311. str.

?

Uo~ite da sumarni izvje{taj sadrì popis mijenjanih }elija i rezultantnih}elija po imenu, ako ste im prije pridruìli imena. Imena scenarija pojavljujuse kao zaglavlja stupaca, a stupci se pojavljuju redom kojim su definiraniscenariji. Mogli biste dodati opise scenarija za svaki scenarij upisivanjemteksta u nove retke umetnute ispod zaglavlja stupaca, otvaranjem novihokvira s tekstom ili upotrebom naredbe Comment iz izbornika Insert. (Ova naredba se normalno ne pojavljuje na skra}enim izbornicima. Kliknitena dvostruku strelicu na dnu izbornika Insert da biste je prikazali.)

Uo~ite na slici 16-18 da su sve vrijednosti mijenjanih }elija u stupcima E i F zasjenjene sivom bojom. Zasjenjenje ozna~ava }elije koje su u okviruza dijalog Add Scenario odre|ene kao mijenjane }elije za scenarij ~ije se ime pojavljuje na vrhu stupca.

Isto tako, uo~ite simbole struktura razina koji se pojavljuju iznad i ulijevood izvje{taja, {to vam omogu}ava prikaz i skrivanje detalja. Na slici 16-18,simbol za prikaz detalja na lijevoj strani retka 3 ozna~ava da je tamo ne{toskriveno. Kao {to moète vidjeti na slici 16-19, klikom na ovaj simbol otkrivaju se skriveni podaci – sadràj polja Comment iz okvira za dijalogScenario Manager, uklju~uju}i datum stvaranja i promjene za svaki od scenarija.


554

SLIKA 16-18.Opcija Summarykreira izvje{taj unovoj radnoj stra-nici s imenomScenario Summary.

VIDI IInformacije o doda-vanju komentarava{im radnim stra-nicama potraìte uodjeljku “Dodava-nje komentara }eli-jama” na 325. str.

?

VIDI IInformacije o radusa strukturama rad-nih stranicapotraìte u“Strukturiranje rad-nih stranica” na 225. str.

?

Izvje{taj PivotTablePreostali izvje{taj u okviru za dijalog Scenario Summary je ScenarioPivotTable. Poput opcije Scenario Summary, opcija Scenario PivotTableume}e novu radnu stranicu u va{u radnu bilje`nicu. Me|utim, stoèrnetablice su zasebni {to-ako alati i omogu}avaju vam neposrednu upotrebutehnika za manipuliranje mi{em, te na taj na~in mije{anje razli~itih scenarijau izvje{taju i pregled u~inaka na rezultantne }elije.

Stoèrne tablice su mo}ni analiti~ki alati koji najbolje odgovaraju sloènimmodelima {to-ako koji uklju~uju scenarije s raznim skupovima mijenjanih}elija, stvorenim od razli~itih korisnika. [to je va{ model {to-ako jednodi-menzionalniji, to su manje prednosti upotrebe stoèrnih tablica. Stoèrnetablice zahtijevaju vi{e vremena i memorije od sumarnih izvje{taja. Akosami stvorite sve scenarije i upotrijebite u svakom isti skup mijenjanih}elija, mo`da }ete jednostavnije raditi sa sumarnim izvje{tajem, odnosnoopcijom Scenario Summary, jer ne}ete mo}i iskoristiti prednosti koje sa sobom nosi izvje{taj PivotTable.

Slika 16-20 na sljede}oj stranici pokazuje izvje{taj PivotTable stvoren odjedne verzije radne bilje`nice Grocery2000 s povezanim scenarijima. Kadaprikaète izvje{taj PivotTable, pojavljuje se traka s alatima Query And Pivot.

]elije u izvje{taju koje sadrè broj~ane podatke predstavljaju rezultantne}elije onako kako bi se one pojavile za predo~ene trenutno prikazane scenarije. Polja u recima inicijalno prikazuju mijenjane }elije, ~ija se imenapojavljuju u zasjenjenim okvirima iznad imena svakog scenarija u kojem su


podataka

III.

555

SLIKA 16-19.Komentari upisaniu okviru za dijalogScenario Managersu skriveni u retku4 izvje{taja Scena-rio Summary.

VIDI IVi{e informacija ostoèrnim tablica-ma i traci s alatimaPivotTable potraìteu 27. poglavlju“Upotreba stoèr-nih tablica”.

?

one uklju~ene. Rezultantne }elije inicijalno se pojavljuju preko vrha tablice. Da biste probali i druk~iji razmje{taj, jednostavno povucite mi{embilo koji od zasjenjenih okvira iz jednoga u drugo podru~je. Okviri u gornjem lijevom kutu izvje{taja su padaju}e popisa s imenima stvarateljascenarija. Podrazumijevano je potvr|ena opcija All, ali moète odabrati ibilo koje pojedina~no ime.


556

Naredba Goal SeekNaredbom Goal Seek izbornika Tools moète izra~unati nepoznatu vrijed-nost koja daje èljeni rezultat. (Ova naredba se normalno ne pojavljuje naskra}enim izbornicima. Kliknite na dvostruku strelicu na dnu izbornikaTools da biste je prikazali.) Primjerice, pretpostavimo da èlite znati najve}iiznos 30-godi{njeg kredita koji moète otplatiti uz kamatnu stopu od 6.5%,te ako su vam mjese~ni obroci ograni~eni na 2000$. Da biste upotrijebilinaredbu Goal Seek za odgovor na ovo pitanje, slijedite naredne korake:

1. Postavite problem s probnim vrijednostima. Na primjer, u problemunajve}eg iznosa pokazanom na slici 16-21 na sljede}oj stranici, kreditod 500 000$ zahtijevao bi mjese~ne otplate ve}e od 2000$. Da bistedefinirali imena za }elije B1:B4, odaberite }elije A1:B4 i pokrenitenaredbu Name iz izbornika Insert, a zatim odaberite Create. Potvrditeopciju Left Column i kliknite na OK.

SLIKA 16-20.Izvje{taj PivotTableScenario omogu-}uje vam rad sastvarnim podacimau izvje{taju.

Datoteku Goal Seek.xls koja se koristi u sljede}em primjeru moète na}i nahttp://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/.

NA WEBUW

2. Aktivirajte }eliju s formulom – u ovom slu~aju B4. (Ovo nije sasvimneophodno, ali pojednostavnjuje postupak.)

3. Iz izbornika Tools pokrenite naredbu Goal Seek. (Ova naredba se nor-malno ne pojavljuje na skra}enim izbornicima. Kliknite na dvostrukustrelicu na dnu izbornika Tools da biste je prikazali.)

4. U okviru za dijalog Goal Seek, pokazanom na slici 16-22, prihvatitevrijednost u polju Set Cell (apsolutna adresa aktivne }elije).


podataka

III.

557

SLIKA 16-21.Upotrijebite nared-bu Goal Seek kakobiste prona{li naj-ve}i kredit kojimoète dobiti akosvoje otplate èlitezadràti ispododre|ene granice.

SLIKA 16-22.Za upotrebu ciljnogtraènja popuniteokvir za dijalogGoal Seek.

5. U polje To Value upi{ite najve}u vrijednost koju èlite dobiti kao rezultat formule – u ovom slu~aju -2000. (Upisujete negativnu vrijednost jer je to ono {to morate platiti.)

6. U polje By Changing Cell upi{ite adresu ili kliknite na }eliju u radnojstranici ~ija je vrijednost nepoznata – u ovom slu~aju, }elija B1 (vrijednost Principal). (Umjesto toga, ako ste }eliji B1 pridodali ime,poput Principal, moète u to polje upisati zadano ime.)

7. Kliknite na OK ili pritisnite Enter. Microsoft Excel prikazuje okvir zadijalog Goal Seek Status, pokazan na slici 16-23. Odgovor koji traìtepojavljuje se u }eliji odre|enoj poljem By Changing Cell. U ovomprimjeru, rezultat 316,421.64 pojavit }e se u }eliji B1.

8. Da biste zadràli ovu vrijednost, kliknite na OK u okviru za dijalogGoal Seek Status. Da biste povratili vrijednost koja se prethodnonalazila u }eliji B1, kliknite na Cancel.

Excel upotrebljava iterativnu tehniku za izvo|enje ciljnog ra~una, odnosnopoku{ava s nizom vrijednosti, jednom za drugom, dok ne do|e do rje{enjakoje ste zahtijevali. Problem s kreditom koji smo upravo pokazali moè bitibrzo rije{en. Drugi problemi mogu zahtijevati vi{e vremena, a neki uop}enisu rje{ivi.

Dok Excel radi na prora~unu ciljnog rje{enja, moète u okviru za dijalogGoal Seek Status kliknuti na Pause kako biste prekinuli prora~un i zatimklikom na Step pokazati rezultate svake iteracije. Pri ovakvom radu uokviru za dijalog pojavit }e se gumb Continue. Ako èlite nastaviti s naredbom Goal Seek punom brzinom, kliknite na taj gumb.

To~nost i vi{estruki rezultatiPretpostavimo da u }eliju A1 prazne radne stranice unesete formulu =A2^2, a zatim upotrijebite naredbu Goal Seek da bi se prona{la vrijednostu A2 koja }e vrijednost u A1 postaviti na 4. (Okvir za Dijalog Goal Seekunosi $A$1 u polje Set Cell, 4 u polje To Value i $A$2 u polje ChangingBox.) Rezultat, prikazan na slici 16-24, moè biti pomalo iznena|uju}i.Excel vam izgleda daje na znanje da je najblià vrijednost kvadratnog korijena od 4 jednaka 2.000023.


558

SLIKA 16-23.Okvir za dijalogGoal Seek Statusizvje{}uje vaskada je prona|enorje{enje.

VIDI IVi{e informacija oprora~unima u rad-nim stranicamapotraìte u odjeljku"Prora~un u radnimstranicama", na149. stranici.

?

Podrazumijevano, naredba Goal Seek prestaje s radom kada izvede ili 100 iteracija (poku{aja) ili na|e rezultat koji se od traène vrijednosti razlikuje najvi{e za 0.001. Ako vam je potrebna ve}a preciznost od gorenavedene, podrazumijevanu vrijednost mijenjate pokretanjem naredbeOptions iz izbornika Tools, klikom na karticu Calculation i promjenom vrijednosti Maximum Iterations na broj ve}i od 100, odnosno vrijednostiMaximum Change na manje od 0.001 (ili oboje).

SLIKA 16-24.Naredba GoalSeek vra}a ovajrezultat kada ste jetraìli da prona|edrugi korijen iz 4.

Ovaj primjer pokazuje i drugi ~imbenik kojeg morate biti svjesni pri upotrebi naredbe Goal Seek. Naredba nalazi samo jedno rje{enje, iako problem moè imati nekoliko njih. U ovom slu~aju, vrijednost 4 ima dvakvadratna korijena, +2 i -2. U ovakvim slu~ajevima, naredba Goal Seek vam daje rje{enja istog predznaka kao i po~etna vrijednost. Na primjer, akopo~nete s vrijedno{}u -1 u }eliji A2, naredba Goal Seek dat }e rezultat -1.999917, a ne +2.000023.

SolverNaredba Goal Seek pogodna je za probleme koji uklju~uju to~nu ciljnu vrijednost ovisnu o jednoj nepoznanici. Za sloènije probleme trebali bisteupotrijebiti Solver. Solver moè rije{iti probleme koji uklju~uju mnoge varijabilne }elije i pomaè vam u nalaènju kombinacija varijabli koje ciljnu}eliju podiù na najve}u ili najmanju vrijednost. Isto tako, Solver vamomogu}ava odre|ivanje jednog ili vi{e ograni~enja – uvjeta koji moraju biti ispunjeni kako bi rje{enje bilo zadovoljavaju}e.

Solver je dodatak Excelu. Ako ste izveli potpunu instalaciju Excela, tada uizborniku Tools postoji naredba Solver. Ako u tom izborniku nema naredbeSolver, tada pokrenite naredbu Add-Ins i zatim iz popisa Add-Ins Availableodaberite Solver Add-In. Ako Solver nije na popisu, morat }ete pokrenutiprogram Microsoft Excel Setup i odabrati opciju instalacijeComplete/Custom.

Ovaj odjeljak pruà samo uvod u Solver. Potpuni prikaz ovog mo}nog alata prelazi opseg ove knjige. Vi{e detalja, uklju~uju}i i obja{njenje porukao pogre{kama u Solveru, pogledajte u on-line sustavu pomo}i. Za daljnjematerijale o optimizaciji, preporu~amo vam dvije knjige: ManagementScience, Andrew W. Shogan (Englewood Cliffs, New Jersey: Prentice-Hall,1988.) i Operations Research, Applications and Algorithms, Wayne L. Winston(Boston: PWS-Kent Publishing Co., 1991.).

Kao primjer problema s kojim se Solver moè zabaviti, zamislite da plani-rate promid`benu aktivnost za novi proizvod. Va{a ukupna sredstva su 12 000 000 $, a va{e oglase èlite pokazati barem 800 milijuna puta potenci-jalnim ~itateljima, pri ~emu ste odlu~ili oglasiti proizvod u {est publikacija –nazovimo ih Pub1 do Pub6. Svaka od publikacija stiè do razli~itog broja~itatelja i napla}uje razli~itu cijenu oglasne stranice. (Da bismo zadràli jed-


podataka

III.

559

nostavniju analizu, zanemarit }emo popust na koli~inu.) Va{ je posao sti}ido èljenog broja ~itatelja uz najmanje tro{kove i uz sljede}e dodatne uvjete:

� U svakoj od publikacija mora se objasniti barem {est oglasa.

� Na nijednu od publikacija ne moè biti potro{eno vi{e od tre}ineukupnih sredstava.

� Va{ ukupni tro{ak ogla{avanja u publikacijama Pub3 i Pub4 ne smijeprije}i 7 500 000$.


560

Mo`da biste ovaj problem mogli rije{iti i sami zamjenjuju}i mnoge alterna-tive za vrijednosti koje se trenutno nalaze u }elijama D2:D7, vode}i ra~unao ograni~enjima, te prate}i utjecaj va{ih promjena na ukupnu cijenu tro{-kova u }eliji E8. Zapravo, to je ono {to }e Solver u~initi umjesto vas – alimnogo brè i upotrebom nekih analiti~kih tehnika koje }e eliminirati potre-bu za analizom svakog mogu}eg slu~aja.

Da biste upotrijebili Solver, pokrenite naredbu Solver iz izbornika Tools.Pojavit }e se okvir za dijalog sa slike 16-26. Da biste popunili ovaj okvir za dijalog, morate Solveru dati tri informacije: va{ cilj, (minimizacija ukup-nih tro{kova), va{e varijable, odnosno mijenjane }elije (broj oglasa koji }etedati u svakoj od publikacija), te va{a ograni~enja (uvjete sumirane na dnuradne stranice na slici 16-25).

SLIKA 16-25.Solver moète upo-trijebiti da bisteodredili broj oglasakoje trebate posta-viti u svaku od pub-likacija kako bistedo{li do odre|enogbroja ~itatelja uznajmanju mogu}ucijenu.

Datoteku AdCampaign2000.xls koja je kori{tena u sljede}em primjeru moètena}i na http://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/.

NA WEBUW

Postavljanje ciljaU polju Set Target Cell postavljate cilj koji èlite da Solver postigne. U ovomprimjeru }emo minimizirati ukupne tro{kove – vrijednost u }eliji E8 – pamoète odrediti va{ cilj upisivanjem E8 u polje Set Target Cell i potvrdomopcije Min kao aktivne opcije odjeljka Equal To.

Va{ cilj moète unijeti u polje Set Target Cell unosom koordinata }elije, upi-sivanjem imena pridruènog }eliji, ili klikom na }eliju u radnoj stranici. Akociljnoj }eliji pridruìte ime, tada }e Solver u svojim izvje{tajima koristiti toime, bez obzira kako zadate }eliju u polju Set Target Cell. Ako ne imenujete}elije, Solver u izvje{tajima konstruira imena na temelju najblièg zaglavljastupca i retka, ali ova se imena ne pojavljuju u okvirima za dijalog Solvera.Zbog razumljivosti dobro je, prije upotrebe Solvera, imenovati sve va`ne}elije va{eg modela.

U ovom primjeru èlite da Solver postavi va{u ciljnu }eliju na najmanju mo-gu}u vrijednost, pa potvr|ujete opciju Min. U drugim problemima mo`da}ete trebati postaviti ciljnu }eliju na najve}u vrijednost odabirom opcije Max(npr. ako ciljna }elija predstavlja va{u dobit). Ili }ete èljeti da Solver na|erje{enje koje uzrokuje da va{a ciljna }elija sadrì vrijednost jednaku nekojposebno zadanoj. U tom slu~aju }ete potvrditi opciju Value Of i unijeti iznos(ili adresu }elije) u susjedno tekst polje. (Uo~ite da potvrda opcije Value Of,odre|uju}i samo jednu mijenjanu }eliju i ne zadavaju}i ograni~enja, ~ini daSolver upotrebljavate kao naprednu naredbu Goal Seek.)

Me|utim, ne morate uvijek odrediti cilj. Ako ostavite polje Set Target Cellpraznim, kliknete na gumb Options i potvrdite opciju Show IterationResults, moète Solver upotrijebiti za prolaz kroz neke ili kroz sve kom-binacije mijenjanih }elija koje zadovoljavaju va{a ograni~enja. Zatim }etedobiti odgovor koji ispunjava va{e uvjete (ograni~enja), ali to ne mora bitioptimalno rje{enje.


podataka

III.

561

SLIKA 16-26.Za postavljanjesvojeg problemaupotrijebite okvirza djialog SolverParameters.

VIDI IVi{e informacija oopciji Show Itera-tion Results potra-ìte u odjeljku"Opcija ShowIteration Results"na 568. stranici.

?

Odre|ivanje mijenjanih }elijaSljede}i je korak odre|ivanje Solveru }elija koje }e se mijenjati, mijenjanih}elija. U primjeru s promid`benom aktivno{}u, }elije ~ije }e se vrijednostiprilagoditi su one koje odre|uju brojeve oglasa postavljenih u svaku odpublikacija. Ove }elije leè u rasponu D2:D7. Kao i obi~no, ovu informacijuunosite utipkavaju}i adrese }elija, njihova imena ili odabiru}i ih mi{em uradnoj stranici. Ako mijenjane }elije nisu susjedne, me|usobno ih moèteodvojiti zarezima. (Ako kliknete na nesusjednu }eliju kako biste unijelinjenu adresu, drìte pritisnutom tipku Ctrl za vrijeme izabiranja.) Isto tako,moète kliknuti na Guess, i Solver }e predloìti odgovaraju}e mijenjane}elije na temelju odre|ene ciljne }elije.

Morate odrediti barem jednu mijenjanu }eliju, ina~e Solver nema {to raditi.Ako odredite ciljnu }eliju ({to }ete u ve}ini slu~ajeva u~initi), morate odre-diti mijenjane }elije koje su prethodnici ciljne }elije, odnosno one }elije o koji-ma ovisi formula u ciljnoj }eliji. Ako vrijednost ciljne }elije ne ovisi o varijablama, Solver ne}e mo}i ni{ta u~initi.

Odre|ivanje ograni~enjaPosljednji je korak, odre|ivanje ograni~enja, opcijski. Da biste odrediliograni~enje, kliknite na gumb Add u okviru za dijalog Solver Parameters i popunite okvir za dijalog Add Constraint. Slika 16-27 pokazuje kakomoète izraziti ograni~enje kojim ukupni tro{ak promid`be (vrijednost u}eliji E8 modela) ne smije biti ve}i od ukupnih raspoloìvih sredstava (vrijednost u }eliji G11).


562

Kao {to moète vidjeti, ograni~enje se sastoji od tri komponente: adrese}elije, operatora i vrijednosti ograni~enja. Adresu }elije odre|ujete u poljuCell Reference, operator izabirete iz popisa na sredini okvira za dijalog, avrijednost ograni~enja u polju na desnoj strani. Nakon ovakvog odre|ivanjaograni~enja, moète ili kliknuti na OK i vratiti se u okvir za dijalog SolverParameters, ili kliknuti na Add i odrediti daljnje ograni~enje.

Slika 16-28 pokazuje kako izgleda okvir za dijalog Solver Parameters nakon{to ste odredili ograni~enja. Uo~ite da su ograni~enja dana abecednimredom, odnosno ne nu`no redom uno{enja.

SLIKA 16-27.Da biste dodaliograni~enja, uokviru za dijalogSolver Problemskliknite na gumbAdd.

Isto tako uo~ite da dva ograni~enja imaju adrese raspona na lijevoj stranioperatora. Izraz

$D$2:$D$7>=$G$15

uvjetuje da vrijednost svake }elije raspona D2:D7 mora biti 6 ili ve}a, a izraz

$F$2:$F$7>=$G$14

odre|uje da vrijednost svake }elije raspona F2:F9 ne smije biti ve}a od 33.30posto. Svaki od ovih izraza je kratica za odre|ivanje {est zasebnih ograni-~enja. Ako upotrijebite ovu vrstu kratica, vrijednost ograni~enja na desnojstrani operatora mora biti raspon istih dimenzija kao i onaj s lijeve strane,adresa jedne }elije ili konstantna vrijednost.

Nakon popunjavanja okvira za dijalog Solver Parameters, kliknite na SolveAs. Dok Solver radi, poruke se pojavljuju na statusnoj traci. Solver u mije-njane }elije postavlja vrijednosti za razne poku{aje, prera~unava radnustranicu i zatim provjerava rezultat. Usporedbom rezultata za svaku iteraci-ju s rezultatom prethodne iteracije, Solver se pribliàva skupu vrijednostikoje ispunjavaju va{ cilj i zadovoljavaju ograni~enja.

U primjeru promid`bene aktivnosti, Solver uspijeva izna}i optimalnu vri-jednost za ciljnu }eliju i zadovoljiti sva postavljena ograni~enja, te prikazujeokvir za dijalog sa slike 16-29. Vrijednosti prikazane u va{oj radnoj straniciu tom trenutku daju za rezultat optimalno rje{enje. Ako potvrdite opcijuKeep Solver Solution i kliknete na OK, te }e vrijednosti ostati u radnoj stra-nici. Isto tako moète vratiti i stare vrijednosti koje su bile u radnoj straniciprije pokretanja Solvera tako da u okviru za dijalog kliknete na Cancel ilipotvrdom opcije Restore Original Values i klikom na OK. Tako|er imate imogu}nost pridruìvanja vrijednosti rje{enja imenovanom scenariju.


podataka

III.

563

SLIKA 16-28.Solver popisujeograni~enjaabecednim redosli-jedom i kad god je mogu}e, koristidefinirane }elije i imena raspona.

Vrijednosti prikazane na slici 16-29 ozna~avaju da }e kombinacija ogla{a-vanja va{ proizvod oglasiti 800 milijuna puta (pretpostavljaju}i da supodaci o ~itanosti to~ni).

Odre|ivanje cjelobrojnih ograni~enjaUo~ite da je na slici 16-29 Solver dostigao vrijednost 53.3 koji ozna~ava brojoglasa u Pub4. Na àlost, s obzirom da nije mogu}e dati tri desetine oglasa,rje{enje nije prakti~no. S necjelobrojnim rezultatima moète se nositi doda-vanjem novih ograni~enja koji }e forsirati cjelobrojni rezultat.

Da biste svoje rezultate dobili kao cijele brojeve, Solver }ete pozvati nauobi~ajen na~in i kliknuti na gumb Add u okviru za dijalog Solver Para-meters. U okviru za dijalog Add Constraint, odabirete raspon u koji }etesmjestiti varijable ogla{avanja – D2:D7. Zatim prikaìte padaju}u popis usredini okvira za dijalog i odaberite zadnji element int. Solver ume}e rije~integer u polje Constraint, {to pokazuje slika 16-30. Kliknite na OK kakobiste se vratili u okvir za dijalog Solver Parameters.


564

SLIKA 16-29.Kada Solver uspi-je, prikazuje okvirza dijalog SolverResults.

Kada kliknete na gumb Solve u okviru za dijalog Solver Parameters dabiste problem rije{ili s cjelobrojnim ograni~enjem, rezultati pokazuju dazaokruìvanje Pub4 na ve}u vrijednost ne vodi najboljem rje{enju. Ispadada }ete bolje pro}i smanjuju}i broj oglasa u Pub4 s 53.3 na 53 i pove}avaju}ioglase u Pub5 s 34 na 35. Ove vrijednosti daju dodatnih 2 milijuna ~itateljauz vrlo malo pove}anje tro{ka.

SLIKA 16-30.Za odre|ivanje cje-lobrojnog ograni-~enja odaberitestavku ozna~enu sint u padaju}empopisu.

Spremanje i ponovna upotreba parametara SolveraKada spremite radnu bilje`nicu nakon upotrebe Solvera, sve vrijednostiunijete u Solverove okvire za dijalog spremljene su zajedno s podacimaradne stranice. Ako èlite nastaviti raditi s tim podacima kada kasnijeponovno pokrenete Excel, ne morate ponovno odre|ivati problem.

Svaka radna stranica radne bilje`nice moè spremiti jedan skup Solverovihparametara. Da biste spremili vi{e od jednog skupa parametara zaodre|enu radnu stranicu, morate upotrijebiti Solverovu opciju Save Model.Da biste je upotrijebili, slijedite naredne korake:

1. Odaberite Solver iz izbornika Tools.

2. Kliknite na gumb Options i zatim u okviru za dijalog Solver Options,pokazanom na slici 16-31, kliknite na Save Model. Excel od vas traì}eliju ili raspon u koje }e spremiti parametre u radnoj stranici.


podataka

III.

565

Dodavanje cjelobrojnih ograni~enja problemu Solvera moè geometrijskipove}ati sloènost problema, rezultiraju}i s vjerojatno neo~ekivanim ka{nje-njima. Primjer koji smo razmatrali u ovom poglavlju relativno je jednostavan ine zahtijeva mnogo vremena za rje{avanje, ali sloèniji problem s cjelobrojnimograni~enjima moè biti ve}i izazov za Solver. Odre|eni se problemi mogurije{iti jedino upotrebom cjelobrojnih ograni~enja. Cjelobrojna su rje{enjanaro~ito pogodna za probleme u kojima varijable mogu poprimiti samo dvijevrijednosti, poput 0 i 1 (da ili ne), ali isto tako moète upotrijebiti opciju bin spadaju}eg popisa u sredini okvira za dijalog Change Constraint.

Trebate li cjelobrojna ograni~enja?

SLIKA 16-31.Gumbi Load Modeli Save Modelokviru za dijalogSolver Optionsomogu}avajupohranjivanje iu~itavanje va{ihparametara zaSolver.

3. Odredite praznu }eliju klikom na nju ili upisivanjem njene adrese, azatim kliknite na OK. Ako odredite jednu }eliju, Solver dogra|ujeraspon po~ev{i od te }elije i ubacuju}i formule u neophodan broj }elija.(Osigurajte da }elije ispod odre|ene ne sadrè nikakve podatke.) Ako odredite raspon, Solver popunjava s parametrima samo }elije.Ako je raspon premalen, neki od parametara ne}e biti spremljeni.

4. Da biste ponovno upotrijebili spremljene parametre, kliknite naOptions u okviru za dijalog Solver Parameters, kliknite zatim na Load Model i odredite raspon u koji ste spremili parametre.

Ako pridruìte ime svakom rasponu za spremanje odmah nakon upotrebeopcije Save Model, bit }e vam jednostavnije spremiti i ponovno upotrijebitiSolverove parametre. Pri kasnijoj upotrebi opcije Load Model moète tadaodrediti ime raspona.

Pridruìvanje Solverovih rezultata imenovanim scenarijimaJo{ je bolji na~in za spremanje Solverovih parametara upotreba ScenarioManagera za spremanje imenovanog scenarija. Kao {to ste mogli primijetiti,okvir za dijalog Solver Results, pokazan ranije na slici 16-29, sadrì i gumbSave Scenario. Klik na ovaj gumb aktivira Scenario Manager i omogu}avavam pridruìvanje imena scenariju za trenutne vrijednosti va{ih mijenjanih}elija. Ova opcija pruà sjajan na~in za istraìvanje i daljnje izvo|enje {to-ako analize na nizu mogu}ih rezultata.

Ostale opcije SolveraOkvir za dijalog Solver Options, prikazan na slici 16-31, sadrì nekolikoopcija koje zasluùju zasebna obja{njenja. Poljima Max Time i Iterationsukazujete Solveru koliko da se trudi na nalaènju rje{enja. Ako Solver do|e do vremenskog ograni~enja ili ograni~enja u broju iteracija prijepronalaènja rje{enja, prora~un se prekida i Excel od vas traì potvrdu zanastavak prora~una. Podrazumijevane vrijednosti su obi~no dovoljne zarje{avanje ve}ine problema, ali ako uz njih ne moète do}i do rje{enja,poku{ajte ih mijenjati.

Pode{enost Precision koristi se za odre|ivanje koliko blizu èlite da buduvrijednosti ograni~enja u odnosu na odre|ene vrijednosti. [to je ova pode-{enost bliè vrijednosti 1, to je manja to~nost. Odre|ivanje to~nosti manjeod podrazumijevane vrijednosti 0.000001 rezultira duljim prora~unom.


566

VIDI IVi{e informacija oscenarijima {to-akopotraìte u odjeljku"Scenario Ma-nager" na 542. str.

?

Pode{enost Tolerance primjenjuje se samo na probleme koji uklju~uju cjelo-brojno ograni~enje i predstavlja postotak gre{ke dozvoljen u rje{enju.

Opcije Estimates, Derivatives i Search najbolje je ostaviti na podrazumije-vanim vrijednostima, osim ako se ne razumijete u linearne optimizacijsketehnike. Ako èlite daljnje informacije o ovim opcijama, pogledajte u Exce-lov sustav pomo}i.

Opcija Assume Linear ModelLinearni optimizacijski problem je onaj u kojem je vrijednost ciljne }elije li-nearna funkcija vrijednosti svake mijenjane }elije, odnosno, ako iscrtate XYdijagrame vrijednosti ciljne }elije u odnosu na svaku od mijenjanih }elija, ti }e dijagrami biti pravci. Ako neki od va{ih dijagrama ispadnu krivulje,problem je nelinearan.

Opcija Assume Linear Model moè se aktivirati samo za one modele {to-ako u kojima su sve veze linearne. Modeli koji koriste jednostavna zbrajanjai oduzimanja, te funkcije radnih stranica poput SUM, po svojoj su prirodilinearni. Me|utim, ve}ina je modela nelinearna. Ti se modeli stvaraju me|u-sobnim mnoènjem mijenjanih }elija, upotrebom eksponenata ili nelinear-nih funkcija radnih stranica poput funkcije PMT.

Solver moè rje{avati i linearne i nelinearne optimizacijske probleme.Linearni se problemi rje{avaju brè ako kliknete na gumb Options u okviruza dijalog Solver Parameters, a zatim potvrdite opciju Assume LinearModel. Ako potvrdite ovu opciju za nelinearni model, a zatim ga poku{aterije{iti, okvir za dijalog Solver Results pokazat }e poruku The conditions forAssume Linear Model are not satisfied. Ako niste sigurni kakve je prirode va{problem, najbolje je ne potvrditi ovu opciju.


podataka

III.

567

Ako je va{ problem nelinearan, tada morate biti svjesni jednog vrlo va`nogdetalja; va{ izbor po~etnih vrijednosti moè utjecati na rje{enja koje je gene-rirao Solver. S nelinearnim problemima trebali biste uvijek ~initi sljede}e:

� Postaviti svoje varijable }elije na razumne vrijednosti pribli`ne njihovimoptimalnim vrijednostima prije izvo|enja problema.

� Testirati alternativne po~etne vrijednosti da biste vidjeli eventualni u~inak,koji imaju na Solverovo rje{enje.

Va`nost upotrebe prikladnih po~etnih vrijednosti

Ako potvrdite opciju Assume Linear Model, a zatim odaberete opcijuizvje{taja Sensitivity, Solver stvara izvje{taj Sensitivity na ne{to druk~ijina~in nego za nelinearni problem.

Opcija Show Iteration ResultsAko vas zanima istraìvanje ve}eg broja kombinacija vrijednosti va{ihmijenjanih }elija, a ne samo ona kombinacija koja vodi optimalnom rezultatu, moète upotrijebiti opciju Show Iteration Results. Jednostavnokliknite na gumb Options u okviru za dijalog Solver Parameters. Nakon svake iteracije pojavit }e se okvir za dijalog Show Trial Solution koji vam omogu}ava spremanje scenarija i zatim zaustavljanje ili nastavakrada u sljede}oj iteraciji.

Pri upotrebi opcije Show Iteration Results morali biste obratiti pozornost da zaustavljanje nakon svake iteracije prikazuje rje{enja koja ne ispunjavajusve va{e uvjete, kao {to je to slu~aj s optimalnim vrijednostima.

Stvaranje izvje{tajaOsim umetanja optimalnih vrijednosti u mijenjane }elije va{eg problema,Solver moè sumirati rezultate u tri izvje{taja: Answer, Sensitivity i Limits.Da biste stvorili jedan od ovih izvje{taja, odaberite imena izvje{taja iz okvira za dijalog Solver Results, pokazanom ranije na slici 16-29. Odaberiteèljeni izvje{taj i kliknite na OK. (Drìte pritisnutom tipku Ctrl ako èliteodabrati vi{e izvje{taja.) Svaki se izvje{taj sprema na zasebnoj radnoj stranici radne bilje`nice i dobiva jaha~ koja nosi ime izvje{taja.

Izvje{taj SensitivityIzvje{taj Sensitivity pruà informacije o osjetljivosti va{e ciljne }elije napromjene va{ih ograni~enja. Ovaj izvje{taj ima dva odjeljka: jedan za mijenjane }elije i jedan za ograni~enja (postavljene uvjete). Desni stupacsvakog odjeljka pruà informacije o osjetljivosti.

Svaka mijenjana }elija i }elija s ograni~enjem nalazi se u zasebnom retku.Odjeljak Changing Cell uklju~uje vrijednost Reduced Gradient kojaozna~ava kako se ciljna }elija mijenja u ovisnosti o jedini~noj promjeniodgovaraju}e mijenjane }elije. Sli~no tome, stupac Lagrange Multiplier uodjeljku Constraints ozna~ava kako se ciljna }elija mijenja u ovisnosti o jedini~noj promjeni odgovaraju}e vrijednosti ograni~enja.


568

VIDI IVi{e informacija oizvje{tajima Sensi-tivity pogledajteispod u dijelu "Iz-vje{taj Sensitivity".

?

Uo~ite da ako postavite cjelobrojno ograni~enje rezultata, Excel daje porukuSensitivity report includes several additional columns of information.

Izvje{taj Linear Model Sensitivity Ako potvrdite opciju Assume Linear Model u okviru za dijalog SolverOptions, izvje{taj Sensitivity uklju~uje nekoliko dodatnih stupaca informacije.

Za mijenjane }elije stupac Reduced Costs pokazuje jedini~ni porast ciljne}elije u odnosu na vrijednost mijenjane }elije. Stupac Objective Coefficientpokazuje stupanj povezanosti mijenjane i ciljne }elije. Stupci AllowableIncrease i Allowable Decrease pokazuju koliko se mora promijenitiObjective Coefficient prije nego {to se ostvari utjecaj na mijenjane }elije.

Za ograni~enja, stupac Shadow Price ozna~ava porast ciljne vrijednosti zasvaku jedinicu porasta vrijednosti ograni~enja. Stupac Constraint RH Sidejednostavno prikazuje vrijednosti ograni~enja postavljene za problem.Stupci Allowable Increase i Allowable Decrease pokazuju koliko se morapromijeniti vrijednost ograni~enja (pokazana u stupcu Constraint RH Side)prije nego {to se ostvari utjecaj na mijenjane }elije.

Izvje{taj AnswerIzvje{taj Answer prikazuje ciljnu }eliju, mijenjane }elije i ograni~enja. Ovajizvje{taj uklju~uje i informacije o statusu svakog ograni~enja i razlike izme-|u rje{enja za ograni~enje i vrijednosti s desne strane formule ograni~enja.Status moè biti Binding (ispunjen), Not Binding (odstupaju}i) ili NotSatisfied (nezadovoljen). Ispunjeno je ograni~enje ono koje ima razlikuizme|u rije{enog i zadanog jednaku nuli, dok je odstupaju}e ono kojezadovoljava postavljenu vrijednost, ali uz neku razliku.

Izvje{taj LimitsIzvje{taj Limits pruà vam podatke o tome koliko se mogu pove}ati ilismanjiti vrijednosti mijenjanih }elija, a da su zadana ograni~enja jo{ uvijekispunjena. Za svaku mijenjanu }eliju ovaj izvje{taj daje optimalnu vrije-dnost, kao i najve}u i najmanju vrijednost koja se moè upotrijebiti beznaru{avanja zadanih ograni~enja.


podataka

III.

569

Kada Solver ne moè rije{iti problemSolver je mo}an, ali nije ~udotvoran. On ne mora biti sposoban rije{iti svakizadani problem. Ako Solver ne moè na}i optimalno rje{enje za va{ problem,prikazat }e poruku o neuspje{nom izvo|enju u okviru za dijalog SolverSolution.

Naj~e{}e su poruke o neuspje{nom rje{avanju problema sljede}e:

� Solver could not find a feasible solution. Solver nije bio u stanju na}irje{enje koje zadovoljava sva va{a ograni~enja. Ovakav se slu~aj moèdogoditi ako su ograni~enja u logi~kom konfliktu (primjerice, ako uzasebnim ograni~enjima traìte da Pub1 bude ve}i od 5 i manji od 3)ili ako se ne mogu ispuniti svi uvjeti (primjerice, ako traìte 800 mili-juna oglasa uz tro{kove ne ve}e od milijun dolara).

U nekim slu~ajevima Solver vra}a ovu poruku kada po~etne vrijed-nosti mijenjanih }elija nisu dovoljno blizu optimalnima. Ako smatrateda su postavljena ograni~enja logi~ki u redu, te da je va{ problemrje{iv, poku{ajte promijeniti po~etne vrijednosti i ponovno pozvatiSolver.

� The maximum iteration limit was reached; continue anyway? Kakobi se izbjegao slu~aj u kojem se ra~unalo beskona~no dugo veè nanerje{iv problem, Solver je napravljen tako da prestane radom i daprikaè ovu poruku kada izvede podrazumijevani broj iteracija bezpostizanja rje{enja. Kada ugledate ovu poruku, moète nastaviti traìtirje{enja klikom na Continue ili moète zaustaviti daljnje izvo|enjeklikom na Stop. (Isto tako, trenutne vrijednosti moète pridruìtiimenovanom scenariju.)

Ako kliknete na Continue, Solver zapo~inje s ponovnim rje{avanjem i ne zaustavlja se dok ne do|e do rje{enja, odustane, ili prekora~i naj-ve}e dozvoljeno vrijeme izvo|enja. Ako va{i problemi ~esto prekora-~uju Solverova iteracijska ograni~enja, podrazumijevani broj iteracijamoète pove}ati pokretanjem naredbe Solver iz izbornika Tools,klikom na gumb Options i unosom nove vrijednosti u polje Iterations.

� The maximum time limit was reached; continue anyway? Ova je poruka vrlo sli~na onoj za prekora~enje podrazumijevanog brojaiteracija. Solver je napravljen tako da se zaustavi s radom nakon {to jeisteklo odre|eno zadano vrijeme. Podrazumijevanu duìnu vremenamoète promijeniti pokretanjem naredbe Solver, klikom na gumbOptions i promjenom vrijednosti Max Time.


570

573

17Integracija aplikacija i OLE

Microsoft Excel 2000 u potpunosti podràva OLE. Uz pomo} OLE-a u va{e se radne stranice Excelamogu uloìti tekst, slike, zvu~ni ili video zapisi

stvoreni u drugim aplikacijama. Isto tako moète i povezatisvoje radne stranice s vanjskim izvorima podataka, pa ako se,primjerice, promijene izvorne brojke, tada }e se i sadràj va{ihradnih stranica automatski aùrirati. OLE vam omogu}ava iprebacivanje podataka izme|u radnih stranica ili pak iz Excelau neku drugu aplikaciju koja podràva OLE, sve samo povla-~enjem raspona }elija mi{em.

17. POGLAVLJE

Povezivanje nasuprot ulaganju 574

Za{to i kako ulagati? 575

Za{to i kako povezivati? 578

Povezivanje nasuprot ulaganjuOLE sadrì dvije komponente: povezivanje i ulaganje. Razlika je izme|u njihogromna. Kada stvorite vezu na Excelove podatke iz druge aplikacije, ta aplikacija sprema skup pokaziva~a na podatkovni izvor u Excelu, a nesame podatke. Ako se izvorni podaci promijene, dokument koji sadrì vezuse aùrira, bilo automatski ili po zahtjevu. Suprotno tome, kada Excelovepodatke uloìte u drugu aplikaciju, u primaju}i se dokument inkorporirajuuloèni podaci koji se ne aùriraju pri promjeni izvornih podataka. Tipi~no, uloèni podaci zahtijevaju vi{e prostora na disku; povezani podaci zahtijevaju manje prostora, ali i dostupnost izvornog dokumenta.

Tehnike koje }ete slijediti kako biste umetali i povezivali objekte ovise otome koja je aplikacija izvor, a koja spremnik objekata. U ovom }ete poglavljuna}i informacije o naredbama za ulaganje i povezivanje u drugim aplikacijama, kao i informacije o ulaganju i povezivanju specifi~nim za Excel.

IV. DIO Su~elje prema ostalim aplikacijama

574

Slijedi popis termina koji }e vam u radu s OLE-om dobro do}i:

� Izvor Aplikacija ili dokument u kojoj se originalno nalazi uloèni ili povezaniobjekt. Primjerice, uloìte li pasus iz Worda u Excelovu radnu stranicu,Word je u tom slu~aju izvorna aplikacija. Ponekad se izvorna aplikacijanaziva i posluìteljskom aplikacijom.

� Spremnik Aplikacija ili dokument koja prima uloèni ili povezani objekt.Primjerice, uloìte li pasus iz Worda u Excelovu radnu stranicu, Excel pred-stavlja spremni~ku aplikaciju. Aplikacija-spremnik ponekad se naziva i klijent-aplikacijom.

� Objekt Povezani ili uloèni podatkovni element.

� Uloìti Ostaviti objekt u spremni~ki dokument tako da objekt postane stalni dio tog dokumenta.

� Povezati Spremiti u dokumentu pokaziva~ na objekt. Ako se objekt promi-jeni u svojoj aplikaciji, sadràj se u spremni~kom dokumentu moè aùri-rati, bilo automatski, bilo na zahtjev, te tako odraziti promjene na objektu.

� Neposredno ure|ivanje OLE usluga koja vam omogu}ava ure|ivanje umetnutog objekta bez napu{tanja spremni~ke aplikacije. Za vrijemeneposrednog ure|ivanja, izbornici se i trake s alatima izvorne aplikacijeprivremeno pojavljuju unutar spremni~ke aplikacije.

OLE terminologija

Za{to i kako ulagatiUlagati, a ne povezivati trebali biste kada èlite da posluìteljevi podaci utrenutnom obliku postanu trajni dio klijentovog dokumenta ili u slu~ajukada posluìteljev dokument vi{e ne}e biti dostupan klijentovom.Na primjer, pretpostavimo da planirate stvoriti izvje{taj u Microsoft Word

for Windows koji uklju~uje nekoliko Excelovih stoèrnih tablica i grafikona,a zatim taj izvje{taj morate ponijeti sa sobom. Na va{em prijenosnomra~unalu imate Excel i Word, ali va{e Excelove datoteke drìte na ra~unalu-posluìtelju u uredu. U ovom je slu~aju prikladno uloèni Excelov materijalu va{ dokument iz Worda. Dok ste na putu, a èlite preformatirati ili ureditiva{e podatke iz Excela, moète jednostavno dvaput kliknuti na njih uWordu kako biste pozvali Excel i izvr{ili èljene izmjene.

Isto tako mogli biste upotrijebiti ulaganje kada èlite da uzmognete pozvatiOLE posluìtelj za neke jednostavne i brze izmjene. Primjerice, MS Office seisporu~uje s urednikom jednad`bi koji moè raditi kao OLE posluìtelj. Dok radite u Excelu, mogli biste poèljeti upotrijebiti tu aplikaciju kakobiste stvorili okvir koji pokazuje neku Excelovu formulu u tradicionalnommatemati~kom prikazu. S ulaganjem ne morate pokretati urednikajednad`bi, napisati jednad`bu, kopirati je u Clipboard i ulijepiti ili povezatiu Excel. Umjesto toga, moète pozvati urednika jednad`bi Excelovom naredbom Object (koju }emo za~as objasniti), napisati jednad`bu i zatimupotrijebiti naredbu Update kako biste umetnuli va{ rad u Excelov dokument. Samu jednad`bu ne morate spremati u vlastitu datoteku.

Objekt moète uloìti na dva na~ina: upotrebom naredbi ili gumba Copy iPaste (ili Paste Special), odnosno naredbe Insert Object (ili ekvivalentne). Da biste umetnuli objekt naredbama Copy i Paste, slijedite naredne korake:

1. Kopirajte podatke iz posluìteljske aplikacije u Clipboard na uobi~ajenna~in.

2. Upotrijebite klijentove naredbe Paste ili Paste Special. U mnogimsituacijama, iako ne u svim, ako su podaci u Clipboardu stvoreni naOLE posluìtelju, klijentova naredba Paste automatski ume}e objekt.Kako biste bili sigurni da doista ume}ete podatke, upotrijebite nared-bu Paste Special umjesto naredbe Paste. U popisu formata koja }e sepojaviti, odaberite onu koja sadrì rije~ object.

Ve}ina OLE klijent aplikacija sadrè naredbu Insert Object, obi~no uizborniku Edit. U Excelu, naredba Object se nalazi u izborniku Insert.Kada pokrenete ovu naredbu, pojavljuje se okvir za dijalog s popisom

Intregracija aplikacija i OLE 17. POGLAVLJE

575

Su~elje

prem

a ostalim

aplikacijam

a

IV.

svih vrsta objekata koji se mogu ulagati poznatih va{em sustavu.Primjerice, ako upotrijebite Excelovu naredbu Object, mogli biste vidjeti popis sli~an onome pokazanom na slici 17-1.


576

SLIKA 17-1.Naredbu Objectizbornika Insertmoète upotrijebitiza poziv OLE izvo-ra, stvaranjepodatkovnogobjekta i ulaganjetog objekta uExcelov dokument.

Odabirom vrste objekta koji èlite uloìti i klikom na OK dogodit }e sejedno od sljede}eg (ovisno o tipu objekta): pokrenut }e se posluìteljskaaplikaciju pridruèna toj vrsti objekta ili }e se pojaviti okvir u va{em dokumentu, a izbornici i trake s alatima izvorne aplikacije objekta pojavit}e se u Excelu. Ako se pokrene sama izvorna aplikacija, upotrijebite je kakobiste stvorili objekt. Nakon stvaranja objekta na posluìteljskoj aplikaciji,moète upotrijebiti njenu naredbu Update (obi~no unutar izbornika File)kako biste umetnuli podatke u va{ klijent dokument. Ako se pojavi okvir,a izbornici se promijene tako da se pojave i naredbe izvorne aplikacije,

nastavite raditi unutar tog okvira jednako kao da radite u izvornoj aplikaciji. Kad zavr{ite s radom na objektu, jednostavno kliknite izvan okvira. Primjerice, kako biste upotrijebili Microsoft Paint za crtanje znaka u Excelovoj radnoj stranici, slijedite naredne korake:

1. Iz izbornika Insert pokrenite naredbu Object. (Ova naredba se normalno ne pojavljuje na skra}enim izbornicima. Kliknite nadvostruku strelicu na dnu izbornika Insert da biste je prikazali.)

2. U okviru za dijalog Object odaberite Paintbrush Picture i kliknite na OK. Izbornici i trake s alatima se mijenjaju, a Paint otvara okvir zacrtanje u Excelovom prozoru.

Kliknite ovdje dabiste uloèniobjekt prikazalikao ikonu, {topokazuje slika17-2.

3. Nacrtajte sliku i, nakon {to ste gotovi s crtanjem, kliknite izvan okvirada biste se vratili u Excel. Ponovno se pojavljuju Excelovi izbornici itrake s alatima.

Slika iz Painta se ume}e na mjestu trenutno aktivne }elije u Excelovoj radnoj stranici.

Kada ume}ete bilo kakve podatke u Excel, Excel ih tretira kao grafi~kiobjekt i identificira formulom temeljenom na funkciji EMBED, pokazuje slika 17-2.

Intregracija aplikacija i OLE 17. POGLAVLJESu~elje

prem

a ostalim

aplikacijam

a

IV.

577

SLIKA 17-2.PrikazanaExcelova radnastranica sadrì dva umetnuta objekta:sliku iz Painta iraspon teksta izWorda koji jeprikazan ikonom.

Ako ume}ete informacije iz Excela u dokument stvoren u drugoj OLEaplikaciji, ovisi o sposobnostima i osobinama klijent-aplikacije ho}e li tamopodaci biti predstavljeni ikonom.

Da biste poslu{ali uloèni zvu~ni objekt ili prikazali uloèni video, dvaputkliknite na ikonu koja predstavlja taj objekt. Da biste izvr{ili promjene naumetnutom zvu~nom zapisu ili video objektu, kliknite na njega desnom tip-kom mi{a, pokrenite naredbu Object iz izbornika pre~ica koji }e se tadapojaviti i zatim iz sljede}eg izbornika odaberite Edit.

Polje Name ozna~ava ovajobjekt kao Picture 2.

Traka za formulu sadrìfunkciju EMBED za objekt.

Odabran je objektWord.

Oznaka Picture 2 zna~i da su podaci u Excelovoj radnoj stranici predstavljenigrafi~kim objektom (ikona). Ovaj je objekt normalni objekt Excelove radnestranice. Moète ga uve}avati/smanjivati, pomicati i raditi s njim kao i s bilokojim drugim objektom radne stranice.

NAPOMENA>>

VIDI IVi{e informacija oulaganju objekata uExcel potraìte uodjeljku “Upotrebagrafike iz drugihprograma” na 379.stranici.

?

Za{to i kako povezivatiPovezivati umjesto ulagati trebali biste u sljede}im slu~ajevima:

� Kada èlite upotrijebiti podatkovni objekt u nekoliko klijent-dokumenata i osigurati da su podaci u svima njima jednaki.

� Kada se podatkovni objekt mijenja, a èlite ga odràvati u izvornojaplikaciji.

� Kada èlite izbje}i pove}avanje dokumenta u klijentu.

Primjerice, pretpostavimo da u Excelovoj radnoj stranici èlite iskoristitipodatke o prodaji zapisane u dokumentu OLE posluìtelja koji je spremljenna mre`nom posluìtelju. Ovi se podaci ~esto aùriraju u izvornom dokumentu, a htjeli biste da Excelova radna stranica uvijek ima pristuptrenutnim podacima. U ovom biste slu~aju trebali upotrijebiti povezivanje.Kao {to }emo vidjeti, vezu moète ostvariti kao automatsku, u kojem seslu~aju promjene u podatkovnom izvoru uvijek pojavljuju i u Excelovojradnoj stranici, ili kao ru~nu u kojem slu~aju se promjene u~itavaju u Excel samo prema va{em traènju.

Veze moète ostvariti bilo sa posluìteljskom aplikacijom koju podràvaOLE, bilo sa starijim Windows programom koji podràva DDE, ali ne iOLE. Postupci za stvaranje i odràvanje veza jednaki su u oba slu~aja, i biloda aplikacija podràva OLE, bilo DDE, dokument iz kojeg se snabdijeva spodacima naziva se posluìtelj, a dokument u koji se podaci povezuju naziva se klijent.

Da biste u Excelu stvorili vezu, slijedite naredne korake:

1. Spremite dokument u posluìteljskoj aplikaciji. Ve}ina posluìteljskih programa ne moè kopirati povezivi format u Clipboard iz dokumen-ta koji nikada nije bio spremljen, jer takav dokument nema imenadatoteke.

2. Kopirajte podatke u Clipboard na jednak na~in kao kod izvo|enjastati~kog prijenosa.

3. Prebacite se u svoju radnu bilje`nicu i pokrenite naredbu Paste Specializ izbornika Edit kako biste prikazali okvir za dijalog. Excel podrazu-mijevano stvara automatsku vezu. Ovisno o posluìteljskoj aplikaciji,mogli biste imati mogu}nost birati izme|u nekoliko razli~itih formata,te odrediti status veze (automatska/ru~na). Kada odaberete format


578

koji se moè povezati, postaje dostupnom opcija Paste Link. Odaberiteovu opciju i kliknite na OK. Kada kliknete na OK, podaci se dodaju uodabranu }eliju. U traci za formulu, naziv aplikacije, ime datoteke irije~ OLE pomaù vam prepoznati da se radi o povezanom objektu.

Ako poveète podatke iz Excela u drugu aplikaciju, preporu~ujemo daimenujete Excelov raspon koji sadrì va{e povezane podatke prije nego {toostvarite vezu. Ako ne imenujete raspon, a kasnije preuredite radnu stranicu, vrlo je vjerojatno da va{ klijent-dokument vi{e ne}e biti vezan naispravne podatke. Kada preure|enje radne stranice uzrokuje da klijent-do-kument bude vezan na sasvim novi skup brojeva, lako je previdjeti ~inje-nicu da je veza zapravo prekinuta.

Kada prije uspostave veze imenujete raspon, aplikacija klijenta ne mora prepoznati posluìteljski raspon po njegovu imenu. Neke aplikacije inzisti-raju na upotrebi koordinata redaka i stupaca i onda kada raspon ima ime.Na sre}u, moète upotrijebiti proceduru za ure|ivanje veze u klijent-apli-kaciji i vidjeti kako je uspostavljena veza, te je po potrebi promijeniti.

Automatske i ru~ne vezeKao {to je ranije spomenuto, veze su ili automatske (aùriraju se sa svakompromjenom podataka) ili ru~ne (aùriranje se izvodi na zahtjev). Neke apli-kacije koriste i druk~iju terminologiju – poput hot i cold (vru}e i hladno), hot i warm (vru}e i toplo) ili active i inactive (aktivno i neaktivno), ali konceptostaje nepromijenjen. Druge vrste veza ne postoje.

Da biste aùrirali ru~nu vezu, obi~no izvodite naredbu imena poput Linksiz izbornika File ili Edit. (U Excelu se naredba Links nalazi u izbornikuEdit.) Kao {to je pokazano na slici 17-3, okvir za dijalog Links sadrì popissvih veza na trenutni dokument i skup gumba naredbi. Klikom na gumbozna~en s Update Now aùrira se veza najnovijim vrijednostima. Za aùri-ranje ru~ne veze u drugim aplikacijama obi~no }ete koristiti naredbu imenapoput Links u izbornicima File ili Edit. Potraìte gumb ozna~en s Update,Activate, ili ne{to sli~no tome.

U ve}ini aplikacija isti okvir za dijalog koji vam sluì za aùriranje ru~nihveza omogu}ava i promjenu toga statusa iz ru~nog u automatski i obratno.U Excelu to izvodite odabirom naredbe Links izbornika Edit, odabiromveze koju èlite promijeniti i klikom na opciju Automatic ili Manual.


prem

a ostalim

aplikacijam

a

IV.

579

VIDI IVi{e informacija o ure|ivanju veza potraìte u odjeljku “Ure|i-vanje veza” na 582. str.

?

Otvaranje datoteke koja sadrì vezeKada otvarate radnu bilje`nicu koja sadrì vanjsku adresu na dokumentdruge aplikacije, Excel vas pita èlite li ponovno uspostaviti vezu i aùriratipodatke iz posluìteljskog dokumenta. Ako kliknete na Yes, Excel poku{avauspostaviti vezu; ako kliknete na No, Excel zamrzava postoje}e veze iiskazuje vrijednosti koje su bile prikazane pri zadnjem spremanju radnebilje`nice.

Privremeni prekid vezaDa biste privremeno prekinuli veze, pokrenite Options iz izbornika Tools,kliknite na karticu Calculation i poni{tite opciju Update Remote References.Excel }e zatim prikazati u povezanim }elijama zadnje podatke prihva}eneiz podràvaju}eg dokumenta.

Osim {to moè inicirati udaljene zahtjeve prema drugim aplikacijama, Excelmoè i primiti DDE zahtjeve. Excel automatski odgovara na bilo koji DDEzahtjev koji primi. Ako èlite zatvoriti Excel za DDE zahtjeve, pokrenitenaredbu Options iz izbornika Tools, kliknite na karticu General i potvrditeopciju Ignore Other Applications.

Kako su ozna~ene veze u Microsoft ExceluPovezani su podaci u Excelu ozna~eni s tri elementa: posluìteljskomaplikacijom, imenom datoteke posluìteljskog dokumenta i smje{tajempodataka unutar posluìteljskog dokumenta. U formalnom OLE narje~ju,ovi su elementi application, topic i item.

Kada veète podatke na Excelovu radnu stranicu, Excel ozna~ava vezu sudaljenom adresom, stvaraju}i formulu sli~nu ovoj:

=Application|Topic’!’Item


580

SLIKA 17-3.Ovaj vam okvir zadijalog omogu}avaaùriranje,ure|ivanje iliodbacivanje veze,prebacivanjeizme|u automat-skog i ru~nogpovezivanja iotvaranje izvora zapovezane podatke.

VIDI IVi{e informacija opostupcima zastvaranje vanjskihveza prema Exceluiz drugih aplikacijapogledajte u doku-mentaciji za teaplikacije.

?

Primjerice, veza prema dokumentu Worda C:\WHATSUP.DOC izgledala biu Excelovoj traci za unos formula poput ove:

=Word.Document.8|’C:\WHATSUP.DOC’!’OLE_LINK1’

Veze moète uspostaviti i ru~no upisivanjem formule s udaljenom adresomu bilo koju }eliju radne stranice. Me|utim, jedini je prakti~an razlog zaru~no stvaranje veza slu~aj ako èlite stvoriti vezu kada vam nisu na raspo-laganju posluìteljska aplikacija ili dokument. Ina~e je mnogo jednostavnijeupotrijebiti tehniku Copy i Paste.

Povezivanje teksta nasuprot povezivanjuobjekata ili slikaAko je posluìteljska aplikacija sofisticirani tekst procesor koji radi i stekstom i s grafikom, njegova naredba Copy vjerojatno puni Clipboard podacima i u tekstualnom i u grafi~kom formatu. Ako upotrijebite Excelovunaredbu Paste Special uz potvr|enu opciju Paste Link, Excel povezujepodrazumijevani format, {to je ili format OLE objekta ili slike (ako poslu-ìtelj ne podràva OLE).

Ako u va{oj radnoj stranici ne trebate vidjeti povezani tekst, zgodan na~inza predstavljanje povezanih podataka ikonom je potvrda opcije Display AsIcon u okviru za dijalog Paste Special. Korisnici koji èle ~itati sadràj tekstamogu jednostavno dvaput kliknuti na ikonu, a oni koji to ne èle nisu ometeni prikazanim tekstom.

Da biste vidjeli tekst, pokrenite naredbu Paste Special iz izbornika Edit,odaberite format Text, potvrdite opciju Paste Link i kliknite na OK. Svakiredak teksta u posluìteljskom dokumentu pojavit }e se u zasebnom retku u Excelu, a Excel }e formulu veze pretvoriti u polje koje se {iri kroz ~itavraspon zauzet tekstom. (Ovisno o posluìtelju, Excel }e mo`da ~itav pasustretirati kao jedan redak teksta i prikazati ga u jednom retku radne strani-ce.) Ako prije stvaranja veze odaberete jednu }eliju, Excel za uljepljivanjeposluìteljskih podataka koristi koli~inu redaka prema potrebi.

Aktiviranje vezeAko posluìteljska aplikacija podràva OLE, vezu moète “aktivirati” dvaput kliknuv{i na nju. Windowsi zatim pokre}u posluìteljsku aplikaciju(ako ona ve} prije nije bila pokrenuta). Posluìtelj zatim unosi povezanidokument i prikazuje povezani element.


prem

a ostalim

aplikacijam

a

IV.

581

Umjesto dvostrukog klika moète se posluìti tehnikom koja radi i s apli-kacijama koje ne podràvaju OLE, odnosno pokretanjem naredbe Links (ili ekvivalentne) iz izbornika File ili Edit. (U nekim aplikacijama ova senaredba zove Edit Links ili sli~no.) Okvir za dijalog prikazuje sve povezaneelemente i nudi neke gumbe naredbe. Odaberite element, a zatim potraìtegumb ozna~en s Open, Activate ili sli~no. (U Excelu je gumb ozna~en sOpen Source.)

Ure|ivanje vezaNa~elni rizik u radu s vezama (u odnosu na ulaganje) je u tome da sepodaci mogu prebaciti ili preimenovati i tako “slomiti” vezu. PonekadWindowsi mogu pratiti poloàj izvorne datoteke prilikom prebacivanja.Ali ako veza pukne nepa`njom, sami }ete morati popraviti {tetu. Kada se to dogodi, klijent-dokument ili izvje{tava o gre{ci (ako imate sre}e) ili sepovezuje s krivim informacijama. Ve}ina klijent-aplikacija, uklju~uju}i iExcel, sadrì naredbe koje vam pomaù u popravljanju naru{enih veza.Obi~no }ete pokrenuti naredbu Links iz izbornika File ili Edit (naredba bi semogla zvati Edit Links ili sli~no tome), izabrati iz popisa naru{enu vezu, a zatim kliknuti na Change ili Edit. (U Excelu je gumb ozna~en s ChangeSource.) Nakon toga se uobi~ajeno otvara okvir za dijalog u kojem moèteurediti vezu.


582

Ako je spremni~ka aplikacija Excel, dvostruki klik na }eliju koja sadrì formuluveze moè dovesti do nepredvidljivih rezultata. Ako je uklju~ena opcija EditDirectly in Cell, dvostruki klik aktivira ure|ivanje }elije. Ako ste }eliji pridruìlikomentar, a opcija Edit Directly in Cell je isklju~ena, dvostrukim }ete klikomkrenuti u promjenu komentara. Shodno tome, najsigurniji je na~in aktiviranjaveze otvaranje okvira za dijalog Links odabirom istoimene naredbe u izbornikuEdit. Vi{e informacija o ure|ivanju }elija pogledajte u “Neposredno ure|ivanjeu }elijama” na 247. str. i u “Dodavanje komentara }elijama” na 292. str.

NAPOMENA>>

583

18Dijeljenje datoteka s drugima

Nekada ste za razmjenu radnih stranica s drugim ko-risnikom kopirali èljene datoteke na diskete, odnijeliih u drugu sobu i predali osobi s kojima ste èljeli

dijeliti datoteku. Nekolicina sretnika koji su radili u velikimpoduze}ima bili su spojeni na mreù. Danas i mala poduze}aimaju ra~unalne mreè, pa ~ak i kada radite sami, moète iskoristiti globalnu mreù – Internet. Microsoft Excel 2000omogu}ava spajanje lak{e nego ijedna verzija dosad, a nudi i jednostavne alate koji vam pomaù u uspostavljanju djelo-tvorne suradnje.

18. POGLAVLJE

Dijeljenje datoteka na mreì 584

Kombiniranje promjenau~injenih na vi{estrukim radnim bilje`nicama 594

Slanje radnih bilje`nica elektroni~kom po{tom 597

Dijeljenje datoteka na mreìAko ste spojeni na mreù ili Internet, odnosno radite s programimaMicrosoft Mail ili Microsoft Exchange, sadràj ovog odjeljka moè vamzna~ajno olak{ati razmjenu informacija.

Spremanje i otvaranje datoteka na udaljenim ra~unalimaUpotrebom padaju}eg popisa Save In iz okvira za dijalog Save As, svojuradnu bilje`nicu moète spremiti na bilo kojem dostupnom mre`nom disku ili FTP (File Transfer Protocol) lokaciji na Internetu.

Okvir za dijalog koji se prikazuje nakon pokretanja naredbe Open izizbornika File sadrì i padaju}u popisu Look In koja je sli~na popisi SaveIn. Ovu popisu moète upotrijebiti za u~itavanje radnih bilje`nica spremljenih na mreì ili na FTP lokaciji.

Automatsko uno{enje otvorenih datotekaKada poku{ate otvoriti datoteku koja se nalazi na mreì tada kada ju jeotvorio drugi korisnik, Excel prikazuje okvir za dijalog File In Use koji vamdozvoljava otvaranje datoteke samo za ~itanje. Ako je datoteka spremljenaupotrebljavaju}i mogu}nosti za{tite lozinkom koje su dostupne u okviru za dijalog Save Options, morate pri unosu upisati i lozinku.

Okvir za dijalog File Reservation koji se pojavljuje kada poku{ate otvoritidatoteku koja je u upotrebi ili je za{ti}ena, prikazan je na slici 18-1.


584

VIDI IVi{e informacija oExcelu i Internetupogledajte u 18. poglavlju“Hiperveze iInternet”.

?

VIDI IDaljnje informacijeo naredbama SaveAs i Open potraìteu 4. poglavlju“Upravljanjedatotekama”.

?

Upotrebom naredbe Direct Cable Connection podizbornika Accessories izWindows izbornika Start, moète spojiti dva ra~unala koriste}i nul-modemkabel. Oba se ra~unala tada pona{aju kao dodatni tvrdi diskovi. Radi se o sjaj-noj mogu}nosti razmjene datoteka ako imate i prijenosno i stolno ra~unalo.Ova je opcija dodatak osnovnoj instalaciji Windowsa 95/98, pa }ete vjerojatnomorati ponovno pokrenuti instalacijski program Windowsa. Vi{e informacijapotraìte u sustavu pomo}i Windowsa. Daljnje informacije o spajanju na mreùpogledajte u dokumentaciji Microsoft Windowsa i mre`nog softvera.

Mreà na va{em stolu

Ako kliknete na gumb Notify u okviru za dijalog File In Use, automatski}ete biti upozoreni, okvirom za dijalog sa slike 18-2, kada datoteka postanedostupna. Ova verzija okvira za dijalog sadrì gumb Read-Write umjestogumba Notify. Ako je datoteka spremljena uz uklju~enu opciju Read-OnlyRecomended, pojavit }e se i gumb Read-Only uz prijedlog da datotekuotvorite samo za ~itanje.

Ako je datoteka spremljena tako da je za otvaranje i rad potrebna lozinka,najprije }e se pojaviti okvir za dijalog u kojem moète upisati lozinku iotvoriti datoteku.

Dijeljenje datoteka s drugima 18. POGLAVLJESu~elje

prem

a ostalim

aplikacijam

a

IV.

585

SLIKA 18-1.Okvir za dijalogFile in Use pojav-ljuje se kada poku-{ate otvoriti zauze-tu ili za{ti}enu da-toteku na mre`nompogonu.

SLIKA 18-2.Okvir za dijalogFile Now Availableobavje{tava vaskad je datotekaotvorena.

VIDI IInformacije oza{titi lozinkamapotraìte uodjeljku “Za{titadatoteka” na 71.str.

?

Dijeljenje radnih bilje`nica na mreìOduvijek je bilo mogu}e dijeliti datoteke na mreì. Jedino ste morali bitisigurni da je rad koordiniran tako da se izbjegne istovremeno otvaranjedatoteke od vi{e osoba. Sada, me|utim, Excel dozvoljava da dvoje ili vi{eljudi istovremeno rade na istoj radnoj bilje`nici, upotrebljavaju}i naredbuShare Workbook iz izbornika Tools.

Kada potvrdite okvir za izbor Allow Changes By More Than One User AtThe Same Time prikazan na slici 18-3 i kliknete na OK, pojavit }e se okvirza dijalog Save As kako biste znali da }e radna bilje`nica biti spremljenakako bi se mogla izvesti naredba (moète i promijeniti mi{ljenje i kliknutina Cancel prije izvo|enja). Ovo je neophodno jer radna bilje`nica na dijel-jenoj lokaciji mora biti spremljena kao “djeljiva” prije nego {to joj moèpristupiti drugi korisnik. Po{to je jednom radna bilje`nica spremljena,pojavit }e se rije~ u zagradama [Shared] na naslovnoj traci kad god jenetko otvori i ostaje tamo sve dok se ne isklju~i opcija Allow Changes By

More Than One User At The Same Time, a tada se radna bilje`nica ponovnosprema.

Da biste odredili ime koje }e korisnici vidjeti kada se radna bilje`nica dijeli,upi{ite ime u polje User Name kartice General u okviru za dijalog Options(izbornik Tools). Imena svih koji rade na radnoj bilje`nici u odre|enomtrenutku moète vidjeti odabirom naredbe Share Workbook i pogledom na popisu Who Has This Workbook Open, {to pokazuje slika 18-3.


586

Ako nekoga od njih èlite isklju~iti iz zajedni~kog rada, kliknite na gumbRemove User. Na ovaj na~in ne moète s popisa maknuti samog sebe.Morate zatvoriti datoteku. Ako je radna bilje`nica i dalje dijeljena, istaosoba moè jednostavno ponovno otvoriti radnu bilje`nicu i nastaviti sradom.

Naravno, postoji i rizik koji se javlja pri istovremenom radu vi{e ljudi naistom mjestu. Neizbje`ni se konflikti javljaju kada nekoliko ljudi rade promjene koje utje~u na iste }elije. Kada jedan od njih spremi promjene,Excel sprema ne samo to stanje radne bilje`nice, ve} i aùrira promjene koje su na~inili drugi korisnici. Ako je tome tako, okvir za dijalog vas obavje{tava o tome da su uzete u obzir sve promjene. Nakon spremanja,promjene koje su u~inili drugi korisnici ozna~ene su okvirom u boji, a posebni komentar uz }eliju obja{njava tko je unio promjene, kao i datum ivrijeme promjene. Kada pokaète mi{em na takvu }eliju, okvir komentaraprikazat }e navedene informacije, {to pokazuje slika 18-4.

SLIKA 18-3.Kartica Editingokvira za dijalogShare Workbookprikazuje imenasvih koji imajuotvorenu radnubilje`nicu.

VIDI IVi{e informacija okomentarima u}elijama potraìte uodjeljku “Doda-vanje komentara}elijama” na 292. str.

?


prem

a ostalim

aplikacijam

a

IV.

587

SLIKA 18-4.]elije koje sumijenjali drugikorisnici dijeljeneradne bilje`niceozna~ene su okvi-rom i pridruèn imje komentar.

Trokutasti indikator za posebne komentare }elija pojavljujese u gornjem lijevom kutu }elije umjesto u gornjem desnomkutu, {to vrijedi za obi~ne komentare }elija.

Datoteku Exams4.xls koja je kori{tena u sljede}em primjeru moète na}i nahttp://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/.

Pra}enje promjena, kojim se omogu}uje prikaz okvira i komentara za mije-njane }elije, je opcija koja je podrazumijevano uklju~ena. Kontrolu nad njomobavljate putem naredbe Track Changes izbornika Tools, a zatim odabiromHighlight Changes i potvrdom polja Track Changes While Editing. (NaredbaTrack Changes se normalno ne pojavljuje na skra}enim izbornicima. Kliknitena dvostruku strelicu na dnu izbornika Tools da biste je prikazali.) Provjerite jeli pri prvom spremanju datoteke za dijeljenje ova opcija uklju~ena, jer ina~ekasnije ne}ete mo}i pratiti promjene.

NAPOMENA>>

Postoje ograni~enja u radu s dijeljenim radnim bilje`nicama. Dijeljene radnebilje`nice mogu se ure|ivati u Excelu 97 i Excelu 2000. Ranije verzije, poputExcela 7 za Windowse 95, nisu prikladne za ovakav rad.

Kada se radna bilje`nica aktivira za vi{ekorisni~ki rad, tada moète unosititekst i brojeve, kao i kopirati, lijepiti i prebacivati podatke povla~enjem mi{a.Moète umetati retke i stupce, ali ne i blokove }elija. Ne moète povezivati}elije, umetati dijagrame ili druge objekte, stvarati hiperveze, dodjeljivatilozinke, umetati automatske me|uzbirove, stvarati strukture, podatkovne ilistoèrne tablice, umetati radne stranice ili ~initi bilo {to s makro naredbamaosim njihova izvo|enja. Naredbe Conditional Formatting, Scenarios i DataValidation nisu dostupne, kao ni ve}ina gumba na traci s alatima Drawing.

[to ne moète s dijeljenim radnim bilje`nicama

NA WEBUW

Kada se dijeljena datoteka sprema, Excel provjerava postoje li konflikti iodre|uje da li je potrebno izmirenje. U ve}ini }e se slu~ajeva nakon spremanja pojaviti okvir za dijalog koji }e vas naprosto obavijestiti da supromjene koje su u~inili drugi korisnici uzete u obzir. Me|utim, ako seostale izmjene odnose na iste }elije koje ste i sami mijenjali, stiè “izmiritelj”u obliku okvira za dijalog Conflict Resolutions, prikazanog na slici 18-5.


588

SLIKA 18-5.Ako vi{e od jedneosobe mijenja iste}elije, zadnjaosoba koja spremapromjene odlu~ujekoje }e izmjenesa~uvati.

Za svaki otkriveni konflikt, okvir za dijalog Resolve Conflicts pokazujeuklju~ene }elije i omogu}ava odluku o tome koje }e se promjene sa~uvati.Svaki konflikt rje{avate ili zasebno ili pak upotrebljavate gumbe na dnuokvira za dijalog kako biste uzeli u obzir sve izmjene.

Uo~ite kako konflikti mogu izbiti jedino izme|u zadnje spremljene verzije iverzije koju nastojite spremiti. Ako vi{e od dva korisnika naprave promjeneu istim }elijama, svaka osoba koja sprema radnu bilje`nicu mora odlu~ititko pobje|uje u trenutku spremanja. Mo}i }ete, me|utim, pregledati svekonflikte i pojedina~no ih prihvatiti, odnosno odbaciti.

Dodatne opcije dijeljenja Neka podrazumijevana pravila u radu s dijeljenim radnim bilje`nicamamoète i sami mijenjati. Da biste to u~inili, odaberite u izborniku Toolsnaredbu Share Workbook, a zatim kliknite na jaha~ Advanced okvira zadijalog Share Workbook, pokazanog na slici 18-6. Svaki korisnik dijeljeneradne bilje`nice moè samostalno postavljati prikazane opcije.

Pri postavljanju vi{ekorisni~ke radne bilje`nice, uspostavite neke smjernice zarad i osigurajte radnu bilje`nicu u najve}oj mogu}oj mjeri. Primjerice, svakaosoba moè imati zasebnu tablicu u radnoj bilje`nici, koja odraàva njenopodru~je odgovornosti. Svi se moraju dogovoriti kako ne}e mijenjati podatke uostalim tablicama. Stvorite tada zasebnu konsolidacijsku tablicu koja izdvajarelevantne podatke iz osobnih tablica kako biste ih prikazali u neophodnomformatu. Vi{e informacija potraìte u odjeljku “Konsolidacija radnih stranica” na337. stranici.

SAVJET�

Upotrijebite prvi odjeljak kartice Advanced kako biste zadali duìnu vreme-na za koje èlite pratiti promjene, odnosno èlite li ih uop}e pratiti.


prem

a ostalim

aplikacijam

a

IV.

589

SLIKA 18-6.Upotrijebite karticuAdvanced kakobiste odredili na~inna koji se radi sizmijenjenimpodacima.

U odjeljku Update Changes odaberite trenutak aùriranja promjena. Uobi-~ajeno se promjene spremaju kada neki korisnik sprema datoteku, a njegovase radna bilje`nica aùrira izmjenama koje su u~inili drugi korisnici. Za po-de{avanje u~estalosti automatskog aùriranja zgodno }e vam posluìti opci-ja Automatically Every. Pri automatskom aùriranju, postupak je jednakmaloprije opisanom: sprema se va{ rad, ali se aùriraju i izmjene u~injene oddrugih korisnika. Mogli biste, me|utim, odabrati opciju Just See OtherUsers’ Changes kojom biste imali mogu}nost zadràvanja va{ih promjenasve do dono{enja odluke o spremanju, dok za to vrijeme u pravilnim interva-lima i dalje aùrirate radnu bilje`nicu izmjenama koje u~ine drugi korisnici.

Ako do|e do konflikta, uobi~ajeno se pojavljuje okvir za dijalog ResolveConflicts, prikazan na slici 18-5. Me|utim, odaberete li opciju The ChangesBeing Saved Win u odjeljku Conflicting Changes Between Users, svi se konflikti prakti~ki rje{avaju kada zadnji korisnik upotrijebi naredbu Save.

Opcije Include In Personal View omogu}avaju vam upotrebom naredbiAutoFilter ili Advanced Filter podizbornika Filter izbornika Data promjenepostava ispisa i bilo kojih postavljenih pogleda. S uklju~enim ovim opcijama, svaki korisnik s otvorenom dijeljenom radnom bilje`nicom moè

Isklju~ivanje pra}enja promjena isklju~uje i mogu}nost povezivanja radnih bilje`-nica. Vi{e informacija potraìte u “Povezivanje radnih bilje`nica” na 594. str.

NAPOMENA>>

imati razli~ite postave ispisa i filtera, koja se ponovno postavljaju prisljede}em otvaranju radne bilje`nice.


590

Pra}enje promjenaPra}enje je promjena u Excelu usko vezano uz dijeljene radne bilje`nice.Ako iz podizbornika Track Changes izbornika Tools odaberete naredbuHighlight Changes i potvrdite opciju Track Changes While Editing,automatski }ete svoju radnu bilje`nicu u~initi dijeljenom, a radna sebilje`nica sprema. Dakle, kao da ste upotrijebili naredbu Share Workbook.Pra}enje promjena moète uklju~iti naredbom Track Changes i onda kadaste uklju~ili opciju Don’t Keep Change History na kartici Advanced okviraza dijalog Share Workbook, pokazanog na slici 18-6 na 589. stranici.

Kada iz podizbornika Track Changes izbornika Tools odaberete naredbuHighlight Changes, pokazat }e se okvir za dijalog sa slike 18-7.

SLIKA 18-7.Upotrijebite na-redbu HighlightChanges kakobiste vidjeli {to jera|eno u radnojbilje`nici.

Za za{titu dijeljene radne bilje`nice moète upotrijebiti standardne Exceloveopcije za{tite lozinkom, ali lozinku morate primijeniti prije nego radna bilje`nicapostane dijeljena. Odaberite naredbu Save As iz izbornika File, kliknite nagumb Tools i onda odaberite naredbu General Options. U polje File Sharingmoète unijeti lozinku za otvaranje radne bilje`nice i jo{ jednu za mogu}nostmijenjanja sadràja radne bilje`nice. Zatim moète distribuirati potrebnelozinke korisnicima u va{oj radnoj grupi. Vi{e informacija potraìte u “Za{titadatoteka” na 71. str.

SAVJET�

Da biste pratili promjene koje ste sami u~inili, ne morate dijeliti radnubilje`nicu. Jednostavno uklju~ite pra}enje promjena i spremite rezultiraju}uradnu bilje`nicu na vlastiti tvrdi disk, a ne na zajedni~ku mre`nu lokaciju.

SAVJET�

Promjene koje }ete ozna~iti pod va{om su kontrolom. Upotrijebite padaju}ipopis When kako biste odredili èlite li pregledati sve u~injene promjene odtrenutka kada ste radnu bilje`nicu proglasili dijeljenom, samo one promjeneu~injene od zadnjeg spremanja ili one od datuma koji }ete sami zadati.Opcije Who uklju~uju Everyone, Everyone But Me, i ime svakog pojedinogkorisnika koji je u dijeljenoj radnoj bilje`nici u~inio izmjene. Ako èlite,mogli biste unijeti odre|enu }eliju ili blok u polje Where. Ako odabereteraspon prije otvaranja okvira za dijalog Highlight Changes, njegova jeadresa prikazana u polju Where kada kliknete na susjedno potvrdno polje.Ako kliknete na potvrdno polje uz opciju Where, u radnoj bilje`nici moèteizravno odabirati raspon }elija uz otvoren okvir za dijalog. Ako je potrebno,odvucite okvir za dijalog povla~enje naslovne trake kako vam ne bi smetaopri odabiru }elija.

Uobi~ajeno su promjene u radnoj stranici ozna~ene istaknutim rubom }elijei pridruènim komentarom. Kliknite na opciju Highlight Changes OnScreen kako biste isklju~ili taj prikaz. U mogu}nosti ste izraditi i radnustranicu History u kojima se zapisuju svi detalji vezani uz izmjene. Da bisteto u~inili, uklju~ite opciju Popis Changes On A New Sheet. Rezultiraju}a seradna stranica dodaje nakon zadnje radne stranice radne bilje`nice, {to pokazuje slika 18-8.


prem

a ostalim

aplikacijam

a

IV.

591

Radna stranica History je posebna, zaklju~ana radna stranica koja se moèprikazati jedino kada se radna bilje`nica otvori kao dijeljena – kada isklju-~ite opciju Allow Changes By More Than One User na kartici Editing okviraza dijalog Share Workbook, radna stranica s detaljima o izmjenama nestaje.Ako ponovno radnu bilje`nicu proglasite dijeljenom, ova se stranica otvaraprazna, a prethodno zapisani detalji o izmjenama vi{e ne postoje.

SLIKA 18-8.U mogu}nosti steizraditi i radnustranicu History ukoju se zapisujusvi detalji vezaniuz izmjene dijeljene radnebilje`nice.

Da biste pratili promjene u~injene i nakon prekida dijeljenja radne bilje`nice,kopirajte sadràj zaklju~ane radne stranice History u neku drugu radnustranicu.

SAVJET�

Za{tita povijesti izmjenaAko èlite osigurati dokumentiranje svih u~injenih promjena, odaberite uizborniku Tools naredbu Protection, a zatim pokrenite naredbu Protect Sha-red Workbook. Kada to u~inite, pojavit }e se okvir za dijalog sa slike 18-9.


592

Ako kliknete na OK, pra}enje promjena u dijeljenoj radnoj bilje`nici jeza{ti}eno, pa niti jedan korisnik iz radne grupe ne moè izravno isklju~iti tuopciju. Me|utim, za{tita se moè isklju~iti odabirom naredbe Protection izizbornika Tools i zatim pokretanjem naredbe Unprotect Shared Workbook.Da biste uklonili tu mogu}nost, u okviru za dijalog Protect SharedWorkbook moète unijeti lozinku, ali to morate u~initi prije nego {to radnubilje`nicu proglasite dijeljenom. Na taj na~in tko god èli isklju~iti za{titumora utipkati i istu lozinku (mala i velika slova su razli~ita).

SLIKA 18-9.U mogu}nosti steza{tititi pra}enjepromjena u dijeljenoj radnojbilje`nici.

Pregled promjenaAko je pri prvom spremanju radne bilje`nice za dijeljeni na~in rada uokviru za dijalog Highlight Changes bila uklju~ena opcija Track ChangesWhile Editing, u bilo kojem }ete trenutku mo}i pregledati sve u~injene izmjene. Naredba Accept Or Reject Changes podizbornika Track Changesizbornika Tools prikazuje okvir za dijalog sa slike 18-10. Padaju}i su popisi

Ako uspje{no unesete lozinku kako biste isklju~ili na~in rada Protect ForSharing, ne samo da se uklanja za{tita, ve} se i radna bilje`nica progla{avanedijeljenom. To se ne doga|a ako nema lozinke. Kada radna bilje`nica vi{enije u dijeljenom na~inu rada, isklju~it }ete iz daljnjeg rada na radnoj bilje`nicisve korisnike koji na njoj trenutno rade, a povijest promjena se bri{e.

UPOZORENJE!

sli~ni onima iz okvira za dijalog Highlight Changes, osim {to su u popisuWhen dostupne jedino opcije Not Yet Reviewed i Since Date.


prem

a ostalim

aplikacijam

a

IV.

593

Kada kliknete na OK, pojavit }e se okvir za dijalog sa slike 18-11, a na rad-noj }e se stranici ozna~iti prva promjena koja zadovoljava uvjete postavl-jene u okviru za dijalog Select Changes To Accept Or Reject. Okvir za dija-log opisuje izmjenu, kao i korisnika koji ju je u~inio, te to~no vrijeme kadaje izmjena u~injena. U ovom trenutku moète prihvatiti ili odbaciti izmjenuili naprosto prihvatiti ili odbaciti sve u~injene izmjene. Kada jednom prihvatite ili odbacite sve izmjene vi{e ne}ete mo}i izvr{iti ponovni pregled.Me|utim, jo{ uvijek moète otvoriti radnu stranicu History.

SLIKA 18-10.Upotrijebite ovajokvir za dijalogkako biste odredilikoje izmjene èlitepregledati.

SLIKA 18-11.Svaka se izmjenaredom ozna~ava i opisuje, omo-gu}avaju}i njenoprihva}anje iliodbacivanje.

Prestanak dijeljenog na~ina radaDijeljene radne bilje`nice moète obustaviti u bilo kojem trenutku poni{ta-vanjem opcije Allow Changes By More Than One User na kartici Editingokvira za dijalog Share Workbook. Kada to u~inite, dogodit }e se nekolikostvari. Prvo, bri{e se zabiljeèna povijest u~injenih izmjena. Ako ponovnokrenete u dijeljeni na~in rada, biljeènje izmjena kre}e spo~etka. Nadalje,

Da biste svaku od izmjena pogledali pojedina~no, kliknite na gumb Accept Or Rejectkako biste se prebacili na sljede}u u~injenu izmjenu. Izmjene se prikazujukronolo{kim redom, od najstarije do najnovije.

korisnici koji imaju otvorenu radnu bilje`nicu svoje izmjene ne}e mo}ispremiti u istu datoteku. Ako poku{aju sa spremanjem, otvorit }e se okvirza dijalog Save As i najbolje {to mogu u~initi jest spremiti datoteku poddrugim imenom. Ako najprije isklju~ite, a zatim ponovno uklju~ite dijeljenina~in rada, a da pritom neki drugi korisnik ima otvorenu istu radnubilje`nicu, taj korisnik ne}e mo}i spremiti izmjene u istu datoteku, jer jedijeljenje nanovo inicijalizirano. Drugi }e korisnici morati zatvoriti dato-teku, a zatim je ponovno otvoriti kako bi se pridruìli dijeljenom radu.

Ako nekoga od korisnika èlite isklju~iti iz dijeljenja, kliknite na gumbRemove User na kartici Editing okvira za dijalog Share Workbook. Na taj sena~in odràva pra}enje promjena, ali ovakvo }ete isklju~ivanje vjerojatnonajprije ra{~istiti s doti~nim korisnikom.

Kombiniranje promjena u~injenih u ve}em broju radnih bilje`nica

Drugi je na~in dijeljenja radnih bilje`nica taj da svaki korisnik dobije svojukopiju iste. Ovakav bi na~in rada mogao biti dobar ako svi korisnici nemajupristup istom mre`nom posluìtelju, odnosno ako nemate instaliranumreù ili pristup Internetu. U klasi~nom bi slu~aju, nakon {to se aùrirajusve distribuirane radne bilje`nice, netko morao prikupiti kopije i ru~noprenijeti sve izmjene u polaznu radnu bilje`nicu. Budu}i da ova metodaiziskuje puno vremena, Excel sada nudi djelotvorniji na~in za izvo|enjeovog zadatka.

Povezivanje radnih bilje`nicaJednake radne bilje`nice – one stvorene iz iste polazne radne bilje`nice –moète povezati. Kada poveète radne bilje`nice, sve izmjene na~injene unjima prebacuju se u polaznu radnu bilje`nicu. Povezivanje radnih bilje`-nica, kao i pra}enje promjena, u uskoj je vezi s dijeljenim radnim bilje`nica-ma, i moète ga izvesti jedino ako su iste spremljene kao dijeljene radnebilje`nice. Pretpostavimo da èlimo distribuirati radnu bilje`nicu Exams4 izprethodnog primjera. Naredna procedura obja{njava kako pripremiti va{eradne bilje`nice za distribuciju i eventualno povezivanje:

1. Otvorite radnu bilje`nicu koju èlite distribuirati.

2. U izborniku Tools odaberite Share Workbook. (Da biste vidjeli ovuopciju mo`da }ete morati pro{iriti izbornik.)

3. Na kartici Editing okvira za dijalog Share Workbook potvrdite poljeAllow Editing By More Than One User.


594

4. Klknite na karticu Advanced i provjerite ima li dovoljno dana nazna-~enih u polju Keep Change History For kako bi u navedenom vre-menu svi korisnici mogli zavr{iti s radom, a vi prikupiti i povezati svedistribuirane radne bilje`nice. Ako ne znate {to biste unijeli, upi{iteneki veliki broj, npr. 500. Nakon isteka ovog broja dana radne bilje`-nice vi{e ne}ete mo}i povezati.

5. Kliknite na OK kako biste radnu bilje`nicu spremili kao dijeljenu.

6. Odaberite u izborniku File naredbu Save As i potrebne dodatne kopijeradnih bilje`nica spremite pod razli~itim imenima – jedno za svakogkorisnika s popisa za distribuciju. S obzirom da je uklju~eno dijeljenje,svaka se kopija sprema kao dijeljena radna bilje`nica.

7. Distribuirajte kopije u va{oj radnoj grupi.

Nakon {to ste pripremili, distribuirali i prikupili radne bilje`nice s u~inje-nim izmjenama, spremni ste za povezivanje. Otvorite radnu bilje`nicu koju}ete upotrijebiti kao polaznu (glavnu). Sve izmjene u~injene u ostalim rad-nim bilje`nicama pojavit }e se u ovoj, koja mora biti spremljena na isti na~inkao i one koje ste distribuirali. Otvorite polaznu radnu bilje`nicu, provjeriteda niti jedna od onih koje }ete povezati nije trenutno otvorena, a zatim uizborniku Tools odaberite naredbu Merge Workbooks kako biste prikazaliokvir za dijalog sa slike 18-12. (Ova naredba se normalno ne pojavljuje naskra}enim izbornicima. Kliknite na dvostruku strelicu na dnu izbornikaTools da biste je prikazali.)


prem

a ostalim

aplikacijam

a

IV.

595

VIDI IDetalje o na~inudistribuiranja radnih bilje`nicapotra`ite u odjeljku“Slanje radnihbilje`nica upotre-bom elektroni~kepo{te” na 597. str.

?

SLIKA 18-12.Radna bilje`nicaExams8 je ve}otvorena, pa zapovezivanje oda-biremo Exams5,Exams6 i Exams7.


596

Datoteke Exams5.xls Exams6.xls Exams7.xls i Exams5.xls koje su kori{tenena slici 18-12 moète na}i na http://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/.

Izbornik Online Collaboration koji se nalazi u izborniku Tools sadrì naredbepomo}u kojih moète s drugima dijeliti informacije u realnom vremenu.Provokativne naredbe Meet Now, Schedule Meeting i Web Discussions zakori{tenje traè dodatne veze i usluge. ^lanovi obitelji Microsoft Office 2000,uklju~uju}i Microsoft Excel 2000, mogu voditi online susrete pomo}u MicrosoftNetMeetinga koji je integriran u sve programe Microsoft Officea 2000. Tako|ermoète koristiti mogu}nosti programa Office Web posluìtelja da biste za~injalidiskusije i to ako imate pristup posluìtelju na kojem se nalaze Office ServerExtensions.

Da biste zapo~eli online susret, kliknite na Online Colaboration iz izbornikaTools i odaberite naredbu Meet Now – pojavljuje se okvir za dijalog MicrosoftNetMeeting. Kori{tenje ove osobine zahtijeva vezu s mreòm ra~unala iliInternet, a morate i odrediti glavni server. Neka vam va{ mre`ni administratorkaè ime va{eg lokalnog glavni server, ili moète koristiti neki od javnihInternet posluìtelja koji se nalaze na popisu polja Server Name na dnu okvira za dijalog Microsoft NetMeeting. Naredba Schedule Meeting (upodizborniku Online Colaboration izbornika Tools) vam omogu}uje da unapri-jed postavite susret vi{e korisnika koriste}i osobine rasporeda MicrosoftOutlooka, koji tako|er mora biti instaliran na va{em sustavu kao i na sustavi-ma svih korisnika va{e radne grupe.

Nakon svih pode{enja i uspostave veze moète voditi online susrete u realnom vremenu. Tako|er moète koristiti ugra|ene alate NetMeetinga, kao{to su Chat Windows i Whiteboard – on vam omogu}uje crtanje grubih slikakoje se prenose na Whiteboard svih povezanih korisnika. Susret moètepokretati iz Excela 2000 ili iz Microsoft NetMeetinga. Iz mape Program izborni-ka Start kliknite na mapu Internet Explorer i odaberite Microsoft NetMeeting.Diskusije na Webu su sli~ne online chat sustavima osim {to su komentarisvake osobe vidljivi unutar posebnog prozora Excela, va{eg pretraìva~a ili Microsoft Officea 2000.

Vi{e informacija o Microsoft NetMeetingu potraìte u pomo}i ovog programa ili pomo} potraìte od asistenta iz sustava pomo}i Excela 2000(“online meeting”). Vi{e informacija o “rasporedu online susreta unaprijed”potraìte u sustavu pomo}i Microsoft Outlooka 2000.

Susreti i diskusije online

NA WEBUW

Radne bilje`nice koje odaberete u ovom okviru za dijalog povezuju se jednapo jedna, redom kojim su navedene u okviru za dijalog. Sve izmjeneu~injene u svakoj od njih unose se u polaznu radnu bilje`nicu. Izmjenemoète prihva}ati i odbacivati, te prikazivati radnu stranicu History, kaopri radu s dijeljenim radnim bilje`nicama, {to je opisano u dijelu “Pra}enjepromjena” na 590. stranici.


prem

a ostalim

aplikacijam

a

IV.

597

Slanje radnih bilje`nica elektroni~kom po{tom

Excel ima ugra|ene mogu}nosti za iskori{tavanje prednosti elektroni~kepo{te. Ako je prisutan program poput Microsoft Outlooka, MicrosoftExchangea, u Excelovom izborniku File postaju dostupne naredbe podiz-bornika Send To. Kada pokrenete naredbu Mail Recepient s instaliranimMicrosoft Outlookom, Excel vam nudi mogu}nost slanja poruke s pridru-ènom kopijom trenutne radne bilje`nice ili slanja poruke u kojoj je aktivnaradna stranica trenutne radne bilje`nice tijelo poruke. Jednostavna poruka s pridruènom radnom bilje`nicom Excela prikazana je na slici 18-13.

SLIKA 18-13.Naredba Sendt ToMail Recipient akti-vira po{tanski pro-gram i pridruùjekopiju trenutneradne bilje`nice.

Dok se prilikom povezivanja kombiniraju sve promjene u nizu radnih bilje`nica,konsolidacija kombinira samo vrijednosti niza radnih stranica (one se mogunalaziti u razli~itim radnim bilje`nicama). Naredba Consolidation iz izbornikaData moè unutar jedne polazne radne stranice sakupiti informacije iz 255drugih radnih stranica. Vi{e informacija potraìte u “Konsolidacija radnih strani-ca”, na 337. stranici.

SAVJET�


598

Microsoft Outlook je program za rukovanje informacijama koji ve} imate akoste Excel naru~ili kao dio paketa Microsoft Office 97 (moète ga i odvojenonabaviti). Outlook kombinira zna~ajke raznih vrsta programa, uklju~uju}i po{tu,kreiranje poslovnog rasporeda i kontakata, pa ~ak i udvostru~uje nekezna~ajke za rad s datotekama Windows Explorera.

Traka s alatima Reviewing u Excellu sadrì gumb Create Microsoft OutllokTask koji moète upotrijebiti za kreiranje vlastite ili zada}e za nekog tko koristiMicrosoft Outlook i s kim ste povezani putem elektroni~ke po{te. Sljede}a vamslika pokazuje zada}u kreiranu u Outlooku nakon klika na gumb CreateMicrosoft Outlook Task.

Pojavljuje se Outlookov prozor zada}a s pre~icom do trenutno aktivne radnebilje`nice. Spremite li ovu zada}u, na nju }ete biti podsje}eni u navedeno vrijeme. Ili, da biste poslali ovu zada}u nekome drugome, moète u Outlookuupotrijebiti gumb Assign Task. Vi{e }ete informacija prona}i u Outlookovojdokumentaciji.

Ako imate Microsoft Outlook

Kada kliknete na gumb Send, poruka i pridruèna kopija {alju se primatelji-ma navedenim u tekstualnom polju To. Kada je poruke primljena, primateljijednostavno dvostruko kliknu na ikonu Excela u po{tanskoj poruci kako bi otvorili radnu bilje`nicu. Uo~ite da se promjene u radnoj bilje`nici na-pravljene nakon slanja poruke, ne javljaju u poslanoj kopiji. Ako odlu~itetrenutnu radnu stranicu poslati kao tijelo poruke, ona }e biti prikazana uva{em po{tanskom programu.

Upotreba elektroni~ke po{te za usmjeravan-je radnih bilje`nica radnim grupamaAko radite na projektu koji uklju~uje grupu ljudi ~iji je ulaz podataka odosnovne va`nosti, moète usmjeriti bilje`nicu prema grupi koriste}i elek-troni~ku po{tu. Ako odaberete naredbu Send To iz Excelovog izbornika File,a zatim naredbu Routing Recipient, pokazat }e se okvir za dijalog RoutingSlip, prikazan na slici 18-14.


prem

a ostalim

aplikacijam

a

IV.

599

SLIKA 18-14.Usmjerite radnubilje`nicu premagrupi upotreblja-vaju}i naredbuSend To, RoutingRecipient.

Po{tu moète slati i kori{tenjem gumba Send To Mail Recipient na traci s alati-ma Reviewing.

SAVJET�

Naredba Routing Recipient nudi nekoliko prednosti pred naredbom MailRecipient. Primjerice, naredba Routing Recipient omogu}ava vam odre|i-vanje uzastopnosti usmjeravanja. To zna~i da }e se, ako sastavite popis pri-matelja upotrebljavaju}i gumb Address i odaberete opciju One AfterAnother, radna bilje`nica poslati prvoj osobi na popisu. Kada ta osobazavr{i s radom, radna }e bilje`nica automatski biti upu}ena dalje, sljede}ojosobi s popisa. Polje To pokazuje vam sekvencu slanja koju moète promi-jeniti odabirom (ozna~avanjem) odre|ene osobe u popisu i klikom na gumbMove. Slanje radne bilje`nice svim primateljima moète aktivirati odabiromopcije All In Once.

Da biste poslali poruku, kliknite na gumb Route u okviru za dijalogRouting Slip. Da biste jednostavno pridruìli usmjerene poruke radnojbilje`nici, kliknite na gumb Add Slip. Upoterba zadnje metode omogu}avavam nastavak rada. Kasnije, kada ste spremni za slanje poruke, odaberitenaredbu Next Routing Recipient (kada je usmjerena radna bilje`nica otvorena, ova naredba zamjenjuje naredbu Mail Recipient) podizbornikaSend To. Pojavit }e se okvir za dijalog sa slike 18-15. Ako kliknete na OK,radna se bilje`nica {alje sljede}om primatelju. U mogu}nosti ste odabrati idrugu opciju, Send Copy Of Document Without Using The Routing Slip.Ako to napravite, pojavit }e se prozor za slanje poruka, kao da ste pokre-nuli naredbu Mail Recipient, te }ete mo}i poslati radnu bilje`nicu kome godho}ete. Polazni popis ostaje jednak, pa je jo{ uvijek omogu}eno slanje slje-de}om primatelju.


600

SLIKA 18-15.Kada zapo~neteusmjeravanje svojeradne bilje`nice,pojavljuje se ovajokvir za dijalog.

Popis primatelja moète otvoriti i mijenjati kako biste u distribuciju doku-menta uklju~ili dodatne korisnike ili isklju~ili postoje}e. To }ette u~initinaredbom Edit Routing Slip (koja zamjenjuje naredbu Add Routing Slipkada je radna bilje`nica koja se distribuira otvorena).

Ako je odabrana opcija Track Status u okviru za dijalog Routing Slip, primit}ete obavijest svaki put kada se radna bilje`nica {alje dalje, tako da moètepratiti njezino napredovanje. Ako je odabrana opcija Return When Done,radna se bilje`nica vra}a po{tom nakon {to je pro{la predvi|eni put.

Alati za rad u grupi koji se spominju u drugim dijelovima knjigeExcel nudi neke mogu}nosti koje su vrlo upotrebljive u radnim grupama, a obja{njene su u drugim dijelovima knjige. To su:

� Vanjski podaci Neke od najsna`nijih mogu}nosti Excela uklju~ujuprihvat podataka iz vanjskih izvora. Tri podnaredbe Get External Dataiz izbornika Data, Run Web Query, Run Database Query i Create NewQuery, omogu}avaju izdvajanje podataka iz gotovo bilo koje bazepodataka, ~ak i onih koje se nalaze na Internetu. Vi{e informacija o upitima potraìte u 26. poglavlju “Rad s vanjskim podacima”.

� Web Za prikaz izvje{taja radnih grupa ili pretragu i prihvat informa-cija koje }ete uklju~iti u svoje radne bilje`nice, moète upotrijebiti iinterni Web tvrtke koji se naziva intranet. Vi{e informacija o mogu}nosti-ma rada na Internetu, pogledajte u 20. poglavlju “Stvaranje Web stranicapomo}u Excela” i 19. poglavlje “Hiperveze i Internet.”

� Scenariji Prora~unske su tablice oduvijek bile vrlo zahvalne zaizvo|enje analiza tipa {to-ako. Naredba Scenarios u izborniku View pokre}e Scenario Manager, mo}an alat za modeliranje kojim }ete uspore|ivati, suprostavljati, kombinirati i pregledavati razli~itarje{enja do kojih dolaze razli~iti korisnici unutar va{e radne grupe.Informacije o scenarijima potraìte u odjeljku “Scenario Manager”, na 542. str.

� Provjera unosa podataka Naredbu Validation iz izbornika Dataupotrijebit }ete za primjenu posebnog formata na odabrane }elije,kojim }ete precizno odrediti vrstu podataka koji se u te }elije smijuunijeti. Primjerice, najprije biste mogli zaklju~ati sve }elije u radnojstranici, osim onih za koje èlite da ih popune drugi korisnici. Zatimupotrijebite naredbu Validation kako biste za svaku od tih }elija zadalivrstu vrijednosti koje se moè unijeti, poput datuma, vremena, cijelogbroja itd. U mogu}nosti ste zadati ~ak i najve}u i najmanju vrijednostkoja se smije unijeti, poruku koja }e se automatski pojaviti pri odabiru}elije, te poruku o pogre{ci koja se pojavljuje kada se pri unosu po{tujuparametri {to ste ih zadali. Daljnje informacije potraìte u odjeljku,“Provjera unosa podataka” na 785. str.


prem

a ostalim

aplikacijam

a

IV.

601

� Svojstva Naredba Properties iz izbornika File upotrebljava se za dodavanje sumarnih informacija va{im radnim bilje`nicama, kao idrugim datotekama koje stvarate uporabom aplikacija MicrosoftOfficea. Primjerice, svojstva vam omogu}avaju jednostavno pre-tra`ivanje svih datoteka vezanih uz odre|enog klijenta ili odjel. Vi{e informacija o svojstvima pogledajte u odjeljku “Dodavanje sumarnihinformacija” na 74. str.

� Pregled Gumbi na traci s alatima Auditing omogu}avaju jednostavnorje{avanje problema i inspekciju radnih stranica na kojima je radio ve}i broj korisnika. Naredbu Comments mo`ete upotrijebiti za ostavljanje komentara za druge ~lanove radne grupe ili za obja{njenjeeventualnoj publici za{to rezultati izgledaju ~udno. Vi{e informacija o pregledu pogledajte u odjeljku “Pregled i dokumentiranje radne stranice”na 288. str.


602

603

19Hiperveze i Internet

Jedna od najboljih novih mogu}nosti koje nudi MicrosoftExcel 2000 je izraz Microsoftove namjere povezivanja svihaplikacija Microsoft Officea s eksplozivnom evolucijom

Interneta koja se doga|a zadnjih nekoliko godina. Namjeraje omogu}iti smislenu integraciju dokumenata stvorenih uExcelu, Wordu i ostalim aplikacijama na va{em ra~unalu sonima koje druge aplikacije nude na Internetu.

19. POGLAVLJE

Osnovni koncepti Interneta 604

Upotreba hiperveza 607

Rad s FTP lokacijama iz Excela 619

Web Folders 627✷2000

Excel pruà bogat skup mogu}nosti koje ìvot na Internetu ~ine jo{zabavnijim i uzbudljivijim:

� Upotrijebite Excel za kretanje po svojem tvrdom disku, intranetu,Internetu ili Webu, umetanjem hiperveza u radne bilje`nice. Izradite,formatirajte i ure|ujte hiperveze i pridruìte ih tekstu, gumbima iligrafi~kim objektima.

� Pregledajte Excelove dokumente koji su vezani na Web stranice.

� Otvarajte i spremajte dokumente izravno na FTP (File TransferProtocol) i HTTP (Hypertext Transfer Protocol) lokacije, kao da se iste nalaze u imeniku na va{em tvrdom disku.

� Spremajte radne stranice i dijagrame u HTML (Hypertext MarkupLanguage) formatu, kako bi ostali Web surferi mogli vidjeti rezultateva{eg rada.

Pretpostavit }emo da imate otvoren ra~un kod davatelja Internet usluga, da se znate spojiti na Internet i da imate instaliran Web pretraìva~ poputNetscape Navigatora ili Microsoft Internet Explorera. Da bismo izbjeglidvostruka obja{njavanja za svaki pretraìva~ posebno, usredoto~it }emo sena Internet Explorer.

Da biste s Interneta u~itali najnoviju verziju pretraìva~a s kojim èlite raditi, krenite na odgovaraju}u Web lokaciju proizvo|a~a i zatim slijeditetamo prikazane upute. Primjerice, najnoviju verziju Microsoftovog Internet Explorera potraìte na adresi http://www.microsoft.com/ie


604

VIDI IVi{e informacija ospremanju radnihstranica u HTMLformatu potraìteu 20. poglavlju“Stvaranje Webstranica pomo}uExcela”.

?

Osnovni koncepti InternetaU po~etku je komunikacija izme|u korisnika na Internetu uklju~ivala elektroni~ku po{tu, novinske grupe i FTP lokacije:

� Elektroni~ka po{ta je zapravo prijenos poruke s jedne na drugulokaciju, pri ~emu je poruka obi~an ASCII tekst. Tekstualnu poruku{aljete na po{tanski posluìtelj pri ~emu zadajete adresu elektroni~kepo{te u obliku ime@posluìtelj.tiporg. Nastavak tiporg je obi~no .edu zasveu~ili{ta, .com za komercijalne i poslovne korisnike, .org za nepro-fitabilne organizacije ili .gov za vladine ustanove. Da biste putemInterneta slali i primali elektroni~ku po{tu, trebat }e vam odgovaraju}i

Na kraju ovog poglavlja na}i }ete popis korisnih Web lokacija.NA WEBUW

program (od kojih je vjerojatno najpoznatiji Eudora), te otvoren ra~unna Internet posluìtelju.

� Novinska grupa je poput komune na BBS-u – tekstualnu porukuprilaète novinskoj grupi, a tko god ~ita tu grupu (odgovaraju}im programom te namjene), moè pro~itati i va{u poruku. Prednost jenovinskih grupa u tome da ne morate znati adrese e-po{te svih ~lano-va grupe – sve {to vam je potrebno je ime novinske grupe. U trenutkuovog pisanja postoji vi{e od 7000 novinskih grupa koje su posve}eneogromnom rasponu tema – od Elvisova ukazanja (alt.elvis.sighting), do istraìvanja nanotehnologije (sci.nanotech).

� FTP (File Transfer Protocol) jo{ je jedan od na~ina razmjene informacijaInternetom. Umjesto razmjene poruka u tekstualnom formatu, raz-mjenjivati moète binarne datoteke poput Excelovih radnih bilje`nica.U radu s FTP-om moète slati datoteke u originalnom binarnom for-matu na FTP lokaciju, a korisnici koji imaju pristup mogu te datotekeu~itati na svoja ra~unala.

Kada je na Internetu uspostavljen sustav za podr{ku hiperteksta i povezi-vanja, ro|en je World Wide Web. Web se sastoji od skupa protokola i konvencija koji korisnicima omogu}uju jednostavno stvaranje i razmjenudokumenata bez obzira na njihove fizi~ke lokacije, ra~unalnu platformu izahtjeve na prikaz.

Fundamentalna konvencija Weba je standard formatiranja dokumenatazvan Hypertext Markup Language (HTML). HTML, nasljednik SGML-a(Standard Generalized Markup Language) temelj je evolucije niza pravilakojima se opisuju dokumenti koji }e se pokazati na World Wide Webu. Bilo koji Web pretraìva~ (ili drugi program, poput Excela 2000) koji po{tuje konvenciju, teoretski je sposoban ~itati i prikazivati Web dokumentu HTML formatu. Datoteke u HTML formatu zapravo su obi~ne tekstualnedatoteke koje sadrè relativno jednostavne kodove za formatiranje, strukturiranje dokumenata i hipertekst.

Web pretraìva~i, kao {to su Netscape Navigatorn i Microsoft InternetExplorer napreduju nevjerojatnim tempom. U novijim verzijama nepodràvaju samo standardno pretraìvanje Weba, ve} i elektroni~ku po{tu,novinske grupe i niz novih formata podataka koji se mogu pregledatiunutar Web stranice ili elektroni~ke poruke. Novi formati uklju~ujuneposredne telefonske razgovore, zvukovne i video zapise i kretanje kroztrodimenzionalne grafi~ke svjetove, poznate pod nazivom VRML (VirtualReality Markup Language).

Hiperveze i Internet 19. POGLAVLJESu~elje

prem

a ostalim

aplikacijam

a

IV.

605


606

1940. Koncept World Wide Weba vjerojatno datira jo{ od 1940. godine,kada je Vanevar Bush predstavio svoju ideju memexa – ogromnogstroja koji je mogao spremiti veliku koli~inu informacija i staza kojesu povezivale ove informacije. Teoretski, te su se staze moglepohraniti i u~initi dostupnima i ostalim korisnicima, ~ime su se moglepovezivati podru~ja interesa i ideje za istraìvanje.

1965. Ted Nelson skovao je termin hipertekst.

1969. Internet je ro|en kao ARPANET – Advanced Research ProjectsAgency Network. Ovaj fizi~ki sustav prijenosa i protokol za komunikaciju pobolj{ao je komunikaciju izme|u istraìva~aameri~kog Ministarstva obrane i vojnih centara, a bio bi dovoljnoredundantan i decentraliziran da izdrì atomski napad.

1979. Pojavio se CompuServe kao prvi informacijski servis (kasnije slijedeAmerica Online, Genie i Prodigy), nude}i raspon usluga bez potrebeza tehni~kim predznanjem koje je do tada bilo neophodno.

1981. Ted Nelson je u svojoj knjizi Literary Machines upotrijebio terminhipertekst kako bi objasnio ideju stvaranja jednog globalnog dokumenta kojeg su dijelovi distribuirani na raznim posluìteljima{irom svijeta. Aktiviranjem elementa hiperteksta – veze – mogli stesko~iti na odgovaraju}i dokument. Pojmovi veza, vru}a veza i hiper-veza razvijeni su iz tog osnovnog pojma i zapravo su sinonimi.

1983. Vojna mreà izdvojila se iz ARPANET-a u posebnu mreù MILNET.

1989. Nelsonove je ideje pro~itao Tim Berners-Lee, zaposlen u CERN-u(Conseil Europeen pour la Recherche Nucleaire – evropski konzorcij istraìva~a nuklearne fizike u @enevi), i objavio ~lanak“Information Management: A Proposal”, u kojem su postavljenitemelji World Wide Weba.

1990. Razvijen je prvi Web pretraìva~ – Mosaic. Pretraìva~ ~ita dokumente u HTML formatu i obra|uje veze koje korisnikuomogu}uju jednostavne skokove od jednog do drugog dokumentana Webu.

Danas Samo deset godina nakon {to je razvijen prvi, razli~iti Webpretraìva~i postali su najra{irenije i najupotrebljavanije ra~unalne aplikacije.

Kratka povijest Interneta

Upotreba hipervezaHiperveza je sasvim nalik na vezu u bilo kojoj Web stranici: ako kliknete navezu u dokumentu, aplikacija kojom se pregledava dokument ska~e nadokument zadan vezom. Druge vrste Excelovih veza, poput one kod vanj-skog adresiranja }elija, prenose element podatka natrag u dokument kojisadrì vezu. Hiperveze su zapravo alat za kretanje kroz dokumente,a nena~in prijenosa podataka.Hiperveza u Excelu moè imati oblik teksta, grafi~kog objekta ili gumba.Bez obzira na oblik, hipervezu }ete aktivirati klikom na nju. Kada to u~inite,Excel ska~e u ciljni dokument. Ciljni dokument moè biti:

� Datoteka u HTML formatu (dakle, Web stranica) na nekom ra~unaluna Internetu

� Datoteka bilo kojeg formata na va{em tvrdom disku; u Excelu je toobi~no radna bilje`nica

� Datoteka bilo kojeg formata koja se nalazi na ra~unalu spojenom u internu mreù ra~unala (intranet) na koju je spojeno i va{e ra~unalo

� Datoteka bilo kojeg formata na FTP lokaciji na Internetu

Istraìmo svaki od ovih na~ina uspostavljanja hiperveze stvaranjem radnebilje`nice u kojoj moète isprobati razli~ite vrste hiperveza u Excelu.

Adresiranje na InternetuSve metode pristupanja podacima na Internetu – bilo da je rije~ o datotecina tvrdom disku, elektroni~koj po{ti, FTP lokaciji ili Web stranici – po{tuju isto pravilo za zadavanje vrste i lokacije podataka. Datoteke ilokacije opisuju se URL-om (Universal Resource Locator). URL zadaje vrstu podataka, ime posluìtelja koji podatke ~ini dostupnima i (obi~no)stazu do podataka.URL adresa moè sadràvati i jo{ jednu razinu informacija – lokaciju unutar odre|enog dokumenta. Naziv te lokacije u datoteci ovisi o njenomformatu: sidro u Web stranici, adresa }elije ili imenovani raspon u Excelovomdokumentu ili knji{ka oznaka u Wordovom dokumentu. Klikom na vezu oti}i }ete na odgovaraju}i servis, adresu ili datoteku zadanu u vezi.(Ponekad }e, ovisno o va{im pravima pristupa, biti potrebno znati ilozinku.)


prem

a ostalim

aplikacijam

a

IV.

607

Sljede}a tablica sadrì popis naj~e{}e kori{tenih servisa i za svaki od njihdaje primjer.


608

Datoteku Hyperlinks.xls koja je kori{tena u sljede}oj tablici moète na}i nahttp://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/.

Stvaranje hiperveze prema Web straniciRecimo da èlite stvoriti jednostavan popis prema odli~nim Web stranicamai drugim elementima koje moète na}i na Webu. Da biste to u~inili, zasvaku Web stranicu morate u }eliji radne stranice unijeti pripadaju}i URL.Pretpostavimo da ve} znate URL adresu za ciljni dokument na Webu za kojièlite stvoriti vezu, a ta adresa je

http://mspress.microsoft.com/

Ovaj }e vas URL odvesti do ku}ne stranice Microsoft Pressa.

http:// Spajanje na lokaciju na World Wide Webu.http://www.microsoft.com

ftp:// Spajanje na FTP posluìtelj i prikaz njegovih imenika, prijenosdatoteka pomo}u FTP-a, otvaranje datoteke na FTP lokaciji.ftp://ftp.premier1.net/pub/users/quacky/hyperlinks.xls

file:// Otvaranje datoteke na va{em ili mre`nom disku.file://c:/My Documents/va{adatoteka.xls

gopher:// Spajanje na Gopher posluìtelj (ovaj se nalazi na Sveu~ili{tuMinnesota).gopher://gopher2.tc.umn.edu/

news:// Pregled ~lanaka pristiglih u novinsku grupu. (Otvara novinsku grupuNanotechology preko posluìtelja za novosti va{eg Internet dobavl-ja~a, ~iju adresu morate priskrbiti i na ~iju se novinsku grupu prvomorate pretplatiti).news://news.va{posluìtelj/sci.nanotech

mailto:// U va{em po{tanskom programu otvara obrazac za slanje poruke nazadanu adresu (u ovom slu~aju Mark Dodge).mailto://[email protected]

Prefiks Vrsta veze i primjer hiperveze

Datoteku LinkTest.xls koja je kori{tena u sljede}em slikama moète na}i nahttp://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/.

NA WEBUW

NA WEBUW

Da biste isprobali hiperveze u radnoj stranici, u~inite sljede}e:

1. Odaberite u izborniku File naredbu New kako biste stvorili novu,praznu radnu bilje`nicu. Unesite zaglavlja i formatirajte ih kako topokazuje slika 19-1. Spremite radnu bilje`nicu pod imenomLinkTest.xls.


prem

a ostalim

aplikacijam

a

IV.

609

2. Odaberite }eliju A3 i zatim u izborniku Insert odaberite Hyperlink (ili kliknite na gumb Insert Hyperlink na traci s alatima Standard).Excel }e, mo`da, najprije pokazati okvir za dijalog u kojem od vastra`i ponovno spremanje radne bilje`nice. Nakon spremanja pojavit }e se okvir za dijalog sa slike 19-2.

SLIKA 19-1.Nova radnabilje`nica zaisprobavanje hiper-veza.

SLIKA 19-2.Okvir za dijalogInsert Hyperlink.

3. U polje Link to File or URL unesite Web adresu (URL)

http://mspress.microsoft.com4. Zasad zanemarite ostale opcije okvira za dijalog Insert Hyperlink i

kliknite na OK.

Excel }e unijeti upisanu adresu kao hipervezu koja sli~i vezama koje obi~novidite u Web pretraìva~ima, {to pokazuje slika 19-3.


610

Ure|ivanje hipervezaKada je }elija jednom formatirana kao hiperveza ne moète je odabrati je-dnostavnim klikom mi{a. Kada kliknete na hipervezanu }eliju Excel }e vaslansirati na odredi{ni dokument smje{ten negdje u cyberspaceu i na va{em disku.

Da biste odabrali }eliju koja sadrì hipervezu, kliknite desnom tipkom mi{ada bi se pojavio izbornik pre~ica i zatim odaberite Select Hyperlink izpodizbornika Hyperlink. Ili moète urediti hipervezu ako iz istog izbornikaodaberete Edit Hyperlink. ]elije s hipervezama tako|er moète odabratitako da kliknete na susjednu }eliju i pomi~ete odabir pomo}u tipaka sa strelicama.

Slijedite ove korake da biste uredili upravo stvorenu hipervezu:

1. Kliknite desnom tipkom mi{a na hipervezanu }eliju i odaberite Edit Hyperlink iz podizbornika Hyperlink.

2. U polje Text To Display upi{ite

Microsoft Press Home


Vidjet }ete da }elija sada prikazuje tekst koji ste upisali, ali je on jo{ formati-ran kao hiperveza i upu}uje na istu URL adresu. Provjerite ovo ona brzinutako da strelicu mi{a postavite iznad }elije – pojavljuje se balon s tekstomkoji daje adresu ove hiperveze.

Kao i kod svake druge, tako i sadràj ove }eliju moète pomo}u naredbiCopy i Cut zalijepiti na neko drugo mjesto – hiperveza }e i dalje bitifunkcionalna.

SLIKA 19-3.Novostvorenahiperveza.

Traka s alatima WebTraku s alatima Web moète vidjeti ako kliknete na Toolbars iz izbornikaView i odaberete Web. Ova traka s alatima sadrì mnoge kontrole koje suvidljive i na traci s alatima Internet Explorera, kao {to je prikazano na slici19-4. Moète se kretati naprijed i nazad kroz hiperveze koje ste posjetilitijekom trenutne sesije, otvarati lokacije koje se nalaze na va{oj mapiFavorites, otvarati Home stranicu va{eg pretraìva~a i mnogo toga.


prem

a ostalim

aplikacijam

a

IV.

611

SAVJET�

Stranice na kojima informacije nisu dovoljno vidljive jer ih prekrivaju trakes alatima, kliknite na gumb Show Only Web Toolbar da biste ih sakrili. Za ponovni prikaz traka s alatima, kliknite ponovno na ovaj gumb.

Krstarenje pomo}u Web hipervezaIsprobajmo novu hipervezu prema Web stranici autora koji pi{u zaMicrosoft Press. Kada postavite pokaziva~ mi{a nad hipervezu, on }e sepromijeniti u ruku s ispruènim kaìprstom, kao {to je prikazano na slici19-3. Kliknite na hipervezu. Ako u tom trenutku niste prijavljeni na

SLIKA 19-4.Traka s alatimaWeb Stop – prekid

u~itavanja stranice

Start Page – skok na prvu stranicu koju va{pretraìva~ prikazuje nakon pokretanja

Favorites – odabir iz va{eg popisa omiljenih lokacija

Search the Web – pokretanje va{egpretraìva~a

Go – skok na uobi~ajene stranice

Show Only Web Toolbars –uklanjanje svih ostalih traka salatima kako bi se mogao vidjetive}i dio ciljnog dokumenta

Addresses – popisnedavno posje}enihlokacija

Back – skok nastranicu koju steprikazali prijetrenutne

Forward – skok na stranicukoju ste prikazali nakontrenutne

Refresh Page – ponovno u~itavanje trenutne stranice

U Internet Exploreru vezu moète povu}i iz Web stranice na radnu povr{inu;Web stranica }e biti predstavljena ikonom koja }e sadràvati URL informacijepotrebne za dohvat te stranice. Dvaput kliknite na ikonu i va{ }e pretraìva~sko~iti na Web stranicu.

Ovako stvorenu ikonu pre~ice sada moète lako povu}i u prozor Excela; kadato u~inite, Excel }e otvoriti novu radnu bilje`nicu koja }e sadràvati tu vezu.Ime veze postaje i ime jaha~a i ime dokumenta, a sama veza je umetnuta u}eliju A1 radne stranice.

Internet, otvorit }e se okvir za dijalog koji }e od vas traìti prijavu. Nakontoga, Excel }e poslati Windowsima poruku za pokretanje va{eg Web pre-traìva~a (ako ve} ranije nije pokrenut). Pokrenut }e se va{ pretraìva~ iu~itati stranicu zadanu hipervezom, {to pokazuje slika 19-5.


612

Ako niste izbivali s planeta posljednjih nekoliko godina, jasno vam je da seWeb mijenja nevjerojatnom brzinom, mnogo brè nego {to bilo koji smrtnikmoè to~no dokumentirati. Stoga Web stranice koje }ete vidjeti na Webu ne moraju u potpunosti odgovarati onima koje smo mi prikazali u knjizi.

NAPOMENA>>

SLIKA 19-5.Web stranica autora MicrosoftPressa.

Za prilagodbu va{eg pretraìva~a i aplikacija koje rade s Internetom, moèteupotrijebiti stavku Internet u Control Panelu. Da biste to u~inili, kliknite naSettings izbornika Start, zatim odaberite Control Panel i u prozoru koji }e sepojaviti dvostruko kliknite na ikonu Internet.

U okviru Internet Properties mo}i }ete zadati razne opcije, poput boje teksta posje}enih Web stranica, elemenata koji }e se pojaviti na traci s alatima Web, postavama veze prema va{em davatelju Internet usluga,adresama va{ih polaznih stranica i stranica za pretraìvanje, kao i programekoji se koriste za otvaranje raznih datoteka na Internetu (zvukovni zapisi, slikei multimedija).

Promjena postava za Internet

Kopiranje veze Uzmimo sada vezu s Web stranice Microsoft Pressa, prebacimo je u popiszanimljivih hiperveza u Excelu i pridruìmo adresu tekstu koji }emo unijetiu radnu bilje`nicu.

1. Na ku}noj stranici Microsoft Pressa u stupcu s lijeve strane prona|itevezu Author’s Corner.

2. Postavite pokaziva~ mi{a nad ime “Author’s Corner”, kliknite desnomtipkom mi{a, te iz izbornika pre~ica koji }e se tada pojaviti odaberiteCopy Shortcut.

3. Vratite se u Excel, odaberite }eliju A4 i upi{ite:

MS Press Author’s Corner

4. U izborniku Insert odaberite Hyperlink i kliknite na polje Type TheFile Or Web Page Name, a zatim pritisnite Ctrl-V kako biste ulijepiliWeb adresu. U polju }ete ugledati adresu:

http://mspress.microsoft.com/authors/

5. Kliknite na OK kako biste zatvorili okvir za dijalog. Tada }ete ugledatiradnu bilje`nicu pokazanu na slici 19-6. Mogli biste dodati i opisneinformacije koje su na slici pokazane u }elijama B3:B4.


prem

a ostalim

aplikacijam

a

IV.

613

Provjerimo sada novu hipervezu na stranicu Author’s Corner. Ako nadvezu postavite pokaziva~ mi{a, ugledat }ete adresu na koju pokazuje hiper-veza, {to pokazuje slika 19-6. Ako kliknete na hipervezu, Excel {alje porukuInternet Exploreru da prikaè prozor koji sadrì dokument zadan ciljnomadresom, koji je pokazan na slici 19-7. na sljede}oj stranici.

SLIKA 19-6.]elija B6 sadrìhipervezu i tekst.

Jo{ o stvaranju hipervezaOkvir za dijalog Insert Hyperlink sadrì nekoliko zgodnih mogu}nosti kojevam pomaù u stvaranju hiperveza. Osim {to moète unijeti URL koji zadaje lokaciju na Webu, u mogu}nosti ste u isto polje unijeti naziv dato-teke na va{em tvrdom disku ili tvrdom disku mreè na koju ste spojeni.Kliknite na jedan od tri gumba ispod polja Type The File Or Web PageName – Recent Files, Browsed Pages i Inserted Links (podrazumijevano),kao {to je prikazano na slici 19-2 – kako biste otvorili popis zadnjih upo-trijebljenih hiperveza iz va{ih dokumenata.

Na datoteku se moète povezati i klikom na dva gumba Browse u okviruza dijalog Insert Hyperlink – File i Web Page. Excel }e otvoriti okvir za dija-log Link To File (zapravo verziju okvira za dijalog Open) tako da moèteprona}i i odabrati datoteku na koju }e pokazivati nova hiperveza, a {topokazuje slika 19-8.


614

SLIKA 19-7.Stranica Author’s Corner MicrosoftPressa

Ako nakon klika na hipervezu nemate nikakvog odziva, odnosno ako se ~inikao da pretraìva~ ne radi ni{ta, mogu}e je da je ra~unalo-posluìtelj, nakojem se nalazi dokument, preooptere}eno ili da je veza prema posluìtelju,zbog raznih razloga, neuspostavljiva – primjerice, posluìtelj je mo`daisklju~en. Ako se dogodi ne{to sli~no, kliknite na gumb Stop na traci s alatima Web i probajte ponovno kasnije.

NAPOMENA>>

Gumb Web Page pokre}e va{ pretraìva~ za surfanje po èlji. Kada stignetena neku Web stranicu, vratite se natrag u Excel (Alt+Tab) i vidjet }ete URLtrenutne stranice prikazan u okviru za dijalog Insert Hyperlinks. Na ovajna~in moète koristiti èljenu adresu bez potrebe za ru~nim upisivanjem.

Skok na lokaciju unutarodredi{nog dokumentaOkvir za dijalog Insert Hyperlink nudi dva na~ina za bolje snalaènje shipervezama: gumb Place In This Document s lijeve strane ovog okvira, i gumb Bookmark koji je vidljiv s desne strane glavnog polja s popisom.Kada kliknete na gumb Place In This Document, pojavljuje se aktivna radna bilje`nica u “outline” pogledu, prikazana na slici 19-9.

Cell Reference i Defined Names prikazuju sadràj radne bilje`nice. Kliknite na znak plus ili minus s lijeve strane ovih elemenata da bistera{irili ili saèli prikaz. (Ako u trenutnoj radnoj bilje`nici nema definiranihimena, pored Defined Names se ne}e nalaziti znak plus.) Cell Referenceprikazuje popis stranica u radnoj bilje`nici. Ako kliknete na ime stranicemoète upisati adresu }elije u polju Type The Cell Reference. DefinedNames prikazuje sva imena koja ste definirali u trenutnoj radnoj bilje`nici.Na slici 19-9 moète vidjeti prikazano ime more_links. Kada odredite }elijuili ime, va{a hiperveza ska~e na tu lokaciju.


prem

a ostalim

aplikacijam

a

IV.

615

SLIKA 19-8.Okvir za dijalogLink to File.

VIDI IVi{e informacija odefiniranju imenapotraìte u “Ime-novanje }elija iraspona” na 133. str.

?

Kada odaberete neku datoteku ili Web stranicu i zatim kliknete na gumbBookmark, pojavljuje se okvir za dijalog Select Place In Document koji jefunkcionalno isti kao i okvir za dijalog sa slike 19-9. Glavna razlika je {toovdje moète odabrati odre|enu lokaciju u bilo kojem dokumentu kojiExcel prepoznaje, uklju~uju}i Web stranice koje sadrè knji{ke oznake(sidra), knji{ke oznake iz Worda te ostale imenovane lokacije u dokumenti-ma iz programa Microsoft Officea. Uo~ite na slici 19-10 da se u balonunalazi putanja hipervezanog dokumenta zajedno s imenovanom lokacijomkoja se u njemu nalazi.


616

SLIKA 19-9.Pomo}u gumbaPlace In ThisDocument moètestvoriti hipervezudo imenovanelokacije u trenutnojradnoj bilje`nici.

SLIKA 19-10.Stvaranje hiperveze do imen-ovanog raspona u trenutnoj radnojbilje`nici.

Kako od gumba i grafi~kog objekta stvoriti hipervezuHipervezu moète pridruìti gumbu ili grafi~kom objektu. Recimo da èlitena}i satelitsku snimku va{eg grada. Moète stvoriti hipervezu koja }e vasprebaciti na Web stranicu Microsoft Terraserver jednostavnim klikom nacrte` zvijezde. Da biste to u~inili, izvedite naredne korake na aktivnoj radnoj bilje`nici LinkTest.xls:

1. U izborniku View odaberite Toolbars, a zatim Drawing. Pojavit }e setraka s alatima Drawing.

2. Na traci s alatima Drawing odaberite AutoShapes, zatim Stars andBanners i na kraju 16-point Star.

3. U radnoj bilje`nici LinkTest, drè}i pritisnutom tipku Shift, povucitemi{em zvijezdu.

4. Uz odabrani objekt zvijezde kliknite na Fill (ikona kante s bojom) iodaberite ùtu boju za popunjavanje zvijezde.

5. Uz jo{ uvijek odabranu zvijezdu, u izborniku Insert odaberiteHyperlink. U okviru za dijalog Hyperlink unesite u polje Type The File Or Web Page:

http://terraserver.microsoft.com

6. Kliknite na OK. Trebali biste vidjeti radnu stranicu prikazanu na slici19-11.


prem

a ostalim

aplikacijam

a

IV.

617

Ako ste pogre{no unijeli URL za hipervezu ili ga èlite promijeniti, jednostavno kliknite desnom tipkom mi{a na grafi~ki objekt, te iz izbornikapre~ica odaberite Hyperlink, a zatim Edit Hyperlink. Pojavit }e se okvir za dijalog Hyperlink u kojem moète promijeniti informacije {to se odnosena hipervezu.

Upotreba funkcije HYPERLINKU Excelu postoji posebna funkcija radnih stranica koju moète upotrijebitiza izradu hiperveze na temelju formule koja vra}a URL èljene hiperveze.

SLIKA 19-11.Nakon dodavanjazvijezde s hipervezom doTerraservera.

Da biste URL tekstualnog formata pretvorili u stvarnu hipervezu, upotrijebite funkciju HYPERLINK() koja ima oblik:

HYPERLINK(lokacija_veze,prikazano_ime)

u kojem je lokacija_veze odredi{te na koje èlite da pokazuje hiperveza, aprikazano_ime je tekst koji }e se pojaviti u }eliji. Ako èlite upotrijebiti okvirza dijalog Paste Function (odaberite u izborniku Insert naredbu Function),funkcija HYPERLINK nalazi se me|u adresnim funkcijama (Lookup andReferences).

Primjerice, recimo da za distribuciju èlite pripremiti radnu bilje`nicu kojasadrì veliki broj hiperveza. Radna bilje`nica i odredi{ni dokumenti na kojepokazuju hiperveze nalaze se na va{em ra~unalu, pa sve dokumentemoète zajedno pripremiti. Me|utim, prije distribucije radne bilje`nice,èlite sve hiperveze usmjeriti na kopije istih dokumenata koje se nalaze nava{em Web posluìtelju na udaljenoj lokaciji.

Da biste to u~inili, mogli biste izvesti sljede}e korake. Pretpostavimo da jestaza do imenika na va{em ra~unalu koje sadrì Web dokumente C:/MyDocuments/MyFiles/, a osnovni je imenik na va{oj Web lokacijihttp://www.quacky.net/.

1. U izborniku Insert odaberite Name, a zatim Define. Pojavit }e se okvir za dijalog Define Name. Sva imena unesite u polje Names InWorkbook, a pripadaju}e tekstove u polje Refers To. Zatim kliknite nagumb Add.


618

U radnoj stranici, na mjestu gdje èlite postaviti hipervezu, upo-trijebite, po potrebi izmijenjenu, funkciju HYPERLINK s imenomèljenog odredi{nog dokumenta. Primjerice, ako je dokument na kojise èlite povezati sites.htm, polazna stranica va{e Web lokacije, moglibiste unijeti formulu:

=HYPERLINK(theSite&”sites.htm”,”My Links Page”)

2. Kada pritisnete Enter, Excel }e stvoriti hipervezu prikazanu na slici 19-12.

LocalSite =”file://C:/My Documents/MyFiles/”

RemoteSite =”http://www.quacky.net/”

TheSite =localSite

Imena u radnoj bilje`nici Odnose se na

Sve {to sada trebate u~initi kako biste hiperveze u radnoj bilje`nici usmjerilina udaljeni Web posluìtelj, jest da upotrebom okvira za dijalog InsertName promijenite ime theSite u remoteSite.

Rad s FTP lokacijama iz ExcelaHiperveze predstavljaju odli~an na~in za prebacivanje me|u dokumentimana va{em tvrdom disku, mreì ili na Webu, ali {to }ete u~initi ako prijesvega podatke iz Excelovih radnih bilje`nica èlite u~initi dostupnima iostalim korisnicima? Spremanjem Excelovog dokumenta na FTP posluìteljosigurat }ete pristup ostalim korisnicima na razne na~ine. FTP pristupom izExcela moète:

� pregledavati Excelov dokument koji se moè samo ~itati na javnomFTP posluìtelju

� u~itati radnu bilje`nicu na svoje ra~unalo

� upotrijebiti vanjske adrese u radnoj bilje`nici kako biste prebacilipodatke u lokalnu radnu stranicu na va{em ra~unalu

� spremiti radnu bilje`nicu na FTP posluìtelj i u~initi je dostupnom iostalim korisnicima

Pogledajmo svaku od navedenih metoda. Naravno, prije svega Excelu jepotrebno pruìti informaciju o lokaciji èljenog FTP posluìtelja.


prem

a ostalim

aplikacijam

a

IV.

619

SLIKA 19-12.Uspostava hiper-veze upotrebomfunkcije HYPERLINK.

Podatke moète u~initi dostupnim i tako da radne bilje`nice po{aljete elek-troni~kom po{tom i dodavati poruke o usmjeravanju dokumentima koje steposlali po{tom. Ili moète radne stranice spremiti kao Web stranice u HTMLformatu.

Vi{e informacija o slanju po{tom i usmjeravanju pogledajte u 18. poglavlju“Dijeljenje datoteka s drugima”. Vi{e informacija o spremanju radnih stranica uHTML formatu pogledajte u 20. poglavlju “Stvaranje Web stranica pomo}uExcela.”

NAPOMENA>>

Priprema za FTP pristup Prije spajanja na FTP posluìtelj, morate zadati lokaciju posluìtelja i osigu-rati lozinku, ako je potrebna, tako da vam se odobri pristup. Da biste tou~inili, slijedite naredne korake:

1. U izborniku File odaberite Open. Excel }e prikazati okvir za dijalog Open.

2. Otvorite padaju}i popis Look In i odaberite Add/Modify FTPLocations, {to pokazuje slika 19-13.


620

3. U okviru za dijalog Add/Modify Locations, pokazanom na slici 19-14,unesite lokaciju FTP posluìtelja kojem èlite pristupiti.

SLIKA 19-13.Okvir za dijalogOpen koji pokazuje opcijuAdd/Modify FTPLocations.

SLIKA 19-14.Unos FTP lokacijeu okviru za dijalogAdd/Modify FTPLocations.

Za ovaj }emo primjer upotrijebiti FTP lokaciju:

ftp.premier1.net/

4. U odjeljku Log On As provjerite je li odabrana opcija Anonymous,kojom vam se osigurava javni pristup na posluìtelju spremljenihdatoteka, ali samo za ~itanje. Napokon, kliknite na Add i zatim na OK.

Otvaranje radne bilje`nice na FTP posluìteljuOtvorimo sada radnu bilje`nicu na javnom FTP posluìtelju koji smo dodaliu prethodnom odlomku. Za izvo|enje tog zadatka postoji nekoliko na~ina,od kojih svaki nudi neke druge pogodnosti.

Najprije upotrijebite naredbu Open izbornika File kako biste prona{li ime-nik koji sadrì èljenu datoteku. Zatim slijedite naredne korake:

1. Otvorite padaju}i popis Look In i odaberite FTP Locations. Excel }e uokviru za dijalog prikazati URL-ove za skup FTP lokacija.

2. Dvostruko kliknite na ikonu ftp.premier2.net kako biste je otvorili. Ako niste spojeni na davatelja Internet usluga, Excel }e prikazati okvir za dijalog Connect To u koji }ete unijeti lozinku za spajanje.Kada u ovom okviru za dijalog kliknete na OK, Windowsima }e trebatimalo vremena za uspostavljanje veze, a zatim }e se u okviru za dijalogOpen pokazati popis imenika na lokaciji .

3. Prona|ite i dvostruko kliknite na imenik /pub kako biste ga otvorili.Zatim prona|ite i otvorite imenik /users. Na kraju prona|ite i otvorite imenik /quacky. U ovom bi trenutku va{ okvir za dijalog trebao izgledati poput ovog na slici 19-15.


prem

a ostalim

aplikacijam

a

IV.

621

SLIKA 19-15.Javni FTP poslu-ìtelj na ftp://ftp.premier1.net/pub/users/quacky.

4. Dvostruko kliknite na ikonu MarDivStats.xls. Nakon nekog vremenapotrebnog za komunikaciju s FTP posluìteljem, Excel }e otvoritiradnu bilje`nicu pokazanu na slici 19-16.


622

U~itavanje radne bilje`nice na va{e ra~unaloPrimijetite stazu u naslovnoj traci na vrhu ekrana koja pokazuje da je stvarna lokacija radne bilje`nice na udaljenom posluìtelju. U radnojbilje`nici MarDivStats.xls moète ~initi izmjene, ali pri poku{aju spremanjaod Excela }ete dobiti upozorenje kako se dokument ne moè spremiti jer za mapu na ovom javnom FTP posluìtelju imate samo prava ~itanja.

Postoji nekoliko na~ina za u~itavanje radne bilje`nice s FTP posluìtelja na va{e ra~unalo:

� Nakon {to ste otvorili radnu bilje`nicu i pregledavate je u Excelu, jednostavno spremite radnu bilje`nicu na svoj tvrdi disk.

SLIKA 19-16.Radna bilje`nicaMarDivStats.xls

Ako trenutno radite s Web pretraìva~em poput Microsoft Internet Explorera, ane s Excelom, nakon klika na hipervezu prema radnoj bilje`nici pretraìva~ }eupotrijebiti Excel kao preglednik dokumenta i otvoriti dokument u Excelovomprozoru koji }e se pojaviti unutar pretraìva~a.

NAPOMENA>>

� Imenike FTP posluìtelja moète pregledavati i svojim Web pretraìva-~em kojim ste u mogu}nosti u~itati radnu bilje`nicu i bez upotrebeExcela.

� Moète upotrijebiti FTP klijent program, poput programa CuteFTP, kojivam omogu}ava pregled i rad s datotekama na FTP posluìteljima, go-tovo kao da radite s imenicima i datotekama na svojem tvrdom disku.

Hiperveze prema Excelovom dokumentu na FTP posluìteljuUmjesto upotrebe okvira za dijalog Open za nalaènje i otvaranje èljeneradne bilje`nice na FTP posluìtelju, moète stvoriti hipervezu prema radnoj bilje`nici i otvoriti je klikom na tu vezu.

Isprobajte ovaj na~in otvaranjem radne bilje`nice LinkTest, odabirom }elijeA12 (primjera radi) i pokretanjem naredbe Insert Hyperlink. U okviru zadijalog Insert Hyperlink upi{ite adresu u polje Type The File Or Web Page:

ftp://ftp.premier1.net/pub/users/quacky/MarDivStats.xls

Nakon klika na OK u okviru za dijalog Insert Hyperlink, Excel }e stvoritihipervezu poput one koju pokazuje slika 19-17. Kliknete li na hipervezu,Excel }e otvoriti datoteku MarDivStats.xls na udaljenoj lokaciji.


prem

a ostalim

aplikacijam

a

IV.

623

SLIKA 19-17.Otvaranje radnebilje`nice na FTPposluìtelju klikomna hipervezu ulokalnoj radnojbilje`nici.

Vanjske adrese podataka u udaljenim radnim bilje`nicamaKao i s radnim bilje`nicama koje se nalaze na va{em tvrdom disku ilimreì, vanjske adrese moète upotrijebiti i za informacije u radnimbilje`nicama na udaljenim FTP lokacijama. Naravno, potonje je izvedivoako je uspostavljena veza na Internet.

VIDI IInformacije oupotrebi Queryjaza prihvat vanjskihpodataka s Inter-neta u radnu stran-icu potraìte u 26.poglavlju “Rad svanjskim podaci-ma”.

?

Primjerice, pogledajmo statisti~ke podatke u radnoj bilje`niciMarDivStats.xls koja se nalazi na javnom FTP posluìtelju, i to upotrebomvanjskih adresa u radnoj bilje`nici LinkTest.xls. Radna bilje`nicaMarDivStats.xls sadrì definirana imena za svaki stupac podataka na radnojstranici MarDivData. Definirano ime podataka za stupac Year je year, dok jedefinirano ime podataka za stupac Divorce Per 1000 Population divPop. Ovaimena moète i sami provjeriti ako u izborniku Insert odaberete Name,zatim Define, te pogledate popis definiranih imena u radnoj bilje`nici.

Nakon toga, u~inite sljede}e:

1. U radnoj bilje`nici LinkText.xls postavite malu tablicu u }elijamaB19:C23, kako pokazuje slika 19-18.

2. U }eliju C20 unesite ovu zastra{uju}u formulu:

=LOOKUP(A15,’ftp://ftp.premier1.net/pub/users/quacky/[MarDivStats.xls]MarDivData’!year, ’ftp://ftp.premier1.net/pub/users/quacky/[MarDivStats.xls]MarDivData’!divPop)

3. Pritisnite Enter. Formula gleda podatke o rastavama brakova za 1940. godinu i vra}a u radnu bilje`nicu LinkTest.xls vrijednost 2.


624

VIDI IVi{e informacija ovektorskom oblikufunkcije LOOKUPpotraìte u odjeljku“Adresne funkcije”na 443. str.

?

Rad s ovakvim ogromnim, zastra{uju}im vanjskim adresama, moète pojednostaviti sastavljaju}i adresu s nekoliko imena koja ste definirali u okviruza dijalog Define Name, kako je to obja{njeno u dijelu “Upotreba funkcijeHYPERLINK” na 617. str.

NAPOMENA>>

SLIKA 19-18.Postavljanje tablices vanjskim adre-sama prema rad-noj bilje`nici naFTP posluìtelju.

Aùriranje veza prema udaljenim FTP posluìteljimaAko i kada ponovno otvorite radnu bilje`nicu koja sadrì vanjske adreseradne bilje`nice na FTP posluìtelju, Excel prikazuje okvir za dijalog ukojem se navodi da radna bilje`nica sadrì automatske veze prema infor-macijama u drugoj radnoj bilje`nici i traì od vas potvrdu za aùriranjeinformacija. Ako kliknete na Yes, pokazat }e se okvir za dijalog Connect Toputem kojeg }ete mo}i uspostaviti komunikacijski kanal izme|u udaljenogFTP posluìtelja i va{eg ra~unala.

Me|utim, recimo da èlite aùrirati podatke dok je radna bilje`nica otvore-na. Primjerice, mogli biste raditi s radnom bilje`nicom LinkTest.xlsisprobavaju}i primjer s vanjskim adresama i primijetiti pogre{ku ustatisti~kim podacima radne bilje`nice MarDivStats. Podignete slu{alicutelefona na drugoj liniji (na prvoj ste jo{ uvijek spojeni na FTP posluìtelj) inazovete me (nemojte to ~initi od ku}e), pa }u ispraviti pogre{ku. Podaci uudaljenoj radnoj bilje`nici su se promijenili i èlite da Excel aùrira vezanepodatke u lokalnoj radnoj bilje`nici.

Da biste to u~inili, u izborniku Edit odaberite Links. Excel }e prikazati okvirza dijalog sa slike 19-19. U okviru za dijalog Links kliknite na gumb UpdateNow kako biste aùrirali informacije iz radne bilje`nice MarDivStats.xls,bez njena otvaranja.


prem

a ostalim

aplikacijam

a

IV.

625

VIDI IDaljnje informacijeo pristupu podaci-ma na Internetupogledajte u 26.poglavlju “Rad svanjskim podacima”.

?

VIDI IVi{e informacija opovezivanju radnihbilje`nica putemvanjskih adresapotraìte u odjeljku“Rad s povezanimradnim bilje`nica-ma” na 329. str.

?

Postavljanje radne bilje`nice na FTP posluìteljPostoje dvije glavne metode za spremanje dokumenata na FTP ili Weblokaciju na Internetu. Prva, koju }emo ovdje opisati, je jednostavna upotre-ba aplikacije za stvaranje dokumenta – u ovom }e slu~aju to biti Excel – ispremanje na udaljenu lokaciju. Druga je metoda vjerojatno bolja za HTML

SLIKA 19-19.Aùriranje podata-ka vanjskih adresau povezanoj radnojbilje`nici s udal-jenog FTPposluìtelja.

dokumente koje ste izradili pretvorbom radne bilje`nice u HTML format:upotrijebite FTP klijent program za otvaranje udaljenog FTP imenika iizravno kopiranje datoteka.

U svim dosada{njim primjerima koristili ste Internet za pristup HTMLdokumentima i radnim bilje`nicama spremljenim od drugih korisnika. Ti suprimjeri zahtijevali samo javni pristup s odobrenjem za ~itanje dokumenata.Da biste sami spremili radnu bilje`nicu na FTP posluìtelj, morat }ete imatiodgovaraju}a prava za pisanje na èljenoj lokaciji na Internetu. Obi~noovakav pristup imate na vlastitim lokacijama.


626

Kao primjer za prvu metodu spremanja dokumenata na FTP ili Web posluìtelj,opisat }emo postupak koji biste slijedili za postavljanje svog dokumenta najavni FTP posluìtelj Running Excel. Me|utim, sam postupak ne}ete mo}iisprobati u potpunosti, jer vam ne}emo dati lozinku!

NAPOMENA>>

Prvi je korak uspostava veze s va{im FTP posluìteljem kako biste moglipisati u imenik na toj lokaciji. Ovaj je korak gotovo jednak onome koji jeopisan u dijelu “Priprema za pristup FTP posluìtelju” na 620. stranici,osim {to za odobravanje pristupa za pisanje na FTP posluìtelju morateunijeti i lozinku.

Za uspostavu veze, slijedite naredne korake:

1. U izborniku File odaberite Save As. U popisu Save In odaberiteAdd/Modify FTP Locations. Unesite ime posluìtelja, korisni~ko ime ilozinku, a zatim kliknite na gumb Add.

2. Ponovno otvorite padaju}i popis Save In i odaberite ime svojeg FTPservisa za ~itanje/pisanje. Excel }e prikazati okvir za dijalog FTP LogOn u kojem zahtijeva upisivanje lozinke. Unesite lozinku i kliknite naOK. Windowsi }e poku{ati uspostaviti vezu s va{im davateljemInternet usluga.

3. Nakon uspostave veze ugledat }ete niz mapa u okviru za dijalog SaveAs. Prona|ite i otvorite onu u koju imate prava pisati.

4. U polju File Name okvira za dijalog Save As unesite ime pod kojim}ete spremiti radnu bilje`nicu i kliknite na Save.

Web FoldersOsobina Web Folders vam omogu}uje spremanje i otvaranje dokumenatakoji su smje{teni na Web posluìtelju. Web Folders radi na na~in sli~an raduugra|enih FTP osobina, osim {to vam Web Folders omogu}uje otvaranje ispremanje dokumenata na Web stranici (HTTP) a ne na FTP lokaciji. Ovo jeposebno korisno kada va{e radne stranice publicirate u HTML formatu zakori{tenje na Webu jer Web Folder eliminira potrebu kori{tenja FTP progra-ma za u~itavanje i postavljanje va{ih dokumenata iz Excela.


prem

a ostalim

aplikacijam

a

IV.

627

✷2000

Da biste stvorili Web mapu:

1. Iz izbornika File odaberite Save.

2. Kliknite na gumb Web Folders s lijeve strane okvira za dijalog.

3. Kliknite na gumb Create New Folder. Pojavljuje se okvir za dialogAdd Web Folder, kao {to je prikazano na slici 19-20.

Da biste mogli koristiti osobinu Web Folders, va{ Web posluìtelj morapodràvati Internet protokol DAV, dodatke Microsoft Office Server i MicrosoftFrontPage.

NAPOMENA>>

SLIKA 19-20.Okvir za dijalogWeb Foldersupotrijebite zastvaranje pre~icado mapa na Webu koje ~esto koristite.

4. U okvir za dijalog Add Web Folder unesite adresu Web mape koju`elite dodati ili kliknite na gumb Browse da biste je locirali. Kliknitena gumb Next.

5. Unesite va{e korisni~ko ime i lozinku. Kliknite na OK.

6. Unesite ime za va{u Web mapu. Kliknite na gumb Finish.

Ako je sve kako treba, trebali biste imati novu ikonu Web mape koju sadamo`ete koristiti za u~itavanje i postavljanje datoteka na Web.


628

629

20Pretvaranje Excelovihradnih bilje`nica u Web dokumente

Ako ste i sami dosta surfali po Webu, tada vjerojatnoznate da svoj pretraìva~ moète upotrijebiti za prikazWeb stranica, ali ono {to odre|uje stvarni sadràj je

neprikazani kodirani zapis. Ta se konstatacija jednako takoodnosi i na sve dokumente na va{em ra~unalu koje sadrène{to vi{e od obi~nog ASCII teksta. Me|utim, HTML doku-menti sadrè HTML-kodiran tekst koji je jo{ uvijek ASCII, paga ljudska bi}a ipak mogu ~itati.

U mra~no doba Web autorstva – recimo, prije nekoliko godina– autori Web stranica morali su ru~no unositi HTML kôd, po-~inju}i od obi~nog ASCII teksta i dodavaju}i HTML kodove,jedan po jedan. Sada su vam na raspolaganju deseci aplikacija,poput Adobe PageMilla ili Microsoft FrontPagea, koje moèteupotrijebiti za izradu Web stranica i odràvanje Web lokacija ada uop}e i ne vidite izvorni kôd.

20. POGLAVLJE

Pretvaranje ~itave Excelove radne bilje`nice u HTML 630

Pretvaranje Excelove radne stranice u HTML 634

Ostale opcije Web izdava{tva 635

Dodavanje interaktivnosti 637✷2000

Pretvaranje ~itave Excelove radne bilje`nice u HTML

Da biste Excelovu radnu bilje`nicu pretvorili u HTML dokument koji semo`e pregledavati na Webu, koristite naredbu Save As Web Page iz izbor-nika File.

Primjerice, da biste radnu bilje`nicu MatDivStats.xls (prikazana na slici 20-1) pretvorili u HTML datoteku, u~inite sljede}e:


630

Datoteku MarDivStats.xls koja je kori{tena u sljede}oj slici mo`ete na}i naWeb stranici Microsoft Press http://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/.

NA WEBUW

SLIKA 20-1.Radnu bilje`nicuMarDivStats.xlsupotrijebit }emoza testiranjeExcelove naredbeSave As WebPage.

1. Iz izbornika File odaberite Save As Web Page. (Ova naredba se nor-malno ne pojavljuje na skra}enim izbornicima. Kliknite na dvostrukustrelicu na dnu izbornika File da biste je prikazali.) Excel otvara pose-ban okvir za dijalog Save As, kao {to je prikazano na slici 20-2.

2. Kliknite na Save.

Nakon klika na gumb Save okvir za dijalog nestaje. Jedini dokaz da se ne{todogodilo je ime radne bilje`nice koje sada na naslovnoj traci ima nastavak.htm, a ne .xls. Na{ primjer, MarDivStats.xls sada je mogu}e ure|ivati kao isvaku drugu Excelovu radnu bilje`nicu. Ako dosta radite na Webu, korisnoje HTML format u~initi podrazumijevanim za snimanje radnih stranica.Me|utim, vodite ra~una o osobinama koje ne mogu biti pretvorene uHTML. Popis ovih osobina pogledajte na sljede}oj stranici u okviru “Izgubljeni kod pretvaranja”.

S obzirom na prirodu posla koji ve}ina ljudi obavlja pomo}u prora~unskihtablica, najbolji savjet je koristiti osnovni .xls format kao podrazumijevaniformat datoteka i po potrebi koristiti naredbu Save As Web Page. Imaju}iovo na umu, uvijek biste trebali radnu bilje`nicu zatvoriti odmah nakonkori{tenja naredbe Save As Web Page. Ako `elite nastaviti rad na radnojbilje`nici otvorite original tako da odaberete .xls s popisa Recently UsedFiles s dna izbornika File.

Da biste dobili ideju {to se desilo kada smo na{u radnu bilje`nicu spremilikao HTML datoteku, odaberite Open iz izbornika File. Okvir za dijalog bise trebao otvoriti na zadnjoj kori{tenoj lokaciji, a u na{em slu~aju je to mapaMarDiv. Kao {to mo`ete vidjeti na slici 20-3, Excel je stvorio “glavnu” dato-teku MarDivStats.htm i novu mapu MarDivStats_files u kojoj se nalazebrojne pomo}ne datoteke.

Pretvaranje Excelovih radnih bilje`nica u Web dokumente 20. POGLAVLJESu~elje

prem

a ostalim

aplikacijam

a

IV.

631

SLIKA 20-2.Okvir za dijalogSave As nudispecijalne opcijenaredbe Save AsWeb Page.

VIDI IVi{e informacija odatotekama i for-matima datotekapogledajte u “Za-davanje osnovnogformata datoteka”na 69. stranici, i u “Rad s dato-tekama” na 62.stranici.

?

Da biste provjerili ispravnost pretvaranja u HTML format, odaberite dato-teku MarDivStats.htm u okviru za dijalog Open i zatim kliknite na strelicu sdesne strane gumba Open te odaberite naredbu Open In Browser, prika-


632

SLIKA 20-3.Naredba Save AsWeb Page je stvo-rila novu .htmdatoteku i mapu s pomo}nimdatotekama.

Kada dokument pretvarate u HTML skoro uvijek }ete izgubiti neke opcije for-matiranja jer je cilj HTML opisati strukturu dokumenta a ne izgled gotove stran-ice. S obzirom na to, HTML nudi pristup informacijama u {to je vi{e mogu}erazli~itih radnih okolina bez obzira na platformu, operativni sustav ili osobineprikaza danog kompjutera.

Sljede}i popis daje samo dio osobina koje ne mogu biti pretvorene u Webstranicu ili se ne}e o~ekivano pona{ati. Ako èlite koristiti interaktivne podatke,popis je ~ak i duì. Pogledajte “Dodavanje interaktivnosti” na 637. stranici.Cijeli popis potraìte u sustavu pomo}i (primjerice, zapitajte asistenta “What islost in HTML conversion?”).

Vlastiti pogledi Konsolidacija podataka Adrese vanjskih }elija

Ugnije`|ene funkcije Formule polja Rotirani ili okomiti tekst

Popune uzorcima To~kasti ili crtkani Imena rasponarubovi

Vi{estruki fontovi u }eliji Uvjetno formatiranje Za{tita lozinkom

Komentari }elija Informacije o provjeri Sustav datuma 1904podataka

Preciznost prikaza Uvu~eni tekst Scenariji

Izgubljeni kod pretvaranja

zanu na slici 20-3. Otvara se va{ pretraìva~ s odabranom datotekom. Naslici 20-4 je prikazan izgled datoteke MarDivStats.htm u obliku Web stra-nice u Microsoft Internet Exploreru. Uo~ite da HTML verzija datoteke imaprikazane “jaha~e stranice” na dnu ekrana.


prem

a ostalim

aplikacijam

a

IV.

633

SLIKA 20-4.Radna bilje`nicaMarDivStats.xlskao Web stranicau Microsoft Inter-net Exploreru.

Kada odaberete naredbu Save As Web Page, okvir za dijalog Save Asprikazuje standardne lokacije uklju~uju}i mape My documents, Desktop,Favorites i Web Folders. Kada prvi put stvorite Web stranicu pomo}u Excela,preporu~ujemo da datoteke spremite na hard disk tako da moète eksperi-mentirati i unositi promjene. Kada postignete èljene rezultate, moète va{eremek-djelo postaviti na Web.

Ako ne odredite druga~ije, va{a podrazumijevana lokacija je My Docu-ments. Vjerojatno nema smisla spremati datoteke na radnu povr{inu. Datotekemoète spremati i u mapu Favorites, ali ako èlite da va{e datoteke budu dos-tupne na Internetu ili intranetu tvrtke, trebali biste poku{ati s mapom WebFolders. Ova mapa moè biti locirana od bilo kuda u svijetu na bilo kojem Webposluìtelju na koji imate pristup. Vi{e informacija o Web mapama potraìte u “Web Folders” na 627. str.

Gdje spremiti?

Ako pogledate u mapu MarDivStats_files, u njoj }ete na}i ostatak neophod-nih datoteka stvorenih od strane naredbe Save As Web Page. Jedna .htmdatoteka je stvorena za svaku stranicu radne bilje`nice. Ovdje je tako|erjedna .gif slika za svaki dijagram ili grafi~ki objekt, datoteka tabstrip.htmkoja prikazuje simulirane jaha~e stranica i datoteka stylesheet.css koja kon-trolira formatiranje, te nekoliko drugih datoteka. Ova mapa i datoteke na-staju jedino ako ste pretvorili ~itavu radnu bilje`nicu i ako vi{e od jednestranice sadrì podatke.

Pretvaranje radne stranice u HTMLPonekad }ete èljeti samo jednu radnu stranicu pretvoriti u Web stranicu.Primjerice, da biste pretvorili samo prvu stranicu radne bilje`niceMarDivStats.xls u HTML datoteku, slijedite naredne korake:

1. U radnoj bilje`nici MarDivStats.xls aktivirajte stranicu MarDivData i ozna~ite samo jednu }eliju.

2. Odaberite Save As Web Page iz izbornika File.

3. Kliknite na opciju Selection (koja trenutno prikazuje Selection: Sheet).


634

Ako prije odabira naredbe Save As Web Page ozna~ite raspon }elija, na Web}ete mo}i poslati samo taj raspon pomo}u opcije Selection u okviru za dijalogSave As. Oznaka opcije Selection se mijenja u ozna~eni raspon. Primjerice,ako ste ozna~ili raspon imena SourceList i zatim odabrali naredbu Save AsWeb Page, oznaka opcije Selection ispisuje Selection: SourceList.

SAVJET�

4. Kliknite na gumb Publish. Pojavljuje se okvir za dijalog Publish AsWeb Page, kao {to je prikazano na slici 20-5.

5. Kliknite na opciju Open Published Web Page In Browser.

6. Kliknite na gumb Publish.

Okvir za dijalog Publish As Web Page nudi korisnu opciju Open PublishedWeb Page In Browser koja vam omogu}uje pregled va{e nove Web stranice.Kada na ovu stranicu pogledate iz pretraìva~a, ona mora biti identi~naovoj iz prethodnog primjera osim {to simuliranih jaha~a ovog puta nema.

Ako pogledate lokaciju na kojoj ste izdali va{u stranicu, vidjet }ete da jeovog put podrazumijevano ime datoteke Page.htm. Nova mapa se zovePage_files i sadr`i manje datoteka ovog puta – uglavnom .gif datoteke zadijagrame sa stranice.

Ostale opcije Web izdava{tvaOkvir za dijalog Save As koji se pojavljuje kada odaberete naredbu Save AsWeb Page nudi nekoliko dodatnih opcija o kojima morate pone{to saznati.

Promjena naslovaKliknite na gumb Change Title, prikazan na slici 20-2 na 631. stranici, dabiste dodali ili promijenili naslov va{e Web stranice. Pojavljuje se okvir zadijalog Set Page Title koji vam omogu}uje unos naslova. Nakon unosa,kliknite na OK, a naslov }e se pojaviti pored gumba Change Title u okviruza dijalog Save As Web Page. Ovaj }e naslov biti centriran na vrhu gotoveWeb stranice.


prem

a ostalim

aplikacijam

a

IV.

635

SLIKA 20-5.Okvir za dijalogPublish As WebPage nudi nekekontrole pretva-ranje elemenata istranica u HTML.

Odabir ostalih elemenata Web izdava{tvaKada kliknete na gumb Publish u okviru za dijalog Save As Web Page,pojavljuje se okvir za dijalog Publish As Web Page. Ako ne èlite izdati~itav sadràj radne bilje`nice ili radne stranice, pomo}u padaju}eg popisaItem To Publish moète odabrati odre|enu stranicu ili neki drugi elementstranice, kao {to je prikazano na slici 20-6.


636

SLIKA 20-6.Padaju}i popisItem To Publishprikazuje elemen-te u trenutnoj rad-noj bilje`nici kojise mogu postavitina Web stranicu.

Popis Item To Publish prikazuje sve kategorije za Web izdava{tvo aktivneradne bilje`nice. Ako ste cijelu ili dio radne bilje`nice ve} postavili na Web,odabiranjem Previously Published Items }ete mo}i ponovno izdati iste ele-mente. Ako ste izdali nekoliko razli~itih elemenata iz trenutne radne bilje`-nice, njihov popis moète tako|er vidjeti u padaju}em popisu.

Ako odaberete Range Of Cells, moète upisati èljeno podru~je stranice.Upi{ite adresu raspona }elija ili ga odaberite mi{em. Kliknite na gumbCollapse (s desne strane polja koje se pojavljuje ispod padaju}eg popisa) da biste smanjili okvir za dijalog i ozna~ili raspon }elija mi{em.

Ostatak elemenata iz padaju}eg popisa Items To Publish u vezi su s stra-nicama radne bilje`nice. Primjerice, na slici 20-5 moète vidjeti popis ele-menata koji se pojavljuju kada je odabran Items On MarDivData. Poredelementa naslovljenog s All Contents Of MarDivData, stranica sadrì i dvadijagrama. Na slici 20-7 prikazana je Web stranica kao rezultat izdavanjasamo dijagrama Chart 2 iz stranice MarDivData.

Dodavanje podataka u postoje}u Web stranicuAko èlite imalo ozbiljnije urediti Web stranice koje izdajete iz Excela,preporu~uje se kori{tenje programa za ure|ivanje HTML-a, MicrosoftFrontPage. Ako samo èlite na dno postoje}e Web stranice pridodati ne{topodataka i Excel sam po sebi }e vam biti dostatan. Odaberite naredbu SaveAs Web Page, odaberite element koji èlite dodati i izdajte Web stranicupod istim imenom.

Primjerice, dodajmo dijagram Chart 1 iz stranice MarDivData na dno stra-nice koju smo prethodno izdali sa slike 20-4 na 633. stranici. Novi dijagram}emo izdati kori{tenjem ve} postoje}eg imena datoteke, Page.htm. Budu}ida koristimo isto ime datoteke, Excel prikazuje okvir za dijalog prikazan naslici 20-8. Kliknite na gumb Add To File da biste dijagram Chart 1 dodali nadnu Web stranice.


prem

a ostalim

aplikacijam

a

IV.

637

SLIKA 20-7.Objaviti moète i pojedina~ni dija-gram iz radnestranice.

SLIKA 20-8.Ako na Web stra-nicu postavljateelement istogimena datoteke,moète je zami-jeniti ili nadodati.

Dodavanje interaktivnostiJedna od najboljih novih osobina Excela 2000 predstavljaju interaktivneWeb komponente. Koriste}i ove osobine moète na Webu izdavati radnestranice, dijagrame i stoèrne tablice koje drugim korisnicima omogu}uju

✷2000

da manipuliraju njihovim podacima iz svojih pretraìva~a. Naravno, inter-aktivni podaci nemaju takvu razinu funkcionalnosti na Webu kao i unutarExcela. Neke se osobine gube a druge bivaju pretvorene s nekim promjena-ma u funkcionalnosti. Vi{e informacija o funkcionalnosti aplikacije na Webupotraìte u okviru “Izgubljeni kod pretvaranja” na 632. stranici.

Nekoliko dodatnih upozorenja o interaktivnosti koje je dobro zapamtiti:

� Za stvaranje i kori{tenje interaktivnih podataka na Webu potrebno jeimati instaliran Microsoft Office 2000 Professional, Premium iliStandard Edition.

� Za pregledavanje interaktivnih podataka potrebno je imati InternetExplorer 4.01 ili kasniju verziju.

� Interaktivni dijagrami i radne stranice moraju se stvarati odvojeno.

� Interaktivnost se ne moè primijeniti na ~itavu radnu bilje`nicu, ve}samo na stranice i elemente na stranicama.

Funkcionalnost prora~unskih tablicaPogledajmo jedan primjer. Ako èlimo dodati interaktivnost u stranicuMarDivData koju smo postavili na Web, prvo je moramo aktivirati i zatim:

1. Odabrati Save As Web Page iz izbornika File.

2. Kliknuti na gumb Publish.

3. Iz padaju}eg popisa Item To Publish odabrati All Contents OfMarDivData.

4. Kliknuti na potvrdno polje Add Interactivity With, prikazan na slici20-9.

Kada odaberete Add Interactivity With, susjedni padaju}i popis posta-je aktivan. Kada je u popisu Item To Publish odabrana stranica ili ra-spon }elija, padaju}i popis nudi dvije dostupne opcije, SpreadsheetFunctionality i PivotTable Functionality.

5. Iz padaju}eg popisa Viewing Options odabrati SpreadsheetFunctionality (ako ve} nije odabran).

6. Kliknuti na opciju Open Published Web Page In Browser (ako ve} nijeodabrana).

7. Kliknuti na gumb Publish.

Rezultat je prikazan na slici 20-10.


638

U Microsoft Internet Exploreru 4.01 (i kasnijoj verziji) moète pregledavatiinteraktivne Web stranice i mi{em mijenjati vrijednosti }elija. Formule odgo-varaju na promjene vrijednosti u }elijama. âk moète i ure|ivati formule,mijenjati format i kontrolirati prikaz nekih vidljivih osobina.


prem

a ostalim

aplikacijam

a

IV.

639

SLIKA 20-9.Kliknite na opcijuAdd InteractivityWith da bisteizdali interaktivnuWeb stranicu.

SLIKA 20-10.Interaktivnaprora~unska tabli-ca prikazana uMicrosoft InternetExploreru.

Uo~ite da dva dijagrama nisu uklju~ena kod pretvaranja u Web stranicu,iako smo odabrali All Contents Of MarDivData. Budu}i da odjednommoète odrediti samo jedan tip interaktivnih podataka – u ovom slu~aju jeto interaktivnost s funkcionalnosti prora~unskih tablica – izdana je samoprora~unska tablica. Tako|er uo~ite da su zaglavlja stupaca skra}eni uizdanoj prora~unskoj tablici. Razlog tome je da se prilikom odabira interak-tivnosti isklju~uje umatanje teksta (text wrapping) u }elijama. To je samojedan od malih ustupaka na koje morate pristati.

Pogledajte pobliè ovu posebnu traku s alatima na slici 20-11 i uo~it }etemnoge poznate i neke nepoznate gumbe.


640

SLIKA 20-11.Traka s alatimaWeb SpreadsheetComponent.

Prvi gumb, About Microsoft Office Web Components, prikazuje ono {to seu kompjuterskoj zajednici uobi~ajeno naziva okvir za dijalog “splash” –okvir za dijalog koji izme|u ostalog prikazuje ime i broj verzije programa.Najzanimljivija stvar u vezi s “About” okvirima za dijalog je da oni sadrèhiperveze do Web stranica za tehni~ku podr{ku i Microsoft Officea.

Sljede}i nepoznati gumb je Export to Excel koji je jasan sam po sebi. Kao {tosmo prije obja{njavali, bolje je vratiti se na originalnu .xls datoteku negoure|ivati ve} pretvorenu Web stranicu. Ali ovaj gumb moè biti koristankada na Webu pregledavate tu|u radnu stranicu i èlite podatke prebaciti uvlastitu kopiju Excela 2000.

Sljede}i jo{ manje poznati gumb je Property Toolbox. Kliknite na ovaj gumbda biste pozvali okvir koji se pona{a poput okvira za dijalog i trake s alati-ma. Spreadsheet Properties Toolbox, prikazan na slici 20-12, odaje stvarnurazinu kontrole koju moète imati nad osobinom Web SpreadsheetComponent.

About Microsoft OfficeWeb Components

Undo

CutSort Ascending

AutoFilter

Property ToolboxPaste

Copy Export to Excel

Help

Sort Descending

AutoSum

Svaka traka u ovom okviru predstavlja jednu kategoriju kontrola kojemoète primijeniti na izdanu interaktivnu radnu stranicu. Primjerice, naslici 20-12 je prikazan Spreadsheet Property Toolbox prije i nakon klika natraku Format. Format vam daje kontrolu nad izmjenom teksta, }elije i broje-va. Ove kontrole koristite na isti na~in kao i u Excelu – ozna~ite }elije iliraspon i zatim primijenite format. Kliknite na svaku od traka da biste vidjelikontrole pojedine kategorije. Primjerice, kontrole u kategoriji Show/Hidevam omogu}uju skrivanje mre`nih linija, zaglavlja, trake naslova i trake salatima. Ako je na Web stranici traka s alatima skrivena, kliknite desnomtipkom mi{a negdje u podru~ju prora~unske tablice i odaberite naredbuProperty Toolbox iz izbornika pre~ica.


prem

a ostalim

aplikacijam

a

IV.

641

SLIKA 20-12.SpreadsheetProperty Toolboxsadrì sve kont-role za Web kom-ponente prora-~unske tablice.

Informacije o mogu}nostima Spreadsheet Components moète na}i akokliknete na gumb Help na traci s alatima – prikazuje se posebna datotekapomo}i za ovu temu.

SAVJET�

Funkcionalnost dijagramaSada }emo pogledati sljede}i primjer koji koristi Web Charting Component.Iako su postoje}i dijagrami iz stranice MarDivData u pro{lom primjeru lakopretvoreni u slike, bili su izrazito formatirani i kao takvi lo{i su kandidatiza pretvaranje u interaktivne Web dijagrame. Kada dodajete interaktivnostdijagrami pretvoreni u HTML imaju ograni~ene mogu}nosti za formatira-

VIDI IVi{e informacija ostvaranju dijagramapogledajte u 21. poglavlju“Osnove rada sdijagramima.”

?

nje. Ne zaboravljaju}i ovo, stvorili smo novi dijagram prikazan na slici 20-13 da bismo vam ilustrirali dobre i lo{e strane interaktivnih dijagrama.


642

SLIKA 20-13.Ovaj dijagram}emo koristiti zatestiranje osobineWeb ChartingComponents.

SLIKA 20-14.Pojedina~ni dija-gram mo`eteizdati kao interak-tivnu Web stra-nicu.

Ako `elite u svoj novi dijagram dodati interaktivnost, prvo provjerite je listranica MarDivData aktivna i zatim:



3. Iz padaju}eg popisa Item To Publish odaberite Items On MarDivData i zatim odaberite novi dijagram iz popisa prikazanog na slici 20-14.(Uo~ite da se u na{em primjeru novi dijagram zove Chart 5 jer smoprethodno stvorili i odbacili dva dijagrama.)

4. Kliknite na potvrdno polje Add Interactivity With.

Kada odaberete Add Interactivity With, susjedni padaju}i popis posta-je aktivan. Kada je u popisu Item To Publish odabran dijagram, pada-ju}i popis nudi samo jednu opciju, Chart Functionality.



Gotova stranica je prikazana na slici 20-15.


prem

a ostalim

aplikacijam

a

IV.

643

SLIKA 20-15.Interaktivni dija-gram na Webstranici s tablicompodataka kako sevidi u MicrosoftInternet Exploreru.

Prva stvar koju }ete uo~iti kod izdanih dijagrama jer interaktivna radnastranica ispod dijagrama. To je tablica podataka koja sadrì podatke na koji-ma je baziran dijagram, tablica je ono {to dijagram ~ini interaktivnim. Dru-gim rije~ima, moète mijenjati vrijednosti u tablici podataka a dijagram }etrenutno prikazati reflektirane promjene. Primjerice, ako kliknemo na }elijuA1 i trenutnu vrijednost 1.6 promijenimo u 10, dijagram }e se u skladu stim promijeniti, kao {to je prikazano na slici 20-16 na sljede}oj stranici.

Jo{ jedna stvar koju moète uo~iti je da su brojevi na x koordinati (na dnudijagrama) neispravno prikazani. To je jo{ jedan od malih ustupaka kojesmo ranije spominjali – rotirani tekst ne moè biti pretvoren u HTML. I zatoje tekst prikazan na jedini mogu}i na~in, prati redoslijed ali nije rotiran.

Problema poput ovog moè biti jo{ i zato preporu~ujemo eksperimentira-nje, {to i ne bi trebao biti problem jer je osobina Web izdava{tva brza i je-dnostavna. (Sada znate za{to je na{ primjer dijagrama Chart 5 a ne Chart 3!)


644

SLIKA 20-16.Promjene u tablicipodataka trenutnose prikazuju u interaktivnomdijagramu.

SLIKA 20-17.Ovu radnu bilje-`nicu }emo isko-ristiti za testiranjeWeb PivotTableComponent.

Funkcionalnost stoèrnih tablicaU zadnjem primjeru }emo testirati Web PivotTable Component s radnombilje`nicom BookSales.xls prikazanoj na slici 20-17.

VIDI IVi{e informacija ostoèrnim tablica-ma pogledajte u27. poglavlju“Upotreba sto-èrnih tablica”.

?

Prvo, provjerite da li je Sheet1 aktivna stranica i zatim:


Dobra ideja je stvoriti novu mapu za svaki test. Kliknite na gumb NewFolder na vrhu okvira za dijalog Save As Web Page i dajte mu ime.


Ve} bi trebale biti odabrane In The Item To Publish, Items On Sheet1 iAll Contents Of Sheet1.

3. Kliknite na potvrdno polje Add Interactivity With.

Kada odaberete opciju Add Interactivity With, susjedni padaju}i popispostaje aktivan.

4. Kliknite na strelicu s desne strane padaju}eg popisa Add InteractivityWith i odaberite PivotTable Functionality (ako ve} nije odabrana).



Gotova stranica je prikazana na slici 20-18.


prem

a ostalim

aplikacijam

a

IV.

645

Datoteku BookSales.xls koja je kori{tena na slici 20-17 moète na}i na Webstranici Microsoft Press http://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/.

NA WEBUW

SLIKA 20-18.Interaktivnu Webstranicu s funk-cionalnosti sto-èrnih tablicamoète izdati bezstvaranja stoèrnetablice.

U stvari smo stoèrnu tablicu izdali prije nego smo ijednu stvorili – nazovi-mo je potencijalnom stoèrnom tablicom – ali mo`da prvo èlite stvoriti va{ustoèrnu tablicu u Excelu i tek je onda izdati. U ovom primjeru, na{a poten-cijalna stoèrna tablica nagla{ava mogu}nosti osobine Web PivotTableComponent u va{em pretraìva~u.


646

Kada izdajete radnu bilje`nicu koja ve} sadrì stoèrnu tablicu, stoèrna tabli-ca se pojavljuje u popisu Item To Publish kao odvojeni element koji moèteodabrati u publikaciji.

NAPOMENA>>

Traka s alatima koja se u va{em pretraìva~u pojavljuje za Web PivotTableComponent (slika 20-19) dijeli malo zajedni~kih alata s trakom s alatimaWeb Spreadsheet Component (slika 20-11), kao i tek nekoliko gumba koji sepojavljuju bilo gdje u Excelu. Ali ovdje se nalaze gumbi specifi~ni samo zastoèrne tablice. Uo~ite da neki od gumba ostaju zasjenjeni sve dok u stoèr-noj tablici ne ozna~ite }eliju ili stupac. Gumb AutoCalc – koji izgleda gumbAutoSum s malom strelicom pored – predstavlja padaju}i popis koji vamomogu}uje umetanje Sum, Count, Min i Max formula. Gumb Subtotal prika-zuje ili skriva rezultate. êtiri gumba Move To predstavljaju zamjenu za po-vla~enje polja na èljene pozicije. Primjerice, ako niste sigurni gdje se to~nonalazi “podru~je filtera”, to }e vam pokazati gumb Move To Filter Area. Akoimate vi{e od jednog polja retka ili stupca, gumbi Promote i Demote }epomaknuti izabrane retke ili stupce bliè ili dalje od podataka u tablici.

Gumb Property Toolbox prikazuje okvir sli~an onome za SpreadsheetComponent, ali s brojnim razli~itim kontrolama, kao {to je prikazano naslici 20-20. Primjerice, kategorija Show/Hide vam omogu}uje kontroluprikaza znaka plus i minus koji sluè za {irenje prikaza. Sadràj ovog okvi-ra se mijenja s obzirom na vrstu odabira u stoèrnoj tablici. Gumb Field List

SLIKA 20-19.Traka s alatima zaWeb PivotTableComponent.

AutoCalc Subtotal

Move to DetailMove to Filter Area

Move to Row Area Move to Column AreaProperty Toolbox

Field List

Refresh

Promote DemoteExpand/Collapse

prikazuje PivotTable Field List, tako|er prikazanu na slici 20-20, a omogu-}uje vam dodavanje polja u izvorne podatke za stoèrnu tablicu. Da biste tou~inili, odaberite polje koje èlite dodati, odaberite lokaciju iz padaju}egpopisa na dnu okvira za dijalog i zatim kliknite na gumb Add To.


prem

a ostalim

aplikacijam

a

IV.

647

SLIKA 20-20.PivotTable Pro-perty Toolbox iPivotTable FieldList.

Manipuliranje poljima stoèrne tablice unutar va{eg pretraìva~a jednako jepovla~enju gumba polja na èljenu lokaciju ili klikanju na zaglavlje polja ikori{tenju gumba Move To na traci s alatima. Slijedite na{ primjer i poku-{ajte sljede}e:

1. Kliknite na zaglavlje polja Units desnom tipkom mi{a i odaberiteRemove Field iz izbornika pre~ica. (Kasnije ga uvijek moète obnovitipovla~e}i ga iz polja Field List.)

2. Kliknite na zaglavlje Year i zatim na gumb Move To Filter Area.

3. Kliknite na zaglavlje polja CatalogNo i zatim na gumb Move To Row Area.

4. Kliknite na zaglavlje polja Channel i zatim na gumb Move To Row Area.

5. Kliknite na zaglavlje polja Quarter i zatim na gumb Move To Column Area.

Slika 20-21 prikazuje rezultat.


648

SLIKA 20-21.Razli~ite pogledena va{e podatkemoète mijenjatipovla~enjem poljaili kori{tenjemgumba na traci s alatima.

Kao {to je slu~aj i s drugim interaktivnim Web komponentama, postojemnoge stvari koje moète u~initi unutar Excela s stoèrnim tablicama, akoje ne moète nakon spremanja u HTML format. Kompletan popis po-traìte u Excelovom sustavu pomo}i.

651

2121. POGLAVLJE

Izrada novog dijagrama 652

Promjena veli~ine i poloàja dijagrama 661

Iscrtavanje skrivenih }elija 662

[to Excel radi s nedostaju}im vrijednostima 663

Promjena osnovno postavljene vrste dijagrama 664

Ispis dijagrama 665

Spremanje, otvaranje i za{tita dijagrama 665

Osnove rada s dijagramima

Microsoft Excel 2000 vam omogu}ava izradu vrlo slo-ènih dijagrama sadrànih u va{im radnim stranica-ma. Pri tome moète izabrati izme|u niza razli~itih

poslovnih i tehni~kih vrsti dijagrama, od kojih svaki moèimati nekoliko razli~itih oblika. Na primjer, ako èlite izraditistup~asti dijagram moète izabrati preklapaju}e, grupiraju}e,usloène ili 100-postotne usloène stupce. Mogu}e je i kombi-niranje osnovnih vrsta dijagrama. Na primjer, moète poloìtilinijski dijagram preko stup~astog kako biste u jednom prikazudobili cijene dionica i njihovu prodavanost. Moète ~ak izra|i-vati i “slikovne” dijagrame u kojima se umjesto obi~nih linija istupaca za prikaz vrijednosti koriste slike. Svi ti dijagrami, ukombinaciji s Excelovim opcijama za korisni~ko formatiranje,daju vam gotovo neizmjerno mno{tvo mogu}nosti za prikazpodataka.

U ovom }emo vam poglavlju pokazati osnove izrade dijagra-ma i pregled osnovnih vrsta dijagrama. Naredno, 22. poglavlje,pokazuje kako prilagoditi dijagrame prema svojim potrebama.U 23. poglavlju pogledat }emo postupke za promjenu sadràjava{ih dijagrama - dodavanje i uklanjanje podataka, dodavanjelinija trenda i pokaziva~a pogre{aka itd. Excel nudi i mogu}no-sti pretvaranja zemljopisnih podataka u atraktivne karte, {to}emo pokazati u 24. poglavlju.

Izrada novog dijagramaDa biste iscrtali novi dijagram, po~nite s odabirom bilo koje }elije unutarpodataka koje èlite iscrtati. Zatim u~inite jedno od dolje navedenog:

� U izborniku Insert odaberite Chart.

� Kliknite na gumb Chart Wizard (slika 21-1).

U oba slu~aja Excel }e odgovoriti prikazom prvog okvira za dijalog ChartWizarda. Kroz ~etiri okvira za dijalog Chart Wizarda upotpunit }ete sveinformacije potrebne za izradu va{eg dijagrama.

Gumb Chart Wizard

V. DIO Dijagrami

652

SLIKA 21-1.Da biste iscrtalinovi dijagram,odaberite }elijuunutar podatakakoje }ete iscrtati, a zatim kliknite na gumb ChartWizard.

1. korak: odabir vrste dijagramaOkvir za dijalog Step 1 Chart Wizarda, pokazan na slici 21-2, traì od vasodabir vrste dijagrama. Primjer svake od vrsti, primijenjen na va{e podatke,moète pogledati klikom i drànjem gumba blizu donjeg desnog kuta okvi-ra za dijalog.

Najbrì na~in iscrtavanja

Da biste dijagram iscrtali izravno bez upotrebe Chart Wizarda, odaberite }elijuunutar podataka koje èlite iscrtati i zatim pritisnite F11. Excel }e upotrijebitiosnovnu vrstu dijagrama i iscrtati dijagram na stranici dijagrama.

SAVJET�

Okvir za dijalog Step 1 ima dvije kartice, jednu za ugra|ene vrste dijagramai drugu za “korisni~ke” vrste dijagrama. Potonji uklju~uju vrste dijagramakoje }ete izraditi sami (prilago|avaju}i ugra|ene), kao i neke kombinacijedijagrama definiranih od samog Excela. Ove kombinacije uklju~uju linijske-preko-stup~anih dijagrama, stup~ane-preko-plo{nih dijagrama i linijskedijagrame s dvovrijednosnim osima.

2. korak: zadavanje podataka za iscrtavanjeU okviru za dijalog Step 2, pokazanom na slici 21-3, zadat }ete Excelu kojepodatke iscrtati.

Ako ste prije pokretanja Chart Wizarda odabrali samo jednu }eliju unutarpodataka koje }ete iscrtati, polje Data Range ovog okvira za dijalog sadrìadresu ~itavog raspona. Ovo }e polje biti ispravno popunjeno i ako prije po-kretanja Chart Wizarda odaberete ~itav raspon podataka. Da bi vam pomo-gao vidjeti {to }ete iscrtati, oko podataka }e se pojaviti marquee. Ako zbogbilo kojeg razloga raspon nije to~an, moète ga pokazati mi{em u radnojstranici kako bi bio unijet u odgovaraju}e polje.

Osnove rada s dijagramima 21. POGLAVLJEDijag

rami

V.

653

SLIKA 21-2.Okvir za dijalogStep 1 omogu}it}e vam izbor i pre-gled razli~itih vrstadijagrama.

1 Odaberite vrstu dija-grama iz popisa.

2 Odaberite podvrstuiz ove galerije.

3 Pro~itajte opis odabranevrste dijagrama.

4 Kliknite i drìte pritisnutimovaj gumb kako biste vid-jeli primjer odabranevrste dijagrama primije-njen na va{e podatke.

6 Kliknite na Finish kako bisteizradili dijagram s odabranim postavkama.

5 Kliknite na Next ili pritisniteEnter kako biste sepomaknuli na sljede}i korak.

Na slici 21-3 dijagram pokazuje kako }e Excel iscrtati dvije serije podataka,od kojih svaka ima pet to~aka. Serije se nazivaju Product A i Product B, ato~ke Region 1, Region 2, Region 3, Region 4 i Region 5. Ako smo umjestotoga htjeli pet serija podataka sa po dvije to~ke, odabrali bismo opciju Rows~ime bi Excel zamijenio iscrtavanje po stupcima iscrtavanjem po recima.Zatim bi se odgovaraju}e promijenio i dijagram primjera, kako biste natemelju toga mogli potvrditi novo usmjerenje.

Uo~it }ete da Excel obi~no ispravno pretpostavlja treba li iscrtavati po reci-ma ili po stupcima, a na temelju ~injenice da }ete obi~no imati vi{e podat-kovnih to~aka i manje serija. Bez obzira na to, provjerite izgled primjerakako biste potvrdili da su va{i podaci iscrtani na pravilan na~in.

Poput okvira za dijalog Step 1 i Step 2 sadr`i dvije kartice. Na kartici Seriesprovjerite je li Excel uzeo pravilan raspon podataka i ime za svaku seriju.Okvir za dijalog tada izgleda kao na slici 21-4.

V. DIO Dijagrami

654

SLIKA 21-3.Okvir za dijalogStep 2 omogu}avavam potvrdu ilizadavanje podata-ka koje }ete iscrtati. Upotrijebite ovo polje kako biste

potvrdili da je Excel pri stvaranjudijagrama uzeo ispravne podatke.

Upotrijebite ove opcije kako biste odrediliiscrtavate li po recima ili po stupcima.

Iscrtavanje nekontinuiranih podataka

Podaci se u va{oj radnoj stranici ne moraju nalaziti unutar jednog ograni~enograspona. Primjerice, na slici 21-1 na 652. stranici, mogli biste iscrtati samoRegion 1, Region 3 i Region 5, a izostaviti Region 2 i Region 4. Da biste iscr-tali nekontinuirane podatke, za vrijeme odabira svakog od raspona dr`ite pri-tisnutom tipku Ctrl. Zatim pokrenite Chart Wizard.

SAVJET�

Na ovoj kartici okvira za dijalog Step 2 svaka od serija ima ime koje se na-lazi u popisu na lijevoj strani. Da biste vidjeli koje vrijednosti Excel namje-rava uzeti za iscrtavanje serija, kao i imena koje }e se pojaviti u legendi, upopisu odaberite ime serije.

Ako podaci ne uklju~uju zaglavlja stupaca i redaka koja identificiraju imenapodatkovnih serija, Excel koristi osnovno postavljena imena Series 1, Series2, itd. Osnovne postavke imena moète promijeniti razumljivijima biloizravnim upisom teksta u polje Name, bilo odabirom polja Name i zatimpokazivanjem mi{em na }eliju radne stranice koja sadrì èljeni tekst.

Ako podaci dijagrama uklju~uju zaglavlja za identifikaciju imena serija,adresa se }elije za svaku seriju pojavljuje u polju Name. Serije podataka suvezane na adresiranu }eliju: ako se tekst u njoj promijeni, automatski }e sepromijeniti i ime serije.

Ako podaci dijagrama ne uklju~uju zaglavlja stupaca ili redaka koji identifi-ciraju to~ke serija podataka (tekst koji se obi~no nalazi ispod x-osi), Excelkoristi osnovno postavljene 1, 2, 3 itd. Ove postavke moète promijeniti biloizravnim upisom imena u polje za oznaku osi kategorija, bilo pokazivanjemmi{em na raspon koji sadrì odgovaraju}i tekst. Ako izravno upisujetetekst, upotrijebite zareze kako biste odvojili imena. Nakon zavr{ene identi-fikacije podataka, kliknite na Next kako biste se prebacili u okvir za dijalogStep 3.


rami

V.

655

SLIKA 21-4.Upotrijebite karticuSeries kako bisteprovjerili imena ivrijednosti serijava{eg dijagrama.

Excel u legendamakoristi ova imena.

Serije moète mijenjatiu ovim poljima.

3. korak: odabir opcija dijagramaOkvir za dijalog Step 3 Chart Wizarda sadrì {est kartica. U ovom }eteokviru za dijalog zadati detalje vezane uz osi dijagrama, naslove pridruè-ne dijagramu i njegovim osima, legendu, oznake podatkovnih to~aka itd.Sve ovo moète podesiti sada, dok stvarate dijagram, ali se na ova pode{e-nja moète vratiti i naknadno, nakon izrade prve verzije dijagrama.

Zadavanje naslova dijagramaKartica Titles okvira za dijalog Step 3, pokazana na slici 21-5, omogu}avavam pridruìvanje naslova dijagramu, kao i opisnog teksta za svaku od osi.

Excel prikazuje tekst koriste}i osnovno postavljeno pismo, poravnanja ipoloàje. Naslovi su obi~ni tekstualni objekti koje moète postaviti na drugipoloàj, druk~ije poravnati, preformatirati ili promijeniti nakon izrade dija-grama.

U ova polja unesite naslove dijagrama i pripadaju}ih osi.

V. DIO Dijagrami

656

SLIKA 21-5.Ovaj okvir za dija-log ima barem tripolja, dok za nekevrste dijagramanudi i pet polja za unos naslova.

Prikaz ili skrivanje osiPovremeno }e va{i dijagrami najbolje izgledati ako se osi uop}e ne prika-zuju. Prikaz bilo koje osi moète sprije~iti na kartici Axes okvira za dijalogStep 3, {to pokazuje slika 21-6.

Da biste sakrili os, poni{tite odgovaraju}u opciju. Chart Wizard }e ponovnoiscrtati primjer dijagrama kako biste vidjeli kako }e on izgledati nakonuklanjanja pojedinih osi.

VIDI IVi{e informacija omodificiranju dija-grama pogledajte u22. poglavlju,“Promjena izgledadijagrama”.

?

Mjerilo kategorije u odnosu na vremensko mjeriloAko se podaci za os kategorija sastoje od datuma, Excel }e tu ~injenicuautomatski prepoznati i primijeniti mjerilo koje se razlikuje u odnosu naobi~no, i to u sljede}em:

� Excel postavlja sve podatkovne to~ke u skladu s njihovim kronolo{kimlokacijama. Primjerice, ako vremenska os uklju~uje to~ke za 1. sije~nja,2. sije~nja i 6. sije~nja, to~ka za 2. sije~nja bit }e bli`a to~ki za 1. sije~njanego onoj za 6. sije~nja.

� Excel automatski iscrtava vremenske to~ke rastu}im kronolo{kim redo-slijedom, bez obzira jesu li va{i podaci poredani kronolo{kim redom.

� Excel koristi najmanju vremensku razliku izme|u podatkovnih to~akakao temeljnu jedinicu, ali zbog jasno}e prikaza sami }ete mo}i zadati ive}i vremenski raspon. Primjerice, ako iscrtavate dnevne cijene dioni-ca, Excel za osnovnu jedinicu uzima jedan dan. Me|utim, mogli bistepromijeniti prikaz tako da je temeljna jedinica tjedan ili mjesec. Infor-macije o promjeni osnovne jedinice potra`ite u odjeljku “Promjena osnovnejedinice” na 685. str.


rami

V.

657

SLIKA 21-6.Upotrijebite karticu Axes za kontrolu prikazaosi.

Da biste uklonili os kate-gorije (x), poni{tite ovuopciju. Os vrijednosti Os serije

Os kategorije

Da biste uklonili osserije (y), poni{titeovu opciju.

Da biste uklonili osvrijednosti (z),poni{tite ovu opciju.

Kru`ni dijagrami ne koriste osi, pa u slu~aju njihovog odabira ne}ete imati karticu Axes.

NAPOMENA>>

Vremensko je mjerilo dostupno u dvodimenzionalnim i trodimenzionalnimlinijskim, stup~anim, vrp~astim i plo{nim dijagramima. Za ove vrste dija-grama mo`ete zadati ili kategorijsko ili vremensko mjerilo – odabirom opci-ja Category, odnosno Time-scale na kartici Axes okvira za dijalog Step 3Chart Wizarda. Ako umjesto toga potvrdite opciju Automatic, Excel }eodluku donijeti umjesto vas, {to obi~no vodi dobrim rezultatima.

Ru~na promjena mjerila i ostale opcije formatiranja osiDa biste sami promijenili mjerilo osi, odnosno zadali najve}u i najmanjuvrijednost, kao i udaljenost markera, najprije iscrtajte dijagram koriste}iopciju Automatic. Zatim prilagodite osi kao {to je opisano u dijelu “Forma-tiranje i promjena mjerila osi” na 677. str. Chart Wizard ne uklju~uje mogu}-nost korisni~kog postavljanja mjerila.

Da biste promijenili pismo i poravnanje oznaka osi, broj~ane formate vrije-dnosti i datuma, kao i stil linija ili boju osi, tako|er }ete izvesti postupkeobja{njene u 22. poglavlju.

Prikaz mre`nih linijaMre`ne su linije vodoravne i okomite linije koje olak{avaju pregled to~akaprema oznakama na osima. Ve}ina Excelovih dijagrama koristi neku vrstumre`nih linija. Prikaz ili skrivanje mre`nih linija dijagrama izvest }ete pu-tem kartice Gridlines okvira za dijalog Step 3 Chart Wizarda, pokazanog naslici 21-7.

V. DIO Dijagrami

658

SLIKA 21-7.Upotrijebite karticuGridlines kakobiste promijeniliosnovne postavkevezane uz mre`nelinije.

Glavne mre`ne linijeosi vrijednosti.

Ako dijagram ima os serija,ovdje }e se pojaviti dodat-ne opcije.

Pomo}ne mre`ne linije osi vrijednosti.

Glavne mre`ne linijeosi kategorija.

Glavne mre`ne linije vuku se prema podjelama osi, njihovim glavnimoznakama. Pomo}ne mre`ne linije vuku se prema narednim potpodjelama.Excel automatski odre|uje poloàj oznaka osi, ali upotrebom formatiraju}ihnaredbi moète njihov poloàj i mijenjati. Mo}i }ete promijeniti i boju, kao istil primijenjenih mre`nih linija.


rami

V.

659

VIDI IVi{e informacija omre`nim linijamapotraìte u odjeljku“Prikaz i forma-tiranje mre`nih li-nija” na 688. str.

?

Kru`ni dijagrami nemaju osi, pa u okviru za dijalog Step 3 ne}ete imati karticu Gridlines.

NAPOMENA>>

Prikaz ili skrivanje legendeExcel obi~no prikazuje legendu na desnoj strani dijagrama. Koriste}i karticuLegend okvira za dijalog Step 3 mo}i }ete promijeniti poloàj legende ili jepotpuno ukloniti iz dijagrama. Kartica Legend prikazana je na slici 21-8.

SLIKA 21-8.Upotrijebite karticuLegend kako bistepomaknuli iliuklonili legendu.

Poni{tite ovu opciju kako biste uklonili legendu iz prikaza.

Odaberite odgovaraju}u opciju za zadavanje poloàja legende.

Nakon {to je dijagram nacrtan, legendu moète pomaknuti povla~enjemmi{em. Promjenu pisma moète izvesti pomo}u formatiraju}ih naredbi.

Prikaz oznaka podatakaChart Wizard moè markerima to~aka pridruìti razne tekstualne oznake.Kru`ni dijagrami, primjerice, mogu biti ozna~eni postocima, apsolutnimvrijednostima ili s obje vrste oznaka. Stupci stup~anog dijagrama, kao imarkeri linijskih dijagrama, mogu imati oznake koje obiljeàvaju vrijednost

VIDI IVi{e informacija oformatiranju tekstau dijagramu po-traìte u odjeljku“Formatiranje tek-stualnih elemenata”na 672. str.

?

svake to~ke na osi kategorija, itd. Da biste dodali podatkovne oznake, klik-nite na jaha~ Data Labels u okviru za dijalog Step 3 Chart Wizarda. KarticaData Labels prikazana je na slici 21-9. Vi{e informacija o ozna~avanju podatakapotra`ite u 22. poglavlju “Promjena izgleda dijagrama”.

V. DIO Dijagrami

660

SLIKA 21-9.Kartica DataLabels nudipostavke zaozna~avanje svihpodatkovnihto~aka dijagrama.

Odaberite na~in ozna~avanja.

Potvrdite ovu opciju kako biste simbolelegendi dodali uz oznake.

Dodavanje tablice podatakaOvisno o vrsti dijagrama koji iscrtavate, Excel vam mo`e ponuditi opcijuuklju~ivanja tablice podataka uz dijagram. Tablica podataka je jednostavnotablica vrijednosti iz kojih je izveden dijagram. Da biste uklju~ili tablicupodataka, kliknite na jaha~ Data Table u okviru za dijalog Step 3 ChartWizarda, koju pokazuje slika 21-10.

Da biste dijagramu dodali tablicupodataka, odaberite ovu opciju.

Odaberite donju opci-ju kako biste uztablicu uklju~ili i simbole legende.

SLIKA 21-10.Upotrijebite karticuData Table kakobiste uklju~ili tabli-cu koja pokazujevrijednosti upotrije-bljene za iscrta-vanje dijagrama.

Nakon iscrtavanja dijagrama mo}i }ete upotrijebiti formatiraju}e naredbekako biste promijenili stil linija i pisma primijenjenih na tablicu podataka.Postupak je opisan u odjeljku “Formatiranje tekstualnih elemenata” na 672. str.

4. korak: kamo postaviti dijagramExcel moè postaviti dijagram bilo kao objekt na radnoj stranici, bilo nazasebnu stranicu dijagrama. Va{u }ete namjeru iskazati u okviru za dijalogStep 4 Chart Wizarda, koji pokazuje slika 21-11.


rami

V.

661

SLIKA 21-11.Okvir za dijalogStep 4 koristite zaodre|ivanje gdjepostaviti dijagram.

Da biste dijagram postavili na zasebnustranicu dijagrama, odaberite ovu opciju.

U ovo polje unesite imestranice dijagrama.

Da biste dijagram postavili u postoje}u radnu stranicu, odaberiteovu opciju i iz padaju}eg popisa odaberite ime radne stranice.

Promjena veli~ine i poloàja dijagramaAko dijagram postavite kao objekt na postoje}oj radnoj stranici, Excel }edijagram postaviti na osnovno postavljeni poloàj osnovno postavljenomveli~inom, {to pokazuje slika 21-12. Da biste prilagodili veli~inu i poloàj,vucite dijagram (hvataljke) mi{em. Drìte pritisnutom tipku Ctrl, odnosnoShift, kako biste centrirali, odnosno zadràli omjer visine i {irine dijagrama.

Pri promjeni veli~ine dijagrama Excel }e prilagoditi i veli~inu teksta u dija-gramu. Ako niste zadovoljni rezultatom, upotrijebite formatiraju}e naredbeza pove}anje ili smanjenje teksta, {to je opisano u odjeljku, “Formatiranje tek-stualnih elemenata” na 672. str.

Ako novi dijagram postavite na zasebnu stranicu dijagrama, Excel }e gaprikazati u osnovno postavljenoj veli~ini koju }e dijagram zadràti bezobzira na promjenu veli~ine prozora. Primjerice, ako je prozor radne bilje-`nice maksimalno ra{iren, dijagram }e na novoj stranici biti u cijelostividljiv. Me|utim, ako kasnije smanjite prozor radne bilje`nice, ostat }evidljiv samo dio dijagrama.

Me|utim, mogli biste se prebaciti i u drugi na~in rada u kojem se veli~inadijagrama automatski pode{ava prema promjeni veli~ine prozora. Da bisteto u~inili, aktivirajte stranicu dijagrama, u izborniku Tools odaberiteOptions, kliknite na jaha~ Chart i zatim odaberite opciju Chart Sizes WithWindow Frame.

Iscrtavanje skrivenih }elijaExcel zanemaruje bilo koje skrivene retke ili stupce u podru~ju podatakadijagrama. Ako ipak èlite iscrtati i podatke iz skrivenih }elija, najprijeuobi~ajeno izradite dijagram. Zatim odaberite dijagram, u izborniku Toolsodaberite Options, kliknite na jaha~ Chart i poni{tite opciju Plot VisibleCells Only.

V. DIO Dijagrami

662

SLIKA 21-12.Za prilagodbuveli~ine i poloàjadijagrama moèteupotrijebiti mi{a.

Da biste pomaknuli dijagram, kliknite unutarnjega i vucite ga mi{em.

Da biste promijeniliveli~inu dijagrama,vucite jednu odhvataljki.

Da biste promijenili veli~inu i zadràli odnosvisine i {irine, za vrijeme povla~enja kutnihhvataljki drìte pritisnutom tipku Shift.

Da biste promijenili veli~inu i zadràlisredi{nji poloàj, za vrijeme povla~enjahvataljki drìte pritisnutom tipku Ctrl.

[to Excel radi s nedostaju}im vrijednostima

U linijskim, radarskim, XY i plo{nim dijagramima, Excel uobi~ajeno preska~e prazne }elije. Nedostaju}e podatkovne to~ke pojavljuju se u dija-gramu kao diskontinuiteti. Me|utim, na raspolaganju su vam i jo{ dvijemogu}nosti:

� Iscrtavanje nedostaju}ih podataka kao nula.

� Interpolacija nedostaju}ih to~aka.

Ako izvedete interpolaciju, Excel }e upotrijebiti ravnu liniju kako bi pre-mostio prazninu uzrokovanu nedostaju}om vrijedno{}u. Dakle, zapravo senova, interpolirana vrijednost ne stvara.

Da biste odabrali jednu od opcija za nedostaju}e vrijednosti, najprije izradi-te dijagram, a zatim ga odaberite. Nakon toga u izborniku Tools odaberiteOptions i kliknite na jaha~ Chart. Ugledat }ete okvir za dijalog sa slike 21-13.


rami

V.

663

SLIKA 21-13.Odaberite opcijukako biste odredili{to }e Excel raditiu slu~aju nedosta-ju}ih vrijednosti u linijskim, radar-skim, XY, plo{nim i prostornim dija-gramima.

Uo~ite da ove opcije nemaju utjecaj na dijagrame s diskontinuiranim mar-kerima podataka, kao {to su vrp~asti ili stup~ani dijagrami. Isto tako, u plo-{nim i prostornim dijagramima, nedostaju}e se to~ke iscrtavaju kao nule,bez obzira na postavljenu opciju interpoliranja.

Promjena osnovno postavljene vrste dijagrama

Excelov osnovno postavljena vrsta dijagrama je dvodimenzionalni stup~astidijagram – okomiti trakasti dijagram u kojima se serije iscrtavaju jedna dodruge nad jednom osi kategorije. To je vrsta dijagrama koju }ete dobiti akojednostavno odaberete podatke za dijagram i pritisnete tipku F11. Da bistekao osnovno postavljenu vrstu dijagrama odabrali neku drugu, u izbornikuChart odaberite naredbu Chart Type. Ugledat }ete okvir za dijalog sa slike21-14 koji je vrlo sli~an okviru za dijalog Step 1 Chart Wizarda. Da bistepromijenili osnovnu postavku, u~inite sljede}e:

V. DIO Dijagrami

664

SLIKA 21-14.Upotrijebite okvirza dijalog ChartType Selectionkako biste promije-nili osnovnopostavljenu vrstudijagrama.

1 Najprije odaberite vrstu dijagrama.

2 Zatim odaberite podvrstu.

3 Na kraju kliknite na gumb SetAs Default Chart.

Jedina je razlika ovog okvira za dijalog i onoga koji ste vidjeli u Chart Wi-zardu upravo u gumbu Set As Default Chart Type. Kliknite na njega, potvr-dite upit, kliknite na OK i imat }ete drugi osnovno postavljeni dijagram.

Za otvaranje ovog okvira za dijalog morat }ete imati neki postoje}i dija-gram, ali on ne mora biti vrste koju `elite postaviti kao osnovnu. Kadastignete do okvira za dijalog, mo}i }ete odabrati bilo koji od Excelovihugra|enih dijagrama i njihovih podvrsta.

Korisni~ke vrste dijagrama tako|er moète u~initi osnovnima, upotrebljava-ju}i naredbu Chart Type. Obja{njenje }ete na}i u 22. poglavlju. Vi{e informa-cija o korisni~kim dijagramima potraìte u odjeljku “Dodavanje korisni~kog dija-grama u galeriju Chart Wizarda” na 671. str.

Ispis dijagramaDa biste ispisali dijagram koji se nalazi na zasebnoj stranici, jednostavnoaktivirajte tu stranicu i slijedite upute za ispis opisane u 11. poglavlju. Akoèlite ispisati dijagram koji se, kao objekt, nalazi na radnoj stranici, moèteu~initi jedno od sljede}eg:

� Da biste ispisali samo dijagram, odaberite ga i pokrenite naredbu Printizbornika File.

� Da biste ispisali dijagram i okolne podatke radne stranice, odaberitebilo koji dio radne stranice (ali ne dijagram). Zatim pokrenite naredbuPrint izbornika File.

Ako dijagram ispisujete s okolnim podacima, ispis }e odgovarati onome {tovidite na ekranu. Dakle, }elije koje dijagram pokriva na ekranu bit }e pokri-vene i na ispisu.

Spremanje, otvaranje i za{tita dijagramaDijagrami se spremaju zajedno s radnom bilje`nicom kojoj pripadaju. Dabiste spremili dijagram, jednostavno spremite radnu bilje`nicu koriste}i bilonaredbu Save, bilo naredbu Save As izbornika File. Dijagram je dostupankadgod je otvorena radna bilje`nica, pa za otvaranje dijagrama jednostavnootvorite njegovu radnu bilje`nicu.

Nakon izrade dijagrama moète upotrijebiti naredbu Protection izbornikaTools kako biste zaklju~ali radnu stranicu ili stranicu dijagrama. Na tajna~in ostali korisnici ne}e mo}i promijeniti stranicu, dakle niti dijagram.Naredba Protection radi na jednak na~in i za radne stranice i za stranicedijagrama.


rami

V.

665

667

22Promjena izgleda dijagrama

Nakon {to ste izradili dijagram, bilo pritiskom na tipkuF11, bilo prolaskom kroz okvire za dijalog ChartWizarda, u mogu}nosti ste promijeniti njegov izgled

na niz na~ina. Microsoft Excel 2000 pruà {irok asortimannaredbi za prilagodbu va{ih dijagrama zbog prezentacijskihrazloga i vizualnih standarda va{eg poduze}a. Te su naredbetema ovog poglavlja.

Poglavlje opisuje samo one mogu}nosti formatiranja dostupneputem izbornika Chart i Format. Izgled va{ih dijagrama moè-te umnogome popraviti i kori{tenjem grafi~kih alata. Primjeri-ce, mogli biste dodati strelice, elipse i tekstualne objekte kakobiste istaknuli ili objasnili zna~ajne dijelove va{ih dijagrama.Detalje o upotrebi grafi~kih objekata potraìte u 10. poglavlju“Grafika”.

22. POGLAVLJE

Rad s izbornikom Chart i trakom s alatima Chart 668

Odabir elemenata dijagrama 669

Kopiranje formata s jednog na drugi dijagram 670

Dodavanje prilago|enih dijagrama galeriji ChartWizarda 671

Premje{tanje elemenata dijagrama mi{em 671

Premje{tanje i promjenaveli~ine podru~ja iscrtavanja 672

Formatiranje tekstualnih elemenata 672

Formatiranje i promjena mjeri-la osi 677

Prikaz i formatiranje re{etke 688

Formatiranje serija podataka i markera 689

Formatiranje pozadinskih podru~ja 701

Promjena kuta pregleda trodi-menzionalnih dijagrama 706

Rad s izbornikom Chart i trakom s alatima Chart

Prvi je korak u prilagodbi dijagrama njegov odabir. Ako se dijagram nalazina zasebnoj stranici, aktivirajte tu stranicu. Ako je dijagram objekt na radnojstranici, odaberite ga u toj radnoj stranici. Nakon {to aktivirate stranicu di-jagrama ili objekt dijagrama, Excel }e izbornik Data zamijeniti izbornikomChart. Kao {to pokazuje slika 22-1, pojavit }e se i zahvalna traka s alatimaChart.

Izbornik Chart Traka s alatima Chart

V. DIO Dijagrami

668

SLIKA 22-1.Kada je dijagramodabran, Excelprikazuje izbornikChart i traku s ala-tima Chart.

Prve ~etiri naredbe izbornika Chart prikazuju okvire za dijalog gotovo je-dnake onima iz Chart Wizarda. Stoga za promjenu odluka koje ste donijelipri izradi dijagrama moète koristiti upravo te naredbe. Ako ste izradilistup~ani dijagram, a kasnije odlu~ite da biste radije èljeli vrp~asti, jedno-stavno u izborniku Chart odaberite Chart Type. Time }ete otvoriti okvir zadijalog gotovo jednak onome koji ste vidjeli u prvom koraku Chart Wizar-da. Ako va{im osima èlite dodati naslove, odaberite u izborniku Chartnaredbu Chart Options, a zatim kliknite na jaha~ Titles. Koji ste god izbornapravili za vrijeme stvaranja dijagrama u Chart Wizardu, moète ga pro-mijeniti upotrebom izbornika Chart.

Traka s alatima Chart pokazana je na slici 22-2. Ova se traka s alatima uobi-~ajeno pokazuje ~im se odabere dijagram, a odabirom bilo ~ega drugoga ta}e traka s alatima nestati. Ve}ina korisnika ovu ~injenicu drì od dobre po-mo}i. Ako vam traka s alatima smeta, kliknite na gumb Close. Da biste po-novno prikazali traku s alatima, kliknite desnom tipkom mi{a na trakuizbornika ili bilo koji dio bilo koje vidljive trake s alatima. Isto tako moèteodabrati i naredbu Toolbars u izborniku View. Zatim iz izbornika Toolbarsodaberite Chart.

Promjena izgleda dijagrama 22. POGLAVLJEDijag

rami

V.

669

Ako zatvorite traku s alatima Chart dok je dijagram odabran, ona se pri slje-de}em odabiru dijagrama ne}e automatski pojaviti. Da biste opet vidjeli ovutraku s alatima, iz izbornika View morate kliknuti na Toolbars i odabrati Charts.

NAPOMENA>>

SLIKA 22-2.Traka s alatimaChart nudi alate zapromjenu izgledadijagrama.

Odabir elemenata dijagramaDa biste promijenili bilo koji element dijagrama, poput legende ili osi kate-gorija, najprije odaberite èljeni element. Odabir moète izvesti izboromodgovaraju}eg elementa iz padaju}eg popisa Chart Objects, prvog elementana traci s alatima Chart. Mogli biste i jednostavno kliknuti na element kojièlite promijeniti. Excel }e jasno dati do znanja koji je element odabran.Dok pomi~ete pokaziva~ mi{a po dijagramu, Excel prikazuje obla~i}e kojiidentificiraju elemente dijagrama na koje trenutno pokazujete. Kadakliknete kako biste odabrali neki element, Excel mijenja prikaz u padaju}empopisu Chart Objects, pa }e kratak pogled biti dovoljan da potvrdite kakoste odabrali ispravan element. Napokon, za slu~aj da ne upotrebljavatetraku s alatima Chart, Excel odabrani element ozna~ava i u polju Name,lijevo od trake za formulu. Slika 22-3 na sljede}oj stranici pokazuje sve trimogu}nosti.

Format Selected Object

Legend

By Row

Angle Text Downward

Close

Angle Text Upward

By Column

Data Table

Chart Type

Chart Objects

Kopiranje formata iz jednog u drugi dijagram

Ve}ina je ovog poglavlja posve}ena postupcima za promjenu izgleda poje-dinih elemenata dijagrama. Me|utim, ako ve} imate izra|en jedan dijagramna na~in kako biste to èljeli, moète ga upotrijebiti kao model za druge di-jagrame. Da biste formate jednog dijagrama upotrijebili u drugima, odabe-rite podru~je dijagrama ~ije formate èlite kopirati. Zatim u izborniku Editodaberite Copy, nakon toga odaberite drugi dijagram i u izborniku Editodaberite Paste Special. U okviru za dijalog Paste Special, odaberite opcijuFormats. Uo~ite da su sada svi formati iz prvog dijagrama kopirani u drugi,uklju~uju}i i promjene mjerila osi. Ako èlite da drugi dijagram izgleda kaoi prvi, a da su vrijednosti iscrtavanja razli~ite, morate podesiti mjerilo dru-gog dijagrama nakon upotrebe naredbe Paste Special.

V. DIO Dijagrami

670

SLIKA 22-3.Obla~i}i s opisomelemenata, pada-ju}i popis ChartObjects i poljeName pomo}i }evam u odabiruelementa dija-grama koji èliteformatirati.

Polje Name Padaju}i popis Chart Objects

Obla~i} s opisom elementa

VIDI IVi{e informacija oprilagodbi i mijen-janju mjerila dija-grama potraìte uodjeljku “Ru~napromjena mjerilaosi” na 679. str.

?

Obla~i} s opisom elementa trebao bi se pojaviti automatski kada se pokaziva~mi{a nalazi iznad elementa dijagrama. Ako taj obla~i} ne vidite, u izbornikuTools odaberite Options i kliknite na jaha~ Chart. Odaberite opciju ShowNames u grupi Chart Tips blizu donjeg ruba okvira za dijalog. Ako èlite dava{i obla~i}i uklju~e i vrijednosti podatkovnih to~aka, odaberite i opciju ShowValues.

SAVJET�

Dodavanje prilago|enih dijagrama galerijiChart Wizarda

Ako stalno iznova koristite odre|enu kombinaciju formata za dijagrame,najbolje je takvu kombinaciju dodati u galeriju vrsta dijagrama koju drìChart Wizard. U~init }ete to na sljede}i na~in:

1. Formatirajte va{ dijagram tako da izgleda to~no onako kako èlite, sli-jede}i upute iz ostatka ovog poglavlja.

2. Odaberite dijagram i zatim u izborniku Chart pokrenite naredbu ChartType.

3. Kliknite na karticu Custom Types.

4. Kliknite na opciju User Defined u grupi Select From.


6. U okviru za dijalog Add Custom Chart Type unesite ime zaprilago|eni dijagram i (nije obavezno) njegov opis.

7. Dvaput kliknite na OK kako biste se vratili u dijagram.

Da biste prilago|eni dijagram obrisali iz galerije Chart Wizard, odaberitedijagram, zatim Chart Type iz izbornika Chart i kliknite na jaha~ CustomTypes. Kliknite na opcijski gumb User-Defined, odaberite ime prilago|enogdijagrama koji èlite obrisati, kliknite na gumb Delete i odgovorite na upitza potvrdu.

Premje{tanje elemenata dijagrama mi{em

Jednostavnim povla~enjem mi{em moète premje{tati naslov dijagrama,naslove osi, oznake podataka i legendu. Isto tako moète narezati i izvu}ikri{ke kru`nih dijagrama. Posebno upamtite da poloàje pojedinih oznakapodataka moète premjestiti bez potrebe premje{tanja ~itave serije oznaka,kao i da, bez obzira {to Chart Wizard uvijek smje{ta legendu na jednomjesto, i nju moète povu}i na bilo koji novi poloàj, uklju~uju}i i u samusredinu dijagrama.

Da biste se vratili na po~etno postavljeni poloàj nekog elementa, moète gaodvu}i mi{em na polazno mjesto. Ako se èlite vrlo precizno vratiti na po-


rami

V.

671

lazno mjesto, najprije obri{ite element, pa ga ponovno dodajte u dijagram.Primjerice, povu~ete li mi{em legendu na sredinu dijagrama, a zatim odlu-~ite da biste je radije gledali na polaznom poloàju, jednostavno dvaput za-redom kliknite na alat Legend trake s alatima Chart. Prvi }e klik uklonitilegendu promijenjenog poloàja, a drugi }e na dijagram vratiti legendu napo~etni poloàj.

V. DIO Dijagrami

672

Premje{tanje i promjena veli~inepodru~ja iscrtavanja

Podru~je iscrtavanja je dio va{eg dijagrama koji prikazuje podatke, dok jepodru~je dijagrama ono koje okruùje podru~je iscrtavanja. Veli~inu i poloàjpodru~ja iscrtavanja moète promijeniti povla~enjem mi{em. Najprijeodaberite podru~je iscrtavanja. Excel }e oko tog podru~ja postaviti rub, a ukutovima prikazati hvataljke. Da biste promijenili veli~inu podru~ja iscrta-vanja, vucite mi{em jednu od hvataljki. Da biste promijenili poloàj togpodru~ja, vucite mi{em jedan od rubova.

Formatiranje tekstualnih elemenataOpcije formatiranja teksta opisane su u narednim odlomcima, a odnose se na:

� Naslov dijagrama

� Naslove osi

� Tekst legende

� Oznake na osima

� Oznake podataka

Neke od opcija formatiranja teksta mogu se upotrijebiti i za tekst koji senalazi u podatkovnoj tablici. Dodatne mogu}nosti formatiranja dostupne su putem tekstualnih elemenata koje izra|ujete s alatima za crtanje.

Za uklanjanje legende, osi, podatkovne tablice, mre`nih linija ili oznakapodataka ne morate upotrijebiti okvir za dijalog. Jednostavno odaberite ele-ment kojeg se èlite rije{iti, a zatim pritisnite tipku Delete. Ako se kasnije pre-domislite, u izborniku Edit odaberite naredbu Undo.

SAVJET�

Promjena pisma i bojeDa biste promijenili vrstu, stil, veli~inu ili boju nekog tekstualnog elementa,odaberite element i u izborniku Format pokrenite prvu naredbu. (Ova senaredba mijenja ovisno o odabranom elementu. Na primjer, ako ste odabralios, tada se naredba zove Format Selected Axis Title.) Zatim kliknite na jaha~Font okvira za dijalog Format, {to pokazuje slika 22-4.


rami

V.

673

OdaberiteTransparent akoispod teksta èlitei neki pozadinski uzorak.

Ako ne èlite da se veli~ina pisma mijenja s promjenomveli~ine dijagrama, poni{tite odabir ove opcije.

SLIKA 22-4.Kartica Font izgle-da i radi kao i onaza formatiranjeteksta u }elijamaradne stranice,osim {to sadrì idvije dodatne kontrole.

Da biste na brzinu formatirali bilo koji element dijagrama, po~nite s dvostrukimklikom na èljeni element. Excel }e prikazati odgovaraju}i okvir za dijalog.Umjesto toga moète odabrati element i pritisnuti kombinaciju tipki Ctrl-1 iliodabrati element i kliknuti na gumb Format [Selected Object] na traci s alati-ma Chart. Ako vam ove pre~ice nisu dovoljne, naredba opisana u ovompoglavlju kao “prva naredba izbornika Format” uvijek je i prva naredba izborni-ka pre~ica koji se prikazuje kada na objekt dijagrama kliknete desnom tipkommi{a. Primjerice, da biste formatirali os, jednostavno kliknite na nju desnomtipkom mi{a i odaberite prvu naredbu u izborniku pre~ica.

SAVJET�

Excel uobi~ajeno mijenja veli~inu teksta u dijagramu kad god promijeniteveli~inu samog dijagrama. Ako ne èlite da Excel to ~ini, poni{tite opcijuAuto Scale. Excel, isto tako, postavlja neprozirnu pozadinu va{eg teksta.Stoga je bilo koji uzorak koji se nalazi ispod teksta nevidljiv. Ako radije èli-te vidjeti uzorak ispod teksta, u padaju}em popisu Background odaberiteTransparent. U suprotnom, ostavite Automatic ili odaberite Opaque.

V. DIO Dijagrami

674

Istovremeno formatiranje cijelog teksta dijagramaDa biste promijenili pismo i boju za sav tekst dijagrama – naslove, oznakeosi, oznake podataka i legendu – odaberite podru~je dijagrama, u izbornikuFormat odaberite Selected Chart Area i kliknite na jaha~ Font. Ovo }e pro-mijeniti sve podrazumijevane tekstualne elemente – legendu i oznake osi,na primjer – ali ne}e utjecati na prilago|ene tekstualne elmente.

Formatiranje pojedinih rije~i i slovaAko jednom kliknete na blok teksta, npr. naslov dijagrama, Excel }e okonjega iscrtati rub i prikazati hvataljke. Koju god naredbu za formatiranje sa-da izveli, ona }e se odraziti na sav tekst u bloku. Da biste formatirali poje-dine dijelove bloka teksta, kao {to je samo odre|ena rije~, najprije uobi~aje-no kliknite na tekst. Zatim mi{em ozna~ite samo onaj dio teksta koji èliteformatirati. Excel }e ukloniti rub i hvataljke i ozna~iti samo one znakovekoje ste odabrali. Na kraju odaberite prvu naredbu izbornika Format.

Formatiranje pojedinih oznaka podatakaDa biste promijenili formate za odre|enu oznaku podatka, kliknite na njudva puta. Prvi }e klik odabrati sve oznake serije podataka. Drugi }e suzitiodabir samo na trenutno pokazanu oznaku. Zatim pokrenite prvu naredbuizbornika Format. (Ne klikajte prebrzo, jer }e Excel umjesto dva zasebnaklika takvu sekvencu shvatiti kao dvostruki klik, pa }e prikazati okvir zadijalog s opcijama formatiranja ~itave serije oznaka.)

Mnogi okviri za dijalog koje }ete vidjeti pri formatiranju dijagrama uklju~uju iopcije postavljene na Automatic. Odabirom takve postavke Excel }e se oslonitina vlastitu procjenu. Ako ne znate kako biste formatirali, najbolje je postavkuostaviti na Automatic.

SAVJET�

Da biste iste formate primijenili na nekoliko, ali ne sve oznake podataka,najprije izvedite promjene na jednoj oznaci kako je opisano u prethodnomodlomku. Zatim odaberite narednu oznaku koju èlite promijeniti i pritisni-te tipku F4. (Tipka F4 ponavlja zadnju izvedenu akciju.)

Izrada naslova u vi{e redakaU Chart Wizardu ne}ete mo}i izraditi naslov koji se proteè kroz dva ili vi{eredaka. Me|utim, nakon {to ste izradili dijagram, moète postoje}i naslovrastegnuti na ve}i broj redaka. Kliknite na naslov dva puta, jednom zaodabir ~itavog naslova i drugi put za postavljanje kursora u tekst naslova.Pomaknite kursor na mjesto gdje èlite prelomiti redak i pritisnite istovre-meno Shift i Enter.

Promjena zakretanja tekstaExcel uobi~ajeno prikazuje naslov dijagrama i naslov osi kategorija vodo-ravno, naslov osi vrijednosti okomito, a oznake osi kategorija okrenuteprema gore. Da biste promijenili bilo koju od ovih osnovno postavljenihusmjerenja, po~nite s odabirom elementa koji èlite promijeniti. Zatimodaberite prvu naredbu izbornika Format kako biste prikazali okvir za dija-log Format Chart Title. Kliknite na jaha~ Alignment kako biste do{li do kar-tice prikazane na slici 22-5.


rami

V.

675

Kliknite ovdje kako bistetekst postavili okomito.

Ovi padaju}i popisiporavnavaju tekstnaslova u vi{eredaka.

Da biste tekst nakrivili, kliknitena ovaj polukrug...

...ili unesite kut izme|u -90 i 90stupnjeva.

SLIKA 22-5.Upotrijebite karticuAlignment za promjenuosnovnih postavkiusmjerenja teksta.

Promjena usmjerenja odre|enih oznaka podatakaU mogu}nosti ste promijeniti usmjerenje ~itave serije oznaka podataka ilisamo pojedinih oznaka. Da biste promijenili usmjerenje pojedine oznake,kliknite dva puta na nju, a zatim u izborniku Format odaberite prvunaredbu.

Premje{tanje oznaka podatakaU mnogim vrstama dijagrama mo}i }ete promijeniti poloàj oznaka podata-ka u odnosu na njihove markere. Kada odaberete oznaku podataka na je-dnom od tih dijagrama, kartica Alignment okvira za dijalog Format u tomslu~aju uklju~uje, osim kontrola sa slike 22-5 na prethodnoj stranici, i po-dru~je Label Position. Upotrijebite padaju}e popise iz tog podru~ja kako bi-ste zadali nove poloàje za va{e oznake podataka. Opcije koje }e se pojavitiu popisu ovise o vrsti dijagrama. Primjerice, za stup~ane dijagrame moètepostaviti va{e oznake iznad stupca, na dno stupca ili lijevo, odnosno desnood vrha stupca.

Promjena poravnanja naslova u vi{e redakaPadaju}i popisi Text Alignment na lijevoj strani okvira za dijalog prikaza-nog na slici 22-5 na prethodnoj stranici imaju smisla jedino ako je odabrantekst koji se proteè u vi{e redaka – dvore~ani naslov dijagrama ili sli~no.Excel standardno centrira tekst koji se proteè kroz vi{e redaka, ali u mo-gu}nosti ste primijeniti i druk~ije postavke.

Promjena broj~anog formata koji koriste to~ke i oznake podatakaExcel standardno koristi iste formate za oznake na osima i oznake podatakakao i one koje koriste pridruèni podaci u radnoj stranici. Ako, primjerice,izra|ujete dijagram za stupac }elija formatiranim kao valuta (Currency),oznake podataka za tu seriju koristit }e isti format. (Ako sve }elije serije nekoriste isti format, Excel }e uzeti format prve }elije serije.) Oznake na osimai oznake podataka promijenit }ete upotrebom bilo kojeg drugog ugra|enogili vlastitog broj~anog formata. Odaberite oznake koje èlite formatirati.Zatim pokrenite prvu naredbu izbornika Format kako biste prikazali okvirza dijalog Format Axis. Kliknite na jaha~ Number, {to pokazuje slika 22-6.

Kada u popisu Category odaberete èljeni format, Excel }e automatski po-ni{titi odabir opcije Linked To Source. Da biste vratili formate pridruène}elijama radne stranice, jednostavno ponovno odaberite navedenu opciju.

V. DIO Dijagrami

676

Formatiranje rubova i pozadine podru~ja s tekstomPostupci za formatiranje rubova i pozadine teksta jednaki su onima koji sekoriste za ve}a pozadinska podru~ja va{eg dijagrama. Informacije o tim po-stupcima potraìte u odjeljku “Formatiranje pozadinskih podru~ja” na 701. stranici.

Formatiranje i promjena mjerila osi dijagrama

Excel vam daje mogu}nost kontrole formata, poloàja i mjerila osi va{egdijagrama. Mo}i }ete zadati stil linije, boju i teìnu svake od osi, kao i pri-sutnost to~aka i oznaka osi. Excelovo osnovno postavljeno mjerilo moètepostaviti i sami, kao i poloàj sjeci{ta vodoravnih i okomitih osi.

Zadavanje stila linije, boje i teìneDa biste promijenili stil linije, boju ili teìnu osi, odaberite je i pokreniteprvu naredbu izbornika Format. Zatim kliknite na jaha~ Patterns okvira zadijalog Format Axis, pokazan na slici 22-7 na sljede}oj stranici.


rami

V.

677

SLIKA 22-6.Odaberite broj~aniformat iz popisaCategory ilipotvrdite opcijuLinked To Sourcekako biste primije-nili isti format kojiimaju i }elije u rad-noj stranici.

U mogu}nosti ste izraditi vlastite formate za promjenu mjerila, tako da npr.1000000 bude prikazan kao 1000. Vi{e informacija potraìte u odjeljku“Formatiranje brojeva i teksta” na 163. stranici.

SAVJET�

Osnovno postavljena os je tanka puna crna linija, ali vam Excel nudi osamrazli~itih stilova linija i ~etiri teìne. Uo~ite da se oznake osi crtaju istimstilom kao i same osi, pa ako za os odaberete debelu crvenu liniju, takve }ebiti i to~ke na osima (osim ako te to~ke u potpunosti ne uklonite).

Zadavanje poloàja to~aka na osima i oznaka osiTo~ke na osima su ustvari kratke linije koje presijecaju ili diraju osi na je-dnakim intervalima. Poput linija koje ozna~avaju centimetre i milimetre naravnalu, ove vam to~ke pomaù u definiranju mjerila osi. To~ke na osimadijele se na dvije grupe: glavne i pomo}ne. Pomo}ne se to~ke koriste za pot-podjele izme|u glavnih to~aka.

Oznake tih to~aka identificiraju njihove poloàje na osima. Primjerice, naslici 22-8, oznake to~aka na osi vrijednosti su brojke (valutne vrijednosti) nalijevoj strani dijagrama. Oznake osi kategorija su Quarter 1, Quarter 2 itd.

Osnovnim postavkama Excel prikazuje glavne to~ke na osima izvan osi i neprikazuje pomo}ne to~ke. Oznake na osima postavljaju se uz same glavneto~ke, susjedno osi.

V. DIO Dijagrami

678

SLIKA 22-7.Promijenitepostavke osi nakartici Patternsokvira za dijalogFormat Axis.

Odaberite stil linije, boju i teìnu.

Zadajte poloàje glavnih ipomo}nih to~aka.

Zadajte poloàj oznakana osima.

Da biste promijenili poloàj ovih elemenata, odaberite odgovaraju}u os, po-krenite prvu naredbu izbornika Format i kliknite na jaha~ Patterns okviraza dijalog Format Axis, {to pokazuje slika 22-7.

Ovakva }ete premje{tanja vjerojatno uvijek izvesti kada vam se vodoravna iokomita os ne sijeku u donjem lijevom kutu dijagrama. Primjerice, na slici22-8, uklju~ivanje bi negativnih vrijednosti uzrokovalo da os kategorija sije-~e os vrijednosti iznad dna dijagrama. Ako oznake osi ostanu na trenutnompoloàju, uz osi, tada bi se nalazile usred podru~ja iscrtavanja. Stoga smo uodjeljku Tick Mark Labels kartice Patterns okvira za dijalog Format Axisodabrali opciju Low.

Ru~na promjena mjerila osiExcel obi~no postavlja zadovoljavaju}a mjerila za va{e osi, ali vi ih nemorate prihvatiti. U mogu}nosti ste zadati va{e vlastite najve}e i najmanjevrijednosti, promijeniti poloàj glavnih i pomo}nih to~aka na osima (kao imre`nih linija koje izviru iz tih to~aka), te primijeniti obi~no ili logaritam-sko mjerilo.


rami

V.

679

SLIKA 22-8.Odabrali smo Lowza oznake osikategorije, kakobismo ih postaviliizvan podru~jaiscrtavanja.

High-low linije

Oznake na osima

Ru~na promjena mjerila osi vrijednostiDa biste sami promijenili mjerilo osi vrijednosti, odaberite os, pokreniteprvu naredbu izbornika Format i zatim kliknite na karticu Scale okvira zadijalog Format Axis, rezultat ~ega pokazuje slika 22-9.

V. DIO Dijagrami

680

SLIKA 22-9.Karticu Scaleupotrijebite zaru~nu promjenumjerila osi vrije-dnosti.

Unesite vrijednosti u polja kako bistepromijenili osnovne postavke.

Odaberite opciju Autokako biste vratiliosnovne postavke.

Odre|ivanje najmanje i najve}e vrijednosti

Kada su sve vrijednosti va{eg grafikona pozitivne, Excelova podrazumije-vana os vrijednosti obi~no po~inje s 0 i zavr{ava s najve}om vrijednostidijagrama (ili ne{to ve}om). Ako su vrijednosti dijagrama negativne, mjeri-lo obi~no po~inje s najmanjom vrijednosti (ili ne{to manjom) a zavr{ava s 0.Ako dijagram sadrì i pozitivne i negativne vrijednosti, os }e zapo~eti s naj-manjom vrijednosti (ili ne{to manjom) a zavr{iti s najve}om (ili ne{tove}om).

U dijagramu koji sadrì samo pozitivne vrijednosti, promjenom po~etnevrijednosti mjerila iz 0 u broj koji je pribliàn najmanjoj vrijednosti dijagra-ma moète pove}ati podru~je iscrtavanja. Ako dijagram sadrì samo nega-tivne vrijednosti, podru~je iscrtavanja moète pove}ati sli~nom izmjenom,ali upotrebom najve}e vrijednosti. Po~etnu ili zavr{nu vrijednost osi izmi-jenit }ete upisom odgovaraju}eg iznosa u okvire s tekstom Minimum iMaximum na kartici Scale.

Nakon {to izmijenite parametar Minimum ili Maximum, Excel }e uklonitioznaku kraj opcije Auto. Osnovno postavljene vrijednosti tih parametaramoète povratiti tako da je ponovo odaberete.

Promjena poloàja re{etke i oznaka na osima

Iznosi upisani u poljima Major Unit i Minor Unit smje{tenim na kartici Sca-le odre|uju poloàj glavnih i pomo}nih oznaka na osima. Excel inicijalnoprikazuje glavne oznake, ali ne i pomo}ne. Vrijednosti parametara MajorUnit i Minor Unit odre|uju i poloàj glavnih i pomo}nih linija re{etke. Naprimjer, ako èlite pove}ati razmak izme|u linija re{etke, upisom novihiznosa u polja Major Unit i Minor Unit pove}ajte vrijednost jednog ili obaparametra.

Promjena sjeci{ta s osi kategorija

Os kategorija obi~no presijeca os vrijednosti u to~ki 0. Ako poloàj sjeci{taosi èlite promijeniti, u polje Category (X) Axis Crosses At, koje se nalazi nakartici Scale, upi{ite iznos razli~it od 0. Excel }e pri tome ukloniti oznakupored opcije Auto. Uobi~ajeni poloàj sjeci{ta moète vratiti tako da jeponovo ozna~ite.

Poloàj sjeci{ta osi moète promijeniti i tako da ozna~ite opciju Category (X)Axis Crosses At Maximum Value. Excel }e u tom slu~aju os kategorija nacr-tati na gornjem kraju osi vrijednosti (osim ako niste ozna~ili opciju ValuesIn Reverse Order).

Upotreba logaritamskog mjerila

U logaritamskom mjerilu svi brojevi koji su potencija broja 10 imaju jednakme|usobni razmak. Na primjer, u logaritamskom mjerilu koje prikazuje vri-jednosti od 1 do 10.000, brojevi 1, 10, 100, 1000 i 10000 raspore|eni su najednakim me|usobnim udaljenostima. Znanstvene i ostale vrste tehni~kihdijagrama ~esto koriste logaritamsko mjerilo.

Ako èlite upotrijebiti logaritamsko mjerilo, u kartici Scale okvira za dijalogFormat Axis odaberite opciju Logarithmic Scale. Ako èlite vratiti linearnomjerilo, uklonite oznaku pored te opcije.

U logaritamskom je mjerilu najmanja vrijednost obi~no 1. Negativne vrije-dnosti i vrijednost 0 ne mogu biti prikazani. Ako logaritamsko mjerilo pri-mijenite u dijagramu koji sadrì negativne vrijednosti ili vrijednost 0, Excel}e prikazati poruku o gre{ci i ukloniti te vrijednosti iz dijagrama. Da bisteih vratili, jednostavno ponovo odaberite linearno mjerilo.

Promjena usmjerenja osi vrijednosti

Os vrijednosti moète okrenuti naopako tako da su najve}e vrijednosti pri-kazane na dnu dijagrama, a najmanje pri vrhu. Ova je opcija korisna uslu~ajevima kada su sve vrijednosti u va{em dijagramu negativne, a vasprvenstveno zanimaju apsolutne vrijednosti to~aka. Orijentaciju osi promi-jenit }ete tako da u kartici Scale odaberete opciju Values In Reverse Order.


rami

V.

681

Promjena nevremenskih mjerila osi kategorijaDa biste ru~no postavili nevremensko mjerilo osi kategorija, odaberite os,pokrenite prvu naredbu izbornika Format i zatim kliknite na karticu Scaleokvira za dijalog Format Axis, ~ime }ete prikazati okvir za dijalog sa slike22-10.

V. DIO Dijagrami

682

SLIKA 22-10.Kartica Scaleomogu}ava ipromjenu nevre-menskih mjerila osikategorija.

Da biste pomaknulito~ku sjeci{ta s osivrijednosti, unesite vri-jednost te to~ke.

Ova polja mijenjajurazmak izme|u oznakai to~aka na osima.

Promjena sjeci{ta s osi vrijednosti

Os vrijednosti obi~no presijeca os kategorija lijevo od markera prvepodatkovne to~ke. Ako poloàj sjeci{ta osi èlite promijeniti, u polje Value(Y) Axis Crosses At Category Number, koje se nalazi na kartici Scale okviraza dijalog Format Axis, upi{ite iznos razli~it od 1. Excel }e pri tome uklonitioznaku pored opcije Auto. Normalni poloàj sjeci{ta moète povratiti takoda ponovno promijenite vrijednost na 1.

Poloàj sjeci{ta osi moète promijeniti i tako da odaberete opciju Value (Y)Axis Crosses At Maximum Category. Excel }e u tom slu~aju os vrijednostinacrtati na desnom kraju osi kategorija (osim ako niste ozna~ili opcijuCategories In Reverse Order).

Promjena intervala izme|u oznaka osi kategorija

Excel ~esto ispisuje oznake kategorija za svaku pojedinu grupu podataka(ili za svaku podatkovnu to~ku u dijagramima s jednom serijom). Ako usvakoj od serija imate velik broj podatkovnih to~aka, taj }e na~in ozna~ava-nja oteàti ~itanje oznaka. Ako zadate vodoravno poravnanje (pogledajte“Promjena zakretanja teksta” na 675. stranici) Excel }e automatski ukloniti

odre|en broj oznaka kako ne bi do{lo do preklapanja. Ako niste zadovoljnionime {to je Excel u~inio, broj oznaka uz os kategorija moète smanjiti takoda u polje Number Of Categories Between Tick-Mark Labels, smje{teno nakartici Scale okvira za dijalog Format Axes, upi{ete broj ve}i od 1. Na pri-mjer, ako upi{ete broj 2, Excel }e ispisati oznaku za svaku drugu kategorijupodataka, ako upi{ete 3 Excel }e ispisati oznaku za svaku tre}u kategorijupodataka itd.

Promjena intervala izme|u oznaka na osima i linija re{etkeVrijednosti navedene u polju Number Of Categories Between Tick Marks(broj kategorija izme|u oznaka na osima) odre|uje razmje{taj glavnih ozna-ka na osi kategorija. Excel podrazumijevano iscrtava glavnu oznaku za sva-ki naziv kategorije, ali upisom broja ve}eg od 1 u navedeno polje, moètesmanjiti njihov broj.Prisutnost ili odsutnost oznaka na osi kategorija nema zna~ajan utjecaj naizgled va{eg dijagrama. Me|utim, glavne linije re{etke su produètak glav-nih oznaka na osima, pa stoga njihovu gusto}u moète pode{avati promje-nom intervala izme|u glavnih oznaka na osima.Excel iscrtava pomo}ne linije re{etke na polovini razmaka izme|u glavnihlinija, pa stoga interval njihovog pojavljivanja ne moète neovisnopode{avati.

Promjena poloàja prve podatkovne to~keOpcija Value (Y) Axis Crosses Between Categories odre|uje mjesto iscrtava-nja prve to~ke iz svih serija u odnosu na os vrijednosti. Za vrp~aste i stup-~aste dijagrame ova je opcija automatski uklju~ena, a za plo{ne i linijske di-jagrame nije. Kao rezultat toga, Excel vrp~aste i stup~aste dijagrame iscrtavas ne{to prostora izme|u osi vrijednosti i prvog markera, a linijske i plo{nedijagrame s prvim markerima na samoj osi vrijednosti.

Promjena redoslijeda ispisa kategorijaRedoslijed ispisa kategorija moète obrnuti tako da se prva kategorija nalazina desnom kraju osi, a posljednja na lijevom. Ova je opcija prikladna u slu-~ajevima kada èlite naglasiti posljednju kategoriju. Redoslijed ispisa kate-gorija obrnut }ete odabirom opcije Categories In Reverse Order na karticiScale.

Promjena vremenskih mjerila osi kategorijaKao {to je spomenuto u 21. poglavlju, Excel druk~ije radi s osima kategorijakoje uklju~uju vremenske podatke (datume). Na takvim osima Excel stvararazmake me|u to~kama na jednakim vremenskim intervalima, ~ime se


rami

V.

683

uzrokuju diskontinuiteti ili interpolacije za vrijednosti koje nemaju pridru-èn odgovaraju}i datum. Na vremenskim osima iscrtavanje dnevnih vrijed-nosti dionica, primjerice, uzrokovat }e praznine za dane vikenda i praznika.

Opcije promjene vremenskih mjerila razlikuju se od onih za obi~ne osi kate-gorija. Da biste pogledali ove opcije, odaberite vremensku os, pokreniteprvu naredbu izbornika Format i kliknite na jaha~ Scale okvira za dijalogFormat Axis, rezultat ~ega pokazuje slika 22-11.

V. DIO Dijagrami

684

SLIKA 22-11.Za vremenske osiupotrijebite opcijepromjene mjerilana kartici Scale.

Promijenite ove vrijednosti kakobiste prikazali samo dio svojihpodataka.

Pove}ajte vrijednost polja BaseUnit kako biste konsolidiralipodatke dijagrama.

Promijenite ove vrijednosti kakobiste mijenjali razmak me|uoznakama osi i linijama re{etke.

Promjena najve}e i najmanje vrijednosti

Excel obi~no najraniju datumsku vrijednost postavlja za to~ku najmanje vri-jednosti, a zadnji datum za to~ku najve}e vrijednosti. Zadavanjem drugihvrijednosti ovih parametara mo}i }ete prikazati samo dio va{ih podataka iliuzrokovati prikaz praznih podru~ja na po~etku i kraju dijagrama.

Primjerice, ako va{ dijagram iscrtava mjese~ne informacije od sije~nja doprosinca 1999, tre}e }ete tromjese~je prikazati ako najmanju vrijednost po-stavite na 01.07.1999, a najve}u na 01.09.1997. Isto tako, ako èlite prikazatikako za 2000. jo{ ne postoje podaci, postavite najve}u vrijednost na01.12.1998. Excel }e zatim saèti postoje}e podatke na lijevu stranu dijagra-ma, dok }e na desnoj ostati prazan prostor.

Promjena glavnih i pomo}nih jedinica

Postavka Major Unit odre|uje razmak me|u glavnim oznakama osi i glav-nih linija re{etke. Da biste oznake i linije re{etke ra{irili, pove}ajte vrijednostu polju Major Unit odabirom broja u lijevom i vremenske jedinice u desnompolju. Uo~ite, me|utim, da vrijednost postavljena u polju Major Unit nemoè biti manja od vrijednosti polja Base Unit.

Postavka Minor Unit odre|uje razmak izme|u pomo}nih oznaka osi i po-mo}nih linija re{etke. Interval moète pove}ati ili smanjiti zadavanjemdruk~ije vrijednosti u polja Minor Unit. Uo~ite kako vrijednost polja MinorUnit mora biti manja od vrijednosti Major Unit.

Promjena osnovne jedinice

Postavka Base Unit odre|uje “zrnatost” va{eg vremenskog dijagrama. Ako,primjerice, dijagram iscrtava mjese~ne podatke, a vrijednost polja Base Unitpromijenite u Day(s), dobit }ete gotovo ~itav mjesec {irok prazan prostorizme|u svake dvije to~ke. U drugom smjeru, pove}anjem vrijednosti BaseUnit, moète sti}i do grubo konsolidiranog dijagrama (pogledajte slike 22-12 i 22-13 na sljede}oj stranici).


rami

V.

685

SLIKA 22-12.U ovom vremen-skom dijagramu,Base Unit (osnov-na podjela) jeDay(s) (dani), aMajor Unit je 14dana. Dodali smosive crtkane linijekoje ozna~avajudvotjedne inter-vale.

Konsolidacija je gruba, jer Excel ne izvodi nikakvu analizu podataka, ve}jednostavno iscrtava sve to~ke svih mjeseci na jednom mjestu – jednu iznad

druge. Stoga na slici 22-13 moète vidjeti najvi{e i najniè to~ke za svakimjesec, ali superponirane dnevne vrijednosti onemogu}avaju pregled po-~etnih i zavr{nih cijena dionica.

V. DIO Dijagrami

686

SLIKA 22-13.Promijenili smoosnovnu podjelusa slike 22-12 izDay(s) u Month(s).Sada odmah mo-èmo vidjeti naj-vi{u i najniù vri-jednost dionica zasvaki mjesec, aline moèmo re}ikojom je vrijed-no{}u mjesecpo~eo, a kojomzavr{io.

Postavljanje sjeci{ta osi vrijednosti i promjena redoslijeda iscrtavanja

Preostale opcije okvira za dijalog Scale za vremenske osi kategorija mogu seusporediti s onima za osi vrijednosti, {to je obja{njeno na 680. stranici. Oveopcije moète upotrijebiti za promjenu redoslijeda iscrtavanja podataka,kao i zadavanje sjeci{ta osi kategorije i osi vrijednosti.

Promjena mjerila osi serijaOs serija se pojavljuje samo u nekim trodimenzionalnim plo{nim, stup~a-stim i linijskim dijagramima, poput onog prikazanog na slici 22-14. Kada jesvaka serija smje{tena na zasebnu ravninu, Excel iscrtava dvije osi na po-dno`ju dijagrama, a tre}u uspravnu. Jedna od osi na podno`ju dijagramapostaje os kategorija (x-os), a druga os serija (y-os).

Mjerilo osi serija moète izmijeniti tako da je ozna~ite i upotrijebite prvunaredbu izbornika Format, a zatim kliknete na jaha~ Scale okvira za dijalogFormat Axis. Na raspolaganju vam je samo nekoliko opcija, {to pokazujeslika 22-15 na sljede}oj stranici.

Os kategorija (x) Os serija (y)


rami

V.

687

SLIKA 22-14.Ovaj trodimenzion-alni plo{ni dija-gram ima sve triosi (vrijednosti,kategorije i serije).

SLIKA 22-15.Kartica Scaleomogu}ava ipromjenu mjerilaosi serija. Upotrijebite ova polja za prom-

jenu razmaka oznaka na osima i re{etke.

Upotrijebite ovu opciju za promjenu redoslijeda.

Os vrijednosti (z)

Ako èlite pove}ati razmak izme|u oznaka serija, u polje Number Of SeriesBeween Tick-Mark Labels (broj serija izme|u labela osi) upi{ite broj ve}i od1. Ako pak èlite pove}ati razmak izme|u oznaka na osima (i linija re{etkeako su vidljive), vrijednost ve}u od 1 upi{ite u polje Number Of SeriesBetween Tick-Marks (broj serija izme|u oznaka na osima). Redoslijed iscr-tavanja serija moète izmijeniti odabirom opcije Series In Reverse Order(serije u obrnutom redoslijedu). Ova posljednja opcija moè biti korisna akoto~ke va{e prve serije zaklanjaju to~ke neke od sljede}ih serija. Taj problemmoète rije{iti i zakretanjem dijagrama.

Prikaz i formatiranje re{etkeRe{etka je sastavljena od vodoravnih i okomitih linija koje pomaù priodre|ivanju poloàja markera podataka u odnosu na osi dijagrama. Slika22-3 na 670. stranici i 22-8 na 679. stranici prikazuju dijagram s vodoravnimlinijama re{etke. Slike 22-12 i 22-13 na 686. stranici pokazuju okomite linijere{etke. Da biste dijagramu dodali re{etku, u izborniku Chart odaberiteChart Options, a zatim kliknite na jaha~ Gridlines okvira za dijalog ChartOptions. Glavne linije re{etke izviru iz glavnih oznaka na osima, dok po-mo}ne linije izviru iz pomo}nih oznaka. Poloàj obje vrste oznaka moètepromijeniti na dva na~ina (samim tim mijenjat }ete i broj prikazanih linijare{etke):

� Odaberite osi ~ije linije re{etke èlite promijeniti, a zatim pokreniteprvu naredbu izbornika Format.

� Odaberite jednu od linija re{etke koju èlite promijeniti i zatim pokre-nite prvu naredbu izbornika Format.

Nakon pokretanja naredbe, kliknite na karticu Scale i promijenite vrijednos-ti u poljima Major Unit i Minor Unit.

Da biste promijenili stil linije, teìnu ili boju skupine linija re{etke, odaberi-te jednu od linija koju èlite formatirati, pokrenite prvu naredbu izbornikaFormat i zatim kliknite na jaha~ Patterns okvira za dijalog FormatGridlines, {to pokazuje slika 22-16.

V. DIO Dijagrami

688

VIDI IDodatne informaci-je o zakretanju dija-grama moèteprona}i u odlomku“Promjena kutazakretanja” na 708.str.

?

Formatiranje serija podataka i markeraExcel pruà niz mogu}nosti formatiranja prikaza serija podataka, kao i poje-dinih markera unutar serija. Mnoge od ovih opcija primjenjive su na svevrste dijagrama, dok su neke primjenjive na odre|ene vrste dijagrama.Pogledat }emo najprije op}enito primjenjive opcije formatiranja, a nakontoga }emo prije}i na one koje je mogu}e primijeniti samo na odre|ene vrstedijagrama.


rami

V.

689

SLIKA 22-16.Odaberite stil linijare{etke, njihovuboju i teìnu izpadaju}ih popisakartice Patterns.

Pridruìvanje serije drugoj osi vrijednostiDruga os vrijednosti omogu}ava iscrtavanje serija koje se vrijednostimanalaze u sasvim razli~itim redovima veli~ina. Druga os, obi~no smje{tenana desnoj strani dijagrama, moè imati posve druk~ije mjerilo u odnosu naprvu. Drugoj osi moète pridruìti proizvoljno mnogo serija podataka.

Mnoge opcije formatiranja mogu se primijeniti na markere podataka ili na~itave serije takvih markera. Da biste odabrali jedan marker, najprije odaberitecijelu seriju. Zatim kliknite i drugi put na marker koji èlite formatirati. AkoExcel ne moè primijeniti format na samo jedan marker, primijenit }e ga na~itavu seriju. U tom slu~aju moète poni{titi navedenu akciju odabiromnaredbe Undo u izborniku Edit.

SAVJET�

Da biste prebacili seriju s prve na drugu os (usput je stvaraju}i, ako ista ve}ne postoji), ili premjestili seriju s druge osi natrag na prvu, odaberite seriju ipokrenite prvu naredbu izbornika Format. Zatim kliknite na jaha~ Axisokvira za dijalog Format Data Series, kojeg pokazuje slika 22-17.

V. DIO Dijagrami

690

SLIKA 22-17.Odaberite opcijuna kartici Axis kakobiste seriji promije-nili pridruènu os.

Nakon odabira opcija, Excel }e prikazati primjer novoure|enog dijagrama.

Upotreba dvije ili vi{e vrsta dijagrama u istom dijagramuNeki dijagrami najbolje izgledaju kad se jedna serija podataka iscrtavastup~ano, a druga linijski ili plo{no. Excel vam omogu}ava izradu mnogihtakvih “kompozitnih” dijagrama. Jednostavno odaberite seriju koju èliteprebaciti u drugu vrstu dijagrama. Zatim u izborniku Chart odaberite ChartType i iz galerije odaberite èljenu vrstu dijagrama.

Neke kombinacije nisu mogu}e. Primjerice, ne}ete mo}i mije{ati dvodimen-zionalne i trodimenzionalne dijagrame. Ako poku{ate izvesti takve kombi-nacije, Excel }e prikazati poruku o gre{ci.

Ako kombinirate vrp~asti dijagram s bilo kojim okomito usmjerenim dija-gramom, Excel }e novu os stvoriti na vrhu dijagrama. Tada }ete imati osvrijednosti i os kategorije za va{e vrpce, kao i jo{ jednu os vrijednosti i oskategorije za okomite markere. Formatiranje sekundarnih osi izvest }etekao i formatiranje primarne.

Promjena redoslijeda serijaExcel uobi~ajeno iscrtava serije slijede}i redoslijed stupaca ili redaka poda-taka u radnoj stranici, ali taj redoslijed moète promijeniti. Da biste to u~ini-li, odaberite bilo koju seriju podataka, pokrenite prvu naredbu izbornikaFormat i kliknite na jaha~ Series Order okvira za dijalog Format Data Serieskoji pokazuje slika 22-18.


rami

V.

691

SLIKA 22-18.Da biste promijeniliredoslijed serija,upotrijebite karticuSeries Order kakobiste odabralièljenu seriju, azatim kliknite nagumb Move Up iliMove Down(pomaknagore/unaprijed,pomaknadolje/unazad).

Promjena redoslijeda serija jedan je od na~ina prikaza djelomi~no prekrive-nih serija u trodimenzionalnim dijagramima. U gore prikazanom dijagra-mu, primjerice, mogli bismo prvu podatkovnu to~ku druge serije u~initipreglednijom odabirom elementa Product B i klikom na Move Up. îtljivosttrodimenzionalnih dijagrama moète pobolj{ati i promjenom kuta pregleda.Pogledajte “Promjena kuta pregleda trodimenzionalnih dijagrama” na 706. str.

Isctravanje po stupcima i recimaKao {to je spomenuto u 21. poglavlju, Excel obi~no dobro pretpostavlja tre-ba li podatke iscrtavati po stupcima ili po recima. Me|utim, prebacivanjemoète jednostavno obaviti i sami, klikom na gumbe By Row (po recima) iliBy Column (po stupcima) na traci s alatima Chart. Ove gumbe moète upo-trijebiti za brzi prijelaz iz jednog u drugi na~in prikaza. Ako ne èlite kori-stiti traku s alatima, odaberite u izborniku Chart naredbu Source Data, klik-nite na jaha~ Data Range i na istoimenoj kartici odaberite jednu od opcijaSeries In Rows ili Series In Columns.

Promjena boja, uzoraka, popune i rubova markeraDa biste promijenili boju, uzorak, popunu ili rub markera ili skupa mar-kera, odaberite seriju markera, pokrenite prvu naredbu izbornika Format ikliknite na jaha~ Patterns okvira za dijalog Format. Mogu}nosti koje vam senude jednake su onima za formatiranje pozadinskih podru~ja va{eg dija-grama. Detalje potraìte u dijelu “Formatiranje pozadinskih podru~ja” na 701.stranici.

V. DIO Dijagrami

692

Opcija Invert If NegativeU okviru za dijalog Patterns za mnoge }ete vrste serija podataka prona}i i opciju Invert If Negative. Ako za seriju podataka odaberete ovu opciju,Excel }e negativne markere u seriji prikazati komplementarnom bojom.Slika 22-19 pokazuje stup~ani dijagram s dvije serije podataka u kojem suza obje serije odabrane opcije Invert If Negative. Naàlost, iako je kontrastizme|u boja pozitivnih i negativnih vrijednosti dobro vidljiv, obje serijeimaju istu boju negativnih vrijednosti pa postoji mogu}nost njihove za-mjene pri pregledu.

SLIKA 22-19.Upotrijebili smoopciju Invert IfNegative kakobismo markere ne-gativnih vrijednostiprikazali kontrast-nom bojom.Naàlost, objeserije koriste istuboju (bijelu).

U mogu}nosti ste izraditi takve stup~ane i plo{ne dijagrame u kojima su mark-eri zamijenjeni slikama. Informacije potraìte u “Formatiranje pozadinskihpodru~ja” na 701. str.

SAVJET�

Opcija Vary Colors By Point (Slice)Dijagrami koji iscrtavaju jednu seriju podataka mogu i ne moraju upotrije-biti razli~ite boje za svaku to~ku serije. Osnovne postavke Excela mijenjajuboju po to~kama (odsje~cima) u kru`nim dijagramima, ali ne i vrp~astim istup~anim dijagramima. Upotrebom opcije Vary Colors By Point (Slice) mo-`ete zaobi}i osnovne postavke. Da biste to u~inili, odaberite seriju podataka,pokrenite prvu naredbu izbornika Format i zatim kliknite na jaha~ Optionsokvira za dijalog Format Data Series.

Prilagodba razmaka markera u dvodimenzion-alnim stup~anim i vrp~astim dijagramimaDa biste prilagodili razmak me|u markerima u dvodimenzionalnim stup~a-nim i vrp~astim dijagramima, odaberite seriju (mo`e biti bilo koja), pokren-ite prvu naredbu izbornika Format i zatim kliknite na jaha~ Options okviraza dijalog Format Data Series, {to pokazuje slika 22-20 na sljede}oj stranici.Opcija Overlap kontrolira razmje{taj markera unutar grupe, a opcija GapWidth odre|uje razmak me|u grupama. Osnovna postavka za vrstu dija-grama prikazanu na slici 22-20 je 0-postotno preklapanje i 150-postotni raz-mak me|u grupama. Kao rezultat, Excel prikazuje markere unutar grupejedan do drugoga bez preklapanja i bez razmaka me|u njima, a razmakme|u grupama jedan i po puta je {iri od {irine pojedinog markera.


rami

V.

693

SLIKA 22-20.Upotrijebite karticuOptions za pri-lagodbu razmakame|u markerima.

Unesite vrijednostGap Width izme|u 0i 500 kako bistepromijenili razmakme|u grupama.

Unesite vrijednost preklapanja (Overlap) izme|u -100 i100 kako biste promijenili razmak izme|u serija.

Uo~ite ako zadate 100-postotno preklapanje da }e Excel prikazati sve mar-kere unutar dane grupe jedan nad drugim, ali ih ne}e posloìti. Me|utim,kada odaberete usloèni vrp~asti ili stup~ani dijagram, osnovna je postavkapreklapanja 100. Unosom broja manjeg od 100 moète izraditi stup~asti ilivrp~asti dijagram koji je i usloèn i razmaknut.

Da biste promijenili razmak me|u grupama, unesite u polje Gap Width vri-jednost izme|u 0 i 100. [to manji razmak, to {ire vrpce i stupci. Zadava-njem razmaka 0, izradit }ete dijagram u kojem su svi markeri posloènijedan do drugoga, bez razmaka.

Prilagodba razmaka markera u trodimenzionalnim dijagramimaU trodimenzionalnim dijagramima koji koriste osi serija, razmak markerakontroliraju tri parametra: dubina i {irina razmaka zadaju relativni razmakizme|u markera na osi serija i kategorija, a dubina dijagrama zadaje rela-tivnu duìnu osi serija. Smanjivanje dubine ili {irine pribliàva markere,dok njihovo pove}anje me|usobno udaljuje markere. Pove}anje dubinedijagrama stvara dijagram za koji se ~ini da ulazi dublje u stranicu, doksmanjivanje te dubine ~ini dijagram pli}im.

Da biste promijenili jedan od ovih parametara, odaberite bilo koju seriju,pokrenite prvu naredbu izbornika Format i kliknite na jaha~ Options okviraza dijalog Format Data Series, pokazanog na slici 22-21.

Nakon nekog }ete vremena shvatiti da je dobivanje dobrog izgleda trodi-menzionalnog dijagrama stvar uravnoteènosti. Pove}anje dubine dijagra-ma moè dati ja~i 3-D osje}aj, ali }e i pogor{ati prikaz osi vrijednosti. Akovam va{a isprobavanja ne daju dobre rezultate, poku{ajte s polaznim vri-jednostima za {irinu i dubinu razmaka od 150, a za dubinu dijagrama 100.

V. DIO Dijagrami

694

VIDI IVi{e informacija opromjeni prikazatrodimenzionalnihdijagrama njihovomrotacijom ilipomakom, potra-ìte u odjeljku“Promjena kutapregleda trodimen-zionalnih dijagra-ma” na 706. str.

?

Prema osnovnim postavkama Excel stvara legendu za dijagrame s osima seri-ja. Legenda zna~ajno umanjuje prostor za iscrtavanje dijagrama. Ako vam nijepotrebna, obri{ite je.

SAVJET�

Dodavanje linija serija u usloènimstup~anim i vrp~astim dijagramimaLinije serija spajaju markere usloènih stup~anih i vrp~astih dijagrama. Tevam linije mogu pomo}i u pra}enju iznosa markera koji ne polaze od osikategorija. Da biste dodali linije serija, kliknite na bilo koju seriju usloènogstup~anog ili vrp~astog dijagrama, pokrenite prvu naredbu izbornikaFormat, kliknite na karticu Options okvira za dijalog Format Data Series iodaberite opciju Series Lines. Uo~ite kako Excel crta linije serija za svakuseriju dijagrama, a ne samo onu koju ste odabrali.

Promjena oblika markera u trodimenzional-nim stup~anim i vrp~astim dijagramimaU nekim trodimenzionalnim stup~anim i vrp~astim dijagramima moètepromijeniti oblik markera pojedinih serija biraju}i izme|u kvadara, cilinda-ra, konusa i piramida. Da biste to u~inili, odaberite serije pojedinih markerakoje èlite promijeniti, pokrenite prvu naredbu izbornika Format i kliknitena karticu Shape okvira za dijalog Format Data Series, {to pokazuje slika22-22 na sljede}oj stranici.


rami

V.

695

SLIKA 22-21.Excel pruà trenut-ni prikaz primjerapri promjeni bilokojeg od para-metara.

Unesite vrijednost GapDepth izme|u 0 i 500... ...kako biste promijenili

razmak.

Unesite vrijednost ChartDepth izme|u 0 i 1000...

kako biste promijenili rela-tivnu duìnu osi serija.

Unesite vrijednostGap Width izme|u0 i 500...

...kako biste pro-mijenili ovaj raz-mak.

Ova opcija nije dostupna za trodimenzionalne dijagrame koji koriste osiserija.

Oblici 2 i 3 vrlo su sli~ni jedan drugome, kao {to su to oblici 5 i 6. Razlika jeu tome {to oblici 3 i 6 kra}i odgovaraju}i marker skupa podataka biva iscr-tan s odsje~enim vrhom. Kra}i marker oblika 3 bio bi iscrtan kao piramidabez vrha.

Izgla|ivanje linija u linijskim i XY dijagramimaExcel moè izgladiti linije u linijskim i XY dijagramima. Da biste iskoristiliovu mogu}nost, odaberite seriju koju èlite izgladiti. Pokrenite prvu nared-bu izbornika Format, kliknite na jaha~ Patterns okvira za dijalog FormatData Series i odaberite opciju ozna~enu sa Smoothed Line.

V. DIO Dijagrami

696

SLIKA 22-22.Odaberite jedanod oblika na karti-ci Shape kakobiste promijenilipojedine ili cijeleserije markera udijagramu.

Nemojte brkati ovu opciju gla|enja linija s mogu}no{}u gla|enja eksponenci-jalne krivulje iz Analysis Toolpaka. Detalje o Analysis Toolpaku potraìte u 15.poglavlju, “Statisti~ka analiza”, na 563. stranici.

NAPOMENA>>

Promjena stila linija i markera u linijskim,XY i radarskim dijagramimaDa biste promijenili stil, teìnu ili boju linije u linijskim, XY ili radarskimdijagramima, odaberite seriju podataka, pokrenite prvu naredbu izbornikaFormat i kliknite na jaha~ Patterns okvira za dijalog Format Data Series,pokazanog na slici 22-23. U mogu}nosti ste promijeniti i stil, boju i veli~inuva{ih markera ili ih potpuno ukloniti iz serija.


rami

V.

697

SLIKA 22-23.Upotrijebite opcijekartice Patternsza formatiranje lin-ija i markera.

Dodavanje High-Low linija i Up-Down vrpciu linijskim dijagramimaHigh-low linije su ravne linije koje se proteù izme|u najvi{e i najniè vri-jednosti grupe. Moète ih upotrijebiti za ozna~avanje raspona vrijednosti.Slika 22-8 na 679. stranici pokazuje upotrebu takvih linija. Te su linije do-stupne jedino za dvodimenzionalne linijske dijagrame.

Up-down vrpce su pravokutnici nacrtani izme|u odgovaraju}ih to~akadviju ili vi{e linija serija. Excel popunjava vrpce jednom bojom ili uzorkomako je prva serija vi{a od zadnje, odnosno kontrastnom bojom ako tome nijetako. Ovakve se vrpce koriste naj~e{}e u dijagramima koji prikazuju kreta-nje cijena, ali moète ih dodati u bilo koji dvodimenzionalni linijski dija-gram koji sadrì barem dvije serije podataka.

Da biste dodali high-low linije, odnosno up-down vrpce u va{ dijagram,odaberite bilo koju seriju, pokrenite prvu naredbu izbornika Format, klik-nite na karticu Options okvira za dijalog Format Data Series i odaberiteodgovaraju}e opcije.

Kada odaberete opciju Up-Down Bars, Excel vam omogu}ava promjenu{irine razmaka u dijagramu. Ova je opcija normalno dostupna samo zavrp~aste i stup~ane dijagrame, ali Excel linijske dijagrame s up-down vrp-cama tretira kao vrstu stup~anog dijagrama. Pove}anje vrijednosti GapWidth ~ini vrpce uìma, a smanjivanje ih ~ini {irima.

Da biste promijenili izgled va{ih high-low linija i up-down vrpci, jedno-stavno odaberite jednu od njih i pokrenite prvu naredbu izbornika Format.Mo}i }ete promijeniti boju, teìnu i stil va{ih linija, odnosno boju, uzorak irub va{ih vrpci. Na vrpce }ete mo}i postaviti teksturu ili sliku.

Dodavanje spajaju}ih linija u plo{nim i linijskim dijagramimaSpajaju}e su linije ravne linije koje se proteù od podatkovne to~ke do osikategorija. Te su linije osobito upotrebljive u plo{nim dijagramima s vi{eserija podataka, ali ih moète dodati bilo kojem dvodimenzionalnom ilitrodimenzionalnom linijskom ili plo{nom dijagramu. Odaberite seriju,pokrenite prvu naredbu izbornika Format, kliknite na jaha~ Options okviraza dijalog Format Data Series i zatim odaberite opciju Drop Lines.

Nakon {to ste dodali spajaju}e linije, njihov izgled moète promijeniti nji-hovim odabirom i pokretanjem prve naredbe izbornika Format.

[irenje odsje~aka kru`nih dijagramaVa{ mi{ moè detonirati kru`ne dijagrame. Jednostavno kliknite na markeri odvucite ga od sredi{ta dijagrama. (U prstenastim dijagramima mo}i }eteodvu}i samo vanjske odsje~ke.) Da biste se vratili na staro stanje, povucitemarker natrag prema sredi{tu dijagrama.

Da biste odvukli samo jedan od odsje~aka, bez diranja drugih, kliknite namarker dva puta. Prvim }ete klikom odabrati seriju, a drugim sam marker.Zatim ga povucite od sredi{ta.

V. DIO Dijagrami

698

VIDI IVi{e informacijapotraìte u “Forma-tiranje pozadinskihpodru~ja” na 701.str.

?

Opcije podjele i formatiranja u kru`no-stup~anim i kru`no-kru`nim dijagramimaKru`no-stup~ani i kru`no-kru`ni dijagrami su kru`ni dijagrami u kojima jejedna ili vi{e serija razdijeljena na drugi dijagram, bio to stup~ani ili jo{jedan kru`ni dijagram. Drugi dijagram pru`a detaljniji prikaz dijela prvogdijagrama.

Da biste obi~ni kru`ni dijagram pretvorili u kru`no-kru`ni ili kru`no-stup~ani dijagram, odaberite bilo koji dio dijagrama i u izborniku Chartpokrenite naredbu Chart Type. Na desnoj strani galerije za kru`ne }ete dija-grame na}i i podvrste kru`no-kru`nih i kru`no-stup~anih dijagrama.

Excel inicijalno za detalje koje prebacuje u drugi dijagram uzima zadnjedvije serije prvog dijagrama. Me|utim, na raspolaganju vam je i niz drugihmogu}nosti podjele. Da biste vidjeli ponu|ene opcije, odaberite seriju izpostoje}eg kru`no-kru`nog ili kru`no-stup~anog dijagrama, pokrenite prvunaredbu izbornika Format i kliknite na jaha~ Options okvira za dijalogFormat Data Series. Slika 22-24 na sljede}oj stranici pokazuje nekemogu}nosti izbora.


rami

V.

699

SLIKA 22-24.Za podjelu kru`nihdijagrama upo-trijebite karticuOptions.

Upotrijebite ovaj padaju}i popis za podjelu premapolo`aju, vrijednosti, postotnoj vrijednosti ili zakorisni~ki postavljenu podjelu.

Upotrijebite ovu opciju zakontrolu razmaka izme|udijagrama.

Upotrijebite ovu opci-ju za kontrolu rela-tivne veli~ine dvajudijagrama.

Va{ dijagram moète podijeliti po poloàju (zadnji n to~aka serije odlazi udijagram detalja), po apsolutnoj vrijednosti (sve vrijednosti manje od nodlaze u dijagram detalja) ili po postotnoj vrijednosti (svi odsje~ci manji odn posto odlaze u dijagram detalja). Umjesto ovakvog postupka, mogli bisteu padaju}em popisu odabrati Split Series By odabrati element Custom, azatim jednostavno odsje~ke vu}i mi{em s glavnog na dijagram detalja.Kakogod odlu~ili izvesti podjelu, opcije su jednake i za kru`no-kru`ne i zakru`no-stup~ane dijagrame. Jedina je razlika u obliku kojim su prikazanidetalji. Isto tako, kako god izvr{ili podjelu, Excel }e za sve odsje~ke preba-~ene u dijagram detalja na glavnom dijagramu nacrtati jedan, sumarniodsje~ak. Prema osnovnim se postavkama linije serija automatski crtaju odrubova sumarnog odsje~ka u glavnom dijagramu do dijagrama detalja.Linije serija moète ukloniti poni{tavanjem opcije Series Lines.

Osnovna je postavka za veli~inu dijagrama detalja 75% u odnosu na dimen-ziju u glavnom dijagramu. Ovu vrijednost moète promijeniti upisom novevrijednosti u polje Size Of Second Plot. Dijagram detalja moète primaknutiili odmaknuti od glavnog dijagrama unosom manje ili ve}e vrijednosti upolje Gap Width.

Promjena kuta prvog odsje~ka kru`nog ili prstenastog dijagramaExcel inicijalno crta po~etni polumjer za prvi marker kru`nih i prstenastihdijagrama pod kutem od 45 stupnjeva u odnosu na okomitu os. Drugimrije~ima, ako kru`ni ili prstenasti dijagram shvatimo poput sata, prvi bi sepolumjer iscrtao od sredi{ta prema to~ci izme|u 13 i 14 sati. Ovaj kutmoète promijeniti odabirom serije, pokretanjem prve naredbe izbornikaFormat i klikom na jaha~ Options okvira za dijalog Format Data Series.

Kru`ni i prstenasti dijagrami uvijek se “vrte” u smjeru kazaljke na satu.

Opcije prikaza mjehuri}astih dijagramaMjehuri}asti je dijagram posebna vrsta XY dijagrama u kojima se veli~inamarkera (dakle, mjehuri}a) odre|uje tre}im stupcem ili retkom podataka.Prema osnovnim postavkama, tre}i stupac ili redak odre|uju povr{inu mje-huri}a. Umjesto toga, tre}i bi redak ili stupac mogao odre|ivati {irinu mje-huri}a. Da biste u~inili tu izmjenu, odaberite odgovaraju}u seriju podataka,pokrenite prvu naredbu izbornika Format, kliknite na jaha~ Options iodaberite opciju Width Of Bubbles.

V. DIO Dijagrami

700

U istom okviru za dijalog na}i }ete i broja~ ozna~en sa Scale Bubble Size To.Veli~inu mjehuri}a moète promijeniti tim broja~em. Dozvoljene su vrijed-nosti od 0 do 300. Ako postavite vrijednost 0, mjehuri}i }e nestati. Ako oda-berete 300, svaki }e mjehuri} biti tri puta ve}i nego {to ga Excel normalnocrta.

Formatiranje pozadinskih podru~jaExcel pruà bogat skup mogu}nosti formatiranja pozadinskih podru~ja va-{ih grafikona uklju~uju}i podru~je iscrtavanja, podru~je dijagrama, kao izidove i podove trodimenzionalnih dijagrama. Ove opcije formatiranjamoète primijeniti i na legende, pozadinska podru~ja tesktualnih objekata(naslovi dijagrama i oznake podataka), kao i na odre|ene vrste markera –stupce, vrpce, piramide, konuse, cilindre, likove, mjehuri}e, kru`ne i prste-naste odsje~ke.

Sve se opcije obja{njene na sljede}im stranicama nalaze na kartici Patternsokvira za dijalog Format Data Series. Da biste otvorili taj okvir za dijalog,odaberite element koji èlite formatirati, pokrenite prvu naredbu izbornikaFormat i kliknite na Patterns. Slika 22-25 pokazuje kako tipi~no izgleda kar-tica Patterns (prikazane opcije ovise o vrsti dijagrama).


rami

V.

701

SLIKA 22-25.Opcijama formati-ranja pozadinskihpodru~ja pristupitepreko karticePatterns.

Da biste dodali rub, odaberite stil, boju i teìnu. Dabiste uklonili rub, odaberite None. Opcija Shadowdostupna je samo za odre|ene objekte.

Da biste popunjavalipunom bojom, odaberiteboju.

Da biste popunjavaliuzorkom ili slikom, kliknitena ovaj gumb.

Formatiranje rubaDa biste promijenili izgled ruba podru~ja, upotrijebite kontrole na lijevojstrani okvira za dijalog Patterns. Kao i kod osi, mo}i }ete zadati boju, teìnui stil linije kojom se crta rub. Ako ne èlite rub, kliknite na None. Kod nekihvrsta podru~ja rubu moète dodati i sjenu. Sjene se pojavljuju uz donji idesni rub podru~ja.

Popunjavanje podru~ja punom bojomDa biste neko podru~je popunili punom bojom, jednostavno kliknite naèljenu boju na desnoj strani kartice Patterns. Uo~ite da pri upotrebi samo16 boja, mnoge od 48 ponu|enih boja ne}e biti ~iste, odnosno imitirat }eostale boje kombinacijom osnovnih.

Popunjavanje podru~ja prijelazom bojaPrijelaz boja je glatka progresija tonova boje s jedne na drugu stranupodru~ja – primjerice, od vrha ka dnu markera. Prijelazi boja mogu va{imdijagramima dati lijep, profesionalan izgled.

Excel nudi dva osnovna prijelaza – prijelazi jedne boje i prijelazi dvije boje.Prijelaz jedne boje zapravo predstavljaju jednu boju kojoj se mijenja inten-zitet pa }ete na jednom kraju obi~no imati bijelu, a na drugoj crnu, dok }eizme|u njih biti niz nijansi odabrane boje. Prijelazi dvije boje po~inju s je-dnom, a zavr{avaju s drugom, dok se izme|u mije{aju.

Ako se odlu~ite za prijelaz s dvije boje, moète ili sami zadati te dvije bojeili izabrati iz Excelove ponu|ene palete. Ugra|ene kombinacije uklju~uju“atmosferske” izbore poput “Early Sunset” (rani zalazak sunca) ili “Fog”(magla), izbore koji opona{aju materijale, kao {to su “Mahogany” (mahago-nij) itd.

U svakom slu~aju, da biste zadali prijelaz boja, kliknite na gumb Fill Effectsna desnoj strani okvira za dijalog. Zatim kliknite na karticu Gradient okviraza dijalog Fill Effects, rezultat ~ega je slika 22-26.

V. DIO Dijagrami

702

Odaberite èljeni prijelaz klikom na jednu od opcija odjeljka Colors. Kadaodaberete {to èlite, Excel }e prikazati odgovaraju}i broj padajU}ih prikaza.(Ako odaberete Preset, Excel }e ponuditi padaju}i popis ugra|enih ponudaprijelaza.)

Na dnu okvira za dijalog odaberite sjenu – vodoravnu ili okomitu – kao iverziju stila. Polja Variants pokazuju primjere u va{im izabranim bojama i sprimijenjenim odabranim sjenama.

Popunjavanje podru~ja uzorkomPoput prijelaza s dvije boje, uzorak pretpostavlja kombinaciju dviju boja odkojih se jedna naziva prednjom, a druga pozadinskom bojom. Me|utim, uuzorcima se boje kombiniraju u skladu s ponavljanim geometrijskim dizaj-nom. Da biste zadali uzorak, kliknite na gumb Fill Effects na desnoj straniokvira za dijalog Patterns, a zatim kliknite na karticu Patterns okvira zadijalog Fill Effects. Slika 22-27 na sljede}oj stranici pokazuje primjer onoga{to }ete ugledati.


rami

V.

703

SLIKA 22-26.Zadajte prijelazboja na karticiGradient.

Za prijelaz jedne boje, kliknite ovdje i odaberite boju.

Za prijelaz dvijeboje, kliknite ovdje iodaberite boje.

Da biste upotrijebilijedan od Excelovihugra|enih uradaka,kliknite ovdje iodaberite èljenushemu.

Za primjenu sjene kliknite ovdje.

Popunjavanje podru~ja teksturom ili slikomAko vam se ne svi|aju ~iste boje, prijelazi ili uzorci, kako bi bilo da svojapodru~ja popunite slikama? Slike mo`ete upotrijebiti iz niza podr`anihgrafi~kih formata, a mogli biste iskoristiti i jednostavne teksture koje nudiExcel. Teksture imitiraju poznate materijale, poput hrasta, mramora i sli~no.Slika 22-28 pokazuje teksturu “fosila ribe” primijenjenu na podru~je iscrta-vanja dijagrama.

V. DIO Dijagrami

704

SLIKA 22-27.Upotrijebite karticuPattern kako bisteprimijenili uzorak.

1 Ovdje odaberite uzorak.

2 Boje odaberite u padaju}im

popisima.

3 Excel prikazuje ime uzorka i primjer s odabranim bojama.

SLIKA 22-28.Na podru~je iscrta-vanja dijagramaprimijenili smo tek-sturu “fosila ribe”.

Da biste na podru~je primijenili teksturu, kliknite na gumb Fill Effects nadesnoj strani kartice Patterns i zatim kliknite na jaha~ Texture okvira zadijalog Fill Effects. Rezultat je prikazan na slici 22-29.


rami

V.

705

SLIKA 22-29.Upotrijebite karticuTexture kako bistena podru~je primi-jenili teksturu.

Da biste na podru~je postavili sliku, kliknite na Fill Effects i zatim na kar-ticu Picture okvira za dijalog Fill Effects. Rezultat je prikazan na slici 22-30.

Ovdje odaberite teksturu.

Potra`ite i druge grafi~ke datoteke koje}ete dodati u galeriju tekstura.

SLIKA 22-30.Upotrijebite karticuPicture kako bistepodru~je popunilislikom.

Ako sliku postavite na marker (a ne na pozadinsko podru~je), mo`ete oda-brati izme|u tri opcije formatiranja. Osnovno postavljena opcija, Stretch,prikazuje jednu kopiju slike i po potrebi je smanjuje ili pove}ava kako bi

popunila marker. Opcija Stack postavlja onoliko kopija slika koliko jepotrebno da se popuni ~itav marker, a slike pritom zadràvaju polaznuveli~inu. Opcija Stack and Scale omogu}avaju da svaka kopija slike pred-stavlja neki broj jedinica na osi vrijednosti.

Slika 22-31 pokazuje dijagram sa usloènim slikama primijenjenim nastup~ane markere.

V. DIO Dijagrami

706

SLIKA 22-31.Slike primijenjenena stup~ane iliplo{ne markeremogu i grafi~kiizraziti va{epodatke.

Promjena kuta pregleda trodimenzionalnih dijagrama

Najjednostavniji na~in promjene kuta pregleda trodimenzionalnog dijagra-ma je taj da ozna~ite jednu od kutnih hvataljki i povla~ite je mi{em. Tijekompovla~enja Microsoft Excel 2000 }e prikazati pomi~ni okvir koji predstavljadijagram. (Ako pri povla~enju èlite vidjeti dijagram, drìte pritisnutomtipku Ctrl.)

Ovaj izravni pristup je jednostavan, ali isto tako, lako moè pretvoritipregledan dijagram u ne{to sasvim suprotno. Na primjer, slu~ajni laganipokret rukom mogao bi u trenu dijagram na slici 22-32 pretvoriti u onaj naslici 22-33.


rami

V.

707

SLIKA 22-32.Povla~enjem jedneod kutnih hvataljkimoète dramati~nopromijeniti prikaztrodimenzionalnogdijagrama.

SLIKA 22-33.Ako dijagrampromijenite u ve}ojmjeri od èljene, uokviru za dijalog 3-D View moètekliknuti na gumbDefault kako bistese vratili u po~etniprikaz.

Sre}om, okvir za dijalog 3-D View, pokazan na slici 22-34, sadrì i gumbDefault koji vam omogu}uje vra}anje izvornog kuta pregleda. Okvir zadijalog 3-D View omogu}uje vam i dodatno dotjerivanje izgleda va{eg dija-grama promjenom elevacije, rotacije, perspektive i visine. Da biste upotrije-bili ovaj okvir za dijalog, odaberite va{ dijagram i u izborniku Chartpokrenite naredbu 3-D View.

V. DIO Dijagrami

708

SLIKA 22-34.Okvir za dijalog 3-D View omogu}ujevam prilagodbuprikaza dijagrama.

Promjena iznosa elevacijeParametar Elevation odre|uje kut pregleda dijagrama u odnosu na poddijagrama. Osnovno postavljeni iznos elevacije je 15, a mogu se zadati vri-jednosti izme|u -90 i 90. (U slu~aju trodimenzionalnih kru`nih dijagramaograni~eni ste na raspon iznosa od 10 do 80.) Odre|ivanje broja 90 dovest}e vas ravno iznad dijagrama, kao da odozgo gledate gornje plohe markera.Odre|ivanjem iznosa od -90 postavit }ete se to~no ispod dijagrama i pro-matrati ga kroz pod (koji je uvijek proziran bez obzira na format). Elevacijudijagrama moète izmijeniti upisom odgovaraju}eg iznosa u polje Elevationili klikanjem na strelicu prema gore ili prema dolje, koja se nalazi u gornjemlijevom kutu okvira za dijalog.

Promjena iznosa rotacijeZamislite da je va{ dijagram vezan za stol. Postavka Rotation omogu}avavam okretanje stola. Tehni~ki, ovaj iznos odre|uje kut izme|u osi kategorijai zami{ljene vodoravne linije nacrtane na va{em ekranu. Osnovno posta-vljeni kut je 20 stupnjeva (osim za kru`ne dijagrame u kojima je taj kut 0), a dozvoljeno je odre|ivanje bilo kojeg kuta izme|u 0 i 360 stupnjeva. Iznosrotacije moète promijeniti izravnim upisom èljene vrijednosti u poljeRotation ili klikanjem na gumbe smje{tene ispod okvira.

Kako mijenjate pogled na va{dijagram, tako ga Excelpokazuje u okviru za pregled.

Kliknite na gumb Default kako biste sevratili na po~etni prikaz.

Promjena visine dijagramaPromjenom iznosa u okviru za tekst Height moète pode{avati omjer osikategorija i osi vrijednosti. Osnovno postavljeni iznos je 100 posto; dozvo-ljen je upis bilo kojeg iznosa izme|u 5 i 500. [to je taj iznos ve}i, to je va{dijagram vi{i. Ova opcija nije dostupna za trodimenzionalne vrp~aste dija-grame.

Promjena perspektivePostavka Perspective odre|uje prividnu dubinu trodimenzionalnih plo{nih,stup~astih, linijskih i povr{inskih dijagrama (osim ako je ozna~ena opcijaRight Angle Axes). Osnovni postavljeni iznos parametra Perspective je 30, a mogu}e je odrediti vrijednost izme|u 0 i 100. Niske vrijednosti ~ine dija-gram prividno tanjim, kao da ga promatrate kroz teleskop ili teleobjektiv.Ve}e vrijednosti daju suprotan u~inak, odnosno dijagram djeluje kao da gapromatrate kroz naopako okrenut dalekozor ili {irokokutne le}e.

Osnovna postavka, 30, odre|uje da je udaljenija strana dijagrama 30 postomanja od prednje strane. To zna~i da je uz iznos rotacije 0, zadnja stranapoda dijagrama 30 posto uà od prednje strane. Sli~no tome, uz iznos ele-vacije 90, donji je dio najvi{eg stupca u trodimenzionalnom stup~astomdijagramu 30 posto manji od gornjeg dijela stupca.

Iznos perspektive moète izmijeniti upisom odgovaraju}eg broja u poljePerspective ili klikanjem na strelicu prema gore ili prema dolje, koja senalazi iznad opcije Perspective. Ozna~avanjem opcije Right Angle Axes (osi pod pravim kutem) moète iz dijagrama ukloniti perpektivu.

Promjena kuta osi i mjerilaOpcija Right Angle Axes prikazuje osi pod pravim kutem neovisno o izno-sima rotacije ili elevacije. Ako osi èlite vidjeti u perspektivi, poni{tite oda-bir ove opcije. U slu~aju trodimenzionalnih vrp~astih dijagrama ova je opci-ja uvijek isklju~ena.

Opcija Auto Scaling je dostupna samo ako je ozna~ena opcija Right AngleAxes. Kada dvodimenzionalni dijagram pretvorite u trodimenzionalni, on}e ponekad biti umanjen. U dijagramima s osima pod pravim kutom i izno-som rotacije manjim od 45 stupnjeva, opcija Auto Scaling }e trodimenzio-nalnom dijagramu promijeniti mjeru tako da }e po veli~ini biti sli~nijidvodimenzionalnoj verziji.


rami

V.

709

711

23Rad s podacima dijagrama

Dijagrami se tijekom vremena mijenjaju. Pristiù novipodaci, stari postaju nebitni, pojavljuje se potreba zadrugim na~inom vizualne usporedbe. U ovom }emo

se poglavlju pozabaviti Excelovim procedurama za rad s po-dacima na kojima se temelje va{i dijagrami. Vidjet }emo kakododati nove podatkovne to~ke i serije, kako izmijeniti redosli-jed iscrtavanja serija te kako izraditi dijagram s vi{erazinskimkategorijama podataka. Pogledat }emo i Excelove mogu}nostiza dodavanje linija trenda i pokaziva~a pogre{aka.

Napomena: Excel 2000 tako|er moè stvoriti dijagrame iz po-dataka za stoèrne tablice. Vi{e informacija o ovim stoèrnim dija-gramima pogledajte u 27. poglavlju “Upotreba stoèrnih tablica.”

23. POGLAVLJE

Dodavanje podataka 712

Uklanjanje podataka 715

Zamjena podataka 716

Promjena redoslijeda iscrtavanja 717

Dodavanje linija trenda 719

Dodavanje pokaziva~apogre{ke 720

Povla~enje markera za promjenu vezanih vrijednosti 721

Dodavanje podatakaExcel pru`a nekoliko na~ina za dodavanje novih podataka dijagramu.Najprije }emo objasniti najjednostavniju metodu.

Slika 23-1 prikazuje dijagram s podacima do 2.svibnja. Slika pokazujepodatke za tjedan koji jo{ nije unesen u dijagram. Uo~ite da, s obzirom da jeodabran dijagram, Excel oko podataka dijagrama u radnoj stranici crta dvapravokutnika. Prvi pravokutnik u stupcu A ozna~ava raspon u radnojstranici koji dijagram koristi za oznake osi kategorija. Drugi pravokutnikoko stupaca B do E, ozna~ava ~etiri serije podataka.

Da biste pro{irili dijagram tako da uklju~i i nove podatke u recima 750 do755, povucite hvataljku popune u desnom donjem kutu bilo kojeg od pra-vokutnika.

Zamjenski mo`ete upotrijebiti i postupak kopiranja metodom “povuci iispusti”:

1. Odaberite nove podatke, uklju~uju}i i oznake osi kategorija (datumistupca A na slici 23-1).

2. Postavite pokaziva~ mi{a na rub odabira tako da se pokaziva~ pretvoriu strelicu.

3. Povucite odabrani raspon i ispustite ga bilo gdje iznad dijagrama.

V. DIO Dijagrami

712

SLIKA 23-1.Kada odaberetedijagram, Excelozna~ava podatkena va{oj radnojstranici.

Uo~ite kako je, dok je odabran dijagram, Excel nacrtao linije na radnoj stra-nici koje pokazuju trenutno iscrtan raspon }elija. Ove linije moète upotri-jebiti kao potvrdu da su dodani i va{i novi podaci.

Upravo opisane metode dobro rade ako se podaci i dijagram nalaze blizuna radnoj stranici. Ako tome nije tako moète upotrijebiti standardne tehni-ke kopiranja i uljepljivanja. Odaberite nove podatke, u izborniku Edit oda-berite Copy, odaberite zatim dijagram pa u izborniku Edit odaberite Paste.Umjesto toga mogli biste upotrijebiti naredbu Add Data izbornika Chart.(Ova naredba se normalno ne pojavljuje na skra}enim izbornicima. Kliknitena dvostruku strelicu na dnu izbornika Chart da biste je prikazali.) Pojavit}e se okvir za dijalog Add Data, prikazan na slici 23-2.

Rad s podacima dijagrama 23. POGLAVLJEDijag

rami

V.

713

SLIKA 23-2.Unesite rasponpodataka ilipokaìte na njegami{em u radnojstranici.

Unesite adresu raspona koji èlite dodati u polje Range na jedan od tri na-~ina: unosom imena raspona, unosom koordinata }elija ili odabirom raspo-na mi{em. Ako koristite mi{a mogli biste najprije kliknuti na gumb za“smanjivanje” okvira za dijalog koji se nalazi na samom desnom rubu poljaRange. Taj korak, me|utim, nije obavezan.

Dodavanje nove serije podataka je poput dodavanja to~aka postoje}oj seriji:jednostavno odaberite seriju podataka, kopirajte je i ulijepite na dijagram(ili odabir povucite mi{em na dijagram). Pod pretpostavkom da je nova se-rija podataka susjedna ve} postoje}oj, Excel ne}e imati problema u odre|i-vanju da èlite dodati ~itavu seriju, a ne novi skup to~aka postoje}oj seriji.Ako novi podaci nisu susjedni starima, Excel bi jo{ uvijek mogao postupitipravilno. Primjerice, na slici 23-3 na sljede}oj stranici, Excel moè ispravnoulijepiti odabrane podatke kao novu seriju, jer je odabran stupac s istimpozicijama vrijednosti u recima kao i postoje}e tri serije podataka. Ako bi,me|utim, odabir bio H2:H6 umjesto H3:H7, {to pokazuje slika 23-4 na slje-de}oj stranici, Excel vi{e ne bi znao {to treba u~initi. Uljepljivanje tih poda-taka rezultiralo bi besmislenim dijagramom pokazanim na slici 23-4.

U slu~ajevima kada Excel ne zna kako postupiti, upotrijebite umjesto Pastenaredbu Paste Special. Dakle, odaberite èljene podatke, kopirajte ih, oda-berite dijagram i zatim u izborniku Edit odaberite Paste Special. (Dijagrammorate odabrati prije upotrebe naredbe Paste Special, jer }ete ina~e dobitisasvim druge mogu}nosti izbora.) Uz odabrani dijagram pojavit }e se okvirza dijalog Paste Special, pokazan na slici 23-5.

V. DIO Dijagrami

714

SLIKA 23-3.Ako u dijagram uli-jepite ovaj blokpodataka, Excelzna da èlitedodati seriju.

SLIKA 23-4.Kada uljepljivanjene rezultira onime{to èlite, upotri-jebite Undo, azatim probajte s Paste Special.

Uklanjanje podatakaUklanjanje serija podataka iz dijagrama je vrlo jednostavno, pod uvjetom dazapamtite kako bri{ete iz dijagrama, a ne iz radne stranice. Primjerice, pret-postavimo da èlite ukloniti Product C iz dijagrama sa slike 23-3. Ako na-prosto uklonite podatke iz }elija D2:D6 (izaberite raspon i pritisnite tipkuDelete), Excel }e prilagoditi dijagram, {to pokazuje slika 23-6.


rami

V.

715

SLIKA 23-5.Upotrijebite okvirza dijalog PasteSpecial kako bisteExcelu zadali kakoda iscrta novepodatke.

SLIKA 23-6.Brisanje podatakaiz radne stranicezapravo stvarapraznu seriju.Umjesto toga,odaberite seriju nadijagramu i priti-snite tipku Delete.

Ako raspon D2:D6 obri{ete umjesto da ga o~istite od sadràja (dakle, kaoda ste odabrali taj raspon i pokrenuli u izborniku Edit naredbu Delete),tre}a }e serija u dijagramu pokazati vrijednost pogre{ke #REF, a Excel }eotvoriti okvir upozorenja! Da biste izbjegli ovakve gre{ke, aktivirajte dija-gram, odaberite seriju koju èlite ukloniti i pritisnite tipku Delete. Da biste

uklonili samo odre|ene podatkovne to~ke, a ne cijele serije, odaberite dija-gram i povucite hvataljku popune – kao i kada dodajete podatkovne to~ke.Povucite hvataljku nagore i neèljene }e to~ke nestati.

Zamjenski, odaberite u izborniku Chart naredbu Source Data i kliknite nakarticu Data Range. Pojavit }e se okvir za dijalog sa slike 23-7. Odaberiteraspon koji èlite promijeniti i, kao i obi~no, mo}i }ete promijeniti zadaniraspon bilo njegovim odabirom bilo upisom adrese.

V. DIO Dijagrami

716

SLIKA 23-7.Da biste uklonilipodatkovne to~ke,promijenite rasponu polju DataRange.

Zamjena podatakaDa biste u va{em dijagramu iscrtali neke druge podatke, odaberite dija-gram i povucite pravokutnik mi{em u radnoj stranici, kao i pri dodavanjunovih podataka. Me|utim, u ovom slu~aju nemojte vu}i hvataljku popune,nego gornji ili donji rub pravokutnika.

Zamjenski biste mogli upotrijebiti karticu Series okvira za dijalog SourceData, pokazanog na slici 23-8, i promijeniti podatke koje prikazuje dija-gram. Odaberite dijagram, pokrenite naredbu Source Data u izbornikuChart, kliknite na jaha~ Series i promijenite sadràj polja za unos podatakana kartici Series okvira za dijalog Source Data.

Zamijetite da ovaj okvir za dijalog moète upotrijebiti za dodavanje i ukla-njanje cijelih serija. U ve}ini slu~ajeva }e vam me|utim biti lak{e koristititehniku izreì u ulijepi za dodavanje i tipku Delete za uklanjanje.

Promjena redoslijeda iscrtavanjaDa biste promijenili redoslijed kojim se iscrtavaju serije, odaberite bilo kojuod njih i zatim u izborniku Format odaberite Selected Data. Nakon togakliknite na karticu Series Order. Pokazat }e se okvir za dijalog sa slike 23-9.

Uo~ite da promjena redoslijeda iscrtavanja moè biti dobar na~in zaomogu}avanje vidljivosti svih serija u trodimenzionalnim dijagramima.


rami

V.

717

SLIKA 23-8.Kartica Seriesokvira za dijalogSource Data zada-je serije podatakakoje se iscrtavaju udijagramu.

Upotrijebite ovegumbe za doda-vanje i uklanjanjeserija.

Promijenite sadràjovog polja kakobiste u legendipokazali novi tekst.

Promijenite sadràjovog polja kakobiste promijenilioznake x-osi.

SLIKA 23-9.Upotrijebite karticuSeries Order okvi-ra za dijalogFormat DataSeries kako bistepromijenili redosli-jed iscrtavanja.

Upotreba vi{erazinskih kategorijaExcel vam omogu}ava svrstavanje va{ih kategorija u dodatne kategorije. Tozvu~i kao ponavljanje i vi{ak, ali sljede}i }e brzi primjer objasniti svrhu togpostupka. Pretpostavimo da èlite iscrtati podatke prikazane na slici 23-10(rezultat je prikazan na slici 23-11). U ovom su primjeru serije podatakamjeseci u godini, a kategorije prodajna mjesta smje{tena u razli~itimgradovima. Me|utim, kategorije – prodajna mjesta – dalje su klasificiraneprema dràvi u kojoj se nalaze.

V. DIO Dijagrami

718

SLIKA 23-10.Ova radna stranicakoristi vi{erazinskekategorije: prodaj-na su mjesta grupi-rana premadràvama u kojimase gradovi nalaze.

SLIKA 23-11.Dijagrami s vi{e-razinskim kategori-jama priozna~avanju osikategorija koristedva ili vi{e skupo-va imena kategori-ja za ozna~avanjeosi kategorije.

Da biste u dijagramu s vi{erazinskim kategorijama prikazali podatke iz sli-ke 23-10, ozna~ite raspon A3:E10 i upotrijebite Chart Wizard ili naredbuChart izbornika Insert. Podaci }e biti predo~eni u jednostavnom stup~a-stom dijagramu prikazanom na slici 23-11. Excel }e ispod osi kategorijaispisati i nazive gradove i nazive dr`ava.

Dodavanje linija trendaLinija trenda je ili regresijska linija koja najbolje odgovara crtanim podacimaserije ili linija koja iscrtava prosjek vrijednosti serije. Da biste u plo{ni,vrp~asti, stup~asti, linijski ili XY dijagram dodali liniju trenda, ozna~ite `e-ljenu seriju podataka te u izborniku Chart odaberite naredbu Add Trendli-ne. Excel }e prikazati okvir za dijalog Trendline pokazan na slici 23-12.


rami

V.

719

SLIKA 23-12.Linija trendapokazujepredvi|eni trendva{e serije podataka.

Ozna~avanjem jedne od opcija iz sekcije Trend/Regression odredite na~inna koji }e Excel iscrtati liniju trenda. Ako odaberete opciju Polynomial, utekst polje Order upi{ite najvi{i red polinoma (od 2 do 6). Ako odabereteopciju Moving Average (linija prosjeka), u polju Period zadajte broj periodakoje }e Excel koristiti prilikom izra~unavanja prosjeka.

Ako nakon {to se ste odredili tip trenda/regresije èlite svom izboru dodi-jeliti naziv, moète to u~initi u kartici Options. Osim ako niste odabrali lini-ju prosjeka, mo}i }ete koristiti broja~e Forward i Backward kako biste eks-trapolirali liniju (predvidjeli kretanje unaprijed). Za linearne, polinomne ieksponencijalne linije trenda moète u polju Set Intercept odrediti iznospreticanja po y-osi. Ako èlite, za sve tipove linije trenda osim za linijeprosjeka moète u dijagramu prikazati jednad`bu regresije i R-sqaredvrijednost.

Dodavanje pokaziva~a pogre{kePrilikom prikazivanja statisti~kih ili eksperimentalnih podataka ~esto jekorisno vizualno prikazati razinu pouzdanosti va{ih podataka. To moètelako u~initi pomo}u Excelovih pokaziva~a pogre{ke. U plo{ni, vrp~asti,stup~asti, linijski, ili XY dijagram moète pokaziva~e pogre{ke dodati takoda ozna~ite seriju podataka te u izborniku Format odaberete naredbuSelected Data Series, a zatim kliknete na jaha~ Y Error Bars. Excel }e otvoritiokvir za dijalog Error Bars prikazan na slici 23-13.

V. DIO Dijagrami

720

SLIKA 23-13.Upotrijebite poka-ziva~e pogre{akakako biste ozna~ilieventualne gre{keza svaku podat-kovnu to~ku serije.

Pokaziva~i pogre{ke mogu biti prikazani kao stvarna podatkovna to~kauve}an za neki iznos, umanjen za neki iznos ili oboje. Pomo}u opcija u sek-ciji Display odredite koje od navedenih stilova èlite primijeniti. Vrijednostpogre{ke koju }e prikazati pokaziva~i pogre{ke moète odrediti pomo}uopcija iz sekcije Error Amount – opcijama Fixed Value (stalni iznos),Percentage (postotak vrijednosti podatkovne to~ke), Standard Deviation(s)(standardna devijacija), Standard Error (standardna gre{ka) i Custom(korisni~ki postavljen iznos).

Povla~enje markera za promjenu vezanih vrijednosti

Budu}i da su dijagrami povezani s }elijama radne stranice, moète ih upo-trijebiti za vizualni prikaz “{to-ako” scenarija. Na primjer, ako u radnojstranici napravite analizu rentabilnosti i zatim u dijagramu iscrtate stalnetro{kove, promjenjive tro{kove, promet i prihod, promjenom pretposta-vljenih iznosa stalnih tro{kova u radnoj stranici moète odmah vidjeti po-sljedice te promjene na iznos prihoda.

U dvodimenzionalnom vrp~astom, stup~astom, linijskom i XY dijagramumoète taj postupak obrnuti. U navedenim je tipovima dijagrama mogu}epovla~enjem markera gore ili dolje mijenjati iznose u vezanim }elijamaradne stranice. Na primjer, povla~enjem linije stalnih tro{kova, u analizirentabilnosti moè se u radnoj stranici o~itati najve}i iznos tih tro{kova kojijo{ uvijek osigurava èljeni prihod, odnosno o~itati koliko je te tro{kovepotrebno smanjiti da bi se ostvario èljeni prihod. Ovaj se postupak nazivavizualnim traènjem cilja.

Pogledajmo jednostavan primjer. Pretpostavimo da ste nakon prou~avanjadijagrama prikazanog na slici 23-14 na sljede}oj stranici odlu~ili da podaciza ~etvrto tromjese~je ba{ ne izgledaju to~ni. U tom tromjese~ju proizvod Bizgleda kao da zaostaje za proizvodima A i C, iako ste o~ekivali da stojibolje od proizvoda C, ako ve} ne i od proizvoda A. Umjesto da se vra}ate uva{u radnu stranicu i tamo mijenjate vrijednost podatkovne to~ke, moèteto u~initi izravno u samom dijagramu.


rami

V.

721

SLIKA 23-14.Pomo}u ovog je-dnostavnog dija-grama pokazat}emo Excelovemogu}nostivizualnog traènjaciljne vrijednosti.

Da biste u samom dijagramu izmijenili vrijednost iz radne stranice, slijeditenaredne korake:

1. Ozna~ite marker podataka koji èlite podesiti. Oko markera }e sepojaviti crne hvataljke. U na{em bi primjeru ozna~ili marker proizvo-da B za ~etvrto tromjese~je.

2. Postavite pokaziva~ mi{a na gornju sredi{nju hvataljku. Pokaziva~ }ese izmijeniti u dvostranu strelicu. Povla~ite marker prema gore svedok po visini ne bude negdje izme|u markera Product A i Product C.Tijekom povla~enja markera Product B va{ }e ekran izgledati sli~nokao na slici 23-15.

V. DIO Dijagrami

722

SLIKA 23-15.Prilikom povla~e-nja markera, Excelprikazuje njegovutrenutnu vrijednost.U ovom smo prim-jeru povukli markers polazne vrijed-nosti na 126,9. Akootpustimo tipkumi{a, Excel mijen-ja vrijednost odgo-varaju}e }elije na 126,9.

3. Tipku mi{a otpustite kada marker postigne vrijednost koju ste èljeli.Excel }e ponovno iscrtati dijagram i aùrirati }elije s pripadaju}im vri-jednostima.

Sve {to Excel mora u~initi da bi u ovom primjeru izmijenio dijagram jest daizmijeni vrijednost jedne }elije radne stranice. Me|utim, ako ta }elijaumjesto konstante sadrì formulu, situacija je ne{to druk~ija. Excel shva}ada èlite izmijeniti rezultat formule koja izra~unava vrijednost podatkovneto~ke, ali ne i zamijeniti formulu konstantom. U takvim }e slu~ajevimaExcel otvoriti okvir za dijalog Goal Seek – isti okvir za dijalog koji otvaraako u izborniku Tools odaberete naredbu Goal Seek. U okviru za dijalogGoal Seek moète zadati èljeni rezultat formule te koji bi ulazni argumentformule naredba Goal Seek morala podesiti da se taj rezultat dobije.

VIDI IDodatne informaci-je o naredbi GoalSeek moèteprona}i na 556.stranici “NaredbaGoal Seek”.

?

723

24Prikaz zemljopisnihpodataka

Upro{losti su aplikacije koje omogu}uju zemljopisniprikaz podataka bile visoko specijalizirane, vrlo skupei prili~no sloène za upotrebu. Excel tu mogu}nost

spu{ta na zemlju u obliku programa Microsoft Map – dodatneaplikacije kojom se zemljopisne informacije mogu predo~itilako i pregledno.

Poput svih Excelovih grafikona, tako vam i mape s podacimaomogu}uju predstavljanje redaka i stupaca informacija u ra-zumljivijem i pristupa~nijem obliku. Mape s podacima moètekoristiti na mnogo na~ina. Vjerojatno najo~itija primjena jeprikaz statisti~kih zemljopisnih podataka kao {to su podaci ostanovni{tvu ili klimi. Ovisno o mapi, mogu} je i prikaz nekihposebnih objekata, uklju~uju}i ceste, gradove, zra~ne luke ilirijeke. Podatke moète prikazivati prema dràvama, oblastima,pa ~ak i prema po{tanskim kodovima.

24. POGLAVLJE

Priprema va{ih podataka 724

Izrada mape s podacima 725

Formati mapa s jednom serijom podataka 728

Formati mapa s vi{e serija podataka 739

Umetanje podataka u mape 742

Izrada mapa s pokaziva~ima 743

Priprema va{ih podatakaPrvi korak u izradi mape s podacima je taj da se uvjerite da li su podaci uva{oj radnoj stranici organizirani na smislen na~in. Tablica sa zemljopisnimpodacima ne mora biti zaku~asta, ali je va{im podacima potrebno pridruìtinaslove koje Microsoft Map moè razumjeti. U skladu s tim, va{a radnastranica mora sadràvati stupac s upisanim nazivima dràva, nazivimazemalja ili po{tanskim kodovima. Pri tome moète upotrebljavati standar-dno ispisane nazive zemalja ili dràva, a moète upotrebljavati i uobi~ajenekratice. Pri tome je va`no napomenuti da Microsoft Map zahtijeva da se tinazivi nalaze u stupcu, pa odgovaraju}e podatke ne}ete mo}i svrstati ugornji redak.

Prilikom izrade mape s podacima najprije u radnoj stranici ozna~itepodatke koje èlite upotrijebiti. Slika 24-1 prikazuje primjer radne stranicepripremljene za izradu mape s podacima. U ozna~enom rasponu osimpodataka moraju biti uklju~eni i naslovi redaka i stupaca. Microsoft Map }epretraìti stupac koji sadrì zemljopisne lokacije i automatski odreditimapu koju je potrebno upotrijebiti.

V. DIO Dijagrami

724

Microsoft Map nije obvezatan dio Excela pa, ako ste primijenili “tipi~nu” insta-laciju tada taj program vjerojatno nemate na svom ra~unalu. U tom }eteslu~aju mo`da morati pokrenuti Setup program i instalirati taj dodatak.

NAPOMENA>>

SLIKA 24-1.Tablica sazemljopisnimpodacimasadràva stupac snazivima lokacija ilipo{tanskim kodovi-ma.

Izrada mape s podacimaPo{to ozna~ite podatke u radnoj stranici, kliknite Object smje{ten u izbor-niku Insert. U okviru za dijalog Object kliknite na jaha~ Create New i zatimna Microsot Map s popisa dostupnih objekata. Microsoft Map stvara objektnove mape u va{oj radnoj stranici. Upotrijebite pokaziva~ mi{a za povla~e-nje okvira kojim zadajete veli~inu i poloàj umetnute mape s podacima naradnoj stranici. Prije no {to se mapa zaista pojavi, mo`da }ete morati odgo-voriti na nekoliko pitanja. Slika 24-2 prikazuje okvir za dijalog koji }e sepojaviti ukoliko vi{e mapa odgovara va{im podacima.

Prikaz zemljopisnih podataka 24. POGLAVLJEDijag

rami

V.

725

SLIKA 24-2Ako va{im podaci-ma odgovara vi{eod jedne mape,odaberite onu kojuèlite.

Slika 24-3 na sljede}oj stranici prikazuje okvir za dijalog koji se pojavljujeako Microsoft Map ne moè prona}i zemljopisne lokacije navedene u va{ojtablici. Ovo se moè dogoditi zbog pogre{nog upisa naziva lokacije, ili stejednostavno prije klika na gumb Map zaboravili ozna~iti stupac koji sadrìnazive lokacija. U oba je slu~aja najbolje obustaviti postupak i ispravitipogre{ku ili ozna~iti stupac. Ako èlite kreirati praznu mapu s podacima,tada prije klika na gumb Map jednostavno nemojte ozna~iti podatke u tabli-ci. Isto }e se dogoditi i kada u okviru za dijalog Unable To Create MicrosoftMap ne ozna~iti niti jednu mapu u pritisnete na OK.

Prikaz po{tanskih kodova

Excel uobi~ajeno ne}e prikazati nule kojima zapo~inju mnogi po{tanski kodovi.Stoga ako èlite izraditi mapu koriste}i po{tanske kodove, upisujte ih kaoobi~an tekst. To moète u~initi tako da po{tanski kôd zapo~nete apostrofomkoji je znak Excelu da sadràj }elije mora tretirati kao tekst. Drugi je na~in tajda stupac ozna~ite, pritisnete Ctrl-1, kliknete na karticu Number, zatim, na kat-egoriju Special, i tada ozna~ite jedan od formata po{tanskih brojeva.

SAVJET�

Koli~inu vremena koja }e biti utro{ena na prepoznavanje va{ih zemljopi-snih podataka moète podesiti pomo}u naredbe Options iz izbornika Tools(jedan od izbornika Microsoft Mapa). Kao {to moète vidjeti u okviru zadijalog prikazanom na slici 24-4, iznos parametra Time Limit pridruènogopciji Thorough matching uobi~ajeno je 5 sekundi. Ako imate pote{ko}a sdobivanjem èljenih podataka, tada ovaj iznos moète pove}ati do 120sekundi. Pove}anje vremenskog ograni~enja rije{it }e i problem obradevelike koli~ine podataka sadrànih u radnoj stranici ili bazi, uz uvjet da stepotpuno sigurni u to~nost naziva zemljopisnih lokacija. Ako se radi o malojkoli~ini podataka ili ako koristite po{tanske kodove ili kratice, upotrijebiteopciju Quick matching.

V. DIO Dijagrami

726

SLIKA 24-3.Ako Microsoft Mapne uspije prepoz-nati zemljopisnelokacije navedeneu va{im podacima,na ekranu }e seotvoriti ovaj dijalog.

SLIKA 24-4.Opcije MapMatching kontroli-raju iznos vremenakoji program smijeutro{iti na pronala-ènje zemljopisnihnaziva.

Nakon {to Microsoft Map prikupi potrebne podatke, na radnoj }e se stranicipojaviti mapa i otvorit }e se okvir za dijalog Microsoft Map Control,prikazan na slici 24-5 na sljede}oj stranici.

Ako unutar okvira za dijalog Microsoft Map Control imena stupaca nisuprikazana u potpunosti, jednostavno mi{em povucite rub okvira kako bistepromijenili njegovu veli~inu.

SAVJET�

U okviru za dijalog Microsoft Map Control na slici 24-5 moète vidjeti triodvojena podru~ja. U gornjem dijelu kartice United States nalaze se gumbistupaca – sivi okviri s nazivima kao {to su “Qtr 1” i “Total By State”, kojiodgovaraju naslovima stupaca u tablici s podacima {to je moète prikazatiu mapi. U donjem lijevom dijelu okvira za dijalog smje{teno je {est gumbaformata kojima odabirete na~in prikaza podataka u mapi. U bijelompodru~ju u donjem dijelu okvira za dijalog odredit }ete stupac i format kojièlite upotrijebiti. Dva iscrtkana okvira s natpisima “Format” i “Column”samo ozna~avaju tip ikona koje su iznad njih smje{tene. Na slici 24-5 ikonaiznad okvira Format je zapravo gumb formata Value Shading. Ikona iznadokvira Column ozna~ava da je u mapi trenutno prikazan stupac Qtr 1.Ukoliko èlite da umjesto stupca Qtr 1 u mapi bude prikazan stupac TotalBy State, kliknite na okvir Total By State i povucite ga mi{em iznad okviraQtr 1 u bijelom podru~ju okvira za dijalog.


rami

V.

727

SLIKA 24-5.îm je mapa nacr-tana, moète jemijenjati premasvojim potrebama.

VIDI IVi{e informacija oformatima mapapotraìte u “Formatimapa s jednom serijompodataka” na 728. str.

?

Prikaz raspona stupaca

Ako vam nije ba{ sasvim jasno na {to se odnosi neki gumb stupca smje{ten ugornjem dijelu okvira za dijalog Microsoft Map Control, kliknite dvaput na tajgumb i na ekranu }e biti prikazana odgovaraju}a adresa stranice i raspona}elija. (Uo~ite da }e, nakon dvostrukog klika na gumb stupca smje{ten ubijelom podru~ju okvira za dijalog, Microsoft Map umjesto adrese stranice iraspona }elija prikazati karticu Value Shading Options okvira za dijalog FormatProperties.)

SAVJET�

Formati mapa s jednom serijom podataka

Formati Value Shading, Category Shading, Dot Density i GraduatedSymbol mogu opisati samo jednu seriju podataka, dok za razliku od njihformati Pie Chart i Column Chart mogu prikazati vi{e serija. Podrazumije-vani format mape je Value Shading, koji vrijednosti iz zadanog stupca dijeliu raspone i zatim dijelove mapa ozna~ava razli~itim bojama, ovisno o tomeu koji raspon pripada vrijednost pridruèna tom podru~ju mape. U takvimmapama legenda ozna~ava vrijednosti svakog raspona.

Broj raspona vrijednosti i na~in njihova odre|ivanja moète podesiti takoda dvaput kliknete na gumb formata Value Shading dok je jo{ aktivan ubijelom podru~ju okvira za dijalog Microsoft Map Control. Na ekranu }e seotvoriti kartica Value Shading Options okvira za dijalog Format Properties,prikazana na slici 24-6. (Zamjenski ovaj okvir za dijalog moète prikazatitako da odaberete naredbu Value Shading Options iz izbornika Map.)

V. DIO Dijagrami

728

SLIKA 24-6.Dok je aktivnamapa koja jeizra|ena u formatuValue Shading, izizbornika Mapodaberite naredbuValue ShadingOptions i otvorit }ese ovaj okvir zadijalog.

Kontrola Number Of Value Ranges (broj raspona vrijednosti) omogu}ujevam izbor èljenog broja raspona vrijednosti. Pomo}u padaju}eg popisaColor moète odrediti osnovnu boju koja }e u mapi biti upotrijebljena zaozna~avanje razli~itih raspona. Koristi se samo jedna boja, a razli~iti rasponivrijednosti prikazuju se varijacijama te osnovne boje. Pomo}u grupe opcijaDefine Value Ranges By odredite koji }e pristup biti upotrijebljen: podjelaprema jednakom broju zemljopisnih lokacija ili podjela na jednake rasponevrijednosti.

Format mape moète promijeniti na jednak na~ina kao i seriju podataka.Jedan od gumba formata iz donjeg lijevog dijela okvira za dijalog povucite

u bijelo aktivno podru~je. Ako prikazujete jednu seriju podataka, kao u na-{em primjeru, tada moète upotrijebiti formate Value Shading, Dot Densityi Graduated Symbols. Posljednja dva formata su prikazana na slici 24-7.

Oba formata, Dot Density i Graduated Symbol, korisni su prilikom izrademapa koje prikazuju zemljopisnu koncentraciju. Svaka to~ka u formatu DotDensity predstavlja stalan iznos; vi{e to~aka predstavlja ve}u vrijednost zato podru~je. Svako zemljopisno podru~je u mapi s formatom GraduatedSymbol predstavljeno je samo jednim simbolom, ali je veli~ina tog simbolaproporcionalna vrijednosti koja je tom podru~ju pridruèna.


rami

V.

729

SLIKA 24-7.Format Dot Densi-ty (lijeva slika) pri-kazuje vrijednostipomo}u koncen-tracije to~aka. For-mat GraduatedSymbol (desna sli-ka) prikazuje vri-jednosti pomo}urelativne veli~inesimbola.

Microsoft Map je OLE izvori{na aplikacija. Kada kliknete na Map i iscrtate pra-vokutnik za va{u novu mapu, Excel }e pokrenuti navedenu aplikaciju. Dokradite u Mapu, Mapovi se izbornici spajaju s Excelovim, a traka s alatkamaMap zamjenjuje Excelovu traku s alatkama Standard. Pojavit }e se i okvir zadijalog Microsoft Map Control (osim u slu~aju da ste poni{tili njegov prikaznaredbom iz Mapovog izbornika View).

Da biste se iz Mapa vratili u Excel, jednostavno kliknite bilo gdje izvan pra-vokutnika s mapom. Map }e odgovoriti tako da mapu umetne kao objektunutar Excelove radne stranice. Da biste mapu uredili, dvaput na nju kliknite.

Veli~inu mape moète mijenjati tako da kliknete izvan mape da biste vratilikontrollu u Excel. Zatim kliknite na mapu. Sada povla~ite bijele hvataljke(promjena veli~ine)ili samu mapu (promjena poloàja).

Da biste obrisali mapu, kliknite izvan nje i zatim kliknite na nju. Kada je naovaj na~in izaberete, pritisnite tipku Delete.

Microsoft Map i OLE

Format Category Shading je ne{to druk~iji, i to po tome {to je predvi|en zagrupiranje zemljopisnih podru~ja u podgrupe istih karakteristika. Moètepoku{ati primijeniti format Category Shading i na na{em primjeru, ali utom slu~aju on ne}e imati mnogo smisla, budu}i da svaka dràva u na{ojtablici ima pridruèn jedinstven iznos prodaje i svaka postaje razli~ita kate-gorija. Ali ako bi na{i podaci uklju~ivali i stupac s nazivima predstavni{tvaza sva ta podru~ja, mogli bismo kreirati mapu koja prikazuje podru~jesvakog pojedinog predstavni{tva, kao na slici 24-8.

V. DIO Dijagrami

730

SLIKA 24-8.Da bismo prikazalipodru~ja pojedinihpredstavni{tava, utablicu smo dodalistupac Rep i upo-trijebili format Ca-tegory Shading.(Podrazumijevano,mapa iscrtavaJohnov teritorijcrvenom, aSmithov zelenombojom.) Upotrebomokvira Map Controlsami izmijenitemapu.

Ako va{i podaci uklju~uju stupac s po{tanskim kodovima od pet znamenki,Microsoft Map automatski pretraùje taj stupac i u skladu s tim razmje{tato~ke ili simbole.

NAPOMENA>>

Promjena izgleda mapeZa sada na{a mapa izgleda pomalo smije{no budu}i da u velikoj mapi sje-verne Amerike prikazuje samo sedam dràva. Me|utim, mapu je mogu}eprilagoditi tako da podrobnije prikazuje upravo zapadno podru~je. Traka salatkama Microsoft Map prikazana na slici 24-9 sadrì nekoliko tipki kojemoèmo upotrijebiti.

Gumb Select Objects je aktivan odmah prilikom pokretanja programskogdodatka Microsoft Map, a upotrebljavate ga za promjenu poloàja naslova i legendi te za promjenu veli~ine naslova, legendi i same mape uz pomo}hvataljki okvira.

Alat Center Map zapravo ne centrira mapu na temelju njenih rubova. Umje-sto toga, omogu}ava vam izbor sredi{nje to~ke. Na slici 24-8 na prethodnojstranici mogli biste u centar postaviti Oregon i to najprije klikom na gumbCenter Map, a zatim na dràvu Oregon.

Alat Map Labels zajedno s naredbom Features omogu}ava dodavanje sim-bola i teksta odabranim to~kama na mapi. Ove komponente Microsoft Mapaobja{njene su u odjeljku “Dodatne opcije prikaza na mapi” na 735. str.

Padaju}i popis Zoom Percentage Of Map pruà vam nadzor nad veli~inommape u odnosu na njen okvir. Ako se èlite usredoto~iti na odre|eno po-dru~je mape (primjerice, na zapadni dio sjeverne Amerike), mogli bistepove}ati postotak uve}anja, a zatim upotrijebiti alat Grabber kako bisteodgovaraju}e podru~je postavili u sredinu okvira.

Pomo}u gumba trake s alatkama moète pomaknuti mapu unutar okvira za njen prikaz tako da najbolje prikazuje podru~je na koje ste usredoto~eni,kao {to je prikazano na slici 24-10.

Tekst naslova je lako izmijeniti – samo ga aktivirajte dvostrukim klikom iupi{ite èljeni tekst. Izgled naslova moète mijenjati pomo}u naredbe Titleiz izbornika View. Ova naredba radi poput preklopki, tako da pojedineefekte moète uklju~iti i isklju~iti. Izbornik View uklju~uje tako|er i nared-bu Subtitle koja, kao {to ste mogli o~ekivati, ispod glavnog naslova dodajemanji podnaslov kojem tako|er prema potrebama moète mijenjati sadràji izgled.


rami

V.

731

SLIKA 24-9.Promjenu izgledava{e mape moèteobaviti pomo}utrake s alatkamaMicrosoft Map.

Select Objects

Add Text

Map LabelsCenter MapGrabber Map Refresh

Show/Hide Microsoft Map Control

Redraw MapDisplay Entire

Custom Pin Map

Zoom Percentage Control

Dvostruko kliknite na legendu kako biste prikazali karticu Legend Optionsokvira za dijalog Format Properties, prikazan na slici 24-11. Ovdje moètemijenjati vi{e od samog sadràja legende.

V. DIO Dijagrami

732

SLIKA 24-10.To~ku pregledava{e mape izmi-jenite pomo}upadaju}eg popisaZoom i gumbaGrabber.

SLIKA 24-11.Kartica LegendOptions daje vampotpuni nadzornad izgledom legende.

Moète promijeniti pismo koje se koristi za svaki od elemenata legende,odrediti kakav format èlite upotrijebiti za ispis broj~anih vrijednosti, pa~ak odrediti i drugi naslov legende kada je prikazana u saètom obliku.

Slika 24-12 prikazuje na{u probnu mapu s razumljivijim naslovima i tek-stom legende.


rami

V.

733

SLIKA 24-12.Da bi va{a mapabila razumljivija,moète joj dodatipodnaslov, promi-jeniti naslov, tepoloàj naslova ilegende.

Dodavanje novih slojeva u mapuSvaki redak ikona smje{ten u aktivnom bijelom podru~ju okvira za dijalogMicrosoft Map Control ~ini jedan sloj. Mapi s podacima moète dodati no-ve slojeve povla~enjem ikona formata i ikona stupaca u bijelo podru~je, unovi redak ispod postoje}ih ikona. Odre|eni tipovi podataka mogu bezpote{ko}a biti smje{teni zajedno u slojevima mape, dok neki to ne mogu.Okvir za dijalog Microsoft Map Control je u ve}ini slu~ajeva sposobanrazlu~iti da li ono {to èlite u~initi ima smisla i da li vam to treba dopustiti.U jednom sloju ne mogu biti smje{tena dva simbola formata, a nisu dozvo-ljene niti neke druge kombinacije, na primjer smje{tanje vi{e od jednogstupca u isti sloj mape izra|ene u formatu Value Shading. (To moète u~i-niti u mapama izra|enim u formatima Pie ili Column Chart, a tu }emotemu obraditi ne{to kasnije.)

Sloj iz mape moète ukloniti tako da otvorite okvir za dijalog Microsoft MapControl, a zatim odgovaraju}e gumbe smje{tene u bijelom aktivnom podru~jupovu~ete mi{em izvan okvira za dijalog.

SAVJET�

Dodavanjem slojeva moèmo umetnuti dodatne informacije u na{u probnumapu sa slike 24-12. Za sada ova mapa koristi format Category Shading zaprikaz podru~ja prodaje. Posebni sloj moèmo dodati upotrebom formataGraduated Symbol. Da biste to postigli, kliknite na gumb GraduatedSymbol i povucite ga do bijelog podru~ja okvira za dijalog, ispod postoje-}eg retka koji sadrì gumb formata Category Shading i gumb stupca Rep.Zatim u isti redak povucite i gumb stupca Total By State. Nakon odre|enogvremena, na mapi }e se pojaviti simboli. Ali mo`da ne}e izgledati kao {toste zamislili. Izmijenit }ete ih tako da dvaput kliknete na gumb GraduatedSymbols, nakon ~ega }e se otvoriti kartica Graduated Symbols Optionsokvira za dijalog Format Properties, prikazana na slici 24-13.

V. DIO Dijagrami

734

SLIKA 24-13.Ovaj }ete okvir zadijalog otvoriti takoda dvaput kliknetena gumbGraduated Symbolu okviru za dijalogMicrosoft MapControl.

Uz pomo} kartice Graduated Symbols Options moète odabrati drugi sim-bol (kliknite na gumb Modify Symbol), izra~un ukupnog iznosa (podrazu-mijevani tip izra~una) zamijeniti izra~unom prosjeka, umjesto simbolapromjenjive veli~ine upotrijebiti simbole stalne veli~ine, ili ~ak potpuno

Mogu}nosti formatiranja

Svaki gumb formata u okviru za dijalog Microsoft Map Control ima pridruènokvir za dijalog s opcijama, a moète ga otvoriti dvostrukim klikom na tajgumb. Uo~ite, me|utim, da }e se taj dijalog otvoriti samo kada se gumb for-mata zajedno s pridruènim gumbom stupca nalazi u bijelom aktivnompodru~ju okvira za dijalog Microsoft Map Control. Osim dvostrukim klikom, teokvire za dijalog moète aktivirati i naredbama iz izbornika. Svakom formatukoji je trenutno aktivan u mapi, pridruèna je i odgovaraju}a naredba izizbornika Map.

SAVJET�

ukloniti simbole. Broj u okviru za tekst At Value je pribli`na zaokruènanajve}a vrijednost iz stupca koji se koristi za izra~un. Tim je brojem odre-|ena veli~ina simbola – simboli ~ije vrijednosti odgovaraju tom broju je-dnake su veli~ine kao i simbol koji ste odabrali u okviru za dijalog. Veli~inasimbola se mijenja u skladu s vrijednosti koja je pridruène zemljopisnojlokaciji.

Kada mapi dodate novi sloj, Microsof Map }e dodati i drugu legendu.


rami

V.

735

Dodatne opcije prikaza u mapiAko zemlje, dràve ili pokrajine nisu dovoljne, u mapu moète umetnutidodatne pojedinosti kao {to su zra~ne luke, ceste i gradovi. Kada kliknetena naredbu Features u izborniku Map, otvorit }e se okvir za dijalog MapFeatures prikazan na slici 24-14. Ovaj okvir za dijalog sadrì popis ve}inedodatnih opcija prikaza koje su na raspolaganju za trenutnu mapu. Svakuod tih opcija moète uklju~iti ili isklju~iti pomo}u oznaka koje se nalazepokraj njih. Ako èlite vidjeti opcije prikaza koje su na raspolaganju za svemape, kliknite na gumb Add. Ako odaberete neku od opcija ponu|enih uokviru za dijalog Add Map Feature, ta }e mogu}nost prikaza biti umetnutau popis u okviru za dijalog Map Features i bit }e automatski ozna~ena.Naprimjer, da biste mapi dodali gradove, kliknite na gumb Add i dvaputkliknite na opciju prikaza “US Cities (AK&HI Inset)”.

Sredi{nji dio okvira za dijalog sadrì svojstva ozna~ene opcije prikaza.Svojstva te opcije moète mijenjati tako da kliknete na Custom i zatim nagumb koji se nalazi odmah ispod.

Promjena veli~ine simbola

Veli~inu simbola pode{avajte promjenom veli~ine pisma, a ne parametrom AtValue. To~no je da u okvir za tekst At Value moète upisati ve}i broj, {to ima zaposljedicu da je za ve}e vrijednosti od navedene simbol proporcionalno ve}i ododabranog simbola. Me|utim, svaki put kada se mapa ponovo otvara ili ponovoizra~unava, ovaj se parametar vra}a na najve}u vrijednost u stupcu.

SAVJET�

Sakrivanje simbola

Da biste u mapi sakrili simbole promjenjive veli~ine, uklonite oznaku poredopcije Visible iz grupe opcija Graduated Symbols Options. Kada to u~inite, smape }e nestati i simboli i legenda, ali }ete ih lako povratiti ponovnimozna~avanjem iste opcije.

SAVJET�

Nakon {to zavr{ite s odabirom opcije prikaza, na mapi }e se pojaviti simbo-li, ali ne i nazivi gradova. Ne brinite, to je za va{e dobro. U malenoj mapikao {to je na{ primjer, nazivi gradova bi u podru~jima kao {to je SouthernCalifornia bili tako nagurani da ih ne biste mogli sve pro~itati. Iz tog je ra-zloga uveden Labeler, mogu}nost pomo}u koje moète odabrati nazive kojeèlite prikazati u va{oj mapi. Kliknite na gumb Map Labels na traci s alat-kama i otvorit }e se okvir za dijalog prikazan na slici 24-15. (Izbornik Toolssadrì naredbu Labeler koju tako|er moète upotrijebiti za otvaranje ovogokvira za dijalog.)

V. DIO Dijagrami

736

SLIKA 24-14.Pomo}u okvira zadijalog MapFeatures moètemapi dodati vi{epojedinosti.

SLIKA 24-15.Pomo}u okvira zadijalog Map Labelsva{oj mapi dodajteodabrane oznake.

U padaju}em popisu Map Feature To Label navedene su opcije prikaza pri-mijenjene u trenutno aktivnoj mapi. Oznake moète dodati i na osnovu po-dataka upisanih u stupcima radne stranice navedenim u padaju}em popisuValues From. Nakon {to ozna~ite opciju prikaza za koju èlite prikazatioznake i kliknete na OK, u prvi se trenutak u mapi ni{ta ne}e promijeniti.Ali kada postavite mi{a iznad simbola na mapi – u ovom slu~aju to je grad– na ekranu }e se pojaviti naziv pridruèn tom simbolu i ostati vidljiv sve

Gradovi i glavni gradovi

Suprotno onom {to biste mogli o~ekivati, razli~ite opcije “Cities” (gradovi)uklju~uju prikaz mnogih lijepih gradova, ali ne uklju~uju i glavne gradove. Dabiste prikazali simbole za sve gradove koji su na raspolaganju za odre|enopodru~je, ozna~ite i “Cities” i “Major Cities” opciju prikaza.

SAVJET�

dotle dok se mi{ nalazi pored simbola. Ako oznaku èlite trajno smjestiti namapu, kliknite na tipku mi{a u trenutku dok je oznaka vidljiva. Na mapi }ese pojaviti mali okvir s nazivom grada. Na taj na~in moète u mapu dodatisamo one oznake koje èlite. Ako je potrebno, po{to oznaku trajno umetneteu mapu moète je povla~enjem pomaknuti na èljeni poloàj. Slika 24-16 nasljede}oj stranici prikazuje kako izgleda mapa nakon {to smo joj dodali sim-bole, potom odabrane oznake te uklonili neke simbole.


rami

V.

737

SLIKA 24-16.Mapi moèteselektivno dodavatii uklanjati oznake.

Oznake moète kopirati, umetati, mijenjati i brisati. Ako je neka od oznakapreduga, razdvojite je u dvije zasebne oznake. Da biste promijenili pismo,kliknite desnom tipkom mi{a na ozna~enu oznaku te iz isko~nog izbornikaodaberite naredbu Format Font. Ako vam Labeler ne pruì to~no ono {toste èljeli, pomo}u gumba Add Text iz trake s alatkama moète kreirati va{evlastite oznake.

Ako èlite dodati oznake za vi{e od jedne opcije prikaza (na primjer, “Cities” i“Major Cities”), morat }ete za svaku od njih zasebno upotrijebiti Labeler.

SAVJET�

Pazite da va{oj mapi ne dodate suvi{e jer samo tanka linija dijeli dobru i pre-glednu od pretrpane i nerazumljive mape. Bolje je izraditi vi{e zasebnih mapakoje su pregledne i lako razumljive nego nagurati sve podatke u jednu.

SAVJET�

Osvjeàvanje mapeIzra~un mape se ponavlja prilikom svakog otvaranja radne stranice, osimako u Excelovom okviru za dijalog Options isklju~ite automatsko osvjeà-vanje mape. âk i ako se izra~un ponovi, u tom se slu~aju sadràj mapene}e izmijeniti. Kako biste osigurali da }e va{a mapa odraàvati najnovijepodatke iz radne stranice, dvostruko kliknite na mapu i odaberite iz izbor-nika Map naredbu Refresh. Ako je naredba Refresh posivljena, mapa odra-àva trenutne podatke. âk ako se ovaj izra~un i dogodi, mapa se ne mije-nja. Umjesto toga, pojavljuje se mala ikona u gornjem lijevom uglu objektamape koja vam govori da morate mapu aktivirati i osvjeìti je.

Pohrana predlo{ka mapePo{to ste svoje te{ko zara|ene mo`dane stanice potro{ili na dovo|enje ma-pe u èljeno stanje, moète si u{tedjeti trud potreban za njenu ponovnuizradu tako da u izborniku Map odaberete naredbu Save Map Template(pohrana predlo{ka mape). Kada to u~inite, na ekranu }e se otvoriti okvirza dijalog prikazan na slici 24-17.

V. DIO Dijagrami

738

SLIKA 24-17.Pohranite va{umapu kao pre-dloàk tako da jemoète ponovoupotrijebiti kaoosnovu za izradudrugih mapa.

Nakon {to predloàk mape pohranite, moète mu dodijeliti novi naziv koji}e tada biti dodan u popis raspoloìvih mapa. Na primjer, pretpostavimoda ste izradili i imenovali predloàk sli~an mapi Sjedinjenih Dràva u na-{em primjeru. Prilikom izrade sljede}e mape koja se odnosi na isto podru-~je, u okviru za dijalog Multiple Maps Available (prikazanom na slici 24-2na 725. stranici) pojavit }e se i naziv novog predlo{ka.

Uo~ite da ne}e biti pohranjen sveukupni format mape budu}i da je odre|eni podacima koje koristite prilikom izrade mape. Na primjer, ako pohranitepredloàk dok je prikazana mapa s vi{e serija, sami grafikoni ne}e biti diopredlo{ka i nema potrebe za njihovom pohranom. U predlo{ku }e bitipohranjena samo svojstva mape i njen trenutni izgled.

Neèljene predlo{ke moète ukloniti pomo}u naredbe Delete Map Templateiz izbornika Map.

Formati mapa s vi{e serijaFormati Pie Chart i Column Chart mogu prikazati vi{e serija podatka. Ko-riste}i na{e probne podatke, moèmo u mapu dodati stup~aste prikaze kojiza svaku dràvu zasebno daju relativni prikaz prodaje po tromjese~jima. Za po~etak, povla~enjem gumba Graduated Symbol izvan bijelog podru~jaokvira za dijalog Microsoft Map Control uklonili smo iz mape simbole pro-mjenjive veli~ine. (Program pri tome uklanja i pridruèni gumb stupca.)Nadalje, u bijelo podru~je okvira za dijalog Microsoft Map povla~enjemsmo u isti red dodali gumb Formata Column Chart i ~etiri gumba koji pred-stavljaju stupce s podacima o tromjese~nim iznosima prodaje. Rezultat jeprikazan na slici 24-18, na kojoj je prikazana i legenda u punoj veli~ini teizmijenjeni naslov.


rami

V.

739

SLIKA 24-18.Format ColumnChart za svako od zemljopisnihpodru~ja dajeprikaz relativnihvrijednosti vi{e stu-paca podataka.

Kao i sa svim formatima koje dodajete mapi, na dnu izbornika Map pojavit}e se naredba koja vam omogu}uje izbor opcija pridruènih tom formatu.Odaberite naredbu Column Chart Options i otvorit }e se okvir za dijalogprikazan na slici 24-19.

Prikazivanje okvira za dijalog Control

Ako okvir za dijalog Microsoft Map Control trenutno nije vidljiv, kliknite nagumb Show/Hide Microsoft Map Control smje{ten na traci s alatima. Okvir zadijalog sakrit }ete ponovnim klikom na isti gumb.

SAVJET�

V. DIO Dijagrami

740

SLIKA 24-19.Dvostrukim klikomna gumb ColumnChart otvorit }etekarticu ColumnChart Options.

Opcija Independent Scale (neovisno mjerilo) korisna je ako svaki gumb stup-ca koji povla~enjem smjestite u bijelo podru~je predstavlja razli~itu vrstupodataka. Na primjer, u istom grafikonu moète istovremeno za svakudràvu prikazati broj kupaca, ukupnu prodaju i prosje~an iznos prodaje pokupcu. Budu}i da svaki od tih stupaca koristi bitno druk~ije jedinice mjere,potrebna vam je pomo} opcije Independent Scale. U na{em su primjeru svipodaci srodni, tako da se kori{tenje neovisnog mjerila ne preporu~uje.

Grupa opcija Summary Function daje vam mogu}nost izbora izme|u zbra-janja ili usrednjavanja podataka, a opcija Dimensions omogu}uje vamupravljanje veli~inom stup~astih prikaza na va{oj mapi. Klikom na gumbRemove postiè se isto {to i povla~enjem gumba Column Chart izvan okvi-ra za dijalog Microsoft Map Control, odnosno na taj se na~in iz mape pot-puno uklonja sloj stup~astih grafikona.

Ako }e na taj na~in va{i podaci biti bolje predo~eni, umjesto stup~astih dija-grama odaberite format Pie Chart. Na primjer, kori{tenjem tog formatamoète prikazati u kojoj mjeri svako od tromjese~ja pridonosi ukupnomiznosu prodaje. Okvir za dijalog Pie Chart Options je jednak okviru za dija-log Column Chart Options, osim {to su okviri za tekst Height i Width izgrupe opcija Dimensions zamijenjeni okvirom za tekst Diameter, a opcijaIndependent Scale zamijenjena opcijom Graduated.

Opcija Graduated odre|uje da li }e kru`ni grafikoni imati promjenjivuveli~inu – {to je ve}i ukupni iznos prodaje u nekom zemljopisnom podru~juto je ve}i i sam grafikon. Ako su va{i podaci izraèni u postocima, kao {tosu podaci o etni~koj strukturi stanovni{tva, opcija Graduated nije prikladnaza upotrebu.


rami

V.

741

Ako radite s podacima koji su vezani i uz stanovni{tvo neke regije, ponekad}ete poèljeti dobiti neki pregled demografskih podataka. Na primjer, ako èliteocijeniti potencijalno trì{te za neki proizvod, bilo bi korisno znati neke podrob-nije podatke o stanovni{tvu toga podru~ja. I dok tu vrstu podataka propagand-na industrija ras~lanjuje i obra|uje na sve na~ine koje je mogu}e zamisliti,nama ti podaci ~esto nisu odmah dostupni.

Programski dodatak Microsoft Map dolazi s radnom bilje`nicom nazvanomMapstats, smje{tenom u mapi Program Files\Common Files\MicrosoftShared\Datamap\Data koja sadrì mno{tvo korisnih demografskih podataka.Na primjer, Mapstats sadrì podrobne informacije o ukupnoj ènskoj populacijiAngole u dobi od 15 do 64 godine te prosje~ne prihode doma}instava u dràviWyoming. On sadrì radne stranice s podacima za Sjedinjene Dràve,Meksiko i Australiju po dràvama, Europu i svijet po zemljama te VelikuBritaniju i Kanadu po podru~jima. Jo{ jedna dobra strana radne bilje`niceMapstats je ta da sadrì nazive svih zemalja, dràva i podru~ja onakve kakveih prepoznaje Microsoft Map, zajedno s vaè}im skra}enicama.

Kao {to moète vidjeti na slici, prilikom pomicanja pokaziva~a mi{a iznadnaslova stupca na ekranu }e se prikazati okvir s obja{njenjem podataka.

âk i ako ove podatke ne moète primijeniti u svom radu, zabavno je i zan-imljivo na osnovi njih izra|ivati razli~ite mape, a mogu biti i odli~an alat za nas-tavu u {kolama.

Baza podataka o stanovni{tvu

Umetanje podataka u mapeIzbornik Insert programskog dodatka Microsoft Map sadrì dvije naredbe,Data i External Data, koje vam omogu}uju da u va{u mapu naknadno uno-site podatke.

Kada iz izbornika Insert odaberete naredbu Data, na ekranu }e se prikazatiokvir za dijalog sa slike 24-20. Pomo}u ove naredbe moète u mapu dodatipodatke iz bilo koje otvorene radne bilje`nice. Jednostavno u okvir za tekstupi{ite naziv radne stranice i adresu }elije. Dodatni na~in unosa adrese jeda kliknete na jaha~ radne stranice (ako su podaci u aktivnoj radnoj bilje-`nici) ili da upotrijebite izbornik Window i aktivirate neku drugu otvorenuradnu bilje`nicu i zatim u njoj ozna~ite èljeni raspon podataka. Sve ovomoète u~initi dok je otvoren okvir za dijalog Microsoft Map. Na taj }ena~in adresa biti automatski i ispravno upisana. Umjesto adrese }elijemoète upotrijebiti i naziv raspona.

V. DIO Dijagrami

742

SLIKA 24-20.Pomo}u naredbeData otvorit }eteovaj okvir za dija-log u koji trebaupisati adresu ilinaziv raspona.

Nakon {to ozna~ite novi raspon podataka i kliknete na OK, u okvir za dija-log Microsoft Map Control bit }e dodan gumb za svaki stupac iz raspona.

Naredba External Data iz izbornika Insert radi sli~no, osim {to umjesto ko-ri{tenja otvorenih radnih bilje`nica najprije otvara okvir za dijalog tipa “FileOpen” (otvaranje datoteka) pomo}u kojeg moète otvarati datoteke {to ihkreira program za rad s bazama podataka, kao {to je Microsoft Access.Uo~ite da je potrebno navesti stupac baze u kojem su sadràni nazivi loka-cija kako bi Microsoft Map znao kako da razmjesti podatke.

Mijenjanje mjernih jedinica

Ako u grupi opcija Dimensions èlite koristiti jedinicu mjere razli~itu od in~a, uizborniku Tools odaberite naredbu Options i ozna~ite Centimeters iliMilimeters. (Vidi sliku 24-4 na 726. stranici.)

SAVJET�

Izrada mapa s pokaziva~imaMapu s pokaziva~ima izradit }ete pomo}u gumba Custom Pin Map koji senalazi na traci s alatkama. Prvi put kada kliknete na taj gumb, na ekranu }ese pojaviti okvir za dijalog Custom Pin Map, prikazan na slici 24-21, i zatra-ìti od vas da odredite naziv mape koju èlite izraditi.


rami

V.

743

SLIKA 24-21.Okvir za dijalogCustom Pin Mapse koristi za izradui otvaranje posto-je}ih mapa spokaziva~ima.

Nakon {to imenujete mapu s pokaziva~ima i kliknete na OK, pokaziva~mi{a }e se izmijeniti u oblik koji se koristi prilikom dodavanja pokaziva~a i ostalih simbola u mapu. Svaki put kada kliknete mi{em na va{u mapu, natom }e mjestu biti dodan pokaziva~.

Odmah nakon {to u mapu dodate pokaziva~, upi{ite i tekst pripadne ozna-ke. Vi je vjerojatno ne}ete vidjeti, ali s desne strane svakog dodanog pokazi-va~a nalazi se i pridruèni okvir za oznaku. Ako po~nete tipkati dok je po-kaziva~ jo{ ozna~en, oznaka }e postati vidljiva. Uo~ite da su pokaziva~ ioznaka vezani tako da se prilikom pomicanja pokaziva~a zajedno s njimpomi~e i oznaka. Ako èlite pomaknuti oznaku neovisno o pokaziva~u,morate to u~initi povla~enjem njenog okvira za tekst.

Pokaziva~ }ete formatirati tako da na njega kliknete desnom tipku mi{a teiz izbornika pre~ica odaberete naredbu Format. U mapi s pokaziva~imaprikazanoj na slici 24-22 pokaziva~i i oznake su formatirani tako da se isti~una mapi, a naslovi su izmijenjeni tako da ukazuju na zna~aj mape.

Formatiranje pokaziva~a

Pokaziva~i koji se pojavljuju kada prvi put upotrijebite gumb Custom Pin Mapmo`da ne izgledaju onako kako biste vi èljeli. Da izbjegnete nepotreban rad,po{to u va{u mapu dodate prvi pokaziva~ odmah ga i formatirajte. Sljede}ipokaziva~i }e biti nacrtani u istom formatu tako da ne}ete morati svakog for-matirati zasebno.

SAVJET�

Izbornik Map ima tri naredbe pomo}u kojih upravljate va{im mapama spokaziva~ima – Open Custom Pin Map, Close Custom Pin Map i DeleteCustom Pin Map. Pomo}u njih izra|ujete razli~ite mape za razli~ite namje-ne, pohranjujete ih i primjenjujete prilikom izrade ostalih mapa.

V. DIO Dijagrami

744

SLIKA 24-22.Ako èlite ozna~itiposebne lokacije ilito~ke posebnoginteresa, upotri-jebite mapu spokaziva~ima.

Mije{anje simbola

Uo~ite da ne moète istovremeno otvoriti vi{e mapa s pokaziva~ima. Me|utim,ako èlite, moète u jednoj mapi primijeniti vi{e tipova pokaziva~a. Na primjer,na jednoj mapi moète upotrijebiti razli~ite simbole za ozna~avanje prodajnihmjesta, skladi{ta ili podru`nica. Svakom pokaziva~u moète pridruìti razli~itisimbol, boju i pismo oznake.

SAVJET�

747

25Upravljanje podacimau popisima

Jedna od zada}a koje naj~e{}e obavljaju prora~unsketablice je upravljanje popisima – telefonskih brojeva,kupaca, poslovnih partnera, transakcija itd. Me|u svim

prora~unskim tablicama na trì{tu, Microsoft Excel 2000sadrì najbogatiji skup mogu}nosti za upravljanje popisimakojima znatno olak{ava organizaciju i analizu te vrste infor-macija. Excelove mogu}nosti koje se odnose na upravljanjepopisima obradit }emo u ovom i dva sljede}a poglavlja.

25. POGLAVLJE

Izgradnja i odràvanje popisa 748

Sortiranje popisa i ostalih raspona 752

Upotreba filtara u analizi popisa 760

Upotreba podzbirova u analizi popisa 777

Upotreba funkcija u analizi popisa 782

Provjera unosa podataka 785

748

Izgradnja i odràvanje popisaDa bi bio u~inkovit, popis mora imati sljede}a svojstva:

� Svaki bi stupac morao sadràvati istu vrstu informacija. Na primjer, upopisu zaposlenih jedan biste stupac morali posvetiti {ifri osobe, drugiprezimenu, tre}i imenu, ~etvrti datumu zapo{ljavanja itd.

� Jedan ili dva retka na vrhu popisa trebali bi sadràvati oznake kojeopisuju sadràj stupaca ispod njih.

� Potrebno je izbjegavati prazne retke i prazne stupce unutar popisa.

� U idealnom bi se slu~aju popis morao sam nalaziti na radnoj stranici.Ako to nije mogu}e, morao bi barem jednim retkom ili stupcem bitiodijeljen od bilo koje druge informacije na radnoj stranici.

� Ako va{ popis namjeravate filtrirati, ne upisujte nikakve druge infor-macije u retke koje popis zauzima. Daljnje informacije o filtriranju potra-ìte u odjeljku “Upotreba filtara u analizi popisa” na 760. str.

Slika 25-1 prikazuje primjer popisa od sedam stupaca. Uo~ite da naslovistupaca u prvom retku na prvi pogled izgledaju kao da su podvu~eni. U stvari, upotrebom Excelove naredbe Freeze Panes (zamrzni okna)zaklju~ali smo prvi redak kako bi ostao vidljiv i prilikom pomicanja popisa, a Excel je granicu okna ozna~io podebljanom linijom.

Ako èlite podvu}i naslove va{ih stupaca, upotrijebite kartice Font iliBorder iz okvira za dijalog Format Cells. (Taj okvir za dijalog moèteotvoriti naredbom Cells iz izbornika Format.) Nemojte otvarati zasebni red i ispuniti ga znakovima oduzimanja ili jednakosti jer }e ih Excel mo`daprotuma~iti kao podatke.

VI. DIO Upravljanje bazama podataka i popisima

Excelova naredba Share Workbook omogu}ava da dva ili vi{e korisnika isto-vremeno rade na istom popisu.

NAPOMENA>>

VIDI IDodatne informaci-je o naredbi FreezePanes moèteprona}i u odlomku“Zamrzavanjeokna” na 320. str.Dodatne informaci-je o okviru za dija-log Format Cellsmoète prona}i u 7. poglavlju“Formatiranjeradne stranice”.

?

Excel sadrì naredbu Text To Columns koja pojednostavnjuje izgradnju popisaiz podataka pohranjenih u tekst datotekama.

SAVJET�

Dodavanje, izmjena ili brisanje redakapomo}u naredbe FormNovi podatak moète uvijek dodati u popis tako da se jednostavno poma-knete u prvi prazni red ispod popisa i zapo~nete s upisom. Me|utim,moète to u~initi i Excelovom naredbom Form, koja na ekranu otvaraformu za prikaz sadràja jednog retka popisa. Ako na taj na~in èlite unositipodatke, ozna~ite bilo koju }eliju u popisu te u izborniku Data odaberitenaredbu Form. (Ova naredba se normalno ne pojavljuje na skra}enim izbor-nicima. Kliknite na dvostruku strelicu na dnu izbornika Data da biste jeprikazali.) Slika 25-2 prikazuje formu za prikaz sadràja jednog retka koji se odnosi na popis sa slike 25-1.

Upravljanje podacima u popisima 25. POGLAVLJEUpravljanje

bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

749

SLIKA 25-1.Svaki bi stupacpopisa moraosadràvati odre-|enu vrstu poda-taka, a u prvom bise retku moralinalaziti naslovikoji opisuju sa-dràj stupaca.

SLIKA 25-2.Naredba Formotvara formu zaprikaz sadràjajednog retkapopisa.

VIDI IFali tekst??????????

?

U naslovnoj traci forme, Excel }e ispisati naziv radne stranice (ne radnebilje`nice) koja sadrì popis na kojem se forma temelji. Odmah ispod ovenaslovne trake nalaze se naslovi stupaca. Ako va{ popis ve} sadrì nekolikoredaka podataka, u okvirima za tekst pokraj naslova stupaca mo}i }ete vi-djeti sadràj prvog retka popisa.

U gornjem desnom kutu forme nalazi se oznaka koja ukazuje koji je redaktrenutno prikazan te koliko redaka sadrì popis. Uo~ite da u taj broj nijeuklju~en redak s naslovima stupaca. Na desnoj strani forme smje{teno jenekoliko gumba za unos, brisanje i pomicanje unutar popisa. (Ako se nepojavljuju, morate instalirati dodatni program Accesslink. Vi{e informacijapotraìte u “install features” Excelovog sustava pomo}i.)


750

Excel je sjajan alat za upravljanje popisima srednjih veli~ina i sloènosti, ali nepruà svu snagu i mogu}nosti koje nude pravi sustavi za upravljanje relacij-skim bazama podataka. Ako imate instaliran Microsoft Access 7.0 (ili novijuverziju), neke od ve}ih popisa iz Excela moète konvertirati u bazu podataka uAccess. Naredba Convert To MS Access nalazi se, ako je Access instaliran nava{em ra~unalu, u Excelovom izborniku Data. Kada odaberete tu naredbu,kroz postupak pretvorbe popisa u bazu podataka vodi vas Import SpreadsheetWizard. Nakon obavljenog postupka, daljnji }ete posao raditi u Accessu.

Nakon {to Import Spreadsheet Wizard zavr{i svoj posao, za otkrivanjeeventualnih nekonzistentnosti u bazi podataka pomo}i }e vam Table AnalyzerWizard. Primjerice, ako ste isti podatkovni element unijeli dvaput na druk~ijina~in, Table Analyzer Wizard }e uo~iti problem i pomo}i vam u njegovu rje{a-vanju. Isto tako, ako je to mogu}e, Table Analyzer Wizard }e veliku tablicupodijeliti u nekoliko manjih, vezanih tablica. Primjerice, bazu podataka prodajemogao bi podijeliti u tri tablice: informacije o kupcima, informacije o proizvodi-ma i zapise o prodaji. Ovakva organizacija podataka omogu}ava lak{eodràvanje i u~inkovitiji rad programa.

Ako bazu podataka prebacite iz Excela u Access, za analizu podataka jo{uvijek moète upotrijebiti Excel. Za jednostavan unos podataka iz Accessa uExcel posluìt }e vam Microsoft Query, obja{njen u 26. poglavlju.

Pretvaranje Excelovog popisa u Accessovu bazu podataka

Pored svakog naslova stupca nalazi se okvir za tekst, osim u slu~aju kadastupac sadrì vrijednosti koje se izra~unavaju pomo}u formule. U na{em seprimjeru vrijednost u stupcu Age izra~unava pomo}u formule, pa se stogapored naslova Age ne nalazi okvir za tekst.

Novi redak }ete dodati klikom na gumb New. Excel }e prikazati praznuformu u koju moète upisati vrijednosti novog retka popisa. Da biste opetdodali novi redak, ponovo kliknite na New; ako se èlite vratiti u radnustranicu, kliknite na gumb Close.

Nakon {to pomo}u naredbe Form u va{ popis dodate nove retke, Excel }ega pro{iriti nadolje ne utje~u}i na }elije koje nisu dio popisa. Ako bi pro{ire-nje popisa uzrokovalo brisanje postoje}ih podataka, Excel }e vas upozoritida pro{irenje nije mogu}e.

Da biste u formi izmijenili neki podatak iz popisa (osim onih koji se izra-~unavaju pomo}u formule), morate se prethodno pomo}u trake za pomi-canje pozicionirati na èljeni redak popisa. Nakon toga upi{ite izmjenu uodgovaraju}i okvir za tekst. Da biste izbrisali neki redak, prona|ite gapomo}u trake za pomicanje i kliknite na gumb Delete. Budu}i da ovakoizbrisani redak ne moète povratiti, Excel }e prije samog brisanja s upo-zorenjem otvoriti okvir za dijalog.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

751

Ako va{em popisu (uklju~uju}i i naslove stupaca) dodijelite naziv Database ipotom upotrijebite naredbu Form i gumb New kako biste popisu dodali noviredak, Excel }e automatski prilagoditi definiciju naziva Database tako da uklju-~uje i nove retke. Me|utim, Excel ne}e automatski prilago|avati definiciju bilokojeg naziva osim Database.

Pridruìvanje imena popisu i prilago|avanje definicije prilikom porastapopisa moè biti vrlo korisno. Izme|u ostalog, tada za adresiranje odre|enihvrijednosti u popisu moète upotrebljavati formule temeljene na funkcijiINDEX. Na primjer, formula:

= INDEX(Database,ROWS(Database),2)

vratit }e vam posljednju vrijednost u stupcu 2 popisa nazvanog Database.Formula

= MAX(INDEX(Database,2,5):INDEX(Database,ROW(Database),5))

vratit }e vam najve}u vrijednost u stupcu 3 itd.

Dodatne informacije o funkciji INDEX moète prona}i u 12. poglavlju“Uobi~ajene funkcije radne stranice.”

Dodjeljivanje naziva popisu

Sortiranje popisa i ostalih rasponaExcel nudi brojne na~in za sortiranje raspona podataka u radnoj stranici,bez obzira na to da li Excel te raspone smatra popisima. Mogu}e je sortira-nje prema recima ili stupcima, po uzlaznom ili silaznom redu, sa ili bez ra-zlikovanja velikih i malih slova itd. (Prilikom sortiranja po recima redosli-jed stupaca ostaje neizmijenjen, dok prilikom sortiranja po stupcima ostajeneizmijenjen redoslijed redaka.) Mogu}e je odrediti i vlastite na~ine sorti-ranja tako da se, na primjer, nazivi odjela va{e kompanije umjesto po abe-cednom redu pojavljuju po redoslijedu North, South, East i West.

Jednostavan primjerDa biste sortirali popis, najprije u njemu ozna~ite bilo koju }eliju. Nakontoga u izborniku Data odaberite naredbu Sort. Excel }e ispitati va{e po-datke, ustanoviti veli~inu popisa, prosuditi da li popis sadrì redak snaslovima koje ne treba sortirati, i kona~no otvoriti okvir za dijalog Sort.


752

Nova osobina u Excelu 2000 List Autofill isklju~uje potrebu kopiranja formule iformatiranja kada u popis dodajete nove retke. Ako Excel zamijeti neprekidniuzorak formula ili formata, on }e je prepisati automatski kada stvarate novipopis.

Primjerice, pretpostavimo da va{ popis sadrì stupce s datumom, poda-cima, koli~inom, proizvo|a~kom cijenom, popustom, prodajnom cijenom, pore-zom na promet i zbrojem. Pretpostavimo dalje da podaci stupaca prodajnecijene, poreza na promet i zbrojeva sadrè formule koje adresiraju naelemente u stupcima koli~ina, proizvo|a~ke cijene i popusta. Kada u popisdodate nove vrijednosti, Excel }e automatski za vas izvesti odgovaraju}eizra~une – vi ne}ete morati kopirati formule. Excel }e tako|er kopirati i uzorakformata (me|utim, bez okvira).

Da bi List Autofill kopirao formulu ili uzorak formata u novi redak, Excelmora provjeriti barem pet redaka iznad novog retka. I zato efekt ove osobinene}ete zamijetiti prije nego {to dosegnete {esti redak va{eg popisa. A akoizmijenite ne{to u retku koji je blizu dna popisa, uzorak }ete morati ponovouspostaviti pomo}u nekoliko novih redaka prije nego {to efekti ove osobineopet budu vidljivi.

List Autofill✷2000

Da bismo pokazali kako naredba radi Sort upotrijebit }emo popis prikazanna slici 25-3. Da bismo ga sortirali prema sadràju stupca Recipient, ozna~it}emo bilo koju }eliju u popisu (ne raspon }elija) te u izborniku Data oda-brati naredbu Sort. Excel }e na ekranu otvoriti okvir za dijalog prikazan naslici 25-4.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

753

U padaju}em popisu Sort By ozna~ite Recepient, {to je naslov stupca prema~ijem sadràju èlite sortirati popis. Ako popis èlite sortirati prema uzlaz-nom redu (tj. A prije Z, 1 prije 2), ostavite opciju Ascending ozna~enom.Ako popis èlite sortirati po obrnutom redoslijedu, ozna~ite opciju

SLIKA 25-3.Ovaj popis nijesortiran. Pomo}unaredbe Sortsortirat }emo gaprema sadràjustupca Recipient.

SLIKA 25-4.Pomo}u opcija izokvira za dijalogSort odrediteExcelu na~in sor-tiranja va{egpopisa.

Descending. Provjerite da li je ozna~ena opcija Header Row smje{tena udonjem dijelu okvira za dijalog i kliknite na OK. Nakon sortiranja va{ }epopis izgledati kao na slici 25-5. Uo~ite da redak s naslovima stupaca nijenakon sortiranja promijenio poloàj, {to je posljedica ozna~avanja opcijeHeader Row u okviru za dijalog Sort. Umjesto toga, zaglavlja se i daljenalaze na vrhu popisa i nakon izvedenog sortiranja.


754

SLIKA 25-5.Ovako }e izgledatipopis sa slike 25-3. nakon sorti-ranja po stupcuRecipient.

Sortiranje po vi{e stupacaU na{em jednostavnom primjeru, popisu prikazanom na slici 25-3. na 753.stranici, sortirali smo prema samo jednom stupcu, stupcu Recipient (pri-matelj). Sada su redovi popisa grupirani po nazivima primatelja, a ti sunazivi poredani prema abecedi. Me|utim, unutar svake od grupa redakanema pravilnog slijeda podataka.

Odmah provjerite rezultat sortiranja. Ako postignutim rezultatom niste zado-voljni, povratite prethodni redoslijed redaka pomo}u naredbe Undo iz izbornikaEdit.

Ako èlite i nakon vi{e uzastopnih sortiranja uzmo}i povratiti izvorni redo-slijed redaka u popisu, prije prvog sortiranja dodajte u popis novi stupac iispunite ga broj~anim nizom. Prvobitni redoslijed }ete u tom slu~aju lakopovratiti sortiranjem popisa prema sadràju toga stupca.

SAVJET�

Pretpostavimo da èlimo dobiti nazive primatelja poredane po abecednomredu, a retke koji se odnose na istog primatelja poredane prema iznosima, ito po silaznom redu. Da bismo to postigli, potrebno je sortirati popis po dvazasebna stupca: po stupcu Recipient i stupcu Amount. Slika 25-6 prikazujekako }e u tom slu~aju izgledati okvir za dijalog Sort, a slika 25-7 prikazujepopis nakon sortiranja po dva stupca.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

755

SLIKA 25-6.Da biste popissortirali po dvastupca, potrebnoje njihove nasloveodabrati u pada-ju}im popisimaSort By i Then By.

U okviru za dijalog Sort moèmo odrediti i tre}i stupac. Na primjer, ako udrugom padaju}em popisu Then By odaberemo stupac Donor, posti}i }emoda su u popisu svi reci s istim primateljem i iznosom poredani po nazivudonatora (stupac Donor).

SLIKA 25-7.Ovaj je popisdobiven sortira-njem po dva stup-ca. Pri tome suvrijednosti ustupcu Recipientporedane premaabecednom redu,a unutar grupa sistim sadràjemtog stupca reci }ebiti poredani poiznosima u stupcuAmount, i to posilaznom redu.

Sortiranje po vi{e od tri stupcaExcel dozvoljava sortiranje radne stranice prema najvi{e tri stupca istovre-meno, {to je dovoljno za ve}inu primjena. Ako se ikad pojavi potreba zasortiranjem po vi{e od tri stupca, moète to u~initi obavljanjem vi{e uza-stopnih sortiranja po jednom ili vi{e stupaca. U tom slu~aju najprije sorti-rajte najmanje vaàn stupac, zatim to ponovite sa sljede}im manje va`nimstupcem itd.

Sortiranje dijela popisaAko prije sortiranja ozna~ite jednu }eliju, Excel }e provjeriti podru~je oko te}elije, ozna~iti ~itav kontinuirani raspon }elija i pretpostaviti da èlite sorti-rati ~itav taj raspon. Ako èlite sortirati samo dio popisa (podskup konti-nuiranog raspona), ozna~ite samo one retke i stupce koje èlite sortirati.Nakon toga u izborniku Data odaberite naredbu Sort. Na primjer, da bistesortirali retke 10 do 20 popisa na slici 25-3 (na 753. stranici), morate ozna~itiraspon A10 do D20.

Uo~ite da u okviru za dijalog Sort nije mogu}e zadati raspon }elija, ve} gamorate ozna~iti prije otvaranje okvira za dijalog. Uo~ite i to da okvir zadijalog ne pokazuje {to }e Excel sortirati. Stoga odmah nakon sortiranjaprovjerite va{u radnu stranicu i, ako niste zadovoljni rezultatom, upotrije-bite naredbu Undo.

Opcija Header RowBez obzira na to da li od Excela traìte da sortira ~itav ili dio popisa, pro-gram }e na vrhu podru~ja sortiranja uvijek potraìti naslove stupaca. AkoExcel prona|e takav redak, opcija Header Row u sekciji My List Has okviraza dijalog Sort bit }e podrazumijevano ozna~ena. Ako to prihvatite, Excel }esortirati va{ popis bez pomicanja retka koji sadrì naslove stupaca.


756

Da biste ustanovili ukupnu, srednju, najve}u ili najmanju vrijednost bilo kojegrupe podataka u popisu, jednostavno ih ozna~ite. Excel }e u statusnoj traciispisati brojeve koji vas zanimaju. Na primjer, ako u popisu na slici 25-5 na754. stranici ozna~ite }elije C2:C11, u statusnoj }e traci biti ispisano“SUM=102000”. Ako umjesto toga èlite vidjeti srednju vrijednost ili ne{todrugo, kliknite desnom tipkom mi{a na statusnu traku te iz popisa koji }e sepojaviti odaberite èljeni podatak.

SAVJET�

OPREZXPrije sortiranja dije-la popisa po recimaprovjerite da li steozna~ili sve stupce.Ako u popisu naslici 25-3 umjestoraspona A10 doD17 ozna~ite ra-spon A10 do B17,Excel }e razmjestitiretke u prva dvastupca, ostavljaju}ipritom tre}i i ~etvrtistupac nepromije-njenim. Rezultat }ebiti izmije{anipopis.

Da bi ustanovio da li va{ popis sadr`i naslove stupaca, Excel ispituje dvanajgornja retka toga popisa. Ako se prvi redak razlikuje od drugog po tipupodataka, pismu, tipu slova, poravnanju ili upotrebi velikih i malih slova,Excel }e zaklju~iti da je prvi redak naslov. Ako su prvi i drugi redak poovim parametrima sli~ni, Excel }e ispitati i tre}i redak i usporediti ga s dru-gim. Ako se razlikuje, Excel }e zaklju~iti da prva dva retka sadr`e naslovestupaca i da ih prilikom sortiranja treba isklju~iti.

Posljedica toga je ta da Excel u ve}ini slu~ajeva uspijeva pravilno prepozna-ti retke s naslovima. Ali i unato~ tome dobro je uvijek provjeriti opcije smje-{tene u donjem dijelu okvira za dijalog Sort.

Sortiranje stupacaSvi do sada predstavljeni primjeri su uklju~ivali sortiranje redaka unutarpopisa. Drugim rije~ima, mijenjali smo redoslijed redaka u popisu, dok smoredoslijed stupaca ostavili nepromijenjenim. Excel dozvoljava i sortiranjestupaca, pri ~emu redoslijed redaka ostaje nepromijenjen. Da biste u popisuili rasponu sortirali stupce, kliknite na gumb Options u okviru za dijalogSort i ozna~ite opciju Sort Left To Right (sortiraj slijeva nadesno). Slike 25-8 i 25-9 prikazuju radnu stranicu prije i poslije sortiranja stupaca.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

757

SLIKA 25-8.Jednostavnaradna stranica s financijskimpodacima.


758

Prilikom sortiranja popisa i raspona pripazite na }elije koje sadrè formule. Akosortirate retke popisa, reference na ostale }elije u istom retku bit }e ispravne inakon sortiranja. Me|utim, reference na }elije u ostalim recima vi{e ne}e bitito~ne.

Sli~no tome, ako sortirate stupce popisa, reference na }elije u istom stupcubit }e ispravne, ali reference na }elije u ostalim stupcima ne}e.

Sljede}i }e primjeri objasniti nedostatke sortiranja popisa i raspona kojisadrè formule. 5. redak radne stranice pomo}u formula koje sadrè referencena ostale }elije izra~unava promjenu iznosa zarade u odnosu na prethodnugodinu. Na primjer, }elija C5 pomo}u formule =C4-B4 izra~unava razlikuizme|u zarade u 1997. godini i one u 1996.

Nakon sortiranja stupaca, ova }e formula i dalje biti =C4-B4, ali to je sadaneto~no! Naime, formula bi sada morala glasiti =C4-D4. Ostale formule u 5.retku su tako|er neispravne.

Da biste izbjegli probleme koji se javljaju prilikom sortiranja popisa i ra-spona koji sadrè formule, pridràvajte se ovih pravila:

� U formulama koje ovise o }elijama smje{tenim izvan popisa koristitesamo apsolutne adrese.

� Prilikom sortiranja redaka popisa ili raspona, izbjegavajte formule kojesadrè reference na }elije u ostalim recima.

� Prilikom sortiranja stupaca popisa ili raspona, izbjegavajte formule kojesadrè reference na }elije u ostalim stupcima.

Pazite na formule

Da biste izveli ovo sortiranje, ozna~ite B1:F4, odaberite Sort iz izbornikaData i zatim kliknite na gumb Options. Provjerite da li je ozna~ena opcijaSort left to right i zatim kliknite na OK da biste se vratili u radnu stranicu.

Prilikom sortiranja stupaca potrebno je prethodno ozna~iti sve podatke kojeèlite sortirati, a ne samo jednu }eliju. Ako ozna~ite jednu }eliju, Excel }epretpostaviti da èlite sortirati sve u radnoj stranici, uklju~iv{i i oznake uva{em prvom stupcu. (Drugim rije~ima, Excel prilikom sortiranja stupacane raspoznaje naslove redaka.)

Primjena korisni~ki odre|enog reda sortiranjaExcel vas ne ograni~ava na standardne na~ine sortiranja. Ako èlite da skupoznaka bude sortiran na odre|eni na~in koji je razli~it od abecednog reda,moète zadati vlastiti red sortiranja. Ako odaberete naredbu Sort, kliknetena gumb Options i otvorite padaju}i popis First Key Sort Order, vidjet }eteda je Excel kao korisni~ki odre|ene na~ine sortiranja ve} naveo sortiranje podanu u tjednu i po mjesecu u godini. Novi redoslijed sortiranja zadat }etena sljede}i na~in:

1. U izborniku Tools odaberite naredbu Options i kliknite na karticuCustom Lists.

2. U kartici Custom Lists ozna~ite NEW LIST.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

759

SLIKA 25-9.Pomo}u opcijeSort Left To Rightizmijenili smoredoslijed godina.

3. U sekciju List Entries upi{ite prema èljenom redoslijedu ~lanoveva{eg popisa, smje{taju}i svaki ~lan na novu liniju ili upotrebljavaju}izareze za njihovo odvajanje. Po zavr{etku upisa kliknite na OK.

Korisni~ki odre|en popis moète izbrisati tako da njegov naziv ozna~ite nakartici Custom Lists i kliknete na gumb Delete. ^lanovi va{eg popisa mogusadràvati praznine. Na primjer, moète definirati sljede}i popis: Pitcher,Catcher, First Base, Second Base, Third Base, Shortstop, Left Field, CenterField, Right Field, Designated Hitter. Ne zaboravite ~lanove popisa odvojitizarezima ili ih smjestiti u zasebne linije. Da biste obrisali korisni~ki odre|enpopis, odaberite popis u kartici Custom Lists i kliknite na Delete.

Korisni~ki odre|en na~in sortiranja upotrijebit }ete tako da u izbornikuData odaberete naredbu Sort i zatim u okviru za dijalog Sort kliknete nagumb Options. Tada otvorite padaju}i popis First Key Sort i odaberiteèljeni korisni~ki odre|en popis.

Unos korisni~ki odre|enih popisa iz radne straniceAko su podaci u va{oj radnoj stranici ve} poredani na èljeni na~in, nije ihpotrebno upisivati u kartici Custom List okvira za dijalog Options. U tomslu~aju prije izbora naredbe Options iz izbornika Tools jednostavno ozna-~ite popis u radnoj stranici. Va{ }e se odabir pojaviti u okviru za tekst udonjem dijelu dijaloga. Sada jednostavno kliknite na gumb Import i novi }e popis biti dodan Excelovom skupu korisni~ki odre|enih popisa.

Upotreba filtara u analizi popisaFiltrirati popis zna~i iz njega ukloniti sve retke osim onih koji zadovoljavajuodre|eni uvjet. Excel nudi dvije naredbe za filtriranje – AutoFilter, koja sekoristi za jednostavne uvjete, i Advanced Filter, za sloènije uvjete.

Naredba AutoFilterDa biste upotrijebili naredbu AutoFilter, najprije ozna~ite bilo koju }eliju usvom popisu. Nakon toga iz podizbornika Filter izbornika Data odaberitenaredbu AutoFilter. Excel }e na to odgovoriti prikazivanjem strelica porednaslova svih stupaca va{eg popisa. Kada kliknete na neku od tih strelica,pojavit }e se popis vrijednosti koje se mogu prona}i u tom stupcu.


760

Ako u uvjetu za filtriranje namjeravate upotrijebiti samo jedan stupac, tadamoète ukloniti strelice pored naslova ostalih stupaca. Ozna~ite }eliju naslovastupca koji èlite upotrijebiti te uz pritisnutu tipku Shift pritisnite tipke Ctrl i stre-lica dolje. Nakon toga odaberite naredbu AutoFilter.

SAVJET�

Pogledajmo jedan primjer. Pretpostavimo da bismo u popisu prikazanomna slici 25-7 na 755. stranici èljeli vidjeti samo one retke stupca Donor ukojima je upisano Miller Textiles. Da bismo to postigli, odaberimo naredbuAutoFilter te u padaju}em popisu pored naslova stupca Donor ozna~imoMiller Textiles. Rezultat moète vidjeti na slici 25-10.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

761

Za analizu redaka koji su pro{li filtriranje moète upotrijebiti Excelovu naredbuSubtotals. Dodatne informacije moète prona}i u odlomku “Upotreba naredbeSubtotals u analizi popisa” na 777. stranici.

SAVJET�

SLIKA 25-10.Pomo}u naredbeAutoFilter prikazalismo samo oneretke koji u stupcuDonor imajuupisano MillerTextiles.

Uo~ite nedostatak odre|enih brojeva redaka na slici 25-10. Kada za prikazpodskupa va{eg popisa upotrijebite naredbu AutoFilter ili Advanced Filter,Excel jednostavno sakriva retke koji ne zadovoljavaju zadani uvjet. Kako bi vas podsjetio da ste filtrirali va{ popis, Excel }e brojeve redaka u filtrira-nom popisu prikazati u kontrastnoj boji, a u statusnoj vrpci pojavit }e sepodsjetnik.

Kada prvi put filtrirate popis, Excel }e vam odmah pokazati koliko redakazadovoljava va{e uvjete. Broj prona|enih redaka prikazat }e se na statusnojtraci.

Upotreba AutoFiltera u vi{e stupacaPrilikom upotrebe naredbe AutoFilter, moète zadati uvjete za koliko godèlite stupaca. Jednostavno filtrirajte va{ popis po jednom stupcu, zatimrezultat filtrirajte po drugom itd. Na primjer, da biste prikazali samodonacije od 25.000$ koje je uplatila kompanija Miller Textiles, u popisu naslici 25-10 otvorit }emo padaju}i popis stupaca Amount i odabrati 25000.

Odabir prvih deset pomo}u naredbe AutoFilterNaredbu AutoFilter moète upotrijebiti za odabir prvih ili posljednjih n~lanova popisa, ili ~lanova koji sa~injavaju gornjih ili donjih n postotakaukupne vrijednosti. Kliknite na strelicu pored naslova stupca koji vas zani-ma i zatim u popisu odaberite Top 10. Excel }e otvoriti okvir za dijalogprikazan na slici 25-11.


762

Budu}i da Excel filtrira popise skrivanjem redaka, svi podaci pohranjeni uistim recima koje koristi i popis mogli bi nakon filtriranja postati nevidljivi.Naravno, ove podatke moète povratiti isklju~enjem filtera, ali taj je problemjednostavnije potpuno izbje}i tako da osim popisa u radnoj stranici nemanikakvih drugih podataka. Ako ih ipak èlite umetnuti na istu radnu stranicu,smjestite ih ispod popisa.

UPOZORENJE!

SLIKA 25-11.Excelova opcijaTop 10 omogu-}ava vam da seusredoto~ite na n prvih ili posljed-njih ~lanovapopisa.

Okvir za dijalog ima tri padaju}a popisa. U prvom popisu moète odabratiopciju Top ili Bottom (prvi ili posljednji). U drugom odredite broj izme|u 1i 500. U tre}oj moète odabrati opciju Items ili Percent (~lanovi ili postotak).

Pronalaènje praznih }elija pomo}u naredbe AutoFilterPri dnu svakog AutoFilter padaju}eg popisa nalaze se opcije Blanks (prazni~lanovi) i NonBlanks. Ako èlite odabrati samo retke koji u odabranomstupcu nemaju upisanih podataka, kao uvjet odaberite opciju Blanks. Ako pak takve retke èlite eliminirati iz popisa, kao uvjet odaberite opcijuNonBlanks.

Odre|ivanje sloènih uvjeta pomo}u opcije CustomPrimjer prikazan na slici 25-10 koristi jednostavan uvjet jednakosti. To zna~ida smo od Excela zatraìli da prikaè samo one retke u kojima je sadràjstupca Donor jednak zadanoj vrijednosti. Uz pomo} opcije Custom moètepostavljati uvjete koji se temelje na nejednakosti ili pronalaziti retke kojiulaze u odre|eni raspon vrijednosti. Opciju Custom upotrijebite tako da za stupac koji vas zanima otvorite padaju}i popis i odaberete Custom. Na ekranu }e se otvoriti okvir za dijalog sli~an onome na slici 25-12.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

763

SLIKA 25-12.Opcija Customomogu}avaodre|ivanjesloènijih uvjetaza AutoFilter.

U okviru za dijalog Custom AutoFilter moète odrediti jedan ili dva uvjeta,pri ~emu imate na izbor ~itav skup Excelovih operatora. Manji padaju}ipopisi smje{teni u lijevom dijelu okvira za dijalog omogu}avaju vam odabiroperatora (equals, does not equal, is greater than itd.), dok u ve}im pada-ju}im popisima moète odabrati neku od vrijednosti koje se pojavljuju uodabranom stupcu popisa.

Pretpostavimo da èlite vidjeti sve retke popisa na slici 25-7 u kojima je vri-jednost stupca Amount izme|u 50 000$ i 100 000$. Najprije otvorite padaju}ipopis u gornjem lijevom kutu okvira za dijalog Custom AutoFilter i odabe-rite is greater than or equal to. Nakon toga u gornjem padaju}em popisu sdesne strane odaberite 50000. (Mogu}e je i izravno upisati broj u okvir zatekst.) U donjem lijevom popisu odaberite is less than or equal to, a u donjemdesnom popisu 100000, kako to pokazuje slika 25-13 na sljede}oj stranici.

Uo~ite da smo na slici 25-13 ozna~ili opciju And, a ne opciju Or. U slu~ajuda smo ozna~ili opciju Or, nakon filtriranja ne bismo dobili podskup izvor-nog popisa ve} ~itav popis jer svi njegovi reci zadovoljavaju zadani uvjet,odnosno u svim recima su iznosi donacija ili ve}i od 50 000$ ili manji od100 000$.

Pronalaènje svih tekstualnih vrijednosti unutar odre|enog abecednog rasponaDa biste prona{li sve tekstualne vrijednosti koje padaju unutar zadanogabecednog raspona, upotrijebite opciju Custom naredbe AutoFilter i zadajtedva uvjeta vezana operatorom And. Na primjer, da biste prona{li sve dona-tore ~iji nazivi zapo~inju slovom B, u okviru za dijalog Custom AutoFilterodredite sljede}i uvjet:

>B And <C

U ovom slu~aju vrijednosti B i C vjerojatno ne}ete na}i u padaju}im popisi-ma, pa ih je stoga potrebno jednostavno upisati u okvire za tekst.

Upotreba zamjenskih znakova u uvjetimaKao {to je prikazano u slikama 25-12 (str. 763) i 25-13, okvir za dijalogCustom AutoFilter prihva}a dvije vrste zamjenskih znakova:

� Zvjezdicu (*) upotrebljavajte kao zamjenu za bilo koji niz znakova.

� Upitnik (?) upotrebljavajte kao zamjenu za jedan znak.

Sljede}a tablica prikazuje primjere upotrebe zamjenskih znakova i vrijedno-sti koje bi u tom slu~aju pro{le filtriranje.

Zadana vrijednost Vrijednosti koje su ostale nakon filtriranja

=Sm?th Smith, Smyth

=H??t Hart, Heit, Hurt

=S*n Stevenson, Svenson, Smithson

Uo~ite da ova dva zamjenska znaka moète kombinirati na gotovo svakina~in koji moète zamisliti. U jednom uvjetu moète upotrijebiti i vi{ezvjezdica. Na primjer, ako popis na slici 25-5 filtrirate uz uvjet =*Music*,kao rezultat dobit }ete sve primatelje donacija ~iji nazivi sadrè rije~ Music,na primjer Crescendo Music Society.


764

SLIKA 25-13.Ako ispunite okvirza dijalog CustomAutoFilter na pri-kazani na~in, iz-dvojit }ete sveretke popisa u koji-ma donacije imajuiznose u rasponuod 50 000$ i 100000$.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

765

Ako u uvjet èlite uvrstiti znak upitnika (?) ili zvjezdice (*) koji nije zamjenskiznak, tada ispred njega umetnite znak tilde (~).

SAVJET�

Filtri predstavljaju efikasan na~in za pronalaènje informacija popisa, ali nisu ijedini. I pomo}u naredbe Form moète locirati retke koji ispunjavaju odre|eneuvjete. Evo kako:

1. Ozna~ite }eliju na svom popisu.

2. Odaberite naredbu Form iz izbornika Data i u sljede}em okviru za dijalogkliknite na gumb Criteria.

3. Ispunite polja kao da stvarate raspon s uvjetom.

Slika prikazuje kao ispuniti okvir za dijalog ako èlite vidjeti imena iostale podatke za zaposlenike mu{karce mla|e od 40 godina.

4. Kliknite na gumb Find Next da biste prikazali prvi redak popisa kojiispunjava uvjet.

5. Nastavite klikati Find Next za sljede}i i Find Prev za prethodni redak.

Upotreba naredbe Form za pronalaènje informacija popisa

Uklanjanje AutoFilteraAko u nekom stupcu èlite ukloniti AutoFilter, otvorite pripadni padaju}ipopis i odaberite (All). Ako iz izbornika Data èlite ukloniti sve trenutnoaktivne AutoFiltere, odaberite naredbu Filter i zatim Show All. Sve Auto-Filtere i strelice pored naslova stupaca uklonit }ete tako da ponovo oda-berete naredbu AutoFilter, ali ovaj put kako biste uklonili oznaku porednjenog naziva u podizborniku Filter izbornika Data.

Kopiranje filtriranih podataka u drugo podru~jePonekad se moè pojaviti potreba za kopiranjem ili izdvajanjem redaka koji zadovoljavaju uvjet AutoFiltera u drugi dio radne stranice ili u druguradnu stranicu. Filtrirane retke moète kao i bilo koji drugi tip podataka uradnoj stranici kopirati uz pomo} naredbi Copy i Paste iz izbornika Edit.

Ako èlite filtrirane retke izdvojiti u jednom koraku, bez kori{tenja naredbiCopy i Paste, moète upotrijebiti naredbu Advanced Filter koju }emo opi-sati kasnije u ovom poglavlju. Me|utim, uo~ite da ova naredba ne moèautomatski kopirati filtrirane retke u novu datoteku ili u novu radnu stra-nicu unutar teku}e radne bilje`nice. Da biste to postigli morate i dalje kori-stiti naredbe Copy i Paste.

Naredba Advanced FilterZa razliku od naredbe AutoFilter, naredba Advanced Filter vam omogu}ujesljede}e:

� Odre|ivanje uvjeta koji uklju~uju dva ili vi{e stupaca i logi~ki operatorOR (ILI). Na primjer, iz svog popisa zaposlenih moète izdvojiti onekoji su ili stariji od 50 godina ili godi{nje zara|uju vi{e od 50 000$.(Ovu naredbu moète upotrijebiti i za odabir redaka koji zadovolja-vaju oba uvjeta, ali je u tom slu~aju jednostavnije dvaput za redomupotrijebiti naredbu Auto Filter.)

� Odre|ivanje tri ili vi{e uvjeta za pojedini stupac, gdje je uklju~enbarem jedan operator OR. Na primjer, moète izdvojiti nazive svihzaposlenih u odjelu A, odjelu C ili odjelu D.

� Odre|ivanje izra~unatih uvjeta. Na primjer, moète izdvojiti samo onezaposlene ~ija su primanja vi{e od 25 posto ve}a od prosje~nih.


766

Uz navedeno, naredba Advanced Filter moè biti upotrijebljena i za izdva-janje redaka iz popisa i smje{taj kopija tih redaka u drugi dio teku}e radnestranice. Isto moète posti}i i naredbom AutoFilter, ali u tom slu~aju moratepodatke sami kopirati i umetati u drugo podru~je.

Odre|ivanje raspona s uvjetima Za razliku od naredbe AutoFilter, naredba Advanced Filter zahtijeva od vasda odredite uvjet u rasponu }elija koji je odvojen od popisa. Budu}i da seprilikom filtriranja skrivaju ~itavi reci radne stranice, raspon s uvjetima nijepoèljno smjestiti niti s jedne strane popisa. Umjesto toga smjestite ga ispodpopisa. Ukoliko smatrate da }e se va{ popis tijekom vremena produljivati,najprikladnije je raspon s uvjetima smjestiti iznad popisa.

Raspon s uvjetima mora se sastojati od najmanje dva retka. U prvom seretku nalaze naslovi stupaca, a u drugom i sljede}im recima uvjet za filtri-ranje. Izuzev{i izra~unate uvjete, naslovi navedeni u rasponu s uvjetimamoraju to~no odgovarati naslovima stupaca u va{em popisu. Kako bi seosigurala to~nost, najbolji je na~in kreiranja ovih naslova taj da se naslovi upopisu ozna~e i zatim pomo}u naredbi Copy i Paste iz izbornika Edit kopi-raju u gornji red raspona s uvjetima.

Imajte na umu da raspon s uvjetima ne mora uklju~ivati naslove svakogstupca iz popisa. Stupci koji nisu uklju~eni u postupak odabira mogu bitiuklonjeni.

Primjer kori{tenja dvaju stupaca povezanih operatorom OR

Pretpostavimo da iz popisa zaposlenih prikazanog na slici 25-1 na 749.stranici èlite izdvojiti imena zaposlenih koji su ili stariji od 50 godina iligodi{nje zara|uju vi{e od 50 000$. Da biste odredili filter kojim }ete toposti}i, slijedite naredne korake:

1. Na po~etku radne stranice umetnite nekoliko novih redaka kako bistenapravili mjesta za raspon s uvjetima.

2. Kreirajte raspon s uvjetima prikazan na slici 25-14.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

767

VIDI IDodatne informaci-je o izra~unatimuvjetima moèteprona}i u odlomku“Upotreba izra~u-natih uvjeta” na772. stranici.

?

Ako prilikom filtriranja istog popisa ~esto koristite dva ili vi{e skupova uvjeta,dobro ih je smjestiti u zasebne raspone. Ako tim rasponima dodijelite nazive izatim ih umjesto adresa raspona upotrebljavate u okviru za dijalog AdvancedFilter, prebacivanje izme|u filtara bit }e vam mnogo brè i jednostavnije.

SAVJET�

3. Iz podizbornika Filter izbornika Data odaberite naredbu AdvancedFilter i upi{ite podatke u okvir za dijalog Advanced Filter prikazan naslici 25-15.


768

SLIKA 25-14.Raspon s uvjetimasmje{ten u }elija-ma A1:B3 filtrirat}e popis tako daprikazuje samozaposlene kojigodi{nje zara|ujuvi{e od 50 000$ ilisu stariji od 50 godina.

4. Provjerite je li ozna~ena opcija Filter The List In-Place i kliknite na OK.Slika 25-16 prikazuje rezultat.

Kao i naredba AutoFilter, naredba Advanced Filter sakriva sve retke koji nezadovoljavaju postavljene uvjete. Ona brojeve redaka tako|er prikazuje ukontrastnoj boji i isto tako u statusnoj traci ispisuje broj izdvojenih redaka.

SLIKA 25-15.U okvir za dijalogAdvanced Filterupi{ite polo`ajsvog popisa iraspona s uvje-tima.

Na slici 25-14 uo~ite da su uvjeti u }elijama A1:B3 upisani kao obi~ne ozna-ke. Ispod naslova Salary jednostavno upi{ite >=50000, a ispod naslova Ageupi{ite >=50.

Uo~ite da ova dva uvjeta moraju biti upisana u zasebnim recima. Ako obauvjeta upi{ete u isti redak, to }e Excelu biti znak da prikaè samo one retkepopisa koji zadovoljavaju oba uvjeta, tj. one retke u kojima su navedenizaposleni koji godi{nje zara|uju vi{e od 50 000$ i stariji su od 50 godina.

U raspon s uvjetima moète upisati koliko god èlite uvjeta. Excel }e uvjeteprotuma~iti prema sljede}im pravilima:

� Za uvjete navedene u istom retku smatra se da su povezani logi~kimoperatorom AND.

� Za uvjete navedene u zasebnim recima smatra se da su povezanilogi~kim operatorom OR.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

769

SLIKA 25-16.Nakon {to kreirateraspon s uvjetimaprikazan na slici25-14 i ispuniteokvir za dijalogAdvanced Filterprikazan na slici25-15, Excel }eprikazati ovakavpopis.

Prazna }elija u rasponu s uvjetima zna~i “prihvati bilo koju vrijednost ovogstupca”. Ako u raspon uklju~ite prazan redak, dobit }ete nefiltrirani popis. Dabiste to izbjegli, budite pa`ljivi prilikom uklanjanja redaka s uvjetima iz raspona.Ako vam redak s uvjetom vi{e nije potreban, nije dovoljno jednostavno izbrisatinjegov sadràj. U tom slu~aju morate u okviru za dijalog Advanced Filterispraviti raspon s uvjetima tako da vi{e ne uklju~uje izbrisani redak.

UPOZORENJE!

Primjer upotrebe triju operatora OR na jednom stupcu

Pretpostavimo sada da èlite iz popisa prikazanog na slici 25-1 (na 749.stranici) izdvojiti samo one zaposlene ~ija prezimena zapo~inju slovima A,F ili M. U tom slu~aju trebate u raspon uklju~iti naslov stupca Last Name,te u tri retka odmah ispod naslova upisati slova A, F i M. Po{to odaberetenaredbu Advanced Filter te u okvir za dijalog Advanced Filter upi{ete po-loàj raspona s uvjetima iz popisa, Excel }e prikazati popis na slici 25-17.


770

Nakon {to u okviru za dijalog navedete poloàj raspona s uvjetima, Excel }emu dodijeliti naziv Criteria. Ovaj naziv moète koristiti kao pomo} prilikompomicanja u radnoj stranici. Na primjer, ako se èlite vratiti u raspon kakobiste izmijenili uvjete, pritisnite F5 i u okviru za dijalog Go To ozna~ite Criteria.

SAVJET�

SLIKA 25-17.Postavljanjemuvjeta u rasponu}elija A1:A4 suzilismo popis na onezaposlene ~ijaprezimena zapo-~inju slovima A, F ili M.

Primjer upotrebe operatora OR i AND

[to ako nam je potreban popis zaposlenih ~ija prezimena zapo~inju slovimaA, F ili M, a koji su stari 40 ili vi{e godina? U tom }emo slu~aju postavitiuvjet prikazan na slici 25-18 na sljede}oj stranici. Uo~ite da uvjet >=40 morabiti ponovljen u svakom retku raspona, budu}i da iz svake grupe prezime-na (onih koja zapo~inju s A, F ili M) èlimo izdvojiti samo one zaposlenekoji zadovoljavaju dva uvjeta – uvjet da zapo~inju odre|enim slovom istarosni uvjet.

Do sada su na{i primjeri uklju~ivali samo ono {to nazivamo uvjetimausporedbe. Pri tome nisu bili potrebni nikakvi izra~uni. Sada }emo dati neko-liko primjera izra~unatih uvjeta. Ali prije toga promotrimo pobliè na~in nakoji Excel obra|uje uvjete koji sadrè tekst.

Odre|ivanje uvjeta koji sadrè tekstPravila odre|ivanja uvjeta koji sadrè tekst nisu ba{ toliko o~ita koliko bistemo`da èljeli. Sljede}i obrasci }e vam pomo}i da razmi{ljate na na~in nakoji to ~ini i Excel:

� Jedno slovo zna~i “Prihvati svaku vrijednost koja zapo~inje ovimslovom”. Primjer: uvjet koji sadrì samo M izdvojit }e Mary, Martha iMr. Rogers.

� Operatori > ili < zna~e “Prihvati svaku vrijednost koja dolazi prije iliposlije ove to~ke abecede”. Primjer: uvjet >M ispod naslova Last Nameizdvojit }e sva prezimena koja zapo~inju slovima M do @. Obrnuto,uvjet <M vratit }e sva prezimena koja zapo~inju slovima A do L.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

771

SLIKA 25-18.Da bismo izdvojilipopis zaposlenih~ija prezimenazapo~inju slovimaA, F ili M i imajuvi{e od ~etrdesetili vi{e godina,potrebno je usvakoj liniji ra-spona ponovitiuvjet >=40.

Svaki put kada upotrijebite naredbu Advanced Filter, Excel preispituje ~itavpopis, a ne samo trenutno filtrirane retke. Zbog toga nije potrebno prije svakepromjene uvjeta upotrijebiti naredbu Show All.

SAVJET�

� Formula =”=tekst” zna~i “Prihvati samo one retke koji sadrè vrijed-nost tekst”. Primjer: uvjet =”=Smith” izdvojit }e samo retke koji sadrèSmith. Ako navedete Smith bez formule, Excel }e vratiti Smith,Smithsonian, Smithy itd.

Upotreba zamjenskih znakova je dozvoljena. Zamjenski znakovi uAdvanced Filteru rade na isti na~in kao i u AutoFilteru.

Upotreba izra~unatih uvjetaIzra~unati uvjet je uvjet koji uklju~uje bilo kakav test razli~it od jednostavneusporedbe vrijednosti stupca i zadane konstante. Izdvajanje zaposlenih ~ijaje godi{nja pla}a ve}a od 50 000$ ne zahtijeva kori{tenje izra~unatih uvjeta.Me|utim, prilikom pronalaènja zaposlenih ~ija je godi{nja pla}a ve}a odprosje~ne, upotreba izra~unatih uvjeta je neophodna.

âk i iskusni korisnici Excela ponekad posrnu prilikom izrade izra~unatihuvjeta. Evo tri pravila koja }e vam pomo}i da ostanete na nogama:

� Naslov stupca iznad izra~unatog uvjeta ne smije biti kopija naslovanekog od stupaca iz popisa. Naslov stupca s izra~unatim uvjetommoè biti prazan ili sadràvati bilo {to drugo. (Uo~ite da je ovajzahtjev potpuno suprotan od onoga koji vrijedi za obi~ne uvjete.)

� Adrese }elija smje{tenih izvan popisa moraju biti apsolutne.

� Adrese }elija smje{tenih u popisu moraju biti relativne.

Kao {to }ete vidjeti kasnije, posljednje pravilo ima jedan izuzetak. Sada sli-jedi nekoliko primjera.

Adresiranje }elija smje{tenih izvan popisa

Slika 25-19 na sljede}oj stranici prikazuje filter koji pronalazi sve zaposlenes pla}om ve}om od prosje~ne. Prilikom odre|ivanja ovog filtera, formulu

=MEDIAN(F8:F26)

smjestili smo izvan popisa, u }eliju H2. U }eliju A2 smjestili smo izra~unatiuvjet koji adresira “vanjsku” }eliju. Raspon s uvjetima je A1:A2, a izra~u-nata formula u }eliji A2 glasi =F8>$H$2.

Kao {to je prikazano u statusnoj traci na slici 25-19, ovaj filter izdvaja 8 odizvornih 17 redaka. Drugim rije~ima, ne{to manje od polovine zaposlenihima pla}u ve}u od prosje~ne, a to je upravo ono {to bi se moglo i o~ekivati.


772

U prethodnom primjeru uo~ite sljede}e:

� Naslov raspona nije duplikat niti jednog naslova iz popisa. (Da je tako,filter ne bi radio ispravno.)


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

773

SLIKA 25-19.U ovom smopopisu upotrijebilifiltar koji pronalazisve zaposlene spla}om ve}om odprosje~ne.Izra~unati uvjet u }eliji A2 koristiapsolutnu adresu}elije izvanpopisa.

Kao {to je spomenuto, naslov stupca s izra~unatim uvjetom moèt biti prazanili sadràvati tekst koji je razli~it od svih naslova u popisu. I u slu~aju kada jenaslov prazan, morate ga obuhvatiti prilikom upisivanja raspona u okviru zadijalog Advanced Filter.

SAVJET�

� Formula uvjeta uspore|uje }eliju F8 s }elijom H2. ]elija F8 je prva}elija stupca Salary u nefiltriranom popisu, a izra~unati uvjet nalaèExcelu da toj prvoj }eliji provjeri vrijednost. Kako Excel obra|ujepopis, tako ovu adresu }elije zamjenjuje adresom sljede}e, pa takoprovjerava sadràj }elija F8, zatim F9, nakon toga F10, i tako sve dokne dosegne kraj popisa.

� Adresa }elije H2 je apsolutna. Da smo u }eliji A2 upisali formulu=F8>H2 (to jest, da smo upotrijebili relativnu adresu }elije H2), Excelbi uspore|ivao vrijednost }elija F8 i H2, nakon toga F9 i H3, itd. Sveprovjere osim prve bile bi neto~ne.

� Vrijednost koju vra}a formula uvjeta nema nikakvog zna~enja. U na-{em je slu~aju formula vratila vrijednost FALSE, ali samo zbog toga{to prvi u popisu zaposlenih slu~ajno ima pla}u manju od prosje~ne.

Adresiranje }elija smje{tenih unutar popisa

Filtar sa slike 25-20 oduzima datum ro|enja od datuma zapo{ljavanja idobiveni broj dijeli s umno{kom brojeva 18 i 365 kako bi ustanovio da li jenetko zaposlen prije navr{enih 18 godina. Rezultat dobiven filtriranjempokazuje da je te{ko prekr{en zakon o zapo{ljavanju djece!


774

Ako èlite u rasponu s uvjetima vidjeti formulu, otvorite novi prozor i uklju~iteopciju Formulas. (Najprije u izborniku Window odaberite naredbu NewWindow, zatim u novom prozoru iz izbornika Tools odaberite naredbu Options,kliknite na karticu View i ozna~ite opciju Formulas.) Veli~inu i poloàj ova dvaprozora podesite tako da formula ostane vidljiva i tijekom rada na popisu.

SAVJET�

SLIKA 25-20.U ovom primjeruizra~unati uvjetkoristi samo re-lativne adrese.

Formula uvjeta

=C8-D8<18*356

sadrì samo relativne adrese }elija jer èlite da Excel naprije oduzme D8 odC8, zatim D9 od C9 itd.

Iznimka u pravilu

Poput radne stranice prikazane na slici 25-19 (str. 773), radna stranica naslici 25-21 sadrì filtrirani popis koji prikazuje podatke o zaposlenima spla}om ve}om od prosje~ne. Ali u ovom slu~aju formula

=F8>MEDIAN($F$8:$F$24)

umjesto vanjske }elije izravno odresira stupac Salary. Prema pravilima na-vedenim na 772. stranici ove bi adrese morale biti relativne; me|utim, adrese}elija F8 do F24 su apsolutne. Apsolutne smo adrese upotrijebili zbog toga{to èlimo da Excel u svakom koraku filtriranja izra~unava srednju vrije-dnost istog raspona }elija. Odnosno, èlimo da najprije }eliju F8 usporedi sasrednjom vrijednosti }elija F8:F24, zatim }eliju F9 sa srednjom vrijednosti}elija F8:F24 itd. Da smo u ovom slu~aju upotrijebili relativnu adresu }elija~iju srednju vrijednosti izra~unavamo, samo bi prva usporedba bila to~na.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

775

SLIKA 25-21.Adrese }elijasmje{tenih unutarpopisa obi~no surelativne. Ipak, u ovom slu~ajuadresa F8:F24mora biti apso-lutna.

Kopiranje filtriranih redaka u drugo podru~je radne straniceOkvir za dijalog Advanced Filter prikazan na slici 25-15 (na 768. stranici)sadrì opciju kojom se umjesto prikaza filtriranih redaka ti reci kopiraju udrugo podru~je radne stranice. Ako to èlite u~initi, ozna~ite opciju CopyTo Another Location te u okvir za tekst Copy To upi{ite naziv ili adresupodru~ja u koje èlite smjestiti retke izdvojene kao rezultat filtriranja.

Najlak{i je na~in odre|ivanja podru~ja Copy To taj da kliknete na praznu}eliju va{e radne stranice s kojom èlite da zapo~ne podru~je kopiranja. Pro-vjerite ima li ispod i desno od te }elije dovoljno praznog prostora. Excel }etada u odre|eno podru~je kopirati naslove stupaca va{eg popisa i sve retkekoji zadovoljavaju uvjet filtriranja. Pri tome budite oprezni: svi }e podacikoji se ve} nalaze u odre|enom podru~ju biti izgubljeni. Za razliku od toga,ako prilikom odre|ivanja podru~ja kopiranja ozna~ite raspon }elija, Excel }epodatke dobivene filtriranjem kopirati sve dok ne ispuni odre|eni raspon.


776

Prilikom zadavanja podru~ja Copy To u okviru za dijalog Advanced Filter,Excel }e tom podru~ju dodijeliti naziv Extract. Ovaj naziv moète koristiti kaopomo} prilikom pomicanja u radnoj stranici. Na primjer, ako se èlite vratiti uto podru~je kako biste izmijenili naslove stupaca, pritisnite F5 i u okviru zadijalog Go To ozna~ite Extract.

SAVJET�

Ako pak u novo podru~je radne stranice èlite kopirati samo neke stupcepopisa, najprije napravite kopije naslova tih stupaca a zatim raspon }elijakoji sadrì te naslove navedite u okviru za tekst Copy To. Na primjer, dabiste filtrirali popis osoblja prikazan ranije na slici 25-1 (na 749. stranici) ikopirali samo stupce Last Name, First Name i Salary u raspon koji zapo-~inje }elijom A100, slijedite naredne korake:

1. Kopirajte naslove stupaca Last Name, First Name i Salary u rasponA100:C100. (Naslove moète kopirati u bilo kojem redoslijedu, ovisnoo tome kako èlite prikazati svoje podatke.)

2. Iz podizbornika Filter izbornika Data odaberite naredbu AdvancedFilter.

3. Kada se na ekranu pojavi okvir za dijalog Advanced Filter, odrediteadrese popisa i raspona s uvjetima te u okvir za tekst Copy To upi{iteA100:C100. Po zavr{etku kliknite na OK.

Opcija Unique Records Only

Opcija Unique Records Only (samo jedinstveni zapisi) iz okvira za dijalogAdvanced Filter dodaje jo{ jedan filtar onome {to ste ga odredili u svomrasponu s uvjetima. Ova opcija odbacuje sve retke popisa koji su duplikatinekog od prethodnih redaka. (Imajte na umu da opcija Unique RecordsOnly radi samo u kombinaciji s opcijom Copy To Another Location.) Naprimjer, pretpostavimo da iz popisa prikazanog ranije na slici 25-7 (na 755.stranici) èlite izdvojiti nazive onih primatelja donacija koji u stupcu Ratingimaju vrijednost 3. Pri tome nije potrebno izdvojiti svaki redak u kojem se

pojavljuju primatelji koji taj uvjet zadovoljavaju; dovoljno je da dobijete je-dnostavan popis u kojem se svaki od primatelja pojavljuje samo jednom. Da biste na~inili takav popis, slijedite naredne korake:

1. Iznad ili ispod popisa postavite raspon s uvjetima. U }eliju ispodnaslova Rating upi{ite broj 3.

2. U drugom, praznom podru~ju radne stranice upi{ite naslov Recipient.Adresu te }elije }ete kasnije upisati u okvir za tekst Copy To okvira zadijalog Advanced Filter.

3. Iz podizbornika Filter izbornika Data odaberite naredbu Advanced Filter.

4. Izaberite bilo koju }eliju iz baze podataka.

5. U okviru za dijalog Advanced Filter unesite raspone s uvjetom i rasponCopy To. Ozna~ite opciju Copy To Another Location i opciju UniqueRecords Only te kliknite na OK. Slika 25-22 prikazuje rezultat filtriranja.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

777

SLIKA 25-22.Ovaj je popis filtri-ran uz opcijuUnique RecordsOnly.

Upotreba podzbirova u analizi popisaNakon {to va{ popis sortirate i filtriranjem odbacite sve informacije kojevam trenutno nisu potrebne, naredbom Subtotals (podzbirovi) iz izbornikaData mo`ete iz popisa izlu~iti vi{e korisnih podataka. Naredba Subtotalssvakoj grupi redaka popisa dodaje liniju za ispis zbirnih vrijednosti te gru-pe. Na primjer, naredbu Subtotals mo`ete upotrijebiti za izra~un prosje~nihvrijednosti odre|enih stupaca u grupama redaka, za prebrojavanje redaka u

grupi, prebrojavanje praznih ~lanova svake grupe, izra~un standardnedevijacije i sl.

Naredba Subtotals daje i ukupne zbirne vrijednosti. To zna~i da }e funkcijukoju ste odabrali, na primjer SUM ili AVERAGE, primijeniti na svim grupa-ma i na ~itavom popisu. Moète odabrati i da li }e izvedene zbirne vrijed-nosti biti ispisane iznad ili ispod popisa. U svakom slu~aju, ne}ete se moratipuno pomicati u popisu budu}i da Microsoft Excel prilikom izra~unazbirnih vrijednosti strukturira va{ popis. Tada moète klikom na odgovara-ju}i gumb za pro{irivanje razine pregledati koju god razinu podataka èlite.

Da bismo vam pokazali kako radi naredba Subtotals, upotrijebit }emo popisna slici 25-23 na sljede}oj stranici, koji prikazuje financijske transakcije preni-jete iz programa Microsoft Money. Popis sadrì stupce za datum i iznos ispla-te, kome je iznos ispla}en i kategoriju tro{ka, a trenutno je sortiran po datumu.


778

SLIKA 25-23.Ovaj popis tran-sakcija analizirat}emo pomo}unaredbeSubtotals.

Pretpostavimo sada da èlite ustanoviti koliko ste novca utro{ili na svakuod kategorija tro{kova. Tu }ete informaciju dobiti na sljede}i na~in:

1. Ozna~ite }eliju u stupcu Category te u izborniku Data odaberite na-redbu Sort kako biste popis sortirali prema kategorijama tro{kova.Podrazumijevanu vrijednost u okviru za dijalog Sort ostavite i zatimkliknite na OK.

2. U izborniku Data odaberite naredbu Subtotals.

3. Ispunite okvir za dijalog Subtotal na na~in prikazan na slici 25-24.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

779

4. Provjerite jesu li ozna~ene opcije Replace Current Subtotals (zamijenitrenutne podzbirove) i Summary Below Data (saètak ispod podataka)i kliknite na OK. Rezultat moète vidjeti na slici 25-25.

Ispunjavanjem okvira za dijalog Subtotal na na~in prikazan na slici 25-24zatraìli smo od Excela da u~ini sljede}e:

� Da za svaku izmjenu vrijednosti u stupcu Category kreira novu for-mulu za izra~un zbirne vrijednosti.

� Da kreira formulu s funkcijom SUM i primijeni je na stupac Amount(odnosno da u svakoj grupi zbroji iznose isplata).

SLIKA 25-24.Ako okvir za dija-log Subtotal ispu-nite kao {to jeovdje prikazano,dobit }ete pod-zbirove za svakukategoriju tro-{kova.

SLIKA 25-25.Popis transakcijasada sadrì pod-zbirove za svakukategoriju tro-{kova. Uo~itegumbe za prikazrazli~itih razinapodataka smje-{tene na lijevojstrani radne stran-ice.

� Da smjesti zbirne vrijednosti ispod svake od grupa a ukupnu zbirnuvrijednost na dnu popisa.

Na slici 25-25 uo~ite da je Excel strukturirao popis. Ovaj strukturiraniprikaz moèmo upotrijebiti na sljede}i na~in:

� Ako èlite vidjeti samo ukupne zbirne vrijednosti, kliknite na gumb zaprikaz prve razine podataka.

� Ako èlite vidjeti samo ukupne zbirne vrijednosti i podzbirove, klik-nite na gumb za prikaz druge razine podataka.

� Ako èlite vidjeti sve podatke u popisu, kliknite na gumb za prikaztre}e razine podataka.

Pomo}u strukturiranog prikaza moèmo sortirati popis prema iznosimapodzbirova. Na primjer, ako èlite preoblikovati popis tako da se kategorijetro{kova koje su najvi{e opteretile va{u lisnicu pojave na vrhu popisa,u~inite sljede}e:

1. Kliknite na gumb za prikaz druge razine podataka kako bi u popisubili prikazani samo podzbirovi i ukupna zbirna vrijednost.

2. Sortirajte “saèti” popis po stupcu Amount i to obratnim redoslijedom.

Svim }e grupama redaka nakon sortiranja i dalje biti pridruèni odgovara-ju}i reci s podzbirovima.


780

VIDI IVi{e informacija ostrukturiranim pri-kazima potraìte uodjeljku “Struktu-riranje va{ih radnihstranica” na 225. str.

?

Gumbi za odre|ivanje razine u strukturiranim prikazima zauzimaju dragocjeniprostor na ekranu, potiskuju}i stupce popisa izvan vidljivog podru~ja. Testupce moète ponovo u~initi vidljivim upotrebom naredbe Zoom iz izbornikaView. Drugi je na~in da to postignete taj da sakrijete sve gumbe strukturiranogprikaza. U izborniku Tools odaberite naredbu Options. Nakon toga kliknite nakarticu View i uklonite oznaku pored opcije Outline Symbols.

SAVJET�

Kako se izgra|uju formule za izra~un podzbirovaFormula u }eliji D7 na slici 25-25 pokazuje kako Excel izra~unava podzbi-rove. Formula koristi funkciju SUBTOTAL, a ne SUM, ~iji prvi argument, 9, ozna~ava vrstu izra~una koji treba primijeniti. Bitno {to morate znati ofunkciji SUBTOTAL je sljede}e:

� Nije potrebno da znate kako ta funkcija radi, budu}i da je naredbaSubtotals automatski kreira umjesto vas.

� Vodite ra~una o tome da na rasponima koji sadr`e formule SUBTOTALne primjenjujete vlastite zbirne formule. Na primjer, ako se pomakneteu }eliju ispod popisa s podzbirovima i upi{ete vlastitu formulu zaizra~un ukupne zbirne vrijednosti koja koristi funkciju SUM, ta }e for-mula zbrojiti sve {to se u tom stupcu nalazi – sve }elije s podacima,podzbirove i postoje}i ukupni zbir. Ona jednostavno ne}e “presko~iti”retke s formulama SUBTOTAL.

Automatski prekidi stranicaOpcija Page Break Between Groups iz okvira za dijalog Subtotal prikladnaje ako namjeravate va{ popis ispisivati na pisa~u. Ako ovu opciju ozna~ite,Excel }e svaku grupu redaka ispisati na zasebnoj stranici.

Primjena vi{e zbirnih formula na istom stupcuNakon pregleda popisa prikazanog na slici 25-25 na 779. stranici, mo`da }evas zanimati koliki su prosje~ni tro{kovi u svakoj kategoriji. U tom slu~ajujednostavno ponovno upotrijebite naredbu Subtotal, odaberite funkcijuAverage i uklonite oznaku kraj opcije Replace Current Subtotals (zamijeniteku}e podzbirove). Slika 25-26 prikazuje dobiveni rezultat.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

781

SLIKA 25-26.Kao dodatakfunkciji SUM,ovom smo popisuu stupac Categorydodali i funkcijuAVERAGE.

Uklanjanje i zamjena podzbirovaDa biste iz popisa uklonili podzbirove i strukturirani prikaz, otvorite okvirza dijalog Subtotal i odaberite Remove All. Ako trenutne podzbirove èlitezamijeniti drugima, otvorite okvir za dijalog Subotal i provjerite da li jeozna~ena opcija Replace Current Subtotals. Ako nije, ozna~ite je.

Upotreba funkcija u analizi popisaMicrosoft Excel 2000 nudi 14 funkcija predvi|enih za rad s popisima. To sufunkcije COUNTIF, SUMIF, DAVERAGE, DCOUNT, DCOUNTA, DGET,DMAX, DMIN, DPRODUCT, DSTDEV, DSTDEVP, DSUM, DVAR i DVARP.Svaka od ovih funkcija daje informaciju o ~lanovima popisa koji zadovolja-vaju odre|ene uvjete.


782

COUNTBLANK je jo{ jedna zna~ajna funkcija za koju morate znati. Formula=COUNTBLANK(raspon) vra}a broj }elija u rasponu koje su ili prazne ilisadrè formule {to kao rezultat vra}aju nul-vrijednosti. Ako u va{oj aplikacijinisu dozvoljeni prazni ~lanovi pojedinih stupaca popisa, moète im kao “za-stavice” dodati formule COUNTBLANK. Formatirajte }elije s COUNTBLANKformulama tako da se isti~u ako formula vrati bilo koju vrijednost osim 0.

SAVJET�

Upotreba funkcija COUNTIF i SUMIFFunkcije COUNTIF i SUMIF su jednostavnije za upotrebu od ostalih funk-cija namijenjenih analizi popisa budu}i da vam omogu}uju odre|ivanjeuvjeta izravno u formuli. Me|utim, obje vas funkcije ograni~avaju najednostavne uvjete s usporedbom.

Funkcija COUNTIF ima oblik

=COUNTIF(raspon, uvjet)

gdje je raspon skup }elija ~ije vrijednosti èlite prebrojiti, a uvjet opis zada-nog uvjeta. Na primjer, da biste u popisu prikazanom na slici 25-1 na 749.stranici prebrojili ènske osobe, upotrijebite formulu

=COUNTIF(E2:E24,”F”)

Da biste prebrojili zaposlene koji imaju 45 ili vi{e godina, upotrijebite for-mulu

=COUNTIF(G2:G24,”>=45”)

Uo~ite da uvjet moè biti primijenjen samo na raspon koji prebrojavate.

Funkcija SUMIF ima oblik

=SUMIF(raspon, uvjet, raspon_zbrajanja)

gdje je raspon skup }elija na koje se odnosi uvjet, dok je raspon_zbrajanjaskup }elija ~ije vrijednosti funkcija zbraja. Na primjer, ako u popisu na slici25-1 na 749. stranici èlite izra~unati ukupni iznos pla}a za zaposlene mla|eod 30 godina, moète upotrijebiti formulu

=SUMIF(G2:G24,”<30”,F2:F24)

Budu}i da je prosjek zapravo ukupna vrijednost podijeljena brojem ~lanova,moète ga izra~unati pomo}u formule koja sadrì funkcije SUMIF i COUN-TIF. Na primjer, formula

=SUMIF(G2:G24,”<30”,F2:F24)/COUNTIF(G2:G24,”<30”)

daje prosje~nu pla}u zaposlenih koji su mla|i od 30 godina.

Upotreba D funkcijaPreostale funkcije za analizu popisa pripadaju grupi poznatoj kao D funkci-je. D funkcije su DAVERAGE, DCOUNT, DCOUNTA, DGET, DMAX,DMIN, DPRODUCT, DSTDEV, DSTDEVP, DSUM, DVAR i DVARP.

Svaka od ovih funkcija, s iznimkom funkcije DGET, nadopuna je “obi~ne”statisti~ke funkcije. Na primjer, funkcija DSUM je nadopuna funkcije SUM,funkcija DSTDEV je nadopuna funkcije STDEV itd.

Razlika izme|u D funkcija i obi~nih funkcija je ta da D funkcije rade samo sonim ~lanovima raspona koji zadovoljavaju postavljeni uvjet. Na primjer, upopisu na slici 25-27 upotrijebili smo formulu

=DAVERAGE(A7:G26,”Salary”, A1:A2)

kojom izra~unavamo prosje~nu pla}u zaposlenih koji imaju 40 ili vi{e godina.

Upamtite sljede}e napomene o obliku D funkcija:

� Prvi argument odre|uje ~itav popis, ne samo odre|ene stupce.

� Drugi argument odre|uje stupac kojem èlite izra~unati ukupnu iliprosje~nu vrijednost, prebrojiti ~lanove i sli~no.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

783

VIDI IVi{e informacija ostatisti~kim funkci-jama potraìte u15. poglavlju “Sta-tisti~ke analize”.

?

� Kao drugi argument moète upotrijebiti i naslov stupca izraèn kaotekstualna vrijednost. Ili moète upotrijebiti broj koji odre|uje rednibroj stupca u popisu. Na primjer, u formuli na slici 25-27 na prethod-noj stranici drugi argument bi mogao imati vrijednost 6 (navodnicinisu potrebni jer se radi o broju a ne tekstualnoj vrijednosti) budu}i da je stupac Salary {esti po redu u popisu.


784

SLIKA 25-27.Statisti~ke funkcijebaza podataka sukorisne u analizipodataka izpopisa koji zado-voljavaju odre|eniuvjet. U ovomsmo primjeruupotrijebili funkcijuDAVERAGE kakobismo ustanoviliprosjek pla}azaposlenih kojiimaju 40 ili vi{egodina.

� Tre}i argument odre|uje raspon s uvjetima.

Budu}i da D funkcije zahtijevaju upotrebu raspona s uvjetima, one su ne{tosloènije za kori{tenje nego funkcije SUMIF ili COUNTIF. Me|utim, onevam omogu}uju i obavljanje mnogo sloènijih izra~una. Dok su funkcijeSUMIF i COUNTIF ograni~ene na jednostavne uvjete s usporedbom, Dfunkcije mogu koristiti bilo koji uvjet koji je mogu}e izraziti u }elijamaraspona s uvjetima.

Funkcija DGETFunkcija DGET vra}a vrijednost bilo koje }elije stupca koja zadovoljavauvjet zadan u rasponu s uvjetima. Ako niti jedna }elija ne zadovoljava tajuvjet, funkcija }e vratiti oznaku gre{ke #VALUE!. Ako vi{e od jedne }elijezadovoljava navedeni uvjet, funkcija }e vratiti oznaku gre{ke #NUM!.

VIDI IDodatne informaci-je o rasponu suvjetima moèteprona}i u dijelu“Naredba Advan-ced Filter” na 766. str.

?

Provjera unosa podatakaDa biste osigurali ispravan unos novih podataka u popis ili bazu podataka,na raspolaganju vam je nova naredba Microsoft Excela – Data Validation. U mogu}nosti ste zadati kako tip podataka koji }ete dozvoliti pri unosu(npr. cijeli brojevi, datumi, vremena ili tekst), tako i raspon prihvatljivihvrijednosti (primjerice, cijeli brojevi izme|u 1 i 100). Moète podesiti ~ak ipopis prihvatljivih vrijednosti (npr. imena odjela u va{im poduze}ima), teostaviti Excelu da iz njega napravi padaju}i popis. Niti jedna od gore nave-denih mogu}nosti ne zahtijeva bilo kakvo programiranje.

Da biste postavili uvjet provjere unosa podataka, odaberite raspon }elija nakoje èlite primijeniti provjeru. Zatim u izborniku Data odaberite Valida-tion. Excel }e otvoriti okvir za dijalog Data Validation. Na kartici Settingsovog okvira za dijalog ozna~ite tip podataka i raspon vrijednosti koje na-mjeravate prihvatiti pri unosu. Kartica Input Message omogu}ava vamstvaranje poruke koja }e korisnika (ili vas, ako sami za sebe postavljateuvjete unosa) uputiti na dozvoljene vrijednosti. Kartica Error Alert omo-gu}ava vam zadavanje poruke koja }e se javiti ako je unos pogre{an.

Zadavanje tipa podataka i prihvatljivih vrijednostiDa biste zadali tip podataka koji }ete prihvatiti pri unosu, otvorite padaju}ipopis Allow u okviru za dijalog Data Validation. U popisu vam se nudesljede}i tipovi podataka: Whole number (cijeli broj), Decimal (decimalnibroj), List (popis), Date (datum), Time (vrijeme), Text length (duljina teksta)i Custom (korisni~ki zadan tip). Nakon odabira tipa podataka, moète uni-jeti i dodatne informacije o odabranom tipu. Ako, primjerice, odaberetecijele brojeve, mo}i }ete unijeti najmanju i najve}u dozvoljenu vrijednost.

Postavljanje popisa prihvatljivih vrijednostiDa biste postavili popis prihvatljivih vrijednosti, odaberite iz popisa Allowelement List, a zatim zadajte raspon }elija u kojem se nalazi va{ popis.Primjerice, ako èlite da korisnik u }eliju A1 moè unijeti samo Sjever, Jug,Istok ili Zapad, mogli biste te ~etiri vrijednosti upisati u, recimo, }elijeZ1:Z4. Zatim odaberite }eliju A1, pokrenite naredbu Validation, odaberite iz padaju}eg popisa Allow element List i unesite Z1:Z4.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

785

Upotreba formule za provjeru unosa podatakaDa biste za provjeru unosa upotrijebili formulu, odaberite iz padaju}egpopisa Allow element Custom, a zatim zadajte formulu u retku Formulakoji }e se tada pojaviti. Primjerice, kako biste uvjetovali da je vrijednost u}eliji A1 ve}a od one u }eliji B1, odabrali biste A1, pokrenuli naredbuValidate, odabrali iz padaju}eg popisa Allow element Custom i zatim uretku za formulu upisali =A1>B1.

Ako prije pokretanja naredbe Validate odaberete raspon }elija, va{a formulamora voditi ra~una o relativnim i apsolutnim adresama. Evo kako. Pretpo-stavimo da èlite provjeravati raspon A1:A10, a va{a formula glasi =A1>B1.Excel }e tada osigurati da je vrijednost u }eliji A1 ve}a od one u }eliji B1,ona u A2 ve}a od vrijednosti u B2 itd. Ako, me|utim, va{a formula glasi=A1>$B$1, Excel }e postaviti uvjete A1>B1, A2>B1, A3>B1 itd.

Zadavanje unosne porukeDa biste zadali poruku koja }e uputiti korisnika na dozvoljeni unos, klikniteu okviru za dijalog Data Validation na jaha~ Input Message. Imat }ete mo-gu}nost zadati i naslov i sadràj va{e poruke. Poruka }e biti prikazana kaokomentar uz }eliju kad god korisnik odabere tu }eliju.

Zadavanje stila i poruke o gre{ci priunosuAko naprosto zadate uvjetnu provjeru za }eliju ili raspon, Excel }e u slu~ajuda korisnik unese nedozvoljene podatke prikazati standardnu poruku ogre{ci i zahtijevati od korisnika odustajanje od operacije ili njeno ponavlja-nje (odustajanjem se sadràj }elije ne}e promijeniti). Da biste zadali vlastituporuku o gre{ci pri unosu, kliknite u okviru za dijalog Data Validation najaha~ Error Alert. Na prikazanoj kartici unesite naslov i sadràj poruke.

Karticu Error Alert moète upotrijebiti i za zadavanje stila poruke koja }e se pojaviti. Mogu}nosti koje izabirete iz popisa Style su: Stop, Warning iInformation. Navedena tri stila za prikaz poruke prikazuju uz tekst razli~iteikone, a imaju i razli~iti u~inak za korisnika. Ako je stil va{e poruke Stop(podrazumijevano), korisnik mora ili odustati ili ponoviti akciju. Ako oda-berete Warning, korisniku }e biti javljeno kako je krivo unio podatke, ali }eimati mogu}nost u }eliji ostaviti i takvu vrijednost. Ako odaberete Informa-tion, korisniku }e biti javljeno o krivom unosu, ali ne}e imati mogu}nost


786

787

26Rad s vanjskimpodacima

U25. poglavlju, “Upravljanje podacima u popisima”govorili smo o Excelovim alatima za analiziranjepopisa i baza podataka koji se nalaze u radnim stra-

nicama. Sada }emo pa`nju usmjeriti na programske dijeloveza angaìranje izvora vanjskih podataka – tekstualnih datote-ka, Internet Web stranica i datoteka stvorenih u tradicional-nom sustavu upravljanja bazama podataka.

Kao i ranije verzije Excela, Excel 2000 sadrì alat MicrosoftQuery koji vam omogu}uje priklju~ivanje na vanjske izvorepodataka. Upotrebom Queryjevog su~elja odre|ujete uvjetepretraìvanja koji se u obliku SQL (Structured QueryLanguage) naredbe prenosi vanjskom izvoru podataka. Te{kiposao lociranja sloga koji vam trebaju de{ava se izvan Excela(na primjer, u va{em posluìtelju baze podataka), te vam tako{tedi vrijeme i memoriju va{eg ra~unala. Kada ste stvorili upitu Queryju, uvezene podatke moète osvjeàvati u pravilnimrazmacima ili prema èlji. Upit moète i spremiti kao .dqydatoteku (data query file) i tako je u~initi dostupnom drugimkorisnicima ili radnim stranicama.

U ovom poglavlju }emo upoznati pobliè Query. Tako|er}emo baciti pogled na Excelove osobine uvoza podataka iztekstualnih datoteka i Web stranica.

26. POGLAVLJE

Uzimanje podataka iz tekstualnih datoteka 788

Upotreba Web upitaza uzimanje podataka s Interneta 797

Upotreba Microsoft Queryja za stvaranjeDatabase Queryja 804

✷2000

Uzimanje podataka iz tekstualnih datoteka

Excel nudi tri na~ina preuzimanja podataka iz tekstualnih datoteka:

� Jednostavan uvoz tekstualne datoteke upotrebom naredbe Open izizbornika File.

� Odabir naredbe Get External Data iz izbornika Data i zatim naredbeImport Text Files iz podizbornika.

� Upotreba Microsoft Queryja.

Ako za uvoz tekstualne datoteke koristite naredbu Open, ova datoteka }ese otvoriti kao nova radna bilje`nica s jednom radnom stranicom. Kadapodaci jednom stignu u Excel, uvijek }ete ih mo}i osvjeìti iz izvornedatoteke. Ako mislite da se tekstualna datoteka promijenila od kada ste jeotvorili, morat }ete je ponovo uvesti.

Ako iz izbornika Data i podizbornika External Data koristite naredbu TextFile, Excel uvezene podatke prikazuje na odabranom mjestu u trenutnojradnoj stranici. On tako|er uvezene podatke tretira kao vanjski rasponpodataka, omogu}uju}i vam njihovo osvjeàvanje u odre|enim intervalima.(Vanjski raspon podataka je poput svakog drugog raspona radne stranice,osim {to njegov sadràj predstavljaju vanjski podaci. Excel pamti odredi{tevanjskih podataka i na njega se spaja prilikom svakog izvo|enja osvjeà-vanja.) Kada osvjeàvate va{ upit moète odabrati neku drugu ili istu tek-stualnu datoteku. Ovu mogu}nost moète, primjerice, koristiti za stvaranjeperiodi~nih izvje{taja. Sve {to morate u~initi je osvjeìti va{ upit i usmjeritiExcel na tekstualnu datoteku na kojoj }e se temeljiti va{ izvje{taj.

Bez obzira koristite li naredbu Open ili Import Text File, Excel vam nudiopciju isklju~ivanja jednog ili vi{e redaka s vrha datoteke, a ina~e va{ipodaci stiì nefiltrirani. Ako je va{a tekstualna datoteka velika, a potrebnisu vam samo pojedini slogovi, koristite Microsoft Query. On vam omogu-}uje odrediti uvjete za uvoz samo potrebnih slogova.

O Queryju }emo govoriti kasnije u ovom poglavlju, a sada }emo se usredo-to~iti na metode File Open i Import Text File. Ova oba pristupa uvozu tek-stualnih datoteka vas najprije vode do Text Import Wizarda, prikazanog naslici 26-1.


788

✷2000

Import Text File WizardIako vam ovaj ~arobnjak ne dopu{ta uvoz pojedina~nog sloga, on vam nudineke druge tipove kontrole nad postupkom uvoza. Izme|u ostalog, omogu-}uje vam isklju~iti pojedine stupce (polja) uvezenih podataka, te odrediti dali }e uvezeni stupac biti tretiran kao tekst, broj ili datum.

Po~etni okvir ~arobnjaka, prikazan na slici 26-1, daje pregled podatakaspremnih za uvoz. Ovdje tako|er odre|ujete da li }e Excel podatke tretiratikao ograni~ene (delimited) ili kao nepomi~ne (fixed width). Ograni~ena dato-teka je ona u kojoj su granice stupaca ozna~ene odre|enim znakovima zaograni~avanje. To su obi~no zarezi ili tabulatori (datoteka ograni~ena zarezi-ma se ponekad naziva i comma-separated-values ili CSV datoteka), ali, kako}emo vidjeti, Excel prepoznaje i ostale vrste znakova za ograni~avanje. Ne-pomi~na datoteka, koja se ponekad naziva i formatted-text datoteka, je ona ukojoj su radi postizanja poravnavanja stupaca umetnuta prazna mjesta. Pri-mjerice, takva vrsta datoteke je .prn datoteka iz Lotusa 1-2-3.

Te{ko da }e Text File Wizard krivo raspoznati ove dvije vrste datoteka, aliako se to ikad dogodi mo`ete to ispraviti pomo}u opcijskih gumba u prvomokviru ~arobnjaka.

Datoteka u okviru sa slike 26-1 je ograni~ena, ali zaglavni redak (row 1) imastrukturu koja se potpuno razlikuje od ostatka datoteke. Tako|er ispod na-slova ima jedan prazan redak. Kada va{a tekstualna datoteka ima retke navrhu koji vam nisu potrebni ili koje Excel ne zna kako pretvoriti u stupce,najbolje je jednostavno ih eliminirati iz uvoza. To u~inite u polju StartImport At Row.

Rad s vanjskim podacima 26. POGLAVLJEUpravljanje

bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

789

SLIKA 26-1.Text ImportWizard vam dajekontrolu nadna~inom Exceloveanalize tesktualnihpodataka.

Ovo polje slu`i zaisklju~ivanje redaka

s vrha va{e datoteke.

U ovom popisu odred-ite operacijski sustavpod kojim je stvorenava{a datoteka.

Ovo je mjesto za pre-gled va{e datoteke.

Razli~iti operacijski sustavi na razne na~ine kodiraju posebne znakove kao{to su akcentirana slova ili komercijalni simboli. Excel moè ispravno uvestidatoteke stvorene u Windowsima, MS-DOS-u ili na Macintoshu. U popisuUse the File Origin odredite sustav pod kojim je stvorena va{a datoteka. (Za mainframe datoteku odredite MS-DOS.)

Kada u ~arobnjaku kliknete na gumb Next, pojavljuje se okvir sli~an ovomena slici 26-2., a razlika ovisi o tome da li je va{a datoteka ograni~ena ilinepomi~na. U oba slu~aja, okomite linije u prozoru Data Preview prikazujuExcelov prijedlog na~ina dijeljenja datoteke u stupce. Ovaj prozor sprvapokazuje samo nekoliko prvih gornjih redaka, ali prozor moète pomaknutiprema dolje da biste vidjeli ostatak.


790

SLIKA 26-2.Ako je va{a dato-teka ograni~ena,u drugom okviru~arobnjaka moè-te vidjeti koje jeznakove za ogra-ni~avanje Excelprepoznao, a pro-zor Data Previewprikazuje na~indijeljenja datotekeu stupce.

Ako je va{a datoteka ograni~ena, u drugom okviru ~arobnjaka moète vi-djeti koje je znakove Excel prepoznao. Izbor znakova za ograni~avanjemoète promijeniti i rezultat vidjeti u prozoru Data Preview. Budu}i da su kontrole za ograni~avanje potvrdna polja, a ne opcijski gumbi, moèteodrediti i vi{e znakova za ograni~avanje. Ako ih odaberete dva ili vi{e,Excel }e stvoriti novi stupac prilikom svakog susreta s va{im odabranimznakom. U odvojenom potvrdnom polju odre|ujete da li }e na vi{e znako-va za ograni~avanje u va{oj datoteci biti gledano kao na jedan.

Budu}i da tekstualna i broj~ana polja u ograni~enim datotekama mogusadràvati zna~ajan broj zareza (primjerice, tisu}e zareza u brojevima), utakvim se datotekama obi~no sadràj u poljima stavlja u dvostruke navod-

nike. I zato biste dvostruke navodnike u popisu Text Qualifier trebaliostavljati. Ako se u va{oj datoteci koriste jednostruki navodnici, iz popisaodaberite njih.

Ako je va{a datoteka nepomi~na, mogu}e je da Excel poku{aj stvaranja stu-paca ne izvede optimalno (primjerice, pogledajte primjer na slici 26-3). Nepreostaje vam drugo nego povla~iti okomite linije da biste im promijenilimjesta. Da biste stvorili novu liniju, kliknite na ravnalo iznad prozora DataPreview ili dvaput kliknite na liniju da biste je uklonili.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

791

SLIKA 26-3.Ako je va{a dato-teka nepomi~na, uprozoru DataPreview provjeriteExcelov prijedlogza stvaranje stu-paca. Ako Excelposao nije obaviokako treba, u~initeto sami pomican-jem okomitih linija.

Kliknite na gumb Next da biste stigli u tre}i ~arobnjakov okvir (pogledajtesliku 26-4). Ovdje odre|ujete format svakog stupca va{e uvezene tekstualnedatoteke. I ograni~ena i nepomi~na datoteka nude iste odabire. Kliknite nastupac da biste vidjeli koji format Excel planira primijeniti, a pomo}u opcij-skih gumba promijenite ne`eljeno.

U stupce ozna~ene s General Excel primjenjuje tekstualni ili broj~ani format.U stupcu 2 na slici 26-4, primjerice, redak na vrhu (naslovljen TOPTOP) bidobio tekstualni tretman dok bi svi sljede}i bili formatirani kao brojevi.

Ako na stupac primijenite format datuma, koristite padaju}i popis za oda-bir izme|u {est datumskih formata. Ako imate stupac koji vam ne trebaozna~ite ~etvrti opcijski gumb i Excel ga ne}e uvesti.

U ovom okviru se nalazi i gumb Advanced. Ako na njega kliknete, moètemijenjati na~in na koji ~arobnjak rukuje zarezima i duìnama broj~anihpodataka. Podrazumijevano, ~arobnjak koristi postave iz odjeljka RegionalSettings u Control Panelu. Ovo je u redu ako je vanjska tekstualna datotekastvorena u istoj zemlji u kojoj i vi radite. Me|utim, ako radite u Hrvatskoj a tekstualna datoteka dolazi iz zemlje u kojoj se koriste to~ke za decimalnarazdvajanja, morat }ete koristiti ~arobnjaka za interpretaciju va{e tekstualnedatoteke. Da biste to u~inili, kliknite na gumb Advanced i u okviru za dija-log Advanced Text Import odaberite odgovaraju}e opcije.


792

SLIKA 26-4.U tre}em okviru~arobnjaka mo-ète kontroliratiformatiranje po-jedinih stupaca.Ovdje tako|ermoète isklju~itipojedine stupce iz uvoza.

Kada radite s vanjskim podacima, povremeno }ete nai}i na duga~ke tekstovekoji se moraju podijeliti u odvojene stupce. To se moè, na primjer, dogoditiako tekst uljepljujete u Excel iz Clipboarda (iako Excel ovo obi~no radiispravno, pod nekim okolnostima grije{i). Da biste to u~inili, jednostavnoozna~ite tekst i zatim iz izbornika Data odaberite Text To Column. Opet }etese na}i u rukama Import Text Wizarda – u ovom slu~aju njegovo ime }e bitiConvert Text To Column. Bez obzira na promjenu imena, ~arobnjak radi na istina~in kao i onaj za uvoz tekstualnih datoteka.

Dijeljenje duga~kih podataka u odvojene stupce

Nakon klika na gumb Finish, Excel }e ili otvoriti sloènu tekstualnu datote-ku (ako ste koristili naredbu Open iz izbornika File) ili }e otvoriti jo{ jedanokvir za dijalog u kojem se odre|uje odredi{te podataka (ako ste koristilinaredbu Import Text File). U ovom zadnjem okviru za dijalog, pored odre-|ivanja radne stranice kao odredi{ta, moète kliknuti i na gumb Propertiesda biste pregledali ili modificirali osobine va{eg upita. Ovdje, izme|u osta-log, moète odrediti i vremenski interval automatskog osvjeàvanja. Uskoro}emo sti}i i do ovog okvira.

Upotreba trake s alatima External DataKada uvozite tekstualne podatke Excel prikazuje traku s alatima ExternalData. Ako se ova traka s alatima ne pojavi a èljeli biste da nije tako, klik-nite desnom tipkom mi{a na bilo koju vidljivu traku s alatima i s popisaodaberite External Data.

Kada u tekstualnom upitu izaberete }eliju, na ovoj traci s alatima se aktivi-raju ~etiri gumba: Edit Text Import, Data Range Properties, Refresh Data iRefresh All. Preostali gumbi ostaju zasivljeni jer se ne mogu primijeniti natekstualne upite.

Ponovni posjet Import Text File WizarduAko niste zadovoljni obavljenim ~arobnjakovim poslom, ne morate brisatiuvezene podatke i po~injati spo~etka. Ostavite podatke tamo gdje jesu ikliknite na gumb Edit Import Data na traci s alatima External Data. (Za-mjenski, iz izbornika Data odaberite Get External Data i zatim Edit TextImport iz podizbornika.) Nakon {to ste odredili datoteku koju uvozite, ~a-robnjak }e se ponovo pojaviti i omogu}iti vam unos odgovaraju}ih promje-na. Kada kliknete na Finish, ovi nadolaze}i podaci }e zamijeniti postoje}e.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

793

Po{tanski kodovi i brojevi kreditnih kartica

Neke podatke koje Excel prepoznaje kao broj~ane bolje je tretirati kao tekst.Po{tanski kodovi s nizovima nula jedan su primjer. Drugi primjer su 16-zna-menkasti brojevi kreditnih kartica. Ako ove zadnje uvezete kao broj, Excel }ezadnju brojku pretvoriti u nulu jer moè rukovati samo s 15 znamenki. Da bisteizbjegli katastrofu, brojeve kreditnih kartica i duga~ke brojeve ra~una uvezitekao tekst.

SAVJET�

Osvjeàvanje tekstualnog upitaDa biste osvjeìli (aùrirali) tekstualni upit, kliknite na alat Refresh Data na traci s alatima External Data ili odaberite Refresh Data iz izbornika Data.Excel }e prikazati okvir za dijalog za odabir datoteke. Ovaj korak izgledanepotreban ako va{ upit aùrirate zadnjom verzijom iste datoteke koju stespo~etka uvezli. Ali on vam daje mogu}nost da podatke osvjeìte novomdatotekom – {to moè biti korisno ako iz vanjskih podataka stvarate perio-di~ne izvje{taje koji koriste isti format, ali drugu datoteku podataka.


794

Kada osvjeàvate tekstualni upit, novi podaci stiù u skladu s postavama izstranice osobina upita. Podrazumijevano, Excel prema potrebi za podacimaume}e nove retke ili stupce, ili ih bri{e ako su uklonjeni iz izvorne datoteke.[irine stupaca se pode{avaju da bi mogli prihvatiti i najdulje tekstualneunose. Nakon osvjeàvanja svi va{i formati }e biti sa~uvani.

Bilo koju od ovih opcija moète promijeniti u stranici osobina upita.

Osvjeàvanje svih upita odjednomAko u radnoj stranici imate vi{e upita, moète ih jednom naredbom osvje-ìti sve zajedno. Kliknite na alat Refresh All na traci s alatima ExternalData. Ovaj alat nema ekvivalentnu naredbu u izborniku.

Ako ne èlite svaki put dobivati okvir za odabir datoteke prilikom osvjeàvanjaupita, poni{tite opciju Prompt For File Name On Refresh u stranici osobinaupita.

SAVJET�

Da biste provjerili stanje osvjeàvanja koje dugo traje, kliknite na alat RefreshStatus na traci s alatima External Data.

SAVJET�

Upotreba stranice osobina tekstualnog upitaDa biste promijenili osobine i druge pojedinosti vezane uz upit, otvoritestranicu osobina upita. Kao {to je ve} re~eno, ovu stranicu moète otvoritiprilikom stvaranja upita (kliknite na gumb Properties u zadnjem okviru zadijalog prije uvoza). Zamjenski, kliknite na gumb Data Range Properties natraci s alatima External Data ili odaberite Get External Data iz izbornikaData i zatim Data Range Properties iz podizbornika. Na slici 27-5 prikazanaje stranica osobina tekstualnog upita s osnovnim postavama.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

795

SLIKA 26-5.Ovdje odre|ujetena~in formatiranjai osvjeàvanjaupita. Ovdje suprikazane osnov-ne postave i do-stupne opcije.

Uo~ite da se u ovom okvir nalaze brojne zasivljene opcije. To je zato jerExcel istu stranicu osobina koristi za tekstualne upite, Web upite i podat-kovne upite (one koje stvarate pomo}u Microsoft Queryja). Na slici 26-5zasivljene su opcije nedostupne za tesktualne upite.

ImeU gornje polje Name ovog okvira upisujete ime va{eg vanjskog rasponakoje Excel koristi u radnoj stranici. Ime koristite kao i ime svakog drugograspona. Primjerice, ako pritisnete tipku F5 moète potraìti neki vanjskiraspon podataka i odabrati njegovo ime.

Podrazumijevano, ovo ime je ime prve vanjske datoteke uvezene prekoupita. Moète odabrati ime koje vam odgovara, me|utim, njegova promje-na ne}e utjecati na Excelovo pona{anje kod osvjeàvanja upita.

Definicija upitaIspod polja Name nalazi se potvrdno polje Save Query Definition. Ako gaispraznite, uvezeni tekstualni podaci vi{e ne}e biti vanjski raspon podataka.U tom slu~aju, Excel izbacuje upozorenje.

Kontrola osvjeàvanjaU odjeljku Refresh Control prvo potvrdno polje je podrazumijevano popu-njeno {to rezultira okvirom za odabir imena datoteke prilikom svakogosvjeàvanja. Ako koristite uvijek istu datoteku, moète isprazniti ovopotvrdno polje.

Dva preostala potvrdna polja sluè za odre|ivanje intervala automatskogosvjeàvanja (podrazumijevano, svakih 60 minuta), za poru~ivanje Exceluda upit aùrira prilikom svakog otvaranja datoteke, ili oboje. Ove opcijeprema osnovnoj postavci nisu aktivirane.

Formatiranje podataka i pode{enostZa tekstualne upite su dostupne i dvije opcije formatiranja. Excel moèautomatski podesiti {irine stupaca kod osvjeàvanja upita, tako da bududovoljno {iroki i za najdulji unos. Ili moète dopustiti Excelu da ~uva va{eformate }elija unutar vanjskog raspona podataka. Obje opcije su premaosnovnoj postavci aktivirane.

Ako se promijeni broj redaka prilikom osvjeàvanjaNa dnu stranice osobina se nalaze tri gumba koji odre|uju {to }e Excelu~initi kada se raspon vanjskih podataka promijeni tokom osvjeàvanja.Ako odaberete prvu opciju (Insert Cells For New Data, Delete UnusedCells), Excel }e podesiti veli~inu vanjskog raspona podataka bez pomicanja}elija u ostatku dokumenta. Ova je opcija osnovna.

Ako odaberete drugu opciju (Insert Entire Rows For New Data, ClearUnused Cells), Excel }e prema potrebi umetnuti nove retke u vanjski ra-spon podataka. Ako osvjeàvanje stvori manji blok podataka upita, Excel }e obrisati sadràj neiskori{tenih }elija i ne}e ih obrisati.


796

Ako odaberete tre}u opciju (Overwrite Existing Cells With New Data, ClearUnused Cells), Excel ne}e umetati nove retke. Ako osvjeàvanje stvori vi{epodataka, Excel }e jednostavno pro{iriti vanjski raspon podataka i ne}ebrinuti o tome da li takvo pro{irenje moè obrisati podatke ispod vanjskograspona podataka. Ako osvjeàvanje stvori manje podataka, Excel }e obri-sati sadràj neiskori{tenih }elija i ne}e ih obrisati. Prednost ove opcije je utome {to }elije koje leè izvan vanjskog raspona podataka ne}e biti premje-{tene. Nedostatak je {to u nekim okolnostima pro{ireni raspon vanjskihpodataka moè obrisati postoje}e podatke.

Pro{irenje formula u donje susjedne }elijeMoète izvoditi izra~une na temelju uvezenih tekstualnih podataka, a da ihExcel ujedno automatski aùrira kada osvjeàvate upit. Sve {to morate u~i-niti je postaviti va{e izra~une u jedan ili vi{e stupaca koji direktno grani~e svanjskim rasponom podataka i aktivirati opciju Fill Down Formulas InColumns Adjacent To Data.

Pripazite dok ovo radite jer Excel moè shvatiti da su svi reci u susjednimstupcima izra~uni. Ako u jedan redak stupca izra~una postavite konstantu(oznaku, primjerice, ili broj koji ne rezultira formulom), ona }e kod osvjeà-vanja biti prepisana formulom.

Uo~ite tako|er da Excel shva}a kako bi sve formule u susjednom stupcuizra~una trebale biti replike prve formule na koju je nai{ao. Primjerice, pret-postavimo da se va{ vanjski raspon podataka proteè od A1 do N100, a uO1 upisujete formulu =SUM(A1:N1). Kod osvjeàvanja, Excel }e u O2 uni-jeti =SUM(A2:N2), a u O3 =SUM(A3:N3) i tako sve do O100. Da ste u O3upisali =SUM(A3:N3), a u O2 (=AVERAGE(A2:N2), Excel bi kod osvjeà-vanja stvorio stupac formula SUM i tokom postupka prepisao formuluAVERAGE.

Upotreba Web upita za uzimanje podata-ka s Interneta

Web upiti vam omogu}uju da s Interneta ili intraneta zgrabite informacijekao {to su cijene dionica, sportski rezultati ili trenutni podaci o prodaji va{etvrtke. Upiti se mogu postaviti tako da uvijek od vas traè unos tipa infor-macije koju èlite ili da preuzmu istu vrstu informacija svaki put kada ih po-krenete. Moète isku{ati primjere upita koji dolaze zajedno s Excelom 2000.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

797

Kada pokrenete Web upit, podaci koji sjednu u va{u radnu stranicu postajuvanjski raspon podataka. Excel moè upit osvjeàvati automatski u jedna-kim vremenskim intervalima ili ga vi moète osvjeàvati ru~no. Budu}i dasu podaci potrebni Excelu za izvo|enje upita spremljeni nevidljivi u vanj-skom rasponu podataka, Web upit moète osvjeìti ~ak i kada izgubite da-toteku upita (*.iqy) na kojoj se temelji.

Pokretanje postoje}eg Web upitaDa biste pokrenuli postoje}i Web upit – jedan od primjera ili neki koji ste viili netko drugi postavili – odaberite Get External Data iz izbornika Data izatim Run Saved Query iz podizbornika. Pojavljuje se okvir za dijalog RunQuery s popisom svih postoje}ih datoteka upita. To mogu biti upiti bazepodataka ili OLAP upiti (*.dqy i *.oqy datoteke stvorene pomo}u MicrosoftQueryja) kao i Web upiti. Ograni~ite popis samo na Web upite.

Nakon {to ste odabrali datoteku upita, pokrenite je tako da kliknete nagumb Get Data. Excel prikazuje okvir za dijalog sli~an ovome na slici 26-6.Ovdje jedino morate re}i Excelu gdje èlite da podaci s Weba budu sprem-ljeni – trenutna ili nova radna stranica. Ako kliknete na gumb Properties,moète aktivirati i neke dodatne kao {to je automatsko osvjeàvanje. Tonaravno moète napraviti i kasnije.


798

SLIKA 26-6.Prije nego {to po-krenete va{ Webupit, morate re}iExcelu gdje èliteprikazati podatke.

U okviru za dijalog se nalazi gumb Parameters za unos dodatnih podatakaza rad upita, prikazan na slici 26-6. Primjerice, to moè biti upit dionica kojizahtijeva jedan ili vi{e telegrafskih simbola. Da biste pokrenuli upit ne mo-rate kliknuti na gumb Parameters, ali i moète. Ako ne kliknete, upit }etraìti samo one podatke koji su mu potrebni. Ako kliknete na gumb Para-meters, vidjet }ete okvir za dijalog sli~an ovome na slici 26-7.

U okviru odaberite drugu opciju i upi{ite jedan ili vi{e parametara ili oda-berite tre}u opciju i odredite raspon u radnoj stranici koji sadrì parametre.Ako odredite raspon vi{e }elija, Excel se kre}e rasponom poprijeko i zatimprema dolje. Primjerice, H2:I4 je jednako kao i da ste odredili vrijednost uH2 i zatim u I2, pa u H3 itd.

Ako parametre Web upita unosite preko radne stranice, moète odrediti dase upit osvjeàva svaki put kada se promijeni raspon. Da biste to napravili,aktivirajte opciju Refresh Automatically When Cells Value Changes.

Neki upiti na popisu s lijeve strane mogu imati vi{e elemenata. Primjerice,upit za uzimanje informacija o financijskom planiranju moè od vas traìtiparametre za nekoliko razli~itih varijabli. U tom slu~aju, varijable odabireteu popisu s lijeve strane, pro~itate tekst koji se pojavljuje pored prve opcije,unesete vrijednost ili raspon u radnoj stranici i zatim krenete na sljede}ielement.

Na slici 26-8 na sljede}oj stranici prikazan je primjer podataka koji je vratiojedan od primjera Web upita iz Excela 2000. Uo~ite da je ovaj upit postav-ljen da vrati imena tvrtki u obliku hiperveza i omogu}i za stupce AutoFil-tering. (Osobina AutoFiltering je omogu}ena od strane Web tagova, a neunutar Web upita.) Moète kliknuti na hipervezu za informacije o tvrtki ilipomo}u popisa AutoFilter onemogu}iti prikazivanje pojedinih slogova.Uo~ite da Excel prikazuje i traku s alatima External Data pored vanjskograspona podataka. Pomo}u ove trake s alatima moète istraìti definicijuupita, okvir za dijalog parametara ili stranicu osobina, te osvjeìti upit.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

799

SLIKA 26-7.Parametre zaWeb upit moèteupisati ovdje ilipustiti upitu da ihzatraì kod po-kretanja.

Osvjeàvanje Web upitaKao {to ste ve} vidjeli, ako upit odràvate preko raspona podataka iz radnestranice, aùriranje }e se pokrenuti prilikom svake izmjene podataka ra-spona. Upit moète osvjeìti i tako da kliknete na gumb Refresh na traci salatima External Data ili odabirom naredbe Refresh Data iz izbornika Data.Moète postaviti i stranicu osobina upita tako da se upit osvjeàva u je-dnakim intervalima.

Upotreba stranice osobina upitaDa biste prikazali stranicu osobina za va{ Web upit, kliknite na alat DataRange Properties na traci s alatima External Data ili na naredbu GetExternal Data iz izbornila Data i zatim na Data Range Properties iz pod-izbornika. Stranica osobina prikazana je na slici 26-5 na 795. stranici. Jedinarazlika je potvrdno polje Enable Background Refresh umjesto Prompt ForFile Name On Refresh. Ako je ova opcija aktivirana, moète nastaviti rad uExcelu tokom aùriranja upita.


800

SLIKA 26-8.Podaci vra}eniovim upitomuklju~uju hiper-veze i AutoFil-tering.

Stvaranje vlastitih Web upitaDda biste stvorili vlastiti Web upit, odaberite Get External Data iz izbornikaData i zatim iz podizbornika New Web Query. (Ako ste ve} pokrenuli Webupit, prvo morate ozna~iti prazni odjeljak va{e radne stranice.) Pojavljuje seokvir za dijalog prikazan na slici 26-9.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

801

✷2000

SLIKA 26-9.Novi okvir za dija-log u Excelu 2000pojednostavljujestvaranje i ure|i-vanje Web upita.

Stvaranje Web upita ima tri koraka. Prvo, unesite URL adresu Web stranices koje uzimate podatke. Drugo, ozna~ite da li èlite u~itati sav tekst s Webstranice ili samo pojedine elemente. Tre}e, odredite koliko èlite sa~uvatioriginalnog formatiranja Web stranice. Ostaje vam opcija spremanja va{egupita u .iqy datoteku.

Odre|ivanje URL adreseNajlak{i na~in za odre|ivanje URL adrese je kliknuti na gumb Browse Webi otvoriti Web stranicu u va{em pretraìva~u. Zatim se vratite u Excel –polje na vrhu okvira za dijalog }e biti ispunjeno.

Odre|ivanje vrste podataka za preuzimanje Postoje tri opcije: moète u~itati sve tekstualne elemente (prva opcija), svetablice i predformatirane odjeljke (druga opcija) ili samo pojedine tablice ilipredformatirane odjeljke (tre}a opcija). Preformatirani odjeljak Web straniceje odjeljak koji je formatiran tabulatorima i razmacima umjesto HTML tago-vima – ovako moè biti prikazan i u drugom programu, kao {to je Excel.

Da biste dobili samo to~no odre|ene tablice i predformatirane odjeljke,morate ih identificirati njihovim imenima ili brojevima. Tu }e biti korisnoda prikaète HTML kôd Web stranice. U Microsoft Internet Exploreru,desnom tipkom mi{a kliknite na stranicu pa iz izbornika koji }e se pojavitiodaberite View Source. Izvorni HTML kôd pojavit }e se u Notepadu ili dru-gom tekst editoru. Za pronalaènje tablica i predformatiranih odjeljakamoète upotrijebiti editorove naredbe za pretraìvanje. Tablice su zatvoreneu HTML tagove <TABLE> i </TABLE>, a predformatirani odjeljci u <PRE>i </PRE>. Ako imate problema s prepoznavanjem traènih odjeljaka, moè-te kontaktirati vlasnika ili autora Web stranice.

Inicijalno, Excel na va{oj radnoj bilje`nici lomi predformatirane odjeljke uzasebne stupce, koriste}i znakove za odjeljivanje umetnute u tekst. Tako|er,Excel dva slijedna odjeljiva~a tretira kao jedan. Ove inicijalne postavemoète promijeniti klikom na gumb Advanced u okviru za dijalog NewWeb Query i uno{enjem informacija u okvir za dijalog.

U okviru za dijalog Advanced moète isklju~iti prepoznavanje datuma,tako da brojevi u predformatiranom tekstu budu uvezeni striktno kao bro-jevi, iako }e ih Excel u suprotnom prebaciti u datume. Vje`bajte ovu opcijuako u~itavate brojeve ili druge elemente koje Excel pogre{no gleda kaodatume.

Opcije formatiranjaDolaze}i Web upit moète formatirati na tri na~ina: minimalno, u RTF for-matu (rich text formatting) ili u punom HTML formatu. Odabirom prveopcije, Excel lomi tabularne podatke u oblik stupaca radne stranice, aliignorira fontove, boje i ostale detalje. U RTF formatu, dobivate boje i fonto-ve, ali ostali elementi (kao {to su hiperveze) ne}e biti uvezene. Za dobivanjenajbolje replike Web stranice, odaberite Full HTML Formatting. (Bez punogHTML formatiranja, primjerice, hiperveze sa slike 26-8 na 800. stranici bit }euvezene kao obi~an tekst pa }e upotreba AutoFiltera biti onemogu}ena.)


802

Stvaranje upita temeljenih na parametrimaDa biste stvorili upit koji od korisnika traì unos jednog ili vi{e parametara,potrebno vam je ne{to znanja o HTML-u, a o tome ne}emo raspravljati uovoj knjizi.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

803

Za vi{e informacija pokrenite upit Get More Web Queries koji se nalazi uExcelu. Na Web stranici potraìte hipervezu Click Here To Get The MicrosoftExcel Web Conectivity Kit – detalji o kodiranju Web upita.

NA WEBUW

Spremanje va{eg upitaDa biste spremili upit u *.iqy datoteku, odaberite Save Query i unesitepodatke u okvir za dijalog. Podrazumijevano, upit se sprema u mapuC:\Windows\Application Data\Microsoft\Queries.

Spremanje datoteke upita omogu}uje drugima da je koriste. Ako zanema-rite ovaj korak, ipak }ete mo}i dobiti podatke iz upita za trenutnu radnubilje`nicu, a mo}i }ete ga i osvjeàvati. No to ne}e biti mogu}e u drugomkontekstu.

Ure|ivanje va{eg upitaDatoteke upita su spremljene kao goli tekst (plain text), kao {to je prikazanona slici 26-10. To zna~i da ga moète ure|ivati u Notepadu, WordPadu ilidrugom tekstualnom programu za ure|ivanje teksta.

SLIKA 26-10.Datoteka Webupita spremljenaje kao obi~antekst, prikladanaza ure|ivanje uNotepadu.

Ako va{ upit ne sadrì naredbe parametara, lak{e }ete ga urediti tako daodaberete neku od }elija unutar raspona podataka koje je u~itao upit i zatimda kliknete na alat Edit Query na traci s alatima External Data. Vratit }ete senatrag u okvir za dijalog u kojem ste stvorili upit gdje moète unijeti po-trebne izmjene.

Upotreba Microsoft Queryja za stvaranje upita baze podataka

Microsoft Query vam omogu}uje uvoz odabranih slogova iz izvora vanjskihpodataka i stvaranje datoteka upita. Ako Query nije instaliran zajedno sExcelom ili Microsoft Officeom, morate se vratiti u program za instalaciju.


804

Izvor podataka Skup jedne ili vi{e tablica. Ovisno o tome koji ODBCpogonski program upotrebljavate, izvor podataka moèbiti ili direktorij na disku koji sadrì datoteke s tablicamaili skup tablica pohranjenih u jednoj datoteci.

Polje/stupac Pojam koji odgovara stupcu u Excelovom popisu.(Microsoft Query naizmjeni~no upotrebljava i termin poljei termin stupac.)

Naziv polja Pojam koji odgovara naslovu stupca u Excelovompopisu.

Unutra{nji spoj Veza izme|u polja u dvije tablice koja izabire samo slo-gove koji imaju istu vrijednost u spojenim poljima.

OLAP Online analiti~ko procesiranje, tehnologija za rad s upi-tima i izje{tajima. OLAP podaci su hijerarhijski strukturi-rani i spremljeni u “kocke” umjesto u tablice. OLAPpodatke upit moè unijeti u Excelovu stoèrnu tablicu.

Vanjski spoj Veza izme|u polja u dvije tablice koja izabire sve slogoveu jednoj tablici bez obzira da li se slaù s slogovima izdruge.

Upit Spremljena specifikacija za preuzimanje podataka.

Slog Pojam koji odgovara retku Excelovog popisa.

Rezultat upita Skup slogova koji zadovoljavaju va{ trenutni uvjet. Queryprikazuje rezultat upita u oknu za podatke.

SQL Strukturirani jezik upita. Jezik koje se koristi za dobivanjeinformacija pohranjenih u va{em izvoru podatka.

Tablica Skup informacija istog tipa, organiziranih u polja islogove. Ovaj pojam odgovara Excelovom popisu.

Terminologija programa Microsoft Query

Query moète koristiti za sve podatke koji imaju instalirane ispravne po-gonske programe ODBC, OLE-DB ili OLAP. Excel pruà pogonske progra-me za sljede}e izvore podataka:

� Microsoft Access 2000

� Microsoft SQL Server

� Microsoft FoxPro

� dBase

� Excel

� Oracle

� Paradox

� Tekstualne datoteke

� Microsoft SQL Server OLAP Services

Informacije o dodatnim pogonskim programima potraìte u Excelovojdatoteci readme.

Izuzev podataka OLAP izvora, podaci vra}eni upitom u va{u radnu stranicumogu biti u dva formata: kao Excelova tablica ili kao izvje{taj stoèrne tabli-ce. U 27. poglavlju se raspravlja i upotrebi upita sa stoèrnim tablicama.

Kada koristiti Query, a kada Query WizardZa jednostavne upite moète iskoristiti prednosti Query Wizarda. U ~arob-njaku na jednostavan na~in odre|ujete uvjete i odabire, a ne morate u~itiupotrebu novog programa. Pomo}u ~arobnjaka moète stvoriti jednostavneupite, ali on ne posjeduje sve mogu}nosti samog Queryja. Ako va{ upitkoristi uvjete koji uklju~uju izra~une ili vam treba upit koji traì unos para-metara tokom pokretanja, onda morate koristiti Query. Query vam tako|erdopu{ta sljede}e: preimenovanje stupaca, filtriranje polja koja nisu uklju-~ena u rezultat upita, ograni~avanje rezultata na jedinstvene elemente iizvo|enje zbirnih izra~una.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

805

Odre|ivanje izvora podatakaBez obzira koristite li Query Wizard ili radite direktno u Microsoft Queryju,prvi korak kod stvaranja novog upita je odrediti izvor podataka. Izvorpodataka predstavlja .dsn datoteka koja govori Queryju kako da se spoji navanjsku bazu podataka. Datoteka .dsn moè sadràvati ime i lokaciju po-sluìtelja baze podataka, ime diska koji se koristi za spajanje na bazu poda-taka i ostale detalje. Datoteka .dsn je tipa obi~nog teksta, pogodna za pre-gledavanje i ure|ivanje u Notepadu ili WordPadu.


806

SLIKA 26-11.Datoteka izvorapodataka (.dsn)se sastoji od ne-koliko linija obi~-nog teksta kojegovore Queryjukako da se spojina vanjski izvorpodataka.

SLIKA 26-12.Da biste odrediliizvor podataka,odaberite jedanod elemenata izovog okvira ilidvaput kliknite na <New DataSource>.

Da biste odredili izvor podataka, odaberite Get External Data iz izbornikaData i zatim odaberite New Database Query iz podizbornika. Vidjet }eteokvir za dijalog Choose Data Source, prikazan na slici 26-12.

Ovaj okvir za dijalog spo~etka prikazuje sve vanjske izvore podataka ~ije su.dsn datoteke pohranjene u osnovne mape, te postojanje DSN registra. DSNregistar je izvor podataka koji je stvoren u verziji Queryja prije Queryja 97.DSN registri se snimaju u registre Windowsa, a ne u datoteku i mogu bitikori{teni samo na va{em sustavu. Nakon svakog DSN registra pojavljuje se

zvjezdica. Ako ne èlite vidjeti ime registra, kliknite na gumb Options iispraznite polje na dnu okvira za dijalog Data Source Options.

U ovom okviru za dijalog moète tako|er odrediti mapu koju }e Querypretraìvati u potrazi za .dsn datotekama. Ako regularno koristite izvorepodataka koji se nalaze na posluìtelju, njega moète dodati u posluìteljevpopis tako da kliknete na gumb Options u okviru za dijalog Choose DataSource pa da zatim pretraùjete u okviru za dijalog Data Source Options.Kada prona|ete posluìtelj, kliknite na gumb Add. Za odre|ivanje .dsnlokacije bez dodavanja na popis, kliknite gumb Browse u okviru za dijalogChoose Data Source.

Za povezivanje na postoje}i izvor podataka, odaberite ga na popisu dostup-nih .dsn datoteka. Zatim ili potvrdite ili poni{tite okvir za potvrdu s dnaokvira za dijalog Choose Data Source (pogledajte sliku 26-12 na pro{loj stra-nici), ovisno tome èlite li ili ne koristiti Query Wizard.

Definiranje novog izvora podatakaDa biste definirali novi izvor podataka, slijedite ove korake:

1. Dvaput kliknite na element <New Data Source> na vrhu okvira zadijalog Choose Data Source. Pojavljuje se okvir za dijalog prikazan naslici 26-13.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

807

SLIKA 26-13.Definirajte noviizvor podataka u okviru CreateNew Data Source.

Ovdje upi{ite ime novogizvora podataka.

Kako brojevi du` lijeve strane ovog okvira za dijalog sugeriraju,stvaranje novog izvora podataka sastoji se od slijeda koraka. Svakipobrojani korak postaje dostupan samo ako je prethodni kompletiran.êtvrti korak je neobavezan.

2. Zapo~nite unosom imena va{eg novog izvora podataka. Ime moè bitikratko ili dugo. To ne mora biti ime baze podataka ili tablice s kojomnamjeravate raditi.

3. Kliknite na strelicu s desne strane 2. koraka da biste prikazali padaju}ipopis instaliranih pogonskih programa, kao {to je prikazano na slici26-14.


808

SLIKA 27-14.Odaberite pogon-ski program zavrstu baze poda-taka za kojustvarate upit.

4. Kliknite na gumb Connect. Pojavljuje se novi okvir za dijalog u kojem}ete unijeti podatke za instalirani pogonski program. Ovisno o vrstipogonskog programa, moète biti upitani za unos imena za logiranje ilozinke, verzije pogonskog programa (primjerice, dBase II, III ili IV), telokacije datoteka baze podataka.

5. Kliknite na OK i vratit }ete se u okvir za dijalog Create New DataSource (slika 26-13). Ako va{ izvor podataka sadrì vi{e tablica, spadaju}eg popisa u 4. koraku odaberite osnovnu tablicu. Ovaj koraknije obavezan.

6. Kliknite na OK jo{ jednom. Opet se vra}ate u okvir za dijalog ChooseData Source (slika 26-12, 806. stranica), a na popisu se nalazi noviizvor podataka.

7. Odaberite izvor podataka koji èlite, odlu~ite da li }ete koristiti QueryWizard i zatim kliknite na OK.

Upotreba Query WizardaU Query Wizardu je postupak odabira i sortiranja slogova baze podatakapodijeljen na ~etiri koraka:

1. Odaberite tablice i polja (stupce).

2. Navedite uvjet filtriranja.

3. Sortirajte slogove.

4. Imenujte i spremite upit.

Samo je prvi korak obavezan. Sada moète vanjske podatke vratiti direktnou Excel ili ih prvo poslati u Query radi daljnje obrade.

Odabir tablica i poljaU prvom }ete koraku ugledati okvir za dijalog sa slike 26-15.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

809

SLIKA 26-15.Upotrijebite okvirza dijalog QueryWizard kako bisteodabrali tablice ipolja.

Popis na lijevoj strani prvog okvira za dijalog Query Wizard pokazujedostupne tablice i polja koja sadrè te tablice. Popis na desnoj strani na po-~etku je prazan, a pokazivat }e polja koja }ete uklju~iti u va{ upit. Upotrije-bite strelice na sredini kako biste kopirali odabrane tablice i polja iz lijeve udesni popis.

Znak plusa u lijevom popisu ozna~ava ime tablice koja se moè otvoriti ipokazati polja unutar tablice. Znak minusa ozna~ava naslov tablice kojim seprikaz polja moè ukloniti.

Imena tablica

Imena polja

Kliknite ovdje kako bistedodali odabrano polje.

Kliknite ovdje kako bisteuklonili odabrano polje.

Kliknite ovdje kako bisteuklonili sva polja.

Kliknite ovdje kakobiste vidjeli primjerza odabrano polje.

Filtriranje slogovaNakon popunjavanja prvog okvira za dijalog Query Wizarda, kliknite naNext kako biste do{li do 2. koraka, okvira za dijalog pokazanog na slici 26-16.


810

Da biste u svoj upit uklju~ili sva polja tablice, odaberite njezino ime i kliknite nadesno usmjerenu strelicu.

SAVJET�

Da biste uklonili uvjet filtriranja, otvorite popis veza i odaberite prazan elementna vrhu popisa.

SAVJET�

SLIKA 26-8.Filtri odabiru slo-gove koji zado-voljavaju va{epostavljeneuvjete.

Ovdje moète zadati i vi{e od jednog uvjeta filtriranja. Radi se o opcijskomkoraku. Ako ga presko~ite, Query }e vratiti sve slogove iz odabrane tabliceu Excelovu radnu stranicu.

Uvjet filtriranja sadrì tri komponente: ime polja, vezu i vrijednost. Primje-rice, ako èlite vidjeti samo slogove u kojima je vrijednost polja Amountve}a od 50000, ime bi polja bilo Amount, veza bi bila “greater then” (ve}eod), a vrijednost bi bila 50000.

Popis na lijevoj strani okvira za dijalog na slici 26-8 sadrì imena svih poljana koja moète postaviti filtar. Ime polja koje odaberete pojavljuje se iznadpadaju}eg popisa u sredini okvira za dijalog, a otvaranjem popisa pojavit }ese sve mogu}e veze. Nakon odabira veze, postat }e dostupan padaju}i po-pis desne strane, a njenim otvaranjem ugledat }ete vrijednosti koje se javlja-ju u odabranom polju u svim slogovima baze podataka. Vrijednost moèteili odabrati iz ovog popisa ili upisati izravno u tekst polje.

Ovdje odaberitepolje koje }ete filtrirati.

Odaberite vezu izme|uodabranih vrijednosti ivrijednosti u poljima.

Odaberite vrijednostkoja ograni~ava èljeneslogove.

Kao {to moète vidjeti iz sljede}eg popisa, Query nudi bogat skup veza kojemoète upotrijebiti u postavljanju va{ih uvjeta filtriranja:

� Equals (jednako je) � Ends With (zavr{ava sa)

� Does Not Equal � Does Not End With (razli~ito je) (ne zavr{ava sa)

� Is Greater Than (ve}e je) � Contains (sadrì)

� Is Greater Than Or Equal To � Does Not Contain (ve}e je ili jednako) (ne sadrì)

� Is Less Than (manje je) � Like (sli~no je)

� Is Less Than Or Equal To � Not Like (manje je ili jednako) (nije sli~no)

� Begins With (po~inje sa) � Is Null (null-vrijednost)

� Does Not Begin With � Is Not Null (ne po~inje sa) (nije null-vrijednost)

Kada radite direktno u Queryju ({to zna~i, bez ~arobnjaka), dostupne su idodatne veze:

� Is One Of (jedno je od) � Is Between (izme|u je)

� Is Not One Of (nije jedno od) � Is Not Between (nije izme|u)

Neke od navedenih veza smislene su jedino ako zadate vi{e od jedne vrije-dnosti. Primjerice, Is Between i Is Not Between rade s dvije zadane vrijednos-ti. Veze Is One Of i Is Not One Of napravljene su tako da rade s dvije ili vi{evrijednosti.

Zadavanje ve}eg broja uvjeta filtriranja

Da biste zadali i drugi uvjet filtriranja, ispod prvog uvjeta kliknite na And iliOr. Ako kliknete na And, filter }e uzeti samo one slogove koji zadovoljavajui prvi i drugi uvjet. Ako kliknete na Or, filter }e uzeti sve slogove koji zado-voljavaju ili prvi ili drugi uvjet. Broj uvjeta koji moète zadati nije ograni~en.

Primijetite da nakon zadavanja prvog uvjeta i klika na And, Query Wizardzadràva prvi uvjet, ali ga uklanja iz prikaza. Drugi uvjet sada se pojavljujena vrhu, na mjestu gdje ste upravo zavr{ili s unosom prvog uvjeta. Moglobi vas zasmetati {to ne moète vidjeti sve zadane uvjete, ali Query Wizard}e vam, prije povrata podataka u Excel, omogu}iti pregled va{ih postavlje-nih uvjeta filtriranja. Da biste to izveli, odaberite View Data kada se nalaziteu ~etvrtom okviru za dijalog Query Wizarda.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

811

Sortiranje slogovaNakon unosa svih uvjeta filtriranja, kliknite na Next kako biste se prebaciliu tre}i okvir za dijalog Query Wizarda, pokazan na slici 26-17.


812

SLIKA 26-17.U ovom korakuzadajte kako }eteurediti slogovekoji se vra}ajuExcelu.

SLIKA 26-18.Ozna~ite èlite lipodatke prenijeti uExcel ili raditi snjima u Queryju.

Poput filtriranja, i ovaj je korak nije obavezan. Ako ga presko~ite, Query }evratiti slogove onim redoslijedom kojim su spremljeni u vanjsku bazupodataka.

Da biste sortirali slogove, krenite s otvaranjem padaju}eg popisa Sort By.Tamo }ete na}i imena svih polja tablice koju sortirate. Odaberite polje, klik-nite na opciju Ascending ili Descending (rastu}i ili padaju}i redoslijed). Zasortiranje po narednom polju, ponovite postupak u sljede}em retku okviraza dijalog. Sortirati moète po proizvoljnom broju polja.

Imenovanje i spremanje upitaNakon sortiranja, kliknite na Next kako biste otvorili zavr{ni okvir za dija-log Query Wizarda, pokazan na slici 26-18.

Odaberite polje ilipolja po kojima }ete sortirati.

Zadajte redoslijedsortiranja (padaju}i ilirastu}i).

Kliknite ovdje da biste stvorili OLAP datoteku za kori{tenje u stoèrnoj tablici.

Kliknite ovdje zadaljnju obradu upitaili za provjeru obavl-jenog od strane~arobnjaka.

Kliknite ovdje kakobiste spremili upit zakasnije ponovnoizvo|enje.

Kliknete li na gumb Save Query, mo}i }ete upisati ime upita u okviru zadijalog Save As. Ovaj korak nije obavezan. Ako i ne spremite upit, bit }ete umogu}nosti osvjeìti ga iz vanjskog raspona podataka iz radne stranice.Me|utim, ne}ete ga mo}i ponovo koristiti u drugoj radnoj stranici.

Vra}anje podataka u Excel ili QueryAko ste zadovoljni podacima koje je vratio Query Wizard, potvrdite opcijuReturn Data To Microsoft Excel u okviru za dijalog sa slike 26-10, a zatimkliknite na gumb Finish. Me|utim, èlite li ispitati definiciju upita ili gadodatno doraditi, potvrdite opciju View Data In Microsoft Query i tadakliknite na gumb Finish. Informacije o radu s Microsoft Queryjem pogledajte uodjeljku “Neposredan rad s Microsoft Queryjem”.

Da biste od va{eg upit stvorili OLAP datoteku, odaberite opciju Create AnOLAP Cube From This Query. Prebacit }ete se u OLAP Cube Wizard.

Kada podatke vratite u Excel, otvorit }e se okvir za dijalog sli~an onome saslike 26-6 na 798. stranici. Prije stvaranja vanjskog raspona podataka u rad-noj stranici, moète provjeriti stranicu osobina podataka novog upita.

Neposredan rad s Microsoft QueryjemDa biste stvorili upit direktno u Microsoft Queryju bez pomo}i ~arobnjaka,slijedite ove korake:

1. U izborniku Data odaberite Get External Data.

2. Iz podizbornika odaberite New Database Query.

3. Odaberite izvor podataka.

4. Poni{tite opciju Use The Query Wizard.

5. Kliknite na OK.

Microsoft Query }e otvoriti okvir za dijalog Add Tables. U tom }ete okviruza dijalog navesti tablice s kojima èlite raditi. Da biste radili s tablicom,odaberite njeno ime u okviru za dijalog Add Tables i kliknite na gumb Add.Nakon toga moète zapo~eti s radom u va{em prozoru za stvaranje upitakoji }e biti sli~an prozoru prikazanom na slici 26-19.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

813

VIDI IVi{e informacija oradu s vi{estrukimtablicama potraìteu “Udruìvanjetablica” na 831. str.

?

Prozor za stvaranje upita podijeljen je u dva podru~ja: gornji dio prozorazauzima okno s tablicama, a u donjem se dijelu nalazi okno s podacima.Kao {to }ete ubrzo vidjeti, va{ prozor za stvaranje upita moè sadràvati iokno s uvjetima. Uo~ite da istovremeno moète imati vi{e otvorenih prozo-ra za kreiranje upita.


814

SLIKA 26-19.Novi prozor zastvaranje upitauklju~uje okno stablicama i okno s podacima. U slu~aju da odre-|ujete uvjet za fil-triranje, u tom }ese prozoru nalazitii okno s uvjetima.

Okno stablicama

Popis polja

Okvir za naziv polja

Traka zarazdvaja-nje okna

Okno s podacima

Gumbi za pomicanje

Tijekom rada s va{im izvorom podataka moète kliknuti na gumb Add Tables itako dodati tablice.

SAVJET�

U oknu s tablicama moète vidjeti jedan ili vi{e popisa ozna~enih nazivimatablica s kojima radite, a u kojima su navedena polja sadràna u pojedinimtablicama. U na{em primjeru to je samo jedna tablica: dBASE datoteka na-zvana Phil.dbf. Kao {to je prikazano na slici 26-19, tablica Phlnthrp.dbf sa-drì ~etiri polja: AMOUNT, DONOR, RATING i RECIPIENT.

Okno s podacima je podru~je u kojem Query prikazuje slogove koji zado-voljavaju zadani uvjet. Te slogove nazivamo rezultat upita. U po~etku okno s podacima sadrì samo prazan okvir za odabir polja s pridruènom streli-com za otvaranje popisa. Pomo}u ovog okvira dodaju se polja rezultatuupita.

Return Datato Excel

Help

View SQL

Show/Hide Criteria

Sort Ascending

Add Table(s)

Sort Descending

Query Now

Auto Query Office Assistant

New Query

Open Query

Save File Show/HideTables

Criteria Equals

CycleThroughTotals

Kao {to je prikazano na slici 26-20, Microsoft Query ima vlastitu traku salatima koju koristite za izvo|enje upita i povrat podataka u va{u radnustranicu.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

815

Veli~ina okna

Veli~inu okna u prozoru za stvaranje upita moète mijenjati povla~enjem trakekoja odvaja okno s podacima od okna s tablicama. Na primjer, ako va{a tabli-ca ima malo polja, tada moète pove}ati okno s podacima, a da pri tome neprekrijete sadràj okna s tablicama. U tom }ete slu~aju u oknu s podacimamo}i vidjeti vi{e slogova.

SAVJET�

Microsoft Query osvjeàva rezultat upita svaki put kada u okno s podacimadodate novo polje, promijenite redoslijed postoje}ih polja u oknu s podacima,promijenite na~in sortiranja ili uvjet filtera. U svakom od navedenih slu~ajevaQuery stvara novu SQL naredbu i primjenjuje je na va{em izvoru podataka.(SQL naredbu moète vidjeti ako kliknete na gumb View SQL smje{ten natraci s alatima.) Ako je va{ izvor podataka posebno velik ili ako je mreà vrlozagu{ena, Automatic Query (automatski upit) moè uzrokovati nepoèljne zas-toje. U tom ga slu~aju moète isklju~iti i izvr{avati teku}u SQL naredbu samokada vi to èlite.

Da li je automatski upit uklju~en ili nije moète ustanoviti prema gumbuAuto Query smje{tenom na traci s alatima. Ako gumb izgleda kao da je priti-snut, automatski upit je uklju~en. Automatski upit moète uklju~iti ili isklju~ititako da kliknete na gumb Auto Query ili tako da u izborniku Recordsodaberete naredbu Automatic Query.

Ako je automatski upit isklju~en, teku}i upit moète pokrenuti klikom nagumb Query Now ili izborom naredbe Query Now iz izbornika Records.

Prednosti i nedostaci automatskog upita

SLIKA 26-20.Upotrijebite trakus alatima Micro-soft Queryja.

Izbor i razmje{tanje poljaMicrosoft Query moè prikazati slogove iz va{e tablica tako da upotrijebineka ili sva polja sadràna u tablici, a moète ih razmje{tati prema bilokojem redoslijedu. Polje moète u~initi vidljivim na jedan od ~etiri na~ina:

� U oknu s tablicama dvaput kliknite na naziv èljenog polja.

� Povucite naziv èljenog polja iz okna s tablicama u prazni okvir zaizbor polja u oknu s podacima.

� Kliknite na strelicu pokraj praznog okvira za izbor polja smje{tenog uoknu s podacima te iz popisa odaberite èljeno polje.

� U izborniku Records odaberite naredbu Add Column i ozna~ite nazivèljenog polja. Iz ovog okvira za dijalog moète dodati proizvoljanbroj polja. Kada zavr{ite, kliknite Close.

Dodavanje svih polja u okno s podacimaSva polja va{e tablice moète dodati u okno s podacima tako da u prazanokvir smje{ten u oknu s podacima povu~ete zvjezdicu iz popisa poljasmje{tenog u oknu s tablicama. (Moète i dvaput kliknuti na zvjezdicu iliodabrati naredbu Add Column i ozna~iti zvjezdicu.) Query }e nakon togaprikazati sva polja va{e baze podataka redoslijedom kojim se ona javljaju u bazi, a to ne mora biti abecednim redom (vrlo rijetko i jest). Polja }etenaknadno poredati prema èljenom redoslijedu u oknu s podacima.


816

Skrivanje okna s podacima

Nakon {to zavr{ite s dodavanjem polja u okno s podacima, okno s tablicamavam mo`da vi{e ne}e biti potrebno. U tom ga slu~aju moète sakriti klikom nagumb Show/Hide Tables smje{tenim na traci s alatima. Ako okno poèliteponovo u~initi vidljivim, tada jednostavno ponovo kliknite na isti gumb.

SAVJET�

Izmjena redoslijeda poljaPolja u oknu s podacima moète pomicati povla~enjem pomo}u mi{a. @eljenopolje ozna~ite klikom na pripadaju}e zaglavlje i povucite ga na novi poloàj.

Uklanjanje poljaAko vam neko od polja iz okna s podacima vi{e nije potrebno, ozna~ite gaklikom na pripadaju}e zaglavlje i pritisnite tipku Delete.

Skrivanje i promjena {irine polja[irinu stupca u kojem je smje{teno neko polje moète promijeniti na istina~in kao i {irinu stupca va{e radne stranice. Jednostavno povucite granicustupca smje{tenu desno od zaglavlja polja. Preciznija izmjena {irine stupcapostiè se pomo}u naredbe Column Width iz izbornika Format.

Ako èlite da {irina stupca odgovara najduèm podatku smje{tenom u tomstupcu, dvaput kliknite na granicu s desne strane naslova stupca. Ili ozna-~ite stupac, u izborniku Format odaberite naredbu Column Width i kliknitena gumb Best Fit. Uo~ite da }e pri prilago|ivanju {irine stupaca biti uzeti uobzir samo podaci koji su trenutno vidljivi u rezultatu upita, a ne svi podaciiz baze. Kada se izmijeni rezultat upita, mo`da }e biti potrebno ponovoprimijeniti naredbu Best Fit.

Stupac moète sakriti tako da mu smanjite {irinu na 0, ili tako da u izborni-ku Format odaberete naredbu Hide Columns. Skriveni stupac moète pono-vo u~initi vidljivim pomo}u naredbe Show Columns iz izbornika Format.

Promjena naslova stupacaMicrosoft Query za naslove stupaca podrazumijevano upotrebljava nazivepolja. Ako su nazivi polja skra}enice ili nerazumljive oznake, tada stupcimamoète dodijeliti vlastita zaglavlja.

Najprije odaberite stupac koji èlite izmijeniti te iz izbornika Records oda-berite naredbu Edit Column (ili jednostavno dvaput kliknite na zaglavljestupca). Zatim u tekst polje Column Heading upi{ite novi naziv i kliknitena OK. (Uo~ite da ovaj postupak nema nikakav utjecaj na bazu podataka;on jednostavno pridruùje razli~ito zaglavlje radi olak{avanja pregledapodataka.)

Pomicanje u oknu s podacimaSlika 26-21 na sljede}oj stranici prikazuje sva ~etiri polja prvih 25 slogovatablice Phil.dbf. Da biste pregledali daljnje slogove i polja, upotrijebite oko-mitu i vodoravnu kliznu traku. Uo~ite, me|utim, da se prilikom pomicanjapomo}u ovih traka ne mijenja teku}i slog baze, ve} se samo drugi slogovidovode u okno za pregled.

Neke od Excelovih kombinacija tipki za pomicanje koristi i Query. Na pri-mjer, pritiskom na Ctrl+End moète se pomaknuti na posljednji, a pritiskomna Ctrl+Home na prvi slog baze. Me|utim, kombinacije tipke End i ostalihtipki (na primjer tipki za pomicanje Up i Down) Query ne podràva.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

817

Sortiranje rezultata upitaMicrosoft Query inicijalno prikazuje slogove prema redoslijedu kojim sudodavani u bazu podataka. Pomo}u naredbi za sortiranje moète taj redo-slijed izmijeniti, a da pri tome ne utje~ete na redoslijed podataka u bazi.Sortiranje se izvodi upotrebom naredbe Sort ili klikom na odgovaraju}egumbe smje{tene na traci s alatima.

Upotreba naredbe Sort

Pretpostavimo da èlite slogove sadràne u rezultatu upita na slici 26-21poredati uzlaznim redoslijedom prema stupcu Donor. Najprije u izbornikuRecords odaberite naredbu Sort kojom }ete otvoriti okvir za dijalog prika-zan na slici 26-22.


818

SLIKA 26-21.Pomo}u okomiteklizne trake oknas podacima mo-ète prelaziti sjednog sloga nadrugi.

SLIKA 26-22.Okvir za dijalogSort prikazujetrenutni redoslijedi omogu}uje vamizbor polja iz po-pisa.

Popis Sorts In Query okvira za dijalog Sort sadrì polja prema kojima je tre-nutno sortiran rezultat upita. Popis Sorts In Query prikazan na slici 26-22ne sadrì niti jedan naziv polja, ve} samo element <End Of List>, {to zna~i

da rezultat upita trenutno nije sortiran. Padaju}i popis Column, smje{ten ugornjem dijelu okvira za dijalog, sadrì nazive svih polja tablice prema koji-ma se moè sortirati njen sadràj.

Da biste rezultat upita sortirali prema polju Donor, jednostavno u padaju}empopisu Column ozna~ite polje DONOR i kliknite na gumb Add. Query }e na-ziv polja DONOR dodati u popis Sorts In Query te ispred njega dodati ozna-ku (Asc) kojom se odre|uje da }e tablica biti sortirana prema polju DONOR ito uzlaznim redoslijedom. Ako je uklju~ena opcija Automatic Query, Query }erezultat upita odmah sortirati prema tom polju, ali }e okvir za dijalog ostatiotvoren za slu~aj da èlite odabrati jo{ neko od polja. Slika 26-23 prikazujeizgled okvira za dijalog i rezultata upita nakon ovog po~etnog sortiranja.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

819

SLIKA 26-23.Po{to odabereteèljeno polje,Query }e razultatupita ponovo sor-tirati i obnovitisadràj okvira zadijalog Sort,ostavljaju}i gaotvorenim zaslu~aj da rezultatupita èlite sorti-rati po jo{ nekomod polja.

Pretpostavimo sada da zapise koji imaju jednak sadràj polja DONOR èlitesortirati prema sadràju polja AMOUNT, pri ~emu èlite da se najve}iiznosi nalaze na po~etku svake od grupa. Da biste to postigli, potrebno jeodrediti dva polja za sortiranje: DONOR i AMOUNT. Polje DONOR }e bitiosnovno polje budu}i da prema njemu èlimo sortirati ~itavu tablicu. PoljeAMOUNT }e biti pomo}no polje jer èlimo da se prema njemu sortirajusamo slogovi rezultata upita koji imaju jednaku vrijednost polja DONOR.Ako pak èlimo slogove s jednakim iznosima polja DONOR i AMOUNTsortirati prema nekom od ostalih polja – RATING ili RECIPIENT – moramoga dodati u popis Sorts In Query kao tre}e polje.

Sortiranje se moè vr{iti na osnovu proizvoljnog broja polja. Jednostavno ihdodajte u popis Sorts In Query onim redom koji èlite da ih Query primje-

njuje na rezultatu upita. Drugim rije~ima, najprije dodajte osnovno polje,zatim prvo pomo}no, nakon toga drugo pomo}no itd.

U na{em je primjeru rezultat upita ve} sortiran prema polju DONOR. Da biste ga sortirali i prema polju AMOUNT, dodajte to polje u popis SortsIn Query u kojem se ve} nalazi polje DONOR. Polje AMOUNT dodajte upopis na sljede}i na~in:

1. U popisu Sorts In Query okvira za dijalog Sort ozna~ite element <End Of List>, kao {to je prikazano na slici 26-23.

2. U padaju}em popisu Column odaberite polje AMOUNT i ozna~iteopciju Descending (sortiranje po silaznom redu).


Query }e u popis Sorts In Query dodati redak (Desc) AMOUNT te sortiratirezultat upita prema zadanim poljima. Slika 26-24 na sljede}oj stranici pri-kazuje okvir za dijalog Sort i rezultat upita nakon ovog drugog sortiranja.


820

SLIKA 26-24.Popis je prvo sor-tiran prema poljuDONOR a zatimprema poljuAMOUNT. Uo~iteda se osnovnopolje pojavljuje naprvom mjestu upopisu Sort InQuery, a iza njegaprvo pomo}no itd.

Izmjena redoslijeda polja

Nakon {to u okviru za dijalog Sort kliknete na gumb Add, Query }e oda-brano polje smjestiti iznad trenutno ozna~enog polja u popisu Sorts InQuery. Ako slu~ajno dodate polje na pogre{no mjesto popisa, mo`ete gaukloniti tako da ga ozna~ite i kliknete na gumb Remove. Nakon toga gaponovo dodajte u popis na pravo mjesto.

Sortiranje pomo}u trake s alatima

Sortiranje pomo}u gumba na traci s alatima je ne{to jednostavnije od sorti-ranja pomo}u naredbe Sort, ali pri tome ne}ete mo}i vidjeti nazive poljaprema kojima je rezultat upita prethodno sortiran. Da biste sortirali na{uprobnu tablicu najprije prema polju DONOR (uzlaznim redoslijedom), azatim prema polju AMOUNT (silaznim redoslijedom), u~inite sljede}e:

1. Ozna~ite bilo koju }eliju polja DONOR.

2. Kliknite na gumb Sort Ascending. (Vidi sliku 26-20 na 815. stranici.)

3. Kliknite na bilo koju }eliju u polju AMOUNT.

4. Uz pritisnutu tipku Ctrl kliknite na gumb Sort Descending.

Ako kliknete na gumb za sortiranje, a da pri tome ne drìte pritisnutomtipku Ctrl, Query }e trenutni na~in sortiranja zamijeniti novim. Drugimrije~ima, primijenit }e va{ novi na~in sortiranja na nesortiranim slogovimabaze. Ukoliko prilikom klika na gumb za sortiranje drìte pritisnutom tipkuCtrl, Query }e sortirati slogove prema novom polju nakon {to ih najprijesortira i prema prethodno zadanim poljima.

Filtriranje rezultata upitaMicrosoft Query nudi niz na~ina za filtriranje rezultata upita tako da sadrìsamo one slogove koji vas zapravo zanimaju. Kao i u radu s Query Wizar-dom, i ovdje odre|ujete jedan ili vi{e uvjeta koje pojedina polja moraju za-dovoljavati.

Uvjet potpune jednakosti

Najjednostavniji je uvjet onaj koji traì da sadràj polja bude jednak nekojvrijednosti. Ovakve je uvjete izuzetno jednostavno odrediti:

1. Ozna~ite polje ~ija vrijednost ve} zadovoljava va{ uvjet.

2. Kliknite na gumb Criteria Equals smje{ten na traci s alatkama. (Vidi sliku 26-20 na str. 815.)

Na primjer, pretpostavimo da èlite filtrirati rezultat upita prikazan na slici26-21 na 818. stranici tako da prikazuje samo one slogove u kojima je poljeRATING jednako 7. Da biste to u~inili, jednostavno ozna~ite bilo koji slog upolju RATING koje ve} sadrì vrijednost 7 (kao {to je osmi slog na slici 26-21) i kliknite na gumb Criteria Equals. Query }e otvoriti okno s uvjetima(ako ve} nije otvoreno) te na tablicu primijeniti novi filtar, kao {to je prika-zano na slici 26-25.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

821


822

SLIKA 26-25.Nakon {to klik-nemo na gumbCriteria Equals,Query }e otvoritiokno s uvjetima i primijeniti noviuvjet na rezultatupita.

Ako ste ve} upotrebljavali Excelovu naredbu Advanced Filter, uo~it }ete daokno s uvjetima u prozoru za kreiranje upita izgleda sli~no rasponu s uvje-tima u Excelovoj radnoj stranici. Zaglavlja polja su ispisana u gornjemretku, a uvjeti u sljede}im. Iako novi uvjet moète izravno upisati u okno suvjetima, to nije neophodno budu}i da naredbe koje Query sadrì u izbor-nicima vode ra~una o popunjavanju okna s uvjetima umjesto vas. Zapravo,nije niti potrebno da okno s uvjetima imate otvoreno na ekranu.

Zamjena uvjeta

Po{to za odre|ivanje uvjeta upotrijebite gumb Criteria Equals, Query }e uoknu s uvjetima ozna~iti va{u vrijednost tako da moète brzo zadati novi uvjetjednostavnim upisivanjem nove vrijednosti. Na primjer, da biste izmijenili rezul-tat upita prikazan na slici 26-25 tako da dobijete slogove kojima je vrijednostpolja RATING jednaka 6, jednostavno upi{ite 6 tamo gdje se sada nalazi 7 ipritisnite Enter.

SAVJET�

Skrivanje okna su uvjetima

Da biste napravili vi{e mjesta za rezultat upita, klikom na gumb Show/HideCriteria na traci s alatima ili izborom naredbe Criteria iz izbornika View moèteokno s uvjetima ukloniti s ekrana.

SAVJET�

VIDI IVi{e informacija onaredbi AdvancedFilter potraìte u“Naredba Advan-ced Filter”, na 766. str.

?

Upotreba vi{estrukih uvjeta potpune jednakosti

Pretpostavimo da èlite vidjeti slogove u kojima polje DONOR ima vrije-dnost Shear Savvy, a polje RATING vrijednost 7. To moète posti}i jedno-stavnim dodavanjem jo{ jednog uvjeta potpune jednakosti, kao {to slijedi:

1. Ozna~ite }eliju u kojoj polje DONOR ima vrijednost Shear Savvy. (Peti slog na slici 26-25 }e odgovarati.)

2. Kliknite na gumb Criteria Equals na traci s alatima.

Kao {to pokazuje slika 26-26, Query }e novi uvjet dodati u okno s uvjetima,i to u isti redak kao i prvi uvjet. Kao i u Excelovom rasponu s uvjetima, zauvjete koji su ispisani u istom retku okna s uvjetima kaèmo da su vezanioperatorom AND. To zna~i da }e filtar prikazati samo one slogove koji za-dovoljavaju oba uvjeta.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

823

SLIKA 26-26.Kada upotrijebitegumb CriteriaEquals na dvarazli~ita polja, filtar}e prikazati samoone slogove kojizadovoljavaju obauvjeta.

Ako pak u rezultatu upita prikazanom na slici 26-26 èlite vidjeti slogove ukojima polje RATING ima vrijednost 7 ili 6, moète u~initi sljede}e:

1. Klikom na gumb Auto Query ili izborom naredbe Automatic Query izizbornika Records isklju~ite opciju Automatic Query.

2. U polju RATING ozna~ite }eliju koja sadrì vrijednost 7 i kliknite nagumb Criteria Equals.

3. U polju RATING ozna~ite }eliju koja sadrì vrijednost 6 i kliknite nagumb Criteria Equals.

4. Klikom na gumb Auto Query ili izborom naredbe Automatic Query izizbornika Records ponovo uklju~ite opciju Automatic Query.

Po{to upotrijebite gumb Criteria Equals za dodavanje dvije ili vi{e vrije-dnosti istog polja u okno s podacima, Query }e izraditi filter u kojem suuvjeti vezani operatorom OR. To zna~i da }e filter prikazati slogove kojiispunjavaju bilo koji od navedenih uvjeta.

Odre|ivanje uvjeta potpune jednakosti bez mi{a

Ako naredbe iz izbornika volite upotrebljavati vi{e nego gumbe na traci salatima, uvjet potpune jednakosti moète odrediti i na sljede}i na~in:

1. Ozna~ite vrijednost polja koje zadovoljava va{ uvjet. (To moèteu~initi pomo}u tipki za pomicanje.)

2. U izborniku Criteria odaberite naredbu Add Criteria, te nakon {to seotvori okvir za dijalog Add Criteria, kliknite na gumb Add. (U okviru zadijalog Add Criteria morali bi se ve} nalaziti odgovaraju}i parametri.)

Brisanje uvjeta

Najjednostavniji na~in za brisanje uvjeta je taj da ozna~ite njegov naslov uoknu s uvjetima i pritisnete tipku Delete. Nakon toga odaberite ne{to drugo– na primjer, drugu }eliju u oknu s uvjetima ili }eliju s rezultiraju}im poda-cima. îm se pomaknete s poloàja izbrisanog uvjeta, Query }e obnoviti sa-dràj rezultata upita (pod pretpostavkom da je uklju~ena opcija AutomaticQuery). Sve uvjete moète ukloniti tako da iz izbornika Criteria odaberetenaredbu Remove All Criteria.

Uvjeti s usporedbom

Da biste odredili uvjet s usporedbom, slijedite ove korake.

1. Iz izbornika Criteria odaberite naredbu Add Criteria. Na ekranu }e seotvoriti okvir za dijalog sli~an onome na slici 26-27.


824

SLIKA 26-27.Okvir za dijalogAdd Criteriaomogu}uje vamodabir polja,operatora i vri-jednosti.

U okviru za dijalog Add Criteria odre|ujete va{ uvjet odabirom opcijaiz razli~itih padaju}ih popisa. Na primjer, moète odabrati polje iz pa-daju}eg popisa Field i zatim iz padaju}eg popisa Operator odabratièljeni operator, kao {to je Is Greater Than (ve}e od). U tekst polje Valuemoète upisati èljenu vrijednost ili je odabrati klikom na gumb Values.

Nakon {to kliknete na taj gumb, otvorit }e se popis koji sadrì svevrijednosti koje se pojavljuju u odre|enom polju. Ipak, u mnogim jeslu~ajevima jednostavnije upisati èljenu vrijednost nego je odabrati iz popisa. Na primjer, da biste filtrirali iznose ve}e od 100.000 jedno-stavno u padaju}em popisu Operator ozna~ite Is Greater Than te uokvir za tekst Value upi{ite 100000.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

825

2. Nakon {to u okviru za dijalog Add Criteria dovr{ite odre|ivanje uvje-ta, kliknite na gumb Add.

Query }e novi uvjet dodati u okno s uvjetima i primijeniti ga na rezul-tatu upita (ako je uklju~ena opcija Automatic Query). Okvir za dijalogAdd Criteria ostati }e otvoren kako biste mogli nastaviti s dodavanjemuvjeta.

3. Novi }ete uvjet dodati tako da ozna~ite opciju And ili Or na vrhu okvi-ra za dijalog i ponovite prethodno opisani postupak odre|ivanja uvjeta.

4. Nakon {to potpuno zavr{ite s dodavanjem uvjeta, kliknite na gumbClose.

Opcije And i Or

Ako je prilikom odre|ivanja uvjeta ozna~ena opcija And, novi }e se uvjetpojaviti u istom retku okna s uvjetima kao i prethodno odre|en uvjet. Uvjetodre|en uz opciju Or pojavit }e se u novom retku okna s uvjetima.

Kao {to je i ranije spomenuto, Query sve uvjete iz istog retka prihva}a kaojedan uvjet. To zna~i da }e filtar izdvojiti samo one slogove koji zadovolja-vaju svaki od uvjeta iz istog retka. Kada se uvjeti pojavljuju u razli~itim re-cima, filtar }e izdvojiti one slogove koji zadovoljavaju uvjet iz bilo kojegretka. Uo~ite da Query tuma~i informacije iz okna s uvjetima na potpuno

Prilikom odre|ivanja uvjeta s usporedbom koji ne uklju~uju izra~unata polja,provjerite da li je padaju}i popis Total u okviru za dijalog Add Criteria prazan,kao {to je prikazano na slici 26-27 na prethodnoj stranici. Padaju}i popis Total}emo obraditi ne{to kasnije u odlomku “Filtriranje izra~unatih polja” na 830.stranici.

NAPOMENA>>

jednak na~in kao {to Excelova opcija Advanced Filter tuma~i podatke izraspona s uvjetima.

Ako uvjeti u oknu s uvjetima nisu razmje{teni na odgovaraju}i na~in, svakiod uvjeta moète izbrisati i ponovo ga pomo}u okvira za dijalog AddCriteria dodati u okno. Tako|er ga moète pomo}u naredbi Cut i Paste izizbornika Edit premjestiti na odgovaraju}i poloàj.

Filtriranje prema poljima koja nisu uklju~ena u rezultat upita

Va{ uvjet moè uklju~ivati i polja koja trenutno nisu prikazana u rezultatuupita. Na primjer, ako èlite dobiti popis svih primatelja iz tablice Phlnthrpkoji su primili donacije ve}e od 50 000$, u~inite sljede}e:

1. U oknu s podacima prikaìte samo polje RECIPIENT.

2. Iz izbornika Criteria odaberite naredbu Add Criteria.

3. Kada se pojavi okvir za dijalog Add Criteria, iz padaju}eg popisa Fieldodaberite AMOUNT, u padaju}em popisu Operator odaberite IsGreater Than, te u tekst polje Value upi{ite 50000.

Nakon {to kliknete na gumb Add, Query }e ispisati sve primatelje koji suprimili donacije ve}e od 50 000$, i to onoliko puta koliko su takvih donacijaprimili.

Ograni~avanje rezultata upita na jedinstvene vrijednosti

U slu~ajevima kao {to je prethodni primjer, ~esto je prikladnije ispisati imesvakog od primatelja samo jednom, bez obzira na to koliko su donacijave}ih od 50 000$ primili. Da biste na taj na~in ograni~ili rezultat upita, uizborniku View odaberite naredbu Query Properties. U okviru za dijalogprikazanom na slici 26-28 odaberite opciju Unique Values Only. To moèteu~initi prije i poslije stvaranja va{eg filtra.


826

SLIKA 26-28.Opcija UniqueValues Only elimi-nira slogove kojise ponavljaju.

Izvo|enje zbirnih izra~unaNakon {to se ponovo vratite u Excelovu radnu stranicu, moète temeljitoanalizirati rezultat va{eg upita. Me|utim, neke izra~une moè za vas oba-viti i Microsoft Query. Kao {to }ete ubrzo vidjeti, pomo}u njega moètefiltrirati rezultat upita na osnovi zbirnih izra~una. Najprije razmotrimopodrobnije na~in obavljanja ovakvih izra~una.

Query sve izra~une naziva zbirovima, iako je zbrajanje vrijednosti samojedna od funkcija koje vam Query daje na raspolaganje. Ostale zbirnefunkcije koje su uobi~ajene u svim ODBC pogonskim programima su AVG(prosjek), COUNT (broj), MIN (najmanja vrijednost) i MAX (najve}a vrije-dnost). Va{ pogonski program moè podràvati i jo{ neke funkcije.

Upotreba gumba Totals

Jedan od na~ina za izvo|enje zbirnih izra~una je taj da kliknete na gumbCycle Through Totals smje{ten na traci s alatima. (Vidi sliku 26-20 na strani-ci 815.) Na primjer, da biste prona{li ukupan iznos svih donacijazabiljeènih u tablici Phil, u~inite sljede}e:

1. U oknu s podacima prozora za stvaranje upita prikaìte samo poljeAMOUNT i uklonite sve uvjete iz okna s uvjetima.

2. Odaberite stupac AMOUNT i kliknite na gumb Cycle Through Totals.

Kao {to je prikazano na slici 26-29, Query }e u oknu s podacima prikazatizbroj donacija.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

827

SLIKA 26-29.Za izra~un ukup-nog iznosa dona-cija sadrànih utablici upotrijebilismo gumb CycleThrough Totals.

Izmjena funkcije

U prethodnom biste primjeru ponovnim klikom na gumb Cycle ThroughTotals izmijenili zbirnu funkciju iz SUM u AVG, a iznos u oknu s podacimabi umjesto zbroja prikazao prosjek svih donacija zapisanih u tablici Phil.Uzastopnim klikanjem na gumb Cycle Through Totals dobit }emo brojdonacija, najmanju, a zatim i najve}u donaciju. Jo{ jednim klikom vratit}emo rezultat upita u njegovo izvorno stanje.

Za neke tipove polja nisu na raspolaganju sve zbirne funkcije.NAPOMENA>>

Kori{tenje naredbi iz izbornika

Ako vi{e volite koristiti tipkovnicu nego traku s alatima, upotrijebite nared-bu Edit Column:

1. Odaberite Edit Column u izborniku Records.

2. Nakon {to se otvori okvir za dijalog Edit Column, u padaju}em popisuTotal odaberite neku od zbirnih funkcija, kao {to je prikazano na slici26-30.


828

SLIKA 26-30.Umjesto da vi{eputa kliknete nagumb CycleThrough Totals, za odabir zbirnefunkcije moèteupotrijebiti nared-bu Edit Column.

Promjena prikazanog zaglavlja polja

Kao {to je ve} ranije spomenuto, okvir za dijalog Edit Column moèteupotrijebiti i za izmjenu zaglavlja zbirnog polja. Na primjer, ako umjestoSum Of AMOUNT èlite upotrijebiti zaglavlje Grand Total, jednostavno utekst polje Column Heading upi{ite Grand Total.

Izra~un zbirnih vrijednosti grupa slogova

Osim ukupnih zbirova mogu}e je izra~unati i zbirne vrijednosti grupa slo-gova. Na primjer, pretpostavimo da èlite izra~unati ukupan zbir donacijaza svaku od vrijednosti polja RATING tablice Phil:

1. U oknu s podacima prikaìte najprije stupac RATING, a zatim stupacAMOUNT.

2. Odaberite stupac AMOUNT i na traci s alatima kliknite na gumbCycle Through Totals.

Kao {to moète vidjeti na slici 26-31, Query }e prikazati po jedan redak zasvaku kategoriju u stupcu RATING i zbir svih donacija koje su primileorganizacije u svakoj od navedenih kategorija.

Okvir za dijalog Edit Column najbrè }ete otvoriti tako da dvaput kliknete nazaglavlje polja u oknu s podacima.

SAVJET�

Izra~un zbirnih vrijednosti podgrupa slogova

Dodavanjem polja RECIPIENT u okno s podacima, izme|u polja RATING ipolja Sum Of Amount, Query }e izra~unati ukupan iznos donacija za sva-kog primatelja u pojedinoj kategoriji. Rezultat takvog zbirnog izra~unamoète vidjeti na slici 26-32.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

829

SLIKA 26-31.Moète izra~una-vati i zbirove grupaslogova. U ovomsmo primjeru izra-~unali ukupaniznos donacija zasvaku od kategori-ja primatelja.

SLIKA 26-32.Kada se zbirnopolje nalazi desnood dva ostalapolja, Query pri-kazuje zbirne vri-jednosti podgrupaunutar grupa.Ovaj rezultat upitaprikazuje ukupneiznose donacijaza svakog pri-matelja unutarsvake kategorije.

Izra~un zbirnih vrijednosti vi{e polja

U va{ rezultat upita moète dodati proizvoljan broj zbirnih polja. Na pri-mjer, ako na slici 26-32 uz zbirne vrijednosti donacija èlite prikazati i nji-hovu prosje~nu vrijednost, tada iz popisa polja u oknu s tablicama povucitenaslov AMOUNT u prazni okvir za upis polja u oknu s podacima. Nakontoga jednostavno kliknite na gumb Cycle Through Totals sve dok se neprikaè zaglavlje Avg Of Amount.

Sortiranje po zbirnim poljima

Uo~ite da su slogovi na slikama 26-31 i 26-32 sortirani uzlaznim redoslije-dom, najprije po prvom lijevom stupcu a zatim po drugom. Ova sortiranjaQuery obavlja automatski. Ovisno o mogu}nostima va{eg ODBC pogon-skog programa, mo`da }ete mo}i sortirati slogove prema zbirnim poljima.Na primjer, mo`da }ete poèljeti rezultat upita na slici 26-32 umjesto premapolju RATING sortirati prema stupcu Sum Of AMOUNT.

Ako va{ pogonski program ne dozvoljava ovu vrstu sortiranja, podatkemoète uvijek sortirati po povratku u va{u radnu stranicu.

Filtriranje izra~unatih polja

Polje u kojem se izvodi izra~un zbirova nazivamo jo{ i izra~unatim poljem.Izra~unata polja moète koristiti kao osnovu za filtriranje rezultata upita.Na primjer, rezultat upita prikazan na slici 26-33 sadrì nazive svih pri-matelja u tablici Phil koji su primili barem 10 donacija s ukupnim iznosomod najmanje 50 000$.


830

SLIKA 26-33.Izra~unata poljaupotrijebili smokao osnove za fil-tre, ograni~avaju}irezultate na pri-matelje koji suprimili 10 ili vi{edonacija u ukup-nom iznosu odbar 50 000 $.

Da biste stvorili filtar prikazan na slici 26-33, u~inite sljede}e:

1. U prazan okvir za upis polja u oknu s podacima dodajte poljeRECIPIENT. Nakon toga dvaput dodajte polje AMOUNT.

2. Ozna~ite najprije polje AMOUNT i kliknite na gumb Cycle ThroughTotals kako bi se prikazala funkcija SUM OF AMOUNT.

3. Ozna~ite drugo polje AMOUNT i klikajte na gumb Cycle ThroughTotals dok se ne prikaè funkcija COUNT OF AMOUNT.

4. Popunite okvir za dijalog Add Criteria kao {to je prikazano na slici 26-34. Provjerite da li ste u padaju}em popisu Total odabrali funkcijuSUM i kliknite na gumb Add.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

831

SLIKA 26-34.Da biste filtriraliprema izra~una-tom polju, u pa-daju}em popisuTotal odaberiteèljenu funkciju, a u padaju}empopisu Fieldizvorno polje.

5. U okviru za dijalog Add Criteria odaberite funkciju COUNT iz pa-daju}eg popisa Total, u polje Value upi{ite 10 i ponovno kliknite nagumb Add.

6. Kliknite na gumb Close kako biste se vratili u prozor za stvaranjeupita.

Povezivanje tablicaU primjerima smo do sada u upitima koristili jednu vanjsku tablicu. Radilismo na jednostavan na~in da bi se mogli usredoto~iti na mehanizme sorti-ranja, odre|ivanje uvjeta i izvo|enje izra~una. êsto }ete u radu moratikoristiti dvije ili vi{e srodnih tablica u upitu. Na slici 26-35 prikazan je upitza dvije srodne tablice.

U ovom upitu imamo dva polja, ProductName i UnitsInStock koji dolaze iztablice Products, te polja CompanyName i Address iz tablice Suppliers.Zamolili smo upit da vrati samo one slogove u kojima je polje UnitsInStockmanje od 50.

Upit }e automatski povezati srodne tablice kada prepozna polje primarnogklju~a jedne i polje istog imena druge tablice. Da bi ozna~io spoj dviju tabli-ca, Query izme|u njih iscrtava liniju. Dvaput kliknite na ovu liniju spoja iliodaberite Joins iz izbornika Table da biste dobili vi{e informacija o na~inuspajanja tablica. Na slici 26-36 moète vidjeti {to se doga|a kada kliknete naliniju spoja sa slike 26-35.

Kao {to pokazuje slika 26-36, Query je u ovom slu~aju izveo unutra{nji spoj,vrstu spoja u kojem se pojavljuju samo oni slogovi koji u spojenim poljimaimaju iste vrijednosti. Vrstu spoja mo`ete mijenjati u okviru za dijalog Joins,te stvoriti nove spojeve ili ukloniti stare. (Spoj mo`ete stvoriti i jednostav-nim povla~enjem jednog polja tablice u polje druge tablice.) Opcije 2 i 3 uokviru za dijalog Joins stvaraju vanjski spoj – on prihva}a sve slogove jednetablice, a samo one slogove druge tablice ~ije vrijednosti odgovaraju vrijed-nostima spojenih polja.


832

SLIKA 26-35.Spojili smo dvijetablice koje dijelezajedni~ko polje,SupplierID. Kodrezultata, poljaProductName iUnitsInStock do-laze iz tabliceProducts, a dvapreostala polja iztablice Suppliers.

SLIKA 26-36.Okvir za dijalogJoins daje infor-macije o svimspojevima utrenutnom upitu.Tako|er vamomogu}uje dodatiili ukloniti spojeve,te mijenjati vrstuspoja.

Na slici 26-37 prikazan je primjer samostalnog spoja – to je spoj koji stavlja uvezu polja unutar jedne tablice. Ovdje smo zamolili Query da vrati sve slo-gove u kojima je vrijednost polja UnitsInStock tablice Products manja negounutar polja ReorderLevel iz tablice Products. Da bismo dobili adresedobavlja~a svakog proizvoda, odràli smo unutra{nji spoj izme|u tablicaProducts i Suppliers.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

833

SLIKA 26-37.Izme|u dvijeinstance tabliceProducts dodalismo samostalnispoj da bismodobili one slogove~ija je vrijednost u polju UnitsIn-Stock manja nego u poljuReorderLevel.

Da biste stvorili samostalni spoj, morate u spojenu tablicu dodati jo{ jednuinstancu. Da biste to napravili, odaberite Add Tables iz izbornika Tables. Dabiste stvorili uvjet filtra, odaberite Add Criteria iz izbornika Criteria.

Stvaranje upita temeljenog na parametruUpit temeljen na parametru je upit u kojem je uvjet filtra temeljen na vrije-dnosti koju unosi korisnik prilikom pokretanja upita. Da biste to u~inili,prvo isklju~ite opciju Auto Query tako da kliknete na gumb Auto Query na traci s alatima Query. Zatim na standardni na~in odredite uvjet – krozokvir za dijalog Add Criteria ili direktnim unosom vrijednosti u okno uvje-ta. Umjesto da unesete vrijednost, unesite uglatu zagradu, zatim va{e pita-nje unosa vrijednosti i onda zatvorite zagradu. (Va{e pitanje ne smije bitiidenti~no imenu polja, iako moè sadràvati ime polja.) Kada pokreneteupit iz Queryja ili iz Excela, pojavljuje se okvir za dijalog na kojem se nalazitekst va{eg pitanja. Upit temeljen na parametru prikazan je na slici 26-38.

U upitu moète koristiti broj parametara po èlji.

Spremanje upitaDa biste svoj upit spremili u datoteku .dqy za naknadno kori{tenje, odabe-rite Save iz izbornika File i unesite ime datoteke. Ovaj korak nije obavezan.Ako upit i ne spremite, mo}i }ete ga osvjeìti iz vanjskog raspona podatakakojeg upit sprema u radnu stranicu. Me|utim, ne}ete ga mo}i ponovokoristiti u drugoj radnoj stranici.

Vra}anje rezultata ExceluDa biste podatke vratili u Excel, odaberite Return Data To Microsoft Exceliz izbornika File. Pojavljuje se okvir za dijalog koji od vas traì unos adreseradne stranice u kojoj èlite stvoriti vanjski raspon podataka: postoje}aradna stranica, nova radna stranica ili izvje{taj stoèrne tablice. Kao {to jeslu~aj i s drugim vrstama upita o kojima smo govorili u ovom poglavlju,stranicu osobina va{eg upita moète posjetiti tako da kliknete na Properties.Stranicu osobina moète prikazati i kasnije – kliknite na gumb Data RangeProperties na traci s alatima External Data.


834

SLIKA 26-38.Budu}i da linijaValue u oknuuvjeta sadrìpitanje zatvorenou zagrade, ovaj }eupit prilikom po-kretanja zatraìtikorisnika imeproizvoda.

835

27Upotreba stoèrnihtablica

Stoèrna tablica je posebna vrsta tablice koja daje saètakinformacija iz odre|enih polja popisa ili baze podataka.Kada stoèrnu tablicu stvorite pomo}u Excelove na-

redbe PivotTable Report, pojavit }e se PivotTable Wizard ukojem morate odrediti koja vas polja zanimaju, kako èliteorganizirati tablicu te koje vrste izra~una èlite da tablicaizvodi. Nakon {to izradite tablicu, moète je preoblikovatikako biste podatke pregledali s razli~itih gledi{ta. Mogu}nost“okretanja” dimenzija va{e tablice – na primjer, pretvaranjestupaca va{e tablice u retke i obratno – odre|uje stoèrnojtablici njen naziv i ~ini PivotTable Wizarda sna`nim analiti~-kim alatom.

Stoèrne tablice su vezane s podacima iz kojih su izvedene.Prilikom izmjene izvornih podataka tablice se ne osvjeàvajuautomatski, ali to moète u~initi u svakom trenutku tako dakliknete na gumb na traci s alatima PivotTable. Ta se traka salatima podrazumijevano pojavljuje na ekranu prilikom izra-de stoèrne tablice.

27. POGLAVLJE

Jednostavan primjer 836

Izrada stoèrne tablice 839

Promjena izgleda stoèrne tablice 844

Izrada stoèrnog dijagrama 846

Osvjeàvanje stoèrne tablice 848

Odabir elemenata stoèrne tablice 849

Formatiranje stoèrne tablice 851

Upotreba vi{estrukih polja podataka 854

Promjena imena polja i elemenata 856

Sortiranje elemenata 856

Prikaz gornjih ili donjihelemenata polja 858

Grupiranje podataka 860

Upotreba ukupnih zbirova i podzbirova 864

Promjena izra~una stoèrnih tablica 866

Adresiranje podatakastoèrnih tablica iz }elija radne stranice 871

Upotreba stoèrnih tablica za konsolidiranjeraspona 871

Jednostavan primjerSlika 27-1 prikazuje popis iznosa prodaje u maloj izdava~koj ku}i. (Traku salatima Formatting u ovom smo poglavlju sakrili kako bismo mogli prika-zati vi{e podataka.) Popis je organiziran prema godini, tromjese~ju, kata-lo{kom broju, kanalu za isporuku, koli~ini prodanih jednica i prihodima.Podaci zahva}aju razdoblje od osam tromjese~ja (1998. i 1999.), a poduze}ekoristi tri prodajna kanala – doma}i, me|unarodni i putem po{te. Pomo}unaredbe PivotTable Report ovakav “ravan” popis moète brzo pretvoriti une{to {to je lako ~itati i razumjeti. Jedno od mogu}ih ure|enja ove tabliceprikazano je na slici 27-2 na sljede}oj stranici.

Na slici 27-2, polja Year i Quarter smje{tena su uz os stupaca tablice, dok supolja CatalogNo i Channel smje{tena uz os redaka. Tijelo tablice prikazujezbirne iznose prodaje za svako sjeci{te stupaca i redaka. Na primjer, }elijaH4 prikazuje da je ukupna doma}a prodaja u prvom tromjese~ju 1999 zaknjigu s katalo{kim brojem 23524 bila u minusu 488$.


836

Tri su nove stvari u stoèrnim tablicama Excela 2000:

� Korisni~ko su~elje je pojednostavljeno. Umjesto da stvarate tablicepomo}u PivotTable Wizarda, Excel vam sada daje praznu tablicu, trakus alatima PivotTable i omogu}uje vam da sami stvorite tablicu povla-~enjem gumba. Ovo je jednostavnije, ~i{}e i lak{e za u~enje i kori{tenje.(Ako vam se vi{e dopada stvaranje stoèrnih tablica na na~in iz Excela97, tako|er moète i to.)

� Sada uz stoèrne tablice moète stvarati i stoèrne dijagrame.

� Excel sada omogu}uje stvaranje stoèrne tablice iz izvora podatakaOLAP. OLAP je brì na~in za analizu velikih koli~ina podataka. OLAPupiti se pokre}u puno brè nego tradicionalni upiti relacijskih bazapodataka. Kada stoèrnu tablicu stvarate iz OLAP izvora, Excel u~itavasamo vama potrebne podatke i tako {tedi memoriju i vrijeme. Ova novaosobina vam omogu}uje stvaranje stoèrnih tablica za analizu skladi{tapodataka reda veli~ine gigabajta i terabajta bez prelaènja memorijskihograni~enja va{eg stroja klijenta.

[to je novo u Excelu 2000✷2000

Excel prikazuje gumbe polja za ~etiri polja kategorija upotrijebljena u ovojtablici – Year, Quarter, CatalogNo i Channel. Preure|enje tablice je jedno-stavno izvedivo odvla~enjem ovih gumba na nove poloàje.

Upotreba stoèrnih tablica 27. POGLAVLJEUpravljanje

bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

837

SLIKA 27-1.U ravnoj tablicipoput ove te{ko jerazlu~iti podatke.Tu moè pomo}inaredbaPivotTable AndPivotChart Report.

SLIKA 27-2.Ova stoèrnatablica daje saètipregled informaci-ja iz popisa saslike 27-1.

Imena polja

Reci 9, 13, 17, 21, 25 i 29 na slici 27-2 prikazuju podzbirove za razli~itegrupe katalo{kih brojeva. Stupac G prikazuje podzbirove za ~etiri tromje-se~ja 1998. Izvan granica slike nalaze se i dodatni podzbirovi, a na vanjskimje granicama tablice PivotTable Wizard smjestio stupac i redak s ukupnimzbirovima. Ako se u tablici na slici 27-2 pomaknete na donju }eliju stupcaC, tamo }ete prona}i ukupni zbir iznosa za sva zaglavlja u svim prodajnimkanalima. Naredba PivotTable And PivotChart Report kreira ove podzbi-rove i ukupne zbirove automatski, osim ako ne odredite druk~ije.

Stoèrna tablica prikazana na slici 27-2 olak{ava pronalaènje gotovo svihinformacija ispisanih u popisu na slici 27-1. Jedina pojedinost koja se nepojavljuje jesu koli~ine prodanih jedinica. Da smo èljeli napraviti ne{tosloèniju stoèrnu tablicu, i te bi pojedinosti bile vidljive. Pretpostavimo,me|utim, da umjesto vi{e, èlimo manje pojedinosti. Stoèrna tablica moèlako udovoljiti takvim èljama. Slika 27-3 prikazuje jedan od mnogih na~inana koji tablica sa slike 27-2 moè biti izmijenjena kako bi vam omogu}ila dase usredoto~ite na odre|en dio podataka. U ovom smo primjeru premjestili


838

Os Dimenzija stoèrne tablice, kao {to je stupac, redak ilistranica.

Izvor podataka Popis ili tablica prema kojoj se izra|uje stoèrna tablica.

Polje Kategorija informacije. Odgovara stupcu u popisu.

Zaglavlje polja Natpis koji ozna~ava sadràj polja. Stoèrnu tablicumoète zakretati povla~enjem njezinih zaglavlja polja.

Element polja Podatak u polju. Na slici 27-2, 1998 i 1999 su elementipolja Year.

Zakretanje tablice Preoblikovanje tablice promjenom poloàja jednog ili vi{epolja.

Zbirne funkcije Funkcije radne stranice koje Excel koristi za izra~unzbirova u tablici. Podrazumijevane zbirne funkcije suSUM za broj~ane vrijednosti i COUNT za tekstualnepodatke.

Osvjeàvanje Ponovni izra~un stoèrne tablice tako da njene vrije-dnosti odraàvaju trenutno stanje izvora podataka.Stoèrnu tablicu moète osvjeìti klikom na gumbRefresh Data na traci s alatima Query And Pivot.

Terminologija stoèrnih tablica

polje Channel s osi redaka na os stupaca te pomakli polja Year i Quarter naos stranica. Premje{tanjem ovih polja na os stranica istakli smo podatke zaodre|enu godinu i tromjese~je. Ako èlimo vidjeti neko drugo vremenskorazdoblje, tada u padaju}im popisima smje{tenim pored zaglavlja polja Yeari Quarter jednostavno kliknemo na èljenu godinu i tromjese~je.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

839

SLIKA 27-3.Upotreba stoèrnetablice omogu}ujevam usredoto~e-nje na odre|en diopodataka.

Izrada stoèrne tabliceStoèrnu tablicu moète stvoriti iz ~etiri vrste podataka:

� Excelovog popisa

� Vanjskog izvora podataka

� Vi{estrukih “konsolidacijskih” raspona (zasebnih Excelovih popisakoje }e naredba PivotTable And PivotChart Report konsolidirati pristvaranju va{e stoèrne tablice)

� Druge stoèrne tablice

U primjerima koji slijede, stvorit }emo stoèrnu tablicu iz Excelovog popisapokazanog na slici 27-1 na 837. stranici.

Datoteku Books.xls s primjera na slikama 27-1 i 27-2 moète prona}i naadresi: http://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/.

NA WEBUW

Pokretanje PivotTable WizardaDa biste stvorili stoèrnu tablicu, po~nite odabirom }elije iz popisa iz kojegèlite stvoriti tablicu. Ovaj korak je opcijski, ali {tedi vrijeme. Zatim uExcelovom izborniku Data pokrenite naredbu PivotTable And PivotChart

Report. (Ova naredba se normalno ne pojavljuje na skra}enim izbornicima.Kliknite na dvostruku strelicu na dnu izbornika Data da biste je prikazali.)Na taj }ete na~in pokrenuti PivotTable And PivotChart Wizard koji }e vasvoditi kroz postupak izrade stoèrne tablice. Koraci Wizarda su sljede}i:

1. Zadavanje vrste izvora podataka na temelju kojih }e se stvoritistoèrna tablica ili stoèrni dijagram.

2. Ozna~avanje lokacije izvornih podataka.

3. Ozna~avanje mjesta na kojem }e se pojaviti stoèrna tablica.

1. korak: zadavanje vrste izvora podatakaPo~etni okvir za dijalog Wizarda pokazan je na slici 27-4.


840

SLIKA 27-4.Kroz postupakizrade stoèrnetablice vodi vasPivotTable andPivotChartWizard.

Uo~ite kako Excel koristi grafiku s lijeve strane ovog okvira za dijalog kakobi potvrdio va{ odabir. Ako, primjerice, odaberete vanjske podatke (Exter-nal data source), slika na lijevoj strani se mijenja kako bi pokazala velikora~unalo s kojeg se podaci prenose na stolni terminal. Ako odaberetePivotChart, slika se mijenja iz tablice u dijagram.

2. korak: ozna~avanje lokacije va{eg izvora podatakaNakon {to ozna~ite vrstu izvora podataka i kliknete na Next, Wizard }epokazati drugi okvir za dijalog u kojem se od vas traì unos lokacije izvorapodataka. Ako stoèrnu tablicu temeljite na Excelovom popisu u kojem ste,

Odabirom ovihopcija ozna~itekoju vrstu poda-taka }e koristitiva{a tablica te da li }ete stvaratistoèrnu tablicu ilidijagram.

prije pokretanja Wizarda, odabrali jednu }eliju, tada on ve} zna lokacijupodataka i traì od vas jednostavnu potvrdu. U tom slu~aju Wizardov drugiokvir za dijalog izgleda poput onog sa slike 27-5.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

841

SLIKA 27-5.U ovom okviru zadijalog odaberiteili potvrdite izvorva{ih podatakaako tablicu stva-rate iz Excelovogpopisa.

Ako je izvor va{ih podataka Excelov popis koji trenutno nije otvoren,kliknite na gumb Browse u gore prikazanom okviru za dijalog i prona|iteèljenu datoteku. Kada zadate datoteku, morat }ete unijeti i ime raspona iliadrese, tako da Wizard zna koji dio datoteke upotrijebiti.

Ako stoèrnu tablicu stvarate iz vanjskog izvora podataka, vidjet }ete okvirza dijalog prikazan na slici 27-6. Kliknite na gumb Get Data. Excel }e pre-seliti kontrolu u Microsoft Query koji otvara okvir za dijalog Choose Data(pogledajte sliku 26-12 na 806. str.). Ovdje odaberite ve} postoje}i izvorrelacijske baze podataka (element s popisa kartice Database), pokrenitespremljeni upit (kliknite na karticu Queries) ili odredite OLAP izvor (klik-nite na karticu OLAP Cubes).

Potvrdite ili promijenite lokaciju va{ihpodataka, a zatim kliknite na Next.

Kliknite na Browse ako je izvor va{ihpodataka Excelov popis koji trenutnonije otvoren.

Ako je va{ izvor podataka Excelov popis, popis mora uklju~ivati i imena poljana vrhu svakog stupca.

SAVJET�

VIDI IVi{e informacija oMicrosoft Queryjupotraìte u “Upo-treba MicrosoftQueryja za stvara-nje Database Que-ryja” na 804. str.

?

SLIKA 27-6.Ako tablicu stva-rate iz vanjskogizvora, kliknite nagumb Data ovogokvira za dijalog.

Ako su izvor va{ih podataka “vi{estruki konsolidacijski rasponi”, ~arobnjak}e vas odvesti sasvim drugim putem. Informacije o upotrebi stoèrnih tablicaza konsolidaciju raspona potraìte u “Upotreba stoèrne tablice za konsolidiranjeraspona” na 871. str.

Ako je izvor va{ih podataka druga stoèrna tablica ili dijagram, ~arobnjak}e dati popis ve} postoje}ih izme|u kojih }ete mo}i birati.

Temeljenje jedne stoèrne tablice na drugoj predstavlja najefikasniji na~iniskori{tavanja memorije kod stvaranja dvije tablice iz istog izvora podataka.Kada stoèrnu tablicu stvarate iz novog izvora podataka, Excel kopira izvoru memorijsko podru~je koje se zove me|uspremnik (cache). Ako jednu ta-blicu temeljite na drugoj, obje tablice dijele me|uspremnik. Ako novu tabli-cu stvarate od nule, a ta tablica koristi isti izvor podataka kao i postoje}atablica, Excel udvostru~uje me|uspremnik.

Ako ste u 1. koraku odredili popis koji je ve} iskori{ten od strane postoje}estoèrne tablice ili dijagrama, Excel }e vam savjetovati da novu tablicutemeljite na postoje}oj. Ovaj savjet moète ignorirati ako èlite dvije neza-visne tablice temeljene na zajedni~kom izvoru podataka.

3. korak: izbor smje{taja stoèrne tabliceU zadnjem Wizardovom okviru za dijalog, pokazanom na slici 27-7, ozna~it}ete gdje èlite smjestiti va{u stoèrnu tablicu.


842

SLIKA 27-7.Da biste stvoriliva{u tablicu napostoje}oj radnojstranici, unesite upolje ime rasponaili odgovaraju}uadresu.

Da biste tablicu stvorili na novoj radnoj stranici (uvijek sigurna mogu}nost),kliknite na opciju New Worksheet. U suprotnom, kliknite na ExistingWorksheet i u polje unesite ime ili adresu raspona. (U polje ne unosite imeradne stranice, jer }e ga Excel nastojati prepoznati kao ime raspona.)

Prije nego kliknete na Finish, odaberite Options i odredite vremenski inter-val automatskog osvjeàvanja va{e tablice. Ali u ovaj se okvir za dijalogmoète vratiti u bilo kojem trenutku.

Ako vam vi{e odgovara izrada stoèrne tablice na na~in Excela 97 i ranijihverzija, kliknite na gumb Layout u okviru za dijalog prikazanom na slici 27-7.

SAVJET�

Polaganje stoèrne tabliceNakon {to ste Wizardu zadali gdje se nalaze va{i izvorni podaci i kliknulina Finish, Excel }e prikazati praznu tablicu sli~nu ovoj na slici 27-8. Ovdjese tako|er nalazi i traka s alatima PivotTable koja sadrì zaglavlja za svakopolje u va{em izvoru podataka. Organiziranje va{e tablice zapo~nite povla-~enjem zaglavlje polja sa trake s alatima u tablicu.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

843

Premje{tanje stoèrne tablice

Nakon {to ste stvorili stoèrnu tablicu, moète je prebacivati na jednostavanna~in. Odaberite bilo koju }eliju u tablici, a zatim pokrenite naredbu PivotTableAnd PivotChart Report iz izbornika Data (ili kliknite na alat PivotTable Wizardna traci s alatima PivotTable). Kliknite zaredom na Next kako biste do{li dookvira za dijalog Step 3. Zatim kliknite na New Worksheet, odnosno naExisting Worksheet. U potonjem slu~aju unesite ime ili adresu raspona.

SAVJET�

SLIKA 27-8.Organiziranjetablice zapo~nitepovla~enjemzaglavlja s trake s alatima.

Da biste stvorili stoèrnu tablicu sa slike 27-2 na 837. stranici, povucitezaglavlja Channel i CatalogNo na os redaka (podru~je ozna~eno s DropRow Fields Here), zaglavlja Quarter i Year na os stupaca (podru~je ozna-~eno s Drop Column Fields Here) te zaglavlje Sales na podru~je podataka(podru~je ozna~eno s Drop Data Items Here). Ovdje prikazana tablica nekoristi os stranice (podru~je ozna~eno s Drop Page Fields Here).

Na navedena podru~ja moète stavljati proizvoljan broj polja. Da biste uklo-nili polje, uklonite njegovo zaglavlje s dijagrama.

Povla~ite zaglavlja polja u podru~je podataka.

Povla~ite zaglavlja s trake s alatima ustupac, redak i osi stranice dijagrama.

Promjena izgleda stoèrne tabliceVa{u tablicu moète preoblikovati jednostavnim povla~enjem zaglavljapolja. Na primjer, da biste zaglavlje polja premjestili s osi stupaca na osredaka, jednostavno povucite zaglavlje polja iz podru~ja stupaca u podru~jeredaka.

Kao dodatak zamjeni redaka i stupaca, mogu}e je mijenjati i redoslijedkojim su polja prikazana bilo na osi stupaca ili na osi redaka. Na primjer, naslici 27-2 (837. stranica) povukli smo zaglavlje polja Channel lijevo od poljaCatalogNo i pro{irili stupac A. Kao {to je prikazano na slici 27-9, katalo{kise brojevi sada pojavljuju unutar grupa prodajnih kanala, a podzbirovi dajuukupne iznose u svakom od kanala.


844

SLIKA 27-9.Povla~enjemzaglavlja poljaChannel lijevo odzaglavlja poljaCatalogNo promi-jenit }ete organi-zaciju stoèrnetablice sa slike27-2 na 837.stranici.

Upotreba osi stranicaKada smjestite neko polje na os stupaca ili os redaka, elemente tog poljamoète pregledavati jednostavnim pomicanjem u tablici. Me|utim, na osistranica istovremeno moète vidjeti samo jedan element nekog polja. Naslici 27-3 (839. stranica) vidimo samo podatak 1998 u polju Year i podatak 1iz polja Quarter. Da biste vidjeli ostale podatke iz polja, morate ih odabratiu padaju}em popisu tog polja. Kada kliknete na neki od elemenata popisa,vidjet }ete dvodimenzionalnu “kri{ku” (stupac i redak) koja odgovara tojvrijednosti iz podru~ja stranica.

Prikaz zbirova za polja iz podru~ja stranicaNa vrhu padaju}ih popisa svakog od polja na}i }ete opciju (All). Ovu opcijuodaberite kada èlite prikazati zbirne vrijednosti polja na osi stranica. Slika27-11 prikazuje rezultat odabira ove opcije za polja Year i Quarter sa slike 27-3.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

845

Premje{tanje polja iz podru~ja stranica na zasebne stranice radne bilje`niceIako stoèrna tablica moè sadràvati i os stranica, tablica se pohranjuje nasamo jednoj stranici radne bilje`nice. Me|utim, klikom na gumb ShowPages na traci s alatima PivotTable moète stvoriti seriju povezanih stoèr-nih tablica, od kojih svaka prikazuje samo jedan element polja iz podru~jastranica. (Za naredbu Show Pages kliknite na PivotTable na traci s alatimaPivotTable.) Na primjer, na slici 27-11 upotrijebili smo gumb Show Pageskako bismo za svaki element polja Year stvorili zasebne kopije na{e stoèr-ne tablice. Uo~ite da Excel za svaki element polja Year stvara novu radnustranicu, postavlja nove radne stranice ispred radne stranice izvorne sto-èrne tablice i pridruùje im nazive na osnovu elemenata polja Year.

Kopiranje stoèrne tablice

Ako kopirate stoèrnu tablicu, a zatim je uljepljujete na drugo mjesto koriste}inaredbe Copy i Paste iz izbornika Edit, Excel stvara drugu stoèrnu tablicu.Ako èlite zamijeniti formulu ili raspon formula s rezultiraju}im vrijednostima,najprije uobi~ajeno kopirajte tablicu. Zatim upotrijebite naredbu Paste Special iodaberite opciju Values.

SAVJET�

SLIKA 27-10.Zbirne vrijednostinekog polja mo-ète u tablicuumetnuti tako dau padaju}em po-pisu toga poljaodaberete opciju(All). Ovdje moè-mo vidjeti iznoseprodaje za svatromjese~ja svihgodina, raspore-|ene prema pro-dajnom kanalu ikatalo{kom broju.

Odabiranje elemenata za prikaz na osima redaka i stupacaKada povla~ite zaglavlje polja na os redaka ili stupaca, va{a stoèrna tablicaprikazuje sve elemente tog polja. Na slici 27-11, primjerice, sva se tri kanaladistribucije pojavljuju na osi stupaca i svih sedam katalo{kih brojeva se po-javljuje na osi redaka. Da biste ograni~ili prikaz odre|enog elementa, klik-nite na strelicu padaju}eg popisa s desne strane zaglavlja polja i odaberiteèljeni element; kliknite na OK.

Za ograni~avanje prikaza elementa na temelju vrijednosti njihovih podata-ka, moète koristiti i osobinu AutoShow. Vi{e informacija o modificiranju ele-menata koje prikazujete u stoèrnoj tablici potraìte u “Prikaz gornjih ili donjihelemenata polja” na 858. str.

Izrada stoèrnog dijagramaStoèrni dijagram moète stvoriti pomo}u PivotTAble and PivotChartWizarda (slika 27-4, 840. str.). Ili prvo moète stvoriti stoèrnu tablicu izatim, nakon {to ste izabrali neku od }elija tablice, kliknuti na gumb Wizardna traci s alatima PivotTable. Ako krenete prvim na~inom, Excel }e stvoriti i


846

SLIKA 27-11.Pomo}u gumbaShow Pages stvo-rili smo zasebnekopije stoèrnetablice za svaki od elemenatapolja Year.

novu stoèrnu tablicu i novi stoèrni dijagram. Ako krenete drugim na~i-nom, Excel }e stvoriti dijagram na temelju trenutne tablice.

Bilo koji na~in odabrali, dijagram i tablica su povezani. Promjene jednogreflektiraju se trenutno na drugom. Na slici 27-12 prikazan je dijagrampovezan s tablicom na slici 27-11. Uo~ite da se polja stranica u tablici saslike 27-11 pojavljuju u gornjem lijevom uglu dijagrama, dok se polja reda-ka i stupaca tablice pojavljuju kao kategorija i vrijednost osi dijagrama.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

847

SLIKA 27-12.Moète stvoritistoèrni dijagrampovezan stoèr-nom tablicom sa slike 27-11.

Dijagram preslagujete na isti na~in kao i tablicu – povla~enjem zaglavljapolja s jedne na drugu os. Da biste dodali polja, povucite ih sa trake s alati-ma PivotTable. Da biste uklonili polja, povucite ih van dijagrama. (Budu}ida su dijagram i tablica povezani jedan s drugim, dijagram moète preslo-ìti i tako da presloìte tablicu.) Na slici 27-13 prikazan je dijagram sa slike27-12 presloèn na na~in da ocrtava strukturu tablice sa slike 27-2 na 837.stranici.

Osvjeàvanje stoèrne tabliceKao {to je spomenuto, stoèrna je tablica vezana na izvorne podatke, ali sepri promjeni tih podataka tablica ne aùrira automatski. Da biste aùriralitablicu, odaberite u njoj bilo koju }eliju. Zatim u izborniku Data odaberiteRefresh Data ili kliknite na odgovaraju}i gumb na traci s alatima PivotTable.

Osvjeàvanje tablice u trenutku otvaranja datotekeAko èlite da Excel osvjeì va{u stoèrnu tablicu pri svakom otvaranju rad-ne stranice na kojoj se tablica nalazi, na traci s alatima PivotTable u izborni-ku PivotTable odaberite Table Options. (Ova naredba se normalno ne po-javljuje na skra}enim izbornicima. Kliknite na dvostruku strelicu na dnuizbornika PivotTable da biste je prikazali.) Zatim odaberite opciju RefreshOn Open. Ako èlite sprije~iti Excel u automatskom aùriranju tablice prisvakom otvaranju datoteke (primjerice, u slu~aju da je tablica temeljena navremenski zahtjevnom izvo|enju upita nad vanjskim podacima), svakakoprovjerite je li poni{tena ova opcija.

Osvjeàvanje povezanih stoèrnih tablicaKada jedna stoèrna tablica sluì kao izvor podataka za drugu stoèrnutablicu, osvjeàvanje bilo koje od njih uzrokuje i automatsko osvjeàvanjepreostale.


848

SLIKA 27-13.Dijagram sa slike27-12. moètepresloìti povla-~enjem zaglavljapolja.

Osvjeàvanje stoèrne tablice temeljene na vanjskim podacimaAko je va{a stoèrna tablica temeljena na vanjskim podacima, mogli bistezadati Excelu da izvo|enje upita obavi u pozadini kako biste za vrijemeosvjeàvanja podataka mogli nastaviti s radom. Da biste to u~inili, odabe-rite bilo koju }eliju tablice, u traci s alatima PivotTable u izborniku Pivot-Table odaberite Options, a zatim odaberite opciju Background Query. Ovaopcija je dostupna samo za tablice stvorene iz vanjskih podataka.

Ako va{a stoèrna tablica upotrebljava polja stranice, mogli biste odabratiizvo|enje upita potrebnog za osvjeàvanje samo trenutno prikazane stra-nice podataka. Ova opcija koristi manje memorije i mogla bi biti od velikekoristi ako radite s velikim vanjskim bazama podataka. Isto tako, mogla bivam se svidjeti ako ~esto ne mijenjate stranice.

Da biste izvodili upite nad vanjskim podacima stranicu po stranicu, dvostru-ko kliknite na gumb polja za bilo koje polje stranice u va{oj tablici. U okviruza dijalog koji }e se tada pojaviti kliknite na gumb Advanced. U okviru zadijalog PivotTable Field Advanced Options kliknite na opciju Query ExternalData Source As You Select Each Page Field Item.

Osvjeàvanje u pravilnim vremenskim intervalimaAko va{u tablicu èlite osvjeàvati u pravilnim vremenskim intervalima,odaberite Table Options iz izbornika PivotTable na traci s alatima PivotTable.Potvrdite opciju Refresh Every i zatim odredite vremenski interval u minuta-ma. Ova opcija je dostupna samo za tablice stvorene iz vanjskih podataka.

Odabir elemenata stoèrne tabliceStoèrne tablice u Microsoft Excelu 2000 nude mogu}nosti koje se nazivaju“strukturnim odabirima”. S uklju~enim strukturnim odabirima, pri odabiruelementa va{e stoèrne tablice Excel automatski pro{iruje odabir na ostaleinstance istog elementa. Primjerice, ako u }eliji B6 tablice prikazane na slici27-2 (837. stranica) odaberete tekstualnu oznaku Domestic, Excel }e odabra-ti sve oznake Domestic, kao i sve podatke koji potpadaju pod ta zaglavlja.Slika 27-14 pokazuje rezultat.

Strukturni odabiri olak{avaju vam usporedbe u tablicama. Jednako va`no, s uklju~enim strukturnim odabirima u~injene promjene na formatima zadr-àvaju se i nakon osvjeàvanja ili reorganizacije va{e tablice. Ako isklju~itestrukturni odabir, formati se u tim slu~ajevima ne}e zadràti.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

849

Uklju~ivanje i isklju~ivanje strukturnog odabiraDa biste uklju~ili ili isklju~ili strukturni odabir, najprije odaberite bilo kojidio va{e sto`erne tablice. Zatim na traci s alatima PivotTable u izbornikuPivotTable odaberite Select. Ugledat }ete podizbornik prikazan na slici 27-15.


850

SLIKA 27-14.S uklju~enimstrukturnim oda-birom, jedan klikna }eliju odabiresve instanceoznake polja, kaoi sve podatke kojipotpadaju pod tuoznaku.

SLIKA 27-15.S uklju~enimstrukturnim oda-birom, jedan klikmi{a mo`e oda-brati sve instanceoznake polja kao isve podatke kojipotpadaju pod tuoznaku.

Ako sudostupneovenaredbe,strukturnije odabiruklju~en.

Kada je odabrana opcija Enable Selection, gumb s lijeve strane oznake ~inise pritisnutim, a tri naredbe s vrha izbornika Select su dostupne za rad.Kada je opcija isklju~ena, gumb nije pritisnut, a spomenute tri naredbe nisudostupne.

Odabir oznaka ili podatakaGumbe na traci s alatima PivotTable ili naredbe podizbornika Select (pogle-dajte sliku 27-15 na prethodnoj stranici) moète upotrijebiti kako biste oda-brali prikaz ili samo oznaka ili samo podataka. Primjerice, ako bismo èljeliodabrati samo podatke Domestic, pokazane na slici 27-12 na 837. stranici,ne prikazuju}i oznake Domestic, najprije bismo kliknuli na jednu od oznakaDomestic, a zatim na gumb Select Data na traci s alatima. Da smo, pak,èljeli odabrati samo oznake bez podataka, kliknuli bismo na gumb SelectLabel. Da bismo se vratili u normalan prikaz i oznaka i podataka, kliknulibismo na gumb Select Label And Data.

Odabir ~itave stoèrne tabliceDa biste odabrali ~itavu stoèrnu tablicu, jednostavno kliknite na izbornikPivotTable na traci s alatima PivotTable, odaberite Select i zatim iz podizbor-nika odaberite Entire Table (pogledajte sliku 27-15 na prethodnoj stranici).

Formatiranje stoèrne tabliceDa biste promijenili izgled }elija stoèrne tablice, upotrijebite klasi~ne tehni-ke formatiranja. Excel }e pri osvjeàvanju ili reorganizaciji tablice zadràtiformate, ali pod uvjetom da niste poni{tili opciju Preserve Formatting uokviru za dijalog PivotTable Options. Ako prilikom osvjeàvanja ili reorga-nizacije izgubite formate, problem }ete rije{iti na sljede}i na~in:

1. Odaberite bilo koju }eliju u stoèrnoj tablici.

2. Na traci s alatima PivotTable u izborniku PivotTable odaberite TableOptions.

3. Odaberite opciju Preserve Formatting.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

851

Na }elije stoèrne tablice ne moète primijeniti uvjetno formatiranje. Isto tako,bez obzira na odabir opcije Preserve Formatting ne}ete mo}i zadràti postavl-jene formate rubova.

NAPOMENA>>

Upotreba AutoFormata u stoèrnim tablicamaExcel na stoèrne tablice moè primijeniti vi{e od dvadeset opcijaAutoFormata. Moète ih primijeniti tako da tako da kliknete na bilo koju}eliju u tablici i zatim odaberete gumb Format Report na traci s alatimaPivotTable. Zamjenski, odaberite AutoFormat iz izbornika Format.

Da biste iz postoje}e tablice uklonili autoformatiranje, odaberite bilo koju}eliju unutar tablice, na traci s alatima PivotTable u izborniku PivotTableodaberite Table Options, poni{tite opciju AutoFormat Table i kliknite naOK. Zatim odaberite Select u izborniku PivotTable i odaberite iz podizbor-nika opciju Entire Table. Na kraju u izborniku Format odaberite Style iprimijenite stil Normal.

Bilo koji formati primijenjeni drugim tehnikama formatiranja, bilo prije iliposlije upotrebe AutoFormata, imaju prednost nad postavkama AutoFor-mata. Stoga, primjerice, ve}i dio va{e stoèrne tablice moè biti formatiranAutoFormatom, ali odre|ene }elije moète formatirati sami.

Promjena broj~anog formata za sve }elije stoèrne tabliceBroj~ani format pojedinih }elija stoèrne tablice moète promijeniti njiho-vim odabirom i upotrebom klasi~nih tehnika formatiranja. Da biste broj~aniformat primijenili istovremeno na sve }elije stoèrne tablice, slijedite nared-ni postupak:

1. Odaberite bilo koju }eliju u podru~ju podataka tablice (dakle, ne za-glavlja polja ili oznake polja).

2. Kliknite na gumb Field Settings na traci s alatima PivotTable.

3. U okviru za dijalog PivotTable Field, pokazanom na slici 27-16, klik-nite na gumb Number.


852

VIDI IVi{e o formatiranjupotraìte u 7. po-glavlju, “Forma-tiranje radnestranice”.

?

SLIKA 27-16.Kliknite na Num-ber u okviru zadijalog PivotTableField kako bistena sve }elije sto-èrne tablice pri-mijenili broj~aniformat.

Klikom na Number otvorit }e se standardni okvir za dijalog u kojem }eteodabrati èljeni broj~ani format – dakle, isti onaj koji biste vidjeli kada bisteu izborniku Format odabrali Cells.

Promjena prikaza praznih }elijaPrazne }elije u stoèrnoj tablici prikazuju se isto tako – praznima. Primje-rice, ako bi }elija F2 sa slike 27-1 na 837. stranici bila prazna, tada bi i }elijaC7 u tablici sa slike 27-2 na 837. stranici tako|er bila prazna, jer ne bi imalapodatak za prikaz. Ako biste radije umjesto toga prikazali 0 ili neki tekst (naprimjer, Bez podataka), slijedite naredne korake:

1. Odaberite bilo koju }eliju stoèrne tablice.


3. U okviru za dijalog PivotTable Options provjerite je li odabrana opcijaFor Empty Cells, Show (morala bi biti). Zatim u polje udesno odoznake unesite 0 ili neku drugu vrijednost.

Promjena prikaza vrijednosti pogre{akaKao {to znate, ako formula u radnoj stranici adresira }eliju koja sadrì vri-jednost pogre{ke, formula vra}a tu istu vrijednost (formula koja adresira}eliju s vrijedno{}u #N/A isto tako vra}a #N/A). Isto vrijedi i u stoèrnimtablicama. Vrijednosti pogre{aka u va{im izvornim podacima generiraju istete vrijednosti i u stoèrnoj tablici.

Ako biste radije prikazali prazne }elije ili neki tekst, u~inite to ovako:

1. Odaberite bilo koju }eliju stoèrne tablice.


3. U okviru za dijalog PivotTable Options provjerite je li odabrana opcijaFor Error Values, Show. Zatim polje udesno od oznake ostavite praz-nim ako èlite da se gre{ke prikazuju praznom }elijom ili unesite tekstpo èlji.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

853

Stapanje oznakaNa slici 27-17 prikazana je ista tablica kao i na slici 27-2, ali su njene vanjskeoznake polja centrirane preko (ili pored) odgovaraju}ih unutarnjih oznakapolja. Zaglavlje CatalogNo u stupcu A (slika 27-17) je okomito centriranopored zaglavlja Channel u stupcu B, a zaglavlje Year u retku 4 je vodoravnocentrirano iznad zaglavlja Quarter u retku 5. Da biste postigli ovaj efekt,odaberite Table Options iz izbornika PivotTable na traci s alatima Pivot-Table. Zatim, u okviru za dijalog PivotTable ozna~ite opciju Merge Labels.


854

SLIKA 27-17.Opciju MergeLabels mo`eteupotrijebiti dabiste centriralizaglavlje vanjskogpolja pored i iznadodgovaraju}egzaglavlja unutarn-jeg polja.

Upotreba vi{estrukih polja podatakaAko dodate drugo polje podru~ju s podacima va{e tablice, Excel }e prikaza-ti podzbirove za svako polje. Slika 27-18 na sljede}oj stranici pokazuje re-zultat.

Uo~ite da tablica sada uklju~uje novo zaglavlje polja – Data. Kao {to je pri-kazano na slici 27-19, povla~enjem tog zaglavlja mo`ete dodatno promijeni-ti oblik tablice.

Da biste uklonili polje Data, a imate vi{e polja, povucite ga s osi redaka, stu-paca i stranica. Ovako }e nestati i svi podaci. Polja koja `elite obnoviti po-vucite s trake s alatima PivotTable u podru~je podataka.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

855

SLIKA 27-18.Podru~ju Datadodali smo drugopolje, Units.

SLIKA 27-19.Zaglavlje poljaData, koje sepojavljuje uvijekkada se u pod-ru~ju Data nalazedva ili vi{e polja,mo`e biti pre-mje{teno jednakokao i zaglavlje bilokog drugog polja.Ovdje smo gapomaknuli u lijevos osi stranica naos redaka.

Promjena imena polja i elemenata poljaNazive polja i elemente polja koje odredi PivotTable and PivotChart Wizard nije potrebno koristiti. Naziv polja ili elementa polja moète promijeniti jednostavnim upisom novog naziva u }eliju s zaglavljem ili u bilo koju }eliju stoèrne tablice u kojoj se taj element polja pojavljuje.Na primjer, zaglavlje polja CatalogNo sa slike 27-19 moète promijeniti u Title tako da ozna~ite zaglavlje u }eliji A5, upi{ete Title i pritisnete natipku Enter.

Sortiranje elemenataAko elemente polja sortirate upotrebom standardne naredbe Sort iz izborni-ka Data, Excel }e sortirati sve instance va{ih elemenata polja i sa~uvati è-ljeni poredak sortiranja nakon {to prearanìrate svoju tablicu. Npr., za gene-riranje padaju}eg redoslijeda sortiranja elemenata Chanel (slika 27-9) –Domestic, International i Mail Order – moète odabrati }eliju B5, odabratiSort iz izbornika Data i odrediti padaju}i redosljijed. Excel }e zamijenitiredoslijed ovih oznaka pa }ete dobiti Mail Order, Domestic, Intrenational,na svim mjestima gdje se ove oznake pojavljuju.

Elemente polja moète sortirati i pomo}u osobine AutoSort. Poput stan-dardne naredbe Sort, AutoSort preslaguje materijal tablice kroz sve instancei ~uva àljeni redoslijed ~ak i kada polja pomi~ete s osi na os. Me|utim,osobina AutoSort vam nudi i dodatnu opciju za sortiranje elemenata poljana temelju njihovih vrijednosti podataka. Primjerice, ako pokreneteAutoSort za polje Channel sa slike 27-19, elemente polja moète sortiratibilo na temelju podataka Sum of Sales, bilo Sum of Units. Tablicu bistemogli urediti tako da za svaki element CatalogNo, kanal s najve}om proda-jom bude prvi, a kanal s najslabijom prodajom zadnji.

AutoSort ima prednost nad standardnom naredbom Sort. To zna~i da akoza neko polje uklju~ite AutoSort, ne}ete mo}i to polje sortirati naredbomSort iz izbornika Data – osim ako isklju~ite AutoSort.


856

OPREZXNemojte mijenjatizaglavlje polja va{estoèrne tablice unaziv nekog drugogpolja iz va{eg izvorapodataka. Ako tou~inite, sigurno }eteimati neèljeneposljedice.

Upotreba AutoSortaDa biste za polje upotrijebili AutoSort, slijedite naredne korake:

1. Odaberite bilo koji element ili zaglavlje polja koje èlite sortirati. Pri-mjerice, da biste sortirali elemente polja Channel sa slike 27-19, moglibiste odabrati C6, C7, C8 ili ~ak C5.

2. Na traci s alatima PivotTable kliknite na gumb Field Settings (zamjen-ski, odaberite Field Settings u izborniku PivotTable).

3. Kliknite na gumb Advanced. Pojavljuje se okvir za dijalog PivotTableField Advanced Options, prikazan na slici 27-20.

4. Odaberite opciju Ascending ili Descending i zatim iz padaju}eg popisaUsing Field odaberite polje koje èlite sortirati. Primjerice, da biste sor-tirali elemente Channel na temelju njihovih prodajnih vrijednosti, snajvi{im ukupnim zbirovima na prvom mjestu, odabrali biste opcijuDescending i Sum Of Sales.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

857

SLIKA 27-20.Upotrijebite ovajokvir za dijalogkako bisteodabrali opcijesortiranja.

Upotreba nestandardnih redoslijeda sortiranjaAko vam ne odgovara niti uzlazni niti silazni redoslijed podataka, pomo}unaredbe Options iz izbornika Tools, te klika na jaha~ Custom Lists. Vlastitiredoslijed sortiranja moète odrediti jednostavnim unosom preko postoje-}ih oznaka polja. Na primjer, da biste u tablici najprije postavili Domestic, a zatim Mail Order ispred elementa International, ozna~ite International i

Odaberite Manual kakobiste isklju~ili AutoSort.

Odaberite Ascending iliDescending kako bisteuklju~ili AutoSort.

Uz uklju~en AutoSort iz ovogpadaju}eg popisa odaberitepolje po kojem }ete sortirati.

Da biste upotrijebili AutoShow,odaberite Automatic i zatim èljenuopciju iz ovog padaju}eg popisa.

VIDI IDodatne informacijeo vlastitim popisimamoète prona}i uodlomku “Izradavlastitih popisa” na245. str.

?

upi{ite Mail Order. Kada umjesto postoje}eg upi{ete naziv drugog elementatablice, Excel }e va{ postupak protuma~iti kao naredbu za zamjenu njihovihmjesta. Ovim postupkom moète izmijeniti raspored ~itavih polja.

Prikaz gornjih ili donjih elemenata poljaAutoShow vam omogu}ava prikaz samo gornjih ili donjih n elemenatapolja na temelju vrijednosti u podru~ju s podacima va{e tablice. Da bisteupotrijebili AutoShow, odaberite èljeno polje, a zatim kliknite na gumbField Settings na traci s alatima PivotTable. Ovime }ete otvoriti okvir zadijalog PivotTable Field, pokazan na slici 27-20. Kliknite na gumbAdvanced u ovom okviru za dijalog kako biste prikazali okvir za dijalogPivotTable Field Advanced Options. Slika 27-21 pokazuje primjer stoèrnetablice koja koristi AutoShow. Preuredili smo tablicu tako da se poljeQuarter nalazi na osi redaka, a polje Channel na osi stupaca. Zatim smo napolje Quarter primijenili AutoShow odabiru}i prikaz samo prva dva tro-mjese~ja prema rezultatu Sum of Sales.


858

SLIKA 27-21.Upotrijebili smoAutoShow kakobismo prikazalisamo dva tro-mjese~ja s najbo-ljom sumarnomprodajom za svakielement poljaCatalogNo.

Skrivanje i prikaz elemenata unutarnjih poljaU stoèrnoj tablici prikazanoj ranije na slici 27-2, CatalogNo i Year su vanj-ska polja, dok su Channel i Quarter unutarnja polja. Stoèrna tablica za svakielement vanjskog polja ponavlja elemente unutarnjeg polja. Skup elemenataunutarnjeg polja moète sakriti dvostrukim klikom na pridruèni elementvanjskog polja.

Na primjer, da biste u tablici na slici 27-2 sakrili podatke o tromjese~jima za1998., jednostavno dvostruko kliknite na zaglavlje 1998. Slika 27-22 prikazu-je rezultat. Da biste ponovo prikazali pojedinosti iz unutarnjih polja, jo{ je-dnom kliknite na isti zaglavlje.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

859

SLIKA 27-22.Pojedinosti otromjese~jima iz1998. moètesakriti dvostrukimklikom na za-glavlje 1998.

Prikaz ostalih pojedinostiDvostukim klikom na neku vrijednost u podru~ju podataka moète dopri-jeti do podataka iz kojih je ta vrijednost izvedena. Excel }e te podatke kopi-rati na novu stranicu radne bilje`nice.

Slika 27-23 prikazuje primjer ovog postupka. Dvaput smo kliknuli na }eliju1998 Total koja odgovara katalo{kom broju 23524 (}elija G9 u tablici na slici27-2 na 837. Stranici). Excel }e odgovoriti ispisom svih podataka koji seodnose na tu vrijednost stoèrne tablice.

Ovu mogu}nost moète i isklju~iti tako da otvorite okvir za dijalogPivotTable Options i ispraznite potvrdno polje Enable Drilldown.

Grupiranje podatakaPivotTable Wizard ispod zaglavlja vanjskih polja automatski grupira ele-mente unutarnjih polja i, ako je tako zatraèno, izra~unava podzbirove zasvaku grupu elemenata unutarnjih polja. Mo`da }e se ukazati potreba zagrupiranjem elemenata na jo{ neki na~in – na primjer, za grupiranjem mje-se~nih podataka u tromjese~ne grupe, ili za grupiranjem skupova brojeva uve}e broj~ane kategorije. Excel nudi nekoliko opcija za grupiranje elemenata.

Stvaranje grupaPretpostavimo da ste nakon pregleda slike 27-2 sa 837. stranice poèljeliiznose iz prodajnih kanala Domestic i International grupirati u kategorijunazvanu Retail. Tu }ete grupu stvoriti na sljede}i na~in:

1. Bilo gdje u tablici ozna~ite zaglavlje Domestic i International (na pri-mjer, }elije B6 i B7 u tablici na slici 27-2.

2. Kliknite na Group iz podizbornika Group And Outline izbornika Data.Excel }e odgovoriti stvaranjem novog zaglavlja nazvanog Channel2 igrupiranjem odabranih elemenata u novi element nazvan Group1.Slika 27-24 prikazuje te izmjene.

3. Odaberite bilo koju }eliju koja sadrì element Group1 i upi{ite novinaziv: Retail.


860

SLIKA 27-23.Dvostruki klik navrijednost nalaèExcelu prikazelemenata odgo-varaju}ih toj vri-jednosti.

Sada grupa ima ispravan naziv, ali stoèrna tablica i dalje prikazuje i ele-mente koji tu grupu sa~injavaju. Te }ete elemente sakriti tako da dvaputkliknete na bilo koji naziv te grupe u tablici. Na isti }ete na~in sastavne ele-mente te grupe ponovo u~initi vidljivim. Ako èlite sastavne elemente nekegrupe u potpunosti ukloniti iz tablice, kliknite na gumb PivotTable Wizardna traci s alatima PivotTable. Nakon toga povucite zaglavlje polja Channelizvan dijagrama. Po{to kliknete na gumb Finish, Excel }e va{u stoèrnutablicu preoblikovati na na~in prikazan na slici 27-25.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

861

SLIKA 27-24.Stvorili smo grupusastavljenu odelemenataDomestic i Inter-national poljaChannel.

SLIKA 27-25.Iz stoèrne tabliceprikazane na slici27-24. uklonilismo izvornu grupuChannel.

Grupiranje broj~anih elemenataDa biste grupirali broj~ane elemente u polju, poput onih na slici 27-2 na str.837 u polju Quarter, odaberite bilo koju od }elija i kliknite na Group iz pod-izbornika Group And Outline u izborniku Data. Ugledate }ete okvir za dija-log sli~an onome na slici 27-26.


862

SLIKA 27-26.Upotrijebite ovajokvir za dijalogkako biste grupi-rali elementepolja.

Popunite polja Starting At, Ending At i By. Primjerice, da biste stvoriligrupe od po dva tromjese~ja sa slike 27-2, unijeli biste u polje Starting Atvrijednost 1, u Ending At vrijednost 4, te u polje By vrijednost 2.

Grupiranje elemenata u datumske ili vremenske rasponeSlika 27-27 prikazuje stoèrnu tablicu koja sumira dnevne transakcije pokupcima. Kao {to moète vidjeti, podaci su u tablici izuzetno rijetki. Ve}inaje presjeka izme|u kupaca i datuma prazna.

SLIKA 27-27.Grupiranjem ele-menata polja Dateu~inili biste ovustoèrnu tablicurazumljivijom.

Ovakvu vrstu tablice u~init }ete bitno razumljivijom ako izvr{ite grupiranjepo datumskom polju. To }ete u~initi tako da odaberete jedan element polja,kliknete na Group iz podizbornika Group And Outline u izborniku Data ipopunite okvir za dijalog prikazan na slici 27-28.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

863

Datoteku Expenses.xls koja je kori{tena na slici 27-27 moète na}i na Web stranici Microsoft Press http://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/.

NA WEBUW

SLIKA 27-28.Pomo}u okvira zadijalog Groupingmoète elementepolja koje sadrìvrijeme ili datumgrupirati premaodabranom vre-menskom raz-doblju.

SLIKA 27-29.Prikazana je tabli-ca sa slike 27-27.pri ~emu je poljeDate grupirano pomjesecima i trom-jese~jima.

Excel }e vam pruìti prili~no prilagodljive mogu}nosti na~ina grupiranja povremenskim i datumskim poljima. U popisu By moète odabrati bilo kojiuobi~ajeni vremenski interval, od sekundi do godina, a ako to nije dovoljnomoète odabrati i proizvoljan broj dana. Istovremeno moète stvoriti dvijeili vi{e grupa odabirom ve}eg broja elemenata popisa By, {to pokazuje slika27-29. Da biste izveli vi{estruke odabire – recimo, Quarters i Months – drì-te pritisnutu tipku Ctrl dok klikate na svaki od njih.

Uklanjanje grupaDa biste bilo koju od grupa uklonili i polje tablice vratili u njegovo negrupi-rano stanje, jednostavno ozna~ite grupirani element i kliknite na Ungroupiz podizbornika Group And Outline u izborniku Data.


864

Ako jedna stoèrna tablica sluì kao izvor podataka za drugu, grupe u jednojod njih uti~u i na one u drugoj.

NAPOMENA>>

Upotreba ukupnih zbirova i podzbirovaPodrazumijevano, Excel izra~unava ukupne zbirove za sva vanjska poljava{e tablice i podzbirove za sva unutarnja polja osim posljednjeg. Izra~unzbirova moète isklju~iti, a moète izra~unati podzbirove i za posljednjeunutarnje polje.

Ukupni zbiroviAko u podru~ju podataka morate upotrijebiti vi{e od jednog polja, Pivot-Table Wizard }e generirati zasebne ukupne zbirove za svako od tih polja.Ukupni zbir uvijek koristi istu zbirnu funkciju kao i podaci na temelju kojihse izra~unava. Na primjer, ako va{a stoèrna tablica koristi funkciju SUM,ista }e funkcija biti upotrijebljena i za ukupne zbirove. Da ste umjestofunkcije SUM upotrijebili funkciju AVERAGE, dobili biste prosje~ne vrije-dnosti, itd.

Promjena zbirnih funkcija

Da biste se s jedne zbirne funkcije prebacili na drugu, odaberite element upodru~ju s podacima va{e stoèrne tablice, kliknite na PivotTable Field natraci s alatima PivotTable i odaberite iz popisa èljenu funkciju.

SAVJET�

Ako èlite izraditi stoèrnu tablicu bez ukupnih zbirova, kliknite na TableOptions iz izbornika PivotTable na traci s alatima PivotTable. Zatim poni-{tite odabir opcija Grand Totals For Columns i Grand Totals For Rows. U okviru za dijalog PivotTable Options.

PodzbiroviPodrazumijevano, Excel izra~unava podzbirove za svako polje na osi stu-paca i osi redaka stoèrne tablice, uz izuzetak posljednjih unutarnjih polja.Na primjer, u tablici na slici 27-2 (837. stranica) stupac G prikazuje podzbiro-

ve elemenata polja Year, a reci 9, 13, 17 i 21 prikazuju podzbirove elemenatapolja CatalogNo. Excel ne izra~unava podzbirove elemenata polja Channel iQuarter budu}i da su to posljednja unutarnja polja na njihovim osima.

Kao i u slu~aju ukupnih zbirova, Excel generira jednu liniju s podzbirovimaza svako polje u tablici, a podzbirovi polazno koriste istu zbirnu funkcijukao i pridruèna polja podataka. Podzbirovi na slici 27-2 izra~unati su funk-cijom SUM koju smo upotrijebili i za izra~un iznosa u podru~ju podataka tetablice.

Me|utim, prilikom izra~una podzbirova moète umjesto osnovno posta-vljene upotrijebiti i neku drugu funkciju, a tako|er istovremeno upotrijebitii vi{e razli~itih zbirnih funkcija. Uz to, moète ukloniti podzbirove odre-|enih polja. Slijede koraci za svaki od ovih postupaka.

Da biste umjesto osnovno postavljene upotrijebili neku drugu zbirnu funk-ciju ili vi{e njih, u~inite sljede}e:

1. Dvaput kliknite na zaglavlje polja (ne na element polja).

Umjesto toga moète ozna~iti zaglavlje polja i kliknuti na gumbField Settings na traci s alatima PivotTable.

2. Odaberite jednu funkciju ili zadrìte pritisnutom tipku Ctrl ako ihbirate vi{e. Kliknite OK.

Mogu}e je i potpuno ukloniti podzbirove odre|enih polja. U~inite to nasljede}i na~in:



2. Odaberite opciju None i kliknite na OK.

Ako naknadno odlu~ite da su vam podzbirovi ipak potrebni, ponovo ihumetnite u tablicu na sljede}i na~in:



2. Odaberite opciju Automatic i kliknite na OK.

Zbirovi krajnjih poljaIako Excel s osnovnim postavkama ne izra~unava zbirove krajnjih polja,moète ih prikazati koliko god èlite, a prilikom njihovih izra~una moèteistovremeno upotrijebiti vi{e razli~itih zbirnih funkcija. Zbirovi se krajnjih


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

865

polja prikazuju u donjem ili desnom kraju tablice, iznad ili lijevo od ukup-nih zbirova. Slika 27-30 prikazuje primjere takvih zbirova (ukupnu zbirovise pojavljuju u recima 34 do 39).


866

SLIKA 27-30.Ovdje smo izra-~unali zbirovekrajnjeg polja zapolje Channel,upotrijebiv{ifunkcije SUM iAVERAGE.

Zbirove krajnjih polja umetnut }ete u tablicu na sljede}i na~in:

1. Dvostruko kliknite na zaglavlje unutarnjeg polja (ne na element polja).Pojavit }e se okvir za dijalog PivotTable.


2. Odaberite jednu ili vi{e funkcija i kliknite na OK.

Promjena izra~una stoèrnih tablicaPrema osnovnim postavkama, Excel popunjava podru~je podataka sa zbro-jevima svih postavljenih broj~anih polja koriste}i funkciju SUM i brojempodataka za nebroj~ana polja koriste}i funkciju COUNT. Me|utim, Excelvam omogu}ava razne izra~une, a moète dodati i vlastita polja izra~una.

Upotreba drugih sumarnih funkcijaDa biste odabrali drugu sumarnu funkciju, odaberite bilo koju }eliju upodru~ju podataka va{e stoèrne tablice. Zatim kliknite na gumb Field

Options na traci s alatima PivotTable. Excel }e prikazati okvir za dijalogPivotTable Field, pokazan na slici 27-16 na 852. stranici. Odaberite èljenufunkciju i kliknite na OK.

Primjena vi{estrukih funkcija na isto poljeNa jedno polje moète primijeniti po volji mnogo sumarnih funkcija. Dabiste upotrijebili drugu i naredne funkcije na polje koje se ve} nalazi u po-dru~ju podataka va{e stoèrne tablice, jednostavno odvucite kopiju zagla-vlja polja u podru~ju podataka va{e tablice. Zatim odaberite }eliju, kliknitena gumb Field Options na traci s alatima PivotTable, odaberite sumarnufunkciju koju èlite i kliknite na OK. Dostupne su funkcije Sum, Count,Average, Max, Min, Product, Count Nums, StdDev, StdDevp, Var i Varp.

Upotreba vlastitih izra~unaDodatno standardnim sumarnim funkcijama pobrojanim u prethodnomodlomku, Excel nudi i skup vlastitih izra~una. Na taj na~in moète izvestiprikaz svakog od podatka u postotnom iznosu u odnosu na ukupnu zbro-jenu vrijednost istog retka ili stupca, izra~unati ukupne sume ili prikazatisvaku vrijednost kao postotak neke osnovne vrijednosti.

Da biste primijenili vlastiti izra~un, odaberite bilo koji element podru~japodataka va{e tablice i kliknite na gumb Field Options na traci s alatimaPivotTable. Zatim u okviru za dijalog PivotTable Field (pokazanom na slici27-16 na 852. stranici), kliknite na Options. Pojavit }e se okvir za dijalogprikazan na slici 27-31.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

867

SLIKA 27-31.Upotrijebite pada-ju}i popis ShowData As kakobiste primijenilivlastiti izra~un.

Osnovni je izra~un Normal, {to pokazuje padaju}i popis Show Data As. Dabiste primijenili vlastiti izra~un, otvorite ovaj popis, odaberite èljeni izra-~un, a zatim odgovaraju}e odaberite opcije popisa Base Field i Base Item.Mogu}nosti izbora su sljede}i:


868

Difference from Prikazuje podatke kao razliku u odnosu na temeljno poljei temeljni element.

% Of Prikazuje podatke kao postotak vrijednosti zadanogtemeljnog polja i temeljnog elementa

% Difference from Prikazuje podatke kao postotak razlike u odnosu natemeljno polje i temeljni element.

Running Total In Prikazuje podatke kao sumu.

% Of Row Prikazuje podatke kao postotak ukupne zbrojene vrijed-nosti elemenata istog retka.

% Of Column Prikazuje podatke kao postotak ukupne zbrojene vrijed-nosti elemenata istog stupca.

% Of Total Prikazuje podatke kao postotak ukupnog zbroja svih ele-menata istog polja

Index Koristi formulu: ((vrijednost u }eliji)x(ukupna vrijednostsvih ukupnih vrijednosti))/((ukupna vrijednostretka)x(ukupna vrijednost stupca))

Vlastiti izra~un Radi sljede}e

Kada odaberete element popisa Base Field, elementi se odabranog poljapojavljuju u popisu Base Item. Taj popis uklju~uje i posebne elemente,ozna~ene kao (Previous) i (Next). Primjerice, èlite li da va{a tablica prikaèpodatke Sum of Sales kao razliku u odnosu na prethodno tromjese~je(Quarter), u padaju}em popisu Show Data As odabrali biste Differencefrom, u popisu Base Field odabrali biste Quarter, a u popisu Base Item ele-ment (previous).

Upotreba izra~unatih polja i elemenataAko vlastiti izra~uni ne zadovoljavaju u potpunosti va{e analiti~ke potrebe,Excel sada u stoèrnim tablicama dozvoljava dodavanje izra~unatih polja ielemenata. Izra~unato je polje novo polje koje se izvodi izra~unima natemelju postoje}ih polja va{e tablice. Izra~unati je element novi elementpostoje}eg polja koji se izvodi izra~unom nad ostalim elementima polja.

Nakon stvaranja izvra~unatog polja ili elementa, Excel vam omogu}uje nji-hovu upotrebu u stoèrnoj tablici kao da su i oni dio izvornih podataka.

Izra~unata polja i elementi mogu koristiti aritmeti~ke operacije s drugimpodacima koji se ve} nalaze u stoèrnoj tablici (uklju~uju}i i one iz drugihizra~unatih polja i elemenata), ali ne mogu adresirati podatke izvan sto-èrne tablice.

Stvaranje izra~unatog poljaDa biste stvorili izra~unato polje, odaberite bilo koju }eliju u stoèrnoj ta-blici. Zatim na traci s alatima PivotTable u izborniku PivotTable odaberiteFormulas. U podizborniku Formulas odaberite Calculated Field. Ugledat}ete okvir za dijalog prikazan na slici 27-32.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

869

SLIKA 27-32.Izra~unato poljestvorite u ovomokviru za dijalog.

SLIKA 27-33.Izra~unato poljemnoì postoje}epolje konstantom.

Slika 27-33 pokazuje primjer izra~unatog polja.

1 Ovdje imenujte svoje izra~unato polje.

2 Unesite formulu u ovom retkukoriste}i standardne aritmeti~keoperatore i imena drugih polja.

3 Da biste u svoju formulu unijeliime polja, odaberite ga u ovompopisu i kliknite Insert Field.

Excel automatski dodaje novo izra~unato polje u va{u stoèrnu tablicunakon klika na Add ili OK. S novim poljem tada moète raditi standardnimtehnikama koje koristite i za postoje}a polja.

Stvaranje izra~unatog elementaDa biste za odre|eno polje stvorili izra~unati element, odaberite postoje}ielement u tom polju ili zaglavlju polja. Zatim na traci s alatima PivotTable uizborniku PivotTable odaberite Formulas. U podizborniku Formulas odabe-rite Calculated Item. Ugledat }ete okvir za dijalog prikazan na slici 27-34.Na slici 27-35 prikazan je primjer stvoren u okviru za dijalog CalculatedItem.


870

SLIKA 27-34.Upotrijebite ovajokvir za dijalog za stvaranjeizra~unati elementza polje.

4. Kliknite na OK kako biste sevratili u stoèrnu tablicu. Excel}e tablici automatski dodati novoizra~unato polje. Slika 27-35 pokazuje primjerizra~unati element.

3. Da biste unijeli element,odaberite ga u ovom popisu ikliknite na Insert Item.

2. Unesite formulu u ovo polje koriste}i aritmeti~keoperacije i postoje}e elemente polja.

1. Ovdje unesite jedinstvenoime za izra~unati element

SLIKA 27-35.Kad god se ustoèrnu tablicuuklju~i poljeChannel, automat-ski }e se pojaviti iovaj izra~unatielement.

Ako jedna stoèrna tablica sluì kao izvor podataka za drugu, izra~unata poljai elementi istih imena u obje tablice uti~u jedni na druge.

NAPOMENA>>

Adresiranje podataka stoèrnih tablica iz }elija radne stranice

Ako formula radne stranice koristi obi~nu adresu }eliju kako bi uzela po-datke iz stoèrne tablice, sve }e biti u redu dok se adresirana }elija nalazi naistom mjestu. Me|utim, nakon reorganizacije (ponovne uspostave stoèrnetablice) formula }e vratiti vrijednost pogre{ke. Da biste izbjegli taj problem,upotrijebite funkciju GETPIVOTDATA kad god u formulama radnih strani-ca èlite adresirati podatke iz stoèrne tablice.

Funkcija GETPIVOTDATA prima dva argumenta. Prvi je adresa same sto-èrne tablice. Drugi argument govori Excelu koju vrstu podatka èlite. Prviargument moè biti bilo koja }elija unutar stoèrne tablice, ime raspona pri-druènog stoèrnoj tablici ili tekstualna oznaka koja se nalazi u }eliji iznadlijevog gornjeg kuta stoèrne tablice. Drugi argument, sadràn unutar na-vodnika, imenuje polja iz ~ijeg se presjeka uzima podatak. Upotrijebite ra-zmake (prazna mjesta) kako biste odvojili imena polja u drugom argumentu.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

871

Podatak koji se vra}a funkcijom GETPIVOTDATA mora u stoèrnoj tablici bitividljiv.

NAPOMENA>>

Primjerice, da bismo uzeli prodajne brojke za Quarter 1 1998 Domestic zanaslov 23524 na slici 27-2 (str. 837), mogli bismo unijeti:

GETPIVOTDATA(A1,”1998 1 23524 Domestic”)

Da bismo iz stoèrne tablice uzeli zbroj redaka, zadajmo u drugom argu-mentu funkcije GETPIVOTDATA sva polja retka, ali niti jedno stupca.Primjerice, da bismo uzeli ukupnu doma}u prodaju za naslov 23524 sa slike27-2, unesimo:

GETPIVOTDATA(A1,”23524 Domestic”)

Da bismo uzeli zbroj stupaca, uklju~imo u drugi argument sva polja stu-paca, ali niti jedno redaka. Da bismo uzeli ukupan zbroj svih polja, kaodrugi argument zadajmo “Grand Total”.

Konsolidiranje rasponaNaredbu PivotTable And PivotChart Report moète upotrijebiti i za konso-lidiranje podataka smje{tenih u razli~itim Excelovim rasponima }elija. U kona~noj stoèrnoj tablici svaki od tih raspona moè biti prikazan kao je-dan element na osi stranica. Pomo}u padaju}eg popisa na osi stranica moè-

te vidjeti svaki od izvornih raspona, kao i tablicu koja te raspone konsolidira.Na primjer, slika 27-36 prikazuje rezultate tromjese~nih ispita. Podaci supohranjeni u ~etiri razli~ite radne stranice, s nazivima Exams 1, Exams 2,Exams 3 i Exams 4.


872

SLIKA 27-36.Pomo}u PivotTa-ble And Pivot-Chart Reportakonsolidirat }emo~etiri radne strani-ce u ovoj radnojbilje`nici.

Stoèrnu tablicu koja te radne stranice konsolidira izradit }ete na sljede}ina~in:

1. U izborniku Data odaberite naredbu PivotTable And PivotChartReport.

2. Po{to se otvori okvir za dijalog Step 1, prihvatite opciju MultipleConsolidation Ranges i kliknite na Next.

3. Kada se pojavi okvir za dijalog 2a, prihvatite opciju Create A SinglePage Field For Me (podrazumijevana opcija). Kliknite na Next i Excel}e prikazati okvir za dijalog Step 2b, prikazan na slici 27-37.

Uklju~ivanje zaglavlja stupaca i redaka

Prilikom odre|ivanja raspona koje èlite konsolidirati uklju~ite i zaglavlje stu-paca i redaka, ali ne i stupce i retke koji sadrè zbirne vrijednosti. Drugimrije~ima, nemojte uklju~iti stupce i retke izvornog raspona koji izra~unavajuukupne vrijednosti ili prosjeke.

SAVJET�

4. Ozna~ite prvi raspon podataka koji èlite konsolidirati i kliknite nagumb Add. U na{em primjeru, prvi raspon je ’Exams 1’!A3:E8, aèlimo konsolidirati i raspone ’Exams 2’!A3:E8,’Exams 3’!A3:E9 te’Exams 4’!A3:E7.

5. Prilikom odre|ivanja svakog dodatnog raspona ponovite 4. korak.Nakon {to zavr{ite s dodavanjem raspona, kliknite na gumb Next,ozna~ite Excelu gdje èlite novu tablicu i zatim kliknite na Finish.

6. Ako umjesto osnovne postavljene èlite upotrijebiti neku drugu zbirnufunkciju, dvaput kliknite na zaglavlje Sum of Value, ozna~ite èljenufunkciju i kliknite na OK.

Slika 27-42 na sljede}oj stranici prikazuje dovr{enu i formatiranu stoèrnutablicu. Uo~ite da je na osi stranica trenutno prikazan element (All). Ovastranica prikazuje konsolidirane rezultate ispita. Svaki drugi element osistranica prikazuje duplikat nekonsolidiranog izvornog raspona podataka.Ako su izvorni rasponi smje{teni u odvojenim datotekama radnih bilje`ni-ca, te }ete raspone mnogo lak{e pregledati pomicanjem po osi stranica negootvaranjem svake od izvornih datoteka.

U ovom smo primjeru u okviru za dijalog Step 2a ozna~ili opciju Create ASingle Page Field For Me. Pogledajmo sada primjer u kojem }emo odabratiopciju I Will Create The Page Fields.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

873

SLIKA 27-37.U okviru za dijalogStep 2b odrediteraspone podatakakoje èlite konso-lidirati pomo}ustoèrne tablice.

Slika 27-39 prikazuje radnu bilje`nicu u kojoj svaka od osam radnih strani-ca predo~uje iznose prodaje za odre|enu godinu i tromjese~je, raspore|eneprema katalo{kom broju. Prilikom konsolidiranja ovih osam radnih stranicabit }e nam potrebna dva polja na osi stranica, Year i Quarter.


874

SLIKA 27-38.Element (All) na osi stranicaprikazuje konso-lidirane rezultateispita.

SLIKA 27-39.Svaka od radnihstranica u ovojradnoj bilje`niciprikazuje tro-mjese~ne iznoseprodaje za svakuod knjiga u kata-logu.

Datoteku Books by Quarter.xls koja je kori{tena u sljede}em primjeru mo`etena}i na Web stranici Microsoft Press http://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/.

NA WEBUW

Da biste izradili takvu sto`ernu tablicu slijedite naredne korake:

1. U izborniku Data odaberite naredbu PivotTable And PivotChartsReport, a nakon {to se otvori okvir za dijalog Step 1 ozna~ite opcijuMultiple Consolidation Ranges i kliknite na gumb Next.

2. Nakon {to se otvori okvir za dijalog Step 2a, ozna~ite opciju I WillCreate The Page Fields i kliknite na gumb Next.

Excel }e otvoriti okvir za dijalog Step 2b, prikazan na slici 27-40.Budu}i da ste ozna~ili opciju I Will Create Page Fields, ova }e verzijaokvira za dijalog Step 2b biti ne{to sloènija od one prikazane na slici27-37 na 873. stranici.


bazam

a podata-

ka i popisim

a

VI.

875

SLIKA 27-40.Nakon {to odre-dite polja na osistranica, okvir zadijalog Step 2bzahtijevat }e odvas neke dodatneinformacije.

3. U okviru za dijalog Step 2b ozna~ite prvi raspon podataka koji èlitekonsolidirati pomo}u stoèrne tablice i kliknite na gumb Add.

4. Za svaki dodatni izvorni raspon ponovite 3. korak.

5. Nakon {to odredite sve izvorne raspone, ozna~ite opciju 2.

U ovom je slu~aju potrebno ozna~iti opciju 2, jer su vam potrebnadva polja na osi stranica. Na os stranica moète dodati najvi{e ~etiripolja. Slika 27-41 prikazuje okvir za dijalog 2b nakon {to smo odredilisve raspone podataka i ozna~ili opciju 2.

6. U popisu All Ranges ozna~ite prvi raspon te u polje Field One upi{ite1998. Potom u polje Field Two upi{ite Q1.

7. U popisu All Ranges ozna~ite drugi raspon, te u polja Field One i FieldTwo tako|er upi{ite 1999 i Q1. Nastavite tako dok ne dodijelite nazivesvim rasponima navedenim u popisu All Ranges. Po zavr{etku klik-nite na gumb Next.

8. Ako umjesto podrazumijevane èlite upotrijebiti neku drugu zbirnufunkciju, dvaput kliknite na zaglavlje Sum of Value, ozna~ite èljenufunkciju i kliknite na OK.

Slika 27-42 prikazuje va{u gotovu stoèrnu tablicu. Upotrebom padaju}ihpopisa smje{tenih pokraj zaglavlja dva polja na osi stranica moète narazli~ite na~ine pregledavati podatke u tablici.


876

SLIKA 27-41.Nakon {to odre-dite polja na osistranica, okvir zadijalog Step 2bzahtijevat }e odvas neke dodatneinformacije.

SLIKA 27-42.Konsolidiraju}astoèrna tablicaima dva polja naosi stranica.

Prepoznavanje izvornih raspona

Va{e je izvorne raspone mnogo lak{e prepoznati ako su pohranjeni na zaseb-nim, prikladno imenovanim radnim stranicama. Na slici 27-41, na primjer,nazivi radnih stranica Q198, Q298 itd. jasno ukazuju na to koji je rasponpohranjen u svakoj od radnih stranica.

SAVJET�

879

28Izrada makronaredbi

Makronaredba je skup instrukcija koje MicrosoftExcelu 2000 govore kako da umjesto vas izvr{i nekuakciju. Makronaredbe nalikuju na programe za

ra~unala, ali se izvode samo unutar Excela. Moète ih koristitiza automatiziranje sloènih ili ~esto ponavljanih zadataka.

Makronaredbe mogu izvr{iti niz postupaka mnogo brè negovi sami. Na primjer, moète izraditi makronaredbu koja u je-dnom retku radne stranice upisuje niz datuma, centrira svakiod njih unutar }elije i zatim formatira okvir retka. Ili moèteizraditi makronaredbu koja u okviru za dijalog Page Setupodre|uje posebnu pode{enost pisa~a i nakon toga ispisuje do-kument. Makronaredbe mogu biti vrlo jednostavne ili izu-zetno sloène. Mogu biti ~ak i interaktivne, odnosno moètekreirati makronaredbu koja od korisnika traì odre|ene infor-macije i zatim na temelju njih izvr{ava odre|eni zadatak.

28. POGLAVLJE

Snimanje makronaredbi 880

Iza scene: okru`je Visual Basica 883

Umetanje koda u postoje}u makronaredbu 891

Upotreba apsolutnih i relativnih adresa 894

Makro potprogrami 896

Ostali na~ini pokretanjamakronaredbi 898

Upotreba radne bilje`nice Personal Macro Workbook 899

880

Postoje dva na~ina izrade makronaredbi: moète je snimiti, a moète je ikreirati unosom naredbi u Excelovu radnu stranicu nazvanu modul. Da bistenaredbe mogli unijeti u modul, potreban vam je poseban programski jeziknazvan Visual Basic. Visual Basic je snaàn programski jezik koji je postaovrlo ~est i uobi~ajen u Windows i Macintosh aplikacijama, a nudi nekezna~ajne prednosti nad ostalim jezicima za izradu makronaredbi. VisualBasic vam omogu}uje pisanje makronaredbi koje mogu raditi u vi{e razli~itihaplikacija. Na primjer, pomo}u Visual Basica moète napisati niz makro-naredbi koje }e iz vanjskog izvora podataka izdvojiti cijene dionica, unijeti tepodatke u Excelovu radnu stranicu, na njima izvesti niz izra~una, pripremitigrafikon za prikaz cijena dionica i zatim ga prenijeti u Microsoft Word.

VII. DIO Makronaredbe i Visual Basic

VIDI IVi{e informacija o Visual Basicupotraìte u 30.poglavlju “PrimjerVisual Basicaplikacije”.

?

Verzija Visual Basica koji se koristi u Excelu zapravo se naziva Visual Basic forAplications (VBA) jer moè operirati jedino unutar neke druge aplikacije,Excela ili Wordu. Dalje }emo koristiti ime Visual Basic.

NAPOMENA>>

U ovom }emo vam poglavlju pokazati kako da snimite jednostavnu makro-naredbu, a usput }emo vas upoznati i s Visual Basicom. Nadalje, pokazat}emo vam kako da pregledate snimljenu makronaredbu i u~inite je u~inko-vitijom unosom nekih manjih izmjena. Na kraju }emo razmotriti upotreburelativnih i apsolutnih adresa i upotrebu potprograma u va{im makrona-redbama te razli~ite na~ine za njihovo aktiviranje.

Snimanje makronaredbiUmjesto da upisujete makronaredbe znak po znak, moète pustiti da toExcel u~ini umjesto vas snimanjem izbora naredbi u izbornicima, pritisakana tipke i ostalih postupaka uklju~enih u izvr{enje zadatka.

Nakon {to snimite niz takvih postupaka, moète pokrenuti makronaredbukoja }e te postupke ponoviti. Kao {to moète i o~ekivati, ova mogu}nost po-navljanja je najkorisnija za automatiziranje ~esto ponavljanih zadataka, kao{to su unos i formatiranje tablica ili ispis odre|enih dijelova radne stranice.

Postupak snimanja makronaredbe sastoji se od tri koraka. Najprije je po-trebno pokrenuti snimanje makronaredbe i dodijeliti joj naziv. Nakon togatrebate izvr{iti postupke koje èlite snimiti, kao {to su izbor naredbi uizbornicima, ozna~avanje }elija ili unos podataka. Na kraju treba zaustavitisnimanje makronaredbe.

Ispitajmo ovaj postupak snimanjem jednostavne makronaredbe koja u ra-dnu stranicu upisuje naziv i adresu kompanije. Najprije pohranite i zatvo-rite sve otvorene radne bilje`nice i otvorite novu. Nadalje, u izbornikuTools odaberite naredbu Options, kliknite na jaha~ Edit i provjerite je liopcija Move Selection After Enter isklju~ena.

Nakon toga izvedite sljede}e korake:

1. U izborniku Tools odaberite naredbu Macro, a zatim naredbu RecordNew Macro. (Ova naredba se normalno ne pojavljuje na skra}enimizbornicima. Kliknite na dvostruku strelicu na dnu izbornika Tools dabiste je prikazali.) Excel }e otvoriti okvir za dijalog Record Macro, kao{to je prikazano na slici 28-1.

2. Dodijelite naziv makronaredbi. Pri tome moète prihvatiti Excelovprijedlog (Macro1) ili upisati va{ vlastiti naziv, na primjer, Compa-nyAddress. Uo~ite da u imenu ne moè biti razmaka.

Izrada makronaredbi 28. POGLAVLJEM

akro

nared

be i V

B

VII.

881

SLIKA 28-1.Okvir za dijalogRecord Macro.

3. Makronaredbi pridruìte kombinaciju tipki kojom }ete je aktivirati.U~inite to tako da ozna~ite opciju Shortcut Key te u okvir za tekstupi{ete èljeno slovo – u na{em slu~aju to je veliko slovo A.

4. Ozna~avanjem opcije This Workbook pohranite makronaredbu utrenutno aktivnu radnu bilje`nicu.

Makronaredba pohranjena u radnoj bilje`nici Personal Macro Work-book na raspolaganju je svaki put kada pokrenete Excel, ali ako jepohranite u odre|enu radnu bilje`nicu tada je moète upotrijebitisamo ako je ta radna bilje`nica otvorena. Takav na~in pohrane makro-naredbi ima svojih prednosti, kao {to }emo vidjeti ne{to kasnije uovom poglavlju.

5. Unesite opis makronaredbe u polje Description. U ovom slu~aju, upi-{ite Enter company address.

6. Klikom na gumb OK zapo~nite snimanje. Excel }e u statusnoj traciispisati poruku Recording, a na traci s alatima Stop Recording pojavit}e se gumb Stop Recording Macro, prikazan na slici 28-2 na sljede}ojstranici.


882

SLIKA 28-2.Traka s alatimaStop Recording.

7. Ozna~ite }eliju A6 i upi{ite

Consolidated Confetti Company

Pritisnite strelicu prema dolje kako biste ozna~ili }eliju A7 i upi{ite

3012 West Beaujolais St.

Pritisnite strelicu prema dolje kako biste ozna~ili }eliju A8 i upi{ite

Walla Walla, WA 98107

Nakon toga pritisnite tipku Enter.

8. Kliknite na gumb Stop Rcording Macro smje{ten na traci s alatimaStop Recording ili u izborniku Tools odaberite naredbu Macro, a zatimStop Recording. Ovaj je korak vrlo vaàn; ako ne primijenite tu nared-bu, Excel }e i dalje nastaviti snimati sve va{e postupke.

Novu makronaredbu isku{ajte tako da po~istite radnu stranicu i pritisneteCtrl-Shift-A. Excel }e izvr{iti makronaredbu i obaviti niz akcija na isti na~inna koji ste ih snimili.

Relative Reference

Stop Recording Macro

U nekim prora~unskim tablicama, u slu~aju da ste krivo unijeli neku rije~ iliodabrali krivu naredbu, u makronaredbi }e biti snimljeni i gre{ka i akcijeispravka. Excelov snimatelj makronaredbi ne biljeì akciju dok ona nije izve-dena u potpunosti.

Primjerice, Excel ne}e zabiljeìti odabir }elije dok u njoj ne izvedete nekuakciju, poput formatiranja ili ure|ivanja sadràja. Sli~no tome, ne}e se zabi-ljeìti niti poziv naredbe iz izbornika, ako u odgovaraju}em okviru za dijalogkoji se javlja tom naredbom ne kliknete na OK. Ako, dakle, kliknete naCancel, Excel u makronaredbu ne}e uop}e uklju~iti naredbu izbornika.

Kontrola kvalitete

Upotreba okvira za dijalog MacroDa biste aktivirali makronaredbu, ne morate znati kojom to naredbomizbornika ili kombinacijom tipki moète u~initi. Umjesto toga upotrijebiteokvir za dijalog Macro, na sljede}i na~in:

1. U izborniku Tools odaberite naredbu Macro, a zatim Macros, kako bise otvorio okvir za dijalog Macro prikazan na slici 28-3.


akro

nared

be i V

B

VII.

883

SLIKA 28-3.Makronaredbemoète pokretatiiz okvira za dija-log Macro.

2. Odaberite makronaredbu i kliknite na gumb Run.

Okvir za dijalog Macro moète upotrijebiti i za pregled i ure|ivanje makro-naredbi, {to }ete vidjeti u sljede}em odjeljku.

Iza scene: okru`je Visual BasicaBudu}i da je snimanje va{e makronaredbe zavr{eno, pogledajmo {to jeExcel zapravo u~inio. Nakon {to ste u okviru za dijalog Record Macrokliknuli na gumb OK, Excel je u aktivnu bilje`nicu umetnuo novu stranicunazvanu modul. Prilikom upisa naziva i adrese poduze}a u radnu stranicu,Excel je snimao va{e postupke i u modul umetnuo odgovaraju}e VisualBasic naredbe.

Novi se modul ne}e pojaviti me|u ostalim radnim stranicama radne bilje`-nice. Da biste pregledali modul, odaberite u izborniku Tools naredbuMacro, a zatim Macros. Nakon toga ozna~ite makro CompanyAddress kojismo upravo izradili i kliknite na gumb Edit. Pokrenut }e se Visual BasicEditor, program neovisan o Excelu, te }e se otvoriti modul koji sadrìmakro CompanyAddress, {to pokazuje slika 28-4. na sljede}oj stranici

Kao {to moète vidjeti, modul ne izgleda kao radna stranica. Umjestomreè stupaca i redaka, ugledat }ete prozor prili~no sli~an onima iz tekstprocesora. Izborni~ka traka iznad modula uklju~uje izbornike za ure|iva-nje, ispravljanje gre{aka i izvo|enje kôda napisanog u Visual Basicu. U sa-mom modulu naredbe i komentare moète pregledati, unositi, kopirati,pomicati, umetati i brisati sli~no kao u tekst procesoru poput MicrosoftWorda. Naravno, klikom na pripadaju}i gumb na Windows traci sa zada-}ama u mogu}nosti ste se prebacivati izme|u Excela i Visual Basic Editora.

Okolina Microsoft Visual Basica je velika i puna zanimljivih detalja, alizasad }emo se usredoto~iti na kôd koji smo upravo snimili. Na desnojstrani Visual Basic Editora nalazi se prozor koji prikazuje kôd modula.

Prva i posljednja linija koda predstavlja po~etnu i zavr{nu to~ku snimljenemakronaredbe. Naredba Sub zapo~inje makronaredbu i odre|uje njen na-ziv, dok je naredba End Sub zavr{ava. Ako koristite monitor u boji, uo~it}ete da su posebni Visual Basic termini, nazvani klju~ne rije~i, ispisaniplavom bojom. (Boje pridruène razli~itim elementima Visual Basic kodamoète vidjeti tako da u izborniku Tools odaberete naredbu Options, azatim odaberete karticu Editor Format.)

Pomo} za klju~ne rije~i Visual BasicaPodrobnije informacije o klju~noj rije~i moète dobiti tako da na nju posta-vite to~ku umetanja i pritisnete tipku F1. Ako u makronaredbi na slici 28-4postavite to~ku umetanja na klju~nu rije~ Sub i pritisnete F1, Excel }e otvo-riti prozor sustava pomo}i koji sadrì obja{njenje naredbe Sub, kao {to jeprikazano na slici 28-5.


884

SLIKA 28-4.Nakon {to je sveakcije koje steizveli preveo uVisual Basic kôd,Excel ga sprema u modul.

Mnoge teme pomo}i za klju~ne rije~i Visual Basica sadrì i veze koje klikomna njih otvaraju nove prozore pomo}i s primjerima upotrebe klju~nih rije~i ukodu Visual Basica. (Primjerice, na slici 28-5 moète kliknuti na rije~ Exam-ple koja se nalazi ispod naslova Sub Statement.) Prikazani kôd moète kopi-rati, ulijepiti u modul i urediti rezultiraju}i tekst prema svojim potrebama.

Objekti, metode i svojstvaVisual Basic je objektno-orijentirani jezik, {to zna~i da se svaki elementExcelove okoline smatra objektom, a ne apstraktnim skupom podatkovnihstruktura ili sloènih piksela na ekranu. Slika 28-6 pokazuje kako svakiobjekt moè biti spremnik za objekte unutar njega. Najve}i je objekt samExcel i on sadrì sve ostale objekte.

Prva Visual Basic naredba u makronaredbi CompanyAddress koja slijedi na-kon naredbe Sub (ne uklju~uju}i, dakle, komentare koji po~inju s apostrofom):

Range(“A6”).Select

pokazuje zna~ajno svojstvo Visual Basic kôda: sintaksa mnogih naredbinajprije odre|uje objekt, a zatim akciju koju na tom objektu treba izvr{iti.Objekt moè biti raspon }elija, radna stranica, grafi~ki objekt, radnabilje`nica – bilo koji od 100 tipova objekata koje sadrì Excel. U ovom smoslu~aju naveli objekt Range (raspon }elija A6) – te akciju koju treba izvr{iti –Select (ozna~avanje raspona).


akro

nared

be i V

B

VII.

885

SLIKA 28-5.Tema pomo}iposve}ena na-redbi Sub.

VIDI IInformacije u ko-mentiranju kodapotraìte u odjelj-ku “Dokumentira-nje makronaredbi i korisni~kih funk-cija” na 909. str.

?

U Visual Basicu svaka se akcija, ili pona{anjem, koju je mogu}e provesti nanekom objektu naziva metoda. Da biste lak{e shvatili ovaj princip, pretpo-stavimo da pomo}u Visual Basica programirate psa-robota. Da bismopostigli da pas zalaje upotrijebit }emo “naredbu”

Dog.Bark

Me|utim, robot je (ili bi trebao biti) sposoban izvr{iti i vi{e od samog laja-nja. Na primjer, mo`da }e prihvatiti naredbe

Dog.SitDog.RollOverDog.Fetch

Sve {to na{ “robopas” moè izvesti, poput lajanja, valjanja, itd. su njegovemetode. Popis metoda koje se mogu primijeniti ovisi o samom objektu. Naprimjer, objekt “Range” podràva gotovo 80 razli~itih metoda koje moèteupotrijebiti za kopiranje i umetanje }elija, sortiranje, formatiranje itd.

Poput objekata u “stvarnom” svijetu, objekti Visual Basica imaju i svojstva.Ako o objektima Visual Basica razmi{ljate kao o imenicama, a o metodamakao o glagolima, svojstva su njihovi atributi. Svojstvo je kvaliteta, osobina


886

Datoteku CocoStock.xls koja se koristi u sljede}em primjeru moète na}i na Web stranici Microsoft Press http://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/.

NA WEBUW

SLIKA 28-6.Svaki ozna~eniobjekt spremnik jesvakog objekta sa-drànog u njemu.

Radna bilje`nica

Radna stranica

Raspon

Legenda

DijagramNaslovAplikacija Excel

ili atribut objekta, kao {to je njegova boja ili uzorak. Osobine poput boje“robopsa”, broja {ara na njegovim le|ima, duìne tankog repa ili glasno}enjegova laveà mogu biti njegova svojstva.

Svojstvo postavljate tako da nakon njegova naziva upi{ete znak jednakosti ivarijablu. Ako se ponovo vratimo na na{ primjer psa-robota, mogli bismomu promijeniti duljinu repa naredbom

Dog.TailLength = 10

gdje je TailLength svojstvo objekta Dog.

Primjerice, tre}a naredba u na{oj makronaredbi

ActiveCell.FormulaR1C1 = “Consolidated Confetti Company”

odnosi se na aktivnu }eliju i mijenja jedno od njenih svojstava. U na{ojmakronaredbi, svojstvo FormulaR1C1 predstavlja sadràj aktivne }elije, apromijenili smo ga u naziv kompanije, Consolidated Confetti Co.

Preostale naredbe u makronaredbi CompanyAddress sastoje se od jo{ dvapara akcija za odabir }elija i unos teksta: makro odabire }elije A7 i A8, azatim u svaku od njih unosi tekst.

Pretraìtelj objekataRazli~ite tipove objekata, metoda i svojstava, koje su dostupne Excelu, mo-ète pogledati prelaskom u Visual Basic Editor. Da biste to u~inili, odaberiteu izborniku Tools naredbu Macro, a zatim Visual Basic Editor. Nakon toga uizborniku View odaberite Object Browser. Pojavit }e se prozor prikazan nadesnoj strani slike 28-7.


akro

nared

be i V

B

VII.

887

SLIKA 28-7.Objekt Browser(pretraìteljobjekata) pokazu-je klase objekatakoje pripadajuExcelu.

Padaju}i popis Object/Library

Na lijevoj se strani nalazi popis s kliznom trakom, u kojoj su sadrànerazli~ite klase objekata dostupnih Excelu. Klasu moète zamisliti kao pred-loàk ili opis za odre|enu vrstu objekta. Primjerice, odre|eni bi dijagrambio objekt koji je instanca klase Chart. U Visual Basicu klase pripadaju pro-jektu ili biblioteci. Ako iz padaju}eg popisa Project/Library odabereteExcel, klase objekata koje pripadaju Excelu pojavit }e se u okviru Classes,{to pokazuje donja slika.

Ako se u popisu pomaknete na dolje i odaberete klasu Range, na desnoj }ese strani pretraìva~a pojaviti svojstva i metode (odnosno, ~lanovi klase) kojipripadaju objektu Range, {to pokazuje slika 28-8.


888

Datoteku Cool2.xls koja se koristi u sljede}em primjeru moète na}i na Webstranici Microsoft Press http://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/.

NA WEBUW

SLIKA 28-8.Object Browserprikazuje objektRange i nekolikonjegovih metoda.

Kolekcije objekataIstovremeno moète imati ve}i broj instanci istog objekta Visual Basica. Oveinstance zajedno ~ine kolekciju. Svaka instanca u kolekciji objekata moè seidentificirati bilo svojim indeksom, bilo imenom. Primjerice, kolekcija rad-nih stranica u radnoj bilje`nici je

Sheets()

A pojedina bi instanca radne stranice bila ili

Sheets(3) ‘Tre}a radna stranica u kolekciji.

Ili

Sheets(“Summary”) ‘Imenovana instanca radne stranice.

U Visual Basicu svaki element kolekcije ima svoj indeks, ali raspon moè ima-ti i praznih mjesta, jer se pri uklanjanju odre|ene instance ostali indeksi nemoraju prenumerirati. Primjerice, ako iz kolekcije od 12 radnih stranica radnebilje`nice uklonite tre}u, Sheets(3), ne postoji garancija da }e Excel prenume-rirati kolekciju od Sheets(4) do Sheets(12), da bi popunio nastalu prazninu.

U drugim biste programskim jezicima mogli upotrijebiti For . . . Next petljupoput:

For n = 1 to 12 ‘Aktiviranje svake straniceSheets(n).Activate

Next x

Kako biste ponovili opciju odre|en broj puta. Ako izvedeete ovu sekvencukoda nakon brisanja Sheets(3), Visual Basic }e prikazati poruku o pogre{ci i zaustaviti izvo|enje makronaredbe, jer Sheets(3) vi{e ne postoji. Da biomogu}io rad s indeksima koji nisu potpuni, Visual Basic nudi naredbu ForEach . . . Next, kontrolnu strukturu koja primjenjuje niz naredaba za svakielement kolekcije, bez obzira na njihove indekse. Primjerice, pretpostavimoda èlite ozna~iti svaku radnu stranicu radne bilje`nice unosom tekstaSheet1, Sheet2 itd. U }eliji A1 svake radne stranice. S obzirom da u op}emslu~aju ne}ete znati koliko je radnih stranica u bilo kojoj radnoj bilje`nici,mogli biste upotrijebiti sljede}u makronaredbu Visual Basica:

Sub EnterSheetNum()n = 0For Each Sheet In Sheets()

n = n + 1Sheet.ActivateRange(“A1”).SelectActiveCell.FormulaR1C1 = “Sheet” = Str(n)

NextEnd Sub

Objektu koji je sadràn u drugom objektu moète poslati poruku ili postavi-ti svojstvo odre|uju}i “podobjekt” kao element niza ugnije`|enih objekata.Na primjer, makronaredbu EnterSheetNum moèmo u~initi bròm postav-ljaju}i svojstvo FormulaR1C1 }elije A1 na svakoj radnoj stranici bez pret-hodnog aktiviranja stranice. Da biste to u~inili, jednostavno zamijenite

Sheet.ActivateRange(“A”).SelectActiveCell.FormulaR1C1 = “Sheet” = Str(n)

Jednim retkom koda:

Sheet.Range(“A”).FormulaR1C1 = “Sheet” + Str(n)


akro

nared

be i V

B

VII.

889

Ovaj redak moète ~itati kao Postavi svojstvo FormulaR1C1 }elije A1 svake odnjih na “Sheet n.” Glavni je dobitak ove promjene u brzini izvo|enja, jerExcel ne mora pri svakom unosu teksta aktivirati radnu stranicu.

Argumenti metodaMnoge metode u Visual Basicu imaju argumente kojima odre|ujete opcije{to se odnose na neku akciju. U slu~aju da metoda Wag objekta Tail imaargumente (na primjer, wagRate, broj zamaha u sekundi; wagTime, trajanjemahanja u sekundama; i wagArc, kut mahanja), mogli biste ih odreditiupotrebom jedne od dviju sintaksi.

Prema prvoj sintaksi, nazvanoj sintaksa prema nazivu, nazive argumenatakoje koristite moète navesti bilo kojim redoslijedom. Na primjer, naredba

Robodogs(“Fido”).Tail.WagwagRate:= 3,_wagTiem:= 3600,_wagArc:= 180

uzrokuje mahanje repom tri puta u sekundi u trajanju od jednog sata, pri~emu kut mahanja iznosi 180 sttupnjeva. Vrijednost pridruùjete argumen-tima upotrebom dvoto~ke i znaka jednakosti, a argumente me|usobnoodvajate zarezima.


890

Znak podvla~enja na kraju prvog i drugog retka koda govori Visual Basicu dasu ti reci dio iste naredbe. Upotreba ovog simbola olak{ava ~itanje popisaargumenata i omogu}uje dokumentiranje svakog argumenta zasebno, ako jepotrebno.

NAPOMENA>>

Prema drugoj sintaksi, ~esto nazivanoj sintaksa prema poloàju, argumenteunosite prema to~no odre|enom redoslijedu. (Redoslijed argumenata svakeod metoda naveden je u Excelovom sustavu pomo}i.) Na primjer, prethod-no navedena naredba sada bi izgledala ovako:

Robodogs(“Fido”).Tail.Wag(3,3600,180)

Uo~ite da je popis argumenata zatvoren okruglim zagradama. Sintaksaprema poloàju nije korisna kao sintaksa prema nazivu budu}i da je potreb-no pamtiti redoslijed argumenata, a kada naknadno pregledavate isti kodte{ko }ete odgonetnuti namjenu pojedinih argumenata i njihovu postavu.

Umetanje koda u postoje}u makronaredbu

Pretpostavimo da ste snimili makronaredbu koja unosi niz labela, postavljapismo kojim }e biti ispisane te oko njih iscrtava okvir. Po zavr{etku snima-nja otkrijete da ste neki od postupaka zaboravili ili izvr{ili pogre{no – naprimjer, odabrali ste pogre{an format okvira. [to }ete u~initi?

Excel vam omogu}uje izmjenu postoje}e makronaredbe snimanjem odre-|enih postupaka i njihovim umetanjem na zadano mjesto unutar makro-naredbe. Dodavanje instrukcija u makronaredbu obavlja se naredbamaMark Position For Recording i Record At Mark iz podizbornika RecordMacro. Me|utim, trenutna verzija okru`ja Visual Basica ne podràva oveosobine. Da biste dodali kod u postoje}i makro, akcije moète snimiti uprivremeni makro i zatim prebaciti kod u makro koji èlite promijeniti.

Na primjer, da biste u makronaredbu CompanyAddress dodali postupakkojim se postavljaju parametri pisma, slijedite naredne korake:

1. Prebacite se u radnu stranicu koja sadrì adresu {to ste je unijeli ranijei odaberite }eliju A6 koja sadrì ime kompanije.

2. U izborniku Tools odaberite naredbe Record Macro i zatim RecordNew Macro. Excel }e otvoriti okvir za dijalog Record Macro. U poljeMacro Name upi{ite MacroTemp, a zatim kliknite na OK. Excel }eprikazati traku s alatima Stop Recording.

3. U izborniku Format odaberite naredbu Cells i kliknite na jaha~ Font.Na kartici Font odaberite Arial (ili neko drugo instalirano pismo),odaberite veli~inu 14 i stil Bold Italic. Po zavr{etku kliknite na OK.

4. Kliknite na gumb Stop Recording smje{ten na traci s alatkama StopRecording.

5. U izborniku Tools odaberite Macro, a zatim Visual Basic Editor. Akoprozor Project Explorer nije vidljiv, odaberite Project Explorer u


akro

nared

be i V

B

VII.

891

Excelov mehanizam za snimanje makronaredbi snima argumente prema po-loàju, {to snimljene makronaredbe ~ini manje ~itljivim i teìm za razumije-vanje od pisanih makronaredbi u kojima su argumenti navedeni premanazivima. Sli~no tome, kada odaberete klju~nu rije~ Visual Basica i pritisnetetipku F1, Excel prikazuje temu pomo}i koja opisuje sintaksu prema poloàjuza tu klju~nu rije~.

NAPOMENA>>

izborniku View Visual Basic Editora. Ako je Object Browser vidljjiv akod nije, odaberite ime radne bilje`nice iz izbornika Window. U ovomprimjeru, odaberite Book1 – Module1 (Code).

Prozor Project sadrì popis objekata koji pripadaju radnoj bilje`niciBook1.xls – tri stranice, jedan objekt koji predstavlja radnu bilje`nicu ucjelini te jedan modul.

6. Dvostruko kliknite na Module2 i pojavit }e se prozor koji sadì makro-naredbu MacroTemp, {to pokazuje slika 28-9.


892

SLIKA 28-9.MakronaredbaMacroTemp kojasadrì kôd za for-matiranje {to smoga snimili.

7. Odaberite sav kôd unutar makronaredbe – od retka koji po~inje s Withdo retka koji po~inje s End With – te u izborniku Edit odaberite Copy.

8. U prozoru Project Explorera dvostruko kliknite na Module1 kako bisteotvorili prozor koji sadrì makronaredbu Company Address.

9. Kliknite na po~etak retka koji sadrì naredbu


pa pritisnite Enter za stvaranje praznog retka. To~ku umetanjapostavite na po~etak praznog retka.

10. U izborniku Edit odaberite Paste.

11. Spustite se dolje i obri{ite ~itav makro MacroTemp, od Sub do End Sub.

Kliknite za prikaz vi{e pojedinosti.

12. Napokon, u izborniku View odaberite Microsoft Excel kako biste sevratili u Excel.

Izmijenjenu makronaredbu mo`ete isku{ati izborom naredbe CompanyAddress u izborniku Tools ili pritiskom na Ctrl+Shift+A. Kada je ovaj putpokrenete, Excel ne}e samo upisati adresu ve} }e primijeniti i odre|enopismo. Nakon {to se ponovo prebacite u modul s va{om makronaredbom,vidjet }ete da su umetnute dodatne Visual Basic naredbe, kao {to je prika-zano u sljede}em ispisu:

Sub CompanyAddress()Range(“A6”).SelectActiveCell.FormulaR1C1 = “Consolidated Confetti Company”With Selection.Font

.Name = “Arial”

.FontStyle = “Bold Italic”

.Size = 14

.Strikethrough = False

.SuperScript = False

.SubScript = False

.OutlineFont= False

.Shadow = False

.Underline = xlNone

.ColorIndex = xlAutomaticEnd WithRange(“A7”).SelectActiveCell.FormulaR1C1 = “3012 West Beaujolais Street”Range(“A8”).SelectActiveCell.FormulaR1C1 = “Wala Wala, WA 98107”End Sub

Naredbe With i End With odre|uju niz svojstava koja pripadaju odre|enomobjektu – u ovom slu~aju odre|uju pismo trenutno ozna~enog raspona}elija. Ove dvije naredbe predstavljaju neku vrstu kratice za niz naredabaVisual Basica koje bi izgledale poput

Selection.Font.Name = “Arial”Selection.Font.FontStyle = “Bold Italic”Selection.Font.Size = 14Selection.Font.Strikethrough = FalseSelection.Font.Superscript = False

i tako dalje. U makronaredbi Company Address, objekti ActiveCell iSelection odnose se na isti raspon radne stranice – na }eliju A6. Budu}i damo`ete formatirati pismo ~itavog raspona, Excel je prilikom snimanja ovemakronaredbe umjesto objekta ActiveCell (aktivna }elija) upotrijebio objektSelection (ozna~eni raspon }elija).


akro

nared

be i V

B

VII.

893

Upotreba apsolutnih i relativnih adresaU makronaredbi CompanyAddress Excel zapisuje adrese kao apsolutne uformatu A1 (za razliku od formata R1C1). Makronaredba CompanyAddressuvijek unosi formatiranu verziju adrese u }eliju A6. U Visual Basicu seodabrane }elije zapisuju apsolutnim adresama, osim ako ne kliknete nagumb Rrelative Reference na traci s alatima Stop Recordnig. Ako kliknetena taj gumb, on }e ostati “pritisnut” kako bi ozna~io da je aktivan – dakle,snimat }ete relativne adrese. Za vrijeme snimanja makronaredbe, mo`ete seslobodno prebacivati izme|u relativnih i apsolutnih adresa.

Pretpostavimo da umjesto umetanja naziva i adrese kompanije u }elijeA6:A8 aktivne radne stranice, `elite adresu upisati u bilo koju }eliju koja jeu trenutku pokretanja makronaredbe aktivna. Da biste to u~inili, potrebnoje kreirati novu makronaredbu CompanyAddress – nazovimo je Company-AddressRel – koja umjesto apsolutnih upotrebljava relativne adrese:

1. Provjerite nalazite li se na radnoj stranici Sheet1 radne bilje`niceBook1. Odaberite }elije A6:A8 i u izborniku Edit odaberite Clear, azatim All. Nakon toga odaberite }eliju A6.

2. U izborniku Tools odaberite naredbu Macro, a zatim naredbu RecordNew Macro. U okviru za dijalog Record Macro upi{ite imeCompanyAddressRel, malo slovo a kao pre~icu preko tipkovnice, a upolje Description upi{ite Enter company address in any cell. Kliknite na OK. Excel }e prikazati traku s alatima Record Macro, prikazan naslici 28-2.

3. Kliknite na gumb Relative Reference na traci s alatima Stop Recordnig.Vidjet }ete kako gumb ostaje “pritisnut” kako bi ozna~io da }ete sni-mati relativne adrese.

4. U izborniku Format odaberite Cells, odaberite font Arial, 14, BoldItalic i kliknite na OK.

5. Upi{ite tekst

Consolidated Confetti Co.

Nakon toga pritisnite tipku za pomak nadolje i upi{ite

3012 West Beaujolais St.


894

Jo{ jednom pritisnite tipku za pomak nadolje i upi{ite

Walla Walla, WA 98107

Pritisnite Enter.

6. Kliknite na gumb Stop Recording.

Ispitajte ovu makronaredbu klikovima na razli~ite }elije i pritiskom napre~icu Ctrl+A. Ako se ponovo prebacite u okru`je Visual Basica i otvoriteModule2, mo}i }ete vidjeti makronaredbu CompanyAddressRel, prikazanuna sljede}em ispisu

Sub CompanyAddress()ActiveCell.FormulaR1C1 = “Consolidated Confetti Company”With Selection.Font

.Name = “Arial”


.Size = 14



.SubScript = False

.OutlineFont= False

.Shadow = False

.Underline = xlNone

.ColorIndex = xlAutomaticEnd WithActiveCell.Offset(1,0).Range(“A1”).SelectActiveCell.FormulaR1C1 = “3012 West Beaujolais Street”ActiveCell.Offset(1,0).Range(“A1”).SelectActiveCell.FormulaR1C1 = “Wala Wala, WA 98107”End Sub

Izvorna makronaredba adresu kompanije upisuje u raspon A6:A8, bez obzi-ra na to koja je }elija aktivna u trenutku njenog pokretanja. Za razliku odnje, nova makronaredba adresu kompanije uvijek upisuje u aktivnu }eliju,bilo gdje da je smje{tena.

Ako usporedite te dvije verzije makronaredbe, vidjet }ete da je jedina razli-ka u naredbama koje se koriste za ozna~avanje }elija. Na primjer, nova ver-zija makronaredbe ne sadr`i naredbu za ozna~avanje prve }elije budu}i dakoristi relative adrese, a ta je }elija ve} ozna~ena.

Osim toga, za ozna~avanje druge }elije, izvorna makronaredba koristinaredbu



akro

nared

be i V

B

VII.

895

dok nova verzija koristi naredbu

ActiveCell.Offset(1,0).Range(“A1”).Select

Pomak s aktivne }elije na }eliju ispod nje Visual Basic u novoj makronared-bi zapo~inje s objektom Selection na koji primjenjuje metodu Offset. Klju~narije~ Range daje raspon koji ima iste dimenzije kao i njen argument. U na-{em slu~aju, argument “A1” odre|uje raspon koji se sastoji od samo jedne}elije. I kona~no, metodom Select taj se raspon ozna~ava jednako kao i uizvornoj makronaredbi.

O~ito je da poloàj aktivne }elije ima vrlo veliko zna~enje prilikom izvo-|enja makronaredbe koja koristi relativne adrese. Prije pokretanja makro-naredbe provjerite da li ste ozna~ili }eliju u koju èlite umetnuti adresukompanije. Ako to ne u~inite, adresa }e biti umetnuta u trenutno aktivnu}eliju, bez obzira na njenu lokaciju.

Osnovna razlika u upotrebi adresa u radnoj stranici i u modulu je sljede}a:u radnoj stranici apsolutnu adresu retka ili stupca ozna~avate znakom $,dok su u modulu sve adrese apsolutne. Kao rezultat, relativne adrese unu-tar modula mogu biti konstruirane samo upotrebom metode Offset naapsolutnom objektu Range.

Koji je pristup bolji – apsolutni ili relativni? To ovisi o va{im potrebama.Apsolutne adrese su korisne kada u vi{e radnih stranica èlite neku akcijuizvr{iti na potpuno jednak na~in, ili ako neku akciju èlite vi{e puta pono-viti u istom dijelu radne stranice. Relativne adrese su korisne ako nekuakciju èlite izvr{iti bilo gdje u radnoj stranici.

Makro potprogramiPretpostavimo da kreirate sloènu makronaredbu i otkrijete da, izme|uostalog, èlite da makronaredba obavlja neki zadatak koji ste ve} snimilipod drugim nazivom. Ili pretpostavimo da ste otkrili da biste neki zadatak,snimljen kao dio makronaredbe, èljeli kasnije koristiti i u drugim prilika-ma. Na primjer, bilo bi zgodno kada bi se postupak izmjene pisma, snim-ljen u na{oj makronaredbi CompanyAddress, mogao primijeniti i na drugeelemente radne stranice.

U Visual Basicu mogu se velike makronaredbe podijeliti u niz manjih, amanje se makronaredbe lako povezuju s ciljem kreiranja jedne ve}e. Makro-naredba koju poziva druga makronaredba naziva se potprogram. Makro


896

potprogrami mogu pojednostavniti va{e makronaredbe budu}i da elimini-raju potrebu za vi{estrukim upisivanjem istog skupa naredbi. Da biste umakronaredbi upotrijebili neki potprogram, morate ga pozvati tako da umakronaredbi navedete njegov naziv.

Da bismo vam to prikazali, podijelit }emo makronaredbu CompanyAddressu dva dijela:

1. Prebacite se u modul s makronaredbom CompanyAddress i ozna~itenaredbe kojima se formatira pismo:

With Selection.Font.Name = “Arial”.FontStyle = “Bold Italic”.Size = 14.Strikethrough = False.SuperScript = False.SubScript = False.OutlineFont= False.Shadow = False.Underline = xlUnderline Style Name.ColorIndex = xlAutomatic

End With

2. U izborniku Edit odaberite naredbu Cut.

3. To~ku umetanja postavite na kraj makronaredbe CompanyAddress,ispod naredbe End Sub, i upi{ite

Sub CompanyFont()

Pritisnite tipku Enter.

4. U izborniku Edit odaberite naredbu Paste kako biste u ovaj potpro-gram umetnuli naredbe za formatiranje pisma.

Na taj ste na~in kreirali novu makronaredbu, CompanyFont, te iz makro-naredbe CompanyAddress uklonili naredbe za formatiranje pisma. Sada umakronaredbu CompanyAddress upi{ite naredbu za pozivanje potprogra-ma CompanyFont:

1. Postavite to~ku umetanja na kraj naredbe

ActiveCell.FormulaR1C1 = “Consolidated Confetti Company”

i pritisnite na Enter kako biste umetnuli novu liniju.

2. Upi{ite CompanyFont.


akro

nared

be i V

B

VII.

897

Po{to zavr{ite s upisom, dvije bi makronaredbe morale izgledati kao usljede}em ispisu:

Sub CompanyAddress()ActiveCell.FormulaR1C1 = “Consolidated Confetti Company”CompanyFontActiveCell.Offset(1,0).Range(“A1”).SelectActiveCell.FormulaR1C1 = “3012 West Beaujolais Street”ActiveCell.Offset(1,0).Range(“A1”).SelectActiveCell.FormulaR1C1 = “Wala Wala, WA 98107”End Sub

Sub CompanyFont()With Selection.Font

.Name = “Arial”


.Size = 14



.SubScript = False

.OutlineFont= False

.Shadow = False

.Underline = xlNone

.ColorIndex = xlAutomaticEnd WithEnd Sub

Kada aktivirate makronaredbe CompanyAddress, Excel }e pokrenutiizvo|enje prve linije koda te makronaredbe. U trenutku kada do|e donaredbe kojom se poziva potprogram CompanyFont, Excel }e se prebacitina prvu liniju koda tog potprograma. Po{to u potprogramu CompanyFontdosegne naredbu End Sub, Excel }e se ponovo vratiti na sljede}u linijukoda makronaredbe CompanyAddress i nastaviti s izvo|enjem sve dok nedo|e do naredbe End Sub.

Ostali na~ini pokretanja makronaredbiRanije u ovom poglavlju, makronaredbi CompanyAddress dodijelili smonaredbu CompanyAddress iz izbornika Tools te kombinaciju tipkiCtrl+Shift+A. Excel nudi i mnogo drugih na~ina za pokretanje makrona-redbi: makronaredbu moète pridruìti naredbi koja se pojavljuje u jednomod Excelovih izbornika, gumbu na traci s alatima ili grafi~kom objektu.Moète je pridruìti i gumbu na radnoj stranici ili na dijagramu. Pogledajte30. poglavlje, “Primjer Visual Basic aplikacije”. Vi{e informacija o prilagodbiizbornika i naredbi pogledajte 3. poglavlje “Trake s alatima i izbornici.”


898

Upotreba radne bilje`nice PersonalMacro Workbook

Kada smo ranije u ovom poglavlju snimali makronaredbu CompanyAd-dress, uputili smo vas da makronaredbu smjestite u modul koji pripadaaktivnoj radnoj bilje`nici. Me|utim, makronaredba pohranjena u takvommodulu dostupna je samo kada je otvorena radna bilje`nica u kojoj jemodul sadràn.

Ako èlite da vam je makronaredba uvijek na raspolaganju, pohranite je u radnu bilje`nicu Personal Macro Workbook. Iako je ta radna bilje`nicaobi~no skrivena, moète je otkriti tako da u izborniku Window odaberetenaredbu Unhide te u okviru za dijalog Unhide dvaput kliknete na datotekuPersonal. Me|utim, ako u radnoj bilje`nici Personal Macro Workbook jo{nije pohranjena niti jedna makronaredba, naredba Unhide izbornika Win-dow bit }e onemogu}ena, a u okviru za dijalog Unhide ne}e biti navedenanjena datoteka Personal. Najlak{i na~in za izbjegavanje ovog problema je tajda se prethodno snimi jednostavna makronaredba te u okviru za dijalogRecord New Macro ozna~i opcija Personal Macro Workbook. Excel }e nakontoga kreirati radnu bilje`nicu Personal Macro Workbook i smjestiti njenudatoteku (Personal) u glavni Excelov direktorij.

Radna bilje`nica Personal Macro Workbook inicijalno sadrì samo jedanmodul, ali joj se mogu dodati i drugi moduli, pa ~ak i radne stranice. Naprimjer, tu radnu bilje`nicu moète upotrijebiti za pohranu modula kojisadrè makronaredbe op}e namjene, kao {to su makronaredbe koje upisujuadrese kompanija i klijenata.


akro

nared

be i V

B

VII.

899

Upotreba grafi~kog objekta

Makronaredbu moète pridodati i bilo kojem nacrtanom objektu. Prvo, po-stavite pokaziva~ mi{a iznad bilo koje trake s alatkama, pritisnite desnu tipkumi{a te u izborniku pre~ica odaberite naredbu Drawing. Zatim, kliknite naneki objekt i povla~enjem mu dajte mu èljene dimenzije. Napokon, posta-vite mi{a iznad grafi~kog objekta, kliknite desnom tipkom mi{a te u izbor-niku pre~ica odaberite naredbu Assign Macro. Kada Excel prikaè okvir zadijalog Assign Macro, ozna~ite naziv makronaredbe koju èlite pridodatigrafi~kom objektu i kliknite na gumb OK. Vi{e informacija o upotrebi trake s alatima Drawing potraìte u “Stvaranje grafi~kih objekata” na 346. str.

SAVJET❞

Postoje}u makronaredbu moète u radnu bilje`nicu Personal MacroWorkbook prebaciti na sljede}i na~in:

1. U Visual Basic Editoru odaberite Project Explorer iz izbornika View i otvorite modul koji sadrì makronaredbu koju èlite premjestiti.

2. Ozna~ite makronaredbu (pri tome pazite da su uklju~ene i po~etnanaredba Sub i zavr{na End Sub) te u izborniku Edit odaberite naredbuCut.

3. Upotrijebite Project Explorer kako biste otvorili Personal MacroWorkbook, Personal.xls, te u njoj otvorite modul.

4. Postavite to~ku umetanja u modul na mjesto gdje èlite umetnutimakronaredbu pa iz izbornika Edit izabetite Paste.

5. Kona~no, vratite se u Excel i izaberite Exit iz izbornika File. Prilikomizlaska iz programa, Excel }e vas upitati da li èlite pohraniti izmjenenapravljene u Personal Macro Workbooku. Ako èlite, kliknite nagumb Yes. (Naredbu Hide morate primijeniti prije pohrane radnebilje`nice Personal Macro Workbook; u protivnom, ta }e se radnabilje`nica pojavljivati prilikom svakog pokretanja Excela.)


900

901

29Korisni~ke funkcije

Iako Microsoft Excel 2000 sadr`i mno{tvo ugra|enihfunkcija, vi vjerojatno ~esto obavljate izra~une za koje nepostoje gotove funkcije. Pretpostavimo da va{a tvrtka

koristi posebnu matemati~ku formulu kojom se izra~unavajupopusti za kupce va{ih proizvoda. Ne bi li bilo prikladno daimate korisni~ku funkciju koja se zove Discount i koja te po-puste izra~unava umjesto vas? U ovom }emo vam poglavljupokazati kako izraditi takve korisni~ke funkcije.

29. POGLAVLJE

Izrada korisni~ke funkcije 902

Upotreba korisni~kih funkcija 905

Pravila za korisni~ke funkcije 908

Oblikovanje fleksibilnih korisni~kih funkcija 911

Korisni~ke su funkcije jedna od najnovijih i najuzbudljivijih mogu}nostiMicrosoft Excela 2000. Da biste izradili korisni~ku funkciju potrebno jenapisati poseban potprogram u Visual Basicu, funkcijsku proceduru, kojiprima informacije iz radne stranice, provodi izra~une i rezultat vra}a pono-vo u radnu stranicu. Upotrebom korisni~kih funkcija moète pojednostavitii ubrzati gotovo neograni~en broj razli~itih zadataka koji uklju~uju izra~unei upravljanje podacima.

Kao i ugra|ene funkcije, korisni~ke se funkcije pozivaju prilikom izra~unaformula u radnim stranicama ili modulima s makronaredbama. Korisni~kefunkcije obavljaju izra~une i vra}aju rezultat bez izvo|enja bilo kakvih akci-ja u radnom prostoru. Budu}i da ne izvode nikakve akcije, ne moète ihsnimati kao {to moète makronaredbe. Vrijednosti koje korisni~ke funkcijevra}aju u radne stranice tipi~no su broj~ane, ali mogu biti i tekstualne ililogi~ke vrijednosti, vrijednost pogre{ke ili polja vrijednosti.

Nakon {to napi{ete korisni~ku funkciju, moète je upotrijebiti kao i bilo kojudrugu ugra|enu funkciju (osim manjih razlika opisanih u odlomku “Pravilaza korisni~ke funkcije” na 908. stranici). Primjerice, moète kreirati kori-sni~ku funkciju koja izra~unava kamate koje ste platili za kredit ili neku kojaizra~unava prosjek raspona brojeva. Korisni~ke funkcije ~esto u jednu }elijusaìmaju izra~un koji bi ina~e zauzeo velik dio prostora radne stranice.

Korisni~ke funkcije moète pridodati Excelovim ugra|enim funkcijama iupotrebljavati ih na potpuno jednak na~in. Da biste to postigli, potrebno jeradnu bilje`nicu koja sadrì korisni~ku funkciju pohraniti kao programskidodatak.

Izrada korisni~ke funkcijePostupak kreiranja korisni~ke funkcije sastoji se od dva koraka. Najprije jepotrebno otvoriti novi ili postoje}i modul u koji }ete kasnije unositi kôdVisual Basica korisni~ke funkcije. Zatim }ete unijeti niz naredbi VisualBasica koje }e izra~unati rezultat {to èlite da se vrati radnoj stanici.

U mnogim se prora~unskim tablicama makronaredbe pohranjuju u }elije pri-padne radne stranice, ali u Excelu makronaredbe i korisni~ke funkcije moè-te pohranjivati u module. Budu}i da su makronaredbe i korisni~ke funkcijeneovisne o odre|enoj radnoj stranici, moète ih upotrebljavati u koliko godèlite radnih stranica. Zapravo, moète skupiti vi{e makronaredbi i korisni~-kih funkcija u jedan modul i upotrebljavati ga kao biblioteku.

Da bismo to prakti~no oslikali, izradit }emo jednu jednostavnu korisni~kufunkciju. Pretpostavimo da va{a kompanija za svoje proizvode nudi popust


902

VIDI IDodatne informa-cije o programskimdodacima moèteprona}i u odjeljku“Pretvaranje apli-kacije u program-ski dodatak” na942. str.

?

od 10 posto, ali samo za narud`be ve}e od 100 komada. Radna stranica naslici 29-1 prikazuje narud`benicu koja navodi svaki od proizvoda, koli~inu,cijenu, popust (ako ga ima) i kona~nu ukupnu cijenu.

Korisni~ke funkcije 29. POGLAVLJEM

akro

nared

be i V

B

VII.

903

Datoteku TreeOrders.xls koja se koristi u sljede}em primjeru mo`ete na}i na Web stranici Microsoft Press http://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/.

NA WEBUW

SLIKA 29-1.

@elimo izra~unatipopust za svakunarud`bu.

SLIKA 29-2.

Modul se u radnubilje`nicu dodajepokretanjemnaredbe Moduleiz izbornikaInsert.

Da biste kreirali korisni~ku funkciju – u ovom slu~aju funkciju kojaizra~unava popuste – slijedite naredne korake:

1. Odabirom naredbi Macro iz izbornika Tools, a zatim Visual Basic Edi-tor, kreirajte novi modul u radnoj bilje`nici TreeOrders. Excel }e otvoritiVisual Basic. Nakon toga u izborniku Insert odaberite Module. (Ovanaredba se normalno ne pojavljuje na skra}enim izbornicima. Kliknitena dvostruku strelicu na dnu izbornika View da biste je prikazali.)Excel }e otvoriti prazan modul, kao {to je prikazano na slici 29-2.

2. Da biste modulu dali ime, najprije kliknite na Module1 u prozoruProject Explorer. U prozoru Properties dvostruko kliknite na poljeName da ga odaberete, upi{ite SalesFncs i pritisnite Enter. Ime modulase mijenja u SalesFncs, {to pokazuje slika 29-3.


904

SLIKA 29-3.

Promijenite imemodulu koji steumetnuli uaktivnu radnubilje`nicu.

3. Prebacite se na novoimenovani modul i unesite naredbe Visual Basicakoje tvore korisni~ku funkciju. U na{em slu~aju upi{ite sljede}i kôd,upotrebljavaju}i tipku Tab za uvla~enje redaka:

Function Discount(quantity, price)If quantity >= 100 Then

Discount = quantity * price * 0.1Else

Discount = 0End IfDiscount = Application.Round(Discount,2)

End Function

Unosom funkcije u modul odre|ujete njen naziv (u ovom slu~aju, Discount)i ~inite je dostupnom svakoj radnoj stranici. Uo~it }ete da prilikom unosakoda Visual Basica Excel odre|ene dijelove toga koda prikazuje u razli~itimbojama, ovisno o njihovoj namjeni. Time se pove}ava preglednost i olak{a-va razumijevanje koda funkcije.

Kada na kraju retka kôda pritisnete tipku Enter, Excel }e taj kôd provjeriti i potra`iti jednostavne pogre{ke u sintaksi. U slu~aju da prona|e pogre{noispisane ili upotrijebljene naredbe, Excel }e otvoriti okvir s porukom ukojem }e navesti vrstu pogre{ke. Mnoge od tih poruka u ovom trenutku jo{

ne}ete razumjeti, stoga umjesto da poku{avate sami prona}i rje{enje, uspo-redite svoj kôd s kodom u ovoj knjizi i ispravite pogre{ke. Slika 29-4 prika-zuje modul nakon upisa funkcije.


akro

nared

be i V

B

VII.

905

SLIKA 29-4.

Ova korisni~kafunkcija izra~u-nava popust natemelju narud`be.

Upotreba korisni~kih funkcijaSada ste spremni i za upotrebu na{e nove funkcije Discount. Da biste seprebacili u radnu stranicu prikazanu ranije na slici 29-1 na 903. Stranici.Zatim odaberite }eliju F9 i upi{ite

=Discount(C9,D9)

Uo~ite da nije potrebno navesti naziv modula koji sadrì funkciju. Prviargument funkcije, C9, odre|uje }eliju koja sadrì koli~inu {to odgovaraargumentu quantity. Drugi argument, D9, ozna~ava }eliju koja sadrì cijenu{to odgovara argumentu price. Nakon {to pritisnete Enter, Excel }e izra~u-nati i vratiti traèni popust: 950,00$.

Sada }eliji F9 dodajte znak valute $ i kopirajte formulu u raspon }elijaF9:F15, kao {to je prikazano na slici 29-5. Formulu kopirajte tako da povu-~ete hvataljku AutoFill {est }elija prema dolje. Budu}i da su u izvornoj for-muli adrese }elija C9 i D9 relativne, prilikom kopiranja formule u nove}elije te }e se adrese mijenjati u skladu s novim poloàjem. Na primjer, for-mula u }eliji F14 glasi

=Discount(C14,D14)

Ako izmijenite vrijednost u formuli C9:D15, korisni~ka funkcija }e odmahosvjeìti iznos popusta u }eliji F9:F15.

[to se doga|aRazmotrimo sada na~in na koji Excel interpretira ovu funkciju. Kada pri-tiskom na Enter zaklju~ate formulu u radnoj stranici, Excel }e potraìtinaziv Discount u trenutnoj radnoj bilje`nici i prona}i funkciju u moduluSalesFncs. Argumenti zatvoreni u zagradama – quantity i price – predstavlja-ju “spremnike” za vrijednosti na kojima se temelji izra~un.

Naredba If u dijelu koda

If quantity >= 100 thenDiscount = quantity * price * 0.1

ElseDiscount = 0

End If

ispituje argument quantity kako bi utvrdila je li koli~ina prodanog proizvo-da ve}a ili jednaka 100. Ako jest, Excel }e izvr{iti naredbu

Discount = quantity * price * 0.1

koja mnoì argument quantity s argumentom price te rezultat mnoì s 0.1(broj~ani ekvivalent popusta od 10 posto). Kona~ni rezultat je pohranjenkao varijabla Discount. Naredbe Visual Basica koje pohranjuju vrijednosti uvarijable ~esto se nazivaju naredbe pridruìvanja, budu}i da izra~unavajuizraz desno od znaka jednakosti i pridruùju rezultat varijabli navedenojlijevo od znaka jednakosti. Budu}i da varijabla Discount ima jednak nazivkao i sama funkcija, vrijednost te varijable bit }e vra}ena kao rezultat for-mule u }eliji F9 radne stranice.


906

SLIKA 29-5.

Prikazana radnastranica pokazujerezultat korisni~kefunkcije Discount.

Uo~ite da se formule unesene u radnu stranicu i naredbe Visual Basicaupisane u modul razlikuju na vi{e na~ina. Formula u radnoj stranici uvijekzapo~inje znakom jednakosti i pridruùje rezultat }eliji u kojoj se formulanalazi. Pomo}u okvira za dijalog Define Name moète }eliji koja sadrì for-mulu pridodati naziv stvaraju}i tako imenovanu adresu. Pomo}u istog okviraza dijalog moète naziv pridodati i samoj formuli stvaraju}i tako imenovanuformulu, a da je pri tome ne pohranite u neku }eliju radne stranice. (Najje-dnostavniji primjer imenovanja formula jest kada je formula konstanta; naprimjer, formuli =3,14159 moète dodijeliti naziv Pi.) Ovisno o tome kakoste postavili svoju radnu stranicu, neku vrijednost moète umetnuti uradnu stranicu tako da navedete adresu }elije koja sadrì formulu kojom se ta vrijednost izra~unava, naziv te }elije ili naziv formule (ili konstante).Kada Excel u nekoj }eliji prepozna naziv formule, on }e izra~unati njenrezultat i umetnuti ga u }eliju.

U modulima Visual Basica vrijednosti su pohranjene u varijablama kojenikad nisu povezane s lokacijama u radnoj stranici. Na taj su na~in varijableu modulima sli~ne konstantama u radnim stranicama; kada Excel obradujenaredbu pridruìvanja kao {to je Discount = quantity * price * 0.1, on u vari-jablu ne pohranjuje izraz quantity * price * 0.1, kao {to biste o~ekivali u rad-noj stranici, ve} samo rezultat tog izraza. Ako naziv te varijable upotrijebitenegdje drugdje u kodu funkcije, Excel }e upotrijebiti vrijednost koja jeposljednja pohranjena u tu varijablu.

Ako je quantity manja od 100, ne}e biti odobren nikakav popust i Excel }eizvr{iti naredbu

Discount = 0

koja jednostavno postavlja rezultat funkcije Discount na 0.

Slijed naredbi If...Else...End If nazivamo kontrolna struktura. If je klju~na rije~Visual Basica koja odgovara Excelovoj funkciji IF. Kontrolne strukture kao{to je If...Else...End If omogu}uju va{im makronaredbama i korisni~kimfunkcijama provjeru odre|enih uvjeta u radnoj stranici ili u Excelovomokruènju te promjenu djelovanja u skladu s rezultatom provjere.


akro

nared

be i V

B

VII.

907

Kontrolne strukture ne mogu biti snimljene. Potreba za njihovom primjenomu makronaredbama i korisni~kim funkcijama jedan je od osnovnih razlogazbog kojih je potrebno nau~iti pisati i mijenjati kôd Visual Basica.

NAPOMENA>>

Kona~no, naredba

Discount = Application.Round(Discount,2)

zaokruùje na dvije decimale vrijednost koja predstavlja iznos popusta.Uo~ite da Visual Basic nema funkciju Round, ali Excel je ima. Zbog toga jedodavanjem rije~i Application ispred naziva funkcije Round potrebno na-rediti Visual Basicu da tu funkciju potraì u objektu Application (u Excelu).Upotrijebite tu sintaksu svaki put kada se pojavi potreba za pozivanjemExcelovih funkcija iz modula Visual Basica.

Pravila za korisni~ke funkcijeNa{ primjer oslikava mnoga svojstva korisni~kih funkcija. Prvo, korisni~kafunkcija mora zapo~eti naredbom Function i zavr{iti naredbom EndFunction. Prilikom kreiranja funkcije nije potrebno zasebno navesti da seradi o korisni~koj funkciji i definirati njen naziv. U Visual Basicu se nazivfunkcije odre|uje ve} samim njegovim upisom u naredbu Function. Uz imefunkcije, naredba Function gotovo uvijek sadrì i barem jedan argument,naveden unutar okruglih zagrada. Mogu}e je odrediti do 29 argumenata, ame|usobno ih treba odvajati zarezima. (Tehni~ki je mogu}e kreirati kori-sni~ku funkciju koja nema ulaznih podataka iz radne stranice ali vra}arezultat. Na primjer, moète kreirati funkciju koja nema argumenata alivra}a trenutno vrijeme i datum.)

Drugo, korisni~ke funkcije uklju~uju jednu ili vi{e Visual Basic naredbi kojedonose odluke i izvode izra~une na osnovu argumenata koji su proslije|enifunkciji. Da biste formuli radne stranice koja koristi korisni~ku funkcijuvratili rezultat funkcije, potrebno je taj rezultat pridodati varijabli koja imaisti naziv kao i sama funkcija.

Tre}e, upotrebljavati moète samo korisni~ke funkcije koje su smje{tene umodulima otvorenih radnih bilje`nica. Ako zatvorite radnu bilje`nicu ukojoj je definirana korisni~ka funkcija koja se trenutno koristi u nekoj odformula otvorene radne stranice, vrijednost koju vra}a funkcija bit }e izmi-jenjena u oznaku pogre{ke #REF!. Da biste ponovo dobili ispravan rezultatkorisni~ke funkcije, otvorite radnu bilje`nicu u kojoj je korisni~ka funkcijadefinirana.


908

Korisni~ke funkcije i klju~ne rije~i Visual BasicaBudu}i da korisni~kim funkcijama nije dozvoljeno ni{ta drugo osim vra-}anja rezultata u radnu stranicu, broj klju~nih rijeci Visual Basica koje semogu upotrebljavati u korisni~kim funkcijama manji je od broja klju~nihrijeci koje moète koristiti u makronaredbama. Na primjer, korisni~kefunkcije ne smiju mijenjati veli~inu prozora, mijenjati formule u }elijama,mijenjati pismo, boju ili uzorak teksta itd. Rezultat toga je taj da klju~nerije~i Visual Basica koje mijenjaju navedene opcije ne smiju biti upotreblja-vane u korisni~kim funkcijama.

Dokumentiranje makronaredbi i korisni~kih funkcijaâk i jednostavne makronaredbe i korisni~ke funkcije mogu biti te{ke za~itanje. Umetanjem napomena koje obja{njavaju namjenu odre|enih naredbiili skupina naredbi moète makronaredbe i korisni~ke funkcije u~initi mno-go jasnijim i lak{im za razumijevanje. Napomene se razlikuju od naredbi potome {to se ispred njih nalazi jednostruki navodnik (’). Na primjer, na slici29-6 prikazana je funkcija Discount s dodatnim napomenama. Umetanje tak-vih napomena zna~ajno }e olak{ati i mogu}e naknadne izmjene te funkcije.


akro

nared

be i V

B

VII.

909

SLIKA 29-6.

Korisni~ka funk-cija Discount sada uklju~uje i komentare.

Jednostruki navodnik ukazuje Excelu da treba zanemariti tekst koji senalazi u istoj liniji desno od tog znaka, pa je stoga napomenu mogu}eumetnuti s desne strane bilo koje naredbe Visual Basica. Na primjer, prije

po~etka nekog relativno velikog skupa naredbi moète umetnuti napomenukoja obja{njava njegovu grupnu namjenu, a zatim iza svake od naredbiumetnuti napomenu koja opisuje funkciju samo te naredbe.

Drugi je na~in dokumentiranja va{ih makronaredbi i korisni~kih funkcija taj da im dodjeljujete prikladne opisne nazive. Na primjer, umjesto nazivaLabels moète upotrijebiti naziv RelMonthLabels, gdje Rel ukazuje na to damakronaredba koristi relativne adrese, dok MonthLabels opisuje vrstu labelakoje makronaredba kreira. Upotreba opisnih naziva makronaredbi i kori-sni~kih funkcija ima presudni zna~aj u slu~aju da ste kreirali velik broj pro-cedura, posebno ako mnoge od njih imaju sli~nu, ali ne i istu namjenu.

U pravilu, va{oj korisni~koj funkciji treba dodijeliti {to kra}i naziv koji jasnoopisuje njenu namjenu, a da je pri tome ipak moète lako razlikovati odostalih funkcija i klju~nih rijeci Visual Basica. Na primjer, funkciju koja izra-~unava iznos poreza na promet usluga moète nazvati PorezNaPromet-Usluga, ali bi bolji naziv bio PorPromUsl. S druge strane, pretjeranimskra}ivanjem naziva makronaredbi i korisni~kih funkcija umanjuje se njiho-vo opisno svojstvo. Na primjer, svoju funkciju za izra~un iznosa poreza napromet usluga vjerojatno ne}ete nazvati Por, budu}i da taj naziv ne govorini{ta o vrsti poreza koji funkcija izra~unava. Uz to, korisni~kim funkcijamanemojte davati nazive koji se sukobljavaju s klju~nim rije~ima Visual Basica,na primjer, End ili Function.

Na~in na koji }ete dokumentirati svoje makronaredbe i korisni~ke funkcijeovisi o vama osobno. Pri tome nije toliko va`no na koji na~in dokumenti-rate procedure, koliko je va`no da primjenjujete barem jedan od tih na~ina.Dokumentiranje je posebno zna~ajno u dugim i sloènim procedurama, uprocedurama koje rijetko pregledavate te u procedurama koje }e odràvatidruge osobe.


910

Osnovna je razlika izme|u naredbe programskog jezika Visual Basic (koja seizvr{ava) i komentara (koji se ne izvr{ava) u tome da komentaru uvijek pret-hodi apostrof. Stoga, izra|ujete li makro ili korisni~ku funkciju, te unesetenaredbu za koju ne èlite izvr{enje pri izvo|enju procedure, jednostavnoumetnite apostrof prije te naredbe i na taj je na~in pretvorite u komentar. Priizvo|enju makronaredbe, Excel }e presko~iti deaktiviranu naredbu, kao da jeuop}e i nema. Primjerice, ako razvijate makronaredbu koja formatira, a zatimi ispisuje va{u radnu stranicu, za vrijeme razvoja moète dio koji se odnosi naispis pretvoriti u komentar i na taj na~in u{tedjeti vrijeme provjere.

Deaktiviranje naredbi u korisni~kim funkcijama

Oblikovanje fleksibilnih korisni~kih funkcija

Da bismo stekli ne{to iskustva u pisanju procedura u modulu Visual Basica,sada }emo kreirati jo{ jednu korisni~ku funkciju.

Neke od Excelovih ugra|enih funkcija dozvoljavaju vam izostavljanje odre-|enih argumenata. Na primjer, ako u funkciji PV izostavite argumente type ifuture value, Excel }e svejedno izra~unati rezultat. Me|utim, ako izostaviteargument prilikom poziva neke od korisni~kih funkcija, Excel }e dojavitipogre{ku, osim u slu~aju da ste upotrebom klju~ne rije~i Optional nazna~ilida argument moè biti izostavljen, a u samoj funkciji izvr{ili provjeru pri-sutnosti argumenta.

Na primjer, pretpostavimo da èlimo kreirati jednostavnu korisni~ku funk-ciju, nazvanu Triangle, koja na osnovi Pitagorinog pou~ka i zadane dvijestranice izra~unava duljinu tre}e stranice pravokutnog trokuta prikazanogna slici:


akro

nared

be i V

B

VII.

911

Jednad`ba koja izraàva Pitagorin pou~ak glasi

a2 + b2 = c2

gdje su a i b katete, a c hipotenuza trokuta.

Ovisno o tome koje su dvije stranice trokuta zadane, jednad`bu moèteprikazati na tri na~ina, pri ~emu se nepoznata varijabla uvijek nalazi lijevood znaka jednakosti:

Sljede}a korisni~ka funkcija koristi navedene tri verzije jednad`be zaizra~un duljine nedostaju}e stranice:

Function Triangle(Optional short1, Optional short2, _ Optional longside)

If Not (IsMissing(short1)) _And Not (IsMissing(short2)) Then

Triangle = Sqr(short1 ^ 2 + short2 ^ 2)Else

If Not (IsMissing(short1)) _And Not (IsMissing(longside)) Then

Triangle = Sqr(longside ^ 2 – short1 ^ 2)Else

If Not (IsMissing(short2)) _And Not (IsMissing(longside)) Then

Triangle = Sqr(longside ^ 2 – short2 ^ 2)Else

Triangle = NullEnd If

End IfEnd If

End Function

Prva naredba odre|uje naziv korisni~ke funkcije i navodi argumente short1,short2 i longside. (Uo~ite da u ovoj funkciji umjesto naziva argumenta long-side ne smijemo upotrijebiti naziv long budu}i da je u Visual Basicu longrezervirana rije~.) Naredni kôd sadr`i niz naredbi If koje pomo}u funkcijeVisual Basica IsMissing provjeravaju koji je par argumenata naveden upozivu funkcije, a zatim na osnovi rezultata provjere izra~unavaju duljinutre}e stranice trokuta.

Na primjer, naredba

If Not (IsMissing(short1)) _And Not (IsMissing(short2)) Then

Triangle = Sqr(short1 ^ 2 + short2 ^ 2)

provjerava prisutnost argumenata short1 i short2; funkcija IsMissing vra}aTrue ako je argument izostavljen. Ako su argumenti short1 i short2 nave-deni, Excel }e izra~unati korijen zbroja kvadrata duljina kateta te u radnustranicu vratiti duljinu hipotenuze.

Ako nedostaju dva ili sva tri argumenta, niti jedna od If naredbi ne}e vratitiTrue, i izvr{it }e se naredba

Triangle = Null

Ova naredba vra}a vrijednost Null koja se u radnoj stranici prikazuje kaooznaka pogre{ke #N/A.


912

Promotrimo sada {to }e se desiti kada ovu funkciju upotrijebite u radnojstranici. Formula

=Triangle(,4,5)

vra}a rezultat 3, odnosno duljinu izostavljene katete. Sli~no tome, formula

=Triangle(3,,5)

vra}a rezultat 4, odnosno duljinu druge izostavljene katete. I kona~no, for-mula

=Triangle(3,4,)

vra}a rezultat 5, odnosno duljinu hipotenuze. Ako duljine kateta iznose 3 i4, a pohranjene su u }elijama A4 i B4, i ako u }eliju C4 upi{ete formulu

=Triangle(A4,B4,)

tada }e Excel u }eliji ispisati rezultat 5.

Ako su zadana sva tri argumenata, prva }e naredba If vratiti vrijednostTrue, a funkcija }e se pona{ati kao da duljina hipotenuze nije zadana. Ali{to }e se desiti ako su sva tri argumenta zadana kao adrese }elija? Na pri-mjer, pretpostavimo da je u }eliji D4 radne stranice upisana funkcija:

=Triangle(A4,B4,C4)

namjeravaju}i duìne dviju stranica trokuta unijeti pomo}u adresiranih}elija, a ne izravnim upisom vrijednosti. Ako }elije A4 i C4 sadrè duljinejedne katete i hipotenuze, a }elija B4 je prazna, mogli biste pretpostaviti da}e funkcija Triangle vratiti duljinu druge katete. Me|utim, funkcija }epraznu }eliju B4 umjesto kao vrijednost gre{ke #N/A (nije na raspolaganju)prihvatiti kao vrijednost 0. Budu}i da prva dva argumenta u tom slu~ajuimaju broj~anu vrijednost, funkcija }e izra~unati vrijednost hipotenuzetrokuta kojem jedna kateta ima duljinu 0. Rezultat }e biti jednak duljinikatete koju ste naveli u radnoj stranici, a ne duljini katete koja nedostaje.

Jedan od na~ina na koji se taj problem moè rije{iti je i taj da izmijenite na-redbe If tako da provjeravaju i l je i vrijednost argumenta jednaka 0. U tombi slu~aju na{a funkcija pravilno zaklju~ila da nije zadana vrijednost drugekatete.

Ovaj primjer ukazuje na jedan od najve}ih problema s kojim se suo~avajudizajneri korisni~kih funkcija: funkcije moraju biti izvedene tako da isprav-no rade ~ak i kada ih upotrebljavate na neo~ekivane na~ine.


akro

nared

be i V

B

VII.

913

915

30Primjer Visual Basicaplikacije

Uprethodna smo dva poglavlja objasnili snimanje i ure-|ivanje makronaredbi, stvaranje korisni~kih funkcija i njihovu upotrebu u radnim bilje`nicama. Isto smo

tako prikazali i programski jezik Visual Basic, u onoj mjeri ukojoj je to dopustio prostor. Na taj smo na~in, nadamo se, po-kazali da rad s Visual Basicom u Excelu nije umjetnost i da nemorate pripadati onom tajnom dru{tvu poznavatelja ezoterijeprogramiranja kako biste krenuli s programskim jezikom.

30. POGLAVLJE

Aplikacija Visual Basica 916

Automatsko u~itavanje radne bilje`nice 917

Deklaracija javnih varijabli 918

Glavna sekvenca 919

Automatsko pokretanjemakronaredbe 920

O~ekivanje doga|aja 921

Upotreba korisni~kog okvira za dijalog za unos i spremanje opcija 923

U~itavanje podataka s Interneta 931

Rad s tekstualnim datotekama 932

Formatiranje radne stranice 934

Izrada dijagrama 935

Upravljanje Wordom iz Excela 938

Pretvaranje aplikacije u programski dodatak 942

Najbolji na~in za u~enje jezika ra~unala, ili bilo kojeg jezika, vjerojatno je tajda jednostavno usko~ite i po~nete ga ~itati. Visual Basic nije izuzetak. Ana-lizom Visual Basic koda koji je ve} napisan ili snimljen lak{e }ete shvatitivezu izme|u samog koda i zadatka koji obavlja.

U ovom }emo poglavlju obaviti brzi pregled tog podru~ja. Kao primjereupotrijebit }emo nekoliko makronaredbi i korisni~kih funkcija koje zaje-dni~ki nastoje rije{iti uobi~ajen problem – prijenos podataka u Excelovu ra-dnu stranicu, formatiranje tih podataka, njihov prikaz u dijagramu i na krajupripremu i ispis izvje{taja u Microsoft Wordu. Uz ostalo, ovi }e primjerioslikati raspon i snagu Visual Basica prilikom formatiranja radnih stranica idijagrama, rada s datotekama te razli~itim izmjenama korisni~kog su~elja.

U mnogim }emo slu~ajevima krenuti od makronaredbi koje smo snimili iprilagoditi ih kako bi bolje radile s makronaredbama koje }emo izraditi uovom poglavlju. S obzirom da moramo pokriti veliko podru~je, ne}emokomentirati svaki liniju redak naredbe, ve} }emo se osloniti na komentiranikôd i samoobja{njivu prirodu Visual Basica. Povremeno }emo oti}i i udublja obja{njenja kako bi usput otkrili i neke programerske trikove.

Me|utim, nemojte misliti kako }ete pomo}u ovog poglavlja sasvim razum-jeti Visual Basic. Poput svakog jezika, razmjerno je jednostavno nau~itinekoliko zgodnih fraza – dovoljno za npr. prona}i knji`nicu – ali, s timfrazama ne moète napisati sonet. Ako èlite malo vi{e umo~iti noge, pre-poru~ujemo vam izdanje Microsoft Pressa Microsoft® Excel/Visual Basic® StepBy Step, Reeda Jacobsona.

Aplikacija Visual BasicaU ovom }emo dijelu knjige predstaviti niz primjera makronaredbi ikorisni~kih funkcija kojima se rje{ava tipi~an problem prora~unskih tablica.Recimo da mjerite protok vode rijeke Skagit River u zapadnom Washing-tonu, i to kao dio {ire studije u kojoj ljudi sura|uju kako bi razvili modelregulacije toka. Ostali ~lanovi va{e grupe svakodnevno mjere vodostaj iobjavljuju podatke u datoteci na FTP lokaciji. Datoteka imenom River-Data.txt sadrì datume mjerenja na ~etiri lokacije rijeke Skagit. Va{aaplikacija u Excelu prenosi podatke s FTP lokacije na va{e ra~unalo, dodajeih popisu postoje}ih mjerenja, stvara iz tih podataka novi dijagram i koristiWord kako bi pripremila i ispisala izvje{taj koji sadrì podatke i dijagram.Sve se to doga|a u unaprijed odre|enom vremenu, recimo u 2 sata ujutro,tako da je izvje{taj spreman za ~itanje kada ujutro stignete na posao.


916

Ovakvo }emo rje{enje nazvati projektom RiverReport, a sastoji se od radnihstranica, korisni~ki definiranih okvira za dijalog (u Visual Basicu su to ko-risni~ki obrasci), makronaredbi i funkcija, sve to sadràno u jednoj radnojbilje`nici.

Primjer Visual Basic aplikacije 30. POGLAVLJEM

akro

nared

be i V

B

VII.

917

Ako tek u~ite Visual Basic, ovaj bi projekt mogao predstavljati preteàk iza-zov. @elite li krenuti s gotovim projektom i pratiti nastavak teksta premanjemu, datoteku RiverReport.xls moète u~itati s Web stranice MicrosoftPress na http://mspress.microsoft.com/mspress/products/2050/. Daljnje infor-macije o upotrebi Excela za pristup udaljenim FTP lokacijama potraìte uodjeljku “Rad s FTP lokacijama u Excelu” na 619. str.

NA WEBUW

Automatsko u~itavanje radne straniceNa raspolaganju vam je mogu}nost zadavanja da se neka radna stranica,kao {to je ona {to sadrì biblioteku makronaredbi, automatski otvaraprilikom svakog pokretanja Excela. To se postiè prebacivanjem dokumentau Excelovu mapu XLStart, smje{tenu u C:\Windows\ApplicationData\Microsoft\Excel.

Da biste postigli da se radna bilje`nica, poput projekta RiverReport,automatski otvara prilikom svakog pokretanja Excela, u~inite sljede}e:

1. U izborniku File odaberite naredbu New, odaberite opciju Workbook i kliknite na OK.

2. Dok je radna bilje`nica aktivna, u izborniku File odaberite naredbuSave.

3. Prona|ite i otvorite Excelovu mapu XLStart.

4. U okvir za tekst File Name upi{ite naziv datoteke radne bilje`nice – u na{em slu~aju RiverReport.xls.

5. Kliknite na gumb Save.

Automatsko otvaranje radne bilje`nice prilikom pokretanje Excela osigura-va ujedno i pojavljivanje naredbe izbornika kojom se pokre}e RiverReport(tu naredbu izbornika jo{ nismo stvorili).

Nakon toga odaberite radnu stranicu Sheet 1, preimenujte je u Data istvorite tablicu koja sadrì informacije prikazane na slici 30-1 na sljede}ojstranici.

VIDI IDodatne informa-cije o korisni~kimizbornicima i na-redbama moèteprona}i u odjeljku“Stvaranje novihizbornika” na 54. str.

?

Kona~no, morat }ete osigurati da vam na raspolaganju stoji i mapaRiverReport. Otvorite Windows Explorer, odaberite ikonu pogona C:,kliknite na New, a zatim na Folder u izborniku File i promijenite ime mapeu RiverReport. Zatvorite Windows Explorer i vratite se u Excel.


918

SLIKA 30-1.

Radna stranicaData radnebilje`niceRiverReport.xlssadrì informacijeprikupljene mje-renjem na uda-ljenim lokacijama.

Kada se pokrene ova aplikacija, ona sprema kopiju datoteke RiverData.txt uodre|enu mapu na disku. Kada sljede}i put pokrenete aplikaciju, ona }e po-ku{ati drugu kopiju spremiti na istu lokaciju. Ako se tamo ve} nalazi datote-ka, pojavit }e se okvir za dijalog u kojem odlu~ujete da li èlite prepisatipostoje}u kopiju. Obri{ite ovu kopiju na disku da biste sprije~ili pojavljivanjeovog okvira za dijalog.

NAPOMENA>>

Deklariranje javnih varijabliProjekt RiverReport koristi sedam varijabli koje sadrè informacije potrebneza makronaredbe kako bi se pamtila lokacija datoteka, FTP lokacija itd.Najprije morate stvoriti modul koji }e sadràvati va{ kôd – iz izbornikaTools odaberite Macros, a zatim Visual Basic Editor.

U Visual Basic Editoru iz izbornika Insert odaberite Module i pojavit }e semodul Module1. Odaberite taj modul i u prozoru Properties promijenitenjegovo ime u AMainCode. U prozoru Project Explorera moduli se prikazu-ju abecednim redom, pa }emo malo pojasniti prikaz ako se moduli prikazu-ju redoslijedom kojim se izvr{avaju pripadaju}e makronaredbe.

Nakon toga, u modulu AmainCode, unesite sljede}e deklaracije varijabli:

Public localPath ‘Lokacija za spremanje u~itanih podatakaPublic docName ‘Ime datoteke za u~itavanjePublic ftpPath ‘Staza FTP lokacijePublic wordDocPath ‘Staza dokumenta Word report Public startTime ‘Vrijeme u~itavanja podatakaPublic MyAppVersion ‘Broj verzije projekta RiverReportPublic chartSheetName ‘Ime stranice stvorene u tablici

Upotrebom klju~ne rijeci Public u Visual Basicu se takve varijable smatrajujavnim varijablama (~esto zvanim i globalnim varijablama) i dostupne su svimprocedurama u svim modulima radne bilje`nice. Ako varijablu ne deklari-rate kao javnu, ona }e “pripadati” samo makronaredbi ili korisni~koj funkcijiu kojoj je koristite, a vrijednosti spremljenoj u toj varijabli ne}e mo}i pristu-piti niti jedna druga procedura. Primjerice, u slu~aju varijable docName, bilokoja procedura projekta RiverReport moè odrediti ime datoteke u~itane sudaljene FTP lokacije ~ija je staza spremljena u varijablu ftpPath.

Glavna sekvenca programaSljede}e procedure, navedene redom izvo|enja, obavljaju glavne zada}e uprojektu RiverReport:

1. Prebacite tekstualnu datoteku imena RiverData.txt, koja sadrì niznedavnih mjerenja vodostaja, iz imenika na udaljenoj FTP lokaciji uimenik na va{em ra~unalu.

2. Makronaredbom otvorite datoteku s podacima, odaberite njen sadràji ulijepite podatke na kraj postoje}eg niza mjerenih podataka u radnojstranici Data.

3. Formatirajte tablicu koja sadrì podatke.

4. Stvorite dijagram na temelju podataka iz tablice.

5. Kontrolom Worda iz Excela stvorite novi izvje{taj koji }e prihvatititablicu i dijagram.

6. Kopirajte tablicu i dijagram u Excelu, prebacite se u Word i ulijepite ihu novi izvje{taj.

7. Spremite i ispi{ite novi izvje{taj.


akro

nared

be i V

B

VII.

919

Da biste krenuli s programiranjem ovih zadataka, unesite sljede}u kodnusekvencu nekoliko redaka ispod deklaracije javnih varijabli:

Sub MainProc()LoadVariables ‘U~itavanje javnih varijabliGetReomteData ‘U~itavanje datoteke s FTP lokacijeImportData ‘Importiranje i pretvaranje podatakaFormatData ‘Formatiranje gotove tabliceCreateChart ‘Stvaranje novog dijagramaGenWordReport ‘Stvaranje novog Wordovog dokumenta s izvje{tajem

End Sub

Ova rutina poziva devet procedura kako bi se izvelo sedam zadataka. Samose neke od njih mogu snimiti, dok }ete za ostale morati unijeti kôd za odgo-varaju}e potprograme i funkcije. Naravno, osim ako ne u~itate projektRiverReport.xls s FTP lokacije, niti jedna od ovih procedura u projektuRiverReport jo{ ne postoji – napisati }ete ih kako se kre}ete po ovompoglavlju.

Da biste korisniku omogu}ili izvo|enje ovih procedura putem naredbeizbornika, dodat }ete element izbornika pridruèn “glavnoj” proceduri kojaupravlja projektom RiverReport. Nakon zavr{etka, grupu rutina }etepretvoriti u dodatnu (add-in) aplikaciju koju tada moète distribuiratidrugim korisnicima.

Naravno, ovaj projekt moète prilagoditi i za pra}enje nekih drugih infor-macija osim vodostaja, poput cijena dionica ili pra}enja izvo|enja projektau kojem suradnici nisu u izravnoj komunikaciji. Kako god je upotrijebili,projekt pretvara informacije i ume}e podatke ili u razli~ite radne stranicejedne radne bilje`nice ili u razli~ite stupce jedne radne stranice.

Automatsko pokretanje makronaredbeSve {to morate u~initi da bi se makronaredba automatski pokrenula pri-likom svakog otvaranja radne bilje`nice jest da tu makronaredbu nazoveteAuto_Open. Kao primjer automatski pokretane makronaredbe, sljede}a }eprocedura pri svakom otvaranju projekta RiverReport pokrenuti makro-naredbu StartMyApp. Krenite otvaranjem modula AMainCode i unesitesljede}u automatsku proceduru odmah nakon deklaracije javnih varijabli:

Sub Auto_Open()StartMyApp

End Sub


920

Sli~no tome, da biste pokrenuli makro kada je radna bilje`nica zatvorena,jednostavno je nazovite Auto_Close. Makronaredba Auto_Close korisna jeza vra}anje sustava u prvobitno stanje nakon izvo|enja niza makronaredbi,za vra}anje traka s izbornicima i alatima, te zatvaranje datoteka.


akro

nared

be i V

B

VII.

921

Ako èlite otvoriti radnu bilje`nicu i pri tome izbje}i aktiviranje makronared-be Auto_Open, u izborniku File odaberite naredbu Open, ozna~ite nazivdatoteke i uz pritisnutu tipku Shift kliknite na gumb OK.

SAVJET❞

Ako radnu bilje`nicu èlite zatvoriti bez aktiviranja makronaredbeAuto_Close, tada uz pritisnutu tipku Shift kliknite na naredbu Close izizbornika File.

SAVJET❞

O~ekivanje doga|ajaPonekad }e biti potrebno da se makronaredba ne izvodi u trenutku kada jekorisnik inicijalizira (na primjer, izborom naredbe u izborniku, klikom nagumb na traci s alatima ili pritiskom na pridruènu kombinaciju tipki), ve}u trenutku kada u Excelovom okru`ju nastane odre|eni doga|aj. Primjeridoga|aja su:

� Kada korisnik pritisne odre|enu kombinaciju tipki

� Kada se radna stranica ponovo izra~unava

� Kada se odre|ena radna stranica ili prozor aktivira ili deaktivira

� Kada korisnik u izborniku Edit odabere naredbu Undo ili Repeat

� Kada nastupi to~no odre|eno vrijeme ili odre|eni datum

U na{em slu~aju, pretpostavimo da èlite pokrenuti u~itavanje podataka ovodostajima s udaljene FTP lokacije to~no u 2 sata ujutro. Taj zadatak obav-lja procedura StartMyApp. Umetnite je u modul AMainCode iza makrona-redbe Auto_Open.

Sub StartMyApp()‘Potreban nam je taj izvje{tajanswer = Notify(“U~itavanje podataka ve~eras?”)

VIDI IVi{e informacija o pozivanju jedneprocedure iz drugepotraìte u “Makropotprogramu” na896. str.

?

‘Ako korisnik klikne OK, pokreni MainProc ‘u vrijeme StartTimeIf answer = vbOK Then

RiverReportOptions ‘Okvir za dijalog provjerava postaveApplication.OnTime

EarliestTime:=startTimeProcedure:=”MainProc”

End IfEnd Sub

Function Notify(msg)‘Standardni okvir poruke za projekt RiverReport

btns = vbOKCancel + vbQuestion + vbDdefaultButton1msgboxTitle = “Sustav izvje{taja o podacima projekta RiverReport”Notify = MsgBox(CStr(msg), btns, msgboxTitle)

End Function

Procedura StartMyApp poziva funkciju Notify, koja pak pomo}u funkcijeMsgBox kreira jednostavan okvir za dijalog u kojem se korisnika pita èli linastaviti prihva}ati podatke. Prvi argument funkcije MsgBox odre|uje tekstporuke koju èlite prikazati. Varijabla btns sadrì niz Excelovih konstanti~iji nazivi zapo~inju slovima vb, a koje odre|uju vrstu gumba, ikonu i koji}e gumb biti odabran ako korisnik jednostavno pritisne tipku Enter.Posljednji argument odre|uje naslov okvira za dijalog. (U ovom slu~ajupreko varijable msgbox Title.)

Na primjer, naredba MsgBox u funkciji Notify otvara okvir za dijalog prika-zan na slici 30-2. Ako kliknete na OK, funkcija MsgBox vratiti }e TRUE.Ako kliknete na Cancel, funkcija }e vratiti FALSE. Ovi logi~ki rezultati sezatim koriste za prijelaz na razli~ite dijelove makronaredbe, odnosno na diokoji prekida ili dio koji nastavlja izvr{enje zadatka.


922

SLIKA 30-2.

Funkcija Notifyprikazuje ovajokvir upozorenja.

Ako korisnik klikne na OK ili pritisne tipku Enter, struktura If...End If uproceduri StartMyApp poziva proceduru RiverReportOptions (koju }emonapisati u sljede}em odjeljku) koja prikazuje okvir za dijalog pokazan naslici 30-3, a u kojem korisnik moè unijeti razli~ite postave za svoj projekt.

Metoda OnTime postavlja zahtjev za ~ekanje do vremena spremljenog uvarijabli startTime, kada Excel treba izvr{iti makronaredbu MainProc koja

redom poziva procedure projekta. Metoda OnTime izvodi makronaredbu uzadano vrijeme zadanog dana. Argumentu earliestTime pridruùje se broj-~ana vrijednost koja predstavlja datum i vrijeme izvo|enja makronaredbe.Ako je navedena broj~ana vrijednost manja od 1, navedena }e se makro-naredba izvr{avati svakodnevno.


akro

nared

be i V

B

VII.

923

SLIKA 30-3.

Okvir za dijalogkoji izbacuje ruti-na RiverReport-Options.

U odre|enim okolnostima Excel na metodu OnTime ne}e odgovoriti nao~ekivani na~in. Na primjer, ako u navedeno vrijeme nije otvoren modulkoji sadrì makronaredbu, Excel }e zanemariti zahtjev. Sli~no tome, akoExcel u zadanom trenutku nije u stanju Ready (trenutno je zauzet), i nevrati se u to stanje tijekom odre|enog vremenskog intervala, izvo|enjemakronaredbe bit }e tako|er prekinuto. Naravno, osnovni je preduvjet tajda se u zadano vrijeme Excel izvodi na ra~unalu.

Ako datoteku èlite u~itati svake ve~eri, rutinu StartMyApp moète dodati uproceduru za automatsko pokretanje, opisanu u odjeljku “Automatsko pokre-tanje makronaredbi”, na 920. stranici. Sve dok se radna bilje`nica koja sadrìovu proceduru nalazi u mapi XLStart, sve {to trebate u~initi je pokrenutiExcel. Radna }e se bilje`nica automatski otvoriti, a Excel }e zatim automatskiizvesti proceduru.

SAVJET❞

Upotreba korisni~kog okvira za dijalog za unos i spremanje opcija

Kada korisnik klikne na OK u malom okviru za dijalog koji prikazujefunkcija Notify, projekt RiverReport pokazuje okvir za dijalog RiverReportOptions, prikazan na slici 30-3 na prethodnoj stranici. Ovaj okvir za dijalog

zahtijeva potvrdu postava projekta. Trenutna i osnovna postava spremajuse u radnoj stranici AppOptions u radnoj bilje`nici RiverReport, a prenosese u okvir za dijalog koji }ete stvoriti u sljede}em odjeljku. Razvit }ete inekoliko rutina Visual Basica koje upravljaju procesom prijenosa vrijednostiizme|u radne stranice, okvira za dijalog i kôda Visual Basica koji se u me-|uvremenu izvr{ava.

Stvaranje radne stranice s opcijamaNajprije stvorite radnu stranicu u radnoj bilje`nici RiverReport u koju }etespremiti trenutne postave. U ovoj }e radnoj stranici biti spremljene i osnovnepostave, pa u slu~aju da korisnik klikne na gumb Default u okviru za dijalogRiverReport Options, rutina }e za trenutne postaviti osnovne postave.

Da biste izveli opisani zadatak, u~inite sljede}e:

1. Prebacite se na radnu stranicu Sheet 2 radne bilje`nice RiverReport i promijenite joj ime u AppOptions.

2. U radnu stranicu unesite podatke sa slike 30-4.


924

SLIKA 30-4.

Radna stranicaAppOptions kojasadr`i trenutne iosnovne postave.

3. Nakon toga definirajte imena raspona radne stranice. Odaberiteraspon A3:C8, zatim iz izbornika Insert odaberite Name, a nakon togaCreate. U okviru za dijalog Create Names mora biti odabrana samoopcija Left Column. Kliknite na OK.

Ovim se stvara niz imena koja se odnose na vodoravne dvo}elijskeraspone radne stranice AppOptions. Primjeri}e, ako u izborniku Insertodaberete Name, a zatim Define, te odaberete ime localPath, vidjet }eteda se localPath odnosi na dvo}elijski raspon $B$3:$C$3.

4. Odaberite }elije B2:C8 i iz izbornika Insert odaberite Name, a zatimCreate. U okviru za dijalog Create Names treba biti odabrana samoopcija Top Row. Kliknite na OK.

Ovim se postupkom stvaraju parovi imena koji se odnose na okomiteraspone radne stranice AppOptions. Primjerice, odaberete li u izbor-niku Insert naredbu Name, a zatim Define, te odaberete ime default,vidjet }ete da se to ime odnosi na raspon $B$3:$B$8.

Sada za nalaènje trenutnih ili osnovnih postava projekta morate samoupotrijebiti Excelov operator presjeka kojim se nalazi vrijednost na presjekuzadanih vodoravnih i okomitih raspona }elija. Operator presjeka u Excelu jerazmak – potrebno je, dakle, pritisnuti razmaknicu izme|u imena dva ra-spona. Primjerice, da biste na{li osnovno po~etno vrijeme za u~itavanjepodataka s udaljene FTP lokacije, u }eliju bilo koje radne stranice radnebilje`nice RiverReport.xls unijeli biste formulu:

=startTime default

Ova formula vra}a vrijednost u }eliji B7, koja bi trebala sadràvati 2:00:00AM. (Uo~ite da ovo vrijeme moè biti formatirano kao broj. Da biste gaprikazali u formatu broja, kliknite desnom tipkom mi{a i s izbornika pre~icaodaberite Format Cells. Odaberite jaha~ Number, kliknite na Time u popisuCategories, odaberite vrstu i kliknite na OK.)

Upotreba operatora presjeka za nalaènje vrijednosti jedna je od vrlo za-hvalnih programerskih tehnika pri pretraìvanju vrijednosti pravokutnogpolja }elija, a upotrijebljena je metoda sama po sebi obja{njiva.

Stvaranje korisni~kog obrascaNakon {to ste osigurali spremanje postava za projekt RiverReport, moratete iste postave i prikazati korisniku kako bi se one mogla pregledati i popotrebi mijenjati. Da biste to u~inili, upotrijebite okru`je Visual Basica zastvaranje objekta imenom obrazac (ponekad i korisni~ki obrazac). Kada seobrazac prikaze korisniku, radit }e se o okviru za dijalog RiverReportOptions. Da biste stvorili obrazac, u~inite sljede}e:

1. Iz izbornika Tools odaberite Macro, a zatim Visual Basic Editor kakobiste se prebacili u okru`je Visual Basica.

2. Iz izbornika Insert odaberite Userform kako biste stvorili novi obrazac.Excel }e otvoriti novi obrazac i prikazati okvir s alatima (Toolbox)pokazan na slici 30-5.

Slika 30-5 pokazuje zavr{eni obrazac do kojeg }ete do}i slijede}i uputeiz ovog odjeljka. Obrasci su spremnici za kontrole. Da biste kontrolupostavili na obrazac, kliknite na nju u okviru s alatima i odvucite jemi{em na objekt UserForm1.


akro

nared

be i V

B

VII.

925

3. Kliknite na alat Label (veliko slovo A u okviru s alatima) i za svaku odoznaka pokazanih na slici 30-5 povucite pravokutni okvir, odaberitetekst unutar njega i upi{ite novi sadr`aj prema slici 30-5.

4. Kliknite na alat TextBox i povucite UserForm1 kako biste stvorili pettekstualnih polja sa slike 30-5.

5. Kliknite na alat CommandButton i povucite ga na UserForm1. U~initeto tri puta za tri gumba na obrascu UserForm1 sa slike 30-5. Odaberitetekst na svakom od gumba i unesite OK, Cancel i Default.

6. Sada redom odaberite svaki element prikazan na slici 30-5, kliknite naprozor Properties i promijenite ime elementa (Name) prema sljede}ojtablici.

Element ImeStaza prema lokalnom imeniku localPathTextBoxIme udaljene datoteke docNameTextBox URL za FTP lokaciju ftpPathTextBoxVrijeme u~itavanja podataka startTimeTextBoxIme Wordovog dokumenta s izvje{tajem wordDocPathTextBoxVerzija projekta RiverReport MyAppVersionLabel

Zadnji navedeni korak je vrlo va`an, jer rutine projekta RiverReport upotre-bljavaju ova imena kako bi zapisale unijete informacije i prenijele ih u javnevarijable, kao i u radnu stranicu AppOptions radne bilje`nice RiverReport.


926

SLIKA 30-5.

Stvorite novi ko-risni~ki obrazackoji }e postatiokvir za dijalogRiverReportOptions te ime-nujte elemente na obrascu kakoto prikazuje ovaslika.

Tekstualna polja i njihovaodgovaraju}a imena

localPathTextBox

docNameTextBox

ftpPathTextBox

startTimeTextBox

wordDocPathTextBox

Gumb Default

Oznaka MyAppVersion

Gumb Cancel Gumb OK

Prikaz korisni~kog obrascaSada, nakon {to su izra|eni radna stranica AppOptions i okvir za dijalogkoji korisnicima prikazuje postave projekta, morate razviti rutine koje }e pre-nositi vrijednosti iz radne stranice AppOptions u okvir za dijalog, prikazatiokvir za dijalog i vratiti vrijednosti natrag u radnu stranicu AppOptions.

1. U Visual Basic Editoru odaberite iz izbornika Insert naredbu Module.Excel }e u projektu RiverReport otvoriti novi modul pod imenomModule2.

2. U prozoru Project Explorer odaberite Module2, te u prozoru Propertiespromijenite njegovo ime u BoptionsCode.

U prozoru BoptionsCode unesite sljede}e rutine:Sub RiverReportOptions()‘Postave za RiverReport, spremljene u radnoj stranici AppOptions‘Kôd za OK, Cancel i Default su u UserForm1

Load UserForm1With Worksheets(“AppOptions”)‘Uzmi i postavi javne varijable deklarirane u AMainCode‘Staza direktorija za u~itavanje podatakalocalPath = .Range(“localPath current”).ValueUserForm1.localPathTextBox.Value = localPath

‘Adresa FTP lokacijeftpPath = .Range(“ftpPath current”).ValueUserForm1.ftpPathTextBox.Value = ftpPath

‘Naziv dokumenta za u~itavanjedocName = .Range(“docName current”).ValueUserForm1.docNameTextBox.Value = docName

‘Staza prema Wordovom dokumentu za izvje{tajwordDocPath = .Range(“wordDocPath current”).ValueUserForm1.wordDocPathTextBox.Value = wordDocPath

‘Vrijeme u~itavanja – koristi svojstvo Text za uzimanje‘prikazanog datuma, a ne datumsku vrijednoststartTime = .Range(“startTime current”).TextUserForm1.startTimeTextBox.Value = startTime

‘Verzija projekta, postavljena u MyAppVersionLabel‘na dnu formeMyAppVersion = .Range(“MyAppVersion current”).TextUserForm1.MyAppVersionLabel.Caption = _

“RiverReport version “ + MyAppVersion

End With

‘Prikaz okvira za dijalogUserForm1.Show

End Sub


akro

nared

be i V

B

VII.

927

Prva instrukcija,

Load UserForm1

unosi objekt korisni~kog obrasca u memoriju prije samog prikazivanja naekranu. Naredba

UserForm1.Show

prikazuje korisni~ki obrazac korisniku.

Naredbe izme|u ova retka kôda upotrebljavaju strukturu With...End Withkoja na objekt radne stranice AppOptions primjenjuje niz akcija za unos vri-jednosti iz radne stranice AppOptions. Ovaj dio kôda pojavljuje se kao parredaka:

localPath = .Range(“localPath current”).ValueUserForm1.localPathTextBox.Value = localPath

Prvi redak kôda upotrebljava ranije obja{njen operator presjeka za u~ita-vanje vrijednosti iz }elije koja se nalazi na presjeku raspona localPath i cur-rent na radnoj stranici AppOptions, te sprema tu vrijednost u javnu vari-jablu localPath.

Drugi redak kôda uzima ovu vrijednost i postavlja je u tekstualno poljelocalPathTextBox na obrascu UserForm1.

Manji problemSve dok se nalazite u modulu BoptionsCode, morat }ete rije{iti jedan manjiproblem: kada Excel nai|e na naredbu OnTime u rutini StartMyApp i po~nes ~ekanjem odgovaraju}eg zadanog vremena za u~itavanje podataka s uda-ljene FTP lokacije, vrijednosti javnih varijabli se “zaboravljaju”. Da biste rije-{ili ovaj problem, morat }ete dodati rutinu LoadVariables koja ~ita trenutnepostave iz radne stranice AppOptions u deklarirane javne varijable.LoadVariables se poziva prvim retkom kôda u rutini MainProc, obja{njenojna 1035. stranici. Da biste implementirali ovu rutinu, postavite tekstualnipokaziva~ na kraj rutine RiverReportOptions i unesite sljede}i kôd:

Sub LoadVariables()‘Uzmi postavljene opcije za RiverReport,spremljene ‘u radnoj stranici ‘AppOptions

With Worksheets(“AppOptions”)‘Staza direktorija u koji se sprema datotekalocalPath = .Range(“localPath current”).Value‘Adresa FTP lokacijeftpPath = .Range(“ftpPath current”).Value


928

‘Naziv dokumenta koji se u~itavadocName = Range(“docName current”).Value‘Staza prema Wordovom dokumentu za izvje{tajwordDocPath = .Range(“wordDocPath current”).Value‘Vrijeme u~itavanja – koristi svojstvo Text za uzimanje‘prikazanog datuma, a ne datumsku vrijednoststartTime = .Range(“startTime current”).Text‘RiverReport – broj verzijeMyAppVersion = .Range(“MyAppVersion current”).Text

End WithEnd Sub

Kôd korisni~kog obrasca1. Kliknite desnom tipkom mi{a na UserForm1 u prozoru Project

Explorer. Morate implementirati tri rutine koje se pokre}u kada koris-nik klikne na gumbe obrasca OK, Cancel ili Default. Excel }e prikazatiizbornik pre~ica odabranog elementa (obrasca). Odaberite View Code.

2. U prozoru koji }e se pojaviti, unesite sljede}e rutine:

Private Sub OKButton_Click()‘Prijenos informacija iz okvira za dijalog u radnu stranicu i‘globalne varijable‘Uzmi {togod je unijeto u tekst polja i spremi‘u radnu stranicu kao globalno dostupnu informaciju‘Uzmi i postavi globalne varijable deklarirane u AMain‘Ovdje nema provjere korisnikovog unosa

With Worksheets(“AppOptions”)‘Staza direktorija za u~itavanjelocalPath = UserForm1.localPathTextBox.Text.Range(“localPath current”).Formula = localPath

‘Adresa FTP lokacijeftpPath = UserForm1.ftpPathTextBox.Text.Range(“ftpPath current”).Formula = ftpPath

‘Naziv dokumenta koji se u~itavadocName = UserForm1.docNameTextBox.Text.Range(“docName current”).Formula = docName

‘Staza Wordovog dokumenta – izvje{tajawordDocPath = UserForm1.wordDocPathTextBox.Text.Range(“wordDocPath current”).Formula = wordDocPath


akro

nared

be i V

B

VII.

929

‘Vrijeme u~itavanja podataka‘Ovdje se mo`e dodati provjera pogre{nog unosa‘tako da se unijeti tekst provjeri funkcijom IsDate()

startTime = CDate(UserForm1.startTimeTextBox.Text).Range(“startTime current”).Formula = startTime

End With

‘Sakrij okvir za dijalog UserForm1UserForm1.Hide

End Sub

Private Sub CancelButton_Click()‘Samo sakri okvir za dijalog UserForm1‘bez a`uriranja radne stranice i globalnih varijabli‘Globalne varijable ostaju kakve su u‘ASetOptions.RiverReportOptions

UserForm1.HideEnd Sub

Private Sub DefaultButton_Click()‘Prijenos osnovnih postava iz radne stranice AppOptions‘u okvir za dijalog UserForm1

With Worksheets(“AppOptions”)‘Uzmi i postavi globalne varijable deklarirane u AMain‘Staza direktorija za u~itavanje

localPath = .Range(“localPath default”).TextUserForm1.localPathTextBox.Text = localPath

‘Adresa FTP lokacijeftpPath = .Range(“ftpPath default”).TextUserForm1.ftpPathTextBox.Text = ftpPath

‘Naziv dokumenta za u~itavanjedocName = .Range(“docName default”).TextUserForm1.docNameTextBox.Text = docName

‘Staza Wordovog dokumenta za izvje{tajwordDocPath = .Range(“wordDocPath default”).TextUserForm1.wordDocPathTextBox.Text = wordDocPath

‘Vrijeme u~itavanja – koristi svojstvo Text za uzimanje‘prikazanog datuma, a ne datumsku vrijednoststartTime = .Range(“startTime default”).TextUserForm1.startTimeTextBox.Value = startTime

End WithEnd Sub


930

Kao {to moète vidjeti, ove su tri rutine vrlo sli~ne rutinama River-ReportOptions. Kada korisnik klikne na gumb OK, izvodi se rutinaOKButton_Click u kojoj je prvi par naredbi:

localPath = UserForm1.localPathTextBox.Text.Range(“localPath current”).Formula = localPath

Ovaj par naredbi uzima vrijednosti unesene u okviru za dijalog i prenosi ihu }eliju koja se nalazi na presjeku raspona localPath i current na radnoj stra-nici AppOptions. Nakon prijenosa svih vrijednosti u radnu stranicu, rutinaOKButton_Click skriva obrazac.

Rutina CancelButton_Click je mnogo jednostavnija, jer jednostavno skrivaobrazac bez aùriranja vrijednosti u radnoj stranici AppOptions.

Treca rutina, DefaultButton_Click, sli~na je rutini RiverReportOptions, aliunosi obrazac s vrijednostima koje se nalaze u stupcu default, a ne current,radne stranice AppOptions.

U~itavanje podataka s InternetaZasad projekt RiverReport traì od korisnika odgovaraju}e postave i ~ekana zadano vrijeme koje se nalazi u javnoj varijabli startTime. Kada nastupitrenutak definiran naredbom OnTime u proceduri StartMyApp, rutinaMainProc po~inje s pozivima potprograma: u~itavanje podataka, aùriranjetablice, izrada dijagrama itd.

Prvi potprogram, GetRemoteData, u~itava datoteku imena spremljenog uvarijablu docName (dakle, RiverData.txt) s javno dostupne FTP lokacijespremljene u varijablu ftpPath, a koja obi~no sadrì osnovnu vrijednost:

ftp://ftp.premier1.net/pub/users/quacky


akro

nared

be i V

B

VII.

931

Ova aplikacija ne sadrì kôd za spajanje na va{ Internet davatelj usluga, takoda se morate spojiti ru~no.

NAPOMENA>>

Najprije u izborniku Insert odaberite Module, preimenujte modul uCdataCode i unesite sljede}e:

Sub GetRemoteData()‘Otvori datoteku na udaljenoj FTP lokaciji i spremi je ‘u lokalni direktorij

Workbooks.Open FileName:=ftpPath + docName‘Prebaci se u lokalni direktorijChDir localPath‘Spremi radnu bilje`nicu u lokalni direktorijActiveWorkbook.SaveAs _

FileName:=localPath + docName, _FileFormat:=xlExcel5, _Password:=””, _WriteResPassword:=””, _ReadOnlyRecommended:=False, _CreateBackup:=False

‘Ovdje se moè dodati dio kôda koji bi prekinuo vezu ‘s Internetom

End Sub

Ovaj potprogram je najprije namjerno snimljen u Excelu uspostavljanjemveze prema Internetu i odabirom imenika na tvrdom disku. Ovime se izborimenika izravno upisuje u kôd. Nakon zavr{etka snimanja, rutina se mijenjatako da se umjesto snimljenih imenika unose javne varijable ftpPath,localPath i docName.

Rad s tekstualnim datotekamaExcelov Text Import Wizard ~ini po{tovanja vrijedan posao pri uvozudatoteka s formatima koji nisu Excelovi. Primjerice, tekstualna datoteka sizmjerenim vodostajima u~itana s udaljene FTP lokacije izgleda otprilikeovako:

6/10/00 4.5 7.1 11.7 19.2

Pri svakom pristupu datoteci RiverData.txt, u njoj se moè nalaziti jedan ilivi{e redaka teksta. Svaki se redak teksta sastoji od datuma i rezultata mjere-nja sa svake od ~etiri lokacije na rijeci. Elementi su me|usobno odvojenitabulatorom.

Sada vam je u projektu RiverReport potrebna procedura koja moè otvoritidatoteku i pro~itati tekst za svaki snimljeni dan, te prebaciti vrijednosti uodgovaraju}e lokacije na kraju baze podataka koja sadrì prethodno pri-mljene vrijednosti. Slika 30-1 na str. 1032 pokazuje bazu podataka u oblikuu kojem je bila pri po~etku snimanja makronaredbe. Primijetite da su po-daci za nekoliko dana ve} unijeti u bazu podataka.

Nakon zavr{enog snimanja makronaredbe, umjesto snimljenih imenikaunesene su javne varijable i dodani komentari koji opisuju akcije izvedenepri snimanju makronaredbe.


932

VIDI IVi{e informacija opristupu udaljenimFTP lokacijama po-gledajte u dijelu“Rad s FTP lokacija-ma iz Excela” na619. str.

?

Sada unesite proceduru ImportData odmah nakon procedure GetRemo-teData u modulu CdataCode. Ova je procedura snimljena na na~in kako toobja{njavaju interni komentari.

Sub ImportData()‘ ImportData makro‘ Uvoz tekstualne datoteke u~itane s udaljene FTP lokacije

‘Odaberi ~itavu tablicu, zatim idi na sljede}i redak ispod‘kraja podataka prvog stupcaWindows(“RiverReport.xls”).Activate‘Odaberi Edit>Goto i dvostruko klikni na tableRangeApplication.Goto Reference:=”tableRange”‘Relativna adresa: jedan pritisak na strelicu nadoljeActiveCell.Offset(1, 0).Range(“A1”).Select‘Idi na kraj prvog stupcaSelection.End(xlDown).Select

‘Relativna adresa: jedan pritisak na strelicu nadoljeActiveCell.Offset(1, 0).Range(“A1”).Select

‘Opcije Text Import Wizarda, malo izmijenjene‘FileName treba pokazivati na direktorij localPathWorkbooks.OpenText _

FileName:=localPath + docName, _Origin:=xlWindows, _

StartRow:=1, _DataType:=xlDelimited, _TextQualifier:=xlDoubleQuote, _ConsecutiveDelimiter:=False, _Tab:=True, _Semicolon:=False, _Comma:=False, _Space:=False, _Other:=False, _FieldInfo:=Array(Array(1, 3), Array(2, 1), _Array(3, 1), Array(4, 1), Array(5, 1))

‘Odabir svih novih podataka na radnoj stranici, kopiranje,‘prebacivanje u RiverReport.xls i uljepljivanje u novi redakRange(“A1”).SelectSelection.CurrentRegion.SelectSelection.CopyWindows(“RiverReport.xls”).ActivateActiveSheet.Paste

‘Ponovna definicija tableRange kako bi se uklju~ili novi podaci,‘tako da ih mo`e na}i dio kôda za crtanje dijagramaApplication.Goto Reference:=”tableRange”Selection.CurrentRegion.SelectSelection.Name = “tableRange”

‘Zatvaranje izvornog dokumentaWindows(docName).ActivateActiveWorkbook.Close

End Sub


akro

nared

be i V

B

VII.

933

Formatiranje radne straniceNajjednostavniji je na~in formatiranja radne stranice iz procedure taj da sepokrene snimanje makronaredbe, a zatim upotrijebi naredba Cells izborni-ka Format:

1. Iz izbornika Tools odaberite Macro, a zatim Record New Macro. U okviru za dijalog Record New Macro unesite FormatData kao imemakronaredbe, a zatim iz padaju}eg popisa Store Macro In odaberiteelement This Workbook. Nakon toga kliknite na OK.

2. U radnoj bilje`nici RiverReport.xls aktivirajte radnu stranicu Data,odaberite stupac A i zatim pokrenite naredbu Cells izbornika Format.

3. Kliknite na karticu Number. U popisu Category odaberite Date, a zatim odaberite format m/d/yy ddd.

4. Kliknite na karticu Alignment. U odjeljku Horizontal odaberite opcijuLeft alignment i kliknite na OK.

5. Odaberite stupce B do E i ponovno pokrenite naredbu Cells izbornikaFormat.

6. Kliknite na karticu Number. Iz popisa Category odaberite Number izatim zadajte 2 decimalna mjesta.

7. Kliknite na OK kako biste zatvorili okvir za dijalog Format Cells.

8. Kliknite na gumb Stop Recording.

9. Aktivirajte Visual Basic Editor i prebacite zapisanu makronaredbu izmodula u kojoj je snimljena na kraj modula CdataCode.

U nastavku je dan rezultiraju}i kôd s dodanim komentarima kojiozna~avaju razne odabrane formate:

Sub FormatData()‘Preformatiranje tablice

‘Odaberi stupac A i primijeni datumske i formate poravnavanjaColumns(“A:A”).SelectSelection.NumberFormat = “m/d/yy ddd”With Selection

.HorizontalAlignment = xlLeft

.VerticalAlignment = xlBottom

.WrapText = False

.Orientation = xlHorizontal

.AddIndent = FalseEnd With


934

‘Odaberi stupce C do E i primijeni broj~ani formatColumns(“B:E”).SelectSelection.NumberFormat = “0.00”

End Sub

Primijetite da je Excel u makronaredbi snimio sve postavljene opcije karticeAlignment okvira za dijalog Format Cells. Ako `elite, mo`ete izbrisati nekeretke iz bloka With Selection-End With i ostaviti samo one koje }e posta-vljati va{a procedura.

Izrada dijagramaNajjednostavnije }ete izradu dijagrama i njegovo formatiranje obaviti sni-manjem koraka ChartWizarda. Primjerice, donji je kôd niz naredbi snimljenupotrebom CharWizarda koji izra|uje dijagram izmjerenih dnevnih vodo-staja. Naknadno je kôd pone{to izmijenjen, dodani su komentari i ozna~enidijelovi kôda koji se odnose na pojedina~ne akcije.

Prije unosa koda, stvorite novi modul u radnoj bilje`nici RiverReport.xlsimena DchartCode. Evo potrebnog potprograma:

Sub CreateChart()‘ CreateChart makro‘ Crta dijagram na temelju podataka iz Data!tableRange‘Application.Goto Reference:=”tableRange”

Charts.AddActiveChart.ChartType = xlLineMarkerschartSheetName = ActiveChart.Name

‘Promijenjeni apsolutni raspon s tableRange.ActiveChart.SetSourceData _

Source:=Sheets(“Data”).Range(“tableRange”), _PlotBy:=xlColumns

ActiveChart.Location Where:=xlLocationAsNewSheet

With ActiveChart.HasTitle = True.ChartTitle.Characters.Text = “Skagit River Depth Data”.Axes(xlCategory, xlPrimary).HasTitle = False.Axes(xlValue, xlPrimary).HasTitle = True.Axes(xlValue, xlPrimary).AxisTitle_

.Characters.Text = “Depth, in feet”.HasAxis(xlCategory, xlPrimary) = True.HasAxis(xlValue, xlPrimary) = True

End With


akro

nared

be i V

B

VII.

935

ActiveChart.Axes(xlCategory, xlPrimary)_.CategoryType = xlAutomatic

With ActiveChart.Axes(xlCategory).HasMajorGridlines = False.HasMinorGridlines = False

End WithWith ActiveChart.Axes(xlValue)

.HasMajorGridlines = True

.HasMinorGridlines = FalseEnd WithActiveChart.ApplyDataLabels_

Type:=xlDataLabelsShowNone, LegendKey:=False

‘Formatiranje y-osiActiveChart.Axes(xlValue).AxisTitle.SelectSelection.AutoScaleFont = TrueWith Selection.Font

.Name = “Arial”

.FontStyle = “Bold”

.Size = 14End With

‘Formatiranje naslova dijagramaActiveChart.ChartTitle.SelectSelection.AutoScaleFont = TrueWith Selection.Font

.Name = “Arial”

.FontStyle = “Bold”

.Size = 16End With

‘Formatiranje x-osiActiveChart.Axes(xlCategory).SelectWith Selection.Border

.Weight = xlHairline

.LineStyle = xlAutomaticEnd With

With Selection.MajorTickMark = xlNone.MinorTickMark = xlNone.TickLabelPosition = xlNextToAxis

End With

Selection.TickLabels.AutoScaleFont = TrueWith Selection.TickLabels.Font

.Name = “Arial”

.FontStyle = “Regular”

.Size = 12End With


936

‘Formatiranje legende dijagramaActiveChart.Legend.SelectSelection.AutoScaleFont = TrueWith Selection.Font

.Name = “Arial”

.FontStyle = “Regular”

.Size = 12End With

‘Postavi format ruba i oznaka za svaku seriju‘Donja struktura nije snimljenaFor Each Series In ActiveChart.SeriesCollection

Series.SelectWith Selection.Border

.Weight = xlThin

.LineStyle = xlAutomaticEnd WithWith Selection

.MarkerBackgroundColorIndex = 1

.MarkerForegroundColorIndex = 1

.MarkerStyle = xlDiamond

.Smooth = False

.MarkerSize = 7

.Shadow = FalseEnd With

NextEnd Sub

Najve}i se dio koda koji treba unijeti u ovu, uglavnom snimljenu, makro-naredbu, nalazi u zadnjem bloku:

For Each Series In ActiveChart.SeriesCollection...Next

Ovu smo konstrukciju upotrijebili zato jer `elimo primijeniti iste debljinelinija i opcije markera za svaku od ~etiri serije u dijagramu, jer Excel snimaakcije kao ~etiri neovisna bloka koda.

Rezultiraju}i dijagram izgleda kao onaj na slici 30-6 (kada }ete izvoditiaplikaciju, odaberite iz izbornika View opciju Sized With Window, kakobiste dijagram u~inili preglednijim).


akro

nared

be i V

B

VII.

937

Upravljanje Wordom iz ExcelaMoète upotrijebiti i u Visual Basic ugra|ene mogu}nosti automatizacijekako biste izravno pristupili objektu druge aplikacije, bez potrebe kori{tenjavanjskih OLE mogu}nosti Excela. Automatizacijom moète upravljati bilokojim objektom koji se nalazi u biblioteci objekata aplikacije, poput prozora,traka s alatima, dokumenata ili podataka. Primjerice, mogli biste prenijetitekst iz Excelove radne stranice u Word, iskoristiti Wordove mogu}nostipretraìvanja i zamjene teksta, a zatim vratiti tekst u Excelovu radnu strani-cu, pri ~emu korisnik uop}e ne bi znao da je kori{ten Word. Upravo je ovotehnika koju }emo upotrijebiti za upravljanje Wordom iz Excela.

Procedura GenWordReportOva je procedura izra|ena na zanimljiv na~in. Umjesto ru~nog unosa kôda,snimljena je kao Wordova makronaredba. Nakon njenog snimanja, tekstmakronaredbe kopiran je i ulijepljen u Excelov modul. Zatim je svaka na-redba Wordovog Visual Basica pretvorena u Excelov Visual Basic za vanjskoupravljanje Wordom.

Primjerice, da biste u Wordu otvorili novi dokument, mogli biste uklju~itisnimanje makronaredbe u Wordu, a zatim iz izbornika File odabrati New,~ime }e se dobiti sljede}i Wordov Visual Basic kôd:

Documents.Add Template:=””, NewTemplate:=False

Da biste ovaj redak preveli u naredbu u Excelu, morat }ete otvoriti Word ispremiti ime stvorenog aplikacijskog objekta u varijablu. To }ete u~initimetodom CreateObject, kako slijedi:


938

SLIKA 30-6.

Dijagram izmje-renih vodostajaizra|en pomo}uprocedureCreateChart.

OPREZXOva je makrona-redba kreiranaupotrebom Excela2000. Ako koristiteranije verzije Exce-la, rezultati semogu razikovati.

Dim wordApp As ObjectSet wordApp = CreateObject(“word.application”)

CreateObject }e pokrenuti Word i vratiti ime stvorenog aplikacijskog objek-ta koje }e se spremiti u varijablu wordApp. Svaka daljnja naredba koju stesnimili ili unijeli u Wordovom Visual Basicu moè se sada u~initi potpro-gramom ili podsvojstvom aplikacijskog objekta Worda, kao:

Documents.Add Template:= “C:\Windows\_Application Data\Microsoft\Templates\Normal.dot”,_

NewTemplate:=False, Document Type=0

Ovaj }emo pristup upotrijebiti kroz proceduru GenWordReport – svakainstrukcija koja po~inje s wordApp najprije je snimljena u Wordu, a zatimpreba~ena u Excel.

Prije unosa koda, stvorite novi modul u projektu RiverReport i imenujte gas EwordCode. Nakon toga unesite i zadnju proceduru u aplikacijuRiverReport – proceduru GenWordReport:

‘Kontrola Worda iz Excela, izrada novog izvje{taja za‘Excelove tablice i dijagrame. Makro je ve}inom snimljen‘u Wordu i prenesen u Excel

Dim wordApp As Objectset wordApp = CreateObject(“word.application”)

‘Prikaì Word zbog ispravljanja eventualnih pogre{akawordApp.Visible = True

Zadnju smo instrukciju u ovoj grupi dodali zato da moète vidjeti Word pristvaranju novog dokumenta. Nakon {to ispravite eventualne pogre{ke uovoj proceduri, trebali biste True zamijeniti s False.


akro

nared

be i V

B

VII.

939

Iako sa svojim komentarima uska~emo usred kôda kako bismo objasnili nekemanje shvatljive detalje, jednostavno nastavite upisivati kôd Visual Basica uproceduru GenWordReport.

NAPOMENA>>

‘Novi Word dokumentwordApp.Documents.Add Template:=”C:\Windows\Application

Data\Microsoft\Templates\Normal.dot”, New Template:=False,Document Type=0

‘Unesi naziv dokumentawordApp.ActiveDocument.Styles(“Heading 1”)wordApp.Selection.TypeParagraph

‘Unesi datum izrade dokumentawordApp.Selection.TypeText Text:=”Received wordApp.Selection.InsertDateTime

DateTimeFormat:=”dddd, MMMM dd, yyyy”,InsertAsField:=False,DateLanguage:=wdEnglishUS, CalendarType:=WdCalendaarWestern, InsertAsFullWidth:=False

WordApp.Selection.TypeParagraph

Ovdje smo u novi Wordov dokument unijeli datum prihvata podataka, spa-jaju}i tekst Received s datumom kada je stvoren izvje{taj, formatiran kaoFriday, January 01, 2000.

‘Unesi zaglavlje za sirove podatke, stil Heading 2wordApp.Selection.TypeText Text:=”The Data”wordApp.Selection.Style =

wordApp.ActiveDocument.Styles(“Heading 2”)wordApp.Selection.TypeParagraph

‘Stvori knji{ku oznaku za sirove podatkeWith wordApp.ActiveDocument.Bookmarks

.Add Range:=wordApp.Selection.Range, Name:=”dataTable”

.DefaultSorting = wdSortByName

.ShowHidden = FalseEnd With

Stvorili smo knji{ku oznaku naziva dataTable, tako da mo`emo na}i odgo-varaju}e mjesto za umetanje tablice podataka s izmjerenim vodostajima izExcelove radne stranice.

‘Dvije linije dolje, i unosi naslov za podatke dijagramawordApp.Selection.TypeParagraphwordApp.Selection.TypeParagraphwordApp.Selection.TypeText Text:=”Podaci dijagrama”wordApp.Selection.Style =wordApp.ActiveDocument.Styles(“Heading 2”)wordApp.Selection.TypeParagraph

‘Stvara knji{ku oznaku za data chartWith wordApp.ActiveDocument.Bookmarks

.Add Range:=wordApp.Selection.Range, Name:=”dataChart”

.DefaultSorting = wdSortByName

.ShowHidden = FalseEnd With

Ovdje smo unijeli komentar na kraj Wordovog izvje{taja u kojem zadajemoverziju aplikacije RiverReport, spremljenu u javnu varijablu MyAppVersion.U narednom dijelu koda prebacit }emo tablicu i dijagram iz Excela u izvje-{taj stvoren u Wordu. Me|utim, izrada procedure za prijenos podatakaizme|u Excela i Worda zahtijeva jo{ jedan mali trik. Pri snimanju makrona-


940

redbi mogu}e je snimati samo akcije iz aplikacije u kojoj se makronaredbasnima. S obzirom na to, ako u Excelu snimite odabir tablice podatakaRiverReporta, njeno kopiranje, otvaranje Worda i uljepljivanje tablice u noviizvje{taj, rezultiraju}a }e makronaredba sadr`avati samo one akcije koje pri-padaju Excelu. Da biste rije{ili ovaj problem, naprosto dvaput snimitesekvencu – jednom iz Excela, drugi put iz Worda – i nakon toga od dvijemakronaredbe napravite jednu.

U narednom dijelu koda postoje dvije glavne sekvence. Svaka od njih nalaziobjekt u Excelu, kopira ga, a zatim pronalazi knji{ku oznaku u Wordovomdokumentu i uljepljuje objekt kao sliku. Uljepljivanje svakog objekta kaoslike ~uva sve primijenjene formate objekta i u potpunosti izolira Wordovdokument od Excelove radne bilje`nice ~iji su podaci upotrijebljeni zaizradu izvje{taja.

‘Prelazi u Excel, kopira tablicu kao slikuAppActivate “Microsoft Excel”, FalseApplication.Goto Reference:=”tableRange”

Selection.CopyPicture Appearance:=xlScreen, Format:=xlPicture

‘Prelazi u WordAppActivate “Microsoft Word”, False

‘Odabire knji{ku oznaku “dataTable”wordApp.Selection.Goto Name:=”dataTable”

‘Uljepljivanje tablicewordApp.Selection.Paste

‘Odabire dijagram i kopira kao sliku‘Snimljeno, ali zamijenjeno glavnim imenom dijagramaSheets(chartSheetName).SelectActiveChart.ChartArea.SelectActiveChart.CopyPicture Appearance:=xlScreen, Format:=xlPicture

‘Odabire knji{ku oznaku “dataChart”wordApp.Selection.Goto Name:=”dataChart”

‘Uljepljivanje dijagramawordApp.Selection.Paste

Napokon, `elimo da procedura spremi izvje{taj na tvrdi disk i ispi{e ga,kako to pokazuje zadnji dio kôda procedure GenWordReport.

Ispis dokumenta u Wordu ukljucuje ekvivalent odabira naredbe Page Setupiz izbornika File, postavljanje niza opcija za ispis, klik na gumb Print i klikna gumb OK za slanje dokumenta na ispis. Kao i ranije, makronaredba jesnimljena u Wordu, a zatim preba~ena u Excel.


akro

nared

be i V

B

VII.

941

‘Change to the directory specified.wordApp.ChangeFileOpenDirectory localPath

Ovdje se javna varijabla localPath koristi za postavljanje direktorija u kojemse sprema novi izvje{taj iz Worda.

‘Sprema izvje{taj u lokalnu mapuwordApp.ActiveDocument.SaveAs

FileName:=”Data Collection Report.doc”,FileFormat:=wdFormatDocument,LockComments:=False, Password:=””,AddToRecentFiles:=True,WritePassword:=””,ReadOnlyRecommended:=False,EmbedTrueTypeFonts:=False,SaveNativePictureFormat:=False,SaveFormsData:=FalseSaveAsAOCELLetter:=False

End Sub

Slika 30-7. pokazuje primjer Wordovog dokumenta izra|enog proceduromGenWordReport.


942

SLIKA 30-7.

Dokument Wordaizra|en proce-durom GenWord-Report.

Pretvaranje aplikacije u programski dodatak

Nakon {to stvorite i temeljito provjerite niz naredbi i funkcija koje rade do-bro kao cjelina, mo`ete ih pretvoriti u oblik u kojem se pojavljuju kao diosamog Microsoft Excela 97. Da biste aktivnu radnu bilje`nicu spremili u for-

matu Add-in, odaberite Save As iz izbornika File, a zatim iz padaju}eg popi-sa Save As Type odaberite Microsoft Excel Add-In. Taj }e programski doda-tak nakon otvaranja biti skriven i ne}ete ga mo}i prikazati naredbom Unhide.

Da bi se za{titili znanje i trud proizvo|a~a Excelovih makro aplikacija,radna bilje`nica pohranjena kao programski dodatak potpuno je ne~itljiva,~ak i samom autoru. Stoga je poèljno prethodno pohraniti rezervnu kopijuradne bilje`nice kako biste je i naknadno mogli mijenjati i dora|ivati.

U radnu bilje`nicu koju namjeravate pretvoriti u programski dodatakmoète dodati proceduru Auto_Open koja }e se izvr{avati prilikom svakogotvaranja te radne bilje`nice, a samu radnu bilje`nicu moète pohraniti umapu XLStart tako da je Excel automatski otvara. Pa`ljivom upotrebomprocedure Auto_Open moète kreirati aplikaciju koja potpuno mijenja uobi-~ajeni izgled Excelovog radnog okru`ja, zamjenjuju}i ugra|ene izbornike itrake s alatima svojim vlastitim.


akro

nared

be i V

B

VII.

943

Neki nizovi procedura rade u radnoj bilje`nici ali ne rade ako su spremljenikao programski dodatak. Na primjer, RiverReport.xls ne radi kao programskidodatak. U datoteke programskog dodatka ne moète dodavati podatkekao u normalne radne bilje`nice jer su te datoteke skrivene i nemaju pro-zore. Umjesto toga moète preurediti makronaredbu tako da je kôd odvojenod podataka, pohranjuju}i podatke u pravu regularnu bilje`nicu te kreiraju}iu njoj dijagram.

UPOZORENJE!

Da biste radnu bilje`nicu pohranili kao programski dodatak, slijeditenaredne korake:

1. Uz aktivnu radnu bilje`nicu, u izborniku File odaberite naredbu Save As.

2. U okvir za dijalog Save As upi{ite naziv koji èlite dodijeliti datoteciprogramskog dodatka. Pritom pazite da programskom dodatku nedodijelite isti naziv kao i radnoj bilje`nici jer, ako, to u~inite Excel }e~itljivu radnu bilje`nicu zamijeniti potpuno ne~itkim programskimdodatkom. Ako vam pri tome radna bilje`nica ponovo zatreba, morat}ete je u potpunosti ponovno izraditi.

3. Iz padaju}eg popisa Save As Type odaberite Microsoft Excel Add-In.

4. Kliknite na gumb Save.