evaluated receipt settlement (english)

Process Documentation SAP Evaluated Receipt Settlement

Standard Process

Evaluated Receipt Settlement

The self-billing procedure allows you to settle shipment costs without needing to receive an invoice. In addition to the option of receiving an invoice from the service agent for the transportation services rendered, you can also have the service agent create a credit memo. In this case, the shipment costs calculated are forwarded directly to FI. The payment is then checked by the payee.

The freight costs, which are calculated and determined by the system are transferred directly to the accounting department, where the liabilities are then posted and the acrruals diminshed. Controlling payments is thus transferred to and conducted by the payee.

SAP Evaluated Receipt Settlement

SAP Transaction CodesSAP Evaluated Receipt Settlement

Service Entry SheetsAccount Assignment

ofFreight Costs


This depicts the acquisition of services of a forwarding company by a customer. There takes place no goods movement in the system because solely services are purchased and not physical goods in that sense.Although physical inventory and stocks are not affected by this process,goods receipt is posted on the basis of a service entry sheet.Service entry sheets (Leistungsblatt) entail the account assignment data of each relavant shipment.


Evaluated Receipt Settlement Polipol Solution


Process Flow Single and Multiple Shipments


Process Flow Extended Multiple Shipments


Shipment variations

Single ShipmentTruck is commissioned by a single sales organisation. The complete load is produced in one single factory.Consequently, the vendor account of the corresponding sales organization is debited by the transportation service provider.

Multiple ShipmentsTruck is commissioned by more than one sales organization.The complete load is produced at a single factory.

Extended Multiple ShipmentsOne truck is commissioned either by one sales organization or more than one sales organization. The load which is shipped to the customer is produced at more than one factory. In this variation trucks take the produced goods from the different production facilities to a collection point.Where they are grouped into one complete load which is then taken to the customer goods receipt facilities.


Shipment Planning


Preis Determinationin the

Freight Cost Document


ExternalForwarder

Internal truck pool

Polipol

Price list

Price list

Polipol

Self-Billing

Polipol

Factory

Freight Planning

InternalInvoice

Freight Planning

Freight Order


The price lists of each forwarding agent is transferred into the ERP system. Preferably with an upload program. When entering the shipment cost document, the prices from the price lists are inserted automatically in the pricing procedure of each shipment cost document according to the pre-determined pricing strategy. The prices are displayed on the self-billing form and in the invoice receipt. These prices display the liabilities to the service provider/vendor in the financial accounting.

External Forwarders


Shipment Cost DocumentForwarder 50120 Company Code DE30

Pricing Procedure

SAP

SAP


Account Assignmentof

Freight Cost Document


Creating Purchase Order

• Purchase orders have a runtime interval of 7 days, Moday to Sunday. • Purchase orders are created on the basis of the material availability date of the last-in-line factory. • Purchase orders are differentiated by company code, service agent and planning week.


Logistics

Accounting

OrderQty. = 1

Value = 1.369 EUR

Goods ReceiptQty. = 1

Invoice ReceiptValue = 1.369 EUR

KTO 472000 Debit1.369 EUR

Credit1.369 EUR

Debit1.369 EUR

Credit1.369 EUR

Account 191150

Account 50120

13.11.2015 18.11.2015 19.11.2015


Accounting - ItemsShipment Costs

GR/IR Account

Vendor Account


BalancePeriod 10


Account Determinationof

Shipment Cost Document


Account Determination


Forms


Hinweis zur Rechnungsstellung

Der Bundestag hat am 29. Juni 2013 das Amtshilferichtlinien-Umsetzungsgesetz verabschiedet, welches mit sofortiger Wirkung in Kraft tritt.Wichtigste Änderung ist darin der Umgang mit dem Wort "Gutschrift". Umsatzsteuerrechtlich ist eine Gutschrift ein Beleg, bei dem der Leistungsempfänger (Kunde) für den Leistungserbringer (Lieferant) eine "Gutschrift" oder "Belastung" erstellt.In diesem Fall müsste eigentlich der Leistungserbringer eine Ausgangs-Rechnung (oder "Rechnungskorrektur") mit Umsatzsteuer erstellen, die beim Leistungsempfänger zu einer Eingangsrechnung mit Vorsteuerabzugsberechtigung führt. Der Leistungserbringer ist Steuerschuldner für die abzuführende Mehrwertsteuer.Das Gutschriftsverfahren durch den Leistungsempfänger wird aber in der Praxis nur sehr selten angewandt. Eine solche Gutschrift müsste auch mit "Vorsteuer" erstellt werden. Für die Vorsteuerabzugsberechtigung ist das Wort "Gutschrift" zwingend erforderlich (§ 14 Abs. 4 S.1 Nr. 10 USTG).

Es wird allgemein empfohlen, das Wort "Gutschrift" nicht mehr für Storno-Rechnungen, Warenrücknahmen, Preisdifferenz-Gutschriften auf steuerrelevanten Papieren (Belegen) zu verwenden. Es könnte sonst evtl. die Annahme bestehen, dass es sich um ein Gutschriftsverfahren mit Steuerschuldnerschaft beim Gutschriftsempfänger handelt. Für die im Sprachgebrauch verwendete "Gutschrift" sollte auf Belegen z.B. "Rechnungskorrektur", "Korrektur-Rechnung" oder "Storno-Rechnung"verwendet werden.Empfängern einer "Gutschrift" wird (teilweise) empfohlen, mehrwertsteuerpflichtige Belege mit dem Wort "Gutschrift" abzulehnen.

Referenzen:• http://www.os-biz.de/fileadmin/os_biz_de/img/OS-BIZ_Bilder/Inhalt_Kundennewsletter_formatiert.pdf• http://www.cdh.de/user/eesy.de/cdh.de/dwn/bmf_13_rechnungen_gutschriften.pdf

Die im allgemeinen Sprachgebrauch bezeichnete Stornierung oder Korrektur der ursprüng-lichen Rechnung als Gutschrift (sog. kaufmännische Gutschrift) ist keine Gutschrift im umsatzsteuerrechtlichen Sinne. Wird in einem solchen Dokument der Begriff „Gutschrift“ verwendet, obwohl keine Gutschrift im umsatzsteuerrechtlichen Sinne nach §14 Abs.2 Satz2 UStG vorliegt, ist dies weiterhin umsatzsteuerrechtlich unbeachtlich. Die Bezeichnung als „Gutschrift“ führt allein nicht zur Anwendung des §14c UStG.Wird in einem Dokument sowohl über empfangene Leistungen (Gutschrift) als auch über ausgeführte Leistungen (Rechnung) zusammen abgerechnet, muss das Dokument die Rechnungsangabe „Gutschrift“ enthalten. Zudem muss aus dem Dokument zweifelsfrei hervorgehen, über welche Leistung als Leistungsempfänger bzw. leistender Unternehmer abgerechnet wird. In dem Dokument sind Saldierung und Verrechnung der gegenseitigen Leistungen unzulässig.


Self-Billing Form (sample)

MUSTER

MUSTER

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evaluated receipt settlement (english)

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