evaluasi sistem administrasi operasional gudang
TRANSCRIPT
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
EVALUASI SISTEM ADMINISTRASI OPERASIONAL GUDANG DALAM
RANGKA PENCAPAIAN GUDANG YANG OPTIMAL PADA DEPARTEMEN
PRINTING DI PT. BATIK DANAR HADI SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk Memenuhi Syarat-syarat Mencapai Gelar Ahli Madya
Di Bidang Manajemen Industri
Oleh :
BAMBANG IRAWAN F 3508063
PROGRAM STUDI DIPLOMA 3 MANAJEMEN INDUSTRI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2011
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
EVALUASI SISTEM ADMINISTRASI OPERASIONAL GUDANG DALAM
RANGKA PENCAPAIAN GUDANG YANG OPTIMAL PADA
DEPARTEMEN PRINTING DI PT. BATIK DANAR HADI SURAKARTA
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
MOTTO :
Ø Hidup selalu ada sebuah pilihan, berbijaklah untuk memilih masa
depan dengan melangkah penuh harapan.
Ø Hidup adalah perjuangan yang harus dinikmati karena hasil dari
perjuangan hidup adalah konsekuensi yang harus ditanggung
sendiri.
Penulis persembahkan untuk :
1. Ayahanda dan Ibunda tercinta
2. Saudara-saudara, terima kasih
buat semua motivasinya.
3. Bagi siapa saja yang mencari ilmu
dengan hati yang tawadlu.
4. Teman-teman MI 2008
5. Almamaterku.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah
melimpahkan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
Laporan Tugas Akhir dengan judul “PENERAPAN ANALISIS ABC DALAM
PENGENDALIAN BAHAN BAKU KAIN PADA PT. BATIK DANAR HADI DIVISI
PRINTING SURAKARTA” ini dengan baik.
Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi Syarat-syarat Mencapai Gelar
Ahli Madya pada Program Diploma 3 Program Studi Manajemen Industri
Fakultas Ekonomi Sebelas Maret.
Dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis menyadari bahwa kelancaran
dan keberhasilan penulisan ini tidak pernah lepas dari bantuan dan dorongan
berbagai pihak, untuk itu dengan segenap hati penulis menyampaikan terima
kasih kepada :
1. Bapak Dr. Wisnu Untoro, M.S selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sebelas Maret Surakarta.
2. Ibu Sinto Sunaryo, SE, M.Si selaku Ketua Program D3 Manajemen Industri
Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret
3. Bapak Joko Suyono, SE, M.Si selaku dosen pembimbing yang telah
memberikan bimbingan, motivasi dan saran sehingga tugas akhir ini dapat
diselesaikan.
4. Bapak dan Ibu dosen Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret
Surakarta, semoga ilmu yang didapat penulis menjadi berkah dan bermanfaat
untuk hidup dan masa depan.
5. Ayahanda dan ibunda tercinta yang dengan sabar memberikan dorongan
moral, semangat dan doanya serta dukungan materi yang sangat berarti.
6. Segenap karyawan PT. Batik Danar Hadi Surakarta yang telah meluangkan
waktu, memberi data, dan informasi bagi penulis.
7. Adinda tercinta Ari Sumardiningsih yang selalu membantu dalam pembuatan
tugas akhir ini, terima kasih atas dorongan moral, semangat dan bantuannya
yang sangat berarti.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
8. Sahabat - sahabat kost di Surakarta, seperti : Mas Sigit, Mas Hendra, Mas
Dea, Wangga, Andre, Yusnur, (semoga kita menjadi orang yang sukses)
9. Teman – temanku D3 Manajemen Industri Angkatan 2008, terima kasih atas
dukungannya (spesial Toni dan Galih).
10. Semua pihak - pihak yang tidak mungkin disebutkan satu persatu yang
secara langsung maupun tidak langsung telah banyak membantu penulis
dalam memyelesaikan tugas akhir ini.
Penulis menyadari masih banyak kekurangan dan kelemahan dalam
penulisan tugas akhir ini, untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran
yang membangun. Namun demikian, karya sedehana ini diharapkan dapat
bermanfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkan.
Surakarta, 2011
Penulis
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ......................................................................................... i
ABSTRAK ...................................................................................................... ii
HALAMAN PERSETUJUAN ........................................................................... iii
HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................ iv
MOTTO DAN PERSEMBAHAN ...................................................................... v
KATA PENGANTAR ....................................................................................... vi
DAFTAR ISI ................................................................................................... vii
DAFTAR GAMBAR......................................................................................... viii
DAFTAR SIMBOL .......................................................................................... ix
DAFTAR LAMPIRAN ...................................................................................... x
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah .................................................... 1
B. Rumusan Masalah ............................................................. 5
C. Tujuan Penelitian ............................................................... 5
D. Manfaat Penelitian ............................................................. 5
E. Metode Penelitian .............................................................. 6
F. Kerangka Penelitian .......................................................... 9
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Gudang ....................................................... 11
B. Macam-macam Gudang .................................................... 12
C. Jenis – Jenis Gudang ...................................................... . 14
D. Tugas Pergudangan .......................................................... 15
E. Fungsi Pergudangan ......................................................... 16
F. Waktu Tunggu ................................................................... 17
BAB III PEMBAHASAN
A. Profil Perusahaan .............................................................. 19
B. Laporan Magang Kerja ...................................................... 42
C. Analisis Data dan Pembahasan ......................................... 47
BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan ........................................................................ 71
B. Saran ................................................................................. 72
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
DAFTAR GAMBAR
GAMBAR Halaman
I. 1. Kerangka Pemikiran ................................................................................ 10
III. 1. Struktur Organisasi PT. Batik Danar Hadi Cabang Sondakan ............... 22
III. 2. Skema Proses Produksi ........................................................................ 33
III. 3. Bagan Alur Dokumen Keluar Masuk Gudang ........................................ 49
III. 4. Usulan Bagan Alur Dokumen Keluar Masuk Gudang............................. 52
III. 5. Skema Pembelian Bahan Baku ............................................................. 56
III. 6. Surat Jalan ............................................................................................ 58
III. 7. Lembar D.O (Decision Order) ................................................................ 60
III. 8. Formulir Order Produksi ........................................................................ 61
III. 9. Persediaan Masuk dan Keluar Barang .................................................. 63
III.10. Formulir Stock Opname ........................................................................ 65
III.11. Rekap Saldo dan Mutasi Barang .......................................................... 67
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
DAFTAR SIMBOL
Simbol Keterangan
Dokumen
Menunjukkan dokumen sebagai
masukan atau keluaran baik secara
manual atau secara komputerisasi.
Operasi Manual
Menunjukkan proses yang
dikerjakan secara manual.
Offline Storage
Digunakan untuk menyimpan data
sebagai arsip secara manual
Arus / Alir
Menunjukkan aliran antar proses
Operasi Komputer
Menunjukkan proses yang
dikerjakan komputer.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Surat Pernyataan
Lampiran 2. Surat Keterangan Magang Kerja
Lampiran 3. Nilai Magang Kerja
Lampiran 4. Surat Jalan
Lampiran 5. D.O (Decision Order)
Lampiran 6. PO (Purchase Order)
Lampiran 7. Kartu Persediaan Barang
Lampiran 8. Kertas Kerja Stock Opname
Lampiran 9. Rekap Saldo dan Mutasi Barang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ABSTRAK
EVALUASI SISTEM ADMINISTRASI OPERASIONAL GUDANG DALAM RANGKA PENCAPAIAN GUDANG YANG OPTIMAL PADA DEPARTEMEN PRINTING PT BATIK DANAR HADI SURAKARTA
OLEH BAMBANG IRAWAN
NIM : F3508063
Gudang merupakan salah satu asset yang penting bagi perusahaan dan keberadaannya perlu pengawasan dan pengendalian. Jal ini dikarenkan gudang memiliki dampak yang signifikan bagi produktifitas perusahaan. Keberadaan gudang pada sebuah perusahaan bisa memberikan pengaruh yang signifikan terhadap proses produksi. Apabila dengan pengelolaan kegiatan operasional gudang lebih optimal dan semua operasional administrasi yang dilakukan terdokumentasi dengan baik sehingga keberadaan gudang lebih efektif dan efisien.
Tujuan dalam penelitian ini adalah mengetahui sistem administrasi operasional gudang persediaan mulai dari pembelian bahan baku sampai bahan disimpan digudang PT Batik Danar Hadi Surakarta. Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah Data primer yang diperoleh berdasarkan wawancara dan observasi yang dilakukan oleh peneliti seperti jenis bahan baku, peralatan yang digunakan pada gudang dan data sekunder diperoleh dari catatan, buku bacaan dan data dari perusahaan, yang berhubungan dengan penelitian ini. Hasil pembahasan mengenai masalah yang dirumuskan adalah Sistem administrasi operasional gudang bahan baku dan barang jadi di PT Batik Danar Hadi Surakarta pada umumnya telah dilakukan dengan baik, dengan melibatkan berbagai fungsi dengan tugas dan tanggungjawab masing – masing serta telah dilengkapi dengan dokumen yang dapat dipertanggung-jawabkan. Walaupun masih terdapat beberapa dokumentasi yang masih belum standar, nantinya akan menjadi saran dalam penelitian ini.
Berdasarkan pembahasan yang dilakukan, peneliti memberikan usulan kepada perusahaan untuk melakukan evaluasi terhadap sistem administrasi operasional gudang secara optimal dan tanpa merubah formulir – formulir yang digunakan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ABSTRACT
EVALUATION OF WAREHOUSE ADMINISTRATION OPERATING SYSTEM IN ORDER TO ACHIEVE OPTIMUM WAREHOUSE
AT PRINTING DEPARTMENT OF PT BATIK DANAR HADI SURAKARTA
BY BAMBANG IRAWAN
NIM : F3508063
Warehouse is one important asset for the company and its existence is necessary supervised and controlled. This is because the warehouse has a significant impact on company productivity. The existence of the warehouse on a company can have a significant influence on the production process. If the management of warehouse operations more optimally and all administrative operations performed well documented, the warehouse operation will be more effective and efficient.
The purpose of this study was to determine the operational administration of the warehouse inventory system starting from raw material purchasing to materials stored in warehouse PT Batik Danar Hadi Surakarta. The data used in this study are primary data obtained through interviews and observations conducted by researchers such as type of raw materials, equipment used in warehouses and secondary data obtained from the records, books and data from the company, which is associated with this research. The results of the discussion of the formulated problem is operational warehouse administration system of raw materials and finished goods at PT Danar Hadi Batik Surakarta in general have done well, by involving a variety of functions with each duties and responsibilities, and also are equipped with a document that can be accounted for. However there is still some documentation which is not standard yet. It will become the advice in this study.
Based on discussions conducted, researchers gave suggestions to companies to conduct an evaluation of operational warehouse administration system optimally and without changing the forms used.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Keywords: Warehouse Administration Operating System, Optimal Warehouse, Raw Material Warehouse.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Gudang atau storage merupakan tempat menyimpan bahan
baku yang akan dilakukan proses manufaktur, maupun barang jadi
yang siap dipasarkan. pergudangan memainkan peranan kunci
dalam pengembangan strategi logistik terpadu. Operasi
pergudangan berkembang pesat sejalan dengan munculnya teknik-
teknik manajemen produksi tepat waktu dan respon cepat. Sistem
produksi tepat waktu menjadikan operasi pergudangan seperti
proses penerimaan barang, pencatatan dan proses pergudangan
lainnya dilakukan dengan cara yang optimal.
Tujuan keberadaan gudang adalah untuk menyimpan produk
sampai produk tersebut diminta oleh pelanggan. Aktivitas
pergudangan pada umumnya meliputi penerimaan (receiving),
pengalokasian (putaway), penyimpanan (storage), pemilihan (order
picking), pengepakan (packaging), dan pengiriman (shipping).
Dalam perencanaan pergudangan yang baik, penggunaan ruang
penyimpanan yang tersedia secara efektif dan sistem alokasi
penyimpanan yang baik harus dilakukan untuk meminimasi.
PT. Batik Danar Hadi merupakan perusahaan yang berskala
menengah yang bergerak di bidang Tekstil dan Garmen.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
2
Perusahaan ini berproduksi dalam dua kategori, diantaranya adaah
produksi harian(Reguler) dan produksi pesanan (order). Produk
diproduksi dalam berbagai ukuran dan perlakuan finishing sesuai
pesanan konsumen. Jika produk pesanan tidak sesuai dengan
warnanya maka prusahaan mampu untuk membuat lagi sesuai
dengan pesanan dan barang yang telah diproduksi tersebut masuk
sebagai bahan jadi yang tidak dipakai dimana bahan jadi tersebut
masuk digudang bahan jadi yang bertempatkan jadi satu dengan
pengendalian kualitas (Quality control).
Untuk menyimpan bahan baku dan produk jadinya,
Perusahaan mempunyai satu area gudang barang dimana gudang
tersebut jadi satu tetapi berbeda tempat dengan Quality Control, jadi
tempat antara bahan baku dan bahan jadi terpisah oleh sekat yang
memisah gudang tersebut menjadi sama luasnya. Aktivitas
pergudangan Perusahaan saat ini meliputi penerimaan bahan baku
dan bahan setengan jadi (kain yang dilasem) digudang bahan baku
dan penerimaan barang jadi dari lantai produksi, penyortiran,
penyimpanan barang, tambahan finishing dan packaging digudang
bahan jadi.
Permasalahan yang terjadi adalah perluasan ruang gudang
tidak disertai dengan pengaturan alokasi barang jadi yang baik.
Setelah proses penyortiran, barang ditempatkan begitu saja di lantai
penyimpanan yang kosong. Penempatan barang dengan jenis dan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3
ukuran berbeda ditempatkan secara random dan bercampur. Selain
itu fasilitas yang digunakan di dalam gudang masih menggunakan
tenaga manusia untuk mengangkut bahan jadi. Barang jadi ataupun
bahan baku yang ditempatkan pada pallet-pallet kayu juga tidak
tersusun dengan rapi. Ketidakteraturan penyusunan pallet ini
disebabkan tidak adanya rak untuk menyimpan barang jadi ataupun
bahan baku dan tidak adanya sistem alokasi penyimpanan di
gudang barang jadi dan gudang bahan baku. Ketidakteraturan
alokasi penyimpanan barang jadi ini menyebabkan ketidakefisienan
pada jalannya barang masuk atau keluar sehingga terjadi
pemborosan pada biaya material handling.
Akibat dari tidak adanya sistem alokasi penyimpanan juga
berpengaruh pada ketidakefisienan sistem penempatan barang.
Ketidakefisienan ini dapat dilihat dari hasil observasi,dimana banyak
sisa bahan baku ataupun barang jadi yang menumpuk tidak tertata
dan tidak tercatat secara rapi. Jika sisa barang jadi atau bahan baku
sudah masuk pada kartu persediaan pun tidak akan berjalan lama
dalam proses pencatatan nya dikarenakan barang yang tidak dipakai
menumpuk dan kartu persediaan sudah hilang atau tidak ada lagi
maka barang tersebut termasuk barang yang tidak mempunyai
riwayat pencatatan kartu gudang. Penempatan atau alokasi barang
di tempat penyimpanan tidak disertai proses pencatatan dan
identitas pallet. Oleh karena itu pada saat pengambilan suatu item
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
4
sering tidak diketemukan. Kesulitan menemukan barang jadi yang
tidak dipakai sudah disimpan juga disebabkan oleh banyaknya
jumlah item barang jadi yang disimpan dilihat dari ukuran dan
jenisnya.
Berdasarkan uraian di atas, diperlukan adanya perencanaan
sistem alokasi penyimpanan yang mampu mengatasi permasalahan
pergudangan yang dihadapi Perusahaan. perencanaan sistem
alokasi penyimpanan meliputi penentuan kebutuhan ruang, desain
rak, alokasi penempatan barang dan sistem pencatatan barang.
Oleh karena itu, perencanaan sistem alokasi penyimpanan ini
meliputi perencanaan rak penyimpanan, penentuan alokasi
penempatan barang dan pembuatan sistem informasi sederhana
pergerakan barang. Perencanaan ini diharapkan menghasilkan
sistem pengaturan barang dan pencatatan yang jelas untuk
mengurangi penumpukan barang. maka mengambil judul
“EVALUASI SISTEM ADMINISTRASI OPERASIONAL GUDANG
DALAM RANGKA PENCAPAIAN GUDANG YANG OPTIMAL
PADA DEPARTEMEN PRINTING DI PT. BATIK DANAR HADI
SONDAKAN”.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
5
B. Rumusan Masalah
Sesuai dengan uraian latar belakang di atas, maka rumusan
masalah penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Bagaimanakah sistem operasional gudang bahan baku mulai
dari barang masuk sampai barang keluar ?
2. Apakah penerapan fungsi gudang pada perusahaan, sudah
optimal ?
C. Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penulisan dalam penulisan tugas akhir ini adalah
sebagai berikut :
1. Mengetahui sistem operasional gudang bahan baku mulai dari
barang masuk sampai barang keluar.
2. Mengetahui sistem administrasi operasional gudang yang optimal
diperusahaan.
D. Manfaat Penelitian
Manfaat yang dapat diambil dari hasil penelitian ini adalah:
1. Bagi Perusahaan
Hasil pembahasan dalam tugas akhir dapat menjadi bahan
pertimbangan bagi perusahaan dalam rangka penentuan
kebijakan mengenai pengelolaan gudang dalam perusahaan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
6
2. Bagi Peneliti
a Memperoleh gambaran secara langsung tentang dunia kerja
dari perusahaan yang diamati.
b Sebagai media dalam membandingkan antara pengetahuan
dan keterampilan mengenai manajemen pergudangan yang
telah dipelajari selama di bangku kuliah dengan penerapan
manajemen pergudangan di perusahaan.
3. Bagi Peneliti Selanjutnya
Diharapkan hasil pengamatan ini dapat memberikan manfaat bagi
pembaca yang akan mengamati tentang manajemen pergudangan
pada masa yang akan datang.
E. Metode Penelitian
1. Desain Penelitian
Desain penelitian ini dilakukan dengan cara pengamatan langsung
di lapangan, kemudian membandingkan dengan teori yang
diuraikan dalam kajian pustaka dan melakukan pembahasan
terhadap rumusan masalah yang telah ditentukan.
2. Obyek Penelitian
Penelitian dilakukan di pabrik Batik Printing Danar Hadi Sondakan
milik PT. Batik Danar Hadi Departemen Printing yang berlokasi di
Jl. Tegal Mulyo No. 17 Laweyan, Solo. Obyek yang diamati tentang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
7
bagaimana penerapan layout gudang dan administrasi operasional
gudang pada Perusahaan ini.
3. Jenis dan Sumber Data
Jenis dan Sumber Data dalam penelitian dibedakan menjadi 2
(dua) yakni :
a Data Primer
Merupakan data yang diberikan oleh sumber data secara
langsung kepada pengumpul data
b Data Sekunder
Merupakan data yang diperoleh dari sumber data secara tidak
langsung kepada pengumpul data Dalam penelitian ini, peneliti
tidak menggunakan data primer karena data yang akan
digunakan sudah tersedia di perusahaan. Maka dari itu, data
yang digunakan adalah data sekunder. Data sekunder yang
digunakan adalah :
1) Dokumen administrasi operasional gudang perusahaan.
2) Studi Kepustakaan yaitu dengan mempelajari buku-buku
yang berkaitan dengan manajemen pergudangan.
4. Teknik Pengumpulan Data
a. Wawancara
Mengambil data dengan bertanya secara langsung kepada pihak
perusahaan agar data yang diperoleh lebih lengkap.Wawancara
dilakukan terhadap Karyawan Bagian Gudang, Karyawan Bagian
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
8
Produksi, Kepala Divisi Bagian Gudang, Kepala Divisi Bagian
Produksi dan Kepala pabrik.
b. Observasi
Teknik pengumpulan data dengan mengamati obyek secara
langsung di lokasi pengamatan sehingga dapat mengetahui
secara langsung obyek yang diamati.
c. Studi Pustaka
Pengumpulan data yang diperoleh dari catatan, laporan,
dokumen, serta tulisan ilmiah dan sumber-sumber lain yang
sekiranya dapat dipergunakan.
5. Teknik Analisis
Teknik Analisis yang digunakan adalah pembahasan desktriptif
yaitu teknik untuk membuat gambaran atau deskripsi secara
sistematis, faktual, dan akurat mengenai suatu obyek yang diteliti.
Dalam penelitian ini, yang dibahas adalah sistem administrasi
operasional gudang pada Perusahaan PT. Batik Danar Hadi
Departemen Printing kemudian membandingkan pengamatan
mengenai implementasi sistem tersebut dalam perusahaan dan
diakhiri dengan menyimpulkan hasil pembahasan serta
memberikan usulan teknis kepada perusahaan, mengenai
administrasi operasional gudang melalui formulir-formulir yang
terstandar.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
9
F. Kerangka Pemikiran
Dalam penyusunan administrasi operasional gudang harus
memperhatikan formulir atau dokumen yang dimiliki perusahaan tersebut.
Adapun dokumen tersebut antara lain : P.O (purchase order), D.O
(decision order), bukti pembelian, kartu persediaan barang, stock opname,
rekap saldo & mutasi barang.
Selain itu juga harus memperhatikan sumber daya manusianya, dalam hal
ini para karyawan atau pekerja. Dalam penyusunan administrasi gudang
dapat dilakukan dalam beberapa langkah yaitu :
1. Membandingkan administrasi operasional gudang yang sekarang
dengan kriteria administrasi operasional gudang yang baik.
2. Mengevaluasi hasil analisis yang telah dilakukan, dan dari hasil
evaluasi tersebut dapat diketahui operasional sistem yang
digunakan sekarang sudah optimal atau belum. Jika administrasi
sudah optimal, maka tidak perlu dilakukan perubahan atau
penambahan, tetapi jika belum optimal maka perlu diberikan usulan
yang sesuai kriteria administrasi operasional gudang yang baik.
3. Mengajukan usulan sistem administrasi operasional gudang dan
kemudian menganalisis gudang yang optimal, jika hasilnya belum
optimal maka diajukan usulan alternatif yang mencapai pada
gudang yang optimal.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
10
Gambar 1.1 Kerangka Pemikiran
Masalah yang terjadi di Perusahaan adalah adanya penumpukan
sisa bahan baku yang tidak terpakai. maka dari itu, dengan adanya
administrasi operasional gudang yang disiplin dapat mengantisipasi
adanya kesalahan pengambilan barang dan mengurangi adanya
penumpukan bahan serta kehabisan persediaan bahan dalam gudang, hal
ini memberikan dampak positif terhadap fungsi gudang bahan pada
perusahaan. Apabila hal ini terwujud, maka masalah mengenai
penumpukan barang dapat terselesaikan. Jika tidak optimal dalam sistem
administrasi operasional gudang maka gudang ditinjau lagi.
Mencatat Alir Pekerjaan
Evaluasi Administrasi Operasional Gudang Yang Telah Ada
Memberikan Usulan Pada Administrasi Operasional Gudang
Evaluasi Administrasi Operasional Gudang Yang Diusulkan
Optimal
Belum Optimal
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
11
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
1. Pergudangan
Pergudangan merupakan bagian integral dari sistem logistik
yang berperan penting dalam melayani pelanggan dengan biaya
seminimal mungkin. Selain itu juga merupakan jaringan primer
diantara produsen dan pelanggan yang digunakan untuk
menyimpan persediaan selama seluruh bagian proses logistik
berjalan.
Pergudangan diperlukan dalam rangka :
1. Mencapai transportasi yang ekonomis
2. Mencapai produksi yang ekonomis
3. Mendapat keuntungan dari diskon pembelian dengan
kuantitas banyak dan pembelian duluan.
4. Memelihara sumber persediaan.
5. Mendukung kebijakan pelayanan pelanggan perusahaan.
6. Mengantisipasi kondisi perubahan pasar (musiman, fluktuasi
permintaan, kompetisi).
7. Mengatasi perbedaan ruang dan waktu yang berada diantara
produsen dan konsumen.
8. Menetapkan setidak-tidaknya biaya total logistik seimbang
dengan tingkat pelayanan pelanggan yang diinginkan.
11
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
12
9. Mendukung program just in time dari supplier dan pelanggan.
2. Macam-macam Gudang
Seiring dengan perkembangan dunia usaha yang menuntut adanya
optimalisasi penggunaan gudang, maka macam-macam gudang
yang sering dijumpai di dunia kerja nyata adalah sebagai berikut
(Widjaja Tunggal. 2009 : 49 – 50) :
1. Gudang Campuran (mixing warehouse)
Produk campuran melibatkan banyak lokasi pabrik (pabrik A, B, dan
C) yang mengirimkan produk (produk A, B, dan C) ke gudang pusat
dengan jumlah yang banyak, dimana pesanan pelanggan sifatnya
bervariasi dan digabungkan saat dikirim.
2. Gudang Breakbulk (breakbulk warehouse)
Adalah fasilitas yang menerima pengiriman produk dengan jumlah
banyak dari pabrik. Beberapa pesanan pelanggan digabungkan ke
dalam pengiriman tunggal dari pabrik menuju gudang breakbulk
kemudian pesanan akan dibagi / dibuat menjadi pengiriman LTL
(Least-than-truckload/kurang dari muatan gudang) yang lebih kecil
jumlahnya, dan dikirim ke pelanggan yang letaknya dekat dengan
gudang.
3. Gudang Konsolidasi (consolidation warehouse)
Pesanan skala kecil dari sejumlah supplier dikirimkan ke gudang
konsolidasi yang dekat dengan supplier sehingga LTL (Least-
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
13
thantruckload) dapat digunakan bila perlu dalam jumlah sedikit dan
sisanya digunakan untuk waktu jangka panjang dari gudang ke
perusahaan.
Menyimpan persediaan di dalam gudang diperlukan untuk
memelihara sumber persediaan. Sebagai contoh, pemilihan waktu
dan kuantitas pembelian penting untuk dipertahankan supplier
terutama selama periode kritis. Diperlukan juga penanganan
persediaan jangka pendek sebagai akibat kerusakan dalam
pengangkutan, stockout penjual, ataupun pemogokan pada salah
satu supplier perusahaan. Mayoritas perusahaan menggunakan
pergudangan dengan tujuan untuk mencapai total biaya logistik
seminimal mungkin dalam melayani pelanggan karena
pergudangan memungkinkan manajemen untuk menyeleksi model
transport dan tingkat persediaan sehingga bila digabungkan
dengan komunikasi dan sistem proses pesanan serta alternatif
produksi, dapat meminimalkan total biaya pelayanan pelanggan.
Faktor-faktor utama yang mempengaruhi sifat dasar dan
pentingnya pergudangan, yaitu :
1. Waktu
Waktu merupakan salah satu unsur terpenting dalam keefektifan
pergudangan. Maka dari itu, operasi gudang terbaik adalah gudang
yang dirancang untuk mengurangi setiap aspek waktu siklus
pesanan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
14
2. Kualitas
Kualitas sama pentingnya dengan ketepatan waktu, dan user saat
ini selalu mengharapkan hasil yang mendekati kesempurnaan.
3. Perhatian
Perhatian pada gudang merupakan perbaikan produktivitas aset.
Tiga fungsi kritis adalah mengurangi biaya total, penggunaan
kembali dan daur ulang.
4. Perkembangan jaman
Di abad 21, Manajer gudang harus mengembangkan jenis tenaga
kerja baru serta perlu bagi manajemen dan tenaga kerja untuk
berubah secara signifikan.
3. Jenis-jenis Gudang
Menurut Heizer and Render (2005), tata letak gudang (warehouse
layout) adalah menemukan titik optimal di antara biaya penanganan
bahan dan biaya-biaya yang berkaitan dengan luas ruang dalam
gudang. Seringkali kita mengasumsikan bahwa gudang adalah
merupakan ruangan, dimana ruangan itu digunakan untuk
menyimpan barang. Asumsi ini tidak selamanya benar, berikut kita
akan ditunjukkan mengenai jenis-jenis gudang dalam dunia
industri(ahyari agus : ).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
15
Terdapat 6 (enam) macam gudang yang biasa digunakan, yaitu :
1. Gudang bahan baku
2. Gudang setengah jadi.
3. Gudang barang jadi.
4.Gudang perlengkapan produksi.
5. Gudang komoditas khusus (special commodity warehouses).
6. Gudang kantor pabrik.
4. Tugas-tugas pergudangan
Pergudangan dalam perusahaan bukan hanya sekedar sebagai
tempat penyimpanan saja. Secara garis besar, pergudangan
memiliki tugas sebagai berikut :
1. Menerima, menyimpan
2. Masukan pesanan
3. Pengambilan, penyelenggaraan, pemuatan
4. Cross Docking
5. Proses pengembalian, penggantian
6. Packing, labeling
7. Pengumpulan, perpaduan, pengisian
8. Promosi
9. Breadbulk dan konsolidasi
10. Transportasi
11. Pelayanan ekspor/impor
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
16
12. Bukti pengiriman
13. Peniruan/pelayanan pelanggan
14. Laporan pelayanan/pengawasan pengangkutan
15. Lokasi
16. Manajemen real estate
17. Jaringan analisis
18. Perkembangan sistem
5. Fungsi pergudangan
Terdapat 3(tiga) fungsi dasar pergudangan ,yakni : perpindahan,
penyimpanan , dan transfer informasi (Widjaja Tunggal :55) :
1. Perpindahan (movement)
Fungsi ini dibagi menjadi beberapa aktivitas, yakni :
1) Penerimaan (receiving)
2) Transfer atau penyimpanan (transfer or put away)
3) Pengambilan pesanan pelanggan atau penyeleksian
pesanan (customer order picking or order selection)
4) Cross Docking
5) Pengiriman (shipping)
2. Penyimpanan (storage)
Fungsi penyimpanan terbagi atas penyimpanan sementara dan
semi permanen.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
17
3. Transfer Informasi (information transfer)
Transfer informasi terjadi secara serempak dengan
pergerakan dan fungsi penyimpanan. Gudang adalah hal yang
penting bagi perusahaan dalam rangka menjaga konsistensi
ketersediaan bahan/barang ketikabahan/barang terebut
dibutuhkan untuk dikonsumsi. Namun keberadaanya tidak
merupakan harga mati bagi sebagian perusahaan karena
keberadaan gudang hanya akan menambah adanya tambahan
biaya yang nantinya akan menjadi beban biaya tambahan pada
produk yang dijual ke konsumen. Maka dari itu gudang yang
dimiliki perusahaan, harus memperhitungan tingkat efektivitas
dan efisiensi penggunaannya. Hal ini yang menjadi pekerjaan
besar bagi Manajemen perusahaan sebelum memutuskan
bahwa perlu membuat gudang baru atau cukup sewa gudang
dengan cara sub kontrak.
6. Waktu Tunggu
Waktu tunggu (idle time) adalah waktu yang tidak dapat
menghasilkan sesuatu akibat adanya aktivitas yang menghambat
proses produksi (Stanley & David. 2002 : 201). Dalam perusahaan,
waktu tunggu adalah pemborosan. Waktu tunggu dapat berasal dari
banyak sebab. Menunggu suku cadang didapatkan kembali dari
sebuah lokasi penyimpanan, menunggu sebuah alat untuk
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
18
digantikan, menunggu sebuah mesin untuk diperbaiki atau
dipasang untuk sebuah produk yang berbeda, menunggu unit
berikut untuk bergerak turun kelini. Pemborosan paling besar
diasosiasikan dengan menunggu yang bukan mencakup menunggu
orang melainkan menunggu persediaan. Dalam tatanan tradisional,
bahan baku dan suku cadang dapat menganggur selama
berminggu-minggu dan berbulan-bulan sebelum dibutuhkan.
Barang dalam proses bisa menunggu berminggu minggu untuk
memiliki beberapa jam untuk dilakukannya pekerjaan bernilai
tambah. Barang-barang jadi mungkin menunggu pelanggan selama
periode sangat lama. Just in Time tidak mengijinkan tunggu50
menunggu semacam ini terjadi, dan biaya pengangkutannya
dihilangkan (Stanley & David . 2002 : 215)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
19
BAB III
PEMBAHASAN
A. Profil Perusahaan
1. Latar Belakang
Perusahaan Batik Danar Hadi merupakan perusahaan
perseorangan yang berbentuk Home Industry. Perusahaan hanya
menyediakan bahan baku dan pengolahan batik seperti kain dan
obat-obatan, sedangkan proses pembuatannya dilakukan di rumah
para pekerja yang bertempat tinggal di sekitar perusahaan.
Sebagai perusahaan yang bersifat home industry, maka produk
yang dihasilkan pada mulanya adalah batik tulis.
Awal mulanya perusahaan batik Danar Hadi bernama Sri Kraton
yang waktu itu didirikan oleh Wongso Dinomo pada tahun 1967 di
kota Surakarta. Kemudian oleh cucunya Hadi Santosa diubah
menjadi perusahaan perseorangan yang mendapat ijin dari
Departemen Perdagangan No. 95890. Perusahaan terus
berkembang dan selanjutnya diberi nama Danar Hadi, yang diambil
dari nama pemiliknya Ibu Danarsih dan Hadi Santosa.
Berkat keuletan, pengalaman, keahlian dalam membatik dan
jiwa wiraswasta pimpinan perusahaan, baik dalam mendesain
produk maupun pengelolaan perusahaan sangat menunjang
berkembangnya perusahan tersebut. Dengan adanya corak dan
19
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
20
motif batik yang mengikuti selera konsumen dan mode yang
digemari akhirnya perusahaan dapat meningkatkan omset
penjualan secara perlahan.
Pada tanggal 1 Oktober 1984 perusahaan perseorangan diubah
menjadi perusahaan yang berbadan hukum yang diresmikan
dihadapan Notaris Maria Theresia Budi Santosa, SH. Dengan No
17, tanggal 11 Desember 1984. Namanya berubah menjadi PT.
Batik Danar Hadi Santosa. Lokasi kantor pusat PT. Batik Danar
Hadi Santosa adalah di Jl. Dr Rajiman No. 194 Surakarta. Kantor
cabang di Jakarta, Surabaya, Semarang, Yogyakarta, Denpasar,
Kuta Bali, Ujung Pandang, Batam dan Medan.
Keterangan secara jelas :
a. Nama Perusahaan :
Sri Kraton, berdiri tahun 1967 yang berubah menjadi
PT. Batik Danar Hadi pada tahun 1984.
b. Alamat Kantor :
Jln. Dr. Radjiman no. 194 Surakarta
c. Alamat Pabrik Printing :
Kampung Sondakan
d. Perwakilan :
Jl. Raden Saleh Surakarta
Nama dan penanggung jawab PT. Batik Danar Hadi adalah H.
Santoso.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
21
e. Bidang Usaha :
Industri Perdagangan Pabrik
f. NPWP : 1245900439
g. Status Perusahaan.
Non fasilitas
h. Ijin No 503/24/V.3/1985 Tanggal 13 Januari 1985
2. Struktur Organisasi PT. Batik Danar Hadi
Struktur organisasi adalah suatu kerangka yang menunjukkan
hubungan antara pejabat maupun bidang yang satu dengan bidang
yang lainnya menurut skema kerja. Dengan adanya struktur
organisasi yang baik, maka akan dapat membawa keuntungan
pelaksanaan pekerjaan dan dari struktur organissi inilah dapat
diketahui mengenai kedudukan, tanggung jawab, wewenang, tugas
dan kewajiban dari masing-masing personil. Keterangan lebih
dapat dilihat pada gambar 3.1
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
22
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
23
Adapun tugas, wewenang dan tanggung jawab yang ada di
PT. Batik Danar Hadi Cabang Sondakan dari gambar 3.2 adalah
sebagai berikut :
1. Manajer Produksi
a. Melakukan proses produksi dan bertanggung jawab
terhadap kelancaran produksi, kualitas dan kuantitas hasil
produksi.
b. Melaporkan hasil produksi dan mendistribusikannya ke
bagian pemasaran.
2. Asisten Manajer Produksi
a. Mengawasi Seluruh Persiapan Produksi.
b. Menerima dan memberikan alternatif suplier yang berkaitan
dengan bidang persiapan.
c. Mengatur pembagian tugas dan memberi tanggung jawab
secara jelas kepada bawahannya.
3. Komposisi
a. Memberikan warna pada motif yang diinginkan sesuai
dengan karakter motif dan warna yang dipesan konsumen
yang berupa sampel.
b. Menyerasikan warna agar warna pada motif terlihat lebih
menarik.
4. Mandor
a. Mengawasi proses produksi pada saat pencetakan (printing).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
24
b. Mengatur dan menyeleksi setiap proses pencetakan.
5. Personalia
Menangani masalah kepegawaian dan ketenagakerjaan
sehingga tenaga kerja memegang peranan yang sangat penting
dalam menunjang keberhasilan usaha PT Batik Danar Hadi.
6. Akuntansi
a. Bertanggung jawab terhadap penerimaan, penyimpanan dan
pengeluaran uang untuk keperluan proses produksi.
b. Mengurus pembagian gaji karyawan.
c. Menghitung keperluan keuangan baik ke dalam maupun
keluar.
7. Logistik
a. Mengurus keluar masuknya barang di pabrik sondakan.
b. Menyediakan alat dan bahan untuk keperluan proses
produksi.
8. Tracer
Mengerjakan pembuatan gambar yang telah disetujui oleh
kantor pusat, yaitu memindahkan gambar dari kertas ke
astralon.
9. Persiapan Kain
Bertanggung jawab mengatur keluar masuknya kain, serta
menyediakan kain yang akan diproduksi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
25
10. Persiapan Afdruk
Memindahkan gambar ke dalam plankan (screen).
11. Persiapan Obat
Mencampurkan obat yang telah dikomposisikan, yang
selanjutnya akan digunakan untuk proses produksi.
12. Persiapan Grounding
Memberikan warna dasar pada kain (lasem).
13. Finishing
Pemberian uap pada kain yang telah dicetak dengan tujuan
untuk memperbesar penetrasi zat warna ke dalam serat
(mematikan warna agar tidak luntur).
14. Gudang Jadi
a. Menyeleksi kain dengan cara memisahkan kain menurut
derajat dan panjangnya.
b. Membungkus kain sesuai permintaan pasar, yaitu kain di roll
atau di volding.
3. Status Karyawan PT. Batik Danar Hadi divisi printing
a. Jumlah Tenaga Kerja
Tenaga kerja yang dimiliki oleh PT. Batik Danar Hadi cabang
Sondakan ini berjumlah 104 orang, dengan pengelompokkan
terdiri dari :
1) Karyawan bulanan, berjumlah 22 orang.
2) Karyawan borongan, berjumlah 45 orang.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
26
3) Karyawan harian, berjumlah 37 orang.
b. Pengaturan Jam Kerja
1) Senin – Kamis jam kerja dimulai pukul 08.00-10.30 WIB,
istirahat 1 jam dan dimulai kerja pukul 12.30-16.00 WIB.
2) Jumat jam kerja dimulai pukul 08.00-12.00 WIB, istirahat 1 jam
dan mulai kerja pukul 13.00-16.00 WIB.
3) Sabtu jam kerja dimulai pukul 08.00-14.00 WIB.
Catatan : apabila ada pesanan yang harus dipenuhi
secepatnya, maka jam kerja diperpanjang sampai pukul 16.00
WIB.
4. Penggajian Karyawan pada PT. Batik Danar Hadi divisi printing
Pembagian gaji dibagi menjadi 3 kelompok, yaitu :
a. Karyawan Bulanan
Karyawan yang cara menerima upah atau gaji atas jasa yang
diberikan kepada perushaan dengan ketentuan per bulan atau
setiap tanggal 1(satu). Pembagian gaji didasarkan pada
komponen yang berlaku seperti tunjangan pendidikan, tunjangan
jabatan, jumlah jam lembur, kemampuan dan usaha karyawan
serta kebijaksanaan pemimpin.
b. Karyawan Harian
Karyawan yang cara menerima gaji atau upah dengan ketentuan
harian (absensi). Gaji yang diterima sesuai UMR (Upah Minimum
Regional).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
27
c. Karyawan Borongan
Karyawan yang cara menerima upah atau gaji dengan ketentuan
jumlah barang yang dihasilkan atau hasil produksi yang telah
dikerjakan. Karyawan ini menerima gaji satu minggu sekali,
setiap hari jumat.
5. Aktivitas dan Output Perusahaan
a. Aktivitas
Aktivitas produksi yang dilakukan setiap karyawan bekerja
sesuai engan bidang unit kerjanya masing-masing. Pekerjaan yang
dilakukan mulai dari pembuatan motif, pencampuran warna,
pembuatan seri warna, pencelupan, proses produksi, steam,
pencucian, pengeringan, finishing.
Perusahaan memproduksi secara massal, yang biasanya
diarahkan pada pembuatan produk kain bercorak dengan teknik
cetak saring untuk pangsa pasar masyarakat yang taraf
ekonominya menengah ke bawah.Perusahaan yang memproduksi
sesuai pesanan, dalam hal ini pemesan merancang, membuat, dan
membawa motif sendiri atau perusahaan menawarkan motif yang
ada.Selain itu perusahaan juga memproduksi secara terus-
menerus dengan maksud menambah koleksi produksi yang
disesuaikan dengan mode yang sedang berkembang.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
28
b. Hasil Produksi
Jenis hasil produksi PT. Batik Danar Hadi berupa batik dan
tekstil bermotif batik yang diklasifikasikan menjadi 4 jenis, antara
lain:
1) Batik tulis
2) Batik cap
3) Batik kombinasi(cabut warna)
4) Tekstil motif batik
c. Pemasaran
Kegiatan pemasaran yang dilakukan oleh PT. Batik Danar Hadi
adalah sebagai berikut :
1) Mendirikan show room di Solo dan beberapa kota lain di
Indonesia.
2) Memberikan kredit dan konsinyasi serta menjual secara
grosir kepada konsumen, dalam hal ini ditangani oleh kantor
pusat.
3) Mengekspor produknya ke luar negeri, diantaranya Asia,
Amerika, Eropa, dan Australia.
4) Menjual produknya melalui pihak lain yang telah membuat
kontrak kerja penjualan. PT. Batik Danar Hadi dalam
memasarkan produknya menggunakan saluran distribusi,
yaitu :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
29
1) Produsen-Konsumen
2) Produsen-Pengecer-Konsumen
3) Produsen-Pedagang Besar-Pengecer-Konsumen.
Cabang-cabang pemasaran (show room) PT. Batik Danar
Hadi di Indonesia antara lain :
1) Rumah Batik Danar Hadi
Lokasi : Solo (3 lokasi), Jakarta (3 lokasi), Medan,
Semarang, Yogyakarta (2 lokasi), Surabaya (2 lokasi).
2) Sentra Batik Danar Hadi
Jl. Honggowongso No. 78 A, Solo.
3) Export Departement
Jl. Slamet Riyadi No. 205, Solo.
4) Jawi Antik Galeri
Di Solo dan Jakarta.
5) Shop
Jakarta (22 lokasi), Bandung (6 lokasi), Tasikmalaya,
Cirebon, Sukabumi, Kuningan, Semarang (2 lokasi),
Surabaya, Bali (3 lokasi), Batam.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
30
6. Aspek Produksi
1. Bahan Baku
Bahan baku yang dingunakan dalam proses produksi adalah :
1) Katun
Merupakan jenis kain yang terbuat dari serat alam seperti
kapas. Berdasarkan susunan dan tingkat ketebalan tenunan
dibedakan menjadi beberapa jenis, setiap tingkatan jenis
memiliki karakter dan kualitas yang berbeda, diantaranya:
a) Katun primisima : merupakan golongan kain mori yang
halus.
b) Katun prisma : merupakan golongan kain mori halus yang
berkualitas setelah katun primisima. Berdasarkan kontruksi
kainnya, katun prisma dibagi menjadi tiga yang biasa disebut
katun 1, katun 2, katun 3.
2) Rayon
Merupakan jenis kain tenun hasil atau modifikasi antara
serat kapas, bahan yang digunakan terdiri dari empat jenis,
diantaranya : santung, paris, dan genio.
3) Georgette
Merupakan jenis kain yang berasal dari serat sintesis,
yaitu bahan polyester. Bahan yang digunakan terdiri dari empat
jenis diantaranya : peeackskin, sifon, satin, dan nashisi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
31
4) Sutra
Merupakan bahan yang berasal dari lendir ulat sutra. Bahan
yang digunakan terdiri dari enam jenis, diantaranya : sutra 56,
sutra 54, sutra 55, sutra creep, sutra sifon, dan sutera ATBM.
2. Bahan Baku Pembantu
a. pada proses gambar design atau trace
1) tinta hitam, untuk menggambar maupun mengeblok motif atau
gambar.
2) bedak atau kapur, untuk mempermudah dalam menggambar
pada kertas astralon.
b. Pada proses autofilm
1) air, digunakan untuk membersihkan kertas film.
2) developer, zat yang berfungsi untuk menimbulkan gambar
kebalikan dari motif semula setelah dilakukan proses kontak.
3) fixer, zat untuk membersihkan kertas film setelah proses
penimbulan gambar, agar menghasilkan motif yang jelas.
c. Pada pembuatan plankan (afdruk)
1) emulsi, sebagai obat afdruk
2) air, untuk melarutkan obat dan membersihkan plankan screen,
sehingga motif akan timbul pola atau gambar pada plankan
screen.
d. Pada proses komposisi warna
1) soda kue, berfungsi melekatkan zat warna agar tidak luntur.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
32
2) auxal PAL, berfungsi sebagai zat anti reduktif dan zat warna.
3) urea, berfungsi sebagai zat hidroskopis dan perata zat warna.
4) calgon, berfungsi sebagai pembersihan dari biji besi.
5) manutex, berfungsi sebagai pengikat zat warna
6) defumax, berfungsi sebagai zat anti busa.
e. Pada proses obat pewarna (colour shop)
sama pada proses komposisi warna, hanya pada proses
obat pewarna berbeda besarnya takaran dari masing-masing
lebih besar.
3. Tahap-tahap Proses Produksi divisi printing
Kegiatan produksi merupakan kegiatan utama dalam seluruh
aktifitas perusahaan. PT. Batik Danar Hadi divisi printing termasuk
perusahaan manufaktur, artinya mengolah bahan baku atau bahan
mentah, setengah jadi menjadi bahan jadi. Adapun proses produksinya
dapat digambarkan sebagai berikut:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
33
Gambar 3.2 Skema Proses Produksi
Sumber : PT. Batik Danar Hadi divisi Printing
Dari gambar tersebut dapat diketahui bahwa dalam
memproses bahan baku menjadi bahan jadi ada sebelas tahap yaitu :
desain motif, persiapan gambar atau alat, persiapan bahan kain,
proses grounding, persiapan pembuatan zat atau pasta warna, proses
Desain Motif
Persiapan Gambar atau alat cetak
Persiapan Bahan Kain
Proses Grounding
Persiapan pembuatan zat atau pasta warna
Proses pencetakan (printing)
Proses Pengeringan dengan Kompor
Proses Fiksasi penguapan (steaming)
Proses Pengeringan
Proses Finishing
Proses Pencucian
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
34
pencetakan (printing), proses pengeringan dengan kompor, proses
fiksasi penguapan (steaming), proses pencucian, proses pengeringan,
dan proses finishing. Ketiga tahap tersebut dapat diterangkan sebagai
berikut:
a. Desain Motif
Proses pembuatan gambar (desaian motif) dikerjakan oleh
tim desain yang berda di kantor pusat, dapat dilakukan secara
manual maupun dengan komputer, untuk itu diperlukan tenaga
kerja yang terlatih. Desain terlebih dahulu harus disetujui oleh
pimpinan perusahaan. Desain tersebut harus melalui proses
percobaan yang dilakukan oleh bagian produksi, yang kemudian
dikirim ke kantor pusat untuk disetujui, maka akan dikembalikan ke
bagian produksi untuk diproduksi lebih lanjut.
b. Persiapan Gambar atau alat cetak
1) Gambar tidak langsung (TRACE)
Yaitu pemindahan gambar atau motif dari kertas ke
astralon, pemindahan motif tersebut menggunakan meja
kaca untuk mempermudah pemindahan gambar darim
kertas ke astralon menggunakan rapido dengan ukuran
sesuai kebutuhan atau menggunakan kuas untuk
mempermudah pembuatan motif block yang berukuran
besar. Pemindahan gambar juga dibantu dengan
menggunakan spray mountuntuk menjaga agar astralon
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
35
tidak bergeser pada waktu proses tracing. Pada proses ini
juga di perlukan tinta Black Cuntuk menutup motif-motif
sesuai warna yang akan dimunculkan pada proses film atau
kontak film.
2) Proses Film
Yaitu proses pemindahan gambar dari astralon ke film
yang dilakukan diruang gelap yang menggunakan lampu
ultra violetagar film tidak tersebar atau kotor. Alat dan bahan
yang digunakan antara lain: mesin kontak, balok panjang,
kertas film, air, developer, dan fixer.
3) Mounting
Yaitu proses penggabungan motif yang satu dengan
yang lain dalam satu desain yang diatur sesuai dengan
urutan warna serta jumlah warna dengan menggunakan
cross untuk menjaga ketetapan gambar.
4) Afdruk
Yaitu proses pemindahan film pada screen dengan
menggunakan plangkan screen yang berfungsi sebagai
media dalam pemindahan motif dari negatif film. Alat dan
bahan yang digunakan antara lain: plangkan, emulsi, kater,
kipas angin, mesin penyinaran, bantalan hitam, selang air
dan air.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
36
Setelah selesai membuat plangkan atau screen,
kemudian di proofing untuk mengetahui kualitas atau
kekurangan gambar atau hasil afdruk, barulah plangkan atau
screen siap untuk produksi. Untuk motif buatan desainer PT.
Batik Danar Hadi divisi printing sendiri dibuat komposisi
warna sesuai kombinasi yang diminati konsumen.
5) Komposisi Warna
Unit komposisi bertujuan untuk memberikan warna
pada motif yang diinginkan sesuai dengan karakter motif dan
warna yang sedang trend di pasaran dengan berbagai warna
yang di serasikan agar terlihat menarik. Hasil dari komposisi
warna ini berupa sampel-sampel warna pada motif untuk
diajukan, yang nantinya akan dipilih oleh pihak yang
berwenang pada perusahaan untuk diproduksi dalam skala
besar. Dengan adanya unit komposisi akan lebih
mempermudah dalam pemilihan motif dan warna untuk
diproduksi.
c. Persiapan Bahan Kain
Persiapan kain bertujuan untuk memilih jenis kain apa yang
akan digunakan dalam proses produksi. Jenis kain yang digunakan
dalam proses produksi printing yang bermacam-macam yang
memiliki karakter yang berbeda sesuai dengan jenis bahan atau
serat kain dan tentunya sesuai dengan pesanan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
37
d. Proses Grounding
Yaitu pemberian warna dasar pada kain. Setelah proses
grounding dilakukan, kain tersebut kembali ke gudang bahan (kain)
untuk di ukur (dimeteri) dan di potong untuk ukuran 1 space (24
meter).
e. Persiapan pembuatan zat atau pasta warna
Zat warna yang digunakan dalam proses produksi pada PT.
Batik Danar Hadi divisi printing meliputi dua jenis. Berdasarkan
jenis kain yang akan diproduksi, diantaranya :
1) Zat Warna Relatif
Digunakan untuk bahan kain yang berasal dari serat alam
(katun, rayon, sutera).
2) Zat warna Disperse
Digunakan untuk bahan kain yang berasal dari serat polyester.
Pada tahapan ini perlu dijelaskan terlebih dahulu mengenai
pembagian warna yang akan digunakan harus sesuai dengan
jenis kain yang akan dicetak. Setelah mengetahui jenis kain apa
yang akan dicetak, dilakukan persiapan pembentukan stock
pasta dan pasta warna, yang terdiri dari zat warna, pengental,
zat-zat pembantu, dan air. Proses pembuatan pasta warna :
1) Penimbangan dan pelarutan zat warna sesuai yang
dikehendaki.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
38
2) Pembuatan pasta pengental dalam proses pengadukannya
harus benar-benar rata, diaduk menggunakan mixer
berkekuatan tinggi.
3) Pemilihan jenis pengental sangat penting tergantung jenis
zat warna dan kain yang akan diproduksi.
4) Pencampuran zat warna dengan pengental harus benar-
benar rata (tidak ada yang menggumpal) agar tidak
mempengaruhi kestabilan warna.
5) Zat-zat pembantu ditambahkan pada pasta warna agar pada
proses steaming kain terfikkasi (tidak luntur).
6) Air yang digunakan dalam kondisi netral, karena keasaman
tinggi akan mempengaruhi kekentalan kestabilan pasta
warna.
f. Proses pencetakan (printing)
Merupakan poses pewarnaan dan pencetakan motif pada
kain, alat dan bahan yang digunakan yaitu :
1) Screen yaitu alat yang digunakan sebagai media bantu untuk
mentransfer motif ke permukaan kain.
2) Meja rakel berfungsi sebagai tempat pada waktu proses
merakel berukuran 35 meter dan 45 meter.
3) Rakel yaitu alat yang digunakan untuk meratakan pasta
warna pada saat perakelan,
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
39
4) Mesin curring yaitu alat yang digunakan untuk mengeringkan
kain setelah proses cap sekaligus bertujuan untuk menetrasi
awal (penyerapan zat warna ke dalam serat).
Langkah kerja proses pencetakan :
1) Mempersiapkan alat dan bahan.
2) Memasang kain sesuai kebutuhan pada meja rakel secara
merata dan rapi.
3) Merakel pasta sesuai kebutuhan dari jumlah warna yang
dibutuhkan.
4) Melakukan pengeringan awal dengan menggunakan
kompor.
5) Melakukan proses pengeringan dengan cara
memasukkan kain ke mesin curring pada proses
pewarnaan yang terakhir pada suhu 120º selama 3 menit.
g. Proses Pengeringan dengan Kompor
Pengeringan kain setelah proses cetak adalah suatu
keharusan agar warna tidak pudar. Proses pengeringan ini
dilakukan dengan menggunakan kompor yang khusus untuk
pengeringan setelah proses cetak yang berbahan bakar gas LPG
(bila cuaca benar-benar mendung atau hujan). Atau dapat
dilakukan dengan cara digantung dimeja sampai kering (bila
cuaca panas).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
40
h. Proses Fiksasi penguapan (steaming)
Proses fiksasi penguapan (steaming) yaitu proses
penguncian zat warna, selain mengandalkan beberapa bahan
pengikat, juga dengan cara diuap atau di steam yang
mengakibatkan warnanya lebih tahan lama. pemberian uap pada
kain yang sudah dicetak maupun dicelup, proses ini bertujuan
untuk memperbesar penetrasi zat warna kedalam serat agar
warna lebih tahan lama, pemberian uap dilakukan pada mesin
steamer dengan suhu dan waktu yang ditentukan.
Tahap steam secara manual yang dilakukan pada PT. Batik
Danar Hadi divisi printing:
1) Alat steam
Dua dandang besar yang diatasnya diberi karung goni yang
disertakan tutup, kompor gas dan katrol untuk menarik kain
kedalam dandang tersebut.
2) Proses steam
Kain dilapisi kertas koran, digulung kemudian dibungkus kain
handuk, dilapisi lagi kain katun yang diujungnya ditali,
kemudian digantung dengan menggunakan katrol untuk
masuk ke alat steam.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
41
i. Proses pencucian
Proses pencucian berfungsi untuk menghilangkan zat-zat
yang sudah tidak diperlukan lagi, seperti : pengental, zat warna
yang berlebihan, dan zat-zat lainnya.
Urutan proses pencucian, diantaranya :
1) Cuci dengan air dingin yang melimpah secara terus-menerus
untuk menghindari terjadinya penodaan (staining) terhadap
permukaan kain yang tidak dikehendaki.
2) Cuci dengan air panas dicampur dengan deterjen yang
mengandung alkali.
3) Bilas air dingin hingga bersih.
4) Pengeringan, dengan cara dijemur atau dengan mesin
pengering (mesin curring).
j. Proses Pengeringan dengan Mesin Curring
Proses pengeringan dengan menggunakan mesin pengering
(Curring). Proses ini dilakukan setelah proses pencucian selesai.
k. Proses Finishing
Merupakan proses akhir dari keseluruhan proses produksi
printing, yang meliputi pekerjaan sebagai berikut :
1) Pemberian obat pelembut (softener), serta obat anti hama
sesuai standart industri atau permintaan konsumen.
2) Sanforized untuk menghindari susut kain setelah kain sampai
ke konsumen.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
42
3) Proses-proses lain sesuai permintaan (confit, callendar,
timbul bulu,dll)
Setelah melalui sejumlah proses di atas kain hasil produksi
diseleksi untuk dipisahkan menurut derajat kualitasnya serta
panjangnya. Kain di volding kemudian dibungkus sesuai
permintaan pasar, dikemas kemudian dikirim kepada konsumen
atau pasar.
B. Laporan Magang Kerja
1. Pengertian
Magang kerja adalah praktek kerja nyata yang merupakan
persyaratan dalam menyusun Tugas Akhir. Magang kerja
merupakan kegiatan penunjang perkuliahan yang wajib dilakukan
oleh mahasiswa dengan diterjunkan secara langsung ke dunia kerja.
Dalam pelaksanan magang kerja diharapkan mahasiswa dapat
menerapkan ilmu yang telah diperoleh dibangku perkuliahan dan
dapat memperoleh pengalaman dalam menghadapi dunia kerja.
2. Lokasi Magang Kerja
Adapun magang kerja dilaksanakan di PT. Batik Danar Hadi
divisi printing yang beralamatkan Jl. Tegal Mulyo No. 17 Kampung
Sondakan.Magang kerja dilaksanakan pada tanggal 16 Februari
sampai dengan 16 Maret 2011. PT. Batik Danar Hadi merupakan
perusahaan besar yang bergerak dalam industry tekstil dimana
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
43
perusahaan tersebut melakukan proses produksi dan dari proses
produksi perusahaan tersebut dapat memungkinkan untuk
memperoleh data-data yang diperlukan dalam penyusunan Tugas
Akhir.
Pelaksanaan magang kerja dilaksanakan mulai hari Senin
sampai Jumat mulai pukul 08.00-12.00 WIB. Adapun rincian kegiatan
selama magang kerja antara lain :
a. Minggu Pertama (16-18 Februari 2011)
1) Pada tahap ini diberikan penjelasan mengenai gambaran
perusahaan dan lingkungan kerjanya. Minggu pertama
mahasiswa masih dalam tahap pengenalan mengenai kondisi
atau lingkungan perusahaan, seperti penjelasan mengenai
sistem kerja karyawan dan proses produksi. Mahasiswa
diberikan kesempatan untuk dapat melakukan wawancara
dengan staff kantor dan karyawan lainnya tentang kondisi
lingkungan perusahaan.
2) Pengenalan Staff kantor dan Para Karyawan
Mahasiswa dibimbing salah satu staff untuk melihat secara
langsung tentang tata cara kerja staff karyawan dan sistem
organisasi perusahaan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
44
b. Minggu Kedua (21-25 Februari 2011)
1) Mahasiswa menentukan topik dan metode yang akan diteliti,
mahasiswa diberikan penjelasan dan pengarahan oleh staff
karyawan mengenai tema yang akan dibahas.
2) Penempatan lokasi kerja
Dalam penempatan ini masing-masing mahasiswa telah
ditentukan penempatan kerja sesuai tema atau topik yang akan
diambil. Berdasarkan persetujuan dari pemimpin perusahaan
maka peserta magang ditempatkan di bagian produksi. Di sini
peneliti dibimbing oleh seorang pembimbing magang yang
sudah ditunjuk oleh pemimpin perusahaan. Dengan adanya
seorang pembimbing, sangat membantu para peneliti. Segala
sesuatu yang tidak diketahui, dapat ditanyakan secara langsung
kepada pembimbing magang. Pembimbing magang selalu
memberikan berbagai macam data untuk peneliti pelajari.
Peneliti juga diberi kesempatan untuk terjun langsung melihat
proses pembatikan darimulai tahap pertama sampai tahap akhir.
3) Mencari data bahan baku kain yang akan diteliti, yang
diproduksi pada bulan Januari 2010 sampai dengan Desember
2010.
4) Mencatat data-data tentang bahan yang akan diteliti.
5) Pendokumentasian setiap proses produksi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
45
c. Minggu Ketiga (28 Februari sampai dengan 4 Maret 2011)
1) Melakukan Praktek kerja, dengan mengukur kain yang sesuai
ukuran yang dipesan.
2) menggambar ulang desain batik dibagian film dengan desain
yang sudah ada.
d. Minggu Keempat (7-16 Maret 2011)
1) Melakukan Praktek kerja, dengan mengukur kain yang sesuai
ukuran yang dipesan.
2) membantu memberikan data dan gambar APAR (alat pemadam
api ringan) dan gambar lain yang berhubungan dengan
keselamatan dan keamanan kerja.
3) Perpisahan dengan para karyawan dan staff kantor dengan
memberikan kenang-kenangan pada pihak perusahaan.
3. Manfaat dan Tujuan Magang Kerja
a. Memperoleh pengalaman dan kesempatan kerja nyata di
lapangan.
b. Menerapkan ilmu yang di dapat selama di bangku perkuliahan.
c. Mengetahui secara langsung kegiatan produksi yang dilakukan
perusahaan PT. Batik Danar Hadi divisi printing.
d. Adanya kemudahan dalam memperoleh data yang diperlukan
dalam penyusunan Tugas Akhir.
e. Terjadinya hubungan baik antara penulis dengan karyawan
perusahaan tempat magang kerja.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
46
4. Kegiatan Magang Kerja
a. Melakukan wawancara secara lansung dengan karyawan PT.
Batik Danar Hadi divisi printing.
b. Melakukan observasi secara langsung pada bagian produksi untuk
melihat proses produksi perusahaan.
c. Mencatat data-data yang diperlukan dalam penulisan Tugas Akhir.
Dari kegiatan magang yang dilakukan oleh penulis pada PT.
Batik Danar Hadi divisi printing dapat diperoleh data-data yang
menunjang dalam penulisan Tugas Akhir. Adapun data-data tersebut
antara lain :
a. Gambaran umum perusahaan
b. Bahan baku dan bahan penunjang lain yang digunakan dalam proses
produksi perusahaan.
c. Mesin-mesin yang digunakan dalam proses produksi.
d. Sturtur Organisasi dan job description perusahaan.
e. Kegiatan perusahaan yang berhubungan dengan proses produksi
perusahaan.
Demikian laporan magang kerja yang telah dilaksanakan. Sehingga,
melalui magang kerja tersebut dapat mengetahui bagaimana proses
produksi dilaksanakan dengan observasi dan tujuan secara langsung.
Sebagai obyek penulisan Tugas Akhir, data yang diambil adalah data
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
47
tentang kartu gudang dan alur kegiatan dalam proses keluar masuk
barang digudang.
C. Analisis Data Dan Pembahasan
1) Fungsi Gudang
Gudang yang terdapat di PT. Batik Danar Hadi Santosa
merupakan gudang barang. Sedangkan gudang bahan berlokasi di
kantor pusat PT. Batik Danar Hadi Santosa Surakarta di Jl. Tegal
Mulyo No. 17 Kampung Sondakan.
Gudang bahan di PT. Batik Danar Hadi Santosa Divisi Printing
berfungsi sebagai tempat penyimpanan sisa bahan dan sebagai
tempat persinggahan bahan yang akan diproses. Terdapat
beberapa bahan yang relatif lama disimpan sementara dalam
gudang karena pengadaan bahan tersebut dilakukan secara mass
order dan penggunaannya dibutuhkan untuk proses produksi
semua produk yang dihasilkan. Sedangkan untuk gudang barang,
relatif tidak pernah tinggal di gudang melainkan hanya singgah
sementara digudang untuk diproses ke bagian produksi karena
pengadaan bahan tersebut sesuai dengan kebutuhan setiap
pesanan produksi. Gudang bahan di PT. Batik Danar Hadi Santosa
Printing juga menjadi tempat untuk customization terhadap
beberapa bahan yang akan diproses. Customization merupakan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
48
peningkatan nilai tambah bagi bahan yang ada sebelum diproses
untuk membentuk produk.
2) Administrasi Operasional Gudang
Dalam rangka pengawasan aset yang dimiliki perusahaan
berupa bahan baku, berdasar referensi Semar Mas Garment, PT.
Batik Semar Surakarta dan PT. Batik Kusuma Hadi Surakarta telah
melakukan administrasi terhadap semua operasional gudang.
Administrasi operasional gudang dilakukan mulai dari
penerimaan bahan oleh bagian gudang, permintaan bahan oleh
pengguna, penyerahan bahan dari gudang kepada pengguna,
pencatatan dalam buku besar.
Berdasarkan informasi tersebut, penulis memberikan usulan
sebagai berikut:
.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
49
Supplier Produksi Komposisi Gudang
Gambar 3.3 Bagan Alur Dokumen Keluar Masuk Gudang
Sumber : Bagian Gudang Batik Danar Hadi Printing Surakarta Prosedur serah terima bahan baku digudang :
Membuat D.O
Mencocokan bahan yang diminta
Negosiasi harga
surat pembelian
Membuat surat pembelian
D.O
Surat pembelian
Mencocokan dengan surat
pembelian
Surat pembelian
D.O
Mencatat pada kartu persediaan
D.O
D.O
Mencatat kedalam
arsip
Kartu persediaan
Mencatat pada kertas kerja stock
opname
Kertas kerja stock opname
D.O
Mencocokan dengan bahan
yang diproduksi
Laporan kebagian
pusat
Memasukan D.O kedalam
arsip
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
50
1) kepala produksi menerima P.O (purchase Order) dari pusat
yang menunjukan pusat meminta produksi dengan motif dan
jenis tertentu.
2) Kepala produksi akan membuat D.O (Decision Order) yang
digunakan untuk menyalin P.O yang telah disanggupi oleh
kepal produksi
3) kepala produksi meminta kebagian komposisi (warna) untuk
mencocokan apakah warna yang diminta dapat dipenuhi.
4) Setelah dicek dan sesuai, maka D.Odi acc oleh bagian
komposisi
5) Bagian komposisi menuju gudang untuk mencocokan bahan
yang diminta dalam D.O
6) Bagian gudang akan mencocokan jenis kain yang diminta,
jika ada maka bagian gudang langsung mengeluarkan
bahan, jika tidak maka bagian gudang akan menghubungi
bagian pembelian (pusat) untuk melaporkan kekurangan
bahan.
7) Setelah bahan datang maka bagian gudang mengecek dari
segi kualitas maupun kuantitas.
8) Setelah bahan cocok dengan pesanan, maka bagian gudang
menerima 1 lembar bukti pembelian, 1 kebagian pusat
sebagai bukti bahwa perusahaan telah mengeluarkan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
51
anggaran untuk bahan dan 1 nya lagi untuk supplier sebagai
arsip.
9) Bahan diukur sesuai dengan pesanan yang akan dikeluarkan
dan dicatat dalam kartu persediaan barang.
10) Mencatat pada kertas kerja stock, dimana kertas kerja stock
memuat stock bahan yang ada digudang.
11) Setelah itu bagian gudang akan mengirim stock opname
kebagian pusat yang akan di olah kembali menjadi rekap
saldo & mutasi barang perjenis.
12) Sementara itu bagian produksi akan menuju gudang untuk
mencocokan bahan yang akan diproduksi sesuai D.O dan
kartu persediaan barang.
13) Setelah selesai maka D.O di acc oleh bagian pelaksana
produksi.
Adapun penyebab bahan baku tersebut menumpuk, yaitu :
a) Bagian pusat memberikan rekap saldo & mutasi barang perjenis
kepada bagian gudang, setelah itu dari bagian gudang tidak ada
lagi perputaran digudang untuk diproses kembali.
b) Stock opname hanya dicatat sebatas bahan sisa saja, tidak
menggunakan kapasitas jumlah, hal ini menyebab kan sisa bahan
baku maupun bahan baku yang akan diproses menumpuk pada
gudang.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
52
Supplier Produksi Komposisi Gudang
Gambar 3.4
Usulan Bagan Alur Dokumen Keluar Masuk Gudang Sumber : Hasil Peneliti
Membuat D.O
Mencocokan bahan yang
diminta
Negosiasi harga
surat pembelian
Membuat surat pembelian
D.O
Mencocokan dengan surat
pembelian
D.O
Mencatat pada kartu persediaan
D.O
D.O
Mencatat kedalam
arsip
Kartu persediaan
Mencatat pada kertas kerja
stock opname
Kertas kerja stock opname
D.O
Mencocokan dengan
bahan yang diproduksi
Mengajukan cuci guang
kebagian pusat
Memasukan D.O kedalam
arsip
cuci gudang
Menerima persetujuan dari pusat
Surat pembelian
Mencatat pada stock opname
Surat pembelian
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
53
Usulan prosedur serah terima bahan baku digudang :
1) Membuat kapasitas maksimum pada penyimpanan gudang tiap
jenis.
2) Membuat surat atau form yang ditujukan kepada pusat untuk
dilakukan nya cuci gudang.
3) Setelah disetujui oleh pusat maka bagian gudang membersihkan
bahan yang tidak dipakai, bisa menggunakan alternatif seperti
mendaur ulang, menjual kembali ataupun memproduksi ulang
untuk bahan yang masih bisa dipakai.
4) Setelah mengadakan cuci gudang maka bagian gudang baru
membuat stock opname pada periode tersebut
5) Setelah stock opname di acc oleh pihak pelaksana maka stock
opname akan dikirimkan kebagian pusat.
6) Bagian pusat akan mengirimkan rekap saldo & mutasi barang,
untuk dijadikan arsip sah bagi pihak gudang.
Jikapun usulan yang diajukan dapat dilaksanakan maka
kemungkinan besar masalah yang terjadi dapat diatasi, dan tidak
menjadikan biaya penyimpanan menjadi besar dan membengkak.
Kelebihan utama dari usulan tersebut adalah barang yang disimpan
dapat diputar kembali, jadi bisa dikatakan barang yang disimpan
tersebut mempunyai waktu untuk disimpan, dan setelah habis
waktu penyimpanan maka akan diproses kembali sesuai yang di
usulkan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
54
a. Formulir kartu gudang
Semua bahan yang dipesan oleh Bagian Pembelian PT. Batik
Danar Hadi Santosa untuk Danar Hadi Printing, ditujukan kepada
Bagian Gudang Bahan dan penerimaan bahan dilakukan oleh
Bagian Gudang.
Dokumen – dokumen administrasi operasional bahan baku pada
perusahaan :
1) Formulir pembelian
2) P.O (Purchase Order)
3) D.O (Decision Order)
4) Kartu Persediaan Barang
5) Formulir Stock out
6) Rekap Saldo dan Mutasi Barang
Dalam pembuatan dokumen ditangani oleh perusahaan pusat,
bagian gudang hanya mengelola dokumen – dokumen administrasi
operasional dan dokumen – dokumen administrasi operasional
sudah memenuhi standard yang ditetapkan oleh perusahaan.
1. Proses pembelian barang :
a) Bagian pemasaran merencanakan jumlah bahan baku kain
sesuai jenis.
b) Bagian produksi mengajukan permintaan barang kebagian
pembelian.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
55
c) Bagian pembelian mengadakan negosiasi harga dengan suplier,
jika tidak bisa sampai pada kesepakatan harga maka pihak
pembelian melakukan negosiasi dengan suplier lain atau
mengganti pemasok kain.
d) Barang dikirim oleh suplier langsung ke pabrik Danar Hadi
Santosa Printing yang berada disondakan.
e) Barang di turunkan digudang oleh suplier .
f) Barang dicek oleh bagian gudang sesuai dengan ketentuan
kualitas maupun kuantitas, jika tidak cocok maka bagian gudang
akan menghubungi langsung suplier dan dikembalikan.
g) Pencatatan bahan baku pada kartu gudang dilakukan digudang
oleh bagian gudang.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
56
Skema Pembelian Bahan Baku Gambar 3.5
Sumber : Bagian Gudang Danar Hadi Printing
Perencanaan bahan baku Bagian pemasaran
Negosiasi harga Bagian pembelian dengan suplier
Pengirimam barang Bagian supplier
Masuk gudang bahan baku kain
Bagian gudang
Pencatatan barang pada kartu gudang
Bagian kepala gudang
Persetujuan harga
Pemeriksaan bahan baku
kain
Ya
Ya
Tidak
Tidak
Permintaan Pembelian Bagian produksi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
57
Dari skema di atas dapat diketahui bahwa pada waktu
melakukan pembelian bahan baku, bagian produksi mengajukan
permintaan pembelian kepada supplier dimana bahan baku kain
apa yang akan dipesan. Setelah Bagian produksi mengajukan
permintaan pembelian dengan supplier, bagian produksi
mengadakan negosiasi harga guna kesesuain atau kecocokan
harga kain yang dipesan. Setelah negosiasi harga disetujui bagian
produksi membuat DO (Decision order) atau permintaan pembelian.
Ketika membuat DO (Decision order) muncul daftar pembelian jenis
barang yang diorderkan seperti ukuran, jenis kain, harga, jumlah,
dan sebagainya. Setelah DO dibuat pihak supplier segera
mengirimkan pesanan yang telah disepakati yang nanti akan masuk
ke gudang bahan baku kain. Dalam gudang bahan baku kain,
bagian kepala gudang melakukan pengecekan kain guna
mengetahui apakah kain mengalami kecacatan atau tidak. Setelah
melekukan pengecekan kain, bagian kepala gudang melakukan
pencatatan kesesuaian kain yang telah layak ke kartu gudang.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
58
Gambar 3.6 Surat Jalan
Sumber : Bagian Gudang Batik Danar Hadi printing Surakarta
Formulir ini dibuat rangkap 3 (tiga). Lembar ke-1 (pertama)
disimpan bagian gudang sebagai bukti penerimaan bahan, lembar
ke-2 (kedua) ditembuskan ke Supplier sebagai bukti bahwa bahan
yang dipesan untuk diproses telah datang dan sudah diterima oleh
bagian gudang dan diserahkan ke bagian produksi, lembar ke-3
(ketiga) ditembuskan ke bagian produksi untuk dilakukan
pencatatan terkait administrasi akuntansi. Seperti yang disajikan
dalam gambar 3.3 ataupun 3.4. Dalam penerimaan bahan, bagian
gudang memeriksa kesesuaian antara dokumen pengiriman bahan
SURAT JALAN No :
______________________ Tuan ______________________ Toko
______________________ ___________
Kami kirimkan barang tersebutdibawah ini dengan kendaraan ………... No. ……...
BANYAKNYA NAMA BARANG
Hormat Kami,
( )
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
59
dengan bahan yang dikirim ke bagian gudang tanpa
memperhatikan apakah bahan yang dikirim merupakan bahan yang
dipesan oleh perusahaan kepada pemasok karena pada bagian
gudang tidak terdapat tembusan surat order pembelian atau
dokumen sejenisnya dari bagian pembelian atau bagian yang
berwenang melakukan pengadaan bahan dalam perusahaan.
Dalam rangka memastikan bahan sisa di gudang tidak menumpuk
karena tidak diproses kembali, sebaiknya perusahaan memberikan
tembusan dokumen sisa bahan kepada bagian gudang. Sehingga
kesalahan penyimpanan bahan dapat diminimalisasi.
2. Permintaan Bahan oleh Produksi
Pengguna gudang bahan adalah bagian produksi. Ketika
bagian produksi membutuhkan bahan baku untuk proses produksi,
maka harus mengajukan permintaan bahan ke bagian gudang.
Permintaan dilakukan dengan menuliskan semua kebutuhan bagian
produksi pada form D.O untuk disampaikan ke bagian gudang.
Gambar 3.7 dibawah ini contoh kartu gudang permintaan bahan
(Decision Order)dari staf di bagian produksi kepada bagian gudang.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
60
Gambar 3.8
Gambar 3.7 Lembar D.O (Decision Order)
Sumber : Bagian Gudang Batik Danar Hadi Printing Surakarta
Lembar inilah yang menjadi dasar bagian gudang untuk
mengeluarkan bahan dari dalam gudang dan diserahkan ke bagian
produksi. Lembar D.O (Decision Order) yang diterima bagian
gudang dikumpulkan sebagai bukti otentik bahwa bahan yang
dikeluarkan dari gudang merupakan bahan yang diminta oleh
bagian produksi. Perbaikan yang dapat dilakukan oleh perusahaan
adalah menentukan waktu tunggu (lead time) bahan baku dan jika
4.QF.009-07.PR ORDER PRODUKSI No:
Hari/ Tgl. Produksi : No. Po Regu Motif Seri Jumlah/Mtr. Jenis Kain Keterangan
Penanggung Jawab
( )
Pengawas
( )
Pelaksana
( )
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
61
pun melebihi jatuh tempo waktu tunggu perusahaan mengganti
supplier.
Gambar 3.8 Formulir Order Produksi
Sumber : Bagian Gudang Batik Danar Hadi Printing Surakarta
No. : ……………………….. Hal : ………………………..
Surakarta, …………………………. Kepada Yth. ……………………………………... ……………………………………... ……………………………………...
Dengan ini kami berikan pesanan kepada Saudara berupa : No. Pesanan Bahan Jumlah Keterangan
Pesanan- pesanan tersebut diatas kami harap selesai pada tanggal : …………….… Terlampir kami berikan D.O. untuk pengambilan bahan.
Setuju dan sanggup melaksanakan :
(………………………….)
BATIK “DANAR HADI” SANTOSA
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
62
Gambar 3.8 adalah kartu gudang P.O (Order Produksi) yang
ditujukan kebagian kepala gudang, form ini dibuat oleh pihak pusat
se bagai perintah untuk mengadakan prouksi. Jika bagian kepala
gudang tidak bisa menyanggupinya makan P.O akan dikembalikan
dan dikaji ulang oleh bagian pusat.
3. Pencatatan ke dalam kartu persediaan barang
Informasi yang disajikan dalam kartu persediaan adalah , kode,
jenis barang, tempat, keterangan, jumlah masuk, jumlah keluarnya
bahan setiap harinya, dan saldo bahan yang tersisa ditulis pada
pojok kanan. Kartu persediaan ini hanya di miliki oleh bagian
gudang yang digunakan untuk mencacat barang masuk ataupun
barang keluar perhari nya. Format buku besar yang digunakan
perusahaan, tidak dapat dilihat berapa persediaan minimum dan
persediaan maksimum untuk masing-masing bahan sehingga tidak
dapat digunakan untuk memantau waktu pemesanan kembali dan
sering terjadi misscomunication antara bagian produksi dengan
bagian gudang, yakni ketika bagian produksi meminta bahan untuk
diproses, bahan tidak tersedia di gudang.
Gambar dibawah adalah formulir kartu persediaan barang yang
dipakai untuk mencatat barang masuk dan keluar.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
63
Gambar 3.9 Persediaan Masuk Dan Keluar Barang
Sumber : Bagian Gudang Batik Danar Hadi Printing Surakart
KARTU PERSEDIAAN BARANG
Kode : ………………………………………………………….. Jenis Barang : ………………………………………………………….. Tempat : ………………………………………………………….. Pen. Jawab : …………………………………………………………..
Bukti Keterangan M K S
Tgl. No. DO
M : Masuk dari kemplongan / dari luar K : Keluar ke toko dikirim langganan / koneksi S : Saldo yang ada dalam gudang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
64
4. Pencatatan bahan sisa pada stock opname
Sisa bahan yang masuk ke gudang selalu dilakukan
pencatatan. Hal ini agar mempermudah dalam pengawasan
terhadap aset perusahaan berupa bahan sisa. Pencatatan sisa
bahan dari gudang kepada bagian produksi disertai dengan
pencatatan dalam formulir stock Opnam, Formulir ini hanya
dibuat satu lembar untuk pencatatan bahan sisa, dan hanya
digunakan pada bagian gudang, penanggung jawab terdiri dari
petugas stock opname yaitu assisten kepala gudang dan
penanggung jawab adalah kepala gudang sendiri, pencatatan
stock opname dibuat agar dapat mengetahui bahan sisa yang
ada pada setiap hari nya.
Gambar dibawah adalah formulir stock opname, tidak
menggunakan usulan karena formulir yang terdapat didalam
perusahaan sudah tertata dengan baik.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
65
Gambar 3.10 Formulir Stock Opname
Sumber : Bagian Gudang Batik Danar Hadi Printing Surakarta
Tgl. Stock Opname : KERTAS KERJA STOCK OPNAME Lokasi : Halaman : NO NO. PO/MOTIF KD.BHN HARGA PERINCIAN STOCK JUMLAH 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45
JUMLAH
Petugas Stock Opname
(……………………..)
Penanggung Jawab Barang
(………………………….)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
66
5. Pencatatan rekap saldo & mutasi barang dari perusahaan pusat
Form ini hanya berjumlah 1 lembar, yang berwenang untuk
membuat form ini adalah pihak pusat dimana data ini diperoleh dari
bagian gudang yang mengirimkan form stock opname, terdiri dari
macam - macam jenis kain, jumlah dan harga. Rekap ini diberikan
kepada bagian gudang yang hanya digunakan sebagai arsip tanda
bahwa gudang tersebut mempunyai simpnan sejumlah yang
diterangkan pada form dibawah.
Setelah bagian gudang melakukan pencatatan pada stock
opname maka bagian gudang wajib untuk melaporkan formulir
tersebut kebagian perusahaan pusat, dalam jangka beberapa hari
perusahaan bagian pusat mengirimkan rekap barang dan mutasi
barang.
Jadi pada inti nya rekap barang dan mutasi barang tersebut
sebagai bukti bahwa digudang tersebut mempunyai barang
sejumlah dengan apa yang dijelaskan pada formulir rekap, setelah
pihak gudang menerima rekap maka dari pihak gudang hanya
menerima rekap tanpa ada nya proses lebih lanjut.
Dalam pembuatan rekap barang dan mutasi barang tidak ada
kesalahan dalam formulir tersebut, hanya saja dalam penerimaan
rekap terdapat masalah yang terjadi yakni tentang penyimpanan
yang tidak diproses kembali, dari proses penerimaan formulir inilah
terjadi kesalahan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
67
Gambar 3.11 Rekap Saldo & Mutasi Barang
Sumber : Bagian Gudang Batik Danar Hadi Printing Surakarta
REKAP SALDO & MUTASI BARANG PER JENIS - DH 1 TANGGAL : 01-02-2011 s/d 28-02-2011
LOKASI : [85201] -> PUTIHAN
Tanggal Cetak
Waktu Cetak
Kode Nama Barang HARGA SALDO AWAL
MUTASI MASUK
MUTASI KELUAR SALDO AKHIR
UNIT RUPIAH UNIT RUPIAH UNIT RUPIAH UNIT RUPIAH
Jumlah Kode [C205]
Jumlah Kode [C213]
Jumlah Kode [C214]
Jumlah Kode [C223]
Jumlah Kode [C227]
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
68
3. Keterkaitan antara Standarisasi Administrasi Operasional Gudang
Bahan dengan Penumpukan Bahan pada Gudang
Selama pelaksanaan magang kerja, dijumpai adanya beberapa
penundaan proses produksi yang disebabkan oleh adanya
kesalahan dalam pengambilan bahan atau pencarian bahan yang
relatif lama, hal ini dikarenakan sisa bahan baku yang menumpuk
pada gudang dan tidak di olah kembali sebagai barang produksi.
Bagi perusahaan penumpukan bahan pada gudang adalah biaya
yang harus ditanggung oleh perusahaan, karena selama
penyimpanan digudang bahan tersebut hanya tercatat sebagai
bahan sisa saja tidak bisa diolah kembali sebagai bahan produksi,
perusahaan harus menanggung biaya tetap penyimpanan yang
melekat terhadap aktivitas gudang. Kesalahan pengambilan bahan,
pencarian bahan yang relatif lama dalam gudang merupakan
dampak yang muncul akibat administrasi operasional gudang
kurang dilaksanakan secara optimal dan terstandar. Karena
gudang yang tidak dapat diperluas lagi maka dengan adanya
administrasi operasional gudang yang terstandar sudah mampu
membuat gudang bahan yang efektif dan efisien akan tercapai
sehingga keberadaan gudang bahan sebagai pendukung proses
produksi dapat tercapai.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
69
4. Keterkaitan antara Standarisasi Administrasi Operasional Gudang
Bahan dengan Pengelolaan Gudang Secara Optimal
Berdasarkan pengamatan dilapangan, gudang bahan pada
gudang PT. Batik Danar Hadi Printing Surakarta dapat dikatakan
belum optimal.
Selama pelaksanaan magang kerja, ada beberapa bahan yang
rusak berada dalam gudang yang disebabkan oleh aktivitas
penataan bahan dalam gudang. Selain itu, petugas bagian gudang
seringkali membutuhkan waktu yang relatif lama untuk mencari
bahan yang akan diproses dan sisa bahan baku yang menumpuk
tanpa diproses lebih lanjut. Hal ini menyebabkan munculnya waktu
tunggu pada bagian produksi dan tempat penyimpanan yang
melebihi kapasitas penyimpanan. Kondisi seperti ini menjadi bahan
untuk melakukan kajian agar dapat menemukan solusi dari
permasalahan ini. Meskipun perusahaan telah melakukan
administrasi operasional gudang pada semua lini yang terlibat mulai
dari penerimaan bahan sampai dengan pengeluaran bahan dari
dalam gudang, masih ditemukan adanya masalah pada beberapa
bagian terkait dengan administrasi operasional gudang.
Hal yang menyebabkan gudang belum optimal adalah belum
adanya standarisasi administrasi operasional gudang dan
permasalahan penumpukan sisa bahan baku. Aktivitas yang sangat
terlihat jelas bahwa administrasinya belum standar adalah pada
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
70
saat permintaan bahan dari bagian produksi kepada bagian
gudang. Selain itu, formulir-formulir administasi operasional yang
digunakan belum menyajikan informasi yang lengkap untuk
mendukung tercapainya gudang yang optimal, seperti informasi
mengenai : banyaknya persediaan minimum, banyaknya
persediaan maksimum, lokasi penyimpanan setiap item bahan,
kode bahan dan permasalahan dari tata letak yang tidak dapat
dilakukan perluasan gudang, dimana gudang mempunyai tempat
yang tidak cukup besar.
Kesalahan pengambilan bahan, pencarian bahan yang relatif
lama dalam gudang merupakan dampak yang muncul akibat
administrasi operasional gudang kurang dilaksanakan secara
optimal dan terstandar. Dengan adanya administrasi operasional
gudang yang terstandar maka gudang bahan yang optimal akan
tercapai sehingga keberadaan gudang bahan sebagai support
system proses produksi dapat tercapai.
Usulan untuk masalah ini adalah perusahaan hendaknya
melakukan standarisasi administrasi operasional gudang pada
semua lini yang terlibat dalam administrasi operasional gudang,
dari permasalahan sisa bahan baku adalah pengelolaan sisa bahan
baku harus diproses kembali agar fungsi gudang lebih optimal dan
penumpukan yang terjadi tidak berlebihan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
71
BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan yang telah dilakukan pada Bab III,
maka peneliti menarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Gudang bahan di PT. Batik Danar Hadi Printing Surakarta
berfungsi sebagai tempat singgah sementara (movement) dan
tempat penyimpanan sementara (storage) bahan baku yang
dimiliki perusahaan untuk diproses.
2. Semua aktivitas operasional dalam gudang bahan di PT. Batik
Danar Hadi Printing Surakarta telah dilakukan administrasi
terhadap semua aktivitas yang dilakukan. Dokumentasi terhadap
aktivitas operasional gudang sebagian besar sudah terstandar
dan terdapat beberapa dokumentasi yang masih belum standar
yang nantinya akan menjadi saran dalam penelitian ini.
3. Standarisasi administrasi operasional gudang yang optimal dapat
meminimaliskan penumpukan bahan baku dan sisa bahan baku.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
72
4. Gudang bahan yang optimal merupakan dampak dari adanya
standarisasi administrasi operasional gudang akan mengurangi
waktu tunggu bagian produksi yang muncul akibat adanya
aktivitas operasional gudang yang tidak efektif dan efisien.
5. Terdapat 2 jenis bahan sisa:
a. sisa bahan yang masih bisa diproduksi kembali
untuk sisa bahan yang masih bisa diproduksi hendaknya
diproduksi ulang, dan dibagikan kepada karyawan sebagai
bonus tiap tahun nya.
b. sisa bahan yang sudah tidak layak
biasanya sudah tidak berbentuk kain yang masih utuh dan
tidak dapat diproduksi kembali.
B. Saran
Saran yang disampaikan peneliti kepada perusahaan untuk
perbaikan di masa yang akan datang adalah sebagai berikut :
1. PT. Batik Danar Hadi Printing Surakarta tetap mempertahankan
fungsi gudang bahan selama ini, yakni sebagai tempat singgah
sementara bahan baku dan tempat penyimpanan sementara
bahan baku dengan meningkatkan kebersihan kondisi gudang
agar karyawan dapat bekerja dengan nyaman sehingga
berdampak positif pada kinerja karyawan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
73
2. Perusahaan mendokumentasikan semua aktivitas operasional
secara terstandar dan konsisten khususnya dokumen
permintaan bahan baku dari bagian produksi kepada bagian
gudang.
3. Perusahaan melakukan sosialisasi terhadap bentuk dokumen
dokumen yang akan diterapkan serta memberikan instruksi
kerja kepada semua bagian yang terlibat terkait dengan
penggunaan dokumen.
4. Perusahaan dapat mengolah sisa bahan baku ataupun bahan
baku yang tidak terpakai guna membuat gudang tidak sampai
pada kelebihan penyimpanan pada gudang.
5. Jika perusahaan melakukan penataan layout gudang, maka
yang harus dilakukan adalah membuat pengelompokan kain
dalam penyimpanan dan menentukan jumlah maksimal dari
penyimpanan tersebut.