evaluacion de proveedores
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VERSION 1 - 2011
MANUAL DEL USUARIO
BACK- SAP CAPACITACION USUARIO FINAL
EVALUACION DE PROVEEDORES
ICONOS
Por cada actividad si hay recomendaciones realizarlas con un icono de alerta, para que el lector o
usuario conozca algunas recomendaciones. Adjunto el modelo o ejemplo.
Icono Significado
Precaución
Ejemplo
Nota
Recomendación
Sintaxis
A
1. OBJETIVO DEL PROCESO
El Sistema de Evaluación de Proveedores de en SAP, es parte integrante del proceso de
compras o adquisición de bienes y servicios sus principales objetivos son :
Retroalimentar al proceso de aprovisionamiento, respecto al desempeño de los
proveedores en forma transversal durante un periodo de tiempo especifico ( un año).
Permitir la identificación de brechas en la gestión de los proveedores y de nuestra
gestión respecto del proveedor, impulsando la retroalimentación cruzada para el
mejoramiento continuo.
Contar con un sistema de evaluación corporativo, estableciendo criterios de desempeño
diferenciados para proveedores de bienes y servicios.
Permitir la aplicación del procedimiento correspondiente en las causales de suspensión y
eliminación, relacionadas al desempeño del proveedor.
Cumplir con las exigencias de la Normas ISO 900, OSAH e ISO 14000 -medio ambiente
en lo que respecta a la evaluación de proveedores.
2. DIAGRAMA DE FLUJO
Evaluar proveedores
ResponsableGenerador de
informaciónProveedor
Determinar los
proveedores a
evaluar
Generar
informacion
Definir
características a
medir y fuentes
de informacion
Recopilar y
consolidar
informacion
Inicio
Generar la
calificación
Notificar al
proveedor
características a
medir
Recibir
información de las
características a
medir
02
0405
0607
08
01
Hacer seguimiento
al plan de accion y
generar reporte de
seguimiento.
Generar y enviar
informes de
resultados y
planes de accion
Recibir informe y
plan de acción
Ejecutar plan de
acción
Analizar
resultados y
definir acciones
09
1012
13
14
Analizar
características y
Fuentes de
información
03
3. RESULTADO ESPERADO
Informe de proveedores evaluados según los resultados, en el cual se evidencian los análisis a las
variables que se evaluaron de cada proveedor y el cual se utilizara como base de los planes de
mejoramiento que los proveedores deben tener para mantener la relación comercial con la empresa
compradora.
4. Resumen y Descripción de la Transacción
Las transacciones de evaluación de proveedor permiten registrar los resultados de los comportamientos
de los proveedores durante el desarrollo del suministro de los bienes o servicio en los pedidos de
compra y los pedidos de servicio.
Evaluación de proveedores de bienes : SAP define dos tipos de evaluación de proveedores la de bienes
y la de servicios.
Las transacciones principales que nos permiten realizar la evaluación definida para los proveedores se
relacionan en resumen siguiente.
ME61 Actualizar evaluación de proveedores
ME62 Visualizar evaluación de proveedores
ME63 Evaluación autom. de criterios parc.
ME64 Comparación de evaluaciones
ME6A Modif.p.evaluación proveedores
ME6G Evaluación de proveedor en pr.fondo
EVALUACION DE
PROVEEDORES
En la pantalla de SAP presentamos la guía para llegar a estas transacciones
Descripción Proceso: EVALUACION DE PROVEEDORES Modulo: MM
Nombre Transacción: Actualizar ME61 – ME 63 reevaluación automática – ME64 Comparación evaluación –ME6A comparación evaluaciones.
Ruta:
Antes de iniciar el modulo es necesario conocer algunos aspectos técnicos – teoricos importantes que
se desarrollaran dentro del proceso.
En SAP se tienen criterios principales y Subcriterios de evaluación: Los criterios principales forman la base para la valoración del rendimiento de un proveedor. El sistema calcula la nota global de un proveedor a partir de las notas obtenidas en los criterios principales.
Utilización: Se pueden evaluar proveedores según varios criterios que considere importantes. Las notas de los criterios principales son una representación más precisa del rendimiento de un proveedor que la nota global.
Estructura: Puede determinar el tipo y número de criterios principales. El sistema admite un máximo de 99 criterios principales. Puede especificar el número de criterios principales para cada organización de compras y decidir qué criterios principales están cubiertos por la nota global.
Los cinco criterios principales siguientes están disponibles en el sistema estándar: Precio ( Algunas compañías no lo utilizan como parte de la evaluación) Calidad Entrega Soporte/servicio general
Estos cuatro criterios principales sirven como base para la evaluación de los proveedores que suministren materiales. Provisión de servicios externos, este criterio principal sirve de base para la evaluación de los proveedores empleados como proveedores de servicios externos. Puede definir los criterios principales adicionales que desee. Alternativamente, puede realizar el cálculo de la nota principal basándose en menos de cinco criterios principales. Criterio parcial : Los criterios parciales son las unidades más pequeñas a las que se puede asignar notas en la evaluación de proveedores. El sistema calcula una nota para el criterio principal superior basándose en las notas que un proveedor obtiene para los distintos criterios parciales. Estructura Hay tres tipos de criterio parcial:
Manual : El usuario introduce la nota en el sistema antes de efectuar la evaluación.
Semiautomático: El usuario introduce las notas de calidad y puntualidad en la entrega o rendimiento a nivel de registro info (de material), o en la hoja de entrada de servicios (en el caso de los servicios externos).
Automático: El usuario no introduce datos. El sistema calcula las notas de los criterios parciales automáticos
basándose en los datos obtenidos en otras áreas de la empresa fuera del sistema de evaluación de proveedores (por ejemplo, Recepción de mercancías o Gestión de calidad). Los procedimientos de cálculo de notas cumplen distintos fines e implican distintos tipos de actualizaciones.
Criterios parciales necesarios Los criterios parciales automáticos que proporciona el sistema estándar bastan para la evaluación de un proveedor que suministre materiales. Es decir, para realizar evaluaciones, no es necesario que actualice las notas en los criterios parciales manuales o semiautomáticos. El sistema proporciona un máximo de veinte criterios parciales para cada criterio principal. Por ejemplo en el sistema estándar SAP hay dos criterios parciales automáticos para el criterio principal "Precio", tres para el criterio principal "Calidad" y cuatro para el criterio principal "Entrega". Esto significa que puede determinar hasta 18, 17 y 16 criterios parciales adicionales respectivamente para cada uno de estos criterios principales. No hay criterios parciales automáticos para los criterios principales "Soporte/servicio general" y "Servicio externo". Sin embargo, en el sistema estándar de SAP se incluyen tres criterios parciales semiautomáticos para "Servicio/asistencia general" y dos para "Servicio externo". Esto significa que puede determinar hasta 17 y 18 criterios parciales adicionales manuales o semiautomáticos respectivamente para cada uno de estos dos criterios principales. Al definir criterios parciales manuales, tenga en cuenta que obtendrá un resumen mejor si no aumenta demasiado el número de criterios. De esta forma, también reducirá el esfuerzo de actualización. Breve descripción de los criterios parciales automáticos Esta sección describe brevemente los distintos criterios parciales automáticos: Nivel de precios : ( NO APLICA GDO)
Este criterio parcial compara la relación del precio de un proveedor con el precio de mercado. Si el precio del proveedor es menor que el precio de mercado, recibe una buena nota; si es más alto que el precio de mercado, se le asigna una mala nota. Basándose en el criterio parcial "Nivel de precios", puede comparar el precio de un proveedor con el precio de mercado actual en un determinado período temporal. Historial de precios ( NO APLICA GDO)
Este criterio parcial compara la evolución del precio del proveedor con el precio de mercado. Basándose en el criterio parcial "Historial de precios", puede determinar si el precio de un proveedor ha aumentado o disminuido en un período concreto en comparación con la evolución del precio de mercado en el mismo período. Entrada de mercancías
Este criterio parcial se utiliza para evaluar la calidad del material que entrega el proveedor. La inspección de calidad se realiza cuando entran las mercancías. Auditoría de calidad – Es automático cuando se tiene en SAP el modulo de QM
Este criterio parcial se utiliza para evaluar el sistema de gestión de calidad utilizado por una empresa que fabrica productos.
Nivel de reclamaciones/rechazo Este criterio parcial se utiliza para evaluar si los materiales entregados por el proveedor suelen ser defectuosos después de la inspección de las mercancías entradas (por ejemplo, en la fabricación) lo que conlleva un gasto adicional y una pérdida de tiempo (debidos a la pérdida de producción, trabajo de repaso, etc.). La nota (ratio de calidad QM) se calcula en la Gestión de calidad (QM) y los datos pasan a la evaluación de proveedores MM. Este ratio se convierte para la utilización en el sistema de notas de la evaluación de proveedores. Rendimiento en el cumplimiento de fechas de entrega
Este criterio parcial se utiliza para determinar cómo se ajusta un proveedor al cumplimiento de las fechas de entrega especificadas. Cumplimiento de cantidades
Este criterio parcial se utiliza para determinar si un proveedor ha entregado la cantidad especificada en el pedido. "Cumplimiento de fechas de entrega" y "Cumplimiento de cantidades" siempre se tienen que ver juntas. Puede especificar para cada material (en el registro maestro de materiales) o para todos los materiales (en las opciones del sistema) ,la cantidad mínima de los materiales pedidos que deba entregarse para que se incluya una entrada de mercancías en la evaluación. Esto le permite evitar situaciones en las que una entrada de mercancías puntual con sólo una pequeña cantidad de materiales pedidos se incluya en la evaluación con una buena nota para "cumplimiento de fechas de entrega". En caso de no entregarse esta cantidad mínima, al proveedor no se le asigna nota en el último criterio parcial. No obstante, en este caso el vendedor recibirá una nota mala en el cumplimiento de cantidades. Cumplimiento de normas de envío
Este criterio parcial se utiliza para determinar con qué precisión un proveedor cumple las normas para el envío o embalaje de un material. Fecha de confirmación
Este criterio parcial se utiliza para determinar si un proveedor se ajusta a la fecha de entrega confirmada previamente (por ejemplo, la fecha de entrega en un aviso de entrega). Ponderación de las notas Definición Las notas que recibe un proveedor por los criterios principales se pueden ponderar de forma distinta para reflejar las diferencias en el significado de los criterios.
Estructura Factor de ponderación Con el uso de factores de ponderación, puede aumentar o reducir la importancia de determinados criterios cuando se calcula una nota en el nivel más alto. Suponga que un proveedor recibe 80 puntos por el criterio "Precio" y 80 puntos por el criterio "Servicio". Puesto que le da más importancia al precio del material que al servicio que le ofrece el proveedor, puede asignar al criterio "Precio" un factor de ponderación de 3 y al criterio "Servicio" un factor de 1. Por lo tanto, los 80 puntos de Precio se valoran el triple que los 80 puntos de Servicio cuando se calcula la nota global. Claves de ponderación :La clave de ponderación es un identificador bajo el cual se pueden agrupar y grabar juntos los valores de ponderación para unos criterios principales. Si sabe que va a realizar de forma repetida una evaluación con unos determinados criterios principales y unos determinados factores de ponderación, puede grabar esta combinación bajo una clave de ponderación. Cuando realice la siguiente evaluación de proveedores, sólo tiene que introducir la clave de ponderación en vez de introducir un factor de ponderación para cada criterio individual. A continuación, el sistema define automáticamente todos los factores de ponderación.
Hay dos tipos posibles de claves de ponderación en el sistema estándar:
La clave 01 : permite la misma ponderación de todos los criterios. La clave 02 : le permite evaluar proveedores con diferente ponderación de todos los criterios y es la aplicable para nuestro proceso , esta está definida como obligatoria. En un ejemplo , los factores de ponderación de esta clase se distribuyen como se indica a continuación: Precio 5 Calidad 3 Entrega 2 Soporte/servicio general 1 Provisión de servicios externos 2
Condiciones previas evaluación proveedores La evaluación de proveedores está sujeta a ciertas condiciones previas. Puede empezar el proceso de evaluación del proveedor si ha contestado las preguntas siguientes:
- ¿Ha actualizado las parametrizaciones del sistema? - ¿Dispone de las autorizaciones necesarias? - ¿A qué proveedor quiere evaluar? (clave de proveedor) - ¿Qué organización de compras va a evaluar al proveedor?
(Clave de organización de compras) - ¿Es la primera vez que el proveedor es evaluado? - Si no es así, ¿cuándo fue la última evaluación?
5. Ejecutar la evaluación de proveedores Del menú del sistema, seleccione Logística -> Gestión de materiales -> Compras y después Datos maestros -> Evaluación proveedores -> Actual.. Aparece la pantalla inicial. –TRANSACCION ME61
El sistema si el proveedor ha sido evaluado genera por defecto los resultados de su ultima evaluación
por lo cual se debe realizar una actualización de cada criterio principal, colocando para cada uno el
tickmark en el criterio a reevaluar.
Definido el criterio a evaluar voy a la lupa o señalo en la parte superior de la pantalla Criterio Pral
. Para realizar la evaluación de dicho criterio
Una vez recalculado el o los subcriterios automáticos en cada uno aparece el siguiente texto al final de
la pantalla
Para el segundo criterio principal se observa
que a diferencia del primero permite el registro del valor por que su calculo es manual, no obstante se
revisa a ver si tiene subcriterios con lo cual observamos. Que para nuestro caso los subcriterios base
para el calculo del servicio en un proveedor son 4 cuyo calculo es manual con una configuración de
ponderación diferente para cada criterio parcial ( subcriterio) .
El tercer criterio principal de calidad cuyo calculo es manual
se evalúan las variables adjuntas.
En cada uno de las evaluaciones de los criterios principales el sistema permite registrar textos que
evidencian las razones que el evaluador tuvo para registrar la calificación, este registro se realiza en la
parte superior de la pantalla
Estos textos pueden ser ampliados cuando el registrador de la información marca el sistema texto
explicativo marcando cada criterio con el tickmark correspondiente.
Una vez estamos seguros de las observaciones o textos de cada criterio principal , se realiza el ticmark
de los criterios y se guarda la evaluación del proveedor.
La visualización del proveedor transacción ME62 permite consultar todos los datos de la ultima
evaluación de un proveedor. Por las mismas pantallas de la evaluación ME61 sin poder modificar.
La evaluación automática ME63 corresponde a la transacción que permite realizar la generación de las
calificaciones automáticas de los criterios que tienen dicha característica en forma general de un
proveedor o los no evaluados desde, se debe tener en cuenta que los criterios no automaticos no
permiten su modificación al registro de la calificación.
En caso de no relacionar un proveedor especifico si no de realizar la ejecución desde una fecha como
cita el ejemplo anterior el sistema genera un listado de todos los proveedores que no han sido
evaluados.
Se escoge del listado el proveedor que se desea evaluar – MEXICHEM COLOMBIA , para el ejemplo y
se realiza la evaluación de criterios automaticos correspondiente.
No obstante para el caso de nuestra evaluación se recomienda realizar la evaluación de proveedores
siempre desde la ME61.
La comparación de evaluaciones ME64 me permite comparar un proveedor desde varias variables de
evaluación como se observa en la pantalla adjunta.
Definido el esquema de comparación se realiza la misma , la navegación por la consulta comparativa
me permite ir a cada uno de los criterios evaluados.
Al escoger una de las calificaciones y solicitar el protocolo de todos me muestra el origen de las
entradas que se evaluaron en el periodo de calificación.
La transacción ME6A me permite visualizar los documentos de evaluación del o los proveedores.
Una vez escogido el o los proveedores muestra cada una de las modificaciones en detalle de la
calificación de a la evaluación del proveedor.
Evaluación de proveedores en el fondo (Transaccion ME6G)
Puede evaluar a sus proveedores de forma regular, por medio de una ejecución en proceso de fondo. La función Evaluaciones fondo se encuentra en el menú de Compras. ME6G - Evaluaciones fondo
Digite doble clic en el e ingresara a la siguiente pantalla.
Digite el comando de la parte superior paso o marque el comando de la parte superior tratar y digite pasos.
e ingresara a la siguiente pantalla.
Posesiónese en la línea 1 y Marque el comando de la parte superior PASO y digite modificar.
Ahora digite la variante 1 o búsquela con el comando F4 cual existe.
Digite enter
Observe que en la columna Parámetro se visualiza el numero 1.
Ahora si quiere modificar o ingresar unos nuevos valores posiciones en línea y digite el comando de la parte superior Pasar
Digite el comando de la parte inferior e ingrese los valores que requiere.
La Organización de Compras: XXXX
Los proveedores 72146 – 77667 Ejemplo.
Clave de Ponderación 02
Ingreso los Proveedores y la clave de ponderación
Ahora digite Enter y después el comando de la parte superior Grabar .
Saldrá el mensaje en la parte inferior después marque el
comando ingresa a la pantalla de variante y vuelva a digitar el comando
Vuelve a la pantalla de Resumen de pasos
vuelva a digitar el comando
Ahora esta en la opción de correr el JOB.
Para el ejercicio la correremos con el asistente Job.
Digite el comando de la parte inferior
Nombre Descripción
Job Digite el nombre que le va dar al Job
Clase de Job Ingrese la prioridad del Job
Status de Job Previsto esta en gris
Serv. Destino Digite el nombre del servidor donde esta ejecutando la operación
Digite el comando de la parte inferior
Digite el comando de la parte inferior
Nombre Descripción
Programa ABAP Digite el nombre del programa
RM06LBAT
Variante Digite la variante creada 1
Idioma de ejecución Digite el idioma ES(Español)
Digite el comando de la parte inferior
Digite el comando de la parte inferior
En este caso para visualizarlo rápidamente lo estamos corriendo inicio inmediato.
Digite el comando de la parte inferior
Digite el comando de la parte inferior
Digite el comando de la parte inferior para que quede grabado el JOB
Se visualiza al final de la pantalla que el JOB EVALUA esta con estatus liberado ahora ingresamos a la transacción SM37 digite el comando de la parte superior PASAR
Digite el comando de la parte superior
Colóquese en la línea que desea visualizar y marque el comando de la parte superior
Ahora marque el No de spool y digite la columna siguiente TP y podrá observar los resultados de los Proveedores
Ejemplo de visualización.
Esta información se puede imprimir
Nota: Acuérdese que esto funciona para los criterios automáticos.