evaluación de la implantación de un manual de funciones

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PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIÓN EN ADMINISTRACIÓN EVALUACIÓN DE LA IMPLANTACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES DIRIGIDO AL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE LA EMPRESA PRONOVISION C.A. Participantes: Giselly Silva Jean C. Giménez María D. García 6

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Page 1: Evaluación de la Implantación de un Manual de Funciones

PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIÓN EN ADMINISTRACIÓN

EVALUACIÓN DE LA IMPLANTACIÓN DE UN MANUAL DE

FUNCIONES DIRIGIDO AL DEPARTAMENTO DE

ADMINISTRACIÓN DE LA EMPRESA

PRONOVISION C.A.

Participantes:

Giselly Silva

Jean C. Giménez

María D. García

Yomaira Peña

Tutor Asesor: Elba Torrealba

Tutor Externo: Manuel Gómez

Fecha: Noviembre, 2011

6

Page 2: Evaluación de la Implantación de un Manual de Funciones

ÍNDICE GENERAL

PÁG

ÍNDICE DE CUADROS iv

RESUMEN v

I PARTE

DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

1. DEL DIAGNÓSTICO SITUACIONAL 6

1.1. Descripción del contexto 6

1.1.1. Razón Social 6

1.1.2. Localización geográfica 6

1.1.3. Historia de vida de la comunidad 6

1.1.4. Nombre de las Organizaciones vinculadas al proyecto 7

1.2. Problemas, Necesidades o Intereses del Contexto 8

1.2.1. Descripción del Diagnóstico Situacional 8

1.2.2. Jerarquización y Selección de Necesidades 9

1.2.3. Selección del Problema o Necesidad 9

1.2.4. Alternativas de Solución 9

2. JUSTIFICACIÓN E IMPACTO SOCIAL 9

2.1. Razones que conllevan a realizar el proyecto 9

2.1.1. Desde el punto de vista teórico y sus aportes al conocimiento 9

2.1.2. Desde el punto de vista técnico – ámbito de acción 15

2.1.3. Desde la razón legal 16

2.1.4. Desde el Contexto Participante – Comunidad 17

2.1.5. Vinculación del Proyecto con el Plan de Desarrollo Económico, Líneas

de Investigación de los PNF y la Transversalidad 17

2.2. Población Beneficiada 18

7

Page 3: Evaluación de la Implantación de un Manual de Funciones

3. OBJETIVOS DEL PROYECTO

18

3.1. General 18

3.2. Específicos 18

II PARTE

PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

4. El Plan de Acción 20

5. Cronograma de Actividades 21

III PARTE

RESULTADOS Y LOGROS

6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 22

6.1. Conclusiones 22

6.2. Recomendaciones 23

IV PARTE

PRODUCTO O SERVICIO

7. Evaluación de la implantación de un manual de funciones dirigido al departamento

de administración de la empresa Pronovision. 25

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 26

ANEXOS 28

8

Page 4: Evaluación de la Implantación de un Manual de Funciones

ÍNDICE DE CUADROS

Nro. CUADRO PÁG.

1 PLAN DE ACCIÓN 1 20

2 PLAN DE ACCIÓN 2 20

3 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 21

4 EVALUACIÓN DE LA IMPLANTACIÓN DE UN MANUAL

DE FUNCIONES. 25

9

Page 5: Evaluación de la Implantación de un Manual de Funciones

EVALUACIÓN DE LA IMPLANTACIÓN DE UN MANUAL DE

FUNCIONES DIRIGIDO AL DEPARTAMENTO DE

ADMINISTRACIÓN DE LA EMPRESA

PRONOVISION C.A.

Participantes: Giselly Silva Jean C. GiménezMaría D. García Yomaira PeñaTutor Asesor: Elba TorrealbaTutor Externo: Manuel GómezAño 2011

RESUMEN El objetivo del presente estudio consiste en la evaluación de Manual De Funciones Dirigido al Departamento de Administración de la Empresa PRONOVISION, C.A., ubicada en la carrera 11 entre calles 18 y 19, edificio Pronovision, por lo que establecieron los siguientes objetivos: determinar el ambiente de control en la implementación del manual de funcionamiento para el Departamento de Administración de la Empresa Pronovision, C.A, valorar el riesgo de la implementación del manual de funcionamiento, desarrollar actividades de control en la implementación del manual , identificar la información y comunicación en la implementación del manual de funcionamiento, y supervisar la implementación del manual de funcionamiento para el Departamento de Administración de la Empresa Pronovision, C.A. Las técnicas utilizadas para la recolección de información fueron: la observación directa y lista de cotejo. Los resultados permitieron concluir que en el ambiente de control, en la empresa existe desconocimiento del manual de funciones y de la estructura organizativa, presentado por el equipo investigador. Situación que repercute significativamente en el efectivo desenvolvimiento de las funciones de los empleados. Asimismo, la responsabilidad en cuanto al manejo de la empresa está centrada a un pequeño grupo de personas que laboran en la misma. Por lo que se recomienda suministrar e implementar el manual de funciones de manera que no exista desconocimiento de los lineamientos que este contempla y de la estructura organizativa.

Descriptores: Manual de Funciones, Departamento de Administración Empresa Pronovision C.A.

10

Page 6: Evaluación de la Implantación de un Manual de Funciones

I PARTE

DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

DEL DIAGNÓSTICO SITUACIONAL

1. Descripción del contexto:

1.1.1. Razón Social: PRONOVISION, C.A, compañía que se dedica a la prestación

del servicio de televisión por cable vía suscripción.

1.1.2. Localización geográfica: Carrera 11 entre calles 18 y 19 edificio

PRONOVISION, C.A., P-B Oficina #1, Sector Concepción, El Tocuyo,

Parroquia Bolívar, Municipio Morán del Estado Lara.

1.1.3. Historia de vida de la comunidad: La empresa PROVISION, C.A., surge

bajo la modalidad de una compañía anónima, la cual fue debidamente

formalizada por el Registro Mercantil, Segundo de la Circunscripción Judicial

del Estado Lara, asentada bajo el Nº 15, Tomo 24-A de fecha Tres (03) de

Junio de 2002; luego de cumplidas estas formalidades de rigor la empresa en

cuestión adquiere su personalidad jurídica, lo que la faculta para ejercer los

derechos que la asisten, así como también dar cumplimiento a las obligaciones

y deberes respectivos.

En un principio, los socios que conformaron dicha compañía anónima

fueron los ciudadanos Antonio Jesús Gutiérrez e Iginio Vicente Gutiérrez; la

cual posteriormente fue vendida en fecha 21 de Octubre de 2009, a la actual

junta directiva conformada por los ciudadanos William Bethencourt

(Presidente), Alexis Bethencourt, Richard Pérez y Juan Jesús De La Cruz; los

cuales decidieron que el objeto de esta compañía estuviera circunscrito a la

comercialización, importación y exportación de equipos de radio-

comunicaciones; instalaciones de sistemas de radio-comunicaciones y su

11

Page 7: Evaluación de la Implantación de un Manual de Funciones

explotación e instalación de antenas parabólicas y de televisión e Internet vía

cable y todo lo relacionado con dichos sistemas.

Asimismo, podría efectuar todos los actos, contratos y negociaciones

relacionados con dicho objeto social, procediendo como su principal agente,

factor, contratista, ejecutándolos por si o conjuntamente con una y varias

entidades. En general la realización de todo acto de comercio permitido por la

Ley y que estén estrechamente relacionados con la actividad principal que la

compañía estime conveniente al interés social de la misma.

El domicilio seleccionado como asiento principal de sus interés fue la

población de Duaca Municipio Crespo del Estado Lara, posteriormente por

medio de una Acta de Asamblea Extraordinaria celebrada en fecha 26 de

septiembre de 2006, los socios accionistas deciden cambiar el domicilio de la

empresa, el cual pasaría a ser el siguiente, la población del Tocuyo, Municipio

Moran del Estado Lara, desde donde actualmente presta su servicios.

En este orden de ideas, se decide aperturar una Taquilla de Paso que tendrá

como lugar de operación en la Av. 7 entre calles 13 y 14 Centro Comercial

Ziros, local #3, de la población de Quíbor, Municipio Jiménez del Estado

Lara, como parte de un proyecto de expansión para llegar a un mayor número

de comunidades.

1.1.4. Nombre de las Organizaciones vinculadas al proyecto: La principal

organización vinculada con el proyecto socio integrador es la empresa

PRONOVISION C.A, y a su vez sus proveedores de servicio de cable y

materiales.

Proveedores de Señal Vía Cable: Red Servitel, Discovery Channel

Latinoamérica, HBO Latinoamérica & Group, FOX Channel Venezuela,

Radio Televisión Española, Pramer.

Proveedores de materiales para servicio técnico: SIV C.A., CT & S C.A.

12

Page 8: Evaluación de la Implantación de un Manual de Funciones

Problemas, Necesidades o Intereses del Contexto:

1.2.1. Descripción del Diagnóstico Situacional: El desarrollo de las sociedades

modernas ha encontrado en los procesos comunicacionales una fuente de

información que les ha permitido la incorporación efectiva de diferentes

formas de abordar los problemas y de potenciar las fortalezas. El manejo de la

información en el marco de la globalización, es un activo sustancial para toda

organización, sea esta diseñada para la obtención del lucro, cuyo propósito se

centra en la asistencia y desarrollo de lo humano y social.

Es por ello, que la difusión y transmisión de la información requiere de un

sistema capaz de proveer el conocimiento necesario y ajustado a las

exigencias de una comunidad, localidad o conglomerado, para activar así sus

posibles potencialidades y convertirse en una empresa competitiva dentro del

mercado del servicio de la televisión por cable.

En lo que respecta a este estudio, la recopilación de la información en la

empresa Pronovision, C.A., se utilizaron las técnicas de entrevistas al

personal, la observación del área de trabajo; y la aplicación de una lista de

cotejo, con lo cual se pudo constatar que En la empresa Pronovision, C.A., no

existe una misión basada en las políticas de la organización, asimismo, el

organigrama no esta adaptado a las áreas o departamentos. De igual manera,

no se incentiva al personal que allí labora, al igual que medianamente se

delegan funciones en los departamentos. Cabe destacar, que se evidencia

desconocimiento del manual de funciones en todas las áreas, también

resistencia al cambio por parte de la directiva en lo que respecta a la

implementación del mismo. No se realiza una evaluación periódica de las

funciones realizadas en los diferentes niveles. La coordinación de las áreas de

crédito, cobranza, contabilidad, producción, almacenes y recursos presenta

debilidad; sin embargo, se realiza constantemente revisión de la información

contable previendo alguna anormalidad. No se elabora presupuesto de ventas

anual.

.

13

Page 9: Evaluación de la Implantación de un Manual de Funciones

1.2.2. Jerarquización y Selección de Necesidades:

1. Incumplimiento del funciones

2. No posee una estructura organizativa.

3. Multiplicidad de funciones en el departamento de administración.

4. El personal administrativo no posee conocimientos claros de cuáles son sus

funciones y responsabilidades dentro de la empresa.

1.2.3. Selección del Problema o Necesidad: incumplimiento de la normativa

establecida en el manual de funciones, el cual permite dirigir la organización y

establece las funciones que realizará el personal de cada departamento.

1.2.4. Alternativa de Solución:

1. Sugerir la implementación del manual de funciones de manera que optimice

las funciones

2. JUSTIFICACIÓN E IMPACTO SOCIAL

2.1. Razones que Conllevan a realizar el proyecto:

2.1.1. Desde el punto de vista teórico y sus aportes al conocimiento:

El siguiente Proyecto Socio Integrador de Aprendizaje es de gran

importancia ya que nos ayudará a integrarnos con la comunidad y conocer la

realidad que existe, todo ello es gracia al Programa de Formación en

Administración el cual nos ayudara a resolver una problemática en la

comunidad. En ese sentido, resulta oportuno mencionar algunos teóricos que

abordan los conceptos de mayor relevancia para el desarrollo del presente.

Al respecto, Stephen (1999), señala “el clima organizacional puede ser la

cualidad o propiedad del ambiente organizacional, que perciben o experimentan

los miembros de la organización, y que influyen en su comportamiento. Para

14

Page 10: Evaluación de la Implantación de un Manual de Funciones

que una persona pueda trabajar bien debe sentirse bien consigo mismo y con

todo lo que gira alrededor de ella y entender el ambiente donde se desenvuelve

todo el personal”. (pág. 1).

En consecuencia, el clima va más allá de las dimensiones de las personas y

de los grupos impactando directamente en el resultado del desempeño

organizacional es decir, a nivel individual se obtendrá un desempeño individual,

a nivel de estructura se logrará un desempeño grupal y a nivel de procesos se

llegará al desempeño organizacional.

Por su parte, Stephen (1999), argumenta que un buen clima o mal clima

organizacional, tendrá consecuencias para la organización a nivel positivo y

negativo, definidas por la percepción que los miembros tienen de la

organización. Entre las consecuencias positivas, podemos nombrar las

siguientes: logro, afiliación, poder, productividad, baja rotación, satisfacción,

adaptación, innovación”. (pág.1).

Entonces, se justifica la ejecución de proyectos socio integradores en los que

se aborde lo referido al clima organizacional, por cuanto es un tópico que

contribuyen con la optimización de los procesos que se desarrollan en las

empresas, y en la calidad en términos de producción, competitividad y

servicios.

Ahora bien, Araujo (2007), señala que para las pequeñas y medianas

empresas, la organización también es importante, porque al mejorarla obtienen

un mayor nivel de competitividad, ya que se coordinan mejor sus elementos:

maquinaria, mano de obra, mercado, entre otros.

Aunado a ello, la elevación de la productividad, en el campo económico

social, es siempre fuente de preocupación, sin embargo, con un adecuado clima

organizacional, el panorama cambia, repercutiendo no solo en la empresa, sino

en toda la sociedad. De allí, que es una ventaja conocer los tipos de puestos en

la organización y la escala de promoción también ayuda a los empleados a

determinar sus opciones profesionales”.

En atención a lo expuesto, para realizar un proceso de organización su

estructura debe ser de carácter tal que muestre los cargos, sus relaciones,

15

Page 11: Evaluación de la Implantación de un Manual de Funciones

mecanismos de coordinación y control de los miembros de la organización.

Además, deben figurar los niveles de autoridad y de responsabilidad. Debido a

que, en el proceso de organización participan los sistemas; para ello es

necesario definirlos: Procesos, procedimientos y mecanismos de resolución de

conflictos. Se basa en el establecimiento de métricas para evaluación de

resultados. A su vez, identifica los criterios de asignación de recursos. El

objetivo de la estructura es de servir como ayuda en el cumplimiento de los

procesos de negocios de la organización, en todos sus niveles.

De allí, que se deban analizar las ventajas estratégicas de la empresa, de

manera que permita tener un mejor conocimiento de la capacidad de la misma

para crear valor y detectar los riesgos que debe enfrentar para lograr las metas.

Los puntos clave son los siguientes:

El análisis estratégico contempla el entorno, los productos y los clientes. El

análisis de los procesos facilita una mejor compresión del flujo de actividades

que incluye cada proceso y cómo estos sé interrelacionan entre sí y con los

individuos. El análisis del desempeño permite apreciar los resultados

alcanzados a través del desarrollo de las actividades de la empresa. Sobre la

base de lo anterior, hay que establecer objetivos estratégicos como por ejemplo.

Esto implica llevar a cabo una reorganización interna y una revisión de la

contabilidad de costos. Las maniobras a realizarse a fin de lograr la visión a

largo plazo y los objetivos estratégicos a corto plazo serían las siguientes:

El logro de lo anterior, se apoya en la implementación de un nuevo enfoque

tanto de la estructura como del proceso mismo de la organización. En este caso,

la estructura debe ser reflejo de objetivos y planes, dado que las actividades se

derivan de ellos; de igual manera debe ser un reflejo de la autoridad con que

cuenta la dirección de la empresa y responder a las condiciones dentro de las

cuáles se encuentra inmersa.

El uso adecuado de la estructura organizacional, sus mecanismos

integradores y de control puede contribuir a mejorar la competitividad

estratégica de la empresa. De hecho, las empresas más productivas son aquellas

altamente innovadoras y con una estructura organizacional que facilita la

16

Page 12: Evaluación de la Implantación de un Manual de Funciones

aplicación exitosa de las habilidades de sus miembros. Sin embargo, la

estructura organizacional por si sola no crea ventajas competitivas, estas se

crean cuando existe una verdadera concordancia entre la estrategia empresarial,

la cultura y la estructura. La estructura organizacional influencia el trabajo

administrativo y las decisiones de la alta gerencia, de allí su importancia.

En este orden de ideas, es necesario detallar todo el trabajo que debe

ejecutarse para alcanzar las metas de la organización. Toda organización se crea

para lograr un conjunto de propósitos, todas las finalidades se logran en forma

diferente, por consiguiente, para que se logren las metas de la organización las

tareas deben ser establecidas primero.

Dividir la carga total de trabajo en actividades que pueden ser ejecutadas en

forma lógica, por una persona o grupo de personas. Las organizaciones se crean

porque el trabajo que debe realizarse no puede hacerlo una persona, de ahí que

el trabajo deba dividirse adecuadamente entre sus miembros. Por

adecuadamente entendemos, primero, que a los individuos se les asignen las

tareas con base a su cualidad para ejecutarlas, y segundo, que a ninguna

persona, se le puede imponer una carga de trabajo demasiado pesada o ligera.

Combinar el trabajo de los miembros de la organización de modo lógico y

eficiente. A medida que una organización crece y contrata a más personal para

llevar a cabo las actividades, se hace necesario agrupar a las personas cuya tarea

guarda relación entre sí. Ventas, recursos humanos, mercadotecnia, producción,

manufactura. A esta agrupación del trabajo suele llamarse departamentación.

Establecer un mecanismo para coordinar el trabajo de los miembros que un

poco unitario y armonioso. A medida que los individuos y departamentos

realizan sus actividades especializadas, pueden olvidarse las metas de la

organización o bien surgir conflictos entre los miembros. Los gerentes de

mercadotecnia de una compañía pueden hacer presión para que se apruebe un

presupuesto mayor de publicidad y así estimular la demanda, aun cuando el

interés general de la compañía convenga mas invertir en creces en equipo

automatizado y reducir los costos.

17

Page 13: Evaluación de la Implantación de un Manual de Funciones

Vigilar la eficiencia de la organización y hacer ajustes para mantenerla

mejorarla. Dado que organizar es un proceso constante, se requiere una

evaluación periódica de los cuatro pasos precedentes. A medida que la

organización crece y cambia las situaciones hay que evaluar su estructura a fin

de asegurarse de que sea compatible por una operación eficaz y eficiente para

satisfacer las necesidades presentes. La división del trabajo es fraccionar una

tarea, de modo que cada individuo sea responsable y realice un conjunto de

actividades y no toda la tarea.

De igual manera, se debe considerar el control interno, el cual conforma la

base en la que descansa la confiabilidad de un sistema contable y de que exista

una correcta conducción de la empresa de acuerdo con la política de la

compañía, en donde se reflejará el grado de seguridad en las operaciones que se

demuestran en los estados financieros y de que se este cumpliendo los

procedimientos, las normas y políticas establecidas en la organización.

De acuerdo con Coopus (1998), el control interno es un proceso efectuado

por el consejo de administración, la dirección y el resto del personal de una

entidad, diseñado con el objetivo de proporcionar un grado de seguridad

razonable en cuanto a la consecución de los objetivos” (p. 65). Destaca que en

este proceso de evidencian cinco elementos de suma importancia para su

desarrollo, a saber:

El ambiente de control, el cual marca la pauta del funcionamiento de una

empresa e influye en la concienciación de sus empleados respecto al control.

Constituye la base de todos los demás componentes del control interno,

aportando disciplina y estructura. Los factores del ambiente de control incluyen

la integridad, los valores éticos y la capacidad de los empleados de la empresa,

la filosofía de dirección y el estilo de gestión, la manera en que la dirección

asigna autoridad, las responsabilidades, organiza y desarrolla profesionalmente

a sus empleados y la atención y orientación que proporciona al consejo de

administración.

Evaluación del riesgo: consiste en la identificación y el análisis de los

riesgos relevantes para la consecución de los objetivos, y sirve de base para

18

Page 14: Evaluación de la Implantación de un Manual de Funciones

determinar cómo han de ser gestionados los riesgos. Debido a que las

condiciones económicas, industriales, legislativas y operativas continuarán

cambiando continuamente, es necesario disponer de mecanismos para

identificar y afrontar los riesgos asociados con el cambio.

Cabe destacar, que las organizaciones, cualquiera sea su tamaño, se enfrenta

a diversos riesgos de origen externos e internos que tienen que ser evaluados,

por lo que una de las condiciones previas a la evaluación del riesgo es la

identificación de los objetivos en los distintos niveles. En tal sentido, cobra

importancia el a nivel gerencial se desarrolle este proceso, dados los beneficios

que proporciona para la organización.

Actividades de control: estas constituyen las políticas y procedimientos que

aseguran que se lleven a cabo las instrucciones de la dirección de la empresa.

Asimismo, contribuyen con la toma de decisiones necesarias para controlar los

riesgos relacionados con la consecución de los objetivos de la empresa. Estas se

observan en toda la organización, a todos los niveles y en todas las funciones, e

incluyen cosas tales como; aprobaciones, autorizaciones, verificaciones,

conciliaciones, análisis de la eficacia operativa, seguridad de los activos, y

segregación de funciones.

De allí, que deben establecerse, ajustarse a políticas y procedimientos que

ayuden a conseguir una seguridad razonable de que se llevan a cabo en forma

eficaz las acciones consideradas necesarias para afrontar los riesgos que existen

respecto a la consecución de los objetivos de la unidad.

Información y comunicación: en las organizaciones se debe identificar,

recopilar y comunicar información pertinente en forma y plazo que permitan

cumplir a cada empleado con sus responsabilidades. Los sistemas informáticos

producen informes que contienen información operativa, financiera y datos

sobre el cumplimiento de las normas que permite dirigir y controlar el negocio

de forma adecuada.

En ese sentido, estos sistemas no sólo manejan datos generados

internamente, sino también información sobre acontecimientos internos,

actividades y condiciones relevantes para la toma de decisiones de gestión así

19

Page 15: Evaluación de la Implantación de un Manual de Funciones

como para la presentación de información a terceros. De igual manera, también

en las organizaciones debe haber una comunicación eficaz en un sentido más

amplio, que fluya en todas las direcciones a través de todos los ámbitos de la

organización, de arriba hacia abajo y a la inversa.

Supervisión o monitoreo: los sistemas de control interno requieren de una

supervisión, entendiéndose esta, como un proceso que comprueba que se

mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo.

Objetivo que se obtiene mediante actividades de supervisión continuada,

evaluaciones periódicas o una combinación de ambas cosas. La supervisión

continuada se da en el transcurso de las operaciones, incluye tanto las

actividades normales de dirección y supervisión, como otras actividades

llevadas a cabo por el personal en la realización de sus funciones.

Se considera oportuno mencionar que, el alcance y la frecuencia de las

evaluaciones periódicas dependerán esencialmente de una evaluación de los

riesgos y de la eficacia de los procesos de supervisión continuada. Las

deficiencias detectadas en el control interno deberán ser notificadas a niveles

superiores, mientras que la alta dirección y el consejo de administración

deberán ser informados de los aspectos significativos observados.

todo el proceso debe ser supervisado, introduciéndose las modificaciones

pertinentes cuando se estime necesario, de esta manera, el sistema puede

reaccionar ágilmente y cambiar de acuerdo a las circunstancias.

En atención a los planteamientos anteriores, se justifica teóricamente el

desarrollo del presente Proyecto Socio Integrador de Aprendizaje, al referenciar

diferentes teorías que soportan el funcionamiento de las organizaciones al

mismo tiempo que brindan un aporte sólido a aquellas personas que requieran

información para incrementar sus conocimientos.

2.1.2. Desde el Punto de Vista Técnico – Ámbito de Acción:

Desde la perspectiva técnica el Proyecto Socio-Integrador de Aprendizaje

aporta a la empresa Pronovision, C.A. la evaluación de la implementación del

20

Page 16: Evaluación de la Implantación de un Manual de Funciones

manual de funciones, la cual estandarizar el proceso en el departamento de

recursos humanos para mejorar la organización.

Para la recolección de los datos se realizaron visitas a la empresa, utilizando

varias herramientas de investigación y trabajo como lo son la entrevista, lista de

cotejo, observación directa, revisiones bibliográficas, Internet, fotografías,

computadoras, asesorías metodológicas, reuniones grupales interdiarias y

semanales, entre otras; sustentando la anterior con minutas de reuniones y

controles de visitas. El aporte que dará la evaluación se enmarcará en el

cumplimiento y efectividad de las funciones realizadas por el personal.

2.1.3. Desde la Razón Legal:

El conjunto de actividades, llevadas a cabo por toda organización debe estar

enmarcado dentro de las normativas legales que regulan la materia relativa a los

procesos administrativos, comenzando por la Constitución de la República

Bolivariana de Venezuela, en la que se establecen los principios rectores de las

actividades económicas lícitas y la necesidad de que las organizaciones dirijan

su desempeño hacia la contribución efectiva con las comunidades dentro de las

cuales hacen vida activa; entiéndase esto como el ejercicio de la

responsabilidad social empresarial, establecidos en la mencionada Ley, en el

artículo 112, capítulo VII de los Derechos Económicos, el cual sostiene que:

“… El Estado promoverá la iniciativa privada, la producción de bienes y

servicios que satisfagan las necesidades de la población…”

Por otra parte, se suman las regulaciones establecidas en la ley del Instituto

Nacional de Cooperación Educativas (INCES) quien en su artículo número 3,

numeral 1, establece que el INCE tiene como finalidad promover la formación

profesional de los trabajadores, contribuir a la formación del personal

especializado y llevar a cabo programas de capacitación y diseños de manual

de funciones.

Asimismo, la Ley Orgánica del Trabajo señala en su artículo 408 ordinal 1º

que los sindicatos de trabajadores tendrán las atribuciones de colaborar con las

21

Page 17: Evaluación de la Implantación de un Manual de Funciones

autoridades, organismos e instituciones públicas, en la preparación y ejecución

de programas de mejoramiento a nivel social, cultural y de trabajo…

2.1.4. Desde el Contexto Participante – Comunidad:

Entre las vivencias obtenidas durante las visitas a la empresa

PRONOVISION, C.A., se destaca la disposición por parte del personal

administrativo y junta directiva, facilitando así toda la información necesaria

para el desarrollo de este proyecto Socio Integrador de Aprendizaje. Asimismo,

se espera que esta propuesta sea factible respecto al desarrollo de las funciones

administrativas de dicha empresa, para el cumplimiento de las mismas y

motivar a los trabajadores para obtener, consecuencialmente, calidad del

servicio prestado en televisión vía cable a las comunidades de El Tocuyo y

Quíbor en el Estado Lara.

Esta comunidad manifestó su interés en recibir una oferta de servicio de

calidad y a su vez contar con una opción para expresar sus inquietudes a través

de una canal local que les ofrezca la empresa Pronovision.

2.1.5. Vinculación del Proyecto con el Plan de Desarrollo Económico, Líneas de

Investigación de los PNF y la Transversalidad:

El presente estudio se vincula con la Línea de Investigación del Programa

Nacional de Formación en Administración número 1, que trata de la

Participación Social en la Gestión de las Organizaciones, la cual está

determinada por la incorporación de valores éticos en el desempeño de las

funciones del Departamento de Administración de la empresa Pronovision,

C.A., a los efectos de garantizar una transparencia en los resultados obtenidos

de sus funciones, generando a su vez actividades productivas que no sólo

beneficien a la empresa como tal, sino que se extiende hacia las comunidades

dentro de las cuales opera.

Asimismo, se asocia con las Líneas Generales del Plan de Desarrollo

Económico y Social de la Nación 2007-2013, Nº 4, el Modelo Productivo

Socialista, en el cual la empresa Pronovision, C.A. contribuye con la promoción

22

Page 18: Evaluación de la Implantación de un Manual de Funciones

y oferta de nuevas fuentes de empleo para los habitantes de las poblaciones en

las que se sitúa coadyuvando así al desarrollo de la colectividad, en la medida

en que se capacita a los trabajadores y se contribuye con su desarrollo personal,

social, económico y colectivo, inculcándoles principios éticos de

responsabilidad, cooperación, colaboración, creatividad, eficiencia y eficacia;

además de la línea Nº 2 que corresponde a la Suprema Felicidad Social, donde

se busca fortalecer las capacidades básicas para el trabajo productivo de los

empleados cuando se tiene como alternativa de solución el Diseño de un

Manual de Funciones para el Departamento de Administración de la empresa

Pronovision; todo ello con el objeto de lograr una mejor comunicación y

desempeño de los trabajadores, facilitando la eficiencia de los procesos

administrativos.

2.2. Población Beneficiada

Los Trabajadores del Departamento de Administración de la Empresa

Pronovision, C.A. y los habitantes de la población de El Tocuyo y Quíbor, que

ascienden a 1200 suscriptores.

3. OBJETIVOS DEL PROYECTO:

3.1. General:

Evaluar la implantación de un Manual de Funciones dirigido al Departamento

de Administración de la empresa Pronovision, C.A.

3.2. Específicos:

- Determinar el ambiente de control en la implementación del manual de

funcionamiento para el Departamento de Administración de la Empresa

Pronovision, C.A.

23

Page 19: Evaluación de la Implantación de un Manual de Funciones

- Valorar el riesgo de la implementación del manual de funcionamiento para el

Departamento de Administración de la Empresa Pronovision, C.A.

- Desarrollar actividades de control en la implementación del manual de

funcionamiento para el Departamento de Administración de la Empresa

Pronovision, C.A.

- Identificar la información y comunicación en la implementación del manual de

funcionamiento para el Departamento de Administración de la Empresa

Pronovision, C.A.

- Supervisar la implementación del manual de funcionamiento para el

Departamento de Administración de la Empresa Pronovision, C.A.

24

Page 20: Evaluación de la Implantación de un Manual de Funciones

II PARTE

PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

4. El Plan de Acción

Cuadro 1.

Plan de Acción 1

¿Qué? ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Dónde? ¿Quiénes? ¿Con Qué?Evaluar la implantación de un Manual de Funciones dirigido al Departamento de Administración de la empresa Pronovision, C.A.

Observación, entrevista y aplicación de lista de cotejo al personal del departamento de administración de la empresa Pronovision C.A.

Abril 2011

Departamento administrativo de la empresa Pronovision

C.A.

Alumnos de I fase del trayecto IV de la UPTAEB:Giselly SilvaMaría García Jean Giménez Yomaira Peña

Talento humano Manual de funciones

Fuente: Autores (2011)

Cuadro 2

Plan de Acción 2

¿Qué? ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Dónde? ¿Quiénes? ¿Con Qué?Observar si se está cumpliendo con lo estipulado en el manual realizado en la empresa Pronovision C.A.

Por medio de observación directa en el departamento administrativo de la empresa Pronovision C.A.

Mayo 2011

Empresa Pronovision

C.A.

Alumnos de I fase del trayecto IV de la UPTAEB:Giselly SilvaMaría García Jean Giménez Yomaira Peña

Recursos humanos

Fuente: Autores (2011)

25

Page 21: Evaluación de la Implantación de un Manual de Funciones

Cronograma de ActividadesCuadro 3 Cronograma de Actividades

Actividades MAR ABR MAY JUL AGOS SEP OCTDeterminación de fechas de entrega.Información a la Prof. Elba Torrealba sobre el proyecto. Asesoría con tutora académica. Entrevista con los participantes, primera encuesta, revisión del proyecto. Visita a la empresa para conocer la situación, entrevista con tutor académico.Revisión del avance del proyecto, levantamiento de la información. Revisión de las correcciones. Modificación del diagnóstico.Visita a la comunidad, acuerdos de método a evaluar.Correcciones del proyecto, revisión de los objetivos y plan de acción. Revisión del proyecto antes de la entrega. Visita a la comunidad por cambio de a estructura organizativa, cambio de tutor académico.Revisión y corrección del proyectos socio – integrador, elaboración del cronograma de actividades. Preparación de la carpeta de evidencias, impresión del proyecto.Observación y correcciones del proyecto socio integrador. Aplicación de instrumentos de control interno a los empleados del Departamento de Administración de la empresa. Revisión de la información suministrada por la empresa. Verificación de la aplicación y guía del manual de funciones con el nuevo tutor empresarial.Desarrollo del proyecto que forma parte del producto final. Modificación del cronograma de actividades.Revisión del cronograma de actividades. Avances del proyecto, evidencias fotográficas.Evaluación y seguimiento en cuanto a la aplicación del manual de funciones.Asesoría del avance del proyecto.Verificación de la información de la empresa. Análisis del proyecto.Elaboración del cronograma de actividades.Análisis e impresión del proyecto socio integrados. Preparación del cronograma de actividades.

Fuente: Autores (2011).

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Page 22: Evaluación de la Implantación de un Manual de Funciones

III PARTE

RESULTADOS Y LOGROS DEL PROYECTO

6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

6.1. Conclusiones:

Tomando como base el análisis de la información, además de la incorporación

de diferentes aportes hechos por los investigadores, necesarios para el desarro-

llo del Proyecto Socio-Integrador realizado en la empresa Pronovision, C.A; se

presentan a continuación las siguientes conclusiones:

- En el ambiente de control, en la empresa existe desconocimiento del ma-

nual de funciones y de la estructura organizativa, presentado por el equipo in-

vestigador. Situación que repercute significativamente en el efectivo desenvol-

vimiento de las funciones de los empleados. Asimismo, la responsabilidad en

cuanto al manejo de la empresa está centrada a un pequeño grupo de personas

que laboran en la misma.

Aunado a lo anterior, existe multiplicidad de funciones y responsabilidad en

muy pocos empleados, no existe identificación entre la empresa y las necesida-

des de las comunidades donde se presta el servicio.

- En lo que respecta a la evaluación del riesgo, presentan debilidades en la

identificación y análisis de los mismos, lo que conlleva a que los objetivos no

se logren de manera consecutiva. De allí, la necesidad de implementar acciones

que contribuyan con la evaluación de estos en los distintos niveles, atendiendo a

los beneficios que proporcionan para la organización.

- En lo referido a las actividades de control, se evidenció que en la empresa

no existen políticas, ni procedimientos, como se mencionó anteriormente, ni li-

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Page 23: Evaluación de la Implantación de un Manual de Funciones

neamientos que direccionen las acciones que allí se desarrollan. En este sentido,

se requiere de la implementación de aprobaciones, autorizaciones, verificacio-

nes, conciliaciones, análisis de eficacia operativa, seguridad de las acciones, y

segregación de funciones.

- La información y comunicación se evidencia que no es efectiva, la misma

no fluye de manera adecuada entre el personal administrativo y la junta directi-

va de la empresa.

- En la empresa no existe supervisión ni continua ni periódica, lo que se evi-

dencia en la falta de coordinación en los departamentos de crédito y cobrazas,

contabilidad, producción, almacenes, recursos humanos, entre otros. Asimismo,

no se evidencia un presupuesto que permita a la organización controlar y medir

los resultados cuantitativos y cualitativos.

6.2. Recomendaciones:

Tomando como base los resultados obtenidos en la presente investigación,

así como los objetivos de la misma, se hace necesario presentar una serie de

recomendaciones que pudieran ser consideradas por la Gerencia de la empresa

Pronovisión C.A., y son las siguientes:

- Suministrar a los empleados el manual de funciones de manera que no

exista desconocimiento de los lineamientos que este contempla y de la estruc-

tura organizativa.

- Implementar el manual de funciones con la finalidad de evitar la multiplici-

dad de funciones y responsabilidad en los empelados. De esta manera, se opti-

mizará el desenvolvimiento de la empresa en términos de productividad y servi-

cios.

- Identificar y analizar los riesgos, oportunamente, en los diferentes niveles

de la organización con la finalidad de alcanzar con un máximo de eficiencia y

efectividad.

- Efectuar actividades de control tales como aprobaciones, autorizaciones,

verificaciones, conciliaciones, análisis de eficacia operativa, seguridad de las

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Page 24: Evaluación de la Implantación de un Manual de Funciones

acciones, y segregación de funciones. Asimismo, políticas, procedimientos y li-

neamientos que direccionen las acciones de la empresa.

- Promover acciones que permitan el establecimiento de una comunicación

efectiva y por tanto un flujo de información adecuado.

- Realizar supervisiones continuas y periódicas que demuestren la efectivi-

dad de la coordinación en los departamentos de crédito y cobranzas, contabili-

dad, producción, almacenes, recursos humanos, entre otros.

- Identificar las necesidades comunicacionales en las comunidades para

ofrecerles nuevos proyectos que ayuden a su satisfacción.

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Page 25: Evaluación de la Implantación de un Manual de Funciones

IV PARTE

PRODUCTO O SERVICIO

Cuadro 4. Evaluación de la implantación de un Manual de Funciones dirigido al Departamento de Administración de la Empresa Pronovision C.A.

DIAGNÓSTICO RESULTADOS CONCLUSIONES

En la empresa Pronovision, C.A., existen no existe una misión basada en las políticas de la organización. Asimismo, el organigrama no esta adaptado a las áreas o departamentos. Asimismo, no se incentiva al personal que allí labora, al igual que medianamente se delegan funciones en los departamentos. Cabe destacar, que se evidencia desconocimiento del manual de funciones en todas las áreas, también resistencia al cambio por parte de la directiva en lo que respecta a la implementación del mismo. No se realiza una evaluación periódica de las funciones realizadas en los diferentes niveles. La coordinación de las áreas de crédito, cobranza, contabilidad, producción, almacenes y recursos presenta debilidad; sin embargo, se realiza constantemente revisión de la información contable previendo alguna anormalidad. No se elabora presupuesto de ventas anual.

Desconocimiento por parte del gerente de los cambios propuestos por los participantes del UPTAEB. (Ver Anexo XX).

No existen misión, visión, objetivos, políticas y controles que permitan a la organización tener un buen manejo de la información. (Ver Anexo XX).

Falta de comunicación entre personal administrativo y Junta Directiva de la organización. (Ver Anexo XX)

Coordinación inexistentes en las áreas de crédito y cobranza, contabilidad, producción, almacenes, recursos. (Ver Anexo XX)

No existe un presupuesto que permite a la organización controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos. (Ver Anexo XX)

En el ambiente de control, en la empresa existe desconocimiento del ma-nual de funciones y de la estructura organizativa, presentado por el equi-po investigador. Aunado a lo anterior, existe multiplicidad de funciones y responsabilidad en muy pocos empleados, no existe identificación entre la empresa y las necesidades de las comunidades donde se presta el servicio.En lo que respecta a la evaluación del riesgo, presentan debilidades en la identificación y análisis de los mismos, lo que conlleva a que los objeti-vos no se logren de manera consecutiva. De allí, la necesidad de imple-mentar acciones que contribuyan con la evaluación de estos en los distin-tos niveles, atendiendo a los beneficios que proporcionan para la organi-zación. En lo referido a las actividades de control, se evidenció que en la empresa no existen políticas ni procedimientos, como se mencionó anteriormente, ni lineamientos que direccionen las acciones que allí se desarrollan. En este sentido, se requiere de la implementación de aprobaciones, autoriza-ciones,, verificaciones, conciliaciones, análisis de eficacia operativa, se-guridad de las acciones, y segregación de funciones. La información y comunicación se evidencia que no es efectiva, la misma no fluye de manera adecuada entre el personal administrativo y la junta directiva de la empresa. En la empresa no existe supervisión ni continua ni periódica, lo que se evidencia en la falta de coordinación en los departamentos de crédito y cobrazas, contabilidad, producción, almacenes, recursos humanos, entre otros. Asimismo, no se evidencia un presupuesto que permita a la organi-zación controlar y medir los resultados cuantitativos y cualitativos.

Fuente: García, Giménez, Peña y Silva (2011).

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Page 26: Evaluación de la Implantación de un Manual de Funciones

Referencias Bibliográficas

Araujo, A (2007). Administración de Empresas. Documento en línea disponible en ¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. [Consulta: 2009, Enero 07]

Cárdenas M y otros (2007). Naturaleza y Propósito de la Organización. Documento en Línea disponible en www.Monografias.com [Consulta: 2009, Enero 07]

Chiavenato, I. (2001). Administración – Procesos Administrativos. Tercera Edición. Editorial MacGraw-Hill. Caracas.

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (2000). Gaceta Oficial Nro. 5.908 (Extraordinario) Febrero 19, 2009

Haroldo, Herrera. (2007). Importancia de los Manuales Administrativos. Documento en Línea disponible en www.Gestiopolis.com [Consulta: 2009, Enero 07]

Lanzillotta, A (2005). Definición de Programa. Documento en Línea disponible en www.Mastermagazine/info. [Consulta: 2010, Noviembre 14]

Melinkoff, R. (1978). La Estructura de la Organización. Tercera Edición. Edición Multigrafiada. Publicación del Instituto de Investigaciones Económicas y Sociales, U.C.V., Caracas

Palma, J (2010). Manual de Procedimiento. Documento en Línea disponible en www.Monografias.com. Consulta: 2010, Noviembre 14]

Resello, T (2008). Pensar la Comunicación en Diálogo con el Desarrollo. Revista Trimestral latinoamericana y Caribeña de Desarrollo Sustentable. Nº 20 Vol. 6.

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Page 27: Evaluación de la Implantación de un Manual de Funciones

Santamaría, S (2010). Organigramas. Documento en Línea disponible en www.Monografias.com [Consulta: 2010, Noviembre 14]

Stephen, R (1999). Fundamentos del Comportamiento Organizacional. Documento en Línea disponible en www.Monografias.com [Consultada: 2011, Marzo 01]

Thompson, (2007). Organización. Documento en Línea disponible en http://es.wikipedia.org [Consulta: 2009, Enero 7]

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Page 28: Evaluación de la Implantación de un Manual de Funciones

ANEXOS

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Page 29: Evaluación de la Implantación de un Manual de Funciones

ENTREVISTA DE COTEJO

Nombre de la Empresa: PRONOVISION, C.A.

Ubicación: Carrera 11 entre Calles 18 y 19, Edificio Pronovision, Piso p – b. Oficina 1 Sector: Concepción El TocuyoEquipo Nº 2. Sección: 4400

A continuación se les presentan los siguientes ítemes, para verificar el desenvolvimiento del personal que labora en la empresa y registrar lo observado.

Aspectos a considerar SI NOLa misión y visión es basada de acuerdo a las políticas de la organización.El organigrama es adaptado según las áreas o departamentos que funcionan dentro de la organización.Se incentiva al personal que labora en las instalaciones de la organización.Existe delegación de funciones en la organización por departamento.Existe desconocimiento por parte de la organización de la puesta en práctica del manual de funciones en todas las áreas o departamentos.Resistencia al cambio por parte de la directiva de la organización en cuanto a la implementación del manual de funciones.Se realizan evaluaciones periódicas acercadle cumplimiento de las funciones de los diferentes departamentos. Existe coordinación en las áreas de crédito y cobranzas, contabilidad, producción, almacenes, recursos. Revisa toda la información contable con el objeto de que no se presente ninguna anormalidad.Elabora la organización el presupuesto de ventas anual. Se realiza la entrega de uniformes u equipos de seguridad a cada empleado.

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Page 30: Evaluación de la Implantación de un Manual de Funciones

PRONOVISION, C.A.

AUDITORIA DE GESTION AL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION

AL 22 DE OCTUBRE 2011

PAPELES DE TRABAJO

AUDITORIA DE GESTION

Staff:

Geselly Silva 14.810.352 (Socia)

Jean Carlos Giménez, 14.352.834 (Socio)

María Dolores García, 11.582.354 (Gerente)

Yomaira Peña, 15.351.034 (Asistente I)

Fecha de Inicio

22/10/2011

Fecha de Finalización

31/10/2011

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Page 31: Evaluación de la Implantación de un Manual de Funciones

11

Page 32: Evaluación de la Implantación de un Manual de Funciones

EMPRESA PRONOVISION, C.A.

AUDITORIA DE GESTION AL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION al 22 de Octubre del 2011

A/1

Ref. DESCRIPCION SUMARIA AFECTADA DEBILIDADES HALLAZGOS COMENTARIO

G/GEvaluar la Implantación de un Manual de Funciones en el departamento de Administración de la empresa Pronovision,C.A

Desconocimiento por parte del Gerente en cuanto a los cambios propuestos por los participantes del UPTAEB. C1

Desinterés por parte de la gerencia y resistencia al cambio.

Desmotivación por parte de los empleados; el trabajo no es realizado de manera eficaz y eficiente

El gerente de Pronovision, c.a. debe conocer y poner en práctica a la brevedad posible las recomendaciones existentes del Manual de Funciones asignadas por los participantes del UPTAEB, para así lograr el buen desempeño de las funciones administrativas.

G/GEvaluar la Implantación de un Manual de Funciones en el Departamento de Administración de la Empresa Pronovision,C.A.

No existen misión, visión, objetivos, políticas y controles que permitan a la organización tener un buen manejo de la información. C2

La información no es verás ni confiable.

La entrevista aplicada en el Departamento de Administración a los empleados.

Se deben tener de manera visibles la misión, visión, valores, políticas y objetivos, ya sea por departamento o área de la organización.

G/GEvaluar la Implantación de un Manual de Funciones en el Departamento de Administración de la Empresa Pronovision,C.A.

Falta de comunicación entre personal administrativo y Junta Directiva de la organización C3

Desviación en la comunicación

Multiplicidad de Funciones en el personal del Departamento de Administración

El gerente de Pronovision, c.a debe prestar más atención y definir los cargos por áreas o departamentos.

G/GEvaluar la Implantación de un Manual de Funciones en el Departamento de Administración de la Empresa Pronovision,C.A.

Coordinación inexistentes en las áreas de crédito y cobranza, contabilidad, producción, almacenes, recursos. C4

Falta de organización por parte del personal.

Desinterés por parte de los empleados

Deben coordinar las actividades por aéreas o departamentos para que al final de mes existan buenos resultados en los objetivos propuestos por departamento

G/GEvaluar la Implantación de un Manual de Funciones en el Departamento de Administración de la Empresa Pronovision,C.A.

No existe un presupuesto que permite a la organización controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos. C5

Con un adecuado presupuesto la organización tiende a minimizar el riesgo en sus operaciones

Falta de organización en todos los niveles jerárquicos

Toda organización no importa su tamaño o rama a que se dedique, debe poseer un presupuesto.

Elaborado por:Jean Carlos Giménez: CI: 14.810.352Giselly Silva CI 16419019María Dolores García: CI: 11.582.354

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Page 33: Evaluación de la Implantación de un Manual de Funciones

Yomaira Peña: CI: 15.351.034

Sección: 4400 PNFA

A/1

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Page 34: Evaluación de la Implantación de un Manual de Funciones

22/10/2011

PRONOVISION, C.A

AUDITORIA DE GESTION PARA EL DEPARTAMENTO DE

ADMINISTRACION

Conclusión del Área:

En base al trabajo realizado y a la evaluación del control interno

existente, es nuestra opinión como equipo de auditores que la auditoría de

gestión en el área administrativa de la EMPRESA PRONOVISION, C.A; al

22/10/2011, presenta para esta fecha una serie de irregularidades y

deficiencias, por lo tanto se sugiere más precaución en la citada área, de

donde surgen una serie de notas de control interno. C1

EMPRESA PRONOVISION, C.A.

AUDITORIA DE GESTION AL DEPARTAMENTO DE

ADMINISTRACION

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Page 35: Evaluación de la Implantación de un Manual de Funciones

NOTAS DE CONTROL INTERNO C1AL 22/10/2011

Ref. DESCRIPCION   1

A/1Desconocimiento por parte de la Gerente en cuanto a los cambios propuestos por los participantes del UPTAEB.

  2

A/1No existen misión, visión, objetivos, políticas y controles, que permitan a la organización tener un buen manejo de la información.

  3

A/1Falta de comunicación entre personal administrativo y Junta Directiva de la organización.

4

A/1Coordinación inexistentes en las áreas de crédito y cobranza, contabilidad, producción, almacenes, recursos.

5

A/1No existe un presupuesto que permite a la organización controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos.

Elaborado por:Geselly Silva, 16419019Jean Carlos Giménez, 14.810.352

María Dolores García, 11.582.354Yomaira Peña, 15.351.034

Sección: 4400 PNFA

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Page 36: Evaluación de la Implantación de un Manual de Funciones

PRONOVISION, C.A.

AUDITORIA DE GESTION PARA EL DEPARTAMENTO DE

ADMINISTRACION

INFORME DE AUDITORIA

Hemos efectuado una auditoría al departamento de administración:

evaluación para la implantación de un manual de funciones, al 22/10/2011, el

cual consiste en expresar una opinión sobre lo anterior mencionado en base

a nuestra auditoría.

Dicho examen se efectuó en base a instrumentos aplicados

(entrevistas, lista de cotejos, observación directa) al personal administrativo,

los cuales nos condujeron a resumir en las siguientes conclusiones:

deficiencia, desmotivación, falta de responsabilidad, multiplicidad de

funciones, fuga de información, resistencia al cambio, falta de organización,

dificultad de comunicación y desinterés por parte de la junta directiva. Es por

ello, que se sugiere la aplicación de un Manual de Funciones para el

Departamento de Administración, considerando que nuestra auditoría

proporciona una base razonable para expresada opinión.

Además de ello, la auditoría de gestión realizada al departamento de

Administración de la empresa PRONOVISION, C.A, al 22/10/2011, resultó de

sus operaciones por el año que terminó en esa fecha, de conformidad con

los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y demás normas

legales.

Lugar: Empresa Pronovision, C.A.

Fecha: 22/10/2011

Firma de los auditores:

Geselly Silva

Jean Carlos Giménez

María Dolores García

Yomaira Peña

Hora: 9:00 AM

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Page 37: Evaluación de la Implantación de un Manual de Funciones

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

EVALUACIÓN DE LA IMPLANTACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES DIRIGIDO AL DEPARTAMENTO DE

ADMINISTRACIÓN DE LA EMPRESA PRONOVISION, C.A.

Integrantes del proyecto: T.S.U Giselly Silva CI: 16.419.019

T.S.U. Yomaira Peña CI: 15.351.034 T.S.U María Dolores García CI: 11.582.354

T.S.U Jean Carlos Giménez CI: 14.810.352 Programa Nacional de Formación en Administración

Sección: 4400 Asesor Académico: Lcda. Elba Torrealba

Firma: Asesor Empresarial: T.S.U. Manuel Gómez

Firma:

Barquisimeto, Noviembre del 2011

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Page 38: Evaluación de la Implantación de un Manual de Funciones

Semana Nº Fecha Actividades Responsables Estatus

1

Marzo 1727

Determinación de fechas de entrega del ProyectoInformar a la profesora Elba Torrealba sobre el desarrollo del proyecto socio- integrador.Asesoría con la tutora académica en cuanto al desarrollo del proyecto Socio- Integrador

Giselly SilvaJean GiménezMaría GarcíaYomaira Peña

C

2

3

Abril10

11

12

13

14

16

25

Mayo

11

12

14

Entrevista con los participantes; primera encuesta; revisión del proyecto Visita a la empresa para conocer la situación; entrevista con el tutor comunitarioRevisión del avance del proyecto; levantamiento de la informaciónRevisión de la correcciones del proyecto; Modificación del DiagnósticoVisita a la Comunidad; Acuerdos de Métodos para EvaluarCorrecciones del Proyecto; Revisión de los Objetivos y del Plan de AcciónRevisión del Proyecto antes de la Entrega

Visita a la Comunidad por cambios de Estructura Organizativa; Cambio de Tutor ComunitarioRevisión y Correcciones al Proyecto Socio-Integrador; Elaboración del Cronograma de ActividadesPreparación de la Carpeta de Evidencias; Impresión del proyecto.

Giselly SilvaJean GiménezMaría García

Yomaira Peña

Giselly SilvaJean GiménezMaría GarcíaYomaira Peña

C

C

7

Page 39: Evaluación de la Implantación de un Manual de Funciones

4

Julio

23 Observaciones y Correcciones del Proyecto Socio-Integrador

Giselly SilvaJean GiménezMaría GarcíaYomaira Peña C

5

Agosto

06

20

Aplicación de Instrumentos de Control Interno a los Empleados del Departamento de Administración de la Empresa PronovisionRevisión de la Información suministrada por la Empresa Pronovision

Giselly SilvaJean GiménezMaría GarcíaYomaira Peña

C

6

Septiembre

16

17

Verificación de la Aplicación y Guía del Manual de Funciones. Entrevista con el nuevo tutor empresarial Sr. Manuel GómezDesarrollo del Proyecto que forma parte del Producto final del Proyecto; Modificación del Cronograma de Actividades

Giselly SilvaJean GiménezMaría GarcíaYomaira Peña C

7

Octubre

1

3

102429

Revisión de Cronograma de Actividades; Avances del Proyecto; Fotos para portafolio de EvidenciasEvaluación y Seguimiento en Cuanto a la Aplicación del Manual de FuncionesAsesoría de Avances del ProyectoAsesoría de Avances del ProyectoVerificación de la Información de la Empresa

Giselly SilvaJean GiménezMaría GarcíaYomaira Peña

C

8

Page 40: Evaluación de la Implantación de un Manual de Funciones

3031

Pronovison C.A.; Análisis del ProyectoElaboración del Cronograma de ActividadesAnálisis e Impresión del Proyecto Socio-Integrador; Preparación del Cronograma de Actividades

Leyenda: C: Culminado, EP: En Proceso

9