eurovision song contest 2014 · wonderful copenhagen og værtsbyens produktionsselskab,...

København, 31. juli 2014

Redegørelse om

Eurovision Song Contest

2014

Projektselskabet ESC 2014 ApS

Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om etekstraordinært tilskud samt redegørelse for afvikling af Eurovision Song Contest2014Bilag 1 - Side -1 af 33

Møde i Forretningsudvalget d. 12-08-2014

REDEGØRELSE OM AFVIKLINGEN AF ESC 2014

[2]

INDHOLD

Indhold .................................................................................. 2

Forord ................................................................................... 3

Sammenfatning ...................................................................... 4

Budprocessen ........................................................................ 10

Baggrund og det indledende forløb ........................................ 10

Kontraktforhandlingerne ....................................................... 11

Organisering og styring ........................................................... 13

Værtsby-parterne ................................................................ 13

Andre væsentlige fora .......................................................... 13

Projektselskabet .................................................................. 14

Projektstyringsværktøj ...................................................... 16

Budget- og likviditetsstyring .............................................. 17

Risikostyring .................................................................... 20

Leverandørstyring ............................................................. 21

Anvendelse af udbudsregler ............................................... 21

Budgetudvikling ..................................................................... 23

Etablering af teltby og tilhørende faciliteter .......................... 24

Fjernelse af bærende søjler ................................................ 24

Etablering af flyvepunkter til ophængning af lys og lyd .......... 25

Varmeforbrug ................................................................... 26

Sikkerhed- og overvågning ................................................ 27

Rengøring ........................................................................ 29

AFSLUTNING ......................................................................... 30

Opsummering af spørgsmål fra Region Hovedstaden................... 31

Bilag ..................................................................................... 33




[3]

FORORD

Nærværende redegørelse omhandler afviklingen af Eurovision Song

Contest 2014 (ESC 2014). Redegørelsen er udarbejdet af

Projektselskabet ESC 2014 ApS (herefter blot Projektselskabet).

Formålet er at belyse projektet, dets økonomi og tilrettelæggelse

med henblik på fremadrettet at kunne evaluere projektet. I

forbindelse med redegørelsen har Region Hovedstaden ønsket en

række spørgsmål belyst – se bilag A. Besvarelserne af disse

spørgsmål er indarbejdet i teksten, idet flere af dem vedrører flere

punkter i den samlede redegørelse. Der er skematisk henvisning til

besvarelserne sidst i redegørelsen.

Redegørelsen er udarbejdet i juni og juli måned 2014. På dette

tidspunkt tegnede der sig et tilstrækkeligt klart billede af

Projektselskabets økonomi. Af hensyn til færdiggørelse af rapporten

inden den 1. august 2014 er regnskabsrapporten dog afsluttet 25.

juli 2014.

Som det vil fremgå, har der været tale om et meget komplekst

projekt, både hvad angår deltagende parter, økonomisk struktur,

mængden af enkeltopgaver, offentlighedens bevågenhed,

myndighedernes krav, tidspres, mv. Alle disse forhold har samtidigt

været indbyrdes forbundne. Når der herefter skal redegøres for

projektet, vil det derfor undervejs være nødvendigt at berøre de

samme temaer flere gange fra forskellige vinkler. Dette kan give en

oplevelse af gentagelse, men vurderes nødvendigt for at give

redegørelsen den tilstrækkelige klarhed.

Redegørelsen er opbygget i to dele: Første del er en

sammenfatning, som opsamler projektets væsentligste iagttagelser

og læringspunkter. Anden del beskriver projektets organisering,

styring, budgetmæssige udvikling mv.

Projektselskabet ESC 2014 ApS

København 31. juli 2014

Definitioner i redegørelsen:

Værtsby-parterne (Host City Copenhagen): Københavns Kommune, Region

Hovedstaden, REDA og Wonderful Copenhagen.

Projektselskabet ESC 2014 ApS (Projektselskabet): Produktionsselskab etableret

og ejet af Wonderful Copenhagen med økonomisk indskud fra Københavns Kommune,

Region Hovedstaden og Wonderful Copenhagen.

REDA: Refshaleøens Ejendomsselskab. Ejere af B&W-Hallerne.

Værtsby- og venueaftalen: Kontrakt indgået mellem Projektselskabet og DR om

afholdelse af ESC 2014 i København. Suppleret af bilag samt støtteerklæringer fra bl.a.

Københavns Kommune og Region Hovedstaden. Aftalen er fortrolig.




[4]

SAMMENFATNING

Hovedkonklusion

Wonderful Copenhagen og Værtsbyens produktionsselskab,

Projektselskabet ESC 2014 ApS, nåede sine turistmæssige og

markedsføringsmæssige mål i forbindelse med udviklingen og

realiseringen af Eurovision Song Contest 2014. Samtidigt blev

budgetterne for udvikling og realisering af stort set alle event-

aktiviteter (Fan Mile, overdragelses- og åbningsceremonierne,

EuroClub, afterparties etc.) overholdt.

Projektet blev betydeligt mere omkostningskrævende end

oprindeligt vurderet og budgetteret. Projektselskabets

omkostninger (foruden billetafslutningsposten, jf. bilag I) endte på

112,1 mio. kr. mod budgetteret 34,65 mio. kr.

Det var opbygningen og driften af den midlertidige arena i B&W-

Hallerne, der gjorde det samlede projekt markant dyrere.

Udgifterne til den midlertidige arena endte med at udgøre 91,3 mio.

kr. mod oprindeligt budgetteret 18,4 mio. kr. Det skyldtes, kort

sagt, at klargøringen af hallerne udviklede sig til et særdeles

kompliceret og tidspresset byggeprojekt.

Fem overordnede vilkår viste sig at indvirke negativt på

omkostningerne i forbindelse med etableringen og driften af

arenaen:

1. B&W-Hallernes rå og uprøvede karakter: Det gamle

skibsværft viste sig at rumme voldsomme og uforudsete

udfordringer med blandt andet flytning af bærende søjler,

placering af tribuner, etablering af varme, revidering af

sikkerhedsplaner, etablering af teltby, kloakafledning mv.

2. Forskellige fortolkninger af Værtsby- og venueaftalen.

Ved indgåelsen af værtsby- og venueaftalen udestod en stor

Resultater af Eurovision

195 mio. tv-seere fra de deltagende lande, det højeste antal nogensinde, så showet fra B&W-Hallerne i København.

København bød velkommen til knap 40.000 gæster og publikummer som efterfølgende vurderede den samlede ESC-oplevelse til 4,17 ud af 5. De besøgende genererede ca. 123 mio. kr. i turistomsætning.

Over 60% af de besøgende ønskede at besøge København igen. Over 23.000 online-artikler om hovedstadens værtsskab

publiceredes i hele verden - selv i lande som Australien og Kina.

Omtalen slog alle tidligere rekorder. I hundredevis af frivillige blev mobiliseret og bidrog til at vise de

besøgende et varmt og personligt værtskab. Se den fulde effektanalyse i bilag B.




[5]

del af konceptet for Eurovision. Kontrakten blev således

udarbejdet med rum til fortolkninger om bl.a. grænseflader,

udvikling af venue mv. Det havde en uhensigtsmæssig

konsekvens, da partnerne bag kontrakten fortolkede denne

forskelligt. Projektselskabets partnere fortolkede den i

forventning om venues midlertidige karakter samt med

forventning om løbende afbøjning af forventninger og

leverancer i henhold til det udarbejdede budget. DR

fortolkede kontrakten således, at værtsbyens forpligtelse til

at levere og drive en arena, i princippet var uden økonomisk

binding.

3. Samtidig udvikling og realisering: Projektet skulle

realiseres samtidigt med, at det blev udviklet. Det var først

under forløbet, at showet tog konkret form – på baggrund af

DR’s kreative udviklingsproces, som påvirkede en lang

række forhold vedr. opbygningen af arenafaciliteterne. I

praksis betød dette forhold, at målet for og dermed

indholdet i mange opgaver hele tiden flyttede sig - med

stigende intensitet op mod finaledagen med økonomiske

konsekvenser til følge.

4. Ambitioner: I takt med at projektet skred frem, stod det

klart, at det showkoncept, DR realiserede, havde en

karakter, der indebar, at B&W-Hallerne skulle omdannes til

noget, der havde karakter af en koncertsal, der kunne danne

ramme om et show på et meget højt ambitionsniveau.

5. Tidspres: Hele projektet havde en ultimativ deadline, som

gjorde det umuligt at bremse op og revidere undervejs, hvis

man skulle undgå at bringe hele projektet i fare – på trods af

udfordringer, ændringer og vanskeligheder. Med udsigt til at

realisere et show i verdensklasse – dog under et omfattende

tidspres - gled projektet i løbet af 2014 gradvist ind i en

fase, hvor det reelt var umuligt at stoppe op og vælge

markant anderledes løsninger. Der var tale et ’point of no

return’. Der blev løbende orienteret herom i projektets

relevante fora.

August Februar Marts April Maj

Ud

ford

rin

ger

Projektkompleksitet




[6]

Den accelererende kompleksitet gjorde det først sent klart, hvilke

svagheder, der fra starten var indbygget i den valgte

organisatoriske model, jf. afsnittet ’Hvad er der lært?’ på side 7.

Projektselskabets ledelse og bestyrelse bestræbte sig løbende på at

tage hånd om de finansielle udfordringer skabt af ovennævnte

forhold. Gennem en ekstrabevilling i februar 2014 samt et antal

mellemfinansieringsaftaler i april-juni 2014 lykkedes det

umiddelbart at skabe det nødvendige finansielle grundlag for at

Eurovision-projektet kunne gennemføres.

Hvad er pengene gået til?

Stort set alle budgetoverskridelserne kan henføres til forøgede

udgifter ifm. etablering og drift af arenaen. Særligt følgende

områder medvirkede til den markante omkostningsforøgelse:

Fra ombygning til kompliceret byggeprojekt

Omkostningerne til fjernelse af bærende søjler blev markant

dyrere end budgetteret. Tilsvarende gjaldt en række

ændringer, som blev gennemført undervejs for at sikre den

optimale TV-produktion og koncertoplevelse. Eksempelvis

opsætning af lys på helt bestemte punkter i loftet og sikring

af optimal akustik ved alle pladser. Hertil kom en lang række

affødte myndighedskrav til eksempelvis brandsikring.

Nyt scenedesign og scenografi krævede en telt-by og

et byggesagsgebyr

For at få det mest effektfulde show fandt DR det nødvendigt

i projektforløbet at ændre scenedesign og scenografi. Det

betød, at back stage-områder måtte flyttes ud i lejede telte,

fordi der ikke længere var plads inde i hallerne. Det

medførte omkostninger til jordflytning, vejanlæggelse,

kloakering, fjernvarme, teltleje mv. Det 13.000 m2 store

teltområde blev endvidere ramt af voldsomt uvejr med

ekstraudgifter til følge. Herudover blev Projektselskabet

Hovedkonklusioner

94 % af budgetoverskridelsen kan henføres til forøgede udgifter

ifm. etablering og drift af den midlertidige arena i B&W-

Hallerne.

Overskridelserne skyldtes, at projektet udviklede sig til et

regulært byggeprojekt under stærkt tidspres og med et højt

ambitionsniveau.

Alle deadlines, turistmæssige og markedsføringsmæssige mål

blev opfyldt.




[7]

nødsaget til at betale byggesagsgebyr til Københavns

Kommune.

Overlappende bygge- og driftsfase krævede ekstra

rengøring og opvarmning

Som følge af forsinkelser hos DR påbegyndtes opsætning af

scenen og produktionsfaciliteterne, mens arenaen stadig var

en byggeplads. Det gav markant øgede udgifter til

opvarmning og rengøring.

Sikkerhedsopgaven blev større end forventet

I kraft af de mange ændringer i hallerne, den nye teltby,

flere indgange etc., øgedes myndighedernes krav til og

omfanget af overvågning og sikkerhed. Det betød uforudsete

omkostninger til fx. revidering af sikkerhedsplaner,

justeringer af adgangsveje, tredobbelt sikringshegn mv.

Krav fra fagforeninger og myndigheder øgede

udgifterne til oprydning og sikkerhed

Der er mangeårig tradition for at anvende frivillig

arbejdskraft på store events i Danmark. Det skete fx. i

forbindelse med afholdelsen af Halvmaraton og Roskilde

Festival 2014. I forbindelse med planlægningen af ESC 2014

krævede fagforeningerne og myndighederne bl.a. at

rengøring og sikkerhedskontrol skulle varetages af

virksomheder med organiseret arbejdskraft.

Hvad er der lært?

Gennemførelsen af værtsbyopgaverne giver anledning til følgende

refleksioner og erfaringer for fremtiden:

Refshaleøens udfordringer var undervurderede

’Eurovision Island’, som Refshaleøen omdannedes til fra 28.

april – 10. maj 2014, var en markedsføringsmæssig succes,

og de gamle B&W-Haller viste sig at egne sig som arena til

Hvad er pengene gået til?

Omdannelsen af B&W-Hallerne som viste sig mere omfattende og

kompliceret end oprindeligt vurderet.

Ny placering af scenen midt i projektet medførte etableringen af en

13.000m2 stor teltby med alle tilhørende faciliteter (vand, varme,

kloak, WiFi, etc.). Hertil kom byggesagsgebyr.

Forsinkelser i byggeprojektet gjorde, at DR flyttede ind i hallerne,

mens de var en byggeplads. Det medførte omkostninger til ekstra

rengøring og opvarmning.

Anvendelsen af frivillige blev begrænset af fagforeninger og

myndigheder. Det medførte udgifter til organiseret og professionel

arbejdskraft.




[8]

et stort TV show. Valget af Refshaleøen var modigt og

visionært, og forventningerne blev indfriet. Men alle parter –

både Projektselskabet, REDA, DR, Københavns Kommune og

Region Hovedstaden undervurderede omkostningerne ved at

ombygge de gamle haller til en moderne arena på så kort

tid.

Kompetencer til gennemførelse af et byggeprojekt

Projektselskabet var ledet af personer med betydelig

erfaring med store events. Imidlertid udviklede etableringen

af arenaen sig til at blive et omfattende byggeprojekt. Selv

om projektledelsen i vid udstrækning benyttede sig af

kompetent ekstern rådgivning, burde projektledelsen have

været bestykket med byggefaglig kompetence fra starten,

herunder især til styring af en kompleks byggeøkonomi,

således at man havde haft en stærkere strukturering af

denne vigtige del af projektet. Fremadrettet vil Wonderful

Copenhagen have skærpet opmærksomhed på primært at

udføre opgaver inden for sine kernekompetencer.

Nødvendigt kapitalgrundlag fra starten

Alle parter vidste, at B&W-Hallerne var et vanskeligt og

risikofyldt valg som venue. På trods af, at der blev anvendt

byggeteknisk ekspertviden i budfasen, tillod tiden ikke, at

der blev udarbejdet en egentlig byggeteknisk analyse og

projektering, hvilket er almindeligt ved større byggerier. Det

er karakteristisk for stærkt innovative projekter, at de tager

form under realiseringen – ofte med øgede omkostninger til

følge. Der bør ved fremtidige, store eventprojekter, der

rummer markante innovative og risikobetonede elementer,

og som er afhængige af offentlig medfinansiering, på

forhånd tilvejebringes et langt stærkere kapitalgrundlag.

Store event-projekter skal være fælleseje

Placeringen af de meget omfattende og risikobetonede

Værtsby-opgaver med et ubalanceret kontraktmæssigt

udgangspunkt i et lille produktionsselskab uden egne

ressourcer blev, som projektet udviklede sig, alt for sårbart

og byrdefuldt for Projektselskabet økonomi. Projektselskabet

kom til at stå med alt for mange opgaver, som man hverken

havde kompetencer eller ressourcer til at løse selv. I stedet

burde konstruktionen have været et fælles anliggende, hvor

alle parter indgik ligeligt i organisationen og bestyrelsen og

dermed delte risici.

Klart kontraktgrundlag

Der vil fremover være skærpet fokus på, at aftalegrundlaget

for store begivenheder er formuleret således, at de ikke er

risiko for markant forskellige fortolkninger.




[9]

Hvad er der lært?

Eurovision var en markedsføringsmæssig succes, og B&W-Hallerne

fungerede som ramme for begivenheden. Men alle involverede parter

havde undervurderet udfordringerne med at ombygge hallerne.

Værtsby- og venueaftalen var for uklar og blev dermed tolket forskelligt af

hhv. DR og Projektselskabet. Det medførte en række samarbejdskonflikter.

Projektselskabets ledelse manglede stærkere kompetencer i kompleks

byggeledelse. Dette burde have været tænkt ind på et tidligere tidspunkt i

projektet, projektets omfang taget i betragtning.

Der savnedes et stærkere kapitalgrundlag.

Projektselskabet kom til at stå med alt for mange opgaver, som man

hverken havde egne ressourcer eller kompetencer til. Alle parter burde

have deltaget direkte i selskabet.




[10]

BUDPROCESSEN

Baggrund og det indledende forløb

18. maj 2013 sikrede Emmelie de Forest Danmark værtsskabet for

ESC 2014. Som nationens public service-kanal var DR selvskrevet

som overordnet arrangør af begivenheden og TV-showet, hvor

rettighederne ejes af European Broadcasting Union (EBU). I juni

2013 indbød DR interesserede danske byer til at tilkendegive ønske

om at byde på værtsskabet af ESC.

Eurovision er en af de mest markante internationale medie- og

turismebegivenheder. Det er også en stor folkelig begivenhed for

den by, som har værtskabet.

Wonderful Copenhagen fandt det i kraft af begivenhedens karakter

og virksomhedens hovedformål naturligt, at forsøge at trække

begivenheden til København.

Der var samtidigt i budprocessen markant interesse for og fuld

opbakning fra Københavns Kommune og Region Hovestaden til, at

København skulle søge at vinde værtsskabet. På denne baggrund

opfattede Wonderful Copenhagen det som et givet vilkår, at der

skulle lægges alle kræfter i at vinde værtskabet. I et samarbejde

mellem Københavns Kommune, Region Hovedstaden og Wonderful

Copenhagen blev det derfor besluttet at udvikle og indsende et

fælles, formelt bud på værtsskabet af ESC 2014. Buddet blev

afleveret medio juni 2013 og inkluderede bl.a. støttebreve fra såvel

Københavns Kommune og Region Hovedstaden som fra en række

centrale festival- og eventarrangører i København.

Buddet indeholdt tre mulige venues: 1) Parken, 2) Telt ved DR

Byen og 3) B&W-Hallerne. Se bilag C.

Parken ønskede efter nærmere overvejelser alligevel ikke at være

venue for ESC 2014 pga. den lange periode, showet og

forberedelserne hertil ville kræve, og hvori der skulle spilles fodbold

i Parken. Kort efter stod det også klart, at DR ikke kunne acceptere

en teltløsning ift. kameravinkler mv.

Da de øvrige muligheder var udtømte, lod DR vide, at man ikke

ønskede, at værtsbyen gik videre med andre muligheder, og

værtsbyparterne fokuserede derfor på B&W-Hallerne i buddet fra

hovedstaden.

Der var allerede fra starten en erkendelse fra alle involverede

parter af, at Refshaleøen var et eksperimentelt valg eller – som det

blev udtrykt af DR’s generaldirektør ved lanceringen – ”et kreativt

benspænd”. Men det var samtidigt B&W-Hallerne, som kunne gøre

ESC 2014 til noget helt særligt, og som ville give markedsføringen




[11]

af Danmark kant og gennemslagskraft internationalt – hvilket også

viste sig at blive tilfældet.

Kontraktforhandlingerne

Værtsby-opgaverne og det tilhørende budget blev i løbet af august

2013 fastlagt i et forhandlingsforløb mellem DR på den ene side og

værtsby-parterne på den anden.

De afsluttende faser i forhandlingerne foregik under ledelse af

repræsentanter fra ledelsesniveau i Københavns Kommunes

Økonomiforvaltning samt med deltagelse fra Region Hovedstaden,

Wonderful Copenhagen og REDA. Wonderful Copenhagen havde fra

Advokathuset LETT tilknyttet juridisk sagkundskab, som deltog tæt i

forhandlingerne.

Som grundlag for både afklaring af en række tekniske spørgsmål,

budget og kontrakt blev der også indhentet sagkyndige udtalelser

fra forskellige erfarne og fremtrædende sagkyndige, herunder

akustikeksperter, rådgivende ingeniører og arrangører af store

begivenheder. Der blev tillige indhentet budgeterfaringer fra ESC i

Malmø 2013.

På denne baggrund blev et budget etableret, som parterne tiltrådte.

Parterne accepterede også, at der var tale om et vejledende

budget, og at værtsbyens forpligtelser var defineret i de leverancer,

man skulle yde til projektet og ikke af loftet for budgettet.

Det er vurderingen, at der er flere årsager til, hvorfor

værtsbyparterne accepterede disse vilkår, der efterfølgende viste

sig at være meget byrdefulde:

Det var for alle kontraktparter vanskeligt på forhånd præcist

at vurdere, hvad ombygningen af B&W-hallerne ville koste.

DR udtrykte under forhandlingerne bekymring for, om

budgettet var tilstrækkeligt stort, men havde omvendt ikke

et færdigt showkoncept udarbejdet, og det af

værtsbypartnerne præsenterede budget byggede på, at der

ville være tale om konstruktionen af et eventvenue, og ikke

– som det viste sig at blive tilfældet – et omfattende

byggeprojekt designet til et højteknologisk show i

verdensklasse, som først gradvist blev formet, mens

byggeprocessen stod på.

Der lå i støtteerklæringerne fra Københavns Kommune og

Region Hovedstaden, at man var klar over, at der var risici

og usikkerheder knyttet til valget af venue, og at man ved

tidligere begivenheder havde bidraget med supplerende

finansiering. Ingen af parterne havde dog forestillet sig de

beløbsstørrelser, som der aktuelt blev tale om.




[12]

Der var meget lidt tid til rådighed til forudgående

projekteringer mv. grundet den ufravigelige deadline, som lå

få måneder ude i horisonten. Drøftelserne fandt derfor også

sted ud fra den præmis, at man hen ad vejen måtte finde

konkrete løsninger ikke mindst i snitfladerne mellem DR og

Projektselskabets opgaver, i takt med at disse blev

præciseret.

I kontrakten var desuden indbygget balancerende

bestemmelser om, at der skulle tages hensyn til, at der var

tale om et midlertidigt venue, samt at parterne sammen

skulle kunne omprioritere og sikre bedst mulig anvendelse af

midlerne.

Der var et stærkt ønske fra Københavns Kommune og

Region Hovedstaden om at få værtskabet, og valget af B&W-

hallerne var formentlig en forudsætning for at opnå

værtskabet.

Der var endelig i drøftelserne blandt alle parter en fælles,

positiv vision om, at netop B&W-Hallerne ville kunne tilføre

både showet og markedsføringen af København en helt

særlig kant.

Baggrunden for at man valgte at etablere Projektselskabet som et

datterselskab af Wonderful Copenhagen var, at denne

organisationsform til afvikling af events tidligere havde vist sig

brugbar, blandt andet fordi det gav mulighed for at trække på

organisationens erfaring i afvikling af events, som eksempelvis VM i

Landevejscykling.

Københavns Kommune og Region Hovedstaden afgav en erklæring,

hvor man støttede op om projektet og Projektselskabet. Desuden

afgav REDA over for DR en garantierklæring om, at man ville

påtage sig at etablere venue, såfremt Projektselskabet ikke viste

sig i stand til dette. Det er vurderingen, at disse erklæringer af DR

blev tolket som vigtig økonomisk garanti, hvorfor de formentlig

spillede en væsentlig rolle for valget af København som værtsby.

I forhold til de af Projektselskabet foretagne investeringer på

Refshaleområdet har REDA til en beregnet værdi købt disse, således

at de kan nyttiggøres i en fortsat udvikling af området.




[13]

ORGANISERING OG STYRING

Løsningen af de omfattende værtsbyopgaver, som blev aftalt med

DR, har kun kunnet realiseres gennem en omfattende inddragelse

af mange parter. Herunder redegøres for det samlede projekts

organisering og styring, som sikrede involvering af alle parter på

relevante tidspunkter i forløbet.

Værtsby-parterne

Til styringen af det samlede projekt etableredes en række formelle

fora med deltagelse af Værtsby-parterne og DR. Alle fora har

igennem projektet spillet en betydelig rolle i væsentlige

beslutninger om projektet og dets udvikling:

Koordinationsgruppen. Gruppens formål var at opsamle løbende

udfordringer, uenigheder og uklarheder og sikre hurtige løsninger

samt, hvis dette ikke var muligt, at forberede behandling i

styregruppen. Gruppen mødtes ugentligt og bestod af DR og

Projektselskabet på udførende niveau. De øvrige Værtsby-parter

deltog også fast i møderne.

Styregruppen. Problemer og emner, som ikke kunne klares på

koordinationsgruppeniveau, blev behandlet af styregruppen. Alle

projektets væsentlige udfordringer, problemer og centrale

beslutninger blev således drøftet i styregruppen. Gruppen mødtes

efter behov, typisk hver 14. dag. Gruppen bestod af en

repræsentant for DR og Københavns Kommune på chefniveau, der

repræsenterede værtsbyen. I møderne deltog også de øvrige

Værtsby-parter fast i møderne.

Præsidiet. Præsidiet var værtsbyens og DR’s øverste organ.

Præsidiet bestod formelt af DR’s mediedirektør, overborgmesteren,

formanden for regionsrådet og formanden for Projektselskabets

bestyrelse.

Præsidiet mødtes også i en udvidet kreds med bl.a. Wonderful

Copenhagens bestyrelsesformand og formand/direktør for REDA.

Præsidiet spillede en væsentlig rolle i drøftelse af helt overordnede

problemstillinger. Præsidiet dannede også rammen om drøftelser,

som kunne danne grundlag for finansiering af Projektselskabets

resultat.

Andre væsentlige fora

Som nævnt har gennemførelsen af værtsby-opgaverne kun kunnet

gennemføres med inddragelse og involvering af en meget bred

kreds af aktører. Organiseringen af alle disse aktører har spillet en

afgørende rolle for, at afviklingen af det omfattende arrangement i

det hele taget gik så godt, som tilfældet var (med fuld respekt for

budgetoverskridelsernes alvor). For at give et indtryk af omfanget




[14]

og kompleksiteten af denne inddragelse gives nedenfor et overblik

over de væsentligste af disse fora:

Venuegruppe; med deltagelse af Projektselskabet, DR og

REDA (efter behov). Fælles gennemgang af faser og detaljer

i opbygning af venue. Formålet var at sikre afdækning af

nye behov, håndtering af bygnings- og indretningsmæssige

udfordringer samt koordinering af DR’s krav til funktionalitet

med de mulige løsninger. Disse møder afløstes i show-

ugerne (18+19) af faste daglige driftsstatusmøder med

deltagelse af DR og Projektselskabet, hvor driftsmæssige

udfordringer blev håndteret. Ugentlige møder.

Byggegruppe; med deltagelse af Projektselskabets

bygherrerådgiver, arbejdsmiljøkoordinator, entreprenører

samt Projektselskabets pladsansvarlige. Status på byggeri af

venue blev løbende gennemgået, og nye opgaver blev

defineret, koordineret og iværksat. Ugentlige møder.

Morgenmøder med tværkoordinering: I projektets sidste

fase – fra slut april og frem – afholdtes daglige

morgenbriefings under ledelse af projektselskabets operative

chef. Her mødtes alle projektledere og en række centrale

leverandører for bl.a. it, varme, el og VVS til morgenbriefing.

Styregruppe for sikkerhed; med deltagelse af

Projektselskabet, sikkerhedsrådgiver, Politi, Brandvæsen,

PET, Københavns Kommune og Region Hovedstaden.

Gruppen havde det overordnede ansvar for den omfattende

sikkerhedsopgave. Møderne sikrede overordnet

forventningsafstemning mellem parterne og definerede

sikkerhedsopgaverne. Månedlige møder.

Task force for sikkerhed; med deltagelse af

Projektselskabet, sikkerhedsrådgiver, Politi, Brandvæsen og

Region Hovedstaden. Task forcen udviklede den samlede

sikkerhedsstrategi samt de konkrete sikkerhedstiltag.

Gruppen stod i afviklingsfasen for planlægning såvel som

gennemførelse af indsatser. Møder hver 14. dag.

Trafikgruppe; med deltagelse af Københavns Kommune,

Projektselskabet og Politiet. Gruppen udviklede den samlede

trafikplan samt de enkelte lokale løsninger via inddragelse af

alle relevante parter. Møder hver 14. dag.

Projektselskabet

Som produktionsselskab for værtsby-opgaverne, defineret i

Værtsby- og venueaftalen, stiftede Wonderful Copenhagen

Projektselskabet ESC 2014 ApS fuldt ejet af Wonderful Copenhagen

og med Københavns Kommune, Region Hovedstaden, Wonderful

Copenhagen og REDA som bidragsydere. Bestyrelsen for Wonderful




[15]

Copenhagen er løbende blevet orienteret om projektets fremdrift og

økonomi.

Organisering

Bestyrelsen for Projektselskabet bestod af personer fra Wonderful

Copenhagens daglige ledelse og en observatør på chefniveau

udpeget af og fra Københavns Kommune og Region Hovedstaden.

Bestyrelsen og observatørerne holdt jævnlige møder, i princippet

hver 14. dag, med faste punkter om orientering om projektets

fremdrift, status for projektets økonomi og eventuelle udfordringer i

relation hertil.

Projektselskabets daglige ledelse udgjordes af den administrerende

direktør og en operativ chef - hver med mangeårige kompetencer

inden for udvikling og realisering af store events. Wonderful

Copenhagens økonomidirektør fungerede desuden som

økonomidirektør i Projektselskabet.

Projektledelsen havde det daglige ansvar for opgaveløsningens

fremdrift, budgetopfølgning og koordinering.

Projektet var bemandet med ca. 20 ledelses- og

medarbejderressourcer fra Wonderful Copenhagen og, senere i

forløbet, også fra Københavns Kommune og Region Hovedstaden.

Hertil kom et mindre antal eksterne personer tilknyttet på

kontraktvilkår, herunder den operative chef.

Projektselskabet trak desuden på en bred kreds af rådgivere med

erfaring inden for de konkrete områder, som skulle håndteres. I

bilag D findes en oversigt over de benyttede rådgivere. Ligeledes

har Projektselskabet også i betydelig grad trukket på ressourcer

internt i Wonderful Copenhagen til fx. pressehåndtering, IT-

løsninger og bemanding af hospitality mv.

Det samlede projekt opdeltes fra starten i fem hovedspor hver med

en opgave- og budgetansvarlig projektleder/sporejer:

Venue, transport og sikkerhed

Hospitality

Outreach (arrangementer i byrummet)

Frivillige

Kommunikation

Se bilag E for organisationsdiagram for ledelsesniveauet i

Projektselskabet. Se også bilag F for organisationsdiagram over

driftsorganisationen på venue.

De fem ansvarlige projektledere udgjorde tilsammen projektets

kerneteam, hvilket understøttedes af, at de fysisk sad placeret tæt

ved hinanden for at sikre transparens på tværs af sporene.

For i det daglige at sikre koordination og fremdrift i Projektselskabet

blev en fast mødestruktur etableret:




[16]

Ledelsesmøder. Med deltagelse af Projektselskabets

daglige ledelse. Fast gennemgang af det samlede projekts

enkelte dele herunder status på budget og gennemgang af

budgetprognoser. Ugentlige møder. I den sidste periode op

til tre gange ugentligt.

Spormøder. Statusmøder mellem direktøren og de

ansvarlige for hvert hovedspor. Afsæt i sporledernes status

over organisation, budget og indhold. Ugentlige møder med

deltagelse af Københavns Kommune, Region Hovedstaden

og DR.

Sprintmøder/mandagsmøder. Gennemgang af

sprintplaner for alle spor med deltagelse af alle

projektmedarbejdere og relevante personer fra Værtsby-

parterne. Ugentligt møde.

Målet med den valgte organiseringsform var at skabe en lille

handlekraftig organisation, der kompetencemæssigt kunne dække

hinanden ind. Dette mål blev, særligt i den indledende fase af

projektet, opnået med maksimal udnyttelse af både økonomiske og

menneskelige ressourcer til følge.

Fra ca. 1. marts til 10. maj spredtes Projektselskabets organisation

over tre lokationer (Nørregade, Refshalevej 163A og B&W-

Hallerne). Samtidigt eskalerede den samlede opgaveportefølje

markant i takt med, at DR indledte prøveperioden i hallerne

samtidig med, at arenaen blev bygget færdig.

Det ville have styrket organiseringen yderligere, hvis

Projektselskabet og DR havde siddet i samme hus og dermed i

endnu højere grad kunne have samarbejdet og opnået gensidig

forståelse for interne arbejdsgange og processer, særligt for så vidt

angår drift og byggeri af venue.

Projektstyringsværktøj

Som projektstyringsværktøj anvendtes konsulenthuset Implements

værktøj ’sprint- og masterplaner’. Værktøjet anvendtes i forvejen af

DR. Der skabtes herigennem et fælles grundlag for planlægning,

koordination og fremdrift i projektet.

For hvert enkelt hovedspor, og for det samlede projekt, blev der

udviklet en masterplan indeholdende alle milepæle gennem hele

projektperioden. Masterplanen tjente til at sikre fremdriften i

projektet og koordineringen på tværs af alle spor.

På baggrund af masterplanen udvikledes sprintplaner, der fire uger

frem detaljeret beskrev konkrete indsatser, ansvarlige for

indsatserne og deadlines. Sprintplanerne blev gennemgået på de

faste mandagsmøder med deltagelse af alle projektmedarbejderne

og den daglige ledelse. Møderne sikrede en høj grad af

vidensdeling, rationel løsning af opgaver, koordinering på tværs og




[17]

fælles ejerskab i ledelsen og på medarbejderniveau. Møderne

forpligtede endvidere den enkelte projektleder til at have løbende

fokus på sine planer samt at nå i mål med sine opgaver rettidigt.

Budget- og likviditetsstyring

På baggrund af indgåelsen af Værtsby- og venueaftalen indbetaltes

ved projektopstart 21,5 mio. kr. fra Københavns Kommune og

Region Hovedstaden til Projektselskabet.

Sporejerne var ansvarlige for budgettet på hvert hovedspor,

hvorunder der i løbet af efteråret 2013 blev udarbejdet detaljerede

delbudgetter ud fra det vejledende hovedbudget.

På det ugentlige møde mellem sporejerne og Projektselskabets

direktør blev status for indtægter og udgifter på hvert del-budget

gennemgået og derefter opdateret. Eventuelle afvigelser på

sporniveau blev herefter indarbejdet i hovedbudgettet.

På Projektselskabets bestyrelsesmøder var status på økonomi et

fast dagsordenspunkt. Under dette punkt gennemgik og redegjorde

selskabets daglige ledelse for udviklingen i de enkelte budgetposter.

På denne baggrund drøftede bestyrelsen og observatørerne

relevante udfordringer og traf beslutninger om opfølgninger, som

blev vurderet relevante og nødvendige.

Det budgetmæssige resultat for en lang række andre elementer end

arenaen, som Projektselskabet direkte havde ansvaret for, bl.a.

arrangementer (herunder bl.a. overdragelses- og åbningsceremoni,

EuroClub, afterparties), fanmile, citydressing, projektledelse mv.

endte på eller under budget. Den løbende styring og overblik på alle

disse områder vurderes at have været meget tilfredsstillende.

Projektmedarbejderne og ledelsen havde god erfaring hermed fra

mange års afvikling af store begivenheder i hovedstaden.

Ved opstarten af projektet udarbejdede de enkelte sporejere i

Projektselskabet for hver deres områder et overordnet

likviditetsbudget, bl.a. med vurdering af, hvor de store

likviditetstræk var placeret tidsmæssigt. Med udgangspunkt i disse

forudsætninger, blev der hver uge udarbejdet nye

likviditetsbudgetter og gjort status ift. likviditetsbehovet. Derudover

fandt der sædvanlig kreditor- og debitorstyring sted.

Som på andre områder af ESC-projektet blev budget- og

likviditetsstyringen imidlertid præget af de usikkerheder og risici,

der knyttede sig til etableringen og driften af de gamle B&W-Haller

som venue for arrangementet.

Etableringen og driften af B&W-Hallerne viste sig svær at styre på

grund af hallernes og områdets til formålet uprøvede karakter. Det

var som tidligere nævnt en problemstilling, som værtsby-parterne

ved indgåelsen af kontrakten var opmærksom på, men hvor det




[18]

først var i takt med, at projektet konkret tog form, at det stod klart,

hvor omfattende og kompleks opgaven var.

Denne konkretisering fandt sted med stigende intensitet fra

omkring marts måned, hvor DR efter fjernelsen af søjlerne og

etablering af en ny bærende konstruktion i hallerne kunne rykke ind

og påbegynde opbygningen af scener, tribuner mv. Som det

fremgår senere, skete der efter DR’s ryk-ind (medio marts)

omfattende tilpasninger og stadige ændringer for at få arenaen til

at fungere til en sikker og succesrig afvikling af det meget

ambitiøse showkoncept. Ændringer og tilpasninger som blev mere

og mere intense helt op til showets gennemførelse.

Internt håndterede Projektselskabet disse udfordringer ved allerede

i januar 2014 at nedsætte en budgetprognosegruppe bestående af

de ansvarlige for venuesporene, økonomifunktionen samt

Projektselskabets direktør. Budgetprognosegruppen mødtes

ugentligt og drøftede udviklingen ift. budgettet, hvorefter der blev

udarbejdet opdaterede budgetprognoser.

Drøftelserne førte til en række korrigerende indgreb ift. at

nedbringe omkostningerne. De fleste leverancer var dog knyttet op

på Værtsby- og venueaftalen, og kunne af DR derfor principielt

kræves leveret af Projektselskabet. Men på en række punkter, og i

løsningen af konkrete ønsker som ikke var aftalefæstede, og som

ville medføre merudgifter for Projektselskabet i forhold til det

budgetterede, blev DR’s fordringer dog afvist fx. ift. loftrigning,

tribuner, kabling i hallerne, tæpper og asfaltering.

Disse bestræbelser var imidlertid ikke tilstrækkelige til at nedbringe

de voksende omkostninger, som især aktualiserede sig med stor

kraft i løbet af marts og april. Der opstod derfor flere gange behov

for supplerende finansiering af selskabet, dels for at projektet i det

hele taget kunne gennemføres, dels for at sikre Projektselskabets

likviditetsudsving. Konkret var der tale om følgende supplerende

finansieringer:

1. Februar 2014, ekstrabevilling: Projektselskabet fik en

ekstrabevilling på i alt 17,3 mio. kr. fordelt på 7,9 mio. kr. til

fjernelse af søjler, 4,4 mio. kr. som supplerende tilskud samt

5 mio. kr. som buffer.

2. Primo april 2014, mellemfinansiering/lån: På baggrund

af DR’s krav til akustiske løsninger, stormskader, manglende

mulighed for anvendelse af frivillig arbejdskraft,

temperaturniveau- og –styring mm. bevilgede Wonderful

Copenhagens bestyrelse Projektselskabet en

mellemfinansiering på 12 mio. kr.

3. Ultimo april 2014, mellemfinansiering/lån: På baggrund

af en lang række uforudsete omkostninger (brandteknisk




[19]

rådgivning, sikkerhed, rengøring, VVS og el-udgifter mv.),

samt likviditetsbehov bl.a. som følge af forskydninger i

momsudbetalinger og den i forvejen anstrengte økonomi

anså Projektselskabet sig ikke i stand til at drifte venue, som

man var kontraktmæssigt forpligtet til. DR gav på dette

grundlag tilsagn om mellemfinansiering, som samlet endte

med at blive på 27 mio.kr.

4. 20. juni 2014, mellemfinansiering/lån:

For at sikre at Projektselskabet havde tilstrækkelig likviditet

frem til afslutningen af sine aktiviteter, bevilligede Wonderful

Copenhagens bestyrelse en mellemfinansiering på yderligere

16,7 mio. kr.

Projektselskabets budgetprognoser har på de pågældende

tidspunkter været de bedst vurderede. Men det må erkendes, at

omstændighederne udviklede sig på en sådan måde, at

prognoserne efterfølgende viste sig ikke holdebare. En række

poster blev således markant dyrere, end man havde vurderet, jf.

senere afsnit herom.

Dette skyldtes særligt fem grundlæggende vilkår i projektet, jf.

indledningen:

B&W-Hallernes rå og uprøvede karakter, der viste sig at

rumme voldsomme og uforudsete udfordringer, resulterende

i et komplekst byggeprojekt.

Forskellig kontraktfortolkning.

Samtidig udvikling og realisering af projektet, som betød, at

man arbejdede med et ’moving target’.

Meget høje ambitioner fra DR om at realisere et

showkoncept i verdensklasse.

En ultimativ deadline, som gjorde det umuligt at bremse op

undervejs – på trods af udfordringer, ændringer og

vanskeligheder. Der var tale om et ’point of no return’.

Tidspresset nødvendiggjorde, at der skulle findes øjeblikkelige

løsninger på stort set alle problemer, som opstod ved klargøring og

drift af arenaen – særligt i den afsluttende periode fra starten af

marts og frem til 10. maj.

Det voldsomme tidspres betød også, at den interne kommunikation

og rapportering i Projektselskabet fra sporejer til

økonomifunktionen omkring indgåede aftaler og kontrakter samt

aktuelle og kommende udgifter blev nedprioriteret, da fokus var på

de mange praktiske og tekniske problemer, som skulle løses ’her og

nu’ for at nå tidsfristen. Det betød, at der bl.a. blev iværksat




[20]

arbejder, som ikke kom i budgettet og at man, i nogle tilfælde, ikke

havde et opdateret overblik over hvilke fordringer, der var

udestående. Dette er naturligvis kritisabelt.

Der er dog ikke grundlag for at antage, at disse forhold har fordyret

projektet, men de har gjort rapporteringerne ufuldstændige i en

række tilfælde, og dermed også været med til at skabe et

ufuldstændigt billede i prognoserne for selskabets økonomi.

Der burde i den daglige projektledelse have været en stærkere

byggefaglig kompetence med erfaring i at strukturere og

økonomistyre et komplekst byggeri, frem for udelukkende at

anvende eksterne rådgivere hertil.

I et videre perspektiv burde etableringen af B&W-Hallerne i det hele

taget have været lagt i hænderne på en organisation med erfaring i

byggeledelse og ikke en organisation med kompetencer og

erfaringer i udvikling og koordination af events.

På likviditetssiden spillede det desuden en væsentlig rolle, at en

betydelig del af Projektselskabets midler til bl.a. etablering af

arenaen var indsat på konti, som krævede REDA’s aktive medvirken

for at blive udbetalt. REDA’s krav om aktiv medvirken til udbetaling

havde til formål at sikre, at Projektselskabet havde de fornødne

midler til at gennemføre etableringen af arenaen. Såfremt

Projektselskabet ikke kunne løse denne opgave, havde REDA som

nævnt i en garantiaftale over for DR nemlig forpligtiget sig til at

etablere arenaen.

Det viste sig imidlertid, at REDA, for at undgå at blive forpligtet på

krav fra DR i henhold til garantiaftalen delvist afviste at medvirke til

at udbetale Projektselskabets egne deponerede midler til etablering

af arenaen. Tilbageholdelsen af de deponerede midler var en kilde

til tvist mellem Projektselskabet og REDA og medvirkende til, at der

måtte indgås de ovennævnte mellemfinansieringsaftaler.

Risikostyring

Projektselskabet blev opfordret af Københavns Kommune til at

anvende samme risikostyringsmodel, som kommunen selv

anvendte. Risikovurderinger for udvikling og gennemførelse blev

udarbejdet for hovedsporene outreach, hospitality og transport. Se

bilag G.

Modellerne tjente primært som interne arbejdsredskaber på de

enkelte hovedspor, hvor sporejeren havde ansvaret for at gøre

ledelsen opmærksom på eventuelle akutte risici og deraf afledte

økonomiske udfordringer.

For venuesporet blev der udarbejdet risikovurderinger ved

projektopstart, se bilag H. Som projektet skred frem, blev de

formelle organer (Venuegruppe, Byggegruppe og Ledelsesmøder)




[21]

brugt til løbende at håndtere aktuelle risici og iværksætte de

fornødne, afhjælpende initiativer.

Der blev ligeledes udarbejdet omfattende sikkerhedsvurderinger,

ikke kun for B&W-Hallerne, men for hele Refshaleøen, EuroClub og

Fanmile. For hvert underspor blev sikkerhedsvurderingerne

yderligere foldet ud for de enkelte faser, eksempelvis for

Refshaleøen, opdelt i Opbygningsfase, ESC-uger, Transmissionsfase

og Hverdagsberedskab.

Arbejdet med og opmærksomheden på risikostyring har sammen

med budget- og likviditetsstyringen bl.a. medvirket til, at

berettigede krav fra private leverandører kunne honoreres.

Leverandørstyring

For indgåelse af leverandøraftaler har Projektselskabet anvendt en

af følgende tre aftale-/styringsmodeller:

Udbud med tilbud på fast pris. På baggrund af brief blev tre

til fire leverandører bedt om at komme med tilbud på

opgaven. Ud fra opsatte kriterier blev leverandør valgt og

kontrakt forhandlet. Hovedprincippet bag kriterierne var

bedste kvalitet til laveste pris, hvor pris var den afgørende

faktor.

Tilbud med fast pris. Denne form blev brugt, enten hvor

udbud ikke gav mening (eksempelvis ved kun én mulig

leverandør) eller ved mindre opgaver.

Aftaler baseret på faste timepriser. Blev brugt i de tilfælde

hvor opgavens omfang og indhold ikke kunne defineres på

forhånd. Kontrol blev her gennemført via faste ugentlige

procedurer, hvor leverandøren til projektledelsen skulle

aflevere time- og arbejdssedler samt opgave- og

omkostningsstatus.

Selvom Projektselskabet generelt har arbejdet for at indgå flest

mulige aftaler med fast pris, så har projektets konstant foranderlige

karakter betydet, at relativt få opgaver kunne indgås og styres ud

fra udbud eller tilbud på fast pris. Selv i tilfælde, hvor der var

indgået aftale med fast pris, ændredes så mange forhold ofte

undervejs, at den endeligt leverede opgave ikke stemte overens

med den oprindelige aftale. Fast pris var heller ikke altid at

foretrække, idet der var risiko for at betale en for høj pris, da

leverandørerne tog sig betalt for ubekendte faktorer.

Anvendelse af udbudsregler

På baggrund af en vurdering fra Projektselskabets juridiske rådgiver

opfattede selskabet sig som omfattet af gældende regler for

offentlige udbudsregler.




[22]

På det grundlag har imidlertid efterfølgende vist sig fire eksempler,

hvor der godt nok blev foretaget en markedsafsøgning for at sikre

de økonomisk mest fordelagtige tilbud, men hvor man ikke

gennemførte det opslag på udbudsportalen (udbud.dk), som man

rettelig skulle have gjort, når man anså sig omfattet af de

gældende regler for offentlige udbud. Fejlen skyldes mangel på

fokus herpå fra selskabets daglige ansvarlige.




[23]

BUDGETUDVIKLING

I det følgende redegøres for Projektselskabets regnskab pr. 25. juli

2014, der er vedlagt som bilag I. Projektselskabets endelige

regnskab aflægges i forbindelse med selskabets afvikling.

Der er tale om budgetoverskridelser på langt de fleste poster vedr.

etablering og drift af arenaen. Omkostningerne for arenaen, der var

budgetteret til 18,4 mio. kr., endte med at udgøre 91,3 mio. kr., og

tegnede sig som nævnt for 94 % af samtlige budgetoverskridelser.

Det vidner om, at disse del-opgaver viste sig at være undervurderet

fra start og blev langt mere komplicerede end ventet. En lang

række andre poster, bl.a. arrangementer (herunder bl.a.

overdragelses- og åbningsceremoni, EuroClub, after parties),

fanmile, citydressing, projektledelse mv. - holdt sig inden for

budget og blev billigere end ESC i Malmø.

Det var imidlertid et mindre antal kritiske beslutninger og

budgetposter, som blev stærk omkostningskrævende for

Projektselskabet. Disse gennemgås nedenfor. Det drejer sig om:

Etablering af teltby og tilhørende faciliteter

Varmeforbrug

Sikkerhed- og overvågning

Etablering af flyvepunkter til ophængning af lyd og lys

Fjernelsen af bærende søjlerRengøring

Disse seks poster er årsag til ca. 75 % af den samlede

budgetoverskridelse for arenaen ud fra følgende procentuelle

fordeling:

Teltby 27%

Varme13%

Sikkerhed10%

Søjler12%

Flyvepunkter9%

Rengøring4%

Øvrige arena25%

Budgetoverskridelser ESC 2014 - Arena

jvf. regnskab per 25.7.2014




[24]

Posten ’Øvrige’ dækker bl.a. over øgede udgifter til tribuner,

akustikløsning, elinstallationer, el, sanitet, kommentatorbokse,

retablering, indvendig og udvendig dressing af arena, site-crew mv.

Herunder redegøres for baggrunden, udviklingen og resultatet for

hver af de seks hovedposter med henblik på at belyse årsagen til de

centrale budgetoverskridelser.

Etablering af teltby og tilhørende faciliteter

Baggrund: Ved indgåelsen af Værtsby- og venueaftalen var det

forudsat, at en omfattende del af de tekniske funktioner i relation til

back stage-området (makeup, frisører, garderobe, opbevaring, etc.)

skulle placeres inde i B&W-Hallerne. Dette var der plads til i forhold

til DR’s oprindelige scenedesign og placering af tribuner mv. Det

oprindelige budget for indretningen af back-stage området blev

derfor udarbejdet på baggrund af denne antagelse om placering.

Hvad skete der? I perioden fra kontraktindgåelse og helt frem til

februar 2014 gennemførte DR en omfattende, kreativ

udviklingsproces ift. scenedesign, som påvirkede rammerne for

placering af fx. tribuner, indgange, toiletter, barer, etc. Da det

endelige scenedesign blev fremlagt for Projektselskabet af DR, stod

det klart, at der ikke længere var plads til de tekniske funktioner

inde i selve hallerne. I stedet måtte de planlagte udendørs

sidefaciliteter/teltområder udvides betydeligt og suppleres med et

større antal skurvogne til kontorfaciliteter.

Resultatet: For at kunne etablere det nu over 13.000 m2 store

teltområde bag B&W-Hallerne var det nødvendigt at fjerne en del af

en større jordvold samt nivellere og dræne områdets belægning og

lægge ny grus ud, således at last- og arbejdsbiler kunne få adgang

til området, og teltene ikke ville synke ned i kraftigt regnvejr.

Desuden blev der behov for at installere et varmesystem, således at

teltene kunne varmes op til acceptabel arbejdstemperatur, og

omfattende kloakeringsarbejde blev også nødvendigt. I kraft af den

markante omlægning af dispositionsplanen måtte den oprindelige

sikkerhedsplan desuden udvides og revideres bl.a. med ekstra telte

til indtjekning af crew, delegerede og presse.

Endelig udløste opsætningen af teltene og ombygningen af

sektionshallerne et byggesagsgebyr på 4,2 mio. kr. opkrævet af

Københavns Kommune.

Samlet set medførte omplaceringen af back-stage området og de

tekniske funktioner en merudgift for Projektselskabet på ca. 20,9

mio. kr.

Fjernelse af bærende søjler

Baggrund: Nedtagningen af bærende søjler mellem de to B&W-

Haller samt opsætningen af en midlertidig støttende konstruktion

var et centralt krav fra DR ved indgåelsen af Værtsby- og

venueaftalen. Det var nødvendigt at nedtage søjlerne for at kunne




[25]

gennemføre den planlagte TV-produktion og gøre plads til scene og

tribuner.

I forbindelse med Værtsby- og venueaftalens indgåelse påtog REDA

sig opgaven og ansvaret for fjernelsen af søjlerne og gennemførte,

umiddelbart før indgåelse af Værtsby- og venueaftalen, en

vurdering af omkostningerne i samarbejde med deres rådgivende

ingeniører fra Midtconsult. Prisen blev estimeret til 2 mio. kr.

Hvad skete der? Opgaven viste sig væsentligt mere kompliceret end

først antaget af de rådgivende ingeniører.

Konkret drejede det sig om, at bæreevnen i den tagkonstruktion,

der skulle bære lys- og lydudstyret, var underdimensioneret, hvilket

skyldtes uforudsete byggetekniske hensyn, som først blev

identificeret efter henvendelse fra DR medio december 2013. DR

havde på det tidspunkt, efter eget udsagn, ikke mulighed for at

ændre deres krav til den lyd- og lystekniske løsning.

Omkostningerne til fjernelse af søjlerne og etablering af

støttekonstruktion blev derefter re-budgetteret til ca. 10 mio. kr.

Denne omkostningsstigning ville REDA ikke finansiere. Efter

konsultation med Københavns Kommune og Region Hovedstaden

blev det besluttet at søge en merbevilling, der kunne finansiere

nedtagningen af søjlerne, som led i merfinansieringen i februar

måned, jf. tidligere.

Resultat: Samlet set betød budgetudvidelsen, at posten til søjler,

som Projektselskabet havde en forudsætning om ville være

udgiftsneutral, kom til at udgøre ca. 8,9 mio. kr.

Udover at medføre meromkostninger for Projektselskabet for en

budgetforpligtigelse betød den forlængede og mere komplicerede

proces med nedtagningen af søjlerne, at ombygningen af B&W-

Hallerne blev forsinket.

Etablering af flyvepunkter til ophængning af lys og lyd

Baggrund: Budgetrammen for etablering af de såkaldte

flyvepunkter (motorer ophængt i loftskonstruktionen til montering

af den rig, der skulle bære lyd- og lysudstyr) tog afsæt i en løsning,

der baserede sig på en traditionel ophængning af lys og lyd over

scenen. Baggrunden for dette var behovsoplysninger fra DR og

rådgivning fra koncertarrangøren Live Nation. Disse oplysninger og

den nævnte rådgivning blev anvendt til at beregne behovet for

forstærkninger efter fjernelse af søjlerne samt vægtfordeling under

taget, og blev medtaget som bilag i Værtsby- og venueaftalen.

Hvad skete der? Efter at produktionen af forstærkninger var

igangsat, meddelte DR imidlertid i starten af januar 2014, at de

oprindelige informationer ikke var fuldstændige, og DR’s fortolkning

af Værtsby- og venueaftalen indebar et langt større omfang af

flyvepunkter.




[26]

Konsekvensen blev, at den oprindelige ophængningsløsning måtte

udskiftes med en langt mere omfattende model, hvor lysophænget

blev spredt ud over størstedelen af de to hallers loftsareal. En

løsning der ville blive betydeligt mere omkostningsfuld for

Projektselskabet end oprindeligt budgetteret.

Resultat: På baggrund af hændelsesforløbet fastholdt

Projektselskabet over for DR, at Projektselskabet i henhold til

Værtsby- og venueaftalen med bilag kun var forpligtet til at dække

omkostninger til etablering af flyvepunkter for 500.000 kr., mens

den af DR ønskede løsning beløb sig til ca. 14 mio. kr.

Sagen medførte en tvist mellem Projektselskabet og DR om

tolkning af snitfladen i Værtsby- og venueaftalen, som ud over

sagen om flyvepunkter også vedrørte en tvist om kabling. Parterne

aftalte, at tvisten først skulle effektures, efter showet var afviklet. I

løbet af juni-juli 2014 blev sagen løst i forlig mellem parterne.

Forliget omhandlede flere forhold, men samlet under ét kan

Projektselskabets udgifter til etablering af flyvepunkter, som del af

forliget, opgøres til 7 mio. kr. Baggrunden for forliget var dels

procesrisikoen, dels udsigten til at projektselskabet ville blive

fastholdt i en uafklaret økonomisk situation i minimum et år. Som

baggrund for forliget har selskabets juridiske rådgiver ud fra en

konkret vurdering af sagen tilkendegivet, at et forlig med deling til

halvdelen til begge parterne, ville være passende.

Varmeforbrug

Baggrund: På baggrund af dialog med Malmö Arena, som husede

ESC 2013, stod det ved for-projekteringen i sommeren 2013 klart,

at den største udfordring mht. temperaturstyring i B&W-Hallerne

ville være nedkøling. De mange lamper og andet produktionsudstyr

udviklede så meget varme i Malmö Arena, at airconditionering var

nødvendigt i stort omfang. Behovet for nedkøling blev også

adresseret af DR under kontraktforhandlingerne. Som bilag til

Værtsby- og venueaftalen udarbejdede Midtconsult derfor et notat

om mulighederne for mekanisk og automatisk ventilation og

nedkøling af hallerne.

På baggrund heraf blev budgettet til airconditionering og ventilation

af hallerne lagt med en samlet budgetramme på 0,4 mio. kr.

Hvad skete der?: Det viste sig i praksis, at der var et langt større

behov for opvarmning end for nedkøling af hallerne. Under loftet

samlede varmen sig, men ved at installere et re-cirkulationssystem

kunne den opstegne varme luft genbruges. Dette var imidlertid ikke

nok til at sikre 20-25 grader ved scenen, som Projektselskabet

kontraktmæssigt var forpligtet til at levere. Derfor opstilledes et

større antal oliefyr uden for hallerne til at blæse varm luft ind.

Samtidigt viste det sig nødvendigt at have et varmeberedskab til




[27]

rådighed 24/7, sådan at varmetilførslen kunne sikres og

temperaturen løbende reguleres i ca. 10 uger.

Projektselskabet indledte en dialog med DR for at få sænket

temperaturen i hallen og dermed spare på de betydelige udgifter til

opvarmning. DR fastholdt imidlertid det oprindelige temperaturkrav

med henvisning til kontrakten, og til at diverse udstyr

(polyethylenskærme, stålkonstruktion og LED væg) ikke kunne tåle

kulde. Dette kunne Projektselskabet dog ikke få bekræftet af

leverandørerne bag udstyret.

Resultatet: For at leve op til Værtsby- og venueaftalen var

Projektselskabet som nævnt forpligtet til at sikre min. 20 grader

ved både scene- og taghøjde inde i hallerne fra marts til maj. De

oprindelige beregninger og budget tog som nævnt ikke i

tilstrækkelig grad højde for opvarmningsbehovet, men fokuserede

primært på ventilation og afkøling. Hertil kom som nævnt, at

indendørsarealet – og dermed opvarmningsarealet - var vokset

betydeligt med de supplerende teltarealer til backstage-faciliteter.

Resultatet blev en samlet budgetoverskridelse på ca. 9,6 mio. kr. til

varmekanoner, varmeberedskab og fyringsolie.

Sikkerhed- og overvågning

Baggrund: Oprindeligt blev sikkerhedsudgiften beregnet ud fra to

hovedprincipper:

1) At der var tale om en kontrolopgave frem for overvågning.

En kontrolopgave er begrænset til tjek af armbånd, batches

og billetter hos crew, håndværkere og publikum ved

indgangene til venue samt kontrol for diverse effekter i

tasker mv. Ressourcetrækket ift. arbejdskraft og økonomi

var således forholdsvist begrænset.

Til sammenligning indebar en overvågningsopgave, at et

væsentligt større areal end blot indgange og udgange skulle

monitoreres. Det var erfaringen fra andre store events,

COP15, fodboldkampe mv., at politiet patruljerer på venue

og således varetager overvågningen, hvilket også blev lagt

til grund i planlægningsfasen.

2) At løsningen af opgaven hovedsageligt skulle baseres på

frivillige. Dette princip var baseret på Wonderful

Copenhagens erfaringer med praksis ved andre store events

som VM i landevejscykling, Halvmaraton og Roskilde

Festival, hvor frivillige løfter en meget stor del af

adgangskontrollen.

Hvad skete der? Projektledelsens antagelse om, at Politiet kunne

varetage overvågningsopgaven viste sig ikke at holde i løbet af

januar-februar 2014. Grundet opgavens tidmæssige udstrækning,




[28]

der mod forventning endte med at strække sig over to måneder, da

byggefasen og driftsfasen overlappede, meddelte Politiet, at man

ikke kunne varetage opgaven.

B&W-Hallernes arealmæssige omfang og det forhold, at en række

støttefunktioner blev flyttet fra hallerne til telte, betød samtidigt, at

overvågningsopgaven blev mere kompliceret og fik en længere

udstrækning end oprindeligt planlagt. Derfor var det nødvendigt at

trække på ekstra mandskab (op mod 15 personer i døgndrift alene

til overvågningsdelen) til at varetage opgaven med at sikre, at

hverken personer eller farlige genstande fik adgang til

venueområdet.

Derudover meddelte Serviceforbundet, som repræsenterer vagt- og

sikkerhedssammenslutningen, at man ville indlede en faglig

konflikt, med mindre vagtopgaven blev løst af et professionelt firma

med overenskomst.

Samtidigt kunne det mod erfaring og forventning konstateres, at

der var stort frafald af frivillige undervejs, og at en række opgaver,

der var planlagt varetaget af frivillige, alligevel måtte varetages af

professionelle. På nogle dage måtte der således hyres mere end 30

ekstra vagter ind.

Desuden kunne det konstateres, at manglen på en egentlig manual

for sikkerhedsopgaven fra EBU betød, at det løbende var vanskeligt

konkret at definere sikkerhedsopgaven i detaljen ift. omfang,

indhold, mv.

Endelig blev Politiets krav til overvågningsopgaven løbende

skærpet, hvilket medførte en lang række uforudsete omkostninger

til fx. revidering af sikkerhedsplaner, justeringer af adgangsveje, X-

raymaskiner, metaldetektorer, tredobbelt sikringshegn, vagttårne,

hundevagter, pigtråd, sigtelinjer, ekstra backupvagter og en

generel opgradering af antallet af vagter til overvågning inkl.

døgnbemanding.

Resultat: Såvel de krav, der blev stillet fra myndighedernes side,

som kravet om overvågning frem for adgangskontrol, kravet om

overenskomstdækning af vagtpersonale samt begrænsning i

antallet af frivillige nødvendigjorde, at Projektselskabet tilpassede

løsningen af sikkerhedsopgaverne og dermed måtte udvide

budgettet for denne post.

Projektselskabet undersøgte muligheden for at nedbringe

omkostningerne, blandt andet ved at foreslå, at man ventede med

at lave en sweeping og gennemgang af venue for at kunne erklære

det bombesikkert til umiddelbart før den første generalprøve. Det

ville have halveret behovet for X-raymaskiner og mandskab fra to

uger til én og dermed reduceret omkostningerne. Dette tillod DR

imidlertid ikke, da det ville forsinke produktionen af showet.




[29]

Det ovenfor nævnte var således medvirkende årsag til, at budgettet

for sikkerhed øgedes fra oprindeligt 1,3 mio. kr. til at udgøre 8,9

mio. kr.

Rengøring

Baggrund: I det oprindelige rammebudget fremgår rengøring ikke

som en separat post. I stedet var rengøring budgetteret ind i de

øvrige driftsposter for venue. Rengøring var oprindeligt budgetteret

med udgangspunkt i anvendelsen af frivillig arbejdskraft til visse

oprydningsopgaver samt udelukkende for de to uger, hvor

hovedprøverne og selve koncerterne skulle finde sted (28. april til

11. maj).

Hvad skete der?: I efteråret 2013 meddelte 3F, at fagforeningen

ikke ville tillade anvendelsen af frivillige til almindelige

rengøringsopgaver, som det ellers er kutyme inden for dele af

eventbranchen. Dette var ikke forudsat af Projektselskabet.

Samtidig viste det sig, at der var et stort behov for rengøring,

særligt i back-stage området, helt fra 1. marts. Bl.a. daglig

støvsugning og gulvvask i marts-april, hvor hallerne stadig havde

status af byggeplads.

Resultatet: Rengøringsopgaven viste sig at være langt mere

omfattende end først antaget, både mht. periode og

ressourceforbrug. Da Projektselskabet ikke kunne anvende frivillige

til andet end let rengøring (fx. rydning og klargøring af tribuner

mellem shows), måtte der indgås aftaler med professionelle

rengøringsselskaber. Disse blev valgt på baggrund af

pris/kvalitet/kapacitet. Der anvendtes tre forskellige

rengøringsselskaber, som indbyrdes konkurrerede på pris og

kapacitet på de enkelte opgaver.

Samlet set medførte anvendelsen af professionel arbejdskraft, det

store behov for rengøring og den udvidede periode en merudgift for

Projektselskabet på ca. 2,9 mio. kr.




[30]

AFSLUTNING

Som det fremgår af redegørelsen, har Eurovision 2014 været et

særdeles omfattende og komplekst projekt, hvor mange

omstændigheder tilsammen har medvirket til at skabe

Projektselskabets underskud. Ikke mindst viste det sig at blive et

særdeles ambitiøst bygge- og showprojekt snarere end skabelsen af

en event i traditionel forstand.

Mange af forholdene omkring projektet har været uforudsigelige for

alle de involverede parter, andre burde der i højere grad have

været taget højde for. Der har været mange aktører involveret, og

hver især har lod og del i både den uomtvistelige succes, som

Eurovision endte med at blive, og i den udvikling projektet tog, men

som også medførte underskuddet.

For så vidt angår den del af ansvaret, der påhviler Projektselskabet,

er der draget den ledelsesmæssige konsekvens, at selskabets

administrerende direktør (underdirektør i Wonderful Copenhagen)

fratræder sin stilling begge steder.

Eurovision projektet rummer en række væsentlige læringspunkter

for Wonderful Copenhagens fremadrettede arbejde. Denne

dimension vil blive genstand for grundig drøftelse i Wonderful

Copenhagens bestyrelse i den kommende tid. Blandt andet med

sigte på, hvorledes Wonderful Copenhagen fremadrettet organiserer

og leder organisationens arbejde med at udvikle og varetage store

begivenheder.

For så vidt angår Projektselskabets underskud på ca. 58 mio. kr.,

skal der findes en løsning på dette, således at Projektselskabets

forpligtelser kan indfries. Det er forhåbningen, at denne løsning

findes i Wonderful Copenhagen og på politisk niveau blandt

partnerne bag Projektselskabet i de kommende uger.




[31]

OPSUMMERING AF SPØRGSMÅL

FRA REGION HOVEDSTADEN

Spørgsmål Besvares især i nedenstående afsnit.

Flere af spørgsmålene besvares dog

fra forskellige vinkler i flere afsnit.

Foreløbigt regnskab pr.

juni 2014 for

Projektselskabet.

Se bilag I.

Tidsplan for

fremlæggelse af

endeligt,

revisorpåtegnet

regnskab.

Se afsnittet ’Budgetudvikling’.

Tidsplan for afklaring

af tvist med Danmarks

Radio vedr. potentiel

voldgiftssag.

Se afsnittet ’Budgetudvikling’.

Redegørelse for

Projektselskabets

udestående

økonomiske

forpligtigelser.

Se afsnittet ’Afslutning’ samt regnskab i

bilag I.

Redegørelse for

hvorledes

Projektselskabets

underskud tænkes

finansieret.

Se afsnittet ’Afslutning’.

Forklaring på

konstaterede

budgetoverskridelser.

Se især afsnittet ’Budgetudvikling’, men

spørgsmålet er et gennemgående tema i

hele redegørelsen.

Vurdering af om

budgetteringen var

realistisk på relevante

budgetteringstidspunkt

er.

Se især afsnittet ’Budget- og

likviditetsstyring’.

Vurdering af om

budgetteringen var

tilstrækkelig på de til

Se afsnittet ’Budget- og

likviditetsstyring’.




[32]

enhver tid kendte

forudsætninger.

Redegørelse for hvilken

risikostyringsmodel til

sikring af, at

Projektselskabet kunne

svare enhver sit, som

er blevet brugt, og

hvordan den er blevet

efterlevet.

Se især afsnittene ’Risikostyring’ og

’Projektstyringsværktøj’.

Mulighederne for

nyttiggørelse af

foretagne

bygningsforbedringer.

Se afsnittet ’Kontraktforhandlingerne’.

Vurdering af om den

valgte model for

likviditetsstyring og

den organisatoriske

tilrettelæggelse af

opgavevaretagelsen

har været velegnet for

en økonomisk

hensigtsmæssig

afvikling af projektet.

Se afsnittene ’Budget- og

likviditetsstyring’ og ’Organisering’ samt

’Sammenfatning’.

Redegørelse for hvilke

erfaringer Wonderful

Copenhagen kan drage

med henblik på læring

til næste gang, der

skal indgås et

partnerskab om

afvikling af en MEGA-

event i

hovedstadsregionen

Se afsnittet ’Sammenfatning’.

Antallet af regninger

på over 500.000 kr.,

og hvor kontrakten

skulle have været

annonceret og en

redegørelse for,

hvorfor dette ikke er

sket.

Se afsnittet ’Anvendelse af udbudsregler’.




[33]

BILAG

Vedlagt denne redegørelse findes følgende bilag:

A) Brev fra Region Hovedstaden med spørgsmål til redegørelsen

B) Effektanalyse af ESC 2014

C) Københavns bud på ESC 2014

D) Rådgiveroversigt

E) Organisationsdiagram for Projektselskabet

F) Organisationsdiagram for Venue-organisationen

G) Risikovurderinger for outreach, hospitality og transport

H) Risikovurderinger Refshaleøen

I) Revideret regnskab pr. 25. juli 2014



Copenhagen 01.08.2014

Eurovision Song Contest 2014

Tourist economic impact analysis

Produced by Wonderful Copenhagen, Research and Business developmentChief Advisor Ole Kjær MansfeldtSenior Advisor Lone Alletorp CallardAssistant Louis Gjøe Larsen




Preface

About the reportThis impact analysis has been carried out by Wonderful Copenhagen's department of Research and Business Development commissioned by Oresund Event Center.

The main purpose of Oresund Event Center is to promote sustainable economic growth and increased marketing of the Oresund Region. This is achieved by supporting and servicing the existing event organisations on both sides of the Oresund.

The Oresund Event Center and hence this analysis is supported by the European Regional Development Fund under the European Union, as part of the Interreg IV A-program.

PrefaceThe Eurovision Song Contest 2014 (ESC) was hosted by Copenhagen in May 2014 with great success. The ESC 2014 sets new standards for television design, light, technology and production. The Danish Broadcasting Corporation (DR) created a magnificent show for the audience and the thousands of TV viewers. The choice of venue in the old B&W shipyard was one of the most ambitious, creative and brave decisions made in Eurovision history. And the winner Conchita Wurst from Austria paved the way for a new and united Europe.

But how about the benefit for Copenhagen and Denmark in terms of tourism turnover and media coverage?

This analysis looks at the tourism impacts of the ESC 2014, focusing on the tourism economic impacts, the press coverage generated from the event as well as visitors’ and citizens’ perception of the event. Furthermore, the analysis gives a discussion of possible long-term benefits on tourism in Copenhagen and Denmark.

2




Content

Content

2 Preface

4 Main conclusions

6 Discussion & recommendations

9 Purpose of the analysis

10 Analysis design and methodology

11 Methodology

13 Tourism economic effects

20 Other potential benefits

25 Audience survey

36 Citizens survey

46 Media analysis - Danish Press

55 Media analysis - International Press

62 Other facts & figures

65 Press survey

76 Appendix 1: Social media analysis

3




Main conclusions

Tourism economic impacts• A total tourism economic turnover of approximately 123 million DKK was generated by the ESC in Denmark,

hereof 117 million from international visitors.

• A total of approximately 39,000 individual visitors (including delegations and press but excluding VIPs, sponsors, free ticket holders, etc.) attended the nine shows. Of these 17,000 were international visitors.

• A total of approximately 87,000 bednights were generated by ESC, hereof approximately 51,000 hotel bednights in Copenhagen and the surrounding area.

• The derived effects generated by the event calculated to 139 jobs (FTE)*, and 39 million in tax revenue.

Satisfaction and perception among the audience and local citizens• The audience were overall satisfied with the ESC. On a scale from 1 to 5 the overall satisfaction scored a total

of 4.17. The audience were most satisfied with the ESC stage and the shows’ visual expression (4.80), and least satisfied with the area outside the venue - the ‘Eurovision Island’ (2.7).

• Overall strong support from local citizens to ESC. Citizens felt that the ESC was managed professionally and was well organised. Over half (58%) agreed that it made them proud that ESC was hosted by Copenhagen.

• Overall also positive attitude among both the audience and the local citizens to the outreach program. 64% of the audience attended the outreach program.

4

*FTE = Full time equivalent




Main conclusions, continued

Media coverage• The total number of TV viewers around the globe amounted to 195 million reported by EBU (European

Broadcasting Union). The highest ever in the history of ESC, also compared to the previous show in Malmö, which reached 173 million viewers.

• The total amount of relevant international online articles about ESC and Copenhagen amounted to 23,591, published in the period start April to end May 2014. Most articles were published in Germany followed by USA and Sweden. The majority of articles (31%) had a positive content. 42% were neutral in their reporting.

• In total 1,092 articles (both print and online) regarding the ESC and Copenhagen were published in the Danish press in the period 2nd September 2013 to 17th may 2014. The overall tone in the media was both positive (37%) and negative (24%). The negative press was mainly concerning questions of exceeding budget at the end of the period monitored.

• There was high activity on the different social media, showing a considerable increase in hits concerning ESC and Copenhagen on different markets and globally.

Long term impacts• The audiences’ interest in visiting Copenhagen again was quite high (60% will definitely return and 22% will

probably visit Copenhagen again). The willingness to recommend Copenhagen to family and friends was also high (69% will definitely recommend Copenhagen to friends and family). This combined with the positive international media coverage and record high number of TV viewers is expected to have a positive impact on the number of future visitors to Copenhagen.

5




Discussion & recommendations

Events contribute to a more attractive city• It is difficult to establish whether hosting the ESC paid off for Copenhagen and Denmark both short and long

term, partly because it is difficult to measure the long term impacts, partly because it is difficult to access the total direct and indirect costs of producing the event. However, perhaps the questions should be what if Copenhagen did not attract and host big events? Indeed the support from the local citizens to the ESC and similar events (results from other event studies) suggest that events - both cultural and sport events - create life and atmosphere in a city and ultimately make a city more fun to live in and hence visit, resulting in increased tourism.

Better communication of the storytelling • The storytelling about the old shipyard ‘B&W-hallerne’ and the maritime theme, emphasized by the venue

being on an island, did not seem to communicate very well according to the results from the audience and the press surveys. Although both DR, EBU and Host City Copenhagen believed the choice of venue, was both creative and well suited for a maritime nation, some members of the audience and press did not share the same view. The roughness of the island did not suit everybody's taste, and many described the area as ugly and looking like an industrial area. It was certainly not clear to everyone that it was supposed to have a rough/maritime fell to it.

• This was made worse by the fact that the transport logistics were a challenge especially for people like the press which had to visit the island every day. Furthermore, some believed the Island and the area outside the area did not quite deliver what was promised. The party atmosphere on the area outside the area was lacking.

6




Discussion & recommendations, continued

• Nevertheless, once inside the area there was no end to the praise from the audience etc. DR created a magnificent show for the audience and the millions of TV viewers and most definitely sat new standards for television design and production of the ESC.

More consistent and better crowd management and transportation• Crowd management could have been better at the venue. Only one exit gate created long queues. Furthermore,

unclear and varying security rules resulted in frustrations among repeat visitors.

• Transport to the island was no doubt a challenge, especially for the press but also for the audience at peak periods. This was likely made worse by the fact that the weather was bad (raining).

Exploit the Oresund potential• There is great potential in getting visitors to visit both Denmark and Sweden whilst being on holiday in the

region. As many as 90% of the audience at the ESC believed it was an obvious opportunity to visit two countries during the same holiday. However, for this to be exploited incentives or ‘reasons to go’ need to be developed, e.g. joint marketing campaigns, discounts on the Oresund Bridge, cross Oresund events etc.

7




Discussion & recommendations, continued

Increased accommodation supply• The audience survey showed, perhaps surprisingly, that almost one quarter of the bednights during the ESC were

in ´private rental/B&B/AirB&B’. The increase in private bednights in particular AirB&B is a general trend in European cities and contributes to a broader and increased accommodation supply, which can help attract different visitor segment e.g. low budget and youth travelers.

8




Purpose of the analysis

PurposeThe purpose and focus area of the impact analysis has been:

• To determine tourism economic impacts (turnover, job creation, tax and gross profit) of the ESC.

• To measure the overall event perception and satisfaction among the audience at the ESC.

• To measure the attitude and perception of the event among the citizens of the Capital Region of Copenhagen and Scania (Sweden).

• To provide a quantitative and qualitative assessment of the Danish press coverage of the event as well as a quantitative assessment of the international online media coverage.

• To get an indication of the long-term impacts on tourism in Copenhagen and Denmark.

To fulfil the purpose of the impact analysis, a total of four analyses were carried out:

1. Survey among the audience

2. Survey among citizens in Capital Region of Copenhagen and Scania

3. Media coverage analysis

4. Survey among the accredited press

The results of the surveys among the audience and the accredited press are used as inputs in the regional input-output model LINE. LINE is used to calculate the tourism economic turnover and derived impacts of the event (see also section on Methodology).

LINE is operated jointly by VisitDenmark, Danish Enterprises and Construction Authority and the National Labour Market Authority.

9




Analysis design and methodology

• Methodology: Online questionnaire survey.

• E-mail addresses were collected among a representative no. of audience at five of the total of nine ESC TV shows.

• In total 1,585 respondents completed the survey, representing a response rate of 51%. The data collection was carried out by CEM Institute/Voxmeter.

Part 1.

Audience survey

• Methodology: Online panel questionnaire survey among a representative number of citizens in the Capital Region of Copenhagen and Region Scania.

• In total 540 Swedish and 538 Danish respondents completed the survey.

• Data collection was carried out using Nordstat’s panels in Denmark and Sweden.

Part 2.

Citizen survey

• Methodology Danish Press: Monitoring Infomedia A/S’ media database, using the words: Copenhagen and Eurovision Song Contest (in Danish).

• All articles were analysed and categorised according to name and type of media, theme, stakeholder, source and an evaluation of content (from -2 to +2).

• Methodology International Press (excluding Danish press): search results from the online search tool Meltwater News. No television, radio or printed media was monitored.

Part 3.

Media analysis

• Methodology: Combination of online questionnaire survey and face to face interviews with the international media and press covering ESC. In total 87 respondents completed the questionnaire.

• E-mail addresses were collected from a Newsletter sent to the media during ESC. Furthermore 58 face to face interviews with members of the press were conducted.

Del 4.

Press survey

10




Methodology

Methodology & limitationsThis report is a Tourist Economic impact analysis and as such the aim is to quantify the economic spending of visitors (tourists, delegates and press) during ESC 2014.

In other words; The analysis aims to determine just how much money visitors spent in Copenhagen during ESC and where the money went.

The tourist economic impact analysis follows a well established methodology based on quantitative in situ survey (“How much money did you spend during your stay”) followed by calculations by use of indicators and key values from macro economic models in order to determine the job effect and tax revenue. See link http://bit.ly/1yd7vot for the methodology applied.

The Macro Economic Models used, in order to calculate the derived impacts from the increased (tourism) demand due to ESC, is the regional input-output model LINE. It is important to note, that Tourist Economic Impact Analysis does not include all costs of hosting an event.

Tourist impact analysis is often – and sometimes rightfully - criticized for not considering the production costs of the event nor the often hidden cost for public services (such as policing and public services).

Therefore it is difficult to conclude with this analysis whether or not ESC was worth the money for the Capital Region of Copenhagen (incomes bigger than cost). Instead, the analysis simply quantifies the tourism business that the event brought in.

In addition a discussion of the long term and more intangible impacts of the ESC event is presented.

The result is hence not a full cost benefit but merely a more holistic discussion of the value and long term effects of this event for the host city of Copenhagen.

11



http://bit.ly/1yd7vot


Methodology, continued

Displacement effects?The model (LINE) used to calculate the derived effects does not take into account the displacement effect (crowding out effect), the event might have had on other tourists during the event period.

It can be assumed that there has been a certain displacement effect during the event, as tourists (leisure and business) might expect the city to be fully booked or too expensive.

However, there are a number of reasons why one can assume that the displacement effect has been limited:

• Hotel capacity in Copenhagen has increased extensively in recent years. ESC can by no means fill all hotels in Copenhagen in the period. Hotel capacity in Greater Copenhagen as off April 2014 is 16,800 rooms. Nevertheless, as can be seen from the table 1.1 occupancy levels in May generally lies in the mid 70’es in Copenhagen city, hence, occupancy levels close to ‘full occupancy’ might be

expected during the ESC week in the city center, but not in the region or in Malmö.

• Copenhagen has in recent years seen a big expansion of AirB&B. This has increased the total accommodation capacity in Copenhagen. The results from the Audience surveys show that 23% of respondents stayed at ‘private rental/B&B/AirB&B’.

• Tourists and/or companies who have searched for hotels during this period and not found a suitable hotel, will typically look at a different time when the relation between price and availability of hotels is more suitable. This applies at all times of the year for all major cities that there are peak periods.

Table 1.1 - Occupancy in % May 2010, 2011, 2012, 2013May 2010

May 2011

May 2012

May 2013

Capital Region of Copenhagen 65 69 69 70

Copenhagen city 72 77 76 78

Suburbs of Copenhagen 54 64 66 68

Source: Statistics Denmark

12




Tourism economic impact analysis

13




Tourism economic impact analysis- Introduction and main results

IntroductionThis part of the report describes the findings of the tourism economic analysis of the ESC. The purpose of the analysis is to document and quantify the tourism spending the event brought to the Capital region of Denmark.

The analysis will determine the total amount of additional expenditure generated by visitors from outside the host region, as a direct consequence of staging the ESC, as well as measure the derived impacts such as employment, gross value added and tax revenues.

In the next section ‘Other potential benefits’ the possible long-term impacts and more intangible impacts of the ESC (not quantified) is described.

Main results• A total tourism economic turnover of

approximately 123 million DKK was generated by the ESC in Denmark, hereof 117 million from international tourists.

• A total of approximately 39,000 individual visitors (including delegations and press but excluding VIPs, sponsors, free ticket holders, etc.) attended the nine shows. Of these 17,000 were international visitors.

• A total of approximately 88,000 bednights were generated by ESC, hereof approximately 51,000 hotel bednights in Copenhagen and the surrounding area.

• The derived effect generated by the event amounted to 139 jobs (FTE), and 39 million in tax revenue.

14




Tourism economic impact analysis- Guests and bednigths

Number of visitorsESC attracted a live audience of approximately 36,300 individual visitors at the nine ESC shows. Added to this the number of visitors from the delegations and the media/press a total of 39,000 visitors were reached. Of these approximately 16,000 were locals. A total of 44% were international visitors.

Number of bednightsThe ESC generated a total of approximately 86,000 bednights, of these 82,000 were international bednights. Approximately 3,000 of the international bednights were spend in Sweden.

Approximately 51,000 were hotel bednights in Copenhagen and the surrounding region. The results from the Audience survey shows that 52% of the audience stayed in hotels.

Table 1.2 - Number of individual audiences, delegations and media

Danish (locals)

Danish non locals

International Total

Audience* 15,995 5,943 14,416 36,354

Delegations 1,182 1,182

Media/press 1,523 1,523

Total 15,995 5,943 17,121 39,059

Source: List of ESC tickets sold, DR, EBU, Audience survey and DIS Congress Service A/S

* Excluding audience with VIP/complimentary tickets

Table 1.3 - Number of bednights

Danish bednights

International bednights

Total bednights

Audience* 5,173 53,095 58,268

Delegations/Officials/Staff 15,819 15,819

Media/press 12,946 12,946

Total bednights 5,173 81,859 86,032 Source: List of ESC tickets sold, DR, EBU, Audience survey and DIS Congress Service A/S

*Hereof app. 3,000 bednights located in Sweden (6%)

15




Tourism economic impact analysis- Spending and length of stay

Audiences’ average spending and length of stay Average daily spending for non local Danes staying overnight was 935 DKK (125 EURO) and they had an average length of stay of 2.5 nights.

For international visitors (audience) staying overnight the average daily spend was 1,282 DKK (171 Euro), with an average length of stay of 4.3 nights.

In general, international visitors had a higher average spending than non-local Danish visitors, as they choose commercial accommodations to a higher extend than their Danish counterparts.

Visitors (audience) not staying overnight had on average a daily spending of 292 DKK (39 Euro) for non-local Danes and 345 DKK (46 Euro) for international visitors.

Average length of stay for visitors not staying overnights equals average event days i.e. number of shows attended.

Table 1.4 - Audiences' average spending, length of stay and tourism turnover

No. of tourists*

Ave. daily spend**

Ave. length of stay***

Tourism turnover (DKK)

Danes with overnight stays 2,069 935 2.5 4,836,058

Danes without overnight stays 3,874 292 1.2 1,313,657

Int. with overnight stays**** 12,348 1,282 4.3 68,062,077

Int. without overnight stays 2,069 345 1.3 955,757

Total 20,359 1,147 3.2 75,167,549

Source: List of ESC tickets sold, Audience survey

*Individuals

**Excluding cost of tickets

***Average length of stay for tourist without overnight stays equals ave. event days

****Including turnover generated from 3,000 bednights in Sweden (app. 1.7 million DKK)

16




Tourism economic impact analysis- The delegations

Delegates’, media/press’ and Officials’ average spending, length of stay In many cases the delegations arrived several days before the semi-finals were held and many stayed until after the final on May 10th. This resulted in an average length of stay of 7.6 nights.

This was also the case for the media/press, who on average had a length of stay of 8.5 nights.

As spending among the media/press was not measured, the average spending was based on result from other similar event studies (e.g. UCI Road World Championships 2011 and European Championships in show jumping, dressage and para-dressage 2013).

Table 1.5 - Delegations' etc. average spending, length of stay and tourism turnover

No. of tourists*

Ave. daily spend

Ave. length of stay

Tourism turnover

Delegations 1,182 1,900 7.6 17,056,300

Media/press** 1,523 1,500 8.5 19,418,250

Officials/staff 1,900 12,999,800

Total 49,474,350

Source: List of ESC tickets sold, DR, EBU, Press survey and DIS Congress Service A/S

*Individuals

**Average daily spend estimated based on previous event studies

17




Tourism economic impact analysis- Jobs, Gross Value Added and Tax

Tourism economic turnoverThe total tourism economic turnover generated by hosting the ESC has been calculated at approximately 123 million DKK (16.4 million Euro) (See the table on the following page). When calculating the total turnover, only income from non-local Danish visitors and international visitors has been included. Hence the study does not include spending from locals (i.e. living in the Capital region of Copenhagen). Furthermore, turnover generated from app. 3,000 bednights taking place in Sweden has been deducted the total tourism turnover, as the study does solely look at the economic tourism benefits in Denmark.

Job creation

The tourism turnover generated from the ESC calculates to the creation of approximately 139 jobs (*FTE), of which 127 jobs are created in the Capital region of Copenhagen.

Gross Value Added (Bruttoværditilvækst)

Gross Value Added is a measure of the value that the

economic activity creates. Gross Value Added is the part of the tourism turnover that is left for compensation of employees and profit (when intermediate consumption has been deducted). This key figure is almost equivalent to GDP. The total tourism revenue created in the Capital Region of Copenhagen a Gross Value Added of 53 million DKK. The comparable value created at the national level from the international tourism turnover was 58 million DKK.

Tax revenue

The total tourism turnover created a tax revenue of 35 million DKK in the Capital region of Copenhagen. Of these, 6 million DKK was generated by municipal income tax in the Capital Region alone. The national created tax revenue was 39 million DKK.

Note: To some extent, however, the derived impacts will be offset by the use of volunteers when hosting the ESC. Voluntary work will reduce the estimated employment effect and hence part of the tax revenue coming from income taxes. In total approx. 1,300 volunteers worked 62,000 hours at the ESC.

18




Tourism economic impact analysis- An overview

Tourism economic impacts DKK

Total tourism turnover* 122,937,974

hereof turnover from international tourists** 116,788,260

share of turnover from international visitors 95%

Employment effect 139

hereof in the Capital region of Copenhagen 127

hereof in the Copenhagen municipality 105

Gross value added (Bruttoværditilvækst ~BNP) 57,665,928

of which in the Capital region of Copenhagen 52,781,775

of which in the Copenhagen municipality 42,707,023

Total tax revenue 38,853,915

of which in the Capital region of Copenhagen 35,465,796

of which in the Copenhagen municipality 26,213,149

of which generated from municipality income tax in the Capital region of Copenhagen alone 5,811,288

*Ex. turnover generated in Sweden due to app. 3,000 overnights stays in Sweden

**Including delegations/officials/staff and media/press

Table 1.6 – Tourism economic impact

19




Other potential benefits

20




Other potential benefits- Long term effects

Long-term branding benefitsAn event like ESC can potentially result in several long-term benefits including branding and image effects, which can positively affect tourism and foreign investments long-term. The branding effect arises from the increased exposure of the host city in the national and international media. As can be seen in the media analysis, the international media coverage of the ESC 2014 was quite extensive. If planned optimally this increase in exposure can help brand the host city or region as desired.

To calculate the benefits of the branding effect, one option is to use the method of opportunity cost. That is, the benefit of the increased media coverage/exposure due to the event equals the cost of a similar media coverage in the absence of the event. Due to the complexity and scope of the media coverage of a big event like ESC, it is difficult to accurately estimate the benefit of the branding effect. Hence, the branding/ image effects resulting from the ESC have not been

estimated/quantified, as it is beyond the scope of this analysis.

It is expected, however, that the extensive - in the main very positive - international media coverage generated by the ESC, will have long-term benefits on tourism in Copenhagen.

Long-term increase in tourismBesides the branding/image effect an additional long-term effect on tourism and destination image is the legacy of the event on event-visitors. The effect can be divided into two different impacts.

The first impact considers the first time visitors and their experience, more specific, the impact on the willingness to come back, creating future tourism and related effects.

The second impact considers the possibility of the event visitors to “spread the word” about the host city or region as an attractive tourist-destination and thus

21




Other potential benefits- Long term effects

create future tourism. Notice that this effect can be both positive and negative depending on the visitors’ experience.

In figure 1.1 and 1.2 the first time visitors’ willingness to re-visit and to recommend Copenhagen to friends and family, are presented.

As figure 1.1 shows as many as 72% of the first time visitors will definitely or probably visit Copenhagen again.

As shown in figure 1.2 the same pattern applies to the question on whether the first time visitors are likely to recommend Copenhagen to family and friends.

The figure shows that 85% are likely to recommend Copenhagen as a tourist destination. 58% will definitely recommend Copenhagen and 27% will probably recommend. These results indicate a positive impact on long-term tourism.

34%38%

18%

9%

1% 1%0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

Definitelyvisit again

Probablyvisit again

Maybe /maybe not

Probablynot visit

again

Definitelynot visit

again

Don't know

Figure 1.1 - Likelihood of visiting CPH again

n = 277

58%

27%

8%5%

1% 1%0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

Definitelyrecommend

Probablyrecommend

Maybe /maybe not

recommend

Probably notrecommend

Definitelynot

recommend

Don't know

Figure 1.2 - Likelihood of recommending CPH

n = 277

22




Other potential benefits- The intangible effects

Other long term benefits might include business effects, increased human capital and know-how on event management. Hosting an event can through the increased exposure possibly change companies’ and investors’ perception of the region and thereby attract foreign investments creating jobs in the region.

Hosting the event helps aggregating human capital and expertise on event hosting, which can help lowering the costs in future events in the region. Furthermore a successful event hosting will increase the chances of being picked by event organisers to host future events, which in turn can create more benefits.

Intangible effectsAnother effect is the intangible benefits (or costs) for the local citizens. Effects, which are very difficult to quantify, like increased happiness, proudness, social cohesion etc. These are effects which increase the individual utility for the citizens.

In parts of the academic literature, these effects are mentioned as the most significant effects related to big culture and sport events.

When assuming the existence of intangible effects, it is important to notice both the quantitative and qualitative differences between events.

Because of the qualitative difference between events, it is not possible to use scaling relative to the size of the event when estimating the effects. Even with similar events one cannot transfer the conclusion of one event to an other one because the existence and size of intangible effects depend on many various factors.

23




Other potential benefits- The intangible effects

In this analysis no attempt has been made to quantify the intangible benefits, but it is mentioned as a potential effect caused by the ESC and the related atmosphere in the city.

In figure 1.3 is shown the answers to the statement: “I am proud that an event like ESC is held in Copenhagen” among the local citizens in Copenhagen.

The figure shows that 40% and 19% of the citizens ‘fully’ or ‘partly agree’ respectively, and only 10 % ‘partly’ or ‘fully disagree’.

Another indicator for intangible costs is the answers to the statement: “I’d rather be without it” among the local citizens. Figure 1.4 shows that only 15% of the local citizens ‘fully’ or ‘partly agree’, whereas more than 50% ‘fully’ or ‘partly disagree’.

5% 5%

26%

19%

40%

5%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

Fullydisagree

Partlydisagree

Neutral Partly agree Fully agree Don't know

Figure 1.3 – I am proud that an event like ESC is held in Cph.

39%

13%

28%

5%10%

5%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

Fullydisagree

Partlydisagree

Neutral Partlyagree

Fully agree Don't know

Figure 1.4 – I would rater be without it (ESC)

n = 527

n = 527

24




Audience Survey

25




Audience Survey- Introduction and main results

Introduction This section looks at the results of the audience survey.

The survey was conducted among a representative sample of the audience attending the nine ESC shows.

In all 1.585 audience completed an online questionnaire. Local audiences living in the Capital region of Copenhagen were not included in the survey.

The audience were asked about their satisfaction and perception of the ESCs, their spending, length of stay etc.

The data collection, which consisted of collection e-mail addresses, were carried out by CEM Institute / Voxmeter.

Main results• The audience were overall satisfied with the ESC.

On a scale from 1 to 5 the overall satisfaction scored a total of 4.17.

• The audience were most satisfied with the stage and the shows visual expression (4.80), and least satisfied with the area outside the venue - the ‘Eurovision Island’ (2.97).

• Great attendance and very positive attitude towards the outreach program among the audience.

• High interest in visiting Copenhagen again. 60% will definitely and 22% will probably visit Copenhagen again.

• Also high willingness to recommend Copenhagen to family and friend. 69% will definitely recommend Copenhagen to friends and family.

• The average audience was male, 38 years old, stayed 4 nights, saw 1.9 shows and spend 1,092 DKK a day.

26




Audience Survey- Profile of the audience

Profile of the audience• 63% of the audience were male and 36% female.

• Average age was 38 years.

• Average size of a travel group was 3.9 persons.

• Only 12% of the participants brought children under the age of 15 years to the ESC.

• Average length of stay was 4 nights.

• The audience watched in average 1,9 ESC shows.

• Average spending was 1,092 DKK.

• The majority of the audience sample (40%) came from Denmark, 14% from UK, 13% from Sweden. In total 53 different countries were represented.

• According to the list of tickets sold, most tickets were sold to Danes, followed by Swedes (7.2%), Englishmen (6.8%) and Germans (5.9%).

• The distribution of the Danish participants shows that the majority (38%) came from the Capital Region of Copenhagen, 34% from the Region of Sealand and 13% from the Region of Middenmark.

1%

2%

3%

8%

10%

15%

17%

16%

15%

10%

3%

0% 5% 10% 15% 20%

66 - 70 years

61 - 65 years

56 - 60 years

51 - 55 years

46 - 50 years

41 - 45 years

36 - 40 years

31 - 35 years

26 - 30 years

21 - 25 years

16 - 20 years

Figure 1.5 - Age distribution

n = 1585

27




Audience Survey- Type of accommodation

1%

2%

7%

16%

23%

52%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%

Camping

Other

Hostel

Family / friends

Private rental,B&B, AirB&B

Hotel

Figure 1.6 - Type of accommodation

6% stayed overnight in Sweden• In total 71% of the audience stayed overnight in

connection with the ESC.

• Of these 92% stayed overnight in Copenhagen and the surrounding region, whilst 6% stayed in Sweden, primarily Malmö. 1% stayed in Denmark but outside the Capital region.

Hotel most popular• Whilst hotels were the most popular means of

accommodation, with half (52%) of the respondents among the audience staying at hotels, ‘Private rental / B&B /AirB&B’ was also quite popular with 23% choosing this type of accommodation.

• 16% stayed with family and friends – the majority being Danish visitors.

n = 900

28




Audience Survey- Satisfaction with ESC

2.97

3.72

3.90

3.96

4.10

4.19

4.45

4.80

1 2 3 4 5

Eurovision Island (the area outside the venue)

The ticket purchase process

The logistic inside the venue

Accessibility to Eurovision venue (public transportation, parking facilities, etc.)

My overall impression of the Eurovision venue (Old ship yard)

General information about the event and tickets on the website

The acoustics of the Eurovision venue

The stage and the show's visual expression

Figure 1.7 - How satisfied have you been with the following aspects of the ESC 2014?

n = 1252

Very satisfied in general with the ESC• The ESC scored overall on a scale from 1 to 5 a total of 4.01. The audience were most satisfied with the stage

and the shows visual expression (4.80).

• The audience were less satisfied with the area outside the venue - the ‘Eurovision Island’ (2.97).

Avg:4,01

Note: Average score on a scale from 1-5 where 1 is very dissatisfied and 5 is very satisfied.

29




Audience survey- Accessibility

Bus was the main means of transport• The preferred means of transport were the busses

and ferries. As many as 67% of the audience arrived to the Eurovision Island by bus/shuttle bus, whilst 47% reached the Island by the Harbor bus/ferry/canal tours.

• As can be seen from the previous page, respondents were overall fairly satisfied with accessibility to the island (3.96).

3%

3%

6%

10%

12%

12%

47%

67%

0% 20% 40% 60% 80%

Other

Bike

Taxi

Car

Metro

Foot

Harbor bus / ferry /canal tours

Bus / shuttle bus

Figure 1.8 - Means of transportation

n = 1252

Note: The graph sums to more than 100% as it has been possible to give more than one answer.

30




Audience survey- Supplementary comments on the ESC

Comments from the audienceBelow are summarized some of the comments and recommendations the respondents had to ESC. There was much praise as the quantitative responses also confirms, particularly regarding the shows, but also some criticisms and / or suggestions for improvement were highlighted:

• Crowd organisation and queuing systems both inside and outside were criticised e.g. only one exit point resulted in queues.

• The Eurovision Island was unattractive - looked like an industrial area.

• Lack of uniform safety procedures.

• Lack of access to toilets when queuing to get in to the ESC area, and lack of toilets inside the arena.

• Transport logistics resulting in long queues.

• Tickets were changed, but to a worse location.

• Poor choice of food and expensive bottle water.

Quotes from the audience:

“The venue looked amazing inside, but the lack of effort outside really detracted from what was a major international event.… To sum up, inside was like Vegas, outside was like Chernobyl!”

“2 hours to get out of the venue, in the rain...not the greatest way to finish off the night”.

“A resoundingly

brilliant night and perhaps the best Eurovision yet! Thank you so much Copenhagen for just a great show, will be tough to beat!”

“I was very dissatisfied that there were no toilet facilities outside the main area for people who were queuing up“.

31




Audience survey - The Outreach program

4.30

4.30

4.37

1 2 3 4 5

It created a festive atmosphere in the city

It made me feel like a part of the Eurovision event

It made a positive contribution to my overall attitude toward theEurovision event

Figure 1.9 - To which degree do you agree with the following statements about the side activities?

Great attendance and very positive attitude towards the outreach program • A very high percentage of 64% of the respondents attended some of the side events/activities that took place in

the city center of Copenhagen. 37% did not attend and merely 4% had not heard about the side events/activities.

• In general the audience had a very positive attitude toward the outreach program and agreed with all the below mentioned statements.

Note: Average score on a scale from 1-5 where 1 is fully disagree and 5 is fully agree

n = 796

32




Audience survey- What do the audience think of Copenhagen

Many revisits• 22% of the respondents visited Copenhagen for the

first time. As many as 41% of the respondents had visited Copenhagen 6 times or more and 36% had been in Copenhagen between 1 to 5 times.

Great endorsement to Copenhagen• A total of 69% of the audience will ‘definitely

recommend’ family and friends to visit Copenhagen in the future. 21% will ‘maybe recommend’ and 8% will ‘maybe, probably or not recommend’ anyone to visit Copenhagen.

See you again• More than half, namely 60% will ‘definitely’ visit

Copenhagen again as a tourist and 22% will ‘probably’ visit again.

60%

22%

11%

4%1% 2%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

Definitelyvisit again

Probablyvisit again

Maybe /maybe not

Probablynot visit

again

Definitelynot visit

again

Don’t know

Figure 1.10 - How likely is it that you will visit CPH again as a tourist?

n = 1249

33




Audience survey- Supplementary comments on Copenhagen

Comments from the audienceBelow are summarized some of the comments and recommendations the respondents had to Copenhagen as a tourist destination. Copenhagen was generally considered a very beautiful and attractive city by far the majority of the respondents.

• In particular the local citizens were highlighted as being very friendly and helpful (and beautiful).

• Copenhagen was considered very expensive –particular going out to eat.

• More and clearer signage to tourist sights were requested.

• The public transport system was considered excellent – but expensive.

• Several mentioned that the city looked like a building site in many areas due to the metro being expanded.

Quotes from the audience

“Very nice city -would be nice if landmarks and points of interest were more clearly signposted”.

“Beautiful city and very friendly people! Great experience thanks to the Danish people! Thanks

“The only downside really was the amount of work ongoing in the city. So I will wait a few years before coming back”.

“People are the city's most valuable asset -friendly, helpful, "wonderful”.

“The only downside was the expense of everything, which is a lot higher than we are used to!

34




Audience survey- Oresund perspectives

Knowledge of ESC 2013• 98% of the audience knew that the ESC was held in

Malmö last year.

Attendance at the show in Malmö• 35% of the respondents attended the ESC in Malmö

the previous year (2013).

Great potential for the Oresund region• 73% of the respondents that visited last years show

in Malmö did at the time also visit Copenhagen.

• In reverse 13% of this year audience did also visit Malmö (5% stayed overnight in Malmö).

• As much as 90% believe that it is an obvious opportunity to visit two countries on the same holiday.

• 98% of the respondents agree that it is easy to travel between Malmö and Copenhagen.

• Respondents were also asked if they find it inconvenient that the two countries do not have the same currencies and 48% mainly agreed.

48%

90%

98%

0% 20% 40% 60% 80% 100%

It is inconvenient that the twocountries do not have the same

currency

It is an obvious opportunity to visittwo countries on the same holiday

It is easy to travel between Malmöin Sweden and CPH in Denmark

Figure 1.11 - Sum of ‘total’ and ‘partly’ agreed with the following statements:

The above results, nevertheless, suggest that there is a potential to explore for the Oresund regions to increase tourism.

n = 507

35




Citizens survey

36




Citizens survey- Introduction and main results

Introduction This section looks at the results of the citizens survey. The survey was conducted among a representative sample of the citizens in the Capital region of Copenhagen and Scania / Sweden respectively.

In all 538 Danish and 540 Swedish citizens completed an online questionnaire.

The citizens were asked about their attitude and perception of the ESC as well as their attitudes towards the Oresund region. There was slight variation in the two questionnaires. Some questions were only asked Danish citizens and vice versa.

The data collection was carried out using Nordstatspanels in Denmark and Sweden respectively.

Main results• Overall strong support from local citizens to ESC.

Citizens felt that the ESC was managed professionally and was well organised – both ESC 2014 in Copenhagen and ESC 2013 in Malmö.

• Over half (58%) of the Danish citizens agreed that it made them proud that ESC was hosted by Copenhagen.

• With an average score of 4.32 and 4.25 respectively, the Danish citizens agreed that it benefits the international reputation when a city is hosting major events, and that it is important for a city to mark itself internationally by attracting major events.

• Overall also positive attitude among the local citizens to the outreach program.

• Overall Swedish citizens are more pro- Oresund and feel stronger connected to Oresund than their Danish counterparts.

37




Citizens survey- Generel attitude towards the ESC

2%

7%

26%

35%

28%

2%1%

4%

32%

35%

25%

3%

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%

Verynegative

Negative Neutral Positive Verypositive

Don't know

Figure 2.1 - What is your general attitude towards the fact that the ESC is held in CPH?

Denmark Sweden

Positive attitude among the citizens• Both the Danish and the Swedish citizens had a

general positive attitude towards the ESC in Copenhagen.

• The majority (63% of the Danish and 60% of the Swedish citizens) were either positive or very positive towards the fact that ESC was held in Copenhagen. Only 9% (Danes) and 5% (Swedes) answered negative or very negative.

n = 1044

38




Citizens survey- Barriers for attending the shows

8%

3%

5%

10%

15%

72%

6%

2%

4%

7%

13%

17%

62%

0% 20% 40% 60% 80%

Other

Ticket were sold out

Accesibility

Too difficult to cross Oresund

Too high prices

Don't have time

Lack of interest

Figure 2.2 - Main reason for not attending ESC

Sweden Denmark

Lack of interest the main reason• The main reason for not attending a show in the

Eurovision week was predominantly lack of interest. 72% and 62% Danish and Swedish citizens respectively stated lack of interest as the main reason for not attending.

Not too difficult to cross Oresund• Only 7% of the Swedish citizens stated ”too difficult

to cross Oresund” as the main reason for not attending a show in the ESC week.

Note: The graph sums to more than 100% as it has been possible to give more than one answer.Note: Only the Swedish respondent were given the option ”Too difficult to cross Oresund”

n = 1044

39




Citizens survey- Attitude towards the organisation of ESC

1.75

2.31

4.39

4.39

1 2 3 4 5

The event interfered negatively with my daily life

I'd rather be without it

It seemed well-organized

It seemed professional

Figure 2.3 - Level of agreement to pre-fixed statements on the organization of the ESC

Professional and well-organised• The Danish citizens believed that the organisation of ESC seemed both professional and well-organised, as they

both scored an average of 4.39 on a scale from 1-5. More than 50% fully agreed (55% and 54% respectively) on both statements.

A minimum of interference with the citizens daily life• Only 7% fully or partly agreed that the ESC interfered negatively with their daily life, where as many as 70% fully

or partly disagreed with the statement resulting in an average score of 1.75.

Note: Average score on a scale from 1-5 where 1 is fully disagree and 5 is fully agree.

n = 527

40




Citizens survey- Attitudes to ESC in Malmö

Swedish citizens slightly more positive than their Danish counterparts• The Swedish citizens believed that the organization of the ESC 2013 in Malmö was well organised (4.43) and

professional (4.35).

• Overall the attitudes among the Swedish citizens to the ESC 2013 in Malmö seem slightly more positive than the Danish Citizens’ attitude to the ESC 2014 in Copenhagen. However, overall both groups of citizens were positive towards ESC being hosted in their respective city.

• With a score of 1.94 slightly less Swedish citizens agreed with the statement “I’d rather be without it” compared to their Danish counterpart with a score of 2.31.

1.54

1.94

4.00

4.21

4.35

4.43

1 2 3 4 5

The event negatively interfered with my daily life

I'd rather be without it

I am proud that Malmö can atttract an event like ESC


It seemed professional

It seemed well-organized

Figure 2.4 - Level of agreement to pre-fixed statements on the ESC held in Malmö

n = 505


41




Citizens survey- Attitude towards major events in Denmark

3.64

3.87

4.25

4.32

1 2 3 4 5

It is acceptable that major culture- and sportsevents are partly financed bypublic funds

I am proud that Copenhagen can atttract an event like ESC

It is important for a city / country to mark itself internationally byattracting major events.

It benefits the international reputation when a city is hosting major events.

Figure 2.5 - Level of agreement to pre-fixed statements about major events in Denmark

Support from the citizens to major events in the Capital• With an average score of 4.32 and 4.25 respectively, the citizens agreed that it benefits the international

reputation when a city is hosting a major event, and that it is important for a city to mark itself internationally by attracting major events.

Acceptable to finance major events by public funds• The majority of the citizens (63%) fully or partly agreed that its is acceptable that major events is partly financed

by public funds leading to a average score of 3.64.

Note: Average score on a scale from 1-5 where 1 is fully disagree and 5 is fully agree

n = 527

42




Citizens survey- The outreach program

3.90

3.97

4.32

1 2 3 4 5

It made you feel as a part of the ESC

It made a positive contribution to my overall attitude towards the ESC event


Figure 2.6 - Level of agreement to pre-fixed statements on the side events

n = 31

Attendance • 6% of the citizens attended one or more of the activities in the outreach program.

Positive attitudes towards the side-events• According to the citizens the side events/activities created a festive atmosphere in the city (Average score

4.32), it made a positive contribution to the overall attitude towards the ESC (3.97) and it made them feel as part of the ESC (3.90).


43




Citizens survey- Barriers for mobility across Oresund

8%

13%

3%

10%

10%

16%

26%

51%

10%

8%

2%

3%

17%

23%

37%

56%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%

Don't know

Other

The language barrier

Different currencies

Transport time

Lack of event information on the other side

Too expensive or too difficult to cross Øresund

I do not travel for events

Figure 2.7 - Barriers for crossing Oresund to attend an event

Denmark Sweden

Difficult to mobilize local citizens to cross Oresund for events• For both the Danish and Swedish citizens more than half (56% and 51% respectively) state that ”they do not

travel for events” as the main barrier for crossing Oresund in relation to attend an event like the ESC.

• Reversely the different languages do not seem to be of major influence on mobility, as only 2% and 3% of the Danish and Swedish citizens mention that as a barrier for crossing Oresund.

• Other main barriers are prices and difficulties for crossing Oresund and lack of event information on the other side.

n = 1044

Note: The graph sums to more than 100% as it has been possible to give more than one answer.

44




Citizens survey- Belonging to the Oresund region

48%

58%

57%

33%

26%

28%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%

The region is a unique community

I feel strongly connected to theregion

An event like ESC is improving theintegration in the region

Figure 2.8 - Level of agreement to pre-fixed statements on the Oresund region

Denmark Sweden

The Swedish citizens feel more connected to the Oresund regionThe figure shows a general difference in the view on the Oresund region between Danish and Swedish citizens.

• 58% of the Swedish citizens partly or fully agree that they feel strongly connected to the region.

• For the Danish respondents it is only 28%. Likewise 48% of the Swedish citizens and 33% of the Danish citizens fully or partly agree, that the region is a unique community.

• Also when it comes to the question whether an event like ESC is improving the integration in the region the difference is significant. 57% of the Swedish citizens fully or partly agree with the statement, whereas only 28% of the Danish citizens do so.

• These results are very similar to results from studies carried out in 2012 by the Oresund Event Center.

n = 1030

45




Media analysis – Danish press

46




Media analysis - Danish press - Introduction and main results

IntroductionThis section of the rapport includes the results of the Danish press coverage of the ESC 2014.

The Danish press was monitored in the period September 2nd 2013 to May 17h 2014 (i.e. the period from when it was announced that Copenhagen would be the host city, until one week after the show).

The purpose of the media analysis was to produce a qualified assessment of the ESC’s brand value for both Copenhagen and the Capital Region of Denmark, by monitoring the press coverage and analysing the articles. (The method of opportunity cost, elsewhere defined in this reports, has not been applied).

The analysis is based on a quantitative assessment of the printed and online articles covering ESC. The analysis includes mainly articles form in the largest Danish media organisations.

Main results• Overall 1,092 articles were analysed in depth

within the period of September 2nd to May 17th.

• The tone in the Danish media showed a split, but to the positive side. The distribution shows that the ESC has had more positive (37%) media coverage than negative (24%).

• The most positive media was Børsen (0,6%) followed by DR. The most negative media was the newspaper Ekstra Bladet, which accounted for 15% of the written articles.

• The media ‘DR’ was as expected the media who represented most articles in the survey with a total of 27%.

• The most prevalent themes among the represented medias were: the scene, the show and the music but also pre-event skepticism regarding venue and transportation.

47




Media analysis - Danish press- Methodology

MethodologyA search on Infomedia A/S, the leading Danish provider of media intelligence data, using the exact words: ("Eurovision*" OR "Melodi Grand Prix*") AND ("København*" OR "Copenhagen*" OR "Refshaleøen*" OR "Wonderful Copenhagen" OR "Host City Copenhagen" OR "projektselskab*") resulted in a total of 1,859 articles within the period 1st of September 2013 to 17th of May 2014, which covers the period from when Copenhagen was announced as the host city for the event until one week after the show.

All articles were screened based on assessment of their relevance in terms of themes covered and stakeholder quoted. 767 were discarded due to lack of relevance and the remaining 1,092 articles were analysed in depth and categorized according to:

• Name and type (print/web) of media

• Themes (see page 53)

• Stakeholder and sources named and quoted

• Tone analysis - evaluation of content (positive, neutral or negative approach to the ESC). The evaluation of the content was hereafter given a score in quantitative marks on a scale from -2 to 2.

Note: The press analysis in May only covered web articles due to lack of resources.

48




Media analysis - Danish press - Total number of articles

DR had the most extensive media coverage • As expected DR had the most extensive coverage of

the ESC, with a total of 300 web articles, corresponding to 27% of the total number of articles.

• BT came in second place with a total of 191 articles, - both print and web, followed by Ekstra Bladet who published 168 articles also both print and web.

• Børsen and TV2 were the two media types who wrote the least about The ESC. Børsen’s focus is primarily the corporate and the financial world, whilst TV2 is the rival to DR.

300

191

168

119

100 10087

207

0

50

100

150

200

250

300

350

Figure 3.1 - Number of articles per media

49




Media analysis - Danish press- The tone in the media

-0,25-0,21

-0,15

-0,04

0,10

0,20

0,28

0,61

0,71

-0,4

-0,2

0

0,2

0,4

0,6

0,8

Figure 3.2 - The tone in the media Børsen the most positive newspaper• Interestingly, Børsen was the most positive media

in the coverage of the ESC. The sample from Børsenconsisted of only 7 articles in total, focusing on themes like finance and budgets.

• DR was as expected also a media with a very positive tone. DR was in charge of the ESC show, stage and music and thereby itself very interested in positive publicity.

• Ekstra Bladet and the free newspaper Metroxpresswere more negative in their coverage of the ESC. Both newspapers published critical articles throughout the whole period.

50




Media analysis - Danish press- Tone over time

-0,5

0

0,5

1

1,5

36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 51 52 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Figure 3.3 – Tone analysis over time

Mainly positive content (tone)• After the announcement of Copenhagen as the host city and until approximately week 42 in 2013, the Danish

press coverage mainly discussed the choice of Copenhagen becoming the host city (as supposed to Herning). Hereafter the discussion was replaced by articles about ‘the show, stage and music’.

• The level of articles decreased around new year. In week 6 the tone in the press was highly influenced by discussions about the funding and organization of the event and once again the show.

• The main theme within the 2 months leading up to the show was once again the show, stage and music, covered in 151 articles, followed by the funding and organisation of the event, covered in 70 articles and the logistics in 25 articles. This indicates that the positive tone was kept down by the negative tone, which is why the curve levels of at the end of the analysis.

Uge

51

Note: Average score from the evaluation of the content on a scale from -2 to 2

Cph. Vs. the province

Funding of ESC




Media analysis - Danish press- Tone per month

114

18

53

19

56

170

101

142

419

0

50

100

150

200

250

300

350

400

450

Figure 3.5 - Number of articles per monthBusy month in May• The three biggest months of press coverage were

September (114), February (170) and May (419).

• The newspaper BT accounted for 25% of the articles in September, DR wrote 26% of the articles in February, and BT again typed 19% of the articles in May.

• The overall distribution of the tone shows that 40% of the articles were neutral, 37% positive and 24% were negative.

-211%

-113%

0; 40%

121%

216%

Figure 3.4 - The distribution of the tone

52




Media analysis - Danish press - The themes in the press analysis

Positive themes• The most positive tone was seen in the theme of the ESC’s ‘perspective for Cph.’ (1.03). The second highest score

were the theme concerning ‘the outreach activities’ in the city and the ‘volunteers’ (0.81).

• Berlingske was the newspaper which published most about the ‘perspective for Copenhagen’ whilst DR wrote most about ‘the Outreach activities’ etc. The LGBT theme was also a quite significant theme with a positive content, stressing the ESC as an important LGBT event.

Negative themes• The most negative tone was seen in the theme of the ‘funding and budgets’ of the ESC. The second most negative

theme was the choice of ‘Copenhagen as the host city’ instead of Herning.

• Ekstra Bladet was the newspaper who wrote most about the ‘finance and budgets’ theme and also the ‘Copenhagen versus Herning’ theme, followed by a substantial negative campaign by the Metroexpress.

-0,97

-0,51-0,18 -0,15 -0,07

0,59 0,630,81

1,03

-1,5

-1

-0,5

0

0,5

1

1,5

Economy andbudget

Copenhagen vs.the province

Registration andcancellation

Logistics Other LGBT Scene, show andmusic

Outreach, city andvolunteers

Perspective forCopenhagen

Figure 3.6 - The tone per theme

53

Note: Average score from the evaluation of the content on a scale from -2 to 2




Media analysis - Danish press- Popular themes and players

1 5 7 1632 38 48

6285

99116

218

265

334

0

50

100

150

200

250

300

350

400

Figure 3.7 - Players in the articles

12 43 4885 86

138 145189

522

0

100

200

300

400

500

600

Figure 3.8 - Number of articles per theme

54

Most covered themesThe theme concerning ‘the scene, show and music’ was the topic most media wrote about, followed by the ‘finance and the budget’ theme.

The different playersThe articles were also listed by the most important player mentioned in the articles (i.e. the organization most often quoted). The most quoted sender was as expected DR, due to the high level of articles produced.




Media analysis – International press

55




Media analysis – International press- Introduction and main results

IntroductionThis part of the report includes the results the International online press coverage of the ESC 2014.

The purpose of the international media analysis is to produce a qualified assessment of the ESC’s brand value for both Copenhagen and the Capital Region.

The results are based on a quantitative analysis of online articles in media from around the world extracted from Meltwater News’ international online database in the period April1st 2014 to May 31st 2014.

The international media analysis was based on search results from the online search tool Meltwater News, using the search string: ("Eurovision" OR “Eurovisió”) AND (“Copenhagen“) in 42 different languages. No television, radio or printed media have been taken into account in this part of the report.

Furthermore, a ‘tone analysis’ was performed. The tone analysis is based on Meltwater News ‘Tone tool’, where each word is individually assessed as being positive, neutral or negative. The results are subject to some uncertainty, and should be seen as indicative.

Main results• A total number of 23,591 online articles were

published in the period.

• The ESC was covered in online media from 96 different countries, with the German media being the most active with 9,487 articles.

• The ESC was covered in online media from all continents with the European media accounting for the predominant part (79%). North America was represented with 11% and Asia with 5%.

• The tone was generally positive with 31% of the articles being rated as positive. In contrast only 19% were negative. 42% were neutral.

56




Media analysis – International press- Top 20 countries covering ESC 2014

Comprehensive coverage• ESC was subject to a comprehensive

international coverage. In total 23,591 online international articles (excluding Danish press) were published in the period.

• The media represented 96 different countries with the German media being the most active, publishing 9,487 articles. See figure on the following page, illustrating the Top 20 countries, where most articles were published.

. Long-haul markets• An interesting result of the analysis is the

comprehensive coverage in the media outsideEurope. The US media is represented with 2,228 articles, being the second most active country.

• Also in Australia (943 articles) and China (478 articles) there were a comprehensive coverage of the ESC. Whereas Australia historically has been interested in the ESC, the numbers for China and USA are more conspicuous. However, Beijing was a partner city in the outreach program which might have had an effect on the Chinese interest in the ESC.

57




Media analysis – International press- Top 20 countries covering ESC 2014

9487

22281799

1376943 906 738 681 607 568 478 339 254 246 235 234 210 208 190 190

0

1000

2000

3000

4000

5000

6000

7000

8000

9000

10000

Figure 3.9 - Top 20 countries

58




Media analysis – International press- Online articles by continent

Europe79%

North America11%

Asia5%

Oceania4%

South America0,4%

Middle east0,4%

Africa0,3%

Central America0,03%

Figure 3.10 – Online articles by continent Most articles published in Europe• In figure 3.10 the distribution of articles on

continent is illustrated. Not surprisingly most articles were published in Europe, who accounted for 79% of the total number of articles.

• 11% were published in North America, with USA accounting for the predominant part (11%).

• The least active continent was Central America, accounting only for 0,03% of the total number of articles.

59




Media analysis – International press- Tone analysis

Positive31%

Neutral42%

Negative19%

Unrated9%

Figure 3.11 - Tone analysis of the press coverage

Positive coverage of the ESC• A tone analysis of the online articles found in the

period of the ESC in Copenhagen was carried out to evaluate the qualitative coverage of the international media.

• As illustrated in figure 3.11 the analysis showed that the coverage in the international media was primarily positive. Out of the total number of 2,3591 articles 31% was rated positive, 42% was neutral and only 19% negative. Due to limitations in the Meltwater search-system, 9% were unable to be rated.

60




Media analysis- Social Media analysis

Introduction and methodology Besides the Danish and International press analysis, a Social Media analysis was carried out.

The purpose was to give an indication of the coverage of the ESC on different chosen social media, such as Facebook, Twitter and Blogs etc.

The figures are based on quantitative search results of online social media activities by the international online search tool Meltwater News.

The results of the social media analysis are displayed in Appendix 1.

61

Main conclusions The Social Media analysis showed that the ESC also prevailed at the different social media. The analysis showed that Facebook and Twitter were the two most preferred social media and that the tone in the conversations were mainly neutral.

The geographical distribution of the conversations showed that the Germans and the Americans accounted for the highest level of international activities on the social media.




Other facts & figures

62




Other facts & figures

Below are listed a few of the many other facts & figures, not analysed in this report concerning the ESC 2014:

VisitDenmark’s ESC campaign

The preliminary results of VisitDenmark's ESC campaign shows that 2.1 million people became aware of Denmark due to the campaign, which included among others events, happenings / sweepstakes and online activities at both VisitDenmark and the EBU channels. Source: VisitDenmark 2014

Wonderful Weddings

Wonderful Weddings was a great success. A total of 63 couples was married at the three events, here off 22 marriages between two persons of the same sex.

The event resulted in an overwhelming media coverage. In total 29 global and 21 Danish media reported on the event, from countries including Germany, Ireland, Russia, Israel, Poland, China, USA and Australia.

Source: Copenhagen municipality

63

ESC event in Canada Also 6,000 km. across the Atlantic Ocean the ESC was celebrated. The Danish Embassy in Canada arranged an ESC event. Both in Toronto and in Montreal ESC fans gathered to watch and celebrate the ESC show.

Fan Mile cities at EurovisionThe Fan Mile Cities (Beijing, Hamburg and San Francisco) were very successful in both attracting attention and spreading the Eurovision message across the globe.

In particular, the participation of the Chinese capital city, Beijing, was impressive with a delegation of more than 70 people and a 3 day show in the city centre.The Beijing participation resulted in extensive media coverage in Chinese media, including direct TV reports in huge Chinese media like CCTV, Beijing TV and iFeng TV.The initiative was described by the municipality of Beijing as ‘the most successful event/initiative since the sistercity agreement was signed between Copenhagen and Beijing’.See examples of the Beijing activities on the next page.



Beijing Eurovision Fanmile- 8 – 10 May: Chinese ESC party at Højbro square- 30 officials (several senior VIP delegates)- 45 artists who performed on the square.

Other facts & figures- examples of Beijing activities




Press survey

65




Press survey- Introduction and main results

IntroductionThis section looks at the results of the press survey. The survey was conducted among a sample of the accredited international media and press, covering the ESC.

Data collection was a combination of a online questionnaire survey and face to face interviews with the international media and press. In total 87 respondents completed the questionnaire (of which 58 were conducted as face to face interviews).

E-mail addresses for the online questionnaire survey were collected from a ESC Newsletter sent to the press during ESC.

Main results• The respondents represented 24 different

nationalities, highest represented was Germany with 11%. 45% were working as writing journalists.

• The average length of stay of the press was 8.5 nights.

• The respondents were overall very satisfied (4.59) with the stage and show. However, considerable less satisfied (1.63) with the accessibility of the Eurovision Venue.

• The respondents were in general satisfied with the staffs’ assistance at the Press Center (4.11).

• 61% of the respondents who had reported from ESC before, rated the organization of this year ESC slightly or much worse compared to previous years.

• The supplementary comments elaborated that the transportation to and from Eurovision Island, especially the first week was appalling, and the main reasons for the press’ dissatisfaction with ESC.

66




Press survey- Profile of the press

Profile of the press• The 87 respondents came from 24 different

countries. The three highest represented countries in the survey were Germany (11%), Sweden (9%) and Belgium (8%).

• Of the 87 respondents, 57% represented an internet media, 21% a newspaper and 20% a radio.

• Almost half of the respondents (45%) worked as writing journalists. 28% functioned as bloggers and 22% operated as radio journalists.

• 80 respondents of the 87 stayed overnight. Average length of stay was 8.5 nights.

Tv journalist9%

Radio journalist; 22%

Writing journalist

45%

Photographer11%

Editor; 18%

Blogger; 28%

Other; 7%

Figure 4.1 - Job titles

n = 87

67




Press survey- Seniority

Seniority of the press• The respondents were asked how many times they

had reported from an ESC. 20% of the respondents reported from the ESC for the first time. 19% of the press had reported from the show 10 times or more and as much as 61% between 2 and 9 times.

Comparison with previous experiences• The press that had reported from ESCs before were

asked “How would you rate Eurovision Song Contest 2014 in Copenhagen compared to earlier shows?

• 15% rated the ESC 2014 ‘much’ or ‘slightly better’ compared to previous experiences at ESCs. 60% rated ESC 2014 ‘slightly’ or ‘much worse’.

• The supplementary comments elaborated that the transportation to and from Eurovision Island, especially the first week was appalling, and the main reasons for the press’ dissatisfaction with the ESC 2014.

27%

33%

21%

9%

6%

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

Much worse Slightly worse Average Slightly better Much better

Figure 4.2 - Comparison with previous ESCs

n = 66

68




Press survey- Satisfaction among the press

1.63

2.00

2.71

3.04

3.07

3.33

3.96

4,59

1 2 3 4 5

Accessibility to Eurovision venue (public transportation, parking…

Eurovision Island (the area outside the venue)

The choice of arena (B&W Hallerne)

My overall impression of the Eurovision venue

Logistic inside the arena

Overall satisfaction so far with the Eurovision Song Contest

Acoustics of the Eurovision Venue

The stage and the show's visual expression

Figure 4.3 - Satisfaction with the following aspects

n = 73

• The respondents were very satisfied with the stage and the show’s visual expression on a scale from 1-5 this aspect scored 4.59. The respondents were less satisfied with the accessibility to the Eurovision venue which scored total of only 1.63.

• Respondents who had none or little experience with reporting from previous ESCs, were in general more satisfied with the ESC 2014 than respondents who had high seniority with reporting from ESCs.

Note: Average scale values between 1-5. (1=Very dissatisfied and 5=Very satisfied)

69




Press survey- Satisfaction with the press center

3.10

3.45

4.11

1 2 3 4 5

Press trips

Level of information at the press center(information, press kit etc.)

The staffs’ assistance at the press center

Figure 4.4 - Satisfaction with the press center

n = 73

Pleased with the assistance The respondents were satisfied with the staffs’ assistance at the Press Center, staffed by Wonderful Copenhagen. On a scale from 1-5 this question scored 4.11.

The score of 3.10 regarding the satisfaction with the Press trips, indicates that the press trips were not of great significance for the press.


70




Press survey- Supplementary comments

The respondents were asked to give supplementary comments about the venue, the show and Copenhagen in general:

• The respondents were mostly thrilled about the stage and the show, but their enthusiasm did not exceed their skepticism with regards to the venue, which was poor due to the inaccessibility. The stage and show generally received flattering remarks, but the place of venue was criticized for being remote and isolated.

• The press were both pleased and dissatisfied with the Press Center. Some enhanced good service and the location of the Press Center, which was close to the stage. Others found the service less good and the volunteers ill-mannered. Also the general level of information was criticized, due to contradictory information.

• The main issue among the respondents was clearly the transport to and from the Eurovision Island, which they claimed was disorganised. The respondents outlined lack of busses, missing busses, a long route especially in the first week. They also questioned why the busses only stopped at official ESC hotels and not at the central station. Secondly, the long walk from the bus stop to the Press Center were inefficient and unpractical.

• The respondents liked the’ Euroclub’, but found that it was too far away and highlighted that there where no direct busses to the ‘Euroclub’.

• With regards to Copenhagen in general the majority found Copenhagen to be attractive and beautiful.

71




Press survey- ESC 2014 in three words

ESC 2014 in three wordsThe respondents were asked to describe ESC 2014 in three words. On the positive side words like ‘stage’, ‘show’ and ‘fun’ were stated. On the more negative side ‘transport’, ‘expensive’ and ‘walking’ were often highlighted.

72




Press survey- Satisfaction with Copenhagen

3.79

3.97

3.98

4.00

4.02

4.04

4.06

4.27

1 2 3 4 5

Range of accommodation in Copenhagen (hotels, hostels, etc.)

The treatment you received from locals

Range of activities Copenhagen

Range of shopping opportunities

The atmosphere in Copenhagen

Range of cultural life in Copenhagen

Range of restaurants, cafes etc. in Copenhagen

Accessibility to Copenhagen (air, rail, bus, car, etc.)

Figure 4.5 - Satisfaction with following aspects of CPH

n = 73

Overall satisfied with Copenhagen as a destination• The respondents were overall satisfied with the different statements regarding aspects of Copenhagen.

• The respondents were most happy with the accessibility to Copenhagen which scored a value of 4.27, followed by ‘range of restaurants, cafes etc. in Copenhagen’ (4.06).


73




Press survey- Themes for reporting

Mainly reported on the ESCThe respondents were asked if they professionally reported on other topics or themes besides the ESC, whilst in Copenhagen. 81% of the respondents reported only about the ESC.

The remaining 19% reported on the atmosphere in Copenhagen and what Copenhagen can offer tourists.

Also themes like mentality, nightlife, Roskilde and liquorice was mentioned. Other topics were the ‘Culinary Copenhagen’ and ‘Green Copenhagen’.

74




Press survey- Closing comments

Great city and friendly peopleThe reporters had the opportunity to write closing comments regarding Copenhagen and following extracts compile the comments:

• Several respondents wished that they had time for other things than the ESC.

• Some mentioned that the city was great and one noted that the city was dirty.

• One mentioned that the city had improved since the 1980s, but the building sites ruin much of the

appearance, but understandable and needed for the new transport system.

• And finally one would like to thank people in Copenhagen and especially at Christiania for being very kind

and friendly to tourists and the press.

75




Appendix 1: - Social media analysis

76




Social Media analysis- Introduction and main results

Main results• The conversation sentiment (tone) within the

period of research was mainly neutral, with 83% of all hits/conversations being neutral. 15% were positive and only 2% were negative conversations.

• The research showed that Facebook and Twitter was clearly the social media most frequently used by respectively 72% and 20% of all social media.

• The day of the ESC Final, May 10th , and the day after, May 11th were clearly the peakdays with most hits on the different social media.

• The geographical distribution of the hit/ conversations showed, the same as the International Press analysis, that the Germans and the Americans accounted for the highest level of international activities on the different social media.

Introduction and methodology This analysis highlights the international coverage of the ESC on different social media.

The purpose the analysis is to capture and point out the interest of the ESC at different social medias world wide. The figures are based on quantitative search results of online social medias activities by the international online search tool Meltwater News within the period of the May 1st 2014 until May 31st 2014.

The search focused on following parameters:

“#esc2014 #joinus #eurovision #eurovision2014 #mgp2014 #esccph #melodigrandprix#melodigrandprix2014 eurovision mgp”

A condition was added, so that the search filtered out all the publicity, which did not mention Copenhagen in the different languages.

77




Social Media analysis- Conversation sentiment

Postive15%

Neutral83%

Negative2%

Figure 5.1 - Conversation sentiment in May Blogs; 5% Reviews and

Forums2%

Twitter20%

Facebook72%

Youtube1%

Figure 5.2 - Conversation Sentiment by Channel

Conversation in MayThe conversations at the different social media in May, as below mentioned graph shows, were mainly neutral with the total of 83%. 15% of the hits were positive and only 2% were negative.

Conversation by ChannelFacebook was by far the media with most hits within the search, with a total of 72% of all conversations, followed by Twitter with 20%. Different kind of blogs accounted for 5% of the conversations/hits.

78




Social Media analysis- The level of hits by date

0

1000

2000

3000

4000

5000

6000

7000

8000

9000

10000

1 M

ay

2 M

ay

3 M

ay

4 M

ay

5 M

ay

6 M

ay

7 M

ay

8 M

ay

9 M

ay

10

May

11

May

12

May

13

May

14

May

15

May

16

May

17

May

18

May

19

May

20

May

21

May

22

May

23

May

24

May

25

May

26

May

27

May

28

May

29

May

30

May

31

May

Figure 5.3 - Conversation Sentiment by date

Positive Neutral Negative

Conversation sentiment by date• The level of conversations was as expected concentrated around the days with ESC shows and the days just

after the ESC Final. The day of the Final, May 10th had 6,938 hits and May 11th, the day after the show, was the day with greatest hits by a total of 9,602.

• The tone in the conversations was as mentioned in the main neutral. The days with most positive conversations/hits were May 10th with 1,048 (15%) hit and May 11th with 1,370 (14%) conversations/hit.

79




Social Media analysis- The geographical distribution

21%

17%

12%

8% 8%7% 6%

3%2%

1% 1% 1%

13%

0%

5%

10%

15%

20%

25%

Figure 5.4 - Geographical distribution

Germans were very active on the social media• As expected, the Danes, were the most active nationality on the social media with 21% of all

conversations/hits. Germans were likewise very active with 17% hits of all conversations/hits. The Americans were remarkably also vey active with a total of 12%.

• The International Media analysis showed the same nationality distribution of articles written. Here Germany and The United States, also accounted for the highest level of activity.

80




Wonderful Copenhagen, Research and Business developmentNørregade 7 B1165 Copenhagen KDenmarkTel: +45 33257400Fax: +45 33257410



1 / 65 • SHARING COPENHAGEN WITH THE WORLD 2014

2014 Sharing Copenhagen with the World Eurovision Song Contest i København



http://www.google.dk/url?sa=i&source=images&cd=&cad=rja&docid=2aqjNmmijhqcJM&tbnid=FxDlE56mph_LuM:&ved=0CAgQjRwwAA&url=http://www.wikifeet.com/Emmelie_de_Forest&ei=MPO2UZPlPIrKtAbDjYDICA&psig=AFQjCNHvtfsojXno8T4c7ExE1DHemHdxJQ&ust=1371030705044796

SHARING COPENHAGEN WITH THE WORLD 2014 • 2 / 65

1IOC kongressen 2009

IOC Kongressen i 2009, Rådhuspladsen




2014 Sharing Copenhagen with the World Eurovision Song Contest i København

På vegne af Københavns Kommune og Region Hovedstaden samt

en bred kreds af øvrige aktører i hovedstaden, har Wonderful

Copenhagen udarbejdet dette bud på Eurovision Song Contest

2014.

Forsidebillede: PR photo




COP 15 i 2009 - Rådhuspladsen




Velkommen til København Københavns Kommune og Region Hovedstaden

7

Derfor København! Sharing Copenhagen with the World

9

Venue: DR Byen Et medie-og kulturhus i verdensklasse

13

Venue: Parken Danmarks Nationale Arena

19

Venue: B&W Hallerne

Fra skibs- til oplevelsesindustri

23

Hotelkapacitet Boutique, budget og business hoteller

27

Logistik og tilgængelighed En central placering

31

Sharing Copenhagen with the World City dressing og events

37

Organisation Samarbejdspartnere

41

Støtteerklæringer Fra hele regionens partnere

45

Bilag Diverse venue specifikationer

614

5

Indholdsfortegnelse



http://www.google.dk/url?sa=i&source=images&cd=&cad=rja&docid=2aqjNmmijhqcJM&tbnid=FxDlE56mph_LuM:&ved=0CAgQjRwwAA&url=http://www.wikifeet.com/Emmelie_de_Forest&ei=i_G2UdjuH8nxtQaR8oHgDA&psig=AFQjCNEyUZodymt4LEdpqEHAjEwVubGG9Q&ust=1371030283594866

http://www.google.dk/imgres?imgurl&imgrefurl=http://www.billetlugen.dk/andet/15809/&h=0&w=0&sz=1&tbnid=Y8pABwZHwAbkjM&tbnh=172&tbnw=293&prev=/search?q=DR+Byen&tbm=isch&tbo=u&zoom=1&q=DR Byen&docid=34WpkzKkb5MqIM&ei=bJHAUc20NIfHtAaG8oCoCg&ved=0CAEQsCU

http://www.google.dk/url?sa=i&rct=j&q=B&W+Hallerne&source=images&cd=&cad=rja&docid=7yq-DkmMjCiVgM&tbnid=9qS-z9ifUwHC9M:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.flickr.com/photos/johanbiilmann/7531634474/&ei=mpHAUfP3K8LXtQb1tIC4Bg&bvm=bv.47883778,d.Yms&psig=AFQjCNF-jEhcKPEv6e85uFSWO74IMX9xrw&ust=1371661070509655

Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anm

odning fra Wonderful C

openhagen om et

ekstraordinært tilskud sam

t redegørelse for afvikling af Eurovision Song C

ontest2014B

ilag 4 - Side -7 af 69



MTW EMA 2009, Rådhuspladsen




Uanset hvilken religion, sexualitet eller nationalitet man tilhører, så er

København med sin åbenhed, tolerance og mangfoldighed en moderne og

international metropol, hvor alle er velkomne. Infrastruktur, tilgængelighed og

serviceniveau er i top, ligesom byens kultur-, shopping- og natteliv har

internationalt format. Og så er København pga. sin store indsats inden for det

grønne kåret til ”European Green Capital” i 2014. Alt det vil København gerne

dele med resten af verden under overskriften:

Sharing Copenhagen with the World

København og hele hovedstadsregionen ønsker at skabe en anderledes og

nyskabende musikevent, der involverer HELE Danmark og de mange besøgende.

Der vil blive taget udgangspunkt i det lokale, det nationale og det internationale

med ønsket om at skabe en folkefest. De kulturelle aktiviteter vil tage

udgangspunkt i tre temaer: Børn & Musik, Livstil & Tolerance og

Bæredygtighed & Grønne Løsninger.

Børn & Musik: I tæt samarbejde med skoler, institutioner og idrætsforeninger i

hele hovedstadsregionen planlægges MGP inspirerede konkurrencer og andre

involverende aktiviteter. Med inspiration i Eurovision School Contest i Malmö

inviteres børn fra hele Danmark desuden til at bidrage og lege med i ESC

fejringen. Ambitionen, er at mere end 20.000 børn deltager på landsplan.

Livstil & Tolerance: De positive erfaringer fra World Outgames i 2009 og

Copenhagen Prides position som en af Nordeuropas største gay parades vil blive

inddraget i værtskabet for at vise byens mangfoldighed, åbenhed og diversitet.

Derudover giver regionens status som Danmarks internationale region med

mere end 200 nationaliteter en oplagt mulighed for at sætte fokus på

multikulturelle indslag og samhørighed, som det bl.a. kommer til udtryk i

Copenhagen Cooking og Images Festival.

Bæredygtighed & Grønne løsninger: Med sin internationale appel og stærke

lokale identitet ønsker København at sætte nye standarder for værtskabet af

ESC. Værtskabet vil blive bygget på grønne og bæredygtige værdier. Sammen

med Københavns Kommune, Region Hovedstaden, relevante miljøorganisationer

og ikke mindst erfaringerne fra dette års ESC i Malmö, er det ambitionen at

skabe det grønneste ESC nogensinde. Blandt andet derfor vil delegerede og

journalister blive tilbudt et Congress Travel Pass til offentlig transport under

deres ophold for at minimere brug af forurenende benzin. København blev i

Derfor København!

København er verdens bedste by ifølge det anerkendte livsstilsmagasin Monocle.




forbindelse med COP15 og EU formandsskabet ISO certificeret, og det er en klar

ambition at ESC 2014 i lighed med ESC 2013 opnår samme anerkendelse.

Stort netværk og bred erfaring

København har store og lange erfaringer med organisering af mega-events.

Siden ESC 2001 har byen bl.a. været vært for Kronprinseparrets bryllup (2004),

MTV EMA (2006), , COP15, World Outgames, IOC kongres (2009) samt Cykel

VM 2011. Det har givet stor viden om, hvordan internationale mega-evants

sikres lokal forankring og gennemslagkraft samtidig med at den internationale

interesse bevares.

København kan qua sine erfaringer, størrelse og netværk derfor levere et

omfattende outreach-program med byen som kreativ og involverende scene.

København har desuden alle kontakter til dette års arrangører i Malmö, har

arbejdet tæt sammen med disse og kan tage deres aktuelle erfaringer og viden

direkte med ind i ESC 2014.

Internationalt og national brand

København er Danmarks eneste by, som har et internationalt brand,

Copenhagen, og byen har derfor en særlig publikums- og attraktionskraft. Byens

generelle tilbud inden for underholdning, gastronomi, design og atmosfære

matcher gæsternes forventninger og behov. Som Danmarks hovedstad er der et

godt grundlag for at samle og involvere HELE nationen omkring en stor

folkefest.

Tilgængelighed

Københavns Lufthavn er Skandinaviens knudepunkt og har den bedste

internationale tilgængelighed med forbindelse til over 140 destinationer verden

over. Ved det netop overståede ESC i Malmø fungerede lufthavnen som

internationalt trafikalt knudepunkt og erfaringer herfra kan direkte overføres til

det kommende ESC. Københavns Lufthavns fordelagtige placering betyder

desuden, at de besøgende kan nå deres hotel inden for et tidsrum på blot 15

minutter.

Infrastruktur og kapacitet

København har som den eneste by i Danmark det krævede antal hotelværelser i

den ønskede kvalitet. Også dette blev bevist ved ESC i Malmø, hvor

københavnske hoteller absorberede en del af overnatningerne. Afstandene i

København er korte og med det offentlige transportsystem, er det ingen sag at

komme rundt - uanset hvilket hotel man bor på og hvilken venue, man skal til.

Det er vigtigt at give de udøvende kunstnere en tryg og behagelig oplevelse, så

de kan koncentrere sig om deres optrædener. De skal bo godt, og de skal bo i

umiddelbar nærhed af venue.

Unikke venues

Købenavn og hovedstadsregionen kan tilbyde en række mulige venues. I

det følgende præsenteres tre individuelle løsninger, der alle egner sig til

at afholde ESC 2014.




Strøm Festival 2013




Illustration af DR Byen som "storskærm”




I Københavns nyeste bydel, Ørestaden, tårner DR Byen sig op som et kulturelt

og arkitektonisk supermonument.

Som mediehus er DR Byen i verdensklasse - med plads og rum til

mangfoldighed, mennesker og meninger. Som ramme for ESC 2014 vil DR

Byen indkapsle alt det som ESC står for, med en unik mulighed for at invitere

hele verden indenfor.

DR Byen fungerer med sin fantastiske arkitektur, indretning, placering,

produktions- og adgangsforhold som et helt igennem unik venue for ESC 2014.

Lægger man hertil en teltløsning i form af Valhalla, som opstilles på

Rigsarkivsgrunden ved DR Byen, så har Danmark muligheden for at levere en

musikevent, der vil overgå i ESC historien som et af de mest nyskabende,

spektakulære og grønne/bæredygtige arrangementer nogensinde.

*illustration

Ved at afholde ESC 2014 i DR Byen opnås ikke alene en lang række praktiske

fordele ift. udstyr, logistik, transport, planlægning, tilgængelighed etc.

Arrangementet kan grundlæggende produceres med lavere omkostninger, da

det hele foregår i og ved DR Byen, hvor DR kender produktions- og

afviklingsforhold til mindste detalje.

Venue: DR Byen

Et medie- og kulturhus i verdensklasse.




Hertil kommer at adgangsforhold er optimale. Det gælder både i forhold til

lufthavn, metro, parkering, taxa etc. ligesom hotelkapaciteten inden for en lille

radius er mere end tilstrækkelig.

DR Byen er tilgængelige i 6 uger, som kan afstemmes nærmere i samarbejde

med DR og EBU.

Spektakulære teltløsninger i forbindelse med store tv-musikevents har

tidligere med stor succes bl.a. været bruget ved MTV EMA i Rom 2004 og

Edinburgh 2003.

Bæredygtighed i DR Byen

DR har stillet en række miljøkrav til byggeriet i DR Byen og til selve driften af

bygningerne. Det tæller blandt andet opsamling af regnvand fra tagene. 9 ud

af 10 gange bliver der skyllet ud med regnvand i toiletterne i DR Byen.

En anden stor ambition, der blev indfriet under byggeriet, er kølekonceptet

(støttet af EU-projektet IT-ECO) som forsyner DR Byen med vedvarende energi

til køling ved at udnytte grundvandet, udeluften (”frikøling”) og solen (1.060

m2 solcelleanlæg).

DR har fortsat en meget ambitiøs investeringsstrategi for nye energitiltag –

f.eks. LED belysning, lysfølere og forbedringer af ventilationsanlæg. Målet er

at spare 1 mio. kr. i el/år.

Derudover er der en masse miljømæssige fordele ved at holde det in-house.

F.eks. skal der ikke flyttes en masse materiel, personer mv. andre steder hen.

Alt sammen faktorer der passer til Københavns ambition om at gøre ESC 2014

til en grøn og bæredygtig musikevent og koble det til Købehavns status som

European Green Capital 2014.




Målfast kort

Oversigtskort DR Byen




Det planlægges at opstille et event telt på Rigsarkivsgrunden foran DR Byen.

Teltet er stort nok til at kunne huse selve showet.

Teltets mål:

Længde : 115 m på det længste

Bredde : 75 m på det bredeste

Højde : op til 20 m

M2 : 8,217 m2

Kapacitet : 10,000- 15,000

Teltet vil være opvarmet, med gulv og scene og air condition.

Teltet er hvidt – fra DRs bygninger vil man kunne projektere farver ned på det

og give det et unikt visuelt udtryk.

Valhalla telt løsning.

Valhalla teltløsning




Udendørs arealer Behov Mulig lokalitet

TVC (TV Compound) På intern DR parkering, øst for

segment 1, mod Amager Fælledvej

Scene og show, alternativ 1 I telt på areal mellem DR og Nordea

Opbevaring af tomgods, flightcases mv. På intern DR parkering, øst for

segment 1, mod Amager Fælledvej

Kommentator bokse Syd for segment 1 på plint ud for Studie 6

Eurovision Village for sponsorer I telt vest for Koncerthuset

Pressecenter og akkreditering mv. I telt på optionsgrund mellem Nordea og

Amager Fælledvej

Indendørs områder Behov Mulig lokalitet

Scene og show, alternativ 2 Koncertsalen

Venue kantine 1 (journalister) DR medarbejder restaurant, evt. Studie 5

eller 6

Venue kantine 2 (delegationer) Koncerthusets restaurant, evt. foyer

Venue kantine 3 (TV personale) DAB in

Gennemsyns rum til 20 pax Møderum 8201

3 x mindre EBU kontorer Vilkårlige møderum

HofD 10 arbejdspladser + 5240 Detektor

DR 120 personer projektkontor DR intern løsning

Garderober, sminke og frisør Diverse Koncerthus, Studie 3 og 4 + diverse

solistværelser og omklædningsrum

Vaskeri DR faciliteter

Lounge til kommentatorer Studie foyer til Studie 5

EBU sponsor Studie 2, evt. kombineret med foyer niveau -

1

Euro-Club natklub Foyer i Koncerthuset niveau 1

Ovenstående er udarbejdet på baggrund af oplysninger modtaget fra DR Ejendomme & Service og DR

Kultur.

Praktiske detaljer




White Sensation, Parken



http://www.google.dk/url?sa=i&rct=j&q=&source=images&cd=&cad=rja&docid=E-dxvA4sRnQrAM&tbnid=9OTc0afSYEfuoM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.beatmyday.com/2011/10/29/sensation-white-innerspace-copenhagen-denmark-29-10-2011/&ei=9im_UY6TK4PsswbiqIF4&bvm=bv.47883778,d.Yms&psig=AFQjCNE-byqcVw2gY8eCAxeD1PyU3x7mPg&ust=1371569004641930


PARKEN på Østerbro i København er Danmarks National Arena. Det er her de

store følelser er på spil, når sportsstjerner, fans og musikidoler fylder scenen,

græstæppet eller tribunerne, uge efter uge, året rundt.

PARKEN har huset alt fra Champions League Fodbold, elektroniske

musikevents til rockkoncerter i storformat og er fortsat en absolut hjørnesten

på Københavns internationale oplevelsesscene.

Danmarks national stadion er vant til store events og tv-produktioner af

internationalt format. Mike Tyson boksekamp, Sensation White og store tv-

produktioner som ESC 2001 og X factor. Danmarks nationale arena kan det

hele. Ved ESC 2014 skaleres arenaen ned og gøres mere intim. Der vil gøres

plads til både siddende og stående publikum.

De øverste afsnit draperes og plænen deles op med en tværgående drapering.

Draperingerne optimerer lydforhold, og senest ved Depeche Mode koncerten 13.

juni er det bevist, at Parken kan levere musikoplevelser med god lyd.

Parken kan ligeledes imødekomme alle forhold vedrørende produktion, presse,

parkering, catering, sponsorer etc. Der etableres en ”skurvogn by” omkring

Parken til de mange ydelser, der efterspørges.

Parken er tilgængelige fra d. 5. maj med afvikling 31. maj og efterfølgende

nedpakning.

Venue: Parken

Danmarks Nationale Arena




Oversigtskort Parken




Skalering af venue: Det foreslås at skalere Parken og gøre den mere intim.

Det vil samtidig have en positiv effekt på lyden. Dette gøres ved en sort

drapering på tværs af banen.

Venue dressing: Parkens mange små og store reklamer kan

overdækkes/nedtages. Parken vil være behjælpelig med ”venue dressing” og

komme med forskellige løsninger, som vil kunne genbruges, både inde i Parken

og udenfor.

Pressecenter: Etableres i opvarmet telt med fast gulv på grusområde ud for

Parken ved Jyske Bank (A-tribune). Området dækker ca. 7,000 m2. Catering til

presse foregår i samme telt.

Catering for delegationer: etableres i D2/D3. Dette er normalt

publikumsområde, men kan anvendes til catering. Andre muligheder foreligger

også.

Eksklusiv skurvognsby: For at imødekomme kravet om de mangle lokaler

estables en større ”skurvogns by” på det grønne areal ved Per Henrik Lings

Allé. Green Room kan også placeres her.

Samarbejde / Organisering: Parken vil være behjælpelig med de nødvendige

tilladelser samt samarbejde med de forskellige organisationer som måtte indgå

i Eurovision 2014.

Kapacitet : 20,000 +

Se bilag for øvrige udspecificeringer.

Praktiske detaljer




Copenhell i B&W hallerne 2013




B&W grunden er stedet hvor københavnske drenge blev til mænd, hvor metal

var noget man arbejdede med og hvor skibsindustrien drev Danmark fremad. I

dag er B&W grunden en unik Københavnsk kernefortælling og et stykke

internationalt industrihistorie. I dag er pladsen en ren legeplads for kultur og

oplevelsesindustrien, og en række af byens største events har lagt vejen forbi.

B&W anlagde skibsværft på Refshaleøen i 1872. B&W var et

industriforetagende i verdensformat, og var international førende i udviklingen

af skibsbygning og -motorer. 140 år efter B&W satte kursen for Dansk

skibsfart kommer B&W hallerne til at sætte nye standarder for, hvordan ESC

2014 afholdes.

Der er tale om et ”clean venue” der med sit rå og industrielle look kan

skræddersyes præcis efter behov. I de mange omkringliggende områder og

bygninger er der rigelig med plads til at imødekomme krav vedrørende

produktion, presse, parkering, catering, sponsorer etc.

Området er ”eventvant” og har for nylig lagt scene til Distortion og Copenhell.

Til august benyttes området til en international reggae festival.

Placeringen ved vandet åbner op for muligheden for alternative

transportmetoder for såvel publikum som delegerede, presse, mm.

B&W hallerne er tilgængelige i 6 uger, som kan afstemmes nærmere i

samarbejde med DR og EBU.

Venue: B&W hallerne

Fra skibsindustri til oplevelsesindustri




Oversigtskor B&W Hallerne




Info

Venue Sektionshal 2 / S2 er en tidligere skibsbygningshal, der nu fungerer som

lagerhal for Det Kongelige Teater - primært pakket i skibscontainere.

50 meter oppe er der endvidere konstrueret en High-Roping Bane - en

kommerciel fritidsaktivitet. Under banen i ca 25ms højde hænger et net

udspændt i næsten hele hallens udstrækning. Aktiviteten kan lukkes ned og

nettet afmonteres. Selve high-roping banen vil være ekstremt omfattende at

afmontere (det tog eksperter to måneder at montere den).

(+ evt Sektionshal 1 / S1 som er konstrueret i sammenhæng med S2, uden en

egentlig vægadskillelse og som har tjent samme formål. Denne hal rummer pt

Paintball og lign aktiviteter. Inventar til dette vil forholdsvis let kunne

udtages).

Kapacitet: 10,000

Sektionshal 2 / S2

Ca, areal 10.000m2

Ca, dimensioner 55m indvendig højde, 60m bred x 165m lang

600 ampere strøm tilgængeligt

Sektionshal 1 / S1

Ca, areal 6.000m2

Ca, dimensioner 45m indvendig højde, 50m bred x 115m lang

Følgende eksisterer ikke i hallen/hallerne men kan opbygges.

Kontorfaciliteter

VIP rum

Lounges

Skyboxes

Restauranter

Der skal endvidere etableres brandflugtdøre.

Praktiske detaljer



http://refshaleoen.dk/sektionshallerne/vaerftsruten-97/


Bella Sky. Nordens største




Københavns hotelkapacitet er blevet forøget med mere end 50% i de seneste 10

år og byen rummer nu mere end 20.000 hotelværelser som kan møde ethvert

behov, smag og pengepung.

Som den eneste by i Danmark, har København tilstedeværelse af

internationale hotel kæder som fx Hilton og Marriott.

Hotelallotment for Eurovision 2014

Wonderful Copenhagen har forhåndsreserveret et passende antal hotelværelser

på Københavnske hoteller til ESC 2014.

Forhåndsreservationen er fleksibel og kan rykkes frem og tilbage afhængig af

hvilken periode vælges.

Hotellerne er placeret dels i centrum af København og dels i Ørestaden.

Der er en passende spredning af hotelværelser fra 2 stjernede hoteller til 5

stjernede. Det vil ligeledes være muligt at reservere værelser på hostels.

Alle deltagende kunstnere, tilrejsende fans og journalister vil være garanteret

et ophold på et hotel i kort afstand til det valgte venue.

Bæredygtige nætter

64% af alle byens hoteller er miljømærkede. Miljømærkningen betyder, at

hotellerne overholder de strengeste miljø krav inden for blandt andet

affaldshåndtering, vandforbrug, elforbrug, mm.

Hotelkapacitet

Boutique hoteller, budget hoteller og gode familie–og business hoteller ligger side om

side og har gang på gang været anvendt til selv meget store begivenheder.



Eurovision, april-maj 2014

Ho

tel

Cat

ego

ry

Max

kap

acit

et

Allo

tmen

t SG

L

Pri

s in

kl. m

org

enm

ad

Allo

tmen

t D

BL

Pri

s in

kl. m

org

enm

ad

Radisson Blu

Radisson Blu Royal Hotel 5 star 260 35 2395-2495 DKK 40 2595 DKK

Radisson Blu Scandinavia Hotel 4 star 544 250 1007-2111 DKK

Radisson Blu Falkoner Hotel 4 star 166 120 995-1395 DKK 1095-1495 DKK

Hilton Copenhagen Airport

Hilton Copenhagen Airport 5 star 382 100 1895 DKK

Scandic Hotels

Scandic Hotel Copenhagen 4 star 486 50 DKK1720/EUR231 50 DKK1820/EUR244

Scandic Hotel Sydhavnen 4 star 391 100 DKK1290/173

Scandic Webers 4 star 152 60 DKK1290/EUR173

Scandic Palace Hotel 4 star 162 30 DKK1620/EUR217

Scandic Front 4 star 132 30 DKK1520/EUR204

Choice Hotels

Quality Airport Hotel Dan 3 star 228 100925 DKK (for hele perioden,

kortere periode 1495 DKK)

Arp-Hansen Hotel Group

71 Nyhavn 4 star 150 17 DKK 1795 33 DKK 1995

Grand Hotel 4 star 161 18 DKK 1325 27 DKK 1525

Imperial Hotel 4 star 267 100 DKK 1695

Phoenix Hotel 4 star 213 60 DKK 1495 40 DKK 1725

Copenhagen Island Not classified 326 100 DKK 1695

The Square Not classified 267 40 DKK 1550 60 DKK 1750

Copenhagen Strand 3 star 174 20 DKK 1395 25 DKK 1595

Hotel Opera 3 star 91 10 DKK 1125 35 DKK 1395

Wakeup 2 star 510 150 DKK 990

Tivoli Hotel Not Classified 396 45 DKK 1750

DGI-byen

DGI-byens Hotel 3 star 104 50 245

Rezidor

Park Inn Copenhagen Airport 3 star 296 100 1125 DKK 100 1223 DKK

Admiral Hotel

Copenhagen Admiral Hotel 4 star 366 100 1580 DKK

Marriott

Copenhagen Marriott Hotel 5 star 401 100 2745 DKK

Cab Inn Hotel

Cab Inn City 2 star 352 150545-645 DKK (breakfast 70

DKK)

675-775 DKK (breakfast

70 DKK)

Cab Inn Scandinavia 2 star 201 70545-645 DKK (breakfast 70

DKK)


70 DKK)

Cab Inn Express 2 star 86 30545-645 DKK (breakfast 70

DKK)


70 DKK)

Cab Inn Metro 2 star 710

330 (uge

16+17 100

værelser og

uge 19 130)

495-745 DKK (breakfast 70

DKK)


70 DKK)

Crowne Plaza

Crowne Plaza - Copenhagen Towers 4 star 366 250 1295- 1595 DKK 1390- 1690 DKK

Bella Center

Bella Sky Comwell 4 star 812

Adina Apartment Hotel Copenhagen

Adina Apartment Hotel Copenhagen 4 star 128 5 2450 DKK 30 2800 DKK

Total: 3660

Bella Sky:

16.04 – 21.04 - 250 værelser á 990,00 DKK.

21.04 – 28.04 – 350 værelser á 990,00 DKK

28.04 – 05.05 – 500 værelser á 1.190,00 DKK

05.05 – 12.05 – 500 værelser á 1.390,00 DKK

12.05 – 21.05 – 600 værelser á 1.590,00 DKK

N/A




ESC 2013, Rådhuspladsen




København har Nordeuropas største lufthavn, som forbinder byen med over

140 internationale destinationer verden over.

København har en kompakt størrelse og er nem at komme rundt i. Ikke blot

med arrangerede transfers men også med et veludviklet offentligt transport

system og sågar til fods og cykel.

Logistikken fungerer for alle. Man skal ikke transporteres til Eurovision

stemningen – man er i det automatisk og det uanset om man er den udøvende

kunstner, journalist eller tilrejsende fan.

Københavns Lufthavn

Københavns internationale lufthavn ligger bare otte kilometer uden for

centrum og er Nordens travleste lufthavn med daglige fly til og fra alle

Europas hovestader.

Hver dag flyver omkring 60.000 passagerer til eller fra lufthavnen– en lufthavn

som også har vundet adskillige prestigefyldte priser – bla. Northern Europe’s

Best Airport (SkyTrax 2011 og 2012). Skytrax udråbte også i 2012 Københavns

Lufthavn til verdens 2. bedste i sin klasse (20-30 millioner).

Lufthavnen lægger hus til en togstation og metrostation, som er direkte

forbundet til ankomst/afgangshallen.

Scandinavian Airlines

Scandinavian Airlines (SAS) er Københavns Lufthavns største flyselskab og er

flere gange præmieret for sin effektivitet og punktlighed. Scandinavian

Airlines er medlem af Star Alliance.

SAS tilbyder et særligt Co2 neutralt program i forbindelse med større events og

er også i besiddelse af en række internationale eco-certificeringer, herunder

ISO 14001.

Logistik og tilgængelighed

København har en central placering på landkortet og er tæt forbundet med resten af

Skandinavien og Europa til lands, til vands og i luften.




SAS var desuden et af verdens første flyselskaber til at introducere “green

landings”, og det understøtter Københavns Lufthavns kontinuerlige arbejde på

at minimere luftfartens påvirkning af miljøet.

Særlige flypriser under Eurovision 2014

I forbindelse med store internationale begivenheder, tilbyder SAS og Star

Alliance en særlig ”convention agreement”, som betyder særlige besparelser på

flybilletter til de tilrejsende. Star Alliance består af 27 flyselskaber og alene i

København er der knap 2,000 ugentlige fly til og fra lufthavnen.

Med omkring 80 lavpris ruter, er Københavns lufthavn en af de foretrukne lav

pris lufthavne i Skandinavien. Air Berlin, EasyJet, GermanWings og

Norwegian er blot nogle af de lavpris selskaber, som beflyver København.

Offentlig transport

Toge, metro og busser kører døgnet rundt på tværs af byen og knytter venues

til hoteller, til hovedattraktioner og til lufthavnen.

I forbindelse med store begivenheder gælder det for både metro og busser at

der vil blive indsat ekstra toge ind i spidsbelastningsperioderne til at

transportere gæsterne.

Til fods og på cykel

København opleves bedst til fods og til cykel – det er sådan man mærker byen

og bliver en integreret del af den og dens stemning.

Gæster vil under ESC 2014 opleve en by og et venue som hænger sammen og

som giver følelsen af at være i centrum af begivenhederne hele tiden.

København er verdens førende cykelby. Den helt specielle cykeloplevelse vil vi

gerne dele med de mange besøgende. Det er ambitionen, at alle delegerede og

journalister kan få adgang til en cykel under deres ophold - både for at

understrege den grønne agenda og for at de besøgende får cykeloplevelsen ind

under huden.




Congress Travel Pass

Københavns offentlige transportsystem gør det muligt at skære ned på antallet

af arrangerede bustransfers uden at gå på kompromis med kvaliteten og

komforten. Det er både bæredygtigt og økonomisk besparende.

Alle kunstnere, deres delegationer og repræsentanter for EBU vil blive tilbudt

et Congress Travel Pass, som er en elektronisk rejsebillet specifikt designet for

eventdeltagere i København. Med et Congress Travel Pass i hånden er der

adgang til ubegrænset transportaktivitet på alle tider af døgnet til både metro,

tog og bus.

Private busselskaber

Der findes adskillige busselskaber i København med stor erfaring i forskellige

transportløsninger i forbindelse med store begivenheder.

Busselskaberne er fleksible, og de har hver især en stor ”flåde”. De vil også

være behjælpelige med at køre sightseeingture i København for delegationer og

pressefolk, hvis dette behov skulle opstå.

Taxa

København har et stort antal af taxaer, som er synligt tilstede i lufthavnen og

rundt omkring i byen.

Afhængigt at hvilket venue som besluttes, vil dette blive kommunikeret til

byens taxaselskaber, og der vil blive opstillet en officiel ESC taxaholdeplads.

Københavns taxaer kører på taxameter. Online booking er mulig.

Transport og parkering

For alle de forslåede venues gælder det, at der i forbindelse med afholdelsen af

de forskellige prøver, semifinaler og finale vil være allokeret et større

parkeringsområde i umiddelbar nærhed af venue, som vil være reserveret til de

delegationer og personale fra DR / EBU.




Skiltning

Ankomsten til og fra venue skal være simpel for alle. Der vil derfor blive

produceret et oversigtskort passende til det valgte venue, der tydeligt indikerer

taxaholdeplads, busholdeplads, privat parkeringsplads samt en tydelig

markering af adgangen til den offentlige transport.

Oversigtskortene vil blive kommunikeret ud til alle relevante partner (taxa,

bus, politi, mm)

Der vil også blive produceret et mere tilskuervenligt oversigtskort. Der vil være

tydelig skiltning og oversigtskort, der viser folk hvor de er, og hvordan de

kommer væk til og fra venue.

Der vil ligeledes være skiltning / branding på relevante metro stationer,

busholdepladser samt tog stationer.




Copenhagen Cooking 2012




Copenhagen Pride Parade 2012




Sharing Copenhagen

København er en fantastisk by, og det vil vi gerne dele med hele verden. Med

afsæt i erfaringer fra store internationale events som MTV EMA, COP15,

World Outgames, Images og VM i landevejscykling vil et omfattende outreach

program, der ikke alene involverer København men HELE Danmark og de

mange besøgende blive skabt.

København har gennem de sidste mange år opbygget stor erfaring i at udvikle

sideaktiviteter til selve hovedeventen – såkaldte outreach aktiviteter, der

involverer byens borgere, besøgende, erhvervs-, idræts- og kulturliv og

udtrykker byens multikulturelle mangfoldighed og særlige tolerance overfor

minioriteter. I samarbejde med regionens førende event- og kulturaktører vil et

program med internationalt format blive skabt rundt om ESC 2014.

Copenhagen Jazz Festival, Roskilde Festival, Copenhagen Cooking, Distortion

og Copenhagen Fashion Week har allerede meddelt, at de gerne bidrager til at

skabe den helt rigtige Eurovision stemning i København i ugerne op til og

under selve eventugen.

Eurovision Fanmile

Hele Københavns centrum forvandles i to uger til én stor Eurovison Village.

Fra Hovedbanegården til Kongens Nytorv er der præcis en mil (1.6 km), som

Sharing Copenhagen with the World

København har stor erfaring som værtsby for internationale events, der ønsker synlighed

i byens rum. København er vant til at skabe integration til byens borgere og besøgende.

Geografisk vil outreach programmet tage udgangspunkt i det lokale, det nationale og det

internationale.

Programmet bygger på de 3 temaer; Børn & Musik, Livstil & Tolerance og

Bæredygtighed & Grønne løsninger.




fører forbi nogle af Danmarks mest kendte vartegn: Tivoli, Rådhuspladsen,

Strøget, Kongens Nytorv og Nyhavn.

Der etableres en spektakulær Eurovision Fanmile, der langs de 1.6 km.

kommer til at syde af musik, oplevelser, mad og events for borgerne og de

mange tilrejsende fans. Der bliver tale om at skabe en international folkefest

langs Eurovision Fanmile med Gammel Torv/Nytorv som centrum. Her

placeres en overdækket scene med kultur- og musikaktiviteter - f.eks. med

koncerter og interviews med årets og tidligere deltagere. Der vil desuden være

ESC konkurrencer for de mange forbipasserende ligesom der vil blive mulighed

for at følge alle sangkonkurrencerne direkte på storskærm. Langs Fanmilen

skaber diverse pop up events desuden den rette ESC stemning.

Inden for og i gåafstand af Fanmilen findes en lang række spillesteder, barer

og cafeer, der egner sig til de mange efterfester, der holdes for delegerede,

sponsorer og særlige VIPs.

Det succesfulde koncept omkring Fancafé, som Malmö præsenterede ønsker

København at videreføre - enten ved ESC venue eller i centrum i samarbejde

med en eller flere af byens kulturaktører.

Den store velkomstfest foreslås afholdt i Det Kongelige Teater – alternativt

Operaen, Skuespilhuset eller DRs eget Koncerthus.

Dressed for success

Hele København klædes passende på til Eurovision. Ved trafikale

knudepunkter som lufthavnen, hovedbanegården og metrostationer bliver




Eurovision synlig med stemningsskabende kommunikation, som byen er vant

til ved store, internationale events.

I centrum sørger outdoor kommunikation som bannere, billboards og

plakatsøjler for festlig city dressing. Det sker i samarbejde med Københavns

Kommune som bl.a. råder over 220 plakatsøjler centralt placeret i hele

Storkøbenhavn samt 7 markante strøgbannere. Desuden råder Københavns

Kommune over 25 mobile standere, som kan placeres strategiske steder i

forskellige dele af København. Ved indgangene til Eurovision Fanmile placeres

iøjefaldende porte, der markerer området, mens der langs Fanmilen placeres

bannere og andre markøer, så besøgende oplever det som et sammenhængende

Eurovision univers.

We are one

Allerede ved dette års ESC i Malmø havde København etableret nære

forbindelser til de svenske arrangører. København var behjælpelig med at

etablere kontakter i lufthavnen, som muliggjorde en passende modtagelse af de

internationale gæster allerede ved gaten. I ankomsthallen var der placeret

helpdesk ligesom frivillige stod til rådighed for spørgsmål og ydede service i

forbindelse med den videre transport. Det samme vil blive tilfældet ved ESC

2014.

Desuden ønsker København at videreudvikle Region Skånes succesfulde

Eurovision School Contest, der involverede 18.000 svenske skolebørn, som gav

deres bud på fremtidens Europa.

I 2014 vil det grønne, miljøet og bæredygtighed bliver overskrift for

konkurrencen, som vil involvere hovedstadsregionen, resten af Danmark samt

selvfølgelige Skåne.

Copenhagen = A Citywide Green Room

I 2014 er København ”European Green Capital”, og det vil danne

udgangspunkt for et grønt Eurovision med fokus på affaldssortering,

strømforbrug, transport, forplejning etc.

Sammen med Københavns Kommune, relevante miljøorganisationer og ikke

mindst erfaringerne fra Malmös Eurovision vil det grønneste Eurovision

nogensinde blive skabt – ikke mindst til glæde for fremtidige arrangører, som

alle erfaringer vil blive delt med.




ESC 2013, Rådhuspladsen




En bred og stærk organisatorisk erfaring

De mange succesfulde internationale begivenheder, som igennem de seneste 10

år er afviklet i København, skyldes først og fremmest, at der i Danmarks

hovedstad er lang tradition for et stærkt teamwork. Via bred organisatorisk

involvering og opbakning vil København tilvejebringe alle forudsætninger for

en smidig og professionel afvikling af ESC 2014.

København har mange års erfaring i at afvikle internationale begivenheder af

høj kvalitet. MTV EMA, COP15, World Outgames, VM i Landevejscykling samt

de mere end 100 internationale kongresser, som hvert år afholdes i København,

er alle eksempler på, at København er ’gearet’ til at være værtsby for selv de

allerstørste globale events.

Den stærke samarbejdskultur og –erfaring, som er opbygget mellem mange

forskellige aktører i København betyder, at DR og EBU kan forvente opbakning

og aktiv deltagelse fra en bred kreds af relevante aktører.

Som Hovedstadsregionens turisme-, kongres- og eventorganisation vil

Wonderful Copenhagen samle og mobilisere både offentlige og private partnere

i en koordineret indsats, der varetager og opfylder alle DRs og EBU’s krav.

Det gælder bl.a. Københavns Kommune, Hovedstadens trafikselskaber,

Københavns Politi og PET i relation til transport- og sikkerhedsløsninger for

alle involverede, herunder for særligt inviterede VIP gæster.

Organisation




Tilsvarende vil bl.a. Copenhagen Volunteers samt frivillige fra regionens

festivaller, sportsklubber, uddannelsesinstitutioner mv. blive inddraget som

dedikerede lokale ressourcer, der kan agere guider for de deltagende

delegationer og bidrage til afviklingen af de foreslåede ’out-reach’ aktiviteter i

byrummet.

Under ESC 2014 vil København blive klædt på – og ud – til musik og fest.

Københavns Lufthavn, Metroselskabet, Københavns Kommune og Københavns

City Center er blandt de nøgleaktører, som vil sikre, at der i København skabes

en smuk og unik kulisse for begivenheden.

Som omdrejningspunkt for organisering og afvikling af alle øvrige events og

aktiviteter under ESC – dvs. events og aktiviteter, som foregår uden for den

valgte venue – vil Københavns Kommune, Region Hovedstaden og Wonderful

Copenhagen etablere et projektsekretariat.

Projektsekretariatet vil blive forankret hos Wonderful Copenhagen, som har

mange års erfaring med varetage planlægning og afvikling af globale

begivenheder. Heri indgår også de erfaringer fra ESC 2013 som Oresund Event

Center har gjort sig via tæt dialog og samarbejde med Malmø Stad og Event

Skåne.

Projektsekretariatet vil få reference til en styregruppe bestående af

Københavns Kommune, Region Hovedstaden, Wonderful Copenhagen,

Københavns Politi m.fl. DR, EBU, det valgte venue og øvrige relevante aktører

vil alle blive inviteret til at indgå i styregruppen.




ESC 2013, Rådhusplacen




Wonderful Copenhagen

Öresundsregionen

Region Sjælland

Odense Kommune

Københavns Lufthavn

Metroselskabet

Malmö Stad

Roskilde Festivalen

Copenhagen Fashion Festival

Copenhagen Cooking

Copenhagen Jazzfestival

Distortion

Støtteerklæringer

Københavns bud på ESC 2014 støttes af en lang række nøgleaktører. På de følgende

sider præsenteres støtteerklæringer fra følgende partnere:





openhagen om et



ontest2014B



Öresundskomiteen bakker op om Københavns bud på Eurovision‐finalen 18/6 2013

Öresundskomiteen, som repræsenterer samtlige regioner og kommuner i Region Hovedstaden,

Region Sjælland og Region Skåne, bakker op om Københavns bud på at blive vært for Eurovision‐

finalen i 2014.

Vi er overbeviste om, at Danmarks værtsskab bør ligge i København, da Danmarks hovedstad med

sin infrastruktur, mangfoldighed, særlige bykultur og åbenhed kan tilbyde en helt unik og

internationalt appellerende musik event.

Vi stiller gerne vores erfaringer og viden om Öresundsregionens muligheder til rådighed ‐ specielt i

forhold til at udnytte kapaciteterne på hele Sjælland og i Skåne. Vi ser desuden frem til

spændende kulturelle aktiviteter i regionens mange offentlige rum, aktiviteter som appellerer til

gæster såvel som Öresundsregionens borgere. Fx vil det være oplagt at tilbyde ”Folkefest via

storskærme”, som det skete i 2013 flere steder i Malmö og på Rådhuspladsen i København.

Samtidigt vil vi gerne bringe vores dansk‐svenske netværk i spil, så Danmarks kommende

værtsskab engagerer mangfoldige kulturliv, som er repræsenteret i regionen. Mere end 170

nationaliteter, herunder fra samtlige deltagende lande, er således repræsenteret i

Øresundsregionen. DR kan bruge denne mangfoldighed som en styrke.

Et københavnsk værtsskab vil også gøre det muligt at gøre eventen bæredygtig, bla. fordi

transporten af medvirkende, gæster og andre turister er kort fra Københavns Lufthavn i Kastrup og

med stor vægt på kollektive trafiktilbud (tog, bus og metro).

Öresundskomiteen støtter derfor Københavns bud og skal varmt anbefale Danmarks Radio at

vælge København som vært for ESC‐finalen i 2014.

‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐

Vibeke Storm Rasmussen Pia Kinhult

Formand for Region Hovedstaden Regionstyrelsens ordförande, Skåne

Formand for Öresundskomiteen Viceordförande, Öresundskomiteen

‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐

Steen Bach Nielsen Katrin Stjernfeldt Jammeh

Formand for Region Sjælland Kommunstyrelsens ordförande fra 1/7 2013



Punk

t nr.

9 -

Bev

illin

gssa

g - a

nmod

ning

fra

Won

derf

ul C

open

hage

n om

et

ekst

raor

dinæ

rt ti

lsku

d sa

mt r

edeg

ørel

se fo

r af

vikl

ing

af E

urov

isio

n So

ng C

onte

st20

14B

ilag

4 - S

ide

-51

af 6

9

Mød

e i F

orre

tnin

gsud

valg

et d

. 12-

08-2

014

Punk

t nr.

9 -

Bev

illin

gssa

g - a

nmod

ning

fra

Won

derf

ul C

open

hage

n om

et

ekst

raor

dinæ

rt ti

lsku

d sa

mt r

edeg

ørel

se fo

r af

vikl

ing

af E

urov

isio

n So

ng C

onte

st20

14B

ilag

4 - S

ide

-52

af 6

9

Mød

e i F

orre

tnin

gsud

valg

et d

. 12-

08-2

014

MS-X-DS-t N FO-0060/5LY

StØtteerklæ ring til Eu rovision 2Ot4 a KØben havn

vi er,, forn6jede over Danmarks sejr ved det nyligt overståede Eurovision i Malmø -en event som også havde positive afledte effekter på den kollektive transport i

Københavnsområdet.

Vi er slet ikke i tvivl om, at en international begivenhed af Eurovisions størrelsekræver en betydelig infrastruktur for at tilgodese alle tilrejsende deltageres og fansbehov. En infrastruktur, som vi mener KØbenhavn har til fulde.

Metroselskabet arbejder aktivt med at gøre transporten i København lettere forkongres deltagere, og har i den forbindelse designet en særlig kongres billet, somgør det nemt og bekvemt at bruge den kollektive trafik i forbindelse medkongresser. Denne billettype vil også kunne tilpasses de behov for lokal transportder måtte blive relevante under Eurovision.

Metroselskabet giver hermed sin fulde støtte til afholdelsen af Eurovision 2014 i

KØbenhavn.

Med venlig hilsen

SchmUdviklingschefMetroselskabet l/S

T

E

Metroselskabet /SMetrovej 5DK-2300 København S

m.dk

+45 3311 [email protected]

2013-06-r.8

!r



Malmö stad

Eurovision Song Contest 2014

Under några intensiva veckor i maj 2013 fick vi i Malmö uppleva glädjenoch spänningen att stå värd för Eurovision Song Contest 2013.

Det var fantastiska dagar med mycket sång och musik. Men också dagarfyllda av möjligheter att visa upp vår stad och region. Med tusentalsbesökares och journalisters hjälp spreds bilder av vår stad över storadelar av Europa och världen. Lovorden var många och jag är övertygadom att Eurovision Song Contest 20..13 kommer bidra till att fler kommeratt söka sig till Malmö iframtiden. An viktigare var kanske den glädje ochstolthet som många Malmöbor kände i att få vara várd för ett av världensstörsta evenemang.

När Danmark med Emily De Forest vann öppnade sig en möjlighet attåterigen få hälsa Europa välkommen till vår region. Skulle Köpenhamnfå det hedervärda uppdraget att stå värd för Eurovision Song Contest2014 så är vi i Malmö mer än gärna behjälpliga med våra erfarenheteroch vårt engagemang.

Bästa hälsningar

Malmö stad.|.'...

\

llmar ReepaluKom munstyrelsens ordförande

MALMO STADAugust Palms Plats ISE-205 80 Malmö1ç1.+46 40 34 i0 00

'-,.-,-r' -ol-r^ co



Eurovision Song Contest støtteerklæring

Det er med stor fornøjelse, at vi har konstateret Danmarks sejr ved det internationale Melodi Grand Prix for

nyligt i Sverige.

Vi er overbeviste om, at Danmarks værtsskab bør ligge i København, da vores hovedstad med sin

mangfoldighed, særlige bykultur og åbenhed kan tilbyde en helt unik og internationalt appellerende musik

event. Vi støtter derfor Københavns officielle bud på Eurovision Song Contest 2014.

Vi stiller gerne vores erfaringer og viden om afholdelse af store events til rådighed. Specielt i forhold til de

planlagte kulturelle aktiviteter i byens offentlige rum vil vi gerne bidrage, så tilbuddene til såvel gæster som

borgere bliver autentiske og alsidige.

Samtidigt vil vi gerne bringe vores internationale netværk i spil, så Danmarks kommende værtsskab når ud

til så mange grene af det internationale kultur, livsstils og underholdningsmiljø som overhovedet muligt.





openhagen om et



ontest2014B



Eurovision Song Contest støtteerklæring

Det er med stor fornøjelse, at vi har konstateret Danmarks sejr ved det internationale Melodi Grand Prix for

nyligt i Sverige.

Vi er overbeviste om, at Danmarks værtsskab bør ligge i København, da vores hovedstad med sin

mangfoldighed, særlige bykultur og åbenhed kan tilbyde en helt unik og internationalt appellerende musik

event. Vi støtter derfor Københavns officielle bud på Eurovision Song Contest 2014.

Vi stiller gerne vores erfaringer og viden om afholdelse af store events til rådighed. Specielt i forhold til de

planlagte kulturelle aktiviteter i byens offentlige rum vil vi gerne bidrage, så tilbuddene til såvel gæster som

borgere bliver autentiske og alsidige.

Samtidigt vil vi gerne bringe vores internationale netværk i spil, så Danmarks kommende værtsskab når ud

til så mange grene af det internationale kultur, livsstils og underholdningsmiljø som overhovedet muligt.




Bilag

I det følgende ses uddybende detaljer vedrørende Parken og Teltløsningen Valhalla.



Eurovision – Denmark – 2014

PARKEN Sport & Entertainment

1

Factsheet – Venue

Datoer:

PARKEN vil være tilgængelig fra mandag d. 5. maj med afvikling af show d. 24. maj og efterfølgende

nedpakning. Grundet fodbold vil det ikke være muligt at komme ind i PARKEN tidligere.

Venue:

Da PARKEN i sig selv er en stor venue, med plads til op til 50.000, forslås det at skalere PARKEN og herved

gøre den mere intim. Der er faste installationer med drapering på øvre afsnit. Hertil kan PARKEN deles op

ved en sort drapering på tværs af banen. Dette er tidligere gjort til AG Københavns sidste kamp samt til

bokse kampe i PARKEN.

Skaleringen kan laves efter nærmere ønske fra DR/EBU. Som udgangspunkt vil det være siddende publikum

på gulvet samt siddende publikum på tribunerne. Hvis der skal fyldes yderligere op på gulvet, kan der

etableres stående publikum bagerst i lokalet.

Skaleringen af PARKEN vil desuden have stor effekt på lyden. Ved hjælpe af de store tæpper der hænges

ned fra loftet, vil lyden blive absorberet bedre end ved normale store koncerter.

Clean Venue:

PARKEN har mange små og store reklamer. Disse kan overdækkes/nedtages. ”Venue Dressing” kan PARKEN

være behjælpelig med. Der er forskellige løsninger som vil kunne genbruges, både inde i PARKEN og

udenfor PARKEN.

Der kan implementeres ekstra sikkerhed i perioden. Det foreslås at udvalgte indgange udvælges, mens

andre lukkes for ikke at skulle bemande samtlige døre i PARKEN.

PARKEN har mange lejere i de forskellige tårne. I disse døre vil der ikke blive implementeret ekstra

sikkerhed. Disse lejere vil ikke have adgang til selve PARKEN.

Der vil ikke være andre aktiviteter eller ombygninger i perioden i PARKEN. Der bygges dog to

metrostationer i umiddelbar nærhed af PARKEN i perioden.





2

Elektricitet:

PARKEN har 2.000 AMP i sceneområdet. Denne strøm vil som udgangspunkt kunne dække scenen og

lyssætning. Strøm til OB vogne skal løses ved at leje generatorer ind.

TVC:

TVC forsåles at blive placerest på PARKENs VIP parkering. Underaget er asfalt. Afstand fra TVC til scenen vil

være ca. 200m. For at imødekomme de 4 separate rum indrettes der to kontortrailere som placeres ved

siden af de 8 vogne.

Fiber forbindelse skal trækkes via kabel fra scenen til TVC området.

Scene:

Det forslås at scenen bygges ved Sportmaster tribunen (D-tribunen). Underlaget her er beton. Bæreevnen

vil derfor være fuld tilstrækkelig. Det forslås yderligere at græsset dækkes med aluminiumsplader. Herved

kan man have adgang til hele sceneområdet med tung kørsel. Dette er ikke muligt med TerraPlas.

Opbevaring af containere, fordon og flightcases vil blive placeret på H-parkeringen. Området dækker ca.

750m2. Der ind lejes en teltløsning for at imødekomme kravet om overdækning.

Bæreevnen for taget er 70 tons i ”garagen” (lige over scenen) samt 7 tons pr. spær der er ude i salen.

Nærmere plan laves med PARKENs ingeniør.

Teknisk workshop kan etableres i indgangen ved H-porten.

Aircondition:

I selve bygningen er der bygningskøling til regulering af temperatur. Aircondition kan opnås ved at leje

kølesystemer ind.

I selve arenaen er der ventilationslæg, som både kan fungere til at afkøle såvel som opvarme rummet.

Dette system er installeret.

Aircondition til andre lokaler skal lejes ind, da det foreslås at disse bygges udenfor PARKEN ved Per Henrik

Lings Allé. Nærmere forklaring nedenfor under ”lokaler og tjenester”.

Pressecenter og akkreditering:

Pressecenter etableres på grusområdet ud for PARKEN ved Jyske Bank tribunen (A-tribunen). Området

dækker ca. 7.000m2. Der opstilles opvarmet telt med fast gulv. Opdeling af telt vil kunne laves efter behov.





3

Lydbokse kan etableres inde i teltet ved hjælpe af lydisolerende vægge. Internet opkobling og telefonkrav

etableres delvist ved hjælp af PARKENs eksisterende system. Det forslås at TDC vælges som leverandør, da

de har kendskab til PARKENs nuværende opkoblinger.

Storskærme, lyd samt diverse dueslag mv. implementeres i teltet.

Akkredeteringscenter oprettes hvor hovedindgangen vælges i teltet. Dette kan være på flere sider. Der

bygges yderligere tilbygning til denne del.

Adgang til selve arenaen vil være via en korridor som oprettes fra teltet og ind i selve PARKEN. Pressen vil

have ca. 100m fra presseområdet og op til scenen.

Lokaler og tjenester i venuen/venueområdet:

Catering – pressen. Det forslås at dette område opstilles under samme telt som nævnt ovenfor.

Catering for delegationen samt catering for TV personalet kan etableres i D2/D3. Dette er normalt

publikumsområde men kan anvendes til catering. En anden mulighed vil være at lave en aftale med Eurest

(PARKENs leverandør på F&B).

For at kunne leve op til kravet om de mange lokaler, foreslås det at der etableres en større ”skurvogns by”

på det grønne areal ved Per Henrik Lings Allé. Herfra etableres der adgange på tværs af vejen, så deltagerne

mv. kan går ind i PARKEN og på scenen herfra. Da dette er Fælledparken og derved kommunens område,

forudsætter det en tilladelse til brug af området.

Green Room etableres i sammenhæng med områderne til de deltagene lande (ved Per Henrik Lings Allé).

Lydisoleret gennemsynsrum etableres i D1, som forefindes umiddelbart bag scenen i selve bygningen.

De 3 mindre lokaler til EBU etableres ligeledes i skurvogne ved Per Henrik Lings Allé.

Mødested for HoD kan etableres i indgangspartiet i D-tribunen (2. niveau). Her vil der kunne blive etableret

de tilstrækkelige foranstaltninger.

Produktionskontor til DR kan også etableres i indgangspartiet i D-tribunen (2. niveau).

Garderobe kan etableres ved hjælpe af skurvogne der placeres på Per Henrik Lings Allé med direkte adgang

ind i selve PARKEN.

Sminkerum og frisørsalon etableres i samme skurvogne som nævnt ovenfor.

Til vaskeriet opstilles der en teltløsning med strøm, vand og afløb så vaskefaciliteterne kan tilgås 24 timer i

døgnet.

De 50 kommentatorbokse bygges på tilskuerpladserne på nedre eller øvre tribune. Herved er stolene til

kommentatorerne etableret. Strøm, internet og TV signal trækkes separat hertil.





4

Lounge til 100 kommentatorer etableres på øvre tribune Jyske Bank (A-tribunen) i bodområdet. Her bygges

de tilstrækkelige foranstaltninger.

Teknisk rum til kommentatorerne kan etableres i indgangspartiet ved H-porten. Der vil være ca. 50 meter

fra teknisk rum til kommentatorboksene, hvis disse placeres på nedre tribuner..

Der er flere rum i PARKEN som kan benyttes til Hospitality. En nærmere plan kan tages på senere tidspunkt.

PARKEN har flere løsningsforslag alt efter behov. Leverandør i Hospitality området skal være Eurest som

PARKEN har solgt sine F&B rettigheder til.

Da forslaget er at skalere PARKEN, og hænge en sort drapering op som beskrevet ovenfor, så vil Eurovision

Village kunne etableres på den del af PARKEN som vender ned mod Unibet tribunen (B-tribunen). Et

område på 1.000m2 vil kunne findes her.

Der er flere førstehjælpslokaler rundt på stadion, som vil være oplagte at benytte her.

Transport og parkering:

Vedhæftet er en tegning, som i grove træk beskriver det ovenfor nævnte. En nærmere tegning til transport

og parkering forslås at blive taget på et senere tidspunkt.

En nærmere plan til tømning af PARKEN aftales separat når omfanget kendes bedre.

Samarbejde/organisering:

PARKEN vil være behjælpelig med de nødvendige tilladelser samt samarbejde de forskellige organisationer

som måtte indgå i Eurovision 2014.

Publikumskapacitet:

Dette er beskrevet under ”Venue”.

Kommentar:

Der er bevidst valgt ikke at gøre bruge af omklædningsrum mv. som normalt er i brug til koncerter.

Argumentet herfor er, at der altid vil opstå krav/ønske om ekstra rum. Det vil være lettere at etablere noget

i PARKENs eksisterende end af skulle til at bygge til.





5

Ovenstående er uden priser da det er vurderet at det ikke er muligt at give et korrekt overslag på

nuværende tidspunkt. PARKEN vil dog være behjælpelige med at indhente de eksakte priser på et senere

tidspunkt.



Kayam

thea

tre

& c

once

rtst

ruct

ures

Actu

al ro

of h

eigh

ts m

ay v

ary

slig

htly

with

une

ven

site

s, an

d a

min

imal

am

ount

of r

oof d

e�ec

tion

may

occ

ur in

hig

h w

inds

.So

for a

ny s

truc

ture

s pl

aced

insi

de th

e te

nt p

leas

e al

low

a m

inim

um o

f 500

mm

cle

aran

ce fr

om th

e ro

of h

eigh

ts s

how

n.

Valh

alla

Roo

f Hei

ghts

Plan

Vie

w (O

ne E

nd /

One

Mid

dle)

19

00

0-2

00

00

18

00

0-1

90

00

17

00

0-1

80

00

16

00

0-1

70

00

15

00

01

60

00

15

00

0-1

60

00

14

00

0-1

50

00

13

00

0-1

40

00

12

00

0-1

30

00

11

00

0-1

20

00

11

00

0-1

20

00

10

00

0-1

10

00

90

00

-10

00

0

80

00

-90

00

70

00

-80

00

70

00

80

00

60

00

-70

00

50

00

-60

00

40

00

-50

00

30

00

-40

00

20

00

-30

00

10

00

-20

00

0-1

00

0

Punk

t nr.

9 -

Bev

illin

gssa

g - a

nmod

ning

fra

Won

derf

ul C

open

hage

n om

et

ekst

raor

dinæ

rt ti

lsku

d sa

mt r

edeg

ørel

se fo

r af

vikl

ing

af E

urov

isio

n So

ng C

onte

st20

14B

ilag

4 - S

ide

-69

af 6

9

Mød

e i F

orre

tnin

gsud

valg

et d

. 12-

08-2

014

BILAG: RÅDGIVEROVERSIGT

Realiseringen af ESC 2014 stillede krav om inddragelse af

omfattende specialistviden på en lang række områder. Herunder

fremgår hvilke rådgivere Projektselskabet har haft involveret i

projektet.

Alectia, brandrådgivning

Billetlugen og Frontrow, billetsalgsrådgivere

Bravida, ventilations- og varmerådgivning

Claus O. Hansen, varme og ventilationsløsninger

Concom Safety, sikkerhedsrådgivning

Copenhagen Light Production, udvikling af

showstrømsløsning

Cotter, design af eksteriør ved B&W-Hallerne

DONG Energy, udvikling af forsyning af fastnetstrøm

EBB Consult, akustikrådgivning

Friis ApS, sikkerhedskoordinering på byggeplads

Henning Carlsen, vvs-rådgivning (erstattede JA Hansen)

Henrik Bonné, lydteknisk konsulent, rådgivning om akustiske

forhold i B&W-Hallerne

Henrik Saabye, erfaren tv-producer, rådgivning om brug af

utraditionelle lokationer til tv-transmitterede events

HOFOR, rådgivning inden for vand- og fjernvarmeforsyning

Host City Malmö, Karin Karlsson og Johan Hermansson,

rådgivning om erfaringer fra ESC 2013

JA Hansen, byggeledelse (samarbejde blev dog afbrudt)

Københavns Brandvæsen, brandstrategi

LETT advokater, Finn Overgaard, rådgivning om juridiske

forhold og sager under det samlede forløb fra bud til

nedlukning

Linda Leeman, Malmö Arena, rådgivning om ESC 2013

Litecom, rådgivning om rig og lys

Live Nation, koncertarrangør, rådgivning om budget og

kommercielle produkter

Midtconsult, rådgivende ingeniører, rådgivning om

søjlekonstruktion og afkøling af hallerne

NCC, rådgivning om ventilation i hallerne

Netdesign, rådgivning om WiFi-installationer

Pankoke Consult, Morten Pankoke, generel rådgivning i

budfasen om bl.a. etablering af venue. Herefter del af daglig

ledelse som Chief Operating Officer med ansvar for ledelse

af venue-etablering, organisation og drift samt transport og

sikkerhed

PET, sikkerhedsrådgivning

Politiet, rådgivning om sikkerhed og trafik

Propartner, rådgivning af samlet internetløsning på venue



[2]

ProRigging, rig planer

Roskilde Festival, rådgivning om og leje af udstyr

Showcrew, Per Mejdal, bygherrerådgiver

Steinmann, Thomas Steinmann, indretning af sidefaciliteter

TDC, rådgivning om fiberforsyning

Teknik- og Miljøforvaltningen, Københavns Kommune,

rådgivning om trafik, godkendelser og byggeri

Vilhelm Lauritzen Arkitekter, rådgivning om og udarbejdelse

af målfaste tegninger til byggetilladelser, indretning mv.



BestyrelseLars Bernhard Jørgensen (formand),

Peter Rømer Hansen og Martin Bender

Daglig ledelse

Martin Bender (adm. dir.)Morten Pankoke (COO)

Hospitality

Seniorprojektleder Anne Dissing

(WoCo)

Outreach

Eventchef Ulrich Ammundsen

(WoCo)

Kommunikation, Presse

Head of Market CommunicationEmil Spangenberg

(WoCo)

Frivillige

SpecialkonsulentJoo Ran Norreen

(KK)

Venue, transport og sikkerhed

COOMorten Pankoke

(ekstern)

ProjektstyringThit Dyreberg

(WoCo)

Økonomidirektør

Trine Ryberg Fromberg

Projektselskabet ESC 2014 ApSPunkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om etekstraordinært tilskud samt redegørelse for afvikling af Eurovision Song Contest2014Bilag 6 - Side -1 af 1


HCC VenueDriftsorganisation



Driftsorganisation ESC Venue

• Følgende er et overblik over Projektselskabets driftsorganisation på ESC venue fra den 25.4 til den 11.5.

• Organisationen har en lille kerneledelse, der modsvarer DRsorganisation på venue. Det er ledelsens mission at drive en venuemed et højt serviceniveau i alle hjørner af venue og indenfor alle funktioner.

• Der er tale om en serviceorganisation, hvis grundlæggende formål er at sikre en velfungerende og veldrevet venue hele døgnet i hele perioden. En organisation, hvis helt centrale fokus er, at få gæsterne til at føle sig velkomne og godt behandlet i faciliteter, der er rene, behagelige og funktionelle.



Driftsledelse

Martin Bender

CEO

Morten Pankoke

COO

Inge MarkSekretariatschef

Martin BenderCEO

Claus O. HansenArena chef

Thomas SteinmannSidefaciliteter

Michael Schuldt IT chef

Signe H. MikkelsenVIP-telt

Mikkel BechshøftVenue design & dressing

Anne DissingAkkreditering & service

Martin Strange PerssonFood, beverage &

garderobe

Morten TherkildsenSikkerhed



StabMorten Pankoke

COO

Thit Dyreberg Projektkoordinator

Kristina Muusmann Projektkoordinator

Sikkerheds hotline

Samarit: Røde Kors

Concom Safety

Vagt: TeamOne

Service hotline

Lars Møller

El: CPH LightTømrer: Lundbek &

Hansen

VVS: J. A. HansenRengøring: Suveren

Renex

Varmemester

Mark Mikkelsen

Vicevært Simon Jensen & Peter

Helle Hasling

Regnskab

Inge Mark

Sekretariatsledelse

IT hotline

Morten Nielsen



Akkreditering og Service

Anne Dissing (Soft)

Grøn zone

Pressecenter

Rød zone

DelegationsområdeAkkrediteringscenter



Akkrediteringscenter

Anne Dissing Driftsansvarlig

Akkrediteringsleder

Pia Sparre

Teamleder

Lene Stenstrup From

Teamleder

Anne Marie Schierbeck

Servicestaff x 6

Servicestaff x 6

DIS Projektleder



Transportcenter

Jørgen KlitgårdDrifsansvarlig

Bjarke FarvelTeamleder

Staff x 2



Rød zone

Catharina AasDriftsansvarlig

Ian Erik PetersenShowdeskTeamleder

Marianne SchmidtKommentatorlounge + bokse

Teamleder

Tina Rützon AakastServicedeskTeamleder

Henriette Gammelgaard

LoungeTeamleder

Kantine

ServicestaffUge 1: 2Uge 2: 5

Staff x 1Anette Theil

Staff x 3

Delegationsværts Teamledere

Carsten Sommer & Fie Tiedt

Staff x 3

Renseriservice



Grøn zone

Sanne Olsen Driftsansvarlig

Kantine

Karsten Kølbel Sørensen

Teamleder

Øvrig funktion

Ad hoc

Staff x 5

Pools og fotopits Staff x 2

Anette Føndsen

Teamleder Infodesk + lounge

Staff x 8

Dina Ævø Hansen

Teamleder Support

Staff x 8

Carsten Vestager Petersen

Teamleder Konference

Værtass.

Staff x 1

Teknik

Staff x 3

Foto

Staff x 2

Mics.

Staff x 2



Blå zone

Augusta RotheSupport og service

Teamleder

Staff x 3

Inge MarkSekretariatsleder



VIP telt

DriftsansvarligSigne Hedemann

Mikkelsen

Service desk3 staff

Garderobe10 staff

LeverandørRasmus Bo Bojesen

TeamlederCharlotte Larsen



SikkerhedESC Head of Security

HCC

Morten Therkilsen

Head of Venue Security

Main venue

Control center Manager Access Manager

Security supervisor

Technical supervisor

Delegation supervisor

Press supervisor

Entrance Volunteer team leader

Niels Grøngaard

Audience Manager

Stage supervisor

Seating Left supervisor

Seating right supervisor

Area Manager

Entrance supervisor

Searching team leader

Ticket/flow Volunteer team leader

Nina Bøggild

Foyer supervisor Buss Volunteer team leader

Head of Security

DR

Søren Sjøgren

Tealeder

Nina Bøggild



ArenaClaus O. Hansen

Arena Chef (Hard)

Mikkel Brogård InstallationPer Mejdahl

Produktionchef

Stig Jepsen Produktionskoordinator

Staff

Copenhagen Light Production

Generator og strømforsyning, varmedrift

Leverandør renhold og rengøring Renex, Suveren



Sidefaciliteter

Thomas Steinmann (Hard)

Byg og indretningsservice

Teamleder

Servicestaff x 4

Renhold

Teamleder

Leverandør



IT

Morten Nielsen Ansvarlig onsite

ADSL/ISDN mv. Døgnservice TDC

PC & printere Support Staff x 5

Forbindelser Overvågning TDC

Wifi beredskab StaffNetdesign

IT Hotline

Michael SchuldtIT chef

Teamleder Mustafa Akgün

Projektleder

Dennis Henriksen

Projektleder

Jacques



Front End service

Morten Therkilsen

Front End Chef (Soft)

Anika Larsen

Teamleder Ticketzone only zone

Anne Jacobsen

Teamleder Foyer arena

Staff x 6Staff x 12



Food & beverage, Garderobe

Martin Strange Persson

Food, beverage &garderobe

Bardrift, HalvAndetGarderobe

Delegations- og pressekantine

Cofoco

Crew kantine

Madeleines



Projektselskabetsrisikovurdering af ESC 2014Workshop mandag den 9. december



Holdninger til usikkerhed og risikoProjektets usikkerhedsforholdDe største fejl begås først i projektet og opdages sidst i projektetDe fleste fejl er af menneskelig art80% af fejlene kan forudses – og er forudsetMen uforudsete risici kommunikeres ikke eller sløres i en sky af småproblemer

Det psykologiske problemTænke fremadTænke i risici, være ”negativ”Tænke i alternativerFornemme risiko og slå alarm!Åbenhed omkring risikoDen ”professionelt” usikre- Ser og accepterer usikkerhed som naturlig- Bevarer roen



Fremgangsmåde• Gennemgå, hvad der kan gå galt (brug checkliste,

brainstorming, årsags-/virkningsslutninger)

• Fastlæg konsekvensen (1=lille, 5=hindrende)

• Fastlæg årsagerne

• Vurder sandsynligheden (1=lille, 5=meget stor)

• Prioriter (beregn risiko tal (konsekvens x sandsynlighed)

• Planlæg forebyggende indsats

• Planlæg afbødende indsats

• Indarbejd i planen (milepæle – ’risk stones’, aktiviteter,ressourcer, organisering, kontraktindhold mv.)



Husk efterfølgende

• Kommuniker risikoforholdene –skab forståelse og accept

• Følg op på aktiviteter

• Vedligehold risikoanalysen



Risikostyring

ForebyggeForebygge

Plan B

Overvåge Plan B

Sandsynlighed

Konsekvens



Fan Mile

Hvad kan gå galt Konsekvens forprojektet(1-5)

Sandsynlighed(1-5)

Risikotal (K xS)

Handlinger

Forebyggende Plan B

Erhvervslivet er sure 4 3 12 Tæt dialog viaKCC

Løbendekommunikation

Partnerbyer siger nej 4 4 12 Proaktiv dialog Større fokus påpop up

Partnerbyer leverer ikke varen 4 4 12 Klarforventningsafstemning

For mange mennesker 4 3 12 Sikkerhedsplan(inkl. kommuni-kation)

Pop up events fungerer ikke 3 3 9 Klart koncept ogforventningsafstemning -statusmøder

Aflysning

Hærværk på standere 4 4 16 Holde nogle ireserve



Eurovision Village


Sandsynlighed(1-5)

Risikotal (K xS)

Handlinger

Forebyggende Plan B

Vi finder ikke en kurator 4 2 10 Forhandling medHuset

Anden aktør påbanen

Økonomien er ikke tilstrækkelig, såprogram lever ikke op til forventning

4 3 12 Forhandling medhuset oginddragelse afnetværk

Tilføre fleremidler fra andrespor

Huset og indholdsleverandørerneleverer ikke ”varen”

5 2 10 Forventningsafstemning og klareaftaler ogstatusmøder –også undereventen

Less is more

ESC kunsterne vil ikke stille op 4 3 12 Aftaler med DRog EBU – HODmøde

Omfordeling afprogram

Lokale erhvervsdrivende er sure 3 4 12 Tæt dialog Give mulighed forservering

For mange mennesker på pladsen 5 3 15 Sikkerhedsplan Aflukke område

Vejret 5 3 15 Evt.overdækning



Frivillige

Hvad kan gå galt Konsekvens forprojektet (1-5)

Sandsynlighed(1-5)

Risikotal (K x S) HandlingerForebyggende Plan B

En frivillig møder ikke op tilsin opgave

2 2 4 Sørge forback-up

Fåholdlederne til at tageopgaven

En frivillig agerer voldeligt 3 1 3 Godrekruttering,derfrasorterer

Uddannelseaf frivilligeogholdledere

En frivillig udsættes for vold 3 1 3 Alle er påopgave to ogto.Undervisning ikonflikthåndtering

Tætkontakt tilholdlederog info omhvem manringer til.



City Dressing


Sandsynlighed(1-5)

Risikotal (K xS)

Handlinger

Forebyggende Plan B

Utilfredshed med omfang afeksponering

3 2 6 Forhandling m.partnere

Tilføre fleremidler

Ingen aftale med trafikselskaberne omat anvende deres flader

4 3 12 ForhandlingKreativeløsningerAfsætte midler

Købe eksponering

Ny sponsor efter deadline 5 3 15 Kommunikereklar deadlineAftalekonsekvens

DR/EBU måbetale for ekstradesigntid

Rodet godkendelsesproces 5 3 15 Klar plan >kommunikeretStram styring

Materialer leveres for sent til tryk 4 3 12 Tidlig startKlar planStram styring

Nogle fladeraktiveres efterandre

Budget holder ikke 5 2 10 Klar aftale m.bureauBuffer

Skære flader fralast minute



School Contest


Sandsynlighed(1-5)

Risikotal (K xS)

Handlinger

Forebyggende Plan B

Danske skoler melder sig ikke til 4 3 12 Mange kanaler/lokalpresseAmbassadørerOpsøgende

Acceptere færredeltagere

Svenske skoler melder sig ikke til 3 2 6 HistorikAmbassadører

Acceptere færredeltagere

Dårlig presse fx pga. transportudgifterfor DK-skoler

2 2 4 Havebegrundelse klar

DR skifter mening el. rykker show-tidspunkt

5 3 15 Sætte deadlineAftale på skrift

Eurovision Village

Kaotisk transport/logistik på dagen 5 3 15 ForberedelseErfarne kræfterKlare aftalerKommunikation

Et barn bliver væk 2 3 6 ForberedelseEkstra busSamlingspunkt

Et barn kommer til skade 3 1 3 SikkerhedsplanFørstehjælpKommunikation

PR beredskab



AkkrediteringHvad kan gå galt Konsekvens for

projektet (1-5)Sandsynlighed (1-5)


Transfer af data mellem EFASog CardCoin fungerer ikke

5 1 5

Fortrykte badges ikke klar tiltiden

2 3 6 Overholdelse afdeadlines

Alternativtbadge tilopstart

For få badges bestilt i forholdtil behov

4 1 4 Have back-upbadges

Strømsvigt iakkrediteringscenter

2 1 2

Nettet går ned 2 1 2 Systemet kanfungere off-line

Frivillige møder ikke op 2 (hvis få ikke møder op)3 (hvis mange ikke møder op)

4 812

Sørge formotivation ogansvarsfølelse

Kø på belastede områder påvenue

2 3 6 Grundiggennemgang afflow



HotelreservationHvad kan gå galt Konsekvens for



Hotelbooking site går ned 2 – dårlig branding 1 2

For lang svartid 2 – dårlig branding 3 6 DIS sørger fornok staff

Forkert fordeling afdelegationer (nogledelegationer har issues medhinanden og skal derfor ikkebo på samme hotel

4 1 4 DIS sætter siggrundigt ind idisseproblematikker

Hotellers sikkerhed ikke højnok i akkrediteredes øjne,men uden at der erproblemer

2 4 8 Hoteller skalsørge for atsikkerhed ersynlig (feksuniformering)



HotelreservationHvad kan gå galt Konsekvens for



Hotellers sikkerhed fejler (dvsproblem opstår)

5 1 5 Hoteller skalgøresopmærksomme på at skærpetsikkerhed ernødvendigunder ESC

Hotellerne overbooker 3 3 9 DIS har fokuspå det og ervant til athåndteresådannesituationer



TransportHvad kan gå galt Konsekvens for



Shuttle – busser fyldt efterførste stoppested(er)

2 4 8 Fokus pågenerelt flow

Shuttle – tidsplan holder ikkeog folk venter længe

2 3 6 Realistisktidsplan

Delegationsbusser –forsinkelser i forb. m. openingceremony (se

5 2 10 Stærkplanlægning ogfleksibilitet

Delegationsbusser – HODsoverholder ikke tidsfrist forbestilling

3 4 12 Kommunikation

Delegationsbusser –forsinkelse pga generelttrafikpres

4 3 12 Arbejde medget-in tidermed godmargin

VIP biler – HODs /kommentatorer overholderikke tidsfrist for bestilling

3 4 12 Kommunikation



TransportHvad kan gå galt Konsekvens for



Bus går i stykker 2 2 4 Leverandørstyr påbusflåde

Delegationsbusser – forbrugmeget større end forventet

5 (økonomisk) 4 20 Kommunikation

Bombe i køretøj 5 1 5 Fokus påsikkerhed

Trafikkaos Refshaleøen vedshows

5 (hvis ofte) 3 15 Grundigplanlægning,kommunikation



HOD MødeHvad kan gå galt Konsekvens for



Catering problemer tilsøndagens cocktail-party

• Sure gæster• Forsinket program• HOD’erne får et dårligt

indtryk af København somværtsby

= 4

= 3 12 Lave catering-aftalemed erfarneleverandører

Forsinkede gæster fralufthavnen

• Kold mad• Programmet skrider• Gæster går hjem/bliver

væk• Transport-udfordringer

(transport-plan skrider)

= 3

= 3 9 Sikre sig, at der ernogleservicemindede‘værter’ tilstede,som kankommunikereændringer mm. Iprogrammet

Ingen‘vigtige’informationerkommunikeres før ommandagen,hvor alle ertilstede

Transport-problemer ommandagen (uheld, kø mm.)

• Sure gæster• Programmet skrider og

forsinkes

= 4

= 5 20 Sikre sig, at der ernogleservicemindede‘værter’ tilstede,som kankommunikereændringer mm. Iprogrammet

Hvilkeaktiviteterer mindstvigtige ogkan aflyses?



HOD MødeHvad kan gå galt Konsekvens for

projektet (1-5)Sandsynlighed(1-5)

Risikotal (K xS)

HandlingerForebyggende Plan B

Dårlig betjening tilmiddagen i Tivoli

• Sure gæster• Dårlig stemning• HOD’erne får et dårligt

indtryk af servicen iKøbenhavn

= 4

= 3 12 Have en god dialogmed Tivoli ogkommunikere voresbehov forarrangementet

Dårligt vejr under guidet turi byen

• Gæsterne bliver våde• København fremstår ikke

fra sin bedste side• Nogle aktiviteter bliver

nødt til at blive aflyst

= 4

= 5 20 • Have paraplyerklar

• lave en guidettur, hvor mankan køre i bus tildet meste

• Sikre sig atbåden de skalmed tilRefshaleøen eroverdækket

Hvilkeaktiviteter ermindst vigtigeog kan aflyses?

Problemer med værelsernepå Crowne Plaza

• Sure gæster• Gæsterne får et dårligt

indtryk af København somværtsby

= 3

= 2 6 Have en god dialogmed Crowne Plazaom vores behov ogønsker tilsamarbejdet

Uklare kommandoveje • Langtruknebeslutningsprocesser

• De forkerte beslutningertræffes

= 4

= 2 8 • Tydeligprojektledelse

• Klaransvarsfordeling

• Gennemgang afaftenerne



HOD Møde


Sandsynlighed(1-5)

Risikotal (K xS)

HandlingerForebyggende Plan B

Budget holder ikke • Underskud

= 5

= 3 15 Tydeligprojektledelse

Bombetrussel på CrownePlaza

• Utryg stemning• Program forsinket

= 5

= 1 5

Problemer med sikkerhed Have en udførligsikkerhedsplan klar




Sandsynlighed(1-5)


Delegationsværterne ogHOD’erne kan ikke findehinanden i lufthavnen

• Utilfredse HOD’ere (pga.ventetid)

• Forsinket program

= 4

= 4 16 • Delegationsværterne skal haveskilte med navnepå med ilufthavnen

• Der skal være ettelefonnummerde kan ringe tilfor at få hjælp

• Delegationsværterne ogHOD’erne skalhavekontaktoplysninger på hinanden

HOD Møde



ÅbningsceremonienHvad kan gå galt Konsekvens for

projektet (1-5)Sandsynlighed (1-5) Risikotal (K x S) Handlinger

Forebyggende Plan B

Sikkerhed fejler • Flaskehalse• Dårlig presse• Program forsinket

= 4

= 3 12 Have engennemarbejdetsikkerhedsplan

Forsinkede gæster • Program forsinket• Dårlig presse• Kold mad• Flere flaskehalse• Nye udgifter• Baren løber tør• Åbningen af Fan Milen forsinkes• Utilfredse sponsorer/

underleverandører• Programmet skrider• Gæster går hjem/bliver væk

= 5

= 5 25 • En realistiskkøre- ogtransport-plan

• Sørge forcatering, somkan holde sigfriskt heleaftenen

• Lave engennemarbejdetflow- og tidsplanmed fokus påmandskab

Catering fejl • Sure gæster• Forsinket program

= 4

= 2 8 • Samarbejdemed erfarneleverandører

• Have en goddialog medleverandørerneom vores behovog ønsker(forventningsafstemning)





Forebyggende Plan B

Flaskehals på den røde løber • Utilfredse gæster• Utjekket image

= 3

= • En realistisktidsplan forden røde løber

Budget holder ikke • Underskud

= 5

= 2 10 Tydeligprojektledelse

Ulykke = 5 = 2 10 • Fokus på engennemarbejdetsikkerhedsplan

Sure gæster pga. pladsmangel ogseating

• Dårlig stemning• Dårlig presse

= 4

= 3 12 • Klarkommunikation om aftenensprogram

Teknik svigter • Vi som værter fremståruprofessionelle og utjekkede

Uklare kommandoveje • De forkerte beslutninger kantages

• Langtrukne beslutningsprocesser• De forkerte beslutninger træffes

= 4

= 3 12 • Tydeligprojektledelse


• Gennemgangaf hele afteneniprojektgruppeninden start

• Ugentligestatusmøder iprojektgruppem





Forebyggende Plan B

Transport til Rådhuset • Forsinkede gæster• Sure gæster• Dårlig presse• Forsinkelse af hele programmet• Flaskehalse

Transport-problemer til VEGA • Flaskehalse• Utilfredse gæster

• Vi startershuttle-servicentil Vega alleredekl 21.00, så viundgårflaskehalse ogventende gæster

Ubudne gæster • Ekstra sikkerhed• Sikkerheden fejler• Forsinkelse af hele programmet

• Der skal værevagter ved alleindgange

• Der skal stånogle ‘værter’ved vagterne,som kan kendegæsterne

Strømnedbrud • Der kan ikke holdes taler• Underholdningen forsinkes• Ingen lys på Rådhuset

Dårlig presse

Dårlig underholdning • Der drikkes mere – baren løber tør• Vi som arrangører fremstår

uprofessionelle



Åbningsceremonien


Sandsynlighed (1-5) Risikotal (K x S) HandlingerForebyggende Plan B

Force Majeure

Dårligt vejr • En mindre folkefest langs denrøde løber

• Sure/frustrerede gæster• Lange køer på dametoiletterne• Ekstra run på garderoben• Sure fotografer og journalister

• Købe paraplyer• Have en

overdækketfotovæg

Utilfredse sponsorer



EuroClubHvad kan gå galt Konsekvens for


Forebyggende Plan B

Ikke nok gæster • En ‘kedelig’ fest• EuroClub får dårlig omtale• Gæsterne bliver væk i dagene

efter

= 4

= 4 16 Vi laver en matrix,der giver os etoverblik overkapacitet og hvadvi kan forvente afgæster. Denhjælper os med atplanlægge enrealistiskgæsteliste,aktiviteter ogkommunikation

• Vi inviterer fanklubberne til atkomme på EuroClub

• Vi laver konkurrencer, hvor man kanvinde adgang

• Vi lukker nogle af lokalerne på Vega

For mange gæster • VIP følelsen forsvinder• Sure gæster

= 3

= 3 9 Vi laver en matrix,der giver os etoverblik overkapacitet og hvadvi kan forvente afgæster. Denhjælper os med atplanlægge enrealistiskegæsteliste,aktiviteter ogkommunikation

• Vi undersøger mulighederne for atåbne op for flere af Vegas lokaler



EuroClub


Sandsynlighed (1-5)


Uklare kommandoveje • De forkerte beslutningerkan tages

• Langtruknebeslutningsprocesser

• De forkerte beslutningertræffes

• Tydeligprojektledelse


• Gennemgang afaftenerne

Mangelfuld gæsteliste • Utilfredse gæster (som ikkekan komme ind)

• Kaos ved indgangen

Utilfredse sponsorer • Sponsorerne bliver mindresamarbejdsvillige

• Lave enforventningsafstemningmedsponsorerne indenEuroClubåbner





Forebyggende Plan B

Flaskehalse • Gæsterne kan komme til skade• Utilfredse gæster• Kaossstemning

• Tænke risikoenfor flaskehalseind itransportplanenfra Refshaleøentil Vega

Ubudne gæster • VIP stemningen forsvinder• Der kommer for mange ind ift.

kapacitet på EuroClub• De ubudne gæster laver ballade og

skaber kaos og dårlig stemning

• Have styr pågæstelister hverdag

• Have engennemarbejdet sikkerhedsplan

Strømnedbrud • Ingen musik og underholdning• Festen ‘dør’• Kaos-stemning

Dårlig presse • København som værtsby får etdårligt image

• EuroClub får et dårligt image• Gæsterne bliver væk

Dårlig underholdning • EuroClub får et dårligt image• Gæsterne bliver væk



EuroClub


Sandsynlighed(1-5)


Lange køer • Sure og utilfredse gæster• Kaos-stemning• Problemer med trafikken

= 3

= 3 9 • Sikre atder erservicemindedeguider tilstede, derskaber godstemning ikøen.

• Guidernekan gårundt ogtilbydevand ogsnacks

• Tænkerisikoenfor langekøer ind itransportplanen fraRefshaleøen til Vega




projektet (1-5)Sandsynlighed(1-5)


Sikkerhed fejler • Gæsterne kan komme tilskade

= 5

En gennem-arbejdetsikkerhedsplan

Ulykke • Gæsterne kan komme tilskade

= 5

• Sikre, atfrivillige/ansatte påVega kanførstehjælp

Budget holder ikke

Catering fejler • EuroClub får etuprofessionelt image

• Utilfredse gæster• Dårlig omtale af

EuroClub

Teknik svigter • Programmet forsinkes• Uprofessionelt image



Risikovurderinger Venue (14.10. 2013) Eurovision 2014 Opbygning af Venue 15.10. 2013 til 1.3. 2014

Risik

ovurd

erin

ger

Evt.

beskr

ivel

se a

f

risiko

Fora

nstal

tnin

ger

Sandsy

nlighed

Konsekv

ens

Risik

ofakt

or

Fjernelse af Søjler

forudsætning for beregninger ikke

præcise. Udsving kan medføre øgede

omkostninger rådgivning tjekkes løbende af uafhængige eksperter. 2 5 10

Fjernelse af Søjler - betydning for loftets bæreevne

krav til bæreevne ændres grundet ændret

lysstrategi efter projektering af

søjlekonstruktion

DR og DRs rådgivere på lyd og lys holdes tæt inde i proces. Ændringer fryses på tidligt

tidspunkt i projekteringsfasen 3 5 15

Fjernelse af søjler - tidsplan vurdering af tidsforbrug for optimistisk,

uforudsete hændelser forskubber tidsplan sikring af realistisk tidsplanlægning. Indlæggese af 2 ugers buffer 1 4 4

Manglende projekteringstid

opbygning iværksættes grundet tidsnød

parallelt med projektering, herved øges

risiko for fejl i budgettering og kvaliteten

af planlægningen

Et grundvilkår for projektet. Men risiko søges begrænset ved tæt opfølgning på

leverandører og intens budget opfølgning. Sidst men ikke mindst via involvering af

ekspert rådgivere 4 5 20

opbygning og indretning af sidefaciliteter

Sen projektering grundet DR og EBU ikke

endnu kender deres behov, kan føre til

uhensigtsmæssig planlægning og

indretning, samt øgede omkostninger

Der gennemføres fælles udviklingsproces med DR for at sikre hurtig overlevering af

viden og behov samt begrænsning af økonomiske konsekvenser. 3 4 12

Indretning af hal (arena)

DR ændrer løbende krav til indretning,

sceneopbygning, scenografi, green room

mv Der opstilles klare deadlines sammen med DR, så ændringer sent i proces minimeres 3 4 12

Gammelt tag, stor overflade

Det nedslidte tag lader sig ikke tætne,

hvilket kan føre til risiko for ødelagt

udstyr mv. Taget gennemgås grundigt inden 2014 2 4 8

Fibernetinstallation

uklare behov da krav fra DR og EBU

endnu ikke kendes, kan medføre

meromkostninger Der indgås fastpris aftale med leverandør 2 3 6

varme og ventilationsinstallation

Hallens størrelse og statur, gør

opvarming og ventilation vanskelig

Der indgås fast aftale med leverandør samt gennemføres analyser af hallens varme og

ventilationsforhold 2 4 8

Vand installation Fremføring af vand til haller samt

vandkvalitet kan være en udfordring Rådgivere gennemfører kortlægning af forsyninger. HOFOR undersøger vandkvalitet 1 3 3

KloakeringRisiko for tilstoppede gamle kloakker alle kloakker gennemlyses og testes i samarbejde med REDA og myndigheder 4 2 8

KøkkenindretningBehov for køkkener betinges delvis af

sikkerhedskrav Sikkerhedsplaner fremskyndes mest muligt i samarbejde med myndigheder og EBU 2 2 4

Indretning af udendørsområder

Endnu uklare behov grundet manglende

viden om indretningsbehov både ude og

inde. Kan påføre projektet endnu ukendte

omkostninger Konsekvenser og tiltag vurderes løbende efterhånden som behov afdækkes. 3 3 9

lejekompensation

Hallernes nuværende lejere skal

kompenseres. Endnu ikke forhandlet på

plads. Omkostning derfor ukendt Aftaler lukkes hurtigst muligt 2 2 4

Akustik

Hallens store rumfang sammen med

vægge af metal er en udfodring rent

akustisk. Kan kræve omkostningstunge

løsninger

Akustik er vuderet af eksperter i forbindelse med kontraktindgåelse. Der gennemføres

yderligere test, når hallerne er tømt. 1 4 4

0



Risikovurderinger Venue 15.10. Eurovision 2014 ESC ugerne 1/3 til 4/5

Risik

ovurd

erin

ger

Evt.

beskr

ivel

se

af risik

o

Fora

nstal

tnin

ger

Sandsy

nlighed

Konsekv

ens

Risik

ofakt

or

Opvarmning Kold marts april kan medføre øgede

varmeomkostninger

Back up systemer forberedes. Det reelle behov for varme undersøges 3 3 9

Ventilation

Varme fra lys kan under prøver få

temperaturen i hallerne op over de 25

grader kontrakten påviser mekanisk ventilationsløsning udvikles og installeres 3 4 12

Tidsplan skrider

Byggefasen ikke færdiggjort 1.3. Dette

kan medføre forsinkelser for DR og øgede

omkostninger pga natarbejde mv. Stram projektstyring og løbende revurdering af planer 2 5 10

Drift

Driftsopgaven kan ikke defineres entydigt

nu. Der er ingen erfaringer med at drive

en venue i hallerne og desuden kendes

den endelige udformning af venuen

endnu ikke. Derfor svært at fastlægge

budgetbehov

Drifts og organisations planer udvikles løbende og tilpasses ændringer i indretning og

driftsbehov. Relevante rådgivere tilknyttes projektledelsen (Roskilde, Vega, Live Nation

mv) 3 5 15

Utæt tag mv

Grundet bygningernes karakter, vil der

være risiko for indtrængen af vand oppe

og nede. Kan medføre akutte

omkostninger

opbygning af beredskab i ESC ugerne. Inden da gennemføre omfattende lappe og

dræn foranstaltninger 3 3 9

DRs uklare krav og manglende viden om projektet Medfører risiko for, at vi indretter forkert

og opbygger forkert organisation etablering af fælles projektstyring med DR 2 4 8

Logistik i haller på tvæs af DR og Værtsby Fælles drift af hal i ESC ugerne, kan blive

en udfordring viser tidligere erfaringer

med DR som partner på store Events

etablering af fælles projektstyring med DR 2 3 6



Risikovurderinger Venue 15.10. Eurovision 2014 Transmissionsfasen 5/5 til 10/5

Risik

ovurd

erin

ger

Evt.

beskr

ivel

se

af risik

o

Fora

nstal

tnin

ger

Sandsy

nlighed

Konsekv

ens

Risik

ofakt

or

Ventilation Nedkøling af hal under shows kan blive

en udfodring ved varmt vejr primo maj

mekanisk løsning og beredskab 2 3 6

Utæt tag mv

Grundet bygningernes karakter, vil der

være risiko for indtrængen af vand oppe

og nede. Kan medføre akutte

omkostninger

opbygning af beredskab i ESC ugerne. Inden da gennemføre omfattende lappe og

dræn foranstaltninger 3 3 9

Drift

Driftsopgaven kan ikke defineres entydigt

nu. Der er ingen erfaringer med at drive

en venue i hallerne og desuden kendes

den endelige udformning af venuen

endnu ikke. Derfor svært at fastlægge

budgetbehov

Drifts og organisations planer udvikles løbende og tilpasses ændringer i indretning og

driftsbehov. Relevante rådgivere tilknyttes projektledelsen (Roskilde, Vega, Live Nation

mv) 3 5 15

DRs uklare krav og manglende viden om projektet Medfører risiko for, at vi indretter forkert

og opbygger forkert organisation etablering af fælles projektstyring med DR 2 4 8

Logistik i haller på tvæs af DR og Værtsby Fælles drift af hal i ESC ugerne, kan blive

en udfordring viser tidligere erfaringer

med DR som partner på store Events

etablering af fælles projektstyring med DR 2 3 6



Punk

t nr.

9 -

Bev

illin

gssa

g - a

nmod

ning

fra

Won

derf

ul C

open

hage

n om

et

ekst

raor

dinæ

rt ti

lsku

d sa

mt r

edeg

ørel

se fo

r af

vikl

ing

af E

urov

isio

n So

ng C

onte

st20

14B

ilag

11 -

Side

-1 a

f 1

Mød

e i F

orre

tnin

gsud

valg

et d

. 12-

08-2

014

Nu foreligger redegørelse for Eurovision-‐værtskab

I Redegørelsen om Eurovision fra Projektselskabet ESC 2014, som Wonderful Copenhagen stiftede for at løse de mange værtsbyopgaver i forbindelse med begivenheden, fremgår det, at Eurovision opnåede sine mål mht. turisme og markedsføring. Samtidig peger redegørelsen på, at projektet udviklede sig fra at være skabelsen af en event til at blive et krævende byggeprojekt, og at det er hovedårsagen til, at projektet blev markant dyrere end budgetteret på forhånd.

Eurovision-‐showet fra København nåede ud til 195 mio. tv-‐seere -‐ flere end nogensinde før, ifølge EBU, der står bag showet. Den store interesse for verdens største musikkonkurrence på Refshaleøen kom også til udtryk i de sociale medier, der satte nye rekorder for omtaler af Eurovision i år, og i internationale medier, hvor der i april og maj blev publiceret over 23.500 artikler om Eurovision i København -‐ alene i online-‐medier.

Den store internationale opbakning til eventen slog også igennem turistmæssigt, hvor Eurovision trak over 23.000 tilrejsende til København, hvoraf langt de fleste har svaret i en undersøgelse, at de helt sikkert eller sandsynligvis vil vende tilbage som turist på et senere tidspunkt. Alene på den korte bane har Eurovision bidraget med en turistomsætning på estimeret 123 mio. kr.

Både afviklingen på Eurovision Island, åbningsceremonien på Rådhuset, EuroClub og det store outreach-‐program rundt omkring i byen blev en stor succes og blev vurderet meget positivt af både publikum og arrangører.

Men der har også været tale om et særdeles komplekst og tidspresset projekt, hvor mange omstændigheder tilsammen har været med til at skabe et underskud for projektselskabet. Ikke mindst udviklede projektet sig til at blive et særdeles ambitiøst byggeprojekt snarere end skabelsen af en event i traditionel forstand.

"Det fremgår tydeligt, at hovedårsagen til underskuddet er, at projektet udviklede sig til et regulært byggeprojekt. Et kæmpeprojekt, der skulle stå færdigt på rekordtid. Der var et ekstremt tidspres, så vi måtte bogstaveligt talt lægge skinnerne, mens toget kørte for overhovedet at kunne nå vores deadline. Det er det vilkår, Eurovision-‐projektet er skabt under," siger Lars Bernhard Jørgensen, administrerende direktør i Wonderful Copenhagen.

Mange af forholdene omkring projektet har været uforudsigelige for alle de involverede parter. Andre burde der i højere grad have været taget højde for i forløbet af projektet. Der har været mange aktører involveret, og hver især har de lod og del i både den uomtvistelige succes, som Eurovision endte med at blive, og i den udvikling projektet tog, men som også medførte underskuddet.

Wonderful Copenhagen gik fra starten ind i Eurovision-‐projektet, fordi der var en forventning fra offentlige parters side om, at hovedstadens organisation for turismeudvikling ville påtage sig opgaven.

"Vi er en organisation, der sat i verden for at drive og udvikle turismen i hovedstadsregionen. Det gør vi bl.a. gennem store events, som vi har rigtig meget erfaring med, og event-‐delen af Eurovision blev også en stor succes. Men når det -‐ som i dette tilfælde – undervejs udvikler sig til et byggeprojekt, må vi erkende, at det ligger uden for vores kompetenceområde. Det er en læring, vi skal tage med videre fra dette projekt," siger Lars Bernhard Jørgensen.

Der er nu draget ledelsesmæssig konsekvens af den del af ansvaret for forløbet, der påhviler Projektselskabet, idet den projektansvarlige underdirektør i Wonderful Copenhagen fratræder sin stilling.

Eurovision-‐projektet rummer også en række væsentlige læringspunkter for Wonderful Copenhagens videre arbejde. Det vil blive grundigt drøftet i Wonderful Copenhagens bestyrelse i den kommende tid. Det gælder blandt andet, hvorledes Wonderful Copenhagen fremover organiserer arbejdet med at udvikle og varetage store begivenheder.



Der skal tillige findes en løsning på projektselskabets underskud på ca. 58 mio. kr., således at selskabets forpligtigelser kan indfries. Det er forhåbningen, at denne løsning kan findes inden for rammerne af Wonderful Copenhagen og på politisk niveau. Sagen vil således være genstand for politiske drøftelser i Region Hovedstaden i de kommende uger samt i bestyrelsen for Wonderful Copenhagen. Det er ambitionen, at Wonderful Copenhagens bidrag til løsningen ikke vil svække organisationens evne til fremover at skabe turistmæssig værdi for Region Hovedstaden.

Wonderful Copenhagens administrerende direktør, Lars Bernhard Jørgensen, står til rådighed for yderligere interview. Kontakt: Emil Spangenberg, kommunikationschef i Wonderful Copenhagen, [email protected], Mobil: 5128 7181



PRESSEMEDDELELSE 4. AUGUST 2014

Regionspolitikere skuffet over nyt regnskab for Eurovision Song Contest Ifølge den seneste redegørelse fra Wonderful Copenhagen bliver underskuddet efter Eurovision Song Contest på 58 mio. kroner. Det bør få konsekvenser, mener regionsrådsformanden i Region Hovedstaden.

”Jeg er dybt skuffet”. Så kontant lyder reaktionen fra regionsrådsformand i Region Hovedstaden, Sophie Hæstorp Andersen (S), efter at Wonderful Copenhagen i dag har offentliggjort en redegørelse og regnskab efter Eurovision Song Contest 2014.

I det reviderede regnskab lyder det forventede underskud på 58 mio. kroner. Ifølge Wonderful Copenhagen selv skyldes overskridelsen, at projektet udviklede sig fra et eventprojekt til et byggeprojekt. Og dermed havde Wonderful Copenhagen ikke de rette kompetencer.

”Ligesom mange andre er vi politikere i regionsrådet hovedrystende over for, at underskuddet ser ud til at blive så stort. På den ene side kan det ikke tage successen fra Eurovision Song Contest, som var et brag af en fest og en kæmpe gevinst for hovedstadsregionen og for Danmark i det hele taget. Men det er klart, at man bliver skuffet, når Wonderful Copenhagen sort på hvidt konkluderer, at de ikke havde de rette kompetencer til at løfte opgaven. Så er det første, der farer gennem ens hoved, at det bør få konsekvenser”, siger Sophie Hæstorp Andersen.

Skrappere krav Politikerne i Region Hovedstaden vil derfor på førstkommende regionsrådsmøde påtage sig opgaven med at finde en politisk løsning for, hvordan Projektselskabet bag Eurovision Song Contest hurtigst muligt kan lukkes ned. Det skal ske, så der undgås yderligere tab for Wonderful Copenhagen, og så alle kreditorer kan få deres penge igen.

”Men det er klart, vi skal også tale om hvilke konsekvenser budgetoverskridelsen bør få for Wonderful Copenhagen. F.eks. at vi vil stille krav om, at organisationen fremadrettet får en bedre og mere robust organisation med hensyn til blandt andet budgetter og økonomistyring. Men også i forhold til hvilke kompetencer, de ansætter. Her skal Wonderful Copenhagens organisation blive skarpere”, siger Sophie Hæstorp Andersen.

Hun noterer sig, at der som følge af budgetoverskridelsen allerede er sket ledelsesmæssige konsekvenser i Wonderful Copenhagen. Alligevel forventer hun, at organisationens bestyrelse også drøfter yderligere tiltag.

”Jeg vil se frem til en udmelding fra dem, for som sagt skal organisationen styrkes fremadrettet. Men når det er sagt, skal vi også i Region Hovedstaden nærstudere redegørelsen og regnskabet. For vi skal også lære af denne proces. F.eks. om vi som bidragsydere skulle have stillet skrappere krav helt fra starten. Det er vigtigt for det fremadrettede samarbejde mellem Region Hovedstaden og Wonderful Copenhagen”, siger regionsrådsformanden.



Vil stadig støtte events Sophie Hæstorp Andersen lægger imidlertid vægt på, at forløbet ikke har skræmt Region Hovedstaden væk fra store og internationale events.

”Eurovision Song Contest var ikke første gang, vi har bidraget økonomisk til en stor event. Og successen taget i betragtning er det med sikkerhed heller ikke sidste gang. Det er godt givet ud, at Danmark og vores region kan komme på verdenskortet på den måde, fordi det bidrager til jobs, turisme og vækst herhjemme og selvfølgelig til en uvurderlig branding af vores internationale metropol. Så meget desto vigtigere er det, at vi bruger dette forløb omkring regnskabet til at lære af forløbet, så vi undgår at gentage samme fejl”.

Hun påpeger, at Region Hovedstaden ifølge regionsloven har flere budgetter, og at penge til støtte af events eller regionale udviklingsprojekter ikke bliver taget fra sundhedsbudgetterne.

Yderligere oplysninger:

• Pressevagten i Region Hovedstaden: Tlf. 70 20 95 88



eurovision song contest 2014 · wonderful copenhagen og værtsbyens produktionsselskab,...

Documents