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ESTANDARIZACIÓN DE PROCESOS DE LOGÍSTICA DE DISTRIBUCIÓN PARA

EL CEDI BOGOTÁ EN LA EMPRESA ALIMENTOS CÁRNICOS S.A.S

OSCAR CAMILO SÁNCHEZ HERRERA

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

FACULTAD TECNOLÓGICA

TECNOLOGÍA INDUSTRIAL

BOGOTÁ D.C.

2018

ESTANDARIZACIÓN DE PROCESOS DE LOGÍSTICA DE DISTRIBUCIÓN PARA

EL CEDI BOGOTÁ EN LA EMPRESA ALIMENTOS CÁRNICOS S.A.S

OSCAR CAMILO SÁNCHEZ HERRERA

INFORME FINAL DE PASANTÍAS

ING. MSc. NELSON EDUARDO RODRÍGUEZ

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

FACULTAD TECNOLÓGICA

TECNOLOGÍA INDUSTRIAL

BOGOTÁ D.C.

2018

CONTENIDO

GLOSARIO .............................................................................................................. 5

1. RESUMEN ........................................................................................................ 8

2. INTRODUCCIÓN .............................................................................................. 9

3. OBJETIVOS .................................................................................................... 10

2.1 Objetivo general .......................................................................................... 10

2.2 Objetivos específicos ............................................................................... 10

4. IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA ............................................................. 11

5. DESARROLLO ............................................................................................... 12

5.1. Conocimiento de la operación del Centro de distribución (CEDI) Bogotá: 12

5.2. Determinación de procesos y/o subprocesos logísticos ........................... 12

5.3. Estandarización de procesos logísticos ................................................... 14

5.3.1 Inventarios: ............................................................................................ 15

5.3.2 Facturación ............................................................................................ 37

5.3.3 Operación bajo techo: ............................................................................ 47

5.3.4 Devoluciones ......................................................................................... 53

5.3.5 Empresas terceras ................................................................................. 61

6. IMPACTOS Y RESULTADOS ALCANZADOS ............................................... 71

7. CONCLUSIONES………………………………………………………………..72

8. EVALUACIÒN DE LA PASANTÌA POR PARTE DE LA ORGANIZACIÒN ……73

LISTA DE FIGURAS

Pág.

Figura 1: Descripción gráfica de la operación del CEDI Bogotá.............................12

Figura 2: Procesos identificados en la operación del CEDI Bogotá.......................13

GLOSARIO

Activación de inventario: Proceso en el que se autoriza en el sistema SAP el

conteo de inventarios

Amarre: Referencia que está compuesta por dos o más materiales y comparten el

mismo código de material, lote y fecha de vencimiento.

Área de almacenamiento: Espacio destinado para el almacenamiento temporal o

permanente de un material

Avería de material: Cualquier alteración o daño que pueda sufrir el material de

manera directa o en su empaque

Arqueo: Es la segunda verificación que se le realiza a un vehículo después de ser

cargado.

Canasta: Elemento de plástico donde se deposita el material, generalmente tiene

un estándar por cada tipo de material que se deposite en éstas

Causalizar: Determinar las causas por las que un material ha sido devuelto o se

ha realizado el envío

Centro de Distribución (CEDI): Lugar donde se recibe, almacena y despacha

materiales desde/hacia las demás regionales y clientes. También son conocidos

como agencias.

Corta fecha: Material que cuenta con una fecha de vencimiento inferior a los 25

días.

Corte: Horario establecido para la descarga de pedidos en el sistema.

Desguace: Proceso en el que los productos averiados o vencidos se trituran para

su disposición final.

Destino: CEDI o cliente hacia el cual se envían los materiales o pedidos

Embajador: Conductor (auxiliar de distribución) del vehículo en el que se está

haciendo la distribución y entrega de pedidos

Estiba: Superficie plana y móvil para el acopio y transporte de canastas

Factura: Documento contable en el que se consignan entre otros datos el nombre

del cliente, precio de venta, cantidad de materiales y destino del pedido

Fecha de vencimiento: Fecha límite en la cual un material termina su vida útil.

Cuando ésta fecha ha llegado, el material debe ser dirigido a proceso de desguace

Hablador: Elemento o cartel que proporciona información de una estiba de

canastas con material como: nombre del producto, hacia donde se dirige,

cantidad, lote, fecha de vencimiento, entre otros.

Inventario: Lista ordenada de materiales existentes en el CEDI incluidos los

materiales corta fecha, críticos y destinados a desguace o donación

Lote: Número con el que se identifica a un conjunto de materiales pertenecientes

a una misma producción.

Mandante: Código o frecuencia con el que trabajan en SAP.

Manifiesto: Relación de todos los documentos que salen en un vehículo.

Material: Producto o referencia.

Material Crítico: Material que tiene mayor probabilidad o riesgo de pérdida

durante el proceso.

Material trocado: Material que se encuentra ubicado/almacenado con un material

de referencia distinta a la de éste.

Maquila: Proceso en el que se realiza el empaque especial a un pedido según lo

especifique la ficha técnica. Puede ser para alistamiento de pedidos o amarres.

Nota: Descuento que se realiza a la factura/cliente en el proceso de devoluciones.

Novedad: Cualquier anormalidad que exista dentro del proceso, ya sea en

materiales, documentos o planificación dentro del mismo proceso.

Orden de transporte (OT): Orden para el consumo o uso de materiales en el

inventario.

Origen: CEDI o cliente desde el cual se envían los materiales o pedidos.

Packing: Actividad de alistamiento de materiales totales para un pedido en

general.

Paletizar: Actividad en la que las canastas son acopiadas en estibas de acuerdo

al estándar y dependiendo de su destino, envueltas en vinypel.

Pérdida de Vacío: Momento en el que el empaque de los materiales pierden la

propiedad de no tener oxígeno (vacío) en su interior. Suele notarse debido a que

están inflados o el empaque no se ve templado.

Peso Variable: Material el cual es pedido por peso y que al momento de alistarse,

regularmente no se puede cubrir la cantidad exacta, debido a que el peso por

unidad del material no puede coincidir con el solicitado.

Planilla única de material de embalaje (PUME): Documento en el que se

relaciona todo el material de embalaje que sale o entra del CEDI (Canastas,

estibas, carpas)

Picking: Actividad de separación especifica del packing para los pedidos.

Radio Frecuencia (RF): Aparato portátil que por medio de radio frecuencias

realiza la lectura de códigos de barra con información específica sobre el

almacenamiento y alistamiento de pedidos.

Reaprovisionamiento: Actividad en la que el material que se encuentra en la

ubicación de almacenamiento (117) se dispone para su uso ubicación piso/picking

(116).

Saldos (materiales): Materiales cuya cantidad es inferior al estándar que debe ir

en una canasta

Salida varia: Salida/entrega que no genera ningún cobro para el destino.

Suministrar: Es el proceso de generar una necesidad o apartar el inventario a

partir de los pedidos que se encuentren en el sistema.

Traslado: Actividad en la que se cambia un material de una ubicación a otra, tanto

de manera teórica como física.

Transito: Periodo en el que un material se encuentra en proceso de transporte de

una ubicación a otra.

Unidad de Almacenamiento (UA): Etiqueta con un número único para identificar

y consignar información esencial de los materiales que se van a almacenar.

Variante de visualización: Función que se determina en SAP para filtrar la

información que requiere ser visualizada.

1. RESUMEN

Alimentos Cárnicos S.A.S es una empresa Colombiana dedicada a la producción y

comercialización de alimentos de material cárnico tanto a nivel nacional como

internacional, hace parte del grupo empresarial Nutresa y es reconocida en el

mercado gracias a las marcas Zenú, Rica, Ranchera, Pietrán y Cunit.

El centro de distribución (CEDI) de Bogotá sufrió un siniestro en abril del año 2016

generado por un incendio que consumió toda la estructura y obligó a trasladar la

operación. En el momento de la ejecución del proyecto, las operaciones logísticas

se encontraban en el parque industrial Celta Trade Park ubicado en el municipio

de Funza vía Siberia. Durante el proceso de traslado, la operación se vio afectada

y tardó en estabilizarse por diversos factores, entre los que se encuentra la

rotación de personal y la pérdida de conocimiento del proceso debido al siniestro.

El auxiliar de procesos de información logísticos es el encargado de procesar todo

lo referente a la operación logística en distintos roles (manejar inventarios,

procesar pedidos, realizar despachos, generar documentación, recibir

devoluciones, entre otras actividades) por lo que se tiene proyectado que debería

ser un cargo integral, capaz de moverse entre los roles existentes en los procesos,

pero esto se ve obstruido debido a que el conocimiento no se encuentra accesible

sino concentrado en personas específicas, generando traumatismos cuando estas

se encuentran ausentes en su rol, sea por incapacidades, vacaciones o

ausentismos en general, adicionalmente es importante mencionar que la alta

rotación de personal con la que cuenta el proceso, exige que el conocimiento

existente de la operación se preserve y transmita de manera constante y eficiente.

2. INTRODUCCIÓN

La estandarización de procesos de logística de distribución en la empresa

Alimentos Cárnicos S.A.S se hace necesaria debido al desarrollo de dos grandes

proyectos en el proceso de logística de distribución; El proyecto Fénix (traslado del

CEDI Bogotá de nuevo a las instalaciones principales en Fontibón) dejando de ser

una “isla independiente” para formar parte de todo el sistema de gestión integral

de la organización; y La implementación del módulo WM ”Almacén Inteligente”

(para la gestión de almacenes) en el sistema SAP, el cual traería consigo diversos

cambios en la operación.

De mano de los dueños del proceso, se debe conocer la operación actual del

proceso y establecer los cambios (por acciones de mejora o por la implementación

de WM) generados, documentarlos para preservar y hacer accesible de forma

física esta información y por último divulgarlos con el fin de que todos los que

participen en el proceso conozcan la forma en la que debe operar el proceso y se

evite que se ejecute de manera diferente a la estandarizada.

3. OBJETIVOS

2.1 Objetivo general:

Estandarizar y documentar los procesos existentes en el proceso de logística

de distribución en el CEDI Bogotá de la empresa Alimentos Cárnicos S.A.S

2.2 Objetivos específicos

Identificar la operación del centro de distribución Bogotá de la

organización

Determinar los procesos y subprocesos existentes en la operación

logística de la organización

Definir acciones de mejora, posibles cambios y la manera óptima de

ejecutar los procesos logísticos de la organización

Documentar la operación de los procesos logísticos de la organización

Divulgar información sobre la estandarización a los dueños de cada uno

de los procesos

4. IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA

Alimentos Cárnicos S.A.S es una empresa Colombiana con sede en Bogotá,

ubicada en la localidad de Fontibón en la Av. Calle 17 No. 129 – 11, se dedica a la

producción y comercialización de alimentos de material cárnico y es el resultado

de la fusión de varias empresas del negocio cárnico en el año 2007, siendo las

más representativas Suizo y Rica Rondo, que anteriormente ya habían sido

adquiridas por el grupo empresarial antioqueño por parte del grupo nacional de

chocolates, lo que hoy en día conocemos como el grupo empresarial Nutresa.

Su operación comprende la venta, producción y distribución de sus productos,

siendo esta última actividad realizada por el proceso de logística de distribución

desde los diferentes centros de distribución (CEDI) existentes en las ciudades en

las que tiene operación como Cali, Medellín, Pasto, Barranquilla y Bogotá, entre

otras, apoyada para el trasporte y entrega a clientes por la empresa Opperar

Colombia S.A.S

Para la ejecución de sus actividades, la organización cuenta con el sistema SAP

(Plataforma/Software para el manejo y procesamiento de la información) usándose

en labores como gestión de inventario, procesamiento de pedidos,

reaprovisionamiento, generación de facturas, orden de transporte, unidades de

almacenamiento, entre otras actividades.

5. DESARROLLO

5.1. Conocimiento de la operación del Centro de distribución (CEDI)

Bogotá:

La operación del CEDI Bogotá está determinada por tres fases

a) Entrada de mercancías:

El inicio de la operación del CEDI Bogotá es la entrada de materiales,

provenientes de tres fuentes; Planta Bogotá, Otros CEDI (Nacionales) y

devoluciones en buen estado.

b) Movimientos internos:

Posteriormente se realizan los movimientos internos que corresponden

al almacenamiento de los materiales, ejecución de inventario y

reaprovisionamiento de materiales

c) Salida de mercancías.

Como parte final del proceso se encuentran las actividades

correspondientes al procesamiento de pedidos, generación de facturas y

cargue de vehículos (despacho).

Figura 1: Descripción gráfica de la operación del CEDI Bogotá

5.2. Determinación de procesos y/o subprocesos logísticos

Para la estandarización de procesos logísticos en el CEDI Bogotá se

identificaron los procesos existentes (Figura 2) dentro de su operación así:

Figura 2: Procesos identificados en la operación del CEDI Bogotá

a) Inventarios: Es el encargado de realizar el control de la mercancía tanto de

la que se encuentra almacenada, como la que entra y sale del CEDI, siendo

sus actividades principales:

• Garantizar la confiabilidad de los inventarios.

• Disminución de Perdidas de Mercancía

• Garantizar el Control de los inventarios

b) Facturación: Se encarga de realizar el procesamiento de pedidos y

generar los documentos contables que se deriven de esta actividad

(facturas)

c) Operación bajo techo: Se encarga de realizar la operación física derivada

de los dos procesos anteriores como la recepción, almacenamiento,

reaprovisionamiento y conteo de materiales dentro del CEDI y el

alistamiento y cargue de pedidos a vehículos.

d) Devoluciones: Se encarga de a logística de reversa proveniente de las

devoluciones en buen y mal estado que regresan al CEDI. Algunas de sus

actividades principales son:

Garantizar la gestión de recepción y causalización de devoluciones buenas y malas

Gestión documental y recepción de devoluciones

Validación inventario (devoluciones),

e) Gestión de operaciones: Se encarga de dirigir y controlar la operación

logística, comunicación y contacto con el proceso comercial, creación y

| Gestión de Operaciones

Devoluciones

Facturación Inventarios

Operación bajo techo

medición de indicadores y demás actividades gerenciales del proceso.

Algunas de sus actividades principales son:

Estandarizar Procesos

Monitorear, analizar y gestionar indicadores

Gestionar con los procesos de Interacción bajo costo- Beneficio (Opperar y Comercial)

Generar Informes SAP

Realizar, Análisis e Interpretación información

Proponer acciones o alternativas de mejora

Acompañar la ejecución de Iniciativas del proceso

Apoyar y consolidar las ideas de mejoras (Éxitos Innovadores)

Asegurar la gestión de tarjetas de anormalidades y rutinas de mantenimiento.

5.3. Estandarización de procesos logísticos

De acuerdo a los procesos planteados y de mano de los dueños del proceso se

generaron procedimientos teniendo en cuenta ciertos factores fundamentales

como:

Operación actual en Celta y cómo sería esa misma operación en Bogotá.

El “deber ser” de la operación, es decir, la forma correcta y óptima de su

ejecución.

Cambios generados en la operación a partir de la implementación del

módulo WM.

La documentación generada debe cumplir con los lineamientos y

parámetros establecidos por el sistema de gestión de calidad de la

organización y se deben complementar y alinear con la documentación

existente.

Para estandarizar las actividades de cada uno de los procesos identificados

anteriormente así:

5.3.1 Inventarios:

Para el proceso de inventarios se definieron seis procedimientos

Procedimiento recepción de producto terminado

Procedimiento almacenamiento

Procedimiento inventarios

Procedimiento verificación de materiales corta fecha en almacenamiento

Procedimiento administración material de embalaje

Procedimiento reaprovisionamiento

No.Actividad.

Que Hacer - Tareas

Descripción de la Actividad.

Como Hacer - AccionesFrecuencia Responsable Foto o flujo

1Determinar el origen

del material a recibir

Se determina el origen del material que se

va a recibir (Planta Bogotá, otras plantas o

devoluciones en buen estado) con el fin de

realizar el respectivo proceso

¿El origen es planta Bogotá?

Sí: Actividad 1

No: ¿El origen es otras plantas?

Sí: Actividad 7

No: ¿El origen es otras plantas?

Sí: Actividad 7

No: Actividad 23

DiariaAuxiliar de

Información

Objetivo Realizar el descargue y conteo de materiales garantizando que la cantidad que se recibe es la que se dispone

para el almacenamiento.

SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN

PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN DE PRODUCTO TERMINADO

AlcanceEl procedimiento comprende las actividades desde la recepción de producto en

(planta/vehículos/devoluciones buen estado) hasta la disposición para el almacenamiento

Condiciones Generales

1. Para consultar términos y definiciones relacionados con el procedimiento, consultar el documento Términos

y definiciones

3. Para la ejecución de actividades en SAP (las que tienen enunciadas "ingresar a la tx, referente a

transacción) se debe dirigir al Instructivo para recepción de producto terminado

2. En el reporte por faltante o sobrante de material, se debe esperar 48 horas para que éste proporcione una

respuesta sobre el reporte y poder trasladar la unidades en el sistema.

3. Si un vehículo con materiales también tiene estibas y canastas vacías, la cantidad debe estar especificada

en el documento de traslado/remisión entre bodegas.

5. Cuando se reciba un material corta fecha debe ser informado anteriormente por parte del CEDI origen

especificando el uso que se le dará, en caso de no ser así, se debe informar al CEDI origen y determinar

inmediatamente que se hará con dicho material.

6. Para el correcto diligenciamiento del formarto F.2005 Cumplimiento normas de envío se deben seguir los

parámetros especificados en el Procedimiento de calificación de normas de envío en logística de distribución.

Adicionalmente en el campo de "Observaciones" se debe escribir la cantidad de material de embalaje recibido

(Canastas, Estibas, talanqueras y demás)

7. El formato F2005 cumplimiento normas de envío, deben ser entregados al auxiliar de información para

archivar junto con el documento de traslado/remisión entre bodegas correspondiente.

8. Las novedades que se presenten en la recepción de producto terminado, deben registrarse en los

documentos correspondientes con el fin de realizar seguimiento

9. La cantidad de materiales provenientes de las devoluciones en buen estado, deben ser entregados al

proceso de inventarios por medio del documento Planilla que es proporcionado por el proceso de

devoluciones. Los materiales que aparezcan sin confirmar traslado, son aquellos que no se encontraban

físicamente y por ende deben ser ajustados

10. Las inconformidades presentadas durante el proceso, deben quedar registradas en el F. 2002 Reporte de

Incumplimientos en el proceso Logístico

Descripción

No.Actividad.

Que Hacer - Tareas



2

Recepción de

producto terminado

en planta

Por medio de la RF se hace lectura de los

códigos existentes en la UA puesta por

parte de producción, allí se realiza el

conteo y se diligencia el F870 Formato

recepción producto terminado planta

Bogotá; Donde se verifica teórico vs físico.

El producto teórico en SAP queda en un

tipo de almacén virtual (810)

¿Hay novedades?

Sí: Actividad 3

No: Actividad 5

Diario Auxiliar de Logística

F.710 Formato recepción

producto terminado

planta Bogotá

3

Realizar ajustes de

material con novedad

y reportar novedad

Se realizan los ajustes del material

físicamente con el personal de planta y se

reporta al auxiliar de información la

novedad

Ocasional Auxiliar de Logística

4Registrar novedades

presentadas

En un documento se registran las

novedades presentadas por el auxiliar de

información, con el fin de llevar un histórico

y realizar seguimiento

OcasionalAuxiliar de

Información

5Hacer traslado de

centro y almacén

Al confirmar el producto recibido, se realiza

el traslado (de centro y ubicación) del

material por medio de la RF.

Diario Auxiliar de LogísticaInstructivo Recepción

producto terminado

6Trasportar producto a

zona de almacén

Se trasportan las estibas con el producto

para proceder con las actividades de

almacenamiento


7Recibir documentos y

vehículo en muelle

Se recibe el vehículo junto con el

Documento de traslado/remisión entre

bodegas que debe ser entregado al

auxiliar de información y se indica el

muelle al que se debe dirigir.

Adicionalmente se debe hacer el retiro de

sello(s) de las puertas del vehículo

Diario Portería

Documento de

Traslado/remisión entre

bodegas

8Verificar temperatura

del vehículo

Se verifica la temperatura con la que se

encuentra el vehículo antes del descargue

según lo especificado en el

Procedimiento medición de temperatura

y se registra en el F-2005 cumplimiento

normas de envío


Procedimiento medición

de temperatura

F-2005 cumplimiento

normas de envío

9

Descargar

físicamente el

vehículo

Se descargan los materiales del vehículo

para proceder con el recibo ciego. El

material descargado debe ser unificado y

separado por referencia. Adicionalmente

se debe diligenciar el formato F-2005

cumplimiento normas de envío

verificando la fecha de vencimiento y el

lote


Procedimiento de

calificación de normas de

envío en logística de

distribución

F-2005 cumplimiento

normas de envío

10

Descargar/Recibir

teóricamente el

vehículo

Por medio de la tx MIGO, se realiza el

descargue teórico de los materiales en

SAP. Ver Instructivo recepción producto

terminado

Diario Auxiliar de

Información

Instructivo para la

recepción de producto

terminado

Planta Bogotá

Otros CEDI

No.Actividad.

Que Hacer - Tareas



11

Verificar la

temperatura del(los)

material(es)

Se verifica la temperatura de los materiales

según lo especificado en el

Procedimiento medición de temperatura

y se registra en el F-2005 cumplimiento

normas de envío


Procedimiento medición

de temperatura

F-2005 cumplimiento

normas de envío

12Ejecutar recibo ciego

del material recibido

Se hace el recibo ciego del material por

medio de la portátil RF. Dentro de esta

misma actividad se realiza la paletización

(física y teórica) del producto recibido.

Adicionalmente se diligencia el Formato

F2005 cumplimiento normas de envío

con los campos que correspondan al

realizar ésta actividad (verificando fecha de

vencimiento y lote). Ver Procedimiento

Verificación de fecha de vencimiento y

lote de PT


Formato F2005

cumplimiento normas de

envío

Procedimiento

Verificación de fecha de

vencimiento y lote de PT

13Generar UA del

material

Se genera la UA del material contado y

paletizadoDiario Auxiliar de Logística

14Identificar y disponer

para almacenamiento

Las estibas deben ser identificadas con la

UA correspondiente y se transporta a zona

para almacenamiento.


15Validar ubicación

temporal de recibo

Se valida que la ubicación temporal en la

que se reciben los materiales (800) se

encuentre vacía, ya que en caso de no ser

así es porque existe alguna novedad. Ésta

verificación se puede realizar con apoyo

del Documento de traslado/remisión

entre bodegas para verificar las

cantidades que se enviaron según este

documento

¿Hay novedades?

Si: actividad 16

No: Fin (Procedimiento almacenamiento

producto terminado)

Diario Auxiliar de información

Documento de

traslado/remisión entre

bodegas

16

Rectificar y verificar

los materiales con

novedades

Se realiza una verificación de las

novedades presentadas en el(los)

material(es) (Lote, fecha de vencimiento,

cantidades) y se rectifica si la novedad

persiste

¿La(s) novedad(es) persiste(n)?

Si: actividad 17

No: Fin (Procedimiento almacenamiento

producto terminado)


No.Actividad.

Que Hacer - Tareas



17

Enviar reporte a la

planta de origen del

material con la

novedad

Se envía un reporte a la planta de origen

del material, especificando la cantidad de

material faltante, sobrante o las novedades

presentadas en cuanto a lote y fecha de

vencimiento según corresponda,

adjuntando el F. 2002 Reporte de

Incumplimientos en el proceso Logístico

con el fin de determinar las causas de la

novedad y sea corregida

¿Es material sobrante?

Sí: Actividad 18

No: Actividad 22


Información

Procedimiento

Calificación de Normas

de envío en logística de

Distribución

F. 2002 Reporte de

Incumplimientos en el

proceso Logístico

18Ubicar físicamente

en ubicación temporal

Se ubica físicamente en una ubicación

temporal con el fin de identificarlo y no

usarlo hasta que se realice el traslado

teórico del material


19

Gestionar y confirmar

traslado teórico del

material por parte de

planta origen

Por medio de correo electrónico se notifica

la novedad a la planta origen con el fin de

que ésta realice el traslado teórico del

material. Se verifica el material en transito

por medio de la Tx MB5T para hacer

seguimiento a la novedad


Información

20

Descargar/recibir

teóricamente el

material

Por medio de la Tx MIGO, se realiza el

descargue teórico de los materiales

sobrantes en SAP.


Información

21Generar UA del

material

Por medio de la Tx LT01 se genera la UA

del material recibido y se prosigue con la

actividad 12


Información

22

Realizar traslado en

SAP de material

faltante

Posterior al envío del reporte, se procede a

realizar el traslado teórico del material

faltante por medio de la Tx ME21N del(los)

material(es) con novedades


Información

Instructivo para la

recepción de producto

terminado

23

Recepción material

buen estado

(devoluciones)

Se reciben los materiales provenientes de

las devoluciones en buen estado junto con

el documento Planilla el cual contiene la

información sobre las cantidades de estos

materiales

DiarioAuxiliar de

Información

24Trasladar de tipo de

almacén

Por medio de la Tx LT10 se realiza el

traslado de materiales a la ubicación 820 y

posteriormente al tipo de almacén en

donde serán ubicados, Ver Instructivo

recepción devoluciones en buen estado.

Para que posteriormente se realice el

traslado físico y confirmación por medio de

la RF de acuerdo al Procedimiento de

Almacenamiento,

DiarioAuxiliar de

Información

Procedimiento de

Almacenamiento

25Consultar materiales

sin confirmar traslado

Por medio de la Tx LT23 se verifica si hay

materiales sin confirmar traslado

¿Hay materiales sin trasladar?

Sí: Actividad 26

No: Fin

DiarioAuxiliar de

Información

Material en buen estado (Devoluciones)

No.Actividad.

Que Hacer - Tareas



26Verificar inventario en

ubicación(es)

Por medio de la Tx LX02 se verifica el

inventario de la(s) ubicación(es) que no se

han confirmado traslados y direccionar un

conteo físico


Información

27 Realizar conteo físico

Se ejecuta un conteo físico de la ubicación

y se valida con el auxiliar de información si:

¿Hay material sobrante?

Sí: Actividad 28

No: Actividad 29


28 Trasladar materiales

Por medio de la RF, se confirma el traslado

a los materiales (sobrantes) que no se le

había confirmado


29Ajustar materiales

con diferencias

Por medio de la Tx MB1C se realiza el

ajuste de los materiales con diferencias

teórica/física reportado en él documento

Planilla. Ver Instructivo para el ajuste de

devoluciones en buen estado


Información

Planilla

Instructivo para el ajuste

de devoluciones en buen

estado

Última fecha de modificación: 2017-09-30 Revisión: 1

|

AUXILIAR DE INFORMACIÓN SEGURIDAD AUXILIAR DE LOGÍSTICA

DIAGRAMA DE FLUJO

Recepción y conteo de

producto terminado de

planta

Hacer traslado de centro y

almacén

¿Hay novedades?

Registrar novedades

presentadas

Realizar ajustes de material con novedad y

reportar novedad

Sí

No

Inicio

¿El origen es planta

Bogotá?

¿El origen es otros

CEDI?

Sí

No

Determinar origen del

material a recibir

Realizar traslado teórico al

CEDI origende material

faltante

Ejecutar recibo ciego del

material recibido

Identificar y disponer para

almacenamiento

Validar ubicación temporal de

recibo

Descargar físicamente el

vehículo

Descargar/recibir

teóricamente el vehículo

Recibir documentos y

vehículo en muelle

Generar UA del material

¿Las novedades

persisten?

Generar UA del material

Enviar reporte a CEDI origen

del material con la novedad

No

¿Hay novedades? Rectificar y verificar los

materiales con novedades

Sí

Doc.

¿Es material

sobrante?

Ubicar físicamente en

ubicación temporal

Gestionar y confirmar

traslado teórico del material

por parte de planta origen

Descargar/recibir

teóricamente el material

Almacenamiento de

producto terminado

Sí

No

1

1

Transportar a zona de

almacenamiento

Sí No

Verificar la temperatura del

vehículo

Verificar la temperatura

del(los) material(es)

F2005 normas

SAP-RF

SAP-Tx MIGO

SAP-Tx LX02

SAP- Tx MB5T

SAP- Tx MIGO

SAP- Tx LT01

Sí

No

1

SAP- Tx ME21N

SAP-RF

SAP-RF

Fin

2

1

F710 Recepción PT

DIAGRAMA DE FLUJO

AUXILIAR DE INFORMACIÓN SEGURIDAD AUXILIAR DE LOGÍSTICA

Recepción material buen

estado (devoluciones)

Ajustar materiales con

diferencias

No

SAP-Tx MB1C

Trasladar de tipo de almacén

Almacenamiento de

producto terminado

¿Hay materiales

sin trasladar?

2

Sí

No

Fin

Consutar materiales sin

confirmar traslado SAP-Tx LX02

SAP-Tx LT10

Verificar inventario en

ubicación(es) Realizar conteo físico

¿Hay material

sobrante?

Trasladar materiales SAP-Tx RF

SAP-Tx LX02

3 No

Sí

3

No.Actividad.

Que Hacer - Tareas



1Identificar materiales

para almacenar

Se identifican los materiales que se van a

almacenar y se verifica que no existan

novedades en cuanto a cantidad o material

trocado

¿hay novedades?

Sí: Actividad 2

No: ¿Se ubica en Picking?

Sí: Actividad 3

No: Actividad 4

Diaria

Auxiliar de Logística

Montacarguista

2Solicitar corregir

novedad

Se solicita que se corrija presentada, sea

por cantidad, mala identificación, material

trocado o cualquier otra novedad

presentada

No: ¿Se ubica en Picking?

Sí: Actividad 4

No: Actividad 5

Ocasional


Montacarguista

3 Corregir novedad

Se corrige la novedad presentada con el

fin de que la información sea coherente

con el material a almacenar y si es

necesario, se solicita la modificación de la

UA correspondiente al auxiliar de

información


4 Leer Código/EANPor medio de la RF se lee el código/EAN

del material que será almacenado Diaria Auxiliar de Logística

5 Leer UA

Por medio de la RF se lee la UA que va a

ser almacenada para identificar la

ubicación a la que se debe dirigir

Diaria Montacarguista

6 Leer Ubicación

Por medio de la RF se lee la ubicación que

está asignada para el material que se va a

almacenar

Diaria


Montacarguista

7 Confirmar ubicación

Se confirma de manera teórica por medio

de la RF la ubicación en la que se pondrá

físicamente

Diaria


Montacarguista

8Ubicar material

físicamente

Se ubica físicamente el material según la

ubicación teórica confirmadaDiaria


Montacarguista

Objetivo Almacenar el material recibido y garantizar que la ubicación teórica coincida con la física


PROCEDIMIENTO DE ALMACENAMIENTO

Última fecha de modificación:Revisión:

AlcanceEl procedimiento comprende las actividades de almacenamiento de producto terminado refrigerado y

congelado, en el tipo de almacén que le corresponda al material


1. Para consultar términos y definiciones relacionados con el procedimiento, consultar el documento Términos

y definiciones

2. Para el material congelado se debe seguir el mismo procedimiento solo que debe ser almacenado en la

cava de congelados

3. Para consultar condiciones específicas en cuanto al manejo del los materiales y seguimiento después del

almacenamiento, se debe remitir al procedimiento Almacenamiento de producto refrigerado y congelado

4. La temperatura de la cava de almacenamiento debe ser monitoreada regularmente y se debe realizar de

acuerdo a lo especificado al Procedimiento monitoreo de temperatura durante el almacenamiento

Descripción

DIAGRAMA DE FLUJO

Inicio

Verificar materiales que se

van a almacenar físico/teorico

con la RF

Fin

Ubicar material físicamente

Recepción de

producto terminado

Leer UA

Leer Ubicación

Confrmar Ubicación SAP-RF

¿Se ubica en

picking?

Solicitar corregir novedad

Sí

No

Leer código/EAN

¿Hay novedades?

Sí

No

Corregir novedad

No.Actividad.

Que Hacer - Tareas



1Crear documento de

conteo de Inventario

Por medio de la Tx LX16 se crean los

documentos de inventario del tipo de

almacén al que se realizará el inventario.

Ver Instructivo activación y conteo de

inventario

Diaria Auxiliar de información

2Asignar conteo físico

de inventario

Por medio de la Tx LI02N se asigna a los

auxiliares de logística el conteo del

inventario correspondiente. Ver Instructivo

activación y conteo de inventario


3Realizar conteo físico

del inventario

De acuerdo al inventario asignado por el

auxiliar de información y por medio de la

RF, se realiza el conteo físico de los

materiales. Ver Instructivo activación y

conteo de inventario

¿hay diferencias?

Sí: Actividad 4

No: Fin

Diaria Auxiliar de Logística

4 Activar reconteo

Por medio de la Tx LI14 se activa el

reconteo al inventario que presentó

diferencias. Ver Instructivo activación y


Cuando existan

diferenciasAuxiliar de información

5 Ejecutar reconteoPor medio de la RF se realiza el reconteo

del inventario que presentó diferencias

Cuando existan

diferenciasAuxiliar de Logística

6

Eliminar diferencias

de inventario en el

tipo de almacén del

conteo

Por medio de la Tx LI20 se eliminan las

diferencias de inventario que quedaron a

partir del proceso de conteo y reconteo,

enviándolas a la ubicación 999 y que sirve

como insumo para realizar el ajuste de

inventarios. Ver Instructivo activación y


Cuando existan


7

Compensar/ajustar

diferencias de

inventario

Por medio de la Tx LI21 se

compensan/ajustan materiales con

diferencias con el fin de que el inventario

teórico esté acorde con el físico

Cuando existan


Alcance Comprende las actividades de activación, conteo y reconteo de inventario


PROCEDIMIENTO INVENTARIOS

Objetivo Realizar la activación y conteo del inventario para determinar las diferencias que existen teórica y físicamente



1. Las actividades que se ejecuten para el proceso de inventarios, deben ser de acuerdo a lo especificado en

la Política ajustes de inventario Colombia

2. Se debe validar que todas las OT del tipo de almacén a inventariar se encuentren confirmadas. De no ser

así, se valida con el proceso de facturación para que las confirmen.

3. Los materiales que reporten una diferencia entre 20 y -20 unidades, se pueden ajustar inmediatamente, si

hay materiales con diferencias mayores, se debe realizar de nuevo el procedimiento y así corroborar la

diferencia.

4. Para consultar el reporte de ajustes de inventario se debe ingresar a la Tx ZWM_POL_1839

5. Los materiales ajustados con diferencias mayores a 20 y -20 unidades deben registrarse para realizar

seguimiento agregando el motivo de su ajuste en el documento de ajustes de inventario

Descripción

AUXILIAR DE INFORMACIÓN AUXILIAR DE LOGÍSTICA-MONTACARGUISTA

DIAGRAMA DE FLUJO

Eliminar diferencias de

inventario en el tipo de

almacén del conteo

Activar reconteo

Realizar conteo físico del inventario

Ejecutar reconteo

Crear documento de conteo

de Inventario

Asignar conteo físico de

inventario

Inicio

¿hay diferencias?

SAP-Tx LX16

SAP-Tx LI02N

SAP-Tx LI14

SAP-Tx LI20

SAP-RF

Fin

Sí

No

Compensar/ajustar diferencias

de inventario SAP-Tx LI21

No.Actividad.

Que Hacer - Tareas



1

Verificar existencias

totales en

almacenamiento

Se verifica en SAP, por medio de la tx

LX02 las existencias totales de los

materiales en almacenamiento y se

exporta a un archivo en Excel. Ver

Instructivo para la verificación de

material corta fecha

DiariaAuxiliar de

Información

Instructivo para la

verificación de material

corta fecha

2

Identificar y generar

lista de materiales

cortafecha

Se filtran los materiales corta fecha y se

imprime una lista de estos materiales para

moverlos de ubicación en el almacén y se

asigna a un montacarguísta. Ver

Instructivo para la verificación de

material corta fecha

DiariaAuxiliar de

Información

Instructivo para la


corta fecha

Lista de materiales corta

fecha

3 Bloquear materiales

Por medio de la tx LQ02, se bloquean los

materiales que tienen una fecha de

vencimiento igual o inferior a 20 días de

vida útil. Ver Instructivo para la

verificación de material corta fecha

DiariaAuxiliar de

Información

Instructivo para la


corta fecha

4Mover materiales de

ubicación físicamente

Se mueven los materiales de la ubicación

en la que estaban a la zona designada

para el material corta fecha.

Diaria


Montacarguista

5

Mover materiales de

ubicación en el

sistema

Por medio de la tx LT10, se realiza el

traslado de ubicación de los materiales

corta fecha en SAP. Ver Instructivo para

la verificación de material corta fecha

DiariaAuxiliar de

Información

Instructivo para la


corta fecha

6Enviar reporte al área

Comercial

Por medio de correo electrónico se envía

un reporte con los materiales identificados

como corta fecha. Este reporte debe ir con

copia al proceso de logística y a comercial

DiariaAuxiliar de

Información


AlcanceEl procedimiento comprende las actividades desde la verificación de existencias totales en almacenamiento

hasta el envío al proceso comercial del reporte de materiales cortafecha


1. Para el inicio de este proceso se debe tener ajustado el inventario físico vs. teórico

2. El material con fecha de vencimiento de 25 días o menos, es considerado corta fecha.

3. El material con fecha de vencimiento entre 16 y 23 días es corta fecha para preventa.

4. El material con fecha de vencimiento entre 8 y 15 días es el destinado para donación o destrucción

5. El documento de Excel "cortafecha" utilizado para este procedimiento se encuentra en la carpeta

compartida del proceso de logística/inventarios/operación(del año correspondiente)/cortafecha

7. Para la ejecución de actividades en SAP (las que tienen enunciadas "ingresar a la tx, referente a

transacción) se debe dirigir al Instructivo para la verificación de material corta fecha

6. Los materiales que deben ser bloqueados, son únicamente los que tengan una fecha Igual o inferior a los

20 días de vida útil.

Descripción

Objetivo Identificar y verificar los materiales cortafecha que existan en almacenamiento


PROCEDIMIENTO VERIFICACIÓN MATERIAL CORTA FECHA EN ALMACENAMIENTO

AUXILIAR DE INFORMACIÓN MONTACARGUÍSTA

DIAGRAMA DE FLUJO

Inicio

Verificar existencias totales

en almacenamiento

Identificar y generar lista de

materiales cortafecha

Bloquear materiales

Mover materiales de

ubicación físicamente

Mover materiales de

ubicación en el sistema

Envíar reporte de materiales

cortafecha

Fin

SAP-Tx LX02

Lista mater.

SAP-Tx LQ02

SAP-Tx LT10

No.Actividad.

Que Hacer - Tareas



1Determinar actividad

a realizar

Se determina el tipo de actividad que se va

a realizar ya sea cargue o descargue de

canastas/estibas

¿Es descargue?

Sí: Actividad 2

No: Actividad 7


2

Validar información

de canastas

Físico/teorico

Se valida la infomación registrada al

momento de recibir físicamente las

canastas/estibas con respecto a la

información en SAP, se determina el canal

al que pertenece el cliente y las diferencias

que pueden existir determinando cuales

clientes se requiere hacer ajustes


3

Descargar

canastas/estibas

teóricamente

Por medio de la Tx MB51 se realiza el

descargue teórico de las canastas/estibas

de acuerdo a la validación anteriormente

realizadda. Ver Instructivo

administración de material de embalaje


4

Contabilizar

descargue de

canastas /estibas

Por medio de la Tx VL06O se contabilizan

las canastas/estibas descargadas y se

determina si:

¿Hay diferencias?

Sí: Actividad 5

No: Fin

Diaria Auxiliar de información Instructivo administración

de material de embalaje

5 Agregar canastas

Por medio de la Tx MI01 se agregan las

canastas y con la Tx MI04 se ingresa la

diferencia de cantdad existente. Ver

Instructivo administración de material

de embalaje

Cuando exista

diferenciaAuxiliar de información

Instructivo administración


Objetivo Establecer las actividades para la administración (Inventario, cargue y descargue) del material de embalaje del

centro de distribución


PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE MATERIAL DE EMBALAJE

AlcanceAplica para las actividades de cargue de canastas a clientes y descargue de material de embalaje proveniente

de clientes y agencias


1. El inventario general de activos logísticos se debe realizar una vez al mes, donde se realiza el conteo total

del inventario y se hacen los ajustes que se deriven de dicho conteo. Los ajustes se realizan de inventario se

realizan de la misma forma en la que se realizan los ajustes cuando existen diferencias en el descargue de

canastas

2. La información de entrada para el descargue teórico de canastas es proporcionada por el proceso de

devoluciones por medio del PUME

4. La información de entrada para el cargue de canastas es proporcionada por la Operación bajo techo por

medio del PUME

5. Las novedades presentadas por opperar en cuanto al número de canastas cargadas, deben ser validadas

con los datos que se encuentren en el PUME y en la planilla de canastas cargadas, sumistrada por parte de

seguridad

6. Para cargar/descargar canastas/estibas el auxiliar de información determina si lo hace masivamente por la

Tx ZLE_POL_0040 o uno a uno por medio de la Tx VL01NO. Ver Instructivo administración de material de

embalaje

7. Cuando llegue un activo logístico nuevo que se debe ingresar al inventario, se debe hacer por medio de la

Tx MIGO como una entrada de mercancía. Ver Instructivo administración de material de embalaje

8. Cuando exista una salida de activos logísticos (como reciclaje de canastas y cajas o envío de cajas a un

cliente) se debe hacer por medio de la Tx MB1A. Ver Instructivo administración de material de embalaje

Descripción

No.Actividad.

Que Hacer - Tareas



6Contabilizar

diferencias

Por medio de la Tx MI04 se contabilizan

las diferencias registradas anteriormente.

Ver Instructivo administración de

material de embalaje

Cuando exista

diferenciaAuxiliar de información

Instructivo administración


7

Validar información

de canastas

cargadas

Se validan las novedades presentadas por

Opperar con la información de las

canastas que se cargaron registradas en el

PUME y la planilla de seguridad y se

corrigen si es el caso


8Cargar teóricamente

canastas /estibas

Por medio de la Tx ZLE_POL_0040

VL01NO se realiza el cargue de las

canastas según la información validada en

el paso anterior. Ver Instructivo

administración de material de embalaje



9Contabilizar cargue

de canastas /estibas

Posterior al cargue de canastas, se

contabiliza dicho cargue por medio de la Tx

VL06O. Ver Instructivo administración





AUXILIAR DE INFORMACIÓN

DIAGRAMA DE FLUJO

Inicio

Validar información de

canastas Físico/teorico

Determinar actividad a

realizar

SAP-Tx MB51

Descargar canastas/estibas

teóricamente

Contabilizar descargue de

canastas /estibas

SAP-Tx ZLE_POL_0040

SAP-Tx VL06O

¿Hay diferencias?

Agregar canastas

Contabilizar diferencias

SAP-Tx MI01-MI04

SAP-Tx MI20

Sí

No

¿Es descargue?

Validar información de

canastas cargadas

Sí

No

1 2


Cargar teóricamente canastas

/estibas SAP-Tx ZLE_POL_0040

Contabilizar cargue de

canastas /estibas SAP-Tx VL06O

Fin

1 2

No.Actividad.

Que Hacer - Tareas



1Borrar necesidades de

transporte

Por medio de la Tx ZWM_POL_1392_2

se borran las necesidades de transporte

que puedan existir de anteriores procesos

con el fin de que el proceso empiece de

cero y se ejecute óptimamente. Ver

Instructivo reaprovisionamiento

¿Es reapro picking?

Sí: Actividad 2

No: ¿Es reapro a 407?

Sí: Actividad 10

No: Actividad 9

Diario Auxiliar de InformaciónInstructivo

reaprovisionamiento

2

Crear necesidades de

re aprovisionamiento

(401)

Por medio de la Tx LP21 se generan las

necesidades de reaprovisionamiento de

acuerdo a la tabla Z. Ver Instructivo

reaprovisionamiento


reaprovisionamiento

3 Generar OT

Por medio de la Tx LB10 se genera la OT

para que se ejecute el reaprovisionamiento

por parte de los montacarguista. Ver



reaprovisionamiento

4Loguearse en la cola

correspondiente

Por medio de la RF se loguea en la cola que

el auxiliar de información indique. Ver


Diario MontacarguistaInstructivo

reaprovisionamiento

5 Bajar material

Se baja físicamente el material que se

reaprovisionará de almacenamiento el cual

debe tener UA, coincidir el lote y cantidad,

por lo que se determina si:

¿Hay novedades?

Sí: Actividad 6

No: Actividad 7

Diario Montacarguista

6Generar otro

movimiento

Se genera otro movimiento de acuerdo a la

novedad presentada, ya sea hacer un

cambio de lote, o generar la UA en caso de

que la estiba no la tenga

Cuando exista

novedadAuxiliar de Información

7 Leer UA

Por medio de la RF se hace lectura de la

UA del material a reaprovisionar. Ver



reaprovisionamiento

Alcance Aplica para el reaprovisionamiento de los tipos de almacén 401 al 407


1. El reaprovisionamiento al tipo de almacén 401 se hace de acuerdo a la información suministrada en la tabla Z

2. El reaprovisionamiento a los tipos de almacén 403-404 se hace de acuerdo a la información de la tabla de

estimado de ventas y la confirmación de la OT debe ser ejecutada en dos etapas

3. El reaprovisionamiento a el tipo de almacén 407 se realiza de acuerdo a el pedido suministrado por parte de

plataforma éxito y la confirmación de la OT debe ser ejecutada en dos etapas

4. Para suministrar los datos de la tabla de estimado de ventas por día, se ingresa a la Tx ZWM_POL_2715_2 y

allí se ingresa o actualiza la información que lo requiera

Descripción

Reaprovisionamiento a tipo de almacén 401

Objetivo Establecer las actividades a seguir para el reaprovisionamiento de los diferentes tipos de almacén


PROCEDIMIENTO REAPROVISIONAMIENTO

8Leer ubicación y

confirmar OT

Por medio de la RF se lee el código de

ubicación en la cual ubicará el material y se

confirma la OT del reaprovisionamiento. Ver



reaprovisionamiento

9Ubicar material

físicamente

Ubicar físicamente el material de acuerdo al

código de ubicación leído y confirmado en la

OT

Diario Montacarguista

10



(403-404)

Por medio de la Tx ZWM_POL_2715_1 se

crean las necesidades de transporte para el

reaprovisionamiento a bandas 403 y 404 y

se prosigue con la actividad 13. Ver



reaprovisionamiento

11Suministrar y generar

entregas

Por medio de la Tx VL10C se suministran

los pedidos y se generan las entregas

correspondientes a la plataforma éxito. Ver

Instructivo para el procesamiento y

facturación de pedidos

Diario Auxiliar de Información

Instructivo para el

procesamiento y


12 Crear transporte

Por medio de la Tx VT01N se el trasporte

para la plataforma éxito. Ver Instructivo

para el procesamiento y facturación de

pedidos


Instructivo para el

procesamiento y


13



(407)

Por medio de la Tx ZWM_POP_1458_1 se

crean las necesidades de

reaprovisionamiento para la banda 407 de

acuerdo a las entregas suministradas. Ver



reaprovisionamiento

14 Generar OT

Por medio de la Tx LB10 se generan las OT

para cada una de las bandas a

reaprovisionar asignando la cola

correspondiente. Ver Instructivo

reaprovisionamiento


reaprovisionamiento

15Loguearse en la cola

correspondiente

De acuerdo al tipo de almacén a

reaprovisionar, debe loguearse en la cola

correspondiente por medio de la RF


16

Leer ubicación origen

y confirmar toma de

material

Se lee la ubicación del material el cual debe

coincidir el lote y cantidad, que se va a

reaprovisionar, ejecutando así a primer

etapa de la confirmación de la OT. Ver

Instructivo reaprovisionamiento por lo

que se determina si:

¿Hay novedades?

Sí: Actividad 17

No: Actividad 18

Diario Auxiliar de LogísticaInstructivo

reaprovisionamiento

17Generar otro

movimiento

Se genera otro movimiento de acuerdo a la

novedad presentada, ya sea hacer un

cambio de lote, o generar la UA en caso de

que la estiba no la tenga

Cuando exista

novedadAuxiliar de Información

18Leer ubicación destino

y confirmar OT

Se lee la ubicación destino en la banda

donde se ubicará el material y se confirma

con esta segunda etapa la OT del

reaprovisionamiento. Ver Instructivo

reaprovisionamiento

Diario Auxiliar de LogísticaInstructivo

reaprovisionamiento

19Ubicar material

físicamente

Se ubica físicamente el material de acuerdo

a la ubicación destino confirmadaDiario Auxiliar de Logística


Reaprovisionamiento a Bandas

AUXILIAR DE INFORMACIÓN MONTACARGUISTA

DIAGRAMA DE FLUJO

SAP-Tx ZWM_POL_1392_2

Borrar necesidades de

transporte

Leer UA

Inicio

Fin

Crear necesidades de re

aprovisionamiento (401)

Generar OT

Bajar material

Leer ubicación y confirmar OT

Ubicar material fisicamente

SAP - RF

SAP-Tx LP21

SAP-Tx LB10

Loggearse en la cola

correspondiente SAP - RF

1 ¿Es reapro a

picking?

Sí

No

¿Hay novedades? Generar otro movimiento Sí

No

DIAGRAMA DE FLUJO

AUXILIAR DE INFORMACIÓN MONTACARGUISTA

Leer ubicación origen y

confirmar toma de material

Fin

Generar OT

Leer ubicación destino y

confirmar OT

Ubicar material fisicamente

SAP - RF

SAP-Tx LB10

Loguearse en la cola

correspondiente SAP - RF

SAP - RF

Suministrar y generar

entregas

Crear transporte

SAP-Tx VL10C

SAP-Tx VL10C

¿Es reapro a 407?


aprovisionamiento

refrigerados (403-404)


Sí

No

SAP-Tx ZWM_POP_1458_1


aprovisionamiento (407)

1

¿Hay novedades? Generar otro movimiento Sí

No

5.3.2 Facturación

Para el proceso de facturación se definieron dos procedimientos

Procedimiento facturación

Procedimiento Picking en dos pasos

No.Actividad.

Que Hacer - Tareas



1Validar rutas y

clientes/Suministrar

Por medio de la Tx VL10C se miran y

validan los pedidos existentes para

determinar las entregas que se deben

realizar. Ver Instructivo para el

procesamiento y facturación de pedidos


Planificador

Instructivo para el

procesamiento y facturación

de pedidos

2 Generar entregas

Se generan las entregas correspondientes

al corte de acuerdo a los pedidos

existentes. Ver Instructivo para el



Instructivo para el


de pedidos

3 Crear transporte

Por medio de la Tx VT01N se crea el

manifiesto para la cada una de las rutas

que llevarán los pedidos. Adicionalmente se

deben llenar los datos del planificador

según la hoja que corresponda. Ver




Planificador

Instructivo para el


de pedidos

4

Generar orden de

transporte de

materiales

Por medio de la Tx VL06P se genera la

orden de transporte para que el material

pueda ser usado en el alistamiento de los

pedidos. Ver Instructivo para el


¿Está en ubicación 131?

Sí: Procedimiento Reaprovisionamiento y

seguir con actividad 13

No: ¿Hay algún material agotado?

Sí: Actividad 5

No: Actividad 13


Instructivo para el


de pedidos

Procedimiento

reaprovisionamiento

Objetivo Establecer las actividades a seguir para el procesamiento y facturación de pedidos


PROCEDIMIENTO DE FACTURACIÓN

AlcanceEl proceso comprende las actividades de facturación, desde la validación de rutas y clientes hasta la entrega de

facturas

Descripción


1. Antes de iniciar el proceso se debe verificar que la ubicación de entrada de materiales (810) se encuentre

vacía. De no ser así, se envía un correo al proceso de inventarios informando la novedad con los materiales que

no han sido ubicados

2. Si existe algún material agotado o con novedades al momento de generar el alistamiento para packing y picking

que genere conflictos en ésta actividad, se solicita al auxiliar de información de inventarios que valide dicha

novedad y si es necesario lo bloquee.

3. El alistamiento de porta perros y peso variable se ejecuta por separado, lo alista un auxiliar de logística aparte y

lo agrega a cada pedido listo, según corresponda. El peso variable se debe alistar con una cantidad igual o inferior

al pedido, nunca superior.

4. Si al momento de solicitar el reaprovisionamiento el facturador indica que no hay más cantidades para realizar

dicho reaprovisionamiento, dependiendo de la situación se procede así:

*Si no se puede cubrir ni una sola unidad del material al pedido, el auxiliar de logística pone la diferencia cero en

la RF para que se modifique la entrega, en caso de poder hacerlo desde la RF se solicita al facturador que la

modifique desde SAP

*Si se cubre una cantidad parcial del material del pedido, se solicita al facturador que modifique la entrega con la

diferencia que exista.

5. Dependiendo del cliente y el turno en el que se encuentre el facturador, varía a quien se le hace la entrega de

la papelería así:

*Si es el turno uno, se hace entrega de la papelería al facturador del turno dos.

*Del turno dos en adelante se le entrega a Opperar.

No.Actividad.

Que Hacer - Tareas



5Generar informe de

material agotado

Por medio de la Tx ZSD_POO_0330 se

genera un informe con la cantidad de

materiales agotados y se notifica al

coordinador de turno parra que haga a

respectiva validación

Cada vez que

existan

agotados

Auxiliar de Información

Instructivo para el


de pedidos

6Validar si se deja

como agotado

Se determina si el pedido se procesa con

agotado(s) o se descausaliza(n) y la

operación se encarga de disponer el(los)

material(es) para que sean procesado(s)

con el pedido

Cada vez que

existan

agotados

Coordinador de turno

7

Autorizar el

procesamiento de

pedido con agotado

Se autoriza el procesamiento del pedido

con agotados por medio de un correo

electrónico y se prosigue con la actividad

10

Cada vez que

existan

agotados


8

Solicitar

descausalización y

uso del material

Se solicita al auxiliar de información

(facturador) que descausalice el(los)

materiales(s) y la operación se encarga de

disponer del(los) material(es)

Cada vez que

existan

agotados


9Descausalizar y usar

material

¿Está en un vehículo para descargar?

Sí: Actividad 11 y descausalizar

No: Actividad 10

Cada vez que

existan

agotados

Auxiliar de InformaciónProcedimiento

Reaprovisionamiento

10

Omitir de la entrega y

dejar causal de

agotado

Se omite el material de la entrega, se deja

la causal de agotado y se prosigue con la

actividad 13. Ver Instructivo para el


Ocasional Auxiliar de Información

Instructivo para el


de pedidos

11

Solicitar el descargue

del vehículo y traslado

del material

Se solicita a inventarios que realice el

descargue y traslado teórico del material

requerido, para que se pueda realizar el

proceso mientras se ubica físicamente. El

auxiliar de logística se direcciona para que

realice las actividades según el

Procedimiento Recepción de producto

terminado

Ocasional Auxiliar de InformaciónProcedimiento Recepción

de producto terminado

12

Solicitar

descausalización y

uso del material

Se autoriza la búsqueda del material para

que el proceso de facturación no deje

causal de agotado y se descausalice.

Diario Coordinador de turno

13Generar listas de

packing

Por medio de la Tx ZSD_POL_0363 se

generan las listas de alistamiento de

packing y se entrega a los auxiliares de

logística para que realicen dicha actividad.

Ver Instructivo para el procesamiento y


Diario Auxiliar de logística

Lista de materiales

(Packing)

Instructivo para el


de pedidos

14Generar etiquetas

para picking


generan las etiquetas (o Sticker) para la

lectura del pedido por medio de las RF. Ver




Instructivo para el


de pedidos

15Separar y alistar

packing

De acuerdo a la lista de packing entregada

por el facturador, se procede a separar los

materiales y alistar dicho packing en el

puesto de banda correspondiente

Diario Auxiliar de logísticaLista de materiales

(Packing)

No.Actividad.

Que Hacer - Tareas



16

Procedimiento

alistamiento de

pedidos (Picking)

Se ejecuta la actividad de acuerdo al

Procedimiento Alistamiento de pedidos

(picking). Y después se determina si el

pedido:

¿Requiere certificación?

Sí: Actividad 17

No: ¿Requiere avisos de despacho?

Sí: Actividad 20

No: Actividad 22

Diario Auxiliar de logísticaProcedimiento alistamiento

de pedidos

17Generar listas de

certificación

se generan las listas de certificación y se

entregan al auxiliar de logística que

ejecutara el conteo. Ver Instructivo para el


Diario Auxiliar de InformaciónLista de materiales

(Certificación)

18Realizar conteo de

certificación

De acuerdo a la lista de certificación se

realiza el conteo y se determina:

¿Hay novedades?

Sí: Actividad 14

No: ¿Requiere avisos de despacho?

Sí: Actividad 20

No: Actividad 22

Cuando el

pedido requiera

certificación

Auxiliar de logísticaLista de materiales

(Certificación)

19 Corregir novedad

Se corrige la novedad de acuerdo a la

naturaleza de ésta. Si es faltante, se

completa el pedido y si es sobrante, se

retira la cantidad que sobra. La novedad

corregida se debe reportar para que se le

realice seguimiento

¿Requiere avisos de despacho?

Sí: Actividad 14

No: Actividad 16

Ocasional Auxiliar de logística

20Generar Avisos de

despacho

Por medio de la Tx ZSD_POL_1203_1

se generan los avisos de despachos

correspondientes al pedido que los requiera

y se entregan al auxiliar de logística. Ver



Auxiliar de Información

Instructivo para el


de pedidos

21Poner avisos de

despacho

Se ponen los avisos de despacho al pedido

correspondienteAuxiliar de logística

22 Contabilizar

Después de que el alistamiento de pedido

es confirmado por parte de los auxiliares de

logística, por medio de la Tx VT02N se

contabiliza los pedidos y la entrega. Ver




Instructivo para el


de pedidos

23 Facturar

Posterior a la contabilización del pedido, en

la misma transacción (VT02N) se genera la

factura del pedido correspondiente. Ver




Factura o Documento de

Traslado/Remisión entre

bodegas

Instructivo para el


de pedidos

24Entregar

Manifiesto/Papelería

Se hace la entrega de Manifiesto/papelería

según correspondaDiario Auxiliar de Información Manifiesto/Papelería

Última fecha de modificación: Revisión:

Cuando el

pedido requiera

avisos de

despacho

AUXILIAR DE INFORMACIÓN AUXILIAR DE LOGÍSTICA COORDINADOR DE TURNO

DIAGRAMA DE FLUJO

Validar rutas y clientes/

suminitrar

Generar entregas

Crear transporte

Generar informe de material

agotado

Generar etiquetas para

picking

Inicio

¿Hay algún

material

agotado?

¿Está en ubicación

131?

Solicitar el descargue del

vehículo y traslado del

material

Omitir de la entrega y dejar

causal de agotado

Si

No

Alistamiento de pedidos(Picking)

¿Requiere

certificación?

Generar Lista de certificación

Relizar conteo de

certificación

¿Hay novedades?

Lista mat.

Si

No

S

No

Si

SAP-Tx VL06P

SAP-Tx VL10C

SAP-Tx VL10C

SAP-Tx VT01N

Generar listas de packing

SAP-Tx ZSD_POL_0360

SAP-Tx ZSD_POL_0363 Lista mat.

No

Separar y alistar packing

SAP-Tx

¿Está en un vehículo

para descargar?

No

Si Reaprovisionamiento

Autorizar el procesamiento

de pedido con agotado

Recepción

Validar si se deja como

agotado

¿Se procesa el

pedido con agotado?

Crear orden de transporte

1

1

Si

Solicitar descausalización y

uso del material

Descausalizar y buscar

material

SAP-Tx ZSD_POO_0330

SAP-Tx VA05N No

1 2

AUXILIAR DE INFORMACIÓN AUXILIAR DE LOGÍSTICA COORDINADOR DE TURNO

Contabilizar

Facturar

Entregar Manifiesto/Papelería

Corregir novedad

¿Requiere avisos

de despacho?

Generar avisos de despacho

Poner avisos de

despacho

No

S

Inicio

SAP-Tx VT02N

Factura SAP-Tx VT02N

SAP-Tx ZSD_POL_1203_1

1 2

No.Actividad.

Que Hacer - Tareas



1Determinar el tipo de

pedido

¿Es un pedido de traslado?

Sí: Actividad 2

No: Actividad 3

Diaria Auxiliar de informaciónInstructivo Picking en dos

pasos

2Suministrar pedido de

traslado

Por medio de la Tx VL10D se determinan

las entregas por pedido de traslado que se

deben realizar y se suministran. Ver

Instructivo Picking en dos pasos


pasos

3Suministrar pedido de

venta

Por medio de la Tx VL10C se determinan

las entregas por pedido de venta para

comercializadoras que se deben realizar y

se suministran. Ver Instructivo Picking en

dos pasos


pasos

4 Crear transporte

Por medio de la Tx VT01N se crea el

transporte para la entregas con todos los

materiales que se van a alistar. Ver



pasos

5 Asignar grupo

De acuerdo al transporte creado

anteriormente, se asigna un grupo de

entregas por medio de la Tx LT43. Ver


¿Es un pedido de traslado?

Sí: Actividad 4

No: Actividad 5


pasos

6

Bloquear salidas

desde tipo de

almacén 401

Por medio de la Tx LS12 se bloquea la

salida de materiales del tipo de almacén

401, con el fin de que las OT se generen

desde el tipo de almacén 131. Ver



pasos

7Crear OT para la

toma

Por medio de la Tx LX39 se genera la OT

correspondiente a la toma de materiales

para el grupo. Al finalizar la creación de OT

para pedido de traslado entre agencias, se

debe desbloquear inmediatamente el tipo

de almacén 401. Ver Instructivo Picking

en dos pasos


pasos

8

Separar material

físicamente y

confirmar OT

Por medio de la RF se realiza la toma de

materiales pertenecientes al grupo y se

confirma la OT. Ver Instructivo Picking en

dos pasos

Diaria MontacarguistaInstructivo Picking en dos

pasos

Objetivo Establecer las actividades a ejecutar para el procesamiento y alistamiento de pedidos por medio de picking en

dos pasos


PROCEDIMIENTO PICKING EN DOS PASOS

AlcanceAplica para el procesamiento y alistamiento de pedidos de traslado entre agencias y pedidos de agentes

comercializadores los cuales se ejecutan por medio del picking en dos pasos


1. Para suministrar pedidos, en el alistamiento de pedidos de traslado, se hará por medio de la transacción

(Tx) VL10D y para el alistamiento de pedidos de venta de agentes comercializadores usando la Tx VL10C

2. La contabilización de los pedidos se realizará para los pedidos de traslados por medio de la Tx VL06O y

para los pedidos de venta de agentes comercializadores con la Tx VT02N

3. Los pedidos de traslados entre agencias deben ir acompañados por un Documento de Traslado/Remisión

entre bodegas que se genera al final del proceso por medio de la Tx ZSD_POS_0170 y para los agentes

comercializadores, se generará un a factura por medio de la Tx VT02N

4. Cuando se esté procesando pedidos de traslado entre agencias y se bloquee el tipo de almacén 401, al

finalizar la creación de OT para la toma, debe ser desbloqueado inmediatamente

Descripción

No.Actividad.

Que Hacer - Tareas



9Imprimir listas de

certificación

Posterior a la confirmación de la OT de

toma de materiales por parte del

montacarguista, se procede a generar las

listas de certificación por medio de la Tx

ZWM_POL_2821_1 y se entrega para que

se realice el conteo de certificación. Ver



pasos

10Realizar conteo de

certificación

Se realiza el conteo de certificación de

acuerdo a la lista de certificación

suministrada

¿Hay novedades?

Sí: Actividad 11

No: Actividad 12

Diaria Auxiliar de logística

11 Corregir novedadSe corrige la novedad presentada, ya sea

agregar por faltante o quitar por sobrante Ocasional Montacarguista

12Crear OT por pedidos

(Asignación)

Por medio de la Tx LX39 se genera la OT

por pedido/entregas para que se realice la

separación de éstos. Ver Instructivo

Picking en dos pasos


pasos

13Generar etiquetas

para picking


generan las etiquetas (o Sticker) para la

lectura del pedido por medio de las RF.

Ver Instructivo Picking en dos pasos

DiarioAuxiliar de

Información

Instructivo Picking en dos

pasos

14

Procedimiento

alistamiento de

pedidos (Picking)

Se realiza la separación de acuerdo al

Procedimiento Alistamiento de pedidos

(picking).

Diario Auxiliar de logística

Procedimiento

Alistamiento de pedidos

(picking)

15Transportar a zona de

cargue

Posterior a la separación de pedidos se

transporta físicamente a la zona de cargue

y se informa al auxiliar de información la

ejecución de la actividad


16Crear transporte a

pedidos/entregas

De acuerdo a los pedidos generados, se

crean los transportes correspondientes por

medio de la Tx VT01N. Ver Instructivo

Picking en dos pasos

Diaria Auxiliar de información Instructivo Picking en

dos pasos

17Contabilizar pedido

de traslado

Al finalizar el alistamiento de pedidos y

confirmación de la OT se contabiliza el

pedido de traslado por medio de la Tx

VL06O Ver Instructivo Picking en dos

pasos


dos pasos

18Imprimir Documento

traslado

Por medio de la Tx ZSD_POS_0170 se

imprime el "Documento de

traslado/remisión entre bodegas" Ver



dos pasos

19Contabilizar pedido

de venta

Al finalizar el alistamiento de pedidos y

confirmación de la OT se contabiliza el

pedido de venta por medio de la Tx

VT02N. Ver Instructivo Picking en dos

pasos


dos pasos

20Imprimir Documento

Factura

Por medio de la Tx VT02N se imprime la

factura de pedido de venta Diaria Auxiliar de información

Instructivo Picking en

dos pasos

Última fecha de modificación:Revisión:

MONTACARGUISTA AUXILIAR DE LOGÍSTICA MONTACARGUISTA

DIAGRAMA DE FLUJO

Determinar el tipo de pedido

Realizar conteo de

certificación

Crear OT por pedidos

(Asignación)

Separar material físicamente

y confirmar OT

Sí No

Inicio

Fin

Crear transporte

Asignar grupo

Crear OT para la toma

Imprimir listas de

certificación

¿Hay novedades?

Crear transporte por

entregas

Contabilizar pedido de venta

Imprimir Documento traslado

Trasportar a zona de cargue

Corregir novedad

SAP-Tx VT01N

SAP-Tx LT43

SAP-RF

Lista mat.

SAP-Tx LX39

SAP-Tx VT01N

SAP-RF

SAP-Tx VL06O

Doc Traslado

SAP-Tx ZSD_POS_0170

SAP-Tx LX39

¿Es un pedido de

traslado?

Bloquear salidas desde tipo

de almacén 401

Sí

No

Alistamiento de pedidos(Picking)

Imprimir Stickers para picking SAP-Tx ZSD_POL_0360

SAP-Tx LS12

¿Es un pedido de

traslado?

Suministrar pedido de

traslado

Suministrar pedido de venta SAP-Tx VL10C

SAP-Tx VL10D

Sí

No

¿Es un pedido de

traslado?

Contabilizar pedido de

traslado

Imprimir Factura

Factura SAP-Tx VT02N

SAP-Tx VT02N

Sí

No


5.3.3 Operación bajo techo:

Cabe aclarar que dentro de los procedimientos anteriormente enunciados,

se encuentra la parte operativa correspondiente a “Operación bajo techo”

pero son asociados principalmente a los otros procesos ya que son los

encargados tanto de abrir como de cerrar dichos procedimientos, por lo que

para este proceso se crearon dos porcedimientos:

Procedimiento alistamiento de pedidos (Picking)

Procedimiento de cargue de vehículos

No.Actividad.

Que Hacer - Tareas



1Escanear código de

barras de la entrega

Por medio de la RF se escanea el código de

barras de la entrega con el fin de obtener la

información referente a los materiales y

cantidades que deben ir en dicha entrega


2

Poner la cantidad y

material de acuerdo a

lo solicitado

De acuerdo a la información proporcionada

por la lectura del código, se ponen en la

entrega la referencia y cantidad de

materiales solicitada, verificando que no

tenga pérdida de vacío o cortafecha

¿Hay novedades con el material?

Sí: Actividad 3

No: Actividad 4


3 Confirmar OT

Se confirma la OT con la cantidad total

solicitada

¿Solicita más materiales?

Sí: Actividad 2

No: Actividad 5


4Confirmar OT con

diferencia

Se confirma la OT con la diferencia que se

generó, ya sea parcial o total

¿Solicita más materiales?

Sí: Actividad 2

No: Actividad 5

Ocasional Auxiliar de logística

5

Unificar y ubicar

pedidos por ruta en

zona correspondiente

Se agrupan los pedidos por ruta y se ubican

en la zona correspondiente para proseguir

con el proceso de cargue, adicionalmente

se deben agregar los materiales de

congelados, peso variable y demás que

puedan pertenecer a cada uno de los

pedidos


6Confirmar ejecución y

finalización del picking

Se confirma al auxiliar de información la

finalización del proceso de alistamiento de

pedidos (picking) para que prosiga con las

actividades del proceso correspondiente

(Facturación)


Objetivo Determinar las actividades a realizar para el proceso de alistamiento de pedidos (picking)


PROCEDIMIENTO DE ALISTAMIENTO DE PEDIDOS (PICKING)


Alcance Aplica para el alistamiento de pedidos (picking) por banda o piso

Descripción


1. El puesto 1 de la cola en la banda de alistamiento (en el picking) es el encargado de colocar las etiquetas (o

stickers) en cada una de las canastas. Adicionalmente cada puesto debe alistar un total de canastas vacías según

corresponda.

2. Para la ejecución del picking se asigna un auxiliar de logística por estación en la banda transportadora.

3. El auxiliar de logística debe garantizar que presente averías, pérdida de vacío o cuente con una fecha inferior a

los ocho días para su vencimiento. Éste debe ser separado al encontrarse en el proceso de packing y picking y

posteriormente se coloca en la zona destinada a éste tipo de material.

AUXILIAR DE INFORMACIÓN AUXILIAR DE LOGÍSTICA

DIAGRAMA DE FLUJO

Escanear código de barras de

la entrega

Poner la cantidad y material

de acuerdo a lo solicitado

Inicio

¿Hay novedades con

el material?

Confirmar ejecución y

finalización del picking

Confirmar OT

Si

Unificar y ubicar pedidos por

ruta en zona correspondiente

Si

No

Confirmar OT con diferencia

No

¿Solicita más

materiales?

Facturación

Fin

SAP-RF

SAP-RF

No.Actividad.

Que Hacer - Tareas



1 Validar rutas

Se validan las rutas que van a salir durante

el turno para planificar el cargue de

acuerdo a los que se especifica en el

documento Planificador

Diaria Auxiliar de información Planificador

2

Entregar planificador

de rutas a personal

de patio

Se entrega el Planificador de rutas al

personal de patio para que esté al tanto de

los vehículos que van a ingresar para el

cargue

Diaria Auxiliar de información Planificador de rutas

3Hacer relación de

sellos para el cargue

se determinan los sellos que se usaran en

los vehículos que serán cargados y se

registran en el documento de Relación de

sellos. Adicionalmente se marcan los

sellos con la ruta en la que irán.

Diaria Auxiliar de información Relación de sellos

4Verificar pedidos a

cargar en el vehículo

Se verifica los pedidos que serán cargados

al vehículo con el fin de asegurar que son

los que corresponden a dicho vehículo


5Cargar pedidos al

vehículo

Se cargan los pedidos en los vehículos

según lo especificado en el planificador de

rutas, siguiendo los especificado en el

Procedimiento Cargue de Producto

Terminado Refrigerado y Congelado


Planificador de rutas

Procedimiento Cargue de

Producto Terminado

Refrigerado y Congelado

6Registrar canastas y

estibas en el PUME

Se registran en el documento PUME la

cantidad de canastas y estibas que se

cargan por entrega asociando si se cargan

al auxiliar de distribución o al cliente

DiariaAuxiliar de gestión

control

Planilla única de material

de embalaje (PUME)

7Generar recibo para

el control de canastas

Se genera el Recibo para el control de

canastas con la cantidad de canastas que

van por pedido registradas anteriormente y

se entrega al facturador para que lo anexe

a la papelería

¿Requiere arqueo?

Sí: Actividad 8

No: Actividad 9

DiariaAuxiliar de gestión

logística

Recibo para el control de

canastas

Objetivo Realizar el proceso de cargue de pedidos en los vehículos y garantizar que se envíe la cantidad solicitada al

cliente.

PROCEDIMIENTO CARGUE DE VEHÍCULOS

Alcance Comprende las actividades desde validar las rutas hasta que se ponen los sellos a los vehículos cargados.


1. Al iniciar el proceso se deben verificar las novedades que puedan existir en cuanto a las rutas que deben

ser cargadas. Estas novedades se describen en el planificador de rutas.

2. Cuando se realiza la relación de sellos, se debe tener en cuenta si el vehículo tiene una puerta o dos, ya

que si tiene dos, se deben relacionar dos sellos, uno para cada puerta.

3. Se debe manejar el PUME impreso en el que se relaciona la información de las rutas, sellos y canastas, con

el fin de tener la información accesible fácilmente durante la operación.

4. Antes del cargue de agencias se debe diligenciar el formato F713 Informe Flota Viajera con el fin de

verificar las condiciones necesarias que debe cumplir el vehículo que será cargado.

5. El formato de Arqueo y Verificación de Mercancía en Vehículo debe ser entregado al coordinador de

turno para anexarlo al archivo del pedido.

Descripción

No.Actividad.

Que Hacer - Tareas



8

Realizar arqueo/

verificación de

mercancía en el

vehículo

Se realiza el arqueo y verificación del

vehículo cargado por medio del formato

Arqueo y Verificación de Mercancía en

Vehículo

Diaria Auxiliar de logísticaArqueo y Verificación de

Mercancía en Vehículo

9Poner sello al

vehículo

Se pone el sello al vehículo según lo

especificado en el documento de relación

de sellos. En caso de que el vehículo sea

de dos puertas, se deben colocar dos

sellos.

Diaria Auxiliar de logística PUME impreso



DIAGRAMA DE FLUJO

Hacer relación de sellos para

el cargue

Cargue producto

terminado a clientes

Poner sellos al vehículo

Arqueo y verificación

Registrar canastas y estibas en

el PUME

Realizar arqueo/verificación

de marcancía en el vehículo

Inicio

Generar recibo para el control

de canastas

Validar rutas

Entregar planificador de rutas

a personal de patio

Verificar pedidos a cargar en

el vehículo

Fin

Relación de

¿Requiere arqueo? No

Si

5.3.4 Devoluciones

Para el proceso de devoluciones de crearon dos procedimientos

Procedimiento devoluciones

Procedimiento re despachos

No.Actividad.

Que Hacer - Tareas



1Recibir vehículo con

devoluciones

Para iniciar con éste proceso, los auxiliares

de distribución deben contar con un turno

para atenderlos que es entregado en

portería. El vehículo se recibe en el muelle

para la recepción de los materiales

devueltos y cada rol se encarga de hacer

la recepción según corresponda.

Diaria

Auxiliar de

Información

Auxiliar de logística


del vehículo

Se debe verificar la temperatura del

vehículo. Ver Procedimiento de

inspección de producto - Devoluciones

en buen estado


Procedimiento de

inspección de producto -

Devoluciones en buen

estado

3 Contar y almacenar

Se descargan y cuentan la cantidad de

canastas/estibas que vienen en el vehículo

y se registran en el formato físico PUME

para proporcionar una entrada al

Procedimiento administración de



PUME

Procedimiento

administración de


AlcanceEl proceso comprende las actividades desde la recepción de vehículos con devoluciones, hasta el envío a su

respectivo destino

Descripción

Canastas y estibas

1. Los materiales provenientes de las devoluciones pueden ser:

Buen estado: Son aquellos materiales que regresan al CEDI el mismo día que son despachados y pueden ser

sobrantes o para reenvío.

Sobrantes: Son aquellos materiales que al finalizar la entrega de pedidos, regresan al CEDI porque no

correspondía a ningún pedido existente en la ruta de despacho.

Mal estado: Son aquellos materiales que regresan al CEDI desde el siguiente día que son despachados,

están averiados o con perdida de vacío

Canastas y estibas: Son las canastas y estibas provenientes de los pedidos realizados y que retornan al

CEDI.

2. La recepción de canastas y estibas se realiza por parte del auxiliar de logística y la de materiales se realiza

por parte de los auxiliares de información en las ventanillas. En ambos casos, el auxiliar de distribución es el

encargado de descargar el vehículo y hacer la entrega

3. En la recepción de material en buen o mal estado se debe discriminar si la factura es crédito o contado, las

facturas crédito deben ser depositadas en el cajón correspondiente para que se hagan el proceso por el

auxiliar de información que le corresponde este tipo de facturas.

4. Cuando exista una novedad en la entrega de facturas (que no las tenga y por tanto no as entregue al

momento de realizar las devoluciones) crédito o salidas varias por parte del auxiliar de distribución, se da un

plazo de máximo 24 horas para que se realice dicha entrega y entregar el paz y salvo por parte del auxiliar de

información

5. En cada proceso de devolución se debe diligenciar la información requerida por el legalizador.

6. Cuando llegue un material sobrante, se debe registrar en el legalizador en la hoja de "sobrantes" y

mantener actualizada esta hoja. Al ingresarlo a la cava de buen estado, se desde almacenar en lugar especial

para este tipo de devoluciones

7. Al final del turno dos se debe dejar completamente organizado y distribuido según la estación que

corresponda todo el material en buen estado recibido.

8. Los materiales que son destinados a reenvío deben ser identificados con un cartel que contenga; La ruta

asignada, el número de canastas, el número de salida varia o factura por quién fue registrado. Este formato

se encuentra en el legalizador

9. El turno tres es el encargado de realizar los inventarios y registros de todo el material que ingresó a

devoluciones durante el día y enviarlos a su destino correspondiente.


Objetivo Establecer los parámetros y actividades para el proceso de devoluciones de material en buen o mal estado


PROCEDIMIENTO DEVOLUCIONES

No.Actividad.

Que Hacer - Tareas



4 Recibir papelería

Se revisan las facturas verificando las

novedades y se causaliza de acuerdo a la

fecha de vencimiento del material

¿Es material en buen estado?

Sí: Actividad 5

No: Actividad 6

DiariaAuxiliar de

Información

Legalizador

Factura


del material

Se debe verificar la temperatura del

material devuelto en buen estado(1

material por canasta). Ver Procedimiento

de inspección de producto -

Devoluciones en buen estado


Procedimiento de

inspección de producto -

Devoluciones en buen

estado

6Recibir y contar el

material

Se recibe y se cuenta el material entregado

por parte del auxiliar de distribución

¿El material es para re despacho?

Sí: Procedimiento Re despachos

No: Actividad

DiariaAuxiliar de

Información

7

Causalizar

devoluciones en buen

y mal estado

Por medio de la Tx ZSD_POO_1021 y de

acuerdo al tipo de devolución se generan

las notas correspondientes a las facturas.

Ver Instructivo para el registro de

devoluciones

DiariaAuxiliar de

Información

Instructivo para el registro

de devoluciones

10

Enviar reporte de

devoluciones a caja y

demás destinatarios

Por medio de la Tx ZSD_POO_1021-3 se

envía el reporte de devoluciones a caja y a

los demás destinatarios que corresponda,

ésta información de destinatarios se

encuentra en el legalizador. Ver

Instructivo para el registro de

devoluciones

DiariaAuxiliar de

Información

Legalizador


de devoluciones

11

Realizar inventario de

materiales en buen

estado

se realiza el conteo de todo el material en

buen estado recibido durante el día y se

consolida en un inventario

DiariaAuxiliar de

Información

12

Trasladar a almacén

1806 Tipo de

almacén 921

por medio de la Tx ZMM_POL_2231_1

se trasladan teóricamente los materiales

en buen estado al tipo de almacén de libre

utilización 921

DiariaAuxiliar de

Información

14Llevar a cava de

almacenamiento

Se traslada físicamente los materiales a la

cava de almacenamiento junto con el

inventario que se consolidó anteriormente

DiariaAuxiliar de

Información

Recepción de devoluciones

Material buen estado

No.Actividad.

Que Hacer - Tareas



15

Identificar con lote

genérico material en

mal estado

Por medio de la Tx MB52 se identifican los

materiales en mal estado (los que tienen el

lote genérico A20080301) y se exportan

en un archivo de Excel

DiariaAuxiliar de

Información

16Generar salida varia

por desguace

Por medio de la Tx VA01 se genera la

salida varia por desguace a los materiales

en mal estado identificados anteriormente

DiariaAuxiliar de

Información

17 Pesar y registrarSe pesa el material en mal estado y se

registra en Diaria

Auxiliar de

Información

18

Entrega a proveedor

de saneamiento para

desguace

Se realiza la entrega del material en mal

estado de acuerdo a la salida varia al

proveedor de saneamiento para desguace

del material

DiariaAuxiliar de

Información


Material mal estado


DIAGRAMA DE FLUJO

Inicio

Recibir vehículo con

devoluciones

Contar y almacenar

canastas/estibas vacías

¿Hay canastas y

estibas vacías?

Administración de

Si

No

Verificar temperatura del

vehículo

Recibir papelería

Recibir y contar el material

¿Es material en

buen estado?

Verificar temperatura del

material

No Si

Causalizar devoluciones buen

y mal estado

¿Es material para

redespacho?

Redespachos

No

Si

¿Hay mateial

sobrante?

Si

No

SAP-Tx ZSD_POO_1021

1 2


Enviar reporte de

devoluciones a caja y demás

desinatarios

Registrar en el legalizador

cantidad recibida

Ingresar material a cava

¿Es material en

buen estado?

Realizar inventario de

materiales en buen estado

Trasladar a almacén 1806

Tipo de almacén 921

Llevar a cava de

almacenamiento

SAP-tx VA01

Entrega a proveedor de

saneamiento para desguace

Generar salida varia por

desguace

Identificar con lote genérico

material en mal estado

Si

No

Almacenamiento

Fin

Pesar y registrar

SAP-Tx ZMM_POL_2231_1

SAP-Tx ZSD_POO_1021_3

1

SAP-tx MB52

2

No.Actividad.

Que Hacer - Tareas



1

Determinar pedidos

que se requieren

redespachar

Se determinan los pedidos que requieren

ser enviados a zona de cargue y

posteriormente redespachados

¿Está completo el pedido?

Sí: Actividad 2

No: Actividad 3

Cuando exista

un redespacho

Auxiliar de

Información

2Identificar el material

y cantidad faltante

Se identifica el material y la cantidad que

falta en el pedido

Cuando exista

un redespacho

Auxiliar de

Información

3Poner rotulo de

identificación

Se pone el rotulo al pedido que se requiere

hacer el redespacho, con el fin de que se

identifique al momento de enviarlo a la

zona de cargue

Cuando exista

un redespacho

Auxiliar de

Información

4Ingresar pedido a

manifiesto genérico

Por medio de la Tx VT02N se ingresa el

pedido el número de manifiesto genérico

Cuando exista

un redespacho

Auxiliar de

Información

Instructivo redespachos -

Devoluciones

5Enviar a zona de

despacho

Se envía el pedido a zona de cargue para

que se pueda realizar el cargue del pedido

al vehículo

¿Hay que completar el pedido?

Sí: Actividad

No: Actividad

Cuando exista

un redespacho

Auxiliar de

Información

6 Completar pedidoSe completa el pedido con las unidades

que hacen falta para que esté completo

Cuando el

pedido esté

incompleto

Auxiliar de

Información

7Ingresar al manifiesto

que se va a cargar

De acuerdo a lo especificado en el

planificador, se ingresa el pedido al

manifiesto correspondiente a la ruta que

será cargado por medio de la Tx VT02N

Cuando exista

un redespacho

Auxiliar de

Información

Instructivo para el

procesamiento y


8Cargar al vehículo

correspondiente

Se carga el pedido al vehículo según

corresponda

Cuando exista

un redespacho

Auxiliar de

Información

Objetivo Establecer las actividades a seguir para el tratamiento de pedidos que deben ser redespachados


PROCEDIMIENTO REDESPACHOS


Alcance Aplica para los pedidos catalogados como redespachos


1. Cuando un pedido requiera ser completado, en primer instancia se contemplará el material sobrante para

completarlo, en caso que la referencia necesaria no esté en los sobrantes, se completa con el material del tipo

de almacén 401 y se notifica a inventarios para que realicen el control pertinente a la salida del material.

Descripción


DIAGRAMA DE FLUJO

Inicio

Identificar el material y

cantidad faltante

¿Está completo el

pedido?

Si

No

Poner rotulo de identificación

Ingresar pedido a manifiesto

genérico

Envíar a zona de despacho

Completar pedido

SAP-Tx VT02N

¿Hay que completar

el pedido?

Ingesar a manifiesto al que se

va a cargar

Si

No

Determinar pedidos que se

requieren redespachar

Devoluciones

Cargue de pedidos

Fin

SAP-Tx VT02N

5.3.5 Empresas terceras

Adicionalmente, se crearon procedimientos complementarios de actividades

realizadas en conjunto con empresas externas así:

Procedimiento administración de maquilas

Procedimiento parametrización de rutas a clientes nuevos

Procedimiento legalización en caja

Procedimiento Cobro por averías, pérdidas y siniestros

No.Actividad.

Que Hacer - Tareas



1

Identificar los

materiales/amarres

que tienen plan de

venta

Se identifican los materiales/amarres que

tienen plan de venta de acuerdo a las

fuentes de información APO, WMAPE y

Plan de clientes (semana #) y se registran

el documento Programación Maquila

(semana #). Ver Instructivo planeación

maquilas

Diaria

Auxiliar de información

(Gestión y Servicio

Logística)

WMAPE

Plan de cliente

Documento Programación

Maquila

2

Identificar inventario y

novedades de

materiales/amarres

Por medio de la Tx MB52 se identifica la

cantidad de materiales/amarres que existen

en el inventario y las novedades que se

pudieron presentar en el armado teórico y

se registran el documento Programación

Maquila (semana #). Ver Instructivo

planeación maquilas

Diaria



Logística)


Maquila

3Planificar armado de

maquilas

De acuerdo a la información registrada en el

documento Programación Maquila

(semana #) (en los dos pasos anteriores)

se planifica la cantidad de

materiales/amarres que se deben producir

por medio de maquilas. Ver Instructivo

planeación maquilas

Diaria



Logística)


Maquila

4Separar y alistar

material P.O.P

De acuerdo a lo planificado en el

documento Maquila (semana #) se separa

la cantidad de material P.O.P necesario

para la ejecución de la maquila y se alista

para su posterior entrega. Se debe

diligenciar la Tarjeta kardex de material

P.O.P para maquilas registrando la salida

de los materiales

DiariaAuxiliar de logística

(Canastas Turno 1 y 2)


Maquila

Tarjeta kardex de material

P.O.P para maquilas

5Entregar material

P.O.P a cava

Se entrega el material P.O.P alistado al

coordinador de turno 1 Diaria

Coordinador Turno 1


(Cava Turno 1)

6

Ubicar material P.O.P

en estación de

maquila

Se ubica el material en la estación de

maquila para que estén disponibles en el

momento de la ejecución de la maquila

Diaria

Coordinador Turno 1


(Cava Turno 1)

Objetivo Establecer los lineamientos en el proceso de planificación y armado de amarres por maquilas

PROCEDIMIENTO MAQUILAS

AlcanceComprende las actividades de planificación, separación de materiales componentes, armado físico, teórico y

entrega de maquilas

Descripción


1. Al inicio de semana de planificación de maquilas, se debe modificar el documento de acuerdo a la semana que

será planificada y agregarle al nombre la semana a la que corresponde el documento y ponerlo en la carpeta de la

semana correspondiente.

2. El alistamiento y entrega de material P.O.P se debe realizar el día anterior a la ejecución de la maquila y se hace

entrega por parte de auxiliar de logística de canastas del turno uno, siendo éste último el único responsable del

registro de entradas y salidas de éste material. El auxiliar de logística de canastas del turno dos, ayudará como

contingencia en caso de novedades.

3. Se debe garantizar que los materiales componentes y material P.O.P estén ubicados y listos para la utilización

por parte del personal de Omega al momento de que éstos inicien su turno de operación, con el fin de que no

existan retrasos

No.Actividad.

Que Hacer - Tareas



7Armar maquila

teóricamente

Por medio de la Tx COR1 se procede a

realizar el armado teórico de las maquilas.

Ver instructivo armado teórico de

maquilas

¿Hay algún material agotado?

Sí: Actividad 8

No: Actividad 9

DiariaAuxiliar de información

(inventarios Turno 3)

instructivo armado teórico

de maquilas

8Notificar novedad a

gestión y servicio

Se notifica al auxiliar de información de

gestión servicio logística la novedad y la

cantidad de maquilas que no se pudieron

armar teóricamente para que lo tenga en

cuenta en el momento de la planificación

DiariaAuxiliar de información

(Inventarios Turno 3)

9

Separar materiales

componentes

físicamente

De acuerdo a las maquilas armadas

teóricamente, el auxiliar de información de

inventarios turno 3, envía ésta información

al coordinador de turno para proceder a

separar por medio de la RF los materiales

componentes necesarios para armar

físicamente las maquilas. Adicionalmente se

ubican en la estación de maquilas, para que

estén disponibles al momento de la

ejecución de maquila

Diaria

Coordinador Turno 3


(Cava Turno 3)


Maquila

10 Ejecutar maquila

Se ejecuta la maquila de acuerdo a las

especificaciones dadas en la Ficha técnica

¿Hay novedad con algún material?

Sí: Actividad 11

No: Actividad 13

Diaria Omega


Maquila

Ficha técnica maquilas

11Notificar novedad a

coordinador de turno

El personal de Omega notifica al

coordinador de turno la novedad que pueda

existir con algún material (avería o pérdida

de vacío) para la posterior solución

Diaria Omega

12Dar solución a la

novedad

De acuerdo a la novedad se determina la

reposición del material (componente o

P.O.P) según corresponda a cada

responsable

Diaria

Omega


13 Entregar maquila

Se hace entrega de la maquila por parte de

omega al coordinador de turno dos, incluido

el material componente y/o P.O.P averiado

y se registra en los formatos

correspondientes (Tarjeta

kardex/Documento Programación Maquila

(semana #)) para su posterior

almacenamiento

Diaria

Omega

Coordinador de turno 2


Maquila

Tarjeta kardex de material

P.O.P para maquilas


DIAGRAMA DE FLUJO

AUX INFORMACIÓN (GESTIÓN Y SERVICIO) AUX LOGÍSTICACOORDINADOR DE TURNO

AUX INFORMACIÓN (INVENTARIOS)OMEGA

Inicio

Identificar los materiales que

tienen plan de venta

Identificar inventario y

novedades de

materiales/amarres

SAP-Tx MB52

Planificar armado de maquilas

SAP-APO

Doc. maquilas Separar y alistar material P.O.P

Entregar material P.O.P a cava

Armar maquila teóricamente

¿Hay algún material

agotado?

Notificar novedad a gestión y

servicio

SAP-Tx COR1

Sí

No

Separar materiales

componentes físicamente Ejecutar maquila

¿Hay novedad con

algún material?

Notificar novedad a

coordinador de turno

Entregar maquila

Responder y solucionar

novedad

Fin

SAP-RF

No.Actividad.

Que Hacer - Tareas



1

Identificar si hay

clientes nuevos que

parametrizar

Diariamente se identifica si hay clientes

nuevos que se deben parametrizar en las

rutas para la entrega de pedidas y se

verifica por medio de correo electronico si:

¿Hay notificación de comercial?

Sí: Actividad 5

No: Actividad 2


2Validar por medio de

SAP

En caso de no haber notificación por parte

del área comercial, se debe validar por

medio de SAP con la Tx VL01C los clientes

nuevos que puedan existir


3Identificar ruta a

asignar

De acuerdo a lo consultado anteriormente,

se procede a identificar la ruta que se

puede asignar, esto por medio de la Macro

de Base de datos de clientes

Cada vez que

hay un cliente

nuevo


4Asignar ruta temporal

manualmente

Con los datos porporcionados por la Macro

se asigna de manera manual la ruta

temporal que realizará la entrega

Cada vez que

hay un cliente

nuevo


5Identificar ruta

potencial a asignar

De acuerdo a la información proporcionada

por el área comercial, por meido de la

Macro base de datos de clientes, se

identifica la ruta ne la cual se puede

asignar la entrega de pedidos

Cada vez que

hay un cliente

nuevo


6Configurar zona de

transporte

Por medio de la Tx XD02 se configura la

zona de transporte, donde se hace el

cálculo de la ruta

Cada vez que

hay un cliente

nuevo


7 Asignar frecuencia

Por medio de la Tx VL52 se asigna la

frecuencia de entrega de pedidos según lo

reportado por el área comercial

Cada vez que

hay un cliente

nuevo


8Ejecutar prueba de

viabilidad

Por medio de la Tx ZSD_POO_6000 se

realiza una prueba para determinar si la

ruta puede realizar las entregas según los

parametros ingresados anteriormente

¿Se puede ingresar a la ruta?

Sí: Se asigna a la ruta y Fin

No: Actividad 5

Cada vez que

hay un cliente

nuevo


Objetivo Establecer las actividades a seguir en la paremetrización y asignación de rutas para los cliente nuevos

PROCEDIMIENTO PARAMETRIZACIÓN DE RUTAS A CLIENTES NUEVOS


Alcance Aplica para las actividades de parametrización de rutas de clientes nuevos por parte de Opperar


1. Cuando se identifica un cliente nuevo sin notificación del área comercial, posterior a la asignación manual y

entrega del pedido se debe realizar la asignación de ruta con la información que proporcione posteriormente el

área comercial debido a que es una ruta temporal, siguiendo el procedimiento de manera normal

Descripción


DIAGRAMA DE FLUJO

Inicio

Identificar si hay clientes

nuevos que parametrizar

Identificar ruta potencial a

asignar

Validar por medio de SAP

¿Se puede ingresar

a la ruta?

¿Hay notificación

de comercial?

Identificar ruta a asignar

Asignar ruta temporal

manualmente

Configurar zona de transporte

Asignar frecuencia

Ejecutar prueba de viabilidad

Fin

Sí

No

Sí No

SAP-Tx VL01C

SAP-Tx VA02

SAP-Tx VL52

SAP-Tx XD02

SAP-Tx ZSD_POO_6000

No.Actividad.

Que Hacer - Tareas



1

Reunir documentos y

paz y salvo

(devoluciones)

Se reunen los documentos estipulados en el

numeral uno (1) de las condiciones generals

de éste procedimiento

Diaria Auxiliar de distribución

2Diligenciar formato de

autoliquidación

Se diligencia el formato de autoliquidación

con los datos correspondientes a la entrega

de devoluciones en buen y mal estado


3Entregar documentos

y dinero a caja

Se hace entrega a caja de los documentos

reunidos junto con el dinero y medios de

pagos recibidos durante la ejecución de las

entregas en la ruta


4Recibir y verificar

documentos

Se reciben y verifican los documentos

entregados por parte del auxiliar de

distribución para determinar si están

completos

¿Están completos?

Sí: Actividad 1

No: Actividad 5

Diaria Caja

5Verificar reporte de

devoluciones

Se verifica el reporte enviado por

devoluciones al mmomento de realizar las

notas crédito

Diaria Caja

6 Ejecutar cuadre

Se ejecuta el cuadre donde se verifica que

el resultado de el valor del manifiesto

menos las notas crédito (generadas por

devoluciones), menos los medios de pago

(dinero entregado) debe dar cero

¿El resultado del cuadre es 0?

Sí: Actividad 8

No: Actividad 7

Diaria Caja

7

Generar formato

autorizando

descuadre

Se genera el formato en el que se autoriza

el descuadre y se hace un acuerdo para el

pago de la diferencia y el tiempo máximo

para realizarlo

Ocasional Coordinador (Opperar)

8 Firmar Paz y salvoSe firma el paz y salvo al axiliar de

distribución Diaria Caja

Objetivo Establecer las actividades a seguir para el proceso de legalización en caja por parte de los auxiliares de

distribución

PROCEDIMIENTO LEGALIZACIÓN EN CAJA


AlcanceAplica desde la recopilación de documentos por parte del auxiliar de distribución hasta la entrega de paz y salvo

por parte de caja


1. Los documentos que el auxiliar de distribución debe reunir para el momento de entregarlos a caja y emepzar

el proceso de legalización son: Paz y salvo, que es proporcionado por parte del proceso de devoluciones de

Alimentos Cárnicos cuando se ha hecho la entrega total de las devoluviones de materiales en buen y mal estado

y las canastas vacías; y todas las colillas/facturas correspondientes a la ruta que tiene asignada

2. El formato de autoliquidación es proporcionado en las oficinas de opperar y debe ser diligenciado en su

totalidad por el auxiliar de distribución

3. Para el cobro de descuadre, se estipula un tiempo determinado para que el auxiliar de distribución realice el

pago, en caso de exceder el tiempo acordado, el Jefe de Opperar solicita autorización al jefe de logística para

realizar el descuento por nómina

Descripción

No.Actividad.

Que Hacer - Tareas



1Determinar el tipo de

pérdida

Se determina el tip de pérdida, que puede

ser de materiales o dinero y adicionalmente

se determina si fue por avería o siniestro

¿Fue por siniestro?

Sí: Actividad 2

No: Actividad 3

Cuando existe

un siniestro,

pérdida o avería

2Colocar denuncio ante

la policía

Se debe colocar el denuncio en la estación

de policia más cercana y solicitar una copia

que debe ser entregada posteriormente

como soporte

Cuando existe

un siniestroAuxiliar de distribución

3Relacionar y entregar

documento

Se relacionan y entregan los documentos

según lo especifica la generalidad número

dos (2) de éste procedimiento y se hace

entrega de la documentación al auxiliar de

información de opperar.

Cuando existe

un siniestro,

pérdida o avería

Auxiliar de distribución

4 Validar documentos

Se valida que los documentos que entregó

el auxiliar de información se encuentren

completos, según lo especificado en la

generalidad número dos (2) de éste

procedimiento

¿Están completos?

Sí: Actividad 4

No: Actividad 2

Cuando existe

un siniestro o

pérdida


(Opperar)

5

Realizar solicitud para

cerrar partidas

abiertas

correspondientes

Por medio de correo electrónico se notifica

la pérdida y se solicita que se realice la(s)

respectiva(s) nota crédito (devoluciones) y

se cierre la(s) partida(s) (Cartera). Se debe

adjuntar la documentación entregada por el

auxiliar de distribución

Cuando existe

un siniestro,

pérdida o avería


(Opperar)

6Causalizar y realizar

nota crédito

Por meido de la Tx ZSD_POO_1021 se

causaliza(n) el(los) pedido(s) afectado(s)

por la(s) pérdidas notificadas por Opperar y

se realiza la nota crédito correspondiente

Cuando existe

un siniestro,

pérdida o avería


(Devoluciones)


de devoluciones

7Cerrar partidas

abiertas

Se realiza el cierre de la(s) partida(s) a la(s)

que se les realizó la causalización y nota

crédito correspondiente

Cuando existe

un siniestro,

pérdida o avería

Cartera

Objetivo Establecer las actividades a seguir en caso de que el auxiliar de distribución presente una pérdida de

mercancías por pérdida, avería o siniestro


PROCEDIMIENTO COBRO POR AVERÍAS, PÉRDIDAS Y SINIESTROS


AlcanceEl procedimiento aplica desde la determinación del tipo de pérdida que exista hasta el cierre de la partida

correspondiente a la pérdia presentada


1. Se considera pérdida (dinero o mercancía) por siniestro la que es generada por un robo o un accidente, en

estos casos es cuando se debe generar el denuncio ante la policía

2. Los documentos que debe relacionar el auxiliar de información para presentar la pérdida de mercancia son:

Formato de relación Mercancía robada, Denuncio <Si aplica>, copia de cédula y pase, carta laboral y copia del

manifiesto.

Descripción

AUXILIAR DE DISTRIBUCIÓN AUX INFORMACIÓN (OPPERAR) AUX INFORMACIÓN (DEVOLUCIONES AC) CARTERA

DIAGRAMA DE FLUJO

Colocar denuncio ante la

policía

Realizar solicitud para cerrar

partidas abiertas

correspondientes

Inicio

Relacionar y entregar

documentos Validar documentos

¿Están completos?

Causalizar y realizar nota

crédito

Fin

Cerrar partida

¿Fue PoR

siniestro?

Determinar el tipo de pérdida

Sí

No

Sí

No

SAP-Tx

6. IMPACTOS Y RESULTADOS ALCANZADOS

Gracias a la documentación de los procesos existentes en la operación logística

se logró:

1) Facilitar la transmisión y acceso a la información perteneciente a cada uno de

los procesos establecidos, gracias a que se dispusieron además de formato

físico, en la plataforma digital del Grupo Empresarial Nutresa “Conexión”

2) Reducir el impacto negativo que se presentaba al momento de existir

ausentismos en roles específicos, gracias a que otro auxiliar de información

puede ejecutar dicha labor con ayuda de los procedimientos creados.

3) Disminuir los errores en operaciones por malas prácticas que se derivaban de

la ejecución errónea de ciertas actividades por desconocimiento de la manera

correcta de realizarlas.

4) Implementar dos procedimientos nuevos para la optimización de la operación

reduciendo los tiempos y movimientos, como el picking en dos pasos en el

alistamiento de los pedidos de traslado entre los diferentes CEDI y el

reaprovisionamiento a bandas para el alistamiento de pedidos por medio de

bandas de transporte.

5) Facilitar el cambio de roles entre auxiliares de procesos de información

logística

6) Implementar satisfactoriamente el módulo WM “almacén inteligente” en el

sistema SAP de la organización, con los cambios en los procesos que de

derivó de este.

7) Un traslado sin traumatismos en la operación, gracias a que se planificó

durante el proyecto Fénix la forma en la que los procesos llegaría a operar en

las nuevas instalaciones.

Vale la pena mencionar que la organización cuenta con un sistema integral de

gestión (SIG) y cualquier documento que se construya, debe seguir ciertos

lineamientos que cumplan con su política de documentación para el SIG, por lo

que la documentación se hizo de acuerdo a estas políticas, facilitando su adición

al sistema de gestión documental del SIG en la organización.

7. CONCLUSIONES

1. Se identificó la operación del centro de distribución Bogotá de la

organización y se determinaron los procesos y subprocesos existentes en la

operación logística de la organización

2. Se definieron acciones de mejora y la manera óptima de ejecutar los

procesos logísticos de la organización, teniendo en cuenta los cambios que

generó la implementación de WM

3. Se documentó la operación de los procesos logísticos de la organización

por medio de procedimientos e instructivos, según los lineamientos

establecidos por el sistema integral de gestión de la organización

4. Se divulgó la información sobre la estandarización a los dueños de cada

uno de los procesos

estandarizaciÓn de procesos de logÍstica de …

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