escuela nacional de biblioteconomÍa y … · conmemorativo del bicentenario de la independencia de...
TRANSCRIPT
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA DIRECCIÓN GENERAL DE
EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA
ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
“ELABORACIÓN DEL CATÁLOGO ELECTRÓNICO
CONMEMORATIVO DEL BICENTENARIO DE LA
INDEPENDENCIA DE MÉXICO, EN EL ARCHIVO GENERAL
DEL ESTADO DE HIDALGO”
T E S I N A
Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E
L I C E N C I A D O E N A R C H I V O N O M Í A
PRESENTA:
M A U R I C I O H E R N Á N D E Z V E N E G A S
ASESORES: Lic. Arturo Hernández Rojas Ing. José Antonio Mendoza Cardona
MÉXICO, D. F. 2011
V
Prefacio
Hay que destacar la importancia que los Archivos Históricos poseen,
esto por la función que desempeña en el acto de resguardar la
documentación que previamente fue sometida a una valoración
documental, que da paso a la culminación dentro del ciclo vital del
documento. Además que su documentación es considerada como
fuente primaria y debe estar a disposición de la sociedad en general.
Los usuarios son un elemento vital para esta unidad archivística,
debido a la demanda de información de la que requieren para sus
diferentes investigaciones y esto crea necesidades que el Archivo
Histórico atiende con los servicios que proporciona como parte de su
trabajo en beneficio de la sociedad.
Para satisfacer las necesidades requeridas por los usuarios, en los
Archivos se realizan diferentes actividades archivísticas como la
elaboración de instrumentos descriptivos, entre ellos el Catálogo que
por sus características permite detallar más información del acervo
documental. Y es aquí donde el papel del Catálogo Electrónico
adquiere un rol fundamental que deseo resaltar en el presente trabajo.
VI
Es mi interés llevar a cabo un acercamiento teórico, del beneficio de
contar con un Catálogo Electrónico, por el hecho de proporcionar un
medio de difusión para el Archivo y a su vez dar a conocer la
documentación relacionada con un hecho tan importante para nuestra
Nación.
El Catálogo Electrónico permitirá que el usuario cuente con un
instrumento descriptivo, de una presentación portable que permitirá a
su poseedor saber la documentación que se encuentra en resguardo y
a su disposición en el Archivo.
El Catálogo Electrónico es una tecnología que debemos explotar para
llegar a un número mayor de usuarios y pienso que los Archivónomos
no debemos dejar de lado los beneficios que los avances tecnológicos
nos proporcionan. Es fundamental para el desarrollo de nuestra
sociedad el captar a un mayor número de usuarios para involucrarlos
en el conocimiento de la información generada por cualquier
institución.
El Catálogo electrónico permitirá una mejor de comunicación entre el
archivo y los usuarios, al lograrse una interacción con este aporte
tecnológico.
VII
Uno de los principales problemas que la mayoría de los archivos
padece, es la falta de presupuesto para poder elaborar este tipo de
Catálogos, pero con este trabajo quiero demostrar que al elaborar uno
mismo un instrumento como este, no hace falta una gran inversión.
Quiero agradecer a los profesores, que durante estos cuatro años y
medio, compartieron mi formación en esta hermosa Escuela (ENBA)
que fue mi casa durante todo este tiempo, pues gracias a ellos me he
dado cuenta de la importancia y responsabilidad que como futuros
Archivónomos tenemos y lo primordial que es poder trasmitir a la
sociedad el contenido de los Archivos.
VIII
Introducción
Es de considerarse, la importancia que tiene el proporcionar al usuario
elementos que faciliten su necesidad de información. La utilización de
un Catálogo Electrónico para difundir el contenido del acervo
documental en los Archivos Históricos, no es muy común ya que se
requiere de recursos financieros que apoyen a la elaboración de los
mismos. Esto crea una problemática que impide la comunicación del
archivo con los usuarios.
Los elementos que intervienen en la elaboración de instrumentos
descriptivos, como lo es el ámbito legal que los menciona y exige, son
la pauta para la realización de dichos instrumentos. Además siempre
es importante tener total conocimiento de todos los lineamientos que
regulan el trabajo archivístico, para evitar tener responsabilidades
legales y a su vez cumplir con las especificaciones que requieren los
instrumentos descriptivos, como es el caso de los Catálogos. Estos
son algunos puntos que se mencionan en el capítulo uno, con
respecto a la normatividad que rige al Archivo General del Estado de
Hidalgo.
IX
El segundo capítulo nos proporcionará el conocimiento para conocer el
Sistema Integral de Archivos y como está constituido, también se
tocarán puntos esenciales de un Archivo Histórico como sus funciones
e instrumentos que se elaboran en él, para beneficio de sus usuarios.
También se rescatan los elementos que contiene el Catálogo y las
ventajas de contar con este instrumento en un formato digital.
En el tercer capítulo, se hace un desglose de la metodología que se
utilizó para la elaboración del Catálogo, así como la integración de la
información contenida en él. También se menciona cual es el tipo de
software que se puede utilizar para su desarrollo y sus características.
Y por otro lado las ventajas que ofrece el Catálogo para interactuar
con el usuario que lo consultará.
El presente trabajo trata de guiar paso a paso, como el combinar los
conocimientos Archivísticos con los de la informática (como se dio a lo
largo de la carrera), se pueden obtener productos como los que este
Catálogo proporciona.
1
CAPÍTULO I
2
CAPÍTULO I Archivo General del Estado de Hidalgo
En este capítulo se analiza lo referente a los antecedentes del Archivo General del
Estado de Hidalgo, así como su marco legal, sus fondos, sus secciones y series
documentales.
1.1 Antecedentes
Al analizar la historia de este Archivo nos encontramos que “en el año de 1954 se
tiene el primer antecedente para la creación del Archivo General del Estado de
Hidalgo esto en el gobierno del Lic. Quintín Rueda Villagrán, período en el que se
da el interés por tener un Archivo que concentrará los documentos que generaran
las áreas tramitadoras del Poder Ejecutivo”1, el 1° de diciembre de 1980 se crea
mediante decreto el Archivo Histórico del Estado de Hidalgo (Archivo General del
Estado de Hidalgo), “con las funciones de un Archivo de concentración e
histórico;”2
1ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Balance y prospectiva de los Archivos históricos de México, AGN, 1994
en marzo de 1987 se inauguraron las instalaciones del AGEH,
desempeñándose como primer director el Lic. José Vergara Vergara, cabe hacer
mención que si su estancia fue corta, contó con ser responsable de la etapa de
inicios de los trabajos de la formación del Archivo, posteriormente lo sustituyó el
Mtro. Arturo Herrera Cabañas quien cimentó las actividades y los servicios
archivísticos tanto de esta institución como del Poder Ejecutivo.
2 GOBIERNO DEL ESTADO DE HIDALGO. Decreto: El Archivo Histórico del Estado de Hidalgo. [en línea]. México. [consultada el día 8 de julio de 2010] disponible en: http://www.iaipgh.org.mx/Archivos/Ley%20de%20Archivos%20del%20Estado%20de%20Hidalgo.pdf
3
El gobierno optó por implementar estrategias para tener un órgano normativo de
Archivos, y una de ellas fue la firma de un convenio con el Archivo General de la
Nación para el rescate y formación de los Archivos históricos de los 84 municipios
del Estado, derivándose así, la creación de la “Ley del Sistema Estatal de
Archivos, publicado el 1° de marzo de 1987 en el Periódico Oficial del Estado de
Hidalgo”3. Con esto prácticamente se da la pauta para la modernización de los
servicios archivísticos en el Estado. Esta situación por la que el estado de Hidalgo
atravesaba fue considerada como un paso muy importante, ya que se podía
presumir que se contaba con un marco jurídico y una institución que dictará los
lineamientos para trabajar homogéneamente los Archivos del Poder Ejecutivo y
municipales, esto tomando en cuenta que se empezaba desde abajo para ir dando
forma a lo que sería el funcionamiento del AGEH. Hernández Rojas4
Es muy
explícito al mencionar que con estos avances se revolucionaba la archivística del
ya mencionado Estado y proporcionaba a la vez solidez en el desarrollo
archivístico en Hidalgo.
Retomando un poco la cronología de este Archivo, hay que mencionar que las
primeras actividades que realizó ésta institución en el período de 1987 a 1994, fue
la recepción de la documentación, Hernández Rojas5
3 GOBIERNO DEL ESTADO DE HIDALGO. Ley que crea el sistema estatal de Archivos [en línea]. México. [consultada el día 27 de agosto de 2010] disponible en: http://www.ordenjuridico.gob.mx/Estatal/HIDALGO/Leyes/HGOLEY61.pdf
nos hace resaltar que su
4 HERNÁNDEZ Rojas, Arturo. Catalogo de la serie documental "Administración de Justicia del Municipio de Tula" .Tesis (Licenciado en Etnohistoria)p. 17
5 Ibid
4
ingreso fue de forma indiscriminada, no había un control exacto en el ingreso de
dichos documentos y como consecuencia no existía una homogeneidad ya que
estos procesos eran de manera empírica ya que no se contaba con el personal
capacitado para estas tareas, al igual que se carecía de herramientas técnicas y
teorías archivísticas adecuadas, ocasionando que el servicio de préstamo fuera
deficiente, al no estar debidamente valorados no se tenía una fecha exacta de su
custodia y disposición final, por lo tanto, no se cumplía con el ciclo vital del
documento, es decir, no se podían transferir documentos al Archivo histórico, que
era otra de las principales actividades que se realizaban en esta institución, lo que
desato una saturación en el Archivo de concentración, esto afectó la gestión
administrativa ya que no se podía brindar de manera inmediata los expedientes
que se solicitaban.
5
Por otro lado, surge otra problemática, ya que por no contar con un Archivo bien
definido en cuanto a organización, políticas y procedimientos trajo como
consecuencia que no se pudiera actuar como asesor y capacitador en las
dependencias del Poder Ejecutivo y Archivos municipales. Hernández Rojas6
explica como durante esa época de trabajo, se lograron rescatar y traer en
custodia a esta institución los Archivos municipales de Tula, Ixmiquilpan y
Atotonilco el Grande, fondos documentales importantes en los aspectos de
antigüedad y riqueza de información, comprendiendo una cronología de la época
colonial al siglo XX.
El resultado de la deficiencia en los servicios archivísticos, se reflejo en que no
existiera un Archivo histórico identificado, ordenado, clasificado y catalogado, que
permitiera ofrecer un servicio a los investigadores no solamente del estado sino a
nivel nacional, la única acción que se llevó en este Archivo fue el de su
conservación, pero sin la aplicación de las actividades antes mencionadas.
Con la llegada del nuevo director el C. Gerardo Hernández Rodríguez en conjunto
con el Lic. Arturo Hernández Rojas a mediados de la década de los 90’s y
atendiendo a la problemática del Archivo, hay un avance significativo ya que se da
una reforma integral en todos sus servicios, acciones que hoy en día, se han
continuado como parte de la política de la institución. Entre las actividades más
relevantes que se lograron, destacan las siguientes:
6 Ibíd. p. 18
6
• Normatividad
• Elaboración de los manuales de organización y procedimientos del
AGEH
• Normas y lineamientos para la Transferencia Primaria de la
Documentación al Archivo General del Estado.
• Reglamento interno del AGEH
• Archivo de Concentración
• Se ha reestructuraron las oficinas y funciones que componen a este
Archivo.
• Se organizaron y sistematizaron los fondos documentales del
Archivo de Concentración sobre la base de los manuales de
procedimientos.
• En su momento se implementó un programa permanente de
depuración de las primeras transferencias que llegaron en la década
de los 80’s.
• Se ha reglamentado las Transferencias Primarias y el préstamo de
expedientes.
• Hemeroteca
• Se implementó un programa de ordenación, clasificación y
automatización de los acervos hemero-bibliográficos. Esta
hemeroteca está compuesta por cerca de 100 mil ejemplares, como
7
el periódico oficial del Estado de Hidalgo, con un periodo que abarca
de 1869 a la fecha, también el Diario Oficial de la Federación, y cabe
hacer mención que el periódico más antiguo es del año 1836.
• Archivo Histórico
• Formación institucional del Archivo Histórico, Fototeca, Biblioteca y
Mapoteca.
• Identificación, clasificación y catalogación de los fondos
documentales.
• Programa permanente de elaboración de inventarios y catálogos.
• Se implementó un programa de automatización de sus catálogos e
inventarios.
• Capacitación
• Se elaboraron programas permanentes para la impartición de cuatro
cursos anuales para archivistas del Poder Ejecutivo y municipales.
• Difusión
• Se elaboró un proyecto para la publicación de un periódico mensual
de difusión del AGEH (El Escribano).
• Se elaboró un folleto didáctico para difundir las actividades del AGEH
(Ilumina tu... Archivo General del Estado de Hidalgo).
8
• Se elaboró un proyecto para la creación de lo que hoy es un museo
de documentos históricos.
Hernández Rojas7
Explica como al continuar con las políticas de la institución de
mejorar sus servicios y fungiendo como director el C.P. Antonio Assad Abaid, se
certificó en noviembre de 2003 bajo la Norma ISO 9001:2000, el Archivo de
concentración, esto aseguraba que las transferencias secundarias al Archivo
Histórico se realizarán de una manera metódica y siguiendo los criterios de
valoración histórica aplicadas en el Archivo General de la Nación; de esta forma el
investigador tendrá la información histórica generada por la administración pública,
cosa que tiempo atrás no se podía haber ofrecido.
A continuación se explica la estructura del sistema de gestión que se implementó
para asegurar la calidad y que se da de la siguiente forma:
• Implantación del Programa de Mejora Continua
• Sistema de Gestión de la Calidad (basado en la Norma ISO
9001:2000). El proceso que fue certificado es el de “Administración
Documental del Archivo de Concentración”.
• Sistema de Calificación del Personal.
• Programa de Reingeniería de los Procesos Administrativos.
• Programa Motivacional.
7 Ibíd. p. 19
9
• Sistema 5 S’s.
Por otra parte no podemos omitir hacer referencia del lugar en el que se ubica este
Archivo. “La sede de este Archivo General del Estado, es una casa, ubicada en la
calle de Hidalgo No. 807, en el centro de la ciudad de Pachuca, y que fue
construida por el General Francisco Cravioto en cantera blanca; con el tiempo fue
hogar de particulares y terminó siendo una vecindad, entre otros usos. Durante los
trabajos de remodelación se conservó la arquitectura original logrando hacerlo en
un 70%. Asimismo, se vigiló que la adaptación para funcionar como Archivo
General cumpliera con las normas de seguridad y funcionalidad vigentes en el
país.”8
Gracias a lo anterior hoy podemos disfrutar de este edificio con una nueva
imagen que permitió darle una gran belleza para desarrollar las actividades
archivísticas para lo cual fue remodelado.
1.2 Marco legal
El marco legal se constituye a partir de los artículos de los instrumentos
normativos y fundamenta la importancia de los servicios de información públicos,
conservación de los Archivos y documentos históricos, protección, acceso y
transparencia de datos e información pública, obligaciones y sanciones
administrativas con riesgos de juicio al no cumplir con las disposiciones en
materia. A partir del 2007 con la emisión de la Ley de Archivos del Estado de
8 BIBLIOTECAS Y ARCHIVOS. México, 1(3). Septiembre-Diciembre 1996.
10
Hidalgo, la facultad de ser el normativo del Poder Ejecutivo, queda anulado y a
partir de esta fecha queda como parte del poder ejecutivo, pasa a ser un sujeto
obligado.
11
1.2.1 Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
Hoy en día la base normativa que justifica la participación de las actividades
archivísticas y los servicios públicos y cultura, se encuentran fundamentadas por
el artículo constitucional 6º fracción V, VI de la Constitución9
.
1.2.2 Constitución Política del Estado de Hidalgo10
Esta constitución en su Título segundo de las garantías individuales y sociales
capítulo único menciona: Artículo 4 Bis, Toda persona tiene derecho de acceder a
la Información Publica conforme a la Ley de la Materia y estará garantizada por el
Estado.
Por otra parte en su Sección VI el artículo 56 bis dicta que las entidades
fiscalizadas llevarán el control y registro contable, patrimonial y presupuestario de
los recursos que les sean transferidos o asignados. Asimismo, facilitarán el auxilio
que requiera la Auditoría Superior en el ejercicio de sus funciones, para tal efecto,
deberán proporcionar la información y documentación que se les solicite de
conformidad con los procedimientos establecidos en la Ley y sin perjuicio de la
competencia de otras autoridades. El Artículo 134 menciona: que son bienes de
dominio público municipal: … III.- Los muebles e inmuebles que sean
9 DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIÓN (05-02-1917). Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos [en línea]. México. [consultada el día 8 de julio de 2010] disponible en: http://www.cddhcu.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/1.pdf
10 GOBIERNO DEL ESTADO DE HIDALGO. Constitución Política del Estado de Hidalgo [en línea]. México. [consultada el día 8 de julio de 2010] disponible en: http://info.hidalgo.gob.mx/NORMATECA/PDF/ConsPEH_20042004.pdf
12
insustituibles; Archivos, libros raros, obras de arte, históricas y otros previstos por
las leyes federales sobre municipios y zonas arqueológicas, artísticas e históricas.
1.2.3 Ley General de Bienes Nacionales
Normatividad que reconoce y protege la integridad de los bienes de la Nación, se
encuentran incluidos las zonas, monumentos, documentos con carácter histórico y
artístico, con fundamento en el artículo 6. “Están sujetos al régimen del dominio
público de la Federación:
XVIII. Los muebles de la Federación que por su naturaleza no sean normalmente
sustituibles, como los documentos y expedientes de las oficinas, los manuscritos,
incunables, ediciones, libros, documentos, publicaciones periódicas, mapas,
planos, folletos y grabados importantes y raros, así como las colecciones de estos
bienes; las piezas etnológicas y paleontológicas; los especímenes de tipo de la
flora y de la fauna; las colecciones científicas o técnicas de armas, numismáticas y
filatélicas; los Archivos y la fonograbaciones, películas, Archivos fotográficos,
magnéticos o informáticas, cintas magnetofónicas y cualquier otro objeto que
contenga imágenes y sonido, y las piezas artísticas e históricas de los museos.”11
1.2.4 Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicas, Artísticos e
Históricos.
Esta Ley tiene relación con los Archivos en su artículo 36, en donde menciona que
“Por determinación de esta ley son monumentos históricos: 11 DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIÓN (20-05-2004). Ley General de Bienes Nacionales. [en línea]. México. [consultada el día 8 de julio de 2010] disponible en: http://www.cddhcu.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/267.pdf
13
II. Los documentos y expedientes que permanezcan o hayan pertenecido a las
oficinas y Archivos de la federación, de los estados o de los municipios y de las
casas curiales.
III. Los documentos originales manuscritos relacionados con la historia de México
y los libros, folletos y otros impresos en México o en el extranjero, durante los
siglos XVI y XX”12
1.2.5 Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gubernamental del Estado de Hidalgo.13
Esta ley menciona en su Artículo 2 que el derecho a la información es una
garantía individual de las personas para que puedan conocer y acceder a la
Información Pública Gubernamental. Y en el Artículo 3 nos indica que esta Ley es
de observancia general para los servidores públicos de los sujetos obligados
previstos en la Constitución Política del Estado de Hidalgo, la Ley Orgánica de la
Administración Pública y demás Leyes aplicables. Y en el apartado VIII inciso G
parte decima, menciona: Información Pública Gubernamental.- Información
contenida en los documentos que generen, obtengan, adquieran, transformen o se
encuentren en posesión de los sujetos obligados y de los servidores públicos,…
12 DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIÓN (06-05-1972). Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicas, Artísticos e Históricos. [en línea]. México. [consultada el día 8 de julio de 2010] disponible en: http://info4.juridicas.unam.mx/ijure/fed/155/default.htm?s=
13 GOBIERNO DEL ESTADO DE HIDALGO. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental del Estado de Hidalgo. [en línea]. México. [consultada el día 11 de julio de 2010] disponible en: http://sgc.uaeh.edu.mx/transparencia/images/LEGISLACION/LEYES_ESTATALES/LEY%20TRANSPARENCIA%20EDO%20HGO.pdf
14
1.2.6 Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información
Pública Gubernamental para el Estado de Hidalgo14
En este reglamento podemos destacar lo referente al Artículo 6 Los Comités
solicitarán a las autoridades competentes, de conformidad a la Legislación
aplicable en la materia, la emisión o, en su caso, adecuación de los lineamientos
generales o normas técnicas específicas para la adecuada recepción,
organización, administración, preservación, conservación, restauración y difusión
de los documentos que integran los Archivos de los sujetos obligados; …
1.2.7 Lineamientos Generales para la Organización, Conservación y
Custodia de los Archivos Públicos del Estado de Hidalgo.15
El derecho de acceso a la información, está vinculado con la organización
documental, conservación y custodia de los expedientes y documentos que
constituyen el medio que permitirá a la ciudadanía acceder a la información y
solventar los procesos de rendición de cuentas.
El lineamiento trigésimo primero en su inciso H, marca que responsable de la unidad
de Archivo histórico deberá elaborar y publicar la Guía Documental de Archivo, así
como los inventarios y catálogos que se vayan elaborando, a efecto de difundir con la
14 ÓRGANO RECTOR DEL SISTEMA ESTATAL DE ARCHIVOS. Lineamientos Generales para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos Públicos del Estado de Hidalgo. [en línea]. México. [consultada el día 11 de julio de 2010] disponible en: http://unidadesapoyo.hidalgo.gob.mx/descargables/omig/ARCHIVO/lineamientos.pdf 15GOBIERNO DEL ESTADO DE HIDALGO. Lineamientos Generales para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos Públicos del Estado de Hidalgo [en línea]. México. [consultada el día 12 de julio de 2010] disponible en: http://unidadesapoyo.hidalgo.gob.mx/descargables/omig/ARCHIVO/lineamientos.pdf
15
mayor amplitud posible los trámites y servicios ofrecidos por la institución destinados a
la investigación.
1.2.8 Ley de Archivos del Estado de Hidalgo16
Continuando con la parte legal, no se debe omitir mencionar lo que respecta a la Ley de
Archivos del Estado de Hidalgo que tiene una injerencia relevante en las funciones y
actividades que debe llevar a cabo un Archivo, y esta ley en su Artículo 1º, hace una
referencia global del contenido y los fines para lo que fue creada, ya que dicta que las
disposiciones reglamentarias, son de orden público e interés social y tienen por objeto la
organización, administración, conservación, restauración y difusión de los documentos
que constituyen el patrimonio histórico, cultural y administrativo del Estado, que integran
los Archivos de los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial… Por otro lado en su Artículo
4º menciona que los sujetos obligados son los Poderes Legislativos, Ejecutivo y Judicial,
los Ayuntamientos, las Dependencias y Entidades Públicas de ambos Órdenes de
Gobierno, Órganos Autónomos y las Instituciones Sociales y Privadas de la Entidad, que
se adhieran al Sistema Estatal de Archivos y con esta referencia tenemos más claro
quienes integran el rubro de los sujetos obligados.
En lo que respecta a la difusión, que es el objeto del presente catálogo la ley a la que se
hace referencia en este punto nos menciona en su Artículo 22 que el Archivo Histórico
es la unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la
memoria documental… Y esto viene a reforzar lo que en el capítulo II de esta ley
menciona en cuanto a la difusión de los Archivos, en su Artículo 11 apartado III, en
16GOBIERNO DEL ESTADO DE HIDALGO. Ley de Archivos del Estado de Hidalgo [en línea]. México. [consultada el día 13 de julio de 2010] disponible en: http://docs.mexico.justia.com/estatales/hidalgo/ley-de-Archivos-del-estado-de-hidalgo.pdf
16
cuanto a las actividades que debe realizar un Archivo, como el de promover la
participación ciudadana en la consulta del patrimonio documental, garantizando el
derecho a la información previsto por la Ley correspondiente.
1.2.9 Reglamento de la Ley de Archivos del Estado de Hidalgo17
Este reglamento marca la pauta de cómo llevar a cabo todo lo mencionado en la
Ley de Archivos del Estado de Hidalgo y a su vez tiene como objetivo que la
actividad archivística en el Estado de Hidalgo, sea homogénea.
En el Artículo 5. Se hace la mención en la que cada sujeto obligado deberá
contar con un sistema de registro y control de documentos de Archivo con soporte
físico o electrónico, que permita identificar la ubicación oportuna y exacta del
documento, así como la unidad responsable de su administración, conservación y
custodia. Y por ende al cumplir con esta disposición se estará garantizando la
facilidad para poder elaborar instrumentos descriptivos como lo es este catálogo
del cual trata este trabajo.
En el Artículo 19 en lo referente al Archivo Histórico hace mención que el titular
de esta unidad será el responsable de organizar, archivar, conservar, custodiar,
describir, restaurar, difundir y facilitar la consulta de la documentación con valor
histórico.
17 GOBIERNO DEL ESTADO DE HIDALGO. Reglamento de la Ley de Archivos del Estado de Hidalgo [en línea]. México. [consultada el día 15 de julio de 2010] disponible en: http://info.hidalgo.gob.mx/NORMATECA/PDF/Reglamento_LeyArchivos.pdf
17
Concluyendo con el marco legal, se puede observar que en toda esta normatividad
se plasma la preocupación por garantizar que las funciones y actividades de los
Archivos en el Estado de Hidalgo se lleven a cabo de manera homogénea, dando
la certeza de que estas unidades cumplen con la tarea de organizar, custodiar y
difundir la información contenida en sus acervos, ofreciendo así servicios
archivísticos óptimos para las instituciones y la ciudadanía en el Estado de
Hidalgo.
1.3 Fondos Documentales
Los fondos documentales con que cuenta el Archivo General del Estado de
Hidalgo son los siguientes:
Registro Público de la Propiedad y del Comercio:
• Cronología: 1875-1989
• Volumen: 260 cajas
• Inventariado: 80%
Archivo General de Notarías:
• Cronología: 1875-1983
• Volumen: 178 cajas
• Inventariado: 80%
Registro del Estado Familiar:
• Cronología: 1862-1975
• Volumen: 566 cajas
• Inventariado: 100%
Junta Local de Conciliación y Arbitraje:
• Cronología: 1920-1983
• Volumen: 63 cajas
18
Sindicato Minero Sección I:
• Cronología: 1908-1984
Volumen: 126 cajas
Fondo Municipal de Tula:
• Cronología: 1565-1979
• Volumen: 642 cajas
Fondo Municipal de Atotonilco el Grande:
• Cronología: 1812-1986
Volumen: 135 cajas
Fondo Municipal de Ixmiquilpan:
• Cronología: siglos XVIII-XX
• Volumen: 170 cajas
Colección fotográfica Hidalgo
• Cronología: siglos 1880-1996
• Volumen: 4000 fotografías
A continuación lista una relación de fondos trabajados a nivel de Fondo, Sección y
Serie:
Fondo: Tula
Sección: Gobierno Series: Bandos y Decretos
Estadística y Fomento
Tesorería
Milicia
Instrucción Pública
Sección: Justicia Series: Juicios Civiles y Criminales
Administración de Justicia
19
Fondo: Ixmiquilpan
Sección: Gobierno Serie: Bandos y Decretos
Sección: Justicia Series: Juicios Civiles
Juicios Criminales
Administración de Justicia
Fondo: Atotonilco
Sección: Gobierno Serie: Bandos y Decretos
20
CAPÍTULO II
21
CAPÍTULO II CATÁLOGO ELECTRÓNICO
2.1 Sistema integral de Archivos
Lograr proporcionar la información deseada a la persona indicada, en el momento
oportuno y economizando costos, es sin duda alguna la principal razón de ser de
un sistema integral de Archivos.
La Ley de Archivos del Estado de Hidalgo conceptualiza al Sistema Integral de
Archivos como “el conjunto de unidades archivísticas, administrativas e históricas
de un sujeto obligado, que tienen por objeto controlar la producción, circulación,
organización, conservación, uso y destino final de los documentos de Archivo de
una institución.”18
También la ley antes mencionada, considera que cada sujeto obligado
(Secretarias de Gobierno, Municipios, Paraestatales, etc) debe contar un Sistema
Integral de Archivos cuyo objetivo consiste en vincular en una sola perspectiva
funcional a las diversas instancias encargadas del manejo de la correspondencia y
los Archivos a nivel institucional, garantizando la adecuada planeación, operación
y control de los servicios documentales de la institución, de acuerdo con las
necesidades y expectativas propias del sujeto obligado, promoviendo la
18 GOBIERNO DEL ESTADO DE HIDALGO. Ley de Archivos del Estado de Hidalgo, [en línea]. México. [consultada el día 19 de octubre de 2010] disponible en: http://s-administracion.hidalgo.gob.mx/descargables/LEY%20DE%20ARCHIVOS%20DEL%20ESTADO%20DE%20HIDALGO.pdf, p. 5, 2007.
22
modernización y el desarrollo efectivo de las técnicas y recursos archivísticos
institucionales.
2.1.1 Constitución del Sistema Integral de Archivos del Estado de
Hidalgo
Este sistema está constituido de la siguiente forma:
Sistema Estatal de Archivos: este es el mecanismo que organiza, coordina y
vincula institucionalmente y permite integrar los esfuerzos y participación de las
siguientes instancias:
a) El Consejo Estatal de Archivos, quien es la máxima Autoridad del Sistema
Estatal de Archivos y está integrado por el pleno de los titulares de todos
los sujetos obligados, siendo presidido por el Gobernador Constitucional del
Estado.
b) Órgano Rector del Sistema Estatal de Archivos: es una instancia de
participación colegiada que se encuentra integrado por los representantes
de los tres Poderes del Estado; y tres de los ochenta y cuatro Municipios.
c) Y por último se cuenta con los Comités Técnicos de Archivo quienes
deberán instrumentar técnicas y mecanismos para una óptima recepción,
23
organización, administración, preservación, conservación, uso y difusión del
acervo documental.
2.1.2 Elementos del Sistema Integral de Archivos
Con lo anterior, se puede observar cómo está conformado el Sistema Estatal de
Archivos y la estrategia por medio de la cual se realizaran las acciones que
marcan estos órganos, es el Sistema Integral de Archivos y este a su vez lo
conforman dos elementos que son:
Elemento normativo Elementos operativos
Coordinador normativo Unidad Central de Correspondencia
Unidad de Archivo de Trámite
Unidad de Archivo de Concentración
Unidad de Archivo Histórico
Cabe hacer mención que el Coordinador Normativo19
es aquel servidor público,
cuya responsabilidad es la de coordinar y regir al Sistema Integral de Archivos del
sujeto obligado, en el marco del Comité Técnico de Archivos, vinculándolo con las
disposiciones y normas estipuladas por el Órgano Rector.
Para finalizar con lo que respecta al Sistema Integral de Archivos, se debe
considerar al Órgano Rector como la máxima instancia que rige al sistema.
19 GOBIERNO DEL ESTADO DE HIDALGO. Reglamento de la Ley de Archivos del Estado de Hidalgo [en línea]. México. [consultada el día 15 de julio de 2010] disponible en: http://info.hidalgo.gob.mx/NORMATECA/PDF/Reglamento_LeyArchivos.pdf, p. 1, 2007.
24
2.2 Archivo Histórico
La importancia que tiene esta unidad archivística en el sistema integral de
Archivos, simplemente es la culminación eficaz de todo el proceso archivístico que
se llevó hasta llegar a la última etapa del ciclo vital del documento.
2.2.1 Definición de Archivo Histórico
Es aquel al que se han de transferir desde el Archivo de concentración la
documentación que deba conservarse permanentemente, por no haber sido objeto
de dictamen de eliminación por parte de la comisión calificadora de documentos
de administración. También puede conservar documentos históricos recibidos por
donación, depósito, adquisición.
El Archivo General de la Nación20
nos define al Archivo Histórico como la unidad
responsable de organizar, describir, administrar y conservar a perpetuidad los
documentos que después de haber concluido su vida semiactiva y haber adquirido
valores útiles para la investigación histórica, científica, social, etc. (evidencial e
informativo), constituyen la memoria histórica de su institución productora.”
20 MÉXICO. Archivo General de la Nación. Introducción a la organización de Archivos. 2003. p 92.
25
Los Lineamientos Generales para la Organización, Conservación y Custodia de
los Archivos Públicos del Estado de Hidalgo21
, conceptualiza al Archivo Histórico
como la unidad responsable de recibir transferencias secundarias, organizar,
conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental, y sus
documentos serán conservados permanentemente en resguardo...
La tarea que le corresponde a este Archivo es crucial, ya que es el área
responsable de la recepción de la transferencia secundaria, así como de
conservar, describir, prestar y difundir la memoria histórica del Estado.
2.2.2 Funciones
Para que un Archivo histórico cumpla con las expectativas que su envergadura le
exige, debe tener bien establecidas cuáles son sus funciones, mismas que se
describen a continuación.
De acuerdo con lo que se menciona en Artículo 22 de la Ley de Archivos22
21 GOBIERNO DEL ESTADO DE HIDALGO. Lineamientos Generales para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos Públicos del Estado de Hidalgo [en línea]. México. [consultada el día 20 de julio de 2010] disponible en: http://unidadesapoyo.hidalgo.gob.mx/descargables/omig/ARCHIVO/lineamientos.pdf p.4, 2007
, el
Archivo Histórico tiene como funciones generales organizar, conservar,
administrar, describir y divulgar la memoria documental, y sus documentos serán
conservados permanentemente en resguardo…
22 GOBIERNO DEL ESTADO DE HIDALGO. Ley de Archivos del Estado de Hidalgo, [en línea]. México. [consultada el día 26 de octubre de 2010] disponible en: http://s-administracion.hidalgo.gob.mx/descargables/LEY%20DE%20ARCHIVOS%20DEL%20ESTADO%20DE%20HIDALGO.pdf p. 7, 2007.
26
Y analizando un poco más sus funciones, se puede observar lo siguiente:
• Otra función es la de recibir los documentos con valor histórico enviados por
el Archivo de Concentración.
• Posteriormente debe organizar, archivar, conservar, custodiar, describir,
restaurar, difundir y facilitar la consulta de la documentación con valor
histórico.
• También como medida de conservación del acervo, el Archivo Histórico
debe respaldar los documentos históricos a través de sistemas electrónicos.
Ahora se describirán parte de los procesos que el Archivo Histórico lleva a cabo.
Organización
Villanueva,23
23 VILLANUEVA Bazán, Gustavo. Manual de procedimientos técnicos para Archivos históricos de universidades e instituciones de educación superior. p.75
señala a este proceso, como la actividad que nos expone y retoma la
estructura de un Archivo, esto trae como consecuencia la designación del lugar
terminante dentro de las secciones o series que componen a esta estructura ya
mencionada, de tal forma, que interpreta el origen que creó el acervo. Es en este
proceso donde se evoca a los principios de procedencia y al de orden original.
27
La Ley de Archivos del Estado de Hidalgo24
define a la organización como la
disposición de la documentación organizada con el objeto de que la información
institucional sea recuperable para su uso en el servicio que los sujetos obligados
proporcionan a la ciudadanía y como fuente histórica.
Por otra parte los Lineamientos que regula al Estado de Hidalgo en materia de
Archivos contemplan el concepto de “Organización documental: Conjunto de
actividades destinadas a ordenar y clasificar fondos o secciones, o series
documentales”25
Transferencia secundaria
Recepción de la documentación enviada por el Archivo de Concentración,
cotejando que la documentación corresponda con la recibida, una vez revisada se
procederá a la guarda definitiva de la documentación
24 GOBIERNO DEL ESTADO DE HIDALGO. Ley de Archivos del Estado de Hidalgo, [en línea]. México. [consultada el día 29 de octubre de 2010] disponible en: http://s-administracion.hidalgo.gob.mx/descargables/LEY%20DE%20ARCHIVOS%20DEL%20ESTADO%20DE%20HIDALGO.pdf p. 5, 2007.
25GOBIERNO DEL ESTADO DE HIDALGO. Lineamientos Generales para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos Públicos del Estado de Hidalgo [en línea]. México. [consultada el día 12 de julio de 2010] disponible en: http://unidadesapoyo.hidalgo.gob.mx/descargables/omig/ARCHIVO/lineamientos.pdf , p. 9
28
En la Ley de Archivos del Estado de Hidalgo26
se describe a la transferencia como
el traslado controlado y sistemático de expedientes que deben conservarse de
manera permanente, del Archivo de concentración al Archivo histórico.
Descripción
Este proceso es sustancialmente importante, porque al llevarlo a cabo, permite a
nuestro Archivo, proporcionar instrumentos que representen de una forma
resumida, la información contenida en nuestro acervo.
Es por esto, que la descripción es el quehacer consistente en representar de
manera estructurada el material archivístico. Así como lo define la norma lSAD(G),
es “la creación de una fiel representación de una unidad de descripción y de las
partes que la componen, si existen, mediante la captura, análisis, organización y
registro de la información que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar
los materiales archivísticos, y el contexto y sistemas documentales que los han
producido"27
.
En los Lineamientos28
26 GOBIERNO DEL ESTADO DE HIDALGO. Ley de Archivos del Estado de Hidalgo, [en línea]. México. [consultada el día 29 de octubre de 2010] disponible en: http://sadministracion.hidalgo.gob.mx/descargables/LEY%20DE%20ARCHIVOS%20DEL%20ESTADO%20DE%20HIDALGO.pdf p. 2, 2007.
que rigen la administración archivística del Estado de
Hidalgo, define a la descripción como el proceso destinado a elaborar
instrumentos de consulta que faciliten el acceso y conocimiento de los Archivos.
27 Glosario de términos que contiene la norma ISAD (G) [en línea]. [consultada el día 30 de octubre de 2010] disponible en: http://www.mcu.es/Archivos/docs/isad.pdf 28 GOBIERNO DEL ESTADO DE HIDALGO. Lineamientos Generales para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos Públicos del Estado de Hidalgo [en línea]. México. [consultada el día 12 de julio de 2010] disponible en: http://unidadesapoyo.hidalgo.gob.mx/descargables/omig/ARCHIVO/lineamientos.pdf , p. 9
29
Fredric M. Miller29
menciona que la descripción archivística es, el proceso de
comunicar la información documental a los usuarios. …, la descripción archivística
incluye generalmente la información generada o recogida sobre los documentos y
sus creadores; la organización y el control de esa información, tanto intelectual
como administrativamente y el acceso a la misma dentro y fuera del repositorio,
(para nosotros Archivo).
El mismo Miller30
• el origen, contexto y procedencia de diversos cuerpos documentales
nos menciona que la descripción archivística es el proceso de
obtener, analizar, controlar, interrelacionar y proveer acceso a la información
sobre:
• la estructura de su Archivo
• su formato y contenido
• su relación con otros documentos
• los modos en que pueden recuperarse y ser consultados
Conservación
Otra importante función que realiza el Archivo histórico para mantener en óptimas
condiciones el material documental, es la conservación, ya que vela por la
integridad del acervo resguardado en el Archivo. Esta tarea es la encargada de
realizar y aplicar programas de restauración, de conservación de documentos
históricos que contemple la adopción de medidas preventivas contra daños
29 MILLER, Fredric M. Ordenación y descripción de Archivos y manuscritos. Traducido por Celso Rodríguez.SAA, Washington, 1994, p. 119. 30 Ibíd. P.8
30
provocados por siniestro naturales o de otra índole, así como aplicar medidas
correctivas contra daños provocados por agentes (humanos, físicos y biológicos)
de deterioro de los documentos.
Difusión
Esta área es la encargada de proponer formas de divulgación en el Archivo
histórico, esto permitirá que un mayor número de usuarios entren en contacto con
el acervo, ocasionando que esta unidad proporcione información que ayude a la
investigación.
Es por eso que debemos ubicar a la difusión como otro pilar importante dentro de
un Archivo histórico ya que este es el mecanismo que permite lograr un mayor
acercamiento e interacción entre la documentación y los usuarios. Esto
proporcionará al Archivo una mayor proyección interna y externamente, con lo cual
se obtiene el reconocimiento, y la credibilidad, que proporciona esta unidad, y así
poner a la mano de la sociedad, información que proporcione una forma de
acceder a la cultura y a nuevos conocimientos.
La difusión viene a ser la consecuencia lógica, que las tareas archivísticas
anteriores nos dan como resultado, ya que al contar con Archivos organizados y
con programas descriptivos adecuados, podemos informar a los usuarios que es lo
que poseen nuestros acervos.
31
2.3 Instrumentos descriptivos
Como ya se mencionaba en puntos anteriores, la difusión permite externar el
acervo documental de un Archivo y una forma de difusión, también lo pueden ser
los instrumentos descriptivos.
A continuación se observará los instrumentos descriptivos con los que cuenta el
Archivo histórico.
2.3.1 Guía
Este es uno de los instrumentos descriptivos que se utilizan en este Archivo, que
es una esquematización general de representación de las series documentales de
los Archivos de una dependencia.
La Ley de Archivos del Estado de Hidalgo31
define a la guía como un esquema
general de descripción de las series documentales de los Archivos de una
Dependencia o Entidad, que indica sus características fundamentales conforme al
cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales
31 GOBIERNO DEL ESTADO DE HIDALGO. Ley de Archivos del Estado de Hidalgo, [en línea]. México. [consultada el día 29 de octubre de 2010] disponible en: http://sadministracion.hidalgo.gob.mx/descargables/LEY%20DE%20ARCHIVOS%20DEL%20ESTADO%20DE%20HIDALGO.pdf p. 4, 2007.
32
Cesar Gutiérrez32
define a la guía como el instrumento que orientará a los
usuarios en el conocimiento y la exploración de los fondos del Archivo. Y también
nos hace referencia que es uno de los instrumentos más genéricos que nos
muestra información sobre la historia, naturaleza, estructura, períodos
cronológicos, cantidad de cada fondo integrante del acervo total del Archivo.
2.3.2 Inventario
El inventario es otro elemento que está inserto en lo que se refiere a instrumentos
descriptivos.
En la Ley de Archivos del Estado de Hidalgo lo define de la como al “Instrumento
de consulta que describen las series y expedientes de un Archivo y que permite su
localización (inventario general), transferencia (inventario de transferencia), o baja
documental (inventario de baja documental)”.33
Pescador del Hoyo34
32 GUTIÉRREZ Muñoz, Cesar.Archivística.1ª ed., Pontificia Universidad Católica del Perú, Lima, 1991, p 103
describe al inventario como una relación a posteriori sobre
fondos ya ingresados y con la finalidad específica de conocer lo que existe en el
Archivo.
33 GOBIERNO DEL ESTADO DE HIDALGO. Ley de Archivos del Estado de Hidalgo, [en línea]. México. [consultada el día 19 de octubre de 2010] disponible en: http://s-administracion.hidalgo.gob.mx/descargables/LEY%20DE%20ARCHIVOS%20DEL%20ESTADO%20DE%20HIDALGO.pdf, p. 4, 2007.
34 PESCADOR de Hoyo, Ma. Del Carmen. El Archivo: Instrumentos de trabajo, Ed. Norma, Madrid, 1986, p.5
33
Inventario general:
Es el inventario que nos describe un fondo, colección o sección tomando las
series como unidades descriptivas, justa razón por la que debemos conocer
acerca de él.
El inventario general tiene como objetivo fundamental facilitar la localización de los
expedientes y también proporcionar una descripción global del material
archivístico que se conserva, sin descender a la particularización.
Inventario de transferencia:
Es el que se elabora al momento en que se lleva a cabo una transferencia,
indicando así, la cantidad de expedientes que recibe el Archivo histórico (en este
caso), siendo a la vez un informe que permite ejercer un control sobre el acervo.
Inventario de baja documental
Este inventario nos proporciona la información exacta de la documentación que
mediante un análisis previo se depurará por medio de una baja documental,
quedando así constancia de esta actividad.
34
2.3.3 Catálogo
Instrumento de descripción con más pormenores del contenido del documento
con que se cuenta en un Archivo histórico y tiene la finalidad de detallar
expedientes o documentos de siguiendo una metodología de carácter formal.
En la archivística la catalogación es la tarea de elaborar cedulas, haciendo énfasis
como tal, a un instrumento de descripción que puede descender hasta el nivel de
la pieza documental, Antonia Heredia,35
visualiza al catálogo, como un instrumento
que representa ordenadamente y de manera individual las piezas documentales,
que guardan entre ellas una relación o unidad tipológica, temática o institucional.
Para que un catálogo cumpla realmente su función de instrumento de consulta,
deberá planearse el objetivo para el cual se realizará.
“Un buen catálogo deberá permitir encontrar con rapidez y facilidad aquello que se
busca. Deberá igualmente proveer al usuario de una calidad y cantidad de
información ajustada a las necesidades de los diferentes tipos de público, según
se trate de investigadores, profesores, estudiantes, etc, y de medios suficientes
para localizar las fuentes que contienen esa información.”36
Por tal motivo, este instrumento es el que sin duda alguna, representa un gran
apoyo por excelencia para el investigador, cabe hacer mención que para llevar a
35 HEREDIA Herrera, Antonia. Archivística general: teoría y práctica. 1989. p. 29. 36 MIRANDA Regojo, Fátima. La fonoteca. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez, Madrid, 1986, p. 173.
35
cabo este tipo de trabajo es necesario contar con personal que cuente con
conocimientos en áreas de Historia y Archivonomía y que además tengan la
habilidad de poder realizar un análisis claro. Ya que no hay que olvidar que al
elaborar un catálogo, se habla de una tarea profesional a la que debe estar
comprometido un Archivo histórico para poder ofrecer a los usuarios un servicio de
calidad competitiva.
2.3.4 Índice
Esta opción que se brinda en un Archivo histórico, más que un instrumento, viene
a ser un auxiliar descriptivo.
De hecho Kahn37
menciona a los inventarios de esa forma, como auxiliares de la
descripción, que ordenados sistemáticamente, ofrecen datos que contienen los
documentos, sin describir los contenidos a detalle, los índices sintetizan y
representan el contenido de la información.
37 KAHN Gilbert, Sistemas de Archivo y Manejo de documentos, 1998, McGraw-Hill, México, Pág. 34.
36
2.4. Elementos del Catálogo del AGEH
A continuación se darán a conocer los elementos que se manejan en el Catálogo
del Archivo General de Estado de Hidalgo y así familiarizarnos con los campos
que contiene la ficha catalográfica.
Fondo, Sección y Serie. Subdivisiones archivísticas para clasificar la
documentación en base a la estructura administrativa de la institución, se va de lo
general a lo particular y aplicando el principio de procedencia.
Funcionario que emite: Es la persona que generó el documento.
Cargo: Es el puesto que el funcionario ostenta.
Ofna. que promueve: Institución de la cual emana el documento
Tipo de documento: Expresión de las actividades, tanto personales como
administrativas y judiciales, con los mismos caracteres internos específicos para
cada uno, los cuales determinan su contenido.
Fecha: Día, mes y año en que se generó el expediente.
Lugar de origen: Es el lugar donde se generaron los documentos del expediente.
37
Volumen: Parte de la documentación de un expediente subdividido.
Descripción: Resumen del asunto del expediente.
Número de caja, número de expediente y fojas. Ordenación numérica de la caja
y expedientes así como la cantidad de fojas que contiene el mismo
2.5 Catálogo electrónico
Actualmente con las nuevas tecnologías que se tienen para el manejo de
información, como es el caso de los computadoras, la tendencia actual es la
elaboración de una cédula maestra enriquecida con el mayor número de
elementos que le permita manejarla en un base de datos y en cual se podrá tener
el acceso no solamente por el encabezado como antiguamente se hacía sino por
los demás elementos que la componen. De esta manera estaríamos ahorrando
tiempo y recursos humanos.
La Ley de Archivos del Estado de Hidalgo38
38 GOBIERNO DEL ESTADO DE HIDALGO. Ley de Archivos del Estado de Hidalgo, [en línea]. México. [consultada el día 16 de noviembre de 2010] disponible en: http://s-administracion.hidalgo.gob.mx/descargables/LEY%20DE%20ARCHIVOS%20DEL%20ESTADO%20DE%20HIDALGO.pdf, p.4, 2007.
en su Artículo 4º, apartado XII, nos
habla de los documentos electrónicos como el contenido integrado en un archivo
electrónico mediante un programa de computador, el cual es generado,
transferido, comunicado o archivado en medios electrónicos, ópticos y permite una
38
representación material para producir las decisiones, voluntades, exigencias,
requerimientos y políticas de alguna institución, organización o persona.
Y en el Reglamento de la Ley de Archivos del Estado de Hidalgo39
, nos menciona
en su Artículo 5º que cada sujeto obligado deberá contar con un sistema de
registro y control de documentos de Archivo con soporte físico o electrónico, que
permita identificar la ubicación oportuna y exacta del documento, así como la
unidad responsable de su administración, conservación y custodia.
39 GOBIERNO DEL ESTADO DE HIDALGO. Reglamento de la Ley de Archivos del Estado de Hidalgo [en línea]. México. [consultada el día 15 de julio de 2010] disponible en: http://info.hidalgo.gob.mx/NORMATECA/PDF/Reglamento_LeyArchivos.pdf, 2007.
39
2.5.1 Soporte para el Catálogo Electrónico
Entendemos como soporte, al material en el que se plasma información, estos
pueden ser tela, en otros tiempos era la piel de animales, el papel, cintas
magnéticas de video o de audio, microfilms, y CD’s, entre otros que hoy la
modernidad de nuestros tiempos no brinda.
Para la realización de este catálogo electrónico se utiliza el CD como soporte, pero
a continuación se define que es un CD.
Primero hay que saber que significan las siglas CD, la C es la abreviatura de
Compact y la D abrevia la palabra Disc y en español estas dos palabras se
entenderían como Disco Compacto. Ahora tenemos que saber que un Disco
Compacto40
es aquel soporte digital óptico utilizado para almacenar cualquier tipo
de información (audio, imágenes, vídeo, documentos y otros datos).
40KLAES Gerhard. Conozca CD Rom. Editorial Megabyte. México. 1995. p 140.
40
2.5.2 Las ventajas de un Catálogo Electrónico.
Al manejar los catálogos de esta manera estamos hablando de una
automatización de los acervos históricos, la cual tendría como ventajas las
siguientes:
• El servicio proporcionado a los investigadores es más rápido y eficiente, ya
que al consultar un catálogo electrónico (como el que se habla en este
trabajo), el investigador podrá determinar si la información contenida en
este documento electrónico, satisface las necesidades de su trabajo de
investigación.
• La elaboración de una ficha maestra que podrá ser consultada por cualquier
campo de búsqueda, de hecho por cualquier palabra clave, con resultados
más satisfactorios y confiables.
• Otra ventaja es la portabilidad del catálogo, ya que al estar en un CD,
permite al usuario consultar en cualquier momento y en cualquier
computadora su contenido.
41
CAPÍTULO III
42
CAPÍTULO III ELABORACIÓN DEL CATÁLOGO ELECTRÓNICO
CONMEMORATIVO DEL BICENTENARIO DE LA INDEPENDENCIA DE
MÉXICO, EN EL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO DE HIDALGO.
3.1 Metodología para la elaboración del Catálogo Electrónico
La metodología para la elaboración de este Catálogo Electrónico, consto de siete
pasos fundamentales, en los cuales se tomaron en consideración aspectos de
software, interfaz y diseño gráfico, entre otros.
Es importante mencionar que las características planteadas para este trabajo, se
desarrollaron para poder satisfacer las necesidades que el Archivo General del
Estado de Hidalgo requería.
Definir con claridad el proyecto, así como las razones para trabajar en el.
1. NOMBRE DEL PROYECTO
Por motivo de las festividades que se llevaron a cabo en este año de 2010, en nuestro país, se acordó llamarlo “CATÁLOGO ELECTRÓNICO CONMEMORATIVO DEL BICENTENARIO DE LA INDEPENDENCIA DE MÉXICO”. Así los usuarios que posean este documento, tendrán el conocimiento de la documentación que tiene relación con este movimiento de Independencia de México, este es un aporte que el Archivo ofrece para este relevante festejo.
2. SELECCIÓN DEL CONTENIDO
El contenido de este Catálogo obviamente, tiene que ver con toda la documentación resguardada en el Archivo y que cuenta con temas alusivos al festejo que se conmemora.
3. DISEÑO Y DISTRIBUCIÓN DEL CONTENIDO
Conjuntamente con el Archivo, se acordó utilizar un diseño que visualmente cumpliera con un ambiente que nos trasladará a la época en la cual se desarrollaron estos actos de Independencia. En cuanto a la distribución del contenido de la información, se busco que hubiera una secuencia, que despertara poco a poco al usuario, de manera que consultase todo el material contenido en el Catálogo.
43
4. SOFTWARE Y REQUERIMIENTOS
En este punto se realizó un análisis en el cual, de acuerdo a los recursos con los que se contaba, se determino, que aplicaciones informáticas se utilizarían para llevar a cabo, desde el Catálogo, la edición de las imágenes que se ocuparon hasta los vínculos con otros programas.
5. PRUEBAS DE FUNCIONALIDAD
Aquí, inicialmente se instaló en varias computadoras con versiones diferentes del sistema operativo Windows y se llevaron a cabo pruebas en las cuales, el personal del Archivo utilizaba el Catálogo para poder detectar las posibles fallas y así saber si el producto cumplía los requerimientos mínimos para alcanzar los objetivos. En estas pruebas se detecto que la reproducción de las imágenes era deficiente, debido al número de pixeles (elemento de imagen) que contenía dicha imagen.
6. MEJORAS PARA EL CATÁLOGO
Una vez detectada la falla en relación a las imágenes; la forma de solucionarse fue mediante la compresión de pixeles que la aplicación Photoshop permite, ayudando a que la imagen sea menos pesada y no pierda calidad en su visualización.
7. PRESENTACIÓN DEL PRODUCTO FINAL
Finalmente, después de haber realizado estas modificaciones, el Catálogo tuvo el desempeño requerido y en ninguna computadora presento fallas al momento de su reproducción, finalmente se guardó en CD, soporte en el que se concluiría el trabajo.
Todo esto se llevo a cabo para ofrecer al Catálogo, características que lo hagan
ser competitivo en relación a los demás Catálogos que se habían realizado con
anterioridad en este Archivo.
44
3.1.1 Selección de información de la Independencia, contenida en los
Catálogos existentes del AGEH.
La selección de la información contenida en este Catálogo, no fue una tarea difícil
ya que hay que recordar que como ya se había mencionado, que una gran ventaja
es que este Archivo ya cuenta con todos los procesos archivísticos necesarios
para contar con una documentación organizada y además que esta es una
compilación de lo contenido en los Catálogos Electrónicos anteriores, situación
que ayudo a que la conjunción de esta información fuera más fácil y rápida.
Hay que mencionar que el Archivo proporcionó toda esta información en un CD,
así se tenía la información exacta y correcta de lo que se resguarda en esta
unidad archivística, en cuanto a documentos relacionados con la Independencia
de México.
A continuación se muestra de que fondos se recopiló la información que contiene
el Catálogo que se elaboró.
FONDO DOCUMENTAL NÚMERO DE FICHAS
ATOTONILCO EL GRANDE 7
IXMIQUILPAN 3
TULA 32
TOTAL 42
3.1.2 Integración de la información al Catálogo Electrónico Una vez reunida toda la información que el Catálogo incluiría se llevaron a cabo
bocetos de cómo tendría que estar presentado todo el contenido.
45
Después de acordar cual sería el formato que la ficha Catalográfica tendría, claro
respetando la Ficha Maestra que ocupa el Archivo para este fin, a continuación se
muestra este formato.
En esta ficha se incluyó el logotipo diseñado por el Gobierno del Estado de
Hidalgo, para el bicentenario de la Independencia y se pueden ver los campos que
la Ficha Maestra del Archivo solicita.
3.2 Situación de los Catálogos Electrónicos existentes en relación a su interfaz y su consulta. Los Catálogos anteriores utilizaron como interfaz (es el medio con que el usuario
puede comunicarse con una computadora),41
41PARSONS June J. Conceptos de computación. Editorial Thomson. 2ª ed. México.1999. p20.
el navegador para internet Explorer
46
de la compañía Microsoft, por lo que el Catálogo se visualiza como una página
web, sin la necesidad de estar conectado a internet. Cuando se inserta el Catálogo
en una computadora, se abre una ventana adicional, la cual nos pregunta si
deseamos ejecutar la apertura del Archivo que contiene el Catálogo una vez que
aceptamos la petición se nos abre la siguiente ventana.
Por otra parte, la forma en la que podemos realizar la búsqueda es de acuerdo a
unos filtros con los títulos de:
• Cronología
• Lugar de origen
• Etnia
Situación que de alguna manera limita un poco la búsqueda, al ser solo por estos
tres campos, y no por utilizar palabras claves que ayuden al usuario a llegar más
rápido a la información que solicita.
47
De la ventana anterior, si seleccionamos alguna de las filas que aparecen en el
listado, se despliega otra ventana que nos da más detalle de información. Como
se muestra en la imagen.
Si hacemos un recuento, para llegar al detalle que proporciona el Catálogo, se han
abierto dos ventanas adicionales al documento de presentación en el que
originalmente estábamos.
3.3 Software para la creación del Catálogo
Para la realización de este trabajo se cuenta con varias alternativas que pueden
brindar una mejor calidad de presentación que hagan atractivo todo el contenido
del producto final. A continuación se analizan algunos de ellos.
48
3.3.1 Adobe Director
Es una aplicación de Desarrollo de Software Multimedia destinado para la
producción de programas ejecutables con contenido multimedia. Es considerada
una de las herramientas de integración y programación de medios digitales más
importante, debido a su versatilidad de poder incorporar imágenes, audio, vídeo
digital y películas flash (animaciones), en una sola aplicación, y manipularlas a
través de un lenguaje de programación.
Las presentaciones multimedia generadas por Director pueden ser distribuidas a
través de diversos medios; como los discos digitales CD, DVD o cualquier otro
soporte de información como tarjetas de memoria y discos duros. También permite
ser distribuido y ejecutado directamente en plataformas Web gracias al formato
Shockwave (creado para esos fines). Con Director también es posible programar
aplicaciones basadas en redes.
Requisitos del sistema para Adobe Director:
• Procesador Intel® Pentium® 4 o superior
• Microsoft® Windows® XP con Service Pack 2 o Windows Vista®
• 512 MB de RAM libre del sistema disponible
• 500 MB de espacio disponible en el disco duro
3.3.2 Max Media
Este programa de igual forma sirve para crear aplicaciones interactivas
sofisticadas como presentaciones multimedia, álbum digital, kioscos y catálogos
49
interactivos, banners para los sitios web, aplicaciones de entrenamiento y CDs
interactivos.
MaxMedia es una herramienta de autor multimedia profesional fácil de usar, para
usuarios inexpertos y avanzados. No se necesita tener conocimientos en lenguaje
de programación, también en este programa se puede combinar gráfico, imagen,
fotografías, texto, sonidos, mp3, video, flash, animación, html, pdf, y otros
elementos de creación propia.
Después de terminar el trabajo, se puede distribuir como archivo ejecutable (EXE),
salva-pantalla (SCR), Macromedia Flash (SWF), gif animado (GIF), video (AVI) o
presentarlo directamente del CD, DVD (JPG/Foto-CD) o Internet Explorer.
Requisitos del sistema para Adobe Director:
• Windows 98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista;
• Pentium 500mhz o más alto, 128mb RAM, disco duro con 40mb y ratón;
• Tarjeta de sonido y unidad de CDROM (opcional);
• Plugin Active-X (OCX) del Macromedia Flash;
• Más reciente versión del Windows Media Player, Direct-X y codecs DIV-X y
X-VID.
3.3.3 Autoplay
Autoplay es un programa que permite crear autoruns (Encarta: AutoRun es la
capacidad de varios sistemas operativos para ejecutar una acción determinada al
insertar un medio extraíble como un CD, DVD o Memoria flash)
50
AutoPlay permite crear sus propios autoejecutables multimedia interactivos,
aunque no se tengan conocimientos de un programador, se podrán crear
proyectos muy profesionales gracias a las presentaciones y proyectos
predeterminados que trae este programa. Con su interfaz gráfica se pueden añadir
imágenes, textos y música a vídeos, crear listados y contenido web.
Autoplay es una herramienta perfecta para hacer CD/DVDs autoejecutables,
menús de instalación de software, material de aprendizaje y cualquier proyecto
multimedia, este programa incluye además un sistema de detección de lenguaje
para aplicaciones multilenguaje.
Requisitos del sistema para Autoplay:
• Procesador Intel® Pentium® 4 o superior
• Microsoft® Windows® XP con Service Pack 2 o Windows Vista®
• Tarjeta de sonido y unidad de CDROM
• Plugin Active-X de Macromedia Flash.
3.4 Elección del software
Tras haber analizado los software más utilizados para la elaboración del Catálogo,
se determinó conjuntamente con el Lic. Arturo Hernández Rojas (Director de
Gestión y Regulación Archivística del Sistema Estatal de Archivos del Estado de
Hidalgo), seleccionar a Autoplay por ser el programa que cumplía los
51
requerimientos del proyecto. Además de ser una aplicación muy fácil de utilizar y
proporciona resultados de alta calidad.
3.4.1 Características del software
Es un programa que no requiere de mucho espacio al instalarse por lo que permite
que al trabajar con él, la computadora no tenga problemas en su desempeño en
los tiempos de respuesta.
3.4.2 Ventajas del software
Este software proporciona varias ventajas tanto para su manejo como para la
finalización del producto final, alguna de ellas son:
• Que el programa viene totalmente en español, característica que Adobe
Director, no proporciona, ya que solo maneja el idioma Inglés, alemán,
francés y japonés. Punto que favoreció para la elección de Autoplay para la
elaboración del Catálogo.
• Es muy fácil de utilizar y no requiere de realizar configuraciones complejas,
que impida que el trabajo fluya adecuadamente.
• La forma en la que uno puede vincular otros programas con Autoplay
permite ofrecer un producto de valor agregado.
• El tiempo en el que se realizan las visualizaciones previas son muy rápidas,
no importando si es una imagen o un Gif animado.
• Por último el tiempo de espera para la finalización del producto a un CD es
relativamente rápida.
52
3.4.3 Software auxiliar
Cabe hacer mención que para la creación de este trabajo se tuvieron que utilizar
aplicaciones que auxiliaran todo este proyecto y a la vez darle una versatilidad,
para que el producto no se torne monótono y enfadoso.
3.4.3.1 Adobe Photoshop
Se trata esencialmente de una aplicación informática en forma de taller de pintura
y fotografía que trabaja sobre un "lienzo" y que está destinado para la edición y
retoque fotográfico.
Su nombre en español significa "taller de Fotos". Su capacidad de retoque y
modificación de fotografías le ha dado el rubro de ser el programa de edición de
imágenes más utilizado a nivel mundial.
Inicialmente fue creado para computadores Apple pero posteriormente también
para plataformas PC con sistema operativo Windows.
Esta aplicación ayudó para que las imágenes utilizadas en este proyecto tuvieran
más realce y destacaran así el trabajo en general.
3.4.3.2 Adobe Flash
Esencialmente es una aplicación de creación de animaciones que trabaja sobre
"fotogramas"42
42 Imágenes individuales captadas por cámaras de video.
y está destinado a la producción y entrega de contenido interactivo
sin importar la plataforma. Su uso en las diferentes animaciones publicitarias, de
53
reproducción de vídeos (como ocurre en YouTube) y otros medios interactivos que
se presentan en casi todas las páginas web del mundo, le han dado la fama a éste
programa dándoles el nombre de "Animaciones Flash" a los contenidos creados
con éste.
Flash es el entorno y Flash Player es el programa de máquina virtual utilizado para
ejecutar los Archivos generados con Flash, en palabras más sencillas, Adobe
Flash crea y edita las animaciones o archivos multimedia y Adobe Flash Player las
reproduce. Este programa se utilizó para la animación del logotipo del Gobierno
del Estado de Hidalgo que aparece en la parte superior izquierda en el Catálogo
Electrónico.
3.4.3.3 Adobe Reader
Es el programa estándar mundial para visualizar, imprimir y comentar de forma
fiable documentos PDF en prácticamente cualquier plataforma. El programa
gratuito Adobe Reader es el único visor de archivos PDF que puede abrir e
interactuar con todo tipo de contenido PDF y los Archivos multimedia.
54
Este programa será el encargado de visualizar las fichas catalográficas y en él
mismo se podrán realizar las búsquedas de información mediante palabras clave.
Además impide que el contenido mostrado se pueda imprimir o copiar como una
forma de proteger los derechos de autor. Esta es una ventaja de seguridad que
protege al documento, en este caso las fichas del catálogo. Aquí se presenta una
imagen de cómo se ve la ficha en este programa, como lo muestra la imagen
siguiente.
3.4.4 Interfaz de consulta
En cuanto a la interfaz de consulta, esta resulta más amigable para el usuario ya
que la mayor parte de las personas que maneja básicamente una computadora,
también sabe de las ventajas de utilizar Adobe Reader para visualizar documentos
y esto se menciona debido a que Reader es el programa en que se elaboraron las
fichas del Catálogo.
55
La consulta de las fichas se realiza por medio del programa antes mencionado, ya
que Reader permite hacer búsquedas por medio de palabras clave lo que da más
opciones al usuario para encontrar la información requerida y esto lo hace por
medio de un icono de búsqueda que aparece en la parte superior del programa
como se muestra en la imagen siguiente.
Icono de búsqueda. Resultados de la búsqueda
56
En la imagen anterior se muestra como al introducir la palabra “Hacienda”, el
programa muestra todas las fichas que tiene que ver con la palabra. Otra ventaja
de realizar búsquedas con Reader es que da opción a poder realizar dichas
búsquedas con parámetros avanzados como el que la palabra coincida con
mayúsculas y minúsculas. Por ejemplo:
Las imágenes anteriores muestran las ventajas de realizar búsquedas en Adobe
Reader y no solamente por medio de los tres campos que se mencionaban con
anterioridad cuando se analizaba uno de los Catálogos anteriores.
3.5. Diseño del Catálogo
Para lograr que todos los elementos que forman parte del Catálogo, armonizarán,
se hizo un boceto de cómo quedaría conformado dicho documento. Así como el
diseño que se emplearía para dar uniformidad a todo el trabajo.
57
En primer lugar se presentaron varias opciones para lo que sería el fondo del
Catálogo Electrónico. Quedando como tal la siguiente textura, que semeja un
pergamino.
Esta textura se utilizo, tratando de dar un toque de documento antiguo.
Se utilizo un Gif animado con el programa de Adobe Flash, esto para que el
catálogo tuviera un poco de realce con los movimientos intermitentes del logotipo
del Gobierno del Estado de Hidalgo.
58
Se realizo un colash con imágenes de personajes que tuvieron participación en la
Independencia, el cual se colocó en cada una de las ventanas que forman parte
del Catálogo, destacando la figura de Miguel Hidalgo al centro de dicho colash, la
imagen se muestra a continuación.
En todo este proceso se utilizó el software auxiliar, Photoshop para el recorte y
limpieza de imágenes, Adobe Flash para la animación del logotipo del Gobierno
del Estado de Hidalgo.
3.5.1 Estructura de la interfaz
Para la interfaz se fue definiendo el orden de cada una de las ventanas que se
incluyen en todo el Catálogo.
Quedando su estructura de la siguiente forma:
59
De acuerdo a la estructura anterior, cuando se auto ejecuta la presentación, el
Catálogo se visualiza de la forma siguiente.
60
Partiendo de esta ventana como la principal, se puede ver cómo está conformada
por diez botones que se encuentran a la izquierda del documento, y estos a su vez
al oprimirlos crean un vínculo hacia su ventana correspondiente. Del botón cuarto
al noveno, aparece deletreada la palabra GALERÍAS de color marrón, indicando
que al oprimir los botones de esta área, accederemos a ventanas, que por medio
de un Slide Show (reproducción una a una de las imágenes) visualiza el contenido
de los gráficos. En la parte inferior de esta ventana aparecen las palabras
DESCRIPCIÓN DE FOTOGRAFÍAS, las cuales son un vínculo para ver a detalle
cada una de las fotografías o imágenes, como se muestra en el cuadro siguiente.
61
En cuanto a lo que se refiere al Ventana Catálogo aquí se hace referencia textual
sobre los catálogos y en la parte inferior central se encuentran los botones que
vincula tanto a la Ficha Maestra que se maneja en el Archivo, como el acceso a
las fichas catalográficas.
Aquí se muestran los botones antes mencionados, que vinculan al catálogo y el que lo hace con la Ficha Maestra
62
3.6 Hardware y almacenamiento del Catálogo
Para la realización del Catálogo se requirió de equipo que brindará los
requerimientos que el software Autoplay solicita. Además los avances se tenían
que guardar conforme se avanzaba el trabajo.
3.6.1 Hardware utilizado.
Antes de dar a conocer el equipo que se utilizó hay que dejar clara la definición de
Hardware (conjunto de componentes físicos, como cables, circuitos, procesadores,
conexiones, etc., que constituyen un ordenador o computadora).
Para la realización del Catálogo se utilizó una computadora portátil con las
siguientes características.
Procesador AMD Athlon TF-20
Memoria RAM 2 GB.
Sistema operativo Windows 7 Starter
Disco duro de 160 GB
Quemador de DVD
Monitor de 15.6 pulgadas.
3.6.2 Almacenamiento de la información.
Por el tiempo que requería la elaboración del Catálogo, el respaldo del mismo se
efectuaba gradualmente, debido a que se incorporaba la información de acuerdo a
la estructura que se mencionó en el punto 3.5.1 de este trabajo.
63
A continuación se presenta la forma en que se fue respaldando la información.
Cabe resaltar que estas carpetas muestran con imágenes el contenido de la
información. Por lo que resulta más fácil su identificación. Toda esta información
se concentro en el disco duro de la computadora personal de la cual se hizo
mención en el punto 3.6.1, de este trabajo.
3.7 Integración del Catálogo Electrónico
Para poder visualizar y ser portable al Catálogo Electrónico, se tuvo que utilizar
un medio óptico para finalizar el producto y así quedar listo para su distribución.
Aquí se respaldaban archivos que generaba el programa Autoplay, mismo que en automático nombró a esta carpeta como “CD_Root”.
En esta carpeta se respaldaba la información con los archivos en formato PDF. A esta carpeta la llame de “PDFS”.
Aquí se almacenaban las descripciones de las imágenes, carpeta que nombré “Descripciones”
En esta última carpeta que nombré “JPG”, se resguardaban las imágenes que se integraron al Catálogo.
64
Hay que hacer mención que una vez que se finalizó el Catálogo, el programa
Autoplay permite guardar el Catálogo en diferentes dispositivos, como puede ser
insertándolo en una página web, en una memoria USB, en disco duro y en CDs o
DVDs.
3.7.1 Cd-Rom
En acuerdo con el Archivo General del Estado de Hidalgo se llegó a la conclusión
que para seguir con la tradición de los Catálogos anteriores, el producto tendría
que respaldarse en un CD.
Pero antes de continuar se explicará que es un CD. “Por las siglas en inglés CD,
en español, Disco Compacto es un soporte digital óptico utilizado para almacenar
cualquier tipo de información (audio, vídeo, documentos y otros datos)”43
.
Los datos digitales en un CD se inician en el centro del disco y terminan en el
borde de estos, lo que permite adaptarlos a diferentes tamaños y formatos. Los
CD estándares están disponibles en distintos tamaños y capacidades, para la
finalización del Catálogo se empleo disco compacto de las siguientes
características:
De 120 mm (diámetro) con una duración de 74-80 minutos de audio o 700 MB de
capacidad de datos.
43 FOURNIER, María de Lourdes. Computación. Limusa. México.2002.P.173
65
A continuación se ejemplifica la caratula que tiene el CD.
Para finalizar este capítulo, debemos tener claro que un sistema
siempre se podrá perfeccionar, y en el caso de los Catálogos
Electrónicos (como el que se describió en el presente trabajo), se
tendrá la oportunidad de ofrecer mejoras para ser más eficaces los
servicios que brinda el Archivo General del Estado de Hidalgo, y así
cumplir con las expectativas que requiera.
66
Conclusiones
La documentación con la que los Archivos Históricos cuentan, dan
sustento a la historia de una sociedad, ya que dicha documentación
que se custodia en ellos, son parte del ejercicio de las funciones que
las instituciones llevan a cabo, la existencia de estas unidades
archivísticas son de vital importancia, debido al apoyo que ofrecen
para la realización de las investigaciones.
Hay que considerar que lamentablemente; algunos archivos no
cuentan con el presupuesto adecuado para poder implementar
programas de difusión que ayude en dar a conocer la documentación
que estos acervos resguardan, sobre todo cuando existen personas
interesadas en consultarla, esto va ligado a conocer de qué forma se
puede tener acceso a esta documentación.
Es necesario emplear nuevas técnicas y estrategias que permitan
proyectar una imagen llamativa, pues nos encontramos en una época
en que lo ofrecido debe ser de calidad.
67
Parte de la tarea que los Archivónomos tenemos, es el de aplicar las
técnicas y procesos que los Archivos, de acuerdo a su marco legal,
establecen, para proporcionar un mejor servicio a nuestros usuarios,
ya que debemos satisfacer la demanda de información que los
investigadores solicitan.
El llevar a cabo herramientas, como el Catálogo Electrónico que en
este trabajo se describió, como facilitará el acercamiento de más
usuarios para su consulta. Además de que será una forma de difundir
el contenido que resguarda el Archivo General del Estado de Hidalgo.
Es necesario, que hoy en día, se haga uso de las tecnologías para
modernizar los servicios que los archivos proporcionen, pues
lamentablemente, en muchas ocasiones no cuentan con todos los
productos o instrumentos de descripción, lo cual genera usuarios
insatisfechos.
Hay que recordar que el Archivo General del Estado de Hidalgo se
distingue de otros en su tipo, porque con anterioridad ya ha elaborado
Catálogos Electrónicos que han ayudado a esa modernización de la
cual se hablaba. Hoy siguiendo con esta tradición de proporcionar a
68
los usuarios herramientas competitivas que ayuden a su investigación,
es que se elaboró este instrumento electrónico.
Por lo tanto, hay que considerar que el Catálogo Electrónico
conmemorativo de la Independencia de México que se elaboró en este
trabajo, seguirá siendo (como los anteriores), un apoyo indispensable,
estableciendo un vínculo del Archivo con respecto a sus usuarios.
69
Bibliografía
ALDAY GARCÍA, A. Introducción a la Operación de Archivos en
Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo Federal. México: AGN,
2004, pp. 67. ISBN: 970628785-X
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Balance y prospectiva de los
Archivos históricos de México. 1° edición. México.1994. 181 pp.
BIBLIOTECAS Y ARCHIVOS. México, 1(3). Septiembre-Diciembre
1996. pp. 82
DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIÓN (05-02-1917). Constitución
Política de los Estados Unidos Mexicanos. México. 1917. pp.170
DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIÓN (20-05-2004). Ley General de
Bienes Nacionales. México. 2004. pp. 61.
DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIÓN (06-05-1972). Ley Federal
sobre Monumentos y Zonas Arqueológicas, Artísticos e Históricos.
México. 1986. pp. 14.
FOURNIER, María de Lourdes. Computación. Limusa. México.2002.
185 pp. ISBN 968-18-5730-5.
GOBIERNO DEL ESTADO DE HIDALGO. Constitución Política del
Estado de Hidalgo. México. 2010 pp. 63.
GOBIERNO DEL ESTADO DE HIDALGO. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental del Estado de Hidalgo. México.2006. pp. 27.
70
GOBIERNO DEL ESTADO DE HIDALGO. Ley que crea el sistema estatal de Archivos. México. 1987. pp. 2
GOBIERNO DEL ESTADO DE HIDALGO PODER EJECUTIVO. Ley
de Archivos del Estado de Hidalgo. México.2007. pp.13.
GOBIERNO DEL ESTADO DE HIDALGO. Reglamento de la Ley de
Archivos del Estado de Hidalgo. México.2007. pp. 12.
GOBIERNO DEL ESTADO DE HIDALGO Lineamientos Generales para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos Públicos del Estado de Hidalgo. México.2006. pp. 51.
GUTIÉRREZ Muñoz, Cesar. Archivística.1ª ed., Pontificia Universidad Católica del Perú, Lima, 1991, pp. 189.
HEREDIA Herrera, Antonia. Archivística general: teoría y práctica.4ª
edición.España.1989. pp. 389. ISBN 84-7798-008-X
HERNÁNDEZ Rojas, Arturo. Catalogo de la serie documental
"Administración de Justicia del Municipio de Tula" .Tesis (Licenciado
en Etnohistoria). México, D.F.. Escuela Nacional de Antropología e
Historia. 2005. pp.464.
KAHN Gilbert, Sistemas de Archivo y Manejo de documentos, 1998,
McGraw-Hill, México. 1980 pp.230. ISBN 968-451-062-4
KLAES Gerhard. Conozca CD Rom. Editorial Megabyte. México. 1995.
151 pp. ISBN 968-18-5138-2
La misión de la CIA. Disponible en: http://www.ica.org/en/node/37326.
Fecha de consulta 23 de abril de 2010.
71
MILLER, Fredric M. Ordenación y descripción de archivos y
manuscritos. Traducido por Celso Rodríguez.SAA, Washington, 1994,
pp. 181.
MIRANDA Regojo, Fátima. La fonoteca. Fundación Germán Sánchez
Ruipérez, Madrid, 1986. pp. 288. ISBN 84-86168-51-1
PARSONS June J. Conceptos de computación. Editorial Thomson. 2ª
ed. México.1999. pp.235 ISBN 968-7529-70-9.
PESCADOR de Hoyo, Ma. Del Carmen. El archivo: Instrumentos de
trabajo, Ed. Norma, Madrid, 1986, pp. 229.
ROSAS Uribe, Myrna Estela. Guía práctica de investigación. Editorial
Trillas. México. 2002. pp.130.
VILLANUEVA Bazán, Gustavo. Manual de procedimientos técnicos
para Archivos históricos de universidades e instituciones de educación
superior. Litografía Magno Graf, México, 2002, pp.133